Hoàn thiện hạch toán lưu chuyển hàng hoá tại Công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội

ong và các cô chú trong phòng Kế toán tài chính của Công ty Kinh doanh thép và vật tư Hà Nội đã giúp đỡ em hoàn thành bài luận văn này. Hà Nội, ngày 25 tháng 05 năm 2003 Sinh viên Nguyễn Thị Hồng Trung Mục lục Danh mục bảng biểu Danh mục sơ đồ Danh mục ký hiệu viết tắt Danh mục bảng, biểu Biểu số Tên Trang 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 2.10 2.11 2.12 2.13 2.14 2.15 2.16 2.17 2.18 2.19 2.20 2.21 2.22 2.23 2.24 2.25 2.26 2.27 2.28 3.1 3.2 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội trong những năm gần đây. Phiếu nhập kho Thẻ kho Bảng kê phiếu nhập Báo cáo tồn kho Bảng kê số 8 Sổ cái TK 1561 Sổ cái TK 1562 Sổ cái TK 151 Sổ chi tiết thanh toán với người bán Bảng tổng hợp chi tiết tài khoản 331 Nhật ký chứng từ số 5 Sổ cái TK 331 Hoá đơn (GTGT) của công ty Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Bảng kê phiếu xuất Bảng kê bán lẻ hàng hoá Sổ chi tiết hàng bán bị trả lại Sổ chi tiết bán hàng Bảng tập hợp và phân bổ chi phí thu mua hàng hoá Sổ cái TK 51102 Sổ cái TK 63202 Sổ chi tiết thanh toán với người mua. Bảng tổng hợp chi tiết tài khoản 131 Bảng kê số 11 Sổ chi tiết TK 6417 Sổ cái TK 6417 Sổ chi tiết tài khoản 9111 Nhật ký chứng từ số 8 Sổ Đối chiếu luân chuyển 28 39 40 41 41 44 45 45 46 46 47 48 49 52 53 54 57 58 58 59 59 60 60 61 62 63 64 65 71 72 Danh mục sơ đồ Sơ đồ Tên Trang 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 1.9 2.1 2.2 2.3 2.4 Sơ đồ hạch toán chi tiết hàng hoá theo phương pháp thẻ song song Sơ đồ hạch toán chi tiết hàng hoá theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Sơ đồ hạch toán chi tiết hàng hoá theo phương pháp sổ số dư Hạch toán quá trình mua hàng theo phương pháp KKĐK Hạch toán quá trình bán hàng theo phương pháp KKTX Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ bán hàng theo phương pháp KKTX Hạch toán CPBH Sơ đồ hạch toán CPQLDN Sơ đồ hạch toán xác định kết quả kinh doanh Sơ đồ tổ chức bộ máy hoạt động kinh doanh của công ty Kinh doanh thép và vật tư Hà Nội Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty Kinh doanh thép và vật tư Hà Nội Trình tự hạch toán lưu chuyển hàng hoá tại công ty Kinh doanh thép và vật tư Hà Nội Trình tự hạch toán chi tiết hàng hoá tại công ty 7 7 8 13 20 21 22 23 24 30 33 36 43 Bảng ký hiệu viết tắt Bảo hiểm xã hội Chi phí bán hàng Chi phí quản lý doanh nghiệp Doanh nghiệp Giá vốn hàng bán Hàng gửi bán Hàng tồn kho Kê khai thường xuyên Kết chuyển Kiểm kê định kỳ Tài sản cố định : : : : : : : : : : : BHXH CPBH CPQLDN DN GVHB HGB HTK KKTX K/c KKĐK TSCĐ lời nói đầu Đất nước ta đang hội nhập và phát triển, cùng với cơ hội là các DN có điều kiện mở rộng thị trường tiêu thụ thì bên cạnh đó các DN cũng phải chịu sự cạnh tranh mạnh mẽ với các doanh nghiệp trong và ngoài nước. Để có thể tồn tại và phát triển trong điều kiện hiện nay, thì các DN thương mại phải cải tiến hoạt động kinh doanh của mình cho phù hợp với yêu cầu đổi mới của nền kinh tế. Hoạt động kinh tế cơ bản của DN thương mại là lưu chuyển hàng hoá. Thông qua hoạt động lưu chuyển hàng hoá trên thị trường, các DN thương mại đã góp phần thúc đẩy mở rộng hoạt động buôn bán, mở rộng giao lưu hàng hoá, cải tiến nâng cao chất lượng hàng hoá, đáp ứng nhu cầu của xã hội Mục tiêu của các DN thương mại là làm thế nào để tiêu thụ được nhiều hàng hoá nhất và thu hồi vốn một cách nhanh nhất. Để đạt được điều này thì quá trình lưu chuyển hàng hoá của công ty phải được tổ chức một cách hợp lý, khoa học nhằm quản lý có hiệu quả hàng hoá mua, bán, giá bán, giá vốn và tình hình thanh toán. Công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá đã đóng vai trò rất quan trọng trong việc quản lý quá trình lưu chuyển hàng hoá của công ty. Nhận thức tầm quan trọng của vấn đề nêu trên, sau một thời gian nghiên cứu lý luận và tìm hiểu thực tế tại công ty Kinh doanh thép và vật tư Hà Nội, em đã nghiên cứu đề tài “Hoàn thiện hạch toán lưu chuyển hàng hoá tại công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội” cho luận văn tốt nghiệp của mình. Nội dung của bài viết này được trình bày trong 3 phần: Phần I: Cơ sở lý luận chung về hạch toán nghiệp vụ lưu chuyển hàng hoá tại các DN thương mại. Phần II: Thực trạng hạch toán nghiệp vụ lưu chuyển hàng hoá tại công ty Kinh doanh thép và vật tư Hà Nội Phần III: Hoàn thiện hạch toán nghiệp vụ lưu chuyển hàng hoá tại công ty Kinh doanh thép và vật tư Hà Nội Chương 1: cơ sở lý luận về hạch toán lưu chuyển hàng hoá tại các Doanh nghiệp kinh doanh thương mại 1.1. Đặc điểm và nhiệm vụ hạch toán lưu chuyển hàng hoá trong các DN kinh doanh thương mại 1.1.1. Đặc điểm hoạt động kinh doanh thương mại Thương mại là khâu trung gian nối liền giữa sản xuất và tiêu dùng. Nó bao gồm phân phối và lưu thông hàng hoá. Đặc điểm khác biệt cơ bản giữa DN kinh doanh thương mại và DN sản xuất là DN thương mại không trực tiếp tạo ra sản phẩm, nó đóng vai trò trung gian môi giới cho người sản xuất và người tiêu dùng. DN sản xuất trực tiếp tạo ra của cải vật chất phục vụ cho nhu cầu của xã hội. DN thương mại thừa hưởng kết quả của doanh nghiệp sản xuất, vì thế chi phí mà DN thương mại bỏ ra chỉ bao gồm: giá phải trả cho người bán và các phí bỏ ra để quá trình bán buôn diễn ra thuận tiện, đạt hiệu quả cao. Đặc điểm về hoạt động: Hoạt động kinh tế chủ yếu của DN thương mại là lưu chuyển hàng hoá. Quá trình lưu chuyển hàng hoá thực chất là quá trình đưa hàng hoá từ nơi sản xuất đến tiêu dùng thông qua hoạt động mua bán, trao đổi sản phẩm hàng hoá nhằm thoả mãn nhu cầu hàng hoá của người tiêu dùng. Đặc điểm về hàng hoá: Hàng hoá trong kinh doanh thương mại gồm các loại vật tư, sản phẩm có hình thái vật chất hay không có hình thái vật chất mà DN mua về để bán. Đặc điểm về phương thức lưu chuyển hàng hoá: Quá trình lưu chuyển hàng hoá được thực hiện theo hai phương thức: bán buôn và bán lẻ. Trong đó bán buôn là phương thức bán hàng cho các đơn vị thương mại, DN sản xuất...để thực hiện bán ra, hoăc gia công, chế biến bán ra. Đặc điểm về tổ chức kinh doanh: Tổ chức kinh doanh thương mại có thể theo nhiều mô hình khác nhau như bán buôn, bán lẻ, công ty kinh doanh tổng hợp công ty môi giới... Ngoài nhiệm vụ kinh doanh chủ yếu là mua, bán hàng hoá thì các DN thương mại còn thực hiện nhiệm vụ sản xuất, gia công chế biến tạo thêm nguồn hàng và tiến hành các hoạt động kinh doanh. Đặc điểm về sự vận động hàng hoá: Sự vận động hàng hoá trong kinh doanh thương mại không giống nhau, tuỳ thuộc vào nguồn hàng và ngành hàng khác nhau có sự vận động khác nhau. Do đó, chi phí thu mua và thời gian lưu chuyển hàng hoá cũng khác nhau giữa các loại hàng. 1.1.2. Khái niệm và nhiệm vụ hạch toán lưu chuyển hàng hoá: 1.1.2.1. Khái niệm: Lưu chuyển hàng hoá là quá trình đưa hàng hoá từ lĩnh vực sản xuất đến lĩnh vực tiêu dùng thông qua các phương thức mua bán. Đối với DN kinh doanh thương mại, hoạt động lưu chuyển hàng hoá là hoạt động chủ yếu của doanh nghiệp. Hoạt động này bao gồm hai quá trình mua hàng và bán hàng không qua khâu sản xuất chế biến làm thay đổi hình thái vật chất của hàng hoá. Tài sản trong kinh doanh thương mại được vận động theo công thức T –H – T (Tiền – Hàng – Tiền). Quá trình mua hàng (T-H) là quá trình vận động của vốn kinh doanh từ hình thái vốn bằng tiền sang hình thái vốn bằng hàng hoá. Quá trình này được coi là hoàn tất khi hàng hoá đã được kiểm nhận nhập kho hoặc chuyển bán thẳng, doanh nghiệp đã thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận thanh toán. Quá trình bán hàng (H-T) là quá trình vận động của vốn kinh doanh từ vốn banừg hàng hoá sang vốn bằng tiền tệ và hình thành kết quả sản xuất kinh doanh. Quá trình bán hàng được hoàn tất khi hàng hoá đã giao cho người mua và đã thu tiền hàng hoặc được chấp nhận thanh toán. Đối với các DN thương mại thì lưu chuyển hàng hoá chiếm tỷ trọng rất lớn trong hoạt động của DN. Công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá có vai trò rất quan trọng trong hoạt động lưu chuyển hàng hoá và có ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh của DN. 1.1.2.2. Nhiệm vụ hạch toán lưu chuyển hàng hoá: Trong nền kinh tế thị trường, các đơn vị kinh doanh có thể tồn tại và phát triển được thì luôn phải bám sát tình hình thị trường để tiến hành hoạt động kinh doanh của mình có hiệu quả. Để cung cấp thông tin hữu hiệu cho nhà quản trị ra quyết định thì công tác kế toán luôn phải được cập nhật nhanh chóng, chính xác. Công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá đóng vai trò rất quan trọng ảnh hưởng tới kết quả kinh doanh của công ty. Để đáp ứng được yêu cầu đó thì hạch toán lưu chuyển hàng hoá trong DN phải thực hiện các nhiệm vụ: Phản ánh kịp thời, chính xác tình hình nhập- xuất- tồn kho hàng hoá cả về số lượng, giá cả, chất lượng hàng hoá. Phản ánh đầy đủ nghiệp vụ mua, bán hàng hoá. Quản lý chặt chẽ tình hình biến động và dự trữ hàng hoá, phát hiện xử lý kịp thời những hàng hoá giảm chất lượng, giá cả và khó tiêu thụ. Tổ chức tốt nghiệp vụ hạch toán chi tiết hàng hoá, luôn luôn kiểm tra tình hình ghi chép ở các kho, quầy hàng. Lựa chọn phương pháp tính giá vốn hàng hoá xuất bán cho phù hợp với tình hình đặc điểm kinh doanh của DN mình để đảm bảo đúng chỉ tiêu lãi gộp hàng hoá. Ghi nhận doanh thu bán hàng đầy đủ và kịp thời phản ánh kết quả mua bán hàng hoá, tham gia kiểm kê đánh giá lại hàng hoá. Tính toán chính xác các chi phí liên quan đến quá trình mua bán hàng hoá, các khoản giảm trừ doanh thu, các khoản thanh toán công nợ. Xác định kết quả tiêu thụ và lên báo cáo kết quả kinh doanh. 1.2. Hạch toán lưu chuyển hàng hoá tại các DN thương mại: 1.2.1. Hạch toán quá trình mua hàng: 1.2.1.1. Các vấn đề kinh tế cơ bản ảnh hưởng tới hạch toán quá trình mua hàng: F Phương thức mua hàng: Mua hàng theo phương thức trực tiếp: căn cứ vào hợp đồng đã ký kết, DN cử nhân viên thu mua hàng hoá mang giấy uỷ nhiệm nhận hàng đến đơn vị bán hàng để nhận hàng theo quy định của hợp đồng mua bán hàng hoá, hoặc có thể DN mua trực tiếp tại các cơ sở sản xuất kinh doanh, tại thị trường. Sau khi hoàn thành thủ tục chứng từ giao nhận hàng hoá, nhân viên thu mua sẽ vận chuyển hàng hoá, mọi chi phí vận chuyển thì do DN chịu. Mua hàng theo phương thức đặt hàng: Căn cứ vào hợp đồng đã ký kết hoặc đơn đặt hàng, bên bán chuyển hàng tới cho bên mua theo địa điểm quy định trước và bên mua sẽ cử nhân viên thu mua đến nhận hàng. Trường hợp này thì chi phí vận chuyển hàng hoá có thể do bên bán hoặc bên mua chịu theo thoả thuận của hai bên. F Các phương thức thanh toán tiền hàng: Phương thức thanh toán trực tiếp: Là phương thức dùng tiền mặt, ngân phiếu để thanh toán tiền hàng cho bên bán sau khi bên bán đã hoàn thanh nhiệm vụ giao hàng hoá. Phương thức thanh toán thông qua ngân hàng: Là phương thức mà bên mua thanh toán cho bên bán thông qua tổ chức tài chính là ngân hàng. Tuỳ thuộc vào thương vụ mà bên mua có thể thanh toán cho bên bán theo các hình thức sau: + Thanh toán bằng séc: séc là mệnh lệnh trả tiền vô điều kiện do chủ tài khoản tiền gửi ký phát yêu cầu ngân hàng phục vụ mình trích một khoản tiền từ tài khoản tiền gửi của mình để trả cho người có tên trên tờ séc. Séc thanh toán gồm có 3 loại: Séc chuyển khoản và séc bảo chi, số séc định mức. + Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi: uỷ nhiệm chi là lệnh chi tiền do chủ tài khoản tiền gửi phát hành yêu cầu ngân hàng trích khoản tiền gửi của mình để trả cho người bán hàng. Thanh toán theo kế hoạch: theo hình thức này, căn cứ vào hợp đồng đã ký kết giữa bên bán và bên mua. Định kỳ bên bán trả tiền cho bên mua và bên mua sẽ thanh toán cho bên bán tiền hàng theo số thực tế. Hình thức này áp dụng cho trường hợp hai bên mua bán với nhau thường xuyên. Thanh toán bù trừ: là hình thức thanh toán được áp dụng khi hai bên có quan hệ mua bán hàng hoá lẫn nhau. Định kỳ, đối chiếu các khoản phải trả và phải thu để bù trừ cho nhau. FPhương pháp tính giá hàng hoá nhập kho: Theo quy định, đối với hàng hoá nhập mua trong hoạt động kinh doanh thương mại được tính theo phương pháp giá thực tế nhằm đảm bảo nguyên tắc giá phí. Tính giá hàng mua là việc xác định giá ghi sổ của hàng hoá mua vào. Giá thực tế của hàng hoá mua vào được xác định: Giá thực tế của hàng hoá mua vào = Giá mua của hàng hoá + Thuế nhập khẩu, thuế TTĐB (nếu có) - Giảm giá hàng mua - Chi phí thu mua phát sinh trong quá trình mua hàng Giá mua hàng hoá là số tiền mà doanh nghiệp phải trả cho người bán theo hoá đơn: Đối với DN tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì giá mua của hàng hoá là mua chưa có thuế GTGT đầu vào. Đối với DN nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp và đối với những hàng hoá không thuộc đối tượng chịu thuế giá trị gia tăng thì giá mua hàng hoá bao gồm cả thuế GTGT vào. Ngoài ra, đối với trường hợp hàng hoá mua vào trước khi bán cần phải gia công chế biến thì giá mua hàng hoá bao gồm toàn bộ cho phí phát sinh trong quá trình đó. Giảm giá hàng bán là số tiền mà người bán giảm cho người mua. Khoản này sẽ ghi giảm giá mua hàng hoá. Giảm giá hàng mua bao gồm: giảm giá đặc biệt, bớt giá và hồi khấu. Chi phí thu mua hàng hoá là chi phí phát sinh liên quan đến việc thu mua hàng hoá như chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt trong định mức... 1.2.1.2. Kế toán chi tiết hàng hoá: Kế toán chi tiết hàng hoá được thực hiện chi tiết đối với các loại hàng hoá lưu chuyển qua kho cả về chỉ tiêu giá trị lẫn hiện vật. Đây là công tác quản lý hàng hoá cần có ở các DN. Hạch toán nhập- xuất- tồn hàng hoá phải được phản ánh theo giá thực tế. Việc hạch toán chi tiết hàng tồn kho phải được thực hiện hàng ngày ở từng kho và từng loại vật tư, hàng hoá. Cuối tháng, phải tổng hợp số liệu để xác định giá vốn của hàng tiêu thụ. Hiện nay các DN có thể lựa chọn một trong ba phương pháp ghi chi tiết hàng hoá đó là: phương pháp thẻ song song, phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển, phương pháp sổ số dư. a. Phương pháp thẻ song song: ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng hoá nhập- xuất- tồn về mặt số lượng. Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ nhập- xuất kho thủ kho ghi chép số lượng thực nhập, thực xuất vào các thẻ kho có liên quan và sau mỗi nghiệp vụ nhập, xuất hoặc cuối ngày thủ kho tính ra số tồn kho của từng loại hàng hoá trên thẻ kho. ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ chi tiết vật liệu để ghi chép tình hình nhập- xuất- tồn từng loại hàng hoá cả về mặt số lượng lẫn giá trị. Định kỳ 3 đến 5 ngày, khi nhận được chứng từ nhập, xuất hàng hoá do thủ kho gửi lên, nhân viên kế toán tiến hành kiểm tra và ghi vào sổ chi tiết hàng hoá. Hàng tháng, căn cứ vào sổ chi tiết hàng hoá, kế toán vào bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn hàng hoá. Số tồn trên sổ chi tiết phải khớp với số tồn trên thẻ kho. Ưu điểm: Đơn giản, dễ hiểu, dễ làm và dễ đối chiếu Cung cấp thông tin thường xuyên, kịp thời cả hiện vật lẫn giá trị. Vận dụng vào máy vi tính việc hạch toán chi tiết hàng hoá. Nhược điểm: Ghi chép trùng lắp giữa kho và phòng kế toán, không thích hợp với doanh nghiệp sử dụng nhiều loại hàng hoá. Nếu sử dụng quá nhiều hàng hoá không ghi chép bằng tay mà phải sử dụng bằng máy. Thẻ kho Sổ chi tiết hàng hoá Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn Chứng từ nhập Phiếu xuất kho Sơ đồ1.1: Sơ đồ hạch toán chi tiết hàng hoá theo phương pháp thẻ song song. b. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: ở kho: thủ kho vẫn mở Thẻ kho để theo dõi số lượng hàng hoá nhập, xuất giồng như ở phương pháp thẻ song song. ở phòng kế toán: căn cứ vào chứng từ nhập, xuất hàng hoá kế toán ghi vào Bảng kê nhập, Bảng kê xuất sau đó tập hợp số liệu trên các bảng này kế toán ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển. Cuối tháng, kế toán đối chiếu số lượng trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và thủ kho lấy số tiền của từng loại hàng hoá đối chiếu với kế toán tổng hợp. Chứng từ nhập Bảng kê nhập Bảng kê xuất Chứng từ xuất Thẻ kho Sổ đối chiếu luân chuyển Sơ đồ 1.2: Sơ đồ hạch toán chi tiết hàng hoá theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Ưu điểm: Tránh được việc ghi trùng lắp giữa kho và phòng kế toán Cung cấp thông tin cả về hiện vật và giá trị cho người quản lý Nhược điểm: Công việc kế toán thường dồn vào cuối tháng nên việc lên báo cáo kế toán chậm. c. Phương pháp sổ số dư: Phương pháp này áp dụng cho DN dùng tỷ giá hạch toán để hạch toán giá trị hàng hoá nhập, xuất, tồn. ở kho: Thủ kho vẫn sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng hoá nhập, xuất, tồn về số lượng. Cuối tháng, căn cứ vào số lượng hàng hoá tồn ghi trên thẻ kho thủ kho tiến hành vào sổ số dư. Sổ số dư do phòng kế toán lập và cuối tháng gửi cho thủ kho để ghi sổ. Định kỳ, thủ kho phân loại chứng từ nhập, xuất hàng hoá để lập phiếu giao nhận chứng từ, chuyển cho phòng kế toán kèm theo các chứng từ nhập, xuất. ở phòng kế toán: Nhân viên kế toán có trách nhiệm theo định kỳ từ 3 đến 5 ngày xuống kho để kiểm tra, hướng dẫn thủ kho ghi chép và xem xét việc phân loại chứng từ. Kế toán thu nhận phiếu giao nhận chứng từ và các chứng từ nhập, xuất kho có liên quan. Căn cứ vào chứng từ nhập, xuất kế toán phải đối chiếu vào các chứng từ có liên quan sau đó căn cứ vào giá hạch toán mà công ty đang sử dụng để ghi số tiền vào phiếu giao nhận chứng từ. Từ phiếu giao nhận chứng từ, kế toán tiến hành ghi vào bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn hàng hoá. Cuối tháng, kế toán phải tổng hợp số tiền nhập, xuất trong tháng và tính ra số dư cuối tháng cho từng loại hàng hoá trên bảng luỹ kế. Số dư trên bảng luỹ kế sẽ được đối chiếu với sổ số dư của thẻ kho. Phiếu nhập kho Sổ số dư Phiếu giao nhận chứng từ xuất Bảng luỹ kế N- X- T Phiếu giao nhận chứng từ nhập Phiếu xuất kho Thẻ kho Sơ đồ 1.3: Hạch toán chi tiết hàng hoá theo phương pháp sổ số dư Ưu điểm: Tránh được việc ghi chép trùng lắp giữa kho và phòng kế toán Cung cấp thông tin thường xuyến giá trị hàng hoá nhập, xuất, tồn Nhược điểm: Nếu có nhầm lẫn, sai sót khó phát hiện ra. Công tác này đòi hỏi nhân viên kế toán và thủ kho phải có trình độ chuyển môn cao. 1.2.1.3 Hạch toán tổng hợp nghiệp vụ mua hàng a. Theo phương pháp KKTX Tài khoản sử dụng: TK 156 “Hàng hoá”: tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình tăng, giảm theo giá thực tế của các loại hàng hoá của DN, bao gồm hàng hoá tại các kho hàng, quầy hàng. Kết cấu tài khoản: Bên Nợ: Giá mua hàng hoá nhập kho. Chi phí thu mua hàng hoá thực tế phát sinh. Trị giá hàng hoá thuê ngoài gia công chế biến. Trị giá hàng hoá bị trả lại nhập kho. Trị giá hàng hoá phát hiện thừa do kiểm kê. Bên Có: Trị giá mua thực tế của hàng hoá xuất kho. Chi phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ trong kỳ. Các khoản giảm giá, bớt giá, hồi khấu. Trị giá hàng hoá phát hiện thiếu do kiểm kê. Số dư: Trị giá mua vào hàng hoá tồn kho, chi phí thu mua tồn kho. + TK 156 chi tiết thành 2 tài khoản cấp 2: TK 1561 “Giá mua hàng hoá”: phản ánh giá trị mua thực tế của hàng hoá. TK 1562 “Chi phí thu mua hàng hoá”: phản ánh chi phí thu mua hàng hoá. + TK 151 “Hàng mua đang đi đường”: phản ánh hàng hoá, vật tư của doanh nghiệp cuối kỳ vẫn đang trên đường đi. Ngoài các tài khoản trên, trong quá trình hạch toán ở giai doạn mua hàng kế toán còn sử dụng các tài khoản có liên quan như: TK 111, 112, 133, 331... Đối với các DN tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: Khi mua hàng về nhập kho, căn cứ vào hoá đơn mua hàng, phiếu nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 156 (1561): Giá mua hàng hoá (chưa có thuế GTGT) Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT đầu vào Có TK 111, 112, 331...: Tổng giá thanh toán Khi được hưởng chiết khấu thanh toán: Nợ TK 331: Phải trả cho người bán Có TK 515: Doanh thu hoạt động tài chính Trường hợp thu mua hàng hoá có bao bì đi kèm tính giá riêng: Nợ TK 153 (1532): Giá trị bao bì kèm theo có tính giá riêng Có TK liên quan 111, 112, 331... Khi mua hàng, phát sinh các chi phí như chi phí bốc xếp, vận chuyển, lưu kho... kế toán ghi: Nợ TK 156 (1562): Chi phí thu mua (chưa có thuế GTGT) Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Có TK liên quan 111, 112, 331... Trường hợp mua hàng nhập kho nhưng chưa có hoá đơn, kế toán ghi sổ theo giá tạm tính (không có thuế GTGT) Nợ TK 156 (1561): Giá tạm tính của hàng hoá nhập kho Có TK 331: Phải trả người bán. Khi hoá đơn về, kế toán sẽ điều chỉnh giá tạm tính theo giá thực tế: + Nếu giá thực tế lớn hơn giá tạm tính thì ghi bổ sung phần chênh lệch: Nợ TK 156 (1561): Phần chênh lệch Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331: Phải trả người bán +Nếu giá thực tế nhỏ hơn giá tạm tính thì ghi giảm giá mua hàng hoá phần chênh lệch (ghi số âm) Nợ TK 156 (1561): Phần chênh lệch (ghi số âm) Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331: Phải trả người bán Trường hợp hoá đơn về trước nhưng cuối tháng hàng chưa về: Nợ TK 151: Giá mua hàng hoá (chưa có thuế GTGT) Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Có TK liên quan 111, 112, 331....: Tổng giá thanh toán Tháng sau khi hàng hoá đi đường về nhập kho hay gửi bán thẳng kế toán ghi: Nợ TK 156 (1561): Giá trị hàng mua đi đường nhập kho Nợ TK 157: Giá trị hàng đi đường gửi bán Nợ TK 632: Giá trị hàng mua đi đường giao bán trực tiếp Có TK 151: Giá trị hàng mua đi đường Trường hợp hàng thừa, thiếu so với hoá đơn: + Trường hợp hàng hoá nhập kho phát hiện thiếu hàng, kế toán chỉ ghi tăng giá trị hàng hoá theo giá thực nhận. Số hàng thiếu tuỳ thuộc vào nguyên nhân cụ thể kế toán ghi như sau: Nợ TK 156 (1562): Thiếu trong định mức Nợ TK 1381: Thiếu chưa rõ nguyên nhân Nợ TK 111, 334…: Quyết định cá nhân phạm lỗi phải bồi thường Nợ TK 133 (1331): Số thuế GTGT tương ứng với số thiếu Có TK liên quan 111, 112, 331.... + Trường hợp hàng thừa so với hoá đơn: * Nếu nhập toàn bộ số thừa: Nợ TK 156 (1561): Trị giá hàng hoá thừa nhập kho Có TK 338 (3381): * Khi xử lý số thừa: Trả lại người bán số thừa: Nợ TK 338 (3381) Có TK 156 (1561) Mua lại người bán số thừa: Nợ TK 338 (3381): số thừa Nợ TK 133 (1331): thuế GTGT tương ứng với số thừa Có TK liên quan 111, 112, 331... * Nếu nhập theo số hoá đơn: ghi nhận số thực nhập trên hoá đơn. Số thừa coi như giữ họ người bán và ghi: Nợ TK 002: số thừa * Khi xử lý ghi: Trả lại người bán số thừa: Có TK 002: số thừa Mua lại người bán số thừa: Nợ TK 156 (1561): số thừa Nợ TK 133(1331): thuế GTGT đầu vào tương ứng với số thừa Có TK liên quan 111, 112, 331... Đồng thời, ghi Có TK 002: số thừa Trường hợp hàng hoá phải gia công chế biến trước khi bán: * Khi xuất hàng hoá gia công, chế biến: Nợ TK 154 Có TK 156 (1561) * Chi phí gia công, chế biến phát sinh: Nợ TK 154 Nợ TK 133: Thuế GTGT Có TK liên quan 111, 112, 331... Đối với các DN tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hay đối với mặt hàng không chịu thuế GTGT: Hạch toán mua hàng trong các DN này, về nguyên tắc cũng tương tự như các doanh nghiệp chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, chỉ khác, trong giá mua hàng hoá còn bao gồm cả thuế GTGT b. Hạch toán nghiệp vụ mua hàng theo phương pháp KKĐK: Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị tồn kho cuối kỳ của vật tư, hàng hoá trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính ra giá trị hàng hoá, vật tư xuất dùng trong kỳ theo công thức sau: Trị giá vốn thực tế của hàng hoá xuất trong kỳ = Trị giá vốn thực tế của hàng hoá còn lại đầu kỳ + Trị giá vốn thực tế của hàng hoá tăng thêm trong kỳ - Trị giá vốn thực tế của hàng hoá còn lại cuối kỳ Tài khoản sử dụng: + TK 611 “Mua hàng” Kết cấu của tài khoản: Bên Nợ: Trị giá hàng hoá tồn đầu kỳ. Trị giá hàng hoá thu mua trong kỳ. Bên Có: Trị giá hàng hoá chưa tiêu thụ cuối kỳ. Trị giá hàng bán bị trả lại hay được giảm giá trong kỳ. Trị giá hàng hoá xuất trong kỳ. TK 611 cuối kỳ không có số dư và được mở chi tiết theo từng chủng loại hàng hoá, từng kho, quầy hàng tuỳ thuộc công ty. Ngoài ra, trong quá trình hạch toán kế toán còn sử dụng các tài khoản khác như: 151, 156, 157, 111, 112, 331, 133... TK 632 TK 611 TK 111, 112, 131… TK 133 TK 151, 156, 157 TK 111, 112, 131… TK 133 K/c trị giá hàng mua đang đi đường, HTK, HGB tồn đầu kỳ K/c trị giá hàng mua đang đi đường, HTK, HGB tồn cuối kỳ Nhập hàng mua và chi phí thu mua phát sinh trong kỳ Thuế GTGT Trả lại hàng mua cho người bán, hàng mua được giảm giá Thuế GTGT K/c GVHB cuối kỳ Sơ đồ1.4: Hạch toán quá trình mua hàng theo phương pháp KKĐK Phương pháp hạch toán: 1.2.2. Hạch toán quá trình tiêu thụ hàng hoá: 1.2.2.1 Các vấn đề kinh tế cơ bản có liên quan ảnh hưởng tới quá trình bán hàng Bán hàng là khâu cuối cùng trong quá trình hoạt động kinh doanh của DN thương mại. Thông qua bán hàng giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá được thực hiện, vốn của DN thương mại được chuyển từ hình thái hiện vật sang hình thái giá trị. DN thu hồi được vốn bỏ ra bù đắp chi phí và có nguồn tích luỹ để mở rộng hoạt động kinh doanh. F Các phương thức bán hàng: Phương thức bán buôn: là phương thức bán hàng cho các đơn vị sản xuất, các đơn vị thương mại... để tiếp tục bán ra hoặc đưa vào sản xuất, gia công, chế biến tạo ra sản phẩm để bán ra. Đặc điểm của phương thức bán hàng này là hàng hoá vẫn nằm trong lĩnh vực lưu thông chứ chưa đưa vào trạng thái tiêu dùng. Hàng hoá bán ra thường với khối lượng lớn và có nhiều hình thức thanh toán. Trong bán buôn thường bao gồm 2 kiểu: * Bán buôn qua kho: là phương thức bán buôn hàng hoá trong đó hàng hoá được xuất kho bảo quản của DN, được thể hiện dưới hai hình thức: + Bán buôn qua kho theo hình thức giao trực tiếp: theo hình thức này, bên mua cử nhân viên mua hàng đến kho của doanh nghiệp để nhận hàng. Sau khi tiến hành xong thủ tục xuất kho, bên mua ký nhận vào chứng từ và coi như hàng hoá được tiêu thụ. + Bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng: dựa vào hợp đồng đã ký kết bên bán hàng sẽ đưa hàng tới địa điểm giao hàng theo quy định, bên mua sẽ cử nhân viên tới địa điểm giao hàng để nhận hàng. Khi bên mua ký vào chứng từ giao nhận hàng hoá thì coi như hàng hoá đã được tiêu thụ. Chi phí vận chuyển hàng hoá có thể do bên bán hoặc bên mua chịu tuỳ theo sự thoả thuận của hai bên. * Bán buôn vận chuyển thẳng: là phương thức mà hàng hoá mua về không nhập kho mà DN chuyển thẳng đến cho bên mua. Đây là phương thức bán hàng tiết kiệm vì nó giảm được chi phí lưu thông và tăng nhanh sự vận động của hàng hoá. Bán buôn vận chuyển thẳng có 2 hình thức: + Bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán: theo hình thức này, DN vừa tiến hành thanh toán với bên cung cấp hàng hoá và bên mua hàng. Nghĩa là đồng thời phát sinh 2 nghiệp vụ mua hàng và bán hàng. Bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán có 2 kiểu: Giao tay ba và gửi hàng. + Bán buôn vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán: DN chỉ là bên trung gian giữa bên bán và bên mua. Trong trường hợp này tại DN không phát sinh nghiệp vụ mua bán hàng hoá. Tuỳ theo điều kiện ký kết hợp đồng mà DN được hưởng khoản tiền hoa hồng do bên cung cấp hoặc bên mua trả. Phương thức bán lẻ: là hình thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng hoặc các tổ chức kinh tế mua để tiêu dùng nôị bộ không mang tính chất kinh doanh. Bán lẻ hàng hoá là giai đoạn vận động cuối cùng của hàng từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng. Bán lẻ hàng hoá thường bán đơn chiếc hoặc khối lượng nhỏ, giá bán thường ổn định và thanh toán ngay bằng tiền mặt. Bán lẻ thường có các hình thức sau: * Bán lẻ thu tiền tập trung: là hình thức bán hàng mà nghiệp vụ thu tiền và giao hàng tách rời nhau. Mỗi quầy hàng có một nhân viên thu tiền riêng làm nhiệm vụ thu tiền của khách, viết hoá đơn cho khách hàng đến nhận hàng ở quầy hàng do nhân viên giao hàng. Cuối ca, nhân viên thu tiền sẽ làm giấy nộp tiền và nộp tiền hàng cho thủ quỹ. Còn nhân viên giao hàng xác định số lượng hàng bán trong ca để lập báo cáo bán hàng. * Hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp: nhân viên bán hàng sẽ thu tiền trực tiếp và giao cho khách hàng. Hết ca, nhân viên bán hàng sẽ nộp tiền bán hàng cho thủ quỹ và kiểm kê hàng hoá và lên báo cáo bán hàng. * Hình thức bán trả góp: là hình thức mà người mua có thể thanh toán tiền hàng nhiều lần. Ngoài số tiền bán hàng mà doanh nghiệp thu được theo giá bán thông thường thì doanh nghiệp còn thu được một khoản lãi do trả chậm. Phương thức bán hàng đại lý hay ký gửi hàng hoá: là phương thức bán hàng mà trong đó DN giao hàng cho cơ sở đại lý, ký gửi sẽ trực tiếp bán hàng. Bên nhận đại lý sẽ trực tiếp bán hàng, thanh toán tiền hàng và được hưởng hoa hồng đại lý bán. Số hàng gửi đại lý, ký gửi vẫn thuộc quyền sở hữu của các DN thương mại. Số hàng này được coi là tiêu thụ khi doanh nghiệp nhận được thông báo chấp nhận thanh toán. F Phương pháp xác định giá vốn: Để hạch toán, cũng như xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá kế toán cần phải xác định phương pháp tính giá vốn hàng hoá tiêu thụ trong kỳ.Việc xác định phương pháp tính giá vốn hàng hoá tiêu thụ ở doanh nghiệp phải tôn trọng nguyên tắc nhất quán trong kế toán, tức là phải sử dụng phương pháp thống nhất trong niên độ kế toán. Giá mua của hàng hoá tiêu thụ xuất kho được tính theo một trong các phương pháp sau đây: Phương pháp giá thực tế đích danh: khi áp dụng phương pháp này thì giá mua hàng hoá phải được theo dõi từng lô, từng loại hàng và theo dõi từ khâu mua đến khâu bán, do đó hàng hoá xuất bán thuộc lô nào thì giá vốn hàng bán chính là giá mua của hàng hoá đó. Phương pháp bình quân gia quyền: Phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập: là phương pháp tính trị giá vốn của hàng hoá xuất tính theo giá bình quân của lần nhập trước đó với nghiệp vụ xuất. Như vậy sau mỗi lần nhập kho phải tính lại giá bình quân của đơn vị hàng hoá trong kho làm cơ sở để tính giá hàng hoá xuất kho cho lần nhập sau đó. Phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ: là phương pháp tính được giá vốn của hàng hoá xuất bán trên cơ sở tính giá bình quân cả kỳ kinh doanh: Giá bình quân gia quyền = Giá thực tế của hàng tồn đầu kỳ + Giá thực tế của hàng nhập trong kỳ Số lượng hàng tồn đầu kỳ + Số lượng hàng nhập trong kỳ Phương pháp giá bình quân kỳ trước: để tính giá vốn hàng hoá xuất trong kỳ ta lấy số lượng hàng hoá thực tê xuất bán trong kỳ nhân với đơn giá bình quân cuối kỳ trước. Phương pháp giá thực tế nhập trước, xuất trước: là phương pháp được dựa trên giả định là hàng hoá được nhập trước thì sẽ tiêu thụ trước. Do đó, giá vốn hàng hoá xuất kho trong kỳ được tính theo giá của hàng hoá nhập trước. Phương pháp nhập sa._.u, xuất trước: phương pháp này dựa trên giả định là hàng hoá nhập sau sẽ được tiêu thụ trước. Do đó, hàng hoá tồn kho trong kỳ sẽ là hàng hoá mua trước. Phương pháp xác định theo trị giá hàng tồn kho cuối kỳ: theo phương pháp này thì trị giá vốn hàng bán sẽ được tính trên cơ sở giá hàng còn lại chưa bán tại ngày xác định kết quả kỳ kinh doanh. Phương pháp giá hạch toán: đơn vị sẽ sử dụng giá hạch toán để tính giá hàng xuất và hạch toán hàng ngày. Cuối tháng, căn cứ vào giá trị mua thực tế và giá trị hạch toán của toàn bộ hàng hoá luân chuyển trong tháng để xác định hệ số giữa giá trị hàng mua thực tế với giá hạch toán theo công thức sau: Hệ số giá hàng hoá = Trị giá thực tế của hàng hoá tồn đầu kỳ + Trị giá thực tế của hàng hoá nhập kho trong kỳ Trị giá hạch toán của hàng hoá tồn kho đầu kỳ + Trị giá hạch toán của hàng hoá nhập kho trong kỳ Trị giá thực tế của hàng hoá xuất kho trong kỳ = Trị giá hạch toán của hàng hoá xuất kho trong kỳ + Hệ số giá hàng hoá 1.2.2.2 Hạch toán tổng hợp nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá: a. Tài khoản sử dụng: TK 511 “Doanh thu bán hàng hoá và cung cấp dịch vụ”: Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của DN trong một kỳ kế toán. Kết cấu tài khoản: Bên Nợ: K/c hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại. K/c doanh thu thuần vào tài khoản xác định kết quả kinh doanh. Thuế GTGT, TTĐB và thuế xuất khẩu phải nộp Bên Có: Doanh thu bán hàng hoá và cung cấp dịch vụ trong kỳ. TK 511 cuối kỳ không có số dư. TK 511 có các TK cấp 2 như sau: TK 5111 “Doanh thu bán hàng hoá” TK 5112 “Doanh thu bán thành phẩm” TK 5113 “Doanh thu cung cấp dịch vụ” TK 5114 “Doanh thu trợ cấp, trợ giá” TK 632 “Giá vốn hàng bán”: phản ánh trị giá vốn của hàng hoá tiêu thụ. Bên Nợ: Giá vốn của sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ. Chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công vượt trên mức bình thường và chi phí sản xuất chung cố định. Khoản hao hụt, mất mát của hàng tồn kho Chi phí tự xây dựng, tự chế TSCĐ vượt trên mức bình thường. Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Bên Có: Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối năm tài chính (31/12) Kết chuyển giá vốn của sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ. TK 632 "Giá vốn hàng bán" không có số dư cuối kỳ. Ngoài những tài khoản này thì kế toán còn sử dụng một số TK có liên quan như: TK 512, 521, 531, 532, 111, 112, 131, 3331, 611.... b. Phương pháp hạch toán: F Doanh nghiệp hạch toán theo phương pháp KKTX và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: Hạch toán bán buôn hàng hoá: Bán buôn trực tiếp qua kho: Khi xuất hàng giao cho bên mua, kế toán ghi sổ theo định khoản: + Phản ánh doanh thu bán hàng hoá: Nợ TK liên quan (111, 112, 131, 1368…): Tổng giá thanh toán Có TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 3331 (33311): Thuế GTGT đầu ra phải nộp + Phản ánh trị giá mua thực tế của hàng hoá tiêu thụ: Nợ TK 632: Trị giá mua của hàng hoá tiêu thụ Có TK 156 (1561): Giá mua hàng hoá + Trường hợp doanh nghiệp chiết khấu thanh toán cho bên mua: Nợ TK 635: Chi phí tài chính Có TK liên quan 111, 112, 131…: Số chiết khấu cho khách hàng + Trường hợp chiết khấu thương mại cho người mua: Nợ TK 521: Chiết khấu thương mại Nợ TK 3331: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK liên quan 111, 112, 131… Tổng số thanh toán + Trường hợp giảm giá hàng bán cho khách hàng do hàng chất lượng không đảm bảo… Nợ TK 532: Tập hợp các khoản giảm giá hàng bán thực tế phát sinh Nợ TK 3331 (33311): Thuế GTGT tương ứng với số giảm giá Có TK liên quan 111, 112, 131…: Tổng số giảm giá + Trường hợp bên mua phát hiện hàng không đúng phẩm chất, quy cách… thì bên mua có quyền trả lại hàng bán: BT1: Phản ánh doanh thu hàng bán bị trả lại Nợ TK 531: Tập hợp doanh thu hàng bán bị trả lại Nợ TK 3331 (33311): Thuế GTGT của hàng bán bị trả lại Có TK liên quan 111, 112, 131…: Tổng giá thanh toán BT2: Phản ánh giá vốn hàng bán bị trả lại: Nợ TK liên quan (1561, 157…) Có TK 632: Trị giá hàng bán bị trả lại + Cuối kỳ, kết chuyển chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại: Nợ TK 511 (5111): Ghi giảm doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 521, 531, 532 Bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán: Khi mua hàng chuyển đến cho khách hàng: Nợ TK 157: Giá chưa có thuế Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào Có TK 111, 112, 331…: Tổng giá thanh toán Khi giao hàng trực tiếp tay ba: Nợ TK 632: Giá chưa có thuế Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào Có TK 111, 112, 331…: tổng giá thanh toán Khi phản ánh doanh thu bán hàng hoá: Nợ TK 111, 112, 131: tổng số tiền thu được Có TK 511: Doanh thu bán hàng Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp Bán buôn vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán: Phản ánh tiền hoa hồng nhận được: Nợ TK 111, 112: Tiền hoa hồng có thuế Có TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp Phản ánh chi phí phát sinh trong quá trình thực hiện chức năng môi giới: Nợ TK 641: CPBH Có TK liên quan 111, 112… Hạch toán bán lẻ hàng hoá: Kế toán bán hàng trả góp: Phản ánh doanh thu bán hàng tại thời điểm bán hàng: Nợ TK 111: Số tiền đã thu Nợ TK 131: số còn phải thu Có TK 511: doanh thu bán hàng Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra Có TK 3387: doanh thu do lãi trả chậm K/c lãi bán hàng trả chậm trong kỳ: Nợ TK 3387: Doanh thu chưa thực hiện Có TK 515: Doanh thu hoạt động tài chính Hạch toán bán hàng ở các đơn vị phụ thuộc: Khi nhận hàng do đơn vị cấp trên chuyển đến: Nợ TK 156: Giá mua hàng hoá chưa có thuế Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK liên quan 111, 112, 336…:Tổng giá thanh toán Phản ánh doanh thu bán hàng: Nợ TK liên quan 111, 112, 1368…: Tổng giá thanh toán Có TK 5111: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp Ngoài ra, còn có các trường hợp bán buôn, bán lẻ khác. Ta có thể khái quát hạch toán quá trình bán hàng theo phương pháp KKTX theo sơ đồ sau: TK 151,156 TK 632 TK 911 TK 3331 TK 111,112,131 TK 635 TK 157 TK 333 TK 511 TK 3331 TK 521, 531.532 Trị giá hàng tiêu thụ trong kỳ K/c GVHB Thuế GTGT của hàng bán Doanh thu bán hàng K/c doanh thu bán hàng Thuế phải nộp NSNN Chiết khấu thương mại, hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán Thuế GTGT Chiết khấu thanh toán HGB HGB đã tiêu thụ K/c chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại Sơ đồ1.5: Hạch toán quá trình bán hàng theo phương pháp KKTX F Doanh nghiệp áp dụng phương pháp KKTX và tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc không chịu thuế GTGT Đối với các DN này, quy trình và cách thức hạch toán cũng tương tự như các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, chỉ khác trong các chỉ tiêu ghi nhận doanh thu ở TK 511, TK 512 bao gồm cả thuế GTGT. F DN áp dụng phương pháp KKĐK Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, kế toán ghi nhận doanh thu giống như phương pháp KKTX. Cuối kỳ, căn cứ vào kết quả kiểm kê hàng tồn và trị số hàng tồn chưa kiểm nhận, chưa bán, kế toán xác định GVHB: Trị giá hàng xuất bán = Giá vốn hàng tồn đầu kỳ + Trị giá hàng nhập trong kỳ - Giá vốn hàng tồn cuối kỳ TK 151, 156, 157 TK 111, 112, 331 TK 611 TK 632 TK 911 TK 133 Cuối kỳ K/C trị giá hàng đi đường, HTK, HGB K/C trị giá hàng đi đường, HTK, HGB đầu kỳ Trị giá hàng xuất trong kỳ K/C trị giá hàng vốn trong kỳ K/C doanh thu thuần Trị giá hàng nhập vào trong kỳ Thuế GTGT đầu vào TK 511 Sơ đồ 1.6: Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ bán hàng theo phương pháp KKTX 1.2.3. Hạch toán các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn khó và dự phòng phải thu khó đòi 1.2.3.1. Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho TK 159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” + Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Nợ TK 632: GVHB Có TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho + Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Nợ TK 632: GVHB Có TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho 1.2.3.2. Hạch toán dự phòng phải thu khó đòi TK 139 “Dự phòng phải thu khó đòi” + Trích lập dự phòng phải thu khó đòi: Nợ TK 642 (6426): CPQLDN Có TK 139: Dự phòng phải thu khó đòi + Khi hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi: Nợ TK 139: Dự phòng phải thu khó đòi Có TK 642 (6426): CPQLDN + Khi quyết định xử lý xoá nợ phải thu khó đòi: Nợ TK139: Nếu đã lập dự phòng Nợ TK 642: Nếu chưa lập dự phòng Có TK 131, 138 Đồng thời ghi Nợ TK 004: Nợ khó đòi đã xử lý + Khi xử lý xoá nợ nhưng đòi sau đó thu hồi được nợ: Nợ TK liên quan 111, 112 Có TK 711: Thu nhập khác Đồng thời ghi Có TK 004 1.2.4. Hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp và kết quả tiêu thụ hàng hoá. 1.2.4.1. Hạch toán chi phí bán hàng CPBH là những khoản chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra có liên quan đến hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá ..trong kỳ như chi phí nhân viên bán hàng, chi phí dụng cụ bán hàng, chi phí quảng cáo… Việc hạch toán CPBH có thể được khái quát qua sơ đồ sau: TK 641 TK 133 TK 334, 338 TK 152, 153 TK 214 TK 142,242,335 TK 331, 111.. Chi phí nhân viên bán hàng Chi phí vật liệu, dụng cụ Chi phí KHTSCĐ Trích trước chi phí vào CPBH Chi phí dịch vụ mua ngoài Thuế GTGT TK 911 TK 142,242 TK 111, 152, 138… K/c CPBH Chi phí chờ kết chuyển Giá trị ghi giảm CPBH Sơ đồ1.7: Hạch toán CPBH 1.2.4.2. Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp CPQLDN là những khoản chi phí phát sinh liên quan đến toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp mà không tách riêng ra cho bất kỳ hoạt động nào. CPQLDN bao gồm nhiều loại chi phí như chi phí quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và chi phí chung khác. Việc hạch toán CPQLDN cũng tương tự như hạch toán CPBH. Quá trình hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp được khái quát qua sơ đồ sau: TK 111, 152, 138… TK 642 TK 133 TK 334, 338 TK 152, 153 TK 214 TK 142,242,335 TK 331, 111.. Chi phí nhân viên quản lý Chi phí vật liệu, dụng cụ Chi phí KHTSCĐ Trích trước chi phí vào CPQL Chi phí dịch vụ mua ngoài Thuế GTGT TK 911 TK 142 K/c chi phí quản lý Chi phí chờ kết chuyển Giá trị ghi giảm CPBH Sơ đồ 1.8: S ơ đồ hạch toán CPQLDN TK 139 Trích lập dự phòng phải thu Hoàn nhập dự phòng TK 139 1.2.4.3. Hạch toán xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá Kết quả tiêu thụ hàng hoá trong các doanh nghiệp kinh doanh thương mại được thể hiện qua công thức sau: Kết quả tiêu thụ hàng hoá = Doanh thu thuần về tiêu thụ hàng hoá - Giá vốn hàng bán - Chi phí bán hàng - Chi phí quản lý doanh nghiệp TK 641, 642 TK 632 TK 911 TK 511, 512 TK 421 K/c giá vốn hàng hoá dịch vụ K/c CPBH, CPQLDN K/c doanh thu thuần K/c lỗ kinh doanh K/c lãi kinh doanh Sơ đồ 1.9: Sơ đồ hạch toán xác định kết quả kinh doanh 1.2.4. Đặc điểm hạch toán lưu chuyển hàng hoá ở một số nước trên thế giới 1.2.4.1 Theo hệ thống kế toán Mỹ: Hạch toán lưu chuyển hàng hoá theo hệ thống kế toán Mỹ được chia thành 2 quá trình: Mua hàng và bán hàng. Trình tự và phương pháp hạch toán 2 quá trình này cũng tương tự như kế toán Việt Nam. Nhưng cách thức hạch toán quá trình mua hàng có điểm khác đó là ở hệ thống kế toán Mỹ sử dụng hai tài khoản riêng biệt để phản ánh giá hàng hoá lưu chuyển trong kỳ: TK-Tồn kho hàng hoá và TK – Mua hàng. TK – Tồn kho hàng hoá dùng để phản ánh giá trị hàng hoá tồn kho đầu kỳ. TK – Mua hàng dùng để phản ánh trị giá hàng hoá mua thêm trong kỳ. Khi hàng hoá mua về nhập kho: Nợ TK – Mua hàng Có TK có liên quan Cuối kỳ, để xác định giá vốn hàng bán trong kỳ kế toán phải tiến hành kiểm kê hàng hoá tồn trong kho và lấy tổng giá hàng tồn đầu kỳ cộng với trị giá hàng mua trong kỳ sau đó trừ đi hàng tồn cuối kỳ để tính giá vốn hàng tiêu thụ. Phương pháp này gần giống như phương pháp KKĐK ở Việt Nam nhưng ở Mỹ đầu kỳ kế toán không kết chuyển trị giá hàng tồn kho sang tài khoản mua hàng. 1.2.4.2. Theo hệ thống kế toán Anh Để hạch toán quá trình lưu chuyển hàng hoá trong các doanh nghiệp thương mại kế toán Anh đã dùng 4 loại TK là TK – Hàng mua, TK – Hàng bán, TK – Hàng bán bị trả lại và TK – Hàng mua trả lại. Khi mua hàng kế toán ghi: Nợ TK Hàng mua Có TK có liên quan Khi trả lại hàng ghi: Nợ TK liên quan Có TK Hàng mua trả lại Đối với quá trình bán hàng, khi xuất hàng bán cho khách hàng kế toán chỉ ghi bút toán xác định trị giá hàng bán mà không ghi bút toán kết chuyển giá vốn hàng bán. Cuối kỳ, kế toán kết chuyển số dư có TK – Hàng bán sang TK – Tiêu thụ và kết chuyển số dư nợ TK – Hàng mua sang TK – Tiêu thụ. Quá trình lưu chuyển hàng hoá theo hệ thống kế toán Anh cũng tương tự như việc hạch toán quá trình lưu chuyển hàng hoá theo phương pháp KKĐK ở Việt Nam. Chương 2: Thực trạng hạch toán nghiệp vụ lưu chuyển hàng hoá tại công ty kinh doanh thép và vật tư hà nội 2.1. Đặc điểm kinh tế -kỹ thuật và tổ chức bộ máy hoạt động kinh doanh của công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội. 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển công ty Công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội là một DN nhà nước, hạch toán độc lập, có tư cách pháp nhân đầy đủ, có tài khoản và con dấu riêng, là đơn vị trực thuộc Tổng công ty Thép Việt Nam. Ban đầu công ty chỉ là một đơn vị thu mua thép phế liệu phục vụ cho ngành thép, cùng với sự tăng trưởng của nền công nghiệp trong nước thì công ty cũng ngày càng phát triển mở rộng quy mô và thị trường kinh doanh của mình. Công ty được thành lập năm 1972 với tên là “Công ty thu hồi phế liệu kim khí” là đơn vị trực thuộc Tổng công ty Kim khí Việt Nam – Bộ vật tư. Công ty có chức năng thu mua thép phế liệu trong nước tạo nguồn cung cấp nguyên liệu cho việc nấu luyện thép ở nhà máy Gang thép Thái Nguyên. Nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty và đáp ứng mọi yêu cầu về nguồn cung cấp thép phế liệu cho hoạt động sản xuất, Bộ vật tư đã ra quyết định số 628/ QĐ_ VT tháng 10 năm 1985 hợp nhất hai đơn vị: “Công ty thu hồi phế liệu kim khí” và “Trung tâm giao dịch dịch vụ vật tư ứ đọng luân chuyển” thành “Công ty vật tư thứ liệu Hà Nội”. Ngày 28/05/1993, Bộ Thương mại ra quyết định số 600/TM_TCCB thành lập Công ty vật tư thứ liệu Hà Nội trực thuộc Tổng công ty Thép Việt Nam (trước kia là Tổng công ty Kim khí Việt Nam). Ngày 15/04/1997, Bộ Công nghiệp ra quyết định số 511/QĐ_TCCB sáp nhập Xí nghiệp dịch vụ vật tư (là đơn vị trực thuộc Tổng công ty Thép Việt Nam) vào Công ty vật tư thứ liệu Hà Nội. Ngày 05/06/1997, theo quyết định số 1022/QĐ_HĐQT của Hội đồng quản trị Tổng công ty Thép Việt Nam đổi tên Công ty vật tư thứ liệu Hà Nội thành công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội. Hiện nay công ty có trụ sở chính tại 658 – Trương Định – Quận Hai Bà Trưng – Hà Nội. Trong những năm vừa qua, trải qua chặng đường 30 năm hoạt động, Công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội đã phát triển không ngừng và ngày càng đáp ứng đầy đủ hơn nhu cầu của khách hàng. Từ những ngày mới thành lập, mọi hoạt động của công ty đã gặp rất nhiều khó khăn về vốn, cơ sở vật chất, kỹ thuật. Nhưng do có sự cải tiến không ngừng về phương thức kinh doanh và tổ chức cán bộ nên hiệu quả kinh doanh của công ty ngày càng rõ rệt. Công ty đã và đang tự khẳng định vị trí của mình trong nền kinh tế thị trường, quy mô của công ty ngày càng mở rộng. Những năm gần đây công ty hoạt động kinh doanh luôn có lãi và luôn đạt được kế hoạch đề ra. Hiện nay, công ty có 6 cửa hàng, 5 xí nghiệp và 2 kho tập trung ở Hà Nội chuyên kinh doanh thép và vật tư. Ngoài ra, công ty còn có 1 chi nhánh ở Thành phố Hồ Chí Minh cũng chuyên kinh doanh thép và vật tư để phục vụ khách hàng ở khu vực phía Nam. Cơ sở vật chất của công ty ngày càng được nâng cao phù hợp với điều kiện kinh doanh trong nền kinh tế thị trường. Mặt hàng kinh doanh của công ty ngày càng phong phú và đa dạng hơn. Mặc dù trong quá trình phát triển nền kinh tế đất nước hiện nay, công ty cũng như nhiều doanh nghiệp khác luôn gặp phải những khó khăn nhất định nhưng công ty vẫn hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ của mình và đóng góp đáng kể vào các lĩnh vực trong nền kinh tế. Tình hình hoạt động của công ty trong những năm gần đây Nguồn vốn kinh doanh của công ty: Công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội là DN Nhà nước, hạch toán độc lập, có tư cách pháp nhân đầy đủ, được Bộ Công nghiệp cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 1719 ngày 22/06/1996 với tổng số vốn kinh doanh là 26.746 triệu đồng trong đó vốn ngân sách cấp là 23.616 triệu đồng và vốn tự bổ sung là 3.130 triệu đồng, vốn tự bổ sung của công ty chủ yếu là vốn vay ngân hàng và các tổ chức tài chính khác. Đến ngày 01/05/2001 nguồn vốn của công ty là 50.766 triệu đồng. Đến cuối năm 2002, tổng số vốn của công ty là 60.766.470.130 đồng, trong đó: vốn lưu động là: 53.948.702.236 đồng, chiếm 88,8% tổng nguồn vốn còn vốn cố định là: 6.717.767.894 đồng, chiếm 11,2% tổng số vốn. Như vậy, cơ cấu nguồn vốn của công ty ngày càng tăng lên, điều này chứng tỏ hiểu quả hoạt động của công ty ngày càng có hiệu quả. Cơ cấu vốn hiện nay của DN là hoàn toàn hợp lý đối với loại hình DN thương mại. Kết quả hoạt động kinh doanh từ năm 2000 đến nay: (Đơn vị: Triệu đồng) Chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002 1. Doanh thu bán hàng 661.424 674.631 708.328 Các khoản giảm trừ doanh thu 713 570 9 - Thuế xuất khẩu 0 0 0 - Giảm giá 92 84 1.5 - Hàng bán bị trả lại 621 486 7.5 2. Doanh thu thuần 606.711 674.061 708.318 3. Giá vốn hàng bán 628.432 642.524 677.433 4. Lãi gộp 32.279 31.537 30.885 5. Chi phí bán hàng 13.265 14.157 11.063 6. Chi phí quản lý doanh nghiệp 3.465 2.531 6.206 7. Thu nhập từ hoạt động kinh doanh 15.549 14.849 13.616 Biểu số 2.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội trong những năm gần đây. Nhìn vào kết quả trên ta thấy, trong những năm vừa qua công ty hoạt động luôn có lãi. Tuy nhiên, tốc độ tăng trưởng của công ty có xu hướng giảm nhưng tỷ lệ các khoản giảm trừ doanh thu so với tổng doanh thu của công ty có xu hướng giảm. Điều này chứng tỏ khả năng bán hàng của nhân viên tăng lên và chất lượng hàng hoá của công ty cũng tăng. Xét các khoản chi phí ta thấy chi phí bán hàng của công ty tương đối ổn định, năm 2002 tuy doanh thu tăng nhưng chi phí bán hàng giảm so với năm 2001 và năm 2000. Tuy nhiên, chi phí quản lý doanh nghiệp đã tăng mạnh làm giảm hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty. Hệ số doanh lợi của công ty năm 2000 là 0,0235; năm 2001 là 0,022; năm 2002 là 0,0192. Hệ số doanh lợi của công ty tương đối cao so với mặt bằng chung của các doanh nghiệp thương mại trong cả nước. Tuy nhiên, hệ số doanh lợi của các năm sau có xu hướng giảm chủ yếu là do: đối thủ cạnh tranh ngày càng nhiều, lượng hàng tồn kho ứ đọng nhiều, luân chuyển chậm làm ảnh hưởng tới lợi nhuận gộp của công ty, cơ cấu mặt hàng tiêu thụ có thay đổi cũng làm ảnh hưởng tới lợi nhuận của công ty. 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và đặc điểm kinh doanh của công ty 2.1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của công ty Công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội là một doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Tổng công ty Thép Việt Nam, chức năng chủ yếu của công ty là: Kinh doanh các loại sản phẩm thép, vật liệu xây dựng, nguyên vật liệu phục vụ cho hoạt động sản xuất của ngành thép trong nước, các mặt hàng thiết bị phụ tùng, nhập khẩu các mặt hàng thép, vòng bi, phôi thép…để phục vụ cho hoạt động kinh doanh của công ty. Theo sự phân cấp của Tổng công ty Thép Việt Nam, công ty có những nhiệm vụ sau: Hàng năm công ty phải tổ chức triển khai các biện pháp sản xuất kinh doanh, phấn đấu hoàn thành hiệu quả các kế hoạch sản xuất kinh doanh do công ty xây dựng và được Tổng công ty Thép phê duyệt. Công ty được Tổng công ty Thép Việt Nam cấp vốn để hoạt động. Ngoài ra công ty có chủ quyền huy động thêm vốn đầu tư từ bên ngoài như vay các ngân hàng, các tổ chức tài chính, các quỹ hỗ trợ... để đảm bảo nhu cầu cho hoạt động kinh doanh của công ty. Việc sử dụng vốn của công ty phải được đảm bảo trên nguyên tắc đúng với chính sách chế độ của Nhà nước. Công ty phải chấp hành và thực hiện đầy đủ nghiêm túc chính sách chế độ của ngành, luật pháp của Nhà nước về hoạt động kinh doanh và nghĩa vụ đối với Nhà nước. Công ty phải luôn xem xét khả năng kinh doanh của mình, nắm bắt nhu cầu tiêu dùng của thị trường để từ đó đưa ra kế hoạch nhằm cải tiến tổ chức sản xuất kinh doanh, đáp ứng đầy đủ nhu cầu của khách hàng và đạt được lợi nhuận tối đa. Xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ công nhân viên nhằm đáp ứng được yêu cầu kinh doanh và quản lý của công ty. Thực hiện các chính sách chế độ thưởng phạt bảo đảm quyền lợi cho người lao động. 2.1.2.2. Đặc điểm kinh doanh của công ty Nguồn hàng khai thác của công ty tương đối đa dạng và chủ yếu là các nguồn hàng sản xuất trong nước như mặt hàng kim khí, ống VINAPIPE, xi măng, phụ tùng, gang, vòng bi ... Tuy nhiên, ngoài những mặt hàng trong nước ra thì công ty còn nhập hàng từ các nước như Nga, Hàn Quốc. Các mặt hàng nhập khẩu chủ yếu là thép, vòng ống FKF, phôi thép, vòng bi, phụ tùng, hàng gang... Thị trường kinh doanh của công ty tương đối rộng và đa dạng. Các mặt hàng của công ty được tiêu thụ rộng rãi trên cả nước. Bên cạnh đó, công ty còn hợp tác kinh doanh với nhiều doanh nghiệp trong nước. Tuy nhiên, hiện nay các chi nhánh của công ty vẫn tập trung chủ yếu là ở Hà Nội do đó vẫn chưa đáp ứng đầy đủ nhu cầu của khách hàng đặc biệt là khách hàng ở các vùng sâu, vùng xa. Chính vì vậy mà hiện nay công ty đang có dự định mở các chi nhánh ở các tỉnh và thành phố khác để mở rộng thị trường tiêu thụ của công ty. 2.1.3. Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của công ty Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty được sắp xếp theo chức năng nhiệm vụ của các phòng ban, bảo đảm sự thống nhất, tự chủ và sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng, ban. Ban giám đốc công ty Phòng tổ chức hành chính Phòng tài chính kế toán Phòng kinh doanh Ban thu hồi công nợ Các đơn vị phụ thuộc Hệ thống các cửa hàng (6 cửa hàng) Các xí nghiệp kinh doanh (5 xí nghiệp) Các kho bãi ( 2 kho) Chi nhánh công ty Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội. Để hoạt động quản lý của công ty đạt được hiệu quả cao phù hợp với tổ chức bộ máy quản lý, công ty đã phân công nhiệm vụ của các phòng, ban như sau: ² Ban giám đốc công ty bao gồm: Giám đốc: Do Chủ tịch Hội đồng quản trị Tổng công ty thép Việt Nam bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm. Giám đốc công ty là người đại diện pháp nhân của công ty, trực tiếp điều hành mọi hoạt động của công ty theo đúng chính sách và pháp luật của Nhà nước, đồng thời phải chịu trách nhiệm trước Nhà nước và Tổng công ty Thép về mọi hoạt động và kết quả cuối cùng của công ty. Phó Giám đốc: Do Tổng giám đốc Tổng công ty Thép Việt Nam bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm. Phó Giám đốc là người được giám đốc uỷ quyền điều hành một số lĩnh vực hoạt động của công ty và chịu trách nhiệm về kết quả công việc của mình trước pháp luật và trước Giám đốc công ty. Kế toán trưởng: do Tổng Giám đốc Tổng công ty Thép Việt Nam bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm. Kế toán trưởng tham mưu cho giám đốc công ty quản lý tình hình tài chính của công ty. Là người điều hành, chỉ đạo, tổ chức công tác hạch toán thống kê của công ty và chịu trách nhiệm trước pháp luật và trước Giám đốc công ty về các báo cáo tài chính của công ty. ² Các phòng, ban của công ty: Phòng tổ chức hành chính: gồm trưởng phòng lãnh đạo chung và các phó phòng giúp việc. Phòng tổ chức hành chính có 14 cán bộ công nhân viên có nhiệm vụ tham mưu giúp việc cho giám đốc trong công tác tổ chức nhân sự, đáp ứng nhu cầu công việc quản lý chặt chẽ về nhân sự cũng như công tác tiền lương của nhân viên đồng thời bảo vệ công tác thanh tra, thi đua, quân sự và công tác quản trị hành chính của văn phòng công ty. Phòng tài chính - kế toán: gồm có 11 cán bộ công nhân viên có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc công ty trong công tác quản lý tài chính - kế toán của công ty, hướng dẫn kiểm soát việc thực hiện hạch toán kế toán tại các đơn vị phụ thuộc, quản lý theo dõi tình hình tài sản cũng như việc sử dụng vốn của công ty và thực hiện đầy đủ công tác ghi chép sổ sách các nghiệp vụ phát sinh trong toàn công ty, kiểm tra xét duyệt báo cáo của các đơn vị phụ thuộc, tổng hợp số liệu để lập báo cáo cho toàn công ty. Phòng kinh doanh: có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc lập kế hoạch kinh doanh quý, năm cho toàn công ty, chỉ đạo các nghiệp vụ kinh doanh của toàn công ty, tìm hiểu kiểm soát thị trường để nắm bắt nhu cầu thị trường, đề xuất các biện pháp điều hành chỉ đạo kinh doanh từ văn phòng công ty đến các cơ quan phụ thuộc, xác định quy mô kinh doanh, định mức hàng hoá đồng thời tổ chức điều chuyển hàng hoá xuống các cửa hàng và chi nhánh và tổ chức tiếp nhận, vận chuyển hàng nhập khẩu từ các cảng đầu mối Hải Phòng, T.P Hồ Chí Minh về kho công ty và đem đi tiêu thụ. Ban thu hồi công nợ: gồm có 2 cán bộ công nhân viên, có nhiệm vụ giúp việc cho giám đốc theo dõi tình hình thanh toán nợ của khách hàng và đề ra các biện pháp để thu hồi nợ một cách nhanh nhất và có hiệu quả. Các đơn vị phụ thuộc: Hiện nay công ty có 6 cửa hàng, bên cạnh đó còn có các xí nghiệp kinh doanh các mặt hàng thép, hai kho tại địa bàn Hà Nội và vật tư chi nhánh của công ty tại Thành phố Hồ Chí Minh. Các đơn vị phụ thuộc là những đơn vị kinh doanh có con dấu riêng theo quy định của Nhà nước và hạch toán theo hình thức báo sổ. Các đơn vị được quyền tự do mua bán, tự quyết định giá mua bán trên cơ sở kinh doanh của công ty đước giám đốc phê duyệt. Các cửa hàng phải có trách nhiệm bán hàng do công ty điều theo giá chỉ đạo chung. Công ty giao vốn bằng hàng cho các đơn vị phụ thuộc và các đơn vị chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty trong việc quản lý bán hàng, thu tiền nộp về công ty theo thời hạn quy định. Các đơn vị phải tổ chức hạch toán đầy đủ từ khâu ban đầu đến khâu xác định kết quả tiêu thụ theo hình thức báo sổ và hàng tháng phải nộp bảng kê bán lẻ và báo cáo lên công ty để quyết toán. 2.2. Tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán tại Công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội 2.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán: Công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội là một doanh nghiệp có nghành nghề kinh doanh và quy mô hoạt động kinh doanh của công ty đa dạng, bên cạnh đó công ty còn có các đơn vị phụ thuộc thực hiện nhiệm vụ kinh doanh của công ty. Các đơn vị phụ thuộc có các cách thức tổ chức kinh doanh khác nhau. Do đó phương thức hạch toán cũng phải theo đúng cách thức quản lý của công ty. Vì vậy, công ty đã chọn hình thức công tác kế toán là tập trung, nữa phân tán. Theo hình thức này, công ty có thể theo dõi, giám sát, kiểm tra hoạt động của các đơn vị phụ thuộc một cách dễ dang, thuận lợi. Đồng thời, do có sự phân công lao động kế toán nên công việc kế toán tại công ty thuận lợi hơn, không bị dồn ép và có điều kiện nâng cao trình độ nghiệp vụ của nhân viên kế toán. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại công ty như sau: Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán tài sản cố định Kế toán tiền lương và BHXH Kế toán vốn bằng tiền Kế toán công nợ Kế toán tiêu thụ hàng hoá Kế toán chi phí Kế toán vật liệu, CC-DC Bộ phận kế toán của các đơn vị phụ thuộc Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo Quan hệ tác nghiệp Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội. Phòng tài chính - kế toán của công ty gồm 11 người có nhiệm vụ thu thập xử lý thông tin kế toán thống kê trong phạm vi toàn công ty, trên cơ sở đó phân tích lập báo cáo tài chính giúp giám đốc công ty ra quyết định. Ngoài ra, phòng còn thực hiện chức năng kiểm tra giám sát quá trình kinh doanh của các đơn vị phụ thuộc. Hạch toán từ khâu ban đầu đến kết quả cuối cùng và lên báo cáo tài chính. Với mô hình bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh như trên mỗi nhân viên đều được phân công trách nhiệm và kiêm nhiệm một vài phần hành cụ thể như sau: Kế toán trưởng: là người đứng đầu bộ máy kế toán có nhiệm vụ tham mưu chính về công tác kế toán tài vụ của toàn công ty. Kế toán trưởng là người có năng lực, trình độ chuyên môn cao về kế toán - tài chính, nắm chắc các chế độ kế toán hiện hành của Nhà nước để chỉ đạo hướng dẫn các bộ phận mình phụ trách, luôn tổng hợp thông tin kịp thời, chính xác, đồng thời cùng ban giám đốc phát hiện những điểm mạnh, yếu về công tác tài chính kế toán của công ty để ra quyết định kịp thời. Đồng thời, phải chịu trách nhiệm trước Giám đốc công ty về tất cả số liệu báo cáo kế toán tài chính của công ty. Kế toán tổng hợp: Là người chịu trách nhiệm tổng hợp phần hành kế toán của từng kế toán viên. Kế toán tổng hợp có các nhiệm vụ thực hiện phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh, tổ chức lưu trữ tài liệu kế toán, theo dõi công tác của các đơn vị phụ thuộc và nhận báo cáo của các đơn vị này và vào sổ tổng hợp và lập báo cáo quyết toán của toàn công ty. Kế toán tiêu thụ hàng hoá: Là kế toán theo dõi tình hình tiêu thụ hàng hoá, tình hình nhập – xuất – tồn hàng hoá. Căn cứ vào hoá đơn bán hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, kế toán định khoản và ghi sổ sách có liên quan. Kế toán TSCĐ: tổ chức theo dõi cơ cấu vốn về TSCĐ, hiệu quả kinh tế của tài sản cố định, nâng cao hiệu quả của vốn cố định và theo dõi tình hình tăng giảm tài và năng lực hoạt động TSCĐ, thể hiện lên sổ sách tình hình tài sản, số lượng, nguyên giá, khấu hao và giá trị còn lại. Kế toán tiền lương và BHXH: Là kế toán theo dõi, tính toán lương theo tháng, bậc lương của công ty theo từng tháng để chi trả kịp thời cho người lao động. Cũng từ đó tính trích BHXH và các khoản BHXH mà cán bộ công nhân viên được hưởng. Kế toán vốn bằng tiền: căn cứ vào các chứng từ thanh toán phát sinh để lập phiếu thu, phiếu chi và làm thủ tục thanh toán. Căn cứ vào các phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có của ngân hàng, kế toán vốn bằng tiền phân loại và ghi sổ sách có liên quan. Hàng ngày đối chiếu giữa sổ sách kế toán với sổ quỹ và kết quả kiểm tra quỹ. Ngoài ra, kế toán vốn bằng tiền làm thủ tục vay vốn kinh doanh theo các chỉ tiêu đã được giám đốc phê duyệt. Kế toán công nợ: Là kế toán theo dõi và ghi sổ các khoản phải thu, phải trả đối với khách hàng, nhà cung cấp, với các đơn vị phụ thuộc. Căn cứ vào chứng từ có liên quan kế toán ghi vào sổ chi tiết cho từng khách hàng. Đối với những khách hàng, nhà cung cấp thường xuyên kế toán phản ánh trên một trang sổ. Kế toán chi phí: Là kế toán theo dõi và tập hợp chi phí ._.