Hoàn thiện công tác quản trị vật tư ở Công ty TNHH Thương mại & đầu tư Anh Dũng

á chung về công tác quản lý vật tự của TNHH ANH DŨNG. 55 4.1. Ưu điểm 56 4.2. Nhược điểm 56 CHƯƠNG III : GIẢI PHÁP VÀ HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VẬT TƯ TẠI CÔNG TY TNHH ANH DŨNG. 58 1. Mục tiêu sản xuất kinh doanh. 58 2. Giải pháp hoàn thiện công tác quản trị vật tư ở công ty ANH DŨNG. 58 2.1.Đề xuất về nghiên cứu thị trường và lựa chọn nhà cung ứng. 58 2.2. Đề xuất nâng cao hiệu quả cho hoạt động mua hàng. 60 3. Đề xuất hoàn thiện hoạt động sử dụng vật tư 61 KẾT LUẬN. 62 LỜI NÓI ĐẦU Trong những năm gần đây, nền kinh tế nước ta là nền kinh tế thị trường có sự điều tiết của Nhà nước theo định hướng XHCH. Các doanh nghiệp ở Việt Nam có một thuận lợi là tận dụng được vốn kinh nghiệm của thế giới, song cũng gặp phải không ít khó khăn bởi phải đương đầu với một thách thức hoạt động hoàn toàn mới, đó là"cạnh tranh ". Doanh nghiệp muốn tồn tại thì phải bứt lên giữa cuộc đọ sức đầy cam go này. Vấn đề đặt ra là phải giải quyết vấn đề gì và bằng cách nào, để cạnh tranh được. Nhiều doanh nghiệp do không thích ứng được với xu thế chung của sự phát triển đã dẫn đến giải thể hoặc phá sản. Bên cạnh đó, nhiều doanh nghiệp chứng tỏ được sức mạnh của mình đã đi lên từ bước xuất phát rất thấp, trở thành doanh nghiệp hùng mạnh so với nền công nghiệp nước ta hiện nay. Nguyên nhân của sự thành công đó là do doanh nghiệp nắm bắt được thực trạng và những nguyên nhân của sự yếu kém, từ đó tận dụng sức mạnh tổng hợp để tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh phù hợp với xu thế chung, đáp ứng được những đòi hỏi ngày một cao của thị trường mở. Mỗi doanh nghiệp đều có những yếu tố quan trọng riêng ảnh hưởng mang tính quyết định đến sự tồn tại hay quá trình hoạt động. Đối với doanh nghiệp sản xuất thì quá trình sản xuất là khâu quan trọng để có được sản phẩm cung cấp ra thị trường. Nó luôn đòi hỏi phải có các yếu tố của sản xuất để hoạt động. Trong đó, vật tư kỹ thuật là yếu tố quan trọng nhất vì thiếu vật tư kỹ thuật thì không thể tiến hành hoạt động sản xuất ra của cải vật chất. Hơn thế, khi vật tư là đối tượng lao động thì nó là nhân tố quan trọng để nâng cao năng suất lao động, chất lượng sản phẩm, tăng quy mô sản xuất, tạo điều kiện sử dụng hợp lý sức lao động và nguyên, nhiên vật liệu, tiết kiệm các yếu tố vật chất trong sản xuất. Bên cạnh đó, những vật tư đóng vai trò là tư liệu lao động thì đảm bảo đầy đủ, đồng bộ, đúng chất lượng, lại là điều kiện quyết định khả năng tái sản xuất mở rộng. Bộ phận này chiếm 60%¸70% cơ cấu giá thành sản phẩm. Do đó, nó có vai trò quan trọng trong việc giảm chi phí sản xuất kinh doanh và giá cả sản phẩm. Như vậy, công tác quản lý vật tư tốt có ý nghĩa to lớn đến hiệu quả sản xuất kinh doanh và sự tồn tại, phát triển của doanh nghiệp. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác này và sau thời gian thức tập tại công ty, tôi đi sâu nghiên cứu đề tài " Hoàn thiện công tác quản trị vật tư ở công ty TNHH THƯƠNG MẠI VÀ ĐẦU TƯ ANH DŨNG ". Mục đích nghiên cứu của đề tài này là nhằm hoàn thiện công tác tổ chức quản lí vật tư ở công ty. Bao gồm từ việc mua sắm vật tư, bảo quản , dự trữ và cấp phát đến việc tổ chức quản lí sử dụng vật tư một cách hợp lí và hiệu quả... Trên cơ sở vận dụng tổng hợp cơ sở lý luận, kết hợp với phân tích điều kiện thực tế tại công ty. Từ đó đánh giá điểm mạnh, điểm yếu và những nguyên nhân gây ra để đề xuất các biện pháp hoàn thiện. CHƯƠNG I: SỰ CẦN THIẾT VÀ NỘI DUNG CỦA QUẢN TRỊ VẬT TƯ TẠI DOANH NGHIỆP 1. Sự cần thiết và ý nghĩa của công tác bảo đảm vật tư cho sản xuất. 1.1. Sự cần thiết của công tác bảo đảm vật tư cho sản xuất. Vật tư là sản phẩm của lao động được trao đổi mua bán dùng cho sản xuất như: Nguyên, nhiên liệu, máy móc thiết bị dụng cụ phụ tùng. Nói rộng ra vật tư chính là tư liệu sản xuất ở dạng tiềm năng không thể thiếu được trong bất kỳ nền sản xuất nào. Nhưng để có được vật tư cho sản xuất phải thông qua việc tổ chức quản lý chuẩn bị những vật tư cần thiết để nhằm duy trì hoạt động của doanh nghiệp diễn ra bình thường và liên tục. Do đó phải đảm bảo vật tư cho sản xuất là một quá trình kinh tế xã hội. Trong nền kinh tế gồm nhiều thành phần kinh tế tồn tại và đi lên CNXH ở nước ta hiện nay, việc tổ chức quản lý đảm bảo cân đối về mặt bằng bảo quản tốt vật tư thực hiện cung ứng thường xuyên đầy đủ giữ vai trò và vị trí quan trọng trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Tóm lại, các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì phải có chiến lược kinh doanh và khéo léo thâm nhập vào guồng máy của thị trường, tổ chức bộ máy quản lý và tổ chức gọn nhẹ, năng động, hiệu quả và có những quyết định chính xác, mang lại kết quả cao. Có như vậy mới thực hiện tốt nhiệm vụ của mình là bảo quản vật tư cho sản xuất kịp thời đáp ứng nhu cầu tiêu dùng sản xuất xã hội. Đối với một doanh nghiệp, dù muốn hay không thì ít nhiều cũng phải có tư liệu sản xuất như nguyên vật liệu, nhiên liệu, máy móc thiết bị, phương tiện vận tải,…những thứ không thể thiếu để tạo ra một loại sản phẩm hàng hóa phục vụ cho nhu cầu của con người. Vậy một cách khái quát có thể hiểu tư liệu sản xuất có hai đặc tính cơ bản: - Là những vật mà con người có thể nhằm vào nó để biến đổi theo mục đích của mình (đối tượng lao động). - Là một vật hay hệ vật làm nhiệm vụ truyền dẫn sự tác động của con người lên đối tượng lao động, nhằm biến đổi đối tượng lao động theo mục đích của mình (tư liệu lao động). Vật tư là một dạng biểu hiện của tư liệu sản xuất (TLSX). TLSX bao gồm ĐTLĐ và TLLĐ. những sản phẩm của tự nhiên là những đối tượng lao động do tự nhiên ban cho, song trước hết phải dùng lao động chiếm lấy. Chỉ sau khi có sự cải biến những sản phẩm của tự nhiên thành những sản phẩm của lao động, sản phẩm mới có những thuộc tính, tính năng nhất định. Do đó không phải đối tượng lao động đều là sản phẩm của lao động. Trong số những TLSX có nhà xưởng, hầm mỏ, cầu cống và những công trình kiến trúc khác, ngay từ đầu chúng đã được cố định tại chỗ và khi thành sản phẩm rồi người ta có thể đưa chúng vào sử dụng ngay được thông qua giai đoạn tiếp tục quá trình sản xuất, giai đọan làm cho chúng có được sự hoàn thiện cuối cùng như các sản phẩm khác. Những sản phẩm thuộc phạm trù này không thuộc phạm trù vật tư kĩ thuật. Vật tư chỉ là một bộ phận quan trọng của TLSX bao gồm tư liệu lao động và đối tượng lao động hiểu theo nghĩa hẹp. Một vật thể có những thuộc tính khác nhau do đó nó có thể dùng vào nhiều việc. Cho nên cùng một sản phẩm có thể làm vật phẩm tiêu dùng hay làm vật tư kĩ thuật. Vậy trong mọi trường hợp phải căn cứ vào công dụng cuối cùng của sản phẩm để xem xét nó là một vật tư kĩ thuật hay là sản phẩm tiêu dùng. Vật tư kĩ thuật có thể hiểu theo khái niệm như sau: Vật tư kĩ thuật là sản phẩm của lao động dùng để sản xuất. Đó là nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thiết bị máy móc, dụng cụ,… Từ đó, cũng có khái niệm về quản lý vật tư: Quản lý vật tư là quá trình thực hiện các tác động của con người từ mua vật tư; bảo quản, dự trữ đến việc cung ứng cho sử dụng vật tư để nhằm đạt được các mục tiêu đề ra của công ty. 1.2. Ý nghĩa của công tác bảo đảm vật tư cho sản xuất Công tác bảo đảm vật tư cho sản xuất rất quan trọng vì nền kinh tế bảo đảm vật tư không bảo đảm tính kế hoạch, tính khoa học và sự đồng bộ sẽ dẫn đến tình trạng sản xuất bị ngừng trệ sản phẩm, tiến độ thi công công trình sẽ giảm. Số lượng vật tư không đủ thì năng suất lao động trong sản xuất, thi công sẽ giảm. Trong nền kinh tế thị trường, vấn đề bảo đảm vật tư cho sản xuất lại càng quan trọng. Nó đòi hỏi phải có sự tìm tòi, tính toán giá cả, hạch toán giá cả, hạch toán cụ thể đối với từng loại vật tư, số lượng cần dùng để tránh lãng phí vật tư và tiết kiệm vốn lưu động. Đảm bảo vật tư là đáp ứng các yêu cầu cung ứng đầy đủ các loại vật tư về số lượng chất lượng quy cách cũng như chủng loại kịp thời về thời gian và đồng bộ giúp cho việc tăng năng suất lao động xã hội tiết kiệm được thời gian lao động giảm chi phí không cần thiết. Tổ chức và quản lý tốt công tác bảo đảm vật tư còn góp phần tiết kiệm vật tư giữ gìn về số lượng và chất lượng cấp phát vật tư theo hạn mức. Kiểm tra việc sử dụng vật tư cũng là những biện pháp tiết kiệm vật tư quan trọng. Tổ chức tốt công tác bảo đảm vật tư ảnh hưởng tốt đến công tác vận tải ghép nối vận chuyển hợp lý, giảm cước phí vận chuyển vật tư (Giảm được chi phí lưu thông) dẫn đến giảm được giá thành sản phẩm. Ngoài ra tổ chức và quản lý tốt đảm bảo vật tư còn có tầm quan trọng trong công tác hạch toán kinh doanh của doanh nghiệp. Trong giá thành sản phẩm công nghệ thì vật tư chiếm từ 70- 90% tổng chi phí. Vì vậy tổ chức quản lý tốt bảo đảm vật tư cho sản xuất sẽ làm giảm chi phí dẫn đến hạ giá thành sản phẩm. 2. Nội dung của công tác quản trị vật tư. Bất cứ một nền sản xuất nào cũng cần vật tư để bảo đảm sản xuất. Tổ chức và quản lý bảo đảm vật tư cho sản xuất là một quá trình bao gồm các bước sau: 2.1. Mua sắm vật tư Mua sắm vật tư là khâu đầu tiên của quá trình bảo đảm vật tư cho sản xuất. Muốn kinh doanh có hiệu quả kinh tế cao, thực hiện tốt nhiệm vụ kinh tế của mình thì ngay khâu đầu tiên này phải hoạt động có chất lượng cao. Vì vậy không ngừng đổi mới và nâng cao chất lượng công tác này là nhiệm vụ không thể thiếu được của doanh nghiệp. Nó phải có cơ sở khoa học và gồm các nội dung sau: a) Xác định nhu cầu Để bảo đảm hoạt động có hiệu quả đòi hỏi các doanh nghiệp phải xác định được đầy đủ các loại nhu cầu vật tư phục vụ đáp ứng cho doanh nghiệp của mình. Đối với sản phẩm là thiức ăn chăn nuôi được sản xuất từ nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau như: ngô, khoai, sắn và một số vi lượng cần thiết. Để có được sản phẩm có chất lượng, đáp ứng nhu cầu của khách hàng,trong nhiều trường hợp, việc sản xuất được tiến hành theo công thức định sẵn có chỉ rõ hàm lượng phần trăm của mỗi thành phần nguyên vật liệu. Nhu cầu được xác định theo 3 bước: Bước 1:Xác định nhu cầu vật tư để thựcc hiện kế hoạch tiêu thụ sản phẩm. Công thức: Nt = Trong đó: Qi_khối lượng sản phẩm sản xuất theo kế hoạch tiêu thụ trong kỳ. Hi_trọng lượng tịnh của sản phẩm thứ i. n_chủng loại sản phẩm. Bước 2:Xác định nhu cầu vật tư cần thiết cho sản xuất sản phẩm có tính đến tổn thất trong quá trình sử dụng. Công thức: Nvt = Trong đó: Nvt_Nhu cầu vật tư để sản xuất sản phẩm trong kỳ kế hoạch. K_Hệ số thu thành phẩm. Bước 3:Xác định nhu cầu về từng loại vật tư hàng hoá. Công thức: Ni = Nvt. hi Trong đó: Ni_Nhu cầu vật tư thứ i. Hi_Tỷ lệ phần trăm của loại vật tư thứ i. * Nhu cầu vật tư dự trữ: Đối với loại vật tư cụ thể, cần quy định đại lượng dự trữ sản xuất tối đa và đại lượng dự trữ sản xuất tối thiểu. Đại lượng dự trữ sản xuất tối đa bằng dự trữ chuẩn bị cộng dự trữ bảo hiểm cộng dự trữ thường xuyên tối đa. Đại lượng dự trữ sản xuất tối thiểu bằng tổng dự trữ chuẩn bị cộng dự trữ bảo hiểm. b. Xác định lượng hàng đặt mua Khi xác định hàng đặt mua cần phải bảo đảm nguyên tắc không bị ứ đọng ở khâu dự trữ làm ảnh hưởng đến tốc độ chu chuyển vốn. Đối với các doanh nghiệp,việc lập kế hoạch mua sắm vật tư chủ yếu do phòng kinh doanh lập,nhưng thực tế có sự tham gia của nhiều bộ phận khác có liên quan trong bộ máy quản lý của doanh nghiệp. Để xác định được lượng hàng cần đặt mua doanh nghiệp cần thực hiện các bước công việc sau: Giai đoạn chuẩn bị: Đây là giai đoạn quan trọng quyết định đến chất lượng và nội dung của kế hoạch vật tư. Ở giai đoạn này,cán bộ thương mại doanh nghiệp phải thực hiện các công việc sau:Nghiên cứu và thu thập các thông tin về thị trường các yếu tố sản xuất,chuẩn bị các tài liệu về phương án sản xuất_kinh doanh,rà xét bổ xung và xây dựng hệ thống mức tiêu dùng vật tư tính toán lượng vật tư tồn kho ở các phân xưởng,các công đoạn sản xuất và ccả doanh nghiệp…. Giai đoạn xác định số lượng vật tư tồn kho đầu kỳ kế hoạch và lượng vật tư động viên tiềm lực nội bộ doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp,số lượng vật tư này thường được xá định theo phương pháp ước tính va phương pháp định mức. Odk = Ott +Nh – X Trong đó: Odk: Tồn kho ước tính đầu kỳ kế hoạch. Ott: Tồn kho thực tế tại thời điểm lập kế hoạch. Nh: Lượng vật tư ước nhập kể từ thời điểm lập kế hoạch đến đầu năm kế hoạch. X: Lượng vật tư ước xuất ra kể từ thời điểm lập kế hoạch đến đầu năm kế hoạch. Nguồn vật tư động viên tiềm lực nội bộ doanh nghiệp được hình thành chủ yếu từ những nguồn sau đây: - Nguồn tự tổ chức sản xuất, chế biến. - Nguồn thu hồi và sử dụng lại phế liệu,phế phẩm. - Nguồn đặt gia công ở bên ngoài doanh nghiệp. Giai đọan tính toán các loại nhu cầu vật tư của doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp sản xuất, để có được kế hoạch mua vật tư chính xác và khoa học đòi hỏi phải xác định đầy đủ các loại nhu cầu vật tư cho sản xuất. Đây là cơ sở để xác định lượng vật tư cần mua về cho doanh nghiệp. Giai đoạn kết thúc của lập kế hoạch mua sắm vật tư là xác định số lượng vật tư hàng hoá cần phải mua về cho doanh nghiệp.Doanh nghiệp cần phải xác định số vật tư mua trên thị trường theo phương pháp cân đối,nghĩa là: Công thức: = Trong đó: N: Tổng nhu cầu về loại vật tư i nhằm thoả mãn mục đích j của doanh nghiệp. P: Tổng các nguồn về loại vật tư i được đáp ứng bằng nguồn j. Trong cơ chế thị trường,hiệu quả kinh doanh là vấn đề sống còn của doanh nghiệp,do đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải hết sức quan tâm đến việc mua sắm và sử dụng vật tư kỹ thuật . Nói cách khác,doanh nghiệp phải tối ưu hoá các yếu tố đầu vào trong sản xuất kinh doanh. c. Đặt hàng và ký kết hợp đồng mua bán Đặt hàng là cơ sở quan trọng để ký kết hợp đồng kính tế về mua bán hàng hoá. Hợp đồng mua bán hàng hóa là một loại văn bản có tính chất pháp lý được hình thành trên cơ sở thoả thuận một cách bình đẳng tự nguyện giữa các chủ thể nhằm xác lập thực hiện và chấm dứt mọi quan hệ trao đổi hàng hoá. 2.2. Tiếp nhận và bảo quản vật tư Tất cả những vật tư thiết bị kỹ thuật được mua sắm cho doanh nghiệp phải được tổ chức tiếp nhận bảo quản tốt. Để đảm bảo được yêu cầu đó bộ phận tiếp liệu phải chọn phương tiện vận chuyển thuận lợi nhất là giảm được thời gian vận chuyển và số lần bốc dỡ tránh hao hụt mất mát trong vận chuyển. Khi hàng về, doanh nghiệp cần tổ chức tốt công tác tiếp nhận và bảo quản hàng hoá. Mục đích của công tác này là kiểm tra việc thực hiện các hợp đồng mua bán vật tư hàng hoá về nguyên vẹn bảo đảm số lượng và chất lượng. Ai là người chịu trách nhiệm về những hao hụt và hư hỏng hàng hoá. Trong thương mại việc tiếp nhận theo hai giai đoạn. Tiếp nhận hàng từ doanh nghiệp thương mại và tiếp nhận tại kho của doanh nghiệp sản xuất: Việc tiếp nhận hàng về số lượng và chất lượng được thực hiện ở doanh nghiệp theo hai phương pháp chủ yếu: phương pháp kiểm tra toàn bộ và phương pháp kiểm tra điển hình. Tổ chức tiếp nhận sẽ tạo điều kiện cho thủ kho nắm chắc được số lượng chất lượng, chủng loại vật tư, hạn chế nhầm lẫn. Tiếp nhận chính xác quy cách chủng loại vật tư đã ghi trong hợp đồng, hoá đơn phiếu giao hàng để chuyển nhanh vật tư vào kho theo sự bố trí sắp xếp trong kho. Mặt khác công tác tiếp nhận còn phải bảo đảm loại vật tư nhập kho phải có giấy tờ hợp lệ và phải qua bộ phận kiểm nhận, kiểm định chính xác. Nếu vật tư mua về sai quy cách, không bảo đảm chất lượng hoặc thiếu hụt phải có biên bản xác nhận.Thủ kho phải ghi đầy đủ số thực nhập và cùng người giao hàng ký rồi chuyển cho bộ phận có trách nhiệm kí vào sổ giao, nhận chứng từ. Sau khi vật tư được tiếp nhận vào kho, phòng vật tư, các doanh nghiệp phải tổ chức quản lí và bảo quản hàng ở kho. Kho là nơi dự trữ bảo quản hàng hóa, vật tư, thiết bị trước khi đưa vào sử dụng. Tuỳ thuộc vào các tính chất, đặc điểm của vật tư mà kho của doanh nghiệp được xây dựng theo nhiều kiểu khác nhau với diện tích, dung tích phù hợp. Kho phải được bố trí ở nơi khô ráo, thoáng mát với hệ thống thiết bị cần thiết cho bảo quản sắp xếp thuận tiện cho việc chuyên chở, xuất nhập vật tư. Vật tư trong kho phải được sắp xếp hợp lí tuỳ theo đặc điểm của các thiết bị, vật tư. Tránh hư hỏng, làm xuống cấp vật tư. Tận dụng tối đưa diện tích kho. Đảm bảo an toàn trong kho tránh mất mát cũng như hoả hoạn cháy nổ xảy ra. Xu hướng trong nền kinh tế thị trường là kho doanh nghiệp xây dựng không đáng kể mà chỉ tập trung ở khâu lưu thông. Vật tư được bảo quản tùy thuộc vào tính chất lý hoá mà bố trí sắp xếp theo từng loại kho. Theo yêu cầu: dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra, ở thời điểm nào cũng sẵn sàng cấp phát kịp thời theo tiến độ. 2.3. Cấp phát vật tư Đây là vấn đề hết sức quan trọng, tổ chức tốt sẽ bảo đảm cho sản xuất hoạt động của doanh nghiệp được nhịp nhàng góp phần tăng năng suất lao động của công nhân tăng thêm vòng quay của vốn lưu thông doanh nghiệp, nâng cao chất lượng và hạ giá thánh sản phẩm..v.v. Việc cấp phát vật tư được tiến hành theo hạn mức. Hạn mức là lượng vật tư quy định cho từng hạn mục công trình để các bộ phận thực hiện nhiệm vụ được giao. Hạn mức cấp phát nâng cao trách nhiệm của từng bộ phận trong việc sử dụng số lượng vật tư lĩnh được một cách hợp lý và tiết kiệm. Nâng cao trách nhiệm của phòng vật tư trong việc quản lý số lượng vật tư quy định trong hạn mức đầy đủ kịp thời và đúng quy cách, phẩm chất góp phần chấn chỉnh và củng cố công tác kho tàng, giảm số lượng chứng từ và đơn giản hoá công tác hạch toán ban đầu về cấp phát vật tư. Căn cứ vào tiên lượng công trình và lệnh của giám đốc phòng vật tư lập phiếu xuất kho dưới các dạng khác nhau tùy theo đối tượng và phương thức xuất hàng. 2.4. Quyết toán sử dụng Việc tổ chức quản lý bảo đảm vật tư đầu vào không chỉ dừng lại ở việc mua sắm, tiếp nhận vận chuyển vật tư hàng hoá - để nâng cao hiệu quả sử dụng vật tư đòi hỏi các doanh nghiệp phải định kỳ quyết toán vật tư sử dụng việc quyết toán nhằm: tính toán lượng vật tư thực chi có đúng mục đích không ? Việc sử dụng các yếu tố vật chất có tuân thủ các định mức tiêu dùng hay không? Lượng vật tư tiết kiệm được hoặc bội chi, nguyên nhân gây lãng phí trong sử dụng vật tư ở doanh nghiệp. Ở các doanh nghiệp có thể áp dụng ba phương pháp sau để quyết toán vật tư : - Phương pháp kiểm kê: Theo phương pháp này trên cơ sở số liệu kiểm tra thực tế tồn kho vật tư ở phân xưởng đầu kỳ và cuối kỳ báo cáo và số lượng vật tư xuất trong kỳ để xác định thực tế vật tư chi phí áp dụng công thức. + Phương pháp đơn hàng: Trên cơ sở các số liệu về kết quả sử dụng vật tư được xác định bằng cách so sánh thực chi với mức quy định được tính sau khi thực hiện hợp đồng. + Quyết toán theo từng lô hàng cấp ra: Là phương pháp thường xuyên và thiết thực nhất, cấp phát vật tư được tiến hành theo mức quy định và được dùng vào việc thực hiện nhiệm vụ sản xuất. Mức chi phí quy định được tính bằng cách lấy số thành phẩm nhân với mức tiêu dùng vật tư. So sánh thực thi với mức quy định về vật tư ta biết được sự chênh lệch với mức tiết kiệm hay bội chi. 3.Các nhân tố tác động đến quản trị vật tư trong doanh nghiệp. 3.1.Các nhân tố thuộc về kỹ thuật sản xuất của doanh nghiệp. Cần phải khảo sát, phân tích tỉ mỉ dựa trên các tài liệu kỹ thuật_công nghệ của quy trình công nghệ đang áp dụng tại doanh nghiệp. Đó là các yêu cầu về kỹ thuật công nghệ chế tạo sản phẩm,các loại nguyên nhiên vật liệu chính,nguyên nhiên vật liệu phụ,các loại phụ gia,hoá chất…các phương pháp gia công ,chế biến sản phẩm,cũng như yêu cầu về số lượng,chất lượng,tỷ lệ chất hữu ích,chất phụ gia…Cần phân tích,tính toán đầy đủ,toàn diện các khâu chế tạo,từ nguyên vật liệu đầu vào đến nhập kho thành phẩm, để xác định đúng đắn các chi phí nguyên vật liệu tạo thành sản phẩm,các hao phí trong quá trình công nghệ như các hao phí về công nghệ,phế liệu ,phế phẩm,sản phẩm hư hỏng,về các sự cố trong sản xuất do điều kiện khách quan,bất khả kháng,do thiếu dụng cụ,công cụ chuyên dùng,do công nghệ lạc hậu,không đồng bộ hoặc đã sử dụng quá hạn hoặc tận dụng…..Đồng thời,cũng cần phải tính đến khả năng nghiên cứu cải tiến, áp dụng kinh nghiệm tiên tiến, áp dụng công nghệ mới,bổ xung,thay thế…kể cả những biện pháp cải tạo điều kiện sản xuất như nhà xưởng hoàn chỉnh hơn,có trang bị máy điều hoà nhiệt độ,tăng cường ánh sáng…để người công nhân có điều kiên tốt hơn trong việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu,giảm bớt hư hỏng,phế liệu,phế thải,cũng như tăng cường được chất lượng sản phẩm sản xuất ra. Sơ đồ cấu tạo sản xuất thức ăn Nguyên liệu thô (ngô, sắn, khô đỗ) Vi lượng Bao bì Sản phẩm 3.2. Các nhân tố thuộc về tổ chức và quản lý sản xuất của doanh nghiệp. Tuỳ theo chức năng của các đơn vị, đơn vị phụ trách hậu cần vật tư cho sản xuất:cung ứng các nguyên liệu,vật liêụ ,nguyên liệu ,hoá chất,phụ tùng cũng như máy móc thiết bị bổ xung,thay thế….Trong các nhân tố này,việc tổ chức điều hành của các tổ trưởng sản xuất,của các cấp quản lý sản xuất với trình độ về nghề nghiệp và kinh nghiệm trong tổ chức sản xuất,cũng như trình độ của đội ngũ công nhân viên có ý nghĩa quan trọng,quyết định việc thực hiện có hợp lý và tiết kiệm hay không.Ta lấy ví dụ:Với quy trình công nghệ hợp lý và thiết kế sản phẩm hoàn hảo,nhưng việc cung ứng nguyên liệu,vật liệu không đúng quy cách,chủng loại,chát lượng không đảm bảo,lại không kịp thời gian yêu cầu… thì không thể bảo đảm chế tạo ra sản phẩm đúng tiêu chuẩn chất lượng,chi phí nguyên nhiên vật liệu lại giảm so với định mức và tiết kiệm được thời gian sản xuất.Hay cũng điều kiện như trên những người lãnh đạo sản xuất không có trình độ kỹ thuật công nghệ đáp ứng,công nhân lại thiếu kinh nghiệm trong điều hành sản xuất,lơ là trong việc kiểm tra,việc nhập xuất nguyên vật liệu,việc chế biến trong các công đoạn…sẽ dẫn đến phế liệu,phế thải nhiều. Ở đây, chúng ta chưa nói đến việc quản lý chặt chẽ các nguyên vật liệu,tránh được hiện tượng mất mát, đổi chác,sử dụng không đúng quy cách,chất lượng nguyên vật liệu không đảm bảo…,việc dự trữ,bảo quản nhiên nguyên vật liệu bị hư hao,biến chất mất mát; cũng như tính tự giác,tính tích cực và đoàn kết của tập thể đội ngũ công nhân trong sản xuất của doanh nghiệp không cao. Như vậy,các nhân tố về tổ chức và quản lý sản xuất của doanh nghiệp có ý nghĩa kinh tế đặc biệt tạo thành sự chủ động của đội ngũ nhưng người sử dụng các yếu tố khách thể để chế tạo ra sản phẩm mới.Chính bản thân yếu tố này cũng có hao phí về nguyên vật liệu.Do đó ngay từ đầu,phải tính đến hao phí nguyên vật liệu của các yếu tố thuộc về tổ chức và quản lý sản xuất của doanh nghiệp.Mức độ hao phí này tuỳ thuộc rất lớn vào trình độ,kinh nghiệm và sự hoàn thiện của tổ chức quản lý sản xuất,tổ chức và quản lý hậu cần vật tư của doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. Sơ đồ về kết cấu sản xuất Quản lý sản xuất Tổ đổ NVL Tổ trộn Tổ nghiền Tổ ra bao Tổ may Tổ thành phẩm Tổ đổ liệu Tổ trộn Tổ nghiền Lò hơi Ép Ra bao May Thành phẩm Xưởng1 Xưởng 2 4.Phương pháp tính chi phí và giá thành. Đăc thù của Công ty là sản xuất nhiều sản phẩm và mỗi sản phẩm lại có nhiều mã và có khối lượng sản xuất khác nhau. Mỗi mã này đòi hỏi chi phí khác nhau và giá thành. Công ty phân loại chi phí theo khoản mục để tính được giá thành sản phẩm, bao gồm: - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. - Chi phí nhân công trực tiếp - Chi phí sản xuất chung - Chi phí quản lí doanh nghiệp. - Chi phí bán hàng. Trong đó chi phí sản xuất chung chi phí quản lí doanh nghiệp và chi phí bán hàng được đưa vào giá thành từng sản phẩm theo phương pháp phân bổ. Tiêu thức phân bổ thường là tiền lương nhân công trực tiếp. Giá thành kế hoach do bộ phận kế hoạch thực hiện, tính toán trước khi sản xuất ra sản phẩm đó theo năm khoản mục chi phí. Từ đó xác định được giá thành toàn bộ sản phẩm. GTTB = (GTPX + CPGT) *åSP Trong đó: GTTB: giá thành toàn bộ GTPX: giá thành phân xưởng CPGT: chi phí gián tiếp åSP: tổng sản phẩm Giá thành thực tế được bộ phận tài chính thực hiện bằng phương pháp thu thập tổng hợp số liệu trong quá trình sản xuất và cuối kỳ sản xuất sản phẩm. Ztt = C + Dđk - Dck Trong đó: Ztt: tổng giá thành sản phẩm thực tế C: Tổng chí phí sản xuất trong kỳ Dđk,Dck: chi phí sản phẩm dở dang đầu và cuối kỳ. Từ đó cũng xác định được giá thành đơn vị sản phẩm (Zđv) Ztt Zđv = Tổng sản lượng hoàn thành 5. Yêu cầu về quản trị vật tư của công ty ANH DŨNG. Mua Vật tư là một nghiệp vụ cơ bản ở DNSX, là khâu hoạt động nghiệp vụ dầu tiên của quá trình sản xuất sản phẩm. Nếu không làm tốt công tác mua Vật tư – tư liệu sản xuất của doanh nghiệp – thì sẽ làm đình trệ quá trình sản xuất. Mua vật tư không những tạo đủ tư liệu cho sản xuất mà còn ảnh hưởng đến kết quả sản xuất của doanh nghiệp . Thật vậy, nếu không mua được vật tư hoặc vật tư không đáp ứng đủ tiến độ sản xuất thì sẽ làm sản xuất bị gián đọan, lãng phí lao động, thời gian khấu hao của máy móc…Còn nếu mua vật tư có chất lượng kém không đúng tiêu chuẩn sẽ ảnh hưởng xấu tới chất lượng đầu ra của sản phẩm. Giá mua của vật tư còn ảnh hưởng tới giá thành sản phẩm. Do đó, ảnh hưởng tới lợi nhuận và tính cạnh tranh của doanh nghiệp. *Hành vi mua vật tư của DNSX. DNSX là một tổ chức. Do đó, việc mua sắm hàng tư liệu sản xuất có sự tham gia của nhiều thành viên và việc mua sắm có tính chất chuyên nghiệp. Họ là những người được đầo tạo chuyên nghiệp để đảm nhiệm việc mua các mặt hàng TLSX. việc mua sắm đó thường phải được tính tóan rất kỹ lưỡng, có tính chiến lược, trước khi quyết định mua. Vì việc mua loại tư liệu (Vật tư) nào, giá bao nhiêu, mua ở đâu và số lượng bao nhiêu? Có ảnh hưởng rất lớn đến kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đó là chất lượng, giá thành sản phẩm, những yếu tố có liên quan đến sự sống còn của doanh nghiệp Việc mua sắm của doanh nghiệp sản xuất không bao giờ giản đơn. Bởi việc đi đến quyết định mua thì tổ chức mua chịu ảnh hưởng của rất nhiều kích thích từ bên trong và bên ngoài. Từ đó họ phải tiến hành phân tích để đi đến quyết định cụ thể. Hành vi của họ bao gồm: Lựa chọn loại hàng hóa vật tư Lựa chọn nhà cung cấp Lựa chọn thời gian mua Lựa chọn khối lượng mua Điều kiện thanh tóan Có mô hình giản đơn về hành vi mua TLSX của tổ chức như sau: Môi trường Người mua TLSX Phản ứng đáp lại Kích thích marketing Kích thích khác Trung tâm mua ( Những ảnh hưởng qua lại giữa các cá nhân và từng cá nhân) - Lựa chọn hàng hóa - Lựa chọn nhà cung ứng - Lựa chọn thời gian mua - Lựa chọn khối lượng mua - Điều kiện thanh toán Sản phẩm Phân phối Giá cả X úc tiến bán hàng Kinh tế Chính trị Công nghệ Văn hóa Cạnh tranh … Quá trình quyết định mua Hình 2.2 Mô hình về hành vi mua hàng TLSX Số lượng hàng TLSX trong mỗi lần mua sắm khác nhau, phụ thuộc vào các tình huống mua. Căn cứ vào tính chất mua (mua lần đầu hay mua lại) khối lượng thông tin và các dạng thông tin cần thiếtSố lượng những lựa chọn được người mua xem xét. *Quy trình nghiệp vụ hàng TLSX Một tiến trình mua hàng TLSX hoàn chỉnh bao gồm 8 bước (giai đọan) cơ bản: Quy trình nghiệp vụ mua hàng TLSX Nhận thức vấn đề Mô tả khái quát nhu cầu Đánh giá các đặc tính của TLSX Tìm kiếm các nhà cung ứng Yêu cầu chào hàng lựa chọn nhà cung ứng Làm các thủ tục đặt hàng Xem xét hiệu quả các quyết định + Nhận thức vấn đề Tiến trình mua được bắt đầu từ lúc có ai đó trong công ty ý thức được vấn đề (hay nhu cầu) cần phải mua sắm TLSX. nhận thức vấn đề có thể xảy ra như một kết quả của kích thích bên trong hoặc bên ngoài: Những kích thích bên trong gồm: Quyết định sản xuất sản phẩm mới của công ty làm nảy sinh nhu cầu về trang thiết bị, nguyên vật liệu mới hoặc bổ sung. Đổi mới trang bị lại TSCĐ thay đổi những ngươì cung ứng mới, khi phát hiện ra lợi thế về giá cả, chất lượng vật tư, dịch vụ so với những người cung ứng cũ. Những tác nhân bên ngoài bao gồm: Do tác động chào hàng của người cung ứng qua triển lãm, quảng cáo và những hình thức khác làm nảy sinh ý tưởng mới cho công ty. Do ý tưởng mới xuất phát từ ý tưởng cạnh tranh. + Mô tả khái quát nhu cầu: Trong bước này, thường người mua có nhu cầu rất lớn về các thông tin liên quan đến hàng hóa dịch vụ mà họ định mua. Do đó, họ cần tiến hành nghiên cứu và xếp hạng các chỉ tiêu theo tầm quan trọng của chúng đối với việc sản xuất sản phẩm và hiệu quả kinh tế. Các chỉ tiêu được họ tiến hành bao gồm: độ tin cậy, độ chính xác giá cả và những tiêu chuẩn mong muốn khác liên quan đến mua và sử dụng TLSX cho nhu cầu sản xuất. Có những nhóm nhân tố sau ảnh hưởng đến nhu cầu vật tư của DNSX: Tiến bộ khoa học kỹ thuật trong sản xuất: nhân tố tổng hợp này phản ánh tiến bộ khoa học kỹ thuật trong lĩnh vực sản xuất và sử dụng vật tư như chế tạo những máy móc thiết bị có tính năng kỹ thuật cao, sử dụng những vật liệu mới và sử dụng có hiệu quả nguồn vật tư. Quy mô sản xuất ở các ngành, các doanh nghiệp: nhân tố này ảnh hưởng trực tiếp tới khối lượng vật tư tiêu dùng và do đó ảnh hưởng khối lượng nhu cầu vật tư. Quy mô sản xuất càng lớn thì khối lượng vật tư tiêu dùng càng nhiều và do đó nhu cầu vật tư càng tăng. Theo đà phát triển kinh tế, quy mô sản xuất ngày càng tăng và điều đó đòi hỏi nhu cầu và cầu vật tư ngày càng lớn trong nền kinh tế. Cơ cấu khối lượng sản phẩm sản xuất : thay đổi theo nhu cầu thị trường và sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật, đặc biệt thay đổi theo trình độ sử dụng vật tư tiêu dùng và cải tiến chất lượng sản phẩm từ những vật tiêu dùng. Điều này ảnh hưởng tới cơ cấu vật tư tiêu dùng và do đó tới cơ cấu của nhu cầu vật tư. Quy mô của thị trường vật tư: Quy mô của thị trường thể hiện ở số lượng doanh nghiệp tiêu dùng vật tư và quy cách chủng loại vật tư mà các doanh nghiệp có nhu cầu tiêu thụ trên thị trường; quy mô của thị trường càng lớn thì nhu cầu vật tư càng nhiều. Cung vật tư hàng hóa trên thị trường: Cung vật tư thể hiện khả năng Vật tư có trên thị trường và khả năng đáp ứng nhu cầu vật tư của các đơn vị tiêu dùng. Cung vật tư tác động cầu vật tư thông qua giá và do đó đến toàn bộ nhu cầu. Nhân tố khác: - Các nhân tố xã hội phản ánh mục tiêu cải thiện điều kiện lao động trong các ngành sản xuất, ảnh hưởng của những nhân tố này được xác định bằng các chỉ tiêu như trình tự cơ giới hóa, tự động hóa sản xuất và cải thiện điều kiện lao động… - Khả năng thanh toán của các doanh nghiệp tiêu dùng vật tư. - Giá cả vật tư hàng hóa và chi phí sản xuất kinh doanh. Nghiên cứu sự t._.