Hoàn thiện công tác tổ chức đấu thầu tại Công ty đầu tư và phát triển công nghệ VTC Intecom

anh là một yếu tố tồn tại, đồng hành và phát triển tất yếu trong nền kinh tế thị trường, có cạnh tranh mới có tồn tại. Thực tế trong những năm gần đây ở nước ta, đấu thầu đã và đang vươn lên để tự khẳng định là một phương thức hữu hiệu trong việc góp phần tạo ra môi trường cạnh tranh công bằng cho tất cả các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế. Ra đời khi nền kinh tế chuyển sang hoạt động theo cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước với quy luật cạnh tranh chi phối mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, phương thức đấu thầu ngày càng được áp dụng rộng rãi và phát triển không ngừng trong các lĩnh vực kinh tế cũng như trong các tổ chức kinh tế mang lại nhiều lợi ích to lớn cho nền kinh tế cũng như cho toàn xã hội. Là một công ty trực thuộc Tổng công ty truyền thông đa phương tiện VTC, trực thuộc bộ thông tin và truyền thông, công ty đầu tư và phát triển công nghệ VTC Intecom cũng không đứng ngoài các yêu cầu tất yếu cũng như guồng quay của nền kinh tế. Với tính chất, yêu cầu cũng như lợi ích kinh tế trong quá trình hoạt động kinh doanh của mình, công ty VTC Intecom cũng đã bước đầu áp dụng phương thức đấu thầu vào trong các hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Tuy nhiên hình thức đầu thầu là một hình thức hoạt động tương đối mới mẻ và thời gian thành lập và hoạt động của công ty còn tương đối non trẻ vì vậy việc tổ chức các hoạt động đấu thầu tại công ty vẫn đang đặt ra nhiều vấn đề cần phải giải quyết về cả phương diện lý luận và chỉ đạo thực tiễn. Để công tác đấu thầu ngày càng hoàn thiện, phát huy được những ưu điểm vốn có của nó và để góp phần mang lại hiệu quả cao cho các gói thầu được tiến hành tại công ty trong thời gian tới. Sau một thời gian được thực tập tại Phòng kế hoạch và Đầu tư, công ty VTC Intecom, trên cơ sở vận dụng những kiến thức chuyên nghành đã được tiếp thu trên giảng đường cùng sự chỉ bảo hướng dẫn tận tình của PGS. TS. Từ Quang Phương cũng như các anh chị trong phòng Kế hoạch Đầu tư, em đã lựa chọn đề tài “ Hoàn thiện công tác tổ chức đấu thầu tại công ty đầu tư và phát triển công nghệ VTC Intecom” làm đề tài báo cáo chuyên đề thực tập. Kết cấu của đề tài bao gồm 3 chương chính CHƯƠNG I . GIỚI THIỆU SƠ LƯỢC VỀ TỔNG CÔNG TY TRUYỀN THÔNG ĐA PHƯƠNG TIỆN VTC VÀ CÔNG TY ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN VTC INTECOM CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC ĐẤU THẦU TẠI CÔNG TY ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ VTC INTECOM CHƯƠNG III. MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC ĐẤU THẦU Ở CTY VTC INTECOM Do thời gian có hạn và khả năng nhận thức còn hạn chế nên em chắc chắn sẽ không tránh khỏi những khiếm khuyết trong quá trình thực hiện chuyên đề. Vì vậy kính mong các thầy cô giáo, các anh chị trong phòng Kế hoạch và Đầu tư đóng góp, bổ sung ý kiến để em rút kinh nghiệm để bài viết này được hoàn thiện hơn. Qua đây em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ và hướng dẫn tận tình của các thầy cô giáo trong Khoa Kinh tế đầu tư đặc biệt là thầy giáo PGS. TS. Từ Quang Phương. Em cũng xin bày tỏ lòng biết ơn tới các anh chị trong phòng Kế hoạch và đầu tư trong thời gian qua đã tạo điều kiện thuận lợi đề em có thể thoàn thành tốt kì thực tập của mình và các anh chị cũng đã nhiệt tình giúp đỡ cung cấp cho em các tài liệu cũng như giúp em tiếp cận với thực tiễn, điều này có ý nghĩa hết sức thiết thực trong sự nhận biết mối liên hệ giữa thực tiễn và lý thuyết, giúp em hoàn thành được chuyên đề này. DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT HSMCHCT Hồ sơ mời chào hàng cạnh tranh HSCHCT Hồ sơ chào hàng cạnh tranh TMT Thư mời thầu TCĐG Tiêu chuẩn đánh giá CHƯƠNG I . GIỚI THIỆU SƠ LƯỢC VỀ TỔNG CÔNG TY TRUYỀN THÔNG ĐA PHƯƠNG TIỆN VTC VÀ CÔNG TY ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN VTC INTECOM I. Tổng quan về tổng công ty truyền thông đa phương tiện VTC 1. Lịch sử hình thành và phát triển Tiền thân của công ty VTC là xí nghiệp Dịch vụ bảo hành thiết bị Phát thanh - truyền hình thuộc Bộ Văn hoá - Thông tin Việt Nam được thành lập tháng 2 năm 1988 theo quyết định số 33/QĐ-BTT của Bộ Thông tin. Tháng 9 năm 1992 xí nghiệp được chuyển thành Công ty Đầu tư và Phát triển kỹ thuật thông tin (INTEDICO) thuộc Bộ Văn hoá - Thông tin. Tháng 11 năm 1993 Công ty INTEDICO được chuyển thành Công ty đầu tư và Phát triển công nghệ truyền hình Việt Nam trên cơ sở sát nhập thêm Công ty TELEXIM và Công ty RATIMEX của Đài Truyền hình Việt Nam theo quyết định số 918- QĐ/TC-THVN ngày 10 tháng 12 năm 1996 của Đài truyền hình Việt Nam. Từ tháng 7 năm 2003, công ty VTC chuyển từ Đài Truyền hình Việt Nam về trực thuộc Bộ Bưu chính – Viễn thông theo quyết định số 129/2003/QĐ- TTg ngày 26 tháng 6 năm 2003 của Thủ tướng Chính phủ về việc đổi mới sắp xếp lại doanh nghiệp nhà nước. Tổng công ty Truyền thông đa phương tiện (VTC), tên giao dịch quốc tế là Vietnam Multimedia Corporation được thành lập theo quyết định số 192/2005/QĐ-TTg ngày 29/07/2005 của Thủ tướng Chính phủ về việc chuyển Công ty Đầu tư và Phát triển công nghệ Truyền hình Việt Nam thành Tổng Công ty Truyền thông đa phương tiện Việt Nam hoạt động theo mô hình Công ty mẹ - Công ty con và quyết định số 01/2006/QĐ-BBCVT ngày 04/01/2006 của Bộ Bưu chính, Viễn thông (nay là Bộ Thông tin và Truyền thông) về việc thành lập Tổng công ty Truyền thông đa phương tiện Việt Nam hoạt động theo mô hình công ty mẹ - công ty con. 2. Bộ máy tổ chức của Tổng công ty truyền thông đa phương tiện VTC Phòng nhân sự Phòng tài chính & kế toán Phòng kế hoạch& đầu tư Phòng hành chính Phòng kĩ thuật BỘ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TỔNG CÔNG TY TRUYỀN THÔNG ĐA PHƯƠNG TIỆN VTC Đài truyền hình KTS VTC Văn phòng đại diện VTC tại TPHCM Văn phòng đại diện VTC tại Đà Nẵng VTC Intecom VTC Online VTC WiMax VTC Mobile TV VTC Digicom VTC Telecom Hiện nay Tổng công ty VTC có các phòng ban chức năng, tham mưu, giúp việc và 30 đơn vị thành viên, trong đó có 15 đơn vị hạch toán phụ thuộc, 02 công ty TNHH một thành viên và 03 công ty đã cổ phần hoá. Nhân sự VTC tính đến năm 2008 có trên 2000 nhân viên, độ tuổi trung bình 26,7 Các công ty con trực thuộc Tổng công ty VTC: Đài Truyền hình kỹ thuật số VTC Công ty Đầu tư và phát triển CNTT Intecom Công ty Truyền hình di động VTC mobile Công ty TNHH 1 thành viên Giải pháp công nghệ truyền thông VTC Công ty TNHH 1 thành viên Truyền thông đa phương tiện miền Trung VTC Công ty TNHH 1 thành viên Truyền thông đa phương tiện miền Nam VTC Công ty cổ phần Phát triển truyền hình, truyền thông VTC Công ty cổ phần Kinh doanh thiết bị truyền thông VTC Công ty cổ phần Điện tử truyền thông VTC Công ty cổ phần Điện tử và Truyền hình cáp VTC Công ty cổ phần Dịch vụ hợp tác quốc tế Công ty cổ phần Chuyển giao công nghệ truyền hình – viễn thông VTC Công ty cổ phần Kinh doanh, sản xuất các chương trình quảng cáo và giải trí truyền hình VTC Công ty cổ phần Truyền thông Hữu Nghị Trường truyền thông VTC 3. Lĩnh vực hoạt động kinh doanh của Tổng công ty truyền thông đa phương tiện VTC Tổng công ty hoạt động kinh doanh trên 3 lĩnh vực chính: Truyền hình, dịch vụ số, viễn thông. Các lĩnh vực hoạt động kinh doanh cụ thể của Tổng công ty trong thời gian qua bao gồm Dịch vụ số Games onlineDịch vụ webThanh toán onlineChăm sóc khách hàngGTGT trên mobile Dịch vụ viễn thông VoIPPSTNWimax Truyền thông Sản xuất truyền hìnhBáo, tạp chíInternet TVMobile TV II. Vài nét tổng quan và cơ cấu tổ chức của công ty đầu tư và phát triển công nghệ VTC Intecom 1. Vài nét tổng quan, lĩnh vực hoạt động của công ty đầu tư và phát triển công nghệ VTC Intecom VTC Intecom là một trong 30 đơn vị thành viên trực thuộc tổng công ty đầu tư và phát triển công nghệ VTC. Công ty được thành lập ngày 2/1/2006 theo quyết định của Tổng giám đốc Tổng công ty truyền thông đa phương tiện VTC. Trụ sở chính của công ty đặt tại tòa nhà 46, ngõ 230, Lạc Trung, Hà Nôi. Chi nhánh phía Nam đựơc đặt tại số 19, Phó Đức Chính, Q1, TP. HCM. Lĩnh vực kinh doanh chính của công ty là các dịch vụ số như: Dịch vụ Online Dịch vụ thanh toán, chuyển khoản Online Dịch vụ giá trị gia tăng trên di động Kinh doanh viễn thông Là một trong những công ty đi đầu cả nước về hoạt động kinh doanh và phát triển dịch vụ số, công ty VTC Intecom đã đạt được khá nhiều thành công cũng như gặp không ít thách thức trong thời đại kinh tế hiện nay. Tuy vậy, phương châm hoạt động cũng như slogan của công ty luôn là kim chỉ nam trong mọi hoạt động kinh doanh của công ty trong thời gian qua “Dịch vụ số, kết nối cộng đồng” Đánh giá tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong hơn 3 năm đi vào hoạt động, có thể thấy tốc độ phát triển nhanh chóng của công ty , với tốc độ phát triển hơn 200%/ năm. Những thông tin cơ bản về tình hình hoạt động trong thời gian quac của công ty Thị phần Dẫn đầu thị phần dịch vụ số, games online với thị phần chiếm tới hơn 32% Hơn 13 triệu tài khoản đăng kí và có trên 8.5 triệu tài khoản người dung đã đựoc kích hoạt. Số lượng người dùng dịch vục của công ty cùng lúc trong 1 thời điểm cao nhất là trên 250 ngàn người. Dịch vụ Hơn 45.000 tiệm Net đã kết nối với hệ thống mạng hoạt động của công ty Các trạm IDC đặt tại Hà Nội và TP. HCM có tổng dung lượng đường truyền lên với 9 GB, được kết nối trực tiếp tới các VNNIC, có khả năng đáp ứng với nhu cầu cũng như đòi hỏi của dịch vụ trạm máy phục vụ cho các dịch vụ online Kênh thanh toán Hình thức thanh toán VCoin đã được phổ biến rộng rãi trên cộng đồng mạng và được quy đổi là đơn vị tiền ảo trong các game cũng như các dịch vụ của công ty Phương thức thanh toán đa dạng và phong phú: SMS, EBanks, PP card, kênh 1990, POS, PayPal… 2. Cơ cấu tổ chức của công ty VTC Intecom Tính thời điểm hiện tại, số lượng cán bộ công nhân viên của công ty đã lên tới hơn 300 người với nhiều vị trí công tác khác nhau trong các phòng ban. Mô hình tổ chức của công ty được phân chia với ban giám đốc bao gồm 1 giám đốc điều hành cùng với 4 phó giám đốc phụ trách các mảng công việc khác nhau cùng với các phòng ban chuyên môn: phòng Kế hoạch và đầu tư, Phòng kế toán, phòng Hành chính sự nghiệp, phòng Phát triển công nghệ, phòng chăm sóc khách hàng….. Mô hình tổ chức của công ty VTC Intecom được thể hiện rõ trong mô hình sau Giám đốc Phó giám đốc(Đầu tư) Phó giám đốc(Hành chính) Phó giám đốc(Dịch vụ số) Phó giám đốc(Dịch vụ Online) ) Phòng Kế hoạch và Đầu tư Phòng Kế toán Phòng Chăm sóc khách hàng Phòng Hành chính sự nghiệp CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC ĐẤU THẦU TẠI CÔNG TY ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ VTC INTECOM I. Nội dung cơ bản hoạt động đấu thầu tại công ty 1. Các hình thức đấu thầu Xuất phát từ nhu cầu thiết yếu đặt ra cho công ty trong quá trình hoạt động và sản xuất kinh doanh của mình và căn cứ theo Luật đấu thầu số 61/2005/QH11 ngày 29/11/2005 của Quốc hội cũng như Nghị định 58/2008/NĐ-CP ngày 05/05/2008 của Chính phủ hướng dẫn thi hành Luật đấu thầu. Công ty và tổng công ty đã lựa chọn 3 hình thức đấu thầu chính để phục vụ cho công tác đấu thầu của công ty trong thời gian qua. Đấu thầu cạnh tranh rộng rãi Đây là hình thức đấu thầu mà bên mời thầu không hạn chế số lượng nhà thầu tham gia và có tính cạnh tranh cao nhất. Hình thức này được áp dụng đối với những gói thầu có tính chất kỹ thuật không phức tạp, giá trị gói thầu không lớn và các điều kiện thực hiện không có yêu cầu đặc biệt phức tạp, nhiều nhà thầu có khả năng đáp ứng các yêu cầu mà bên mời thầu đặt ra. Bên mời thầu phải cung cấp hồ sơ mời thầu cho các nhà thầu có nhu cầu tham gia đấu thầu. Trong hồ sơ mời thầu không được nêu bất cứ một điều kiện nào nhắm hạn chế sự tham gia của nhà thầu hoặc nhằm tạo lợi thế cho một hoặc một số nhà thầu gây ra sự cạnh tranh không bình đẳng. Hình thức đấu thầu này được sử dụng nhiều trong các gói thầu mua sắm hàng hóa có giá trị gói thầu dự toán lớn hơn 2 tỷ đồng của công ty trong thời gian qua. Đây cũng chính là hoạt động đầu tư chủ yếu của công ty nhằm phục vụ tốt nhất cho nhu cầu bảo dưỡng và nâng cấp các hệ thống máy móc thiết bị, các trạm thiết bị sever đảm bảo tốt nhất cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Với việc áp dụng hình thức đấu thầu rộng rãi trong các gói thầu mua sắm hàng hóa thiết bị, công ty sẽ có thể tiếp cận 1 cách nhanh chóng và chính xác nhất với những nhà thầu có kinh nghiệm, có khả năng đáp ứng được những yêu cầu của gói thầu đã đặt ra. Ngoài ra thông qua đấu thầu, công ty có thể tiếp cận được với những thiết bị mới có tính năng tiên tiến, hiện đại, một trong những yêu cầu cơ bản trong hoạt động kinh doanh kĩ thuật số hiện nay. Áp dụng đầu thầu rộng rãi cũng giúp cho công ty đám bảo đựoc 1 cách tốt nhất các yêu cầu công bằng, cạnh tranh giữa các nhà thầu khác nhau. Chào hàng cạnh tranh Đây chính là một dạng thức khác của hình thức cạnh tranh rộng rãi. Hình thức này được lựa chọn đối với những gói thầu có tính chất kĩ thuật đơn giản với giá trị dự toán của gói thầu nhỏ. Bên mời thầu gửi yêu cầu chào hàng tới các nhà thầu. Nhà thầu sẽ cung cấp bảng báo giá cho bên mời thầu 1 cách trực tiếp hoặc là qua fax và đường bưu điện. Hình thức đấu thầu này yêu cầu phải có ít nhất 3 bảng báo giá chào hàng của 3 nhà thầu khác nhau Đối với công ty, hình thức chào hàng cạnh tranh được áp dụng đối với những gói thầu mua sắm hàng hóa có giá trị gói thầu thấp hơn 2 tỷ đồng và các hàng hóa mua sắm được yêu cầu trong gói thầu đều là những hàng hóa thông dụng, có sẵn trên thị trường với những tính năng kĩ thuật đã được chuẩn hóa và tương đương nhau về mặt chất lượng. Việc áp dụng hình thức chào hàng cạnh tranh đối với những gói thầu có giá trị nhỏ và yêu cầu kĩ thuật của hàng hóa đơn giản giúp cho công ty vẫn có thể đảm bảo được các yêu cầu về mặt kĩ thuật của hàng hóa cần mua sắm. Tính năng kĩ thuật của loại hàng hóa cần cung cấp bổ thường là đã được chuẩn hóa và tương đương nhau về mặt chất lượng chính vì vậy chất lượng hàng hóa được cung cấp bởi các nhà thầu cũng sẽ được kiểm soát một cách chính xác. Với những gói thầu có giá trị dự toán gói thầu nhỏ, áp dụng hình thức đấu thầu chào hàng cạnh tranh cũng sẽ giúp cho công ty tiết kiệm được chi phí tổ chức đấu thầu không cần thiết. Bên cạnh đó, thời gian thực hiện gói thầu cũng được tiết kiệm, việc lựa chọn nhà thầu sẽ diễn ra nhanh chóng và đảm bảo về mặt kĩ thuật giúp cho việc thực hiện mua sắm sớm hoàn thiện phục vụ tốt nhất cho hoạt động của công ty. Chỉ định thầu Bên mời thầu lựa chọn nhà thầu để thực hiện các gói thầu có những đặc điểm sau: phải được tiến hành ngay(không thể kéo dài thời gian lựa chọn nhà thầu, thông thường là trong các trường hợp sửa chữa khắc phục sự cố); giá trị công việc nhỏ, yêu cầu kĩ thuật rất đơn giản; công việc có tính thử nghiệm nên có tính rủi ro cao… Trong suốt thời gian hoạt động qua, hình thức chỉ định thầu được công ty sử dụng một cách hạn chế, chỉ được áp dụng trong những tình huống đặc biệt. Hình thức này được áp dụng với những gói thầu xây lắp có giá trị dự toán gói thầu dưới 1 tỷ đồng và các gói thấu tư vấn có giá trị dự toán dưới 500 triệu đồng. Áp dụng hình thức chỉ định thầu trong các gói thầu tư vấn và xây lắp có giá trị nhỏ là cách thức làm giảm thiếu đến mức tối đa sự lãng phí khi tổ chức đấu thầu. Đối với những gói thầu này thì việc tổ chức đấu thầu không mang lại hiệu quả cao do giá trị gói thầu tương đối thấp trong khi đó thì chi phí để tổ chức đấu thấu lại cao khiến cho hiệu quả nếu tổ chức đấu thầu mang lại là không cao. Tuy nhiên hình thức chỉ định thầu cũng có những hạn chế nhất định. Trong đó quan trọng nhất là việc ra quyết định chỉ định nhà thầu thực hiện gói thầu sẽ bị tác động, ảnh hưởng của một số những yếu tố chủ quan nhất định. Bên cạnh đó việc không được tiếp cận với nhiều nhà thầu khác nhau với những khả năng và kinh nghiệm đa dạng khác nhau thì việc lựa chọn được 1 nhà thầu có đủ khả năng thực hiện được gói thầu cũng đặt ra nhiều vấn đề cho những cán bộ tổ chức đầu thấu của công ty. Chính vì vậy hình thức chỉ định thầu rất hạn chế đượ sử dụng trong các gói thầu trong thời gian qua. 2. Phương thức thực hiện đấu thầu Qua phân tích hoạt động đấu thầu của công ty trong các năm qua, ta có thể thấy số lượng các gói thầu mua sắm hàng hóa trang thiết bị máy móc chiếm tỉ trọng lớn. Xuất phát từ chính đặc điểm này của các gói thầu mua sắm hàng hóa trang thiết bị, trong các cuộc đấu thầu cạnh tranh rộng rãi và chào hàng cạnh tranh, công ty thường lựa chọn phương thức thực hiện đấu thầu 1 túi hồ sơ 1 giai đoạn. Phương thức thực hiện đấu thầu 1 túi hồ sơ 1 giai đoạn yêu cầu nhà thầu khi tham gia dự thầu nộp đề xuất kỹ thuật (cách tiến hành công việc) và đề xuất tài chính (giá cả cụ thể và phương thức thanh toán) trong cùng 1 túi hồ sơ. Thông thường trong các gói thầu mua sắm trang thiết bị của công ty, chủng loại hàng hóa là các thiết bị công nghệ có những tiêu chuẩn đánh giá về mặt công nghệ đã được tiêu chuẩn hóa và khá chi tiết. Bên cạnh đó thì các phương án về mặt kĩ thuật của các loại hàng hóa trong gói thầu không quá phức tạp và đa dạng. Chính vì vậy với việc lựa chọn phương thức thực hiện 1 túi hồ sơ 1 giai đoạn, việc đánh giá các nhà thầu các phương án thực hiện về mặt kĩ thuật vẫn được đảm bảo. Ngoài ra với phương thức này công ty có thể giảm bớt được thời gian xem xét, đánh giá hồ sơ dự thầu của các nhà thầu, cũng như giảm bớt thời gian thương thảo với các nhà thầu về mặt kĩ thuật, góp phần thúc đấy nhanh việc lựa chọn nhà thầu và thực hiện hợp đồng. 3. Hình thức hợp đồng Hình thức hợp đồng được công ty lựa chọn, đặt ra đối với các nhà dự thầu trong hồ sơ mời thầu của mỗi gói thầu là hợp đồng trọn gói không điều chỉnh về giá. Với hình thức hợp đồng này, khi một nhà thầu đã được lựa chọn là người trúng thầu thì nhà thầu có trách nhiệm với công ty trong việc cung cấp đủ số lương mặt hàng và giá cả theo đúng với giá dự thầu trong hồ sơ dự thầu. Bên cạnh đó, nhà thầu cũng phải chịu trách nhiệm trong việc lắp ráp, hướng dẫn sử dụng và có trách nhiệm trong việc thực hiện chế độ bảo hành với các loại chủng loại hàng hóa mà mình cung cấp Trong các gói thầu mua sắm, với tư cách là bên mời thầu, trong mỗi gói thầu, công ty có thể xác định rõ được số lượng và những yêu cầu cơ bản về mặt cơ bản của mặt hàng thiết bị cần mua từ phía các nhà thầu. Chính vì vậy việc áp dụng hình thức hợp đồng này có thể giúp cho công ty đảm bảo được quyền lợi của mình với tư cách là một khách hàng của nhà thầu đã trúng thầu. Bên cạnh đó với tính chất là hợp đồng không điều chỉnh về giá nên giá thanh toán của công ty đối với bên cung cấp chính là giá đã trúng thầu, giá này khong phụ thuộc vào biến động lên xuống của giá cả thị trường. Đây chính là một trong những yếu tố quan trọng giúp cho việc thực hiện của gói thầu được tiến hành một cách thuận lợi và nhanh chóng, đảm bảo được tiến độ kế hoạch gói thầu công ty đã đặt ra. II. Quy trình tổ chức đấu thầu tại công ty 1. Lập kế hoạch đấu thầu cho một dự án đầu tư của công ty. Dựa vào nhu cầu thực tế trong hoạt động sản xuất của công ty trong từng thời điểm cũng như yêu cầu đặt ra của mỗi đơn vị trong công ty, Phòng Kế hoạch đầu tư sẽ là bộ phận có trách nhiệm khảo sát thực tế, đưa ra những đánh giá tổng quan nhất và từ đó xây dựng lên những dự án đầu tư của công ty. Sau khi đã xây dựng được dự án đầu tư của công ty, phòng Kế hoạch và Đầu tư căn cứ vào quy mô cũng như tính chất của từng dự án cụ thể sẽ chia dự án thành các gói thầu nhỏ, xây dựng lên kế hoạch đấu thầu cụ thể cho dự án. Dự án đầu tư cũng như kế hoạch đấu thầu cụ thể sẽ được trình lên ban Quản lí dự án của tổng công ty. Dựa trên bản kế hoạch đấu thầu đã được trình lên, ban dự án của Tổng công ty sẽ có công văn chỉ đạo hướng dẫn các điều chỉnh cũng như ra các công văn quyết định thông qua kế hoạch thực hiện công tác đấu thầu của công ty. Đây chính là một quy trình mang tính bắt buộc đã được quy định trong luật, là công cụ quản lý hoạt động đấu thầu của nhà nước với Tổng công ty nói chung và công ty Intecom nói riêng. Lập kế hoạch đấu thầu cho một dự án là việc phân chia các nhu cầu mua sắm của dự án thành các gói thầu và xác định đặc điểm của từng gói thầu như giá trị dự toán, hình thức lựa chọn nhà thầu, phương thức đấu thầu, hình thức hợp đồng, tiến độ thực hiện… Việc lập kế hoạch đầu tư cụ thể, chính xác và chi tiết giúp cho công ty có thể phân chia dự án thành các gói thầu một cách hợp lí nhằm đáp ứng được các yêu cầu về chi phí, chất lượng cũng như tiến độ thực hiện dự án. Đây cũng chính là cơ sở để công ty phê duyệt các kết quả đấu thầu của các gói thầu sau này. Quá trình lập kế hoạch đấu thầu được công ty triển khai theo nguyên tắc từ tổng thể tới chi tiết và bao gồm có 3 bước như sau: Bước thứ nhất: Phân loại nhu cầu mua sắm của dự án. Dựa vào đặc điểm của nhu cầu mua sắm hàng hóa, dự án đầu tư của công ty được chia thành 3 loại nhu cầu mua sắm hàng háo hay ba mảng công việc: mảng công việc tư vấn, mảng công việc mua sắm hàng hóa trang thiết bị và mảng công việc xây lắp. Bước thứ hai: Phân chia từng mảng công việc thành các gói thầu. Mỗi mảng công việc gồm một hoặc nhiều nhu cầu mua sắm khác nhau. Dựa vào đặc điểm cụ thể của từng nhu cầu mua sắm công ty phân chia mảng công việc thành một hoặc nhiều gói thầu. Các gói thầu tại công ty trong thời gian qua được phân chia theo các nguyên tắc cụ thể: - Bảo đảm các gói thầu được thực hiện theo đúng tiến độ, phù hợp với những quy định hiện hành của pháp luật trong đầu tư. - Giảm thiểu đến mức tối đa những tác động ảnh hưởng, chi phối lẫn nhau của các gói thầu làm ảnh hưởng đến chất lượng, yêu cầu kỹ thuật, thời gian triển khai, v.v... - Các gói thầu được phân chia theo cùng tính chất công việc kinh doanh, chủng loại thiết bị công nghệ, các mối liên quan ràng buộc chặt chẽ lẫn nhau không thể tách rời, thời gian thực hiện (nếu dự án phân chia các bước thực hiện). - Bảo đảm khả năng cạnh tranh cao đối với các gói thầu được phân chia, giảm thiểu những bất lợi phát sinh trong quá trình đấu thầu. - Bảo đảm tính chủ động, linh hoạt cho chủ đầu tư trong việc quản lý, tổ chức thực hiện đấu thầu. Bước thứ ba: Xác định đặc điểm của từng gói thầu. Với mỗi gói thầu đã được phân chia ở bước thứ hai, công ty sẽ tiến hành công việc xác định giá trị ước tính của gói thầu, hình thức lựa chọn nhà thầu, phương thức đấu thầu, loại hợp đồng sẽ được áp dụng cũng như tiến độ thực hiện gói thầu. Nội dung của mỗi gói thầu đã được phân chia phải bao gồm: Tên gói thầu Giá gói thầu Nguồn vốn Hình thức lựa chọn nhà thầu, phương thức đấu thầu Thời gian lựa chọn nhà thầu Hình thức hợp đồng Thời gian thực hiện hợp đồng 2. Quy trình đấu thầu được tổ chức tại công ty Căn cứ Luật đấu thầu số 61/2005/QH11 ngày 29/11/2005 của Quốc hội. Nghị định 58/2008/NĐ-CP ngày 05/05/2008 của Chính phủ hướng dẫn thi hành Luật đấu thầu. Quy trình đấu thầu tại công ty được triển khai theo các bước sau: Quy trình tổ chức đấu thầu tại công ty VTC Intecom Ký kết hợp đồng Thương thảo và hoàn thiện hợp đồng Công bố trúng thầu Thẩm định và phê duyệt kết quả đấu thầu Mở thầu và xét thầu Tổ chức đấu thầu Chuẩn bị đấu thầu 2.1. Chuẩn bị đấu thầu Đây là giai đoạn đầu tiên của quy trình tổ chức đấu thầu được thực hiện tại công ty, là cơ sở cho các bước theo trong quy trình này. Nội dung chính của bước này bao gồm: Chuẩn bị nhân sự cho đấu thầu, lập hồ sơ mời thầu, thông báo mời thầu. Do các hoạt động đấu thầu của công ty chủ yếu là các gói thấu mua sắm hàng hóa trang thiết bị chính vì vậy mà yêu cầu về mặt kĩ thuật không quá khắt khe và phức tạp. Chính vì vậy trong giai đoạn chuẩn bị đấu thầu này không có nội dung sơ tuyển nhà thầu và lập hồ sơ ngắn, mà bất kì nhà thầu nào có có nguyện vọng và thấy đáp ứng với các yêu cầu của gói thầu đều có thể tham gia đấu thầu. 2.1.1. Chuẩn bị nhân sự cho đấu thầu Nhân sự tham gia vào công tác đấu thầu trong mỗi gói thầu có vai tròn rất quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp tới sự thành công hay thất bại của cuộc đối thầu. Những người tham gia phải là những người am hiểu các quy định, quy trình đấu thầu đồng thời cũng có kiến thức chuyên môn trong lĩnh vực của gói thầu. Thông thường trong các gói thầu đã được thực hiện trong thời gian qua tại công ty, nhân sự tham gia vào công tác đấu thầu là các cán bộ thuộc phòng Kế hoạch đầu tư, phòng Phát triển công nghệ, phòng Tài chính kế toán, tổ trưởng tổ chuyên gia đấu thầu là phó giám đốc phụ trách kinh doanh của công ty. Đây là những cán bộ chuyên trách có chuyên năng lực và kinh nghiệm trong việc tổ chức và thực hiện đấu thầu. Bên cạnh đó còn có sự tham gia của những cán bộ phòng Phát triển công nghệ, những người trực tiếp quản lí và nắm rõ được những yêu cầu và nhu cầu về thiết bị mua sắm hàng hóa thiết bị công nghệ của gói thầu. Với thành phần tổ chuyên gia đấu thầu bao gồm những cán bộ am hiểu về công tác đấu thầu và những cán bộ chuyên trách về mặt kĩ thuật giúp cho việc vận hành tổ chức và thực hiện các gói thầu đảm bảo được các yêu cầu của nhà nước về hoạt động đấu thầu cũng như đảm bảo được chất lượng của gói thầu. 2.1.2. Chuẩn bị hồ sơ mời thầu Hồ sơ mời thầu là một tài liệu quan trọng, có vai trò quyết định kết quả của cả quá trình đấu thầu. Việc chuẩn bị HSMT là mang tính bắt buộc đối với tất cả các gói thầu thực hiện tại công ty. HSMT bao gồm tất cả các thông tin chi tiết về nhu cầu mua sắm của công ty trong các gói thầu, những yêu cầu về thời gian, tiến độ thực hiện, yêu cầu về chất lượng, thông tin kĩ thuật của hàng hóa. Bên cạnh đó, một trong những nội dung quan trọng không thể thiếu trong hồ sơ mời thầu là những điều kiện kiên quyết để loại bỏ hồ sơ dự thầu. Trong đó nêu rõ những tiêu chí, điều kiện mà nhà thầu vi phạm sẽ bị loại khi đánh giá. Đây là những điều kiện công ty đặt ra đối với các nhà thầu nhằm đảm bảo chất lượng hàng hóa mua sắm và sự thành công của gói thầu. Tùy theo đặc điểm, quy mô và nhu cầu mua sắm của từng gói thầu mà công ty sẽ xây dựng lên những điều kiện loại bỏ HSDT riêng, phù hợp với từng gói thầu. Hồ sơ mời thầu cho gói thầu mua sắm hàng hóa, trang thiết bị bao gồm các tài liệu : Thư mời thầu Chỉ dẫn cho các nhà thầu Bảng dữ liệu đấu thầu Số lượng, chủng loại hàng hóa yêu cầu Tiêu chuẩn đánh giá  Yêu cầu về hợp đồng Thư mời thầu Cung cấp những thông tin khái quát nhất của gói thầu, nguồn vốn của gói thầu, một số thông tin chính về công ty (tên, địa chỉ giao dịch...); ngày giờ phát hành hồ sơ mời thầu cũng như là ngày, giờ, địa điểm nộp HSDT cũng như thời gian, địa điểm mở thầu. Chỉ dẫn cho các nhà thầu Đây là những chỉ dẫn cơ bản nhất dành cho các nhà thầu khi tham gia đấu thầu. Trong đó có quy định chung nhất về cách thức cũng như yêu cầu đối với các nhà thầu trong các bước chuẩn bị hồ sơ dự thầu, nộp HSDT và công tác thẩm định các HSDT của công ty. Các chỉ dẫn cơ bản này bắt buộc phải có trong các hồ sơ mời thầu và được lập theo chuẩn của “Mẫu hồ sơ mời thầu mua sắm hàng hóa theo quyết định số 1118/2008/QĐ-BKH ngày 03/9/2008 của Kế hoạch đầu tư” Bảng dữ liệu đấu thầu Những thông tin được đưa ra trong bảng dữ liệu đấu thầu là những hướng dẫn cụ thể chi tiết, được phân tách thành các chương, mục nhỏ nhằm làm rõ những yêu cầu đã được đề cập trong phần chỉ dẫn cho các nhà thầu. Các nhà thầu khi lập hồ sơ dự thầu tham gia vào gói thầu cần phải tuân thủ một cách chính xác các yêu cầu đã được đề cập trogn bảng dữ liệu đấu thầu, nhằm hạn chế khả năng bị loại HSDT bởi những sai sót so với các yêu cầu của công ty. Số lượng và chủng loại hàng hóa yêu cầu Liệt kê một cách cụ thể về mặt số lượng và chủng loại các loại hàng hóa mà công ty cần mua sắm trong gói thầu. Tiêu chuẩn đánh giá Đây là cơ sở để công ty có thể thực hiện một cách chính xác nhất công tác xét thầu sau này. Dựa trên những tiêu chuẩn đánh giá đã được đưa ra cụ thể trong hồ sơ mời thầu, các chuyên gia trong tổ chuyên gia của gói thầu sẽ đánh giá và chấm điểm đối với các HSDT. Qua đó, công ty có thể lựa chọn được nhà thầu có khả năng đáp ứng một cách tốt nhất các yêu cầu của gói thầu. Thông thường trong các gói thầu đấu thầu rộng rãi sẽ có 3 tiêu chuẩn đánh giá theo trình tự đánh giá: Tiêu chuẩn đánh giá về năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu; Tiêu chuẩn đánh giá về mặt kĩ thuật; Xác định giá đề nghị trúng thầu của các HSDT. Tuy nhiên trong các gói thầu chào hàng cạnh tranh thì tiêu chuẩn đánh giá của HSDT sẽ giảm bớt đi Tiêu chuẩn đánh giá về năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu, trong phần đánh giá HSDT sẽ chỉ còn 2 tiêu chuẩn : Tiêu chuẩn đánh giá về mặt kĩ thuật và Xác định giá đề nghị trúng thầu. Trong phần Tiêu chuẩn đánh giá về năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu, tùy theo quy mô cũng như giá trị của gói thầu, các tiêu chuẩn này có thể được công ty điều chỉnh một cách linh hoạt và được quy định cụ thể trong HSMT. Tuy nhiên trong tất cả các gói thầu, yêu cầu bắt buộc các nhà thầu cần phẩi kê khai một cách chính xác 2 bảng mục: Các hợp đồng tương tự đã thực hiện trong thời gian qua (Phụ lục 1) Năng lực tài chính của nhà thầu (Phụ lục 2) Tùy theo nhu cầu mua sắm loại hàng hóa của công ty trong các gói thấu mà tiêu chuẩn đánh giá về mặt kĩ thuật sẽ được quy định một cách cụ thể trong phần tiêu chuẩn đánh giá của HSMT Tiêu chuẩn Đánh giá giá đề nghị trúng thầu, đây là căn cứ để tổ chuyên gia đánh giá, lựa chọn HSDT phù hợp nhất với tính chất của gói thầu. Tiêu chuẩn đánh giá về giá được quy định rõ trong bảng đánh giá (Phụ lục 3) Yêu cầu về hợp đồng Một phần quan trọng khác trong hồ sơ mời thầu là yêu cầu về hợp đồng, đây chính là cơ sở để xây dựng lên hợp đồng kinh tế sau này giữa công ty, với vai trò là bên mời thầu, với nhà thầu được lựa chọn là nhà thầu trúng thầu. Trong phần yêu cầu về hợp đồng trong mỗi bộ HSMT sẽ bao gồm 2 phần chính: Những điều khoản chung của hợp đồng và Những điều khoản riêng của hợp đồng. Những điều khoản chung nhất về hợp động quy định quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của các bên tham gia hợp đồng kinh tế bao gồm nhà thầu trúng thầu và công ty. Những điều khoản này được xây dựng và ban hành trong “Mẫu hồ sơ mời thầu mua sắm hàng hóa theo quyết định số 1118/2008/QĐ-BKH ngày 03/9/2008 của Bộ Kế hoạch đầu tư” Tùy theo nhu cầu mua sắm hàng hóa và đặc điểm cũng như yêu cầu của từng gói thầu mà công ty sẽ xây dựng lên những điều khoản riêng cho hợp đồng kinh tế. Các nhà thầu khi tham gia sẽ phải dựa trên những điều khoản riêng được ._.đề cập và yêu cầu đó sẽ xây dựng lên bản hợp đồng mẫu nộp kèm theo HSDT. Các yêu cầu chung nhất thường được đề cập đến trong các yêu cầu riêng về hợp đồng bao gồm: hình thức hợp đồng, phương thức thanh toán và điều kiện thanh toán cho các nhà thầu, yêu cầu về chất lượng và dịch vụ hàng hóa cũng như những điều kiện bảo hành hàng hóa sau bán hàng…. 2.1.3. Thông báo mời thầu Hình thức đấu thầu trong các gói thầu mua sắm hàng hóa của công ty là hình thức đấu thầu rộng rãi và chào hàng cạnh tranh chính vì vậy theo quy định của Luật đấu thầu số 61/2005/QH11 ngày 29/11/2005 của Quốc hội cũng như Nghị định 58/2008/NĐ-CP ngày 05/05/2008 của Chính phủ hướng dẫn thi hành Luật đấu thầu, thông báo mời thầu của công ty cần phải được đăng tải rộng rãi trên báo Đấu thầu do Bộ Kế hoạch và đầu tư phát hành. Luật Đấu Thầu cũng quy định rõ, thông báo mời thầu phải được đăng tải tối thiểu 3 kỳ liên tục của báo Đấu thầu và phải thông báo trước khi phát hành hồ sơ mời thầu 5 ngày đối với gói thầu quy mô nhỏ và trước 10 ngày đối với các gói thầu khác kể từ ngày thông báo lần đầu. Ngoài ra, tùy thuộc vào quy mô cũng như tính chất của từng gói thầu mà công ty cũng có thể dăng lại thông báo mời thầu trên các phương tiện thông tin đại chúng khác. 2.2. Tổ chức đấu thầu Sau khi đã hoàn thành công tác chuẩn bị cho đấu thầu, công ty sẽ tổ chức đấu thầu theo đúng quy định của Nhà nước. Trong bước này, công ty sẽ phát hành HSMT theo đúng thời gian và địa điểm đã được ghi trong thông báo mời thầu được đăng tải trên tờ báo đấu thầu. Đối với những gói thầu cạnh tranh rộng rãi, các nhà thầu muốn tham gia gói thầu thì phải mua HSMT, còn những gói thầu chào hàng cạnh tranh, các nhà thầu sẽ được phát miễn phí bộ hồ sơ chào hàng cạnh tranh. Những nhà thầu khi tới mua HSMT hoặc là hồ sơ chào hàng cạnh tranh sẽ được ghi vào một biên bản liệt kê tất cả các nhà thầu đã mua hoặc được nhận HSMT. Công việc tiếp theo của giai đoạn này là công tác tiếp nhận hồ sơ dự thầu của các nhà thầu. Theo đúng như quy định đã được ghi trong HSMT, các nhà thầu sau khi nghiên cứu HSMT và chuẩn bị HSDT sẽ đến nộp tại địa chỉ và thời gian theo đúng quy định của công ty. Công ty sẽ chỉ tiếp nhận những HSDT của các nhà thầu có tên trong danh sách đã mua hoặc nhận HSMT, những nhà thầu không có tên trong danh sách này sẽ không được tiếp nhận HSDT. Các nhà thầu khi nộp HSDT sẽ được ghi vào danh sách các nhà thầu tham gia gói thầu của công ty. Công tác tiếp nhận và bảo quản các HSDT tại công ty đảm bảo các yếu tố bí mật và an toàn cao, nhằm đảm bảo các yêu cầu khách quan công bằng của cuộc đấu thầu cũng như bảo đảm quyền lợi của các nhà thầu khi tham gia gói thầu. Sau thời điểm đóng thầu, công ty không tiếp nhận bất kì một tài liệu bổ sung nào khác vào HSDT từ phía các nhà thầu. Những nhà thầu nộp HSDT sau thời điểm đóng thầu sẽ bị coi là không hợp lệ và được công ty trả gửi lại nguyên trạng cho nhà thầu. 2.3. Mở thầu và xét thầu Việc mở thầu được tiến hành công khai ngay sau thời điểm đóng thầu trước sự chứng kiến của đại diện Tổng công ty, ban giám đốc công ty, tổ chuyên gia đấu thầu và đại diện được ủy quyền của các nhà thầu. Sau khi mở dấu niêm phong các HSDT, các thông tin chính của các nhà thầu được công bố trước các đại biểu tham gia buổi mở thầu và được ghi lại vào trong biên bản mở thầu. Biên bản mở thầu sẽ phải có chữ kí của đại diện các nhà thầu, đại diện công ty và đại diện của Tổng công ty. Biên bản mở thầu có chuẩn mẫu ở phụ lục 4. Xét thầu chính là quá trình đánh giá HSDT để qua đó có thể lựa chọn được nhà thầu thỏa mãn yêu cẩu của gói thầu. Tổ chuyên gia đấu thầu là những người có quyền duy nhất được tiếp cận và đánh giá các HSDT. Các nguyên tắc và tiêu chuẩn đánh giá HSDT đã được công ty nêu rõ trong HSMT và việc xét thầu cũng sẽ được tiến hành dựa trên nhưng nguyên tắc cơ bản này. Quy trình đánh giá HSDT trong các gói thầu của công ty được tiến hành theo đúng trình tự sau: 1. Đánh giá tính hợp lệ, đáp ứng điều kiện tiên quyết của các HSYC được quy định trong HSMT. Theo đó nếu nhà thầu nào không đáp ứng được một trong các chỉ tiêu quy định thì HSCHCT của nhà thầu đó sẽ bị loại. 2. Đánh giá về năng lực, kinh nghiệm của các HSDT: Các HSDT vượt qua bước đánh giá về tính hợp lệ, đáp ứng điều kiện tiên quyết sẽ được chuyển sang đánh giá về năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu. 3. Đánh giá về mặt kỹ thuật: Các HSCHCT vượt qua phần đánh giá về năng lực kinh nghiệm sẽ được xét đánh giá về mặt kỹ thuật. 4. So sánh giá chào thầu sau sửa lỗi, hiệu chỉnh sai lệch của các HSCHCT đáp ứng về mặt kỹ thuật để xác định giá đánh giá của HSDT 5. Trường hợp có hai nhà thầu có giá đánh giá sau sửa lỗi, hiệu chỉnh sai lệch bằng nhau, nhà thầu trúng thầu sẽ được xác định theo thứ tự ưu tiên sau: Có Giải pháp kỹ thuật tốt hơn Có Thời hạn giao hàng nhanh hơn Có Thời hạn bảo hành lâu hơn Có Phương thức thanh toán đề nghị tốt hơn Tất cả các tiêu chuẩn, yêu cầu về tính hợp lệ của HSDT cũng như khả năng và kinh nghiệm của các nhà thầu trong lĩnh vực mua sắm của gói thầu đã được công ty nêu rõ trong HSMT. Việc đánh giá các HSDT theo các tiêu chuẩn này sẽ được đánh giá theo 2 mức “Đạt” và “Không đạt”. Những HSDT nào được chấm đạt mới được tiếp tục được chấm về mặt kĩ thuật và xác định giá đánh giá. Còn những HSDT còn lại, không đạt được tiêu chuẩn đề ra sẽ bị loại và không được tiếp tục tham gia chấm thầu. Đối với các gói thầu chào hàng cạnh tranh, việc chấm thầu sẽ không đánh giá về khả năng và kinh nghiệm của các nhà thầu, còn những gói thầu đấu thầu rộng rãi vẫn được tiến hành đánh giá theo quy trình đã được đặt ra. Những HSDT được chấm đạt trong bước chấm đầu tiên sẽ được đánh giá về mặt kĩ thuật. Để đánh giá nội dung kĩ thuật của các hồ sơ dự thầu, tùy theo tính chất và yêu cầu về mặt kĩ thuật của hàng hóa mua sắm trong gói thầu, công ty sẽ lựa chọn 1 trong 2 hình thức đánh giá về mặt kĩ thuật sau: Đánh giá đạt hay không đạt. Hình thức đánh giá này được áp dụng cho những gói thầu không có quá nhiều yêu cầu chi tiết về mặt kĩ thuật và các tiêu chuẩn đánh giá không quá phức tạp. Những HSDT có nội dung đúng và đáp ứng được những tiêu chuẩn đã được đề ra ở trong HSMT sẽ được chấm “Đạt”, còn những HSDT còn lại không đáp ứng được các yêu cầu này sẽ bị chấm “Không đạt” Phương pháp chấm điểm được công ty sử dụng trong những gói thầu có yêu cầu về mặt kĩ thuật phức tạp và có nhiều yêu cầu về mặt kĩ thuật có tính cụ thể cao. Đối với phương pháp này, công y sẽ xây dựng cho mình 1 thang điểm quy chiếu chi tiết và rõ ràng. Thang điểm này bao gồm mức điểm cao nhất và mức điểm thấp nhất cho mỗi yêu cầu về mặt kĩ thuật cũng như tổng số điểm cao nhất và thấp nhất trong quá trình đánh giá HSDT. Chỉ có những HSDT được chấp “Đạt” theo phương pháp chấm đạt và không đạt cũng như những HSDT có mức điểm kĩ thuật được chấm theo phương pháp chấm điểm vượt quá 70% tổng số điểm mới được ghi tên vào danh sách ngắn và tiếp tục được đánh giá ở bước Đánh giá giá dự thầu. Dựa trên danh sách ngắn đã được lập thông qua những bước đánh giá ở trên, tổ chuyên gia đấu thầu sẽ tiếp tục đánh giá những HSDT này về mặt đề xuất giá dự thầu hay còn gọi là xác định giá đánh giá để có thể lựa chọn được nhà thầu trúng thầu. Giá đánh giá của các HSDT được xác định theo đúng trình tự : Sửa lỗi số học Hiệu chỉnh sai lệch Đổi ra đồng tiền chung Trừ phần giảm giá Xác định mặt bằng so sánh và giá đánh giá. Tất cả các bước hiệu chỉnh về giá của các HSDT sẽ được ghi rõ ràng vào bảng Xác định giá dự thầu đã được công bồ trong phần tiêu chuẩn đánh giá của bộ HSMT. Dựa trên cơ sở cuối cùng là giá đánh giá, tổ chuyên gia sẽ lựa chọn nhà thầu có giá đánh giá thấp nhất là nhà thầu trúng thầu và giá đánh giá của nhà thầu này cũng chính là giá trúng thầu của gói thầu. Trên cơ sở đánh giá HSDT, tổ chuyên gia sẽ tập hợp và báo cáo bằng văn bản để trình lên Tổng công ty xin ý kiến chỉ đạo và thẩm định cũng như phê duyệt kết quả đấu thầu. Báo cáo đánh giá đấu thầu bao gồm: Mô tả nội dung gói thầu và cơ sở pháp lý để tổ chức đấu thầu Toàn bộ quá trình tổ chức đấu thầu Kết quả đánh giá, xếp hạng các hồ sơ dự thầu Kiến nghị trúng thầu ( Nêu rõ tên nhà thầu, giá trúng thầu, loại hợp đồng và thời gian thực hiện hợp đồng) 2.4. Thẩm định và phê duyệt kết quả đấu thầu Sau khi chấm thầu và xây dựng báo cáo đánh giá đấu thầu, công ty sẽ gửi bản báo cáo đánh giá kèm theo tờ trình xin phê duyệt kết quả đấu thầu của gói thầu lên Tổng công ty. Chỉ sau khi nhận được công văn phê duyệt kết quả chấm thầu, lúc đó kết quả chấm thầu mới được công nhận và là kết quả đấu thầu cuối cùng của gói thầu và công văn phê duyệt kết quả đấu thầu là cơ sở pháp lý để công ty có thể tiến hành các công việc tiếp theo của quy trình đấu thầu. 2.5. Công bố kết quả đấu thầu Ngay khi có công văn phê duyệt kết quả đấu thầu của Tổng công ty, công ty sẽ tiến hành thông báo kết quả đấu thầu bằng văn bản tới tất cả các nhà thầu tham dự vào gói thấu. Bên cạnh đó công ty cũng đăng kết quả đấu thầu của gói thầu trên báo Đấu thầu. Đối với những nhà thầu không trúng thầu, công ty sẽ hoàn trả lại đảm bảo dự thầu( nếu có) trong một khoảng thời gian nhất định kể từ ngày có công văn công bố kết quả đấu thầu. Riêng với nhà thầu trúng thầu, công ty sẽ gửi kém theo công văn những nội dung theo quy định của Luật để cả 2 bên có thể nhanh chóng tiến hành công tác thương thảo và hoàn thiện hợp đồng kinh tế. 2.6. Thương thảo và hoàn thiện hợp đồng Việc thương thảo hợp đồng nhằm mục đích giải quyết các khúc mắc, tồn đọng chưa hoàn thiện trong quá trình tổ chức đấu thầu. Các sai lệch, sai sót của nhà thầu trong quá trình xây dựng HSDT sẽ được đem ra bàn thảo và trao đổi để đi tới quyết định cuối cùng. Trong quá trình thương thảo, nhà thầu cũng có thể đưa ra các đề xuất mới cho công ty, tuy nhiên các đề xuất này vẫn phải phù hợp với yêu cầu và tiêu chuẩn về hợp đồng đã được công ty đặt ra trong phần yêu cầu về hợp đồng trong bộ HSMT. Yêu cầu bắt buộc trong quá trình thương thảo hợp đồng giữa 2 bên là giá trị của hợp đồng sau khi hoàn thiện không được vượt quá giá trúng thầu. Nếu như quá trình thương thảo hợp đồng giữa công ty và nhà thầu đổ vỡ, không đi được tới kết quả cuối cùng là xây dựng và kí kết được hợp đồng kinh tế. Công ty sẽ làm tờ trình xin phê duyệt phương án lựa chọn nhà thầu có vị trị tiếp theo trong bảng kết quả đấu thầu để tiến hành thương lượng, kí kết hợp đồng. 2.7. Kí kết hợp đồng Đây là công việc cuối cùng của quy trình đấu thầu. Việc kí kết giữa công ty và nhà thầu là để chính thức hóa trách nhiệm và nghĩa vụ của cả 2 bên: công ty với vai trò là người mua hàng và nhà thầu trúng thầu là nhà cung cấp hàng hóa, trong quá trình thực hiện hợp đồng. Để đảm bảo cho việc ký kêt hợp đồng đúng với thủ tục, công ty sẽ yêu cầu nhà thầu nộp bảo lãnh thực hiện hợp đồng trước khi ký kết hợp đồng. II. Thực trạng hoạt động đấu thầu diễn ra tại công ty Công ty đầu tư phát triển công nghệ VTC Intecom là một trong những công ty con non trẻ nhất của Tổng công ty truyền thông đa phương tiện VTC, được chính thức thành lập vào năm 2006. Chính vì vậy phải tới năm 2007, hoạt động đầu tư của công ty bắt đầu được thực hiện và đây cũng là năm những gói thầu đầu tiên được tổ chức tại công ty. Trong thời gian đầu hoạt động, khi mà hoạt động đấu thầu còn khá mới mẻ đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty thì quá trình tổ chức đầu thầu gặp khá nhiều vướng mắc và thiếu sót. Tuy nhiên với sự phát triển vững mạnh của công ty cùng với chất lượng đội ngũ cán bộ công nhân viên có trình độ chuyên môn cao, sự nhiệt huyết. Trong 2 năm 2007 và 2008 có tổng cộng tất cả là 8 gói thầu đã được tổ chức và hoàn thành tại công ty. Bảng 1: Số lượng và hính thức đấu thầu các gói thầu được thực hiện tại công ty trong 2 năm 2007 và 2008 Hình thức đấu thầu Cạnh tranh rộng rãi Chào hàng cạnh tranh Chỉ định thầu Số lượng gói thầu Tỉ lệ 2 25% 5 62.5% 1 12.5% Tổng giá trị của gói thầu(tr.đ) Tỉ lệ 6.821.248.202 47.82% 7.189.866.521 50.41% 351.530.000 1.77% Nguồn: Phòng Kế hoạch và Đầu tư Qua số liệu được thể hiện trong bảng ở trên ta có thể thấy rõ được số lượng gói thầu chào hàng cạnh tranh chiếm tỉ trọng lớn nhất trong hoạt động đấu thầu tại công ty với 5 gói thầu được tiến hành trong 2 năm vừa qua, chiếm tỉ lệ lên tới 62.5%. Đây chính là những gói thầu mua sắm hàng hóa trang thiết bị hàng hóa có giá trị gói thầu dưới 2 tỷ đồng. Mục đích chính của hoạt động mua sắm trong các gói thầu này là nhằm bổ sung các trang thiết bị mới để phục vụ cho các hoạt động của các sever. Nếu xét về mặt tổng giá trị của các gói thầu, tổng giá trị của 5 gói thầu chào hàng cạnh tranh chiếm tỉ trọng lớn nhất với tỉ lệ 50.41% với giá trị là 7.189.866.521 đồng. Với tỉ trọng tương ứng được xét trên cả 2 mặt số lượng gói thầu và tổng giá trị của các gói thầu, chúng ta có thể thấy rõ được vai trò quan trọng của hình thức chào hàng cạnh tranh trong hoạt động đấu thầu của công ty. Hình thức đấu thầu cạnh tranh rộng rãi là hình thức đấu thầu có tỉ trọng về tổng giá trị các gói thầu lớn nhất. Tuy chỉ có 2 gói thầu được tiền hành theo hình thức này trong 2 năm qua chiếm tỉ trọng 25% nhưng tổng giá trị của 2 gói thầu này đạt mức 6.821.248.202 chiếm tỉ lệ tới 47.82% trong tổng giá trị của hoạt động đấu thầu trong 2 năm qua. Tuy chỉ tiến hành 2 cuộc đấu thầu với hình thức đấu thầu rộng rãi, ít hơn rất nhiều so với hình thức chào hàng cạnh tranh, tuy nhiên 2 gói thầu này là những gói thầu có quy mô lớn, có giá trị gói thầu cao và yêu cầu về mặt kĩ thuật cũng phức tạp. Mục đích chính của 2 gói thầu này là việc mua sắm các mày móc kỹ thuật cao tiên tiến để nâng cấp, mở rộng khả năng hoạt động của các trạm máy chủ, nhằm đáp ứng được nhu cầu mở rộng cũng như tốc độ phát triển nhanh chóng của hoạt động kinh doanh của công ty. Trong 3 hình thức đấu thầu được công ty lựa chọn và tiến hành có thể nói hình thức chỉ định thầu là hình thức đấu thầu chiếm tỉ trọng bé nhất xét cả vế mặt số lượng gói thầu: 1gói thầu( tỉ trọng 12.5%) và tổng giá trị của gói thầu chỉ đạt 1.77% với giá trị 251.530.000. Gói thầu duy nhất được tiến hành theo hình thức chỉ định thầu là gói thầu xây lắp. Tuy giá trị gói thầu thấp so với giá trị của các gói thầu được tiến hành trong cùng thời kì, nhưng đây lại là gói thầu có vai trò quan trọng, hỗ trợ về mặt bằng và không gian, góp phần đẩy nhanh tiến độ đưa vào hoạt động của các thiết bị đuợc mua sắm trong các gói thầu khác. Tuy số lượng gói thầu trong 2 năm hoạt động vừa qua tại công ty không phải là quá nhiều nhưng giá trị của các gói thầu lại tương lớn chính vì vậy việc tiến hành các hoạt động đấu thầu là một yêu cầu cần thiết đối của công ty nhằm đảm bảo các yêu cầu về việc sử dụng nguồn vốn từ ngân sách nhà nước. Việc sử dụng 3 hình thức đấu thẩu trong đó chủ đạo là hình thức chào hàng cạnh tranh và đấu thầu rộng rãi đã mở rộng tính cạnh tranh giữa các nhà thầu và giúp công ty có thể thực hiện đấu thầu các gói thầu thành công.. 1. Thực trạng hoạt động đấu thầu năm 2007 Năm 2007 là năm đầu tiên công ty tổ chức hoạt động đấu thầu trong các hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Do còn có khá nhiều vướng mắc và bỡ ngỡ trong hoạt động đấu thầu nên chất lượng đấu thầu vẫn chưa cao và số lượng gói thầu được tổ chức cũng tương đối ít. Thực trạng đấu thầu tại công ty năm 2007 được thể hiện rõ qua 2 bảng số liệu : “Bảng thống kê các nhà thầu tham gia các gói thầu” và “Thông tin chi tiết về các gói thầu” Bảng 2: Thông tin chi tiết nhà thầu tham gia vào các gói thầu 2007 Tên gói thầu/ Hình thức đấu thầu Tên các nhà thầu tham dự gói thầu Cung cấp và lắp đặt 16 máy chủ (Chào hàng cạnh tranh) Công ty TNHH Vĩnh Trinh Công ty CP thương mại Việt Hoàng Sơn Công ty CP thương mại Hồng Lĩnh Công ty CP thương mại Tín Nghĩa Cung cấp và lắp đặt máy phát điện công suất 500 kVA (Chào hàng cạnh tranh) Công ty TNHH Kỹ thuật & Thương mại Ban Mai Công ty Cổ phần Hữu Toàn Công ty TNHH Công nghệ thương mại Minh Anh Công ty CP Phát triển công nghệ Tương Lai Việt Cung cấp thiết bị định tuyến phục vụ kết nối với VNNIC (Đấu thầu rộng rãi) Công ty CP công nghệ truyền thông DTS Công ty CP tập đoàn HIPT Công ty TNHH đầu tư phát triển công nghệ điện tử viễn thông Nguồn: Phòng Kế hoạch và Đầu tư  Trong số 3 gói thầu được tiến hành trong năm 2007, có 2 gói thầu được tiến hành theo hình thức chào hàng cạnh tranh và gói thầu còn lại tiến hành đấu thầu rộng rãi. Trung bình trong mỗi gói thầu đều có ít nhất 3 nhà thầu tham gia gói thầu, riêng 2 gói thầu chào hàng cạnh tranh đã có sự tham gia của 4 nhà thầu trong mỗi gói thầu. Bên cạnh số lượng các nhà thầu tham gia khá đông đảo, đảm bảo đáp ứng được các yêu cầu, quy định của nhà nước về đấu thầu, ta cũng thấy rõ được sự đa dạng trong các nhà thầu tham gia dự thầu. 11 nhà thầu tham gia trong 3 gói thầu là 11 nhà thầu khác nhau phù hợp với nội dung mua sắm của từng gói thầu. Số lượng nhà thầu tham gia khá đông đảo và sự đa dạng nhà thầu góp phần nâng cao chất lượng của hoạt động đấu thầu  Bảng 3: Thông tin chi tiết về các gói thầu năm 2007 Tên gói thầu Giá trị dự toán gói thầu Thời gian thực hiện dự kiến Giá trị gói thầu Thời gian thực hiện thực tế Cung cấp và lắp đặt 16 máy chủ Chào hàng cạnh tranh 1293600000 4 tuần 1223376000 5 ngày Cung cấp và lắp đặt máy phát điện công suất 500 kVA Chào hàng cạnh tranh 1565642474 4 tuần 1524000000 30 ngày Cung cấp thiết bị định tuyến phục vụ kết nối với VNNIC Đấu thầu rộng rãi 4995000000 8 tuần 4992477000 4 tuần Tổng 7926262400 7739853000 Nguồn: Phòng Kế hoạch và Đầu tư Thông qua bảng số liệu ở trên, ta có thể thấy rõ được hiệu quả to lớn của hoạt động đấu thầu đã mang lại cho công ty. Hoạt động đấu thầu đã giúp cho công ty tiết kiệm được cả về số vốn đầu tư cũng như rút ngắn được thời gian thực hiện các gói thầu. Trong năm 2007, giá trị ước tính của các gói thầu thực hiện là 7.926.262.400 đồng; thông qua hoạt động công ty đã tiết kiệm được 186.409.400 đồng bằng 2.3% so với tổng giá trị dự thầu dự tính, tổng giá trị của các gói thầu thực hiện trong năm này là 7.739.853.000 đồng. Trong số 3 gói thầu thì gói thầu có mức tiết kiệm lớn nhất là gói thầu “Cung cấp và lắp đặt 16 máy chủ”. Giá trị của gói thầu sau khi tiến hành đấu thầu chỉ còn 1.223.376.000 đã giảm được 7.624.000 đồng ( giảm được 2%) so với giá trị dự tính ban đầu của gói thầu là 1.293.600.000 đồng. Gói thầu có quy mô và giá trị gói thầu lớn nhất là gói thầu “Cung cấp thiết bị định tuyến phục vụ kết nối với VNNIC” với giá trị dự toán của gói thầu được phê duyệt là 4.995.000.000 đồng. Đây là một gói thầu có quy mô và sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước và nguốn vốn vay tín dụng lớn. Đây cũng là gói thầu có tỉ lệ giảm giá trị gói thầu thấp nhất khi mà giá gói thầu giảm 2.523.000 đồng chiếm tỉ lệ rất nhỏ so với giá trị dự toán ban đầu Việc tổ chức đấu thầu không chỉ tiết kiệm được cho công ty số vốn hoạt động mà còn tiết kiệm được cả thời gian triển khai đưa vào hoạt động các loại hàng hóa thiết bị mua sắm. Trong số 3 gói thầu được tiến hành, có 2 gói thầu thời gian triển khai và đi vào hoạt động giảm được 1 nửa so với thời gian dự tính ban đầu. Gói thầu “Cung cấp và lắp đặt 16 máy chủ ” là gói thầu có thời gian triển khai nhanh nhất, 5 ngày sau khi kí kết hợp đồng, rút ngắn được hơn ¾ thời gian dự tính ban đầu là 4 tuần. Tuy nhiên vẫn có 1 gói thầu thời gian triển khai và thực hiện gói thầu vượt quá so với thời gian dự tính của gói thầu. Gói thầu “ Cung cấp và lắp đặt máy phát điện công suất 500kVA” có thời gian thực hiện 30 ngày vượt quá 2 ngày so với kế hoạch đề ra của gói thầu là 4 tuần. Tuy nhiên đấy lại là gói thầu tiết kiệm được chi phí nhiều nhất với tỉ lệ tiết kiệm được là 7% so với giá dự toán. 2. Thực trạng hoạt động đấu thầu năm 2008 Với việc mở rộng lĩnh vực sản xuất kinh doanh cũng như tốc độ phát triển nhanh chóng về quy mô cũng như chất lượng của thị trường, nhu cầu về các hoạt động đấu tư tại công ty ngày càng tăng cao. Nhằm đáp ứng cho Cùng với đó là sự phát triển về chất lượng đội ngũ cán bộ nhân viên trong việc tổ chức và thực hiện đấu thầu đã góp phần làm nâng cao chất lượng cũng như hiệu quả của hoạt động đấu thầu. Bảng 4 : Thông tin chi tiết các nhà thầu tham gia các gói thầu năm 2008 Tên gói thầu Tên các nhà thầu tham gia Cung cấp và lắp đặt hệ thống điều hòa không khí chính xác cho VTC IDC (Chào hàng cạnh tranh) Công ty TNHH An Công ty CP TM Máy và Thiết bị Công ty Cổ phần Thiết bị Thắng Cung cấp và lắp đặt hệ thống thiết bị bảo vệ cho VTC IDC (Chào hàng cạnh tranh) Công ty Công ty CP Thương Mại & Dịch Vụ HAVI Công ty TNHH Thương mại Trung Lợi Công ty CP thương mại Đăng Huy Công ty TNHH Việt Á Cung cấp và lắp đặt hệ thống lưu điện UPS và hệ thống tủ phân phối điện cho VTC IDC (Đấu thầu rộng rãi) Công ty Cổ phần Kỹ thuật Công nghiệp Á Châu Công ty Cổ phần Thương mại máy và Thiết bị Nam Dương Công ty Cổ phần Thiết bị Thắng Lợi Cung cấp và lắp đặt 14 máy chủ (Chào hàng cạnh tranh) Công ty Cổ phần TMDV Petecare Công ty TNHH tin học Tuấn ThànhCông ty cổ phần TM Việt Hoàng Sơn Công ty cổ phần công nghệ Vĩnh Hưng Nguồn: Phòng Kế hoạch và Đầu tư Năm 2008, công ty đã thực hiện tất cả 5 gói thầu, nhiền hơn 2 gói thầu so với số gói thầu đã thực hiện trong năm 2007. Trong đó có 1 gói thầu được thực hiện theo hình thức chỉ định thầu. Đó là gói thầu “Xây dựng hệ thống sàn và trần chuyên dụng phục vụ cho IDC giai đoạn 1”. Gói thầu được thực hiện bởi công ty TNHH xây dựng Văn Phong, giá trị của gói thầu sau khi 2 bên đàm phán và thương lượng là 351.530.000 đồng. Đây là gói thầu tách biệt ra và thực hiện độc lập và tiến hành trước khi các gói thầu khác của dự án “Cải tạo và nâng cấp IDC giai đoạn 1 ” được tiến hành đấu thầu. Với 4 gói thầu còn lại được tiến hành theo hình thức chào hàng cạnh tranh và đấu thầu rộng rãi đã thu hút được 14 nhà thầu tham dự. Số lượng nhà thầu tham gia đông đảo nhất là 2 gói thầu “Cung cấp và lắp đặt hệ thống thiết bị bảo vệ cho VTC IDC” và gói thầu “Cung cấp và lắp đặt 14 máy chủ” với sự tham gia của 4 nhà thầu/ gói thầu. Số lượng nhà thầu tham gia vào trong mỗi gói thầu xét về mặt số lượng là không đông đảo, chỉ đủ đáp ứng được yêu cầu về mặt số lượng nhà thầu tham gia của Luật Đầu Tư. Gói thầu duy nhất được tiến hành theo hình thức đấu thầu rộng rãi là gói thầu “Cung cấp và lắp đặt hệ thống lưu điện UPS và hệ thống tủ phân phối điện cho VTC IDC” có sự tham gia của 3 nhà thầu. Có thế thấy giống như năm 2007, các gói thầu tiến hành theo hình thức chào hàng cạnh tranh vẫn thu hút được sự tham gia của nhiều nhà thầu hơn so với các gói thầu thực hiện đấu thầu rộng rãi. Đối với những gói thầu đấu thầu rộng rãi, quy mô nguồn vốn, yêu cầu đặt ra về mặt kỹ thuật cũng như trình độ năng lực và kinh nghiệm của các nhà thầu khá cao. Chính vì vậy việc mỗi gói thầu đấu thầu rộng rãi được tiến hành trong 2 năm qua chỉ có sự tham gia của 3 nhà thầu cũng là điều hợp lí. Những nhà thầu tham gia các gói thầu này là những nhà thực sự có năng lực và kinh nghiệm đáp ứng được các đòi hỏi của gói thầu và mỗi nhà thầu khi tham gia dự thầu cũng đều nắm rõ được khả năng của mình trong lĩnh vực gói thầu yêu cầu. Với số lượng nhà thầu tham gia vào các gói thầu tương đối đông đủ, các số liệu chi tiết về các gói thầu được tiến hành năm 2008 thể hiện rõ qua bảng số liệu Bảng 5 : Thông tin chi tiết về các gói thầu Tên gói thầu Giá trị dự toán gói thầu Thời gian thực hiện dự kiến Giá trị gói thầu Thời gian thực hiện thực tế Cung cấp và lắp đặt hệ thống điều hòa không khí chính xác cho VTC IDC 1.299.716.299 10 tuần 1.224.729.000 10 tuần Cung cấp và lắp đặt hệ thống thiết bị bảo vệ cho VTC IDC 1.030.187.903 5 tuần 999.856.563 4 tuần Cung cấp và lắp đặt hệ thống lưu điện UPS và hệ thống tủ phân phối điện cho VTC IDC 2.194.866.521 10 tuần 2.076.590.890 10 tuần Cung cấp và lắp đặt 14 máy chủ 1.560.081.600 6 tuần 1.491.535.000 4 tuần Tổng 6.084.852.323 5.792.711.453 Nguồn: Phòng Kế hoạch và Đầu tư Các gói thầu thực hiện năm 2008 có thời gian triển khai và đưa vào hoạt động chậm hơn nhiều so với thời gian thực hiện ở các gói thầu được tiến hành năm 2007. Có 2 gói thầu thời gian thực tế để triển khai và thực hiện gói thầu bằng với thời gian dự kiến “Cung cấp và lắp đặt hệ thống điều hòa không khí chính xác cho VTC IDC” và “Cung cấp và lắp đặt hệ thống lưu điện UPS và hệ thống tủ phân phối điện cho VTC IDC”. Thời gian để thực hiện cả 2 gói thầu này đều là 10 tuần kể từ ngày kí kết hợp đồng. Gói thầu có thời gian tiết kiệm được nhiều nhất là gói thầu “Cung cấp và lắp đặt 14 máy chủ”, thời gian thực hiện là 4 tuần, rút ngắn được 2 tuần so với 6 tuần như dự kiến ban đầu của công ty. Có thể thấy, thời gian thực hiện của các gói thầu đã không được tiết kiệm quá nhiều so với dự kiến, tuy nhiên thời gian thực hiện này cũng phù hợp với tính chất và yêu cầu của các gói thầu. Các gói thầu được tiến hành trong năm 2008 là những gói thầu có yêu cầu về mặt kĩ thuật khá phức tạp đòi hỏi thời gian lắp đặt, triển khai khá mất thời gian. Trong quá trình nghiên cứu, khảo sát và xây dựng kế hoạch đấu thầu công ty đã xác định được mức thời gian dự kiến triển khai tương đối dài. Thời gian dự kiến trong các gói thầu này kéo dài hơn rất nhiều so với thời gian dự kiến trong các gói thầu thực hiện trong năm 2007. Năm 2008, tuy số lượng gói thầu tổ chức đấu thầu nhiều hơn 2 gói thầu so với số lượng thực hiện năm 2007, tuy nhiên tổng giá trị các gói thầu lại thấp hơn so với năm 2007. Tổng giá trị các gói thầu thực hiện năm 2008 5.792.711.453 đồng, giảm 1.947.141.547 đồng và đạt mức 75% so với mức tổng vốn thực hiện của các gói thầu năm 2007 là 7.739.853.000 đồng. Có thể thấy rõ năm 2007 tuy số lượng gói thầu ít hơn so với năm 2008, nhưng năm 2007 là năm đầu tiên công ty tổ chức hoạt động đấu thầu nhằm phục vụ cho mục đích sản xuất kinh doanh của công ty trong những ngày đầu. Vì vậy mục đích mua sắm của các gói thầu là tạo tài sản cố định hữu hình mới phục vụ cho quá trình hoạt động kinh doanh, do đó giá trị của các gói thầu này đòi hỏi tương đối lớn. Còn các gói thầu năm 2008 là nhằm mục đích nâng cấp và bổ sung cho các thiết bị máy móc đã được mua sắm và đưa vào hoạt động trong năm 2007, nên giá trị của các gói thầu này không lớn như giá trị các gói thầu năm 2007. Tổng giá trị gói thầu thực hiện năm 2008 là 5.792.711.453 tức là chỉ bằng 95.2% so với giá dự toán công ty đã đưa ra, hoạt động đấu thầu đã góp phần tiết kiệm cho vốn đầu tư của công ty 292.140.870 đồng. Mức tiết kiệm vốn đầu tư của năm 2008 đã tăng lên đáng kể cho với mức tiết kiệm được trong hoạt động đấu thầu năm 2007, năm 2007 con số này đạt mức 186.409.400, bằng 63.4% so với năm 2008. Như vậy có thể thấy rõ hoạt động đấu thầu đã ngày càng tạo được hiệu quả trong việc sử dụng các nguồn vốn kinh doanh của công ty. Năm 2008, gói thầu có giá gói thầu lớn nhất là gói thầu “Cung cấp và lắp đặt hệ thống lưu điện UPS và hệ thống tủ phân phối điện cho VTC IDC” với giá trị gói thầu 2.076.590.890 đồng. Đây là gói thầu duy nhất được tiến hành theo hình thức đấu thầu rộng rãi trong năm 2008. Đây cũng là gói thầu có mức tiết kiệm nguồn vốn cao nhất, giá trị tiết kiệm được bằng 5.3% giá trị dự tính của gói thầu. 3. Gói thầu tiêu biểu cho hoạt động đấu thầu của công ty trong 2 năm qua Trong hơn 2 năm tổ chức và tiến hành hoạt động đấu thầu tại công ty, có 8 gói thầu được tổ chức thành công và triển khai. Vì hình thức đấu thầu là một hình thức cũng còn khá mới mẻ và thời gian tiến hành các hoạt động đấu thầu còn khá ngắn, chính vì vậy hoạt động đấu thầu tại công ty không tránh khỏi những vướng mắc và những thiếu sót. Việc phân tích một gói thầu chi tiết, cơ bản, đặc trưng cho hoạt động đấu thầu tại công ty có thể giúp cho chúng ta có được cái nhìn chính xác nhất về thực trạng đấu thầu hiện nay tại công ty. Qua khoảng thời gian thực tập cũng như nghiên cứu các tài liệu về các gói thầu, em nhận thấy gói thầu “Cung cấp và lắp đặt máy phát điện 500 kVA” được tiến hành năm 2007 là gói thầu tiêu biểu nhất cho hoạt động đấu thầu tại công ty. Đây là gói thầu được thực hiện theo hình thức chào hàng cạnh tranh, phục vụ cho dự án “ Cải tạo và nâng cấp phòng IDC – Giai đoạn 1” 3.1. Giới thiệu chung về dự án và gói thầu: 3.1.1. Giới thiệu chung về dự án Xuất phát từ sự tăng trưởng nhanh chóng của hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty cũng như là việc triển khai, đưa vào hoạt động thêm nhiều sản phẩm kinh doanh mới như: hệ thống xã hội ảo, game CF, game FiFa Online 2.... Chính vì vậy mà nhu cầu về số lượng sever ( máy chủ ) nhằm đáp ứng các nhu cầu truyền tải, cung cấp dữ liệu cho hệ thống ngày càng cấp thiết. Trong khi đó, hệ thống phòng máy chủ IDC cũ không đáp ứng đủ nhu cầu hoạt động ngày càng tăng cao. Việc nâng cấp và cải tạo phòng máy IDC – giai đoạn 1- đặt tại Hà Nội, là một hoạt động đầu tư mang tính cấp thiết và mang lại nhiều lợi ích cho hoạt động kinh doanh của công ty. 3.1.2. Giới thiệu chung về gói thầu Đây là một trong những gói thầu thuộc dự án “Cải tạo và nâng cấp phòng IDC – Giai đoạn 1 ”. Tên bên mời thầu: Công ty đầu tư và phát triển công nghệ thông tin. Tên chủ đầu tư: Tổng Công ty truyền thông đa phương tiện VTC Tên gói thầu: Cung cấp và lắp đặt máy phát điện công suất 500 kVA Giá dự toán gói thầu: 93.049 USD tương đương 1.565.642.474 vnđ (đã bao gồm thuế VAT, chi phí vận chuyển, thi công lắp đặt hoàn thiện). (Bằng chữ: Một tỷ năm trăm sáu mươi sáu triệu không trăm mười bốn nghìn sáu trăm bảy mươi đồng chẵn ). Tỷ giá tạm tính: 1 USD = 16.830 vnđ. Nguồn vốn: Vốn vay Hình thức lựa chọn nhà thầu: Chào hàng cạnh tranh trong nước Thời gian lựa chọn nhà thầu (thời gian tổ chức chào hàng cạnh tranh): từ tháng 07/2007 đến tháng 08/2007. Hình thức thực hiện hợp đồng: hợp đồng trọn gói Thời gian thực hiện hợp đồng: 04 tuần kể từ ngày ký hợp đồng 3.2. Quá trình tổ chức đấu thầu của gói thầu 3.2.1. Chuẩn bị đấu thầu: 3.2.1.1 Lập hồ sơ yêu cầu chào hàng cạnh tranh của gói thầu Sau._. quả đấu thầu cuối cùng Giảm bớt các hiện tượng tiêu cực còn tồn tại trong các hoạt động đấu thầu như hiện tượng “quân xanh, quân đỏ” giữa các nhà thầu Tạo ra được sự bình đẳng giữa các nhà thầu, bảo đảm quyền lợi của các nhà thầu trong các gói thầu là như nhau. Ngoài ra nó cũng tạo ra được sự cạnh tranh lành mạnh giữa các nhà thầu, giúp cho chất lượng đấu thầu được nâng cao Đối với hình thức chỉ định thầu, công ty chỉ nên áp dụng trong những gói thầu mang tính bất khả kháng và khi thực hiện cần phải tuân thủ một cách nghiêm chỉnh các quy định, quy trình đã được đề ra trong luật đấu thầu. Việc tiến hành chỉ định thầu cần được sự xem xét, góp ý và phê duyệt từ phía Tổng công ty, tránh những trường hợp chỉ định nhà thầu sai với các nguyên tắc đã được quy định. Những nhà thầu được lựa chọn thông qua hình thức chỉ định thầu cần phải là những nhà thầu có đủ năng lực và kinh nghiệm đáp ứng được các yêu cầu đặt ra. Trong việc chỉ định thầu, công ty nên lựa chọn một trong những nhà thầu đã trực tiếp tham gia vào các gói thầu của công ty, đã được đánh giá về năng lực thực tế cũng như kinh nghiệm trong hoạt động. Bên cạnh đó, cùng với sự phát triển nhanh chóng và không ngừng của khoa học kĩ thuật, hoạt động đấu thầu hiện nay không chỉ bó hẹp trong những hình thức đã được tổ chức tử trước tới nay mà hiện nay đã có thêm một hình thức đấu thầu mới với những tính năng và ưu điểm vượt trội là đấu thầu qua mạng. Đây là một loại hình đấu thầu còn khá mới mẻ và lạ lẫm đối với những người tổ chức đấu thầu tại công ty. Chính vì vậy việc đòi hỏi những kinh nghiệm của các cán bộ chuyên gia của công ty trong việc tổ chức đấu thầu đối với hình thức đấu thầu mới này không thể diễn ra trong một thời gian ngắn được. Tuy nhiên đây là một hình thức đấu thầu có nhiều ưu điểm mà các hình thức đấu thầu khác không có được: Việc tổ chức đấu thầu theo hình thức này sẽ giúp công ty giảm được một chi phí đáng kể trong quá trình tổ chức đấu thầu. Theo tính toán của các chuyên gia, triển khai đấu thầu qua mạng có thể giúp tiết kiệm cho nguồn vốn phục vụ cho công tác tổ chức đấu thầu từ 2-3%. Thông qua tổ chức đầu thầu qua mạng, công ty không chỉ được tiếp xúc với những nhà thầu trong nước mà còn có khả năng tiếp cận với sự tham gia của các nhà thầu có năng lực và kinh nghiệm nước ngoài. Với sự tham gia của các nhà thầu nước ngoài sẽ góp phần làm tăng chất lượng của gói thầu, giúp cho công ty có thể có điều kiện tiếp xúc với những loại hàng hóa, những kĩ thuật tiên tiến trên thế giới Nâng cao tính minh bạch, công khai, khắc phục được những tồn tại, móc ngoặc giữa các nhà thầu trong quá trình tổ chức đấu thầu 2. Lập kế hoạch đấu thầu một cách chi tiết và hợp lí Đây là bước đầu tiên và có ảnh hưởng trực tiếp tới quá trình đấu thầu của công ty sau này. Kế hoạch đấu thầu càng chi tiết và hợp lí sẽ giúp cho tổ chuyên gia đấu thầu và những cán bộ tham gia vào công tác đấu thầu có thể hoàn thiện các công việc một cách nhanh chóng và hợp lí, đảm bảo các nguyên tắc yêu cầu về thời gian cũng như chất lượng công việc. Để có thể xây dựng được một kế hoạch đấu thầu chi tiết và hợp lí, các cán bộ phóng Kế hoạch và kinh doanh, những người trực tiếp tham gia quá trình xây dựng và lập kế hoạch đấu thầu, cần phải nắm rõ các bước sau: Trong quá trình khảo sát, đánh giá tình hình, tình trạng hoạt động của các trang thiết bị máy móc tại công ty, cần phải xác định rõ những hạng mục thiết bị cần được bổ sung, mua mới và nâng cấp. Xuất phát từ nhu cầu thực tế, công ty mới xác định rõ được những hạng mục hàng hóa cần thiết cho hoạt động của công ty, từ đó xây dựng được mục tiêu hàng hóa cần được mua sắm. Bước khảo sát đánh giá này cần phải được tiến hành chính xác nhằm hạn chế những thiết sót tránh tình trạng đánh giá thiết sót cũng như vượt quá nhu cầu thực tế của công ty, hàng hóa mua sắm không phù hợp với hệ thống trang thiết bị đang được vận hành, lãng phí nguồn vốn kinh doanh. Phân chia dự án thành các gói thầu nhỏ một cách đồng bộ và hợp lí dựa trên đặc điểm cũng như quy mô nhu cầu mua sắm. Việc phân chia này phải đảm bảo nguyên tắc quá trình thực hiện, triển khai của gói thầu này không phụ thuộc vào quá trình thực hiện, triển khai của gói thầu khác. Để thực hiện được việc này, cần đòi hỏi những cán bộ chuyên trách có am hiểu về lĩnh vực mua sắm của gói thầu cũng như nắm vững các quy định, quy trình thực hiện của gói thầu. Trong quá trình khảo sát và đánh giá các hạng mục hàng hóa, công ty cần phải nghiên cứu kĩ biến động thị trường, dựa vào cơ sở giá của những gói thầu có nội dung tương tự đã được thực hiện trong thời gian trước đây. Bên cạnh đó, công ty cũng phải tính đến các chi phí dự phòng phát sinh của gói thầu, nhằm xây dựng được một giá trị dự toán của gói thầu hợp lí nhất là cơ sở để xác định giá trúng thầu sau này. Xây dựng một giá trị dự toán của gói thầu không hợp lí sẽ làm ảnh hưởng trực tiếp tới kết quả đấu thầu sau này, làm phát sinh thêm đấu thầu lại, ảnh hưởng trực tiếp tới kế hoạch đấu thầu và triển khai thực hiện cũng như là làm gia tăng thêm chi phí phục vụ cho cuộc đấu thầu. 3. Chuẩn bị tốt hồ sơ mời thầu Hồ sơ mời thầu là cơ sở, là căn cứ để các nhà thầu chuẩn bị và xác định các công việc phải làm nếu được chọn, đó là tất cả mọi yêu cầu của Công ty đặt ra với các nhà thầu khi tham gia vào gói thầu. Chính vì thế khi chuẩn bị tốt hồ sơ mời thầu sẽ giúp cho các nhà thầu khái quát được các công việc, hình dung được tiến độ thực hiện cũng như tính chất và quy mô yêu cầu của gói thầu. Hồ sơ mời thầu được chuẩn bị tốt sẽ tạo điều kiện cho hồ sơ dự thầu được soạn thảo tốt, giúp cho các gói thầu được thực hiện thuận lợi với các giải pháp tối ưu nhất. Tránh tình trạng HSMT xây dựng một cách chung chung, không chi tiết, gây ra nhiều khó khăn với các nhà thầu, dẫn tới số lượng nhà thầu thầu tham gia ít, chất lượng các HSDT thấp, gây ra nhiều khó khăn cho tổ chuyên gia trong quá trình chấm thầu, đánh giá các HSDT. Như thế việc chuẩn bị hồ sơ mời thầu cũng là một trong những tiền đề quyết định sự thành công góp phần hoàn thiện công tác đấu thầu. Do vậy lập hồ sơ mời thầu đòi hỏi tính khoa học cao, mọi thông tin phải chính xác giúp nhà thầu dễ đọc và dễ hiểu yêu cầu của bên mời thầu, tránh hiện tượng lặp đi lặp lại một thông tin nào ở các phần khác nhau. Hai bộ phận trong hồ sơ mời thầu là Chỉ dẫn cho các nhà thầu và Bản tiên lượng càng được soạn thảo kỹ lưỡng, đầy đủ và chính xác bao nhiêu thì thông tin cho các nhà thầu càng rõ ràng, đầy đủ bấy nhiêu. Vì thế hai bộ phận này đòi hỏi phải được tiến hành soạn thảo bởi các chuyên gia, cán bộ có kinh nghiệm, am hiểu về dự án, am hiểu về các quy phạm pháp luật đấu thầu. Bên cạnh đó, 1 phần khá quan trọng của HSMT chính là tiêu chuẩn đánh giá HSDT. Đây chính là căn cứ, cơ sở để tổ chuyên gia đấu thầu có thể lựa chọn, đánh giá một cách công bằng, chính xác những HSDT có khả năng đáp ứng tốt nhất những yêu cầu đặt ra của gói thầu. Việc tiêu chuẩn đánh giá càng được xây dựng chi tiết và rõ ràng sẽ càng giúp cho nhà thầu có thể tự đánh giá được khả năng thực sự của HSDT của mình. Qua đó, tránh những tình trạng tiêu chí đánh giá quá chung chung, không rõ ràng, dẫn tới sự không tán thành của các nhà thầu đối với kết quả chấm thầu của tổ chuyên gia. Không những vậy, các tiêu chí được phân chia, nêu rõ tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chuyên gia tiến hành công việc chấm thầu được diễn ra một cách nhanh chóng và chính xác. Khác với các công tác khác, hợp đồng được ký kết trong đấu thầu có các nội dung được quy định trước trong hồ sơ mời thầu và đã được nhà thầu chấp nhận khi soạn thảo hồ sơ dự thầu như : phương thức thực hiện hợp đồng, thủ tục thanh toán, nghiệm thu, xử lý tình huống khi có trường hợp bất thường xảy ra, thưởng phạt, xử lý các tranh chấp hợp đồng…(HSMT). Tiến độ và thời gian hoàn thành, giá cả…(HSDT). Những quy định này được công ty nêu rõ trong hồ sơ mời thầu và đây là những quy định phải tuân theo của cả hai bên kể từ khi ký kết hợp đồng cho đến khi kết thúc thời gian bảo hành của đối tượng được đấu thầu. Chính vì thế, nếu Bản điều kiện của hợp đồng mà chung chung, sơ sài, không chặt chẽ dẫn đến việc khi có phát sinh không biết phải xử lý như thế nào và nhà thầu sẽ từ chối những nghĩa vụ thuộc phạm vi phải thực hiện của mình chỉ vì trong hồ sơ mời thầu không nêu cụ thể. Nhưng bản yêu cầu chi mà công ty lập ra cũng không được lập một cách quá cứng nhắc, đẩy trách nhiệm cho các nhà thầu … bởi như thế sẽ hạn chế các nhà thầu tham gia. Cho nên đối với mỗi gói thầu, công ty cần phải dựa vào đặc điểm, tính chất, quy mô thực hiện hiện của gói thầu để đưa ra những điều kiện hợp lý, phù hợp với tình hình cụ thể của việc thực hiện gói thầu sao cho những điều koản nêu ra là khả thi nhất, đảm bảo được quyền lợi của cả 2 bên. Thường trong một hợp đồng kinh tế có ba lĩnh vực được nêu ra: tiến độ thi công, lĩnh vực pháp lý và lĩnh vực thương mại thì trong Bản điều kiện của hợp đồng trong HSMT cũng cần nêu rõ những quy định như thế. Những giải pháp nhằm nâng cao chất lượng của HSMT Tiến độ nhà thầu triển khai, lắp dặt các loại hàng hóa máy móc trang thiết bị để đưa vào vận hành có được thực hiện đúng hay không thì phải thường xuyên đối chiếu tiến độ triển khai thực tế so với tiến độ triển khai mà nhà thầu đã thống nhất với công ty qua quá trình thương thảo. Căn cứ vào đó công ty kịp thời có biện pháp xử lý các chậm trễ trên từng khâu công tác, từng giai đoạn triển khai. Vì thế, trong hồ sơ mời thầu cần nêu rõ đây là một tiêu chuẩn khá quan trọng trong việc đánh giá nhà thầu và vì thế các nhà thầu phải tiến hành lập ra được một tiến độ triển khai đưa vào vận hành hợp lí, tin cậy, đảm bảo tiến độ yêu cầu của sử dụng của hoạt động sản xuất của công ty. Trong hồ sơ mời thầu phải quy định cụ thể khi chậm tiến độ triển khai vận hành lắp ráp thì phải xác định nguyên nhân chậm là do đâu và đề ra các biện pháp giải quyết cụ thể. Nếu do lỗi của phía nhà thầu thì nhà thầu phải có biện pháp đẩy nhanh tiến độ và sẽ không được trả chi phí cho các biện pháp làm tăng tiến độ đó. Nhưng nếu lỗi là do phía công ty thì chi phí cho việc đẩy nhanh tiến độ sẽ công ty chi trả. Khi tiến độ bị chậm lại và có nguy cơ làm chậm thời gian hoàn thành đã được nêu rõ như trong hồ sơ dự thầu đã nêu thì trong hồ sơ mời thầu cũng phải nêu rõ : Trường hợp bị phạt: phạm vi, mức độ (có thể là mức phạt nhà thầu đã nêu trong hồ sơ dự thầu hay một tỷ lệ phần trăm nào đó thì trong hồ sơ mời thầu phải nói rõ). Trường hợp bị chấm dứt một phần hay toàn bộ hợp đồng dở dang với nhà thầu và công ty sẽ phải tiến hành thay thế bằng một nhà thầu khác; hồ sơ mời thầu phải quy định trường hợp nào thì áp dụng điều khoản này. Trách nhiệm của nhà thầu: Quy định cụ thể trách nhiệm của nhà thầu trên mọi khía cạnh gồm trách nhiệm tổng quát và trách nhiệm cụ thể trong một số vấn đề. Trách nhiệm cụ thể đó là những trách nhiệm về : kế hoạch và biện pháp đảm bảo chất lượng, khắc phục các vi phạm về chất lượng, lập kế hoạch triển khai lắp ráp vận hành chi tiết, tuân thủ sự quản lý và giám sát chất lượng triển khai của công ty, chế độ bảo hành các trang thiết bị, hướng dẫn, chuyển giao công nghệ, cách thức vận hành của các trang thiết bị. Những trách nhiệm này phải được nêu thật cụ thể đầy đủ và công ty cần phải dự tính trước mọi tình huống có thể xảy ra để có những quy định về các vấn đề đó. Trách nhiệm của chủ đầu tư: khi nêu lên những điều khoản nêu rõ trách nhiệm của công ty đối với gói thầu và các nhà thầu thì không những giúp cho các nhà thầu biết được quyền lợi của mình trong quá trình tham gia gói thầu mà còn giúp cho họ yên tâm hơn. Tuy nhiên cũng cần lưu ý là khi lập hồ sơ mời thầu không nên yêu cầu một cách quá máy móc về quy trình, kế hoạch triển khai thực hiện lắp ráp mà công ty chỉ nên chỉ nêu yêu cầu về tính chất của hàng hóa mua sắm của gói thầu để tự nhà thầu tìm ra cách thực hiện và triển khai theo họ là hợp lý nhất nhưng lại đảm bảo về chất lượng. Có như vậy mới phát huy được yếu tố sáng tạo của các nhà thầu. 4. Thành lập tổ chuyên gia đấu thầu sớm và tiến hành thông báo mời thầu rộng rãi hơn Có thể thấy trong các gói thầu đã được tiến hành trước đây ở công ty, thời gian tổ chuyên gia đấu thầu được thành lập khá là muộn so với thời gian đóng thầu và mở thầu, trong khi đó, thời gian làm việc của tổ chuyên gia đấu thầu thường là khá ngắn (3-4 ngày). Thời gian làm việc ngắn, khối lượng công việc nhiều khiến cho mật độ công việc là rất lớn, tạo ra áp lực không nhỏ tới các thành viên của tổ chuyên gia đấu thầu. Điều này có thể sẽ gây ra những sai lệch, thiếu sót trong quá trình chấm điểm các HSDT. Chính vì vậy, để có thể thực hiện công tác chấm thầu một cách chính xác và đúng với thời gian đã dự tính, công ty cần thực hiện các bước sau Có quyết định thành lập tổ chuyên gia đấu thầu sớm, nhanh chóng, có thể thành lập ngay tổ chuyên gia đấu thầu sau khi đã kết thúc quá trình đóng thầu và mở thầu. Việc này có thể giúp tổ chuyên gia đấu thầu có thể chủ động trong việc tổc chức, phân chia và thực hiện công tác chấm thầu Kéo dài thời gian hoạt động của tổ chuyên gia đấu thầu hơn so với hiện tai. Việc có thêm nhiều thời gian hoạt động sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho các thành viên tổ chuyên gia đấu thầu phân chia thời gian xem xét các HSDT một cách hợp lí và chi tiết. Bên cạnh đó, tổ chuyên gia cũng sẽ có thể đánh giá các HSDT một cách chi tiết, tỉ mỉ hơn, những vấn đề vướng mắc trong HSDT của bên dự thầu cũng sẽ được tổ chuyên gia phát hiện và chờ phúc đáp từ phía nhà thầu. Chất lượng và sự thành công của cuộc đấu thầu không chỉ phụ thuộc và công tác tổ chức tổ chức của công ty mà còn phụ thuộc vào các nhà thầu dự thầu. Số lượng nhà thầu lớn, đa dạng sẽ góp phần nâng cao khả năng cạnh tranh bình đẳng giữa các nhà thầu với nhau, giúp cho công ty có thể lựa chọn được một nhà thầu có khả năng đáp ứng cao nhất yêu cầu của gói thầu. Chính vì vậy, việc thu hút được số lượng lớn nhà thầu tham gia vào gói thầu cũng là một yêu cầu khá cấp bách. Theo yêu cầu của Luật Đấu thấu, thông báo mời thầu phải được công ty đăng tải trên báo Đấu Thầu trong 3 kì liên tiếp. Bên cạnh đó, để góp phần thu hút các nhà thầu, công ty cũng có thể tiếp tục đăng tải thông báo mời thầu này trên các phương tiện thông tin đại chúng khác như báo chí, truyền thông, truyền hình…. 5.. Đào tạo, bố trí, sắp xếp và sử dụng hợp lý đội ngũ cán bộ tham gia vào công tác đấu thầu Trước tiên cần phải khẳng định ngay rằng, con người đóng vai trò then chốt, là nhân tố quyết định đến thành quả của mọi công việc, bất kể là trong lĩnh vực nào. Đấu thầu cũng vậy, xét về lâu dài con người là yếu tố chủ quan quyết định hiệu quả đấu thầu bởi họ là những người đề ra các tiêu chuẩn, kế hoạch đấu thầu đồng thời là người tổ chức thực hiện nên đòi hỏi công ty phải có đội ngũ cán bộ có trình độ, nắm vững các nguyên tắc đấu thầu, nhiệt tình và làm việc có hiệu quả nhất.Trong điều kiện cạnh tranh gay gắt như hiện nay, phát triển nguồn nhân lực là một trong những vấn đề quan trọng, không những giúp cho việc tổ chức đấu thầu được thuận lợi mà còn góp phần tạo uy tín của công ty trên thương trường. Muốn vậy trước mắt Tổng công ty cần phải nâng cao trình độ cho đội ngũ cán bộ hiện đang tham gia vào công tác đấu thầu thông qua việc mời các chuyên gia về đấu thầu từ bộ Kế hoạch đầu tư hoặc là các chuyên gia đấu thầu nước ngoài để tổ chức các lớp tập huấn ngắn hạn hay có thể thành lập một số đoàn đi tham khảo và học tập về đấu thầu, mô hình quản lý đấu thầu ở một số nước trên thế giới nơi mà đấu thầu đã rất quen thuộc trong đời sống kinh tế. Đồng thời lựa chọn từ đội ngũ cán bộ đấu thầu hiện tại một số người có đủ phẩm chất đạo đức, đủ năng lực và có độ tuổi hợp lý để cử đi đào tạo tại các lớp học chính quy ở nước ngoài để sau này về làm cán bộ nòng cốt trong công ty về lĩnh vực đấu thầu. Bên cạnh đó công ty cũng cần phải chú ý đến việc đào tạo về ngoại ngữ, chuyên ngành đấu thầu cho đội ngũ đấu thầu này đặc biệt là đối với các cán bộ đại diện cho phía công ty làm việc trực tiếp với các nhà thầu nước ngoài để tránh tình trạng do trình độ về ngoại ngữ kém mà dẫn tới việc đánh giá không chính xác hồ sơ dự thầu của các nhà thầu. Ngoài ra cũng cần đặc biệt lưu ý đến việc đào tạo các chuyên gia tài chính cho các gói thầu vì dây chính là những người trực tiếp bóc tách công việc từ hồ sơ thiết kế kỹ thuật được duyệt và cũng chính họ là người xây dựng nên Bảng tiên lượng trong hồ sơ mời thầu, quản lý những chi phí phát sinh trong quá trình thực hiện dự án - Đây cũng là một công việc rất quan trọng góp phần dự tính giá gói thầu cho hợp lý, giảm bớt phức tạp trong quá trình đánh giá giá dự thầu. Đồng thời công ty cũng cần có biện pháp bố trí sử dụng cán bộ một cách hợp lý. Do hiện nay đội ngũ cán bộ làm công tác đấu thầu ở công ty vẫn có tình trạng thiếu người nên các cán bộ đôi khi phải kiêm nhiệm nhiều công việc, đôi khi bị thuyên chuyển giữa các phòng ban để đáp ứng nhu cầu của công việc. Điều này khiến cho các cán bộ không thể chuyên môn hoá vào một lĩnh vực, một công việc cụ thể được. Chính vì thế nên trong các công đoạn của quá trình tổ chức đấu thầu nói riêng và trong toàn bộ các hoạt động của Tổng công ty nói chung sẽ không phát huy được hết hiệu quả của đội ngũ cán bộ hiện có. Bởi vậy bố trí hợp lý "đúng người, đúng việc" sẽ tiết kiệm yếu tố lao động sống, nâng cao năng suất lao động, giảm được chi phí nhân công, nâng cao được hiệu quả đấu thầu từ đó góp phần hoàn thiện công tác tổ chức đấu thầu ở công ty. Và công ty cũng nên đưa ra một số chính sách mang tính động lực (thưởng, phạt vật chất) để khuyến khích, động viên các cán bộ làm việc với tinh thần và ý thức trách nhiệm cao, vì sự phát triển bền vững và lâu dài của công ty. PHỤ LỤC 1 DANH MỤC CÁC HỢP ĐỒNG TƯƠNG TỰ ĐÃ THỰC HIỆN 1. Tên nhà thầu:....................................................... - Địa chỉ:.................................................................. 2. Danh mục các hợp đồng tương tự đã và đang thực hiện trong 02 năm gần đây: Đơn vị tính:....... (VND, USD) TT Tên hợp đồng Tên dự án Tên chủ đầu tư Giá hợp đồng Nội dung công việc chủ yếu Thời gian thực hiện hợp đồng Ghi chú 1 2 3 4 .... * Ghi chú: Nhà thầu phải gửi kèm theo bản kê khai này bản chụp các các Hợp đồng và văn bản, tài liệu có liên quan với số lượng tối thiểu như quy định tại mục 1, chương IV. …………, ngày…….tháng…….năm 2008 Đại diện nhà thầu (Ghi rõ tên, chức danh, ký tên và đóng dấu) PHỤ LỤC 2 KÊ KHAI NĂNG LỰC TÀI CHÍNH CỦA NHÀ THẦU 1. Tên nhà thầu: _______________________________ Địa chỉ: ____________________________________ 2. Tóm tắt các số liệu về tài chính trong 2 năm tài chính gần đây, kèm theo bản chụp báo cáo tài chính (Bảng cân đối kế toán và kết quả hoạt động kinh doanh) đã được kiểm toán (nếu có) hoặc biên bản kiểm tra quyết toán thuế của nhà thầu đối với năm gần đây hoặc xác nhận của cơ quan thuế đối với hoạt động tài chính của nhà thầu trong năm.. Đơn vị tính: ____ (VND, USD...) TT Danh mục Năm ____ Năm ____ 1 Tổng tài sản 2 Tổng nợ phải trả 3 Vốn lưu động 4 Doanh thu 5 Lợi nhuận sau thuế 6 Cam kết tín dụng ( khả năng vay) 7 Các nội dung khác (nếu có yêu cầu) 3. Cam kết tín dụng (khả năng vay nếu có): ________________ (kèm theo văn bản xác nhận của tổ chức cung cấp tín dụng) ____, ngày ____ tháng ____ năm ____ Đại diện nhà thầu [Ghi tên, chức danh, ký tên và đóng dấu] PHỤ LỤC 3 Nội dung xác định giá đề nghị trúng thầu TT Nội dung Căn cứ xác định 1 Xác định giá dự thầu 2 Sửa lỗi 3 Hiệu chỉnh các sai lệch 4 Giá dự thầu sau sửa lỗi, hiệu chỉnh các sai lệch Giá trị của nội dung (1) + (2) + (3) 5 So sánh với giá gói thầu được duyệt Theo kế hoạch đấu thầu được phê duyệt 6 Giá đề nghị trúng thầu Xác định căn cứ theo giá trị các nội dung từ (4) đến (5) PHỤ LỤC 4 Tiêu chuẩn đánh giá HSCHCT MỤC 1: Đánh giá sơ bộ TT Nội dung yêu cấu I Kiểm tra tính hợp lệ của HSCHCT 1 Quy cách của HSCHCT và chữ ký trong HSCHCT: Theo đúng phần B. I. 12 và phần B.I.13 của HSYC II Đánh giá sự đáp ứng điều kiện tiên quyết HSYC của HSCHCT 1 Tên nhà thầu có trong danh sách nhận HSYC 2 Hiệu lực của HSCHCT: Tối thiểu 60 ngày kể từ thời điểm kết thúc thời hạn nộp HSCHCT 3 Giá dự thầu và biểu giá Theo đúng yêu cầu tại Phần B.I.9 4 Ngôn ngữ trong HSCHCT HSCHCT được viết bằng tiếng Việt. MỤC 2: Yêu cầu về kỹ thuật STT Tên thiết bị và đặc điểm kỹ thuật Đơn vị Đáp ứng I Máy phát điện đồng bộ Model P550E3 FG Wilson 01 bộ Toàn bộ động cơ, đầu phát và bảng điều khiển và các thiết bị chính phải được xuất xứ từ Anh Quốc và lắp ráp tại nhà máy của FG WILSON. 1 Các thông số kỹ thuật chính Công suất dự phòng tối đa 440KW/550KVA Công suất dài hạn 400KW/500KVA Hệ số công suất cos φ 0,8 Điện áp 220/380 Volts, 3 pha, 4 dây Tần số/vòng quay 50 Hz, 1500 vòng/phút Mức tiêu hao nhiên liệu của tổ máy phát điện tại: 100 % tải ≤ 97,2 lít/giờ 75 % tải ≤73,6 lít/giờ 2 Động cơ Diesel Động cơ Diesel Xuất xứ đồng bộ tại Anh Quốc cùng một nước với tổ máy phát điện Tốc độ vòng quay 1500 vòng/phút Loại động cơ diesel 4 thì Turbocharged Cơ cấu điều tốc Điện tử Kiểu phin lọc không khí Chi tiết thay thế được Hệ thống khởi động Động cơ điện một chiều, ắc quy Dung tích bồn chứa nhiên liệu Lớn hơn 925 lít, đặt dưới bệ đặt máy đảm bảo dầu cho máy chạy trong vòng 8 giờ liên tục ỏ chế độ 75% tải . 3 Đầu phát điện Đầu phát Xuất xứ Đồng bộ Anh Quốc cùng với động cơ Diezel. Pha 3 pha, 4 dây Kiểu Không chổi than, một bạc đạn Đầu dây 12 Bảo vệ cơ học Cấp IP23 Cấp cách điện Cấp H Cấp bảo vệ IP23 Hệ thống kích từ Tự kích Nhiễu sóng Đạt tiêu chuẩn EN 61000-6 Khả năng cho phép ngắn mạch và quá tải. 300% trong 10 giây Áp to mát đầu ra Cấp đồng bộ theo máy. Loại 3 cực với dây trung tính chung (4 dây), có chống rung, vỏ bằng thép, bảo vệ quá tải bằng rơ-le nhiệt và từ. Bộ điều chỉnh điện áp cấp đồng bộ được lắp đặt độc lập trên máy 4 Tủ điều khiển đồng bộ với máy phát điện Bảng điều khiển kỹ thuật số -          Thao tác trên nút bấm -          Công nghệ cắt nhanh hệ thống -          Lưu giữ 20 sự kiện sau cùng báo lỗi. -          Chống rung giao động của máy phát điện. Các thiết bị -          Đồng hồ Vol 3pha -          Đồng hồ Ampe cho mỗi pha và trung bình -          Đồng hồ tần số -          Các đồng hồ 1 chiều : báo điện áp bình ắp quy  -          Đồng hồ báo số giờ chạy máy -          Đồng hồ báo nhiệt độ nước làm mát -          Đồng hồ chỉ báo áp suất dầu bôi trơi  Các chế độ bảo vệ -          Lỗi khởi động -          Áp suất dầu bôi trơn thấp -          Nhiệt độ động cơ cao -          Tốc độ cao -          Điện áp ắc quy cao thấp -          Có 2 kênh dự phòng sự cố -          Bảo vệ rò rĩ điện tiếp đất -          Điện áp cao -          Áp lực khí thấp/cao 5 Phụ kiện đi kèm theo máy Đồng bộ theo máy - Pô giảm thanh, Khớp nối mềm và phụ kiện. Bình ắc quy chì cáp và đầu nối. - Áp tô mát đặt trong hộp bao che Thùng dầu chân máy > 925 lít (bao gồm van, đường ống và phụ kiện) - Ngoài bộ tài liệu kỹ thuật bằng tiếng Anh do nhà sản xuất thiết bị cung cấp, nhà thầu còn cung cấp thêm một cuốn sổ tay hướng dẫn vận hành và bảo dưỡng bằng tiếng Việt. II Vỏ chống ồn (đồng bộ theo máy) 1 bộ 1 Vỏ chống ồn được làm bằng vật liệu thép cấu hình, có sơn tĩnh điện. Đồng bộ theo máy 2 Độ ồn ở khoảng cách 7m: 69dBA 3 Phụ kiện : -          Khóa, bản lề, bulông,…bằng thép không rỉ. Các cửa đều có khóa, một cửa sổ bằng kính để dễ quan sát bảng điều khiển từ phía ngoài . -          Hệ thống ống giảm thanh được lắp đặt bên trong vỏ chống ồn. III Vật tư thi công lắp đặt (Bản vẽ thiết kế gửi kèm theo) SL Đáp ứng 1 Cáp điện đơn M185mm chạy từ máy phát điện vào tủ ATS sẵn có 520 mét - Dùng cáp Dasung, Hàn Quốc - Mỗi pha dùng 2 sợi, tổng cộng 4 pha dùng 8 sợi, mỗi sợi dài 64.623 mét, làm tròn thành 65 mét.. 2 Hệ thống máng đỡ cáp điện + ty treo máng cáp + giá đỡ  65 m -Sản xuất tại Việt Nam -Chất liệu: Tôn gấp - Kích thước máng đỡ cáp điện: 300x100x1,2 mm - Ty treo máng cáp sử dụng thép j6 - Giá đỡ dày 1,2 mm 3 Cải tạo mở rộng bệ đặt máy phát điện bằng bê tông sẵn có -Kích thước hiện tại: 2700x1005x155 mm -Kích thước sau cải tạo: 6000x2000x155mm TT Nội dung yêu cầu Mức độ đáp ứng Đạt Không đạt IV Tính hợp lệ của hàng hóa Tình trạng của hàng hóa Hàng hóa được chào hàng phải mới 100%, chưa qua sử dụng, được sản xuất đồng bộ. Hàng hóa được chào hàng đã qua sử dụng và/hoặc không được sản xuất đồng bộ. Chứng nhận xuất xứ, chất lượng Khi giao hàng phải cung cấp đầy đủ giấy chứng nhận chất lượng sản phẩm CQ của nhà sản xuất và giấy chứng nhận xuất xứ. Không có giấy chứng nhận chất lượng sản phẩm CQ của nhà sản xuất và giấy chứng nhận xuất xứ khi giao hàng. Năm sản xuất Hàng hóa phải được sản xuất từ năm 2007 trở lại đây. Hàng hóa được sản xuất từ năm 2007 trở về trước Lưu hành Hàng hóa phải được phép lưu hành và nhập khẩu vào Việt nam. Hàng hóa không được phép lưu hành và nhập khẩu vào Việt nam. Giấy phép bán hàng Nhà thầu phải có giấy phép bán hàng thuộc bản quyền của nhà sản xuất đối với thiết bị chào hàng. Có thể chấp nhận bản Fax và nhà thầu phải có nghĩa vụ xuất trình bản gốc trước khi ký kết hợp đồng Nhà thầu không có giấy phép bán hàng thuộc bản quyền của nhà sản xuất đối với thiết bị chào hàng. V Dịch vụ 1 Vật tư phụ tùng thay thế Phải có linh kiện, phụ tùng sẵn sang thay thế tại Việt Nam (yêu cầu có bản cam kết) Không có linh kiện, phụ tùng sẵn sàng thay thế tại Việt Nam. 2 Duy trì, bảo dưỡng và nâng cấp Đáp ứng yêu cầu về duy trì, bảo dưỡng và nâng cấp khi có nhu cầu. Không có dịch vụ duy trì, bảo dưỡng và nâng cấp khi có nhu cầu. 3 - Đội ngũ kỹ thuật tham gia triển khai dự án - Thời gian có mặt tại hiện trường để giải quyết sự cố. - Đội ngũ kỹ thuật tham gia triển khai dự án phải có trình độ đại học trở lên, có các chứng chỉ vận hành của chính hãng. - Khi nhận được thông báo sự cố phải có mặt tại hiện trường tối đa sau 1h. - Đội ngũ kỹ thuật tham gia triển khai dự án không có trình độ đại học trở lên, và/hoặc không có các chứng chỉ vận hành của chính hãng. - Khi nhận được thông báo sự cố có mặt tại hiện trường sau hơn 1h. 4 Đấu nối cáp và lắp đặt hệ thống, đào tạo và hướng dẫn vận hành VI Chế độ bảo hành 1 Thời gian bảo hành Tối thiểu 12 tháng kể từ ngày nghiệm thu và bàn giao. Dưới 12 tháng kể từ ngày nghiệm thu và bàn giao MỤC 3: Yêu cầu về phương thức thanh toán và tiến độ triển khai STT Nội dung yêu cầu Đạt Không đạt 1 Phương thức thanh toán: Chỉ chấp nhận tạm ứng trước tối đa 30% giá trị hợp đồng trong vòng 7 ngày kể từ ngày ký kết hợp đồng. Thanh toán 70% giá trị hợp đồng trong vòng 30 ngày kể từ ngày hai bên ký biên bản nghiệm thu bàn giao hàng hóa, biên bản thanh lý hợp đồng. Đáp ứng đúng hoặc có phương thức thanh toán tốt hơn so với nội dung yêu cầu. Phương thức thanh toán không đúng hoặc bất lợi hơn so với nội dung yêu cầu 2 Tiến độ triển khai thực hiện Thời gian hoàn thành việc giao hàng và lắp đặt Hoàn thiện công trình trước hoặc tối đa 30 ngày Hoàn thiện công trình sau 30 ngày. MỤC 4: Nội dung xác định giá đánh giá TT Nội dung Căn cứ xác định 1 Giá chào hàng 2 Sửa lỗi 3 Hiệu chỉnh các sai lệch 4 Giá chào hàng sau sửa lỗi, hiệu chỉnh sai lệch và chuyển đổi sang một đồng tiền chung (nếu có) Giá trị của nội dung (1) +(2) + (3) và chuyển đổi theo mục 24 Phần B (nếu có) PHỤ LỤC 5 Nội dung đánh giá nhà thầu về mặt kĩ thuật 1. Công ty Cổ phần Hữu Toàn Lý do: Công ty Cổ phần Hữu Toàn không đáp ứng đầy đủ các yêu cầu kỹ thuật quy định trong HSYC, cụ thể như sau: - Mục I: Không đáp ứng Model của máy phát điện là P550E3 FG Wilson - Mục I.1. Các thông số kỹ thuật chính - Không đáp ứng công suất dự phòng tối đa 440KW/550KVA - Không đáp ứng mức tiêu hao nhiên liệu của tổ máy phát điện tại 100% và 75% tải. - Mục I.2. Động cơ Diesel - Không đáp ứng điều kiện xuất xứ của động cơ - Không thể hiện phin lọc không khí là chị tiết có thể thay thế được. - Mục I.3. Đầu phát điện - Không đáp ứng điều kiện xuất xứ của đầu phát - Không đáp ứng cấp bảo vệ cơ học - Không thể hiện là đạt tiêu chuẩn EN61000-6 về bảo vệ nhiễu sóng - Không thể hiện là có Áp to mát đầu ra cấp sẵn theo máy - Mục I.4. Tủ điều khiển đồng bộ với máy phát điện - Bảng điều khiển + Không thể hiện đầy đủ là có khả năng lưu giữ 20 sự kiện sau cùng báo lỗi - Không có các loại đồng hồ hiển thị thông số hoạt động của máy phát điện - Các chế độ bảo vệ + Không thể hiện là có 2 kênh dự phòng sự cố + Không thể hiện là có bảo vệ rò rỉ điện tiếp đất + Không thể hiện là có bảo vệ áp lực khí thấp/cao - Mục I.5. Phụ kiện đi kèm đồng bộ theo máy - Không thể hiện là có Áp tô mát đặt trong hộp bao che - Không thể hiện là có thùng dầu chân máy > 925 lít - Mục II. Vỏ chống ồn - Mục II.2: Không thể hiện là đáp ứng độ ồn ở khoảng cách 7m là 69dBA - Mục II.3. Không thể hiện đầy đủ các phụ kiện như HSYC - Mục III. Vật tư thi công lắp đặt: Không thể hiện trong HSCHCT - Mục IV. Dịch vụ - Mục IV.4. Không đáp ứng thời gian có mặt tại hiện trường là 1h kể từ khi nhận được thông báo sự cố. KẾT LUẬN Với vị trí quan sát và theo dõi công tác tổ chức hoạt động tổ chức đầu thầu của công ty VTC Intecom trong suốt thời gian thực tập vừa qua đã giúp cho em có được những cái nhìn rõ nét hơn về mối liên hệ giữa lí thuyết và thực tiễn. Qua đó, nó có thể giúp cho em hoàn thiện được khả năng cũng như những kiến thức chuyên nghành đã được các thầy cô giảng dạy. Chuyên đề này được viết thông qua quá trình đúc kết những hiểu biết cũng như những quan sát thực tế tại công ty VTC Intecom. Có thể chuyên đề này còn có khá nhiều thiếu sót và bất cập nhưng em vẫn hi vọng nhận được sự hướng dẫn, đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo trong khoa cũng như các anh chị trong phòng Kế hoạch và Đầu tư. ._.