Hoàn thiện dịch vụ giao nhận hàng hóa Xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công ty TNHH TNT - Vietrans Express World wide

kiện đơn giản hoá các thủ tục pháp lý, phát triển cơ sở hạ tầng, nâng cao sức cạnh tranh của hàng hoá Việt Nam trên thị trường thế giới. Trong các lĩnh vực vận tải giao nhận, hoạt động chuyển phát nhanh hàng hoá và chứng từ là một lĩnh vực mới mẻ nhưng đầy tiềm năng. Từ chỗ là hình thức độc quyền của hệ thống bưu điện Nhà nước, đến nay loại hình này đã thu hút rất nhiều doanh nghiệp nước ngoài như: DHL, TNT, Fedex và cả những doanh nghiệp trong nước như Netco, Toàn cầu, AT Express, APS, Thái Bình Dương… tham gia hoạt động. Loại hình chuyển phát nhanh mang những đặc trưng chung của hoạt động vận tải giao nhận. Bên cạnh đó, hoạt động chuyển phát nhanh cũng mang những đặc điểm riêng . Với tính cấp thiết của đề tài này, em đã xin thực tập tại công ty chuyển phát nhanh TNT – Vietrans để viết thu hoạch “Một số giải pháp nhằm hoàn thiện dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không tại công ty TNHH TNT – Vietrans Express World wide ”. Do hạn chế về mặt thời gian nên bài chuyên đề tốt nghiệp này chỉ giới hạn ở quy trình hàng xuất mà chưa đề cập đến thủ tục đối với hàng nhập. Chuyên đề này dùng làm tài liệu để công ty tham khảo và hoàn thiện hơn quy trình xuất khẩu hàng hóa của công ty.Chuyên đề này có thể làm tài liệu cho sinh viên hệ dài hạn chính quy của chuyên ngành quản trị kinh doanh thuong mại.  Với mục đích trên, chuyên đề này được kết cấu gồm ba chương : CHƯƠNG I : LÝ THUYẾT CHUNG VỀ DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU CỦA DOANH NGHIỆP CHƯƠNG II : THỰC TRẠNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY TNT-VIETRANS CHƯƠNG III : MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH XUẤT KHẨU HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY TNHH TNT-VIETRANS Đây là một lĩnh vực mới, có phạm vi lớn và nội dung đa dạng. Trong quá trình viết chuyên đề, do không tránh khỏi những thiếu sót và hạn chế, em mong nhận được ý kiến đóng góp của các thầy cô và các bạn. CHƯƠNG I:LÝ THUYẾT CHUNG VỀ DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HOÁ XUẤT KHẨU CỦA DOANH NGHIỆP 1. Lý thuyết về dịch vụ giao nhận hàng hoá quốc tế bằng đường hàng không: 1.1.Vị trí và đặc điểm của vận tải hàng không: Vận tải hàng không đóng vai trò quan trọng trong vận chuyển hàng hóa trong thương mại quốc tế. Vận tải hàng không chiêm 10% khối lượng hàng hóa vận chuyển và 1/1000 khối lượng hàng hóa luân chuyển (t/km) trong buôn bán quốc tế. Các hàng hóa chủ yếu vận chuyển bằng đường hàng không bao gồm: Airmail: Thư từ, bưu phâm, hàng lưu niệm, tranh ảnh. Express: Chứng từ, tài liệu, sách báo, hàng cứu trợ khẩn cấp. Airfreight: Hàng giá trị cao, quý, hiếm: + Kim cương, vàng, bạc, đá quý, đồ trang sức. + Tiền, sec, thư tín dụng, chứng từ có giá trị khác. Hàng dễ hư hỏng: Hoa, quả tươi, rau, thực phẩm. Hàng nhạy cảm với thị trường như: Quần áo, đồ chơi, hàng phục vụ lễ tế. Động vật sống. Vận tải hàng không có những ưu điểm: tuyến đường là không trùng và hầu như là đường thẳng, không tốn kém chi phí xây dựng. Tốc độ vận tải của hàng không rất cao: Vận tải hàng không có thể đạt tốc độ 900 đến 1000 km/h, gấp tốc độ của tàu biển 27 lần, của oto 10 lần, của tàu hỏa 8 lần. Đảm bảo tính an toàn cho hàng hóa hơn các phương thức vận tải khác. Luôn đòi hoi sử dụng công nghệ cao. Nhược điểm của vận tải hàng không: Giá cước cao: Gấp đường biển 8 lần, gấp đường sắt và oto từ 2-4 lần Không thích hợp cho việc vận chuyển những hàng hóa có giá trị thấp, khối lượng lớn và cồng kềnh. Tính cơ động và linh hoạt kém. Đòi hỏi vốn đầu tư lớn cho xây dưng cơ sơ vật chất-kỹ thuật. 1.2. Định nghĩa về giao nhận và người giao nhận: Đặc điểm nổi bật của buôn bán quốc tế là người mua, người bán ở những nước khác nhau. Sau khi hợp đồng mua bán được ký kết, người bán thực hiện việc giao hàng, tức là hàng hoá được vận chuyển từ nước người bán sang nước người mua. Để quá trình vận chuyển đó bắt đầu được, tiếp tục được và kết thúc được, tức là hàng hoá đến tận tay người mua được, cần phải thực hiện hàng loạt các công việc khác liên quan đến quá trình chuyên chở như đóng gói, bao bì, lưu kho, đưa hàng ra sân bay, làm các thủ tục gửi hàng, xếp hàng lên tàu, chuyển tải hàng hoá ở dọc đường, dỡ hàng ra khỏi tàu và giao cho người nhận. Những công việc đó được gọi là dịch vụ giao nhận. Dịch vụ giao nhận (Freight Forwarding Service), theo Quy tắc mẫu của FIATA về dịch vụ giao nhậnlà bất kỳ loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hoá cũng như dịch vụ tư vấn hay có liên quan đến các dịch vụ trên, kể cả vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hoá. Theo Luật thương mại Việt Nam, giao nhận hàng hoá là hành vi thương mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hoá nhận từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo uỷ thác của chủ hàng, của người vận tải hoặc người giao nhận khác. Người kinh doanh dịch vụ giao nhận gọi là Người giao nhận (Forwarder/ Freight Forwarder/ Forwarding Agent). Người giao nhận có thể là chủ hàng, chủ tàu, công ty xếp dỡ, hay kho hàng, người giao nhận chuyên nghiệp hay bất cứ người nào khác có đăng ký kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hoá. Theo Luật thương mại Việt Nam thì người làm dịch vụ giao nhận hàng hoá là thương nhân có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hoá. Trước đây, người giao nhận thường chỉ làm đại lý (Agent) thực hiện một số công việc do các nhà xuất nhập khẩu (XNK) uỷ thác như xếp dỡ, lưu kho hàng hoá, làm thủ tục giấy tờ, lo liệu vận tải nội địa, thủ tục thanh toán tiền hàng. Cùng với sự phát triển của thương mại quốc tế và sự tiến bộ kỹ thuật trong ngành vận tải mà dịch vụ giao nhận cũng được mở rộng hơn. Ngày nay, người giao nhận đóng vai trò quan trọng trong thương mại và vận tải quốc tế. Người giao nhận không chỉ làm các thủ tục hải quan hoặc thuê tàu mà còn cung cấp dịch vụ trọn gói về toàn bộ quá trình vận tải và phân phối hàng hoá. Ở các nước khác nhau, người kinh doanh dịch vụ giao nhận được gọi tên khác nhau: Đại lý hải quan (Customs House Agent); Môi giới hải quan (Customs Broker); Đại lý thanh toán (Clearing Agent); Đại lý gửi hàng và giao nhận (Shipping and Forwarding Agent); Người chuyên chở chính (Pricipal Carrier). 1.3. Vai trò của người giao nhận trong thương mại quốc tế: Ngày nay, do sự phát triển của vận tải Container, vận tải đa phương thức, người giao nhận không chỉ làm đại lý, người uỷ thác mà còn cung cấp dịch vụ vận tải và đóng vai trò như một tên chính (Principal) - người chuyên chở (Carrier). Người giao nhận đã làm chức năng và công việc của những người sau đây: 1.3.1. Người chuyên chở (Carrier): Ngày nay trong nhiều trường hợp, người giao nhận đóng vai trò là người chuyên chở, tức là người giao nhận trực tiếp ký kết hợp đồng vận tải với chủ hàng và chịu trách nhiệm chuyên chở hàng hoá từ một nơi này đến một nơi khác. Người giao nhận đóng vai trò là người thầu chuyên chở (Contracting Carrier), nếu anh ta ký hợp đồng mà không trực tiếp chuyên chở. Nếu anh ta trực tiếp chuyên chở thì anh ta là người chuyên chở thực tế (Performing/ Actul Carrier). 1.3.2. Người kinh doanh vận tải đã phương thức (MTO): Trong trường hợp người giao nhận cung cấp dịch vụ vận tải đi suốt hoặc còn gọi là vận tải “từ cửa đến cửa” thì người giao nhận đã đóng vai trò là người kinh doanh vận tải đã phương thức (Multimodal Transport Operator - MTO). MTO cũng là người chuyên chở và phải chịu trách nhiệm đối với hàng hoá trong suốt hành trình vận tải. Người giao nhận còn được coi là “kiến trúc sư của vận tải” (Architect of Transport), vì người giao nhận có khả năng tổ chức quá trình vận tải một cách tốt nhất, an toàn nhất và tiết kiệm nhất. 1.3.3. Môi giới hải quan (Customs Broker): Thuở ban đầu, người giao nhận chỉ hoạt động trong nước. Nhiệm vụ của người giao nhận lúc bấy giờ là làm thủ tục hải quan đối với hàng hoá nhập khẩu. Sau đó anh ta mở rộng ra cả hoạt động xuất khẩu và dành chỗ chở hàng trong vận tải quốc tế hoặc lưu cước với các hãng máy bay theo uỷ thác của người xuất khẩu hoặc nhập khẩu, tuỳ thuộc vào hợp đồng mua bán. Trên cơ sở được Nhà nước cho phép, người giao nhận thay mặt người xuất khẩu, nhập khẩu để khai báo, làm thủ tục hải quan như một môi giới hải quan. 1.3.4. Người gom hàng (Cargo Consolidator): Ở Châu Âu, người giao nhận từ lâu đã cung cấp dịch vụ gom hàng để phục vụ cho vận tải đường sắt. Đặc biệt trong vận tải hàng hoá bằng Container dịch vụ gom hàng là không thể thiếu được nhằm biến lô hàng lẻ (LCL) thành lô hàng nguyên (FCL) để tận dụng sức trở của Container và giảm cước phí vận tải. Khi là người gom hàng, người giao nhận có thể đóng vai trò là người chuyên chở hoặc chỉ là đại lý. 1.3.5. Đại lý (Agent): Trước đây, người giao nhận không đảm nhận trách nhiệm của người chuyên chở. Anh ta hoạt động như một cầu nối giữa người gửi hàng và người chuyên chở như là một đại lý của người chuyên chở hoặc của người gửi hàng. Người giao nhận nhận uỷ thác từ chủ hàng hoặc từ người chuyên chở để thực hiện các công việc khác nhau như nhận hàng, giao hàng, lấy chứng từ, làm thủ tục hải quan, lưu kho, trên cơ sở hợp đồng uỷ thác. 1.4. Quyền và nghĩa vụ của người giao nhận hàng hoá: Điều 235 Luật thương mại Việt Nam - 2005 quy định, trừ trường hợp có quy định khác người làm hoạt động giao nhận hàng hoá có quyền và nghĩa vụ sau đây: - Được hưởng thù lao dịch vụ và các chi phí hợp lý khác. - Trong quá trình thực hiện hợp đồng, nếu có lý do chính đáng vì lợi ích của khách hàng thì thương nhân kinh doanh dịch vụ giao nhận có thể thực hiện khác với chỉ dẫn của khách hàng, nhưng phải thông báo ngay cho khách hàng. - Khi xảy ra trường hợp có thể dẫn đến việc không thực hiện được một phần hoặc toàn bộ những chỉ dẫn của khách hàng thì phải thông báo ngay cho khách hàng để xin chỉ dẫn. - Trường hợp có thoả thuận về thời gian cụ thể thực hiện nghĩa vụ với khách hàng thì phải thực hiện các nghĩa vụ của mình trong thời hạn hợp lý. - Khi thực hiện việc vận chuyển hàng hoá, thương nhân kinh doanh dịch vụ giao nhận phải tuân thủ các quy định của pháp luật và tập quán vận tải. 1.5. Trách nhiệm của người giao nhận: Khi người giao nhận đóng vai trò là đại lý, người giao nhận sẽ đương nhiên phải chịu trách nhiệm do lỗi lầm sai sót của bản thân mình. Lỗi lầm sai sót đó có thể là giao hàng không đúng những chỉ dẫn của khách hàng, gửi hàng sai địa chỉ, lập chứng từ nhầm, làm sai thủ tục hải quan, không thông báo hoặc thông báo muộn cho chủ hàng khiến hàng phải lưu kho làm ảnh hưởng tới chất lượng hàng hoá đồng thời làm tăng chi phí.Trong trường hợp những tổn thất mà do bên thứ ba (người chuyên chở, người ký hợp đồng phụ với người chuyên chở.) gây ra thì người giao nhận không phải chịu trách nhiệm, miễn là chứng minh được tổn thất đó là do bên thứ ba gây ra. Khi người giao nhận đóng vai trò là người uỷ thác, ngoài những trách nhiệm là đại lý nói trên, thì người giao nhận còn phải chịu trách nhiệm về cả những tổn thất do bên thứ ba mà người giao nhận sử dụng để thực hiện hợp đồng gây ra. Trong trường hợp này, người giao nhận thường có sự thoả thuận với khách hàng về giá dịch vụ (thường áp dụng là giá cả gói), chứ không phải chỉ nhận hoa hồng như đại lý. Người giao nhận thường đóng vai trò là người uỷ thác khi thực hiện các công việc như thu gom hàng lẻ gửi đi, tự vận chuyển hàng hoá hay nhận bảo quản hàng hoá trong kho của chính mình, hay khi kinh doanh vận tải đa phương thức. Tuy nhiên, người giao nhận không chịu trách nhiệm về những mất mát, hư hỏng của những hàng hoá phát sinh từ những trường hợp sau: - Do lỗi của khách hàng hoặc người được khách hàng uỷ thác. - Khách hàng đóng gói và ghi, ký mã hiệu không phù hợp. - Do nội tỳ hoặc do bản chất hàng hoá. - Do chiến tranh, đình công. - Do các trường hợp bất khả kháng. Ngoài ra, người giao nhận không chịu trách nhiệm về mất khoản lợi đáng lẽ khách hàng được hưởng, về sự chậm trễ hoặc giao nhận sai địa chỉ mà không phải lỗi của mình. 2. Nội dung dịch vụ giao nhận hàng hoá xuất khẩu bằng đường hàng không: Gồm các bước nghiệp vụ sau: Chuẩn bị hàng, nắm tình hình của hãng hàng không; kiểm tra hàng hoá; đóng gói hàng hoá; làm thủ tục hải quan; giao hàng cho hãng hàng không. 2.1. Chuẩn bị hàng hoá, nắm tình hình của hãng hàng không: - Nhận hàng từ khách háng - Nghiên cứu hợp đồng mua bán và L/C để chuẩn bị hàng hoá, xem người mua đã trả tiền hàng mở L/C chưa. - Chuẩn bị các chứng từ cần thiết để làm thủ tục hải quan. - Nắm tình hình của hãng hàng không hoặc tiến hành lưu cước, đăng ký chuyến bay. - Lập Cargo List gửi hãng bay. - Khai và nộp tờ khai hải quan cùng với các giấy tờ khác như: Hợp đồng mua bán, hoá đơn thương mại, giấy phép kinh doanh, bản kê khai chi tiết, giấy phép xuất khẩu (nếu cần). 2.2. Làm thủ tục kiểm nghiệm, giám định, kiểm hoá, tính thuế: - Xin kiểm nghiệm, giám định, kiểm định nếu cần và lấy giấy chứng nhận hay biên bản thích hợp. - Hải quan kiểm tra thực tế hàng hoá theo Luật hải quan. - Tính thuế và ra thông báo thuế, hoàn thành thủ tục hải quan. 2.3. Giao hàng hoá xuất khẩu cho hãng hàng không: - Người giao nhận điền và ký Broking Note rồi đưa cho đại diện hãng hàng không để xin ký cùng với bản danh mục hàng xuất khẩu (Cargo List). - Người giao nhận trực tiếp giao hàng cho hãng hàng không hay uỷ thác cho cảng để cảng giao hàng cho hãng hàng không, cũng có thể giao nhận tay ba (chủ hàng, cảng, hãng hàng không). - Thông báo cho người mua về việc giao hàng và mua bảo hiểm hàng hoá nếu cần. 3. Các chứng từ được sử dụng trong giao nhận hàng hoá bằng đường hàng không: 3.1.Vận đơn hàng không (AWB – AirwayBill): AWB là một chứng từ vận chuyển hàng hóa và là bằng chứng của việc ký kết hợp đồng vận chuyển hàng hóa bằng máy bay, về điều kiện của hợp đồng và việc đã tiệp nhận hàng hóa để vận chuyển (Luật hàng không dân dụng Việt Nam quy định) Vận đơn hàng không là chứng từ không giao dịch được (Non Negotiable) bằng cách ký hậu thông thương. Vân đơn hàng không được lập thành ba ban gốc, có các màu khác nhau, phân phối cho các người khác nhau: Bản gốc 1 (Original 1) màu xanh lá cây, có chữ ký của người gửi hàng dành cho người chuyên chở; Bản gốc 2 (Original 2) màu hồng, có chữ ký của cả hai bên, đi theo hàng đến nơi đến và dành cho người nhận; Bản gốc 3 (Original 3) màu xanh da trời, có chữ ký của người chuyên chở, dành cho người gửi. Ngoài ra còn có từ 6 tới 11 bản sao được phân phối cho những người liên quan khác nhau. Người gửi hang phải chịu trách nhiệm về tinhd đúng đắn của các chi tiết liên quan đến hàng hóa mà anh ta đã kê khai vào AWB và phai chịu trách nhiệm về những thiệt hại của người chuyên chở hoặc những người khác phát sinh do sự không chính xác hoặc không đầy đủ các nội dung đó.  3.2. Vận đơn gom hàng ( House B/L, House Airwaybill): Là một chứng từ vận tải do người giao nhận caapscho các chủ hàng lẻ khi người gom hàng nhận hàng từ các chủ hàng để vận chuyển hàng bằng các phương thức vận tải đường biển hoặc đường hàng không. Vận đơn này thường dùng với vận đơn chủ (Master B/L hoặc Master Airwaybill) do người vận tải cấp khi họ nhận hàng từ người gom hàng ( người giao nhận ). Vận đơn này cũng có thể dùng để thang toán nếu có thỏa thuận trong hợp đồng. Nội dung của vận đơn gom hàng, như đã nói ở trên là chưa thống nhất trên phạm vi toàn thế giới và cũng chưa được phòng thương mại thừa nhận, nên xu hướng chung là sử dụng vận đơn vận tải đa phương thức của FIATA (FBL). FBL cũng mới được sửa đổi để phù hợp với bản quy tắc về cách thực hàng thống nhất về tín dụng chứng từ (UCP) mới. 3.3. Hóa đơn thương mại: Chứng từ này có ghi các thông tin và địa chỉ của người bán hàng và người mua, danh mục và mô tả hàng hóa(bao gôm giá,chiết khấu và số lượng), số hóa đơn chi tiết bao gói,ký mã hiệu,chi tiết về giao hàng, tổng số tiền ngày và số tham chiếu của người mua. Vì các chứng từ khác sẽ được đối chiếu với hóa đơn thương mại, nên hóa đơn có vị trí cực kỳ quan trọng do đó phải chính xác đến từng chi tiết. Một hóa đơn không chính xác có thể ảnh hưởng lớn đối với các giao dịch có sư dụng thư tin dụng. Người mua thường cần thông tin trong hóa đơn để tiến hành các thủ tục về giấy phép nhập khẩu, thuế thủ tục hải quan và theo đúng các hạn chế về hối đoái. Vì những điều này, người mua thường yêu cầu có một hóa đơn thương mại gửi trước, gọi là hóa đơn sơ bộ (Proforma invoice). 3.4. Chứng từ bảo hiểm: Trong các giao dịch bán hàng theo điều kiện CIF và CIP Incoterms 2000, người bán và mua phải thanh toán bảo hiểm cho người mua. Trong đơn xin mở thư tín dụng phải ghi rõ trách nhiệm bảo hiểm, và người bán phải xuất trình chứng từ bảo hiểm có thể thu tiền hàng. Tùy từng trường hợp, chứng từ bảo hiểm có thể là một hợp đồng bảo hiểm (hoặc hợp đồng theo từng chuyến hoặc một hợp đồng bảo hiểm bao, tức là cho giao hàng liên tục, thường xuyên, giấy chứng nhận bảo hiểm. Tổ chức các nhà bảo hiểm London đã cụ thể hóa phạm vi bảo hiêm theo yêu cầu Incoterm 2000: nói chung được đính kèm vào bản hợp đồng, và cho biết một cách chính xác các rủi ro được bảo hiểm và các miễn trừ được bảo hiểm. 3.5. Giấy chứng nhận và giấy phép: Quan trọng nhất trong số các giấy chứng nhận này là giấy chứng nhận xuất xứ, chứng minh xuất xứ hàng hóa và thường được phòng thương mại ở nước người bán phát ra. Giấy chứng nhận kiểm định hàng hóa chứng nhận chất lượng hàng hóa được các công ty kiểm định tư nhân và chung lập phát ra. Một số công ty nổi tiếng như: SGS (Thụy sĩ) và Bureau Veritas (Pháp), ở việt nam có công ty giám định hàng hóa xuất nhập khẩu (VINACONTROL), các trung tâm kiểm dịch kỹ thuật an toàn v.v… 3.6. Hối phiếu: Hối phiếu là một công cụ thanh toán có thể chuyển nhượng, là lệnh đòi trả tiền vô điều kiện của người ký phát. Cùng với vận đơn hối phiếu tạo nên cơ sở cho quy trình nhờ thu chứng từ. Cùng với hóa đơn thương mại của người bán, người bán có thể sử dụng một cách đơn giản để đòi tiền hàng. Hối phiếu có thể ký hậu để chuyển nhượng cho một người thứ ba, gọi là người giữ hối phiếu hợp pháp. 3.7. Hợp đồng mua bán hàng hóa: Một số công ước quốc tế đã định nghĩa về hợp đồng mua bán hàng hóa có các yếu tố như sau: “ Hợp đồng mua bán quốc tế là hợp đồng mua bán hang hóa trong đó các bên ký kết có trụ sở thương mại ở các nước khác nhau, hàng hóa được chuyể từ nước này sang nước khác, hoặc vieech trao đổi ý trí ký hợp đồng giữa các bên được ký kết thiết lập ở các nước khác nhau” (Điều 1- Công ước La Haye 1964 về mua bán hàng hóa quốc tế những động sản hưu hình). Ở Việt Nam theo luật thương mại 1997 thì hợp đồng mua bán được hiểu là: Là những cam kết giữa một bên là tổ chức xuất nhập khẩu Việt Nam với một bên là khách hàng nước ngoài nhằm thiết lập thay đổi, đình chỉ mối quan hệ nghĩa vụ và quyền lợi trong linh vực mua bán, trao đổi hàng hóa, mua bán phát gia công. 3.8.Bảng lược khai hàng hóa: Đây là bảng lược kê các loại hàng hóa xếp lên may bay để vận chuyển đến các cảng hàng không khác nhau do đại lý tại cảng xếp nhận hàng 3.9.Phiếu cân: Phải ghi rõ số chuyến bay, thời gian bay, số cân, số kiện, địa điểm đến địa điểm đi. 3.10.Booking note: Giấy đặt chỗ với hàng không. Khi có hàng đi thì nhân viên công ty gửi phách lên hạng hàng không và chờ báo cáo của hàng không xem có đồng ý cho đI chuyến đó không. 3.11.Chứng từ của hải quan và các giấy tờ khác: - Tờ khai hải quan - Giấy chứng nhận kinh doanh và giấy chứng nhận đăng ký mã số doanh nghiệp - Công văn - Giấy ủy quyền 4. Hệ thống các chỉ tiêu phản ánh thực trạng của dịch vụ giao nhận hàng hoá xuất khẩu bằng đường hàng không: 4.1. Chất lượng dịch vụ cung ứng: Nhằm tăng cường sức cạnh tranh thì chất lượng dịch vụ giao nhận cung ứng cũng phải càng nâng cao. Dịch vụ giao nhận hàng hoá quốc tế là tổng hợp nhiều loại hình dịch vụ khác như gom hàng, chuyển tải hàng, thủ tục về xuất nhập khẩu, về hải quan. Chất lượng dịch vụ được thể hiện ở khoảng thời gian giao nhận được rút ngắn, hàng hoá vẫn đảm bảo chất lượng, giá cả giao nhận giảm xuống, cung cách phục vụ của đội ngũ nhân viên. 4.2. Sự thỏa mãn và hài lòng của khách hàng: Chỉ tiêu quan trọng để đánh giá chất lượng dịch vụ đó chính là sự thoả mãn và hài lòng của khách hàng về dịch vụ do doanh nghiệp cung cấp. Do dịch vụ không có chỉ tiêu cụ thể và chuẩn mực để đánh về chất lượng do vậy mà nó tốt khi được người tiêu dùng cảm thấy hài lòng, đáp ứng được nhu cầu của họ đặt ra và họ sẽ tiếp tục tiêu dùng lại dịch vụ đó khi có nhu cầu. Ngược lại thì chất lượng dịch vụ đó là chưa tốt và doanh nghiệp sẽ mất khách hàng và cần phải có điều chỉnh để thoả mãn nhu cầu của họ 4.3. Số lượng khách hàng của doanh nghiệp: Bất cứ một ngành kinh doanh nào thì số lượng khách hàng tuyệt đối quan trọng cần thiết. Không có khách hàng thì hoạt động kinh doanh của công ty không thể tồn tại được. Nhu cầu của khách hàng trên thị trường ngày càng cao, càng khắt khe về chất lượng của dịch vụ là thời gian giao nhận. Trên thị trường, khách hàng là người có quyền bỏ phiếu lựa chọn người cung cấp dịch vụ có thể mang lại cho mình những dịch vụ tốt nhất. Số lượng khách hàng đến với doanh nghiệp ngày càng nhiều thể hiện sự phát triển của hoạt động kinh doanh của công ty về nhiều mặt, có sức lôi cuốn khách hàng về phía doanh nghiệp. 4.4. Khối lượng hàng hoá giao nhận: Khối lượng hàng hoá thể hiện được thế mạnh của doanh nghiệp. Với khối lượng lớn sẽ cho thấy việc kinh doanh thuận lợi của doanh nghiệp, các công cụ chính sách mà doanh nghiệp áp dụng đã mang lại hiệu quả. Ngược lại khối lượng hàng hoá không nhiều chứng tỏ công ty chưa thực sự tạo thế đứng của mình trong hoạt động kinh doanh. 5. Các nhân tố ảnh hưởng đến dịch vụ giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu bằng đường hàng không: 5.1. Các nhân tố khách quan: 5.1.1. Chính sách Nhà nước về xuất nhập khẩu: Chính sách của Nhà nước là một trong những nhân tố ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động giao nhận hàng hoá quốc tế trên cả hai mặt tích cực và tiêu cực. Chính sách khuyến khích xuất khẩu của Nhà nước, trong đó có Nghị định 57/CP của Chính phủ cho phép mọi doanh nghiệp có quyền xuất nhập khẩu trực tiếp đã khuyến khích các doanh nghiệp tham gia vào lĩnh vực ngoại thương, góp phần làm tăng sản lượng hàng hoá giao nhận. Song phần lớn hàng hoá lại là những lô hàng lẻ, để thuận tiện cho việc chuyên chở cần phải gom hàng, khi đó dịch vụ kinh doanh kho và gom hàng sẽ phát triển. Tuy nhiên bên cạnh đó, chính sách khuyến khích xuất khẩu sẽ làm tăng số lượng các hợp đồng uỷ thác xuất nhập khẩu, dẫn đến giảm kết quả giao nhận. Còn chính sách hạn chế nhập khẩu lại làm giảm lượng hàng hoá nhập khẩu cho nên dịch vụ giao nhận hàng nhập khẩu cũng giảm. Nhưng chính sách này lại tạo cơ hội cho ngành kinh doanh, đặc biệt là kho ngoại quan phát triển do hàng nhập khẩu phải chờ để làm thủ tục nhập khẩu. 5.1.2. Quy định của luật pháp đối với hoạt động giao nhận hàng hoá quốc tế: Vì đây là hoạt động thương mại quốc tế nên việc giao nhận hàng hoá sẽ phải chịu ràng buộc của luật pháp ở nước có người mua, luật pháp ở nước có người bán, hoặc của một nước thứ ba có liên quan và chịu sự ràng buộc của các thông lệ quốc tế trong lĩnh vực giao nhận hàng hoá quốc tế. Thị trường hàng hoá dịch vụ giao nhận vận tải cũng là thị trường hàng hoá trong nền kinh tế quốc dân nên sẽ chịu ảnh hưởng bởi đường lối phát triển thị trường và cơ chế thị trường của nhà nước. Mỗi quốc gia có đường lối phát triển kinh tế khác nhau, thể chế chính trị khác nhau và do vậy quan điểm về phát triển, định hướng thị trường sẽ có những khác nhau và trong đó nó sẽ ảnh hưởng đến sự phát triển của thị trường dịch vụ giao nhận hàng hóa. Đặc điểm của thị trường dịch vụ giao nhận hàng hóa là mang tính quốc tế cao. Muốn phát triển thị trường có hiệu quả thì cần có mối quan hệ tốt về chính trị và kinh tế. Thực tế thì các quốc gia có quan hệ chính trị và ngoại giao tốt thì sự thuận lợi trong giao nhận và vận tải là điều dễ nhận thấy. Bên cạnh đó các quốc gia này còn giành cho nhau những ưu đãi để thúc đẩy mối quan hệ và thị trường dịch vụ giao nhận hàng hóa sẽ phát triển cả về quy mô và chất lượng. Nếu quan hệ chính trị của hai quốc gia hoặc khu vực không được tốt thì nó sẽ cản trở hoạt động buôn bán và thị trường dịch vụ giao nhận vận tải cũng khó mà phát triển được. Nhân tố luật pháp cũng ảnh hưởng rất lớn đến sự phát triển của thị trường dịch vụ giao nhận hàng hóa. Mỗi quốc gia có hệ thống luật pháp riêng biệt. Trong xu thế hiện nay tuy luật pháp các quốc gia thường tuân thủ các quy tắc buôn bán quốc tế nhưng trong các quy định, hệ thống luật pháp vẫn có những bảo hộ hay ưu đãi cho sự phát triển kinh tế của các quốc gia đó. Sự phát triển của thị trường dịch vụ giao nhận hàng hóa cũng chịu ảnh hưởng bởi những quy định đó. Thông thường các quốc gia có quy định về rất chặt chẽ về thủ tục hải quan, quá cảnh hàng hoá tạo ra một số các khó khăn cho các công ty nước ngoài hoạt động trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa. Trừ một số các quốc gia trong cùng khu vực hoặc các khối liên kết như ASEAN, EU, sẽ dành cho nhau một số ưu đãi, tạo thuận lợi cho giao thương giữa các quốc gia. Do vậy mà khi tiến hành các biện pháp phát triển thị trường thì các doanh nghiệp phải tính đến yếu tố luật pháp để có chiến lược phát triển cho phù hợp. 5.1.3. Ảnh hưởng của thiên nhiên: Thời tiết ảnh hưởng tới hoạt động giao nhận hàng hoá rất lớn như mưa, bão, lũ lụt, hạn hán, động đất. Nó gây ra các khó khăn và trở ngại đối với việc chuyên chở hàng hoá và làm ảnh hưởng tới tính thời vụ của các doanh nghiệp giao nhận hàng hoá quốc tế. 5.1.4. Nhu cầu của khách hàng về dịch vụ: Đối với hoạt động giao nhận thì khi thương mại quốc tế ngày càng phát triển, khách hàng nhận thấy vai trò đại lý môi giới của người giao nhận trở nên hạn chế rất nhiều, đặc biệt là việc các đại lý giao nhận không chịu trách nhiệm về hàng hoá trong quá trình chuyên chở. Khách hàng mong muốn có người thu xếp toàn bộ quá trình chuyên chở cũng như dịch vụ khác có liên quan như gom hàng, mua bảo hiểm, thuê phương tiện vận tải, hoàn toàn chịu trách nhiệm trong quá trình chuyên chở đó để khách hàng tránh phải khiếu nại khi có tổn thất xảy ra. Do vậy mà người giao nhận phải cung cấp các dịch vụ liên quan theo yêu cầu của khách hàng, phải phát triển dịch vụ giao nhận theo nhiều mặt, nhiều hướng. 5.1.5. Sự cạnh tranh của các doanh nghiệp giao nhận: Hiện nay đã có hơn 300 doanh nghiệp, công ty hoạt động trong lĩnh vực giao nhận hàng hoá quốc tế tại Việt Nam. Việc cạnh tranh trong hoạt động giao nhận hàng hoá quốc tế đang ngày càng trở nên phức tạp và thiếu tính tổ chức, đặc biệt là thiếu một cơ chế điều hành chung của Nhà nước. 5.1.6. Môi trường kinh tế : Một môi trường kinh tế - xã hội ổn định, phát triển nhất định sẽ thúc đẩy hoạt động giao nhận hàng hoá quốc tế, hoạt động này sẽ diễn ra thuận lợi, ít biến động, nếu không nó sẽ kìm hãm thậm chí đẩy lùi hoạt động này. Dịch vụ giao nhận hàng hóa nhằm vận chuyển hàng hóa phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh, khi mà nền kinh tế có sự tăng trưởng cao hoặc chững lại sẽ ảnh hưởng đến sự phát triển của thị trường. Tăng trưởng kinh tế sẽ mở rộng quy mô của sản xuất kinh doanh. Khối lượng hàng hóa cần vận chuyển và lưu thông cũng sẽ tăng và thúc đẩy hoạt động giao nhận vận tải. Do đặc thù của dịch vụ giao nhận hàng hóa liên quan chặt chẽ đến cơ sở hạ tầng cùng hệ thống kho tàng bến bãi của ngành vận tải nên sự phát triển thị trường của dịch vụ này chịu ảnh hưởng của sự phát triển của ngành vận tải. Hàng hoá muốn vận chuyển thông suốt, nhanh chóng thì hệ thống giao thông phải đảm bảo trong một quốc gia và trên thế giới. Khu vực nào hay quốc gia nào trên thế giới mà có hệ thống đường xá và cơ sơ vật chất kĩ thuật của ngành giao thông tốt thì thị trường dịch vụ giao nhận hàng hóa tại đó sẽ có cơ hội phát triển cao và hiệu quả. Ngược lại nếu thực hiện đẩy mạnh phát triển dịch vụ giao nhận hàng hóa mà sự đồng bộ của hệ thống giao thông vận tải không cao thì sẽ gặp rất nhiều khó khăn. Bên cạnh đó các yếu tố: Giá xăng dầu, tỷ giá giữa VND và USD và lam j phát là các yếu tố ảnh hưởng rất lớn đến dịch vụ giao nhận hàng hóa. Giá xăng tăng có thể làm cho doanh nghiệp phảI chi nhiều tiền cho hoạt động vận chuyển như vậy sẽ ảnh hưởng đến lợi nhận. Tỷ giá giữa VND với USD thay đổi sẽ tác động lớn đến doanh nghiệp. Nếu VND lên giá so với USD thì xuất khẩu sẽ bị ảnh hưởng, từ đó ảnh hưởng đến dịch vụ giao nhận. Lạm phát cao làm cho giá cả leo thang ngành dịch vụ cụng bị ảnh hưởng rất lớn. Trên thế giới hiện đang diễn ra xu thế lớn là toàn cầu hoá và tự do hoá thương mại. Sự phát triển của mỗi quốc gia cũng sẽ chịu ảnh hưởng của sự phát triển kinh tế thế giới. Dịch vụ giao nhận hàng hóa phụ thuộc nhiều vào hoạt động kinh doanh buôn bán quốc tế. Do vậy mà sự phát triển của thị trường phụ thuộc rất lớn vào sự tăng trưởng của thương mại quốc tế. Quan hệ kinh tế quốc tế giữa các quốc gia với nhau sẽ thúc đẩy kim ngạch xuất nhập khẩu tăng lên những ưu đãi về thuế quan và nhiều ưu đãi khác sẽ tạo điều kiện cho sự phát triển thị trường dịch vụ giao nhận hàng hóa. Đối với sự phát triển của thị trường dịch vụ giao nhận hàng hóa thì đòi hỏi phải có sự đầu tư tương đối lớn và đồng bộ, do quy mô hoạt động của thị trường là rất lớn và rộng trên phạm vi thế giới cần kĩ thuật nghiệp vụ cao theo kịp với xu thế giao nhận hàng hóa của thế giới. Mặt khác muốn phát triển thị trường tốt thì các doanh nghiệp lại phải có cơ sở vật chất kĩ thuật tương đối tốt cùng với hệ thống kho tàng bến bãi, phương tiện vận chuyển chuyên dụng để kinh doanh. Với quy mô đầu tư lớn như vậy thi ít có doanh nghiệp có đủ khả năng đầu tư. Do vậy sự phát triển của thị trường phụ thuộc rất lớn vào sự đầu tư của nhà nước về hệ thống cơ sơ vật chất như cảng biển, cảng hàng không, nâng cấp các kho tàng bến bãi cùng nhiều ưu đãi để tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển của thị trường. Sự phát triển thị trường con phải chịu sự cạnh tranh mạnh mẽ từ các doanh nghiệp lớn trên thế giới cùng cung cấp dịch vụ. Đó hầu hết là các doanh nghiệp lớn hoạt động lâu đời và có rất nhiều kinh nghiệm trong giao nhận hàng hóa quốc tế, bên cạnh là họ có đội ngũ thực hiện giao nhận rất chuyên nghiệp. Điều này sẽ tạo nhiều khó khăn cho doanh nghiệp đi sau muốn phát triển t._.