Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Traphaco

ệp sản xuất phải được thực hiện tốt, có như vậy mới có thể cung cấp đầy đủ, kịp thời và chính xác thông tin cho việc quản lý nguyên vật liệu cho doanh nghiệp. Là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất thuốc và kinh doanh dược phẩm, Công ty cổ phần Traphaco ngoài mục đích tìm kiếm lợi nhuận còn nhằm chăm sóc sức khoẻ cho nhân dân, do đó việc hoàn thiện công tác quản lý cũng như công tác kế toán nguyên vật liệu được Công ty đặt lên hàng đầu, nhằm giúp Công ty nâng cao chất lượng, hạ giá thành sản phẩm ở mức hợp lý. Nhận thức rõ tầm quan trọng của kế toán nguyên vật liệu nên trong thời gian thực tập tại Công ty cổ phần Traphaco em đã đi sâu tìm hiểu công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty. Vì vậy, em lựa chọn đề tài: "Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Traphaco". Kết cấu của đề tài ngoài phần mở đầu và kết luận: 1. Tổng quan về Công ty cổ phần Traphaco 2. Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Traphaco 3. Một số nhận xét và kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Traphaco. Tuy nhiên, do hạn chế về thời gian và kinh nghiệm nên chuyên đề còn một số thiếu sót, em kính mong các thầy cô góp ý và sửa chữa để bài viết của em hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn TS. Nguyễn Thanh Quý đã hướng dẫn em hoàn thành đề tài này. Em xin chân thành cảm ơn! Chương 1 Tổng quan về Công ty cổ phần Traphaco 1. Quá trình hình thành và phát triển. Tên công ty: Công ty Cổ Phần TRAPHACO Trụ sở chính: 75 Yên Ninh- Quận Ba Đình - Hà Nội Quá trình hình thành và phát triển của Công ty cổ phần Traphaco được chia làm 3 giai đoạn như sau: 1.1- Giai đoạn 1 ( Từ 28/11/1972 đến tháng 6/1993). Tiền thân của Công ty cổ phần TRAPHACO là tổ sản xuất thuốc thuộc Ty Y tế Đường sắt, thành lập ngày 28/11/1972. Khi đó toàn bộ tổ chỉ có 15 cán bộ nhân viên (trong đó chỉ có 3 người có trình độ Đại học) với chức năng chủ yếu là pha chế thuốc theo đơn, phục vụ cho CBCNV Đường sắt. Những năm 80, qui mô sản xuất bắt đầu mở rộng, ngày 28/5/1981 tổ được nâng cấp thành xưởng sản xuất thuốc Đường sắt, tiếp tục phục vụ y tế Đường sắt. Tuy nhiên, do chịu ảnh hưởng nặng nề của nền kinh tế bao cấp nên sự phát triển và mở rộng của xưởng cũng hạn chế, sản phẩm chủ yếu của xưởng là các sản phẩm đông dược, bào chế theo phương pháp cổ truyền. 1.2- Giai đoạn 2 ( T ừ tháng 6/1993 đến hết tháng 9/1999). Tháng 6 năm 1993, do có sự chuyển đổi nền kinh tế nên xưởng đã được mở rộng và thành lập xí nghiệp sản xuất thuốc đường sắt với tên giao dịch là Traphaco. Xí nghiệp đã chủ động về vốn và chuyển sang kinh doanh đảm bảo có lãi, thực hiện theo nghị định 388/HĐBT của Hội đồng Bộ Trưởng với chức năng sản xuất thuốc và thu mua dược liệu. Tháng 5/1994 do cơ cấu tổ chức Sở y tế Đường sắt chuyển đổi thành Sở y tế Giao thông vận tải, xí nghiệp dược phẩm Đường sắt cũng được chuyển đổi thành Công ty Dược Traphaco. Năm 1997 theo quyết định số 535Q Đ/TCCB-LĐ của Bộ GTVT, Công ty Dược Traphaco đó đổi tên thành Công ty Dược và thiết bị vật tư y tế Traphaco. Giai đoạn này Công ty đã chính thức đi vào hoạt động sản xuất kinh doanh đảm bảo có lãi. Chính vì vậy thu nhập cũng như đời sống của CBCNV trong Công ty ngày càng được nâng cao. Tuy nhiên, lúc này hệ thống máy móc thiết bị của Công ty vẫn chưa được cải thiện nâng cấp, lao động theo phương pháp thủ công vẫn được sử dụng phổ biến. Thị trường tiêu thụ chủ yếu là thị trường nội địa, thị trường nước ngoài vẫn chưa được chú ý khai thác. Số lượng sản phẩm lưu hành của Công ty năm 1993 là 28 sản phẩm, năm 1999 số lượng CBCNV của Công ty là 320 người. 1.3- Giai đoạn 3 ( T ừ tháng 9 năm 1999 đến nay). Tháng 9/1999 nhận thức được tầm quan trọng và hiệu quả của việc cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước trong nền kinh tế thị trường, cũng như nhiều doanh nghiệp khác, Công ty đã tiến hành cổ phần hóa thành Công ty cổ phần Dược và thiết bị vật tư y tế Traphaco với vốn điều lệ là 9,9 tỷ VNĐ trong đó 45% là vốn Nhà Nước, 55% bán cho các cổ đông theo QĐ số 2566/1999 của Bộ GTVT. Thời kỳ này Công ty đã có những thay đổi mạnh bạo về mặt chiến lược, với những hướng phát triển chủ yếu tập trung vào nhóm y học cổ truyền. Đây thực sự là một bước chuyển đổi lớn về mọi mặt của Công ty, đánh dấu hiệu quả của việc cổ phần hóa. Tháng 7/2001 Công ty đã đổi tên thành Công ty cổ phần Traphaco. Việc đổi tên thành Công ty cổ phần Traphaco có nhiều ý nghĩa rất lớn đối với Công ty và phù hợp với xu hướng hội nhập hiện nay. Có thể nói rằng qua hơn 30 năm tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, Công ty cổ phần Traphaco đã có nhiều biến đổi cả về tên tuổi, quy mô lẫn hình thức hoạt động. Trong 10 năm gần đây Traphaco luôn giữ mức tăng trưởng đều đặn . Cụ thể: Doanh thu bình quân hàng năm tăng 47,68% Nộp Ngân sách Nhà Nước hàng năm tăng 59,8% Thu nhập hàng năm của CBCNV tăng 26.5% Vốn bình quân tăng 89% mỗi năm. Đầu tư trên 5% cho nghiên cứu khoa học kỹ thuật. Những thành tựu, kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty được thể hiện rõ hơn qua bảng sau: ĐVT: Triệu đồng Chỉ tiêu 2002 2003 2004 2005 2006 2007 1. Tổng DT 44.883 55.940 78.191 141.047 189.861 240.285 2.DT thuần 42.098 54.982 77.294 139.800 187.309 232.267 3.LN trước thuế 11.898 13.078 16.353 20.230 23.362 29.658 4.Nộp NSNN 3.130 4.395 5.521 6.479 8.395 11.694 5. LN sau thuế 8.7628 8.683 10.832 13.751 14.967 17.964 6.Tổng nguồn vốn CSH 21.158 29.365 36.257 48.253 53.664 56.238 7. Tổng tài sản 68.242 77.265 85.557 92.564 98.268 103.568 8. Thu nhập bình quân/người/tháng 2.1 2.2 2.4 2.5 2.8 2.9 (Trích tài liệu phòng Kế Toán Công ty cổ phần Traphaco) Bảng 1: Một số chỉ tiêu về kết quả kinh doanh của Công ty trong những năm vừa qua. 2.1. Đặc điểm sản xuất * Đặc điểm ngành nghề kinh doanh - Sản xuất kinh doanh dược phẩm hóa chất, vật tư và thiết bị y tế. - Thu mua, chế biến Dược liệu. - Tư vấn sản xuất, dịch vụ khoa học kỹ thuật, chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực y dược. - Kinh doanh xuất nhập khẩu. * Sản phẩm kinh doanh Cho đến nay, Công ty sản xuất được trờn 200 loại sản phẩm để chữa nhiều căn bệnh cho con người như thuốc an thần, thuốc bảo vệ gan, lợi mật và bài sỏi, thuốc chống dị ứng, thuốc chống ung thư và tăng cường miễn dịch, thuốc dùng cho mắt, thuốc dùng ngoài da, thuốc đường hô hấp, thuốc thần kinh… Trong đó với các sản phẩm chủ yếu như: Hoạt huyết dưỡng não, Hà thủ ô, nhân sâm tam thất… Do hoạt động trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh Dược phẩm, chăm sóc chữa bệnh cho con người, loại hàng hóa đặc biệt có hàm lượng kỹ thuật cao, ảnh hưởng của xã hội rộng lớn đòi hỏi không chỉ tri thức đa ngành mà còn đòi hỏi cả tính nhân đạo sâu sắc. Nhận thức được điều này Công ty cổ phần Traphaco đã không ngừng cố gắng nghiên cứu nguồn Dược liệu có nguồn gốc thiên nhiên, sạch, an toàn để sản xuất ra nhiều loại sản phẩm chữa được nhiều bệnh cho người dân. Từ những nguồn tài nguyên kinh điển được trồng và sử dụng kinh nghiệm như chè dây, Atiso, Hà thủ ô, thậm chí là tỏi, nghệ, gừng, cho đến Bạch quả, Đan sâm Traphaco đã áp dụng công nghệ chiết xuất, bào chế thành những sản phẩm hết sức gần gũi như Boganic, hoạt huyết dưỡng não , đan sâm tam thất. Từ kinh nghiệm uống là chè dây để chữa đau bụng, ợ chua của đồng bào dân tộc, các nhà khoa học Việt Nam đó nghiên cứu trong 10 năm để đưa ra chế phẩm viên nang như Ampelop điều trị bệnh viêm loét tá tràng. Một công trình điển hình được nghiên cứu thành công sau 20 năm là Cadef sự kết hợp rất nhiều các dược liệu ( nhân sâm, tam thất, dừa cạn, tỏi, mầm thóc, men bia…) sử dụng trong ngăn ngừa và điều trị bệnh ung thư, tăng cường khả năng miễn dịch cho cơ thể đó được chứng minh trên lâm sàng, mở ra một niềm hy vọng đối với những người không may mắc phải căn bệnh hiểm nghèo này. Chính những nỗ lực không ngừng mệt mỏi, với phương châm “thỏa mãn khách hàng là mục tiêu mà chúng tôi luôn hướng tới” đó làm cho sản phẩm của Traphaco luôn được người dân tin cậy. 2.2. Thị trường tiêu thụ Với sự phát triển ngày càng lớn mạnh của Công ty, mạng lưới khách hàng của Traphaco ngày càng mở rộng. Sản phẩm của Traphaco đã có mặt trên 64 tỉnh thành cả nước. Traphaco đã xây dựng được các mối quan hệ với những khách hàng như: Công ty Dược phẩm, dược liệu Nghệ An, Công ty Dược và thiết bị vật tư y tế Hà Tĩnh, Xí nghiệp Dược phẩm TW1, Xí nghiệp Dược phẩm TW2, Công ty Dược Lào Cai…khi thị trường trong nước đã bắt đầu ổn định, thương hiệu Traphaco đã được nhiều người tin dùng thì con đường trước mắt của Công ty là tiến đến thị trường Quốc tế. Trong thời gian vừa qua Công ty cổ phần Traphaco đã có nhiều hoạt động tích cực để tìm thị trường mới, đối tác mới trên Thế Giới và quảng cáo sản phẩm của mình như tham gia Hội chợ Myanma, Nga, Ucraina. Đối với thị trường khó tính như Hàn Quốc, Indonexia, Nam phi…Traphaco cũng đã có những bước thâm nhập ban đầu khi chủ động liên hệ và gửi hàng mẫu, hồ sơ sản phẩm đến các đối tác ở đây. Tuy nhiên, hiện nay trên thị trường trong và ngoài nước đang có rất nhiều đối thủ cạnh tranh, sản phẩm sản xuất ra có các chức năng tương đối với các sản phẩm của Traphaco. Chính vì vậy để luôn giữ được lòng tin của khách hàng cũng như giữ được thị trường nội địa và ngày càng mở rộng thị trường Thế Giới đòi hỏi Công ty cần phải luôn luôn phấn đấu nỗ lực không ngừng để có thể nghiên cứu và sản xuất ra các loại sản phẩm đáp ứng kịp thời nhu cầu, thị hiếu của người tiêu dùng, từng bước xây dựng cho mình được chỗ đứng vững chắc trong các thị trường này. Với những thành tựu đã đạt được, Công ty Cổ phần Traphaco luôn nhận được sự đánh giá cao của khách hàng cũng như các cơ quan quản lý. Nhìn vào bảng thành tích của Công ty mới thấy hết được những nỗ lực mà Công ty đã đạt được trong hơn 30 năm qua: - Liên tục 7 năm liền đạt danh hiệu “ Hàng Việt Nam chất lượng cao” do người tiêu dùng bình chọn (từ năm 1998 đến năm 2006). Từ năm 1999 đến 2001 được Thủ Tướng chính phủ nước CHXHCN Việt Nam tặng thưởng huân chương lao động hạng 3. Đặc biệt vào ngày 1/9/2006 Công ty cổ phần Traphaco là Công ty Dược phẩm duy nhất nhận giải thưởng cao quý này. - Công ty cổ phần Traphaco là doanh nghiệp đầu tiên của Miền Bắc đạt tiêu chuẩn GMP ASEAN. Ngoài ra Traphaco còn nhận được nhiều bằng khen và phần thưởng cao quý khác. 2.3. Đặc điểm dây chuyền công nghệ, máy móc thiết bị Quy trình công nghệ sản xuất của Công ty là quy trình sản xuất giản đơn, diễn ra một cách khép kín từ khâu đầu đến khâu cuối cùng sản xuất ra sản phẩm hoàn thành. Do thuốc là sản phẩm đặc biệt, quy trình công đoạn chế biến phải đảm bảo khép kín vô trùng. Chất lượng các loại sản phẩm thuốc phụ thuộc khá nhiều vào chất lượng của nguyên vật liệu. Sản phẩm thuốc tuy nhỏ bé có thể tính đến mg hoặc ml nhưng có giá trị lớn nên phải đảm bảo tiêu chuẩn của Dược điển Việt Nam và phải được tổ chức sản xuất trên dây chuyền đồng bộ khép kín. Quy trình công nghệ có thể chia thành 3 giai đoạn: + Giai đoạn chuẩn bị sản xuất: Căn cứ vào lệnh sản xuất mà tổ trưởng tổ pha chế sẽ có nhiệm vụ chuẩn bị đầy đủ các thủ tục như: viết phiếu lĩnh vật tư, vào kho lĩnh vật tư (phải cân đong, đo, đếm thật chính xác) có giám sát của kỹ thuật viên nằm tại xưởng sản xuất, các nguyên vật liệu đưa vào đều phải đạt tiêu chuẩn chất lượng. + Giai đoạn sản xuất: tổ trưởng tổ sản xuất, kỹ thuật viên phải trực tiếp giám sát công việc pha chế đầu tiên mà công nhân bắt đầu làm, cần thiết có thể chia thành các mẻ nhỏ sau cùng phải trộn đều theo lô. Tất cả các công việc này đều được Phòng kỹ thuật quản lý có hồ sơ lô. + Giai đoạn kiểm nghiệm, nhập kho thành phẩm: khi chuyển về tổ đóng gói, kỹ thuật viên bắt đầu kiểm nghiệm thành phẩm đạt tiêu chuẩn kỹ thuật và phải có phiếu kiểm nghiệm sau đó mới tiến hành công việc đóng gói và nhập kho. Do tính đặc thù riêng của sản xuất dược phẩm, mỗi loại sản phẩm đòi hỏi kỹ thuật sản xuất về công thức chế phối nguyên vật liệu riêng, chất lượng sản phẩm phụ thuộc vào chất lượng nguyên vật liệu và kỹ thuật sản xuất. Có thể khái quát quy trình công nghệ chung sản xuất sản phẩm như sau: Lệnh sản xuất Xuất nguyên phụ liệu Sản xuất pha chế Đóng gói Nhập kho Đã qua kiểm tra đạt tiêu chuẩn Kiểm soát, kiểm nghiệm bán thành phẩm, giám sát thực hiện qui trình kỹ thuật Kiểm nghiệm thành phẩm Sơ đồ 2: Sơ đồ quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm 2.4. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty được thực hiện theo phương pháp ra quyết định từ trên xuống dưới, tổ chức quản lý theo một cấp, chức năng cao nhất là Đại hội đồng cổ đông, rồi đến hội đồng quản trị, ban kiểm soát, sau đó là ban Giám đốc chịu trách nhiệm điều hành những công việc chính của Công ty. Ngoài ra còn có các phòng ban chịu trách nhiệm tham mưu và giúp việc cho ban Giám đốc trong việc ra quyết định quản lý. Có thể khái quát bộ máy quản lý của Công ty theo sơ đồ sau : Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức quản lý chung của Công ty. Phòng tổ chức hành chính Phân xưởng Tây Y Phòng kinh doanh Phân xưởng viên nén Ban kiểm soát ĐH đồng cổ đông Hội đồng QT Ban Giám Đốc Phòng tài vụ Phòng nghiên cứu và phát triển Phòng đảm bảo chất lượng Phòng kiểm tra chất lượng Phòng kế hoạch Phân xưởng thuốc ống Phân xưởng thuốc mỡ Phân xưởng thuốc bột Phân xưởng sơ chế Phân xưởng thực nghiệm Phân xưởng viên hoàn Chức năng cụ thể của các phòng ban như sau: ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG: là cơ quan quyết định cao nhất của Công ty, bao gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết. HÔỊ ĐỒNG QUẢN TRỊ: là cơ quan quản lý của công ty, có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định những vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. Hội đồng quản trị gồm 5 thành viên: BAN GIáM ĐỐC: + Giám đốc là người điều hành hoạt động hàng ngày của Công ty và chịu trách nhiệm trước HĐQT về quyền thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao. + Ba phó Giám đốc: 1- Phó Giám đốc sản xuất: là người có quyền chỉ đạo kiểm tra các phân xưởng sản xuất theo đúng quy trình công nghệ sản xuất, đảm bảo cả chất lượng lẫn số lượng cho hệ thống bán hàng và phải chịu trách nhiệm trước Giám đốc và sản phẩm sản xuất ra. 2- Phó Giám đốc Tổ chức hành chính: Là người có quyền chỉ đạo, hướng dẫn, theo dõi về mặt hoạt động nhân sự, giải quyết về các vấn đề chính sách, chế độ CBCNV làm công tác hành chính của Công ty và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về nhân sự. 3- Phó Giám đốc kinh doanh: là người có quyền lên kế hoạch tiếp thị tiêu thụ sản phẩm của Công ty và sản phẩm của hãng mà Công ty làm đại lý phân phối và chịu trách nhiệm trước giám đốc và kết quả kinh doanh của Công ty. Ban kiểm soát: do HĐQT bầu ra có nhiệm vụ kiểm tra, giám sát tính hợp pháp, chính xác và trung thực trong quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh trong ghi chép Kế toán, Báo cóa tài chính và việc chấp nhận điều lệ của công ty, nghị quyết, nghị định của HĐQT. Trong ban kiểm soát phải có ít nhất một kiểm toán viên có trình độ chuyên môn về Kế toán. Công ty Traphaco có 7 phòng ban, cụ thể: Phòng tổ chức hành chính: làm nhiệm vụ quản lý hành chính, quản lý nhân sự và các công việc có liên quan đến nhân sự. + Phòng tài vụ: Có chức năng hạch toán kế toán, tham mưu cho Giám đốc về lĩnh vực quản lý tài chính, kế hoạch vay vốn Ngân hàng nhằm đảm bảo cân đối tài chính phục vụ cho việc kiểm tra sử dụng, bảo quản các loại vật tư, tiền vốn, phát hiện và ngăn chặn các hành động tham ô, lãng phí, vi phạm các chính sách, chế độ tài chính của Nhà nước. Cung cấp các số liệu, tài liệu cho việc điều hành sản xuất kinh doanh, kiểm tra và phân tích các hoạt động kinh tế phục vụ cho việc lập và theo dõi thực hiện kế hoạch phục vụ cho công tác thống kê và thông tin kinh tế. Giúp cho Giám đốc thấy rõ được mọi hoạt động kinh tế của công ty. + Phòng kế hoạch cung tiêu: đảm bảo kế hoạch sản xuất sản phẩm, kế hoạch đầu ra của sản phẩm trong doanh nghiệp, lên kế hoạch bao tiêu sản phẩm của Công ty. + Phòng đảm bảo chất lượng: giám sát phân xưởng thực hiện theo đúng quy trình kỹ thuật để sản phẩm đạt yêu cầu về chất lượng và sản phẩm theo đóng tiêu chuẩn GMP ASEAN. Xem xét các sai lệch sự cố kỹ thuật, các điểm không phù hợp về chất lượng, đề xuất các biện pháp xử lý, giám sát sử dụng vật tư, lao động để xác định vật tư, định mức lao động. + Phòng kiểm tra chất lượng: kiểm tra chất lượng thuốc, kiểm tra nguyên vật liệu đầu vào và đảm bảo không có thuốc kém chất lượng trước khi đưa ra thị trường. + Phòng nghiên cứu và phát triển: có nhiệm vụ tìm hiểu thị trường, xây dựng và thử nghiệm sản phẩm mới cho các phân xưởng. + Phòng kinh doanh: Có nhiệm vụ cung ứng vật tư, nguyên vật liệu cho sản xuất, bảo đảm về mặt số lượng, chất lượng, chủng loại với giá cả hợp lý. Tổ chức công tác bốc dỡ trong nội bộ Công ty, quản lý kho vật tư, thành phẩm. Thực hiện chức năng xuất nhập khẩu trực tiếp các loại vật tư, thành phẩm. Tổ chức bán hàng tại Công ty, lập các cửa hàng giới thiệu sản phẩm. Để sản xuất ra các sản phẩm Công ty cổ phần Traphaco sử dụng 8 phân xưởng sản xuất chính bao gồm: Phân xưởng viên nén, phân xưởng viên hoàn, phân xưởng thực nghiệm, phân xưởng sơ chế, phân xưởng thuốc bột, phân xưởng thuốc mỡ, phân xưởng thuốc ống, phân xưởng tây y. Các phân xưởng này có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, trong đó mỗi phân xưởng lại có các chức năng nhiệm vụ riêng biệt. 3. Đặc điểm tổ chức kế toán và công tác kế toán của Công ty cổ phần Traphaco I- Đặc điểm về tổ chức bộ máy kế toán Công ty cổ phần Traphaco là đơn vị có quy mô lớn, địa bàn hoạt động mặc dầu phân tán nhưng do đã được trang bị và sử dụng các phương tiện kỹ thuật hiện đại cho tổ chức công tác kế toán nên để đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất kế toán của đơn vị, dễ phân công công việc kế toán, thuận lợi cho cơ giới hóa công tác kế toán Công ty đã áp dụng hình thức kế toán tập trung. Theo hình thức này thì tại các địa bàn xung quanh Hà Nội xí nghiệp Dược phẩm Hoàng Việt, xí nghiệp Đông Dược Văn Lâm, các cửa hàng bán lẻ…có bố trí các nhân viên kinh tế làm nhiệm hướng dẫn hạch toán ban đầu, thu nhận và kiểm tra chứng từ ban đầu để định ký chuyển về phòng kế toán trung tâm tại trụ sở chính là 75 Yên Ninh – Ba Đình – Hà Nội. Toàn bộ Công ty có 18 nhân viên kế toán, mỗi người thực hiện các chức năng nhiệm vụ khác nhau, cụ thể là : * 1 kế toán trưởng : Ở Công ty cổ phần Traphaco, kế toán trưởng kiêm phó Chủ tịch HĐQT, có nhiệm vụ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty, đảm bảo tổ chức bộ máy gọn, nhẹ, hoạt động có hiệu quả. Kế toán trưởng có nhiệm vụ hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra các công việc do nhân viên kế toán thực hiện đồng thời chịu trách nhiệm trước giám đốc và nhà nước về thông tin kế toán cung cấp. * 2 kế toán tổng hợp : Ở Công ty, kế toán tổng hợp kiêm phó phòng, có nhiệm vụ tổng hợp, tính giá thành sản xuất, lập báo cáo tài chính hàng tháng, quý, năm, theo dõi kiểm tra đối chiếu công nợ đối với từng bộ phận, ký nộp vật tư, tài sản, hàng khai thác, kiểm tra việc hạch toán kết quả kinh doanh hàng khai thác và trong nội bộ Công ty. * 1 kế toán tiền mặt : Có nhiệm vụ kiểm tra và làm thủ tục thanh toán đóng chế độ tài chính, kiểm kê quỹ theo định kỳ, lưu giữ và quản lý chứng từ gốc, cập nhật thông tin về thu chi tiền mặt, vào máy vi tính chứng từ tiền mặt. * 1 kế toán tiền gửi : Có nhiệm vụ theo dõi tiền gửi tại ngân hàng, kiểm tra làm thủ tục theo chế độ tài chính và quy định của các ngân hàng, giao dịch với các ngân hàng ( kể cả vay ngắn hạn ) theo dõi khế ước vay và thời gian trả nợ, lưu giữ quản lý chứng từ gốc, cập nhật thông tin về tiền gửi vào chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính của văn Phòng. * 4 kế toán công nợ : Có nhiệm vụ mở sổ theo dõi từng khách hàng mua và bán, quản lý chứng từ, hồ sơ liên quan đến công nợ khách hàng, kiểm tra xác nhận về tiền thanh toán cho khách hàng khi có yêu cầu, thực hiện đầy đủ báo cáo theo đóng chế độ, giải trình bằng sổ và chứng từ có liên quan khi có yêu cầu kiểm tra về công nợ và thanh quyết toán công nợ, định kỳ lập bảng đối chiếu công nợ với khách hàng. Cập nhật thông tin về công nợ vào chương trình phần mềm kế toán trên hệ thống máy vi tính của văn phòng. * 1 kế toán vật tư kiêm tài sản cố định : Có nhiệm vụ theo dõi TSCĐ và công cụ, dụng cụ đang sử dụng ở các bộ phận trong doanh nghiệp, tính trị giá vốn vật liệu xuất kho, mở sổ sách, lập thẻ tài sản cố định theo dõi từng nhóm danh mục TSCĐ của Công ty, trích lập khấu hao TSCĐ, đánh giá lại TSCĐ theo định kỳ và yêu cầu đột xuất của cấp trên, cập nhật thông tin về tình hình nhập, xuất vật tư, tình hình quản lý TSCĐ chương trình phần mềm kế toán trên hệ thống máy vi tính của phòng. * 6 kế toán bán hàng : Kiểm tra, định khoản và lưu giữ các chứng từ gốc có liên quan đến nghiệp vụ bán hàng, cập nhật thông tin về tiêu thụ sản phẩm vào phần mềm kế toán trên hệ thống máy vi tính của phòng. * 1 kế toán tiền lương : Hàng tháng, căn cứ vào kết quả hoạt động của các bộ phận, phòng ban, phân xưởng và đơn giá tiền lương, hệ số cấp bậc của từng người lao động để tính thu nhập cho từng người. Tính tổng tiền lương, các khoản thu nhập khác của cán bộ công nhân viên và phân bổ cho các đối tượng sử dụng. Tính và trích các khoản phải nộp theo lương. Lập bảng thanh toán tiền lương cho từng bộ phận, phòng ban, phân xưởng trong Công ty. * 1 thủ quỹ : Có nhiệm vụ kiểm tra chứng từ thu chi tiền mặt theo đóng quy định, thu chi tiền mặt (kể cả ngoại tệ) theo đóng phiếu thu, phiếu chi, đóng người nộp và người nhận tiền,cập nhật sổ quỹ, lập báo cáo quỹ hàng ngày, kiểm quỹ định kỳ và đột xuất (nếu có lệnh), lập biên bản kiểm quỹ có chứng kiến của các thành phần theo quy định. Có thể khái quát sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty như sau: Sơ đồ 3: sơ đồ bộ máy Kế toán của Công ty kế toán trưởng kế toán tổng hợp kế toán tiền mặt kế toán tiền gửi kế toán công nợ kế toán tiền lương kế toán vật tư kiêm TSCĐ kế toán bán hàng Thủ quỹ Nhân viên kiểm kê ở các đơn vị trực thuộc 3.1. Hệ thống tài khoản sử dụng Hiện nay, Công ty áp dụng chế độ Kế toán 1441/ TC/QĐ-CĐKT do Bộ tài chính ban hành. Công ty cổ phần Traphaco là doanh nghiệp thực hiện toàn bộ từ khâu sản xuất đến khâu tiêu thụ cuối cùng nên hệ thống tài khoản của công ty khá lớn. Công ty đăng ký sử dụng hầu hết các tài khoản do bộ tài chính ban hành. Bên cạnh đó một số tài khoản được mở chi tiết cho phù hợp với nội dung kinh tế của từng phần hành trong Công ty. 3.2. Hệ thống chứng từ Kế toán Hiện nay, Công ty sử dụng hầu hết các chứng từ trong hệ thống chứng từ Kế toán do Bộ tài chính ban hành, cụ thể chia thành 5 loại chứng từ như sau: Loại 1: chứng từ về lao động, tiền lương. Loại 2: chứng từ về hàng tồn kho. Loại 3: chứng từ về bán hàng. Loại 4: chứng từ về tiền tệ. Loại 5: chứng từ về tài sản cố định. 3.3. Hệ thống sổ sách kế toán trong Công ty Xuất phát từ đặc điểm cụ thể của Công ty về cơ cấu tổ chức bộ máy Kế toán, trình độ của nhân viên kế toán, phòng kế toán của Công ty đá quyết định lựa chọn hình thức Nhật ký chung. Hệ thống sổ sách của Công ty bao gồm: * Sổ Nhật ký chung: Sổ nhật ký chung là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo trình tự thời gian, bên cạnh đó việc phản ánh theo quan hệ đối ứng tài khoản (định khoản kế toán) để phục vụ ghi sổ cái. * Sổ cái: Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp, dựng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong niên độ kế toán theo tài khoản kế toán được qui định trong hệ thống tài khoản kế toán áp dụng trong doanh nghiệp. Mỗi tài khoản được mở một hoặc một số trang liên tiếp trên Sổ cái đủ để ghi chép trong một niên độ kế toán. * Các sổ, thẻ kế toán chi tiết: Các sổ, thẻ kế toán chi tiết dùng để ghi chép chi tiết các đối tượng nhằm phục vụ yêu cầu tính toán một số chỉ tiêu, tổng hợp, phân tích và kiểm tra các thông tin mà kế toán tổng hợp không thể đáp ứng được. Có thể khái quát trình tự vào sổ theo hình thức Nhật ký chung của Công ty như sau: Chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại Chứng từ mã hoá nhập dữ liệu vào máy Nhật ký chung Bảng cân đối số phát sinh Sổ chi tiết Sổ cái tài khoản Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chú: Hạch toán hàng ngày Hạch toán cuối kỳ Đối chiếu Sơ đồ 4: sơ đồ hình thức nhật ký chung PHẦN II Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Traphaco 2.1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Traphaco Công ty cổ phần Traphaco là một doanh nghiệp trực thuộc Bộ GTVT, hoạt động trong lĩnh vực sản xuất thuốc và kinh doanh dược phẩm nhằm chăm sóc sức khoẻ cho con người. Hiện nay, Công ty có một số lượng sản phẩm rất phong phú và đa dạng với hơn 200 loại sản phẩm. Mỗi sản phẩm của Công ty được tạo ra từ rất nhiều dược liệu khác nhau và đều phải đảm bảo quá trình sản xuất khép kín, vô trùng, các dược liệu đều trải qua quá trình kiểm nghiệm rất chặt chẽ. Xét về mặt chi phí để sản xuất ra các loại sản phẩm thì chi phí về nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn nhất (gần 80% tổng chi phí sản xuất sản phẩm). Trong tháng, Công ty sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau với khối lượng lớn nên một sự thay đổi dù rất nhỏ của nguyên vật liệu cũng làm cho giá thành của sản phẩm thay đổi. Xuất phát từ các đặc điểm trên nên việc tổ chức theo dõi nguyên vật liệu được Công ty chú trọng. Tại công ty hiện nay có hơn 2000 loại nguyên vật liệu khác nhau, và nguồn cung cấp nguyên vật liệu này chủ yếu là do mua ngoài. Nguyên vật liệu tại Công ty không chỉ đa dạng về số lượng, chủng loại mà còn có giá trị, thời hạn sử dụng, yêu cầu bảo quản khác nhau. Từ những loại nguyên vật liệu rẻ tiền rất gần gũi với đời sống hằng ngày như: Cỏ ngọt, lá sen, tỏi, nghệ,… đến những loại nguyên vật liệu đắt tiền quý hiếm đều được Công ty thu mua, nghiên cứu tạo ra các loại thuốc chữa bệnh. Mỗi sản phẩm do Công ty sản xuất nguyên vật liệu đều phải đảm bảo một số tiêu chuẩn nghiêm ngặt do Công ty đặt ra. Từ những đặc điểm trên nên việc quản lý nguyên vật liệu tại Công ty rất được chú trọng, các khâu thu mua, bảo quản, sử dụng, dự trữ đều được Công ty tổ chức chặt chẽ. * Trong khâu thu mua: Tại Công ty khâu thu mua được tổ chức khá chặt chẽ. Sau khi nghiên cứu thị trường và kế hoạch sản xuất của Công ty, phòng Kinh doanh sẽ lên kế hoạch thu mua nguyên vật liệu, cụ thể như sau: Đối với nguyên vật liệu không có trong nước phải nhập khẩu từ nước ngoài như: Vitamin C, Aspiril,… Công ty lên kế hoạch nhập khẩu từ tháng trước. Còn với nguyên vật liệu trong nước sản xuất Công ty thường ký hợp đồng đặt mua lâu dài từ đó có thể ổn định nguồn thu mua về giá cả, số lượng giúp cho việc sản xuất được ổn định. Với những loại nguyên vật liệu mang tính thời vụ giá cả không ổn định như: Tỏi, nghệ, chè dây,… Công ty có kế hoạch thu mua đúng thời vụ để đảm bảo mua rẻ, đủ số lượng sản xuất trong thời kỳ khan hiếm nhằm đảm bảo quá trình sản xuất được tiến hành liên tục, tiết kiệm được giá thành sản phẩm. * Trong khâu bảo quản: ở khâu bảo quản nguyên vật liệu tại Công ty cũng gặp nhiều khó khăn. Do nguyên vật liệu tại Công ty đa dạng với tính chất vật lý, hoá học rất khác nhau nên đòi hỏi việc bảo quản cũng khác nhau. Như bột ampixilin, bột B6, bột vitamin C,… là những dược liệu khó bảo quản, vì trong môi trường không khí không đảm bảo, thời gian dự trữ quá quy định thì các loại bột này sẽ bị biến chất, mất mùi, không đủ phẩm chất chất lượng trong khi đó một số loại nguyên vật liệu khác như bột sắn, bột mỳ,… lại để được lâu trong điều kiện thoáng mát. Do đó Công ty tiến hành phân loại bảo quản từng thứ dược liệu có tính chất của chúng. Ngoài ra, Công ty đã tổ chức một hệ thống kho, bãi đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật và bố trí các thủ kho đủ trình độ chuyên môn, có phẩm chất đạo đức tốt để bảo quản nguyên liệu tại các kho của Công ty như kho dược liệu hoá chất 75 - Yên Ninh, kho phụ liệu Hoàng Liệt, kho hoá chất GMP Phú Thượng. * Trong khâu sử dụng: Do tính chất đặc biệt của sản phẩm mà Công ty tạo ra là chăm sóc sức khỏe cho con người nên nguyên vật liệu khi đưa vào sử dụng phải đảm bảo được các tiêu chuẩn kỹ thuật đề ra. Mọi nguyên vật liệu trước khi đưa vào sản xuất đều phải qua quá trình kiểm nghiệm chặt chẽ của các kỹ thuật viên để đảm bảo việc tiến hành sản xuất theo đúng quy trình kỹ thuật và tránh lãng phí nguyên vật liệu. * Trong khâu dự trữ Để đảm bảo quá trình sản xuất tiến hành liên tục theo đúng kế hoạch Công ty tiến hành dự trữ nguyên vật liệu. Việc dự trữ nguyên vật liệu tại Công ty được dựa trên đặc điểm của từng loại nguyên vật liệu, kế hoạch sản xuất của Công ty. Với những loại nguyên vật liệu thường xuyên có trên thị trường, giá cả ít biến động thì khâu dự trữ ít, vốn lưu động không bị ứ đọng. Còn với những loại trên thị trường khan hiếm, có thời gian sử dụng dài thì Công ty tiến hành dự trữ nhiều hơn. Để việc dự trữ nguyên vật liệu ở một mức độ hợp lý, Công ty tiến hành xây dựng định mức tồn kho tối đa và tối thiểu cho từng loại nguyên vật liệu nhằm đảm bảo cung cấp nguồn nguyên vật liệu khi cần thiết và tránh được việc dự trữ quá nhiều. 2.2.2. Phân loại nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Traphaco Nguyên vật liệu dùng vào quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty chủ yếu là các đối tượng mua ngoài với khối lượng lớn, chủng loại rất đa dạng, phong phú. Để tổ chức tốt công tác kế toán, đảm bảo việc sử dụng vật liệu có hiệu quả Công ty đã phân loại nguyên vật liệu như sau: * Nguyên vật liệu chính Là yếu tố cơ bản tạo nên thực thể sản phẩm. Tại Công ty cổ phần Traphaco chi phí nguyên vật liệu chính chiếm tỷ trọng hơn 70% trong tổng chi phí sản xuất sản phẩm. Nguyên vật liệu chính tại công ty bao gồm: + Nguyên vật liẹu tân dược như: Bột Peny, Amoxycilin, Cloxacillin… + Dược liệu chính phẩm: Chè dây, Actiso tươi, Actiso khô… + Thuốc hoá nghiệm: Axít Benzoic, Atropin sunphat,… + Đông dược: Ô đầu, quế, đại hồi,… + Độc dược: Nacotin, Uabain, Papaverin,… + Tá dược: Bột Tale, Bột sắn tinh chế, Bột Amidon,… * Nguyên liệu phụ: Là vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất không có tác dụng tăng thêm chất lượng của sản phẩm, nhưng nó làm cho sản phẩm trở nên bền, đẹp hơn, tạo điều kiện cho quá trình bảo quản và sử dụng sản phẩm được an toàn, đúng tiêu chuẩn như: Bông, hộp, vỉ, chai, giấy g._.