Hoàn thiện hạch toán chi phí sản xuất & tính giá thành sản phẩm xây lắp tại Công ty Đầu tư & xây dựng Thanh Hoá

hiều thách thức cho các công ty xây lắp. Do vậy để tăng sức cạnh tranh, các doanh nghiệp phải không ngừng nỗ lực phấn đấu tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm. Hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm vốn dĩ đã là một phần cơ bản của công tác hạch toán kế toán lại càng có ý nghĩa quan trọng hơn đối với công ty xây lắp. Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm không chỉ cung cấp thông tin về chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm nhằm giúp cho nhà quản trị thấy được thực trạng và khả năng của doanh nghiệp từ đó ra quyết định quản lý đúng đắn mà còn là tiền đề để xác định các kết quả hoạt động kinh doanh chính xác. Nhận thức được điều này, sau một thời gian thực tập tại Công ty Đầu tư và xây dựng Thanh Hoá, em đã đi sâu tìm hiểu công tác kế toán chi phí và tính giá thành tại Công ty trên cơ sở đó em đã viết chuyên đề thực tập tốt nghiệp với đề tài: “Hoàn thiện hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp tại công ty Đầu tư và xây dựng Thanh Hoá" Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn nhiệt tình của cô giáo PGS.TS Phạm Thị Gái và các cô chú, anh chị trong phòng Tài vụ công ty Đầu tư và xây dựng Thanh Hoá đã giúp em hoàn thành Chuyên đề của mình Bài viết của em được chia thành ba phần Chương I: Khái quát chung về công ty Chương II: Thực trạng hạch toán chi phí và tính giá thành tại công ty Đầu tư và xây dựng Thanh Hoá Chương III: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Công ty Đầu tư và xây dựng Thanh Hoá Chương I Khái quát chung về Công ty Công ty Đầu tư và xây dựng Thanh Hoá là một doanh nghiệp nhà nước hạch toán kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân và chịu sự quản lí trực tiếp UBND tỉnh Thanh Hoá. Tên giao dịch : Công ty Đầu tư và xây dựng Thanh Hoá Trụ sở : Số 05 Phan Chu Trinh, phường Điện Biên, thành phố Thanh Hoá Điện thoại : 037 . 852 343 Fax : 037 . 751 331 E-mail: dtxd@hn.vnn.vn Website : www.thanhhoa.gov.vn Sở giao dịch: Ngân hàng Đầu tư và phát triển Việt Nam chi nhánh Thanh Hoá. 1. Quá trình hình thành và phát triển Công ty Đầu tư và xây dựng Thanh Hoá Cùng với miền Bắc bước vào công cuộc tái thiết và xây dựng đất nước, ngày 04/12/1961 theo quyết định của Uỷ ban nhân dân tỉnh, Công ty xây dựng I Thanh Hoá được thành lập. Ra đời trong bối cảnh đất nước đang có chiến tranh, Công ty vừa có nhiệm vụ xây dựng nên những nhà máy, những công trình cho phát triển kinh tế vừa xây dựng những công trình quốc phòng cho bảo vệ tổ quốc. Bước sang thời kỳ mới, thời kỳ mà toàn Đảng toàn dân tiến lên xây dựng đất nước theo con đường CNXH, Công ty xây dựng I Thanh Hoá có nhiệm vụ mới đó là thiết kế và xây dựng cơ sở hạ tầng cho phát triển kinh tế xã hội của tỉnh nhà. Sau hơn 40 năm xây dựng và trưởng thành, Công ty Xây dựng I đã tạo chỗ đứng vững chắc và có bước phát triển mạnh mẽ. Tổng số vốn kinh doanh lên đến hàng trăm tỷ đồng và đã trở thành Công ty lớn mạnh hàng đầu trong tỉnh hoạt động không chỉ trong lĩnh vực xây dựng cơ bản mà vươn tới cả các ngành sản xuất chế biến. Để tương xứng với quy mô hoạt động của Công ty, ngày 25\02\2003 theo quyết định số 573/QĐ-CT của chủ tịch UBND tỉnh đã đổi tên thành Công ty Đầu tư và xây dựng Thanh Hoá ( tên viết tắt ICC) . Theo quyết định đó, Công ty được thí điểm tổ chức và hoạt động theo mô hình Công ty ” mẹ- con”. Cùng với sự phát triển đi lên của đất nước theo đường lối công nghiệp hóa hiện đại hóa, trong suốt hơn 40 qua Công ty đã đóng góp một phần không nhỏ trong công cuộc đổi mới đất nước. Tên tuổi của Công ty đã gắn liền với nhiều công trình xây dựng lớn không chỉ ở tỉnh mà còn ở các tỉnh khác như nhà máy chế biến nông sản xuất khẩu, khu nhà làm việc UBND, Khu biệt thự Bắc Ga, hệ thống kênh mương ở Hà Tĩnh, Quảng Trị ...được các khách hàng tín nhiệm. Đây là thành công rất quan trọng của Công ty trong quá trình tìm kiếm và khẳng định chỗ đứng trên thị trường. Không dừng lại ở đó Công ty luôn đổi mới công nghệ, nâng cao chất lượng và hạ giá thành sản phẩm để có thế vươn tới và chiếm lĩnh thị trường rộng lớn hơn trên cả nước. Hoạt động chính trên lĩnh vực xây dựng dân dụng và công nghiệp, thi công các công trình giao thông, thuỷ lợi, xây lắp điện, điện nước công trình, trang trí nội ngoại thất, khảo sát tư vấn thiết ngoài ra Công ty còn trực tiếp tham gia vào các lĩnh vực sản xuất vật liệu xây dựng, chế biến nông sản xuất khẩu... Quá trình phát triển của Công ty thể hiện qua một số chỉ tiêu tài chính sau Biểu số 1: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh Đơn vị tính : nghìn đồng Chỉ tiêu Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003 Tốc độ tăng trưởng (%) 2002 so với 2001 2003 so với 2002 Vốn kinh doanh bình quân 6 172 523 10 713 852 9 878 389 +73,5 -7,8 - Vốn ngân sách 4 873 852 6 913 852 6 913 852 +41,9 0 Tổng tài sản 103 282 630 177 628 155 150 136 400 +72 -15,5 - TSCĐ bình quân( GTCL ) 15 825 820 22 837 513 4 235 253 +44,3 -81,5 Doanh thu 62 121 897 92 050 816 128 155 292 +48,2 +39,2 Chi phí SXKD 61 501 284 91 267 964 126 326 022 +48,4 +38,4 - Giá vốn 60 996 564 90 369 065 125 714 012 +48,2 +39,1 - Chi phí QLDN 510 720 896 899 610 000 15,6 -32 Tổng lợi nhuận sau thuế 601 613 778 955 1 829 270 +29,5 +139,8 Tiền lương BQ/người/tháng 700 800 950 +14,3 +18,8 (Nguồn báo cáo tài chính Công ty năm 2001,2002,2003) 2. Đặc điểm tổ chức quản lí 2.1. Đặc điểm bộ máy quản lý Công ty Đầu tư và xây dựng Thanh Hoá là một Công ty lớn tổ chức theo mô hình Công ty “mẹ _con “. Do đặc điểm tổ chức của ngành, của sản phẩm xây dựng nói chung và đặc điểm của Công ty nói riêng nên bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo mô hình sau: Sơ đồ1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Giám đốc Các phó Giám đốc Phòng Tổ chức- Hành chính Phòng Thị trường Phòng Kế hoạch kỹ thuật Phòng Tài vụ Phòng KSNB Ban dự án và đầu tư Các Công ty cổ phần Các đội, xí nghiệp trực thuộc Công ty hiện có 16 Xí nghiệp xây lắp, 25 đội xây dựng trực thuộc Công ty và 7 Công ty cổ phần. Dưới các đội, xí nghiệp là các tổ sản xuất. Như vậy theo mô hình tổ chức của công ty thì các đội và xí nghiệp trực thuộc được tổ chức, có chức năng quyền hạn ngang nhau * Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban Ban giám đốc Gồm có một giám đốc và 4 phó giám đốc. Đứng đầu là Giám đốc giữ vai trò lãnh đạo chung toàn Công ty vừa là người đại diện cho nhà nước, vừa đại diện cho cán bộ công nhân viên chức, quản trị Công ty theo chế độ một thủ trưởng, có quyền quyết định, điều hành hoạt động Công ty theo đúng kế hoạch, chính sách pháp luật nhà nước và nghị quyết của đại hội cán bộ công nhân viên chức, chịu trách nhiệm trước nhà nước và tập thể người lao động trong Công ty về kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty. Giúp việc cho giám đốc là các phó giám đốc. Mỗi phó giám đốc phụ trách một lĩnh vực chuyên môn chịu trách nhiệm trước giám đốc về kết quả hoạt động do mình phụ trách. Phòng Thị trường Là đầu mối trong công tác tiếp thị tìm kiếm công việc cũng như tiêu thụ vật liệu xây dựng. Cùng với bộ phận marketing của các Công ty cổ phần tìm kiếm thị trường tiêu thụ sản phẩm. Phòng Tổ chức- Hành chính Thực hiện quản lý nhân sự, bao gồm tổ chức tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, điều chuyển nhân sự phù hợp với tính chất, yêu cầu công việc và khả năng của mỗi người; theo dõi việc nâng bậc lương, đóng bảo hiểm cho lao động (Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế) gián tiếp tại văn phòng Công ty. Đồng thời theo dõi , kiểm tra đơn vị trực thuộc thực hiện hợp đồng giao khoán như kiểm tra định mức đơn giá khoán nội bộ, tiền lương, tiền thưởng, thực hiện các chế độ đối với người lao động theo bộ luật lao động. Phòng Kế hoạch kĩ thuật Kiểm tra và lập kế hoạch sản xuất, xây dựng các định mức kinh tế kỹ thuật, lập đơn giá dự toán các công trình tham gia đấu thầu. Theo dõi, kiểm tra việc thi công công trình về mặt chất lượng kỹ thuật, tiến độ, nghiên cứu cải tiến máy móc thiết bị, đề xuất các biện pháp thi công, thẩm định và đưa ra các định mức làm căn cứ phân chia cấp bậc công việc phục vụ cho việc giao khoán nội bộ và tính trả lương cho công nhân trực tiếp sản xuất. Lập kế hoạch và thực hiện cung ứng vật tư, mua sắm và sửa chữa thiết bị, quản lý tình hình sử dụng máy móc thiết bị, điều động thiết bị phục vụ thi công. Phòng Tài vụ Phòng Tài vụ có nhiệm vụ tổ chức và thực hiện công tác kế toán trong doanh nghiệp nhằm cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ và chính xác phục vụ quản trị nội bộ và cho những người quan tâm khác; theo dõi tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty, hiệu quả hoạt động và tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước; kiểm tra và ngăn chặn những hành vi vi phạm các quy định về tài chính kế toán đang có hiệu lực. Phòng Kiểm soát nội bộ Thực hiện công việc kiểm soát nội bộ các hoạt động chủ yếu trong Công ty. Kiểm tra việc ghi chép kế toán, lập các báo cáo tài chính có tuân thủ chuẩn mực, chế độ. Kiểm tra độ chính xác của các con số trình bày trên sổ sách và báo cáo cũng như việc theo dõi việc sử dụng tài sản của Công ty có đúng mục đích hay không Ban dự án và đầu tư Lập và quản lí các dự án lớn mà Công ty chịu trách nhiệm chính do UBND tỉnh uỷ quyền 2.2 Đặc điểm về phân cấp quản lí Về tư cách pháp nhân Chỉ có Công ty mới có tư cách pháp nhân đầy đủ trong quan hệ giao dịch, kí kết hợp đồng với khách hàng với các tổ chức các cơ quan quản lí (ngân hàng, tài chính) và trực tiếp thực hiện nghĩa vụ với nhà nước. Là một doanh nghiệp độc lập tự chủ về kinh tế đồng thời phải tự chịu trách nhiệm trước pháp luật về thực hiện đúng các quan hệ thanh toán, các quan hệ về hợp đồng kinh tế. Công ty được phép sử dụng con dấu riêng, được mở tài khoản tại ngân hàng. Còn các đơn vị trực thuộc thì có tư cách pháp nhân không đầy đủ tức là chỉ được kí kết các hợp đồng kinh tế khi có sự ủy quyền của Công ty. Trong giới hạn cho phép các đơn vị được mở tài khoản giao dịch (chuyên thu hoặc chuyên chi ), không mở tài khoản tiền vay, có con dấu riêng để thực hiện các hoạt động giao dịch. Các Công ty cổ phần (công ty con ) là những Công ty toán độc lập có đầy đủ tư cách pháp nhân tự chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động của mình. Công ty Đầu tư và xây dựng Thanh Hoá là là người chi phối hoạt động của các Công ty con. Bộ máy quản lí tại các công ty con do giám đốc Công ty mẹ cử ra và chịu sự giám sát của Ban giám đốc Công ty mẹ. Về quản lí vốn và tài chính Vốn của Công ty được hình thành từ hai nguồn : vốn chủ sở hữu (vốn ngân sách và tự bổ sung ) và vốn vay theo quan hệ tín dụng. Ngoài việc sử dụng vốn kinh doanh vào lĩnh vực kinh doanh chính là xây lắp, Công ty còn đầu tư vốn vào các công ty cổ phần, định kì thu cổ tức trên số vốn đầu tư. Vốn lưu động Để đảm bảo có vốn hoạt động sản xuất kinh doanh, tránh tình trạng thiếu vốn hoặc bị chiếm dụng vốn, các công việc tìm kiếm được tiến hành trước khi kí hợp đồng thi công các phòng ban chức năng phải kiểm tra nguồn vốn, thông tin chính xác để tham mưu cho giám đốc Công ty xem xét, cân nhắc trước khi ký kết hợp đồng. Các đơn vị phụ thuộc đều phải vay vốn của Công ty để hoạt động và phải chịu lãi suất vay ngân hàng từ khi vay đến khi hoàn trả Công ty. Trường hợp đặc biệt do yêu cầu về tiến độ phải thi công liên tục, đơn vị muốn vay tiếp phải báo cáo rõ việc thu chi, sử dụng vốn đã vay trước để Công ty xem xét. Khi công trình đã thi công xong theo giai đoạn quy ước ghi trong hợp đồng phải vay vốn để thi công tiếp, đơn vị phải làm bản khối lượng thi công đã hoàn thành, bản tạm thanh toán trình bên A ký duyệt ứng vốn cho Công ty, công ty mới cho vay tiếp. Vốn cố định Công ty trực tiếp quản lí vốn cố định bất kể vốn đó được hình thành từ nguồn nào. Các đơn vị sử dụng máy móc thiết bị thi công của Công ty phải có trách nhiệm bảo quản bảo dưỡng, sử dụng phải có biện pháp an toàn. Việc mua, thanh lý, nhượng bán TSCĐ đều do Công ty quyết định dựa trên cơ sở đề nghị của các đơn vị sử dụng. 3. Đặc điểm quy trình công nghệ Công ty Đầu tư và xây dựng Thanh Hoá kinh doanh lĩnh vực xây dựng cơ bản mang tính chất sản xuất và hơn nữa là sản xuất xây lắp, vì thế nó có đặc điểm sản xuất kinh doanh riêng. Để có được một công trình xây dựng hoàn thành, bàn giao cho chủ đầu tư thì phải trải qua các bước công việc sau: Sơ đồ2: Quy trình công nghệ Chuẩn bị hồ sơ kỹ thuật Lập mặt bằng thi công Lập biện pháp thi công, biện pháp an toàn lao động Tổ chức thi công Nghiệm thu công trình  Công tác chuẩn bị hồ sơ kỹ thuật gồm có : + Cán bộ phòng kỹ thuật và quản lí công trình sẽ xem xét thiết kế cũng như yêu cầu kỹ thuật do bên chủ đầu tư (bên A) cung cấp để lập giá trị dự toán theo từng công trình, hạng mục công trình, từ đó lập hồ sơ dự thầu : Giá trị dự toán công trình, HMCT Giá thành dự toán từng công trình, HMCT Lãi định mức = + + Giá trị dự toán cũng chính là giá trị dự thầu. Đây là khâu quan trọng bởi vì để trúng thầu thi công một công trình thì đòi hỏi Công ty phải xây dựng được giá thầu hợp lý cho công trình đó dựa trên cơ sở giá cả thị trường và khả năng của Công ty sao cho đảm bảo sản xuất kinh doanh có lãi. Sau khi lập dự toán thi công được bên A chấp nhận, Công ty(bên B) sẽ ký hợp đồng với bên A. Tiếp theo bên B tiến hành khảo sát và thiết kế mặt bằng thi công. Lập biện pháp thi công và biện pháp an toàn lao động là công việc tiếp theo. Công đoạn này được lập sao cho công trình được thi công nhanh gọn đúng tiến độ đảm bảo chất lượng và an toàn lao động. Tổ chức thi công được thực hiện sau khi bên A chấp nhận hồ sơ thiết kế mặt bằng thi công , biện pháp thi công và biện pháp an toàn lao động.Quá trình thi công được thực hiện theo đúng các biện pháp đã lập . Sau khi công trình hoặc hạng mục công trình hoàn thành, hai bên tiến hành nghiệm thu, bàn giao và đưa vào sử dụng. Thành phần nghiệm thu bao gồm: chủ đầu tư (bên A), tư vấn (nếu có ), đơn vị thi công (bên B) và cơ quan quản lí chất lượng Hai bên tiến hành quyết toán công trình hoàn thành sau khi đã nghiệm thu bàn giao. Khi quyết toán công trình thống nhất, bên A sẽ thanh toán nốt số tiền còn lại cho bên B sau khi giữ lại tiền bảo hành công trình 4 . Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán 4.1. Bộ máy kế toán Công ty Đầu tư và Xây dựng Thanh Hoá là đơn vị thực hiện việc phân cấp quản lí, do vậy bộ máy kế toán công ty được tổ chức theo hình thức nửa tập trung nửa phân tán. Công ty có phòng kế toán còn dưới các xí nghiệp và các đội trực thuộc có các kế toán công trình gọi chung là kế toán đơn vị. Hiện nay Công ty sử dụng máy tính để hỗ trợ cho công tác kế toán Việc tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm xây lắp do các đơn vị trực thuộc thực hiện. Bộ phận kế toán công ty thực hiện ghi chép theo dõi toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động tại văn phòng công ty và tổng hợp số liệu từ các đơn vị trực thuộc, tính giá thành sản phẩm cuối cùng, xác định lỗ lãi cuối cùng toàn Công ty, chịu trách nhiệm thực hiện nghĩa vụ với nhà nước. Do hình thức tổ chức bộ máy kế toán của công ty nên các đơn vị trực thuộc là nơi tập hợp chi phí, tổ chức hạch toán ghi chép ban đầu, lập chứng từ, ghi sổ theo các nghiệp vụ kinh tế phát sinh một cách khoa học, đúng pháp luật và theo hướng dẫn. Định kì theo quý kế toán đơn vị tập hợp chứng từ gốc và các chứng từ sổ sách có liên quan chuyển về phòng kế toán công ty. Mặt khác các đơn vị trực thuộc này cũng tự mở sổ theo dõi chi tiết tình hình sản xuất kinh doanh tại đơn vị mình và hạch toán phụ thuộc với Công ty thông qua tài khoản phải thu, phải trả nội bộ. Kế toán đơn vị tiến hành lập và gửi đúng kỳ hạn hoặc khi có yêu cầu các báo cáo quyết toán, báo cáo thống kê về phòng kế toán công ty phục vụ cho mục đích đối chiếu kiểm tra số liệu. Do đặc thù của doanh nghiệp như vậy nên bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo sơ đồ sau: Sơ đồ 3: Sơ đồ cơ cấu bộ máy kế toán Kế toán thanh toán Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán ngân hàng Kế toán thuế Kế toán tại các đơn vị trực thuộc  Hiện nay phòng kế toán của Công ty có năm người và được bố trí như sau: * Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng tài vụ : phụ trách chung công tác kế toán của toàn Công ty, chịu trách nhiệm trước giám đốc và cấp trên về mọi mặt của hoạt động tài chính. Phòng kế toán công ty và kế toán các đơn vị được đặt dưới sự chỉ đạo nghiệp vụ của kế toán trưởng. Kế toán trưởng có trách nhiệm : + Tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán phù hợp với tổ chức sản xuất kinh doanh Công ty + Tổ chức kiểm tra, xét duyệt các báo cáo kế toán, báo cáo quyết toán của đơn vị cấp dưới gửi lên + Kết hợp với các phòng chức năng tổ chức kiểm tra kế toán trong nội bộ Công ty và các đơn vị trực thuộc Kế trưởng có quyền yêu cầu tất cả các bộ phận trong Công ty, đơn vị trực thuộc chuyển đầy đủ, kịp thời các tài liệu pháp quy và các tài liệu khác cần thiết cho công tác kế toán và kiểm tra kế toán. * Phó phòng kế toán kiêm kế toán tiền gửi có trách nhiệm: Thay mặt kế toán trưởng giải quyết công việc khi vắng mặt hoặc có uỷ quyền Thực hiện các giao dịch với ngân hàng, theo dõi lãi vay và các nghiệp vụ về tiền vay trên tài khoản 311. Theo dõi chi tiết các khoản thanh toán nội bộ giữa Công ty và các xí nghiệp,đội trực thuộc, các công ty cổ phần qua tài khoản 136 Theo dõi và quản lí nguồn vốn kinh doanh của Công ty Thực hiện việc chi trả lương cho cán bộ công nhân viên trong Công ty đồng thời theo dõi quĩ tiền lương của Công ty Phó phòng kế toán còn có nhiệm vụ giúp trưởng phòng trong việc kiểm tra số liệu báo cáo tài chính của các công ty cổ phần * Kế toán tổng hợp kiêm kế toán TSCĐ: Kế toán tổng hợp có nhiệm vụ tập hợp toàn bộ chi phí về vật tư, tiền lương, các khoản trích theo lương các chi phí sản xuất chung khác Tính giá thành cuối cùng của tất cả các công trình do các xí nghiệp các đội thi công Tập hợp từng phần hành kế toán vào sổ tổng hợp và lên báo cáo tài chính Ngoài ra do kế toán tổng hợp tại Công ty kiêm luôn kế toán tài sản cố định (TSCĐ) nên kế toán tổng hợp phải có nhiệm vụ quản lý chặt chẽ và sử dụng hợp lý tối đa công suất của TSCĐ, đặt ra công tác hạch toán TSCĐ đầy đủ, kịp thời và chính xác, tính và phân bổ khấu hao TSCĐ theo một nguyên tắc thống nhất của kỳ hạch toán * Kế toán thanh toán Thực hiện các khoản thu chi bằng tiền mặt Theo dõi công nợ, viết phiếu thu, phiếu chi phục vụ cho sản xuất kinh doanh. Mở sổ theo dõi thanh toán các khoản phải thu( thông qua TK131- chi tiết cho từng đối tượng ), các khoản phải trả ( thông qua TK331- chi tiết cho từng đối tượng là thầu phụ hay người bán) Đồng thời kế toán thanh toán còn có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ và thanh toán các khoản chi phí phát sinh tại Công ty * Kế toán thuế Là người tính toán và trích nộp các khoản thanh toán với nhà nước như thuế thu nhập doanh nghiệp, VAT, thuế trên vốn.... Ngoài đội ngũ các kế toán viên tại Công ty, bộ máy kế toán còn bao gồm các kế toán viên tại các đơn vị trực thuộc. Những nhân viên kế toán này thực hiện thu thập và ghi chép các chứng từ ban đầu, vào sổ theo dõi chi tiết sau đó chuyển số liệu về phòng kế toán công ty 4.2. Tình hình vận dụng chế độ kế toán tại Công ty 4.2.1 Vận dụng chế độ chứng từ kế toán Công tác kế toán ở Công ty Đầu tư và xây dựng Thanh Hoá được thực hiện theo chế độ kế toán hiện hành . Các chứng từ kế toán áp dụng tuân thủ theo đúng quy định của Bộ Tài chính, được lập theo đúng biểu mẫu đã in sẵn. Chẳng hạn, đối với hạch toán lương, có các bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương và bảo hiểm xã hội, bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương; đối với hạch toán tiêu thụ có biên bản nghiệm thu kỹ thuật công trình, biên bản thanh lý hợp đồng... 4.2.2 Vận dụng chế độ tài khoản kế toán Công ty Đầu tư và xây dựng Thanh Hoá sử dụng hệ thống tài khoản kế toán do Bộ tài chính ban hành theo quyết định số 1141/TC-QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 và quyết định số 1864/1998/QĐ/BTC ngày 16/12/1998. Tuy nhiên do đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh hiện nay, Công ty không mở một số TK sau: TK 151, 155, 156, 157, 512, 641.. 4.2.3 Vận dụng chế độ sổ sách kế toán Tại Công ty áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ. Hình thức sổ này phù hợp với Công ty do đây là hình thức sổ đơn giản, kết cấu sổ dễ ghi, dễ hiểu, thuận lợi cho việc phân công kế toán và thuận lợi trong việc áp dụng kế toán máy. Theo hình thức này, Công ty sử dụng những sổ kế toán tổng hợp sau : Chứng từ ghi sổ, sổ cái, và một số lượng lớn các sổ kế toán chi tiết như sổ chi tiết TK 336,136,131,311...Điểm đáng chú ý là Công ty sử dụng các “Bảng kê “ trong hạch toán tổng hợp, Trình tự ghi chép như sau : Hàng ngày, các nghiệp vụ phát sinh tại văn phòng Công ty, kế toán vào chứng từ ghi sổ từ các chứng từ gốc bằng cách nhập dữ liệu vào máy. Cuối quý khi các chứng từ, số liệu từ các đơn vị gửi về, kế toán tổng hợp thực hiện vào chứng từ ghi sổ. Từ chứng từ ghi sổ kế toán vào bảng kê phát sinh bên có tài khoản. Cuối quý từ các bảng kê này kế toán vào sổ cái các tài khoản. Số liệu trên sổ cái được dùng để vào bảng cân đối số phát sinh sau khi đối chiếu với các sổ chi tiết. Cuối quý kế toán thực hiện khoá sổ và lên các báo cáo tài chính đồng thời mở sổ kế toán cho kỳ hạch toán tiếp theo. Máy tính chỉ hỗ trợ hạch toán chi tiết tổng hợp trên một số phần hành. Quá trình hạch toán được thực hiện theo sơ đồ sau: Sơ đồ 4: Sơ đồ luân chuyển chứng từ theo hình thức chứng từ ghi sổ tại Công ty Chứng từ gốc Sổ quỹ Chứng từ ghi sổ Bảng kê Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Sổ,thẻ chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Ghi hàng ngày Ghi định kì Đối chiếu 4.2.4 Hệ thống báo cáo tài chính và báo cáo quản trị Với mục đích tổng hợp thông tin kế toán nhằm phản ánh toàn bộ tình hình hoạt động của Công ty phục vụ cho yêu cầu quản trị doanh nghiệp cũng như cho các đối tượng quan tâm khác, cuối mỗi kỳ hạch toán, kế toán khoá sổ và lập báo cáo tài chính và các báo cáo quản trị. Các báo cáo tài chính bao gồm bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, thuyết minh báo cáo tài chính, bảng luân chuyển tiền tệ được lập theo mẫu thống nhất do Bộ Tài chính ban hành. Báo cáo quản trị được lập tuỳ theo yêu cầu quản lý trong mỗi thời kỳ, trong đó có một số báo cáo được sử dụng thường xuyên như báo cáo tổng hợp doanh thu các công trình xây lắp, bảng tập hợp chi phí và tính giá thành, báo cáo về tình hình tăng, giảm tài sản cố định, công nợ phải thu, phải trả,tiền mặt,tiền vay... Toàn bộ các báo cáo tài chính và một số các báo cáo quản trị của Công ty đều có sự phê duyệt của Giám đốc và Kế toán trưởng để đảm bảo sự chặt chẽ trong việc thực hiện công tác kế toán tại doanh nghiệp cũng như thể hiện trách nhiệm của các nhà quản trị Công ty đối với các thông tin tài chính được công khai và sự kiểm soát thông tin trong quản trị. 6. Đặc điểm kinh doanh xây lắp ảnh hưởng đến chi phí và tính giá thành Xây dựng cơ bản là ngành sản xuất vật chất độc lập mang tính chất công nghiệp nhằm tạo ra cơ sở vật chất cho nền kinh tế quốc dân. Vì những đặc trưng đó mà nó chi phối nhiều đến công tác kế toán nói chung và hạch toán chi phí tính giá thành nói riêng. - Sản phẩm xây lắp là các công trình, vật kiến trúc…có quy mô lớn kết cấu phức tạp, mang tính chất đơn chiếc và thời gian thi công dài. Do vậy việc tổ chức quản lý và hạch toán phải có các dự án thiết kế, thi công - Sản phẩm xây lắp được tiêu thụ theo giá dự toán hoặc giá thoả thuận từ trước với chủ đầu tư nên tính chất hàng hoá của sản phẩm thể hiện không rõ Sản phẩm xây lắp là các công trình sản xuất, dân dụng có tính chất cố định về mặt không gian, còn các điều kiện sản xuất như lao động vật tư thiết bị... luôn phải di chuyển theo mặt bằng và vị trí thi công, nơi sản xuất cũng là nơi thi công - Hơn nữa do địa bàn kinh doanh trải rộng, để phát huy tính tự chủ, sáng tạo trong thi công, linh hoạt trong xử lý các tình huống phát sinh, Công ty đã áp dụng mô hình khoán tới các đội xí nghiệp trực thuộc. Mô hình này tỏ ra phù hợp với cơ chế thị trường, có tác dụng thúc đẩy người lao động tích cực sản xuất, cũng như nâng cao hiệu quả quản lý, thi công của các đơn vị trực thuộc nhằm mục đích tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm . Nguyên tắc hạch toán chi phí sản xuất theo mô hình khoán gọn này đòi hỏi công tác kế toán phải được tổ chức chặt chẽ và đầy đủ. Những đặc điểm hoạt động kinh doanh, đặc điểm sản phẩm, đặc điểm tổ chức sản xuất cầ quản lý ngành nới trên phần nào chi phối công tác kế toán trong doanh nghiệp xây lắp nói chung và Công ty nói riêng. Tuy nhiên về cơ bản việc hạch toán trên một số phần hành (TSCĐ, thanh toán...) vẫn giống trong các doanh nghiệp công nghiệp. Chương II Thực trạng hạch toán chi phí và tính giá thành tại Công ty Đầu tư và xây dựng Thanh Hoá 1. Đặc điểm về hạch toán chi phí sản xuất 1.1 Đặc điểm hạch toán chi phí sản xuất Công ty Đầu tư và xây dựng Thanh Hoá là doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực xây dựng. Quá trình thi công xây lắp các công trình, Công ty phải bỏ ra các chi phí sản xuất: chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phí sản xuất chung. Việc quản lý chặt chẽ các chi phí là yêu cầu quan trọng hàng đầu đối với Công ty. Nó là khâu đầu tiên trong lập dự toán và làm cơ sở cho việc ký kết các hợp đồng xây dựng. Các dự toán của công trình xây dựng cơ bản được lập theo từng công trình, hạng mục công trình và được phân tích theo khoản mục tính giá thành. Vì vậy, việc hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành ở Công ty cũng được phân tích theo từng khoản mục chi phí, qua đó ta có thể so sánh kiểm tra việc thực hiện các khoản mục chi phí với từng khoản mục trong quá trình giá thành dự toán đồng thời có thể phân tích đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh. 1.2 Đối tượng và phương pháp hạch toán chi phí Hoạt động trong lĩnh vực xây dựng cơ bản, sản phẩm của Công ty có tính đơn chiếc, tách biệt về địa điểm , thời gian thi công kéo dài. Do đó, Công ty xác định đối tượng tập hợp chi phí là công trình và hạng mục công trình. Mỗi một công trình từ khi thi công đến khi hoàn thành bàn giao đều được mở sổ chi tiết riêng để theo dõi toàn bộ chi phí phát sinh liên quan đến công trình Công ty sử dụng phương pháp tập hợp chi phí sản xuất trực tiếp cho từng công trình, hạng mục công trình. Các chi phí trực tiếp liên quan đến đối tượng nào thì sẽ được tập hợp trực tiếp cho đối tượng đó. Còn với chi phí không thể tập hợp trực tiếp cho đối tượng liên quan thì Công ty sẽ tiến hành phân bổ theo tiêu thức thích hợp. 1.3 Các khoản mục chi phí sản xuất Xuất phát từ đặc điểm của phương pháp lập dự toán trong xây dựng cơ bản và yêu cầu quản lý chặt chẽ chi phí sản xuất, xác định giá thành sản phẩm chính xác đồng thời giúp các nhà quản trị phân tích được mức độ ảnh hưởng của từng nhân tố đến giá thành sản phẩm, Công ty thực hiện hạch toán chi phí theo các khoản mục sau: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Là toàn bộ chi phí nguyên vật liệu xuất dùng trực tiếp cho thi công bao gồm : vật liệu chính (xi măng, cát, thép..), vật liệu phụ (đinh ốc, phụ gia bê tông...). Ngoài ra hạch toán vào khoản mục chi phí nguyênhiệm vụật liệu trực tiếp cong có một số công cụ dụng cụ ( như ván , côp pha, giàn giáo..). Nguyên vật liệu được xuất theo dự toán lập cho từng công trình, do đó được tính trực tiếp vào chi phí của công trình sử dụng. Chi phí nhân công trực tiếp: Là chi phí tiền lương chính lương phụ, phụ cấp phải trả cho công nhân trực tiếp tham gia xây lắp (kể cả lao động thuê ngoài). Các khoản trích theo lương (19% trên lương) được hạch toán vào chi phí sản xuất chung Chi phí sử dụng máy thi công: Là chi phí cho các máy thi công nhằm thực hiện khối lượng công tác xây lắp bằng máy. Được tính vào chi phí máy thi công bao gồm : chi phí nhiên liệu phục vụ máy, chi phí thuê máy công ty, chi phí dịch vụ mua ngoài khác Chi phí sản xuất chung: Là toàn bộ chi phí phát sinh trong phạm vi đội, xí nghiệp trừ các chi phí trên, bao gồm: tiền lương và khoản trích theo lương nhân viên quản lý đội xí nghiệp, lãi tiền vay, tiếp khách, văn phòng phẩm, máy công cụ phân bổ, chi phí dịch vụ mua ngoài... 1.4 Trình tự hạch toán tại Công ty 1.4.1 Những quy định quản lý có ảnh hưởng đến việc hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành tại Công ty Do địa bàn kinh doanh trải rộng, để phát huy tính tự chủ, sáng tạo trong thi công, linh hoạt trong xử lý các tình huống phát sinh, Công ty đã áp dụng mô hình khoán. Mô hình này phù hợp trong nền kinh tế thị trường hiện nay và đặc biệt là nó tương xứng với quy mô của Công ty. Việc hạch toán trong trường hợp này được thực hiện thông qua TK 136, cuối quý, từ tài khoản này chi phí được tập hợp và phân bổ vào các khoản mục chi phí tương ứng. Hơn nữa bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo mô hình tập trung phân tán nên việc tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm xây lắp do kế toán đơn vị thực hiện. Kế toán công ty chỉ thực hiện tổng hợp và tính giá thành sản phảm cuối cùng của toàn bộ các công trình. Do đặc trưng như vậy nên tại kế toán công ty hạch toán chi phí và tính giá thành như sau Sơ đồ 5 :Hạch toán chi phí công trình khoán gọn tại Công ty TK 154 Kết chuyển Kết chuyển Kết chuyển Kết chuyển Cho vay tiền theo hợp đồng khoán Chi phí sản xuất chung Chi phí sử dụng máy thi công Chi phí nhân công trực tiếp Tiền lương phải trả Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phân bổ TK 111, 112 TK 136 136413 TK 621 TK 622 TK 627 TK 334 Cũng từ đặc trưng trên của Công ty mà ta thấy rằng việc tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm xây lắp lại do các đội, xí nghiệp thực hiện. Sản phẩm của Công ty là những sản phẩm mang tính chất đơn chiếc, quy mô lớn, thời gian thi công kéo dài. Song quy trình sản xuất và phương pháp hạch toán cho tất cả các công trình khác nhau lại giống nhau. Do vậy, bài viết này em xin được lấy số liệu quý IV năm 2003 ở xí nghiệp với việc tập hợp chi phí và tính giá thành công trình khu biệt thự Bắc Ga do xí nghiệp xây lắp số 9 thi công để khái quát công tác kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm tại Công ty. 1.4.2 Tài khoản sử dụng Công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho. Theo phương pháp này, kế toán có trách nhiệm theo dõi thường xuyên tình hình vật tư không chỉ trên phương diện tồn kho (dự trữ) mà cả về sự bi._.ến động luân chuyển của vật tư và qua đó tạo nên chi phí. Do vậy, Công ty hạch toán chi phí sản xuất trên TK 621-chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, TK 622-chi phí nhân công trực tiếp và TK 627-chi phí sản xuất chung . Chi phí sản xuất chung phát sinh trong kỳ nếu liên quan đến nhiều công trình được tập hợp chung trên TK 627 sau đó sẽ được phân bổ cho từng công trình theo tiêu thức phù hợp. Nếu chỉ liên quan đến một công trình thì ghi nhận thẳng vào chi phí sản xuất chung của công trình đó. Công ty không sử dụng TK 623- chi phí máy thi công để hạch toán khoản mục chi phí này. Công ty sử dụng TK 154 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang để tổng hợp chi phí sản xuất kinh doanh phát sinh trong kỳ, ghi nhận giá trị dở dang đầu kỳ và cuối kỳ, xác định giá thành công trình hoàn thành. Tài khoản này cũng được mở chi tiết theo từng công trình 1.4.3 Trình tự hạch toán Công ty lập hợp đồng giao khoán nội bộ, trong đó quy định rõ giá trị giao khoán cho các đội, xí nghiệp, nội dung công việc, thời hạn thi công cũng như trách nhiệm, quyền lợi của mỗi bên. Hợp đồng giao khoán nội bộ là cơ sở pháp lý để giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thi công, đồng thời là căn cứ để Công ty cho đội, xí nghiệp vay vốn hay thanh quyết toán nội bộ khi công trình hoàn thành. Do đó việc tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm do kế toán đơn vị thực hiện. Định kỳ vào cuối quý, kế toán các đơn vị chuyển báo cáo hoạt động của đơn vị cũng như toàn bộ chứng từ gốc, sổ chi tiết chi phí sản xuất, bảng tính giá thành và các tài liệu khác lên phòng kế toán công ty. Dựa vào các tài liệu đó sau khi kiểm tra đối chiếu , kế toán công ty tiến hành vào chứng từ ghi sổ, bảng kê phát sinh bên có TK , sổ cái. Cuối quý, cộng sổ, lên bảng cân đối số phát sinh sau đó khoá sổ và lên bảng cân đối số dư tài khoản Khi Công ty cấp vốn kinh doanh dưới dưới dạng cho vay , kế toán ghi: Nợ TK 111,112 Có TK 336 : số tiền vay Trong quá trình thi công, tương ứng với đối tượng tập hợp chi phí đã xác định, kế toán đơn vị hạch toán chi phí sản xuất trên các TK 621, 622, 627 chi tiết cho từng công trình. Khi phát sinh nghiệp vụ, kế toán kiểm tra chứng từ và ghi sổ. Cuối quý lập các bảng phân bổ chi phí sản xuất cho từng công trình. Đồng thời, căn cứ vào kết quả kiểm kê khối lượng dở dang, kế toán tính và ghi nhận giá trị dở dang cuối quý và chuyển sang kỳ sau theo dõi tiếp. Sơ đồ 6 : Sơ đồ luân chuyển chứng từ tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm Chứng từ gốc Bảng tổng hợp, phân bổ chi phí sản xuất Bảng kê phát sinh bên có TK Sổ cái TK 621, 622, 623, 627,154,... Bảng cân đối số phát sinh Sổ chi tiết TK 621, 623, 627, 154,... Bảng cân đối số dư tài khoản Chứng từ ghi sổ Bảng tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành Ghi hàng ngày Ghi định kì Đối chiếu 2 Hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Tại công ty Đầu tư và xây dựng Thanh Hoá chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là khoản mục chi phí chiếm tỷ trọng lớn (60-70%) trên tổng giá thành sản phẩm . Do đó quản lý tốt khoản mục chi phí này có ý nghĩa quan trọng trong việc giảm chi phí trực tiếp, tiến tới hạ giá thành, nâng cao khả năng cạnh tranh về giá nhằm đạt được mức lãi mong muốn Công ty sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Do vật liệu có chủng loại và tính năng công dụng khác nhau được mua về sử dụng trực tiếp theo nhu cầu của từng công trình nên giá trị ghi sổ của nguyên vật liệu xuất dùng là giá thực tế đích danh bao gồm giá mua và chi phí thu mua (trừ các khoản giảm giá nếu có ) Để hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, kế toán sử dụng TK 621- chi phí nguyên vật liệu trực tiếp tài khoản này được mở chi tiết cho từng công trình, hạng mục công trình. Do áp dụng phương pháp khoán gọn công trình, hạng mục công trình xuống các đội,xí nghiệp nên toàn bộ vật tư dùng cho xây lắp đều được mua và nhập kho tại nơi thi công, nhờ vậy mà giảm bớt được chi phí vận chuyển từ kho Công ty đến các công trình, đồng thời nâng cao tính chủ động trong việc điều hành quản lý sản xuất, đảm bảo thi công đúng tiến độ. Sau khi nhận được công trình từ Công ty giao, đội xí nghiệp tổ chức thi công dưới sự giám sát của đội trưởng, giám đốc xí nghiệp. Để đảm bảo sử dụng vật tư đúng định mức, tiết kiệm, đồng thời đảm bảo cho vật tư luôn được cung cấp đầy đủ, kịp thời, hàng tháng các đội lập bảng kế hoạch thu mua dựa trên dự toán khối lượng xây lắp và định mức tiêu hao vật tư. Dựa trên kế hoạch thu mua, khi có nhu cầu đội trưởng, giám đốc xí nghiệp sẽ cử nhân viên cung ứng đi mua vật tư. Hàng tuần, kỹ thuật sẽ căn cứ vào tiến độ và kế hoạch thi công lập kế hoạch sử dụng vật tư. Để xuất kho cho nhu cầu sử dụng căn cứ vào đề nghị của kỹ thuật , kế toán đơn vị lập Phiếu xuất kho (ghi rõ số lượng hàng xuất theo yêu cầu) và chuyển cho thủ kho xuất hàng (ghi rõ số lượng hàng xuất thực tế). Phiếu xuất kho phải có đủ chữ ký của người lĩnh hàng, thủ kho và kế toán đơn vị và được lập thành 3 liên, liên 1 lưu ở cuống phiếu, liên 2 thủ kho giữ để ghi sổ kho và chuyển cho kế toán, liên 3 giao cho người lĩnh hàng. Định kỳ một tuần, kế toán nhận lại phiếu xuất và tính giá trị vật tư thực xuất. Biểu số 2: Phiếu xuất kho Công ty ĐT & XD thanh hoá Mẫu 02-vt XN xây lắp 9 Số 78x phiếu xuất kho Ngày 08 tháng 11 năm 2003 Nợ TK 621 Có TK 152 Họ tên người nhận hàng : Trịnh Kim Thắng Địa chỉ: Tổ nề Lý do xuất : Xây móng CT Bắc ga Xuất tại kho : Ông Hải STT Tên, nhãn hiệu qui cách vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền (đ) Yêu cầu Thực xuất 1 Cát xây m3 48 35 000 1 680 000 2 Xi măng Kg 5952 7000 4 166 400 ----------------------- ------- ------------ -------- --------- Tổng cộng 5 846 400 Tổng số tiền viết bằng chữ là: Hai chín triệu sáu trăm chín sáu ngìn bốn trăm đồng chẵn Xuất, ngày 08 tháng 11 năm 2003 Thủ trởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập biểu Ngời nhận Thủ kho Định kỳ khi nhận chứng từ, căn cứ vào nội dung xuất cho từng công trình ghi trên phiếu xuất, kế toán đơn vị theo dõi tình hình xuất vật tư trên bảng tổng hợp xuất vật tư được mở cho từng công trình, hạng mục công trình. Biểu số 3: Bảng tổng hợp phiếu xuất vật tư Công ty ĐT& XD Thanh Hoá XN xây lắp 9 bảng Tổng hợp phiếu xuất vật tư Công trình: Trường Khu biệt thự Bắc Ga Tháng11 năm 2003 Số Chứng từ Ngày tháng Diễn giải TK đối ứng Số tiền (đồng) TK Nợ TK Có 78X 08/11 Xây móng BGa 621 152 5 846 400 80X 10/11 Đổ cát móng BGa (cát) 621 152 41.900.396 85X 19/11 San cát đắp móng( Cát, đá hộc...) 621 152 28.600.000 ...... ..... ....................... .......... ....... ............. Cộng 128.296.400 Ngày 31 tháng 11 năm 2003 Kế toán lập biểu Bảng tổng hợp phiếu xuất vật tư này là cơ sở để kế toán vào sổ chi tiết TK621 và để đối chiếu với số liệu trên chứng từ ghi sổ, bảng kê phát sinh bên có TK 152, sổ cái,.. Mặt khác bảng này cung cấp thông tin về tình hình sử dụng vật tư thực tế trong tháng của công trình, đối chiếu với dự toán chi phí vật tư, kế toán sẽ tính ra mức tiết kiệm hay lãng phí vật tư, đồng thời qua đó nhà quản trị có thể đánh giá được tiến độ thi công và xác định nguyên nhân của việc tiết kiệm hay lãng phí chi phí vật tư để từ đó có thể đưa ra được những quyết định quản lý đúng đắn, kịp thời. Căn cứ vào bảng tổng hợp vật tư, kế toán vào sổ chi tiết tài khoản 621. Số liệu trên sổ chi tiết TK 621 là cơ sở để kế toán lập bảng tổng hợp chi phí sản xuất và tính giá thành công trình cuối mỗi quý (cột chi phí nguyên vật liệu trực tiếp) và để đối chiếu với sổ kế toán tổng hợp Biểu số 4 Sổ chi tiết tài khoản 621 Công ty ĐT& XD Thanh Hoá XN xây lắp 9 Sổ chi tiết TK 621 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Công trình: Khu biệt thự Bắc Ga Quí IV Năm 2003 Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh SH NT Nợ Có 78X 08/11 Xây móng BGa 621 5.846.400 80X 10/11 Đổ cát móng (Ô. Thắng nhận) 152 41.900.396 85X 19/11 San cát đắp móng( Ô. Nga nhận) 152 28.600.000 .... ..... ...................... ......... ............. KC 31/12 Kết chuyển CP VL TT 154 379.797.317 Giám đốc xí nghiệp Kế toán lập biểu Đồng thời với việc vào sổ chi tiết, hàng tháng căn cứ vào chứng từ gốc sau khi đã kiểm tra đối chiếu với số liệu ghi trên các bảng tổng hợp, sổ chi tiết , kế toán vào Chứng từ ghi sổ. Từ đó kế toán vào bảng kê phát sinh bên có tài khoản 152 . Biểu số 5 : Chứng từ ghi sổ Công ty ĐT& XD Thanh Hoá XN xây lắp 9 Chứng từ ghi sổ số 95 Ngày 1 tháng 12 năm 2003 STT Chứng từ Diễn giải Số hiệu TK ĐƯ Số tiền SH NT Nợ Có 1 78X 08/11 Xuất kho xây móng BGa 621 152 5.896.400 2 79X 10/11 Xuất VL trát tường Định Hải 621 152 4.862.400 3 80X 10/11 Xuất VL đổ cát móng BGa 621 152 41.900.396 Cộng 52.659.196 Biểu số 6 : Bảng kê phát sinh TK 152 Công ty ĐT& XD Thanh Hoá XN xây lắp 9 Bảng kê phát sinh bên có tài khoản Tài khoản : 152- nguyên liệu vật liệu Quý IV/2003 Ngày tháng SH chứng từ Diễn giải Tổng có Ghi nợ các tài khoản 621 627 .... ... 08/11 78X Xây móng BGa 5.846.400 5.846.400 10/11 79X Xuất VL trát tường Định Hải 4.862.400 4.862.400 10/11 80X Đổ cát móng BGa 41.900.396 41.900.396 ...... ....... ........... ......... ......... ...... Cộng phát sinh 933.752.286 933.752.286 Số liệu tổng cộng ở cột ghi nợ TK 621 trên bảng kê được đối chiếu với số liệu ở cột chi phí vật liệu trực tiếp trên bảng tổng hợp chi phí sản xuất và tính giá thành được lập vào cuối mỗi quý. Cũng từ số liệu tổng cộng này kế toán vào sổ cái TK 621 cuối quý. Số tổng cộng phát sinh Nợ và số tổng cộng phát sinh Có trên sổ cái TK 621 được sử dụng để lập bảng cân đối tài khoản cuối quý, năm. Sau khi kết chuyển toàn bộ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phát sinh trong kỳ sang TK 154, kế toán khoá sổ của quý trước. Đồng thời vào cuối quý kế toán đơn vị tiến hành lên bảng cân đối số dư tài khoản và chuyển toàn bộ chứng từ sổ sách lên phòng kế toán công ty 3.Hạch toán chi phí nhân công trực tiếp Hoạt động trên lĩnh vực xây lắp, chi phí nhân công trực tiếp của Công ty chiếm tỷ lệ từ 15 đến 20% tổng giá thành công trình . Do đó quản lý chặt chẽ lao động và tiền lương là việc làm cần thiết không chỉ để tiết kiệm chi phí, hạ giá thành công trình mà còn đảm bảo không thất thoát tiền vốn của Công ty cũng như bảo vệ lợi ích chính đáng cho người lao động, kể cả lao động hợp đồng. Do đặc thù của ngành mà lao động trực tiếp của Công ty chủ yếu là lao đông thuê ngoài còn lại là bộ phận kỹ thuật và quản lý Việc tính trả lương cho lao động trực tiếp được thực hiện tại cấc đội ,xí nghiệp. Đội trưởng,giám đốc xí nghiệp có trách nhiệm quản lý nhân sự thuộc đội,xí nghiệp mình và hàng tháng tính ra số lương phải trả. Theo tiến độ thi công, căn cứ vào kết quả nghiệm thu đã ký được với bên A đội trưởng, giám đốc xí nghiệp làm thủ tục vay tiền của Công ty và sử dụng số tiền để chi trả lương và các khoản khác liên quan đến thi công công trình. Hiện Công ty áp dụng hình thức trả lương theo sản phẩm cho đội ngũ công nhân trực tiếp tham gia thi công và đối với những công việc có thể định mức được hao phí nhân công. Hình thức này được thể hiện trong các hợp đồng làm khoán, trong mỗi hợp đồng ghi rõ đơn giá khoán, khối lượng công việc được giao và yêu cầu kỹ thuật. Theo hình thức này, bảng chấm công, các hợp đồng làm khoán, bảng nghiệm thu khối lượng hoàn thành và bảng thanh lý hợp đồng là chứng từ ban đầu để tính lương và trả lương theo sản phẩm. Tiền lương theo sản phẩm Khối lượng thi công thực tế Đơn giá khoán = x Trong đó : Đơn giá khoán được xác định dựa theo trình độ tay nghề của công nhân và theo giá thị trường . Ví dụ theo cách xác định của Công ty thì đơn giá tiền công cho một thợ chính giao động từ 30 đến 35 nghìn đồng, thợ phụ từ 23 đến 27 nghìn một ngày công. Chi phí nhân công trực tiếp được hạch toán trên TK 622, bao gồm tiền lương, phụ cấp phải trả lao động trong danh sách và tiền lương phải trả lao động thuê ngoài. Kế toán căn cứ vào bảng chấm công do tổ trưởng lập hàng tháng để tính ra tiền lương phải trả lao động trực tiếp hàng tháng và ghi sổ. Cuối quý, căn cứ vào bảng thanh toán lương theo hợp đồng khoán kế toán tính được chi tiết chi phí nhân công trực tiếp cho từng công trình. Cách thức hạch toán Căn cứ khối lượng công việc và kế hoạch thi công, các đội xí nghiệp làm hợp đồng giao khoán với các tổ trưởng thi công. Trên hợp đồng phải ghi rõ khối lượng công việc, đơn giá giao khoán, thời gian hoàn thành và trách nhiệm của mỗi bên. Hợp đồng giao khoán phải có chữ ký của giám đốc xí nghiệp( đội trưởng), phụ trách kỹ thuật, kế toán đơn vị và bên nhận thầu. Thi công xong, cán bộ kĩ thuật sẽ tiến hành nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành và lập biên bản nghiệm thu chất lượng công việc. Trên biên bản này kỹ thuật phải ghi rõ chất lượng công việc đạt yêu cầu và đồng ý cho thanh toán. Sau đó hai bên tiến hành lập Biên bản thanh lí hợp đồng khoán. Hàng ngày tổ trưởng thi công căn cứ vào tình hình thực tế của bộ phận mình chấm công cho từng người vào bảng chấm công để làm căn cứ tính trả lương. Bảng chấm công phải có đủ chữ chữ ký của những người chịu trách nhiệm liên quan mới được coi là hợp lệ và kế toán mới có thể sử dụng để tính lương cho lao động trực tiếp. Công ty ĐT& XD Thanh Hoá XN xây lắp 9 Biểu số 7: Bảng chấm công Bảng chấm công Công trình: Khu biệt thự Bắc Ga Tổ lao động : Trịnh Kim Thắng Tháng 11 năm 2003 TT Họ tên Ngày trong tháng Tổng cộng 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 … 30 31 1 Trịnh Kim Thắng x x x x x x x x x x ỹ x 23 2 Nguyễn Văn Hiệp x x x x x x ỹ x x x x ỹ 23 3 Nguyễn Văn Sơn x x ỹ x x x x ỹ x x ỹ x 20 ........ .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. ... Người chấm công Người phụ trách Kế toán Giám đốc XN Cuối tháng, dựa vào các chứng từ ban đầu (hợp đồng khoán, bảng nghiệm thu khối lượng hoàn thành, bảng chấm công, phiếu báo nghỉ, báo ốm), kế toán đơn vị lập bảng thanh toán lương. Biểu số 8 : Bảng thanh toán lương Công ty Đầu tư và xây dựng Xí nghiệp XL 9 Bảng thanh toán lương Số : 01 Tháng 11/2003 Tên công trình: Khu biệt thự Bắc Ga Tổ lao động : Trịnh Kim Thắng STT Họ và tên Số công Đơn giá (đồng) Tiền lương Lương trách nhiệm Thực lĩnh 1 Trịnh Kim Thắng 23 35 000 805.000 223.950 1.028.950 2 Nguyễn Văn Hiệp 23 30 000 690.000 x 690.000 3 Nguyễn Văn Sơn 20 27 000 540.000 x 540.000 ... ..... .... .... ..... ..... ..... Tổng cộng 308 7.645.000 7.868.950 Căn cứ vào Bảng thanh toán lương cuối tháng kế toán tổng hợp theo từng tổ thi công giao khoán và vào sổ chi tiết tài khoản 622 mở cho từng công trình Biểu số 9: Sổ chi tết TK 622 Công ty ĐT& XD Thanh Hoá XN xây lắp 9 Sổ chi tiết TK 622 Chi phí nhân công trực tiếp Công trình: Khu biệt thự Bắc Ga Quí IV Năm 2003 Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh SH NT Nợ Có TTL01 31/11 Thanh toán lương (Ô. Thắng) 334 7.868.950 TTL02 31/11 Thanh toán lương (Ô. Nghĩa) 334 9.778.700 TTL03 31/11 Thanh toán lương( Ô. Thắm) 334 13.230.000 ............................. .......... ....... KC 31/12 Kết chuyển CP VL TT 154 86.394.559 Số liệu trên sổ chi tiết chi phí nhân công trực tiếp được sử dụng để lập bảng tập hợp chi phí và tính giá thành cuối mỗi quý (cột chi phí nhân công trực tiếp). Số liệu trên bảng này được đối chiếu với số tổng cộng trên bảng kế phát sinh bên có TK 334 và sổ cái TK 622 để đảm bảo tính chính xác của việc ghi chép, cộng sổ, chuyển sổ. Đồng thời số liệu tổng cộng trên bảng thanh toán lương là căn cứ để kế toán ghi chứng từ ghi sổ. Từ đó kế toán vào bảng kê phát sinh bên có tài khoản 334. Biểu số 10: Bảng kê phát sinh bên có TK 334 Công ty ĐT& XD Thanh Hoá XN xây lắp 9 Bảng kê phát sinh bên có tài khoản Tài khoản : 334- Phải trả công nhân viên Quý IV/2003 Ngày tháng SH chứng từ Diễn giải Tổng có Ghi nợ các tài khoản 622 627 .... ... 31/11 TTL01 Trả lương Bga( Ô. Thắng) 7.868.950 7.868.950 31/11 TTL02 Trả lương Bga(Ô. Nghĩa) 9.778.700 9.778.700 31/11 TTL03 Trả lương BGa( Ô. Thắm) 7.497.000 7.497.000 31/11 TTL 04 Trả lương ĐHải (Thắng điện) 4.393.000 4.393.000 .... ....... ............................... .............. ............. ........ Tổng cộng 347.529.309 Ngày tháng năm Giám đốc xí nghiệp Kế toán lập biểu Cuối quý, kế toán tính ra số tổng cộng trên cột ghi nợ TK 622 và chuyển số liệu vào sổ cái TK 622. Đồng thời, tính ra số luỹ kế phát sinh Nợ trên sổ chi tiết đối chiếu với sổ cáiTK 622, kết chuyển sang bên Nợ TK 154 để tập hợp chi phí, tính ra giá trị dở dang cuối kỳ và giá thành công trình hoàn thành. Từ sổ cái TK 622 , kế toán lấy số liệu lập bảng cân đối số phát sinh. Đồng thời vào cuối quý kế toán đơn vị tiến hành lên bảng cân đối số dư tài khoản và chuyển toàn bộ chứng từ sổ sách lên phòng kế toán công ty 4. Hạch toán chi phí máy thi công Máy móc thiết bị là yếu tố rất quan trọng góp phần làm tăng năng suất lao động, đẩy nhanh tiến độ thi công, hạ giá thành sản phẩm và nâng cao chất lượng công trình. Như vậy việc áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản xuất là rất cần thiết. Chi phí sử dụng máy thi công là loại chi phí riêng có trong các doanh nghiệp xây lắp. Hiện nay, công ty Đầu tư và xây dựng Thanh Hoá xây lắp các công trình theo phương thức hỗn hợp vừa thủ công vừa kết hợp bằng máy. Tuy nhiên trên thực tế ở Công ty số lượng máy móc thi công rất ít và cũ với hệ số hao mòn khá cao. Máy thi công của công ty chủ yếu là những máy có giá trị cao như máy ủi, máy xúc, máy cẩu... và được giao cho ban cơ giới thuộc phòng thị trường quản lý, sử dụng. Nhiệm vụ của ban cơ giới là bảo quản, theo dõi việc sử dụng máy phục vụ cho tiến độ thi công toàn công ty. Các đội, xí nghiệp trực thuộc công ty có nhu cầu sử dụng máy thi công phải ký hợp đồng thuê máy với ban cơ giới và phải thanh toán với Công ty về dịch vụ sử dụng máy mà ban cơ giới đã cung cấp. Các khoản này sẽ được thanh toán thông qua TK 336 - "Phải trả nội bộ" và TK 136 - "phải thu nội bộ". Đối với những công trình thi công đòi hỏi phải có xe máy thi công mà Công ty không thể tổ chức được bộ phận xe máy của mình thì các đội, xí nghiệp tự tiến hành thuê ngoài. Trên thực tế, các đội xí nghiệp thi công chủ yếu dựa vào thủ công với sự hỗ trợ của một số máy có giá trị nhỏ chuyên dùng như máy trộn, máy đầm, máy đóng cọc.... Đối với những loại máy này các đội, xí nghiệp tự mua để sử dụng và coi như đó là công cụ dụng cụ. Vì thế hàng tháng tiến hành phân bổ vào chi phí sản xuất. Các đội, xí nghiệp chỉ sử dụng máy thi công trong trường hợp công việc đòi hỏi phải có máy. Ví dụ như san mặt bằng, xúc đất, thi công trên những tầng cao... Công ty sử dụng tài khoản 627 “ Chi phí sản xuất chung “ để hạch toán các khoản phát sinh liên quan tới chi phí sử dụng xe, máy thi công bao gồm : chi phí máy thi công của Công ty, chi phí mua thi công thuê ngoài Đối với máy thi công thuê ngoài Nếu trong quá trình thi công, cần có xe, máy mà Công ty không có hoặc không phù hợp thì đội, xí nghiệp tự tổ chức thuê ngoài máy thi công. Trong hợp đồng thuê ghi rõ khối lượng công việc phải làm, thời gian hoàn thành và số tiền thanh toán. Cán bộ kỹ thuật của đội, xí nghiệp có trách nhiệm theo dõi và nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành. Khi xong phải lập biên bản thanh toán khối lượng công việc hoàn thành. Căn cứ vào biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành người cho thuê lập hoá đơn GTGT cho chi phí thuê máy này. Từ đó kế toán đơn vị lập “ Bảng kê chi phí thuê máy “ Biểu số 11: Bảng kê chi phí thuê máy Công ty ĐT& XD Thanh Hoá XN xây lắp 9 Bảng kê chi phí thuê máy Công trình : Khu biệt thự Bắc Ga Tháng 11/2003 STT Chứng từ Loại máy Đơn vị Khối lượng Đơn giá Thành tiền SH NT 1 2 07 07 05/11 05/11 Máy đào và vận chuyển Máy ủi M³ Giờ 4.600 96 7.370 70.000 33.900.000 6.720.000 Tổng 40.620.000 Hàng tháng, dựa vào chứng từ gốc sau khi đã kiểm tra, kế toán đơn vị vào chứng từ ghi sổ. Từ đó bảng kê phát sinh bên có tài khoản 111 Biểu số 12: Bảng kê phát sinh TK 111 Công ty ĐT& XD Thanh Hoá XN xây lắp 9 Bảng kê phát sinh bên có tài khoản Tài khoản : 111- tiền mặt Quý IV/2003 Ngày tháng SH chứng từ Diễn giải Tổng có Ghi nợ các tài khoản 334 133 627 ... ..... ...... ............... ............ ...... ........ ..... ... 05/11 07 Thuê máy đào, ủi ( CTy Việt Anh) 40.620.000 40.620.000 .................. ....... ..... ...... ......... Từ bảng kê phát sinh bên có TK 111 kế toán vào sổ cái TK liên quan. Đối với máy thi công của công ty: Hàng quý căn cứ vào hợp đồng thuê máy và giấy báo nợ do Công ty tính và chuyển xuống. Chi phí sử dụng xe máy thi công trong trường hợp này bao gồm chi phí thuê máy và nhân công điều khiển máy. Kế toán đơn vị tập hợp chi phí phát sinh trực tiếp cho công trình sử dụng máy thi công và tiến hành định khoản trên chứng từ ghi sổ :( CTGS số 63 ngày 15/11/2003) Nợ TK 627: 7.840.000 Có TK 336 : 7.840.000 Mặt khác hàng tháng căn cứ vào hoá đơn mua hàng, phiếu xuất kho .. cho số nguyên, nhiên liệu phục vụ cho việc vận hành máy.. kế toán đơn vị tiến hành lập chứng từ ghi sổ theo định khoản sau:(số 102X ngày 15/11/2003) Nợ TK 627- BGa : 2 000 000 Có TK 153 : 2 000 000 Từ chứng từ ghi sổ kế toán vào bảng kế phát sinh bên có tài khoản 152, 336 Biểu số 13: Bảng kê phát sinh TK 152 Công ty ĐT& XD Thanh Hoá XN xây lắp 9 Bảng kê phát sinh bên có tài khoản Tài khoản : 152-nguyên, vật liệu liệu Quý IV/2003 Ngày tháng SH chứng từ Diễn giải Tổng có Ghi nợ các tài khoản 621 627 .... ... ..... ...... ............... ............ ............... .......... ..... ... 15/11 102X Nhiên liệu chạy máy BGa 2.000.000 2.000.000 ...... ....... ........... ......... ......... ......... Cộng phát sinh Biểu số 14: Bảng kê phát sinh TK 336 Công ty ĐT& XD Thanh Hoá XN xây lắp 9 Bảng kê phát sinh bên có tài khoản Tài khoản : 336- phải trả nội bộ Quý IV/2003 Ngày tháng SH chứng từ Diễn giải Tổng có Ghi nợ các tài khoản 627 111 .... ... ..... ......... ................... ................ ............. .......... ....... 15/11 BNCT Thuê máy xúc BGa 7.840.000 21/11 1222 Chi phí giao dịch 200.000 ....... ......... ...................... ........... .............. .......... ........ ..... Cộng phát sinh Từ bảng kê phát sinh bên có tài khoản kế toán vào sổ cái các tài khoản liên quan Mặt khác từ các chứng từ gốc kế toán vào sổ chi tiết TK 627. Sổ này được mở riêng cho từng công trình Biểu số 15: Sổ chi tiết TK 627 Công ty ĐT& XD Thanh Hoá XN xây lắp 9 Sổ chi tiết TK 627 Chi phí sản xuất chung Công trình: Khu biệt thự Bắc ga Quí IV Năm 2003 Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh SH NT Nợ Có HĐ07 05/11 Thuê máy 111 40.620.000 BNCT 15/11 B/n Cty thuê máy thi công 336 7.840.00 15/11 Nhiên liệu chạy máy xúc CT 152 805.400 16/11 Thuê máy ủi 111 1.610.800 ............................. Giám đốc xí nghiệp Kế toán lập biểu Số liệu trên sổ chi tiết đồng thời được sử dụng để lập bảng tập hợp chi phí và tính giá thành (cột chi phí sản xuất chung) .Sổ cái được sử dụng để lập bảng cân đối số phát sinh cuối quý và đối chiếu với số liệu trên bảng tập hợp chi phí và tính giá thành. Cuối kỳ kế toán khoá sổ lên bảng cân đối số dư tài khoản và chuyển toàn bộ chứng từ gốc, sổ sách lên phòng kế toán công ty. 5. Hạch toán chi phí sản xuất chung Chi phí sản xuất chung là toàn bộ chi phí sản xuất gián tiếp phát sinh trong quá trình gắn liền với hoạt động sản xuất sau khi trừ các khoản mục chi phí trên và là một bộ phận chi phí hợp thành giá thành sản phẩm. Khoản mục chi phí này bao gồm các yếu tố sau: - Chi phí nhân công: lương và các khoản trích theo lương của nhân viên quản lý đội ( gồm đội trưởng, giám đốc xí nghiệp, kế toán , cán bộ kỹ thuật,.. ) - Chi phí vật liệu, công cụ, dụng cụ phục vụ cho quản lý đội như nhiên liệu chạy máy, giấy mực in… - Chi phí lãi vay - Chi phí mua ngoài khác. Do chi phí sản xuất chung liên quan đến việc tổ chức và điều hành sản xuất. Nó bao gồm nhiều yếu tố chi phí nên việc phản ánh chính xác, hợp lý và giám sát chặt chẽ quá trình phát sinh là một yêu cầu cần thiết không thể thiếu trong quản lý cũng như hạch toán. Để hạch toán chi phí sản xuất chung Công ty sử dụng TK 627-“ Chi phí sản xuất chung “. Tài khoản này được mở cho từng công trình hạng mục công trình Hạch toán chi phí nhân viên quản lý Tại Công ty Đầu tư và xây dựng Thanh Hoá hạch toán vào khoản mục chi phí này bao gồm tiền lương, 19% các khoản trích theo lương, công tác phí của nhân viên quản lý đội, xí nghiệp (đội trưởng đội thi công, giám đốc xí nghiệp, kế toán, cán bộ kỹ thuật, …) Toàn bộ lao động thuê ngoài thi công ở các đội ,xí nghiệp là lao động hợp đồng, trả lương theo hợp đồng khoán do đó Công ty không trích nộp BHXH cho đối tượng này. Đối với những lao động trực tiếp trong danh sách nhân viên của Công ty, do việc trả lương theo đơn giá khoán (trong đơn giá khoán đã bao gồm các khoản trích theo lương) nên Công ty không hạch toán khoản trích 19% này vào chi phí sản xuất chung. Đồng thời hàng tháng tiến hành nộp hộ toàn bộ số tiền trích BHYT, BHXH và khi thanh toán lương kế toán đơn vị phải tiến hành khấu trừ số tiền trên từ người lao động. Như vậy, Công ty chỉ hạch toán khoản trích 19% theo lương vào chi phí sản xuất chung cho nhân viên quản lý Trình tự hạch toán như sau: Hàng tháng căn cứ vào bảng chấm công cho bộ phận nhân viên quản lý, kế toán tiến hành tính lương và lập bảng thanh toán lương gián tiếp. Lương phải trả cho nhân viên quản lý được tính như sau: Tiền lương phải trả = Lương cơ bản X Hệ số cấp bậc + Tiền lương khoán Ví dụ : Tính lương phải trả cho Ông Phan Trọng Hùng – Giám đốc xí nghiệp Tiền lương phải trả = Lương cơ bản X Hệ số cấp bậc + Tiền lương khoán 2.494.000 = 290.000 x 2.74 + 1.700.000 Biểu số 16:Bảng thanh toán lương gián tiếp Công ty ĐT& XD Thanh Hoá XN xây lắp 9 Bảng thanh toán lương gián tiếp Tháng 12/2003 STT Họ và tên Chức danh nghề nghiệp Hệ số lương Tổng lương và thu nhập Lương cấp bậc Lương khoán Công tác phí Lương trách nhiệm Tổng 1 Phan Trọng Hùng Giám đốc 2.74 794.600 1.700.000 200.000 2.694.000 2 Nguyễn Thị Hà Ktoán 2.55 739.500 1.160.000 100.000 1.999.500 3 Lê Ngọc Thanh Kỹ thuật 2.34 678.600 1.500.000 100.000 58.000 2.336.600 4 Nguyễn Văn Hải Bảo vệ 800.000 .... ............ ............. .......... ............ ........ ........ ....... Tổng cộng 10.786.900. Giám đốc XN Kế toán lập biểu Từ Bảng thanh toán lương và danh sách trừ BHXH ( Công ty lập và chuyển xuống ), kế toán tiến hành vào chứng từ ghi sổ theo định khoản BT1 Nợ TK 627 10.786.900 Có TK 334 10.786.900 BT 2 Nợ TK 627 420. 413 Có TK 336 420. 413 Từ chứng từ ghi sổ kế toán vào bảng kê phát sinh bên có TK 334,336. Cuối quý vào sổ cái, lên bảng cân đối số phát sinh. Do chi phí nhân viên quản lý là chi phí phát sinh chung cho tất cả các công trình nên không thể tách riêng cho các công trình được vì vậy cuối tháng kế toán phải tiến hành phân bổ theo chi phí nhân công trực tiếp. Thông tin thu được từ bảng thanh toán lương, BHXH là căn cứ để kế toán phân bổ chi phí sản xuất chung cho mỗi công trình. Từ số liệu đã được phân bổ kế toán vào sổ chi tiết tài khoản 627. Số liệu trên sổ chi tiết TK 627 được dùng để lập bảng tổng hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm ( cột chi phí sản xuất chung ). Đồng thời được dùng để đối chiếu với Bảng kê phát sinh bên có TK 334,336 và sổ cái tài khoản 627. Chi phí vật liệu công cụ dụng cụ Vật liệu, dụng cụ sử dụng cho quản lý đội chủ yếu là nhiên liệu chạy máy và các công cụ dụng cụ như lán trại, giấy in, mực in... cho đơn vị thi công. Những khoản mục chi phí này phát sinh trực tiếp ở công trình nào thì kế toán hạch toán vào chi phí của công trình đó, còn không kế toán tập hợp và cuối quý tiến hành phân bổ cho tất cả các công trình. Khi phát sinh nghiệp vụ, căn cứ vào chứng từ gốc kế toán vào chứng từ ghi sổ . Ví dụ theo phiếu xuất kho số 203X ngày 12/12/2003 về việc xuất nhiên liệu chạy, kế toán vào chứng từ ghi sổ Nợ TK 627 : 2.313.180 Có TK 152 : 2.313.180 Ngoài ra ở Công ty, những loại máy thi công có giá trị nhỏ ( máy trộn bê tông, máy đầm, máy tời ...) được coi là máy công cụ và tiến hành phân bổ giá trị cho từng công trình. Theo cách tính của Công ty thì việc sử dụng máy móc công cụ là thường xuyên cho tất cả các công trình song trên sổ sách kế toán không phải quý hay công trình nào cũng có khoản mục chi phí này. Nguyên nhân khi máy móc mới mua về trong thời gian một năm nếu số lượng công trình nhiều và kéo dài thì kế toán sẽ phân bổ hết nguyên giá của máy đó vào chi phí sản xuất chung cho các công trình đang thi công. Như thế đến kỳ hạch toán sau nếu máy đó vẫn sử dụng được thì kế toán sẽ không tính vào chi phí nữa. Còn nếu trong năm đó số lượng công trình không nhiều hoặc thời gian thi công ngắn thì kế toán sẽ phân bổ dần và để số dư trên tài khoản 153 Khi phát sinh các nghiệp vụ xuất máy mua mới vào sử dụng kế toán ghi Nợ TK 627 Có TK 153 Đến cuối năm nếu phân bổ không hết kế toán vẫn để số dư trên tài khoản 153. Vì cách thức hạch toán như vậy nên mặc dù quý IV/2003 xí nghiệp 9 vẫn sử dụng số lượng máy thi công của quý trước nhưng do đã phân bổ gần hết nên quý này chỉ còn lại 837.000 đồng Kế toán định khoản trên chứng từ ghi sổ số 230 ngày 31/12/2003 như sau Nợ TK 627: 837.000 Có TK 153: 837.000 Từ chứng từ ghi sổ kế toán vào bảng kê phát sinh bên có TK 153 và từ đó lên bảng cân đối số phát sinh. Do xí nghiệp không theo dõi chi tiết máy thi công nào sử dụng cho công trình nào và còn lại nguyên giá bao nhiêu nên kế toán không thể vào số liệu trực tiếp từ chứng từ gốc lên sổ chi tiết TK 627 được mà phải phân bổ cho từng công trình đang thi công. Số liệu sau khi được phân bổ kế toán vào sổ chi tiết TK 627 từ số liệu này lập bảng tổng hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm -Chi phí lãi vay Để có tiền chi trả lương cho công nhân, nguyên vật liệu, chi phí khác bằng tiền, các đội xí nghiệp phải vay._.