Hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty xây lắp 665 Xí nghiệp xây dựng & giao thông 37,Bộ quốc phòng

, nó quết định chất luợng của sản phẩm đầu ra.Chi phí NVL chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá thành vì thế nó mang tính trọng yếu. Mỗi sự biến động về chi phí NVL đều làm ảnh hưởng đến sự biến động của giá thành sản phẩm. Nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất có rất nhiều chủng loại, do đó yêu cầu phải có sự khắt khe,thận trọng.Hơn nữa, kế toán vật liệu còn cung cấp thông tin kịp thời và chính xác cho các phần hành kế toán khác của doanh nghiệp, giúp cho nguời quản lý doanh nghiệp lập đuợc dự toán NVL, đảm bảo cung cấp ,đủ đúng chất luợng vật liệu và kịp thời cho sản xuất. Từ đó giúp cho quá trình sản xuất diễn ra nhịp nhàng, đúng kế hoạch và xác định nhu cầu vật liệu tồn kho hợp lý, hạn chế tình trạng ứ đọng vốn và góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn Là một doanh nghiệp xây dựng công ty xây lắp 665 xí nghiệp xây dựng & giao thông 37,Bộ quốc phòng,đã và đang có những bước phát triển trong những năm gần đây, sản phẩm của công ty được nhiều đối tác đánh giá cao, công tác hạch toán kế toán nói chung đáp ứng được nhu cầu quản lý Nhận thức được ý nghĩa của NVL trong hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như vai trò quan trọng của công tác kế toán NVL nói riêng và toàn bộ công tác kế toán nói chung cũng như được sự hướng dẫn trực tiếp của cô giáo TS Nguyễn Thị Thu Hương và sự giúp đỡ của các cô chú trong phòng kế toán của công ty . Em đã chọn đề tài : “Hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán NVL tại công ty xây lắp 665 xí nghiệp xây dựng & giao thông 37,Bộ quốc phòng”.Nhằm hiểu biết sâu sắc hơn về kế toán NVL. Ngoài phần mở đầu và kết luận chuyên đề gồm ba chương: Chương I: Những đặc điểm chung về công ty xây lắp 665 xí nghiệp xây dựng & giao thông 37. Chương II: Thực trạnh công tác hạch toán nguyên vật liệu công cụ và dụng cụ tại công ty xây lắp 665 xí nghiệp xây dựng & giao thông 37,Bộ quốc phòng. Chương III: Một số ý kiến góp phần hoàn thiện công tác tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu công cụ và dụng cụ tại công ty xây lắp 665 xí nghiệp xây dựng & giao thông 37. Em xin chân thành cảm ơn cô giáo TS - Nguyễn Thị Thu Hương và các cô chú trong phòng kế toán của công ty đã tận tình giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề này. Chương I: Những đặc điểm chung về công ty xây lắp 665 xí nghiệp xây dựng & giao thông 37 I.Quá trình hình thành và phát triển. -Công ty xây lắp 665 xí nghiệp xây dựng & giao thông 37,Bộ quốc phòng.là một doanh nghiệp Nhà nước hoạt động hạch toán độc lập dưới sự chỉ đạo của tổng công ty Xây Dựng 665,Bộ quốc phòng.Xí nghiệp xây dựng giao thông 37 trưc thuộc cộng ty xây lắp 665 được thành lập lại từ công ty xây dựng 665 và công ty xây lắp 87 theo qyết định của công ty xây lắp 665 số 461/QĐ-QP,ngày 17-04-1996, với nhiệm vụ chuyên nghành xây dung các công trình dân dụng-thuỷ lợi thuỷ điện-giao thông và kinh doanh sản xuất vật liệu.Xí nghiệp đã có gần 15 năm kinh nghiệm .Hoạt động rộng rãi trên phạm vi cả nước. -Công ty xây dựng giao thông 37 – Công ty xây lắp 665 có hệ thống các đơn vị sản xuất kinh doanh và có các chủ nhiệm công trình xí nghiệp đang thực hiiện các dự án vừa và lớn trong quân đội cũng như ngoài dân sự.hàng năm đều mang lại hiệu quả kinh tế cao làm tốt nghĩa vụ với nhà nước. -Công ty xây dựng giao thông 37 – Công ty xây lắp 665 hiện đang thi công các công trìn trên nhiều lĩnh vực khác nhau đa dạng nghành nghề.Có 52 kỹ sư lành nghề nhiều kinh nghiệm trong quản lý thi công sản xuất và hạch toán kinh doanh.Xí nghiệp có 256 công nhân tay nghề cao.dầy dạn kinh nghiệm thi công các công trình,luôn đáp ứng được mọi yêu cầu của chủ đầu tư cung như xu thế phát triển và hội nhập của nước ta. -Xí nghiệp xay dựng giao thông 37 là thành viên của công ty xây lắp 665 luôn luôn có hệ thống tài chính lành mạnh trên biểu mẫu trong vòng những năm trở lại đây,Xí nghiệp luôn có uy tín với Ngân Hàng Thương Mại Cổ Phần Quân Đội. Tài khoản tại Việt Nam :4311010028801. Tại Ngân Hàng Cổ Phần Thương Mại Quân Đội –Hà Nội. Biểu1 Số liệu về tài chính ĐVT:Triệu đồng TT Nội Dung Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005 1 Tổng tài sản có 21.530.438 17.856.904 15.886.385 2 Tổng tài sản lưu động 20.847.548 16.969.019 14.659.993 3 Tổng số nợ phải trả 19.989.449 16.139.738 13.800.331 4 Tổng tài sản nợ lưu động 21.520.438 17.856.904 15.886.385 5 Giá trị dòng 381.764 453.452 505.512 6 Vốn lưu động 750.000 800.000 870.000 Biểu2 Doanh thu hàng năm Xí nghiệp giao thông 37-công ty xây lắp 665 Doanh thu (Chỉ số xây lắp )trong 3 năm Năm Doanh Thu(ĐVT:đồng) 2003 21.209.137.205 2004 22.901.635.119 2005 24.659.123.978 -Xí nghiệp có trụ sở giao dịch chính tại :Xã Đại Kim-Huyện Thanh Trì-Thành Phố Hà Nội và các văn phòng đại diện tại: +Khu Vực I: Thị Xã Vĩnh Yên –Tỉnh Vĩnh Phúc. +Khu Vực II: Thành Phố Hải Ddương. -Các tổ đội thành viên của xí nghiêp: +Đội 6: tại thị xã Đông Hà - Tỉnh Quảng Trị. +Đội 8: tại Nhân Chính-Thanh Xuân- Hà Nội. +Đội 9: tại Nghi Phú – TP Vinh –Nghệ An. +Đội 10: tại Xóm chùa Đại Kim-Thanh Trì -Hà Nội. -Nhiệm vụ chính của công ty: +Thi công xây dựng các công trình công nghiệp,dân dụng,giao thông,thuỷ điện,thuỷ lợi… +Sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng… Danh mục thiết bị của xí nghiệp bao gồm : -Loại máy thi công xây dựng: Máy ép cọc lực ép 60-100,máy phat điện50KVA-100KVA,đầm bàn đầm đùi, cóp pha thép,máy mài Gơranitô,máy khoan bê tông,máy cưa,máy hàn,máy cắt gạch,máy phun sơn,máy kinh vĩ,thuỷ bình.... - Loại máy thi công hạ tầng giao thông và máy công cụ: Xe ô tô ben 5tấn trở lên,máy đào bánh xichsumotomu,một dàn máy thi công đường hoàn chỉnh,máy uốn ống,máy tiện… -Dụng cụ, thiết bị thí nghiệm kiểm tra: +ở hiện trường thi công : Thuỷ bình,kinh vĩ,bộ dao vòng lấy mẫu,dụng cụ đo điện trở đất,đồng hồ đo điện,khuôn đúc mẫu bê tông,súng bắn bê tông… +ở trung tâm thí nghiệm:Máy siêu âm TVRS31,thiết bị kiểm tra cường độ bê tông,thiết bị kiểm tra cường độ thép… -Công ty xây lắp 665 xí nghiệp xây dựng & giao thông 37,Bộ quốc phòng,ngày một lớn mạnh ,có uy tín đối với cấp trên và các chủ đầu tư.Xí nghiệp có đầy đủ loại thiết bị phục vụ cho thi công các công trình xây dựng dân dụng,giao thông ,thuỷ lợi,…. -Các công trình lớn xí nghiệp đã nhận thầu thi công :Trung tâm đào tạo thông tấn xã Việt Nam,kho lưu trữ -bộ quốc phòng,trung tâm kỹ thuật thông tin công nghệ cao-bộ tư lệnh thông tin ,đường Bùi thị Xuân,cửa khẩu cầu treo Hà Tĩnh,và một số công trình thuộc địa bàn Hà Nội ,Bắc Ninh,Vĩnh Phúc,Quảng Trị…. II. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý. 1.Cơ cấu bộ máy công ty. Giám đốc Phó giám đốc Phó giám đốc Phó giám đốc Phòng kế hoạch, kỹ thuật Phòng tài chính kế toán Phòng tổ chức cán bộ_TL Phòng xe máy, thiết bị Phòng hành chính Đội XD CT số 6 ` Đội XD CT số 8 Đội XD CT số 9 Đội XD CT số 10 2.Chức năng ,nhiệm vụ của từng bộ phận . Hiện nay tổng số cán bộ công nhân viên của xí nghiệp là 256 người, trong đó : Khối phòng ban là : 32người Khối lao động trực tiếp là: 224 người Trong tổng số 256 cán bộ công nhân viên thì số lao động ở trình độ đại học là 52 người trong đó 20 lao động là kĩ sư thi công, 32 lao động là cử nhân kinh tế và chuyên môn . Số lao động ở trình độ trung cấp là 16 người, trình độ sơ cấp là 188 người. Bộ máy cuả công ty hoạt động theo chế độ một thủ trưởng. Các phó giám đốc sử dụng quyền thủ trưởng mà giám đốc phân cho để thống nhất mọi hoạt động trong mọi công việc được giao. Tại các phòng ban đều có trưởng phòng và phó phòng phụ trách hoạt động của phòng ban mình, tại các công trường có chủ nhiệm công trình và phó chủ nhiệm phụ trách điều hành thi công. Nhiệm vụ cụ thể của các phòng ban như sau : - Giám đốc: Là người đại diện hợp pháp của Công ty, nhân danh pháp nhân của Công ty và chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Công ty. Các phó giám đốc chịu trách nhiệm trước giám đốc về nhiệm vụ đã được giao phó, phân công uỷ quyền. Có ba phó giám đốc. - Phó giám đốc phụ trách kinh doanh: Trực tiếp chỉ đạo quá trình sản xuất kinh doanh. - Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật : Trực tiếp chỉ đạo kỹ thuật, qui trình công nghệ xây dựng. - Phó giám đốc phụ trách xe máy thiết bị: Chỉ đạo khâu xe máy thiết bị, khai thác bảo quản thiết bị thi công, cấp phát vật tư thiết bị. Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban: - Phòng tổ chức cán bộ lao động: Căn cứ vào nguồn nhân lực trong Công ty cũng như việc tuyển dụng các hợp đồng lao động, bố trí và sử dụng hợp lý cán bộ công nhân viên theo yêu cầu và năng lực để công việc có hiệu quả cao nhất. Xây dựng định mức lao động, qui chế trả lương, thưởng cho cán bộ công nhân viên của Công ty. Định kỳ lập báo cáo về công tác tổ chức cán bộ lao động tiền lương theo qui định của cấp trên, áp dụng các chế độ chính sách đối với người lao động như BHXH, BHYT, lương thưởng, chế độ chính sách, nghỉ hưu, nghỉ mất sức… - Phòng hành chính: Đảm bảo công tác giao dịch, tiếp khách, quản lý con dấu, công văn giấy tờ tài liệu và chịu trách nhiệm mua sắm bổ sung quản lý tài sản văn phòng, quản lý xe con phục vụ công tác của Công ty. Ngoài ra còn làm nhiệm vụ quản lý đội ngũ nhân viên bảo vệ, nhân viên nhà ăn tập thể lao công… - Phòng xe máy thiết bị: Quản lý khai thác, điều hành máy móc thiết bị phục vụ sản xuất, thi công, theo dõi định mức tiêu hao nhiên liệu, xây dựng kế hoạch sửa chữa bảo dưỡng máy móc theo kế hoạch định kỳ cho máy móc thiết bị cũng như theo dõi tình trạng hoạt động của máy móc thiết bị để từ đó kịp thời sửa chữa khi có sự cố xảy ra và đảm bảo cho quá trình thi công được diễn ra liên tục, đúng tiến độ, cung cấp một số vật tư thiết bị phục vụ cho sản xuất kinh doanh. - Phòng kế hoạch-kỹ thuật: Tham mưu giúp cho giám đốc ký kết các hợp đồng kinh tế dựa trên các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật của nhà nước. Ngoài ra, tự khai thác thị trường, xây dựng kế hoạch giám sát, kiểm tra đánh giá chất lượng sản phẩm công trình của Công ty. Căn cứ vào các công trình mà Công ty ký kết hợp đồng với các chủ đầu tư và các đơn vị khác, cùng bên A giao nhận mặt bằng tổ chức thi công, nghiệm thu về khối lượng hoàn thành, thanh toán. Thường xuyên báo cáo khối lượng thực hiện và theo dõi chất lượng, kỹ thuật các công trình cho bên lãnh đạo. - Phòng tài chính kế toán: Có nhiệm vụ tổng hợp toàn bộ số liệu, xác định chính xác kết quả kinh doanh thông qua tập hợp, tính toán đúng chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm, thực hiện thu chi, thanh toán đúng chế độ, đúng đối tượng giúp cho giám đốc quản lý, sử dụng một cách khoa học tiền vốn, theo dõi công nợ với các bên, các đội xây dựng để kịp thời thu hồi vốn, thanh toán đúng thời gian quy định, hướng dẫn và kiểm tra các đội xây dựng mở sổ sách thu thập chứng từ ban đầu. 3.Đặc điểm quy trình công nghệ. - Công ty có bốn đội xây dựng đó là :đội xây dựng số 6;số 8:số 9,số 10. Các đội có chức năng tổ chức và quản lý thi công theo hợp đồng, thiết kế được duyệt do Công ty ký kết hoặc nhận được nhiệm vụ do tổng Công ty giao phó. Bố trí người và quản lý xe máy, thiết bị thi công hợp lý, tiết kiệm vật tư nhiên liệu để đạt được hiệu quả cao nhất.Thường xuyên kiểm tra đôn đốc, theo dõi mọi hoạt động của công trình, đảm bảo tiến độ, chất lượng công trình theo yêu cầu của Công ty. Nói tóm lại, nhiệm vụ quan trọng và là cơ bản của các đội sản xuất là tổ chức thi công các công trình mà Công ty có được để từ đó mang lại thu nhập cũng như lợi nhuận cho toàn Công ty. Thực chất đội là các đơn vị thành viên của Công ty, tổ chức mọi mặt hoạt động do Công ty giao cho. Xuất phát từ đặc điểm của ngành xây dựng nên đòi hỏi tổ chức sản xuất phải tuân theo một quy trình như sau: Đấu thầu Nhận thầu Lập dự toán Giao thầu Thi công Nghiệm thu bàn giao * Quy trình công nghệ của Công ty diễn ra theo sơ đồ sau: Chuẩn bị NVL Nền móng Thi công Hoàn thiện Bàn giao Hình thức sản xuất và kinh doanh mà Công ty đang áp dụng là bao gồm cả giao thầu và đấu thầu. Sau khi ký kết hợp đồng nhận thầu với chủ đầu tư, Công ty giao cho các đội và căn cứ vào giá dự toán, địa điểm thi công quyết định mức trích lập cho các đội và các đội tự chịu trách nhiệm trước Công ty về các khoản chi phí phát sinh từ công trình, hạng mục công trình, cũng như chịu trách nhiệm về tiến độ thi công, chất lượng công trình, hạng mục công trình… III.Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty. 1. Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán như sau: Do đặc thù của ngành xây dựng, ở Công ty đang áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung, ở các đội thi công chỉ có nhân viên kinh tế thu nhận chứng từ nộp về phòng kế toán của Công ty. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Kế toán trưởng Kế toán thanh toán, tiền lương Kế toán Ngân hàng, TSCĐ Kế toán giá thành Thủ quỹ Kế toán tổng hợp Nhân viên kinh tế đội XD số 10 Nhân viên kinh tế đội XD số 9 Nhân viên kinh tế đội XD số 8 Nhân viên kinh tế đội XD số 6 Phòng kế toán phân công công việc như sau: - Kế toán trưởng: Là người chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty và các cơ quan pháp luật, Nhà nước về toàn bộ công việc của mình cũng như toàn bộ thông tin cung cấp. Kế toán trưởng là kiểm soát viên tài chính của Công ty có nhiệm vụ theo dõi chung, chịu trách nhiệm hướng dẫn tổ chức phân công kiểm tra các công việc của nhân viên kế toán thực hiện. - Kế toán thanh toán (kiêm tiền lương, BHXH, BHYT): Ghi chép kịp thời trên hệ thống chứng từ sổ sách chi tiết, tổng hợp của phần hành các khoản nợ phải thu, phải trả. Phản ánh, theo dõi kịp thời các nghiệp vụ thanh toán phát sinh trong kinh doanh theo từng đối tượng, từng khoản nợ, theo thời gian thanh toán. Ngoài ra căn cứ vào số lượng lao động, thời gian, kết quả lao động của nhân viên ở các đội gửi lên, ở các phòng ban của Công ty để tính lương và tính trích các khoản theo lương theo đúng chế độ, đúng phương pháp. Tiến hành phân bổ chi phí tiền lương vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. - Kế toán Ngân hàng (kiêm TSCĐ): Phản ánh theo dõi tình hình thanh toán tiền gửi Ngân hàng. Theo dõi tình hình tăng giảmTSCĐ về số lượng, giá trị hiện có của TSCĐ, tình hình nâng cấp sửa chữa, đầu tư đổi mới, thanh lý, nhượng bán TSCĐ, tính toán phân bổ chính xác mức khấu hao TSCĐ theo đúng chế độ. - Kế toán giá thành: Tiến hành tập hợp và phân bổ chính xác chi phí sản xuất phát sinh ở từng đội, từng công trình trên cơ sở đó tính đúng, tính đủ giá thành cho các công trình, hạng mục công trình, dịch vụ hoàn thành. - Thủ quỹ: Hàng ngày phản ánh tình hình thu chi, tồn quỹ tiền mặt. Thường xuyên đối chiếu tiền mặt tồn quỹ thực tế với sổ sách để phát hiện và xử lý kịp thời sai sót, đảm bảo định mức tồn quỹ tiền mặt. - Kế toán tổng hợp: dựa vào chứng từ từ các phần hành gửi đến để vào sổ tổng hợp. Cuối tháng tính ra số tiền phát sinh, số dư đối chiếu với các sổ chi tiết để làm căn cứ lập các báo cáo tài chính. 2. Hình thức sổ kế toán của Công ty . Cùng với việc đầu tư đổi mới trang thiết bị máy móc phục vụ thi công công trình, từ năm 1997 Công ty đã áp dụng hạch toán kế toán bằng máy vi tính nhằm giảm nhẹ khối lượng ghi chép của kế toán các phần hành, nâng cao tính chính xác và kịp thời của thông tin cung cấp. Công ty hiện đang áp dụng chế độ kế toán theo quyết định số 1864/1998/QĐ-BTC ban hành ngày 16/12/1998. - Xuất phát từ đặc điểm hoạt động của Công ty cũng như để thuận lợi cho công tác hạch toán kế toán bằng máy vi tính Công ty lựa chọn hình thức kế toán “chứng từ ghi sổ”, hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Hệ thống sổ kế toán của Công ty bao gồm: Các chứng từ gốc. Sổ chi tiết tài khoản. Sổ tổng hợp tài khoản. Các báo cáo tài chính. Quy trình hạch toán kế toán tại Công ty có thể được khái quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ hệ thống sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Phiếukế toán Sổ chi tiết tài khoản Sổ quỹ Sổ tổng hợp tài khoản Báo cáo tài chính Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối kỳ : Đối chiếu kiểm tra * Chứng từ gốc: Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại Công ty đều có chứng từ kế toán làm cơ sở cho việc ghi sổ kế toán. Các chứng tứ kế toán áp dụng tại Công ty đều tuân thủ theo chế độ chứng từ kế toán hiện hành. Ngoài ra Công ty còn sử dụng các chứng từ đặc thù như : Hợp đồng giao khoán, hợp đồng thuê máy, bản thanh lý hợp đồng… Cuối mỗi tháng khi các chứng từ gốc được tập trung về phòng kế toán, kế toán tổng hợp kiểm tra tính đầy đủ và hợp pháp của các chứng từ sau đó chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt, thực hiện phân loại chứng từ và giao cho các kế toán phần hành.Kế toán phần hành sau khi nhận được chứng từ gốc tiến hành lập phiếu kế toán và tiến hành vào sổ chi tiết phát sinh tài khoản theo từng đối tượng. * Sổ tổng hợp tài khoản: Sổ này cũng có mẫu tương tự như sổ chi tiết phát sinh tài khoản và được hạch toán cho từng chứng từ ghi sổ chứ không hạch toán cho từng đối tượng. * Các báo cáo tài chính: Cuối kỳ kế toán, kế toán tổng hợp lập đầy đủ các báo cáo quyết toán theo chế độ kế toán hiện hành để gửi cho cơ quan thuế cũng như Tổng Công ty. Các báo cáo quyết toán tuân thủ đầy đủ chế độ kế toán về biểu mẫu bao gồm: Bảng cân đối kế toán. Báo cáo kết quả kinh doanh. Thuyết minh báo cáo tài chính. Ngoài ra để phục vụ cho công tác quản lý điều hành Công ty, kế toán còn lập một số báo cáo bổ trợ sau: Báo cáo tình hình tăng giảm TSCĐ Báo cáo các khoản phải thu, phải trả. Báo cáo giá thành đơn vị sản phẩm. Công ty hiện nay có ứng dụng tin học trong công tác kế toán của mình. Việc hạch toán bằng máy sẽ được thực hiện theo trình tự: Kế toán sẽ phân loại Chứng từ gốc, sau đó sẽ nhập dữ liệu từ Chứng từ gốc vào máy theo từng loại cho phù hợp, trên máy sẽ thực hiện đồng thời việc ghi sổ “Sổ chi tiết tài khoản” và “Sổ tổng hợp tài khoản” và nhập số liệu mới vào Báo cáo Tài chính. 3. Chế độ kế toán công ty áp dụng… - Hệ thống tài khoản kế toán Công ty áp dụng phù hợp và tuân thủ theo nguyên tắc được quy định trong quyết định 1141/TC-QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 và quyết định 1864/1998/QĐ-BTC. Do đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty trong lĩnh vực xây dựng nên một số tài khoản được mở chi tiết tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý. Cụ thể là các tài khoản 151,152,153,142,242… được mở chi tiết cho từng công trình... Phần 2: Thực trạnh côngtác hạch toán chi phí nguyên vật liệu công cụ và dụng cụ tại công ty xây lắp 665 xí nghiệp xây dựng & giao thông 37 bộ quốc phòng. I.Lý luận chung về hạch toán chi phí nguyên vật liệu công cụ và dụng cụ. 1.Khái niệm, đặc điểm nguyên vật liệu công cụ và dụng cụ. 1.1.Khái niệm, đặc điểm ,vai trò nguyên vật liệu. - Theo Mác: “Đối tượng lao động là tất cả mọi vật thiên nhiên ở xung quanh ta mà lao động có ích có thể tác động vào để tạo ra của cải vật chất cho doanh nghiệp ”. Trong doanh nghiệp sản xuất, vật liệu là đối tượng lao động là một trong ba yếu tố cơ bản không thể thiếu được của quá trình sản xuất, là cơ vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm. Song không phải đối tượng lao động nào cũng là vật liệu mà chỉ những đối tượng lao động đã thay đổi do tác động bởi lao động có ích của con người mới là nguyên vật liệu. -Nguyên vật liệu : là những đối tượng lao động,thể hiện dưới hình thái vật hoáchỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh. -Khi tham gia vào quá trình sản xuất,dưới tác động của sức lao động ,của tư liệu lao động ,nguyên vật liệu bị tiêu hao hoàn toàn hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầuđể tạo ra những hình tháI mới của sản phẩm.Về mặt giá trị khi tham gia vào quá trình sản xuất nguyên vật liệu chuyển dịch một lần toàn bộ giá trị cuả chúngvào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. -Chi phí nguyên vật liệu là một trong những yếu tố chi phí cơ bản của quá trình sản xuất ,thường chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất kinh doanh và trong giá thành sản phẩm của doanh nghiệp.Vì vậy để giảm chi phí sản xuất ,hạ giá thành sản phẩm ,một trong những biện pháp quan trọng là doanh nghiệp phải quản lý tốt nguyên vật liệu ở tất cả các khâu :thu mua, dự trữ và sử dụng.Trong khâu thu mua và dự trữ nguyên vật liệu phảI đảm bảo việc cung cấp kịp thời,đầy đủ về khối lượng,chủng loại và chất lượng nguyên vật liệu cho sản xuất giá cả hợp lý,phải xây dựng định mức dự trữ nguyên vật liệu phù hợp với nhu càu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp ,vừa đáp ứng được nhu cầu sản xuất vừa tiết kiệm vốn lưu động.Trong khâu sản xuất ,doanh nghiệp phải xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu phù hợp với từng loại sản phẩm,với đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất,xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh,phương án sản xuất kinh doanh ổn định để xây dựng kế hoạch cung ứng và dự trữ nguyên vật liệu phù hợp. 1.2. Khái niệm, đặc điểm,vai trò công cụ và dụng cụ. -Công cụ dụng cụ: là những tư liệu lao động ,tham gia nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh,nhưngg do thời gian sử dụng ngắn hoặc giá trị thấp nên chưa đủ những điều kiện quy định là tài sanr cố định (giá trị dưới 10.000.000 đ và thời gian sử dụng dưới một năm). -Khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh ,cộng cụ dụng cụ bị hao mòn dần và chuyển dịch từng phần giá trị vào Chi phí sản xuât kinh doanh trong kỳ. -Tuy chưa hội đủ các tiêu chuẩn về tài sản cố định (giá trị trên 10.000.000 đ và thời gian sử dụng trên một năm ),nhưng công cụ và dụng cụ là những tư liệu lao động ,tham gia nhiều chu kỳ sản xuât kinh doanh nên việc tổ choc quản lý không chỉ ở các khâu thu mua ,dự trữ mà còn phảI theo dõi chi tiết trong cả quá trình sử dụng tới khi báo hỏng,đồng thời phảI tính toán phân bổ giá trị hao mòn của công cụ dụng cụ vào chi phí sản xuất kinh doanh một cách hợp lý theo các phương pháp kế toán quy định. 2 Phân loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Phân loại nguyên vật liệu , công cụ dụng cụ là việc sắp xếp vật liệu thành từng nhóm theo các tiêu thức khác nhau. Yêu cầu của phân loại vật liệu công cụ dụng cụ là phải khoa học, hợp lý, phù hợp với đặc điểm riêng của từng doanh nghiệp. 2.1. Phân loại nguyên vật liệu. -Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh các doanh nghiệp phải sử dụng nhiều loại, thứ vật liệu khác nhau với khối lượng lớn. Mỗi thứ loại vật có nội dung kinh tế công dụng trong quá trình sản xuất và tính năng lý, hoá học khác nhau, khác nhau cả về công dụng kinh tế kỹ thuật… phân loại vật liệu là cần thiết để quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết đối với từng loại thứ vật liệu phục vụ cho nhu cầu quản trị doanh nghiệp. * Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu kế toán quản trị trong doanh nghiệp ,vật liệu được chia thành các loại: - Nguyên vật liệu chính: Là những loại nguyên vật liệu được tham gia vào quá trình sản xuất thì nó tạo nên hình thái vật chất của sản phẩm. - Vật liệu phụ: Là những loại nguyên vật liệu được sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính để hoàn thiện tính năng và nâng cao chất lượng của sản phẩm. Nguyên vật liệu phụ còn được sử dụng để phục vụ cho các nội dung kỹ thuật và quản lý. - Nhiên liệu: Bao gồm các loại ở dạng thể lỏng, khí, rắn như than xăng dầu, củi hơi đốt dùng cho công nghễ sản phẩm cho các phương tiện máy móc thiết bị hoạt động trong quá trình sản xuất. - Phụ tùng thay thế: Bao gồm các phụ tùng, chi tiết dùng để thay thế sửa chữa, máy móc thiết bị sản xuất, phương tiện được sử dụng cho xây dựng cơ bản (cả thiết bị cần lắp, không cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản). - Vật liệu khác là loại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất chế tạo sản phẩm như, gỗ, sắt thép vụ hoặc phế liệu thu nhặt thu hồi trong quá trình thanh lý tài sản cố định. Quá trình tạo ra sản phẩm và là cơ sở xây dựng các tài khoản cấp hai thích hợp Cách phân loại này cho thấy vai trò của từng chủng loại vật liệu trong để hạch toán. * Phân loại vật liệu theo nguồn vật liệu: - Vật liệu mua ngoài: Là những vật liệu sử dụng cho sản xuất kinh doanh được doanh nghiệp mua ngoài thị trường. Mua ngoài là phương thức cung ứng vật liệu thường xuyên của mỗi doanh nghiệp. - Vật liệu từ sản xuất: Là những vật liệu do doanh nghiệp tự chế biến hay thuê ngoài chế biến để sử dụng cho sản xuất ở giai đoạn sau. - Vật liệu nhận góp vốn liên doanh hoặc được biếu tặng, cấp phát. - Phế liệu thu hồi: Là những vật liệu bị thải loại ra khỏi quá trình sản xuất, có thể được tái sử dụng hoặc đem bán. Cách phân loại này giúp cho doanh nghiệp tính giá vật liệu được chính xác. Sau khi đã phân loại vật liệu, doanh nghiệp phải lập sổ danh điểm vật liệu. Sổ danh điểm vật liệu là sổ liệt kê toàn bộ các loại vật liệu sử dụng trong doanh nghiệp theo từng phân nhóm hoặc từng kho. Sổ danh điểm phải quy định thống nhất mà số, tên gọi, quy cách, đơn vị tính, đơn giá hạch toán, định mức dự trữ… của từng chủng loại vật liệu. Mã số của vật liệu phải thể hiện được loại, nhóm, thứ vật liệu: Sổ danh điểm Ký hiệu Tên, nhãn hiệu quy cách vật liệu Đơn vị tính Đơn giá hạch toán Ghi chú 1521.01 1521.02 1521.01.01 Sổ danh điển được sử dụng thống nhất trong phạm vi doanh nghiệp nhằm đảm bảo cho các bộ phận, đơn vị trong doanh nghiệp phối hợp chặt chẽ hạch toán vật liệu chính xác, là điều kiện cần thiết để tiến hành cơ giới hạch toán vật liệu. * Ngoài cách phân loại trên, có thể căn cứ vào mục đích, công dụng của vật liệu cũng như nội dung quy định phản ánh chi phí vật liệu trên các tài khoản kế toán thì vật liệu của doanh nghiệp được chia thành: - Nguyên vật liệu dùng cho sản xuất, chế tạo sản phẩm. - Nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu khác: phục vụ quản lý ở phân xưởng, tổ, đội sản xuất, cho nhu cầu bán hàng, quản lý doanh nghiệp… Mỗi cách phân loại có 1 ý nghĩa riêng song phân loại theo nội dung kinh tế và yêu cầu kế toán quản trị vẫn là phổ biến hơn cả. 2.2. Phân loại công cụ dụng cụ. -Căn cứ vào yêu cầu quản lý và ghi chép,công cụ dụng cụ được chia thành: +Công cụ dụng cụ : là những loại công cụ .dụng cụ dùng trong sản xuất,tiêu thụ sản phẩm và dùng trong quản lý như : kìm búa ,dụng cụ gá lắp ,khuôn mẫu và các loại công cụ cầm tay như :xẻng ,quốc khoan tay…dùng trong sản xuất,các loại máy tính cá nhân ,bàn ghế,tủ tài liệu…dùng trong quản lý. +Bao bì luân chuyển : là những loại bao bì dùng để đóng gói,chứa đựng sản phẩm được thu hồi để sử dụng lại nhiều lần như :các loại vỏ bao,vỏ chai ,thùng chứa,can nhựa…. +Đồ dùng cho thuê :là ngững loại vật liệu chuyên dùng cho kinh doanh dịch vụ cho thuê như :bàn ghế,phông bạt,các loại trang phục… -Căn cứ vào cách thức phân bổ giá trị của công cụ dụng cụ vào chi phí sản xuất kinh doanh,công cụ dụng cụ được chia thành: +Công cụ dụng cụ loại phân bổ 100%: là những côngcụ dụng cụ có giá trị nhỏ và thời gian sử dụng ngắn,khi xuất dùng công cụ dụng cụ loại phân bổ 100%,kế toán tính một lần toàn bộ giá trị của công cụ dụng cụ vào chi phí của bộ phận sử dụng. +Công cụ dụng cụ loại phân bổ nhiều lần :là những công cụ dụng cụ có thời gian sử dụng dài và có giá trị lớn, khi xuất dùng công cụ dụng cụ loại phân bổ nhiều lần ,kế toán phải tính toán để phân bổ giá trị của công cụ dụng cụ vào chi phí cua bộ phận sử dụng. 3 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu,công cụ và dụng cụ. - Nguyên vật liệu,công cụ và dụng cụ trong doanh nghiệp được gọi chung là “Vật tư “.Xuất phát từ vai trò và đặc điểm cuả các loại vật tư trong quá trình sản xuất kinh doanh ,đòi hỏi phải quản lý chạt chẽ ở tất cả các khâu thu mua,dự trữ và sử dụng… + Dự toán nhu cầu vật tư, của doanh nghiệp, tìm kiếm các nguồn cung cấp NVL, có chất lượng tốt và có sản lượng ổn định. + Thực hiện cung ứng cho doanh nghiệp những vật tư, cần thiết với chữ lượng tốt nhất. + Tổ chức hệ thống kho bãi để bảo quản vật tư, khỏi mất mát, thiếu hụt, giảm phẩm chất để bảo toàn tài sản cho doanh nghiệp. + Cấp phát vật tư, cho các bộ phận sử dụng, kiểm tra tình hình chấp hành định mức vật tư nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vật tư. + Thực hiện hạch toán kế toán về vật tư, để cung cấp các thông tin tổng hợp và chi tiết về tình hình luân chuyển vật tư, trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Bên cạnh đó, để vừa duy trì sản xuất vừa đảm bảo cạnh tranh với các doanh nghiệp khác buộc các nhà quản lý phải tập trung quản lý chặt chẽ ở tất cả các khâu: thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng. + ở khâu thu mua: Việc thu mua muốn có quan hệ đòi hỏi phải quản lý đủ về số lượng, đúng chủng loại, tốt về chất lượng. Giá cả phải hợp lý, đồng thời phải quan tâm đến chi phí thu mua, địa điểm thu mua (phải chọn phương tiện vận tải hợp lý, địa điểm thu mua càng gần nơi sản xuất thì chi phí càng ít). Ngoài ra, cũng phải quan tâm đến hoá đơn chứng từ liên quan đến thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ. Từ đó hạ thấp được chi phí vật liệu, góp phần hạ thấp giá thành sản phẩm. + ở khâu bảo quản: Phải bảo quản theo đúng chế độ quy định,tổ chức hệ thống kho hợp lý để vật liệu không bị thất thoát, hư hỏng, kém chất lượng ảnh hưởng đến chất lượng của sản phẩm. + ở khâu dự trữ: Cần bảo quản một lượng dự trữ nhất định để quá trình sản xuất tối đa, không nhỏ hơn mức tối thiểu để sản xuất được liên tục bình thường. + ở khâu sử dụng: Cần sử dụng hợp lý, triệt để tiết kiệm tuỳ theo các định mức tiêu hao đã đề ra. Do công tác quản lý vật tư, có tầm quan trọng như vậy nên việc tăng cường quản lý vật tư là rất cần thiết, cần phải cải tiến hành công tác quản lý vật liệu cho phù hợp với thực tế sản xuất. 4 Vai trò và nhiệm vụ của kế toán vật tư. 4.1.Vai trò của kế toán vật tư. - Bản chất của hạch toán vật tư là dùng đồng tiền làm thước đo ghi chép, giám sát và cung cấp thông tin tổng hợp và chi tiết về toàn bộ quá trình luân chuyển NVL trong doanh nghiệp. + Có công tác hạch toán NVL, doanh nghiệp sẽ biết được tình hình sử dụng vốn lưu động, từ đó có biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, tăng nhanh vòng vốn lưu động của doanh nghiệp. +Mặt khác tính chính xác, kịp thời của công tác hạch toán vật liệu, có ảnh hưởng lớn đến công tác hạch toán giá thành, chọn để đảm bảo hạch toán giá thành chính xác thì khâu đầu tiên cũng phải hạch toán vật liệu, chính xác và khoa học. 4.2. Nhiệm vụ của kế toán vật tư. Để thực hiện tốt chức năng của kế toán trong quản lý kinh tế, quản lý doanh nghiệp. Nhà nước đã xác định nhiệm vụ của kế toán vật tư như sau: - Thực hiện việc phân loại đánh giá vật tư phù hợp với nguyên tắc yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nước và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp. - Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp về._.