Hoàn thiện hạch toán lao động tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần chè Đường Hoa

MỞ ĐẦU Tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu của người lao động, họ mong muốn với sức lao động của mình sẽ được trả tiền lương, tiền công phù hợp và đáp ứng được nhu cầu cuộc sống của mình. Tiền lương, tiền công ảnh hưởng đến năng suất của người lao động và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp, vì vậy đối với mỗi doanh nghiệp lựa chọn hình thức trả lương nào cho hợp lý để thoả mãn lợi ích người lao động và trở thành đòn bẩy kinh tế khuyến khích tăng năng suất lao động, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh là một vấn đề quan trọng. Tuỳ theo đặc điểm của mỗi doanh nghiệp mà việc hạch toán tiền lương cho chính xác, khoa học để tính đúng, tính đủ tiền lương, đảm bảo quyền lợi vật chất cho người lao động và đặc biệt là đảm bảo cho công tác kế toán và công tác thanh tra, kiểm tra. Gắn chặt với tiền lương là các khoản trích theo tiền lương, gồm BHXH, BHYT, KPCĐ. Đây là quỹ xã hội thể hiện sự quan tâm của toàn xã hội đến từng thành viên: Các chế độ chính sách về tiền lương và các khoản trích theo lương đã được nhà nước ban hành song nó được vận dụng linh hoạt ở mỗi doanh nghiệp phụ thuộc vào đặc điểm tổ chức quản lý, tổ chức sản xuất kinh doanh và phụ thuộc vào tính chất công việc. Mỗi đơn vị có quy mô khác nhau sẽ có đặc thù riêng nên việc xây dựng một cơ chế trả lương phù hợp với đơn vị mình có ý nghĩa to lớn. Xuất phát từ những vấn đề nêu trên, là một sinh viên khoa kế toán thuộc trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân, qua quá trình học tập tại trường và trong quá trình tìm hiểu thực tế công tác tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần chè Đường Hoa, được sự giúp đỡ nhiệt tình của cán bộ nhân viên phòng kế toán Công ty cổ phần chè Đường Hoa và sự hướng dẫn nhiệt tình, tỷ mỉ của cô Nguyễn Thị Đông, em đã đi sâu tìm hiểu nghiên cứu chuyên đề: “Hoàn thiện hạch toán lao động tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần chè Đường Hoa’’. Nội dung của chuyên đề được chia thành 3 chương: Chương I: Khái quát chung về Công ty Cổ phần chè Đường Hoa. Chương II: Thực trạng hạch toán lao động tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần chè Đường Hoa. Chương III: Hoàn thiện hạch toán lao động tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần chè Đường Hoa. ***** CHƯƠNG I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN CHÈ ĐƯỜNG HOA 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển. Công ty cổ phần chè Đường Hoa là công ty cổ phần thuộc loại hình doanh nghiệp Nhà nước hoạt động kinh doanh độc lập có tư cách pháp nhân, có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng. Tên giao dịch: Công ty cổ phần chè Đường Hoa Trụ sở giao dịch : Xã Quảng Long - Huyện Hải Hà - Tỉnh Quảng Ninh. Điện thoại: 033 - 879303 FAX : 033 - 879065 Ngành nghề kinh doanh: Sản xuất và kinh doanh chè búp. */ Quá trình hình thành và phát triển của công ty Năm 1961 với chủ trương của Đảng và nhà nước ta là củng cố " Hợp tác xã" tiến tới thành lập Hợp tác xã cao cấp, thành lập những nông lâm trường của nhà nước để làm nhiệm vụ sản xuất của cải vật chất cho đất nước dưới hình thức tập thể. Mỗi một nông, lâm trường là một vùng kinh tế tập trung của nhà nước, hoạt động theo kế hoạch, tổ chức của nhà nước. Thực hiện chủ trương đó tỉnh Hải ninh ( nay thuộc tỉnh Quảng Ninh) Cùng với sự giúp đỡ của tỉnh Hải Hưng xây dựng một nông trường quốc doanh tại khu vực xã Quảng Long. Sau khi thực hiện kế hoạch đi đến thống nhất ngày 01/08/1961 Uỷ ban Nhân dân tỉnh Hải Ninh đã ra quyết định thành lập một Nông trường quốc doanh lấy tên là Nông trường Đường Hoa Cương với chức năng nhiệm vụ là Kinh doanh tổng hợp song chủ yếu là trồng cây công nghiệp và chăn nuôi. Năm 1963 sau khi chuyển sang Bộ Nông trường quản lý, bộ đã cử một đoàn cán bộ khảo sát ra khảo sát chất đất vùng này, kết quả là đất rất phù hợp với việc trồng cây chè và đã có quyết định giao cho Nông trường trồng cây chè là chủ yếu. Năm 1978 do phân cấp quản lý Nông trường Đường Hoa Cương trực thuộc sở công nghiệp quản lý và đổi tên thành nông trường Đường Hoa. Năm 1984 Nông trường được chuyển giao cho cấp huyện quản lý song về chuyên môn vẫn sở công nghiệp quản lý. Năm 1993 do cơ chế của nhà nước xoá bỏ các Nông trường quốc doanh . Để chuyển sang cơ chế thị trường xoá bỏ bao cấp các cơ sở quốc doanh chuyển sang cơ chế hạnh toán độc lập có sự quản lý của nhà nước. Theo quyết định số 542QĐ/UB của Uỷ ban nhân dân tỉnh Quảng Ninh Quyết định cho Nông trường chè Đường Hoa đổi tên thành Xí nghiệp chè Đường Hoa. Năm 1999 theo chủ trương của Đảng và nhà nước là sắp xếp lại các doanh nghiệp đặc biệt là chủ trương về chương trình cổ phần hoá các doanh nghiệp. Nhằm mục đích thu hút các nguồn đầu tư của mọi thành phần kinh tế, kể cả vốn đầu tư của các doanh nghiệp trong và ngoài nước, các cá nhân, tập thể dưới mọi hình thức. Thực hiện chủ trương đó ngày 19/03/1999 Uỷ ban nhân dân tỉnh Quảng Ninh ra quyết định số 591QĐ/UB đổi tên Xí nghiệp chè Đường Hoa thành Công ty cổ phần chè Đường Hoa. Từ đó Công ty cổ phần chè Đường Hoa hoạt động dưới hình thức cổ phần hoá có sự tham gia của nhà nước. Trải qua hơn 40 năm xây dựng và phát triển từ chế độ bao cấp sản xuất theo kế hoạch của nhà nước qua từng thời kỳ xã hội dưới nhiều hình thức quản lý và hoạt động và hiện nay là cơ chế thị trường có sự quản lý của nhà nước. Từ một cơ sở ban đầu hoạt động kém hiệu quả đến nay công ty đã đi vào thế ổn định và phát triển, năng xuất chất lượng sản phẩm tăng cao mở rộng thị trường tiêu thụ không những thị trường trong nước mà còn xuất khẩu ra nước ngoài. Công ty cổ phần chè Đường Hoa được xây dựng trên vùng đất đồi tự nhiên với diện tích 2.795 ha, có phân xưởng sản xuất chính. Phân xưởng chế biến có trách nhiệm tiếp nhận chè búp tươi để chế biến thành sản phẩm chè khô và đưa ra tiêu thụ. Trong xưởng chế biến có từng ca, trưởng ca có nhiệm vụ tổ chức lao động hợp lý và sử dụng các loại vật tư trong ca, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về chất lượng sản phẩm, về đời sống anh em trong ca mình quản lý, dự kiến phương án ăn chia hợp lý, chịu sự điều hành trực tiếp của phó giám đốc Năm 2006 với tổng số vốn kinh doanh của công ty là 1.740.173.000đ, Số cổ đông của công ty trên 100 người, bao gồm toàn bộ cán bộ, công nhân viên được phân bổ cho các bộ phận: Văn phòng, phòng tổ chức, phòng kế hoạch vật tư, phòng kế toán, phòng kỹ thuật, ngoài ra hàng năm còn có cả số lao động hợp đồng dài hạn, lao động tạm thời làm việc cùng công nhân của công ty tại 3 tổ sản xuất, phân xưởng chế biến và tiêu thụ, làm tăng số lao động của công ty lên khoảng từ hơn 100 người đến gần 200 người. Với sự bố trí sắp xếp hợp lý từ khả năng trình độ chuyên môn của cán bộ công nhân tới việc phân chia tổ đội sản xuất, đội ngũ cán bộ công nhân viên của công ty đã phát huy được năng lực của mình lao động sáng tạo nâng cao năng suất lao động và chất lượng sản phẩm sản xuất đáp ứng kịp thời nhu cầu thị hiếu của khách hàng, sản phẩm không những tiêu dùng trong nước mà còn bán ra thị trường nước ngoài như Trung Quốc... Sản phẩm không những là chè búp tinh chế mà còn sản xuất chè sanh xô bán ra thị trường Trung Quốc. Tình hình quản lý sản xuất và kinh doanh của công ty được thể hiện cụ thể trong năm 2005, 2006 như sau: Bảng 1.1: KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH NĂM 2005, 2006 Đơn vị: đồng TT Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Chênh lệch Tỷ lệ (%) Doanh thu bán hàng 2.645.408.060 2.858.325.175 212.917.115 1,08 Giá vốn hàng bán 1.736.364.053 1.943.310.157 206.946.104 1,12 Lợi nhuận gộp 909.044.007 915.015..018 5.971.011 1,0 Chi phí bán hàng 251.364.233 255.635.233 4.271.000 1,02 Chi phí quản lý DN 308.228.432 305..225.342 -3.003.090 0,99 Tổng lợi nhuận 349.451.342 354.154.443 4.703.101 1,01 Thuế TN phải nộp 97.846.375 99.163.244 1.316.869 1,01 Lợi nhuận sau thuế 251.604.967 254.991.199 3.386.232 1,01 Tổng quỹ tiền lương công nhân 133.000.700 156.889.600 23.888.900 1,18 Lao động bình quân/năm (người) 140 160 20 tiền lương bình quân/người/tháng 950.005 980.560 30.555 1,03 (Nguồn: Trích từ Báo cáo kết quả HĐKD của công ty năm 2005, 2006) Qua các chỉ tiêu trên ta thấy Công ty phát triển không ngừng thể hiện qua doanh thu các năm: Năm 2006 tăng 1,08% so với năm 2005 là 212.917.115đ, lợi nhuận sau thuế năm 2006 tăng 1,01% so với năm 2005 là 3.386.232đ. Doanh thu và lợi nhuận của công ty năm sau cao hơn năm trước nhưng giá vốn hàng bán của công ty tăng cúng cao, năm 2006 tăng 1,12% so với năm 2005 là 206.946.104đ làm ảnh hưởng đến sự tăng lên của lợi nhuận. Với việc nâng cao chất lượng quản lý, tiết kiệm chi phí quản lý, năm 2006 giảm chi phí quản lý so với năm 2005 là 3.003.090đ, thu nhập bình quân của người lao động không những ổn định mà còn tăng lên, năm 2005 thu nhập bình quân của một người lao động/tháng là 950.005đ thì năm 2006 là 980.560đ. 1.2. Đặc điểm kinh doanh và quản lý. Công ty cổ phần chè là công ty cổ phần hạch toán độc lập có sự tham gia quản lý của nhà nước. Là một loại hình doanh nghiệp trong đó hội đồng quản trị, các cổ đông cùng góp vốn và chịu trách nhiệm, nghĩa vụ về số vốn góp của mình. Cổ đông có quyền bầu hội đồng quản trị và chịu trách nhiệm, và hưởng lãi chia từ phần vốn góp của mình. 12.1. Chức năng nhiệm vụ bộ máy quản lý của công ty +/ Hội đồng quản trị: Là cơ quan thường trực của công ty Đại hội đồng cổ đông đề ra tổ chức quản quản lý công ty trong việc chấp hành điều lệ và thực hiện các quyết định của đại hội đồng cổ đông. Hội đồng quản trị có toàn quyền nhân danh công ty để giải quyết mọi vấn đề liên quan đến quyết định sản xuất kinh doanh, quyền lợi và nghĩa vụ trách nhiệm của công ty trong luật pháp cho phép. Hội đồng quản trị có chức năng tổ chức và quản lý các hoạt động trong công ty đồng thời quyết định những vấn đề quan trọng như định hướng phát triển mở rộng sản xuất, thay đổi công nghệ nâng cao chất lượng sản phẩm tìm nguồn hàng nguyên vật liệu, thị trường tiêu thụ sản phẩm, tổ chức bộ máy quản lý nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, và quyết định các biện pháp tốt nhất để thu được lợi nhuận cao nâng cao thu nhập cho người lao động. - Nhiệm vụ và quyền hạn của Hội đồng quản trị: Quyết định phương hướng phát triển của công ty và các dự án đầu tư. Đề xuất thay đổi mệnh giá cổ phần, số lượng từng loại cổ phần, mức cổ tức và thời hạn trả cổ tức của từng loại cổ phần, bán cổ phần. Quyết định phương hướng tiếp thị, tìm kiếm thị trường thông qua các hợp đồng có giá trị lớn hơn 50% giá trị tài sản của công ty. Hàng năm duyệt báo các tài chính phân tích chi phí lãi, lỗ trình bày trước đại biểu cổ đông và quyết định chia lãi cho cổ đông. Bổ nhiệm giám đốc, kế toán trưởng, quyết định cơ cấu tổ chức của công ty, quyết định định hướng phát triển sản xuất, quyết định việc huy động vốn của công ty để mở rộng sản xuất, mở rộng quy mô của công ty. Ngoài ra Hội đồng quản trị còn có chức năng và quyền hạn khác theo luật doanh nghiệp của nhà nước và điều lệ của công ty. +/ Giám đốc ( Kiêm chủ tịch Hội đồng quản trị ) Giám đốc là do hội đồng quản trị bầu ra. Chức năng nhiệm vụ là người trực tiếp điều hành mọi hoạt động của công ty theo đúng điều lệ, nghị quyết, quyết định của hội đồng quản trị. Điều hành bộ máy dưới quyền, chỉ đạo thực hiện phương án, kế hoạch sản xuất kinh doanh đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được tiến hành một cách thường xuyên, liên tục, an toàn và hiệu quả. Định kỳ hàng tháng báo cáo kết quả kinh doanh báo cáo kết quả thực hiện kế hoạch, đề xuất, kiến nghị để hội đồng quản trị ra quyết định. Trực tiếp điều hành việc tiêu thụ sản phẩm, tìm kiếm mở rộng thị trường. Tổ chức thực hiện ký kết các hợp đồng kinh tế với các đơn đặt hàng, chịu trách nhiệm chính về toàn bộ kết quả hoạt động kinh doanh của công ty. +/ Phó giám đốc: Là người giúp việc cho giám đốc về công tác kinh doanh điều hành sản xuất, có trách nhiệm giải quyết các vấn đề mà giám đốc uỷ quyền có trách nhiệm và quyền hạn với chức năng nhiệm vụ, công việc được giao, thường xuyên báo cáo công việc với giám đốc và xin ý kiến giải quyết những vấn đề cần thiết. Tư vấn giúp giám đốc trong công tác kỹ thuật điều hành sản xuất của công ty. +/ Phòng tổ chức hành chính: Có chức năng quản lý sắp xếp lực lượng lao động, tuyển mới, thanh toán nghỉ chế độ cho những người lao động đến tuổi được hưởng chế độ hưu trí, mất sức lao động, soạn thảo, ban hành các nội quy, quy chế về tuyển dụng lao động, ra các quyết định về tuyển dụng, nghỉ chế độ, sắp xếp nâng bậc lương cho cán bộ công nhân viên. Lập các kế hoạch về việc đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ trình độ quản lý cho đội ngũ cán bộ các phòng ban. Chăm lo đời sống cho cán bộ công nhân viên, bảo đảm mọi điều kiện về cơ sở vật chất điều kiện cho đội ngũ cán bộ toàn công ty. +/ Phòng kế hoạch vật tư: Hàng tháng, quý, năm lập kế hoạch về cung ứng vật tư cho việc sản xuất, tìm nguồn hàng để cung ứng vật tư kịp thời đạt chất lượng hiệu quả cao, quản lý kho hàng vật tư, thành phẩm , hàng tháng, quý quyết toán vật tư với các bộ phận sản xuất. Báo cáo giám đốc về tình hình vật tư, hàng hoá, thành phẩm, quản lý và lập kế hoạch cho việc bán hàng, tiêu thụ sản phẩm. +/ Phòng kỹ thuật: Chịu sự chỉ đạo của phó giám đốc, quản lý thiết bị máy móc lập kế hoạch sửa chữa bảo dưỡng đại tu các loại máy móc thiết bị phục vụ cho sản xuất. Phải quan tâm vấn đề đổi mới công nghệ nâng cao chất lượng sản phẩm sản xuất, đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn kỹ thuật, giám sát chặt chẽ từng khâu trong sản xuất từ việc thu mua nguyên vật liệu chính là chè tươi phải đúng phẩm cấp chất lượng kiểm tra giám sát quá trình sản xuất, tham gia nghiệm thu kỹ thuật sản lượng sản xuất, phân loại sản phẩm, bảo quản theo đúng tiêu chuẩn chất lượng. +/Phòng Kế toán: Có nhiệm vụ ghi chép, phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời các hoạt động kinh tế phát sinh hàng ngày của doanh nghiệp trên các chứng từ, sổ sách theo chuẩn mực kế toán. Lập kế hoạch tài chính, thu thập số liệu về tình hình sản xuất kinh doanh phục vụ cho việc lập các báo cáo kế toán và làm cơ sở để lập kế hoạch cho kỳ sau. Kiểm tra việc thực hiện sử dụng vật tư định mức từng loại vật tư, tiền vốn đảm bảo sử dụng vật tư tiền vốn một cách hợp lý tiết kiệm mang lại hiệu quả kinh tế cao. Lập và phân tích đánh giá các báo cáo tài chính làm cơ sở để hội đồng quản trị và ban giám đốc chỉ đạo theo đúng mục tiêu phương châm nhằm nâng cao hiệu quả kinh tế. Tập hợp các chi phí tính giá thành sản phẩm, thực hiện việc nộp nghĩa vụ đối với nhà nước. Kết chuyển chi phí tính lãi, lỗ lập kế hoạch gây quỹ phát triển sản xuất và tính lãi chia cho cổ đông +/ Phân xưởng sản xuất (gồm 3 tổ SX và PX chế biến, tiêu thụ) Có nhiệm vụ sản xuất chế biến chè khô, phân loại, nhập kho thành phẩm. Trên đây là chức năng nhiệm vụ của bộ máy quản lý kinh doanh của công ty cổ phần chè Đường Hoa, và được khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ 1.1: Tổ chức bộ máy quản lý công ty chè Đường hoa Hội đồng quản trị Giám đốc Phòng kế toán, tài vụ Phòng Tổ chức hành chính Phòng kỹ thuật Phßng kÕ ho¹ch vËt t­ Tổ sản xuất số 2 Tổ sản xuất số 3 Phó giám đốc Tổ sản xuất số 1 P. xưởng chế biến Tiêu thụ Qua cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty Cổ phần chè Đường Hoa ta thấy cơ quan quyền lực cao nhất của công ty là Hội đồng quản trị. Hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty dưới sự chỉ đạo của giám đốc công ty kiêm Chủ tịch Hội đồng quản trị và Phó giám đốc công ty. 12.2. Đặc điểm thị trường và sản phẩm: Do nằm trên địa bàn giáp với Trung Quốc nên thị trường tiêu thụ sản phẩm của công ty chè Đường Hoa ngoài tiêu thụ trong nước là trong tỉnh và các tỉnh lân cận, còn xuất bán sản phẩm sang cả Trung Quốc. Sản phẩm chủ yếu là chè khô nên quá trình sản xuất được thực hiện liên tục từ khâu thu mua đến khâu chế biến, công ty thực hiện vừa trồng hái vừa chế biến và thu mua chè tươi đến đâu chế biến hết ngay đến đó. Sản phẩm chủ yếu là chè xanh, chè Ngọc Thuý ... được nhiều người biết đến. 12.3. Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm Công ty cổ phần chè Đường Hoa là công ty cổ phần. Trước đây khi còn cơ cấu tổ chức cũ vườn chè là tài sản công của công ty có các đội sản xuất, thu hái chè tươi chuyển về xưởng chế biến để sản xuất chè khô. Từ khi nhà nước chuyển đổi cơ chế quản lý và thành lập công ty cổ phần vườn chè được giao lại cho công nhân thuộc các đội sản xuất, công nhân tự chăm bón thu hái chè có sự hướng dẫn kiểm tra kỹ thuật của cán bộ kỹ thuật. Hàng ngày công nhân thu hái chè tươi để bán cho công ty. Phòng kỹ thuật cử cán bộ kỹ thuật trực tiếp kiểm nghiệm phân loại phẩm cấp chè và thu mua chè tươi mang về nhập kho, sau đó xuất kho cho phân xưởng chế biến. Như vậy chè búp tươi là nguyên vật liệu chính của công ty. Công nhân trồng và thu hái chè bán chè cho công ty được công ty trả tiền theo khối lượng và phẩm cấp chất lượng, cuối năm sau khi hạch toán lãi, lỗ công ty chia lãi theo tỷ lệ số cổ phần đã mua. Công nhân phân xưởng chế biến làm theo ca và trả lương theo ngày công lao động. Nhân viên phòng kế hoạch lập kế hoạch về các loại vật tư, nguyên nhiên vật liệu, công cụ, dụng cụ cho hàng tháng, quý, năm và căn cứ vào mùa thu hái chè, lượng chè tươi có khả năng thu mua, sau đó mua vật liệu nhập kho và xuất ra hàng ngày theo từng ca chế biến. Quy trình sản xuất sản phẩm của công ty được trình bày qua sơ đồ sau: Sơ đồ 1.2: Quy trình sản xuất chế biến chè búp của công ty cổ phần chè Đường Hoa Chè tươi Xào Vò Sấy Xào lăn Phân loại kiểm nghiệm Nhập kho - Chè tươi khi được hái về nhập kho. - Chuyển vào chế biến để xào. - Vò xong chuyển sang máy sấy khô. - Sau đó chuyển vào máy xào lăn. - Xào lăn xong chuyển sang khâu phân loại kiểm nghiệm. - Cuối cùng là hoàn thành nhập kho. 1.3. Đặc điểm bộ máy kế toán và công tác kế toán. 13.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Công tác kế toán tại công ty cổ phần chè Đường Hoa do bộ phận kế toán chuyên trách đảm nhiệm gọi là phòng kế toán. Do công ty là một loại hình doanh nghiệp vừa và nhỏ nên phòng kế toán được tổ chức theo hình thức tập trung, gọn nhẹ chịu sự quản lý điều hành trực tiếp của giám đốc công ty. Phòng kế toán gồm 4 nhân viên kế toán: Kế toán trưởng, Kế toán tổng hợp, Kế toán vật tư, tiền lương. Thủ quỹ Sơ đồ 1.3: Bộ máy kế toán của công ty cổ phần chè Đường Hoa KẾ TOÁN TỔNG HỢP KẾ TOÁN VẬT TƯ, TỀN LƯƠNG THỦ QUỸ KẾ TOÁN TRƯỞNG Phòng kế toán của công ty là nơi trực tiếp thực hiện các phần hành kế toán, phòng phân công các chức năng nhiệm vụ của từng kế toán viên như sau: - Kế toán trưởng: Là người phụ trách chung công tác kế toán chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty và hội đồng quản trị về số liệu sổ sách kế toán, hạch toán, tính giá thành sản phẩm của công ty kết chuyển lãi, lỗ cung cấp các loại báo cáo cho các nhà quản lý và chịu trách nhiệm trước cơ quan thuế về các khoản nộp ngân sách nhà nước. Tham mưu giúp giám đốc công ty về các quyết định tài chính của doanh nghiệp. Tham gia vào việc quyết định giá bán bán hàng hoá sản phẩm của doanh nghiệp. - Kế toán tổng hợp: Tập hợp toàn bộ chi phí, theo dõi tổng hợp việc mua bán nhập kho vật tư, hàng hoá, công cụ, dụng cụ. Theo dõi việc thu mua sản phẩm chè tươi, định mức sản xuất số kg chè tươi/1 kg chè khô, cùng với cán bộ kỹ thuật đánh giá phân loại phẩm cấp chất lượng chè, nhập kho thành phẩm. - Kế toán vật tư, tiền lương: Có nhiệm vụ lập kế hoạch theo dõi mua, bán, nhập xuất vật tư, hàng hoá, công cụ, dụng cụ đảm bảo vật tư cho sản xuất, tính lương, bảo hiểm xã hội cho cán bộ công nhân viên trong công ty. Thanh toán các khoản lương, bảo hiểm xã hội thanh toán chế độ BHXH cho người lao động. Mở sổ sách theo dõi tài khoản phải thu, phải trả, phải thanh toán với cán bộ công nhân viên, và các khoản phải thu, phải trả khác. Tìm nguồn vật tư, đảm bảo dự trữ vật tư theo định mức cho sản xuất. Lập báo cáo nhập xuất, tính giá vật tư pheo phương pháp phù hợp với công ty để làm cơ sở cho kế toán tổng hợp và kế toán trưởng hạch toán, tính giá thành sản phẩm. - Thủ quỹ: Có trách nhiệm quản lý tiền mặt của công ty, theo dõi tình hình thu chi quỹ tiền mặt hàng ngày ghi sổ quỹ và lập báo cáo quỹ. 13.2. Đặc điểm vận dụng chế độ kế toán: Hiện nay, công ty vận dụng chế độ kế toán theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Tài chính. Mặc dù phải thay đổi một số tài khoản theo hệ thống tài khoản mới cho phù hợp nhưng bên cạnh đó công ty đã tuân thủ theo những quy định đã được sửa đổi, bổ sung như hệ thống tài khoản kế toán, chứng từ kế toán, chế độ sổ sách kế toán ... */ Chứng từ kế toán: Một số loại chứng từ mà công ty áp dụng như: - Chứng từ về bán hàng: Hoá đơn GTGT - Chứng từ về lao động tiền lương: Bảng chấm công Bảng thanh toán tiền lương Phiếu nghỉ hưởng BHXH Bảng thanh toán BHXH Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành. - Chứng từ về tiền tệ: Phiếu thu, phiếu chi Giấy đề nghị tạm ứng và giấy thanh toán tiền tạm ứng Biên lai thu tiền Bản kiểm kê quỹ Nhìn chung các chứng từ công ty sử dụng đúng theo chế độ kế toán hiện hành, không vi phạm các quy định về chứng từ. */ Tài khoản kế toán: Công ty sử dụng nhiều loại tài khoản trong hệ thống tài khoản kế toán nhưng chủ yếu sử dụng một số tài khoản sau: - Tài khoản cấp 1: TK 111, 112, 113, 131, 133, 136, 138, 141, 142, 152, 153, 154, 155, 157; TK 211, 213, 214, 241; TK 311, 331, 333, 334, 335, 336, 338, 411 TK 511, 621, 622, 627, 631, 632, 641, 642 TK 711, 811, 911 - Tài khoản cấp 2: TK 2112, 2411, 2413, TK 3341, 3348, TK 3382, 3383, 3384 Ngoài ra công ty còn sử dụng một số loại tài khoản cấp 2 chi tiết theo đối tượng. Các tài khoản được công ty sử dụng có nội dung và kết cấu đúng theo quy định của chế độ kế toán hiện hành. */ Sổ sách kế toán: Do đặc điểm của loại hình sản xuất kinh doanh. Công ty áp dụng hình thức "Chứng từ ghi sổ" Trong kỳ có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán căn cứ chứng từ gốc kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ, phân loại chứng từ và lập chứng từ ghi sổ. Cụ thể : Chứng từ liên quan đến tiền mặt: phiếu thu, phiếu chi. Chứng từ liên quan đến vật tư phiếu nhập, phiếu xuất. - Lập chứng từ ghi sổ cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cùng loại. - Tổng hợp số liệu trên chứng từ ghi sổ kèm theo các chứng từ gốc đính kèm. - Chứng từ kế toán chi tiết được ghi vào sổ kế toán chi tiết - Các chứng từ liên quan đến tiền mặt thì ghi thêm vào sổ quỹ - Căn cứ vào sổ kế toán chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết - Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái các tài khoản - Cuối tháng lấy số liệu từ sổ cái các tài khoản lập bảng cân đối số phát sinh - Kiểm tra đối chiếu giữa bảng tổng hợp chi tiết với sổ cái, giữa sổ đăng ký chứng từ ghi sổ với bảng cân đối số phát sinh - Lập báo cáo tài chính. Kế toán bộ phận có trách nhiệm theo dõi ghi chép toàn bộ phần việc của mình đã được phân công. Kiểm tra chi tiết chứng từ gốc, kiểm tra độ tin cậy, độ chính xác của chứng từ, phân loại chứng từ, lập bảng kê chứng từ, ghi sổ chi tiết sau đó chuyển cho kế toán tổng hợp. Kế toán tổng hợp căn cứ vào bảng kê chứng từ đã được phân loại lập chứng từ ghi sổ vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái các tài khoản. Cuối tháng, quý kế toán tổng hợp cộng sổ lập bảng cân đối kế toán. Đến kỳ báo cáo thường là cuối năm vì chu kỳ sản xuất chế biến chè khô là từ tháng 3 đến tháng 11 hàng năm. Kế toán trưởng sau khi kiểm tra các chứng từ, sổ sách kế toán tổng hợp đã lập kết chuyển toàn bộ chi phí hạch toán lãi, lỗ và làm báo cáo kết quả kinh doanh kết thúc 1 chu kỳ sản xuất. */ Báo cáo kế toán: Công ty sử dụng một số loại sổ và báo cáo như: - Các loại sổ chi tiết (Vật liệu, thành phẩm ...); - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ; - Sổ cái các tài khoản ( như sổ cái tài khoản 334); - Sổ quỹ; - Sổ theo dõi TSCĐ; - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh; - Báo cáo tài chính; - Bảng cân đối kế toán. Công ty thực hiện việc báo cáo theo từng quý, năm như báo cáo tài chính, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh ..., ngoài ra theo yêu cầu của cấp trên có báo cáo theo tháng, quý. Sơ đồ 1.4: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ Báo cáo kế toán Chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ gốc sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết TK 334, 338 Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối tài khoản Sổ thẻ kế toán chi tiết Sổ quỹ Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết TK 334, 338 sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng cân đối tài khoản Sổ cái Ghi chú: - Ghi hàng ngày: - Ghi hàng tháng: - Đối chiếu: 1.4. Ảnh hưởng đặc điểm chung tới hạch toán lao động tiền lương và các khoản trích theo lương. Là công ty cổ phần với số lượng cổ đông không lớn lại sản xuất sản phẩm là chè khô được chế biến từ lá chè tươi, thời gian bảo quản ngắn nên công ty thường phải thuê thêm công nhân ngoài, quá trình hạch toán tiền lương của công ty phải hạch toán cả tiền công lao động thuê ngoài. Ngoài ra mỗi khi đến vụ thu hoạch chè công ty thu mua chè tươi với số lượng lớn nên cả công nhân của công ty và công nhân thuê ngoài phải làm việc với cường độ lớn nên việc chấm công cho công nhân thường bị biến động. Do có các phân xưởng ở xa, số lượng lao động không cố định thường xuyên nên việc tập hợp chứng từ không được nhanh chóng, không đúng kỳ nên nhiều lúc ảnh hưởng đến việc thanh quyết toán và ảnh hưởng đến việc báo cáo định kỳ của công ty. Dây chuyền sản xuất của công ty được trang bị hiện đại, bên cạnh đó đội ngũ công nhân lành nghề, công nhân thuê ngoài cũng là công nhân được thuê thường xuyên nên có tay nghề và kinh nghiệm nên từ khâu thu mua đến phân loại chè và sản xuất sản phẩm ít gặp khó khăn năng suất lao động và chất lượng sản phẩm được đảm bảo. Sản phẩm của công ty đưa ra thị trường đáp ứng được nhu cầu người tiêu dùng, thuận tiện cho việc hạch toán quá trình sản xuất của công ty nói chung va hạch toán tiền lương, tiền công và các khoản khác cho người lao động nói riêng. Công tác quản lý lao động của công ty được thực hiện chặt chẽ và có khoa học cũng như công tác thanh toán và chế độ thanh toán được thực hiện đúng, đủ và kịp thời đã phần nào động viên được người lao động, góp phần tăng năng suất lao động và hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty. CHƯƠNG II THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN LAO ĐỘNG TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CHÈ ĐƯỜNG HOA. 2.1. Đặc điểm lao động và hạch toán lao động. 21.1. Đặc điểm lao động: Do nguyên liệu sản xuất sản phẩm từ chè tươi nên cứ mỗi đợt thu hoạch chè tươi và đưa vào sản xuất công ty thường phải thuê lao động theo thời vụ để sản xuất kịp thời do nguyên liệu ban đầu không để được trong kho trong thời gian dài. Số công nhân mà công ty thuê thường là người dân địa phương hoặc là con em trong công ty đã có kinh nghiệm hay am hiểu về cây chè hoặc đã được công ty thuê và ký hợp đồng nhiều lần. Hiện nay số lao động của công ty trong danh sách là 92 người (cả 04 người thuộc Ban Giám đốc) và 78 người lao động theo hợp đồng thời vụ, cụ thể như sau: TT Tên phòng ban, tổ đội Số người 1 Ban Giám đốc 04 2 Phòng Tổ chức LĐTL 10 3 Phòng Kế toán Tài vụ 04 4 Phòng KH – VT - KT 11 5 Phòng Tổ chức Hành chính 05 6 Tổ sản xuất số 1 12 7 Tổ sản xuất số 2 15 8 Tổ sản xuất số 3 17 9 PX chế biến 10 10 Tiêu thụ 4 Cộng 92 Nguồn: Phòng Tổ chức LĐTL 21.2. Hạch toán lao động */ Hạch toán số lượng người lao động và cơ cấu lao động: Hạch toán số lượng lao động theo từng loại lao động, theo công việc và trình độ tay nghề của công nhân viên trong công ty. Số lượng lao động của công ty được phản ánh trên các sổ danh sách do phòng lao động tiền lương lập và quản lý, sổ danh sách quản lý lao động không chỉ tập trung cho toàn công ty mà còn được lập chi tiết cho từng bộ phận của công ty để nắm chắc số lao động hiện có của từng bộ phận. Số lượng người lao động hiện có của công ty bao gồm cả số lao động dài hạn và số lao động tạm thời, cả lao động trực tiếp, lao động gián tiếp và lao động phụ thuộc vào các lĩnh vực khác ngoài sản xuất của công ty. Cơ sở để lập danh sách người lao động là các chứng từ về tuyển dụng lao động, thuyên chuyển, thôi việc, nghỉ hưu .... Số lượng lao động được tổng hợp theo từng ngày, mọi biến động được ghi chép kịp thời vào danh sách lao động, trên cơ sở đó làm căn cứ cho việc tính lương và các chế độ khác liên quan đến người lao động. Tổng số lao động trong danh sách của công ty là 92 người gồm 54 nam và 38 nữ. Sự biến động và cơ cấu lao động của công ty được thể hiện qua bảng sau: Biểu số 2.1: Tình hình lao động và chất lượng lao dộng của Công ty TT Danh mục Năm 2005 Năm 2006 So sánh LĐ (người) Tỷ lệ (%) LĐ (người) Tỷ lệ (%) LĐ (người) Tỷ lệ (%) I/ Tổng số CBCNV 88 100 92 100 4 4,35 1 Lao động trực tiếp 56 63,6 58 63,04 2 3,5 2 Lao động gián tiếp 32 36,4 34 36,96 2 5,88 II/ Trình độ lao động 88 100 92 100 4 4,35 1 Đại học, cao đẳng 11 12,5 13 14,1 2 15,4 2 Trung cấp 32 36,4 32 34,8 0 3 Sơ cấp 5 5,7 5 5,4 0 4 Công nhân kỹ thuật 20 22,7 22 24,0 2 9,1 5 Khác 20 22,7 20 21,7 0 Nguồn: Phòng Tổ chức LĐTL */ Hạch toán thời gian lao động: Chứng từ cho hạch toán thời gian lao động là bảng chấm công và bảng chấm công làm thêm giờ. Ghi lại số thời gian thực tế làm việc, làm thêm giờ, nghỉ việc, vắng mặt của người lao động được ghi chép hàng ngày vào bảng chấm công tại nơi làm việc. Bảng chấm công được lập riêng cho từng phòng ban, bộ phận tổ, đội sản xuất của công ty và dùng trong tháng. Ngoài ra còn được để ở địa điểm công khai mọi người đều nhìn thấy. (Biểu số 2.2 và biểu số 2.3) Bảng chấm công do tổ trưởng theo dõi và chấm công có sự giám sát của bộ phận quản lý, bảng chấm công có chữ ký xác nhận của người chấm công và người phụ trách, là cơ sở để phòng lao động tiền lương nắm được số người đi làm được hưởng lương hay không được hưởng lương, nghỉ có lý do hay nghỉ không có lý do, từ đó có thể đánh giá, phân loại công nhân viên một cách chính xác nhằm khuyến khích một cách kịp thời tói người lao động, đồng thời bộ phận kế toán hạch toán ngày công và tiền lương cho công nhân viên cũng được chính xác. */ Hạch toán kết quả lao động: Kết quả lao động của công nhân được cán bộ định mức kỹ thuật thực hiện ghi tên sản phẩm, số lượng sản phẩm công việc thực tế hoàn thành và ký xác nhận vào bảng nghiệm thu sản phẩm hoàn thành. Bảng này được gửi tới phòng lao động tiền lương để làm căn cứ tính sản lượng sản phẩm. Chứng từ là các phiếu xác nhận sản phẩm hay phiếu xác nhận công việc hoàn thành (Mẫu số 05- LĐTL). Phiếu này do người giao việc lập và phải có đầy đủ chữ ký của người giao việc, thời gian làm việc, trách nhiệm và quyền lợi mỗi bên khi thực hiện công vi._.