Hoàn thiện hạch toán kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty cổ phần XNK vật tư nông nghiệp và nông sản cấp 1 Hà Nội

ty cổ phần xuất nhập khẩu vật tư nông nghiệp và nông sản cấp I Hà Nội cũng không nằm ngoài quy luật đó. Không những thế, từ khi được đăng kí kinh doanh xuất nhập khẩu thì hoạt động kinh doanh ngày càng được mở rộng, phát triển. Cùng với nó, yêu cầu về tổ chức quản lý, điều hành cũng được nâng cao. Công ty đã ngày một làm ăn hiệu quả hơn, đáp ứng tốt hơn nhu cầu của thị trường và trở thành nguồn cung cấp quan trọng các sản phẩm nông sản hiện nay. Trong các hoạt động kinh doanh của công ty thì tiêu thụ hàng hoá là hoạt động chính mang lại lợi nhuận cho công ty. Chính vì vậy thời gian qua công ty luôn tìm mọi biện pháp nhằm đẩy mạnh tiêu thụ hàng hoá. Qua quá trình tìm hiều tình hình hoạt động của công ty nói chung và của bộ máy kế toán nói riêng, em đã nhận thức rõ vai trò của công tác tiêu thụ hàng hoá đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty và thực tế công tác hạch toán tiêu thụ hàng hoá tại công ty. Để có thể nghiên cứu sâu hơn về vấn đề này, em quyết định chọn đề tài “Hoàn thiện hạch toán kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quản tiêu thụ tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu vật tư nông nghiệp và nông sản cấp I Hà Nội” cho chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình.Chuyền đề gồm 2 phần chính: Phần 1: Thực trạng hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu vật tư nông nghiệp và nông sản cấp I Hà Nội Phần 2: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hạch toán kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quản tiêu thụ hàng hoá tại công ty. PHẦN I: THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN TIÊU THỤ HÀNG HÓA VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU VẬT TƯ NÔNG NGHIỆP VÀ NÔNG SẢN CẤP I HÀ NỘI I. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU VẬT TƯ NÔNG NGHIỆP VÀ NÔNG SẢN CẤP I HÀ NỘI 1. Quá trình hình thành và phát triển Việt Nam là một trong những nước có gần 80% dân số làm nghề nông, tuy thế nền nông nghiệp nước ta vẫn chưa thực sự phát triển. Hàng năm, chúng ta phải nhập khẩu rất nhiều sản phẩm nông nghiệp để phục vụ tiêu dùng và sản xuất. Sau Đại Hội Đảng VI năm 1986, Nhà nước đổi mới sự quản lý nền kinh tế, bộ mặt ngành nông nghiệp nước ta có nhiều sự biến đổi. Tuy nhiên sự biến đổi này chỉ ở mức độ nhất định nhưng thành quả của nó rất đáng kể. Một trong số đó phải kể đến chính sách ưu đãi của Nhà nước khuyến khích các doanh nghiệp tham gia hoạt động kinh doanh sản phẩm nông nghiệp phục vụ cho công cuộc đổi mới đất nước. Công ty vật tư nông nghiệp ra đời từ sự đổi mới này. Giai đoạn trước năm 1986, công ty chỉ là trạm vật tư nông nghiệp Hà Nội. Đây là thời kỳ nước ta thực hiện cơ chế quản lý tập trung nên trạm chỉ thực hiện chức năng thu mua và cung cấp các sản phẩm nông nghiệp theo kế hoạch phân phối của các cơ quan chủ quản. Từ sau năm 1986, nhận thấy sự đổi mới là cần thiết, trạm vật tư nông nghiệp I Hà Nội được đổi thành xí nghiệp vật tư nông nghiệp I Hà Nội. Đây là thời kỳ đầu nước ta xây dựng chủ nghĩa xã hội, xí nghiệp chủ yếu kinh doanh các mặt hàng nông nghiệp và nông sản như: phân hoá học các loại ( bao gồm phân đạm, phân lân, phân kali, phân urê.), tư liệu sản xuất cho nông nghiệp, các mặt hàng nông sản (như gạo, ngô.). Năm 1993, xí nghiệp được đổi tên thành Công ty vật tư nông nghiệp cấp I Hà Nội theo quyết định số 99/NN-TCCB/QĐ ngày 28/01/1993 của Bộ Nông Nghiệp-Công nghiệp thực phẩm. Công ty vẫn thực hiện chức năng chủ yếu là kinh doanh mặt hàng phân bón các loại và mặt hàng nông sản nhưng với quy mô lớn hơn. Thị trường hoạt động của công ty là các tỉnh miền Bắc và miền Trung. Phân phối thông qua hệ thống cửa hàng như: Cửa hàng ga Đồng Văn, Cửa hàng ga Văn Điển, Cửa hàng Do Lộ, Trạm vật tư nông nghiệp Thanh Hoá. Năm 1999, Đảng và Nhà Nước có chủ trương đổi mới các Doanh nghiệp Nhà nước để đáp ứng với sự phát triển của nền kinh tế thị trường, Công ty đã được chuyển thành công ty cổ phần xuất nhập khẩu Vật tư nông nghiệp và nông sản cấp I Hà Nội theo quyết định số 156/199/QĐ/BNN-TCCB ngày 11-11-1999 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, tên tiếng Anh là: Agricultural Materials and Product import export joint stock Company. Viết tắt: AMPIE., JS Co. Đây là những bước đầu đánh dấu sự thành công của công ty với nhiệm vụ là kinh doanh XNK các mặt hàng nông nghiệp và nông sản. Mặc dù mới tham gia vào hoạt động kinh doanh quốc tế nhưng công ty là đơn vị có uy tín trên thị trường trong nước và quốc tế. Tuy nhiên đứng trước sự chuyển hướng của nền kinh tế thế giới, công ty cũng trải qua những khó khăn phức tạp như: Công ty phải tự cân đối tài chính trong kinh doanh, trong quản lý cán bộ - công nhân viên, trả thuế, vốn và các khoản phải nộp Nhà nước. Nhưng bằng những nỗ lực tự thân và sự giúp đỡ của Nhà nước, Công ty đã dần thích ứng với nền kinh tế thị trường. 2. Đặc điểm họat động sản xuất kinh doanh 2.1. Mặt hàng kinh doanh và thị trường trường tiêu thụ Sau khi nghiên cứu thị trường, thu thập thông tin về khách hàng, kết hợp với một số thông tin khác, công ty có kế hoạch khai thác nguồn hàng cũng như kế hoạch mua bán cho từng mặt hàng cụ thể. Hệ thống cửa hàng của công ty có chức năng lưu chuyển hàng hoá đến khách hàng cuối cùng. Do vậy, công ty đã hình thành nhiều mặt hàng kinh doanh giúp người tiêu dùng có khả năng lựu chọn đầy đủ hàng hoá đáp ứng nhu cầu và khả năng thanh toán của minh. Mặt hàng kinh doanh của công ty được thực hiện ở bảng sau: TT Tên hàng 1 Đạm URÊA 2 Đạm SA 3 DAP các loại 4 Kali-clorua 5 Lân các loại 6 NPK 7 Nông sản Từ bảng trên cho thấy công ty kinh doanh chủ yếu là mặt hàng phân bón.Cho đến nay,mặt hàng này vẫn giữ vai trò chủ đạo trong hoạt động kinh doanh của công ty.Bên cạnh đó,công ty cũng kinh doanh thêm nhiều mặt hàng phục vụ sản xuất nông nghiệp làm phong phú thêm mặt hàng kinh doanh, đồng thời cũng làm tăng thêm sự lựa chọn cho người tiêu dùng nhằm đáp ứng tối đa nhu cầu của họ.Nhờ tiến bộ trong công nghệ sinh học,ngày nay xuất hiện rất nhiều giống cây trồng mới đòi hỏi sự chăm sóc thích hợp đã đặt ra những yêu cầu cho công ty cần phải đưa ra những loại phân bón phù hợp hơn.Thêm vào đó những vấn đề về môi trường,sức khoẻ con người đã khiến mọi người tập trung nhiều vào các mặt hàng phân bón vi sinh.Chính vì thế,mặt hàng phân bón vi sinh sẽ là sự lựa chọn của công ty trong tương lai.Bên cạnh phân bón là mặt hàng chính, công ty còn kinh doanh thêm một số mặt hàng khác như hàng nông sản, hàng vật liệu xây dựng…nhưng nó chỉ đóng vai trò phụ trợ không đáng kể. Như chúng ta đã biết, phân bón là dạng hạt rất dễ sử dụng.Tuy nhiên trong quá trình bảo quản rất nhiều khó khăn do đặc tính của sản phẩm là dễ bay hơi,dễ chảy nước. Đồng thời tiêu thụ nhiều ở các vụ mùa chính,nên công ty phải có kế hoạch nhập hàng vào trước mùa vụ để tránh tình trạng ứ đọng hàng hoá. Mặt hàng kinh doanh của công ty một phần do công ty chủ động tìm kiếm khai thác từ các cơ sở sản xuất ở nước ngoài,một phần do các cơ sở sản xuất đó giới thiệu tìm đến công ty ký kết hợp đồng.Công ty chủ yếu nhâp phân URÊA các loại của thị trường Inđônêxia,thị trường Trung Đông,nhập khẩu phân kali-clorua của thị trường Liên Xô cũ.Phân lân công ty nhập của bạn hàng trong nước như nhà máy phân đạm Hà Bắc,nhà máy phân Supe lân Lâm Thao.Với uy tín có từ nhiều năm nay và công ty đang ngày càng phát triển mặt hàng này nhằm giữ vững và phát triển thị phần của mình. Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Vật tư nông nghiệp, nông sản cấp I Hà Nội là đơn vị kinh doanh Xuất nhập khẩu, tuy nhiên công ty chỉ thực hiện nhập khẩu hàng hoá. Hiện tại thị trường hoạt động của công ty khá rộng chủ yếu các tỉnh phía Bắc, miền Trung và một số tỉnh phía Nam. Phân phối thông qua hệ thống cửa hàng như: Cửa hàng ga Đồng Văn, Cửa hàng ga Văn Điện, cửa hàng Do Lộ, Trạm vật tư Nông nghiệp Thanh hoá. 2.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty : Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Vật tư nông nghiệp và nông sản cấp I Hà Nội thuộc sự quản lý của Tổng Công ty Vật tư Nông nghiệp trực thuộc Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn nhưng công ty hoàn toàn tự chủ trong hoạt động sản xuất kinh doanh . Bộ máy quản lý của công ty được thực hiện theo cơ cấu trực tuyến chức năng nghĩa là có một thủ trưởng và các nhân viên dưới được nhóm vào các bộ phận , phòng ban trên cơ sở các hoạt động tương tự nhau . Tuy vẫn có nhược điểm nhưng đây là kiểu quản lý tiến bộ nhất hiện nay và được thể hiện qua (Biểu bảng 2) 2.2.1. Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban: *Ban Giám Đốc: -Chủ tịch Hội đồng Quản trị kiêm giám đốc là người điều hành cao nhất, trực tiếp chỉ đạo mọi hoạt động của công ty. -Phó giám đốc và kế toán trưởng : Giúp việc cho Giám đốc có 2 phó Giám đốc và 1 kế toán trưởng. Phó Giám đốc trợ giúp, điều hành các mảng hoạt động mà Giám đốc giao phó, đồng thời thay mặt Giám đốc quản lý điều hành công việc khi được uỷ quyền. Kế toán trưởng phụ trách chỉ đạo tổ chức thực hiện công tác kế toán thống kê của công ty. Các phòng ban : -Phòng Kế toán – Tài vụ: Phòng này có nhiệm vụ : Giúp Giám đốc kiểm tra, quản lý chỉ đạo điều hành các hoạt động tài chính tiền tệ của công ty và các đơn vị cơ sở. Quản lý tính toán hiệu quả kinh tế trong kinh doanh, cân đối giữa vấn đề vốn và nguồn vốn nhằm đảm bảo quyền tự chủ của công ty trong sản xuất và kinh doanh và chủ động trong các vấn đề chính. -Phòng Kế hoạch Kinh doanh: - Phòng này gồm 2 bộ phận: BAN GIÁM ĐỐC Chủ tịch HDQT kiêm giám đốc Phó giám đốc Phó giám đốc Kế toán trưởng CÁC PHÒNG BAN Phòng kế toán tài vụ Phòng kế hoạch kinh doanh Phòng tổ chức hành chính Trạm vật tư NNcấpI Hải Phòng Trạm vật tư NN Thanh Hóa Tổ kinh doanh phía Nam Tổ bảo vệ Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty Bộ phận các cửa hàng . Bộ phận kế hoạch. + Tham mưu cho Ban Giám đốc xây dựng các chương trình, kế hoạch, mục tiêu hoạt động nhập khẩu ngắn hạn và dài hạn. + Tổ chức ký kết các hoạt động kinh doanh: Hợp đồng Nhập khẩu, hợp đồng thu mua nông nghiệp và nông sản trong nước, hợp đồng kho bãi bảo quản hàng hoá. + Điều chỉnh các mặt thiếu cân đối trong quá trình thực hiện mục tiêu phương hướng kế hoạch kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty như: tiếp nhận và phân phối hàng, thanh toán hợp đồng, giải quyết thương vụ. Bộ phận các cửa hàng bao gồm: + Cửa hàng ga Văn Điển. + Cửa hàng ga Đồng Văn. + Cửa hàng ga Hà Đông. + Cửa hàng Do Lộ. Nhiệm vụ của các cửa hàng này là: Giao nhận và bảo quản hàng hoá. Bán hàng theo lệnh của công ty. Thanh quyết toán tiền hàng với công ty. - Phòng Tổ chức – Hành chính. Phòng nay có nhiệm vụ : + Tham mưu cho Ban Giám đốc để sắp xếp bộ máy về tổ chức và công tác cán bộ của công ty nhằm thực hiện có hiệu quả của công việc kinh doanh của công ty. + Giúp Ban Giám đốc trong các nhiệm vụ thanh tra, kiểm soát các hoạt động kinh tế của các đơn vị cơ sở. + Thực hiện các chế độ chính sách đào tạo bồi dưỡng cán bộ. -Trạm Vật tư Nông nghiệp cấp I Thanh Hoá: Phụ trách thị trường các tỉnh miền Trung. + Tiếp nhận hàng hóa từ đầu mối của công ty phân phối cho thị trường. + Bán hàng theo lệnh của công ty. + Thanh quyết toán tiền hàng với công ty. 2.2.2. Kết cấu lao động của công ty Lao động là một trong ba yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất,kinh doanh.Nguồn lực này là yếu tố quan trọng hàng đầu không thể thiếu cho sự phát triển của mỗi công ty.Muốn sử dụng tốt nguồn lực thì các nhà quản lý phải biết phân bố lao động cho phù hợp với nhu cầu sản xuất,khả năng của từng cá nhân trong các giai đoạn phát triển khác nhau. Tình hình phân bố lao động của công ty được phản ánh tổng quát qua(bảng trang bên).Từ bảng trên, cùng với 1 Giám đốc, 2 phó Giám đốc Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu Vật tư nông nghiệp và nông sản cấp I Hà Nội có đội ngũ 59 cán bộ công nhân viên chức với 23 nhân viên có trình độ Đại học và trên Đại học,10 nhân viên có trình độ Trung cấp và Cao đẳng, thêm vào đó nam giới chiếm số đông. Có thể nói đây chính là một thuận lợi lớn cho công ty.Với chức năng kinh doanh xuất nhập khẩu nên đòi hỏi nhân viên phải có trình độ, và với mỗi lô hàng nhập khẩu, cán bộ nghiệp vụ phải tăng cường xuống các cơ sở, việc này phù hợp với cán bộ nam giới hơn. STT ĐƠN VỊ SỐ LƯỢNG 1 Phòng tài vụ 6 2 Phòng kế hoạch kinh doanh 20 3 Phòng tổ chức hành chính 7 4 Trạm vật tư nông nghiệp cấp 1 Hải Phòng 4 5 Trạm vật tư nông nghiêp Thanh Hoá 7 6 Tổ kinh doanh phía Nam 4 7 Tổ bảo vệ 8 Tổng 56 Để phát huy thế mạnh hàng năm Công ty vẫn tổ chức các lớp bồi dưỡng, cử nhân viên đi học đào tạo nghiệp vụ, bổ sung trình độ ngoại ngữ phù hợp với tình hình mới. 2.2.3. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong hai năm 2004, 2005 Kết quả kinh doanh của công ty trong 2 năm 2004 ; 2005 được thể hiện bằng các chỉ tiêu ở bảng sau: ( Biểu bảng trang bên) Tổng doanh thu năm 2005 đạt 615655887893 đồng tăng 130396835325 (tức là tăng 27%) nguyên nhân là do công ty đã bán được số lượng hàng hoá nhiều hơn, thị trường tiêu thụ được mở rộng, công ty đã có kế hoạch kinh doanh tốt hơn năm trước. Giá vốn hàng bán năm 2005 là 585279025866 đồng tăng 128950673184 đồng( tức là tăng 28%) trong khi đó tỷ lệ tăng doanh thu là 27%. Đây là sự biến động cùng chiều giữa doanh thu và giá vốn hàng bán, điều đó có nghĩa là sản lượng bán ra và sản lượng nhập vào tỷ lệ thuận với nhau. Như vậy công ty kinh doanh khá ổn định; Tổng chi phí bán hàng năm 2005 giảm so với năm 2004 là (3702470493)tức là gần 19% chứng tỏ doanh nghiệp đã có kế hoạch chi tiết kiệm, trong khi sản lượng hàng hoá nhập và hàng hoá bán được đều tăng. Về lợi nhuận hoạt động kinh doanh năm 2004 là(1379120463), như vậy năm này công ty làm ăn không hiệu quả nguyên nhân chủ yếu là do công ty không bán được nhiều hàng thể hiện thông qua chi phí bán hàng cao. Tuy nhiên thu nhập từ hoạt động khác lại cao là 1879918083 do lợi nhuân từ việc cho thuê cửa hàng, và được nhận hàng không mất tiền.Lợi nhuận sau thuế năm 2005 là 396 triệu đồng tăng so với năm 2004 là 360574286 đồng hay là 10%. Như vậy tuy có gặp nhiều khó khăn như: giá các mặt hàng nông nghiệp, nông sản giảm nhưng công ty vẫn tăng lãi. Tóm lại từ những số liệu trên cho thấy công ty vẫn còn nhiều mặt hạn chế cần khắc phục như là công ty công ty chưa có kế hoạch nhằm tiết kiệm chi phí vì vậy cần để lợi nhuận đạt hiệu quả công ty cần nghiên cứu giảm chi phí. Mặt khác hiện nay trên thị trường đối thủ cạnh tranh về mặt hàng nông nghiệp và nông sản ngày càng nhiều vì vậy công ty cần nghiên cứu chi tiết thị trường, xây dựng các phương án kinh doanh nhằm phù hợp với tình hình mới. STT Các chỉ tiêu Số tiền Chênh lệch Năm 2004 Năm 2005 ± % 1 Doanh thu về bán hàng, cung cấp dịch vụ 485259052568 615655887893 130396835325 27 2 Giá vốn hàng bán 456328352682 585279025866 128950673184 28 3 Lãi gộp bán hàng và cung cấp dịch vụ 28930699886 30376862027 1446162141 5 4 Doanh thu hoạt động tài chính 1741269715 1174393486 (566876229) (33) 5 Chi phí hoạt động tài chính 12140029168 14097835577 1957806409 16 Trong đó lãi phải trả 12140029168 14097835577 1957806409 16 6 Chi phí bán hàng 19911060896 16208590403 (3702470493) (19) 7 Chi phí quản lý 716699961 716699961 8 Lợi nhuận từ hoạt động sản xuất kinh doanh (1379120463) 528129572 1907250035 (138) 9 Thu nhập khác 1879918083 254736306 (1625181777) (86) 10 Chi phí khác 0 232865878 232865878 11 Lợi nhuận khác 1879918083 21870428 (1858047655) (99) 12 Lợi nhuận trước thuế 500797620 550000000 49202380 10 13 Thuế thu nhập doanh nghiệp 140233334 154000000 13766666 10 14 Lợi nhuận sau thuế 360574286 396000000 35425714 10 Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh daonh II. ĐẶC ĐIỂM CÔNG TÁC KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY 1. Bộ máy kế toán * Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Vật tư Nông nghiệp và Nông sản cấp I Hà Nội hoạt động sản xuất kinh doanh với quy mô tương đối lớn, địa bàn hoạt động chủ yếu ở miền Bắc và một số tỉnh khác là : Thanh Hoá, Hải Phòng, Thành phố Hồ Chí Minh. Để đáp ứng yêu cầu quản lý, điều hành có hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh công ty đã chọn mô hình kế toán tập trung cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh của mình. Với mô hình này, phòng kế toán của cong ty thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ thu nhận, ghi sổ, xử lý thông tin trên hệ thống báo cáo phân tích và tổng hợp của công ty. Các đơn vị trực thuộc gồm trạm vật tư nông nghiệp Hải phòng, trạm vật tư nông nghiệp Thanh Hoá, và tổ kinh doanh phía Nam không mở sổ sách và hình thành bộ máy kế toán riêng, toàn bộ công việc ghi sổ tới lập báo cáo kế toán đều thực hiện ở phòng kế toán trung tâm tại công ty. Các đơn vị này chỉ thực hiện hạch toán ban đầu theo chế độ báo sổ. Bộ máy kế toán của công ty được thiết lập theo sơ đồ sau: Kế toán hàng hoá& tổng hợp KẾ TOÁN TRƯỞNG Kế toán công nợ Kế toán ngân hàng Kế toán tiền mặt Thủ quỹ 2. Hình thức kế toán và các phần hành công việc kế toán của công ty * Hình thức kế toán - Hệ thống tài khoản Công ty cổ phần xuất nhập khẩu vật tư nông nghiệp và nông sản sử dụng các tài khoản phù hợp với đặc điểm kinh doanh của mình theo 1141/QĐ- BTC. Công ty đăng ký sử dụng hầu hết các tài khoản theo quy định của Bộ tài chính trừ một số tài khoản sau:TK 139,TK 152,TK631.Một số tài khoản được mở chi tiết cho phù hợp với nội dung kinh tế của từng phần hành kế toán trong công ty. - Hình thức ghi sổ: Hiện tại Công ty đang áp dụng hình thức sổ “Chứng từ ghi sổ” . Theo hình thức này, toàn bộ công việc ghi sổ đến tổng hợp báo cáo đều được thực hiện tại phòng Tài vụ. Hệ thống sổ sách được sử dụng trong Công ty gồm: Chứng từ ghi sổ: Là sổ nhật ký tờ rời. Tại Công ty này, Chứng từ ghi sổ đươc mở theo tài khoản; Chứng từ ghi sổ được đi kèm theo chứng từ gốc. Thời gian lập một chứng từ ghi sổ là một tháng. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: Từ các chứng từ ghi sổ để ghi sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Sổ Cái: Từ các chứng từ ghi sổ để ghi vào Sổ Cái. Số liệu ghi trên Sổ Cái dùng để kiểm tra, đối chiếu với số liệu ghi trên Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, các sổ hoặc thẻ chi tiết, dùng để lập các Báo cáo Tài chính. - Hệ thống chứng từ Công ty sử dụng hầu hết các chứng từ trong hệ thống chứng từ kế toán do Bộ tài chính ban hành có thể chia thành 5 loại chứng từ sau: Loại 1:Chứng từ về lao động tiền lương. Loại 2:Chứng từ về hàng tồn kho. Loại 3:Chứng từ về bán hàng. Loại 4:Chứng từ về tiền tệ Loại 5:Chứng từ về tài sản cố định. Sơ đồ hệ thống sổ kế toán trong kế toán hàng hoá, tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại công ty. Chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ theoTài khoản 156.511,632,911.. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (1 tháng 1 lần) Sổ cái tài khoản 156,511,632,911,,, Bảng cân đối số phát sinh Hệ thống báo cáo tài chính Sổ( thẻ) kế toán chi tiết TK 156,511,632,911… Sổ quỹ Bảng tổng hợp chi tiết TK156… Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối kì Quan hệ đối chiếu * Các phần hành công việc kế toán của công ty Phòng kế toán của công ty có 6 người trong đó 4 người có trình độ đại học, được chia thành các bộ phận có chức năng nhiệm vụ sau: -Kế toán trưởng .Kế toán trưởng có nhiệm vụ tổ chức điều hành toàn bộ hệ thống kế toán của công ty, thực hiện chỉ đạo công tác chung về kế toán, nghiên cứu áp dụng các chế độ kế toán của Nhà nước vào tình hình cụ thể của công ty. Bố trí sắp xếp nhân sự trong phòng kế toán. .Phân tích , cung cấp thông tin tài chính cho lãnh đạo công ty đồng thời tham mưu cho Ban Giám Đốc nhằm đưa ra các quyết định về kinh doanh .Kiểm tra giám sát các phần hành kế toán trong công ty -Kế toán hàng hoá & tổng hợp .Theo dõi hàng hoá nhập kho (TK 156); các khoản phải trả người bán(TK 331). Theo dõi chi tiết tình hình thanh toán công nợ theo từng nhà cung cấp. . Thực hiện chức năng tổng hợp: Thực hiện công tác kế toán cuối kỳ , giữ sổ cái tổng hợp cho tất cả các phần hành và ghi sổ cái tổng hợp, lập báo cáo nội bộ và cho bên ngoài đơn vị theo định kỳ báo cáo hoặc theo yêu cầu đột xuất. Đồng thời cuối kỳ cùng kế toán trưởng làm nhiệm vụ phân tích các hoạt động sản xuất kinh doanh từ đó có các ý kiến, giải pháp hoàn thiện. -Kế toán ngân hàng .Theo dõi các khoản thu, chi tiền gửi ngân hàng , hạch toán tổng hợp và chi tiết tiền gửi, tiền vay, tính toán lãi tiền vay, tiền gửi, làm thủ tục qua ngân hàng và thanh toán với ngân . Đồng thời thực hiện kê khai thuế và khoản phải nộp Nhà nước -Kế toán tiền mặt Theo dõi các khoản về thu chi tiền mặt; chi phí bán hàng, các khoản phải thu, phải trả khác, công cụ dụng cụ, tài sản cố định. . Tính tổng tiền lương và các khoản mang tính chất lương phải trả cho công nhân viên, phân bổ cho các đối tượng sử dụng; tính và trích BHXH, BHYT,KPCĐ; hàng tháng lập bảng thanh toán tiền lương cho từng bộ phận , phòng ban. -Thủ quỹ Lưu trữ các chứng từ thu chi gốc, cung cấp dữ liệu cho kế toán thanh toán sổ… III. THỰC TRẠNG TIÊU THỤ HÀNG HÓA VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY Ngay từ khi được thành lập. mặt hàng kinh doanh của công ty là các hàng hóa phục vụ cho hoạt động sản xuất nông nghiệp. Từ sau năm 1975 cho tới nay, nông nghiệp của nước ta có nhiều biến chuyển, do đó nhu cầu các mặt hàng nông nghiệp từng thời kỳ có sự khác nhau. Nhận thấy được điều đó, Công ty đã thay đổi kinh doanh các mặt hàng vật tư nông nghiệp mũi nhọn tùy theo nhu cầu của thị trường. Hiện nay các mặt hàng kinh doanh của công ty bao gồm: TT Tên hàng 1 Đạm URÊA 2 Đạm SA 3 DAP các loại 4 Kali-clorua 5 Lân các loại 6 NPK 7 Nông sản Trong đó, công ty chú trọng vào các mặt hàng : Đạm Urea, đạm SA, Kaly, bởi đây là những mặt hàng đáp ứng được nhu cầu lớn của thị trường. Đối với mặt hàng Urea, đây là mặt hàng có chất lượng cao bởi được nhập từ các nước có uy tín về nông nghiệp như: Trung quôc , Arap. 3.1. Các phương thức tiêu thụ và vai trò của công tác tiêu thụ hàng hoá đối với hoạt động sản xuất kinh doanh. 3.1.1. Các phương thức tiêu thụ hàng hoá Trong nền kinh tế thị trường nước ta, hoạt động kinh doanh thương mại ngày một phát triển, mở rộng với đa dạng chủng loại hàng hoá. Trong đó các mặt hàng về vật tư nông nghiệp và nông sản chiếm một tỷ trọng lớn nhất định. Hiện nay, trên đất nước ta có rất nhiều các đơn vị với các hình thức sở hữu từ tư nhân cho tới Nhà nước đều kinh doanh những mặt hàng này. Chính vì vậy sự cạnh tranh trên thị trường rất khốc liệt. Nhận thấy được vấn đề trên, cũng như các đơn vị kinh doanh khác, công ty cổ phần Xuất nhập khẩu vật tư nông nghiệp và nông sản cấp I Hà Nội luôn đẩy mạnh công tác tiêu thụ hàng hoá bằng các phương thức thích hợp phù hợp với đặc điểm riêng của công ty. Để đạt được tối ưu, hiện nay công ty áp dụng đồng thời hai phương thức tiêu thụ hàng hoá là bán buôn và bán lẻ. Sau khi nhập hàng hoá từ các nguồn như: Nhập khẩu từ Trung Quốc… mua từ Tổng công ty Vật tư nông nghiệp và các doanh nghiệp lớn khác, công ty tiến hành tiêu thụ các nguồn hàng này. Hiện nay, hàng hoá của công ty được tiêu thụ thông qua bốn cửa hàng là cửa hàng Ga Văn Điển, cửa hàng Ga Đồng Văn, cửa hàng Ga Hà Đông, cửa hàng Do Lộ và các chi nhánh ở Thanh Hoá, Hải Phòng, Sài Gòn. Việc bán hàng hoá ngay tại ga là một điểm thuận lợi của công ty trong tiêu thụ bởi nó thuận tiện việc nhập hàng và xuất hàng bán trực tiếp tại ga. Với phương thức bán buôn, công ty chủ yếu thực hiện bán buôn qua kho của công ty theo các hợp đồng đã được ký kết với khách hàng. Theo phương thức này, khi công ty vận chuyển các hàng hoá của mình tới cho khách hàng theo ngày, địa điểm giao hàng và các điều khoản khác như trong hợp đồng đã ký kết thì tiền nhận hàng sẽ ký nhận theo từng chuyến hàng, khi hàng được giao đủ, khách hàng thanh toán tiền ngay hoặc chấp nhận thanh toán thì hàng hoá được coi là tiêu thụ. Để đảm bảo uy tín với khách hàng và nâng cao hiệu quả kinh doanh, trước khi xuất hàng đi giao cho khách hàng, bộ phận kho (chịu trách nhiệm trực tiếp là thủ kho) kiểm tra chất lượng hàng một lần nữa (trước đó, khi nhập khẩu hàng hoá về, nhân viên phòng thị trường đã kiểm tra xem có đúng quy cách, chủng loại và đảm bảo chất lượng không mới tiếp nhận). Tuy nhiên, công ty cho phép khách hàng trả lại hàng hoá đã tiêu thụ do không đúng quy cách, chủng loại, do chất lượng kém… như đã ghi trong hợp đồng. Bên cạnh việc quản lý hàng hoá tiêu thụ về mặt giá bán và chất lượng, công ty còn tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng trong phương thức thanh toán tiền hàng. Hiện nay, công ty đang áp dụng ba hình thức thanh toán để khách hàng lựa chọn là: Thanh toán trực tiếp, khách hàng trả tiền ứng trước và trả chậm. Với phương thức bán lẻ được thực hiện tại các cửa hàng, thì người bán hàng đồng thời thực hiện chức năng nhiệm vụ thu tiền của một nhân viên thu ngân. Cuối ca bán nhân viên quầy hàng kiểm hàng, kiểm tiền, và lập các báo cáo bán hàng, báo cáo thu ngân và nộp cho kế toán bán lẻ để ghi sổ kế toán. Như vậy, với việc thực hiện đồng thời hai phương thức tiêu thụ trên, trong những năm qua việc tiêu thụ hàng hoá của công ty khá hiệu quả. Tuy nhiên, hiện nay giá các mặt hàng về vật tư nông nghiệp và nông sản liên tục thay đổi, giảm. Đó là một thách thức không nhỏ đối với việc tiêu thụ hàng hoá của công ty. 3.1.2. Vai trò của công tác tiêu thụ hàng hoá đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Trong bất kỳ đơn vị kinh doanh thương mại nào, công tác tiêu thụ hàng hoá luôn đóng một vai trò đặc biệt, vô cùng quan trọng. Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu vật tư nông nghiệp và nông sản cấp I Hà Nội không phải là một ngoại lệ. Kết quả của công tác tiêu thụ hàng hoá ảnh hưởng trực tiếp tới kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.Trong những năm qua, hoạt động kinh doanh của công ty bao gồm lợi nhuận từ hoạt động bán hàng, thu nhập hoạt động tài chính, và thu nhập khác. Thu nhập hoạt động tài chính của công ty chủ yếu từ các nguồn: số tiền chiết khấu thanh toán được do thanh toán tiền mua hàng trước thời hạn, lãi từ mua trái phiếu chính phủ… Chính vì vậy thu nhập từ hoạt động tài chính tại công ty chỉ chiếm một phần nhỏ so với lãi gộp từ tiêu thụ hàng hoá. Trong khi đó, thu nhập khác là khoản thu nhập không ổn định. Thu nhập khác của công ty chủ yếu từ việc cho thuê kho, nhận hàng cho không từ đơn vị khác… Năm 2004, lợi nhuận từ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty là -1.379.120.463Đ, còn thu nhập khác là 1.879.918.083Đ, chính vì vậy công ty mới đạt Lợi nhuận sau thuế là 360.574.286Đ. Do đó, thu nhập khác cũng chiếm một phần khá quan trọng đối với công ty. Trong những năm qua, Lãi gộp từ hoạt động tiêu thụ hàng hoá đều đạt hơn 28tỷ đồng. Đây là nguyên nhân chính để công ty đạt được lãi sau thuế cao. Với những phân tích trên, ta thấy công tác tiêu thụ hàng hoá đối với hoạt động sản xuất kinh doanh đóng một vai trò quan trọng của công ty. Nhận thấy được điều này, công ty đã có nhiều biện pháp nhằm đạt được kết quả tiêu thụ hàng hoá tốt nhất. 3.2. Kế toán chi tiết tiêu thụ hàng hoá 3.2.1. Kế toán chi tiết hàng hoá Hàng hoá của công ty bao gồm chủ yếu là các mặt hàng phân bón như phân urêa, phân SA, Phân DAP…Các mặt hàng này được nhập khẩu trực tiếp từ một số nước Trung Quốc, các nước Trung Đông mua từ tổng công ty vật tư nông nghiệp, mua tại các công ty khác như công ty suphe phôtphat Lâm Thao. Khi mua vào giá hàng hoá nhập kho được tính theo giá thực tế do kế toán tập hợp chi phí trên cơ sở các chứng từ hợp lệ cho từng lô hàng. Giá thực tế hàng nhập kho được xác định tuỳ theo từng nguồn nhập theo công thức sau: Giá vốn thực tế nhập kho = Giá mua hàng hoá - Các khoản giảm trừ (nếu có) Nếu là hàng hoá mua trong nước thì giá mua và chi phí thu mua là giá ghi trên hoá đơn không bao gồm thuế GTGT. Nếu là hàng hoá nhập khẩu thì giá mua là: Giá CIF + thuế nhập khẩu. Khi mua hàng sẽ phát sinh chi phí thu mua. Chi phí thu mua là chi phí vận chuyển, lưu trữ, bốc dỡ không bao gồm thuế GTGT. Tuy nhiên tại công ty này, chi phí thu mua không được tính vào giá vốn thực nhập kho mà được hạch toán toàn bộ vào chi phí bán hàng. Ví dụ: ngày 20/8/2005 công ty mua từ tổng công ty vật tư nông nghiệp 219 tấn phân urea, đơn giá bao gồm cả thuế GTGT là 5250853.3Đ/tấn, thuế GTGT 10/%. Ta có: Giá vốn thực tế nhập kho = 219 * ( 5250853.3 / 1.1 ) = 10.462.397Đ Đối với hàng xuất kho, giá xuất được áp dụng theo phương pháp giá thực tế đích danh theo công thức: Giá vốn hàng xuất bán = Số lượng hàng xuất ra * Đơn giá thực tế mua của mặt hàng đó Ví dụ: Căn cứ vào hợp đồng số 2836, bán hàng cho công ty giống Lai Châu , ngày 23/8/2005 xuất bán 100 tấn phân ureea. Theo phương pháp trên: Giá vốn thực tế của phân urea xuất bán: 100 * 4.773.503 = 477.350.300 Để quản lý hàng hoá về cả mặt số lượng , chất lượng và giá trị một cách chính xác, kịp thời và thống nhất, Công ty tổ chức kế toán chi tiết đối với từng loại, từng mặt hàng theo phương pháp thẻ song song. Theo phưong này kế toán chi tiết hàng hoá được thực hiện ở cả bộ phận kho và phòng kế toán. Sơ đồ hạch toán chi tiết như sau: Phiếu nhập Phiếu nhập Thẻ kho Thẻ kế toán chi tiết hàng hoá Bảng tổng hợp N-X-T Sổ tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối kì Quan hệ đối chiếu Khi có nhu cầu mua hàng nhân viên phòng kinh doanh của đơn vị sẽ tìm kiếm mặt hàng và ký hợp đồng với khách hàng. Hàng hoá nhập về được ban kiểm nghiệm kiểm tra chất lượng, xác nhận phù hợp với tiêu chuẩn quy định, sau đó mới tiến hành nhập kho. Tất cả loại hàng hoá nhập kho đều phải lập phiếu nhập kho. Tại kho. Khi mua hàng căn cứ vào hoá đơn mua hàng bộ phận cung ứng viết phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên đặt giấy than viết một lần, gồm: + Liên 1: Lưu tại cuống + Liên 2: Giao cho người nhận hàng + Liên 3: Giao cho thủ kho để luân chuyển giữa thủ kho và kế toán Biểu số: Đơn vị :CPXNK vật tư Nông nghiệp. Mẫu số:01-VT Địa chỉ: Ban hành theo QĐ số: 1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài Chính. PHIẾU NHẬP KHO Số:15 Ngày 20 tháng 01 năm 2005 Nợ: Có: Họ tên người giao hàng Nhập tại kho: Kho của công ty STT Tên, nhãn hiệu,quy cách,phẩm chấthàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Chứng từ Thực nhập   1  Phân Urêa  Tấn  219  219 4.773.503 10.462.397   2  Cộng  4.773.503  10.462.397 Cộng thành tiền(Viết bằng chữ): Nhập,ngày 20 tháng 01 năm 2005 Thủ trưởng đơn vị Phụ._.