Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu & công cụ dụng cụ tại Công ty Cổ phần Thuốc Thú y Trung ương 1

n trọng của hệ thống quản lý kinh tế. Với chức năng cung cấp thông tin và kiểm tra, kiểm soát các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, kế toán đã và ngày càng trở thành một trong những công cụ quản lý hữu hiệu. Trong công tác hạch toán thì kế toán NLVL, CCDC chiếm một vị trí quan trọng bởi vì NLVL, CCDC chiếm 1 tỷ trọng đáng kể trong tổng chi phí của doanh nghiệp sản xuất. Việc ghi chép hạch toán đầy đủ và chính xác NLVL sẽ giúp các nhà quản lý doanh nghiệp đề ra các biện pháp tiết kiệm tiêu hao NLVL và CCDC, góp phần làm hạ giá thành và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Nhận rõ tầm quan trọng trên của kế toán NLVL và vai trò của nó tại Công ty cổ phần thuốc thú y TW I và sau thời gian thực tập tại Công ty trên, được sự giúp đỡ của Ban lãnh đạo công ty và các cô chú trong phòng Tài chính kế toán và đặc biệt là giáo viên hướng dẫn Đỗ Thị Phương, tôi đã chọn đề tài "Hoàn thiện hạch toán NLVL và CCDC tại Công ty cổ phần thuốc thú y TW I". Nội dung của Luận văn gồm 3 phần: Phần I: Lý luận chung về kế toán NLVL và CCDC trong các doanh nghiệp. Phần II: Thực trạng kế toán NLVL và CCDC tại công ty Cổ phần thuốc thú y TW I. Phần III: Một số ý kiến đề xuất để hoàn thiện kế toán NLVL và CCDC tại công ty cổ phần thuốc thú y TW I Phần I lý luận chung về kế toán NLVL và CCDC trong các doanh nghiệp I. Sự cần thiết của hạch toán NLVL và CCDC 1. Khái quát chung về NLVL và CCDC * NLVL là một bộ phận của đối tượng lao động mà con người sử dụng công cụ lao động tác động lên nó để biến chúng thành sản phẩm theo mục đích đã định trước. * CCDC là những tư liệu lao động không có đủ các tiêu chuẩn là tài sản cố định theo chế độ hiện hành về giá trị thời gian sử dụng quy định (giá trị <5.000.000đ, thời hạn sử dụng <1 năm). 2. Đặc điểm của NLVL và CCDC * NLVL tham gia một chu kỳ sản xuất kinh doanh và thay đổi hình thái vật chất bề ngoài theo mỗi chu kỳ, giá trị của NLVL được chuyển dịch một lần vào giá trị của sản phẩm mới làm ra. * CCDC tham gia nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh và không thay đổi hình thái vật chất bề ngoài sau mỗi chu kỳ, giá trị của CCDC được chuyển dịch một lần hoặc nhiều lần vào chi phí sản xuất kinh doanh. II. Phân loại, đánh giá NLVL và CCDC 1. Phân loại NLVL và CCDC 1.1. Phân loại NLVL: Căn cứ vào vai trò và công dụng của NLVL đối với sản xuất, ta chia NLVL thành các loại sau: * Nguyên vật liệu chính (cả thành phẩm mua ngoài): là loại nguyên vật liệu khi tham gia vào sản xuất cấu thành nên thực thể của sản phẩm. * Vật liệu phụ là nguyên vật liệu được kết hợp cùng với nguyên vật liệu chính để làm tăng thêm mầu sắc, mùi vị, chất lượng của sản phẩm hoặc góp phần làm cho máy móc thiết bị hoạt động bình thường. * Nhiên liệu là loại nguyên vật liệu dùng để tạo ra nhiệt năng cho sản xuất. * Phụ tùng thay thế là loại vật tư dùng để thay thế khi sửa chữa. * Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản là loại vật tư sử dụng cho công tác xây dựng nội bộ. * Phế liệu là loại vật tư loại ra và thanh lý trong quá trình sản xuất. * Vật liệu khác là các vật liệu còn lại ngoài các thứ chưa kể trên như bao bì, vật gói, các loại vật tư đặc trưng. Cách phân loại nói trên đáp ứng được yêu cầu phản ánh tổng quát về mặt giá trị đối với mỗi loại NLVL. Để đảm bảo thuận tiện, nhằm tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán về số lượng và giá trị đối với từng thứ NLVL trên cơ sở phân loại NLVL doanh nghiệp phải xây dựng "Sổ danh điểm NLVL", xác định thống nhất tên gọi của từng thứ NLVL, ký mã hiệu, quy cách của NLVL. Sổ danh điểm NLVL được thể hiện như sau: (Bảng số 01 - Phụ lục). Một số cách phân loại khác như: * Theo nguồn cung cấp. * Theo quan hệ với đối tượng tập hợp chi phí gồm: + NLVL trực tiếp + NLVL gián tiếp. 1.2. Phân loại CCDC: Căn cứ vào vị trí, công dụng của CCDC người ta chia chúng thành 3 loại: * CCDC trong kho là giá trị CCDC dự trữ trong kho để chuẩn bị cho quá trình sản xuất. * Bao bì luân chuyển sử dụng để đựng vật tư hàng hoá sản phẩm khi mua và khi bán. * Đồ dùng cho thuê là bộ phận CCDC mà doanh nghiệp sử dụng để cho thuê thường xuyên hoặc tạm thời. 2. Đánh giá NLVL và CCDC 2.1. Tính giá trị thực tế của hàng nhập kho * Với NLVL và CCDC do mua ngoài: = + + - Trong đó: chi phí thu mua bao gồm chi phí vận chuyển, tiền thuê kho bãi, phạt thuê kho bãi, tiền công tác phí của nhân viên, chi phí của bộ phận mua độc lập. * Đối với nguyên vật liệu nhập kho do tự chế biến: = + * Đối với nguyên vật liệu CCDC thuê ngoài gia công chế biến: = + + * Đối với nhận góp vốn liên doanh liên kết: Giá thực tế = Giá trị vốn góp được HĐLD thống nhất đánh giá * Đối với NLVL được viện trợ, biếu, tặng: Giá thực tế = Giá thị trường của vật liệu, công cụ tương đương 2.2. Tính giá hàng xuất kho: Đối với NLVL và CCDC xuất dùng trong kỳ, tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp, yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán có thể sử dụng một trong các phương pháp sau theo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán, nếu có thay đổi phải giải thích rõ ràng. * Phương pháp trực tiếp: Theo phương pháp này NLVL và CCDC được xác định theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào kho cho đến khi xuất dùng (trừ trường hợp điều chỉnh). Khi xuất NLVL và CCDC nào sẽ tính theo giá thực tế của NLVL và CCDC đó. Do vậy phương pháp này còn có tên là phương pháp giá thực tế đích danh và thường sử dụng đối với các NLVL và CCDC có giá trị cao và có tính cách biệt. Phương pháp này có ưu điểm là chính xác song phải hạch toán chi tiết, tỷ mỷ. * Phương pháp giá đơn vị bình quân: Theo phương pháp này, giá thực tế NLVL và CCDC xuất dùng trong kỳ được tính theo giá trị bình quân (bình quân cả kỳ dự trữ, hay bình quân cuối kỳ trước hoặc bình quân sau mỗi lần nhập). = x Trong đó: = Phương pháp tính giá đơn vị bình quân cho cả kỳ dự trữ tuy đơn giản, dễ làm nhưng độ chính xác không cao. Hơn nữa công việc tính toán dồn vào cuối tháng, gây ảnh hưởng đến công tác quyết toán nói chung. = Phương pháp này mặc dù khá đơn giản và phản ánh kịp thời tình hình biến động NLVL và CCDC trong kỳ, tuy nhiên không chính xác vì không tính đến sự biến động của giá cả NLVL và CCDC trong kỳ. = Phương pháp giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập khắc phục được nhược điểm của cả hai phương pháp trên, lại vừa chính xác vừa cập nhật. Song phương pháp này áp dụng thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm NLVL, số lần nhập - xuất mỗi loại không nhiều, thị trường giá cả vật tư biến động không ổn định. Phương pháp này đặc biệt phù hợp với những doanh nghiệp thực hiện công tác kế toán bằng máy vi tính. Tuy nhiên nhược điểm của phương pháp này là tốn nhiều công sức, tính toán nhiều lần. * Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO): Theo phương pháp này, giả thiết rằng số NLVL và CCDC nào nhập trước sẽ xuất trước, xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất. Phương pháp này thích hợp với trường hợp giá cả ổn định hoặc có xu hướng giảm và doanh nghiệp có ít danh điểm NLVL và CCDC, số lần nhập mỗi loại không nhiều, việc sử dụng vật tư đòi hỏi cao về mặt chất lượng và thời gian dự trữ. * Phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO): Phương pháp này giả định những NLVL và CCDC mua sau cùng sẽ được xuất trước tiên, ngược lại với phương pháp nhập trước xuất trước ở trên, phương pháp nhập sau xuất trước thích hợp trong trường hợp lạm phát. * Phương pháp giá hạch toán: Theo phương pháp này, toàn bộ NLVL và CCDC biến động trong kỳ được tính theo giá hạch toán (giá kế hoạch hoặc một loại giá ổn định trong kỳ). Cuối kỳ kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức sau: = x Hệ số giá Hệ số giá có thể tính cho từng loại, từng nhóm hoặc từng thứ NLVL và CCDC, chủ yếu tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý. Hệ số giá = Phương pháp giá hạch toán thích hợp với những doanh nghiệp nhiều chủng loại vật tư tồn xuất - nhập lớn và giá trị của từng loại vật tư không cao. Phương pháp này có ưu điểm là phản ánh kịp thời tình hình biến động NLVL và CCDC trong kỳ song độ chính xác không cao. III. Nội dung hạch toán NLVL và CCDC 1. Hệ thống chứng từ kế toán sử dụng: Để phục vụ cho công việc hạch toán NLVL và CCDC, doanh nghiệp cần các chứng từ sau: - Phiếu nhập kho (mẫu số 01-VT) - Phiếu xuất kho(mẫu số 02-VT) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu số 03-VT) - Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (mẫu số 04-VT) - Biên bản kiểm nghiệm (mẫu số 05-VT) - Thẻ kho (mẫu số 06-VT) - Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu số 07-VT) - Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm hàng hoá (mẫu số 08-VT) 2. Hạch toán chi tiết NLVL và CCDC Trong thực tế công tác kế toán hiện nay ở nước ta nói chung và ở các doanh nghiệp nói riêng đang áp dụng 3 phương pháp hạch toán chi tiết NLVL và CCDC là: ã Phương pháp thẻ song song ã Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển ã Phương pháp sổ số dư. Tuỳ theo điều kiện của doanh nghiệp mà vận dụng một trong 3 phương pháp: 2.1. Phương pháp thẻ song song: Tại kho hàng ngày căn cứ vào các chứng từ nhập xuất NLVL và CCDC, thủ kho sẽ ghi số lượng NLVL và CCDC nhập - xuất vào thẻ kho theo từng chứng từ. Thẻ kho được mở theo từng danh điểm NLVL và CCDC, mỗi chứng từ được ghi một dòng vào thẻ kho. Cuối tháng thủ kho phải tính ra từng lượng NLVL và CCDC nhập xuất tồn trên từng thẻ kho. Thẻ kho được lập theo mẫu ở bảng sau: (Bảng số 02 - Phụ lục). * Tại phòng kế toán Kế toán vật tư sử dụng thẻ kế toán chi tiết NLVL và CCDC để phản ánh tình hình biến động của NLVL và CCDC ở từng kho cho từng điểm. Thẻ này được mở tương ứng theo từng danh điểm mà thủ kho ghi ở thẻ kho, mỗi chứng từ ghi một dòng và kế toán phản ánh cả thước đo giá trị và hiện vật, cuối tháng sau khi đối chiếu với thẻ kho, kế toán tiến hành lập bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn NLVL và CCDC làm căn cứ để tiến hành đối chiếu với kế toán tổng hợp Sổ chi tiết và Bảng tổng hợp chi tiết NLVL và CCDC được lập theo mẫu ở Bảng số 03 và Bảng số 04 (Phụ lục). Ta có thể khái quát quá trình hạch toán chi tiết NLVL và CCDC theo phương pháp thẻ song song bằng sơ đồ sau: Sơ đồ 01: Quá trình hạch toán chi tiết NLVL và CCDC theo phương pháp thẻ song song Chứng từ nhập NLVL và CCDC Chứng từ xuất NLVL và CCDC Thẻ kho Sổ chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết 1 2 2 3 4 Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu, kiểm tra Ghi cuối tháng Ưu điểm: Dễ làm, đơn giản, dễ kiểm tra, dễ phát hiện sai sót Nhược điểm: + Do sổ kế toán chi tiết phải mở theo từng danh điểm NLVL và CCDC nên khi doanh nghiệp có nhiều danh điểm thì công tác hạch toán kế toán chi tiết trở nên phức tạp và tốn nhiều công sức. + Ghi chép trùng lặp tốn nhiều thời gian làm tăng khối lượng ghi chép của kế toán. 2.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Tại kho, tương tự như phương pháp thẻ kho song song, thủ kho vẫn mở thẻ kho ghi chép, theo dõi về mặt số lượng tình hình nhập - xuất kho NLVL và CCDC hàng ngày. Tại phòng kế toán không mở thẻ kho kế toán chi tiết mà mở sổ đối chiếu luân chuyển để phản ánh tình hình nhập, xuất - tồn theo từng danh điểm vật tư ở từng kho. Sổ này được ghi vào cuối tháng trên cơ sở các bảng kê nhập, bảng kê xuất và ghi cả về mặt số lượng và giá trị. Sau đó kế toán sẽ tiến hành đối chiếu số lượng vật tư trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho, đối chiếu số tiền với kế toán tổng hợp. Sổ đối chiếu luân chuyển được mở theo mẫu sau: (Bảng số 05 - Phụ lục). Có thể khái quát quá trình hạch toán chi tiết NLVL và CCDC theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển bằng sơ đồ sau: (Sơ đồ 2). Sơ đồ 02: Quá trình hạch toán chi tiết NLVL và CCDC theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Chứng từ nhập NLVL và CCDC Chứng từ xuất NLVL và CCDC Sổ đối chiếu luân chuyển Kế toán tổng hợp 1 2 2 4 Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu, kiểm tra Ghi cuối tháng Thẻ kho 1 3 Bảng kê xuất Bảng kê nhập Ưu điểm: So với phương pháp thẻ song song thì phương pháp này giảm được công việc lập thẻ và giảm nhẹ công việc ghi chép của kế toán, không bị phụ thuộc vào số lượng danh điểm NLVL và CCDC. Nhược điểm: + Việc ghi chép còn trùng lặp + Dồn công việc ghi chép vào cuối kỳ do đó ảnh hưởng đến việc cung cấp thông tin kế toán cần thiết. 2.3. Phương pháp sổ số dư Tại kho ngoài những công việc giống 2 phương pháp trên, định kỳ theo quy định thủ kho phải tiến hành phân loại chứng từ nhập xuất riêng (theo từng danh điểm) rồi lập phiếu giao nhận chứng từ nộp cho kế toán. Ngoài ra cuối tháng thủ kho còn ghi số lượng vật tư tồn kho theo từng danh điểm vào sổ số dư (Bảng số 06 - Phụ lục). Định kỳ, tại phòng kế toán, sau khi nhận chứng từ do thủ kho nộp, kế toán phải kiểm tra lại việc phân loại và ghi chép của thủ kho rồi tính thành giá tiền (theo giá hạch toán) để ghi vào phiếu giao nhận chứng từ (Bảng số 07 - Phụ lục). Sau đó số tiền này sẽ được ghi vào bảng luỹ kế nhập - xuất vật tư (Bảng số 08 - Phụ lục). Cuối tháng số liệu ở bảng luỹ kế sẽ được dùng để đối chiếu với sổ số dư (lấy số lượng x Đơn giá hạch toán) và đối chiếu với kế toán tổng hợp. Sơ đồ số 03: Khái quát quá trình hạch toán chi tiết NLVL và CCDC theo phương pháp sổ số dư Ghi hàng ngày, hoặc ghi định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra Ghi cuối tháng Chứng từ nhập NLVL và CCDC Chứng từ xuất NLVL và CCDC Sổ số dư Thẻ kho Phiếu giao nhận chứng từ xuất Phiếu giao nhận chứng từ nhập Bảng luỹ kế nhập xuất vật tư Kế toán tổng hợp Ưu điểm: So với 2 phương pháp trên, phương pháp này đã khắc phục được việc ghi trùng lặp và giảm nhẹ được khối lượng ghi chép, thuận lợi cho việc cung cấp số liệu, tạo điều kiện và tăng cường chức năng quan sát của kế toán với việc nhập -xuất - tồn vật tư cũng như việc ghi chép của thủ kho. Nhược điểm: Quá trình hạch toán phức tạp, phiếu kiểm tra đối chiếu khó khăn, đòi hỏi phải xây dựng được hệ thống hạch toán cho từng danh điểm vật tư. 3. Hạch toán tổng hợp NLVL và CCDC Sau khi tiến hành hạch toán chi tiết NLVL và CCDC theo một trong 3 phương pháp trên, kế toán tiến hành hạch toán tổng hợp NLVL và CCDC theo một trong 2 phương pháp: - Phương pháp kê khai thường xuyên - Phương pháp kiểm kê định kỳ. 3.1 Hạch toán tổng hợp NLVL và CCDC theo phương pháp kê khai thường xuyên: 3.1.1. Khái niệm và tài khoản sử dụng: a. Khái niệm: Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm hàng tồn kho một cách thường xuyên, liên tục trên các tài khoản. Phương pháp này được sử dụng phổ biến ở nước ta hiện nay. Tuy nhiên với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, hàng hoá có giá trị thấp, tần suất nhập - xuất cao mà áp dụng phương pháp này sẽ tốn rất nhiều công sức. Song phương pháp này có độ chính xác cao và cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời, cập nhật. Theo phương pháp này tại bất kỳ thời điểm nào kế toán cũng xác định được lượng nhập - xuất - tồn kho từng loại hàng tồn kho nói chung và NLVL và CCDC nói riêng. b. Tài khoản sử dụng: - TK 152: NLVL Tài khoản này dùng theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng giảm của các nguyên vật liệu theo giá thực tế của toàn bộ NLVL qua kho, có thể mở chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ...tuỳ theo yêu cầu quản lý và phương tiện tính toán. - TK 151: Hàng mua đi đường. Tài khoản này dùng theo dõi các loại NLVL và CCDC, hàng hoá...mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua, thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng cuối tháng chưa về nhập kho (kể cả số đang gửi kho người bán). - TK 153: được chi tiết thành 3 TK cấp 2. Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số TK liên quan khác như TK 133, 112, 111... 3.1.2 Hạch toán tổng hợp nhập NLVL và CCDC: a. Hạch toán tình hình biến động tăng NLVL và CCDC đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Nghiệp vụ 1: NLVL và CCDC mua ngoài, hàng và hoá đơn cùng về: căn cứ vào hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nghiệm và phiếu xuất kho kế toán ghi: Nợ TK 152, 153 (CTĐT) giá thực tế NLVL và CCDC Nợ TK 133 (1331) thuế GTGT được khấu trừ. Có TK liên quan 331, 111, 112...tổng giá thanh toán + Trường hợp hàng thừa so với hoá đơn. Nếu nhập toàn bộ: Nợ TK 152, 153 (CTĐT) giá không có thuế GTGT Nợ TK 133 (1331) thuế GTGT tính theo số hoá đơn Có TK 331 Trị giá thanh toán theo hoá đơn Có TK 338 (3381) trị giá hàng thừa chưa có thuế GTGT Khi xuất trả lại cho người bán: Nợ TK 338 (3381) trị giá hàng thừa đã xử lý Có TK 152, 153 (CTĐT) trả lại số thừa. Nếu nhập theo số hoá đơn, thì số thừa coi như giữ hộ người bán và ghi nợ TK 002, khi xử lý (trả lại hoặc đồng ý mua) ghi có TK 002. Ngoài ra số thừa nếu đồng ý mua, khi nhập kho ghi tương tự như trên. Trường hợp hàng thiếu so với hoá đơn, kế toán chỉ phản ánh số thực nhập, số thiếu căn cứ vào biên bản kiểm nhận sẽ thông báo cho bên bán biết hoặc ghi sổ như sau: Nợ TK 152, 153 (CTĐT) giá trị thực nhập không có thuế Nợ TK 138 (1381) trị giá số thiếu (Không có thuế GTGT) Nợ TK 133 (1331) thuế GTGT theo hoá đơn Có TK 331 trị giá thanh toán theo hoá đơn Trường hợp hàng hoá kém phẩm chất, sai quy cách không đảm bảo như hợp đồng, số hàng này có thể được giảm giá hoặc trả lại cho người bán. Khi xuất kho giao trả hoặc giảm giá ghi: Nợ TK 331, 111, 112 Có TK 152, 153 (CTĐT) Có TK 133 (1331) Thuế GTGT của số giao trả hoặc giảm giá Nghiệp vụ 2: Hoá đơn về nhưng hàng chưa về: kế toán lưu hoá đơn vào tệp hồ sơ "Hàng mua đang đi đường". Nếu trong tháng hàng về thì ghi sổ bình thường còn nếu cuối tháng hàng chưa về thì ghi: Nợ TK 151 trị giá hàng mua theo hoá đơn (không có thuế) Nợ TK 133 (1331) thuế GTGT được khấu trừ Có TK liên quan 331, 111, 112, 141... Sang tháng sau khi hàng về ghi: Nợ TK 152, 153 (CTĐT) nếu nhập kho Nợ TK 621, 627 xuất cho sản xuất ở phân xưởng Có TK 151 hàng đi đường kỳ trước đã về. Nghiệp vụ 3: Hàng về chưa có hoá đơn: kế toán lưu phiếu nhập kho vào tệp hồ sơ “Hàng chưa có hoá đơn”. Nếu trong tháng có hoá đơn về ghi sổ bình thường, nếu cuối tháng hoá đơn vẫn chưa về thì ghi sổ theo giá tạm tính bằng bút toán. Nợ TK 152, 153 (CTĐT) Có TK 331 Khi nhận hoá đơn hoặc phiếu mua hàng kế toán tiến hành điều chỉnh giá tạm tính thành giá hoá đơn bằng bút toán ghi sổ bổ sung hoặc ghi đỏ. Nghiệp vụ 4: NLVL và CCDC thuê ngoài gia công hoặc tự sản xuất nhập kho. Nợ TK 152, 153 (CTĐT) giá thành thực tế sản xuất Có TK 154: NLVL và CCDC thuê ngoài gia công hoặc tự sản xuất nhập kho Nghiệp vụ 5: Trường hợp nhập khẩu NLVL, kế toán ghi: Nợ TK 152 giá có thuế nhập khẩu Có TK 111, 112, 331 Có TK 333 (3333) thuế nhập khẩu phải nộp Đồng thời phản ánh số thuế GTGT phải nộp được khấu trừ. Nợ TK 133 thuế GTGT được khấu trừ Có TK 3331 thuế GTGT phải nộp Các trường hợp khác hạch toán cũng tương tự. b. Hạch toán tăng NLVL và CCDC trong các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. NLVL mua ngoài nhập đủ theo hoá đơn, kế toán ghi: Nợ TK 152, 153 (CTĐT) giá thực tế mua ngoài (bao gồm cả thuế GTGT) Có TK liên quan 331, 111, 112, 311...tổng giá thanh toán ã Trường hợp mua hàng được hưởng chiết khấu thanh toán, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112, 331 tổng giá thanh toán Có TK 711 số tiền được chiết khấu (tính trên giá không có thuế GTGT) ã Trường hợp được giảm giá hàng mua hoặc hàng mua bị kém chất lượng phải trả lại cho người bán, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112, 331 Có TK 152, 153 Có TK 1331 3.1.3. Hạch toán tổng hợp xuất NLVL a. Hạch toán tổng hợp xuất khẩu NLVL - Xuất NLVL cho sản xuất kinh doanh: căn cứ vào giá thực tế, kế toán ghi: Nợ TK 621 dùng trực tiếp sản xuất sản phẩm Nợ TK 627 dùng cho sản xuất chung Nợ TK 641, 642 dùng cho bộ phận bán hàng, quản lý doanh nghiệp Nợ TK 241 dùng cho XDCB hoặc sửa chữa lớn TSCĐ Có TK 152 chi tiết cho từng loại vật liệu. - Xuất góp vốn liên doanh: Nợ TK 128, 222 giá trị vốn góp được chấp nhận Nợ (có)TK 412 phần chênh lệch do đánh giá Có TK 152 giá trị thực tế của NLVL xuất dùng - Xuất thuê ngoài gia công chế biến: Nợ TK 154 giá thực tế NLVL xuất chế biến Có TK 152 (CTĐT) giá thực tế - NLVL giảm do các nguyên nhân khác (đánh giá giảm, phát hiện thiếu, nhượng bán...) Nợ TK 642 thiếu trong định mức tại kho Nợ TK 138 (1388), 334 thiếu cá nhân bồi thường Nợ TK 412 đánh giá giảm Nợ TK 632 nhượng bán Có TK 152 ( CTĐT) giá thực tế NLVL ............ b. Hạch toán tổng hợp xuất CCDC Khi xuất dùng CCDC, kế toán cần phải lựa chọn phương thức phân bổ hợp lý dựa trên giá trị của CCDC. - Phân bổ 1 lần: Giá trị CCDC xuất dùng được tính một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh của kỳ xuất dùng. Nợ TK 627, 641, 642, 241 Có TK 153 - Phân bổ 2 lần: Khi xuất dùng CCDC kế toán phải phân bổ 50% giá trị vào chi phí. Nợ TK 627, 641, 642, 50% giá trị CCDC Nợ TK 142 (1421) 50% giá trị CCDC Có TK 153 Khi báo hỏng kế toán phân bổ vào chi phí của kỳ báo hỏng giá trị còn lại: Nợ TK 641, 642, 627 giá trị còn lại Nợ TK 111, 112, 138, 152(7) số bồi thường Có TK 153 : 50% giá trị CCDC báo hỏng. = - - - Phân bổ nhiều lần: Khi xuất dùng căn cứ vào thời gian sử dụng dự kiến của CCDC để xác định số lần phân bổ, sau đó ghi theo giá xuất thực tế: Nợ TK 142 (1421) Có TK 153 Định kỳ tiến hành phân bổ giá trị CCDC cho một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh: Nợ TK 627, 641, 642 Có TK 142 (1421) Có thể khái quát quy trình hạch toán tổng hợp NLVL và CCDC theo phương pháp kê khai thường xuyên bằng các sơ đồ sau (xem phần phụ lục). 3.2. Hạch toán tổng hợp NLVL và CCDC theo phương pháp kiểm kê định kỳ. 3.2.1. Khái niệm và tài khoản sử dụng: a. Khái niệm: Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi một cách thường xuyên, liên tục về tình hình biến động của các loại vật tư, sản phẩm hàng hoá trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lượng tồn kho thực tế và lượng xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác. Độ chính xác của phương pháp này không cao mặc dù tiết kiệm được công sức ghi chép và nó chỉ thích hợp với các đơn vị sản xuất kinh doanh những chủng loại hàng hoá vật tư khác nhau, giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng, xuất bán. Theo phương pháp này kế toán sử dụng các tài khoản sau: - TK 611 - Mua hàng: dùng để theo dõi tình hình thu mua, tăng, giảm NLVL và CCDC theo giá thực tế (giá mua và chi phí thu mua). - TK 152 - NLVL: dùng để phản ánh giá thực tế NLVL tồn kho, chi tiết theo từng loại - TK 153 - CCDC: sử dụng theo dõi giá thực tế CCDC, bao bì luân chuyển tồn kho. Ngoài ra trong quá trình hạch toán kế toán còn sử dụng một số TK khác có liên quan như TK 133, 111, 112... 3.2.2. Doanh nghiệp hạch toán theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Trình tự hạch toán tăng giảm NLVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ theo sơ đồ ở Phụ lục 05. Phần II Thực trạng kế toán nguyên vật liệu và CCDC tại công ty cổ phần thuốc thú ý TW I I. Khái quát về công ty cổ phần thuốc thú y TW I 1. Khái quát về quá trình hoạt động của công ty. Công ty cổ phần thuốc thú y TW I là một doanh nghiệp nhà nước thuộc Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn, được thành lập năm 1973 theo Quyết định số 97/NN - TCQD ngày 23/3/1973 của Bộ Nông nghiệp, do một bộ phận cung ứng vật tư thú y được tách ra thành lập riêng thành một công ty có tên gọi là Công ty vật tư thú y cấp I (trực thuộc tổng công ty vật tư nông nghiệp). Năm 1983 theo Quyết định số 156/TCCB - QĐ ngày 11/6/1983 của Bộ Nông nghiệp chuyển công ty thành đơn vị cấp II (trực thuộc Bộ Nông nghiệp). Năm 1989, do yêu cầu phát triển của ngành và thuận lợi trong quản lý, Bộ Nông nghiệp và công nghệ thực phẩm cho trạm vật tư thú y cấp I đóng tại TP. HCM trực thuộc Công ty nhập với phân viện thú y TW I. Còn lại các đơn vị trực thuộc công ty đóng tại phía Bắc và miền Trung sát nhập với xí nghiệp thuốc thú y TW đóng tại huyện Hoài Đức có tên gọi “Công ty vật tư thú y TW I ”. Đến tháng 5/2000, thực hiện chủ trương cổ phần hoá doanh nghiệp Nhà nước, Công ty vật tư thú y TW I đã trở thành Công ty cổ phần thuốc thú y TW I với số vốn ban đầu là 14 tỷ đồng. Công ty cổ phần thuốc thú y TW I (Vietnam veterinary products joint stock company) Trụ sở chính: 88 Đường Trường Chinh - Đống Đa - Hà Nội. Các chi nhánh: - 35F Nguyễn Chí Thanh - TP. Đà Nẵng - 11 Xô Viết - Nghệ Tĩnh - TP. Hồ Chí Minh Một số chỉ tiêu kinh tế phản ánh tình hình phát triển của công ty như sau. Bảng số 01 Một số chỉ tiêu của công ty trong các năm 98,99 và tháng 9 năm 2000 STT Chỉ tiêu 1998 1999 9th (2000) 1 Doanh thu tiêu thụ 17.080.120.000 20.197.585.320 16.487.126.76 2 Lợi nhuận sau thuế 370.100.112 453.873.076 300.232.692 3 Nộp ngân sách 650.817.000 720.243.018 608.045.670 4 Thu nhập bp/tháng của CBCNV 710.000 750.000 760.000 2. Đặc điểm quy trình công nghệ: Có 2 loại công nghệ 2.1. Công nghệ sản xuất thuốc bột: Gồm 5 giai đoạn theo mô hình sau. Chuẩn bị NLVL Đóng gói Phối chế Nhập kho, bảo quản, chờ xuất KCS 2.2. Công nghệ sản xuất thuốc nước: Gồm 6 giai đoạn sau. Chuẩn bị NLVL Chia số lượng ra ống, lọ Tiệt trùng KCS Nhập kho, bảo quản, chờ xuất Dán nhãn 3. Tổ chức bộ máy quản lý của công ty Tổ chức bộ máy của công ty được thể hiện theo phương pháp ra quyết định trực tiếp từ trên xuống. Chức năng cao nhất là hội đồng quản trị, Ban giám đốc bao gồm một giám đốc và một phó giám đốc. Tất cả các phòng ban đều phải có trách nhiệm tham mưu cho Hội đồng quản trị và Ban giám đốc. Các quyết định được đưa trực tiếp xuống các phòng ban, xuống từng phân xưởng, đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh thông suốt. Sơ đồ tổ chức bộ máy của Công ty (Sơ đồ 04). 4. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của công ty. Công ty tổ chức kế toán theo hình thức tập trung. Toàn bộ công ty có một phòng tài chính kế toán và áp dụng hình thức kế toán Nhật ký - chứng từ. - Phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ - Phương pháp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. - Kỳ lập báo cáo tài chính theo quý. Sau đây là sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty (Sơ đồ 05). Sơ đồ 05: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty. Kế toán hàng tồn kho và kế toán ngân hàng Kế toán thanh toán và tập hợp chi phí tính giá ở PX I Kế toán tiền lương và kế toán tập hợp chi phí tính giá PXII Kế toán thành phẩm tiêu thụ, theo dõi công nợ Thủ quỹ và kế toán tài sản cố định Kế toán trưởng (Kế toán tổng hợp) II. Thực trạng của kế toán NLVL và CCDC tại công ty cổ phần thuốc thú y TWI. 1. Nội dung NLVL và CCDC tại đơn vị. Là một công ty thuộc Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn, Công ty cổ phần thuốc thú y TWI được giao nhiệm vụ tổ chức sản xuất kinh doanh trên cơ sở nhập khẩu các loại thuốc và vật tư thú y của nước ngoài cũng như thu mua sản phẩm trong nước để phục vụ cho công tác phòng chống dịch bệnh cho gia súc, gia cầm, đẩy mạnh ngày chăn nuôi ngày càng phát triển. Sản phẩm của công ty rất đa dạng, phong phú với trên 100 loại thuốc. Trong đó có cả thuốc bột và thuốc nước nên NLVL ở công ty khá đa dạng (trên 400 chủng loại) bao gồm: - Nguyên vật liệu chính như: pencillin, streptomycin, vitamin B1,vitamin C... - Vật liệu phụ như: hương liệu, xà phòng. - Nhiên liệu như: than, ga. - Phụ tùng thay thế như: các chi tiết máy, các chi tiết của xe đẩy chở hàng. - Vật liệu khác dùng để đóng gói như nhãn thuốc, hộp carton, ống, lọ các loại, băng thùng. - Còn về CCDC, công ty có các loại sau: xe đẩy hàng, máy sấy, máy hàn, quạt thông gió. 2. Hệ thống chứng từ kế toán và sổ sách kế toán dùng cho hạch toán NLVL và CCDC tại công ty. Với hình thức kế toán Nhật ký - chứng từ, công ty dùng các loại sổ, Nhật ký - chứng từ, bảng kê và các bảng phân bổ. Để hạch toán NLVL và CCDC kế toán sử dụng các sổ sau: - Nhật ký - chứng từ số 5: dùng để xác định tổng số phát sinh bên có TK 331 đối ứng nợ các tài khoản liên quan. Kế toán lấy số liệu tổng cộng của Nhật ký -chứng từ số 5 và kết hợp với số liệu của Nhật ký - chứng từ số 1,2 để ghi vào sổ cái kế toán. - Bảng kê số 4. - Sổ cái. Sơ đồ 6: Trình tự ghi sổ kế toán NLVL và CCDC tại công ty Chứng từ - Nhập - Xuất Sổ chi tiết thanh toán với người bán Nhật ký chứng từ số 5 Sổ cái TK 152,153 Nhập Xuất Bảng kê số 4 Nhật ký chứng từ 1,2 Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng 2.1. Hạch toán chi tiết NLVL và CCDC tại công ty cổ phần thuốc thú y TW I. NLVL và CCDC tại công ty có nhiều chủng loại khác nhau và thường xuyên biến động. Để hạch toán chi tiết NLVL và CCDC, công ty sử dụng phương pháp thẻ song song. - Đối với nghiệp vụ nhập NLVL và CCDC, chủ yếu là mua ngoài nên công ty sử dụng các chứng từ nhập kho và các hoá đơn (GTGT) phiếu di chuyển vật tư và các chứng từ khác có liên quan. - Đối với nghiệp vụ xuất NLVL và CCDC chủ yếu là xuất cho sản xuất phân xưởng, các chứng từ xuất là phiếu xuất vật tư theo hạn mức và phiếu xuất kho (xem phần Phụ lục 06). Tuy nhiên, do tần suất nhập - xuất vật tư trong tháng cao nên công ty mở thẻ kho cho từng tháng và mở riêng cho từng loại vật tư. Ví dụ mở thẻ kho cho loại pencillin như sau: Bảng số 02 Công ty cổ phầnthuốc thú y TW I Thẻ kho Ngày lập thẻ: Tờ số: Tên kho: Kho PXI Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: pencillin Đơn vị tính: TT Chứng từ Diễn Giải Ngày tháng Số lượng Ký xác nhận của kế toán SH NT Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 4 1 2 3 4 21104 32 - 21104 1/6 2/6 7/6 1/6 Tháng 6/2000 Phân Xưởng I Thu-PX I Hương PXI Phân Xưởng I 01/6 02/6 07/6 12/6 110 25 20 18 40 ... ... ... 48 25/6 Phân Xưởng I 25/6 15 Cộng -- 125 120 Số dư cuối tháng 45 - Hạch toán ở phòng kế toán định kỳ 5-7 ngày thủ kho tập hợp tất cả các chứng từ liên quan đến việc nhập xuất vật tư chuyển cho kế toán cùng thẻ kho. Trên cơ sở các chứng từ trên, kế toán mở sổ chi tiết. Ví dụ như mở sổ chi tiết cho nguyên liệu là pencillin. Bảng số 03 Công ty cổ phầnthuốc thú y TW I Sổ chi tiết vật tư Tháng 6 năm 2000 TK 152.2 Tên kho: Kho PX I Tên, quy cách vật tư :Penicilline Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn SH NT SL Tiền SL Tiền SL Tiền 21104 32 2104 .... .... .... .... ..... 48 31209 1/6 2/6 7/6 ... .... ... ... ... 25/6 29/6 Số dư đầu tháng Phân Xưởng II Phân Xưởng._.