Hoàn thiện công tác quản lý và cung ứng nguyên vật liệu tại Công ty TNHH công nghệ cơ khí Trúc Lâm

LÂM 15 1.Những nhân tố chủ yếu ảnh hưởng đến công tác quản lý và cung ứng nguyên vật liệu của công ty 15 1.1. Hình thức pháp lý và loại hình sản xuất kinh doanh 15 1.2. Bộ máy quản trị 15 1.3. Đội ngũ lao động 16 1.4. Kỹ thuật công nghệ 19 1.5. Nguồn vốn 20 1.6. Nguyên vật liệu và tình hình cung ứng nguyên vật liệu 21 2.Thực trạng công tác quản lý và cung ứng nguyên vật liệu tại công ty TNHH công nghệ cơ khí Trúc Lâm 23 2.1. Công tác xây dựng kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu 23 2.2. Công tác xây dựng và quản lý định mức tiêu dùng nguyên vật liệu 26 2.3. Công tác tổ chức tiếp nhận nguyên vật liệu 29 2.4. Công tác bảo quản nguyên vật liệu 30 2.5. Công tác cấp phát nguyên vật liệu 33 2.6. Công tác thống kê, kiểm kê nguyên vật liệu 35 2.7. Công tác thu hồi phế liệu, phế phẩm 37 2.8. Công tác vận chuyển nguyên vật liệu 38 3. Đánh giá chung về công tác quản lý và cung ứng nguyên vật liệu của công ty TNHH công nghệ cơ khí Trúc Lâm 39 3.1. Ưu điểm 39 3.2. Nhược điểm 41 CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ CUNG ỨNG NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ CƠ KHÍ TRÚC LÂM 44 1. Định hướng phát triển của công ty trong thời gian tới 44 1.1. Định hướng chung 44 1.2. Một số chỉ tiêu cụ thể 45 2. Những giải pháp chủ yếu 46 2.1. Nâng cao chất lượng công tác nghiên cứu thị trường, thu thập thông tin 47 2.2. Hoàn thiện công tác xây dựng, tổ chức mua sắm, tiếp nhận và vận chuyển nguyên vật liệu 48 2.3. Huy động và sử dụng có hiệu quả nguồn vốn cho công tác đảm bảo nguyên vật liệu 50 2.4. Thúc đẩy các mối quan hệ trong công tác đảm bảo nguyên vật liệu 51 2.5. Sử dụng một cách có hiệu quả nhất nguồn nguyên vật liệu kỹ thuật cho sản xuất 53 3. Kiến nghị 54 KẾT LUẬN 56 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 57 LỜI MỞ ĐẦU Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, việc cạnh tranh giữa các doanh nghiệp với nhau nhằm tạo thế đứng cho doanh nghiệp mình đang ngày càng trở nên gay gắt và khốc liệt. Để có thể đứng vững trong môi trường kinh doanh đó, doanh nghiệp cần phải tạo ra được những ưu thế riêng có của mình như: chất lượng, giá cả, sản phẩm, mẫu mã, tính hiện đại tiện dụng…Để có được những ưu thế trên, ngoài yếu tố khoa học kỹ thuật công nghệ và trình độ quản lý kinh doanh thì điều kiện tối cần thiết để doanh nghiệp đứng vững và có uy tín trên thị trường chính là việc quản lý và cung ứng nguyên vật liệu hiệu quả. Đảm bảo quản lý và cung ứng nguyên vật liệu cho sản xuất là một yêu cầu khách quan, thường xuyên của mọi đơn vị sản xuất và nó có tác động rất lớn tới hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả sử dụng vốn kinh doanh của doanh nghiệp. Nguyên vật liệu được đảm bảo đầy đủ, đồng bộ, đúng chất lượng là điều kiện quyết định khả năng tái sản xuất mở rộng và góp phần đảm bảo tiến độ sản xuất của doanh nghiệp. Trong quá trình sản xuất, nguyên vật liệu là bộ phận trực tiếp tạo nên sản phẩm, nó chiếm 60-70% trong cơ cấu giá thành sản phẩm. Do đó nguyên vật liệu có vai trò quan trọng trong việc giảm chi phí sản xuất kinh doanh và giá thành sản phẩm. Xuất phát từ vai trò và tầm quan trọng của nguyên vật liệu cũng như công tác quản lý cung ứng nguyên vật liệu như đã nêu trên; nay có điều kiện thực tế và được sự chỉ bảo tận tình của cô giáo-Thạc sỹ Ngô Thị Việt Nga và các cán bộ trong công ty TNHH công nghệ cơ khí Trúc Lâm đã giúp đỡ em. Em đã chọn đề tài “ Hoàn thiện công tác quản lý và cung ứng nguyên vật liệu tại công ty TNHH công nghệ cơ khí Trúc Lâm” để làm chuyên đề thực tập tốt nghiệp cho mình. Chuyên đề được chia thành 3 chương với kết cấu như sau: Chương 1: Giới thiệu chung về công ty Chương2: Thực trạng của công tác quản lý và cung ứng nguyên vật liệu tại công ty TNHH công nghệ cơ khí Trúc Lâm Chương3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý và cung ứng nguyên vật liệu tại công ty TNHH công nghệ cơ khí Trúc Lâm Trong quá trình tìm hiểu và nghiên cứu đề tài do còn nhiều hạn chế về thời gian và trình độ nên chuyên đề thực tập không tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các thầy cô và các bạn. Hà Nội năm 2010 Sinh viên thực hiện Lê Thị Tuyết Chi CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY 1.Lịch sử hình thành và quá trình phát triển của công ty 1.1.Lịch sử hình thành Từ sau Đại hội đảng VI nền kinh tế Việt Nam chuyển dần sang kinh tế thị trường có sự điều tiết của Nhà nước theo đinh hướng xã hội chủ nghĩa. Nhà nước đã khuyến khích phát triển nền kinh tế với 5 thành phần kinh tế cơ bản dướihình thức sở hữu chính trong hoạt động sản xuất kinh doanh là: sở hữu Nhà nước, sở hữu tập thể và sở hữu tư nhân về tư liệu sản xuất. Cùng với công cuộc đổi mới này, Luật doanh nghiệp tư nhân được ban hành ngày 21 tháng 12 năm 1990 đã tạo hành lang pháp lý cho rất nhiều tập thể, cá nhân có khả năng về vốn, lao động, khoa học kỹ thuật và công nghệ…đứng ra hoạt động sản xuất kinh doanh dưới sự quản lý và điều tiết vĩ mô của Nhà nước. Trong điều kiện thuận lợi như trên, Công ty TNHH công nghệ cơ khí Trúc Lâm (tiền thân là Xí nghiệp cơ khí Trúc Lâm – là một doanh nghiệp tư nhân) được thành lập và đi vào hoạt động theo giấy phép thành lập doanh nghiệp số 1780/GP-UB do Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội cấp ngày 24 tháng 5 năm 1995 và Giấy phép đăng ký kinh doanh số 013849 do Sở Kế hoạch và đầu tư Thành phố cấp ngày 1 tháng 6 năm 1995 với vốn pháp định là 250 triệu đồng. -Tính chất và nhiệm vụ sản xuất của Công ty: Với ngành nghề kinh doanh đã đăng ký và được cấp phép là: +Sản xuất lắp ráp máy móc thiết bị, công cụ. +Sản xuất hàng cơ khí tiêu dùng. +Các cửa hàng dịch vụ Tại Công ty TNHH công nghệ cơ khí Trúc Lâm tính chất sản xuất mang đặc thù của ngành công nghiệp cơ khí đó là các dạng: Gia công cắt gọt kim loại như tiện, phay, bào mài, khoan; Các công nghệ hàn cắt kim loại, sơn tĩnh điện trên bề mặt kim loại…Trong sản xuất cơ khí, trình tự các bước công nghệ gia công được quy định tương đối nghiêm ngặt từ tạo phôi, gia công cắt gọt hay gia công áp lực, gia công hoàn thiện, kiểm tra lắp ráp, bao gói. Chất lượng chi tiết gia công ở các bước sau phụ thuộc rất nhiều vào các nguyên công trước đó cho nên chỉ một sơ xuất ở một nguyên công nhỏ nào đấy thôi cũng có thể làm hỏng sản phẩm, gây lãng phí rất lớn. Hàm lượng kỹ thuật trong nhiều mặt hàng cơ khí rất cao đòi hỏi máy móc thiết bị phải hiện đại, có độ chính xác nhất định và đòi hỏi đội ngũ công nhân phải điêu luyện, có tay nghề giỏi, có nhiều kinh nghiệm trong nghề. Đối tượng sản xuất của Công ty là những máy móc thiết bị và công cụ phục vụ cho các ngành sản xuất khác như lắp ráp xe máy, tivi, quạt, chế biến phân rác vi sinh, công nghiệp sản xuất lò đứng…Hướng nữa là sản xuất các mặt hàng cơ khí phục vụ cho các doanh nghiệp khác ngoài ngành cơ khí như điện tử, truyền hình… và sản xuất các sản phẩm gia dụng, nội thất phục vụ tiêu dùng. 1.2.Quá trình phát triển - Ngày 24 /05 /1995 được thành lập với tên gọi Xí nghiệp cơ khí Trúc Lâm và đặt trụ sở kinh doanh tại số 67-Phó Đức Chính-Quận Ba Đình-Hà Nội. -Cuối năm 2002 trong danh sách 500 doanh nghiệp đăng ký gia nhập các doanh nghiệp của Khu công nghiệp vừa và nhỏ Từ Liêm, Xí nghiệp đã được lựa chọn là một trong những doanh nghiệp có đủ điều kiện để tham gia phát triển tại Khu công nghiệp của thành phố, với điều kiện đó doanh nghiệp còn được cấp phát 3.066m2 để xây dựng nhà xưởng. Ngày 06/12/2002 chuyển trụ sở kinh doanh về Khu công nghiệp vừa và nhỏ Từ Liêm-Hà Nội. -Ngày 01/10/2009 Xí nghiệp cơ khí Trúc Lâm đổi tên thành Công ty TNHH công nghệ cơ khí Trúc Lâm. Tên công ty: Công ty TNHH công nghệ cơ khí Trúc Lâm Loại hình công ty: Công ty trách nhiệm hữu hạn Điện thoại: 04 37635109 Tài khoản: 220.10.00.001993.9 Ngân hàng đầu tư và Phát triển Thăng Long Địa chỉ liên hệ: Lô 01/CN8 KCN Vừa và nhỏ huyện Từ Liêm – Hà Nội 2.Cơ cấu tổ chức Để đảm bảo gọn nhẹ và hoạt động có hiệu quả cao trong công tác quản lý, nhằm giảm các chi phí trung gian và dễ tập trung thống nhất trong lãnh đạo sản xuất kinh doanh, Công ty Trúc Lâm đã thực hiện tổ chức bộ máy quản lý theo cơ cấu hỗn hợp trực tuyến chức năng theo như sơ đồ sau: Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy Công ty TNHH công nghệ cơ khí Trúc Lâm BAN GIÁM ĐỐC PHÒNG KINH DOANH PHÒNG KẾ TOÁN-TÀI VỤ VỤ PHÒNG KỸ THUẬT KHO HÀNG PHÂN XƯỞNG SƠN PHÒNG KCS PHÂN XƯỞNG CƠ KHÍ Quan hệ chỉ đạo Quan hệ tác nghiệp Chức năng nhiệm vụ của Ban Giám Đốc: Giám đốc: Là đại diện pháp nhân của doanh nghiệp, người đứng đầu doanh nghiệp chịu trách nhiệm trước cơ quan quản lý của cấp trên và pháp luật về điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh đoanh của công ty và trực tiếp phụ trách các phòng ban, các bộ phận sản xuất kinh doanh trong toàn công ty. Phó giám đốc kỹ thuật: Chịu trách nhiệm trước giám đốc về các mặt kỹ thuật, công nghệ, nâng cao chất lượng sản phẩm, cải tiến và thiết kế sản phẩm mới, quy trình công nghệ mới, xây dựng các chỉ tiêu định mức về khoa học kỹ thuật cho từng sản phẩm, nghiên cứu xây dựng các phương án, đầu tư chiều sâu và định hướng chiến lược cho sản phẩm của công ty đồng thời phụ trách công tác đào tạo nâng cấp bồi dưỡng trình độ của công nhân viên kỹ thuật trong toàn công ty. Phó giám đốc sản xuất: Phụ trách khâu sản xuất kinh doanh, chỉ đạo sản xuất thực hiện theo đúng kế hoạch của công ty, nắm được các kế hoạch chiến lược sản xuất trung và dài hạn, tiến độ bán hàng, doanh thu của công ty…phụ trách điều hành các phân xưởng sản xuất trong toàn công ty. Chức năng nhiệm vụ các phòng ban: Phòng kỹ thuật: Là bộ phận chịu trách nhiệm thiết kế, cải tiến, nâng cao chất lượng sản phẩm, quy trình công nghệ của công ty. Dựa vào các hợp đồng kinh tế, các bản vẽ thiết kế điều hành tổ chức thiết kế, lập quy trình sản xuất, đảm bảo các yêu cầu kỹ thuật của sản phẩm, phù hợp với trang thiết bị của doanh nghiệp, xây dựng định mức vật tư cho từng loại sản phẩm sản xuất trong kỳ. Tham mưu cho lãnh đạo về phương hướng duy trì, đẩy mạnh, phát triển công tác khoa học quản lý công nghệ, phục vụ cho mục tiêu sản xuất kinh doanh của công ty ngày càng tốt hơn. Phòng kinh doanh: Là bộ phận hoạch định các kế hoạch, phương án kinh doanh của công ty, nghiên cứu tham mưu cho ban giám đốc trong việc mở rộng các hoạt động kinh doanh trong công ty một cách hiệu quả đồng thời nghiên cứu tư vấn thị trường, đánh giá các hoạt động nhằm thỏa mãn nhu cầu của khách hàng. Phòng kế toán tài vụ: Là bộ phận chịu trách nhiệm trong công tác quản lý tài chính, hạch toán kế toán, quản lý nhân sự, tiền lương, tiền thưởng đồng thời phối hợp với phòng kinh doanh, phòng kỹ thuật và các tổ chức có liên quan trong việc phân tích, tìm ra các biện pháp kịp thời và hợp lý trong việc kiểm soát hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Phân xưởng cơ khí: Chịu trách nhiệm trong việc gia công cắt gọt, chấn, gấp, hàn…kim loại tạo nên các bộ phận của sản phẩm sao cho đúng quy trình công nghệ, thiết kế, hoàn thành đúng tiến độ được giao. Phân xưởng sơn: Chịu trách nhiệm sơn tĩnh điện và lắp ráp hoàn thiện các sản phẩm của công ty và nhận làm hàng sơn thuê từ bên ngoài để tạo thêm doanh thu cho công ty. Phòng KCS: Đặt ra các tiêu chuẩn về quy trình sản xuất và theo dõi, kiểm tra chất lượng sản phẩm từ khâu gia công chế tạo đến bao gói sản phẩm để đảm bảo hàng xuất xưởng đạt yêu cầu về chất lượng, mẫu mã, kiểu dáng sản phẩm. Kho hàng: Bảo quản và cung ứng nguyên vật liệu, dụng cụ; đáp ứng giao hàng cho các xưởng; xuất nhập hàng hóa ra vào công ty theo đúng quy định của công ty. Nhìn chung, mỗi phòng ban trong công ty đều có những chức năng và nhiệm vụ cụ thể. Mỗi phòng ban đều tập trung thực hiện những nhiệm vụ chính của mình và kết hợp với các phòng ban chức năng khác thực hiện các kế hoạch chung của toàn công ty. Với cơ cấu tổ chức này, giám đốc điều hành doanh nghiệp được sự trợ giúp của các bộ phận chức năng để chuẩn bị các quyết định, theo dõi kiểm tra việc thực hiện các quyết định, đồng thời có toàn quyền quyết định và chịu trách nhiệm về mọi mặt lãnh đạo các công việc trong Công ty. 3.Tình hình sản xuất kinh doanh của công ty trong những năm gần đây 3.1.Số lượng, chất lượng sản phẩm Sản phẩm của Công ty là những mặt hàng cơ khí rất đa dạng và phức tạp đáp ứng cho nhu cầu sản xuất và tiêu dùng của thị trường, theo đúng như nội dung đăng ký kinh doanh của Công ty đã xin phép. Có thể căn cứ vào đặc tính sử dụng để chia sản phẩm của công ty ra thành các dạng chính sau: -Các loại máy móc thiết bị công cụ phục vụ cho sản xuất của các ngành công nghiệp khác. Đây là loại mặt hàng chiếm tỷ trong tương đối lớn từ 38% đến 46% giá trị tổng sản lượng hàng năm của doanh nghiệp và càng về sau này giá trị sản lượng của mặt hàng này càng tăng lên. Đối với từng bạn hàng, từng đối tượng phục vụ, Công ty đều có những sản phẩm thích ứng để đáp ứng các nhu cầu: + Các máy nghiền, sàng rung, máy trộn, máy đùn viên dùng cho các máy chế biến phân vi sinh, Công ty có khả năng cung cấp thiết bị đồng bộ cho các nhà máy này. + Hệ thống truyền tải bằng băng tải cao su, băng tải tấm, các loại vít tải ruột xoắn, băng rung kín, gầu tải… dùng trong các nhà máy xi măng lò đứng, các nhà máy gạch tuynen. + Các lò sấy, lò tráng men gốm bằng điện, bằng ga cùng các loại thiết bị lọc bụi túi đơn, lọc bụi ciclon – nước rất thuận lợi cho việc xử lý môi trường của các nhà máy công nghiệp hiện nay. + Một thế mạnh lớn của Công ty là chế tạo các dây chuyền sản xuất cho công nghệ lắp ráp như: dây chuyền lắp tivi, dây chuyền lắp ráp xe gắn máy. -Các mặt hàng giá lưu trữ, giá tài liệu cùng các loại tủ sắt nội thất văn phòng là sản phẩm truyền thống của công ty. Cho đến nay loại sản phẩm hàng hóa này vẫn duy trì đều đặn chiếm tỷ trọng từ 45 đến 55% giá trị tổng sản lượng của doanh nghiệp. Do được đầu tư đúng hướng cho mặt hàng này như hệ thống tẩy rửa, dây truyền sơn tĩnh điện… nên hình thức chất lượng sản phẩm cũng như uy tín của sản phẩm ngày càng được nâng cao -Với phương châm không ngừng mở rộng quan hệ và đa dạng hóa sản phẩm, công ty luôn dành một bộ phận nhỏ để làm dịch vụ cơ khí nhằm đáp ứng những nhu cầu gia công nhỏ lẻ của các bạn hàng cũ hoặc mới trong công tác nghiên cứu sản xuất của họ, từ đó phát triển dần thành hàng hóa của doanh nghiệp như vỏ máy phát truyền hình, cây xăng mini, vỏ loa không dây…Hàng năm công ty sản xuất ra những mặt hàng này đạt tỷ trọng từ 5 đến 9% giá trị tổng sản lượng. Bảng 1: Bảng số liệu về sự biến động sản phẩm từ năm 2006 đến năm 2009 STT Tên sản phẩm ĐVT 2006 2007 2008 2009 1 Máy nghiền Cái 40 59 73 48 2 Máy sàng rung Cái 52 54 87 29 3 Máy trộn Cái 55 49 86 22 4 Băng tải Cái 17 19 22 21 5 Lò sấy Cái 60 65 77 70 6 Thiết bị lọc bụi Bộ 45 60 65 80 7 Dây truyền lắp tivi Bộ 01 02 04 03 8 Dây truyền lắp xe gắn máy Bộ 01 01 03 03 9 Giá lưu trữ Bộ 2670 2381 2680 1260 10 Giá tài liệu Bộ 1149 1200 1240 1225 11 Tủ văn phòng các loại Cái 244 425 454 421 12 Các loại khác Cái 202 303 378 266 Nguồn: Phòng Kế toán-Tài chính Công ty Cùng với sự nỗ lực tăng dần của số lượng sản phẩm, đa dạng hóa sản phẩm, các nhà quản trị trong công ty cũng rất coi trọng tới chất lượng cho sản phẩm đầu ra của doanh nghiệp mình vì nhận thức được rõ chất lượng sản phẩm là một trong những chiến lược quan trọng nhất làm tăng năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường. Nên trong những năm gần đây chất lượng của các sản phẩm mang tính truyền thống của công ty như mặt hàng máy nghiền, máy sàng rung, máy trộn, lò sấy, giá lưu trữ, tủ sắt nội thất văn phòng luôn được khách hàng tín nhiệm và có được thị trường ổn định. Còn với các mặt hàng như vỏ máy phát, vỏ loa không dây, băng chuyền inox là những mặt hàng mới mà công ty đang khai thác có rất nhiều tiềm năng về thị trường đang được chú trọng nghiên cứu về mẫu mã, kiểu dáng và chất lượng để ngày càng trở thành mặt hàng chủ lực của công ty. Tuy nhiên do doanh nghiệp còn hạn chế về nhiều mặt như vốn ít, quy mô nhỏ, công nghệ của máy móc thiết bị còn chưa cao và trình độ tay nghề của người lao động còn chưa theo kịp với công nghệ của một số máy móc mới nhập khẩu nên một số sản phẩm cơ khí của công ty được sản xuất ra còn bị lỗi sản phẩm. Đây là vấn đề quan trọng mà lãnh đạo công ty cần phải tìm hướng để khắc phục. 3.2.Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Trong khoảng thời gian 4 năm gần đây, công ty cơ khí Trúc Lâm đã có sự phát triển dần dần từng bước vững chắc, tuy rằng sang đến năm 2009 có sự giảm sút về doanh thu và lợi nhuận. Đây là khó khăn khách quan chung của kinh tế trong nước và thế giới mà doanh nghiệp không nằm ngoài vòng xoáy suy thoái kinh tế đó. Nhưng ban giám đốc công ty và người lao động đã chung sức cùng nhau vượt qua được thời kỳ khó khăn nhất và có thể tin tưởng vào sự phát triển của công ty trong thời gian tới. Bảng số liệu dưới đây sẽ giúp ta thấy được rõ hơn tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong những năm qua. Bảng 2: Tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH công nghệ cơ khí Trúc Lâm STT Chỉ tiêu Thực hiện ĐVT 2006 2007 2008 2009 1 Giá trị tổng sản lượng Triệu đ 9938,7 10802,5 13754,1 11142,04 2 Doanh thu tiêu thụ Triệu đ 9989,2 10874,6 13872,2 11291,3 Trong đó: Hàng máy móc, thiết bị Triệu đ 3823,1 4144,2 6370,4 5580,5 Hàng tiêu dùng Triệu đ 5557,3 5820,6 6248,7 4832,5 Giá trị dịch vụ cơ khí Triệu đ 608,8 909,8 1253,1 878,3 3 Chi phí Triệu đ 9192,2 9938,1 12759,4 10252,1 4 Lợi nhuận Triệu đ 450,8 512,7 603,3 547,5 5 Nộ Nộp ngân sách Triệu đ 454,1 498,7 532,7 502,5 6 Số lao động bình quân Người 80 84 86 86 7 Thu nhập bình quân Ngàn đ 2550 2820 3080 3140 8 Tỷ suất lợi nhuận % 4,512 4,714 4,348 4,848 Nguồn: Phòng Kế toán-Tài chính Công ty Qua bảng tổng hợp ta thấy các chỉ tiêu kinh tế từ năm 2006 đến năm 2008 đều tăng và sang đến năm 2009 thì bị giảm đáng kể. -Về doanh thu tiêu thụ: Năm 2007 tăng so với năm 2006 là 108% tương ứng với mức tăng tuyệt đối là 885,4 triệu. Năm 2008 tăng so với năm 2007 là 127% tương ứng với mức tăng tuyệt đối là 2997,6 triệu. Điều này chứng tỏ quy mô sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đã được mở rộng. Tuy nhiên do ảnh hưởng của suy thoái kinh tế toàn cầu nên sang đến năm 2009 doanh thu tiêu thụ đã bị giảm 2580,9 triệu so với năm 2008, công ty cần có những biện pháp để khắc phục tình trạng giảm doanh thu trên. -Về chi phí: Chi phí năm 2007 so với năm 2006 tăng lên 745,9 triệu hay 108,1%, năm 2008 so với 2007 tăng 127,4% hay 2721,3 triệu, năm 2009 so với 2008 giảm 80,34% hay 2507,3 triệu. Như vậy lượng chi phí tăng và giảm ít hơn so với doanh thu tiêu thụ nên Công ty cần tiếp tục phát huy hơn nữa để giảm thiểu chi phí, nâng cao hiệu quả kinh doanh. -Về lợi nhuận: Do tốc độ tăng giảm chi phí nhỏ hơn doanh thu tiêu thụ nên đã làm cho lợi nhuận bán hàng tăng lên và tăng dần từ năm 2006 đến năm 2008; đến năm 2009 do doanh thu tiêu thụ giảm nên lợi nhuận cũng giảm theo chỉ đạt được 547,5 triệu. -Về tỷ suất lợi nhuận: chỉ tiêu này cho thấy năm 2006 cứ 100 đồng doanh thu tạo ra 4,5 đồng lợi nhuận, năm 2007 cứ 100 đồng doanh thu tạo ra 4,7 đồng lợi nhuận. Như vậy từ năm 2006 đến năm 2007 tỷ suất lợi nhuận có chiều hướng tăng lên tuy nhiên sang năm 2008 thì đã bị giảm, cứ 100 đồng doanh thu chỉ tạo ra 4,3 đồng lợi nhuận. Nguyên nhân lượng chi phí giảm (80,34%) ít hơn so với doanh thu giảm (81,37%). Sang đến năm 2009 tuy doanh thu tiêu thụ giảm so với năm 2008 nhưng 100 đồng doanh thu lại tạo ra 4,8 đồng lợi nhuận điều đó chứng tỏ Công ty đã có dấu hiệu tăng trưởng trở lại, đứng vững hơn trong cơn bão suy thoái kinh tế toàn cầu. -Với mức thu nhập của cán bộ công nhân viên tăng dần qua các năm từ 2550 ngàn đồng đến 2820 ngàn đồng, đến 3080 ngàn đồng, đến 3140 ngàn đồng chứng tỏ sự quan tâm của lãnh đạo công ty trong việc đảm bảo thu nhập, nâng cao đời sống đối với cán bộ công nhân viên; điều đó đã khuyến khích người lao động nhiệt tình chu đáo với công việc của mình hơn. Bên cạnh đó sự đóng góp của Công ty vào ngân sách Nhà nước cũng tăng. Tóm lại, tuy bị ảnh hưởng của cuộc suy giảm kinh tế toàn cầu vào năm 2008, 2009 làm doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp giảm sút nhưng cùng với những dấu hiệu phục hồi của kinh tế trong nước và thế giới trong quý 1 năm 2010, cùng với sự nỗ lực và quyết tâm của ban giám đốc và người lao động trong công ty, cùng với việc sang năm 2010 công ty đã nhận được thêm nhiều đơn đặt hàng và có sự thành công trong chuyển hướng sang khai thác mặt hàng mới với nhiều tiềm năng về lợi nhuận và thị trường là mặt hàng inox. Như vậy có thể thấy doanh nghiệp đang và sẽ tìm ra được lối đi cho riêng mình để thoát khỏi khủng hoảng, từng bước ổn định, đứng vững và phát triển trong thời gian tới. CHƯƠNG 2 Thực trạng của công tác quản lý và cung ứng nguyên vật liệu tại công ty TNHH công nghệ cơ khí Trúc Lâm 1.Những nhân tố chủ yếu ảnh hưởng đến công tác quản lý và cung ứng nguyên vật liệu của công ty Có rất nhiều nhân tố ảnh hưởng tới công tác quản lý và cung ứng nguyên vật liệu bao gồm cả nhân tố chủ quan và khách quan. Tuy nhiên trong quá trình sản xuất kinh doanh ta không thể tính hết các yếu tố ảnh hưởng đó vì vậy ta chỉ có thể xét đến những nhân tố quan trọng ảnh hưởng nhiều nhất đến công tác này. 1.1.Hình thức pháp lý và loại hình sản xuất kinh doanh Là một doanh nghiệp sản xuất nên các vấn đề liên quan đến việc mua sắm, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu sao cho có hiệu quả nhất luôn được công ty cơ khí Trúc Lâm chú trọng đến. Ban giám đốc cùng phối hợp với phòng kỹ thuật, bộ phận vật tư và thủ kho thông qua kế hoạch sản xuất trong kỳ để xác định nhu cầu nguyên vật liệu cần thiết. Do đặc điểm sản xuất sản phẩm của công ty là chuyên sản xuất các mặt hàng cơ khí phục vụ cho các ngành sản xuất khác nên hầu hết nguyên vật liệu dùng cho sản xuất sản phẩm như sắt thép, que hàn, khóa tủ điện, bulon ốc vít…đều có thể dễ dàng mua trên thị trường. Tuy nhiên trong thời gian gần đây, giá cả của các loại sắt thép trên thị trường biến động mạnh nên công ty cũng gặp một số khó khăn nhất định trong việc thu mua, bảo quản và cấp phát nguyên vật liệu đảm bảo cho sản xuất. Mặc dù vậy, công ty vẫn hết sức cố gắng trong công tác quản lý và cung ứng nguyên vật liệu nhằm khắc phục những khó khăn đang diễn ra, đảm bảo cho sản xuất được liên tục và có hiệu quả. 1.2.Bộ máy quản trị Là một doanh nghiệp sản xuất sản phẩm cơ khí với quy mô còn nhỏ nên nhìn chung bộ máy quản trị của công ty khá gọn nhẹ, bao gồm một số phòng ban chức năng và 2 phân xưởng sản xuất. Chính vì vậy nên việc đưa ra các quyết định về công tác quản trị nói chung và công tác quản lý và cung ứng nguyên vật liệu nói riêng của công ty khá nhanh gọn và chính xác, không phải thông qua quá nhiều khâu trung gian.. Công tác quản lý và cung ứng nguyên vật liệu do bộ phận vật tư – thủ kho đảm nhận. Thông qua kế hoạch sản xuất trong kỳ, bộ phận vật tư – thủ kho phối hợp với phòng kỹ thuật đưa ra các quyết định về việc mua sắm, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu rồi trình lên ban giám đốc xác nhận. Mỗi khi có hợp đồng sản xuất sản phẩm, bộ phận vật tư – thủ kho dựa vào định mức nguyên vật liệu do phòng kỹ thuật đưa ra, ký lệnh cấp phát nguyên vật liệu rồi cùng các quản đốc phân xưởng điều hành sản xuất. Thêm vào đó, trình độ của các nhà quản trị trong công ty cũng ngày được nâng cao và có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực sản xuất cũng như điều hành sản xuất. Hầu hết các vị lãnh đạo trong công ty đều có trình độ đại học và nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực sản xuất cũng như điều hành sản xuất. Các nhà quản trị trong công ty luôn chú trọng tiếp thu công nghệ và kĩ thuật sản xuất mới nhằm tạo ra những máy móc thiết bị có công suất cao, chất lượng ổn định từ đó có thể sử dụng một cách tiết kiệm và có hiệu quả nhất lượng nguyên vật liệu. Chính vì vậy công ty luôn có những kế hoạch thu mua, bảo quản, cấp phát nguyên vật liệu phù hợp nhất với tình hình và điều kiện sản xuất trong kỳ. 1.3.Đội ngũ lao động Nhân tố con người là yếu tố quyết định trong hoạt động sản xuất kinh doanh do đó công ty đã xác định: lao động là yếu tố hàng đầu trong quá trình sản xuất kinh doanh. Nếu như đảm bảo được số lượng, chất lượng lao động sẽ mang lại hiệu quả cao vì yếu tố này ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất lao động, hệ số sử dụng lao động nên công ty luôn chú trọng phát triển số lượng lao động đồng thời nâng cao chất lượng lao động để hoàn thành nhiệm vụ sản xuất kinh doanh. Là doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nên dạng lao động chủ yếu của Công ty gồm 2 loại: -Lao động quản lý: bao gồm những người làm công tác quản lý sản xuất kinh doanh. Họ là cầu nối để nối liền các yếu tố bên trong và bên ngoài doanh nghệp thành một khối thống nhất. Họ là cầu nối giữa các loại lợi ích của chủ doanh nghiệp và công nhân sản xuất. Họ là những người nhận thức được các quy luật kinh tế để đưa ra các quyết định hướng dẫn hành động cho toàn công ty cũng như cá nhân họ. Họ chính là những thực thể cấu thành nên cơ cấu tổ chức quản lý của xí nghiệp.. -Lao động trực tiếp sản xuất: Là doanh nghiệp sản xuất cơ khí nên lao động trực tiếp sản xuất đa số là nam, chỉ có một số ít nữ ở các bộ phận như sơn, in và bao gói hoàn thiện sản phẩm. Công ty quy tụ được nhiều công nhân có trình độ tay nghề cao, phần lớn được học qua các trường công nhân kỹ thuật. Để tiết kiệm chi phí đối với những công việc đơn giản công ty vẫn sử dụng những lao động chưa qua đào tạo nhưng có sức khoẻ và gắn bó với công ty, phần lớn số này đều học hết phổ thông trung học, trong quá trình làm việc công ty rất chú ý kèm cặp để họ rèn dũa tay nghề, nâng cao trình độ dần trở thành những công nhân thạo việc Bảng 3: Tình hình lao động của Công ty qua các năm STT Chỉ tiêu ĐVT 2006 2007 2008 2009 1 Tổng số lao động Người 80 84 86 86 2 Lao động trực tiếp Người 66 70 72 72 Tỷ trọng % 82,5 83,3 83,7 83,7 3 Lao động gián tiếp Người 14 14 14 14 Tỷ trọng % 17,5 16,4 16,3 16,3 Nguồn: Phòng Kế toán-Tài chính Công ty Như vậy không chỉ trình độ của các nhà quản trị trong công ty mới ảnh hưởng đến việc quản lý và cung ứng nguyên vật liệu cho sản xuất mà chất lượng của đội ngũ lao động đặc biệt là lao động trực tiếp sản xuất cũng ảnh hưởng rất lớn đến việc sử dụng có hiệu quả nguyên vật liệu sản xuất.Chính vì vậy, trong những năm gần đây, công ty cơ khí Trúc Lâm luôn chú ý đầu tư đến vấn đề quản trị nguồn nhân lực. Càng ngày tỷ lệ giữa công nhân sản xuất trực tiếp và gián tiếp càng hợp lý hơn. Hiện nay, trình độ của người lao động ngày càng được nâng cao, do công ty đã đầu tư đúng mức cho việc phát triển và đào tạo nguồn nhân lực. Trình độ tay nghề của người công nhân cao, được sản xuất trong dây chuyền công nghệ liên tục,hiện đại đáp ứng được các yêu cầu về chất lượng cũng như kĩ thuật của sản phẩm. Công nhân có thể thích nghi được với điều kiện làm việc liên tục,căng thẳng nhằm đạt đúng tiến độ đã đề ra. Với số lượng công nhân có trình độ tay nghề cao chiếm một tỉ lệ khá lớn, công ty có rất nhiều ưu thế trong việc sử dụng tiết kiệm nguồn nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất và hoàn thành kế hoạch định mức nguyên vật liệu cho từng loại sản phẩm mà phòng kĩ thuật đề ra. Không chỉ có vậy, đội ngũ công nhân của công ty còn tuân thủ kỉ luật rất nghiêm ngặt, sử dụng nguyên vật liệu đúng mục đích, luôn phấn đấu giảm mức tiêu dùng nguyên vật liệu, tận dụng cao độ phế liệu và giảm phế phẩm giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đạt hiệu quả cao. Chính vì trình độ của người lãnh đạo cũng như trình độ của người lao động có ảnh hưởng rất lớn đến công tác quản lí và cung ứng nguyên vật liệu nên công ty luôn tìm cách tạo điều kiện cho người lao động nâng cao trình độ tay nghề cũng như trình độ quản lí. Công ty đã hỗ trợ cho một số cán bộ công nhân viên tham gia các khóa học trung và dài hạn nhằm nâng cao trình độ cho người lao động để có thể tiếp thu được với những trình độ công nghệ tiên tiến, hiện đại. Công ty còn thường xuyên tổ chức các phong trào thi đua nhằm tăng năng suất lao động cũng như tiết kiệm nguyên, nhiên vật liệu sử dụng trong quá trình sản xuất. Bảng 4: Cơ cấu chất lượng lao động năm 2009 STT Trình độ lao động Số lượng (người) Tỷ trọng (%) 1 Đại học 8 11,1 2 Cao đẳng kỹ thuật, trung cấp 6 8,3 3 Công nhân kỹ thuật 37 52,8 4 Lao động phổ thông 35 27,8 Nguồn: Phòng Kế toán-Tài chính Công ty Tóm lại, đội ngũ lao động trong công ty có ảnh hưởng rất lớn đến công tác quản lí và cung ứng nguyên vật liệu. Công ty cần quan tâm động viên và đầu tư nhiều hơn nữa đến người lao động. 1.4. Kĩ thuật công nghệ Trình độ máy móc thiết bị kĩ thuật là một nhân tố quan trọng ảnh hưởng đến lượng tiêu dùng nguyên vật liệu trong sản xuất. Máy móc thiết bị hiện đại, năng suất cao cộng với trình độ lành nghề của người lao động sẽ dẫn đến việc sử dụng nguyên vật liệu tiết kiệm và hiệu quả. Ngược lại, với trình độ máy móc thiết bị kĩ thuật quá lạc hậu thì việc lãng phí nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất là điều không thể tránh khỏi. Đánh giá một cách khách quan thì hiện nay, trình độ máy móc công nghệ kĩ thuật của công ty cơ khí Trúc Lâm còn chưa cao, hơn nữa công ty chưa có các kế hoạch sản xuất phù hợp để tận dụng hết công suất máy móc thiết bị. Điều đó ảnh hưởng lớn tới việc sản xuất sản phẩm cũng như việc sử dụng nguyên vật liệu có hiệu quả. Nhìn chung công ty vẫn còn dùng một số máy móc thiết bị lạc hậu làm cho việc sử dụng nguyên vật liệu vượt quá định mức đặt ra. Đó chính là một hạn chế mà công ty cần phải khắc phục. Chính vì vậy công ty luôn luôn phải đảm bảo sửa chữa, bảo dưỡng kịp thời tránh tình trạng máy móc thiết bị hỏng quá lâu, không đáp ứng được tiến độ sản xuất. Việc làm đó cũng góp phần không nhỏ vào việc sử dụng vật tư sao cho có hiệu quả hơn. Cho nên lượng nguyên vật liệu sử dụng tuy có lúc vượt quá định mức do phòng kĩ thuật đặt ra nhưng nhìn chung vẫn đạt được hiệu quả như mong đợi. Các dây chuyền sản xuất các loại mặt hàng có thế mạnh của công ty vẫn hoạt động tốt và luôn tiết kiệm được một lượng nguyên vật liệu đáng kể góp phần làm gi._.ảm giá thành sản phẩm, giữ vững vị thế cạnh tranh của mình. Tuy nhiên nếu được đầu tư đúng chỗ, năng suất lao động bình quân cũng như việc thực hiện định mức lượng nguyên vật liệu sử dụng cho sản xuất của công ty sẽ đạt kết quả tốt hơn. Trong thời gian tới, công ty có kế hoạch đầu tư mua sắm thêm một số loại máy móc, thiết bị mới, hiện đại. Điều này sẽ góp phần không nhỏ vào việc nâng cao hiệu quả sản xuất của công ty cũng như góp phần rất lớn vào việc tiết kiệm nguyên vật liệu nhờ thực hiện theo đúng định mức và quy trình công nghệ. Do đó ta có thể thấy rằng máy móc thiết bị trong mỗi doanh nghiệp có ảnh hưởng rất lớn đến công tác quản lý nguyên vật liệu nên để công tác này đạt hiệu quả mong muốn cần chú ý tới công tác quản lý máy móc công nghệ kỹ thuật. Bảng 5: Bảng theo dõi máy móc thiết bị của công ty trong tháng 3 năm 2010 Loại MMTB Số MMTB đang hoạt động Số MMTB hiện có trong công ty Phân xưởng cơ khí Phân xưởng sơn Máy tiện 1 2 Máy phay 1 2 Máy mài 8 2 11 Máy khoan 5 1 6 Máy cắt 2 2 Máy chấn 2 2 Máy hàn 9 10 Máy đột dập 8 10 Máy gấp 1 1 Máy lốc tôn 1 1 Máy dập CNC 1 1 Lò nhiệt luyện 2 2 Máy khác 2 2 5 Tổng số máy móc hiện có trong toàn công ty 55 Nguồn: Phòng Kế toán-Tài chính Công ty 1.5.Nguồn vốn Vốn sản xuất kinh doanh là một trong những yếu tố quan trọng nhất của các doanh nghiệp. Vốn không chỉ ảnh hưởng lớn đến công tác quản lý và cung ứng nguyên vật liệu mà còn ảnh hưởng quyết định đến công tác quản trị sản xuất kinh doanh chung của toàn doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể sử dụng vốn để đầu tư nghiên cứu thị trường, nghiên cứu phát triển, đầu tư đổi mới trang thiết bị máy móc thiết bị công nghệ, đầu tư hiện đại hóa hoạt động quản trị và đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ. Điều này ảnh hưởng rất lớn đến công tác quản lý và cung ứng nguyên vật liệu tại công ty. Dù trong điều kiện hoàn cảnh nào, công ty cũng có đủ năng lực tài chính để mua sắm thiết bị vật tư cần thiết cho sản xuất. Nguồn vốn của công ty cơ khí Trúc Lâm so với một số công ty TNHH khác không phải là lớn nhưng cũng không quá nhỏ, nhìn chung là phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh ở công ty. Vốn cho sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp chủ yếu là vốn chủ sở hữu, việc vay mượn ngân hàng hay các tổ chức là rất hãn hữu vì phải chịu lãi suất, đôi khi rất cao mà thủ tục lại rườm rà, rất khó giữ bí mật kinh doanh. Trong quá trình hoạt động đôi khi cũng cần đến vốn lớn, chủ doanh nghiệp thường chỉ huy động vốn trong bạn bè, người thân hay áp dụng những biện pháp như mua hàng trả chậm hoặc xin ứng trước hợp đồng…Hàng năm vốn kinh doanh của doanh nghiệp đều được bổ sung bằng lợi nhuận từ hoạt động sản xuất kinh doanh. Việc sử dụng vốn được đề ra là phải tiết kiệm, chỉ đầu tư vào những loại tài sản cố định nào cần thiết cho sản xuất kinh doanh và phải nhanh chóng mang lại hiệu quả ví dụ như: dây chuyền sơn tĩnh điện, các máy móc cắt gọt kim loại, các loại máy hàn. Bảng 6: Cơ cấu vốn của công ty những năm gần đây ĐVT: triệu đồng Chỉ tiêu 2006 2007 2008 2009 Tổng vốn kinh doanh 5829,4 6711,5 6952,6 7947,3 Vốn cố định bình quân 2855,3 3165,3 3303,8 4325,6 Vốn lưu động bình quân 2974,1 3546,2 3648,8 3521,7 Nguồn: Phòng Kế toán-Tài chính Công ty Do điều kiện địa lý của công ty khá thuận lợi về mặt giao thông nên việc thu mua nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất là dễ dàng, khi cần hàng là có ngay nên việc dự trữ nguyên vật liệu tại công ty không gặp khó khăn mấy. Vì vậy, với một năng lực tài chính khá ổn định như vậy công ty cơ khí Trúc Lâm luôn đảm bảo được tất cả các mặt trong công tác quản trị kinh doanh nói chung cũng như công tác quản lý và cung ứng nguyên vật liệu nói riêng 1.6. Nguyên vật liệu và tình hình cung ứng nguyên vật liệu Do doanh nghiệp sản xuất kinh doanh các mặt hàng cơ khí nên nguyên vật liệu chủ yếu của Công ty là sắt thép các loại; ngoài ra còn có các nguyên vật liệu phụ khác như hóa chất tẩy rửa, sơn, dung môi, vật liệu đóng gói cùng các loại nhiên liệu, năng lượng như điện, dầu, ga. Nguyên vật liệu dạng kim loại sắt, thép, nhôm chiếm tỷ trọng lớn trên 60% tổng chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho sản xuất của Công ty. Do đặc điểm từng thời kì của sản xuất Công ty nhập vào như: Thép tấm các loại dày từ 0,6 đến 10mm, thép định hình dạng hộp vuông, hộp chữ nhật, hình chữ L, chữ I, chữ U; các thép kết cấu cho chế tạo thiết bị hình tròn có dạng đường kính từ 20 đến 100mm, hay thép dụng cụ như 5XMH, 9XC cho chế tạo dụng cụ khuôn mẫu; hoặc nhôm hợp kim cứng dạng tấm dày từ 1 đến 5mm. Với quan điểm của các nhà quản trị trong công ty là nguyên vật liệu có đạt tiêu chuẩn, đúng quy cách thì sản phẩm sản xuất ra mới đáp ứng được nhu cầu ngày càng khắt khe của thị trường. Chính những yêu cầu về chất lượng sản phẩm đó mà cần phải yêu cầu đòi hỏi khắt khe cho nguyên vật liệu. Bảng sau sẽ cho thấy đòi hỏi của công ty về nguyên vật liệu. Bảng 7: Yêu cầu về quy cách của một số loại nguyên vật liệu Tên chủng loại NVL Quy cách, phẩm chất Đơn giá (VNĐ) Thép tấm 0,6*1500*2500 Đúng kích thước 14800 Phẳng, mềm, đẹp Màu sáng Sắt hộp 25*25*1,4 Không rỉ 14280 Không bị cong, méo Đúng kích thước Dây hàn 0,8mm Dây cuộn đều 17750 Không bị vỡ nhựa Màu vàng sáng đều Nguồn: Phòng Kế toán-Tài chính Công ty Là doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nên những vấn đề về công tác quản lý và cung ứng nguyên vật liệu luôn được công ty Trúc Lâm đặt lên hàng đầu. Thông qua định mức vật tư phòng kỹ thuật đưa ra cho từng loại sản phẩm,bộ phận vật tư – thủ kho tổ chức mua sắm, cấp phát nguyên vật liệu cho từng bộ phận sản xuất sao cho tiết kiệm và có hiệu quả nhất. Để đạt được điều này, công ty thường xuyên chú trọng đến các bạn hàng cung ứng nguyên vật liệu cho mình nhằm đảm bảo được lượng nguyên vật liệu cần thiết cả trong điều kiện, tình hình kinh tế không thuận lợi…Công ty thường mua nguyên vật liệu của một số bạn hàng lâu năm nên nguồn nguyên vật liệu được cung ứng khá ổn định. Các nhà cung cấp nguyên vật liệu dạng kim loại cho Công ty phần lớn là các cửa hàng cơ kim khí của Hà Nội thuộc Tổng công ty kim khí. Một phần nữa được cung ứng bởi các cửa hàng tư doanh vật liệu sắt thép ở đường La Thành, đường Kim Mã. Vì điều kiện kho bãi chật hẹp nên việc bảo quản nguyên vật liệu rất khó khăn, do vậy những vật liệu dùng nhiều như thép tấm, thép định hình, thép kết cấu thì hàng tháng Công ty lên kế hoạch dự trù các hợp đồng cung ứng trước, nhưng mỗi tháng chỉ nhập về 2 lần với khối lượng phù hợp cho sản xuất sao cho dư kho hợp lý. Còn các loại kim loại quý sử dụng ít hơn như thép dụng cụ, nhôm hợp kim thì doanh nghiệp tự đi mua và chuyên chở về thường là mỗi quý chỉ một lần, hai lần. Tình hình cung ứng nguyên vật liệu kim loại ở nước ta mấy năm gần đây không có thay đổi đột biến gì nhiều, đặc biệt là không có hiện tượng khan hiếm hàng, do vậy Công ty cũng không có chủ trương dự trữ dự phòng nguyên vật liệu cho sản xuất nhiều mà bỏ hẳn phần dự trữ an toàn chỉ nhập vật tư theo nhu cầu sản xuất và gối đầu một lượng nhỏ giữa hai kì nhập hàng. Đối với các vật liệu phụ như hóa chất tẩy rửa, vật tư bao gói, dầu, ga thì việc cung ứng kịp thời đầy đủ cho sản xuất không mấy khi gặp trở ngại vì tương đối sẵn trên thị trường Hà Nội. Riêng loại vật liệu sơn tĩnh điện thì tương đối trắc trở vì số lượng các nhà cung ứng loại vật tư này trên miền Bắc rất ít. Công ty chủ yếu quan hệ lấy hàng qua Công ty Đại Phú (đại diện cho hãng sơn Jotun tại Việt Nam) mà mỗi lần lấy hàng đều phải đăng kí trước chủng loại mã hiệu sơn, số lượng mỗi loại, sau đó phải chờ đợi họ làm thủ tục nhập từ nước ngoài về hay đưa từ miền Nam ra nên mất nhiều thời gian và thường khó xác định được thời điểm nhập hàng. Do vậy đối với loại vật liệu này Công ty bao giờ cũng phải tính toán nhu cầu trước xa thời điểm sử dụng và phải có một lượng dự trữ an toàn đủ đáp ứng cho nhu cầu sản xuất từ 2 tuần đến 1 tháng. Vì vậy việc sản xuất sản phẩm luôn được diễn ra liên tục và tương đối ổn định. 2. Thực trạng công tác quản lý và cung ứng nguyên vật liệu tại công ty TNHH công nghệ cơ khí Trúc Lâm 2.1. Công tác xây dựng kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu - Kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu của doanh nghiệp chịu ảnh hưởng của nhiều nhân tố khác nhau. Trước hết đó là kế hoạch sản xuất sản phẩm trên cơ sở cầu thị trường và các nhân tố khác. Thứ hai, định mức tiêu dùng. Thứ ba, tình hình giá cả. Thứ tư, tình hình tài chính của doanh nghiệp trong kỳ kế hoạch. Thứ năm, năng lực kho tàng của doanh nghiệp,...Hiện nay tại công ty Trúc Lâm đang sử dụng các tài liệu dưới đây để xác định kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu cho từng thời kỳ: +Các báo cáo về tình hình thị trường có chú ý đến việc đánh giá khả năng phát triển kinh tế trong kỳ kế hoạch. +Số liệu thống kê của các cơ quan thống kê, các phân tích và dự báo thị trường của các cơ quan nghiên cứu. +Thống kê về tiêu thu sản phẩm ở các thời kỳ trước đó và các nhân tố ảnh hưởng đến khả năng tiêu thụ sản phẩm trong kỳ kế hoạch. +Thẻ kho theo dõi nguyên vật liệu theo từng nhóm loại cụ thể để biết được các thông tin về lưu kho mỗi loại. +Sổ theo dõi lượng đặt hàng từ nhiều người cấp hàng khác nhau vào các thời điểm khác nhau. - Bởi công ty cơ khí Trúc lâm là đơn vị chuyên sản xuất các mặt hàng cơ khí phục vụ cho các ngành sản xuất khác cùng các sản phẩm gia dụng, nội thất tiêu dùng nên đặc điểm nguyên vật liệu đưa vào sản xuất là rất dễ bảo quản, chủng loại nguyên vật liệu đa dạng. Chính vì vậy, kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu là một trong những khâu quan trọng trong công tác quản lý và cung ứng nguyên vật liệu tại công ty. Vậy thì trong công tác mua sắm bao gồm những công việc gì? +Tiến độ mua sắm nguyên vật liệu: Công việc đầu tiên của mua sắm nguyên vật liệu là lập tiến độ mua sắm. Việc lập tiến độ mua sắm nguyên vật liệu phải đảm bảo luôn luôn có đầy đủ chủng loại, số lượng và chất lượng vật tư phục vụ kịp thời cho sản xuất. Phải tính toán riêng từng loại nguyên vật liệu với số lượng chính xác và thời gian giao nhận cụ thể. Kế hoạch tiến độ cung cấp phải đảm bảo sử dụng hợp lý các phương tiện vận chuyển và kho tàng nhằm giảm chi phí vận chuyển và chi phí bảo quản lưu kho, góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty. Kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu tại công ty Trúc Lâm do bộ phận vật tư – thủ kho đảm nhiệm. Bộ phận vật tư – thủ kho có nhiệm vụ nghiên cứu tình hình sản xuất thực tế năm trước do phòng kế toán gửi xuống rồi thông qua đó lập kế hoạch sản xuất từng kỳ (tháng, quý, năm). Ngoài việc phải lập kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm, bộ phận vật tư – thủ kho còn phải tổ chức sản xuất, đảm bảo cung ứng nguồn nguyên vật liệu cần thiết cho sản xuất, sửa chữa. Phải tính toán chi tiết lượng nguyên vật liệu dự trữ, bảo hiểm cần thiết cho cả giai đoạn sản xuất trong kỳ. Phải lập kế hoạch chiến lược sản xuất và tiêu thụ sản phẩm trong thời gian tới. Tính toán chi phí sản xuất, chi phí bán hàng, chi phí quản lý để từ đó xác định giá thành sản phẩm một cách tối ưu nhất. Bộ phận vật tư – thủ kho thông qua định mức tiêu hao nguyên vật liệu do phòng kỹ thuật đưa ra và căn cứ vào số lượng sản phẩm kỳ kế hoạch, lượng phế phẩm thu hồi trong kỳ trước, lượng phế phẩm phát sinh cho phép…rồi lập kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu cho từng đối tượng sản phẩm trong kỳ sau đó trình lên ban giám đốc. Nếu được ban giám đốc phê chuẩn, bộ phận vật tư – thủ kho tiến hành thực hiện công tác cung ứng nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất trong toàn công ty sao cho quá trình sản xuất diễn ra liên tục và đảm bảo tiến độ sản xuất. Ngoài ra doanh nghiệp cũng hiểu rằng thị trường cũng là nơi chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố kinh tế- chính trị- xã hội khác nhau cho nên nó thường xuyên biến động và tạo ra những khó khăn và thuận lợi mới, tạo ra sức ép của bên bán sản phẩm và mua nguyên vật liệu. Điều mà doanh nghiệp không thể không tính đến và phải có sách lược thích hợp để đối phó với tình hình, có thể phải điều chỉnh cả kế hoạch mua sắm. Điều này càng chứng tỏ quan tâm thật tốt đến việc lập kế hoạch mua sắm vật tư, nguyên vật liệu là đã gần đạt được mục đích đặt ra. +Thực hiện mua sắm nguyên vật liệu: Việc chọn phương pháp mua sắm sao cho có hiệu quả là một yếu tố quyết định. Trên thực tế có những phương pháp mua sắm sau: Nhóm 1: Mua sắm không thường xuyên, số lượng ít, có giá trị bằng tiền nhỏ. Nhóm 2: Mua sắm 1 lần hoặc không thường xuyên với số lượng lớn. Nhóm 3: Mua sắm với khối lượng lớn, sử dụng theo thời gian hoặc mua ở những vị trí phức tạp. Riêng đối với công ty Trúc Lâm trong công tác mua sắm cũng có những nét riêng biệt, tuy không theo một ekip nhất định nào song áp dụng trong từng trường hợp cụ thể của công ty thì không những không gây ảnh hưởng mà còn tạo cho đội ngũ đảm trách công tác này có được sự linh hoạt và thích ứng nhanh với sự biến đổi của thị trường. -Vì nguyên vật liệu dùng để sản xuất công ty phải tìm mua trên thị trường nên việc lựa chọn nhà cung ứng có ý nghĩa trong việc sản xuất, xem xét vấn đề giá cả, chất lượng, thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng. Công ty xác định cho mỗi loại nguyên vật liệu từ hai đến ba người cung ứng, tham khảo giá và các yêu cầu khác nhau lựa chọn sao cho chi phí thấp, có lợi nhất. Công ty định kỳ tiến hành đánh giá người cung cấp thông qua một hệ thống các chỉ tiêu như giá cả, uy tín, năng lực, thời hạn cung ứng, chất lượng nguyên vật liệu, việc thực hiện hợp đồng…, từ đó sẽ chủ động tìm nguồn cung ứng thích hợp. 2.2. Công tác xây dựng và quản lý định mức tiêu dùng nguyên vật liệu Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu là lượng tiêu dùng lớn nhất cho phép để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm hoặc để hoàn thành một công việc nào đó trong những điều kiện tổ chức và kỹ thuật nhất định của thời kỳ kế hoạch, vì vậy mà công tác xây dựng và quản lý định mức tiêu dùng nguyên vật liệu ở công ty cơ khí Trúc Lâm rất được chú trọng. Để đảm bảo nguyên vật liệu một cách tốt nhất cho sản xuất thì không thể không coi trọng việc nâng cao chất lượng của công tác định mức. Xây dựng hệ thống định mức tiêu dùng nguyên vật liệu là công việc rất phức tạp bởi chủng loại nguyên vật liệu rất phong phú và đa dạng, khối lượng xây dựng định mức lớn. Một số loại vật liệu phụ tuy giá trị không lớn nhưng lại rất quan trọng trong việc sản xuất sản phẩm. Vì vậy công ty không chỉ chú trọng công tác xây dựng và quản lý định mức nguyên vật liệu cho các loại vật liệu chính mà còn thực hiện rất nghiêm túc công tác xây dựng và quản lý nguyên vật liệu cho vật liệu phụ, nhằm quản lý được toàn bộ chi phí nguyên vật liệu đã và sẽ tiêu dùng trong kì, từ đó tìm biện pháp hạn chế được lượng tiêu dùng nguyên vật liệu không cần thiết giúp cho việc sử dụng nguyên vật liệu sản xuất có hiệu quả nhất. Công tác xây dựng và quản lý định mức tiêu dùng nguyên vật liệu tại công ty cơ khí Trúc Lâm do phòng kĩ thuật đảm nhiệm.Việc xây dựng và quản lý định mức tiêu dùng nguyên vật liệu được tiến hành chủ yếu dựa vào các bản vẽ thiết kế sản phẩm. Hợp đồng kinh tế giữa công ty và bạn hàng luôn kèm theo các bản vẽ kỹ thuật. Phòng kỹ thuật dựa vào các bản vẽ đó, xây dựng hệ thống định mức nguyên vật liệu sao cho lượng nguyên vật liệu sử dụng tích kiệm nhất mà vẫn đảm bảo được chất lượng sản phẩm. Phòng kỹ thuật luôn luôn kết hợp giữa việc tính toán về kinh tế và kỹ thuật với việc phân tích toàn diện các yếu tố ảnh hưởng đế tiêu dùng nguyên vật liệu cho kì kế hoạch. Ngoài việc dựa vào các bản vẽ kỹ thuật, việc tiến hành công tác xây dựng và quản lý định mức tiêu dùng nguyên vật liệu còn được đưa vào những căn cứ liên quan đến máy móc thiết bị, trình độ và kinh nghiệm của người lao động… Phòng kỹ thuật luôn chú ý đến việc xây dựng hệ thống định mức sao cho phù hợp với thực tế sản xuất. Công ty cũng hết sức quan tâm đến công tác xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu cho sản xuất tiến hành quản lý một cách chặt chẽ và không ngừng hạ thấp định mức tiêu dùng nguyên vật liệu nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu cũng như hiệu quả sản xuất kinh doanh. Thông qua hàng loạt các hợp đồng cũng như kinh nghiệm sản xuất lâu năm, phòng kỹ thuật luôn cố gắng đưa ra một hệ thống định mức vật tư cho từng loại sản phẩm một cách thực tế nhất. Từ bảng định mức do phòng kỹ thuật đưa xuống, bộ phận vật tư – thủ kho dựa vào đó tính toán ra lượng vật tư cần mua để sản xuất hết số lượng sản phẩm trong kỳ, tính ra chi phí vật tư trong kỳ rồi thực hiện công tác thu mua nguyên vật liệu. Nhìn chung thì bảng định mức do phòng kỹ thuật đưa ra khá chính xác và hợp lý, công nhân sau khi thực hiện quá trình sản xuất sản phẩm thường hoàn thành mọi nhiệm vụ được giao, sử dụng định mức vật tư không vượt quá định mức đặt ra. Bộ phận vật tư – thủ kho sau khi cấp phát vật tư cho các phân xưởng để tiến hành sản xuất sản phẩm thường cho cán bộ vật tư đi kiểm tra, theo dõi tình hình sử dụng vật tư ở từng phân xưởng, từ đó đưa ra được các quyết định quản lý và cung ứng nguyên vật liệu hợp lý hơn. Nếu các phân xưởng sử dụng vật tư sản xuất sản phẩm vượt quá định mức đặt ra quá nhiều (tỷ lệ sai hỏng so với định mức cho phép là 0,5%) thì cán bộ kỹ thuật cùng phối hợp với cán bộ vật tư, thủ kho và quản đốc phân xưởng tìm nguyên nhân giải quyết, nếu cần thì phải đề ra một hệ thống định mức khác phù hợp hơn. Bảng 8: Bảng kế hoạch định mức nguyên vật liệu cho một số loại sản phẩm chính Quý I năm 2010 Tên sản phẩm STT Tên nguyên vật liệu ĐVT Số lượng Máy nghiền 1 Thép tấm 1,2mm Kg 75 2 Sắt hộp 30*60*1,4 M 6 3 Khóa bật ngắn Cái 4 4 Bulon M8 cao 15 Bộ 30 Băng tải 1 Thép tấm 1,4 Kg 72 2 Thép tấm 4mm Kg 90 3 Sắt hộp 50*50*2 M 30 4 Cao su tấm M 30 Dây truyền lắp ráp 1 Thép tấm 1,4 Kg 82 2 Sắt hộp 50*50*2 M 35 3 Thép tấm 4mm Kg 45 4 Que hàn Bó 03 Giá lưu trữ 1 Thép tấm 0,6 Kg 47 2 Thép tấm 1,2 Kg 12 3 Bulon M12 cao 40 Bộ 04 Tủ văn phòng 1 Thép tấm 1mm Kg 62 2 Khóa tủ văn phòng Cái 12 3 Tay kéo mạ Cái 02 Nguồn: Phòng Kế toán-Tài chính Công ty 2.3. Công tác tổ chức tiếp nhận nguyên vật liệu Có thể nói tiếp nhận nguyên vật liệu là khâu bổ sung, hỗ trợ cho công tác mua sắm nguyên vật liệu. Công tác tổ chức tiếp nhận nguyên vật liệu ở công ty cơ khí Trúc Lâm là bước chuyển giao trách nhiệm giữa bộ phận mua, vận chuyển và bộ phận quản lý vật tư. Theo chế độ hiện hành quy định, tất cả các loại nguyên vật liệu về đến công ty đều phải tiến hành làm thủ tục nhập kho, việc thu mua cung ứng nguyên vật liệu cho sản xuất của công ty đều do bộ phận vật tư và thủ kho đảm nhiệm.Bộ phận vật tư có nhiệm vụ xem xét tất cả các loại sổ sách, hợp đồng trong kỳ sản xuất và phối hợp cùng với thủ kho xác định chính xác số lượng từng loại nguyên vật liệu cần mua rồi từ đó xác định rõ thời gian đi mua, thời gian giao hàng và thời gian sử dụng loại nguyên vật liệu đó. Khi nguyên vật liệu được nhà cung ứng vận chuyển đến kho của công ty, bộ phận vật tư sau khi nhận được hóa đơn hay phiếu xuất kho của người bán gửi đến thì tiến hành kiểm tra đối chiếu với các bản hợp đồng để quyết định chấp nhận hay không chấp nhận lô hàng đó. Nếu không có sai sót gì thì bộ phận vật tư làm thủ tục tiến hành nhập kho. Để đảm bảo số lượng nguyên vật liệu trước khi nhập, một số dụng cụ và máy móc được đưa vào kiểm tra, nhưng bên cạnh đó còn có những phát sinh mà công cụ dụng cụ và máy móc không thể kiểm tra được mà phải dựa vào trình độ quản lý và kinh nghiệm của ban kiểm nghiệm của công ty. Trước tiên, nguyên vật liệu mua về phải được kiểm nghiệm về chất lượng, số lượng, chủng loại, quy cách xem có hợp tiêu chuẩn không. Ban kiểm nghiệm gồm cán bộ vật tư, đại diện phòng KCS và thủ kho. Đại diện phòng KCS tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng của từng loại hàng rồi trước sự chứng kiến của ban kiểm nghiệm, lập hai biên bản kiểm nghiệm, một giao cho cán bộ vật tư, một giao cho phòng kế toán. Trường hợp nguyên vật liệu không đúng số lượng, quy cách, phẩm chất so với chứng từ, hóa đơn thì lập thêm một liên gửi cho đơn vị bán để giải quyết. Bộ phận vật tư phải chịu trách nhiệm về việc này, phải trình lên ban giám đốc và chờ ý kiến giải quyết của lãnh đạo. còn nếu chất lượng cũng như số lượng của nguyên vật liệu không có sai sót gì thì thủ kho tiến hành nhập kho theo đúng thủ tục. (mẫu biên bản kiểm nghiệm và mẫu phiếu nhập kho – xem phụ lục) Bảng 9: Bảng số liệu tiếp nhận số lượng,chất lượng NVL NT Tên vật tư Mã số Tiêu chuẩn Đvt Số lượng Số tem KT Kết quả Người kiểm tra PH KPH 20/2/10 Dây hàn 0,8mm 015 Theo mẫu kg 150 1 150 Que hàn 2,5mm 016 Theo mẫu kg 100 1 100 26/2/10 Đá cắt 100 045 Theo mẫu viên 200 1 200 Đá mài 100 047 Theo mẫu viên 150 1 150 Khóa bật ngắn 022 Theo mẫu cái 200 1 200 Nguồn: Phòng Kế toán-Tài chính Công ty Nhìn chung, công tác tổ chức tiếp nhận vật tư tại công ty cơ khí Trúc Lâm khá đơn giản và thuận tiện. Mọi thủ tục trước khi nhập kho đều được những người có liên quan thực hiện nghiêm túc và đầy đủ. Khi tiếp nhận, thủ kho ghi số thực nhận, cùng với người giao hàng ký vào phiếu nhập kho và vào cột nhập của thẻ kho, chuyển phiếu nhập kho cho bộ phận kế toán ký nhận vào sổ gioa nhận chứng từ. 2.4. Công tác bảo quản nguyên vật liệu -Kho là nơi tập trung dự trữ nguyên, nhiên vật liệu, thiết bị máy móc trước khi đưa vào sản xuất, đồng thời cũng là nơi tập trung thành phẩm của công ty trước khi tiêu thụ. Bất cứ một doanh nghiệp sản xuất nào cũng có rất nhiều loại nguyên vật liệu sản xuất khác nhau do đó để tập trung chúng cũng cần phải có nhiều loại kho khác nhau để phù hợp với từng loại đối tượng dự trữ. Việc sắp xếp hợp lý vật tư trong kho có ý nghĩa rất quan trọng bởi vì nó sẽ tạo điều kiện thuận lợi để quản lý tốt và sử dụng có hiệu quả diện tích kho. Việc sắp xếp diện tích kho phải đảm bảo các yêu cầu: +Sử dụng hợp lý diện tích, không gian và vị trí các khu vực trong kho. +Sắp xếp hợp lý vật tư trong kho theo phương châm “4dễ”: dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy và dễ kiểm tra để tạo điều kiện thuận lợi thực hiện công việc bảo quản, xuất nhập vật tư hàng hóa. +Vận dụng tốt các thành tựu khoa học kỹ thuật hiện đại nhất là kỹ thuật vi tính vào việc sắp xếp quản lý kho. -Cũng như các doanh nghiệp cơ khí khác, nguyên vật liệu dùng cho sản xuất sản phẩm của công ty cơ khí Trúc Lâm rất đa dạng về mẫu mã và chủng loại. Mỗi lần thu mua nguyên vật liệu công ty nhập kho với nhiều loại khác nhau. Các loại sắt, thép, nhôm rất dễ bị ôxi hóa nếu không được bảo quản kịp thời. Các loại hóa chất tẩy rửa, dầu, khí hàn, gas rất dễ gây cháy nổ, nguy hiểm nếu không được bảo quản và đặt đúng chỗ. Chính vì vậy việc bảo quản các loại nguyên vật liệu này là rất quan trọng và cần thiết. Ngay sau khi nhập kho, bộ phận kho tiến hành lau chùi, bôi dầu mỡ, đóng gói nguyên vật liệu và sản phẩm trước khi sắp xếp đúng chỗ, đúng trình tự. Đặc biệt là các loại nguyên vật liệu chính dùng cho sản xuất sản phẩm, mỗi loại có một đặc điểm riêng và dùng cho việc chế tạo những sản phẩm có đặc tính khác nhau. Như thép tấm, thép định hình, thép kết cấu dùng để sản xuất các loại vỏ máy công nghiệp, dây chuyền lắp ráp; thép 5XMH, 9XC dùng cho chế tạo dụng cụ khuôn mẫu. Mà các sản phẩm này đều đòi hỏi chất lượng sản phẩm phải cao, phải đạt được hệ thống chỉ tiêu chất lượng…nên nguyên vật liệu dùng để sản xuất các sản phẩm này cũng phải đạt được các yêu cầu về chất lượng. Chính vì vậy, việc bảo quản, sắp xếp nguyên vật liệu trong kho sao cho có óc khoa học luôn đòi hỏi các nhà quản lý và cung ứng nguyên vật liệu trong công ty phải có óc quan sát và có trình độ quản lý cao. -Công ty đã áp dụng các phương pháp sắp xếp chủ yếu sau: +Phương pháp sắp xếp vật tư theo từng loại và khu vực: Theo phương pháp này toàn bộ diện tích kho được chia thành nhiều khu vực, có giá sắp đặt ngăn cách riêng, mỗi khu vực dành cho một loại vật tư nhất định và sắp xếp theo những nguyên tắc nhất định. Đây là phương pháp rất khoa học thuận tiện cho việc kiểm tra. Đối với các loại nguyên vật liệu chính, dễ bị ôxi hóa thì công ty thực hiện các công việc như lau chùi, đóng gói, để lên các kệ hàng…sao cho chống lại được tác động của môi trường. Đối với những loại nhiên liệu dễ gây cháy nổ công ty có những biện pháp bảo quản ngiêm ngặt, có những trang thiết bị chắc chắn an toàn như hệ thống báo động, cứu hỏa, cấp cứu. Các loại công cụ, dụng cụ và vật liệu phụ như que hàn, dây đai, bulong ốc vít, dụng cụ đo, cắt, kìm, tô vít…được để trên các giá để hàng rất thuận tiện cho việc bảo quản và cấp phát mà lại tiết kiệm được diện tích kho hàng. Vì diện tích kho còn chật hẹp nên việc tổ chức sắp xếp trong kho luôn được linh hoạt và khoa học, tùy thuộc vào số lượng, chủng loại nguyên vật liệu chứa trong kho. +Phương pháp tần suất quay vòng: Đặc điểm của pháp này là loại vật tư nào xuất nhập nhiều lần nhất trong một đơn vị thời gian thì ưu tiên sắp xếp vào chỗ gần nhất, dễ lấy nhất và ngược lại. Phương pháp này đỡ tốn sức của công nhân khuân vác, bốc xếp hợp với các loại vật tư cồng kềnh khó di chuyển như các loại tôn tấm, nhôm tấm. +Phương pháp kho động và kho tĩnh: Kho tĩnh là kiểu sắp xếp các vật tư chứa trong kho không vận động trong thời gian lưu kho còn kho động là kiểu sắp xếp nguyên vật liệu hàng nào trước rời trước, hàng nào sau rời sau. Mô hình mà công ty Trúc Lâm áp dụng nhiều hơn là kho tĩnh, phù hợp với các loại hàng hóa sản xuất của công ty hơn. Như vậy là tuy có những ưu điểm và nhược điểm của riêng mình nhưng công ty đã tận dụng hết ưu điểm và hạn chế tối đa nhược điểm để đưa vào hoạt động một hệ thống kho tàng hiệu quả nhất. -Công tác tổ chức bảo quản kho tại công ty luôn phải đáp ứng những yêu cầu chung là: +Cán bộ kho phải có hệ thống sổ sách theo dõi rõ ràng, kho có sơ đồ sắp xếp phân loại nguyên vật liệu. +Nguyên vật liệu sau khi nhập kho được sắp xếp và bảo quản đúng quy định. +Xây dựng và thực hiện hệ thống nội quy, quy chế về quản lý kho. Sơ đồ 2: Sơ đồ bố trí kho Nơi đê phế liệu Nơi đê NVL mới nhập Giá đỡ Giá đỡ đường đi Giá đỡ Giá đỡ Giá đỡ Giá đỡ Giá đỡ Nhìn chung công tác bảo quản và sắp xếp nguyên vật liệu trong kho tại công ty cơ khí Trúc Lâm như hiện nay là phù hợp với tình hình vật tư và tình hình sản xuất kinh doanh của công ty. Công tác bảo quản và sắp xếp kho hợp lý giúp cho dòng nguyên vật liệu từ kho đến phân xưởng sản xuất được nhanh chóng và dễ dàng hơn 2.5. Công tác cấp phát nguyên vật liệu Công tác tổ chức cấp phát nguyên vật liệu ở công ty cơ khí Trúc Lâm tiến hành theo hình thức cấp phát theo kế hoạch. Theo hình thức này, bộ phận vật tư – thủ kho căn cứ vào định mức tiêu dùng trong kỳ kế hoạch và tiến độ sản xuất để tiến hành cấp phát nguyên vật liệu. Hình thức cấp phát theo kế hoạch của công ty không những quy định cả về số lượng mà còn cả về thời gian cấp phát nhằm đảm bảo chủ động cho bộ phận sử dụng cũng như bộ phận cấp phát, trong trường hợp đã hết nguyên vật liệu mà chưa hoàn thành kế hoạch sản xuất thì phải có lệnh của giám đốc thì kho mới cấp bổ sung để bộ phận hoàn thành kế hoạch sản xuất của mình, còn trong trường hợp thừa nguyên vật liệu mà không ảnh hưởng gì tới sản phẩm thì coi như đã có thành tích tiết kiệm nguyên vật liệu và được khấu trừ vào kế hoạch của tháng sau và được thưởng % theo giá trị tiết kiệm đó. Để cấp phát nguyên vật liệu cho sản xuất sản phẩm, cán bộ vật tư của phân xưởng trực tiếp vào kho và ký nhận vào hóa đơn xuất kho rồi lĩnh hàng. Thủ kho có trách nhiệm cấp nguyên vật liệu theo đúng số lượng, chất lượng, quy cách đã ghi trong hóa đơn.Thông thường trong từng kỳ sản xuất, ngoài kế hoạch sản xuất đã được lập từ đầu kỳ, công ty còn có các kế hoạch sản xuất bổ sung, dựa vào các hợp đồng phát sinh của khách hàng. Khi đó giám đốc ký lệnh sản xuất rồi chuyển sang bộ phận vật tư yêu cầu thực hiện. Thông qua lệnh sản xuất, bộ phận vật tư – thủ kho tính toán lượng nguyên vật liệu bổ sung cho 2 phân xưởng sản xuất và thực hiện các thủ tục lĩnh nguyên vật liệu tại kho theo đúng quy định rồi tiến hành sản xuất đúng theo tiến độ sản xuất đã đề ra. Do đặc điểm nguyên vật liệu sản xuất của công ty là dễ bảo quản, ít bị hao hụt và dễ mua được trên thị trường nên công ty sử dụng phương pháp xuất kho “nhập trước, xuất trước”. Khi tiến hành công tác cấp phát nguyên vật liệu, mọi thủ tục giấy tờ phải được thực hiện chính xác, đầy đủ để đảm bảo tính kỷ luật cao trong sản xuất cũng như trong điều hành. Hóa đơn xuất kho nguyên vật liệu bao gồm 3 liên, trong đó: *1 liên kho giữ *1 liên phân xưởng giữ *1 liên chuyển sang phòng tài chính (mẫu phiếu xuất kho – xem phụ lục) Bảng 10: Bảng tổng hợp cấp phát vật tư theo định mức Sản phẩm: Giá lưu trữ Số lượng: 100 bộ TT Tên vật tư ĐVT Định mức Thực xuất Tổng Chênh lệch 15/2 17/2 22/2 28/2 1 Thép tấm 0,6mm kg 4700 2000 2000 692 4692 -8 2 Thép tấm 1,2mm kg 1200 300 700 203 1203 +3 3 Bulon M12*40 bộ 400 200 220 420 +20 4 Bulon M6*15 bộ 800 400 405 805 +5 5 Bulon M8*15 bộ 400 100 200 110 410 +10 6 Sơn màu ghi giá kg 63 30 30 60 -3 Nguồn: Phòng Kế toán-Tài chính Công ty Công tác cấp phát nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất tại công ty cơ khí Trúc Lâm luôn diễn ra một cách chính xác và kịp thời, tạo điều kiện thuận lợi cho 2 phân xưởng hoàn thành kế hoạch sản xuất của mình, từ đó nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh trong toàn công ty. 2.6. Công tác thống kê, kiểm kê nguyên vật liệu Tại công ty cơ khí Trúc Lâm, công tác thống kê, kiểm kê theo dõi tình hình sử dụng nguyên vật liệu được tiến hành thường xuyên và liên tục. Các cán bộ quản lý và cung ứng nguyên vật liệu đều nhận thức được tầm quan trọng của công tác thống kê, kiểm kê nguyên vật liệu nên thực hiện rất ngiêm túc công tác này. Nguyên vật liệu cấp cho phân xưởng để trực tiếp sản xuất sản phẩm đã kết thúc toàn bộ quá trình vận động từ sản xuất đến tiêu dùng. Nếu ở đây sử dụng không đúng mục đích, nghĩa là quy định cho việc này, cho sản xuất sản phẩm này đem dùng vào việc khác, cho sản xuất sản phẩm khác, không tuân thủ kỷ luật công nghệ, không tận dụng phế liệu, phế phẩm, tăng mức tiêu dùng nguyên vật liệu đã quy định thì tất yếu dẫn đến bội chi nguyên vật liệu và ảnh hưởng xấu đến kinh tế của doanh ._.