Hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Dụng cụ cắt & đo lường cơ khí

, nó quết định chất luợng của sản phẩm đầu ra.Chi phí NVL chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá thành vì thế nó mang tính trọng yếu. Mỗi sự biến động về chi phí NVL đều làm ảnh hưởng đến sự biến động của giá thành sản phẩm. Nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất có rất nhiều chủng loại, do đó yêu cầu phải có sự khắt khe,thận trọng.Hơn nữa, kế toán vật liệu còn cung cấp thông tin kịp thời và chính xác cho các phần hành kế toán khác của doanh nghiệp, giúp cho nguời quản lý doanh nghiệp lập đuợc dự toán NVL, đảm bảo cung cấp ,đủ đúng chất luợng vật liệu và kịp thời cho sản xuất. Từ đó giúp cho quá trình sản xuất diễn ra nhịp nhàng, đúng kế hoạch và xác định nhu cầu vật liệu tồn kho hợp lý, hạn chế tình trạng ứ đọng vốn và góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn Là một doanh nghiệp sản xuất công ty Dụng Cụ Cắt & Đo Luờng Cơ Khí đã và đang có những bước phát triển trong những năm gần đây, sản phẩm của công ty được nhiều ngành ưa chuộng, công tác hạch toán kế toán nói chung đáp ứng được nhu cầu quản lý Nhận thức được ý nghĩa của NVL trong hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như vai trò quan trọng của công tác kế toán NVL nói riêng và toàn bộ công tác kế toán nói chung cũng như được sự hướng dẫn trực tiếp của cô giáo TS Nguyễn thị Lời và sự giúp đỡ của các cô chú trong phòng kế toán của công ty . Em đã chọn đề tài : “Hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán NVL tại công ty Dụng Cụ Cắt & Đo Lường Cơ Khí “. Nhằm hiểu biết sâu sắc hơn về kế toán NVL, Ngoài phần mở đầu và kết luận chuyên đề gồm ba chương: Chương I: Cơ sở lý luận về công tác hạch toán NVL trong các doanh nghiệp sản xuất Chương II: Thực trạng công tác hạch toán NVL tại công ty DCC &ĐLCK Chương III: Hoàn thiện công tác hạch toán NVL tại công ty DCC &ĐLCK Em xin chân thành cảm ơn cô giáo TS - Nguyễn Thị Lời và các cô chú trong phòng kế toán của công ty đã tận tình giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề này. Hà Nội, Tháng 4 năm 2002. Chương I - Cơ sở lí luận của công tác hạch toán NVL trong doanh nghiệp sản xuất I/ Những vấn đề chung về NVL. 1. Khái niệm, đặc điểm, vai trò của NVL trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Bất cứ một doanh nghiệp nào cũng đều không thể tiến hành sản xuất kinh doanh nếu không đủ 3 yếu tố: lao động, tư liệu lao động và đối tượng lao động. Trong đó, con người với tư cách là chủ thể lao động sử dụng tư liệu lao động tác động vào đối tượng lao động tạo ra sản phẩm, hàng hoá. Trong các doanh nghiệp sản xuất, NVL là những đối tượng lao động được biểu diễn dưới dạng lao động hoá như: đường trong doanh nghiệp sản xuất bánh kẹo, vải trong doanh nghiệp may mặc, bông trong doanh nghiệp dệt... Khác với tài sản cố định, NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh nhất định, giá trị của nó kết chuyển một lần vào giá thành sản phẩm và chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị biến đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo thành hình thái vật chất của sản phẩm, hàng hoá. Trong các doanh nghiệp sản xuất, NVL là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm, là yếu tố không thể thiếu được trong quá trình sản xuất kinh doanh. Do vậy, việc cung cấp NVL có kịp thời hay không ảnh hưởng rất lớn tới quy trình sản xuất, chất lượng NVL quyết định đến chất lượng của sản phẩm, hàng hoá. Xét cả về mặt hiện vật và giá trị, NVL đều là những yếu tố không thể thiếu của bất kỳ quá trình tái sản xuất nào. Dưới hình thái hiện vật, nó được biểu hiện là một bộ phận quan trọng của tài sản lưu động. Dưới hình thái giá trị, nó được biểu hiện là vốn lưu động đặc biệt là vốn dự trữ. Từ vai trò to lớn của NVL như vậy, việc quản lý chúng chính là quản lý vốn sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Để tăng tốc độ chu chuyển của vốn lưu động cần thiết phải sử dụng hợp lý và tiết kiệm NVL, trong một chừng mực nào đó giảm mức tiêu hao NVL là cơ sở để tăng thêm sản phẩm cho xã hội, tiết kiệm được nguồn tài nguyên không phải là vô tận. Vì vậy, việc quản lý và hạch toán NVL có vai trò hết sức quan trọng trong các doanh nghiệp sản xuất. 2. Yêu cầu quản lý NVL. Kinh doanh có lãi là mục đích hàng đầu của bất kỳ doanh nghiệp nào. Muốn vậy doanh nghiệp phải quản lý NVL một cách toàn diện và có hiệu quả từ khâu thu mua đến khâu sử dụng. Để tổ chức công tác quản lý nói chung và công tác hạch toán NVL nói riêng doanh nghiệp phải đảm bảo các yêu cầu sau: Doanh nghiệp có đầy đủ hệ thống kho tàng bảo quản với điều kiện bảo quản tốt; có đầy đủ số nhân viên bảo vệ và thủ kho có nghiệp vụ thích hợp với công việc bảo quản; nắm vững việc ghi chép sổ sách tại kho; việc bố trí sắp xếp trong kho phải gọn gàng bảo đảm yêu cầu về công tác bảo quản và kỹ thuật cho phép, thuận tiện cho việc nhập, xuất và theo dõi, kiểm tra. - Với khâu thu mua: mỗi loại vật liệu có tính chất, công dụng, mức độ và tỉ lệ tiêu hao khác nha. Do đó, thu mua phải đảm bảo đủ số lượng, đúng chất lượng, phẩm chất tốt, chỉ cho phép hao hụt trong định mức và đặc biệt phải quan tâm tới chi phí thu mua nhằm hạ thấp chi phí vật liệu một cách tối đa. - Với khâu bảo quản: cần đảm bảo theo đúng quy định, chế độ phù hợp với tính chất lý hoá của mỗi loại vật liệu. Tránh làm lẫn lộn các loại vật liệu khác nhau về tính chất làm ảmh hưởng tới chất lượng. -Với khâu dự trữ: đòi hỏi doanh nghiệp phải xây dựng được định mức dự trữ tối đa, tối thiểu để đảm bảo quá trình sản xuất được liên tục đồng thời tránh được tình trạng ứ đọng vốn. -Với khâu sử dụng: cần sử dụng vật liệu một cách tiết kiệm và có hiệu quả trên cơ sở xây dựng một hệ thống định mức tiêu hao vật liệu và dự toán chi phí hợp lý. Hệ thống đó không những phải có đầy đủ cho từng bộ phận sản xuất mà còn không ngừng cải tiến để đạt tới định mức tiên tiến. Ngoài ra, cần thực hiện đầy đủ các quy định về lập sổ danh điểm vật liệu, các thủ tục lập và luân chuyển chứng từ, mở các sổ sách hạch toán tổng hợp và chi tiết theo chế độ quy định. Thực hiện tốt chế độ kiểm tra, kiểm kê, đối chiếu NVL, xây dựng chế độ trách nhiệm vật chất trong công tác quản lý, sử dụng NVL trong toàn xí nghiệp, từng tổ, đội, phân xưởng sản xuất. 3. Nhiệm vụ kế toán NVL. Để quản lý, tổ chức hạch toán tốt NVL nhằm ngăn ngừa hiện tượng hư hao, mất mát và lãng phí các yếu tố đầu vào đó thì cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: - Tính toán, ghi chép, phản ánh một cách chính xác và kịp thời, trung thực. Kiểm tra chặt chẽ tình hình cung ứng NVL, về số lượng, chất lượng, chủng loại, giá trị và thời gian cung cấp. - Phân bổ chính xác, đúng đối tượng giá trị vật liệu xuất dùng, kiểm tra chặt chẽ việc thực hiện định mức tiêu hao, ngăn ngừa kịp thời vioệc dùng NVL sai mục đích, lãng phí. - Kiểm tra việc thực hiện định mức dự trữ thường xuyên để phát hiện những NVL ứ đọng, kém phẩm chất cần thay thế và có biện pháp giải phóng thu hồi vốn, hạn chế thiệt hại. - Khi có yêu cầu của quản lý, tiến hành kiểm kê NVL nghiêm túc, lập báo cáo về vật liệu và đề xuất công tác, kế hoạch thu mua, bảo quản và dự trữ. Ngoài ra, cần phân bổ NVL hợp lý đúng đối tượng chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. 4. Sự cần thiết phải tổ chức hạch toán NVL NVL giữ một vị trí quan trọng trong quá trình sản xuất. Kế hoạch sản xuất sẽ bị ảnh hưởng nếu NVL không được cung cấp đủ số lượng, đúng chất lượng và kịp thời gian. Chất lượng của sản phẩm hàng hoá sản xuất ra phụ thuộc nhiều vào chất lượng của NVL Và quan trọng hơn cả là việc quản lý quá trình thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng NVL sẽ tác động trực tiếp tới kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thông qua chỉ tiêu giá thành và lợi nhuận. Từ những vấn đề đó, ta thấy rằng cần phải tổ chức và tổ chức tốt việc hạch toán NVL. II. Phân loại và tính giá NVL 1. Căn cứ phân loại và cách phân loại. Phân loại NVL là sắp xếp các thứ vật liệu cùng loại với nhau theo một đặc trưng nhất định nào đó thành từng nhóm để thuận tiện cho việc quản lý và hạch toán. Sở dĩ phải phân loại NVL là do vật liệu có nhiều loại và thường xuyên biến động với vai trò và công dụng hết sức khác nhau. Trên thực tế, NVL thường được phân ra thành những nhóm theo tiêu thức khác nhau với đặc trưng khác nhau. a. Phân loại theo công dụng kinh tế. Theo cách này NVL được phân loại như sau: - Nguyên liệu, vật liệu chính: là đối tượng lao động chủ yéu hình thành nên thực thể sản phẩm mới (kể cả bán thành phẩm mua vào). Nguyên liệu là sản phẩm chưa qua chế biến công nghiệp và vật liệu chính là sản phẩm đã qua một hoặc vài lần chế biến công nghiệp. - Vật liệu phụ: cũng là đối tượng lao động nhưng chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, không phải là cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành nên thực thể sản phẩm. Nó được kết hợp với vật liệu chính để hoàn thiện sản phẩm về màu sắc, hình đáng, mùi vị và nâng cao chất lượng sản phẩm hoặc dùng để bảo quản, phục vụ các hoạt động của các tư liệu lao động hay nhân viên. - Nhiên liệu: là những thứ tạo ra năng lượng, cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất kinh doanh: hơi đốt, khí nén, xăng.. và có thểđược chia thành: + Nhiên liệu dùng trực tiếp cho sản xuất + Nhiên liệu sử dụng cho máy móc thiết bị - Phụ tùng thay thế: là những chi tiết phụ tùng để thay thế, sửa chữa cho máy móc, thiết bị như: ốc vít, săm , lốp.. - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các vật liệu và thiết bị (cần lắp, không cần lắp, công cụ, khí cụ..) - Phế liệu: là những vật liệu thu được trong quá trình sản xuất, thanh lý tài sản, có thể được sử dụng hoặc bán ra ngoài như: vải vụn, gỗ vụn.. - Vật liệu khác: bao gồm các loại vật liệu còn lại như: vật tư đặc chủng vật đóng gói.. Do quá trình sản xuất kinh doanh cụ thể được tiến hành ở các doanh nghiệp khác nhau nên việc phân loại này cũng chỉ mang tính tương đối. Có loại vật liệu ở doanh nghiệp này được coi là chính nhưng ở doanh nghiệp khác chỉ được coi là phụ mà thôi và ngược lại. Lại có vật liệu trong một doanh nghiệp vừa được coi là chính vừa coi là phụ đối với từng sản phẩm sản xuất. Việc phân loại này giúp doanh nghiệp tổ chức các tài khoản chi tiết, theo dõi một cách chính xác và thuận tiện từng loại vật lệu, từng thứ vật liệu, xác định tầm quan trọng của chúng đối với doanh nghiệp, đó là cơ sở để tính giá thành sản phẩm sản xuất ra. b. Một số cách phân loại khác. Ngoài cách trên, có thể phân loại theo các cách như sau: - Phân loại theo nguồn hình thành: + NVLdo mua ngoài +NVL do doanh nghiệp tự sản xuất +NVL do từ các nguồn khác: nhận cấp phát, biếu tặng, liên doanh liên kết... - Phân loại theo chức năng: + NVL dùng cho sản xuất + NVL dùng cho bán hàng + NVLdùng cho quản lý doanh nghiệp Tuy thế, việc phân loại theo 2 cách này không thuận tiện cho việc tổ chức tài khoảnvà theo dõi trực tiếp, gây khó khăn cho viẹc tính giá thành. Trên cơ sở phân loại các NVL, doanh nghiệp cần xây dựng “ Sổ danh điểm vật liệu “ để thống nhất tên gọi, ký hiệu, mã hiệu, quy cách để tiết kiệm thời gian trong việc đối chiếu giữa kho và tìm kiếm thông tin về một loại vật liệu nào đó đặc biệt là trong điều kiện cơ giới hoá, tự động hoá công tác tính toán ở doanh nghiệp 2.Tính giá NVL Tính giá NVL là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của NVL theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu chân thực và thống nhất. Tính giá có chính xác thì mới đảm bảo cho biệc quản lý NVL chặt chẽ và có hiệu quả. Về nguyên tắc, NVL là tài sản dự trữ sản xuất thuộc loại tài sản lưu động nên được đánh theo giá thực tế đã được mua sắm, gia công chế biến tức là giá trị của NVL được phản ánh trên sổ kế toán. Tuỳ theo việc áp dụng các phương pháp tính thuế GTGT của từng doanh nghiệp mà trong giá trị thực tế có thể có VAT(nếu tính VAT theo phương pháp trực tiếp) hay không có VAT (nếu tính VAT theo phương pháp khấu trừ). */Đối với NVL nhập kho. Trên thực tế, NVL có thể được nhập từ nhiều nguồn khác nhau do đó giá vốn thực tế cũng được đánh giá khác nhau. - Đối với NVL mua ngoài: +Nếu doanh nghiệp tính VAT theo phương pháp trực tiếp: Giá thực tế của hàng nhập kho = Giá trị hàng mua theo hoá đơn (cả VAT) + Chi phí thu mua + Thuế nhập khẩu (nếu có) + Nếu doanh nghiệp tính VAT theo phương pháp khấu trừ: Giá thực tế của = Giá mua ghi trên hoá + Chi phí thu + Thuế nhập hàng nhập kho đơn(không có VAT) mua thực tế khẩu(nếu có) Đối với NVL thuê ngoài gia công chế biến: Giá thực tế của = Giá thực tế của hàng + Chi phí thuê + Chi phí liên hàng nhập kho xuất kho chế biến ngoài chế biến quan khác - Đối với NVL Giá thực tế của hàng nhập kho = Giá thực tế của hàng xuất kho chế biến + Chi phí chế biến thực tế - Đối với NVL nhận góp vốn liên doanh: Giá thực tế của hàng nhập kho (giá trị vốn) = Giá thoả thuận giữa các bên liên doanh + Chi phí liên quan (nếu có) - Đối với NVL được tặng thưởng viện trợ .. Giá thực tế của hàng nhập kho = Giá mua của vật liệu đang bán trên thị trường - Đối với phế liệu thu hồi từ sản phẩm hỏng, tài sản định thanh lý thì giá nhập kho là giá có thể sử dụng, giá có thể bán được hoặc ước tính. */ Đối với NVL xuất kho. a. Tính theo giá thực tế: Mỗi một doanh nghiệp sản xuất, khi xuất dùng NVL cũng đều phải tính toán chính xác thực tế hàng xuất kho cho các nhu cầu và đối tượng khác nhau. Tuỳ vào đặc điểm của từng hoạt động, yêu cầu quản lý và trình độ của kế toán mà có thể áp dụng các cách tính khác nhau như sau: ơ. Phương pháp nhập trước-xuất trước(FIFO). Phương pháp này NVL được tính giá thưc tế xuất kho trên cơ sở giả định là lô nào nhập kho trước sẽ được xuất dùng trước, vì vậy NVL xuất kho thuộc lần nhập nào thì tính theo giá thực tế của lần nhập đó.. Với phương pháp này, việc tính toán đơn giản, dễ làm và tương đối hợp lý. Song khối lượng công việc hạch toán nhiều, phụ thuộc vào xu thế giá cả trên thị trường. Như vậy, phương pháp này phù hợp với doanh nghiệp ít danh điểm NVL ư. Phương pháp nhập sau xuất trước(LIFO). Phương pháp này NVL được tính giá thưc tế xuất kho trên cơ sở giả định là lô nào nhập kho sau sẽ được xuất dùng trước, vì vậy việc tính giá xuất của NVL được làm ngược lại với phương pháp nhập trước xuất trước đ. Phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ: Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm NVL nhưng số lần nhập , xuất của mỗi danh điểm nhiều. Theo phương pháp này , căn cứ vào giá thực tế của NVL tồn đầu kỳvà nhập trong kỳ kế toán xác định được giá bình quân của 1 đơn vị NVL.Căn cứ vào lượng NVL xuất trong kỳ và giá đơn vị bình quân để xác định giá thực tế xuất trong kỳ. Giá thực tế NVLxuất dùng = Số lượng NVLxuất dùng x Giá đơn vị bình quân Giá thực tế bình quân = Giá thực tế tồn đầu kỳ + Giá thực tế nhập trong kỳ Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ Như vậy, giá trị thực tế của NVL phụ thuộc vào số nhập trong kỳ và tồn đầu kỳ. Chúng ta chỉ tính được giá này ở thời điểm cuối kỳ. Do đó, trong kỳ NVL sẽ được ghi theo giá tạm tính và cuối kỳ điều chỉnh. Phương pháp này tương đối chính xác. Tuy nhiên, do chỉ tiến hành vào cuối kỳ nên công việc bị dồn dập, ảnh hưởng đến quyết toán cuối kỳ, lại không phản ánh được sự biến động của giá cả. Phù hợp với doanh nghiệp ít danh điểm NVL, tần suất nhập-xuất lớn. ¯. Phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập: Giá bình quân sau mỗi lần nhập = Giá tồn trước khi nhập + Giá thực tế nhập kho Số lượng tồn trước khi nhập + Số lượng nhập kho Với phương pháp này khi xuất kho đã biết giá trị của NVL do vậy cuối kỳ không phải điều chỉnh. Độ chính xác cao, phản ánh kịp thời sự biến động của giá cả. Song lại mất nhiều công sức, thời gian. Phương pháp này chỉ phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, vật liệu ít. °. Phương pháp bình quân cuối kỳ trước. Giá bình quân cuối kỳ trước = Giá thực tế tồn kho cuối kỳ trước ( đầu kỳ này ) Lượng tồn kho cuối kỳ trước (đầu kỳ này ) Đây là phương pháp dễ làm, đơn giản nhưng độ chính xác không cao và không tính đến sự biến động của giá cả kỳ này. ±. Phương pháp trị giá thực tế theo giá mua lần cuối. Với các phương pháp kể trên, để tính được giá NVL thì phải căn cứ vào chứng từ xuất. Tuy nhiên, có nnhững doanh nghiệp do có nnhiều chủng loại, mẫu mã khác nhau nên không có đièu kiện kiểm tra từng nghiệp vụ xuất kho hoặc với các doanh nghiệp áp dụng kiểm kê định kỳ. Do đó tiến hành tính theo phương pháp trị giá thực tế theo giá mua lần cuối. Giá thực tế NVL tồn cuối kỳ = Số lượng NVL tồn cuối kỳ x Đơn giá NVL nhập lần cuối ². Phương pháp tính giá thực tế đích danh. Trong trường hợp có thể nhận diện được từng thứ, từng nhóm hoặc từng loại NVL với từng lần nhập kho và giá thực tế của nó thì có thể định giá hàng tồn kho theo giá thực tế đích danh. Nghĩa là, NVL nhập kho theo giá nào thì xuất kho theo giá ấy. Phương pháp này khá chính xác, thuận lợi cho kế toán trong việc tính giá NVL song lại đòi hỏi phải hạch toán tỉ mỉ, chi tiết. Nó thích hợp với doanh nghiệp có những loại vật liệu có đặc điểm riêng, giá trị lớn, có điều kiện bảo quản riêng. b. Tính theo giá hạch toán. Thực tế cho thấy rằng, gía cả NVL luôn biến động nên việc tính giá NVL theo giá thực tế là rất phức tạp, khó khăn và mất nhiều công sức. Do vậy, người ta sử dụng giá hạch toán. Đây là loại giá ổn định được xác định ngay ở đầu kỳ hạch toán dựa trên giá thực tế của kỳ trước hay giá kế hoạch của kỳ này. Cuối kỳ, kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh sang giá thực tế bằng công thức: - Giá thực tế NVL xuất dùng = Giá hạch toán NVL xuất dùng x Hệ số giá NVL Hệ số giá NVL = Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ Giá hạch toán NVL tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ Hệ số giá có thể tính cho từng loại hay nhóm NVL tuỳ theo yêu cầu quản lý hay trình độ nghiệp vụ kế toán. Mỗi một phương pháp tính giá có ưu, nhược điểm riêng, trên cơ sở đặc điểm hoạt động của mình mà mỗi doanh nghiệp nên chọn cho mình một phương pháp tính giá thích hợp nhất để đem lại hiệu quả kinh tế cao. III/ Tổ chức hạch toán NVL 1. Tổ chức hạch toán chi tiết. Hạch toán chi tiết NVL là một công việc có khối lượng lớn, nó đòi hỏi phải phản ánh tình hình biến động vật tư cả về số lượng, chất lượng và giá trị theo chủng loại và theo từng kho. Công tác kế toán thực tế ở nước ta hiện nay đang áp dụng 3 phương pháp hạch toán chi tiết vật tư: phương pháp thẻ song song; phương pháp số đối chiếu luân chuyển và phương pháp sổ số dư. Tuỳ thuộc vào từng doanh nghiệp, trình độ kế toán và quản lýmà doanh nghiệp lựa chọn phương pháp hạch toán cho phù hợp. 1.1 Phương pháp thẻ song song. Đây là phương pháp thường được áp dụng với những doanh nghiệp có ít chủng loại vật tư và phần lớn được lưu chuyển qua kho, mật độ nhập-xuất dày đặc, có hệ thống kho tàng tập trung, thuận lợi cho việc đối chiếu và kiểm tra. Theo phương pháp này thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập xuất NVL để tiến hành ghi thẻ kho (Mở theo từng danh điểm trong từng kho). Kế toán NVL cũng dựa trên chứng từ nhập xuất NVL để ghi số lượng và tính thành tiền NVL nhập xuất vào “ Thẻ kế toán chi tiết vật liệu”. Cuối kỳ kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trên “Thẻ kế toán chi tiết vật liệu” với thẻ kho tương ứng do thủ kho chuyển đến, đồng thời từ “Sổ kế toán chi tiết vật liệu” kế toán lấy số liệu để ghi vào “Bảng tổng hợp nhập – xuất- tồn vật liệu” theo từng loại NVL để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp nhập, xuất vật liệu. Phương pháp thẻ song song ghi chép đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra, đối chiếu. Tuy nhiên, việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn nhiều trùng lặp nên tốn nhiều công sức. Ta có sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song như sau ( Sơ đồ 1.1 ) Sơ đồ 1.1. Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL Theo phương pháp thẻ song song. Chứng từ xuất Sổ tổng hợp Tổng hợp chi tiết vật tư Sổ thẻ chi tiết vật tư Thẻ kho Chứng từ nhập kho Ghi chú: Ghi hàng ngày; Ghi cuối tháng Đối chiếu 1.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. - Tại kho: Theo phương pháp này, tại kho vẫn phải mở thẻ kho để theo dõi về mặt số lượng đối với từng loại danh điểm NVL như phương pháp thẻ song song. - Tại phòng kế toán: Để tiện cho việc theo dõi, kế toán sử dụng “sổ đối chiếu luân chuyển” để hạch toán số lượng và giá trị của từng danh điểm vật tư theo từng kho. Sổ này ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập, xuất phát sinh trong tháng của từng vật tư, mỗi thứ chỉ được ghi một dòng sổ. Cuối tháng đối chiếu số lượng NVL trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho, đối chiếu số tiền với kế toán tổng hợp. Phương pháp này đơn giản, dễ làm, giảm nhẹ công việc hơn so với phương pháp thẻ song song. Tuy thế, việc ghi chép còn trùng lặp, công việc đều dồn về cuối tháng nên việc cung cấp thông tin chậm. Nó thích ứng với các doanh nghiệp có chủng loại vật tư phong phú, mật độ nhập-xuất lớn, hệ thống kho tàng phân tán, quản lý tổng hợp, không đối chiếu thường xuyên. Sơ đồ 1.2 Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL Theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Thẻ kho Chứng từ xuất Bảng kê nhập Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê xuất Sổ tổng hợp Chứng từ nhập Ghi chú: Ghi hàng ngày; Ghi cuối tháng; Đối chiếu 1.3. Phương pháp sổ số dư. Đặc điểm của phương pháp này là kết hợp chặt chẽ việc hạch toán nghiệp vụ của thủ kho với việc ghi chép ở phòng kế toán. ở kho chỉ hạch toán về số lượng còn ở phòng kế toán chỉ hạch toán về giá trị vật tư tạo điều kiện đối chiếu thường xuyên, xoá bỏ sự ghi chép trùng lắp giữa kho và phòng kế toán. Công việc được tiến hành cụ thể như sau: - Tại kho: Vẫn sử dụng thẻ kho để theo dõi số lượng vật tư nhập kho, xuất kho vvà tồn kho giống như các phương pháp trên. Theo định kỳ, thủ kho tiến hành tập hợp toàn bộ chứng từ nhập, xuất theo từng nhóm vật tư và lập phiếu giao nhận chứng từ, rồi nộp cho kế toán kèm theo chứng từ gốc. - Tại phòng kế toán:Hàng ngày hoặc định kỳ (3-5 ngày) nhân viên kế toán phải xuống kho để hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ. Khi nhận được chứng từ, kế toán kiểm tra và tính giá trị, tổng cộng số tiền và ghi vào cột số tiền của phiếu giao nhận chứng từ. Từ đó, kế toán tiến hành ghi vào “Bảng luỹ kế nhập-xuất-tồn vật tư ”. Bảng này được mở cho từng kho, mỗi kho một tờ và mỗi danh điểm vật tư được ghi một dòng. Cuối tháng, kế toán tính ra số tồn kho cuối kỳ bằng số tiền của từng loại vật tư trên bảng luỹ kế. Số tồn kho này được dùng để đối chiếu với sổ số dư và đối chiếu với kế toán tổng hợp. Sơ dồ 1.3 Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL Theo phương pháp sổ số dư Chứng từ nhập Thẻ kho Chứng từ xuất Phiếu giao nhận chứng từ nhập Sổ số dư Bảng luỹ kế N-X-T Phiếu giao nhận chứng từ xuất Sổ tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày; Ghi cuối tháng ; Đối chiếu IV/ Tổ chức hạch toán tổng hợp NVL Hạch toán tổng hợp NVL là sự ghi chép sự biến động về mặt giá trị của NVL trên các sổ kế toán tổng hợp. Trong hệ thống kế toán hiện hành, NVL thuộc nhóm hàng tồn kho. Do đó, chúng ddược hạch toán theo một trong hai phương pháp hạch toán hàng tồn kho sau: 1. Phương pháp kê khai thường xuyên. Là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm NVL một cách thường xuyên, liên tục trên các tài khoản kế toán. Vì vậy, tại bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán ta cũng xác định được giá trị NVLTuy hạch toán phức tạp, mất nhiều thời gian, công sức và ghi chép nhiều sổ sách nhưng phương pháp này có độ chính xác cao, cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời. Và thường áp dụng phương pháp này cho các đơn vị sản xuất, các đơn vị thương nghiệp kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn như: máy móc, thiết bị, hàng có kỹ thuật, chất lượng cao... a/ Tài khoản sử dụng. Để theo dõi tổng quát tình hình biến động NVL kế toán sử dụng các tài khoản sau: - Tài khoản 152 “Nguyên vật liệu”. Bên Nợ : + Trị giá thực tế của NVL nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công, nhận cấp.... + Trị giá NVL thừa phát hiện khi kiểm kê. Bên Có : + Trị giá thực tế của NVL xuất kho để sản xuất, để bán, thuê ngoài gia công chế biến, góp vốn liên doanh .... + Trị giá NVL thiếu khi kiểm kê. Số dư bên Nợ : Trị giá thực tế của NVL tồn kho. Tài khoản 152 không quy định các tài khoản cấp 2. Tuy vậy, theo yêu cầu quản lý và phân loại NVL của từng doanh nghiệp, có thể quy định tài khoản chi tiết cho từng tài khoản theo từng nhóm, từng thứ NVL... - Tài khoản 151 “Hàng mua đi đường”: Tài khoản này dùng để theo dõi các loại NVL, hàng hoá... mà doanh nghiệp đã thu mua hay chấp nhận mua nhưng cuối tháng chưa về nhập kho. Bên Nợ : Phản ánh giá trị hàng đi đường tăng. Bên Có : Phản ánh giá trị hàng đi đường kỳ trước đã nhập kho hay chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng. Dư Nợ : Giá trị hàng đang đi đường ( đầu kỳ và cuối kỳ ). b/ Phương pháp hạch toán. Sự biến động của NVL được tổng hợp thông qua sơ đồ 1.4 và sơ đồ 1.5. Các sơ đồ này phản ánh sự tăng, giảm của NVL và thể hiện rõ nguyên nhân của các sự biến động đó.  Sơ đồ hạch toán tăng NVL ( Theo phương pháp KKTX ) TK 111,112 TK 152 Trị giá nhập kho Tổng giá thanh toán TK 133 VAT đầu vào TK 331 TK 151 Trả tiền Hàng mua đang đi đường Hàng đi đường tháng trước về nhập kho TK 154 Chi phí gia công chế biến TK 152 NVL xuất để chế biến NVL chế biến nhập kho TK 411 Nhập kho NVL do nhận góp vốn liên doanh, viện trợ... TK 154,621 NVL không dùng hết nhập lại kho TK 128,222 Nhận lại vốn góp liên doanh bằng NVL TK 3381 Phát hiện thừa khi kiểm kê Chênh lệch do đánh giá tăng TK3333 Thuế nhập khẩu tính vào giá trị NVL Sơ đồ 1.5 Sơ đồ hạch toán giảm NVL ( Theo phương pháp KKTX ) TK 152 TK 621 Xuất kho chế tạo sản phẩm TK 627, 641, 642 Xuất dùng cho quản lý PX, BH và QLDN TK 821 NVL thiếu không xác định rõ nguyên nhân TK 632 NVL xuất đem đi bán TK 241 Dùng cho xây dựng cơ bản và sửa chữa TSCĐ TK 154 NVL xuất để gia công chế biến TK 412 Đánh giá giảm NVL TK 138 Cho vay NVL hay NVL thiếu chờ xử lý TK 128, 222 Tham gia góp vốn liên doanh, đầu tư... 2. Phương pháp kiểm kê định kỳ. Là phương pháp không theo dõi một cách thường xuyên, liên tục về tình hình biến động của các vật tư, hàng hoá trên các tài khoản phản annhs từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lượng tồn kho thực tế và xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác. Căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị vật tư cuối kỳ trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính ra giá trị đã xuất dùng trong kỳ: Giá trị NVL xuất trong kỳ = Tổng giá trị NVL nhập + - Chênh lệch trị giá tồn kho cuối kỳ và đầu kỳ Theo phương pháp này, mọi biến động vâtạ tư không theo dõi, phản ánh trên các tài khoản tồn kho; giá trị vật tư mua và nhập kho trong kỳ được theo dõi phản ánh trên một tài khoản riêng( TK 611- Tài khoản mua hàng ). Do đó, độ chính xác không cao mặc dù tiết kiệm được công sức ghi chép. Và nó chỉ thích hợp với các đơn vịi kinh doanh những chủng loại hàng hoá, vật tư khác nhau, có giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng hay xuất bán. a/ Tài khoản sử dụng: - Tài khoản 611 “Mua hàng”. Bên Nợ: + Trị giá NVLtồn đầu kỳ (theo kết quả kiểm kê). + Trị giá NVL mua vào trong kỳ. Bên Có: + Trị giá NVL trả lại người bán hoặc được giảm giá. + Trị giá NVL tồn cuối kỳ (theo kết quả kiểm kê). + Trị giá NVL đã gửi bán nhưng chưa xác định là tiêu thụ. Tài khoản này không có số dư và được chi tiết thành 2 tài khoản cấp 2. TK 6111: Mua nguyên liệu, vật liệu... TK 6112: Mua hàng hoá. Theo phương pháp này, NVL được hạch toán như sau (sơ đồ 1.6). Sơ đồ 1.6. Sơ đồ hạch toán NVL theo phương pháp KKĐK TK151,152 TK 611 TK 151,152 Giá trị NVL tồn đầu Giá trị NVL kỳ chưa sử dụng tồn cuối kỳ TK 111,112,331 TK 111,112,331 Giá trị NVL mua trong kỳ Giảm giá được hưởng và giá trị hàng trả lại TK 133 VAT đầu vào TK 411 TK 621,627,641,642 Nhận vốn liên doanh Giá trị NVL được cấp phát, tặng thưởng... nhỏ xuất dùng trong kỳ TK 412 TK 1421 Đánh giá tăng NVL Giá trị Phân bổ dần xuất dùng lớn 3. Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Dự phòng giảm giá là sự xác nhận về phương diện kế toán một khoản giảm giá trị tài sản do những nguyên nhân mà hậu quả của chúng không chắc chắn. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập vào cuối niên độ kế toán nhằm ghi nhận bộ phận giá trị dự tính giảm sút so với giá gốc ( giá trị thực tế ) nhưng chưa chắc chắn, qua đó phản ánh được giá trị thực hiện thuần tuý của hàng tồn kho trên báo cáo tài chính. Khi lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, phải lập cho từng thứ, từng nhóm có tính chất như nhau. - Tài khoản sử dụng: Tài khoản 159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”. Bên Nợ : Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối niên độ kế toán. Bên Có : Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối niên độ kế toán. Dư Có : Giá trị đự phòng giảm giả hàng tồn kho hiện có. - Trình tự hạch toán: Chỉ ghi vào cuối niên độ kế toán. + Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho lập cuối niên độ trước. Nợ TK: 159 Có TK: 721 + Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho căn cứ vào thực tế hàng tồn kho của đơn vị. Nợ TK: 642 (6426) Có TK: 159 4. Đặc điểm hạch toán vật liệu tại một số nước trên thế giới Trong những năm gần đây,cùng với sự phát triển của nền kinh tế và sự cấp thiết của quản lý, nước ta đã và đang vận dụng những ưu điểm của kế toán quốc tế vào hệ thống kế toán Việt Nam để hoàn thiện hơn nữa hệ thống kế toán –một công cụ quản lý kinh tế hữu ích của nền kinh tế và hoà nhập với xu hướng toàn cầu hoá đang diễn ra trên thế giới. 4.1 Đặc điểm hạch toán vật liệu tại Anh. a/ Phuơng pháp theo dõi hàng tồn kho: *Phuơng pháp theo dõi tồn kho định kỳ: Phuơng pháp này thích hợp cho các công ty thương nghiệp kinh doanh các mặt hàng có đơn giá thấp, theo đó ta không phải tính nguyên giá hàng bán sau từng nghiệp vụ bán hàng mà chỉ thựchiện một lần cuối mỗi kỳ kế toán. Nguyên giá =Tồn kho đầu kỳ +hàng mua trong kỳ – Tồn cuối kỳ Phuơng pháp theo dõi tồn kho liên tục: Phương pháp này thích hợpcho các công ty kinh doanh những mặt hàng có đơn giá cao như xe hơi, tivi, đồ trang sức .. Nhằm mục đích thiết lập hệ thống kiểm tra nội bộ chặt chẽ đối với hàng tồn kho, phương pháp này theo dõi liên tục sẽ cập nhật từng nghiệp vụ mua bán hàng ngày và cho biết số hàng tồn kho hiện đang có tại công ty ở mỗi thời điểm bất kỳ.Cụ thể, khi ta mua hàng vào thì._. nguyên giá của số hàng này sẽ được ghi vào tài khoản hàng tồn kho, ngược lại khi đem hàng ra bán thì ta sẽ kết chuyển nguyên giá ấy từ tài khoản hàng tồn kho sang tài khoản nguyên giá hàng bán. b/ Các phương pháp định gía hàng tồn kho: Theo quy ứớc kế toán, hàng tồn kho được định giá theo ba phương pháp sau: -Phương pháp nhập trước xuất trước -Phương pháp nhập sau xuất trứơc -Phưong pháp bình quân gia quyền Các doanh nghiệp phải thực hiên nguyên tắc nhất quán trong kế toán, tức là một khi doanh nghiệp đã lựa chọn cho mình một phương pháp phù hợp thì doanh nghiệp ấy phải sử dụng phương pháp đã chọn trong suốt quá trình hoạt động của mình, trừ khi có lý do chính đáng để thay đổi nó. 4.2 Đặc điểm hạch toán vật liệu tại Mỹ. Theo quy tắc kế toán, sổ cái của hãng sản xuất có một tài khoản “ Tồn kho vật liệu”. Tài khoản này thường có số dư nợ tại đầu và cuối kỳ. Khi hãng sử dụngnhiều loại vật liệu, sổ phụ có thể được mở để hỗ trợ cho tài khoản ở sổ cái. Sổ đó thường gọi là “ Sổ nguyên vật liệu” hoặc “Sổ kho”. (Biểu số1.5: Mẫu sổ kho điển hình). Thẻ kho Tài khoản số :... Lượng đặt hàng tại Tên của hạng mục :.. Mức đặt hàng tại địa chỉ kho .. Ngày tháng Loại Nhập Xuất Tồn SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT Khi nhà máy cần nguyên liệu, chứng từ “nhu cầu nguyên vật liệu “được đưa cho thủ kho để xuất giao vật liệu cho sản xuất Biểu 1.6 Mẫu nhu cầu nguyên vật liệu Người yêu cầu Số phiếu yêu cầu nguyên vật liệu Người xuất ngày tháng công việc số Số tài khoản kho Tên hạng mục Số lượng đơn giá Số tiền Các hạch toán bổ xung cũng cần phải thực hiện đối với tài khoản Sản phảm dở dang. Phiếu ghi bổ xung sản phẩm dở dang là “Thể chi phí sản phẩm”. Mỗi thể được lập cho mỗi laọi sản phẩm công việc. a/ Phương pháp hàng tồn kho Theo nguyên lý kế toán Mỹ, hàng tồn kho được theo dõi theo 3 hệ thống sau: Hệ thống định kỳ: Theo hệ thống này, cuối mỗi kỳ hoạt động, kế toán sẽ tiến hành kiểm kê tồn kho vật liệu, sản phẩm dở dang , hàng hoá thành phẩm. Hệ thống đơn hàng dịch vụ sử dụng phương pháp liên tục: Hệ thống này được thiết kế để kiểm soátchi phí của hãng theo các đơn đặt hàng riêng biệt hoặc theo các dịch vụ riêng biệt. Hệ thống kế toán chi phí theo quá trình sản xuất; Hệ thống này thiết kế để kiểm soát chi phí của hãng sản xuất sản / ph phẩm hàng loạt. b ương pháp định giá hàng tồn kho: Theo nguyên lý kế toán Mỹ, hàng tồn kho được định giá theo bốn phương pháp sau: - Phương pháp đặc điểm riêng - Phương pháp nhập trước xuất trước Phương pháp nhập sau xuất trước Phương pháp trung bình gia quyền 4.3 Điểm khác nhau giữa hệ thống kế toán Việt Nam với hệ thống kế toán Anh, Mỹ trong hạch toán vật liệu. Hệ thống kế toán Việt Nam Hệ thống kế toán Mỹ Hệ thống kế toán Anh *phương pháp theo dõi HTK HTK được theo dõi theo 2 phưong pháp: -kê khai thường xuyên -Kiểm kê định kỳ *Phương pháp định giá HTK Hàng tồn kho đựơc định giá theo một trong các phương pháp sau: -Phương pháp FIFO -Phương pháp LIFO -Phương pháp giá đơn vị bình quân -Phương pháp trực tiếp -Phương pháp giá hạch toán HTK được theo dõi thoe 3 hệ thống: -Hệ thống định kỳ -Hệ thống đơn hàng dịch vụ sử dụng phương pháp liên tục -Hệ thống kế toán chi phí theo quá trình sản xuất HTK được định giá bằng một trong các phương pháp sau: -Phương pháp FIFO -Phương pháp LIFO -Phương pháp trung bình gia quyền -Phương pháp đặc điểm riêng HTK cũng được theo dõi theo 2 phương pháp: -Phương pháp theodõi tồn kho định kỳ -Phương pháp theo dõi tồn kho liên tục HTK được định giá bằng một trong các phương pháp sau: -Phương pháp FIFO -Phương pháp LIFO -Phương pháp bình quân gia quyền V. Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán trong công tác quản lý và hạch toán NVL Hệ thống chế độ kế toán doanh nghiệp được ban hành đồng bộ cả chế độ chứng từ, sổ sách, tàI khoản và báo cáo tài chính, tạo đIều kiện thuận lợi cho việc áp dụng thực tế. Để dễ làm, dễ hiểu, minh bạch, công khai, dễ kiểm tra, dễ kiểm soát thì cần có hệ thống chứng từ chính xác và hệ thống sổ sách hạch toán rõ ràng. 1/ Các chứng từ kế toán. 1.1 Mục đích và nguyên tắc lập chứng từ. Chứng từ là phương tiện vật chất để chứng minh tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế tài chính, là phương tiện thông tin về kết quả nghiệp vụ kinh tế đó. Các đơn vị sản xuất và lưu thông hàng hoá có rất nhiều đặc đIểm yêu cầu khác nhau song đều nằm trong hệ thống thống nhất của sản xuất và trao đổi hàng hoá. Do đó, để đảm bảo yêu cầu quản lý, nhất là trong quan hệ ngoại thương; về thanh toán với ngân sách, khách hàng sản xuất trao đổi hàng hoá… vẫn rất cần các chứng từ được tiêu chuẩn hoá và quy cách hoá trong phạm vi cả nước. Như vậy, chứng từ được lập lên nhằm mục đích phản ánh ccácc nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh, làm căn cứ để tiến hành hạch toán ghi sổ và xác định hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Do tính đa dạng của các nghiệp vụ kinh tế nên các tiêu thức đặc trưng cho chứng từ rất phong phú, nguyên tắc lập chứng từ là phải bao gồm đầy đủ các yếu tố như sau: Tên chứng từ: Là sự khá quát hoá nội dung của nghiệp vụ. Tên, địa chỉ của đơn vị cá nhân có liên quan đến nghiệp vụ. Ngày và số thứ tự của chứng từ. Nội dung của nghiệp vụ kinh tế. Quy mô của nghiệp vụ về số lượng, giá trị. Chữ ký của những người chịu trách nhiệm về thực hiện các nghiệp vụ. 1.2 Các loại chứng từ. Các hoạt động nhập và xuất kho NVL luôn luôn xảy ra trong các doanh nghiệp sản xuất. Để theo dõi và quản lý chặt chẽ tình hình biến động va số hiện có của NVL kế toán phảI lập những chứng từ cần thiết một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác theo đúng theo biểu mẫu quy định. Những chứng từ hợp lệ, hợp pháp này là cơ sở để ghi chép thẻ kho, bảng kê xuất-nhập-tồn vật tư và các sổ tổng hợp khác( như sổ Cái TK 152 ) để kiểm tra giám sát tình hình biến động của NVL thực hiện quản lý có hiệu quả phục vụ đầy đủ, kịp thời nhu cầu cho sản xuất. Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo quy định 1141- TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ tài chính, các chứng từ kế toán vật tư bao gồm: Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT) Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT) Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03-VT) Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá (mẫu 08-VT) Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu 02-BH) Hoá đơn cước vận chuyển (mẫu 03-BH) Ngoài các chứng từ mang tính bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà nước, trong các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn như: Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (mẫu 04-VT) Biên bản kiểm nghiệm vật tư (mẫu 05-VT) Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu 07-VT) Và các chứng từ khác tuỳ vào đặc điểm, tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp. Mọi chứng từ kế toán NVL phải được tổ chức luân chuyển theo trình tự thời gian do kế toán trưởng quy định, phục vụ cho việc phản ánh ghi chép tổng hợp kịp thời các số liệu trên sổ kế toán. 2. Tổ chức hạch toán chi tiết NVL Tuỳ thuộc vào loại hình sản xuất kinh doanh, quy mô và trình độ quản lý, trình độ nghiệp vụ kế toán cũng như nhu cầu về phân công lao động kế toán mà áp dụng các hình thức sổ ch phù hợp. Mỗi doanh nghiệp chỉ được áp dụng một hình thức sổ thống nhất để đảm bảo tính khoa học, tiện cho việc ghi chép, kiểm tra và đối chiếu. Song song với 3 phương pháp hạch toán chi tiết NVL thì chúng ta cũng có các hình thức sổ chi tiết tương ứng với nó. a/ phương pháp thẻ song song. Việc hạch toán sự biến động của NVL được theo dõi ở cả hai nơi. - Tại kho: thủ kho tiến hành mở thẻ kho theo định kỳ (3-5 ngày) hoặc thường ngày. - Tại phòng kế toán: kế toán phải mở sổ, thẻ chi tiết vật tư Cuối tháng, trên cơ sở hai sổ, thẻ chi tiết trên kế toán lập ra bảng tổng hợp chi tiết vật tư b/ phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. - Tại kho : thủ kho vẫn mở thẻ kho như ở phương pháp thẻ song song. - Tại phòng kế toán : kế toán sẽ mở sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lượng và giá trị của từng danh điểm vật tư c/ phương pháp sổ số dư. - Tại kho : thủ kho vẫn sử dụng thẻ kho để theo dõi tình hình xuất, nhập, tồn kho của NVL như 2 hình thức trên. Song bên cạnh đó, thủ kho còn tiến hành lập phiếu giao nhận chứng từ nhập xuất và nộp cho kế toán kèm theo chứng từ gốc. - Tại phòng kế toán : Khi nhận được chứng từ, kế toán tiến hành ghi vào bảng luỹ kế nhập-xuất-tồn vật tư mở cho từng kho và mỗi danh điểm vật tư ghi 1 dòng. Sau đó lập sổ số dư để đối chiếu. 3. Tổ chức sổ tổng hợp. Tuỳ theo từng hình thức sổ áp dụng mà chúng ta tổ chức sổ tổng hợp hạch toán NVL cho phù hợp và đúng chế độ quy định. a. Hình thức nhật ký chung. Hàng ngày, căn cứ vào hoá đơn mua NVL các chứng từ nhập-xuất…kế toán ghi vào sổ nhật ký chung hoặc sổ nhật ký đặc biệt. Sau đó, cuối tháng hoặc định kỳ tiến hành ghi vào sổ cái tài khoản 152 và lập bảng cân đối số phát sinh. Trình tự ghi sổ kế toán được tóm tắt bằng sơ đồ sau: Sơ đồ 3.1 Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán NVL Theo hình thức nhật ký chung. Chứng từ gốc Nhật ký đặc biệt Nhật ký chung Sổ chi tiết Sổ Cái TK 152, 153 Báo cáo tài chính Bảng cân đối SPS Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chú: ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu b. Hình thức nhật ký sổ cái. Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc như hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu báo nhập kho NVL… kế toán tiến hành ghi vào nhật ký sổ cái (phụ lục 2) và sổ chi tiết NVL. Cuối tháng, tiến hành ghi vào bảng tổn hợp chi tiết NVL khoá sổ và đối chiếu giữa nhật ký sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết đó. Sơ đồ 1.9 Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toánNVL Chứng từ gốc Nhật ký- sổ cái Sổ chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Theo hình thức Nhật ký- Sổ cái. Ghi chú: ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu C. hình thức chứng từ ghi sổ Hàng gày, căn cứ vào các chứng từ gốc phiếu nhập kho, xuất kho vật tư, hoá đơn cước vận chuyển, phiếu báo vật tư… hoặc căn cứ vào bảng tổng hợp chứng từ gốc kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó dùng để ghi sổ Cái TK 152.Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết. Cuối tháng, tính ra tổng số tiền phát sinh ghi trên ổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dư của TK 152 trên sổ Cái. Căn cứ vào sổ Cái TK 152 ta lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đối chiếu đúng khớp số liệu ta tiến hành lập báo cáo tài chính. Mẫu sổ đăng ký chứng từ ghi sổ,chứng từ ghi sổ, sổ Cái TK 152 được ghi ở phụ lục 3 Sơ đồ 1.10 Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán NVL Theo hình thức Chứng từ ghi sổ. Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ dăng ký CTGS Bảng cân đối SPS Sổ chi tiết Sổ Cái TK 152, 153 Báo cáo tài chính Ghi chú: ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu d. Hình thức Nhật ký chứng từ. Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán ghi vào các nhật ký chứng liên quan, sổ chi tiết TK 331…và bảng phân bổ số 2 dùng để phản ánh giá trị NVL xuất kho trong tháng theo giá thực tế và theo giá hạch toán và phân bổ giá trị NVL xuất dùng cho các đối tượng sử dụng hàng tháng. Cuối tháng, từ các sổ chi tiết, các nhật ký chứng từ liên quan kế toán tiến hành ghi vào nhật ký chứng từ số 5, 6, bảng kê số 3, sổ Cái TK 152; Từ bảng phân bổ số 2 tiến hành ghi vào bảng kê số 4, 5, 6 và nhật ký chứng từ số 7 (Các loại sổ này được ghi phụ lục 4). Sơ đồ 1.11 sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán NVL Theo hình thức Nhật ký chứng từ. Chứng từ gốc NKCT liên quan Sổ chi tiết TK 331 NKCT số 5, 6 Bảng kê số 3 Bảng phân bổ số 2 Bảng kê số 4, 5, 6 NKCT số 7 Sổ Cái TK 152, 153 Ghi chú: ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu VI. Phân tích tình hình sử dụng NVL cho sản xuất 1/ Mục đích, yêu cầu và nhiệm vụ của phân tích Muốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp tiến hành đều đặn, liên tục thì phải thường xuyên đảm bảo cho nó các loại vật liệu đủ về số lượng, kịp về thời gian, đúng về quy cách phẩm chất.Đây là một vấn đề bắt buộc mà nếu thiếu thì không có quá trình sản xuất sản phẩm được. Doanh nghiệp sản xuất cần phải có NVL mới tồn tại được.Vì vậy đảm bảo NVL cho sản xuất là một tất yếu khách quan,một điều kiện chung cho mọi nền sản xuất xã hội Đảm bảo cung ứng, dự trữ, sử dụng tiết kiệm các loại vật liệu có tác dụng mạnh mẽ đến các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đó là vì: -Cung ứng dự trữ đồng bộ, kịp thời và chính xác NVL là điều kiện có tính tiền đề cho sự liên tục của quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp -Đảm bảo cung ứng NVL có chất lượng tốt còn là điều kiện nâng cao chất lượng sản phẩm, góp phần sử dụng tiết kiệm NVL tăng năng suất lao động. -Đảm bảo cung ứng, sử dụng tiết kiệm, dự trữ đầy đủ NLV còn ảnh hưởng tích cực đến tình hình tài chính của doanh nghiệp, ảnh hưởng đến việc giảm giá thành sản xuất tăng lợi nhuận, tăng tích luỹ cho doanh nghiệp. Vì vậy phải thường xuyên và định kỳ phân tích tình hình quản lý cung cấp và sử dụng NVL để kip thời nêu lên những ưu điểm trong công tác quản lý vật tư ở doanh nghiệp.Đồng thời có phân tích mới nắm bắt cụ thể được định mức tiêu hao NVL đối với từng loại sản phẩm để từ đó đề ra những biện pháp quản lý thích hợp Do đó, việc cung ứng NVL phải quán triệt các yêu cầu sau : Đảm bảo sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp tiến hành được liên tục,đều đặn đúng kế hoạch. +Thúc đẩy quá trình luân chuyển nhanh vật tư,sử dụng vốn hợp lý có hiệu quả và tiết kiệm Để đáp ứng yêu cầu trên nhiệm vụ của phân tích đánh giá tình hình quản lý cung ứng và sử dụng bao gồm: +Kiểm tra tình hình thực hiện cung cấp NVL, đối chiếu vơí tình hình sản xuất, kinh doanh và tình hình kho tàng để kịp thời báo cho bộ phận thu mua có biện pháp khắc phục kịp thời Phân tích tình hình dự trữ những loại NVL chủ yếu trong doanh nghiệp. Phân tích thường xuyên và định kỳ tình hình sử dụng các loại NVL để có biện pháp sử dụng tiết kiệm vật tư 2/ Nội dung phân tích 2.1/ Phân tích tình hình cung cấp NVL ở doanh nghiệp Một trong những điều kiện chủ yếu để hoàn thành toàn diện và vượt mức kế hoạch sản xuất là việc cung ứng NVl phải được tổ chức một cách hợp lý đảm bảo dủ số lượng đồng bộ, đúng phẩm chất và đúng thời gian. a/ Phân tích cung ứng theo số lượng. Yêu cầu đầu tiên đối với việc cung ứng NVL cho sản xuất là phải đảm bảo dủ về số lượng.Nghĩa là nếu cung cấp nó với số luợng quá lớn,dư thừa sẽ gây ra ứ đọng vốn và do đó sễ dẫn đến việc sử dụng kém hiệu quả.Ngược lại nếu cung cấp không đủ về số luợng sẽ ảnh hưởng đến tính liên tục của quá trình sản xuất kinh doanh.Thực tế cho thấy các doanh nghiệp không hoàn thành nhiệm vụ sản xuất kinh doanh phần lớn là do thiếu NVL *Về phương pháp phân tích : Để phân tích tình hình cung ứng vật tư về mặt số lượng cần tính tỷ lệ phàn trăm hoàn thành kế hoạch cung cấp của từng loại vật liệu theo công thức sau tỷ lệ % hoàn thành KH = Số lượng loại I thực tế nhập kho trong kỳ cung ứng về KL NVL số luợng loại I cần mua theo KH trong kỳ Việc thu mua NVL hoàn thành kế hoach có thể do nhiều nguyên nhân: -Doanh nghiệp giảm hợp đồng sản xuất sản phẩm hay chi tiết nào đó.Bởi vậy giảm số luợng NVL cần cung ứng -Doanh nghiệp giảm hợp đồng thu mua trên cơ sở tiết kiệm được hao phí NVL đã đạt được -Không thực hiện được kế hoạch thu mua có thể doanh nghiệp gặp khó khăn về tình hình tài chính, phương tiện vận tải hoặc doanh nghiệp dùng NVL thay thế Một trong những nguyên tắc của việc phân tích tình hình cung ứng NVL là phải phân tích theo từng loại NVL chủ yếu.Khi phân tích thì cần phân biệt vật liệu có thể thay thế và vật liệu không thể thay thế b/Phân tích tình hình cung ứng vật tư theo chủng loại và không thể thay thế được. Vật liệu có thể thay thế là loại vật liệu có gía trị sử dụng tương đương, khi sử dụng không làm thay đổi lớn đến chất lượng sản phẩm. Khi phân tích vật liệu này ngoài các chỉ tiêu về số lượng, chất luợng cần chú ý đến chỉ tiêu về chi phí ( giá cả vật liệu thay thế ). Vật liệu không thể thay thế: là loại vật liệu mà trongthực tế không có loại vật liệu thay thế khác hoặc nếu thay thế sẽ làm thay đổi tính năng, tác dụng của sản phẩm c/ Phân tích tình hình cung ứng vật tư về mặt đồng bộ : Để sản xuất một loại sản phẩm, cần sử dụng nhiều loại NVL khác nhau theo một tỷ lệ nhất định.Mặt khác các loại vật liệu này khồn thể thay thế bằng các lọai vật liệu khác được.Chính vì vậy việc cung ứng vật tư phải đảm bảo tính chất đồng bộ mới tạo điều kiện cho sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được hoàn thành và vượt mức chỉ tiêu đặt ra. d/ Phân tích cung ứng vật tư về chất luợng. Trong quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm, sử dụng NVL đảm bảo đầy đủ tiêu chuẩn về chất lượng là một yêu cầu cần thiết.Bởi vậy, NVL tốt hay xấu sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chất luợng sản phẩm, đến năng suất lao độngvà đến giá thành sản phẩm.Do đó khi nhập vật liệu phải đối chiếu với các tiêu chuẩn quy định, đối chiếu với các hợp đồng đã ký để đánh giá NVL đã đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng hay chưa. Để phân tích chất luợng NVL, có thể dùng chỉ tiếu chất luợng hay hệ số loại: Chỉ số chất luợng NVL: Là tỷ số giữa giá bán buôn bình quân của NVL thực tế với giá bán buôn bình quân cung ứng theo kế hoạch Hệ số giá : Là tỷ số giữa tổng giá trị NVL theo cấp bậc chất lượng với tổng giá trị NVL cung ứng theo giá loại cấp bậc chất luợng cao nhất. e/ Phân tích tính kịp thời của việc cung ứng NVL: Cung ứng NVL kịp thời là cung ứng đúng thời gian đặt ra của doanh nghiệp.Thông thường thời gian cung ứng NVL xuất phát từ nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và tình hình dự trữ cần cung cấp trong kỳ. Điều kiện quan trọng để đảm bảo cho việc sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp hoàn thành tốt và nhịp nhàng là phải cung ứng những loại NVl cần thiết một cách kịp thời trong cả thời gian dài. g/ Phân tích tiến độ và nhịp điệu cung ứng vật tư : Yêu cầu của việc cung ứng NVL là phải theo kế hoạch.Để phân tích tiến độ và nhịp điệu cung ứng NVL, có thể tính ra hệ số nhịp điệu hoặc vẽ đồ thị của việc cung ứng từng loại NVL Khi tính ra hệ số đều đặn cần tuân thủ nguyên tắc là không lấy số vượt kế hoạch cung ứng kỳ này bù cho số hụt cung ứng kế hoạch của kỳ kia Ngoài việc phân tích các chỉ tiêu, còn có thể tiến hành phân tích tình hình tổ chúc cung cấp vật tư cho sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.Tất cả nhữn thông tin trên nhằm giúp cho các nhà quản lý doanh nghiệp điều chỉnh lại việc cung cấp NVL cho sản xuất kinh doanh được tốt hơn 2.2 Phân tích tình hình biến động tổng mức chi phí NVL cho sản xuất sản phẩm Để sản xuất sản phẩm, các doanh nghiệp phần lớn phải sử dụng nhiều loại NVL.Do vậy, tổng mức chi phí NVL cho sản xuất sản phẩm phụ thuộc vào các nhân tố sau : -Khối lượng sản phẩm hoàn thành. -Kết cấu về khối luợng sản phẩm. -Định mức tiêu hao NVL cho một đơn vị sản phẩm -Đơn giá NVL Phân tích tình hình sử dụng NVL qua các công đoạn sản xuất: Quá trình sản xuất sản phẩm của doanh nghiệp thường phải trải qua nhiều công đoạn sản xuất.NVL phục vụ cho quá trình này có thể cung cấp dần cho từng công đoạn sản xuất của dây truyền sản xuất.Cứ qua mỗi công đoạn sản xuất sản phẩm của doanh nghiệp được hoàn chỉnh thêm một bước.Trong quá trình chế biến ở từng công đoạn sản xuất, phế liệu, phế phẩm cũng sinh ra làm hao hụt NVL.Bởi vậy cần phải phân tích tình hình sử dụng NVL trong quá trình sản xuất sản phẩm của doanh nghiệp gồm nhiều công đoạn nối tiếp nhau mà mức độ sử dụng là tiết kiệm hay vuợt mức chi ở mỗi công đoạn sản xuất đó 3.Phương pháp phân tích a/ Phươngpháp so sánh So sánh là một phương pháp đựơc sử dụng phổ biến trong phân tích để xác định xu hướng mức biến động của chỉ tiêu phân tích.Vì vậy,để tiến hành so sánh phải giải quyết những vấn đề cơ bản như xác định gốc để so sánh, điều kiện và mục tiêu để so sánh Xác định gốc để so sánh phụ thuộc vào mục đích cụ thể của phân tích Khi nghiên cứu nhịp độ biến động của các chỉ tiêu về NVL, số gốc để so sánh là trị số của chỉ tiêu ở kỳ truớc Khi đánh giá mức độ biến động so với các mục tiêu đã dự kiến, trị số sẽ được so sánh với mục tiêu đề ra áp dụng phương pháp này cần đảm bảo yêu cầu sau : -Đảm bảo tình thống nhất về phương pháp tính các chỉ tiêu -Đảm bảo tính thống nhất về đơn vị tính các chỉ tiêu cả về số luợng thời gian và giá trị Mục tiêu so sánh trong phân tích đánh giá tình hình quản lý, sử dụng NVL là xác định mức biến động tuyệt đối và mức biến động tương đối cùng xu hướng biến động của chỉ tiêu phân tích b/ phuơng pháp liên hệ Mọi kết quả sản xuất đều có mối liên hệ với nhau giữa các mặt các bộ phận.Để lượng hoá các mối liên hệ đó, ngoài phương pháp so sánh trong phân tích đánh giá tình hình quản lý và sử dụng NVL còn sử dụng phương pháp liên hệ, phổ biến là liên hệ cân đối. Liên hệ cân đối có cơ sở là sự cân bằng giữa hai mặt của các yếu tố liên quan đến nhau như : giữa nguồn mua sắm và tình hình sử dụng các loại vật tư.Mối liên hệ vốn có về mặt lượng của các yếu tố dẫn đến sự cân bằng cả về mức biến động( chênh lệch ) về luợng giữa các mặt của các yếu tố Chương II: Thực trạng công tác hạch toán NVL tại công ty dụng cụ cắt và đo lường cơ khí I/ Đặc điểm tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh tại công ty DCC & ĐLCK 1. Lịch sử hình thành và phát triển cuẩ công ty Công ty DCC & ĐLCK là một doanh nghiệp Nhà nước hoạt động hạch toán độc lập dưới sự chỉ đạo của tổng công ty máy và thiết bị công nghiệp thuộc bộ công nghiệp. Tiền thân của công ty là Nhà máy dụng cụ cắt gọt kim lọại được thành lập ngày 25/3/1968 theo quyết định số 74QĐ/KB- Bộ côn gnghiệp nặng .Sau hơn 2năm hoạt động để phù hợp với tính chất và nhiệm vụ sản xuất ,ngay 17/8/1970 nhà máy được đổi tên thành nhà máy dụng cụ cắt số 1 theo quyết định số 216C-KB- Bộ công nghiệp .Qua hơn 10 năm hoạt động , công ty trở thành nhà máy lớn với 15 phân xưởng vf hơn 1000công nhân viên , sản xuất được nhiều loại dụng cụ cắt với quy trình công nghệ phức tạp đảm bảo chủ yếu cho việc cung cấp cho ngành cơ khí cả nước , phục vụ xuất khẩu và nhiều ngành nghề khác . Khi chuyển sang cơ chế thị trường , đểphù hợp với nền kinh tế thị trường , tự chủ trong kinh doanh , nhà máy đổi tên thành Công ty dụng cụ cắt và đo lường cơ khí –thuộc tổng công ty máy và thiết bị công nghiệp . Tên giao dịch là CUTTING ANDMEASRING TOOLS COMPANY, viết tắt là DUFCO. Công ty có trụ sở chính ở số 26 đường Nguyễn TrãI phường Thượng đình –quận Thanh Xuân Hà Nội . Nhiệm vụ chính của công ty : chuyên sản xuất và kinh doanh các loại dụng cụ cắt gọt kim loại và phi kim loại, phụ tùng kim khí, thiết bị công tác phục vụ các ngành: dầu khí, chế biến lương thực, thực phẩm, xây dựng và các ngành kinh tế khác. Danh mục sản phẩm của công ty bao gồm : -Dụng cụ cắt : Bàn zen, taro, mũi khoan các loại dao phay, dao tiện, lưỡi cưa máy, dao cắt tôn . -Sản phẩm xuất khẩu : Thanh trượt, bộ ròng rọc, cam 2lỗ, gá kẹp, máy màI, cắm tăm lẻ . -Sản phẩm khác : Bộ neo cầu, dao cắt tấm lợp, xích các loại, dao cắt biến kẹo. Tổng khối lượng sản phẩm cuả công ty hàng năm đạt khoảng 200tấn /năm. Do mới chuyển đổi từ thời kì bao cấp sang nền kinh tế thị trường, trong điều kiện công nghệ còn thấp thiết bị sử dụng đã quá lâu sản phẩm làm ra chất lượng chưa cao so với hàng ngoại nhập và giá bán còn chưa hợp lý, tình hình tiêu thụ của công ty gặp rất nhiều khó khăn.Đứng trước tình hình này ban lãnh đạo công ty đề xuất thay đổi loại hình công ty thành công ty cổ phần,đề xuất này đang đựơc Bộ công nghiệp xem xét.Hy vọng rằng khi chuyển đổi loại hình công ty,công ty DCC & ĐLCK sẽ làm ăn tốt hơn và phát triển không ngừng. 2. Đặc điểm quy mô và tổ chức bộ máy quản lý sản xuất kinh doanh tại công ty DCC&ĐLCK Hiện nay tổng số cán bộ công nhân viên của công ty là 433 người, trong đó : Khối phân xưởng là 227 người Khối phòng ban là 168 người Khối dịch vụ là 17 ngưòi Khối lao động thiếu việc 21 người Trong tổng số 433 cán bộ công nhân viên thì số lao động ở trình độ đại học là 66 người trong đó 48 lao động là kĩ sư cơ khí, 15 lao động là cử nhân kinh tế và chuyên môn . Số lao động ở trình độ trung cấp là 37 người, trình độ sơ cấp là 73 người Bộ máy cuả công ty hoạt động theo chế độ một thủ trưởng. Các phó giám đốc, quản đôc, sử dụng quyền thủ trưởng mà giám đốc phân cho để thống nhất mọi hoạt động trong mọi công việc được giao. Tại các phòng ban đều có trưởng phòng và phó phòng phụ trách hoạt động của phòng ban mình tại cácphân xưởng có quản đốc và phó quản đốc phụ trách điều hành sản xuất trong phân xưởng mình. Nhiệm vụ cụ thể của các phòng ban như sau : -Giám đốc : là ngưòi đại diện của nhà nước, lãnh đạo toàn bộ mọi hoạt động của công ty theo chính sách, pháp luật cuả nhà nứơc, đảm bảo cho hoạt động của đơn vị đạt hiệu quả cao nhất và chị trách nhiệm trước nhà nước, trước cấp trên về kết qủa hoạt động sản xuất của công ty. Phó giám đốc là người giúp đỡ giám đốc trong quản lý xí nghiệp, thay mặt giám đốc khi giám đốc khi giám đốc đi vắng. Có ba phó giám đốc : +Phó giám đốc kỹ thuật : có nhiệm vụ chỉ đạo, quản lý các phòng : Phòng thiết kế ; phòng công nghệ ; thư viện ; phòng cơ điện ; phòng KCS ; phong kiến thiết cơ bản . +Phó giám đốc sản xuất : có nhiệm vụ quản lý các phân xưởng :PX khởi phẩm ; PX cơ khí I; PX cơ khí II ; PX cơ điện ; bộ phận mạ ; PX bao gói +Phó giám đốc kinh doanh : Phụ trách các phòng cung tiêu (phòng vật tư ); phòng hành chính quản trị (HCQT); phòng y tế ; cửa hàng giới thiệu sản phẩm -Phòng thiết kế :Có nhiệm vụ lập kế hoạch sản xuất để thiết kế các sản phẩm mới hoặc hiệu chỉnh các sản phẩm cũ theo yêu cầu, khả năng sản xuất của công ty Phòng công nghệ: Sau khi có bản vẽ nhận được từ phòng thiết kế, phòng công nghệ lập quy trình công nghệ, chuẩn bị dụng cụ đồng thời phòng cũng có nhiệm vụ theo dõi công nghệ trong quá trình sản xuất, đánh giá mức độ phù hợp của nó cũng như xem xét các vấn đề sửa đổi. Thư viện: Có nhiệm vụ lưu trữ các hồ sơ kĩ thuật. Phòng cơ điện: Có nhiệm vụ lập kế hoạch sửa chữa, quản lý hồ sơ kĩ thuật các thiết bị, thiết kế các chi tiết thay thế, uản lý trạm biến thế, phân phối điện Phân xưởng khởi phẩm : Nhận vật liệu từ kho, tiến hành rèn, rập, cưa, cắt, tiện, ...tạo phôi Phân xưởng cơ khí I: Sản xuất các loại mũi khoan, taro và các sản phẩm cơ khí khác Phân xưởng cơ khí II: sản xuất các loại dao phay, dao xoáy, dao chuốt, dao tiện, lưỡi cưa và các sản phẩm cơ khí khác Phân xưởng cơ điện: Sửa chữa các máy móc, thiết bị theo kế hoạch của phòng cơ điện, sửa chữa sản xuất, sửa chữa các chi tiết phục vụ cho việc sửa chữa sản xuất các loại mặt hàng Bộ phận mạ :Chỉ dùng để mạ thử nghiệm Bộ phận bao gói: Có nhiệm vụ sản xuất các bao bì, túi nilong chống gỉ sản phẩm và bao gói sau đó vận chuyển về kho Phòng cung tiêu :(phòng vật tư ) có nhiệm vụ mua tất cả các vật liệu chính như sắt thép, vật liệu phụ như các loại hoá chất, than, cácloại tạp phẩm và các trang thiết bị khác phục vụ toàn bộ công ty Phòng hành chính quản trị : Thảo công văn, nhận, gửi , lưu trữ các giấ tờ, tài liệu, quản lý tài sản, vốn khu vực hành chính như bàn ghế..., trông giữ xe cho cán bộ công nhân viên, quản lý trường mầm non, vệ sinh công cộng trong công ty đồng thời quản lý trạm y tế Cửa hàng giới thiệu sản phẩm :Do phó giám đốc kinh doanh quản lý Phòng tài vụ :Hoạt động dưới sự quản lý của kế toán trưởng Phòng bảo vệ : hoạt động dưới sự điều hành của giám đốc Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý trong công ty dụng cụ cắt và đo lường cơ khí Giám đốc P.Giám đốc kinh doanh Kế toán trưởng Phòng cung tiêu Phòng tài vụ Phòng HCQT Phòng kế hoạch kinh doanh Trạm y tế Phòng bảo vệ Cửa hàng giới thiệu Sp P.Giám đốc sản xuất Px khởi phẩm PX cơ khí I PX cơ khí II Phân xưởng bao gói Phân xưởng mạ Phân xưởng cơ địện P.Giám đốc kỹ thuệt Phòng thiết kế Thư viện Phòng kiến thiết cơ bản Phòng KCS Phòng cơ điện Phòng công nghệ 3. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại công ty dụng cụ cắt và đo lường cơ khí đựoc tóm tắt theo sơ đồ sau Sơ đồ Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp kiêm kế toán TSCĐ Phó kế toán trưởng Các nhân viên kinh tế phân xưởng Thủ quỹ kiêm tạm ứng Kế toán thanh toán với người bán và vật liệu Kế toán lương và bảo hiểm xã hội Kế toán thanh toán về tiền mặt và tiền gửi ngân hàng,và phải thu khách hàng Kế toán giá thành kiêm kế toán kho thành phẩm Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận trong phòng kế toán như sau : * Kế toán trưởng chịu trách nhiệm trước giám đốc về toàn bộ công tác kế toán tài chính của công ty, giám sát phụ trách chung các hoạt động cuả phòng tài chính, chỉ đạo thực hiện phương thức hạch toán, tạo các nguồn vốn cho công ty, tham mưu tình hình tài chính, thông tin kịp thời cho giám đốc về tình hình sản xuất kinh doanh của công ty *Phó phòng kế toán : Là người giúp kế toán trưởng, chịu trách nhiệm chỉ đạo quản lý trực tiếp công tác tổ chức kế toán thống kê của công ty đồng thời thay thế kế toán trưởng khi kế toán trưởng vắng mặt. Phó phòng trực tiếp hướng dẫn mọi nghiệp vụ hạch toán cho các thành phần trong đơn vị, thường xuyên có có kế hoạch kiểm tra chấn chỉnh công tác kế toán. *Kế toán tiền lương và bảo hiểm xã hội : Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu hạch toán về lao động, thời gian lao động, kết quả lao động vào các sổ sách cần thiết đúng chế độ, đúng phương pháp. Đồng thời, kế toán tiền lương và BHXH có trách nhiệm giám sát, kiểm tra quyết toán tiền lương, thưởng BHXH và các khoản phụ cấp, phân bổ tiền lương vào các đối tượng chi phí sản xuất và tình giá thành sản phẩm xem có hợp lý, hợp pháp hay không. *Kế toán vật liệu : Định kỳ vào sổ sách các hoá đơn, chứng từ có liên quan đến việc nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu. Hàng tháng, kế toán vật liệu báo cáo tình hình nhập xuất tồn kho qua đó phân tích tình hình thu mua, sử dụng, dự trữ, quản lý vật tư rồi đề xuất các biện pháp chấn chỉnh nhằm không ngừng nâng cao hiệu quả vàhiệu năng quản lý. * Kế toán TSCĐ: Kế toán TSCĐ có nhiệm vụ tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về số lượng hiện trạng và giá trị TSCĐ trong công ty, tính toán và phân bổ khấu hao hàng tháng vào chi phí sản xuất theo đúgn nguyên tắc chế độ hướng dẫn, tính toán xác định số khấu hao phải nộp ngân sách, số phải trả nợ ngân hàng bằng nguồn khấu hao TSCĐ, đôn đốc tình hình thu nộp và thanh toán ._.ử dụng tài khoản 1545 “ Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang “.Kết cấu của TK này như sau : Bên Nợ:Phản ánh trị giá nguyên vật liệu xuất gia công, chế biến, chi phí trả cho cho bên gia công ( trường hợp thuê ngoài) Bên có: Trị giá NVL hoàn thành nhập kho Dư nợ: Trị giá NVL xuất gia công chưa hoàn thành y*Trường hợp tự gia công chế biến nhập kho :Đối với loại vật liệu này kế toán chỉ phản ánh trên sổ nhập xuất vật tư *Trường hợp thuê ngoài gia công chế biến : Căn cứ vào lượng xuất kho và đơn giá hạch toán, kế toán tính ra trị giá vật liệu xuất kho theo giá hạch toán cho bên gia công( người có nhiệm vụ mang vật liệu đI gia công là nhân viên tiếp liệu ). Thông thường, khi thuê ngoài gia công chế biến, nhân viên tiếp liệu được tạm ứng một khoản tiền phải trả cho người bán.Căn cứ vào số tạm ứng, kế toán ghi vào sổ chi tiết tạm ứng theo định khoản : Nợ TK141 ( chi tiết người tạm ứng ) Có TK liên quan Khi vật liệu vè nhập kho, căn cứ vào lượng vật liệu xuất gia công chế biến, số tiền ghi trên hoá đơn kế toán tính đựơc gía trị của hàng nhập theo gia hạch toán vàghi sổ theo định khoản Nợ TK 152 ( Chi tiết vật liệu ): Trị giá vật liệu nhập kho Có TK141: Chi phí gia công chế biến phải trả Có TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang kết chuyển vào giá trị vật liệu Cuối tháng, kế toán tập hợp chi phí để lên sổ chữ T TK 1545 Từ các sổ sách nêu trên đơn vị tiến hành lập “Bảng kê số3” –Tính giá thành thực tế vật liệu và công cụ, dụng cụ (Mẫu biểu 14) và bảng phân bổ số 2 –Bảng phân bổ NVl, công cụ dụng cụ (xem mẫu biểu số 15). Các bảng này đựơc lập vào cuối tháng Trình tự lập bảng kê số 3 như sau +Kế toán phản ánh số dư đầu tháng chi tiết theo từng loại vật liệu : TK 1521: giá hạch toán :107500 Giá thực tế : 1076075 + Trong kì, căn cứ vào NKCT số 1, 2,5 ,7 và một số NKCT khác có liên quan, kế toán ghi gía thực tế các loại vật liệu nhập kho và tính ra trị giá hạch toán tương ứng vật liệu nhập kho vào các cột phù hợp. Sau đó tiến hành tổng cộng số phát sinh Nợ của từng loại vật liệu theo cả hai giá hạch toán và thực tế Số phát sinh theo giá hạch toán : 100895000 Số phát sinh theo giá thực tế : 100995895 +kế toán thực hiện cộng số dư đầu tháng và số phát sinh trong tháng của từng cột Giá hạch toán : 101970000 Giá thực tế : 102071970 +tính hệ số chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán (theo công thức đã nêu trong phần đánh giá vật liệu ) Hệ số chênh lệch =102071970/101970000 =1,001 +Lấy số liệu phản ánh trị giá vật liệu xuất dùng theo giá hạch toán nhân với hệ số giá để tính ra trị giá thực tế vật liệu xuất dùng cuả từng loại +Cuối cùng, tính ra giá trị vật liệu tồn kho cuối tháng cuả từng cột : trị giá vật liệu tồn kho cuối kì Giá hạch toán : 1500400085+90325114-151388598=1439336601 Giá thực tế : 1501955137+90325114-151537511=1440742739 4.3 Kế toán tổng hợp xuất vật liệu : Để quản lý tốt vật liệu thì quản lý khâu xuất là một việc làm cần thiết và quan trọng vì đây là công đoạn cuối cùng trong trình tự quản lý vật liệu,mặt khác chi phí vật liệu chiếm tỷ trọnglớn trong cơ cấu giá thành. Do vật liệu xuất sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau: Xuất sản xuất sản phẩm, xuất bán, xuất gia công chế biến và cho nhiều bộ phận phòng ban khác nhau nên để có thể quảnlý tôt kế toán tổng hợp phảI phản ánh một cách kịp thời, chính xác và phân bổ hợp lý chi phí vật liệu xuất dùng cho từng đối tượng cụ thể Việc hạch toán xuất vật liệu được tiến hành theo trình tự sau : Hàng tuần, kế toán vật liệu xuống kho kiêm tra tính hợp pháp, hợp lý việc vào thẻ kho cuả thủ kho,ký nhận vào đó đồng thời tập hợp các phiếu xuất kho hoặc phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức theo từng bộ phận, phân xưởng và từng nhóm vật liệu (vật liệu chính,vật liệu phụ ) dựa vào đơn giá hạch toán để tính ra mức xuất dùng của nhóm vật liệu của từng bộ phận,phân xưởng rồi ghi vào “Bảng luỹ kế nhập xuất tồn kho vật liệu “.Cuối tháng tổng cộng để tính ra tổng mức xuất dùng của từng nơI theo gía hạch toán.Sau đó vào “Bảng tổng hợp phiếu xuất (mẫu biểu số 16.Do đơnvị tính gía vật liệu xuất dùng theo giá hạch toán , căn cứ vào hệ số giá vật liệu xuất dùng theo công thức sau : Giá thựctế vật liệu xuất dùng = giá hạch toán x Hệ số giá Các số liệu tính được trên bảng tổng hợp phiếu xuất về trị giá vật liệu xuất dùng theo giá hạch toán và thực tế của từng đối tượng là cơ sở để ghi vào bảng phân bổ NVL, sau đó đựơc ghi vào “Bảng kê số 3” Cuối tháng, trị giá thực tế vật liệu nhập đựơc tính trên NKCT số 1,2, 5,10, trị giá thực tế vật liệu xuất đựơc tính trên bảng phân bổ số 2 là căn cứ để ghi vào sổ cáI tài khoản 152 (mẫu biểu số17) Mẫu biểu số 15 Bảng kê số 3 TK 1521 Tháng 12/2001 Chỉ tiêu Giá hạch toán Giá thực tế I/ Số dư đầu tháng 107500 1076075 II/ Số phát sinh trong tháng 100895000 100995895 - TK 141 9786962 9796749 126 - 3/12 5794205 5800000 125 - 3/12 1499000 1500500 130 - 4/12 569930 570500 131 - 14/12 1923825 1925749 - TK 331 80193306 80273500 129 - 14/12 50849150 50900000 128 - 14/12 20080419 20100500 117 - 2/12 5732673 5790000 132 - 15/12 2997002 3000000 112 - 30/12 482517 483000 ... III/ Tổng số phát sinh + Số dư đầu kỳ 101970000 102071970 IV/ Hệ số 1,001 V/ Trị giá sản xuất 98900500 98999400 VI/ Tồn 3069500 3072569.5 Mẫu biểu số16 Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Tháng 12 năm 2001 STT Có các TK Nợ các TK TK 1521 ... Tổng HT TT HT TT 1 621 - CPNVLTT 105406555 105427800 6211 - PXKP 26441950 26447300 6212 - PXCKI 18138150 18141800 6213 - PXCKII 6820696 6822100 6214 - PXBG 17964138 17967800 6215 - PXCĐ 34991621 34997600 6216 - PXM 1051000 1051200 2 627 ... 3 641 ... 4 632 - Nhượng vòng bi cho khách ... Tổng cộng 98900500 98999400.5 Mẫu biểu số 17 Sổ cái Tài khoản 1521 “ Nguyên giá vật liệu chính” Số dư đầu năm: 1501955137 Ghi Có các TK đối ứng với TK này Tháng 1 ... Tháng 12 Cộng TK111 4682382 TK112 0 TK141 9796749 TK331 80273500 TK3333 0 ... Cộng phát sinh Nợ Cộng phát sinh Có Số dư cuối tháng 100995895 98999400.5 3072569.5 4.4 Kế toán kết quả kiểm kê NVL ở công ty DCC & ĐLCK Công tác kiểm kê được tiến hành vào cuối năm. Việc kiểm kê này với mục đích phát hiện NVL thừa, thiếu, hư hỏng, ứ đọng, kém phẩm chất...để từ đó công ty có những biện pháp sử lý kịp thời và đồng bộ nhằm nâng cao trách nhiệm quản lý, sử dụng NVL của các bộ phận có hiệu quả Trường hợp thừa, thiếu NVL khi kiểm kê do việc ghi chép nhầm lẫn kế toán vật tư đIều chỉnh lại số liệu trên sổ kế toán cho phù hợp với số thực tế hiện có Trường hợp phát hiện thừa NVL kế toán vật tư căn cứ vào biên bản kiểm kê vật tư và các chứng từ khác có liên quan để ghi sổ Nợ TK 152: Giá thực tế NVL thừa Có TK 3381: chờ xử lý Trường hợp thiếu khi kiểm kê, chủ yếu là do hao hụt tự nhiên trong định mức quy định và ngoảI định mức kế toán ghi Nợ TK 642: Thiếu trong định mức Nợ TK 1381: Thiếu ngoài định mức Có Tk 152 giá trị NVL thiếu Biểu số 18 BảNG KếT Qủa KIểM KÊ NGàY 31/12/2001 STT Tên nhãn hiệu quy cách sản phẩm đơn vị tính Số lượng kiểm kê thực tế Số lượng sổ sách Chênh lệch Thừa Thiếu I Thép C35 kg 415 420 5 1 C35F10 268 268 2 C35F14 39 39 3 C35F34 108 113 5 II Thép dụng cụ hợp kim kg 158 172,5 4,5 1 F12 43 44,5 1,5 2 F15 98 98 3 F18 17 30 13 Cộng 573 512 19,5 Kết quả kiểm kê NVL cho ta thấy cho ta thấy: Số lượng NVL trên thực tế là thiếu, kế toán xử lý như sau Thép dụng cụ hợp kim thiếu 14,5kg với đơn giá thực tế 9500đ/kg và thép C35 phi 34 thiếu 5kg đơn giá 5500đ/kg,kế toán ghi Nợ TK 642:165250 Có TK 152:165250 Số vật tư này được chuyển sang tháng 1/2002 để xử lývì kế toán đã khoá sổ trước ngày 31/12/2001 Chương III: Hoàn thiện công tác hạch toán NVL tại công ty DCC & ĐLCK I. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác tổ chức kế toán NVL Đất nước ta đang đổi mới từng ngày về mọi mặt nhất là hệ thống công cụ quản lý kinh tế tài chính đã và đang không ngừng được hoàn thiện và phát triển. Trong đó hạch toán kế toán góp phần tích cực vào việc nâng cao chất lượng quản lý tài chính quốc gia và quản trị doanh ngiệp Việc hoàn thiện tổ chức hạch toán sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm đựoc chi phí sản xuất, hạ thấp giá thành sản phẩm nâng cao lợi nhuận. Bên cạnh đó sự phát triển của nền kinh tế thị trường đòi hỏi kế toán nói chung và kế toán NVL nói riêng một mặt phải thừa nhận các nguyên tắc, chuẩn mực quốc tế đồng thời sớm hình thành một chuẩn mực kế toán theo theo thông lệ Việt Nam. Hệ thống kế toán doanh nghiệp áp dụng từ 1/1/1996 được nghiên cứu xây dụng trên cơ sở tôn trọng và vận dụng có chọn lọc các nguyên tắc và chuẩn mực chung cuả kế toán quốc tế. Trong công tác hạch toán NVL ở nước ta hiện nay,về cơ bản đã phù hợp với thông lệ quốc tế song vẫn phức tạp và nhiều thủ tục lạc hậu.Để có thể hội nhập vào nền kinh tế thế giới bắt buộc chúng ta càng ngày càng hoàn thiện và xây dựng cho mình một mô hình hệ thống kế toán doanh nghiệp phù hợp và có khả năng hội nhập vào hệ thống kế toán thế giới. Đối với từng doanh nghiệp, đứng trước yêu cầu quản lý trong cơ chế thị trường đòi hỏi phải không ngừng hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán để nâng cao hiệu quả kinh tế. Nhận thức được tàm quan trọng của yêu cầu này, các nhà quản lý công ty DCC&ĐLCK đã cùng phòng kế toán nghiên cứu tìm ra các phương pháp hạch toán, cách thức quản lý phù hợp với tình hình sản xuất cuả công ty Phương hướng hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán ở công ty là phải thay đổi và bổ xung để công tác hạch toán được tiến hành tốt hơn, hiệu quả hơn. Hoàn thiện tổ chức hạch toán NVL cũng như hạch toán kế toán nói chung là việc hoàn thiện những công việc đã được quy định theo nguyên tắc nhất định. Trong quá trình hoàn thiện tổ chức hạch toán, dựa vào chuẩn mực kế toán quốc tế là cơ sở để nước ta xây dựng hệ thống chế độ kế toán phù hợp.Tuy nhiên việc vận dụng chuẩn mực kế toán quốc tế hoàn toàn không mang tính quy tắc ép buộc. Nó phải được áp dụng một cách linh hoạt, phù hợp với điều kiện của mỗi quốc gia. Theo chế độ kế toán Việt Nam là nguyên tắc áp dụng chung cho các doanh nghiệp kế toán Như vậy, hướng hoàn thiện tổ chức hạch toán NVL ở công ty DCC & ĐLCK là dựa trên các yêu cầu ban hành của bộ tài chính về hệ thống các phương pháp thực hiện, các tài khoản,chứng từ và sổ sách kế toán sử dụng. Hơn thế nữa việc hoàn thiện tổ chức hạch toán NVL còn nhằm mục đích nâng cao hiệu quả của công tác kế toán bởi vậy các biện pháp đề ra ngoài việc chấp hành đúng chế độ quy định công ty phải biết vận dụng đúng và có hiệu qủa các công cụ quản lý để đáp ứng được yêu cầu của hạch toán và ngày càng hoàn thiện công tác kế toán NVL và kế toán nói chung II. Đánh giá công tác quản lý vật liệu Nguyên vật liệu có vai trò quan trọng đối với các doanh nghiệp sản xuất nói chung và công ty DCC & ĐLCk nói riêng vì đây là đối tượng lao động trực tiếp cấu thành nên sản phẩm và chi phí vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu giá thành ( ở công ty chi phí này chiếm khoảng 30% giá thành sản phẩm ) .Do vậy quản lý tốt vật liệu phải đặt ra như một nhiệm vụ cần thiết không thể thiếu. Chỉ có quản lý tốt mới đảm bảo vật liệu mua với giá rẻ nhất, chất lượng cao nhất, ít bị hao hụt trong quá trình bảo quản, đồng thời hạ thấp chi phí vật liệu xuống mức thấp nhất trong khi vẫn bảo đảm được chất lượng sản phẩm. Thấy được tầm quan trọng của vật liệu, xuất phát từ đặc điểm của vật liệu của của công ty là đa dạng, phong phú về chủng loại nên công ty đã thực hiện công tác quản lý và hạch toán từ khâu thu mua bảo quản, dự trữ đến đưa vào sản xuất sản phẩm của công ty là tương đối tốt III. Đánh giá công tác kế toán Sau một thời gian thực tập ở phòng tài chính -kế toán của công ty DCC & ĐLCK, em thấy công tác kế toán tại công ty có những điểm nổi bật sau đây 1. Ưu điểm *Công ty tổ chức hệ thống chứng từ, vận dụng hệ thống TK kế toán đúng với chế độ và biểu mẫu do Bộ tài chính phát hành. Hệ thống taì khoản của công ty phản ánh đầy đủ, kịp thời mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh.Việc chi tiết các tài khoản phù hợp với cách phân loại vật liệu đang được áp dụng một cách phổ biến trong các doanh nghiệp sản xuất là theo vai trò và công dụng của vật liệu (TK 152) Về hình thức sổ kế toán : Để hạch toán các phần hành kế toán thì phòng kế toán đang áp dụng hình thức số Nhật ký chứng từ. Đây là hình thức sổ có nhiều ưu điểm nổi bật vì nó đã giảm bớt đáng kể khối lượng công việc ghi chép hàng ngày và nâng cao năng suất lao động của cán bộ kế toán, đồng thời nó rất thuận tiện trong việc lập báo cáo tài chính, rút ngắn thời gian hoàn thành quyết toán cung cấp kịp thời số liệu cho quản lý cũng như tránh việc ghi chép trùng lặp giữa các nghiệp vụ kế toán và thuận lợi cho phân công kế toán Về tổ chức công tác kế toán vật liệu: Công tác kế toán vật liệu ở công ty được thực hiện một cách khoa học, chính xác thể hiện ở những điểm nổi bật sau đây -Công tác xây dựng kế hoạch thu mua vật liệu hàng tháng được các phòng ban của công ty thực hiện khá tốt.Với khối lượng vật liệu sử dụng lớn nhiều chủng loại (200loại ) mà bộ phận cung ứng thu mua vẫn cung cấp một cách kịp thời cho sản xuất, để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động, công tác xây dựng định mức vật tư, dự trữ hàng tháng được thực hiện rất khoa học. -Cán bộ kế toán là người có trình độ được đào tạo chuyên sâu hầu hết đều tốt nghiệp đại học.Công tác hạch toán được thực hiện có nề nếp , khoa học mang tính chất ổn định. Mặt khác có sự liên hệ chặt chẽ giữa các phòng ban,luân chuyển chúng từ một cách hợp lý đảm bảo tính chính xác kịp thời của chứng từ và hạch toán đúng đắn -Về hạch toán chi tiết vật liệu : Hạch toán chi tiết vật liệu tại công ty được áp dụng theo phương pháp sổ số dư. Đây là phương pháp hạch toán khoa học, phù hợp trong điều kiện cụ thể cuả đơn vị là sử dụng nhiều loại vật tư mật độ nhập xuất cao và tổ chức các kho chuyên dùng 2 Nhược điểm Bên cạnh những thành tích, kết quả đã đạt được thì công tác hạch toán nguyên vật liệu còn một số hạn chế sau *Thứ nhất : Nguyên vật liệu của công ty có đặc điểm là rất phong phú về chủng loại, ví dụ vật liệu được chia thành vật liệu chính, phụ, nhiên liệu ... trong vật liệu chính lại bao gồm nhiều loại khác nhau như thép, hợp kim..Từ thực tế đó đơn vị đã tiến hành phân loại dựa trên vai trò, công dụng của vật liệu nhưng lại chưa hoàn thiện việc xây dựng “Sổ danh điểm vật liệu “ điều đó ít nhiều gây khó khăn cho việc quản lý và theo dõi vật liệu Thứ hai : Chứng từ cập nhật chưa kịp thời do khâu giao nhận giữa nhân viên tiếp liệu, thủ kho và kế toán tiến hành chậm. Nhân viên tiếp liệu không gửi chứng từ, hoá đơn một cách kịp thời do vậy việc hạch toán cũng tiến hành không đúng thời điểm. Mặt khác nhiều khi có nhập, xuất vật liệu nhưng hoá đơn thanh toán vật liệu đó chưa có (trường hợp vật liệu về hoá đơn chưa về thì khi xuất cũng không có hoá đơn ghi giá trị hạch toán vật liệu xuất ), trong các trường hợp này kế toán sẽ treo lại không tiến hạch toán ngay mà đợi đến khi nhân viên tíêp liệu trình hoá đơn (do đặc điểm của công ty là không dùng TK 151 để hạch toán ) Thứ ba: Hạch toán chi tiết vật liệu tại công ty được tiến hành theo phương pháp sổ số dư.Việc ghi chép này đã kết hợp chặt chẽ đựơc hạch toán nghiệp vụ của thủ kho với hạch toán tại phòng kế toán, tránh đước sự trùng lặp trong công tác kế toán giữa kho và phòng kế toán, đảm bảo số liệu kế toán chính xác, kịp thời.Tuy nhiên, trong quá trình hạch toán, kế toán không sử dụng phiếu giao nhận chứng từ để tính giá trị từng nhóm vật liệu nhập, xuất mà tính ngay trên bảng tổng hợp nhập xuất vật liệu, đâylà điều không hợp lý Thứ tư: Hiện nay công ty đang áp dụng hệ thống sổ kế toán tổng hợp theo hình thức Nhật ký chứng từ là hình thức sổ sách có nhiều ưu điểm, đang được áp dụng rộng rãi, phổ biến trong các doanh nghiệp sản xuất.Tuy nhiên tất cả các bảng biểu vẫn làm bằng phương pháp thủ công, khối lượng công việc nhiều và mất nhiều thời gian Việc áp dụng tin học trong kế toán : Việc ghi chép, hạch toán hàng ngày các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hầu như đều làm theo phương pháp thủ công, công ty vẫn chưa thực hiện theo kế toán máy.Điều này làm cho công tác kế toán của công ty gặp nhiều khó khăn,một mặt nó làm cho khối lượng công việc nhiều mất nhiều thời gian, mặt khác cung cấp thông tin chưa kịp thời.Trong điều kiện cơ chế thị trường như hiện nay, đây là một hạn chế cần thiết phải được xem xét và khắc phục *Thứ năm: Hạch toán chi tiết vật liệu Xuất phát từ đặc điểm vật liệu của Công ty, công tác kế toán chi tiết vật liệu sử dụng phương pháp sổ số dư để hạch toán là phù hợp nhưng chưa thực sự hoàn thiện vì điều kiện để mở sổ số dư là phải có hệ thống danh điểm vật liệu thống nhất, trong hạch toán chi tiết vật liệu chưa có sự kiểm tra đối chiếu thường xuyên, chặt chẽ giữa kho và phòng kế toán. *Thứ sáu: Công ty không sử dụng phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ đối với những vật liệu đã xuất dùng cho quá trình sản xuất nhưng không dùng hết mà sang tháng sau số vật liệu đó vẫn được sử dụng để sản xuất gây ra khó khăn cho công tác quản lý và hạch toán vật liệu. *Thứ bảy:Công ty chưa quan tâm đúng mức đến hạch toán vật liệu vượt định mức.Mặt khác,chi phí vật liệu vượt định mức vẫn được Công ty hạch toán vào chi phí vật liệu,đây cũng là nguyên nhân làm tăng giá thành sản phẩm của Công ty. IV. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu tại công ty DCC&ĐLCK Xuất phát từ những hạn chế của công ty, để công tác hạch toán ngày cành đưộchàn thiện hơn nữa, đápứng yêu cầu quản lý vật liệu em có một số đề xuất sau : 1. Hoàn thiện việc tổ chức bảo quản, thu mua lưu trữ vật tư Mặc dù việc quản lý và hạch toán từ khâu thu mua, bảo quản,dự trữ đến đưa vào sản xuất kinh doanh NVL vẫn đảm bảo cho quá trĩnh diễn ra nhưng thực tế quan sát cho thấy việc sắp xếp,bảo quản vật tư chưa thực sự ngăn nắp, khoa học đIều đó ít nhiều gây khó khăn cho việc bảo đảm cung cấp vật liệu cho sản xuất để khắc phục tình trạng này công ty nên thực hiện một số biện pháp sau: -Vật tư phảI đước sắp xếp ở vị trí thuận lợi theo nuyêntắc dễ nhình dễ thấy,dễlấy.Vật tư nào hay dùng phảI được sắp xếp ở vị trí thuận lợi đảm bảo khi cần thiết thì lấy dễ dàng.Đồng thời công ty cũng nên cân đối lại kế hoạch thu mua vật liệu tại công ty, vì hiện tại việcthu mua vật liệu tại công ty đượctiến hành theo kiếu mua đâu dùng đấy, do vậy nhiều khi có hiên jtượn không đủ vật liệu cung cấpkịp thời cho sản xuất.Để khắc phục tình trạng này,bộ phận kế hoạch phảI cân đối lại việc bảo quản, lưu trữ NLV nên có một khoản dự trữ nhất định để tránh tình trạng gián đoạn trong sản xuất -Bộ phận kế hoạch cũng cần xem xét lại danh mục sản phẩm tiêu thụ để xác định những sản phẩm chủ chốt cần sản xuất từ đó có kế hoạch cung ứng một cách tốt nhất các loại vật liệu 2. Hoàn thiện hạch toán chi tiết vật liệu *Xây dựng sổ danh điểm thống nhất toàn công ty Để công tác quản lý vật liệu được chặt chẽ, thống nhất, đối chiếu kiểm tra được dễ dàng, dễ phát hiện khi sai sót và thuận tiện cho việc muốn tìm kiếm thông tin về một loại vật liệu nào đó, trước hết công ty nên mở “Sổ danh điểm vật liệu “. Sổ danh điểm vật liệu thống nhất tên gọi của từng thứ vật liệu, mã hiệu quy cách vật liệu, đơn vị tính và đơn giá hạch toán của vật liệu. Muốn mở sổ này trước hết công ty phải xác định số danh điểm vật liệu thống nhất trong toàn đơn vị Việc áp dụng sổ danh điểm vật liệu trong công tác quản lý sẽ góp phần giảm bớt khối lượng công việc kế toán, xử lý nhanh chóng, cung cấp thông tin kịp thời phục vụ quản lý điều hành sản xuất kinh doanh và rất thuận tiện cho việc hạch toán trên máy tính Sổ danh điểm vật liệu được mở theo mẫu sau Sổ doanh điểm vật tư Loại: Nguyên vật liệu chính. Ký hiệu Tên vât liệu đơn vị tính Giá hạch toán Ghi chú Nhóm Danh điểm vật tư 1521.01 Thép gió 1521.01.01 Thép F34 1521.01.02 Thép F34 ... *Lập phiếu giao nhận chứng từ Hiện nay việc hạch toán chi tiết vật liệu tại công ty được tiến hành theo phương pháp sổ số dư.Đâylà một phương pháp có nhiều ưu điểm, làm cho khối lượng côngviệc làm hàng ngày của kế toán giảm xuống, tránh được sự hạch toán trùng lắp giữa kho và phòng kế toán đặc biệt phù hợp với điều kiện cụ thể của công ty là nhiều loại vật liệu, tần xuất nhập xuất cao, có các kho chuyên dùng.Tuy nhiên trong quá trình hạch toán kế toán lại không sử dụng “Phiếu giao nhận chứng từ “, mà hàng tuần nhân viên kế toán vật liệu xuống kho kiểm tra tình hình vào thẻ kho của thủ kho, ký tên và tính trực tiếp giá trị từng loại vật liệu nhập xuất trên sổ số dư . Điều này là không hợp lý vì dễ gây sai sót nhầm lẫn trong quá trình tính toán.Chính vì vậy,để nâng cao hơn nữa hiệu quả của công tác hạch toán, đơn vị nên mở “Phiếu giao nhận chứng từ “.Phiếu giao nhận chứng từ được lập cho phiếu nhập một bản, phiếu xuất một bản và được trình bày theo mẫu sau Phiếu giao nhận chứng từ Nhập từ ngày 1 đến ngày 7 tháng 12 năm 2001 Nhóm vật liệu Số lượng chứng từ Số hiệu chứng từ Số tiền Thép gió ... 10546700 Ngày 7 tháng 12 năm 2001 Người nhận Người giao Phiếu giao nhận chứng từ Xuất từ ngày 1 đến ngày 7 tháng 12 năm 2001 Nhóm vật liệu Số lượng chứng từ Số hiệu chứng từ Số tiền Thép gió ... 10546700 Ngày 7 tháng 12 năm 2001 Người nhận Người giao Khi sử dụng “Phiếu giao nhận chứng từ “, hàng tuần sau khi xuống kho kiểm tra tình hình vào thẻ và thu nhận chứng từ nhập xuất, căn cứ vào đơn giá hạch toán của từng loại vật liệu, kế toán tính ra trị giá hạch toán từng nhóm vật liệu nhập xuất và ghi vào cột số tiền trên phiếu.Các số liệu từ bảng này được ghi vào “Bảng luỹ kế nhập xuất tồn vật liệu “. Làm công việc hạch toán chi tiế vật liệu theo trình tự trên vừa khoa học, vừa hạn chế được sai sót, nhầm lẫn trong tính giá vật liệu nhập xuất. 3. Hoàn thiện việc hạch toán tổng hợp *Hoàn thiện việc ghi sổ kế toán Như trên ta đã thấy,trong trường hợp vật liệu mua ngoài nhập kho.Sau khi đã làm đầy đủ thủ tục và được nhập kho,kế toán chưa tiến hành hạch toán ngay mà sau khi hoá đơn vè mới tiến hành hạch toán.Điều đó gây khó khăn rất nhiều cho việc tổ chức hạch toán được đảm bảo chính xác,kịp thời và cập nhật,để khắc phục tình trạng này theo em thì khi hàng về đơnvị vẫn tiến hành làm thủ tục nhập kho bình thường,vật tư này nên được sắp xếp riêng.Nếu cuối tháng hoá đơn chưa về thì ghi sổ theo giá tạm tính theo định khoản : Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu ):Trị giá vật liệu nhập kho theo giá tạm tính Có TK 331:tổng giá thanh toán Sang tháng sau khi hàng về thì ghi bằng một trong các cách sau: Cách 1:Xoá giá tạm tính bằng bút toán đỏ rồi ghi lại bằng bút toán thường : Cách 2: Dùng bút toán đảo để xoá giá tạm tính rồi ghi lại bằng bút toán thường * Nợ TK331 Có TK 152 *Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 331 Cách 3:Ghi số chênh lệch giá tạm tính và giá thực tế bằng bút toán toán đỏ trongtrưòng hợp giá tạm tính > giá thực tế nếu giá tạm tính < giá thực tế thì ghi số chênh lệch bằng bút toán thường *Hoàn thiện việc ghi sổ tạm ứng: ở công ty việc ghi sổ các khoản tạm ứng cho các đối tượng được thực hiện chung ở một quyển sổ. Điều đó gây ra khó khăn trong việc theo dõi tình hình tạm ứng, hoàn trả của các đói tượng cụ thể.Do vậy, để đảm bảo việc hạch toán được chính xác,khoa học không tốn nhiều thời gian về công sức đối với những người thường xuyên nhận tạm ứng ( nhân viên tiếp liệu, bộ phận cung tiêu ) công ty nên mở sổ tạm ứng chi tiết cho từng đối tượng áp dụng tin học trong công tác kế toán Là một đơn vị có quy mô khá lớn, khối lượng công việc kế toán nhiều nhưng việc trang bị máy tính cho phòng kế toán còn rất hạn chế, mặt khác do trình độ của kế toán viên nên việc sử dụng cũng chưa phát huy hết vai trò của máy tính.Thực tế hiện nay công việc kế toán chỉ có một số phần hành được áp dụng trên máy, còn lại vẫn được thực hiện theo phương pháp thủ công nên việc hạch toán tốn rất nhiều thời gian, mặt khác sổ sách ghi chép bằng tay nên hình thức không đẹp, ảnh hưởng đến việc tra cứu, xem xét tàI liệu.Hơn nữa, do công tác kế toán gồm rất nhiều khâu, trảI qua nhiều giai đoạn nên không tránh khỏi nhầm lẫn, sai sót.Từ thực tế trên,để nâng cao hiệu quả của việc hạch toán kế toán công ty nên trang bị thêm máy vi tính cho phòng kế toán, đồng thời lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp nhất vơí đặc điểm của đơnvị cũng như trình độ của kế toán viên để tận dụng được tối đa năng lực, tác dụng của nó.Bên cạnh đó công ty cũng cần đào tạo bồi dưỡng thêm trình độ sử dụng máy vi tính cho các nhân viên kế toán . Nếu những việc làm này được quan tâm,trong tương lai công tác quản lý nói chung và hạch toán nói riêng sẽ đơn giản hơn nhiều, giảm bớt lượng sổ sách ghi chép,tiết kiệm được lao động và một điều rất quan trọng là hạn chế được sai sót,cung cấp kịp thời thông tin cho quản lý 5.Thực hiện phân tích tình hình quản lý và sử dụng vật liệu Hiện nay tại Công ty, việc phân tích tình hình quản lý và sử dụng vật liệu chưa thực sự được coi trọng. Công ty cần phải quan tâm đến việc phân tích tình hình cung cấp NVL đảm bảo cho quá trình sản xuất từ vật liệu khai thác các nguồn cung cấp đến việc thu mua, bảo quản, sử dụng vật liệu như thế nào nhằm xác định xem: Công ty có năng động trong việcthu mua vật liệu hay không, nguồn cung cấp có đảm bảo được tính đầy đủ, kịp thời đúng chủng loại, quy cách phẩm chất hay không. Việc dự trữ vật liệu có đảm bảo đủ cho quá trình sản xuất trong một thời gian định mức nào đó không. Đồng thời xác định xem dự trữ vật liệu ở mức nào đó hợp lý chưa, có bị ứ đọng vốn không ... 6.Hạch toán giá trị NVL vượt định mức Tại Công ty, phòng kỹ thuật và phòng công nghệ nghiên cứu địnhmức tiêu hao từng thứ, loại NVL cho từng sản phẩm thậm chí cho từng chi tiết sản phẩm.Dựa trên định mức tiêu hao những phân xưởng sản xuất sẽ đến từng kho lấy NVL về phục vụ cho sản xuất.Tuy nhiên trong thực tế quá trình sản xuất, các công nhân đã sử dụng lãng phí NVL vượt tiêu chuẩn định mức cho phép, hoặc sản xuất ra sản phẩm hỏng, sử dụng các loại NVL, nhiên liệu bất hợp lý ...Nhưng Công ty vẫn hạch toán giá trị NVL sử dụng vượt quá định mức cho phép vào chi phí vật liệu làm tăng chi phí sản xuất dẫn đến tăng giá thành sản phẩm. Công ty một mặt nên đưa ra những biện pháp quản lý quá trình sản xuất sản phẩm cũng như theo dõi giám sát chặt chẽ quá trình sử dụng NVL ở các công trường, phân xưởng, một mặt thực hiện chế độ quy trách nhiệm, gắn trách nhiệm quản lý và sử dụng cho từng bộ phận cá nhân cũng như phân xưởng, khuyến khích các sáng kiến biện pháp nhằm sử dụng tiết kiệm NV. 7.Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Dự phòng giảm giálà sự xác nhận về phương diện kế toán một khoản giảm giá trị tài sản do những nguyên nhân mà hậu quả của chúng là không chắc chắn. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập vào cuối mỗi niên độ kế toán nhằm ghi nhận bộ phận giá trị dự tính giảm sút so với giá gốc, qua đó phản ánh được giá trị thực hiện thuần tuý của hàng tồn kho trên báo cáo tài chính. Công ty không lập dự phòng giảm giá cho NVL, điều này là chưa thật hợp lý, vi phạm nguyên tắc thận trọng trong kinh doanh. Để đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh được thực hiện tốt, mang laị lợi nhuận cao cho doanh nghiệp Công ty nên lập dự phòng giảm giá cho NVL. Khi lập dự phòng giảm giá NVL, phải lập cho từng thứ, từng nhóm có tính chất như nhau. Sử dụng TK 159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” Bên Nợ: Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối niên độ kế toán Bên Có: Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối niên độ kế toán. Dư Có:Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện có. Trình tự hạch toán: Chỉ ghi vào cuối niên độ kế toán. -Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho lập cuối niên độ trước. Nợ TK 159 Có TK 721 -Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho căn cứ vào thực tế hàng tồn kho của đơn vị Nợ TK 642 (6426) Có TK 159 Kết luận Kế toán NVL chiếm một vị trí rất quan trọng trong công tác kế toán ở đơn vị sản xuất kinh doanh, có tác dụng to lớn trong việc quản lý kinh tế Nó giúp các đơn vỉan xuất kinh doanh theo dõi một cách chặt chẽ, chính xác cả về số lượng, chất lượng chủng loại giá trị vật liệu nhập xuất, tồn kho, nắm được tình hình, lập kế hoạch và chỉ đạo sản xuất. Từ đó tạo điêù kiện cho các nhà quản lý đề ra những biện pháp hữu hiệu nhằm giảm chi phí hạ giá thành sản phẩm . Có làm tốt công tác kế toán NVL thì mới đẩy nhanh được việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động trong doanh nghiệp.Mục tiêu này là việc làm cơ bản để một doanh nghiệp tồn tại, phát triển và đứng vững trên thị trường. Công ty dụng cụ cắt và đo lường cơ khí với đặc điểm NVL rất đa dạng, nhiều chủng loại nên việc hạch toán vô cùng phức tạp.Với trình độ nghiệp vụ của các nhân viên kế toán nhìn chung công tác kế toán nói chung và kế toán NVL nói riêng đã đáp ứng đựơc yêu cầu của nền kinh tế thị trường ở nước ta.Công tác kế toán ở công ty tương đối hoàn chỉnh, việc hạch toán thực hiện theo đúng chế độ.Tuy nhiên bên cạnh những cố gắng và những điểm đã đạt đựơc trong công tác kế toán vẫn còn một số hạn chế nhỏ cần được khắc phục để hạch toán NVL ngày càng được hoàn thịên hơn. Qua thời gian tìm hiểu và thực tập tại công ty DCC & ĐLCK được sự hướng dẫn của cô giáo -TS- Nguyễn thị Lời cùng với sự giúp đỡ của các cô chú trong phòng kế toán của công ty đề tài của em đã phần nào giải quyết được những yêu cầu cơ bản trong việc hạch toán NVL: Về phần lý luận em đã trình bày một cách khái quát các vấn đề về tổ chức hạch toán NVL đối với doanh nghiệp sản xuất kinh doanh.Về mặt thực tiễn em đã trình bày thực trạng công tác hạch toán NVL của công ty, đề xuất một số biện pháp cụ thể nhằm đổi mới hoàn thiện công tác kế toán NVL tại công ty Tuy vậy do hiểu biết còn hạn hẹp, nên đề tài của em không trách khỏi những thiếu sót,vậy nên em rất mong được sự đóng góp chỉ bảo của các thày cô để công để các đề tài lần sau của em được hoàn thiện hơn Mục lục Danh mục tài liệu tham khảo Giáo trình kế toán tài chính Giáo trình lý thuyết hạch toán kế toán Giáo trình phân tích hoạt động kinh doanh Kế toán doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường, NXB Thống Kê 1996 Hệ thống tài khoản và sổ kế toán, NXB Tài Chính Giáo trình kế toán doanh nghiệp sản xuất ._.