Hoàn thiện hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Công ty Phát triển Hạ tầng Khu Công nghệ cao hòa Lạc

ược vấn đề đó, các doanh nghiệp đã không ngừng cố gắng nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, tăng thu, giảm chi nhằm tối đa hoá lợi nhuận. Công ty Phát triển Hạ tầng Khu Công nghệ cao Hoà Lạc với thời gian hình thành và phát triển không lâu nhưng cũng đã có những bước chuyển biến đáng kể, đặc biệt là trong công tác hạch toán kế toán. Trong đó, công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá phần sản phẩm có thể nói là một trong những hoạt động quan trọng góp phần thúc đẩy sự phát triển của Công ty. Chính vì vậy trong giai đoạn thực tập tại Công ty, em đã tìm hiểu, viết chuyên đề thực tập tốt nghiệp với đề tài : “Hoàn thiện hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Công ty Phát triển Hạ tầng Khu Công nghệ cao Hoà Lạc”. Báo cáo chuyên đề thực tập này ngoài phần lời mở đầu và kết luận, bao gồm: Phần 1. Thực trạng hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành xây lắp tại Công ty Phát triển Hạ tầng Khu Công nghệ cao Hoà Lạc Phần 2. Hoàn thiện hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp tại Công ty Phát triển Hạ tầng Khu Công nghệ cao Hoà Lạc Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo hướng dẫn thực tập, tập thể các phòng ban Công ty Phát triển Hạ tầng Khu Công nghệ cao Hoà Lạc đã giúp em hoàn thành bản báo cáo thực tập này. Phần 1. Thực trạng hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành xây lắp tại công ty phát triển hạ tầng khu công nghệ cao hoà lạc I. Đặc điểm kinh tế – kỹ thuật và tổ chức bộ máy hoạt động kinh doanh tại Công ty Phát triển Hạ tầng Khu Công nghệ cao Hòa Lạc 1. Lịch sử hình thành, phát triển của Công ty Công ty Phát triển Hạ tầng Khu Công nghệ cao Hoà Lạc (Vinahitecin) được thành lập theo quyết định số 1449/BXD – TCLĐ ngày 25 tháng 10 năm 2000 của Bộ xây dựng. Công ty là một thành viên hạch toán độc lập của Tổng công ty Xuất nhập khẩu Xây dựng Việt Nam (Vinaconex) có quyền và các nghĩa vụ dân sự theo luật định; có con dấu, có tài sản, có tài khoản mở tại các ngân hàng theo qui định của Nhà nước; được tổ chức và hoạt động theo điều lệ tổ chức và hoạt động của Tổng Công ty Vinaconex, đã được Bộ trưởng Bộ xây dựng phê chuẩn theo điều lệ riêng của Công ty do Hội đồng quản trị Tổng công ty Xuất nhập khẩu Xây dựng Việt Nam phê chuẩn. Là một doanh nghiệp nhà nước hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực xây dựng, Công ty đã liên tục phát triển với ngành nghề đa dạng sau : Đầu tư phát triển công trình hạ tầng kỹ thuật đô thị, khu công nghiệp, khu chế xuất, khu công nghệ cao; thi công xây lắp các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thuỷ lợi, bưu điện, công trình kỹ thuật hạ tầng, công trình xử lý chất thải và môi trường, công trình cấp thoát nước, công trình đường dây và trạm biến thế điện đến 110KV; tư vấn thiết kế, đầu tư và xây dựng; kinh doanh phát triển nhà, hạ tầng kỹ thuật và các công trình công cộng; tổ chức kinh doanh các hoạt động, dịch vụ sửa chữa, cải tạo, duy tu, bảo dưỡng công trình, dịch vụ thể thao, vui chơi giải trí, ăn uống và các dịch vụ khác; khai thác sản xuất, chế biến, kinh doanh các loại cấu kiện và vật liệu xây dựng (đá, cát, sỏi, gạch, ngói, xi măng, kính,, tấm lợp, nhựa đường và các loại vật liệu khác dùng trong xây dựng và trang trí nội ngoại thất); thực hiện các dịch vụ : sửa chữa, bảo hành các thiết bị, xe máy; kinh doanh dịch vụ giao nhận và vận chuyển hàng hoá; kinh doanh vật tư, máy móc, thiết bị, phụ tùng, tư liệu sản xuất, tư liệu tiêu dùng, nguyên phụ liệu sản xuất, tiêu dùng, dây chuyền công nghệ – tự động hoá, vật liệu xây dựng, hàng tiêu dùng, phương tiện vận tải; thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Tổng công ty Xuất nhập khẩu Xây dựng Việt Nam – Vinaconex. Qua hơn bốn năm hình thành và phát triển, Công ty Phát triển Hạ tầng khu công nghệ cao Hoà Lạc đã đạt được những thành tích đáng kể. Với đội ngũ lao động hơn 400 người, trong đó có hơn 100 người có trình độ đại học và trên đại học, công ty đã xây dựng được nhiều công trình quan trọng, có chất lượng cao, hoàn thành nhiệm vụ mà Tổng công ty xuất nhập khẩu xây dựng Việt Nam giao cho, tạo được uy tín trên thị trường, có mối quan hệ tốt đẹp với các nhà cung cấp, bạn hàng, các tổ chức tín dụng ... Để hiểu rõ hơn về quá trình phát triển đó, ta có thể xem xét một số chỉ tiêu trong bảng phân tích tình hình kinh doanh sau. Biểu số 1 : Tổng công ty Vinaconex Công ty PTHT Khu CNC Hoà Lạc Bảng phân tích tình hình kinh doanh năm 2003, 2004 (đơn vị : 1000 đồng) Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 1. Doanh thu 56.871.200 75.250.840 2. Nguồn vốn kinh doanh 11.584.973 19.284.721 3. Lợi nhuận trước thuế 6.367.245 10.572.980 4. Lợi nhuận sau thuế 4.042.153 6.967.951 5. Các khoản đã nộp Ngân sách 2.01.236 3.126.854 6. Tỷ suất lợi nhuận sau thuế (trên vốn kinh doanh) 34,89 36.13 7. Nợ phải trả ngân hàng 10.541.464 21.263.561 8. Nợ phải thu 12.546.957 26.456.542 Qua bảng trên, ta thấy, tổng doanh thu năm 2004 tăng so với năm 2003 là 18.379.640.000 đồng, tương ứng 32,31%. Điều đó chứng tỏ Công ty đã có những nỗ lực nhằm nâng cao uy tín về chất lượng các công trình, tạo điều kiện cho Công ty trong việc giành được nhiều hợp đồng xây dựng quan trọng. Mức lợi nhuận sau thuế năm 2004 cũng tăng vượt bậc so với năm 2003 là 2.925.798.000 đồng, tương ứng 72,38%. Để có được mức tăng lớn như vậy, một phần vì năm 2003 là năm có nhiều biến động về thị trường cung cấp vật tư gây khó khăn cho toàn ngành xây dựng. Tuy nhiên mức tăng doanh thu năm 2004 phần lớn là do quá trình hoạt động tích cực của Ban lãnh đạo cũng như của công nhân viên Công ty. Và điều đáng nói là khả năng tiếp cận thị trường nhạy bén, quy mô kinh doanh mở rộng, thu hút các nhà đầu tư và tìm kiếm tham gia đấu thầu xây dựng trong môi trường của Công ty đã và đang được kiểm định bằng một loạt các công trình xây lắp có quy mô lớn, chất lượng cao như Công trình hạ tầng Khu đô thị mới Trung hoà - Nhân chính, Công trình hạ tầng Khu công nghiệp - Công nghệ cao Hoà Lạc, Công trình Hạ tầng Khu Công nghiệp cao Phú Cát, Công trình nhà máy nước Sông Đà, thi công cọc khoan nhồi Cầu Bo – Thái Bình, Hồ Cửa Đạt – Thanh Hoá ... 2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty Phát triển Hạ tầng Khu Công nghệ cao Hoà Lạc xây dựng bộ máy quản lý theo mô hình trực tuyến chức năng. Công ty được điều hành bởi Giám đốc và các phó Giám đốc, các phòng ban chuyên môn giúp việc. Bộ máy quản lý hoạt động của Công ty được tổ chức, xây dựng với phương châm gọn nhẹ, hiệu quả, có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận, và tối ưu hoá cường độ lao động cũng như hiệu suất trang thiết bị, tính toán. Nguyên tắc tổ chức sản xuất của các đơn vị là quản lý tập trung, khoán chi phí, khoán đội. Hoạt động sản xuất - kinh doanh được thực hiện trên các lĩnh vực chủ yếu : xây lắp, sản xuất vật liệu xây dựng và dịch vụ sửa chữa xe máy, thiết bị. Chiến lược của Công ty là: kinh doanh xây lắp là nhiệm vụ trọng tâm, ổn định tổ chức và điều hành sản xuất theo cơ chế quản lý mới, phát huy thế mạnh kinh nghiệm về xây lắp hoàn thành tốt các dự án. Tổ chức của công ty được thể hiện qua sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý và tổ chức sản xuất kinh doanh như sau : Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý và tổ chức sản xuất kinh doanh : Giám đốc phó gđ phụ trách đầu tư Phó GĐ phụ trách cơ giới Phó gđ phụ trách kế hoạch - kỹ thuật Phòng tổ chức hành chính PHòng đầu tư Phòng tài chính – kế toán Phòng cơ giới - vật tư Phòng Kế hoạch – kỹ thuật Trạm, Xưởng Sản xuất vật liệu xây dựng - Trạm bê tông nhựa nóng - Xưởng đúc cấu kiện bê tông đúc sẵn Xưởng sữa chữa xe máy, thiết bị Đội Xây lắp - Các đội xây lắp - Đội thi công cơ giới - Đội lắp máy, điện nước Giám đốc Công ty : Là người điều hành sản xuất kinh doanh của toàn Công ty, do cấp trên uỷ nhiệm, chịu trách nhiệm trước Nhà nước, trước Tổng công ty và trước toàn thể cán bộ công nhân viên trong Công ty về mọi hoạt động của Công ty. Giám đốc Công ty là người quyết định phương hướng, kế hoạch, dự án sản xuất- kinh doanh và các chủ trương lớn của Công ty; quyết định các vấn đề về tổ chức bộ máy điều hành để đảm bảo hiệu quả cao; quyết định việc phân chia lợi nhuận, phân phối lợi nhuận vào các quỹ của Công ty; là chủ tài khoản của Công ty, trực tiếp ký các hợp đồng kinh tế với khách hàng; báo cáo kết quả kinh doanh của Công ty và thực hiện nộp ngân sách hàng năm ... Giám đốc Công ty có thể chỉ định trực tiếp các phòng ban, các cá nhân thực hiện nhiệm vụ mà không phải thông qua các Phó Giám đốc phụ trách lĩnh vực đó. Các Phó Giám đốc : Các Phó Giám đốc Công ty là người giúp việc cho Giám đốc, được Giám đốc uỷ quyền hoặc chịu trách nhiệm trong một số lĩnh vực quản lý chuyên môn, chịu trách nhiệm trực tiếp với Giám đốc về phần công việc được phân công. Trong từng thời kỳ, các Phó Giám đốc Công ty có thể được Giám đốc Công ty uỷ nhiệm trực tiếp quyết định một số vấn đề thuộc nhiệm vụ, quyền hạn của Giám đốc. Phòng Tổ chức - Hành chính: Có chức năng tham mưu cho Giám đốc Công ty về tổ chức bộ máy sản xuất- kinh doanh và bố trí nhân sự phù hợp với yêu cầu sản xuất và phát triển của Công ty; quản lý hồ sơ lý lịch của nhân viên toàn Công ty; qui hoạch cán bộ, tham mưu cho Giám đốc quyết định đề bạt và phân công cán bộ lãnh đạo và quản lý của Công ty và các đơn vị trực thuộc; xây dựng kế hoạch, chương trình đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên toàn Công ty; quản lý lao động, xây dựng đơn giá tiền lương và xét duyệt chi phí tiền lương, có thể được Giám đốc uỷ quyền đại diện cho người sử dụng lao động giải quyết các tranh chấp, khiếu nại về lao động, chế độ, chính sách, thoả ước lao động và hợp đồng lao động; tổ chức các công tác tiếp đón khách của Công ty và cán bộ công nhân viên đơn vị về công tác tại văn phòng Công ty; quản lý lữu trữ công văn, giấy tờ, sổ sách hành chính và con dấu; quản lý, đảm bảo trang thiết bị làm việc, phương tiện phục vụ công tác. Phòng Kế hoạch - Kỹ thuật: Tham mưu cho Giám đốc về công tác thị trường, chiến lược kinh doanh, quản lý quản lý vật tư, kỹ thuật khảo sát thiết kế, thi công xây lắp; xây dựng kế hoạch trên cơ sở các hợp đồng kinh tế đã và sẽ được ký kết; kiểm tra, đôn đốc các đơn vị thực hiện kế hoạch, thực hiện các thủ tục xây dựng cơ bản, giải quyết các phát sinh trong quá trình thi công, đảm bảo tiến độ, chất lượng, trình tự xây dựng cơ bản; phối hợp với các phòng nghiệp vụ và đơn vị thi công xây dựng đồng bộ các mặt kế hoạch sử dụng vốn và tài chính, vật tư, ... Phòng Tài chính - Kế toán: Phòng Tài chính- Kế toán chịu sự điều hành trực tiếp của Giám đốc Công ty và các cơ quan quản lý Nhà nước, tổ chức hạch toán kế toán về hoạt động sản xuất, kinh doanh của Công ty theo đúng pháp lệnh kế toán thống kê của Nhà nước; quản lý toàn bộ vốn, nguồn vốn, quỹ trong toàn Công ty, ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời và có hệ thống sự diễn biến của nguồn vốn; làm chức năng của ngân hàng cho vay và trung tâm thanh toán cho các đơn vị trong nội bộ Công ty; tổng hợp báo cáo tài chính, kết quả kinh doanh, lập báo báo kế toán thống kê, phân tích hoạt động sản xuất, kinh doanh để phục vụ cho việc kiểm tra thực hiện kế hoạch của Công ty; thực hiện báo cáo hàng tháng giúp cho Giám đốc Công ty nắm chắc nguồn vốn, biết rõ số lãi, làm các báo cáo định kỳ theo qui định của cơ quan quản lý cấp trên và Nhà nước. Phòng quản lý cơ giới và vật tư: Giúp Giám đốc điều hành và quản lý xe máy thiết bị thi công tại các công trường; lập kế hoạch bảo dưỡng sửa chữa, điều động xe máy thiết bị trong toàn Công ty; nắm vững thông tin giá cả vật tư tại từng thời điểm theo khu vực thi công phục vụ cho công tác đấu thầu công trình và khoán công trình cho các đơn vị thi công; nắm vững khối lượng thi công của từng công trình theo dự toán và các khối lượng phát sinh khác phục vụ cho việc quản lý hạn mức vật tư thi công và quyết toán công trình hoàn thành; quản lý việc cung ứng vật tư, kiểm tra việc chấp hành các qui định trong công tác cung ứng, sử dụng vật tư của các đơn vị. Phòng Đầu tư : Có nhiệm vụ chủ trì, phối hợp các phòng ban lập hồ sơ mời thầu và đấu thầu công trình, chuẩn bị các thủ tục, tham mưu cho Giám đốc hợp đồng khoán gọn toàn bộ công trình hoặc hạng mục công trình với các đội thi công; quyết toán và thanh lý hợp đồng khoán gọn khi công trình hoàn thành; kiểm tra, hướng dẫn đôn đốc các đội thi công thực hiện đầy đủ các thủ tục trình tự xây dựng cơ bản, đúng với qui định của Nhà nước và của Công ty; cùng các đơn vị hoàn chỉnh hồ sơ nghiệm thu, hoàn công, quyết toán công trình; kết hợp với phòng Tài chính – Kế toán thu hồi vốn công trình; quản lý toàn bộ các hợp đồng kinh tế của Công ty. Ngoài ra, phòng Đầu tư còn có hoạt động đầu tư tài chính, tham gia thị trường chứng khoán, đầu tư liên doanh, liên kết. Đội Xây lắp : Đội là một đơn vị thi công xây lắp, có thể đảm đương thi công toàn bộ công trình vừa và nhỏ, hạng mục công trình có quy mô lớn hoặc một loại công việc chuyên môn có khối lượng lớn. Đội là đơn vị thành viên trực thuộc Công ty do Công ty điều hành trực tiếp. Các đơn vị thành viên của Công ty hoạt động theo sự phân cấp và uỷ quyền của Công ty trong phạm vi nhiệm vụ sản xuất kinh doanh được giao trong từng thời kỳ. Đội chịu trách nhiệm trước Nhà nước và Công ty trong việc tuân thủ Pháp luật và các quy định của Công ty. Trạm, Xưởng sản xuất vật liệu xây dựng : Sản xuất bê tông theo yêu cầu của Công ty, 50% cung cấp cho hoạt động xây lắp nội bộ, 50% tiêu thụ ngoài thị trường. Nhiệm vụ chính của các trạm, xưởng sản xuất vật liệu xây dựng trong giai đoạn hiện nay là làm tốt hơn nữa công tác marketing để tăng thêm lượng khách hàng, phấn đấu để trạm bê tông nhựa hoạt động hết công suất thiết kế. Đối với xưởng sản xuất cấu kiện bê tông đúc sẵn, nhiệm vụ là nâng cao thêm năng lực sản xuất cấu kiện bê tông đúc sẵn có chất lượng, giá thành hạ để cung cấp cho các công trình của Công ty và bán ra thị trường. Xưởng Sửa chữa xe máy, thiết bị : Xưởng này có nhiệm vụ theo dõi tình trạng của xe máy, thiết bị trong Công ty để kịp thời sửa chữa. Ngoài ra, Xưởng sữa chữa xe máy, thiết bị cũng hoạt động dịch vụ sửa chữa, bảo hành xe máy, thiết bị ngoài thị trường. II. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và hệ thống sổ kế toán tại Công ty Phát triển Hạ tầng Khu Công nghệ cao Hoà Lạc 1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến, hạch toán tập trung. Kế toán đội và các công trình chỉ mở một bộ sổ kế toán, tổ chức một bộ máy kế toán để thực hiện tất cả các giai đoạn hạch toán ở mọi phần hành kế toán. Phòng Tài chính kế toán của Công ty phải thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ thu nhận, ghi sổ, xử lý thông tin trên hệ thống báo cáo phân tích và tổng hợp của đơn vị. Nhân viên kế toán ở các đội, các công trình không mở sổ sách và hình thành hệ thống kế toán riêng mà chỉ làm nhiệm vụ tập hợp chi phí sản xuất trực tiếp phát sinh ở đội mình, định kỳ hàng tháng (từ ngày 30 tháng này đến ngày 05 tháng sau) nộp báo cáo chi phí sản xuất và tính giá thành của công trình và các báo cáo khác lên Phòng Tài chính Kế toán Công ty. Kế toán Công ty tập hợp chi phí sản xuất, xác định kết quả kinh doanh, xác định nghĩa vụ với Nhà nước và báo cáo lên cấp trên có liên quan. Giữa Công ty và các đơn vị trực thuộc hạch toán theo cơ chế khoán nhưng các đơn vị trực thuộc không xác định kết quả riêng, lợi nhuận được phân bổ theo quy định của Bộ Tài chính. Để tìm hiểu sâu hơn về cơ cấu và nhiệm vụ của bộ máy kế toán, ta có thể xem xét sơ đồ về mô hình kế toán ở Công ty như sau: Sơ đồ 2 : Sơ đồ về mô hình kế toán ở công ty : Kế toán trưởng kế toán chi phí, giáthành Kế toán Tiền Lương Kế toán vật liệu, công cụ, dụng cụ Kế toán thanh toán, ngân hàng Kế toán tổng hợp Kế toán Tài sản Cố Định kế toán tại các đội Kế toán trưởng: Lãnh đạo trực tiếp về mặt nghiệp vụ của toàn bộ kế toán Công ty. Kế toán trưởng có nhiệm vụ chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm tra toàn bộ công tác kế toán trong Công ty; Kế toán trưởng giúp Giám đốc chấp hành các chế độ về quản lý và sử dụng tài sản, chấp hành kỷ luật về lao động, về sử dụng quỹ tiền lương, quỹ phúc lợi cũng như việc chấp hành các kỷ luật tài chính, tín dụng thanh toán. Ngoài ra, Kế toán trưởng còn giúp Giám đốc tập hợp các số liệu kinh tế, tổ chức phân tích các hoạt động kinh doanh, phát hiện ra các khả năng tiềm tàng, thúc đẩy việc thực hiện các chế độ hạch toán kế toán trong công tác bảo đảm cho hoạt động của Công ty thu được hiệu quả cao. Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ đôn đốc các nhân viên và xử lý các công việc theo yêu cầu của Kế toán trưởng, lập các kế hoạch tài chính, quản lý các đội sản xuất. Kế toán tổng hợp phải tiếp nhận, xử lý chứng từ và báo cáo tài chính của các đơn vị cấp dưới, phản ánh tổng hợp tình hình phát sinh các phần hành kế toán, xác định kết quả kinh doanh và lập các báo cáo kế toán định kỳ theo quy định. Kế toán các phần hành có nhiệm vụ quản lý trực tiếp phản ánh thông tin kế toán, thực hiện sự kiểm tra thông qua việc ghi chép đối tượng phụ trách từ khâu ghi chép, đối chiếu kiểm tra ... đến khâu lập báo cáo các phần hành được giao. Kế toán phần hành còn phải có trách nhiệm liên hệ với kế toán tổng hợp để hoàn thành việc ghi sổ tổng hợp hoặc lập báo cáo kế toán chung khác ngoài báo cáo kế toán phần hành. Quan hệ giữa các kế toán phần hành là quan hệ ngang phối kế hợp có tính chất tác nghiệp chứ không phải quan hệ chỉ đạo. Chức năng, nhiệm vụ của từng kế toán phần hành của Công ty được cụ thể như sau : Kế toán tiền lương : Kế toán tiền lương có nhiệm vụ theo dõi kế toán tài tình hình thanh toán với cán bộ, công nhân viên trong Công ty. Ngoài việc thanh theo dõi tình hình công nợ với cán bộ, công nhân viên trong công ty, kế toán thanh toán còn phải theo dõi, trích lập các quỹ: bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn; tính và theo dõi các nguồn lương, phân bổ tiền lương hàng tháng cho cán bộ công nhân viên trong Công ty; quản lý chi tiêu các quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi theo đúng quy định của Công ty, hạch toán các nghiệp vụ trên vào sổ sách. Kế toán tài sản cố định : Khi có biến động về tài sản cố định, kế toán căn cứ vào các chứng từ hợp lệ để phản ánh kịp thời, chính xác, đầy đủ đồng thời ghi sổ các tài khoản liên quan. Định kỳ, căn cứ vào tỷ lệ khấu hao quy định cho từng loại tài sản, kế toán tiến hành trích khấu hao và báo nợ cho các đơn vị trực thuộc; lập các báo cáo về tài sản cố định. Kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành: Có nhiệm vụ thường xuyên kiểm tra, đối chiếu và định kỳ phân tích tình hình thực hiện các định mức chi phí đối với chi phí trực tiếp, chi phí chung, chi phí quản lý doanh nghiệp; đề xuất các biện pháp tăng cường quản lý và tiết kiệm chi phí sản xuất; định kỳ lập Báo cáo sản xuất kinh doanh theo đúng chế độ và đúng thời hạn; tổ chức kiểm kê, đánh giá sản phẩm dở dang và tính giá thành sản phẩm. Kế toán thanh toán, kế toán Ngân hàng: Thực hiện kế toán vốn bằng tiền chuyển khoản phát sinh ở Công ty. Theo dõi, kiểm tra, đối chiếu, ghi chép các nghiệp vụ thanh toán, kiểm tra các bảng liệt kê phân tích chứng từ gốc trước khi nhập vào máy vi tính; Kế toán nguyên vật liệu: Có nhiệm vụ quản lý tình hình sử dụng nguyên liệu, vật liệu. Căn cứ vào các bản thiết kế cho từng công trình và bảng bóc tách khối lượng vật tư, kế toán quản lý việc cung ứng cho từng công trình thi công. Kế toán tại các đội sản xuất: Mỗi đội sản xuất đều có các cán bộ kế toán chịu trách nhiệm hạch toán toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh tại đội, định kỳ hàng tháng lập các Bảng kê phân tích chứng từ gốc và Bảng kê chi phí sản xuất và giá thành, gửi về Phòng Kế toán Công ty. 2. Đặc điểm tổ chức hệ thống sổ kế toán Sổ kế toán là hình thức biểu hiện của phương pháp đối ứng tài khoản trên thực tế vận dụng, là phương tiện vật chất cơ bản để hệ thống hoá số liệu kế toán trên cơ sở chứng từ gốc và tài liệu kế toán khác. Thực chất việc tổ chức hệ thống sổ kế toán áp dụng tại Công ty là thiết kế cho mỗi đơn vị trực thuộc một bộ sổ kế toán tổng hợp và chi tiết có nội dung, hình thức, kết cấu phù hợp với đặc thù của Công ty. Với mục đích đáp ứng tốt nhất yêu cầu quản lý, Công ty đă sử dụng hình thức sổ Nhật ký chung để ghi sổ kế toán. Các loại sổ sách kế toán bao gồm sổ tổng hợp và sổ chi tiết. Sổ tổng hợp gồm có: Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt (Sổ nhật ký chi tiền, Sổ nhật ký chi tiền), Sổ Cái các tài khoản. Sổ kế toán chi tiết : Gồm có các sổ, thẻ kế toán chi tiết, Bảng tổng hợp chi tiết. Căn cứ vào các chứng từ được dùng để ghi sổ, kế toán tiến hành phân loại chứng từ theo từng phần hành kế toán. Sau đó, kế toán vào các Bảng liệt kê, phân tích chứng từ gốc. Từ Bảng liệt kê phân tích chứng từ gốc, kế toán ghi vào Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái các tài khoản và các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan. Cuối tháng, kế toán cộng số liệu trên các Sổ Cái, lập Bảng cân đối để kiểm tra. Từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết, lập Bảng tổng hợp chi tiết; theo dõi và đối chiếu số phát sinh, số dư các tài khoản với Bảng tổng hợp chi tiết và ghi các bút toán điều chỉnh (nếu có). Cuối cùng, kế toán lập các Báo cáo kế toán. Theo qui định chung của chế độ kế toán Việt Nam hiện hành, Công ty có thể lập các sổ tổng hợp theo định kỳ hàng tháng. Tuy nhiên, với sự trợ giúp của phần mềm kế toán máy, Công ty có thể lên các sổ tổng hợp ngay trong ngày phát sinh nghiệp vụ kế toán. Vì vậy, tuỳ theo yêu cầu của ban lãnh đạo Công ty, kế toán thực hiện lên các sổ sách cho quá trình quản trị hoạt động kinh doanh của Công ty. Đối với nghiệp vụ tổng hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp, chứng từ phản ánh chi phí sẽ được kế toán đội tập hợp theo định kỳ hàng tháng và gửi về phòng Tài chính kế toán của Công ty. Trên cơ sở chứng từ gốc về chi phí và bảng liệt kê phân tích chứng từ gốc, kế toán của Công ty thực hiện các bước hạch toán tiếp theo. Qui trình hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp hoàn thành có thể được khái quát qua sơ đồ sau : Sơ đồ 3 : Sơ đồ qui trình hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp trên hệ thống sổ của Công ty: Chứng từ gốc về chi phí Bảng liệt kê phân tích chứng từ gốc Sổ chi phí sản xuất kinh doanh Sổ Nhật ký chung Nhật ký mua hàng Sổ Cái tài khoản 621, 622, 623, 627, 154, 632 Thẻ tính giá thành và các bảng tổng hợp chi phí khác Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi định kỳ tháng Đối chiếu III. Thực trạng hạch toán chi phí sản xuất tại Công ty Phát triển Hạ tầng Khu Công nghệ cao Hoà Lạc 1. Đối tượng, phương pháp hạch toán chi phí Xuất phát từ đặc điểm của ngành xây dựng, sản phẩm xây lắp của Công ty Phát triển Hạ tầng Khu Công nghệ cao Hoà Lạc là những công trình xây dựng có quy mô vừa và lớn, kết cấu phức tạp, thời gian sản xuất dài, mang tính đơn chiếc. Để đáp ứng tốt yêu cầu của công tác quản lý, công tác kế toán, đối tượng hạch toán chi phí sản xuất - kinh doanh xây lắp tại Công ty là các công trình và hạng mục công trình. Với phương châm hoạt động linh hoạt, hiệu quả, chất lượng, Công ty tổ chức sản xuất – kinh doanh theo nhiều hình thức khác nhau. Khi nhận thầu thi công công trình, ban lãnh đạo Công ty có thể ra quyết định chỉ đạo trực tiếp thi công, hoặc giao nhiệm vụ cho một hay nhiều đội thi công theo hình thức khoán. Tuỳ thuộc vào qui mô, thời gian thi công, tính phức tạp của công trình, quá trình thi công một công trình có thể được chia ra làm nhiều giai đoạn, mỗi giai đoạn thi công một hay nhiều hạng mục công trình. Để thuận tiện cho công tác hạch toán và công tác quản lý của Công ty được kịp thời, chính xác, Công ty tổ chức hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp hạch toán chi phí xây lắp là phương pháp trực tiếp. Khi phát sinh các khoản chi phí sản xuất trực tiếp từ công trình, hạng mục công trình nào thì được kế toán tập hợp riêng cho công trình, hạng mục công trình đó. Các chi phí gián tiếp có liên quan đến nhiều công trình, hạng mục công trình được kế toán tập hợp chung rồi phân bổ cho các công trình, hạng mục công trình theo những tiêu thức phân bổ thích hợp. Cuối quý, kế toán tiến hành tổng hợp chi phí, xác định sản phẩm dở dang cuối kỳ và tính giá thành cho từng công trình hạng mục công trình. Tuy Công ty có thời gian hình thành và phát triển không lâu, nhưng Công ty cũng có một số lượng đáng kể các công trình thi công. Để trình bày thực tế quá trình hạch toán chi phí sản xuất tại Công ty Phát triển Hạ tầng Khu Công nghệ cao Hoà Lạc, em xin lấy số liệu từ công trình Đường 40m Trung Hoà - Nhân Chính (có mã công trình là 002B) làm ví dụ minh hoạ. 2. Hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Trong hoạt động xây lắp, chi phí nguyên vật liệu bao giờ cũng chiếm tỉ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất. Vì vậy, việc theo dõi các chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho công trình luôn đóng một vai trò quan trọng. Do địa điểm phân tán, có khi một công trình liên quan đến nhiều địa phương khác nhau nên việc xây dựng một kho chung là rất khó khăn. Vì vậy, ở Công ty, nguyên liệu được mua về thường được xuất thẳng tới chân công trình. Mặc khác, do đặc thù của ngành xây dựng, vật tư mua cho mỗi công trình sẽ khác nhau về chủng loại, số lượng. Mỗi công trình chỉ mua đúng, đủ loại vật tư cần thiết mà không để tồn kho. Nguyên vật liệu xây dựng của Công ty bao gồm : - Nguyên vật liệu chính : cát, đá, sỏi, nhựa đường, xi măng, sắt thép, bê tông ... - Nguyên vật liệu phụ : gỗ, tấm đan, dây buộc, phụ gia, đinh, sơn, vôi ... Công ty sử dụng tài khoản 621 để phản ánh các chi phí nguyên vật liệu phát sinh liên quan trực tiếp đến việc xây dựng và lắp đặt các công trình. Tài khoản này không có tiểu khoản và có kết cấu như sau : Bên Nợ : Tập hợp chi phí nguyên, vật liệu xuất dụng trực tiếp cho xây dựng và lắp đặt các công trình. Bên Có : Giá trị nguyên vật liệu xuất dùng không hết. Kết chuyển chi phí vật liệu trực tiếp Tài khoản 621 cuối kỳ không có số dư. Do đặc thù của Công ty là theo dõi chi tiết theo từng công trình, hạng mục công trình mà không theo dõi chi tiết tài khoản, nên mỗi công trình có một mã số riêng, một hệ thống tài khoản riêng. Khi chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phát sinh thuộc công trình, hạng mục công trình nào, kế toán sẽ dựa vào mã số công trình đó để theo dõi, hạch toán vào tài khoản 621 của công trình, hạng mục công trình đó. Sau khi ký kết hợp đồng xây dựng với chủ đầu tư, Giám đốc Công ty có thể tiến hành giao nhiệm vụ cho các Đội thi công qua “Hợp đồng giao khoán” hoặc “Hợp đồng giao nhận khoán” như sau : Biểu số 2 : Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ............................. Hà Nội, ngày .02. tháng ..05. năm 2003 TCT XNK Xây dựng việt nam Công ty PTHT Khu CNC Hoà lạc = = = = = = = = = Số ...56... HĐ/HĐGK Hợp đồng giao nhận khoán - Căn cứ quy chế về HĐKT trong xây dựng ban hành kèm theo Quyết định số 29QĐ/LĐ .... - Căn cứ các quy định của Công ty về công tác giao khoán nội bộ và quản lý kinh tế. - Căn cứ Hợp đồng kinh tế số 08/HĐKT ký ngày 25/03/2003 về việc giao nhận thầu thi công Đường thi công nội bộ X01, X02. ………………… Trên cơ sở thoả thuận giữa 2 bên giao nhận khoán. Chúng tôi gồm: Bên giao khoán: Công ty PTHT Khu CNC Hoà Lạc (Bên A). Đại diện là: Ông Nguyễn Văn Hùng Chức vụ Giám đốc Địa chỉ: Tầng 2 văn phòng 5 Khu ĐTM Trung Hoà Nhân chính – Hà nội Số điện thoại: .... ...………………. Bên nhận khoán (Bên B): Đại điện là: Trần Trọng Lâm Chức vụ: Chủ nhiệm công trình Số điện thoại: ..... ………………….. Hai bên thống nhất ký kết hợp đồng giao nhận khoán công trình với các nội dung sau : Điều 1: Đối tượng và hình thức giao nhận khoán : - Giao khoán nội bộ trong Công ty : Giao cho Chủ nhiệm công trình thực hiện thi công toàn bộ khối lượng đường thi công nội bộ X01, X02theo hình thức khoán gọn công trình. Điều 2: Khối lượng đơn giá giao nhận khoán, giá trị hợp đồng : - Bên B thực hiện việc thi công đường thi công nội bộ X01, X02 theo đúng Hồ sơ thiết kế được phê duyệt : Giá trị hợp đồng Công ty ký với Chủ đầu tư : 5.623.500.000 đồng Đơn giá giao khoán : 90% để hoàn thành toàn bộ việc thi công công trình - Đội công trình chịu trách nhiệm thực hiện nghĩa vụ thuế với Nhà nước. Sau khi công trình hoàn thành, Đội được hoàn lại VAT đầu vào theo hoá đơn, chứng từ hợp lệ thực tế. Điều 3: Tiến độ thi công theo tiến độ chung toàn công trình được phê duyệt - Ngày khởi công: 01/07/2003 - Ngày hoàn thành: 03/02/2004 Điều 4: Trách nhiệm Công ty: Giao toàn bộ Hồ sơ bản vẽ thiết kế kỹ thuật và dự toán công trình cho Chủ nhiệm công trình. Cử cán bộ giám sát nghiệm thu kỹ thuật từng phần việc đã hoàn thành. ..................................... Điều 5: Trách nhiệm Đội công trình: Quản lý thống nhất mặt bằng xây dựng sau khi được Chủ đầu tư giao trong suốt quá trình thi công. Tổ chức thi công đảm bảo các yêu cầu kỹ thuật của Hồ sơ thiết kế được duyệt, đảm bảo đúng tiến độ, chất lượng công trình và các điều đã cam kết trong Hợp đồng kinh tế ký giữa Chủ đầu tư với Công ty. ...................................... Điều 6: Điều kiện và phương thức thanh toán. 1. Bên B tự ứng vốn để thi công công trình. Trong quá trình thi công, Bên A thanh toán cho Bên B theo khối lượng công việc hoàn thành đã được Bên A và Chủ đầu tư nghiệm thu và tương ứng với số tiền Bên A nhận được của Chủ đầu tư. 2. Sau khi có khối lượng nghiệp thu, bên A thanh toán cho bên B căn cứ khối lượng thực hiện và đơn giá giao khoán để quyết toán thanh lý hợp đồng. ................................. Điều 7: Thưởng, phạt, xử lý tranh chấp trong việc thực hiện hợp đồng giao khoán: - Nếu Bên B thực hiện đầy đủ các điều khoản ghi trong Hợp đồng thì Công ty sẽ xem xét khen thưởng trên cơ sở quyết định khen thưởng của Hội đồng khen thưởng của Công ty. .................... Điều 8: Điều khoản chung: - Các bên có trách nhiệm thực hiện nghĩa vụ và trách nhiệm của của mình theo quy chế giao khoán nội bộ và phân cấp quản lý của Tổng công ty và các điều khoản cụ thể của Hợp đồng này. ........................ Bên nhận khoán Bên giao khoán Phòng KH-KT KTT Giám đốc Sau khi ký kết hợp đồng này, nhân viên trong Đội tiến hành lập kế hoạch thi công (có chữ ký của cán bộ kỹ thuật và Đội trưởng) và gửi về Công ty.._. Sau đó, trên cơ sở bản kế hoạch thi công được duyệt, Đội tiến hành lập kế hoạch cung cấp vật tư, kế hoạch sử dụng xe máy, thiết bị thi công; kế hoạch tài chính; kế hoạch sử dụng lao động cho cả công trình. Trên cơ sở kế hoạch vật tư cho cả công trình, phụ trách vật tư của Đội lên kế hoạch cho từng tháng, từng đợt thi công (giấy yêu cầu/dự trù vật tư) và chuyển cho Đội trưởng duyệt, rồi tiếp tục được chuyển cho người phụ trách cung ứng vật tư đi mua vật tư nhập kho. Trong trường hợp số tiền mua nguyên vật liệu lớn, Đội được Công ty đáp ứng bằng hình thức vay hoặc tạm ứng theo hợp đồng khoán gọn. Đội sử dụng vốn vay, tạm ứng của Công ty có tính lãi vay vốn bằng lãi suất vay Ngân hàng kể từ ngày nhận tiền cho đến khi thanh toán hoặc khi Công ty thu được tiền của khách hàng (bên A) bằng giá trị khối lượng mà Đội vay vốn để thực hiện. Vốn vay hoặc tạm ứng của Công ty bao gồm cả những khoản Đội tiếp nhận trực tiếp của khách hàng khi được Công ty uỷ quyền. Giấy vay vốn và tạm ứng cho công trình có mẫu như sau: Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Công ty Phát triển Hạ tầng Khu CNC HOà lạc Biểu số 3 : Đơn xin vay vốn Tên tôi là: Trần Trọng Lâm Chức vụ: Đội trưởng đội 4 Đề nghị Ông giám đốc Công ty cho tôi vay số tiền là: 80.000.000 đ Bằng chữ: Tám mươi triệu đồng chẵn Lãi suất: 0.6 % Ngày trả nợ : 30/10/2003 Để thanh toán cho công trình : Đường 40m Trung Hoà - Nhân Chính Theo bảng kê dưới đây : STT Nội dung Số tiền xin vay Giám đốc duyệt Ghi chú 1 Chi trả vật liệu (đá dăm) 72.000.000 2 Chi trả nhân công 8.000.000 Tổng cộng 80.000.000 Hà Nội, ngày .20..tháng.8.năm 2003.. Người xin vay Biểu số 4 : Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Công ty Phát triển Hạ tầng Khu CNC HOà lạc Giấy đề nghị tạm ứng Ngày .02.. tháng 9.. năm 2003 Kính gửi : đồng chí Giám đốc và đồng chí Kế toán trưởng Công ty Tên tôi là : Hoàng Anh Đức Địa chỉ : Đội xây dựng số 4 Đề nghị tạm ứng số tiền : 26.000.000đ (Viết bằng chữ) : Hai mươi sáu triệu đồng chẵn Nội dung : Tạm ứng tiền vật liệu (cát) thi công công trình đường 40m Chứng từ gốc kèm theo : Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách bộ phận Kế toán Người đề nghị Sau khi vay được tiền hoặc xin được tạm ứng, người phụ trách cung ứng vật tư sẽ đi mua vật tư, ký kết các hợp đồng mua vật tư. Vật liệu mua về được xuất thẳng tới chân công trình. Vật liệu có thể được sử dụng ngay cho thi công công trình hoặc được xếp tại kho bãi ở chân công trình. Thông thường, vật liệu được sử dụng ngay cho thi công, nhưng để thuận tiện cho công tác quản lý, Đội vẫn viết Phiếu nhập kho. Trong trường hợp vật tư mua về được mang tới công trình để sử dụng ngay cho thi công thì Phiếu nhập kho sẽ được viết đồng thời với Phiếu xuất kho. Phiếu nhập kho của Công ty được lập theo mẫu 01 – VT, ban hành theo Quyết định số 1141 – TC/QĐ/CĐKT ngày 01 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính. Trên cơ sở Hoá đơn, Phiếu nhập kho, và các chứng từ khác có liên quan, kế toán Đội tính giá nguyên vật liệu nhập kho như sau : Giá thực tế nguyên vật liệu = Giá mua trên Hoá đơn + Chi phí thu mua + Chi phí vận chuyển bốc dỡ Trong quá trình thi công, khi cần sử dụng nguyên vật liệu, Đội thi công phải làm thủ tục đề nghị được cấp nguyên vật liệu với người phụ trách cung ứng vật tư (Phòng cơ giới vật tư). Đối với số nguyên vật liệu có khối lượng lớn, Đội thi công phải viết giấy Đề nghị cấp vật tư. Giấy Đề nghị cấp vật tư do cán bộ kỹ thuật tại công trình lập trên cơ sở nhu cầu nguyên vật liệu của đội và phù hợp với dự toán thi công công trình tại thời điểm hiện tại. Giấy Đề nghị cấp vật tư có mẫu như sau: Biểu số 5 : Công ty Ptht Khu cnc Hoà lạc Công trình : Đường 40 m Trung Hoà - Nhân Chính Đề nghị cấp vật tư Lý do cấp : Thi công công trình Người đề nghị : Trần Trọng Lâm TT Tên vật tư ĐV Số lượng Ghi chú 1 Xi măng PC 40 Tấn 100 Nghi Sơn 2 Thép D6-D8 Tấn 50 Việt ý 3 .... ... ... ... Phụ trách Người đề nghị Trên cơ sở đề nghị cấp vật tư được cấp trên duyệt, thủ kho lập Phiếu xuất kho và xuất vật tư cho Đội thi công. Giá nguyên vật liệu xuất kho được tính theo phương pháp nhập trước xuất trước. Phiếu xuất kho của Công ty được lập như theo mẫu 02 – VT, ban hành theo Quyết định số 1141 – TC/QĐ/CĐKT ngày 01 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính. Dựa trên các chứng từ về nhập, xuất kho nguyên vật liệu, thủ kho lập thẻ kho, kế toán Đội hoặc quản lý Đội lập bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn cho từng công trình mà Đội tiến hành thi công. Các chứng từ này là cơ sở hỗ trợ cho công tác quản lý chủng loại, khối lượng giá trị nguyên vật liệu tại kho và dùng cho thi công một cách khoa học và đáp ứng được đầy đủ yêu cầu của kế toán. Các đặc điểm về chủng loại, số lượng và giá trị nguyên vật liệu ghi trên các phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Thẻ kho và Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn phải thống nhất với nhau. Cuối tháng, kế toán Đội (quản lý Đội) thực hiện công tác tập hợp chứng từ gửi về Phòng Kế toán Công ty. Kế toán nguyên vật liệu sau khi xem xét, kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ và khớp đúng giữa các chứng từ kế toán Đội gửi lên, tiến hành nhập dữ liệu vào máy tính, ghi bút toán nhập xuất nguyên vật liệu và định kỳ hàng tháng lập Bảng kê chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và Bảng kê hoá đơn hàng hoá, dịch vụ mua vào phục vụ thi công cho từng công trình và tổng hợp tất cả các công trình. Đây là những Bảng kê quan trọng không chỉ phục vụ cho việc theo dõi chi phí nguyên vật liệu mà còn việc kiểm tra, đối chiếu số liệu được chặt chẽ, đóng góp thông tin cho quản lý các vấn đề về chi phí, thuế, quản lý chứng từ ... Mẫu các bảng kê của Công ty như sau : Biểu số 6 : Công trình : Đường 40m THNC Phụ trách: Trần Trọng Lâm Tổng công ty vinaconex Công ty Ptht Khu cnc Hoà lạc Bảng kê chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Tháng 9 năm 2003 STT Nội dung Giá chưa thuế VAT Tổng cộng 1 Cát đen - Đường 40m THNC 10.900.200 1.090.020 11.990.220 2 Đá răm- Đường 40m THNC 4.569.230 4.365.670 8.934.900 3 Nhựa Bitum - Đường 40m THNC 957.984 89.316 1.047.300 ........................... Cộng 515.976.214 50.256.846 565.233.060 Lập biểu Kế toán công ty Đội trưởng Công trình : Đường 40m THNC Phụ trách: Trần Trọng Lâm Tổng công ty vinaconex Công ty Ptht Khu cnc Hoà lạc Biểu số 7 : Bảng kê hoá đơn hàng hoá, dịch vụ mua vào phục vụ thi công tháng 9 năm 2003 Số HĐ Ngày Đơn vị bán vật tư Tên VT Giá chưa thuế VAT Tổng cộng Mã số thuế 0067175 02/08/03 Cty Thành Sơn Dầu Diezen 49.044.864 4.578.836 53.623.700 2800456813 0032515 03/08/03 Cty Hữu Lộc Dầu Nhờn 854.544 85.456 940.000 2800987543 ... ... ... ... ... ... ... ... Tổng cộng 664.654.215 66.235.985 730.278.200 Lập biểu Kế toán công ty Đội trưởng Hàng ngày, khi phòng Tài chính kế toán nhận được hoá đơn, chứng từ do Đội chuyển lên hoặc do nhà cung cấp gửi đến, kế toán Công ty có nhiệm vụ phản ánh nghiệp vụ lên Sổ Nhật ký chung. Số liệu trên Sổ Nhật ký chung được kế toán Công ty đối chiếu chặt chẽ với các bảng kê hoá đơn, chứng từ và các giấy tờ khác có liên quan. Từ ngày 01/08/2003 đến ngày 30/09/2003 Đơn vị tính : Đồng Trang: 1 Biểu số 8 : Tổng công ty vinaconex Công ty Ptht Khu cnc Hoà lạc Nhật ký chung Mã Khoản = 002B : Đường 40m Trung hoà - Nhân chính Chứng từ TK nợ TK có Diễn giải Đối tượng Số tiền Ghi chú Số Ngày ... ... ... ... ... ... ... ... 08h 02/08/2003 621 331 Thanh-Phải trả tiền bê tông Cty Xuân Mai 60.254.273 08h 02/08/2003 133 331 Thanh - VAT tiền bê tông Cty Xuân Mai 5.358.727 ... ... ... ... ... ... ... Tổng số 2.658.374.364 Người lập Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Trên cơ sở các dữ liệu từ Sổ Nhật ký chung, phần mềm kế toán máy sẽ tự động lên Sổ chi tiết tài khoản 621 theo từng công trình, hạng mục công trình. Tại Công ty, sổ này có tên là Sổ chi tiết tài khoản và công trình. Số liệu trong sổ này sẽ được kế toán đối chiếu kiểm tra với các Bảng kê hoá đơn chứng từ và Bảng kê chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phát sinh trong quá trình thi công công trình, đồng thời là cơ sở dữ liệu để lập Bảng tổng hợp chi phí sản xuất kinh doanh và Thẻ tính giá thành sản phẩm xây lắp sau này. Mẫu Sổ chi tiết tài khoản 621 tại Công ty có mẫu như sau : Tháng : 08/2003 Đơn vị tính : Đồng Trang: 1 Biểu số 9 : Tổng công ty vinaconex Công ty Ptht Khu cnc Hoà lạc Sổ chi tiết Tài khoản & Công trình tài khoản = 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực itếp công trình = 002b - Đường 40m Trung hoà- nhân chính Chứng từ Diễn giải Đơn vị TK ĐƯ Phát sinh Số dư cuối kỳ Số Ngày Nợ Có Nợ Có Số dư đầu kỳ 08h 02/08/03 Phải trả tiền bê tông Lê Văn Thanh 331 60.254.273 60.254.273 14h 31/08/03 Phải trả tiền xi măng Hoàng Thị Tú 331 50.267.364 110.521.637 ... ... ... .. ... ... ... ... ... Tổng số 515.976.214 515.976.214 Người lập Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Hàng tháng, trên cơ sở dữ liệu từ Sổ Nhật ký chung, Sổ chi tiết tài khoản & công trình, phần mềm kế toán máy sẽ tổng hợp số liệu lên Sổ cái tài khoản 621 theo dõi chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phát sinh cho từng công trình, hạng mục công trình. Sổ có mẫu như sau : Tổng công ty vinaconex Công ty Ptht Khu cnc Hoà lạc Từ ngày 01/08/2003 đến ngày 31/08/2003 Đơn vị tính : Đồng Trang: 1 Biểu số 10 : Sổ cái tài khoản tài khoản = 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Dư nợ đầu kỳ : dư Nợ cuối kỳ: 515.976.214 Dư có đầu kỳ : Dư có cuối kỳ: Chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng Số phát sinh Số Ngày Nợ Có 08h 02/08/03 Phải trả tiền bê tông 331 60.254.273 14h 31/08/03 Phải trả tiền xi măng 331 50.267.364 ... ... ... ... ... ... Tổng số 515.976.214 Người lập Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Dựa trên số liệu trên các Sổ Nhật ký chung, Sổ chi tiết tài khoản 621, Sổ cái tài khoản theo từng công trình, hạng mục công trình, kế toán lập Sổ Nhật ký chung, Sổ chi tiết, Sổ cái tài khoản 621, theo dõi số liệu tổng hợp của tất cả các công trình với kết cấu sổ tương tự. Thời điểm lập các sổ tổng hợp này tuỳ thuộc vào nhu cầu quản lý của Công ty, thường là hàng tháng hoặc hàng quý. Qui trình hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp có thể được khái quát như sau : Sơ đồ 4 : Sơ đồ qui trình hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp : TK 111, 112 TK 1412 TK 152 TK 621 TK 154 Tạm ứng tiền mua vật tư TK 133 NVL mua về nhập kho VAT đầu vào NVL mua xuất kho K/c CP NVLTT TK 152,111,112. Các khoản thu hồi 3. Hạch toán chi phí nhân công trực tiếp Việc sử dụng lao động có hiệu quả và việc xác định chi phí nhân công một cách đúng đắn là một trong những nhân tố quyết định hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nói chung và của Công ty Phát triển Hạ tầng Khu Công nghệ cao Hoà Lạc nói riêng. Công ty có thời gian thành lập và phát triển không lâu, tuy nhiên, với tốc độ phát triển nhanh chóng, Công ty đã có một đội ngũ công nhân đông đảo. Phần lớn những công nhân này có trình độ tay nghề tốt, ý thức làm việc, kỷ luật cao. Đối với những lao động trong danh sách của Công ty, thu nhập của công nhân bao gồm lương cơ bản và lương năng suất. Lương cơ bản được tính theo thời gian hoặc sản phẩm (còn được gọi là theo công việc hay khoán sản phẩm). Lương năng suất được chỉ phân phối cho những đối tượng thuộc danh sách của Công ty. Trong đó hình thức trả lương theo sản phẩm hình thức trả lương phù hợp với đơn vị kinh doanh xây lắp, gắn chặt năng suất lao động với thù lao lao động, trên cơ sở đó, khuyến khích được công nhân nâng cao năng suất lao động, thực hiện tốt công việc. Công ty có đơn giá tiền lương thích hợp áp dụng cho công nhân dựa trên tình hình sản xuất kinh doanh. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh và mức độ hoàn thành kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty trong kỳ kế hoạch và định mức tiền lương được duyệt, Công ty xác định quỹ tiền lương thực hiện. Đối với công nhân trực tiếp, lương cơ bản được xác định theo sản phẩm, quỹ lương thực hiện được tính như sau : Trong đó : VTH : Quỹ lương thực hiện MCV : Khối lượng công việc (Số lượng) VDG : Đơn giá công việc Mỗi nhân công tuỳ thuộc vào công việc, cấp bậc chức vụ mà có các hệ số lương khác nhau, số công khác nhau. Việc sắp xếp nhóm công việc theo hệ số quy định, do các Ban lãnh đạo Công ty sắp xếp quy định. Việc sắp xếp này có thể thay đổi tuỳ thuộc vào sự phấn đấu vươn lên của từng người lao động. Đối với các công trình do điều kiện thi công khó khăn, do yêu cầu về tiến độ, về chất lượng cao hoặc có yêu cầu về khoán trực tiếp cho Đội thi công, cho người lao động thì Đội hoặc Chủ nhiệm công trình có phương án trả lương riêng trình Giám đốc Công ty phê duyệt làm cơ sở thực hiện. Tiền lương cơ bản của từng lao động được tính theo công thức sau : Trong đó : TLCBi : Tiền lương cơ bản của người thứ i hi : Hệ số lương cấp bậc của người thứ i Ci : Số công của người thứ i Lương năng suất được phân phối theo nhóm công việc, tuỳ thuộc vào năng suất lao động, hiệu quả công việc của từng người nên khuyến khích được người lao động có trình độ chuyên môn, kỹ thuật cao. Tiêu chuẩn cụ thể để đánh giá hiệu quả công việc là ý thức chấp hành kỷ luật, đảm bảo ngày giờ công theo chế độ, chủ động trong lao động, ý thức học hỏi, ý thức xây dựng đơn vị, phối hợp giải quyết công việc phức tạp ... Quỹ tiền lương thực hiện được trừ quỹ tiền lương dự phòng, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, tết, phép, nghỉ việc riêng, chế độ với lao động nữ ... Công ty thực hiện trích nộp 25 % tiền lương cấp bậc, chức vụ cho cán bộ, công nhân viên trong biên chế, trong đó tính trích vào giá thành sản xuất sản phẩm xây lắp : trích bảo hiểm xã hội 15% lương cơ bản, trích bảo hiểm y tế 2% lương cơ bản, trích kinh phí công đoàn tổng thu nhập thu trực tiếp từ người lao động và cuối quý theo quy định của Công ty. Trong trường hợp Đội thi công cho một công trình nhưng không đủ số lượng công nhân cần thiết, Công ty thường không điều động công nhân từ đội khác mà có thể linh động thuê nhân công bên ngoài. Đối với lao động thuê ngoài, Công ty áp dụng hình thức trả lương tương tự như đối với lao động trong biên chế. Điểm khác biệt giữa thu nhập của lao động trong danh sách và lao động thuê ngoài là lao động thuê ngoài chỉ được trả lương cơ bản, không có lương năng suất và không trích nộp bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn ... Lao động thuê ngoài thường được tuyển khi Đội thi công có nhu cầu và việc thuê lao động phải được thực hiện thông qua ký kết hợp đồng lao động. Hợp đồng lao động phải nêu rõ thời gian thực hiện, công việc, chế độ làm việc, điều kiện an toàn lao động ...Đồng thời hợp đồng phải nêu rõ nghĩa vụ, quyền lợi của hai bên sử dụng lao động và người lao động, đơn giá tiền công cho công việc tương ứng, thể thức thanh toán ...Thông thường Đội thanh toán cho người lao động bằng tiền mặt và trả một lần 60% giá trị công việc, và thanh toán số còn lại khi quyết toán được hai bên chấp nhận. Mỗi Đội được tổ chức có một cán bộ phụ trách việc theo dõi lao động về thời gian, công việc. Hàng ngày, cán bộ này thực hiện việc chấm công với công nhân và lập Bảng chấm công. Hàng tháng, căn cứ vào kế hoạch công tác được giao và bản báo cáo tóm tắt mức độ thực hiện nhiệm vụ của cán bộ công nhân viên, các phòng ban tổ chức bình xét, đánh giá quá trình lao động của từng cá nhân gửi về phòng Tổ chức hành chính. Việc đánh giá này sẽ được ghi nhận để làm cơ sở xếp loại lao động, tính lương năng suất cho cán bộ, công nhân viên chức. Các Đội sản xuất trực tiếp từ ngày 5-10 tháng sau phải có Bảng chấm công, Bảng tổng hợp số lượng ngày công và báo cáo về Công ty trước ngày 15 hàng tháng để Lãnh đạo Công ty xét duyệt. Trong những trường hợp công trình ở xa, việc gửi Bảng chấm công có thể chậm hơn nhưng phải đảm bảo thời gian để Công ty có thể tiến hành trả lương cho cán bộ, công nhân viên. Bảng chấm công, Bảng tổng hợp số lượng ngày công được gửi về phòng Tài chính kế toán là cơ sở để lập Bảng thanh toán lương. Sau đây là ví dụ về biểu mẫu Bảng chấm công cho nhân công trực tiếp tháng 07 năm 2003 tại công trường thi công Đường 40m Trung Hoà - Nhân Chính : Tổng công ty vinaconex Công ty Ptht Khu cnc Hoà lạc Biểu số 11 : Bảng chấm công (Bộ phận trực tiếp) Tháng 07 năm 2003 Công trường : Đường 40m Trung Hoà - Nhân Chính TT Họ và tên Chức vụ Ngày trong tháng Tổng Trong đó Xếp loại 1 2 ... 30 31 Sản xuất Làm việc khác Trực sản xuất Nghỉ hưởng lương 1 Trịnh Việt Dũng CN X X ... X T 25 14 5 5 1 B 2 Dương Đức Hà CN L L ... X X 26 20 0 5 0 A 3 Hoàng Văn Tú CN X X ... T X 26 21 4 1 0 A ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Tổng số 525 321 104 90 10 Ghi chú : CN : Công nhân X : Công sản phẩm L : Công làm việc khác (Bảo vệ, sửa chữa, các công việc khác do đội phân công đối với công nhân vận hành máy) T : Trực sản xuất N : Nghỉ được hưởng lương (nghỉ phép, lễ) Ngày .31. tháng 08. năm 2005 Đội trưởng (Chủ nhiệm CT) Người chấm công Hàng tháng, trên cơ sở Bảng chấm công và đơn giá tiền lương, kế toán Đội hoặc người cán bộ phụ trách tiền lương của Đội tiến hành xác định tiền lương tạm tính phải trả cho người lao động, lập Bảng tổng hợp chi phí nhân công trực tiếp. Sau đó, cán bộ phụ trách có thể tiến hành làm thủ tục tạm ứng lương tại phòng Tài chính kế toán của Công ty. Thủ tục tạm ứng thường gồm Bảng chấm công, Hợp đồng lao động, Hợp đồng giao nhận khoán, giấy đề nghị tạm tứng (tương tự trong trường hợp đề nghị tạm ứng để mua nguyên vật liệu). Tại phòng Tài chính kế toán, kế toán tiền lương sau khi kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ, tiến hành tạm ứng lương cho cán bộ, công nhân viên trong Đội. Các Bảng chấm công, Bảng theo dõi tình hình tạm ứng có thể được lập chi tiết theo từng công trình hoặc chi tiết theo bộ phận các Đội. Bảng tổng hợp chi phí nhân công trực tiếp, Bảng theo dõi tình hình tạm ứng của Công ty có mẫu như sau : Tổng công ty vinaconex Công ty Ptht Khu cnc Hoà lạc Biểu số 12 : Bảng tổng hợp chi phí nhân công trực tiếp Công trình : Đường 40m Trung Hoà Nhân Chính Tháng 07/2003 STT Họ và tên Chức vụ Tiền lương 1 Hoàng Văn Tú Công nhân 938.090 2 Đinh Thanh Tùng Công nhân 999.786 ... ... ... ... Tổng cộng 314.578.582 Người lập Đội trưởng Dựa trên hệ số lương, khối lượng công việc hoàn thành, đơn giá tiền lương, kế toán tiền lương lập Bảng thanh toán lương hàng tháng và Bảng theo dõi tình hình tạm ứng: Biểu số 13: Tổng công ty vinaconex Công ty Ptht Khu cnc Hoà lạc Bảng theo dõi tình hình tạm ứng Tháng 08/2003 TT Họ tên Chức vụ Đơn vị Công trình Tạm ứng Hoàn tạm ứng Còn lại 1 Trịnh Việt Dũng CN Đội XD 4 Đường 40m 500.000 0 500.000 2 Dương Đức Hà CN Đội XD 4 Đường 40m 500.000 0 500.000 ... ... ... ... ... ... ... ... Tổng cộng 111.256.140 41.125.564 152.130.576 người lập Kế toán trưởng Biểu số 14 : Tổng công ty vinaconex Công ty Ptht Khu cnc Hoà lạc Bảng thanh toán lương tháng 07/2003 Công trường : Đường 40 m Trung Hoà - Nhân Chính TT Họ tên Nghề nghiệp Hệ số lương cơ bản Phụ cấp Tiền lương tháng Tổng thu nhập Khấu trừ Lương còn lĩnh Số ngày công Chế độ Lương năng suất Trực sản xuất Lễ, phép Chế độ Việc khác Trực SX Hệ số Xếp loại Thành tiền Chế độ Việc khác Chế độ Việc khác 1 Trịnh Việt Dũng CN 1,52 0.05 6 14 5 5 458.120 1,7 0,6 0,95 256.124 150.000 268.390 982.634 44.544 938.090 2 Dương Đức Hà CN 1,52 0 6 20 0 5 521.397 1,7 0,6 0,95 256.124 0 268.390 1.045.911 46.125 999.786 3 Hoàng Văn Tú CN 1,52 0.05 6 21 4 1 521.397 1,7 0,6 0,95 256.124 150.000 53.678 981.199 44.544 936.655 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Tổng số 435.578.582 Giám đốc P.TCKT P.TCHC Phụ trách bộ phận người lập Số liệu trên các chứng từ, bảng biểu do các Đội và kế toán tiền lương lập sẽ được nhập vào máy tính tại phòng Tài chính kế toán cùng với bút toán hạch toán chi phí tiền lương. Dựa trên các số liệu này, kế toán Công ty phản ánh nghiệp vụ phát sinh vào Sổ Nhật ký chung. Tại Công ty, chi phí nhân công trực tiếp được hạch toán thông qua tài khoản 622, riêng các khoản trích theo lương của công nhân trực tiếp tham gia xây lắp không được hạch toán vào tài khoản này mà sẽ được hạch toán vào tài khoản 6271. Sổ Nhật ký chung có mẫu biểu như sau: Biểu số 15 :Từ ngày 01/8/2003 đến ngày 31/08/2003 Đơn vị tính : Đồng Trang: 1 Tổng công ty vinaconex Công ty Ptht Khu cnc Hoà lạc Nhật ký chung Mã Khoản = 002B : Đường 40m Trung hoà - Nhân chính Chứng từ TK nợ TK có Diễn giải Đối tượng Số tiền Ghi chú Số Ngày ... ... ... ... ... ... ... ... 02e 02/08/2003 622 3342 Tiền lương phải trả Trịnh Việt Dũng 938.090 03e 02/08/2003 622 3342 Tiền lương phải trả Dương Đức Hà 999.786 ... ... ... ... ... ... Tổng số 2.658.374.364 Người lập Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Dựa trên số liệu được đưa vào sổ Nhật ký chung, phần mềm kế toán mày sẽ tự động lên sổ chi tiết tài khoản 622 chi tiết theo từng công trình, hạng mục công trình như sau : Từ ngày 01/09/2003 đến ngày 01/10/2003 Đơn vị tính : Đồng Trang: 1 Biểu số 16 : Tổng công ty vinaconex Công ty Ptht Khu cnc Hoà lạc Sổ chi tiết Tài khoản & Công trình tài khoản = 622 – Chi phí Nhân công trực itếp công trình = 002b - Đường 40m Trung hoà- nhân chính Chứng từ Diễn giải Đơn vị TKĐƯ Phát sinh Số dư cuối kỳ Số Ngày Nợ Có Nợ Có Số dư đầu kỳ 02e 02/08/2003 Tiền lương phải trả Đội XD 4 3342 938.090 938.090 03e 02/08/2003 Tiền lương phải trả Đội XD 4 3342 999.786 999.786 ... ... ... ... ... ... ... ... ... Tổng số 314.578.582 314.578.582 Ngày lập 31/08/2003 Người lập Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Từ sổ Nhật ký chung và sổ chi tiết tài khoản, phần mềm kế toán máy sẽ tổng hợp chi phí nhân công trực tiếp thông qua sổ Cái tài khoản 622 theo định kỳ hàng tháng hoặc theo yêu cầu quản lý như sau : Biểu số 17 :Tổng công ty vinaconex Công ty Ptht Khu cnc Hoà lạc Từ ngày 01/08/2003 đến ngày 31/08/2003 Đơn vị tính : Đồng Trang: 1 Sổ cái tài khoản tài khoản = 622 – Chi phí Nhân công trực tiếp Dư nợ đầu kỳ : dư Nợ cuối kỳ: 314.578.582 Dư có đầu kỳ : Dư có cuối kỳ: Chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng Số phát sinh Số Ngày Nợ Có 02e 02/08/2003 Tiền lương phải trả 3342 938.090 03e 02/08/2003 Tiền lương phải trả 3342 999.786 ... ... ... ... ... ... Tổng số 314.578.582 314.578.582 Người lập Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Trong quá trình lập sổ, các dữ liệu kế toán sẽ được đối chiếu, so sánh giữa Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương, Bảng theo dõi tình hình tạm ứng và các sổ sách có liên quan. Qui trình hạch toán chi phí nhân công trực tiếp của Công ty có thể được khái quát qua sơ đồ sau : Sơ đồ 5 : Sơ đồ qui trình hạch toán chi phí nhân công trực tiếp thi công 1541 TK 622 TK 3342 K/c CP NCTT Tiền lương phải trả TK 1411 TK 111,112 Tạm ứng tiền Thanh toán tiền lương cho công nhân viên 4. Hạch toán chi phí sử dụng máy thi công Chi phí sử dụng máy thi công là một đặc trưng của ngành xây dựng. Với đặc điểm thi công hạ tầng xây dựng đường giao thông, cầu cống, Công ty sử dụng rất nhiều máy thi công trong quá trình sản xuất kinh doanh. Máy thi công tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất, tạo ra sản phẩm xây lắp, do đó, chi phí sử dụng máy thi công là một khoản mục chi phí tính và giá thành sản phẩm xây lắp. Hiện nay, với số lượng lớn công trình mà Công ty thi công, máy thi công là phương tiện hỗ trợ không thể thiếu. Mặt khác, để thuận lợi cho quá trình quản lý và sử dụng máy thi công, Công ty có thiết lập một Đội máy thi công riêng. Đội này còn được gọi là Đội thi công cơ giới. Tại Đội, máy thi công được phân chia thành nhiều loại và được quản lý một cách chặt chẽ. Tuy nhiên, đặc thù của ngành xây lắp là địa điểm thi công không cố định một nơi, công trình có thể ở rất xa, nên Đội thi công cơ giới không thể phục vụ máy thi công cho tất cả các công trình của Công ty. Vì vậy, để đảm bảo được tiến độ thi công, các Đội thi công xây lắp cũng tự mua sắm xe máy, thiết bị, hoặc thuê ngoài máy thi công tuỳ theo nhu cầu. Ngay từ khi bắt đầu thi công công trình, các Đội thi công xây lắp phải có kế hoạch sử dụng xe máy, thiết bị cho từng giai đoạn thi công và cho cả công trình. Khi Đội tự mua sắm máy móc thiết bị hoặc sử dụng xe máy thiết bị của Công ty cũng như thuê xe máy, thiết bị của cơ quan khác đều phải báo cáo Công ty làm hợp đồng và tính toán giá cả, hiệu suất theo quy định hiện hành. Đồng thời, Đội nhận thầu phải thường xuyên tổ chức kiểm kê hiện vật và giá trị các Danh mục xe máy thiết bị, làm tốt công tác tính toán chi phí. Biểu 18 : Tổng công ty vinaconex Công ty Ptht Khu cnc Hoà lạc danh mục xe máy, thiết bị TT Tên XMTB Ký hiệu CS Thợ vận hành Ghi chú Pc Thợ chính Thợ phụ I. Máy ủi : (08máy) 1 Máy ủi Komatsu D60P-6 170 Hà Long Nhật Nguyễn Tiến Sơn CT đường 40m ... ... ... ... ... ... ... II. Máy đào : (07 máy) 1 Máy đào xích Kobelco SK 200-2 140 Nguyễn Đinh Gia Phạm Thành Hải CT đường 40m ... ... ... ... ... ... ... Ngày lập, 02 tháng 9 năm 2003 Người lập Kế toán trưởng Giám đốc Khoản mục chi phí sử dụng máy thi công được Công ty hạch toán thông qua tài khoản 623 “Chi phí sử dụng máy thi công”. Tài khoản này được mở chi tiết thành các tiểu khoản sau để phản ánh chi tiết các chi phí phát sinh trong quá trình sử dụng máy thi công như sau : 6231 “Chi phí nhân công” 6232 “Chi phí nguyên vật liệu” 6233 “Chi phí sửa chữa thường xuyên tài sản cố định” 6234 “Chi phí khấu hao máy thi công” 6237 “Chi phí dịch vụ mua ngoài” 6238 “Chi phí bằng tiền khác” Tài khoản 623 có kết cấu : Bên nợ : Tập hợp chi phí sử dụng máy thi công Bên có : Kết chuyển chi phí sử dụng máy thi công Trong quá trình thi công, khi có nhu cầu, Đội có thể sử dụng xe máy thiết bị của Đội mình. Trong quá trình sử dụng máy, các khoản chi phí phát sinh được kế toán Đội hoặc cán bộ quản lý Đội tập hợp và chuyển về phòng Tài chính kế toán của Công ty. Tại đây, kế toán chi phí giá thành kiểm tra các chứng từ và tiến hành hạch toán. Mỗi yếu tố chi phí sử dụng máy thi công khác nhau sẽ có phưong pháp hạch toán cụ thể khác nhau, bao gồm: chi phí nhân công điều khiển máy, chi phí nguyên, nhiên vật liệu, chi phí sửa chữa thường xuyên xe máy thiết bị, chi phí khấu hao máy thi công, chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí bằng tiền khác, tương ứng với các tiểu khoản của tài khoản 623. Từng khoản mục chi phí trên được tổ chức hạch toán như sau : Chi phí nhân công điều khiển máy: Quá trình hạch toán chi phí nhân công điều khiển xe máy, thiết bị về cơ bản giống với quá trình hạch toán chi phí nhân công trực tiếp. Công nhân điều khiển xe máy, thiết bị trong trường hợp này là những công nhân thuộc danh sách của công ty, được hưởng lương theo sản phẩm (khoán công việc). Tương tự như công nhân trực tiếp sản xuất, đội ngũ công nhân lái máy cũng được trích các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn theo quy định chung. Công nhân điều khiển máy thi công của Đội nào thì trực thuộc sự quản lý của các Đội tương ứng. Kết quả theo dõi công việc của công nhân đó được ghi nhận trong Bảng chấm công (Biểu số 11), định kỳ hàng tháng sẽ được chuyển về phòng Tài chính Kế toán, phòng Tổ chức hành chính để lên Bảng thanh toán lương theo từng đội (Biểu số 14) và theo từng công trình. Dựa trên các chứng từ hợp lệ, kế toán lương sẽ tiến hành các thủ tục tạm ứng hoặc thanh toán lương cho công nhân lái xe máy, thiết bị. Chi phí nhân công điều khiển xe máy, thiết bị được hạch toán vào tài khoản 6231, trừ các khoản trích theo lương. Chi phí nguyên, nhiên vật liệu cho máy thi công: Quá trình vận hành xe máy, thiết bị đòi hỏi phải có nguyên, nhiên liệu phục vụ máy. Tại Đội thi công, việc theo dõi các nhu cầu về sử dụng nguyên, nhiên liệu cho máy sẽ do máy trưởng hoặc lái máy đảm nhận. Khi phát sinh nhu cầu này, máy trưởng hoặc lái máy sẽ đề nghị Đội cung ứng hoặc đề nghị Đội xin tạm ứng tiền để đi mua. Quá trình cung ứng này về cơ bản tương tự với quá trình cung ứng nguyên vật liệu trực tiếp cho thi công công trình. Khi máy trưởng hoặc lái máy mua nguyên, nhiên vật liệu thì có nghĩa vụ phải tập hợp các hoá đơn, chứng từ để làm cơ sở cho việc thanh toán và hạch toán khoản chi phí phát sinh. Đồng thời, máy trưởng phải theo dõi máy thi công trên mọi phương diện : từng hạng mục công trình có sự tham gia của máy thi công, lượng nguyên, nhiên vật liệu cho máy thi công, thời gian vận hành máy thi công, và các yếu tố có liên quan đến việc bảo dưỡng, sữa chữa, thời gian không hoạt động ... Các phương diện này sẽ được máy trưởng theo dõi và lập thành bảng Nhật trình sử dụng máy thi công. Nhật trình sử dụng máy thi công còn là chứng từ để đối chiếu, kiểm tra hoạt động của công nhân lái máy tình trạng sử dụng chi tiết cụ thể của từng xe máy, thiết bị. Định kỳ hàng tháng, kế toán Công ty tiến hành định khoản chi phí nguyên, nhiên vật liệu phục vụ vào tài khoản 6232 trên cơ sở hoá đơn, chứng từ hợp lệ và Nhật trình sử dụng máy thi công. Tuy nhiên Nhật trình sử dụng máy thi công chỉ là chứng từ theo dõi cho từng máy thi công chứ không bao quát được chi phí về nguyên, nhiên vật liệu cho máy thi công cho cả một công trình hoặc tất cả các công trình. Vì vậy, để theo dõi được tổng quát và đáp ứng yêu cầu hạch toán cũng như yêu cầu về quản lý, kế toán cần lập Bảng tổng hợp xe máy, thiết bị, và Bảng tổng hợp về chi phí nguyên, nhiên liệu sử dụng cho máy thi công. Các bảng tổng hợp này cũng là cơ sở để hạch toán, ghi nhận chi phí để lập Bảng tổng hợp chi phí máy thi công sau này. Nhật trình sử dụng máy thi công có mẫu như sau: Tổng công ty vinaconex Công ty Ptht Khu cnc Hoà lạc Biểu số 19 :Tên thiết bị : Máy đào Kato Ký hiệu : HD – 900 Máy trưởng : Hoàng Lê Quý Lái phụ : Nguyễn Văn Giang Định mức : ..... Nhật trình sử dụng máy thi công Tháng .08 năm .2003.. Bộ phận quản lý : Đường 40m Trung Hoà - Nhân Chính Ngày Ca Nội dung công việc Hạng mục công trình Đội sử dụng ._.