Hoàn thiện hạch toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả tại Công ty Vận tải Quốc tế Nhật Việt (nhật ký chung - Ko lý luận - máy)

liên hệ giữa các phân hệ trong Fast Accounting 2005…….28 Sơ đồ 2-1: Trình tự kế toán doanh thu bán hàng…………………………..39 Sơ đồ 2-2: Trình tự kế toán doanh thu hoạt động tài chính………………...45 Sơ đồ 2-3: Trình tự kế toán chi phí dịch vụ vận chuyển …………………..64 DANH MỤC BẢNG BIỂU Biểu số 1-1: Bảng tổng hợp doanh thu……………………………………..12 Biểu số 1-2: Bảng tổng hợp giá vốn hàng bán và chi phí quản lý doanh nghiệp............................................................................................................14 Biểu số 2-1: Hoá đơn giá trị gia tăng Cước vận chuyển…………………...35 Mẫu số: 01-1/GTGT (Ban hành theo Thông tư số 60/2007/TT-BTC ngày 14/6/2007 của BTC Biểu số 2-2: Bảng kê hoá đơn, chứng từ dịch vụ cung cấp………………...36 Biểu số 2-3: Sổ chi tiết Tài khoản 511……………………………………..37 Biểu số 2-4: Sổ Nhật ký bán hàng………………………………………….40 Biểu số 2-5: Sổ Cái Tài khoản 511………………………………………...41 Biểu số 2-6: Giấy báo Có ngân hàng………………………………………43 Biểu số 2-7: Phiếu thu tiền gửi ngân hàng…………………………………44 Biểu số 2-8: Sổ Cái Tài khoản 515………………………………………...46 Biểu số 2-9: Bảng ghi nhận hoạt động hàng ngày…………………………50 Biểu số 2-10: Sổ chi tiết Tài khoản 6211…………………………………..51 Biểu số 2-11: Sổ chi tiết Tài khoản 6212…………………………………..52 Biểu số 2-12: Sổ chi tiết Tài khoản 6213…………………………………..53 Biểu số 2-13: Sổ chi tiết Tài khoản 622……………………………………54 Biểu số 2-14: Sổ chi tiết Tài khoản 6271…………………………………..55 Biểu số 2-15: Sổ chi tiết Tài khoản 6272…………………………………..56 Biểu số 2-16: Sổ chi tiết Tài khoản 6273…………………………………..57 Biểu số 2-17: Hoá đơn thu phí ngân hàng…………………………………58 Biểu số 2-18: Phiếu chi tiền gửi ngân hàng………………………………..59 Biểu số 2-19: Bảng tính lương nhân viên văn phòng………………………61 Biểu số 2-20: Sổ Nhật ký mua hàng………………………………………..66 Biểu số 2-21: Sổ Cái Tài khoản 621……………………………………….67 Biểu số 2-22: Bảng tổng hợp tiền lương lái xe…………………………….69 Biểu số 2-23: Bảng phân bổ tiền lương và Bảo hiểm xã hội………………70 Biểu số 2-24: Sổ Cái Tài khoản 622……………………………………….71 Biểu số 2-25: Sổ Cái Tài khoản 911……………………………………….75 Biểu số 2-26: Sổ Cái Tài khoản 421………………………………………76 Biểu số 2-27: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh……………………..77 Biểu số 3-1: Báo cáo chi phí sản xuất……………………………………...88 Biểu số 3-2: Tình hình công nợ với khách hàng…………………………...92 Biểu số 3-3: Sổ chi tiết xác định kết quả kinh doanh………………………94 LỜI MỞ ĐẦU Trong nền kinh tế thị trường hiện nay thì các doanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ nói riêng đang phải đối mặt với vấn đề cạnh tranh diễn ra rất gay gắt. Muốn đứng vững, tồn tại và phát triển trên thị trường Việt Nam, một yêu cầu thiết yếu đối với các doanh nghiệp chính là luôn phải mở rộng thị trường, tìm kiếm và đa dạng hoá các dịch vụ được cung cấp. Tuy nhiên, để có thể đạt được hiệu quả trong hoạt động kinh doanh du lịch vận chuyển, các công ty không chỉ cần hoạch định một chiến lược kinh doanh phù hợp mà còn phải củng cố công tác kế toán nhằm phản ánh chân thực tình hình tài chính của công ty. Như vậy, thì các công ty vận tải mới có thể giữ được thị phần trên thị trường và thu được lợi nhuận ổn định, đóng góp vào sự phát triển của nền kinh tế quốc dân. Trong bất cứ hoạt động nào, để đạt được hiệu quả tối ưu thì đòi hỏi phải có một hệ thống quản lý chặt chẽ và hoạt động có hiệu lực mà trong đó, kế toán đóng một vai trò hết sức quan trọng. Đây chính là công cụ phản ánh tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, đồng thời cung cấp những thông tin cần thiết cho việc ra quyết định của các cấp lãnh đạo. Chính vì thế, công tác kế toán phải thật khoa học, hợp lý, đúng đắn và hoàn chỉnh. Cụ thể hơn nữa, kế toán viên cần phải thực hiện công tác kế toán sao cho vừa phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vừa đảm bảo tổng hợp thông tin cần thiết cung cấp cho nhà quản trị doanh nghiệp để có thể đưa ra được những quyết định phù hợp với doanh nghiệp. Ngoài ra, doanh thu, chi phí và lợi nhuận luôn là mối quan tâm hàng đầu của mọi doanh nghiệp bởi lợi nhuận cao sẽ giúp các doanh nghiệp thu hút đầu tư, mở rộng nguồn vốn kinh doanh, và thúc đẩy sự tăng trưởng và phát triển của chính doanh nghiệp. Việc nghiên cứu đề tài với mục tiêu nhằm tìm hiểu thực trạng công tác kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả tại Công ty Vận tải Quốc tế Nhật Việt, qua đó tìm ra các giải pháp hoàn thiện công tác hạch toán, kế toán góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh của Công ty. Xuất phát từ thực tế cũng như yêu cầu trên, trong quá trình thực tập tại Công ty Vận tải Quốc tế Nhật Việt, em đã nghiên cứu và chọn đề tài: “Hoàn thiện hạch toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả tại Công ty Vận tải Quốc tế Nhật Việt”. Ngoài lời mở đầu và kết luận Chuyền đề gồm ba chương: Chương 1: Tổng quan về Công ty Vận tải Quốc tế Nhật Việt Chương 2: Thực trạng công tác kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả tại Công ty Vận tải Quốc tế Nhật Việt. Chương 3: Hoàn thiện kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả tại Công ty Vận tải Quốc tế Nhật Việt. Em xin chân thành cảm ơn Ts. Nguyễn Hữu Ánh và Phòng Tài chính - Kế toán Công ty Vận tải Quốc tế Nhật Việt đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề này. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY VẬN TẢI QUỐC TẾ NHẬT VIỆT 1.1 Đặc điểm sản xuất kinh doanh tại Công ty Vận tải và Quốc tế Nhật Việt 1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển “Công ty vận tải quốc tế Nhật – Việt” được thành lập vào ngày 31/12/1034, với tên giao dịch quốc tế “Vietnam-Japan International Transport Co, Ltd”, viết tắt là VIJACO. Trụ sở chính của công ty đặt tại Cảng Chùa Vẽ - Đường Ngô Quyền - Hải Phòng, có tổng diện tích là 9,200m2. Ngoài ra, Công ty còn có một văn phòng kho bãi tại khu Công nghiệp NOMURA với diện tích 4,600m2 và một số văn phòng đại diện ở các tỉnh và thành phố khác trên lãnh thổ Việt Nam. VIJACO là một Công ty liên doanh trực thuộc Công ty Hàng Hải Việt Nam (Vinalines), có tư cách pháp nhân được tự chủ trong mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh và hạch toán độc lập. Kể từ khi bắt đầu thành lập vào năm 1994 đến nay, vận tải nội địa luôn là lĩnh vực kinh doanh mũi nhọn của VIJACO. Với phương châm không ngừng mở rộng thị trường, sau hơn 13 năm phát triển, khách hàng trong nước và quốc tế đã và đang đến với Công ty ngày một nhiều hơn. Cùng với vận tải nội địa, các dịch vụ khác như môi giới hàng hải, forwarding, khai thác kho bãi… cũng thường xuyên diễn ra liên tục. Cụ thể là VIJACO không ngừng cung cấp dịch vụ vận tải cho các chủ hàng từ Bắc vào Nam và ngược lại, công ty còn tính toán để tăng cường những chuyến hàng hai chiều, mang lại nhiều lợi nhuận hơn. Đặc biệt, khách hàng Honda Việt Nam luôn là người sử dụng dịch vụ của Công ty lớn nhất với điểm xuất phát từ trụ sở chính tại Vĩnh Phú tỏa đi khắp các tỉnh thành trong cả nước hoặc đến các cảng biển để xuất sang một số nước châu Á.Tổng kết sau hơn 10 năm xây dựng và phát triển Công ty luôn duy trì được tốc độ phát triển tăng trưởng doanh thu bình quân hàng năm từ 7% - 10% đồng thời đảm bảo mức thu nhập bình quân năm sau cao hơn năm trước là 5%. Bên cạnh đó, ban lãnh đạo công ty luôn không ngừng đẩy mạnh xây dựng hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật, hệ thống quản lý và nhân lực hoàn chỉnh nhằm thực hiện tốt các sản phẩm, dịch vụ của mình. Ngoài ra rất nhiều quy định, nội quy, quy chế quản lý được áp dụng để kiểm soát các hoạt động của Công ty theo đúng tiêu chuẩn ISO 9001: 2000. 1.1.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh Đặc điểm chung của hoạt động kinh doanh dịch vụ nói chung và dịch vụ vận tải nói riêng là sản phẩm phần lớn là dịch vụ, không mang hình thái vật chất cụ thể như hàng hoá thông thường, quá trình sản xuất ra sản phẩm đồng thời là quá trình tiêu thụ, nghĩa là các dịch vụ được thực hiện trực tiếp với khách hàng. Hoạt động kinh doanh dịch vụ vận tải của công ty Vận tải Quốc tế Nhật Việt rất đa dạng và phong phú về các nghiệp vụ kinh doanh, bao gồm: Vận chuyển hàng hóa trong container và các hàng hóa khác. Vận chuyển lắp đặt thiết bị máy móc tại các công trình. Với đội xe chuyên dùng và hệ thống thiết bị máy móc hiện đại, VIJACO đáp ứng nhu cầu vận chuyển nhanh chóng và an toàn hàng hóa trong container, hàng rời, hàng dự án và các hàng hóa khác đến bất cứ đâu trên lãnh thổ Việt Nam, đảm nhận việc bố trí thiết bị máy móc phục vụ công tác lắp đặt tại các công trình theo yêu cầu của chủ hàng. Làm dịch vụ giao nhận hàng hóa, xuất nhập khẩu. Dịch vụ khai thuê hải quan. Môi giới vận chuyển hàng hóa bằng đường bộ, đường biển và đường không. Logistic. Với đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn vững vàng và dày dạn kinh nghiệm thực tế, VIJACO cung cấp dịch vụ trọn gói với chất lượng cao, giúp khách hàng tiết kiệm nhân lực, chi phí và thời gian trong việc làm thủ tục hải quan, giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu và vận chuyển hàng hóa. Đại lý Container, đại lý vận chuyển cho tàu container Được sự ủy thác của chủ tàu, VIJACO không chỉ thực hiện đại lý tàu chuyến và các công việc liên quan đến tàu, đáp ứng các yêu cầu của chủ tàu trong vấn đề y tế, sửa chữa, cung cấp thực phẩm, nước ngọt, các dự trữ cần thiết,… đảm bảo giải phóng tàu nhanh nhất; mà còn làm các công việc điều hành chuyển container vào bãi, phân phối cho các chủ hàng, tìm hàng cho container xuất đi, quản lý vỏ container cho hãng tàu. Kinh doanh kho bãi container. Với tổng diện tích khoảng 8000m2, hệ thống kho hàng và bãi container hoạt động với chức năng như một cảng mở rộng, là địa điểm kiểm tra hàng hóa xuất nhập khẩu ngoài cửa khẩu, phục vụ lưu giữ, bảo quản an toàn hàng hóa xuất nhập khẩu, đáp ứng nhu cầu giao nhận, vận chuyển, xếp dỡ hàng hóa và container với tốc độ nhanh nhất. Sửa chữa container và các thiết bị chuyên dùng. Với đội ngũ thợ lành nghề, nhiều kinh nghiệm sửa chữa container và các thiết bị chuyên dùng, đảm bảo các phương tiện vận tải, thiết bị máy móc và container luôn hoạt động trong điều kiện kỹ thuật tốt nhất, đáp ứng mọi nhu cầu khách hàng. 1.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý 1.1.3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty SƠ ĐỒ 1-1: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CÔNG TY VẬN TẢI QUỐC TẾ NHẬT - VIỆT (THÁNG 1 / 2009) TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC PHÒNG VẬN TẢI NỘI ĐỊA PHÒNG KHO BÃI PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN. PHÒNG NHÂN SỰ TỔNG HỢP PHÒNG KỸ THUẬT VẬT TƯ VĂN PHÒNG TẠI VĨNH PHÚ (TỈNH VĨNH PHÚ) VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN HÀ NỘI (TP HÀ NỘI) CHI NHÁNH TẠI TP HỒ CHÍ MINH (TP HCM) VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN TẠI QUẢNG NINH (TỈNH QUẢNG NINH) PHÒNG DỰ ÁN II PHÒNG KINH DOANH PHÒNG DỰ ÁN I VĂN PHÒNG TẠI KCN NOMURA (TP HẢI PHÒNG) VĂN PHÒNG TẠI SÂN BAY NỘI BÀI (TP HÀ NỘI) 1.1.3.2 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận: Ban Giám đốc: Quyết định chính sách và mục tiêu chất lượng của công ty, quyết định chiến lược kinh doanh, quy mô và phạm vi thị trường cũng như kế hoạch đầu tư, phát triển của công ty. Ban Giám đốc còn có nhiệm vụ sắp xếp cơ cấu tổ chức và bố trí nhân sư, chỉ đạo điều hành mọi hoạt động của công ty, hoàn thành kế hoạch sản xuất kinh doanh. Phòng Nhân sự - Tổng hợp: Phòng Nhân sự thực hiện việc tuyển dụng, duy trì, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực cũng như thiết lập các chính sách về nguồn lực, căn cứ trên cơ sở quyết định sản xuất kinh doanh và định hướng của công ty. Tiến hành tổ chức công tác huấn luyện an toàn lao động và trang bị thiết bị bảo hộ lao động; chăm sóc sức khỏe, bảo vệ cảnh quan môi trường trong phạm vi công ty. Phòng Kinh doanh: Phòng kinh doanh thu thập đầy đủ, chính xác các thông tin về tình hình chủ hàng, tình hình thực hiện các hợp đồng vận tải nội bộ và tiến hành nghiên cứu chiến lược kinh doanh và tổ chức công tác tiếp thị, nhằm duy trì và phát triển các dịch vụ phù hợp với chiến lược phát triển của Công ty. Theo dõi quá trình thực hiện hợp đồng, kế hoạch và tham gia điều chỉnh hợp đồng, kế hoạch một cách hợp lý nhất. Phòng Tài chính – Kế toán: Theo dõi và tập hợp các số liệu về kết quả sản xuất, kinh doanh; tham gia phân tích kết quả sản xuất kinh doanh của công ty theo từng kỳ tài chính từ đó đề ra các giải pháp tài chính phù hợp với chính sách kinh doanh cũng như xác lập tính hiệu quả của hệ thống tài chính công ty và lập sổ kế toán. Tính toán, trích gộp đúng quy định các khoản phải nộp vào ngân sách Nhà nước như thuế, các loại bảo hiểm cho người lao động… Theo dõi công nợ và thanh toán đúng quy định các khoản tiền vay, các khoản phải thu, phải chi, phải trả trong nội bộ công ty cũng như với các đối tác kinh doanh bên ngoài. Theo dõi, trích lập các quỹ tài chính sử dụng trong công ty theo đúng quy định tài chính hiện hành và nghị quyết của hội đồng quản trị công ty hàng năm. Lập và gửi báo cáo đúng hạn các loại văn bản tài chính, thống kê quyết toán theo đúng hạn các loại văn bản tài chính, thống kê quyết toán theo đúng chế độ hiện hành cho cơ quan quản lý Nhà nước và Hội đồng quản trị Công ty. Tổ chức bảo quản, lưu trữ các tài liệu, hồ sơ kế toán theo đúng chế độ Kế toán do Nhà nước ban hành. Phòng Dự án và Đại lý tàu: Thu thập đầy đủ, chính xác thông tin về tình hình chủ hàng, tình hình thực hiện các hợp đồng về xếp dỡ, làm hàng dự án và đại lý tàu, đại lý giao nhận hàng; các thông tin về công tác quản lý, duy trì và mở rộng phạm vi kinh doanh của công ty. Tổ chức thu thập thông tin và đánh giá chủ hàng, đánh giá các nhà cung ứng thông qua các nguồn thông tin hợp pháp; soát xét hợp đồng bốc xếp, làm hàng dự án và đại lý tàu, cùng với các đơn vị liên quan trong công ty xây dựng, thống nhất Biểu số giá vận tải nội bộ, bốc xếp, kinh doanh kho bãi và các dịch vụ có liên quan. phòng Kỹ thuật – Vật tư: Phòng Kỹ thuật- Vật tư mua sắm thiết bị, công cụ lao động, vật tư, nhiên liệu phục vụ cho sản xuất kinh doanh cũng như theo dõi việc sử dụng và tiến hành tổ chức bảo dưỡng, sửa chữa, thiết bị phương tiện. Tổ chức xây dựng định mức cấp phát tiêu hao phụ tùng vật tư, nhiên liệu, mua và tiến hành cấp phát phụ tùng vật tư, nhiêu liệu theo định mức. Kiểm soát chất lượng sản phẩm, tổ chức đánh giá chất lượng sửa chữa, đề xuất các biện pháp đảm bảo an toàn và tiết kiệm chi phí vật tư, phụ tùng, nhiên liệu… phòng Vận tải nội địa: Tổ chức quản lý, khai thác toàn bộ phương tiện vận chuyển đường bộ & bốc xếp bằng cầu trục; lập kế hoạch điều động khai thác phương tiện theo từng tuyến đường, trọng lượng, loại hàng hóa… Tổ chức hệ thống theo dõi, kiểm tra lịch trình hoạt động của phương tiện; theo dõi sản lượng vận tải và năng suất lao động; theo dõi cho phương tiện vào sửa chữa, bảo dưỡng đúng định kỳ để khai thác tối đa phương tiện hiện có. 1.1.4 Đặc điểm tổ chức sản xuất Các sản phẩm, dịch vụ của Công ty Đại lý tàu biển, môi giới hàng hải, đại lý container và thu xếp hàng hóa cho tàu container. Vận tải nội địa các hàng hóa đi bằng Container, hàng thông thường, hàng dự án bằng phương tiện, thiết bị chuyên dùng. Khai thác kho CFS (Container Freight Station) và bãi chứa Container CY (Container Yard) cùng các dịch vụ liên quan. Sửa chữa Container, thiết bị, phương tiện. Khai thác kho ngoại quan. Forwarding. Đánh giá tình hình thực hiện doanh thu Biểu số 1-1. Bảng tổng hợp doanh thu (ĐVT: đồng) STT Chỉ tiêu Năm 2007 Năm 2008 So sánh Tuyệt đối Tương đối (%) 1 DTDV Vận tải 23,669,924,071 53,109,618,203 29,439,694,132 224.38 2 DTDV Khác 6,390,390,000 18,212,706,753 11,822,316,753 285.00 3 Doanh thu thuần (1+2+3) 32,321,236,431 76,942,642,264 44,621,405,833 238.06 4 Doanh thu từ hoạt động tài chính 1,017,446,427 6,188,351,814 5,170,905,387 608.22 (Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán) Qua bảng trên ta thấy: Với vận tải nội địa là ngành kinh doanh mũi nhọn, dịch vụ này luôn mang lại doanh thu chiếm tỷ trọng rất lớn trong tổng doanh thu về bán hàng và cung cấp dịch vụ của VIJACO. Năm 2007, dịch vụ vận tải mang về 23,669,924,071 đồng, đến năm 2008 là 53,109,618,203 đồng, tăng 29,439,694,132 đồng, tương ứng với tỷ lệ 224.38%. Điều này thể hiện Công ty không ngừng mở rộng quy mô hoạt động kinh doanh của mình trong lĩnh vực vận tải nội địa bằng việc đầu tư thêm nhiều phương tiện vận tải mới, đa dạng về chất lượng và chủng loại. Bên cạnh đó, doanh thu từ việc thuê ngoài năm 2008 so với năm 2007 cũng tăng cao. Đánh giá tình hình thực hiện chỉ tiêu chi phí Chi phí kinh doanh là những khoản chi phí đã tiêu hao trong kỳ để tạo ra kết quả hữu ích cho doanh nghiệp. Vấn đề quan trọng trong quản lý chi phí nằm ở việc đặt ra các mục tiêu cắt giảm chi phí và tăng trưởng. Đó chính là thách thức làm thế nào để tiết kiệm chi phí theo những phương thức hơp lý nhất mà không làm mất đi các năng lực thiết yếu hay giảm thiểu tính cạnh tranh của Công ty. Chìa khóa hóa giải thách thức này chính là việc phân biệt các loại chi phí đóng góp vào sự tăng trưởng. Từ số liệu trên bảng dưới cho thấy, về mặt tuyệt đối thì Giá vốn hàng bán và Chi phí quản lý doanh nghiệp của Công ty có xu hướng năm sau cao hơn năm trước. Tổng giá vốn hàng bán năm 2007 là 24,387.03 triệu đồng, chiếm 75.45% doanh thu thuần, năm 2008 là 57,811.12 triệu đồng, chiếm 75.13% doanh thu thuần. Trong khi đó chi phí quản lý doanh nghiệp năm 2006 là 4,509.90 triệu đồng, chiếm 13.95% doanh thu thuần, năm 2008 là 5,993.29 triệu đồng, chiếm 7.79% doanh thu thuần. Như vậy, ta có thể kết luận chung rằng tình hình thực hiện chỉ tiêu Giá vốn hàng bán trong năm 2007 và 2008 hầu như không có gì thay đổi, còn Chi phí quản lý doanh nghiệp có giảm nhưng ở mức rất thấp (6.16%). Biểu số 1-2. Bảng tổng hợp giá vốn hàng bán và chi phí quản lý doanh nghiệp (ĐVT: triệu đồng) STT Chỉ tiêu Năm 2007 Năm 2008 So sánh Số tiền % Số tiền % Tuyệt đối Tương đối I Tổng giá vốn hàng bán 24,387.03 100.00 57,811.12 100.00 33,424.09 237.06 1 Chi phí tiền lương và BHXH 2,314.52 9.49 3,108.84 5.38 794.32 134.32 2 Chi phí vật tư 1,452.77 5.96 2,658.30 4.60 1,205.53 182.98 3 Chi phí xăng dầu 3,730.17 15.30 4,873.07 8.43 1,142.90 130.64 4 Công tác phí 2,004.42 8.22 2,651.61 4.59 647.19 132.29 5 Chi phí thuê ngoài 11,076.13 45.42 40,133.14 69.42 29,057.01 362.34 6 Chi phí BH phương tiện 222.87 0.91 370.43 0.64 147.56 166.21 7 Khấu hao 3,586.15 14.71 4,015.73 6.95 429.58 111.98 II Tổng chi phí QLDN 4,509.90 100.00 5,993.29 100.00 1,483.39 132.89 1 Chi phí tiền lương và BHXH 2,553.70 56.62 3,332.41 55.60 778.71 130.49 2 Công tác phí 502.34 11.14 709.36 11.84 207.02 141.21 3 Chi phí thuê văn phòng 290.90 6.45 299.25 4.99 8.35 102.87 4 Chi phí điện thoại, Internet 355.00 7.87 450.33 7.51 95.33 126.86 5 Chi phí điện, nước 113.90 2.53 135.47 2.26 21.57 118.94 6 Chi phí BH phương tiện 14.82 0.33 21.97 0.37 7.15 148.18 7 Khấu hao 247.90 5.50 309.16 5.16 61.26 124.71 8 Chi phí quảng cáo 26.10 0.58 30.82 0.51 4.72 118.06 (Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán) 1.2 Đặc điểm Kế toán tại Công ty Vận tải Quốc tế Nhật Việt 1.2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán 1.2.1.1 Đặc điểm lao động kế toán Bộ máy kế toán Công ty vận tải quốc tế Nhật Việt gồm có năm người, một kế toán trưởng và bốn kế toán viên, tất cả đều tốt nghiệp đại học hệ chính quy. Cô Nguyễn Thanh Tâm, sinh năm 1959, tốt nghiệp trường Đại học Tài chính- Kế toán năm 1982, khoa Kế toán. Cô đã có 25 năm công tác và đang giữ chức kế toán trưởng. Cô Nguyễn Thị Hà sinh năm 1962, đã có 24 năm công tác. Hiện cô đang giữ chức kế toán lương, Bảo hiểm xã hội, thuế Thu nhập doanh nghiệp và thủ quỹ. Chị Ngô Thu Phương sinh năm 1979, đã có 7 năm công tác. Hiện chị đang giữ chức kế toán Tiền mặt và Thuế đầu vào. Chị Đặng Anh Thư sinh năm 1980, đã có 6 năm công tác. Hiện chị đang giữ chức kế toán Doanh thu và Thuế đầu ra. Anh Hoàng Ngọc Đức sinh năm 1984, đã có 3 năm công tác. Hiện anh là kế toán tài sản cố định và Chi phí. 1.2.1.2 Hình thức tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức tập trung. Theo hình thức này thì toàn bộ nghiệp vụ phát sinh tại công ty đều được thực hiện tại phòng Kế toán. Đứng đầu là kế toán trưởng, có nhiệm vụ giám sát, tổ chức điều hành toàn bộ mạng lưới kế toán – tài chính của công ty đồng thời tham mưu cho Giám đốc trong việc tạo dựng các kế hoạch tài chính, huy động nguồn vốn phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh. Trong công ty, kế toán trưởng cũng thực hiện nhiệm vụ của kế toán tổng hợp: tổng hợp sổ sách từ các phần hành để tập hợp chi phí và tính giá thành dịch vụ, xác định kết quả kinh doanh và lập các Báo cáo kế toán. Các kế toán phần hành chịu trách nhiệm giúp việc cho kế toán trưởng. Bộ máy kế toán của công ty có thể khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ 1-2: Bộ máy kế toán của Công ty Kế toán trưởng (Trưởng phòng) Kế toán doanh thu Kế toán Tài sản cố định Kế toán chi phí Kế toán thuế Kế toán tiền lương Thủ quỹ Kế toán thanh toán Kế toán tổng hợp: Là người phụ trách về công tác hạch toán kế toán, chịu trách nhiệm: Lập báo cáo tài chính hàng quý, năm. Theo dõi công tác hạch toán các quỹ. Tập hợp kiểm kê định kỳ tài sản, công nợ và tiền vốn của công ty. Tổng hợp kê khai thuế hàng tháng, lập báo cáo thuế (thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp) và lập hồ sơ hoàn thuế theo quy định của Nhà nước. Tham gia quản lý, tập hợp báo cáo công nợ, đôn đốc việc thu hồi nợ theo quy định của công ty Kế toán tiêu thụ, công nợ phải thu: Có nhiệm vụ theo dõi công nợ; ghi chép, phản ánh kịp thời, chính xác và đầy đủ tình hình thanh toán các khoản nợ cần phải thu từ khách hàng cũng như các khoản phải trả cho người bán. Hàng tháng, kế toán viên cần chuẩn bị báo cáo doanh thu, kê khai thuế đầu ra, quản lý công nợ với khách hàng, lên kế hoạch phải thu của khách hàng đến hạn trả và phải báo cáo với ban lãnh đạo công ty số liệu tổng hợp hoặc chi tiết về công nợ của từng khách hàng. Kế toán theo dõi hàng tồn kho: Thực hiện việc theo dõi và quản lý toàn bộ vật tư, hàng hoá luân chuyển qua công ty; tập hợp, cập nhật và kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của các phiếu nhập- xuất vật tư, hàng hoá cùng các chứng từ đi kèm để ghi nhận vào sổ sách và lập báo cáo nhập- xuất- tồn trong tháng một cách chính xác, kịp thời. Khi kiểm tra hàng phải có đủ hồ sơ nhập- xuất, phân loại hàng hoá rõ ràng và thống nhất cách mã hoá để theo dõi với phòng kinh doanh. Kế toán tiền lương Thực hiện các công việc liên quan đến tiền lương và các khoản trích theo lương gồm: Lập, ghi chép, kiểm tra và theo dõi công tác chấm công và bảng thanh toán lương cho cán bộ công nhân viên trong công ty. Tính và trích nộp Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế và Kinh phí công đoàn theo đúng các quy định của nhà nước. Tham mưu giúp Giám đốc quản lý trong công tác tổ chức lao động và tiền lương, đào tạo, thi đua khen thưởng cũng như kỷ luật. Kế toán tài sản cố định và công cụ lao động Ghi chép, phản ánh tổng hợp chính xác, kịp thời số lượng, giá trị tài sản cố định hiện có, tình hình tăng, giảm và hiện trạng của tài sản cố định trong phạm vi toàn công ty cũng như từng bộ phận sử dụng tài sản cố định, tạo điều kiện cung cấp thông tin để kiểm tra, giám sát thường xuyên việc gìn giữ, bảo quản, bảo dưỡng tài sản cố định và kế hoạch đầu tư đổi mới tài sản cố định trong toàn công ty. Tính và phân bổ chính xác mức khấu hao tài sản cố định vào chi phí sản xuất kinh doanh theo mức độ hao mòn của tài sản cố định. Mở thẻ theo dõi đối với từng tài sản cố định. Kiểm kê tài sản cố định và công cụ lao động định kỳ theo quy định của Nhà nước. Kế toán thuế Kế toán thuế có nhiệm vụ theo dõi tình hình thực hiện nghĩa vụ của công ty đối với Nhà Nước về các khoản thuế Giá trị gia tăng, Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế thu nhập doanh nghiệp, phí, lệ phí…. cũng như lập các báo cáo thuế hàng tháng và hàng năm của công ty. Thủ quỹ Tiến hành các công việc liên quan đến thu chi tiền mặt tại công ty căn cứ vào các chứng từ thu, chi đã được phê duyệt đồng thời lên các phương án vay vốn, làm bảo lãnh, thực hiện hợp đồng. Kế toán viên quản lý quỹ tiền mặt, vào sổ quỹ theo phiếu thu, phiếu chi; cân đối các khoản thu, chi để lập các báo cáo quỹ vào cuối ngày cũng như báo cáo tồn quỹ tiền mặt vào cuối tháng. 1.2.1.3 Quan hệ giữa phòng kế toán với các phòng ban khác Mối quan hệ giữa phòng kế toán với phòng tổ chức - hành chính Phòng tổ chức - hành chính điều động phương tiện vận chuyển, cung cấp các văn bản qui định liên quan đến công tác tài chính kế toán cho phòng kế toán. Phòng kế toán phản ánh nắm bắt các chi phí vận chuyển, loại phương tiện vận chuyển ... Tính toán tham mưu mức lương thưởng cho cán bộ công nhân viên, đề nghị về khen thưởng, giúp phòng tổ chức - hành chính xây dựng các kế hoạch lương thưởng đào tạo. Mối quan hệ giữa phòng kế toán và phòng kế hoạch - kinh doanh Phòng kế toán cung cấp các thông tin, số liệu về khả năng vốn, về số lượng, giá cả sản phẩm hàng hóa nhập - xuất - tồn kho, để phòng kế hoạch kinh doanh lập kế hoạch thu mua, sản xuất và tiêu thụ. Đồng thời, đề xuất phương án thu mua có hiệu quả, tiết giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm. Phòng kế hoạch - kinh doanh gửi các chứng từ phát sinh trong quá trình thu mua, tiêu thụ về phòng kế toán, cùng với phòng kế toán soạn thảo các hợp đồng mua bán, ký kết hợp đồng và khả năng thực hiện, khảo sát tình hình tài chính của đơn vị. Khi xuất hàng, phòng kế toán đăng ký mua bảo hiểm hàng hóa với phòng kế hoạch - kinh doanh. Mối quan hệ giữa phòng kế toán với phòng đầu tư - phát triển Phòng đầu tư - phát triển theo dõi máy móc thiết bị về phương diện kỹ thuật. Phòng kế toán theo dõi về mặt giá trị, số lượng trên sổ sách thông qua các chi phí phát sinh thực tế và dựa trên kế hoạch, kiến nghị về tình hình máy móc thiết bị thực tế để phòng đầu tư - phát triển giải quyết. Phòng kế toán tham gia xác định khối lượng, giá trị, ghi chép mọi chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh. 1.2.2 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán 1.2.2.1 Chính sách kế toán áp dụng tại công ty Chế độ kế toán áp dụng: Theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006, quyết định 206/2003/QĐ-BTC ngày 12/12/2003 của Bộ Tài chính ban hành, các Chuẩn mực kế toán Việt Nam do Bộ Tài chính ban hành và các văn bản sửa đổi, bổ sung hướng dẫn thực hiện kèm theo. Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01, kết thúc vào ngày 31/12 dương lịch hàng năm. Đơn vị tiền tệ sử dụng: Đồng Việt Nam. Phương pháp tính thuế: Công ty nộp thuế Giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Nguyên tắc ghi nhận một số khoản mục: Nguyên tắc ghi nhận các khoản tiền và tương đương tiền: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ được quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá thực tế (hoặc tỷ giá bình quân liên ngân hàng) do Ngân hàng Ngoại thương công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Chênh lệch tỷ giá thực tế phát sinh trong kỳ và chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại số dư các khoản mục tiền tệ tại thời điểm cuối năm được kết chuyển vào doanh thu hoặc chi phí tài chính trong năm tài chính. Nguyên tắc ghi nhận và khấu hao tài sản cố định: Tài sản cố định được ghi nhận theo giá gốc. Trong quá trình sử dụng, tài sản cố định được ghi nhận theo nguyên giá, hao mòn lũy kế và giá trị còn lại. Khấu hao được trích theo phương pháp đường thẳng. Thời gian khấu hao được ước tính như sau: Nhà cửa, vật kiến trúc : 05 – 25 năm Máy móc, thiết bị : 06 – 10 năm Phương tiện vận tải : 06 – 10 năm Thiết bị văn phòng : 03 – 10 năm 1.2.2.2 Hệ thống chứng từ kế toán Quy trình lập và luân chuyển chứng từ: Hiện nay, việc vận dụng chứng từ tại công ty Vận tải Quốc tế Nhật Việt được dựa trên các nguyên tắc lập và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính, kiểm tra chứng từ kế toán, ghi sổ và lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán; xử lý vi phạm đã được quy định trong chế độ về chứng từ kế toán của chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam. Hệ thống chứng từ kế toán trong Công ty bao gồm: hệ thống chứng từ bắt buộc và hệ thống chứng từ hướng dẫn. Đối với hệ thống chứng từ bắt buộc, căn cứ vào danh mục chứng từ kế toán và mẫu Biểu số của hệ thống chứng từ quy định tại quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính, Công ty đã lựa chọn loại chứng từ phù hợp với hoạt động của mình. Đối với một số chứng từ không có mẫu Biểu số cụ thể, Công ty tự thiết kế và đăng ký với Bộ Tài Chính trước khi đem vào sử dụng, ví dụ như giấy đề nghị xin séc chuyển khoản. Có thể khái quát quy trình luân chuyển chứng từ theo sơ đồ sau: Sơ đồ 1-3: Khái quát quy trình luân chuyển chứng từ Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ Kiểm tra, ký chứng từ Phân loại, sắp xếp, định khoản và ghi sổ Lưu trữ, bảo quản chứng từ Việc lập chứng từ: đa số được thực hiện ở các phòng ban khác ngoài phòng kế toán. Chỉ riêng một số loại chứng từ đặc biệt thì do kế toán phần hành lập, ví dụ: phiếu thu, phiếu chi tiền mặt do kế toán tiền mặt lập. Các chứng từ tiếp nhận từ bên ngoài là các chứng từ về mua bán, trao đổi với các đối tác,...Chứng từ được lập ngay khi các nghiệp vụ phát sinh. Kiểm tra chứng từ: Chứng từ kế toán được áp dụng đúng theo thiết kế, chính vì vậy việc kiểm tra chứng từ chủ yếu hướng đến đúng đắn và đầy đủ của thông tin được phản ánh. Công việc kiểm tra thường được kế toán thực hiện ở tại nơi tiếp nhận chứng từ. Phân loại và định khoản chứng từ: Chứng từ được phân loại theo nội dung kinh tế mà chứng từ đó phản ánh. Bảo quản, lưu trữ và hủy chứng từ: Chứng từ sau khi được phân loại và định khoản sơ bộ, được chuyển lên phòng kế toán để kế toán từng phần hành kiểm tra lại, ghi sổ và bảo quản lưu trữ. Các quy định đối với việc bảo quản và lưu trữ được thực hiện theo chế độ; tức là trong niên độ kế toán, khi báo cáo quyết toán năm chưa được duyệt, chứng từ được bảo quản tại các phần hành. Khi kết thúc năm tài chính, báo cáo quyết toán năm được duyệt, chứng từ được đưa vào kho lưu trữ chung. Việc sử dụng lại chứng từ tại công ty cũng tuân thủ theo quy định trên. Các chứng từ kế toán chủ yếu được sử dụng tại công ty Vận tải Quốc tế Nhật Việt (Phân loại căn cứ vào nội dung kinh tế phản ánh trên chứng từ) Thứ nhất, chứng từ về lao động, tiền lương gồm: bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, bảng kê trích nộp các khoản theo lương. Thứ hai, chứng từ cung cấp dịch vụ, gồm hóa đơn giá trị gia tăng, hợp đồng vận chuyển. Thứ ba, chứng từ thể hiện chi phí phát sinh trong kỳ, chủ yếu gồm biên lai, ._.phiếu thanh toán các chi phí xăng dầu, cầu phà, bến bãi, sửa chữa, bảo hành đối với các phương tiện vận tải. Thứ tư, chứng từ về tiền tệ, gồm phiếu thu, phiếu chi, biên lai thu tiền, giấy đề nghị tạm ứng, bảng kiểm kê quỹ, giấy đề nghị thanh toán tạm ứng. Thứ năm, chứng từ về tài sản cố định, gồm biên bản giao nhận tài sản cố định, biên bản thanh lý tài sản cố định, biên bản kiểm kê tài sản cố định, bảng phân bổ khấu hao máy móc thiết bị cho phân xưởng, bảng tính khấu hao tài sản cố định chung toàn công ty. 1.2.2.3 Hệ thống tài khoản kế toán Hệ thống sổ kế toán của công ty tuân theo các quy định trong Luật kế toán, Nghị định số 129/2004/NĐ – CP ngày 31/05/2005 của Chính phủ và quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Công ty Vận tải Quốc tế Nhật Việt sử dụng hầu hết tất cả các tài khoản kế toán, tuy nhiên do đặc điểm là công ty cung cấp dịch vụ nên các tài khoản về hoạt động sản xuất như TK 154, 155, 621, 622, 627, 631,… ít được sử dụng. 1.2.2.4 Hệ thống sổ kế toán Hình thức sổ kế toán Công ty Vận tải Quốc tế Nhật Việt áp dụng hình thức ghi sổ kế toán bằng máy vi tính, sử dụng phần mềm kế toán Fast Acccounting 2005- một phần mềm tương đối phổ biến trong các doanh nghiệp thương mại hiện nay và được thiết kế theo hình thức Nhật ký chung. Hình thức kế toán này được quy định trong quyết định 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài Chính. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy tính. Phần mềm kế toán trên máy vi tính bắt đầu từ khâu nhập chứng từ gốc, phân loại chứng từ, xử lý thông tin trên chứng từ theo quy trình của kế toán, sau đó in ra các sổ sách kế toán và báo cáo kế toán. Như thế, bộ phận kế toán trong Công ty không còn phải thực hiện một cách thủ công một số khâu công việc như: ghi sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, tổng hợp số liệu lập báo cáo kế toán mà chỉ phải thực hiện các công việc phân loại, bổ sung thông tin chi tiết vào chứng từ gốc, nhập dữ liệu từ chứng từ vào máy, kiểm tra, phân tích số liệu trên các sổ, báo cáo kế toán để có thể đưa ra các quyết định phù hợp. Trình tự ghi sổ Nhằm đảm bảo tuân thủ theo quy định của chế độ kế toán cũng như phù hợp với đặc thù của hoạt động kinh doanh, công ty thực hiện Kế toán theo hình thức Nhật ký chung với quy trình ghi sổ được khái quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ 1-4: Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung Báo cáo tài chính Chứng từ gốc Nhập dữ liệu vào máy vi tính Các thao tác được máy vi tính xử lý Nhật ký chung Sổ cái các tài khoản Bảng cân đối số phát sinh Sổ chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày. Ghi cuối tháng, cuối năm. Đối chiếu, kiểm tra cuối tháng. Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi nợ, tài khoản ghi có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng, Biểu số được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Nhật ký chung, Sổ cái) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Cuối quý (hoặc bất kỳ thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Kế toán viên thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định và có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Cuối quý và cuối năm, sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay. Qua hình thức kế toán trên, ta thấy các vấn đề phát sinh trong hoạt động của Công ty được ghi chép rất hệ thống, đảm bảo tính trung thực và hợp lý. Các báo cáo tài chính cuối kỳ của công ty rất cụ thể rõ ràng, có đính kèm theo một số chi tiết phát sinh thực tế tạo thuận lợi cho các cấp quản lý xem và ra quyết định về tài chính, đảm bảo cho người xem báo cáo có thể hình dung về sức mạnh cũng như thực trạng tài chính từng giai đoạn của công ty. 1.2.2.5 Hệ thống báo cáo kế toán Hệ thống báo cáo kế toán được lập tuân thủ theo quyết định số 15/2006/QĐ– BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Các Báo cáo tài chính được lập và trình bày theo đúng mọi quy định của từng chuẩn mực, thông tư hướng dẫn thực hiện chuẩn mực và Chế độ kế toán hiện hành đang áp dụng. Các báo cáo tài chính bao gồm: Bảng cân đối kế toán theo mẫu số B01 – DN; Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh theo mẫu số B03 – DN; Báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo mẫu số B03 – DN; Thuyết minh báo cáo tài chính theo mẫu số B04 – DN; Quy trình lập các báo cáo tài chính: Định kỳ lập báo cáo tài chính, kế toán tổng hợp tiến hành xác định số dư các tài khoản và kết chuyển số liệu, xác định kết quả kinh doanh; tập hợp các chứng từ phát sinh trong tháng để lập sổ nhật ký chung và sổ cái. Sau khi tiến hành các bước xử lý số liệu, kế toán tổng hợp sẽ có thể lập được báo cáo tài chính thông qua các câu lệnh và sử dụng thanh công cụ, chương trình kế toán sẽ có nhiệm vụ kết hợp các số liệu, chứng từ kế toán với các Biểu số mẫu kế toán để cung cấp các báo cáo tài chính hoàn chỉnh. Quy trình lập được khái quát như sau: Sơ đồ 1-5: Khái quát quy trình lập Báo cáo tài chính Tạo các bút toán kết chuyển, xác định kết quả kinh doanh Ghép các chứng từ phát sinh Tính số dư cuối tháng của các tài khoản Lập sổ Nhật ký Chung Lập sổ cái In báo cáo Báo cáo tài chính Sổ sách kế toán Quyết toán thuế 1.2.2.6 Đặc điểm áp dụng kế toán máy áp dụng tại công ty Tại công ty hiện nay đang sử dụng phần mền kế toán Fast Accounting 2005 để tiến hành việc công tác kế toán. Phần mềm này khiến khối lượng công việc của kế toán viên được giảm nhẹ, đơn giản và hiệu quả hơn với nhiều phân hệ kế toán khác nhau. Sau đây là các phân hệ được sử dụng tại công ty Vận tải Quốc tế Nhật Việt: Phân hệ hệ thống: có chức năng khai báo các tham số hệ thống và các tham số thùy chọn, quản lý và bảo trì số liệu, quản lý và phân quyền sử dụng cho người sử dụng. Phân hệ kế toán tổng hợp: Dùng để cập nhật các chứng từ chung, liên kết số liệu với các phân hệ khác để lên Báo cáo tài chính và sổ sách kế toán. Phân hệ kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng: Dùng để theo dõi thu chi và thanh toán bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và tiền vay. Phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu: Dùng để quản lý bán hàng và công nợ phải thu. Phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải trả: Dùng để quản lý mua hàng và công nợ phải trả. Phân hệ kế toán chi phí và giá thành: Có chức năng tập hợp và phân bổ các chi phí, tính và lên báo cáo về giá thành. Phân hệ báo cáo thuế: Phục vụ lên các báo cáo thuế dựa trên các số liệu được cập nhật ở các phân hệ khác. Hàng ngày, khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, căn cứ vào các chứng từ gốc hợp lệ, hợp lý kế toán nhập dữ liệu vào máy, chương trình tự động thực hiện vào sổ kế toán chi tiết hoặc Nhật ký chung. Cuối tháng, chương trình tự động ghi sổ và lên các báo cáo, Biểu số tổng hợp, lập các bút toán kết chuyển, phân bổ chương trình kế toán tự động chuyển số liệu từ Sổ kế toán chi tiết vào Bảng tổng hợp chi tiết số phát sinh, chuyển số liệu từ Sổ nhật ký chung vào Sổ cái tài khoản rồi vào Bảng cân đối số phát sinh (đồng thời, kế toán tổng hợp phải đối chiếu giữa sổ trên máy với sổ theo dõi của kế toán chi tiết). Từ Bảng cân đối tài khoản và Bảng tổng hợp chi tiết số phát sinh là căn cứ để lập Bảng cân đối kế toán và các báo cáo kế toán khác (Báo cáo kết quả kinh doanh, Thuyết minh báo cáo tài chính). Giữa các phân hệ kế toán của phần mền kế toán Fast Accounting có mối liên kết chặt chẽ với nhau, nhờ đó có thể cung cấp cho người sử dụng một bức tranh toàn cảnh về hoạt động tài chính của công ty. Mối liên hệ giữa các phân hệ kế toán được Biểu số diễn thông qua sơ đồ sau: Sơ đồ 1-6: Mối liên hệ giữa các phân hệ trong Fast Accounting 2005 T Ổ N G H Ợ P Vốn bằng tiền Phiếu thu, phiếu chi, giấy báo Nợ, báo Có Sổ chi tiết TK, Sổ Cái, Nhật ký chung Sổ quỹ tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng Báo cáo kế toán quản trị Báo cáo thuế Các báo cáo tài chính Thẻ kho, báo cáo nhập xuất tồn… Tài sản cố định Báo cáo mua hàng, sổ chi tiết công nợ Báo cáo bán hàng, sổ chi tiết công nợ Hàng tồn kho Phiếu nhập, xuất kho Cung cấp dvụ Hóa đơn, chứng từ cung cấp dịch vụ Mua hàng & phải trả Chứng từ phải trả Thẻ tài sản cố định, Bảng tính khấu hao Mua hàng & phải trả Chứng từ phải trả CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN DOANH THU, CHI PHÍ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY VẬN TẢI QUỐC TẾ NHẬT VIỆT 2.1 Đặc điểm nghiệp vụ kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại công ty Vận tải Quốc tế Nhật Việt 2.1.1 Đặc điểm và phân loại doanh thu Trong trường hợp giao dịch cung cấp dịch vụ liên quan đến nhiều kỳ kế toán thì doanh thu được ghi nhận tại ngày kết thúc các hoạt động thực hiện dịch vụ khi kế toán viên thu thập đầy đủ hoá đơn, chứng từ phục vụ cho việc hạch toán. Công ty ghi nhận doanh thu bán hàng theo nguyên tắc đảm bảo doanh nghiệp nhận được lợi ích kinh tế rõ ràng và tương đối chắc chắn từ các giao dịch. Trong trường hợp không thể thu hồi được khoản doanh thu đã ghi nhận thì kế toán thường ghi tăng chi phí chứ không ghi giảm doanh thu. Dựa trên đặc thù của ngành kinh doanh dịch vụ nên hoạt động chủ yếu của công ty Vận tải Quốc tế Nhật Việt là kinh doanh dịch vụ vận chuyển. Ngoài ra, công ty còn kinh doanh hoạt động tài chính. Vì thế, kế toán quản lý doanh thu theo hai loại chính là: Doanh thu bán hàng và Doanh thu hoạt động tài chính. Cụ thể: Doanh thu bán hàng: được chi tiết thành: Doanh thu cung cấp dịch vụ vận tải (đề cập đến doanh thu xe của công ty): là giá trị của số lượng dịch vụ thực hiện trong kỳ đã cung cấp cho khách hàng. Doanh thu thực hiện được bao gồm tất cả phần thu nhập từ hoạt động kinh doanh dịch vụ của doanh nghiệp; khoản thu này có thể trực tiếp bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng hoặc thể hiện ở tình trạng đang bị chiếm dụng vốn của doanh nghiệp. Để có thể kiểm soát đầy đủ và chặt chẽ về doanh thu, công nợ khách hàng cũng như phục vụ cho việc ra quyết định của các nhà quản lý, doanh nghiệp còn chi tiết doanh thu bán hàng theo các loại hình kinh doanh, nhóm hình kinh doanh hoặc theo đối tượng khách hàng là các hãng và khách hàng lẻ. Trong đó, khách hàng lẻ chiếm tỷ lệ nhỏ trong số lượng cũng như giá trị các giao dịch. Với từng loại khách hàng khác nhau thì công ty lại ứng dụng các chính sách ưu đãi phù hợp, được theo dõi riêng cũng như có cách xác định doanh thu khác nhau. Ví dụ như với khách hàng là các hãng có giá trị các giao dịch lớn hoặc thường xuyên thì công ty áp dụng chính sách được hưởng các khoản hoa hồng hay ưu đãi về thời gian dư nợ. Doanh thu bán hàng khác: Là tổng giá trị hàng hoá và dịch vụ mà công ty thu được trong kỳ kế toán phát sinh từ việc cung cấp cho khách hàng mà không nằm trong hoạt động vận chuyển. Với chiến lược kinh doanh là luôn luôn nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng thì việc tách riêng doanh thu như vậy không những tuân thủ theo đúng chuẩn mực kế toán Việt Nam nói riêng và chuẩn mực kế toán quốc tế nói chung mà còn cho thấy việc theo dõi và quản lý tài sản của công ty là rất chặt chẽ và khoa học. Doanh thu hoạt động tài chính: bao gồm doanh thu từ các hoạt động sau: Doanh thu tiền lãi cho vay, lãi tiền gửi Thu nhập từ cho thuê tài sản, chuyển nhượng, cho thuê cơ sở hạ tầng Chênh lệch lãi do bán ngoại tệ; khoản lãi chênh lệch tỷ giá ngoại tệ. Thu nhập từ các hoạt động đầu tư khác. Nhưng trên thực tế, doanh thu tài chính tại công ty chủ yếu phát sinh từ lãi tiền gửi và lãi do chênh lệch tỷ giá ngoại tệ. 2.1.2 Đặc điểm kế toán các khoản giảm trừ doanh thu Các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm: Chiết khấu thương mại Hàng bán bị trả lại Giảm giá hàng bán Các khoản thuế tiêu thụ đặc biệt Thuế xuất nhập khẩu Đối với công ty Vận tải Quốc tế Việt Nhật thì đặc điểm của các loại chiết khấu trên như sau: Công ty không phải chịu các loại thuế tiêu thụ đặc biệt và thuế xuất khẩu là 0% đối với tất cả các loại mặt hàng. Hiện nay, công ty đã lên kế hoạch để xây dựng Biểu số giá riêng cho những khách hàng mục tiêu, nếu khách hàng thường xuyên với khối lượng giao dịch tương đối lớn thì công ty sẽ tính với giá ưu đãi hơn. Do đó, kế toán không mở tài khoản hạch toán riêng cho khoản chiết khấu thương mại. Bên cạnh đó, công ty luôn đặt vấn đề đảm bảo tiêu chuẩn, chất lượng lên hàng đầu. Và công ty chủ yếu kinh doanh dịch vụ nên cũng không có tài khoản giảm giá hay hàng bán bị trả lại. Do vậy, doanh nghiệp không có các khoản giảm trừ doanh thu. 2.1.3 Đặc điểm và phân loại chi phí Xuất phát từ đặc điểm hoạt động kinh doanh ngành dịch vụ vận chuyển, kế toán chi phí trong Công ty cũng có một số đặc điểm riêng khác biệt với kế toán chi phí ở các đơn vị sản xuất. Nội ung chủ yếu trong công tác hạch toán chi phí của công ty là các nghiệp vụ kinh doanh dịch vụ vận chuyển hàng hoá. Tương ứng với sự phân loại doanh thu ở trên, chi phí phát sinh của công ty bao gồm: Chi phí dịch vụ vận chuyển: Đặc điểm của kinh doanh dịch vụ vận chuyển là không tạo ra sản phẩm hàng hoá mà tạo ra dịch vụ phục vụ khách hàng. Chi phí dịch vụ vận chuyển của công ty được phân chia thành: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là các chi phí trực tiếp bỏ ra để thực hiện các dịch vụ như: Chi phí xăng dầu, phí cầu phà, phí bến bãi… Chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương (Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Kinh phí công đoàn), tiền thưởng trong lương của lái xe, công nhân trực tiếp sửa chữa xe. Chi phí sản xuất chung gồm: chi phí khấu hao phương tiện vận tải; chi phí vật tư để thay thế, bảo dưỡng xe; chi phí sửa chữa phương tiện vận tải; tiền mua bảo hiểm xe; các chi phí trực tiếp khác: Thiệt hại đâm đổ và khoản bồi thường… Chi phí hoạt động tài chính: Chủ yếu gồm các khoản chi phí đi vay; chi phí chuyển tiền tại ngân hàng; lỗ do mua bán ngoại tệ… Chi phí quản lý doanh nghiệp: Bao gồm các khoản chi phí của nhân viên văn phòng; chi phí vật liệu quản lý, đồ dung văn phòng; chi phí khấu hao tài sản cố định dung cho văn phòng… Ngoài ra, công ty chưa phát sinh các khoản chi phí để hạch toán vào chi phí khác. 2.2 Kế toán doanh thu tại công ty Vận tải Quốc tế Nhật Việt 2.2.1 Hệ thống chứng từ Chứng từ sử dụng Doanh thu bán hàng Hợp đồng vận chuyển. Phiếu xác nhận cung cấp dịch vụ. Hoá đơn Giá trị gia tăng. Vận đơn. Doanh thu hoạt động tài chính Giấy báo Có của ngân hàng. Phiếu thu tiền gửi ngân hàng. Quy trình luân chuyển chứng từ Các chứng từ được tổ chức lập luân chuyển tại kế toán phần hành tương ứng sau đó chuyển giao cho Kế toán tổng hợp để Kế toán tổng hợp phân loại chứng từ và tập hợp để xác định tổng doanh thu từ hoạt động kinh doanh. 2.2.2 Kế toán doanh thu bán hàng 2.2.2.1 Kế toán chi tiết doanh thu bán hàng Hàng ngày, phòng kinh doanh chuyển hoá đơn cung cấp dịch vụ lên cho phòng kế toán. Sau khi kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ thì cán bộ kế toán sẽ viết Hoá đơn Giá trị gia tăng Cước vận chuyển (Biểu số 2.1), vào Bảng kê Hoá đơn, chứng từ dịch vụ cung cấp (Biểu số 2.2) và nhập số liệu vào máy. Máy vi tính sẽ tự động cập nhật các số liệu vào sổ Nhật ký Bán hàng (Biểu số 2.3), kết chuyển vào Sổ chi tiết tài khoản 511 (Biểu số 2.4), Báo cáo cung cấp dịch vụ chi tiết, bảng kê chứng từ và các sổ khác có liên quan như sổ chi tiết dịch vụ, sổ chi tiết phải thu khách hàng theo từng loại dịch vụ cung cấp, theo từng hoá đơn và theo từng ngày. Sau khi cập nhật xong các thông tin, máy sẽ đưa ra các sổ sau: Sổ Nhật ký chung Sổ chi tiết TK 511 Bảng kê chứng từ Báo cáo cung cấp dịch vụ chi tiết Cuối quý, kế toán lên Sổ Cái TK 511 và Báo cáo bán hàng tổng hợp. Mẫu một số chứng từ được sử dụng trong quá trình hạch toán chi tiết tại công ty Vận tải Quốc tế Nhật Việt như sau: Biểu số 2-1: Hoá đơn giá trị gia tăng Cước vận chuyển HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01 GTKT-3LL Liên 3: nội bộ Ký hiệu: DT/2009C Ngày 23 tháng 3 năm 2009 Số: 0003154 Đơn vị bán hàng: Công ty Vận tải Quốc tế Nhật Việt Địa chỉ: Cảng Chùa Vẽ, Ngô Quyền, Hải Phòng Điện thoại: 031 3765127 Mã số thuế: 0300114893 Họ tên người mua hàng: Công ty TNHH Mai Liên Địa chỉ: 75 Cầu Đất, Hải Phòng Hình thức thanh toán: Tiền mặt Mã số thuế: 0300745043 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền (đồng) 1 Cước vận chuyển Km 100 10.100 1.010.000 2 Cước vận chuyển Km 130 10.100 1.301.300 Cộng tiền hàng: 2.311.300 Thuế suất: 5.00% Tiền thuế GTGT: 115.565 Tổng cộng tiền thanh toán: 2.426.865 Số tiền bằng chữ: Hai triệu bốn trăm hai sáu nghìn tám trăm sáu năm đồng Người mua hàng Người bán hàng Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Mẫu số: 01-1/GTGT (Ban hành theo Thông tư số 60/2007/TT-BTC ngày 14/6/2007 của BTC Biểu số 2-2: Bảng kê hoá đơn, chứng từ dịch vụ cung cấp CT VTQT NHẬT VIỆT BẢNG KÊ HOÁ ĐƠN. CHỨNG TỪ DỊCH VỤ CUNG CẤP MST: (Kèm theo tờ khai thuế GTGT theo mẫu số 01/GTGT) Kỳ tính thuế: Tháng 03 năm 2009 STT Hoá đơn, chứng từ bán Tên người mua Mã số thuế người mua Mặt hàng Doanh số bán (chưa có thuế) Thuế suất (%) Thuế GTGT Ký hiệu hoá đơn Số HĐ Ngày tháng 1. Hàng hoá, dịch vụ không chịu thuế GTGT: Không phát sinh 2. Hàng hoá, dịch vụ chịu thuế suất thuế GTGT 0%: Không phát sinh 3. Hàng hoá, dịch vụ thuế suất GTGT 5%: … … … … ... … … … … … 4 DT/2009C 3104 03/03/09 Cty Đại Toàn Cước vận chuyển 2.000.000 5% 100.000 … … … … … … … … … … 25 DT/2009C 3154 23/03/09 Cty Mai Liên 0300745043 Cước vận chuyển 2.311.300 5% 115.565 … … … … ... … … … … … Tổng 850.367.824 42.518.391 4. Hàng hoá, dịch vụ thuế suất GTGT 10% … … … … ... … … … … … 23 DT/2009C 3152 23/03/09 Cty Mai Liên 0300745043 Khai thuê hải quan 750.000 10% 75.000 … … … … ... … … … … … Tổng 10.897.136 1.089.714 Tổng doanh thu hàng hoá, dịch vụ bán ra: 856.926.570 Tổng thuế GTGT hàng hoá, dịch vụ bán ra: 43.608.105 Hà Nội, ngày 17 tháng 03 năm 2009 Người lập Người nộp thuế hoặc đại diện hợp pháp của người nộp thuế hợp pháp Biểu số 2-3: Sổ chi tiết TK 5111- “Doanh thu dịch vụ vận tải” (Trích) CÔNG TY VẬN TẢI QUỐC TẾ NHẬT VIỆT SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 5111 (Tháng 03 năm 2009) Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Ngày Số Nợ Có … …….. ………….. ……………… ……. ………. 23/03 0353 Công ty Tiến Đạt Cước vận chuyển 1318 3.675.000 23/03 0354 Công ty Mai Liên Cước vận chuyển 1318 2.311.300 …. ….. …………. …………….. …… ………. 28/03 0383 Công ty Toàn Hải Cước vận chuyển 111 1.870.000 … …….. ………….. ……………… ……. …. 28/03 Kết chuyển 511 à 911 911 756.926.570 Cộng 756.926.570 756.926.570 Đơn vị: Đồng Ngày 31 tháng 03 năm 2009 Người lập Biểu Kế toán trưởng Giám đốc (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) 2.2.2.2 Kế toán tổng hợp doanh thu bán hàng Cùng với việc hạch toán chi tiết, công ty cũng thực hiện hạch toán tổng hợp. Quá trình hạch toán tổng hợp được thực hiện trên máy vi tính. Định kỳ 15 ngày, các kế toán viên sẽ cập nhật chứng từ vào máy, máy tính tự động tổng hợp số liệu vào các sổ tổng hợp của công ty. Tài khoản sử dụng: Để hạch toán doanh thu bán hàng, công ty sử dụng các tài khoản 511- “Doanh thu bán hàng”: phản ánh doanh thu và doanh thu thuần khối lượng dịch vụ đã hoàn thành, đã cung cấp cho khách hàng và đã được xác định là tiêu thụ. Ngoài ra, trong quá trình hạch toán doanh thu, doanh nghiệp còn sử dụng các tài khoản: TK 131- “Phải thu khách hàng”, TK 3331- “Thuế giá trị gia tăng phải nộp”, TK 111- “Tiền mặt”, TK 121- “Tiền gửi ngân hàng”, TK 3387- “Doanh thu chưa thực hiện”,… Nguyên tắc Kế toán tổng hợp Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để vào Sổ cái theo tài khoản kế toán phù hợp. Cuối kỳ, cộng số liệu trên Sổ cái, lập bảng cân đối phát sinh. Sau khi đã kiểm tra và đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính. Trình tự hạch toán tổng hợp Dưới đây là trình tự ghi sổ doanh thu bán hàng theo hình thức Nhật Ký Chung ở công ty Vận tải Quốc tế Nhật Việt. Công ty Vận tải Quốc tế Nhật Việt là doanh nghiệp kinh doanh chủ yếu các dịch vụ sau: Kinh doanh kho bãi, Dịch vụ giao nhận, Đại lý tàu biển, Vận chuyển hàng hoá, Vận chuyển lắp đặt thiết bị và máy móc tại các công trình... nên doanh thu của công ty chỉ từ hoạt động cung cấp dịch vụ. Phương pháp xác định doanh thu: Doanh thu bán hàng = Đơn giá * Số lượng dịch vụ cung cấp Đối với mỗi loại dịch vụ, công ty áp dụng một mức giá chung cho tất cả các đối tượng khách hàng. Sơ đồ số 2-1: Trình tự kế toán doanh thu bán hàng Nhập số liệu vào máy Sổ chi tiết TK 511 Báo cáo cung cấp dịch vụ chi tiết theo từng loại dịch vụ Báo cáo cung cấp dịch vụ tổng hợp Sổ cái TK 511 Nhật ký chung Bảng kê chứng từ TK 511 Chứng từ gốc Báo cáo kết quả kinh doanh Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc ghi định kỳ Đối chiếu, kiểm tra Sau khi cập nhật số liệu cho “Hoá đơn cung cấp dịch vụ” thì đến cuối tháng, máy sẽ tự động nhập số liệu trên sổ Nhật ký chung. Biểu số 2-4: Sổ Nhật ký bán hàng (Trích) CÔNG TY VẬN TẢI QUỐC TẾ NHẬT VIỆT NHẬT KÝ BÁN HÀNG Năm 2009 Đơn vị: Đồng Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK Nợ TK Có Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng …. …… ……… ………. ….. …… …….. 0300 03/03 Công ty Đại Toàn Cước vận chuyển 1318 511 2.000.000 …. …… ……… ………. ….. …… …….. 0352 23/03 Công ty Mai Liên Khai thuê hải quan 1311 511 750.000 0353 23/03 Công ty Tiến Đạt Cước vận chuyển 1318 511 3.675.000 0354 23/03 Công ty Mai Liên Cước vận chuyển 1318 511 2.311.300 …. …… ……… ………. ….. …… …….. Cộng ……….. Người mua hàng Người bán hàng Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Khi chuyển số liệu lên Nhật ký chung thì đồng thời máy vi tính cũng chuy ển số liệu lên các bảng kê chứng từ TK 511. Điều này cho phép doanh nghiệp theo dõi doanh thu của các dịch vụ cung cấp trong kỳ. Cuối quý, từ các số liệu trên Sổ nhật ký chung và Bảng kê chứng từ tài khoản 511, kế toán lên Sổ Cái TK 511. Số liệu ở đây mang tính chất tổng hợp tất cả các nghiệp vụ phát sinh trong qúy 1 năm 2009. Biểu số 2-5: Sổ Cái TK 511 “Doanh thu bán hàng” (Trích) CÔNG TY VẬN TẢI QUỐC TẾ NHẬT VIỆT SỔ CÁI TÀI KHOẢN 511 (Tháng 03 năm 2009) Đơn vị: Đồng Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Ngày Số Nợ Có … …….. ………….. ……………… ……. ………. 23/03 0352 Công ty Mai Liên Khai thuê hải quan 1311 750.000 23/03 0353 Công ty Tiến Đạt Cước vận chuyển 1318 3.675.000 23/03 0354 Công ty Mai Liên Cước vận chuyển 1318 2.311.300 …. ….. …………. …………….. …… ………. 28/03 0383 Công ty Toàn Hải Cước vận chuyển 111 1.870.000 … …….. ………….. ……………… ……. …. 28/03 Kết chuyển 911 817.181.556 Tổng 817.181.556 817.181.556 Ngày 31 tháng 03 năm 2009 Người lập Biểu Kế toán trưởng Giám đốc (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) 2.2.3 Kế toán doanh thu hoạt động tài chính 2.2.3.1 Kế toán chi tiết doanh thu hoạt động tài chính Kế toán viên căn cứ vào Giấy báo Có định kỳ của ngân hàng (Biểu số 2.5) về số lãi tiền gửi ngân hàng và đối chiếu với số lãi theo tính toán được dựa trên tỷ lệ lãi và số tiền gốc để cập nhật dữ liệu vào Phiếu thu tiền gửi ngân hàng. Sau đó, máy tính sẽ tự động cập nhật vào sổ chi tiết TK 515 “Doanh thu hoạt động tài chính”, Sổ Nhật ký chung và Sổ cái TK 515. Dưới đây là một số mẫu chứng từ thường được sử dụng trong hạch toán chi tiết kế toán doanh thu hoạt động tài chính. Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam Chi nhánh Hải Phòng GIẤY BÁO CÓ Số chứng từ: 482/NTD-KV/2009 Ngày, giờ nhận: 11h ngày 25/03/2009 Số chuyển tiền: Số giao dịch: TK ghi Nợ: TK 11212 Người trả tiền: Công ty TNHH Mai Liên Số tài khoản: Địa chỉ: Số 103 Hoàng Hoa Thám, Hải Phòng. Người hưởng: Công ty Vận tải Quốc tế Nhật Việt Số tài khoản: Địa chỉ: Cảng Chùa Vẽ, đường Ngô Quyền, Hải Phòng. Số tiền: 152.250 USD Bằng chữ: Một trăm năm mươi hai ngàn hai trăm năm mươi đô la mỹ chẵn Nội dung: Thanh toán tiền bán hàng nhập khẩu Giao dịch viên Liên 2 Phòng nghiệp vụ Biểu số 2-6: Giấy báo Có ngân hàng Biểu số 2-7: Phiếu thu tiền gửi ngân hàng CÔNG TY VẬN TẢI QUỐC TẾ NHẬT VIỆT Số phiếu: CQT 03/010 Tài khoản Nợ: 11212 PHIẾU THU TIỀN GỬI NGÂN HÀNG Ngày 31 tháng 03 năm 2009 Người nộp tiền: Đơn vị: NHNT – Ngân hàng Ngoại thương Địa chỉ: VCB – Chi nhánh Hải Phòng Về khoản: Thu lãi tiền gửi ngân hàng VietcomBank nhập vốn T03/09 Nội dung Tài khoản Số tiền Thu lãi tiền gửi ngân hàng VCB nhập vốn 5151- Lãi tiền cho vay, tiền gửi ngân hàng 247.474 Tổng cộng số tiền: 247.474 Hai trăm bảy mươi bốn trăm bảy mươi bốn đồng Kèm theo: 01 chứng từ gốc KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI LẬP BIỂU (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Ngày … tháng … năm … THỦ QUỸ (Ký, họ tên) 2.2.3.2 K ế toán tổng hợp doanh thu hoạt động tài chính Quá trình kế toán tổng hợp doanh thu hoạt động tài chính cũng được thực hiện tương tự như đối với doanh thu bán hàng. Tài khoản sử dụng Tài khoản 515- “Doanh thu hoạt động tài chính”: phản ánh những khoản thu do hoạt động đầu tư tài chính hoặc kinh doanh về vốn mang lại. Trình tự kế toán Sơ đồ số 2-2: Trình tự kế toán doanh thu hoạt động tài chính Nhập số liệu vào máy Sổ chi tiết TK 515 Sổ cái TK 515 Nhật ký chung Bảng kê chứng từ TK 515 Chứng từ gốc Báo cáo kết quả kinh doanh Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc ghi định kỳ Cuối quý, từ các số liệu trên Sổ nhật ký chung và Bảng kê chứng từ tài khoản 515, kế toán lên Sổ Cái TK 515. Số liệu ở đây mang tính chất tổng hợp tất cả các nghiệp vụ phát sinh trong qúy 1 năm 2009. Biểu số 2-8: Sổ Cái TK 515 “Doanh thu hoạt động tài chính” (Trích) CÔNG TY VẬN TẢI QUỐC TẾ NHẬT VIỆT SỔ CÁI TÀI KHOẢN 515 (Tháng 03 năm 2009) Đơn vị: Đồng Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Ngày Số Nợ Có … …….. ………….. ……………… ……. … 25/03 CAC03/009 Ngân hàng Á Châu Thu lãi tiền gửi NH ACB 11214 24.500 … …….. ………….. ……………… ……. … 28/03 CNT03/ 009 Ngân hàng Ngoại thương Thu lãi tiền gửi NH VCB 11212 247.474 28/03 CQT03/ 009 Ngân hàng Quốc tế Thu lãi tiền gửi NH VIBank 11213 57.435 …. ….. …………. …………….. …… … 28/03 Kết chuyển 515 à 911 911 59.336.225 Cộng 59.336.225 59.336.225 Ngày 31 tháng 03 năm 2009 Người lập Biểu Kế toán trưởng Giám đốc (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) 2.3 Kế toán chi phí tại công ty Vận tải Quốc tế Nhật Việt 2.3.1 Hệ thống chứng từ Công ty Vận tải Quốc tế Nhật Việt là công ty có quy mô tương đối lớn nên các khoản chi phí phục vụ cho hoạt động cung cấp dịch vụ phát sinh trong kỳ cũng không phải là một con số nhỏ. Do đó, các chi phí này cần phải được tổ chức chặt chẽ, đặc biệt ở khâu chứng từ ban đầu. Vì công ty Vận tải Quốc tế Nhật Việt hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực vận tải nên chi phí cho hoạt động cung cấp dịch vụ cũng là khoản chi phí phát sinh chủ yếu. Chi phí phục vụ cho hoạt động cung cấp dịch vụ bao gồm: Chứng từ sử dụng Chi phí dịch vụ vận chuyển Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Hoá đơn mua hàng; Hoá đơn phí đường bộ, đường thuỷ; Hoá đơn phí bến bãi, cầu phà; Phiếu mua xăng dầu; Bảng ghi nhận hoạt động của tàu xe hàng ngày. Chi phí nhân công trực tiếp: Giấy đề nghị tạm ứng; Bảng chấm công; Bảng tính doanh thu lái xe; Bảng tính tiền lương nhân viên lái xe; Bảng phân bổ tiền lương và Bảo hiểm xã hội. Chi phí sản xuất chung: Hoá đơn điện thoại, Hoá đơn sửa xe do lái xe chi, Hoá đơn mua vật tư (xuất dùng để thay thế hay bảo dưỡng xe); Phiếu xuất kho; Bảng kê chứng từ xuất kho; Bảng ghi nhận hoạt động xe hàng ngày; Bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định. Chi phí hoạt động tài chính Hoá đơn thu phí của ngân hàng. Hợp đồng vay nợ. Phiếu chi tiền gửi ngân hàng. Quy trình luân chuyển chứng từ Nhân viên điều hành chuyển “Bảng theo dõi hoạt động phương tiện vận tải” cho phụ trách từng đội xe. Người phụ trách sẽ chuyển cho nhân viên lái xe. Sau đó, nhân viên lái tàu xe phải lập “Bảng theo dõi hoạt động hàng ngày” nộp cùng chứng từ gốc (Hoá đơn mua xăng dầu; phí cầu phà, bến bãi…) cho phụ trách đội xe. Phụ trách xe sẽ chuyển lên phòng kế toán để kế toán viên kiểm tra, đối chiếu và cập nhật vào Nhật ký chung, Sổ chi tiết các tài khoản chi phí, lưu trữ chứng từ và cuối tháng vào Bảng cân đối số phát sinh để lập Báo cáo tài chính. 2.3.2 Kế toán chi tiết chi phí Trên cơ sở các chứng từ phản ánh chi phí phát sinh trong kỳ cũng như thanh toán với người bán, kế toán chi phí sẽ thực hiện theo dõi các khoản chi phí trên Sổ chi tiết của tài khoản chi phí (TK 621, 622, 627, 635, 642) cũng như trên Sổ Nhật ký chung. Việc theo dõi này được thực hiện bằng máy vi tính, kế toán sẽ nhập số liệu vào máy và máy sẽ tự xử lý số liệu. Nguyên tắc kế toán chi tiết Dựa trên hệ thống chứng từ phản ánh chi phí phát sinh trong hoạt động cung cấp dịch vụ, kế toán phải thực hiện theo dõi chi phí phát sinh cho từng loại dịch vụ cũng như từng lần phát sinh chi phí và thanh toán. Kế toán phải mở đủ số chi tiết chi phí để theo dõi được tất cả các khoản chi phí phát sinh trong quá trình cung cấp dịch vụ. Sổ chi tiết chi phí (Tài khoản 621, 622, 627, 632, 635, 642) của công ty Vận tải Quốc tế Nhật Việt được mở chi tiết theo từng loại dịch vụ cung cấp. Sau khi nhận chứng từ phản ánh chi tiết các chi phí cung cấp dịch vụ cũng như chi phí của hoạt động tài chính phát sinh trong kỳ, kế toán vật tư sẽ chuyển cho kế toán chi phí…Mỗi khi nhận được chứng từ về chi phí phát sinh, kế toán chi phí sẽ thực hiện cập nhật chứng từ để máy tính tự động vào các Sổ chi tiết chi phí. Cuối tháng, máy tính sẽ thực hiện tổng hợp số liệu trên Sổ chi tiết chi phí, lấy số liệu tổng phát sinh để kết chuyển vào tài khoản 911- “Xác._.