Hoàn thiện hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Công ty cổ phần Tư vấn xây dựng điện 1

c trong hệ thống quản lý của mọi đơn vị. Đồng thời kế toán cũng đóng vai trò quan trọng trong công tác quản lý của Nhà nước, là công cụ tin cậy để kiểm tra, kiểm soát hoạt động của các doanh nghiệp, điều hành nền kinh tế vĩ mô. Vì vậy công tác kế toán cần phải được đổi mới và hoàn thiện cho phù hợp với nhu cầu quản lý cũng như các thông lệ quốc tế chung. Hiện nay, xây dựng cơ bản là một ngành chiếm vai trò quan trọng trong hệ thống nền kinh tế quốc dân. Một bộ phận lớn sản phẩm xây dựng cơ bản đã trở thành tài sản cố định trong các ngành kinh tế khác. Để đảm bảo sớm đưa các công trình vào hoạt động với chất lượng tốt, giá thành hạ và đem lại hiệu quả kinh tế cao thì một trong những khâu có ý nghĩa quyết định là việc tính đúng, tính đủ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Công ty cổ phần Tư vấn xây dựng điện 1 là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực khảo sát, thiết kế xây dựng - là khâu đầu tiên trong quá trình xây dựng các công trình. Do đặc điểm quy mô, công nghệ sản xuất của mình Công ty rất quan tâm đến việc xây dựng, tổ chức kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, coi đây là vấn đề cơ bản, gắn liền với kết quả cuối cùng trong sản xuất kinh doanh của Công ty. Xuất phát từ những lý do nêu trên, trong thời gian thực tập tại Công ty cổ phần Tư vấn xây dựng điện 1 với sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo Trần Đức Vinh cùng các cô chú, anh chị trong phòng Tài chính- Kế toán, em đã lựa chọn và đi sâu nghiên cứu đề tài: “ Hoàn thiện hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Công ty cổ phần Tư vấn xây dựng điện 1”, với mục tiêu là đi sâu nghiên cứu, tìm hiểu về lý luận cũng như thực tiễn tổ chức công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm của Công ty ,từ đó, phân tích những ưu, nhược điểm và đưa ra một vài ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại doanh nghiệp. Kết cấu chuyên đề gồm có 2 phần: Phần 1. Thực trạng hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Công ty cổ phần Tư vấn xây dựng điện 1 Phần 2. Phương hướng hoàn thiện hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Công ty cổ phần Tư vấn xây dựng điện 1 Do nhận thức và trình độ còn hạn chế, thời gian thực tế chưa nhiều và phạm vi đề tài rộng nên chuyên đề không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp, chỉ bảo của các thầy cô giáo, các cô chú, anh chị trong phòng Tài chính- Kế toán để em được bổ sung, nâng cao kiến thức và phục vụ tốt hơn trong lĩnh vực công tác sau này. PHẦN I: THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ TÍNH GIÁ THÀNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN XÂY DỰNG ĐIỆN I 1.1 Các vấn đề tổng quan về Công ty cổ phần Tư vấn xây dựng điện 1 1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Công ty Tư vấn Xây dựng điện 1 được thành lập vào ngày 01/07/1982 trên cơ sở hợp nhất Viện Thiết kế điện với Công ty Khảo sát và địa chất theo Nghị định số 78/HĐBT ngày 27/04/1982 của Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) về việc thành lập Công ty Khảo sát thiết kế điện (đơn vị tiền thân của Công ty) trực thuộc Bộ Điện lực. Sau khi tách một bộ phận của Công ty tại thành phố Hồ Chí Minh để thành lập Công ty Khảo sát thiết kế điện 2, Bộ Năng lượng đã có quyết định số 36/NL-TCCB ngày 12/3/1987 gọi tên Công ty Khảo sát thiết kế điện là Công ty Khảo sát thiết kế điện 1. Năm 1999, Bộ trưởng Bộ Công nghiệp ra Quyết định số 01/1999/QĐ-BCN ngày 11/01/1999 đổi tên Công ty Khảo sát thiết kế điện 1 thành Công ty Tư vấn Xây dựng điện 1. Thực hiện chủ chương cổ phần hóa các doanh nghiệp nhà nước, ngày 28/12/2006, Bộ Công nghiệp ra Quyết định số 3907/QĐ-BCN phê duyệt phương án và chuyển Công ty Tư vấn Xây dựng điện 1 thành Công ty cổ phần Tư vấn Xây dựng điện 1. Hiện nay, Công ty có tên tiếng Anh là : Power engineering consulting joint stock company 1 , tên viết tắt là PECC1. Trụ sở đăng ký của Công ty là: Địa chỉ: Km 9+200, đường Nguyễn Trãi, Phường Thanh Xuân Nam, Quận Thanh Xuân, TP.Hà Nội Điện thoại: (04) 8544270 Fax: 84-4-854208 Email: pecc1@fpt.com.vn Website: Công ty cổ phần Tư vấn xây dựng điện 1 hoạt động trực thuộc Tổng công ty Điện Lực Việt Nam- nay là Tập đoàn điện lực Việt Nam (viết tắt là EVN), là công ty tư vấn hàng đầu của ngành điện và của Quốc gia. Đã thực hiện công tác khảo sát, thiết kế, và tư vấn những công trình quan trọng trong sự nghiệp xây dựng và phát triển điện lực qua các thời kỳ của đất nước. Đặc biệt, Công ty vinh dự được Nhà nước giao thiết kế công trình đường dây siêu cao áp 500KV Bắc-Nam -một sự kiện cực kỳ quan trọng, một kỳ tích trong ngành điện Việt Nam, là công trình hiện đại, phức tạp vào bậc nhất thế giới. Ghi nhận những công lao đóng góp của Công ty, Nhà nước đã tặng thưởng Huân chương độc lập hạng nhì vào năm 1994. Để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh cũng như hoàn thành tốt chức năng nhiêm vụ của mình, trong nhiều năm qua Công ty không ngừng đầu tư trang thiết bị hiện đại, phục vụ đắc lực cho công tác khảo sát, thiết kế. Hiện nay Công ty có gần 100 thiết bị xe máy tiên tiến, như: máy khoan địa chất Long Year 38, Diamec 262, thiết bị đo Karota, máy đo địa hình GPS 4000 LS, các máy thí nghiệm…cùng hệ thống máy văn phòng và nhiều phương tiện vận tải khác. Ngoài ra còn có phòng thí nghiệm hiện đại, đầy đủ trang thiết bị, có khả năng phân tích đầy đủ các chỉ tiêu của các loại mẫu cần thiết và các phần mềm hiện đại chuyên ngành, có bản quyền thiết kế. Là một công ty hàng đầu trong lĩnh vực tư vấn điện, trong hơn 10 năm qua (từ năm 1994 đến 2007), Công ty luôn chú trọng đầu tư phát triển nguồn nhân lực, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ của đội ngũ cán bộ công nhân viên để đáp ứng yêu cầu phát triển của ngành điện và hội nhập khu vực cũng như quốc tế của đất nước. Bên cạnh đó, Công ty cũng luôn xác định khoa học-công nghệ là khâu then chốt, tiến hành đổi mới công nghệ một cách đồng bộ trên tất cả các khâu. Với sự sáng tạo của mình, Công ty còn đề xuất nhiều giải pháp, kiến nghị đem lại hiệu quả lớn về kỹ thuật, kinh tế và xã hội, môi trường, làm lợi hàng trăm tỷ đồng so với công nghệ cũ. Công ty là đơn vị đầu tiên của ngành điện xây dựng và thực hiện hệ thống quản lý chất lượng theo tiểu chuẩn ISO 9001-2000, đã được tổ chức tư vấn quốc tế B.V.Q.I công nhận và cấp chứng chỉ vào ngày 05/12/2001. Với sự cố gắng của toàn thể lãnh đạo và cán bộ công nhân viên , trong các năm qua, Công ty cổ phần Tư vấn xây dựng điện 1 đã không ngừng phát triển, nâng cao được vị thế của mình cũng như sự tin tưởng, hợp tác của các tổ chức quốc tế. Với sự nỗ lực không ngừng ấy, Công ty đã và đang thực hiện được nhiều công trình có giá trị lớn với chất lượng cao được khách hàng trong nước và quốc tế ghi nhận, như: - Công trình thuỷ điện: Thuỷ điện Hoà Bình, công suất 1920MW Thuỷ điện Trị An, công suất 440 MW Thuỷ điện Yali, công suất 720 MW… - Công trình nhiệt điện: Nhiệt điện Phả Lại 1 công suất 440 MW Nhiệt điện Uông Bí , công suất 300 MW Nhiệt điện Phả Lại 2 , công suất 600 MW… - Các công trình đường dây: Đường dây 500KV Bắc-Nam Đường dây 500KV Pleiku- Phú Lâm Đường dây 220KV Hoà Bình- Thanh Hoá-Vinh-Đồng Hới… Cùng với nhiều công trình trạm biến áp và đường dây khác. Với những công lao, thành tích xuất sắc của mình, Công ty cổ phần Tư vấn xây dựng điện 1 đã vinh dự được Nhà nước tặng thưởng huân chương, cờ thi đua, và đặc biệt ngày mùng 6 tháng 01 năm 2005 đã được Nhà nước phong tặng danh hiệu cao quý Anh hùng lao động thời kỳ đổi mới. Bảng các chỉ tiêu phản ánh quá trình phát triển của công ty Đơn vị tính: Đồng Stt Chỉ tiêu 2004 2005 2006 1 Doanh thu bán hàng 241.604.411.508 242.538.604.037 251.555.956.962 2 Các khoản giảm trừ doanh thu - - - 3 Doanh thu thuần 241.604.411.508 242.538.604.037 251.555.956.962 4 Giá vốn hàng bán 204.571.879.752 187.844.798.897 204.576.147.093 5 Lợi nhuận gộp 37.032.531.756 54.693.805.140 46.979.809.869 6 Doanh thu tài chính 413.392.135 310.598.099 608.134.545 7 Chi phí tài chính 65.384.087 1.569.050.082 5.106.508.722 8 Chi phí bán hàng - - - 9 Chi phí quản lý doanh nghiệp 18.811.306.378 30.261.379.727 19.168.539.140 10 Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh 18.569.233.426 23.173.973.430 23.312.896.552 11 Thu nhập khác 55.534.440 152.138.386 617.909.073 12 Chi phí khác 660.595.721 301.789.700 - 13 Lợi nhuận khác -605.061.281 -149.651.314 617.909.073 14 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 17.964.172.145 23.024.322.16 23.930.805.625 15 Số nộp ngân sách 24.836.088.010 29.914.105.785 26.249.319.498 16 Số vốn kinh doanh 235.253.804.699 284.986.372.090 342.996.358.784 17 Số lao động bình quân - LĐ thường xuyên - LĐ thời vụ 2.713 1.595 1.118 2.640 1.641 1.999 2.234 1.656 578 18 Thu nhập bình quân 1 lao động/1 tháng (triệu đồng) 4.545 4.995 5.297 Có thể nói trong những năm gần đây tình hình phát triển kinh doanh của Công ty là khá khả quan. Doanh thu tăng lên qua các năm, tuy nhiên do giá vốn hàng bán có sự biến động nên lợi nhuận gộp năm 2005 tăng so với năm 2004 nhưng lại giảm vào năm 2006. Các hoạt động khác ngoài hoạt động sản xuất kinh doanh như hoạt động tài chính cũng được chú trọng. Doanh thu tài chính năm 2006 tăng gần gấp đôi so với năm 2005. Nhưng do nguồn vốn vay trong Công ty chiếm tỷ trọng lớn và tăng dần nên đã làm cho chi phí tài chính, đặc biệt là chi phí trả lãi vay tăng lên khá nhiều, đây là một điểm mà các nhà quản lý trong Công ty cần chú ý để tránh sự lệ thuộc quá lớn vào bên ngoài. Do sản phẩm của Công ty tư vấn được bán trước khi hoàn thành nên không có chi phí bán hàng, điều này hoàn toàn phù hợp với đặc điểm của Công ty. Chi phí quản lý doanh nghiệp của Công ty tăng lên khá lớn vào năm 2005 và lại giảm vào năm 2006. Tuy các khoản doanh thu và chi phí có sự biến động lớn nhưng nhìn chung lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh của Công ty tăng qua các năm, bên cạnh đó các hoạt động khác đã bắt đầu tạo ra nguồn thu cho Công ty nên đã làm cho tổng lợi nhuận kế toán trước thuế tăng dần. Bên cạnh những chỉ tiêu phản ánh hiệu quả sản xuất kinh doanh thì tình hình phát triển của Công ty cũng được phản ánh qua một vài chỉ tiêu khác. Số nộp ngân sách Nhà nước của Công ty luôn được duy trì ở mức cao và tương đối ổn định. Số thu nhập bình quân của người lao động tăng qua các năm cùng với sự tăng lên của giá trị sản lượng chứng tỏ chính sách tiền lương của Công ty khá chăm lo đến người lao động. 1.1.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh và quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm 1.1.2.1 Lĩnh vực kinh doanh của Công ty Căn cứ vào Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 108889 cấp ngày 01/07/1993 và được sửa đổi bổ sung lần thứ 3 ngày 05/11/2004, lĩnh vực kinh doanh chính của công ty bao gồm: Tư vấn dịch vụ kỹ thuật và xây dựng các công trình nguồn điện, lưới điện, thuỷ lợi và các công trình công nghiệp dân dụng khác, bao gồm: công tác điều tra, khảo sát, lập báo cáo đầu tư dự án, lập dự án đầu tư, lập quy hoạch xây dựng, khảo sát, thiết kế và lập dự toán công trình, lập hồ sơ và dịch vụ tổ chức về đấu thầu thiết kế, mua sắm vật tư thiết bị, xây lắp công trình, giám sát thi công xây lắp công trình, nhận thầu quản lý xây dựng. Xây dựng công trình lưới điện có điện áp đến 110KV; Tư vấn thiết kế công trình viễn thông; Xây dựng và sửa chữa thuỷ điện nhỏ;… Ngoài ra Công ty còn tiến hành nhiều lĩnh vực kinh doanh và các dịch vụ kinh tế kỹ thuật tiềm năng khác nhằm phục vụ tốt hơn nhu cầu của khách hàng, vì lợi ích của người lao động và để đạt được các mục tiêu của Công ty. 1.1.2.2 Sản phẩm, thị trường và đối thủ cạnh tranh Nhiệm vụ chủ yếu của Công ty là khảo sát thiết kế, tư vấn xây dựng các công trình điện lực gồm thuỷ điện, nhiệt điện, các trạm và lưới điện. Sản phẩm của công ty mạng tính đặc thù, không giống như sản phẩm của các nghành sản xuất kinh doanh khác. Sản phẩm chính của công ty sau khi hoàn thành là các tài liệu, bản vẽ các công trình điện, các mẫu thăm dò địa chất…Những sản phẩm này sau khi được bàn giao sẽ được chuyển qua cho các công ty xây lắp khác để thực hiện việc xây dựng các công trình. Bên cạnh đó, Công ty cũng thực hiện công việc tham gia giám sát xây dựng các công trình. Trước đây Công ty chủ yếu thực hiện những công trình điện có quy mô lớn mà Nhà nước giao cho hay chỉ định thầu và các công trình điện quy mô vừa và nhỏ mà Công ty tự tìm kiếm. Hiện nay, nhu cầu sử dụng năng lượng điện trong nước vẫn còn tăng cao nhưng những công trình nguồn và lưới điện có khối lượng khảo sát thiết kế lớn (thuỷ điện, lưới chuyên tải 500kV) hầu hết đã hoàn tất. Giai đoạn tới, các công trình nhiệt điện, thuỷ điện nhỏ khối lượng khảo sát, thiết kế ít, thị trường công việc truyền thống của Công ty đang hẹp dần. Hơn nữa sau khi cổ phẩn hoá thì cơ chế giao việc không còn, phải đấu thầu, đây vừa là cơ hội vừa là thách thức lớn đối với Công ty. Hiện tại, trên lĩnh vực tư vấn xây dựng điện ở Việt Nam có 5 đơn vị lớn trong nước tham gia là Công ty Tư vấn xây dựng điện 1, Công ty Tư vấn Xây dựng điện 2 (TP Hồ Chí Minh), Công ty Tư vấn Xây dựng điện 3 (TP Hồ Chí Minh), Công ty Tư vấn Xây dựng điện 4 (Nha Trang) và Viện năng lượng. Ngoài ra còn có nhiều Công ty Tư vấn Xây dựng của nhiều ngành, Tổng Công ty khác trong cả nước và một số Công ty Tư vấn xây dựng nước ngoài. Trước bối cảnh thị trường ngày càng thu hẹp dần, áp lực cạnh tranh ngày càng lớn, đặc biệt là các Công ty nước ngoài- những công ty có tiềm lực và kinh nghiệm vượt trội, đòi hỏi Công ty cổ phần Tư vấn Xây dựng điện 1 phải nâng cao năng lực tư vấn, đổi mới công nghệ để đủ sức cạnh tranh với các đơn vị cùng ngành khác, phải nghiên cứu phát triển những công việc mới (như công tác xây lắp, đầu tư xây dựng các công trình nguồn điện, sản xuất, kinh doanh xuất nhập khẩu máy móc, thiết bị, kinh doanh bất động sản…). Bên cạnh đó, Công ty cần mở rộng, phát triển thị trường mới ở cả trong nước và cả ở nước ngoài như Lào, Campuchia… 1.1.2.3 Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm Sản phẩm của công ty mang tính đặc thù cao, đơn chiếc và khác nhau theo từng hợp đồng, không giống như các ngành sản xuất kinh doanh thông thường khác, hơn nữa sản phẩm của công ty thường được bán trước khi hoàn thành, thời gian tiến hành dài có khi lên tới cả chục năm và chi phí thường rải rác trong nhiều kỳ nên quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của công ty rất phức tạp, bao gồm nhiều giai đoạn khác nhau. Sau khi nhận được yêu cầu của khách hàng ở đây có thể là văn bản bàn giao kế hoạch, nhiệm vụ công tác của cấp trên (Bộ Công nghiệp, Tập đoàn EVN), hay hồ sơ mời thầu, công văn yêu cầu của khách hàng, Công ty sẽ lập đề cương sơ bộ về nội dung, khối lượng công việc cần thực hiện và những dự toán chi phí sơ lược để làm cơ sở thảo luận và ký kết hợp đồng với cơ quan chủ đầu tư. Sau khi ký kết hợp đồng, Công ty phải xây dựng đề cương chi tiết về yêu cầu, nội dung, khối lượng, tiến độ các công việc cần thực hiện và các dự toán chi phí tương ứng để trình chủ đầu tư phê duyệt làm cơ sở lập kế hoạch triển khai công việc và thanh toán sau khi khối lượng công việc hoàn thành. Căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết và nội dung đề cương, dự toán được phê duyệt, Công ty lập kế hoạch sản xuất và giá thành kế hoạch (theo dự toán được duyệt) phân giao nhiệm vụ cụ thể cho từng đơn vị khoán để tiến hành thực hiện hợp đồng. Nhiệm vụ sản xuất cho từng đơn vị bao gồm: nội dung, khối lượng, tiến độ và giá trị theo từng định mức thi công do phòng kế hoạch xác định, yêu cầu kỹ thuật do phòng kỹ thuật xác định, kế hoạch tài chính do phòng Tài chính-kế toán và đơn vị đó cùng lập. Nhiệm vụ kế hoạch sản xuất kỹ thuật- tài chính phải thông qua Giám đốc phê duyệt và là chỉ tiêu pháp lệnh đối với các đơn vị thực hiện. Căn cứ vào nhiệm vụ được giao, từng đơn vị khảo sát, thiết kế lập phương án thi công thông qua các phòng quản lý chức năng chủ động bố trí, sắp xếp tổ chức lực lượng và thi công các công việc được giao dưới sự giám sát, theo dõi, chỉ đạo của các phòng ban, ban quản lý, kỹ thuật có liên quan. Sau khi hoàn thành khối lượng khảo sát thiết kế, Công ty sẽ tiến hành xuất bản hồ sơ, bàn giao sản phẩm và có thể tiến hành giải trình, bảo vệ sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng. Giám đốc và các đơn vị có liên quan thảo luận, bàn bạc với khách hàng để tiến hành nghiệm thu từng đợt theo các mốc tiến độ thực hiện đã qui định trong hợp đồng và phụ lục kèm theo hợp đồng. Quy trình để sản xuất ra sản phẩm của Công ty có thể tóm tắt bằng sơ đồ sau: Sơ đồ 1 : Quy trình sản xuất sản phẩm Ký hợp đồng Khảo sát sơ bộ Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi Báo cáo nghiên cứu khả thi Khảo sát thiết kế kỹ thuật Thiết kế thi công Giám sát thi công 1.1.3 Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh Khối sản xuất của Công ty ngoài các phòng ban trên Công ty còn có các đơn vị trực thuộc (các chi nhánh) đặt ở các tỉnh và thành phố khác nhau. Các phòng ban trên Công ty được phân ra thành các bộ phận theo chức năng, chuyên ngành, gồm: Các đơn vị làm nhiệm vụ khảo sát, thí nghiệm Các đơn vị làm nhiệm vụ tư vấn thiết kế thuỷ điện Các đơn vị làm nhiệm vụ tư vấn thiết kế nhiệt điện Các đơn vị làm nhiệm vụ thiết kế công nghệ nhà máy Các đơn vị làm nhiệm vụ thiết kế đường dây tải điện Các đơn vị làm nhiệm vụ thiết kế trạm biến áp và viễn thông Mỗi khối các đơn vị nói trên có một số phòng, đoàn thiết kế được biên chế với số lượng lao động phù hợp, đảm bảo tính cạnh tranh và quản lý thông suốt. Các đơn vị sản xuất trực thuộc hoạt động theo chế độ khoán quản trên cơ sở đảm bảo tỷ lên lợi nhuận cần thiết tính theo doanh thu. Các chi nhánh của Công ty cũng được tổ chức thành các bộ phận như trên công ty nhưng với quy mô nhỏ hơn. Hiện nay Công ty đang có 4 chi nhánh đóng trụ sở tại các tỉnh là: Xí nghiệp Khảo sát Xây dựng điện 1: thị xã Hà Đông, tỉnh Hà Tây Xí nghiệp Khảo sát Xây dựng điện 2: thành phố Pleiku, tỉnh Gia Lai Xí nghiệp Khảo sát Xây dựng điện 3: thành phố Đà Nẵng Xí nghiệp Dịch vụ khoa học kỹ thuật : Thanh Xuân, thành phố Hà Nội Các chi nhánh hạch toán theo phân cấp quản lý của Công ty trên cơ sở đảm bảo kế hoạch cổ tức phần vốn được giao sử dụng và duy trì, phát triển thị trường trong khu vực. Quá trình tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty có thể được khái quát qua sơ đồ sau: Đại hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị Ban giám đốc Văn phòng công ty Đoàn TK thuỷ điện 1 Đoàn TK thuỷ điện 2 Phòng TV, TN và KT năng lượng Phòng thiết bị CN Các ban TVGS thuỷ điện lớn Phòng TK trạm biến áp XN dịch vụ KHKT Phòng TK nhiệt điện Trung tâm tư vấn XD viễn thông Phòng TK đường dây Phòng TK điện địa phương Đoàn KS công trình lưới Trung tâm thí nghiệm Phòng Kỹ thuật Địa chất Phòng Kỹ thuật Địa hình Đoàn KS Địa vật lý XNKS XD điện 1 XNKS XD điện 2 XNKS XD điện 3 Ban kiểm soát P. Kinh tế Kế hoạch P. Tổ chức CB-LĐ P. Kế toán tài chính P. Công nghệ tin học P. Khoa học CN & Môi trường P. Thị trường & Đối ngoại Ban đầu tư Sơ đồ 2 : Tổ chức Bộ máy quản lý và hoạt động kinh doanh 1.1.4 Đặc điểm tổ chức quản lý của Công ty Cơ cấu bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến chức năng. Đây là một cơ cấu hợp lý, phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Bên cạnh đó Công ty vừa mới thực hiện cổ phần hoá nên mô hình quản lý cũng có những biến đổi cho phù hợp với loại hình doanh nghiệp này. Năm đầu tiên sau khi cổ phần hoá là năm Công ty tập trung ổn định mô hình và cơ cấu sản xuất kinh doanh. Bắt đầu từ ngày 01/01/2008 Công ty đã chính thức chuyển sang hoạt động theo hình thức Công ty cổ phần, trong đó cơ quan có thẩm quyền cao nhất là Đại hội đồng cổ đông với đại diện là Hội đồng quản trị. Theo mô hình này, mỗi bộ phận, phòng ban có chức năng nhiệm vụ được quy định cụ thể như sau: Đại hội đồng cổ đông: là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của Công ty,bao gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết. Đại hội đồng cổ đông họp thường niên hay bất thường; ít nhất mỗi năm họp một lần, quyết định các vấn đề liên quan đến chiến lược phát triển dài hạn của Công ty. Đại hội đồng cổ đông có các quyền và nghĩa vụ như: Thông qua các báo cáo quan trọng như: báo cáo tài chính hàng năm, báo cáo của Ban kiểm soát về quản lý Công ty của Hội đồng quản trị, Giám đốc; báo cáo của Hội đồng quản trị; thông qua định hướng phát triển Công ty. Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Ban kiểm soát; Quyết định sửa đổi bổ sung Điều lệ Công ty Các quyết định liên quan đến cổ phần, cổ tức, vốn điều lệ Các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của Luật doanh nghiệp và Điều lệ Công ty . Hội đồng quản trị: nhiệm kỳ 5 năm, số thành viên trong nhiệm kỳ đầu tiên là 5 người. Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý Công ty, có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của Công ty không thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. Hội đồng quản trị có các quyền và nhiệm vụ như: Quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển trung hạn và kế hoạch kinh doanh, tài chính hàng năm của Công ty ; Xác định các mục tiêu hoạt động và mục tiêu chiến lược trên cơ sở các mục tiêu chiến lược do Đại hội đồng cổ đông thông qua; Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, ký hợp đồng, chấm dứt hợp đồng, quyết định mức lương và lợi ích khác đối với Giám đốc và người quản lý; Có trách nhiệm giám sát, chỉ đạo Giám đốc và người quản lý trong công việc kinh doanh hàng ngày của Công ty; Các quyền và nhiệm vụ khác theo quy định của luật doanh nghiệp và Điều lệ của Công ty . Ban kiểm soát: là cơ quan do Đại hội đông cổ đông bầu ra, thay mặt cổ đông để kiểm soát một cách độc lập, khách quan và trung thực mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, quản trị và điều hành của Công ty. Ban kiểm soát gồm có 3 thành viên, nhiệm kỳ là 5 năm và phải họp ít nhất một quý một lần, mỗi lần họp phải có biên bản gửi Hội đồng quản trị và là tài liệu lưu giữ tại Công ty. Ban kiểm soát có các nhiệm vụ và quyền hạn như: Thực hiện giám sát Hội đồng quản trị, Giám đốc, chịu trách nhiệm trước Đại hội đồng cổ đông trong thực hiện các nhiệm vụ được giao; Thẩm định báo cáo tình hình kinh doanh, báo cáo tài chính hàng năm và sáu tháng của Công ty; Kiến nghị Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông các biện pháp sửa đổi, bổ sung, cải tiến cơ cấu quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh của Công ty; Thực hiện các quyền và nhiệm vụ khác theo quy định của Luật doanh nghiệp, Điều lệ của Công ty và quyết định của Đại hội đồng cổ đông. Ban giám đốc Công ty: gồm có một Giám đốc và các Phó giám đốc kỹ thuật, kinh tế. Giám đốc Công ty : do Hội đồng quản trị bổ nhiệm hoặc thuê, nhiệm kỳ của Giám đốc không quá 5 năm (trừ khi Hội đồng quản trị có quy định khác và được nêu trong hợp đồng). Giám đốc là người điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của Công ty theo đúng quy định của Pháp luật, Điều lệ công ty, hợp đồng lao động và quyết định của Hội đồng quản trị. Giám đốc có những nhiệm vụ và quyền hạn như: Quyết định các vấn đề liên quan đến công việc kinh doanh hằng ngày của Công ty mà không cần phải có quyết định của Hội đồng quản trị; Tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng quản trị, thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của Công ty; Kiến nghị các phương án cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ của Công ty; Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức danh quản lý trong Công ty, trừ các chức danh thuộc thẩm quyền của Hội đồng quản trị; Các quyền và nhiệm vụ khác theo quy định của Pháp luật, Điều lệ Công ty, và quyết định của Hội đồng quản trị. Các Phó giám đốc: là người tham mưu cho giám đốc, giúp giám đốc điều hành công việc theo sự phân công và uỷ quyền của Giám đốc trong từng công việc cụ thể. Các phòng ban chức năng giúp việc quản lý, bao gồm: Văn phòng công ty: chịu trách nhiệm về công tác hành chính, công tác quản trị, điện, nước, xe, nhà xưởng… Phòng kinh tế kế hoạch: lập kế hoạch sản xuất, thống kê điều độ sản xuất, công tác kinh doanh, cung ứng vật tư, máy móc thiết bị. Phòng tổ chức cán bộ-lao động: làm công tác tuyển dụng lao động, hợp đồng lao động, tổ chức cán bộ lao động, làm công tác tính lương, thưởng, nâng bậc lương, bảo hiểm cho người lao động; chịu trách nhiệm trong công tác đề bạt , bổ nhiệm, miễn nhiệm cán bộ, chế độ đào tạo. Phòng tài chính kế toán: chịu trách nhiệm về việc ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, phối hợp với các phòng ban để lập các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, cung cấp các thông tin tài chính cần thiết cho các nhà quản lý trong công ty, các cơ quan chức năng. Phòng tài chính kế toán còn có nhiệm vụ phát hiện và ngăn chặn kịp thời những hành động tham ô, lãng phí tài sản của Công ty. Phòng công nghệ tin học: phụ trách việc ứng dụng và phát triển các phần mềm trong Công ty, hướng dẫn các nhân viên sử dụng các thiết bị, máy văn phòng, tiến hành xử lý khi máy tính gặp sự cố. Phòng thị trường và đối ngoại: giao tiếp và tham gia các dự án với nước ngoài về khảo sát và thiết kế các công trình điện. Phòng khoa học công nghệ và môi trường: chịu trách nhiệm giám sát kỹ thuật, nghiên cứu khoa học, lưư trữ kỹ thuật, thông tin khoa học kỹ thuật và đánh giá tác động của môi trường trong các công trình thuỷ điện. Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty cổ phần Tư vấn xây dựng điện 1 có thể được khái quát qua Sơ đồ 2 (trang 13). 1.1.5 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán 1.1.5.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Nhiệm vụ của bộ phận kế toán là phải thường xuyên ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại doanh nghiệp một cách đầy đủ và trung thực. Đây chính là nguồn cung cấp thông tin quan trọng kịp thời cho các nhà quản lý về tình hình tài chính, kinh doanh của Công ty, giúp cho các nhà lãnh đạo đưa ra những quyết định chính xác, phù hợp với thực trạng của doanh nghiệp mình. Do Công ty cổ phần Tư vấn xây dựng điện 1 có quy mô rộng lớn, hoạt động sản xuất kinh doanh phức tạp, được phân chia cho nhiều đơn vị nên tổ chức bộ máy kế toán cũng có những đặc trưng riêng biệt, được tổ chức theo kiểu vừa tập trung vừa phân tán. Ngoài các nhân viên trong phòng tài chính kế toán, Công ty còn có các kế toán ở các phòng ban làm nhiệm vụ sản xuất thuộc Công ty, kế toán ở các Đoàn và các đơn vị trực thuộc. Bốn xí nghiệp thành viên nói trên có tư cách pháp nhân không đầy đủ, hoạt động theo chế độ hạch toán phụ thuộc, có con dấu riêng, có phòng kế toán giống như bộ máy kế toán tại Công ty. Tại mỗi phòng ban và xí nghiệp thành viên có một hoặc hai nhân viên kế toán có chức năng nhiệm vụ tương tự như chức năng nhiệm vụ của các kế viên tại Công ty, chịu trách nhiệm ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị mình và báo cáo lên bộ phận kế toán tại Công ty. Bộ máy kế toán của Công ty cổ phần Tư vấn xây dựng điện 1 được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng, tức là kế toán trưởng trực tiếp điều hành các nhân viên kế toán của Công ty, còn đối với kế toán tại các xí nghiệp và đơn vị trực thuộc thì kế toán trưởng đưa ra các quyết định thông qua Phó phòng kế toán, và phòng kế toán chịu trách nhiệm trước Giám đốc công ty về công tác tài chính kế toán theo chế độ sản xuất và các khoản khác được phân phối. Hiện nay phòng tài chính kế toán của Công ty có 17 nhân viên, được phân công chức năng nhiệm vụ cụ thể như sau: Kế toán trưởng kiêm Trưởng phòng kế toán: phụ trách chung toàn bộ công tác kế toán của Công ty, tổ chức xây dựng bộ máy kế toán từ công ty xuống các đơn vị trực thuộc trên cơ sở xác định đúng khối lượng công tác kế toán cho phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của toàn Công ty. Kế toán trưởng trực tiếp điều hành và kiểm soát hoạt động của bộ máy kế toán, chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty về nghiệp vụ chuyên môn kế toán, tài chính của Công ty, có mối quan hệ với các bộ phận tham mưu, phòng ban về những vấn đề chuyên trách khác. Kế toán trưởng còn thay mặt Nhà nước triển khai và kiểm tra việc thực hiện chế độ, quy định của Nhà nước về lĩnh vực kế toán cũng như lĩnh vực tài chính của Công ty. Phó phòng kế toán: Điều hành và quản lý công tác kế toán khi kế toán trưởng vắng mặt. Hiện nay Công ty có 3 phó phòng kế toán, được phân công những nhiệm vụ cụ thể. Phó phòng kế toán thứ nhất phụ trách mảng tổng hợp, lập báo cáo tài chính, lập kế hoạch tài chính hàng năm báo cáo lên Tập đoàn Điện lực Việt Nam, lập và giao kế hoạch tài chính hàng năm cho các đơn vị trực thuộc, xem xét kế hoạch tài chính hàng quý của các đơn vị khoán. Phó phòng kế toán thứ 2 cùng với 4 nhân viên kế toán khác làm nhiệm vụ kiểm tra chứng từ tại các đơn vị, cùng với Phòng kế hoạch, Phòng khoa học công nghệ và môi trường xem xét giá cả chất lượng máy móc thiết bị mua sắm, sửa chữa lớn, đăng ký nộp thuế giá trị gia tăng hàng quý và quyết toán thuế hàng năm với các cục thuế địa phương. Phó phòng kế toán thứ 3 làm nhiệm vụ tham gia nghiệm thu và thanh toán với bên A các công trình thuỷ điện. Kế toán tổng hợp: Cùng với phó phòng kế toán thứ nhất, làm nhiệm vụ tổng hợp khối cơ quan và toàn công ty hàng quý, năm để báo cáo với Tập đoàn và Nhà nước. Kế toán tiền mặt và thanh toán lương: kiểm tra các chứng từ thủ tục trước khi thanh toán các khoản chi bằng tiền mặt. Lập, đóng chứng từ, bảng kê, vào sổ chi tiết TK 111,002. Vào máy số liệu thu chi, theo dõi số dư hàng ngày, thường xuyên đối chiếu với thủ quỹ. Hàng tháng, cùng với thủ quỹ, kế toán tổng hợp, phó phòng kế toán tổ chức kiểm kê quỹ, xác định số dư cuối tháng, lập biên bản kiểm kê quỹ đóng cùng với bảng kê cuối tháng. Phòng kế toán của Công ty không có nhiệm vụ tính và trích lương (công tác này do phòng Tổ chức cán bộ lao động và tiền lương thực hiện) mà chỉ có nhiệm vụ thanh toán lương. Kế toán ngân hàng và phải trả: Làm công tác kế toán giao dịch với các Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước, đồng thời lên bảng kê, vào sổ chi tiết TK 112. Cuối mỗi tháng đối chiếu, xác nhận số dư đối với các ngân hàng, lên phiếu đối chiếu để đóng vào bảng kê cuối tháng. Đồng thời theo dõi và hạch toán tỏng hợp và chi tiết TK 331. Kế toán công nợ với khách hàng: theo dõi hạch toán tổng hợp và chi tiết TK 131, cuối mỗi quý lập báo cáo chi tiết số dư TK 131. Đồng thời phụ trách việc hướng dẫn và sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán, lập báo cáo đề tài nghiên cứu khoa học về việc ứng dụng chương trình vi tính trong công tác kế toán. Kế toán giá thành và công nợ nội bộ: Vào sổ chi tiết TK ._.136, 336 cho các đơn vị khoán và 4 xí nghiệp, hạch toán bù trừ công nợ cho TK 136, 336 hàng tháng, hàng quý lập báo cáo chi tiết công nợ giữa Công ty với các đơn vị khoán và 4 xí nghiệp. Theo dõi đề cương dự toán được duyệt của các công trình, theo dõi chi tiết về hợp đồng nghiệm thu A-B, các công trình , tập hợp số liệu tại các đơn vị và báo cáo Chi phí, giá thành toàn Công ty hàng quý. Kế toán vật tư và công nợ vãng lai: theo dõi vật tư, vào sổ chi tiết các TK 152, 153. Báo cáo tổng hợp, kiểm kê vật tư, công cụ, dụng cụ theo định kỳ hàng năm. Chịu trách nhiệm lên báo cáo giải quyết những tồn đọng xử lý sau kiểm kê. Đồng thời theo dõi tổng hợp và chi tiết các TK như 138, 338, 431. Kế toán tài sản cố định: theo dõi tài sản cố định và nguồn vốn toàn Công ty, vào sổ chi tiết các tài khoản 211, 214, 411, 414. Lập thẻ TSCĐ theo quy định của Nhà nước, số dư TSCĐ. Lập báo cáo hàng quý theo yêu cầu của Tập đoàn, báo cáo tổng hợp kiểm kê TSCĐ theo định kỳ hàng năm. Phối hợp với Phòng kế hoạch trình Hội đồng kiểm kê và Hội đồng thanh lý TSCĐ về thừa thiếu , thanh lý hay nhượng bán TSCĐ theo quy định của nhà nước và Tập đoàn. Kế toán thuế: hàng ngày tập hợp chứng từ có liên quan để vào sổ chi tiết TK 133. Cuối tháng tiến hành cộng dồn và khấu trừ thuế. Cuối quý, chuyển số liệu cho kế toán tổng hợp để lập báo cáo. Thủ quỹ: có nhiệm vụ bảo quản tiền mặt, kiểm tra các chứng từ hợp lệ, hợp pháp, hợp lý thì tiến hành xuất nhập tiền cho các khoản thu chi, thường xuyên đối chiếu số dư với kế toán tiền mặt, tham gia kiểm kê hàng tháng. Cơ cấu tổ chức phòng tài chính kế toán của Công ty được khái quát qua sơ đồ sau: Trưởng phòng tài chính -kế toán Kiêm Kế toán trưởng Các Phó phòng Tài chính- kế toán Kế toán tiền mặt, thanh toán lương Kế toán ngân hàng, các khoản phải trả Kế toán giá thành và công nợ nội bộ Kế toán vật tư và công nợ vãng lai Kế toán tài sản cố định Kế toán thuế Kế toán tổng hợp Thủ quỹ Kế toán công nợ với khách hàng Kế toán tại 4 Xí nghiệp và các đơn vị khoán Sơ đồ 3 : Tổ chức bộ máy kế toán 1.1.5.2 Đặc điểm hệ thống chứng từ tại Công ty Hiện nay Công ty áp dụng hệ thống chứng từ kế toán ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, bao gồm cả hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc và chứng từ kế toán hướng dẫn. Các chứng từ được lập tại Công ty theo đúng quy định trong chế độ kế toán và được ghi chép đầy đủ, kịp thời, đúng với các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý và hợp lệ của chứng từ làm căn cứ ghi sổ kế toán và thông tin cho quản lý. Bên cạnh những chứng từ bắt buộc, Công ty còn sử dụng nhiều chứng từ hướng dẫn nhằm phục vụ cho công tác quản trị nội bộ và nâng cao công tác hạch toán kế toán. Quy trình lập, luân chuyển và lưu giữ, bảo quản chứng từ được thực hiện đầy đủ và hợp lý theo từng phần hành cụ thể và đúng chế độ kế toán hiện hành. Theo đó, tại Công ty hiện nay đang sử dụng những loại chứng từ sau: Chứng từ về lao động tiền lương: Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương, Phiếu nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội, Bảng thanh toán bảo hiểm xã hội, Phiếu báo làm thêm giờ, Hợp đồng giao khoán Chứng từ về Hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Thẻ kho, Giấy đề nghị nhập vật tư thiết bị, Biên bản kiểm kê Chứng từ về Bán hàng: Hoá đơn GTGT, hợp đồng kinh tế Chứng từ về Tiền tệ: Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy thanh toán tiền tạm ứng, Biên lai thu tiền, Giấy đi đường, cước vận chuyển, hợp đồng dịch vụ, Phiếu xin thanh toán, phiếu giải quyết công việc, uỷ nhiệm chi, Hoá đơn bán hàng thông thường, Bảng kiểm kê quỹ… Chứng từ về Tài sản cố định: Hợp đồng cung cấp thiết bị, Biên bản bàn giao thiết bị, Hợp đồng bảo hành sửa chữa, Biên bản kiểm tu xe, Biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng, Bảng kê chi tiết sửa chữa, Biên bản bàn giao TSCĐ, Thẻ TSCĐ, Biên bản thanh lý TSCĐ, Biên bản giao nhận TSCĐ và sửa chữa lớn hoàn thành, Biên bản đánh giá lại TSCĐ. 1.1.5.3 Đặc điểm hệ thống tài khoản kế toán Công ty cổ phần Tư vấn xây dựng điện 1 là Công ty trực thuộc Tập đoàn Điện lực Việt Nam nên ngoài việc tuân thủ chế độ kế toán của Bộ tài chính, Công ty còn phải tuân theo những quy định về kế toán của Tập đoàn. Do vậy hệ thống tài khoản của Công ty hiện nay có kết cấu giống như mẫu ban hành theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ tài chính, chỉ khác là các tài khoản được chi tiết theo quy định của Tập đoàn và của Công ty thành nhiếu cấp độ để đảm bảo theo dõi chi tiết từng đối tượng phù hợp với nhu cầu quản lý. Ngày 19/6/2006 Bộ tài chính đã có công văn số 7444/BTC-CĐKT về việc chấp nhận chế độ kế toán cho Tổng công ty Điện lực Việt Nam. Hiện nay Công ty đang áp dụng hệ thống tài khoản mới nhất ban hành theo công văn số 3031/CV-EVN-TCKT ngày 19/6/2006 của Tổng công ty Điện lực Việt Nam. Thêm vào đó, Công ty là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực tư vấn xây dựng nên vật tư chủ yếu là văn phòng phẩm, nhiên liệu…,áp dụng hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, vì vậy các tài khoản sử dụng là các tài khoản dùng cho phương pháp này. Danh mục các tài khoản chủ yếu bao gồm : 111, 112, 131, 133, 136, 138, 139, 141, 152, 153, 154, 211, 213, 214, 228, 241, 242, 311, 315, 331, 333, 334, 336, 338, 341, 351, 411, 412, 413, 414, 415, 421, 431, 441, 511, 512, 515, 621, 622, 623, 627, 632, 635, 642, 711, 811, 821, 911. Các tài khoản ngoài bảng: 001, 002, 007 Nhìn chung, hệ thống tài khoản của Công ty là khá đầy đủ, phản ánh cụ thể các hoạt động kinh doanh và đáp ứng được yêu cầu quản lý của Công ty. 1.1.5.4 Đặc điểm hệ thống sổ kế toán Hiện nay toàn Công ty đều áp dụng làm kế toán trên máy vi tính và sử dụng phần mềm FMIS do Tập đoàn Điện lực Việt Nam quy định. Công ty cũng đang áp dụng hình thức sổ Nhật ký chung, đây là một hình thức đơn giản, dễ làm, phù hợp với quy mô cũng như việc thực hiện kế toán bằng máy vi tính của Công ty, tuy nhiên cần chú ý đến khả năng ghi chép trùng lặp, khó kiểm tra phát hiện sai sót trong hạch toán. Với hình thức trên thì các loại sổ sách mà Công ty hiện đang sử dụng là : Sổ kế toán tổng hợp, gồm: Sổ cái các tài khoản, Sổ Nhật ký chung, Nhật ký đặc biệt, Bảng cân đối số phát sinh Sổ kế toán chi tiết, gồm: Sổ chi tiết quỹ tiền mặt, Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng, Thẻ kho, Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, dụng cụ, Sổ theo dõi chi tiết TSCĐ theo nơi sử dụng, Sổ chi tiết thanh toán với khách hàng, Sổ chi tiết công nợ Trình tự ghi sổ kế toán: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh theo trình tự thời gian phát sinh nghiệp vụ. Do Công ty áp dụng hình thức khoán cho các đơn vị nên tất cả những nghiệp vụ phát sinh tại các bộ phận, xí nghiệp đều được kế toán tại đó ghi chép, phản ánh và định kỳ hàng tháng, quý tập hợp tất cả những chứng từ phát sinh và các bảng kê, bảng tổng hợp số liệu chuyển lên phòng kế toán Công ty làm căn cứ cho kế toán Công ty đối chiếu và vào sổ. Căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc các nghiệp vụ phát sinh hàng ngày tại Công ty, hoặc các báo cáo, các bảng tổng hợp số liệu do kế toán các đơn vị gửi lên, kế toán phần hành sẽ tiến hành nhập dữ liệu vào máy để tập hợp số liệu cho toàn Công ty. Sau đó, phần mềm FMIS sẽ xử lý số liệu và tự động cập nhật vào Sổ chi tiết, sổ tổng hợp, và các sổ, thẻ, bảng kê chi tiết liên quan. Cuối mỗi quý, kế toán tổng hợp sẽ tiến hành chạy máy và lên Bảng cân đối số phát sinh, Bảng tổng hợp chi tiết và lập các Báo cáo tài chính cần thiết nộp cho cơ quan cấp trên. Trình tự ghi sổ kế toán tại Công ty cổ phần Tư vấn xây dựng điện 1 được khái quát như sau: Chứng từ gốc, Bảng tổng hợp chứng từ Nhập chứng từ vào máy Xử lý của phần mềm FMIS Nhật ký chung Sổ cái các tài khoản Báo cáo tài chính Sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp Bảng cân đối số phát sinh : Ghi hàng ngày : Ghi cuối quý, năm : Quan hệ đối chiếu Ghi chú Sơ đồ 4: Quy trình ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung 1.1.5.5 Đặc điểm hệ thống báo cáo kế toán Hệ thống báo cáo tài chính mà Công ty đang áp dụng hiện nay tuân theo Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính .Ngoài các mẫu biểu do Nhà nước quy định, Công ty còn phải lập thêm những biểu mẫu báo cáo quý, năm theo quy định của Tập đoàn Điện lực Việt Nam và các mấu biểu báo cáo khác nhằm phục vụ mục đích quản trị doanh nghiệp. Theo đó, hệ thống báo cáo của Công ty bao gồm: Báo cáo kế toán do Nhà nước ban hành, gồm: Bảng cân đối kế toán Mẫu số B01-DN Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Mẫu số B02-DN Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Mẫu số B03-DN Thuyết minh báo cáo tài chính Mẫu số B09-DN Báo cáo kế toán quản trị, bao gồm: Báo cáo các khoản phải trả Tổng công ty Mẫu 06/THKT Báo cáo thuế và các khoản phải nộp Nhà nước Mẫu 07/THKT Báo cáo khấu hao TSCĐ Mẫu 08/THKT Bảng Chi tiết tăng giảm TSCĐ Mẫu 09A/THKT Báo cáo tăng giảm TSCĐ theo nhóm tài sản Mẫu 09B/THKT Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh theo loại hình Mẫu 11/THKT Báo cáo thu, chi các quỹ Mẫu 12/THKT Báo cáo chi phí SXKD khác và dịch vụ theo yếu tố Mẫu 13C/THKT Báo cáo chi phí SX và giá thành (theo khoản mục) Mẫu 14E/THKT Công ty phải lập báo cáo tài chính quý, năm và gửi các cơ quan quản lý Nhà nước, Tập đoàn Điện lực theo quy định. Đồng thời phải gửi kèm theo dữ liệu bằng máy vi tính. Ngoài ra cần phải lưu ý là : Báo cáo tài chính quý, năm gửi Tập đoàn bao gồm các mẫu biểu do Nhà nước và Tập đoàn quy định. Báo cáo tài chính quý, năm gửi cho các cơ quan Nhà nước chỉ gồm những biểu mẫu theo quy định của Nhà nước. Công ty phải gửi báo cáo tài chính tổng hợp quý chậm nhất là 30 ngày kể từ ngày kết thúc quý, gửi báo cáo tài chính tổng hợp năm chậm nhất là sau 60 ngày kể từ ngày kết thúc năm. Báo cáo tài chính năm phải được kiểm toán trước khi trình Đại hội đồng cổ đông thông qua. Báo cáo tài chính của Công ty được lập và gửi cho cơ quan cấp trên và cơ quan Nhà nước theo quy định của pháp luật. Cụ thể, các cơ quan đó là: Cục thuế Hà Nội, Chi cục thống kê Hà Nội, Cục tài chính doanh nghiệp …và Tập đoàn Điện lực Việt Nam, các ngân hàng đối tác. Ngoài ra, báo cáo tài chính còn được yêu cầu gửi đến các thành viên Hội đồng quản trị, các thành viên trong Ban kiểm soát, Ban giám đốc và các cán bộ quản lý khác nếu Giám đốc thấy cần thiết. Toàn bộ các báo cáo của Công ty được lập theo quy định của Nhà nước và Tập đoàn, tổng hợp và trình bày một cách tổng quát, toàn diện và khách quan tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, cung cấp các thông tin kinh tế tài chính chủ yếu cho việc đánh giá hoạt động của doanh nghiệp trong kỳ đã qua và đưa ra những dự đoán trong tương lai. Thông tin của báo cáo tài chính là căn cứ quan trọng cho việc đề ra các quyết định quản lý, điều hành hoặc đầu tư. Trách nhiệm đó do phó phòng kế toán đảm nhiệm. 1.2 Thực tế hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Công ty cổ phần Tư vấn xây dựng điện 1 1.2.1 Đặc điểm, đối tượng hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm 1.2.1.1 Đặc điểm và phân loại chi phí sản xuất sản phẩm Công ty cổ phần Tư vấn xây dựng điện 1 là một doanh nghiệp hoạt động trên lĩnh vực xây lắp, có chức năng tư vấn khảo sát thiết kế các công trình điện, là khâu đầu tiên của các công trình xây dựng cơ bản. Sản phẩm của công ty mang tính đặc thù cao, không phải là vật phẩm tiêu dùng mà nó chỉ là các bản vẽ thiết kế và tài liệu kỹ thuật, tính toán thiết kế, dự toán công trình, số liệu khảo sát có được sau khi khảo sát công trình. Hơn nữa, Công ty là một doanh nghiệp có quy mô tương đối lớn, với hơn 2000 lao động bình quân mỗi năm, nhiều đơn vị trực thuộc và các xí nghiệp hạch toán độc lập. Do đó, chi phí sản xuất của Công ty có những đặc điểm sau: - Chi phí sản xuất của Công ty bao gồm một phần chi phí trực tiếp phục vụ cho hoạt động khảo sát, thiết kế phát sinh tại các đơn vị nhận khoán, và một phần chi phí phát sinh tại công ty. - Sản phẩm của Công ty khi tiêu thụ chỉ qua thủ tục bàn giao giữa bên A (chủ đầu tư) và B (bên nhận thầu) trên cơ sở kiểm nhận khối lượng, chất lượng công việc theo đúng dự toán đã quy định. Vì vậy, trước khi thực hiện Công ty phải lập dự toán chi phí cho từng công trình. - Chi phí sản xuất phát sinh lớn và cho nhiều đối tượng khác nhau, do vậy cần phải theo dõi chi tiết theo từng loại chi phí, từng đơn vị sản xuất và từng công trình, hạng mục công trình. Các chi phí phát sinh được theo dõi theo từng tháng nhưng công tác tập hợp chi phí và tính giá thành được tiến hành vào cuối quý. Chi phí sản xuất sản phẩm là khoản mục chi phí lớn, có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác tính giá thành sản phẩm và xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Do đó việc quản lý chặt chẽ các khoản mục chi phí là một việc rất quan trọng nhằm đạt hiệu quả cao. Để thuận lợi cho công tác quản lý thì trước hết phải tiến hành phân loại chi phí sản xuất một cách hợp lý, phù hợp với đặc điểm ngành nghề kinh doanh và yêu cầu quản trị. Căn cứ vào ý nghĩa của chi phí trong giá thành sản phẩm và để thuận tiện cho việc tính giá thành, chi phí sản xuất ở Công ty được phân loại theo khoản mục tính giá thành. Theo cách phân loại này, chi phí sản xuất của Công ty bao gồm các khoản: - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp - Chi phí nhân công trực tiếp - Chi phí sử dụng máy thi công - Chi phí sản xuất chung Bên cạnh đó theo quy định của EVN, chi phí tại Công ty còn được phân loại và theo dõi theo yếu tố chi phí 1.2.1.2 Đối tượng và phương pháp hạch toán chi phí sản xuất Đối tượng tập hợp chi phí sản xuất của Công ty là từng công trình hay từng giai đoạn công việc hoàn thành của từng công trình do các đơn vị đảm nhiệm. Do phần lớn các công trình mà Công ty thực hiện có thời gian dài, có khi lên tới hàng chục năm nên việc tập hợp chi phí sản xuất ở Công ty được thực hiện cho một khối lượng công việc nhất định theo thời gian nhất định, quý và năm theo từng công trình. Về phương pháp tập hợp chi phí sản xuất, Công ty sử dụng kết hợp cả phương pháp trực tiếp và phương pháp gián tiếp, tức là chi phí phát sinh trực tiếp cho công trình, hạng mục công trình nào sẽ được hạch toán trực tiếp vào công trình, hạng mục công trình đó, còn các chi phí phát sinh liên quan đến nhiều công trình thì kế toán sẽ tập hợp lại và cuối kỳ sẽ tiến hành phân bổ cho từng đối tượng theo tiêu thức phân bổ thích hợp. Để tập hợp chi phí sản xuất, Công ty sử dụng các tài khoản: 621- chi phí NVLTT, 622- chi phí NCTT, 623- chi phí sử dụng MTC, 627- chi phí SXC, 154- chi phí SXKD dở dang. Đến cuối quý, kế toán sẽ tiến hành phân bổ, kết chuyển và tổng hợp toàn bộ các chi phí trên tài khoản 154. Các tài khoản trên đều được chi tiết theo loại hình sản xuất kinh doanh- theo quy định của Tập đoàn EVN. Theo đó, Công ty sử dụng chủ yếu các mã loại hình sau: 32: Sản xuất kinh doanh khác - Khảo sát, thiết kế 321: Khảo sát 322: Thiết kế 4: Dịch vụ 1.2.1.3 Đối tượng và phương pháp tính giá thành Cần phải phân biệt đối tượng hạch toán chi phí sản xuất và đối tượng tính giá thành, nhưng dựa vào đặc điểm tổ chức sản xuất và để thuận lợi cho công tác hạch toán và tính giá thành, Công ty cổ phần Tư vấn xây dựng điện 1 đã lựa chọn đối tượng tính giá thành trùng với đối tượng hạch toán chi phí sản xuất- là từng công trình, theo từng giai đoạn công việc cụ thể do các đơn vị khoán thực hiện. Kỳ tính giá thành của Công ty là khi giai đoạn công việc của từng công trình hoàn thành bàn giao, thường được tiến hành vào cuối mỗi quý. Công ty sử dụng phương pháp tính giá thành là phương pháp trực tiếp (phương pháp giản đơn) cho từng giai đoạn công việc hoàn thành của từng công trình. Đây là phương pháp đơn giản và được sử dụng phổ biến tại nhiều đơn vị. Theo đó, giá thành sản phẩm của Công ty được tính theo công thức: Giá thành sản phẩm = Chi phí sản xuất dở dang đầu kỳ + Chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ - Chi phí sản xuất dở dang cuối kỳ Công ty cổ phần Tư vấn xây dựng điện 1 tiến hành khảo sát, thiết kế cho hàng chục công trình lớn nhỏ khác nhau hàng năm, do đó chuyên đề đi sâu nghiên cứu quá trình hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm của giai đoạn thiết kế kỹ thuật công trình thủy điện Huội Quảng do Đoàn thiết kế thủy điện 1 (gọi tắt là Đoàn 1) thực hiện trong quý IV năm 2007. 1.2.2 Nội dung và trình tự hạch toán chi phí sản xuất 1.2.2.1 Hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là các chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thực tế phát sinh, bao gồm: giá trị thực tế của vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng lao động…cần thiết cho việc thực hiện và hoàn thành sản phẩm. Công ty cổ phần Tư vấn xây dựng điện 1 là doanh nghiệp sản xuất đặc biệt, sản phẩm chính của Công ty là bản vẽ thiết kế, tài liệu thuyết trình và dự toán công trình cho các công trình nguồn và lưới điện…Vì vậy, chi phí nguyên vật liệu của Công ty phát sinh ít trong giá thành khảo sát và thiết kế (chỉ chiếm khoảng 2-8%). Tuy nhiên việc quản lý chặt chẽ, tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu là yêu cầu cần thiết nhằm tránh lãng phí, hạ giá thành sản phẩm và nâng cao hiệu quả hoạt động của Công ty. Nguyên vật liệu trực tiếp ở Công ty bao gồm chủ yếu các loại sau: - Nguyên vật liệu chính: Cần khoan, ống khoan, mũi khoan, dụng cụ vẽ kỹ thuật, giấy vẽ, mực in, văn phòng phẩm khác… - Nguyên vật liệu phụ: Vật liệu điện, sắt thép các loại và các vật tư khác. - Dụng cụ phụ tùng: Phụ tùng khoan đào, phụ tùng ô tô… - Nhiên liệu: Xăng ô tô, dầu diezel, dầu mỡ phụ… - Phế liệu thu hồi: Phụ tùng hỏng thay ra khi sửa chữa, máy tính thanh lý, máy chữ thanh lý… Nguyên vật liệu chính là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành thực thể của sản phẩm, vật liệu phụ chỉ có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất, kết hợp với vật liệu chính để hoàn thiện nâng cao tính năng, chất lượng của sản phẩm. Nhiên liệu và phụ tùng có chức năng tương tự như vật liệu phụ, tuy nó chiếm tỷ lệ nhỏ nhưng không thể thiếu trong quá trình sản xuất. Trước đây nguyên vật liệu được nhập kho của Công ty và được cấp theo dự toán, từ khi chuyển sang nền kinh tế thị trường Công ty không những chỉ nhận các công trình được giao mà còn tham gia đấu thầu, nhận thầu, gia công ngoài nên mọi nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất đều tự mua sắm. Chứng từ sử dụng và quy trình luân chuyển chứng từ Để hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, kế toán sử dụng các chứng từ sau: Giấy đề nghị tạm ứng, Hợp đồng mua bán, Hóa đơn giá trị gia tăng, Phiếu chi, Phiếu yêu cầu sử dụng vật tư, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho. Hiện nay, Công ty đang áp dụng cơ chế khoán cho các đơn vị nên chi phí nguyên vật liệu phát sinh một phần tại các đơn vị và một phần trên Công ty. Nguyên vật liệu phát sinh tại đơn vị nào sẽ do đơn vị đó tự mua sắm, còn trên Công ty sẽ do phòng Văn phòng (P1) đảm nhiệm. Căn cứ vào nhu cầu sử dụng vật tư hàng tháng của đơn vị hoặc nhu cầu sử dụng vật tư thực tế, nhân viên Công ty sẽ làm Giấy đề nghị tạm ứng trong đó nêu rõ các thông tin như: Tên, bộ phận công tác, lý do tạm ứng và số tiền tạm ứng. Sau đó giấy đề nghị tạm ứng sẽ được trình lên trưởng phòng (nếu tại đơn vị khoán) hoặc ban Giám đốc (nếu tại Công ty) phê duyệt. Căn cứ trên Giấy đề nghị tạm ứng đã được phê duyệt, kế toán ghi vào sổ tạm ứng và hạch toán vào sổ chi tiết TK 141, sổ nhật ký chung và sổ cái TK 141. Khi nhân viên trình đầy đủ Hóa đơn, chứng từ hợp lệ thì kế toán mới tiến hành hoàn ứng hay thanh toán và viết phiếu chi. Nếu vật tư mua về được nhập vào kho thì sau khi tiến hành thủ tục kiểm nhận số lượng, chất lượng, thủ kho sẽ tiến hành viết Phiếu nhập kho và ghi chép vào Thẻ kho. Khi có nhu cầu sử dụng, người có nhu cầu sẽ tiến hành lập Phiếu yêu cầu sử dụng vật tư trình lên trưởng phòng hay cấp có thẩm quyền phê duyệt sau đó sẽ chuyển cho kế toán để lập Phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được chuyển xuống thủ kho để thủ kho tiến hành kiểm kê và giao vật tư, ký vào phiếu xuất, và sau đó chuyển lại cho kế toán để tiến hành ghi sổ. Nếu vật tư mua sắm được sử dụng trực tiếp không qua kho thì căn cứ vào Hóa đơn GTGT, Phiếu nhập kho xuất thẳng, kế toán tiến hành hạch toán nhập dữ liệu vào máy. Công ty áp dụng hình thức tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên khi mua vật tư về, phần thuế GTGT đầu vào ghi trên hóa đơn được tập hợp vào TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ để tách riêng phần thuế GTGT đầu vào, làm cơ sở khấu trừ thuế GTGT phải nộp. Tại Đoàn 1, vật tư mua về được căn cứ vào nhu cầu thực tế và chủ yếu là văn phòng phẩm. Do đơn vị thường mua của nhà cung cấp quen thuộc nên không cần ứng trước cho cán bộ vật tư mà gọi điện cho nhà cung cấp mang hàng đến. Sau đó Hóa đơn sẽ được đơn vị chuyển lên cho Phòng Tài chính-Kế toán để hạch toán và thanh toán với nhà cung cấp thông qua Tiền gửi ngân hàng của Công ty. Vật tư mua về thường xuất dùng ngay trong kỳ nên kế toán sử dụng Phiếu nhập kho xuất thẳng, và tính giá xuất theo phương pháp giá thực tế đích danh. Ví dụ: ngày 06 tháng 12 năm 2007, đơn vị đã mua hàng của nhà cung cấp là Công ty cổ phần Thanh Hà, và xuất dùng ngay trong quý IV/2007, công ty đã sử dụng những chứng từ sau để hạch toán: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 06 tháng 12 năm 2007 Mẫu số: 01 GTKT-3LL LT/2007B 0076231 Đơn vị bán: Công ty cổ phần Thanh Hà Địa chỉ: Số 12 Trưng Trắc- Hà Đông- Hà Tây Số tài khoản: 710A-0014 Ngân hàng Công thương Hà Đông MST: 0500355802 Điện thoại: Họ tên người mua hàng Tên đơn vị: Đoàn 1, Công ty Tư vấn xây dựng điện 1 Địa chỉ : Km 9+200 Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội Số tài khoản: Hình thức thanh toán: chuyển khoản MS: 0100100953 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1*2 1 Mực in HP Lọ 02 1.211.000 2.422.000 2 Mực in màu HP 1180 L ọ 02 1.185.000 2.370.000 3 Mực HP 1200 Hộp 02 940.000 1.880.000 4 Giấy A3 ngoại Tập 40 80.000 3.200.000 5 Giấy photo màu Tập 10 85.000 850.000 6 Bìa A4 ngoại Tập 10 35.000 350.000 7 Bìa A3 ngoại Tập 05 70.000 350.000 8 Dập ghim đại Chiếc 03 285.000 855.000 Cộng tiền hàng: 12.277.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 1.227.700 Tổng cộng tiền thanh toán: 13.504.700 Số tiền viết bằng chữ: Mười ba triệu, năm trăm không bốn nghìn, bảy trăm đồng Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) Đơn vị: Địa chỉ: PHIẾU NHẬP KHO Xuất thẳng Ngày 06 tháng 12 năm 2007 Mẫu số: 01- VT Theo QĐ: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính Nợ: 621 Số: Có: 152 Họ, tên người giao hàng: Bùi Thị Dưỡng Theo: ….HĐ số 76231…..ngày 06 tháng 12 năm 2007 của ………………….. Nhập tại kho: xuất cho các tổ sản xuất………………...Địa điểm: Đoàn 1…… Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 Mực in HP L 02 1.211.000 2.422.000 2 Mực in màu HP 1180 L 02 1.185.000 2.370.000 3 Mực in HP 1200 H 02 940.000 1.880.000 4 Giấy A3 ngoại T 40 80.000 3.200.000 5 Giấy photo màu T 10 85.000 850.000 6 Bìa A4 ngoại T 10 35.000 350.000 7 Bìa A3 ngoại T 05 70.000 350.000 8 Dập ghim đại C 03 285.000 850.000 Cộng: 12.277.000 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Số chứng từ gốc kèm theo: Ngày 06 tháng 12 năm 2007 Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Người nhận (Ký, họ tên) Trưởng phòng (Ký, họ tên) Kế toán ghi các định khoản trong trường hợp này: - Định khoản mua vật tư về: Nợ TK 152: 12.277.000 Nợ TK 133: 1.227.700 Có TK 331: 13.504.700 - Do xuất dùng ngay, kế toán định khoản : Nợ TK 621(322): 12.277.000 Có TK 152: 12.277.000 Tài khoản sử dụng Để theo dõi các khoản chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, Công ty sử dụng tài khoản 621- “chi phí nguyên, vật liệu trực tiếp”. Tài khoản 621 chỉ được mở chi tiết theo loại hình sản xuất kinh doanh, theo quy định của EVN, chứ không được mở chi tiết cho từng công trình, hạng mục công trình. Hạch toán chi tiết chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Sau khi tập hợp đầy đủ các chứng từ (Phiếu xuất kho, Phiếu nhập kho xuất thẳng, Hóa đơn giá trị gia tăng) và tiến hành kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ của chúng, kế toán tiến hành nhập số liệu vào máy. Đối với nguyên vật liệu khi xuất dùng xác định chính xác được sử dụng cho công trình nào sẽ được kế toán hạch toán trực tiếp vào tài khoản 154 mở chi tiết cho công trình đó. Đối với nguyên vật liệu xuất dùng có liên quan đến nhiều đối tượng thì sẽ được hạch toán vào tài khoản 621 và cuối kỳ tiến hành phân bổ cho từng công trình. Tài khoản 621 được hạch toán chi tiết theo loại hình sản xuất kinh doanh. Trên cơ sở số liệu được cập nhật, máy tính tự động vào sổ chi tiết TK 621, , Nhật ký chung và sổ cái TK 621. CÔNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG ĐIỆN 1 SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 621- CHI PHÍ NGUYÊN LIỆU, VẬT LIỆU TRỰC TIẾP Từ ngày 01/10/07 Đến ngày 31/12/07 Đơn vị tính: đồng CHỨNG TỪ HỌ VÀ TÊN DIỄN GIẢI TK ĐỐI ỨNG PHÁT SINH NỢ PHÁT SINH CÓ NGÀY SỐ TÀI KHOẢN 621322-CHI PHÍ NGUYÊN LIỆU, VẬT LIỆU TRỰC TIẾP-THIẾT KẾ 03/10 124 Xuất xăng 1521 15.642.532 … … … … 06/12 397 Xuất VPP 1521 12.277.000 … … … … 31/12 PK1100 K/c TĐ A lưới 154322 67.672.246 31/12 PK1104 K/c TĐ Huội Quảng 154322 85.358.547 … .. .. … .. … Cộng phát sinh Số dư cuối kỳ 1.350.972.674 1.350.972.274 Hà Nội, ngày 31 tháng 12 năm 2007 NGƯỜI LẬP BIỂU KẾ TOÁN TRƯỞNG LÊ MINH HÀ Hạch toán tổng hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Sau khi dữ liệu được chuyển vào sổ chi tiết TK 621, máy tính sẽ tự động cập nhật vào sổ Nhật ký chung, Sổ cái TK 621. CÔNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG ĐIỆN 1 SỔ NHẬT KÝ CHUNG Quý IV năm 2007 Đơn vị tính: đồng CHỨNG TỪ DIỄN GIẢI TK NỢ TK CÓ SỐ TIỀN SỐ NGÀY … 05/12 Tạm ứng cho NV đi công tác 141 1111 9.500.500 06/12 Mua vật tư dùng cho TK 1521 331 12.277.000 133 331 1.277.700 06/12 Xuất VPP cho TK 621322 1521 12.277.000 … 31/12 Lương NVPX 6273221 334 1.051.872.819 31/12 Trích BHXH, BHYT, KPCĐ 6273221 338 2.894.772.081 … 31/12 K/c CP CCDC- CT Huội Quảng 154322 6273223 27.292.697 … 31/12 K/c Giá vốn- CT Huội Quảng 632322 154322 1.425.753.648 … … Trang …/227 Ta thấy với hình thức ghi sổ NKC thì cách thiết kế sổ của công ty là chưa phù hợp và không đúng với chế độ quy định hiện hành. Tuy việc ghi sổ không phải tiến hành thủ công như trước, số liệu sau khi được kế toán nhập vào máy sẽ tự động “đổ” về các sổ tài khoản liên quan nhưng với cách thiết kế này sẽ gây khó khăn cho công tác kiểm tra đối chiếu khi cần thiết. CÔNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG ĐIỆN 1 SỔ CÁI TÀI KHOẢN 621-CHI PHÍ NGUYÊN LIỆU, VẬT LIỆU TRỰC TIẾP Từ ngày 01/10/07 Đến ngày 31/12/07 Đvt : đồng CHỨNG TỪ DIỄN GIẢI TK ĐỐI ỨNG PHÁT SINH NỢ PHÁT SINH CÓ NGÀY SỐ Số dư đầu kỳ … … … 03/10 127 Xuất xăng 1521 15.642.532 … … … 12/11 397 Xuất VPP 1521 12.277.000 .. .. .. … … 31/12 PK1104 KC-TĐ Huội Quảng 154322 85.358.547 … … .. .. … Cộng phát sinh 10,231,627,109 10,231,627,109 Số dư cuối kỳ NGƯỜI LẬP BIỂU KẾ TOÁN TRƯỞNG LÊ MINH HÀ 1.2.2.2 Hạch toán chi phí nhân công trực tiếp Chi phí nhân công trực tiếp phản ánh tiền lương phải trả cho công nhân sản xuất trực tiếp, bao gồm: tiền lương chính, lương phụ, phụ cấp của cả công nhân trực tiếp sản xuất do doanh nghiệp quản lý và công nhân thuê ngoài. Khoản mục này không bao gồm các khoản trích theo tiền lương như: BHXH, BHYT, KPCĐ… của công nhân trực tiếp sản xuất. Do đặc thù của ngành xây dựng cơ bản- các công trình thi công nằm ở các địa phương, vùng miền khác nhau, sản phẩm xây lắp (công việc khảo sát phải tiến hành) cố định ở nơi sản xuất, trong khi các yếu tố sản xuất như vật liệu, máy thi công, lao động…phải di chuyển đến nơi đặt công trình. Vì vậy lao động của Công ty phải hoạt động phân tán ở nhiều công trình, nhiều nơi khác nhau. Hơn nữa hoạt động sản xuất của Công ty lại mang tính thời vụ, do đó nguồn nhân công cấu thành nên chi phí của công ty bao gồm các nguồn chủ yếu là: - Lực lượng lao động nằm trong danh sách của Công ty: là nguồn lao động thường xuyên, là những nhân viên có hợp đồng lao động dài hạn hay nằm trong biên chế của Công ty. - Và nguồn lao động thời vụ thuê thêm bên ngoài: là những người có hợp đồng lao động ngắn hạn, đa số là lao động tại địa phương nơi Công ty có công trình cần khảo sát hoặc được thuê khi Công ty đảm trách thiết kế nhiều công trình trong cùng một khoảng thời gian, dưới dạng thuê khoán gọn công việc. Biện pháp này của Công ty vừa nhằm tiết kiệm chi phí vừa đảm bảo được tiến độ thực hiện. Công ty hạch toán chi phí nhân công trực tiếp theo phương pháp trực tiếp, tức là chi phí phát sinh cho công trình nào sẽ hạch toán trực tiếp cho công trình đó. Giống như nhiều doanh nghiệp sản xuất kinh doanh khác ở nước ta, doanh nghiệp xây dựng cơ bản- nhất là doanh nghiệp tư vấn thiết kế như Công ty cổ phần Tư vấn xây dựng điện 1 thì chi phí nhân công trực tiếp đóng vai trò quan trọng và chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm (từ 40-80%). Vấn đề đặt ra là phải quản lý nguồn lao động một cách hiệu quả nhằm sử dụng tối ưu nguồn lực con người, đồng thời xác định chi phí được chính xác, tính giá thành sản phẩm đúng đắn. Phương pháp tính và trả lương của Công ty Hàng năm, phòng Tổ chức cán bộ lao động và tiền lương (CBLĐ-TL) sẽ xây dựng và duyệt đơn giá tiền lương cho toàn Công ty. Căn cứ vào đơn giá tiền lương được duyệt và kế hoạch sản xuất do Phòng kinh tế kế hoạch lập, đầu quý, Phòng Kế toán tài chính tiến hành cấp kinh phí cho các đơn vị khoán. Cuối quý, căn cứ vào Biên bản nghiệm thu sản lượng cho từng đơn vị của phòng Kế hoạch, Phòng Tổ chức CBLĐ-TL xác định quỹ tiền lương thực hiện trong quý và thông báo đến từng đơn vị. Đối với lao động thời vụ thuê ngoài, Công ty trả lương thuê khoán gọn công việc khi công việc được hoàn thành dựa trên cơ sở Hợp đồng lao động và kết quả công việc đã giao. Đối với cán bộ công nhân viên trong Công ty, Công ty áp dụng hình thức trả lương theo thời gian và theo năng suất. Dựa trên số kinh phí được cấp, thứ Ba hàng tuần, Công ty tiến hành tạm ứng lương cho nhân viê._.ịnh của tập đoàn EVN, nhằm đáp ứng sự quản lý của Tập đoàn. Ngoài ra, Công ty còn mở thêm nhiều tiểu khoản, đảm bảo theo dõi chi tiết từng đối tượng phù hợp với nhu cầu quản lý của đơn vị. Như vậy, hệ thống tài khoản của Công ty là tương đối đầy đủ, tạo cơ sở cho công tác hạch toán được tiến hành thuận lợi, phản ánh được các hoạt động của Công ty. Để phù hợp với cơ chế khoán quản, Công ty sử dụng tài khoản 136 (chi tiết cho từng đơn vị khoán) nhằm phục vụ cho công tác thanh toán nội bộ. Tại các đơn vị có hạch toán kết quả riêng nên việc sử dụng TK 136 là hợp lý, phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất của Công ty, giảm được khối lượng ghi sổ. *Về tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán Công ty lựa chọn hình thức ghi sổ “Nhật ký chung”, đây là hình thức sổ đơn giản, phù hợp với đặc điểm, quy mô của Công ty và phù hợp với việc xử lý bằng máy vi tính. Nhờ đó đã làm giảm nhẹ công tác kế toán, giúp cho việc ghi chép số liệu được tiến hành nhanh gọn và chính xác. Tuy nhiên sổ NKC của công ty chưa thiết kế đúng mẫu do Bộ Tài chính quy định, có thể gây khó khăn cho công tác kiểm tra hạch toán. Hiện nay Công ty đang sử dụng phần mềm kế toán FMIS do Tập đoàn EVN qui định. Phần mềm sử dụng được thiết kế riêng cho các đơn vị trong Tập đoàn, tạo ra sự thống nhất trong hệ thống, tiện lợi cho quá trình hạch toán và tổng hợp số liệu. Phần mềm có giao diện đẹp, rõ ràng, dễ sử dụng, nên việc nhập liệu được tiến hành dễ dàng, tiết kiệm thời gian, công sức. Với phần mềm này, hệ thống sổ sách của Công ty bao gồm khá đầy đủ sổ chi tiết, sổ tổng hợp các tài khoản, mẫu sổ phù hợp với quy định hiện hành. Các sổ chi tiết được thiết kế phù hợp đã tạo điều kiện thuận lợi cho kế toán trưởng, các nhà quản lý Công ty trong việc phân tích các hoạt động kinh tế. Việc phân cấp quản lý và sử dụng thông qua mã nhân viên đã tạo nên tính chuyên nghiệp trong việc hạch toán từng phần hành, nâng cao trách nhiệm của các kế toán viên, đồng thời tạo sự bảo mật, an toàn cao cho hệ thống thông tin kế toán. Số liệu sau khi được nhập sẽ tự động đổ vào hệ thống các sổ sách và báo cáo liên quan. Kế toán có thể in Báo cáo cần thiết một cách nhanh chóng và chính xác theo yêu cầu của ban lãnh đạo, phục vụ kịp thời cho việc ra các quyết định kinh tế tài chính. * Về hệ thống báo cáo kế toán Công ty lập đầy đủ hệ thống báo cáo, bao gồm hệ thống các Báo cáo do Nhà nước ban hành (Bảng cấn đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh báo cáo tài chính), ngoài ra còn lập thêm nhiều Báo cáo khác theo quy định của EVN và nhu cầu quản trị của Công ty. Các báo cáo được lập và nộp đúng và đầy đủ theo quy định hiện hành. Đặc biệt, đối với công tác tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, ngoài việc lập Báo cáo chi phí- giá thành theo khoản mục, Công ty còn lập thêm Báo cáo Chi phí sản xuất theo yếu tố nhằm theo dõi, quản lý chặt chẽ các chi phí phát sinh, hạ thấp giá thành sản phẩm. * Về công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm Chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm có ảnh hưởng trực tiếp đến việc xác định kết quả kinh doanh, lãi lỗ của Công ty, ngoài ra còn phản ánh chất lượng và hiệu quả hoạt động quản lý của ban lãnh đạo. Do đó, công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Công ty luôn được quan tâm chú trọng. Nhìn chung, công tác này đã được thực hiện khá chặt chẽ, logic, đúng với quy định của Nhà nước, đảm bảo đánh giá được hiệu quả của hoạt động sản xuất tới từng đơn vị. Kế toán Công ty đã xác định đối tượng tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm là từng công trình hay giai đoạn công việc của công trình trong từng quý. Việc xác định như vậy là hợp lý, phù hợp với đặc điểm sản xuất, quy trình công nghệ và đặc thù sản phẩm của Công ty, giúp cho việc tổ chức hạch toán chi phí sản xuất cho từng công trình trong từng thời kỳ là rõ ràng, đơn giản, đồng thời cũng tạo điều kiện cho việc tính giá thành tương đối thuận lợi. Phương pháp hạch toán chi phí sản xuất của Công ty kết hợp cả hai phương pháp là trực tiếp và gián tiếp giúp cho việc tổng hợp chi phí sản xuất được đầy đủ, phản ánh được toàn bộ chi phí đã Công ty đã bỏ ra trong giá thành của các công trình. Bên cạnh đó, Công ty tính giá thành theo phương pháp giản đơn – là phương pháp phổ biến, khiến cho việc tính giá được thuận tiện, dễ dàng. Việc phân loại chi phí theo khoản mục tính giá thành và theo yếu tố chi phí giúp cho doanh nghiệp phân tích việc sử dụng chi phí, tìm ra những khả năng tiềm tàng để tăng cường tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm. Nó còn là cơ sở để lập kế hoạch giá thành và phân tích tình hình thực hiện kế hoạch, giám đốc việc thực hiện các định mức và dự toán chi phí. Công ty tiến hành khoán cho các đơn vị về mặt giá trị trên cơ sở các khoản mục chi phí trực tiếp. Việc khoán bằng tiền này đã góp phần khiến cho các đơn vị trực tiếp sản xuất chủ động và tiết kiệm trong việc sử dụng vật tư, chi phí vận chuyển và bảo quản vật tư. 2.1.2 Những mặt còn tồn tại Có thể nói công tác tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm là rất khó khăn, phức tạp, đặc biệt đối với đơn vị hoạt động trong lĩnh vực xây dựng cơ bản. Bên cạnh những ưu điểm kể trên, công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Công ty vẫn còn một số những hạn chế. Để hoàn thiện kế toán chi phí- giá thành Công ty cần khắc phục những điểm chưa hợp lý sau: * Về chứng từ và kiểm tra chứng từ Hệ thống chứng từ Công ty sử dụng chưa thống nhất, một số chứng từ đã sử dụng mẫu theo quy định kế toán mới nhất ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ban hành ngày 20 tháng 3 năm 2006 như: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho… Bên cạnh đó Công ty vẫn còn sử dụng những chứng từ theo mẫu cũ như: Giấy đề nghị tạm ứng theo QĐ số 186-TC/QĐ/CĐKT ngày 14 tháng 3 năm 1995. Tuy nhiên, đây cũng là điểm tồn tại ở hầu hết các doanh nghiệp do những quy định, chế độ kế toán thường xuyên sửa đổi, bổ sung, nhiều doanh nghiệp chưa kịp thay đổi trong thời gian ngắn. Công ty nên nhanh chóng hợp thức hóa hệ thống chứng từ theo quy định hiện hành trong thời gian sớm nhất có thể. Do Công ty giao khoán cho các đơn vị nên những chứng từ nghiệp vụ phát sinh trong quý sẽ do đơn vị kiểm soát và quản lý. Cuối quý, những chứng từ này mới được tập hợp thành bộ theo từng đơn vị khoán và từng quý gửi lên phòng Kế toán công ty để tiến hành kiểm tra. Công tác này vừa tạo ra công việc dồn vào cuối quý cho phòng kế toán, vừa không phát hiện được ngay và xử lý kịp thời những sai sót tại các đơn vị nếu có. * Về tài khoản, sổ sách sử dụng Công ty không mở sổ chi tiết cho từng công trình trên các TK 621, 623, 627 mà chỉ mở trên tài khoản 154. Do đó, đối với các khoản chi phí trực tiếp phát sinh cho từng đối tượng, kế toán xử lý hạch toán chung cho các đối tượng hoặc thẳng vào TK 154 là chưa hợp lý, chưa đúng với chế độ, hơn nữa gây khó khăn cho công tác quản lý chi phí trong kỳ. Chẳng hạn như muốn xác định chi phí NVLTT đã phát sinh tại một thời điểm trong quý, kế toán phải lấy số liệu trên cả hai sổ là sổ chi tiết TK 154 và sổ chi tiết TK 621. Để hạch toán tổng hợp, công ty sử dụng hình thức sổ Nhật ký chung. Tuy nhiên mẫu sổ NKC của công ty chưa đúng với mẫu quy định hiện hành, điều đó gây khó khăn cho công tác xử lý số liệu cũng như kiểm tra đối chiếu trong kỳ. * Công tác hạch toán các khoản mục chi phí - Về chi phí NVLTT Theo cơ chế khoán nội bộ của Công ty, Công ty giao cho các đơn vị tự mua sắm vật tư, thiết bị cần thiết. Nhưng việc kiểm tra, kiểm soát các hóa đơn, chứng từ lại không được thực hiện thường xuyên trong quý sẽ dễ dẫn đến những bất cập về vấn đề giá cả, nguồn cung cấp. Những nguyên vật liệu mua về ở các đơn vị thường được kế toán hạch toán xuất dùng ngay trong kỳ thông qua Phiếu nhập kho xuất thẳng. Điều này là chưa hợp lý ở chỗ, có vật tư mua về không được sử dụng ngay mà vẫn được tạm thời nhập trong kho, vài ngày sau mới xuất ra sử dụng nhưng lại không được phản ánh trên Thẻ kho, gây khó khăn cho công tác quản lý kho vật tư thiết bị. Mặt khác, số vật tư mua về xuất thẳng có thể cuối kỳ vẫn chưa dùng hết mà để kỳ sau tiếp tục sử dụng nhưng lại được kế toán phản ánh toàn bộ giá trị vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ, dẫn tới việc tính toán chi phí sản xuất phát sinh cho những công trình trong kỳ chưa được chính xác. Toàn bộ nguyên vật liệu xuất kho sử dụng trong kỳ, bao gồm cả vật liệu sử dụng cho máy thi công và vật liệu dùng trong sản xuất chung đều được kế toán hạch toán vào khoản mục chi phí NVLTT, điều này không làm thay đổi tổng chi phí phát sinh trong kỳ nhưng sẽ ảnh hưởng tới cơ cấu các khoản mục chi phí trong chi phí sản xuất. - Chi phí NCTT Chi phí NCTT của Công ty ngoài việc phản ánh các khoản phải trả nhân viên trực tiếp sản xuất (trực tiếp đi khảo sát, thiết kế , giám sát thi công..), còn bao gồm cả tiền lương của công nhân sử dụng máy thi công. Theo quy định thì khoản này phải được hạch toán vào chi phí sử dụng máy thi công (chi tiết TK 623xx1). Điều này làm cho chi phí NCTT tăng và chi phí sử dụng máy thi công giảm, không phản ánh đúng thực tế phát sinh của từng khoản mục. Bên cạnh đó, trong hạch toán tiền lương, kế toán không trích trước tiền lương nghỉ phép của nhân viên, trong khi nhân viên của Công ty nghỉ phép không đều đặn, điều này dễ dẫn đến tình trạng đột biến chi phí, làm cho tổng chi phí và giá thành không chính xác. - Chi phí sử dụng máy thi công Hiện nay, khoản mục này chỉ được kế toán sử dụng để phản ánh khấu hao máy thi công, mà không hạch toán các khoản liên quan khác đến máy thi công như: chi phí nguyên vật liệu, nhân công, chi phí sửa chữa, dịch vụ mua ngoài… Hơn nữa việc sử dụng hay không sử dụng khoản mục này cũng chưa thống nhất toàn Công, có đơn vị không hạch toán chi chi phí khấu hao máy thi công vào TK 623, mà hạch toán vào TK 627. Điều này dẫn đến việc hạch toán lẫn chi phí sử dụng máy thi công với các khoản mục chi phí khác, gây khó khăn cho việc theo dõi tình hình sử dụng máy và công tác quản lý, việc tập hợp số liệu toàn Công ty theo từng khoản mục cũng không chính xác. - Chi phí sản xuất chung Như đã nói ở trên, ngoài các khoản mục Công ty hạch toán đúng vào chi phí SXC, thì có một số khoản mục chưa được phản ánh như: chi phí nguyên vật liệu, mà được hạch toán luôn vào khoản mục chi phí NVLTT, ngoài ra chi phí SXC còn bao gồm một số khoản chi phí của máy thi công (công cụ dụng cụ, sửa chữa, mua ngoài…) 2.2 Giải pháp hoàn thiện công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Công ty 2.2.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện Kế toán là khoa học thu nhận xử lý và cung cấp thông tin về tài sản và sự vận động của tài sản nhằm kiểm tra giám sát toàn bộ hoạt động kế toán tài chính của đơn vị đó. Thông qua số liệu do bộ phận kế toán cung cấp, lãnh đạo doanh nghiệp có thể đánh giá tình hình thực hiện định mức chi phí, tiết kiệm chi phí và kế hoạch giá thành. Từ đó đề ra các biện pháp hữu hiệu, kịp thời trong công tác quản lý chi phí, giá thành và ra các quyết định phù hợp trong quá trình sản xuất. Việc phân tích đánh giá đúng kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh chỉ có thể dựa trên việc tính toán giá thành chính xác. Mặt khác, để giá thành được tính chính xác lại chịu kết quả của tập hợp chi phí sản xuất. Do đó tổ chức tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tốt là cơ sở để xác định đúng đắn nội dung, phạm vi chi phí cấu thành nên giá thành của sản phẩm, xác định lượng giá trị các yếu tố chi phí đã được chuyển dịch vào hiệu quả thực hiện các biện pháp tổ chức kỹ thuật sản xuất, phát hiện và tìm ra các nguyên nhân dẫn đến phát sinh chi phí không hợp lý để có biện pháp loại trừ. Công tác tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp chủ yếu cung cấp thông tin phục vụ cho công tác quản lý, nên nó đóng vai trò hết sức quan trọng trong công tác quản trị doanh nghiệp. 2.2.2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm Nhằm nâng cao hiệu quả quản lý nói chung, công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp nói riêng, Công ty cổ phần Tư vấn xây dựng điện 1 cần phát huy những ưu điểm và khắc phục những nhược điểm còn tồn tại. Qua thời gian tìm hiểu thực tế tại Công ty, được sự giúp đỡ tận tình của các cô chú, anh chị nhân viên trong Công ty, đặc biệt là phòng Tài chính- kế toán, em đã tìm hiểu sâu sắc hơn về công tác kế toán nói chung, công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm nói riêng. Dưới góc độ là một sinh viên thực tập, em xin đưa ra một số kiến nghị nhằm góp phần hoàn thiện kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm ở Công ty cổ phần Tư vấn xây dựng điện 1 như sau: 2.2.2.1 Về chứng từ và kiểm tra chứng từ Bên cạnh việc nhanh chóng hợp thức hóa hệ thống chứng từ theo quy định mới nhất của Bộ tài chính, hàng tháng Công ty nên tổ chức các đợt xuống đơn vị để kiểm tra việc lập và sử dụng chứng từ các nghiệp vụ phát sinh, đối chiếu với sổ sách kế toán trong tháng để có thể phát hiện sớm và kịp thời sữa chữa những sai sót nếu có. Mặt khác, việc kiểm tra thường xuyên cũng giúp cho kế toán các đơn vị nâng cao tinh thần trách nhiệm, hạch toán đúng, đủ các khoản phát sinh và giảm được khối lượng công việc dồn vào cuối mỗi quý cho phòng Tài chính- kế toán. 2.2.2.2 Về việc hạch toán vào tài khoản và sổ sách sử dụng Công ty nên mở sổ chi tiết các tài khoản 621, 622, 623, 627 cho từng công trình và hạng mục công trình. Tức là, tất cả các khoản chi phí phát sinh trong kỳ sẽ được kế toán hạch toán và theo dõi trên sổ chi tiết, sổ tổng hợp các tài khoản đầu 6, cuối quý mới tiến hành kết chuyển các chi phí phát sinh sang tài khoản 154. Như vậy, vừa đảm bảo đúng chế độ, vừa có thể theo dõi và quản lý tình hình chi phí sản xuất phát sinh trong quý. Công ty cũng nên thiết kế lại mẫu sổ Nhật ký chung theo đúng quy định hiện hành: SỔ NHẬT KÝ CHUNG Năm… Đơn vị tính: Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có 2.2.2.3 Hoàn thiện hạch toán các khoản mục chi phí và tính giá thành sản phẩm - Hạch toán chi phí NVLTT Đối với những vật tư mua về chưa sử dụng ngay và được tạm thời lưu trữ tại kho kế toán nên tiến hành lập Phiếu nhập kho, ghi Thẻ kho theo dõi như bình thường, khi xuất dùng sử dụng Phiếu xuất kho. Đối với những vật tư được xuất dùng ngay kế toán có thể hạch toán trực tiếp vào TK 621 mà không cần hạch toán qua tài khoản 152 như hiện nay. Chẳng hạn, dựa trên Hóa đơn mua hàng và Phiếu nhập kho xuất thẳng ngày 06/12/2007, kế toán có thể hạch toán luôn mà không cần sử dụng tài khoản 152 : Nợ TK 621: 12.277.000 Nợ TK 133: 1.227.700 Có TK 331: 13.504.000 Bên cạnh đó, hiện nay tất cả các khoản chi phí NVL phát sinh trong kỳ (kể cả các NVL dùng cho máy thi công, cho sản xuất chung) đều được kế toán hạch toán vào khoản mục chi phí NVLTT. Do đó, việc hạch toán chi phí NVL TT là chưa dúng với chế độ. Kế toán cần tách riêng các khoản đó ra và hạch toán vào tài khoản thích hợp (623, 627..). - Hạch toán chi phí nhân công trực tiếp: Hiện nay, ở Công ty cổ phần Tư vấn xây dựng điện 1 hàng quý kế toán không tiến hành trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân trực tiếp sản xuất. Trong quý, nếu có công nhân nghỉ phép thì kế toán căn cứ vào số ngày nghỉ phép để quy ra số ngày công (cứ 2 ngày công nghỉ phép thì được quy đổi bằng một ngày công thực tế làm việc). Căn cứ vào số ngày công làm việc thực tế này, kế toán tính ra tiền lương nghỉ phép của công nhân trực tiếp sản xuất theo công thức tính thu nhập. Điều này là chưa hợp lý vì trên thực tế, việc nghỉ phép của công nhân không đều đặn, có quý công nhân nghỉ phép ít, có quý công nhân nghỉ phép nhiều và thường dồn vào những dịp lễ tết, không những gây khó khăn cho việc bố trí công nhân sản xuất mà còn làm biến động về sản lượng và chi phí tiền lương trong giá thành sản phẩm. Do đó, để hạn chế sự đột biến của chi phí khi công nhân sản xuất nghỉ phép và chủ động trước các biến cố có thể xảy ra thì hàng quý Công ty nên thực hiện việc trích trước tiền lương nghỉ phép cho công nhân theo quy định hiện hành: Mức trích trước tiền lương nghỉ phép hàng quý = Tiền lương thực tế phải trả x Tỷ lệ trích trước Tỷ lệ trích trước = Tiền lương ngỉ phép kế hoạch năm của CN trực tiếp sản xuất Tổng tiền lương cấp bậc theo kế hoạch năm của CNSX x 100 Khi trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân trực tiếp sản xuất, kế toán sẽ định khoản: Nợ TK 622 Có TK 335 Khi có lao động nghỉ phép, kế toán phản ánh tiền lương nghỉ phép thực tế phải trả: Nợ TK 335 Có TK 334 Các doanh nghiệp thường trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân trực tiếp sản xuất theo tỷ lệ 3% tính theo tổng tiền lương của họ. Do đó kế toán Công ty có thể trích trước tiền lương nghi phép của công nhân trong quý như sau: Mức trích trước tiền lương nghỉ phép hàng quý = Tiền lương thực tế phải trả LĐTX x Tỷ lệ trích trước(3%) - Hạch toán chi phí sử dụng máy thi công: Hiện nay tài khoản 623 của Công ty mới được sử dụng để hạch toán chi phí khấu hao máy thi công. Một số đơn vị khoán còn không sử dụng đến tài khoản này. Để đảm bảo cho việc hạch toán chi phí máy thi công của Công ty được thống nhất, tạo thuận lợi cho việc tổng hợp và phân tích, đánh giá chi phí- giá thành sản phẩm toàn doanh nghiệp, Công ty cần quy định việc thống nhất sử dụng khoản này. Theo đó, toàn bộ chi phí sử dụng máy thi công phát sinh trong kỳ tại tất cả các đơn vị đều được hạch toán vào TK 623. Bên cạnh đó, để phản ánh đúng và đầy đủ nội dung, bản chất của khoản mục này, Công ty nên mở thêm các sổ chi tiết các tiểu khoản của TK 623: 623xx1: Chi phí nhân công 623xx2: Chi phí vật liệu 623xx3: Chi phí dụng cụ sản xuất 623xx4: Chi phí khấu hao máy thi công 623xx7: Chi phí dịch vụ mua ngoài 623xx8: Chi phí khác bằng tiền (trong đó “xx” là mã loại hình sản xuất kinh doanh) - Hoàn thiện hạch toán Chi phí sản xuất chung Như đã nói ở trên, khoản mục chi phí SXC của công ty còn hạch toán chưa đúng bản chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh (hạch toán lẫn với chi phí NVLTT và chi phí sử dụng MTC). Kế toán các đơn vị và trên Công ty nên làm rõ và tách riêng chi phí cho từng khoản mục. Như thế việc hạch toán sẽ chính xác hơn, tạo cơ sở tin cậy cho việc phân tích, đánh giá chất lượng sử dụng, quản lý chi phí tại từng nơi phát sinh, cũng như là từng đối tượng chịu chi phí. - Về phương pháp tính giá thành: Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất, đặc đểm sản phẩm và yêu cầu của công tác quản lý nên Công ty đã áp dụng phương pháp tính giá trực tiếp để tính giá thành sản phẩm của giai đoạn công trình hoặc công trình hoàn thành trong kỳ. Công ty cổ phần Tư vấn xây dựng điện 1 ngoài việc khảo sát thiết kế các công trình lớn do Tập đoàn EVN giao cho, Công ty còn tự tìm thêm các hợp đồng nhỏ, thực hiện khảo sát, thiết kế những trạm điện, những công trình thủy điện nhỏ, những đường dây điện 35-50KV. Công ty chỉ hợp đồng làm những phần việc nhất định nên thời gian thường ngắn, khối lượng công việc không lớn và bên chủ đầu tư thường thanh toán cho Công ty khi đã hoàn thành toàn bộ công việc theo hợp đồng. Với các loại hợp đồng như trên, Công ty nên áp dụng phương pháp tính giá thành theo đơn đặt hàng. Vì theo phương pháp này chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm của đơn đặt hàng được quản lý chặt chẽ. Mặt khác phương pháp tính toán đơn giản, nhanh chóng, khi hoàn thành hợp đồng ta có thể tính ngay giá thành khảo sát hoặc thiết kế của đơn đặt hàng mà không phải đợi đến kỳ hạch toán, đáp ứng kịp thời về số liệu cần thiết cho công tác quản lý. Hơn nữa Công ty có thể tiến hành phân tích giá thành và các khoản mục chi phí trong giá thành tìm ra các nguyên nhân để từ đó đề ra các biện pháp tiết kiệm chi phí và hạ giá thành khảo sát, thiết kế trong tương lai. 2.2.2.4 Một số biện pháp nhằm giảm chi phí sản xuất và hạ giá thành sản phẩm * Tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu: Việc phân tích các nhân tố tác động trực tiếp đến chi phí vật tư là điều kiện để khai thác những khả năng tiềm tàng nhằm giảm bớt chi phí này trong giá thành sản phẩm. Mặc dù tỷ trọng của chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm của Công ty chỉ chiếm một tỷ lệ nhỏ (2-8%) nhưng Công ty vẫn cần quản lý chặt chẽ vật liệu xuất nhập tại các kho của mình, thực hiện tốt các vật liệu xuất dùng luân chuyển nội bộ để giảm giá thành. Đối với giá mua nguyên vật liệu, nó phụ thuộc vào tình hình cung cầu trên thị trường nên việc thu mua vật tư, nguyên liệu phải linh hoạt. Công ty cần mở rộng hơn nữa quan hệ với bạn hàng để có các nguồn hàng lâu dài, tin cậy, giá cả phải chăng. Cải tiến phương tiện vận tải hoặc mua thêm để giảm tối đa chi phí thu mua. Công ty cũng cần chú trọng đến việc khuyến khích nâng cao tinh thần tiết kiệm, ý thức trách nhiệm của toàn thể cán bộ công nhân viên. * Sử dụng hiệu quả chi phí nhân công: Việc hạ thấp chi phí tiền lương của công nhân viên, lao động phải trên cơ sở nâng cao năng suất lao động, trình độ cho cán bộ công nhân viên chức, khai thác tốt năng lực sản xuất hợp lý của Công ty, hoàn thiện mô hình tổ chức, sắp xếp bố trí lao động. Theo đó, công ty có thể áp dụng các giải pháp như: - Nâng cao chất lượng nhân lực, tập trung đào tạo kỹ thuật chuyên sâu, công nghệ mũi nhọn. - Có cơ chế gắn kết giữa bồi dưỡng đào tạo và trách nhiệm nghĩa vụ với công ty, gắn kết giữa hiệu quả công việc và chế độ đãi ngộ lương, thưởng, thăng tiến; giữ và thu hút được người có năng lực làm việc cho công ty. - Tiến hành phân loại và bố trí lại lao động một cách hợp lý để phát huy tối đa khả năng của người lao động. Lao động thường xuyên chỉ áp dụng cho các công việc làm thường xuyên có yêu cầu trình độ chuyên môn nghiệp vụ và kinh nghiệm, cần đào tạo kỹ. Số lao động và công việc kỹ thuật tuơng đối phổ thông, dễ tìm kiếm thay thế công ty nên chuyển sang sử dụng các dịch vụ xã hội hoặc lao động thời vụ * Sử dụng hiệu quả máy thi công: Hàng năm Công ty cổ phần Tư vấn xây dựng điện 1 đầu tư nhiều vào máy móc thiết bị nên việc sử dụng hợp lý chi phí máy thi công cần phải được chú trọng. Trong quá trình mua sắm Công ty cần phải xem xét đầy đủ các yếu tố như: giá cả và tuổi thọ của thiết bị, phải thăm dò giá cả hợp lý trên thị trường. Bên cạnh đó cần phải tổ chức điều động máy thi công sao cho giảm tối đa thời gian máy không hoạt động, tránh tình trạng mua về chỉ dùng một hoặc hai lần sau đó không dùng đến, đồng thời cũng không để máy hoạt động quá công suất cho phép. Hơn nữa, Công ty nên tiến hành bảo dưỡng thường xuyên để tránh tình trạng máy móc bị xuống cấp. * Sử dụng hợp lý chi phí sản xuất chung: Chi phí sản xuất chung của Công ty chiếm tỷ trọng tương đối lớn, chủ yếu là chi tiếp khách, hội thảo,... Có thể nói rằng đây là khoản chi phí không thể thiếu nhưng Công ty nên có những biện pháp hữu hiệu nhằm giảm những khoản chi không cần thiết để tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản xuất. Để quản lý tốt chi phí sản xuất chung, chỉ có cách duy nhất là kiểm tra chặt chẽ, kể cả nguồn gốc phát sinh và đối tượng chịu chi phí. Các chi phí không hợp lý cần phải được kiểm tra và loại bỏ khỏi giá trị công trình. Các chi phí sản xuất chung chi ra nên được cân nhắc kỹ lưỡng, tránh tình trạng vượt quá tỷ lệ cho phép. Hàng tháng, kế toán có thể tập hợp chi phí dịch vụ ngoài và chi phí bằng tiền khác, lập thành các bảng kê giúp cho kế toán dễ dàng kiểm tra: BẢNG KÊ CHI PHÍ DỊCH VỤ MUA NGOÀI Tháng ...năm... Tổ:…. Đơn vị tính: đồng TT Loại chi phí Người/Bộ phận sử dụng Số tiền 1 Chi hội thảo … … 2 Chi tiếp khách … … ... … Tổng cộng 2.2.2.5 Về công tác kế toán quản trị của Công ty Công ty cổ phần Tư vấn xây dựng điện 1 có quy mô hoạt động rộng lớn. Hàng năm Công ty thực hiện khảo sát thiết kế nhiều công trình nguồn và lưới điện, xây dựng lưới điện. Các công trình được thực hiện trong nhiều năm và do nhiều đơn vị cùng tham gia thi công. Với mỗi công trình Công ty nên lập dự toán về chi phí giá thành, phân tích chỉ tiêu giá thành từ đó biết được ảnh hưởng của các nhân tố đến giá thành, đâu là các nhân tố ảnh hưởng tích cực làm hạ giá thành sản phẩm, đâu là nhân tố tiêu cực và mức độ ảnh hưởng như thế nào đến giá thành. Qua đó, có biện pháp khắc phục để hạn chế tiêu cực phát huy nhân tố tích cực. Khi phân tích Công ty lấy giá thành thực tế so sánh với giá thành dự toán và được phân tích theo khoản mục chi phí được tiến hành theo những bước sau: - So sánh giá thành thực tế với giá thành dự toán theo từng khoản mục nhằm xác định số chênh lệch. - Tính tỷ trọng của số chênh lệch đó trong tổng chi phí của từng khoản mục và trong giá thành dự toán. - Ảnh hưởng của sự thay đổi mỗi khoản mục chi phí tới tổng giá thành không chỉ thể hiện ở một số chênh lệch tuyệt đối mà còn thể hiện ở tỷ trọng của mỗi khoản mục chi phí trong tổng số chung. Hiện nay, Công ty mới chỉ thực hiện qua công tác đánh giá này sau khi công trình đã hoàn thành và bàn giao cho chủ đầu tư. Vậy nên chăng Công ty phân tích chỉ tiêu giá thành thường xuyên theo quý, năm và phân tích theo từng công trình. Khi giao khoán công trình cho các đơn vị, Công ty lập dự toán chung, đơn vị lập dự toán riêng cho từng công trình mà mình thi công, cuối quý gửi báo cáo lên Công ty. Công ty nghiệm thu và đánh giá hiệu quả theo từng quý, và cuối năm phải phân tích chỉ tiêu giá thành cho từng đơn vị, từng công trình. BẢNG PHÂN TÍCH GIÁ THÀNH Quý ...năm... Công trình:.......Đơn vị:....... Đơn vị tính: đồng TT Khoản mục chi phí Dự toán Thực tế Chênh lệch Số tiền Tỷ lệ Số tiền Tỷ lệ Số tiền Tỷ lệ 1 Chi phí NVLTT 2 Chi phí NCTT 3 Chi phí sử dụng MTC 4 Chi phí SXC Tổng cộng KẾT LUẬN Có thể khẳng định công tác hạch toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm của các doanh nghiệp nói chung và Công ty cổ phần Tư vấn xây dựng điện 1 nói riêng là công tác tổng hợp và rất phức tạp. Việc hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm một cách chính xác sẽ là cơ sở thực tế cho ban quản trị doanh nghiệp đưa ra những kế hoạch, quyết định đúng đắn, hợp lý về giá bán nhằm đem lại lợi nhuận tối đa. Hơn thế nữa nó còn đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tình hình cấp phát, sử dụng vốn cũng như các nguồn lực khác của doanh nghiệp một cách tiết kiệm, tránh lãng phí và có hiệu quả. Trong thời gian thực tập tại Công ty cổ phần Tư vấn xây dựng điện 1, em đã được nghiên cứu, học hỏi thêm nhiều về lý luận cũng như thực tiễn công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, và hoàn thành được bài báo cáo chuyên đề của mình. Ngoài phần thực trạng tìm hiểu, báo cáo cũng nêu lên những ưu điểm và một số tồn tại cần khắc phục cùng với những ý kiến đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện hơn một bước công tác chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Công ty. Do trình độ nhận thức còn hạn chế, thời gian nghiên cứu thực tế chưa nhiều nên không tránh khỏi những sai sót nhất định. Rất mong nhận được sự đóng góp của thầy cô và các bạn để báo cáo của em được hoàn thiện hơn. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn thầy giáo hướng dẫn Trần Đức Vinh, cùng các cô chú, anh chị tại Công ty cổ phần Tư vấn xây dựng điện 1, đặc biệt là phòng Tài chính- Kế toán đã giúp đỡ em trong thời gian qua để em hoàn thành bản báo cáo của mình. Hà Nội, tháng 4 năm 2008 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 PHẦN I: THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ TÍNH GIÁ THÀNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN XÂY DỰNG ĐIỆN I 3 1.1 Các vấn đề tổng quan về Công ty 3 1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty 3 1.1.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh và quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm ..8 1.1.2.1 Lĩnh vực kinh doanh của Công ty ..8 1.1.2.2 Sản phẩm, thị trường và đối thủ cạnh tranh ..8 1.1.2.3 Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm 10 1.1.3 Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh 11 1.1.4 Đặc điểm tổ chức quản lý 14 1.1.5 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán 18 1.1.5.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán 18 1.1.5.2 Đặc điểm hệ thống chứng từ tại Công ty 23 1.1.5.3 Đặc điểm hệ thống tài khoản kế toán 24 1.1.5.4 Đặc điểm hệ thống sổ kế toán 25 1.1.5.5 Đặc điểm hệ thống báo cáo kế toán 27 1.2 Thực tế hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Công ty cổ phần Tư vấn xây dựng điện 1 29 1.2.1 Đặc điểm, đối tượng hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm 29 1.2.1.1 Đặc điểm và phân loại chi phí sản xuất sản phẩm 29 1.2.1.2 Đối tượng và phương pháp hạch toán chi phí sản xuất 30 1.2.1.3 Đối tượng và phương pháp tính giá thành 31 1.2.2 Nội dung và trình tự hạch toán chi phí sản xuất 32 1.2.2.1 Hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 32 1.2.2.2 Hạch toán chi phí nhân công trực tiếp 40 1.2.2.3 Hạch toán chi phí sử dụng máy thi công 48 1.2.2.4 Hạch toán chi phí sản xuất chung 54 1.2.2.5 Phân bổ và tổng hợp chi phí sản xuất 63 1.2.3 Xác định giá trị sản phẩm dở dang 65 1.2.4 Tính giá thành sản phẩm 67 PHẦN II. PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN XÂY DỰNG ĐIỆN I 71 2.1 Nhận xét về hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm ở Công ty cổ phần Tư vấn xây dựng điện 1 71 2.1.1 Những ưu điểm chủ yếu 72 2.1.2 Những mặt còn tồn tại 77 2.2 Giải pháp hoàn thiện công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Công ty 80 2.2.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện 80 2.2.2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm 81 2.2.2.1 Về chứng từ và kiểm tra chứng từ 81 2.2.2.2 Về việc hạch toán vào tài khoản và sổ sách sử dụng 82 2.2.2.3 Hoàn thiện hạch toán các khoản mục chi phí và tính giá thành sản phẩm 83 2.2.2.4 Một số biện pháp nhằm giảm chi phí sản xuất và hạ giá thành sản phẩm 86 2.2.2.5 Về công tác kế toán quản trị của Công ty 89 KẾT LUẬN ...91 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Giáo trình “Kế toán tài chính doanh nghiệp- Chủ biên: PGS.TS. Đặng Thị Loan, Trường Đại học Kinh tế Quốc dân, năm 2006 2. “Chế độ kế toán doanh nghiệp”, Quyển 1,2- Nhà xuất bản Tài chính, năm 2006 3. “Qui định chế độ kế toán doanh nghiệp áp dụng trong Tổng công ty điện lực Việt Nam”- NXB Tài chính, tháng 6-2006 4. Một số tạp chí kế toán 5. Luận văn K44, K45 của khoa Kế toán, Trường ĐH Kinh tế Quốc dân 6. Các tài liệu Công ty cung cấp ._.