Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu ở Xí nghiệp Dược phẩm Trung ương 2

uất ra rất đa dạng và phong phú. Từ đó dẫn đến sự cạnh tranh gay gắt giưã sản phẩm cùng loại và giữa các doanh nghiệp sản xuất. Muốn đứng vững và lớn mạnh trong cơ chế thị trường, các doanh nghiệp cần hội đủ rất nhiều yếu tố như: vốn, năng suất, chất lượng, hiểu biết thị trường... Để góp phần vào sự thành công của doanh nghiệp, một trong những yếu tố không thể thiếu là quản lý kinh tế mà hạch toán kế toán đóng một vai trò quan trọng. Đây là một trong những công cụ DN sử dụng để quản lý các hoạt động kinh tế, kiểm tra giám sát việc sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn nhằm đảm bảo sản xuất được tiến hành liên tục, quản lý và sử dụng một cách tốt nhất các yếu tố chi phí, đạt được hiệu quả trong sản xuất kinh doanh. Trong hạch toán kế toán, hạch toán vật liệu đóng vai trò quan trọng, vì nguyên vật liệu là yếu tố đầu vào không thể thiếu của sản xuất, là cơ sở sản xuất tạo ra thực thể sản phẩm chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm, tác động lớn đến hiệu quả của quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Xí nghiệp dược phẩm TW 2 thuộc tổng công ty dược Việt nam thuộc Bộ Y tế, là một xí nghiệp ( XN ) sản xuất các loại thuốc phòng chống chữa bệnh. Đây là loại sản phẩm đặc biệt yêu cầu phải đảm bảo chất lượng cao và cũng gặp phải sự cạnh tranh với các doanh nghiệp ( DN ) sản xuất sản phẩm cùng loại trong và ngoài nước. Sau một thời gian thực tập tại XN, tìm hiểu thực trạng sản xuất của XN, tôi nhận biết được sự quan trọng của vật liệu đối với qúa trình sản xuất kinh doanh và nhận thức được những khó khăn thuận lợi của công tác hạch toán vật liệu tại XN. Được sự giúp đỡ của các bác, các cô chú phòng tàI chính kế toán của XN, sự chỉ bảo tận tình của các thầy cô giáo, tôi đã đi sâu tìm hiểu nghiên cứu đề tài: “ Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu ở xí nghiệp dược phẩm Trung Ương II” nhằm hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán vật liêu ở XN. Chuyên đề thực tập gồm: Chương 1: Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp dược phẩm Trung Ương II. Chương 2: Phương hướng và giải pháp hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu ở xí nghiệp dược phẩm Trung Ương II. Trong quá trình tìm hiểu và nghiên cứu đề tài, do còn hạn chế về mặt lý luận cũng như kinh nghiệm thực tiễn nên bản luận văn này không thể tránh khỏi những hạn chế và sai sót. Tôi rất mong nhận được sự chỉ bảo của các cô, các thầy và các cán bộ trong phòng kế toán của xí nghiệp. Tôi xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của thầy giáo ThS. Nguyễn Hữu ánh và lãnh đạo, cán bộ kế toán ở xí nghiệp đã giúp đỡ tôi hoàn thành chuyên đề thực tập tốt nghiệp này. Chương 1 Thực trạng tổ chức công tác kế toán vật liệu ở xí nghiệp dược phẩm trung ương II 1. Tình hình chung của xí nghiệp dược phẩm trung ương II. 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển: Xí nghiệp Dược phẩm Trung Ương II, đóng tại số 9 Trần Thánh Tông - Quận Hai bà Trưng - Hà Nội, là một xí nghiệp thành viên của Tổng Công Ty Dược Việt nam trực thuộc Bộ Y tế. Xí nghiệp Dược phẩm Trung Ương II hiện nay tiền thân là xưởng bào chế dược phẩm của cục quân y có nhiệm vụ sản xuất thuốc phục vụ quân đội. Theo quyết định ra ngày 7/01/1960, xưởng bào chế quân dược này được cấp trên có kế hoạch bàn giao sang Bộ Y tế và xây dựng thành Xí nghiệp Dược phẩm 6-1. Ngày 30-12-1960, Xí nghiệp được đổi tên một lần nữa thành Xí nghiệp Dược phẩm số 2, thuộc Tổng công ty Dược Việt Nam. Đầu năm 1985, công trình xây dựng Xí nghiệp Dược phẩm 6-1 hoàn thành trên diện tích 12,000 m2 tại số 9 Trần Thánh Tông Hà nội. Máy móc, thiết bị và dụng cụ hóa chất của Xí nghiệp do nhà máy Hóa dược phẩm số I Matxcơva và Xí nghiệp Dược phẩm Lêningrat giúp đỡ. Qua một quá trình hoạt động lâu dài và liên tục hoàn thành kế hoạch Nhà nước giao. năm 1985, Xí nghiệp Dược phẩm số 2 được Nhà nước trao tặng danh hiệu Đơn vị Anh hùng. Cũng trong thời gian này, Xí nghiệp được đổi tên thành Xí nghiệp Dược phẩm Trung Ương II (tên hiện nay của Xí nghiệp). Đây cũng là một mốc đánh dấu sự trưởng thành của Xí nghiệp. Từ sau đại hội Đảng, nền kinh tế chuyển từ cơ chế quản lý tập trung sang cơ chế thị trường có sự điều tiết của Nhà nước. Cũng như các Xí nghiệp Quốc doanh lúc đó, Xí nghiệp gặp không ít những khó khăn. Theo Quyết định số 388/HĐBT ngày 7-5-1992, Xí nghiệp được công nhận là một doanh nghiệp Nhà nước và trở thành một đơn vị hạch toán độc lập. Xí nghiệp tự chủ động hoàn thành các chỉ tiêu theo pháp lệnh do Nhà nước và Bộ Y tế giao đã chuyển sang hình thức tự do sản xuất kinh doanh, chủ động tìm bạn hàng, sản xuất sản phẩm, tự chủ về Tài chính. Xí nghiệp nhanh chóng thích nghi và vì vậy, chỉ trong một thời gian ngắn, đã khẳng định vị trí vững chắc của mình trên thị trường. Hiện nay, xí nghiệp là một trong những đơn vị hàng đầu trong các khối doanh nghiệp nhà nước. Những năm gần đây sản phẩm của xí nghiệp liên tục giành được danh hiệu hàng việt nam chất lượng cao tại hội chợ triển lãm về hàng tiêu dùng. Với những thành tích đã đạt được, xí nghiệp đã đón nhận nhiều huân huy chương, và quan trọng hơn là sự tin tưởng của khách hàng vào chất lượng sản phẩm của xí nghiệp. 1.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất và quản lý của XNDPTƯII: 1.2.1 Đặc điểm tổ chức sản xuất của XNDPTƯII Xí nghiệp dược phẩm trung ương II nằm trên một khu đất với diện tích gần 12000m, bao gồm các phân xưởng, kho bãi, nhà cửa… đội ngũ cán bộ công nhân viên xí nghiệp hiện nay trên dưới 500 người trong đó có trên 120 người có trình độ đại học. Do tính chất của sản phẩm mà xí nghiệp sản xuất: đó là các loại thuốc và dịch truyền có liên quan đến sức khoẻ và tính mạng của cong người nên việc bố trí sản xuất của xí nghiệp phải đảm bảo tính khép kín và tuyệt đối vô trùng. Với nhiều mặt hàng được sản xuất, dựa trên một số đặc điểm chung của xí nghiệp chia làm 3 phân xưởng sản xuất chính: Phân xưởng sản xuất tiêm, phân xưởng sản xuất viên và phân xưởng chế phẩm cùng với một phân xưởng sản xuất phụ. Đối tượng hạch toán chi phí sản xuất của xí nghiệp là chi tiết theo từng phân xưởng và trong từng phân xưởng chi tiết theo sản phẩm, mục đích là để thích hợp quy trình công nghệ, đặc điểm tổ chức sản xuất và đặc trưng của sản phẩm. Trước năm 1995, để phục vụ cho nhu cầu tính giá thành sản phẩm, toàn bộ chi phí sản xuất của xí nghiệp được tập hợp theo 9 khoản mục bao gồm. Nguyên vật liệu chính dùng vào sản xuất. Vật liệu phụ dùng vào sản xuất. Động lực dùng vào sản xuất. Nhiên liệu dùng vào sản xuất. Tiền lương công nhân viên sản xuất. Trích BHXH, BHYT, BHCĐ. Khấu hao máy móc, thiết bị chuyên dùng. Chi phí quản lý phân xưởng. Chi phí quản lý doanh nghiệp. Sau khi có Quyết định số 1411-TC/CĐKT ngày 1-1-1995 của bộ tài chính, xí nghiệp đã tiến hành phân chia lại chi phí theo 3 khoản mục: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Chi phí nhân công trực tiếp. Chi phí sản xuất chung. đối tượng tính giá thành trong mối quan hệ với đối tượng hạch toán chi phí sản xuất là theo loại sản phẩm. Xí nghiệp dptưII sử dụng phương pháp trực tiếp để tính giá. đây là phương pháp đơn giản, dễ làm, phù hợp với hoạt động và đặc điểm kinh doanh của nghành dược. Do đặc điểm sản xuất có tính ổn định, chu kỳ sản xuất ngắn liên tục, phù hợp với kỳ thực hiện chi phí sản xuất nên hiện nay chu kỳ tính giá của xí nghiệp là hàng tháng. Các phân xưởng chính trong xí nghiệp Xí nghiệp Dược phẩm bao gồm 4 phân xưởng, trong đó có ba phân xưởng sản xuất ba loại sản phẩm chính và mỗi phân xưởng này lại bao gồm nhiều công đoạn sản xuất. * Phân xưởng thuốc tiêm: Chuyên sản xuất các loại thuốc tiêm, dịch truyền. Ví dụ: các loại Vitamin, thuốc kháng sinh, thuốc bổ, giảm đau, Glucoza 30%, Dịch truyền muối 0.9% mỗi loại thuốc phân chia theo công dụng Quy trình sản xuất tại Phân xưởng thuốc tiêm ống rỗng Đóng gói thành phẩm Giao nhận Kiểm tra đóng gói Soi-in Đóng ống Pha chế Cắt ống Rửa ống ủ ống Dây truyền ống 1ml Nguyên liệu Dây truyền 2 áp dụng cho các loại ống có dung tích: 250ml, 500ml. ống rỗng Đóng gói thành phẩm Giao nhận Kiểm tra đóng gói Soi-in Đóng ống Pha chế Rửa ống Nguyên liệu Các tổ ứng với công đoạn sản xuất: Tổ cắt: định dạng ống tiêm cho phù hợp với yêu cầu hàm lượng thuốc. Tổ rửa ống: rửa, hấp, làm sạch trước khi đóng thuốc. Tổ ủ ống tiêm: là chặng đầu khử ứng lực ống tiêm, đảm bảo yêu cầu quy trình công nghệ trong sản xuất Tổ pha chế: pha chế thuốc và đưa vào các ống, lọ theo từng đợt sản xuất, lô sản xuất. Tổ soi in: tiến hành soi các ống thuốc tiêm để loại bỏ các ống không đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng trước khi in nhãn mác. Tổ kiểm tra - đóng gói: kiểm tra lại sản phẩm về hình thức mẫu mã, chất lượng trước khi đóng gói vào các hộp nhỏ Tổ giao nhận: tiến hành kiểm nhận các lô hàng từ khâu trước chuyển đến, cho vào kho hoặc chuyển thẳng sang khâu tiếp. Tổ đóng gói thành phẩm: đóng bao bì bên ngoài các kiện lớn để chuyển cho khách hàng. * Phân xưởng thuốc viên: Sản xuất các loại thuốc viên dưới dạng nén hoặc viên con nhộng. Ví dụ: các Vitamin B1, B6, C..., kháng sinh, các loại viên dược liệu Becberin, Senvong.. Phân xưởng này bao gồm các tổ như: tổ xay rây, tổ pha chế, tổ dập viên, 3 tổ gói, tổ kiểm tra, tổ văn phòng. Đây là phân xưởng sản xuất quan trọng nhất của xí nghiệp, lượng sản phẩm hàng tháng làm ra nhiều nhất. Sơ đồ quy trình sản xuất phân xưởng thuốc viên NVL Xay rây Pha chế Vào vỉ Kiểm tra đóng gói Giao nhận Đóng gói thành phẩm Dập viên Kiểm tra đóng gói Giao nhận Đóng gói thành phẩm Tại phân xưởng này bao gồm các công đoạn sản xuất sau: Xay rây: từ các nguyên liệu thô ban đầu, tổ xay rây sẽ tiến hành sơ chế để phục vụ cho công đoạn tiếp theo. Pha chế: đây là công đoạn quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến hàm lượng của thuốc được sản xuất. Vào vỉ, dập viên: sau khi được pha chế, các loại bột dược liệu được dập thành viên nén hoặc viên bao (viên con nhộng) rồi cho vào lọ hoặc được dập vào vỉ. Các khâu kiểm tra, đóng gói, giao nhận, đóng gói thành phẩm được tiến hành như phân xưởng tiêm. * Phân xưởng chế phẩm: Chức năng của phân xưởng là sản xuất các sản phẩm phục vụ cho các khâu khác của xí nghiệp như pha chế, đóng hộp và có cả sản phẩm như: tinh dầu, cao xoa, thuốc mỡ, thuốc nước... Nguyên vật liệu Xử lý: rửa, xay, chặt Chiết suất Tinh chế Sấy khô Kiểm tra đóng gói Giao nhận Đóng gói thành phẩm Sơ đồ công đoạn như sau: * Phân xưởng cơ khí: Có chức năng sửa chữa thường xuyên, định kỳ, sửa chữa lớn, nhỏ các hư hỏng máy móc thiết bị cho các phân xưởng và phòng ban. Phân xưởng cơ khí bao gồm các tổ như tổ điện, nồi hơi, gò hàn, điện sửa chữa, chân không khí nén, văn phòng. 1.2.2 Bộ máy quản lý của xí nghiệp DPTƯ II Sơ đồ bộ máy của Xí nghiệp được tổ chức như sau Giám đốc PGĐ Kỹ thuật PGĐ điều động sản xuất Phòng nghiên cứu triển khai Phòng kcs PX Thuốc tiêm PX Thuốc viên PX chế phẩm PX cơ khí Phòng tổ chức Phòng kiểm nghiệm Phòng kế hoạch cung ứng Ban quản lý công trình Phòng Y Tế Phòng Bảo vệ Phòng Thị Trường Phòng Tài chính kế toán Phòng đảm bảo chất lượng Sơ đồ trên cho thấy Xí nghiệp tổ chức quản lý theo phương pháp trực tuyến và theo từng cấp. Điều này sẽ được làm rõ hơn khi xem chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận. *Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận. - Giám đốc: Là người phụ trách chung, quản lý Xí nghiệp về mọi mặt hoạt động, là người chịu trách nhiệm trước cấp trên về các hoạt động của Xí nghiệp mình. Giám đốc quản lý và kiểm tra mọi phần hành thông qua sự trợ giúp của hai phó giám đốc và các trưởng phòng và có thể xem xét trực tiếp từng nơi khi cần thiết. - Phó giám đốc: Là người giúp đỡ Giám đốc quản lý các mặt hoạt động và được uỷ quyền trong việc ra quyết định thay mặt giám đốc khi giám đốc đi vắng. Có hai phó giám đốc tại Xí nghiệp: Phó giám đốc phụ trách nghiên cứu kỹ thuật, quản lý các phòng: + Phòng nghiên cứu triển khai + phòng kcs + phòng đảm bảo chất lượng Phó giám đốc phụ trách điều động sản xuất, quản lý các phân xưởng: + Phân xưởng thuốc tiêm. + Phân xưởng thuốc viên. + Phân xưởng chế phẩm. + Phân xưởng phụ cơ khí. Tuy nhiên, hiện nay Xí nghiệp đang hoạt động dưới sự điều hành của một quyền giám đốc và một phó giám đốc. - Phòng nghiên cứu triển khai: có 2 nhiệm vụ chính: + Nghiên cứu các mặt hàng xí nghiệp đang sản xuất, tuổi thọ các mặt hàng này, mức độ sai hỏng của các mặt hàng (nếu có)… + Cùng với phòng thị trừơng nghiên cứu nắm bắt sản phẩm mới, nghiên cứu trên giác độ thí nghiệm để từ đó triển khai ứng dụng xuống sản xuất - Phòng KCS: + Kiểm tra nguyên liệu đầu vào và xem xét nguyên liệu có đảm bảo tiêu chuẩn dược điển hay không. Nguyên liệu đủ tiêu chuẩn mới cho phép phòng kế hoạch cung ứng nhập kho. Ngoài ra phòng còn có nhiệm vụ kiểm tra các thành phẩm và thành phẩm bán ra. - Phòng đảm bảo chất lượng: Có chức năng cùng với phòng KCS kiểm tra chất lượng sản phẩm, xem xét kế hoạch đào tạo, huấn luyện kỹ thuật dược cho công nhân viên trong toàn xí nghiệp. - Phòng tổ chức: + Tổ chức xắp xếp bộ máy nhân sự trong xí nghiệp. + Tổ chức lao động tiền lương: tuyển dụng lao động, tổ chức năng suất, tiền lương chế độ, định mức sản xuất. + Thường xuyên nắm bắt tình hình để cải tiến hệ thống tổ chức và quản lý nhân sự trong quá trình phát triển của xí nghiệp. - Phòng thị trường: nắm bắt thị hiếu thị trường, thực thi các chính sách marketing nhằm mở mang thị trường, thúc đẩy việc tiêu thụ sản phẩm - Phòng tài chính kế toán: Giám sát chặt chẽ về mặt tài chính, kế toán, thống kê của xí nghiệp, thường xuyên báo cáo tình hình cho giám đốc. - Phòng kế hoạch cung ứng: Phụ trách cung cấp các nguyên liệu, bao bì, tá dược... đảm bảo yêu cầu các tiêu chuẩn phục vụ đầu vào cho sản xuất. Xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh năm, tháng để từ đó xây dựng kế hoạch cung ứng đầu vào, điều độ sản xuất… - Phòng hành chính quản trị: Có nhiệm vụ soạn thảo, nhận và gửi các công văn, giấy tờ của xí nghiệp và các phòng ban. - Phòng đầu tư xây dựng cơ bản: Có nhiệm vụ quản lý, xây dựng, cải tạo và sửa chữa nơi làm việc đồng thời quy hoạch mặt bằng cho xí nghiệp. - Phòng Y tế: Khám chữa bệnh cho cán bộ công nhân viên trong xí nghiệp hàng ngày và định kỳ. - Phòng bảo vệ: Phụ trách việc bảo vệ mọi tài sản hàng hoá thuộc quyền sở hữu của xí nghiệp. 1.3. Tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán xí nghiệp : - Quy mô và nội dung tổ chức bộ máy kế toán tuỳ thuộc vào quy mô công tác kế toán, hình thức trình tự kế toán và nhu cầu thông tin của từng đơn vị. Xí nghiệp Dược phẩm Trung Ương 2 là một đơn vị có quy mô lớn, nguyên vật liệu từ nhiều nguồn và nhiều chủng loại, đặc điểm sản xuất phải qua nhiều khâu và kiểm duyệt gắt gao, sản phẩm đa dạng, cung cấp những thông tin về tính hiệu quả của xí nghiệp không chỉ cho Giám đốc mà còn cho cả Tổng công ty. - Phòng Tài chính kế toán của Xí nghiệp có nhiệm vụ theo dõi toàn bộ các mặt liên quan đến tình hình tài chính, kế toán và thống kê trong và ngoài xí nghiệp. Điểm khác với các đơn vị khác là phòng còn kiêm thêm chức năng làm thống kê nhằm có đầy đủ thông tin của Xí nghiệp, từ đó là cơ sở cho những đề xuất thích hợp với giám đốc, cải thiện sản xuất, kinh doanh. Phòng kế toán có liên quan chặt chẽ với các phòng ban và phân xưởng khác. Hiện nay, để hạch toán các nghiệp vụ phát sinh xí nghiệp đang áp dụng hình thức nhật ký chứng từ với phương pháp kế toán hàng tồn kho là phương pháp kê khai thường xuyên. Sơ đồ bộ máy kế toán tại xí nghiệp dược phẩm Trung Ương II. Kế toán trưởng KT Ngân hàng Thủ quỹ KT lương Máy tính Phó phòng Các nhân viên dưới phân xưởng Phân xưởng thuốc tiêm Phân xưởng thuốc viên Phân xưởng chế phẩm Phân xưởng cơ điện KT thanh toán 3 KT kho KT giá thành 2 KT tiêu thụ Thu ngân Phòng tài chính kế toán gồm 13 người, dưới sự quản lý trực tiếp của kế toán trưởng và một phó phòng kế toán. Ngoài ra, còn có 4 nhân viên kinh tế ở 4 phân xưởng với chức năng thu thập thông tin tại phân xưởng cho kế toán trưởng. Trong phòng kế toán có sự phân công công tác cho kế toán viên, mỗi người phụ trách một phần hành kế toán nào đó. tuy nhiên sự phân công này không phải là tách biệt mà có sự liên hệ chặt chẽ với nhau để đảm bảo tính chặt chẽ, đầy đủ của thông tin kế toán. sau đây là chức năng và nhiệm vụ của từng người. - Kế toán trưởng. Kế toán trưởng có nhiệm vụ phụ trách chung mọi hoạt động trên tầm vĩ mô của phòng cũng như phân xưởng: tham mưu tình hình tài chính, tình hình sản xuất kinh doanh cho giám Đốc . Định kỳ Kế toán trưởng phải dựa trên các thông tin từ các nhân viên trong phòng, đối chiếu sổ sách để lập báo cáo phục vụ cho giám đốc và các đối tượng có nhu cầu thông tin về tình hình tài chính của xí nghiệp (kiểm toán, ngân hàng, các chủ đầu tư….) - Phó phòng kế toán. Phó phòng TC-KT xí nghiệp có nhiệm vụ như là một kế toán tổng hợp, cụ thể tổng hợp các thông tin từ các kế toán viên khác lên cân đối, báo cáo. Phó phòng phụ trách hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh của các kế toán viên như là nghiệp vụ kho, về giá thành, thanh toán, tiêu thụ... Phó phòng kiêm nhiệm hai nhiệm vụ là đối nội và hạch toán. ngoài ra phó phòng kế toán còn có trách nhiệm xem xét các đề tài nghiên cứu (quản lý mặt tài chính của đề tài, kiểm tra tính hợp lý các khoản chi của đề tài…). - Kế toán ngân hàng. Kế toán ngân hàng phụ trách nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt và tiền gửi ngân hàng (ngân hàng Công thương, ngân hàng Ngoại thương, ngân hàng Đầu tư và phát triển). Kế toán ngân hàng lập các uỷ nhiệm chi viết séc, lập các bảng sao kê các khoản thanh toán qua ngân hàng. Hàng ngày, kế toán ngân hàng lập báo cáo quỹ, cuối ngày khoá sổ quỹ. Ngoài ra kế toán viên còn lập báo cáo thuế GTGT của các khoản mua, bán qua ngân hàng. - Thủ quỹ. Thủ quỹ có nhiệm vụ quản lý lượng tiền mặt tại két, nhận tiền vào ra. Hàng ngày, thủ quỹ vào sổ quỹ các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt, cuối ngày, đối chiếu sổ quỹ với báo cáo quỹ do kế toán ngân hàng lập để kiểm tra sai sót, kiểm quỹ. - Kế toán lương. Kế toán lượng phụ trách việc tính toán lương cho tất cả các cán bộ công nhân viên trong xí nghiệp dựa trên các chế độ chính sách và cách thức tính lương cho từng đối tượng. Kế toán lương có đặc điểm liên hệ chặt chẽ với phòng Tổ chức ở các vấn đề Bảo hiểm Xã hội, Bảo hiểm Y tế, Kinh phí công đoàn. - Kế toán kho. Xí nghiệp Dược phẩm trung ương 2 có 3 kho và tương ứng có 3 kế toán kho. Các kế toán kho hàng ngày, hàng tháng vào sổ các hoá đơn, chứng từ liên quan đến việc nhập xuất nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, bao bì. Cuối tháng kế toán lên tổng hợp xuất, đối chiếu kiểm tra với sổ sách của thủ kho, kế toán thanh toán. Kế toán phụ trách kho bao bì còn kiêm việc hạch toán Xây dựng cơ bản và sửa chữa nhỏ. - Kế toán giá thành. Kế toán giá thành có nhiệm vụ tập hợp toàn bộ chi phí để tính giá thành của các loại sản phẩm được sản xuất tại từng phân xưởng trong từng thời kỳ. Định kỳ kế toán giá thành lập báo cáo giá thành theo khoản mục. Kế toán giá thành còn có nhiệm vụ tập hợp chi phí bán hàng và quản lý phân xưởng để tính ra giá thành toàn bộ, là cơ sở để định giá bán sản phẩm của xí nghiệp. định kỳ kế toán lập báo cáo giá thành theo khoản mục, yếu tố để lập lên nhật ký chứng từ số 7. Ngoài ra, kế toán giá thành còn có nhiệm vụ xem xét giá thành của các sản phẩm mới. - Kế toán tiêu thụ. Kế toán tiêu thụ được chia thành 2 phần hành do hai kế toán viên đảm nhận: - Kế toán thành phẩm: có nhiệm vụ theo dõi, tập hợp các chứng từ liên quan đến việc nhập xuất kho thành phẩm theo các mục đích khác nhau. Sau đó phản ánh vào các bảng kê có liên quan. - Kế toán tiêu thụ: tập hợp các hoá đơn chứng từ liên quan đến khâu tiêu thụ sản phẩm của xí nghiệp, ghi sổ. Hàng tháng, trước ngày 10, kế toán tiêu thụ lập báo cáo thuế GTGT. Đầu ra đồng thời dựa trên báo cáo thuế GTGT của kế toán ngân hàng và báo cáo thuế GTGT đầu vào của kế toán thanh toán với người bán để lên báo cáo tổng hợp thuế GTGT phải nộp của xí nghiệp. - Kế toán thanh toán. Kế toán thanh toán kiểm tra các hoá đơn, chứng từ mà phòng cung ứng, kho nộp lên để phản ánh ghi sổ các nghiệp vụ. Định kỳ, kế toán thanh toán lập báo cáo tổng hợp thuế GTGT đầu vào để cùng với báo cáo thuế của kế toán tiêu thụ lập thành báo cáo GTGT phải nộp. Ngoài ra, kế toán thanh toán còn theo dõi tình hình thanh toán các khoản tạm ứng cho khách hàng, công nhân viên, thanh toán lương, thu bảo hiểm...Cho cán bộ công nhân viên. Người có quyền quyết định duy nhất đối với các khoản chi tạm ứng lớn nhỏ là kế toán trưởng. - Nhân viên kinh tế phân xưởng. Hàng tháng, nhân viên kinh tế phân xưởng phối hợp cùng các kế toán kho, kế toán giá thành để lên tổng hợp nhập xuất nguyên vật liệu, phục vụ cho sản xuất. Nhân viên kinh tế phân xưởng còn quản lý lao động của phân xưởng. Nhân viên kinh tế phân xưởng phải thông tin kịp thời cho kế toán trưởng các tình huống đột xuất ở phân xưởng để có biện pháp xử lý kịp thời. 1.4. Thị trường, thị phần kinh doanh và kết quả hoạt động kinh doanh của xí nghiệp : 1.4.1. Khái quát về chủng loại mặt hàng và tiềm năng sản xuất của xí nghiệp Xí nghiệp dược phẩm trung ương II được thành lập với nhiệm vụ ban đầu là sản xuất thuỗc chữa bệnh cho quân đội. Trải qua quá trình phát triển hơn 40 năm, xí nghiệp đã có những bước tiến mạnh mẽ về mọi mặt. Hiện nay, Xí nghiệp sản xuất các loại thuốc tiêm thuốc viên, dịch truyền, cao xoa, hóa chất theo yêu cầu của thị trường. Ngoài ra còn một số thuốc gây nghiện, có độc tính cao cần được quản lý chặt chẽ chỉ sản xuất theo chương trình của Nhà nước. Với các máy móc thiết bị do Liên Xô cũ cung cấp và viện trợ đạt công suất trên 200 triệu thuốc viên và 10 triệu ống thuốc tiêm/năm. Đến nay đã đạt công suất gần 2 tỷ thuốc viên và 100 triệu thuốc tiêm/ năm và hàng tấn dung môi hoá chất để đáp ứng thị trường thuốc trong và ngoài nước. Xí nghiệp Dược phẩm Trung Ương 2 đóng góp 1/5 sản lượng tiêu thụ hàng năm trong tổng sản lượng của 20 thành viên thuộc Tổng Công ty Dược, xứng đáng là một trong những đơn vị đứng đầu ngành Dược Việt nam bao gồm thuốc viên, thuốc tiêm, dịch truyền, vitamin, kháng sinh… Hàng tháng, xí nghiệp sản xuất trung bình là 50 loại thuốc tiêm, 95 loại thuốc viên, 5 loại cao xoa thuốc nước. Trải qua quá trình kinh doanh lâu dài, sản phẩm của xí nghiệp đã giành được uy tín lớn trên thị trường và được tiêu thụ mạnh. Nhiều mặt hàng có doanh thu lớn, ví dụ: ampicilin, amoxcilin, vitamin B1, vitamin C, cloxit (thuốc nén), vitamin B1 và vitamin B2 (thuốc tiêm). Bên cạnh mặt hàng truyền thống, xí nghiệp còn nghiên cứu sản xuất các mặt hàng mới nhằm góp phân chữa bệnh cho nhân dân, mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm. Hiện nay, xí nghiệp đã nghiên cứu được trên 50 sản phẩm mới và đưa ra thị trường một số loại đã trở thành thông dụng: rotunda, rutin c, Doixilin…số còn lại đang trong quá trình thử nghiệm, khi hoàn thành sẽ được đưa ra thị trường phục vụ người tiêu dùng. 1.4.2. Thị trường nguyên liệu đầu vào của xí nghiệp. Đối với doanh nghiệp sản xuất, để có thể tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh đồng nghĩa với việc phải đảm bảo cho quy trình khép kín: cung ứng-sản xuất- tiêu thụ luôn trong trạng thái cân bằng. để có thể bắt đầu quá trình sản xuất mà còn gián tiếp tác động tính kịp thời của tiêu thụ. Do vậy, các doanh nghiệp cần duy trì được mối quan hệ thường xuyên và ổn định với các nhà cung cấp. - Hàng tháng, để đáp ứng yêu cầu của yêu cầu của kế hoạch sản suất thì xí nghiệp dược phẩm trung ương II phải mua một khối lượng lớn nguyên vật liệu đầu vào và rất đa dạng hoá về chủng loại. Nguồn cung cấp của xí nghiệp là các xí nghiệp công ty dược liệu, dược phẩm trong phạm vi cả nước. Có thể kể ra các nhà cung cấp thường xuyên của xí nghiệp: Công ty dược phẩm Trung Ương I, công ty dược phẩm Đông Nam á, hiệu thuốc Thanh Trì, Traphaco… Trong đó công ty dược phẩm Trung Ương I là công ty cấp một chuyên cung cấp nguyên vật liệu đầu vào cho các công ty, xí nghiệp thành viên của công ty dược phẩm Việt Nam. Xí nghiệp dược phẩm Trung Ương II là khách hàng truyền thống và luôn đạt tỷ trọng lớn nhất trong tổng doanh số mua hàng tháng của các khách hàng. Trung bình một tháng, xí nghiệp dược phẩm Trung Ương II mua của công ty dược phẩm Trung Ương I số lượng nguyên vật liệu trị giá từ 1,8 tỷ đến 3 tỷ đồng. Chúng ta có thể đánh giá phần trăm tỷ trọng của từng nhà cung cấp nguyên vật liệu đầu vào cho xí nghiệp qua bảng thống kê số liệu của năm 2003. Biểu thống kê doanh số mua vào của xí nghiệp trong năm 2003. Đơn vị:triệu đồng Nhà cung cấp Chỉ tiêu Công ty dược phẩm TWI Công ty dược phẩm Đông Nam á Hiệu thuốc Thanh Trì Công ty TNHH Vân Anh Traphaco Tổng cộng Doanh thu mua vào 34.500 4.465 6.756 6.044 3.320 55.085 Tỷ lệ % của mỗi nhà cung cấp 62,63% 8,11% 4,17% 10,97% 6,02% 100% Ngoài việc mua nguyên vật liệu trong nước, xí nghiệp còn trực tiếp nhập khẩu nguyên vật liệu từ các hãng của nước ngoài tuy nhiên mức độ không thường xuyên. 1.4.3. Thị trường tiêu thụ và phương thức bán hàng 1.4.3.1 Thị trường bán sản phẩm của xí nghiệp dược phẩm Trung Ương II. Để đảm bảo được tính liên tục của quá trình sản xuất và tính ổn định, kịp thời của quá trình cung ứng thì các doanh nghiệp sản xuất phải thực hiện tốt khâu tiêu thụ. Nếu khâu công việc này bị ứ đọng, tất yếu dẫn đến sự ngưng trệ của hai khâu công việc nói trên. Như vậy, yêu cầu đặt ra với bất kỳ doanh nghiệp nào là phải luôn duy trì và phát triển các thị trường truyền thống bên cạnh việc nghiên cứu, triển khai các thị trường tiềm năng. Đối với xí nghiệp dược phẩm Trung Ương II, hiện nay thị trường tiêu thụ sản phẩm chủ yếu là các tỉnh phía Bắc Từ phía Thanh Hoá trở ra có tới 50 đơn vị là khách hàng thường xuyên của xí nghiệp của xí nghiệp với lượng mua của khách hàng lớn nhất là 300 triệu/ tháng, trung bình là 100 triệu. Khu vực từ Thanh Hoá tới Quảng Bình có khoảng tới 24 đơn vị, với lượng mua trung bình 150 triệu/ tháng. Xí nghiệp cũng có một số khách hàng tới xí nghiệp mua hàng trực tiếp nhưng có tính chất không thường xuyên. Biểu thống kê doanh số mua của một số khách hàng thường xuyên trong năm 2003. Đơn vị: triệu đồng Khách hàng Chỉ tiêu Công ty dược phẩm Hà Tây Công ty dược Đông Nam á Công ty dược Nghệ An ..... Tổng cộng Doanh thu bán hàng (chưa thuế) 7.946 4.589 5.784 ..... 87.433 Tỷ lệ % của các khách hàng 8,03% 5,30% 6,73% ..... 100% Tại Hà Nội, xí nghiệp có 4 cửa hàng kinh doanh sản phẩm của mình là 7,8 Ngọc Khánh, 95 Láng Hạ. ngoài ra còn có những nhóm tiếp thị và nhóm giới thiệu sản phẩm, mang tính chất của những cửa hàng bán thuốc lưu động và một cửa hàng giới thiệu sản phẩm tại số 9 Trần Thánh Tông. 1.4.3.2. Phương thức tiêu thụ tại xí nghiệp. Các hình thức bán hàng hiện nay mà xí nghiệp đang sử dụng là: bán hàng theo hợp đồng, đơn đặt hàng, bán trực tiếp cho cửa hàng, mở kiôt. Trong đó, phương pháp giao bán trực tiếp hay bán hàng theo hợp đồng chiếm doanh số lớn, trung bình dao động từ 4,5 tỷ đồng/ tháng đến 5,2 tỷ đồng/ tháng. Còn doanh thu theo phương thức gửi bán qua các cửa hàng và mở kiốt chỉ vào khoảng 750 triệu-dưới 900triệu. Biểu minh hoạ bằng số liệu trích từ “ bảng tổng hợp thuế GTGT đầu ra” của năm 2003 Diễn giải Chỉ tiêu Hàng bán tại xí nghiệp Hàng bán tại 4 cửa hàng Doanh thu cho thuê kiôt (VAT 10%) Tổng cộng Doanh số bán ra (chưa thuế) 87.433 10.543 670 98.646 Thuế GTGT đầu ra (5%) 4.371,65 527,15 33,5 4.932,3 Tỷ lệ % tổng cộng doanh thu 88,63% 10,69% 0,68% 100% Xí nghiệp cũng giành cho khách hàng một số hình thức ưu đãi: chiết khấu, giảm giá, hỗ trợ vận chuyển... thêm vào đó, xí nghiệp còn có các hoạt động để tăng khả năng tiêu thụ cho sản phẩm của mình như: quảng cáo, khuyến mại, mở cửa hàng giới thiệu sản phẩm, tham gia các hội trợ triển lãm về thuốc và hàng tiêu dùng... và phần thưởng xứng đáng cho nỗ lực nói trên là thị trường của xí nghiệp không ngừng mở rộng, mặt hàng của xí nghiệp có uy tín trên thị trường. Hiện nay, nền kinh tế đã chuyển hướng sang tự do cạnh tranh, tuy có sự kiểm soát chặt chẽ của nhà nước và Bộ y tế nhưng không vì thế mà làm giảm đi sức cạnh tranh trên thị trường. Bên cạnh sự phát triển mạnh của các xí nghiệp dược việt nam còn có nhiều hãng thuốc của nước ngoài được phép tham gia vào thị trường tân dược. Những nhân tố này cho thấy việc xí nghiệp cố gắng tồn tại và phát triển ổn định như hiện nay là điều đáng khâm phục. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp 4 năm gần đây sẽ được biểu hiện qua biểu sau: Đơn vị:triệu đồng Chỉ tiêu 2000 2001 2002 2003 Giá trị sản xuất 9.000 8.400 9.000 9.100 Doanh thu 8.000 7.700 8.000 8.200 Lợi nhuận 60 90 50 55 Lợi nhuận/doanh thu 7,5 11,69 6,25 6,7 Nộp ngân sách 210 130 104 93 Thu nhập bình quân 0,78 0,85 0,95 1,1 Từ bảng số liệu trên ta thấy, doanh số lúc tăng lúc giảm là do: Từ cuối năm 2000 doanh nghiệp do bị lấy đi một miếng đất 1.285m2 để xây nhà tang lễ xí nghiệp quốc phòng. Gây mất kho dự trữ, hạn chế việc kinh doanh. Giữa năm 2000 và 2001. ngân sách giảm do nhà nước thực hiện chế độ tiền thuế đất cộng với số đất mất đi Năm 2002 lợi nhuận giảm do giá cả trên thị trường tăng, đầu vào sản suất tăng (nguyên vật liệu, tiền lương, điện nước...) nhưng gía thuốc không đổi làm lợi nhuận hạn chế. Năm 2003 xí nghiệp đầu tư 2 dây truyến thuốc viên đạt GNP và dây truyền thuốc tiêm đạt GNP. Hiện nay ngày càng nhiều các công ty dược tư nhân và các hãng dược phẩm nước ngoàI hoạt động ở thị trường Việt Nam. 2. Thực trạng tổ chức kế toán vật liệu tại XNDPTƯII 2.1. Đặc điểm vật liệu và tình hình thực hiện kế hoạch cung cấp vật liệu Là một trong những xí nghiệp chủ lực cung cấp thuốc phục vụ sức khoẻ toàn dân của ngành y tế và Tổng công ty dược, nên sản phẩm của xí nghiệp sản xuất ra rất đa dạng, phong phú về chủng loại với khối lượng lớn. Chính vì vậy, nguyên vật liệu được sử dụng để sản xuất cũng rất đa dạng với nhiều chủng loại, quy cách phẩm chất. Cụ thể là xí nghiệp có tới hàng nghìn loại vật liệu khác nhau chẳng hạn như: Gentamicine, Ampicilin, Cloroxit, Amoxilin, Lycomycin, Acid Foolic, Vitamin B1, B6, B12... cho nên việc quản lý vật liệu là rất khó khăn, đòi hỏi phải có sự đồng bộ và tính khoa học. Hơn nữa, sản phẩm thuốc là một loại sản phẩm đặc biệt, nó không giống các sản phẩm khác ở chỗ nó ảnh hưởng trực tiếp đến sức khoẻ, sinh mạng con người. Nh._.ư vậy, nguyên vật liệu phải đảm bảo chất lượng, phải có biện pháp quản lý chất lượng nguyên liệu vật liệu tránh hư hỏng, kém phẩm chất. Do đặc thù của sản phẩm nên chi phí về nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí và giá thành sản phẩm. Trong đó, chi phí vật liệu chính chiếm tới 70% trong đó 80% chi phí vật liệu dùng vào sản xuất. Vì vậy, khi có sự biến động nhỏ của vật liệu cũng ảnh hưởng rất lớn đến giá thành sản phẩm. Sử dụng tiết kiệm vật liệu, hạ thấp chi phí vật liệu đưa vào sản xuất là biện pháp tích cực nhằm hạ thấp giá thành sản phẩm, làm tăng hiệu qủa sản xuất kinh doanh. Muốn làm được điều đó cách tốt nhất là đảm bảo quản lý và sử dụng một cách hiệu quả nguyên vật liệu. Do đó, xí nghiệp phải quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu ở tất cả các khâu từ thu mua, bảo quản, sử dụng tới khâu dự trữ. Về tình hình thu mua: vật liệu của xí nghiệp chủ yếu được mua từ các đơn vị trong nước: Công ty Dược phẩm trung ương I, Saphaco, Công ty Dược liệu trung ương I. Đối với đơn vị cung cấp lớn như Công ty Dược phẩm trung ương I, Saphaco, xí nghiệp có kế hoạch mua nguyên vật liệu cho cả năm gửi đến đơn vị cung cấp yêu cầu về chủng loại , số lượng nguyên vật liệu ... để nhà cung cấp có điều kiện chuẩn bị nguyên vật liệu cung cấp cho xí nghiệp. Như vậy, xí nghiệp đảm bảo được nguồn nguyên liệu lớn. Nhưng bên cạnh đó, để đảm bảo cho việc hạ thấp chi phí thì xí nghiệp cũng phải không ngừng tìm nguồn hàng mới đáp ứng yêu cầu của xí nghiệp. Bên cạnh các đơn vị trong nước thì một số nguyên vật liệu của xí nghiệp phải nhập từ nước ngoài. Phòng cung ứng của xí nghiệp luôn thực hiện việc cung cấp, xây dựng kế hoạch thu mua đến xem xét tìm nguồn cung cấp, vận chuyển vật liệu về xí nghiệp. Dựa vào kế hoạch sản xuất do phòng kế hoạch xây dựng để tính toán khối lượng vật liệu cần mua cho tháng, sau đó tổ chức thu mua. Như vậy sẽ đảm báo tránh lãng phí nguyên vật liệu. Cùng vơí việc thực hiện thu mua tốt, xí nghiệp có một hệ thống kho chuyên dùng phục vụ bảo quản vật liệu tốt. Bên cạnh đó việc quản lý sử dụng cũng được tiến hành chặt chẽ dựa trên các chứng từ xuất vật liệu đã được duyệt để phục vụ cho công tác hạch toán sau này. Từ đặc điểm của vật liệu và tình hình thu mua quản lý như vậy, để đảm bảo cho sản xuất được tiến hành liên tục, cung cấp thông tin đầy đủ chính xác về số lượng và chất lượng vật liệu, phục vụ công tác quản lý thì công tác kế toán vật liệu là điều không thể thiếu được và từ đó giúp xí nghiệp phấn đấu giảm giá thành sản phẩm, tăng sức cạnh tranh trên thị trường. 2.2. Phân loại - đánh giá vật liệu Đây là công việc ban đầu của việc hạch toán và quản lý vật liệu, khâu này có thực hiện được chính xác đầy đủ thì mới đảm bảo các khâu sau được thực hiện tốt. 2.2.1 Phân loại vật liệu. Do khối lượng vật liệu lớn với chủng loại đa dạng, mỗi laọi có nội dung kinh tế, công cụ và tính năng lý, hoá học khác nhau, nên để có thể hạch toán chính xác từ đó đảm bảo quản lý việc sử dụng và bảo quản thì phải phân loại một cách khoa học, hợp lý theo những tiêu thức nhất định. ở đây, xí nghiệp đã tiến hành phân loại vật liệu trên cơ sở công dụng kinh tế của vật liệu đối với quá trình sản xuất sản phẩm. Theo đó vật liệu được chia thành các loại sau: a/ Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành viên thực thể của sản phẩm bao gồm: + Thuốc độc A: atropin Sunfat, Dexamethazon, Premisolon... + Thuốc thường: Vitamin B1, B6, B12... Vitamin C ... + Thuốc hoá nghiệm: Amoni Clorua, Bari Sunfat... + Thuốc viên: Ampicilin, penicilin, Tetraxilin... + Thuốc Đông Dược: Đại hồi, bổ phế, bổ thận âm... + Thuốc tiêm: Demectrol, Gentamicin, Spactein... - Vật liệu phụ: Vật liệu phụ chỉ có tác dụng trong quá trình sản xuất, tuy không tạo nên thực thể sản phẩm, phục vụ cho công tác quản lý, công việc bảo quản như bông, nhựa, vải, dầu mỡ, nhãn thuốc tiêm, viêm... - Nhiên liệu: Là loại vật liệu khi sử dụng có tác dụng trực tiếp cho sản xuất như than đa, xăng công nghiệp, dầu tuốc bin... - Phụ tùng thay thế: Là những phụ tùng, chi tiết để thay thế, sửa chữa máy móc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải bao gồm: Thép, ống mạ, kẽm vòng bi.. - Vật liệu xây dựng: Là thiết bị, phương tiện sử dụng cho các công trình xây dựng cơ bản của xí nghiệp, sửa chữa nhà làm việc của xưởng sản xuất như: gạch, xi măng, gỗ, cát... - Vật liệu khác: Là các loại vật liệu dùng cho việc bao bì, đóng gói sản phẩm như: hợp, ví, ống, túi, lọ... Việc phân loại vật liệu của xí nghiệp như vậy nhìn chung là hợp lý và khoa học, Từ đó giúp xí nghiệp có thể quản lý và sử dụng một cách thuận tiện, tránh thất thoát, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh 2.2.2 Đánh giá nguyên vật liệu: Đánh giá nguyên vật liệu là thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị vật liệu theo những nguyên tác nhất định. Việc tính giá vật liệu là khâu quan trọng trong công tác tổ chức kế toán vật liệu, phương pháp tính giá hợp lý sẽ có tác dụng rất lớn tới các công việc kế toán tiếp theo . - Nguyên vật liệu nhập kho: Vật liệu của xí nghiệp được nhập từ nhiều nguồn khác nhau trong đó một số vật liệu chính phải nhập ngoại còn các loại vật liệu khác thì nhập trong nước và tự chế. Do vậy với các nguồn nhập khác nhau thì chi phí vận chuyển cũng khác nhau nên việc tính giá thực tế của nguyên vật liệu cũng khác nhau. Việc ghi sổ hạch toán hàng ngày, kế toán sử dụng giá ghi trên hoá đơn (giá thực tế) * Đối với vật liệu mua ngoài: Do xí nghiệp nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ nên đối với hoá đơn giá trị gia tăng, ghi giá trị thực tế của vật liệu tách riêng phần thuế được khấu trừ. Hoá đơn bán hàng không tách riêng phần thuế thì thuế giá trị gia tăng được khấu từ là 3% từng giá thanh toán. Đối với vật liệu mua ngoài: Giá mua thực tế được tính bằng giá mua ghi trên hoá đơn công với các chi phí mua thực tế như chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản từ nơi mua về đến xí nghiệp, chi phí thuê kho, bãi, thuế( nếu có) * Đối với vật liệu mua trong nước - Hiện nay phần lớn các đơn vị bán nguyên vật liệu cho xí nghiệp chịu trách nhiệm chuyên chở đến tận nơi cho xí nghiệp và các chi phí vận chuyển tính luôn vào giá trị hoá đơn nên giá vốn thực tế của vật liệu mua ngoài nhập kho là giá ghi trên hoá đơn. Ví dụ 1: Hoá đơn số 36178 ngày 16/2/04 mua 555 kg Vaselin của công ty Dược Phẩm TWI, thực nhập 555 kg giá ghi trên hoá đơn( tiền hàng của có thuế) là 6937500 đ như vậy giá vốn thực tế của 555 kg Vaselin là 6937500 đ. * Đối với một số loại vật liệu xí nghiệp tự vận chuyển thì giá vốn thực tế vật liệu mua ngoài bằng giá mua trên hoá đơn cộng với chi phí vận chuyển, bốc dỡ. Ví dụ 2: Hoá đơn số 36641 ngày 12/2/04 mua 1000 kg Vitamin C của xí nghiệp Dược liệu TWI, giá hoá đơn ( chưa có thuế) là: 60.000.000 đ và phiếu chi số 18 ngày 12/2/04 thanh toán tiền vận chuyển cho người mua hàng là 100.000 đ như vậy giá vốn thực tế của 1000 kg Vitamin C nhập kho là: 60.000.000đ + 100000đ = 60.100.000đ * Đối với vật liệu nhập ngoại như: Amoxinlin, Ampixilin, Doxycilin... giá vốn vật liệu bao gồm cả thuế nhập khẩu: Ví dụ3: Hoá đơn số IN 9920/02/04 mua Salbutamol Sulphate của hãng Schweizerhall: 100 kg, giá ghi trên hoá đơn là 13500USD ( đổi thành tiền Việt Nam 196.263.000 đ), giá CIF cảng Hải Phòng Thuế nhập khẩu của Salbutamol 5% là 9.813.150 đ Chi phí vận chuyển bốc dỡ theo phiếu chi số 6 ngày 5/2 là 50000 đ Vậy giá vốn thực tế của 100 kg Salbutamol nhập kho là 196.263.000đ+9813.150+50.000 đ= 206.226.150đ * Đối với vật liệu gia công, chế biến: Giá vốn thực tế của số vật liệu này bao gồm giá thực tế của vật liệu xuất chế biến cộng với chi phí chế biến và chi phí vận chuyển, bốc dỡ. Nhập túi PE 60 x 80 thuê Công ty Tấn Thành gia công 9553 cái. - Giá thực tế màng PE xuất thuê gia công theo phiếu xuất vật tư ngoài chế biến số 19 ngày 7 tháng 2 năm 2001 là 6.006.734 đ. - Giá chi phí thuê chế biến ( bao gồm cả chi phí vận chuyển ) theo phiếu nhập vật tư thuê ngoài chế biến số 8 ngày 10 tháng 2 năm 2004 của Công ty Tấn Thành giá ghi trên hoá đơn ( chưa có thuế ) là 382.120 đ. Vậy giá vốn thực tế của túi PE 60 x 80 thuê ngoài chế biến nhập kho là: 6.006.734 đ + 382.120 đ = 6.388.854 đ. * Đối với vật liệu tự chế nhập kho như bột nếp, hồ ... thì giá vốn thực tế vật liệu nhập kho gồm giá thực tế vật liệu xuất chế biến cộng với các chi phí chế biến như tiền lương của công nhân, tiền điện, nước... * Đối với vật liệu thu hồi: giá vốn thực tế vật liệu là giá có thể sử dụng, tiêu thụ hoặc giá ước tính. b) Nguyên vật liệu xuất kho ở xí nghiệp, nguyên vật liệu xuất kho được tính theo giá thực tế bình quân gia quyền của tồn đầu kỳ và các lần nhập trong tháng. Trị giá thực tế VL tồn đầu kỳ + Trị giá thực tế VL nhập trong kỳ Đơn giá thực tế bình quân = Số lượng VL tồn đầu kỳ + số lượng VL nhập trong kỳ Giá thực tế xuất kho = số lượng vật liệu xuất kho x đơn giá thực tế bình quân. Từ sổ chi tiết vật tư Cloroxit trong tháng 2 năm 2004 có các tài liệu : Tồn đầu tháng 2: 21,443 kg đ thành tiền 9.267.237 đ Nhập ngày 5 tháng 2: 600 kg đ thành tiền 165.562.200 đ Nhập ngày 18 tháng 2: 500 kg đ thành tiền 159.896.000 đ 9.267.237 + 165.562.200 + 159.896.000 Đơn giá bình quân = =298477 21,443 + 600 + 500 Xuất : - ngày 11 tháng 2: 600 kg - ngày 17 tháng 2: 0,655 kg Vậy giá thực tế xuất dùng là: - ngày 11 tháng 2: 600 kg x 298477 = 179086200 đ ngày 17 tháng 2: 0,655 kg x 298477 = 195502,435 đ 2.3. Tổ chức kế toán chi tiết vật liệu: ở xí nghiệp Dược phẩm TWII hiện nay, khối lượng các nghiệp vụ nhập, xuất vật liệu rất lớn và diễn ra thường xuyên hàng ngày do đó nhiệm vụ của kế toán chi tiết vật liệu là vô cùng quan trọng. 2.3.1.Thủ tục nhập kho: Khi nhận được hoá đơn của người bán gửi tới hoặc nhân viên tiếp liệu của xí nghiệp đem về, phòng thị trường phải kiểm tra, đối chiếu với từng hợp đồng hoặc kế hoạch thu mua để quyết định nhận hàng hay không . Trước khi nhập kho vật liệu phải tiến hành kiểm nghiệm thông qua ban kiểm nghiệm gồm: một đaị diện phòng kế hoạch cung ứng, một đại diện phòng kiểm nghiệm, một thủ kho. Ban kiểm nghiệm sẽ tiến hành kiểm tra về số lượng, chất lượng, quy cách vật liệu và ghi vào Biên bản kiểm nghiệm vật tư. Trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng, biên bản kiểm nghiệm vật tư, phòng thị trường lập phiếu nhập kho thành hai bản, trưởng phòng thị trường ký tên vào hai bản và chuyển cho thủ kho làm căn cứ cho việc nhập kho vật liệu. Hoá đơn của người bán chuyển cho kế toán thanh toán để làm thủ tục thanh toán với người bán. Phiếu nhập kho vật liệu phải ghi rõ ngày nhập, tên quy cách, số lượng vật liệu nhập theo chứng từ hóa đơn của người bán hoặc biên bản kiểm nghiệm, có ghi thêm phần thuế GTGT, theo hoá đơn GTGT nếu đơn vị bán áp dụng phương pháp khấu trừ thuế. Căn cứ vào phiếu nhập kho, thủ kho tiến hành kiểm nhận vật liệu nhập kho, ghi số lượng thực nhập và cùng người giao hàng ký tên. Nếu phát hiện thừa, thiếu khi nhập kho hoặc không đúng quy cách, phẩm chất ghi trên chứng từ, thủ kho phải báo cho phòng thị trường biết lập biên bản để làm căn cứ giải quyết với người cung cấp. Phiếu nhập kho sau khi có đầy đủ chữ ký, một bản giao cho kế toán thanh toán, bản còn lại sau khi ghi thẻ kho được chuyển cho kế toán vật liệu làm căn cứ ghi sổ. Vật liệu nhập kho được sắp xếp, phân loại riêng biệt và đúng quy định đảm bảo thuận tiện cho việc xuất vật tư khi có nhu cầu cần dùng. Biểu số 1 Hóa đơn (GTGT) Mẫu số 01 GTKT - 3 L Liên 2 (dùng cho khách hàng) GT : 199 - B Ngày 5 tháng 2 năm 2004 No : 36511 Đơn vị bán hàng : Công ty Dược phẩm Trung ương I Địa chỉ : Km 6 đường Giải phóng Số TK: 710 A - 00602 Điện thoại : Mã số: 0100108536 1 Họ tên người mua hàng : Xí nghiệp dược phẩm Trung ương 2. Địa chỉ : số 9 Trần Thánh Tông Số TK : Hình thức thanh toán : Tiền mặt Mã số : 01 001 0911 31 TTT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 * 2 1 Cloroxit Kg 600 19 USD 165 562 200 đ Cộng tiền hàng 165 562 200 đ Thuế suất GTGT : 5% Tiền thuế GTGT 8 278 110 đ Tổng cộng tiền thanh toán 174 840 310 đ Số tiền bằng chữ: Một trăm bảy mươi bốn triệu tám trăm bốn mươi nghìn ba trăm mười đồng. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) Biểu số 2 Biên bản kiểm nghiệm vật tư Mẫu số : 05 -VT Đơn vị : Xí nghiệp Dược phẩm Trung ương 2 Ngày 5 tháng 2 năm 2004 QĐ 1141 TC/QĐ Căn cứ vào Hoá đơn 36511 ngày 5 tháng 2 năm 2004 của Công ty Dược phẩm Trung ương I, Ban kiểm nghiệm gồm : 1. Ông Nguyễn Huy Sơn KHCƯ Trưởng ban 2. Ông Phạm Hùng KCS Uỷ viên 3. Bà Phạm Thu Hồng Thủ kho Uỷ viên đã kiểm nghiệm các loại vật tư sau : Kết quả kiểm nghiệm Danh điểm vật tư Tên, nhãn hiệu vật tư Đơn vị tính Phương thức kiểm nghiệm Số lượng theo chứng từ Số lượng thực tế kiềm nghiệm Số lượng đúng qui cách, phẩm chất Số lượng không đúng qui cách phẩm chất Ghi chú 1 Cloroxit g cân 600 600 600 0 Kết luận của ban kiểm nghiệm vật tư : đạt tiêu chuẩn nhập kho. Uỷ viên Uỷ viên Trưởng ban ( ký tên) ( ký tên) ( ký tên) Từ biên bản kiểm nghiệm và hoá đơn lập phiếu nhập kho Biêủ số 3 : Phiếu nhập kho Số : 11 Mẫu số 01 – VT QĐ số 1141 - TC /QĐ-CĐKT Ngày 5 tháng 2 năm 2004 Nợ : .......... Có : .......... Họ tên người giao hàng : Công ty Dược phẩm Trung ương I Theo Hoá đơn số 36511 ngày 5 tháng 2 năm 2004 của công ty DPTW I Nhập tại kho : VLC - XN TT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (SP - HH) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A KHB C D 1 2 3 4 1 Cloroxit g 600 600 275937 165562200 đ Thẻ KHB VAT 5% 8278110 đ Cộng 600 600 174840310 đ Nhập ngày 5 tháng 2 năm 2004 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Ký tên Ký tên Ký tên Ký tên Ký tên Biểu số 4: Đơn vị : XNDPTW 2 PHIếU NHậP VậT TƯ NGOàI CHế BIếN Số : 08 Ngày 10 tháng 2 năm 2004 Đơn vị chế biến : Công ty Tấn Thành Hợp đồng số : 19 ngày 7 tháng 2 năm 2004 Theo phiếu xuất vật tư thuê ngoài chế biến Biên bản kiểm nghiệm số ngày Nhập tại kho ngày Danh điểm Tên vật tư Đơn vị tính Số lượng Giá nhập thực tế Giá trị nhập kho Ghi chú Theo chứng từ Thực nhập Chi phí CB Chi phí VC Giá vốn vật tư dùng chế biến 10 Túi PE 60x80 Cái 9553 9553 382120 6006734 6388854 Túi PE 60x80 Cái 4570 4570 182800 1925285 2108285 Túi Ba Đình Cái 42000 42000 840000 2091000 2931000 Cộng thành tiền (bằng chữ): Kế toán trưởng Thủ kho Người giao Phụ trách cung tiêu Ký tên Ký tên Ký tên Ký tên 2.3.2. Thủ tục xuất kho Trong xí nghiệp vật liệu xuất dùng chủ yếu là để phục vụ cho nhu cầu sản xuất, quản lý sản xuất ngoài ra vật liệu còn xuất bán... Nguyên vật liệu của xí nghiệp gồm rất nhiều loại khác nhau được sử dụng để sản xuất các sản phẩm khác nhau. Bởi vậy để sử dụng vật liệu một cách tiết kiệm có hiệu quả thì hàng tháng phòng kế hoạch cung ứng căn cứ vào kế hoạch sản xuất sant phẩm và nhu cầu vật tư xác định trên cơ sở định mức tiêu hao lập định mức vật tư cho từng phân xưởng ( tiêm, viên, chế phẩm ). Phòng kế hoạch cung ứng lập "Phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức" làm hai bản và ghi sổ hạn mức vật tư được lĩnh vào hai bản, ký nhận sau đó chuyển cho thủ kho một bản, đơn vị sử dụng một bản. Khi lĩnh vật tư, đơn vị lĩnh đem phiếu này xuống kho, thủ kho ghi số vật liệu thực phát và ký tên vào hai bản. Sau mỗi lần xuất kho, thủ kho ghi số thực xuất vào thẻ kho. Cuối tháng hoặc khi hết hạn mức thủ kho thu lại phiếu của đơn vị lĩnh tính ra tổng số vật liệu đã xuất và có số hạn mức còn lại cuối tháng và ký tên vào 2 bản. Sau đó thủ kho trả lại một cho đơn vị lĩnh để lập báo cáo sử dụng nguyên vật liệu, 1 bản chuyển cho kế toán vật liệu để làm căn cứ ghi sổ. Phân xưởng Viên lĩnh Cloroxit về sản xuất sản phẩm. Phòng kế hoặc cung ứng lập phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức được lĩnh trong tháng vào phiếu rồi chuyển cho thủ kho một bản phân xưởng Viên một bản. Với một số loại vật tư mà nhu cầu sử dụng trong tháng ít, không thường xuyên, khi phát sinh nhu cầu sử dụng, bộ phận lĩnh lập phiếu xuất vật tư làm 2 bản. Căn cứ vào phiếu xuất vật tư thủ kho cho xuất kho và ghi sổ thực xuất vào phiếu, người nhận và thủ kho ký tên vào 2 bản, 1bản giao cho người lĩnh vật tư, một bản thủ kho giữ làm căn cứ ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán vật liệu để làm căn cứ ghi sổ. Phòng nghiên cứu có nhu cầu dùng Cloroxit làm mẫu nghiên cứu. Biểu số 6: Phiếu xuất kho. Số 10 NC Ngày 11/2/2004 Xuất cho: Phòng nghiên cứu Dùng vào việc: Lấy mẫu nghiên cứu sản xuất. Lĩnh tại kho: Nguyên liệu chính. Danh điểm vật tư Tên, nhãn hiệu qui cách vật tư Đơn vị tính Số lượng Giá đơn vị Thành tiền Theo chứng từ Thực xuất KHB Cloroxit Kg 0.655 0.655 298477 195502.345 Cộng 0.655 Cộng thành tiền( viết bằng chữ) Thủ kho Người lĩnh Trưởng phòng nghiên cứu Phụ trách cung tiêu Ký tên Ký tên Ký tên Ký tên Trường hợp khi có lệnh của giám đốc xí nghiệp về xuất bán vật liệu, phòng thị trường căn cứ vào thoả thuận với khách hàng lập hoá đơn (GTGT) làm 3 bản, xí nghiệp kiểm tra ký duyệt thanh toán rồi trao cho khách hàng đến kho nhận hàng. Nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt hoặc sức thì khách hàng phải đến thủ quĩ làm thủ tục trả tiền và đóng dấu đã thu tiền vào phiếu. Thủ kho căn cứ vào hoá đơn tiến hàng xuất giao vật liệu cho khách hàng và cùng khách hàng ký tên vào 3 bản: Liên 1: Lưu ở phòng thị trường Liên 2: Giao cho khách hàng ( liên đỏ) Liên 3: Thủ kho làm căn cứ ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán làm căn cứ ghi sổ... Xuất kho Vitamin B12 bán cho Công ty Dược Vật tư Y tế Thanh Hoá Biểu số 7 Hoá đơn Liên 3: ( Dùng để thanh toán) Mẫu số 01 GTKT-3LL Ngày 20 tháng 2 năm 2004 N0: 40015 Đơn vị bán hàng : Xí nghiệp Dược Phẩm Trung Ương II Địa chỉ : Số 9 Trần Thánh Tông Số tài khoản Điện thoại: Mã số : 01 001 0911 31 Đơn vị mua hàng: Công ty Dược vật tư Y Tế Thanh hoá Địa chỉ Số tài khoản Hình thức thanh toán Mã số : 28 0031948 1 TT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 Vitamin B12 G 100 100.000 10.000.000đ Cộng tiền hàng: 10.000.000đ Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 500.000đ Tổng cộng tiền thanh toán 10.500.000đ Số tiền viết bằng chữ: Mười triệu năm trăm ngàn đồng chẵn Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Đối với một số loại vật tư như màng PE cần thuê ngoài gia công thành túi PE, ống tuýp thuê gia công thành ống tiêm, ống dịch truyền... Lập phiếu xuất vật tư thuê ngoài chế biến làm thành 2 bản, 1 bản giao cho bên gia công, 1 bản thủ kho giữ làm căn cứ ghi thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán vật liệu để làm căn cứ ghi sổ: Xuất màng PE cho Công ty Tấn Thành gia công túi PE Biểu số 8: Phiếu xuất vật tư thuê ngoài chế biến Số : 19 Ngày 7 tháng 2 năm 2004 Đơn vị chế biến : Công ty Tấn Thành Theo hợp đồng số 19 ngày 7/2/04 Nhận tại kho: VLP Danh điểm vật tư Nhãn hiệu, qui cách vật tư Đơn vị tính Số lượng Giá đơn vị Thành tiền Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 1 Màng PE Kg 15 Cộng thành tiền Thủ trưởng đơn vị Thủ kho Người nhận Phụ trách cung tiêu (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) 2.3.3 Kế toán chi tiết vật liệu: Mặc dù vật liệu của xí nghiệp có tới hàng nghìn chủng loại, việc xuất nhập vật liệu diễn ra thường xuyên hàng ngày, trình độ cán bộ quản lý, cán bộ kế toán của xí nghiệp tương đối vững nhưng kế toán lại sử dụng phưong pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết vật liệu. Thực tế công tác hạch toán chi tiết vật liệu giữa kho và phòng kế toán được tiến hàng như sau: ở kho: Việc hạch toán chi tiết được tiến hành trên thẻ kho. Thẻ kho do kế toán lập, ghi vào sổ đăng ký thẻ kho rồi giao cho thủ kho. Hàng ngày khi có nghiệp vụ nhập, xuất vật tư thực tế phát sinh, thủ kho thực hiện việc thu phát vật tư và ghi số lượng thực tế nhập, xuất vào chứng từ nhập, xuất. Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho thủ kho ghi số lượng, xuất vật tư vào thẻ kho của thứ vật tư có liên quan. Cuối ngày thủ kho tính ra số lượng hàng tồn kho để ghi vào cột "tồn" của thẻ kho định kỳ (10 ngày) thủ kho chuyển toàn bộ phiếu nhập, phiếu xuất cho kế toán vật liệu tại phòng kế toán hàng tháng phải đối chiếu số thực tồn từng kho và số tồn thẻ kho. Song ở xí nghiệp việc này không diễn ra thường xuyên bởi vì có rất nhiều chủng loại khối lượng vật liệu, kiểm nghiệm rất tốn thời gian và công sức. Xí nghiệp chỉ thực hiện tổng kiểm kho vào cuối năm. Biểu mẫu thẻ kho của xí nghiệp như sau: Biểu số 9 Thẻ kho Ngày lập thẻ:1/2/2004 Tên, nhãn hiệu qui cách vật tư: Cloroxit Đơn vị tính: Kilogam Chứng từ Diễn giải Số lượng Ký nhận của KT Số Ngày Nhập Xuất Tồn 111 55/2 Tồn đầu tháng XNDPTWII 600 21.443 621.443 7/2 PX Viên Phòng nghiên cứu 600 0.655 21.443 20.788 8/2 XNDP TW2 500 520.788 1100 600.655 520.788 Tại phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ kế toán chi tiết vật tư để ghi chép tình hình N- X-T kho theo hiện vật và giá trị. Sau khi nhận được các chứng từ ở kho, kiểm tra và sắp xếp chứng từ, kế toán căn cứ vào chứng từ N-X để ghi vào sổ chi tiết. Trên sổ chi tiết kế toán tính ra số tiền của mỗi lần Nhập - Xuất. Số tiền của mỗi lần nhập được tính căn cứ từ hoá đơn, phiếu nhập kho. Số tiền của mỗi lần xuất căn cứ theo giá trị bình quân của số tồn và nhập trong kỳ, cuối tháng, kế toán cộng sổ chi tiết vật liệu kiểm tra, đối chiếu với thẻ kho xem số lượng N-X-T có khớp không nếu không kiểm tra lại. Sổ chi tiết vật tư là cơ sở để kế toán tổng hợp vật liệu lên bảng kê xuất vật tư trong tháng, sau đó lên số dư vào phần xuất, bên có sổ chữ T. Thực chất sổ số dư là bảng nhập và phân bổ vật liệu trong kỳ dạng chữ T. Ngoài ra để có số liệu đối chiếu, kiểm tra với kế toán tổng hợp nhập, kế toán chi tiết sử dụng sổ tổng hợp nhập. Căn cứ vào các phiếu nhập kho, kế toán vào sổ tổng hợp nhập. Sổ này là căn cứ để kế toán lên số dư phần nhập ( Bên nợ của sổ chữ T Sơ đồ 13: Trình tự hạch toán vật liệu ở XNDPTWII Thẻ kho Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Sổ chi tiết vật tư Bảng kê xuất Sổ số dư Sổ tổng hợp Nhập Ghi hàng ngày hoặc định kỳ Ghi cuối tháng Đối chiếu 2.3.4 Tổ chức kế toán tổng hợp nhập xuất nguyên vật liệu. Kế toán tổng hợp vật liệu là việc ghi chép kế toán về tình hình nhập xuất vật liệu trên các tài khoản, sổ kế toán tổng hợp theo chỉ tiêu giá trị. Qua việc dùng kế toán tổng hợp thì mới phản ánh được chính xác sự biến động của toàn bộ vật tư hàng hoá. Do đặc điểm của xí nghiệp là một đơn vị sản xuất theo qui mô lớn, nguyên vật liệu nhiều chủng loại nhập từ nhiều nguồn, để thuận lợi cho việc quản lý, kế toán áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để phản ánh liên tục về giá trị N-X-T cũng như sự biến động của từng loại vật liệu. Phương pháp này theo dõi được chính xác tuy nhiên kế toán phải mất nhiều thời gian. Kế toán tổng hợp nhập xuất của xí nghiệp sử dụng chủ yếu một số tài khoản và sổ kế toán sau: + Về tài khoản TK 152- Nguyên liệu- vật liệu TK 152 được chi tiết thành các tài khoản cấp 2 phù hợp với cách phân loạI theo mục đích kinh tế và yêu cầu của kế toán quản trị bao gồm: TK 1521: - NVL chính TK 1522:- NVL phụ TK 1523- Nhiên liệu TK 1524 –Phụ tùng thay thế Tk 1525 – Vật liệu xây dựng TK 1527 – Vật liệu khác ( bao bì, vỏ chai…) TK 1531- Vật liệu mau hỏng, rẻ tiền. TK 311- Phải trả người bán TK 111,TK 112, TK 131, TK 311.. + Về sổ Sổ chi tiết số 2 ( Sổ chi tiết thanh toán với người bán ) NKCT số 1, NKCT số 5 Bảng kê xuất vật tư trong tháng Sổ số dư theo dõi số phát sinh vật liệu trong tháng. 2.4. Tổ chức kế toán tổng hợp nhập vật liệu Cùng với việc hạch toán chi tiết nhập vật liệu thì hàng ngày kế toán cũng phải tiến hành hạc toán tổng hợp vật tư. Đây là công việc có ý nghĩa quan trọng bởi vì qua đây kế tóan mới có thể phản ánh được giá trị đích thực của vật liệu nhập vào, từ đó mà quản lý được vật liệu về mặt giá trị 2.4.1 Kế toán tổng hợp nhập vật liệu * Trường hợp nhập kho vật liệu từ nguồn thu mua bên ngoài. Trong điều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay, hàng hoá nói chung và vật liệu nói riêng rất phong phú, đa dạng nên việc tìm nguồn cung ứng vật tư không phải là khó. Việc mua bán diễn ra nhanh chóng, có thể trả tiền ngay hoặc là trả chậm. Đối với khối lượng vật tư lớn mà xí nghiệp thường mua thì trước khi mua, xí nghiệp thường làm hợp đồng mua bán. ở xí nghiệp Dược phẩm TW 2, khi nào có hàng về nhập kho cùng với hoá đơn của người bán gửi đến kế toán mới tiến hành làm thủ tục thanh toán. Vì vậy, không có trường hợp hoá đơn về mà hàng chưa về hoặc ngược lại, nên xí nghiệp không sử dụng tài khoản 151 hàng đi đường ở xí nghiệp, sử dụng nhiều phương thức thanh toán như: Trả ngay bằng tiền mặt, séc, trả trước, trả chậm hay bằng tiền tạm ứng. Nhưng dù theo phương thức nào kế toán vẫn tiến hành theo dõi trên sổ chi tiết thanh toán với người bán. + Trình tự hạch toán trường hợp trả tiền ngay và trả chậm Trường hợp trả tiền ngay ở xí nghiệp, kế toán vẫn hạch toán ban đầu như trường hợp trả chậm. Đối với xí nghiệp do áp dụng hình thức kế toán " Nhật Ký Chứng Từ" nên khi có vật liệu mua ngoài về nhập kho trong tháng, sau khi đã làm đầy đủ thủ tục nhập kho, kế toán thanh toán với người bán tiến hành ghi vào sổ chi tiết TK 331- Phải trả cho người bán. Sổ chi tiết TK 331 được mở hàng tháng. Đối với người bán có mối quan hệ thường xuyên với xí nghiệp thì được mở riêng một số trang sổ, còn những người bán không thường xuyên thì theo dõi qua nhân viên tiếp liệu của xí nghiệp. - Cơ sở số liệu: Từ phiếu nhập kho,hoá đơn và các chứng từ thanh toán (giấy báo Nợ của ngân hàng, phiếu chi tiền mặt...) - Phương pháp ghi: . Hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập vật tư, hoá đơn, kế toán ghi cột ngày tháng, số hiệu hoá đơn, số hiệu phiếu nhập. . Cột nội dung: Ghi các nghiệp vụ nhập vật tư và các nghệp vụ thanh toán với người bán. . Cột tài khoản đối ứng: Căn cứ phiếu nhập kho, hóa đơn mua, kế toán ghi chi tiết theo từng tài khoản (1521, 1522, 1523...), căn cứ hoá đơn GTGT ghi phần thuế (TK 133). Khi thanh toán với người bán thì tuỳ thuộc vào hình thức thanh toán mà ghi vào tài khoản tương ứng theo hình thức đó, chẳng hạn thanh toán bằng tiền mặt -ghi TK 111, bằng tiền gửi ngân hàng- ghi TK112, đối với người bán có mua hàng của xí nghiệp có thể thanh toán bù trừ-ghi TK 131... . Cột phát sinh: Số phát sinh Có: căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho, kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết TK 331 theo định khoản: Nợ TK 152- nguyên vật liệu Nợ TK 133-thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331- phải trả cho người bán Nếu thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng, kế toán ghi theo định khoản: Nợ TK 331-phải trả cho người bán Có TK 112- tiền gửi ngân hàng Nếu thanh toán bằng phương thức bù trừ thì kế toán ghi theo định khoản: Nợ TK 331-phải trả cho người bán Có TK 131-phải thu của khách hàng + Trường hợp mua vật liệu bằng tiền tạm ứng Tại xí nghiệp TK 141 chỉ dùng để theo dõi các khoản tạm ứng nội bộ như công tác phí..., còn việc thu mua vật liệu bằng tiền tạm ứng không theo dõi trên sổ TK 141. Khi cán bộ cung tiêu tạm ứng mua vật liệu thì khoản tạm ứng này được theo dõi trên sổ chi tiết thanh toán với người bán (biểu số 10) Trên sổ chi tiết thanh toán với người bán ngoài số trang mở cho người bán còn có trang sổ mở cho từng cán bộ cung tiêu thường tạm ứng mua vật tư. Như vậy thì cán bộ cung tiêu đóng vai trò như người bán hàng cho xí nghiệp, việc theo dõi chi tiết cũng giống như việc theo dõi với người bán. Khi người đi mua vật liệu viết đơn xin tạm ứng sẽ ghi rõ là mua vật tư gì, số lượng và số tiền là bao nhiêu rồi đưa lên phòng kế hoạch cung ứng. Phòng kế hoạch cung ứng xem xét và duyệt để chuyển sang phòng Tài chính kế toán, Kế toán trưởng ký rồi viết phiếu chi và kế toán thanh toán ghi vào sổ chi tiết thanh toán với người bán trang sổ ghi tên cán bộ cung tiêu đó. Khoản tạm ứng này được ghi theo định khoản: Nợ TK 331-phải trả cho người bán Có TK 111-tiền mặt Việc phản ánh này giống như trường hợp ứng trước tiền hàng cho người bán. Xét về một mặt nào đó, nó gộp những nghiệp vụ liên quan đến mua hàng và thanh toán theo dõi ở một sổ chi tiết. Nhưng thực chất đây không phải là trả tiền trước cho người bán mà lại theo dõi trên sổ chi tiết thanh toán với người bán như một khoản trả trước tiền hàng. Điều này không phản ánh đúng ý nghĩa kinh tế của nghiệp vụ phát sinh. Khi người tạm ứng mua vật liệu về nhập kho kế toán ghi vào sổ chi tiết thanh toán với người bán theo định khoản: Nợ TK 152-nguyên vật liệu Nợ TK 133-thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331-phải trả cho người bán Cuối tháng, kế toán tiến hành cộng sổ chi tiết TK 331 theo từng người bán hoặc từng nhân viên tiếp liệu, lấy số liệu dòng cộng để ghi vào nhật ký chứng từ số 5 (ghi Có TK 331). Mỗi đối tượng được theo dõi 1dòng trên NK. NKCT số 5 được sử dụng để theo dõi tổng hợp tình hình thanh toán với người bán của xí nghiệp. - Kết cấu: biểu số 13. - Cơ sở số liệu: căn cứ vào NKCT số 5 tháng trước và sổ chi tiết thanh toán với người bán của xí nghiệp. - Phương pháp ghi: . Cột số dư đầu tháng: lấy số liệu từ cột số dư cuối tháng của NKCT số 5 tháng trước Số dư Nợ: phản ánh số tiền xí nghiệp đã trả trước cho người bán nhưng hàng chưa về nhập kho trong tháng Số dư Có: phản ánh số tiền xí nghiệp còn nợ người bán . Số phát sinh: Phần ghi Có TK 331, ghi nợ các TK... : lấy số liệu cộng của từng vât liệu mua của từng người bán trên sổ chi tiết thanh toán với người bán ghi vào các TK tương ứng Phần ghi Nợ TK 331, ghi Có các TK... :lấy số liệu cộng ở các TK tuỳ theo hình thức thanh toán trên sổ chi tiết thanh toán với người bán để ghi số tiền vào tài khoản tương ứng với hình thức thanh toán đó. . Số dư cuối tháng: căn cứ vào số dư đầu tháng và số phát sinh trong tháng để tính số dư cuối tháng + Chi phí vận chuyển khi mua vật liệu ở xí nghiệp mặc dù mua vật liệu trả tiền ngay nhưng vẫn hạch toán như truờng hợp trả chậm, tức là các nghiệp vụ thanh toán mua hàng đều theo dõi trên TK331. Chỉ riêng thanh toán chi phí mua hàng là được phản ánh trực tiếp trên NKCT số 1 theo định khoản: Nợ TK 152-Nguyên vật liệu Có TK 111-Tiền mặt Số liệu phản ánh chi phí thu mua vật liệu được thể h._.