Hoàn thiện dự toán ngân sách tại Công ty 32

1 LỜI MỞ ĐẦU Tính cấp thiết của đề tài Ngày nay, để tồn tại và phát triển đòi hỏi các doanh nghiệp không ngừng đổi mới và nâng cao trình độ quản lý, trong đó đổi mới và hoàn thiện công tác dự toán ngân sách giữ một vị trí vô cùng quan trọng. Bất kỳ một tổ chức nào dùø lớn hay nhỏ, thậm chí ngay trong phạm vi một gia đình cũng phải tính toán và dự trù việc sử dụng ngân sách của mình. Tuy nhiên, để dự toán ngân sách một cách chính xác, phản ánh đúng tiềm năng thực tế của doanh nghiệp là công việc rất khó thực hiện. Hiện nay, các doanh nghiệp lập dự toán ngân sách nhưng số liệu dự toán ngân sách thường không phản ánh đúng tiềm năng thực tế của doanh nghiệp nên không phát huy vai trò, công dụng của nó và gây lãng phí cho doanh nghiệp. Việc nghiên cứu để hoàn thiện công tác dự toán ngân sách, nhằm giúp các doanh nghiệp xây dựng hệ thống báo cáo dự toán ngân sách chính xác, phản ánh đúng tiềm năng, đảm bảo cho các dự toán thực sự là công cụ hữu ích cho nhà quản trị, và đảm bảo cho việc chuẩn bị các nguồn lực để đối phó kịp thời với mọi tình huống xảy ra đột xuất trong tương lai, có ý nghĩa lý luận và thực tiễn trong giai đoạn hiện nay. Công ty 32 là công ty giữ vị trí quan trọng trong Tổng cục hậu cần nhưng công tác dự toán ngân sách của công ty hiện nay còn nhiều khiếm khuyết, từ việc nhận thức được sự cần thiết của công tác dự toán ngân sách với các doanh nghiệp và từ yêu cầu đổi mới công tác quản lý tại công ty 32 nên tôi đã chọn đề tài “Hoàn thiện dự toán ngân sách tại công ty 32” Mục tiêu của đề tài: - Hệ thống hóa những vấn đề lý luận về dự toán ngân sách. - Đánh giá thực trạng về công tác dự toán ngân sách tại công ty 32. - Đề ra những giải pháp hoàn thiện công tác lập dự toán ngân sách tại công ty 32. 2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Luận văn chỉ tập trung nghiên cứu các vấn đề về dự toán ngân sách và chủ yếu nghiên cứu dự toán ngân sách ngắn hạn tại công ty 32. Phương pháp nghiên cứu Đề tài được nghiên cứu trên cơ sở phương pháp biện chứng duy vật, phương pháp tổng hợp, thống kê, phương pháp phân tích, phương pháp quan sát, phỏng vấn… Kết cấu của luận văn Ngoài lời mở đầu và kết luận, nội dung của luận văn bao gồm 3 chương: Chương 1: Tổng quan về dự toán ngân sách Chương 2: Thực trạng công tác dự toán ngân sách tại công ty 32 Chương 3: Hoàn thiện công tác dự toán ngân sách tại công ty 32 Luận văn còn có phần phụ lục trình bày các báo cáo dự toán ngân sách thực tế của công ty 32 để minh chứng cho những vấn đề về thực tế tại công ty 32 đã được đề cập trong luận văn và các báo cáo dự toán ngân sách đã được hoàn thiện theo quan điểm của tác giả luận văn. 3 CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ DỰ TOÁN NGÂN SÁCH 1.1 Các vấn đề lý luận chung về dự toán ngân sách 1.1.1 Một số khái niệm cơ bản Dự toán: Là những tính toán, dự kiến một cách toàn diện mục tiêu mà tổ chức cần phải đạt được đồng thời chỉ rõ cách thức huy động các nguồn lực để thực hiện các mục tiêu mà tổ chức đặt ra. Dự toán được xác định bằng một hệ thống các chỉ tiêu về số lượng và giá trị cho một khoảng thời gian xác định trong tương lai. Dự toán là cơ sở, là trung tâm của kế hoạch và tiền đề cho việc dự toán là dự báo. Dự toán ngân sách: Là những tính toán, dự kiến một cách toàn diện mục tiêu kinh tế, tài chính mà doanh nghiệp cần đạt được trong kỳ hoạt động, đồng thời chỉ rõ cách thức, biện pháp huy động các nguồn lực để thực hiện mục tiêu và nhiệm vụ đó. Dự toán ngân sách là một hệ thống bao gồm nhiều dự toán như: dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất, dự toán chi phí nguyên vật liệu, dự toán chi phí nhân công, dự toán chi phí sản xuất chung, dự toán chi phí bán hàng, dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp, dự toán giá vốn hàng bán, dự toán vốn đầu tư, dự toán tiền, dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, dự toán bảng cân đối kế toán. Dự toán ngân sách là cơ sở để đánh giá thành quả hoạt động của từng bộ phận, của mỗi cá nhân phụ trách từng bộ phận, từ đó xác định trách nhiệm của từng bộ phận nhằm phục vụ tốt cho quá trình tổ chức và hoạch định. 1.1.2 Phân loại dự toán ngân sách Dự toán là công cụ của nhà quản lý, chính vì thế đòi hỏi nhà quản lý phải am hiểu các loại dự toán để thích ứng với từng nhu cầu riêng lẻ và từng hoàn cảnh cụ thể của từng tổ chức trong từng thời kỳ, từng giai đoạn. Tùy theo cách thức phân loại sẽ có các loại dự toán ngân sách sau đây: 1.1.2.1 Phân loại theo thời gian: • Dự toán ngân sách ngắn hạn: Dự toán ngân sách ngắn hạn là dự toán được lập cho kỳ kế hoạch là môt năm và được chia ra từng kỳ ngắn hơn là hàng quí và hàng tháng. Dự toán ngân sách ngắn hạn thường liên quan đến các hoạt động kinh doanh thường xuyên của tổ chức như mua hàng, bán 4 hàng, thu tiền, chi tiền, sản xuất… Dự toán ngân sách ngắn hạn được lập hàng năm trước khi niên độ kế toán kết thúc và được xem như là định hướng chỉ đạo cho mọi hoạt động của tổ chức trong năm kế hoạch. • Dự toán ngân sách dài hạn: dự toán ngân sách dài hạn còn được gọi là dự toán ngân sách vốn, đây là dự toán được lập liên quan đến tài sản dài hạn, thời gian sử dụng tài sản vào các hoạt động kinh doanh thường hơn 1 năm. Dự toán dài hạn thường bao gồm việc dự toán cho các tài sản lớn phục vụ cho hoạt động sản xuất và hệ thống phân phối như nhà xưởng, máy móc thiết bị …để đáp ứng yêu cầu chiến lược kinh doanh. Đặc điểm cơ bản của dự toán ngân sách vốn là lợi nhuận dự kiến lớn, mức độ rủi ro cao, thời gian thu hồi vốn dài. 1.1.2.2 Phân loại theo chức năng • Dự toán hoạt động: Bao gồm các dự toán liên quan đến hoạt động cụ thể của doanh nghiệp. Ví dụ như dự toán tiêu thụ nhằm phán đoán tình hình tiêu thụ của công ty trong kỳ dự toán, dự toán sản xuất được áp dụng cho các doanh nghiệp sản xuất nhằm dự toán sản lượng sản xuất đủ cho tiêu thụ từ đó tính dự toán chi phí sản xuất, dự toán mua hàng được dùng cho các doanh nghiệp thương mại nhằm dự toán khối lượng hàng cần thiết phải mua để đủ cho tiêu thụ và tồn kho, sau đó lập dự toán chi phí bán hàng và quản lý, dự toán kết quả kinh doanh. • Dự toán tài chính: Là các dự toán liên quan đến tiền tệ, vốn đầu tư, bảng cân đối kế toán, dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Dự toán tiền tệ là kế hoạch chi tiết cho việc thu và chi tiền. Dự toán vốn đầu tư trình bày dự toán các tài sản dài hạn và vốn cần thiết cho hoạt động kinh doanh ở những năm tiếp theo. Dự toán bảng cân đối kế toán, dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh là các dự toán tổng hợp số liệu kinh doanh của doanh nghiệp. 1.1.2.2 Phân loại theo phương pháp lập: • Dự toán ngân sách linh hoạt: Là dự toán cung cấp cho công ty khả năng ước tính chi phí và doanh thu tại nhiều mức độ hoạt động khác nhau. Dự toán linh hoạt được lập theo mối quan hệ với quá trình hoạt động, giúp xác định 5 ngân sách dự kiến tương ứng ở từng mức độ và phạm vi hoạt động khác nhau. Thông thường dự toán linh hoạt được lập ở 3 mức độ hoạt động cơ bản là: Mức độ hoạt động bình thường, trung bình; mức độ hoạt động khả quan nhất; mức độ bất lợi nhất. Ưu điểm của dự toán linh hoạt là có thể thích ứng với sự thay đổi của hoạt động kinh doanh, mở rộng phạm vi dự toán, tránh được việc sửa đổi dự toán một cách phiền phức khi mức độ hoạt động thay đổi. Mặt khác, có thể dùng dự toán để xem xét tình hình thực hiện trong thực tế . • Dự toán ngân sách cố định: Là dự toán tại các số liệu tương ứng với một mức độ hoạt động ấn định trước. Dự toán ngân sách cố định phù hợp với doanh nghiệp có hoạt động kinh tế ổn định. Dự toán cố định chỉ dựa vào một mức độ hoạt động mà không xét tới mức độ này có thể bị biến động trong kỳ dự toán. Nếu dùng dự toán này để đánh giá thành quả kinh doanh của một doanh nghiệp mà các nghiệp vụ luôn biến động thì khó đánh giá được tình hình thực hiện dự toán của doanh nghiệp. 1.1.2.3 Phân loại theo mức độ phân tích • Dự toán từ gốc: Là khi lập dự toán gạt bỏ hết những số liệu dự toán đã tồn tại trong quá khứ và xem các nghiệp vụ kinh doanh như mới bắt đầu. Tiến hành xem xét khả năng thu nhập, những khoản chi phí phát sinh và khả năng thực hiện lợi nhuận của doanh nghiệp để lập các báo cáo dự toán. Các báo cáo dự toán mới sẽ không lệ thuộc vào số liệu của báo cáo dự toán cũ. Dự toán từ gốc không chịu hạn chế các mức chi tiêu đã qua, không có khuôn mẫu vì thế nó đòi hỏi nhà quản lý các cấp phải phát huy tính năng động chủ quan và tính sáng tạo và căn cứ vào tình hình cụ thể để lập dự toán ngân sách. Phương pháp dự toán từ gốc có nhiều ưu điểm. Thứ nhất, nó không lệ thuộc vào các số liệu của kỳ quá khứ. Thông thường thì các doanh nghiệp thường hay dựa vào số liệu của các báo cáo dự toán cũ kết hợp với mục tiêu mới để lập dự toán ngân sách cho năm sau. Nhưng cách lập dự toán ngân sách như vậy sẽ che lấp và lệ thuộc vào các khuyết điểm ở kỳ quá khứ và cứ để các thiếu sót, các khuyết điểm của kỳ quá khứ tồn tại mãi trong doanh nghiệp. Dự toán từ gốc sẽ khắc phục nhược điểm này trong quá trình lập dự 6 toán. Thứ 2, phương pháp dự toán từ gốc là phát huy mạnh mẽ tính chủ động và sáng tạo của bộ phận lập dự toán. Quan điểm của các bộ phận lập dự toán không bị ảnh hưởng, chi phối bởi những quan điểm sai lầm của những người đi trước. Thông thường thì các bộ phận lập dự toán có khuynh hướng dựa vào ý định của người quản lý cùng với các quy định có sẵng để lập dự toán, thiếu chủ động suy nghĩ về tình hình tương lai, không mạnh dạn khai thác cơ hội phát triển công việc. Vì vậy, làm cho công tác dự toán chỉ mang tính hình thức, mất đi tính hiệu quả thực sự. Tuy nhiên, nhược điểm của phương pháp này là tất cả mọi hoạt động phân tích, nghiên cứu đều bắt đầu từ con số không, khối lượng công việc nhiều, thời gian dùng lập dự toán dài, kinh phí cho việc lập dự toán cao và cũng không thể chắc chắn rằng số liệu dự toán từ gốc chính xác hoàn toàn, không có sai sót. Dự toán cuốn chiếu: Dự toán cuốn chiếu còn gọi là dự toán nối mạch. Dự toán theo phương pháp này là các bộ phận lập dự toán sẽ dựa vào các báo cáo dự toán cũ của doanh nghiệp và điều chỉnh với những thay đổi trong thực tế để lập các báo cáo dự toán mới. Ví dụ chu kỳ lập dự toán ngân sách năm (12 tháng) cứ 1 tháng đi qua thì chỉ còn 11 tháng thì doanh nghiệp lại sử dụng báo cáo dự toán cũ (báo cáo dự toán tháng 1) để lập thêm báo cáo dự toán cho tháng tiếp theo (tháng 2). Trong trường hợp có sự thay đổi mức độ hoạt động hoặc có sự chênh lệch giữa báo cáo dự toán ngân sách cũ (tháng 1) và số liệu thực tế tháng 1 thì sẽ tiến hành điều chỉnh hoặc sửa đổi dự toán cũ (dự toán tháng 1) cho phù hợp với tình hình mới, rồi từ đó làm cơ sở cho việc lập dự toán tháng tiếp theo sau. Ưu điểm của phương pháp này là các báo cáo dự toán được soạn thảo, theo dõi và cập nhật một cách liên tục, không ngừng. Dự toán cuốn chiếu giúp cho các nhà quản lý doanh nghiệp có thể kế hoạch hóa liên tục các hoạt động kinh doanh của các năm một cách liên tục mà không phải đợi đến kết thúc việc thực hiện dự toán năm cũ mới có thể lập dự toán ngân sách cho năm mới. 7 Khuyết điểm của phương pháp này là quá trình lập dự toán ngân sách lệ thuộc rất nhiều vào các báo cáo dự toán cũ, không phát huy tính chủ động sáng tạo của các bộ phận lập dự toán ngân sách. 1.1.3 Mục đích, chức năng của dự toán ngân sách: 1.1.3.1 Mục đích của dự toán ngân sách • Dự toán ngân sách giúp các nhà quản trị cụ thể hóa các mục tiêu của doanh nghiệp bằng các số liệu. • Dự toán ngân sách liên kết các đơn vị trong tổ chức để cùng thực hiện các mục tiêu của nhà quản trị. • Dự toán ngân sách cung cấp cho nhà quản trị doanh nghiệp toàn bộ thông tin về kế hoạch ngân sách sản xuất, kinh doanh trong từng thời gian cụ thể và cả quá trình sản xuất kinh doanh. • Dự toán ngân sách là căn cứ đánh giá tình hình thực hiện các chỉ tiêu đã dự kiến. Từ đó thấy được những mặt mạnh cần phát huy và những tồn tại cần có giải pháp hữu hiệu để khắc phục; làm cơ sở cho các quyết định kinh doanh tồi ưu. • Dự toán ngân sách giúp nhà quản trị kiểm soát quá trình hoạt động của doanh nghiệp và đánh giá trách nhiệm quản lý cuả từng bộ phận trong doanh nghiệp. • Là căn cứ để khai thác các khả năng tiềm tàng về nguồn lực tài chính nhằm phát huy nội lực và tăng sức cạnh tranh của doanh nghiệp. 1.1.3.2 Chức năng của dự toán ngân sách Chức năng hoạch định: Chức năng hoạch định của dự toán ngân sách thể hiện ở việc hoạch định các mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể như hoạch định về sản lượng tiêu thụ, sản xuất, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí bán hàng v.v… dự toán ngân sách được xem là công cụ để lượng hoá các kế hoạch của nhà quản trị. Chức năng điều phối: Chức năng điều phối của dự toán ngân sách thể hiện ở việc huy động và phân phối các nguồn lực để thực hiện các mục tiêu của nhà quản trị. Nhà quản trị kết hợp giữa hoạch định các mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể và việc đánh giá năng lực sản xuất kinh doanh thực tế của từng bộ phận để điều phối 8 các nguồn lực của doanh nghiệp tới các bộ phận sao cho việc sử dụng đạt hiệu quả cao nhất. Chức năng thông tin: Chức năng thông tin của dự toán ngân sách thể hiện ở chỗ dự toán ngân sách là văn bản cụ thể, súc tích truyền đạt các mục tiêu, chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp đến các nhà quản lý các bộ phận, phòng ban. Thông qua các con số trong báo cáo dự toán nhà quản trị đã truyền thông điệp hoạt động cho các bộ phận và các bộ phận dựa vào cơ sở số liệu đó làm kim chỉ nam cho mọi hoạt động hàng ngày. Chức năng kiểm soát: Chức năng kiểm soát của dự toán ngân sách thể hiện ở việc dự toán ngân sách được xem là cơ sở, là thước đo chuẩn để so sánh, đối chiếu với số liệu thực tế đạt được của công ty thông qua các báo cáo kế toán quản trị. Lúc này thì dự toán ngân sách đóng vai trò kiểm tra, kiểm soát. Khi đóng vai trò kiểm soát, dự toán ngân sách quan sát việc thực hiện các kế hoạch chiến lược, đánh giá mức độ thành công và trong trường hợp cần thiết có thể có phương án sữa chữa, khắc phục yếu điểm. Chức năng đo lường, đánh giá: Chức năng đo lường, đánh giá của dự toán ngân sách thể hiện ở việc dự toán ngân sách cung cấp một thước đo chuẩn, một khuôn khổ chuẩn để đánh giá hiệu quả của nhà quản lý trong việc đạt được các mục tiêu đã đề ra. Dự toán ngân sách là công cụ quản lý đa chức năng. Tuy nhiên chức năng nổi bật nhất của dự toán ngân sách vẫn là hoạch định và kiểm soát. 1.2 Các mô hình lập dự toán ngân sách, quy trình lập dự toán ngân sách và mối quan hệ giữa các bộ phận dự toán trong doanh nghiệp 1.2.1 Các mô hình lập dự toán ngân sách của doanh nghiệp Xét về cơ chế dự toán ngân sách có thể được lập theo 3 mô hình sau: 1.2.1.1 Mô hình 1: Mô hình ấn định thông tin từ trên xuống Theo mô hình này các chỉ tiêu dự toán được định ra từ ban quản lý cấp cao của tổ chức, sau đó truyền xuống cho quản lý cấp trung gian, sau khi quản lý cấp trung gian xem xét sẽ chuyển xuống cho quản lý cấp cơ sở ?? làm mục tiêu, kế hoạch trong việc tổ chức hoạt động tại từng bộ phận trong doanh nghiệp. 9 Nhận xét mô hình 1: Lập dự toán theo mô hình này mang nặng tính áp đặt từ quản lý cấp cao xuống nên rất dễ tạo ra sự gây ra sự bất bình của các bộ phận riêng lẻ trong doanh nghiệp. Đôi khi dự toán do nhà quản lý cấp cao tự ấn định sẽ quá cao hoặc quá thấp so với mức độ hoạt động và năng lực thực tế của bộ phận, điều này không khuyến khích sự cộng tác chung sức và tăng năng suất của các bộ phận trong tổ chức. Tâm lý của nhiều người thì họ thích làm những gì mà mình hoạch định hơn là những gì áp đặt từ bên ngoài vì thế dự toán ngân sách khó có thể thành công. Khi lập dự toán ngân sách theo mô hình này đòi hỏi nhà quản lý cấp cao phải có tầm nhìn tổng quát, toàn diện về mọi mặt của doanh nghiệp và nhà quản lý cấp cao phải nắm vững chặt chẽ chi tiết hoạt động của từng bộ phận trong doanh nghiệp cả về mặt định tính và định lượng, điều này chỉ phù hợp với doanh nghiệp có qui mô nhỏ, có ít sự phân cấp về quản lý hoặc được sử dụng trong những trường hợp hoặc tình thế đặc biệt mà buộc doanh nghiệp phải tuân theo sự chỉ đạo của quản lý cấp cao hơn. 1.2.1.2 Mô hình 2: Mô hình thông tin phản hồi. Theo mô hình này thì việc lập dự toán được thực hiện theo qui trình sau: Các chỉ tiêu dự toán đầu tiên được ước tính từ ban quản lý cấp cao nhất trong doanh nghiệp, dự toán lúc này mang tính dự thảo và được truyền xuống cho các cấp quản lý trung gian. Trên cơ sở đó các đơn vị quản lý trung gian sẽ phân bổ xuống các đơn vị cấp cơ sở. Các bộ phận quản lý cấp cơ sở căn cứ vào các chỉ tiêu dự thảo, căn cứ vào khả năng và điều kiện của mình để xác định các chỉ tiêu dự toán có thể thực hiện được và những chỉ tiêu dự toán cần giảm bớt hoặc tăng lên. Sau đó bộ phận quản lý cấp cơ sở bảo vệ dự toán của mình trước bộ phận quản lý cấp trung gian. Bộ phận quản lý cấp trung gian, trên cơ sở tổng hợp các chỉ tiêu dự toán từ các bộ phận cấp cơ sở, kết hợp với kinh nghiệm và tầm nhìn tổng quát toàn diện hơn về hoạt động của các bộ phận cấp cơ sở, để xác định các chỉ tiêu dự toán có thể thực hiện được của bộ phận mình và tiến hành trình bày và bảo vệ trước bộ phận quản lý cấp cao hơn. 10 Bộ phận quản lý cấp cao trên cơ sở tổng hợp số liệu dự toán từ các bộ phận cấp trung gian, kết hợp với tầm nhìn tổng quát, toàn diện về toàn bộ hoạt động của tổ chức, hướng các bộ phận khác nhau đến mục tiêu chung. Bộ phận quản lý cấp cao sẽ xét duyệt thông qua các chỉ tiêu dự toán của bộ phận quản lý trung gian và bộ phận quản lý trung gian xét duyệt thông qua cho bộ phận quản lý cơ sở. Và khi dự toán đã được xét duyệt sẽ trở thành dự toán chính thức được sử dụng như định hướng hoạt động của kỳ kế hoạch. Nhận xét mô hình 2: Lập dự toán theo mô hình này sẽ thu hút được trí tuệ và kinh nghiệm của các cấp quản lý khác nhau vào quá trình lập dự toán. Mô hình này thể hiện được sự chung sức trong việc xây dựng dự toán ngân sách trong doanh nghiệp từ quản lý cấp cơ sở đến nhà quản lý cấp cao, vì vậy dự toán sẽ có tính chính xác và độ tin cậy cao. Dự toán được lập trên sự tổng hợp về khả năng và điều kiện cụ thể của các cấp quản lý nên chắc chắn tính khả thi sẽ cao. Tuy nhiên nếu lập dự toán theo mô hình này sẽ phải tốn nhiều thời gian và chi phí cho việc thông tin dự thảo, phản hồi, xét duyệt và chấp thuận. Hơn nữa, việc lập dự toán theo mô hình này đòi hỏi có sự liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận và sự liên kết chặt chẽ giữa các thành viên trong mỗi bộ phận để có thể đưa ra những số liệu dự toán phù hợp với bộ phận của mình, vì vậy nhân tố con người đóng vai trò quan trọng, các thành viên và các bộ phận trong doanh nghiệp phảûi đoàn kết và đồng lòng thực hiện mục tiêu chung của doanh nghiệp. 1.2.1.3 Mô hình 3: Mô hình thông tin từ dưới lên Theo mô hình này, dự toán được lập từ cấp quản lý cấp thấp nhất đến cấp quản lý cấp cao nhất. Các bộ phận quản lý cấp cơ sở căn cứ vào khả năngvà điều kiện của cấp mình để lập dự toán, sau đó trình lên quản lý cấp cao hơn (quản lý cấp trung gian). Quản lý cấp trung gian tổng hợp số liệu của cấp cơ sở và trình lên quản lý cấp cao. Quản lý cấp cao sẽ tổng hợp số liệu của quản lý cấp trung gian và kết hợp với tầm nhìn tổng quát toàn diện về toàn bộ hoạt động doanh nghiệp của quản lý cấp cao, mục tiêu ngắn hạn, chiến lược dài hạn của doanh nghiệp để xét duyệt thông qua dự án. Khi dự án được xét duyệt thông qua sẽ chính thức đi vào sử dụng. 11 Nhận xét mô hình 3: Lập dự toán ngân sách theo mô hình này rất thoáng, hầu như mọi việc đều để cho các bộ phận tự quyết định. Người trực tiếp tham gia trong các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp lập dự toán thì số liệu sẽ chính xác hơn và thực tế hơn. Tâm lý chung thì mọi người sẽ thích làm những gì do mình đặt ra, vì vậy dự toán mang tính khả thi cao và kéo mọi người trong tổ chức cùng hướng đến mục tiêu chung của tổ chức. Việc để cho các bộ phận tự lập dự toán của bộ phận mình sẽ phát huy rất tích cực vai trò kiểm tra của dự toán ngân sách, buộc mọi người trong tổ chức phấn đấu đạt được kế hoạch do chính mình lập ra. Nếu các bộ phận không đạt được các chỉ tiêu như trong dự toán thì họ chỉ có thể trách mình chứ không thể đổ lỗi cho bất kỳ ai được. Dự toán theo mô hình này rất phù hợp với công ty lớn, hoặc các tập đoàn vì thể hiện sự phân quyền trong quản lý. Lập dự toán theo mô hình này không tốn nhi ều thời gian và chi phí nhưng vẫn hiệu quả Tuy nhiên nhược điểm lớn nhất của mô hình chính là việc để cho các cơ sở tự định dự toán của mình nên có thể xảy ra tình trạng lập dự toán thấp hơn năng lực thật sự mà họ có thể thực hiện được. Lúc này dự toán ngân sách không phát huy được tính tính cực của nó mà còn làm trì trệ các hoạt động sản xuất, lãng phí tài nguyên và năng lực của doanh nghiệp, không khai thác hết khả năng tiềm tàng của doanh nghiệp. Vì vậy nhà quản lý cấp cao cần kiểm tra, cân nhắc kỹ lưỡng trước khi chấp nhận ngân sách tự định của cấp dưới. Nếu có những khoản mục nào đáng nghi ngờ thì phải thảo luận với quản lý các cấp dưới cho đến khi đạt được sự chấp nhận. Nhận xét chung Trong 3 mô hình trên thì mỗi mô hình có ưu điểm và nhược điểm nhất định. Tùy theo đặc điểm của từng tổ chức sẽ chọn mô hình phù hợp cho việc lập dự toán ngân sách tại đơn vị mình. Tuy nhiên mô hình lập dự toán ngân sách từ dưới lên chịu nhiều ảnh hưởng của lý luận quản lý hiện đại, nhấn mạnh cơ chế khuyến khích cổ vũ nhân viên bằng sự cùng tham gia nhiều hơn là ép buộc. Hiện nay theo xu thế chung, thì quản lý hiện đại đang được phát triển và sử dụng ở nhiều công ty, nhiều 12 tập đoàn thay cho quản lý kiểu truyền thống, tập quyền trước đây, nên dự toán theo mô hình từ dưới lên được các doanh nghiệp ưa chuộng. Thực chất, trong quá trình lập dự toán ngân sách tất cả các cấp quản lý trong tổ chức cần kết hợp với nhau, cùng làm việc chung với nhau để lập dự toán ngân sách hoàn chỉnh. Nhà quản lý cấp cao thì không quen với chi tiết, cần dựa vào nhà quản lý cấp dưới để cung cấp chi tiết thông tin ngân sách, nhưng họ có tầm nhìn rộng và nắm vững các mục tiêu, chiến lược của doanh nghiệp. Vì vậy vấn đề con người trong dự toán ngân sách rất quan trọng đòi hỏi mọi người trong tổ chức hướng đến mục tiêu chung của tổ chức, cùng bắt tay tham gia vào việc dự toán ngân sách và cùng thực hiện dự toán ngân sách để dự toán ngân sách trở nên thực tế và khả thi hơn. 1.2.2 Qui trình quản lý ngân sách Dự toán ngân sách là công việc rất quan trọng nên không thể chấp nhận một dự toán ngân sách có nhiều sai sót. Việc lập dự toán ngân sách một cách chính xác ngay từ lần đầu tiên là rất khó. Lập dự toán ngân sách cũng tương tự như cố gắng dự đoán chính xác tương lai, trong khi đó tương lai thì không chắc chắn. Hơn nữa, trong kinh doanh có nhiều vấn đề không thể lường trước nên khiến cho việc lập dự toán ngân sách càng trở nên khó khăn và thiếu thực tế. Vì vậy trước khi lập dự toán ngân sách cần phải hoạch định một qui trình dự toán ngân sách để chuẩn bị tất cả các công việc mà ủy ban dự toán ngân sách cần phải làm. Tùy theo từng công ty, tùy theo phong cách quản lý mà quy trình công việc lập dự toán ngân sách sẽ khác nhau. Sau đây là quy trình quản lý ngân sách cơ bản được trình bày trong sách Managing budgets của nhà xuất bản Dorling Kindersley Limited 13 CHUAÅN BÒ SOAÏN THAÛO THEO DOÕI S1.1 Sơ đồ quy trình quản lý ngân sách Xaùc ñònh roõ muïc tieâu chung cuûa coâng ty Chuaån hoùa ngaân saùch Ñaùnh giaù heä thoáng Phaân tích söï khaùc nhau giöõa keát quaû thöïc teá vaø döï toaùn Theo doõi caùc khaùc bieät vaø phaân tích caùc sai soá, kieåm tra nhöõng ñieàu khoâng ngôø ñeán Döï baùo laïi vaø ñieàu chænh, xem xeùt söû duïng nhöõng daïng ngaân saùch khaùc, ruùt kinh nghieäm Thu thaäp thoâng tin soáâ lieäu, chuaån bò döï thaûo ngaân saùch ñaàu tieân Kieåm tra caùc con soá döï toaùn baèng caùch chaát vaán vaø phaân tích Laäp döï toaùn tieàn maët ñeå theo doõi doøng tieàn töø baûng CÑKT vaø baùo caùo KQHÑKD Xem laïi qui trình hoaïch ñònh ngaân saùch vaø chuaån bò ngaân saùch toång theå Trong quy trình tác giả cho rằng việc quản lý ngân sách chia làm 3 giai đo ạn. Đầu tiên là giai đoạn chuẩn bị dự toán ngân sách, sau đó là soạn thảo dự toán ngân sách và cuối cùng là theo dõi, kiểm tra thực hiện ngân sách. Giai đoạn chuẩn bị Việc đầu tiên phải làm trong quá trình dự toán ngân sách là làm sáng rõ mục tiêu của doanh nghiệp. Dự toán ngân sách phải lấy chiến lược và mục tiêu kinh doanh của công ty làm nền tảng. Sau khi xác định rõ ràng mục tiêu của doanh nghiệp sẽ xây dựng một mẫu dự toán ngân sách chuẩn. Điều này giúp cho nhà quản lý cấp cao dễ phối hợp với các dự toán ngân sách của các bộ phận trong doanh 14 nghiệp, cho phép so sánh, kết nối giữa các nội dung một cách dễ dàng. Khi mọi thứ đã được chuẩn bị đầy đủ cho việc lập dự toán ngân sách thì trước khi vào soạn thảo hãy xem xét lại hệ thống để đảm bảo rằng ngân sách sẽ cung cấp thông tin chính xác và phù hợp. Giai đoạn soạn thảo Tiếp theo sau giai đoạn chuẩn bị là giai đoạn soạn thảo dự toán ngân sách. Trước hết, những cá nhân có liên quan trong việc lập dự toán ngân sách phải tập hợp toàn bộ thông tin về các nguồn lực sẳn có trong doanh nghiệp và các yếu tố bên trong và bên ngoài doanh nghiệp tác động đến công tác dự toán ngân sách đồng thời ước tính thu, chi,… trên cơ sở đó soạn thảo các báo cáo dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất, dự toán nguyên vật liệu, dự toán tiền mặt, dự toán bảng cân đối kế toán, dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh v.v… Giai đoạn theo dõi Việc lập dự toán ngân sách tại doanh nghiệp phải được lập liên tục từ năm này sang năm khác, từ tháng này sang tháng khác. Vì vậy, sau mỗi kỳ dự toán ngân sách cần phải thường xuyên theo dõi, đánh giá tình hình dự toán, từ đó xem xét lại các số liệu, cơ sở lập dự toán ngân sách và điều chỉnh khi cần thiết và để rút kinh nghiệm cho lần lâp dự toán ngân sách kế tiếp. 1.2.3 Trình tự lập dự toán Dự toán tiêu thụ luôn là dự toán chủ đạo, dự toán tiêu thụ phải được lập đầu tiên. Hầu hết tất cả các báo cáo dự toán ngân sách trong doanh nghiệp đều phụ thuộc vào dự toán tiêu thụ. Căn cứ vào dự báo tiêu thụ và k?t hợp với dự toán tồn kho sẽ tiến hành lập dự toán sản xuất, từ dự toán sản xuất sẽ lập dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, dự toán chi phí nhân công trực tiếp, dự toán chi phí sản xuất chung. Từ dự toán tiêu thụ sẽ lập dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp và cuối cùng là dự toán tài chính bao gồm dự toán báo cáo KQHĐKD, dự toán báo cáo cân đôí kế toán, dự toán báo cáo lưu chuyển tiền tệ. 1.3 Lợi ích của việc lập dự toán đối với các doanh nghiệp Việc lập dự toán ngân sách một cách cẩn thận, phù hợp sẽ làm lợi cho doanh nghiệp trên những mặt sau đây: 15 • Dự toán ngân sách truyền đạt kế hoạch, mục tiêu, chiến lược của nhà quản trị đến tất cả các bộ phận trong tổ chức. • Dự toán ngân sách buộc các nhà quản trị nghĩ đến kế hoạch cho tương lai. Nếu không có dự toán ngân sách nhà quản trị sẽ tốn rấtù nhiều thời gian cho việc xử lý tình trạng khẩn cấp xảy ra hằng ngày trong tổ chức. • Dự toán ngân sách sẽ báo trước những vấn đề khó khăn của tổ chức. Thông qua dự toán ngân sách nhà quản trị dự báo trước những rủi ro có thể xảy ra, những khó khăn về tài chính trong một thời kỳ để từ đó có kế hoạch để kịp thời đối phó với những khó khăn, tránh tình trạng bị động trước những khó khăn. • Thông qua lập dự toán ngân sách các nhà quản lý phải chú ý đến các mục tiêu, chiến lược kinh doanh và các yếu tố môi trường bên ngoài tác động đến tổ chức như đối thủ cạnh tranh, chính sách kinh tế của Nhà Nước, luật pháp, lãi suất, nhu cầu thị trường… Chính vì vậy, dự toán ngân sách tăng cường nhận thức của nhà quản trị về môi trường kinh doanh bên ngoài tác động đến doanh nghiệp. • Trong quá trình lập dự toán ngân sách sẽ giúp cho nhà quản trị có phương hướng và quyết định phân phối nguồn lực một cách có hiệu quả nhất trong tổ chức. • Dự toán ngân sách giúp phối hợp các hoạt động của các đơn vị, bộ phận trong tổ chức. Khi soạn thảo một dự toán ngân sách đòi hỏi phải phối hợp các hoạt động của các phòng ban, các bộ phận trong tổ chức. Ví dụ như từ dự toán tiêu thụ của bộ phận bán hàng, bộ phận sản xuất phải phối hợp sản xuất sao cho đủ lượng hàng để bán và đủ hàng tồn kho, bộ phận cung ứng vật liệu phải phối hợp để đảm bảo đầy đủ nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất v.v…. Vì vậy, dự toán ngân sách sẽ phối hợp các hoạt động của các đơn vị trong tổ chức để đạt được mục tiêu chung của tổ chức. Khi lập dự toán ngân sách nhà quản lý cấp cao phải kết nối tất cả các mối quan hệ của nhà quản lý và của tổ chức không mâu thuẫn nhau, và phải kết nối các bộ phận trong tổ chức. Vì vậy, dự toán ngân sách giúp tổ chức hạn chế những cố gắng tạo dựng lợi ích riêng lẻ. Mở rộng cách nghĩ của nhà quản lý các cấp thấp vượt ra ngoài chính bộ phận của họ và loại bỏ những thành kiến cố ý hay vô ý vì lợi ích cá nhân của từng bộ phận. Tất cả mọi người trong tổ chức sẽ hướng đến mục tiêu và chiến lược chung của tổ chức. 16 • Dự toán ngân sách tạo thước đo chuẩn cho việc nhận xét, đánh giá việc thi hành mọi hoạt động kinh doanh của từng bộ phận trong tổ chức, đánh giá hiệu quả hoạt động của từng bộ phận trong tổ chức. Dự toán ngân sách dự kiến được chi phí dự kiến và dòng tiền thu, chi của mội đơn vị trong tổ chức. Vì vậy, nếu dự toán ngân sách một cách khoa học và hợp lý sẽ tạo một thước đo chuẩn cho việc đánh giá hiệu quả hoạt động của mỗi đơn vị trong tổ chức. KẾT LUẬN CHƯƠNG 1: Dự toán ngân sách là nội dung quan trọng của kế toán quản trị. Dự toán ngân sách phản ảnh mục tiêu, nhiệm vụ mà doanh nghiệp cần đạt được trong kỳ hoạt động, đồng thời phản ánh năng lực, biện pháp để thực hiện mục tiêu và nhiệm vụ đó. Dự toán ngân sách là một hệ thống bao gồm nhiều dự toán như: dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất, dự toán chi phí nguyên vật liệu, dự toán chi phí sản xuất chung, dự toán chi phí bán hàng, dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp, dự toán tiền mặt, dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, dự toán bảng cân đối kế toán v.v… Dự toán ngân sách là công cụ quản lý đa chức._. năng của nhà quản trị, trong đó chức năng nổi bật nhất là chức năng hoạch định và kiểm soát. Tùy theo tiêu thức phân loại dự toán ngân sách chia thành các loại như: dự toán ngân sách ngắn hạn, dự toán ngân sách dài hạn, dự toán hoạt động, dự toán tài chính, dự toán ngân sách linh hoạt, dự toán ngân sách cố định, dự toán từ gốc, dự toán cuốn chiếu v.v… Việc quản lý ngân sách phải lập theo một quy trình hợp lý bao gồm 3 giai đoạn là: chuẩn bị, soạn thảo, theo dõi. Các báo cáo dự toán ngân sách cũng phải được lập theo một trình tự nhất định vì tất cả các báo cáo có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, khởi đầu phải là dự toán tiên thụ và kết thúc là dự toán báo cáo tài chính. Tùy theo tình hình thực tế của từng doanh nghiệp mà các doanh nghiệp có thể lựa chọn các mô hình lập dự toán phù hợp nhất với doanh nghiệp mình. Các mô hình dự toán có thể là: mô hình ấn định thông tin từ trên xuống, mô hình thông tin phản hồi, mô hình thông tin từ dưới lên. Những mô hình và quy trình dự toán ngân sách chỉ mang tính hướng dẫn khi áp dụng vào doanh nghiệp nếu thấy không phù hợp thì phải điều chỉnh cho phù hợp với tình hình thực tiễn của doanh nghiệp. 17 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TẠI CÔNG TY 32 2.1 Tình hình tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh và tổ chức công tác kế toán tại công ty 32 2.1.1 Tình hình tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh 2.1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển Sau ngày Miền Nam giải phóng, căn cứ 10 của quân nhu quân đội Sài Gòn cũ được Tổng cục hậu cần xây dựng và phát triển thành một cơ sở sản xuất với nhiệm vụ cung cấp quân trang và quân dụng cho quân đội. Ngày 11/10/1978 theo quyết định 487/TT, Thủ tướng Chính phủ đã chính thức phê duyệt đề án xây dựng và mở rộng cơ sở sản xuất này thành một nhà máy lớn dưới hình thức Liên hiệp các xí nghiệp quân trang và quân dụng. Liên hiệp các xí nghiệp quân trang và quân dụng ngày càng phát triển. Do tính chất đa dạng và phức tạp của nhiều ngành nghề và do trình độ quản lý còn nhiều hạn chế nên liên hiệp các xí nghiệp quân trang và quân dụng gặp nhiều khó khăntrong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Chính vì vậy, ngày 22/4/1980 theo quyết định 83/QĐ - H16 Tổng cục hậu cần chính thức tách liên hiệp các xí nghiệp quân trang và quân dụng thành các công ty. Từ đó Xí nghiệp 32 ra đời. Ngày 22/02/1992 theo quyết định số 85/QĐ – QP, Xí nghiệp 32 được nâng cấp thành Công ty 32 trực thuộc Tổng cục hậu cần và không ngừng phát triển tới ngày hôm nay với tên giao dịch: Army Run Shoes And Garment Production And Ex – Import Company. Viết tắt ASECO, là doanh nghiệp Nhà Nước trực thuộc Tổng cục hậu cần. Trụ sở chính đặt tại : 170 đường Quang trung – Quận Gò Vấp – Thành Phố Hồ Chí Minh. 2.1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ Công ty 32 là doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Tổng cục hậu cần, có tư cách pháp nhân riêng và có chức năng, nhiệm vụ sau đây: Chức năng: - Sản xuất các sản phẩm ngành Giày. 18 - Gia công các sản phẩm ngành Giày. Nhiệm vụ: Sản xuất, tạo nguồn cung cấp các sản phẩm giày, dép phục vụ cho nhu cầu quân đội thông qua đơn đặt hàng của Tổng cục hậu cần. Ngoài việc phục vụ cho quân đội công ty tham gia sản xuất, gia công các sản phẩm giày, dép cung cấp thị trường trong và ngoài nước. 2.1.1.3 Một số chỉ tiêu kết quả sản xuất kinh doanh tại công ty 32 Bảng 2.1: Bảng các chỉ tiêu kết quả kinh doanh ĐVT: VND Chæ tieâu Naêm 2002 Naêm 2003 Naêm 2004 Doanh thu 118.435.329.500 125.382.244.960 131.223.755.196 Lôïi nhuaän tröôùc thueá 4.112.450.059 5.295.388.373 3.807.824.129 Toång taøi saûn 58.678.453.423 63.395.032.355 73.403.954.091 Voán chuû sôû höõu 35.897.652.590 37.229.485.459 40.294.319.540 Tyû suaát lôïi nhuaän tröôùc thueá treân doanh thu(%) 3,47232 4,22340 2,90178 Tyû suaát lôïi nhuaän tröôùc thueá treân toång taøi saûn(%) 7,00845 8,35300 5,18749 Tyû suaát lôïi nhuaän sau thueá treân nguoàn voán chuû sôû höõu(%) 11,45604 14,22364 9,45003 Nhìn chung thì doanh thu của công ty tăng đều qua các năm. Năm 2003 doanh thu tăng 6.946.915.460 đồng, tăng hơn 5% so với năm 2002 và năm 2004 tăng 5.841.510.236, tăng hơn 4% so với năm 2003. Tuy nhiên, lợi nhuận của công ty trong những năm gần đây giảm, cụ thể là năm 2004 lợi nhuận giảm 1.487.564.244 (giảm 28%) so với năm 2003, trong khi doanh thu năm 2004 lại tăng hơn 5% so với năm 2003. Lợi nhuận giảm chủ yếu do công ty đầu tư máy móc thiết 19 bị mới nên chi phí khấu hao tài sản cố định tăng và do chính sách tăng lương của công ty. Về tài sản thì trong năm 2003 và 2004 tài sản của công ty tăng cao, chủ yếu đầu tư mua sắm tài sản cố định, năm 2003 tổng tài sản tăng hơn 8% so với năm 2002 và năm 2004 tăng gần 16% so với năm 2003. Vốn chủ sở hữu của công ty tăng nhanh trong những năm gần đây, năm 2003 tăng 3% so với năm 2002 và năm 2004 tăng 8% so với năm 2003. Do lợi nhuận của năm 2004 giảm mạnh nên các tỷ suất lợi nhuận trên tài sản, tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu, tỷ suất lợi nhuận trên vốn của công ty cũng giảm mạnh. 20 2.1.1.4 Tổ chức tổ chức bộ máy quản lý tại công ty 32 a) Sơ đồ tổ chức bộ máy quan lý tại công ty 32 GIAÙM ÑOÁC PGÑ chính trò PGÑ kinh doanh PGÑ saûn xuaát XN 32- 1 XN 32- 2 XN 32- 3 XN 32- 5 XN 32- 6 XN 32- 7 Phoø ng taøi chính keá toaùn Phoø ng chính trò Phoø ng kyõ thuaä t coân g nghe ä Phoø ng toå chöù c saûn xuaát Phoø ng kinh doan h – xuaát nhaä p khaå Phoø ng haøn h chính , quaû n trò Vaên phoø ng ñaïi dieän taïi Haø Noäi Vaên phoø ng ñaïi dieän taïi Ñacla k S2.1 Sơ đồ tổ chức quản lý của công ty b) Chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận: Giám đốc: Là người chỉ huy cao nhất. Giám đốc công ty được toán quyền tổ chức, điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty và đồng thời chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty, chịu trách nhiệm trước Nhà Nước và cơ quan chủ quản cấp trên trực tiếp. 21 Phó Giám đốc: Là người trợ giúp, tham mưu cho Giám đốc trong các công việc mà Giám đốc phân công hoặc tham mưu cho Giám đốc về các vấn đề thuộc chuyên môn mình đảm nhận và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các công việc được giao và có trách nhiệm giải quyết. Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu: Tổng số CBCNV 14 người. Nhiệm vụ của phòng là lập kế hoạch xuất nhập khẩu cho toàn công ty. Tổ chức công tác kinh doanh, tổ chức công tác xuất nhập khẩu. Phòng tổ chức sản xuất: Tổng số CBCNV là 21 người. Nhiệm vụ của phòng là thực hiện mọi chỉ đạo chung về sản xuất, quản lý lao động – tiền lương – bảo hiểm, quản lý kỹ thuật, chất lượng sản phẩm, quản lý điện năng, an toàn lao động, quản lý vật tư, thiết bị, phương tiện vận tải. Phòng tài chính kế toán: 10 người. Nhiệm vụ của phòng là quản lý chấp hành ngân sách Nhà Nước, tham mưu giám sát, thực hiện chế độ kế toán tài chính, tổ chức công tác kế toán, theo dõi thực hiện chế độ thu chi, nộp thuế, sử dụng nguồn vốn, theo dõi quản lý tài sản của công ty và Nhà Nước. Phòng hành chính quản trị: Tổng số CBCNV 12 người. Nhiệm vụ là lưu trữ văn văn thư, quản lý điều hành hoạt động trực ban, bảo vệ, tuần tra, quản lý doanh trại, nhà đất xây dựng cơ bản, đảm bảo quân y, nhà ăn, phục vụ vệ sinh, thông tin liên laic toàn công ty. Phòng kỹ thuật công nghệ: Tổng số CBCNV 10 người. Đảm bảo công tác quản lý phương tiện vận tải, quản lý hệ thống điện, nước. Quản lý kỹ thuật và chất lượng sản phẩm, kỷ thuật an toàn vệ sinh lao động, an toàn thiết bị công nghiệp, xây dựng qui trình công nghệ sản xuất. Phòng chính trị: Tổng số CBCNV 7 người. Có nhiệm vụ giáo dục chính trị và tư tưởng, công tác cán bộ. Thực hiện công tác tổ chức, xây dựng đảng, công tác quần chúng. Chi nhánh ở Hà Nội và Đac Lak: Tổng số CBCNV tại hà Nội 7 người, Đăc lak 5 người. Có nhiệm vụ đại diện cho công ty kinh doanh và thực hiện công tác theo sự chỉ đạo của Giám đốc. Xí nghiệp: Hiện nay công ty có 6 xí nghiệp hoạt động theo sự quản lý, chỉ đạo thống nhất của công ty. 22 Các xí nghiệp trực thuộc công ty thực hiện chế độ hạch toán nội bộ, phụ thuộc công ty. Các xí nghiệp được quyền chủ động triển khai các kế hoạch sản xuất phù hợp với năng lực sản xuất và đặc điểm của xí nghiệp mình. Được quyền chủ động về mặt tài chính trong phạm vi công ty phân bổ cho xí nghiệp, được nhận vốn và chịu trách nhiệm quản lý tài sản. Các xí nghiệp quản lý số lao động của xí nghiệp, có quyền tuyển dụng và cho nghỉ việc với lao động từ tổ trưởng trở xuống. Phải chịu trách nhiệm nội bộ, an toàn lao động trong phạm vi xí nghiệp. Thống kê số lượng lao động tại các xí nghiệp tại công ty tính đến ngày 31/5/2005. Chỉ tiêu XN 32-1 XN 32-2 XN 32-3 XN 32-5 XN 32-6 XN 32-7 Lao động gián tiếp 236 285 419 1367 1754 382 Lao động trực tiếp 14 13 18 39 72 29 Tổng cộng 250 298 437 1406 1826 411 Bảng 2.2 Thống kê số lao động tại các xí nghiệp (nguồn số liệu: Phòng hành chính quản trị – công ty 32) 2.1.1.5 Phân tích những thuận lợi, khó khăn của công ty Thuận lợi: - Công ty 32 là Doanh nghiệp Nhà nước với qui mô ttương đối lớn, được hình thành lâu đời nên có vị thế trong thị trường về lĩnh vực sản xuất giày da, giày vải bảo hộ lao động. - Công ty thuộc Tổng Cục Hậu Cần, là đơn vị quân đội hoạt động kinh tế nên được nhiều ưu tiên trong việc thực hiện chính sách quản lý kinh tế của Nhà Nước, được nhiều sự hỗ trợ từ phía tổ chức chính trị, cơ quan đoàn thể của Nhà nước, và được nhiều khách hàng tín nhiệm. - Công ty luôn có lượng đơn hàng ổn định về các sản phẩm phục vụ quốc phòng nên không bị sức ép ngừng hoạt động vì không có đầu ra. Hơn nữa, các đơn hàng quốc phòng tương đối ổn định và được giao chỉ tiêu từ cuối năm trước nên công ty chủ động trong sản xuất. 23 - Xu hướng hội nhập tạo nhiều cơ hội xuất khẩu cho công ty. Sắp tới Việt Nam sẽ gia nhậo WTO chắc chắn công ty có nhiều cơ hội xuất khẩu, mở rộng thị trường tiêu thụ ngoài nước. - Công ty có thị trường tiêu thụ sản phẩm ổn định gắn bó với công ty hơn 10 năm qua như thị trường Ucraina, Lào, Thụy điển …Đối với thị trường trong nước thì công ty đã có lượng khách hàng quen thuộc ở khu vực Tây Nguyên, Miền Bắc… Thị trường tiêu thụ Miền Đông Nam bộ và TP.HCM cũng đã được mở rộng một cách nhanh chóng trong thời gian gần đây. - Công ty có nhiều xí nghiệp sản xuất (6 xí ngiệp) nên hỗ trợ sản xuất rất tốt trong việc phân bổ các đơn hàng và phối hợp sản xuất các đơn hàng khi bị hạn chế về năng lực sản xuất hoặc bị sức ép về thời gian giao hàng. - H? th?ng nhà x??ng và máy mĩc thi?t b? c?a cơng ty hi?n nay t??ng đối hiện đại. Cả công ty đến các xí nghiệp đã được đầu tư đổi mới hàng loạt trong thời gian từ năm 1999 đến năm 2004. Nhìn chung công ty đã hoàn thành xong kế hoạch đổi mới, nâng cấp máy móc thiết bị toàn công ty. Vì vậy, trong những năm sau năm sau công ty có thể tập trung toàn bộ nguồn lực cho việc phát triển sản xuất, tăng doanh thu. - Công ty có hệ thống khuôn viên nhà xưởng rộng rãi, thoáng mát bảo đảm sức khỏe, phát huy tích cực tinh thần làm việc của công nhân viên và đảm bảo an toàn lao động . - Công ty có đội ngũ thợ lành nghề, ổn định, có nhiều năm kinh nghiệm. Cán bộ công nhân viên đoàn kết, kỷ luật tốt. Ngành may là ngành cần nhiều lao động, thuận lơiï của công ty là có lực lượng lao động dồi dào, việc tuyển dụng lao động ngành may vào công ty 32 tương đối thuận lợi hơn những công ty khác trong nước vì tâm lý người lao động vẫn thích làm cho đơn vị Nhà Nước hơn là tư nhân. Khó khăn: - Trình độ tổ chức quản lý của công ty còn yếu kém, mang nặng tính qui chế, chuẩn tắc của quân đội nên không phù hợp với cơ chế thị trường, đòi hỏi sự linh hoạt, mềm dẻo. - Bộ phận thiết kế mẫu của công ty còn yếu kém do mới được thành lập. Chưa linh hoạt trong việc thay đổi mẫu mã đáp ứng kịp thời với những thay đổi của khách 24 hàng và chưa tạo được nhiều mẫu mã mới phù hợp với nhu cầu, thị hiếu của khách hàng trong và ngoài nước. - Chưa phát triển được thương hiệu của công ty ở thị trường trong nước và quốc tế. - Công ty chưa phát triển hệ thống bán lẻ trong nước. Khách hàng trong nước chủ yếu hiện tại của công ty 32 hiện nay chủ yếu là các công ty Nhà Nước, các đơn vị quân đội. Công ty chưa phát triển đối tượng khách hàng là người tiêu dùng cá nhân. - Tại các nước trong khu vực hiện nay, đơn giá gia công cạnh tranh rất gay gắt, nhiều nước trong khu vực đơn giá gia công rất rẻ nên đã ảnh hưởng rất lớn đối với thị trường gia công xuất khẩu hiện tại và tương lai của công ty. - Việc Trung Quốc đã gia nhập WTO trước, đã làm ảnh hưởng rất lớn thị trường tiêu thụ sản phẩm của ngành giày nói chung và của công ty nói riêng. - Đối với thị trường trong nướùùc, các công ty trong ngành ngày càng lớn mạnh tạo sự cạnh tranh gay gắt trong ngành. Gây sức ép cho công ty trong việc giảm giá bán, nâng cao chất lượng sản phẩm. 2.1.1.6 Mục tiêu ngắn hạn của công ty. - Tăng 7% lợi nhuận so với năm trước. - Sản xuất hàng quốc phòng là nhiệm vụ chính trị trọng tâm hàng đầu. Ưu tiên các nguồn lực để thực hiện các đơn hàng của Tổng Cục Hậu Cần, Bộ Quốc Phòng. - Tiếp tục chú trọïng đầu tư nghiên cứu, đổi mới mẫu mã, nâng cao chất lượng sản phẩm sản xuất quốc phòng. Nghiên cứu để tổ chức sản xuất tốt hơn, tăng năng suất lao động, bảo đảm giao hàng đúng tiến độ. Hoàn thành tốt nhiệm vụ thường xuyên cũng như đột xuất của đối với các sản phẩm quân trang. - Tìm ki?m và m? r?ng m?ng l??i tiêu th? s?n ph?m c?a cơng ty trong thị trường trong nước và thị trường nước ngoài. - Phấn đấu giảm tỷ trọng hàng gia công xuất khẩu, tăng tỷ trọng tiêu thụ hàng xuất khẩu trực tiếp. 2.1.2 Tổ chức công tác kế toán tại công ty 32 2.1.2.1 Hình thức tổ chức hệ thống sổ sách kế toán: Công ty áp hệ thống kế toán Việt Nam theo quyết định 1141/TCQĐ/CĐKT ngày 1/1/1995, tuân thủ Luật kế toán và áp dụng các chế độ, chính sách kế toán theo qui định của Nhà Nước có liên quan đến hoạt động của công ty. 25 Công ty tổ chức ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ. Hệ thống các mẫu sổ được thực hiện đầy đủ, tổ chức mở sổ, ghi sổ, khóa sổ theo đúng qui định của Bộ tài chính. Hệ thống sổ sách hiện tại của công ty 32 - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Sổ cái các tài khoản - Sổ và thẻ kế toán chi tiết: + Sổ chi tiết thanh toán với người bán + Sổ chi tiết thanh toán với người mua + Sổ ch tiết thanh toán với ngân sách Nhà Nước + Sổ chi tiết thanh toán nội bộ. + Sổ tài sản cố định + Sổ theo dõi khấu hao + Sổ theo dõi lương và các khoản trích theo lương. + Sổ chi tiết nguyên vật liệu + Sổ chi phí sản xuất + Thẻ tính giá thành + Sổ chi tiết thành phẩm + Sổ chi tiết tiền gởi + Sổ chi tiết tiền vay v.v… 2.1.2.2 Tổ chức bộ máy kế toán - Hình thức tổ chức bộ máy kế toán: Công ty tổ chức quản lý kế toán theo hình thức tập trung, toàn bộ công việc kế toán được tập trung tại phòng tài chính kế toán để xử lý. Phòng tài chính kế toán chịu trách nhiệm tất cả các công việc của kế toán từ khâu xử lý chứng từ đến việc ghi sổ sách tổng hợp, chi tiết, lập báo cáo tài chính v.v… Tại các xí nghiệp trực thuộc công ty chỉ tổ chức bộ phận kế toán phụ trách tình hình thu chi nội bộ giữa xí nghiệp và công ty, tính lương và thanh toán lương cho cán bộ công nhân viên. Kế toán ở các xí nghiệp trực thuộc có trách nhiệm lập chứng từ và mở sổ trung gian cần thiết cho nhu cầu quản lý của công ty. 26 Định kỳ, các xí nghiệp tập trung toàn bộ chứng từ và báo cáo về phòng tài chính kế toán để xử lý. - Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán: KEÁ TOAÙN TRÖÔÛNG Phoù phoøng keá toaùn Keá toaùn thanh toaùn noäi boä Keá toaùn voán baèng tieàn Keá toaùn vaät tö Keá toaùn taøi saûn coá ñònh Keá toaùn lao ñoäng, tieàn löông Keá toaùn chi phí saûn xuaát, giaù thaønh Keá toaùn toång hôïp Keá toaùn coâng nôï S 2.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận: Kế toán trưởng: Trợ giúp Giám đốc công ty tổ chức chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán tại công ty và các xí nghiệp. Tổ chức kiểm tra kế toán trong nội bộ công ty. Kế toán vốn bằng tiền: Phản ánh kịp thời các biến động của vốn bằng tiền. Kiểm tra, giám sát chặt chẽ việc thu, chi, quản lý tiền mặt trong doanh nghiệp và tiền gởi ngân hàng. Kế toán vật tư: Phản ánh kịp thời các biến động của các loại nguyên vật liệu và công cụ. Theo dõi chi tiết về số lượng và giá trị nhập, xuất, tồn của từng loại nguyên vật liệu. Tính và phân bổ công cụ, dụng cụ. Kế toán công nợ: Theo dõi tình hình công nợ, tình hình mua bán, thanh toán với người mua, thanh toán với người bán và các quan hệ thanh toán khác. Kế toán tài sản cố định: Theo dõi, phản ánh chính xác, kịp thời về số lượng, chất lượng, giá trị của các tài sản cố định. Giám sát chặt chẽ việc sử dụng tài sản cố định. Tính và phân bổ khấu hao, chấp hành những quy định về trích nộp khấu hao. 27 Kế toán lao động, tiền lương: Theo dõi tình hình thanh toán với công nhân viên, trích nộp các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ. Lập báo cáo lương. Nắm tình hình thay đổivề danh sách cấp bậc lương của cán bộ công nhân viên. Theo dõi quỹ lương, thưởng của công ty. Kế toán thanh toán nội bộ: Phản ánh tình hình phải thu, chi giữa công ty với các xí nghiệp phụ thuộc và các khoản thu chi của công ty với cấp trên. Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm: Xác định đối tượng và phương pháp tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm phù hợp với công ty. Tập hợp và phân bổ từng loạichi phí sản xuất theo đúng đối tượng. Kiểm tra và phân tích tình hình thực hiện các định mức chi phí, đề xuất các phương hướng tiết kiệm chi phí sản xuất. Đánh giá sản phẩm dở dang và tính giá thành sản phẩm. Kế toán tổng hợp: Tập hợp số liệu của tất cả các bộ phận kế toán trong công ty. Lập sổ cái, báo cáo tài chính chuyển lên cấp trên. 2.2 Thực trạng công tác dự toán ngân sách của công ty May 32 2.2.1 Mục đích nghiên cứu công tác dự toán ngân sách tại công ty 32 - Nghiên cứu mô hình dự toán ngân sách và thực trạng công tác dự toán ngân sách của công ty 32. - Nhận dạng và phân tích các yếu tố liên quan đến công tác dự toán ngân sách của công ty 32. - Đánh giá các ưu điểm và tồn tại của công tác lập dự toán ngân sách của công ty 32. Từ đó làm cơ sở để đề xuất các giải pháp hoàn thiện công tác công tác 2.2.2 Thực trạng công tác dự toán ngân sách tại công ty 32 2.2.2.1 Tổ chức công tác lập dự toán ngân sách: a) Mô hình dự toán ngân sách Hiện nay công ty tổ chức công tác lập dự toán ngân sách theo mô hình áp đặt thông tin từ trên xuống. Mỗi năm tổng cục hậu cần gởi văn bản ấn định một tỷ lệ tăng lợi nhuận nhất định so với năm trước. Công ty 32 xem tỷ lệ tăng lợi nhuận như là mục tiêu cần đạt được cho năm kế hoạch, tất cả các báo cáo dự toán ngân sách được lập hướng đến kết quả cuối cùng là chỉ tiêu lợi nhuận trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh bằng với chỉ tiêu lợi nhuận mục tiêu. 28 Trong năm 2005 tổng cục hậu cần đặt chỉ tiêu cho công ty tăng 7% lợi nhuận so với năm 2004. Dựa vào chỉ tiêu này ban lãnh đạo công ty đề ra các chiến lược cụ thể trong việc sản xuất, tiêu thụ để thực hiện được chỉ tiêu tăng lợi nhuận của Tổng cục hậu cần. Trên cơ sở các chiến lược kinh doanh các trưởng phòng ban sẽ chỉ đạo nhân viên lập các báo cáo dự toán ngân sách liên quan đến bộ phận mình phụ trách. Mô hình dự toán ngân sách của công ty như sau: Nhaø quaûn trò caáp cao Nhaø quaûn trò trung gian Nhaø quaûn trò cô sôû S2.3 Mô hình thông tin dự toán ngân sách Việc lập dự toán ngân sách của công ty được tiến hành lập vào quý 4 của năm trước để kịp thời báo cáo lên Tổng cục hậu cần. Phòng tài chính kế toán sẽ chịu trách nhiệm chính trong công tác lập dự toán ngân sách, tất cả các phòng ban khác của công ty phối hợp để lập dự toán ngân sách. Sau khi dự toán ngân sách hoàn thành thì Ban lãnh đạo công ty 32 cùng t?t c? các phịng ban l?p d? tốn ngân sách h?p ?? xem xét và thông qua dự toán ngân sách cho năm sau. Nếu dự toán ngân sách được duyệt và thông qua trong cuộc họp thì trở thành dự toán ngân sách chính thức của công ty trong năm tới. Dựa vào các chỉ tiêu dự toán đã được thông qua và dựa vào năng lực sản xuất của từng xí nghiệp, ban lãnh đạo công ty sẽ tạm phân phối chỉ tiêu về sản lượng sản xuất cho các xí nghiệp để các xí nghiệp có kế hoạch chuẩn bị cho việc sản xuất của năm kế hoạch. Trong quá trình thực hiện phát hiện có sự không hợp lý trong việc phân bổ các nguồn lực giữa các xí nghiệp thì ban lãnh đạo công ty sẽ điều động lại cho phù hợp hơn. 29 b) Quy trình dự toán ngân sách Vào cuối quý 4 khi công ty 32 nhận văn bản tăng 7% lợi nhuận so với năm trước ban lãnh đạo công ty phối hợp cùng các phòng ban lập dự toán ngân sách. Dự toán ngân sách được chia 3 giai đoạn: Giai đoạn 1: Dự toán ngân sách cho các mặt hàng có đơn đặt hàng trước. Các khách hàng luôn có đơn đặt hàng từ năm 2004 là Tổng cục hậu cần và Bộ công an. Phòng tài chính kế toán dựa trên đơn đặt hàng để lập dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung và giá vốn hàng bán cho các đơn đặt hàng. Từ đó, phòng kế toán tính được lợi nhuận gộp cho việc thực hiện các đơn đặt hàng. Giai đoạn 2: Dự toán ngân sách cho các mặt hàng không có đơn đặt hàng. Để lập dự toán tiêu thụ cho đối tượng khách hàng không có đơn đặt hàng trước phòng kế toán phải tính toán, điều chỉnh sản lượng tiêu thụ sao cho lợi nhuận từ việc tiêu thụ sản phẩm và lợi nhuận gộp từ việc thực hiện các đơn đặt hàng sau khi bù đắp các chi phí ngoài sản xuất phải tăng 7% so với năm trước. (Nội dung chi tiết được trình bày trong phần dự toán tiêu thụ). Từ dự toán tiêu thụ phòng kế toán tài chính lập dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung, dự toán giá vốn cho các mặt hàng không có đơn đặt hàng trước. Giai đoạn 3: Dự toán ngân sách toàn doanh nghiệp Phòng tài chính kế toán xem xét, tổng hợp, điều chỉnh tất cả các báo cáo dự toán để lập dự toán sản xuất, dự toán chi phí sản xuất, dự toán giá thành, dự toán chi phí bán hàng, dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp, dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cho toàn doanh nghiệp, sao cho đạt được mục đích cuối cùng là chỉ tiêu lợi nhuận trên dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh tăng 7% so với năm trước. Qui trình dự toán ngân sách tại công ty được mô tả qua sơ đồ sau: 30 Sơ đồ: 2.3 Qui trình dự toán ngân sách tại công ty 32 2.2.2.2 Thực trạng công tác lập dự toán ngân sách tại công ty 32 a) Dự toán tiêu thụ và dự toán sản xuất Tại công ty 32 dự tiêu thụ cũng chính là dự toán sản xuất. Dự toán tiêu thụ do phòng tài chính kế toán phối hợp của phòng tổ chức sản xuất và phòng kinh doanh xuất nhập khẩu lập. Dự toán tiêu thụ được lập cho 1 năm tài chính. Dự toán tiêu thụ được lập cho từng mặt hàng và cho từng đối tượng khách hàng. Dự toán tiêu thụ bao gồm: Số lượng tiêu thụ, đơn giá tiêu thụ, doanh thu tiêu thụ. Khi lập dự toán tiêu thụ phòng kế toán chia 2 đối tượng khách hàng. + Khách hàng Tổng cục hậu cần và bộ công an: + Khách hàng khác ngoài Tổng cục hậu cần và Bộ công an Caùc ñôn ñaët haøng Döï toaùn chi phí nguyeân vaät lieäu tröïc tieáp Döï toaùn chi phí nhaân coâng tröïc tieáp Döï toaùn chi phí saûn xuaát chung Döï toaùn giaù voán Döï toaùn chi phí nguyeân vaät lieäu tröïc tieáp Döï toaùn chi phí nhaân coâng tröïc tieáp Döï toaùn chi phí saûn xuaát chung Döï toaùn tieâu thuï Döï toaùn baùo caùo KQHÑKD Döï toaùn giaù voán Döï toaùn chi phí baùn haøng Döï toaùn chi phí quaûn lyù doanh nghieäp Muïc tieâu taêng lôïi nhuaän 7% D öï to aùn n ga ân sa ùch c ho ñ oái tö ôïn g co ù ñ ôn ña ët h aøn g tr öô ùc D öï to aùn n ga ân sa ùch c ho ñ oái tö ôïn g kh oân g ña ët h aøn g tr öô ùc 31 Với đối tượng khác hàng này được chia thành 2 nhóm: • Nhóm hàng gia công xuất khẩu và hàng xuất khẩu trực tiếp. • Nhóm hàng bán trong nước. Sản lượng tiêu thụ - Với khách hàng thuộc Tổng cục hậu cần và Bộ công an thì công ty đã nhận đơn đặt hàng cho năm 2005 từ cuối năm 2004. Nên sản lượng tiêu thụ bằng với sản lượng được đặt hàng trên đơn đặt hàng. - Với nhóm hàng gia công xuất khẩu và hàng xuất khẩu trực tiếp: Sản lượng tiêu thụ được tính bằng với sản lượng gia công xuất khẩu và xuất khẩu trực tiếp thực tế của năm 2004 cộng với các đơn đặt hàng của các khách hàng mới mà công ty đã nhận trước cho năm 2005 từ năm 2004. - Với nhóm hàng tiêu thụ trong nước: Dự toán sản lượng tiêu thụ cho nhóm hàng này được phòng kế toán tính toán và điều chỉnh sao cho mục tiêu cuối cùng là lợi nhuận tăng 7% so với năn 2004. Dự toán tiêu thụ với nhóm hàng này được thực hiện sau khi đã dự toán được phần lợi nhuận của công ty trong việc thực hiện các đơn đặt hàng của Tổng cục hậu cần, Bộ công an và hàng gia công xuất khẩu, xuất khẩu trực tiếp và đã dự toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp của toàn công ty. Sản lượng hàng tiêu thụ trong nước = Doanh thu tiêu thụ trong nước / Giá bán thực tế kỳ trước của hàng tiêu thụ trong nước. Doanh thu tiêu thụ trong nước = Lợi nhuận mong muốn của hàng tiêu thụ trong nước + giá vốn hàng tiêu thụ trong nước. Giá vốn hàng tiêu thụ trong nước được tính bằng giá thành hàng tiêu thụ trong nước thực tế năm 2004. Lợi nhuận mong muốn của hàng tiêu thụ trong nước = Lợi nhuận mục tiêu của công ty – lợi nhuận gộp cho việc thực hiện các đơn đặt hàng của Tổng cục hậu cần, Bộ công an và hàng gia công xuất khẩu, xuất khẩu trực tiếp + chi phí bán hàng + chi phí quản lý doanh nghiệp của toàn công ty. Tuy nhiên, để tính được lợi nhuận gộp cho việc thực hiện các đơn đặt hàng của Tổng cục hậu cần, Bộ công an và hàng gia công xuất khẩu, xuất khẩu trực tiếp phòng kế toán cần dự toán được chi phí sản xuất và giá vốn cho việc thực hiện các 32 đơn đặt hàng này. Muốn vậy công ty phải dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung, giá vốn cho các đơn đặt hàng của Tổng cục hậu cần, Bộ công an và hàng gia công xuất khẩu, xuất khẩu trực tiếp. Đồng thời, phòng kế toán phải dự toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp trước khi dự toán sản lượng hàng tiêu thụ trong nước. Đơn giá tiêu thụ Đối với khách hàng là Tổng cục hậu cần và Bộ công an thì khi nhận đơn đặt hàng phòng kế toán đã biết chính xác loại sản phẩm được đặt hàng vì vậy đơn giá tiêu thụ được tính bằng với đơn giá tiêu thụ thực tế của cùng mặt hàng được thực hiện trong thời gian gần với thời điểm lập dự toán tiêu thụ nhất. Đối với khách hàng trong nước đơn giá tiêu thụ được tính bằng đơn giá thực tế của mặt hàng phổ biến nhất trong thời gian gần với thời điểm lập dự toán ngân sách nhất. Riêng trường hợp xuất khẩu thì tỷ giá ngoại tệ được phòng kế toán dự đoán bằng tỷ giá năm trước công với mức tăng tỷ giá ước đoán. Trong báo cáo dự toán tiêu thụ năm 2005 tỷ giá ngoại tệ ???c tính bằng 15.580 đ/1USD. Doanh thu tiêu thụ Doanh thu tiêu thụ được xác định bằng công thức Doanh thu tiêu thụ = sản lượng tiêu thụ x đơn giá tiêu thụ. Để lập được dự toán tiêu thụ phòng kinh doanh xuất nhập khẩu phải cung cấp cho phòng tài chính kế toán các chỉ tiêu số liệu về sản lượng, đơn giá tiêu thụ của các đơn đặt hàng mà công ty đã nhận trước. Phòng tổ chức sản xuất phải cung cấp các chỉ tiêu liên quan đến việc xác định chi phí sản xuất. (Dự toán tiêu thụ được trình bày chi tiết trong phần phụ lục 2.1) b) Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Phòng kế toán chịu trách nhiệm lập dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp dưới sự hỗ trợ, phối hợp của phòng tổ chức sản xuất. Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp được tính riêng cho các sản phẩm có đơn đặt hàng trước và các sản phẩm không có đơn đặt hàng, sau đó tổng hợp cho toàn công ty. Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phản ánh tên nguyên vật liệu, định mức nguyên vật liệu/sp, sản lượng sản xuất, số lượng nguyên vật liệu sử dụng, đơn giá nguyên vật liệu, và tổng giá trị nguyên vật liệu. 33 Định mức nguyên vật liệu Định mức nguyên vật liệu cho 1 sản phẩm được tính chi tiết cho từng loại nguyên vật liệu và từng loại sản phẩm. Định mức nguyên vật liệu cho từng sản phẩm được phòng tổ chức sản xuất xây dựng dựa vào mẫu thiết kế và quá trình sản xuất. Các mặt hàng giày tương tự nhau trong việc sử dụng nguyên vật liệu sản xuất, chính vì vậy, ngay khi nhận mẫu thiết kế và trong quá trình sản xuất hàng mẫu thì phòng tổ chức sản xuất đã xác định được định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng sản phẩm. Với các mặt hàng cung cấp cho khách hàng thuộc Tổng cục hậu cần và Bộ công an thì mẫu mã ít thay đổi nên định mức nguyên vật liệu dựa vào định mức năm trước. Với các mặt hàng của khách hàng tiêu thụ trong nước hoặc hàng gia công xuất khẩu, xuất khẩu trực tiếp thì dựa vào dự toán tiêu thụ để xác định định mức nguyên vật liệu. Trong dự toán tiêu thụ phòng kinh doanh xuất nhập khẩu đã dự toán sản lượng tiêu thụ cho từng nhóm mặt hàng ví dụ sản lượng tiêu thụ giày da nam, giày da nữ…dựa vào dự toán tiêu thụ phòng tổ chức sản xuất sẽ lấy định mức nguyên vật liệu của mặt hàng phổ biến nhất và được khách hàng đặt nhiều nhất trong năm 2004 để làm định mức cho các sản phẩm được ước tính tiêu thụ trong năm 2005. Phòng tổ chức sản xuất chịu trách nhiệm xây dựng định mức nguyên vật liệu cho từng sản phẩm. Định mức nguyên vật liệu sẽ được xây dựng dựa trên tình hình sản xuất thực tế và sản xuất hàng mẫu. Phòng tổ chức sản xuất sẽ theo dõi chi tiết quá trình sản xuất một sản phẩm để tính ra lượng và loại nguyên vật liệu sử dụng. Sản lượng sản xuất Sản lượng sản phẩm sản xuất: Được tín._.húc thị 51 trường theo vị trí địa lý. Theo tình hình hiện nay công ty 32 nên phân chia sản lượng tiêu thụ thành các khu vực như sau: Sản phẩm phục vụ quốc phòng và Bộ công an: Sản lượng tiêu thụ đã được Tổng cục hậu cần và Bộ công an đặt hàng từ năm 2004. Sản lượng trên đơn đặt hàng của Tổng cục hậu cần và Bộ công an tương đối chính xác, ít bị thay đổi đột xuất, nên đối với sác sản phẩm phục vụ quốc phòng và Bộ công an sản lượng tiêu thụ dự kiến chính là sản lượng được đặt hàng trước. Thông thường với các đơn đặt hàng của Tổng cục hậu cần công ty làm đến đâu giao hàng ngay đến đó. Nên sản lượng tiêu thụ ở các tháng bằng sản lượng tiêu thụ cả năm chia đều cho 12 tháng trong năm. Tuy nhiên tháng 2, tháng 3 là tháng tết âm lịch công nhân nghỉ tết nhiều nên sản lượng tiêu thụ tháng 2 chỉ bằng 70% - 80% các tháng khác. Các tháng 11 và tháng 12 sẽ làm bù sản lượng giảm của tháng 2. Sản phẩm tiêu thụ trong nước: Khi dự kiến sản lượng tiêu thụ, công ty tiến hành phân khúc thị trường. Chia thị trường tiêu thụ thành 4 khu vực: TP.Hồ Chí Minh, khu vực Tây Nguyên, khu vực Miền Trung, miền Bắc. - Với khu vực Tây Nguyên và Miền Bắc công ty đã có văn phòng đại diện nên việc dự toán tiêu thụ cho 2 khu vực này nên để cho văn phòng đại diện lập. Sau khi lập xong văn phòng đại diện sẽ gởi báo cáo về phòng kinh doanh xuất nhập khẩu để xét duyệt. Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu tổng hợp số liệu trên các báo cáo đã được xét duyệt để lập dự toán tiêu thụ chung cho khu vực tiêu thụ trong nước. - Với khu vực TP. HCM và Đông nam bộ, phòng kinh doanh xuất nhập khẩu sẽ dự kiến sản lượng tiêu thụ dựa trên các phương pháp thống kê dựa báo xu hướng, phỏng vấn trực tiếp ban lãnh đạo của công ty khách hàng kết hợp với những nhận định đánh giá của nhân viên lập dự toán về những nhân tố tác động lên sản lượng tiêu thụ. Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu đã dự kiến sản lượng tiêu thụ tại khu vực này cho năm 2005 tăng 12% so với năm 2004. Với khu vực Miền Trung công ty chưa có văn phòng đại diện nên lượng khách hàng ở khu vực này chủ yếu là các khách hàng có mối quan hệ thân thiết với ban lãnh đạo công ty, nhu cầu sản phẩm không thường xuyên. Hơn nữa, thị trường tiêu thụ miền trung quá xa với công ty và cũng không phải là thị trường 52 mục tiêu của công ty nên trong năm 2005 phòng kinh doanh xuất nhập khẩu dự kiến sản tiêu thụ dự kiến cho khu vực này tăng 5% so với năm 2004. Tất cả các sản lượng tiêu thụ dự kiến ở các khu vực khác nhau sẽ được phòng kinh doanh xuất nhập khẩu tổng hợp số liệu để lập dự toán tiêu thụ. Sản phẩm xuất khẩu: Được chia làm hai nhóm. Nhóm mặt hàng gia công xuất khẩu và nhóm mặt hàng xuất khẩu trực tiếp. Thị trường xuất khẩu của công ty tương đối ổn định tuy nhiên gần đây công ty mất nhiều thị trường xuất khẩu vì sự cạnh tranh của các nước trong khu vực. Theo mục tiêu chung cuả công ty giảm tỷ trọng mặt hàng gia công xuất khẩu và tăng tỷ trọng hàng xuất khẩu trực tiếp. Căn cứ vào mối quan hệ với khách hàng và các đơn đặt hàng nhận trước phòng kinh doanh xuất nhập khẩu lập dự toán tiêu thụ cho hàng gia công xuất khẩu bằng với năm 2004 và tăng hàng xuất khẩu trực tiếp 10% so với năm 2004 cho mỗi nhóm mặt hàng. Đơn giá tiêu thụ Để dự toán đơn giá tiêu thụ phòng kinh doanh xuất nhập khẩu phải tham khảo ý kiến của phòng tài chính kế toán về giá bán của các mặt hàng cho từng đối tượng khách hàng và tham khảo chính sách về giá của công ty. Chính sách định giá bán của công ty hiện nay là giá bán là tạo lợi nhuận bằng 15% /giá thành sản xuất cho các sản phẩm cung cấp cho bộ quốc phòng và bộ công an, lợi nhuận 20%/ giá thành sản xuất cho các sản phẩm cung cấp cho các đối tượng khách hàng khác. Riêng hàng xuất khẩu và gia công xuất khẩu thì đơn giá tiêu thụ được tính tùy thuộc vào từng đơn đặt hàng nhưng tuy nhiên giá tối thiểu cho hàng gia công 1,20 USD/1 đôi và hàng cuất khẩu là 8,9 USD/1 đôi. Từ cuối năm 2004 đến nay chỉ số giá của Việt nam tăng cao nên khi dự toán giá bán phòng kinh doanh xuất nhập khẩu cần chú ý đến việc tăng giá theo giá thị trường và các chính sách giá của công ty. Doanh thu tiêu thụ Doanh thu tiêu thụ được phòng kinh doanh xuất nhập tính bằng công thức: Doanh thu tiêu thụ = sản lượng tiêu thụ x đơn giá tiêu thụ. 53 Thuế giá trị gia tăng Thuế suất thuế giá trị gia tăng của giày da là 10%. Công ty phải dự toán thuế giá trị gia tăng để làm cơ sở lập dự toán tiêu thụ phần 2: Phần xác định chỉ tiêu thanh toán bằng tiền (Chi tiết về phần 1 của dự toán tiêu thụ được trình bày trong phụ lục số 3.1) Phần 2: Xác định chỉ tiêu thanh toán bằng tiền Dự toán tiêu thụ phần 2 sẽ do phòng tài chính kế toán lập căn cứ vào dự toán tiêu thụ phần 1 và phương thức thanh toán, thời hạn thanh toán dự kiến trên hợp đồng và tình hình thu tiền năm trước. Với khách hàng là Tổng cục hậu cần và Bộ công an thì việc thanh toán được thực hiện rất nhanh chóng và đúng hạn. Ngay khi công ty giao hàng xong thì Tổng cục hậu cần và Bộ công an sẽ chuyển khoản để thanh toán cho công ty. Với các khách hàng khác trong nước thì khi bắt đầu thực hiện hợp ??ng ph?i ?ng tr??c cho cơng ty m?t s? ti?n ký qu? kho?ng t? 5.000.000 – 20.000.000, vì số tiền ký quỹ không lớn nên khi lập dự toán phòng kế toán không tính chi tiết cho số tiền ký quỹ. Khi công ty giao hàng thì khách hàng phải thanh toán toàn bộ số tiền còn lại sau khi trừ đi phần ký quỹ. Thông thường doanh nghiệp sản xuất đến đâu thì sẽ giao hàng đến đó để tránh ứ động vốn, tháng này ký hợp đồng thì tháng sau đã bắt đầu giao hàng. Tuy nhiên, theo thống kê của phòng kế toán, khu vực khách hàng trong nước thường thanh toán chậm hơn thời gian quy định từ 20 đến 1 tháng. Như vậy, giao hàng tháng này thì tháng sau công ty mới nhận được tiền. Chỉ khoảng 40% tổng số tiền được thu ngay trong tháng. Với các hợp đồng gia công xuất khẩu và xuất khẩu trực tiếp thì các khách hàng thanh toán ngay trong tháng. (Phần 2 của dự toán tiêu thụ được trình bày chi tiết trong phần phụ lục số 3.2) 3.3.7.2 Dự toán sản xuất Dự toán sản xuất do phòng tổ chức sản xuất lập dựa vào dự toán tiêu thụ và các báo cáo dự toán do các phân xưởng lập và chuyển lên phòng tổ chức sản xuất. Sản lượng sản xuất dự kiến = Sản lượng tiêu thụ trong kỳ + sản lượng tồn kho cuối kỳ – sản lượng tồn kho đầu kỳ. 54 Dự toán sản xuất được lập cho từng mặt hàng và từng đối tượng, khu vực khách hàng. Công ty sản xuất đến đâu sẽ tập trung giao hàng ngay cho khách hàng, nên hàng tồn kho của công ty chiếm tỷ lệ thấp. Theo thống kê của phòng kế toán tỷ lệ hàng tồn kho từ năm 2002 đến nay chiếm khoảng 10-15% tổng số lượng hàng tiêu thụ. Vì vậy, năm 2005 phòng tổ chức sản xuất nên dự kiến mức tồn kho thành phẩm cuối kỳ bằng 13% hàng tiêu thụ trong kỳ . (Dự toán sản xuất được trình bày chi tiết trong phần phụ lục số 3.3) 3.3.7.3 Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Phòng kế toán chịu trách nhiệm lập dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, dựa trên dự toán sản xuất và định mức nguyên vật liệu do phòng tổ chức sản xuất lập. Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp được lập cho từng loại sản phẩm bao gồm các chỉ tiêu: tên nguyên vật liệu sử dụng, mức tiêu hao nguyên vật liệu cho 1 sản phẩm, khối lượng sản phẩm sản xuất, tổng nguyên vật liệu cần sử dụng, đơn giá nguyên vật liệu, chi phí nguyên vật liệu. Tên nguyên vật liệu và định mức nguyên vật liệu Tên nguyên vật liệu và mức tiêu hao nguyên vật liệu cho 1 sản phẩm sẽ dựa hoàn toàn vào định mức nguyên vật liệu do phòng tổ chức sản xuất lập. Hiện nay, việc xây dựng định mức nguyên vật liệu tại công ty 32 tương đối chính xác và định mưcù tiêu hao nguyên vật liệu này đã được kiểm tra trong qua quá trình sản xuất trong nhiều năm qua. Phòng tổ chức sản xuất chịu trách nhiệm xây dựng định mức nguyên vật liệu cho từng sản phẩm. Định mức nguyên vật liệu sẽ được xây dựng dựa trên tình hình sản xuất thực tế và sản xuất hàng mẫu. Phòng tổ chức sản xuất sẽ theo dõi chi tiết quá trình sản xuất một sản phẩm để tính ra lượng và loại nguyên vật liệu sử dụng. Sản lượng sản xuất Khối lượng sản phẩm sản xuất sẽ lấy số lượng sản xuất trên báo cáo dự toán sản xuất. Số lượng nguyên vật sử dụng 55 Số lượng nguyên vật liệu sử dụng = Định mức nguyên vật liệu cho từng sản phẩm x số lượng sản phẩm sản xuất. Đơn giá nguyên vật liệu Để dự toán đơn giá nguyên vật liệu chính xác, phòng kế toán phải tham khảo ý kiếncủa bộ phận thu mua kết hợp với việc nhận định về xu hướng tăng giá nguyên vật liệu trong năm 2005. Giá trị nguyên vật liệu sử dụng Giá trị nguyên vật liệu sử dụng là chi phí nguyên vật liệu được tính cho từng khoản mục nguyên vật liệu và từng loại sản phẩm. Giá trị nguyên vật liệu sử dụng = Số lượng nguyên vật liệu sử dụng x đơn giá nguyên vật liệu. 3.3.7.4 Dự toán chi phí nhân công trực tiếp sản xuất Phòng kế toán lập dự toán chi phí nhân công trực tiếp dựa vào định mức chi phí nhân công trực tiếp do phòng tổ chức sản xuất xây dựng. Do công ty 32 có lực lượng lao động tại các xí nghiệp tương đối ổn định về số lượng và tay nghề nên công ty có thể lập dự toán chi phí nhân công trực tiếp như sau: Dự toán chi phí nhân công trực tiếp được tính cho từng sản phẩm bao gồm các chỉ tiêu: Sản lượng sản phẩm sản xuất, thời gian trực tiếp sản xuất 1 sản phẩm, tổng thời gian lao động trực tiếp, đơn giá giờ nhân công, chi phí nhân công trực tiếp. Khối lượng sản phẩm sản xuất Khối lượng sản phẩm sản xuất bằng với khối lượng sản xuất trên báo cáo dự toán sản xuất. Thời gian trực tiếp sản xuất 1 sản phẩm Thời gian sản xuất 1 sản phẩm là định mức thời gian lao động cho 1 sản phẩm do phòng tổ chức sản xuất lập. Để xây dựng định mức thời gian lao động, phòng tổ chức sản xuất cần phải chia công việc sản xuất sản phẩm hoàn thành theo theo thao tác kỹ thuật và bấm giờ để xác định thời gian hoàn thành một đơn vị sản phẩm. Tổng thời gian lao động trực tiếp 56 Tổng thời gian lao động = khối lượng sản phẩm sản xuất x định mức thời gian lao động trực tiếp cho 1 đơn vị sản phẩm. Đơn giá giờ nhân công Đơn giá giờ nhân công được tính bình quân chung cho từng xí nghiệp. Đơn giá giờ nhân công = chi phí nhân công bình quân 1 công nhân 1 tháng/ tổng số giờ làm việc trong tháng. Khi tính chi phí nhân công bình quân 1 công nhân 1 tháng công ty cần phải ước tính đến việc tăng tiền lương tối thiểu của Nhà nước. Chi phí nhân công bình quân = Tổng chi phí nhân công / tổng số sông nhân trực tiếp sản xuất. (Dự toán chi phí nhân công trực tiếp sản xuất được trình bày trong phần phụ lục 3.5) 3.3.7.5 Dự toán chi phí sản xuất chung Kế toán tại các xí nghiệp sẽ tự lập dự toán chi phí sản xuất chung cho xí nghiệp. Chi phí sản xuất chung sẽ tính riêng cho từng xí nghiệp. Chi phí sản xuất chung của công ty bao gồm chi phí lương nhân viên quản lý xí nghiệp, khấu hao tài sản cố định, chi phí sử dụng máy móc thiết bị, chi phí khác. Với các loại chi phí này n?u cơng ty s?n xu?t trong n?ng l?c cho phép thì các chi phí này sẽ không đổi, hơn nữa các sản phẩm mà công ty sản xuất có thời gian sử dụng máy móc thiết bị tương, thời gian hao phí lao động tương đương nhau nên công ty phân bổ chi phí sản xuất chung cho từng loại sản phẩm đó theo tỷ lệ với sản lượng sản xuất. Để lập chi phí sản xuất chung chính xác bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách cần phối hợp với ban lãnh đạo công ty và các xí nghiệp để đánh giá năng lực sản xuất tối đa của từng xí nghiệp. Việc đánh giá năng lực sản xuất tối đa dựa trên công suất sử dụng tối đa của máy móc thiết bị và dựa trên tổng số lực lượng lao động trực tiếp hiện có. Ví dụ, dựa vào máy móc thiết bị và lực lượng lao động hiện có thì năng lực sản xuất tối đa tại xí nghiệp 32 – 1 là 28.333 sản phẩm/1 tháng. Từ việc đánh giá năng lực sản xuất tối đa của từng xí nghiệp, Ban lãnh đạo công ty, phòng tổ chức sản xuất và các xí nghiệp sẽ họp để thống nhất việc tạm phân bổ các chỉ tiêu về sản lượng sản xuất trong năm 2005 cho các xí nghiệp dựa trên năng lực sản xuất và sự chuyên môn hóa của các xí nghiệp với từng loại sản 57 phẩm. Các chỉ tiêu sản lượng sản xuất được phân bổ sẽ là chỉ tiêu nhiệm vụ kế hoạch sản xuất của các xí nghiệp trong năm 2005. (Phân bổ sản lượng sản xuất cho các xí nghiệp được trình bày chi tiết trong phụ lục 3.6) Khi đã phân bổ sản lượng sản xuất cho từng xí nghiệp, công ty sẽ tính chi phí sản xuất chung cho từng sản phẩm bằng công thức: Chi phí sản xuất chung phân bổ cho từng sản phẩm = (chi phí sản xuất chung của xí nghiệp / Tổng số lượng sản phẩm sản xuất tại xí nghiệp) * số lượng sản phẩm sản xuất của từng loại sản phẩm. Ví dụ: tại xí nghiệp 32 -1 tổng chi phí sản xuất chung là 2.278.634.573 đồng, xí nghiệp 32 -1 sản xuất 27.625 đôi giày, trong đó có 2.743 đôi giày da bảo hộ lao động cao cổ phục vụ quốc phòng. Như vậy, chi phí sản xuất chung tính cho giày da cao cổ phục vụ quốc phòng là (2.278.634.573/27.625) x 2.743 = 12.583.870 đồng. (Dự toán chi phí sản xuất chung được trình bày chi tiết trong phần phụ lục 3.7) 3.3.7.6 Dự toán giá thành Để thuận tiện cho việc tính toán giá trị hàng tồn kho và lập dự toán báo caó kết quả hoạt động kinh doanh, công ty cần lập thêm dự toán giá thành. Dựa trên kết quả của các dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung, phòng kế toán sẽ dễ dàng dự toán được giá thành sản phẩm. Dự toán giá thành được tính riêng cho từng loại sản phẩm. (Dự toán giá thành được trình bày trong phần phụ lục 3.8) 3.3.7.7 Dự toán tồn kho: Dự toán thành phẩm tồn kho do phòng tài chính kế toán lập sau khi kết hợp với bộ phận kho thành phẩm và phòng tổ chức sản xuất để ước tính mức tồn kho. Dự toán hàng tồn kho được lập cho từng loại sản phẩm và bao gồm các chỉ tiêu: Khối lượng thành phẩm tồn kho, giá thành sản xuất đơn vị, trị giá thành phẩm tồn kho Khối lượng thành phẩm tồn kho bằng với khối lượng thành phẩm tồn kho trên dự toán sản xuất. Giá thành đơn vị bằng với giá thành trên báo cáo dự toán giá thành. 58 Trị giá thành phẩm tồn kho = Khối lượng thành phẩm tồn kho x giá thành đơn vị. (Dự toán thành phẩm tồn kho được trình bày chi tiết trong phụ lục số 3.9) 3.3.7.8 Dự toán vốn đầu tư Dự toán vốn đầu tư sẽ được thực hiện bắt đầu từ các xí nghiệp. Nhân viên kế toán tại các xí nghiệp sẽ tiến hành lập báo cáo về tình hình sử dụng tài sản cố định tại xí nghiệp mình bao gồm tình hình về tài sản cố định đã hết hạn sử dụng, tài sản cố định đã bị lỗi thời cần thanh lý, tài sản cố định hư hỏng cần sửa chữa nâng cấp, tài sản cố định đang sử dụng và mức khấu hao đã trích…..tất cả các thông tin về tài sản cố định tại các xí nghiệp sẽ được báo cáo trực tiếp lên ban lãnh đạo công ty để Ban lãnh đạo công ty có kế hoạch thanh lý, mua sắm tài sản cố định. Từ kế hoạch mua sắm, thanh lý tài sản cố định thì bộ phận kế toán lập dự toán vốn đầu tư. Bao gồm các chỉ tiêu: Tên tài sản cố định, số lượng, giá trị. Xét về tình hình hiện tại của công ty 32 dự toán vốn đầu tư trong năm tới sẽ không tăng đầu tư cho tài sản cố định nhiều vì công ty đã hoàn thành công việc đầu tư cơ sở hạ tầng và đổi mới thiết bị vào năm 2004. Đối với việc đầu tư tài sản cố định cho các bộ phận gián tiếp sản xuất, công ty nên dể cho các bộ phận phòng ban tự thiết lập kế hoạch mua sắm và thanh lý tài sản cố định dựa trên nhu cầu thực tế của các phòng ban. Các báo cáo của các phòng ban sẽ được ban lãnh đạo công ty xem xét, cân nhắc mức độ hợp lý, tính cần thiết của các yêu cầu từ đó sẽ lập dự toán vốn đầu tư cho bộ phận gián tiếp sản xuất. Đối với các khoản đầu tư ra bên ngoài doanh nghiệp, công ty không cần tính vào dự toán vì hiện tại công ty không có khoản đầu tư ra bên ngoài, và trong mục tiêu ngắn hạn của công ty cũng không đề cập đến vấn đề này. 3.3.6.9 Dự toán chi phí bán hàng Phòng kế toán lập dự toán chi phí bán hàng. Dự toán chi phí bán hàng tại công ty hầu hết là chi phí cố định. Chi phí bán hàng bao gồm chi phí nhân viên bán hàng, chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí dịch vụ mua ngoài như điện, điện thoại, nước. Chỉ riêng chi phí nhiên liệu, động lực và chi phí đồ dùng là biến phí. Nhưng khoảng chi phí này không lớn và sự biến động qua các năm không nhiều nên không nhất thiết phải lập định mức tiêu hao cho từng sản phẩm và tính đơn giá biến phí 59 bán hàng. Phòng kế toán có thể dựa vào số thực tế của các năm trước, kết hợp với kế hoạch chi tiêu cho hoạt động bán hàng trong năm 2005 để dự toán chi phí bán hàng. (Dự toán chi phí bán hàng được trình bày trong phần phụ lục 3.10) 3.3.7.10 Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp. Phòng kế toán lập dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp. Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm: Chi phí nhân viên quản lý, chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí đồ dùng văn phòng, phí, lệ phí, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí đào tạo, t?p hu?n, chi phí khác. V?i các chi phí này khơng cĩ chi phí biến đổi. Vì vậy, phòng kế toán dựa vào kế hoạch, chiến lược của công ty trong tương lai kết hợp với xu hướng tăng giá của thị trường để ước tính tỷ lệ tăng chi phí cho từng khoản mục chi phí cụ thể. Ví dụ, với chi phí nhân viên quản lý kế toán sẽ dựa vào tiền lương hiện tại và các kế hoạch về tiền lương, nhân sự cho năm 2005 của phòng tổ chức hành chính kết hợp với chính sách tăng lương của nhà nước để dự toán chi phí nhân viên quản lý. Chi phí khấu hao kế toán có thể tính chính xác dựa vào mức khấu hao tài sản cố định năm trước + tăng khấu hao cho năm 2005 – giảm khấu hao cho năm 2005. Muốn tính được mức tăng và giảm của khấu hao tài sản cố định kế toán phải dựa vào kế hoạch thanh lý, mua sắm tài sản cố định của công ty. Chi phí đào tạo thì phải dựa vào kế hoạch đào tạo của phòng tổ chức hành chính v.v… (Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp được trình bày trong phần phụ lục 3.10) 3.3.7.11 Dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Căn cứ vào các dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất, dự toán hàng tồn kho, dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, dự toán chi phí nhân công trực tiếp, dự toán chi phí sản xuất chung, dự toán chi phí QLDN, dự toán chi phí bán hàng phòng kế toán sẽ lập dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh được lập theo mẫu báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của kế toán tài chính. (Chi tiết dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh được trình bày trong phần phụ lục số 3.11) 60 Dự toán tiền Phòng tài chính kế toán lập dự toán vốn bằng tiền. Dự toánvốn bằng tiền là dự kiến lượng tiền thu, tiền chi trong kỳ để sử dụng hợp lý và có hiệu quả trong quá trình sản xuất, kinh doanh. Dự toán tiền phải được lập hàng tháng. Cơ sở để lập dự toán tiền là tất cả các báo cáo dự toán đã lập có liên quan đến thu, chi tiền. Dự toán tiền gồm có các nội dung: tiền tồn đầu kỳ, tiền thu trong kỳ, tiền chi trong kỳ, cân đối thu chi. Dự kiến tiền tồn đầu kỳ: Bao gồm tiền mặt và tiền gởi ngân hàng dự kiến tồn đầu kỳ. Chỉ tiêu này được lập dựa trên tiền tồn thực tế đầu qúy 4/2004 điều chỉnh tăng giảm cho đấn ngày lập báo cáo dự toán tiền. Dự kiến tiền thu trong kỳ: bao gồm các khoản thu do bán hàng, thu từ các khoản phải thu và các khoảnphải thu khác bằng tiền. Dự kiến tiền chi trong kỳ: bao gồm chi mua nguyên vật liệu, trả lương, chi phục vụ bán hàng, phục vụ quản lý doanh nghiệp, mua công cụ, tài sản cố định, nộp thuế, trả nợ người bán, v.v… Cân đối thu, chi được tính dựa trên cơ sở tiền tồn đầu kỳ, tiền thu trong kỳ, tiền chi trong kỳ. Nếu thu lớn hơn chi thì ưu tiên các khoản trả nợ vay, trả nợ người bán, nộp thuế. Nếu thu nhỏ hơn chi phải có kế hoạch huy động từ các nguồn khác để đảm bảo đủ vốn cho kinh doanh. (Chi tiết về dự toán tiền được trình bày trong phụ lục số 3.12) Dự toán bảng cân đối kế toán Căn cứ vào các dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất, dự toán hàng tồn kho, dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, dự toán chi phí nhân công trực tiếp, dự toán chi phí sản xuất chung, dự toán chi phí QLDN, dự toán chi phí bán hàng, dự toán tiền, dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, dự toán giá thành v.v… phòng kế toán sẽ lập dự toán bảng cân đối kế toán. Dự toán bảng cân đối kế toán được lập theo mẫu bảng cân đối kế toán của kế toán tài chính. 61 Khi lập dự toán bảng cân đối kế toán cột số đầu năm sẽ lấy số liệu ước thực hiện năm 2004, cột số cuối kỳ sẽ được tổng hợp trên các báo cáo dự toán đã lập trong kỳ. 3.3.8 Một số giải pháp hỗ trợ khác để hoàn thiện công tác dự toán ngân sách tại công ty 32 3.3.8.1 Tổ chức lại bộ máy kế toán Muốn dự toán ngân sách một cách chính xác, phản ánh đúng tiềm năng thực tế thì công ty cần có hệ thống kế toán quản trị hoạt động hiệu quả, cung cấp các thông tin nội bộ công ty trung thực. Hiện nay công ty 32 chưa có hệ thống kế toán quản trị vì vậy công ty cần tổ chức bộ phận kế toán quản trị để cung cấp thông tin nội bộ phục vụ cho các nhà quản trị. Việc tổ chức thêm bộ phận kế toán quản trị có thể chọn 1 trong 2 hình thức sau: Hình thức 1: Tổ chức bộ phận kế toán quản trị ghép chung với bộ phận kế toán tài chính. Tổ chức kết hợp giữa kế toán tài chính với kế toán quản trị theo từng phần hành kế toán. Nghĩa là kế toán viên theo dõi phần hành kế toán nào sẽ chịu trách nhiệm thực hiện cả về kế toán tài chính và kế toán quản trị. Ngoài ra công ty cần bố trí nhân viên thu thập, phân tích thông tin phục vụ cho việc ra quyết định trong quản trị doanh nghiệp. Theo hình thức này thì bộ phận chuyên trách dự toán ngân sách không tách ra thành một bộ phận độc lập mà sẽ là các nhân viên trong từng phần hành kế toán cụ thể. Ví d? b? ph?n k? tốn chi phí s?n xu?t và giá thànnh s? ch?u trách nhi?m v? k? tốn tài chính c?a chi phí s?n xu?t và giá thành, chịu trách nhiệm về kế toán quản trị liên quan đến chi phí sản xuất và tính giá thành, chịu trách nhiệm lập và kiểm tra, xem xét, trình báy các báo cáo dự toán liên quan đến chi phí sản xuất và giá thành. Theo hình thức này thì sơ đồ bộ máy kế toán công ty 32 không có gì thay đổi. Tuy nhiên, với lực lượng nhân viên ở phòng kế toán như hiện nay sẽ không đảm đương nổi vai trò của cả kế toán tài chính và kế toán quản trị. Công ty cần tuyển thêm nhân sự có trình độ chuyên môn cho phòng kế toán. Hình thức 2: Hình thức tách biệt. Theo hình thức này thì công ty sẽ tổ chức một bộ phận kế toán quản trị riêng biệt với bộ phận kế toán tài chính nhưng 62 vẫn trực thuộc phòng kế toán tài chính. Trong bộ phận kế toán quản trị sẽ có bộ phận dự toán ngân sách, chịu trách nhiệm liên quan đến việc dự toán ngân sách. Theo hình thức 2 thì sơ đồ bộ máy kế toán của công ty như sau: S 3.3 Sơ đồ bộ máy kế toán Keá toaùn thanh toaùn noäi boä Keá toaùn voán baèng tieàn Keá toaù n vaät tö Keá toaùn taøi saûn coá ñònh Keá toaùn lao ñoäng, tieàn löông Keá toaùn chi phí saûn xuaát, giaù thaønh Keá toaùn toång hôïp Keá toaùn coâng nôï Boä phaän döï toaùn ngaân saùch TRÖÔÛNG PHOØNG KEÁ Boä phaän keá toaùn taøi chínhBoä phaän keá toaùn quaûn trò Boä phaän thu thaäp thoân g tin noäi boä Boä phaän laäp vaø phaân tíach baùo caùo keá toaùn QT Cho dù công ty 32 chọn bất kỳ hình thức tổ chức bộ máy kế toán nào thì cũng cần phải tuyển thêm nhân sự có trình độ chuyên môn cho phòng kế toán vì hhiện nay nhân sự cho phòng kế toán quá ít về số lượng và kém chất lượng. Hơn nữa, để công tác dự toán ngân sách chính xác thì công ty cần có những nhân viên chuyên trách am hiểu về nghiệp vụ, trình độ chuyên môn cao và có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp v.v… 3.3.8.2 Tổ chức việc trang bị kỹ thuật hiện đại phục vụ cho công toán dự toán ngân sách Vấn đề quan trọng nhất của công tác dự toán ngân sách là truyền thông tin, truyền số liệu, kết nối số liệu ở các bộ phận có liên quan trong công ty. Hiện nay 63 công ty chưa nối mạng nội bộ nên công tác truyền số liệu, truyền thông tin trong khi dự toán ngân sách sẽ khó khăn, dễ dẫn đến sai sót, tốn kém nhiều thời gian và công sức. Vì vậy, công ty cần trang bị hệ thống máy tính nối mạng nội bộ toàn công ty để thuận tiện cho công tác dự toán ngân sách. Nghiên cứu dự án mua các phần mềm tin học về dự toán ngân sách hoặc thuê các công ty cung cấp phần mềm viết phần mềm dự toán ngân sách phù hợp với công ty để thuận lợi cho việc dự toán ngân sách. Các giải pháp hỗ trợ khác: Tổ chức hệ thống truyền thông tin trong công ty thật tốt. Các mục tiêu, chính sách của công ty, quan điểm, tư tưởng của nhà quản trị sẽ được truyền đến mọi phòng ban, xí nghiệp một cách nhanh chóng, chính xác. - Huấn luyện nâng cao nghiệp vụ cho các cán bộ công nhân viên nhất là nhân viên phòng kế toán - Làm công tác tư tưởng cho lực lượng lao động gián tiếp nhất là các trưởng phòng ban và giám đốc xí nghiệp về ý nghĩa, mục đích của dự toán ngân sách đối với công ty và mọi người cần hợp tác để lập các báo cáo dự toán ngân sách chính xác, hiệu quả hơn là tranh cãi để giành các nguồn lực. Trong quá trình dự toán ngân sách sẽ có sự phân chia các nguồn lực giới hạn cho các phòng ban và xí nghiệp, tâm lý chung thì mọi người luôn tranh cãi để giành được ngân sách lớn nhất cho phòng ban, xí nghiệp mà mình phụ trách. Vì vậy, cần hướng mọi người đến mục tiêu chung của công ty và từ bỏ lợi ích riêng của phòng ban, xí nghiệp. Nhà lãnh đạo công ty phải động viên, khuyến khích, tạo động lực cho mọi người trong công ty cùng quan tâm tham gia ý kiến vào việc lập kế hoạch và dự toán ngân sách. Muốn như vậy, thì từ nhà quản trị cấp cao phải coi trọng đến công tác dự toán ngân sách. 64 KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 Hoàn thiện công tác dự toán ngân sách tại công ty 32 công việc vô cùng cấp bách và cần thiết. Để hoàn thiện công tác dự toán ngân sách trước hết công ty cần xây dựng nguyên tắc lập dự toán ngân sách. Nguyên tắc dự toán ngân sách phải hướng đến mục tiêu ngày càng phát triển của công ty và phải thu hút tất cả các bộ phận tham gia. Công ty 32 cần xây dựng quy trình dự toán ngân sách gồm có 3 giai đoạn: chuẩn bị dự toán ngân sách, soạn thảo ngân sách, theo dõi dự toán ngân sách. Để các báo cáo dự toán ngân sách chính xác và hữu hiệu thì công tác dự toán ngân sách được thực hiện từ cấp dưới và chuyển lên cấp trên để xem xét. Sau khi cấp trên đã xem xét, góp ý sẽ chuyển báo cáo dự toán ngân sách trở về cho cấp dưới để chỉnh sửa. Báo cáo dự toán đã được chỉnh sữa sẽ được chuyển lên cấp trên. Khi lập dự toán ngân sách công ty phải bắt đầu từ dự toán tiêu thụ. Dự toán tiêu thụ là cơ sở để công ty lập các dự toán sản xuất, dự toán chi phí nguyên vật liệu, dự toán chi phí nhân công trực tiếp, dự toán chi phí sản xuất chung, dự toán chi phí bán hàng, dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp, dự toán tiền, dự toán báo cáo kết quả kinh doanh, dự toán bảng cân đối kế toán. Để hỗ trợ cho công tác dự toán ngân sách thì công ty cần tổ chức thêm bộ phận kế toán quản trị, trong bộ phận kế toán quản trị có bộ phận chuyên trách dự toán ngân sách, tuyển thêm nhân viên kế toán có trình độ chuyên môn cao, nối mạng máy tính và vấn đề cần thiết nhất là sự nhận thức của nhân viên về tầm quan trọng của công tác dự toán ngân sách đối với công ty. 65 KẾT LUẬN Dự toán ngân sách là công việc rất cần thiết cho công tác quản lý của các doanh nghiệp. Dự toán ngân sách là công cụ đa chức năng của nhà quản trị. Nó thực hiện các chức năng hoạch định, chức năng điều phối, chức năng thông tin, chức năng kiểm soát, chức năng đo lường, đánh giá. Dự toán ngân sách sẽ giúp phối hợp các hoạt động của các bộ phận trong tổ chức và tạo thước đo chuẩn cho việc đánh giá hiệu quả hoạt động của từng bộ phận trong tổ chức. Việc lập dự toán ngân sách phải theo một trình tự nhất định, khởi đầu là dự toán tiêu thụ và kết thúc là dự toán báo cáo tài chính. Qua nghiên cứu thực tế công tác dự toán ngân sách tại công ty 32 còn nhiều khiếm khuyết. Công ty dự toán ngân sách theo mô hình áp đặt thông tin từ nhà quản lý cấp cao đến các bộ phận trong công ty. Công tác dự toán ngân sách tại công ty hoàn toàn phụ thuộc vào tỷ lệ tăng lợi nhuận 7% so với năm trước. Các báo cáo dự toán ngân sách được lập theo một quy trình ngược, báo cáo dự toán chi phí được lập trước để làm cơ sở cho việc lập các báo cáo dự toán khác như dự toán tiêu thụ, dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Chính vì vậy, các báo cáo dự toán ngân sách của công ty xa rời thực tế, không phản ánh đúng tiềm năng thực tế của công ty. Công ty cần phải hoàn thiện công tác dự toán ngân sách bằng cách xây dựng nguyên tắc dự toán chung thống nhất cho toàn công ty, công tác dự toán ngân sách phải được bắt đầu từ nhà quản trị cấp cơ sở sau đó truyền đến các nhà quản trị cấp cao hơn. Công ty lập dự toán ngân sách hàng tháng, các báo cáo dự toán ngân sách bao gồm: dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất, dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, dự toán chi phí nhân công trực tiếp, dự toán chi phí sản xuất chung, dự toán chi phí bán hàng, dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp, dự toán tiền, dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, dự toán bảng cân đối kế toán. Trong phạm vi nghiên cứu của đề tài, tác giả đã cố gắng nghiên cứu những vấn đề về dự toán ngân sách và nghiên cứu tình hình thực tế công tác dự toán ngân sách tại công ty 32 – một đơn vị kinh tế Nhà Nước để đưa ra một số ý kiến nhằm giúp công tác dự toán ngân sách tại công ty chính xác hơn, sát với thực tế hơn. Qua đó có thể áp dụng cho các công ty tương tự trong ngành. Do vấn đề nghiên cứu liên quan đến nhiều vấn đề về dự đoán, ước tính và thời gian nghiên cứu có hạn, luận văn không tránh khỏi những sai sót nhất định. Rất mong nhận được sự chỉ dẫn của quý thầy cô, những đóng góp đồng nghiệp, bạn bè. ._.