Hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán lao động tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Tiến Phát

LỜI NÓI ĐẦU Dưới chế độ XHCN lao động là thước đo sự cống hiến của mỗi người, là căn cứ để phân phối sản phẩm xã hội. Đại hội Đảng lần thứ VI (12/1986) đã chỉ rõ: "Xóa bỏ nền sản xuất tập trung quan liêu bao cấp chuyển đổi kinh tế nước ta sang nền kinh tế thị trường theo định hướng XHCN có sự quản lý vĩ mô của nhà nước". Từ đây người lao động có điều kiện phát huy sức lao động của mình thông qua đòn bẩy kinh tế, đó là thù lao lao động. Gắn chặt với tiền lương là các khoản trích theo lương gồm BHXH, BHYT và KPCĐ. Đây thể hiện sựi quan tâm của cácdoanh nghiệp nói chug đến từng người lao động. Chính sách tiền lương được vận dụng linh hoạt ở mỗi doanh nghiệp tùy thuộc vào đặc điểm tổ chức quản lý, tổ chức sản xuất kinh doanh, tùy thuộc vào tính chất công việc của mỗi doanh nghiệp. Với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh ở mỗi doanh nghiệp là phải kinh doanh có lãi để duy trì mọi hoạt động của doanh nghiệp và nhằm nâng cao đời sống cho người lao động, hoàn thành nghĩa vụ đóng góp với nhà nước. Vì vậy việc xây dựng một quy chế trả lương phù hợp hạch toán đủ và thanh toán kịp thời cho người lao động có một ý nghĩa to lớn về mặt kinh tế cũng như về mặt chính trị. Qua thời gian thực tập ở Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Tiến Phát, kết hợp giữa lý luận đã được học ở trường với thực tế ở Công ty, qua đó em đã nhận thức được vai trò và tầm quan trọng của công tác tổ chức kế toán lao động tiền lương và các khoản tính theo lương ở các doanh nghiệp nói chung, ở Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Tiến Phát nói riêng. Do đó em đã và chọn đề tài: "Hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán lao động tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Tiến Phát". Được sự giúp đỡ tận tình của cô giáo: TS. Phạm Thị Bích Chi và các thầy cô giáo trong trường, cùng ban lãnh đạo Công ty đặc biệt là các anh chị phòng Kế toán em đã hoàn thành bài viết với nội dung như sau. Phần I : Khái quát chung về Công ty cổ phần xuất nhập khẩu tiến phát. Phần II : Thực trạng công tác kế toán lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu tiến phát. Phần III : Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán lương và các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần xuất nhập khẩu tiến phát. DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT STT Diễn giải Ký hiệu Trách nhiệm hữu hạn . TNHH Tài sản cố định TSCĐ Báo cáo tài chính BCTC Công nhân viên CNV Bảo hiểm xã hội BHXH Giá trị gia tăng GTGT Quản lý QL Bảo hiểm y tế BHYT Tài khoản TK Kinh phí công đoàn KPC Đ DANH MỤC SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU Trang Sơ đồ 1: Quy trình kinh doanh của Công ty ..........................................................5 Bảng 1: Kết quả phát triển trong những năm gần đây..........................................7 Sơ đồ 2: Bộ máy quản lý của Công ty....................................................................8 Sơ đồ 3: Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty....................................................13 Sơ đồ 4: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức NKC tại Công ty.......................17 Bảng 2: Bảng tổng hợp lao động trong ba năm tại công ty..................................20 Sơ đồ 5: Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán lương tại Công ty .................22 Bảng 3: Sổ lương của Công ty Tiến Phát.............................................................26 Bảng 4: Kế hoạch sử dụng thời gian lao động.....................................................28 Bảng 5: Bảng chấm công bộ phận quản lý...........................................................31 Bảng 6: Bảng thanh toán lương bộ phận quản lý.................................................34 Bảng 7: Sổ Nhật ký chung ..................................................................................39 Bảng 8: Sổ nhật ký chi tiền .................................................................................40 Bảng 9: Sổ quỹ tiền mặt ......................................................................................41 Bảng 10: Sổ cái TK 334 - Phải trả người lao động..............................................42 PHẦN I KHÁI QUÁT CHUNG TÌNH HÌNH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU TIẾN PHÁT 1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công tyTiến Phát. * Quá trình hình thành. Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Tiến Phát tiền thân là Công ty TNHH Tiến Phát, Công ty được thành lập tháng 3 năm 1998 là một Công ty chuyên về lĩnh vực xuất nhập khẩu nội thất. Do nhu cầu phát triển của Công ty cả về quy mô, thị trường và để hoà chung với su hướng ngày một phát triển của đất nước thì Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Tiến Phát được ra đời. Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Tiến Phát được thành lập ngày 15 tháng 02 năm 2000 theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103005742 của Sở Kế Hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội Cấp. Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU TIẾN PHÁT. Tên giao dịch: Tien phat Import - Export Joint Stock Company Tên viết tắt: TPIMEX.,JSC Email : Tienphatjsc@hn.vnn.vn Website: www. Ketsattienphat.com Trụ sở chính đặt tại: 78 Nguyễn Lương Bằng - Đống Đa - Hà Nội Điện thoại: 04.5115858 Fax: 04.5115858 Vốn điều lệ: 7.400.000.000 đồng. * Quá Trình phát Triển. Là một Công ty cổ phần do đó số vốn của Công ty có được do các cổ đông sáng lập đóng góp, Công ty đã phát hành cổ phiếu lần đầu là : 74.000 cổ phiếu. Mệnh giá của mỗi cổ phiếu là 100.000 đồng. Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Tiến Phát đã có gần 10 năm hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thương mại các mặt hàng trang thiết bị nội thất, đồ điện tử, đồ gia dụng... Hiện nay Công ty đang là tổng đại lý của các hàng như Hoà Phát, Toshiba... Hiện nay các sản phẩm của Công ty được tiêu thụ theo hai hình thức là bán buôn kết hợp với bán lẻ. Hàng hoá của Công ty chủ yếu tập trung ở một số thành phố lớn và các khu vực đông dân cư, ngoài việc kinh doanh các mặt hàng nội thất, điên lạnh ngoài ra Công ty còn sản xuất, kinh doanh két sắt, với sản lượng lớn trên thị trường. Tiến Phát luôn lấy chữa "Tín" làm đầu do vậy các sản phẩm cũng như phong cách phục vụ khách hàng luôn mang lại sự hài lòng cho khách hàng. Cùng với chế độ bán hàng thì việc chăm sóc khách hàng cũng rất quan trọng đối với tiến phát. 1.2. Đặc điểm tổ chức ngành nghề hoạt động kinh doanh của Công ty. 1.2.1.Ngành nghề kinh doanh của công ty. Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Tiến Phát là doanh nghiệp hoạt động kinh doanh trong nhiều lĩnh vực như . - Kinh doanh két chống cháy, chống trộm. - Kinh doanh đồ nội thất gia đình. - Kinh doanh nội thất văn phòng. - Kinh doanh hàng điện tử, điện lạnh Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Tiến Phát có khả năng đầu tư, hoạt động kinh doanh trong phạm vi cả nước. Do là một Công ty cổ phần hoạt động trong lĩnh vực thương mại nên lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của Công ty xuất nhập khẩu các thiết bị nội thất và buôn bán két sắt.Trong lĩnh vực hoạt động, kinh doanh của mình Công ty luôn lấy uy tín, chất lượng, hiệu quả công việc, cạnh tranh lành mạnh trong giá thành là chủ trương được xác định trong suốt quá trình kinh doanh của Công ty. Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Tiến Phát là một Công ty thương mại, kinh doanh nhiều mặt hàng đa dạng, hàng hoá của Công ty chủ yếu được tiêu thụ trong nước. Tuy Công ty là doanh nghiệp xuất nhập khẩu nhưng thực tế thì nhập khẩu là chủ yếu còn xuất khẩu thì chỉ là tái xuất và có số lượng không nhiều. Hiện nay hệ thống cửa hàng giới thiệu sản phẩm của Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Tiến Phát đã có tương đối nhiều. + Trụ sở Công ty đặt tại: 78 Nguyễn lương bằng - Đống Đa - HN ĐT 5115858 - F ax: 5115999 + Cơ sở 2: 296 Khâm Thiên - Đống Đa - HN ĐT: 5189899 - F ax: 5187585 + Cơ sở 3: 67 Bạch mai - Hai Bà Trưng - HN ĐT: 62296499 - 8622180 + Cơ sở 4: 621 Đê La Thành - Ba Đình - HN ĐT: 7722866 + Cơ sở 5: 345 Đội Cấn - Ba Đình - HN ĐT: 7628842 - F ax : 7628841 + Cơ sở 6 : 273 Tây Sơn - Ba Đình - HN 1.2.2 . Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh tại Công ty Tiến Phát * Các yếu tố đầu vào. Như đã thấy Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Tiến Phát là một công ty chuyên về kinh doanh thương nghiệp các mặt hàng kinh doanh chủ yếu ở đây là hàng nội thất, điện lạnh và két sắt an toàn nên các yếu tố đầu vào của quá trình kinh doanh này bao gồm có lao động sống, các loại hàng hoá Công ty nhập khẩu và sản xuất ra. Ngoài ra còn một số loại máy móc thiết bị, vật liệu, nhiên liệu phục vụ cho quá trình sản xuất két sắt của Công ty. * Quy trình công nghệ sản xuất kinh doanh. Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Tiến Phát là một doanh nghiệp thương mại, hoạt động kinh doanh nhiều ngành hàng đa dạng. Các sản phẩm của công ty nhập khẩu có mà sản xuất cũng có. Các sản phẩm chính của Công ty là những mặt hàng nhập khẩu và nhập lại của các đơn vị khác nên quá trình kinh doanh chủ yếu tại Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Tiến Phát là quá trình bán hàng (Sơ đồ 1: Quy trình kinh doanh của Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Tiến Phát.) Qua sơ đồ ta có thể thấy được quá trình sản xuất kinh doanh chủ yếu của Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Tiến Phát ta cũng nhận thấy được rằng ban giám đốc có nhiện vụ nghiên cứu hồ sơ và các kế hoạch kinh doanh lâu dài của Công ty hàng còn các phòng ban chức năng có nhiệm vụ thực hiện các kế hoạch đã đề ra đã được ban gián đốc phê duyệt. Để thực hiện được kế hoạch đã đề ra yêu cầu các phòng ban và các bộ phận khác trong Công ty phải phối hợp chặt chẽ với nhau để đưa ra được sản phẩm cuối cùng là lợi nhuận của Công ty. Sơ đồ 1: Quy trình kinh doanh của Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Tiến Phát. Kế hoạch năm Lắp gép hoàn chỉnh Tiến hành nhập khẩu, Duyệt Do phòng kinh doanh và các phòng chức năng thực hiện Sau khi sản phẩm hoàn thành Công ty có đội kiểm tra chất lượng và nhập kho Xuất bán hàng Bảo hành sản phẩm Kết thúc sản phẩm Do hội đồng quản trị và ban giám đốc phê duyệt Các cửa hàng có nhiệm vụ giới thiệu, bán các sản phẩm và các dịch vụ đi kém 1.2.3. Tình hình hoạt động kinh doanh trong thời gian gần đây. Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Tiến Phát là một doanh nghiệp hoạt động kinh doanh chủ yếu trong lĩnh vực thương mại nên Công ty rất chú trọng đến việc đào tạo con người cũng như các trang thiết bị cần thiết để phục vụ cho quá kinh doanh của Công ty. Hiện nay, trong Công ty đã có được đội ngũ nhân viên trẻ, năng động, nhiệt tình và những trang thiết bị cần thiết để phục vụ cho quá trình kinh doanh của mình. Từ khi thành lập đến nay mặc dù gặp không ít những khó khăn nhưng Công ty đã cố gắng không ngừng để mở rộng quy mô, nâng cao chất lượng phục vụ, cải cách chế độ làm việc và quản lý trong Công ty, sự lớn mạnh của Công ty được thể hiện ở rất nhiều mặt như Công ty đã không ngừng mở rộng thị trường, nâng cao uy tín với khách hàng, phát huy những thế mạnh của mình trên thị trường kinh doanh, vận dụng các chế độ ưu đãi đối với khách hàng,...Hiện nay Công ty đã trở thành một trong những Công ty hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thương mại lớn. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty qua các năm cho thấy rằng từ khi thành lập đến nay công ty rất được sự tín nhiệm của bạn hàng. (Bảng: Kết quả phát triển trong các năm gần đây.) Nhận xét: Nhìn vào bảng số liệu trên ta thấy quy mô sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp có nhiều biến đổi. Vì là Công ty chuyên về kinh doanh thương mại nên doanh thu của công ty phụ thuộc chủ yếu vào lượng hàng bán ra và lượng khách hàng đến đặt mua hàng Như ta đã thấy các thông số của Công ty đều khá cao trong năm, doanh thu của năm sau luôn cáo hơn năm trước ta thấy rằng năm 2007 doanh thu đã đạt (13.971.394.564) điều đó cho thấy rằng các sản phẩm của công ty ngày càng chiếm lĩnh được thị trường điều đó thể hiện ở chỉ tiêu lợi nhuận sau thuế của năm 2007 (101.755.263) tăng 16.038.998đồng so với năm 2006 mức tăng này đối với doanh nghiệp là không lớn lắm song nó đã cho thấy sự cố gắng của doanh nghiệp trên thị trường. Qua đây ta cũng thấy rằng mức lương Công ty trả cho người lao động năm sau luôn cao hơn năm trước năm2007 trung bình khoảng 1.700.000. Bảng 1: Kết quả phát triển trong các năm gần đây. (Số liệu trong 3 năm2005;2006;2007) ĐVT: Đồng TT Tài sản Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 1 Tài sản cố định 396.570.430 396.570.430 55.988.143 2 Vốn chủ sử hữu 7.400.000.000 7.400.000.000 7.400.000.000 5 Doanh thu bán hàng 6.504.741.874 9.189.301.656 13.971.394.564 4 Giá vốn hàng bán 5.595.274.656 8.114.102.993 12.620.382.793 7 Lợi nhuận trước thuế 114.668.559 119.050.365 141.326.763 6. Thuế thu nhập DN 32.108.000 33.334.100 39.571.500 7. Lợi nhuận sau thuế 82.650.559 85.716.265 101.755.263 8. Thu nhập bình quân 1.250.000 1.400.000 1.700.000 (Nguần số liệu được lấy tại phòng kế toán Công ty ). 1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý. 1.3.1. Bộ máy quản lý kinh doanh của doanh nghiệp. Là một Công ty cổ phần xuất nhập khẩu, hoạt động trong lĩnh vực thương nghiệp. Để phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh đó thì bộ máy tổ chức quản lý của Công ty được bố trí theo kiểu trực tuyến chức năng được biểu hiện qua sơ đồ sau: (Sơ đồ 2: Bộ máy quản lý của Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Tiến Phát.) * Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban. Hội đồng quản trị và ban giám đốc: Đây là những người đứng đầu Công ty, lập kế hoạch và ra các quyết định, chịu mọi trách nhiệm trước pháp luật về các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Ban giám đốc giữ vai trò điều hành mọi hoạt động của công ty và cũng là người phụ trách trực tiếp các phòng ban trong công ty. Sơ đồ 2 : Bộ máy quản lý của Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Tiến Phát. (Theo kiểu trực tuyến chức năng) Hội Đồng Quản Trị (Ban Giám Đốc) Phó Giám Đốc Phòng Kỹ Thuật Phòng hành chính Phòng tài chính kế toán Phòng kế hoạch kinh doanh Xưởng sản xuất Phó giám đốc: Là người tư vấn cho giám đốc và chịu trách nhiệm về mặt kinh doanh, quản lý chất lượng sản phẩm và trang thiết bị kỹ thuật. Phó gián đốc còn có nhiệm vụ lập các kế hoạch dự toán cũng như ký kết các hợp đồng kinh tế trong quá trình kinh doanh. Ngoài ra trong quá trình sản xuất phó giám đốc còn phải chịu trách nhiệm trước ban giám đốc về chất lượng sản phẩm sản xuất ra và yêu cầu của khách hàng cũng như yêu cầu kỹ thuật. Phòng kế hoạch kinh doanh: chịu sự chỉ đạo trực tiếp của ban giám đốc có nhiệm vụ tổ chức, chỉ đạo mọi hoạt động kinh doanh của công ty. Ngoài ra phòng kế hoạch kinh doanh còn có nhiệm vụ tìm kiếm thông tin, nghiên cứu thị trường, tổ chức đàm phán, ký kết các hợp đồng kinh doanh trong Công ty, mở rộng thị trường kinh doanh và tư vấn cho khách hàng mọi dịch vụ của Công ty khi có yêu cầu. Phòng tài chính - kế toán: Có trách nhiệm tham mưu, giúp đỡ ban giám đốc trong việc quản lý tài chính cũng như việc sử dụng nguồn vốn trong Công ty. Phòng tài chính kế toán có nhiệm vụ tổ chức công tác hạch toán kế toán, giao dịch với ngân hàng để thanh toán, vay vốn theo sự chỉ đạo của ban giám đốc khi cần thiết. Báo cáo với ban giám đốc về kết quả hoạt động kinh doanh cũng như các khoản thuế phải nộp Nhà Nước của doanh nghiệp mình. Phòng hành chính: Phòng này có chức năng tổ chức triển khai và chỉ đạo về mặt tổ chức công tác lao động, thanh tra bảo vệ, xây dựng các mô hình sản xuất kinh doanh tại xưởng sản xuất cũng như việc tham mưu cho ban giám đốc về việc sắp xếp nhân sự của các phòng ban trong Công ty . Phòng hành chính còn có nhiệm vụ xem xét các chính sách ưu đãi cũng như các chế độ thưởng phạt đối với người tham gia lao động trong Công ty. Phòng kỹ thuật: Có chức năng tư vấn cho ban giám đốc về mặt kỹ thuật trong quá trình sản xuất. Ngoài ra phòng kỹ thuật chịu trách nhiệm về vật liệu, nhiên liệu, dụng cụ và các trang thiết bị phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty, đảm bảo vật tư, các trang thiết bị đúng tiêu chuẩn, quy cách chất lượng và chủng loại. Xưởng sản xuất: Xưởng này có nhiệm vụ sản xuất, làm mới hay thay thế, sửa chữa các sản phẩm của Công ty. Tại Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Tiến Phát bộ máy quản lý được tổ chức theo mô hình tập chung, tức là mọi quyền hành đều thuộc Hội đồng quản trị cũng như ban giám đốc, do đó mọi hoạt động kinh doanh của Công ty đều do giám đốc trực tiếp chỉ đạo và điều hành. Nên trong quá trình kinh doanh, phục vụ khách hàng Công ty tạo mọi điều kiện thuận lợi cho khách hàng một cách tốt nhất, do đó khi có thắc mắc hoặc không hài lòng về chất lượng cũng như phong cách phục vụ khách hàng có thể phản ánh trực tiếp với lãnh đạo Công ty. 1.3.2. Mục tiêu và phương hướng phát triển của Công ty trong thời gian tới. Đất nước đang trên đà phát triển cùng với sự phát triển đó là các công ty, doanh nghiệp xuất nhập khẩu mới ngày càng nhiều khiến cho việc cạnh tranh trong lĩnh vực này ngày một khốc liệt. Người tiêu dùng ngày càng có nhiều lựa chọn cho sản phẩm của mình để có được sản phẩm tố nhất cũng như các dịch vụ đi kèm tốt nhất. * Mục tiêu của Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Tiến Phát . Trong mỗi giai đoạn, mỗi thời kỳ kinh doanh đều gắn liền với sự phát triển, tăng cường hợp tác của nhà nước để theo kịp với nhịp độ phát triển nhanh chóng của đất nước thì mỗi doanh nghiệp phải tìm cho mình một hướng đi một mục tiêu để phấn đấu. Đối với Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Tiến Phát thì mục tiêu đặt ra trong Công ty là. + Xây dựng và tổ chức các kế hoạch kinh doanh một cách hiệu quả + Mở rộng hoạt động kinh doanh, tìm kiếm thị trường mới. + Thực hiện các hình thức liên doanh liên kết, hợp tác đầu tư với các doanh nghiệp nước ngoài nhằm khai thác triệt để nguần lực của Công ty. + Tạo điều kiện cho các đơn vị, cơ sở liên doanh áp dụng các chế độ ưu đãi, các biện pháp kinh doanh nhằm mở rộng thị trường và tăng doanh số bán ra. + Mở rộng sản xuất, thu hút thêm lao động, giải quyết công ăn việc làm bố trí đúng người đúng việc. + Hoàn thiện công tác quản lý, sản xuất kinh doanh nhằm đáp ứng hơn với nhu cầu ngày càng phát triển của thị trường. + Thực hiện đúng, đầy đủ các nghĩa vụ đố với nhà nước và các ban ngành có liên quan.... * Định hướng phát triển của Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Tiến Phát Việt Nam nói chung và Hà Nội nói riền đang có những biện pháp nhằm thu hút các nhà đầu tư trong nước và nước ngoài tạo ra nhiều cơ hội việc làm mới. Việc hội nhập kinh tế, tăng cường hợp tác đầu tư với nước ngoài của nhà nước đã tạo tiền đề thúc đẩy các doanh nghiệp trong nước muốn tồn tại và phát triển được phải có những hướng đi đúng đắn, những định hướng lâu dài. Đối với Công ty tiến Phát thì mục tiêu của công ty là Mở rộng mối quan hệ, tìm kiếm bạn hàng mới trong các tỉnh thành trên cả nước và nước ngoài. Cùng với nó là hoàn thiện các cơ chế quản lý trong Công ty. Đầu tư phát triển nguần nhân lực, tăng cường bồi dưỡng,nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ công nhân viên, ổn định nguần nhân lực hiện có. Xây dựng hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn, đáp ứng tốt các yêu cầu chất lượng của khách hàng, thực hiện cạnh tranh lành mạnh và luôn lấy chữa Tín làn đầu trong công tác sản xuất kinh doanh của Công ty. 1.4. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty. 1.4.1. Công tác tổ chức bộ máy kế toán. Tại Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Tiến Phát bộ máy kế toán hoạt động theo kiểu tập chung tức là mọi nghiệp vụ thanh toán phát sinh đều diễn ra tại phòng kế toán của Công ty. Do vậy tại các cơ sở trực thuộc chỉ có một nhân viên kế toán (gọi là kế toán bán hàng) nhân viên kế toán này có nhiệm vụ lập, thu thập và kiểm tra các chứng từ ban đầu sau đó chuyển về phòng kế toán công ty. Bộ máy kế toán của công ty có nhiệm vụ thực hiện đầy đủ các chế độ hạch toán và tuân thủ các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán đã được công nhận. ghi chép quá trình kinh doanh và kết quả kinh doanh của công ty, lập các báo cáo tài chính, cung cấp các thông tin kịp thời, đầy đủ, chính xác giúp Ban giám đốc Công ty ra các quyết định đúng đắn và kịp thời. Tại phòng kế toán Công ty thì mỗi nhân viên kế toán được phân công một công việc có chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn riêng nhưng cùng hoạt động vì mục tiêu chung của Công ty. (Sơ đồ 3: Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Tiến Phát) * Chức năng , nhiệm vụ của từng bộ phận. Tại Công ty Tiến Phát không có phòng tài chính mà chỉ có một phòng tài chính kế toán nên phòng này kiêm cả hai công việc đó là hạch toán kế toán và xử lý cả các công việc liên quan đến tài chính của Công ty, các nhân viên kế toán trong Công ty được phân công, bố trí công việc như sau. Kế toán trưởng. Là người giúp đỡ, tham mưu cho Ban Giám Đốc về mặt quản lý tài chính, hướng dẫn và chỉ đạo nghiệp vụ, theo dõi, phân tích, kiểm tra và tổng hợp số liệu phát sinh trong quá trình kinh doanh của Công ty để lập những báo cáo cần thiết. Kế toán trưởng còn là người chịu trách nhiệm trực tiếp trước ban giám đốc về mọi vấn đề kế toán tại Công ty. Kế toán tổng hợp: Căn cứ vào các số liệu mà các kế toán phần hành đã vào các sổ. Cuối tháng kế toán tổng tiến hành tập hợp các chi phí và xác định kết quả kinh doanh theo đúng quy định của Nhà Nước. Sơ đồ 3: Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Tiến Phát Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán công nợ và tiền lương Thủ Quỹ, thủ kho Kế toán tiền mặt và ngân hàng Nhân viên kinh tế xưởng Kế toán thuế, vật tư và TSĐ Kế toán công nợ và tiền lương. Hàng tháng căn cứ vào bảng chấm công kế toán tiến hành tính lương và các khoản trích lập, khấu trừ lương của toàn công nhân viên trong Công ty. Ngoài ra kế toán này còn phải theo dõi thực hiện các nghiệp vụ thanh toán đối với các khoản nợ của công ty với nhân viên cũng như với các khách hàng của Công ty. Kế toán toán tiền mặt và ngân hàng. Là người theo dõi, thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát các chứng từ thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Kế toán tiền mặt và ngân hàng còn có nhiệm vụ giao dịch với ngân hàng. Kế toán thuế, vật tư, TSCĐ. Căn cứ vào các chứng từ, hoá đơn như phiếu nhập, chứng từ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và các chứng từ có liên quan khác... từ đó đưa vào bảng thống kê để tính ra giá trị thực tế của tài sản và vật liệu xuất kho trong kỳ. Ngoài ra căn cứ vào các hoá đơn, chứng từ, bảng kết quả kinh doanh kế toán tính ra số thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế giá trị gia tăng phải nộp. Thủ quỹ,thủ kho. Thủ quỹ phụ trách việc theo dõi, bảo quản tiền dựa trên cơ sở phiếu thu, phiếu chi một cách chính xác, trung thực và hợp lệ. Thủ kho có nhiệm vụ quản lý việc nhập, xuất hàng trong kho của Công ty. Nhân viên kinh tế xưởng. Tại xưởng sản xuất của Công ty Tiến Phát nhân viên kinh tế có nhiệm vụ tập hợp, kiểm tra chứng từ ban đầu sau đó chuyển lên phòng kế toán công ty. 1.4.2. Công tác tổ chức chứng từ kế toán. *Chứng từ kế toán. Để phù hợp với quy mô cũng như điều kiện thực tế của Công ty hiện nay chế độ kế toán đang áp dụng tại Công ty là chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ ban hành theo Quyết định số 144/2001/QĐ- BTC ngày 21/12/2001 và Quyết định số 15/2006 - QĐ/BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính. Niên độ kế toán áp dụng trong công ty bắt đầu từ ngày 01/ 01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.(Năm dương lịch) Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán là đồng Việt Nam. Phương pháp tính thuế GTGT là phương pháp khấu trừ. Nguyên tắc và phương pháp nghi nhận hàng tồn kho tại công ty được ghi nhận theo giá trị gốc. Phương pháp tính khấu hao đang được công ty áp dụng theo phương thức khấu hao đường thẳng và được áp dụng theo QĐ206/2003 - QĐ/BTC. Phương pháp tính giá hàng tồn kho là phương pháp nhập trước xuất trước, tại công ty hàng tồn kho được hạch toán theo phương thức kê khai thường xuyên Công tác kế toán của công ty được thực hiện theo chế độ kế toán hiện hành của Bộ Tài Chính. Các chứng từ áp dụng tại công ty đề tuân thủ theo đúng quy định của Nhà nước và được lập theo mẫu đã in sẵn của Bộ Tài Chính ban hành. Công ty đã sử dụng một số chứng từ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty như: - Chứng từ mua hàng bao gồm các loại như Phiếu nhập kho, hoá đơn giá trị gia tăng của người bán, phiếu chi, giấy báo nợ của ngân hàng giao dịch, biên bản kiểm nhận hàng hoá... - Chứng từ về bán hàng gồn có Hoá đơn GTGT MS 01GTKT - 3 LL, hợp đồng bán hàng, giấy báo có của ngân hàng và phiếu thu. - Chứng từ về hàng tồn kho gồm các chứng từ theo quy định như phiếu nhập kho MS01 - VT; Phiếu xuất kho MS02 - VT, Biên bản kiểm kê hàng hoá.. - Chứng từ về tiền mặt gồm có phiếu thu, phiếu chi, giấy đề ghị thanh toán, giấy thanh toán tạm ứng... Ngoài ra công ty còn sử dụng một số loại chứng từ có liên quan như bảng thanh toán lương, bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ, hoá đơn thanh toán tiền điện, tiền nước, điện thoại ... * Hệ thống tài khoản Hiện nay tại Công ty đang áp dụng chuẩn mực, chế độ, thể lệ kế toán cũng như việc sử dụng BCTC và hệ thống tài khoản do Bộ Tài Chính ban hành theo quyết định số 15/2006-QĐ/BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Trưởng Bộ Tài Chính. Là một công ty Cổ phần lĩnh vực kinh doanh chủ yếu là thương nghiệp nên các tài khoản đang sử dụng tại công ty hầu như không được lập chi tiết ngoại trừ một số TK như TK 333.11- Thuế giá trị gia tăng phải nộp và TK 3333.4- Thuế thu nhập doanh nghiệp. 1.4.3. Hệ thống sổ sách sử dụng tại Công ty. Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Tiến Phát là một Công ty có quy mô vừa ngành nghề kinh doanh chủ yếu là buôn bán hàng hoá nên khối lượng sổ sách cũng như các nghiệp vụ kinh tế phát sinh không nhiều. Để phù hợp với tình hình thực tế đó hiện hay Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Tiến Phát đang áp dụng hình thức sổ Nhật Ký Chung. Hiện tại Công ty đang sử dụng máy tính để phục vụ cho công tác hạch toán kế toán do đó mọi sổ sách đều được lưu trong máy. * Trình tự ghi sổ kế toán: Hằng ngày, khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại các cửa hàng kế toán tiến hành lập chứng từ gốc sau đó kiểm tra đối chiếu, xin chữ ký rồi chuyển lên phòng kế toán công ty giao cho kế toán phần hành từ đó nhập vào máy( vào các sổ có liên quan như sổ chi tiết, Nhật Ký Chung...) sau khi hoàn tất công việc thì cuối tháng số liệu sẽ được cộng phát sinh thấy khớp đúng thì sẽ được dùng để lập báo cáo tài chính. Các chứng từ gốc sau khi được phản ánh cào các sổ kế toán thích hợp thì sẽ được lưu trữ theo sự phân loại của Công ty để kiểm tra đối chiếu khi cần thiết. (Sơ đồ 4: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung tại Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Tiến Phát). * Báo cáo tài chính sử dụng tại Công ty. Theo định kỳ mỗi tháng, mỗi quý và mỗi năm thì kế toán trưởng tiến hành lập các báo cáo theo quy định như: Báo cáo kết quả kinh doanh. Bảng cân đối kế toán. Tờ kê khai thuế. Thuyết minh báo cáo tài chính. Khi báo cáo tài chính ( Phụ Lục ) hoàn tất sẽ được ban giám đốc xem xét, ký duyệt sau đó được nộp lên các cơ quan có thẩm quyền như. Chi cục thuế quận Hoàn Kiến Cơ quan đăng ký kinh doanh. Cơ quan thống kê . Việc lập báo cáo một cách đầy đủ giúp cho Công ty nắm bắt được tình hình tăng giảm tài sản cũng như tình hình công nợ của Công ty trong quá trình kinh doanh. Sơ đồ 4:Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung tại Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Tiến Phát Chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc Báo cáo tài chính Bảng cân đối tài khoản Sổ cái Nhật ký chung Bảng tổng hợp chi tiết Sổ thẻ chi tiết Sổ quỹ Ghi chúGhi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Phần II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍC THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU TIẾN PHÁT. 2.1. Khái quát chung về lương và các khoản trích theo lương tại tông ty. Để cho quá trình tái sản xuất xã hội nói chung và quá trình sản xuất kinh doanh ở các doanh nghiệp nói riêng được diễn ra thường xuyên liên tục thì một vấn đề thiết yếu là phải tái sản xuất sức lao động. Người lao động phải có vật phẩm tiêu dùng để tái sản xuất sức lao động, vì vậy khi họ tham gia lao động sản xuất kinh doanh ở các doanh nghiệp thì đòi hỏi các doanh nghiệp phải trả thù lao lao động cho họ. Chi phí về lao động là một trong các yếu tố chi phí cơ bản cấu thành lên giá thành sản xuất sản phẩm của doanh nghiệp. Việc sử dụng hợp lý lao động cũng chính là tiết kiệm về chi phí lao động sống dẫn đến hạ giá thành sản xuất sản phẩm tạo điều kiện tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp, nâng cao đời sống vật chất, tinh thần cho công nhân viên, cho người lao động. Quản lý lao động và tiền lương là một nội dung quan trọng trong công tác quản lý sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Hiện nay Công ty Tiến Phát đang quản lý lao động theo hai loại, bao gồm: + Lao động dài hạn: gồm tất cả các công nhân viên trong công ty. + Lao động ngắn hạn: đây là những lao động Công ty thuê thêm khi công việc nhiều và có nhu cầu giao hàng ngay. * Về công tác quản lý tiền lương, Công ty quản lý theo hai loại: - Quỹ tiền lương chính: là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian làm nhiệm vụ chính đã quy định cho họ bao gồm tiền lương cấp bậc và các khoản phụ cấp thường xuyên. - Quỹ tiền lương phụ: là tiền lương trả cho người lao động trong những thời gian không làm nhiệm vụ chính nhưng vẫn được hưởng theo chế độ quy định như tiền lương trong thời gian nghỉ phép, nghỉ ốm.. * Về công tác quản lý lao động. Lao động là một trong những yếu tố cơ bản của hoạt động sản xuất kinh doanh đồng thời nó là yếu tố quyết định đến kết quả sản xuất kinh doanh. Nếu thiếu một trong các yếu tố này hoạt động sản xuất kinh doanh không thể tiến hành. Để hoạt động sản xuất kinh doanh đạt kết quả cao thì doanh nghiệp cần quản lý lao động trên cả 3 mặt: số lượng, thời gian và kết quả. Muốn quản lý lao động tốt nhà quản lý phải phân chia lực lượng lao động của mình ra từng nhóm, theo các tiêu thức khác nhau. Sau đây là bảng tổng hợp số lượng lao động 3 năm gần đây (Bảng 2: Bảng tổng hợp lao động trong 3 năm tại Công ty cổ phần xuất nhập khẩu tiến phát ) Nhận xét: Qua bảng cho ta thấy lao động có trình độ đại học trong Công ty là tương đối ít. Năm 2005 - 2006 chỉ có 5 người, đến năm 2007 cũng chỉ có thêm một lao động có trình độ đại học. Nhìn chung qua bản tổng hợp lao động trong công ty ta nhận thấy lao động có trình độ trong công ty có trình độ cao đẳng là chiếm đa số. Bảng 2: Bảng tổng hợp lao động trong 3 năm tại Công ty cổ phần xuất nhập khẩu tiến phát Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 Phân theo trình độ - lao động có trình độ đại học - Lao động có trình độ CĐ - Trung học chuyên nghiệp - CN có tay nghề cao - Thợ phụ - Thợ học việc 5 7 3 4 5 7 5 7 5 10 5 5 6 10 5 10 5 8 Tổng Cộng 31 37 44 (Nguần số liệu lấy tại phòng kế toán Công ty) 2.2. Quy trình kế toán lương và thanh toán với CNV tại công ty. 2.2.1. Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán lương và các khoản trích trích theo lương tại Công ty. Đối với các doanh nghiệp nói chung thì tiền lương có thể nói lên được tình hình phát triển của doanh nghiệp._.