Hoàn thiện công tác quản lý hoạt động nhập khẩu máy móc, thiết bị tại Tổng Công ty Giao nhận kho vận Ngoại Thương

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN KHOA KINH TẾ VÀ KINH DOANH QUỐC TẾ BỘ MÔN KINH DOANH QUỐC TẾ CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Đề tài: Hoàn thiện công tác quản lý hoạt động nhập khẩu máy móc, thiết bị tại tổng công ty Giao Nhận Kho Vận Ngoại Thương Họ tên sinh viên: Nguyễn Thị Lụa Chuyên nghành: Kinh Doanh Quốc Tế Lớp: Kinh Doanh Quốc Tế A Khóa: 46 Hệ: Chính quy Giảng viên hướng dẫn: Ts. Nguyễn Anh Minh HÀ NỘI, NĂM 2008 Lời mở đầu 1. Lý do chọn đề tài Trong những năm gần đây, khi mà xu hướng thương mại hóa toàn cầu hóa đang diễn ra nhanh chóng, và Việt Nam cũng đang nằm trong lộ trình hội nhập và mở cửa nền kinh tế thị trường với việc gia nhập rất nhiều khối kinh tế và thương mại như ASEAN,AFAT, APEC, và mới đây nhất là WTO. Sự kiện gia nhập WTO là sự kiện rất quan trọng trong tiến trình hội nhập của Việt Nam , về các lĩnh vực. Sự kiện Việt Nam gia nhập WTO đã tác động mạnh mẽ tới đời sống kinh tế Việt Nam. Sau khi gia nhập Việt Nam sẽ phải mở cửa rất nhiều lĩnh vực, trong đó có giao nhận, xuất nhập khẩu. VIETRANS là công ty chuyên kinh doanh xuất nhập khẩu và giao nhận vận tải và đang phấn đấu để mở rộng trở thành một tập đoàn đa ngành nghề đa lĩnh vực như: bất động sản, xây dựng, sản xuất, thủy điện, giao nhận, xuất nhập khẩu , vận tải, chuyển phát nhanh. Phòng xuất nhập khẩu của VIETRANS giữ chức năng thực hiện hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu cho tập đoàn, trong đó nhập khẩu chiếm một tỷ lệ lớn. Tuy là phòng chức năng mới được thành lập nhưng đã và đang ngày càng đóng góp không nhỏ vào doanh thu và lợi nhuận của cả tập đoàn, giúp công ty giữ vững vị trí là công ty giao nhận lớn nhất Việt Nam. Chính vì vậy việc phân tích thực trạng hoạt động quản lý nhập khẩu, tìm ra các ưu nhược điểm và tìm ra các nguyên nhân của những hạn chế từ dó đề ra các khắc phục trở nên hết sức cần thiết đối với công ty trong xu hướng cạnh tranh mới này. 2. Mục đích nghiên cứu Mục đích nghiên cứu của đề tài la tìm hiểu những mặt hạn chế trong công tác quản lý nhập khẩu máy móc thiết bị của VIETRANS nhằm đề xuất những giải pháp hoàn thiện công tác này của của công ty trong thời gian tới. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu. Đối tượng nghiên cứu là công tác quản lý hoạt động nhập khẩu máy móc, thiết bị của tổng Công Ty Giao Nhận kho Vận Ngoại Thương (VIETRANS). Từ năm 2004 đến nay 4. Phương pháp nghiên cứu Đề tài sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau: thống kê, phân tích, tổng hợp, so sánh, đối chiếu, để xử lý thông tin và phương pháp thống kê, phân tích để xử lý các số liệu 5. Kết cấu đề tài Đề tài ngoài các phần mở đầu và kết luận chuyên đề gồm 3 chương như sau: Chương 1: Cơ sở lý luận về quản lý hoạt động nhập khẩu của doanh nghiệp Chương 2: Thực trạng hoạt động quản lý nhập khẩu máy móc thiết bị tại tổng Công Ty Giao Nhận kho Vận Ngoại Thương Chương 3: Các giải pháp hoàn thiện công tác quản lý nhập khẩu máy móc thiết bị tại tổng Công Ty Giao Nhận kho Vận Ngoại Thương CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU CỦA DOANH NGHIỆP 1.1. Lý luận chung về hoạt độngnhập khẩu của doanh nghiệp 1.1.1. Nhập khẩu và vai trò của nhập khẩu trong nền kinh tế 1.1.1.1. Khái niệm nhập khẩu Khái niệm: Nhập khẩu là một bộ phận của thương mại quốc tế, là hoạt động kinh doanh trên phạm vi quốc tế. Đối với doanh nghiệp nhập khẩu là hoạt động mua hàng hóa từ thị trường nước ngoài về trong nước nhằm mục đích sản xuất kinh doanh và nhằm tìm kiếm lợi nhuận Nhập khẩu là phương thức thâm nhập thị trường nước ngoài phổ biến, đặc biệt là ở giai đoạn đầu của thâm nhập thị trường. Để thực hoạt động nhập khẩu tốt doanh nghiệp nhập khẩu doanh nghiệp sẽ phải am hiểu về đối tác, giá cả, thị trường trong và ngoài nước, phương thức mua bán hàng hóa quốc tế liên quan đến loại hàng hóa mà doanh nghiệp nhập khẩu đồng thời phải có kế hoạch nhập khẩu phù hợp với biến động của thị trường trong nước và quốc tế. 1.1.1.2. Vai trò của nhập khẩu đối với doanh nghiệp Giúp doanh nghiệp chủ động được nguồn hàng trong sản xuất kinh doanh. Đối với doanh nghiệp sản xuất kinh doanh mà các sản phẩm trong nước không sản xuất được hoặc có sản xuất nhưng không đủ nhu cầu trong nước thì doanh nghiệp buộc phải nhập khẩu từ nước ngoài. Thị trường nước ngoài với nguồn hàng phong phú, đa dạng cả về chất lượng và mẫu mã sẽ giúp cho doanh nghiệp thoải mái nhập khẩu cho kế hoạch sản xuất doanh mà không lo thiếu hàng hoặc không đạt chuẩn như mong muốn đáp ứng các nhu cầu khác nhau của doanh nghiệp. Nhập khẩu còn giúp doanh nghiệp có cơ hội tiệp cận với nguồn hàng rẻ hơn trong nước. Đối với các mặt hàng không có thế mạnh của Việt Nam thì không những chủng loại chất lượng không đảm bảo mà sản phẩm có giá rất cao so với sản phẩm tương tự ở thị trường nước ngoài. Tìm được nguồn hàng hóa rẻ hơn là cơ hội giúp doanh nghiệp tăng cường cạnh tranh nhờ cắt giảm được chi phí. Tóm lại, nhập khẩu hàng hóa giúp cho theo đuổi mục tiêu 5 đúng của doanh nghiệp là: đúng sản phẩm, đúng nguồn, đúng giá, đúng thời gian, đúng khối lượng. Trong đó, đúng là sản phẩm doanh nghiệp có thể tìm được sản phẩm đáp ứng đúng nhu cầu như chất lượng, mẫu mã, đặc tính kỹ thuật…; đúng khối lượng là lượng hàng hóa phục vụ đảm bảo nhu cầu sản xuất kinh doanh và dữ trữ của doanh nghiệp; đúng giá là mua được sản phẩm với giá cả phải phù hợp nhu cầu chất lượng, không bị đắt, không vượt quá giá trị sử dụng; đúng thời gian là hàng hóa được nhập về tại thời điểm hợp lý đảm bảo không kế hoạch sản xuất kinh doanh không bị ngưng trễ nhưng không làm phát sinh nhiều chi phí lưu kho; đúng nguồn là tìm được nhà cung cấp ổn định, uy tín, có khả năng đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp, dịch vụ hậu mãi tốt. Theo đuổi được 5 mục tiêu này sẽ giúp cho doanh nghiệp tối đa hóa được lợi ích và tạo lợi thế cạnh tranh cho doanh nhiệp trên thị trường. Vai trò của nhập khẩu đối với nền kinh tế quốc dân Nhập khẩu là hoạt động tác động trực tiếp đến đời sống và sản xuất của nền kinh tế quốc dân. Một mặt hoạt động nhập khẩu bù đắp lượng hàng hóa thiếu hụt trong nước do không sản xuất được hoặc sản xuất không đủ đáp ứng được nhu cầu, mặt khác nó thay thế những hàng hóa mà nếu sản xuất trong nước thì sẽ không có lợi bằng nhập khẩu Hoạt động nhập khẩu còn thúc đẩy quá trình xây dựng cơ sở, vật chất, kỹ thuật và chuyển hướng nền kinh tế theo hướng công nghiệp hóa hiện đại hóa. Giúp cho nước phát triển có cơ hội đi tắt đón đầu, nhanh chóng đuổi kịp các quốc gia phát triển. Đồng thời còn bù đắp sự mất cân đối của nền kinh tế quốc dân làm cho quá trình phát triển kinh tế bền vừng hơn nếu có một chiến lược nhập khẩu hợp lý. Thông qua việc đáp ứng nhu cầu và đầu vào cho quá trình sản xuất nó còn thúc đẩy quá trình sản xuất, làm cho sản xuất phát triển, tạo công ăn việc làm cho người lao động. Như vậy, nó còn có vai trò cải thiện và nâng cao đời sống nhân dân Hoạt động nhập khẩu cũng có vai trò thúc đẩy hoạt động xuất khẩu vì nó cũng cấp các đầu vào như nguyên nhiên vật liệu, máy móc thiết bị cho việc sản xuất xuất khẩu. Qua đây ta thấy nhập khẩu có vai trò vô cùng quan trọng trong nền kinh tế quốc dân, một mặt nó làm cho nền kinh tế phát triển hơn một mặt nó còn là cầu nối với nền kinh tế thế giới, tạo mối liên kết chắt chẽ hơn với hệ thống kinh tế quốc tế 1.1.2. Các hình thức nhập khẩu Nhập khẩu ủy thác Khái niệm: Nhập khẩu ủy thác là hoạt động nhập khẩu của một doanh nghiệp trong nước bằng cách ủy thác cho một doanh nghiệp khác có chức năng giao dịch ngoại thương trực tiếp tiến hành nhập khẩu hàng hóa theo yêu cầu của mình Khi tiến hành nhập khẩu ủy thác doanh nghiệp nhận ủy thác phải lập hai hợp đồng là hợp đồng nhận ủy thác và hợp đồng mua bán hàng hóa. Trong đó hợp đồng nhận ủy thác là hợp đồng thể hiện mối quan hệ giữa doanh nghiệp ủy thác và doanh nghiệp nhận ủy thác. Còn hợp đồng mua bán hàng hóa do doanh nghiệp nhận ủy thác đứng ra ký kết hợp đồng với đối tác nước ngoài Bên nhận ủy thác sẽ tiến hành giao dịch đàm phán với bên xuất khẩu để làm thủ tục nhập khẩu theo yêu cầu của bên ủy thác và nhận lại một khoản phí nhất định gọi là phí ủy thác. Doanh nghiệp nhận ủy thác sẽ không phải bỏ vốn, không xin hạn nghạch, không phải nghiên cứu thị trường tiêu thụ hàng hóa nhập khẩu. Doanh nghiệp chỉ có giao dịch, ký hợp đồng, và làm thủ tục nhập khẩu hàng hóa, thay mặt bên ủy thác khiếu nại đòi bồi thường nếu có Đây là hình thức chịu ít rủi ro nên thông thường lợi nhuận với các doanh nghiệp nhận ủy thác là không cao. 1.1.2.2. Nhập khẩu tự doanh Khái niệm: Là hoạt động nhập khẩu độc lập của doanh nghiêp xuất nhập khẩu trực tiếp. doanh nghiệp sẽ đại diện chính mình tham gia vào các hoạt động nhập khẩu và không thông qua một bên thứ ba làm trung gian. Khi tiến hành nhập khẩu tự doanh doanh nghiệp sẽ phải tiến hành toàn bộ các hoạt động của việc nhập khẩu như: nghiên cứu thị trường trong và ngoài nước, tính toán chi phí, lập phương án kinh doanh và nhập khẩu, bỏ vốn ra kinh doanh tiến hành giao dịch đàm phán và các thủ tục nhập khẩu hàng hóa. Doanh nghiệp sẽ phải chịu tất cả các rủi ro trong việc kinh doanh nhập khẩu nên rủi ro là cao hơn nhập khẩu ủy thác và do đó lợi nhuận cũng cao hơn. Nhập khẩu liên doanh Khái niệm: là việc một doanh nghiệp tiến hành nhập khẩu bằng cách liên kết một cách tự nguyện với một doanh nghiệp khác cùng tiến hành nhập khẩu Trong nhập khẩu tự doanh sẽ có ít nhất một doanh nghiệp nhập khẩu trực tiếp, các bên sẽ cùng đứng ra phối hợp các kỹ năng, nghiệp vụ, chủ trương và biện pháp liên quan đến hàng hóa nhập khẩu, làm sao cho việc nhập khẩu hàng hóa có lợi nhất cho cả hai bên. Trong hình thức nhập khẩu này thì rủi ro ít hơn so với nhâp khẩu tự doanh vì cả hai bên sẽ cùng góp vốn và chịu rủi ro và lợi nhuận theo tỷ lệ vốn góp. Trách nhiệp, quyền hạn, rủi ro, lợi nhuận sẽ tăng dần theo tỷ lệ vốn góp. Khi tiến hành liên doanh nhập khẩu doanh nghiệp sẽ phải ký hai hợp đồng là hợp đồng nhập khẩu và hợp đồng liên doanh với các doanh nghiệp khác. Nhập khẩu hàng đổi hàng Khái niệm: là phương thức trao đổi hàng hóa trong đó nhập khẩu kết hợp chặt chẽ với xuất khẩu, người bán cũng đồng thời là người mua lượng hàng giao đi có giá trị tương đương với lượng hàng nhập về. Khi tiến hành nhập khẩu hàng đổi hàng doanh nghiệp sẽ phải tiến hành hai hợp đồng là hợp đồng xuất khẩu và hợp động nhập khẩu và phải đảm bảo yêu cầu cân bằng đó là: Cân bằng về mặt hàng: hàng quý hiếm đổi lấy hàng quý hiếm, hàng tồn kho đổi lấy hàng tồn kho. Thuộc tính giá trị sử dụng thể hiên sự thừa nhận của các bên tham gia trao đổi lấy hàng hóa. Cân bằng về giá cả:so với giá quốc tế, nếu giá hàng nhập cao thì giá hàng xuất cũng cao Cân bằng về tổng lượng hàng hóa giao cho nhau: giá trị hàng hóa giao đi và nhập về phải tương đương nhau Cân bằng về điều kiện giao hàng: nếu xuất theo giá CIF thì nhập cũng theo giá CIF,xuất hàng theo điều kiện FOB thì nhập hàng cũng theo điều kiện FOB đây là điều kiện đảm bảo cân bằng về nghĩa vụ các bên tham gia. Đây là phương thức mua bán không sử dụng tiền tệ làm trung gian, được áp dụng trong trường hợp các công ty là bạn hàng uy tín, các công ty con trong hệ thống công ty mẹ, các sản phẩm theo mùa vụ, gia công xuất nhập khẩu.. hoác các bên thiếu ngoại tệ, hàng hóa không được hóa, hàng tồn kho, hoặc bị chính phủ các quốc gia thắt chặt về ngoại tệ Tạm nhập tái xuất Khái niệm: là hoạt động nhập khẩu hàng hóa vào trong nước không phải để tiêu thụ mà là để xuất sang nước thứ ba, nhằm mục đích thu lợi nhuận và hàng hóa nhập khẩu không được phép chế biến tại nước tái xuất Doanh nghiêp vừa tiến hành nhập khẩu vừa tiến hành xuất khẩu nhằm thu được lợi nhuận từ dịch vụ đó Dịch vụ ở đây không đơn thuần là dịch vụ mua chỗ có và bán lại chỗ cần mà còn là toàn bộ các hoạt động tiếp thị, tìm nguồn hàng, xây dựng thương hiệu, nhập xuất hàng hóa…. Doanh nghiệp sẽ phải tiến hành hai hợp đồng là hợp đồng xuất khẩu và hợp đồng nhập khẩu mà không phải chịu thuế xuất nhập khẩu đối với mặt hàng kinh doanh mà chịu chỉ chịu thuế doanh thu. Thuế nhập khẩu sẽ do doanh nghiệp ủy thác nhập khẩu chịu 1.1.2.6 Nhập khẩu đấu thầu Khái niệm: là phương thức giao dịch đặc biệt trong đó người mua công bố trước yêu cầu hàng hóa và dịch vụ đi kèm theo các điều kiện mua bán để nhiều người cạnh tranh với nhau dành quyền cung cấp hàng hóa và dịch vụ đó qua việc người mua trao hợp đồng cho người cung cấp có giá cả và điều kiện hợp lý nhất. Đây là phương thức mua hàng chỉ có một người mua nhưng lại có nhiều người bán cạnh tranh nhau cung cấp hàng hóa cho nhà nhập khẩu Đối tượng của đấu thầu là các hàng hóa có giá trị lớn, công nghệ cao, có thể thay thế. 1.1.3. Các yếu tố ảnh hưởng tới hoạt động nhập khẩu của doanh nghiệp 1.1.3.1. Các yếu tố bên ngoài * Môi trường kinh tế Các hoạt động nhập khẩu của doanh nghiệp chịu sự chi phối của các yếu tố kinh tế nói chung, các yếu tố đó bao gồm GDP bình quân,lạm phát,tốc độ tăng trưởng của nền kinh tế, lãi suất, chính sách tiền tệ quốc gia….. các kế hoạch, các chương trình nhập khẩu đều phải dựa trên các yếu tố này để có sự điều chỉnh cho phù hợp. Khi tiến hành nhập khẩu, một sự thay đổi về lãi suất, tỷ giá, đều ảnh hưởng đến lợi nhuận, chi phí sản xuất của doanh nghiệp. Không những thế nó còn ảnh hưởng đến chiến lược nhập khẩu của doanh nghiệp. Doanh nghiệp sẽ phải quan sát chu kỳ của nền kinh tế, bến động của nền kinh tế thế giới, chu kỳ sản phẩm.. dự báo xu hưởng biến đổi trong tương lai, trên cơ sở đó đưa ra chiến lược phù hợp với từng thời kỳ kinh doanh. * Môi trường chính trị pháp luật Hệ thống chính trị có ảnh hưởng sâu sắc đến các hoạt động thương mại quốc tế. Một hoạt động chính trị ổn định sẽ khuyến khích hoạt động kinh doanh quốc tế. Đối với các doanh nghiệp nhập khẩu nó giúp doanh nghiệp đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng, thúc đẩy nhập khẩu. Môi trường chính trị của quốc gia có liên quan hoạt động nhập khẩu của doan nghiệp ổn định tạo một thị trường cung cấp ổn định, tránh nhiều rủi ro. Khi tiến hành nhập khẩu doanh nghiệp cũng cần tính toán mức độ rủi ro về chính trị để có biện pháp bảo đảm thiệt hại cho hàng hóa của mình ví dụ như mua bảo hiểm có kèm thêm các điều kiện rủi ro về chính trị, tìm nguồn hàng ở các quốc gia khác nhau có ít rủi ro về chính trị. Luật pháp là một công cụ điều tiết của nhà nước thể hiện chính sách thương mại quốc tế của của chính phủ. Đó là một hệ thống các nguyên tắc công cụ, quan điểm mục tiêu và biện pháp của nhà nước sử dụng để điều tiết hoạt động kinh doanh quốc tế. Thông thường chính sách thương mại quốc tế sẽ có xu hướng bảo vệ nền sản xuất trong nước. được thể hiện bởi hai quan điểm sau: Tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp xuất khẩu hàng hóa, mở rộng thị trường ra nước ngoài. Các quốc gia tạo điều kiện xuất khẩu sẽ tạo một lượng hàng hóa phong phú, và hành lang pháp lý thông thoang, thuận tiện để cho các doanh nghiệp nhập khẩu tiến hành hoạt động nhập khẩu hàng hóa được thuận tiện Bảo vệ thị trường nội địa, thông thường các chính phủ sẽ có các rào cản thương mại thuế quan lẫn phi thuế quan để hạn chế nhập khẩu các mặt hàng gây tổn hại cho các doanh nghiệp sản xuất trong nước. Một số các hàng hóa nhập khẩu liên quan đến các công nghệ mới sẽ được khuyến khích, còn một số hàng hóa sẽ bị hạn chế nhập khẩu bằng các công cụ như: rào cản kỹ thuật, hạn nghạch, thuế…. Một trong các công cụ mạnh nhất là thuế, nó ảnh hưởng đến phương thức mua sắm hàng hóa, việc lựa chọn các mặt hàng kinh doanh, lợi nhuận của doanh nghiêp. Các quy đinh về nhập khẩu tác động đến hàng loạt các nghiệp vụ khi nhập khẩu hàng hóa ví dụ như: các giấy phép, kê khai hải quan, thủ tục thanh toán….nó tác động đến thời gian tiến độ nhập khẩu, và mất một lượng chi phí nhất định mà các doanh nghiệp cần phải tính toán để có kế hoạch phù hợp. * Môi trường văn hóa Văn hóa là phạm trù để chỉ các giá trị đạo đức tín ngưỡng, thái độ niềm tin của một cộng đồng nhất định. Khi tiến hành nhập khẩu, các hàng hóa phải phù hợp với văn hóa trong nước vì nó quyết định đến thị hiếu, thẩm mỹ, phương thức mua sắm của khách hàng. Còn đối với các đối tác cung cấp hàng, việc tìm hiều văn hóa giúp ta đàm phán mua hàng một cách dễ dàng, tránh các xung đột về văn hóa. Đồng thời qua văn hóa giúp ta biết được đạo đức kinh doanh, uy tín của đối tác giúp giảm thiểu rủi ro trong buôn bán. 1.1.3.2. Các yếu tố bên trong doanh nghiệp * Nguồn lực tài chính Tài chính là vấn đề quan trọng vì doanh nghiệp muốn thực hiện kế hoạch kinh doanh phải có cơ sở vật chất, tư liệu lao động và trong một doanh nghiệp kinh doanh thương mại đó là vốn lưu động. Nó đảm bảo thực hiện các chiến lược đề ra, giúp cho doanh nghiệp tự chủ và cũng là một lợi thế cạnh tranh và khả năng ứng phó của doanh nghiệp *Nguồn nhân lực Con người là yếu tố quyết định nhất đến thành công của doanh nghiệp. Vì con người là chủ thể của mọi hoạt động. Con người đưa ra moi kế hoạch, chương trình hành động và thực hiện nó. Đội ngũ lao động có chất lượng thì việc thực hiện các kế hoạch mới tốt,chất lượng đội ngũ lao động còn quyết định đến trình độ quản lý của doanh nghiêp nói riêng và bộ phận xuất nhập khẩu nói chung, quản lý nhập khẩu tốt thì việc thực hiện công tác nhập khẩu mới tốt * Nguồn lực vô hình Tiềm lực vô hình là uy tín, vị thế của doanh nghiệp trên thương trường. thương hiệu, các mối quan hệ xã hội….nó là kết quả của cả quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Nó mạng lại lợi ích vô cùng to lớn cho doanh nghiệp trong việc tìm kiếm đối tác, thương lượng, đàm phán, tạo lòng tin cho đối tác và cả khách hàng. Là yếu tố mà bản thân doanh nghiệp trong quá trình hoạt động của mình phải có gắng duy trì, tạo dựng và phát triển. 1.2. Nội dung của quản lý nhập khẩu của doanh nghiệp 1.2.1. Khái niệm và vai trò của quản lý nhập khẩu 1.2.1.1. Khái niệm quản lý nhập khẩu Quản lý nhập khẩu là quá trình tác động đến các công việc, nghiệp vụ của hoạt động nhập khẩu của các nhà quản lý nhập khẩu nhằm làm cho hoạt động nhập khẩu đạt hiệu quả cao nhất Hoạt động quản lý nhập khẩu có đối tượng là các hàng hóa nhập khẩu, các nghiệp vụ, quy trình nhập khẩu, các chứng từ, nhân viên xuất nhập khẩu và các yếu tố liên quan khác như rủi ro trong quá trình nhập khẩu hàng hóa. Còn chủ thể của hoạt động nhập khẩu thường là các trưởng phòng xuất nhập khẩu, giám đốc hoặc trưởng phòng kinh doanh. 1.2.1.2. Vai trò của hoạt động quản lý nhập khẩu đối với doanh nghiệp Quản lý nhập khẩu giúp nâng cao hiệu quả nhập khẩu, giảm các chi phí phát sinh không đáng có nhờ dự đoán, theo dõi và có các động tác để tránh được các rủi ro xuất hiện trong quá trình nhập khẩu; quản lý nhập khẩu còn giúp tìm ra quy trình nhập khẩu hiệu quả tránh những hoạt động thừa, tăng cường phối hợp trong nhập khẩu điều này cũng làm giảm chi phí và tiền bạc. Giảm chi phí là một nhân tố quan trọng giúp doanh nghiệp giảm giá thành sản phẩm qua đó tối đa hóa doanh thu và tăng năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp. Quản lý nhập khẩu còn giúp nắm bắt tận dụng cơ hội kinh doanh nhờ đảm bảo nhập khẩu được hàng hóa đúng chủng loại, số lượng, đảm bảo thời gian và tiến độ nhập khẩu theo như kế hoạch, chiến lược kinh doanh của công ty để nắm bắt và tận dụng cơ hội kinh doanh. Hoạt động quản lý nhập khẩu tốt còn giúp định hướng hoạt động nhập khẩu vào thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp và tránh cho hoạt động nhập khẩu đi lệch hướng chiến lược chung mà công ty đề ra. 1.2.2. Nội dung của hoạt động quản lý nhập khẩu của doanh nghiệp 1.2.2.1. Quản lý các giai đoạn của nhập khẩu Các bước từ giai đoạn đầu tiên cho đến khi tiến hành giao dịch với các nhà cung cấp, đối với doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh nhập khẩu có khác nhau. Đối với doanh nghiệp sản xuất, các sản phẩm nhập khẩu là nguyên liệu cho sản xuất, doanh nghiệp đã biết trước sản phẩm, khách hành, và kế hạch sản xuất kinh doanh. Nên giai đoạn đầu tiên chỉ cần dựa vào kết hoạch sản xuất của công ty để xác định nhu cầu, tìm kiếm nhà cung cấp, và lựa chọn phương án mua hàng thíc hợp.Còn đối với một doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu việc xác định nhu cầu nhập khẩu thông thường nằm trong một phương án kinh doanh nhất định, trước khi có phương án kinh doanh doanh nghiệp phải xác định được khách hàng, sản phẩm. Đàm phán, ký kết hợp đồng ngoại thương Lựa chọn các phương pháp mua hàng thích hợp Các bước chính quy trình nhập khẩu hàng hóa trong doanh nghiệp sản xuất như sau: Xác định nhu cầu Tìm nguồn cung cấp Thanh lý hợp đồng Theo dõi và thực hiện hợp đồng Quy trình nhập khẩu hàng hóa đối với doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu Nghiên cứu thị trường Lập phương án kinh doanh Giao dịch đàm phán và ký kết hợp đồng Thực hiện hợp đồng Thanh lý hợp đồng Ở đây, VIETRANS là doanh nghiệp chuyên kinh doanh hàng hóa xuât nhập khẩu nên ta chỉ xem xét quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa từ góc độ là nhà kinh doanh hàng hóa xuất nhập khẩu mà thôi * Nghiên cứu thị trường Nghiên cứu kỹ các mặt hàng nhập khẩu: quy cách, chủng loại kích cỡ, giá cả thời vụ, và các thị hiếu, từng lĩnh vực sản xuất. Các điều kiện mua bán trên thị trường thế giới, nguồn cung ứng, khả năng sản xuất, các dịch vụ đi kèm: bảo hành sửa chữa, các thiết bị thay thế Nghiên cứu kỹ chu kỳ kinh tế, chu kỳ sống của sản phẩm, các giai đoạn như: thậm nhập, phát triển , bão hòa, thoái trào. Mỗi thị trường thì có một đặc trưng về chu kỳ sản phẩm ta cần phải nắm bắt để xác định thời điểm kinh doanh. Nghiên cứu kỹ thị trường kinh doanh: doanh nghiệp phải nghiên cứu kỹ về chính sách luật pháp. Thương mại, điều kiện tín dụng và tiền tệ, điều kiện vận tải và chi phí, dung lượng thị trường, tập quán, thị hiếu tiêu dùng, các kênh tiêu thụ, các biến động giá cả Thu thập các thông tin về bạn hàng kinh doanh, các thông tin chủ yếu về bạn hàng cần phải thu thập là: Tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, lĩnh vực và phạm vi kinh doanh. Kết quả kinh doanh trong các năm gần đây Khách hàng có khả năng cung cấp hàng hóa lâu dai, thường xuyên, kịp thời, các chủng loại sản phẩm có phong phú hay không Khả năng về vốn, cơ sở vật chất kỹ thuật của doanh nghiệp Thái độ và quan điểm kinh doanh của doanh nghiệp: chiếm lĩnh thị trường, độc quyền, hay những quan điểm về mua bán với bạn hàng Uy tín của doanh nghiệp đối tác trong kinh doanh * Lập phương án nhập khẩu hàng hóa Đây là kết quả của quá trình nghiên cứu thị trường, từ các thông tin thu thập được doanh nghiệp sẽ tiến hành lập phương án kinh doanh, thông thường 1 phương án kinh doanh sẽ trải qua các bước sau: Đánh giá tình hình thị trường Việc đầu tiên khi bắt đầu lập một phương án kinh doanh là phải thị trường và khách hàng cụ thể, thậm chí các sản phẩm và mặt hàng còn được hoạch định cho nhu cầu tương lại và kích cầu tương lai. Từ các dữ kiện về thị trường được thu thập từ giai đoạn nghiên cứu thị trường doanh nghiêp sẽ phải xác định được thị trường của sản phẩm kinh doanh của họ có thực sự hay không, thời điểm sẽ mở ra thị trường, dung lượng, phân đoạn thị trường như thế nào. Các thị trường đó vận hành ra sao, và biến động ở mức độ như thế nào. Từ trên cơ sở đó đặt trọng tâm tới các nhóm khách hàng trong thị trường đó. Doanh nghiệp phải rút ra được số lượng, thị hiếu, hành vi và các giá trị văn hóa có liên quan. Lựa chọn mặt hàng, bạn hàng, thời cơ, điều kiện kinh doanh. Sau khi đã có được thì trường và khách hàng cụ thể thì lựa chọn sản phẩm hoặc có sự thay đổi cho phù hợp với thì trường kinh doanh. Từ quá trình thu thập dữ liệu doanh nghiệp phải có được, tính năng, công dụng, chất lượng giá cả của sản phẩm, chu kỳ sống của sản phẩm. trên cơ sở tính năng công dụng ta phải có chu kỳ sống của sản phẩm và xác định thời điểm kinh doanh mặt hàng cho thích hợp. Đối với phân tích thông tin về giá cả thì cũng cần thu thập thông tin qua nhiều kênh khác nhau. Chọn lọc và phân tích xu thế giá cả của cả thị trường trong nước và quốc tế để xem có nên tiếp tục phương án hay không, nên điều chỉnh cho phù hợp hay dùng phương án thay thế Từ chu kỳ sống của sản phẩm kết hợp với xu hướng về giá của sản phẩm trong nước và quốc tế doanh nghiệp hoạch định thời cơ kinh doanh và những điều kiện cần thiết để tiến hành kinh doanh. Xác định được thời cơ kinh doanh đánh dấu doanh nghiệp đã xác tận dụng được cơ hội kinh doanh và đã hoàn tất công tác chuẩn bị như vốn, kênh phân phối, nhân sự và một số các trang thiết bị khác phục vụ cho hoạt động kinh doanh để bắt tay vào khai thác thị trường Đặt ra mục tiêu kinh doanh Lợi nhuận luôn là mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp. Tuy nhiên trong những giai đoạn nhất định mục tiêu kinh doanh phải cụ thể hơn ví dụ như: chiếm lĩnh thị trường, cạnh tranh thăm dò đối thủ, giành giật khách hàng……. Mục tiêu kinh doanh của một phương án kinh doanh là thước đo sự thất bại hay thành công của một phương án kinh doanh Mục tiêu kinh doanh trong ngắn hạn và trong dài hạn có thể khác nhau nhưng mục tiêu ngắn hạn phải đảm bảo thực hiện mục tiêu dài hạn . Khi xem xét mục tiêu kinh doanh thì doanh nghiệp phải tính đến cả điều kiện chủ quan và khách quan. Một mục tiêu kinh doanh phải thể hiện cả về mặt định tính và định lượng Đề ra các biện pháp thực hiện Một phương án kinh doanh sẽ phải thể hiện chi tiết các biện pháp thực hiện về tất cả các mặt như vốn và cơ cấu vốn, nhân sự và tuyển dụng nhân sự, thiết bị kinh doanh và việc mua sắm các thiết bị kinh doanh, xây dựng hệ thống phân phối…..các chỉ tiêu sẽ phải được tính toán đầy đủ, cụ thể chi tiết. Việc đề ra các biện pháp thực hiện giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc huy động nguồn lực thực hiện chiến lược kinh doanh. Phân tích các chỉ tiêu cơ bản trong phương án kinh doanh Là việc đưa ra những con số cụ thể về mặt kinh tế. Nó thể hiện qua chỉ tiêu lợi nhuận, doanh thu, chi phí. Về doanh thu sẽ phải tính toán cụ thể doanh thu trước và sau thuế, tính rõ các loại thuế phải nộp cho nhà nước. Và việc tính các chỉ tiêu này phải thống nhất theo một đơn vị tiền tệ nhất định. Về chi phí ngoài các chi phí có thể tính cụ thể rõ ràng, doanh nghiệp sẽ phải tính dự tính được những khoản khó định lượng để đảm bảo không bị thiếu hụt vốn. Các khoản chi phương thường tính trong kinh doanh nhập khẩu là: vân tải , bảo hiểm, kho bãi, giá hàng hóa…. Chỉ tiêu về lợi nhuận là kết quả của doanh thu trừ cho chi phí. Một phương án kinh doanh sẽ phải thể hiên được các chỉ tiêu về lơi nhuân như: tỷ suất lợi nhuận, tỷ suất doanh lợi, tổn lợi nhuận…… Ngoài ra doanh nghiệp cũng phải đề cập đến một số chỉ tiêu khác là: tỷ suất hoàn vốn nội bộ(IRR), giá trị hiện tại ròng( NPV), giá trị tương lai(FV), thời điểm hòa vốn, điểm hòa vốn, tốc độ quay vòng vốn. * Giao dịch đàm phán, và ký kết hợp đồng Giao dịch Thông thường thì giao dịch thường trải qua những bước sau: hỏi hàng, chào hàng, hoàn chào hàng, chấp nhận, đặt hàng, xác nhận. Hỏi hàng: đây là khâu đầu tiên của giao dịch tồn tại dưới dạng thư do 1 bên gửi cho bên kia để thu thập thông tin về giá, sản phẩm, điều kiện thanh toán, cung cách giao hàng… thông thường do bên mua gửi cho bên bán, tuy nhiên cũng có thể ngược lại trong trường hợp muốn tham gia khảo giá của đối thủ cạnh tranh, của thị trường. Chào hàng: là một văn bản có thể do bên bán hoặc bên mua phát ra để đề nghị giao dịch với các thông tin về sản phẩm tương tự như hỏi hàng nhưng cụ thể hơn về tên hàng, quy cách, phẩm chất, giá cả, số lượng, điều kiện cơ sở giao hàng, thời hạn giao hàng, điều kiện thanh toán, bao bì, kí mã hiệu, thể thức giao nhận hàng… trong các giao dịch quốc tế người ta phân biệt hai loại chào hàng là chào cố định vào chào hàng tự do. Chào hàng tự do do một bên phát cho nhiều người và không ràng buộc trách nhiệm pháp lý, chào hàng cố định do một bên phát cho một đối tượng cụ thể và có ràng buộc trách nhiệm pháp lý. Hoàn chào hàng là văn bản đáp lại thông tin báo giá hoặc chào hàng. Thực chất là bản mặc cả thông tin giá mà bản chào hàng, báo giá đưa ra. Nó muốn thay đổi một điều khoản nào đó mà một bên chưa hài lòng. Chấp nhận hàng là văn bản có thể do bên mua và bên bán phát ra chấp nhận tất cả các điều khoản, điều kiện mua bán sản phẩm mà hai bên đang thảo luận. Đặt hàng là văn bản do người mua phát ra yêu cầu một cách cụ thể và phải được ràng buộc trách nhiệm pháp lý giữa các bên. Chấp nhận là văn bản do bên bán phát ra ghi lại tất cả các điều khoản đã thỏa thuận và gửi lại cho bên mua hay còn gọi là giấy xác nhận mua hàng Đàm phán Đối với doanh nghiệp nhập khẩu hàng hóa nội dung của đàm phán chính là hợp đồng mua bán hàng hóa. Thông thường trước khi đàm phán doanh nghiệp sẽ phải dự thảo tất cả các điều khoản của hợp đồng và trên cơ sở điều khoản hợp đồng hai bên sẽ tiến hành thống nhất các điều khoản để đi đến kí kết hợp đồng Nội dung của các cuộc đàm phán: tên hàng, phẩm chất, số lượng, bao bì đóng gói, giao hàng, giá cả,thanh toán, bảo hiểm, bảo hành, khiếu nại, phạt và bồi thường, trọng tài, bất khả kháng. Thông thường đàm phán có rất nhiều hình thức: Giao dịch đàm phán qua thư,giao dịch đàm phán qua điện thoại,giao dịch đàm phán bằng gắp gỡ trực tiếp Mỗi một hình thức đàm phán có những ưu nhược điểm khác nhau vì vậy doanh nghiệp sẽ phải có sự lựa chọn phù hợp. Và để đạt được mục đích cao nhất của đàm phán doanh nghiệp cần phải chuẩn bị tốt các mặt sau: Thời gian và địa điểm đàm phán Nhân sự cho đàm phán Văn hóa trọng đàm phán Chiến thuật chiến lược trong đàm phán Các kỹ thuât đàm phán: mở đầu, kết thúc, kỹ thuật đặt vấn đề chuyển vấn đề, kỹ thuật lập luận, kỹ thuật chứng minh, bác bỏ ,vô hiệu hóa … Việc chuẩn bị tốt cho đàm phán có ý nghĩa quan trọng trong việc đảm bảo đàm phán diễn ra suôn sẻ, giành thắng lợi trong đàm phán và đạt mục tiêu đề ra Ký kết hợp đồng Sau khi đàm phán kết thúc thành công cả hai bên sẽ đi đến ký kết hợp đồng . Trong kinh doanh xuất nhập khẩu hơp đồng mua bán hàng hóa là 1 thỏa thuận trong đó bên bán tức là bên xuất khẩu có nghĩa vụ chuyển giao cho bên mua tức là bên nhập khẩu một tài sản nhất định gọi là hàng hóa còn bên mua có nghĩa vụ phải trả một khoản tiền có giá trị ngang bằng với hàng hóa ch bên bán và nhận hàng Thông thường một hợp đồng mua bán hàng hóa trong xuất nhập khẩu sẽ gồm có những điều khoản sau - Phần mở đầu: gồm những thông tin về hai bên chủ thể của hợp đồng như tên giao dịch giấy đăng ký kinh doanh, tên giao dịch quốc tế, địa chỉ, điện thoại, số tài khoản, trụ sở chính, người đại diện… - Điều khoản tên hàng: để xác định chính xác đối tượng mua bán, hai bên thống nhất cách ghi tên hàng trong hợp đồng. - Điều khoản về quy cách phẩm chất: nội dụng của điều khoản này là để xác định chất lượng và trách nhiệm của người mua và người bán đối với việc kiểm tra và địa điểm kiểm tra Điều khoản về số lượng hàng: điều khoản này quy định về số lượng, đơn vị tính số lượng, phương pháp xác định số lượng, tỷ lệ dụng sai……. - Điều khoản về giá cả: nội._. dung bao gồm đồng tiền tính giá, mức giá mua bán, phương pháp quy định giá, phương pháp xác định giá, cơ sở của giá cả và việc giảm giá… - Điều khoản giao hàng: nội dung của điều khoản này quy định về thời hạn giao hàng, phương thức giao hàng và thông báo giao hàng….. - Điều khoản thanh toán: nội dung Đây là điều khoản đảm bảo người bán sẽ nhận được tiền đầy đủ sau khi giao hàng. Thông thường điều khoản thanh toán sẽ quy định về đồng tiền thanh toán, thời hạn thanh toán, phương thức thanh toán, và cả điều kiện về giấy tờ khác. Các phương thức thanh toán chính là: tiền mặt, chuyển tiền, nhờ thu, LC - Các điều khoản khác: Điều khoản ký mã hiệu và bao gói : ký mã hiệu của hàng hóa thường gồm nhóm thông tin chỉ định và manh tính chất thông tin quy định về tên hàng hóa, trọng lượng tịnh, cả bì, người gửi , người nhân, nơi ký hợp đồng nguồn gốc xuất xứ. Đối với điều khoản về bao bì thì còn tùy vào hàng hóa mà quy định về bao bì đóng gói cho hợp lý, nội dung thường là chất lượng bao bì, giá cả, phương thức cung cấp bao bì Điều khoản khiếu nại: điều khoản khiếu nại được thỏa thuận nhằm giải quyết nhưng tranh chấp, những tổn thất hoặc thiệt hại mà một trong hai bên gây ra hoặc vi phạm hợp đồng. Nội dung thường là về : thể thức khiếu nại, thời hạn khiếu nại, quyền và nghĩa vụ các bên tham gia khiếu nại, cách thức giải quyết khiếu nại. Điều khoản bảo hành: đây là điều khoản quy định về phạm vị bảo đảm của hàng hóa thời hạn và trách nhiệm bảo hành hàng hóa. Điều khoản quy định về trường hợp miễn trách nhiệm: nó gồm các trường hợp bất khả kháng, nằm ngoài tầm kiểm soát của người thực hiện hợp đồng mà nếu xảy ra thì các bên được miễn trách nhiệm. Điều khoản trọng tài: đây là điều khoản quy định về trọng tài sẽ giải quyết và địa điểm giải quyết, luật áp dụng nếu xảy ra các tranh chấp mà hai bên không thể tự giải quyết được. Ngoài ra một hợp đồng cũng cần phải có chú ý đến hình thức của văn bản. Luật pháp một số quốc gia chấp nhận cả hình thức bằng miệng lẫn bằng văn bản. Tuy nhiên, pháp luật Việt Nam và hầu hết các quốc gia thường quy định hợp đồng làm bằng văn bản thì mới có hiệu lực. Trong buốn bán ngoại thương thì doanh nghiệp nên lựa chọn hình thức bằng văn bản thì sẽ an toàn hơn. *Tổ chức thực hiện hợp đồng Xin giấy phép xuất nhập khẩu Đối với hàng nhập khẩu thường bị kiểm tra chặt chẽ hàng xuất khẩu, thông thường cần phải kiểm tra các điều kiện nhập khẩu, các loại giấy phép đảm bảo điều kiện nhập khẩu. Các giấy phép nhập khẩu được phân theo chuyên môn nghiệp vụ của cơ quan cấp phép nhập khẩu cuối cùng và nhập khẩu tổng hợp là bộ công thương nên khi xin phép nhập khẩu phải lập thành nhiều bộ để gửi nhiều cơ quan chuyên ngành. Xác nhận thanh toán Trong trường hợp thanh toán bằng tiền mặt, séc thì nhà nhập khẩu phải thực hiện việc xác nhận thanh toán ngay sau khi ký hợp đồng. Nhà nhập khẩu kiểm tra thanh toán thì mới thực hiện hợp đồng. Tuy nhiên việc thanh toán trước là một việc khá rủi ro đối với nhà nhập khẩu nên trong nghiệp vụ phải thực hiện tuân thủ các bước kiểm tra một cách nghiêm ngặt va chặt chẽ và phần lớn được áp dụng cho thanh toán đặt cọc hoặc làm ăn giữ công ty mẹ và công ty con. Đối với việc thanh toán nhờ thu thì phần lớn các nhà nhập khẩu đều phải phải cung cấp các số liệu liên quan đến uy tín và tình trạng tài chính của minh khi xác nhận thanh toán với khách hàng. Đối với hình thức LC thì việc xác nhận thanh toán là việc mở LC và phát hành LC và thông báo cho khách hàng Đôn đốc giao hàng ( nếu có) Sau khi thực hiện việc xác nhận thanh toán với nhà xuất khẩu đây là khoảng thời gian thực hiện hợp đồng. Tuy nhiên, nếu nhà nhập khẩu không thường xuyên theo dõi, dôn đốc việc thực hiện giao hàng thì rất dễ dẫn đến chậm tiến độ giao hàng. Việc thực hiện giao hàng thực chất là việc nhắc báo cáo tiến độ thực hiện giao hàng. Tuy nhiên, việc đôn đốc phải hợp lý tránh gây áp lực cho nhà xuất khẩu. Những công việc này nếu thực hiện đều đặn định kỳ sẽ thể hiện sự quan tâm và có trách nhiệm hơn của nhà nhập khẩu đối với việc thực hiện hợp đồng. Thuê tàu (nếu có) Nếu mua bán theo các điều kiện nhóm C,F và C&F thì việc thuê tàu phần lớn là do nhà nhập khẩu làm. Trong giai đoạn này việc phối hợp với nhà xuất khẩu trong việc thông báo tên tàu, số hiệu chuyến tàu, ngày dự kiến đến, ngày dự kiến tàu rời cảng.. để bên xuất khẩu chuẩn bị gửi hàng, là rất quan trọng để tránh nhỡ tàu chậm tàu gây phát sinh chi chí và tranh chấp Mua bảo hiểm( nếu có) Đối với trường hợp bên mua bảo hiểm là nhập khẩu thì việc mua bảo hiểm nhất thiết phải quy định chặt chẽ. Tuy nhiên, nếu việc mua bảo hiểm do bên xuất khẩu tiến hành thì hợp đồng phải quy định chặt chẽ. Và phải chú ý bảo hiểm hàng hóa là cho bên nhập khẩu, quyền đòi bồi thương sẽ do bên nhập khẩu trực tiếp thực hiện. Nếu người nhập khẩu có được quyền mua bảo hiểm sẽ thuận lợi vì người mua và người hưởng là như nhau. Thanh toán tiền hàng Việc thanh toán tiền hàng không nhất thiết phải thanh toán vào giai đoạn này tuy nhiên với thanh toán bằng nhờ thu và LC thì nó là bắt buộc. Việc thanh toán sẽ giúp cho nhà nhập khẩu có được bộ chứng từ để nhận hàng. Việc thanh toán nhanh sẽ giúp nhà nhập khẩu tránh được chi phí lưu kho bãi. Làm thủ tục hải quan Khác với xuất khẩu, nhập khẩu thường bị kiểm soát chặt chẽ hơn, nên việc kê khai phải bảo đảm chính xác. Đặc biệt là kê khai mã số thuế và áp thuế phải nộp. Nếu có sai sót sẽ bị phạt rất nặng hơn nữa việc thông quan hàng nhập cũng phức tạp hơn hàng xuất do có nhiều mức thuế và mã số thuế. Nên việc tra cứu mã hàng và mã thuế cũng cần phải thực hiện kỹ lưỡng để tranh gây tổn thất cho nhà nhập khẩu. Nhận hàng Tùy vào từng hình thức gửi hàng của bên xuất khẩu bên nhập khẩu sẽ có hình thức nhận hàng tương ứng. Hình gửi hàng lưu kho, không lưu kho, nguyên công, hàng lẻ…. thì các nghiệp vụ sẽ khác nhau. Đồng thời việc thông quan hàng hóa cũng phải được thực hiện song song với nghiệp vụ nhận hàng. Các thủ tục thông quan phải được nhanh chóng hoàn tất trước khi lấy hàng ra khỏi cảng và trong thời gian hành chính vì chi phí dịch vụ ngoài giờ thường rất cao. Việc nhận hàng có thể bị chậm trễ nên phải có gắng sớm nhất có thể. Kiểm tra hàng nhập Đây là việc tiến hành song song với nghiệp vụ nhận hàng. Nếu các hàng hóa không bị quy định về kiểm định thì nhà nhập khẩu có thể kiểm tra khi phát hiện phi vấn. Còn đối với hàng hóa có quy định về kiểm định thì phải tiến hành mời có quan kiểm định theo quy định của pháp luật Khiếu nại (nếu có) Việc khiếu nại có khi hàng hóa bị thiếu hụt hoặc hư hỏng và thông thường phải được tiến hành trong khoảng thời gian bảo hành. Để việc khiếu nại có tính thuyết phục thì phải đảm bảo tính pháp lý và tính minh bạch của các biên bản, chứng từ. Trong giai đoạn này việc xử lý sự cố và đề xuất các giải pháp phải dự trên tinh thần hợp tác lẫn nhau để làm giảm chi phí kiện tụng. Giám sát việc thực hiện hợp đồng: Đây là công việc tiến hành xuyên suốt quá trình thực hiện hợp đồng cho tới khi kết thúc hợp đồng. Thông qua việc giám sát nhà nhập khẩu xem xét tiến trình thực hiện các nội dung của hợp đồng như số lượng, chất lượng, thời hạn giao hàng, các chứng từ cần thiết, các điều kiện bảo hành, bảo quản hàng hóa, các quyền lợi và nghĩa vụ mà mua và người bán phải thực hiện. Việc này sẽ đảm bảo người xuất khẩu thực hiện đúng cam kết của mình như giao hành đúng thời hạn,đúng số lượng và chất lượng của hợp đồng. Ngoài ra, nó còn giúp chính nhà nhập khẩu thực hiện các cam kết của mình, làm tốt các công việc liên quan đến từng hợp đồng, không để xảy ra sai sót, quên hoặc bỏ sót dẫn đến vi phạm hợp đồng. Đây là hoạt động thể hiện chức năng kiểm tra kiển soát của một nhà quản lý nhập khẩu và đóng vai trò quan trọng trong việc hoàn tất một hợp đồng. .Quản trị rủi ro trong hoạt động nhập khẩu * Khái niệm về rủi ro và quản trị rủi ro trong kinh doanh Khái niệm rủi ro: rủi ro được hiểu là những tai nạn, tai họa, hay sự cố xảy ra một cách bất ngờ, ngẫu nhiên hoặc những mối đe dọa khi xảy ra thì sẽ gây tổn thất cho con người. Khi nói đến rủi ro thì nó phải là những sự kiện bất ngờ ngoài tầm kiểm soát của con người và gây thiệt hại cả về vật chất lẫn tinh thần cho con người Quản trị rủi ro: là một chức năng quản trị chung để nhận dạng, đánh giá đối phó với những nguyên nhân và hậu quả của rủi ro đối với một tổ chức. Quản trị rủi ro cũng như hoạt động quản trị nói chung là hoạt động có tổ chức chặt chẽ và có đầy đủ các chức năng: phát hiện nguy cơ, lập các phương án chống rủi ro, kiểm tra, xử lý và khắc phục hậu quả rủi ro hiệu quả. Môi trường kinh doanh nói chung và môi trường hoạt động thương mại quốc tế nói riêng luôn chứa đầy rủi ro. Để tránh những thiệt hại không đáng có và tận dụng cơ hội trong kinh doanh thì quản trị rủi ro là cần thiết để doanh nghiệp có thể đứng vững trên thị trường * Nguyên nhân rủi ro trong hoạt động nhập khẩu hàng hóa Trong kinh doanh, ta thường gặp những nhân tố gây ra rủi ro sau: Môi trường tự nhiên như động đất, núi lửa, lũ lụt, sóng gió, bão, độ ẩm, các loại vũ khí vô chủ trôi nổi trên biển… đấy là nguyên nhân làm cho giá trị sử dụng có thể hư hỏng hoặc làm giảm giá trị thương mại. Môi trường chính trị mà biểu hiện là: nổi loạn, đảo chính, nội chiến…. tài sản kinh doanh của doanh nghiệp có thể bị phong tỏa, tước đoạt hoặc chiếm giữ lâu. Tất cả đều gây cho chi phí , thiệt hại cho doanh nghiệp Môi trường kỹ thuật biểu hiện là khi một kỹ thuật ra đời làm cho một kỹ thuật khác cũ đi tương đối làm cho doanh nghiệp phải thường xuyên tìm kiếm các kỹ thuật mới để tránh bị lạc hậu; Môi trường xã hội mà biệu hiện là các phong tục tập quán, tôn giáo, văn hóa xã hội, các phạm trù đạo đức….nó làm tăng tính bất định trong quan hệ kinh tế giữa các doanh nghiệp Môi trường pháp lý: là toàn bộ các quy tắc ứng xử, quy định về phạm vị quyền hạn, mà doanh nghiệp phải tuân theo trong một quốc gia lãnh thổ kinh doanh. Môi trường pháp lý ổn định, là cơ sở để cho doanh nghiệp kinh. Bên cạnh đó sự thiếu minh bạch thông thoáng và khoa học trong chính sách cũng làm cho doanh nghiệp gặp rủi ro trong kinh doanh. Ngoài ra, quan điểm về tự do hóa thương mại hay bảo hộ mậu dịch cũng của chính phủ cũng được thể hiện trong chính sách pháp luật thông quan việc dựng lên hoặc dỡ bỏ các rào cản đối với thương mại hàng hóa. Chu kỳ của nền kinh tế: ở đây chính là chu kỳ kinh doanh của nền kinh tế mà bất cứ nền kinh tế thị trường nào đều gặp phải. Sự khủng hoảng kinh tế làm tăng nguy cớ rủi ro cho doanh nghiệp, nếu không nhận thức được để có điều chỉnh phù hợp thì có thể dẫn đến phá sản. Ngoài ra còn một số nguyên nhân khác như: cạnh tranh, biến động giá cả, lạm phát, tài chính, tiền tệ và tỷ giá hối đoái, thông tin trong kinh doanh, khách hàng……… tất cả các nhân tố này đều ảnh hưởng đến doanh nghiệp và đều gây những rủi ro không thể tránh khỏi Trong thương mại quốc tế mà cụ thể là hoạt động nhập khẩu thì các rủi ro thường lớn hơn, tần suất xảy ra thường xuyên hơn, đa dạng và phức tạp hơn doanh nghiệp kinh doanh nội địa do những đặc trưng riêng có của thương mại quốc tế. Các rủi ro của thương mại quốc tế thường do những nguyên nhân sau: Khoảng cách vận chuyển hàng hóa quá dài chủ yếu bằng đường biển và vận tải đa phương thức. Vì vậy rất dễ gặp các rủi ro do sóng biển, bão biển, cướp biển, đình công, lốc xoáy, vòi rồng…. hàng hóa có thể bị cuốn xuống biển, mất hàng hóa, hoặc nhiễm mặn mất giá trị sử dụng Khi áp dụng các điều kiện thương mại, thì sự khác biệt về ngôn ngữ cũng tạo ra cách hiểu khác nhau dẫn đến xung đột về lợi ích và có thể phải giải quyết bằng tòa án hoặc trọng tài Sự khác biệt về ngôn ngữ văn hóa dẫn đến cách hiểu khách nhau về quyền và nghĩa vụ theo hợp đồng về các điều kiện giao hàng, thanh toán, khiếu nại… Hợp đồng buôn bán hàng hóa chịu sự điều tiết của rất nhiều hệ thống pháp luật khác nhau bao gồm: công ước quốc tế, luật pháp quốc gia, hợp đồng, các tập quán thương mại. Và có thể dẫn đến các xung đột pháp luật. Trên là một số nguyên nhân gây rủi ro trong thương mại quốc tế mà các nhà kinh doanh nên chú ý để có biện pháp phòng ngừa rủi ro cho thích hợp * Các loại rủi ro chủ yếu trong nhập khẩu hàng hóa Rủi ro trong giai đoạn tiền hợp đồng Trong việc tìm kiếm các nhà cung cấp phải nghiên cứu kỹ lượng và phải đảm bảo 5 đúng trong việc tìm kiếm nhà cung cấp: đúng người( right person), đúng tiến độ (right time), đúng sản phẩm( right product), đúng địa điểm ( right place), đúng giá( right price). Trên thị trường quốc tế có rất nhiều hàng hóa tương tự nhau có thể đáp ứng được yêu cầu về sản phẩm hoặc chỉ một số yêu cầu, thêm vào đó là có rất nhiều nhà cung cấp khác nhau ở nhiều khu vực địa lý khác nhau. Điều này cho phép nhà nhập khẩu có nhiều lựa chọn thì những rủi ro tiềm ẩn càng gia tăng. Rủi ro trong giai đoạn này chủ yếu là rủi ro thông tin như thiếu thông tin, bão hòa về thông tin, thiếu nhạy bén, tính cập nhật của thông tin hoặc là thông tin sai lệch. Bất cứ nguồn thông tin nào mà không được phân tích kỹ thì đều làm cho quá trình tìm kiếm các nhà không hiệu quả , tăng chi phí và có thể dẫn đến hậu quả là lựa chọn không chính xác nhà cung cấp gây ra những sai lầm trong quyết định Ngoài việc lựa chọn nhà cung cấp nào thì nghiên cứu biến động thị trường cũng là rất quan trọng. Dự đoán được sự tăng giảm thị trường doanh nghiệp sẽ có kế hoạch chủ động để mua sắm hàng hóa phù hợp tiết kiệm được chi phí nhất cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp sẽ phải quyết định được nên mua vào thời điểm nào, thời điểm nào thị trường khan hiếm, dữ trữ vào thời điểm nào. Điều này sẽ làm giảm chi phí phát sinh, tăng lời nhuận cho doanh nghiệp đồng thời dự tính trước đước chi phí. Doanh nghiệp phải thất sự có tư duy chiến lược, nhạy bén với biến động của thị trường và đưa ra quyết định kip thời và chính xác Rủi ro trong giai đoạn thực hiện hợp đồng Trong giai đoạn này thì rủi ro đầu tiên có thể xuất phát từ quá trình đàm phán và ký kết hợp đồng. Sự khác biệt ngôn ngữ có thể làm cho các bên hiểu nhầm về ý đồ của đối tác là một trong những nguyên nhân gây thất bại trong đàm phán, sự không hiểu biết về văn hóa có thể cũng có thể gây ra xung đột làm ảnh hưởng đến hợp đồng. Ngoài nguyên nhân này ra thì sự chuẩn bị không kỹ càng cho đàm phán cũng dẫn đến phải nhượng bộ một số điều khoản bất lợi cho hợp đồng. Do vậy việc chuẩn bị chiến lược đàm phán, nội dung, nhân sự, tổ chức cho đàm phán rất quan trọng để đạt được thắng lợi trên bàn đàm phán. Sau khi kí kết hợp đồng doanh nghiệp gặp phải rủi ro khi thực hiện hợp đồng. Rủi ro có thể gặp phải do việc nhận được hành hóa không đúng chất lượng, số lượng, quy cách so với yêu cầu của trong hợp đồng. Nguyên nhân ở đây có thể do lựa chon sai đối tác, yêu cầu của hợp đồng không chặt chẽ dẫn đến các cách hiểu khác nhau về yêu cầu chất lượng hàng hóa, do quá trình vận chuyển dài ngày hoặc điều kiện tự nhiên bất lợi làm biến chất hàng hóa, hoặc do bản thân người nhập khẩu cung cấp hàng không đúng tiêu chuẩn. Rủi ro này thường dẫn đến tốn kém chi phí khiếu nại, kiện tụng và nếu không dàn xếp ổn thỏa thì có thể làm ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp trong việc cung cấp hàng hóa cho thị trường, chất lượng hàng hóa kém sẽ làm mất lòng tin của khách hàng vào doanh nghiệp. Rủi ro trong giai đoạn sau hợp đồng Sau khi thực hiện hợp đồng, nhà cung cấp tiến hành giao hàn. Các rủi ro xảy ra trong giai đoạn này có thể do việc giao hành chậm về thời gian và tiến độ giao hàng. Nguyên nhân có thể từ nhiều phía: từ nhà cung cấp có thể do kế hoạch sản xuất không chuẩn bị kịp cho giao hàng, do hỏng hóc máy móc, do thiên tai bất thường làm đình trệ quá trình sản xuất. Từ phía nhà chuyên chở có thể do năng lực chuyên chở hoặc gặp phải rủi ro khách quan, bất ngờ trên đường đi làm không thể di chuyển được hoặc đi lánh nạn, hoặc mất mát toàn bộ hàng hóa trong quá trình chuyên chở. Ngoài ra doanh nghiệp còn có thể gặp phải vấn đề như việc áp dụng biểu thuế mới trong quá trình nhập khẩu, các quy định mới được áp dụng tất cả đều có thể làm thay đổi tiến độ giao và nhận hàng của doanh nghiệp Sau thực hiện hợp đồng thì doanh nghiệp nhập khẩu phải tiến hành thanh toán. Rủi ro gặp phải có thể liên quan đến quá trình thanh toán của doanh nghiệp. Đối với hình thức LC thì việc thanh toán được đảm bảo hơn, tuy nhiên nó lại tốn kém hơn và phức tạp hơn so với các hình thức khác. Nhưng đối với phương thức chuyển tiền và nhờ thu thì rủi ro sẽ cao hơn so với hình thức LC và doanh nghiệp có thể gặp phải rủi ro sau: Rủi ro khi doanh nghiệp nhập khẩu tiến hàng thanh toán trước nhưng doanh nghiệp xuất khẩu không tiến hành giao hành đầy đủ. Doanh nghiệp có thể thực hiện môt số biện pháp phòng ngừa rủi ro sau. Tìm hiều nhà cung cấp thật kỹ lưỡng, về uy tín và tình hình tài chính của nhà cung cấp Tham khảo ý kiến của ngân hàng về quá trình kinh doanh của nhà nhập khẩu, hoặc tìm hiểu qua đại sứ quán Việt Nam tại nước của nhà xuất khẩu Thực hiện ký quỹ tại ngân hàng để đảm bảo thực hiện hợp đồng. Có thể đùng một số biện pháp khác như: LC dự phòng, đảm bảo thực hiện hợp đồng, giấy bảo đảm để bảo vệ quyền lợi của mình. Rủi ro khi doanh nghiệp thanh toán phải chứng từ giả, không trung thực, mẫu thuẫn với hợp đồng. Để tránh được rủi ro này doanh nghiệp có thể áp dụng một số biện pháp sau: Quy định chặt chẽ các loại giấy tờ xuất trình để thanh toán về cả nội dung lẫn hình thức. Khi kiểm tra chứng từ phải thật cẩn thận và các chứng từ phải do người có thẩm quyền cung cấp Đối với các lô hàng lớn có thể phải cử cả người giám sát quá trình bốc xếp hàng Trong trường hợp mà có thể việc thanh toán xảy ra trước thì đề nghị gửi thẳng 1/3 bộ chứng từ cho nhà nhập khẩu để tiến hành nhận hàng. Đối với hóa đơn thương mại nếu cần thiết thì yêu cầu cả hóa đơn lãnh sự, hoặc nhờ sự trợ giúp về mặt thông tin của lãnh sự quán Việt Nam tại nước xuất khẩu để kiểm tra về tình hình của doanh nghiệp xuất khẩu Yêu cầu giấy chứng nhận kiển tra hàng hóa của các cơ quan có thẩm quyền Rủi ro khi lựa chọn hãng tàu không có năng lực dẫn đến hư hỏng hàng hóa trong quá trình bốc xếp và vận chuyển các biện pháp phòng ngừa và hạn chế rủi ro : Trên bàn đàm phán phải dành quyền chủ động thuê tàu và mua bảo hiểm Sử dụng các hãng tàu nổi tiếng đáng tin cậy, có văn phòng giao dịch tai nước nhập khẩu Quy định mua bảo hiểm để đảm bảo hàng hóa được bảo hiểm. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ NHẬP KHẨU MÁY, THIẾT BỊ MÓC TẠI TỔNG CÔNG TY GIAO NHẬN KHO VẬN NGOẠI THƯƠNG (VIETRANS ) 2.1. Giới thiệu về công ty giao nhận kho vận ngoại thương 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty 2.1.1.1. Thông tin chung về công ty Công ty Giao Nhận Kho Vận Ngoại Thương là doanh nghiệp nhà nước trực thuộc bộ Công Thương, tiền thân là Cục Kho Vận kiêm Tổng Công Ty Giao Nhận Kho Vận Ngoại Thương- là tổ chức giao nhận đầu tiên của Việt Nam thành lập theo Quyết Định số 554/BNT ngày 13/8/1970 của bộ Thương Mại. Tên chính thức hiện nay của công ty là Công Ty Giao Nhận Kho Vận Ngoại Thương”, tên tiếng anh là “ Việt Nam Foreign Trade Forwarding And Warehousing Corporation. Tên giao dịch đối ngoại viết tắt là VIETRANS được thành lập theo quyết định số 337/TM/ TCCB ngày 31/3/1993 của bộ Thương Mại. Trụ sở chính của công ty được đặt tại Hà Nội ngoài ra còn có một số các chi nhánh và đại diện một số đầu mối giao thông quan trọng trong và ngoại nước Địa chỉ giao dich: 13, Lý Nam Đế, Hà Nội Điện thoại: 8457801-844913 Telex: 411505VTRS VT Fax: 844255829 Tài khoản tiền Việt Nam: 300.310.000.014 Tài khoản tiền ngoại tệ: 220.130.000.014 2.1.1.2. Quá trình phát triển công ty Trước năm 1986, với chính sách độc quyền ngoại thương nên Vietrans là đơn vị duy nhất hoạt động trong lĩnh vực giao nhận kho vận ngoại thương phục vụ tất cả các công ty kinh doanh xuất nhập khẩu cả nước, như vậy hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận ngoại thương được tập trung vào tất cả các đầu mối để tiếp nối quá trình lưu thông hàng hóa xuất nhập khẩu trong và ngoài nước do bộ ngoại thương chỉ đạo, nhà nước giao chỉ tiêu kế hoạch. VIETRANS không phải chịu bất cứ áp lực cạnh tranh nào từ phía bên ngoài và cũng không phải tự lập kế hoạch sản xuất kinh doanh cho chính mình. Kết quả kinh doanh lỗ lãi được nhà nước bù Trong cơ chế thị trường hiện nay đã có rất nhiều đơn vị tham gia kinh doanh lĩnh vực giao nhận kho vận ngoại thương. Nhiều ngành, nhiều địa phương, công ty tự đảm nhận lấy công việc giao nhận của mình để chủ động hơn trong sản xuất kinh doanh. VIETRANS mất thế độc quyền và phải bước vào một cuộc cạnh tranh gay gắt với các doanh nghiệp khác hoạt đông trong lĩnh vực giao nhận kho vận ngoại thương. Để thích ứng với môi trường kinh doanh mới, công ty đã tiến hành đổi mới chiến lược, phương thức hoạt động, cách thức tổ chức và điều hành. Với những nỗ lực của bản thân cũng như uy tín của doanh nghiệp hiện nay VIETRANS đã đạt được những thành tựu và kết quả kinh doanh tốt, khả năng cạnh tranh và chất lượng phục vụ được nâng cao, và có các chi nhánh hoạt động trên khắp cả nước, các đại lý ở nước ngoài, hệ thống kho vận hiện đại nhất Việt Nam hiện nay và là công ty duy nhất có kho ngoại quan, đây là lợi thế cho VIETRANS khi giúp khách hàng tiết kiệm được chi phí nhấp khẩu. Công ty giữ vững ví trí là đơn vị hàng đầu về giao nhận kho vận ngoại thương Việt nam với 15% tổng thị phần giao nhận hàng hóa quốc tế. Ngoài ra VIETRANS luôn là công ty dẫn đầu trong việc thiết lập các dịch vụ giao nhận mới tại Việt Nam. VIETRANS là công ty đầu tiên cung cấp dịch vụ “từ cửa đến cửa” trên phạm vi quốc tế, khai thác dịch vụ kho ngoại quan, phát hành vận đơn vận tải đa phương thức , gia nhập hiệp hội FIATA, và cũng là đại lý chính thức của IATA. VIETRANS là sáng lập viên của Hiệp Hội Giao Nhận Kho Vận Ngoại Thương Việt Nam ( VIFFAS) và là chủ tịch đầu tiên của hiệp hội, cũng như đóng góp rất nhiều vào sự phát triển của hiệp hội. 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, và cơ cấu tổ chức của công ty 2.1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của công ty *Chức năng: VIETRANS là một công ty làm nhiệm vu vận chuyển, giao nhận xuất nhập khẩu hàng hóa, tư vấn, đại lý cho các doanh nghiệp trong và ngoài nước hoạt động trên lĩnh vực xuất nhập khẩu, vận chuyển và giao nhận hàng hóa. Theo điều lệ công ty có các điều khoản sau: Tiến hành các dịch vụ giao nhận vận, đóng gói bao bì, vận chuyển hàng hóa nhập khẩu, hàng hóa quá cảnh qua lãnh thổ Việt Nam và ngược lại bằng phương tiện chuyên chở của mình hoặc thông qua các phương tiện chuyên chở của người khác Tổ chức phối hợp với các tổ chức khác trong và ngoài nước để tổ chức và chuyên chở, giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, thông quan, hàng ngoại giao, hàng quá cảnh, hàng hội chợ, hàng triển lãm, tài liệu, chứng từ liên quan, chứng từ chuyển phát nhanh. Nhận ủy thác dịch vụ về kho vận, giao nhận, thuê và cho thuê kho bãi, lưu cước các phương tiện vận tải( tàu biển, oto, máy bay, sà lan, container…) bằng các hợp đồng từ “ cửa tới cửa” và thực hiện các hoạt động khác có liên quan tới hàng hóa nói trên, như việc gom hàng, chia hàng lẻ, làm thủ tục nhập khẩu, làm thủ tục hải quan, mua bảo hiểm hàng hóa và giao nhận hàng hóa đó cho người chuyên chở để chuyển tiếp tới nơi quy định. Nhận ủy thác nhập khẩu hoặc kinh doanh nhập khẩu trực tiếp hàng hóa trên cơ sở giấy phép nhập khẩu của bộ Công Thương cấp cho công ty. Thực hiện kế hoạch vận tải công cộng phù hợp với quy định hiện hàn của nhà nước. Liên doanh, liên kết với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước trong các lĩnh vực vận chuyển, giao nhận, thuê tàu. Kinh doanh du lịch( dịch vụ khách sạn, vận chuyển, hướng dẫn khách du lịch) kinh doanh cho thuê văn phòng, nhà ở. Làm đại lý cho các hãng nước ngoài và làm công tác phục vụ cho tàu biển của nước ngoài vào cảng Việt Nam. * Nhiệm vụ của công ty: Cùng với các chức năng trên, công ty Giao Nhận Kho Vận Ngoại Thương còn có những nhiệm vụ chủ yếu sau: Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện các dịch vụ kinh doanh của công ty theo quy chế hiện hành nhằm mục đích chức năng của công ty. Thông qua các liên doanh, liên kết, trong và ngoài nước để thực hiện việc giao nhận, chuyên chở hàng hóa bằng các phương tiện tiên tiến, hợp lý, an toàn trên các tuyến vận tải, cải tiến việc chuyên chở đảm bảo hàng hóa an toàn trong phạm vi trách nhiệm của công ty. Đảm bảo việc an toàn và bổ sung vốn trên cơ sở tự tạo nguồn vốn, bảo đảm tự chủ về tài chính, sử dụng hợp lý, theo đúng chế độ, sử dụng có hiệu quả các nguồn vốn, làm tròn nghĩa vụ nộp ngân sách với nhà nước. Nghiên cứu tình hình thị trường dịch vụ kho vận, giao nhận, kiến nghị cải tiến biểu cước giá cước của các tổ chức vận tải có liên quan theo quy định hiện hành và nâng cao vị thế của công ty trên thị trường trong nước và quốc tế. Mua sắm, xây dựng bổ sung và thường xuyên cải tiến, hoàn thiện nâng cấp các phương tiện của công ty. Thực hiện điều chỉnh chế độ quản lý tài chính, tài sản, các chế độ, chính sách cán bộ và quyền lợi của người lao động theo cơ chế tự chủ, gắn việc trả công với hiệu quả lao động và theo năng lực làm việc của các nhân viên, chăm lo đời sống, chăm lo bồi dưỡng nâng cao trình độ quản lý, chuyên môn, ngoại ngữ cho các cán bộ công nhân viên của công ty để đáp ứng được yêu cầu, nhiệm vụ kinh doanh ngày càng cao. Tổ chức quản lý, chỉ đạo hoạt động kinh doanh của các đơn vị trực thuộc theo cơ chế hiện hành, các công ty con có quyền tự chủ nhằm phát huy cao nhất hiệu quả kinh doanh của công ty 2.1.2.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty VIETRANS bao gồm: các chi nhánh và công ty con về vận tải và giao nhận, chuyển phát nhanh trên khắp cả nước; các phòng ban tại trụ sở chính tại Hà Nội; các liên doanh với nước ngoài; và các văn phòng đại diện tại nước ngoài. TỔNG GIÁM ĐỐC CÁC CÔNG TY CON VÀ CHI NHÁNH CÁC VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN NƯỚC NGOÀI TRỤ SỞ CHÍNH TẠI HÀ NỘI CÁC LIÊN DOANH PHÒNG KẾ TOÁN- TÀI VỤ PHÒNG TỔ CHỨC CÁN BỘ PHÒNG TỔNG HỢP PHÒNG GIAO NHẬN VẬN TẢI QUỐC TẾ PHÒNG XÚC TIẾN THƯƠNG MẠI PHÒNG XUẤT NHẬP KHẨU ĐỘI XE XÍ NGHIỆP XÂY DỰNG KHO YÊN VIÊN CHI NHÁNH NHA TRANG CHI NHÁNH NGHỆ AN VIETRANS HAI PHÒNG VIETRANS TP.HỒ CHÍ MINH VIETRANS QUY NHƠN VIETRANS ĐÀ NẴNG TNT-VIETRANS LOTUS PORT ODESA VLADI-VOSTOCK CÁC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC Hình 2.1: mô hình tổ chức bộ máy công ty Giao Nhận Kho Vận Ngoại Thương Trụ sở chính của VIETRANS cơ cấu được chi thành các bộ phận sau: * Ban giám đốc: đứng đầu là tổng giám đốc do bộ trưởng bộ Công Thương bổ nhiễm hoặc miễn nhiệm. tổng giám đốc điều hành mọi hoạt động của công ty chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật và các cơ quan quản lý nhà nước về mọi hoạt động của công ty. Cơ cấu của công ty tuân theo chế độ một thủ trưởng có quyền hạn và nghĩa vụ theo quy định tại số 217/HĐBT và quy định của bộ về phân cấp toàn diện của công ty Giúp việc cho ban giám đốc có ba phó giám đốc, các phó giám đốc do phó giám đốc đề nghị và được thủ trưởng cơ quan chủ quản là Bộ Công Thương bổ nhiễm hoặc miễn nhiệm Mỗi phó giám đốc được phân công phụ trách một hoặc một số lĩnh vực công tác được giao. Trong trường hợp tổng giám đốc vắng mặt thì phó giám đốc thứ nhất là người thay mặt tổng giám đốc điều hành mọi hoạt động của công ty. Cơ cấu tổ chức của công ty, nhiệm vụ và quyền hạn của các đơn vị bộ phận trực thuộc công ty cũng như mối quan hệ công tác giữa các dơn vị và các bộ phận nói trên do tổng giám đốc quy định cụ thể trong từng trường hợp, tình hình thực tế hàng năm, từng thời kỳ, đảm bảo cho sự tồn tại và hoạt động có hiệu quả của công ty. * Khối quản lý: các phòng ban có nhiệm vụ giúp tổng giám đốc trong công tác quản lý mọi mặt hoạt động của công ty. Các phòng quản lý có nhiệm vụ tham mưu giúp giám đốc trong lĩnh vực kinh doanh theo giới hạn hoạt động của các đơn vị trực thuộc, xây dựng kế hoạch, ký kết hợp đồng, lo các thủ tục nhập khẩu, thống kê tổng hợp, lập báo cáo kết quả kinh doanh, bao gồm: - Phòng tổ chức cán bộ - Phòng kế toán tài vụ - Phòng tổng hợp * Khối kinh doanh: bao gồm các phòng ban có chức năng kinh doanh nhằm tự trang trải và nuôi sống cán bộ văn phòng. Bộ phận kinh doanh đã được chuyên môn hóa gồm 6 phòng: - Phòng xuất nhập khẩu - Phòng xúc tiến thương mại - Phòng giao nhận vận tải quốc tế - Đội xe - Xí nghiệp xây dựng - Kho yên viên Các phòng ban trong công ty có mối quan hệ mật thiết, hỗ trợ lẫn nhau, có nhiệm vụ bổ trợ các phòng kinh doanh về khía cạnh pháp lý của các hợp đồng kinh doanh, cùng các phòng ban có liên quan cùng tham gia giải quyết tranh chấp có yếu tố pháp luật phức tạp và khai thác các quan hệ trong nước và quốc tế để tạo cơ hội cho các phòng kinh doanh khác ký kết hợp đồng kinh doanh. Các chi nhánh và công ty con của VIETRANS bao gồm: Chi nhánh Nghệ An Chi nhánh Nha Trang Công ty cổ phần VIETRANS Hải Phòng Công ty cổ phần VIETRANS TP. Hồ Chí Minh Công ty cổ phần VIETRANS Quy Nhơn Công ty cổ phần VIETRANS Đà Nẵng Hiện tại VIETRANS có hai liên doanh bao gồm: Liên doanh TNT-VIETRANS Express Worldwide (Việt Nam)ltd. Là công ty liên doanh giữa Vietrans và tập đoàn Bưu Điện Hà Lan. Được thành lập năm 1995 với số vống 700000 USD hoạt động trong lĩnh vực giao nhận và vận chuyển nhanh quốc tế Liên doanh LOTUS JOINT VENTURE COMPANY LTD. Là liên doanh giữa công ty VIETRANS, công ty vận tải biển VIỆT NAM( VOSA) và công ty vận tải biển đen (BLASSCO UCRAINA). Được thành lập từ năm 1991 với tổng số vốn 19,6 triệu USD để xây dựng và khải thác cầu cảng, vận chuyển hàng hóa thông qua tàu, container, và làm các đại lý vận tải với nước ngoài. Các văn phòng đại điện ở nước ngoài đặt ở ODESA và VLADIVOSTOCK M« h×nh tæ chøc qu¶n lý cña C«ng ty Giao NhËn Kho VËn Ngo¹i Th­¬ng (VIETRANS ) được minh họa qua sơ đồ 1.1 2.1.3. Các lĩnh vực kinh doanh của công ty 2.1.3.1. Nghiệp vụ chuyển phát nhanh, xuất nhập khẩu và các hoạt động khác Trong giai đoạn vừa qua hoạt động chuyển phát nhanh tại các đơn vị vẫn duy trì được tốc độ phát triển ổn định. Song đây là lĩnh vực ngày càng bị cạnh tranh mạnh mẽ từ các hãng lớn trên thế giới đang xâm nhập vào thị trường Việt Nam và các công ty bưu chính viễn thông do vậy mà hiệu quả kinh doanh không cao, mặc dù đã có sự hỗ trỡ từ liên doanh TNT- VIETRANS. Nguy cơ thu hẹp thị trường là hiện hữu. Để khắc phục nguy cơ mất thị trườn._.khẩu máy móc thiết bị nảy sinh khá nhiều loại chi phí khác nhau mà doanh nghiệp không dự tính dẫn đến đội chi phí khiến giảm lợi nhuận mà lúc này doanh nghiệp không thể tiến hành báo giá lại cho khách hàng được, dẩn đến tổng chi phí nhập khẩu tăng và lợi nhuận giảm xuống. Các chi phí liên quan đến nhập khẩu máy móc thiết bị có thể kể ra như: Chi phí cho việc xin giấy phép đối với các ngành hàng bị quản lý hoặc xuất nhập khẩu có điều kiện hoặc hàng cấm, chi phí hải quan, chi phí giám định kiêm duyệt chất lượng, chi phí vận tải bốc xếp, chi phí lưu kho bãi... và trong nhiều trường hợp là do biến động tăng giá của nhiên liện mà doanh nghiệp không dự tính được tạo ra bất lợi cho doanh nghiệp. 2.4.3. Nguyên nhân của những mặt tồn tại Nhân viên của phòng xuất nhập khẩu phải đảm trách quá nhiều công việc Thực tế cho thấy rằng do tất cả các công việc liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu như nghiên cứu thị trường, tìm nguồn hàng, thực hiện hợp đồng ...đều do phòng xuất nhập khẩu trực tiếp thực hiện, công ty không có phòng Marketinh riêng chuyển trách vê marketing xuất nhập khẩu. Điều này hạn chế và tác động rất lớn đến hiệu quả xuất nhập khẩu nói chung và nhập khẩu máy móc thiết bị nói riêng. Qua phân tích tìm hiểu, cho thấy rằng công tác nghiên cứu thị trường, tìm kiếm khách hàng, đối tác kịnh doanh, giao dịch đều do mỗi bản thân cán bộ phòng xuất nhập khẩu thực hiện dưới sự chỉ đạo của trưởng phòng xuất nhập khẩu. Dựa vào sự năng động, nhạy bén và các mối quan hệ của mổi cá nhân qua đó ký được các hợp đồng về cho công ty. Sau đó phòng xuất nhập khẩu mới phối hợp các cán bộ trong phòng và các phòng của công ty để tiến hành thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu. Với cơ chế làm việc như vậy sẻ ảnh hưởng đến kết quả chung của hoạt động kịnh doanh. Đối với các biến động về tài chính tiền tệ ngân hàng thì nhân viên của phòng xuất nhập khẩu xác định chứ nhân viên tài chính của công ty chưa thể hiện rõ được vai trò của mình trong việc hỗ trợ cung cấp thông tin và các dự báo về sự tăng giảm ngoại tệ, lãi suất, lạm phát…cũng dẫn đến việc tận dụng cơ hội kinh doanh hàng hóa nhờ tỷ giá . Không có khoản dự phòng cho chi phí phát sinh Trong quá trình thực hiện hợp đồng còn phát sinh nhiều loại chi phí khác không lường trước được : hàng về cửa khẩu bị cưỡng chế hải quan, dẩn tới chi phí lưu kho bãi; trong khâu thanh toán: trường hợp nhập khẩu trực tiếp do tiêu thụ chậm, không quay vòng vốn nhanh, trong trường hợp nhập khẩu ủy thác do khách hàng chậm thanh toán hoặc khó khăn về tài chính...công ty đã không ước lượng trước để trích ra một khoản cho chi phí phát sinh, dẫn đến chi phí bị đội lên Thủ tục, thể lệ thanh toán rắc rối phức tạp, do các ngân hàng ở Việt Nam đưa ra nhiều thể lệ, phương thức nhằm bảo vệ quyền lợi gây phức tạp hóa cho công ty trong việc thanh toán, làm chậm tiến độ thực hiện hợp đồng, cả việc chậm thanh toán và thực hiện hợp đồng đều gây ra chi phí do phía bên kia phạt việc vị phạm hợp đồng, trong khi đơn báo giá cho khách không tính tới chi phí phát sinh này đã làm nhiều chuyến hàng của công ty lợi nhuân bị giảm hoặc là phải chịu lỗ. Ngoài ra công ty mới tham gia vào lĩnh vực xuất nhập khẩu hàng hóa, kim ngạch chưa cao, chưa có nhiều kinh nghiệm, do vậy công ty gặp rất nhiều khó khăn để ký kết và thực hiện hợp đồng, không có sự ưu đãi của ngân hàng như đối với các công ty khác. Và công ty có khá ít nhân lực bên kỹ thuật nên không có được sự tham vấn cần thiết khi có các hợp đồng nhập khẩu máy móc Công ty còn thiếu các nhiều các nhân viên kỹ thuật Khi mà 80% hàng nhập khẩu là máy móc thì việc thiếu nhân viên kỹ thuật là một vấn đề. Vì sẽ rất khó khăn khi cần sự tư vấn về kỹ thuật trong việc soạn thảo các hợp đồng nhất là các điều khoản về kỹ thuật hoặc là việc lựa chọn các sản phẩm tốt dựa trên giới thiệu sản phẩm của các phía đối tác đưa ra. Quá trình bốc xếp, vận chuyển, giám định cũng cần phải có nhân viên kỹ thuật kiểm tra và giám định thì mới đảm bảo chính xác và tránh các thiệt hại nhất định do thiếu hiểu biết về máy móc. Trong khi đó việc thuê nhân viên kỹ thuật bên ngoài vừa gây tốn chi phí vừa thiếu sự chủ động cần thiết. Trên đây là một số các ưu nhược điểm mà công ty cần phải khắc phục trong thời gian tới để có thể cạnh tranh được với các doanh nghiệp khác cũng đang hoạt động với chức năng tương tự như của công ty, giữ vững vị trí hàng đầu của công ty trên thị trường Việt Nam về lĩnh vực này đồng thời thu hút thêm nhiều khách hàng cho công ty. Thủ tục xin giấy phép nhập khẩu của Việt Nam khá rắc rối phức tạp. Khác với xuất khẩu, nhập khẩu vào Việt Nam trải qua nhiều thủ tục hơn và bị kiểm soát chặt chẽ hơn và có nhiều mặt hàng vị cấm hoặc bị hạn chế hơn. Quy trình xin giấy phải trải qua nhiều công đoạn và nhiều ban ngành chức năng khác nhau, gây ra nhiều chi phí phát sinh cộng thêm việc xử lý giấy tờ chậm gây mất thời gian và có thể làm chậm tiến độ hợp đồng. Các quy định vềt nhập khẩu, biểu thuế, cách tính thuế thay đổi khá thường xuyên Sự thay đổi thường xuyên về nhập khẩu đặc biệt là về thuế thường gây bất lợi cho doanh nghiệp. Một phương án kinh thường được hoạch định từ trước với biểu thuế cũ. Nếu như thuế suất cho loại hàng hóa mà doanh nghiệp nhập về tăng lên trong quá trình nhập khẩu thì doanh nghiệp sẽ phải mất thêm một khoản chi phí nữa. Đối với phần lớn các loại hàng hóa của công ty giá bán đã được chào từ trước nên không thể thay đổi được để bù vào khoản chi phí tăng. Và do đó làm giảm lợi nhuận của công ty. Ngoài ra khi một quy định mới ra đời làm thay đổi về quy trình thủ tục và các loại giấy tờ cần có, cũng khiến cho doanh nghiệp phải mất thêm thời gian và công sức để điều chỉnh quy trình nhập khẩu theo quy định chính điều này cũng tạo khó khăn cho doanh nghiệp. PHẦN 3: CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHẬP KHẨU MÁY MÓC TẠI TỔNG CÔNG TY GIAO NHẬN KHO VẬN NGOẠI THƯƠNG 3.1. Định hướng đẩy mạnh hoạt động kinh doanh và hoàn thiện công tác quản lý nhập khẩu máy móc tại tổng Công Ty Giao Nhận kho Vận Ngoại Thương VIETRANS 3.1.1. Định hướng đẩy mạnh hoạt động kinh doanh của công ty Đẩy mạnh hoạt động kinh doanh, với phương châm đa dạng hóa nghành nghề, mở rộng hoạt động thêm các lĩnh vực mới như: trực tiếp kinh doanh thương mại, kinh doanh bất động sản, kinh doanh dịch vụ ăn uống,… góp phần hoàn thành vượt mức chỉ tiêu kế hoạch trên 20%, nộp ngân sách đầy đủ cho nhà nước, Tiếp tục tập trung vốn, đầu tư chiều sâu, cải tạo nâng cấp kho tàng, nâng cao năng lực cạnh tranh, mua thêm các trang thiết bị cần thiết để phục vụ cho công tác kinh doanh kho, phát huy tối đa tính chủ động sáng tạo trong kinh doanh, khai thác triệt để mọi tiềm năng sẵn có, triển khai kinh doanh hàng điện máy tại Yên Viên và nhân rộng ra nếu thấy có hiệu quả cao. Tại văn phòng công ty, đầu tư xây dựng văn phòng làm việc tại 13 Lý Nam Đế lên 11 tầng cho tương xứng với tiềm năng của Vietrans, làm thủ tục cấp sổ đỏ tại khu đất đường Phạm Hùng với diện tích 10000m2 để xây dựng dự án tháp đôi cao 20 tầng đã được thành phố quy hoạch, phục vụ cho việc đưa Vietrans trở thành tập đoàn vào năm 2013. Đẩy mạnh công tác cổ phần hóa theo lộ trình của bộ để tiến tới cổ phần hóa công ty mẹ theo chủ trương của đảng nhà nước Đầu tư mở rộng quy mô hoạt động theo lộ trình của hai liên doanh TNT-VIETRANS và LOTUS Xác định rõ tầm quan trọng của việc đẩy mạnh nghiệp vụ giao nhận vận tải phát triển, giữ vững công việc và khách hàng hiện có, tìm kiếm thêm khách hàng mới. Đẩy mạnh công tác quảng cáo, marketingm tìm kiếm thị trường Kết hợp với các đối tác nước ngoài để liên doanh marketing quốc tế như dã làm vơi K’ line tại thành phố Hồ Chí Minh, mang lại nhiều công việc cho chi nhánh trong những năm về sau. Tiến tới thành lập liên doanh giữ Vietrans và K’ line( việc tạo mô hình liên doanh marketing quốc tế trong lĩnh vưc giao nhân là chỉ có ở Vietrans đây là mô hình mơi song đã thành công. Thành công này chỉ có được với những đơn vị có lãnh đạo linh hoạt trong kinh doanh và có kinh nghiệm Tranh thủ tối đa sự chỉ đạo và giúp đỡ của lãnh đạo bộ và các vụ chức năng trong hoạt động kinh doanh cũng như trong công tác cổ phần hóa. 3.1.2. Định hướng tiếp tục hoàn thiện công tác quản lý nhập khẩu Thực hiện an toàn cho việc bán ra Để thuận tiện và an toàn trong việc bán ra công ty chọn nhà cung cấp hàng hóa đủ về số lượng, đúng về cơ cấu, đúng thời gian giao hàng, hàng hóa nhập về phù hợp với thị hiếu khách hàng. Lam được điều này hàng hóa sẻ không bị gián đoạn trong quá trình kinh doanh, đồng thời đảm bảo cho việc thực hiện thương vụ ít gặp rủi ro. Tập trung vào việc đảm bảo chất lượng hàng hóa trong việc bán ra Để thực hiện được mục tiêu này công ty xác định phải thực hiện tốt khâu nhập khẩu, hàng hóa nhập khẩu về phải đảm bảo đúng theo tiêu chuẩn, để tạo ra khả năng cạnh tranh cao của hàng hóa kinh doanh từ đó nâng cao uy tín, vị thế kinh doanh của công tytrên thị trường. Thực hiện tối thiểu hóa chi phí kinh doanh Mổi khi thị trường đang có sự cạnh tranh gay gắt, hàng hóa chất lượng như nhau thì giá cả là một điều kiện cạnh tranh có rất nhiều lợi thế. Từ kết quả của việc nhập khẩu mà công ty có một giá bán mềm hơn đối thủ cạnh tranh, khi đó công ty sẻ tiêu thụ được nhiều hàng hóa hơn, tăng doanh thu, tạo ra nhiều lợi nhuận hơn cho doanh nghiệp. Ngoài ra, công ty còn là nhà cung cấp cho các công ty khác trên thị trường cả trong và ngoài nước. Nâng cao công tác nghiên cứu xác định nhu cầu thị trường Công ty xác định cần đẩy mạnh việc nghiên cứu thị trường, càng kỹ càng tốt để cho việc nhập khẩu hàng hóa có nhiều thuận lợi cũng như việc bán ra gặp nhiều thuận lợi hơn, đảm bảo cho việc cung ứng hàng hóa trên thị trường được thường xuyên liên tục. Vì vậy công ty chủ trương làm tốt công tác xác định nhu cầu mua hàng và nhập khẩu hàng hóa nhằm hoàn thiện công tác nhập khẩu tại công ty. Đa dạng hóa trong công tác tìm và lựa chọn nhà cung cấp Ngoài việc duy trì các mối quan hệ với các nhà cung cấp đã có, công ty còn tìm kiến các nhà cung cấp mới có đủ điều kiện đảm bảo đáp ứng nhu cầu của công ty. Tăng cường công tác kiểm tra kiểm soát hoạt động nhập khẩu Để có thể cạnh tranh và giữ vững được khách hàng thì tiến độ và chất lượng hàng hóa giao hàng là rất quan trọng. Vì vậy cần tăng cường hơn nưa công tác kiểm tra, kiểm soát hoạt động nhập khẩu để hàng hóa nhập khẩu về đúng chất lượng, đủ số lượng... đảm bảo thời gian giao hàng như các bên đã ký trong hợp đồng. Chú trọng công tác đào tạo Đặc biệt là việc đào tạo mới và đào tạo lại đội ngũ cán bộ công nhân viên làm công tác nhập khẩu, tuyển thêm những chuyên viên trẻ có trình độ chuyên môn cao, đủ năng lực, sáng tạo trong công tác nhập khẩu và thành thạo trong ngoại ngữ đặc biệt quan trong là tiếng anh và tiếng Trung, tiếng Nhật vì đây là hai đối tác chính của công ty. Đồng thời ban hành chế độ khen thưởng, động viên khuyến khích cán bộ công nhân viên làm việc, tạo ra một môi trường lạm việc an toàn, lành mạnh, tạo tâm lý tốt cho anh chị em trong công ty làm việc. Luôn chú trọng đầu tư nâng cấp cơ sở hạ tầng, trang thiết bị phục vụ cho quá trình nhập khẩu. 3.2. Các giải pháp và kiến nghị hoàn thiện công tác quản lý nhập khẩu của Tổng Công Ty Giao Nhận Kho Vận Ngoại Thương 3.2.1. Các giải pháp 3.2.1.1. Đối với việc xác định nhu cầu nhập khẩu máy móc thiết bị Trong cơ chế thị trường, mọi hoạt động của công ty đều hướng tới thị trường, phục vụ tốt nhất nhu cầu của thị trường để từ đó thu được lợi nhuận đối đa. Thị trường luôn là vật định hướng cho công ty hoạt động. Vì thế công tác nghiên cứu thị trường để xác định nhu cầu trở nên đặc biệt quan trọng. Mọi quyết định đúng hay sai đều căn cứ vào công tác nghiên cứa thị trường. Qua quá trình tìm hiểu và phân tích những thành tựu đạt được cũng như những khó khăn tồn tại, phần lớn những khó khăn tồn tại là do cổng tác nghiên cứu thị trường chưa kỹ, chưa xác định được nhu cầu tiêu thụ hàng hóa trên thị trường, không có những con số như thu nhập của người tiêu dùng, do đó xác định khả năng tiêu dùng chưa chính xác, ít lường trước khả năng biến động của thị trường cũng như sự biến động của các nhà cung cấp. Thị trường luôn luôn biến động và các mặt hàng kinh doang phần nhiều mang tính chất thời vụ nên công ty cần phải bám sát nhu cầu tiêu dùng, theo giõi sự biến động của thị trường về sản phẩm hàng hóa của công ty kinh doanh, dự đoán sự biến động từ phía các nhà cung cấp trên cơ sở đó xây dựng cho công ty một kế hoạch nhập khẩu mang tính khả thi cao. Để làm tốt những điều này công ty cần thực hiện tốt các vấn đề sau: Tìm kiếm nguồn thông tin một cách nhanh chóng, có độ tin cậy cao phục vụ cho quá trình nhập khẩu cũng như ở mọi lĩnh vực liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty. Thông tin có vai trò cực kỳ quan trọng, công ty có nắm được các thông tin về nhu cầu cũng như thị hiếu khách hàng đồng thời nắm được sự biến động của những nhu cầu đó về sản phẩm của công ty trên thị trường thì mới có một kế hoạch mua hàng tốt nhất, đáp ứng hoàn toàn mọi mọi nhu cầu, biết một cách chắc chắn tăng hay giảm nhu cầu hàng hóa nhập về trong mổi lần nhập khẩu. Trên cơ sở đó nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty. Một điều rất quan trọng khi công ty đã có thông tin rồi là việc xử lý thông tin như thế nào để sử dụng thông tin một cách hiệu quả nhất. Phải xử lý thông tin sao cho đồng bộ, kịp thời để phục vụ tốt cho việc ra quyết định kinh doanh của doanh nghiệp, tránh những thông tin sai lệch. Để làm tốt vấn đềnày ta có một số giải pháp sau đây: Tăng cường thu thập thông tin từ bên ngoài như điều tra thu thập ý kiến của khách hàng, từ phía các nhà cung cấp về chất lượng hàng hóa, giá cả, phương thức thanh toán, thái động phục vụ của nhân viên mổi khi tiếp xúc với khách hàng... Phát huy yếu tố nội lực, tăng cường đội ngũ nhân viên nghiên cứu thị trường có trình độ cao để thu thập và xử lý thông tin một cách nhanh chóng, kịp thời, chính xác. Ví dụ như: Để làm tốt công tác xác định nhu cầu nhập khẩu máy móc thiết bị công ty cần cần cử cán bộ tiếp xúc với khách hàng để trực tiếp nắm bắt được nhu cầu của khách hàng hay tổ chức điều tra bằng phiếu điều tra, thu thập ý kiến của khách hàng để từ đó có được lượng hàng nhập khẩu về là phù hợp nhất. Ví dụ công ty xác định chính xác lượng hàng nhập về trong kỳ: Hàng nhập = Bán ra + Dự trữ - Dự trữ trong kỳ trong kỳ trong kỳ cuối kỳ Từ đó công ty có thể xác định số lượng hàng sẻ nhập về trong kỳ và công ty có thể xây dựng kế hoạch mua hàng hợp lý và chính xác. Về phương thức thanh toán tín dụng quốc tế: công ty nghiên cứu tỷ giá hối đoái, khắc phục được sự biến động của công ty khi tỷ giá hối đoái thay đổi. Đây là công việc không khó nhưng yêu cầu cán bộ bộ phận này có trình độ am hiểu thị trường thế giới, đặc biệt là sự hiểu biết về tín dụng quốc tế, có óc quan sát, phân tích tổng hợp hiểu biết các chính sách của nhà nước...chú trọng tới sự biến động về tình hình biến động của kinh tế chính trị. Do vậy công việc cần làm của nhóm công tác này là: sử dụng hệ thống trang thiết bị hiện đại để thường xuyên theo giõi sự biến động chính trị kinh tế trên thế giới. Hai là thường xuyên theo dõi , nắm vững chính sách ngoại hối, chính sách xuất nhập khẩu và các chính sách đầu tư từ nước ngoài vào Việt Nam. Theo dõi sự biến động nhu cầu về ngoại tệ thông qua sự liên lạc với hệ thống ngân hàng trong nước và quôc tế, đồng thời theo dõi sự biến động của thị trường chứng khoán thế giới như sở giao dịch chứng khoán NewYork và trung tâm giao dịch chứng khoán Việt Nam. Ngoài ra, công ty không ngừng thu thập thông tin thông qua sach báo, đài tiếng nói, tivi...để biết thêm thông tin. Mọi công sức và phí tổn mà công ty bỏ ra nghiên cứu thị trường chắc chắn sẻ được đền bù xứng đáng trong kinh doanh thể hiện qua 3 mục tiêu: lợi nhuận, sự an toàn và vị thế của công ty trên thị trường trong nước và thế giới. Như vậy việc tăng cường nghiên cứu thị trường sữ góp phần hiểu rõ hơn về thị trường công ty sẻ nhập khẩu cũng như thị trường công tysẻ bán hàng nhằm thực hiện tốt công tác nhập khẩu phù hợp với công việc bán ra. Công việc này phải được tiến hành một cách thường xuyên liên tục với nhiều nguồn thông tin khác nhau, xử lý thông tin một cách nhanh chóng, kịp thời, có độ tin cậy cao từ đó xác định chính xác việc nhập hàng của công ty về số lượng hàng hóa, chất lượng hàng hóa, phù hợp với thị hiếu khách hàng-thuận lợi cho việc bán ra của công ty. Cũng từ đó công ty có chính sách mới trong tìm kiếm bạn hàng, lựa chọn các mối quan hệ làm ăn, mở rộng thị trường. 3.2.1.2.Đối với việc tìm và lựa chọn nhà cung cấp. Nhập khẩu thực chất là mua hàng và lựa chọn nhà cung cấp có vại trò quan trọng trong việc mua hàng, ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh của công ty.Trong thời gian qua công ty đã có một số nhà cung cấp có uy tín, có khả năng tài chính cao đáp ứng được nhu cầu của công ty. Tuy nhiên, công ty bị phụ thuộc quá nhiều từ thị trường Nhật Bản Do vậy công ty cần lựa chọn nhiều nhà cung cấp hơn cho mình để đảm bảo nguyên tắc của mua hàng, đó là: lựa chọn nhiều nhà cung cấp, luôn nắm thế chủ động trong mua hàng và đảm bảo quyền lợi giữa hai bên. Việc giữ được tính tự chủ và đảm bảo quyền lợi của đôi bên thì phụ thuộc nhiều vào sự lựa chọn nhà cung cấp của doanh nghiệp. Hơn nữa, hiện tại công ty có những kênh thông tin khá hiệu quả, việc tìm kiếm thêm nhà cung cấp không những tạo thế chủ động trong thương lượng mà còn tận dụng được năng lực và lợi thế của công ty 3.2.1.3.Đối với thương lượng và đặt hàng. Trong thương lượng, doanh nghiệp cần phải thể hiện được mình là một công ty có uy tín trên thị trường, là một công ty đầy khả năng cho các nhà cung ứng tin tưởng đồng thời nêu bật vai trò của khách hàng, công ty đang là khách hàng, mà “khách hàng là thượng đế”. Luôn luôn tạo tâm lý đối với nhà cung cấp trong đàm phán bằng các tránh nhiệm của các nhà cung ứng và quyền lợi của khách hàng, để có được từ nhà cung ứng sự ưu đãi. Để làm được điều đó công ty phải có biên pháp nâng cao trình độ cán bộ công nhân viên trong việc đàm phán Không ngừng tổ chức nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên bằng cách mở các lớp đào tạo ngắn hạn và dài hạn cho nhân viên, cho nhân viên đi học hỏi kinh nghiệm từ các đối tác và các hiệp hội mà công ty tham gia. Trong thời buổi hoạt động kinh doanh rất gay gắt, để có sự tồn tại và phát triển thỉ yếu tố con người trong công ty lại càng quan trọng, nếu công ty có một đội ngũ nhân viên yếu về năng lực và kém về trình độ thì công ty sẻ gặp những bất lợi trong thực hiện đàm phán hợp đồng. Vì vậy công ty cân có những chính sách đối với công tác đào tạo và tuyển dụng nhân sự, lấy vấn đề con người làm lợi thế so sánh trong đàm phán và cạnh tranh. Cụ thể người nhân viên thực hiện đàm phán nhập khẩu phải có: Kiến thức phong phú, hiểu biết về hàng hóa, chính sách kinh tế- chính trị pháp luật trong nước và nhiều nước trên thế giới. Có năng khiếu trong giao tiếp, lanh lợi tháo vát, có khả năng quan sát và đánh giá trông đàm phán- ký kết hợp đồng. Nhiều lúc phải cảm hóa đối tác bằng các hành động có tính nhu cương đúng lúc, điều này thể hiện ở người đàm phán có khả năng ngoại quan tốt, tạo tâm lý sẻ mua hàng đối tác có sự tin tưởng , nâng cao sự cao trào trong đàm phán của đối tác, dò xét thái độ của đối tác, tìm hiểu tình hình và thiện chí hợp tác của đối tác nhưng phải dấu kín nhu cầu, sự cần thiết về hàng hóa cũng như các mong muốn mà công ty nhất quyết phải đạt được trong cuộc đàm phán, tránh sự kiêu kỳ từ đối tác. Trong đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu, những người đàm phán thường gặp khó khăn do sự bất đồng ngôn ngữ , sự khác nhau về phong tục tập quán cũng như sự khác nhau về luật pháp của mổi quốc gia nó tạo ra những cách hiểu khác nhau về quyền và nghĩa vụ của hợp đồng. Do đó, cần phải cân nhắc thất kỹ các điều khoản của hợp đồng, ngôn ngữ phải chặt chẽ và có các điều khoản để định nghĩa giải thích làm rõ nghĩa. Một trong những nhược điểm của công ty là các điều khoản về kỹ thuật. Vì vậy, nên có sự tư vấn từ các chuyên gia kỹ thuật. Việc này có thể gây tốn thêm chi phí nhưng nó đảm bảo an toàn cho hàng hóa nhập về đúng chủng loại số lượng chất lương yêu cầu. Bên cạnh đó cung công ty cũng cần tuyển thêm nhiều nhân viên kỹ thuật để tạo sự chủ động hơn cho công ty và không bị phụ thuộc vào nguồn chuyên gia tư vấn từ bên ngoài. 3.2.1.4.Đối với việc theo dõi kiểm tra và giao nhận hàng hóa. Sau khi hợp đồng được ký kết cả hai bên có trách nhiệm cùng nhau thực hiện hợp đồng. Trong quá trình thực hiện hợp đồng, ngoài sự tin tưởng từ phía nhà cung cấp, không được chủ quan mà công ty cần có sự kiểm tra kiểm soát về hàng hóa trong qua trình thực hiện. Tùy vào từng loại mặt hàng khách nhau mà có cách thức kiểm tra khác nhau cho phù hợp và có độ chính xác cao. Đây là công việc tương đối phức tạp, yêu cầu phải có thời gian, tránh trường hợp nóng vội, làm ẩu nhất là đối với mặt hàng máy móc. Điều đầu tiên công ty quan tâm là tiến độ thực hiện hợp đồng, ý thức trách nhiệm của đôi bên trong quá trình thực hiện. Sau là kiểm tra những điều thực tế mà đối tác thực theo điều khoản mà hợp đồng đã ký kết. Về số lượng hàng hóa, công ty phải kiểm tra xem nhà cung cấp đã giao số lượng bao nhiêu, có như hợp đồng đã ký không rồi đến kiểm tra về chất lượng hàng hóa. Đối với các bước về số các trách nhiệm mà nhà xuất khẩu phải thực hiện, số lượng hàng hóa thì công ty có thể kiểm soát rất tốt. Nhưng kiểm tra về chất lượng hàng hóa lại không phải là thế mạnh của công ty. Đây là một bước phức tạp, tùy vào tính chất của hàng hóa đặc biệt là máy móc thiết bị, nhưng có những hàng hóa không phải kiểm tra được chất lượng ngay mà yêu cầu phải sau một thời gian sử dụng vận hành mới biết được như các hợp đồng nhập khẩu các dây chuyền công nghệ, yêu cầu người kiểm tra phải có đủ trình độ, sự hiểu biết về hàng hóa, và phải là những chuyên gia kỹ thuật cao. Trong thực tế, không phải dây chuyền công nghệ nào các chuyên gia cũng có đủ trình độ để xác minh. Thời gian giao hàng là một điều kiện, công ty cần phải quan tâm trên cơ sở theo dõi tiến độ hợp đồng. Toàn bộ việc kiểm trên thực tế phải thực hiện đối chiếu sổ sách, chứng từ, cần phải thực hiện và lưu trữ chứng từ gốc những chứng từ có sự liên quan tới hợp đồng, tránh sự thiệt thòi khi có tranh chấp xảy ra. Nếu quá trình kiểm tra kiểm soát được thực hiện tốt thì hàng hóa nhập về sẻ đủ về số lượng, đúng về chất lượng, thời gian giao hàng được đảm bảo. Đi liền với những điều đó là hàng hóa công ty nhập về dể dàng tiêu thụ hơn, dữ được uy tín làm ăn với khách hàng của công ty , không bỏ lỡ cơ hội làm ăn của doanh nghiệp. Nhằm phục vụ tốt cho quá trình kiểm tra công ty không ngừng thu thập và xử lý thông tin một cách chính xác. Cử chuyên gia giỏi trong việc kiểm định, tăng cường trang thiết bị, công cụ dụng cụ cho việc kiểm tra kiểm định. Sau khi hàng hóa được giao hàng và thuộc quyền sở hữu của công ty thì công ty cần sự bố trí giao nhận hàng và vận chuyển một cách hợp lý, giảm thiểu tối đa chi phí phát sinh. 3.2.1.5.Đánh giá kết quả nhập khẩu. Để có một kết luận đúng về thương vụ vừa được thực hiện, công ty xem xét đánh giá trên nhiều yếu tố, trong đó có yếu tố nhà cung cấp. Nhà cung cấp có thực hiện tốt nghĩa vụ đối với công ty, tính trách nhiệm của nhà cung ứng trong quá trình thực hiện như thế nào để có căn cứ đánh giá, đồng thời có những tiêu chuẩn khắc khe hơn cho nhà cung ứng. Quyết định cuối cùng mà công ty đưa ra là nên tiếp tục nhập hàng của nhà cung cấp này hay phải tìm nhà cung cấp mới, có khả năng hơn. Đánh giá kết quả nhập khẩu hiệu quả giúp doanh nghiệp biết được nhà cung cấp đó có tốt hay không là cơ sở để tìm nguồn hàng đáng tin cậy cho những thương vụ làm ăn tiếp theo 3.2.2. Một số kiến nghị đối với cơ quan chủ quản có liên quan. Tạo một hành lang pháp lý cho tất cả các doanh nghiệp Hoàn thiện hệ thống luật pháp, với các chế tài đầy đủ, và ổn định để các doanh nghiệp yên tâm hoạt động. Đồng thời, khi có sự thay đổi thì phải để cho doanh nghiệp có thời gian tiếp xúc trước với chính sách mới. Nhà nước cần có những hình phạt đích đáng cho những cá nhân tập thể sản xuất hàng giả, hàng nhái, hàng lậu, trốn thuế nhập khẩu... Bởi những trường hợp này sẻ làm thị trường trở nên hổn độn, gây thất thu cho nhà nước, làm ảnh hưởng tới các doanh nghiệp làm ăn chân chính. Hoàn thiện bộ máy quản lý nhà nước, tránh sự chồng chéo trong quản lý Hiện nay ở nước ta, các loại hình kinh tế khác nhau chịu sự quản lý của nhiều bộ ngành khác nhau, dẩn đến sự chồng chéo trong quản lý. Chẳng hạn như việc nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài và quá trình vận chuyển hàng hóa phải qua rất nhiều cơ quan chức năng kiểm tra làm cho hàng hóa bị dừng rất nhiều chổ, mất nhiều thời gian, chi phí, làm mất cơ hội kinh doanh của doanh nghiệp. Hoàn thiện hạ tầng cơ sở Tập trung đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng, chú trọng tới hệ thống giao thông vận tải, đặc biệt là hệ thống cầu cảng, nơi thường xuyên đón nhận những chuyến hàng nhập khẩu lớn từ nước ngoài về và là con đường hiệu quả nhất để vận tải hàng hóa Việt Nam tới các nước khác trên thế giới. Đi liền với điều này là xây dựng hệ thống thông tin liên lạc với giá cước ngày càng được giảm xuống nhằm mục đích giảm chi phí cho công ty và tăng tính cạnh tranh của ngành. Thiết lập hệ thống thông tin rộng rãi, chính xác, kịp thời giúp công ty có được thông tin một cánh nhanh nhất, dể nhất. Không phải công ty Việt Nam nào cũng dể dàng thuận tiện trong việc tìm kiến, lựa chọn thông tin về thị trường cũng như ở các bạn hàng. Các thông tin có hiệu quả thường là thông tin có từ các lãnh sự quán của Việt Nam tại nước ngoài, nhà nước nên có biện pháp để các công ty có điều kiện tiếp xúc với các thông tin có giá trị này một cách nhanh nhất, chính xác nhất. KẾT LUẬN Việt Nam hiện đang trong quá trình công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước. Và hiện tại đang cần nhập khẩu khẩu rất nhiều loại hàng hóa khác nhau phục vụ nhu cầu tiêu dùng và phát triển. Do đó nhập khẩu máy móc trở nên hết sức quan trọng. Để cho việc nhập khẩu diễn ra hiệu quả, đúng mục đích, tiết kiệm những chi phí không đáng có thì việc quản lý hoạt động nhập khẩu trở nên hết sức cần thiết không chỉ với các doanh nghiệp tham gia hoạt động nhập khẩu nói chung mà còn đối với công ty VIETRANS nói riêng. Với kinh nghiệm của một doanh nghiệp hoạt động lâu đời nhất của Việt Nam về lĩnh vực giao nhận và xuất nhập khẩu. VIETRANS xứng đáng là cánh chim đầu đàn trong lĩnh vực giao nhận và xuất nhập khẩu của Việt Nam. Trong điều kiện mới Việt Nam đã hội nhập WTO, doanh nghiệp sẽ không những cạnh tranh với các doanh nghiệp khác trong nước mà còn rất nhiều công ty khác của nước ngoài, vì thị trường giao nhận, xuất nhập khẩu của Việt Nam chưa đáp ứng được nhu cầu thị trường. VIETRANS cần phải phấn đấu nhiều hơn nữa thì mới giữ vững được đà tăng trưởng và phát triển của mình, nhằm thực hiện mục tiêu đến năm 2013 sẽ trở thành một tập đoàn đa nghành nghề đa lĩnh vực. Hoạt động quản lý nhập khẩu máy móc, thiết bị của VIETRANS thời gian qua cũng đã đóng góp một phần không nhỏ vào thành công chung của công ty. Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn những hạn chế nhất định mà công ty cần phải nỗ lực hơn nữa để hoàn thiện công tác quản lý hoạt động nhập khẩu nhằm đẩy mạnh và nâng cao hiệu quả kinh doanh chung của công ty nói chung và hoạt động nhập khẩu máy móc nói riêng. Chuyên đề thực tập tốt nghiệp với đề tài: “Hoàn thiện công tác quản lý hoạt động nhập khẩu máy móc tại tổng công ty Giao Nhận Kho Vận Ngoại Thương”. Qua việc hệ thống hóa được lý thuyết về quản lý hoạt động nhập khẩu, đánh giá thực trạng công tác quản lý hoạt động xuất nhâp khẩu máy móc thiết bị của công ty VIETRANS và đề xuất một số giải pháp, kiến nghị mạng tính khả thi để hoàn thiện công tác quản lý hoạt động nhập khẩu máy móc tại công ty. Hi vọng góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp, giúp công ty chủ động hơn trong quá trình hội nhập của đất nước. Danh mục tài liệu tham khảo Báo cáo tổng kết cuối năm 2004,2005,2006,2007, Phòng Tổng Hợp VIETRANS Viện nghiên cứu thương mại, trung tâm thương mại quốc tế, Tóm tắt về quản lý nhập khẩu. Tài liệu thuộc dự án, VIE/80/87 “ Quản lý nhập khẩu và mua sắm quốc tế” do sida- Thụy Điển tài trợ Nguyễn Thị Hường( Chủ biên), Giáo trình quản trị dự án và doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài-FDI,tập I và II, NXB Thống Kê, Hà Nội. Nguyễn Thị Hường ( Chủ biên), Giáo trình Kinh doanh quốc tế, tập I, NXB Thống Kê, Hà Nội. Nguyễn Thị Hường, Giáo trình Kinh doanh quốc tế, tập II, NXB Lao động – Xã hội, Hà Nội. Nguyến Cao Văn, 1999, Marketing quốc tế, NXB giáo dục, Hà Nội. Nguyễn Thị Thu thảo(2006), Nghiệp vụ thanh toán quốc tế, NXB Đại học kinh tế quốc dân, Hà Nội Vũ Hữu Tửu(2006) Giáo trình kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương, NXB Giáo dục, Hà Nội Nguyễn Anh Tuấn, (2001)“ Một số biện pháp chủ yếu nhằm hạn chế rủi ro và tổn thất trong hoạt động kinh doanh thương mại quốc tế”. luận án tiến sĩ. Mã số tra cứu: LATS.299. Đại học Kinh tế quốc dân, Hà nội Nguyễn Thị trang, (2007) “ Giải pháp hoàn thiện hoạt động quản lý nhập khẩu hàng hóa tại công ty TNHH CAVICO Việt Nam Thương mại”, chuyên đề tốt nghiệp, Đại học Kinh tế quốc dân, Hà Nội. Mục lục LỜI CAM ĐOAN Chuyên đề thực tập tốt nghiệp với đề tài: “ hoàn thiện công tác quản lý hoạt động xuất nhập khẩu máy móc, thiết bị tại tổng Công Ty Giao Nhận kho Vận Ngoại Thương” là chuyên đề do em trực tiếp nghiên cứu với sự giúp đỡ của giáo viên hướng dẫn – TS. Nguyễn Anh Minh cũng như các cán bộ và nhân viên phòng xuất nhập khẩu của tổng Công Ty Giao Nhận kho Vận Ngoại Thương. Em xin cam đoan không sao chép bất cứ tài liệu nào, mà chỉ sử dụng như một tài liệu mang tính chất tham khảo. Em xin chịu trách nhiệm trước Nhà trường và Khoa Kinh tế và Kinh doanh quốc tế. Hà Nội, ngày 26 tháng 4 năm 2007 Sinh viên Nguyễn Thị Lụa DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU VÀ HÌNH VẼ Hình 2.1: mô hình tổ chức bộ máy công ty Giao Nhận Kho Vận Ngoại Thương…….33 Hình 2.2: Cơ cấu các mặt hàng nhập khẩu qua các năm..…………………………….42 Hình 2.3 Cơ cấu thị trường nhập khẩu qua các năm…………………………………..43 Hình 2.4 Cơ cấu và giá trị nhập khẩu theo phương thức nhập khẩu qua các năm…….47 Bảng 2.1 Kết quả kinh doanh của công ty qua các năm……………………………….48 ._.