Hoàn thiện hạch toán doanh thu bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH VIỆT BÌNH

PHẦN MỞ ĐẦU 1.Vị trí, ý nghĩa của đề tài nghiên cứu - Cho đến nay, nền kinh tế Việt Nam đã trải qua những bước ngoặc quan trọng, ảnh hưởng sâu sắc đến toàn bộ bộ mặt của nền kinh tế. Đó là, sự kiện đại hội VI của Đảng diễn ra vào tháng 12/1986, đã quyết định chuyển đổi cơ chế nền kinh tế từ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Cùng với việc Mỹ xoá bỏ lệnh cấm vận đối với nước ta năm 1991, như được chắp thêm cánh, kinh tế nước ta đã có những bước phát triển nhảy vọt, từng bước hoàn thành sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hóa đất nước. Đến năm 2006, lại là một mốc son ghi nhận sự cố gắng của toàn thể dân tộc ta, khi nước ta chính thức được gia nhập tổ chức thương mại thế giới WTO. Đây vừa là niềm vui, niềm tự hào của đất nước chúng ta và cũng là thách thức rất lớn khi chúng ta hội nhập với nền kinh tế toàn cầu. Vì vậy, hiện nay, nền kinh tế nước ta đang chịu tác động mạnh mẽ của nền kinh tế thế giới, đặc biệt là sau sự kiện khủng hoảng kinh tế Mỹ vào cuối năm 2008, đã tạo ra một cuộc khủng hoảng tài chính bao trùm toàn thế giới, nó có sức công phá dữ dội. Do đó, để tồn tại và phát triển được thì cần phải đòi hỏi sự nhanh nhạy, linh hoạt và thích ứng kịp thời của các doanh nghiệp trên thế giới nói chung và doanh nghiệp Việt Nam nói riêng. - Trong giai đoạn hiện nay, đặc biệt đối với các doanh nghiệp thương mại thì hoạt động chính là hoạt động bán hàng và mục tiêu lớn nhất là thu được nhiều lợi nhuận. Để làm được điều đó, thì các doanh nghiệp phải đẩy mạnh quá trình tiêu thụ hàng hoá của mình. Có thể nói, tiêu thụ hàng hóa mang ý nghĩa sống còn đối với một doanh nghiệp, nó có tính chất quyết định tới sự thành công hay thất bại của hoạt động kinh doanh và chỉ giải quyết tốt được khâu tiêu thụ thì doanh nghiệp mới thực sự thực hiện được chức năng của mình là làm cầu nối giữa sản xuất và tiêu dùng. Chính vì lẽ đó, gắn liền với công tác tiêu thụ hàng hoá, thì hạch toán doanh thu bán hàng và xác định kết quả bán hàng cũng giữ một vị trí hết sức quan trọng góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh. Để cung cấp và phản ánh thông tin chính xác, kịp thời cho Giám đốc nhằm đưa ra quyết định đúng đắn, phù hợp với tình hình thực tế, đòi hỏi phải tổ chức tốt công tác kế toán nói chung và công tác hạch toán doanh thu bán hàng và xác định kết quả bán hàng nói riêng một cách khoa học, hợp lý. 2.Lý do chọn đề tài - Trong 5 tuần đầu đến Công ty TNHH VIỆT BÌNH thực tập, em được tiếp cận và tìm hiểu về hoạt động kinh doanh của Công ty và được sự hướng dẫn của các chị trong phòng kế toán về các phần hành kế toán tại Công ty, em đã phần nào hiểu được công việc của một kế toán viên. Ngoài ra, cùng với những nhận thức về tầm quan trọng của việc hạch toán doanh thu bán hàng và xác định kết quả bán hàng có ảnh hưởng tới sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp, nên em đã lựa chọn đề tài: “Hoàn thiện hạch toán doanh thu bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH VIỆT BÌNH” cho chuyên đề tốt nghiệp của mình. 3.Kết cấu của đề tài - Ngoài phần mở đầu, danh mục tài liệu tham khảo, mục lục, chuyên đề bao gồm 3 phần: Phần I: Cơ sở lý luận chung về kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp. Phần II: Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty TNHH VIỆT BÌNH. Phần III: Một số nhận xét và giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty TNHH VIỆT BÌNH. PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH VIỆT BÌNH 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH VIỆT BÌNH 1.1.1. Giới thiệu chung về Công ty TNHH VIỆT BÌNH Công ty TNHH Việt Bình là một đơn vị hạch toán độc lập có tư cách pháp nhân, có tài khoản tại ngân hàng và có con dấu riêng, hoạt động dưới sự kiểm tra giám sát của các cơ quan quản lý nhà nước, được phòng đăng ký kinh doanh thuộc sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Phú Thọ cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 1802003285 ngày 23/06/2003, và doanh nghiệp chính thức đi vào hoạt động. Đăng ký thay đổi lần 1 ngày 12/09/2005. Khi mới thành lập Công ty có 2 sáng lập viên là ông Kiều Đức Thuận và ông Kiều Văn Thanh, với số vốn điều lệ là: Ông Thuận: 1.000 triệu đồng Ông Thanh: 500 triệu đồng Tên giao dịch: công ty TNHH VIỆT BÌNH Tên giao dịch quốc tế : VIET BINH Company Limited Trụ sở đặt tại: Số nhà 1807, đại lộ Hùng Vương – thành phố Việt Trì - Phú Thọ Điện thoại: (0210) 2240 466 – (0210) 2240246 Fax: (0210) 2581829 Mã số thuế: 2600363665 Ngành nghề kinh doanh: Chuyên mua vào và bán ra các loại mô tô, xe máy của các hãng SYM, Suzuki, Honda… Làm đại lý mua, đại lý bán ký gửi hàng hoá Bảo dưỡng và sửa chữa xe ô tô, mô tô, xe máy (kể cả phụ tùng và các bộ phận phụ trợ cử xe ô to, xe máy). 1.1.2. Quá trình phát triển của Công ty TNHH VIỆT BÌNH - Ngay từ khi mới thành lập, Công ty TNHH Việt Bình đã xác định lĩnh vực kinh doanh chủ yếu là mua vào và bán ra xe máy (chủ yếu là của các hãng SYM và Suzuki). Nhờ có các yếu tố thuận lợi về địa bàn và dân cư nên cùng với việc duy trì khai thác thị trường trong tỉnh thì Công ty đã mạnh dạn mở rộng khai thác thị trường sang các tỉnh lân cận như Tuyên Quang, Yên Bái, Hà Tây (cũ), Vĩnh Phúc. Đồng thời với chủ trương phục vụ ngày càng tốt hơn nhu cầu của khách hàng, Công ty đã mở rộng thêm lĩnh vực kinh doanh như làm đại lý mua, đại lý bán ký gửi các loại phụ tùng và các bộ phận phụ trợ của xe ô tô, xe máy; bảo dưỡng và sửa chữa xe ô tô, xe máy. - Trong quá trình phát triển, để nâng cao hiệu quả kinh doanh, Công ty luôn có những sáng kiến đề ra những chiến lược kinh doanh hợp lý như: + Chương trình mua xe máy trả góp trong 6 tháng: điều này vừa tăng được số lượng hàng tiêu thụ, vừa tạo điều kiện cho những người có thu nhập thấp có khả năng mua được xe máy + Chính sách chăm sóc khách hàng sau khi mua: để khách hàng yên tâm khi mua hàng của Công ty, đồng thời nâng cao uy tín của Công ty. Định kỳ, Công ty thực hiện chương trình bảo dưỡng miễn phí đối với các loại xe thuộc hãng SYM, Suzuki, Honda. + Đăng quảng cáo trên truyền hình tỉnh về các loại xe mà Công ty đang bán nhằm giới thiệu rộng rãi hình ảnh của Công ty mình. + Ngoài ra, Công ty còn tài trợ một số hoạt động văn hoá của tỉnh và tham gia trưng bày hàng hoá tại hội chợ vào các dịp lễ hội như lễ hội Đền Hùng… - Vì vậy, Trải qua hơn 5 năm xây dựng và trưởng thành, đó là một khoảng thời gian không dài nhưng hiện nay Công ty đã mở thêm được 3 đại lý bán hàng và cung cấp dịch vụ ở trong và ngoài tỉnh Phú Thọ. 1.1.3. Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Bảng 1-1 Kết quả kinh doanh của Công ty TNHH VIỆT BÌNH Giai đoạn 2006 - 2008 (Đơn vị tính: VND) Năm Chỉ tiêu 2006 2007 2008 1.Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 8.594.657.000 11.238.176.000 14.305.912.000 2.Giá vốn hàng bán 6.669.156.000 9.041.892.000 12.034.444.000 3.Lợi nhuận gộp 1.925.501.000 2.196.284.000 2.271.468.000 4.Chi phí bán hàng 585.390.000 627.451.000 649.830.000 5.Chi phí quản lý DN 240.753.000 265.548.000 282.159.000 6.Lợi nhận trước thuế 1.099.358.000 1.303.285.000 1.339.479.000 7.Thuế TNDN 307.820.300 364.919.800 375.054.200 8.Lợi nhận sau thuế 791.537.700 938.365.200 964.424.800 9.Số lượng lao động (người) 20 28 37 10.Thu nhập bình quân (VNĐ/1 LĐ) 1.350.000 1.500.000 1.850.000 1.2. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH VIỆT BÌNH 1.2.1. Lĩnh vực hoạt động kinh doanh - Lĩnh vực hoạt động kinh doanh chính của Công ty là kinh doanh thương mại và dịch vụ... theo đúng pháp luật của Nhà nước và theo đúng hướng dẫn cụ thể của Sở kế hoạch và Đầu tư tỉnh Phú Thọ nhằm đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng. - Là một công ty TNHH nên Công ty có quyền tự mình sử dụng vốn, sao cho có hiệu quả để thực hiện nghĩa vụ kinh doanh của mình. Ngoài ra, Công ty có quyền huy động và phân phối vốn ở nhiều nguồn khác nhau. Công ty phải có trách nhiệm chấp hành các chính sách của Nhà nước, Sở kế hoạch và Đầu tư Tỉnh Phú Thọ, thực hiện đầy đủ các cam kết trong giấy phép đăng ký kinh doanh, kinh doanh theo đúng mục đích thành lập của Công ty và theo ngành nghề đã đăng ký kinh doanh. - Hoạt động chủ yếu của Công ty bao gồm: Chuyên mua vào và bán ra các loại mô tô, xe máy của các hãng SYM, Suzuki, Honda… Làm đại lý mua, đại lý bán ký gửi hàng hoá Bảo dưỡng và sửa chữa xe ô tô, mô tô, xe máy (kể cả phụ tùng và các bộ phận phụ trợ cử xe ô tô, xe máy). 1.2.2. Phương thức bán hàng của Công ty 1.2.2.1. Phương thức bán buôn - Khi nghiệp vụ bán buôn phát sinh tức là khi hợp đồng kinh tế đã được ký kết, khi hợp đồng kinh tế đã được ký kết, kế toán của Công ty lập hoá đơn (GTGT), MS01-GTKT-3LL. Hoá đơn được thành lập ba liên, liên 1 lưu tại gốc, liên 2 giao cho người mua, liên 3 dùng để thanh toán. Phòng kế toán cũng lập phiếu xuất kho, phiếu xuất kho cũng được lập thành 3 liên. - Nếu việc bán hàng thu được tiền ngay thì liên thứ 3 trong hoá đơn (GTGT) được dùng làm căn cứ để thu tiền hàng kế toán và thủ quỹ dựa vào đó để viết phiếu thu và cũng dựa vào đó thủ quỹ nhận đủ số tiền hàng. - Khi kiểm tra số tiền theo hoá đơn GTGT mà người mua thanh toán kế toán thu chi tiền mặt và thủ quỹ sẽ ký tên vào phiếu thu, nếu khách hàng yêu cầu cho 1 liên, phiếu thu thì tuỳ yêu cầu kế toán thu tiền mặt sẽ viết ba liên phiếu thu, sau đó xé một liên đóng dấu và giao cho khách hàng thể hiện việc thanh toán hàng hoá đã hoàn tất: Liên 1 lưu tại cuống, liên 2 giao cho thủ kho giữ, liên 3 dùng để lưu hành nội bộ không có giá trị thanh toán và đi đường. - Trong phương thức bán buôn có 2 hình thức: Bán buôn qua kho: Theo hình thức này, Công ty xuất hàng trực tiếp từ kho giao cho người mua. Người mua cầm hoá đơn GTGT và phiếu xuất kho do phòng kế toán lập đến kho để nhận hàng. Hàng hoá được coi là bán hàng khi người mua đã nhận và ký xác nhận hoá đơn kiêm phiếu xuất kho. Bán buôn vận chuyển thẳng: Theo phương thức này Công ty sau khi thủ tục nhận hàng đã xong và phòng kế toán lập hoá đơn GTGt gồm 3 liên sau đó xé liên 2 và 3 giao cho phòng kinh doanh. Phòng kinh doanh cử người mang hoá đơn tới người mua hàng đồng thời vận chuyển thẳng số hàng hoá đã có hoá đơn GTGT cho người mua (không qua kho). Hàng hoá được coi là bán hàng khi người mua nhận đủ hàng ký xác nhận trên chứng từ bán hàng của Công ty, việc thanh toán tiền mặt bằng tiền mặt. 1.2.2.2. Phương thức bán lẻ - Hình thức bán lẻ được áp dụng tại văn phòng Công ty và tại kho . Công ty thực hiện bán lẻ theo phương thức thu tiền tập trung tức là khi phát sinh nghiệp vụ bán lẻ hàng hoá thì kế toán hàng hoá lập hoá đơn GTGT. Trường hợp nếu bán lẻ tại Công ty thì kế toán hàng hoá lập hoá đơn GTGT lấy đầy đủ chữ ký của người mua, thủ trưởng đơn vị, kế toán trưởng sau đó dựa vào hoá đơn GTGT kế toán thu chi sẽ viết phiếu thu chi với số tiền đủ theo hoá đơn (nếu khách hàng trả hết một lần). Trường hợp bán lẻ nhưng khách hàng yêu cầu mang hàng tới tận nhà thì kế toán hàng hoá cũng lập hoá đơn GTGT sau đó giao cho người mang hàng 2 liên: liên 2 (liên đỏ) giao cho khách hàng, liên 3 (liên xanh) có giá trị để thanh toán. Sau khi đã giao hàng và thu tiền xong, người được phân công đi giao hàng có trách nhiệm nộp số tiền đó cho phòng kế toán kèm theo hoá đơn GTGT (liên 3 - liên xanh). 1.2.3. Quá trình tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty - Công ty TNHH VIỆT BÌNH là loại hình doanh nghiệp kinh doanh thương mại và dịch vụ nên quá trình kinh doanh của Công ty cũng giống như các doanh nghiệp kinh doanh thương mại khác là mua hàng và bán hàng. - Từ việc nghiên cứu, điều tra nhu cầu thị trường về phương tiện xe máy, tiến hành phân đoạn thị trường để Công ty lựa chọn đối tượng khách hàng mục tiêu của mình. Sau đó, Công ty mua hàng của các hãng phân phối. Khi xe tải vận chuyển các loại xe máy về kho thì kĩ thuật viên của Công ty sẽ ra kiểm tra các thông số về kích thước, màu sắc, kiểu dáng…nhằm đảm bảo chất lượng của xe. Khi hoàn tất các thủ tục đó, thì thủ kho sẽ ra kiểm hàng và nhập kho bảo quản. - Khi một dòng xe mới được nhập về để bán, Công ty tiến hành trưng bày tại cửa hàng và khi có khách đến cửa hàng thì Công ty sẽ phát những tờ quảng cáo để giới thiệu sản phẩm. - Sau khi sản phẩm được bán ra, Công ty thu tiền và tiến hành chính sách chăm sóc khách hàng sau mua như bảo dưỡng xe… Sơ đồ 1-2: Quá trình tổ chức kinh doanh của Công ty TNHH VIỆT BÌNH Nghiên cứu nhu cầu thị trường Mua thiết bị, sản phẩm, hàng hoá Kiểm tra và nhập kho thiết bị, sản phẩm, hàng hóa Tổ chức quảng cáovà giới thiệu sản phẩm mới Đưa sản phẩm ra thị trường tiêu thụ Chính sách chăm sóc khách hàng sau mua 1.3. Đặc điểm tổ chức quản lý của Công ty TNHH VIỆT BÌNH 1.3.1. Đặc điểm tổ chức quản lý - Là một công ty có quy mô nhỏ, nên để đảm bảo việc sử dụng đồng vốn có hiệu quả thì trước tiên đòi hỏi bộ máy quản lý của Công ty phải thực sự gọn nhẹ, không cồng kềnh chồng chéo, nhằm giảm bớt chi phí quản lý và tạo điều kiện cho ban giám đốc quản lý chỉ đạo công việc một cách tốt nhất. - Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo mô hình tập trung từ trên xuống, phân chia thành các phòng ban theo chức năng chuyên môn và có sự ảnh hưởng qua lại lẫn nhau nhằm tạo dựng môi trường làm việc thân thiện, hoà đồng và hiệu quả làm việc cao. Cơ cấu bộ máy quản lý bao gồm: + Ban giám đốc + Phòng kinh doanh + Phòng kế toán + Phòng kỹ thuật - bảo hành + Kho vật tư 1.3.2. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban - Ban giám đốc gồm: Giám đốc và Phó giám đốc Giám đốc: Là người đứng đầu Công ty, có chức năng: Quyết định chủ trương chính sách, chiến lược kinh doanh, lựa chọn các hàng hoá, quyết định hoạt động mở rộng Công ty. Trực tiếp điều hành trưởng phòng và các tổ trưởng, tổ chức điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh sao cho đạt hiệu quả cao nhất, đáp ứng yêu cầu bảo toàn và phát triển Công ty. Xem xét bổ nhiệm trưởng phòng, các tổ trưởng, xây dựng đội ngũ cán bộ nhân viên đảm bảo hoạt động Công ty một cách hiệu quả và phát triển về lâu dài. Xây dựng cơ cấu tổ chức quản trị và điều hành hoạt động của Công ty, ký kết hợp đồng kinh tế, văn bản giao dịch của các cơ quan chức năng phù hợp với pháp luật hiện hành. Thực hiện chế độ chính sách và pháp luật Nhà nước. Trong hoạt động của Công ty, ban hành biểu mẫu báo cáo của Công ty, các định mức, định biên về lao động kỹ thuật, chi phí, doanh thu... Phó giám đốc: Là người hỗ trợ cho giám đốc, hoạt động theo sự chỉ đạo của giám đốc, triển khai thực hiện công việc được Giám đốc giao phó, trực tiếp điều hành và đôn đốc tổ kỹ thuật hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, tổ chức hoạt động của phòng kỹ thuật, cùng Giám đốc điều hành trực tiếp tổ trưởng, trưởng phòng. Phòng kinh doanh: - Chủ động xây dựng kế hoạch tiêu thụ hàng hoá, triển khai các kế hoạch kinh doanh như: Tiếp thị, xúc tiến thương mại, bán hàng theo kế hoạch của Công ty… - Có trách nhiệm tư vấn tham mưu về chiến lược, sách lược cho lãnh đạo Công ty giúp cho Giám đốc và Phó giám đốc lên kế hoạch cụ thể cho hoạt động kinh doanh về chủng loại, chất lượng, mẫu mã thông qua các hoạt động điều tra thị trường. Phòng kế toán: - Ghi chép tất cả các nghiệp vụ kế toán phát sinh vào các sổ sách theo đúng quy định của pháp luật và chuẩn mực kế toán. - Thiết lập các văn bản, biểu mẫu báo cáo kế toán tài chính, quy định thống nhất các ghi chép kế toán để báo cáo về hoạt động chi tiêu tài chính và hiệu quả sản xuất kinh doanh cho ban giám đốc theo định kỳ hoặc bất cứ khi nào yêu cầu. - Tham mưu cho ban Giám đốc xây dựng các kế hoạch tài chính, các chiến lược kinh doanh. - Báo cáo về hoạt động chi tiêu tài chính và quyết toán thuế hàng năm theo yêu cầu của cơ quan quản lí nhà nước. Phòng kỹ thuật - bảo hành: - Phối hợp với phòng kế toán và phòng kinh doanh trong việc điều động nhân viên kỹ thuật đi giao nhận hàng. - Có nhiệm vụ lắp ráp, sửa chữa, bảo trì, bảo dưỡng các thiết bị, phụ tùng xe máy của công ty, của khách hàng… - Tổ chức nghiên cứu công nghệ sản phẩm, bảo hành các sản phẩm hỏng do khách hồi về. Kho vật tư: - Có trách nhiệm bảo quản, cất trữ xe máy, phụ tùng, thiết bị. - Quản lý hàng hoá nhập - xuất - tồn cả về số lượng, chất lượng, chủng loại… Sơ đồ 1-3: Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH VIỆT BÌNH Phòng kinh doanh Phòng kế toán Phòng Kỹ thuật- Bảo hành Kho vật tư Giám đốc Phó giám đốc 1.4. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH VIỆT BÌNH 1.4.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán 1.4.1.1. Đặc điểm - Công ty TNHH VIỆT BÌNH là một doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ, nên để đáp ứng được yêu cầu quản ký kinh doanh và đảm bảo phản ánh đầy đủ một cách chính xác, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh thì công ty đã lựa chọn tổ chức công tác kế toán theo hình thức tập trung. - Theo hình thức này, Công ty chỉ bố trí một phòng kế toán, mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được thực hiện tại đây từ khâu thu nhận, xử lý đến tổng hợp thông tin trên báo cáo tài chính. - Do yêu cầu và tính chất của Công ty là thương mại và dịch vụ nên một Kế toán có thể kiêm hai hoặc ba phần hành kế toán khác nhau. Cơ cấu bộ máy kế toán của Công ty gồm 6 người, đứng đầu là Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp. Kế toán trưởng là người trực tiếp điều hành và quản lý công tác kế toán trên cơ sở phân công công việc cho các kế toán viên. - Phòng kế toán bao gồm: + Kế toán trưởng + Kế toán hàng hóa và tiêu thụ + Kế toán công nợ + Kế toán vật tư, TSCĐ + Kế toán tiền lương + Kế toán kiêm thủ quỹ 1.4.1.2. Chức năng và nhiệm vụ * Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp - Quản lý điều hành phòng kế toán, chỉ đạo thực hiện triển khai công tác tài chính kế toán của Công ty; chỉ đạo và quản lý về hoạt động sử dụng vốn, giao vốn cho các cửa hàng, hướng dẫn, kiểm tra, quản lý việc sử dụng vốn của các cửa hàng. - Có trách nhiệm lập báo cáo tài chính và trực tiếp báo cáo các thông tin kinh tế- tài chính với nhà nước, với giám đốc và với các cơ quan chức năng khi họ yêu cầu. - Tham mưu cho Giám đốc xây dựng các kế hoạch tài chính, chiến lược kinh doanh, kế hoạch chi phí kinh doanh. Kế toán hàng hoá, tiêu thụ: - Có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn hàng hoá. - Theo dõi vấn đề tiêu thụ hàng hoá sao cho tiền và hàng vận động khớp nhau, theo dõi và xác định doanh thu, giá vốn, thuế,chi phí bán hàng, kết quả kinh doanh của công ty. Kế toán công nợ: Có nhiệm vụ theo dõi , tính toán mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến công nợ và cung cấp thông tin về tình hình tài chính của Công ty một cách nhanh chóng và chính xác. Kế toán TSCĐ, vật tư: Theo dõi tình hình biến động tăng giảm của vật tư, tình hình trích khấu hao tài sản cố định trong doanh nghiệp. Tính toán phân bổ các khoản chi phí hợp lý liên quan làm cơ sở cho việc tính giá thành. Kế toán tiền lương: Theo dõi đầy đủ, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan, chấm công cho các nhân viên trong toàn công ty. Kế toán kiêm thủ quỹ: Bảo quản và giữ tiền mặt, kiểm tra chứng từ hợp lệ trước khi thực hiện các khoản thu chi bằng tiền mặt. Ngoài ra, còn phải vào sổ quỹ hàng tháng, làm thống kê mua bán, cuối ngày đối chiếu với số liệu kế toán thanh toán tiền mặt. Sơ đồ 1-4: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH VIỆT BÌNH Kế toán trưởng Kế toán h.hoá,tiêu thụ Kế toán công nợ Kế toán TSCĐ, vật tư Kế toán tiền lương Kế toán kiêm thủ quỹ 1.4.2. Đặc điểm vận dụng hệ thống chứng từ kế toán - Chứng từ kế toán được áp dụng trong Công ty theo quy định của Luật kế toán và Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/05/2004 của chính phủ, các văn bản pháp luật khác có liên quan. - Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, và trích khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng và đánh giá theo nguyên tắc nguyên giá. - Hệ thống chứng từ được sử dụng trong các phần hành kế toán áp dụng tại Công ty TNHH VIỆT BÌNH như sau: 1.4.2.1. Kế toán tiền mặt Chứng từ sử dụng: - Phiếu thu, phiếu chi - Giấy đề nghị tạm ứng - Giấy đề nghị thanh toán - Biên lai thu tiền… Trình tự ghi sổ: - Căn cứ vào từng nội dung kinh tế tài chính phát sinh, kế toán lập Phiếu thu, Phiếu chi và chứng từ cần thiết khác để ghi sổ kế toán. - Hằng ngày căn cứ vào Phiếu thu, Phiếu chi thủ quỹ tiến hành thu chi tiền trong quỹ. Cuối ngày hoặc định kỳ ngắn ngày (3-5 ngày), thủ quỹ ghi vào Sổ quỹ, lập Sổ quỹ kiêm báo cáo quỹ (từ cột số hiện, ngày tháng đến cột số tiền) kèm theo các chứng từ thu, chi để chuyển cho kế toán ghi sổ. - Hằng ngày (hoặc định kỳ) khi nhận được Sổ quỹ kiêm báo cáo quỹ, Kế toán tiền mặt tiến hành kiểm tra việc ghi chép Sổ quỹ kiêm báo cáo quỹ nếu có sai sót, nhầm lẫn phải sửa chữa kịp thời và hoàn thành nốt Sổ quỹ kiêm báo cáo quỹ (phần Tài khoản đối ứng). Đây là cơ sở để kế toán phản ánh vào các sổ kế toán (Sổ nhật ký chi tiền, nhật ký thu tiền) và từ các Nhật ký này kế toán sẽ vào Sổ cái các tài khoản liên quan. Sơ đồ 1-5: Sơ đồ luân chuyển chứng từ kế toán tiền mặt Phiếu thu,Phiếu chi Sổ quỹ tiềnmặt Sổ quỹ kiêmbáo cáo quỹ Nhật ký thu tiền Nhật ký chi tiền Sổ cái 1.4.2.2. Kế toán tiền gửi ngân hàng Chứng từ sử dụng: - Giấy báo nợ, giấy báo có - Uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi - Séc bảo chi, séc chuyển khoản… Trình tự ghi sổ: - Khi nhận được giấy báo có, giấy báo nợ (hoặc bản sao kê ngân hàng) của Ngân hàng gửi đến, kế toán lập Sổ TGNH đồng thời đối chiếu với các chứng từ gốc kèm theo (Uỷ nhiện chi, Uỷ nhiệm thu, Séc chuyển khoản, Séc bảo chi…). Kế toán xác minh và xử lý kịp thời các khoản chênh lệch sau đó phản ánh vào Nhật ký thu TGNH và Nhật ký chi TGNH. Cuối tháng, kế toán đối chiếu số liệu trên Sổ tiền gửi với bản sao kê của ngân hàng. Sơ đồ 1-6: Sơ đồ luân chuyển chứng từ kế toán tiền gửi ngân hàng Giấy báo nợGiấy báo có Số tiền gửi ngân hàng NK thu tiền gửi ngân hàng NK chi tiềngửi ngân hàng Sổ cái 1.4.2.3. Kế toán hàng tồn kho Chứng từ sử dụng: - Phiếu nhập kho, xuất kho - Thẻ kho - Bảng kê mua hàng… Trình tự ghi sổ: - Căn cứ vào Hoá đơn bán hàng của bên bán, thủ kho và kế toán lên Phiếu nhập kho. Căn cứ vào lệnh xuất để lên Phiếu Xuất kho. Hàng ngày Kế toán căn cứ vào Hoá đơn mua bán hàng, Phiếu nhập kho và Phiếu xuất kho để ghi vào Thẻ kho (Mở chi tiết cho từng loại vật tư, hàng hoá) - Sau đó, Thủ kho chuyển Phiếu nhập, Phiếu xuất cho kế toán vật tư, hàng hoá để kế toán mở Sổ chi tiết vật tư, hàng hoá (Thẻ kho mở như thế nào thì Sổ chi tiết được mở như thế đó) vừa theo dõi về mặt số lượng vừa theo dõi về mặt giá trị. Sau đó, kế toán vật tư hàng hoá chuyển các Hoá đơn, chứng từ nhập xuất kho cho Kế toán tổng hợp để vào Nhật ký chung và các Sổ chi tiết khác (Sổ chi tiết phải trả người bán…). - Cuối tháng kế toán tiến hành tổng cộng toàn bộ số nhập xuất tính số tồn cuối kỳ theo chỉ tiêu số lượng và giá trị, lập Bảng tổng hợp Nhâp- Xuất- Tồn vật tư, hàng hoá. Sau đó, đối chiếu chỉ tiêu số lượng trên Sổ chi tiết với số liệu của Thủ kho trên thẻ kho và trong kho, đối chiếu số liệu trên Bảng tổng hợp Nhập- Xuất- Tồn với số liệu trên Sổ Cái của Kế toán tổng hợp. Sơ đồ 1-7: Sơ đồ luân chuyển chứng từ kế toán hàng tồn kho Phiếu nhập Thẻ kho Phiếu xuất Sổ chi tiết vật tư, hàng hoá Sổ tổng hợp N-X-T vật tư, hàng hoá Sổ cái Nhật ký chung Ghi hµng ngµy Ghi cuèi th¸ng hoÆc ®Þnh kú Quan hÖ ®èi chiÕu Ghi chú: 1.4.2.4. Kế toán tiền lương Chứng từ sử dụng: - Bảng chấm công - Bảng thanh toán tiền lương, tiền thưởng - Bảng kê trích nộp các khoản theo lương - Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội… Trình tự ghi sổ: - Hàng tháng, căn cứ vào bảng chấm công kế toán tiền lương lập bảng thanh toán tiền lương của toàn công ty. - Cuối tháng căn cứ vào Bảng thanh toán lương của toàn công ty, kế toán lập Bảng phân bổ tiền lương và trích các khoản theo lương. Sơ đồ 1-8: Sơ đồ luân chuyển chứng từ kế toán tiền lương GiÊy nghØ èm, häc, häp B¶ng chÊm c«ng GiÊy nghØ èm, häc, häp B¶ng thanh to¸n l­¬ng tæ B¶ng thanh to¸n l­¬ng toµn c«ng ty B¶ng ph©n bæ tiÒn l­¬ng vµ BHXH Sæ c¸i Ghi hµng ngµy Ghi chú: Ghi cuèi th¸ng 1.4.2.5. Kế toán bán hàng Chứng từ sử dụng: - Hoá đơn bán hàng, phiếu xuất kho - Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi - Thẻ quầy hàng… Trình tự ghi sổ: - Căn cứ vào Hoá đơn bán hàng và Phiếu Xuất kho, nếu khách hàng trả tiền ngay thì Kế toán ghi luôn vào Nhật ký đặc biệt (Nhật ký thu TM, Nhật ký thu TGNH). Nếu nợ thì phản ánh vào Sổ chi tiết thanh toán với người mua (Sổ chi tiết TK 131). - Đồng thời từ các chứng từ Kế toán phản ánh vào Nhật ký chung và Sổ cái các tài khoản liên quan. Cuối tháng, kế toán tiến hành đối chiếu giữa Bảng tổng hợp các TK với Sổ cái các TK liên quan. Sơ đồ 1-9: Sơ đồ luân chuyển chứng từ kế toán bán hàng Ghi hµng ngµy Quan hÖ ®èi chiÕu Sổ chi tiết TK Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Nhật ký chung, Nhật ký đặc biệt Hoá đơn, chứng từ bán hàng Ghi chú: 1.4.2.6. Kế toán tài sản cố định Chứng từ sử dụng: - Biên bản giao nhận tài sản cố định - Biên bản thanh lý tài sản cố định - Hoá đơn mua tài sản cố định - Sổ tài sản cố định - Bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định … Trình tự ghi sổ: - Do đặc điểm là một Công ty thương mại nên khối lượng tài sản cố định chỉ chiếm tỷ trọng nhỏ trong tổng nguồn vốn kinh doanh của Công ty. Tài sản cố định của Công ty chủ yếu là nhà kho, văn phòng làm việc. - Hàng ngày, kế toán TSCĐ căn cứ vào chứng từ tăng giảm TSCĐ, căn cứ vào quyết định của giám đốc để ghi vào Sổ TSCĐ. - Cuối tháng căn cứ vào Bảng tính và phân bổ khấu hao tháng trước và các chứng từ tăng giảm TSCĐ tháng trưứoc và tháng này để lập Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ tháng này. Sau đó, Kế toán TSCĐ chuyển chứng từ gốc và Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ sang cho Kế toán tổng hợp để vào sổ Nhật ký chung và Sổ cái các tài khoản liên quan. Sơ đồ 1-10: Sơ đồ luân chuyển chứng từ kế toán TSC Đ Chứng từ tăng giảm TSCĐ Bảng tính và phân bổ khấu hao Sổ TSCĐ Nhật ký chung Sổ Cái Ghi hµng ngµy Ghi cuèi th¸ng hoÆc ®Þnh kú Quan hÖ ®èi chiÕu Ghi chú: 1.4.3. Đặc điểm vận dụng hệ thống tài khoản kế toán - Hiện nay, Công ty đang vận dụng hệ thống tài khoản kế toán theo Quyết định số 15/2006QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính ban hành. - Do lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của công ty là lưu thông hàng hoá hay nói cách khác là mua hàng về rồi bán ra. Vì vậy doanh nghiệp không sử dụng các tài khoản :TK 621, TK 622, TK 627, TK154… - Danh mục hệ thống tài khoản kế toán công ty đang sử dụng: * Tài khoản loại 1: + Tài khoản 111,112: Tiền + Tài khoản 131: Phải thu của khách hàng + Tài khoản 133: Thuế GTGT được khấu trừ 133.1_Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ 133.2_Thuế GTGT được khấu trừ của tài sản cố định + Tài khoản 139: Dự phòng phải thu khó đòi + Tài khoản 141: Tạm ứng + Tài khoản 153: Công cụ, dụng cụ + Tài khoản 151: hàng mua đi đường + Tài khoản 156: Hàng hoá + Tài khoản 157: Hàng gửi đi bán * Tài khoản loại 2: + Tài khoản 211: Tài sản cố định hữu hình 211.2: Nhà cửa, vật kiến trúc 211.3: Máy móc, thiết bị 211.4: Phương tiện vận tải, truyền dẫn 211.5: Thiết bị, dụng cụ quản lý + Tài khoản 214: Hao mòn tài sản cố định 214.1: Hao mòn TSCĐ hữu hình 214.2: Hao mòn TSCĐ thuê tài chính 214.3: Hao mòn TSCĐ vô hình * Tài khoản loại 3: + Tài khoản 311: Vay ngắn hạn + Tài khoản 331: Phải trả người bán + Tài khoản 333:Thuế và các khoản phải nộp nhà nước 333.1: Thuế GTGT phải nộp 3331.1: Thuế GTGT đầu ra 3331.2: Thuế GTGT hàng nhập khẩu 333.4: Thuế thu nhập doanh nghiệp + Tài khoản 334: Phải trả công nhân viên + Tài khoản 335: Chi phí phải trả + Tài khoản 338: Phải trả, phải nộp khác 338.1: Tài sản thừa chờ xử lý 338.2: Kinh phí công đoàn 338.3: Bảo hiểm xã hội 338.4: Bảo hiểm y tế 338.8: Phải trả khác + Tài khoản 341: Vay dài hạn + Tài khoản 342: Nợ dài hạn * Tài khoản loại 4: + Tài khoản 411: Nguồn vốn kinh doanh + Tài khoản 412: Đánh giá lại tài sản + Tài khoản 415: Quỹ dự phòng tài chính + Tài khoản 421: Lợi nhuận chưa phân phối + Tài khoản 431: Quỹ khen thưởng phúc lợi * Một số tài khoản ngoài bảng: + Tài khoản 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 511.1: Doanh thu bán hàng hoá 511.3: Doanh thu cung cấp dịch vụ + Tài khoản 521: Chiết khấu thương mại 521.1: Chiết khấu hàng hóa 521.3: Chiết khấu dịch vụ + Tài khoản 531: Hàng bán bị trả lại + Tài khoản 532: Giảm giá hàng bán + Tài khoản 632: Giá vốn hàng bán + Tài khoản 641: Chi phí bán hàng 641.1: Chi phí nhân viên 641.3: Chi phí dụng cụ, đồ dùng 641.4: Chi phí khấu hao tài sản cố định 641.5: Chi phí bảo hành 641.7: Chi phí dịch vụ mua ngoài + Tài khoản 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp 642.1: Chi phí nhân viên quản lý 642.3: Chi phí đồ dùng quản lý 642.4: Chi phí khấu hao tài sản cố định 642.7: Chi phí dịch vụ mua ngoài + Tài khoản 911: Xác định kết quả kinh doanh 1.4.4. Đặc điểm vận dụng hệ thống sổ kế toán 1.4.4.1. Tổ chức vận dụng hình thức sổ kế toán - Công ty vận dụng hệ thống sổ kế toán theo đúng quy định về sổ kế toán trong luật kế toán, Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2005 của chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật kế toán trong lĩnh vực kinh doanh: + Niên độ kế toán bắt đầu từ 01/ 01 đến 31/ 12 + Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là VNĐ + Phương pháp quy đổi đồng tiền khác theo tỷ giá hạch toán - Hình thức sổ kế toán hiện nay Công ty đang vận dụng là hình thức “nhật ký chung” và sử dụng 2 loại sổ tổng hợp và sổ chi tiết phù hợp với tổ chức kế toán trong điều kiện đưa tin học vào phục vụ công tác kế toán. 1.4.4.2. Danh mục sổ kế toán Công ty đang vận dụng * Sổ tổng hợp: Là sổ mở cho các tài khoản tổng hợp. Trên sổ tổng hợp các đối tượng được ghi theo thước đo giá trị. Số liệu trên sổ tổng hợp là cở sở để lập báo cáo tài chính. Các loại sổ tổng hợp mà doanh nghiệp đang sử dụng: Sổ nhật ký chung: Quản lý toàn bộ số liệu kế toán của đơn vị trong một niên độ kế toán, mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh vào theo trình tự thời gian.Từ nhật ký chung làm căn cứ để ghi vào sổ cái. Sổ cái: Là sổ tổng hợp dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tài khoản. Mỗi tài khoản được mở trên một hoặc một số trang liên tiếp. Cơ sở để ghi vào sổ cái là sổ nhật ký chung. Bảng cân đối tài khoản: Là sổ dùng để kiểm tra tính chính xác của việc ghi sổ kế toán thông qua việc kiểm tra tính chính xác của các cặp số liệu trên bảng. Cơ sở để lập bảng cân đối tài khoản là tổng số phát sinh và số dư cuối kỳ từ sổ cái. *Sổ chi tiết: Là sổ mở cho các tài khoản chi tiết. Trên sổ chi tiết ._.