Hoàn thiện công tác Văn thư – lưu trữ tại văn phòng Trường Đại học bách khoa Hà Nội

các đơn vị lực lượng vũ trang phải giải quyết là nâng cao chất lượng hoạt động văn phòng, công tác thông tin ở đơn vị mình. Việc củng cố hoàn thiện tổ chức và hoạt động văn phòng để trợ giúp đắc lực về công tác thông tin cho quản lý đang trở thành nhu cầu bức thiết của xã hội. Nền kinh tế Việt Nam đang phát triển từng bước hội nhập nền kinh tế tri thức, công tác văn phòng đang là nhiệm vụ then chốt của các cơ quan, đơn vị để bảo đảm, cung cấp đầy đủ kịp thời thông tin có chất lượng cho quá trình quản lý. Để có thể thu nhận, xử lý, quản lý và sử dụng thông tin tốt nhất trong điều kiện hiện nay, các đơn vị cơ sở phải tăng cường đầu tư trang thiết bị công nghệ hiện đại, vừa phải thường xuyên bồi dưỡng kiến thức chuyên môn về nghiệp vụ văn phòng cho mỗi cán bộ nhân viên của văn phòng. Một trong những nhiệm vụ cơ bản và đặc biệt quan trọng của văn phòng đó là công tác Văn thư – lưu trữ , nhằm mục đích đảm bảo thông tin các chủ trương, đường lối của Đảng, quản lý và điều hành của Nhà nước. Các văn bản hình thành trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo và hoạt động của mỗi ngành, các đơn vị trong nghành và là phương tiện thiết yếu giúp cho hoạt động của mỗi ngành, các cơ quan đạt hiệu quả cao. Qua chuyến đi thực tập tại Trường ĐHBK Hà Nội đã giúp em có được những kiến thức thực tế và những cái nhìn mới về công tác văn phòng. Qua tìm hiểu tình hình thực tế công tác văn phòng tại Trường ĐHBK Hà Nội, em đã chọn đề tài “Hoàn thiện công tác Văn thư – lưu trữ tại văn phòng Trường ĐHBK Hà Nội” làm đề tài cho báo cáo chuyên đề của mình. Đây là một kiểu đề tài mà từ trước tới nay đã có nhiều công trình nghiên cứu. Song đối với Trường ĐHBK Hà Nội với những hoạt động mang tính chất đặc thù của mình thì chưa có ai đề cập đến. Do đó em mạnh dạn chọn để làm báo cáo chuyên đề cho mình, giải quyết vấn đề này em muốn đóng góp một phần nhỏ bé trong bước đầu nghiên cứu, tổ chức công tác Văn thư – lưu trữ tại Trường ĐHBK Hà Nội, đồng thời góp phần vào việc xem xét tổ chức hoạt động văn thư - lưu trữ ở các cơ quan khác nói chung. Hiện nay công tác Văn thư – lưu trữ trong văn phòng ĐHBK Hà Nội vẫn còn tồn tại những điểm bất cập, những bất cập này vừa do ý muốn chủ quan lẫn điều kiện khách quan mang lại. Nghiên cứu về công tác Văn thư – lưu trữ tại Trường ĐHBK Hà Nội nhằm đánh giá thực trạng hoạt động tại Trường ĐHBK Hà Nội và đưa ra một số kiến nghị, biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động công tác Văn thư – lưu trữ tại Trường cho phù hợp với đặc điểm và tình hình hoạt động chung. Qua đây em xin được bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới Thầy giáo Trần Văn Giá đã nhiệt tình giúp đỡ và động viên em để hoàn thành tốt Báo cáo chuyên đề này. Em xin trân trọng cảm ơn ban lãnh đạo Nhà trường, toàn thể các cô chú trong phòng Hành chính – Tổng hợp Trường ĐHBK Hà Nội đã nhiệt tình chỉ dẫn và tạo điều kiện thuận lợi trong suốt thời gian thời gian em thực tập tại Trường. Em xin chân thành cảm ơn. Nội dung nghiên cứu của đề tài ngoài lời mở đầu và kết luận báo cáo này được trình bày theo 3 chương sau: Chương I: Một số lý luận cơ bản về công tác Văn thư – lưu trữ Chương II: Thực trạng công tác Văn thư – lưu trữ tại Trường ĐHBK Hà Nội Chương III: một số kiến nghị và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động công tác Văn thư – lưu trữ tại Trường ĐHBK Hà Nội Do tính chất là một đề tài nghiên cứu, ứng dụng vào thực tiễn cho nên trong đề tài này, ngoài việc quan sát thực tế quá trình hoạt động của Trường ĐHBK Hà Nội, các mặt hoạt động của văn phòng Trường, em còn sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau: - Phương pháp tổng hợp và thống kê - Phương pháp phân tích minh hoạ lý luận bằng các số liệu - Phương pháp quan sát thực tế quá trình hoạt động của Trường ĐHBK Hà Nội Từ đó đem so sánh lý luận đã được học với thực tiễn và đưa ra một số đề xuất với hy vọng nó sẽ là tài liệu tham khảo của Trường ĐHBK Hà Nội. CHƯƠNG I MỘT SỐ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ I. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 1. Khái niệm công tác văn phòng Công tác văn phòng là một thuật ngữ có liên quan đến nhiều nội dung hoạt động của một tổ chức. Xem xét theo quan điểm hệ thông thì: ở đầu vào bao gồm các hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý, sử dụng toàn bộ hoạt động thông tin kinh tế, chính trị xã hội, hành chính, môi trường v.v…Theo các phương án sử dụng khác nhau nhằm thu được kết quả tối ưu trong từng hoạt động của đơn vị. Còn ở đầu ra thì công tác văn phòng là những hoạt động phân phối, truyền tải, thu và xử lý thông tin phản hồi trong nội bộ và bên ngoài đơn vị theo yêu cầu của lãnh đạo. Toàn bộ những hoạt động này sẽ góp phần hoàn thiện từng bước công tác tổ chức điều hành trong đơn vị, giúp lãnh đạo ra những quyết định chính xác có hiệu quả cao nhất cho đơn vị. 2. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng 2.1. Chức năng văn phòng Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan bởi vậy nó tồn tại như bất kỳ một thực thể nào, thông qua mối quan hệ đặc trưng với môi trường mà nó tồn tại. Hay nói cách khác văn phòng cũng có những lý do tồn tại độc lập tương đối như các tổ chức, các đơn vị khác cả về phương diện tự nhiên và phương diện xã hội. Theo khái niệm về văn phòng thì văn phòng có 3 chức năng cơ bản sau đây . Chức năng tham mưu . Chức năng tổng hợp . Chức năng hậu cần 2.2. Nhiệm vụ của công tác văn phòng Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan, đơn vị Xây dựng và quản lý chương trình kế hoạch hoạt động của cơ quan đơn vị Thu, nhập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin Trợ giúp về văn bản Bảo đảm các yếu tố vật chất, tài chính cho hoạt động của cơ quan, đơn vị Củng cố tổ chức bộ máy văn phòng Duy trì hoạt động thường nhật của văn phòng áp dụng các tiến bộ khoa học – kỹ thuật để luôn đổi mới và hoàn thiện các nghiệp vụ văn phòng và toàn bộ hoạt động của tổ chức. II. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ 1. Công tác văn thư 1.1. Khái niệm công tác văn thư Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho công tác quản lý của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, kinh tế, xã hội, các đợn vị vũ trang. Là toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và ban hành văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan. Các văn bản hình thành của công tác văn thư là phương tiện thiết yếu cho hoạt động của cơ quan đạt hiệu quả. 1.2. Nội dung và nhiệm vụ của công tác văn thư a. Nội dung của công tác văn thư Nội dung của công tác văn thư là những công tác liên quan đến công tác quản lý và giải quyết về văn bản trong các cơ quan, đơn vị và thường bao gồm 5 nội dung cơ bản sau: - Tiếp nhận và giải quyết văn bản đến - Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi - Tổ chức và quản lý văn bản mật trong cơ quan - Tổ chức và quản lý các tài liệu hồ sơ trong cơ quan - Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu * Tiếp nhận giải quyết văn bản đến: Văn bản, tài liệu, thư từ mà cơ quan nhận được từ các nơi khác gửi đến gọi tắ là “Văn bản đến”. Công tác tổ chức, giải quyết quản lý văn bản đến được thực hiện theo nguyên tắc: Mọi văn bản, giấy tờ đến cơ quan đều phải qua bộ phận văn thư, bộ phận này có nhiệm vụ vào sổ, quản lý thống nhất yêu cầu xử lý nhanh chóng, chính xác, giữ bí mật. Văn bản đến cơ quan, đơn vị đều phải qua văn phòng hoặc trưởng phòng hnàh chính xem xét trước khi phân phối cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Việc tổ chức, tiếp nhận giải quyết văn bản đến được thực hiện theo 5 bước sau: Bước 1: Sơ bộ phân loại văn bản. Bước 2: Bóc bì văn bản. Bước 3: Đóng dấu đến, ghi sổ đến và ngày đến vào văn bản Bước 4: Vào sổ và chuyển giao văn bản đến Bước 5: Giải quyết và theo dõi việc giải quyết văn bản đến Văn bản được vào sổ theo mẫu sau Số văn bản đến Ngày đến Nơi gửi văn VB Số, ký hiệu VB Ngày, tháng VB trích yếu nội dung VB Lưu hồ sơ Nơi nhận văn bản Ký nhận Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 ……… …….. ………. ……. ……. ………. …….. ……… …… …….. Mẫu chuyển văn bản đến Số, ký hiệu văn bản Ngày chuyển văn bản Số lượng bì văn bản Nơi nhận (người nhận) Ký nhận và đóng dấu 1 2 3 4 5 ……… ………… ………… ………… ……….. * Tổ chức quản lý giải quyết văn bản đi: Tất cả những văn bản giấy tờ, tài liệu do cơ quan. đơn vị gửi đi chung là “văn bản đi”. Việc tổ chức quản lý văn bản đi cũng được thực hiện theo nguyên tắc: Các văn bản giấy tờ của cơ quan, đơn vị để gửi ra ngoài nhất thiết phải qua bộ phận văn thư, cán bộ văn thư phải có trách nhiệm đăng ký vào sổ, đóng dấu và có trách nhiệm gửi đi. Thủ tục quản lý gửi văn bản đi bao gồm 6 bước sau: Bước 1: Đánh máy, in văn bản Bước 2: Ký và đóng dấu văn bản Bước 3: Đăng ký văn bản đi Bước 4: Chuyển giao văn bản đi Bước 5: Kiểm tra việc quản lý giải quyết văn bản đi Bước 6: Sắp xếp các bản lưu văn bản Mẫu sổ chuyển văn bản qua bưu điện hoặc đến các cơ quan Ngày tháng Số ký hiệu văn bản Số lượng bì văn bản Nơi nhận văn bản Ký nhận và đóng dấu văn bản 1 2 3 5 ............. …………. ……….. ……….. ................ Mẫu sổ chuyển văn bản trong nội bộ Ngày tháng Số ký hiệu văn bản (phiếugửi, chuyển) Số lượng văn bản hoặc bì văn bản Người nhận hoặc đơn vị nhận Ghi chú 1 2 3 4 5 …………. …………. ………….. ……………. ………… * Tổ chức quản lý giải quyết các văn bản mật trong cơ quan. Đối với những văn bản “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật” chỉ có thủ trưởng cơ quan hoặc người được uỷ quyền bóc văn bản trực tiếp làm nhiệm vụ đăng ký văn bản. Văn bản có dấu “khẩn”, “thượng khẩn”, “hoả tốc” thì phải đóng dấu vào văn bản và cả phong bì văn bản. Riêng văn bản mật, tối mật, tuyệt mật chỉ được đánh dấu vào văn bản, người chịu trách nhiệm làm phong bì, trong ghi đầy đủ số, ký hiệu, nơi nhận và đóng dấu “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật” lên phong bì trong rồi chuyển cho văn thư làm phiếu chuyển và phong bì ngoài. Phong bì ngoài chỉ ghi nơi gửi, nơi nhận, và số phiếu chuyển, không đóng dấu chỉ mức độ “mật”. Sau đó các văn bản được chuyển đi theo thủ tục như các văn bản bình thường. * Tổ chức quản lý các tài liệu, hồ sơ trong cơ quan Công tác lập hồ sơ là một khâu quan trọng, là khâu cuối cùng của công tác văn thư và là khâu bản lề của công tác lưu trữ. Việc lập hồ sơ có ý nghĩa rất cần thiết cho việc phân loại sắp xếp tài liệu trong cơ quan, đơn vị được chủ động khoa học và thuận tiện. + Lập danh mục hồ sơ: Được tiến hành theo 6 bước Bước 1: Xác định danh mục hồ sơ Bước 2: Xây dựng đề cương phân loại hồ sơ, có thể phân loại theo vấn đề hoặc theo đơn vị, tổ chức. Bước 3: Dự kiến các tiêu đề hồ sơ Bước 4: Quy định ký hiệu hồ sơ Bước 5: Quy định người lập hồ sơ Bước 6: Thời hạn bảo quản hồ sơ + Mở hồ sơ: Đầu năm, cán bộ được giao nhiệm vụ lập hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ cần viết bìa hồ sơ gọi là mở hồ sơ. + Căn cứ vào đặc trưng của văn bản tài liệu để chia thành các hồ sơ: Các đặc trưng cơ bản để lập hồ sơ bao gồm: Tên gọi, vấn đề, tác giả, thời gian, giao dich, địa dư. + Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ + Biên mục hồ sơ + Đóng quyển * Tổ chức và sử dụng con dấu Nguyên tắc đóng dấu: Người giữ con dấu phải tự tay đóng vào các văn bản, không được cho ai mượn. Dấu phải đóng bên trái trùm lên 1/3 đến 1/4 của chữ ký, dấu đóng phải rõ ràng ngay ngay ngắn. Chỉ được đóng dấu vào văn bản giấy tờ khi đã có chữ ký hợp lệ, không được đóng dấu vào giấy trắng, giấy in sẵn có tiêu đề, giấy giới thiệu chưa ghi rõ tên người và việc cụ thể. Những tài liệu gửi kèm theo văn bản như đề án, chương trình, dự thảo, báo cáo … cần đóng dấu vào góc trái ở phía trên trang. Dấu đóng trùm khoảng 1/4 mặt dấu lên chỗ có chữ để đảm bảo độ tin cậy của tài liệu. Việc sử dụng các loại dấu ở cơ quan Trong các cơ quan thường có 2 loại dấu: Dấu quốc huy và dấu ghi chữ văn phòng. Hai loại dấu này đóng như sau: - Đối với văn bản thuộc quyền hạn của thủ trưởng thì thủ trưởng hoặc cấp phó ký thay hoặc người được quyền ký thừa lệnh thủ trưởng thì đóng dấu quốc huy. - Những văn bản thuộc nhiệm vụ của văn phòng lấy danh nghĩa là văn phòng để làm ra văn bản thì đóng dấu văn phòng. Dấu ghi “mật” và “khẩn” thì phải đóng dấu đúng với loại văn bản đó và phải do thủ trưởng cơ quan, người được uỷ quyền quyết định. Dấu “mật” phải được đóng vào trước khi ký chính thức. Ngoài ra còn sử dụng con dấu đề chữ khẩn cấp như “hoả tốc”, “thượng khẩn” theo quy định với từng loại văn bản. Các cơ quan còn có: Dấu chức vụ, dấu tên người, dấu chữ ký... Căn cứ vào đó đóng dấu theo đúng Nhà nước quy định về việc quản lý các loại con dấu. Của cơ quan ghi trong Nghị định 56 của HĐCP. - Người giữ con dấu vì lý do nào đó mà vắng mặt phải bàn giao con dấu cho người khác do thủ trưởng cơ quan chỉ định. Ngày nghỉ lễ, chủ nhật phải cho con dấu vào hòm, tủ khoá chắc chắn. Theo Nghị định số 62/CP ngày 22 tháng 9 năm 1993 của Chính Phủ quy định về việc quản lý và sử dụng con dấu như sau: “ Con dấu được sử dụng trong các cơ quan, các đơn vi kinh tế, các tổ chức xã hội, các đơn vị vũ trang và một số chức danh (gọi tắt là các cơ quan tổ chức) khẳng định giá trị pháp lý của các văn bản, thủ tục hành chính trong quan hệ giao dịch giữa các cơ quan, tổ chức và các công dân phải được quản lý thống nhất theo quy định của Nghị Định Chính Phủ”. Đồng thời Chính phủ cũng quy định người đứng đầu các cơ quan tổ chức có trách nhiệm quản lý sử dụng con dấu, mỗi cơ quan tổ chức chỉ được dùng một con dấu cùng loại giống nhau, con dấu chỉ đựợc đóng lên các văn bản giấy tờ sau khi đã có chữ ký của cấp có thẩm quyền. Nghiêm cấm việc đóng dấu khống chỉ, không được tuỳ tiện mang con dấu theo người. Con dấu của cơ quan tổ chức phải được lại cho người có trách nhiệm, có trình độ chuyên môn về văn thư để bảo quản và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc giữ và đóng dấu. b. Nhiệm vụ của công tác văn thư - Nhận và bóc bì văn bản đến - Đóng dấu văn bản đến, ghi số, vào sổ đăng ký - Phân loại và trình lãnh đạo - Chuyển giao và theo dõi việc giải quyết văn bản đến của các phòng ban chức năng - Đánh máy, rà soát văn bản, in văn bản tài liệu - Gửi văn bản đi (vào sổ, ghi số, ghi ngày phát hành). - Chuyển giao văn bản, tài liệu thư từ trong nội bộ cơ quan - Cấp giấy giới thiệu, sử dụng và bảo quản dấu cơ quan 1.3. Tổ chức công tác văn thư Khi xem xét tổ chức công tác văn thư có thể nghiên cứu 2 vấn đề sau: a. Biên chế công tác văn thư Để nghiên cứu bố trí hợp lý biên chế công tác văn thư phải dựa vào 3 yếu tố chủ yếu: Cơ cấu tổ chức của cơ quan, khối lượng công việc công tác văn thư và số lượng văn bản, tài liệu cơ quan. Trong đó bao gồm văn bản đi, văn bản đến, văn bản nội bộ. Trong công tác văn thư ngoài việc xây dựng cơ cấu tổ chức hợp lý, việc bố trí cán bộ cũng có ý nghĩa rất lớn trong việc nâng cao năng suất và chất lượng hoạt động của cơ quan. Những cán bộ có trình độ cao, có năng lực thì bố trí những công việc khó, phức tạp như: Dự thảo văn bản, đọc soát văn bản, lập hồ sơ… Các cán bộ có trình độ thấp hơn thì đảm nhận những công việc đơn giản như: Vào sổ văn bản, viết phong bì. Nhân viên văn thư ngoài yêu cầu về trình độ chuyên môn, trình độ văn hoá, phải có những phẩm chất như: Trung thực, điềm đạm, cẩn thận, lịch sự và giữ luôn bí mật trong công việc, năng suất và chất lượng công tác không cao và ảnh hưởng đến việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan nói chung. b. Hình thức tổ chức công tác văn thư Tuỳ thuộc vào cơ cấu tổ chức của cơ quan, số lượng văn bản đi, văn bản đến và chức năng, nhiệm vụ của cơ quan để có thể tổ chức công tác văn thư theo một hình thức phù hợp. Các hình thức này bao gồm: + Hình thức văn thư tập trung: Theo hình thức này, hầu hết các tác nghiệp chuyên môn văn thư được tập trung giải quyết ở một đơn vị chuyên môn. Hình thức này thường được áp dụng ở các cơ quan, xí nghiệp, đơn vị nhỏ, cơ cấu tổ chức ít phức tạp, số lượng văn bản ít. + Hình thức văn thư phân tán: Theo hình thức này, hầu hết các khâu nghiệp vụ công tác văn thư được giải quyết ở các đơn vị cơ sở, tổ chức trực thuộc. Hình thức này được áp dụng ở các cơ quan, đơn vị, tổ chức có cơ cấu phức tạp, nhiều văn bản đi, đến có nhiều cơ sở ở cách xa nhau. + Hình thức văn thư hỗn hợp: Đây là hình thức tổ chức mà trong đó có một số khâu nghiệp vụ chủ yếu của công tác văn thư như: Đánh máy, in, đăng ký văn bản được tổ chức chung ở một nơi. Còn khâu nghiệp vụ khác như: theo dõi giải quyết văn bản, lưu văn bản được thực hiện ở các bộ phận, các đơn vị nhỏ. Hình thức văn thư hỗn hợp thường được áp dụng ở các cơ quan trong hệ thống hành pháp và quản lý hành chính Nhà nước. 1.4. Yêu cầu của công tác văn thư Trong quá trình thực hiện những nội dung trên cần phải đảm bảo những yêu cầu sau: . Nhanh chóng, kịp thời, đúng kỳ hạn . Phải đảm bảo tính chính xác cao . Mức độ bí mật của văn bản . Sử dụng trang thiết bị hiện đại 1.5. Vị trí ý nghĩa của công tác văn thư a. Vị trí của công tác văn thư Công tác văn thư gắn liền với bộ máy quản lý và là nội dung quan trọng trong hoạt động của cơ quan. Như vậy công tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý của cơ quan. Trong quá trình hoạt động của cơ quan Nhà nước việc soạn thảo các loại văn bản và sử dụng chúng để làm phương tiện mọi hoạt động của cơ quan. Vì vậy việc tổ chức quản lý các loại văn bản bằng phương pháp khoa học trên cơ sở những quy định chung của Nhà nước là công tác quan trọng và có tính tất yếu nhằm gắn liền với hoạt động của cơ quan. b. ý nghĩa của công tác văn thư Công tác văn thư đảm bảo việc cung cấp những thông tin cần thiết, phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan đơn vị nói chung. Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. Về mặt nội dung có thể xếp công tác văn thư vào hoạt động đảm bảo thông tin cho công tác quản lý mà văn bản chính là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến những thông tin mang tính pháp lý của Nhà nước. Thực hiện tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, vừa nâng cao năng suất vừa đảm bảo chất lượng, đúng chế độ, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế những vi phạm trong việc sử dụng các văn bản giấy tờ để làm trái pháp luật. Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ thông tin về mọi hoạt động của cơ quan. Nội dung các văn bản phản ánh hoạt động của cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong cơ quan, bên cạnh đó nó sẽ là những bằng chứng quan trọng khi có những vi phạm xảy ra trong quá trình hoạt động. Công tác văn thư nề nếp sẽ lưu giữ được toàn bộ hồ sơ tài liệu bằng văn bản tạo điều kiện tốt nhất cho công tác lưu trữ của cơ quan. Đây là nguồn bổ sung chủ yếu, thưòng xuyên cho tài liệu lưu trữ quốc gia là các hồ sơ tài liệu có giá trị. Trong các quá trình hoạt động của mình các cơ quan cần phải tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quốc gia. Nếu chất lượng hồ sơ không tốt, văn bản giữ lại không đầy đủ thì chất lượng hồ sơ nộp vào lưu trữ cơ quan thấp, nếu không sẽ gây khó khăn rất nhiều cho công tác lưu trữ. Công tác văn thư góp phần làm giảm bớt các giấy tờ vô dụng, tiết kiệm được công sức và tiền của cho cơ quan. Đồng thời công tác này giữ gìn đầy đủ những hồ sơ, tài liệu cần thiết có giá trị để phục vụ cho việc tra cứu, giải quyết công việc trước mắt và nộp vào lưu trữ để nghiên cứu và sử dụng lâu dài. 2. Công tác lưu trữ 2.1. Khái niệm Lưu trữ là khâu cuối cùng của úa trình xử lý thông tin bằng văn bản. Tất cả những văn bản đến đã qua xử lý, bản lưu của văn bản đi (bản chính) và những hồ sơ, tài liệu liên quan đều phải được chuyển vào lưu trữ qua chọn lọc. 2.2. Nhiệm vụ và nội dung của công tác lưu trữ a. Công tác lưu trữ gồm những nhiệm vụ sau: . Thu thập, xử lý, phân loại và sắp xếp các tài liệu . Đánh giá tài liệu . Thống kê tài liệu . Bảo quản tài liệu . Phục vụ khai thác sử dụng tài liệu b. Nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ Tập trung toàn bộ phông lưu trữ quốc gia vào bảo quản trong các kho lưu trữ từ Trung ương đến địa phương dưới sự quản lý thống nhất của Cục lưu trữ Nhà nước. Cục lưu trữ Nhà nước quản lý thống nhất về tổ chức lưu trữ, pháp chế lưu trữ và nghiệp vụ lưu trữ. Tập trung được hiểu là tài liệu không để phân tán ở từng cán bộ nhân viên ở các cơ quan đơn vị mà phải tập trung vào các kho lưu trữ để quản lý thống nhất theo quy định của Nhà nước. Các kho lưu trữ Nhà nước có chức năng bản quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia không một cơ quan hay cá nhân nào được giữ tài liệu lưu trữ quốc gia cho riêng mình. Tập trung không có nghĩa là đưa toàn bộ tài liệu lưu trữ về Trung ương mà là tập trung những tài liệu này vào những kho lưu trữ đã được phân cấp trong mạng lưới các kho lưu trữ từ TW đến địa phương. Thống nhất là sự thống nhất quan lý về mọi mặt của hoạt động lưu trữ. Đặc biệt là thống nhất quản lý tài liệu lưu trữ Quốc gia. Tài liệu lưu trữ Quốc gia phải do cục lưu trữ Nhà nước, cơ quan cao nhất của ngành thống nhất quản lý. Để nghiên cứu đầy đủ mọi mặt một giai đoạn lịch sử cần có tài liệu phản ánh toàn diện hoạt động của ngành các cấp, đặc biệt là tài liệu lưu trữ Quốc gia. Quản lý tài liệu lưu trữ phải dựa trên nguyên tắc tập trung thống nhất và cũng chỉ quản lý theo nguyên tắc này tài liệu lưu trữ mới phát huy tốt nhất tác dụng của nó. Hiện nay nước ta do nhiều nguyên nhân khác nhau, một bộ phận lưu trữ Quốc gia đang bị phân tán ở một số cơ quan nghiên cứu, bảo tàng, thư viện… Ngoài ra hệ thống các kho lưu trữ được tổ chức hoàn chỉnh các văn bản của Nhà nước về hoạt động lưu trữ còn chưa xác lập được hành lang pháp lý vững chắc làm cơ sở cho quản lý có hiệu quả công tác lưu trữ. Việc thực hiện nguyên tắc tập trung thống nhất trong quản lý công tác lưu trữ đang đặt ra cho Nhà nước và Ngành lưu trữ nhiều vấn đề cần được nghiên cứu và giải quyết. c. Nội dung của công tác lưu trữ Thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ Bổ sung tài liệu lưu trữ bao gồm việc sưu tầm và thu thập tài liệu lưu trữ vào các phông lưu trữ của cơ quan Nhà nước Trung ương và địa phương theo nguyên tắc quản lý thông nhất. Sau khi thu thập bổ sung dung các biện pháp nghiệp vụ để phân loại tài liệu trong các phông lưu trữ. Bổ sung tài liệu là công tác nghiên cứu các biện pháp để giao nộp một cách có chủ động hợp lý và khoa học các tài liệu trong các phòng, các kho lưu trữ bảo quản và sử dụng theo quy định chung, theo các nguyên tắc đặt ra trong ngành lưu trữ. Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ Công tác chỉnh lý tài liệu là một khâu nghiệp vụ trong đó tài liệu lưu trữ được hệ thống hoá theo một phương pháp thích hợp và đựoc cố định trật tự sắp xếp trong các phòng, kho lưu trữ nhằm mục đích bảo quản hoàn chỉnh và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Bước 1: Viết lịch sử hình thành phông Bước 2: Chỉnh lý tài liệu trong hồ sơ Bước 3: Viết bìa hồ sơ Bước 4: Viết chứng từ kết thúc Xác định giá trị tài liệu lưu trữ Xác định giá trị tài liệu lưu trữ là phương pháp nghiệp vụ chuyên môn, xem xét hồ sơ tài liệu có giá trị về các mặt chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học và các gía trị khác để xác định tài liệu nào có giá trị cần lưu trữ bao lâu và hồ sơ tài liệu nào không cần lưu giữ (như xác định thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ). Khi xác định giá trị tài liệu lưu trữ cần dựa vào 3 nguyên tắc cơ bản sau: - Tính lịch sử: Xem xét tài liệu trong điều kiện xã hội và việc hình thành. - Tính chính trị: Xem xét ý nghĩa chính trị của tài liệu để xác định thời hạn bảo quản hay tiêu huỷ. - Tính tổng hợp và toàn diện: Xem xét tài liệu không chỉ ở một mặt mà xét nó ở tính đa dạng. Dựa vào các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu lưu trữ để lựa chọn và xác định được thời hạn bảo quản của tài liệu lưu trữ như vĩnh viễn, lâu dài, tạm thời hay tiêu huỷ. Hội đồng xác định giá trị tài liệu bao gồm: . Chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính: Chủ tịch hội đồng . Cơ quan (bộ phận) có tài liệu : Uỷ viên . Phụ trách lưu trữ: Uỷ viên Khi tiêu huỷ các hồ sơ tài liệu đã hết giá trị được hội đồng cho phép phải lập văn bản. Tài liệu được thống kê cụ thể chi tiết theo từng loại có xác nhận của bộ phận cơ quan có tài liệu và trực tiếp chứng kiến việc tiêu huỷ. Việc tiêu huỷ và xác định giá trị tài liệu này theo quy định về công tác lưu trữ ban hành kèm theo quyết định số 497/QĐ-UB ngày 02 tháng 02 năm 1998 của UBND thành phố. Bổ sung tài liệu vào các kho lưu trữ Bổ sung tài liệu là công tác sưu tầm thu thập thêm làm phong phú và hoàn chỉnh tài liệu vào các kho lưu trữ của cơ quan, các kho lưu trữ ở Trung ương và địa phương theo những nguyên tắc và phương pháp thống nhất. Giải quyết tốt vấn đề bổ sung tài liệu có ý nghĩa quan trọng không chỉ đối với ngành lưu trữ mà còn đối với nhiều ngành khác. Tài liệu lưu trữ là ngoài những ý nghĩa chính trị, văn hoá, lịch sử …có tầm quốc gia còn có giá trị thực tiễn cao đối với từng ngành, từng cấp và mỗi cơ quan đã sản sinh ra nó. Nếu để tài liệu mất mát thất lạc, không tổ chức đựơc việc bổ sung kịp thời thì thành phần phông lưu trữ sẽ ngày càng nghèo khả năng phục vụ sẽ ngày càng hạn chế. Công tác bổ sung tài liệu đòi hỏi phải tiến hành thường xuyên thiết thực và kịp thời. Khi bổ sung tài liệu cần chú ý đến khả năng sử dụng chúng trong thực tế. Chú ý đến khả năng sử dụng chúng trong phạm vi rộng, trong điều kiện việc mở rộng việc áp dụng các phương tiện kỹ thuật hiện đại. Thống kê và kiểm tra tài liệu lưu trữ Công tác thống kê và kiểm tra tài liệu lưu trữ là biện pháp áp dụng các phương pháp chuyên môn, nghiệp vụ khoa học nhằm nắm được một cách rõ ràng, chính xác, khịp thời nội dung, thành phần, số lượng, chất lượng của tài liệu lưu trữ và cơ sở vật chất khác trong phòng trong kho lưu trữ. Công tác thống kê và kiểm tra phải thực hiện theo các quy định của Nhà nước, cụ thể là: - Mỗi bộ phận, phòng, kho lưu trữ phải có sổ sách thống kê hồ sơ tài liệu đang giữ và các công cụ tra tìm như: Sổ nhập hồ sơ tài liệu; sổ đăng ký các phông lưu trữ; sổ theo dõi sử dụng hồ sơ tài liệu. - Thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ hàng năm và báo cáo đột xuất về tình hình công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ theo quyết định liên Bộ giữa Cục lưu trữ Nhà nước với Tổng cục thống kê số 149/TCTK ngày 23 tháng 10 năm 1987 về việc ban hành biểu mẫu báo cáo thống kê định kỳ hàng năm về công tác lưu trữ và tài liệu. - Kiểm tra tài liệu lưu trữ với các hình thức sau: Kiểm tra thường xuyên theo định kỳ; kiểm tra đột xuất; tự kiểm tra và công cụ kiểm tra. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là sự kết hợp chặt chẽ các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ như phân loại, bổ sung, xác định giá trị tài liệu lưu trữ… Để tổ chức khoa học các phông lưu trữ nhằm bảo đảm an toàn và sử dụng chúng hiệu quả nhất. Bao gồm các nghiệp vụ sau: - Nghiên cứu và biên soạn tóm tắt lịch sử của cơ quan, đơn vị hình thành phông và lịch sử phông. - Tiến hành lập hồ sơ đối với những hồ sơ chưa đạt yêu cầu lưu trữ - Chọn và xây dựng phương án phân loại, hệ thống hoá hồ sơ tài liệu theo phương án đã chọn Bảo quản tài liệu lưu trữ Bảo quản tài liệu lưu trữ là toàn bộ những công việc được thực hiện nhằm đảm bảo giữ gìn trạng thái vật lý của nó. Công tác bảo quản lưu trữ bao gồm các nội dung như: Phòng ngừa, phòng hỏng, phục chế tài liệu lưu trữ và phòng gian bảo mật. Công tác này được quy định cụ thể tại Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia. Nguyên nhân gây hại đến tài liệu lưu trữ có nhiều yếu tố khách quan tự nhiên như: Nhiệt độ, ánh sáng, bụi mốc, côn trùng, bão lụt… Và còn do yếu tố chủ quan của con người như: Chiến tranh, do sự thiếu trách nhiệm của các nhân viên lưu trữ và người sử dụng tài liệu lưu trữ. Biện pháp bảo quản là: Chống ẩm bằng thông gió, chống mối mọt côn trùng… Phải chú ý đến cách bố trí nhà kho và trang bị phương tiện kỹ thuật. Cần trang bị đầy đủ giá, tủ đựng tài liệu, dụng cụ đo nhiệt độ… Kho lưu trữ phải đặt ở nơi khô ráo, thoáng mát, sạch sẽ. Khu vực để tài liệu phải cách biệt với nơi làm việc của cơ quan, đồng thời phải có chế độ phòng cháy chữa cháy cho kho lưu trữ. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Là toàn bộ công tác nhằm bảo đảm cung cấp cho cơ quan Nhà nước và xã hội những thong tin cần thiết phục vục cho mục đích chính trị, kinh tế, tuyên truyền, giáo dục, văn hoá, quân sự và phục vụ cho các quyền lợi chính đáng của công dân. Mục đích sử dụng tài liệu lưu trữ là tổ chức khai thác sử dụng tốt và có hiệu quả tài liệu lưu trữ nhằm thực hiện những mục đích sau: - Mục đích chính trị: thực hiện nhiệm vụ chính trị, đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước phục vụ đấu tranh chính trị và ngoại giao, bảo vệ chủ quyền đất nước phát triển quan hệ hợp tác về kinh tế – văn hoá với các nước. Phục vụ đấu tranh chống luận điệu xuyên tạc lịch sử, xuyên tạc chính sách đối nội, đối ngoại của Nhà nước ta do bọn đế quốc và bọn phản động tiến hành. - Mục đích kinh tế: Tài liệu lưu trữ phục vụ cho việc nghiên cứu cải cách cơ chế quản lý kinh tế, vấn đề dự báo và kế hoạch phát triển kinh tế của đất nước. - Mục đích khoa học: Tài liệu lưu trữ được sử dụng nghiên cứu giải quyết các vấn đề khoa học, phục vụ thiết thực cho các mục tiêu kinh tế của Đảng và Nhà nước ta đề ra trong từng giai đoạn. Các hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ bao gồm các hình thức sau: . Thông báo về tài liệu . Tổ chức sử dụng tài liệu tại phòng đọc . Triển lãm trưng bày tài liệu lưu trữ . Cấp giấy chứng nhận tài liệu lưu trữ, các bản sao lục, trích lục tài liệu lưu trữ. . Viết bài đăng báo, phát thanh và truyền hình . Công bố tài liệu lưu trữ d. ý nghĩa của tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ bao giờ cũng gắn liền và phản ánh một cách trung thực quá trình hoạt động của một con người, một cơ quan và các sự kịên lịch sử của một quốc gia trong suốt tiến trình lịch sử. Vì thế tài liệu lưu trữ là nguồn chính xác nhất, chân thực nhất để nghiên cứu. Tài liệu lưu trữ còn phản ánh sự thật khách quan hoạt động sáng tạo của xã hội nên nó mang tính khoa học cao. Nó không chỉ là bằng chứng của sự phát triển khoa học mà còn phục vụ cho các đề tài khoa học và ứng dụng kết quả nghiên cứu trước đây vào công cuộc nghiên cứu hiện tại giúp cho việc tổng kết đánh giá rút ra những quy luật vận động của tự nhiên và xã hội để dự báo chính xác thúc đẩy tiến trình phát triển của xã hội. Tài liệu lưu t._.