Hoàn thiện công tác xây dựng và ban hành văn bản ở Tổng Công ty mía đường 1

một trong những công cụ để lãnh đạo các cơ quan Đảng Nhà nước, các tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang, các tổ chức kinh tế, Doanh nghiệp, tập thể, dùng để chỉ đạo thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của mình. Trong hoạt động quản lý văn bản vừa là phơng tiện, vừa là sản phẩm của quá trình quản lý đợc dùng để ghi chép và truyền đạt các thông tin, các quyết định quản lý. Hiệu lực, hiệu quả hoạt động của cơ quan quản lý Nhà nước và các Doanh nghiệp sản xuất kinh doanh phục thuộc rất lớn vào công tác soạn thảo, lưu hành các loại văn bản. Có thể nói hoạt động văn bản nói chung và các công tác xây dựng & ban hành văn bản nói riêng có tầm quan trọng tác động đến hiệu quả hoạt động quản lý. Sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp phụ thuộc phần lớn ở sự hợp lý, linh hoạt và hiệu quả trong việc xây dựng và ban hành văn bản được thể hiện qua việc điều chỉnh mọi hoạt động của Tổng công ty. Sau một thời gian học tập ở khoa hành chính văn phòng.Trường Đại học Quản lý và Kinh doanh Hà nội em được phân công thực tập tại Tổng công ty Mía đường I. Với những kiến thức được Nhà trờng và Khoa trang bị, em nhận thấy rằng: văn bản là công cụ cần thiết của mỗi cơ quan, nên việc tổ chức xây dựng và ban hành văn bản có ý nghĩa rất quan trọng để đảm bảo hoạt động của người lãnh đạo được thực hiện một cách tốt nhất. Vì lý do trên, em đã quyết định chọn đề tài: “Hoàn thiện công tác Xây dựng và ban hành văn bản ở Tổng công ty Mía đường I”. Để làm đề tài cho luận văn tốt nghiệp của mình. Với những gì được học và bước đầu nghiên cứu, tìm hiểu về công tác xây dựng và ban hành văn bản ở Tổng Công ty Mía đường I, nhiều vấn đề bức xúc, tồn tại trong công tác xây dựng và ban hành văn bản được nổi cộm trong văn phòng Tổng công ty là mục đích để em chọn, nghiên cứu làm đề tài của mình. Với mong muốn đóng góp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn bản ở Tổng công ty, em mạnh dạn đưa ra một số giải pháp và kiến nghị để hoàn thiện công tác này trong phần thực trạng em nêu ở bài. Kết cấu Luận văn gồm 3 phần: Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn được chia làm ba chương: Chương I: "Những vấn đề cơ bản về công tác xây dựng và ban hành văn bản". Chương II: "Thực trạng công tác xây dựng và ban hành văn bản ở Tổng công ty Mía đường I". Chương III: "Một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác xây dựng và ban hành văn bản ở Tổng công ty Mía đường I". chương I những vấn đề cơ bản về công tác xây dựng và ban hành văn bản Một số vấn đề về văn bản 1. Khái niệm văn bản Văn bản là phương tiện để ghi và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ hay ký hiệu nhất định như công văn, giấy tờ, tài liệu được hình thành trong hoạt động quản lý và lãnh đạo của doanh nghiệp. Tuỳ theo từng lĩnh vực cụ thể của đời sống xã hội và quản lý Nhà nước mà văn bản có hình thức và nội dung khác nhau.Văn bản còn là phương tiện quan trọng để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý hay các thông tin cần thiết trong quá trình quản lý, điều hành sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và thể hiện ý trí, mệnh lệnh của giám đốc trong việc điều hành quản lý doanh nghiệp 2. Chức năng văn bản Để giúp cho công tác xây dựng và ban hành văn bản theo đúng quy trình thì cán bộ xây dựng văn bản phải đảm bảo những chức năng cơ bản sau: 2.1. Chức năng thông tin văn bản Thông tin văn bản là việc ghi lại các thông tin quản lý, truyền đạt các thông tin qua lại trong hệ thống quản lý nhằm giúp các cơ quan thu nhận các thông tin cần thiết và đánh giá các thông tin, tạo nên giá trị thực tế của văn bản, giá trị thông tin chứa trong văn bản lệ thuộc vào tính chính xác, mức độ đầy đủ và sự không lặp lại cái mới của các thông tin mà văn bản mang lại trong quá trình quản lý. Bên cạnh đó, các hình thức ghi tin và truyền tin hiện nay rất phong phú, trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên, hình thức ghi và truyền tin bằng văn bản vẫn là phương tiện chủ yếu .Tuỳ theo tính chất, qui mô hoạt động của từng doanh nghiệp, nhà quản lý cần phải phân loại theo từng cách khác nhau cho hợp lý: VD: phân loại theo thời gian, phân loại theo đối tượng,phân loại theo nguồn… 2.2. Chức năng quản lý Trong quá trình quản lý, việc sưu tập các thông tin về đối tượng quản lý, xử lý các thông tin, ra các quyết định và tổ chức thực hiện các quyết định đó sao cho có hiệu quả. Mặt khác, văn bản còn gắn liền với tính thiết thực của chúng trong hoạt động của bộ máy quản lý. Nếu văn bản không chỉ ra được những khả năng để thực hiện, thiếu tính khả thi, không giúp cho các cơ quan bị quản lý giải quyết các nhiệm vụ cụ thể của mình thì dần dần các cơ quan này sẽ mất thói quen tôn trọng các văn bản. Tuy nhiên, nghệ thuật quản lý nảy sinh trong thực tiễn, còn quá trình giải quyết công việc một cách khoa học lại buộc người ta quay về với các quy định chính thức chứa đựng trong các văn bản quản lý Nhà nước. 2.3. Chức năng pháp lý Đây là chức năng văn bản sử dụng để truyền đạt các quy phạm pháp luật các quyết định hành chính đó là chứng cứ pháp lý giải quyết các nhiệm vụ cụ thể của doanh nghiệp. Trong trường hợp này văn bản thể hiện thẩm quyền của những người quản lý, trách nhiệm pháp lý ràng buộc khác nhau giữa lãnh đạo và người bị lãnh đạo. 2.4. Chức năng văn hoá - xã hội Rất nhiều văn bản nó là sản phẩm sáng tạo của con người được ghi lại như là những tư liệu lịch sử quý giá, để giúp cho mọi người tìm hiểu về truyền thống văn hoá- Lối sống văn hoá- lề lối làm việc của từng thời kỳ. Văn bản thể hiện ở chất lượng cao theo sự phát triển của xã hội, của những nhà quản lý đương thời. 2.5. Chức năng giao tiếp Chức năng này tạo ra nề nếp sinh hoạt, học tập, lao động của mọi người cùng hoạt động trong cơ quan. Nó giúp cho cơ quan phát triển, văn hoá biểu hiện đa dạng, nó tồn tại trong sản xuất kinh doanh, trong quản lý, trong hoạt động công đoàn, thể thao,… Trong giao tiếp và nhận thức của con người, văn bản góp phần quan trọng trong việc ghi lại và truyền bá cho mọi người về truyền thống của cơ quan, gương lao động sáng tạo, lề lối quản lý trong từng thời kỳ. Văn bản được hình thành với chất lượng cao xem như biểu mẫu văn hoá có ý nghĩa đối với đời sống con người và có vai trò quan trọng trong việc tạo ra nề nếp làm việc công nghiệp hiện đại trong cơ quan. 3. Vai trò của văn bản Từ các chức năng trên chúng ta có thể thấy văn bản trong hoạt động quản lý doanh nghiệp có các vai trò quan trọng sau: Trước hết là việc đảm bảo thông tin cho hoạt động của các cơ quan. Trong hoạt động của các cơ quan thì nhu cầu phục vụ là rất lớn. Nó đa dạng, biến đổi và được xác định phù thuộc vào từng công việc. Mục tiêu phục vụ thông tin trong cơ quan là đảm bảo cho hoạt động của từng bộ phận, từng đơn vị trong cơ quan được cung cấp đầy đủ các thông cần thiết, từ đó tạo điều kiện cho cơ quan lý thực hiện mục tiêu có hiệu quả cao nhất trong quản lý phải dựa vào hệ thống văn bản. Văn bản quản lý gồm các loại thông tin sau: Thông tin về chủ chương, đường lối của Đảng và Nhà nước liên quan tới mục tiêu, phương hướng hoạt động của cơ quan. Thực tiễn cho thấy trên nhiều phương diện, nhiều khi tổ chức hoạt động kếm hiệu qủa còn không ít những sai lầm do nguồn thông tin không chính xác và không đầy đủ. Văn bản là việc truyền đạt các quyết định quản lý. Thông thường các quyết định hành chính được truyền đạt sau khi đã được thể chế hoá thành các văn bản có tính pháp qui. Thực tế cho thấy văn bản có vai trò thiết yếu trong việc truyền đạt các quyết định quản lý, chúng tạo nên quá trình truyền đạt nhanh chóng, chính xác và tin cậy. Văn bản là công tác kiểm tra ,theo dõi hoạt động của bộ máy lãnh đạo và quản lý có hiệu quả. Quá trình triển khai thường thông qua hệ thống văn bản, điều quan trọng hàng đầu là phải xác định trong hệ thống đó những văn bản nào cần phải kiểm tra và biện pháp áp dụng để kiểm tra là gì? và cần phải nhớ rằng không phải văn bản nào trong cơ quan cũng đều có vai trò như nhau đối với hoạt động của cơ quan.Vì vậy việc lựa chọn văn bản để kiểm tra phải phù hợp , hữu ích. Do đó cần phải đặc biệt chú ý đến việc sử dụng hợp lý các văn bản. II. Nội dung công tác xây dựng và ban hành văn bản 1. Thể thức của văn bản 1.1. Khái niệm chung Thể thức văn bản là toàn bộ các yếu tố bắt buộc phải có trong một văn bản và được qui định trong luật ban hành văn ban qui phạm pháp luật và điều lệ công tác, công văn , giấy tờ của từng cơ quan. 1.2. Nội dung của thể thứ Các yếu tố bắt buộc đối với mọi văn bản quản lý Nhà nước. 1. Quốc hiệu: Biểu thị tên nước, quốc hiệu được đặt phía trên cùng trang đầu và giữa trang giấy. Dòng trên chữ in hoa, Font chữ VnTimeH, cỡ chữ 13 đậm, dòng dưới chữ in thường và được gạch nối giữa các cụm từ (-), phía dưới có gạch ngang dài, Font chữ VnTime, cỡ chữ 13 đậm. 2. Tên cơ quan ban hành văn bản: Vị chí của cơ quan trong hệ thống tổ chứa nhà nước, tên cơ quan viết ở góc trái, trang đầu của mỗi văn bản được viết bằng Font chữ VnTimeH, cỡ chữ 13 đậm. Không viết tắt đối với tên đã ghi ở quyết định thành lập cơ quan, tổ chức. Nếu văn bản do cơ quan chủ quản trực tiếp ban hành thì phải ghi tên của cơ quan chủ quản trực tiếp ở phía trên và tên cơ quan làm ra văn bản ở phía dưới. Ví dụ: bộ tài chính Tổng cục đầu tư phát triển 3. Số và ký hiệu: Số và ký hiệu để giúp cho việc đăng ký, trích dẫn, sắp xếp, nhắc nhở công việc và kiểm tra, tìm kiếm văn bản khi cần thiết. - Số văn bản là số thứ tự của văn bản được ghi liên tục từ số 01 bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 của năm đó. - Ký hiệu văn bản là nhóm chữ viết tắt của tên mỗi loại văn bản và tên cơ quan (đơn vị, tổ chức, bộ phận làm ra văn bản) đó hợp thành, Font chữ VnTime, cỡ chữ 13 đứng. 4. Địa danh và ngày, tháng, năm: Địa danh ngày tháng biểu thị cơ quan làm ra văn bản đóng ở đâu, văn bản được ban hành ngày, tháng, năm nào. Địa danh ngày tháng ghi dưới quốc hiệu, Font chữ VnTime, cỡ chữ 13, in nghiêng 5. Tên loại văn bản và trích yếu: Tên loại là tên gọi của mỗi loại văn bản như: Nghị quyết, nghị định, quyết định, chỉ thị, thông báo, báo cáo, tờ trình, biên bản v…v. Tên loại văn bản viết dưới địa danh và ngày tháng, với Font chữ VnTime H, cỡ chữ 14 đậm. Trích yếu là một câu ngắn gọn, tóm tắt, chính xác, đầy đủ nội dung chủ yếu của văn bản để tiện cho việc vào sổ công văn, theo dõi giải quyết công việc và tra tìm khi cần đến. Font chữ VnTime, cỡ chữ 14 đậm. 6. Nội dung và văn bản: Đây là thành phần quan trọng nhất của văn bản, dùng để trình bầy các vấn đề được đề cập và được giải quyết trong văn bản. Nội dung văn bản được viết dưới tên loại vf trích yếu, Font chữ VnTime, cỡ chữ 13 đứng. 7. Chức danh ,thẩm quyền và chữ ký: Thể hiện tính pháp lý trong văn bản và người chịu trách nhiệm về nội dung công việc nói trong văn bản. Người ký phải ghi rõ họ, tên, chức vụ, ký đúng thẩm quyền được giao, thủ trưởng hoặc phó thủ trưởng cơ quan được uỷ nhiệm, phân công ký thay (KT) một số văn bản nhất định hoặc người dưới thủ trưởng cơ quan một cấp được uỷ quyền ký thừa uỷ quyền (TUQ), ký thừa lệnh (TL). 8. Dấu của cơ quan ban hành văn bản: Dấu cơ quan,tổ chức là thành phần bảo đảm tính chính xác và tính hợp pháp của văn do cơ quan, tổ chức đó ban hành. Dấu phải đóng ngay ngắn và rõ ràng,trùm lên khoảng từ 1/3 đến chữ ký về phía bên trái. Mực dấu phải sử dụng đúng loại qui định (mực màu đỏ quốc kỳ). 9. Nơi nhận : Nơi nhận văn bản phải rõ ràng, chính xác, tên cơ quan, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm thi hành công việc nói trong văn bản. Từng phần một trên đây đã có những qui định rất chi tiết và bắt buộc tại các văn bản của Nhà nước : Tiêu chuẩn Việt nam: TCVN- 5700 – 1992 văn bản QLNN- mẫu trình bày; Các công văn hướng dẫn của văn phòng Chính phủ ; số 3378 – VPCH- HC ngày 9/3/1993; Số 16 – VPCP ngày 5/1/1998; Số 900 – VPCP – HC- ngày 14/3/1998; 2. Văn phong và ngôn ngữ của văn bản Văn phong là cách sử dụng câu, ngôn ngữ ( từ ngữ ) để diễn đạt một nội dung nào đó. Văn phong và ngôn ngữ phải phù hợp nội dung , nếu không lựa chọn như vậy thì như thực tế chứng tỏ , văn bản sẽ kém tác dụng thậm chí có khi văn bản bị sai và quyết định quản lý không được thực hiện có hiệu quả . Yêu cầu về ngôn ngữ trong văn bản + Phải đảm bảo tính chính xác, rõ ràng ; + Câu văn ngắn gọn, mạch lạc diễn tả đúng ý tưỏng chính xác; + Sử dụng từ ngữ không đa dạng ; + Sử dụng đúng chính tả tiếng việt ; + Ngôn ngữ trang trọng lịch sự, phổ thông đại chúng, không lạm dụng ngôn ngữ chuyên môn, không dùng tiếng lóng, từ thô tục. Văn bản phải trình bầy theo khuôn mẫu, đúng loại, đảm bảo tính khoa học ,tính thống nhất ,tính văn hoá của công văn giấy tờ. 3. Yêu cầu về qui trình xây dựng và ban hành văn bản 3.1. Các yêu cầu chung của văn bản sau khi đã xây dựng và ban hành. Các văn bản sau khi đã xây dựng và ban hành phải đảm bảo các yêu cầu sau đây: + Tính mục đích: Các loại văn bản về quản lý phải thể hiện được mục tiêu công việc của nhà quản lý, phải trả lời được các câu hỏi :văn bản này làm ra để làm gì? giải quyết công việc gì? mức độ giải quyết đến đâu? văn bản có thống nhất với các văn bản khác không ? Mục tiêu quan trọng của văn bản của quản lý Nhà nước là nhằm thể chế hoá đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước. + Tính khoa học: Văn bản phải có thông tin, các thông tin phải được xử lý đầy đủ chính xác, đảm bảo độ tin cậy. Điều đó thể hiện tính khoa học của văn bản, các sự kiện, số liệu chính xác, khách quan, kịp thời. Các ý tưởng rành mạch rõ ràng, nội dung phù hợp với qui luật và thực tiễn khách quan. Văn bản được viết theo khuôn mẫu nhất định bằng một ngôn ngữ chuẩn mực. Thể thức văn phải đúng, đảm bảo tính pháp lý và đúng vối nội dung cần truyền đạt. Những điều đó được thể hiện trong tính khoa học của văn bản. + Tính khả thi: Đây là yêu cầu quan trọng, nội dung của văn bản phù hợp với thực tiễn khách quan, phản ánh được qui luật vận động của xã hội, phù hợp với khả năng nhận thức và thực hiện của các đối tượng thực thi văn bản. Các qui định đưa ra phải dễ hiểu, dễ thực hiện và tạo điều kiện để việc kiểm tra được dễ dàng. Tính phù hợp của nội dung văn bản được hiểu là không cao quá hoặc thấp quá so với thực tiễn khách quan. Nói cách khác, nội dung văn băn nêu ra có thể thực hiện được. + Tính pháp qui ( tính bắt buộc thực hiện ): Văn bản thể hiện tính quyền lực của Nhà nước, tính mệnh lệnh đơn phương của quản lý hành chính. Nội dung của nó được Nhà nước đảm bảo thi hành bằng các biện pháp khác nhau theo qui định của pháp luật do đó các qui định trong nhiều trường hợp được đảm bảo thực hiện bởi các chế tài. Qui phạm pháp luật được trình bày trong văn bản theo những cấu trúc nhất định mang tính pháp lý. Như vậy, các nội dung ghi trong văn bản phải được thực thi theo tính quyền lực đơn phương, mệnh lệnh hành chính, đồng thời cũng đòi hỏi cách diễn đạt dứt khoát, rõ ràng. 3.2. Qui trình xây dựng văn bản Qui trình xây dựng văn bản là các bước cần thiết để xây dựng một văn bản. Muốn xác định các bước đó hợp lý cần chú ý một số vấn đề sau: + Văn bản sắp được ban hành thuộc thẩm quyền pháp lý của ai và thuộc loại gì ? + Mục đích của văn bản, nội dung gì ? Một quyết định mới hay một điều chỉnh trong hoạt động quản lý ? Đặt ra qui tắc mới hoặc sửa đổi qui tắc cũ trong hoạt động của Nhà nước ? + Phạm vi tác động của văn bản đến đâu ? Trật tự pháp lý được xác định như thế nào trong văn bản ? + Văn bản sẽ ban hành có gì mâu thuẫn với các văn bản khác của cơ quan không? Dựa vào những định huớng trên, qui trình xây dựng văn bản bao gồm 6 bước sau: Bước 1 : Xác định nội dung cần soạn thảo . Bước 2 : Lựa chọn thông tin cho văn bản. Bước 3 : Lựa chọn tên , loại văn bản. Bước 4: Viết văn bản . Bước 5: Biên tập lại và hoàn thiện các thủ tục pháp lý. Bước 6: Duyệt, ký văn bản, nhân bản và ban hành. 3.3. Qui trình ban hành văn bản + Thủ tục trình và ký văn bản: Thủ tục và ký văn bản là việc của người xây dựng văn bản trình, để người ký văn bản nắm được nội dung, cơ sở pháp lý của việc ra văn bản cụ thể. Khi trình ký, xét duyệt và ban hành cần có hồ sơ trình ký kèm theo bao gồm các tài liệu phản ánh cơ sở pháp lý và cơ sở thực tế việc ban hành văn bản theo thẩm quyền của doanh nghiệp. Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm về nội dung và hình thức văn bản , vì vậy trước khi ký cần có sự kiểm tra toàn diện. + Thủ tục ban hành văn bản : Văn bản được ký , người ký phải ký từng văn bản , không được phép ký một văn bản rồi nhân bản để đóng dấu, nhất là văn bản quan trọng . Nếu có từ 50 văn bản trở lên thì được phép đóng dấu chữ ký để tránh ký nhiều chữ ký không còn chính xác . Trong mọi truờng hợp, văn bản phải được ký thay đóng dấu chữ ký mới đóng dấu cơ quan , doanh nghiệp. + Thủ tục sửa đổi hoặc bãi bỏ văn bản sai: Văn bản ban hành không đúng thẩm quyền hay chứa nội dung sai hoặc không thích hợp cần được bãi bỏ hoặc sửa đổi. Cán bộ phòng pháp lý cần đệ trình cho người có đủ thẩm quyền xem xét . Văn bản bãi bỏ hay sửa đổi phải đảm bảo đúng hình thức và chức năng theo luật định . Chẳng hạn, không thể dùng một thông báo thay đổi một quyết định. Cơ quan cấp trên bãi bỏ văn bản của cơ quan cấp dưới, cơ quan ban hành văn bản tự ra văn bản sửa chữa những lỗi sai của mình. chương II Thực trạng công tác xây dựng và ban hành văn bản tại Tổng công ty Mía đường I I. Khái quát về quá trình hình thành và phát triển của Tổng công ty Mía đường I 1. Quá trình hình thành và phát triển Tổng công ty Mía đường I được thành lập ngày 29/12/1995 trên cơ sở của Tổ chức Liên hiệp Mía đường I, ra mắt chính thức ngày 21/6/1996, hoạt động theo Điều lệ ban hành theo Quyết định số 541/NN - TCCB ngày 4/5/1996 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn. Điện thoại: 8624057 - Fax: 84.4.8624936 Chủ tịch Hội đồng: Phạm Xuân Phương Tổng giám đốc: Nguyễn Văn Hội Giấy phép kinh doanh số 110728 ngày 17/5/1966 do UBKH thành phố cấp. Tại thời điểm thành lập Tổng công ty Mía đường I có 9 đơn vị thành viên. Hiện nay, Tổng công ty Mía đường I có 14 đơn vị thành viên và liên doanh với nước ngoài. Tổng công ty được Nhà nước giao quản lý và sử dụng là 87.852.151.850 (ằ 88 tỷ đồng). Lao động bình quân 14.000 người, doanh thu 1.083.650,1 triệu đồng, sản lượng mía ép: 499,388 tấn/năm. Tổng công ty có: - Tư cách pháp nhân theo pháp luật Việt Nam, điều lệ tổ chức và hoạt động, bộ máy quản lý và điều hành Có vốn và tài sản, chịu trách nhiệm đối với các khoản nợ trong phạm vi số vốn Nhà nước do Tổng công ty quản lý. Tổng công ty có con dấu, tài khoản nợ tại kho bạc Nhà nước và các ngân hàng trong nước và nước ngoài. Tổng Công ty có tên giao dịch quốc tế là VIET NAM SUGAR CANE AND SUGAR CORPORATION I, viết tắt là VINA SUGAR I, và có trụ sở tại 5B Minh Khai, Hai Bà Trưng, Thành phố Hà nội. Tổng Công ty được quản lý bởi Hội đồng quản trị và được điều hành bởi Tổng giám đốc và chịu sự quản lý Nhà nước của các Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ, Uỷ ban nhân dân tỉnh và thành phố trực thuộc trung ương; đồng thời chịu sự quản lý của các cơ quan này với tư cách là các cơ quan thực hiện quyền của chủ sở hữu đối với doanh nghiệp Nhà nước theo quy định tại luật doanh nghiệp Nhà nước và các qui định khác của pháp luật. 2. Chức năng và nhiệm vụ của Tổng công ty Tổng công ty được Bộ giao nhiệm vụ quản lý ngành sản xuất mía đường phía Bắc (từ Huế trở ra), có quan hệ gắn bó với nhau về lợi ích kinh tế, tài chính, công nghệ, cung ứng, tiêu thụ, dịch vụ, thông tin, đào tạo nghiên cứu tiếp thị hoạt động trong ngành Mía - đường. Tổng công ty do Bộ Trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn quyết định thành lập theo uỷ quyền của Thủ tướng chính phủ nhằm tăng cường tích tụ, tập trung, phân công chuyên môn hoá và hợp tác để thực hiện nhiệm vụ Nhà nước giao; nâng cao khả năng và hiệu quả kinh doanh của các đơn vị thành viên và của Tổng công ty, đáp ứng nhu cầu của nền kinh tế. Tổng công ty có nhiệm vụ kinh doanh mía đường theo quy hoạch và mục tiêu kế hoạch phát triển ngành mía đường của Nhà nước bao gồm xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển, chuẩn bị đầu tư, tạo nguồn vốn và thực hiện đầu tư, cung ứng giống cây trồng, vật tư, thiết bị, trồng trọt, khuyến nông, nghiên cứu ứng dụng, chuyển giao công nghệ; chế biến, các sản phẩm từ đường và sau đường, tiêu thụ sản phẩm, xuất nhập khẩu; liên doanh, liên kết với các tổ chức kinh tế trong nước và nước ngoài; tiến hành các hoạt động kinh doanh khác phù hợp với chính sách và luật pháp của Nhà nước. Tổng công ty cùng với chính quyền địa phương chăm lo phát triển kinh tế - xã hội ở các địa bàn có đơn vị thành viên, ở các vùng có điều kiện phát triển trồng mía, chú ý đến các vùng dân tộc ít người và vùng kinh tế mới. Góp phần xoá đói giảm nghèo, thực hiện phủ xanh đất trống đồi trọc, cải tạo môi trường môi sinh. Tổng công ty có nghĩa vụ nhận và sử dụng có hiệu quả, bảo toàn phát triển vốn Nhà nước giao, bao gồm cả vốn đầu tư và doanh nghiệp khác: nhận, sử dụng có hiệu quả tài nguyên, đất đai và các nguồn lực để thực hiện các mục tiêu kinh doanh và nhiệm vụ khác được Nhà nước giao. Tổng công ty phải có trách nhiệm trả các khoản nợ phải thu, ghi trong bảng cân đối tài sản của Tổng công ty tại thời điểm thành lập của Tổng công ty. - Các khoản tín dụng quốc tế mà tổng công ty sử dụng theo quyết định của Chính phủ: - Các khoản tín dụng do Tổng công ty trực tiếp vay hoặc các khoản tín dụng đã được tổng công ty bảo lãnh cho các đơn vị thành viên vay theo hợp đồng bảo lãnh, nếu các đơn vị này không có khả năng trả. Xem xét, phê duyệt phương án do Tổng giám đốc đề nghị về việc giao vốn và các nguồn lực khác cho các đơn vị thành viên và phương án điều hoà vốn và các nguồn lực khác và các đơn vị thành viên; kiểm tra giám sát việc thực hiện các phương án đó: kiểm tra, giám sát mọi hoạt động trong Tổng công ty trong đó có việc sử dụng bảo toàn phát triển vốn và các nguồn lực được giao. Tổng công ty quyết định mục tiêu kế hoạch, hàng năm của Tổng công ty và báo cáo Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn, ngoài ra Tổng công ty còn tổ chức xét duyệt, thẩm định và trình cơ quan có thẩm quyền phê duyệt kế hoạch đầu tư, dự án đầu tư, hợp tác đầu tư với bên nước ngoài bằng vốn do Tổng công ty quản lý, bên cạnh đó Tổng công ty còn ban hành giám sát thực hiện các tiêu chuẩn kỹ thuật, các định mức kinh tế - kỹ thuật, kể cả đơn giá tiền lương, tiêu chuẩn sản phẩm và đơn giá định mức trong xây dựng chuyên ngành, phí lưu thông trong sản xuất nhập khẩu, nhãn hiệu hàng hoá của ngành và quốc gia . Ban hành danh mục và khung giá xuất nhập khẩu vật tư, nguyên liệu, phụ liệu thiết bị, phụ tùng, sản phẩm, dịch vụ quan trọng để áp dụng cho từng thời kỳ theo đề nghị của Tổng giám đốc. Tổng công ty mía đường I hoạt động kinh doanh và khai thác triệt để thị trường trong nước. Phối hợp giữa các doanh nghiệp trong Tổng công ty nhanh chóng tiếp cận và tiêu thụ sản phẩm ra thị trường nước ngoài. Nhằm bảo toàn và phát triển vốn Nhà nước, tạo việc làm và đảm bảo đời sống cho người lao động trong công ty. 3. Cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động trong Tổng công ty Cơ cấu tổ chức, quản lý và điều hành Tổng công ty được tổ chức theo qui định của luật doanh nghiệp Nhà nước và điều lệ Tổng công ty Nhà nước phê chuẩn. Căn cứ vào đặc thù, tiêu chí, danh mục phân loại doanh nghiệp Nhà nước và Tổng công ty Nhà nước theo tinh thần Nghị quyết lần thứ 3 Ban chấp hành Trung ương Đảng khoá IX, việc sắp xếp các doanh nghiệp phải đặt trên phương diện toàn ngành bởi ngành mía đường có tính chất thống nhất cao về sản xuất và thị trường . Đã thể hiện tính qui mô, vai trò quản lý, chủ đạo ngành trên cơ sở phân công hợp lý có qui mô vừa tập trung, vừa phù hợp với năng lực quản lý điều hành. Đảm bảo hiệu quả chung cho toàn ngành, giữ vững ổn định cuộc sống người lao động, bình ổn giá cả thị trường. Ban chấp hành Trung ương quyết định sát nhập các công ty đường Nhà nước, địa phương bao gồm cả các công ty cổ phần và liên doanh chia là 2 Tổng Công ty khu vực đó là: (Tổng công ty mía đường I và Tổng công ty mía đường II). Hội đồng quản trị thực hiện các chức năng quản lý hoạt động của tổng công ty, chịu trách nhiệm về sự phát triển của Tổng công ty theo nhiệm vụ Nhà nước giao. Tổng giám đốc chịu trách nhiệm về mọi lĩnh vực hoạt động và toàn quyền quyết định trong phạm vi Tổng công ty. Việc truyền lệnh ra quyết định, chỉ thị vẫn theo tuyến đã quy định, người lãnh đạo ở các bộ phận chức năng (phòng ban chuyên môn) Tổng công ty không ra mệnh lệnh trực tiếp, chỉ thị cho đơn vị thành viên cấp dưới. Các bộ phận chức năng có nhiệm vụ nghiên cứu, chuẩn bị quyết định cho lãnh đạo Tổng công ty quản lý, điều hành các đơn vị thành viên của Tổng công ty. Đồng thời các bộ phận chức năng có nhiệm vụ theo dõi, giám sát đôn đốc hoặc hướng dẫn các đơn vị thành viên trong công việc thi hành các mệnh lệnh quyết định lãnh đạo Tổng công ty. Bên cạnh đó, mô hình cơ cấu trực tuyến chức năng để Tổng công ty quản lý linh hoạt, chủ động trong điều hành công việc và phát huy được trí tuệ, năng lực của đội ngũ chuyên gia, nhằm tập hợp đội ngũ chuyên gia của nhiều bộ phận chức năng để nghiên cứu, phát triển để có kế hoạch đầu tư mở rộng, đầu tư chiều sâu vào các dự án trong và ngoài nước. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Tổng công ty: Hội đồng quản trị Tổ giúp việc cho HĐQT Ban kiểm soát Tổng giám đốc Phó tổng giám đốc Phó tổng giám đốc Văn phòng Phòng Tổ chức lao động Phòng Tài chính Kế toán Phòng Kế hoạch Đầu tư Phòng Kinh doanh Xuất nhập khẩu Phòng Kỹ thuật Phòng Điều tiết sản lượng & Giá cả 3.1. Hội đồng quản trị Hội đồng quản trị thực hiện các chức năng quản lý hoạt động của Tổng Công ty, chịu trách nhiệm về sự phát triển của Tổng Công ty theo nhiệm vụ Nhà nước giao. Xem xét, phê duyệt phương án do Tổng giám đốc đề nghị về việc giao vốn và các nguồn lực khác cho các đơn vị thành viên và phương án điều hoà vốn và các nguồn lực khác giữa các đơn vị thành viên, kiểm tra giám sát việc thực hiện các phương án đó. Hội đồng quản trị thông qua đề nghị của Tổng giám đốc để trình Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn phê duyệt chiến lược phát triển dài hạn, kế hoạch 5 năm của Tổng công ty; quyết định mục tiêu kế hoạch hàng năm của Tổng công ty và báo cáo Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, để Tổng giám đốc giao cho các đơn vị thành viên. Hội đồng quản trị đối với nhân sự trong bộ máy quản lý và điều hành Tổng công ty: - Quyết định tổng biên chế bộ máy quản lý, điều hành và kinh doanh của Tổng công ty và điều chỉnh khi cần thiết. - Ban hành nội qui bảo mật trong kinh doanh, các thông tin kinh tế nội bộ, bảo vệ bí mật Nhà nước theo qui định của pháp luật do Tổng giám đốc trình để thống nhất áp dụng trong toàn thể Tổng công ty. Hội đồng quản trị có 5 thành viên do Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm theo điều 32 luật doanh nghiệp Nhà nước. Hội đồng quản trị gồm một số thành viên chuyên trách, trong đó có chủ tịch hội đồng quản trị, một thành viên kiêm trưởng ban kiểm soát, một thành viên kiêm Tổng giám đốc và hai thành viên kiêm nhiệm là chuyên gia trong lĩnh vực mía đường, công nghiệp chế biến thực phẩm kinh tế, tài chính, quản trị kinh doanh, pháp luật. 3.2. Ban kiểm soát Ban kiểm soát có 5 thành viên trong đó một thành viên hội đồng quản trị làm trưởng ban và 4 thành viên khác do hội đồng quản trị quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật: gồm một thành viên là chuyên viên kế toán, một thành viên là đại hội đại biểu công nhân viên chức Tổng Công ty giới thiệu và một thành viên do Tổng cục trưởng tổng cục quản lý vốn và tài sản Nhà nước tại doanh nghiệp giới thiệu. - Ban kiểm soát không được tiết lộ kết quả kiểm tra, giám sát, khi chứ được hội đồng quản trị cho phép, phải chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và trước pháp luật nếu cố ý bỏ qua hoặc bao che những hành vi phạm pháp. 3.3. Tổng giám đốc Tổng giám đốc là người có quyền điều hành cao nhất trong Tổng công ty. Kiến nghị hội đồng quản trị có phương án điều chỉnh vốn. Các nguồn lực khác khi phân giao lại cho các đơn vị thành viên và điều chỉnh khi có sự thay đổi nhiệm vụ của các đơn vị thành viên. Xây dựng và trình hội đồng quản trị duyệt tổng biên chế bộ máy quản lý và kinh doanh của Tổng công ty; thành lập và trực tiếp chỉ đạo bộ máy giúp việc; kiểm tra việc thực hiện biên chế bộ máy quản lý và kinh doanh của đơn vị thành viên: trình hội đồng quản trị phê duyệt điều lệ, quy chế tổ chức và hoạt động của đơn vị thành viên do Tổng giám đốc đơn vị thành viên xây dựng: duyệt phương án thành lập, tổ chức lại giải thể các đơn vị trực thuộc đơn vị thành viên do giám đốc đơn vị thành viên trình. 3.4. Bộ máy giúp việc của Tổng công ty Tổng công ty có 7 phòng chuyên môn, nghiệp vụ và một trung tâm do Tổng giám đốc Tổng công ty thành lập. Các phòng, trung tâm Tổng công ty thực hiện chức năng tham mưu giúp việc tổng giám đốc trong điều hành hoạt động của Tổng công ty. 3.4.1. Văn phòng Nhằm tham mưu, giúp việc Tổng giám đốc Tổng công ty trong các lĩnh vực tổng hợp báo cáo, tiếp nhận và phân phối công văn, tài liệu đi và đến của Tổng công ty, tiếp và đón khách vào làm việc tại Tổng công ty; bố trí và sắp xếp chương trình, lịch làm việc, hội họp của Tổng công ty; thi đua; khen thưởng; y tế và quản trị văn phòng ở cơ quan Tổng công ty. 3.4.2. Phòng kế toán tài chính Công tác, tham mưu, giúp việc cho Tổng công ty trong các lĩnh vực tài chính, kế toán, tiền lương, quỹ đầu tư phát triển giúp công ty hạch toán được nguồn vốn, có kế hoạch chi tiêu phát triển có hiệu quả. Kiểm toán nội bộ và thống kê ở cơ quan Tổng công ty và các đơn vị thành viên của Tổng công ty 3.4.3. Phòng Kinh doanh Xuất nhập khẩu - Tham mưu cho lãnh đạo công ty trong công tác lập và triển khai thực hiện kế hoạch và tổ chức thực hiện kinh doanh các loại vật tư, máy móc thiết bị, phụ tùng thay thế và dịch vụ xuất nhập khẩu phục vụ ngành mía đường và đáp ứng nhu cầu xã hội . - Đảm bảo quá trình kinh doanh có hiệu quả, bảo toàn vốn, tiết kiệm chi phí, đem lại lợi ích về kinh tế, chính trị cho Tổng công ty mía đường I. - Nghiên cứu thị trường trong và ngoài nước, tích cực tìm kiếm khách hàng, hoàn thành công tác quảng cáo, tiếp thị, tổng hợp thông tin thương mại, nắm bắt nhanh cơ hội kinh doanh, giữ vững và phát triển thị trường nội ._.