Hoàn thiện công tác thanh toán đối với khách du lịch quốc tế tại Khách sạn Bình Minh

gia mà liên quan tới rất nhiều đối tác cùng tham gia, nhiều loại ngoại tệ, nhiều loại công cụ thanh toán. Do vậy, việc xây dựng một quy trình thanh toán hợp lý sẽ giúp nâng cao hiệu quả kinh doanh, giảm thiểu các rủi ro trong việc thanh toán. Xuất phát từ những suy nghĩ trên, dựa trên cơ sở những kiến thức đã được học về quản trị du lịch và khách sạn và thời gian thực tập tại khách sạn Bình Minh – 27 Lý Thái Tổ, em xin chọn đề tài “Hoàn thiện công tác thanh toán đối với khách du lịch quốc tế tại Khách sạn Bình Minh”. Kết cấu bài viết sau đây gồm 3 phần. Chương I: Nêu khái quát một số khái niệm chung về kinh doanh khách sạn, một số lý luận cơ bản về công tác thanh toán đối với khách du lịch quốc tế. Chương II: Tìm hiểu thực trạng công tác thanh toán đối với khách du lịch quốc tế tại khách sạn Bình Minh. Chương III: Một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác thanh toán tại khách sạn. Em xin chân thành cảm ơn cô giáo - Tiến sĩ Trần Thị Minh Hoà cùng toàn thể các thầy cô giáo Khoa Quản trị kinh doanh Du lịch và khách sạn - Trường đại học Kinh tế quốc dân - những người đã tận tình hướng dẫn em hoàn thành bản báo cáo này. Em cũng xin chân thành cảm ơn Ban giám đốc cùng toàn thể cán bộ công nhân viên công tác tại Khách sạn Bình Minh đã giúp đỡ em trong quá trình thực tập. Mặc dù có nhiều cố gắng nhưng bài viết vẫn có nhiều thiếu sót. Rất mong sự đóng góp ý kiến của các thầy cô để em có thể hoàn thiện bài viết này. CHƯƠNG I MỘT SỐ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC THANH TOÁN QUỐC TẾ TRONG KHÁCH SẠN MỘT SỐ KHÁI NIỆM NHU CẦU CỦA KHÁCH DU LỊCH Xét về bản chất nhu cầu chính là những cái cần thiết cho con người tồn tại và phát triển, chỉ có nhu cầu mới thúc đẩy được tính tích cực của mỗi cá nhân trong quá trình hoạt động. Nhu cầu là cái tất yếu, tự nhiên, nó là thuộc tính tâm lý của con người, là sự đòi hỏi tất yếu của con người để tồn tại và phát triển. Lý thuyết nhu cầu của Maslow là một trong những lý thuyết nghiên cứu về nhu cầu của con người một cách đầy đủ và toàn diện. Lý thuyết nhu cầu của Maslow Khi nghiên cứu về nhu cầu của con người, tiến sĩ Abraham Maslow đã chia nhu cầu con người thành năm mức độ cơ bản, tầm quan trọng được thể hiện từ mức độ thấp đến mức độ cao. Nhu cầu sinh lý (ăn, ở, đi lại...). Nhu cầu an ninh và an toàn. Nhu cầu xã hội (giao tiếp, hội nhập). Nhu cầu tự khẳng định. Nhu cầu tự thể hiện. Theo Maslow, con người sẽ cố gắng thoả mãn nhu cầu quan trọng nhất trước tiên. Khi thoả mãn được nhu cầu quan trọng, nhu cầu đó sẽ không còn là động lực thúc đẩy hiện tại nữa và nhu cầu quan trọng kế tiếp lại trở thành động lực của hành động. Như vậy, nhu cầu du lịch không phải là nhu cầu thiết yếu song cũng không thể xếp vào nhóm nhu cầu thứ yếu bởi nhu cầu du lịch có những đặc trưng riêng khác biệt so với nhu cầu thông thường. Nhu cầu du lịch Xét về bản chất, nhu cầu du lịch là một trong vô số nhu cầu của con người và ngày càng phát triển mạnh mẽ. Nhu cầu du lịch phát sinh là kết quả tác động của lực lượng sản xuất trong xã hội và trình độ sản xuất xã hội. Trình độ sản xuất xã hội ngày càng cao, các mối quan hệ xã hội càng hoàn thiện thì nhu cầu du lịch của con người ngày càng trở nên gay gắt. Nhu cầu du lịch không giống như các nhu cầu khác, đó là một loại nhu cầu đặc biệt và tổng hợp của con người, được hình thành và phát triển trên nền tảng của nhu cầu sinh lý và các nhu cầu tinh thần. Nhu cầu du lịch là sự mong muốn khát khao được rời khỏi nơi ở thường xuyên của mình để đến một nơi nào đó nhằm thoả mãn các nhu cầu sinh hoạt cao cấp mà không theo đuổi các mục đích kinh tế. Nhu cầu du lịch là nhu cầu cao cấp, khi muốn thực hiện được chuyến đi du lịch con người cần có đủ hai điều kiện: Thời gian nhàn rỗi Khả năng thanh toán Đây là hai điều kiện cơ bản mà con người phải có để biến nhu cầu trở thành hành động. Nếu thiếu một trong hai điều kiện này thì con người không thể thực hiện được chuyến đi du lịch của mình. Với các nhà kinh doanh du lịch thì việc đáp ứng và làm thoả mãn nhu cầu du lịch không phải là đơn giản bởi sự đòi hỏi của nó luôn ở mức độ cao cấp như để đáp ứng nhu cầu sinh lý về ăn uống thì không chỉ ăn no, ăn ngon mà đòi hỏi cả tính nghệ thuật trong việc trình bày món ăn, sự cầu kỳ và khéo léo được thể hiện trên từng sản phẩm. Khách du lịch không chỉ thưởng thức các món ăn bằng miệng mà còn cả bằng mắt.... điều này đã tạo ra sự khác biệt giữa nhu cầu du lịch và các nhu cầu thông thường. KHÁCH CỦA KHÁCH SẠN Trong hoạt động kinh doanh nói chung và hoạt động kinh doanh khách sạn nói riêng, khách luôn là yếu tố hàng đầu quyết định sự thành công hay thất bại của một doanh nghiệp. Sản phẩm mà khách sạn tạo ra trong từng giây, từng phút nếu không được bán, được sử dụng sẽ không thể sử dụng hai lần trong cùng một thời gian để bù lại như các sản phẩm khác. Chính vì vậy, từ khi bắt đầu hoạt động kinh doanh, khách sạn luôn xác định rõ tầm quan trọng của khách. Vậy khách của khách sạn là ai? Đứng trên góc độ là những người tiêu dùng trực tiếp sản phẩm của khách sạn, khách của khách sạn gồm: Khách địa phương Khách du lịch Đó là những người sử dụng trực tiếp các sản phẩm trong khách sạn với nhiều mục đích khác nhau ngoại trừ mục đích kiếm tiền. Có thể thấy khách của khách sạn rất đa dạng, không chỉ đơn thuần là những du khách theo định nghĩa mà khách sạn còn sẵn sàng phục vụ cho tất cả những ai muốn tiêu dùng sản phẩm của khách sạn. Họ có thể là những khách du lịch quốc tế, khách du lịch nội địa và những người dân địa phương cũng có thể trở thành khách của khách sạn khi họ có nhu cầu tiêu dùng một loại sản phẩm nào đó của khách sạn. Nếu nhìn khách của khách sạn dưới góc độ có quan hệ giao dịch mua bán sản phẩm thì khách của khách sạn còn có đối tượng thứ ba, đó là các tổ chức trung gian. Đây là những người có quan hệ với khách sạn dựa trên việc giao dịch làm ăn kinh tế, họ không tiêu dùng trực tiếp các sản phẩm của khách sạn như hai đối tượng kia. Song trong quá trình hoạt động kinh doanh đối tượng chính mà khách sạn quan tầm nhất không phải toàn bộ khách của khách sạn mà chỉ đơn thuần là khách du lịch. Đây chính là đối tượng mà khách sạn muốn được phục vụ. Để có thể đem lại cho khách những phục vụ tốt nhất, chúng ta cần phải hiểu rõ khách du lịch là ai? Họ ở đâu đến? Và họ muốn gì?. Biết được điều đó khách sạn mới kinh doanh thành công. Đã có rất nhiều các định nghĩa khách nhau về khách du lịch song tất cả các định nghĩa đều tách khách dulịch ra làm hai loại cơ bản: Khách du lịch quốc tế Khách du lịch nội địa Tại hội nghị Rome 1963, Liên Hợp Quốc Tế tổ chức về vấn đề du lịch quốc tế đã đưa ra một định nghĩa khá đầy đủ về khách du lịch quốc tế. “Khách du lịch quốc tế là người thăm viếng và lưu lại một hoặc một số nước khác ngoài nước cư trú của mình với thời gian ít nhất là 24 giờ vì bất kỳ lý do gì ngoài mục đích hành nghề để có thu nhập.” Khách du lịch nội địa được hiểu là những người đi du lịch không qua phạm vi du lịch nước mình. Với một khoảng cách tối thiểu nào đó, vì bất kỳ lý do nào ngoài việc thay thế chỗ làm việc. Để giúp các doanh nghiệp có thể hiểu rõ hơn về khách du lịch, Tổng cục du lịch Việt Nam đã định nghĩa khách du lịch quốc tế như sau: “Khách du lịch quốc tế là người nước ngoài, người Việt Nam định cư ở nước ngoài đến Việt Nam không quá 12 tháng với mục đích tham quan, nghỉ dưỡng, hành hương thăm thân nhân, bạn bè, tìm hiểu cơ hội kinh doanh... trên lãnh thổ Việt Nam” Như vậy, có thể thấy khách du lịch rất đa dạng, họ có thể là khách du lịch thuần tuý, có thể là khách du lịch thương mại, những khách đoàn đến chờ họp hội nghị, hội thảo thương mại..., họ đi với rất nhiều mục đích khách nhau trừ mục đích kiếm tiền, với những nhu cầu khác nhau, những khách biệt này có khi không đáng kể nhưng có lúc lại rất lớn. Nắm bắt nhu cầu của từng loại khách là rất quan trọng, nó quyết định sự thành bại trong kinh doanh của một khách sạn. KINH DOANH KHÁCH SẠN Khái niệm kinh doanh khách sạn Du khách đi ra khỏi nơi cư trú thường xuyên của mình đều cần đến các dịch vụ về lưu trú, ăn uống, nghỉ ngơi... ở đâu có nhu cầu thì ở đó sẽ có nhà cung cấp. Chính bởi vậy ngành kinh doanh khách sạn ra đời. Định nghĩa: Kinh doanh khách sạn là hoạt động kinh doanh các dịch vụ cho thuê buồng ngủ, ăn uống và các dịch vụ bổ sung khác của khách sạn nhằm thoả mãn các nhu cầu về nghỉ ngơi tạm thời của khách tại các điểm du lịch và mang lại lợi ích kinh tế cho cơ sở kinh doanh. Đặc điểm kinh doanh khách sạn Khác với các ngành kinh doanh hàng hoá, ngành kinh doanh khách sạn mang các đặc điểm chủ yếu sau: Thứ nhất, kinh doanh khách sạn liên quan mật thiết đến tài nguyên du lịch. Chúng ta cũng đã biết, nhu cầu của khách du lịch là tiêu dùng các sản phẩm mà đó không phải lúc nào cũng có thể thực hiện được. Các sản phẩm đó lại hấp dẫn họ, muốn “sử dụng” các tài nguyên du lịch. Vì vậy khách sạn muốn kinh doanh có hiệu quả nhất thiết phải “gắn liền” với tài nguyên du lịch. “Gắn liền” ở đây không chỉ có ý nghĩa nhất định về mặt không gian mà còn có ý nghĩa cả quy mô, kiểu loại, kiến trúc,... đồng thời cũng quyết định phương thức thu hút khách của khách sạn. Thứ hai, kinh doanh khách sạn có dung lượng vốn cố định lớn, đặc biệt lượng vốn đầu tư ban đầu. Để xây dựng, thiết kế một khách sạn không bị lạc hậu theo thời gian, luôn luôn thoả mãn nhu cầu cao cấp của khách du lịch thì doanh nghiệp phải đầu tư lượng vốn lớn. Hơn nữa, trong tiêu dùng khách hàng đòi hỏi những cái mới, hiện đại của tiện nghi, hàng hoá và dịch vụ đều phải phong phú, đa dạng, cao cấp do đó làm khách sạn luôn đổi mới dẫn đến phát sinh nhiều chi phí như hoạt động bảo quản, bảo dưỡng, trang bị những vật phẩm thường xuyên phải thay thế, chi phí cho khấu hao khu vực lưu trú ăn uống, cho lao động... tất cả chi phí đó chiếm lượng vốn lớn. Để bù đắp các khoản chi phí, thu hồi vốn đầu tư, khách sạn phải bằng mọi cách thu hút được nhiều khách vì chỉ có khách thì mới có lợi nhuận. Thứ ba, kinh doanh khách sạn cần một lượng lao động trực tiếp lớn hơn các ngành kinh tế khác bởi sản phẩm khách sạn chủ yếu mang tính chất phục vụ khách trực tiếp nên đòi hỏi một sự cẩn thận, tỉ mỉ, lịch sự mà không có một loại máy móc nào có thể thay thế được. Thời gian lao động phụ thuộc thời gian tiêu dùng của khách thường kéo dài 24/24 giờ mỗi ngày. Đồng thời, do phải chịu một áp lực rất lớn từ khách hàng, phụ thuộc vào tiêu dùng của khách nên cường độ lao động thường không đều, rất căng thẳng. Như vậy, đối với ngành kinh doanh khách sạn công tác quản trị nhân lực phải được đặt lên hàng đầu, công tác này đạt hiệu quả cao thì chất lượng phục vụ của khách sạn được cải thiện rõ rệt, sự hấp dẫn của khách sạn sẽ tăng lên. Với đặc điểm này, quản lý hiệu quả nguồn nhân lực đó là yếu tố quyết định sự thành công trong công tác thu hút khách của khách sạn. Thứ tư, hoạt động kinh doanh khách sạn mang tính chu kỳ. Do phụ thuộc vào tài nguyên và nhu cầu của khách nên ngành kinh doanh khách sạn không chỉ chịu sự chi phối của các quy luật tự nhiên mà còn phụ thuộc vào các quy luật xã hội, kinh tế, thói quen, tâm sinh lý. Với những đặc điểm này, kinh doanh khách sạn sẽ trở nên đặc biệt khó khăn. Khả năng thành công của các nhà kinh doanh trong lĩnh vực khách sạn không chỉ phụ thuộc và các nhân tố như vốn, năng lực, kinh nghiệm mà còn cần phải có sự say mê thực sự của người lao động. Sản phẩm khách sạn Sản phẩm kinh doanh khách sạn được hiểu là tổ hợp những nhân tố vật chất tinh thần mà khách sạn cung cấp đáp ứng nhu của của khách hàng kể từ khi họ có yêu cầu đầu tiên đến khi thanh toán và kết thúc quá trình lưu trú. Như vậy, nó sẽ bao gồm các dịch vụ, hàng hoá, và các tiện nghi cung cấp cho khách. Hàng hoá là những vật phẩm hữu hình mà khách sạn cung cấp như thức ăn, đồ uống, đồ bán kèm, hàng lưu niệm, hàng tiêu dùng thông thường,... Dịch vụ bao gồm dịch vụ lưu trú, ăn uống được xem như phần cứng của sản phẩm. Phần mềm là các dịch vụ bổ sung, là phần tạo ra sự khác biệt của từng khách sạn. Đặc điểm của sản phẩm khách sạn Sản phẩm khách sạn không thể dịch chuyển trong không gian như các hàng hoá thông thường khác, chỉ có sự vận động cơ học của khách hàng đến nơi có sản phẩm. Với đặc điểm này áp dụng chính sách kéo khách hàng đến khách sạn phải được quan tâm hàng đầu. Chủ yếu tồn tại dưới dạng phi vật chất, có tỷ trọng dịch vụ cao, chỉ có thể đánh giá chất lượng sau khi đã tiêu dùng, có nghĩa là ngoài nhân viên phục vụ khách hàng cũng là một bộ phận quan trọng trong quá trình tiêu dùng sản phẩm. Là sản phẩm không lưu kho cất giữ được. Với đặc điểm này, nếu một phòng trong khách sạn không có khách thì điều đó đồng nghĩa với việc khách sạn vẫn phải sản xuất nhưng không thể bán được sản phẩm. Vì vậy khách sạn phải tìm mọi cách thu hút khách tới khách sạn mình. Để thực hiện điều đó không có cách nào khác là phải thoả mãn tối đa nhu cầu của khách mà cơ sở chính là những nghiên cứu về khách như đặc điểm tiêu dùng, khả năng thanh toán, yêu cầu về chất lượng phục vụ... Là sản phẩm mang tính đồng thời nghĩa là quá trình sản xuất và quá trình tiêu dùng diễn ra cùng lúc do đó không thể làm thử hoặc loại bỏ sau khi được sản xuất. Do các đặc điểm trên, sản phẩm khách sạn chỉ đạt chất lượng tốt nếu sau bất biến về mặt không gian, tính đồng thời về thời gian của sản phẩm khách sạn, có thể thấy để thành công trên thị trường các nhà quản lý không có cách nào khác là phải bám sát vào khách hàng. CÁC PHƯƠNG TIỆN THANH TOÁN MÀ KHÁCH DU LỊCH QUỐC TẾ THƯỜNG SỬ DỤNG KHI ĐẾN KHÁCH SẠN: TIỀN MẶT Khái niệm về ngoại tệ - ngoại hối Ngoại tệ (Foreign Currency): là đồng tiền của một quốc gia này so với quốc gia khác. Ngoại tệ bao gồm 2 loại: Ngoại tệ tiền mặt và ngoại tệ tín dụng. Ngoại hối: là một khái niệm dùng để chỉ các phương tiện có giá trị được dùng tiến hành thanh toán giữa các quốc gia. Tuỳ theo quan niệm của luật quản lý ngoại hối của mỗi nước, khái niệm ngoại hối có thể không giống nhau, nhưng xét trên đại thể, ngoại hối có thể bao gồm 5 loại: Ngoại tệ (Foreign Currency) Các phương tiện thanh toán quốc tế ghi bằng ngoại tệ, không phải là tiền mặt. Hối phiếu (Bill of exchange) Kỳ phiếu (Promissary Note) Séc (Cheque) Thư chuyển tiền (Mail Transfer) Thẻ tín dụng (Credit Card) Thư tín dụng ngân hàng (Bank letter of Credit) Các chứng khoán có giá trị ghi bằng ngoại tệ như: Cổ phiếu (Stock) Trái phiếu công ty (Debenture) Công trái quốc gia (Government loan) Trái phiếu kho bạc (Treasury Bill) Vàng bạc, kim cương, ngọc trai, đá quý... được dùng làm tiền tệ. Tiền của Việt Nam dưới các hình thức sau: Tiền của Việt Nam ở nước ngoài dưới mọi hình thức khi quay lại Việt Nam. Tiền Việt Nam là lợi nhuận của người đầu tư nước ngoài ở Việt Nam. Tiền Việt Nam có nguồn gốc ngoại tệ khác. Tác động của tỷ giá hối đoái Khái niệm tỷ giá hối đoái Khái niệm Trong chế độ bản vị vàng, tiền tệ trong lưu thông là tiền đúc bằng vàng và giấy bạc ngân hàng được tự do đổi ra vàng căn cứ vào hàm lượng vàng của nó. Tỷ giá hối đoái là quan hệ so sánh hai đồng tiền vàng của 2 nước với nhau hoặc là so sánh hàm lượng vàng của 2 đồng tiền 2 nước với nhau (ngang giá vàng - gold parity). Ví dụ: Hàm lượng vàng của 1 bảng Anh (GBP) là 2,488281 gam và của 1 đôla Mĩ (USD) là 0,888671 gam, do đó, quan hệ so sánh giữa GBP và USD là: 2,488281 8,888671 1 GBP = =2,80 USD Trong chế độ lưu thông tiền giấy, tiền đúc trong lưu thông không còn nữa, giấy bạc ngân hàng không được tự do đổi ra vàng theo hàm lượng vàng của nó, do đó, ngang giá vàng không còn là cơ sở hình thành tỷ giá hối đoái. Có 2 khái niệm về tỷ giá hối đoái: Các phương tiện thanh toán quốc tế được mua và bán trên thị trường hối đoái bằng tiền tệ quốc gia của một nước theo một giá cả nhất định. Vì vậy, giá cả của một đơn vị tiền tệ này thể hiện bằng một số đơn vị tiền tệ nước kia được gọi là tỷ giá hối đoái. Tỷ giá hối đoái còn được định nghĩa ở khía cạnh khác, đó là quan hệ so sánh giữa hai đồng tiền của 2 nước với nhau. Việc so sánh hai đồng tiền với nhau được thực hiện bằng so sánh sức mua của 2 đồng tiền trên 2 thị trường (sức mua của một rổ hàng hoá phổ biến trên cả 2 thị trường) gọi là “ngang giá sức mua” của tiền tệ (Purchasing Power Parity). Ví dụ: Một hàng hoá A ở Mĩ có giá là 10USD, ở Pháp có giá là 50 FPF. Ngang giá sức mua là: 2,488281 8,888671 1 USD = = 5 FPF Đây là tỷ giá hối đoái giữa đôla Mĩ và frăng Pháp. Các loại tỷ giá hối đoái Tỷ giá thường được niêm yết tại ngân hàng là tỷ giá điện hối, tức là tỷ giá chuyển ngoại hối bằng điện. Tỷ giá điện hối là tỷ giá cơ sở để xác định ra các loại tỷ giá khác. Tỷ giá thư hối là tỷ giá chuyển đổi ngoại hối bằng thư. Tỷ giá của séc và hối phiếu trả tiền ngay được mua và bán theo một tỷ giá mà cơ sở xác định nó bằng tỷ giá điện hối trừ đi một số tiền lãi của 1 đơn vị ngoại tệ trong giá trị toàn bộ của séc và hối phiếu phát sinh theo số ngày cần thiết của bưu điện để chuyển séc từ nước này sang nước khác và theo số ngày kể từ lúc ngân hàng bán hối phiếu đến lúc hối phiếu được trả tiền. Tỷ giá hối phiếu có kỳ hạn bằng tỷ giá điện hối trừ đi số tiền lãi phát sinh tính từ lúc ngân hàng bán hối phiếu đến lúc hối phiếu được trả tiền. Khi niêm yết tỷ giá, ngân hàng công bố tỷ giá mua và tỷ giá bán. Tỷ giá mua là tỷ giá của ngân hàng mua ngoại hối vào. Tỷ giá bán là tỷ giá của ngân hàng bán ngoại hối ra. Tỷ giá mua bao giờ cũng thấp hơn tỷ giá bán và khoản chênh lệch đó là lợi nhuận kinh doanh ngoại hối của ngân hàng. Tỷ giá đóng cửa là tỷ giá của hợp đồng kỳ kết cuối cùng trong ngày. Tỷ giá của chuyến giao dịch ngoại hối đầu tiên trong một ngày gọi là tỷ giá mở cửa. Trong khuôn khổ chế độ quản lý ngoại hối, ở các nước kém phát triển, ngoài thị trường ngoại hối chính thức còn hình thành thị trường ngoại hối tự do. Do đó, bên cạnh tỷ giá chính thức do Nhà nước quy định, còn có tỷ giá chợ đen do quan hệ cung cầu ngoại hối trên thị trường quyết định. Nhà nước áp dụng chế độ nhiều tỷ giá chính thức để điều tiết nền kinh tế, tác động đến cán cân ngoại thương, kích thích hoặc hạn chế hoạt động xuất nhập khẩu. Tác động của tỷ giá hối đoái tới việc thanh toán của khách tại khách sạn Khi khách du lịch tới nghỉ tại khách sạn, họ sẽ tiêu dùng những dịch vụ lưu trú, ăn uống... và đương nhiên, họ phải thanh toán những dịch vụ đó. Nhưng khách sạn không chấp nhận tất cả các đồng ngoại tệ mà chỉ nhận một số loại ngoại tệ mạnh và thông dụng hoặc là đồng nội tệ. Do vậy, khách du lịch phải chuyển đổi đồng tiền của họ sang các loại ngoại tệ hoặc đồng nội tệ được khách sạn chấp nhận. Trong quá trình chuyển đổi đó, sự biến động của tỷ giá sẽ gây ra tác động lớn, làm tăng hoặc giảm sự chênh lệch giữa khoản thanh toán ghi trên hoá đơn và khoản thanh toán thực tế khách phải trả. Nếu đồng tiền của khách là những đồng tiền được khách sạn chấp nhận thanh toán thì sự biến động của tỷ giá chỉ gây tác động một lần. Ví dụ, nếu tỷ giá giữa đồng tiền của khách và đồng VND tăng, một đồng tiền của khách sẽ đổi được nhiều đồng VND hơn, khoản thanh toán thực sự mà khách phải trả sẽ giảm đi. Ngược lại, nếu tỷ giá đó giảm, đồng tiền của khách sẽ đổi được ít đồng VND hơn, tổng giá dịch vụ mà khách đã tiêu dùng tăng lên, khách chịu thiệt vì phải trả nhiều tiền hơn. Nếu đồng tiền của khách không được chấp nhận thanh toán tại khách sạn, họ sẽ phải quy đổi ra những ngoại tệ thông dụng khác (thường là USD) và sẽ tiến hành thanh toán. Lúc này, tỷ giá sẽ gây tác động hai lần. Nếu tỷ giá giữa ngoại tệ quy đổi và đồng tiền của khách tăng (hoặc giảm) thì tổng số tiền của khách cần phải chi ra cũng tăng (hoặc giảm). Khi đem đồng ngoại tệ quy đổi thanh toán với khách sạn, tỷ giá hối đoái có thể gây ra hai tác động như trường hợp trên. Tóm lại, tỷ giá hối đoái thay đổi sẽ gây tác động mạnh tới việc thanh toán nói chung, không chỉ riêng thanh toán bằng tiền mặt. Vì vậy, để san xẻ bớt rủi ro do sự biến động lên xuống thất thường của tỷ giá, khách sạn quy định tỷ giá của ngân hàng công bố vào thời điểm khách thanh toán được dùng làm tỷ giá thanh toán. Còn trong các giao dịch thương mại, người ta thường xác định tỷ giá tại một thời điểm nào đó là tỷ giá để thanh toán hợp đồng, có thể là tỷ giá lúc ký kết hoặc lúc thanh toán. Ưu nhược điểm khi thanh toán bằng tiền mặt Việc phát minh ra tiền giấy thực sự là một bước tiến quan trọng trong lịch sử. Khi thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt, người mua trực tiếp nhận hàng, người bán trực tiếp nhận tiền, rủi ro trong giao dịch là rất nhỏ. Song những giao dịch lớn, người ta cần có nhiều tiền mặt. Một khách thương gia đi tìm kiếm cơ hội kinh doanh, ở những khách sạn đắt tiền trong thời gian dài sẽ phải mang theo rất nhiều tiền mặt. Rủi ro có thể xảy ra trên đường đi rất lớn như mất mát, trộm cắp... Vì vậy, thanh toán bằng tiền mặt không còn được ưa chuộng như trước nữa. Thay vào đó, khách du lịch sử dụng những phương tiện thanh toán khác mang lại an toàn hơn cho người sử dụng. CÁC PHƯƠNG TIỆN THANH TOÁN KHÁC Séc (Cheque) Séc ra đời từ chức năng làm phương tiện thanh toán của tiền tệ và được sử dụng rộng rãi trong những nước có hệ thống ngân hàng phát triển cao. Hiện nay, séc là phương tiện chi trả được dùng hầu như phổ biến trong giao lưu thanh toán nội địa của tất cả các nước. Séc cũng được sử dụng rộng rãi trong thanh toán quốc tế về hàng hoá, cung ứng lao vụ, du lịch và về các chi trả phi mậu dịch khác. Bản chất Séc là một mệnh lệnh thanh toán của chủ tài khoản ký phát, yêu cầu ngân hàng của mình trích từ tài khoản của mình thanh toán một khoản tiền nhất định cho người thụ hưởng hoặc có tên ghi trên séc hoặc theo lệnh của người này hoặc cho chính người cần séc. Séc có giá trị thanh toán trực tiếp như tiền tệ, do vậy séc phải có những quy định về phát hành, nội dung và hình thức theo luật định. Năm 1931, nhiều nước như Đức, Pháp, ý, Hà Lan, Thuỵ Sĩ... đã họp tại Giơnevơ để ký kết một công ước quốc tế về Séc. Công ước này được nhiều nước áp dụng. Những điều kiện để có Séc Mở tài khoản vãng lai. Có hồ sơ thanh toán tốt: khả năng tài chính tốt (có thế chấp), khả năng thanh toán tốt (xét theo thu nhập hoặc hiệu quả kinh doanh), không bị ghi tên vào sổ đen ngân hàng). Ký hợp đồng xin sử dụng séc và được ngân hàng cấp cho một quyển sổ séc với số lượng tờ nhất định (20 đến 40 tờ). Hình thức và nội dung Séc là những bản mẫu in sẵn do những ngân hàng thuộc cấp II phát hành. Khi cần ký phát, chủ tài khoản chỉ cần điền thêm vào những nội dung cần thiết. Về nội dung của tờ séc, séc cần ghi đủ những điều sau đây: Tiêu đề séc Tên, địa chỉ tổ chức phát hành Họ tên, địa chỉ, số hiệu tài khoản của chủ tài khoản Số seri của séc: gồm cả phần chữ và số Quy định về người thụ hưởng: phần quy định ai là người thụ hưởng, tên, địa chỉ, số chứng minh thư nhân dân. Nếu trên séc không có các mục chi tiết như trên thì gọi là “séc để trống”, người thụ hưởng chính là người cầm séc. Số tiền: ghi cả bằng chữ và số. Nếu 2 số này chênh lệch thì sẽ chọn số tiền nhỏ hơn. Ngày tháng ký phát séc. Chữ ký của chủ tài khoản. Ưu nhược điểm khi sử dụng phương tiện thanh toán này Séc thực chất là một công cụ tiền bút toán, phạm vi dùng và đối tượng dùng rộng, mệnh giá do chủ tài khoản quyết định và có thể chuyển nhượng cho nhiều người liên tiếp bằng phương pháp ký hậu chuyển nhượng. Tuy nhiên, đặc điểm của séc là có tính chất thời hạn, tức là chỉ có giá trị tiền tệ hoặc thanh toán nếu thời hạn hiệu lực của nó chưa hết. Thời hạn này tuỳ thuộc vào phạm vi không giam mà séc lưu hành và luật pháp các nước quy định. Đối với séc dùng để trả tiền ngay, thời hạn hiệu lực của séc là 8 ngày làm việc kể từ ngày phát hành séc, nếu là séc lưu thông trong một nước (Việt Nam quy định thời hạn này là 15 ngày); 20 ngày làm việc nếu lưu thông ngoài nước cùng châu lục; 70 ngày làm việc nếu lưu thông ngoài nước khác châu lục. Quá thời hạn trên nếu séc không quay trở lại ngân hàng sẽ mất hiệu lực. Người phát hành séc cũng chịu rủi ro khi mất séc hoặc bị đánh cắp. Séc du lịch (Traveller’s cheque) Là loại séc đích danh. Nhờ loại séc này mà khách du lịch có thể không cần tiền mặt mang đi vì séc du lịch có thể được thanh toán một cách chắc chắn ở khắp nơi. Bản chất Là một công cụ thanh toán đặc biệt, mệnh giá được in sẵn bằng đồng tiền mạnh, giá trị có thể lớn hơn giá trị tiền mặt (Ví dụ: 200 USD, 500 USD) và do một số tổ chức tín dụng, mạng thanh toán lập hoặc tập đoàn du lịch phát hành. Séc du lịch chỉ được đưa vào lưu thông khi ngân hàng thành toán đã nhận được số tiền tương ứng của séc cộng thêm mức phí 1%. Thanh toán bằng Séc du lịch Séc du lịch chỉ được chấp nhận thanh toán tại các khách sạn đã ký hợp đồng với một tổ chức là đại lý của mạng thanh toán. Tổ chức này sẽ cấp cho khách sạn một mẫu thẻ (Specimen) và danh mục những thẻ du lịch bị đình chỉ thanh toán. Khi tiếp nhận Séc du lịch từ khách, nhân viên thu ngân phải kiểm tra kỹ tính hợp lệ của nó: về hình thức (không tẩy xoá, rách nát...), hiệu lực thanh toán, chữ kỹ của chủ sở hữu... Sau khi nhận séc, trong thời hạn 7 ngày làm việc phải đem đến đại lý ký hợp đồng nhờ thu hộ theo nguyên tắc ký hậu. Ưu nhược điểm khi thanh toán bằng Séc du lịch Ở một số nước phát triển như Anh, Đức... việc sử dụng séc du lịch rất phổ biến. Khách du lịch có thể thanh toán trực tiếp với khách sạn hoặc đổi séc thành tiền mặt qua ngân hàng. Trong trường hợp bị mất, người hưởng thụ séc phải khai báo một sóo thủ tục và được hoàn trả khoảng 80% giá trị tờ séc. Đối với khách sạn, việc thanh toán bằng séc du lịch đơn giản hơn thanh toán bằng séc. Séc du lịch có tính đảm bảo hơn song lại kém linh hoạt vì không thể tự do chuyển nhượng được. Thẻ tín dụng (Credit Card) Bản chất Thẻ tín dụng là một công cụ tiền bút toán cho phép chủ tài khoản thanh toán không phải bằng tiền mặt trên một địa bàn rộng với nhiều mục đích. Thẻ tín dụng được dân sử dụng nhiều. Hình thức Thẻ tín dụng là một tấm nhựa plastic, kích thước 6 ´ 9 cm. Mặt trước có ghi biểu tượng của mạng thanh toán (VISA, JCB...), nơi phát hành (đại lý của mạng) và phần in nổi bao gồm số thẻ, thời hạn hiệu lực, họ tên chủ sở hữu. Phần in nổi này được dùng khi cà thông tin để lưu lại trên hoá đơn. Một số điểm cần lưu ý khi thanh toán bằng thẻ tín dụng Đối với chủ sở hữu muốn được sử dụng thể phải có đẩy đủ 3 điều kiện: Mở tài khoản vãng lai, có hồ sơ thanh toán tốt và phải ký hợp đồng với đại lý của một trong số mạng thanh toán VISA, MASTER CARD, JCB, AMERICAN EXPRESS. Khách sạn nhận thanh toán bằng thẻ cũng cần phải ký hợp đồng với một đại lý của mạng thanh toán. Đại lý này sẽ cấp cho khách sạn một mẫu thẻ, chỉ dẫn về việc thanh toán, hạn mức thanh toán của từng loại thẻ, danh mục các thẻ bị đình chỉ (Stoplist), những tập hoá đơn tương ứng và máy cà (nếu là thanh toán cơ học). Khi khách thanh toán, cần phải kiểm tra một số yếu tố ghi trên thẻ như mạng thanh toán, họ tên chữ ký của chủ sở hữu, hiệu lực thanh toán, hạn mức thanh toán...Sau đó, lấy một liên hoá đơn (4 hoá đơn) cà các thông tin cần thiết và đưa lại một hoá đơn cho khách. Trên thực tế, sau khi tiếp nhận các công cụ thanh toán trên, khách sạn không thể tự truy đòi các ngân hàng nơi khách du lịch mở tài khoản mà phải thông qua một ngân hàng trong nước nhờ thu hộ. Đây được gọi là phương thức nhờ thu hộ có kèm chứng từ. Ngân hàng đại lý 1 Ngân hàng đại lý 2 Khách du lịch Khách sạn (2) (2) (5) (4) (1) (3) (1) Mua thẻ Ký hợp đồng Séc, séc du lịch, thẻ tín dụng chỉ do một số mạng ngân hàng nhất định phát hành. Do vậy, các ngân hang tham gia vào quy trình trên đều phải là đại lý cho các mạng ngân hàng này. Giữa các ngân hàng này thường có mối quan hệ trực tuyến, đối ứng tài khoản để quá trình thanh toán thuận lợi nhất. Khi khách du lịch thanh toán với khách sạn (2), khách sạn sẽ chuyển các chứng từ thanh toán tới ngân hàng đại lý trong thời hạn 7 ngày làm việc (3). Ngân hàng đại lý 2 tổ chức phân loại, tập hợp một số lượng đủ lớn rồi mới gửi tới ngân hàng đại lý 1 (4). Ngân hàng đại lý 1 sẽ kiểm tra, chứng minh các chứng từ đó hợp lệ. Bất kể tài khoản của khách du lịch trong ngân hàng đại lý 1 có còn số dư không thì ngân hàng đại lý 1 đều phải thanh toán toàn bộ các chứng từ hợp lệ (5). Ngân hàng đại lý 2 sẽ chuyển tiền mặt cho khách sạn. Trong trường hợp chứng từ thanh toán không hợp lện, ngân hàng đại lý 1 sẽ gửi trả chứng từ cho khách sạn qua ngân hàng đại lý 2. Quy trình thanh toán tương đối lâu, từ lúc khách sạn nhận công cụ thanh toán tới lúc nhận được tiền mặt có thể kéo dài 2 tuần đến 1, 2 tháng. Vì vậy, trong một số trường hợp, khách sạn chấp nhận chi mức hoa hồng cao cho ngân hàng để thu hồi tiền nhanh. Voucher Bản chất Voucher là những hoá đơn thanh toán trước của khách du lịch cho một số dịch vụ và hàng hoá nhất định mà họ sẽ được nhận khi đi du lịch. Voucher do các doanh nghiệp lữ hành gửi khách phát hành. Voucher có nhiều loại: cho cá nhân hoặc đoàn khách, đóng (cụ thể về thời gian, địa điểm tiêu dùng dịch vụ) hoặc mở (không quy định thời gian, địa điểm)... nên voucher có thể được coi như một loại công cụ thanh toán, tuy nhiên, phạm vi sử dụng hẹp (chỉ dùng trong trường hợp đi du lịch có sử dụng dịch vụ của các tổ chức). Hình thức nội dung Là những bản mẫu in sẵn bao gồm các mục: Tiêu đề: Voucher Tên, địa chỉ hãng phát hành. Tên, địa chỉ cơ sở nhận voucher (cơ sở cung ứng hoặc công ty lữ hành nhận khách. Thời điểm tiêu dùng dịch vụ. Họ tên khách du lịch (hoặc trưởng đoàn) Nội dung chi tiết của các dịch vụ và hàng hoá. Số tiền, số hợp đồng. Những điểm cần lưu ý khi sử dụng Khách du lịch CTLH nhận khách Cơ sở cung ứng dịch vụ CTLH giao khách Cung cấp dịch vụ Thanh toán Voucher Voucher Tiền Khách du lịch có thể nhận dịch vụ trực tiếp từ cơ sở cung ứng hoặc thông qua công ty lữ hành nhận khách. Với những dịch vụ không được ghi trong voucher thì khách phải tự thanh toán. Còn đối với cơ sở nhận phục vụ bằng voucher: chỉ phục vụ khi cơ sở đã nhận được hoặc những bản mẫu tương ứng của voucher hoặc những thông tin tương ứng. Điều này để tránh những rủi ro công ty lữ hành nhận khách từ chối thanh toán. Chương II TÌM HIỂU VẤN ĐỀ THANH TOÁN ĐỐI VỚI KHÁCH DU LỊCH QUỐC TẾ TẠI KHÁCH SẠN BÌNH MINH GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ KHÁCH SẠN CÔNG TY THIẾT BỊ ĐO ĐIỆN (EMIC) Công ty được thành lập vào 1/4/1985 có trụ sở ._.