Hoàn thiện hạch toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại Công ty cổ phần phát triển đầu tư công nghệ FPT

c, các anh, chị thuộc phòng Tài chính – Kế toán của công ty FPT, em đã hoàn thành luận văn “Hoàn thiện hạch toán lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu tại công ty cổ phần phát triển đầu tư công nghệ FPT”. Em xin cam đoan nội dung luận văn trên do em thực hiện và không có sự sao chép lại luận văn của bất kỳ ai; các số liệu trong luận văn là hoàn toàn chính xác. Hà Nội, ngày 05 tháng 05 năm 2005 Sinh viên Đào Lan Hương DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ STT Danh mục Trang 1 Sơ đồ 1: Trình tự tiến hành nghiệp vụ phương thức tín dụng chứng từ 17 2 Sơ đồ 2: Trình tự tiến hành nghiệp vụ thanh toán theo phương thức chuyển tiền 19 3 Sơ đồ 3: Trình tự thực hiện nghiệp vụ nhờ thu phiếu trơn 20 4 Sơ đồ 4: Trình tự tiến hành nghiệp vụ thanh toán theo phương thức nhờ thu kèm chứng từ 21 5 Sơ đồ 5: Kế toán nhập khẩu hàng hoá trực tiếp theo phương pháp kê khai thường xuyên 45 6 Sơ đồ 6: Kế toán bán hàng nhập khẩu tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ 52 7 Sơ đồ 7: Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá và xác định giá vốn hàng bán theo phương pháp kiểm kê định kỳ 54 8 Sơ đồ 8: Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu uỷ thác tại đơn vị uỷ thác 57 9 Sơ đồ 9: Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu uỷ thác tại đơn vị nhận uỷ thác 60 10 Sơ đồ 10: Sơ đồ tổ chức bộ máy hoạt động sản xuất kinh doanh của FPT 68 11 Sơ đồ 11: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán 72 12 Sơ đồ 12: Quy trình kế toán trên máy 76 13 Sơ đồ 13: Hạch toán nhập khẩu hàng hóa trực tiếp tại công ty FPT 96 14 Sơ đồ 14: Kế toán nhập khẩu hàng hóa ủy thác tại công ty 103 15 Bảng số 1: Quy mô của công ty FPT những năm gần đây 71 16 Bảng số 2: Sổ cái TK 156 91 17 Bảng số 3: Sổ cái TK 331 92 18 Bảng số 4: Sổ cái TK 632 93 19 Bảng số 5: Báo cáo tình hình thực hiện hợp đồng với nhà cung cấp thường xuyên 94 20 Bảng số 6: Báo cáo tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn 95 21 Bảng số 7: Sổ cái TK 138 101 22 Bảng số 8: Sổ cái TK 112 102 23 Bảng số 9: Tổng quan tình hình nhập khẩu 104 24 Bảng số 10: Tình hình nhập khẩu hàng hóa đối với NCC 105 25 Mẫu số 1: Giấy đề nghị thanh toán hợp đồng ngoại 79 DANH MỤC BỘ CHỨNG TỪ THỰC TẾ STT Tên Ngày 1 Order Confirmation No. FDCSSH5012 17/3/2005 Đơn đặt hàng số FDCSSH5012 2 Commercial Invoice KCT 0225921 25/3/2005 Hóa đơn Thương mại KCT 0225921 3 Packing List KCT0225921 25/3/2005 Kiện hàng KCT0225921 4 Ủy quyền nhận hàng 31/3/2005 5 Giấy ủy quyền 31/3/2005 6 Certificate of Origin Chứng nhận xuất xứ 7 Biên bản bàn giao hàng hóa/chứng từ hàng 04/04/2005 8 Giấy thông báo thuế, thu chênh lệch giá 04/04/2005 9 Phụ lục tờ khai hải quan 04/04/2005 10 Tờ khai hải quan 04/04/2005 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 8 PHẦN I – LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI 10 I. Lý luận chung về hoạt động kinh doanh nhập khẩu hàng hóa 10 1 Vai trò, vị trí của hoạt động nhập khẩu hàng hóa trong nền kinh tế thị trường 10 1.1    Khái niệm, vai trò, ý nghĩa của hoạt động nhập khẩu hàng hóa trong nền kinh tế thị trường 10 1.2 Yêu cầu quản lý đối với hoạt động xuất, nhập khẩu 12 2 Đặc điểm và các thủ tục cần thiết trong hoạt động nhập khẩu 12 2.1 Đặc điểm của hoạt động kinh doanh hàng nhập khẩu 12 2.2 Các phương thức nhập khẩu tại Việt Nam 13 2.2.1. Phương thức nhập khẩu theo Nghị định thư 13 2.2.2. Phương thức nhập khẩu ngoài Nghị định thư 14 2.3 Các hình thức nhập khẩu hàng hóa 14 2.3.1. Nhập khẩu trực tiếp 14 2.3.2. Nhập khẩu ủy thác 14 2.4 Các phương thức thanh toán quốc tế trong hoạt động nhập khẩu 15 2.5 Giá cả, tiền tệ và địa điểm giao hàng theo Luật thương mại quốc tế (International commercial terms – INCOTERMS) 23 2.6 Các bước thực hiện hợp đồng nhập khẩu 26 II Tổ chức công tác kế toán lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu 28 28 1 Ý nghĩa, nhiệm vụ của công tác kế toán lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu 28 2 Một số quy định chung về kế toán lưu chuyển hàng nhập khẩu 29 2.1 Hàng hóa nhập khẩu 29 2.2 Thời điểm hàng hóa nhập khẩu 30 2.3 Giá thực tế hàng nhập khẩu 30 2.4 Giá trị xuất kho của hàng nhập khẩu 31 2.5 Thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế GTGT 32 2.6 Nguyên tắc kế toán các chỉ tiêu kinh doanh có gốc ngoại tệ 33 3 Hệ thống tài khoản sử dụng cho hạch toán kế toán lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu 34 4 Hệ thống chứng từ sử dụng trong hạch toán kế toán lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu 36 5 Các phương pháp hạch toán hàng nhập khẩu 39 5.1 Phương pháp kê khai thường xuyên 39 5.2 Phương pháp kiểm kê định kỳ 40 6 Hạch toán kế toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hóa 41 6.1 Nhập khẩu trực tiếp theo hình thức ngoài Nghị định thư 41 6.1.1. Doanh nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên 41 6.1.2. Doanh nghiệp áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ 53 6.2 Nhập khẩu ủy thác 55 6.2.1. Hạch toán tại đơn vị giao ủy thác nhập khẩu 55 6.2.2. Hạch toán tại đơn vị nhận ủy thác nhập khẩu 57 PHẦN II: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY FPT 61 I. Đặc điểm chung về tổ chức quản lý, kinh doanh và tổ chức bộ máy kế toán của công ty FPT 61 1 Lịch sử hình thành và phát triển Công ty 61 2 Chức năng, nhiệm vụ và đặc điểm hoạt động của công ty 64 2.1    Chức năng 64 2.2 Nhiệm vụ 64 2.3 Các nguyên tắc hoạt động của công ty 65 2.4 Đặc điểm về sản phẩm 66 2.5 Đặc điểm về thị trường và khách hàng 67 3 Đặc điểm tổ chức bộ máy hoạt động sản xuất kinh doanh của FPT 68 4 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán 72 4.1 Chức năng và nhiệm vụ của bộ máy kế toán 72 Nhiệm vụ của Kế toán trưởng 72 Nhiệm vụ của cán bộ phân tích tài chính 73 Nhiệm vụ của Tổ kế toán 73 Kiểm soát tài chính 74 4.2 Hình thức kế toán tại công ty phát triển đầu tư công nghệ FPT 75 II. Thực trạng hạch toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại công ty FPT 77 1 Một số vấn đề chung về lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu 77 1.1 Phương thức nhập khẩu 77 1.2 Phương thức thanh toán hợp đồng ngoại 77 2 Các nguyên tắc chung trong kế toán nhập khẩu tại công ty FPT 78 2.1 Thời điểm xác định hàng hóa nhập khẩu 80 2.2 Phương pháp tính giá mua hàng nhập khẩu 80 2.3 Phương pháp tính giá bán hàng nhập khẩu 80 2.4 Lập và hoàn nhập dự phòng 81 2.5 Phương pháp hạch toán tỷ giá và chênh lệch tỷ giá 81 3 Kế toán quá trình nhập khẩu hàng hóa 81 3.1 Phương pháp hạch toán 81 3.2 Hệ thống tài khoản sử dụng cho kế toán nhập khẩu tại công ty 82 3.3 Hệ thống chứng từ sử dụng cho kế toán nhập khẩu tại công ty 84 3.4 Sổ sách và các báo cáo sử dụng trong công tác kế toán nhập khẩu 85 4 Kế toán các hình thức nhập khẩu 85 4.1 Nhập khẩu trực tiếp 85 4.1.1. Quá trình luân chuyển chứng từ 85 4.1.2. Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng và bán hàng nhập 87 4.2 Nhập khẩu uỷ thác 97 4.2.1. Quá trình thực hiện thủ tục nhập khẩu uỷ thác 97 4.2.2. Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu uỷ thác 97 5 Phân tích tình hình hoạt động nhập khẩu của công ty FPT 104 PHẦN III: Phương hướng hoàn thiện kế toán nhập khẩu hàng hóa tại công ty FPT 107 I Những ưu điểm và những tồn tại trong hoạt động kinh doanh nhập khẩu cũng như trong kế toán nhập khẩu 107 1 Về hoạt động kinh doanh nhập khẩu hàng hoá 107 2 Về tổ chức kế toán và tổ chức hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá ở FPT 109 2.1 Ưu điểm 109 2.2 Nhược điểm 111 II Cơ sở lý luận và thực tiễn để hoàn thiện những tồn tại trong hoạt động nhập khẩu hàng hoá 113 III Đề xuất phương hướng hoàn thiện nhập khẩu hàng hoá của FPT 116 1 Đối với hoạt động nhập khẩu hàng hoá 116 2 Đối với kế toán nhập khẩu hàng hoá 118 2.1 Về tài khoản sử dụng và cách hạch toán 118 2.2 Về hệ thống sổ sách 123 2.3 Về tổ chức bộ máy kế toán 124 KẾT LUẬN 125 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 127 LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay, cùng với xu hướng quốc tế hóa, khu vực hóa các quốc gia độc lập và sự phát triển của nền sản xuất hàng hoá, chúng ta có thể dễ dàng nhận thấy lợi ích của hoạt động ngoại thương trên tầm vĩ mô. Muốn phát triển nhanh, mỗi nước không thể đơn độc dựa vào nguồn lực của mình mà phải biết tận dụng có hiệu quả tất cả những thành tựu kinh tế, khoa học, kỹ thuật mà loài người đã đạt được. Hiểu được tầm quan trọng của hoạt động ngoại thương, Đảng và Nhà nước ta đã nhận định: Tăng cường hoạt động ngoại thương là đòi hỏi khách quan của thời đại. Từ khi thực hiện chính sách mở cửa các mối quan hệ và giao lưu quốc tế của nước ta ngày càng được mở rộng, đặc biệt là khi Việt Nam trở thành nước thành viên của ASEAN, chuẩn bị gia nhập AFTA, WTO. Nắm bắt được xu hướng phát triển, tận dụng những cơ hội của thị trường và những chính sách ưu đãi của Nhà nước, trong những năm gần đây, công ty FPT đã không ngừng mở rộng, tăng cường các hoạt động kinh doanh vượt qua biên giới lãnh thổ Việt Nam, bắt nối với thị trường nước ngoài. Song song với các hoạt động xuất khẩu, mở rộng thị trường nước ngoài, công ty cũng tổ chức hiểu quả hoạt động nhập khẩu, tăng cường chiều sâu cho thị trường trong nước. Trong hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung và hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu nói riêng, công ty luôn tìm mọi biện pháp để kinh doanh hiệu quả, nâng cao doanh thu, giảm thiểu chi phí, đảm bảo chất lượng dịch vụ, hàng hóa. Để đạt được mục tiêu này, công ty nhận thức được vai trò của thông tin kế toán, coi đây là công cụ không thể thiếu trong hoạt động quản lý kinh doanh xuất nhập khẩu và từ đó tìm ra những quyết định quản trị đúng đắn. Trong quá trình thực tập tại công ty FPT, em nhận thấy những năm gần đây hoạt động kinh doanh hàng hóa nhập khẩu của công ty đã gặt hái được nhiều thành công và đang đóng góp tỷ lệ lớn vào thu nhập của công ty. Từ những lý luận chung về hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, kế toán hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu và những kiến thức thực tiễn trong quá trình thực tập tại công ty FPT – một công ty có nhiều thành công trong lĩnh vực kinh doanh hàng hóa nhập khẩu là lý do chính vì sao em chọn đề tài “Hoàn thiện hạch toán lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu tại công ty cổ phần phát triển đầu tư công nghệ FPT” Nội dung của luận văn ngoài phần mở đầu và kết luận gồm ba phần chính sau: PHẦN I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU TRONG DOANH NGHIỆP KINH DOANH THƯƠNG MẠI PHẦN II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY FPT PHẦN III: PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NHẬP KHẨU HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY FPT PHẦN I LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU TRONG DOANH NGHIỆP KINH DOANH THƯƠNG MẠI Lý luận chung về hoạt động kinh doanh nhập khẩu hàng hóa Vai trò, vị trí của hoạt động nhập khẩu hàng hoá trong nền kinh tế thị trường Khái niệm, vai trò, ý nghĩa của hoạt động nhập khẩu hàng hóa trong nền kinh tế thị trường Trong lịch sử phát triển của loài người, trao đổi hàng hóa đã thúc đẩy lịch sử và nền kinh tế phát triển. Hoạt động thương mại ra đời gắn liền và thúc đẩy nền sản xuất phát triển, quan hệ tiền – hàng từ đó cũng bước sang một trang mới. Thế giới phát triển, vượt qua hình thái là sự tồn tại giữa các quốc gia độc lập để tiến tới quan hệ vùng, miền, lục địa và hình thành nên mối giao thương xuyên lãnh thổ. Khi đó, hoạt động thương mại được mở rộng từ nội thương ra ngoại thương và khái niệm xuất khẩu, nhập khẩu cũng hình thành từ đây. Xuất nhập khẩu là một khâu quan trọng của ngoại thương, tác động một cách trực tiếp và quyết định đến sản xuất và đời sống trong nước. Nhập khẩu để bổ sung hàng hoá mà trong nước không sản xuất được, hoặc sản xuất không đáp ứng đủ nhu cầu. Nhập khẩu còn để thay thế, nghĩa là nhập về những hàng hoá mà nếu sản xuất trong nước sẽ không lợi bằng nhập khẩu. Trong điều kiện nền kinh tế nước ta hiện nay, vai trò quan trọng của nhập khẩu được thể hiện ở những khía cạnh sau: - Tạo điều kiện thúc đẩy nhanh quá trình xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật, chuyển dịch cơ cấu kinh tế theo hướng từng bước công nghiệp hoá đất nước. - Bổ sung kịp thời những mặt mất cân đối của nền kinh tế đảm bảo phát triển kinh tế cân đối và ổn định. - Nhập khẩu góp phần cải thiện và nâng cao mức sống của nhân dân, tạo thêm việc lập và đáp ứng nhu cầu về hàng tiêu dùng, đảm bảo đầu vào của sản xuất. Yêu cầu quản lý đối với hoạt động xuất, nhập khẩu Trong những năm qua, các chính sách quản lý hoạt động xuất, nhập khẩu đã đóng góp những ý nghĩa không nhỏ trong quản lý hoạt động ngoại thương của nước nhà, song cùng với thời gian, nền kinh tế với những cơ chế mới đã đặt ra nhiều vấn đề cần điều chỉnh, sửa đổi trong trong các chính sách quản lý hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu. Những yêu cầu đổi mới quản lý hoạt động xuất, nhập khẩu đã được đặt ra và nhiều hạn chế chủ yếu của chính sách xuất, nhập khẩu hiện hành đã được các chuyên gia nhận diện, bao gồm: Thứ nhất, một số quy định chưa phù hợp với những nội dung đã cam kết trong quá trình đàm phán quốc tế và đang thực hiện cần được luật hoá để đảm bảo tính minh bạch, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi trong quá trình đàm phán gia nhập WTO. Đó là quy định về giá tính thuế nhập khẩu, quy đinh về thuế suất, về thuế chống bán phá giá, thuế chống trợ cấp, thuế tự vệ, về ưu đãi thuế nhập khẩu... Tiếp theo, hiện có những quy định qua thực hiện chưa đáp ứng yêu cầu về quản lý Nhà nước trong chống gian lận thương mại, thất thu ngân sách như quy định về thời hạn nộp thuế, về miễn thuế và xét miễn thuế, về điều kiện giảm thuế... Thứ ba, có một số điểm chưa phù hợp giữa Luật thuế xuất, nhập khẩu với Luật Hải quan và yêu cầu đẩy mạnh cải cách hành chính trong lĩnh vực thuế và hải quan như bãi bỏ thông báo thuế, quy định về truy thu, truy hoàn thuế, thẩm quyền ban hành biểu thuế và thuế suất.... Chính vì vậy, hiện nay theo Luật thuế xuất nhập khẩu mới kết hợp cấp mã số thuế kinh doanh nội địa với cấp mã số thuế xuất nhập khẩu. Theo Nghị định số 33CP của Chính phủ ngày 19/4/1994, các doanh nghiệp muốn tham gia hoạt động xuất nhập khẩu, cần phải có đủ 4 điều kiện sau: - Là doanh nghiệp được thành lập theo đúng pháp luật và cam kết tuân thủ các quy định của luật pháp hiện hành. - Hoạt động theo đúng ngành hàng đã đăng ký khi thành lập doanh nghiệp. - Doanh nghiệp phải có mức vốn lưu động tối thiểu tính bằng tiền Việt Nam tương đương 200.000 USD tại thời điểm đăng ký kinh doanh xuất nhập khẩu. Riêng đối với các doanh nghiệp thuộc các tỉnh miền núi và các tỉnh khó khăn về kinh tế, các doanh nghiệp kinh doanh những những mặt hàng cần khuyến khích xuất khẩu mà không đòi hỏi nhiều vốn, mức vốn lưu động nêu trên được quy định tương đương 100.000 USD. Có đội ngũ cán bộ đủ trình độ kinh doanh ký kết và thực hiện hợp đồng mua bán ngoại thương. Đặc điểm và các thủ tục cần thiết trong hoạt động nhập khẩu Đặc điểm của hoạt động kinh doanh hàng nhập khẩu: Hoạt động nhập khẩu hàng hóa là hoạt động mua hàng của thương nhân Việt Nam và bán hàng của thương nhân nước ngoài theo các hợp đồng mua bán hàng hóa. Cũng như hoạt động kinh doanh xuất khẩu, hoạt động kinh doanh nhập khẩu có những đặc điểm sau: Đặc điểm về thời gian lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu: Thời gian lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu bao giờ cũng dài hơn thời gian lưu chuyển hàng hóa trong hoạt động kinh doanh nội địa do phải thực hiện giai đoạn mua hàng ở thị trường nước ngoài và bán hàng tại thị trường trong nước. Đặc điểm về hàng hóa kinh doanh nhập khẩu: Hàng hóa trong kinh doanh nhập khẩu bao gồm nhiều loại, thông thường là những mặt hàng trong nước chưa có, chưa sản xuất được hoặc chưa đáp ứng được nhu cầu về số lượng, chất lượng, thị hiếu (hàng tư liệu sản xuất, hàng tiêu dùng) Đặc điểm về thời gian giao, nhận hàng và thời điểm thanh toán: Thời điểm giao nhận hàng nhập khẩu và thời điểm thanh toán tiền hàng thường không trùng nhau và thường có một khoảng cách dài. Đặc điểm về phương thức thanh toán Phương thức thanh toán chủ yếu là phương thức thanh toán bằng thư tín dụng L/C (Letter of Credit), phương thức chuyển tiền, phương thức nhờ thu… Đặc điểm về tập quán, pháp luật Hai bên mua, bán có quốc tịch khác nhau, tập quán kinh doanh khác nhau, do vậy, doanh nghiệp một mặt phải tuân thủ luật pháp kinh doanh, cũng như tập quán kinh doanh của từng nước, mặt khác phải tuân thủ luật thương mại quốc tế. Các phương thức nhập khẩu tại Việt Nam Hiện nay, có hai phương thức nhập khẩu theo Hiệp định hay Nghị định thư là sự ký kết giữa hai nhà nước, hoặc ngoài Nghị định thư theo hợp đồng thương mại ký kết giữa hai hay nhiều tổ chức buôn bán cụ thể thuộc nước nhập hàng và nước xuất hàng. Phương thức nhập khẩu theo Nghị định thư Nhập khẩu theo Nghị định thư là phương thức mà các doanh nghiệp phải tuân theo các chỉ tiêu pháp lệnh của Nhà nước. Chính phủ ta ký kết với Chính phủ các nước khác những Nghị định thư hoặc các Hiệp định thư về trao đổi hàng hoá giữa hai nước và giao cho một số đơn vị có chức năng kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp thực hiện. Các đơn vị này có nhiệm vụ mua hàng hoá ở nước ngoài về bán trong nước. Đối với ngoại tệ thu được phải nộp vào quỹ tập trung của Nhà nước thông qua tài khoản của Bộ Thương mại và được thanh toán trả bằng tiền Việt Nam tương ứng với số ngoại tệ đã nộp căn cứ vào tỷ giá khoán do Nhà nước quy định. Trong điều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay số lượng các đơn vị kinh doanh theo phương thức này rất ít, chỉ trừ những đơn vị hoạt động trong lĩnh vực đặc biệt. Phương thức nhập khẩu ngoài Nghị định thư Nhập khẩu ngoài Nghị định thư là phương thức hoạt động trong đó các doanh nghiệp phải tự cân đối về tài chính và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Ngân sách Nhà nước, theo phương thức này các doanh nghiệp hoàn toàn chủ động tổ chức hoạt động nhập khẩu của mình từ khâu đầu tiên đến khâu cuối cùng. Đơn vị phải tự tìm nguồn hàng, bạn hàng, tổ chức giao dịch, ký kết và thực hiện hợp đồng trên cơ sở tuân thủ các chính sách, chế độ kinh tế của Nhà nước. Đối với số ngoại tệ thu được không phải nộp vào quỹ ngoại tệ tập trung mà có thể bán ở trung tâm giao dịch ngoại tệ hoặc ngân hàng. Nhập khẩu theo phương thức này tạo cho doanh nghiệp tính năng động, sáng tạo, độc lập trong hạch toán, kinh doanh, thích ứng với cơ chế thị trường. Các hình thức nhập khẩu hàng hóa Nhập khẩu trực tiếp Nhập khẩu trực tiếp là hình thức mà trong đó các đơn vị sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu được nhà nước cấp giấy phép kinh doanh nhập khẩu, trực tiếp tổ chức giao dịch đàm phán, ký kết hợp đồng hàng hoá với nước ngoài. Chỉ doanh nghiệp nào có khả năng về tài chính, có trình độ giao dịch, quản lý kinh doanh, thành lập hợp pháp mới được quyền nhập khẩu trực tiếp. Tuy nhiên, hiện nay những rào cản khắt khe để một doanh nghiệp có thể tham gia hoạt động nhập khẩu trực tiếp đang dần được gỡ bỏ, đặc biệt theo dự thảo Luật thuế xuất, nhập khẩu mới đề ra. Nhập khẩu ủy thác Nhập khẩu uỷ thác là hình thức nhập khẩu áp dụng đối với các doanh nghiệp chưa có đủ điều kiện để trực tiếp đàm phán, ký kết, thực hiện hợp đồng với nước ngoài hoặc chưa thể trực tiếp lưu thông hàng hoá giữa trong và ngoài nước nên phải uỷ thác cho đơn vị khác có chức năng nhập khẩu hộ hàng hộ cho mình. Theo phương thức này, đơn vị giao uỷ thác nhập khẩu là đơn vị được tính doanh số, đơn vị nhận uỷ thác chỉ là đơn vị làm đại lý và được hưởng hoa hồng theo tỷ lệ thoả thuận giữa hai bên ghi trong hợp đồng uỷ thác nhập khẩu. Trong nhiều quan hệ uỷ thác, đơn vị uỷ thác nhập khẩu chỉ giao cho người nhận uỷ thác thực hiện hợp đồng thương mại đã ký bao gồm những khâu: tiếp nhận, thanh toán chi trả hộ tiền hàng, thuế nhập khẩu... Nhìn chung, hoạt động nhập khẩu theo phương thức trực tiếp có lợi hơn vì doanh nghiệp có điều kiện nắm bắt thông tin và tín hiệu thị trường nước ngoài một cách toàn diện, chính xác, kịp thời, không bị phụ thuộc vào đơn vị khác, lợi nhuận không bị chia sẻ, có điều kiện mở rộng quan hệ và uy tín với bạn hàng nước ngoài. Tuy nhiên, tùy từng điều kiện của mỗi doanh nghiệp và sự lựa chọn bài toán kinh tế hiệu quả, hợp lý mà doanh nghiệp có thể lựa chọn trực tiếp nhập khẩu hay ủy thác nhập khẩu cho một đơn vị thứ hai. Các phương thức thanh toán quốc tế trong hoạt động nhập khẩu Hợp đồng ngoại, hay còn gọi là hợp đồng mua bán quốc tế hoặc hợp đồng xuất nhập khẩu là sự thoả thuận bằng lời hoặc bằng văn bản của các bên có quốc tịch khác nhau, trong đó một bên là người bán có nghĩa vụ chuyển vào quyền sở hữu của bên kia, là người mua, một tài sản nhất định gọi là hàng hoá còn người mua có nghĩa vụ nhận hàng và trả một số tiền ngang bằng trị giá của hàng. Trong hợp đồng ngoại, điều khoản về phương thức thanh toán là một trong những điều khoản quan trọng bậc nhất. Phương thức thanh toán tức là chỉ người bán dùng cách nào để thu tiền về, người mua dùng cách nào để trả tiền. Trong buôn bán, người ta có thể lựa chọn nhiều phương thức thanh toán khác nhau để thu tiền hoặc trả tiền, nhưng xét cho cùng việc lựa chọn phương thức nào cũng phải xuất phát từ yêu cầu của người bán là thu tiền nhanh, đầy đủ, đúng và từ yêu cầu của người mua là nhập hàng đúng số lượng, chất lượng và đúng hạn. Các phương thức thanh toán hợp đồng ngoại gồm có: Phương thức 1: Phương thức tín dụng chứng từ (Letter of Credit - L/C) Phương thức tín dụng chứng từ là sự thoả thuận trong đó một ngân hàng (ngân hàng mở thư tín dụng) theo yêu cầu của khách hàng (người yêu cầu mở thư tín dụng) sẽ trả một số tiền nhất định cho một người khác (người hưởng lợi) số tiền của thư tín dụng hoặc chấp nhận hối phiếu do người này ký phát trong phạm vi số tiền đó khi người này xuất trình cho ngân hàng một bộ chứng từ thanh toán phù hợp với những quy định đề ra trong thư tín dụng. Phương thức tín dụng chứng từ là một trong những phương thức phổ biến nhất hiện nay nhờ tính đảm bảo cao. Tuy nhiên, phương thức này lại có nhược điểm là người nhập khẩu thường gặp rủi ro nhiều hơn nhà xuất khẩu, rủi ro có thể từ phía nhà xuất khẩu, ngoài ra việc thanh toán chỉ dựa trên chứng từ, chi phí thanh toán tốn kém. Các bên tham gia: - Người xin mở L/C là người mua, người nhập khẩu hàng hóa, hoặc là người mua uỷ thác cho một người khác. - Ngân hàng mở L/C là ngân hàng đại diện cho người nhập khẩu, nó cấp tín dụng cho người nhập khẩu. - Người hưởng lợi L/C là người bán, người xuất khẩu hay bất cứ người nào khác mà người hưởng lợi chỉ định. - Ngân hàng thông báo L/C là ngân hàng ở nước người hưởng lợi. Sơ đồ 1: Trình tự tiến hành nghiệp vụ phương thức tín dụng chứng từ: (4) (6) (5) (2) (3) (5) (6) (1) (7) (8) Ngân hàng mở L/C Ngân hàng thông báo L/C Người nhập khẩu Người xuất khẩu (1) Người nhập khẩu làm đơn xin mở L/C gửi đến ngân hàng của mình yêu cầu mở một thư tín dụng cho người xuất khẩu hưởng; (2) Căn cứ vào đơn xin mở thư tín dụng, ngân hàng mở thư tín dụng sẽ lập một thư tín dụng và thông qua ngân hàng đại lý của mình ở nước người người xuất khẩu thông báo việc mở L/C và chuyển L/C đến người xuất khẩu; (3) Khi nhận được thông báo này, ngân hàng thông báo sẽ thông báo cho người xuất khẩu toàn bộ nội dung thông báo về việc mở tín dụng đó, và khi nhận được bản gốc thư tín dụng, thì chuyển ngay cho người xuất khẩu; (4) Người xuất khẩu nếu chấp nhận thư tín dụng thì tiến hành giao hàng, nếu không thì tiến hành đề nghị ngân hàng mở L/C sửa đổi, bổ sung thư tín dụng cho phù hợp với hợp đồng; (5) Sau khi giao hàng, người xuất khẩu lập bộ chứng từ theo yêu cầu của thư tín dụng xuất trình thông qua ngân hàng thông báo cho ngân hàng mở thư tín dụng xin thanh toán; (6) Ngân hàng mở thư tín dụng kiểm tra bộ chứng từ, nếu thấy phù hợp với thư tín dụng thì tiến hành trả tiền cho người xuất khẩu. Nếu thấy không phù hợp, ngân hàng từ chối thanh toán và gửi trả lại toàn bộ chứng từ cho người xuất khẩu. (7) Ngân hàng mở L/C đòi tiền người nhập khẩu và chuyển bộ chứng từ cho người nhập khẩu sau khi nhận được tiền hoặc chấp nhận thanh toán. (8) Người nhập khẩu kiểm tra chứng từ , nếu thấy phù hợp với thư tín dụng thì trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền, nếu không phù hợp thì có quyền từ chối trả tiền. Phương thức 2: Phương thức chuyển tiền (Remittance) Phương thức chuyển tiền là phương thức mà trong đó khách hàng (người trả tiền) yêu cầu ngân hàng của mình chuyển một số tiền nhất định cho một người khác (người hưởng lợi) ở một địa điểm nhất định bằng phương tiện chuyển tiền do khách hàng yêu cầu. Việc chuyển tiền này có thể được thực hiện bằng hai hình thức chủ yếu sau: • Điện báo (T/T-Telegraphic Transfer) là hình thức mà ngân hàng thực hiện việc chuyển tiền bằng cách điện ra lệnh cho ngân hàng đại lý ở nước ngoài trả tiền cho người nhận. • Thư chuyển tiền (M/T-Mail Transfer) là hình thức mà ngân hàng thực hiện việc chuyển tiền bằng cách gửi thư ra lệnh cho ngân hàng đại lý ở nước ngoài trả tiền cho người nhận. Trong hai hình thức này thì hình thức T/T có lợi cho nhà xuất khẩu hơn vì thời gian thực hiện nhanh hơn nhưng chi phí sẽ cao hơn cho nhà nhập khẩu. Ưu điểm của phương thức này là thủ tục đơn giản, phí thanh toán không cao, cho nên được áp dụng trong thanh toán những lô hàng có giá trị nhỏ hoặc thanh toán các phí dịch vụ ngoại thương, trả tiền vận tải, bảo hiểm, hoa hồng, bồi thường thiệt hại... ở Việt Nam phương thức này sử dụng tương đối phổ biến khi nhập những lô hàng có giá trị không lớn. Tuy nhiên trong phương thức này đơn vị khập khẩu có thể gặp rủi ro do bộ chứng từ giả, cho nên trong nhiều trường hợp nhà nhập khẩu nhận được hàng rồi mới chuyển tiền cho người bán. Sơ đồ 2: Trình tự tiến hành nghiệp vụ thanh toán theo phương thức chuyển tiền (4) (2) (3) (1) Ngân hàng chuyển tiền Ngân hàng đại lý Người chuyển tiền Người hưởng lợi (1) Giao dịch thương mại (2) Viết đơn yêu cầu chuyển tiền( bằng thư hoặc bằng điện) cùng với uỷ nhiệm chi (nếu có tài khoản mở tại ngân hàng) (3) Chuyển tiền ra nước ngoài qua ngân hàng. (4) Ngân hàng chuyển tiền cho người hưởng lợi. Phương thức 3: Phương thức nhờ thu (Collection of payment) Phương thức nhờ thu là phương thức thanh toán trong đó người bán hoàn thành nghĩa vụ giao hàng hoặc cung ứng một dịch vụ cho khách hàng uỷ thác cho ngân hàng của mình thu hộ số tiền ở người mua trên cơ sở hối phiếu của người bán lập ra. Có hai loại phương thức nhờ thu: Nhờ thu phiếu trơn (clean collection) là phương thức trong đó người bán uỷ thác cho ngân hàng thu hộ tiền ở người mua căn cứ vào hối phiếu do mình lập ra, còn chứng từ gửi hàng thì gửi thẳng cho người mua không qua ngân hàng. Nhờ thu kèm chứng từ (documentary collection) là phương thức trong đó người bán uỷ thác cho ngân hàng thu tiền hộ ở người mua không những căn cứ vào hối phiếu mà còn căn cứ vào bộ chứng từ gửi hàng gửi kèm theo với điều kiện là nếu người mua trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền hối phiếu thì ngân hàng mới trao bộ chứng từ gửi hàng cho người mua để nhận hàng. Nhờ thu kèm chứng từ có hai loại: Nhờ thu trả tiền đổi chứng từ (Documentary against Payment-D/P) nếu bên mua trả tiền hối phiếu. Phương thức này được sử dụng trong trường hợp mua hàng trả tiền ngay. Nhờ thu chấp nhận đổi chứng từ (Documentary against Acceptance) nếu bên mua chấp nhận trả tiền hối phiếu sau một thời gian nhất định. Phương thức này sử dụng trong trường hợp bán hàng với điều kiện cấp tín dụng cho người mua. Các bên tham gia phương thức nhờ thu: - Người bán tức là người hưởng lợi - Ngân hàng bên bán là ngân hàng nhận sự uỷ thác của người bán. - Ngân hàng đại lý của ngân hàng bên bán là ngân hàng ở nước bên mua. - Người mua tức là người trả tiền. Sơ đồ 3: Trình tự thực hiện nghiệp vụ nhờ thu phiếu trơn (4) (2) (1) (4) (3) (4) Gửi hàng và chứng từ Ngân hàng phục vụ bên bán Ngân hàng đại lý Người bán Người mua (1) Người bán sau khi gửi hàng và chứng từ gửi hàng cho người mua, lập một hối phiếu đòi tiền người mua và uỷ thác cho ngân hàng của mình đòi tiền hộ bằng chỉ thị nhờ thu. (2) Ngân hàng phục vụ bên bán gửi thư uỷ thác nhờ thu kèm hối phiếu cho ngân hàng đại lý của mình ở nước ngoài nhờ thu tiền. (3) Ngân hàng đại lý yêu cầu người mua trả tiền hối phiếu (nếu trả ngay) hoặc chấp nhận trả tiền hối phiếu (nếu mua chịu). (4) Ngân hàng đại lý chuyển tiền thu được cho người bán, nếu chỉ là chấp nhận hối phiếu thì ngân hàng gửi hối phiếu hoặc chuyển lại cho người bán. Phương thức thanh toán này đơn giản và thường áp dụng với những bạn hàng tin cậy lẫn nhau hoặc có quan hệ liên doanh với nhau, công ty mẹ, công ty con hoặc chi nhánh của nhau. Phương thức này không được áp dụng nhiều trong thanh toán mậu dịch vì nó không đảm bảo quyền lợi cho người bán, đối với người mua phương thức này cũng có điều bất lợi vì hối phiếu đến sớm hơn chứng từ, người mua phải trả tiền ngay trong khi không biết việc giao hàng của người bán có đúng hợp đồng không. Sơ đồ 4: Trình tự tiến hành nghiệp vụ thanh toán theo phương thức nhờ thu kèm chứng từ (4) (2) (1) (4) (3) (4) Gửi hàng Ngân hàng phục vụ bên bán Ngân hàng phục vụ bên mua Người bán Người mua Trình tự nhờ thu kèm chứng từ cũng giống như nhờ thu phiếu trơn, chỉ khác ở khâu (1) là lập một bộ chứng từ nhờ ngân hàng thu hộ tiền. Bộ chứng từ gồm có hối phiếu và các chứng từ gửi hàng kèm theo, ở khâu (3) là ngân hàng đại lý chỉ trao chứng từ gửi hàng cho người mua nếu người mua chấp nhận trả tiền ngay hoặc chấp nhận trả tiền hối phiếu. Cũng giống như phương thức nhờ thu phiếu trơn, phương thức này thủ tục đơn giản, dễ thực hiện nhưng có nhược điểm là người mua có thể kéo dài thời gian trả tiền và việc trả tiền thực hiện chậm chạp, trong phương thức này ngân hàng chỉ đóng vai trò là người trung gian thu tiền hộ, còn không có trách nhiệm đến việc trả tiền của người mua. Ngoài ra, trong thanh toán hợp đồng ngoại còn có các phương thức sau: • Phương thức ghi sổ (Open account): Người bán mở một tài khoản (hoặc một quyển sổ) để ghi nợ người mua sau khi người bán đã hoàn thành giao hàng hay dịch vụ, đến từng định kỳ (tháng, quý, nửa năm) người mua trả tiền cho người bán. • Phương thức thư uỷ thác mua (Authority to purchase-A/P) là phương thức mà trong đó ngân hàng nước người mua theo yêu cầu của người mua viết đơn yêu cầu ngân hàng đại lý ở nước ngoài phát hành một A/P trong đó cam kết sẽ mua hối phiếu của người bán ký phát với điều kiện đặt trong A/P. Ngân hàng đại lý căn cứ vào điều khoản của thư uỷ thác mua mà trả tiền hối phiếu, ngân hàng bê._.n mua thu tiền của người mua và giao chứng từ cho họ. • Thư bảo đảm trả tiền (Letter of Guarantee- L/G): Ngân hàng bên người mua theo yêu cầu của người mua viết thư bảo đảm trả tiền cho người bán, đảm bảo sau khi hàng của bên bán đã gửi đến địa điểm của bên mua quy định, sẽ trả tiền hàng. • Thanh toán qua tài khoản treo ở nước ngoài (escrow Account) là phương thức thanh toán mà hai nhà xuất khẩu và nhập khẩu thoả thuận treo tài khoản ở nước người nhập khẩu để ghi có số tiền của nhà xuất khẩu bằng tiền của nước nhập khẩu hoặc bằng ngoại tệ tự do, số tiền này dùng để mua lại hàng của nước người nhập khẩu. Giá cả, tiền tệ và địa điểm giao hàng theo Luật thương mại quốc tế (International commercial terms – INCOTERMS) Hiện nay quan hệ giao dịch quốc tế diễn ra thương xuyên và chịu sự điều chỉnh theo quy định của quốc tế. Các doanh nghiệp Việt Nam cần nghiên cứu và nắm bắt được những điều khoản quốc tế để tránh những thiệt thòi và rủi ro trong giao dịch quốc tế. Luật thương mại quốc tế - Incoterms quy định trách nhiệm hàng hoá, trách nhiệm về chi phí, thuế, rủi ro thuộc bên nào để kế toán ghi sổ đúng, kịp thời. Incoterms có 13 điều kiện giao hàng thông dụng, bao gồm: Giao tại xưởng – EXW (ex work) Người bán giao hàng cho người mua tại cơ sở của mình (xưởng, nhà máy, kho,…). Kể từ khi nhận hàng tại cơ sở của người bán, người mua chịu trách nhiệm hàng hóa, rủi ro, chi phí vận chuyển, bốc dỡ, thuế xuất nhập khẩu…(nếu như không có thỏa thuận riêng). Giao cho người chuyên chở - FCA (free carrier) Trách nhiệm hàng hóa: Người bán chuyển trách nhiệm hàng hóa sang người mua khi giao hàng cho người chuyên chở do người mua chỉ định ( hoặc người mua nhờ người bán thuê người chuyên chở). Trách nhiệm chi phí: Người bán chịu rủi ro và phí tổn để hoàn thành các thủ tục hải quan cần thiết cho xuất khẩu hàng hóa. Mọi rủi ro và phí tổn khác do người mua chịu kể từ khi người chuyên chở nhận hàng tại địa điểm quy định. Giao dọc mạn tàu – FAS (free alongside ship) Người bán chuyển trách nhiệm hàng hóa, trách nhiệm chi phí và rủi ro cho người mua khi hàng được giao cho người mua dọc mạn tàu, trên cầu thang hay trên sà lan tại cảng bốc hàng quy định. Mọi rủi ro và phí tổn khác cho xuất khẩu do người mua chịu. Giao trên tàu – FOB (free on board) Người bán chuyển trách nhiệm hàng hóa, trách nhiệm chi phí và rủi ro sang người mua khi hàng được giao cho người mua qua lan can tàu tại cảng bốc rỡ hàng quy định Người bán phải chịu chi phí lo các thủ tục hải quan để xuất khẩu hàng. Người mua chịu mọi phí tổn và rủi ro về mất mát, hư hại hàng kể từ khi nhận hàng trên tàu. Tiền hàng và cước phí – CFR (cost and freight) Trách nhiệm hàng hóa: Người bán chuyển trách nhiệm hàng hóa sang người mua khi giao hàng lên tàu tại cảng bốc hàng quy định. Trách nhiệm chi phí: Người bán chịu rủi ro và phí tổn để hoàn thành các thủ tục hải quan cần thiết cho xuất khẩu hàng hóa, chi phí bốc rỡ, vận chuyển hàng hóa đến cảng đích. Mọi rủi ro và phí tổn khác do người mua chịu kể từ khi người mua nhận hàng tại cảng bốc hàng quy định, ngoại trừ chi phí mà người bán đã trả khi ký hợp đồng vận chuyển. Tiền hàng, phí bảo hiểm và cước phí – CIF (cost, insurance and freight) Trách nhiệm hàng hóa: giống CFR. Trách nhiệm chi phí: Trách nhiệm của người bán giống CFR còn thêm trả tiền mua bảo hiểm hàng hóa. Mọi rủi ro và phí tổn khác do người mua chịu kể từ khi người mua nhận hàng tại cảng bốc hàng quy định, ngoại trừ chi phí và rủi ro mà người bán đã trả. Cước phí trả tới (…nơi đến quy định) – CPT (carriage paid to …(named place of destination) Người bán chịu mọi trách nhiệm hàng và chi phí như làm thủ tục hải quan hàng xuất khẩu, trả cước phí vận chuyển hàng… tới nơi quy định. Rủi ro về mất mát hư hại hàng cũng như những phí tổn thêm do tình huống xảy ra sau khi hàng được giao cho người chuyên chở từ người bán sang người mua khi hàng được giao cho người chuyên chở. Cước phí và bảo hiểm trả tới (...nơi đến quy định) – CIP Trách nhiệm hàng hóa và chi phí của người mua và người bán tương tự như điều kiện CPT, nhưng người bán còn thêm chi phí bảo hiểm hàng hóa cho người mua. Giao tại biên giới (…địa điểm quy định) – DAF (delivered at frontier (…named place) Người bán chịu mọi trách nhiệm hàng hóa và chi phí như làm các thủ tục hải quan để hàng xuất khẩu, trả cước phí vận chuyển hàng… tới biên giới, nơi giao hàng quy định. Người mua chịu mọi trách nhiệm hàng hóa và chi phí kể từ khi nhận hàng ở biên giới. Giao tại tàu (…cảng đến quy định) – DES (deliverded ex ship (named port of destination)) Người bán chịu mọi trách nhiệm hàng hóa và chi phí đến khi hàng được đặt dưới sự định đoạt của người mua trên tàu tại cảng đến quy định (chưa làm thủ tục nhập khẩu). Người mua chịu mọi trách nhiệm hàng hóa và chi phí kể từ khi nhận hàng tại cảng đến quy định (kể cả chi phí bốc dỡ hàng, làm thủ tục nhập khẩu…) Giao tại cầu cảng (đã nộp thuế …, cảng đến quy định – DEQ) (delivere ex quay (duty paid…, named port of destination)) Người bán chịu mọi trách nhiệm hàng hóa và chi phí đến khi đặt hàng đã làm xong thủ tục hải quan về nhập khẩu dưới sự định đọat của người mua tại cầu cảng đến quy định ( kể cả các loại thuế và lệ phí). Người mua chịu trách nhiệm hàng hóa và chi phí kể từ khi nhận hàng. Giao hàng chưa nộp thuế: … nơi đến quy định – DDU (delivered duty unpaid … named place of destination) Người bán chịu mọi trách nhiệm hàng hóa, phí tổn và rủi ro đến khi hàng đặt dưới sự định đoạt của người mua tại nơi quy định ở nước nhập khẩu ngoại trừ các loại thuế và lệ phí nhập khẩu. Người mua chịu mọi trách nhiệm về hàng hóa và chi phí kể từ khi nhận hàng với các loại thuế và lệ phí nhập khẩu. Giao hàng đã nộp thuế (…nơi đến quy định) – DDP (delivered duty paid (…named place of destination)) Giống như điều kiện giao hàng DDU, người bán còn phải trả thêm các loại thuế và lệ phí khi nhập khẩu hàng hóa giao đến nơi quy định ở nước nhập khẩu. Ngoài các điều kiện cơ bản trên, trách nhiệm hàng hóa và chi phí của mỗi bên phụ thuộc vào các điều kiện chi tiết và tập quán thương mại cho từng đối tượng giao dịch quy định rõ trên hợp đồng kinh tế để ghi sổ kế toán cho đúng. Ví dụ: Công ty xuất hàng theo giá FOB under tackle ( FOB dưới cần cẩu), nghĩa là rủi ro về tổn thất hàng chuyển từ người bán sang người mua kể từ khi móc cần cẩu đã móc vào hàng đưa lên tàu tại cảng bốc hàng. Các bước thực hiện hợp đồng nhập khẩu Mở thư tín dụng L/C (đối với trường hợp thanh toán tín dụng chứng từ) Nội dung thư tín dụng phải phù hợp với hợp đồng, lấy hợp đồng làm căn cứ để đưa ra yêu cầu về nội dung L/C và thời gian mở L/C. Khi đối tác yêu cầu sửa nội dung L/C, nếu thấy hợp lý, đúng với hợp đồng, ta phải đến ngân hàng làm thủ tục sửa đổi hoặc bổ sung, như kéo dài thời hạn bốc xếp,vận chuyển thay đổi cảng bốc, kỳ hạn hợp đồng của L/C… Đưa tàu đi nhận hàng (nếu mua FOB) Mua bảo hiểm nếu hàng giao theo điều kiện FOB hoặc CFR Kiểm tra chứng từ vào trả tiền Nếu chứng từ đúng với hợp đồng thì trả tiền nhận chứng từ (để nhận hàng). Nếu không đúng, yêu cầu bên bán sửa chữa. Khai báo hải quan, nhận hàng và kiểm nhận chất lượng, số lượng. Làm thủ tục khiếu nại nếu thấy thiếu hàng, chất lượng không đúng so với hợp đồng. Phải làm chứng từ khiếu nại đòi bồi thường, như làm phiếu thiếu hàng ( shortage bond), biên bản hàng hư hỏng ( cargo outturn report)… Đòi bên bán bồi thường: nếu số lượng bốc xếp không đủ, chất lượng, quy cách không phù hợp với hợp đồng, bao bì xấu, làm hỏng hàng, không giao hàng đúng thời hạn ( nhưng hàng vẫn nguyên đai nguyên kiện). Đòi người vận tải bồi thường trong các trường hợp: Hàng ít hơn ghi trong vận đơn. Vận đơn sạch (clean B/L) mà hàng hóa có tình trạng hư hỏng. Tổn thất của hàng hóa do lỗi của người vận tải (bao bì, các đai hàng đã bị hỏng). Đòi công ty bảo hiểm bồi thường. Hàng mất do thiên tai, sự cố bất ngờ nằm trong phạm vi bảo hiểm. Những phần mà người vận tải không bồi thường hoặc có bồi thường mà chưa đủ mức, phải tìm chỗ hợp lý thuộc trách nhiệm của bảo hiểm để đòi bồi thường. Chú ý: Cần làm đúng các thủ tục pháp lý khi đòi bồi thường. Chứng từ phải đầy đủ, hợp pháp. Số tiền bồi thường gồm giá trị tổn thất và chi phí liên quan (kiểm nghiệm, bốc dỡ, kho, chi phí ngân hàng). Thời hạn bồi thường. Yêu cầu và trách nhiệm bồi thường. II. Tổ chức công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu Ý nghĩa, nhiệm vụ của công tác kế toán lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu Tổ chức hạch toán kế toán nói chung và công tác nhập khẩu hàng hóa nói riêng một cách khoa học và hợp lý là nhân tố có ý nghĩa quyết định đối với chất lượng của công tác kế toán, đảm bảo thực hiện tốt quản lý kinh doanh và bảo vệ tài sản ở đơn vị, thực hiện tốt vai trò của hạch toán là công cụ quản lý kinh tế tài chính ở đơn vị. Xuất phát từ nhiệm vụ và ý nghĩa của công tác hạch toán và đặc điểm riêng của hoạt động xuất nhập khẩu thì hạch toán kế toán nhập khẩu hàng hoá phải thực hiện tốt các chức năng sau: - Ghi chép, phản ánh và giám sát tình hình thực hiện luân chuyển hàng hoá nhập khẩu từ đó theo dõi tình hình biến động vốn, hàng hoá dự trữ theo từng nhóm hàng, mặt hàng, việc thực hiện ký kết và thực hiện hợp đồng, theo dõi tốc độ luân chuyển hàng hoá, vòng quay của vốn, hiệu quả kinh doanh hàng hóa nhập khẩu. - Thông qua ghi chép kế toán để kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch kinh doanh xuất nhập khẩu; kế hoạch thu chi tài chính, thu, nộp Ngân sách, thanh toán, tín dụng, quản lý ngoại tệ và các chế độ thể lệ kinh tế tài chính khác liên quan đến hoạt động kinh doanh nhập khẩu hàng hoá từ đó phát hiện và ngăn ngừa kịp thời các hành động tham ô, lãng phí, vi phạm chính sách chế độ, thể lệ về quản lý kinh tế tài chính. - Cung cấp số liệu phục vụ cho việc quản lý hoạt động kinh doanh nhập khẩu của đơn vị, cho việc kiểm tra và phân tích hoạt động kinh doanh nhập khẩu từ đó lập và theo dõi việc thực hiện kế hoạch và phục vụ cho việc kiểm tra, kiểm soát của Nhà nước đối với hoạt động kinh doanh nhập khẩu. - Ngoài ra, đặc trưng của mua bán nhập khẩu hàng hoá có thời gian kéo dài hơn so với việc mua bán hàng hoá trong nước, đối tác tham gia ở nước khác nên rủi ro dễ gặp và thường tổn thất nhiều vì vậy hạch toán kế toán hàng hoá nhập khẩu cung cấp thông tin để thành lập quỹ dự phòng một cách đầy đủ chính xác để giảm tối thiểu các phí tổn và rắc rối khi rủi ro xảy ra. Một số quy định chung về kế toán lưu chuyển hàng nhập khẩu Hàng hóa nhập khẩu Hàng hoá nhập khẩu là hàng hoá mà các doanh nghiệp XNK nước ta mua từ nước ngoài theo các hợp đồng mua bán ngoại thương đã ký kết với chủ hàng ở nước bạn. Hàng hoá được nhập khẩu từ nhiều nguồn khác nhau với các loại hàng khác nhau. Hàng hoá nhập khẩu phải là những loại hàng hoá phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng thiết yếu và những vật tư phục vụ cho sự phát triển kinh tế quốc dân mà trong nước khan hiếm, bao gồm: - Hàng hoá nước ngoài đưa vào hội chợ, triển lãm ở nước ta, sau đó các doanh nghiệp xuất nhập khẩu mua lại và thanh toán bằng ngoại tệ. - Hàng hoá mua bán nước ngoài để xuất khẩu cho nước thứ ba theo hợp đồng ký kết giữa các bên. - Hàng hoá nước ngoài viện trợ cho nước ta trên cơ sở các Hiệp định, Nghị định thư ký kết giữa Chính phủ ta với bạn thực hiện thông qua các doanh nghiệp xuất nhập khẩu nước ta. - Hàng hoá mua từ nước ngoài về tiêu thụ trong nước. Thời điểm hàng hóa nhập khẩu Việc xác định thời điểm hàng hoá nhập khẩu có ý nghĩa quan trọng trong hạch toán kế toán và hạch toán thống kê. Thời điểm đó là thời điểm các doanh nghiệp nhập khẩu nắm được quyền sở hữu hàng hoá. Thời điểm mà hàng hoá được xác định là nhập khẩu là: - Nếu vận chuyển bằng đường biển tính từ ngày hàng hoá đến địa phận nước ta, hải quan đã ký vào tờ khai hàng hoá nhập khẩu. - Nếu vận chuyển bằng đường sắt, đường bộ: Tính từ ngày hàng hoá được vận chuyển đến ga, trạm biên giới nước ta theo xác nhận của hải quan cửa khẩu. - Nếu vận chuyển bằng đường hàng không: Tính từ ngày hàng hoá được chuyển đến sân bay đầu tiên của nước ta theo xác nhận của hải quan sân bay. Giá thực tế hàng nhập khẩu Đối với các doanh nghiệp nhập khẩu trực tiếp các chi phí, thuế nhập khẩu được tính vào giá vốn hàng nhập khẩu. Trường hợp doanh nghiệp áp dụng thuế giá trị gia tăng khấu trừ: Giá thực tế hàng nhập khẩu = Giá mua phải thanh toán cho người xuất khẩu + Chi phí mua + Thuế nhập khẩu, thuế TTĐB Trường hợp doanh nghiệp áp dụng thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp: Giá thực tế hàng nhập khẩu = Giá mua phải thanh toán cho người xuất khẩu + Chi phí mua + Thuế nhập khẩu, thuế TTĐB + Thuế GTGT Giá mua hàng hóa nhập khẩu phụ thuộc vào điều kiện cơ sở giao hàng được thoả thuận giữa bên bán và bên mua, đó là sự phân chia giữa bên bán và bên mua các trách nhiệm tiến hành việc giao nhận hàng như: thuê mướn phương tiện vận tải, bốc hàng, khai báo hải quan, nộp thuế nhập khẩu và các chi phí giao hàng bao gồm chi phí chuyên chở hàng, chi phí bốc dỡ, lưu kho, bảo hiểm, ngoài ra còn có sự phân chia những rủi ro, tổn thất về hàng hóa. Giá mua phải thanh toán cho người xuất khẩu = Giá ghi trên hóa đơn thương mại x Tỷ giá thực tế ngoại tệ Giá trị xuất kho của hàng nhập khẩu Để xác định giá đơn vị của hàng xuất bán, xuất dùng kế toán có thể sử dụng các phương pháp: Phương pháp giá đơn vị bình quân, phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO), phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO), phương pháp giá thực tế đích danh, phương pháp giá hạch toán (phương pháp hệ số giá). Tuy nhiên, các phương pháp này đều phải sử dụng nhất quán giữa các kỳ. Tùy từng bản chất mỗi loại hàng hóa mà doanh nghiệp phải lựa chọn phương pháp xác định giá xuất kho phù hợp. Thông thường, ở Việt Nam, các mặt hàng nhập về thường là những mặt hàng chưa có khả năng sản xuất, có giá trị lớn, sản phẩm có tính tách biệt; khi đó doanh nghiệp thường lựa chọn phương pháp tính giá thực tế đích danh. Theo phương pháp này, hàng nhập về sẽ được xác định theo giá trị theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất. Khi xuất hàng nào (hay lô hàng nào) sẽ xác định theo giá thực tế đích danh của hàng hay lô hàng đó. Ưu điểm của phương pháp này là tính giá hợp lý, khoa học, sử dụng trong kinh doanh bán buôn. Tuy nhiên, phương pháp này chỉ áp dụng với các doanh nghiệp có điều kiện bảo quản riêng từng lô hàng nhập kho, đòi hỏi công tác bảo quản và hạch toán chi tiết hàng nhập kho phải được tiến hành tỉ mỉ. Đối với đơn vị kinh doanh thương mại, để xác định giá vốn của hàng tiêu thụ, kế toán còn cần phải phân bổ chi phí thu mua cho hàng tiêu thụ theo tiêu thức phù hợp (trọng lượng, số lượng, giá bán, trị giá mua...). Thường áp dụng công thức phân bổ như sau: Chi phí thu mua phân bổ cho hàng tồn cuối kỳ Chi phí thu mua tồn đầu kỳ + Chi phí thu mua phát sinh trong kỳ Trị giá mua hàng tồn cuối kỳ = ´ Trị giá mua hàng xuất tiêu thụ trong kỳ + Trị giá mua hàng tồn cuối kỳ Chi phí thu mua phân bổ cho hàng bán ra = Chi phí thu mua tồn cuối kỳ + Chi phí thu mua phát sinh trong kỳ - Chi phí thu mua phân bổ hàng tồn cuối kỳ Thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế GTGT Thuế nhập khẩu được thực hiện theo luật thuế nhập khẩu và có biểu thuế, thuế suất quy định cho từng mặt hàng hoặc từng ngành hàng. Trị giá tình thuế được quy đổi ra tiền ngân hàng Việt Nam theo trị giá thực tế trên cơ sở giá CIF, nhưng trong từng khung thuế quy định. Nếu trị giá hàng hóa tính theo giá CIF nhỏ hơn trị giá trong biểu thuế thì giá tính thuế được xác định theo trị giá trong biểu thuế, nếu trị giá hàng hoá theo giá CIF lớn hơn trị giá ghi trong biểu thuế thì giá tính thuế là giá CIF. Hàng nhập khẩu có thể thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, doanh nghiệp tính GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc hàng hóa nhập khẩu không thuộc đối tượng tính thuế GTGT hay hàng hóa nhập khẩu dùng vào hoạt động sự nghiệp, dự án, văn hóa phúc lợi … được trang trải bằng các nguồn kinh phí khác. Trường hợp doanh nghiệp nhập khẩu hàng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt, giá trị hàng hóa nhập khẩu sẽ bao gồm cả thuế tiêu thụ đặc biệt. Thuế nhập khẩu = { Giá mua + Chi phí thu mua } x Thuế suất thuế nhập khẩu Thuế TTĐB = { Giá nhập khẩu hàng hóa (CIF) + Thuế nhập khẩu phải nộp } x Thuế suất thuế TTĐB Thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp = { Giá nhập khẩu hàng hóa (CIF) + Thuế nhập khẩu, thuế TTĐB phải nộp } x Thuế suất thuế GTGT Nguyên tắc kế toán các chỉ tiêu kinh doanh có gốc ngoại tệ Theo nguyên tắc chung, kế toán các chỉ tiêu kinh doanh có gốc ngoại tệ được thực hiện theo quy định tại chuẩn mực kế tóan Việt Nam số 10 – VAS 10 ban hành và công bố tại Quyết định số 165/2002/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2002 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và Thông tư 105/2003/TT-BTC, ngày 04/11/2003. Việc tuân thủ nguyên tắc ghi nhận chỉ tiêu kinh doanh có gốc phát sinh bằng ngoại tệ là cần thiết vì những ảnh hưởng của việc thay đổi tỷ giá hối đoái có chi phối tới các chỉ tiêu kinh doanh xuất nhập khẩu. Nguyên tắc kế toán các chỉ tiêu kinh doanh có gốc ngoại tệ được nêu rõ trong VAS10 chủ yếu tại phần “Nội dung chuẩn mực”. Các nguyên tắc chủ yếu ảnh hưởng đến kế toán xuất nhập khẩu có nội dung như sau: Trường hợp 1: Doanh nghiệp sử dụng tỷ giá thực tế để ghi sổ Nguyên tắc dùng tỷ giá thực tế để ghi sổ áp dụng cho đơn vị ít phát sinh ngoại tệ hoặc không dùng tỷ giá hạch toán để ghi sổ, tỷ giá dùng để ghi sổ là tỷ giá thực tế giao dịch hoặc tỷ giá thực tế bình quân liên ngân hàng được công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Chêch lệch ngoại tệ được ghi thu, chi hoạt động tài chính. Cuối năm điều chỉnh các số dư chỉ tiêu theo gốc ngoại tệ, theo tỷ giá thực tế ngày cuối năm chênh lệch tăng, giảm tỷ giá ngoại tệ sau khi bù trừ được ghi thu, chi tài chính. Trường hợp 2: Doanh nghiệp sử dụng tỷ giá hạch toán để ghi sổ Doanh nghiệp này cần tuân thủ các nguyên tắc sau: Đối với tiền ngoại tệ, nợ phải thu, nợ phải trả, nợ vay có gốc ngoại tệ khi phát sinh được ghi sổ theo tỷ giá hạch toán. Đối với doanh thu xuất khẩu, doanh số nhập khẩu, chi phí ngoại tệ cho hoạt động nhập khẩu, xuất khẩu, các phụ phí chi bằng ngoại tệ được quy đổi ra tiền Việt Nam đồng và ghi sổ theo tỷ giá thực tế thời điểm phát sinh nghiệp vụ hoặc tỷ giá thực tế bình quân liên ngân hàng. Chênh lệch giữa tỷ giá cố định (tỷ giá hạch toán) với tỷ giá thực tế giao dịch được ghi thu, chi hoạt động tài chính tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Cuối năm, điều chỉnh theo tỷ giá ngoại tệ cuối kỳ cho tiền ngoại tệ, nợ phải thu, nợ phải trả có gốc ngoại tệ còn dư cuối năm; chênh lệch phát sinh giữa các loại tỷ giá ghi sổ trong kỳ so với tỷ giá thực tế cuối năm được điều chỉnh tăng, giảm các đối tượng trên, đồng thời ghi riêng khoản chênh lệch do thay đổi tỷ giá hối đoái trên khoản “chênh lệch ngoại tệ”. Sau khi bù trừ chênh lệch tăng, giảm chênh lệch ngoại tệ, chênh lệch cuối cùng (lãi, lỗ) được ghi thu, chi hoạt động tài chính cho năm tài chính trước khi khóa sổ kế toán. Hạch toán chi tiết, tổng hợp, những ảnh hưởng của thay đổi tỷ giá hối đoái tới chỉ tiêu kinh doanh được thực hiện theo chế độ hiện hành. Hệ thống tài khoản sử dụng cho hạch toán kế toán lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu Tài khoản kế toán được sử dụng để theo dõi và phản ánh tình hình và sự biến động của từng loại tài sản, từng loại nguồn vốn và từng khoản nợ phải thu, nợ phải trả. Đối với hoạt động nhập khẩu hàng hoá các tài khoản sau được sử dụng: TK 112 “Tiền gửi ngân hàng” , trong kế toán nhập khẩu hàng hoá chủ yếu dùng tài khoản 1122 phản ánh ngoại tệ đang gửi tại ngân hàng đã quy đổi ra Việt Nam đồng, tài khoản này chủ yếu sử dụng trong thanh toán L/C. TK 144 “ký quỹ, ký cược, thế chấp ngắn hạn” phản ánh sự biến động tăng giảm thế chấp, ký quỹ, ký cược ngắn hạn. TK 151 “Hàng đang đi đường” phản ánh giá trị của hàng hoá, vật tư mua ngoài thuộc sở hữu của doanh nghiệp nhưng chưa về nhập kho của doanh nghiệp. TK 1561 “Giá mua hàng hoá” phản ánh những hàng hoá dự trữ qua kho, còn tồn tại các quầy bán. Giá mua hàng bao gồm giá mua hàng ghi trên hoá đơn và thuế nhập khẩu. TK 1562 “Chi phí mua hàng” phản ánh chi phí phát sinh bao gồm chi phí bảo quản, vận chuyển, hao hụt trong định mức, chi phí thuê kho bãi, chi phí bảo hiểm, công tác phí của cán bộ thu mua, hoa hồng trả cho đơn vị nhận uỷ thác mua hoặc uỷ thác nhập khẩu. Khi bán hàng phải phân bổ chi phí thu mua cho hàng bán ra. TK 157 “Hàng gửi bán” phản ánh giá trị hàng hoá, thành phẩm gửi bán như nhờ bán đại lý, ký gửi, hoặc đã giao cho khách hàng nhưng chưa được chấp nhận thanh toán. TK 311 “Vay ngắn hạn” phản ánh khoản tiền vay ngắn hạn của các ngân hàng và các tổ chức tín dụng mà phải hoàn trả trong vòng một chu kỳ hoạt động hoặc tối đa trong vòng một niên độ kế toán. Trong hạch toán hàng nhập khẩu TK này dùng để phản ánh quan hệ thanh toán L/C. TK 413 “Chênh lệch tỷ giá” dùng để phản ánh số chênh lệch do thay đổi tỷ giá ngoại tệ của doanh nghiệp và tình hình xử lý số chênh lệch đó. TK 515 “Doanh thu hoạt động tài chính” dùng để phản ánh các khoản thu nhập thuộc hoạt động tài chính của DN. TK 611 dùng để hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ. TK 632 “Giá vốn hàng bán” phản ánh giá trị vốn của thành phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ xuất bán trong kỳ. TK 635 “Chi phí tài chính” dùng để phản ánh những chi phí có liên quan đến hoạt động về vốn: chi phí liên doanh, chi phí cho đầu tư tài chính… Ngoài những TK trên đây, kế toán hạch toán nhập khẩu hàng hoá còn sử dụng những TK khác như: TK 111 “Tiền mặt”, TK 131 “Phải thu của khách hàng”, TK 133 “Thuế GTGT được khấu trừ”, TK 1388 “Phải thu khác”, TK 311 “Phải trả nhà cung cấp”, TK 333 “Thuế và các khoản nộp nhà nước”, TK 511 “Doanh thu bán hàng”, TK 641 “Chi phí bán hàng”, TK 642 “Chi phí quản ký doanh nghiệp”, TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh”... Hệ thống chứng từ sử dụng trong hạch toán kế toán lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu Các chứng từ trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu là các văn bản xác nhận việc thực hiện hợp đồng đúng với cam kết đã ghi trong hợp đồng. Cũng như các hoạt động mua bán thương mại khác, hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu sử dụng các chứng từ như: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, bảng kê tính thuế, giấy đề nghị tạm ứng, phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có, tờ khai hải quan, các bảng kê chi tiết hàng hoá nhập , xuất... Căn cứ vào chức năng của chứng từ, chia ra: Chứng từ hàng hóa Chứng từ vận tải Chứng từ giao nhận Chứng từ bảo hiểm Chứng từ hải quan Chứng từ gửi kho Các chứng từ trên ngoài chức năng kinh tế còn có giá trị pháp lý, là cơ sở xem xét khi có khiếu nại hoặc đưa ra xét xử trước trọng tài. Vì vậy, các doanh nghiệp nên làm nghiêm túc, rõ ràng, không có sơ hở để đối tác lợi dụng. Tất cả các thiếu sót dù nhỏ ở chứng từ cũng có thể gây thiệt hại về tài chính và tín nhiệm. Chứng từ hàng hóa Dùng để chứng minh đặc điểm, chất lượng, số lượng, kỹ thuật của hàng hoá, bao gồm: hóa đơn, chứng từ kỹ thuật, bảng kê khai chi tiết, phiếu đóng gói, giấy chứng nhận phẩm chất, thư đảm bảo … Hoá đơn thương mại (Commercial Invoice): là chứng từ cơ bản của việc thanh toán, trên hoá đơn ghi rõ số tiền người mua phải trả cho người bán. Hoá đơn thương mại là cơ sở để theo dõi và thực hiện hợp đồng , khai báo hải quan. Bảng kê khai chi tiết (specification): là bản liệt kê chi tiết hàng trong kiện hàng để tiện kiểm tra hàng, bổ sung các chi tiết cho hóa đơn thanh toán vì không ghi đủ, để biết có bao nhiêu loại hàng và số lượng từng loại. Phiếu đóng gói (Packing List) là bảng kê khai tất cả hàng hoá trong một kiện hàng, phiếu đóng gói được lập khi đóng gói hàng hoá và để thuận lợi cho việc kiểm tra hàng hoá trong mỗi kiện hàng. Giấy chứng nhận phẩm chất (Certificate of Quality) là chứng từ xác nhận chất lượng của hàng thực giao và chứng minh phẩm chất phù hợp với các điều khoản của hợp đồng. Giấy chứng nhận phẩm chất có thể do người cung cấp hàng hoặc do do cơ quan kiểm nghiệm cấp, tuỳ theo sự thoả thuận của các bên ký kết hợp đồng. Giấy chứng nhận số lượng, trọng lượng (Certificate of Quantity, Weight) là chứng từ xác định số lượng hoặc trọng lượng của hàng hoá thực giao. Chứng từ này có thể do người cung cấp hoặc tổ chức kiểm nghiệm hàng xuất nhập khẩu cấp tuỳ theo thoả thuận trong hợp đồng. Chứng từ vận tải Do người vận tải cấp khi đã nhận hàng để chuyên chở. Gồm: Vận đơn đường biển (Bill of Lading – B/L) là chứng từ chứng nhận việc chuyên chở hàng hoá do người chuyên chở hoặc người đại diện cấp cho người gửi hàng sau khi đã xếp hàng lên tàu hoặc sau khi đã nhận hàng để xếp. Vận đơn là chứng từ chứng minh việc thực hiện hợp đồng mua bán, là chứng từ không thể thiếu trong thanh toán, bảo hiểm, khiếu nại... Vận đơn đường sắt (Railroad bill of lading – RBL) Vận đơn đường bay (Aircraft bill of lading – ABL) Vận đơn đường ôtô (Truck bill of lading) Chứng từ gửi kho Cấp cho người gửi hàng, xác nhận hàng đã gửi kho để bảo quản và xác nhận quyền sở hữu hàng đó, gồm: Biên lai kho hàng (warehouse’s receipt) Chứng chỉ lưu kho (warrant), ghi rõ trị giá và theo mẫu riêng do chủ kho cấp, có thể dùng để cầm cố, thế chấp, vay tiền. Chứng từ bảo hiểm Bao gồm Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate) là chứng từ do người bảo hiểm cấp cho người được cấp bảo hiểm và được dùng để điều tiết quan hệ giữa tổ chức bảo hiểm và người được bảo hiểm. Trong mối quan hệ này, tổ chức bảo hiểm nhận bồi thường cho những tổn thất xảy ra vì rủi ro mà hai bên đã thoả thuận trong hợp đồng bảo hiểm, người được bảo hiểm nộp cho người bảo hiểm phí bảo hiểm. Đơn bảo hiểm (insurance policy): do tổ chức bảo hiểm cấp bao gồm các khoản chủ yếu của hợp đồng bảo hiểm để người có hàng bảo hiểm ghi và gửi cho công ty bảo hiểm. Chứng từ hải quan Bao gồm: Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin) là giấy chứng nhận do nhà sản xuất hoặc cơ quan có thẩm quyền (như Bộ Thương mại) cấp để xác nhận nơi sản xuất hoặc khai thác ra hàng hoá. Giấy chứng nhận vệ sinh (Sanitary Certificate) là chứng từ do cơ quan có thẩm quyền về phẩm chất hàng hoá hoặc về y tế cấp cho chủ hàng xác nhận hàng hoá đã được kiểm tra và đảm bảo về vệ sinh. Giấy chứng nhận kiểm dịch là chứng từ do cơ quan kiểm dịch cấp xác nhận hàng hoá đã được kiểm tra và xử lý chống các bệnh dịch. Trong các loại chứng từ trên, không phải chứng từ nào cũng đòi hỏi khi nhập khẩu hàng hoá mà nó tuỳ thuộc vào từng chủng loại hàng hoá ,số lượng, phẩm chất như giấy chứng nhận vệ sinh, phiếu đóng gói... Như vậy, chứng từ cần có trong hợp đồng ngoại thương gồm rất nhiều loại, tuy nhiên nếu các mẫu chứng từ do công ty xuất nhập khẩu cấp thì đều phải có tiêu đề (tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, điện tín, tên chứng từ, nơi lập chứng từ, ngày ký, tên tàu, số vận đơn, tên hàng, số lượng, loại bao bì, tên người ký, chữ ký, chức vụ). Các phương pháp hạch toán hàng nhập khẩu Phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX) Phương pháp KKTX là phương pháp theo dõi, phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm hàng tồn kho một cách thương xuyên, liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho. Phương pháp này hiện nay được sử dụng phổ biến ở nước ta vì những ưu điểm của nó như: có độ chính xác cao, cung cấp thông tin về hàng hóa tồn kho một cách kịp thời, cập nhật. Theo phương pháp này, tài khoản kế toán phản ánh gía trị hàng hoá nhập khẩu được dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động tăng hoặc giảm của hàng hoá trong kỳ. Vì vậy giá trị hàng hoá tồn kho trên sổ sách kế toán có thể xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán. Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế hàng hoá tồn kho, so sánh, đối chiếu với số liệu hàng hoá tồn kho trên sổ kế toán, nếu chênh lệch thì tìm nguyên nhân và xử lý kịp thời. Phương pháp KKTX cho phép biết ngay được số tồn kho trên sổ sách, dễ đối chiếu, theo dõi, quản lý, đảm bảo cung cấp thông tin thường xuyên, chính xác, kịp thời về tình hình biến động hàng hoá phục vụ quản trị trên các mặt tiêu thụ, dự trữ, cung ứng góp phần vào việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. Phương pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK) Phương pháp KKĐK là phương pháp không theo dõi một cách thường xuyên, liên tục về tình hình biến động của các loại vật tư, hàng hóa, sản phẩm trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lượng tồn kho thực tế. Hàng tồn kiểm kê sẽ được tính theo phương pháp thích hợp, giá trị hàng xuất khi đó được tính theo công thức: Trị giá hàng hoá xuất kho = Giá trị hàng hoá nhập kho + (Giá trị hàng hoá tồn kho cuối kỳ - Giá trị hàng hóa) tồn kho đầu kỳ Theo phương pháp KKĐK, các tài khoản kế toán hàng tồn kho chỉ sử dụng ở đầu kỳ kế toán (để kết chuyển số dư đầu kỳ) và cuối kỳ kế toán (để phản ánh giá trị thực tế hàng tồn kho cuối kỳ), giá trị của hàng hoá mua và nhập khẩu trong kỳ được theo dõi, phản ánh trên TK 611 “mua hàng”. Theo phương pháp này kế toán không phản ánh giá vốn của hàng hóa xuất bán mà được xác định vào cuối kỳ trên cơ sở của số liệu từ TK 611. Phương pháp KKĐK thường được áp dụng ở những đơn vị có nhiều chủng loại hàng hoá với quy cách mẫu mẫu khác nhau, giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng, xuất bán. Ưu điểm của phương pháp này là đơn giản, giảm nhẹ khối lượng công tác kế toán. Nhược điểm của phương pháp là độ chính xác không cao, bị ảnh hưởng của chất lượng công tác quản lý kho, quầy, bến, bãi, công việc kế toán tập trung nhiều vào cuối tháng. 6. Hạch toán kế toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá 6.1. Nhập khẩu trực tiếp theo hình thức ngoài Nghị định thư 6.1.1. Doanh nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên Ở nước ta thường sử dụng phương thức nhập khẩu theo giá CIF và thanh toán theo thể thức “Thư tín dụng”. Việc thanh toán tiền hàng nhập khẩu có thể thực hiện theo một trong ba hình thức: trả trước, trả ngay hoặc trả chậm. ♦ Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu.hàng hóa Nếu đơn vị có ngoại tệ tiền gửi ngân hàng mở L/C thì chỉ cần theo dõi chi tiết số tiền gửi ngoại tệ dùng mở L/C – TK 1122 chi tiết mở thư tín dụng. Nếu đơn vị nhập khẩu phải vay tiền gửi ngân hàng mở L/C, thì phải tiến hành ký quỹ một tỷ lệ nhất định theo trị giá tiền mở L/C. Khi ký quỹ mở L/C theo tỷ lệ phần trăm quy định, kế toán gh._.và toàn diện, tức thời khi cần thiết về hoạt động của toàn bộ Công ty. Tuy nhiên, giữa công ty mẹ và các công ty chi nhánh có sự phân tán về bộ máy vận hành nói chung và tổ chức bộ máy kế toán nói riêng. Hàng ngày hoặc định kỳ, tùy thuộc loại nghiệp vụ, trưởng phòng tài chính kế toán tại các trung tâm và các công ty chi nhánh có trách nhiệm lập báo cáo gửi về cho kế toán trưởng để kiểm tra và ghi sổ và lên báo cáo kế tóan tổng hợp. Với hình thức tổ chức công tác kế toán và sự hoạt động khá quy củ đã tạo ra sự thống nhất trong công tác kế toán từ trên xuống trong Công ty. Phương pháp hạch toán mà Công ty đang áp dụng trong việc hạch toán các nghiệp vụ nhập khẩu hiện nay là phương pháp kê khai thường xuyên, phương pháp này cho phép Công ty có thể theo dõi thường xuyên sự biến động của hàng hoá nhập khẩu mà không phụ thuộc vào kết quả kiểm kê, đảm bảo tính chính xác tình hình lưu chuyển hàng hoá tồn kho và rất phù hợp với loại hình kinh doanh thương mại với số lượng hàng hoá lớn và có giá trị lớn. Về phương pháp xác định giá trị xuất kho của hàng nhập khẩu, Công ty sử dụng phương pháp giá thực tế đích danh, đây là phương pháp thích hợp bởi vì hàng nhập khẩu của Công ty chủ yếu là theo đơn đặt hàng của khách hàng và giao ngay cho khách hàng sau khi bốc dỡ tại cảng, phương pháp này cho phép xác định giá bán hàng nhập khẩu nhanh chóng, chính xác và đơn giản. Về hình thức sổ sách, Công ty áp dụng hình thức sổ Nhật ký chung để phản ánh, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tuy nhiên được cải tiến và thực hiện trên hệ thống máy tính nối mạng toàn công ty. Hình thức sổ này đơn giản về quy trình hạch toán, số lượng sổ, thuận lợi cho việc kiểm tra chi tiết theo từng chứng từ gốc; hơn thế nữa, việc áp dụng kế toán máy giúp cho Công ty có được thông tin kế toán nhanh chóng, kịp thời, chính xác, xây dựng được hệ thống sổ sách kế toán tổng hợp chi tiết và khá đầy đủ, kế toán viên hàng ngày có thể giải quyết một khối lượng lớn công việc. Hệ thống tài khoản kế toán công ty FPTsử dụng trong công tác tổ chức nhập khẩu hàng hoá được chi tiết phù hợp với loại hình hoạt động xuất nhập khẩu của Công ty. Ví dụ như tài khoản 112 Công ty mở chi tiết cho từng Ngân hàng tạo thuận lợi trong công tác theo dõi việc thanh toán và theo dõi nợ với từng ngân hàng, hoặc tài khoản 131, Công ty cũng mở chi tiết theo từng khách hàng, từ đó kế toán có thể theo dõi sát tình hình thanh toán của khách hàng với Công ty khi bán hàng hoá nhập khẩu. Các chứng từ mà Công ty sử dụng trong nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá đều đảm bảo tính hợp lệ tức là đều dựa trên các biểu mẫu do Nhà nước quy định, phù hợp với thông lệ quốc tế. Các nghiệp vụ và các thông tin kinh tế được phản ánh đầy đủ, chính xác, trung thực, kịp thời trên các chứng từ tạo điều kiện kiểm tra giữa số liệu thực tế và số liệu trên sổ sách kế toán. các chứng từ được kiểm tra, giám sát chặt chẽ, kịp thời. Các chứng từ được luân chuyển theo trình tự hợp lý, đảm bảo thống nhất phù hợp với các yêu cầu về tổ chức chứng từ. Các chứng từ được phân loại và lưu trữ theo từng hợp đồng, khách hàng, ngân hàng thanh toán để việc vào sổ kế toán phù hợp, thuận lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu. 2.2. Nhược điểm Về tài khoản sử dụng, kế toán nhập khẩu hàng hoá của công ty FPT sử dụng rất nhiều đến ngoại tệ các loại nhưng lại không sử dụng TK 007 để theo dõi theo nguyên tệ các loại, điều này sẽ gây khó khăn trong việc xác định ngoại tệ từng loại của Công ty còn bao nhiêu, phát sinh bao nhiêu, từ đó để có kế hoạch dự trữ ngoại tệ, mua bán ngoại tệ cho phù hợp với tình hình kinh doanh cụ thể của Công ty. Việc sử dụng TK 413 “chênh lệch tỷ giá hối đoái” của công ty cũng chưa theo kịp với sự thay đổi mới của các quy định, chuẩn mực kế toán hiện nay và vẫn áp dụng những hướng dẫn trước đây về việc hạch toán những nghiệp vụ phát sinh có liên quan đến ngoại tệ. Nguyên nhân do công ty chưa mạnh dạn thay đổi vì muốn thống nhất phương pháp hạch toán ngoại tệ giữa các năm. Ngoài ra, việc hạch toán các chi phí thu mua hàng hóa liên quan đến việc nhập khẩu hàng hoá vừa được hạch toán vào TK 641- Chi phí bán hàng vừa được hạch toán vào TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp mà không phản ánh vào TK 1562 - Chi phí thu mua hàng hoá là sai với quy định của bộ Tài chính: những khoản chi phí liên quan đến việc mua hàng hoá trừ tiền hàng ghi trên hoá đơn và thuế nhập khẩu, phát sinh trước lúc nhập kho hoặc tiêu thụ (trong trường hợp bán thẳng không qua kho) thì phải hạch toán vào TK 1562. Thuộc chi phí thu mua hàng hóa gồm có chi phí bảo hiểm hàng hóa, chi phí vận chuyển, xếp, dỡ, thuê kho hàng, bến bãi, hoa hồng thu mua…FPT hạch toán các chi phí liên quan đến việc nhập khẩu hàng hoá cụ thể như sau: Phí giao nhận hàng hoá, phí mở L/C hạch toán vào TK 641, các chi phí như lãi vay ngân hàng, lệ phí hải quan hạch toán vào TK 642. Cuối kỳ các chi phí này được kết chuyển toàn bộ và trực tiếp vào TK 911- Xác định kết quả kinh doanh, không phụ thuộc chi phí này thuộc hàng đã tiêu thụ rồi hay hàng đang tồn kho. Việc hạch toán này làm ta không thể chính xác giá vốn hàng bán và do đó ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của từng mặt hàng và từng kỳ kinh doanh, hơn nữa chúng ta sẽ không có được giá trị chính xác hàng tồn kho để lập kế hoạch dự trữ hàng hoá hợp lý đảm bảo tăng hiệu quả sử dụng vốn, đồng thời khó khăn trong việc đánh giá hiệu quả của các chi phí bỏ ra và việc lập các kế hoạch, chiến lược kinh doanh. Về thanh toán công nợ khi thực hiện tiêu thụ hàng nhập khẩu, tình trạng chiếm dụng vốn do khách hàng nợ là một vấn đề nan giải cần quan tâm. Trong khi phải nợ một khoản tiền lớn thì công ty lại bị khách hàng chiếm dụng vốn (do chưa thu hồi được nợ). Mặt khác, công ty không thực hiện trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho trong khâu thu mua, vận chuyển chứa đựng nhiều rủi ro, dự phòng phải thu khó đòi trong khâu tiêu thụ nên nhiều khi không lường hết được rủi ro trong kinh doanh. Điều này làm cho hiệu quả sử dụng vốn giảm, hiệu quả kinh doanh không cao, chứa đựng rủi ro trong hoạt động thương mại. Nguyên nhân, một phần do kế toán chưa thấy tầm quan trọng của việc thiết lập dự phòng. Mặt khác việc sức ép tiêu thụ hàng hóa nhập khẩu đã dẫn đến tình trạng nhân viên kinh doanh chạy theo doanh số, gánh nặng thu nợ rơi về bộ phận kế toán nên nhiều khi công nợ của khách hàng đã mức cho phép nhưng các bộ phận vẫn làm hợp đồng và xuất kho bán hàng. Hậu quả của việc không trích lập dự phòng là vi phạm nguyên tắc thận trọng trong kế toán, dễ gây đột biến chi phí trong kỳ kinh doanh. Đối với hàng hoá nhập khẩu, thì chủ yếu Công ty nhập hàng về là giao ngay cho khách hàng nhưng đối với một số mặt hàng, công ty kinh doanh bán lẻ và một số lô hàng không giao ngay thì Công ty nhập kho, đối với những lô hàng này Công ty chưa lựa chọn phương pháp hạch toán chi tiết thích hợp để phản ánh chính xác, hạn chế sai sót, tiêu cực, tránh thiệt hại cho Công ty. Về hệ thống sổ sách kế toán, do sử dụng phần mềm kế toán Solomon nên trang sổ Nhật ký chung có mẫu tương tự như phiếu kế toán. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được cập nhật vào phiếu kế toán với một mã số nhất định, kế toán ghi mã số lên chứng từ gốc, kẹp với phiếu kế toán đã in ra, để sử dụng khi cần đối chiếu, kiểm tra. Với quy trình như vậy, việc rà soát các nghiệp vụ kinh tế và các số liệu phát sinh trong cùng ngày gặp khó khăn và chứa đựng khả năng gian lận, sai sót. Ngoài ra, trong hệ thống sổ sách của Công ty còn thiếu một số sổ tổng hợp và chi tiết để phản ánh một cách đầy đủ và khoa học nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá. Công ty hoạt động kinh doanh nhập khẩu nên sử dụng nhiều đến ngoại tệ nhưng Công ty lại không theo dõi các TK liên quan đến ngoại tệ trên các sổ chi tiết theo dõi theo nguyên tệ, không sử dụng sổ chi tiết thanh toán với người mua hoặc người bán bằng ngoại tệ. Do vậy Công ty không theo dõi sát được đối tượng cần quản lý, sẽ khó khăn khi cung cấp thông tin phục vụ cho công tác quản lý. Trên đây là một số tồn tại trong công tác kế toán nhập khẩu hàng hoá cũng như trong hoạt động kinh doanh nhập khẩu mà em xin mạnh dạn nêu ra và đề xuất một số giải pháp nhằm khắc phục để góp phần nhỏ bé trong việc nâng cao hiệu quả của công tác kế toán tại Công ty. II. Cơ sở lý luận và thực tiễn để hoàn thiện những tồn tại trong hoạt động nhập khẩu hàng hoá Có thể nói, trong 10 năm gần đây chính sách quản lý nhập khẩu chuyển mình khá toàn diện và mang lại hiệu quả tích cực, đưa nền ngoại thương nói riêng và nền kinh tế nước ta nói chung đạt được những thành tựu như hiện nay. Như mạnh dạn thay đổi quan niệm về Nhà nước độc quyền ngoại thương, chuyển đổi cơ chế quản lý hàng hoá, thủ tục hành chính đã được cải tiến phù hợp với tập quán quốc tế, đổi mới công cụ điều tiết hoạt động nhập khẩu - thay thế dần các biện pháp hành chính, mệnh lệnh bằng các công cụ kinh tế. Để thúc đẩy sự nghiệp CNH-HĐH đất nước, hoà nhập với thị trường quốc tế, đưa nước ta vào hàng các nước có nền ngoại thương tương đối phát triển, một trong những yếu tố cơ bản là tiếp tục đổi mới và hoàn thiện hơn về cơ chế quản lý nhập khẩu. Đây là những điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu. Tuy nhiên, việc mở cửa nền kinh tế, thiết lập quan hệ ngoại thương với nhiều nước, nhiều khu vực kinh tế, việc gia nhập và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của khu vực mậu dịch tự do AFTA, tổ chức thương mại thế giới WTO...làm cho cạnh tranh ngày càng quyết liệt. Khi đó muốn tồn tại và phát triển, các doanh nghiệp phải làm ăn có lãi và có hiệu quả. Để đạt được mục tiêu đó các nhà lãnh đạo phải nắm được các thông tin của đơn vị mình một cách chính xác và kịp thời, một phần quan trọng các thông tin đó là do kế toán cung cấp. Một công ty hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu đòi hỏi phải là một công ty trước tiên có đội ngũ nhân viên năng động, sáng tạo và đặc biệt đứng trước những khó khăn trong thời đại hiện nay cùng với những tiến bộ khoa học công nghệ đang phát triển như vũ bão, thời đại bùng nổ thông tin thì các cán bộ phải có đủ phẩm chất và năng lực, các cán bộ lãnh đạo, các cán bộ quản lý nhất thiết phải có tri thức, có trí tuệ, năng lực tổ chức, quản lý và điều hành. Trong công tác nhập khẩu hàng hoá các doanh nghiệp phải biết lựa chọn nhà cung cấp sao cho đem lại hiệu quả kinh doanh cao nhất, phải biết tạo dựng uy tín trên thị trường, có các chiến lược kinh doanh thích hợp cho từng thời kỳ nhằm đảm bảo tính linh hoạt khi có biến động trên thị trường. Các hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu phải tuân thủ các thông lệ quốc tế và Pháp luật của Nhà nước. Với vai trò của mình kế toán hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu cũng đòi hỏi phải được hoàn thiện từ công tác hạch toán đến tổ chức bộ máy kế toán, đây là điều kiện không thể thiếu nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh nhập khẩu hàng hoá nói riêng và hiệu quả hoạt động kinh doanh toàn doanh nghiệp nói chung. Đối với công tác kế toán, các thông tin kế toán phải phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác các nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá, đặc biệt trong cơ chế thị trường các thông tin này phải đảm bảo tính nhạy bén và phù hợp điều kiện kinh tế. Công tác thu thập và phản ánh các thông tin kế toán này phải xuất phát từ các đặc trưng của hoạt động kinh doanh nhập khẩu, từ mục tiêu của hoạt động này là vì lợi nhuận, từ các đặc điểm của từng doanh nghiệp để vận dụng sáng tạo nhưng trong khuôn khổ các luật định, chế độ kế toán. Các chứng từ sử dụng trong kế toán nhập khẩu hàng hoá được ghi chép kịp thời, rõ ràng, luân chuyển chứng từ phải phù hợp với đặc điểm riêng của nghiệp vụ. Đối với công tác tổ chức bộ máy kế toán, để hoàn thiện thì phải đảm bảo các điều kiện sau: Hoàn thiện trên cơ sở tôn trọng các cơ chế tài chính, tuân thủ chế độ kế toán. Tuy nhiên, doanh nghiệp được phép vận dụng chủ động và sáng tạo việc thực hiện kế toán chi tiết, trong khuôn khổ chế độ, tôn trọng cơ chế tài chính. Hoàn thiện trên cơ sở phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và hoạt động của doanh nghiệp, nhằm tiết kiệm chi phí, giảm nhẹ công việc nhưng vẫn mang tính khoa học, đem lại hiệu quả cao nhất, nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin kịp thời, chính xác, phù hợp nhu cầu quản lý. Bộ máy kế toán đảm bảo thực hiện khối lượng công tác kế toán phần hành với đầy đủ các chức năng thông tin và kiểm tra các hoạt động của đơn vị. Các nhân viên kế toán trong một bộ máy kế toán có mối liên hệ chặt chẽ qua lại xuất phát từ sự phân công lao động phần hành trong bộ máy. Cán bộ kế toán phải cẩn thận, tỷ mỷ trong công việc, có chuyên môn, có phẩm chất đạo đức và có lòng hăng say trong công việc. Cán bộ quản lý và kế toán trưởng am hiểu nghiệp vụ, có khả năng xử lý nhanh nhạy các tình huống xảy ra, có óc phán đoán và phân tích, có khả năng bao quát toàn bộ công việc kế toán trong doanh nghiệp. Trong công tác, đội ngũ cán bộ cần có sự nhất trí, lấy lợi ích tập thể đặt lên trên lợi ích cá nhân, tất cả vì mục tiêu tăng trưởng và phát triển của doanh nghiệp. Kế toán trực tiếp làm nhiệm vụ kinh doanh xuất nhập khẩu phải là người có trình độ hiểu biết nghiệp vụ và đặc biệt là thông thạo tiếng Anh vì kế toán viên này là người thường xuyên tiếp xúc các chứng từ và tài liệu bằng tiếng Anh, từ đó mà kế toán có thể hiểu và phản ánh nghiệp vụ nhập khẩu một cách chính xác, đầy đủ, đảm bảo thông tin kế toán xuất nhập khẩu. Ngoài ra đối với các doanh nghiệp sử dụng kế toán máy thì kế toán phải biết xử lý, thao tác và vận dụng phần mềm kế toán mà doanh nghiệp sử dụng để các nghiệp vụ kế toán được phản ánh kịp thời, chính xác đáp ứng nhu cầu về thông tin kế toán. III. Đề xuất phương hướng hoàn thiện hoạt động nhập khẩu hàng hoá của FPT 1. Đối với hoạt động nhập khẩu hàng hoá Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh nhập khẩu hàng hoá chiếm một phần đáng kể trong toàn bộ lợi nhuận của Công ty FPT. Vì vậy nâng cao hiệu quả kinh doanh nhập khẩu hàng hoá là một yếu tố rất quan trọng đối với toàn bộ hoạt động kinh doanh của Công ty. Muốn vậy, trước hết Công ty phải không ngừng mở rộng thị trường, Công ty cần mạnh dạn xây dựng chiến lược quy mô về tiếp thị, chào hàng, giới thiệu sản phẩm. Công ty cần dành một chi phí thoả đáng cho công tác quảng cáo, tiếp thị bao gồm đào tạo đội ngũ tiếp thị, trả lương thoả đáng cho các cán bộ tiếp thị ; đối với cán bộ có lòng nhiệt tình mang lại hiệu quả cao cho Công ty trong công tác chào hàng giới thiệu sản phẩm cần có chính sách khen thưởng bằng vật chất kịp thời nhằm khuyến khích cán bộ tiếp thị ngày càng làm việc có hiệu quả hơn. Hơn thế nữa, Công ty cần đi sâu nghiên cứu khai thác các nguồn hàng, cử cán bộ chuyên môn đi khảo sát thị trường trong và ngoài nước , tìm hiểu tập quán cũng như thị hiếu người tiêu dùng, nhờ đó có chính sách tập trung nhập khẩu những mặt hàng thuộc thế mạnh của Công ty, được thị trường tiêu thụ ở mức độ lớn, đồng thời sẵn sàng chấp nhận bán hạ giá hàng hoá để thu hồi nhanh chóng nguồn vốn, không để vốn của Công ty ứ đọng quá lâu, làm giảm hiệu quả sử dụng vốn. Nhu cầu khách hàng là rất khác nhau, do đó để có thể tiêu thụ được hàng hoá, Công ty cần phải thực hiện phân loại thị trường, phân vùng khách hàng và phân vùng tiêu thụ. Không ngừng mở rộng quan hệ với nhà cung cấp trong và ngoài nước; trong quá trình đàm phán với doanh nghiệp nước ngoài, cần nghiêm túc cẩn thận đòi hỏi điều khoản có lợi cho Công ty nhất là các điều khoản có lợi cho quá trình thanh toán. Việc kéo dài thời gian thanh toán tạo điều kiện để Công ty với số vốn thấp, có thể nâng cao doanh số tiêu thụ mà vẫn thanh toán sòng phẳng, đúng hạn. Trong quan hệ với khách hàng, biện pháp tạo thuận lợi cho khách hàng như giảm giá, chiết khấu, trả chậm tiền hàng là điều kiện cần thiết để nâng cao doanh thu tiêu thụ, tuy nhiên sự ưu đãi này nên có sàng lọc đối với các khách hàng đáng tin cậy, lai lịch rõ ràng, có quan hệ mua bán thường xuyên với doanh nghiệp, có thực lực tài chính.... có như vậy mới hạn chế tới mức thấp nhất rủi ro có thể xảy ra do khách hàng phá sản hoặc mất khả năng thanh toán. Một trong những vấn đề của khâu tiêu thụ hàng hóa nhập khẩu là tình trang công nợ dây dưa, khách hàng thường xuyên chiếm dụng vốn của công ty. Để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, công ty cần đưa ra những nguyên tắc bán hàng như: mọi khách hàng mua không thanh toán ngay đều phải ký hợp đồng kinh tế, xây dựng mức dư nợ cụ thể cho từng khách hàng, thường xuyên trao đổi thông tin công nợ và đôn đốc khách hàng thanh toán, xây dựng chính sách tín dụng của công ty và công bố cho khách hàng với những điều khoản về thời hạn thanh toán, lượng hàng mua với những ưu đãi cụ thể… Để có lợi nhuận cao trong hoạt động kinh doanh nhập khẩu thì FPT ngoài việc thực hiện các biện pháp nói trên thì cũng đồng thời phải thực hiện các biện pháp giảm chi phí kinh doanh như tăng cường quản lý kho, tổ chức tốt khâu vận chuyển và bảo quản hàng hoá và nâng cao trình độ của cán bộ trực tiếp thực hiện hoạt động nhập khẩu hàng hoá. Trình độ của cán bộ nghiệp vụ đóng vai trò quan trọng nhất bởi vì nó ảnh hưởng trực tiếp đối với tiến trình thực hiện hoạt động nhập khẩu đồng thời quyết định tính hiệu quả của các yếu tố khác trong việc thực hiện giảm chi phí cho hàng nhập khẩu. Một biện pháp không kém phần quan trọng là FPT cần có kế hoạch luân chuyển hàng hoá hợp lý. Công tác lập kế hoạch luân chuyển hàng hoá bao gồm công tác lập kế hoạch cho hàng nhập về, kế hoạch cho việc bán hàng và kế hoạch cho việc dự trữ hàng hoá. Các kế hoạch này được lập dựa trên các đơn đặt hàng của khách hàng, tình hình thực hiện kế hoạch nhập khẩu của giai đoạn trước, dự báo tình hình thị trường và nhu cầu thị trường trong nước, tình hình thực hiện tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu so với kế hoạch, và tình hình tài chính của Công ty. Nhờ có các kế hoạch này, Công ty có thể chủ động trong việc xây dựng các kế hoạch tài chính và lợi nhuận. 2. Đối với kế toán nhập khẩu hàng hoá 2.1. Về tài khoản sử dụng và cách hạch toán Để giải quyết những tồn tại trong việc sử dụng tài khoản em xin có một vài đề xuất sau: Về hạch toán chi phí mua hàng nhập khẩu - Các chi phí trong việc mua hàng nhập khẩu phải được hạch toán rõ ràng và đúng quy định. Các chi phí liên quan đến bán hàng thì mới hạch toán vào TK 641, các chi phí liên quan đến chi phí quản lý doanh nghiệp thì mới hạch toán vào TK 642, còn các chi phí liên quan đến việc mua hàng phải hạch toán vào TK 1562 theo định khoản sau: Nợ TK 1562: chi phí thu mua hàng hóa chưa thuế GTGT Nợ TK 133: Thuế GTGT Có TK 111, 112, 331: tổng chi phí thu mua hàng hóa Cuối kỳ phân bổ chi phí thu mua này cho hàng tiêu thụ và hàng tồn kho theo công thức: Chi phí thu mua phân bổ cho hàng tồn cuối kỳ Chi phí thu mua tồn đầu kỳ + Chi phí thu mua phát sinh trong kỳ Trị giá mua hàng tồn cuối kỳ = ´ Trị giá mua hàng xuất tiêu thụ trong kỳ + Trị giá mua hàng tồn cuối kỳ Chi phí thu mua phân bổ cho hàng bán ra = Chi phí thu mua tồn cuối kỳ + Chi phí thu mua phát sinh trong kỳ - Chi phí thu mua phân bổ hàng tồn cuối kỳ Sau khi đã xác định được chi phí mua hàng của hàng đã tiêu thụ thì phản ánh chi phí này vào giá vốn theo bút toán sau: Nợ TK 632 Có TK 1562 Về hạch toán ngoại tệ - Công ty là đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu nên sử dụng ngoại tệ thường xuyên và nhiều loại ngoại tệ khác nhau vì vậy việc sử dụng TK ngoài bảng 007 sẽ giúp cho Công ty theo dõi ngoại tệ dễ dàng thuận tiện hơn giúp nắm bắt được số ngoại tệ từng loại còn bao nhiêu, phát sinh tăng giảm bao nhiêu đảm bảo phục vụ cho công tác thanh toán hàng hoá nhập khẩu. TK 007 được mở chi tiết cho từng loại nguyên tệ. Khi có phát sinh tăng về ngoại tệ, kế toán ghi Nợ TK 007- chi tiết cho từng loại nguyên tệ Khi có phát sinh giảm về ngoại tệ, ghi: Có TK 007- chi tiết cho từng loại nguyên tệ - Đối với những trường hợp khi hạch toán nghiệp vụ do áp dụng 2 tỷ giá khác nhau dẫn đến chênh lệch tỷ giá hối đoái, kế toán cần xác định Lãi chênh lệch hoặc Lỗ do chênh lệch. Tuy nhiên việc xử lý Lãi/Lỗ này không nên đưa vào TK 413 “chênh lệch tỷ giá hối đoái” như công ty vẫn làm, mà phải đưa vào Có TK 515 – nếu Lãi hoặc đưa vào Nợ TK 635 – nếu Lỗ. Xử lý như vậy sẽ đảm bảo hạch toán ngoại tệ theo đúng tinh thần chuẩn mực và quy định mới. Về trích lập dự phòng Như đã trình bày ở trên, với hoạt động kinh doanh thương mại hàng hóa nhập khẩu, đặc biệt trong lĩnh vực công nghệ thông tin như công ty FPT, để quán triệt theo nguyên tắc thận trọng trong kế toán, việc thực hiện trích lập dự phòng đối với giảm giá hàng tồn kho và phải thu khó đòi là rất quan trọng. Ý nghĩa của việc trích lập này là: Mặt hàng kinh doanh của công ty thuộc lĩnh vực công nghệ cao, vòng đời của mỗi sản phẩm ngắn; hơn nữa việc vận chuyển những mặt hàng này từ nước bạn về chứa đựng những rủi ro dẫn đến tỷ lệ sản phẩm hỏng, lỗi thường cao hơn những mặt hàng khác. Thực hiện trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho sẽ phòng tránh biến động trong hoạt động sản xuất kinh doanh,ổn định giá cả mặt hàng kinh doanh. Về mặt kinh tế cũng như tài chính hành vi dự phòng cho phép Công ty luôn thực hiện được nguyên tắc hạch toán tài sản theo giá phí gốc, lại vừa có thể ghi nhận trên các báo cáo tài chính của mình giá thực tế của tài sản. Những mặt hàng nhập khẩu hiện nay của công ty đều được tổ chức phân phối ra thị trường dưới dạng đại lý độc quyền hoặc đại lý chính thức tại Việt Nam và tiếp tục phân phối tới đại lý cấp 2 dưới hình thức trả chậm. Chính vì vậy, công tác thu hồi công nợ thường rất vất vả và nhiều rủi ro và nên tiến hành lập dự phòng phải thu khó đòi. Lập dự phòng làm tăng tổng số chi phí, do vậy nó đồng nghĩa với sự tạm thời làm giảm thu nhập ròng của niên độ báo cáo- niên độ lập dự phòng của Công ty; mặt khác dự phòng tạo lập cho Công ty một quỹ tiền tệ để đủ sức khắc phục trước mắt các thiệt hại có thể xảy ra trong kinh doanh, ngoài ra dự phòng có thể được nhìn nhận như một đối sách tài chính cần thiết để duy trì Công ty. Khi tính toán dự phòng cho hàng hoá tồn kho kế toán phải thực hiện theo nguyên tắc sau: + Chỉ trích dự phòng cho những mặt hàng mà giá thị trường tại thời điểm lập báo cáo quyết toán giảm xuống so với giá gốc. + Số dự phòng cần lập phải dựa trên số lượng của mỗi loại hàng tồn kho theo kiểm kê và thực tế diễn biến giá trong năm có kết hợp với dự báo giá diễn ra trong niên độ tiếp theo. Mức dự phòng cần lập cho niên độ (N+1) = Số lượng hàng tồn kho mỗi loại x Mức chênh lệch giảm giá của mỗi loại + Số dự phòng thực tế ghi vào chi phí tại ngày 31/12/N hoặc số dự phòng thực tế được hoàn nhập cho năm N được tính toán trên 2 cơ sở; theo số dự phòng tính toán phải lập và số dự phòng đã lập còn lại tới ngày 31/12/N. Mức dự phòng thực tế cần lập hoặc hoàn nhập = Số dự phòng phải lập cho năm (N+1) - Số dự phòng đã lập cho năm (N) còn lại Nếu chênh lệch của phép tính trên là (+) thì ngoài mức dự phòng đã lập cho năm N còn tới cuối năm, Công ty cần lập thêm mức dự phòng mới ghi vào chi phí của năm N. Như vậy dự phòng chuyển cho năm (N+1) sẽ bằng số đã lập năm trước còn lại cuối năm N và số bổ sung thực hiện cuối niên độ N. Nếu ngược lại chênh lệch cho ta biết số dự phòng phải lập cho năm (N+1) nhỏ hơn mức đã dự phòng còn lại cuối niên độ N, Công ty sẽ ghi nhận mức chênh lệch (-) đó vào sổ thu nhập của niên độ N gọi là hoàn nhập dự phòng. Để lập phản ánh số liệu hiện có và tình hình biến động của dự phòng giảm giá hàng tồn kho, kế toán sử dụng TK 159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Trình tự hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho thực hiện như sau: Đối với dự phòng phải thu khó đòi, cuối năm, công ty tiến hành kiểm tra các khoản phải thu của khách hàng, nếu thấy khách hàng nào khó khăn về tài chính, công ty dự đoán số tiền khách hàng không trả được và lập dự phòng cho khách hàng đó. Mức dự phòng phải thu khó đòi = Số nợ phải thu khó đòi x % nợ có khả năng mất (ước tính) Theo quy định khách hàng nợ quá hạn 2 năm trở lên kể từ ngày quá hạn thanh toán mới được quyền trích lập dự phòng, chỉ trích lập dự phòng đối với khách hàng thực sự mất khả năng thanh toán nợ cho công ty. Trường hợp đặc biệt tuy chưa quá hạn 2 năm nhưng khách hàng đang trong thời gian xem xét giải thể phá sản hoặc có dấu hiệu khác như bỏ trốn, đang bị giam giữ, truy cứu trách nhiệm hình sự … thì cũng được coi là nợ khó đòi (TT107/2001/TT-BTC ngày 31/12/2004) Để lập dự phòng phải thu khó đòi, công ty sử dụng TK 139 – Dự phòng phải thu khó đòi. Nội dung tài khoản: Bên Nợ: Hoàn nhập dự phòng đã lập thừa vào thu nhập bất thường Bên Có: Lập dự phòng phải thu khó đòi ghi chi phí quản lý doanh nghiệp cho năm báo cáo Dư Có: Dự phòng đã lập hiện có Cuối niên độ kế toán năm N, khi lập dự phòng phải thu khó đòi, kế toán ghi: Nợ TK 642 (6426): số trích lập dự phòng Có TK 139: Dự phòng phải thu khó đòi Trong niên độ (N+1), nếu nợ phải thu khó đòi thực sự xảy ra, kế toán ghi: Nợ TK 642 (6426): Số tiền thực mất Có TK 131: Số tiền không đòi được Đồng thời ghi đơn: Nợ TK 004: Nợ phải thu khó đòi đã xử lý Nếu khách hàng sau khi đã xử lý xóa nợ phải thu khó đòi mà công ty đòi được tiền ghi: Nợ TK 111, 112 Có TK 711 Đồng thời ghi có TK 004: Nợ phải thu khó đòi đã xử lý Cuối niên độ (N+1), tiến hành lập dự phòng cho niên độ mới Nếu số dự phòng không thay đổi, không cần lập thêm. Nếu số cần lập lớn hơn số năm trước đã lập, thực hiện trích lập thêm theo số chênh lệch Nợ TK 642 (6426) Có TK 139 Nếu số dự phòng phải lập cho năm nay nhỏ hơn số dự phòng đã lập cho năm trước thì thực hiện hoàn nhập theo số chênh lệch, ghi: Nợ TK 139 Có TK 711 2.2. Về hệ thống sổ sách Nhìn chung, việc hạch tóan trên các sổ chi tiết và sổ tổng hợp ở công ty khá hoàn thiện. Hệ thống sổ chi tiết đã đáp ứng được yêu cầu đặt ra, cho phép chi tiết các đối tượng kế toán cần phải theo dõi chi tiết nhằm phục vụ yêu cầu tính toán các chỉ tiêu, tổng hợp, phân tích và kiểm tra của công ty. Hệ thống sổ tổng hợp chủ yếu là sổ cái đã đáp ứng được yêu cầu của việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong niên độ kế toán theo trình tự thời gian. Hệ thống sổ kế toán mà công ty sử dụng là hệ thống sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung nhưng do công ty áp dụng máy vi tính vào công tác kế toán nên một số sổ kế toán được sửa đổi để phù hợp với đặc điểm riêng của công ty. Tuy nhiên, để nâng cao hơn năng lực kiểm tra, đối chiếu, sổ chi tiết và sổ cái các tài khoản nên được bổ sung cột phản ánh TK đối ứng. Trong công tác kế toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá, kế toán nên dùng thêm sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán bằng ngoại tệ. 2.3. Về tổ chức bộ máy kế toán Để hoạt động kế toán mang lại những thông tin chính xác, đáng tin cậy, theo đúng quy định của chế độ kế toán, nhất là đối với một Công ty khá lớn hoạt động trên cả lĩnh vực kinh doanh thương mại và xây lắp, số lượng nghiệp vụ phát sinh tương đối nhiều do vậy em thấy rằng việc thành lập kiểm toán nội bộ là thiết thực đối với công tác kế toán của Công ty. Kiểm toán nội bộ thực hiện việc đánh giá tính hữu hiệu của các chính sách, thủ tục quy định do quản lý thiết lập nhằm đảm bảo một cách hợp lý rằng tài sản được bảo vệ, các thông tin tài chính kế toán được cung cấp kịp thời và đảm bảo tính hiệu quả cao trong kinh doanh, đồng thời kiểm toán nội bộ còn đánh giá tính hiệu quả, hiệu năng và tính kinh tế của các loại hình nghiệp vụ cũng như các bộ phận từ đó tìm ra những giải pháp để nâng cao hiệu quả của toàn bộ đơn vị. Trên đây là một vài đề xuất mà em mạnh dạn nêu ra mong góp phần nào đó vào vào việc hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá tại công ty FPT. KẾT LUẬN Cùng với những kiến thức học tập tại trường và sự tìm hiểu sâu sát tại nơi thực tập về hoạt động kinh doanh của công ty, em đã mạnh dạn đi sâu nghiên cứu tìm hiểu hoạt động kinh doanh hàng hóa nhập khẩu và hạch toán nhập khẩu hàng hóa: “Hoàn thiện hạch toán lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu tại công ty cổ phần phát triển đầu tư công nghệ FPT” . Trong phạm vi của luận văn em đã trình bày một số nội dung cơ bản sau: - Về lý luận: Luận văn đã trình bày tương đối có hệ thống những lý luận cơ bản về hoạt động kinh doanh nhập khẩu và tổ chức công tác hạch toán kế toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá. - Về mặt thực tiễn: Luận văn đã trình bày thực trạng kế toán nhập khẩu hàng hoá ở Công ty FPT trên các khía cạnh chung về lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu, những nguyên tắc chung trong kế toán nhập khẩu hàng hóa, và việc thực hiện kế toán nhập khẩu hàng hóa theo phương thức nhập khẩu trực tiếp và nhập khẩu uỷ thác. Trên cơ sở đó, luận văn đã đưa ra những đánh giá về hiệu quả hoạt động kinh doanh nhập khẩu hàng hoá ở Công ty FPT. - Với sự nghiên cứu về thực tiễn và lý luận hoạt động kinh doanh và kế toán nhập khẩu hàng hóa, phần ba của luận văn nêu ra những ưu, nhược điểm trong hoạt động kinh doanh hàng hoá nhập khẩu và kế toán nghiệp vụ nhập khẩu của Công ty từ đó đưa ra một số phương hướng nhằm hoàn thiện các công tác này. Do trình độ và kinh nghiệm có hạn nên luận văn không thể tránh khỏi những sai sót và khuyết điểm. Em rất mong nhận được sự phê bình, chỉ bảo và góp ý của các thầy, các cô, các cán bộ phòng kế toán Công ty FPT để luận văn được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn thầy PGS.TS Nguyễn Năng Phúc và chị Ngô Thị Minh Huệ, kế toán viên tổng hợp và các anh, chị trong phòng Tài chính – Kế toán của công ty FPT đã hướng dẫn em hoàn thành luận văn. Sinh viên Đào Lan Hương DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO I. SÁCH VÀ GIÁO TRÌNH Giáo trình kế toán tài chính trong các doanh nghiệp PGS.TS. Đặng Thị Loan NXB Thống Kê 2004 Lý thuyết và thực hành kế toán tài chính TS. Nguyễn Văn Công NXB Tài chính 2002 Kế toán kinh doanh xuất nhập khẩu TS. Lê Gia Lục NXB Giáo dục 1997 Hệ thống kế toán doanh nghiệp NXB Tài chính 1995 Tín dụng xuất nhập khẩu, thanh toán quốc tế và kinh doanh ngoại tệ GS.TS. Lê Văn Tư, Lê Tùng Vân NXB Thống kê Hà Nội 2003 Giáo trình kinh tế Ngoại thương Bùi Xuân Lưu NXB Giáo dục 1997 Kế toán Quốc tế TS. Robert Anthony NXB Thống kê 1992 Giáo trình Pháp luật trong hoạt động kinh tế đối ngoại Nguyễn Thị Mơ, Hoàng Ngọc Thiết NXB Giáo dục II. TẠP CHÍ Tạp chí kế toán Tạp chí kiểm toán Tạp chí kinh tế phát triển Tạp chí tài chính Tạp chí thương mại III. TÀI LIỆU KHÁC Chuẩn mực kế toán Việt Nam Chuẩn mực kế toán quốc tế. ._.