Hoàn thiện hạch toán lưu chuyển hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty thương mại Xuất nhập khẩu hà nội

........................... 3 1.1.2.Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty................................................. 4 1.1.3.Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.........................5 1.1.4.Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty.................................................. 6 1.1.5.Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Công ty.............................. ..8 1.2.Thực trạng hạch toán lưu chuyển hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty Thương mại Xuất nhập khẩu Hà Nội........................................ 11 1.2.1.Đặc điểm hàng hoá và lưu chuyển hàng hoá tại Công ty..................... 11 1.2.2.Hạch toán quá trình mua hàng tại Công ty..................................... 12 1.2.2.1.Các phương thức mua hàng và thủ tục chứng từ............................. 12 1.2.2.2.Tính giá hàng hoá mua......................................................... 13 1.2.2.3.Hạch toán tổng hợp quá trình mua hàng...................................... 14 1.2.3.Hạch toán quá trình bán hàng tại Công ty...................................... 14 1.2.3.1.Các phương thức bán hàng và thủ tục chứng từ.............................. 14 1.2.3.2.Tính giá mua của hàng hoá xuất bán.......................................... 15 1.2.3.3.Hạch toán giá vốn hàng hoá tiêu thụ.......................................... 15 1.2.3.4.Hạch toán doanh thu bán hàng................................................ 17 1.2.4.Hạch toán chi phí lưu thông và chi phí quản lý tại Công ty.................. 17 1.2.5Hạch toán xác định kết quả tiêu thụ............................................ 25 Phần 2: Hoàn thiện hạch toán lưu chuyển hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty Thương mại Xuất nhập khẩu Hà Nội................................ 29 2.1.Đánh giá hạch toán lưu chuyển hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty Thương mại Xuất nhập khẩu Hà Nội........................................ 29 2.2.Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hạch toán lưu chuyển hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty Thương mại Xuất nhập khẩu Hà Nội............................30 Kết luận................................................................................... 32 Danh mục tài liệu tham khảo.......................................................... 33 Lời nói đầu Trong nền kinh tế thị trường, hoạt động thương mại đóng vai trò quan trọng và là một nhân tố không thể thiếu trong nền kinh tế. Thương mại là khâu trung gian giữa sản xuất và tiêu dùng. Trước đây một nhà sản xuất vừa phải tìm nguồn cung cung cấp yếu tố đầu vào, vừa thực hiện hoạt động sản xuất và vừa phải tìm thị trường tiêu thụ sản phẩm, chính điều này đã làm cho nhà sản xuất không thể chuyên tâm vào việc sản xuất sản phẩm, không có điều kiện để nâng cao chất lượng sản phẩm, làm giảm khả năng cạnh tranh của sản phẩm trên thị trường. Vì vậy, hoạt động thương mại đã làm giảm gánh nặng cho nhà sản xuất, để nhà sản xuất có thể chuyên tâm vào việc sản xuất sản phẩm. Hoạt động chính của một Công ty thương mại là mua hàng và bán hàng để thực hiện mục tiêu lợi nhuận. Chính vì vậy, lưu chuyển hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ là vấn đề được đặt ra thường xuyên đối với một Công ty thương mại. Là một Công ty thương mại, Công ty TM XNK Hà Nội sử dụng kế toán như một công cụ đắc lực để điều hành quản lý các hoạt động kinh doanh của mình. Trong đó, kế toán lưu chuyển hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ là những phần hành kế toán chủ yếu trong hệ thống kế toán của Công ty. Để hiểu rõ về kế toán lưu chuyển hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ, trong quá trình thực tập tại Công ty TM XNK Hà Nội em chọn đề tài: “ Hoàn thiện hạch toán lưu chuyển hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty TM XNK Hà Nội. Đề tài gồm hai phần: Phần 1: Thực trạng hạch toán lưu chuyển hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty TM XNK Hà Nội. Phần 2: Hoàn thiện hạch toán lưu chuyển hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty TM XNK Hà Nội. Qua thời gian thực tập tại Công ty Thương mại Xuất nhập khẩu Hà Nội, kết hợp với kiến thức được học ở trường, em đã hoàn thành Chuyên đề thực tập tốt nghiệp. Để có thể hoàn thành tốt bài báo cáo này em đã được sự giúp đỡ tận tình của thầy giáo hướng dẫn và Công ty Thương mại Xuất nhập khẩu Hà Nội. Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Trần Văn Thuận và các cô chú trong phòng tài vụ đã tạo điều kiện cho em thực hiện tốt giai đoạn thực tập này. Phần 1 Thực trạng hạch toán lưu chuyển hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty Thương mại Xuất nhập khẩu Hà Nội. 1.1.Những đặc điểm kinh tế – kỹ thuật của Công ty Thương mại Xuất nhập khẩu Hà Nội ảnh hưởng đến hạch toán lưu chuyển hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ 1.1.1.Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Công ty TM XNK Hà Nội là một doanh nghiệp nhà nước, hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực thương mại, xuất nhập khẩu. Công ty có tư cách pháp nhân, là một đơn vị hạch toán độc lập, có tài khoản và con dấu riêng. Nhìn lại chặng đường đã qua, Công ty TM XNK Hà Nội có những thay đổi đáng kể, phù hợp với tình hình kinh tế nước nhà. Công ty được thành lập theo Quyết định số 316/QĐ-UB ngày 19/5/1983, Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 109522 ngày 7/4/1984 với tên gọi ban đầu là Công ty Dịch vụ Hai Bà Trưng. Đến ngày 1/5/1985, Công ty chính thức đi vào hoạt động, trụ sở được đặt tại 53 Lạc Trung – Hà Nội. Khoảng thời gian từ khi Công ty đi vào hoạt động cho tới năm 1993, Công ty TM XNK Hà Nội chủ yếu hoạt động kinh doanh thương mại trong nước. Bước sang năm 1994, cùng với sự bùng nổ của xu hướng hội nhập, ngoại thương, Công ty được UBND Thành phố Hà Nội cấp Giấy phép kinh doanh XNK số 540/CP-UB ngày 1/4/1999, do Trọng tài kinh tế Thành phố Hà Nội cấp, đồng thời đổi tên thành Công ty XNK Hai Bà Trưng, tên giao dịch là Habamexco. Qua đó, Công ty được phép mở rộng phạm vi kinh doanh, vừa tiếp tục hoạt động kinh doanh trong nước, vừa tiến hành hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu. Được phép của UBND Thành phố Hà Nội và cũng là để tạo nhiều thuận lợi cho hoạt động kinh doanh của mình, Công ty đã chuyển trụ sở về 142 Phố Huế – Hà Nội với một tên mới là Công ty TM XNK Hà Nội, trực thuộc Sở Thương mại Hà Nội kể từ tháng 6 năm 2001. Hiện nay, Công ty TM XNK Hà Nội (Hacimex), trụ sở tại 142 Phố Huế – Hà Nội, điện thoại 04-9434753, đã và đang là đối tác tin cậy đối với bạn hàng trong và ngoài nước. Các nghành nghề kinh doanh chủ yếu của Công ty hiện nay là: - Kinh doanh hàng điện tử dân dụng (tủ lạnh, điều hoà, máy giặt), vải sợi, lương thực, thực phẩm. - Kinh doanh xuất nhập khẩu máy móc thiết bị xây dựng (máy công cụ, máy nén khí, máy xúc), vật liệu xây dựng (parafin, silicat, thép ống, PVC), xi măng, sắt thép, hoá chất, hàng điện máy, xe máy, các sản phẩm nông nghiệp và đặc sản rừng. Sự ra đời của Công ty đã góp phần đáp ứng những nhu cầu về hàng hoá tiêu dùng, nguyên vật liệu, máy móc cho sản xuất trong nước, mở rộng sự hiểu biết về sản phẩm nước ngoài đồng thời đẩy mạnh sản xuất trong nước, khai thác mọi tiềm năng sẵn có và mặt mạnh của quốc gia, vươn mình ra thị trường quốc tế góp phần cho công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước. Để nâng cao hiệu quả kinh doanh, Công ty đã cho phép các cửa hàng chủ động tìm kiếm thị trường và ký kết các hợp đồng đại lý với bạn hàng. Ngoài các hoạt động kinh doanh như đã kể trên, Công ty còn chủ động ký kết các hợp đồng nhận uỷ thác xuất nhập khẩu do bạn hàng giao cho, tích cực đầu tư với các bên liên doanh khác. Trong hai hình thức nhập khẩu của Công ty là nhập khẩu trực tiếp và nhập khẩu uỷ thác thì hình thức nhập khẩu trực tiếp chiếm đa số. Giá nhập khẩu được tính theo giá CIF, địa điểm giao hàng thường là hai cảng lớn là Cảng Hải Phòng và Cảng Thành phố Hồ Chí Minh. Ngoài ra, phương thức giao hàng có thể là đường sắt hoặc đường hàng không. Phương thức bán hàng thường là bán buôn trực tiếp qua kho, còn hình thức bán lẻ và gửi bán hàng qua đại lý chủ yếu là do các cửa hàng trực tiếp của Công ty cung cấp. 1.1.2.Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo mô hình tham mưu chức năng. Công ty hiện có 7 phòng ban và hệ thống 4 cửa hàng tiêu thụ trên địa bàn Hà Nội. Giám đốc Phó giám đốc Phòng Tài vụ Phòng Giao nhận và vận chuyển Các cửa hàng Phòng Tổ chức hành chính Phòng XNK 1 Phòng XNK 2 Phòng KDTH Phòng Kinh doanh 3 Phó giám đốc Sơ đồ 1.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TM XNK Hà Nội Giám đốc là người chỉ đạo chung, có thẩm quyền cao nhất, có nhiệm vụ quản lý toàn diện trên cơ sở chấp hành đúng đắn chủ trương, chính sách, chế độ của Nhà nước. Bên cạnh Giám đốc là hai Phó giám đốc cũng chịu trách nhiệm chỉ đạo các phòng ban do mình quản lý, giúp Giám đốc nắm vững tình hình hoạt động của Công ty để có kế hoạch và quyết định sau cùng, giải quyết các công việc được phân công. Phòng Xuất nhập khẩu 1 (XNK 1) và phòng xuất nhập khẩu 2 (XNK 2): với chức năng tìm hiểu thị trường, bán hàng nước ngoài để từ đó ký kết các mặt hàng XNK trên những kế hoạch đã đề ra, giải quyết các vấn đề liên quan đến XNK. Phòng Kinh doanh tổng hợp (KDTH) và phòng kinh doanh 3 (KD3): có nhiệm vụ nghiên cứu tìm hiểu thị trường trong nước để có hoạt động lâu dài, tham mưu cho Ban Giám đốc về kế hoạch tiêu thụ, theo dõi hoạt động của cửa hàng. Ngoài ra cũng thực hiện việc mua bán hàng nhập khẩu. Phòng Giao nhận và vận chuyển: có nhiệm vụ giao nhận và vận chuyển hàng hoá. Các cửa hàng: là mạng lưới lưu chuyển hàng hoá trong nước của Công ty thực hiện việc bán buôn và bán lẻ, là đơn vị hạch toán phụ thuộc. Các chứng từ liên quan đến hoạt động kinh doanh đều được gửi về Công ty làm công tác hạch toán. Phòng Tài vụ: tổ chức hạch toán toàn bộ hoạt động XNK, kinh doanh giải quyết các vấn đề tổ chức thanh toán, quyết toán bán hàng, thu tiền, tiền lương, tiền thưởng, nghĩa vụ với Nhà nước và các vấn đề liên quan đến tài chính. Đồng thời tham mưu cho Giám đốc xây dựng các kế hoạch tổ chức. Phòng Tổ chức hành chính: phụ trách hành chính, đối nội, đối ngoại, lưu trữ hồ sơ giấy tờ, thủ tục công văn, tổ chức nhân sự, lãnh đạo. Bên cạnh đó phòng còn chịu trách nhiệm liên quan đến con người, giải quyết điều hành những chính sách về người lao động. 1.1.3.Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Quy trình sản xuất kinh doanh chung cuả Công ty được thể hiện qua sơ đồ sau: Tiền Mua hàng Bán hàng Tiền Sơ đồ 1.2: Quy trình sản xuất kinh doanh chung cuả Công ty Nhập khẩu: Chủ yếu nhập hoá chất, điện lạnh, điện dân dụng, hàng trang trí nội thất, vật liệu xây dựng, xe máy. Xuất khẩu: Hàng nông sản (lạc, gạo, chè,...). Kinh doanh nội địa: Chủ yếu kinh doanh các mặt hàng như: điện dân dụng, quần áo may sẵn, đồ dùng gia đình, hàng tiêu dùng phục vụ đời sống nhân dân và làm đại lý bán vé máy bay. * Các phương thức bán hàng tại Công ty: Công ty Xuất nhập khẩu Hà Nội là một Công ty chuyên kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hoá. Nhập hàng từ nước ngoài về bán hàng trong nước, và thu mua hàng trong nước xuất khẩu ra nước ngoài. Tuy nhiên, trong vài năm gần đây, việc xuất khẩu hàng ở Công ty không thực hiện nữa mà chủ yếu thực hiện hai công việc: Nhập khẩu hàng nước ngoài bán trong nước và kinh doanh lưu chuyển nội địa. Từ đặc điểm thực tế như vậy, việc bán hàng ở Công ty được chia làm hai mảng ( hai phương thức): Bán hàng nhập khẩu và bán hàng trong nước. 1.1.3.1.Bán hàng nhập khẩu Hàng nhập khẩu từ cảng về sẽ được bán trong nước theo hai phương thức: bán hàng trực tiếp tại cảng không qua kho và nhập về kho Công ty để bán buôn và bán lẻ. *Phương thức bán hàng trực tiếp tại cảng không qua kho. Theo phương thức này, khi có hàng về cảng theo hợp đồng nhập khẩu, Công ty cử nhân viên kinh tế từ phòng kinh doanh cùng với bên mua (theo hợp đồng thoả thuận ký kết giữa Công ty theo hợp đồng mua bán) đến nhận hàng tại cảng. Công ty sẽ nhận hàng từ bên bán cùng với các chứng từ bán hàng sau đó giao hàng cho bên mua. Tại thời điểm này, Công ty viết hoá đơn giá trị gia tăng giao cho bên mua và các chứng từ gốc liên quan đến hàng nhập khẩu (Ví dụ: giấy phép nhập khẩu, hoá đơn phí vận chuyển, tờ khai thuế,...). Sau khi bên mua ký vào hoá đơn giá trị gia tăng, hàng nhập khẩu được coi là chuyển quyền sở hữu (tiêu thụ). *Phương thức nhập hàng nhập khẩu bán qua kho. Theo phương thức này, thủ tục nhập kho hàng nhập khẩu giống với nhập kho mua hàng trong nước. Việc bán hàng theo phương thức này có thể bán buôn, bán lẻ... căn cứ vào nhu cầu tiêu dùng của khách hàng và hợp đồng kinh tế giữa Công ty với khách hàng. 1.1.3.2.Phương thức bán hàng trong nước Ngoài chức năng nhập khẩu hàng hoá, nhằm giữ vững vị trí của Công ty và tăng hiệu quả kinh doanh, Công ty còn tham gia vào kinh doanh lưu chuyển hàng trong nước. Việc kinh doanh hàng trong nước được thực hiện độc lập ở từng phòng kinh doanh nhằm phát huy khả năng kinh doanh của từng cá nhân trong Công ty và đảm bảo cân bằng trong phân phối thu nhập. Tuy nhiên việc hạch toán kinh doanh vẫn được thực hiện ở Công ty. Kinh doanh lưu chuyển hàng hoá trong nước được đa dạng hoá các mặt hàng trên cơ sở nghiên cứu thị trường. Ngoài việc bán hàng được thực hiện đa phương thức: bán buôn, bán lẻ, hàng gửi đi bán... Các phương thức bán hàng cũng được thực hiện đa dạng trên nguyên tắc thận trọng và phù hợp với kỹ năng thanh toán của khách hàng, với mục tiêu chính của Công ty là đạt hiệu quả kinh doanh cao nhất. 1.1.4.Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Nhiệm vụ chung của Phòng Kế toán (Phòng Tài vụ) là hạch toán một cách chính xác, đầy đủ và kịp thời những nhiệm vụ kinh tế phát sinh có liên quan đến Công ty, từ đó phản ánh chính xác chi phí kinh doanh, doanh thu tiêu thụ và hiệu quả sản xuất kinh doanh. Ngoài ra tổ chức quản lý sử dụng và bảo toàn vốn được Nhà nước giao, sử dụng kế hoạch thu chi tiền mặt, nộp ngân sách Nhà nước. Kế toán cũng cung cấp thông tin về quá trình sản xuất kinh doanh, quản lý và sử dụng vốn, thực hiện nghĩa vụ ngân sách cho Nhà nước, những sổ sách kế toán là những bằng chứng có tính chất pháp lý cho công tác kiểm tra, thanh tra các hoạt động kinh doanh của Công ty. Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo hình thức tập trung. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán được thể hiện qua sơ đồ sau: Kế toán trưởng Phó phòng kế toán Kế toán tiền mặt ,công nợ KT-TGNH các khoản vay Kế toán tổng hợp KT các quỹ, TSCĐ và doanh thu Kế toán hàng hoá và thủ quỹ Sơ đồ 1.3: Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TM XNK Hà Nội Phòng Tài vụ của Công ty có 7 người, mỗi người có một trách nhiệm khác nhau, cụ thể như sau: Kế toán trưởng (Kiêm trưởng phòng tài vụ): là người đứng đầu bộ máy kế toán, có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện công tác kế toán ở Công ty và làm tham mưu giúp việc cho Ban giám đốc, quản lý kế toán. Phó phòng Kế toán: là người giúp việc cho kế toán trưởng và thực hiện uỷ quyền của kế toán trưởng khi kế toán trưởng vắng mặt. Kế toán tổng hợp: có nhiệm vụ tập hợp số liệu vào sổ kế toán tổng hợp lên báo cáo tài chính xác định kết quả hoạt động trong kỳ. Kế toán tiền mặt và công nợ: có nhiệm vụ kiểm soát thông báo thường xuyên tình hình tăng giảm tiền mặt, có mối quan hệ chặt chẽ với các bộ phận có liên quan đến tiền mặt để đảm bảo chế độ thanh toán, kiểm soát thường xuyên về công nợ đối với khách hàng, công nhân viên. Kế toán tiền gửi ngân hàng, các khoản vay: thường xuyên cho theo dõi tình hình biến động của các khoản tiền gửi của Công ty tại ngân hàng Công thương, theo dõi tình hình gửi tiền, rút tiền gửi ngân hàng, tình hình trả nợ cho ngân hàng và trả nợ cho người vay thông qua ngân hàng. Ngoài ra còn có chức năng kiểm tra tính phù hợp của từng khoản vay. Kế toán các quỹ, tài sản cố định (TSCĐ) và doanh thu: phản ánh chính xác việc trích lập các quỹ của Công ty và theo dõi nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng loại TSCĐ. Bên cạnh đó còn làm nhiệm vụ hạch toán doanh thu ban đầu cung cấp thông tin cho bộ phận kế toán tổng hợp để từ đó lập Báo cáo kết quả kinh doanh của Công ty. Kế toán hàng hoá và thủ quỹ: là người thực hiện các lệnh thu, chi, căn cứ vào các phiếu thu, phiếu chi để thực hiện nhiệm vụ thu chi tiền mặt. Bộ phận này còn theo dõi tình hình biến động tăng giảm các loại hàng hoá của Công ty. Công tác kế toán ở Công ty được thực hiện thủ công. Các bộ phận kế toán có nhiệm vụ thực hiện đúng chức năng của mình, đến cuối tháng có nhiệm vụ cung cấp thông tin cho bộ phận kế toán tổng hợp để vào sổ kế toán tổng hợp. Việc phối kết các phần hành kế toán trong Công ty được thực hiện khá chặt chẽ và nhịp nhàng. 1.1.5.Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Công ty 1.1.5.1.Hệ thống chứng từ kế toán Hiện nay Công ty đang áp dụng chế độ chứng từ kế toán ban hành theo quyết định 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính Việt Nam. Trong hệ thống chứng từ đó Công ty sử dụng những chứng từ kế toán sau: *Lao động tiền lương: Bảng chấm công Bảng thanh toán tiền lương Phiếu nghỉ hưởng BHXH Bảng thanh toán BHXH Bảng đối chiếu các hợp đồng đã hoàn thành trong kỳ Phiếu báo làm thêm giờ Hợp đồng giao khoán Biên bản điều tra tai nạn lao động *Hàng tồn kho: Biên bản kiểm nghiệm hàng tồn kho Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho *Bán hàng: Hoá đơn tiền điện Hoá đơn tiền nước Hoá đơn khối lượng XDCB hoàn thành Hoá đơn phí bảo hiểm Hoá đơn mua hàng *Tiền tệ: Phiếu thu Phiếu chi Giấy đề nghị tạm ứng Giấy thanh toán tiền tạm ứng Biên lai thu tiền Bảng kiểm kê quỹ *Tài sản cố định (TSCĐ): Biên bản giao nhận TSCĐ Thẻ TSCĐ Biên bản thanh lý TSCĐ Biên bản giao nhận, sửa chữa lớn hoàn thành Biên bản đánh giá lại TSCĐ 1.1.5.2.Hệ thống tài khoản kế toán Công ty TM XNK Hà Nội đang áp dụng chế độ tài khoản kế toán ban hành theo quyết định số 1141TC/QĐ/CĐKT của Bộ Tài chính ban hành - đã sửa đổi, bổ sung mà Công ty có quy định cụ thể cho các phòng ban và các cửa hàng thành viên. Hệ thống tài khoản Công ty đang vận dụng : *Tài khoản loại 1: Tài khoản 111 (1111, 1112: TM bằng tiền VNĐ và Ngoại tệ) Tài khoản 112 (1121, 1122: TGNH bằng tiền VNĐ và Ngoại tệ) Tài khoản 1121, 1122 được chi tiết theo Ngân hàng Tài khoản 1121A, Tài khoản 1122A: theo dõi tiền gửi ở Ngân hàng Vietcombank TK 1121B; TK 1122B: theo dõi tiền gửi ở Ngân hàng Nông nghiệp phát triển nông thôn TK138; TK 141; TK 142 TK 133; TK 131; TK 136; TK 156; TK 157 *Tài khoản loại 2: TK 211; TK 212; TK 214; TK 241 *Tài khoản loại 3: TK 311 (TK 3111:vay ngắn hạn bằng tiền VNĐ; TK 3112: vay Ngân hàng bằng tiền Ngoại tệ) TK 331; TK 333(1,2,3,4); TK 334; TK 338(1,2,3,4,7,8) TK 341; TK 342 *Tài khoản loại 4: TK 411; TK 412; TK 413; TK 414; TK 421; TK 441 *Tài khoản loại 5: TK 511; TK 515; TK 521; TK 532 *Tài khoản loại 6: TK 632; TK 635; TK 642: được chi tiết theo chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp *Tài khoản loại 7: TK 711 *Tài khoản loại 8: TK 811 *Tài khoản loại 9: TK 911 *Tài khoản ngoài bảng CĐKT: TK 009 1.1.5.3.Hệ thống sổ kế toán Sổ sách kế toán là phương tiện vật chất để thực hiện công việc kế toán hàng ngày và định kỳ trong mỗi doanh nghiệp. Dựa vào hệ thống sổ kế toán các doanh nghiệp nắm vững các thông tin, tình hình hoạt động của đơn vị một cách chi tiết và tổng hợp. Mỗi doanh nghiệp sẽ căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh để lựa chọn hình thức sổ cho phù hợp với công việc và khả năng của mình. Công tác kế toán ở Công ty được thực hiện thủ công. Việc thực hiện kế toán thủ công làm công việc tính toán khá nhiều, khối lượng lớn đặc biệt các nghiệp vụ liên quan đến xuất nhập khẩu tính bằng ngoại tệ. Độ ngũ kế toán viên có trình độ, kinh nghiệm nên công việc kế toán được thực hiện khá chính xác và đúng tiến độ. Tuy nhiên, nếu có sự kết hợp của kế toán máy sẽ giúp Công ty giảm bớt khối lượng tính toán, tiết kiệm được thời gian cũng như công sức lao động kế toán, tính chính xác cao hơn trong việc tổng hợp số liệu. Theo chế độ ban hành thì hiện nay có 4 hình thức sổ kế toán: Nhật ký chung, Nhật ký sổ cái, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký chứng từ. Trong 4 hình thức đó Công ty đang áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ. Hình thức ghi sổ tại Công ty có thể khái quát qua sơ đồ sau: Chứng từ gốc Bảng kê Sổ quỹ Sổ chi tiết Sổ cái báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Sơ đồ 1.4: Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ tại Công ty TM XNK Hà Nội Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Đối chiếu kiểm tra Ghi chú: 1.1.5.4.Hệ thống báo cáo tài chính Các báo cáo tài chính Công ty phải lập: Bảng cân đối kế toán Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Bảng thuyết minh báo cáo tài chính Công ty gửi Báo cáo cho các cơ quan: Cục thuế Thành phố Hà Nội Cục thống kê Sở Thương mại Hà Nội Các Ngân hàng mà Công ty mở tài khoản 1.2.Thực trạng hạch toán lưu chuyển hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty Thương mại Xuất nhập khẩu Hà Nội 1.2.1.Đặc điểm hàng hoá và lưu chuyển hàng hoá tại Công ty Công ty TM XNK Hà Nội kinh doanh ở cả hai lĩnh vực: hoạt động xuất nhập khẩu và hoạt động kinh doanh nội địa. Những mặt hàng mà Công ty kinh doanh rất đa dạng và phong phú. Đối với hoạt động xuất nhập khẩu: - Công ty nhập khẩu các mặt hàng mà trong nước có nhu cầu nhưng thị trường còn chưa đáp ứng hết, chủ yếu nhập hoá chất, điện lạnh, điện dân dụng, hàng trang trí nội thất, vật liệu xây dựng, xe máy. - Công ty xuất khẩu những mặt hàng nông sản như lạc, gạo, chè,... và sản phẩm thủ công mỹ nghệ. Đây là những mặt hàng được thu mua từ trong nước. Đối với hoạt động kinh doanh nội địa: Công ty chủ yếu kinh doanh các mặt hàng như: điện dân dụng, quần áo may sẵn, đồ dùng gia đình, hàng tiêu dùng phục vụ đời sống nhân dân và làm đại lý bán vé máy bay. Công ty TM XNK Hà Nội là một Công ty thương mại, quy trình lưu chuyển hàng hoá tại Công ty là tuần hoàn khép kín trong hai giai đoạn, Công ty có ba hình thức lưu chuyển hàng hoá như sau: -Mua hàng trong nước và xuất khẩu sang nước ngoài -Nhập khẩu hàng hoá từ nước ngoài và bán hàng nhập khẩu -Mua hàng và bán hàng nội địa Thời gian lưu chuyển hàng hoá xuất nhập khẩu thường dài hơn so với lưu chuyển hàng hoá trong nước. 1.2.2.Hạch toán quá trình mua hàng tại Công ty 1.2.2.1.Các phương thức mua hàng và thủ tục chứng từ Công ty TM XNK Hà Nội thực hiện ba phương thức mua hàng sau: *Mua hàng theo phương thức chuyển hàng: Công ty ký hợp đồng nội với nhà cung cấp trong nước, với phương thức này thì nhà cung cấp phải chuyển hàng đến cho Công ty theo địa điểm ghi trên hợp đồng (thường là tại kho của Công ty). Nhà cung cấp phải giao hoá đơn bán hàng cho bên mua. Khi nhà cung cấp giao hàng thì Công ty làm thủ tục kiểm nghiệm và nhập kho: lập biên bản kiểm nghiệm hàng hoá, phiếu nhập kho. Tuỳ theo phương thức thanh toán ghi trên hợp đồng mà Công ty trả tiền cho bên bán. *Mua hàng theo phương thức đến lấy hàng trực tiếp tại kho của nhà cung cấp: Công ty ký hợp đồng nội với nhà cung cấp trong nước, với phương thức này thì Công ty phải đến kho của nhà cung cấp để nhận hàng và tự tổ chức vận chuyển hàng về kho của Công ty. Nhà cung cấp giao hoá đơn cho Công ty. Công ty làm thủ tục kiểm nghiệm và nhập kho: Lập biên bản kiểm nghiệm hàng hoá và phiếu nhập kho. Tuỳ theo phương thức thanh toán mà Công ty trả tiền cho nhà cung cấp. *Mua hàng theo phương thức thu mua: Phương thức này áp dụng cho những mặt hàng nông sản như: gạo, lạc,... Công ty cử cán bộ xuống địa phương thu mua nông sản, cán bộ thu mua sẽ trực tiếp phân loại hàng, lập hoá đơn thu mua và phải có chữ ký của cả cán bộ thu mua (về phía Công ty) và người bán. Công ty xác định chất lượng, thống nhất giá cả với bên bán và thanh toán cho người bán. Công ty sẽ làm thủ tục kiểm nghiệm và nhập kho: Lập biên bản kiểm nghiệm hàng hoá và phiếu nhập kho. Ví dụ: Công ty ký hợp đồng thu mua hàng hoá với Công ty TNHH TM & TH Trần Trung ngày 12/01/2004. Hợp đồng kinh tế được lập theo Biểu số 01 như sau: Hợp đồng kinh tế Ngày 12/01/2004 Số 05 Bên A (bên mua): Công ty TM XNK Hà Nội Bên B (bên bán): Công ty TNHH TM & TH Trần Trung Địa chỉ: Số 2 Thi Sách – Hai Bà Trưng- Hà Nội Đại diện: Ông Nguyễn Nhật Quang Chức vị: Giám đốc Số TK:............................. MST: 0101044405 Hai bên ký kết hợp đồng này với các điều khoản sau: 1. Hàng hoá: Bên bán đồng ý bán và bên mua đồng ý mua các loại hàng hoá sau: STT Tên hàng Mã số ĐVT Số thực nhập Đơn giá Thuế GTGT Thành tiền 1 Máy in HP Deskjet 845 Cái 200 775.600 10% 170.632.000 2 Máy in HP Deskjet 656 Cái 70 744.864 10% 57.354.528 3 Máy in HP Deskjet 640 Cái 64 512.094 10% 36.051.418 4 Máy in HP Lazer 1000 Cái 170 2.979.570 10% 557.179.590 5 Máy quét 5470 Cái 8 3.518.582 10% 30.963.522 6 Bộ Compaq Deskpro SB P4 Bộ 6 6.362.380 10% 41.962.008 7 Note Book Compaq N610 C Bộ 2 26.515.163 10% 58.333.358 8 Bộ Compaq DP SB 3000 P4 Bộ 2 11.559.408 10% 25.430.697 9 Main intel Cái 95 643.191 10% 67.213.459 10 Moniter Cái 23 2.299.406 10% 58.174.972 Tổng cộng 1.103.325.253 2. Phương thức giao hàng: Thời gian: Bên A có trách nhiệm giao hàng cho bên B chậm nhất 07 ngày sau khi ký hợp đồng. Địa điểm: tại kho bên B 3. Thanh toán: - Thanh toán 90% tổng giá trị hợp đồng sau khi hợp đồng có hiệu lực. - Thanh toán 10% tổng giá trị hợp đồng còn lại sau 20 ngày kể từ ngày có hiệu lực. - Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi hoặc tiền mặt. .......... Sau khi hai bên ký kết hợp đồng, bên A có trách nhiệm thực hiện hợp đồng. Khi Công ty nhận được hàng do Công ty Trần Trung giao thì sẽ nhận được hoá đơn mua hàng. Biểu số 1.1: Hợp đồng kinh tế 1.2.2.2.Tính giá hàng hoá mua Tại Công ty TM XNK Hà Nội, giá hàng hoá mua được tính như sau: Giá hàng hoá mua nhập kho = Giá mua ghi trên hoá đơn Trong đó: Giá mua ghi trên hoá đơn là giá chưa thuế Chi phí mua hàng Công ty không tính vào giá hàng hoá mua nhập kho mà tính vào chi phí bán hàng. 1.2.2.3.Hạch toán tổng hợp quá trình mua hàng Khi hàng hoá mua về nhập kho, kế toán sẽ căn cứ vào các chứng từ có liên quan tiến hành ghi sổ như sau: Nợ TK 156: giá thực tế hàng hoá nhập kho Nợ TK 133: thuế GTGT đầu vào Có TK 111, 112: đã thanh toán Có TK 331: phải trả người bán Ví dụ: Trong kỳ, Công ty có nghiệp vụ nhập kho hàng hoá theo Hoá đơn GTGT số 1379 ngày 15/01/2004 và Phiếu Nhập kho số 10 ngày 15/01/2004, kế toán sẽ tiến hành hạch toán như sau: Nợ TK 156 : 1.003.022.957 Nợ TK 133 : 100.302.296 Có TK 112 : 992.992.728 Có TK 331-TT : 110.332.525 Còn các chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng sẽ được hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp. 1.2.3.Hạch toán quá trình bán hàng tại Công ty 1.2.3.1.Các phương thức bán hàng và thủ tục chứng từ Kinh doanh lưu chuyển hàng hoá trong nước được đa dạng hoá các mặt hàng trên cơ sở nghiên cứu thị trường. Ngoài việc bán hàng được thực hiện đa phương thức: bán buôn, bán lẻ, hàng gửi bán,...Các phương thức bán hàng cũng được thực hiện đa dạng trên nguyên tắc thận trọng và phù hợp với khả năng thanh toán của khách hàng, với mục tiêu chính của Công ty là đạt hiệu quả kinh doanh cao nhất. Hoạt động bán hàng của Công ty chủ yếu thực hiện theo phương thức bán buôn: Phương thức bán buôn: có hai hình thức bán buôn: *Bán buôn qua kho: với phương thức này Công ty bán hàng sau khi hàng đã về nhập kho. Bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng: Công ty ký hợp đồng với người mua, khi thực hiện giao hàng thì Công ty phải vận chuyển hàng đến cho người mua theo địa điểm đã ghi trên hợp đồng. Ví dụ: Công ty ký kết hợp đồng cung cấp hàng hoá với Công ty TNHH TM & TH Hoàng Anh ngày 19/01/2004 theo Biểu số 04 như sau: Hợp đồng kinh tế Ngày 19/01/2004 Số: 12 Bên A (bên bán): Công ty TM XNK Hà Nội Bên B (bên mua): Công ty TNHH TM & TH Hoàng Anh Địa chỉ: Số 90 Lê Văn Hưu – Hai Bà Trưng- Hà Nội Đại diện: Ông Nguyễn Xuân Đông Chức vị: Giám đốc Số TK:............................. MST: 0101232938 Hai bên ký kết hợp đồng này với các điều khoản sau: 1. Hàng hoá: Bên bán đồng ý bán và bên mua đồng ý mua các loại hàng hoá sau: STT Tên hàng Mã số ĐVT Số thực nhập Đơn giá Thuế GTGT Thành tiền 1 Máy in HP Deskjet 845 Cái 200 800.807 10% 176.177.540 2 Máy in HP Deskjet 656 Cái 70 769.072 10% 59.218.544 3 Máy in HP Deskjet 640 Cái 64 528.737 10% 37.223.085 4 Máy in HP Lazer 1000 Cái 170 3.076.406 10% 575.287.922 5 Máy quét 5470 Cái 8 3.697.983 10% 32.542.250 6 Bộ Compaq Deskpro SB P4 Bộ 6 6.569.175 10% 43.356.555 7 Note Book Compaq N610 C Bộ 2 27.376.906 10% 60.229.193 8 Bộ Compaq DP SB 3000 P4 Bộ 2 11.935.089 10% 26.257.196 9 Main intel Cái 95 664.095 10% 69.397.927 10 Moniter Cái 23 2.374.137 10% 60.065.666 Tổng cộng 1.176.978.963 2. Phương thức giao hàng: Thời gian: Bên A có trách nhiệm giao hàng cho bên B chậm nhất 07 ngày sau khi ký hợp đồng. Địa điểm: tại kho bên B 3. Thanh toán: - Thanh toán 10% tổng giá trị hợp đồng sau khi hợp đồng có hiệu lực. - Thanh toán 90% tổng giá trị hợp đồng còn lại trong vòng 3 tháng kể từ ngày có hiệu lực. - Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi hoặc tiền mặt. .......... Biểu số 1.4: Hợp đồng kinh tế Bán buôn qua kho theo hình thức người mua đến kho của Công ty để nhận hàng: Công ty ký hợp đồng nội, với hình thức này thì đến thời điểm giao hàng người mua phải đến tận kho của Công ty để nhận hàng và tự tổ chức vận chuyển hàng về. Công ty giao hoá đơn GTGT cho người mua Người mua sẽ trả tiền Công ty tuỳ theo phương thức thanh toán đã thoả thuận trên hợp đồng. Trong quý I, năm 2004 Công ty không ký kết một hợp đồng kinh tế nào theo hình thức này. *Bán buôn vận chuyển thẳng: đây là phương thức bán buôn hàng về không nhập kho mà chuyển thẳng cho người mua: Công ty ký hợp đồng với người bán và đồng thời ký hợp đồng với người mua để bán hàng. Công ty trực tiếp tham gia thanh toán tiền hàng với người bán và thanh toán tiền hàng với người mua. Trong quý I, năm 2004 Công ty không ký kết một hợp đồng kinh tế nào theo hình thức này. 1.2.3.2.Tính giá vốn của hàng hoá xuất bán Giá vốn hàng bán của Công ty được xác định theo giá thực tế và ._.