Hoàn thiện công tác quản lý dự trữ vật tư cho Công ty cơ khí 19-8

n. Nguyên nhân căn bản của việc phá sản là sự không hiệu quả quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh. Chính vì vậy, muốn tồn tại và phát triển trước hết đòi hỏi kinh doanh phải có hiệu quả, mà thước đo hiệu quả là sự tiết kiệm hao phí lao động xã hội và tiêu chuẩn của hiệu quả là tối đa hoá lợi nhuận hoặc tối thiểu hoá chi phí dựa trên nguồn lao động, sử dụng có hiệu quả tư liệu sản xuất với một mong muốn kinh doanh bỏ ra với mức thấp nhất nhưng lại mang lại hiệu quả kinh tế cao nhất. Để đạt được mong muốn đó doanh nghiệp phải không ngừng giảm chi phí sản xuất, trong đó vật tư đóng vai trò quan trọng vì nó chiếm tỷ trọng cao trong giá thành sản phẩm (50% - 60%) do đó quản lý vật tư là công việc không thể thiếu được trong tất cả các doanh nghiệp. Công ty cơ khí 19-8 là một công ty chuyên sản xuất và kinh doanh các mặt hàng cơ khí thuộc tổng công ty công nghiệp ô tô Việt Nam, có nhiệm vụ sản xuất và kinh doanh các mặt hàng cơ khí thu lợi nhuận và thực hiện nghĩa vụ với người lao động, với cấp trên và với nhà nước. Từ những năm gần đây, để ổn định và phát triển công ty trong nền kinh tế thị trường, công ty đã có phương hướng trong sản xuất kinh doanh, luôn tìm kiếm nguồn hàng mới mà thị trường có nhu cầu, thay đổi chất lượng và mẫu mã sản phẩm và mở rộng thị trường trong nước. Mặc dù công ty đã liên tục nhiều năm hoàn thành toàn diện các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật, các chỉ tiêu doanh thu, lợi nhuận đều đạt và vượt mức kế hoạch. Nhưng với những mặt đạt được đó là do được hưởng nhiều lợi thế vì là một doanh nghiệp nhà nước. Hiện tại ở công ty vẫn còn nhiều khuyết điểm trong quản lý làm tổn hại đến lợi ích của công ty dẫn đến làm giảm hiệu quả sản xuất kinh doanh ở công ty. Những khuyết điểm còn tồn tại ở công ty cần phải khắc phục và sửa chữa kịp thời như vậy mới mong có thể đứng vững được trong điều kiện cạnh tranh bình đẳng và hội nhập quốc tế như hiện nay. Vì thế công ty đang đứng trước một vấn đề bức xúc làm thế nào để quản lý và sử dụng vật tư một cách hợp lý, có hiệu quả và tạo điều kiện cho công ty thực hiện tốt nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, hoàn thành nghĩa vụ với Nhà Nước, nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên. Qua thời gian thực tập theo dõi quá trình sản xuất kinh doanh của công ty trong thời gian qua em nhận thấy để nâng cao công việc sản xuất kinh doanh ở công ty thì việc quản lý tốt công tác lập kế hoạch dự trữ vật tư đóng một vai trò quan trọng. Với mục đích đó, trong bản đồ án này em xin phép được lựa trọn đề tài tốt nghiệp:“ Hoàn thiện công tác quản lý dự trữ vật tư cho công ty cơ khí 19-8”. Vật tư là sản phẩm của lao động dùng để sản xuất, nó bao gồm nhiều thứ. Bao gồm nguyên vật liệu, nhiên liệu, thiết bị máy móc, dụng cụ, phụ tùng… Tuy nhiên do vai trò của nguyên vật liệu đầu vào rất quan trọng trong công tác sản xuất ở công ty cơ khí 19-8, do thời gian hạn hẹp và hạn chế trình độ ở bản thân. Trong bản đồ án này em chỉ chú trọng đến công tác quản lý dự trữ nguyên vật liệu tại công ty. Bản đồ án được chia làm ba chương với kết cấu như sau: Chương I: Cơ sở lý thuyết về quản lý dự trữ vật tư. Chương II: Giới thiệu về công ty cơ khí 19-8 và phân tích công tác quản lý dự trữ vật tư ở công ty. Chương III: Biện pháp hoàn thiện công tác quản lý dự trữ vật tư cho công ty cơ khí 19-8. Đồ án này được hoàn thiện với sự hướng dẫn, chỉ đạo trực tiếp của thầy giáo Nguyễn Văn Nghiến và sự giúp đỡ nhiệt tình của các Phòng, Ban chức năng của công ty cơ khí 19-8. Qua đây em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Nguyễn Văn Nghiến, tập thể các thầy cô giáo trong khoa Kinh tế và Quản lý, các Phòng, Ban chức năng của công ty cơ khí 19-8 đã giúp đỡ và tạo điều kiện cho em hoàn thiện được bản đồ án này. Sinh viên Dương Văn Sỹ CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ THUYẾT QUẢN LÝ DỰ TRỮ VẬT TƯ I.Ý NGHĨA CỦA CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ TRỮ VẬT TƯ Quản lý dự trữ vật tư là hoạch định số vật tư cần thiết để phục vụ một số mục tiêu nhất định của doanh nghiệp. Khi thiết lập phương án dự trữ, cần phải theo dõi mức độ tồn kho, mối liên hệ giữa vật tư với sản xuất và nhu cầu của thị trường. Một mô hìmh quản lý dự trữ vật tư tốt là mô hình quản lý mà tồn kho vật tư tiến tới không, tức là giữ cho không có hàng tồn kho trừ khi cần cho sản xuất tức thời. Nhưng thực tế trong nền kinh tế thị trường đầy biến động thì áp dụng phương thức không có tồn kho cũng mang lại nhiều rủi ro. Những rủi ro đó là vật tư ngoài đến muộn, các chi tiết, chủng loại mua về sai quy cách. Chỉ một vài tình thế như vậy cũng đủ làm cho sản xuất phải ngừng lại, chờ cho đến khi khắc phục hậu quả nhiều khi lớn đến không thể lường trước được. Do đó vấn đề đặt ra đối với mỗi doanh nghiệp là cần phải có một kế hoạch vật tư phù hợp với mình và tiết kiệm nhất. Có mô hình quản lý dự trữ vật tư tốt làm giảm vốn lưu động cho dự trữ vật tư, dẫn đến làm giảm lãi vay vốn ở ngân hàng. II. NỘI DUNG CỦA QUẢN LÝ DỰ TRỮ VẬT TƯ Quản lý dự trữ vật tư ở một doanh nghiệp bao gồm nhiều nội dung khác nhau như: Xác định nhu cầu vật tư cần dùng trong kỳ kế hoạch. Xác định lượng vật tư cần phải mua trong kỳ kế hoạch. Xác định các mô hình dự trữ và tìm mô hình dự trữ tối ưu cho doanh nghiệp. Tìm đối tác để mua hàng và kho bãi phương tiện, nhân công để nhập hàng. Chuẩn bị vốn lưu động để thanh toán chi phí. Nội dung cụ thể của các công việc như sau: 1. Xác định lượng vật tư cần dùng cho kỳ kế hoạch Lượng vật tư cần dùng là lượng vật tư được sử dụng một cách hợp lý và tiết kiệm nhất trong kỳ kế hoạch. Lượng vật tư cần dùng phải đảm bảo hoàn thành chỉ tiêu tổng sản lượng trong kỳ kế hoạch. Đồng thời cũng phải tính đến nhu cầu vật tư cho chế thử, dùng cho sửa chữa máy móc thiết bị. Việc xác định lượng vật tư cần dùng là cơ sở để lập kế hoạch mua sắm vật tư. Lượng vật tư cần dùng được tính toán cụ thể cho từng loại, từng thứ tự theo quy cách, cỡ loại của nó ở từng bộ phận sử dụng sau đó tổng hợp chung cho toàn công ty. Khi tính toán cần dựa trên cơ sở định mức tiêu dùng vật tư cho một đơn vị sản phẩm và nhiên liệu cho sản xuất, chế thử sản phẩm và sửa chữa cho kỳ kế hoạch. Tuỳ thuộc vào từng loại vật tư, từng loại sản phẩm đặc điểm kinh tế kỹ thuật của doanh nghiệp mà vận dụng phương pháp tính toán thích hợp. Để xác định nhu cầu vật tư cho kỳ kế hoạch của doanh nghiệp cần căn cứ vào Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của năm kế hoạch. Định mức tiêu hao vật tư cho một đơn vị sản phẩm. Tình hình giá cả vật tư trên thị trường. Xác định lượng vật tư cần dùng cho năm kế hoạch đối với các sản phẩm có định mức vật tư theo công thức sau: Vcd= Trong đó: Vcd : Lượng vật tư cần dùng cho năm kế hoạch. mij : Là định mức vật tư loại j dùng để sản xuất một đơn vị sản phẩm loại i hoặc cho một chi tiết sản phẩm loại i. Qi : Là số sản phẩm loại i sản xuất trong kỳ kế hoạch, hoặc khối lượng chi tiết sản phẩm sản xuất trong kỳ kế hoạch. n : Là số sản phẩm mà công ty sản xuất trong kỳ kế hoạch. Xác định nhu cầu vật tư dùng cho năm kế hoạch đối với các sản phẩm chưa xây dựng được định mức vật tư chính xác, để xác định nhu cầu vật tư có thể dùng phương pháp tính theo hệ số biến động theo công thức sau: Vcd=Nbc xTsx xHsd Trong đó: Vcd: Lượng vật tư cần dùng cho năm kế hoạch. Nbc: Lượng vật tư đã sử dụng trong năm báo cáo. Tsx: Nhịp độ phát triển sản xuất của kỳ kế hoạch. H : Hệ số sử dụng vật tư năm kế hoạch so với năm báo cáo. 1.1 Dự báo nhu cầu sản phẩm cho kỳ kế hoạch Muốn có một kế hoạch dự trữ vật tư tốt, quản lý tốt quá trình sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp cần phải dự báo mức bán sản phẩm càng chính xác càng tốt. Nói chung việc dự báo một cách chính xác mức bán sản phẩm trong kỳ nào đó của doanh nghiệp là một điều khó khăn. Trong nền kinh tế thị trường các doanh nghiệp hoạt động trong một môi trường kinh doanh không ổn định, tối đa hoá lợi nhuận lợi nhuận chỉ có thể đạt được trên cơ sở điều tra nghiên cứu và dự báo nhu cầu thị trường làm cơ sở cho việc xác định mức sản lượng sản xuất. Hiện dự báo nhu cầu sản phẩm có thể sử dụng các phương pháp dự báo sau: Phương pháp giản đơn: Theo phương pháp này mức dự báo nhu cầu của kỳ sau đúng bằng số lượng yêu cầu thực tế của kỳ trước nó. Ft+1= Dt Trong đó: Ft+1: Mức dự báo kỳ t+1. Dt : Yêu cầu thực của kỳ t. Phương pháp này có ưu điểm là đơn giản dễ làm, không cần tính toán phức tạp, số liệu cần dự trữ ít. Kết quả dự báo nhạy bén với sự biến đổi của dòng yêu cầu nên đối với dòng yêu cầu có sự biến đổi ngẫu nhiên lớn thường có sai số dự báo lớn. Phương pháp này cho kết quả tốt với dòng yêu cầu có tính su hướng. Phương pháp trung bình: Theo phương pháp này mức độ dự báo ở kỳ t+1 là trung bình cộng tất cả mức yêu thực tế kỳ t trở về trước theo công thức sau: Ft+1= Trong đó: n: Số dòng yêu cầu trước dùng để dự báo. Dt-i : Mức nhu cầu thực kỳ t-i. Ft+1 : Mức dự báo kỳ t+1. Phương pháp này san bằng được tất cả mọi sự biến động ngẫu nhiên của dòng yêu cầu. Đây là mô hình dự báo kém nhạy bén với sự biến động của dòng yêu cầu. Phương pháp phù hợp với những dòng yêu cầu đều ổn định, sai số sẽ rất lớn nếu ta gặp phải dòng yêu cầu có tính thời vụ hoặc dòng xu hướng. Nhược điểm lớn của phương pháp này là số lượng tính toán nhiều, số lượng lưu trữ khá lớn. Phương pháp trung bình động: Phương pháp trung bình động là phương pháp kết hợp phương pháp giản đơn và phương pháp và phương pháp trung bình dài hạn, nhằm phục các nhược điểm của hai phương pháp trên. Phương pháp trung bình động thực chất là là phương pháp trung bình nhưng nhưng với n là một giá trị hữu hạn, khá nhỏ (n=3,4,5…). Phương pháp đòi hỏi phải xác định n sao cho sai số dự báo là nhỏ nhất, đó chính là công việc của người làm dự báo, n phải điều chỉnh thường xuyên tuỳ theo thay đổi tính chất của dòng yêu cầu. Phương pháp trung bình động có trọng số: Theo phương pháp này với mỗi số liệu trong quá khứ ta gắn cho nó một hệ số thể hiện mức độ ảnh hưởng của nó tới kết quả dự báo theo công thức sau: Ft+1= Trong đó: Ft+1 : Mức dự báo kỳ t+1. Dt-i : Mức yêu thực kỳ t-i. ỏt-i : Trọng số kỳ t-i. ỏt-i được lựa trọn bởi người làm dự báo dựa trên sự phân tích tính chất của dòng yêu cầu thỏa mãn điều kiện =1 và 0≤ ỏt-i ≤1. Nhờ điều chỉnh thường xuyên hệ số ỏt-i của mô hình dự báo, thực tế đã chỉ ra rằng dự báo bằng phương pháp trung bình động có trọng số mang lại kết quả chính xác hơn phương pháp trung bình động. Phương pháp phân tích cấu trúc Theo phương pháp này người ta phân tích dòng yêu cầu thực tế ghi lại trong quá khứ thành các yếu tố cơ bản. Xu hướng T: Là sự biến đổi mức cơ sở của dòng yêu cầu theo thời gian. Mức biến đổi theo mùa vụ S: Là sự biến đổi có tính chất chu kỳ của dòng yêu cầu. Các yếu tố ngẫu nhiên R: Là phát sinh do những nguyên nhân bất thường như thay đổi khí hậu, bão lụt, xuất hiện sản phẩm mới trên thị trường… Mức yêu cầu thực tế Dt ở kỳ thứ t có thể biến đổi theo hai hình thức: Hình thức cộng các yếu tố: Dt=Tt+St+Rt. Hình thức nhân các yếu tố: Dt=Tt..St .Rt. Phương pháp san bằng hàm số mũ: Phương pháp trung bình động và phương pháp trung bình động có trọng số có hai nhược điểm chính là: Để dự báo nhu cầu ở kỳ t+1 chúng ta chỉ sử dụng n mức cầu thực tế gần nhất từ kỳ t trở về trước còn các số liệu từ kỳ n+1 trở đi chúng ta cắt bỏ. Thực tế và lý luận không ai chứng minh được rằng các số liệu từ kỳ n+1 trở về trước đó không ảnh hưởng gì đến đại lượng cần dự báo. Để khắc phục hai nhược điểm trên, phương pháp san bằng hàm số mũ đã ra đời, phương pháp này dùng tất cả các số liệu đã xảy ra trong quá khứ vào mô hình dự báo với số liệu giảm dần theo quy luật hàm số mũ. Nhưng việc áp dụng lại lại rất đơn giản, với mỗi sản phẩm chỉ lưu lại mức cầu thực tế ở kỳ trước và mức dự báo ở kỳ trước theo phương pháp này công thức tính như sau: Ft+1=Ft+ỏ(Dt –Ft) Trong đó: Ft+1: Dự báo mức tiêu thụ sản phẩm ở kỳ t+1. Dt : Số lượng yêu cầu thực tế ở kỳ t. Ft : Mức dự báo kỳ t. ỏ : Hệ số tuỳ chọn của người làm dự báo thoả mãn điều kiện 0≤ỏ≤1. 1.2 Định mức tiêu hao vật tư Định mức tiêu hao vật tư là quy định số nguyên vật liệu, nhiên liệu tối đa cho phép để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm trong những điều kiện tổ chức và kỹ thuật nhất định của thời kỳ kế hoạch. Định mức tiêu hao vật tư có những tác dụng sau: Định mức tiêu hao vật tư là cơ sở để tính các chỉ tiêu kế hoạch, cân đối trong doanh nghiệp, từ đó xác định đúng đắn mối quan hệ mua bán và ký hợp đồng giữa các doanh nghiệp với nhau và giữa các doanh nghiệp với các đơn vị kinh doanh vật tư. Định mức tiêu hao vật tư là căn cứ để tổ chức cấp phát vật tư hợp lý, kịp thời cho các phân xưởng, đội xe, công trường, bộ phận sản xuất và nơi làm việc đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành cân đối nhịp nhàng và liên tục. Định mức tiêu hao vật tư có vị trí quan trọng trong lĩnh vực sản xuất và kinh doanh. Điều quan trọng đối với cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp phải nhận thấy rằng định mức tiêu hao vật tư là chỉ tiêu biến động phải luôn được đổi mới và hoàn thiện theo tiến bộ của khoa học kỹ thuật, sự đổi mới và hoàn thiện của các mặt quản lý và trình độ tay nghề của công nhân không ngừng được nâng cao. Phương pháp xác định định mức tiêu hao vật tư có ý nghĩa quyết định đến kết quả tính định mức vật tư, các định mức đã được xác định tuỳ theo những đặc điểm kinh tế kỹ thuật, điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp mà chọn phương pháp xây dựng thích hợp. Trong thực tế hiện có 3 phương pháp xây dựng định mức tiêu hao vật tư. 1.2.1 Phương pháp thống kê Phương pháp thống kê là phương pháp xây dựng định mức dựa vào số liệu thống kê về mức tiêu dùng vật tư của kỳ trước. Căn cứ vào số liệu thống kê, dùng phương pháp bình quân gia quyền để xác định định mức. Phương pháp thống kê tuy là một phương pháp chưa thực sự chính xác, khoa học nhưng đơn giản, dễ sử dụng, có thể tiến hành nhanh chóng kịp thời. 1.2.2 Phương pháp phân tích tính toán Phương pháp tính toán là phương pháp khoa học, có đầy đủ căn cứ kỹ thuật và được coi là phương pháp chủ yếu để xây dựng định mức tiêu dùng vật tư. Thực chất của phương pháp này là kết hợp việc tính toán về kinh tế và kỹ thuật mức tiêu dùng vật tư với việc phân tích toàn diện các yếu tố ảnh hưởng đến lượng tiêu hao vật tư. Trong quá trình sản xuất sản phẩm để xác định định mức tiêu dùng vật tư cho kỳ kế hoạch, khi cần thiết có thể làm thí nghiệm hoặc tổ chức thao diễn kỹ thuật để kiểm tra lại. Việc xác định mức theo phương pháp phân tích tính toán được tiến hành theo 3 bước sau. Bước 1: Thu thập và nghiên cứu các tài liệu liên quan đến định mức, trong đó đặc biệt chú ý đến thiết kế sản phẩm, đặc tính kỹ thuật vật tư, chất lượng sản phẩm, quy trình công nghệ chế tạo sản phẩm. Máy móc thiết bị, trình độ kỹ thuật, tay nghề công nhân, số liệu thống kê kỳ trước. Bước 2: Phân tích từng thành phần trong cơ cấu định mức và nhân tố ảnh hưởng đến từng thành phần đó và tìm ra được giải pháp nhằm xoá bỏ lãng phí và tiết kiệm vật tư. Bước 3: Tổng hợp các thành phần của định mức, tính hệ số sử dụng và đề ra biện pháp phấn đấu giảm mức vật tư kỳ kế hoạch. Nội dung của phương pháp tính toán là xây dựng định mức tiêu hao vật tư trên cơ sở tính toán tiêu hao lý thuyết, dựa vào quá trình cân bằng hoá học, đơn pha chế, hoặc phương pháp cân đo trực tiếp và xác định tổn thất hợp lý để tính định mức tiêu hao vật tư, công thức sau tính cho một đơn vị sản phẩm. ĐỊNH MỨC TIÊU HAO VẬT TƯ = TIÊU HAO LÝ THUYẾT + TỔN THẤT HỢP LÝ. Tiêu hao lý thuyết theo phương lượng vật tư cân được, hoặc đo được, hoặc theo phương trình cân bằng hoá học. Tổn thất hợp lý được xác định trên cơ sở trên cơ sở theo dõi quá trình sản xuất thực tế, phát hiện hao hụt quá mức, từ đó tìm ra được phương pháp loại trừ tổn thất hợp lý, rồi cho cho áp dụng thử một thời gian, sau thời gian áp dụng sẽ sử dụng phương pháp thống kê để xác định tổn thất trung bình tiên tiến làm cơ sở tính toán định mức tiêu hao vật tư. 1.2.3 Phương pháp thử nghiệm sản xuất Phương pháp thử nghiệm sản xuất là phương pháp dựa vào kết quả của các thí nghiệm trong phòng thí nghiệm hoặc tại hiện trường, kết hợp với những điều kiện sản xuất nhất định để kiểm tra kết quả đã tính toán hoặc đã sản xuất thử trong một thời gian nhằm xác định mức vật tư trong kỳ kế hoạch. Phương pháp này thường được áp dụng ở những doanh nghiệp ở nghành hoá chất, luyện kim, thực phẩm, dệt… So với phương pháp thống kê, phương pháp thực nghiệm sản xuất chính xác, khoa học hơn. Tuy nhiên có nhược điểm là chưa phân tích tính toán toàn diện các yếu tố ảnh hưởng đến mức tiêu dùng, các số liệu về định mức trong chừng mực nhất định phụ thuộc vào các điều kiện thí nghiệm chưa thật giống với điều kiện sản xuất. Nội dung của phương pháp thử nghiệm sản xuất: Thiết kế các biện pháp loại trừ tổn thất. Cho làm thử một thời gian. Theo dõi số liệu thống kê về tiêu hao vật tư thực tế sau khi áp dụng các biện pháp loại trừ tổn thất. Dùng phương pháp thống kê để địng mức tiêu hao vật tư theo phương pháp thống kê đã trình bày ở trên. 2. Xác định lượng vật tư cần mua Sau khi đã xác định lượng vật tư cần dùng, cần dự trữ thì phải tiến hành tổng hợp và cân đối các nhu cầu để xác định lượng vật tư doanh nhiệp cần thiết phải mua trên thị trường trong nước và nước ngoài để đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ kế hoạch của doanh nghiệp. Xác định lượng vật tư cần mua theo công thức sau: Vcm =Vcd +(Vd1 –Vd2) Trong đó: Vcm : Lượng vật tư cần mua. Vcd : Lượng vật tư cần dùng. Vd2 : Lượng vật tư dự trữ đầu kỳ kế hoạch ( cuối năm báo cáo). Vd1 : Lượng vật tư tồn kho cuối kỳ kế hoạch. Lượng vật tư tồn kho cuối năm báo cáo, đảm bảo cho hoạt động của công ty được tiến hành bình bình thường, được xác định ngay từ đầu năm kế hoạch. Lượng vật tư tồn kho đầu kỳ được tiến hành theo công thức: Vd1=(Vk +Vnk) -Vx Trong đó: Vk : Lượng vật tư tồn kho ở thời điểm kiểm kê. Vnk: Lượng vật tư nhập kho từ thời điểm kiểm kê đến cuối năm báo cáo. Vx : Lượng vật tư xuất kho để dùng từ thời điểm kiểm kê đến cuối năm báo cáo. 3. Xây dựng mô hình quản lý dự trữ tối ưu Để đảm bảo quá trình sản xuất tiến hành một cách liên tục, đạt hiệu quả kinh tế cao đòi hỏi phải có một lượng vật tư dự trữ. Lượng vật tư dự trữ quá nhiều hoặc quá ít đều không mang lại hiệu qủa kinh tế cao. Do đó cần phải tính chính xác lượng vật tư dự trữ để đảm bảo cho quá trình sản xuất được liên tục, vừa không ứ đọng vốn, ảnh hưởng đến tốc độ luân chuyển và hiệu quả sử dụng vốn. Lượng vật tư dự trữ là lượng vật tư tồn kho cần thiết được quy định trong kế hoạch đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành liên tục bình thường. Căn cứ vào tính chất và công dụng, dự trữ vật tư của doanh nghiệp được chia ra làm hai loại là dự trữ thường xuyên và dự trữ bảo hiểm. Lượng vật tư dự trữ thường xuyên Dự trữ thường xuyên là dự trữ chủ yếu của doanh nghiệp, nó đảm bảo cho sản xuất được tiến hành liên tục giữa hai lần cung ứng liền nhau theo hợp đồng. Công thức tính lượng vật tư dự trữ thường xuyên như sau: Dtx=Mbqn x Ncc Trong đó: Dtx: Là mức dự trữ thường xuyên. Mbqn: Là mức tiêu dùng vật bình quân một ngày đêm. Ncc: Là số ngày cung cấp cách nhau, là khoảng thời gian giữa hai lần cung cấp liền nhau theo hợp đồng. Dự trữ thường xuyên tương đối phụ thuộc vào mức tiêu dùng bình quân ngày. Mức tiêu dùng bình quân ngày càng lớn thì số ngày cung ứng cách nhau càng nhỏ. Mặt khác dự trữ thường xuyên còn phụ thuộc vào khảng cách giữa nơi tiêu dùng và nơi cung cấp, mức dự trữ thường xuyên đôi khi cũng phụ thuộc vào tải trọng của phương tiện vận tải. Lượng dự trữ bảo hiểm Nếu chỉ có lượng vật tư dự trữ thường xuyên thì khi có sự cố bất trắc xảy ra như mua bán không kịp thời, số lượng mua bán không đầy đủ thì, thị trường biến động thì doanh nghiệp phải ngừng sản xuất. Như vậy dự trữ bảo hiểm sẽ đảm bảo đủ vật tư cho sản xuất liên tục trong sản xuất trong trường hợp không còn dự trữ thường xuyên. Công thức tính lượng vật tư dự trữ bảo hiểm như sau: Dbh=Mbqn xNbh Trong đó: Dbh: Là lượng vật tư dự trữ bảo hiểm. Mbqn: Là mức tiêu dùng vật tư bình quân một ngày đêm. Nbh: Số ngày dự trữ bảo hiểm. Công thức tính số ngày dự trữ bảo hiểm có thể được tính theo công thức sau: Nbh=tcb+tvc+tcl Trong đó: tcb: Là số ngày chuẩn bị vật tư ở nơi cung cấp. tvc: Là số ngày vận chuyển từ nhà cung cấp về doanh nghiệp. tcl : Là số ngày kiểm tra tiếp nhận vật tư dự trữ thường xuyên tại kho của doanh nghiệp. 3.1 Xây dựng hệ thống quản lý dự trữ Có hai câu hỏi mà người làm công tác quản lý dự trữ phải trả lời là khi nào đặt hàng và đặt hàng bao nhiêu ? Khi nào đặt hàng Trả lời câu hỏi này nhằm xác định sự kiện bắt đầu thực hiện việc đặt hàng, có hai hệ thống chính được sử dụng: Người ta đặt hàng khi mức dự trữ giảm xuống một mức tối thiểu gọi là dự trữ báo động đặt hàng. Người ta đặt hàng theo chu kỳ cố định mỗi tuần một lần, mỗi tháng một lần… Đặt hàng bao nhiêu Trả lời câu hỏi này phụ thuộc vào trả lời câu hỏi trước. Nếu đặt hàng vào những ngày cố định, với mức đặt hàng cố định sẽ khó thích ứng với sự biến đổi của của các nhu cầu. Vì vậy khi đặt hàng để tái tạo dự trữ hoặc là yếu tố số lượng thay đổi. Điều đó dẫn đến sự tồn tại của hai hệ thống quản lý dự trữ là: Đặt hàng để tái tạo dự trữ chỉ được tiến hành khi mức dự trữ cực tiểu đạt tới, người ta sẽ nhập vào một số lượng cố định. Đặt hàng để tái tạo dự trữ xảy ra theo những chu kỳ nhất định, người ta đặt hàng với những số lượng khác nhau theo từng đợt, bằng sản phẩm dự trữ đã tiêu thụ từ lần đặt hàng trước đến lần đặt hàng này, để duy trì một mức gọi là mức tái tạo.Tóm lại người ta có thể lựa trọn giữa hai hệ thống dự trữ: Hệ thống điểm đặt hàng: Là hệ thống dự trữ có số lượng cố định và chu kỳ thay đổi. Hệ thống tái tạo dự trữ định kỳ: Là hệ thống có chu kỳ cố định và số lượng thay đổi. 3.2 Hệ thống điểm đặt hàng Nguyên tắc của hệ thống này là thực hiện việc đặt hàng khi mức dự trữ giảm xuống một mức lý thuyết hay dự trữ báo động. Mức dự trữ này đảm bảo yêu cầu bán hàng hoặc yêu cầu cho sản xuất đến khi nhận được hàng từ phía nhà cung cấp. Vì vậy, mức dự trữ báo động nhỏ nhất là bằng yêu cầu trong thời kỳ thu nhận ( tức là từ lúc đặt hàng cho tới khi nhận hàng về kho) nếu không sẽ thiếu sản phẩm để bán hoặc thiếu sản phẩm cung cấp cho quá trình sản xuất. Trong thực tế mức yêu cầu và thời kỳ thu nhận giao động quanh một giá trị trung bình. Vì vậy mức dự trữ báo động( hay điểm đặt hàng) sẽ bằng mức yêu cầu trung bình trong một thời kỳ giao nhận trung bình. Trong một thời kỳ giao nhận trung bình cộng thêm một số lượng dự phòng khi có sự biến động về yêu cầu và có sự giao nhận về thời kỳ giao nhận, phần tăng thêm này được gọi là mức dự trữ bảo hiểm. ĐIỂM ĐẶT HÀNG = YÊU CẦU TRUNG BÌNH TRONG THỜI KỲ GIAO NHẬN + DỰ TRỮ BẢO HIỂM Hệ thống này yêu cầu người ta phải đặt hàng hoặc đưa vào sản xuất ngay sau khi đạt tới điểm đặt hàng, điều đó dẫn tới những khó khăn trong các trường hợp sau đây: Nhiều mặt hàng cùng nhập từ một nhà cung cấp mà các mặt hàng đó đặt tới các điểm đặt hàng tại các thời điểm khác nhau, vì thế người ta không thể nhóm các đơn đặt hàng lại với nhau cho dù chúng được mua ở cùng một nơi. Việc tổ chức sản xuất (ở trong doanh nghiệp mình cũng như ở nhà cung cấp) thực hiện một đơn đặt hàng còn bị ảnh hưởng bởi các trương trình sản xuất trước và sau, do vậy thời kỳ giao nhận thường kéo dài. Đặc biệt đối với quá trình sản xuất có tính chất thời vụ, lúc đặt hàng thì không có nhưng khi có hàng lại vẫn chưa cần. Vì vậy áp dụng mô hình điểm đặt hàng thật khó khăn. Do đó cần phải có một cơ cấu sản xuất linh hoạt hoặc là phải tồn tại một mức dự trữ lớn từ phía nhà cung cấp. Nắm chắc mức dự trữ tại mọi thời điểm có thể thông báo ngay khi mức dự trữ đạt tới điểm báo động có thể đưa đến chi phí quản lý dự trữ lớn. Nhưng điều đó có thể thực hiện được nhờ hệ thống tin học nghi nó lại mọi sự thay đổi mức dự trữ ở từng thời điểm và báo ngay khi mức dự trữ đạt tới điểm cực tiểu. Hệ thống điểm đặt hàng được áp dụng phù hợp khi thoả mãn các yếu tố sau: Dòng yêu cầu có mức biến động lớn. Những sản phẩm có giá trị cao cần phải hạn chế tình trạng thiếu hụt dự trữ vì chúng sẽ gây thiệt hại lớn. Hệ thống sản xuất linh hoạt. Có dự trữ ở nhà cung cấp. Dự trữ Q3 Điểm đặt hàng Thời gian t3 t1 t2 Q2 Q1 Q1=Q2=Q3 t1≠t2≠t3 Hình 1: Hệ thống điểm đặt hàng. 3.3 Hệ thống tái tạo định kỳ Hệ thống này nhằm vào việc kiểm tra mức độ tồn kho theo những khoảng thời gian đều đặn và đặt hàng bằng lượng sản phẩm dự trữ đã tiêu thụ ở kỳ trước. Số lượng đặt hàng bằng hiệu số giữa mức tái tạo và số lượng tồn kho. MỨC TÁI TẠO DỰ TRỮ = NHU CẦU TRUNG BÌNH TRONG MỘT CHU KỲ TẠO + DỰ TRỮ BẢO HIỂM Thời gian Mức tái tạo Q3 t3 t2 t1 Q2 Q1 Mức dự trữ t1=t2=t3 Q1≠Q2≠Q3 Hình 2. Hệ thống tái tạo dự trữ định kỳ. Khi mức tái tạo được ấn định ở mức cao, mức dự trữ trung bình sẽ cao và chi phí bảo quản sẽ lớn. Ngược lại nếu mức tái tạo quá thấp chúng ta được mức dự trữ trung bình, nhưng mức độ mạo hiểm thiếu hụt dự trữ là cao. Ưu điểm của hệ thống tái tạo định kỳ là khả năng ghép các yêu cầu mua hàng ở cùng một nhà cung cấp làm giảm chi phí quản lý, chi phí đặt hàng, vận chuyển và giao nhận. Nhưng khi có sự thay đổi đột ngột của yêu cầu làm cho hệ thống không thể thích ứng được. Để tránh điều đó xảy ra người ta phải chấp nhận mức dự trữ bảo hiểm lớn. Hệ thống tái tạo dự trữ định kỳ có hiệu quả khi có các điều kiện sau đây: Yêu cầu và thời gian giao nhận ít thay đổi. Người ta có thể yêu cầu hay đặt hàng một cách thường xuyên từ nhà cung cấp hay quá trình sản xuất. Hàng hoá có giá trị thấp vì số lượng dự trữ lớn không làm tăng đáng kể chi phí dự trữ. 3.4 Xác định số lượng kinh tế và chi phí quản lý dự trữ cơ cấu của chi phí dự trữ: Chi phí mua(giá) món hàng:Là chi phí cần để mua hoặc sản xuất ra từng món hàng tồn kho một. Chi phi này thường được biểu hiện bằng chi phí của một đơn vị nhận với số lượng nhận được hoặc sản xuất ra. Nhiều khi món hàng được giảm giá nếu ta mua cùng một lúc đạt đến số lượng nhất định nào đó. Chi phí đặt hàng: Chi phí đặt hàng gắn liền với đợt hoặc lô hàng định đặt. Chi phí đặt hàng không phụ thuộc vào số lượng món hàng mà phân trên toàn bộ lô mua. Chi phí này gồm có các chi phí đánh đơn hàng, gửi đơn hàng, chi phí vận chuyển, nhận hàng … Cho nên giảm chi phí đặt hàng thì cần đặt ít lần. Khi món hàng được sản xuất ra chính ngay trong xưởng thì cũng có chi phí này độc lập với số lượng món hàng được sản xuất ra. Ở đây chi phí này còn được gọi là chi phí điều chỉnh bao gồm chi phí văn phòng phẩm cùng với chi phí cần có để điều chỉnh thiết bị sản xuất cho lô hàng. Chi phí điều chỉnh thường là cố định trên thực tế ta có thể giảm nhỏ chúng nhờ thay đổi cách tác nghiệp, thiết kế và quản lý. Chi phí bảo quản: Chi phí này liên quan đến việc giữ tồn kho món hàng trong một giai đoạn thời gian nào đó. Chi phí bảo quản thường tính bằng số phần trăm, giá trị của món hàng. Như vậy để giảm chi phí bảo quản cần phải đặt nhiều lần với số lượng nhỏ. Chi phí bảo quản bao gồm : Chi phí cất giữ: Chi phí này bao gồm chi phí không gian chiếm trong kho, bảo hiểm và thuế. Trong một vài trường hợp một phần của chi phí cất giữ là cố định. Chi phí do lỗi thời, hư hỏng và mất mát : Chi phí lỗi thời sẽ được phân bố cho các món hàng có nhiều rủi ro bị lỗi thời nếu rủi ro càng cao thì chi phí càng lớn. Sản phẩm hư thối sẽ chịu chi phí hư hỏng. Chi phí mất mát bao gồm chi phí bị mất cắp và gãy vỡ đối với mặt hàng tồn kho. Chi phí thiếu hàng: Chi phí thiếu hàng phản ánh kết quả về kinh tế khi hết hàng trong kho. Ở đây xảy ra hai trường hợp: Khi thiếu hàng doanh nghiệp phải đặt thêm hoặc hẹn lại khách hàng khiến họ phải chờ đợi cho đến khi có hàng. Việc này có thể làm mất thiện ý muốn hợp tác với ta trong tương lai, cơ hội bị mất này được tính là chi phí thiếu hàng. Nếu ta không có sẵn hàng thì mất cơ hội bán hàng, tiền lãi ở đây cũng được coi là chi phí thiếu hàng. Đánh giá chính xác các chi phí dự trữ thường khó nhưng việc đánh giá đủ, chính xác nó sẽ giúp ta ra được quyết định đúng đắn. Số lượng kinh tế là số lượng làm cực tiểu tổng chi phí dự trữ. Số lượng kinh tế được thoả hiệp giữa: Chi phí bảo quản tăng cùng với giá trị của sản phẩm và khối lượng dự trữ, để giảm nó cần phải nhập kho nhiều lần với số lượng nhỏ. Chi phí đặt hàng hoặc để đưa vào sản xuất tăng lên tỷ lệ với số lần đặt hàng và như vậy phải nhập ít lần với số lượng lớn ở mỗi lần nhập. Ta có Cdt là tổng chi phí dự trữ của toàn bộ hệ thống dự trữ thì nó là tổng chi phí đặt hàng và bảo quản dự trữ.Vấn đề là mỗi lần đặt hàng bao nhiêu và bao nhiêu lần trong một năm để tổn chi phí dự trữ là nhỏ nhất. D :Là nhu cầu sản phẩm trong một năm. Q :Là số lượng mỗi lần đặt hàng. b : Là chi phí cố định cho mỗi lần đặt hàng hay đưa vào sản xuất không phụ thuộc vào số lượng đặt hàng. a :Là chi phí bảo quản cho một đơn vị sản phẩm trong một năm. Tổng chi phí dự trữ: Cdt=b. +a.. Số lượng đặt hàng tối ưu Q*=. Số lượng đặt hàng trong năm N= . Số lần đặt hàng tối ưu sẽ là:N = =. Cdt=a +b Là toàn bộ chi phí tối ưu của hệ thống dự trữ trong một năm. Chi phí Số lượng Q* CVT 0 Hình 3: Mô hình “ WILSON” Có ba ưu điểm của mô hình kinh tế này là: Các tham số được sử trong mô hình ít, đơn giản. Mô hình có thể khái quát hoá, dễ dàng cho nhiều loại chi phí dự trữ phù hợp với từng loại hình hoạt động của doanh nghiệp. Số lượng kinh tế Q ít nhạy cảm với sai số của các tham số được sử dụng( chi phí dự trữ, chi phí đặt hàng, nhu cầu hàng năm) điểm tối ưu nhận được tương đối phẳng. 4. Phân loại vật tư dự trữ Một doanh nghiệp thường có đến hàng chục, hàng trăm thậm chí đến hàng nghìn sản phẩm cần dự trữ, trong thực tế quản lý dự trữ phải tiến hành với từng sản phẩm. Để đơn giản và nâng cao hiệu quả quản lý dự trữ, người ta thường xuyên phân loại sản phẩm thành các nhóm tuỳ theo người cung cấp, đặc điểm sản phẩm, giá trị sản phẩm (giá trị tiêu thụ trong kỳ). Theo giá trị của sản phẩm, người ta phân chúng làm 3 loại: Loại A: 15% đến 25% loại sản phẩm chiếm 75% đến 85% tổng giá trị tiêu thụ. Loại B: 10% đến 20% tổng giá trị tiêu thụ của 25% đến 35% loại sản phẩm. Loại C: 5% đến 10% tổng giá trị tiêu thụ của 50% đến 60% loại sản phẩm. Cách phân lo._.ại này gọi là luật pareto 20/80(20% tổng số loại sản phẩm chiếm 80% tổng giá trị tiêu thụ). Các loại sản phẩm được quản lý một cách khác biệt giữa các loại A,B,và C. Các loại sản phẩm thuộc loại A được quản lý chính xác bằng sự kiểm kê thường xuyên, mức độ ảnh hưởng của nó đến chi phí sản xuất rất lớn ( dự trữ bảo hiểm nhỏ). Ngược lại, đối với các sản phẩm loại C được quản lý bằng sự kiểm kê định kỳ, số lượng dự trữ và tái tạo dự trữ cố định. Hệ thống quản lý yêu cầu đơn giản, chi phí ít và tổng dự trữ bảo hiểm lớn. Đối với các sản phẩm loại B được quản lý theo kiểu kết hợp các yếu điểm của hai nhóm A và C, thường được quản lý bằng phương pháp‛‛số lượng kinh tế” được trình bày ở trên. Trên cơ sở xác luật phân bố xác xuất của các yêu cầu mà xác định dự trữ bảo hiểm. %Doanh thu 80% 95% 100% 50 20 100 Số loại sản phẩm A B Loại C Hình 4: Phân loại ABC CHƯƠNG II GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CƠ KHÍ 19-8 VÀ PHÂN TÍCH CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ TRỮ VẬT TƯ TẠI CÔNG TY I. KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CƠ KHÍ 19-8 1. Sơ lược quá trình hình thành và phát triển của công ty Công ty cơ khí 19-8 là một trong những đơn vị thành viên trực thuộc tổng công ty công nghiệp ô tô Việt Nam, nằm trong khối các đơn vị hạch toán thuộc tổng công ty. Thành lập ngày 6-6-1979 theo quyết định của Bộ Giao Thông Vận Tải. Ngày đầu thành lập công ty có số cán bộ công nhân viên là 115 người với nhiệm vụ là đại tu các loại xe ô tô cho các cơ quan nhà nước thuộc Hà Nội và các tỉnh lân cận. Hiện nay công ty có tổng số lao động là 335 người với 5 phòng ban chức năng và 4 phân xưởng xuất quản lý và sử dụng tài sản trị giá khoảng 91 tỷ đồng với doanh thu tiêu thụ hàng hoá và dịch vụ giai đoạn 1999-2003 thể hiện trên đồ thị sau: Đơn vị tính: tỷVN đồng Hình 5: Doanh thu của công ty giai đoạn 1999-2004 Công ty cơ khí 19-8 có địa chỉ tại xã Minh Trí- huyện Sóc Sơn –Hà Nội. Điện thoại 8254337-8254338-82554340 Fax 825558391 2. Các mốc lịch trong quá trình phát triển của công ty 1979: Chính thức đại tu ô tô cho các doanh nghiệp nhà nước. 1991: Chuyển từ đại tu ô tô sang làm nhíp ô tô và phụ kiện đường sắt bán ra thị trường. 1995: Góp vốn liên doanh với công ty DAIHATSU motor của Nhật Bản thành lập công ty lắp ráp ô tô DAIHATSU. 2000: Công ty được tổ chức AJA trao giấy chứng nhận đạt tiêu chuẩn ISOO 9001 cho đối với quá trình sản xuất sản phẩm chính là nhíp ô tô các loại. 2003: Công ty lắp đặt song dây chuyền sản xuất nhíp ô tô mới hiện đại, tự động hoá cao có công suất 6000 tấn/năm. 2004: công ty sẽ thực hiện cổ phần hoá trong đó nhà nước nắm giữ 50% số vốn công ty, số vốn còn lại sẽ bán ưu đãi cho cán bộ công nhân viên trong công ty và ra ngoài thị trường. 3. Nhiệm vụ và chức năng của công ty Công ty cơ khí 19-8 hoạt động trên lĩnh vực sản xuất và kinh doanh các sản phẩm cơ khí. Công ty có nhiệm vụ sản xuất và kinh doanh các mặt hàng được pháp luật cho phép nhằm thu lợi nhuận và thực hiện các nghĩa vụ với nhà nước và người lao động. Hiện tại công ty đang sản xuất và bán các sản phẩm sau: Các loại nhíp ô tô Các loại lò xo, vòng đệm lò xo Phụ kiện đường sắt như :Tấm kẹp đàn hồi, căn u đường sắt, góc hãm. Các loại dao cắt, búa đá. Các sản phẩm cơ khí khác, dịch vụ sửa chữa, lắp đặt các mặt hàng cơ khí thuộc khả năng sản xuất và lắp đặt của công ty. Trong các sản phẩm mà công ty sản xuất kinh doanh thì nhíp ô tô là sản phẩm chủ lực, trong quá trình sản xuất huy động phần lớn nhân lực và máy móc công ty. Hằng năm các sản phẩm nhíp ô tô mang lại cho công ty trên 80% doanh thu tiêu thụ và trên 90% lợi nhuận thu được. 4. Quy trình sản xuất các sản phẩm chính Hiện nay nhíp ô tô các loại, sản phẩm chính của công ty được sản xuất theo trình tự quy trình công nghệ sau: Thép 60C2 Máy uốn và đột dập Lò ram Máy cắt Kim loại Máy căn chỉnh Máy thử mỏi Máy sơn Máy tôi Máy cán Hình 6: Sơ đồ công nghệ sản xuất nhíp ô tô Trong đó các bước sản xuất được thực hiện theo trình tuần tự ở các phân xưởng chức năng của công ty, cụ thể như sau: Quy trình cắt, cán được thực hiện ở phân xưởng tạo phôi. Quy trình căn chỉnh, uốn đột dập thực hiện ở phân xưởng cơ khí. Quy trình tôi, ram được thực hiện ở phân xưởng nhiệt luyện. Quy trình sơn, thử mỏi được thực hiện ở phân xưởng hoàn chỉnh. 5. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty Công ty cơ khí 19-8 là doanh nghiệp nhà nước nhưng trong nền kinh tế thị trường phải tự hạch toán kinh doanh, công ty đã tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình trực tuyến chức năng. Mô hình này cho phép thấy được trách nhiệm của từng vị trí quản lý, giám đốc có quyền quyết định tất cả các hoạt động trong công ty đồng thời chịu trách nhiệm về tình hình sản xuất kinh doanh của công ty trước cấp trên và với nhà nước. Giám đốc PGĐ marketing PGĐ sản xuất Phòng marketing Phòng kỹ thuật PKH PKT LĐ,TL PX tạo phôi PX cơ khí PX nhiệt luyện PX hoàn chỉnh Hình 7: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty Chức năng của các bộ phận quản lý Ban giám đốc: Ký hợp đồng, tổ chức triển khai sản xuất ở công ty, chịu trách nhiệm về hoạt động của công ty đối với nhà nước. Phòng kế hoạch : Tác nhiệp hợp lý sản xuất của các phân xưởng, chuẩn bị vật tư, dụng cụ đáp ứng kịp thời cho sản xuất, đảm bảo giao hàng đúng tiến độ. Phòng kinh doanh tiếp thị: Tổ chức triển khai công tác thương mại để tăng doanh thu và lợi nhuận cho công ty. Cùng phòng tổ chức, kỹ thuật, kế hoạch bàn bạc trình giám đốc phương án quản lý công tác bán hàng. Tổ chức kiểm kê ở các của hàng dịch vụ, đại lý thuộc công ty quản lý. Phòng kỹ thuật: Nghiên cứu ổn định công nghệ cho các dây truyền sản xuất, công nghệ gia công sản phẩm mới, thiết kế các sản phẩm từ yêu cầu của khách hàng đưa xuống các phân xưởng sản xuất. Phòng kế toán tài chính: Chuẩn bị đủ vốn cho sản xuất kinh doanh của công ty, quản lý các hoá đơn, chứng từ hợp đồng sản xuất kinh doanh của công ty, thiết lập các báo cáo kinh doanh. Phòng tổ chức lao động: Tính các định mức lao động, lương cho cán bộ công nhân viên, tuyển dụng và đào tạo lao động Phân xưởng tạo phôi: Tạo phôi các loại nhíp ô tô và các loại sản phẩm khác mà công ty nhận theo hợp đồng. Phân xưởng cơ khí: Gia công các phôi từ phân xưởng tạo phôi chuyển sang, sửa chữa bảo dưỡng thiết bị phục vụ cho sản xuất của công ty. Phân xưởng nhiệt luyện: Nhiệt luyện các sản phẩm từ phân xưởng cơ khí chuyển sang. Phân xưởng hoàn chỉnh: Hoàn thiện các sản phẩm từ phân xưởng nhiệt luyện chuyển sang, kiểm kê sản phẩm và lưu kho. 6. Vai trò của vật tư cho sản xuất đối với công ty Khi vật tư đóng vai trò là đối tượng lao động, chủ yếu là nguyên vật liệu, vật tư sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu và do đó đến hiệu quả sử dụng vốn kinh doanh của doanh nghiệp. Nguyên vật liệu được đảm bảo đầy đủ, đồng bộ, đúng chất lượng là điều kiện quyết định khả năng tái sản xuất mở rộng. Trong quá trình sản xuất nguyên vật liệu là bộ phận trực tiếp tạo nên sản phẩm. Vật tư đóng vai trò quan trọng bởi nguyên vật liệu chính đầu vào cho sản xuất sản phẩm chính của công ty là các loại nhíp ô tô phải nhập ngoại đó là các loại thép băng 60C2 phải nhập ngoại mà hiện trong nước vẫn chưa sản xuất được. Hiện tại công ty phải nhập từ Trung Quốc qua các công ty xuất nhập khẩu, chủ yếu nhập hàng thông qua cảng Hải Phòng do đó chịu sự tác động của nhiều nhân tố, trong đó có sự biến động của thị trường trong nước và nước ngoài, các quan hệ kinh tế chính trị giữa Việt Nam vàTrung Quốc. Hiện nay ở công ty do vừa đầu tư dây truyền công nghệ mới nên khoản nợ của công ty khá lớn nên tới 36 tỷ đồng. Đặc biệt các khoản nợ ngắn hạn là 22.5 tỷ đồng phải chịu lãi xuất cao, lượng vật tư cần mua về để sản dự trữ phục vụ sản xuất có ảnh hưởng trực tiếp đến vốn lưu động của công ty. Từ đó có kế hoạch dự trữ vật tư tối ưu sẽ đảm bảo cho công ty tiết kiệm được lượng vốn lưu động, đồng thời vẫn có thể đáp ứng kịp thời được các yêu cầu về số lượng và chất lượng vật tư cho sản xuất. Do đó vẫn đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh của công ty được tiến hành một cách liên tục và do đó vẫn giữ được uy tín cho công ty. Đơn vị tính : 1000 VNĐ Yếu tố Số tiền kỳ này Luỹ kế từ đầu năm 1. Chi phí nguyên vật liệu 1.1 Chi phí nguyên vật liệu chính 1.2 Chi phí nhiên liệu-điện 1.3 Chi phí công cụ, dụng cụ 1.4 Chi phí bao bì luân chuyển 1.5 Chi phí đồ dùng cho thuê Tổng chi phí nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ 2. Chi phí nhân công 2.1 Chi phí lương công nhân trực tiếp sản xuất 2.2 Chi phí BHXH, y tế, công đoàn… 2.3 Chi phí nhân viên bán hàng 2.4 Chi phí nhân viên quản lý Tổng chi phí nhân công 3. Chi phí khấu hao tài sản cố định 4. Chi phí dịch vụ mua ngoài 5. Chi phí khác bằng tiền 3.914.919 759.097 57.089 4.731.105 756.000 148.000 130.000 264.000 1.298.000 549.459 297.179 273.784 19.887.260 3.087.738 247.819 23.222.817 2.872.000 519.000 487.000 1.018.000 4.896.000 2.202.782 1.023.766 1.895.799 Tổng cộng 7.149.527 33.241.164 Bảng 1: Chi phí sản xuất kinh doanh ở công ty theo yếu tố năm 2003 Từ bảng tổng hợp chi phí sản xuất kinh doanh của công ty theo yếu tố năm 2003 cho thấy chi phí nguyên vật liệu chiếm tới 65% trong giá thành sản xuất các sản phẩm của công ty. Do đó quản lý hợp lý nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc giảm chi phí sản xuất kinh doanh và giá thành sản phẩm của công ty. Từ vai trò trên của vật tư cho thấy rằng cần phải đảm bảo vật tư cho sản xuất, tức là đáp ứng các yêu cầu về vật tư về số lượng, chất lượng, đúng quy cách chủng loại, kịp thời về thời gian và đồng bộ. Nhưng dự trữ đầy đủ vật tư, đáp ứng được cho các yêu cầu sản xuất của công ty mà tiết kiệm được vốn lưu động cho sản xuất kinh doanh mới mang lại hiệu quả cho công tác sản xuất kinh doanh ở công ty. Điều này ảnh hưởng đến năng xuất của công ty, đến chất lượng sản phẩm, đến sử lý và tiết kiệm vật tư đến tình hình tài chính của công ty và hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty. II. Phân tích công tác quản lý dự trữ vật tư tại công ty 1. Công tác phân loại vật tư ở công ty Vật tư là tư liệu sản xuất xuất ở dạng tiềm năng, nó bao gồm nhiều loại, từ những thứ loại có tính năng kỹ thuật cao, đến những loại thông thường. Hiện tại ở công ty cơ khí 19-8 vật tư được phân loại nhằm dễ quản lý và bảo quản, căn cứ vào số lượng, công dụng của vật tư hiện đang dùng cho sản xuất kinh doanh công ty vật tư làm hai nhóm chính nhằm dễ bảo quản và quản lý vật tư. Nhóm vật tư thứ nhất được chứa đựng, bảo quản trong kho nguyên vật liệu của công ty, có đặc điểm là trong quá trình sử dụng chúng hoàn toàn dùng trong một lần và có giá trị chuyển hết sang giá trị sản phẩm. Các loại vật tư đó bao gồm: Thép băng 602 có kích thước từ 50x6 đến 100x25 tuỳ theo yêu cầu sử dụng của công ty mà nhà cung cấp sẽ đáp ứng. Thép 60C2 , C45 dạng phôi đúc thiết diện 110x110. Than, Dầu, Gas. Thép lò xo 60C2 các loại từ ệ10 đến ệ22. Que hàn các loại. Nhóm vật tư thứ hai được cất dữ trong các kho của phân xưởng, chịu sự quản lý của phân xưởng, có đặc điểm sử dụng được nhiều lần và giá trị chuyển dần sang giá trị thành phẩm. Hiện ở công ty các loại vật tư đó là: Các loại dao cắt thép. Các loại đồ dùng trong nhà xưởng. Các loại phụ tùng máy. Hệ thống thiết bị, máy móc điều khiển. Với sự phân chia như vậy có ý nghĩa rất quan trọng trong lý luận và thực tiễn. Thực vậy đối với vật tư thuộc nhóm thứ nhất vì tiêu dùng hoàn toàn trong một lần nên muốn lặp lại quá trình sản xuất với quy mô như trước, với những điều kiện khác không đổi thì đòi hỏi công ty phải đảm bảo một lượng vật tư như trước. Còn đối với những loại vật tư thuộc nhóm thứ hai thì không nhất thiết phải như vậy thậm chí ngay cả trong trường hợp tăng quy mô sản xuất. Việc phân chia như vậy cũng đảm bảo cho cho quá trình xuất nhập vật tư được đơn giản hoá và dễ dàng thống kê các loại vật tư trong công ty, làm cho công ty có kế hoạch dự trữ phù hợp. Chẳng hạn các loại vật tư thuộc nhóm 1 được công ty bảo quản và cất giữ ở tại kho lớn của công ty, nơi có thể cấp phát cho tất cả các phòng ban, phân xưởng một cách thuận lợi mỗi khi có nhu cầu sản xuất theo nhiệm vụ của mình. Còn đối với nhóm thứ 2 được lưu trữ tại kho nhỏ đặt tại các phân xưởng, nhóm vật tư ở phân xưởng nào cần dùng thì đặt tại phân xưởng đó như vậy rất thuận tiện trong việc quản lý và vận chuyển. 2. Hệ thống kho chứa ở công ty 2.1 Phân loại kho Kho là các công trình kiến trúc chứa đựng, bảo quản dự trữ hàng hoá trong thời gian nhất định. Đây là một yếu tố cần thiết tất yếu để thực hiện dự trữ cho việc sản xuất có thể diễn ra một cách liên tục. Tuỳ theo mức độ, nhu cầu và điều kiện của các doanh nghiệp mà quy mô kết cấu, công nghệ kỹ thuật của kho có thể khác nhau. Trong một doanh nghiệp kho được xem như một đơn vị, một bộ phận cấu thành của quá trình tái sản xuất, một đơn vị kinh tế. Nó ra đời nhằm thực hiện việc dự trữ bảo quản hàng hoá phục vụ quá trình sản xuất và quản lý, bảo quản các loại sản phẩm trước khi đưa ra thị trường. Chức năng chung của các loại kho là đảm bảo lưu kho một cách hợp lý các loại hàng hoá nhằm đáp ứng kịp thời mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp với sự hợp lý về chi phí và vốn lưu động cần thiết. Vì vậy có thể phân ra các loại kho sau: Kho nguyên vật liệu: Là các kho có nhiệm vụ dự trữ các loại vật tư, nguyên vật liệu phục vụ quá trình sản xuất kinh doanh. Kho thành phẩm : Là các kho bảo quản các loại sản phẩm đã hoàn thành của doanh nghiệp và đang chờ tiêu thụ. Kho bán thành phẩm : Là các kho bảo quản các loại bán thành phẩm đã hoàn thành chờ chuẩn bị đưa vào tiếp tục sản xuất chế biến trong các bước công đoạn tiếp theo. Ở mỗi doanh nghiệp cần phải dựa vào quy mô sản xuất. Đặc tính của nguyên vật liệu, các sản phẩm hàng hoá của mình mà lựa trọn một mô hình hệ thống kho thích hợp như vậy mới phát huy được tác dụng của kho và giảm các chi phí không cần thiết. 2.2 Hệ thống kho ở công ty cơ khí 19-8 Nhà để xe Các phòng trực thuộc Phân Xưởng Bảo vệ Phân xưởng nhiệt luyện Kho chứa nguyên vật liệu Của công ty Phân xưởng hoàn chỉnh Phân xưởng tạo phôi Kho hàng Phân xưởng cơ khí Trụ sở công ty Kho ngoài trời Kho PX Kho PX Kho PX Kho PX Hình 8: Sơ đồ kho của công ty Từ khi xây dựng nhà máy đại tu ô tô, do đặc thù của công việc nên công ty đã xây dựng một hệ thống kho rất lớn và kiên cố, khi không còn đại tu ô tô mà chuyển sang làm nhíp ô tô thì hệ thống kho trên không được sử dụng hết khả năng của nó do vậy rất lãng phí. Năm 1994 khi liên doanh với công ty DAIHATSU mô tô của Nhật Bản hệ thống kho trên đã được sử dụng vào góp vốn liên doanh, từ đó công ty đã bắt tay vào xây dựng ngay cho mình một hệ thống kho mới. Hệ thống kho mới có quy mô nhỏ hơn nhưng phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh ở công ty, do được xây mới kiên cố và tính đến hiệu quả sử dụng kho đối với quy mô sản xuất kinh doanh của mình nên hiện nay công ty có hệ thống kho chứa khá tốt và rất hiệu quả trong việc bảo quản, vận chuyển lưu thông giữa kho và các phân xưởng sản xuất, nhập xuất nguyên vật liệu và bán sản phẩm ra thị trường. Hiện tại hệ thống kho của công ty cơ khí 19-8 khá tốt. Bao gồm 3 kho lớn, trong đó có hai kho kín kiên cố một kho dùng để chứa nguyên vật liệu một kho chứa sản phẩm chuẩn bị bán ra ngoài thị trường. Ngoài hai kho kín và kiên cố trên công ty còn có một kho ngoài trời dùng để chứa than và các loại thép ở dạng phôi, bể Gas phục vụ sản xuất. Ngoài ba kho trên tại mỗi phân xưởng sản xuất của công ty còn có một kho nhỏ dùng vào mục đích sử dụng riêng của từng phân xưởng. Kho đựng nguyên vật liệu có diện tích 400 m2, kho xây gạch, lợp tôn chứa 2000 tấn thép. Kho chứa dầu và thép băng 60C2, thép lò xo. Trong những năm qua kho chứa nguyên vật liệu luôn đáp ứng được các yêu cầu về dự trữ và đảm bảo cho các loại nguyên liệu được lưu trữ an toàn. Kho chứa các sản phẩm chờ xuất bán có diện tích 300 m2 xây tường gạch, lợp tôn khả năng chứa 1500 tấn sản phẩm dùng chứa các loại hàng hoá chuẩn bị xuất bán, hoặc gửi đi các đại lý của công ty. Trong kho có các giá đỡ nhiều tầng dùng chứa nhíp ôtô, và các sản phẩm khác của công ty. Hệ thống giá đỡ giúp cho lưu trữ được nhiều hàng, bảo đảm cho kho thông thoáng dễ vận chuyển và kiểm kê. Kho ngoài trời là bãi đất rải đá dùng để chứa các loại phôi thép 60 C2 dạng phôi đúc, thép ray, than. Kho nhỏ ở tại các phân xưởng có diện tích 64 m2 thuộc sự quản lý của các phân xưởng, kho dùng để chứa các thành phẩm còn dở dang ở các phân xưởng. Các kho hang nằm ngay trong phân xưởng có ngăn với khu vực khác trong phân xưởng bằng tôn. Việc tổ chức hệ thống kho chứa như trên ở công ty cơ khí 19-8 có những ưu nhược điểm sau: Ưu điểm: Với hệ thống kho tốt, mới nên việc bảo quản nhiên vật liệu, sản phẩm rất tốt. Việc bố trí kho ở gần các phân xưởng, giữa kho và các phân xưởng có lối đi lại đảm bảo cho việc lưu thông được thuận lợi giữa các phân xưởng sản xuất và kho chứa. Các kho nhỏ được bố trí ngay trong phân xưởng tạo thuận lợi cho việc cất giữ sản phẩm dở dang tại các phân xưởng, giúp các phân xưởng quản lý tốt công cụ, dụng cụ cần dùng cho phân xưởng làm giảm việc lưu thông đến kho, làm giảm chi phí vận chuyển. Nhược điểm: Với hệ thống kho dùng chung tường với các phân xưởng. Trong kho lại có chứa chất dễ cháy như dầu, do đó nếu xảy ra hoả hoạn gây thiệt hại rất lớn. Hơn nữa, tại kho nguyên vật liệu có chung cửa với các phân xưởng cũng dẫn đến tình trạng quản lý vật tư khó khăn, như xảy ra sự cố khó quy trách nhiệm, tuy kho nguyên liệu đáp ứng được các yêu cầu chứa đựng và dự trữ nguyên vật liệu nhưng kho hàng của công ty còn nhỏ nhiều khi không chứa hết hàng hoá của công ty sản xuất ra buộc công ty phải đem hàng cất dữ ở các đại lý giới thiệu bán sản phẩm của mình. Việc để than và thép phôi 60 C2 ngoài trời sẽ làm giảm chất của các loại vật tư trên. 3. Quy trình quản lý vật tư ở công ty 3.1. Công tác tổ chức tiếp nhận vật tư ở công ty. Khi đặt mua vật tư, công tác vận chuyển vật tư đều được thực hiện bởi các công ty thương mại. Do đó việc tiếp nhận vật tư về số lượng và chất lượng đều được cán bộ và nhân viên của phòng kế hoạch vật tư, phòng kỹ thuật được thực hiện sân kho của công ty. Việc kiểm tra chất lượng vật tư được tiến hành từ thấp đến cao, từ ngoài vào trong. Đầu tiên, nhân viên tiếp nhận xem xét kích thước, tình hình bao bì và những ký hiệu ghi trên bao bì phù hợp với điều kiện quy định trong hợp đồng giao hàng và việc đơn gửi kèm theo hàng hay không. Tiếp đó, kiểm tra kỹ hơn, trong một số trường hợp, đối với một số loại vật tư nhất định còn phải tiến hành kiểm tra bằng chất lượng như thử độ cứng, độ dẻo ( như các loại thép lò xo dùng để sản xuất vòng đệm lò xo) và có thể dùng những phương pháp phân tích để kiểm tra thành phần hoá học của vật chở đến (kiểm tra thành phần các bon của các loại thép lò xo và thép băng). Nếu khi kiểm tra số lượng và chất lượng xong thấy không phù hợp với các chứng từ đi kèm theo hàng thì phải lập biên bản kiểm nghiệm. Đây là cơ sở pháp lý để giải quyết những vấn đề pháp lý sau này trong mua bán hàng hoá. Hiện tại công ty lập biên bản kiểm nghiệm theo mẫu 05.VT và hàng được nhập kho lập theo mẫu 02.VT theo quyết định số 186 TC/CĐKT ban hành ngày 14-3-1995 của Bộ Tài Chính. Trong thời gian qua công tác tiếp nhận vật tư ở công ty được tiến hành thường xuyên mỗi khi nhập hàng điều này giúp cho công ty luôn đảm bảo được nguyên liệu đầu vào đúng chủng loại và chất lượng cho sản xuất. Giải quyết hợp lý các vi phạm hợp đồng trong quan hệ kinh tế theo quy định của pháp luật, đảm bảo được lòng tin ở nhà cung cấp và khách hàng của mình. 3.2 Tổ chức theo dõi sự biến động của vật tư dự trữ Trên thực tế lượng vật tư cho sản xuất luôn ở trạng thái biến động. Do đó cần phải tổ chức theo dõi sự biến động của lượng vật tư dự trữ, nhằm kịp thời điều chỉnh dự trữ thực tế cho phù hợp với định mức. Ở công ty cơ khí 19-8 công tác tổ chức theo dõi sự biến động của vật tư trong kho được tiến hành nhằm mục đích sau: - Xác định số lượng cụ thể từng loại vật tư đang dự trữ trong kho tại một thời điểm nào đó. Đây là cơ sở để đề ra biện pháp giải quyết tình trạng thừa hoặc thiếu vật tư trong kho, tạo thuận lợi cho công tác kiểm kê nguyên vật liệu trong kho. - Thấy rõ được trách nhiệm vật chất của thủ kho trong công tác quản lý vật tư. - Thấy được tình hình tiêu hao vật tư cho sản xuất, từ đó biết được trong quá trình sản xuất có gây lãng phí vật tư hay tiết kiệm vật tư. Biết được vật tư bảo quản có tốt hay không, có bị hỏng, hoặc bị kém chất lượng không. Số lượng vật tư bị hỏng hóc là bao nhiêu, nguyên nhân gây hỏng vật tư, cách thức khắc phục như thế nào. Hiện tại công tác theo dõi vật tư được tiến hành bởi nhân viên trông kho nguyên vật liệu. Công cụ hỗ trợ cho việc theo dõi là hệ thống thẻ kho được lập theo mẫu 06VT ban hành theo quyết định số 186TC/CĐKT ban hành vào ngày 14-3-1995 của Bộ Tài Chính. Mỗi thẻ kho dùng cho một thứ vật tư cùng nhãn hiệu, quy cách ở cùng một kho. Phòng kế toán lập thẻ và ghi các chỉ tiêu như :Tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã số vật tư, sản phẩm, sau đó giao cho thủ nhân viên quản lý kho nguyên vật liệu ghi chép hằng ngày. Hằng ngày nhân viên quản lý kho nguyên vật liệu căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho ghi vào cột tương ứng của thẻ kho. Mỗi chứng từ ghi một dòng. Cuối ngày tính số tồn kho. Cuối tháng, nhân viên kế toán vật tư xuống kho nhận chứng từ và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của nhân viên trông kho, sau đó ký xác nhận vào thẻ. Đơn vị tính: tấn Ngày Nội dung Xuất Nhập Tồn 1/1 Xuất cho sản xuất 9,1 895 1095,9 Nhập hàng về kho 1/2 Xuất cho sản xuất 9,0 859,3 1/3 Xuất cho sản xuất 9,3 625,3 31/3 Xuất cho sản xuất 8,6 393,9 1/4 Xuất cho sản xuất 9,3 1238,9 Nhập hàng về kho 845 3/5 Xuất cho sản xuất 9,4 990,4 1/6 Xuất cho sản xuất 8,9 765,4 30/6 Xuất cho sản xuất 9,3 537,9 1/7 Xuất cho sản xuất 9,5 1378,4 Nhập hàng về kho 845 1/8 Xuất cho sản xuất 9,1 1141,8 1/9 Xuất cho sản xuất 8,6 721,4 30/9 Xuất cho sản xuất 8,5 706 1/10 Xuất cho sản xuất 8,2 1515,8 Nhập hàng về kho 850 1/11 Xuất cho sản xuất 8,9 1281,8 1/12 Xuất cho sản xuất 9,1 1045,2 30/12 Xuất cho sản xuất 9,2 805,8 Bảng 2: Theo dõi biến động dự trữ của thép băng 60C2 năm 2003 Do lượng thép băng 60C2 tồn kho năm 2002 chuyển sang là 210 tấn, qua bảng số 2 trên cho ta thấy được lượng thép băng 60C2 năm 2003 công ty nhập về là 3435 tấn. Từ bảng trên cho thấy năm 2003 công tác dự trữ thép băng 60C2 ở công ty luôn đáp ứng được các yêu cầu cho sản xuất, không để xảy ra tình trạng thiếu vật liệu cho sản xuất. Tuy nhiên từ bảng trên cho thấy công tác dự trữ thép băng 60C2 công ty thực hiện năm 2003 chưa thật hiệu quả, bởi tuy đáp ứng được thép băng 60C2 cho sản xuất nhưng dự trữ thép băng 60C2 của công ty năm 2003 là quá mức cần thiết. Cụ thể là số lượng thép băng 60C2 thống kê còn trong kho rất lớn trung bình là 960 tấn, luôn nhiều hơn mức 260 tấn, lượng dự trữ bảo hiểm mà công ty áp dụng trong công tác dự trữ năm 2003. Điều này làm lãng phí vốn lưu động, gây ảnh hưởng đến kết quả sản xuất kinh doanh ở công ty. Công tác tổ chức theo dõi sự biến động của vật tư trong kho ở công ty cơ khí 19-8 thực hiện trong thời gian qua đã thu được hiệu quả và những hạn chế sau: Hiệu quả đạt được: Việc theo dõi thường xuyên lượng vật tư trong kho giúp cho công ty biết được số lượng cụ thể từng loại vật tư ở một thời điểm bất kỳ, giúp cho công tác kiểm kê ở công ty được dễ dàng và thuận lợi hơn. Giúp cho công xác định được số lượng vật tư cần mua trong thời gian tới, biện pháp giải quyết lượng vật tư thừa. Kiểm soát được quá trình tiêu hao từng loại vật tư trong kho, căn cứ vào sản lượng sản phẩm từng loại được sản xuất ra biết được trong quá trình sản xuất có xảy ra tình trạng gây lãng phí vật tư hay không. Những mặt còn tồn tại : - Từ số liệu thống kê được từ thẻ kho lập ra hằng ngày. Biết được số lượng cụ thể của loại vật tư trong kho, nhưng vẫn để xảy ra tình trạng dự trữ quá mức, cụ thể là lượng dự trữ thép băng quá mức làm lãng phí vốn lưu động và làm tăng chi phí bảo quản. Điều này chứng tỏ công tác quản lý dự trữ vật tư ở công ty không thực sự hiệu quả dẫn đến việc đưa ra biện pháp xử lý thừa thiếu vật tư chậm chạp và không hiệu quả. 3.3. Công tác tổ chức cấp phát nguyên vật liệu Xuất kho: Hàng xuất phải đủ chứng từ hợp lệ, có phiếu lĩnh hàng do đơn vị viết, phải ghi chú nội dung theo quy định của công ty cụ thể là khi xuất vật tư cho phân xưởng sản xuất phải có đồng thời phiếu xuất vật tư của phòng kế hoạch vật tư và yêu cầu lấy vật tư của quản đốc phân xưởng. Hiện công ty sử dụng chứng từ cấp phát vật tư theo mẫu 02-VT ban hành theo quyết định số 186-TC/CĐKT ngày 14-3-1995 của Bộ Tài Chính. Đến kho lĩnh hàng: Người lĩnh phải xuất trình giấy xuất kho cho thủ kho. Khi thủ kho kiểm tra phiếu hợp lệ, đầy đủ thủ tục quy định thì mới cấp phát. Người lĩnh hàng phải mang theo sổ lĩnh của đơn vị giao cho thủ kho cấp phát ghi và ký vào sổ. Việc cấp phát hàng thực hiện công khai, được cân, đo, đong đếm cụ thể theo phiếu xuất kho. Với việc cấp phát như hiện công ty đang thực hiện có những ưu, nhược điểm sau: Ưu điểm: Với việc tiến hành cấp phát như hiện công ty đang áp dụng thì đảm bảo cho cấp phát được kịp thời và chính xác lượng vật tư cần cho sản xuất ở các phân xưởng, đồng thời kiểm soát được lượng vật tư đã cấp phát điều này có thể làm cho người lao động có trách nhiệm với công việc của mình, tránh làm hỏng sản phẩm dẫn tới làm thất thoát vật tư. Nhược điểm: Khi phải cấp phát một lúc nhiều loại vật tư thì người thủ kho sẽ không thể đáp ứng kịp do đó có thể dẫn tới làm chậm quá trình sản xuất ở công ty làm giảm hiệu quả sản xuất kinh doanh. 3.4 Công tác tổ chức thanh toán quyết toán Là bước chuyển giao trách nhiệm giữa bộ phận sử dụng nguyên vật liệu với bộ phận quản lý. Thực chất của công tác thanh toán quyết toán và đánh giá tình hình sử dụng nguyên vật liệu, thanh toán quyết toán nguyên vật liệu là sự đối chiếu, so sánh giữa nguyên vật liệu xuất ra trong sản xuất với lượng lượng thành phẩm thu về để biết được kết quả sử dụng nguyên vật liệu. Nhờ có việc tổ chức thanh toán quyết toán nguyên vật liệu mới nâng cao được trách nhiệm của của cá nhân và từng bộ phận sử dụng nguyên vật liệu, đảm bảo việc hạch toán đầy đủ, chính xác nguyên vật liệu vào giá thành. Muốn cho công tác thanh toán quyết toán đi vào lề nề nếp phải tiến hành phân công và xác định rõ trách nhiệm vật chất đối với mỗi cá nhân và bộ phận làm công tác này phải coi là một nhiệm vụ quan trọng trong công tác quản lý vật tư của các đơn vị. Ở công ty cơ khí 19-8 trình tự công tác quyết toán được thực hiện như sau: Khi xuất vật tư cho yêu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh. Thủ kho phải ghi phiếu xuất kho cho từng đơn vị sử dụng vật tư vào mục đích cụ thể, từ đó làm cơ sở cho kế toán vật tư ghi chép vào sổ kế toán vật tư. Thống kê vật tư có nhiệm vụ ghi lại các nghiệp vụ xuất các loại vật tư vào sản xuất kinh doanh cho từng loại vật tư, từng vị trí sử dụng vật tư vào bên nợ của tài khoản liên quan (TK:621;627;641;642). Từ những sổ sách thống kê vật tư các phân xưởng, kế toán vật tư tổng hợp ghi vào sổ sách kế toán như sau: Nợ các tài khoản: 621;627;642;641. Có tài khoản nguyên vật liệu: 152. Việc quyết toán được thực hiện vào mỗi kỳ sản xuất kinh doanh trên các số liệu theo dõi ghi trong các sổ sách kế toán và được kết chuyển vào tài khoản 632, tài khoản giá vốn hàng bán. Việc này cũng được làm từ các phân xưởng và kế toán vật tư của công ty sẽ là người tổng hợp cuối cùng quyết toán vật tư cho công ty. Nhận xét: Công tác thanh toán quyết toán vật tư của công ty được tiến hành theo đúng trình tự kế toán và phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh ở công ty. Tuy nhiên việc quyết toán đôi khi bị chậm trễ so với thực tế sản xuất kinh doanh, phản ánh chưa kịp thời quá trình thống kê vật tư. Hiện ở công ty thường có đơn đặt hàng đột xuất do đó đòi hỏi công tác quyết toán phải nhanh và chính xác, như vậy công ty cần có những biện pháp thúc đẩy quá trình quyết toán sao cho càng rút ngắn được khoảng cách giữa thực tế và báo cáo để kịp thời phục vụ những yêu cầu quản lý vật tư. Các biện pháp khắc phục những khó khăn trên có thể là đào tạo nâng cao trình độ, khả năng làm việc của nhân viên làm việc trong lĩnh vực này. Có chế độ yêu cầu về thời gian hoàn thành việc thanh toán quyết toán để thúc đẩy việc thực hiện và có được những sổ sách, số liệu báo các một cách sớm nhất. 4. Công tác tổ chức định mức vật tư ở công ty cơ khí 19- 8 Định mức vật tư là số lượng vật tư tối đa cho phép để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm trong điều kiện quản lý và kỹ thuật nhất định. Dựa vào định mức vật tư cho phép người quản lý cấp phát vật tư hợp lý về số lượng và chủng loại cho sản xuất, là cơ sở để doanh nghiệp hạch toán vật tư và tính giá thành sản phẩm. Để tính định mức vật tư hợp lý, chính xác căn cứ vào tình hình sản xuất kinh doanh cụ thể của từng doanh nghiệp, căn cứ vào trình độ tay nghề của người lao động và tình trạng của máy móc thiết bị. Hiện có nhiều cách tính định mức vật tư, để có cách tính chính xác thì doanh nghiệp phải căn cứ vào thực trạng của mình để đưa ra cách tính phù hợp như vậy mới đảm bảo cho tính toán định mức chính xác và khoa học. Ở công ty 19-8 công tác định mức được xác định theo từng loại sản phẩm như sau: Đối với nhíp ô tô sản phẩm chính của công ty công tác tính định mức vật tư cho một đơn vị sản phẩm được xác định theo phương pháp thống kê kinh nghiệm. Đối với các sản phẩm phụ như búa đá, vòng đệm lò xo, căn u đường sắt hiện công ty chưa xác định chính xác định mức chi tiết cho từng loại sản phẩm. Dựa vào sản xuất thực tế tạm tính được như sau: Đối với sản phẩm búa đá, căn u đường sắt là loại sản phẩm đơn giản dễ chế tạo, hiệu suất sử dụng vật liệu là 90%. Đối với sản phẩm là vòng đệm lò xo làm từ thép tròn 60C2 nhập ngoại, yêu cầu sản phẩm tương đối phức tạp, qua nhiều bước gia công hiệu suất sử dụng vật liệu đối với sản phẩm vòng đệm lò xo là 80%. Đối với các loại ._.ột ngày đêm là 10,34 tấn, sử dụng công cụ hỗ trợ Exel tính được lượng thép băng 60C2 tồn kho trung bình năm 2004 là 470 tấn. Hiện nay số nợ ngắn hạn của công ty là 22.5 tỷ đồng với lãi vay trung bình là 9% một năm. Do đó mà công ty hiện rất cần vốn cho sản xuất kinh doanh và cho trả nợ ngân hàng nhằm giảm chi phí lãi vay phải trả. Qúa trình dự trữ hàng hoá trong kho tức là công ty phải bỏ vào đó một lượng vốn lưu động bằng giá trị cần dự trữ mà vốn này hiện công ty phải đi vay với lãi xuất là 9% năm. Để lựa trọn một trong hai phương án đặt hàng là 326 tấn cho một lần đặt hàng và 600 tấn cho một lần đặt hàng ta tính toán và so sánh hai đại lượng sau: CVT1=350x0,18+7x4,09 + 350x11x9% + 11x2337,6 =26.151,73 triệu đồng. CVT2= 470x0,18 + 4x4,09 + 470x11x9% + 10,89x2337,6= 26.169,12 triệu đồng. Trong đó: CVT1: Là tổng chi phí phải bỏ ra trong năm 2004 để đáp ứng 3143,4 tấn băng 60C2 cho sản xuất 3100 tấn nhíp ô tô trong năm 2004, trong trường đặt hàng 7 lần trong năm, số lượng đặt mỗi lần là 326 tấn. CVT2: Là tổng chi phí phải bỏ ra trong năm 2004 để đáp ứng 3143,4 tấn băng 60C2 cho sản xuất 3100 tấn nhíp ô tô trong năm 2004, trong trường đặt hàng 4 lần trong năm, số lượng đặt mỗi lần là 600 tấn. Do CVT1< CVT2 nên ta chọn phương án đặt 7 lần trong năm với mỗi lần nhập hàng về kho cách nhau là 51 ngày, sáu lần đầu mỗi lần nhập 326 tấn thép băng 60C2, lần thứ 7 nhập 381,6 tấn thép băng 60C2. 1.6 Đánh giá hiệu quả của biện pháp 1 Việc đánh giá hiệu quả của biện pháp thứ 1 đưa ra trên cơ sở so sánh chi phí theo biện pháp 1 và chi phí do công ty thực hiện khi vẫn áp dụng phương thức quản lý dự trữ mà công ty đã thực hiện trong những năm trước đây khi cùng cung cấp lượng thép băng 60C2 cần thiết để sản xuất 3100 tấn nhíp ô tô trong năm 2004. Chi phí 805,8 tấn thép băng 60C2 tồn kho từ năm 2003 công ty mua với giá là 6,831 triệu đồng =805,8x6,831=5.504,42 triệu đồng (*) Theo tính toán ở phần (1.5) của giải pháp 1, kết hợp với (*) thì tổng chi phí phải bỏ ra trong năm 2004 để đáp ứng 3143,4 tấn thép băng 60C2 cho sản xuất 3100 tấn nhíp ô tô trong năm 2004, trong trường đặt hàng 7 lần trong năm, số lượng đặt mỗi lần là 326 tấn có giá trị bằng (*)+ CVT1= 31.656,15 triệu đồng. Bây giờ ta tập hợp chi phí theo cách thức mà công ty áp dụng khi đáp ứng lượng thép băng 60C2 cần thiết để sản xuất 3100 tấn nhíp ô tô. +. Chi phí đặt hàng: Do thực hiện việc đạt hàng theo quý, mỗi quý đặt hàng một lần, chi phí là 4,09 triệu đồng cho một lần đặt hàng. Vì vậy chi phí đặt hàng theo cách thức công ty thực hiện trong năm 2004 =4x4,09=16,36 triệu đồng. +. Chi phí bảo quản: Theo cách thức dự trữ của công ty thực hiện có dự trữ bảo hiểm là 208 tấn. Số lượng đặt hàng và ngày nhập thép băng 60C2 về kho cụ thể trong bảng sau: Ngày nhập hàng Đơn vị tính Số lượng nhập 3/1 Tấn 661 2/4 Tấn 662 3/7 Tấn 661 3/10 Tấn 662 Bảng 15: kế hoạch nhập hàng của công ty năm 2004 Theo cách thức mà công ty nhập thép băng 60C2 như trên, theo dự báo nhu cầu thép băng 60C2 tiêu hao bình quân một ngày đêm trong năm 2004 là 10,34 tấn, sử dụng công cụ Exel ta thống kê được lượng thép băng 60C2 tồn kho trung bình trong năm 2004 là 720 tấn. Với chi phí bảo quản là 0,18 triệu đồng một tấn thép băng 60C2 một năm thì tổng chi phí bảo quản thép băng 60C2 năm 2004 theo mô hình dự trữ của công ty thực hiện là 720x0,18=129,6 triệu đồng. + Chi phí vốn vay: Do công ty mua mỗi lần đều lớn hơn mức giảm giá 600 tấn thép băng 60C2 lên được giảm giá một lượng là 1% giá trị lô hàng, với lãi vay trung bình của công ty là 9(%/năm ) thì chi phí vốn vay năm 2004 khi công ty duy trì lượng tồn kho thép băng 60C2 ở mức 720 tấn= 720x10,89x9%=705,67 triệu đồng. +. Chi phí mua thép băng 60C2 : Do công ty mua mỗi lần đều lớn hơn mức giảm giá 600 tấn thép băng 60C2 lên được giảm giá một lượng là 1% giá trị lô hàng, do đó chi phí mua 2337,6 tấn thép băng 60C2 năm 2004 = 2337,6 x10,89 =25.456,46 triệu đồng. +. Chi phí cho lượng 805,8 thép băng 60C2 tồn kho năm 2003( công ty mua với giá là 6,831 triệu đồng một tấn chuyển sang năm 2004 =805,8x6,831=5.504,42 triệu đồng. Tổng chi phí mua hàng, chi phí bảo quản, chi phí vốn, chi phí đặt hàng công ty phải bỏ ra để đáp ứng lượng thép băng 60C2 cần thiết để sản xuất 3100 tấn nhíp ô tô năm 2004 khi thực hiện theo mô hình dự trữ của công ty. = 16,36 +109,8 +705,67 +25.456,46 +5.504,42= 31.792,71 triệu đồng (II). So sánh (I) và (II) thì lợi ích thu được trong năm 2004 khi thực hiện mô hình dự trữ của biện pháp 1 so với mô hình dự trữ của công ty =(II)-(I)= 136,56 triệu đồng. Đơn vị tính: triệu đồng Yếu tố chi phí Chi phí theo biện pháp D1 Công ty thực hiện D2 So sánh (D1-D2) 1. Mua thép băng 60C2 31.218,02 30.960,88 -257,14 2. Chi phí bảo quản 63 129,6 66,6 3. Chi phí đặt hàng 28,63 16,36 -12,27 4. Chi phí vốn vay 346,5 705,67 359,17 Tổng chi phí 31.656,15 31.792,71 136,56 Bảng 16: So sánh chi phí theo biện pháp 1 và thực hiện ở công ty năm 2004 1.6 Những điều kiện phù hợp để công ty có thể áp dụng biện pháp Biện pháp hoàn thiện công tác dự trữ vật tư đưa ra trong điều kiện công ty có hàng tồn kho nhiều, vốn vay ngắn hạn lớn lãi xuất cao và từ trước đến nay không có những vi phạm hợp đồng xảy ra mà công ty gặp phải khi nhập nguyên vật liệu. Hàng hoá của công ty có đặc thù là dễ bảo quản giá trị và chất lượng không bị giảm nhiều theo thời gian do đó biện pháp chỉ áp dụng có hiệu quả với điều kiện hiện tại ở công ty. Khi công ty không còn lượng hàng tồn kho lớn và vốn vay lưu động giảm thì hiệu quả của biện pháp phải được đánh giá lại thay vì tính chi phí vốn theo lãi vay, ta phải tính chi phí vốn theo lãi gửu ngân hàng. Đồng thời cũng phải xem xét lại vấn đề dự trữ là phải có dự trữ bảo hiểm, số lượng dự trữ bảo hiểm bao nhiêu còn phụ thuộc vào điều kiện cụ thể mà công ty đang có. Biện pháp chỉ được thực hiện có hiệu quả khi tình hình giá cả thép băng 60C2 ổn định và không có những biến động lớn từ thị trường thép. II.BIỆN PHÁP THỨ 2 2.1Tên của biện pháp: Lựa chọn nhà cung cấp và đặt hàng với số lượng lớn nhằm thu được ưu đãi giảm giá từ nhà cung cấp. 2.2 Nguyên nhân đề xuất biện pháp Trong thời gian vừa qua công ty cơ khí 19-8 nhập thép băng 60C2 qua hai công ty trung gian là công ty Đông Á và công ty Sao Phương Nam. Cả hai công ty đều đưa mức giảm giá nếu công ty mua số lượng lớn. Do đó đối với công ty lựa trọn được nhà cung cấp có uy tín, có khả năng cung cấp đủ, đúng thời hạn lượng vật tư cho công ty cần dùng cho sản xuất kinh doanh, đồng thời công ty có thể nhận được ưu đãi giảm giá mua là điều mà công ty cần tính đến. Qua phiếu điều tra lập tại công ty để tìm hiểu về hai nhà cung cấp trên, số liệu thu thập thông tin từ hai nhà cung cấp như sau: Danh mục điều tra Công ty Phương Nam Công ty Đông Á Tổng tài sản 30 tỷ 45 tỷ Giá bán 11triệuđồng/tấn 11 triệu đồng/tấn Lượng mua được giảm ≥ 600 tấn ≥ 1000tấn ≥ 600 tấn ≥1200 tấn Mức độ giảm giá 1% 1,4% 1% 1,5% Số lần lỡ hẹn Không có Không có Uy tín Cao Cao Khả năng trả chậm Chậm nhất 1 tháng Chậm nhất hai tháng Khả năng cung cấp Số lượng lớn Số lượng lớn Thời hạn giao hàng 20 ngày 20 ngày Bảng 17 : Điều tra lựa chọn nhà cung cấp Theo phiếu điều tra lập trên bằng cách đánh giá và cho điểm các danh mục, dùng phương pháp AHP để lựa trọn hai nhà cung cấp, kết hợp với ý kiến của cán bộ phòng kế hoạch vật tư nhận xét thì công ty Đông Á là công ty lớn hơn và có khả năng cung cấp số lượng lớn, uy tín cao do đó có thể chọn công ty Đông Á là nhà cung cấp số lượng lớn cho công ty. Ngoài ra theo cán bộ phòng kế hoạch vật tư thì nhà cung cấp cũng chấp nhận điều kiện của công ty đưa ra là đặt hàng với số lượng lớn nhưng có thể lấy hàng làm nhiều lần và khi mỗi lần hàng về kho của công ty thì công ty sẽ thanh toán giá trị lô hàng về kho. Hiện tại từ thép băng 60C2 mà công ty nhập về từ Trung Quốc có thể đi bằng tàu hoả, do đó thuận tiện cho việc lấy hàng nhiều lần và mỗi lần lấy hàng có thể cách nhau một tháng. Nợ ngắn hạn của công ty là lớn và lãi xuất cao do đó dự trữ nhiều làm cho công ty phải chịu gánh nặng trả lãi. Hàng tháng công ty đều có tiền hàng thu được từ các đại lý bán sản phẩm và của khách hàng đặt mua trực tiếp từ công ty do đó rất thuận tiện cho việc thanh toán theo tháng cho nhà cung cấp. Sản lượng nhíp ô tô công ty sản xuất các tháng trong năm là đồng đều và không có sự chênh lệch lớn về sản lượng giữa các tháng nên số lượng nhập kho thép băng 60C2 không ảnh hưởng đến quá trình sản xuất. Hiện các khoản vay ngắn hạn của công ty là 22.5 tỷ đồng và lãi vay là 9% một năm do đó biện pháp đáp ứng được yêu cầu vật tư cho sản xuất mà cần ít vốn lưu động là một biện pháp mang tính khả thi và mang lại lợi ích cho công ty. 2.3 Nội dung của biện pháp Cũng như giải pháp 1 giải pháp thứ 2 đưa có đưa ra dự báo lại nhu cầu nhíp ô tô của công ty theo phương pháp dự báo san bằng hàm số mũ. Theo phương pháp này dự báo nhu cầu lượng thép băng 60C2 của công ty năm 2004 để sản xuất 3100 tấn nhíp ô tô, với định mức là 1,014 tấn thép băng/ một tấn nhíp ô tô là 3143,4 tấn. Do lượng thép băng 60C2 tồn kho từ năm 2002 chuyển sang là 805,8 tấn nên lượng thép băng 60C2 cần mua trong năm 2003 là 2337,6 tấn Công ty đặt hàng từ nhà cung cấp số lượng một lần đặt hàng là 2337,6 tấn nhưng nhận hàng theo từng tháng, hàng về kho vào những ngày đầu tháng.Và khi hàng về kho thì công ty thanh toán cho nhà cung cấp giá trị lô hàng nhập về theo tháng. Do công ty có thể cán phôi đúc 60C2 mua trực tiếp từ công ty cơ khí gang thép Thái Nguyên thành thép băng 60C2 để sản xuất nhíp ô tô lên để tránh hao phí vốn lưu động công ty cũng không thực hiện dự trữ bảo hiểm. 2.4 Tính toán thực hiện biện pháp Nếu năm 2003 công ty có nhu cầu mua là 2337,6 tấn thép băng 60C2 thì số lượng mỗi lần công ty nhập kho theo tháng là 195 tấn.Với cách thức nhập hàng như trên dựa vào thẻ kho theo dõi lượng thép băng tiêu hao cho sản xuất năm 2004 ở công ty( với tính toán lượng thép băng 60C2 tiêu hao bình quân một ngày đêm là 10,34 tấn )và sử dụng Exel có thể thống kê được lượng thép băng 60C2 tồn kho trung bình năm 2004 là 170 tấn, chi phí bảo quản là 0.18 triệu đồng /tấn thép băng 60C2 một năm. Bây giờ ta tập hợp toàn bộ chi phí để đáp ứng lượng thép băng 60C2 cần thiết để sản xuất 3100 tấn nhíp ô tô trong năm 2004 theo biện pháp thứ hai đề ra. Tổng chi phí bảo quản thép băng 60C2 năm 2004 theo biện pháp thứ hai là 170 x0,18= 30,6 triệu đồng. (1) Tuy rằng cả năm 2004 công ty chỉ đặt hàng một lần nhưng do trong năm công ty nhập kho tới 12 lần do đó chi phí đặt hàng được tính là 12 lần. Số tiền đặt hàng là 12x4,09 =49,08 triệu đồng.(2) Số tiền mà công ty phải bỏ ra để mua 2337,6 tấn thép băng 60C2 trong một lần mua cho năm 2004. Do mua một lần với số lượng lớn hơn 1500 tấn thép băng 60C2 nên được giảm giá 1.5% giá trị lô hàng nên số tiền bỏ ra để mua 2337,6 tấn là 2337,6x 11 x98,5% =25.327,896 triệu đồng. Nếu tính giá trị của 805,8 tấn thép băng 60C2 tồn kho năm 2003 công ty mua giá là 6,831 triệu đồng/ tấn thì chi phí mua 3143,4 tấn thép băng 60C2 phục vụ cho sản xuất 3100 tấn nhíp ô tô dự báo cho năm 2004 là=25.327,896+805,8x6,831= 30.832,32triệu đồng. (3) Chi phí vốn vay mà công ty phải bỏ ra khi thực hiện biện pháp thứ hai là mua một lần 2337,6 tấn thép băng 60C2 và nhập kho mỗi tháng 195 tấn để phục vụ cho nhu cầu sản xuất của năm 2004, nếu mức tồn kho trung bình lượng thép băng 60C2 năm 2004 được tính theo phương pháp thứ hai là 170 tấn thì chi phí vốn vay năm 2004 cho dự trữ là 170x11x98,5%x9%=165,78( triệu đồng) (4) Tổng chi phí bảo quản, chi phí đặt hàng, chi phí mua hàng, chi phí vốn vay mà năm 2004 công ty phải bỏ ra để đáp ứng 3143,4 tấn thép băng 60C2 phục vụ cho nhu cầu sản xuất trong năm 2003 là 3100 tấn nhíp ô tô theo kết quả dự báo nhu cầu là =(1)+(2)+(3)+(4) = 30,6+49,08+ 30.832,32 +165,78=31.077,78 triệu đồng (5) 2.5 Đánh giá hiệu quả của biện pháp Việc đánh giá hiệu quả của biện pháp trên cơ sở đánh giá và so sánh chi phí mà công ty thực hiện khi đáp ứng lượng thép băng 60C2 cần thiết để sản xuất 3100 tấn nhíp ô tô trong năm 2004 với chi phí theo biện pháp thứ hai tính được khi đáp ứng lượng thép băng 60C2 cần thiết để đáp ứng yêu cầu sản xuất nhíp ô tô trong năm 2004. Theo (II) ở phần biện pháp 1. Tổng chi phí mua hàng, đặt hàng, chi phí bảo quản, chi phí vốn vay mà công ty thực hiện năm 2004 để đáp ứng 3143,4 tấn thép băng 60C2 cho sản xuất nhíp ô tô=31.792,71 triệu đồng (*). Theo (5) của biện pháp (2) tổng chi phí bảo quản, chi phí đặt hàng, chi phí mua hàng, chi phí vốn vay mà trong năm 2004 phải bỏ ra để đáp ứng 3143,4 tấn thép băng 60C2 phục vụ cho nhu cầu sản xuất nhíp ô tô theo dự báo cho năm 2004 là 31.077,78 triệu đồng (**). So sánh (*) và (**) thì lợi ích của biện pháp thứ hai mang lại so với biện pháp mà công ty thực hiện khi cùng đáp ứng 3143,4 tấn thép băng 60C2 để phục vụ yêu cầu sản xuất 3100 tấn nhíp ô tô năm 2004 là =(*)-(**) = 714,93 triệu đồng. Như vậy nếu năm 2004 công ty thực hiện biện pháp dự trữ thép băng 60C2 theo biện pháp thứ 2 đề ra thì có thể làm lợi cho công ty một số tiền là 714,93 triệu đồng. Lợi ích của từng khoản mục chi phí đuợc tổng hợp trong bảng dưới đây. Đơn vị tính: 1000 đồng Yếu tố Chi phí theo biện pháp D1 Công ty thực hiện D2 So sánh (D2-D1) 1. Mua thép băng 60C2 30.832,32 30.960,88 128,56 2. Chi phí bảo quản 30,6 129,6 99 3. Chi phí đặt hàng 49,08 16,36 -32,72 4. Chi phí vốn 165,78 705,67 539,89 Tổng 31.077,78 31.792,71 714,93 Bảng 18: So sánh chi phí theo biện pháp 2 và thực hiện của công ty năm 2004 Với lợi ích khi công ty áp dụng biện pháp (2) thì năm 2004 công ty tiết kiệm được số tiền là 714,93 triệu đồng, và nếu năm 2004 công ty bán được 3100 tấn nhíp ô tô theo kết quả dự báo thì giá thành một tấn có thể giảm được là = =0,23 (triệu đồng/ một tấn). Những điều kiện phù hợp để có thể áp dụng biện pháp thứ 2 Biện pháp thứ hai áp dụng mang lại hiệu quả trong trường hợp nhà cung cấp có dự trữ và có uy tín trong các hợp đồng giao hàng, không để xảy ra hiện tượng giao hàng chậm thời gian và giao sai số lượng. Ở công ty nhu cầu thép băng 60C2 các tháng đều đặn, không có đột biến nhu cầu thép băng trong thời gian ngắn. Nếu xảy ra hiện tượng bên cung ứng vi phạm hợp đồng công ty có thể nhanh chóng tìm được nguồn hàng cung ứng thay thế từ nhà cung ứng khác một cách nhanh chóng. Ở công ty chi phí bảo quản cao, xảy ra hiện tượng tồn kho nhíp ô tô nhiều. Hiện công ty đang tìm kiếm những sản phẩm mới mà thị trường có nhu cầu. Mà sản xuất các sản phẩm mới cần có kho để chứa nguyên vật liệu trong khi hệ thống kho trước kia xây dựng chưa có tính đến phải lưu kho nguyên vật liệu để sản xuất hàng hoá mới. III. BIỆN PHÁP THỨ 3 3.1 Tên biện pháp: Tính định mức cho phôi đúc 60C2 khi cán thành thép băng 60C2 rồi đa dạng hoá nguyên liệu đầu vào sản xuất nhíp ô tô. 3.2 Cơ sở để đề xuất biện pháp Hiện công ty có hệ thống máy cán có thể cán được 2 tấn thép băng 60C2 từ phôi đúc 60C2 để sản xuất nhíp ô tô. Chi phí toàn bộ từ mua phôi đúc 69C2 cho tới khi cán thành thép băng 60C2 phục vụ cho sản xuất nhíp ô tô không cao hơn so với chi phí mua thép băng 60C2 từ Trung Quốc nhập về mà chất lượng lại tương đương. Trong những năm trước đây do sản xuất số lượng lớn hơn nhu cầu nhiều dẫn tới hiện nay công ty còn tồn kho một lượng rất lớn nhíp ô tô do đó khi không có đơn đặt hàng làm các sản phẩm mới thì công nhân không có việc làm. Do đó khi thực hiện công việc cán phôi đúc 60C2 thành thép băng 60C2 thì sẽ tạo thêm việc làm cho người lao động. Phôi đúc 60C2 công ty có thể mua trực tiếp từ công ty cơ khí gang thép Thái Nguyên, do đó nguồn hàng cung cấp rất ổn định và thời gian kể từ khi đặt hàng cho tới khi hàng về kho được thực hiện trong khoảng thời gian từ 1 dến 2 ngày . Trong thời gian vừa qua công ty đã mua phôi đúc 60C2 của công ty gang thép Thái Nguyên để làm búa đá và căn u đường sắt do đó khi công ty dùng phôi dúc 60C2 để làm nhíp ô tô thì lượng phôi đúc mua số lượng lớn công ty có thể được giảm giá. 3.3 Nội dung của biện pháp Dự báo nhu cầu nhíp ô tô của công ty cho năm kế hoạch bằng phương pháp san bằng hàm số mũ, từ đó dựa vào định mức tiêu hao thép băng 60C2 rồi xác định nhu cầu thép băng 60C2 cho năm kế hoạch. Xác định định mức phôi đúc 60C2 cần thiết để có thể cán ra một tấn thép băng 60C2 phục vụ cho việc sản xuất nhíp ô tô. Xác định định mức thép băng 60C2 do công ty cán ra từ phôi đúc để có thể sản xuất ra một tấn nhíp ô tô. Tính toán chi phí của việc làm thép băng 60C2 từ phôi đúc 60C2 , Xác định lượng phôi đúc 60C2 cần mua để làm thép băng 60C2 và lượng thép băng 60C2 công ty cần phải nhập từ Trung Quốc. Đánh giá tính hiệu quả của biện pháp 3.4 Tính toán thực hiện biện pháp Theo tính toán ở biện pháp thứ nhất thì nhu cầu thép băng 60C2 của công ty năm 2004 là 3100 tấn. Do tồn kho năm 2003 chuyển sang năm 2004 là 805,8 tấn thép băng 60C2 nên trong năm 2004 lượng thép băng 60C2 công ty cần nhập là 2337,6 tấn. Qua việc thống kê lượng phôi đúc 60C2 mà công ty dùng để cán thép băng 60C2 năm 2004, qua sản xuất thử nghiệm trong ba tháng qua ở công ty, tính được định mức phôi đúc 60C2 để cán được 1 tấn thép băng 60C2 là 1,2 tấn phôi đúc 60C2. Thứ tự tháng Đơn vị tính Lượng phôi đúc M1 Lượng thép băng M2 Tỷ lệ M1/M2 1 Tấn 100 84,2 1,19 2 Tấn 120 99,1 1,21 3 Tấn 80 67 1,19 4 Tấn 100 83 1,2 Tổng Tấn 400 333,3 1,2 Bảng19: Thống kê lượng phôi đúc cán thành thép băng trong 4 tháng năm 2004 Do thép băng 60C2 công ty cán ra từ phôi đúc 60C2 không có được chiều dài là bội số chiều dài của các phôi nhíp ô tô nên định mức vật tư thép băng 60C2 do công ty cán ra có khác với định mức vật tư thép băng 60C2 mà công ty nhập từ Trung Quốc. Qua thử nghiệm sản xuất trong 4 tháng năm 2004 công ty tính được định mức thép băng 60C2 cán ra từ phôi đúc 60C2 là 1,15 tấn thép băng 60C2 / tấn nhíp ô tô. Nếu mỗi ngày hệ thống máy cán làm việc hai ca thì lượng thì có thể cán ra được 4 tấn thép băng 60C2 , như vậy nếu tính theo số ngày làm việc thực tế của công ty năm 2004 là 300 ngày( bằng số ngày làm việc thực tế của năm 2003) thì năm 2004 công ty có thể cán ra được 1200 tấn thép băng 60C2. Sản lượng nhíp ô tô năm 2004 công ty có thể làm ra từ thép băng 60C2 Cán ra từ phôi đúc 60C2 là ==1043 tấn. Như vậy nếu theo nhu cầu cần sản xuất 3100 tấn nhíp ô tô năm 2004 thì số lượng thép băng 60C2 cần phải đáp ứng thêm một lượng = (3100 - 1043)x1,014 =2085,8 tấn. Nhưng do có 805,8 tấn thép băng 60C2 tồn kho từ năm 2003 chuyển sang năm 2004 nên số lượng thực tế thép băng 60C2 cần mua thêm = 2085,8-805,8 = 1280 tấn. Lựa trọn công ty Đông Á để mua hàng và mua số lượng 1280 tấn một lần để được ưu đãi giảm giá mua và phương thức nhập hàng là một tháng một lần. Mỗi lần nhập kho là 107 tấn thép băng 60C2 và số lần nhập kho trong năm là 12 lần, khi hàng về kho thì thanh toán cho nhà cung cấp giá trị lô hàng nhập kho. Tập hợp chi phí để chế biến phôi đúc 60C2 thành thép băng 60C2 giống như từ Trung Quốc nhập về, tức có cùng định mức vật liệu để sản xuất nhíp ô tô và chất lượng tương đương ( tính theo giá năm 2003) được cho trong bảng sau: Yếu tố chi phí Đơn vị tính Giá trị 1. Chi phí phôi đúc 60C2 Triệu đồng 9,39 2. Chi phí đốt lò Triệu đồng 0,37 3. Chi phí cán Triệu đồng 0,68 4. Chi phí phay Triệu đồng 0,56 Tổng chi phí Triệu đồng 11 Bảng 12: Tập hợp chi phí cán phôi đúc thành 1 tấn thép băng Theo tính toán trên thì năm 2003 công ty cán được 1200 tấn thép băng 60C2. Theo định mức là 1,2 tấn phôi đúc 60C2 cán được một tấn thép băng 60C2 thì cần phải nhập thêm lượng phôi đúc 60C2 từ công ty cơ khí gang thép Thái Nguyên để làm nhíp ô tô là =1200x1,2 =1440 tấn phôi đúc. Nếu tính cả lượng phôi đúc mà công ty cần phải mua để sản xuất búa đá và căn u đường sắt năm 2003 công ty phải mua tổng cộng lượng phôi đúc là 1500 tấn phôi đúc, nếu nhập hàng theo tháng thì mỗi tháng công ty nhập kho một lượng là 125, số lượng nhập để làm nhíp ô tô là tấn phôi đúc 60C2. 3.5 Đánh giá hiệu quả của biện pháp Việc đánh giá hiệu quả của biện pháp đưa ra trên cơ sở so sánh chi phí của biện pháp thứ 3 trong việc cung ứng lượng thép băng 60C2 cần thiết để đáp ứng yêu cầu sản xuất 3100 tấn nhíp ô tô trong năm 2004 với chi phí mà công ty phải bỏ ra để đáp ứng lượng thép băng 60C2 để sản xuất 3100 tấn nhíp ô tô. Nếu công ty lựa trọn công ty Đông Á làm đối tác cung cấp thép băng 60C2 và mua luôn một lần 1280 tấn thì được giảm giá là 1,5%, nếu mỗi tháng nhập hàng một lần thì chi phí để có được 1280 tấn thép băng 60C2 phục vụ sản xuất năm 2004 được tập hợp như sau: Chi phí mua 1280 tấn thép băng 60C2 khi được giảm giá 1.5% giá trị lô hàng là =1280 x11 x98,5% =13.868,8 triệu đồng. Chi phí 805,8 tấn thép băng 60C2 tồn kho năm 2003 chuyển sang năm 2004 là 805,8x6,831=5.504,42 triệu đồng. Chi phí bảo quản: Theo cách nhập hàng như trên với lượng thép băng 60C2 tiêu hao bình quân một ngày đêm trong năm 2004 là 10,34 tấn thì lượng thép băng 60C2 tồn kho trung bình trong năm 2004 là 120 tấn, như vậy chi phí bảo quản thép băng 60C2 năm 2004 = 0,18 x120=21,6 triệu đồng. Chi phí vốn vay là = (120x11 x 98,5% ) x9% = 117 triệu đồng. Chi phí đặt hàng được tính cho 12 lần đặt hàng =4,09x12=49,08 triệu đồng. Tổng chi phí mua hàng, chi phí đặt hàng, chi phí bảo quản, chi phí lãi vay phải bỏ ra để có được 2057 tấn thép băng 60C2 nhập khẩu phục vụ sản xuất nhíp ô tô năm 2004 =19.560,9 triệu đồng. (I) Chi phí phải bỏ ra để chế biến từ phôi đúc thành thép băng 60C2 đủ để sản xuất ra 1043 tấn nhíp ô tô mà theo biện pháp thứ 3 lượng thép băng 60C2 nhập về còn thiếu để sản xuất 1043 tấn nhíp ô tô là =1043x1,014x 11 =11.633,62 triệu đồng.(II) Do lượng phôi đúc về bỏ ngoài trời nên không phải mất chi phí bảo quản, chi phí đặt hàng, chi phí vốn khi mua lượng phôi đúc 60C2 để phục vụ sản xuất ra 1043 tấn nhíp ô tô là = 12+ (120 x6,9)x9%=86,52 triệu đồng( III). Từ (I), (II), (III) tổng chi phí khi thực hiện theo biện pháp thứ 3 nêu ra đáp ứng lượng thép băng 60C2 cần thiết để sản xuất 3020 tấn nhíp ô tô cho năm 2003 là = (I)+(II) +(III)=31.281,04 triệu đồng. Tuy nhiên do dùng phôi đúc 60C2 để cán thành thép băng 60C2 thì công ty sẽ thu được phế liệu, theo thống kê trong thời gian qua nếu cán lượng phôi đúc 60C2 đủ để sản xuất ra 1 tấn nhíp ô tô thì công ty sẽ thu hồi được 0,15 tấn phế liệu, do đó nếu cán lượng phôi đúc 60C2 để có thể sản xuất được 1043 tấn nhíp ô tô thì công ty sẽ thu được lượng phế liệu là 156,45 tấn. Nếu giá bán một tấn phế liệu là 1 triệu đồng thì công ty sẽ thu được 156,45 triệu đồng như vậy thực tế thì công ty chỉ phải bỏ ra số tiền là =31.281,04 – 156,45 =31.124,59 triệu đồng (IV). Theo (II) ở biện phần biện pháp thứ 1đã tính toán được tổng chi phí mà công ty thực hiện năm 2004 để đáp ứng lượng thép băng 60C2 cần thiết để sản xuất 3100 tấn nhíp ô tô là 31.792,71 triệu đồng. (V) Theo (IV) và (V) thì lợi ích của việc thực hiện biện pháp thứ ba so với cách thức mà công ty thực hiện để đáp ứng lượng thép băng 60C2 cần thiết để sản xuất ra 3100 tấn nhíp ô tô trong năm 2004 là =31.729,71-31.124,59 = 605,12 triệu đồng. Đơn vị tính: triệu đồng Yếu tố chi phí Biện pháp thứ 3 D1 Công ty thực hiện D2 So sánh (D2-D1) 1.NVL 31.006,84 30.960,88 -45,96 2. Chi phí bảo quản 21,6 129,6 108 3. Chi phí đặt hàng 61,08 16,36 -44,72 4. Chi phí vốn 191,52 705,67 514,15 5. phế liệu -156,45 0 156,45 Tổng 31.124,59 31.792,71 605,12 Bảng 21: So sánh chi phí thực hiện theo biện pháp với thực hiện ở công ty năm 2003 Như vậy nếu như năm 2003 công ty tiêu thụ được 3015 tấn nhíp ô tô, nếu công ty sử dụng biện pháp thứ ba vừa nêu ra trên thì có thể tiết kiệm được =0,217 triệu đồng/ cho một tấn nhíp ô tô bán ra. Ngoài ra khi áp dụng biện pháp thứ ba thì công ty cũng tạo được việc làm và tăng thêm thu nhập cho người lao động trong công ty. Năm 2003 đời sống của người lao động trong công ty bị giảm sút so với năm 2002, lý do là do thiếu việc làm và lãi vay công ty phải trả lớn nên tới 2,8 tỷ đồng. Năm 2004 Công ty áp dụng biện pháp thứ 3 nêu ra ở trên thì có thể tiết kiệm được chi phí vốn vay và tạo được việc làm và tăng thu nhập cho người lao động. Kết luận chung Sau khi được các thầy cô giáo trong khoa kinh tế và quản lý nhiệt tình giảng dạy, truyền thụ những kiến thức chuyên ngành. Em xin về công ty cơ khí 19-8 để thực tập tốt nghiệp và lựa trọn đề tài: Biện pháp hoàn thiện công tác quản lý dự trữ vật tư cho công ty cơ khí 19-8 làm đồ án tốt nghiệp. Qua quá trình thực tập làm tốt nghiệp bằng những số liệu thu thập được và với kiến thức đã được học trong khoa. Em đã cố gắng phân tích công tác quản lý dự trữ vật tư tại công ty cơ khí 19-8 và nhận biết được một số thành công, hạn chế của công ty trong công tác này.Tuy nhiên do khả năng bản thân còn hạn chế nên công việc tập hợp, phân tích các số liệu không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong được sự góp ý, sửa chữa của các thầy cô giáo để em có được nhận thức một cách hệ thống, toàn diện hơn, bổ sung những kiến thức còn thiếu sót. Từ kết quả phân tích em cũng xin đề xuất 3 biện pháp cụ thể nhằm tăng cường công tác quản lý dự trữ vật tư ở công ty, nhằm giảm chi phí nguyên vật liệu và góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh cho công ty cơ khí 19-8. Tuy nhiên do sự hiểu biết về ngành công nghiệp cơ khí còn hạn chế và khả năng vận dụng kiến thức chưa thực sự được nhuần nhuyễn và hợp lý. Vì vậy chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót, tính thực tế chưa thể đạt ở mức cao. Em rất mong sự giúp đỡ của thầy cô giáo cũng như toàn thể cán bộ công nhân viên công ty cơ khí 19-8 để những hiểu biết và biện pháp của em được nâng cao tính thực tế và được triển khai ở công ty. Qua đây em cũng xin bày tỏ sự biết ơn sâu sắc đến các thầy cô giáo trong khoa Kinh tế và Quản lý Trường đại học Bách Khoa Hà Nội đã nhiệt tình giảng dạy giúp đỡ em trong quá trình học tập trong khoa. Đặc biệt em xin cảm ơn sự tận tình giúp đỡ giảng giải hướng dẫn cặn kẽ, chi tiết của thầy giáo Nguyễn Văn Nghiến dành cho em trong quá trình thực tập và làm đồ án này. Em cũng xin cảm ơn sự giúp đỡ của cán bộ công nhân viên công ty cơ khí 19-8 đã giúp đỡ em trong qua trình thực tập, tìm hiểu hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty cũng như thu thập số liệu để làm bản đồ án này. Sinh viên Dương Văn Sỹ TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Ngô Trần Ánh. Kinh tế và Quản lý doanh nghiệp. Nhà xuất bản Chính trị quốc gia, Hà Nội 2000. 2. Ngô thị Cúc- Ngô phúc Thành- Phạm trọng Lễ. Hoạt động tài chính trong nền kinh tế thị trường. Nhà xuất bản Thống kê. Hà Nội 1996. 3. Nguyễn Văn Công. Kế toán doanh nghiệp lý thuyết-bài tập mẫu và bài giải. Nhà xuất bản Tài Chính. Hà Nội 2002. 4. Đặng đình Đào. Thương mại doanh nghiệp. Nhà xuất bản Thống kê. Hà Nội 1998 5. Nguyễn văn Nghiến. Quản lý sản xuất. Nhà xuất bản Đại Học Quốc Gia Hà Nội 2002. 6. Nguyễn văn Nghiến. Luận án tiến sĩ 1998. 7. Nguyễn đình Phan. Kinh tế và Quản lý công nghiệp. Nhà xuất bản Giáo Dục. Hà Nội 1997. 8. Philip Kotler. Marketing Căn bản. Nhà xuất bản Thống kê. Hà Nội 1997. 9. Tống đình Quỳ. Thống kê và dự báo. Nhà xuất bản Thống kê. Hà Nội 1998. 10. Nguyễn Đại Thắng. Bài giảng Quản lý chiến lược. 11. Tô cẩm Tú. Một số phương pháp tối ưu hoá trong kinh tế. Nhà xuất bản Khoa Học Kỹ Thuật. Hà Nội 1997. 12. Nguyễn Thông. Phân tích dữ liệu và áp dụng vào dự báo. Nhà xuất bản Thanh Niên 1999.  MỤC LỤC Trang LỜI NÓI ĐẦU ............................................................................................................... 1 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUẢN LÝ DỰ TRỮ VẬT TƯ. 3 I. Ý nghĩa của công tác quản lý dự trữ vật tư……………...………… 3 II. Nội dung của công tác quản lý dự trữ vật tư………………... 3 1. Xác định lượng vật tư cần dùng cho kỳ kế hoạch…… 3 1.1 Dự báo nhu cầu sản phẩm cho kỳ kế hoạch……… 5 1.2 Định mức tiêu hao vật tư …………………… 7 1.2.1 Phương pháp thống kê………………… 8 1.2.2 Phương pháp phân tích tính toán…………… 8 1.2.3 Phương pháp thử nghiệm sản xuất…… 9 2. Xác định lượng vật tư cần mua…………… 10 3. Xây dựng mô hình quản lý dự trữ tối ưu…………… 10 3.1 Hệ thống điểm đặt hàng……………………… 12 3.2 Hệ thống tái tạo định kỳ ………… 12 3.3 Xác định số lượng kinh tế và chi phí quản lý dự trữ……… 15 4. Phân loại dự trữ …………………… 17 CHƯƠNG II: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CƠ KHÍ 19-8 VÀ PHÂN TÍCH CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ TRỮ VẬT TƯ TẠI CÔNG TY 19 I. Khái quát về công ty cơ khí 19-8… 19 1. Sơ lược quá trình hình thành và phát triển của công ty…… 19 2. Các mốc lịch sử phát triển của công ty… 19 3. Nhiệm vụ và chức năng của công ty 20 4. Quy trình sản xuất các sản phẩm chính 20 5. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty…… 21 6. Vai trò của vật tư cho sản xuất đối với công ty…… 23 II. Phân tích công tác quản lý dự trữ vật tư tại công ty… 25 1. Công tác phân loại vật tư ở công ty…… 25 2. Hệ thống kho chứa ở công ty 26 2.1 Phân loại kho…………… 26 2.2 Hệ thống kho ở công ty cơ khí 19-8 … 27 3. Quy trình quản lý vật tư ở công ty…… 29 3.1 Công tác tổ chức tiếp nhận vật tư ở công ty 29 3.2 Tổ chức theo dõi sự biến động của của vật tư dự trữ… 30 3.3 Công tác tổ chức cấp phát nguyên vật liệu 32 3.4 Công tác tổ chức thanh toán quyết toán 33 4. Công tác tổ chức tính định mức vật tư ở công ty… 34 5. Kế hoạch nhu cầu vật tư ……… 39 6. Dự trữ vật tư ở công ty …… 43 7. Phân tích chi phí vật tư ở công ty ……… 47 7.1 Phân tích chi phí vật tư trong cơ cấu giá thành 47 7.2 Phân tích cơ cấu chi phí dự trữ trong công tác quản lý dự trữ…… 48 7.2.1 Chi phí mua hàng........................................ 48 7.2.2 Chi phí đặt hàng……………………… 50 7.2.3 Chi phí bảo quản…………… 50 7.2.4 Chi phí vốn vay…………… 51 8. Nhận xét về công tác quản lý dự trữ vật tư ở công ty cơ khí 19-8…. 51 8.1 Những kết quả đạt được ……..…………… 51 8.2 Những mặt còn tồn tại…..………………… 52 CHƯƠNG III: BIỆN PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ TRỮ VẬT TƯ Ở CÔNG TY CƠ KHÍ 19-8 53 I. Biện pháp thứ 1…………… 54 II. Biện pháp thứ 2…………… 63 III. Biện pháp thứ 3………… 68 KẾT LUẬN CHUNG…………… 73 TÀI LIỆU THAM KHẢO ………… 74 ._.