Hoàn thiện công tác quản trị chi phí xây lắp tại Công ty cổ phần xây lắp xây dựng công trình

rong đó quản trị chi phí là nhiệm vụ ưu tiên để đảm bảo giảm chi phí sản xuất, giá thành hạ. Đây là lý do để nghiên cứu đề tài “ Hoàn thiện công tác quản trị chi phí xây lắp tại công ty CP XDCT ...” 2. Tình hình nghiên cứu Trong thời gian vừa qua cũng có một số đề tài thực hiện với mục đích nâng cao năng lực cạnh tranh, sử dụng các công cụ marketing để phát triển công ty CPXDCT... như: Nâng cao năng lực cạnh tranh trong đấu thầu xây dựng tại CPXDCT... Xây dựng chiến lược kinh doanh tại CPXDCT... Các đề tài chủ yếu chỉ khai thác một phần về năng lực cạnh tranh, xây dựng thương hiệu, chiến lược phát triển thị trường...Nên đề tài này sẽ khai thác mảng hoàn thiện công tác quản trị chi phí doanh nghiệp trong thời gian đến. 3. Mục tiêu nghiên cứu: - Mục tiêu của luận văn là phân tích, đánh giá thực trạng hoạt động kinh doanh và công tác quản trị chi phí xây lắp tại công ty cổ phần XDCT .... - Trên cơ sở hệ thống lí luận và phân tích thực trạng, luận văn đề xuất một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị chi phí xây lắp tại công ty cổ phần XDCT .... 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: - Đối tượng nghiên cứu của luận văn là công tác quản trị chi phí xây lắp tại công ty cổ phần XDCT .... - Phạm vi nghiên cứu của luận văn + Về không gian: Luận văn nghiên cứu những vấn đề hoàn thiện công tác quản trị chi phí xây lắp tại công ty cổ phần XDCT ... , giới hạn trong phạm vi quản trị doanh nghiệp tại công ty cổ phần XDCT .... + Về thời gian: Luận văn nghiên cứu kết quả hoạt động SXKD và công tác quản trị chi phí xây lắp tại công ty cổ phần XDCT ... trong 5 năm (2002- 2007) và định hướng phát triển của công ty trong thời gian tới. 5. Phương pháp nghiên cứu: Phương pháp phân tích kinh tế, xã hội. Phương pháp so sánh. Phương pháp thu thập và xử lí thông tin. Phương pháp thống kê. Phân tích tài chính doanh nghiệp và sử dụng các phương pháp phân loại chi phí quản trị doanh nghiệp. 6. Một số đóng góp của luận văn Hệ thống hóa những vấn đề lí luận cơ bản về công tác quản trị chi phí doanh nghiệp xây dựng trong nền kinh tế thị trường và hội nhập hiện nay. Phân tích thực trạng công tác quản trị chi phí xây lắp tại công ty cổ phần XDCT ... và đánh giá khách quan về thực trạng đó. Đề xuất một số giải pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện công tác quản trị chi phí xây lắp tại công ty cổ phần XDCT .... 7. Kết cấu của luận văn Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung của luận văn gồm 3 phần: Phần 1: Cơ sở lí luận về công tác quản trị chi phí trong doanh nghiệp xây lắp. Phần 2: Đánh giá thực trạng công tác quản trị chi phí xây lắp tại công ty cổ phần XDCT .... Phần 3: Một số giải pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện công tác quản trị chi phí xây lắp tại công ty cổ phần XDCT .... CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ CHI PHÍ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP XÂY LẮP KHÁI QUÁT CHUNG Người ta thường hiểu rằng chi phí xuất hiện khi có một hoạt động sản xuất, giao dịch nào đó xảy ra, chẳng hạn như mua nguyên vật liệu cho sản xuất, trả tiền công cho việc sử dụng một lao động nào đó. Tuy nhiên, theo ý nghĩa đầy đủ thì chi phí chính là kết quả của các quyết định quản trị nhằm đáp ứng những yêu cầu kinh doanh, trong đó, vai trò của nhà quản trị chi phí là xác định, đo lường, thu thập, phân tích và báo cáo các thông tin về những yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của một doanh nghiệp. Đó là các yếu tố tác động đến chi phí, ảnh hưởng đến doanh thu, lợi nhuận của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, nhà quản trị chi phí cũng thực hiện việc phân tích các thông tin chi phí để ra các nhà quản trị doanh nghiệp ra quyết định về công nghệ sản xuất, nghiên cứu sản phẩm mới, chất lượng tính năng của sản phẩm, độ thoả mãn của khách hàng đối với sản phẩm, lợi thế của doanh nghiệp…Như vậy, quản trị chi phí bao gồm các công việc của kế toán quản trị, quản trị tài chính và đồng thời thông qua phân tích các thông tin này để tìm kiếm các cơ hội kinh doanh, hình thành các quyết định đúng đắn, xây dựng chiến lược sản xuất kinh doanh thích hợp. 1.1.1. Chi phí và phân loại chi phí 1.1.1.1. Định nghĩa chi phí Chi phí được định nghĩa là giá trị tiền tệ của các khoản hao phí bỏ ra nhằm tạo ra các loại tài sản, hàng hóa hoặc dịch vụ. 1.1.1.2. Phân loại chi phí trong DNXL Do đặc điểm sản phẩm của nghành giao thông được xây lắp cố định tại nơi sản xuất làm phát sinh thêm một số khoản mục chi phí như: chi phí vận chuyển máy thi công đến công trường, chi phí huy động nhân công, chi phí lán trại cho công nhân, chi phí kho nhà xưởng bảo quản vật tư trong quá trình thi công, chi phí đảm bảo giao thông đi lại thuận lợi cho con người và các phương tiện lưu thông trên đường. Do đó chi phí trong các doanh nghiệp xây lắp giao thông ( DNXLGT ) cũng có những đặc điểm khác biệt so với những nghành sản xuất khác. Trong quá trình hoạt động kinh doanh chi phí ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh, vì vậy vấn đề quan trọng được đặt ra cho nhà quản trị là phải kiểm soát chi phí của DN. Chi phí được sử dụng theo nhiều hướng, cho nhiều mục đích khác nhau, trong đó phân loại theo cách ứng xử chi phí rất được quan tâm. Riêng DNXLGT có thể phân loại theo các cách sau đây: a. Phân loại chi phí theo chức năng hoạt động Chi phí phát sinh trong các doanh nghiệp sản xuất, xét theo công dụng của chúng, hay nói một cách khác, xét theo từng hoạt động có chức năng khác nhau trong quá trình SXKD mà chúng phục vụ, được chia thành hai loại lớn: chi phí sản xuất và chi phí ngoài sản xuất. Ngành giao thông chi phí phát sinh chủ yếu tại các công trình dự án nên chi phí sản xuất bao gồm các khoản mục như sau: Chi phí sản xuất: + Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Gồm nguyên vật liệu, vật liệu kết cấu, đã tiêu hao cho các công trình xây lắp như đất, đá, cát, sắt thép, xi măng.... Các vật liệu này đa số mua ngoài, riêng đá và bê tông nhựa, bê tông xi măng có thể tự sản xuất. Chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ lệ rất lớn trong toàn bộ chi phí xây lắp ( khoảng 60 đến 70% tổng chi phí ) + Chi phí máy thi công: Gồm các chi phí phục vụ cho máy thi công công trình như: nhiên liệu, chi phí bảo dưỡng sửa chữa máy, chi phí huy động vận chuyển máy đến công trình, tiền lương và các khoản trích theo lương của công nhân vận hành máy. Tuỳ thuộc vào từng công trình thi công bằng máy hay bằng thủ công mà chi phí máy sẽ chiếm tỷ trọng cao hay thấp trong tổng chi phí xây lắp công trình… + Chi phí nhân công trực tiếp: Chi phí này bao gồm tiền lương, tiền phụ cấp và các khoản trích theo lương của bộ phận công nhân trực tiếp tham gia thi công xây lắp. Thông thường trong các DNXLGT hiện nay khoản mục này chiếm khoảng 15% đến 20% tổng chi phí tuỳ theo từng công trình sử dụng nhiều lao động kĩ thuật, lao động phổ thông hay sử dụng máy, cách thức trả lương hiện nay của các DNXLGT chủ yếu là theo sản lượng thi công hoàn thành. + Chi phí công cụ dụng cụ: Trong các DNXLGT công cụ, dụng cụ thường được sử dụng là các loại máy cao đạc, thí nghiệm vật liệu, xe rùa, các dụng cụ cầm tay cho lao động phổ thông di chuyển vật liệu, đà giáo ván khuôn, dụng cụ khoan đá, máy trộn bê tông loại nhỏ, các loại đầm bê tông… có giá trị dưới 10 triệu thời gian sử dụng dưới một năm do bộ tài chính qui định không phải là TSCĐ. Các chi phí này không thay đổi khi sản lượng xây lắp thay đổi. + Chi phí lãi vay: là khoản chi phí trả cho việc vay vốn, tuỳ theo nhu cầu vay vốn đầu tư của DN và cách thức huy động vốn. Theo qui định hiện nay lãi vay là một khoản chi phí tài chính và làm giảm thu nhập của doanh nghiệp. + Chi phí chung: Đó là các chi phí dùng cho quản lí thi công ở các bộ phận thi công gồm: tiền lương và các khoản trích theo lương, các chi phí khác của bộ phận quản lí thi công. Chi phí ngoài sản xuất: + Chi phí khấu hao TSCĐ gồm: khấu hao máy móc thiết bị thi công, phương tiện vận tải, nhà xưởng, văn phòng. thực tế các DNXLGT khấu hao theo thời gian sử dụng theo theo quyết định 206/2003/QĐ-BTC của bộ tài chính. + Chi phí quản lí DN: Là các khoản chi phí liên quan gián tiếp đến bộ phận thi công xây lắp, như: các chi phí phát sinh ở bộ phận văn phòng ( chi phí điện, nước, điện thoai, fax, phí chuyển tiền, bưu phẩm, dụng cụ văn phòng, chi phí xe con, đi lại công tác văn phòng, hội nghị tiếp khách…) + Chi phí khảo sát đấu thầu công trình, chi phí nghiệm thu, quyết toán bảo hành công trình… b. Phân loại chi phí theo thẩm quyền ra quyết định b1. Chi phí kiểm soát được và chi phí không kiểm soát được Một khoản chi phí được xem là chi phí có thể kiểm soát được ( controllable costs ) hoặc là chi phí không kiểm soát được ( non-controllable costs ) ở một cấp quản lí nào đó là tuỳ thuộc vào khả năng cấp quản lí này có thể ra các quyết định để chi phối, tác động đến khoản chi phí đó hay không. Như vậy, nói đến khía cạnh quản lí chi phí bao giờ cũng gắn liền với một cấp quản lí nhất định: Khoản chi phí mà ở một cấp quản lí nào đó có quyền ra quyết định để chi phối nó thì được gọi là chi phí kiểm soát được ( ở cấp quản lí đó ), nếu ngược lại là chi phí không kiểm soát được. Trong các DNXLGT thường có bộ phận quản lí chi phí tại phòng ban công ty hoặc phân cấp quản lí chi phí cho các nhà quản trị cấp dưới như ban điều hành dự án và các đội thi công công trình, vì vậy khi kiểm soát chi phí của các đơn vị nội bộ trong DNXLGT người ta cần phải phân loại chi phí của các đơn vị này thành chi phí kiểm soát được và chi phí không kiểm soát được. Chi phí kiểm soát được là các khoản chi phí ở một đơn vị mà nhà quản trị ở cấp đó được giao quyền hạn và chịu trách nhiệm quản lí. Phạm vi chi phí kiểm soát được ở một đơn vị nội bộ phụ thuộc vào mức độ phân cấp quản lí chi phí cho nhà quản trị ở cấp đó như: chi phí nguyên nhiên vật liệu sắt thép xi măng…, chi phí máy thi công, khấu hao, chi phí nhân công lán trại kho bãi. Chi phí không kiểm soát được ở một bộ phận nào đó thường thuộc hai dạng: các khoản chi phí phát sinh ở ngoài phạm vi quản lí của bộ phận ( chẳng hạn chi phí phát sinh ở các bộ phận sản xuất ở các đơn vị thi công tại công trường mà bộ phận quản lí tại công ty không kiểm soát được: như chi phí đảm bảo giao thông an toàn cho người đi lại, chi phí hư hỏng xe máy thiết bị tại công trường, chi phí nghiệm thu các hạng mục theo giai đoạn thi công…), hoặc là các khoản chi phí phát sinh thuộc phạm vi hoạt động của bộ phận nhưng thuộc quyền chi phối và kiểm soát từ cấp quản lí cao hơn ( như chi phí khấu hao máy móc thiết bị, hoặc khảo sát phục vụ đấu thầu công trình nhưng việc kiểm soát chi phí hoặc tính khấu hao lại do bộ phận quản lí tại văn phòng thực hiện ). Việc phân chia chi phí ở đơn vị nội bộ thành chi phí kiểm soát được và chi phí không kiểm soát được sẽ tạo điều kiện định hướng cho việc thực hiện chức năng kiểm soát của nhà quản trị. Khi kiểm soát tình hình thực hiện định mức, dự toán ở một đơn vị nội bộ thì đối tượng của kiểm soát phải là chi phí kiểm soát được, còn chi phí không kiểm soát được là trách nhiệm của nhà quản trị cấp trên. b2. Chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp Trong các doanh nghiệp sản xuất, các khoản chi phí phát sinh có liên quan trực tiếp đến quá trình sản xuất sản phẩm hoặc thực hiện các đơn đặt hàng và do vậy có thể tính trực tiếp cho từng loại loại sản phẩm hay từng đơn đặt hàng thì được gọi là chi phí trực tiếp ( direct cost ). Ngược lại, các khoản chi phí phát sinh cho mục đích quản lí chung, liên quan đến việc sản xuất và tiêu thụ nhiều loại sản phẩm, nhiều đơn đặt hàng cần tiến hành phân bổ cho các đối tượng sử dụng chi phí theo các tiêu thức phân bổ được gọi là chi phí gián tiếp ( indirect cost ). + Trong DNXLGT chi phí trực tiếp là các chi phí phục vụ trực tiếp cho quá trình thi công dự án tại công trường như: Chi phí nguyên nhiên vật liệu, chi phí máy nhân công, chi phí lán trại kho bãi, chi phí đảm bảo giao thông, lãi vay, khảo sát lập bản vẽ thi công, nghiệm thu… + Chi phí gián tiếp là: chi phí khấu hao, chi phí quản lí chung, chi phí công cụ dụng cụ… c. Chi phí trong quá trình kiểm tra và ra quyết định Ngoài ra trong quá trình kiểm tra và ra quyết định các nhà quản lí còn phải quan tâm đến các chi phí khác như: Chi phí lặn ( Sunk cost ): ( Còn gọi là khoản chi phí khác biệt ) là khoản chi phí đã bỏ ra trong quá khứ và sẽ hiển hiện ở tất cả mọi phương án với giá trị như nhau hay hiểu một cách khác, chi phí lặn được xem như là một khoản chi phí không thể tránh được cho dù người quản lí quyết định lựa chọn thực hiện theo phương án nào. Như chi phí tìm hiểu và khảo sát dự án. Chi phí chênh lệch ( Differential cost ): Xuất hiện khi so sánh chi phí gắn liền với các phương án trong quyết định lựa chọn phương án tối ưu. Chi phí chênh lệch được hiểu là phần giá trị khác nhau của các loại chi phí của một phương án này so với một phương án khác. Chi phí cơ hội ( Opportunity cost ): Chi phí cơ hội là những thu nhập tiềm tàng bị mất đi khi lựa chọn thực hiện phương án này thay cho phương án khác. Cho nhiều mục đích khác nhau, chi phí được xem xét theo nhiều khía cạnh khác nhau tuỳ vào đặc điểm SXKD mà các doanh nghiệp sẽ lựa chọn cho đơn vị mình một cách phân loại phù hợp nhất phục vụ cho công tác quản lí chi phí cũng như kiểm tra và ra quyết định tại doanh nghiệp. 1.1.2. Bản chất của quản trị chi phí 1.1.2.1. Khái niệm quản trị chi phí Quản trị chi phí là phương pháp và cách thức của nhà quản lí trong hoạch định kế hoạch dài hạn, ngắn hạn và những quyết định mang tính chất quản lí để vừa làm tăng giá trị đồng thời giảm giá thành sản phẩm, dịch vụ. Trong quá trình thực hiện dự án, quản trị chi phí bao gồm lập kế hoạch chung, thực hiện kế hoạch, báo cáo mọi chi phí có liên quan đến đầu tư, các quyết định lựa chọn hiệu quả của việc sử dụng đồng tiền, quản lí chi phí liên quan đến đầu tư và trong suốt quá trình thực hiện dự án. 1.1.2.2. Bản chất của quản trị chi phí Thông qua các chức năng quản lí mà nhà quản trị có thể kiểm tra, giám sát việc sử dụng chi phí và tính toán hiệu quả của việc bỏ chi phí với hiệu quả SXKD. Các doanh nghiệp có thể hoạt động ở các phạm vi, lĩnh vực khác nhau nhưng việc bỏ ra chi phí luôn gắn liền với các quá trình cung cấp, sản xuất thi công chế tạo sản phẩm hay thực hiện các lao vụ dịch vụ và quá trình bán hàng hay tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá dịch vụ. Mục đích quản lí có hiệu quả hoạt động SXKD của các nhà quản trị là đạt được lợi nhuận tối đa với chi phí ít nhất. Các nhà quản trị luôn nghĩ rằng lợi nhuận thu được chính là việc sử dụng hiệu quả các chi phí bỏ ra nên họ luôn quan tâm đến chi phí như: Tính toán chi phí, lập dự toán cũng như xây dựng định mức chi phí làm cơ sở cho kiểm soát và kiểm tra việc thực hiện định mức và dự toán chi phí. Nếu như thông tin kế toán chi phí cung cấp là những thông tin quá khứ, thì thông tin quản trị chi phí từ các nhà quản trị là quá trình phân tích các thông tin quá khứ và những thông tin có tính dự báo thông qua việc lập kế hoạch và dự toán trên cơ sở định mức chi phí nhằm kiểm soát chi phí thực tế, đồng thời là cơ sở để nhà quản trị lãnh đạo doanh nghiệp ra quyết định về việc lựa chọn các quyết định về giá bán sản phẩm, kí kết hợp đồng, tiếp tục sản xuất hay thuê ngoài ... Quản trị chi phí phải nhận diện được chi phí theo nhiều phương diện khác nhau để đáp ứng nhu cầu thông tin trong hoạch định, tổ chức thực hiện, kiểm soát và ra quyết định. Quản trị chi phí nhấn mạnh đến việc dự báo của thông tin và trách nhiệm của các nhà quản trị các cấp nhằm gắn trách nhiệm của họ với chi phí phát sinh thông qua hệ thống thông tin chi phí được cung cấp theo các trung tâm chi phí được hình thành trong các đơn vị. Bộ phận quản trị chi phí sẽ trả lời chi phí là bao nhiêu, biến động như thế nào khi có sự thay đổi của một hay một số nhân tố nào đó, bộ phận nào chịu trách nhiệm giải thích những thay đổi bất lợi của chi phí và đưa ra giải pháp điều chỉnh một cách kịp thời. Điều này cho thấy quản trị chi phí là một bộ phận quản trị doanh nghiệp thực hiện xử lí và cung cấp các thông tin về chi phí nhằm thực hiện các chức năng quản trị. 1.1.3. Chức năng quản trị chi phí 1.1.3.1. Hoạch định Là xây dựng các mục tiêu phải đạt được cho từng giai đoạn công việc cụ thể, vạch ra các bước, phương pháp thực hiện để đạt được các mục tiêu đó. Kế hoạch mà các nhà quản trị lập thường có dạng dự toán. Dự toán là những tính toán liên kết các mục tiêu lại với nhau và chỉ rõ cách thức huy động và sử dụng các nguồn lực sẵn có để đạt được các mục tiêu đề ra. Để kế hoạch đặt ra có tính khả thi cũng như các dự toán thực sự đem lại hiệu quả thì cần dựa trên những thông tin hợp lí và có cơ sở do bộ phận kế toán quản trị chi phí cung cấp. Thông tin chi phí là cơ sở để đưa ra quyết định phù hợp. 1.1.3.2. Ra quyết định Quản trị chi phí phải dựa trên cơ sở hệ thống thông tin quá khứ và dự toán tương lai tiến hành phân loại, lựa chọn, tổng hợp và cung cấp những thông tin cần thiết liên quan đến chi phí thích hợp cho việc ra quyết định. Chức năng ra quyết định được vận dụng trong suốt quá trình hoạt động bao gồm những quyết định ngắn hạn và những quyết định dài hạn. Căn cứ vào các số liệu thông tin được cung cấp nhà quản trị chi phí thực hiện việc phân tích đánh giá và nêu các kiến nghị đề xuất cũng như tham gia vào việc lập dự toán SXKD hay tư vấn cho các nhà quản trị lãnh đạo đưa ra quyết định phù hợp. 1.1.3.3. Tổ chức thực hiện Quản trị chi phí cung cấp các thông tin để tổ chức thực hiện chi phí thông qua việc thiết lập các bộ phận, xác lập quyền hạn và trách nhiệm của các bộ phận cũng như con người cụ thể để có biện pháp kịp thời điều chỉnh kế hoạch nhằm sử dụng một cách có hiệu quả các nguồn lực. Các thông tin về chi phí sản xuất, phương án thi công, giá vốn công trình, chi phí nghiệm thu, bảo hành sửa chữa công trình, chi phí quản lí doanh nghiệp. 1.1.3.4. Kiểm tra, kiểm soát Để thực hiện chức năng kiểm tra và đánh giá các nhà quản trị dùng những thông tin do kế toán quản trị cung cấp dưới dạng các báo cáo chi phí, báo cáo thực hiện định mức hay dự toán chi phí…Các chi phí phát sinh có nội dung, tính chất kinh tế, công dụng, mục đích khác nhau cũng như ảnh hưởng của chúng quá trình và kết quả kinh doanh cũng khác nhau. Thông thường người ta sẽ so sánh số liệu kế hoạch,dự toán hoặc định mức với số liệu thực tế thực hiện. 1.2. SỰ CẦN THIẾT CỦA QUẢN TRỊ CHI PHÍ 1.2.1. Vai trò quản trị chi phí Quản trị chi phí giúp doanh nghiệp có thể tập trung năng lực của mình vào các điểm mạnh, tìm ra các cơ hội hoặc các vấn đề quan trọng trong SXKD. Quản trị chi phí giúp doanh nghiệp có thể cải thiện chất lượng sản phẩm hay dịch vụ của mình mà không làm thay đổi chi phí Quản trị chi phí giúp người ra quyết định nhận diện được các nguồn lực có chi phí thấp nhất trong việc sản xuất và cung ứng hàng hoá dịch vụ. BẢNG 1.1: VAI TRÒ CỦA QUẢN TRỊ CHI PHÍ, KẾ TOÁN CHI PHÍ VÀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ Quản trị chi phí Kế toán chi phí Kế toán quản trị Ghi chép các thông tin liên quan đến chi phí ( chi phí, doanh thu, lợi nhuận, kiểu dáng, tính năng sản phẩm, qui trình sản xuất, máy móc thiết bị, năng suất lao động...). Phân tích các thông tin đã thu nhập. Nhận diện các cơ hội hoặc các giải pháp sản xuất kinh doanh thông qua việc sử dụng một số công cụ quản trị chi phí (Chi phí định mức, benchmaking, TQM, ABC, ...) Xây dựng các phương án hoặc các giải pháp sản xuất khác nhau cho doanh nghiệp. Lựa chọn phương án hoặc giải pháp để thực hiện. Ra quyết định thực hiện. Ghi chép các thông tin chi phí phát sinh. Lập các báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, báo cáo ngân lưu, bảng cân đối tài sản của toàn doanh nghiệp. Ghi chép các thông tin chi phí. Phân tích các thông tin thu thập được. Có thể phân tích dưới dạng giá trị hoặc vật chất trong từng bộ phận của doanh nghiệp. Cung cấp các thông tin đã phân tích cho nhà quản trị ra quyết định. 1.2.2. Quản trị chi phí trong môi trường kinh doanh hiện nay Môi trường kinh doanh hiện nay đã có rất nhiều thay đổi và đã làm biến đổi thực tế quản trị chi phí của các doanh nghiệp. Môi trường kinh doanh toàn cầu: Hiện nay môi trường kinh doanh đã mở rộng ra thị trường thế giới. Điều này làm cho các doanh nghiệp phải chịu sức ép cạnh tranh trên qui mô toàn cầu. Để tồn tại và phát triển, doanh nghiệp cần có nhiều thông tinvề chi phí hơn và sử dụng các công cụ quản trị chi phí hữu hiệu để có thể kiểm soát hoạt động, xây dựng chiến lược canh tranh và kinh doanh có hiệu quả. Công nghệ sản xuất: Để cạnh tranh trong môi trường hiện nay, các doanh nghiệp phải chấp nhận thay đổi công nghệ sản xuất. Điều này không những giúp cho các doanh nghiệp có thể kiểm soát được các dòng chi phí vào ( chi phí NVL, lao động, chi phí khác ) mà còn có thể xây dựng các quyết định cho đầu ra sản xuất ( giá bán, sản lượng, doanh thu, lợi nhuận, tồn kho), gia tăng giá trị của sản phẩm cung ứng cho khách hàng. Định hướng khách hàng: Một thay đổi quan trọng của môi trường kinh doanh hiện nay là sự thay đổi liên tục trong thị hiếu của khách hàng đối với sản phẩm hay dịch vụ. Họ thích sản phẩm có chất lượng cao, nhiều tính năng mới, mẫu mã đa dạng, các dịch vụ kèm theo phải phong phú. Vì vậy, chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp là phải thoả mãn tất cả yêu cầu này với chi phí thấp nhất. Vai trò quản trị chi phí vì vậy trở nên quan trọng, vì nếu không quản lí và phân tích tốt thì sản phẩm tuy có chất lượng cao thì giá sẽ cao, khách hàng sẽ không thích nữa. Ngược lại, tính năng mới chậm cập nhật cũng làm giảm sức cạnh tranh của doanh nghiệp. Tổ chức quản trị: Do mục tiêu là nhắm đến thoả mãn thị hiếu của khách hàng nên các hoạt động sản xuất và kinh doanh cũng chuyển dịch theo hướng khách hàng. Vì thế, tổ chức của doanh nghiệp cũng thay đổi và hình thành các nhóm hoạt động hoặc bộ phận chức năng (nghiên cứu phát triển, tổ chức sản xuất, giao hàng, bảo hành, sửa chữa). Theo đó, thực tế việc quản trị chi phí cũng sẽ có các thay đổi cho phù hợp. Từng nhóm hay bộ phận sẽ có các chi phí hoạt động của mình. Các báo cáo về chi phí sẽ phản ảnh hoạt động của mình. Các báo cáo về chi phí sẽ phản ảnh hoạt động của các nhóm hay bộ phận hợp lí hay chưa hợp lí. 1.2.3. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh trong DNXL Đặc điểm hoạt động SXKD có ảnh hưởng rất lớn đến công tác quản trị tại doanh nghiệp. Quản trị chi phí cũng là một bộ phận của quản trị doanh nghiệp vì vậy, để quản trị chi phí mang lại kết quả cao thì phải hoạch định được công tác quản trị chi phí phù hợp với đặc điểm SXKD tại doanh nghiệp. 1.2.3.1. Đặc điểm công trình giao thông Công trình giao thông được tiến hành khi có đơn đặt hàng (hợp đồng xây dựng) của chủ đầu tư, sản xuất xây dựng chỉ được tiến hành khi đã được chủ đầu tư chấp nhận và ký hợp đồng xây dựng. Trong quá trình xây dựng (thi công) công trình chủ đầu tư sẽ giám định kỹ thuật, chất lượng của sản phẩm. Quá trình sản xuất luôn di động, hệ số biến động lớn. Đặc điểm này làm khó khăn trong công tác tổ chức sản xuất, việc bố trí của công trình tạm phục vụ thi công, việc phối hợp các phương tiện xe máy, thiết bị nảy sinh nhiều vấn đề phức tạp. Thời gian xây dựng công trình kéo dài, làm cho ứ đọng vốn sản xuất trong các khối lượng thi công dở dang của các doanh nghiệp xây dựng. Công tác tổ chức quản lý sản xuất của doanh nghiệp phải chặt chẽ, hợp lý, phải luôn tìm cách lựa chọn trình tự thi công hợp lý cho từng công trình và phối hợp thi công nhiều công trình để đảm bảo có khối lượng công tác gối đầu hợp lý. Sản xuất tiến hành ngoài trời nên chịu ảnh hưởng của điều kiện thiên nhiên nên không thể lường hết được các khó khăn từ đó đưa đến hiệu quả sản xuất giảm, một số giai đoạn của quá trình sản xuất bị gián đoạn, ảnh hưởng đến tiến độ thi công công trình và giá thành. Kỹ thuật thi công phức tạp, trang bị kỹ thuật tốn kém, trang bị kỹ thuật của sản xuất giao thông đòi hỏi những máy móc kỹ thuật phức tạp, hiện đại đắt tiền (trạm trộn bê tông nhựa, máy khoan hầm, cẩu 500T ...) 1.2.3.2. Loại hình sản xuất Loại hình sản xuất trong ngành xây dựng nói chung và xây dựng công trình giao thông nói riêng là sản xuất kiểu dự án, công trình được thi công kéo dài dưới 1 năm, trên một năm 2 đến 3 năm. Chịu sự biến động lớn bởi sự biến động giá cả trên thị trường và sự thay đổi các cơ chế chính sách của nhà nước (tiền lương tối thiểu, thuế ...). Nhà thầu luôn tính toán và tự cân đối về vốn, các điều kiện về tự nhiên, địa hình thi công, dự đoán những biến động về giá và các thay đổi khác để hoàn thành được hợp đồng đã kí. Chủ đầu tư chủ yếu là nhà nước nên doanh nghiệp muốn bán đựơc sản phẩm thì phải có chất lượng và thẩm mỹ theo đúng yêu cầu và phải tuân thủ các qui định nghiêm ngặt của luật xây dựng cơ bản về bảo hành công trình là 12 tháng và qui định của nhà nước về quyết toán công trình 1.2.3.3. Qui trình sản xuất a. Tổ chức sản xuất Tổ chức công trường sản xuất là việc hình thành cơ cấu tổ chức, quy định chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận trong công trường, bố trí các điều kiện về cơ sở vật chất và nhân lực để đảm bảo công trường có đủ điều kiện thực thi nhiệm vụ của doanh nghiệp giao. Trong xây dựng giao thông mỗi hợp đồng thông thường tương ứng với một vị trí địa điểm xây dựng nhất định, do đó bước đầu tiên trong quy trình xây lắp là phải tổ chức công trường sản xuất bao gồm các công việc : Tổ chức bộ máy điều hành sản xuất tại công trường : là việc hình thành cơ cấu tổ chức của công trường, chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận, nhiệm vụ, quyền hạn của từng chức danh tương ứng. Tổ chức cơ cấu bộ phận sản xuất tại công trường : trên cơ sở yêu cầu kỹ thuật, công nghệ của công trình bố trí tổ, đội, các dây chuyền, bộ phận sản xuất tương ứng (dây chuyền thi công bê tông nhựa, dây chuyền thi công móng cấp phối đá dăm, dây chuyền làm đất, bộ phận thi công cống, tổ thí nghiệm ...) Bố trí cán bộ, lao động để đảm bảo cho cơ cấu tổ chức bộ máy đó hoạt động. Lựa chọn địa điểm, lên phương án bố trí mặt bằng công trường và tiến hành xây dựng các công trình tạm (phụ trợ) trong quá trình thi công (nhà xưởng, bãi chứa vật liệu, kho tàng ...) Tiến hành huy động thiết bị và nhân lực đến công trường để thực hiện nhiệm vụ sản xuất. b. Qui trình thi công công trình giao thông Để sản xuất ra một sản phẩm đòi hỏi phải có một quy trình sản xuất. Trong xây dựng công trình giao thông do đặc thù của ngành nên quy trình sản xuất gắn liền với các quy trình kỹ thuật của từng dự án. Đối với từng dự án việc áp dụng quy trình kỹ thuật do chủ đầu tư quyết định, nhà sản xuất căn cứ vào tiêu chuẩn kỹ thuật, các quy trình quy phạm kỹ thuật để xác định quy trình sản xuất cho phù hợp với điều kiện thực tế của mình. * Tại Việt nam hệ thống giao thông đường bộ được phân thành hai mạng lưới chính : - Mạng lưới đường Quốc lộ : Là huyết mạch giao thông chính, đường nối các trung tâm kinh tế, chính trị, văn hoá lớn của quốc gia (Quốc lộ 1A, Quốc lộ 5) - Mạng lưới đường địa phương ( tỉnh, huyện, xã ) : Đường nối các trung tâm kinh tế, chính trị, văn hoá của địa phương ( tỉnh, huyện , xã ). * Hệ thống đường còn được phân theo Cấp quản lý và Cấp kỹ thuật : - Cấp Quản lý : Là phân cấp theo đơn vị quản lý nhà nước về mặt xây dựng, tổ chức quản lý và khai thác đường. - Cấp kỹ thuật: Là phân cấp để biết được các chỉ tiêu kỹ thuật của từng cấp đường, cấp kỹ thuật thường được gọi tên theo tốc độ thiết kế ( cấp 20 , cấp 40 . . .)Theo tiêu chuẩn thiết kế đường ô tô TCVN 4054 - 98 , Tuỳ theo từng mức độ các dự án hiện nay còn được áp dụng theo các quy trình quốc tế như ASHTO của Mỹ vv... BẢNG 1.2: QUI ĐỊNH CẤP ĐƯỜNG Ô TÔ VIỆT NAM Cấp Quản lý Cấp kỹ thuật Vận tốc tính toán(km/h) Số làn xe Chức năng chủ yếu của đường I II III 80 và 60 80 và 60 6 4 2 Đường nối các trung tâm kinh tế, chính trị văn hóa lớn IV 60 40 60 40 2 Đường nối các trung tâm kinh tế, chính trị văn hóa lớn của địa phương với nhau và với đường trục hay đường cao tốc. V 40 20 40 20 1 hoặc 2 Đường nối các điểm lập hàng, các khu dân cư. c. Các bộ phận chủ yếu của đường giao thông Nền đường Nền đường là dải đất đủ rộng để bố trí các công trình trên đường và mặt đường dọc theo tuyến đường với các chỉ tiêu bình đồ, trắc dọc, trắc ngang ... đáp ứng được yêu cầu điều kiện xe chạy an toàn, êm thuận và kinh tế, nền đường gồm : + Nền đường đào. + Nền đường đắp. Móng đường Là lớp vật liệu tham gia chịu lực chủ yếu trong kết cấu áo đường, hiện nay móng đường chủ yếu được sử dụng bằng vật liệu đá dăm tiêu chuẩn và Cấp phối đá dăm. Mặt đường Là lớp bảo vệ kết cấu áo đường bao gồm một hoặc nhiều lớp vật liệu khác nhau (Bê tông nhựa, bê tông xi măng ...) nằm trên móng đường nhằm đáp ứng các yêu cầu chạy xe về cường độ, độ bằng phẳng và độ nhám; đảm bảo xe chạy với vận tốc cao, an toàn, êm thuận và kinh tế. Các công trình trên đường giao thông Bao gồm: hệ thống thoát nước (cầu cống, hệ rãnh dọc, hố thu ....), bó vỉa, vỉa hè, dải phân cách, điện chiếu sáng ... Hình vẽ 1.1: Kết cấu đường giao thông d. Sản phẩm xây dựng giao thông Sản phẩm xây dựng giao thông có tính đơn chiếc, không giống sản phẩm của ngành công nghiệp và các ngành khác được sản xuất hàng loạt trong các điều kiện ổn định, trong nhà xưởng, về chủng loại, kích thước mẫu mã, kỹ thuật và công nghệ được tiêu chuẩn hoá. Sản phẩm giao thông thường được sản xuất theo đơn đặt hàng đơn chiếc, được sản xuất ra ở những địa điểm, điều kiện khác nhau, chi phí cũng thường khác nhau đối với cùng một loại hình sản phẩm. Sản phẩm xây dựng giao thông được sản xuất ra tại nơi sẽ tiêu thụ nó, các công trình đều được sản xuất (thi công) tại một địa điểm mà nơi đó đồng thời gắn liền với việc tiêu thụ và thực hiện giá trị sử dụng của sản phẩm, địa điểm tiêu thụ sản phẩm sẽ do chủ đầu tư quyết định. Sản phẩm xây dựng giao thông chịu ảnh hưởng của điều kiện địa lý, tự nhiên, kinh tế xã hội của nơi tiêu thụ. Quá trình thực hiện như khảo sát, thiết kế, lựa chọn phương án thi công, kết cấu công trình, điều kiện mặt bằng thi công phải phù hợp với điều kiện tự nhiên (địa lý, khí hậu, thời tiết, môi trường, cảnh quan ...), tập quán, phong tục, quy hoạch của địa phương. Thời gian sử dụng của sản phẩm xây dựng giao thông thường rất dài, do đó yêu cầu về kỹ thuật, mỹ thuật đối với công trình giao thông cũng rất cao. Sản phẩm xây dựng giao thông là cơ sở quan trọng để đánh giá trình độ phát triển kinh tế khoa học, kỹ thuật của một đất nướ._.c. Chi phí sản xuất sản phẩm xây dựng giao thông lớn và khác biệt theo từng công trình, chi phí đầu tư cho công trình thường rải ra trong một thời gian dài. Tính chất đơn chiếc và chịu ảnh hưởng của của nơi xây dựng làm cho giá trị của từng sản phẩm xây dựng giao thông rất khác nhau. Ngay cùng một sản phẩm có kết cấu, kiến trúc giống nhau thì cũng có sự khác nhau về chi phí sản xuất đó là hao phí lao động sống và quá khứ. Vì thế việc xác định chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm xây dựng giao thông phải được tiến hành riêng biệt đối với từng sản phẩm. 1.2.3.4. Mức độ tự động hoá Xây dựng giao thông đòi hỏi phải sử dụng các thiết bị chuyên dùng, có tính năng kỹ thuật hiện đại, để thực hiện thi công những công trình đòi hỏi những kỹ thuật phức tạp như : mặt đường bê tông nhựa, bê tông xi măng, hầm đường bộ, cầu dây văng, cầu dây võng ... do đặc thù của ngành đòi hỏi phải tổ chức công trường sản xuất tại nơi đặt công trình nên khả năng chuyên môn hoá, tự động hoá bị ảnh hưởng. Hiện nay, mức độ cơ giới hoá, tự động hoá của ngành giao thông đã được cải thiện rõ rệt, nhiều công đoạn đã được cơ giới hoá (trộn vữa xi măng, vận chuyển bằng xe xúc nâng, tưới nhựa dính bám bằng xe bồn ...), tự động hoá (trạm trộn bê tông nhựa tự động điều chỉnh, máy rải thảm bê tông nhựa tự động ...). Mức độ tự động hoá càng nâng cao thì chất lượng cũng như năng suất cũng tăng cao. Tuy nhiên mức độ tự động hoá đi kèm với nó là đòi hỏi về thiết bị hiện đại, vốn đầu tư lớn, nhưng do điều kiện hạn chế về vốn nên các doanh nghiệp xây dựng phần lớn đều có chủ trương đổi mới dần về thiết bị phù hợp với khả năng tài chính cũng như khả năng khai thác sử dụng thiết bị nhằm mang lại hiệu quả cao. 1.3. NỘI DUNG QUẢN TRỊ CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP XÂY LẮP 1. 3.1. Hoạch định quản trị chi phí trong doanh nghiệp xây lắp 1.3.1.1. Lập phương án thiết kế tổ chức thi công Xây dựng công trình cũng giống như sản xuất một sản phẩm công nghiệp, phải có thiết kế sản phẩm và quá trình tổ chức sản xuất ra sản phẩm theo thiết kế. Ngoài thiết kế kĩ thuật trong hồ sơ mời thầu của chủ đầu tư, các công trình chỉ có thể tiến hành xây dựng sau khi nhà thầu thiết kế bản vẽ thi công, có dự toán chi tiết theo khối lượng thực tế theo bản vẽ thi công được duyệt. Công tác thiết kế tổ chức thi công là việc làm đầu tiên của quá trình tổ chức xây dựng công trình, nó chính là việc hoạch định những giải pháp thi công dựa trên những điều kiện cho phép về kết cấu kĩ thuật, công trình về điều kiện thổ nhưỡng khí hậu, thời gian thi công, về phương pháp kĩ thuật thi công, khả năng cung cấp vật tư, về lao động, tài chính...nhằm mục tiêu tổ chức quá trình thi công có hiệu quả nhất. a. Căn cứ của thiết kế tổ chức thi công ( Tài liệu ban đầu ) Những tài liệu có liên quan đến quá trình thiết kế tổ chức thi công xây lắp một công trình là những căn cứ cơ bản, giữ một vai trò quan trọng đảm bảo tính chính xác của công tác thiết kế bản vẽ thi công. - Hồ sơ thiết kế kĩ thuật công trình: đây là hồ sơ mời thầu do chủ đầu tư cung cấp được lập thông qua công ty tư vấn thiết kế có kinh nghiệm, nó là cơ sở chủ yếu để xác định khối lượng công tác thi công, các yêu cầu của hồ sơ mời thầu thực hiện công trình về công nghệ giải pháp, tiến độ thi công. - Tài liệu điều tra về địa chất và khí tượng thuỷ văn nơi công trình được xây dựng, đây là căn cứ quan trọng để lựa chọn đúng đắn các giải pháp tổ chức thi công. - Khả năng sử dụng mặt bằng thi công vướng mắc về công tác giải phóng mặt bằng như: ruộng vườn, dân cư, đưòng điện hoặc rà phá bom mìn, cáp quang..., nguồn cung cấp điện và cung cấp nước cho quá trình thi công để có biện pháp thi công phù hợp. - Nguồn cung cấp vật liệu trên thị trường. Nếu có những vật tư được cung cấp theo thời vụ, hay phải nhập khẩu đòi hỏi phải có giải pháp cung cấp hay dự trữ hợp lí. Nếu vật liệu sẵn có trên thị trường và không bị biến động giá lớn thì không cần dự trữ. Tất cả các yếu tố trên đều ảnh hưởng rất lớn đến lượng vốn lưu động, ảnh hưởng đến khả năng cung cấp tài chính của doanh nghiệp và ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ thực hiện và chi phí công trình. - Điều kiện giao thông vận tải trong vùng và khả năng di chuyển đi lại trên công trường (công trình giao thông nếu thi công hoàn toàn mới đi lại di chuyển rất khó khăn) là căn cứ quan trọng trong việc lựa chọn các giải pháp thi công. Điều kiện này có ảnh hưởng trực tiếp đến tốc độ cung cấp vật tư, thiết bị, ảnh hưởng đến vị trí và qui mô địa điểm tập kết vật tư, thiết bị cho quá trình thi công và xây lắp các hạng mục công trình. b. Những nguyên tắc cơ bản thiết kế tổ chức thi công Như tất cả mọi doanh nghiệp hoạt động kinh doanh trong nền kinh tế thị trường các doanh nghiệp xây dựng cũng phải quan tâm đến hiệu quả khi tổ chức thi công, thiết kế tổ chức thi công là quá trình chủ động hoạch định công nghệ xây dựng một công trình, hiệu quả của quá trình tổ chức thi công đạt đến mức độ nào thì chất lượng của công tác thiết kế bản vẽ thi công có tác động quan trọng đầu tiên. Vì vậy, khi tiến hành công tác này phải quán triệt những nguyên tắc cơ bản sau: - Thiết kế tổ chức thi công phải đảm bảo tăng cường cơ giới hoá đồng bộ công tác thi công xây lắp. Quá trình sản xuất xây lắp chỉ có thể đạt được năng suất cao, rút ngắn được thời gian thi công và nâng cao được chất lượng công trình khi mọi khâu sản xuất đều được cơ giới hoá, hiện đại hoá. Vì vậy công tác hoạch định các giải pháp xây lắp công trình phải tăng cường áp dụng khoa học công nghệ, cơ giới hoá đồng bộ công tác thi công xây lắp - Tăng cường khả năng chuyên môn hoá trong quá trình thi công, chủ động tạo điều kiện phân chia những loại công việc giống nhau về cấu tạo sản phẩm về phương pháp sản xuất vào từng nhóm công việc như: nhóm thi công nền, thi công móng, nhóm công việc cốt thép, nhóm công việc bê tông... để tiện bố trí chuyên môn hoá thiết bị và công nhân kĩ thuật. - Thiết kế tổ chức thi công phải tạo điều kiện thi công liên tục và bố trí công việc hợp lí cho thời gian khi thời tiết không tốt do mưa bão...do thi công xây dưng giao thông chủ yếu phải tiến hành ngoài trời. Điều kiện tự nhiên còn ảnh hưởng đến việc khai thác vật liêu: cát đá... Ảnh hưởng đến giao thông vận chuyển vật tư, thiết bị và gây sự cố lún sụt, hư hỏng công trình đang thi công. Để thi công được liên tục nhà quản trị cũng cần lưu ý hoạch định về khả năng cung cấp công nhân kĩ thuật, khả năng đáp ứng nhu cầu về vốn có ảnh hưởng rất lớn đến tiến độ và chất lượng công trình. - Các điều kiện kiểm soát chất lượng vật liệu đầu vào và chất lượng các hạng mục công trình xây lắp theo từng giai đoạn. c. Nội dung chủ yếu của thiết kế tổ chức thi công c1. Xác định tiến độ thi công Tiến độ thi công công trình bao gồm tổng tiến độ thi công và tiến độ thi công từng hạng mục giai đoạn Tổng tiến độ thi công là tổng thời gian xây dựng công trình, nó xác định thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc quá trình xây dựng, đây cũng là thời hạn bắt đầu bàn giao đưa công trình vào sử dụng. Như vậy thời gian thi công của từng giai đoạn không được phép kéo dài và tuỳ thuộc vào khối lượng công tác thi công mà xác định mức độ khẩn trương của từng công việc. Dựa vào tổng tiến độ thi công mà xác định những nhu cầu cơ bản phải đáp ứng cho xây dựng ở từng giai đoạn như phân phối vốn, xác định nhu cầu vật tư, nhân lực và thiết bị cần sử dụng ở mỗi giai đoạn. Từ khối lượng công việc, tính chất công việc và thời hạn thi công cho phép mà lựa chọn các biện pháp thi công cho phù hợp. Trong từng biện pháp thi công phải lựa chọn loại thiết bị phù hợp nhất về tính năng tác dụng, về công suất, thiết bị có thích nghi với công trường hay không, có công nhân vận hành hay không, loại thiết bị yêu cầu công ty đã có hay phải cân đối để thuê tài chính, thuê mua hoặc hợp đồng thuê lại của công ty khác. Cũng từ cơ sở đó mà xác định nhu cầu vật tư, nhiên liệu, năng lượng cho từng công việc ở mỗi giai đoạn thi công cụ thể. Tiến độ thi công có thể lập theo sơ đồ ngang hay so đồ mạng, dựa vào thiết kế kĩ thuật mà xác định khối lượng công việc cụ thể cho từng giai đoạn, từ đó chỉ rõ tên và khối lượng của từng công việc, phân loại thi công, trình tự của công tác thi công và các nhu cầu vật chất khác. Như vậy, tiến độ thi công là căn cứ rất cơ bản để tổ chức thi công xây lắp, người điều hành sản xuất trên công trường luôn luôn lấy việc thực hiện đúng tiến độ làm mục tiêu hoạt động. Thực hiện đúng tiến độ thi công sẽ đạt được hiệu quả kinh tế xã hội cao cho cả doanh nghiệp và chủ đầu tư. c2. Thuyết minh về các giải pháp tổ chức thi công Giới thiệu tóm tắt những đặc điểm cơ bản công trình sẽ được xây dựng, nêu các phương án, giải pháp kĩ thuật tổ chức thi công những phần việc chủ yếu và phức tạp nhất, nêu rõ các phương pháp so sánh để lựa chọn phương án tối ưư nhất. Thuyết minh rõ ràng việc tổ chức trang bị và sử dụng máy móc cho thi công. Nêu rõ về điều kiện cơ sở hạ tầng như điện nước, mặt bằng, dân cư, đường sá giao thông...mà quá trình xây lắp công trình có thể sử dụng được. Thuyết minh về việc tổ chức cung cấp những yếu tố vật chất đầu vào cho quá trình phục vụ thi công, như số lượng cơ cấu nghành nghề lao động, số lượng chủng loại các loại vật tư kĩ thuật cần cung cấp ở từng thời điểm cụ thể, nói rõ về phương thức vận chuyển, tổ chức kho tàng bến bãi tập kết dự trữ vật liệu. Việc tổ chức công trình tạm, đảm bảo giao thông trong quá trình thi công và lán trại phục vụ công nhân. Giải trình rõ các các biện pháp đảm bảo an toàn lao động, vệ sinh môi trường. Nêu các chỉ tiêu kinh tế kĩ thuật chủ yếu của phương pháp tổ chức thi công như: lượng vốn đầu tư, vật tư thiết bị, lao động phục vụ cho dự án, thời hạn xây dựng lắp đặt công trình và thời hạn đưa công trình vào sử dụng. 1.3.1.2. Lập kế hoạch, dự toán cung cấp các yếu tố đầu vào cho quá trình thực hiện xây lắp công trình Trong các chức năng quản trị, lập kế hoạch là chức năng quan trọng không thể thiếu đối với mọi doanh nghiệp. Kế hoạch là xây dựng mục tiêu của doanh nghiệp và vạch ra các bước thực hiện để đạt được mục tiêu đã đặt ra. Dự toán cũng là một dạng kế hoạch nhằm liên kết các mục tiêu cụ thể, chỉ rõ các tài nguyên phải sử dụng, đồng thời dự tính kết quả thực hiện trên cơ sở các kĩ thuật dự báo. Lập dự toán chi phí xây lắp là xác định toàn bộ chi phí để xây dựng một khối lượng công trình hoặc hạng mục công trình mà doanh nghiệp đã kí hợp đồng từ trước. Chi phí để xây lắp công trình bao gồm: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí máy móc thiết bị và chi phí nhân công, vì vậy nhằm quản trị chi phí trong quá trình thi công được hiệu quả cần phải lập dự toán chi phí xây lắp. a. Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Yêu cầu sử dụng vật liệu chủ yếu của công trình giao thông xuất phát từ thiết kế và kết cấu công trình, ngoài ra các giải pháp tổ chức kĩ thuật thi công cũng chi phối nhiều đến chủng loại và lượng tiêu hao của vật liệu. Dự toán chi phí nguyên vât liệu trực tiếp là phản ánh tất cả chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cần thiết để đáp ứng yêu cầu xây lắp đã được thể hiện trên dự toán khối lượng bản vẽ tổ chức thi công. Để lập dự toán nguyên vật liệu trực tiếp cần xác định: Định mức tiêu hao nguyên vật liệu để sản xuất một khối lượng sản phẩm xây lắp Đơn giá xuất nguyên vật liệu. Mức độ dự trữ nguyên vật liệu trực tiếp vào cuối kì dự toán được tính toán trên cơ sở lí thuyết quản trị tồn kho Như vậy: = x Lượng NVL Định mức tiêu hao Khối lượng công tác cần dùng NVL cho 1 đơn vị thi công theo thiết kế Cho thi công Công việc Trong thực tế, bất cứ lượng vật liệu nào cũng có một lượng hao hụt nhất định do quá trình vận chuyển, bảo quản và quá trình sử dụng gây nên. Lượng vật tư hao hụt thường được xác định bằng tỷ lệ phần trăm so với lượng vật tư cần dùng. Lượng NVL cung cấp bao gồm lượng NVL cần dùng và lượng NVL hao hụt. x = Lượng NVL Lượng NVL Lượng NVL cần cung cấp cần dùng hao hụt tự nhiên Và dự toán nguyên vật liệu trực tiếp xuất dùng cho sản xuất sẽ là: = x Dự toán chi phí Dự toán chi phí Đơn giá xuất NVL trực tiếp NVL sử dụng NVL Trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng nhiều loại vật liệu có đơn giá khác nhau để sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau thì công thức xác định chi phí vật liệu như sau : CPVL = Với: Mi j là mức hao phí vật liệu j để sản xuất một sản phẩm i Gi là đơn giá vật liệu loại j ( j = 1,m ) Qi là số lượng sản phẩm i dự toán sản xuất ( i = 1,n ) n là số loại sản phẩm m là số loại vật liệu Ngoài chỉ tiêu trên đây để bảo đảm cho quá trình thi công không bị gián đoạn do thiếu NVL gây nên, người ta còn phải xác định lượng vật tư dự trữ thường xuyên. Tuy nhiên, lượng vật tư dự trữ sẽ tạo ra hiện tượng làm tăng lượng vốn lưu động trong khâu dự trữ, làm giảm hiệu quả sử dụng vốn. * Dự toán nguyên vật liệu dự trữ Dự toán nguyên vật liệu dự trữ được lập cho từng loại nguyên vật liệu cần thiết để thực hiện quá trình sản xuất trên cơ sở số lượng nguyên vật liệu dự toán cần thiết sử dụng và chính sách dự trữ tồn kho của doanh nghiệp theo công thức sau: _ Số lượng Số lượng Số lượng Số lượng nguyên liệu = nguyên liệu + nguyên liệu nguyên liệu mua vào sử dụng tồn cuối kì tồn thực tế theo dự toán theo dự toán đầu kì Số tiền cần thiết phải chuẩn bị để mua nguyên vật liệu được tính toán dựa vào việc dự báo đơn giá mua nguyên vật liệu dự toán mua nguyên vật liệu trực tiếp được xây dựng. Đơn giá nguyên vật liệu là giá thanh toán với nhà cung cấp. Dự toán tiền Dự toán lượng Đơn giá Nguyên vật liệu = nguyên vật liệu x nguyên vật trực tiếp mua vào liệu Dự toán mua nguyên vật còn tính đến thời điểm, và mức thanh toán tiền mua nguyên vật liệu căn cứ vào chính sách bán hàng của nhà cung cấp. Đây là cơ sở để lập dự toán vốn bằng tiền tại doanh nghiệp. b. Dự toán chi phí nhân công trực tiếp Dự toán chi phí nhân công trực tiếp được xây dựng từ dự toán khối lượng công tác xây lắp. Dự toán này cung cấp những thông tin quan trọng liên quan đến qui mô của lực lượng lao động cần thiết cho kì dự toán. Mục tiêu cơ bản của dự toán này là duy trì lực lượng vừa đủ để đáp ứng yêu cầu thi công công trình, tránh tình trạng lãng phí hoặc bị động trong sử dụng lao động. Dự toán này còn là cơ sở để doanh nghiệp lập dự toán về đào tạo, tuyển dụng trong quá trình hoạt động. Chi phí nhân công trực tiếp thường là biến phí trong mối quan hệ với khối lượng sản phẩm sản xuất. Trong một số ít các trường hợp chi phí nhân công trực tiếp không thay đổi theo mức độ hoạt động, đó là trường hợp ở các doanh nghiệp sử dụng công nhân có trình độ tay nghề cao, không thể trả công theo sản phẩm. Để lập dự toán này, doanh nghiệp phải tính toán dựa vào số lượng nhân công, quĩ lương, cách phân phối lương và nhiệm vụ của doanh nghiệp. Đối với biến phí nhân công trực tiếp, để lập dự toán doanh nghiệp cần xây dựng: - Định mức lao động để thực hiện khối lượng công việc. - Tiền công cho từng giờ lao động Và chi phí nhân công trực tiếp được xác định: CPNCTT = hoặc CPNCTT = Với: Mi j là mức hao phí lao động trực tiếp loại j Gj là đơn giá lương của lao động loại j Qi là khối lượng công việc i dự toán phải thi công theo thiết kế Số liệu về chi phí nhân công phải trả còn là cơ sở để lập dự toán tiền mặt c. Dự toán chi phí máy móc thiết bị Yêu cầu sử dụng máy móc thiết bị phục vụ thi công: chỉ tiêu này chủ yếu xác định số ca máy cần dùng cho thi công, số ca máy phụ thuộc vào khối lượng công việc phải thi công bằng máy và định mức sản lượng của mỗi ca máy hay định mức thời gian làm bằng máy cho mỗi đơn vị khối lượng công việc. Trong xây dựng thường sử dụng định mức sản lượng cho mỗi ca ngày Số ca máy cần có Khối lượng công việc cần thi công bằng máy theo tkế để hoàn thành khối = lượng công việc Định mức sản lượng của một ca máy cần sử dụng thiết kế Dự toán chi phí máy thi công = Với: Qi là khối lượng ca máy làm việc thứ i Gi là đơn giá định mức ca máy làm việc thứ i d. Dự toán vốn lưu động phục vụ thi công xây lắp công trình Dự toán vốn lưu động phục vụ thi công công trình chính là lập kế hoạch dòng tiền vốn lưu động phục vụ cho dự án bao gồm: khoản tạm ứng theo hợp đồng, các khoản nghiệm thu thanh toán, các luồng tiền mặt và tiền gửi ngân hàng, tiền vay thu vào và chi ra phục vụ cho quá trình thi công mua nguyên vật liệu, thuê máy móc thiết bị, trả lương và các chi phí khác. Khi lập dự toán vốn lưu động phải lưư ý: Khoản tạm ứng vốn 20% theo hợp đồng ( nếu có) và kế hoạch khấu trừ tạm ứng cho chủ đầu tư theo từng đợt thanh toán Dự đoán được thời gian nghiệm thu các hạng mục công trình thu hồi vốn giảm áp lực vay vốn lưu động. Loại trừ các khoản không chi tiền mặt trong quá trình thi công như khấu hao tài sản cố định, vật tư do chủ đầu tư cung cấp Xây dựng số dư dự phòng tài chính cho các khoản khối lượng công việc phát sinh so với thiết kế hoặc biến động giá vật liệu, nhân công, nhiên liệu, máy móc thiết bị. Cân đối giữa lãi suất ngân hàng và tốc độ tăng do trượt giá vật liệu để lập vốn lưu động dự trữ vật liệu. 1.3.2. Quyết định quản trị chi phí 1. 3.2.1. Quyết định phương án tổ chức thi công * Tiêu chí lựa chọn, quyết định phương án tổ chức thi công Thực chất việc lựa chọn phương án thi công là lựa chọn các giải pháp kĩ thuật cụ thể để tổ chức xây lắp đạt hiệu quả tốt nhất về mặt thời gian, về chất lượng công trình và chi phí thi công thấp nhất. Vì vậy, phải xây dựng được nhiều phương án thi công khác nhau cho cùng một phần việc hay một giai đoạn thi công. Trên cơ sở đó mà lựa chọn lấy phương án tối ưu về mặt kĩ thuật, về mặt tổ chức sử dụng những yếu tố nguồn lực đầu vào về chi phí thi công phải thấp nhất. - Xét về mặt kĩ thuật để lựa chọn phương án: nghiên cứu kĩ thiết kế kĩ thuật để xác định điểm dừng kĩ thuật để xác định điểm dừng thi công cho từng công việc, trên cơ sở đó mà xác định các giai đoạn thi công. Xác định những điểm bắt buộc phải gián đoạn thi công để đảm bảo chất lượng công trình. Lựa chọn những thiết bị phù hợp về tính năng, tác dụng và có thể hoạt động được trong mặt bằng thi công cho phép. Phương án phải thể hiện rõ yêu cầu của các tiêu chuẩn, qui chuẩn chất lượng công trình và sau cùng xác định thời gian cần thiết thực hiện hoàn thành công trình là bao lâu. - Về mặt tổ chức thi công và tổ chức sử dụng yếu tố nguồn lực đầu vào: Nội dung các phương án phải thể hiện được trình tự xây lắp công trình, từng thời điểm phải hoàn thành mỗi bộ phận kết cấu, phải thể hiện được các điều kiện đảm bảo cho thiết bị thi công có thể hoạt động được bình thường. thể hiện được những điều kiện cụ thể có thể cung cấp vật liệu xây dựng, cung cấp điện nước, nhiên liệu năng lượng khác và thỏa mãn nhu cầu về thông tin liên lạc hợp lí nhất, thuận lợi nhất. - Xét hiệu quả kinh tế của các phương án: Các phương án đưa ra cần phân tích các chỉ tiêu kinh tế kĩ thuật cụ thể. Tuy vậy không phải bất cứ một phương án tổ chức thi công phân đoạn cụ thể đều phải có đầy đủ mọi chỉ tiêu, nhưng những chỉ tiêu cơ bản thì không thể bỏ qua được như năng suất lao động, tổng chi phí cho một phần việc hay cho một giai đoạn thi công, những yêu cầu về thiết bị lao động cho thi công và quan trọng hơn cả là thời hạn thi công cho một phần việc hay một hạng mục công trình phải ngắn nhất bảo đảm chất lượng công trình cao nhất. 1. 3.2.2. Phân tích điểm hoà vốn Điểm hoà vốn là điểm về sản lượng tiêu thụ ( hoặc doanh số ) mà tại đó tổng doanh thu bằng tổng chi phí, nghĩa là doanh nghiệp không có lỗ và lãi. Không giống với sản phẩm của một số nghành kinh doanh khác, mỗi sản phẩm xây lắp đều có giá riêng ( dự toán riêng ), sản phẩm xây lắp được tiêu thụ theo giá trúng thầu được cấp có thẩm quyền phê duyệt, khi công bố trúng thầu vì vậy điểm hoà vốn của sản phẩm xây lắp chính là tổng chi phí xây lắp bằng với giá trúng thầu của doanh nghiệp. Trong nghành XDCB, giá thành là một chỉ tiêu chất lượng tổng hợp, nó phản ánh mọi mặt tổ chức, quản lí quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Không ngừng phấn đấu giảm chi phí hạ giá thành là nhiệm vụ hàng đầu của các doanh nghiệp xây lắp. Hạ giá thành là cơ sở để các doanh nghiệp có điều kiện không ngừng mở rộng SXKD, đầu tư công nghệ mới, cạnh tranh được với các doanh nghiệp nước ngoài trong thời kì hội nhập. Trên cơ sở biện pháp tổ chức thi công phù hợp nhất của phương án chọn mà doanh nghiệp quyết định mức hạ giá thành kế hoạch xây lắp. Mức hạ giá thành này cũng chính là phần chênh lệch giữa giá thành trúng thầu với giá thành kế hoạch đây cũng chính là lãi của doanh nghiệp, mức hạ giá thành kế hoạch cũng chính là căn cứ để doanh nghiệp kiểm soát các chi phí xây lắp đầu vào trong quá trình thi công, nếu chi phí đầu vào vượt quá giá thành kế hoạch xây lắp nằm trong mức hạ giá thành thì hoà vốn, còn nếu chi phí lớn hơn giá thành kế hoạch và mức hạ giá thành thì doanh nghiệp bị lỗ. Điểm hòa vốn của một công trình là tại đó giá thành kế hoạch và mức lãi kế hoạch cân bằng với tổng chi phí mà donh nghiệp đã đầu tư cho công trình. Zkh = Zdt - Mkh Trong đó: Mkh : Mức hạ giá thành kế hoạch Zdt : Giá thành dự toán đã trúng thầu Zkh : Giá thành kế hoạch 1.3.3. Tổ chức thực hiện quản trị chi phí Trong doanh nghiệp xây dựng ban chỉ huy công trường và đội thi công xây dựng chính là đơn vị trực tiếp sản xuất. Công ty Xí nghiệp Văn phòng đại diện Ban điều hành Đội thi công số 1 Đội thi công số 2 Đội thi công số 3 Sơ đồ 1.2: Cơ cấu sản xuất và điều hành thi công dự án Ban chỉ huy công trường: Yêu cầu phải có chuyên môn là kĩ sư cầu đường, thuỷ lợi hoặc kĩ sư xây dựng, và kinh nghiệm điều hành dự án. Điều hành toàn bộ công trường chịu trách nhiệm trước công ty về tiến độ và chất lượng công trình, quan hệ trực tiếp với tư vấn giám sát, đại diện chủ đầu tư tại dự án thực hiện toàn bộ các khâu từ hồ sơ kĩ thuật, tiến độ tổ chức thi công...Giám sát và hướng dẫn các đội thi công của công ty thi công đúng thiết kế và chất lượng, tiến độ công trình. Ban chỉ huy công trường chính là bộ phận quản lí tại công trường. Đội thi công (ĐTC): Là một đơn vị trực thuộc công ty có trách nhiệm thi công trực tiếp các công trình, hạng mục công trình. Đội thi công nhận khoán nếu trực tiếp tự cân đối về năng lực lao động, thiết bị, vật liệu và tài chính trong quá trình thi công, bảo hành công trình. Đội bao cấp nếu nhận toàn bộ các chi phí từ công ty cấp để hoàn thành công trình. Đơn vị thi công (ĐVTC): Là đội thi công trực thuộc công ty hoặc nhà thầu phụ. 1.3.3.1. Thực hiện quản trị chi phí công trình, hạng mục công trình tại các đơn vị thi công Nội dung quản lí chi phí công trình, hạng mục công trình thường bao gồm các chỉ tiêu: - Khối lượng công tác thi công xây lắp: Là khối lượng thi công xây lắp tính bằng hiện vật mà từng bộ phận, toàn đội thi công phải tiến hành trong kì. Chỉ tiêu này được xác định từ tiến độ tổ chức thi công chi tiết của từng phần việc, từ bản thiết kế chi tiết đã được duyệt. Từ khối lượng công tác thi công xây lắp có thể lập biểu đồ những công việc phải tiến hành theo trình tự thi công xây lắp. - Giá trị sản lượng xây lắp giao khoán: Từ chỉ tiêu khối lượng công tác thi công xây lắp, mức hạ giá thành kế hoạch để tính chỉ tiêu giá trị sản lượng xây lắp giao cho đội thi công. Chỉ tiêu này tính theo công thức: Giá trị SLXL = + C – Mkh Trong đó: Qi khối lượng công việc thứ i Pi dự toán của công việc thứ i C chi phí chung Mkh mức lãi kế hoạch * Đối với công trình công ty quản lí chi phí: - Lượng vật liệu cần để thi công: Là lượng vật liệu cấp cho đơn vị thi công theo dự toán nguyên vật liệu có tính thêm lượng hao hụt và độ đầm nén trong quá trình thi công. - Giá vật liệu được các bộ phận cung cấp vật tư mua trực tiếp tại các nhà cung cấp theo giá thị trường - Lượng lao động, quĩ tiền lương căn cứ kế hoạch dự toán đã lập theo tiến độ thi công từng hạng mục công việc để công ty cấp cho ĐVTC. - Số ca máy sử dụng thiết bị phục vụ thi công được huy động đến công trình theo tiến độ và dự toán chi phí máy đã lập - Chi phí quản lí gián tiếp và các chi phí khác phục vụ điều hành thi công tại dự án được cấp cho ĐVTC theo dự toán chi phí được duyệt. - Đối với cách quản lí này ban chỉ huy công trường và các bộ phận quản lí của công ty phải chịu trách nhiệm quản lí chi phí cũng như giám sát chất lượng tiến độ công trình của ĐVTC * Đối với công trình giao cho ĐVTC quản lí chi phí: - Công ty sẽ tính toán mức lãi kế hoạch giao cho đội thi công trực tiếp quản lí từ khâu đầu vào cho đến khi kết thúc công trình, ĐVTC được quyền chủ động và cân đối về tài chính để thực hiện công việc được giao và trích nộp cho công ty phần lãi kế hoạch đã đề ra. Trong quá trình thi công ĐVTC sẽ căn cứ vào dự toán chi phí trong quá trình hoạch định dự toán để quản lí chi phí thi công công trình. - Công ty sẽ hỗ trợ về công nghệ xe máy thiết bị vật tư khi ĐVTC yêu cầu, khi kết thúc công trình hoặc từng hạng mục công việc công ty sẽ tiến hành quyết toán giá trị thi công cho ĐVTC căn cứ vào khối lượng do ban chỉ huy công trình và chủ đầu tư nghiệm thu thanh toán sau khi khấu trừ toàn bộ kinh phí về vật tư thiết bị, chi phí khác mà ĐVTC đã nhận hoặc tạm ứng của công ty. - Đối với cách quản lí này bộ phận chỉ huy công trường không chịu trách nhiệm về quản lí chi phí mà chịu trách nhiệm rất lớn về việc giám sát và quản lí chất lượng cũng như tiến độ thi công công trình của ĐVTC * Trong quá trình thi công: ban chỉ huy công trường và ĐVTC thường phải lưu ý một số vấn đề sau: + Đảm bảo giao thông đi lại thông suốt trên công trường cho đơn vị và dân cư + Bảo đảm an toàn lao động và cung cấp trang bị bảo hộ lao động cá nhân cho công nhân lao động + Tuân thủ quy trình quy phạm trong quá trình thi công về tiến độ và chất lượng công trình + Mua bảo hiểm công trình, thiết bị và công nhân lao động + Bảo quản tốt vật tư thiết bị trên công trường tránh tình trạng mất mát và hao hụt. 1.3.3.2. Thực hiện quản trị chi phí công trình, hạng mục công trình nghiệm thu bàn giao sử dụng - Nghiệm thu hạng mục công trình chính là nghiệm thu chất lượng hạng mục công việc này để chuyển tiếp thi công cho hạng mục công việc tiếp theo theo thiết kế chi tiết bản vẽ thi công đã được chủ đầu tư chấp thuận Ví dụ: Nghiệm thu cốt thép để đổ bê tông, nghiệm thu độ chặt và độ bằng phẳng nền đường để thi công móng đường. - Nghiệm thu công trình chính là nghiệm thu tổng hợp tất cả các hạng mục công trình sau khi có các chứng chỉ xác minh chất lượng công trình đảm bảo đúng yêu cầu thiết kế và các tiêu chuẩn kĩ thuật Việt Nam quy định - Thành phần tiến hành công tác nghiệm thu gồm: Đại diện chủ đầu tư, nhà thầu, tư vấn giám sát, tư vấn thiết kế Nghiệm thu công trình ngoài việc có ý nghĩa kết thúc một giai đoạn công việc để tiếp tục thi công giai đoạn công việc tiếp theo, còn là công tác kết thúc một giai đoạn sản xuất thi công tạo ra sản phẩm hoặc bán thành phẩm để tiêu thụ và thanh toán vốn với chủ đầu tư. Nếu sản phẩm nhà thầu thực hiện không đáp ứng yêu cầu về kĩ thuật, chất lượng thẩm mỹ theo đơn đặt hàng đã được quy định trong hợp đồng và hồ sơ mời thầu thì sản phẩm đó sẽ không được chấp nhận thanh toán. Khi đó ngòai khả năng không thu hồi được chi phí và vốn đã bỏ ra mà nhà thầu còn phải tốn kém chi phí di dời tháo ra làm lại hết sức tốn kém về thời gian và tài chính làm tăng các khoản chi phí ngoài dự toán của doanh nghiệp, công ty sẽ bị thua lỗ và mất uy tín. Nghiệm thu kịp thời và bàn giao bảo hành công trình (12 tháng theo quy định hiện hành ) đúng thời gian công ty sẽ tiết kiệm được chi phí về lãi vay, giảm áp lực về vốn lưu động tạo điều kiện quay vòng vốn thi công các bước công việc tiếp theo kịp tiến độ hợp đồng đã kí. 1.3.4. Kiểm soát và đánh giá kết quả hoạt động 1.3.4.1. Phân cấp quản lí và các trung tâm chịu trách nhiệm Làm thế nào để nhà quản trị có thể kiểm soát được chi phí? Đó là câu hỏi đặt ra cho mỗi nhà quản trị. Hệ thống quản trị bao gồm 3 yếu tố cơ bản: + Dự toán hay định mức được xác định khi quá trình bắt đầu + Số liệu thực hiện và so sánh giữa thực hiện với với kế hoạch + Dự toán của từng bộ phận đơn vị Quá tình kiểm soát được thực hiện tùy vào việc phân chia trách nhiệm trong doanh nghiệp, hay nói cách khác phụ thuộc vào việc phân cấp trách nhiệm trong doanh nghiệp. Chính vì thế, để kiểm soát doanh thu và chi phí cần xác định rõ trách nhiệm, thành quả của từng bộ phận trong đơn vị: Lập kế hoạch và dự toán chi phí, đánh giá ảnh hưởng của các nhân tố lượng, nhân tố giá đến thành quả của từng bộ phận. Như vậy, phân cấp quản lí là cơ sở để xác định các trung tâm chịu trách nhiệm, là các nội dung rất quan trọng, ảnh hưởng dến việc kiểm soát doanh thu và chi phí ở doanh nghiệp. Các nhà quản trị nhận thấy rằng các báo cáo bộ phận rất có giá trị đối với một tổ chức phân quyền. Một tổ chức phân quyền là tổ chức mà quyết định đưa ra không chỉ từ cấp quản lí cao nhất trong đơn vị mà được trải dài trong một tổ chức ở các cấp quản lý khác nhau. Các nhà quản trị các cấp dưa ra quyết định liên quan đến phạm vi và trách nhiệm của họ. Trong một tổ chức phân quyền mạnh mẽ, các nhà quản trị bộ phạn có quyền tự do trong việc ra quyết dịnh trong giới hạn của mình mà không có sự cản trở của cấp trên, ngay ở cấp quản lý thấp nhất trong đơn vị. ngược lại trong một tổ chức tập quyền, mọi quyết định được đưa ra từ cấp quản lý cao nhất trong đơn vị. Mặc dù có nhiều đơn vị tổ chức theo hướng kết hợp của cả 2 chiều hướng trên, nhưng ngày nay, nhiều đơn vị nghiêng về hướng phân quyền bởi vì hệ thống phân quyền mang lại nhiều ưu điểm. Đó là : Việc ra quyết định được giao cho các cấp quản trị khác nhau, nhà quản trị cấp cao không phải xử lý sự vụ mà có nhiều thời gian hơn để tập trung vào các vấn đề chiến lược của đơn vị. Việc cho phép các nhà quản trị các cấp ra quyết định là một cách rèn luyện tốt nhất để các nhà quản trị không ngừng nâng cao năng lực cũng như trách nhiệm của mình trong đơn vị. Việc ủy quyền ra quyết định và chịu trách nhiệm về quyết định thường tạo ra sự hài lòng trong công việc cũng như khuyến khích sự nỗ lực của các nhà quản trị bộ phận. Quyết định được xem là tốt nhất khi nó được đưa ra ở nơi mà cấp quản lý hiểu rõ vấn đề. Thường thì các nhà quản trị cấp cao không thể nắm bắt được tất cả các vấn đề từ các bộ phận chức năng trong toàn đơn vị. Phân cấp._.lượng trong giá ca máy được xác định theo nguyên tắc phù hợp với lượng nhiên liệu, năng lượng sử dụng trong ca và giá nhiên liệu, năng lượng trên thị trường ở từng thời điểm. Chi phí tiền lương thợ điều khiển máy (CTL) Chi phí tiền lương thợ điều khiển máy tính trong giá ca máy là khoản chi về tiền lương và các khoản phụ cấp lương tương ứng với cấp bậc của người điều khiển máy theo yêu cầu kỹ thuật. Tiền lương thợ điều khiển máy trong giá ca máy được xác định phù hợp với mặt bằng giá của thị trường lao động phổ biến ở từng khu vực, tỉnh, theo từng loại thợ và điều kiện cụ thể của công trình; khả năng nguồn vốn, khả năng chi trả của chủ đầu tư và các yêu cầu khác.  Công thức tính CTL:  CTL = (Tiền lương cấp bậc + Các khoản lương phụ và phụ cấp lương)/ Số công một tháng Trong đó: - Tiền lương cấp bậc là tiền lương tháng của thợ điều khiển máy. - Các khoản lương phụ và phụ cấp lương là tổng số các khoản lương phụ, phụ cấp lương tháng tính theo lương cấp bậc và lương tối thiểu, một số khoản chi phí có thể khoán trực tiếp cho thợ điều khiển máy. - Số công một tháng là số công định mức thợ điều khiển máy phải làm việc trong một tháng. Thành phần, cấp bậc thợ (hoặc một nhóm thợ) trực tiếp vận hành máy được xác định theo yêu cầu của quy trình vận hành của từng loại máy, thiết bị và tiêu chuẩn cấp bậc công nhân kỹ thuật phù hợp với điều kiện cụ thể. Trường hợp xác định giá ca máy của các loại máy và thiết bị để thực hiện một số loại công tác (như khảo sát xây dựng, thí nghiệm vật liệu, thí nghiệm cấu kiện và kết cấu xây dựng,...) mà chi phí nhân công điều khiển máy này đã tính trong định mức dự toán (hao phí nhân công) thì không tính trong giá ca máy. Chi phí khác (CCPK) Chi phí khác được tính trong giá ca máy là các khoản chi đảm bảo cho máy hoạt động bình thường, có hiệu quả tại công trình. Công thức tính CCPK: CCPK = ( Nguyên giá x Định mức chi phí khác năm)/Số ca năm  Trong đó: - Nguyên giá, số ca năm: như nội dung trong chi phí CKH . - Định mức chi phí khác năm: là mức chi phí có liên quan phục vụ cho các hoạt động của máy trong một năm được tính theo tỷ lệ % so với nguyên giá, bao gồm: + Bảo hiểm máy, thiết bị trong quá trình sử dụng; + Bảo quản máy và phục vụ cho công tác bảo dưỡng kỹ thuật trong bảo quản máy; + Đăng kiểm các loại; + Di chuyển máy trong nội bộ công trình; + Các khoản chi phí khác có liên quan đến quản lý máy và sử dụng máy tại công trình. - Định mức chi phí khác năm tối đa của từng nhóm máy được quy định như sau: + Cần cẩu nổi: 7%; + Máy vận chuyển ngang, máy chuyên dùng trong thi công hầm, cần trục tháp, cẩu lao dầm, xe bơm bê tông tự hành, máy phun nhựa đường, các loại phương tiện thuỷ: 6%; + Máy cầm tay, tời điện, pa lăng xích, máy bơm nước chạy điện có công suất nhỏ hơn 4 kW, máy gia công kim loại, máy chuyên dùng trong công tác khảo sát xây dựng, đo lường, thí nghiệm: 4%; + Các loại máy khác: 5%; Chi phí cho các loại công tác xây dựng nhà bao che cho máy, nền móng máy, hệ thống cấp điện - nước - khí nén tại hiện trường phục vụ cho việc lắp đặt, vận hành của một số loại máy như trạm trộn bê tông xi măng, trạm trộn bê tông nhựa, cần trục di chuyển trên ray,... thì được lập dự toán riêng theo biện pháp thi công và tính vào chi phí khác của công trình.  c2. Xây dựng đơn giá ca máy của một số thiết bị chính của Công ty Định mức giá ca máy sản xuất BTN trạm trộn 80t/h BẢNG 3.4: TÍNH ĐỊNH MỨC ĐƠN GIÁ CA MÁY TRẠM TRỘN Stt Hạng mục chi phí Cách tính Đơn giá doanh nghiệp (ca) 1 Giá tính khấu hao 160 ca/năm 650.000.000 2 Chi phí khấu hao cơ bản 15%/năm 609.375 3 Chi phí khấu hao sửa chữa lớn 6%/năm 243.750 4 Chi phí điện năng 384Kwh 384.000 5 Lương thợ điều khiển 6 người 620.000 6 Chi phí khác 2%(2+...+5) 37.142 Tổng cộng đơn giá 1.894.268 Định mức giá ca máy thiết bị máy đào dung tích gầu 0.8m3 BẢNG 3.5: TÍNH ĐỊNH MỨC M ÁY ĐÀO 0,8 M3 Stt Hạng mục chi phí Cách tính Đơn giá doanh nghiệp (ca) 1 Giá tính khấu hao 220 ca/năm 500.000.000 2 Chi phí khấu hao cơ bản 15%/năm 340.909 3 Chi phí khấu hao sửa chữa lớn 6%/năm 136.364 4 Chi phí nhiên liệu 64,8 lít Do/ca 900.720 5 Lương thợ điều khiển 120.000 6 Chi phí khác =2% *(2+...+5) 29.959 Tổng cộng đơn giá =(2+...+6) 1.527.923 Định mức giá ca máy thiết bị máy đào dung tích gầu 1.2m3 BẢNG 3.6: TÍNH ĐỊNH MỨC M ÁY ĐÀO 1,2 M3 Stt Hạng mục chi phí Cách tính Đơn giá doanh nghiệp (ca) 1 Giá tính khấu hao 220 ca/năm 815.000.000 2 Chi phí khấu hao cơ bản 15%/năm 555.682 3 Chi phí khấu hao sửa chữa lớn 6%/năm 222.273 4 Chi phí nhiên liệu 78,3 lít Do/ca 1.088.370 5 Lương thợ điều khiển 140.000 6 Chi phí khác =2% *(2+...+5) 40.126 Tổng cộng đơn giá =(2+...+6) 2.046.451 Định mức giá ca máy thiết bị máy ủi công suất 140 CV BẢNG 3.7: TÍNH ĐỊNH MỨC M ÁY ỦI 140CV Stt Hạng mục chi phí Cách tính Đơn giá doanh nghiệp (ca) 1 Giá tính khấu hao 220 ca/năm 320.000.000 2 Chi phí khấu hao cơ bản 15%/năm 218.182 3 Chi phí khấu hao sửa chữa lớn 6%/năm 87.273 4 Chi phí nhiên liệu 58,8 lít Do/ca 817.320 5 Lương thợ điều khiển 120.000 6 Chi phí khác =2% *(2+...+5) 24.855 Tổng cộng đơn giá =(2+...+6) 1.267.630 Định mức giá ca máy thiết bị máy lu bánh sắt 10T BẢNG 3.8: TÍNH ĐỊNH MỨC M ÁY LU BÁNH SẮT 10T Stt Hạng mục chi phí Cách tính Đơn giá doanh nghiệp (ca) 1 Giá tính khấu hao 220 ca/năm 140.000.000 2 Chi phí khấu hao cơ bản 15%/năm 95.455 3 Chi phí khấu hao sửa chữa lớn 6%/năm 38.182 4 Chi phí nhiên liệu 26,4 lít Do/ca 366.960 5 Lương thợ điều khiển 80.000 6 Chi phí khác =2% *(2+...+5) 11.612 Tổng cộng đơn giá =(2+...+6) 592.208 Định mức giá ca máy thiết bị máy lu bánh lốp 16T BẢNG 3.9: TÍNH ĐỊNH MỨC M ÁY LU BÁNH LỐP 16T Stt Hạng mục chi phí Cách tính Đơn giá doanh nghiệp (ca) 1 Giá tính khấu hao 220 ca/năm 180.000.000 2 Chi phí khấu hao cơ bản 15%/năm 122.727 3 Chi phí khấu hao sửa chữa lớn 6%/năm 49.091 4 Chi phí nhiên liệu 37,8 lít Do/ca 525.420 5 Lương thợ điều khiển 80.000 6 Chi phí khác =2% *(2+...+5) 15.544 Tổng cộng đơn giá =(2+...+6) 792.783 Định mức giá ca máy thiết bị máy trộn bê tông 750 Lít BẢNG 3.10: TÍNH ĐỊNH MỨC MÁY TRỘN BT 750L Stt Hạng mục chi phí Cách tính Đơn giá doanh nghiệp (ca) 1 Giá tính khấu hao 220 ca/năm 42.000.000 2 Chi phí khấu hao cơ bản 15%/năm 28.636 3 Chi phí khấu hao sửa chữa lớn 6%/năm 11.455 4 Chi phí nhiên liệu 60Kwh 60.000 5 Lương thợ điều khiển 60.000 6 Chi phí khác =2% *(2+...+5) 3.202 Tổng cộng đơn giá =(2+...+6) 163.293 Trên đây là định mức ca máy một số thiết bị thông dụng thi công đường giao thông, để có bộ định mức hoàn chỉnh phục vụ cho công tác quản trị chi phí tại công ty, thì các phòng ban công ty phải lập chi tiết định mức giá ca máy cho toàn bộ thiết bị hiện có tại công ty.  3.3.2.2. Tăng cường công tác nghiệm thu hoàn thành các hạng mục công trình * Sự cần thiết của việc tăng cường công tác nghiệm thu hoàn thành Trong xây dựng giao thông thì khi tổ chức nghiệm thu hoàn thành các hạng mục công trình nhà thầu phải tuân theo các trình tự nhất định và phải tuân thủ các thủ tục về kiểm tra, nghiệm thu hết sức chặt chẽ. Qui trình thi công xây dựng giao thông cũng đòi hỏi phải thi công tuần tự từ hạng mục này sang hạng mục khác, do đó phải nghiệm thu các hạng mục trước khi tiến hành thi công các hạng mục tiếp theo. Vì vậy, nghiệm thu hoàn thành các hạng mục công trình kịp thời thì mới đảm bảo tiến độ công trình. Thực trạng công tác nghiệm thu thanh toán của công ty ... trong những năm qua còn những thiếu sót và tồn tại sau : + 35% công trình tuy đã hoàn thành nhưng chậm nghiệm thu hoàn thành công trình và bàn giao đưa vào sử dụng, dẫn đến chậm thanh toán, thời gian bảo hành công trình kéo dài, phát sinh các chi phí sửa chữa, bảo dưỡng trong quá trình khai thác. + Chu kỳ thanh toán bình quân của 1 công trình là 2,5 tháng, trong khi đó điều kiện nghiệm thu của chủ đầu tư không bị hạn chế. + 1,2% khối lượng đã thực hiện nhưng không đủ hồ sơ thủ tục để nghiệm thu thanh toán nên gây thiệt hại cho công ty. * Trình tự hoàn thiện thủ tục công tác nghiệm thu công trình Để khắc phục những tồn tại nêu trên công ty phải xây dựng qui trình thủ tục cho công tác nghiệm thu thanh toán, qui trình phải được đưa vào nội dung qui chế hoạt động công trường để thực hiện, nội dung qui trình thực hiện như sau : - Lập hồ sơ nghiệm thu bao gồm : bản vẽ thi công được duyệt, các chứng chỉ thí nghiệm, các biên bản kiểm tra của tư vấn giám sát và chủ đầu tư, bản vẽ hoàn công. Kiểm tra hồ sơ đảm bảo đầy đủ theo các nội dung tại điều 23 đến điều 26 của nghị định 209/2004/NĐ-CP ngày 16/12/2004 và điều 1 nghị định 49/2008/NĐ-CP ngày 18/04/2008. - Lập văn bản yêu cầu chủ đầu tư, tư vấn giám sát kiểm tra hồ sơ nghiệm thu, sau đó tiến hành kiểm tra hiện trường đo đạc kích thước hình học của hạng mục công việc để xác định khối lượng thực tế thi công. - Lập biên bản nghiệm thu khối lượng giữa các bên. - Lập hồ sơ nghiệm thu thanh toán bao gồm hồ sơ nghiệm thu và biên bản nghiệm thu khối lượng gửi chủ đầu tư đề nghị thanh toán. - Chủ đầu tư xem xét chấp thuận và lập uỷ nhiệm chi gửi kho bạc nhà nước nơi có dự án chuyển tiền trả cho công ty. Chủ đầu tư Nhà thầu Hồ sơ nghiệm thu thanh toán Hồ sơ nghiệm thu Chuyển tiền Uỷ nhiệm chi Kho bạc nhà nước Tư vấn giám sát Sơ đồ 3.1: Qui trình thủ tục nghiệm thu công trình Để đảm bảo đầy đủ hồ sơ theo qui định cần lưu ý : - Tăng cường công tác nội nghiệp tại công trường thông qua việc kiểm tra thường xuyên các chứng chỉ thí nghiệm, bản vẽ hoàn công, các biên bản kiểm tra kỹ thuật, biên bản xác định những thay đổi phát sinh trong quá trình thi công... - Khi bắt đầu triển khai thi công phải thống nhất với tư vấn giám sát và chủ đầu tư về nội dung biểu mẫu, thủ tục và trình tự để phối hợp giải quyết công việc, hạn chế những sai sót, chồng chéo. * Bộ phận thực hiện và công tác phối hợp - Ban điều hành công trường chịu tránh nhiệm lập và hoàn thiện các hồ sơ văn bản thủ tục cho công tác nghiệm thu (biên bản kiểm tra, nghiệm thu các loại, chứng chỉ thí nghiệm, bản vẽ hoàn công...) - Phòng kế hoạch thực hiện các thủ tục thanh toán với chủ đầu tư. 3.3.3. Nhóm giải pháp về kiểm soát và phòng ngừa rủi ro trong quản trị chi phí 3.3.3.1. Xây dựng quy chế nội bộ để gắn trách nhiệm của các bộ phận có liên quan đến quản trị chi phí * Sự cần thiết phải xây dựng qui chế nội bộ Trong doanh nghiệp để kiểm soát các hoạt động của mình người ta thông qua việc xây dựng hệ thống các qui chế nội bộ, qui chế nội bộ có thể ở cấp độ công ty, cấp độ bộ phận phòng ban và cũng có thể là qui chế cá nhân. Trong một doanh nghiệp hệ thống các quy chế nội bộ gồm các phần chính như sau : - Các qui chế hoạt động chung của doanh nghiệp : thoả ước lao động tập thể, qui chế dân chủ, qui chế bổ nhiệm cán bộ ... - Qui chế bộ phận, phòng ban : qui trình giải quyết công việc, ... - Qui chế cá nhân : qui định quyền hạn và nhiệm vụ của các chức danh cụ thể. * Thực trạng công tác tổ chức quản lý của Công ty ... còn tồn tại một số vấn đề như sau : + Công ty đã xây dựng và ban hành được một số các qui chế hoạt động chung của doanh nghiệp nhưng chưa đầy đủ, mới chỉ tập trung vào quản lý chung, quản lý bộ máy tổ chức. + Công ty chưa có các qui chế liên quan đến tài sản, vật tư, tiền vốn. + Công ty chưa xây dựng được các qui chế bộ phận, qui chế cá nhân liên quan. * Nội dung hoàn thiện qui chế nội bộ công ty ... Để hoàn thiện công tác quản trị chi phí xây lắp cần phải xây dựng bổ sung các qui chế để gắn trách nhiệm của từng bộ phận, cá nhân có liên quan, do đó cần tập trung xây dựng và hoàn thiện các qui chế sau : Qui chế sử dụng thiết bị máy móc của công ty. Qui chế giao khoán. Qui chế tổ chức hoạt động của các công trường, ban điều hành dự án. Qui chế quản lý vật tư, tiền vốn của công ty. Qui chế khen thưởng cho tập thể và các cá nhân gắn liền với công việc được giao. Qui chế cá nhân về nhiệm vụ và quyền hạn của chỉ huy trưởng công trường, giám đốc điều hành dự án. Đối với qui chế bộ phận, phòng ban nghiệp vụ liên quan đến qui trình nghiệp vụ sẽ được giải quyết trong quá trình xây dựng và triển khai hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000. Trình tự xây dựng qui chế được thực hiện như sau : Dự thảo nội dung qui chế : căn cứ nội dung các văn bản pháp luật liên quan để xây dựng khung pháp lý cho qui chế. Lấy ý kiến của các phòng ban chức năng. Tổng hợp kết quả và tiến hành sửa đổi, bổ sung và hoàn chỉnh dự thảo trình cho lãnh đạo xem xét cho ý kiến. Tổ chức họp toàn bộ công ty để xem xét và thông qua qui chế. Sau đó lãnh đạo công ty ký ban hành. * Bộ phận xây dựng qui chế nội bộ - Phòng tổ chức chủ trì dự thảo qui chế, sửa đổi, bổ sung và hoàn chỉnh và trình lãnh đạo ký ban hành qui chế. - Các phòng chức năng góp ý bằng văn bản nội dung dự thảo qui chế theo nhiệm vụ và quyền hạn của mình. - Đại hội công nhân viên chức công ty thảo luận và thông qua nội dung qui chế. 3.3.3.2. Quản lý chất lượng trong quá trình thi công * Sự cần thiết của việc quản lý chất lượng trong quá trình thi công Do đặc thù của ngành và sản phẩm nên chất lượng của sản phẩm và qui trình sản xuất gắn liền với công tác thí nghiệm, hầu hết các chỉ tiêu kiểm tra chất lượng cơ bản đều thực hiện tại hiện trường (đo kích thước hình học, độ ẩm, độ chặt, ép mẫu...), một số chỉ tiêu chất lượng như (xác định tỉ lệ thành phần, thí nghiệm kéo nén để xác định cường độ thép, hàm lượng nhựa, chỉ số dẻo, ...) không thể thí nghiệm tại phòng thí nghiệm hiện trường thì mới đưa đến các phòng thí nghiệm chuyên ngành cấp cao hơn thực hiện. Theo qui định của nhà nước công tác thí nghiệm do nhà thầu chịu trách nhiệm, do đó nhà thầu phải cung cấp cho chủ đầu tư, tư vấn giám sát phòng thí nghiệm hiện trường và chi phí để duy trì hoạt động của nó. Chi phí thí nghiệm của dự án thông thường chiếm khoảng 1% giá trị công trình. Trong xây dựng từng công tác đều được kiểm tra chất lượng thông qua các thí nghiệm, chỉ khi đạt yêu cầu mới được triển khai tiếp theo, nên công tác thí nghiệm hiện trường gắn liền với tiến độ thi công công trình, thí nghiệm kịp thời, nhanh chóng cho kết quả chính xác sẽ góp phần đẩy nhanh tiến độ, tăng năng suất, hạ giá thành sản phẩm. Mặt khác công tác thí nghiệm hiện trường còn là công cụ để công ty kiểm soát chất lượng công trình trong suốt quá trình thi công. Hiện nay Công ty ... chưa có phòng thí nghiệm đủ tiêu chuẩn (được cấp dấu LAB của Bộ xây dựng) nên chưa thể lập phòng thí nghiệm hiện trường, do đó để thực hiện công tác thí nghiệm hiện trường công ty phải thuê các đơn vị tư vấn được cấp dấu LAB thực hiện. Trong quá trình thực hiện công tác thí nghiệm đã phát sinh những khó khăn như sau : + Công tác thí nghiệm không kịp thời với tiến độ thi công do phụ thuộc vào cán bộ thực hiện thí nghiệm của công ty tư vấn. + Tranh chấp giữa các bên về chi phí thí nghiệm, công ty tư vấn hay thay đổi đơn giá thí nghiệm làm chi phí thí nghiệm phát sinh tăng. * Nội dung hoàn thiện Công ty đặt mục tiêu xây dựng phòng thí nghiệm đạt tiêu chuẩn để thực hiện công tác thí nghiệm hiện trường. Để triển khai công việc trên trước tiên phải làm thủ tục xin Bộ xây dựng cấp phép thành lập được phòng thí nghiệm (dấu LAB) thủ tục bao gồm : Đơn xin cấp phép thành lập phòng thí nghiệm Giấy phép đăng ký kinh doanh của công ty Hồ sơ trang thiết bị thí nghiệm của phòng thí nghiệm (số lượng chỉ tiêu thí nghiệm sẽ tương ứng với trang thiết bị thí nghiệm mà công ty có). Hồ sơ của người phụ trách phòng thí nghiệm, đòi hỏi phải có bằng cấp chuyên môn trình độ đại học trở lên, có 5 năm kinh nghiệm. Hồ sơ của kỹ thuật viên thí nghiệm có chứng chỉ tương ứng. Sau khi đã được Bộ xây dựng cấp phép thành lập phòng thí nghiệm (dấu LAB) thì tiến hành lập phòng thí nghiệm hiện trường : Xây dựng phòng thí nghiệm với đầy đủ trang thiết bị cần thiết. Bố trí cán bộ có trình độ chuyên môn chuyên trách thực hiện công tác thí nghiệm. Ban hành qui chế hoạt động của phòng thí nghiệm. qui chế phải thể hiện rõ nhiệm vụ và quyền hạn của phòng thí nghiệm cũng như trách nhiệm và quyền lợi của từng cá nhân trong phòng thí nghiệm. Ban hành qui trình thủ tục thí nghiệm để thống nhất thực hiện, nội dung qui trình đáp ứng được yêu cầu của chủ đầu tư, nhà thầu, tư vấn giám sát và bản thân phòng thí nghiệm Lập giấy đề nghị kiểm tra chất lượng Yêu cầu lấy mẫu thí nghiệm Trả kết quả thí nghiệm Trả kết quả thí nghiệm Tư vấn giám sát Nhà thầu Phòng thí nghiệm Sơ đồ 3.2: Qui trình thực hiện thí nghiệm * Bộ phận thực hiện và sự phối hợp Phòng kế hoạch có trách nhiệm lập hồ sơ thủ tục để xin giấy phép thành lập phòng thí nghiệm. Phòng kỹ thuật có trách nhiệm tổ chức phòng thí nghiệm hiện trường, theo dõi và quản lý công tác thí nghiệm. Phòng tổ chức chịu trách nhiệm soạn thảo và ban hành các qui chế hoạt động của phòng thí nghiệm. 3.3.3.3. Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng đạt tiêu chuẩn ISO 9001 : 2000 để kiểm soát và ngăn ngừa các rủi ro về chất lượng sản phẩm. * Sự cần thiết của việc kiểm soát và ngăn ngừa rủi ro về chất lượng sản phẩm Chất lượng sản phẩm gắn liền với chi phí sản phẩm, chất lượng sản phẩm không đảm bảo sẽ không được chấp nhận và phải bỏ đi hoặc phải thêm chi phí để sửa chữa, khắc phục. Trong xây dựng giao thông chi phí sửa chữa khắc phục nhiều khi còn lớn hơn cả chi phí xây dựng mới, do đó việc ngăn ngừa các rủi ro về chất lượng sản phẩm là một trong những mối quan tâm đặc biệt của các doanh nghiệp xây dựng giao thông. Hiện nay theo điều 18 chương V của nghị định 209/2004/NĐ-CP đã qui định nhà thầu phải có hệ thống quản lý chất lượng, đối với một số các dự án ODA chủ đầu tư cũng đã yêu cầu nhà thầu tham gia đấu thầu phải có hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000. Công ty ... đã có hệ thống quản lý chất lượng, tuy nhiên hệ thống này chưa đáp ứng được tiêu chuẩn ISO 9001:2000, vì vậy để phục vụ cho việc kiểm soát và ngăn ngừa các rủi ro về chất lượng sản phẩm và đáp ứng được yêu cầu cạnh tranh trên thị trường Công ty ... cần xây dựng hệ thống quản lý chất lượng đạt tiêu chuẩn ISO 9001:2000. * Nội dung hoàn thiện a. Xây dựng hệ thống chất lượng Tiêu chuẩn ISO 9000 đòi hỏi phải xây dựng và thực hiện một hệ thống quản lý chất lượng dạng văn bản. Hệ thống văn bản tạo khả năng thông báo các ý định và sự nhất quán các hành động. Việc sử dụng hệ thống văn bản sẽ giúp đỡ Công ty : Đạt được chất lượng sản phẩm và là căn cứ để cải tiến chất lượng và duy trì các cải tiến đã đạt được. Đào tạo nhân viên Lập lại công việc một cách thống nhất và là cơ sở để truy tìm nguồn gốc khi cần thiết. Cung cấp bằng chứng khách quan Đánh giá tính hiệu lực và sự thích hợp tiếp tục của hệ thống quản lý chất lượng BẢNG 3.11: CÁC VĂN BẢN VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÍ CHẤT LƯỢNG Tầng Văn bản Áp dụng Nội dung 1 Sổ tay chất lượng Nội bộ : hướng dẫn về cơ cấu của hệ thống. Đối ngoại : các công cụ tiếp thị Trình bày về công ty Chủ trương và các mục tiêu Tổ chức: trách nhiệm của lãnh đạo, uỷ quyền trách nhiệm 2 Các thủ tục chất lượng Đây là tập hợp các thủ tục tiêu chuẩn của công ty, là cốt lõi của các tài liệu hệ thống. Mô tả chung về trách nhiệm và quyền hạn của mỗi dịch vụ có liên quan đến tiêu chuẩn. Ai làm gì? Khi nào và như thế nào? 3 Chỉ dẫn công việc Chỉ dẫn công việc của cá nhân. Thường áp dụng cho các trường hợp mà một thủ tục chất lượng không thích hợp. Miêu tả chi tiết cho một cá nhân về việc thực hiện một hoạt động. Chỉ dẫn kỹ thuật Nơi mà công ty có một giải pháp tiêu chuẩn cần được chấp thuận chung. Phương pháp tiêu chuẩn về thiết kế hoặc hoạt động kỹ thuật khác 4 Hồ sơ chất lượng Cấp các bằng chứng khách quan về hoạt động của hệ thống chất lượng Kết quả của các hoạt động được ghi lại như: phiếu hạng mục kiểm tra đã được ghi đủ thông tin, biên bản họp. Tất cả các văn bản đó làm thành hệ thống quản lý cơ bản mà công ty vận hành, phối hợp với nhau, các văn bản đó được xem như chương trình chất lượng. b. Kế hoạch xây dựng và áp dụng ISO 9000 cho công ty ... Để xây dựng và áp dụng ISO 9000 cho hệ thống quản lý chất lượng của công ty ... cần thực hiện các bước sau : Giai đoạn chuẩn bị : lập ban chỉ đạo, bổ nhiệm đại diện lãnh đạo, đào tạo ISO 9000. Lập kế hoạch xây dựng văn bản. Xây dựng văn bản hệ thống chất lượng (đã nêu ở trên) Triển khai áp dụng : đào tạo kiến thức ISO cho toàn thể CBCNV, phổ biến các văn bản. Xem xét và cải tiến hệ thống chất lượng. Xem xét và đánh giá hệ thống chất lượng, hướng dẫn đánh giá hệ thống chất lượng, đánh giá, thực hiện hành động khắc phục, xem xét của lãnh đạo Giai đoạn chứng nhận Chọn cơ quan chứng nhận, đánh giá trước chứng nhận, chuẩn bị đánh giá chứng nhận, đánh giá chứng nhận. c. Xây dựng văn bản hệ thống chất lượng Sổ tay chất lượng Sổ tay chất lượng là văn bản hướng dẫn chính của hệ thống chất lượng, nó mô tả chủ trương chất lượng, các quy trình và cách làm của công ty .... Sổ tay chất lượng tối thiểu gồm có : Chi tiết về công ty .... Công bố về chủ trương chất lượng do lãnh đạo cao nhất của công ty cam kết. Một sự chỉ dẫn rõ ràng về cơ cấu tổ chức của công ty bao gồm định nghĩa về các nhà chức trách và trách nhiệm, nguồn lực để quản lý, sự thực hiện và sự kiểm tra. Thông tin như vậy được trình bày rõ ràng bằng các mô tả công việc và sơ đồ tổ chức. Phạm vi của các hoạt động và địa chỉ áp dụng của hệ thống. Tiêu chuẩn sử dụng (ISO 9000). Nét chung về hệ thống quản lý chất lượng Mục lục về các thủ tục chất lượng. Trong các dự án xây dựng thì người lãnh đạo cao nhất phải là người chịu trách nhiệm cuối cùng về chất lượng, do đó người lãnh đạo cao nhất phải có một sự cam kết hoàn toàn. Các thủ tục chất lượng Các thủ tục chất lượng là cốt lõi của hệ thống quản lý chất lượng. Một thủ tục là một tài liệu miêu tả hành động riêng của hệ thống trong đó các trách nhiệm và nguồn lực yêu cầu và cách phối hợp với nhau để đạt kết quả mong muốn, tất cả đều được định rõ. Một thủ tục chất lượng tốt cần được viết rõ ràng, mạch lạc các từ ngữ của chi tiết mà nó nói đến, nếu cần sẽ được làm rõ bằng các chỉ dẫn công việc. Nội dung cơ bản các văn bản thủ tục gồm : Ai là người thực hiện nhiệm vụ. Nhiệm vụ được tiến hành ra sao. Khi nào nhiệm vụ được tiến hành. Tiêu chuẩn ISO 9000 đòi hỏi tổ chức phải xây dựng và áp dụng tối thiểu 6 thủ tục đó là : Kiểm soát tài liệu. Kiểm soát hồ sơ. Kiểm soát sản phẩm không phù hợp Đánh giá chất lượng nội bộ Hành động khắc phục Hoạt động phòng ngừa Chỉ dẫn công việc Các chỉ dẫn công việc được yêu cầu để kiểm soát công việc của một cá nhân hoặc một số người không hoạt động theo chủ đề của một thủ tục mà có tác động đến chất lượng sản phẩm. Các chỉ dẫn công việc này có thể đưa vào hệ thống quản lý chất lượng. Chỉ dẫn kỹ thuật Các chỉ dẫn kỹ thuật có thể được dùng để chỉ dẫn các giải pháp riêng cho các quá trình đã được làm thử nghiệm ở các dự án trước hoặc các quá trình tương tự. Trong xây dựng cơ bản thông thường đối với từng dự án đều có các chỉ dẫn kỹ thuật riêng để áp dụng. d. Các vấn đề cần quan tâm khi thực hiện xây dựng ISO9000 Trước tiên cần có sự chuyển biến trong nhận thức Muốn có chất lượng không phải chỉ tăng cường công tác kiểm tra (tuy rằng rất cần thiết) đối với các sản phẩm, công đoạn đã hoàn thành mà phải đảm bảo chất lượng trong cả quá trình ngay từ đầu. Đó là : Phòng ngừa trước hết, luôn cải tiến chất lượng, sớm phát hiện sai sót và nhanh chóng khắc phục. Làm tốt ngay từ đầu, ở tất cả các khâu. Mọi người, mọi bộ phận đều tham gia Sự quan tâm của thủ trưởng Căn cứ vào tiêu chuẩn hướng dẫn của Bộ xây dựng Dựa trên các văn bản và kinh nghiệm có thể thực hiện ISO 9000 như sau : Quán triệt tinh thần mới về bảo đảm chất lượng cho toàn thể cán bộ nhân viên Lãnh đạo công ty thực hiện các công việc sau : + Nêu chủ trương, hướng phấn đấu của đơn vị để bảo đảm chất lượng, mức độ phạm vi căn cứ vào đặc điểm của đơn vị, tính chất các nhiệm vụ được giao, các ưu khuyết điểm về đảm bảo chất lượng. Đích thân thủ trưởng chỉ đạo việc soạn thảo ra văn bản này, tổ chức thảo luận rộng rãi và phổ biến đến mọi người. + Có tổ chức, có người chuyên trách hoặc có người bán chuyên trách để theo dõi bảo đảm chất lượng. Người này phải có nhiệt tình, có kinh nghiệm, khả năng công tác, có uy tín trong đơn vị và được theo học một cách chu đáo các lớp về quản lý chất lượng theo ISO 9000 + Trong lãnh đạo phải có phân công người theo dõi đảm bảo chất lượng của công ty. + Có kinh phí, có người cho công tác đảm bảo chất lượng. + Cùng sử dụng mạng lưới thông tin kịp thời nắm bắt các diễn biến về đảm bảo chất lượng của đơn vị Về chỉ đạo thực hiện : cần tránh việc làm đến đâu biết đến đấy, xảy ra vấn đề chất lượng mới tập trung giải quyết , cần lập kế hoạch chất lượng. Kế hoạch chất lượng của cả đơn vị công ty, đội hay một công trình, một công đoạn. Kế hoạch chất lượng Kế hoạch chất lượng Thủ tục Soát xét hợp đồng Soát xét thầu phụ Người Vật liệu Quản lý Xử lý sai sót Báo cáo chất lượng Thanh tra Máy móc Bảo quản tài liệu Hình vẽ 3.1: Trình tự kế hoạch chất lượng Thủ tục Đây là trình tự, nội dung để giải quyết công việc được viết thành văn bản. Sau khi được soạn thảo, có sự góp ý đông đảo của những người có liên quan sẽ được lãnh đạo nhất trí ban hành. Ví dụ : cách tiến hành để ký một bant hợp đồng, cách xử lý công việc không phù hợp với thiết kế, cách tiến hành họp giao ban hàng tuần, tháng, quý ... Để đảm bảo chất lượng cần nêu ra một thủ tục tối ưu đảm bảo chất lượng để mọi người cứ thế làm. Quản lý Muốn đảm bảo chất lượng tốt phải quản lý, điều hành tốt, đó là xương sống của chất lượng. Muốn thực hiện tốt phải đảm bảo : Mọi người phải hiểu rõ chủ trương, kế hoạch đảm bảo chất lượng của đơn vị, của bộ phận và được bàn bạc góp ý. Mỗi bộ phận của công ty, đơn vị nhất là bộ máy văn phòng đều có được quy định rõ ràng trách nhiệm, quyền hạn của mình đối với bảo đảm chất lượng chứ không khoán trắng cho cán bộ kỹ thuật, cơ quan sản xuất hay lãnh đạo. Lãnh đạo phải hiểu rõ trách nhiệm của mình đối với đảm bảo chất lượng, luôn quan tâm chỉ đạo, phải nắm được và nêu gương kịp thời các đóng góp đối với đảm bảo chất lượng Các đơn vị, bộ phận, kể cả phòng ban văn phòng phải có kế hoạch chất lượng thành văn bản, được niêm yết công khai cho mỗi người biết để theo dõi, góp ý và định kỳ kiểm tra, sửa đổi. Để dễ dàng trong đảm bảo chất lượng, trong lĩnh vực quản lý cần soạn thảo các “phiếu kiểm tra”, “hướng dẫn công việc” viết bằng lời văn rõ ràng, ngắn gọn giúp người làm tự kiểm tra không bị sót các việc về đảm bảo chất lượng hoặc biết làm gì chủ yếu để đạt chất lượng. Các phiếu và hường dẫn này đều áp dụng cả cán bộ nhiên viên ở hiện trường lẫn văn phòng. KẾT LUẬN Ngành xây dựng giao thông là ngành đặc thù có nhiều phức tạp, sản phẩm mang tính đơn chiếc, sản xuất chịu sự chi phối nhiều của điều kiện tự nhiên, xã hội (thời tiết, địa hình, tập quán người dân ...), thời gian xây dựng kéo dài ... đã ảnh hưởng đến công tác quản lý và điều hành sản xuất. Sản phẩm xây dựng giao thông phục vụ cho nhu cầu phát triển kinh tế xã hội của đất nước và là động lực cho phát triển kinh tế xã hội, nâng cao đời sống của nhân dân. Sản phẩm xây dựng giao thông có giá trị rất lớn nên việc quản trị chi phí có hiệu quả sẽ tiết kiệm được tiền vốn cho doanh nghiệp và cho xã hội. Do tính chất đặc thù như vậy nên quản trị chi phí xây lắp của doanh nghiệp cũng rất phức tạp và phụ thuộc vào những điều kiện của doanh nghiệp, vì vậy bên cạnh những giải pháp được đề ra của luận văn cần phải tiếp tục nghiên cứu thêm một số các giải pháp khác (chuyên môn hóa công tác quản lý dự án, nâng cao chất lượng quản lý sản xuất vật liệu...) để nâng cao hiệu quả công tác quản trị chi phí xây lắp của công ty .... Với ý nghĩa đó luận văn đã nghiên cứu và giải quyết các vấn đề sau : 1. Hệ thống hoá lý luận về công tác quản trị chí phí 2. Làm rõ vai trò và hoạt động của doanh nghiệp xây dựng giao thông trong nền kinh tế thị trường. 3. Làm rõ đặc điểm của quá trình sản xuất xây dựng giao thông, đặc điểm sản phẩm xây dựng giao thông. 4. Phân tích và đánh giá thực trạng công tác quản trị chi phí một doanh nghiệp vừa và nhỏ (Công ty CP XDCT ...). 5. Xác định các yếu tố ảnh hưởng đến công tác quản trị chi phí xây lắp của doanh nghiệp. 6. Luận văn cũng đã đề xuất một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị chi phí xây lắp tại CTCPXDCT.... Với những nội dung đã nghiên cứu trong luận văn, tác giả hy vọng đóng góp một phần nhỏ bé vào công tác quản trị chi phí của doanh nghiệp xây dựng giao thông. Đây là vấn đề rộng và phức tạp, với trình độ và khả năng nhất định nên luận án không tránh khỏi những hạn chế. Do đó ngoài những kết quả đóng góp của luận văn, còn nhiều vấn đề cần được tiếp tục nghiên cứu lâu dài. TÀI LIỆU THAM KHẢO PGS. TSKH. Nghiêm Văn Dĩnh (2000) Kinh tế xây dựng công trình giao thông. Nhà xuất bản giao thông vận tải TS. Đoàn Gia Dũng (2006) Giáo trình bài giảng môn quản trị tài chính PGS. TS. Lê Thế Giới – TS. Nguyễn Thanh Liêm (2007) Quản trị chiến lược. Nhà xuất bản thống kê Harold T. Amrine – John A. Ritchey – Colin L. Moodie – Joseph F Kmec. Quản trị sản xuất và quản trị doanh nghiệp. Nhà xuất bản thống kê PGS. TS. Lê Công Hoa (2005) Giáo trình quản lí xây dựng Edward J. Blocher, Kung H.Chen and Thomas W. Lin (1999), Cost management: strategic emphasis, Irwin McGraw-Hill. PGS-TS Nguyễn Thị Như Liêm (2000) Giáo trình quản trị chiến lược kinh doanh Ronald W. Hilton, Michel W. Maher and Frank H. Selto (2000), Cost management: Strategies for business decisions. Irwin McGraw-Hill. PGS. TS. Trương Bá Thanh (2008) Giáo trình kế toán quản trị. Nhà xuất bản giáo dục Trung tâm thông tin KHKT GTVT (2005) Chiến lược phát triển nghành giao thông vận tải đến năm 2020. Nhà xuất bản giao thông vận tải TS Bùi Ngọc Toàn (2006) Tổ chức quản lí thực hiện dự án xây dựng công trình. Nhà xuất bản giao thông vận tải. Tạp chí GTVT 2005, 2006, 2007 Tạp chí doanh nghiệp 2005, 2006, 2007 Josette Peygard. Phân tích tài chính doanh nghiệp. Nhà xuất bản tổng hợp thành phố Hồ Chí Minh Các báo cáo, tài liệu. Công ty CPXDCT... ._.