Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty gạch granite Tiên Sơn

t động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp tiến hành được đều đặn liên tục phải thường xuyên đảm bảo các loại nguyên vật liệu đủ về số lượng, kịp về thời gian, đúng về phẩm chất qui cách chất lượng . Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp bao gồn toàn bộ các chi phí về nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu,… mà doanh nghiệp đã bỏ ra liên quan trực tiếp đến việc chế tạo sản phẩm hay thực hiện các lao vụ dịch vụ. Đây là khoản mục chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản xuất sản phẩm . Sản xuất ngày càng được cơ giới hoá , tự động hoá , năng suất lao động được tăng nên không ngừng, dẫn đến sự thay đổi cơ cấu chi phí trong giá thành sản phẩm: tỷ trọng hao phí lao động sống giảm thấp và ngược lại, tỷ trọng lao động vật hoá tăng lên. Vì vậy hạch toán chi phí nguyên vật liệu có vai trò ngày càng quan trọng. Công ty gạch granite Tiên Sơn là một đơn vị sản xuất kinh doanh trong lĩnh vực xây dựng , nguyên vật liệu có vị trí quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Công ty sử dụng khối lượng nguyên vật liệu lớn, phong phú về chủng loại , được khai thác từ nhiều nguồn khác nhau.Chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí của công ty , quyết định giá thành sản phẩm . Một sự thay đổi nhỏ của nguyên vật liệu cũng làm giá thành sản phẩm thay đổi. Hạch toán nguyên vật liệu yêu cầu phải ghi chép, phản ánh một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời nhằm cung cấp thông tin cho quản lý nguyên vật liệu. Từ nhận thức đó, với vốn kiến thức của bản thân và thực tế qua quá trình thực tập tại công ty gạch granite Tiên Sơn, được sự giúp đỡ của cô giáo PGS.TS.Phạm Thị Gái, các cán bộ trong phòng Tài chính _Kế toán và phòng ban khác em đã đi sâu tìm hiểu nghiên cứu đề tài “Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại công ty gạch granite Tiên Sơn” . Luận văn tốt nghiệp được chia làm ba phần: Phần I: Cơ sở lý luận về hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất. Phần II: Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu tại công ty gạch granite Tiên Sơn . Phần III: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu và phương hướng nâng cao hiệu quả sử dụng vật liệu tại công ty gạch granite Tiên Sơn . Trong quá trình tìm hiểu và nghiên cứu đề tài, do còn hạn chế về mặt lý luận cũng như kinh nghiệm thực tế nên bài viết không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự góp ý bổ sung của các thầy cô và cán bộ công ty để luận văn tốt nghiệp của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Phần I: Cơ sơ lý luận về hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất I. Khái niệm, đặc điểm , phân loại, và tính giá nguyên vật liệu 1. Khái niệm, đặc điểm của nguyên vật liệu Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần có ba yếu tố cơ bản: tư liệu lao dộng, đối tượng lao động và sức lao động . Nguyên vật liệu là đối tượng lao động thể hiện dưới dạng vật hoá. Khác với tư liệu lao động, nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định, giá trị của nó chuyển hết vào giá trị của sản phẩm mới làm ra. Chí phí về nguyên vật liệu thường chiếm tỉ trọng lớn trong tổng số chi phí sản xuất để tạo ra sản phẩm nên số lượng và chất lượng sản phẩm đều được quyết định bởi vật liệu tạo ra nó. Vật liệu có chất lượng cao, đúng quy định chủng loại, chi phí vật liệu được hạ thấp thì sản xuất ra mới đạt yêu cầu, giá thành hạ làm cho doanh nghiệp có thể đạt được lợi nhuận cao, tồn tại được trong cơ chế thị trường. 2. Phân lại nguyên vật liệu: Nguyên vật liêu sử dụng trong doanh nghiệp với quy cánh, công dụng, mục đích sử dụng, nguồn hình thành khác nhau. Trong điều kiện đó, để tổ chức công tác quản lý và hoạch toán nguyên vật liệu phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu theo một tiêu thức nhất định. Tuỳ theo từng loại hình doanh nghiệp, nguyên vật liệu trong doanh nghiệp có sự phân chia khác nhau: phân loại theo vai trò và tác dụng, theo chức năng, theo nguồn hình thành,… Đặc trưng dùng để phân loại vật liệu thông dụng nhất là căn cứ vào vai trò và tác dụng của nguyên vật liệu, theo đó nguyên vật liệu của doanh nghiệp bao gồm: Nguyên, vật liệu chính: Đối với các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu chính là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể của sản phẩm, trong đó nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất cũng được coi là nguyên vật liệu chính. Vật liệu phụ: Vật liệu phụ có tác dụng phụ trợ trong quá trình sản xuất, kết hợp với nguyên vật liệu chính, huặc phục vụ cho công tác quản lý, phục vụ sản xuất … Nhiên liệu: Là loại vật liệu khi sử dụng có tác dụng tạo nhiệt năng, nhiệt lượng cho quá trình sản xuất, kinh doanh. Phụ tùng thay thế : Bao gồm các loại phụ tùng, chi tiết dùng để thay thế, sửa chữa máy móc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải… Thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các loại thiết bị, phương tiện được sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản. Vật liệu khác: là loại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm hoặc phế liệu thu nhặt, thu hồi trong quá trình thanh lý tài sản cố định. Cách phân loại này cho biết vai trò, công dụng của từng vật liệu trong sản xuất giúp kế toán sử dụng tài khoản cấp 1, cấp 2 phù hợp. Ngoài cách phân loại theo vai trò, trên thực tế các doanh nghiệp còn sử dụng một số cách phân loại sau: Phân loại theo nguồn hình thành: Bao gồm vật liệu nhập do mua ngoài, tự gia công chế biến, nhận vốn góp… Cách phân loại này cho biết nguồn nhập vật liệu, giúp doanh nghiệp tính giá vật liệu được chính xác. Phân loại theo quyền sở hữu: Vật liệu được chia thành: Vật liệu của doanh nghiệp, vật liệu giữ hộ hay nhận gia công. Cách phân loại này cho biết vật liệu nào thuộc sở hữu của doanh nghiệp, vật liệu nào trong doanh nghiệp thuộc sử hữu của người khác. Phân loại theo các nhu cầu khác nhau: phục vụ quản lý ở các phân xưởng, tổ đội sản xuất, nhu cầu bán hàng… Phân loại theo cách này giúp doanh nghiệp quản lý vật liệu theo từng nơi sử dụng, từ đó giúp cho việc phân bổ vật liệu được chính xác. 3. Tính giá vật liệu: Tính giá vật liệu là một công tác quan trọng trong hạch toán nguyên vật liệu. Tính giá vật liệu là sử dụng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị ghi sổ của vật liệu .Về nguyên tắc hạch toán vật liệu phải tính toán và phản ánh theo giá thực tế (giá gốc) .Giá vật liệu nhập kho được xác định theo từng nguồn nhập. Tuỳ theo từng doanh nghiệp tính thuê GTGT theo phương pháp trực tiếp hay khấu trừ mà trong giá thực tế vật liệu nhập kho có thể có thuế GTGT hoặc không . - Với vật liệu mua ngoài: + Đối với doanh nghiệp áp dụng phương pháp tính thuế GTGT khấu trừ: trị giá mua thực tế gồm giá mua trong hoá đơn không kể thuế GTGT cộng (+) thuế nhập khẩu , thuế khác (nếu có) cộng (+) chi phí thu mua thực tế trừ (-) các khoản giảm giá. + Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT trực tiếp: trị giá mua thực tế gồm trị giá thanh toán ( gồm cả thuế GTGT) cộng (+) thuế nhập khẩu , thuế khác ( nếu có ) cộng (+) chi phí thu mua thực tế trừ (-) các khoản giảm giá. Trong đó chi phí thu mua thực tế gồm chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, bảo hiểm, chi phí thuê kho bãi, tiền phạt, tiền bồi thường ,… - Với vật liệu tự gia công chế biến huặc thuê ngoài chế biến: giá thực tế của vật liệu nhập kho gồm giá thực tế của vật liệu xuất gia công chế biến cộng (+) chi phí liên quan ( chi phí gia công chế biến huặc thuê gia công chế biến, chi phí vận chuyển bốc dỡ,…). - Với vật liệu nhận góp vốn liên doanh, cổ phần: giá thực tế là giá thoả thuận do các bên xác định cộng (+) chi phí tiếp nhận (nếu có). - Với phế liệu: giá thực tế là giá ước tính có thể sử dụng được hay giá trị thu hồi tối thiểu. - Với vật liệu được tặng, thuởng: giá thực tế được tính theo giá thị trường tương đương cộng (+) chi phí liên quan. Đối với vật liệu xuất kho việc lựa chọn phương pháp tính giá căn cứ vào đặc điểm vật liệu của từng doanh nghiệp (số lượng vật liệu, số lần nhập , xuất) trình độ của nhân viên kế toán. Các phương pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho thường dùng là: a) Phương pháp giá đơn vị bình quân: theo phương pháp này giá thực tế của vật liệu xuất dùng được tính theo công thức: Giá thực tế của vật liệu xuất dùng = Số lượng vật liệu xuất dùng x Giá đơn vị bình quân Trong đó giá đơn vị bình quân có thể tính theo 1 trong 3 cách: Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ * Cách 1: Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ Lượng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ = Điều kiện áp dụng phương pháp này là doanh nghiệp phải hạch toán chặt chẽ về mặt số lượng của từng loại vật liệu nhập, xuất, tồn. Tính theo phương pháp này đơn giản, dễ làm nhưng nhược điểm là độ chính xác không cao, công việc tính toán dồn vào cuối tháng gây ảnh hưởng tới công tác quyết toán. Giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ * Cách 2: Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước Lượng thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ = Phương pháp này áp dụng khi doanh nghiệp có số lượng vật liệu tồn đầu kỳ chiếm tỷ trọng lớn, vật liệu nhập kho trong kỳ chiếm tỷ trọng không đáng kể. Ưu điểm là tính toán đơn giản, phản ánh kịp thời tình hình biến động của vật liệu trong kỳ , nhưng không chính xác vì không tính đến sự biến động của giá cả trong kỳ. * Cách 3: Giá thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập Lượng thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập = Phương pháp này áp dụng trong điều kiện doanh nghiệp hạch toán chặt chẽ số lượng vật liệu nhập, xuất, tồn. Phương pháp này có ưu điểm chính xác, cập nhật, nhưng có nhược điểm là tốn nhiều công sức tính toán nhiều lần. b) Phương pháp nhập trước xuất trước(FIFO): Theo phương pháp này giá thực tế vật liệu xuất kho được tính trên cơ sở giả định vật liệu nào nhập trước thì xuất trước, xuất hết vật liệu nhập trước mới đến vật liệu nhập sau theo giá thực tế của lô hàng xuất. Vì vậy lượng nguyên vật liệu xuất kho thuộc lần nhập nào thì tính theo giá thực tế của lần nhập đó. Phương pháp này thích hợp trong điều kiện giá cả ổn định hay có xu hướng giảm. Theo phương pháp này kế toán có thể tính giá nguyên vật liệu xuất kho kịp thời nhưng tốn nhiều công sức vì phải tính theo từng danh điểm nguyên vật liệu . c)Phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO): Theo phương pháp này, giá thực tế vật liệu xuất kho được tính trên cơ sở giả định vật liệu nào nhập kho sau thì xuất trước. Vì vậy, việc tính giá xuất kho vật liệu được xác định ngược với phương pháp nhập trước xuất trước. Phương pháp này có ưu điểm, nhược điểm giống như FIFO nhưng thích hợp trong trường hợp giá cả có xu hướng tăng lên và có thể giúp cho chi phí kinh doanh của doanh nghiệp được phản ứng kịp thời với giá cả thị trường của vật liệu. d) Phương pháp trực tiếp (phương pháp giá thực tế đích danh): Theo phương pháp này, vật liệu được xác định theo giá đơn chiếc huặc theo lô, khi xuất vật liệu nào thì tính theo giá thực tế nhập của vật liệu đó. Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có điều kiện bảo quản riêng từng lô nguyên vật liệu . Ưu điểm của phương pháp là giúp cho công tác tính giá nguyên vật liệu được thực hiện kịp thời, kế toán có thể theo dõi được thời hạn bảo quản của từng lô nguyên vật liệu, nhược điểm là không thích hợp với những vật liệu có giá trị nhỏ, sản lượng lớn. e) Phương pháp giá hạch toán: Đối với các doanh nghiệp có nhiều loại vật liệu, nghiệp vụ nhập_xuất vật liệu diễn ra thường xuyên thì hạch toán theo giá thực tế trở lên phức tạp, tốn nhiều công sức. Do đó việc hạch toán hàng ngày doanh nghiệp nên sử dụng giá hạch toán . Giá hạch toán là giá ổn định, doanh nghiệp có thể sử dụng giá thực tế cuối kỳ trước huặc giá kế hoạch kỳ này để làm giá hạch toán. Cuối kỳ kế toán phải tính chuyển giá hạch toán của vật liệu xuất và tồn kho theo giá thực tế như sau: Giá thực tế vật liệu xuất dùng (huặc tồn kho cuối kỳ ) = Giá hạch toán vật liệu xuất dùng (huặc tồn cuối kỳ ) x Hệ số giá vật liệu Hệ số giá vật liệu được tính cho từng loại hay từng thứ vật liệu chủ yếu tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý: Giá thực tế vật liệu nhập trong kỳ Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ Hệ số giá vật liệu + Giá hạch toán vật liệu nhập kho trong kỳ Giá hạch toán vật liệu tồn kho đầu kỳ = + Phương pháp hệ số giá cho phép kết hợp chặt chẽ hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp nên công việc tính giá được tiến hành nhanh chóng, không bị phụ thuộc vào số lượng danh điểm vật liệu, số lần nhập xuất của mỗi loại nhiều hay ít. II. Hạch toán chi tiết Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp có nhiều chủng loại khác nhau, nếu thiếu một loại nào đó có thể gây ra ngừng sản xuất. Hạch toán chi tiết là việc ghi chép, theo dõi về giá trị, chất lượng của từng thứ ( từng danh điểm ) vật liệu theo từng kho và từng người phụ trách. Hiện nay trong các doanh nghiệp sản xuất, việc hạch toán chi tiết vật liệu thực hiện theo một trong các phương pháp sau: 1. Phương pháp thẻ song song Theo phương pháp này, để hạch toán chi tiết nghiệp vụ nhập_xuất_tồn kho vật liệu, tại kho thủ kho mở thẻ kho để ghi chép về mặt số lượng và phòng kế toán phải mở sổ kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép về mặt số lượng lẫn giá trị. Cụ thể: a. Tại kho Khi nhận được các chứng từ nhập,xuất vật liệu, thủ kho kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi ghi số lượng nguyên vật liệu nhập, xuất kho theo từng chứng từ vào thẻ kho, thẻ kho được mở theo từng danh điểm nguyên vật liệu. Sau khi ghi thẻ kho thủ kho chuyển toàn bộ chứng từ nhập xuất kho về phòng kế toán Cuối kỳ thủ kho phải tính ra số lượng nguyên vật liệu nhập, xuất trong kỳ, tính số tồn kho cuối kỳ theo từng danh điểm vật liệu. b. Tại phòng kế toán Kế toán vật liệu sử dụng sổ kế toán chi tiết vật liệu để phản ánh tình hình biến động của vật liệu ở từng kho theo từng danh điểm vật liệu . Sổ kế toán chi tiết có nội dung như thẻ kho, chỉ khác là theo dõi cả về mặt giá trị của vật liệu. Hàng ngày huặc định kỳ, căn cứ vào chứng từ nhập xuất đã kiểm tra và tính thành tiền, kế toán ghi lại các nghiệp vụ nhập xuất kho vào sổ kế toán chi tiết vật liệu liên quan giống như trình tự ghi thẻ kho. Cuối tháng, kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết vật liệu với thẻ kho tương ứng, đồng thời từ sổ kế toán chi tiết vật liệu, kế toán tiến hành lập bảng tổng hợp nhập_xuất_tồn vật liệu làm căn cứ đối chiếu với phần kế toán tổng hợp. Ưu điểm: Việc ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu, theo dõi tình hình biến động về số hiện có của từng vật liệu theo số lượng và giá trị. Nhược điểm: Việc ghi chép giữa thủ kho và phòng kế toán còn có sự trùng lặp về chỉ tiêu số lượng; khối lượng công việc ghi chép lớn, việc kiểm tra chủ yếu tiến hành vào cuối tháng, nên hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán. Phương pháp thẻ song song được áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu, số lượng các nghiệp vụ nhập xuất ít. Sơ dồ 1: Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song Phiếu nhập kho Sổ kế toán chi tiết Phiếu xuất kho Thẻ kho Bảng tổng hợp nhập_xuất_tồn Kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu 2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển a. Tại kho Thủ kho mở thẻ kho để theo dõi về mặt số lượng của từng danh điểm vật liệu giống như phương pháp thẻ song song. b. Tại phòng kế toán Kế toán không mở thẻ chi tiết nguyên vật liệu mà mở sổ đối chiếu luân chuyển để phản ánh tình hình nhập xuất tồn kho theo từng danh điểm vật liệu cả về mặt số lượng và giá trị. Sổ đối chiếu luân chuyển chỉ ghi một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp chứng từ nhập xuất phát sinh trong tháng của từng nhóm nguyên vật liệu, mỗi thứ chỉ được ghi một dòng trong sổ và được ghi trong cả năm. Cuối tháng kế toán đối chiếu số lượng nguyên vật liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và đối chiếu số tiền với kế toán tổng hợp. Ưu điểm của phương pháp này là giảm được khối lượng ghi chép do chỉ ghi một lần vào cuối tháng nhưng việc ghi sổ vẫn còn trùng lặp, công việc tại phòng kế toán và việc kiểm tra đối chiếu giữa kho và phòng kế toán dồn vào cuối tháng do trong tháng kế toán không ghi sổ. Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp sản xuất có khối lượng nghiệp vụ nhập xuất không nhiều, không bố trí thêm nhân viên kế toán chi tiết vật liệu . Sơ đồ 2: Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê phiếu nhập Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê phiếu xuất Kế toán tổng hợp Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu 3. Phương pháp sổ số dư a. Tại kho Ngoài những công việc giống như hai phương pháp trên, định kỳ sau khi ghi thẻ kho song, thủ kho phải tập hợp toàn bộ các chứng từ nhập xuất kho phát sinh theo từng danh điểm vật liệu, tiến hành phân loại chứng từ nhập riêng, xuất riêng. Sau đó lập phiếu giao nhận chứng từ nhập, phiếu giao nhận chứng từ xuất, ghi rõ số lượng chứng từ của từng danh điểm vật liệu nộp cho kế toán vật liệu. Ngoài ra cuối tháng thủ kho phải ghi số lượng nguyên vật liệu tồn kho của từng danh điểm nguyên vật liệu từ thẻ kho vào sổ số dư giao cho phòng kế toán kiểm tra và tính thành tiền. b. Tại phòng kế toán Định kỳ, sau khi nhận được các chứng từ nhập xuất vật liệu và phiếu giao nhận chứng từ do thủ kho nộp , kế toán phải kiểm tra việc phân loại và ghi chép của thủ kho và đối chiếu với các chứng từ có liên quan. Sau đó, kế toán tính thành tiền theo giá hạch toán để ghi vào phiếu giao nhận chứng từ nhập, phiếu giao nhận chứng từ xuất . Cuối tháng, căn cứ vào số liệu trên phiếu giao nhận chứng từ, kế toán ghi vào bảng luỹ kế nhập_xuất_tồn ở cột nhập và cột xuất, tính ra số tiền tồn kho của từng nhóm nguyên vật liệu để ghi vào cột tồn kho trên bảng luỹ kế nhập_xuất_tồn kho. Sau khi nhận được sổ số dư do thủ kho gửu lên, kế toán căn cứ vào khối lượng thủ kho đã ghi và đơn giá của từng thứ vật liệu để tính giá trị và ghi vào cột thành tiền. Số liệu của chỉ tiêu thành tiền trên sổ số dư theo từng nhóm vật tư được dùng để đối chiếu với số liệu tương ứng trên bảng luỹ kế nhập_xuất_tồn kho vật liệu . Ưu điểm của phương pháp này là giảm bớt công tác ghi chép, nâng cao hiệu quả kế toán , bảo đảm chính xác , công việc được dàn đều trong tháng. Nhược điểm là: Do phòng kế toán chỉ theo dõi được chỉ tiêu giá trị của nhóm và loại vật tư nên khi muốn lắm bắt tình hình nhập xuất của một vật tư nào đó thì sổ kế toán không thể hiện được mà phải trực tiếp xem trên thẻ kho. Khi kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ số dư với bảng kê luỹ kế nhập xuất tồn( ở cột tồn kho) mà có sự chênh lệch thì việc tìm kiếm tra cứa rất phức tạp. Phương pháp sổ số dư áp dụng thích hợp đối với doanh nghiệp sử dụng nhiều loại vật tư, tình hình biến động vật tư xảy ra thường xuyên và đã xây dựng được hệ thống danh điểm vật liệu, hệ thống giá hạch toán. Sơ đồ 3: Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ số dư Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Sổ số dư Phiếu giao nhận chứng từ nhập Bảng luỹ kế Nhập_Xuất_Tồn Phiếu giao nhận chứng từ xuất Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu III. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên 1. Khái niệm, tài khoản sử dụng Nguyên vật liệu là tài sản lưu động của doanh nghiệp và được nhập xuất kho thường xuyên, tuy nhiên tuỳ theo đặc điểm nguyên vật liệu của từng doanh nghiệp mà có phương thức kiểm kê khác nhau. Có doanh nghiệp thực hiện kiểm kê theo từng nghiệp vụ nhập xuất nhưng có những doanh nghiệp chỉ kiểm kê một lần vào thời điểm cuối kỳ. Tương ứng với hai phương thức kiểm kê trên trong hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu nói riêng và hạch toán hàng tồn kho nói chung có hai phương pháp là : Kê khai thường xuyên (KKTX) và kiểm kê định kỳ (KKĐK). Phương pháp KKTX là phương pháp theo dõi, phản ánh thường xuyên, liên tục tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư hàng hoá trên sổ kế toán. áp dụng phương pháp này thì các tài khoản hàng tồn kho được dùng phản ánh số hiện có, tình hình biến động tăng giảm vật tư hàng hoá. Vì vậy, giá trị vật tư hàng hoá trên sổ kế toán có thể xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ. Cuối kỳ hạch toán, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế vật tư, hàng tồn kho so sánh đối chiếu với số liệu tồn trên sổ kế toán xác định số lượng vật tư thừa, thiếu và truy tìm nguyên nhân để có biện pháp xử lý kịp thời. Phương pháp này có độ chính xác cao, cung cấp thông tin về hàng tồn kho kịp thời, tuy nhiên với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, vật liệu có giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng thì sử dụng phương pháp này sẽ tốn nhiều công sức. Hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên kế toán sử dụng các tài khoản: * Tài khoản 152: Nguyên liệu, vật liệu Tài khoản này dùng để ghi chép số hiện có và tình hình tăng giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế. Tài khoản này được chi tiết thành các tài khoản cấp hai theo từng loại, nhóm, thứ vật liệu tuỳ thuộc vào đặc điểm sản xuất kinh doanh, đặc điểm hạch toán của doanh nghiệp. * Tài khoản 151: Hàng mua đang đi đường Tài khoản này dùng để phản ánh các loại nguyên vật liệu mà doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận với người bán, nhưng chưa về nhập kho của doanh nghiệp và tình hình hàng đang đi dường đã về nhập kho. Ngoài các tài khoản trên doanh nghiệp còn sử dụng các tài khoản liên quan khác: TK111, TK112, TK133, TK141, TK331, TK 621, TK627, TK641, TK642,... 2. Hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ a. Hạch toán nghiệp vụ tăng nguyên vật liệu Đối với các cơ sở kinh doanh tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì thuế GTGT đầu vào được tách riêng không ghi vào giá thực tế của vật liệu. Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp tăng chủ yếu do mua ngoài nhập kho, ngoài ra còn tự chế, thuê ngoài gia công chế biến, nhận vốn góp liên doanh,... * Nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho Trong nghiệp vụ mua ngoài nhập kho nguyên vật liệu thì doanh nghiệp phải có hai loại chứng từ bắt buộc đó là: hoá đơn GTGT (huặc hoá đơn bán hàng) (do người bán gửi cho doanh nghiệp ) và phiếu nhập kho (do cán bộ nghiệp vụ của doanh nghiệp lập). Kế toán ghi sổ phụ thuộc vào tình hình thu nhận các chứng từ trên: + Trường hợp hàng và hoá đơn cùng về Căn cứ vào hoá đơn, biên bản kiểm nghiệm, phiếu nhập kho kế toán ghi: Nợ TK152 (Chi tiết vật liệu ): Giá thực tế vật liệu Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT được khấu trừ Có TK liên quan (331, 112,...): Tổng giá thanh toán + Trường hợp hàng về, chưa có hoá đơn Kế toán lưu phiếu nhập kho vào tệp hồ sơ hàng chưa có hoá đơn. Trong tháng nếu hoá đơn về thì ghi sổ bình thường, nếu cuối tháng hoá đơn vẫn chưa về thì ghi sổ theo giá tạm tính theo bút toán: Nợ TK152 (Chi tiết vật liệu): Giá tạm tính Có TK 331: Giá thanh toán ( tạm tính) Sang tháng sau khi hoá đơn về sẽ tiến hành điều chỉnh theo ba cách sau: Cách 1: Xoá giá tạm tính bằng bút đỏ, rồi ghi giá thực tế bằng bút toán thường. Cách 2: Ghi số chênh lệch giữa giá tạm tính và giá thực tế bằng bút toán đỏ (nếu giá tạm tính > giá thực tế) hay bằng bút toán thường ( nếu giá thực tế > giá tạm tính). Cách 3: Dùng bút toán đảo ngược để xoá bút toán theo giá tạm tính đã ghi, ghi lại giá thực tế bằng bút toán thường. + Trường hợp hoá đơn về nhưng hàng chưa về Kế toán lưu hoá đơn vào tập hồ sơ hàng mua đang đi đường. Nếu trong tháng hàng về thì ghi sổ bình thường. Nếu cuối tháng hàng vẫn chưa về thì ghi: Nợ TK151: Trị giá hàng mua theo hoá đơn ( không có thuế GTGT) Nợ TK133: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK liên quan (331, 111, 112, 141,...) Sang tháng sau khi hàng về thi ghi: Nợ TK 152(Chi tiết vật liệu ): Giá thực tế vật liệu nhập kho Nợ TK 621, 627, 641, 642: Nếu sử dụng trực tiếp không qua nhập kho Có TK151: Hàng đi đường kỳ trước về + Trường hợp hàng thừa so với hoá đơn - Nếu doanh nghiệp chỉ nhập kho số vật liệu theo hoá đơn : Số vật liệu thừa kế toán hạch toán : Nợ TK 002 Khi xử lý số thừa ghi: Có TK 002. Đồng thời căn cứ vào cách xử lý để hạch toán : Nếu doanh nghiệp chấp nhận mua tiếp số vật liệu thừa: Hạch toán như trường hợp vật liệu mua ngoài, hàng và hoá đơn cùng về Nếu thừa không rõ nguyên nhân, ghi tăng thu nhập: Nợ TK 152: Trị giá hàng thừa Có TK 711: Thu nhập khác - Nếu doanh nghiệp nhập kho cả số vật liệu thừa: Khi nhập kho kế toán ghi: Nợ TK 152 (Chi tiết vật liệu): Giá toàn bộ số hàng(chưa có thuế GTGT) Nợ TK 133: Thuế GTGT tính theo số hoá đơn Có TK331: Tổng giá thanh toán theo hoá đơn Có TK338: Trị giá số hàng thừa chưa có thuế GTGT Căn cứ vào quyết định xử lý ghi: Nếu doanh nghiệp trả lại số vật liệu thừa: Nợ TK338: Trị giá hàng thừa đã xử lý Có TK152 (Chi tiết vật liệu): Trả lại số thừa Nếu đồng ý mua tiếp số thừa Nợ TK338: Tri giá hàng thừa (Giá chưa có thuế GTGT) Nợ TK133: Thuế GTGT của số hàng thừa Có TK331: Tổng giá thanh toán của số hàng thừa Nếu thừa không rõ nguyên nhân ghi tăng thu nhập: Nợ TK 338: Trị giá hàng thừa (giá chưa có thuế GTGT) Có TK 711: Thu nhập khác + Trường hợp hàng thiếu so với hoá đơn Kế toán ghi sổ số vật liệu thực nhập Nợ TK152 (Chi tiết vật liệu): Trị giá thực nhập kho theo giá không có thuế GTGT đầu vào. Nợ TK138 (1381): Trị giá số thiếu (không có thuế GTGT) Nợ TK 133: Thuế GTGT theo hoá đơn Có TK331: Trị giá thanh toán theo hoá đơn Số vật liệu thiếu căn cứ vào quyết định xử lý để hạch toán Nếu người bán giao tiếp số hàng còn thiếu Nợ TK152: Người bán giao tiếp số thiếu Có TK138 (1381): Xử lý số thiếu Nếu người bán không giao tiếp số hàng còn thiếu: Nợ TK331: Ghi giảm số tiền phải trả người bán Có TK1381: Xử lý số thiếu Có TK133: Số thuế GTGT của số hàng thiếu Nếu cá nhân làm mất phải bồi thường: Nợ TK138 (1388), TK334: Cá nhân phải bồi thường Có TK1381: Xử lý số thiếu Có TK133: Số thuế GTGT của số hàng thiếu Nếu thiếu không xác định được nguyên nhân Nợ TK 811: Chi phí khác Có TK138 (1381): Xử lý số thiếu + Trường hợp doanh nghiệp được hưởng chiết khấu thanh toán khi mua hàng: Nợ TK 331: Trừ vào số tiền hàng phải trả Nợ TK 111, 112: Số tiền được người bán trả lại Nợ TK138 (1388): Số tiền được người bán chấp nhận Có TK 515: Số chiết khấu thanh toán được hưởng * Các trường hợp tăng vật liệu khác: Ngoài nguồn vật liệu mua ngoài, vật liệu của doanh nghiệp còn tăng do nhiều nguyên nhân khác như: Tự gia công chế biến, thuê ngoài gia công chế biến, nhận liên doanh, ..., kế toán hạch toán : Nợ TK152 (Chi tiết vật liệu): Giá thực tế vật liệu tăng thêm Có TK154: Vật liệu thuê ngoài, tự gia công chế biến nhập kho. Có TK441: Nhận cấp phát, viện trợ, tặng thưởng, góp vốn,... Có TK412: Đánh giá tăng vật liệu Có TK642: Thừa trong định mức tại kho Có TK338 (3381): Thừa ngoài định mức chờ xử lý Có TK621, 627, 641, 642, 154, 711: Dùng không hết hay thu hồi phế liệu nhập kho Có TK222, 128: Nhận lại vốn góp liên doanh Có TK241: Nhập kho thiết bị XDCB, thu hồi phế liệu b. Hạch toán nghiệp vụ giảm nguyên vật liệu: Vật liệu trong doanh nghiệp giảm chủ yếu do xuất sử dụng cho sản xuất kinh doanh, phần còn lại có thể xuất bán, xuất góp vốn liên doanh,... Với những doanh nghiệp sử dụng phương pháp KKTX thì khi xuất kho nguyên vật liệu phải lập phiếu xuất kho hay phiếu xuất vật tư theo hạn mức, thủ kho và người nhận nguyên vật liệu làm thủ tục kiểm nhận nguyên vật liệu xuất kho theo phiếu xuất kho. * Xuất vật liệu cho sản xuất kinh doanh Kế toán tổng hợp phiếu xuất nguyên vật liệu cho từng bộ phận sử dụng, xác định giá thực tế xuất kho để phân bổ giá trị nguyên vật liệu xuất dùng vào chi phí sản xuất kinh doanh và ghi sổ: Nợ TK 621 (Chi tiết đối tượng): Xuất trực tiếp chế tạo sản phẩm Nợ TK 627 (6272_Chi tiết phân xưởng): Xuất dùng cho PX, BPSX Nợ TK 641 (6412): Xuất phục vụ bán hàng Nợ TK 642 (6422): Xuất cho quản lý doanh nghiệp Nợ TK241: xuất cho XDCB huặc sửa chữa TSCĐ Có TK 152 (Chi tiết vật liệu): Giá thực tế vật liệu xuất kho * Xuất thuê ngoài gia công hay tự chế biến: Nợ TK 154: Giá thực tế vật liệu xuất tự chế biến Có TK 152 (Chi tiết vật liệu): Giá thực tế Chi phí phát sinh trong quá trình gia công hay tự chế biến, kế toán ghi: Nợ TK 154 Nợ TK 133: Thuế GTGT khấu trừ Có TK 331, 334, 338: Tổng chi phí phát sinh * Giảm do các nguyên nhân khác Nguyên vật liệu có thể giảm do các nguyên nhân xuất góp vốn liên doanh, xuất cho vay, nhượng bán, trả lương, trả thưởng, biếu tặng, ...Căn cứ vào từng trường hợp, kế toán hạch toán: Nợ TK 138 (1388): Xuất cho các đơn vị bên ngoài vay Nợ TK 136 (1368): Xuất cho vay nội bộ Nợ TK 128: Xuất góp vốn liên doanh ngắn hạn Nợ TK 222: Xuất góp vốn liên doanh dài hạn Nợ TK 412: Đánh giá giảm vật liệu Nợ TK 632: Nhượng bán, xuất trả lương, trả thưởng, biếu tặng Có TK 152: Giá thực tế vật liệu thiếu Sơ đồ 4: Sơ đồ hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp KKTX ở doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ TK331,111,112,141,311 TK152 TK 621, 627, 641,642 Tăng do mua ngoài Xuất chế tạo SP, QL, XCB TK133 chi phí sản xuất chung GTGT đ/v TK128, 222 TK151 Xuất NVL góp vốn LD Hàng mua Hàng mua TK412 đi đường đi dường TK154 TK411 NVL tự chế huặc gia công Xuất trả vốn góp liên doanh TK411 TK154 Nhận cấp phát,tặng thưởng,VGLD Xuất gia công chế biến TK128,222 TK111,112,331,1388 Nhận lại vốn góp liên doanh Giảm giá hay hàng mua trả lại TK 133 3. Hạch toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp: Trong các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp giá thực tế vật liệu nhập kho bao gồm cả thuế GTGT đầu vào. Khi mua nguyên vật liệu nhập kho, kế toán hạch toán : Nợ TK 152 (Chi tiết vật liệu ): Giá thực tế vật liệu mua ngoài Có TK liên quan ( 311,111,112,138,..) Khi doanh nghiệp được hưởng giảm giá hàng mua huặc hàng đã mua trả lại: Nợ TK liên quan (331,111,112,1338,...) Có TK152 (Chi tiết vật liệu ): Các trường hợp biến động tăng, giảm vật liệu khác hạch toán tương tự như doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Sơ đồ 5: Sơ đồ hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp KKTX ở doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp TK331,111,112,141,311 TK152 TK621, 627, 641,642 Tăng do mua ngoài Xuất chế tạo SP, QL, XCB chi phí sản xuất ch._.ung TK151 Hàng mua Hàng mua TK128, 222 Xuất NVL góp vốn LD đi đường đi đường TK412 TK154 TK411 NVL tự chế huặc gia công Xuất trả vốn góp liên doanh TK411 TK154 Nhận cấp phát,tặng thưởng,VGLD Xuất gia công chế biến TK128,222 TK111,112,331 Nhận lại vốn góp liên doanh Giảm giá hay hàng mua trả lại IV. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp KKĐK 1. Khái niệm, tài khoản sử dụng: Phương pháp KKĐK là phương pháp hạch toán căn cứ kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị hàng tồn kho cuối kỳ trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó xác định giá trị vật tư hàng hoá xuất trong kỳ theo công thức: Giá trị vật liệu xuất dùng trong kỳ = Giá trị vật liệu tồn kho đầu kỳ + Giá trị vật liệu tăng thêm trong kỳ - Giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ Phương pháp KKĐK được áp dụng trong những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, hàng hoá với quy cách mẫu mã khác nhau, thường xuyên xuất dùng. Phương pháp này có ưu điểm là giảm nhẹ công tác hạch toán , nhưng không thể hiện rõ được giá trị vật liệu nhập kho cho từng đối tượng, tại thời điểm bất kỳ. Theo phương pháp này kế toán sử dụng các tài khoản sau: * TK 611: Hàng mua (Tiểu khoản 6111- mua nguyên vật liệu): Theo dõi tình hình thu mua, tăng, giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế. Ngoài ra kế toán sử dụng các tào khoản liên quan khác như phương pháp KKTX nhưng nội dung phản ánh có khác: * TK 152- Nguyên vật liệu: Dùng để phản ánh nguyên vật liệu tồn kho. * TK 151- Hàng mua đang đi đường: Dùng để phản ánh số hàng mua đang đi đường hay đang gửu ở kho người bán. 2. Phương pháp hạch toán Đầu kỳ, kế toán kết chuyển giá trị vật liệu tồn kho, đi đường theo từng loại: Nợ TK 6111 Có TK 152, 151: Vật liệu tồn kho huặc đang đi đường Với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, căn cứ vào hoá đơn mua hàng phát sinh trong kỳ, kế toán hạch toán : Nợ TK 611(6111- chi tiết từng loại): Giá thực tế vật liệu thu mua Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK liên quan (111, 112, 331,...) Các trường hợp tăng vật liệu khác phát sinh trong kỳ: Nợ TK 611 (6111- Chi tiết vật liệu): Giá trị vật liệu tăng Có TK 311, 336, 338: Tăng do vay Có TK 128, 222: Nhận lại vốn góp liên doanh Có TK 631, 711: Phế liệu thu hồi Số giảm giá vật liệu mua ngoài, hàng mua trả lại trong kỳ: Nợ TK 331, 111, 112: Số giảm giá vật liệu mua và vật liệu đã mua trả lại theo tổng giá thanh toán. Có TK 133: Thuế GTGT đầu vào Có TK 611 (6111- chi tiết vật liệu): Trị giá mua không thuế của số vật liệu đã trả lại hay giảm giá hàng mua. Cuối kỳ căn cứ vào biên bản kiểm kê vật liệu tồn kho và biên bản xử lý số mất mát, thiếu hụt, kế toán ghi: Nợ TK 152, 151: Nguyên vật liệu tồn kho, đi đường cuối kỳ Nợ TK 138, 334: Số thiếu hụt, mất mát cá nhân phải bồi thường Nợ TK 138 (1381): Số thiếu chưa rõ nguyên nhân chờ xử lý Nợ TK 642: Số thiếu trong định mức Có TK 611 (6111- chi tiết vật liệu): Trị giá vật liệu tồn kho, đi đường cuối kỳ và thiếu hụt trong kỳ. Giá trị nguyên vật liệu tính vào chi phí sản xuất được xác định bằng cách lấy tổng số phát sinh bên nợ của tài khoản 611 trừ đi số phát sinh có rồi phân bổ cho các đối tượng sử dụng ( theo mục đích sử dụng huặc tỷ lệ định mức) Nợ TK liên quan ( 621, 627, 641, 642): Có TK 611 (6111- chi tiết vật liệu): Sơ đồ 6: Sơ đồ hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp KKĐK tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. TK151,152 TK 611 TK 151,152 Trị giá VL tồn hay đang Giá trị VL tồn hay đi đường đầu kỳ đang đi đường cuối kỳ TK111,112,331 TK111,112,331 Giá trị VL mua trong kỳ Giảm giá được hưởng và trả lại TK133 TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ Giảm thuế GTGT TK 411 TK138,334 Nhận vốn góp LD,cấp phát,tặng thưởng Thiếu hụt, mất mát TK412 TK621,627,641,642 Đánh giá tăng vật liệu Giá VL xuất dùng trong kỳ Với các doanh nghiệp tính thuế GTGT trực tiếp, giá thực tế vật liệu mua ngoài gồm cả thuế GTGT đầu vào: Nợ TK 6111: Giá thực tế vật liệu mua ngoài Có TK liên quan ( 331,111,112,...):Tổng giá thực tế cả thuế GTGT Các khoản giảm giá hàng mua huặc trả lại nếu có: Nợ TK 111, 112, 331,... Có TK 6111 Các nghiệp vụ phát sinh ở thời điểm đầu kỳ, trong kỳ, cuối kỳ hạch toán tương tự doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ để tính thuế GTGT V. Hạch toán thừa thiếu vật liệu sau kiểm kê và dự phòng giảm giá hàng tồn kho 1. Hạch toán thừa thiếu vật liệu sau kiểm kê Định kỳ, theo quy định (cuối quý, cuối năm) doanh nghiệp phải tiến hành kiểm kê tất cả các loại vật liệu nhằm tránh thất thoát, mất mát tài sản , bảo đảm cho số liệu kế toán được chính xác. Căn cứ vào kết quả kiểm kê và quyết định xử lý, kế toán sẽ phản ánh vào sổ sách các trường hợp thừa, thiếu, mất mát, hư hỏng, chênh lệch tỷ giá, ... Các công việc này được tiến hành như sau: + Ghi nhận kết quả kiểm kê nguyên vật liệu - Phản ánh giá trị vật liệu thiếu tại kho: Nợ TK 642: Giá trị vật liệu thiếu trong định mức Nợ TK 138 (1381): Giá trị vật liệu thiếu ngoài định mức chờ xử lý Có TK 152:Giá trị vật liệu thiếu khi kiểm kê - Phản ánh giá trị vật liệu thừa tại kho Nợ TK 152: Giá trị vật liệu thừa Có TK 642: Thừa trong định mức Có TK 338 (3381): Giá trị thừa ngoài định mức chờ xử lý + Ghi nhận kết quả xử lý vật liệu thừa, thiếu - Xử lý số thiếu: Nợ TK 138 (1388): Phải thu cá nhân làm mất, hư hỏng Nợ TK 334: Cá nhân bồi thường trừ dần vào lương Nợ TK 811: Tính vào chi phí khác Có TK 138 (1381): Xử lý số thiếu - Xử lý số thừa: Nợ TK 338 (3381): Giá trị thừa đã xử lý Có TK 711: Ghi tăng thu nhập khác 2. Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho a. Khái niệm, vai trò, thời điểm và nguyên tắc lập dự phòng Dự phòng giảm giá là sự xác nhận về phương diện kế toán một khoản giảm giá trị tài sản do những nguyên nhân mà hậu quả của chúng không chắc chắn. Các khoản dự phòng giảm giá có vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp . Vai trò đó thể hiện trên các phương diện sau: - Phương diện kinh tế: Nhờ các khoản dự phòng giảm giá, bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp phản ánh chính xác hơn giá trị thực tế của tài sản. - Phương diện tài chính: Do dự phòng giảm giá có tác dụng làm giảm lợi nhuận của niên độ nên doanh nghiệp tích luỹ được một số đáng lẽ đã được phân chia. Số vốn này được sử dụng để bù đắp các khoản giảm giá tài sản thực sự phát sinh và tài trợ các khoản chi phí hay lỗ đã được dự phòng khi các chi phí này phát sinh ở niên độ này. Thực chất các khoản dự phòng là một nguồn tài chính của doanh nghiệp, tạm thời lằm trong các tài sản lưu động trước khi sử dụng thực thụ. - Phương diện thuế khoá: Dự phòng giảm giá đựơc ghi nhận như một khoản chi phí làm giảm lợi nhuận phát sinh để tính toán ra số lợi nhuận thực tế. Việc lập dự phòng giảm giá đựơc tiến hành vào cuối niên độ kế toán, trước khi lập báo cáo tài chính. Trên cơ sở các bằng chứng tin cậy về sự giảm giá của từng đối tượng cụ thể , kế toán sẽ xác định số dự phòng giảm giá cần lập cho niên độ tới với điều kiện số dự phòng không được vượt quá số lợi nhuận thực tế phát sinh của doanh nghiệp. Việc lập dự phòng phải tiến hành riêng cho từng loại vật liệu. Để thẩm định mức độ giảm giá của các loại vật liệu, doanh nghiệp phải lập một hội đồng với thành viên bắt buộc là giám đốc, kế toán trưởng, trưởng phòng vật tư ( huặc trưởng phòng kinh doanh). b. Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập vào cuối niên độ kế toán nhằm ghi nhận bộ phận giá trị dự tính giảm sút so với giá gốc ( giá thực tế) của hàng tồn kho nhưng chưa chắc chắn. Qua đó phản ánh được giá trị thực hiện thuần tuý của hàng tồn kho trên báo cáo tài chính. Giá thực hiện thuần tuý của hàng tồn kho = Giá gốc của hàng tồn kho – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Dự phòng giảm giá được lập cho các loại nguyên vật liệu chính dùng cho sản xuất, các loại vật tư, hàng hoá, thành phẩm tồn kho để bán mà giá trên thị trường thấp hơn giá thực tế đang ghi sổ kế toán . Những vật tư, hàng hoá này là mặt hàng kinh doanh , thuộc sở hữu của doanh nghiệp, có chứng cứ hợp lý chứng minh giá vốn vật tư, hàng hoá tồn kho . Mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho được xác định theo công thức sau: Mức dự phòng cần lập năm tới cho hàng tồn kho i = Số lượng hàng tồn kho i cuối niên độ x Mức giảm giá của hàng tồn kho i Kế toán sử dụng tài khoản 159 “ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” để hạch toán. Tài khoản 159 được mở chi tiết theo từng loại hàng tồn kho. Cách thức hạch toán như sau: Cuối niên độ kế toán, so sánh số dự phòng năm cũ còn lại với số dự phòng cần lập cho niên độ kế toán tới, nếu số dự phòng còn lại lớn hơn số dự phòng cần lập cho niên độ mới, kế toán tiến hành hoàn nhập số chênh lệch lớn hơn vào thu nhập khác: Nợ TK 159 (Chi tiết từng loại): Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có TK 711: Ghi tăng thu nhập khác Ngược lại, nếu số dự phòng còn lại nhỏ hơn số dự phòng cần lập cho niên độ mới, kế toán tiến hành trích lập số chênh lệch lớn hơn vào chi phí quản lý doanh nghiệp: Nợ TK 642 ( 6426): Ghi tăng chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 159 (Chi tiết từng loại): Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Trong niên độ kế toán tiếp theo, nếu hàng tồn kho không bị giảm giá, đã sử dụng vào sản xuất kinh doanh huặc đã bán, ngoài bút toán phản ánh giá trị hàng tồn kho đã dùng hay đã bán, kế toán còn phải hoàn nhập số dự phòng giảm giá đã lập của các loại hàng tồn kho này bằng bút toán: Nợ TK 159 (Chi tiết từng loại): Hoàn nhập số dự phòng giảm giá của các loại hàng tồn kho đã dùng hay đã bán. Có TK 711: Ghi tăng thu nhập khác. Cuối niên độ kế toán tiếp theo, so sánh số dự phòng năm cũ còn lại với số dự phòng cần lập cho niên độ kế toán tới, nếu số dự phòng còn lại lớn hơn số dự phòng cần lập cho niên độ mới, kế toán tiến hành hoàn nhập số chênh lệch lớn hơn vào thu nhập khác ; Ngược lại, nếu số dự phòng còn lại nhỏ hơn số dự phòng cần lập cho niên độ mới, kế toán tiến hành trích lập số chênh lệch lớn hơn vào chi phí quản lý doanh nghiệp giống như cuối niên độ kế toán trước. VI. Hạch toán vật liệu theo chuẩn mực kế toán quốc tế Một quan điểm hiện nay đang được chú ý tại Việt Nam đó là vận dụng những ưu điểm của hệ thống kế toán quốc tế (IAS) vào hệ thống kế toán Việt Nam để hoàn thiện hơn hệ thống kế toán Việt Nam. Trong một số trường hợp hệ thống kế toán Việt Nam bao gồm những điều khoản tương tự huặc ít nhất cũng rất gần với chuẩn mực kế toán quốc tế. Một trường hợp được đề cập là chuẩn mực kế toán quốc tế số 2 ( IAS2 ) về hạch toán hàng tồn kho. Theo IAS, nguyên vật liệu là một trong những tài sản tồn kho và nó được quản lý hạch toán theo phương pháp kế toán hàng tồn kho tức là dựa trên nguyên tắc nguyên giá. IAS-2 cung cấp hướng dẫn thực tế về xác định giá phí và sau đó là việc hạch toán nguyên vật liệu vào chi phí, cung cấp các công thức tính giá trị nguyên vật liệu tồn kho. 1. Xác định giá phí nhập kho nguyên vật liệu Khi nguyên vật liệu được mua về nhập kho, tuỳ theo từng thứ, từng loại nguyên vật liệu mà nó có thể được sử dụng ngay vào sản xuất hay phải qua chế biến để nhập kho phục vụ cho sản xuất sau này cũng như để bán cho đơn vị khác. ứng với mỗi loại vật liệu, IAS-2 có quy định giá phí nhập kho riêng với các cơ cấu và cách tính khác nhau. Theo IAS-2 các yếu tố cấu thành giá phí nhập kho bao gồm: tổng chi phí mua, chi phí chế biến, chi phí tài chính, chi phí khác. * Tổng chi phí mua: Theo IAS-2 toàn bộ tổng chi phí mua bao gồm: giá mua ghi trên hoá đơn và chi phí phụ liên quan đến mua nguyên vật liệu ( thuế nhập khẩu, thuế khác, chi phí vận chuyển bốc dỡ,...) trừ giảm giá thương mại và chiết khấu. * Chi phí chế biến: Với vật liệu gia công chế biến thêm sau đó sử dụng hay bán qua các khâu của giai đoạn gia công chế biến nên sẽ hội tụ vào trong đó một số chi phí nhất định như: chi phí nhân công chế biến, khấu hao máy móc dùng để gia công chế biến,... * Chi phí tài chính: Trong vài trường hợp đặc biệt, chi phí tài chính có thể được tính vào giá phí nguyên vật liệu nhập kho như: chi phí tài chính đó gắn liền với việc mua nguyên vật liệu, chi phí tài chính đó rất có thể mang dến lợi ích cho doanh nghiệp trong tương lai. * Các chi phí khác: Các chi phí khác được tính vào giá phí vật liệu nhập kho là các chi phí doanh nghiệp phải chịu để đưa hàng về địa điểm và trạng thái hiện tại. 2. Phương pháp tính giá xuất kho nguyên vật liệu * Loại nguyên vật liệu nhận diện được: Đối với loại nguyên vật liệu nhận diện được thì giá xuất kho bao gồm cả các giá phí đích thực của nó. * Loại nguyên vật liệu giống nhau không nhận diện được: Đối với loại nguyên vật liệu này chuẩn mực IAS-2 đưa ra hai công thức: + Công thức “Chuẩn”: Tính theo phương pháp nhập trước xuất trước( FIFO) và phương pháp bình quân gia quyền ( CMP). + Công thức “Thay thế chấp nhận được”: Tính thưo phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO) Nếu sử dụng công thức LIFO cần phải có một số thông tin như sau: các báo cáo tài chính phải cho biết chênh lệch giữa giá trị tồn kho trên các báo cáo tài sản và giá trị thấp nhất giữa giá trị được tính theo một trong hai công thức “ Chuẩn” (FIFO, CMP) và giá trị có thể bán được thuần huặc là chênh lệch giữa giá trị tồn kho trên các báo cáo tài sản và giá trị thấp nhất giữa giá phí hiện tại trong ngày kế toán và giá có thể bán được thuần ( giá có thể bán được thuần là giá ước tính có thể bán được trong đầu kỳ kinh doanh bình thường trừ chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và những chi phí cần thiết để bán hàng sau này). 3. Xác định giá trị nguyên vật liệu tồn kho: * Nguyên tắc: Theo IAS-2, vào thời điểm hạch toán , giá trị nguyên vật liệu tồn kho được đánh giá trên cơ sở thấp nhất giữa giá phí nhập kho và giá có thể bán được thuần ( giá trị tài sản ghi trên báo cáo tài chính không thể cao hơn giá trị lợi ích ròng việc dùng nguyên vật liệu ). * Dự phòng giảm giá vật liệu: Vật liệu không được coi là giảm giá nếu thành phẩm được sản xuất ra chúng được bán với giá bằng huặc cao hơn giá thành của nó. 4. Điểm khác nhau giữa chuẩn mực kế toán quốc tế (IAS) và hạch toán kế toán Việt Nam (VAS) trong hạch toán nguyên vật liệu Hạch toán kế toán Việt Nam Chuẩn mực kế toán quốc tế Đơn giá vật liệu: Giá thực tế vật liệu được xác định bằng một trong các phương pháp sau: + Phương pháp giá bình quân + Phương pháp FIFO + Phương pháp LIFO + Phương pháp giá thực tế đích danh + Phương pháp giá hạch toán - Nguyên vật liệu thiếu hụt khi kiểm kê được đưa vào chi phí (nếu thiếu trong định mức) hay đưa vào tài khoản phải thu khác (1381) chờ xử lý - Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: + Khi nguyên vật liệu dùng cho sản xuất mà giá thị trường có thể thấp hơn giá thực tế ghi sổ thì doanh nghiệp lập dự phòng. + Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được thực hiện vào cuối niên độ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính - Đơn giá vật liệu : Giá thực tế vật liệu được các định bằng một trong hai phương pháp sau: + Phương pháp FIFO + Phương pháp bình quân gia quyền + Phương pháp LIFO - Thiếu hụt nguyên vật liệu khi kiểm kê được đưa vào tài khoản lãi lỗ. - Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: + Khi giá thị trường thấp hơn giá thực tế của vật liệu đang ghi sổ nhưng giá bán của sản phẩm sản xuất ra từ nguyên vật liệu đó không bị giảm giá thì doanh nghiệp cũng không được lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu . + Dự phòng cần lập ngay khi cấp quản lý nhận thấy giá trị giảm Phần II: Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu tại công ty gạch granite tiên sơn I. Khái quát chung về công ty gạch granite Tiên Sơn 1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty Công ty gạch granite Tiên Sơn được bộ xây dựng thành lập trên diện tích 2,5 ha tại khu công nghiệp Tiên Sơn . Công ty gạch granite Tiên Sơn trực thuộc tổng công ty thuỷ tinh và gốm xây dựng Viglacera thuộc bộ xây dựng.Công ty là đơn vị hạch toán phụ thuộc tổng công ty. Công ty được cấp mã số thuế ngày 26/12/2001 với mã số thuế là : 0100108173_010 , số đăng ký kinh doanh là: 315197 .Công ty bắt đầu chính thức đi vào sản xuất từ ngày 01/03/2002. Sau đó công ty được sáp nhập với công ty gạch men Thăng Long theo quyết định số 960 QĐ.BXD ngày 16/07/2003 để hình thành công ty gạch ốp lát Thăng Long _Viglacera. Như vậy công ty gạch ốp lát Thăng Long_Vigracera gồm hai bộ phận hạch toán phụ thuộc là nhà máy gạch granite Tiên Sơn và công ty gạch men Thăng Long. Ngành nghề kinh doanh của công ty là: sản xuất kinh doanh gạch ốp lát, thực hiện hoàn thiện và trang trí các công trình xây dựng dân dụng. Thị trường của công ty trải rộng khắp cả nước .Công ty thực hiện việc bán hàng thông qua mạng lưới đại lý và nhà phân phối ở cả ba miền Bắc, Trung, Nam. Sản phẩm chủ yếu của công ty là các loại gạch lát nền, ốp tường với chủng loại, mẫu mã , máu sắc, kích thước rất đa rạng đáp ứng nhu cầu thị trường và thị hiếu người tiêu dùng. Ngoài ra công ty còn nhận hoàn thiện và trang trí các công trình xây dựng dân dụng. Công ty là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất vật liệu xây dựng. Lắm bắt được nhu nhầu vật liệu xây dựng đang có xu hướng tăng lên do đất nước ta ngày càng phát triển, việc xây dựng cơ sở hạ tầng và các công trình phúc lợi đang diễn ra mạnh mẽ. Đứng trước cơ hội phát triển to lớn đó công ty đã đầu tư dây truyền công nghệ để sản xuất ra các loại gạch ốp tường và gạch lát nền với mẫu mã đẹp và chủng loại phong phú đáp ứng tốt nhu cầu thị trường và thị yếu người tiêu dùng. Do sản phẩm của công ty có chất lượng tốt, mẫu mã đẹp, giá cả hợp lý nên đã nhanh tróng chiếm lĩnh được thị trường, đã có mặt ở cả ba miền và một số loại sản phẩm được xuất khẩu. Ngoài ra công ty còn thực hiện hoàn thiện và trang trí các công trình xây dựng dân dụng. Qua hai năm hoạt động công ty đã có những bước phát triển mạnh mẽ với doanh thu năm sau cao hơn năm trước rất nhiều: Chỉ tiêu Năm 2002 Năm 2003 Doanh thu (VNĐ) 96.545.100.000 149.612.120.000 Lợi nhuận (VNĐ) 5.153.634.000 7.431.782.000 Sản lượng sản xuất (m2) 2.501.200 3.201.900 Vốn hoạt động (VNĐ) 291.325.196.000 305.544.421.000 2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty gạch granite Tiên Sơn Trên cơ sở đặc điểm nghành nghề kinh doanh, quy mô sản xuất doanh nghiệp đã áp dụng mô hình quản lý trực tuyến _chức năng, quyền điều hành tập trung ở giám đốc công ty. Các phòng ban, phân xưởng tham mưu cho giám đốc theo chức năng và nhiệm vụ của mình. Ta có thể khái quát mô hình quản lý theo sơ đồ sau: Sơ đồ 7:Mô hình quản lí doanh nghiệp P.tổ chức hành chính P.tài chính kế toán Phòng kinh doanh P. kế hoạch P.kỹ thuật thí nghiệm Phân xưởng sản xuất Phân xưởng cơ điện Giám đốc Phó giám đốc Ban giám đốc của công ty gồm hai người: một giám đốc và một phó giám đốc Giám đốc : là người đứng đầu bộ máy quản lý, chịu trách nhiệm về kết quả sản xuất kinh doanh của công ty. Ngoài uỷ quyền cho phó giám đốc, giám đốc còn trực tiếp chỉ đạo các phòng ban: phòng tổ chức hành chính, phòng tài chính_ kế toán, phòng kinh doanh, phòng kế hoạch. Phó giám đốc: là người giúp việc trực tiếp cho giám đốc, trực tiếp chỉ đạo về mặt nghiệp vụ, hoạt động của các phòng ban: phòng kỹ thuật thí nghiệm, phân xưởng sản xuất, phân xưởng cơ điện. Các phòng ban trong công ty có chức năng nhệm vụ khác nhau nhưng có mối liên hệ mật thiết, hỗ trợ nhau, phục vụ cho mục tiêu chung của công ty. Đứng đầu các phòng ban là trưởng phòng và phó phòng chịu sự lãnh đạo trực tiếp của ban giám đốc đồng thời cũng có vai trò trợ giúp ban giám đốc chỉ đạo các hoạt động sản xuất kinh doanh thông suốt. Tại công ty hiện tại có các phòng ban sau: Phòng tài chính_kế toán : có chức năng ghi sổ và hạch toán tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty, lập và tổ chức thực hiện kế hoạch tài chính theo tháng, quý, năm; lập các báo cáo tài chính theo quy định chung của nhà nước để nộp cho cơ quan có thẩm quyền; lập các báo cáo quản trị để phục vụ cho nhu cầu quản trị nội bộ tại doanh nghiệp ; thực hiện kế toán theo quy định của nhà nước và điều lệ hoạt động của tổng công ty, công ty. Phòng tổ chức hành chính: có chức năng xây dựng định mức lao động, xây dựng chính sách trả luơng cho người lao động, xây dựng nội quy và thoả ước lao động tập thể thực hiện công tác tuyển dụng lao động, cho thôi việc, thuyên chuyển, bổ nhiệm miễn nhiệm đối với cán bộ công nhân viên; xây dựng kế hoạch và thực hiện chính sách đào tạo bồi dưỡng nâng cao tay nghề cho người lao động. Phòng kinh doanh: thực hiện các công việc về thương mại, nghiên cứu thị trường và đề ra chiến lược kinh doanh của công ty, xây dựng và thực hiện các chính sách bán hàng khuyến mại nhằm tăng doanh số bán hàng, xây dựng các chính sách dịch vụ sau bán hàng. Phòng kế hoạch: có chức năng lập kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản và theo dõi thực hiện đầu tư xây dựng cơ bản; lập kế hoạch cung cấp các yếu tố đầu vào cho quá trình sản xuất đầy đủ, kịp thời, đúng số lượng và chất lượng, chủng lại vật liệu, phụ tùng thiết bị, nhiên liệu; phân tích đánh giá việc thực hiện các kế hoạch cung cấp nguyên vật liệu và làm các báo cáo định kỳ về việc thực hiện kế hoạch trình nên giám đốc công ty. Phòng kỹ thuật thí nghiệm: tổ chức xây dựng và hoàn thiện các quy trình công nghệ sản suất các loại sản phẩm của công ty để đảm bảo tính ổn định cho sản xuất; chủ trì công tác quản lý kỹ thuật, nghiên cứu áp dụng và chuyển giao các kỹ thuật công nghệ mới, các sáng kiến cải tiến kỹ thuật phục vụ sản xuất; tổ chức thực hiện công tác thẩm định về mặt kỹ thuật công nghệ đối với các dự án của công ty; tổ chức thực hiện công tác kiểm tra, phân tích thành phần hoá và các tính chất cơ lý của nguyên liệu đầu vào cho sản xuất; tổ chức công tác thí nghiệm và nghiên cứu chế tạo mẫu sản phẩm mới, sản phẩm có giá trị kinh tế cao. Phân xưởng sản xuất: có chức năng tổ chức sản xuất có hiệu quả gạch ốp tường, gạch lát nền theo kế hoạch của công ty giao cho; đảm bảo về mặt số lượng, chất lượng, quy cách, mẫu mã; chịu trách nhiệm quản lý bảo quản và sử dụng có hiệu quả tài sản cố định, nguyên vật liệu, nhiên liệu, phụ tùng, công cụ lao động sản xuất, thành phẩm chưa nhập kho; giữ bí mật về công nghệ trong quá trình sản xuất. Phân xưởng cơ điện: tổ chức thực hiện công tác bảo dưỡng, sửa chữa hệ thống thiết bị máy móc trong toàn công ty; tổ chức vận hành an toàn hệ thống trạm nguồn (gồm : trạm ga, dầu, điện, nước, khí nén), hệ thống thiết bị lọc bụi; tổ chức gia công các chi tiết phụ tùng thay thế trong quá trình sửa chữa; tổ chức nghiên cứu phát huy và áp dụng sáng kiến cải tiến kỹ thuật trong công tác sửa chữa và quản lý máy móc thiết bị, tăng chất lượng sản phẩm . Tổ xuất khẩu: lập kế hoạch đặt hàng xuất khẩu và giám sát quá trình sản xuất hàng xuất khẩu, tham mưu cho giám đốc về các kế hoạch tiềm năng và đánh giá khả năng hợp tác của khách hàng. Ban KCS : tổ chức thực hiện công tác kiểm tra số lượng, chất lượng các loại vật tư, phụ tùng, thiết bị, nguyên liệu, nhiên liệu đầu vào cho sản xuất; tổ chức thực hiện công tác kiểm tra số lượng, chất lượng các loại sản phẩm nhập_xuất kho công ty; tham gia công tác chọn mẫu sản phẩm trước khi sản xuất . 3. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán a. Đặc điểm tổ chức bộ máy hạch toán Để tổ chức bộ máy kế toán hợp lý, gọn nhẹ, có hiệu quả, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, chính xác công ty đã lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung để phù hợp với đặc điểm tổ chức và qui mô sản xuất kinh doanh của công ty . Hình thức tổ chức này giúp cho việc kiểm tra chỉ đạo nghiệp vụ và đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất của kế toán trưởng cũng như sự chỉ đạo kịp thời của lãnh đạo công ty đối với hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung, công tác kế toán nói riêng. Đặc biệt mô hình này cho phép việc trang bị các phương tiện, thiết bị xử lý thông tin tiên tiến, hiện đại, đồng thời giúp cho việc phân công và chuyên môn hoá công tác kế toán được dễ dàng. Hiện nay công việc kế toán của công ty được xử lý trên máy vi tính với chương trình phần mền Fast Accouting của công ty phần mền tài chính kế toán Fast. Để xử lí, tính toán trên máy tính có hiệu quả, công ty có đội ngũ kế toán không chỉ hiểu biết sâu về nghiệp vụ kế toán mà còn sử dụng thành thạo phần mền kế toán này. Ngoài ra để trợ giúp cho việc lập các bảng biểu, báo cáo kế toán công ty còn sử các phần mền khác như: Microsoft Word, Microsoft Excel. Bộ máy kế toán của công ty gồm: Kế toán trưởng; nhân viên kế toán ngân hàng; nhân viên kế toán tổng hợp; nhân viên kế toán vật tư, nguyên liệu ; nhân viên kế toán tiền mặt, thanh toán nội bộ; nhân viên kế toán tiêu thụ_thành phẩm và bán hàng. Bộ máy kế toán của công ty có thể khái quát qua sơ đồ sau đây: Sơ đồ 8: Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty gạch granite Tiên Sơn Kế toán tổng hợp Kế toán vật tư nguyên liệu Kế toán tiền mặt và thanh toán nội bộ Kế toán tiêu thụ thành phẩm và bán hàng Kế toán thanh toán với ngân hàng Kế toán trưởng Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận như sau: + Trưởng phòng - Giúp giám đốc công ty tổ chức, chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kinh tế tài chính công tác kế toán thống kê, công tác thông tin và hạch toàn kinh tế theo các qui định hiện hành của nhà nước, tổng công ty. Làm nhiệm vụ kiểm soát viên kinh tế tài chính của nhà nước tại đơn vị. - Phụ trách phòng tài chính_kế toán. Phân công và chỉ đạo trực tiếp công việc, chỉ đạo nghiệp vụ tài chính_kế toán của các nhân viên kế toán, thống kê tại đơn vị. Tham gia ý kiến, đề xuất các trường hợp khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển và tuyển dụng nhân viên kế toán tại đơn vị. - Chủ trì nghiên cứu và xây dựng các qui định, các qui chế về quản lí kinh tế , tài chính, kế toán, thống kê để áp dụng tại đơn vị phù hợp với các qui tắc hiện hành của nhà nước và tổng công ty . - Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh để tổ chức, hướng dẫn và kiểm tra việc lập các dự toán: chi phí sản xuất, chi phí mua hàng, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp các định mức kinh tế kỹ thuật và các hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản, hoạt động bất thường khác. Giám sát việc thanh quyết toán để đảm bảo hiệu quả trong sản xuất kinh doanh, đầu tư xây dựng cơ bản và bảo toàn phát triển vốn. - Ký duyệt trước khi trình giám đốc công ty các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, báo cáo nhanh theo yêu cầu quản lý của tổng công ty, báo cáo thống kê gửi ra ngoài đơn vị. Ký các tài liệu liên quan đến công tác tài chính _kế toán , các chứng từ, sổ sách kế toán (phiếu thu, phiếu chi tiền mặt, phiếu nhập_xuất vật tư, thành phẩm, các bảng thanh quyết toán,…) + Kế toán tổng hợp - Kiểm tra đối chiếu các phần hành kế toán - Theo dõi quản lý và hạch toán tài sản cố định. Theo dõi và hạch toán chi phí đầu tư xây dựng cơ bản. - Là người tổng hợp lập báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, báo cáo nhanh theo quy định của nhà nước và tổng công ty . - Là người thay mặt trưởng phòng giám sát chi đạo các nhân viên khác trong phòng thực hiện công tác nghiệp vụ của mình. + Kế toán vật tư, nguyên liệu - Theo dõi và hạch toán toàn bộ quá trình nhập vật tư, nguyên liệu, nhiên liệu, công cụ lao động trên các nội dung: số lượng, chất lượng, giá trị. - Nhận quản lý chứng từ mua hàng (hoá đơn, hợp đồng,..) cập nhật theo dõi công nợ phải trả. - Kết hợp cùng kế toán công nợ phải thu, thành phẩm giúp trưởng phòng ban hành các cơ chế chính sách bán hàng trình giám đốc công ty . - Làm công tác ghi chép, quyết toán, lập báo cáo thuế giá trị gia tăng . - Quản lý kho vật tư, nguyên liệu, nhiên liệu theo chức năng kế toán vật tư . - Lập báo cáo quản trị của phần công việc mình phụ trách. - Làm các công việc khác được giao. + Kế toán tiền mặt, thanh toán nội bộ - Nhận và quản lý hoá đơn liên quan đến phần thanh toán, tiền mặt. - Theo dõi và hạch toán các nghiệp vụ thanh toán liên quan đến tiền mặt. Kiểm tra theo dõi về tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn. - Quyết toán các chi phí khoán hàng tháng cho phòng kinh doanh . - Đối chiếu với thủ quỹ và kiểm soát quỹ theo chức năng của kế toán tiền mặt. - Lập báo cáo quản trị theo công việc mình phụ trách. + Kế toán tiêu thụ, thành phẩm và kế toán bán hàng - Theo dõi và hạch toán toàn bộ quá trình nhập_xuất thành phẩm và bán thành phẩm. Quản lý hoá đơn bán hàng . - Theo dõi, đôn đốc và quản lý công nợ phải thu. - Tham gia kiểm soát việc tuân thủ quy chế tiêu thụ sản phẩm và các quy định của tổng công ty, của nhà nước. - Quản lý kho thành phẩm theo chức năng kế toán kho thành phẩm - Lập báo cáo quản trị theo phần việc mình phụ trách. + Kế toán theo dõi tiền gửu của công ty tại ngân hàng Theo dõi toàn bộ các khoản vay ngân hàng. Lập kế hoạch vay, trả nợ vốn vay ngăn, trung, dài hạn. Tính lãi vay định kỳ để hạch toán chi phí. Trực tiếp quan hệ với các ngân hàng để vay vốn, trả nợ vay phục vụ sản xuất kinh doanh. b. Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán Vì bộ máy kế toán ở công ty gạch granite Tiên Sơn được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung nên mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được gửi về phòng tài chính_kế toán để kiểm tra, xử lí và ghi sổ kế toán . Cùng với sự phát triển của công ty, số lượng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ngày càng nhiều, đa dạng. Để phù hợp với đặc điểm, qui mô sản xuất kinh doanh và điều kiện sử dụng máy tính của mình, công ty đã lựa chọn hình thức ghi sổ Nhật ký chung. Kỳ kế toán của công ty theo từng quý, các sổ tổng hợp của công ty lập theo từng quý và năm, các sổ chi tiết lập theo tháng, quý, năm. Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán căn cứ vào các thông tin ban dầu trên hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng, biên bản kiểm nghiệm, phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu thu, phiếu chi,… để ghi các sổ tổng hợp và chi tiết. Do công ty áp dụng hình thức ghi sổ Nhật ký chung nên đơn vị sử dụng các loại sổ sách như: sổ nhật ký chung, sổ cái các tài khoản có liên quan, các bảng phân bổ ( chi phí, tiền lương và các khoản trích theo lương,…). Ngoài hệ thống sổ sách tổng hợp công ty còn sử dụng nhiều sổ chi tiết để theo dõi hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị phù hợp với yêu cầu quản trị nội bộ như: sổ chi tiết các tài khoản 621, 627, 641, 642; sổ chi tiết các tài khoản 131, 331, 334, 338, 335, 112, 311, 341, 342,… Bên cạnh hệ thống sổ sách công ty còn sử dụng nhiều loại chứng từ để giúp cho việc hạch toán các nghiệp vụ phát sinh được thực hiện kịp thời, c._.vật liệu sản xuất sản phẩm. Căn cứ vào bảng kê này và các phiếu xuất kho, kế toán tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho từng loại sản phẩm vào sổ kế toán chi tiết TK 621-chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi tiết thành các tài khoản: TK6211, TK6212, TK6213, TK6214 và ghi sổ như sau: Nợ TK6211: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho sản phẩm 200x200 Nợ TK6212: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho sản phẩm 300x300 Nợ Tk6213: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho sản phẩm 400x400 Nợ TK6214: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho sản phẩm 500x500 Có TK 152 (Chi tiết vật liệu): Gía trị vật liệu xuất kho Với nghiệp vụ xuất bột cao lanh xương cho sản xuất sản phẩm theo phiếu xuất kho số 15 ngày 08/01/2003(biểu 16) kế toán vào bảng kê xuất vật liệu sản xuất sản phẩm như sau: Biểu 17: Bảng kê xuất vật liệu sản xuất sản phẩm Từ ngày 1/2/2003 đến ngày 31/1/2003 Chứng từ Tên vật liệu 200x200 300x300 400x400 500x500 SH NT SL TT SL TT SL TT SL TT ... 15 ... ... 08/1 ... cao lanh xương ... 10000 6030000 5000 3015000 Tổng cộng Nghiệp vụ trên được vào sổ chi tiết TK6212, 6213 như sau: Biểu 18: Sổ chi tiết chi phí nguyên vật liệu TK6212 (Sản phẩm 300x300) Chứng từ Diễn giải TK đối ứng PS nợ PS có SH NT ... 15 ... ... 08/1 ... ... Xuất cao lanh xương ... Cộng phát sinh Kết chuyển 1521 1542 6030000 11.432.465.000 11.432.465.000 Biểu 19: Sổ chi tiết chi phí nguyên vật liệu TK6213 (Sản phẩm 400x400) Chứng từ Diễn giải TK đối ứng PS nợ PS có SH NT ... 15 ... 08/1 ... Xuất cao lanh xương ... Cộng phát sinh Kết chuyển 1521 1543 3015000 5.234.457.000 5.234.457.000 2. Xuất vật liệu cho sản xuất chung Vật liệu dùng cho nhu cầu sản xuất chung chủ yếu là các loại vật liệu phụ như: xăng, dầu, nhiên liệu, phụ tùng thay thế. Vật liệu xuất cho sản xuất chung không chi tiết theo từng loại sản phẩm mà được tập hợp chung, đến cuối kỳ được phân bổ cho từng loại sản phẩm theo tiêu thức thích hợp. Căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán định khoản và ghi vào sổ như sau: Nợ TK 6272: Chi phí vật liệu cho sản xuất chung Có TK 152 (Chi tiết vật liệu): Giá trị vật liệu xuất kho Ngày 19/1/2003 xuất Gas cho lò lung số 1, kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho số 35, ghi: Nợ TK 6272: 45.125.000 Có TK 1523: 45.125.000 3. Xuất vật liệu cho nhu cầu quản lý Ngoài phục vụ cho sản xuất, vật liệu còn được xuất kho sử dụng cho nhu cầu quản lý, sử dụng ở các phòng ban. Khi đó kế toán ghi sổ như sau: Nợ TK6422: Chi phí vật liệu cho quản lý doanh nghiệp Có TK152 (Chi tiết vật liệu): Giá trị vật liệu xuất kho Theo phiếu xuất kho số 31 ngày 17/1/2003 xuất vật liệu khác phục vụ cho nhu cầu quản lý, kế toán ghi sổ như sau: Nợ TK 6422: 11.231.000 Có TK 1528: 11.231.000 4. Xuất vật liệu phục vụ bán hàng Khi bộ phận bán hàng có nhu cầu sử dụng vật liệu thì phải viết phiếu yêu cầu nếu được duyệt phòng kế toán lập phiếu xuất kho và ghi sổ như sau: Nợ TK6412: Chi phí vật liệu cho bán hàng Có TK 152 (Chi tiết vật liệu): Giá thực tế vật liệu xuất kho Theo phiếu xuất kho số 49 ngày 19/2/2003 xuất tem dán sản phẩm, kế toán ghi: Nợ TK 6412: 9.456.100 Có TK 1528: 9.456.100 5. Xuất vật liệu bán ra bên ngoài Vật liệu của công ty xuất bán cho các công ty thành viên khác thuộc tổng công ty thuỷ tinh và gốm xây dựng, cùng sản xuất mặt hàng vật liệu xây dựng. Nhưng việc bán vật liệu ít khi xảy ra, công ty chỉ bán khi có yêu cầu của tổng công ty . Khi xuất bán vật liệu phòng kinh doanh viết phiếu yêu cầu đưa lên giám đốc duyệt, sau đó chuyển xuống phòng kế toán viết hoá đơn GTGT và phiếu xuất kho. Ví dụ: Ngày 11/1/2003 công ty xuất vật liệu bán cho công ty gạch Thạch Bàn. Kế toán viết hoá đơn GTGT như sau: Biểu 20: Hoá đơn (gtgt) Liên 3 (Dùng để thanh toán) Ngày 11 tháng 1 năm 2003 No: 231 Đơn vị bán hàng: Công ty gạch granite Tiên Sơn Địa chỉ: Khu công nghiệp Tiên Sơn-Bắc Ninh Họ tên người mua: Hoàng Văn Hải Đơn vị: Công ty gạch Thạch Bàn Địa chỉ: Gia Lâm - Hà Nội Mã số: 10 00806127 --1 STT Tên hàng hoá Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 Đất sét Trúc Thôn Bột cao lanh xương Kg Kg 20.000 10.000 507 617 10.140.000 6.170.000 Cộng tiền hàng: 16.310.000 Thuế xuất GTGT: 10% Thuế GTGT: 1.631.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 17.941.000 Người mua Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Hoá đơn GTGT có đủ chữ ký, kế toán viết phiếu xuất kho: Biểu 21: phiếu xuất kho Ngày 11 tháng 1 năm 2003 Số chứng từ: 22 Người giao dịch: Anh Hải Đơn vị: Phòng kỹ thuật-công ty gạch Thạch Bàn Địa chỉ: Gia Lâm –Hà Nội STT Tên vật tư Mã vật tư Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 Đất sét Trúc Thôn Cao lanh xương NL1005 NL1001 Kg Kg 20.000 10.000 501 603 10.020.000 6.030.000 Cộng tiền hàng: 16.050.000 Người nhận Thủ kho Phụ tráchVT KTT Thủ trưởng đơn vị Kế toán hạch toán nghiệp vụ này như sau: Giá thực tế vật liệu xuất bán: Nợ TK 632: 16.050.000 Có TK 1521: 16.050.000 Doanh thu bán vật liệu: Nợ TK 131: 17.941.000 Có TK 511: 16.310.000 Có TK 3331: 1.631.000 Vật liệu xuất dùng cuối kỳ không sử dụng hết, theo quy định tại công ty, bộ phận sử dụng phải lập phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ. Phiếu này có thể lập cho một huặc nhiều loại vật tư. Sau đó phiếu được chuyển đến phòng kế toán, kế toán ghi giảm chi phí nguyên vật liệu ở bộ phận tương ứng. Nợ TK152 (chi tiết vật liệu) : Có TK 621: Đầu kỳ hạch toán kế toán ghi bút toán ngược lại với bút toán trên Phiếu báo vật liệu còn lại cuối kỳ có mẫu như sau: Biểu 22: phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ Ngày 31/1/2003 Bộ phận sử dụng: Phân xưởng sản xuất STT Tên vật tư Mã VT Đơn vị tính Số lượng Lý do sử dụng 1 Đát sét Trúc Thôn ..... NL1003 Kg 120300 VI. Kiểm kê nguyên vật liệu Định kỳ hai lần trong năm vào ngày 30/6 và 31/12 công ty tiến hành kiểm kê đồng thời tất cả các kho nguyên vật liệu nhằm phát hiện và xử lý chênh lệch giữa số tồn kho thực tế và số tồn kho ghi trên sổ sách. Trên thực tế công ty gạch granite Tiên Sơn, vì khâu nhập, xuất kho vật liệu được kiểm tra cẩn thận về quy cách, số lượng, chất lượng nên chưa có trường hợp vật liệu thừa thiếu khi kiểm kê. Nhưng để đảm bảo hạch toán chính xác vật liệu công ty vẫn tiến hành kiểm kê, kết quả kiểm kê ghi vào biên bản kiểm kê. Biểu 23: Biên bản kiểm kê nguyên vật liệu Ngày 31 tháng 12 năm 2002 Kho: Tất cả các kho Ban kiểm kê gồm: 1, Ông Nguyễn Xuân Trường-thủ kho 2, Ông Đào Xuân Thanh-thủ kho 3, Bà Lê Thị Thuỷ-Phòng kế hoạch STT Tên vật tư ĐVT Số lượng Chênh lệch Sổ sách Thực tế Sổ sách Thực tế 1 ... 7 ... Đât sét Trúc Thôn ... Cao lanh xương ... Kg Kg 113.000 97.800 113.000 97.800 Tất cả các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến vật liệu đều được ghi vào sổ nhật ký chung. Sổ nhật ký chung của công ty có mẫu như sau: Biểu 24: Sổ nhật ký chung Từ ngày 1/1/2003 đến ngày 31/3/2003 Chứng từ Diễn giải Phát sinh Nợ Phát sinh Có SH NT 03 02/01 Nhập vật liệu theo hoá đơn 05 ngày 2/1 TK1521: vật liệu chính TK1331: T. GTGT được khấu trừ TK331: phải trả người bán 1.109.362.500 109.613.468 1.218.975.968 ... ... ... 1289 7/1 Mua vật liệu HĐ 1289 (công ty KSYB) TK1521: vật liệu chính TK1331: T. GTGT được khấu trừ TK331: phải trả người bán 60.300.000 6.030.000 66.330.000 ... ... 15 8/1 Xuất vật liệu cho sản xuất TK6212: chi phí NVL (300x300) TK6213:chi phí NVL (400x400) TK1521: nguyên vật liệu chính 6.030.000 3.015.000 9.045.000 ... ... ... Cộng : 178.223.768.600 Công việc cuối cùng của kế toán tổng hợp sau mỗi nghiệp vụ nhập xuất kho vật liệu là ghi vào sổ cái TK152. Sổ cái TK 152 mở theo từng quý và được mở chi tiết cho từng tiểu khoản. Các sổ này được ghi theo các nghiệp vụ nhập xuất kho vật liệu trên sổ nhật ký chung. Các nghiệp vụ tăng giảm nguyên vật liệu trình bày trong phần hạch toán tổng hợp được vào sổ cái vật liệu như sau: Biểu 25: Sổ cái Từ 1/1/2003 đến ngày 31/3/2003 Tên tài khoản: Nguyên vật liệu Số hiệu: 152 Dư nợ đầu kỳ: 19.145.279.000 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Ngày Số Nợ Có ... 8/1 ... 8/1 ... 08 ... 15 ... Nhập cao lanh xương theo HĐ 1289 (7/1) ... Xuất vật liệu cho SX ... 331 621 60300000 ... 9045000 Phát sinh nợ: 34.890.567.000 Phát sinh có: 37.768.479.000 Dư nợ cuối kỳ: 16.267.367.000 Biểu 26: Sổ cái Từ ngày 1/1/2003 đến ngày 31/3/2003 Tên tài khoản: Nguyên vật liệu chính Số hiệu: 1521 Dư nợ đầu kỳ: 14.234.658.000 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Ngày Số Nợ Có ... 8/1 ... 08 ... nhập cao lanh xương theo HĐ 1289 ... 331 60.300.000 Phát sinh nợ: 16.476.038.000 Phát sinh có: 16.987.465.000 Dư nợ cuối kỳ: 13.723.231.000 Biểu 27: Sổ cái Từ ngày 1/1/2003 đến ngày 31/3/2003 Tên tài khoản: Vật liệu phụ Số hiệu: 1522 Dư nợ đầu kỳ: 1.594.437.700 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Ngày Số Nợ Có 01 ... 1/1 Nhập men màu Frit ... 331 5.492.500.000 ... Phát sinh nợ: 6.978.113.000 Phát sinh có: 5.142.169.000 Dư nợ cuối kỳ: 3.430.381.700 Quá trình hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công tygạch granite Tiên Sơn có thể khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ 11: Sơ đồ hạch toán nguyên vật liệu theo hình thức Nhật ký chung tại công ty gạch granite Tiên Sơn Bảng kê tổng hợp N_X_T Thẻ kho Báo cáo kế toán Bảng cân đối số phát sinh Sổ nhật ký chung Chứng từ gốc(hoá đơnGTGT biên bản kiểm nghiệm,phiếu yêu cầu cấp vật tư,phiếu nhập kho, phiếu xuất kho,…) Sổ cái TK152 Ghi chú: Ghi hàng ngày hay định kỳ: Ghi cuối tháng : Đối chiếu : Phần III: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hạch toán vật liệu và phương hướng nâng cao hiệu quả sử dụng vật liệu I. Đánh giá khái quát tình hình hạch toán nguyên vật liệu tại công ty gạch granite Tiên Sơn Được thành lập cách đây hai năm nhưng công ty gạch granite Tiên Sơn, trực thuộc tổng công ty thuỷ tinh và gốm xây dựng, đã có sự trưởng thành lớn mạnh về mọi mặt và đạt được rất nhiều thành tựu. Sản phẩm gạch ốp tường, gạch lát nền mang thương hiệu Viglacera đã có mặt trên thị trường cả nước và bắt đầu xuất khẩu ra thị trường thế giới. Một trong những nguyên nhân tạo nên sự thành công đó là công tác hạch toán kế toán tại công ty ngày càng được hoàn thiện mà trong đó phải kể đến là hạch toán nguyên vật liệu. Sau một thời gian thực tập tại phòng Tài chính _Kế toán của công ty gạch granite Tiên Sơn, đi sâu tìm hiểu về công tác hạch toán nguyên vật liệu tại công ty em nhận thấy công tác hạch toán kế toán nói chung, công tác hạch toán nguyên vật liệu nói riêng có những điểm nổi bật sau đây: 1. Ưu điểm Về công tác hạch toán nói chung: Công ty có đội ngũ kế toán giỏi về chuyên môn nghiệp vụ , sử dụng thành thạo phần mền kế toán , đảm bảo cho việc hạch toán đúng chế độ, cung cấp thông tin cho ban lãnh đạo và các phòng ban liên quan kịp thời, chính xác. Việc tổ chức hệ thống chứng từ , vận dụng hệ thống tài khoản đúng với chế độ, biểu mẫu do bộ tài chính ban hành; phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ; được xắp xếp phân loại phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh . Hình thức ghi sổ Nhật ký chung công ty áp dụng thuận tiện cho việc phân công lao động kế toán , phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và điều kiện áp dụng máy vi tính. Về hạch toán nguyên vật liệu : Hạch toán nguyên vật liệu tại công ty được tổ chức chặt chẽ, hiệu quả phù hợp với yêu cầu quản lý và chỉ đạo tập trung của công ty. - Việc thu mua nguyên vật liệu tại công ty đảm bảo về mặt số lượng, chất lượng, chủng loại, quy cách, các nguyên vật liệu chính của công ty được kiểm tra ngay tại khâu khai thác. Nguyên vật liệu tại công ty được sử dụng một cách hiệu quả ít xảy ra tình trạng lãng phí hay thiếu hụt nguyên vật liệu. - Hệ thống kho nguyên vật liệu được bố trí một cách khoa học, hợp lý, luôn được đầu tư nâng cao hệ thống thiết bị bảo quản , bảo vệ. Đội ngũ thủ kho là cán bộ có trình độ, kinh nghiệm. - Phân loại và tính giá nguyên vật liệu : Nguyên vật liệu tại công ty được phân loại theo công dụng của từng loại nguyên vật liệu một cách rõ ràng và được mã hoá tương ứng trên máy vi tính. Phương pháp tính giá nguyên vật liệu công ty áp dụng đảm bảo chính xác kịp thời. Giá vật liệu nhập kho được tính theo giá thực tế, mọi trường hợp nhập kho vật liệu được tính toán đầy đủ các yếu tố liên quan đến giá thực tế vật liệu nhập kho. Giá xuất kho vật liệu là giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ , tuy việc sử dụng phương pháp này sẽ làm khối lượng công tác kế toán tập trung vào cuối kỳ nhưng do được thực hiện trên máy nên đã khắc phục được nhược điểm này. - Hạch toán nguyên vật liệu : Công ty hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song đảm bảo thống nhất về phạm vi, phương pháp tính toán, số liệu, thuận tiện cho việc sử dụng kế toán máy. Công ty hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên đảm bảo cung cấp thông tin chính xác, kịp thời có thể xác định số lượng , giá trị nhập xuất tồn vật liệu ở bất kỳ thời điểm nào. Hầu hết các nghiệp vụ nhập xuất vật liệu được kế toán định khoản đầy đủ chính xác theo chế độ. Số liệu được ghi chép rõ ràng, trung thực, chính xác phản ánh đúng tình hình hiện có và tăng giảm vật liệu trong kỳ. Công việc đối chiếu giữ kế toán và thủ kho; giữa kế toán vật liệu và kế toán tổng hợp đảm bảo tính cân đối, chính xác về số lượng và giá trị nguyên vật liệu . 2. Nhược điểm Bên cạnh những ưu điểm nổi bật trên, do qui mô của công ty khá lớn và ngày càng được mở rộng nên nguyên vật liệu được công ty sử dụng ngày càng đa dạng phong phú về số lượng, chủng loại,... do đó hạch toán nguyên vật liệu tại công ty còn một số tồn tại cần tiếp tục được hoàn thiện: - TK152 được mở chi tiết chưa tương ứng với cách phân loại vật liệu - Vật liệu được phân loại chưa thống nhất trong toàn công ty - Việc ghi chép một số chứng từ, sổ kế toán của công ty chưa hợp lý: sổ nhật ký chung, giấy thanh toán tạm ứng, ... - Một số chứng từ thuận tiện cho công tác hạch toán, phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty nhưng chưa được sử dụng: các sổ nhật ký đặc biệt, phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức,.. Là một sinh viên thực tập tại công ty, em đưa ra một số kiến nghị sau mong góp phần hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại công ty. II. Một số kiến nghị nhằm Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại công ty gạch granite Tiên Sơn 1. Thống nhất việc phân loại vật liệu và sử dụng tài khoản hạch toán Hiện nay tại phòng kế toán_tài chính của công ty vật liệu được phân loại và mã hoá trên máy tính thành 6 nhóm như sau: Mã vật tư Tên vật tư NL Nhóm nguyên liệu chính ME Nhóm men MA Nhóm màu DG Nhóm nhiên liệu (gồm dầu và gas) VLP Nhóm vật liệu phụ PT Nhóm phụ tùng khác Trong khi đó TK152 lại được mở thành 6 tài khoản cấp nai như sau: TK1521: nguyên vật liệu chính (gồm các nguyên liệu dùng để làm xương như: bột cao lanh, đất sét,…) TK1522: Vật liệu phụ (gồm có nhóm men, nhóm màu) TK 1523: Nhiên liệu TK1524: Phụ tùng TK1526: Thiết bị xây dựng cơ bản TK1528: Vật liệu khác Theo đó sổ cái TK 152 được lập thành sáu sổ cái chi tiết: TK1521, TK1522, TK1523, TK1524, TK1526, TK1528. Trong khi đó bảng kê tổng hợp nhập xuất tồn lại được lập thành sáu nhóm như cách phân loại vật liệu (nhóm nguyên liệu chính, nhóm men, nhóm màu, nhóm nhiên liệu, nhóm vật liệu phụ, nhóm phụ tùng). Vì vậy rất khó để đối chiếu giữa bảng kê tổng hợp nhập xuất tồn với sổ cái TK 152 theo từng nhóm vật liệu. Theo em lên chi tiết TK152 như sau: TK1521: Nguyên liệu chính TK1522: Nhóm men TK1523: Nhóm màu TK1524: Nhóm nhiên liệu TK1525: Nhóm vật liệu phụ TK1528: Nhóm phụ tùng khác 2. Hoàn thiện việc ghi chép phiếu nhập kho: Vật liệu tại công ty gạch granite Tiên Sơn được nhập kho hoàn toàn là do mua ngoài, vì công ty là đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên giá thực tế vật liệu nhập kho là giá không có thuế GTGT. Hiện nay, phiếu nhập kho của công ty (biểu 09) ngoài dòng tổng cộng tiền hàng còn ghi cả dòng thuế suất thuế GTGT, số tiền thuế GTGT rồi tính ra tổng cộng số tiền phải thanh toán. Kế toán vật liệu theo dõi giá trị vật liệu nhập kho chỉ dựa vào số tiền chưa có thuế GTGT, không dựa vào số tổng cộng. Vì vậy theo em khi viết phiếu nhập kho nên bỏ dòng thuế GTGT đầu vào, vì thuế GTGT đầu vào đã được theo dõi trên bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ mua vào. Như vậy kế toán vật tư theo dõi giá trị nguyên vật liệu nhập kho cũng như việc lập các bảng kê vật liệu cuối kỳ sẽ thuận tiện hơn, tránh nhầm lẫm. Theo đó, phiếu nhập kho của công ty gạch granite Tiên Sơn nên có mẫu như sau: Biểu 28: phiếu nhập kho Ngày 08 tháng 1 năm 2003 Số chứng từ: 08 Liên 2 Người giao dịch: Anh Tuấn Địa chỉ: Phòng kế hoạch Diễn giải: Nhập vật tư theo hợp đồng số 1289 ngày 7 tháng 1 năm 2003 Nhập tại kho: K01 Dạng nhập : Phải trả người bán (331) STT Tên vật tư TK vật tư Mã vật tư Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Bột cao lanh xương 1521 NL1001 Kg 100.000 603 60.300.000 Tổng tiền hàng: 60.300.000 Viết bằng chữ: sáu mươi triệu ba trăm nghìn đồng chẵn 3. Lập phiếu xuất vật tư theo hạn mức Khi có nhu cầu xuất vật tư cho sản xuất các phân xưởng phải viết phiếu yêu cầu lĩnh vật tư. Phiếu yêu cầu được duyệt mang xuống phòng kế toán viết phiếu xuất kho. Như vậy phiếu xuất kho không được luân chuyên qua phòng kế hoạch (là phòng có nhiệm vụ lập kế hoạch và tổ chức cung ứng nguyên vật liệu ) hơn nữa nếu sự phê duyệt phiếu yêu cầu xuất vật tư chỉ mang tính hình thức thì dẫn đến sự rườm rà phức tạp không cần thiết, điều đó đôi khi có thể làm chậm tiến độ sản xuất. Để khắc phục điều này công ty có thể lập phiếu xuất vật tư theo hạn mức cho từng phân xưởng và theo đó các phân xưởng xuống lĩnh vật tư . Phiếu này do phòng kế hoạch lập và nên quy định rõ mỗi lần xuất vật tư không nên quá một số lượng nào đó, để tránh tình trạng tồn ở phân xưởng quá nhiều, điều khiện bảo quản tại phân xưởng không tốt sẽ làm vật liệu mất phẩm chất. Thực hiện tốt điều này còn nhằm giảm bớt thủ tục rườm rà là mỗi một lần cần vật tư các phân xưởng lại phải viết phiếu yêu cầu, xin duyệt, phòng kế toán viết phiếu xuất kho. Phương pháp ghi phiếu này như sau: Phiếu này có thể dùng cho một hay nhiều loại vật tư . Hạn mức được duyệt trong tháng là số lượng vật liệu được duyệt trên cơ sở khối lượng sản xuất sản phẩm trong tháng theo kế hoạch và định mức tiêu hao vật liệu cho mỗi đơn vị sản phẩm . Hạn mức vật liệu duyệt = Số lượng sản phẩm sản xuất theo kế hoạch x Định mức sử dụng vật liệu cho một đơn vị sản phẩm Số lượng thực xuất trong tháng do thủ kho ghi căn cứ vào hạn mức được duyệt theo yêu cầu sử dụng từng lần, số lượng thực xuất từng lần. Phiếu lập thành hai liên giao cả hai liên cho bộ phận sử dụng . Khi lĩnh lần đầu bộ phận sử dụng mang cả hai liên đến kho , người nhận vật tư giữ một liên , một liên giao cho thủ kho. Thủ kho ghi số lượng thực xuất và ngày xuất , người nhận vật tư ký vào hai liên. Lần lĩnh tiếp theo người nhận mang phiếu đến kho lĩnh vật tư không phải qua ký duyệt . Cuối tháng dù hạn mức còn hay hết, thủ kho thu cả hai phiếu , cộng số thực xuất trong tháng để ghi vào thẻ kho và ký tên vào phiếu xuất . Sau đó chuyển về phòng kế hoạch một liên, một liên còn lại gửu về phòng kế toán . Nếu chưa hết tháng mà định mức được duyệt đã hết (do vượt kế hoạch sản xuất, vượt định mức sử dụng vật tư ) đơn vị muốn lĩnh thêm phải viết giấy yêu cầu xuất vật tư và phải được duyệt. Phiếu này có mẫu như sau: Biểu 29: phiếu xuất vật tư theo hạn mức Ngày... tháng ... năm... Bộ phận sử dụng : Lý do xuất : Xuất tại kho: STT Tên vật tư Mã vật tư Đơn vị Hạn mức được duyệt Số lượng xuất Đơn giá Thành tiền Ngày ... Cộng Ngày ... tháng ...năm... Phụ trách bộ phận SD Phòng kế hoạch Thủ kho 4. Hoàn thiện việc ghi sổ nhật ký chung Công ty hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo hình thức Nhật ký chung, mỗi khi có nghiệp vụ nhập xuất kho vật liệu căn cứ vào các chứng từ liên quan kế toán ghi vào sổ Nhật ký chung. Sổ Nhật ký chung mà hiện nay công ty đang sử dụng có mẫu như biểu 21. Ta thấy, sổ Nhật ký chung đang sử dụng tại công ty không có cột số hiệu tài khoản mà số hiệu tài khoản được ghi trong phần diễn giải, điều này sẽ gây khó khăn và dễ nhầm lẫn khi xem sổ và lấy số liệu từ sổ ra. Nếu tách riêng cột số hiệu tài khoản ra thì sổ sẽ dễ theo dõi và thuận lợi hơn cho việc vào sổ cái. Công ty có thể áp dụng mẫu sổ Nhật ký chung sau: Biểu 30: Nhật ký chung Từ ngày 1/1/2003 đến ngày 31/3/2003 Mang sang: Chứng từ Diễn giải Số hiệu TK Số phát sinh Ngày Số Nợ Có Cộng mang sang: 5. Lập các sổ nhật ký đặc biệt Hiện nay công ty đang hạch toán theo hình thức Nhật ký chung nhưng không mở các sổ nhật ký đặc biệt. Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ đều được ghi vào sổ Nhật ký chung , trong khi số lượng các nghiệp vụ phát sinh tại công ty rất lớn. Để đơn giản và giảm bớt khối lượng ghi sổ cái công ty nên mở các sổ nhật ký đặc biệt trong đó có nhật ký mua hàng. Sổ nhật ký mua hàng dùng để ghi chép các nghiệp vụ mua hàng theo hình thức trả tiền sau (kể cả trường hợp ứng trước tiền hàng cho người bán). cuối kỳ từ sổ nhật ký mua hàng kế toán ghi vào sổ cái TK 152. Sổ nhật ký mua hàng có mẫu như sau: Biểu 31: Nhật ký mua hàng Năm 2003 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Tài khoản ghi nợ Phải trả người bán(ghi có) SH NT Hàng hoá Nguyên vật liệu Tài khoản khác Số hiệu Số tiền Số trang trước chuyển sang ... ... Cộng chuyển sang trang sau Ngày ...tháng...năm... Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị 6. Hoàn thiện hạch toán thuế GTGT Công ty là đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Mặt khác vật liệu mua vào của công ty có số lượng lớn, đa dạng, số lượng sản phẩm bán ra của công ty cũng rất nhiều , các đại lý của công ty có mặt trên cả nước. Hiện nay , công ty chưa có nhân viên kế toán thuế riêng. Để thuận tiện cho việc theo dõi công ty nên giao nhiệm vụ cho một kế toán thuế, ngoài thuế GTGT còn theo dõi các loại thuế khác. Cuối tháng nhân viên kế toán thuế lập hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ mua vào cùnh bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra lập tờ khai thuế GTGT đồng thời định khoản, ghi sổ các nghiệp vụ liên quan. 7. Hoàn thiện hạch toán hàng mua đang đi dường Việc mua nguyên vật liệu trong nền kinh tế thị trường nhìn chung là nhanh gọn và thông thoáng. Nhưng do công ty gạch granite Tiên Sơn phải nhập một số vật liệu ở các tỉnh xa như: Lào Cai, Yên Bái, ... và một số vật liệu phải nhập khẩu nên vẫn có trường hợp cuối tháng hoá đơn về nhưng hàng chưa về. Thực tế công ty thường không phản ánh nghiệp vụ này mà chờ khi nào hàng về mới ghi sổ. Vậy nên thông tin về hàng tồn kho của doanh nghiệp vào thời điểm cuối tháng sẽ không chính xác. Để hợp lý công ty nên đưa vào sử dụng tài khoản 151- Hàng mua đang đi đường để hạch toán vật liệu đang đi dường vào cuối tháng. Hạch toán tài khoản này như sau: Trong tháng, nếu hàng chưa về nhưng hoá đơn về thì kế toán lưu vào tệp hàng mua đang đi đường . Trong tháng nếu hàng về thì ghi sổ bình thường. Nếu cuối tháng hàng chưa về thì kế toán phản ánh như sau: - Nếu vật liệu mua trong nước Nợ TK 151: Trị giá hàng mua theo hoá đơn (không có thuế GTGT) Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111, 112, 141, 331,... - Nếu vật liệu nhập khẩu : Ghi nhận giá mua hàng nhập khẩu Nợ TK 151: Giá mua vật liệu đang đi đường cuối kỳ theo tỷ giá thực tế Có TK liên quan: theo tỷ giá thực tế Phản ánh số thuế nhập khẩu phải nộp Nợ TK 151 Có TK 333(3333- Thuế nhập khẩu): Số phải nộp Phản ánh số thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp Nợ TK 133 (1333- Thuế GTGT hàng nhập khẩu): Có TK 3331 ( 33312) : Sang tháng sau khi hàng về kế toán ghi sổ : Nợ TK152 (Chi tiết vật liệu): Giá thực tế vật liệu nhập kho Có TK 151: Giá thực tế vật liệu đi dường nhập kho III. Phương hướng nâng cao hiệu quả sử dụng vật liệu Nguyên vật liệu là yếu tố đầu vào rất quan trọng của quá trình sản xuất kinh doanh. Chính vì vậy quản lý và sử dụng có hiệu quả nguyên vật liệu là yếu tố quan trọng góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Hiện nay, việc xây dựng hệ thống danh điểm và đánh số danh điểm tại công ty chưa được hoàn thiện do công ty được thành lập chưa lâu.Hệ thống danh điểm nguyên vật liệu của công ty chưa thực sự rõ ràng hợp lý tương ứng với quy cách chủng loại nguyên vật liệu. Từ những vấn đề còn tồn tại ở trên, để tránh tình trạng nhầm lẫn trong quản lý và hạch toán nguyên vật liệu công ty cần nghiên cứu hoàn thiện hệ thống danh điểm nguyên vật liệu theo hướng đáp ứng các tiêu chí là: rõ ràng, chính xác tương xướng với quy cách chủng loại nguyên vật liệu. Muốn làm được điều này thì trước tiên doanh nghiệp phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu theo tiêu thức hợp lý. Trên cơ sở đó tiến hành mã hoá nguyên vật liệu. Cách mã hoá tốt nhất là kết hợp giữa hai phương pháp mã hoá gợi nhớ và mã hoá liên tiếp. Ví dụ như đối với nguyên vật liệu chính thì bắt đầu bằng NLC và thêm các số tự nhiên ở tiếp sau với từng danh điểm nguyên vật liệu chính. Xuất phát từ thực tế là công ty hoạt động sản xuất kinh doanh chưa lâu nên việc xây dựng định mức tồn kho tối đa và tối thiểu cho từng loại nguyên vật liệu chưa chính xác huặc có nhiều loại nguyên vật liệu chưa xây dựng định mức. Để quá trình sản xuất kinh doanh liên tục và sử dụng vốn tiết kiệm thì doanh nghiệp cần dự trữ nguyên vật liệu ở một mức độ hợp lý. Tránh để xảy ra hiện tượng dự trữ quá nhiều dẫn đến ứ đọng vốn huặc dữ trữ quá ít dẫn đến tình trạng thiếu nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất khi có sự khó khăn trong khâu thu mua nguyên vật liệu. Công ty nên đầu tư nghiên cứu để xây dựng được định mức dự trữ vật liệu phù hợp cho từng danh điểm vật liệu. Bởi có dự trữ phù hợp thì sản xuất kinh doanh mới hiệu quả. Định mức tồn kho nguyên vật liệu còn là cơ sở để xây dựng kế hoạch thu mua nguyên vật liệu và kế hoạch tài chính của doanh nghiệp. Việc xây dựng những kế hoạch này sẽ giúp công ty chủ động được vật liệu cho quá trình sản xuất và vấn đề tài chính cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Ví dụ như đối với hai loại nguyên vật liệu chính là bột cao lanh xương và đất sét trắng do nguồn cung cấp ổn định, ta có thể khai thác cùng một lúc từ nhiều nguồn khác nhau nên công ty không cần dự trữ nhiều. Công ty chỉ nên dữ trữ loại nguyên vật liệu này cho nhu cầu sản xuất khoảng từ 10 đến 15 ngày với khối lượng dữ trữ tối thiểu là 300 tấn, tối đa là 450 tấn. Nhưng đối với một số loại nguyên vật liệu phải nhập khẩu, có nguồn cung cấp không ổn định, có ít nguồn cung cấp thì ta phải dự trữ nhiều hơn để đảm bảo cho quá trình sản xuất luôn được liên tục mặc dù việc cung cấp gặp khó khăn. Ví dụ như men Frit F603 do phải nhâp khẩu từ nước ngoài, ta không chủ động được nguồn nhập do đó doanh nghiệp cần dự trữ cho nhu cầu sản xuất khoảng từ 30 đến 40 ngày với khối lượng dự trữ khoảng từ 10 đến 12 tấn. Dựa trên định mức đã xây dựng cho từng danh điểm nguyên vật liệu và dựa trên cơ sở dự báo về giá cả thi trường của các loại nguyên vật liệu đó ta xây dựng được kế hoạch tài chính cho việc thu mua nguyên vật liệu nói riêng và góp phần vào việc xây dựng kế hoạch tài chính của doanh nghiệp nói chung. Để sử dụng tốt nguyên vật liệu thì vấn đề dự trữ bảo quản cũng rất quan trọng. Muốn giảm thiểu tình trạng hao hụt, mất mát và đảm bảo nguyên vật liệu không bị giảm chất lượng trong quá trình bảo quản thì doanh nghiệp phải xây dựng hệ thống kho tàng, bến bãi đủ tiêu chuẩn kỹ thuật, bố trí nhân viên thủ kho có đủ phẩm chất đạo đức và trình độ chuyên môn để quản lý nguyên vật liệu tồn kho và thực hiện các nghiệp vụ nhập, xuất kho, tránh việc bố trí kiêm nhiệm chức năng thủ kho với tiếp liệu và kế toán vật tư. Doanh nghiệp cũng nên thường xuyên tổ chức các buổi tập huấn huặc khuyến khích nhân viên kế toán và thủ kho tự học những quy chế mới về hạch toán kế toán nói chung và về hạch toán nguyên vật liệu nói riêng góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vật liệu và luôn tuân thủ đúng chế độ do nhà nước ban hành. Công ty cần xây dựng kế hoạch sản xuất cho từng năm thật cụ thể và chi tiết để từ đó xây dựng kế hoạch thu mua cho từng chủng loại, danh điểm vật liệu. Kế hoạch này đặc biệt quan trọng đối với các loại nguyên vật liệu chính bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình sản xuất. Kết luận Qua thời gian thực tập tại công ty gạch granite Tiên Sơn đã giúp em tích luỹ được nhiều kinh nghiệm thực tế bổ ích về hạch toán kế toán, đặc biệt là về hạch toán nguyên vật liệu. Đồng thời em cũng nhận thấy vai trò quan trọng của nguyên vật liệu và hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất. Đó chính là lý do em chọn cho mình đề tài : Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại công ty gạch granite Tiên Sơn . Với những kiến thức và hiểu biết của bản thân và sự giúp đợ của các cán bộ trong phòng kế toán_tài chính em đã học hỏi và hiểu được phần nào về thực trạng hạch toán nguyên vật liệu tại công ty. Qua đó em nhận thấy công tác hạch toán nguyên vật liệu của công ty có những ưu điểm nổi bật, góp phần không nhỏ vào sự thành công của công ty, bên cạnh đó vẫn còn những thiếu sót cần được công ty xem xét, khắc phục sao cho hợp lý, đúng theo chế độ. Những kiến nghị em đưa ra là suy nghĩ của bản thân, với mong muốn góp phần vào việc hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại công ty. Tuy nhiên do những hạn chế của mình nên những kiến nghị đó có thể có những sai sót, không hợp lý. Em mong nhận được sự hướng dẫn, chỉ bảo của cô giáo hướng dẫn, của các thầy cô trong khoa và của các cán bộ trong phòng Kế toán_tài chính của công ty. Em xin chân thành cảm ơn cô giáo hướng dẫn, PGS - TS .Phạm Thị Gái, các thầy cô trong khoa kế toán và các cán bộ nơi thực tập đã hướng hẫn và giúp đỡ em hoàn thành luận văn này. Danh mục tài liệu tham khảo 1. Lý thuyết và thực hành kế toán tài chính. NXB Tài Chính 2002. Chủ biên: TS. Nguyễn Văn Công 2. Tạp chí kế toán : Năm 2002, 2003 3. Hệ thống kế toán doanh nghiệp. Vụ chế độ kế toán –Nhà xuất bản Tài chính 4. Giáo trình kế toán quản trị. NXB Tài chính Trường đại học kinh tế quốc dân 5. Tài liệu do công ty gạch granite Tiên Sơn cung cấpMục lục Trang ._.