Hoàn thiện hạch toán Kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại Nhà máy thuốc lá Thăng Long

à trung thực kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Quản lý và hạch toán kế toán nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ là một bộ phận cấu thành quan trọng trong hệ thống quản lý kinh tế tài chính, có vai trò tích cực trong việc điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế, sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp sản xuất. Những năm gần đây, cùng với sự đổi mới của đất nước, hệ thống kế toán Việt Nam không ngừng được đổi mới và hoàn thiện, phù hợp với tình hình kinh tế - tài chính trong nước, khu vực và trên thế giới. Bộ Tài chính đã xây dựng và ban hành nhiều văn bản pháp luật quan trọng như “Pháp lệnh kế toán thống kê”, “Điều lệ tổ chức kế toán nhà nước”... đặc biệt là “Hệ thống kế toán doanh nghiệp” đã được ban hành. Hệ thống kế toán doanh nghiệp thống nhất là cơ sở để tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế. Là một doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh với qui mô lớn, ý thức sâu sắc được vai trò quan trọng của công tác kế toán, Nhà máy thuốc lá Thăng Long đă tổ chức một bộ máy kế toán khá vững vàng và sớm tiến hành hạnh toán kinh doanh theo những qui định của chế độ kế toán mới. Trong quá trình thực tập ở Nhà máy, em nhận thấy vai trò và tầm quan trọng của công tác kế toán nguyên vật liệu, nó quyết định đến sự liên tục cũng như ảnh hưởng đến kết quả sản xuất kinh doanh. Xuất phát từ vai trò của kế toán nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ nói chung và thực tế kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở Nhà máy thuốc lá Thăng Long, em đã lựa chọn đề tài: "Hoàn thiện hạch toán kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại Nhà máy thuốc lá Thăng Long". Ngoài phần “Lời nói đầu” và phần “Kết luận”, đề tài gồm những nội dung chính như sau: Phần I: Những vấn đề lý luận cơ bản về hạch toán nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ trong các doanh nghiệp sản xuất. Phần II: Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ tại Nhà máy thuốc lá Thăng Long. Phần III: Phương hướng hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ tại Nhà máy thuốc lá Thăng Long. Phần I Những vấn đề lý luận cơ bản về hạch toán nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ trong các doanh nghiệp sản xuất. 1.1. Khái niệm, đặc điểm, phân loại, và tính giá nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ. 1.1.1 Khái niệm và đặc điểm vật liệu, công cụ, dụng cụ. Vật liệu là đối tượng lao động mà khi tham gia vào quá trình sản xuất cấu thành thực thể vật chất của sản phẩm hoặc bảo đảm cho công cụ dụng cụ hoạt động bình thường. Đối với doanh nghiệp sản xuất, vật liệu là yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất, tồn tại dưới nhiều hình thái vật chất khác nhau, chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất của doanh nghiệp và nó đòi hỏi phải được tổ chức bảo quản, theo dõi và hạch toán một cách thận trọng, chặt chẽ. Vật liệu là một yếu tố đầu vào cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh, tham gia thường xuyên và trực tiếp vào quá trình sản xuất sản phẩm, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của sản phẩm. Trong sản xuất, nguyên vật liệu có chất lượng thì mới đảm bảo chất lượng sản phẩm sản xuất ra. Vật liệu là đối tượng lao động nên có đặc điểm là chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất, thay đổi hình dáng ban đầu sau quá trình sử dụng, chuyển toàn bộ vào giá trị của sản phẩm được sản xuất ra. Trong quá trình sản xuất vật liệu tồn tại dưới các dạng vật chất khác nhau, cụ thể và đa dạng như: thể rắn, lỏng, bột... tuỳ thuộc vào từng loại hình sản xuất. Mỗi loại vật liệu được bảo quản, lưu trữ theo các cách khác nhau. Công cụ, dụng cụ là những tư liệu lao động không đủ tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng quy định để xếp vào tài sản cố định ( giá trị < 5.000.000 đồng; thời gian sử dụng < 1 năm ). Bởi vậy công cụ dụng cụ mang đầy đủ đặc điểm như tài sản cố định hữu hình đó là tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh, giá trị bị hao mòn dần trong quá trình sử dụng, giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu cho đến lúc hư hỏng. Nhưng đồng thời công cụ dụng cụ cũng mang đặc điểm của nguyên vật liệu đó là có giá trị nhỏ, thời gian sử dụng ngắn, được xếp vào tài sản lưu động, tài sản dự trữ sản xuất được mua sắm dự trữ bằng nguồn vốn lưu động như nguyên liệu Ngoài ra theo quy định hiện hành những tư liệu lao động sau đây không phân biệt tiêu chuẩn thời gian và giá trị sử dụng vẫn được xếp vào nhóm công cụ dụng cụ: Các lán trại tạm thời, đà giáo, giàn giáo, công cụ dụng cụ ... trong xây dựng cơ bản. Các loại bao bì dùng để chứa đựng vật liệu, hàng hoá trong quá trình thu mua, bảo quản và tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá. Những dụng cụ đồ nghề băng thuỷ tinh, sành sứ, quần áo, giầy dép chuyên dùng để làm việc. Các loại bao bì bán kèm theo hàng hoá có tính giá riêng nhưng vẫn tính giá trị hao mòn để trừ dần vào giá trị bao bì trong quá trình dự trữ, bảo quản hay vận chuyển hàng hoá. Các dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho sản xuất. Nói tóm lại, vật liệu và công cụ, dụng cụ là tài sản lưu động dự trữ cho sản xuất kinh doanh. Vật liệu và công cụ, dụng cụ có vị trí rất quan trọng đối với chất lượng của quá trình sản xuất, trong doanh nghiệp chúng tồn tại dưới nhiều dạng vật chất khác nhau, chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất. Do vậy việc tổ chức sử dụng tiết kiệm, hợp lý vật liệu, công cụ, dụng cụ có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp giá thành và thực hiện tốt kế hoạch sản xuất kinh doanh. 1.1.2. Nhiệm vụ của hạch toán nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ. Quản lý chặt chẽ tình hình cung cấp, bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu và công cụ, dụng cụ là một trong những nội dung quan trọng trong công tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh ở doanh nghiệp. Để góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả quản lý vật liệu, công cụ, dụng cụ kế toán vật liệu, công cụ, dụng cụ cần thực hiện các nhiệm vụ sau: (1) Phản ánh chính xác, kịp thời và kiểm tra chặt chẽ tình hình cung cấp vật liệu, công cụ, dụng cụ trên các mặt: số lượng, chất lượng, chủng loại, giá trị và thời gian cung cấp. (2) Tính toán và phân bổ chính xác, kịp thời giá trị vật liệu và công cụ, dụng cụ xuất dùng cho các đối tượng khác nhau, kiểm tra chặt chẽ việc thực hiện định mức tiêu hao, phát hiện và ngăn chặn kịp thời việc sử dụng vật liệu, công cụ, dụng cụ sai mục đích, lãng phí. (3) Thường xuyên kiểm tra và thực hiện định mức dự trữ vật liệu, công cụ, dụng cụ, phát hiện kịp thời các loại vật liệu, công cụ, dụng cụ ứ đọng, kém phẩm chất, chưa cần dùng và có biện pháp giải phóng để thu hồi vốn nhanh chóng, hạn chế các thiệt hại. (4) Thực hiện kiểm kê vật liệu theo yêu cầu quản lý, lập các báo các về vật liệu và công cụ, dụng cụ, tham gia công tác phân tích việc thực hiện kế hoạch thu mua, dự trữ, sử dụng vật liệu và công cụ, dụng cụ. Để tổ chức tốt công tác quản lý vật liệu, công cụ, dụng cụ nói chung và hạch toán vật liệu, công cụ, dụng cụ nói riêng đòi hỏi phải có những điều kiện nhất định. Điều kiện quan trọng đầu tiên là các doanh nghiệp phải có đầy đủ kho tàng để bảo quản vật liệu, công cụ, dụng cụ, kho phải được trang bị các điều kiện bảo quản và cân, đong, đo, đếm cần thiết, phải bố trí thủ kho và nhân viên bảo quản có nghiệp vụ thích hợp, có khả năng nắm vững và thực hiện việc ghi chép ban đầu cũng như sổ sách hạch toán kho. Việc bố trí sắp xếp vật liệu trong kho phải theo đúng yêu cầu và kỹ thuật bảo quản, thuận tiện cho việc nhập, xuất và theo dõi kiểm tra. 1.1.3. Phân loại vật liệu, công cụ, dụng cụ. Vật liệu, công cụ, dụng cụ trong doanh nghiệp bao gồm nhiều loại, mỗi loại có công dụng khác nhau, được sử dụng ở nhiều bộ phận khác nhau, có thể được bảo quản dự trữ trên nhiều địa bàn khác nhau. Trong điều kiện đó đòi hỏi phải phân loại vật liệu, công cụ, dụng cụ thì mới tổ chức tốt việc quản lý và hạch toán vật liệu, công cụ, dụng cụ. a) Đối với vật liệu. Có rất nhiều cách phân loại vật liệu trong doanh nghiệp như: phân loại theo vai trò công dụng chủ yếu chủ yếu của vật liệu, phân loại theo nguồn cung cấp vật liệu, phân loại theo quyền sở hữu vật liệu, phân loại theo chức năng của vật liệu trong quá trình sản xuất... Trong các cách phân loại trên, phân loại vật liệu theo vai trò và công dụng chủ yếu của vật liệu là cách phân loại phổ dụng nhất trong các doanh nghiệp. * Phân loại vật liệu theo vai trò và công dụng chủ yếu của vật liệu. Theo cách phân loại này vật liệu được chia thành các loại: nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, thiết bị và vật liệu xây dựng cơ bản, phế liệu và vật liệu khác. Nguyên vật liệu chính: Bao gồm các loại nguyên liệu, vật liệu tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất, là thành phần chính cấu tạo nên sản phẩm. Vật liệu phụ: Bao gồm các loại vật liệu được sử dụng kết hợp với các vật liệu chính để nâng cao chất lượng cũng như tính năng tác dụng của sản phẩm và các vật liệu phục vụ cho quá trình hoạt động và bảo quảncác tư liệu lao động, phục vụ cho công việc lao động của công nhân. Nhiên liệu: Bao gồm các loại vật liệu được dùng để tạo ra năng lượng phục vụ cho sự hoạt động của các loại máy móc thiết bị và dùng trực tiếp cho sản xuất( nấu luyện, sấy ủi, hấp...). Phụ tùng thay thế: Bao gồm các loại được sử dụng cho việc thay thế, sửa chữa các loại tài sản cố định là máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải, truyền dẫn. Thiết bị và vật liệu xây dựng cơ bản: Là các loại vật liệu thiết bị phục vụ cho hoạt động xây dựng cơ bản, tái tạo tài sản cố định. Phế liệu: Là nhữnh loại phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất kinh doanh và thanh lý tài sản để sử dụng hoặc bán ra ngoài. Các vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu không thuộc những loại vật liệu nói trên. Một điểm cần lưu ý ở cách phân loại này là có những trường hợp loại vật liệu nào đó có thể là vật liệu phụ ỏ hoạt động này hoặc ở doanh nghiệp này nhưng lại là vật liệu chính ở hoạt động khác hoặc ở doanh nghiệp khác. Cách phân loại này cho biết vai trò, công dụng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất đồng thời giúp kế toán sử dụng tài khoản cấp 1, cấp 2 phù hợp. * Căn cứ vào chức năng nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất. Căn cứ vào chức năng đối với quá trình sản xuất, nguyên vật liệu được phân thành nguyên vật liệu sử dụng cho sản xuất, nguyên vật liệu sử dụng cho bán hàng, nguyên vật liệu sử dụng cho quản lý doanh nghiệp. Nguyên vật liệu sử dụng cho sản xuất: Là các loại vật liệu tiêu hao trong quá trình sản xuất sản phẩm. Gồm có: + Nguyên vật liệu trực tiếp: Là các loại nguyên vật liệu tiêu hao trực tiếp trong quá trình sản xuất sản phẩm. + Nguyên vật liệu gián tiếp: Là các loại vật liệu tiêu hao gián tiếp trong quá trình sản xuất sản phẩm ( thường là chi phí cố định như chi phí dầu mỡ, bảo dưỡng máy móc... ) Nguyên vật liệu sử dụng cho bán hàng. Nguyên vật liệu sử dụng cho quản lý doanh nghiệp. Cách phân loại này giúp cho doanh nghiệp quản lý vật liệu theo từng nơi sử dụng vật liệu từ đó giúp việc phân bổ chi phí nguyên vật liệu được chính xác. * Căn cứ vào nguồn hình thành. Căn cứ vào nguồn hình thành, nguyên vật liệu được phân thành: nguyên vật liệu mua ngoài, nguyên vật liệu tự sản xuất, nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh, được biếu tặng cấp phát, phế liệu thu hồi... Nguyên vật liệu mua ngoài: Là những nguyên vật liệu sử dụng cho sản xuất kinh doanh được doanh nghiệp mua ngoài thị trường. Mua ngoài là phương thức cung cấp nguyên vật liệu thường xuyên của mỗi doanh nghiệp. Nguyên vật liệu tự sản xuất: Là những nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự chế biến hay thuê ngoài chế biến để sử dụng cho sản xuất ở giai đoạn sau. Nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh hoặc được biếu tặng, cấp phát. Phế liệu thu hồi. Cách phân loại này giúp ta biết được nguồn nhập nguyên vật liệu (mua ngoài hay tự chế biến) đồng thời giúp tính giá đúng vật liệu nhập, xuất kho. * Căn cứ vào quyền sở hữu. Căn cứ vào quyền sở hữu, nguyên vật liệu được phân thành: Nguyên vật liệu thuộc sở hữu của doanh nghiệp. Nguyên vật liệu không thuộc sở hữu của doanh nghiệp. Cách phân loại này giúp cho doanh nghiệp biết được những vật liệu nào thuộc sở hữu của mình và những vật liệu nào ở trong doanh nghiệp nhưng không thuộc sở hữu của doanh nghiệp (vật liệu thuê ngoài, vật liệu nhận giữa hộ...). b) Đối với công cụ, dụng cụ. Cách phân loại công cụ, dụng cụ tuỳ thuộc vào từng doanh nghiệp, ứng với mỗi loại hình sản xuất kinh doanh khác nhau. Công cụ, dụng cụ được phân thành từng nhóm có cùng một đặc điểm để dễ dàng quản lý và hạch toán. Trong mỗi nhóm được chi tiết thành từng loại công cụ, dụng cụ cụ thể. * Căn cứ vào tác dụng, công cụ, dụng cụ được chia thành 3 loại: Công cụ, dụng cụ. Bao bì luân chuyển. Đồ dùng cho thuê. Cách phân loại này cho biết tác dụng của từng loại công cụ, dụng cụ, giúp cho việc sử dụng và quản lý vật liệu một cách khoa học. * Căn cứ vào cách hạch toán dịch chuyển giá trị vào sản xuất, công cụ, dụng cụ được chia thành 3 loại: Công cụ, dụng cụ phân bổ 100% Công cụ, dụng cụ phân bổ 50% Công cụ, dụng cụ phân bổ dần. Cách phân loại này giúp doanh nghiệp biết được những loại công cụ, dụng cụ nào thuộc loại phân bổ một lần và những cái nào thuộc loại phân bổ nhiều lần vào chi phí. Đối với những công cụ, dụng cụ thuộc loại phân bổ nhiều lần cần quản lý cẩn thận và có cách phân bổ chi phí hợp lý. Ngoài ra, có thể phân loại thành công cụ, dụng cụ đang dùng và công cụ, dụng cụ trong kho. Tuy nhiên việc phân loại vật liệu, công cụ, dụng cụ như trên vẫn mang tính tổng quát mà chưa đi vào từng loại, từng thứ vật liệu cụ thể để phục vụ cho việc quản lý chặt chẽ và thống nhất trong toàn doanh nghiệp. Để phục vụ tốt cho yêu cầu quản lý chặt chẽ và thống nhất các loại vật liệu, công cụ, dụng cụ ở các bộ phận khác nhau, đặc biệt là yêu cầu xử lý thông tin trên máy tính thì việc lập bảng ( sổ ) danh điểm vật liệu, công cụ, dụng cụ là hết sức cần thiết. Trên cơ sở phân loại theo công dụng như nêu ở trên, tiến hành xác lập danh điểm theo loại, nhóm, thứ vật liệu. Cần phải quy định thống nhất tên gọi, ký hiệu, mã hiệu, quy cách, đơn vị tính và giá hạch toán của từng thứ vật liệu. Ví dụ: TK 1521 dùng để chỉ vật liệu chính. TK 152101 dùng để chỉ vật liệu chính thuộc nhóm A. TK 15210101 dùng để chỉ vật liệu chính A1 thuộc nhóm A. Bảng 1: Sổ danh điểm Loại: nguyên vật liệu.... Ký hiệu nhóm Danh điểm nguyên vật liệu Tên, nhãn , quy cách nguyên vật liệu Đơn vị tính Đơn giá hạch toán Ghi chú 1521- 01 1521- 01- 01 1521- 01- 02 ................ 1521- 02 1521- 02- 01 Sổ danh điểm có ý nghĩa lớn trong công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu, thống nhất tên gọi, quy cách, phẩm chất của vật liệu, thống nhất cách phân loại vật liệu, thống nhất mã số, đơn vị tính, giá hạch toán giúp kế toán hạch toán chi tiết vật liệu đơn giản, hiệu quả. 1.1.4. Phương pháp tính giá nguyên vật liệu nhập, xuất theo hệ thống kế toán Việt Nam. Tính giá nguyên vật liệu là xác định giá trị nguyên vật liệu để ghi sổ kế toán.Trong hạch toán kế toán, nguyên vật liệu được tính theo giá thực tế (giá gốc ).Giá thực tế của nguyên vật liệu là toàn bộ chi phí hình thành nên giá trị nguyên vật liệu cho đến lúc đưa vào nhập kho hay sử dụng. Tuỳ theo doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hay phương pháp khấu trừ mà trong giá thực tế có thuế GTGT( nếu tính thuế theo phương pháp trực tiếp ) hay không có thuế GTGT (nếu tính thuế theo phương pháp khấu trừ ) 1.1.4.1. Phương pháp tính giá nguyên vật liệu nhập kho. Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho bao gồm giá mua, chi phí thu mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để đưa chúng về địa điểm và trạng thái hiện tại của nguyên vật liệu. Trên cơ sở đó để phân thành hai cách tính giá nhập đó là: Giá nhập của nguyên vật liệu mua ngoài và giá nhập của vật liệu tự sản xuất. a) Đối với nguyên vật liệu mua ngoài Giá thực tế nguyên Giá mua ghi trên Chi phí thu mua = + vật liệu nhập kho hoá đơn khác Trong đó giá mua ghi trên hóa đơn của người bán là giá chưa tính thuế GTGT nếu doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp khấu trừ.Nếu doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp trực tiếp thì giá mua là giá đã tính thuế GTGT. Chi phí thu mua bao gồm: Chi phí vận chuyển, bảo quản từ nơi mua về kho hoặc nơi sử dụng Chi phí thuê kho bãi. Chi phí bảo hiểm hàng hoá khi mua. Hao hụt trong định mức khi mua. Công tác phí của người mua. b) Đối với vật liệu tự sản xuất. Giá thực tế vật liệu nhập kho tính theo giá thành sản xuất thực tế. Giá thực tế nguyên Giá trị vật liệu Chi phí chế biến = + vật liệu nhập Xuất để chế biến khác Trong đó chi phí chế biến có thể bao gồm: Chi phí chế biến do doanh nghiệp tự làm và chi phí chế biến do doanh nghiệp thuê ngoài c) Đối với vật liệu do Nhà nước cấp hoặc cấp trên cấp thì giá thực tế nguyên vật liệu là giá ghi trên biên bản bàn giao. d) Đối với vật liệu nhận đóng góp tham gia liên doanh từ các đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gia liên doanh : Giá thực tế là giá thoả thuận do các bên xác định cộng chi phí tiếp nhận nếu có. e) Đối với vật liệu được tặng thưởng: Giá thực tế tính theo giá thị trường tương đương cộng chi phí liên quan đến việc tiếp nhận. f) Đối với phế liệu: Có hai cách tính giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho. -Tính theo giá ước tính không điều chỉnh: Cách tính này đơn giản, nhanh chóng nhưng nhược điểm là không chính xác. -Tính theo giá thực tế bán trên thị trường: Cách tính này chính xác nhưng phức tạp. 1.1.4.2. Phương pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho. Do nguyên vật liệu không phải được nhập từ một nguồn, một loại giá duy nhất do đó khi tính giá nguyên vật liệu xuất kho tuỳ thuộc vào đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp, yêu cầu quản lý và trình độ kế toán có thể sử dụng một trong các phương pháp sau: Phương pháp giá bình quân. Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO ). Phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO). Phương pháp giá thực tế đích danh. Phương pháp giá vật tư tồn kho cuối kỳ. Phương pháp giá hạch toán. Trong quá trình hạch toán nguyên vật liệu yêu cầu phải đảm bảo nguyên tắc nhất quán trong phương pháp tính giá nguyên vật liệu, nếu có thay đổi phải giải thích rõ ràng. a) Phương pháp giá bình quân. Theo phương pháp này giá thực tế nguyên vật liệu xuất dùng trong kỳ được tính theo giá trị bình quân .Phương pháp này lại được chia thành ba loại: Giá bình quân cuối kỳ trước. Giá bình quân cả kỳ dự trữ. Giá bình quân sau mỗi lần nhập. Trị giá nguyên vật Số lượng nguyên Giá đơn vị = ´ liệu xuất dùng vật liệu xuất dùng bình quân Trong đó: (1) Giá đơn vị bình Giá thực tế nguyên vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ = quân cả kỳ dự trữ Lượng thực tế nguyên vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ (2) Giá đơn vị bình Giá thực tế nguyên vật liệu tồn đầu kỳ ( hoặc cuối kỳ trước) = quân cuối kỳ trước Lượng thực tế nguyên vật liệu tồn đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước) (3) Giá đơn vị bình quân Giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập = sau mỗi lần nhập Lượng thực tế nguyên vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập Phương pháp giá bình quân cả kỳ dự trữ có ưu điểm là đơn giản, dễ làm nhưng độ chính xác không cao. Hơn nữa công việc tính toán tập trung vào cuối tháng, gây ảnh hưởng tới công tác quyết toán. Phương pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước tuy đơn giản, phản kịp thời tình hình biến động nguyên vật liệu trong kỳ, tuy nhiên không chính xác vì không tính đến sự biến động giá nguyên vật liệu trong kỳ. Phương pháp giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập khắc phục được nhược điểm của hai phương pháp trên, vừa chính xác, vừa cập nhật. Nhược điểm của phương pháp này là tốn nhiều công sức tính toán phức tạp. Tóm lại phương pháp giá bình quân có ý nghĩa về mặt thực tiễn hơn là cơ sở lý thuyết, chính xác và dễ áp dụng nhất trong thực tiễn. b) Phương pháp nhập trước xuất trước ( Fist in fist out – FIFO ). Theo phương pháp này, giả thuyết rằng số nguyên vật liệu nào được nhập trước thì xuất trước, xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất. Nói cách khác, cơ sở của phương pháp này là giá thực tế của nguyên vật liệu mua trước sẽ được dùng làm giá của nguyên vật liệu xuất trước. Giá trị của hàng xuất kho được tính bằng cách căn cứ vào số lượng hàng xuất kho, đơn giá của những hàng tồn đầu kỳ hoặc nhập trước tiên trong kỳ. Giá trị nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số nguyên vật liệu mua vào sau cùng. Ưu điểm của phương pháp này là nó gần đúng với luồng nhập xuất hàng trong thực tế. Trong trường hợp nguyên vật liệu được quản lý theo đúng hình thức nhập trước xuất trước phương pháp này sẽ gần đúng với phương pháp giá thực tế đích danh, do đó sẽ phản ánh tương đối chính xác trị giá nguyên vật liệu xuất kho và tồn kho. Hơn nữa, trị giá nguyên vật liệu tồn kho sẽ được phản ánh gần sát với giá thị trường. Bởi vì theo phương pháp này giá trị hàng tồn kho sẽ bao gồm giá trị nguyên vật liệu được mua ở những lần sau cùng. Đặc biệt khi giá cả có xu hướng tăng thì áp dụng phương pháp này doanh nghiệp sẽ có số lãi nhiều hơn so với khi sử dụng các phương pháp khác, do giá vốn hàng bán bao gồm trị giá nguyên vật liệu mua vào từ trước với giá thấp. Tuy nhiên nhược điểm của phương pháp này là làm cho doanh thu hiện tại không phù hợp với những khoản chi phí hiện tại Theo phương pháp nhập trước xuất trước, doanh thu hiện tại được tạo ra bởi giá trị của nguyên vật liệu được mua vào từ cách đó rất lâu. c) Phương pháp nhập sau xuất trước ( Last in fist out – LIFO ). Phương pháp này giả định những nguyên vật liệu mua sau cùng sẽ xuất trước tiên, ngược lại với phương pháp nhập trước xuất trước. Giá trị của hàng xuất kho được tính bằng cách căn cứ vào số lượng hàng xuất kho, đơn giá của những lô hàng nhập mới nhất trong kho. Trị giá tồn kho cuối kỳ được tính theo số lượng của hàng tồn kho và đơn giá của những lô hàng nhập cũ nhất và đơn giá của những lô hàng nhập sau khi xuất lần cuối cùng tính đến thời điểm xác định số tồn kho. Ưu điểm của phương pháp này là làm cho những khoản doanh thu hiện tại phù hợp với những khoản chi phí hiện tại. Vì theo phương pháp nhập sau xuất trước doanh thu hiện tại được tạo ra bởi trị giá vật liệu được mua vào ngay sát thời điểm đó. Quan trọng hơn, trong khi giá cả thị trường có xu hướng tăng lên phương pháp này giúp cho các đơn vị kinh doanh giảm được số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp cho Nhà nước. Bởi vì, giá trị nguyên vật liệu được mua vào sau cùng thường cao hơn giá trị nguyên vật liệu được nhập vào trước tiên, sẽ được tính vào giá vốn hàng bán của các khoản doanh thu hiện tại. Điều này sẽ làm tăng giá vốn, do đó làm giảm lợi nhuận dẫn tới giảm số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp Bên cạnh đó, phương pháp này cũng có những nhược điểm: Phương pháp này bỏ qua luồng xuất nhập nguyên vật liệu trong thực tế. Nguyên vật liệu được quản lý gần như theo kiểu nhập trước xuất trước. Nhưng phương pháp này lại giả định nguyên vật liệu được quản lý theo kiểu nhập sau xuất trước. Theo phương pháp này chi phí quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp có thể cao vì phải mua thêm nguyên vật liệu nhằm tính vào giá vốn hàng bán những chi phí mới nhất với giá cao. Điều này trái ngược với xu hướng quản lý nguyên vật liệu một cách có hiệu quả, giảm tối thiểu lượng hàng hoá tồn kho nhằm cắt giảm chi phí quản lý nguyên vật liệu. Một nhược điểm khác là giá trị nguyên vật liệu được phản ánh thấp hơn so với giá trị thực tế của nó. Bởi vì theo phương pháp này trị giá nguyên vật liệu tồn kho sẽ bao gồm trị giá nguyên vật liệu đầu tiên được nhập vào với giá thấp hơn so với hiện thời. d) Phương pháp giá thực tế đích danh. Theo phương pháp này vật liệu được xác định giá trị theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng (trừ trường hợp điều chỉnh). Khi xuất vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế của vật liệu đó và không quan tâm đến thời gian nhập xuất. Đây là phương pháp lý tưởng nhất, nó tuân thủ theo nguyên tắc phù hợp của hạch toán kế toán, chi phí thực tế phù hợp với doanh thu thực tế. Giá trị của nguyên vật liệu xuất dùng phù hợp với giá trị của thành phẩm mà nó tạo ra, và giá trị của hàng xuất kho đem bán phù hợp với doanh thu mà nó tạo ra. Hơn nữa giá trị hàng tồn kho được phản ánh đúng theo giá trị thực tế của nó. Tuy nhiên, việc áp dụng phương pháp này đòi hỏi những điều kiện khắt khe, chỉ có thể áp dụng được khi nguyên vật liệu có thể phân biệt, chia tách thành từng loại, từng thứ riêng rẽ. Đối với những doanh nghiệp có nhiều loại nguyên vật liệu thì không thể áp dụng phương pháp này. e) Phương pháp trị giá vật tư tồn kho cuối kỳ. Phương pháp này dựa trên cơ sở giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ tính ra tổng giá trị vật liệu xuất dùng trong kỳ. Trị giá vật liệu tồn Số lượng tồn Trị giá = X kho cuối kỳ cuối kỳ mua Trị giá vật Trị giá vật liệu Trị giá vật liệu Trị giá vật liệu = + - - liệu xuất kho tồn đầu kỳ nhập trong kỳ tồn cuối kỳ Phương pháp trị giá nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ chỉ thích hợp với phương pháp kiểm kê định kỳ. Đối với những doanh nghiệp sử dụng nhiều chủng loại nguyên vật liệu, số lượng nhập xuất nhỏ, giá trị nhỏ phải quản lý kho chặt chẽ để tránh thất thoát. f) Phương pháp giá hạch toán. Theo phương pháp này, toàn bộ vật liệu biến động trong kỳ được tính theo giá hạch toán (giá kế hoạch hoặc một loại giá ổn định trong kỳ). Cuối kỳ, kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức: Trị giá thực tế vật liệu Giá hạch toán vật liệu Hệ số giá = X xuất dùng xuất dùng vật liệu Trị giá thực tế vật Trị giá hạch toán vật liệu Hệ số giá = X liệu tồn kho cuối kỳ Tồn kho cuối kỳ vật liệu Phương pháp này có ưu điểm là khối lượng công việc tính toán và hạch toán chi tiết đơn giản. Nhưng nó có nhược điểm là khối lượng công việc dồn vào cuối kỳ. Phương pháp này đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết. Bảng số 2: Bảng kê số 3 Chỉ tiêu Vật liệu CCDC I. Tồn đầu kỳ. Giá HT Giá TT Giá HT Giá TT II. Nhập trong kỳ. III. Cộng tồn và nhập. IV. Hệ số giá. V. Xuất trong kỳ. VI. Tồn cuối kỳ. 1.2. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp. Hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ, dụng cụ đòi hỏi phải phản ánh cả về giá trị, số lượng, chất lượng của từng thứ vật liệu, công cụ, dụng cụ theo từng kho và từng người phụ trách vật chất. Tổ chức tốt kế toán chi tiết vật liệu, công cụ, dụng cụ có ý nghĩa quan trọng đối với công tác bảo quản và công tác kiểm tra tình hình cung cấp, sử dụng vật liệu, công cụ, dụng cụ. Kế toán chi tiết vật liệu vừa được thực hiện ở kho, vừa được thực hiện ở phòng kế toán. Kế toán chi tiết vật liệu, công cụ, dụng cụ được thực hiện theo một trong 3 phương pháp: phương pháp thẻ song song, phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển, phương pháp sổ số dư. 1.2.1. Phương pháp thẻ song song. * ở kho: Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn, vật tư về mặt số lượng. Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho. Thẻ được mở cho từng danh điểm vật tư. Cuối tháng thủ kho phải tiến hành tổng cộng số nhập, xuất, tính ra số tồn về mặt lượng theo từng danh điểm vật tư. Bảng số 3: Thẻ kho vật liệu A Chứng từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn Số hiệu Ngày * ở phòng kế toán: Kế toán vật tư mở thẻ kế toán chi tiết vật tư cho từng danh điểm vật tư tương ứng với thẻ kho mở ở kho. Thẻ này có nội dung như thẻ kho, chỉ khác là theo dõi cả về mặt giá trị. Hàng ngày, hoặc định kỳ, khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho do thủ kho chuyển tới, nhân viên kế toán vật tư phải kiểm tra, đối chiếu và ghi đơn giá hạch toán vào thẻ kế toán chi tiết vật tư và tính ra số tiền. Sau đó lần lượt ghi các nghiệp vụ nhập, xuất vào các thẻ kế toán chi tiết vật tư có liên quan. Cuối tháng tiến hành cộng thẻ và đối chiếu với thẻ kho. Để thực hiện đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và chi tiết, kế toán phải căn cứ vào các thẻ kế toán chi tiết để lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho về mặt giá trị của từng loại vật tư. Số liệu của bảng này được đối chiếu với số liệu của phần kế toán tổng hợp. Bảng số 4: Sổ chi tiết vật tư Tên vật tư................. Nhãn hiệu quy cách........ Đơn vị tính.............. Kho......................... Chứng từ Diễn giải Đơn giá Nhập kho Xuất kho Tồn kho Ghi chú Số hiệu Ngày Số lượng Số tiền Số lượng Số tiền Số lượng Số tiền Bảng số 5: Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật tư Tháng.....năm..... Danh điểm vật tư Tên Tồn đầu tháng Nhập trong tháng Xuất hàng tháng Tồn cuối tháng NVL chính SL TT SL TT SL TT SL TT - VL chính A - VL chính B ... Cộng Vật liệu phụ - VL phụ A - VL phụ A ... Cộng Tổng Cộng Chứng từ nhập Chứng từ xuất Thẻ kho Sổ chi tiết vật tư Bảng tổng hợp N-X-T Kế toán tổng hợp Sơ đồ 1: Sơ đồ hạch toán chi tiết vật tư theo phương pháp thẻ song song Ghi hàng ngày. Quan hệ đối chiếu. Ghi cuối tháng. Ưu điểm: Việc ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu số liệu, dễ dàng tìm ra những sai sót, nhầm lẫn trong ghi chép tính toán, giúp quản lý chặt chẽ tình hình hiện có và sự biến động của nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ về mặt số lượng cũng như giá trị. Nhược điểm: Ghi chép trùng lắp giữa kho và phòng kế toán làm cho khối lượng ghi chép nhiều, hạn chế hiệu suất của lao động kế toán, hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán (do việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng). Phạm vi áp dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp có ít chủng loại nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, khối lượng các nghiệp vụ nhập, xuất ít không thường xuyên và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ kế toán không cao. 1.2.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. * ở kho: Thủ kho vẫn sử dụng các thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn của từng loại vật tư về mặt số lượng. * ở phòng kế toán: Để theo dõi từng loại vật tư nhập, xuất về số lượng và giá trị, kế toán sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển. Đặc điểm ghi chép là chỉ thực hiện ghi chép 1 lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập, xuất trong tháng và mỗi danh điểm vật tư được ghi 1 dòng trên sổ đối chiếu luân chuyển. Bảng số 6: Sổ đối chiếu luân chuyển Số danh điểm Tên vật liêu Đơn v._.ị tính Đơn giá Số dư đầu tháng 1 Luân chuyển tháng 1 Số dư đầu tháng 2 Số lượng Thành tiền Nhập Xuất Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Sơ đồ 2: Sơ đồ hạch toán chi tiết vật tư theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Chứng từ nhập Chứng từ xuất Thẻ kho Sổ đối chiếu luân chuyển Kế toán tổng hợp Bảng kê nhập Bảng kê xuất Ghi hàng ngày. Quan hệ đối chiếu. Ghi cuối tháng. Ưu điểm: Giảm khối lượng ghi chép ( ghi một lần vào cuối tháng) nâng cao năng suất công tác kế toán, tiết kiệm chi phí. Nhược điểm: Việc đối chiếu giữa kho và phòng kế toán bị hạn chế do không ghi sổ trong tháng, công việc kế toán dồn vào cuối tháng nên việc cung cấp số liệu không kịp thời, ghi chép bị trùng lắp về chỉ tiêu số lượng Phạm vi áp dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp sản xuất có nghiệp vụ nhập, xuất không nhiều, có ít nhân viên kế toán, không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập, xuất nguyên vật liệu hàng ngày. 1.2.3. Phương pháp sổ số dư. * ở kho: Giống các phương pháp trên. Định kỳ, sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải tập hợp toàn bộ chứng từ nhập kho, xuất kho phát sinh theo từng vật tư quy định. Sau đó, lập phiếu giao nhận chứng từ và nộp cho kế toán kèm theo các chứng từ nhập, xuất vật tư. Ngoài ra, thủ kho còn phải ghi số lượng vật tư tồn kho cuối tháng theo từng danh điểm vật tư vào sổ số dư. Sổ số dư được kế toán mở cho từng kho và dùng cho cả năm, trước ngày cuối tháng, kế toán giao cho thủ kho để ghi vào sổ. Ghi xong thủ kho phải gửi về phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền. Bảng số 7: Phiếu giao nhận chứng từ nhập (xuất) Từ ngày ....đến ngày....tháng....năm Nhóm vật liệu Số lượng chứng từ Số hiệu của chứng từ Số tiền Ngày...tháng...năm... Người nhận Người giao * ở phòng kế toán: Định kỳ, nhân viên kế toán phải xuống kho để hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ, kế toán kiểm tra và tính giá theo từng chứng từ (giá hạch toán), tổng cộng số tiền ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng. Đồng thời, ghi số tiền vừa tính được của từng nhóm vật tư (nhập riêng, xuất riêng) vào bảng luỹ kế nhập , xuất tồn kho vật tư. Bảng này được mở cho từng kho, mỗi kho một tờ, được ghi trên cơ sở các phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất vật tư. Tiếp đó, cộng số tiền nhập, xuất trong tháng và dựa vào số dư đầu tháng để tính ra số dư cuối tháng của từng nhóm vật tư. Số dư này được dùng để đối chiếu với cột số tiền trên sổ số dư. Bảng số 8: Sổ số dư Năm...... Kho....... Danh điểm vật tư Tên vật tư Đơn vị tính Đơn giá hạch toán Định mức dự trữ Số dư đầu năm Số dư cuối tháng 1 ........ Số lượng Số tiền Số lượng Số tiền Số lượng Số tiền Cộng Bảng số 9: Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn vật tư Tháng ...năm Nhóm vật tư Tồn kho đầu tháng Nhập Xuất Tồn cuối tháng Từ ngày ... đến ngày Từ ngày ... đến ngày Cộng Từ ngày ... đến ngày Từ ngày ... đến ngày Cộng Cộng Sơ đồ 3: Sơ đồ hạch toán chi tiết vật tư theo phương pháp sổ số dư. Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Thẻ kho Phiếu giao nhận chứng từ xuất Phiếu giao nhận chứng từ nhập Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn Sổ số dư Kế toán tổng hợp . Ghi hàng ngày. Quan hệ đối chiếu. Ghi cuối tháng. Trong điều kiện thực hiện kế toán bằng phương pháp thủ công thì phương pháp sổ số dư được coi là phương pháp có nhiều ưu điểm: hạn chế việc ghi chép trùng lắp giữa kho và phòng kế toán, cho phép kiểm tra thường xuyên công việc ghi chép ở kho, đảm bảo số liệu kế toán được chính xác và kịp thời. Nhược điểm: Do kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị nên muốn biết số hiện có và tình hình tăng giảm của từng thứ nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ nhiều khi phải xem xét số liệu trên thẻ kho. Hơn nữa, việc kiểm tra phát hiện hiện sai sót giữa kho và phòng kế toán gặp khó khăn. Phạm vi áp dụng: Thích hợp trong các doanh nghiệp sản xuất có khối lượng các nghiệp vụ nhập xuất nhiều, thường xuyên, nhiều chủng loại vật liệu công cụ, dụng cụ và doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để hạch toán các nghiệp vụ nhập, xuất, đã xây dựng sổ danh điểm và trình độ kế toán vững vàng. 1.3. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ trong các doanh nghiệp. Để hạch toán vật liệu nói riêng và các loại hàng tồn kho nói chung kế toán có thể áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kỳ. Việc sử dụng phương pháp nào là tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh, vào yêu cầu của công tác quản lý và trình độ cán bộ kế toán cũng như vào quy định của chế độ kế toán hiện hành. 1.3.1. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ trong các doanh nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư, hàng hoá trên sổ kế toán. Trong trường hợp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên các tài khoản kế toán hàng tồn kho nói chung và tài khoản nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ nói riêng được dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động tăng giảm vật tư, hàng hoá. Vì vậy vật tư, hàng hoá tồn kho trên sổ kế toán có thể được xác định ở bất cứ thời điểm nào trong kỳ kế toán. Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế vật tư, hàng hoá tồn kho, so sánh, đối chiếu với số liệu vật tư hàng hoá trên sổ kế toán. Về nguyên tắc số tồn kho thực tế luôn phù hợp với số tồn kho trên sổ kế toán, nếu có chênh lệch phải tìm nguyên nhân và có giải pháp xử lý kịp thời. Phương pháp kê khai thường xuyên áp dụng trong các doanh nghiệp sản xuất và các đơn vị thương nghiệp kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn. 1.3.1.1. Hạch toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu,công cụ dụng cụ theo phương pháp kê khai thường xuyên. 1.3.1.1.1. Hạch toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp kê khai thường xuyên trong các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. a) Thủ tục chứng từ. Trong nghiệp vụ thu mua và nhập kho nguyên vật liệu,công cụ dụng cụ doanh nghiệp phải có các chứng từ bắt buộc như: -Phiếu nhập kho. -Hoá đơn bán hàng, hoá đơn GTGT, bảng kê mua hàng. -Biên bản kiểm kê vật tư. Ngoài ra, doanh nghiệp còn sử dụng các chứng từ hướng dẫn như: -Biên bản kiểm nghiệm. -Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ. b, Tài khoản sử dụng. Để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ kế toán sử dụng các TK sau: * TK152- nguyên vật liệu: TK này dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng giảm của các nguyên vật liệu theo giá thực tế (Có thể mở chi tiết từng loại, nhóm,thứ... tuỳ theo yêu cầu quản lý và phương tiện tính toán) TK152 có kết cấu như sau: Bên Nợ: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng giá thực tế nguyên vật liệu trong kỳ (mua ngoài, tự sản xuất, nhận vốn góp liên doanh, phát hiện thừa, đánh giá tăng...). Bên Có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giá thực tế nguyên vật liệu trong kỳ (xuất dùng, xuất bán, góp vốn liên doanh, thiếu hụt...). Dư Nợ: Giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho. TK152 có thể mở thành các TK cấp 2 để chi tiết theo từng loại nguyên vật liệu phù hợp với cách phân loại theo nội dung kinh tế, bao gồm: TK1521-Nguyên liệu chính. TK1522-Vật liệu phụ. TK1523- Nhiên liệu. TK1524- Phụ tùng thay thế. TK1525- Thiết bị xây dựng cơ bản. TK1528- Vật liệu khác. Tuỳ theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, TK cấp hai có thể chia thành cấp 3, cấp 4... *TK153 - Công cụ dụng cụ: TK này được sử dụng để phản ánh tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm các loại công cụ, dụng cụ theo giá theo giá thực tế. Bên Nợ: Giá thực tế công cụ, dụng cụ nhập kho. Bên Có: Giá thực tế công cụ, dụng cụ xuất kho. Dư Nợ: Giá thực tế công cụ, dụng cụ tồn kho. TK153 được chi tiết thành các TK cấp 2 như sau: TK1531 - Công cụ, dụng cụ. TK1532 - Bao bì luân chuyển. TK1533 - Đồ dùng cho thuê. *TK151- Hàng mua đi đường: TK này dùng để theo dõi các loại nguyên vật liệu,công cụ, dụng cụ, hàng hoá... mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng cuối tháng chưa về nhập kho (kể cả số đang gửi kho người bán). TK151 có kết cấu như sau: Bên Nợ: Phản ánh giá trị hàng đi đường tăng. Bên Có: Phản ánh giá trị hàng đi đường đă nhập kho hay chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng. Dư Nợ: Giá trị hàng đi đường. Ngoài ra, kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác để hạch toán như TK111, TK112, TK141, TK331, TK 133 ... c) Trình tự hạch toán. Đối với cơ sở kinh doanh đã có đủ điều kiện để tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ (thực hiện việc mua, bán hàng hoá có hoá đơn, chứng từ ghi chép đầy đủ), thuế GTGT đầu vào được tách riêng không ghi vào giá thực tế của vật liệu. Như vậy, khi mua hàng, trong tổng giá thanh toán phải trả cho người bán, phần giá mua chưa thuế được ghi tăng giá vật liệu, công cụ, dụng cụ còn phần thuế GTGT đầu vào ghi vào số được khấu trừ. Trường hợp mua ngoài: Hàng và hoá đơn cùng về. Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nhận và phiếu nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 152, 153 (chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ): Giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho. Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK liên quan (111, 112, 331,141...): Tổng giá thanh toán. Trường hợp doanh nghiệp được chiết khấu khi mua hàng do thanh toán tiền hàng trước hạn, kế toán ghi: Nợ TK 331: Trừ vào số tiền hàng phải trả. Nợ TK 111, 112: Số tiền được người bán trả lại. Nợ TK 1388: Số được người bán chấp nhận. Có TK 711: Số chiết khấu thanh toán được hưởng. -Trường hợp doanh nghiệp được hưởng giảm giá (do mua nhiều, do hàng kém phẩm chất, sai quy cách, do giao hàng chậm...), hay trả lại hàng đã mua cho chủ hàng, kế toán ghi: Nợ TK 331: Trừ vào số tiền hàng phải trả. Nợ TK 111, 112: Số tiền được người bán trả lại. Nợ TK 1388: Số đựơc người bán chấp nhận. Có TK 152, 153 (chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ): Giá hàng mua trả lại hay số giảm giá hàng mua được hưởng theo giá không thuế. Có TK 133 (1331): Thuế GTGT không được khấu trừ tương ứng với số hàng mua trả hay số hàng được giảm giá. Trường hợp thừa so với hoá đơn. Về nguyên tắc, khi phát hiện thừa phải làm văn bản báo cáo các biên liên quan biết để cùng xử lý. Về mặt kế toán có hai cách ghi như sau: Cách 1: Nếu nhập toàn bộ. Nợ TK 152,153 (chi tiết vật liệu, CCDC): Trị giá toàn bộ số hàng (giá không có thuế giá trị gia tăng ). Nợ TK 133(1331): Thuế giá trị gia tăng tính theo hoá đơn . Có TK 331: Trị giá thanh toán theo hoá đơn. Có TK 3381, 1112: Giá trị hàng hoá thừa chưa có thuế giá trị gia tăng. +Căn cứ vào quyết định xử lý ghi: Nếu trả lại hàng cho người bán. Nợ TK 3381: Giá trị hàng hoá thừa đã xử lý. Có TK 152,153 (chi tiết vật liệu, CCDC): Trả lại số thừa. Nếu đồng ý mua tiếp số thừa. Nợ TK 3381: Giá trị hàng hoá thừa ( chưa có thuế GTGT) Nợ TK 133(1331): Thuế giá trị gia tăng của số hàng thừa . Có TK 331,111,112. Nếu không rõ nguyên nhân ghi tăng thu nhập: Nợ TK 3381: Trị giá hàng thừa (giá chưa có thuế GTGT). Có TK 721: Số thừa không rõ nguyên nhân . Cách 2: Nếu nhập kho số hoá đơn: ghi nhận số nhập như tập hợp hàng hoá về hoá đơn cùng về. Số thừa coi như giữ hộ người bán và ghi Nợ TK002 Khi xử lý số thừa ghi Có Tk 002. Đồng thời căn cứ vào cách xử lý cụ thể hạch toán như sau: Nếu đồng ý mua tiếp số thừa. Nợ TK 152,153: Trị giá hàng hoá thừa ( ghi chưa có thuế GTGT). Nợ TK 133(1331): Thuế GTGT của số hàng thừa. Có TK 111,112... Nếu thừa không rõ nguyên nhân, ghi tăng thu nhập. Nợ TK 152,153: Trị giá hàng thừa (giá chưa có thuế GTGT ) Có TK 721: Số thừa không rõ nguyên nhân. Trường hợp hàng thiếu so với hoá đơn. Kế toán chỉ ghi tăng vật liệu, công cụ dụng cụ theo trị giá hàng thực nhận, số thiếu căn cứ vào biên bản kiểm nhận hàng báo cho bên bán biết và ghi sổ như sau : + Khi nhập. Nợ TK 152,153( chi tiết VL, CCDC): Trị giá số thực nhập kho theo giá không thuế GTGT đầu vào. Nợ TK 1381 : Trị giá số thiếu (không thuế GTGT). Nợ TK 133(1331): Thuế GTGT theo hoá đơn. Có TK 331: Trị giá thanh toán theo hóa đơn. + khi xử lý. Nếu người bán giao tiếp số hàng còn thiếu kế toán ghi: Nợ TK152, 153( chi tiết VL, CCDC): Người bán gia tiếp số thiếu. Có TK 1381: Xử lý số thiếu. Nếu người bán không còn hàng. Nợ TK 331: Ghi giảm số tiền phải trả người bán. Có TK 1381: Xử lý số thiếu. Có TK 133(1331): Thuế GTGT của số hàng thiếu. Nếu cá nhân làm mất phải bồi thường. Nợ TK 334, 1388: Cá nhân phải bồi thường. Có TK 133(1331): Thuế GTGT của số hàng thiếu. Có TK 1381: Xử lý số thiếu. Nếu thiếu không xác định được nguyên nhân. Nợ TK 821: Số thiếu không rõ nguyên nhân. Có TK 1381: Xử lý số thiếu. Trường hợp hàng hoá kém phẩm chất, sai quy cách, không đảm bảo như hợp đồng. Số hàng này có thể được giảm giá hoặc trả lại cho người bán. Khi xuất kho giao trả hoặc số đựơc giảm giá kế toán hạch toán như trường hợp hàng mua trả lại hay hàng mua được giảm giá. Trừơng hợp hàng về chưa có hoá đơn. Kế toán lưu phiếp nhập kho, nếu trong tháng hoá đơn về thì ghi sổ bình thường như trường hợp hàng về hoá đơn cùng về. Nếu cuối tháng, hoá đơn vẫn chưa về thì ghi sổ theo giá tạm tính bằng bút toán: Nợ TK 152,153 (công cụ ,VL CCDC). Có TK 331. Sang tháng sau, khi hoá đơn về so sánh giữa giá thực tế với giá tạm tính để điều chỉnh sổ. Có 3 trường hợp xẩy ra + Giá thực tế = Giá tạm tính. +Giá thực tế > Giá tạm tính. +Giá thực tế < Giá tạm tính. Kế toán có thể điều chỉnh bằng một trong 3 cách sau: Cách1: Xoá giá tạm tính bằng bút đỏ, rồi ghi giá thực tế bằng bút toán thường. Cách2: Ghi số chênh lệch giữa giá tạm tính với giá thực tế bằng bút toán đỏ (nếu giá tạm tính > giá thực tế) bằng bút toán thường (nếu giá thực tế > giá tạm tính). Cách 3: Dùng bút toán đảo ngược để xoá bút toán theo giá tạm tính đã ghi, ghi lại giá thực tế bằng bút toán đúng như bình thường. Trường hợp hoá đơn về nhưng hàng chưa về. Kế toán lưu hoá đơn, nếu trong tháng hàng về thì ghi sổ bình thường, còn nếu cuối tháng vẫn chưa về thì ghi: Nợ TK 151: Trị giá hàng mua theo hoá đơn (không có thuế GTGT). Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK liên quan ( 331,111,112,141...). Sang tháng sau, khi hàng về ghi: Nợ TK 152,153 ( chi tiết VL,CCDC): Nếu nhập kho. Nợ TK 621,627,641,642: Xuất dùng ngay. Có TK 151: Hàng đi đường đã về. Trường hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tự chế nhập kho hoặc thuê ngoài gia công chế biến . Nợ TK 152, 153 (chi tiết VL,CCDC) : Giá thành sản xuất thực tế . Có TK 154: Vật liệu thuê ngoài gia công hay tự sản xuất nhập kho. Nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ do Nhà nước cấp hoặc cấp trên cấp hoặc các cá nhân cổ đông góp vốn liên doanh, được biếu tặng. Nợ TK 152,153 (chi tiết VL,CCDC). Có TK 411. Nhận lại vốn góp liên doanh trước đây bằng vật liệu, công cụ, dụng cụ Nợ TK 152,153 (chi tiết VL,CCDC). Có TK 222, 128. Đánh giá tăng vật liệu, công cụ, dụng cụ. Nợ TK 152, 153 (chi tiết VL,CCDC) : Chênh lệch tăng. Có TK 412 : Chênh lệch tăng. Tài sản cố định chuyển thành công cụ dụng cụ. +Tài sản mua vào còn mới chưa sử dụng. Nợ TK 153. Có TK 211. + Tài sản đã sử dụng. Nếu giá trị ít thì phân bổ một lần vào chi phí, nếu giá trị lớn thì phân bổ nhiều lần vào chi phí. Các trường hợp tăng vật liệu, công cụ, dụng cụ khác. Nợ TK 152, 153 (chi tiết VL,CCDC). Có TK 642. Có TK 3381. Có TK 621, 627, 641, 642, 154, 721. Có TK 241. Có TK 336. 1.3.1.1.2. Hạch toán tổng hợp nhập theo phương pháp kê khai thường xuyên trong các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. Tại các đơn vị kinh doanh chưa thực hiện đầy đủ các điều kiện về sổ sách kế toán, về chứng từ hoặc với các doanh nghiệp kinh doanh vàng , bạc thường tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. Việc hạch toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ cơ bản là giống các trường hợp đã nêu trong doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Chỉ khác là kế toán không sử dụng tài khoản 133 để tính thuế GTGT đầu vào mà số thuế này lại tính vào giá thực tế của nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ nhập kho. Vì vậy TK 152 , TK 153 được ghi theo tổng thanh toán. Nợ TK 152, 153 (chi tiết VL, CCDC) : giá thực tế vật liệu mua ngoài. Có TK liên quan (331, 111, 112, 141...). Số giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại. Nợ TK liên quan (331, 111, 112, 1388...). Có TK 152, 153 (chi tiết VL,CCDC). Số chiết khấu thanh toán được hưởng khi mua hàng được ghi tăng thu hoạt động tài chính. Nợ TK liên quan (331, 111, 112, 1388). Có TK 711. 1.3.1.2. Hạch toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ theo phương pháp kê khai thường xuyên. a) Thủ tục và chứng từ. Mọi trường hợp giảm vật liệu, công cụ dụng cụ đều phải lập đầy đủ thủ tục chứng từ để làm cơ sở ghi sổ kế toán các chứng từ giảm vật liệu, công cụ, dụng cụ bao gồm các chứng từ bắt buộc sau: Phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá . Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho. Ngoài ra còn sử dụng một số chứng từ hướng dẫn như: Biên bản kiểm nghiệm ... b) Tài khoản sử dụng. TK 152, TK 153: Đã trình bày kỹ ở phần trước. Ngoài ra còn sử dụng các tài khoản chi phí như: + TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. + TK 627: Chi phí sản xuất chung. Cụ thể: TK 6272: Chi phí nguyên vật liệu. TK 6273: Chi phí công cụ dụng cụ. + TK 641: Chi phí bán hàng (vật liệu bao gói, dây buộc) TK 6412: Chi phí nguyên vật liệu. TK 6413: Chi phí công cụ dụng cụ. + TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp. TK 6422: Chi phí nguyên vật liệu. TK 6423: Chi phí công cụ dụng cụ. + TK 1421: Chi phí trả trước. Tài khoản này dùng để phân bổ công cụ dụng cụ nhiều lần. + TK 811, 821, 241, 632, 222 ... Nếu vật liệu, công cụ, dụng cụ sử dụng cho quá trình sản xuất kinh doanh cuối tháng doanh nghiệp lập bảng phân bổ vật liệu, công cụ, dụng cụ vào tài khoản chi phí phù hợp. Sau khi lập bảng phân bổ xong bảng này là chứng từ để ghi sổ kế toán. Bảng số 10: Bảng phân bổ vật liệu, công cụ, dụng cụ Tháng ......... năm.......... Có Nợ 1521- NVL chính 1522-VL phụ 153-CCDC Giá hạch toán Giá thực tế Giá hạch toán Giá thực tế Giá hạch toán Giá thực tế 1. Chi phí NVL trực tiếp - 621 PX 1 PX 2 2. Chi phí sản xuất chung - 627 PX 1 PX 2 3. Chi phí bán hàng - 641 4. Chi phí quản lý doanh nghiệp - 642 c) Trình tự hạch toán. Vật liệu, công cụ, dụng cụ trong doanh nghiệp giảm chủ yếu do xuất sử dụng cho sản xuất kinh doanh, phần còn lại có thể xuất bán, xuất góp vốn liên doanh... Mọi trường hợp giảm vật liệu, công cụ, dụng cụ đều ghi theo giá thực tế ở bên Có của TK 152, TK 153. Xuất vật liệu cho sản xuất kinh doanh. Căn cứ vào bảng phân bổ vật liệu để hạch toán vào tài khoản chi phí phù hợp. Nợ TK 621 (chi tiết đối tượng): Xuất trực tiếp để chế tạo sản phẩm hay thực hiện các lao vụ, dịch vụ. Nợ TK 627 (6272-chi tiết phân xưởng): Xuất dùng chung cho phân xưởng, bộ phận sản xuất. Nợ TK 641 (6412): Xuất phục vụ cho bán hàng. Nợ TK 642 (6422): Xuất cho nhu cầu quản lý doanh nghiệp. Nợ TK 241: Xuất cho XDCB hoặc sửa chữa lớn TSCĐ. Có TK 152 (chi tiết vật liệu): Giá thực tế vật liệu xuất dùng. Đối với công cụ dụng cụ. Do đặc điểm của công cụ, dụng cụ vừa giống với tài sản cố định, vừa giống với nguyên vật liệu do đó giá trị của công cụ, dụng cụ khi xuất kho ra sử dụng có thể tính vào giá trị sản phẩm một lần hoặc nhiều lần. Vì vậy khi hạch toán xuất công cụ, dụng cụ phải hiểu rõ các phương pháp phân bổ công cụ, dụng cụ. + Phương pháp phân bổ một lần: áp dụng khi số lượng công cụ, dụng cụ xuất ra sử dụng ít, đơn giá thấp, thời gian sử dụng ngắn. Nợ TK 627 (6273). Nợ TK 641 (6413). Nợ TK 642 (6423). Có TK 153 (chi tiết CCDC). + Phương pháp phân bổ hai lần (50%): áp dụng khi công cụ, dụng cụ xuất ra sử dụng tương đối cao, đơn giá tương đối cao, thời gian sử dụng tương đối dài. Xuất kho công cụ, dụng cụ ra sử dụng. Nợ TK 142 (1421): Ghi theo 100% giá trị CCDC xuất dùng. Có TK 153 (chi tiết CCDC). Phân bổ 50% công cụ, dụng cụ vào chi phí. Nợ TK 627 (6273). Nợ TK 641 (6413). Nợ TK 642 (6423). Có TK 142 (1421) : Ghi 50% giá trị CCDC xuất dùng. Khi công cụ, dụng cụ bị hỏng mất ta tính và phân bổ nốt giá trị công cụ, dụng cụ vào chi phí sau khi trừ đi phế liệu thu hồi hoặc số phải bồi thường. Số phân bổ Giá trị CCDC Giátrị phế liệu Số phải bồi = _ _ giá trị CCDC lần 2 2 thu hồi thường Nợ TK 152 (chi tiết phế liệu): Phế liệu thu hồi. Nợ TK 334, 1388: Số bồi thường. Nợ TK 627 (6273), 641(6413), 642 (6423): Phân bổ vào chi phí. Có TK 142 (1421): 50% giá trị CCDC xuất dùng với khối lượng lớn, đơn giá cao, thời gian sử dụng dài. Khi xuất công cụ, dụng cụ ra sử dụng. Nợ TK 142 (1421): Ghi theo 100% giá trị CCDC xuất dùng. Có TK 153 (chi tiết CCDC). Căn cứ vào kế hoạch phân bổ để tính ra giá trị phân bổ một lần: Giá trị một lần Giá trị CCDC = phân bổ Số lần phân bổ Hàng tháng kế toán ghi định khoản sau: Nợ TK 627 (6273). Nợ TK 641 (6413). Nợ TK 642 (6423). Có TK 142 (1421): Giá trị một lần phân bổ. Khi công cụ, dụng cụ bị hỏng số phân bổ lần cuối cùng vào chi phí sau khi trừ đi phế liệu thu hồi và số phải bồi thường nếu có. Nợ TK 152 (chi tiết CCDC): Giá trị phế liệu thu hồi. Nợ TK 334, 1388: Số phải bồi thường. Nợ TK 627 (6273), 641 (6413), 642 (6423): Số lần phân bổ vào chi phí. Có TK 142 (1421): Giá trị còn lại chưa phân bổ. + Công cụ, dụng cụ chuyển thành tài sản cố định. Nếu công cụ, dụng cụ mới mua vào nhập kho, chưa sử dụng chuyển thành tài sản cố định. Nợ TK 211 - chi tiết TSCĐ. Có TK 153 - chi tiết CCDC. Nếu công cụ dụng cụ đã sử dụng. Nợ TK 211: Nguyên giá. Có TK 214: Số đã khấu hao. Có TK 142: Giá trị còn lại chưa phân bổ. Xuất vật liệu, công cụ, dụng cụ góp vốn liên doanh. Căn cứ vào giá gốc (giá thực tế) của vật liệu, công cụ, dụng cụ xuất góp vốn và giá trị vốn góp được liên doanh chấp nhận, phần chênh lệch giữa giá thực tế và giá trị vốn góp sẽ được phản ánh vào TK 412 “ Chênh lệch đánh giá lại tài sản” (nếu giá vốn > trị giá vốn góp thì ghi Nợ, giá vốn < giá trị vốn góp thì ghi Có TK 412 phần chênh lệch). Nợ TK 222: Giá trị vốn góp liên doanh dài hạn. Nợ TK 128: Giá trị vốn góp liên doanh ngắn hạn. Nợ ( hoặc Có) TK 412: Phần chênh lệch. Có TK 152, TK 153 ( chi tiết VL,CCDC): Giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ xuất góp vốn liên doanh. Xuất thuê ngoài gia công, chế biến. Nợ TK 154: Giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ xuất chế biến. Có TK 152, 153 ( chi tiết VL, CCDC): Giá thực tế vật liệu, công cụ, dụng cụ xuất chế biến. Giảm do cho vay tạm thời. Nợ TK 138 (1388): Cho cá nhân, tập thể vay tạm thời. Nợ TK 136 (1368): Cho vay nội bộ tạm thời. Có TK 152, 153 (chi tiết VL,CCDC ): Giá thực tế vật liệu, công cụ, dụng cụ cho vay. Giảm do các nguyên nhân khác (nhượng bán, trả lương, trả thưởng, biếu, tặng, phát hiện thiếu...). Nợ TK 632: Xuất bán , trả lương, thưởng, biếu tặng. Nợ TK 642: Thiếu trong định mức tại kho. Nợ TK 1381: Thiếu không rõ nguyên nhân chờ xử lý. Nợ TK 1388, 334: Thiếu cá nhân phải bồi thường. Nợ TK 412: Phần chênh lêch giảm do đánh giá lại tài sản. Có TK 152, 153 (chi tiết VL, CCDC): Giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ thiếu. Sơ đồ 4: Sơ dồ hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên trong các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. TK 331,111,112... TK 152 (chi tiết VL) TK 621 Tăng do mua ngoài Xuất kho để chế tạo TK 133 sản phẩm Thuế GTGT được khấu trừ TK 627,641,742,214 TK 151 Xuất cho chi phí sản xuất chung Hàng đang đi đường , bán hàng, quản lý,XDCB TK 128,222 TK 441 Nhận cấp phát , tặng thưởng, Xuất góp vốn liên doanh góp vốn liên doanh TK154 TK 642, 1381 Xuất thuê ngoài gia công Thừa phát hiện khi kiểm kê chế biến TK1381,642 TK128,222 Thiếu phát hiện qua kiểm kê Nhận lại vốn góp liên doanh TK 412 TK 154 Đánh giá giảm Nhập kho vật liệu tự chế biến hoặc thuê ngoài chế biến Đánh giá tăng Sơ đồ 5: Hạch toán công cụ, dụng cụ theo phương pháp kê khai thường xuyên trong các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. TK 331,111,112... TK 153 (chi tiếtCCDC) TK627,641,642,241 Tăng do mua ngoài Xuất cho chi phí sản xuất TK 133 chung, bán hàng, quản lý... Thuế GTGT thuộc loại phân bổ 1 lần khấu trừ TK142 TK 151 Giá trị 1 lần Hàng đang đi đường Xuất sử dụng phân bổ Phân bổ 2 lần TK 128,222 TK 441 Nhận cấp phát , tặng thưởng, Xuất góp vốn liên doanh góp vốn liên doanh TK154 TK 642, 1381 Xuất thuê ngoài gia công Thừa phát hiện khi kiểm kê chế biến TK1381,642 TK128,222 Thiếu phát hiện qua kiểm kê Nhận lại vốn góp liên doanh TK 412 TK 154 Đánh giá giảm Nhập kho vật liệu tự chế biến hoặc thuê ngoài chế biến Đánh giá tăng Sơ đồ 6: Sơ đồ hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên trong các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. TK 331,111,112, TK 152 TK 621 141,311 Tăng do mua ngoài Xuất để chế tạo sản phẩm (tổng giá thanh toán) TK 627,641,642 TK 151,411,222,3381,642..... Xuất phục vụ nhu cầu khác ở Vật liệu tăng do các phân xưởng, bán hàng, quản lý nguyên nhân khác TK 222,154,1381, 642 Vật liệu giảm do các nguyên nhân khác Sơ đồ 7: Sơ đồ hạch toán CCDC theo phương pháp kê khai thường xuyên trong các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. TK 331,111,112, TK 153 (chi tiiết CCDC) TK 627,641, 642,214 141,311 Tăng do mua ngoài Xuất để chế tạo sản phẩm (tổng giá thanh toán) thuộc loại phân bổ 1 lần TK 142 (1421) TK 151,411,222,3381,642..... CCDC phân bổ giá trị một lần nhiều lần phân bổ CCDC tăng do các TK222,154,1381,642 nguyên nhân khác Giảm do các nguyên nhân khác 1.3.2. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị hàng tồn kho cuối kỳ trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính ra giá trị vật tư, hàng hoá đã xuất trong kỳ theo công thức: Trị giá vật tư, Tổng trị giá vật tư Chênh lệch trị giá tồn = +(-) hàng hoá xuất dùng hàng hoá nhập Kho cuối kỳ và đầu kỳ Theo phương pháp kiểm kê định kỳ, mọi biến động vật tư, hàng hoá không theo dõi phản ánh trên các tài khoản tồn kho. Giá trị vật tư, hàng hoá mua và nhập kho trong kỳ được theo dõi và phản ánh trên một tài khoản riêng (tài khoản mua hàng). Công tác kiểm kê hàng hoá, vật tư được tiến hành cuối mỗi kỳ kế toán để xác định giá trị vật tư hàng hoá tồn kho thực tế để ghi sổ kế toán các tài khoản tồn kho. Đồng thời căn cứ vào trị giá vật tư, hàng hoá tồn kho để xác định giá trị vật tư, hàng hoá xuất kho trong kỳ làm căn cứ để ghi sổ kế toán của TK 611 “ mua hàng”. Như vậy, khi áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ các tài khoản hàng tồn kho chỉ sử dụng đầu kỳ kế toán (để kết chuyển dư đầu kỳ) và cuối kỳ kế toán( để kết chuyển số dư đầu kỳ). Phương pháp kiểm kê định kỳ thường áp dụng ở các doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, hàng hoá với quy cách mẫu mã rất khác nhau, giá trị thấp và được nhập, xuất thường xuyên. Phương pháp kiểm định kỳ hàng tồn kho có ưu điểm là đơn giản, giảm nhẹ khối lượng công việc hạch toán, nhưng độ chính xác về mặt giá trị của vật tư xuất dùng bị ảnh hưởng của chất lượng công tác quản lý tại kho, quầy, bến bãi. 1.3.2.1. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ theo phương pháp kiểm kê định kỳ trong các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. a) Tài khoản sử dụng. * Tài khoản 611- mua hàng: Dùng để theo dõi tình hình thu mua tăng, giảm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ... theo giá thực tế (giá mua và chi phí thu mua) TK 611 có kết cấu như sau: Bên Nợ: Phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho đầu kỳ và tăng thêm trong kỳ. Bên Có: Phản ánh giá thực tế vật liệu , công cụ dụng cụ xuất bán, thiếu hụt ... trong kỳ và tồn kho cuối kỳ. TK 611 cuối kỳ không có số dư và thường được mở chi tiết từng loại vật tư, hàng hoá. * TK 152 - nguyên liệu, vật liệu: Dùng để phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho, chi tiết theo từng loại. TK 152 có kết cấu như sau: Bên Nợ: Kết chuyển giá thực tế vật liệu tồn kho cuối kỳ. Bên Có: Kết chuyển giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ. Dư Nợ: Giá thực tế vật liệu tồn kho. * TK 153 - công cụ dụng cụ: Sử dụng theo dõi giá thực tế, công cụ dụng cụ, bao bì luân chuyển tồn kho. TK 153 có kết cấu như sau: Bên Nợ: Kết chuyển giá thực tế công cụ dụng cụ tồn kho cuối kỳ. Bên Có: Kết chuyển giá thực tế công cụ dụng cụ tồn kho đầu kỳ. Dư Nợ: Giá thực tế công cụ dụng cụ tồn kho. * TK 151-hàng mua đi đường: Dùng để phản ánh trị giá số hàng mua (đã thuộc sở hữu của đơn vị) nhưng đang đi đường hay gửi tại kho người bán, chi tiết theo từng loại hàng, từng người bán. TK 151 có kết cấu như sau: Bên Nợ: kết chuyển giá thực tế hàng đang đi đường cuối kỳ. Bên Có: Kết chuyển giá thực tế hàng đang đi đường đầu kỳ Dư Nợ: Giá thực tế hàng đang đi đường. Ngoài ra, trong quá trình hạch toán kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác có liên quan như TK133, 331, 111,112,... Các tài khoản này có nội dung và kết cấu giống như phương pháp kê khai thường xuyên. b) Trình tự hạch toán. * Kết chuyển tồn đầu kỳ: Đầu kỳ kết chuyển giá trị hàng tồn kho theo từng loại. Nợ TK 611: Giá thực tế VL, CCDC. Có TK 151: Hàng đi đường. Có TK 152: Nguyên vật liệu tồn kho. Có Tk 153: Công cụ, dụng cụ tồn kho. * Hạch toán vật liệu công cụ, dụng cụ nhập trong kỳ. Trong kỳ kinh doanh, căn cứ vào các hoá đơn mua hàng kế toán ghi: Nợ TK 611: Giá thực tế VL, CCDC thu mua. Nợ TK 133(1331): Thuế GTGT đựơc khấu trừ. Có TK liên quan(111,112,331...): Tổng giá thanh toán. Các nghiệp vụ khác làm tăng vật liệu, công cụ dụng cụ trong kỳ. Nợ TK 611: Giá thực tế VL, CCDC. Có TK 411: Nhận vốn góp liên doanh, nhận vốn cổ phần, vốn cấp phát, tặng thưởng. Có TK 311, 336, 338: Tăng do đi vay. Có TK 128, 222: Nhận lại vốn góp liên doanh ngắn hạn._.khuyến mại bên trong được tiêu thụ kế toán hạch toán chi phí khuyến mại vào chi phí bán hàng như sau: Nợ TK 641 Có TK 1421 Bảng số 40: Bảng phân bổ số 2 Tháng 01/2001 Đơn vị: đồng PX Có Nợ Cộng TK 15211 TK 15212 TK 1522 TK 15228 TK 15311 TK 1523 .... Cộng 2.640.266.420 8.448.530.484 11.457.108.554 19.601.605 15.100.867 89.240.036 1421 203.097.190 5.800.429 A 6211 2.640.266.420 172.435.176 565.275.890 B 6211 5.252.770.026 C 6211 8.276.095.308 5.017.291.941 D 6211 257.166.059 621 11.092.503.916 A 6272 3.284.831 102.051 B 6272 14.267.482 12.393.429 1.302.883 C 6272 1.797.084 D 6272 309.685. 23.252 E 6272 1.825.735 6.864.621 86.710.336 F 6272 132.459.649 114.000 6272 135.944.466 19.383.353 88.127.219 A 6273 1.650.547 B 6273 2.251.763 E 6273 473.064 F 6273 13.740 6273 4.389.114 627 153.944.466 19.383.353 4.389.114 88.127.219 64121 304.052. 64123 758.374 64181 2.065.591 1.077.040 614 2.369.643 1.077.040 758.374 64221 2.967.906 64222 218.252 49.617 64223 354.443 64231 2.243.433 3.784.667 642 5.211.339 218.252 3.834.284 354.443 * Kế toán giá thành dựa vào bảng phân bổ nguyên liệu chính, vật liệu phụ, công cụ dụng cụ lập bảng kê số 4 (Bảng số 36, 37). Bảng kê số 4 được mở thành hai bảng tương ứng với hai tài khoản chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí sản xuất chung. Đồng thời dựa vào bảng phân bổ chi phi kế toán giá thành lập bản kê số 5 (bảng số 38) để tập hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Các bảng kê này được lập để theo dõi từng loại chi phí riêng biệt và giúp cho việc vào nhật ký chứng từ số 7 được đơn giản hơn so với việc dùng bảng phân bổ. Bảng số 41: Bảng kê số 4 (TK 621) Tháng 01/2001 Đơn vị: đồng PX Có Nợ TK 15211 TK 15212 TK 1522 Tổng Cộng A 6211 2.640.266.420 172.435.176 565.275.890 3.377.977.486 B 6211 5.252.770.026 5.252.770.026 C 6211 8.276.095.308 5.017.291.941 13.293.387.249 D 6211 257.166.059 257.166.059 A 6213 621 2.640.266.420 8.448.530.484 11.092.503.916 22.181.300.820 Bảng số 42: Bảng kê số 4 (TK 627) Tháng 01/2001 Đơn vị: đồng PX Có Nợ TK 1522 TK 15228 TK 15311 TK 1523 ..... Tổng A 6272 3.284.831 102.051 B 6272 14.267.482 12.393.429 1.302.883 C 6272 1.797.084 D 6272 309.685 23.252 E 6272 1.825.735 6.864.621 86.710.336 F 6272 132.459.649 114.000 # 6272 153.944.466 19.383.353 88.127.219 A 6273 1.650.547 B 6273 2.251.763 C 6273 D 6273 E 6273 473.064 F 6273 13.740 # 6273 4.389.114 # 627 153.944.466 19.383.353 4.389.114 88.127.219 Bảng số 43: Bảng kê số 5 (TK 641, TK 642) Tháng 01/2001. Đơn vị: đồng PX Có Nợ TK 1522 TK 15288 TK 15311 TK 1523 ....... Cộng 6411 ............. 6412 304.052 758.374 ............. 64121 304.052 ............. 64122 ............. 64123 758.374 ............. 6413 ............. 6418 2.065.591 1.077.040 ............. 64181 2.065.591 1.077.040 ............. 64182 ............. 64183 ............. 641 2.369.643 1.077.040 758.374 ............. 6421 ............. 6422 2.967.906 218.252 49.617 354.443 ............. 64221 2.967.906 ............. 64222 218.252 49.617 ............. 64223 354.443 ............. 6423 2.243.433 3.784.667 ............. 64231 2.243.433 3.784.667 ............. 64232 ............. 642 5.211.339 218.252 3.834.284 354.443 ............. *Cuối tháng, kế toán giá thành dựa vào bảng phân bổ số 2, các bảng kê số 4, số 5 để ghi vào nhật ký chứng từ số 7. Nhật ký chứng từ được lập vào cuối mỗi tháng để phản ánh tổng chi phí phát sinh tại Nhà máy. Nhật ký chứng từ số 7 được trình bày như bảng số dưới đây. *Công việc cuối cùng của kế toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là việc ghi các sổ cái TK 152. TK 153 vào cuối tháng. Nhà máy sử dụng sổ cái theo mẫu của hình thức nhật ký chứng từ. Sổ cái được mở cho cả năm, mỗi tờ sổ được mở cho từng TK nguyên vật liệu như TK 15211, TK 1522, TK 15311... Cở sở để ghi sổ cái là các nhật ký chứng từ liên quan theo định khoản Nợ TK 152, Có các TK khác. Mẫu sổ cái được trình bày như bảng số 46, 47, 48 sau đây: Bảng số 44: Nhật ký chứng từ số 7 Tháng 01/2001. Đơn vị: đồng PX Có Nợ TK 15211 TK 15212 TK 1522 TK 15228 TK 15311 1421 203.079.190 5.800.429 A 621 2.640.266.420 172.435.176 565.275.890 B 621 5.252.770.026 C 621 8.276.095.308 5.017.291.941 D 621 257.166.059 G 621 # 621 2.640.266.420 8.448.530.484 11.092.503.916 A 627 3.284.831 120.051 1.650.547 B 627 14.267.482 12.393.429 2.251.763 C 627 1.797.084 D 627 309.685 23.252 E 627 1.825.735 6.864.621 473.064 F 627 132.459.649 19.383.353 13.740 # 627 153.944.466 4.389.114 641 2.369.643 1.077.040 642 5.211.339 218.252 3.834.284 Cộng 2.640.266.420 8.448.530.484 11.457.108.554 19.601.605 15.100.867 Bảng số 46: Sổ cái tài khoản 15311 Năm 2001. Số dư đầu năm Nợ Có 417.672.963 Đơn vị: đồng Ghi Có TK, đối ứng Nợ các TK khác Tháng 1 Tháng 2 ................. Tháng 12 TK 111 2.464.000 TK 112 8.611.923 TK 331 19.394.750 Cộng số phát sinh Nợ 30.470.673 Tổng số phát sinh Có Số dư cuối Nợ tháng Có 15.100.867 433.042.769 Bảng số 47: Sổ cái tài khoản 15211 Năm 2001. Số dư đầu năm Nợ Có 28.073.777.046 Đơn vị: đồng Ghi Có TK, đối ứng Nợ các TK khác Tháng 1 Tháng 2 ................. Tháng 12 TK 111 641.678.269 TK 112 2.431.526.740 TK 141 472.310.936 Cộng số phát sinh Nợ 3.545.515.945 Tổng số phát sinh Có 2.640.266.420 Số dư cuối Nợ tháng Có 28.979.026.571 Bảng số 48: Sổ cái tài khoản 15211 Năm 2001. Số dư đầu năm Nợ Có 28.073.777.046 Đơn vị: đồng Ghi Có TK, đối ứng Nợ các TK khác Tháng 1 Tháng 2 ................. Tháng 12 TK 111 9.766.200 TK 112 2.150.000.000 TK 141 281.299.981 TK 331 10.640.968.643 Cộng số phát sinh Nợ 13.082.034.824 Tổng số phát sinh Có 11.457.108.554 Số dư cuối tháng Nợ Có 24.352.646.383 2.5.5. Công tác kiểm kê nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ. Định kỳ một năm một lần Nhà máy thuốc lá Thăng Long tổ chức kiểm kê nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ để phát hiện và xử lý chênh lệch giữa số tồn kho thực tế và số tồn trên sổ sách. Khi có chênh lệch, phòng kế hoạch vật tư và phòng kế toán lập biên bản kiểm kê, dùng biên bản kiểm kê làm chứng từ để hạch toán kết quả kiểm kê. Kết quả kiểm kê được xử lý như sau: Trường hợp kiểm kê thấy thiếu so với sổ sách: + Nếu thiếu trong định mức, kế toán lập phiếu xuất kho và coi giá trị nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ xuất kho này tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Nợ TK 642: Trị giá NVL, CCDC thiếu hụt trong định mức. Có TK 152, 153: Trị giá NVL, CCDC thiếu hụt trong định mức. + Nếu thiếu hụt ngoài định mức, kế toán cũng tiến hành xử lý như trên cho phần thiếu hụt trong định mức. Đối với phần thiếu hụt ngoài định mức, kế toán cũng lập phiếu xuất kho và theo dõi riêng phần thiếu hụt này. Kế toán ghi: Nợ TK 138 (1388): Số thiếu hụt ngoài định mức. Có TK 152, 153: Số thiếu hụt ngoài định mức. Trường hợp kiểm kê thấy thừa so với sổ sách kế toán, kế toán theo dõi riêng trên TK 002, coi như đây là vật tư giữ hộ xử lý. Theo như cách kiểm kê trên của Nhà máy ta thấy cơ bản là theo đúng theo như quy định kế toán hiện hành. Kiểm kê và đánh giá lại nguyên vật liệu giúp cho Nhà máy đánh giá được chính xác giá trị vật tư thực có của mình, đối chiếu với số liệu trên sổ kế toán để tìm ra phần chênh lệch và có biện pháp xử lý thích hợp. Thông thường kết kê của nhà máy bao giờ cũng có chênh lệch so với con số ghi trên sổ kế toán bởi vì số liệu ghi trên sổ kế toán là số liệu của vật tư ghi tại thời điểm trước lúc kiểm kê rất lâu, mà vật tư dung trong sản xuất thuốc lá như lá thuốc lá, giấy cuốn... lại bị ảnh hưởng lớn bởi điều kiện khí hậu, thời tiết. Dựa vào kết quả kiểm kê nhà máy có kế hoạch thu mua, bảo quản phù hợp do đó đã giảm được mất mát hao hụt trong các năm tiếp theo. Đó cũng là để hướng tới mục tiêu giảm chi phí, nâng cao chất lượng sản phẩm của Nhà máy. Phần III Phương hướng hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại nhà máy thuốc lá thăng long 3.1. Nhận xét. Hoạt động sản xuất kinh doanh ở các doanh nghiệp nói chung và tại nhà máy thuốc lá Thăng Long nói riêng đều hướng tới mục đích cuối cùng là lợi nhuận. Mỗi doanh nghiệp đều có những phương án và những biện pháp khác nhau để nhằm đạt được mục đích đó. Song một trong những biện pháp cơ bản nhất được nhiều doanh nghiệp quan tâm là không ngừng tiết kiệm chi phí hạ giá thành sản phẩm. Là một công cụ quản lý kinh tế, kế toán góp phần quan trọng trong việc tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm. Tại nhà máy thuốc lá Thăng Long, chi phí nguyên vật kiệu, công cụ dụng cụ là yếu tố chiếm tỷ trọng rất lớn (hơn 60%) trong giá thành sản phẩm. Việc tăng cường quản lý cũng như hoàn thiện công tác kế toán (cụ thể như kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ) là một trong những vấn đề quan trọng góp phần tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, đã và đang được nhà máy chú ý quan tâm. Qua thời gian ngắn thực tập tại nhà máy, học hỏi và vận dụng lý luận vào thực tiễn công tác kế toán nhập nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ em rút ra được những vấn đề sau đây. 3.1.1. Ưu điểm. Nhà máy thuốc lá Thăng Long là một Nhà máy lớn hoạt động kinh doanh có thể nói là rất thành công. Sản phẩm của Nhà máy đứng vững trên, phù hợp thị hiếu của người tiêu dùng trong xã hội, với uy tín cao về chất lượng và giá cả của sản phẩm. Sản phẩm của Nhà máy đã cạnh tranh thành công với các sản phẩm trong cũng như ngoài nước. Đạt được những thành tích đó là nhờ có sự cố gắng nỗ lực của Nhà máy trong việc không ngừng tăng cường công tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh, đặc biệt là quản lý yếu tố đầu vào (một yếu tố quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh) ở các khâu thu mua, sử dụng, dự trữ...cũng như việc tổ chức công tác kế toán nhập nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. * Công tác quản lý, dự trữ, sử dụng nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ. - Quản lý thu mua: nhìn chung Nhà máy đã xây dựng và thực hiện tốt kế hoạch thu mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Với khối lượng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ sử dụng lớn, nhiều chủng loại nhưng Nhà máy vẫn cung cấp đáp ứng đầy đủ kịp thời cho nhu cầu sản xuất, không làm gián đoạn quy trình sản xuất cũng cho thấy tinh thần trách nhiệm và sự nỗ lực của toàn Nhà máy. Phòng nguyên liệu, phòng kế hoạch vật tư thực hiện nhiệm vụ thu mua, nhập kho nguyên vật liệu đã có rất nhiều cố gắng trong việc tìm nguồn thu mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đảm bảo cung ứng kịp thời, đầy đủ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cho quá trình sản xuất thuốc lá được tiến hành liên tục, không bị gián đoạn và cũng không để tồn kho quá mức gây ứ đọng vốn lưu động - Quản lý sử dụng: Nhà máy có 6 phân xưởng sản xuất với những nhiệm vụ sản xuất khác nhau. Mỗi phân xưởng đều có các cán bộ thống kê phân xưởng thực hiện nhập xuất, sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại các phân xưởng. Công việc đó được các cán bộ thủ kho thực hiện khá tốt, cung cấp đầy đủ kịp thời và chính xác số liệu cho kế toán nguyên vật liệu, kế toán giá thành. Hàng năm, phòng kế hoạch vật tư cùng ban giám đốc luôn lập các kế hoạch sản xuất cụ thể, lập kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cụ thể nhằm đảm bảo thực hiện sản xuất kinh doanh tiết kiệm, hiệu quả. - Quản lý dự trữ bảo quản: Đặc điểm riêng của thuốc lá là dễ bị ẩm, mốc... chịu ảnh hưởng rất lớn vào thời tiết khí hậu và những vật liệu khác cũng vậy, có những đặc điểm đòi hỏi sự quản lý rất riêng. Vì vậy, Nhà máy đã tổ chức hệ thống kho một cách khá khoa học, hợp lý, phù hợp với cách phân loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, phù hợp với việc phân công công tác kế nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của Nhà máy. * Công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ. - Hiện nay, Nhà máy đang vận dụng hình thức kế toán Nhật ký-chứng từ - một hình thức kế toán được xây dựng trên nguyên tắc kết hợp chặt chẽ giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết - khá phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất, quy mô sản xuất của Nhà máy. Điều này đã tạo điều kiện thúc đẩy các phần hành kinh tế được tiến hành hiệu quả, đảm bảo số liệu chính xác, kịp thời, đầy đủ phục vụ cho yêu cầu quản lý, đồng thời cũng tạo điều kiện thuận lợi cho công việc ở các khâu. - Việc hạch toán hàng tồn kho được Nhà máy thực hiện theo phương pháp kê khai thường xuyên đảm bảo có độ chính xác cao, cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời tại bất kỳ thời điểm nào. - Kế toán chi tiết nguyên vật liêu, công cụ dụng cụ tại Nhà máy áp dụng theo phương pháp sổ số dư rất phù hợp với đặc diểm của Nhà máy.Vì Nhà máy thuốc lá Thăng Long là một Nhà máy lớn với số lượng nhập xuất nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ diễn ra thường xuyên với khối lượng lớn, nhiều chủng loại. - Đặc biệt, cùng với sự phát triển áp dụng tiến bộ khoa học công nghiệp vào quản lý, Nhà máy đã trang bị hệ thống máy vi tính khá đầy đủ để phục vụ cho công tác kế toán đưa máy vi tính vào như một công cụ quản lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ một cách khá hữu hiệu, giảm khối lượng công tác ghi chép của kế toán, đáp ứng kịp thời việc cung cấp số liệu bất cứ lúc có nhu cầu thông tin về nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. - Hơn nữa, Nhà máy có một đội ngũ kế toán có trình độ tương đối khá, các kế toán viên đã sử dụng máy vi tính trong từng phần hành kế toán của mình có sự trợ giúp của các kỹ sư máy tính của phòng. Đây thực sự là một ưu điểm của Nhà máy trong công tác hạch toán và quản ký nguyên vật lệu và công cụ dụng cụ. Có thể kết luận rằng công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Nhà máy thuốc lá Thăng Long được thực hiện khá tốt, đảm bảo tuân thủ chế độ kế toán hiện hành, phù hợp với điều kiện cụ thể của Nhà máy, đảm bảo theo dõi chặt chẽ tình hình nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, tính toán phân bổ chính xác cho từng phân xưởng... Ngoài ra việc áp dụng máy vi tính vào giúp cho công việc kế toán được tiến hành nhanh hiệu quả hơn, độ chính xác đảm bảo hơn. 3.1.2. Nhược điểm. Bên cạnh những ưu điểm nổi bật của Nhà máy vẫn còn tồn tại một số thiếu sót trong công tác quản lý và công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ. Dưới đây là một số thiếu sót của Nhà máy: *Về tổ chức công tác quản lý nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ. - Để quản lý đúng, đủ, chính xác nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ ngoài sự trang bị về kho tàng, phương tiện bảo vệ cần phải có sự theo dõi chặt chẽ và khoa học của thủ kho.Thủ kho là người thường xuyên quản lý trực tiếp nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ. Để quản lý một khối lượng lớn vật liệu, đa dạng về chủng loại đòi hỏi thủ kho phải có biện pháp quản lý khoa học, hiệu quả. Nếu thủ kho chỉ làm thủ công việc ghi chép bằng tay thì khó tránh khỏi sai sót, nhầm lẫn, do vậy cần vận dụng các kỹ thuật tiên tiến để thực hiện có hiệu quả công tác quản lý. Nhưng thực tế tại Nhà máy, thủ kho vẫn theo dõi và ghi sổ hoàn toàn theo cách thủ công. Do đó thủ kho (Đặc biệt là thủ kho nguyên liệu chính) có nhiều sổ sách cồng kềnh, chưa khoa học, chưa tiết kiệm sức lao động và chưa đạt được năng suất cao. * Về tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ. a) Công tác hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ. - Nhà máy lựa chọn phương pháp sổ số dư trong hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ là rất đúng đắn vì phương pháp sổ số dư thích hợp với những doanh nghiệp có nhiều danh điểm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ như tại Nhà máy. Tuy nhiên, nhà máy đã cải biến phương pháp này cho phù hợp với việc dùng máy tính vì vậy đã không thực hiện đúng như phương pháp sổ số dư: không có sổ số dư, ...Theo cách hạch toán của Nhà máy có sự trùng lắp giữa kho và phòng kế toán vì cùng theo dõi số lượng nguyên vật liệu nhập, xuất trong tháng mà làm theo phương pháp sổ số dư thì kế toán chỉ theo dõi về mặt số lượng. Cách hạch toán của Nhà máy giống với phương pháp thẻ song song hơn. - Điều kiện để thực hiện hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp sổ số dư là phải có sổ danh điểm vật liệu khoa học, hợp lý và phải sử dụng giá hạch toán trong hạch toán chi tiết. Tuy nhiên Nhà máy hiện đang áp dụng giá bình quân cả kỳ dự trữ vì vậy không thể hạch toán theo phương pháp sổ số dư được. b) Tổ chức công tác kế toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ. - Hiện nay, Nhà máy không sử dụng TK 151 “Hàng đang đi đường” và nhật ký chứng từ số 6 nên khi hàng mua đang đi đường (Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ đã mua, có hoá đơn chứng từ đầy đủ chưa về nhập kho không được phản ánh trên sổ kế toán. Đây là một thiếu sót của Nhà máy bởi vì theo nguyên tắc kế toán là tất cả những gì thuộc tài sản của doanh nghiệp đều phải phản ánh trên sổ kế toán. - Do Nhà máy không sử dụng giá hạch toán nên bảng kê số 3 không có ý nghĩa thực sự là để tính giá thực tế nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ xuất kho trong kỳ mà chỉ có ý nghĩa tổng hợp các chỉ tiêu nhập, xuất, tồn như bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ. - Khi bán thành phẩm Nhà máy có sử dụng các hình thức khuyến mại như: khuyến mại áo phông, bật lửa... Hàng khuyến mại được hạch toán vào tài khoản nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là chưa phù hợp. Bởi vì hàng khuyến mại không qua quá trình sản xuất vì thế không nên hạch toán qua TK 152, 153. 3.2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Nhà máy thuốc lá Thăng Long. Dựa trên một số thiếu sót trên của Nhà máy em xin mạnh dạn đưa ra những kiến nghị sau. ý kiến 1: Xây dựng giá hạch toán và sử dụng hai loại giá là giá hạch toán và giá thực tế. Trong Nhà máy thuốc lá Thăng Long tình hình nhập-xuất nguyên vật liệu, công cụ dụng diễn ra hàng ngày, liên tục gồm rất nhiều loại, thứ có quy cách, kích cỡ, chất lượng khác nhau, được thu mua từ nhiều nguồn khác nhau, giá mua khác nhau, chi phí thu mua khác nhau cũng như việc xuất sử dụng cho nhiều đối tượng khác nhau với các mục đích khác nhau. Vì vậy việc sử dụng giá hạch toán tại Nhà máy thuốc lá Thăng Long là rất phù hợp và cần thiết. Việc sử dụng giá hạch toán sẽ giảm bớt khối lượng ghi chép, công việc kế toán hàng ngày... và đặc biệt, đó là điều kiện quan trong để thực hiện kế toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp sổ số dư, tránh được việc ghi chép trùng lặp, tách biệt giữa kho và phòng kế toán ở Nhà máy hiện nay. Giá hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, Nhà máy có thể lấy giá mua (giá ghi trên hoá đơn) cộng với chi phí thu mua, vận chuyển kế hoạch hoặc có thẻ lấy giá kế hoạch do Nhà máy xây dựng. Với mỗi nhóm nguyên vật liệu cùng đặc tính, chủng loại có một giá hạch toán phù hợp. Giá hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ phải được quy định thống nhất trong phạm vi Nhà máy và được sử dụng ổn định trong một niên độ kế toán (từ 01/01 đến 31/12). Giá hạch toán chỉ sử dụng trong kế toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Vì vậy để ghi sổ kế toán tổng hợp, kế toán cần phải tổng hợp được giá thực tế của nguyên vật liệu còn tồn kho đầu tháng và nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nhập trong tháng. Cuối tháng kế toán chuyển giá hạch toán của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho và tồn kho cuối tháng thành giá thực tế để đảm bảo phương án chính xác, trung thực giá trị nguyên vật liệu nhập, xuất, tồn phục vụ đúng nguyên tắc cho kế toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và kế toán tập hợp chi phí sản xuất, phục vụ cho công tác quản lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Việc tính chuyển giá hạch toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ thành giá thực tế được tiến hành thực hiện trên bảng kê số 3. ý kiến 2: Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ theo phương pháp sổ số dư. Thực hiện kế toán chi tiết theo phương pháp sổ số dư rất phù hợp với điều kiện, đặc điểm, tình hình nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của Nhà máy thuốc lá Thăng Long. Phương pháp sổ số dư có ưu điểm nổi bật đó là thích hợp trong những doanh nghiệp có nhiều danh điểm vật liệu, công cụ, dụng cụ và tránh được việc ghi trùng lắp giữa kho và phòng kế toán. Nhà máy nên nghiên cứu để cải tiến phương pháp này cho phù hợp với việc áp dụng kế toán máy dựa trên cơ sở lý thuyết của phương pháp sổ số dư như sau: * ở kho: Giống các phương pháp trên. Định kỳ, sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải tập hợp toàn bộ chứng từ nhập kho, xuất kho phát sinh theo từng vật tư quy định. Sau đó, lập phiếu giao nhận chứng từ và nộp cho kế toán kèm theo các chứng từ nhập, xuất vật tư. Ngoài ra, thủ kho còn phải ghi số lượng vật tư tồn kho cuối tháng theo từng danh điểm vật tư vào sổ số dư. Sổ số dư được kế toán mở cho từng kho và dùng cho cả năm, trước ngày cuối tháng, kế toán giao cho thủ kho để ghi vào sổ. Ghi xong thủ kho phải gửi về phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền. Phiếu giao nhận chứng từ nhập (xuất) Từ ngày ....đến ngày....tháng....năm Nhóm vật liệu Số lượng chứng từ Số hiệu của chứng từ Số tiền Ngày...tháng...năm... Người nhận Người giao * ở phòng kế toán: Định kỳ, nhân viên kế toán phải xuống kho để hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ, kế toán kiểm tra và tính giá theo từng chứng từ (giá hạch toán), tổng cộng số tiền ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng. Đồng thời, ghi số tiền vừa tính được của từng nhóm vật tư (nhập riêng, xuất riêng) vào bảng luỹ kế nhập , xuất tồn kho vật tư. Bảng này được mở cho từng kho, mỗi kho một tờ, được ghi trên cơ sở các phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất vật tư. Tiếp đó, cộng số tiền nhập, xuất trong tháng và dựa vào số dư đầu tháng để tính ra số dư cuối tháng của từng nhóm vật tư. Số dư này được dùng để đối chiếu với cột số tiền trên sổ số dư. Sổ số dư Năm...... Kho....... Danh điểm vật tư Tên vật tư Đơn vị tính Đơn giá hạch toán Định mức dự trữ Số dư đầu năm Số dư cuối tháng 1 ........ Số lượng Số tiền Số lượng Số tiền Số lượng Số tiền Cộng Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn vật tư Tháng ...năm Nhóm vật tư Tồn kho đầu tháng Nhập Xuất Tồn cuối tháng Từ ngày ... đến ngày Từ ngày ... đến ngày Cộng Từ ngày ... đến ngày Từ ngày ... đến ngày Cộng Cộng Sơ đồ 3: Sơ đồ hạch toán chi tiết vật tư theo phương pháp sổ số dư.Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Thẻ kho Phiếu giao nhận chứng từ xuất Phiếu giao nhận chứng từ nhập Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn Sổ số dư Kế toán tổng hợp . Ghi hàng ngày. Quan hệ đối chiếu. Ghi cuối tháng. ý kiến 3: Bảng kê số 3. Trong hình thức kế toán Nhật ký chứng từ, tổng hợp giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ sử dụng bảng kê số 3 là không hợp lý. Bảng kê số 3 chỉ thích hợp đối với các doanh nghiệp áp dụng giá hạch toán trong hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Vì vậy nhà máy không nhất thiết phải lập bảng này. ý kiến 4: Lập sổ kế toán theo dõi hàng đang đi đường. Như đã biết, nhà máy thu mua rất nhiều lọai nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở hầu hết các nơi. Nên trường hợp hoá đơn về nhưng hàng chưa về Nhà máy không ghi chép phản ánh tình hình hàng đang đi đường... mà khi nhận được hoá đơn, hàng chưa về thì Nhà máy lưu hoá đơn lại và chờ đến khi hàng về mới tiến hành ghi sổ. Việc làm là việc là tắt, bỏ qua một công đoạn ghi sổ có thể thực hiện được khi nhà máy và người bán thông tin liên lạc và thoả thuận được với nhau, nhưng không phải thường xuyên được như vậy. Kế toán thực hiện như vậy là chưa đúng nguyên tắc tức là chưa phản ánh trung thực, chính xác, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Nhà máy nên sử dụng Tk 151 và nhập ký chứng từ số 6 như sau: * Nhật ký chứng từ số 6: dùng để phản ánh số phát sinh bên Có TK 151 “ hàng mua đang đi đường” nhằm theo dõi tình hình mua vật tư hàng hoá còn đang đi đường. Cơ sổ để ghi nhật ký chứng từ số 6 là hoá đơn của người bán và phiếu nhập kho. Nguyên tắc ghi nhật ký chứng từ số 6 là ghi theo từng hoá đơn, phiếu nhập kho vật tư hàng hoá. Toàn bộ hoá đơn mua vật tư, hàng hoá đã mua, đã thanh toán tiền hoặc đã chấp nhận thanh toán nhưng đến cuối tháng hàng vẫn chưa về thì căn cứ vào các hoá đơn này ghi cột “ số dư đầu tháng” của nhật ký chứng từ số 6 tháng sau (mỗi hoá đơn ghi một dòng), sang tháng sau khi hàng về căn cứ vào phiếu nhập kho ghi số hàng đã nhập vào cột phù hợp phần “ ghi có TK 151, Nợ TK...”. Cuối tháng hoặc cuối quý khoá sổ NKCT số 6, xác định tổng số phát sinh Có TK 151 đối ứng Nợ của các TK liên quan và luỹ số tổng cộng để ghi vào sổ cái (có TK 151, Nợ các TK) Bảng số 55: Nhật ký chứng từ số 6 Ghi Có TK 151 “hàng đang đi đường” STT Diễn giải Số dư ĐT Hoá Đơn Phiếu nhập kho Ghi Có TK 151, Nợ các TK Số dư CT Số Ngày Số Ngày ý kiến 5: Hàng khuyến mại theo em không nên hạch toán vào TK 152 vì đây thực chất không phải là một loại nguyên vật liệu vì nó không được sử dụng vào quá trình sản xuất mà nó mang tính chất của một loại hàng hoá của Nhà máy mua về nhiều hơn. Vì vậy nên hạch toán hàng khuyến mại vào TK 156 theo trình tự sau: - Khi mua hàng dùng để khuyến mại về nhập kho kế toán ghi: Nợ TK 156: Giá trị của hàng dùng để khuyến mại. Có TK 111, 112, 331: Giá mua (Bao gồm cả thuế GTGT) và chi phí thu mua. - Khi xuất hàng để đóng thùng thuốc lá, nhập vào kho chờ bán kế toán ghi: + Phản ánh vào doanh thu bán hàng nội bộ. Nợ TK 1421. Có TK 512. + Kết chuyển giá vốn. Nợ TK 632. Có TK 156. - Khi bán hàng, kế toán ghi: Nợ TK 641. Có TK 1421. Kết luận Cơ chế thị trường hiện nay tạo ra nhiều điều kiện đối với các lĩnh vực, các thành phần kinh tế tham gia kinh doanh. Nghiên cứu để tìm ra một hướng đi đúng và thích hợp là một vấn đề phức tạp. Kế toán là một công cụ quan trọng mang tính toàn diện, giúp các doanh nghiệp nắm bắt được những gì mình có, biết được những gì mình phải làm và những gì sẽ đạt được. Trong các doanh nghiệp sản xuất, sử dụng và bảo quản nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ có hiệu quả, an toàn và tránh mất mát luôn là một yêu cầu cần thiết. Để đáp ứng được yêu cầu đó, kế toán cần phải phát huy tác dụng là một dụng cụ sắc bén có hiệu lực phục vụ yêu cầu quản lý trong doanh nghiệp. Qua đề tài này em rút ra được một số vấn đề lý luận và thực tiễn của công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ trong các doanh nghiệp sản xuất. Về mặt lý luận, cho thấy được tầm quan trọng cũng như ý nghĩa của nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ và sự cần thiềt phải quản lý nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ trong các doanh nghiệp sản xuất trong điều kiện nền kinh tế nước ta hiện nay. Về mặt thực tiễn, chứng minh rằng hạch toán nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ là công cụ đắc lực giúp lãnh đạo Nhà máy nắm bắt tình hình và chỉ đạo sản xuất kinh doanh đồng thời qua tình hình thực tế của nhà máy cũng cho thấy những ưu điểm cũng như những nhược điểm và những hạn chế trong công tác kế toán nguyên vật liệu tại Nhà máy thuốc lá Thăng Long. Từ đó tìm ra nguyên nhân và có một số phương hướng để hoàn thiện hơn công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ của Nhà máy. Sau ba tháng thực tập tại Nhà máy thuốc lá Thăng Long, đă giúp em rất nhiều trong việc củng cố lại kiến thức lý thuyết, việc vận dụng lý thuyết vào thực tiễn và em đã hoàn thành đề tài “Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ tại Nhà máy thuốc lá Thăng Long”. Do trình độ và thời gian có hạn, đề tài không thể tránh khỏi những thiếu sót, em mong nhận được sự góp ý để đề tài được hoàn thiện hơn. Kết luận Cơ chế thị trường hiện nay tạo ra nhiều điều kiện đối với các lĩnh vực, các thành phần kinh tế tham gia kinh doanh. Nghiên cứu để tìm ra một hướng đi đúng và thích hợp là một vấn đề phức tạp. Kế toán là một công cụ quan trọng mang tính toàn diện, giúp các doanh nghiệp nắm bắt được những gì mình có, biết được những gì mình phải làm và những gì sẽ đạt được. Trong các doanh nghiệp sản xuất, sử dụng và bảo quản nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ có hiệu quả, an toàn và tránh mất mát luôn là một yêu cầu cần thiết. Để đáp ứng được yêu cầu đó, kế toán cần phải phát huy tác dụng là một dụng cụ sắc bén có hiệu lực phục vụ yêu cầu quản lý trong doanh nghiệp. Qua đề tài này em rút ra được một số vấn đề lý luận và thực tiễn của công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ trong các doanh nghiệp sản xuất. Về mặt lý luận, cho thấy được tầm quan trọng cũng như ý nghĩa của nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ và sự cần thiềt phải quản lý nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ trong các doanh nghiệp sản xuất trong điều kiện nền kinh tế nước ta hiện nay. Về mặt thực tiễn, chứng minh rằng hạch toán nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ là công cụ đắc lực giúp lãnh đạo Nhà máy nắm bắt tình hình và chỉ đạo sản xuất kinh doanh đồng thời qua tình hình thực tế của nhà máy cũng cho thấy những ưu điểm cũng như những nhược điểm và những hạn chế trong công tác kế toán nguyên vật liệu tại Nhà máy thuốc lá Thăng Long. Từ đó tìm ra nguyên nhân và có một số phương hướng để hoàn thiện hơn công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ của Nhà máy. Sau ba tháng thực tập tại Nhà máy thuốc lá Thăng Long, đă giúp em rất nhiều trong việc củng cố lại kiến thức lý thuyết, việc vận dụng lý thuyết vào thực tiễn và em đã hoàn thành đề tài “Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ tại Nhà máy thuốc lá Thăng Long”. Do trình độ và thời gian có hạn, đề tài không thể tránh khỏi những thiếu sót, em mong nhận được sự góp ý để đề tài được hoàn thiện hơn. Tài liệu tham khảo 1. GS.TS. Nguyễn Quang Quynh Lý thuyết kiểm toán - NXB Tài chính - Năm 1998. 2. TS. Nguyễn Thị Đông Lý thuyết hạch toán kế toán - NXB Tài chính - Năm 1997. Tổ chức hạch toán kế toán - NXB Giáo dục - Năm 1997. 3. TS. Đặng Thị Loan Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp - NXB Tài chính - Năm 1998. 4. PGS.TS. Ngô Thế Chi, TS. Vũ Công Ty Thuế và kế toán - NXB Tài chính - Năm 1998. 5. TS. Nguyễn Văn Công Lý thuyết và thực hành kế toán tài chính -VAT - NXB Tài chính - Năm 2000. 6. Một số tài liệu liệu khác: Hệ thống kế toán doanh nghiệp - NXB Tài chính - Năm 1995 và bản sửa đổi năm 2000. Tạp chí kế toán (Các số năm 1999, 2000, 2001). ._.