Hoàn thiện công tác tuyển dụng tại Công ty cổ phần Constrexim số 1

môc lôc Lời mở đầu Trong nền kinh tế tri thức hiện nay thì nguồn nhân lực luôn đóng vai trò trọng tâm trong sự phát triển. Đối với doanh nghiệp cũng vậy nguồn lực con người luôn được coi là nguồn lực then chốt, nó quyết định đến sự thành công và thất bại trong hoạt động sản xuất kinh doanh của tổ chức. Chính vì vậy một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì việc phải xây dựng cho mình một nguồn nhân lực có chất lượng cao là nhiệm vụ hàng đầu. Nhưng khi nguồn nhân lực trong tổ chức không thể đáp ứng được nhu cầu phát triển thì doanh nghiệp phải lấy từ nguồn bên ngoài.Do vậy việc xây dựng được một quy trình tuyển dụng hợp lý sẽ có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp. Nó sẽ tạo điều kiện để doanh ngiệp có đội ngũ cán bộ phù hợp với yêu cầu của công việc, góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Mặt khác tuyển dụng tốt sẽ giúp doanh nghiệp có cơ sở để thực hiện tốt các hoạt động quản lý nhân lực sau này và góp phần tạo động lực cho họ trong quá trình lao động. Nhưng thực tế hiện nay ở việt nam rất ít doanh nghiệp xây dựng được một quy trình tuyển dụng khoa học và hợp lý. Mà cụ thể trong quá trình thực tập tại công ty cổ phần CONSTREXIM số 1 em nhận thấy quy trình tuyển dụng của công ty còn rất nhiều điều phải hoàn thiện. Chính điều này dã ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng nguồn nhân lực của công ty. Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề này em quyết định lựa chọn đề tài: “hoàn thiện công tác tuyển dụng tại công ty cổ phần constrexim số 1”. Với mong muốn tìm hiểu kỹ hơn nữa quy trình tuyển dụng của công ty và đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác này. Nội dung của đề tài gồm 3 chương: Chương I: Những cơ sở lý luận chung về công tác tuyển dụng tại các tổ chức Chương II: Thực trạng công tác tuyển dụng tại công ty cổ phần constrexim số 1 chương III: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tuyển dụng tại công ty cổ phần constrexim số 1 Việc thực hiện đề tài này dựa trên cơ sở những phân tích đánh giá nguồn số liệu đã thu thập được từ thực tế công ty. Nhưng do nhận thức còn hạn chế chắc chắn sẽ không tránh khỏi những thiếu sót. Rất mong được sự đóng góp ý kiến của thầy giáo cùng toàn thể các cô chú, các anh chị trong công ty để đề tài của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo TH.S Nguyễn Huy Trung giảng viên khoa kinh tế lao động & dân số trường đại học kinh tế quốc dân cùng toàn thể các cô, các chú, các anh chị trong công ty cổ phần CONSTREXIM số 1 đã giúp đỡ em hoàn thành đề tài này. Chương I Những cơ sở lý luận chung về công tác tuyển dụng tại các tổ chức A> Các khái niệm - Tuyển dụng: Là quá trình tìm kiếm thu hút ứng viên từ các nguồn khác nhau, đến nộp đơn đăng ký xin, tìm việc làm và lựa chọn trong số họ những người phù hợp với yêu cầu công việc.. Theo đó tuyển dụng bao gồm hai quá trình sau đây: + Tuyển mộ: Đây là quá thu hút những người xin việc có trình độ từ lực lượng lao động xã hội và lượng lao động bên trong tổ chức. Mọi tổ chức phải có đủ khả năng để thu hút đủ số lượng và chất lượng lao động nhằm đạt được mục tiêu, nhiệm vụ của tổ chức mình. + Tuyển chọn: Là quá trình đánh giá các ứng viên theo nhiều khía cạnh khác nhau dựa vào các yêu cầu cầu công việc, để tìm ra những người phù hợp với yêu cầu đặt ra trong số những người đã thu hút được trong quá trình tuyển mộ. B> Quá trình tuyển dụng I. Quá trình tuyển mộ 1. Mục đích và tầm quan trọng của quá trình tuyển mộ 1.1. Mục đích - Mục đích chính của hoạt động tuyển mộ là thu hút được một số lượng lớn ứng viên có trình độ năng lực phù hợp với yêu cầu của tổ chức đến nộp đơn xin việc. Như vậy để thu hút được nhân tài phù hợp với tổ chức chính là phải bíêt rõ tổ chức mình cần có những người như thế nào và làm sao để thu hút được số người đủ lớn đến xin việc, tăng khả năng lựa chọn. - Thông qua quá trình tuyển mộ các tổ chức cũng muốn quảng bá hình ảnh, uy tín, thương hiệu của mình ra bên ngoài. Theo đó không những các ứng viên mà rất nhiều người khác cho dù không liên quan gì đến tổ chức cũng biết đến tổ chức mình, và qua nhiều lần như vậy hình ảnh của công ty sẽ in sâu vào tâm trí mọi người. 1.2. Tầm quan trọng - Hoạt động tuyển mộ có ảnh hưởng rất lớn tới chất lượng nguồn nhân lực của tổ chức. Nếu như tổ chức đó thực hiện tốt quá trình này thì sẽ thu hút được nhiều ứng viên có trình độ cao đến nộp đơn, như vậy tỷ lệ lựa chon sẽ cao và khả năng tổ chức sẽ chọn được người có trình độ cao là rất lớn. Nhưng nếu tổ chức không thực hiện tốt thì số lượng ứng viên có trình độ cao ít, tỷ lệ tuyển chọn nhỏ do vậy người được chọn có thể chưa đạt yêu cầu. - Hoạt động tuyển mộ có tác dụng rất lớn đến các họat động quản trị nhân lực khác của tổ chức như: Tuyển chọn, đào tạo và phát triển, thù lao, đánh giá thực hiện công việc. Cụ thể như sau: + Thực hịên tốt quá trình tuyển mộ là cơ sở để tiến hành quá trình tuyển chọn đạt kết quả như mong muốn. Nếu quá trình tuyển mộ thu hút được càng nhiều người tham gia vào hoạt động cuả tổ chức thì càng có thêm sự lựa chọn cho các nhà tuyển chọn ứng với mỗi vị trí công việc yêu cầu.Và ngược lại nếu quá trình tuyển mộ thực hiện không tốt, số lượng người tham gia ít sẽ gây khó khăn trong việc ra các quyết định tuyển chọn, vì số lượng ứng viên ít, nên sẽ có ít sự lựa chọn, và thường gặp những sai sót trong việc ra quyết định tuyển chọn. + Quá trình tuyển mộ còn ảnh hưởng đến quá trình đánh giá tình hình thực hiện công việc của nhân viên sau này, khi họ đã được tuyển dụng vào tổ chức, nếu số người mà tổ chức thu hút được có trình độ cao, có chuyên môn nghiệp vụ vững vàng thì việc đánh giá sẽ dễ dàng và ít gặp khó khăn, hơn nữa những mặt còn tồn tại trong công việc trong kì trước sẽ được bổ xung những yêu cầu cần thiết để khắc phục trong các bản mô tả công việc, bản xác định tiêu chuẩn thực hiện công việc, bản xác định yêu cầu đối với người thực hiện công việc. Làm như vậy sẽ góp phần khắc phục những mặt còn tồn tại trong quá trình thực hiện công việc, và là cơ sở để tìm được những nhân viên phù hợp đối với yêu cầu công việc. + Quá trình tuyển mộ còn ảnh hưởng đến chính sách thù lao của của tổ chức chẳng hạn như: Nếu chính sách thù lao của tổ chức mà cao và các điều kiện trả lương, thưởng rõ ràng thì sẽ dễ dàng thu hút được nhiều người lao động có trình độ tay nghề cao đến nộp đơn xin việc, vì họ luôn hi vọng sẽ có được mức thù lao tương xứng với trình độ và năng lực của mình. Hơn nữa nếu mức cung về lao động sẽ ảnh hưởng đến mức lương của tổ chức, nếu cung về lao động trên thị trường về một ngành nghề là rất lớn thì mức lương doanh nghiệp hay tổ chức trả cho người lao động có thể cao hơn hoặc thấp hơn thị trường tùy theo quan điểm trả lương của tổ chức và chính sách nhân sự của họ cũng như căn cứ vào tổng quỹ lương trong từng thời kì.. Ngược lại nếu cung về một ngành nghề nào đó trên thị trường là khan hiếm thì chính sách thù lao của tổ chức sẽ phải cao nhằm thu hút được những ứng viên có năng lực trình độ đến với tổ chức. + Hoạt động tuyển mộ của còn ảnh hưởng đến các họat động đào tạo và phát triển của tổ chức. Nếu các ứng viên được thu hút có trình độ, tay nghề cao, thành thạo trong công việc sẽ ít đòi hỏi phải đào tạo hơn, như vậy sẽ tiết kiệm được chi phí đào tạo cho tổ chức và đạt hiệu cao trong thực hịên công việc.Việc tuyển mộ được đơn giản hóa nếu nhân viên mới có thể được đào tạo phù hợp với ít thời gian và kinh phí hơn. - Mặt khác, thực hiện tốt hoạt động tuyển mộ sẽ giúp tổ chức tiết kiệm chi phí tuyển dụng và các chi phí liên quan trong quá trình sử dụng lao động. Góp phần nâng cao uy tín của tổ chức trên thương trường. 2. Nguồn và phương pháp tuyển mộ 2.1. Nguồn bên trong * Có rất nhiều nguồn cung cấp ứng viên vào các chức vụ hoặc công việc trống của tổ chức như tuyển trực tiếp từ các nhân viên, tuyển thông qua quảng cáo, qua các trung tâm giới thiệu việc làm… Nhưng hình thức tuyển nhân viên từ trong nội bộ doanh nghiệp thường được ưu tiên hàng đầu và thường áp dụng khi đề bạt hoặc luân chuyển lao động do có rất nhiều ưu điểm so với nguồn bên ngoài như: - Giúp cho tổ chức tiết kiệm được thời gian và chi phí tuyển dụng và hoà nhập. - Sẽ tạo ra sự thi đua rộng rãi giữa các nhân viên trong tổ chức. Kích thích họ hăng hái làm việc, tăng năng suất lao động, tăng hiệu quả làm việc, thúc đẩy tính sáng tạo của nhân viên. - Qua đây các nhân viên sẽ được thử thách về lòng trung thành, thái độ nghiêm túc trong công việc, tính trung thực và tinh thần trách nhiệm cao. Đồng thời do người lãnh đạo đã hiểu rõ người lao động cho nên sẽ có định hướng sử dụng hợp lý. - Với nguồn bên trong thì sẽ không mất thời gian làm quen, thuận lợi hơn trong việc thực hiện công việc. Vì họ đã quen, hiểu được mục tiêu của tổ chức, do đó mau chóng thích nghi với điều kiện làm việc mới và biết tìm ra cách thức để đạt được mục tiêu đó. * Tuy nhiên hình thức tuyển trực tiếp từ các nhân viên đang làm việc trong tổ chức cũng gặp phải một số khó khăn sau: - Nguồn nội bộ không phải lúc nào cũng đáp ứng được hoàn toàn yêu cầu công việc đặt ra. Có thể gây ra hiện tượng chai lỳ, xơ cứng do các nhân viên đã quen với cách làm việc cũ và họ sẽ dập khuôn theo cách làm đó, thiếu tính sáng tạo, không dấy lên được bầu không khí làm việc mới. - Việc đề bạt người lao động vào một vị trí quan trọng nếu không được tiến hành một cách công bằng sẽ là nguyên nhân gây nên mâu thuẫn nội bộ. Mặt khác trong tổ chức sẽ dễ hình thành nhóm “ứng viên không thành công”, họ là những người ứng cử vào vị trí nào đó nhưng không được lựa chọn, từ đó có tâm lý không phục lãnh đạo, dễ gây bè phái, mất đoàn kết nội bộ. * Khi tuyển mộ nguồn bên trong các nhà tuyển dụng thường sử dụng các phương pháp sau: - Phương pháp tham khảo ý kiến: Theo phương pháp này để tìm kiếm người cho một vị trí nào đó ta có thể trưng cầu ý kiến của những người có uy tín trong tổ chức, cán bộ lãnh đạo bộ phận, cán bộ nhân viên, chuyên gia nhân sự… Đây là phương pháp thông tin kín. Giúp cho tổ chức tiết kiệm được thời gian và chi phí, mà vẫn có thể tìm được người phù hợp. Nhưng sẽ đánh mất sự công bằng, có thể gây tâm lý không phục trong nhân viên. - Phương pháp thông báo công khai: theo phương pháp này thì tất cả các thông tin liên quan đến vị trí cần tuyển sẽ được thông báo một cách công khai đến tất cả cán bộ, nhân viên trong tổ chức biết và những người thấy mình có thể đáp ứng được yêu cầu công việc đều có thể nộp hồ sơ.Với phương pháp này thì sẽ tạo ra cơ hội sự công bằng cho tất cả các nhân viên. Tuy nhiên nó sẽ gây lãng phí và mất nhiều thời gian. - Phương pháp lưu giữ các kỹ năng: Theo đó tất cả các đặc điểm nhân sự của các nhân viên trong tổ chức sẽ được ghi lại trên phần mềm máy tính. Khi cần người cho một vị trí nào đó người quản lý chỉ cần đưa ra các lệnh tương ứng với các kỹ năng mà công việc đòi hỏi ở nhân viên thì máy tính sẽ tìm giúp người thích hợp. Phương pháp này sẽ rất hiệu quả đối với các doanh nghiệp lớn. 2.2. Nguồn bên ngoài - Nguồn từ bên ngoài tổ chức đây là những người ở trên thị trường lao động được thu hút vào hoạt động tuyển mộ của tổ chức. Những người này bao gồm: Những sinh viên đã tốt nghiệp từ các trường đại học và cao đẳng các trường trung cấp và đào tạo nghề và những người đang trong thời gian thất nghiệp hoặc bỏ việc cũ, những người đang làm việc tại các tổ chức khác. * việc thu hút ứng viên từ nguồn bên ngoài sẽ có những lợi thế sau: - Tổ chức có thể thu hút được đông đảo ứng viên có trình độ năng lực đến nộp đơn, tăng cơ hội lựa chọn và dễ dàng lựa chọn được ứng viên phù hợp với công việc. - Đây là những người được trang bị kiến thức một cách bài bản, và có hệ thống. Họ có thể mang đến cho tổ chức những quan niệm mới tưởng mới, kỹ thuật mới và phương pháp mới. Họ có thể đánh giá khách quan công tác của các bộ phận phòng ban trong doanh nghiệp. Tìm ra được những nhược điểm và những mặt còn tồn tại. - Thực hiện tuyển mộ nguồn từ bên ngoài tổ chức sẽ không gây ra những sáo trộn do quá trình thăng tiến nội bộ, tạo ra những vị trí trống gây chồng chéo trong công việc . - Sẽ tạo ra một áp lực mạnh mẽ buộc các nhân viên cũ phải cố gắng phấn đấu nếu không muốn bị đào thải. * Tuy vậy nhưng khi tuyển dụng từ nguồn bên ngoài tổ chức còn gặp phải những hạn chế sau đây: - Khi tuyển người từ bên ngoài, tổ chức sẽ rất tốn chi phí tuyển dụng, và tốn thời gian cũng như công sức để người lao động mới hòa đồng vào tổ chức thông qua các chương trình định hướng. Đây là một bước vô cùng quan trọng, nếu không làm tốt khâu này có thể người lao động sẽ không thể hòa mình vào tổ chức, từ đó dẫn đến kết quả thực hiện công việc sẽ không được tốt, dễ gây tâm lý chán nản, thất vọng cho người lao động. - Nếu thực hiện tuyển mộ từ nguồn bên ngoài một cách thường xuyên, thì có thể gây tâm lý thất vọng cho người lao động bên trong tổ chức. Do họ kỳ vọng nếu làm tốt công việc sẽ có thể được thăng tiến, nhưng nay khi kì vọng đó không được đáp ứng thì động cơ làm việc của họ sẽ giảm. Nếu tình trạng này kéo dài sẽ làm cho người lao động sẽ chán nản và có thể rời bỏ tổ chức. * Tùy vào hoàn cảnh cụ thể của tổ chức và vị trí cần tuyển mộ mà mỗi tổ chức sẽ có phương pháp tuyển mộ khác nhau, sao cho phù hợp với điều kiện của tổ chức mà vẫn thu hút được lượng lớn ứng viên có đủ trình độ và năng lực đến nộp đơn. Tuy nhiên việc tìm kiếm bên ngoài tổ chức, có rất nhiều phương pháp như: Quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng như báo chí đài phát thanh và truyền hình hoặc thông qua các trung tâm giới thiệu việc làm, hay cử người đến các trường đại học, cao đẳng hay trung cấp, dạy nghề để thu hút ứng … Cụ thể như sau - Phương pháp thu hút nguồn tuyển mộ thông qua quảng cáo trên các phương tiện truyền thông như báo chí, các đài phát thanh và truyền hình trên các tạp chí chuyên ngành các nguyệt san..và các ấn phẩm khác. Nội dung quảng cáo nên nhấn mạnh vào yêu cầu của công việc và tiêu chuẩn nghề nghiệp, phát triển tính hứng thú của công việc và khả năng có thể thoả mãn các yêu cầu của ứng viên như cấp học bổng, cho đi đào tạo tiếp, khả năng thăng tiến trong nghề ngiệp… Đây là hình thức thu hút rất hữu hiệu, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp lớn, Không những thế hình thức này còn góp phần không nhỏ trong việc quảng bá hình ảnh của tổ chức. Tuy nhiên nó đòi hỏi phải mất một chi phí rất lớn. - Phương pháp tuyển mộ ứng viên thông qua các trung tâm giới thiệu việc làm: Thường được các doanh nghiệp đóng ở những nơi gần các trung tâm, các thành phố lớn và trung bình áp dụng. Vì ở đây đều có các trung tâm giới thiệu việc làm những trung tâm này cung cấp các ứng viên cho các doanh nghiệp cần người. Họ thường có cả một kho tư liệu về nguồn nhân lực, doanh nghiệp cần người có thể dễ dàng tìm thấy tư liệu về những nhân viên căn bản phù hợp với công việc từ những kho tư liệu ấy. + Tuyển mộ qua các trung tâm giới thiệu việc làm có ưu điểm là vừa nhanh hơn lại ít tốn kém bởi các chi phí thu hút nhân viên nếu phải tổ chức riêng rẽ các hoạt động tuyển mộ. Và doanh nghiệp vừa tận dụng được chính con số người tìm việc rất đông, hơn nữa doanh nghiệp lại được tư vấn và phục vụ chu đáo. + Tuy nhiên điểm bất lợi là ở cho doanh nghiệp sẽ phải trả một khoản chi phí nhất định để có được thông tin về người tìm việc. Nhưng họ cũng không lắm chắc được những thông tin về tình hình của người tìm việc, cũng chưa chắc các ứng viên đó sẽ phù hợp với công việc được tuyển và phải tốn thời gian để thực hiện các phương pháp trắc nghiệm tuyển chọn nhằm hạn chế những sai lầm trong quá trình tuyển dụng. Mặt khác theo phương pháp này nếu tổ chức cần người có trình độ tay nghề cao hay nói cách khác đó là nguồn nhân lực chất lượng cao thì việc tìm kiếm người tại các trung tâm giơí thiệu việc làm không phải là một nơi lý tưởng. -Tuyển người từ mạng Internet: Đây là con đường được lớp trẻ rất quan tâm theo dõi, nó khiến cho người tìm việc có được những thông tin mới nhất về tổ chức cần tuyển người, có thể tìm hiểu tổ chức trực tiếp trên các trang web làm như vậy người lao động sẽ lắm được các thông tin về tổ chức và không bị sốc về tâm lý khi tham gia tuyển dụng như trong các trường hợp không biết nhiều thông tin. Đồng thời qua mạng nhà tuyển dụng có thể căn cứ vào các sơ yếu lý lịch, hồ sơ của họ trên mạng để tuyển chọn vừa đỡ tốn thời giờ và công sức. Tuy nhiên nhược điểm của nguồn này là nhà tuyển dụng không biết rõ về ứng viên và các thông tin họ đưa ra có chính xác không. - Tuyển sinh viên tốt nghiệp từ các trường dạy nghề: Theo phương pháp này tổ chức sẽ cử những cán bộ tuyển dụng có nhiều kinh nghiệm trong công tác tuyển dụng đến các trường đại học, các trường cao đẳng, trung cấp hoặc dạy nghề để tuyên truyền việc tìm kiếm nhân viên, tiến hành gặp mặt phỏng vấn nhân viên mới tốt nghiệp có nhu cầu tìm việc làm. Một số tổ chức lại xây dựng mối quan hệ lâu dài với các trường, tài trợ học bổng cho các trường, tổ chức cho học sinh, sinh viên đến thăm quan tổ chức hoặc tập việc vào những thời gian rảnh rỗi… Để thu hút họ tới làm việc cho tổ chức mình. + Nhìn chung những sinh viên tốt nghiệp tại những trường đào tạo nghề là những người có tố chất và được đào tạo có bài bản từ lý thuyết đến thực hành, tuổi trẻ tràn đầy nhiệt tình trong công việc và tràn đầy nhiệt huyết công tác và sẵn sàng cống hiến. + Nhưng nguồn này cũng có nhược điểm đó là những sinh viên này thường rất thiếu kinh nghiệm công tác do ít được tiếp xúc với công việc hoặc do sự đào tạo không gắn liền với thực tế công việc. Vì vậy tổ chức sẽ phải mất thời gian đào tạo lại, hoặc phải xây dựng một chương trình định hướng bài bản. - Phương pháp thu hút người từ các hội trợ việc làm: Đây là phương pháp cũng được rất nhiều tổ chức quan tâm và thường xuyên áp dụng, vì nó cho phép ứng viên được tiếp xúc trực tiếp với nhà tuyển dụng, ở đây cả ứng viên và nhà tuyển dụng đều có khả năng lựa chọn rất lớn và cũng chính vì thế cả hai sẽ có nhiều cơ hội để có nhiều thông tin về nhau. Giúp nhà tuyển dụng có căn cứ chính xác đi đến quyết định cuối cùng trong quá trình tuyển chọn. - Quảng cáo bằng miệng thông qua các nhân viên: Theo phương pháp này thì các nhân viên có thể giới thiệu bạn bè người thân của mình vào các vị trí còn trống. Phương pháp này có ưu điểm là nhân viên sẽ hiểu rõ về vị trí còn trống và yêu cầu của công việc, nên họ sẽ giới thiệu những người có năng lực đảm nhận công việc đó. Tuy nhiên phương pháp này cũng có nhược điểm là dễ gây hiện tượng bè cánh, gây mất đoàn kết nội bộ, ảnh hưởng đến bầu không khí trong tổ chức. 3. Quá trình tuyển mộ 3.1. Xây dựng chiến lược tuyển mộ Để thực hiện tốt một chương trình tuyển mộ thì bất kỳ một tổ chức doanh nghiệp nào cũng cần phải thực hiện theo 3 bước: Bước 1 : Xây dựng chiến lược tuyển mộ - Trước hết phải xây dựng được kế hoạch tuyển dụng tức là xác định được các vị trí nào cần tuyển dụng? Số lượng cần tuyển và bao nhiêu người đăng kí. Phải xác định được tỉ lệ sàng lọc một cách chính xác và hợp lý. - Xác định nguồn và phương pháp tuyển mộ: Để có thể tuyển mộ đủ số lượng và chất lượng ứng viên thì tổ chức cần phải xác định vị trí đó cần lấy người bên trong hay bên ngoài tổ chức. Từ đó lựa chọn phương pháp tuyển mộ cho phù hợp nhất với điều kiện của tổ chức. - Xác định nơi tuyển mộ và thời gian tuyển mộ: Đây là một yếu tố quyết định đến sự thành công của quá trình tuyển mộ. Nếu muốn tuyển lao động phổ thông từ khu vực nông thôn là hợp nhất vì ở đây có rất nhiều lao động dư thừa. Ngược lại nếu muốn tuyển lao động chất lượng cao thì nên tập trung ở các nơi đô thị hoặc các trường đào tạo nghề . . . Bước 2 : Tìm kiếm người xin việc - Quá trình tìm kiếm người xin việc có vai trò quan trọng trong quá trình tuyển mộ. Nó được quyết định bởi các phương pháp thu hút ứng viên . Theo đó tổ chức sẽ đưa ra các thông báo tuyển dụng, việc đưa ra thông báo tuyển dụng phải đảm bảo ba nguyên tắc sau: + Phải thông báo trên diện rộng: Thông báo càng rộng thì người nhận thông báo càng nhiều và có thể thu được thu hút được họ tham gia vào quá trình tuyển mộ. + Tính kịp thời: Việc đưa ra thông báo càng sớm càng tốt, nó sẽ rút ngắn được thời gian tuyển dụng. + Chia đối tượng để tuyển dụng: Nhân viên được tuyển dụng thuộc đối tượng nào trong xã hội để có được phương thức thông báo rộng rãi đến đối tượng đó. Bước 3 : Đánh giá quá trình tuyển mộ - Sau khi kết thúc một quá trình tuyển mộ thì các tổ chức cần phải tiến hành đánh giá để hoàn thiện công tác ngày một tốt hơn. Đánh giá tuyển mộ giúp cho tổ chức kiểm tra lại hiệu quả của quá trình này để từ đó lựa chọn ra những phương pháp thích hợp cho các lần sau. Khi đánh giá tổ chức cần phải chú ý những nội dung sau: + Tỷ lệ sàng lọc có hợp lý không? Chúng ta có thể giảm tỉ lệ sàng lọc xuống mức độ cho phép nhưng không làm ảnh hưởng đến chất lượng . + Đánh giá hiệu quả quảng cáo tuyện mộ: đánh giá xem kết quả tuyển mộ có hoàn thành mục tiêu hay không? Đánh giá mặt tồn tại và khó khăn của quá trình tuyển mộ để có được biện pháp khắc phục cho những lần sau . + Đánh giá chi phí tài chính cho quá trình tuyển mộ: Đánh giá xem chi phí bỏ ra có tương quan với hiệu quả hoạt động tuyển mộ không. + Các tiêu chuẩn dùng để loại bỏ những người xin việc đã hợp lí chưa, đã khái quát được các trường hợp phải loại bỏ chưa . II. Quá trình tuyển chọn 1. Tầm quan trọng của quá trình tuyển chọn ơ - Đây là khâu quan trọng nhằm giúp cho các nhà QTNL đưa ra được các quyết định tuyển dụng một cách đúng đắn nhất. Quyết định tuyển chọn có ý nghĩa rất quan trọng đối với chiến lược kinh doanh và đối với các tổ chức, bởi vì quá trình tuyển chọn tốt sẽ giúp cho tổ chức có được những con người có trình độ cao và phù hợp với sự phát triển của tổ chức trong tương lai. - Tuyển chọn tốt cũng giúp cho tổ chức giảm được chi phí do phải tuyển chọn lại, đào tạo lại cũng như tránh được các rủi ro trong quá trình thực hiện công việc. 2.2 Yêu cầu đối với quá trình tuyển chọn * Để quá trình tuyển chọn đạt được hiệu quả cao thì phải đáp ứng các yêu cầu dưới đây: - Tuyển chọn phải xuất phát từ kế hoạch sản xuất kinh doanh và kế hoạch nguồn nhân lực. - Tuyển chọn được những người có trình độ chuyên môn cần thiết cho công việc để đạt tới năng suất lao động cao, và tuyển chọn được những người phù hợp với tổ chức. - Tuyển được những người có kỷ luật, trung thực, gắn bó với tổ chức. - Tuyển chọn phải căn cứ vào bản mô tả công việc, yêu cầu của công việc đối với người lao động. 3. Quá trình tuyển chọn * Quá trình tuyển chọn là một quy trình gồm nhiều bước, mỗi bước được xem như là một rào chắn để loại những ứng viên không đạt yêu cầu. Tuỳ thuộc vào tình hoàn cảnh cụ thể của mỗi tổ chức và mỗi vị trí cần tuyển mà các bước trong quá trình tuyển chọn có sự thay đổi nhưng nhìn chung quá trình tuyển chọn được thực hiện qua các bước sau: 3.1. Phỏng vấn sơ bộ - Do các nhà tuyển dụng phỏng vấn nhằm loại ra những ứng viên không đủ tiêu chuẩn, hoặc yếu kém rõ rệt hơn những ứng viên khác. Tuy nhiên để ra được quyết định này thì cần thiết phải xây dựng các tiêu chuẩn một cách kỹ lưỡng. Chỉ có vậy mới có thể tránh được ý chủ quan độc đoán của người phỏng vấn. 3.2. Sàng lọc qua đơn xin việc - Bất cứ một ai muốn ra nhập một tổ chức nào đó thì đều phải làm đơn xin việc. Đơn xin việc thường được các tổ chức thiết kế theo mẫu với những nội dung chủ yếu như sau: + Các thông tin thiết yếu như họ tên, ngày, tháng, năm sinh, địa chỉ nơi ở, hộ khẩu… + Các thông tin về quá trình học tập, đào tạo, các văn bằng chứng chỉ… + Lịch sử quá trình làm việc, các thông tin về đặc điểm cá nhân, sở thích… - Đơn xin việc có thể đựợc coi là một công cụ quan trọng để tuyển chọn một cách chính xác người xin việc, vì nó cung cấp cho ta đầy đủ các thông tin về các kỹ năng, kinh nghiệm, kiến thức, đặc điểm cá nhân, kỳ vọng… Tuy nhiên nếu chỉ tuyển chọn qua đơn xin việc thì sẽ bị mắc một số hạn chế sau: Trong đơn xin việc người lao động chỉ nói tốt cho mình, thông tin thiếu khách quan, thiếu sự phong phú. Như vậy qua đơn xin việc, các nhà tuyển dụng sẽ có chứng cứ của mình để chấm dứt quá trình tuyển chọn hoặc cho tiếp tục các bước sau. 3.3. Kiểm tra, trắc nghiệm nhân sự * Bước này sẽ giúp cho các nhà tuyển chọn lắm bắt được một cách đầy đủ và khách quan về các yếu tố tâm lý, khả năng, năng lực chuyên môn… của các ứng viên. Thông thường các nhà tuyển chọn thường sử dụng các loại trắc nghiệm nhân sự sau: - Trắc nghiệm thành tích: Được áp dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực để đánh giá các ứng viên lắm bắt nghề nghiệp, hiểu biết nghề đến mức nào. Tuỳ theo từng nghề, từng tổ chức mà xây dựng các bài trắc nghiệm cho hợp lý. - Trắc nghiệm về năng khiếu và khả năng: Được áp dụng để đánh giá ứng viên về các kiến thức hiểu biết chung, về khả năng làm việc lao động trí óc, về khả năng tiếp thu, học hỏi vấn đề mới. Trắc nghiệm này thường bao gồm các loại sau: + Trắc nghiệm trí thông minh: Trí thông minh của ứng viên được đánh giá thông qua chỉ số IQ, thể hiện mức độ hiểu biết về xã hội, tự nhiên, tư duy logic, óc phán đoán… Căn cứ vào số câu trả lời đúng nhà tuyển chọn sẽ đánh giá được về trí thông minh của ứng viên. + Trắc nghiệm các khả năng hiểu biết đặc biệt: Loại này sẽ giúp cho nhà tuyển chọn biết được các khả năng đặc biệt của ứng viên như khẳ năng quy nạp, phân tích, hùng biện, trí nhớ hay khả năng tính toán… Các khả năng đặc biệt này có ảnh hưởng rất lớn đến sự thực hiện công việc sau này. - Trắc nghiệm về tính cách và sở thích: Trắc nghiệm này giúp các nhà tuyển chọn lắm bắt được trạng thái tâm lý cá nhân cũng như các mong muốn sở thích của từng người để sử dụng vào công việc cho hợp lý. - Trắc nghiệm tính trung thực: Trung thực là một đặc điểm rất quan trọng đối với người lao động trong bất kể tổ chức nào. Trắc nghiệm này gồm những câu hỏi liên quan đến các khía cạnh như thái độ của người lao động với vấn đề ăn cắp, sự không thật thà trong công việc, sự chấp hành kỷ luật lao động khi không có sự giám sát… Những câu trả lời của ứng viên sẽ giúp cho nhà quản lý dự đoán được hành vi trung thực hay không của ứng viên trong tương lai. 3.4. Phỏng vấn tuyển chọn - Đây được coi là khâu quan trọng nhất trong quá trình tuyển chọn, nó cho phép nhà tuyển dụng tìm hiểu và đánh giá ứng viện về nhiều phương diện như tướng mạo, tác phong, tính tình, khả năng hoà đồng, mức độ đáng tin cậy… mà các bài trắc nghiệm, các chứng chỉ tốt nghiệp không đánh giá được hoặc không thể đánh giá được một cách rõ ràng. 3.4.1. Mục tiêu của phỏng vấn tuyển chọn - Thu thập thông tin một cách đầy đủ nhất về người xin việc. Vì các công cụ tuyển chọn khác có thể chưa đủ, chưa rõ ràng. - Cung cấp đầy đủ các thông tin về tổ chức như: Mục tiêu phát triển, cơ cấu tổ chức, các chính sách nhân sự… - Qua phỏng vấn các nhà tuyển dụng sẽ giới thiệu về tổ chức tới các ứng viên. Tăng cường khả năng giao tiếp. 3.4.2. Các hình thức phỏng vấn * Phỏng vấn không chỉ dẫn - Đây là hình thức phỏng vấn theo kiểu nói chuyện, không cần bản câu hỏi kèm theo. Người đi phỏng vấn không chuẩn bị trước nội dung mà để cho ứng viên trao đổi thoải mái xung quanh công việc, hầu như không bị gián đoạn, ngắt quãng. Người hỏi sẽ chăm chỉ lắng nghe, không tranh luận mà chỉ định hướng cuộc phỏng vấn. - Hình thức này thường tốn nhiều thời gian, mức độ tin cậy và độ chính xác không cao do chịu ảnh hưởng tính chủ quan của người phỏng vấn. Nên thường chỉ được áp dụng để phỏng vấn các ứng viên ở các chức vụ cao trong tổ chức. Để phỏng vấn này đạt được hiệu quả cao thì đòi hỏi người phỏng vấn phải là người lắm trắc và hiểu công việc của các vị trí cần tuyển một cách chi tiết, phải hiểu rõ kỹ thuật phỏng vấn… * Phỏng vấn theo mẫu - Đây là hình thức phỏng vấn mà các câu hỏi được thiết kế sẵn từ trước theo yêu cầu của công việc. Các câu hỏi thường được thiết kế trên cơ sở nghiên cứu kỹ lưỡng các yêu cầu của công việc, tiêu chuẩn cần có đối với ứng viên như: Động cơ thái độ, năng lực, trình độ, khả năng giao tiếp… - Phỏng vấn này có ưu điểm là xác định được các nội dung chủ yếu các thông tin cần thiết, ít tốn thời gian độ chính xác cao nhưng hạn chế của nó là các thông tin bị hạn chế. * Phỏng vấn theo tình huống - Đây là hình thức phỏng vấn, trong đó người phỏng vấn đưa ra các tình huống giống như trong thực tế và yêu cầu ứng viên phải trả lời cách thức giải quyết vấn đề. Công việc càng đòi hỏi trách nhiệm cao, có tính thử thách cao thì các tình huống phỏng vấn càng phong phú đa dạng. - Phương pháp này có ưu điểm là sẽ giúp tổ chức tìm được những ứng viên tốt có thể thực hiện được ngay và tốt công việc. Nhưng nó cũng có khó khăn đòi hỏi việc xây dựng tình huống phải dựa trên cơ sở phân tích công việc một cách chi tiết. * Phỏng vấn theo mục tiêu Theo cách này ứng viên sẽ phải trả lời những câu hỏi từ thực tế công việc theo những mục tiêu đã xác định. Các câu hỏi được xây dựng bám sát vào bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc. Hình thức này có độ tin cậy cao và đúng đắn nhất. * Phỏng vấn theo nhóm - Đây là hình thức phỏng vấn mà một người hỏi cùng một lúc nhiều ứng viên. Loại phỏng vấn này giúp ta có thể tránh được các thông tin trùng lặp mà các ứng viên đều có. * Phỏng vấn theo hội đồng - Là hình thức phỏng vấn mà theo đó hội đồng phỏng vấn cùng hỏi một ứng viên, cách thức thực hiện giống như một cuộc họp báo. Trong phỏng vấn theo hội đồng thì thường sẽ có nhiều câu hỏi sắc sảo, về nhiều vấn đề khác nhau. Loại phỏng vấn này có thể phát hiện ra tính linh hoạt và khả năng phản ứng đồng thời của các ứng viên. Khi tuyển người vào các vị trí quan trọng thì các nhà tuyển dụng thường sử dụng phương pháp phỏng vấn này vì có nhiều quan điểm khác nhau trong việc đánh giá, do đó tính khách quan sẽ cao hơn. Tuy nhiên loại phỏng vấn này có thể gây ra tâm lý căng thẳng thái quá cho các ứng viên. * Phỏng vấn căng thẳng - Phỏng vấn căng thẳng là hình thức phỏng vấn làm cho ứng viên cảm thấy không được thoải mái, bị căng thẳng về tâm lý vì những câu hỏi có tính chất nặng nề, cường độ dồn dập, và thường xoáy mạnh vào những điểm yếu của ứng viên. - Loại phỏng vấn thường sử dụng nhằm đánh giá mức độ nhạy cảm tâm lý, lòng độ lượng khoan dung, cách thức giải quyết vấn đề của ứng viên khi bị căng thẳng trong công việc. Tuy nhiên, nếu sử dụng loại phỏng vấn này không khéo léo có thể dẫn tới tình trạng xúc phạm ứng viên quá đáng, gây ra sự giận giữ xung đột không kiểm soát được. 3.4.3. Quá trình phỏng vấn Để đảm bảo cho kết quả các cuộc phỏng vấn đạt kết quả cao thì chúng ta phải chú ý khâu tổ chức cho chu đáo, tiến hành các bước theo đúng trình tự của quá trình phỏng vấn như sau: Bước 1: Chuẩn bị phỏng vấn - Muốn phỏng vấn đạt được kết quả cao thì trong bước nà._.