Hoàn thiện công tác phân tích công việc tại Sở Tài nguyên, Môi trường và Nhà đất Hà Nội

với tổ chức, với việc sắp xếp con người vào những vị trí nhất định trong bộ máy tổ chức để đảm bảo khả năng quản trị, điều hành doanh nghiệp cả hiện tại lẫn tương lai. Và để đáp ứng được điều đó thì một công cụ không thể thiếu của quản trị nhân lực phải được thực hiện hiệu quả đó là công tác phân tích công việc. Phân tích công việc có vai trò vô cùng quan trọng nó ảnh hưởng tới tất cả các mặt hoạt động của quản trị nhân lực nói riêng và toàn bộ tổ chức nói chung. Và trong thời gian 15 tuần thực tập, được tiếp xúc và làm việc tại Sở Tài nguyên, Môi trường và Nhà đất Hà Nội, với kiến thức và sự nhìn nhận thực tiễn thấy rằng công tác phân tích công việc tại Sở hiện nay chưa được đánh giá đúng mức và còn chưa thật sự phát huy tác dụng. Vì vậy tôi mạnh dạn chọn đề tài “Hoàn thiện công tác phân tích công việc tại Sở Tài nguyên, Môi trường và Nhà đất Hà Nội” tại nơi tôi thực tập để có thể phần nào áp dụng những kiến thức đã học vào áp dụng thực tiễn tại Sở Tài nguyên, Môi trường và Nhà đất Hà Nội. Trong quá trình thực hiện bài viết này, tôi xin chân thành cảm ơn Thạc sỹ Vũ Thị Uyên là người đã hướng dẫn tôi làm việc trong suốt thời gian qua và xin chân thành cảm ơn các cán bộ công chức viên chức trong Sở đã giúp đỡ tôi rất nhiều trong cung cấp thông tin, tài liệu cũng như những kinh nghiệm thực tế. CHƯƠNG I. SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN CÔNG TÁC PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI SỞ TÀI NGUYÊN MÔI TRƯỜNG VÀ NHÀ ĐẤT HÀ NỘI I. Nội dung phân tích công việc 1. Khái niệm Phân tích công việc là công việc đầu tiên cần phải biết của mọi nhà quản trị nhân sự. Phân tích công việc mở đầu cho vấn đề tuyển dụng nhân viên, là cơ sở cho việc bố trí nhân viên phù hợp. Một nhà quản trị không thể tuyển chọn đúng nhân viên, đặt đúng người vào đúng vào một việc nếu không biết phân tích công việc. Mục đích chủ yếu của phân tích công việc là hướng dẫn giải thích cách thức xác định một cách chi tiết các chức năng nhiệm vụ chủ yếu của công việc và cách thức xác định nên tuyển chọn hay bố trí những người như thế nào để thực hiện công việc tốt nhất. Để hiểu rõ thê nào là phân tích công việc chúng ta phải tìm hiểu về các định nghĩa liên quan như nhiệm vụ,công việc… Nhiệm vụ: biểu thị từng hoạt động lao động riêng biệt với tính mục đích cụ thể mà người lao động cần phải thực hiện. Công việc: là tất cả các nhiệm vụ, công tác cụ thể mà một người lao động cần phải hoàn thành để thực hiện được mục tiêu của tổ chức. Có rất nhiều các khái niệm khác nhau, của các tác giả khác nhau về phân tích công việc nhưng theo định nghĩa chung nhất thì phân tích công việc là quá trình thu thập thông tin liên quan đến công việc. Phân tích công việc xác định các kỹ năng, năng lực và trách nhiệm cụ thể cần phải có để thực hiện công việc đó một cách thành công. Phân tích công việc cung cấp các thông tin về yêu cầu, đặc điểm của công việc, làm cơ sở cho việc xây dựng bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc. 2. Các thông tin trong phân tích công việc Các thông tin cần phải thu thập trong phân tích công việc: các thông tin về nhiệm vụ cụ thể của từng công việc Thông tin về các nhiệm vụ, trách nhiệm, các mối quan hệ cần thực hiện thuộc công việc: Các thông tin được thu nhập trên cơ sở của công việc thực tế thực hiện công việc, như phương pháp làm việc, hao phí thời gian thực hiện công việc, các yếu tố của thành phần công việc. Thông tin về các máy móc, thiết bị, công cụ, nguyên vật liệu các yêu cầu đặc điểm, tính năng tác dụng, số lượng, chủng loại của các máy móc, trang bị dụng cụ được sử dụng trong quá trình sử dụng công việc. Thông tin về đòi hỏi của công việc đối với người thực hiện bao gồm tất cả các yêu cầu về nhân viên thực hiện công việc như học vấn, trình độ chuyên môn, kỹ năng, các kiến thức hiểu biết liên quan đến thực hiện công việc, các thuộc tính cá nhân. Các thông tin về điều kiện thực hiện công việc: bao gồm các thông tin liên quan đến các vấn đề điều kiện làm việc như sự cố gắng về thể lực, điều kiện vệ sinh lao động, thời gian biểu, điều kiện tổ chức hoạt động, của công ty, chế độ lương bổng, quần áo đồng phục... 3. Các kết quả phân tích công việc 3.1. Bản mô tả công việc Bản mô tả công việc là một văn bản viết giải thích về những nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc và những vấn đề có liên quan đến một công việc cụ thể. Nội dung của bản mô tả công việc: Phần xác định công việc: Xác định công việc bao gồm những thông tin chủ yếu: tên công việc, mã số của công việc, người thực hiện công việc, phòng ban và địa điểm, người có trách nhiệm đã ký duyệt… Nên ghi rõ ngày tháng phân tích, điều này quan trọng vì qua đó bạn biết khi nào thì cần xem xét lại mô tả vị trí công việc này. Phần tóm tắt về các nhiệm vụ và các trách nhiệm thuộc công việc Tóm tắt công việc là mô tả những tính chất, chức năng hoặc những hoạt động cơ bản của công việc, tóm tắt về những trách nhiệm chung và các nội dung giúp phân biệt công việc này với công việc khác. Phần này cũng nêu cả tình trạng công việc: công nhân viên làm việc toàn bộ thời gian, bán thời gian, làm tạm thời… Các chức năng và nhiệm vụ thiết yếu: Các nhiệm vụ của công việc là những hoạt động tạo nên trách nhiệm hay chức năng cụ thể của từng công việc. Các nhiệm vụ chủ yếu của công việc là những nhiệm vụ mà khi được thực hiện sẽ dẫn tới việc hoàn thành tốt các trách nhiệm và chức năng của vị trí công việc. Liệt kê từng chức năng, trách nhiệm chính, sau đó cần phải giải thích các công việc cụ thể cần thực hiện trong nhiệm vụ chính đó. Ví dụ: Một trong số các nhiệm vụ chủ yếu của viên trưởng phòng nhân sự là: "chọn lựa, đào tạo và nâng cao trình độ cho nhân viên cấp dưới" thể hiện như sau: - Phát triển tinh thần hợp tác làm việc và hiểu biết trong công việc - Đảm bảo cho nhân viên cấp dưới có được sự đào tạo đặc biệt theo yêu cầu cần thiết của công việc. - Chỉ đạo việc đào tạo, bao gồm việc giảng dạy, hướng dẫn, giải thích và cố vấn cho nhân viên cấp dưới. Các điều kiện làm việc: Điều kiện làm việc: Liệt kê những điều kiện làm việc đặc biệt như phải làm ca đêm, làm thêm giờ, mức độ tiếng ồn, ô nhiễm, sự may rủi trong công việc. Ngoài ra còn có thể liệt kê thêm các mối quan hệ: Cần ghi rõ mối quan hệ chủ yếu giữa người thực hiện công việc với những người khác ở trong và ngoài doanh nghiệp. Trưởng phòng nhân sự của doanh nghiệp sẽ có mối quan hệ chủ yếu trong doanh nghiệp: - Thực hiện báo cáo thường kỳ với phó giám đốc phụ trách nhân sự - Làm việc với tất cả uỷ viên trong hội đồng quản trị doanh nghiệp và lãnh đạo các phòng ban. - Thực hiện lãnh đạo, giám sát việc thực hiện công việc của phòng nhân sự. - Quan hệ với các tổ chức bên ngoài xí nghiệp: văn phòng dịch vụ lao động, nghiệp đoàn lao động, sở lao động... Các yêu cầu đối với bản mô tả công việc: Để xây dựng được một bản mô tả công việc tốt cần phải đảm bảo các yêu cầu sau: - Sắp xếp các nhiệm vụ và trách nhiệm theo đúng trình tự thực hiện. Hãy bắt đầu bằng nhiệm vụ đòi hỏi nhiều thời gian nhất hoặc mang trách nhiệm lớn nhất. - Không nên liệt kê tất cả các nhiệm vụ, sử dụng cách diễn đạt “các nhiệm vụ và trách nhiệm cơ bản” ở đoạn đầu và kết thúc với câu “thực hiện các nhiệm vụ liên quan khác theo yêu cầu”. - Thể hiện các nhiệm vụ riêng biệt một cách rõ ràng và ngắn gọn. Không sử dụng ngôn ngữ chuyên môn và đưa vào các ví dụ cụ thể về nhiệm vụ bất cứ lúc nào. - Bản mô tả công việc phải khách quan và chính xác. Mô tả công việc theo đúng cách nó phải thực hiện trên thực tế. Đảm bảo rằng chức danh của vị trí công việc phản ánh đúng trách nhiệm nhưng không hạ thấp người làm việc. - Sử dụng từ có tính hành động. Nhấn mạnh những gì mà người đảm nhiệm công việc cần phải làm mà không cần phải giải thích quy trình cần áp dụng. Ví dụ một trong các nhiệm vụ của người lễ tân là ghi chép các cuộc hẹn. Mô tả công việc cần phải nêu “ghi chép các cuộc hẹn” hơn là “cần phải lưu lại bản ghi chép các cuộc hẹn”. Tránh dùng những từ “cấp thấp” và “cấp cao” khi có thể, không dùng chức danh “quản lý” hoặc “giám sát” với những công việc mà các trách nhiệm đa phần không thuộc lĩnh vực quản lý. - Đề cập tới chức danh và vị trí hơn là những người cụ thể. Bản mô tả công việc nên đơn giản và ngắn gọn, không nên rườm rà, sự dài dòng của bản mô tả công việc không làm tăng tầm quan trọng của công việc. Các yêu cầu đối với người viết bản mô tả công việc: Người viết bản mô tả công việc công việc phải có sự hiểu biết rõ ràng về trách nhiệm của vị trí công việc và các chức năng của vị trí đó. Người đó cần biết tại sao vị trí công việc lại quan trọng đối với phòng ban và vị trí này hỗ trợ cho mục đích và mục tiêu của tổ chức như thế nào. Các câu hỏi then chốt luôn phải đặt ra là: - Tại sao lại có vị trí này? - Tại sao vị trí này lại quan trọng? - Vị trí này hỗ trợ cho mục đích và mục tiêu của doanh nghiệp như thế nào? 3.2. Bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện Bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện là bản liệt kê các yêu cầu của công việc đối với người thực hiện, các kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm cần phải có; trình độ giáo dục và đào tạo cần thiết; các đặc trưng tinh thần và thể lực; các yêu cầu cụ thể khác đối với từng vị trí công việc. Các công việc rất đa dạng nên các yêu cầu của công việc cũng rất đa dạng, phong phú. Những yêu cầu chung của bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện là: - Trình độ văn hoá, chuyên môn và các khoá đào tạo đã qua. - Các môn học chủ yếu của các khoá được đào tạo, kết quả thi các môn học chủ yếu và tốt nghiệp. - Trình độ ngoại ngữ: cần biết ngoại ngữ gì và mức độ về đọc, nghe và viết. - Thâm niên công tác trong nghề và các thành tích đã đạt được. - Tuổi đời - Sức khoẻ - Ngoại hình - Năng khiếu đặc biệt và các yêu cầu đặc biệt như ghi tốc ký, đánh máy. Đảm bảo các yêu cầu liệt kê ra là ở mức độ thiết yếu đối với công việc. Đôi khi người ta có xu hướng liệt kê những yêu cầu mong muốn hơn là những yêu cầu thực sự cần thiết. Việc yêu cầu hơn cái mong muốn có ảnh hưởng tới việc tuyển dụng, đề bạt, tính toán tiền lương và tiền thù lao. Khi cần tuyển chọn nhân viên đã được đào tạo, điều này có thể xác định được thông qua việc nghiên cứu hồ sơ nhân viên, các cuộc điều tra, trắc nghiệm và phỏng vấn. Tuy nhiên vấn đề sẽ trở nên phức tạp hơn khi cần tuyển chọn nhân viên để đào tạo họ trước khi họ chính thức được giao thực hiện công việc. Tuyển chọn nhân viên để đào tạo căn cứ vào: + Thực hiện phân tích công việc và xác định nên đánh giá thực hiện công việc như thế nào? (Tiêu chuẩn mẫu để đánh giá) + Xác định những yêu cầu, đặc điểm chính xác của cá nhân mà ta dự đoán sẽ làm công việc được thực hiện tốt nhất như: bàn tay khéo léo, trí thông minh, mức độ nhạy cảm của tâm lý... + Chọn lựa các ứng viên theo yêu cầu của doanh nghiệp. + Yêu cầu ứng viên làm việc và đánh giá việc thực hiện công việc của ứng viên. + Phân tích mối quan hệ giữa những nét yêu cầu ở trên và việc thực hiện công việc của từng ứng viên. Từ đó rút ra kết luận cần thiết về yêu cầu đối với ứng viên. 3.3. Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc là một hệ thống các chỉ tiêu/tiêu chí phản ánh các yêu cầu về số lượng và chất lượng của sự hoàn thành các nhiệm vụ được quy định trong bản mô tả công việc. Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc là các thước đo dựa trên cơ sở kỳ vọng về kết quả công việc đối với một vị trí. Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc được sử dụng để đánh giá mức độ hoàn thành công việc so với những kỳ vọng đó. Nói cách khác, các tiêu chuẩn đánh giá đó chính là kết quả mong muốn sẽ đạt được nếu như người giữ công việc thực hiện tốt công việc. Nội dung: Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc bao gồm ba phạm trù là chất lượng, số lượng hoặc năng suất lao động và thời hạn hoàn thành công việc. Ví dụ như việc yêu cầu một người đánh máy chữ không được phép có quá hai lỗi chính tả trong mười trang đánh máy là một tiêu chuẩn về chất lượng. Yêu cầu một người đánh máy chữ đánh mười bản trong một giờ là một tiêu chuẩn về năng suất. Yêu cầu một người đánh máy chữ hoàn thành toàn bộ một nhiệm vụ cụ thể được giao vào lúc hết giờ làm việc của ngày thứ sáu là một tiêu chuẩn thực hiện công việc đúng thời hạn… Các bước tiến hành: Bước đầu tiên trong việc xây dựng các tiêu chuẩn đánh giá hoàn thành công việc là xác định ra được những nhiệm vụ quan trọng có thể đo lường được của vị trí công việc. Các nhiệm vụ có thể đo lường được là những nhiệm vụ mà kết quả hoặc đầu ra của nó có thể lượng hoá hoặc đánh giá định tính được. Đây cũng có thể là những nhiệm vụ cần phải được hoàn thành trong một khoảng thời gian nhất định. Phải xem xét phần trách nhiệm trong bản phân tích công việc hoặc xem xét các nhiệm vụ chính và phụ trong bản mô tả, tìm xem trong đó nhiệm vụ nào là cụ thể và có thể đo lường được. Một trong những nhiệm vụ cụ thể của nhân viên tuyển dụng là phỏng vấn các ứng viên. Có thể đặt ra mục tiêu kỳ vọng cho nhiệm vụ này bằng cách sử dụng một loại thước đo hay bất cứ sự kết hợp nào của ba loại thước đo đã được xác định. Các thước đo có thể là: những kiểu người nào, có bao nhiêu cuộc phỏng vấn và khi nào đưa ra lời mời nhận việc. Bước thứ hai là xác định các tiêu chuẩn kết quả công việc là mức độ thực hiện công việc mà một cá nhân có khả năng và được đào tạo đầy đủ có thể đạt được khi thực hiện vị trí công việc đó. 4. Quan hệ của phân tích công việc đối với hoạt động quản trị nhân lực khác 4.1. Đối với thiết kế công việc + Dựa vào các kết quả phân tích công việc các nhà quản lý có thể thiết kế lại công việc, có các quyết định thiết kế công việc để kết hợp các công việc với mục tiêu của tổ chức tạo động lực trong công việc. 4.2. Đối với kế hoạch hoá nguồn nhân lực + Được sử dụng để mô tả các công việc đang cần người và quảng cáo về các vị trí làm việc mới. + Được sử dụng để xác định các kỹ năng và các hoạt động và lấy đó để ra quyết định lựa chọn người nào vào làm việc tại công ty. + Tìm kiếm người trong nội bộ doanh nghiệp để đưa vào vị trí đang thiếu, bằng cách so sánh các thông tin về lao động của người đó với các yêu cầu của công việc đó. + Thiết lập các tiêu chí lựa chọn cho các vị trí công việc mới. + Định hướng nhân viên mới về công việc cần phải làm. 4.3. Đối với quá trình tuyển dụng + Phân tích công việc đưa ra các công việc và căn cứ vào đó công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực sẽ lên kế hoạch để lấp đầy các chỗ trống. + Hiểu biết các yêu cầu của từng công việc để phục vụ cho quá trình hoạch định nguồn nhân lực + Cung cấp các thông tin về kiến thức kỹ năng và năng lực đã có trong doanh nghiệp + Đưa ra các công việc trong doanh nghiệp đang thừa, thiếu nhân lực để người làm công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực đưa ra các giải pháp để giải quyết 4.4. Đối với đào tạo và phát triển + Đánh giá nhu cầu đào tạo thông qua xác định các hoạt động mà những người lao động phải có để thực hiện công việc. + Thiết kế các chương trình đào tạo cho doanh nghiệp dựa trên các kỹ năng cụ thể cần thiết. + Thiết kế các chương trình phát triển cá nhân phục vụ cho việc phát triển nhân viên trong doanh nghiệp. 4.5. Đối với đánh giá thực hiện công việc + Là cơ sở là yếu tố đầu tiên để hệ thống đánh giá có thể thực hiện + Là mốc để xem xét mức độ hoàn thành công việc + Là tiêu chí để xem xét mức độ phù hợp của hệ thống đánh giá đối với công việc 4.6. Đối với thù lao lao động + Là cơ sở để xây dựng cơ cấu trả công hợp lý và công bằng bằng cách đánh giá các giá trị công việc đòi hỏi và thực tế người lao động làm được. 4.7. Đối với quan hệ lao động + Là cơ sở để giải quyết tranh chấp lao động tại toà án + Giúp cho quan hệ lao động bớt gay gắt tránh xảy ra mâu thuẫn. II. Các nhân tố tác động đến phân tích công việc và các phương pháp tiến hành phân tích công việc 1. Các nhân tố tác động đến phân tích công việc - Về phía người quản lý: Khi một nhà quản lý có sự quan tâm hay không quan tâm đến phân tích công việc , hiểu biết về tầm quan trọng của phân tích công việc sẽ là một yếu tố không nhỏ quyết định đến sự thành công hay thất bại của phân tích công việc. Nếu thờ ơ coi phân tích công việc chỉ là một việc làm mất thời gian và tốn kém chi phí thì có thể nói phân tích công việc đã thất bại ngay từ bước đầu thực hiện. - Về phía nhân viên nhân sự: Nhà quản lý có thể là người quyết định đến bước đầu tiên của phân tích công việc nhưng chưa phải là quan trọng nhất mà điều đó còn tuỳ thuộc vào các nhân viên nhân sự người trực tiếp ảnh hưởng đến kết quả phân tích công việc. Nhân viên phải là người có trách nhiệm, đảm bảo thông tin chính xác, có đủ trình độ chuyên môn để đảm nhiệm tốt công việc. Có đầu óc phân tích và tổng hợp các thông tin thu thập được để tạo ra được các kết quả phân tích công việc thực sự có ý nghĩa phát huy được hết giá trị của nó trong thực tế. - Về phía người lao động: Ảnh hưởng cũng không nhỏ đến tiến trình phân tích công việc, nhân viên sẽ là người cung cấp thông tin cho quá trình phân tích, sự hợp tác và trung thực của họ sẽ tạo điều kiện để phân tích công việc có được những kết quả chính xác và không tốn quá nhiều thời gian và chi cho việc xác nhận lại thông tin, sửa đổi. 2. Các phương pháp tiến hành thu thập thông tin phân tích công việc Việc thu thập thông tin để phân tích công việc thường do các chuyên gia về nhân sự, công nhân, nhân viên trực tiếp thực hiện công việc và các giám viên trực tiếp tiến hành. 2.1. Quan sát Là phương pháp trong đó người cán bộ nghiên cứu quan sát một hay một nhóm người lao động thực hiện công việc và ghi lại đầy đủ. Phương pháp quan sát trực tiếp có nhiều hữu ích khi cần thu thập thông tin để phân tích công việc được thực hiện chủ yếu bằng tay, hoặc chủ yếu do sự cố gắng về thể lực của công nhân viên sản xuất thực hiện. Phương pháp này không áp dụng được đối với các công việc có tính chất tình huống như công việc của y tá trong phòng cấp cứu hay công việc của người lao động trí óc. Nên thực hiện quan sát theo chu kỳ công việc hoàn chỉnh. Chu kỳ công việc là thời gian cần thiết cho việc hoàn thành, thực hiện trọn vẹn công việc. Sau khi thu thập thông tin cần phỏng vấn nhân viên thực hiện công việc để tìm hiểu những điều chưa hiểu trong quá trình quan sát và bổ sung thêm các thông tin và người quan sát bị bỏ sót. Có thể tiến hành quan sát vừa phỏng vấn, cách làm này nhân viên thực hiện công việc dễ bị hồi hộp hoặc bị phá vỡ nhịp điệu làm việc bình thường, làm cho kết quả quan sát khó chính xác. Ưu điểm: Đơn giản, dễ thực hiện và chi phí thấp. Nhược điểm: Không mô tả được đầy đủ, sâu sắc công việc. 2.2. Bảng câu hỏi Để cho công nhân, nhân viên điền vào các bảng câu hỏi trong đó có mô tả các quyền hạn, trách nhiệm và các vấn đề có liên quan đến công việc là một phương pháp rất tốt để có được các thông tin phân tích công việc. Yêu cầu của phương pháp này là cần xác định được: - Nên dựa vào bảng câu hỏi, những câu hỏi như thế nào? - Cơ cấu của câu hỏi đó ra sao? Thông thường trong thực tế có hai thái cực trái ngược nhau về vấn đề câu hỏi là: - Ngoài chức năng, nhiệm vụ chính, còn yêu cầu nhân viên quá nhiều các chức năng, nhiệm vụ khác nhau. - Yêu cầu nhân viên quá sơ sài, đơn giản các chức năng nhiệm vụ chính của công việc. Một bảng câu hỏi tốt thường khắc phục được nhược điểm của hai thái cực trên. Ưu điểm của phương pháp câu hỏi: - Chi phí thấp hơn so với phương pháp phỏng vấn. - Nhanh chóng thu thập được thông tin từ nhóm đông. Nhược điểm: Hạn chế tư duy của người được hỏi do bị khống chế về nội dung trong bảng câu hỏi. 2.3 Phỏng vấn Nười tiến hành phân tích công việc sẽ phỏng vấn nhân viên để lấy thông tin về công việc, các nhiệm vụ mà họ phải hoàn thành…Qua phỏng vấn, người lao động sẽ cho biết những nhiệm vụ nào cần phải thực hiện trong công việc của họ, tại sao phải thực hiện những nhiệm vụ đó và cần phải thực hiện như thế nào. Các hình thức phỏng vấn thu thập thông tin phân tích công việc: - Phỏng vấn cá nhân với từng công nhân viên. - Phỏng vấn các giám thị và những người có hiểu biết sâu sắc về công việc. Các nội dung phỏng vấn sau: - Nhiệm vụ của công việc - Quyền hạn thực hiện - Đặc điểm của công việc Ưu điểm: - Phát hiện được nhiều thông tin về các hoạt động, các quan hệ quan trọng trong công việc mà các phương pháp khác không thể tìm ra được. - Cho ta cơ hội để giải quyết các yêu cầu và chức năng của phân tích công việc Nhược điểm: - Sự bóp méo thông tin: Những người được phỏng vấn thường ngụ ý rằng việc phân tích công việc là nhằm thay đổi tiền lương, nâng cao định mức, giảm bớt số lượng lao động, do đó họ thường có xu hướng đề cao trách nhiệm và những khó khăn của mình và giảm bớt mức độ trách nhiệm và khó khăn của người khác. Những câu hỏi điển hình trong phỏng vấn phân tích công việc: - Công việc được thực hiện như thế nào? - Các nhiệm vụ, quyền hạn chính trong công việc là gì? - Những bộ phận hay vị trí khác nhau trong cơ thể trực tiếp tham gia vào quá trình thực hiện công việc? - Trình độ văn hoá, kinh nghiệm, các văn bản chứng chỉ tốt nghiệp cần có theo yêu cầu thực hiện công việc? - Những cơ sở tính toán và các tiêu chuẩn trong đánh giá thực hiện công việc? - Yêu cầu về tinh thần và thể lực của nhân viên khi thực hiện công việc? - Có sự may rủi hay yếu tố bất thường trong thực hiện công việc? Các lưu ý khi phỏng vấn phân tích công việc: Để phỏng vấn công việc có hiệu quả cần chú ý : - Trước hết cần xác định người thực hiện công việc giỏi nhất và người có khả năng mô tả quyền hạn, trách nhiệm, cách thực hiện công việc giỏi nhất. - Nhanh chóng thiết lập quan hệ với người bị phỏng vấn, sơ bộ nhắc lại mục đích phỏng vấn và giải thích vì sao lại chọn họ để phỏng vấn. - Thực hiện phỏng vấn theo hướng dẫn của các bảng chỉ dẫn, xem lại các câu hỏi cần thiết. Lưu ý hướng dẫn nhân viên trả lời theo yêu cầu và bổ sung thêm những điều bị bỏ sót. - Đề nghị nhân viên liệt kê các nhiệm vụ mà họ phải thực hiện không theo qui định thông thường về tầm quan trọng và mức độ thường xuyên xảy ra. - Xem xét và kiểm tra lại các thông tin thu thập được với viên giám thị hoặc với chính người được phỏng vấn. 2.4. Ghi chép các sự kiện quan trọng Người nghiên cứu ghi chép lại các hành vi thực hiện công việc của những người lao động làm việc có hiệu quả và những người lao động làm việc không có hiệu quả, khái quát lại đặc trưng của công việc cần mô tả và các đòi hỏi của công việc. Ưu điểm: Cho thấy tính linh động của sự thực hiện công việc ở nhiều người khác nhau. Nhược điểm: Tốn nhiều thời gian để quan sát, khái quát hoá và phân loại các sự kiện. Khó khăn trong xây dựng các hành vi trung bình để thực hiện công việc 2.5. Nhật ký công việc Là phương pháp trong đó người lao động tự ghi chép lại các hoạt động của mình để thực hiện công việc Ưu điểm: Thu được các thông tin theo sự kiện thực tế Nhược điểm: Độ chính xác không cao vì không phải lúc nào người lao động cũng nhận thức đầy đủ về công việc đang làm. Ghi chép khó đảm bảo được liên tục và nhất quán. 2.6 Hội thảo chuyên gia Là phương pháp phân tích công việc trong đó các chuyên gia được mời dự cuộc họp để thảo luận những công việc cần tìm hiểu. Phương pháp này sẽ giúp cho người nghiên cứu làm sáng tỏ và bổ sung thêm những chi tiết chưa thu được từ các cuộc phỏng vấn và các phương pháp trên. III. Các bước tiến hành phân tích công việc 1. Xác định các công việc cần phải phân tích Xác định chính sách của doanh nghiệp, mục đích phân tích công việc, từ đó xác định các hình thức thu thập thông tin phân tích công việc hợp lý nhất. Thông thường một doanh nghiệp tiến hành phân tích công việc trong các điều kiện sau: - Khi doanh nghiệp mới bắt đầu hoạt động - Khi xuất hiện các công việc mới - Khi các công việc có sự thay đổi đáng kể về nội dung - Khi doanh nghiệp tiến hành rà soát tất cả các công việc theo chu kỳ 2. Lựa chọn phương pháp phân tích Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin phân tích công việc. Tuỳ theo yêu cầu về mức độ chính xác và chi tiết của thông tin cần thu thập, tuỳ theo loại hình công việc và khả năng tài chính của doanh nghiệp có thể sử dụng một hoặc kết hợp nhiều phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc như phỏng vấn, bản hỏi, quan sát tại nơi làm việc… 3. Tiến hành thu thập thông tin Thu nhập các thông tin cơ bản trên cơ sở sơ đồ tổ chức, các văn bản về mục đích yêu cầu, chức năng quyền hạn của công ty, phòng ban, phân xưởng, sơ đồ quy trình công nghệ và bảng mô tả công việc cũ (nếu có). 4. Sử dụng thông tin thu thập Kiểm tra, xác minh lại tính chính xác của thông tin. Những thông tin thu thập để phân tích công việc trong bước 3 cần được kiểm tra lại về mức độ chính xác, đầy đủ bằng chính các nhân viên, công nhân thực hiện công việc và các giám thị, giám sát tình hình thực hiện công việc đó. Viết bản nháp mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc. Sau đó hoàn thiện lại và truyền đạt tới nhân viên. IV. Sự cần thiết hoàn thiện công tác phân tích công việc tại Sở Tài nguyên, Môi trường và Nhà đất Hà Nội Phân tích công việc có vai trò vô cùng quan trọng đối với tất cả các tổ chức, giúp cho nhà quản lý nói chung cũng như các cán bộ nhân sự có thể thực hiện được các hoạt động quản trị nhân sự một cách thuận lợi. Đó sẽ là cơ sở để nhà quản lý có thể xác định được kỳ vọng của mình đối với nhân viên từ, xác định được chính xác các yêu cầu của công việc với người lao động từ đó có thể đưa ra được các quyết định tuyển dụng nhân sự đúng đắn cũng như trong vấn đề thuyên chuyển, đề bạt. Cũng là cơ sở để có thể đánh giá đúng năng lực của nhân viên, loại bỏ nhiều bất bình đẳng về mức lương qua việc phân tích nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc, tạo điều kiện kích thích người lao động làm việc nhiều hơn qua việc sắp xếp các mức thưởng. Phân tích công việc còn có ý nghĩa rất lớn đó là công cụ hữu hiệu giúp tổ chức, doanh nghiệp mới thành lập hoặc đang cần só sự cải tổ hoặc thay đổi về cơ cấu tổ chức, tinh giản biên chế, giảm bớt số người cần phải thay thế do thiếu hiểu biết về công việc hoặc trình độ của họ. Giúp người lao động hiểu rõ trách nhiệm, quyền hạn của mình. Công việc không bị chồng chéo tạo ra sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận trong tổ chức. Tạo ra các tiêu chuẩn để người lao động có hướng phấn đấu và cố gắng thực hiện tốt công việc được giao, giảm thiểu các mâu thuẫn trong quan hệ đồng nghiệp, tránh xảy ra xô xát khi so sánh mức lương cũng như so sánh về khối lượng công việc cần phải hoàn thành. Ngoài những đặc điểm nói trên, khi mỗi cá thể hay tập thể có một bảng mô tả công việc cho mình, doanh nghiệp có thể dựa vào đó để đánh giá thành quả lao động, từ đó làm quyết định khen thưởng hay đề bạt một cách khách quan. Đây là một yếu tố không kém phần quan trọng trong việc xây dựng tính đoàn kết của doanh nghiệp. Các kết quả phân tích công việc cũng là cơ sở rõ ràng để trả lời các câu hỏi: - Tại sao có công việc này? - Người đảm nhiệm công việc phải có trách nhiệm gì? - Cần phải có những yếu tố nào để có thể thực hiện công việc một cách hiệu quả. Các kết quả phân tích công việc còn là nền tảng đảm bảo cho sự nhất quán trong các hoạt động giao tiếp và trong các phương thức quản lý nguồn nhân lực. Chúng cũng là cơ sở cho cách hiểu thống nhất về các phận sự của công việc mà những người đảm nhiệm công việc và người quản lý của họ phải chịu trách nhiệm công khai. CHƯƠNG II. PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC - THỰC TRẠNG TẠI SỞ TÀI NGUYÊN, MÔI TRƯỜNG VÀ NHÀ ĐẤT HÀ NỘI I. Quá trình hình thành phát triển của Sở Tài nguyên, Môi trường và Nhà đất Hà Nội 1. Quá trình hình thành phát triển của Sở Tài nguyên, Môi trường và Nhà đất Hà Nội Sở Tài nguyên, Môi trường và Nhà đất Hà Nội được thành lập theo quyết định số 101/2003/QĐ-UB của Uỷ ban nhân dân Thành phố Hà Nội căn cứ vào quyết định số 45/2003/QĐ-TTg của Thủ tướng chính phủ về việc thành lập Ngành Tài nguyên môi trường. Tiền thân của Sở Tài nguyên, Môi trường và Nhà đất Hà Nội là Sở Địa chính Nhà đất Hà Nội, sau đó sát nhập với quỹ môi trường để tạo nên Sở. Chức năng nhiệm vụ của Sở hầu như không thay đổi so với trước đây, hiện nay bổ sung thêm một mảng môi trường hoạt động song song. Sở Tài nguyên, Môi trường và Nhà đất Hà Nội là cơ quan chuyên môn giúp Uỷ ban nhân dân Thành phố, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về tài nguyên đất, tài nguyên nước, tài nguyên khoáng sản, môi trường, khí tượng thuỷ văn, đo đạc, bản đồ, quản lý nhà ở và công sở trên địa bàn thành phố Hà Nội. Sở Tài nguyên, Môi trường và nhà đất Hà Nội chịu sự chỉ đạo trực tiếp của UBND Thành phố, đồng thời chịu sự chỉ đạo, quản lý về chuyên môn nghiệp vụ của Bộ Tài nguyên và Môi trường, Bộ Xây dựng và các Bộ, Ngành có liên quan; chịu sự kiểm tra, giám sát của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền. Sở Tài nguyên, Môi trường và Nhà đất Hà Nội, có tư cách pháp nhân, được sử dụng con dấu riêng và mở tài khoản tại kho bạc Nhà nước theo quy định hiện hành. Trụ sở cơ quan đặt tại: 18 Huỳnh Thúc Kháng, quận Đống Đa, thành phố Hà Nội. Nhiệm vụ chung: + Trình UBND Thành phố ban hành các văn bản quy phạm pháp luật, về công tác quản lý tài nguyên đất, tài nguyên nước, tài nguyên khoáng sản, khí tượng, thuỷ văn, môi trường, đo đạc bản đồ, nhà ở và công sở (sau đây gọi chung là Tài nguyên, Môi trường và Nhà đất) trên địa bàn Thành phố. + Trình UBND Thành phố về quy hoạch, chương trình, kế hoạch dài hạn, 5 năm và hàng năm về quản lý, phát triển, chính sách và khai thác, sử dụng tài nguyên, môi trường và phát triển Nhà ở phù hợp với quy hoạch tổng thể phát triển kinh tế - xã hội của Thành phố. + Tổ chức, thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch, chương trình sau khi được phê duyệt; tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật và thông tin về tài nguyên, môi trường và nhà đất đến tổ chức và công dân; tham gia thẩm định các dự án công trình có nội dung liên quan đến lĩnh vực tài nguyên môi trường và nhà đất. + Nghiên cứu, điều tra, khảo sát và lập bản đồ về tài nguyên để có kế hoạch bảo vệ và khai thác sử dụng. + Chỉ đạo, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ về quản lý tài nguyên, môi trường và nhà đất ở cấp Quận, huyện, xã, phường và thị trấn. + Thanh tra, kiểm tra việc thi hành pháp luật, giải quyết các tranh chấp,._. khiếu nại, tố cáo và xử lý các hành vi vi phạm pháp luật về tài nguyên, môi trường và nhà đất theo quy định của pháp luật. Phối hợp với Ban tổ chức chính quyền thành phố và chính quyền địa phương về giải quyết tranh chấp địa giới hành chính trên địa bàn Thành phố. + Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các dịch vụ công trong lĩnh vực tài nguyên, môi trường và nhà đất theo quy định của pháp luật, đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính của Nhà nước. + Tổ chức nghiên cứu, ứng dụng các tiến bộ khoa học, công nghệ về quản lý tài nguyên, môi trường và nhà đất; cập nhật, xây dựng hệ thống thông tin – lưu trữ tư liệu, số liệu về tài nguyên, môi trường và nhà đất theo quy định của pháp luật; được phép thực hiện hợp tác quốc tế trong lĩnh vực quản lý của ngành theo quy định của pháp luật. + Quản lý về tổ chức và công chức, viên chức và người lao động; đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức, cán bộ địa chính xã, phường, thị trấn, làm công tác quản lý về tài nguyên, môi trường và nhà đất theo quy định của Bộ tài nguyên và môi trường và UBND Thành phố Hà Nội. + Quản lý tài chính, tài sản của Sở theo quy định của pháp luật và phân cấp của Uỷ ban nhân dân thành phố. + Kiến nghị với UBND Thành phố đình chỉ hoặc bãi bỏ những văn bản của các tổ chức, các cấp chính quyền thuộc thành phố trái thẩm quyền hoặc vi phạm quy định của Nhà nước và Thành phố về tài nguyên môi trường và nhà đất. + Về tài nguyên đất: - Tổ chức thẩm định trình UBND Thành phố phê duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất hàng năm của Quận, huyện và kiểm tra thực hiện. - Xây dựng quy hoạch, kế hoạch điều chỉnh, bổ sung sử dụng đất hàng năm của Thành phố để trình Chính phủ phê duyệt; hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện. - Trình UBND quyết định giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất, chuyển quyền sử dụng đất, chuyển mục đích sử dụng nhà đất, đấu giá quyền sử dụng đất; cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở cho các đối tượng thuộc thẩm quyền của UBND Thành phố. - Hướng dẫn UBND các Quận, huyện thực hiện việc cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở đô thị, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất ở, đất ao và vườn liền kề khu vực nông thôn; giấy chứng nhận quyền sử dụng đất nông nghiệp, lâm nghiệp trên địa bàn thành phố. - Hướng dẫn và tổ chức thực hiện việc điều tra, khảo sát, đo đạc, đánh giá phân hạng đất, lập bản đồ địa chính; đăng ký đất đai, lập, quản lý, chỉnh lý hồ sơ địa chính; thống kê, kiểm kê đất đai; cập nhật, bổ sung và chỉnh lý biến động về đất và nhà để quản lý chặt chẽ, khai thác có hiệu quả; ký hợp đồng thuê đất trên địa bàn thành phố; đăng ký giao dịch, đảm bảo về quyền sử dụng đất, bất động sản gắn liền với đất đối với các tổ chức. + Về quản lý nhà ở và công sở: - Quản lý nhà ở, công thự, trụ sở làm việc thuộc sở hữu nhà nước do Thành phố quản lý; hướng dẫn việc quản lý, khai thác, sử dụng và phát triển quỹ nhà ở, công thự được giao quản lý theo quy định của pháp luật, hướng dẫn của Bộ xây dựng và phân cấp của Thành phố; hướng dẫn việc thực hiện chế độ bảo hành, bảo trì nhà công vụ, nhà thuộc sở hữu nhà nước do thành phố quản lý. - Hướng dẫn và tổ chức thực hiện việc điều tra, thống kê, lập danh bạ điều tra về diện tích, tình trạng phân loại, mục đích sử dụng và chuyển dịch sở hữu nhà của cơ quan, đơn vị, tổ chức trên địa bàn thành phố; hướng dẫn UBND các quận, huyện làm thủ tục chuyển dịch sở hữu nhà ở trên địa bàn quận, huyện. - Hướng dẫn và tổ chức việc tiếp nhận quỹ nhà tự quản của Trung ương và Thành phố để thống nhất quản lý, tổ chức và tiến hành thủ tục mua bán, cho thuê nhà ở theo quy định của Nhà nước và Thành phố. - Chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm tra UBND các quận huyện thực hiện đánh biển số nhà trên địa bàn Thành phố. - Chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan chỉ đạo và thực hiện các giải pháp chính sách để quản lý thống nhất các hoạt động về kinh doanh bất động sản theo quy định của pháp luật và phân cấp của Uỷ ban nhân dân cấp Thành phố. - Là cơ quan thường trực của Ban chỉ đạo Thành phố về chính sách đất và nhà, Ban điều hành chương trình phát triển nhà ở Thành phố, Hội đồng bán nhà Thành phố và Hội đồng 297 Thành phố. - Tham gia định giá các loại nhà, đất ở Thành phố theo khung giá, nguyên tắc, phương pháp định giá các loại nhà, đất của Chính phủ. + Về tài nguyên khoáng sản: - Trình UBND Thành phố quy định các biện pháp bảo vệ tài nguyên khoáng sản trên địa bàn Thành phố và hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện. - Trình UBND Thành phố cấp, gia hạn hoặc thu hồi giấy phép khai thác khoáng sản làm vật liệu xây dựng thông thường, than bùn và khai thác tận thu khoáng sản, chuyển nhượng quyền khai thác khoáng sản thuộc thẩm quyền của UBND Thành phố theo quy định của pháp luật. - Quản lý kiểm tra việc thực hiện tìm kiếm, thăm dò, khai thác tài nguyên khoáng sản đối với tổ chức, cá nhân hoạt động tại địa phương theo quy định của pháp luật. - Giúp UBND Thành phố chủ trì phối hợp với các Bộ, Ngành có liên quan để khoanh vùng cấm khai thác khoáng sản, trình Chính phủ xem xét quyết định. + Về tài nguyên nước và khí tượng thuỷ văn: - Trình UBND Thành phố quy định các biện pháp bảo vệ tài nguyên nước và công trình khí tượng thuỷ văn ở địa phương; hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện. - Tổ chức điều tra cơ bản, kiểm kê, đánh giá tài nguyên nước và xây dựng cơ sở dữ liệu về tài nguyên nước trên địa bàn Thành phố. - Trình UBND Thành phố cấp, gia hạn, thu hồi giấy phép hoạt động điều tra, thăm dò, khai thác, sử dụng tài nguyên nước, dung lượng xả nước thải vào nguồn nước, các công trình khí tượng thuỷ văn chuyên dùng theo phân cấp; kiểm tra việc thực hiện sau khi được phê duyệt. - Tham gia xây dựng phương án phòng chống, khắc phục hậu quả của thiên tai trên địa bàn Thành phố. + Về môi trường: - Trình UBND Thành phố quy định các biện pháp bảo vệ môi trường ở địa phương, hướng dẫn kiểm tra việc thực hiện. - Trình UBND Thành phố cấp, thu hồi, giấy chứng nhận đạt tiêu chuẩn môi trường cho các cơ sở sản xuất, kinh doanh và dịch vụ trên địa bàn Thành phố theo phân cấp. - Tổ chức điều tra, khảo sát và thẩm định, báo cáo đánh giá tác động của các dự án đầu tư và cơ sở sản xuất, kinh doanh đến môi trường trên địa bàn Thành phố. - Tổ chức điều tra đánh giá hiện trạng môi trường, theo dõi diễn biến chất lượng môi trường tại địa phương theo hướng dẫn của Bộ Tài nguyên và Môi trường. - Hướng dẫn các hoạt động liên quan đến bảo vệ môi trường, phối hợp với các ngành, các cấp, các hội quần chúng để tuyên truyền, giáo dục nâng cao ý thức bảo vệ môi trường trên địa bàn Thành phố. + Về Đo đạc bản đồ: - Thẩm định và đề nghị cơ quan có thẩm quyền cấp phép hoặc uỷ quyền cấp phép hoạt động đo đạc và bản đồ cho các tổ chức, cá nhân đăng ký hoạt động đo đạc và bản đồ trên địa bàn Thành phố theo quy định của pháp luật. - Trình UBND Thành phố phê duyệt kết quả kiểm tra, thẩm định chất lượng công trình, sản phẩm đo đạc và bản đồ địa chính; đo đạc và bản đồ chuyên dụng của Thành phố; quản lý dấu, mốc đo đạc. - Tổ chức xây dựng hệ thống điểm đo đạc cơ sở chuyên dụng, thành lập hệ thống bản đồ địa chính, bản đồ chuyên đề để phục vụ các mục đích chuyên dụng. - Theo dõi việc xuất bản, phát hành bản đồ và kiến nghị với cơ quan quản lý Nhà nước về xuất bản, việc đình chỉ phát hành, thu hồi các ấn phẩm bản đồ có sai sót nghiêm trọng về kỹ thuật, sai địa giới hành chính, địa danh của Thanh phố. Sơ đồ 1: Bộ máy tổ chức của Sở Tài nguyên, Môi trường và Nhà đất Hà Nội Giám đốc Phó Giám đốc Phó Giám đốc Phó Giám đốc Phó Giám đốc P. Kế hoạch tổng hợp P. Chính sách P. QL địa chính nhà đất P.QL đầu tư và tài nguyên P.QLMT, khí tượng và thuỷ văn P. Tổ chức Hành chính Ban 61/ CP Thanh tra tài nguyên môi trường và nhà đất VP ĐK đất và nhà HN Công ty kinh doanh nhà Công ty địa chính Ban QL vốn và ngân sách P. ĐKTK và ĐĐ BĐ (Nguồn Sở Tài nguyên, Môi trường và Nhà đất Hà Nội ) 2. Cơ cấu quản lý 2.1 Lãnh đạo Sở Gồm 01 Giám đốc Sở và 04 Phó Giám đốc Sở trong đó Giám đốc Sở chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND Thành phố và trước Pháp luật về chức trách, quyền hạn và nhiệm vụ được giao còn Phó Giám đốc Sở chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở và pháp luật về lĩnh vực công tác được phân công. 2.2. Các phòng ban chuyên môn 2.2.1. Phòng Kế hoạch tổng hợp Đề xuất, tổng hợp trình Giám đốc Sở về quy hoạch, kế hoạch dài hạn và 5 năm liên quan đến các nhiệm vụ quản lý Nhà nước của Ngành phù hợp với quy hoạch tổng thể phát triển kinh tế xã hội của Thành phố; tổng hợp các Chỉ tiêu kế hoạch hàng năm của Ngành để trình UBND Thành phố; trình Giám đốc Sở giao nhiệm vụ và Chỉ tiêu kế hoạch cho các Phòng, Ban, đơn vị trực thuộc sau khi được phê duyệt; tổ chức thẩm định quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất hàng năm của các Quận, Huyện trình UBND Thành phố phê duyệt; tham gia Hội đồng thẩm định liên ngành Thành phố về chính sách giải phóng mặt bằng, định giá đất đai và nhà ở phục vụ công tác giải phóng mặt bằng. Xây dựng kế hoạch phát triển quỹ nhà tái định cư, phương án phân bổ quỹ nhà ở tái định cư phục vụ công tác giải phóng mặt bằng trên địa bàn Thành phố. Thụ lý hồ sơ trình UBND Thành phố về việc quyết định bán, cho thuê nhà tái định cư; thực hiện chức năng quản lý Nhà nước đối với các dự án phát triển nhà trên địa bàn Thành phố. Xây dựng quy trình và thụ lý thẩm định hồ sơ giá đất mới, cho thuê đất mới, xây dựng các khu đô thị mới, đấu giá quyền sử đụng dất; chính sách giao đất làm nhà ở giãn dân nông thôn; kiểm tra việc sử dụng đất của các tổ chức, đơn vị sau khi có quyết định giao đất, cho thuê đất và thực hiện một số nhiệm vụ khác khi được Giám đốc Sở giao. 2.2.2. Phòng Đăng ký thống kê và Đo đạc bản đồ Phòng đăng ký thống kê và Đo đạc bản đồ là phòng chuyên môn, tham mưu tổng hợp giúp Giám đốc Sở thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về hợp thức, chuyển mục đích sử dụng đất, công tác cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất của tổ chức. Hướng dẫn và tổ chức thực hiện công tác lập hồ sơ địa chính, công tác phân hạng, định giá đất, thống kê, kiểm kê đất đai. Quản lý Nhà nước về khảo sát và đo đạc các loại bản đồ Địa chính và bản đồ chuyên ngành; Quản lý lưới toạ độ, độ cao và mốc giới địa chính, địa giới hành chính, lập trích lục bản đồ trên địa bàn Thành phố. 2.2.3. Phòng Chính sách Phòng chính sách là phòng chuyên môn, tham mưu nghiên cứu đề xuất hoặc làm đầu mối tổ chức nghiên cứu soạn thảo các văn bản hướng dẫn chính sách, pháp chế của Nhà nước về quản lý Tài nguyên, Môi trường và Nhà đất thực hiện trên địa bàn Thành phố, tổ chức tuyên truyền, phổ biến chính sách pháp luật về tài nguyên, môi trường và nhà đất; Phối hợp tổ chức tập huấn đào tạo về chính sách cho cán bộ các quận, huyện, phường, xã, thị trấn; Thụ lý giải quyết đơn thư và khiếu nại của cá nhân tổ chức và thẩm định hồ sơ cấp Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở đối với các loại nhà và đất thuộc diện chính sách: vắng chủ, cải tạo, công tư hợp doanh, nhà Hoa, tôn giáo, quản lý theo Thông tư 73/TTg, các loại nhà thuộc phạm vi điều chỉnh của Nghị quyết số 58/1998/NQ-UBTVQH10 của UB Thường vụ Quốc hội về giao dịch dân sự và nhà ở được xác lập trước ngày 01/07/1991 và thực hiện một số nhiệm vụ khác khi được Giám đốc Sở giao. 2.2.4. Phòng Quản lý Điạ chính Nhà đất Phòng Quản lý Điạ chính Nhà đất là phòng chuyên môn, tham mưu, quản lý hồ sơ nhà đất thuộc sở hữu Nhà nước do Sở Tài nguyên, Môi trường và Nhà đất được giao quản lý; đăng kiểm các loại hợp đồng nhà dụng nhà đất, quản lý quỹ nhà tự quản của cơ quan Trung ương và Hà Nội, quỹ nhà ở phục vụ tái định cư hoặc tổ chức bán theo quy định của Nhà nước và UBND Thành phố; tổ chức thực hiện việc ký hợp đồng thuê đất và quản lý theo dõi cập nhật biến động các Hợp đồng thuê đất của các tổ chức kinh tế trong nước, tổ chức nước ngoài, tổ chức kinh tế có vốn nước ngoài theo quy định của cấp có thẩm quyền; Quản lý, chỉ đạo tổ chức hướng dẫn công tác đánh số và gắn biển số nhà trên địa bàn Thành phố và thực hiện một số nhiệm vụ khác khi được Giám đốc Sở giao. 2.2.5. Phòng Quản lý tài nguyên và đầu tư Phòng Quản lý tài nguyên và đầu tư là phòng chuyên môn, tham mưu lãnh đạo Sở trong công tác quản lý Nhà nước về tài nguyên, khoáng sản và đầu tư. 2.2.6. Phòng Quản lý môi trường, khí tượng và thuỷ văn Phòng Quản lý môi trường, khí tượng và thuỷ văn là phòng chuyên môn, tham mưu lãnh đạo Sở về công tác quản lý Môi trường, Khí tượng và thuỷ văn trên địa bàn Thành phố và thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở giao. 2.2.7. Ban 61/CP Ban 61/CP là phòng chuyên môn, tham mưu Lãnh đạo Sở về công tác lập kế hoạch, hướng dẫn, tổ chức thực hiện việc bán nhà ở thuộc sở hữu Nhà nước theo Nghị định 61/CP trên địa bàn Thành phố, tiếp nhận nhà tự quản của các cơ quan Trung ương và Hà Nội; tổ chức thực hiện công tác hỗ trợ nhà ở theo Quyết định 20/TTg của Thủ tướng Chính phủ và thực hiện một số nhiệm vụ khác khi được Giám đốc Sở giao. 2.2.8. Thanh tra Tài nguyên, Môi trường và Nhà đất Thanh tra việc chấp hành chính sách, thi hành pháp luật, giải quyết các tranh chấp, khiếu nại, tố cáo và xử lý các hành vi vi phạm pháp luật về tài nguyên, môi trường, và nhà đất theo quy định của pháp luật và tổ chức thực hiện sau khi được Giám đốc Sở phê duyệt 2.2.9. Văn phòng Đăng ký Đất và Nhà Hà Nội Văn phòng Đăng ký Đất và Nhà là tổ chức sự nghiệp trực giúp Sở Tài nguyên Môi trường và Nhà đất, thực hiện chức năng tổ chức đăng ký sử dụng đất, quản lý hồ sơ địa chính gốc, cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính và xây dựng quản lý hệ thống thông tin đất đai. 2.2.10. Phòng Tổ chức – Hành chính Tham mưu giúp Giám đốc Sở các mặt: Nghiên cứu, đề xuất, xây dựng tổ chức bộ máy quản lý của Ngành hợp lý, thống nhất đạt hiệu quả. Quản lý về tổ chức và công chức, viên chức, người lao động. Quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, bổ nhiệm, sử dụng cán bộ và chế độ chính sách đối với cán bộ công chức của Ngành Tài nguyên, Môi trường và Nhà đất. Công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật. Xây dựng và kiểm tra giám sát việc thực hiện các Nội quy, Quy chế cơ quan, Quy chế dân chủ ở cơ sở và công tác cải cách hành chính. Hành chính quản trị, đối nội, đối ngoại, hợp tác quốc tế, bảo vệ an ninh trật tự và an toàn cơ quan. Giải quyết chế độ chính sách tiền lương theo quy định của Nhà nước. Tổ chức hướng dẫn và kiểm tra công tác kế toán, tài chính đối với các đơn vị thuộc Sở quản lý theo quy định của Nhà nước và Thành phố. Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ có phát sinh thu chi đối với cơ quan Văn phòng Sở và hạch toán theo quy định của Nhà nước. Phối hợp dự thảo các văn bản Pháp quy có liên quan đến nhiệm vụ được giao và hướng dẫn thực hiện. Ngoài các phòng ban chuyên môn Sở còn có các đơn vị trực thuộc, được tổ chức như một đơn vị nhưng có chức năng và nhiệm vụ như các phòng ban đó là Công ty kinh doanh nhà, Ban Quản lý vốn ngân sách cấp và Công ty địa chính. Cơ cấu tổ chức của Sở được thực hiện theo mô hình trực tuyến – chức năng, giúp Sở nâng cao tính chuyên sâu trong công việc của nhân viên, và giúp nhân viên nâng cao trình độ nghiệp vụ thông qua học hỏi lẫn nhau trong công việc chuyên môn. Ngoài ra, chênh lệch trình độ chuyên môn, kinh nghiệm giữa các nhân viên vô hình trung phân chia họ thành thứ bậc. Vì thế, mỗi cá nhân cảm thấy có nhu cầu phát triển bản thân thông qua đầu tư vào việc học tập, nghiên cứu để nâng cao trình độ và để được thăng tiến theo nấc thang nghề nghiệp. Tuy nhiên sự phân chia theo mô hình trực tiếp chức năng sẽ dẫn đến sự không ăn ý giữa các phòng ban trong Sở và kết quả là tính phối hợp lẫn nhau giữa các bộ phận dễ bị ảnh hưởng. Mô hình này đã phát huy được tính ứng dụng của nó vì nó đã giúp cho tài sản và thông tin được luân chuyển nhịp nhàng vượt qua ranh giới giữa các phòng ban, và nhờ sắp xếp theo mô hình này mà thông tin từ cấp dưới đưa lên cấp trên nhanh và chính xác từ đó giúp cho ban Lãnh đạo Sở có những quyết định kịp thời. Giúp Lãnh đạo Sở có thể bao quát được toàn bộ tình hình hoạt động từ đó cũng một phần giúp tạo nên mối quan hệ thân thiện giữa cán bộ công chức viên chức với lãnh đạo. Với mô hình này thì cần phải đặc biệt lưu ý đến vấn đề độ chính xác của thông tin khi đi qua các tầng quản lý trong Sở, đảm bảo thông tin giữ được tính trung thực tuyệt đối khi đến được cấp quản lý cao nhất. 3. Đặc điểm nhân lực của Sở Bảng 1: Bảng kê chất lượng cán bộ công chức viên chức của Sở Tài nguyên, Môi trường và Nhà đất Hà Nội Số lượng Tỷ lệ (%) Trình độ học vấn Tiến sỹ 1 0,9 THCS THPT 109 99,1 Trình độ Chuyên môn nghiệp vụ Chưa qua đào tạo 3 2,7 Sơ cấp 1 0,9 Trung cấp 2 1,8 Cao đẳng Đại học 94 85,5 Trên đại học 10 9,1 Trình độ Lý luận chính trị Chưa qua bồi dưỡng 6 5,5 Sơ cấp 74 67,3 Trung cấp 12 10,9 Cao cấp 18 16,4 Trình độ kiến thưc QLNN Chưa qua bồi dưỡng 35 31,8 Cán sự Chuyên viên 57 51,8 CVC 18 16,4 CVCC Trình độ Ngoại ngữ Chưa qua đào tạo 24 21,8 A 19 17,3 B 33 30 C 34 30,9 Trình độ tin học Chưa qua đào tạo 28 25,5 A 37 33,6 B 33 30 C 12 10,9 (Nguồn: Sở Tài nguyên, Môi trường và Nhà đất Hà Nội) Nguồn nhân lực của Sở hiện nay là một đội ngũ công chức hành chính chuyên nghiệp, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao . Hầu hết các cán bộ công chức có trình độ đại học và trên đại học chiếm 94,6% tổng số cán bộ công chức viên chức và phần lớn đã qua đào tạo về trình độ lý luận chính trị từ sơ cấp đến cao cấp. Với đặc điểm này sẽ giúp cho công chức của Sở có được tính chuyên nghiệp cao trong công việc. Tính chuyên nghiệp cao trong công việc không chỉ thể hiện ở trình độ chuyên môn nghiệp vụ mà còn thể hiện ở thời gian và thâm niên công tác. Phần lớn cán bộ công chức viên chức ở trong Sở là những người 35-55 tuổi có kinh nghiệm cả về chuyên môn và trình độ quản lý hành chính Nhà nước. Cán bộ công chức viên chức là nữ chiếm 40%, nam chiếm 60% như vậy đã phần nào thể hiện sự bình đẳng trong nguồn nhân lực. Tạo được sự cân bằng và mối quan hệ hài hoà trong công việc. Bảng 2: Bố trí nhân lực tại các phòng ban của Sở Tài nguyên, Môi trường và Nhà đất Hà Nội STT Phân bổ chỉ tiêu biên chế 2003 2004 2005 Được giao Hiện có Được giao Hiện có Được giao Hiện có 1 Tổng số Cán bô công chức 110 105 130 120 130 118 + Biên chế 102 100 122 108 122 110 + Hợp đồng dài hạn 8 5 8 12 8 8 + Hợp đồng ngắn hạn 25 2 Lãnh đạo Sở 4 5 5 3 Phòng Tổ chức hành chính 20 19 19 4 Phòng Kế hoạch tổng hợp 12 11 11 5 Phòng Đăng ký thống kê và đo đạc bản đồ 18 16 15 6 Phòng Chính sách đất nhà 7 6 7 7 Phòng Quản lý Địa chính 16 13 14 8 Ban Thanh tra 12 11 12 9 Ban 60/CP (Văn phòng đăng ký đất nhà) 7 10 Ban 61/CP 9 9 10 11 Quản lý Tài nguyên 9 8 12 Quản lý Môi trường 9 11 13 Hợp đồng trong chỉ tiêu biên chế + Công chức nguồn 5 12 6 (Nguồn: Sở Tài nguyên, Môi trường và Nhà đất Hà Nội) Qua bảng trên ta có thể thấy có sự biến đổi lớn trong số lượng chỉ tiêu biên chế của Sở Tài nguyên, Môi trường và Nhà đất Hà Nội, sở dĩ có sự thay đổi này là cuối năm 2003, Sở Địa chính - Nhà đất Hà Nội sát nhập với một bộ phận môi trường do đó số lượng cán bộ công chức viên chức đã tăng lên đáng kể. Giữa các phòng ban, số lượng cán bộ công chức viên chức cũng biến đổi không nhiều trong giai đoạn 2003-2005. Chất lượng cán bộ công chức tại các phòng ban đã được khẳng định là rất cao với gần 100% tôt nghiệp đại học, và trên đại học. Điều đó tạo điều kiện thuận lợi để tiến hành các công việc được giao. Mức lương bình quân trong toàn Sở là 1.301.599 đồng, mức lương này còn rất thấp so với các khu vực ngoài quốc doanh khác nhưng phản ánh đúng thực trạng chung của bộ phận công chức hành chính hiện nay. 4. Một số kết quả đạt được của Sở Tài nguyên, Môi trường và Nhà đất Hà Nội trong thời gian qua Sở luôn hoàn thành chỉ tiêu kế hoạch đề ra và trong từng lĩnh vực công tác cụ thể: Bảng 3: Tình hình thực hiện các chỉ tiêu của Sở Tài nguyên, Môi trường và Nhà đất Hà Nội trong giai đoạn 2003-2005 S T T chỉ tiêu Đơn vị tính 2003 2004 Kế hoạch 2005 Thực hiện 2005 Chỉ số 04/03 05/03 05/04 TH/KH 1 Thu phí, lệ phí Triệu đồng 5.140 8.157 6.885 6.788 1,59 1,32 0,83 0,98 2 Thu tiền thuê nhà Triệu đồng 43.567 53.495 49.260 50.000 1,23 1,15 0,93 1,02 3 Bán nhà theo Nghị định 61/CP và Quyết định 20/2000/QĐ-TTg Triệu đồng 296.200 451.800 123.000 130.120 1,53 0,44 0,29 1,06 4 Kế hoach sử dụng đất ha 1.957 2.331,4 2.055 644,08 1,19 0,33 0,28 0,31 5 Gắn biển số nhà Biển 13.500 9.629 10.300 18.800 0,69 1,39 2,03 1,83 6 Sửa chữa bảo trì nhà Triệu đồng 12.642 22.455 25.301,5 25.196 1,78 1,99 1,12 0,99 7 Công tác phát triển nhà ở xây mới M2 1.164.000 1.418.000 1.350.000 1.550.000 1,23 1,33 1,09 1,15 8 Công tác thu hồi đất theo chỉ thị 15 Ha 12,15 59,79 20 9,7 4,92 0,79 0,16 0,49 (Nguồn: Sở Tài nguyên, Môi trường và Nhà đất Hà Nội) 4.1. Thực hiện công tác Trong công tác quản lý Tài nguyên Môi trường và Nhà đất các năm qua. Sở đã hoàn thành toàn diện các chỉ tiêu kế hoạch đề ra và vượt so với các năm trước; các chính sách quản lý đất và nhà, ngày càng đi vào cuộc sống và tạo được nhiều chuyển biến tích cực, đáng khích lệ trong nhiều lĩnh vực, góp phần phát triển kinh tế xã hội Thủ đô. 4.1.1. Về công tác quản lý Nhà nước Tham mưu ban hành chính sách quản lý Nhà nước lĩnh vực Tài nguyên, Môi trường và Nhà đất phát huy tính chủ động sáng tạo trong việc vận dụng đường lối chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nước, Sở đã dự thảo, trình UBND Thành phố ban hành nhiều văn bản quy phạm pháp luật, tạo hành lang pháp lý nhằm tăng cường công tác quản lý Nhà nước về các lĩnh vực tài nguyên, môi trường và nhà đất trên địa bàn Thành phố, triển khai luật đất đai năm 2003 dưới nhiều hình thức quyết định, chỉ thị và kế hoạch (xem bảng 4 kèm theo). 4.1.2. Công tác quản lý đất đai và nhà: Xác định công tác tổ chức đấu giá quyền sử dụng đất là nhiệm vụ quan trọng trong các năm qua nhằm phát huy nội lực, khai thác tiềm năng từ đất, thu ngân sách để đầu tư trở lại xây dựng các công trình hạ tầng kỹ thuật, xã hội của Thành phố, Sở đã phối hợp với các ngành và UBND các Quận, Huyện tập trung triển khai thực hiện các dự án theo kế hoạch của UBND Thành phố. Sở đã đôn đốc, phối hợp và hướng dẫn các Quận, Huyện thực hiện kế hoạch cấp Giấy chứng nhận theo Nghị định 181/2004/NĐ-CP của Chính phủ, đồng thời chỉ đạo hoàn chỉnh hệ thống hồ sơ địa chính ở các phường, xã, thị trấn. Tiếp thu ý kiến đóng góp của các Ngành hoàn chỉnh các quy định về quản lý quỹ nhà đa sở hữu, trình UBND Thành phố ban hành chỉ thị triển khai công tác lập quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất tại các Quận, Huyện đến năm 2010 để cụ thể hoá quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất Thành phố đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt, đồng thời hướng dẫn các Quận, Huyện thực hiện. Tiếp tục đẩy mạnh công tác giải phóng mặt bằng và tăng cường xây dựng để chuẩn bị quỹ nhà ở tái định cư, chủ động phục vụ công tác giải phóng mặt bằng thực hiện các dự án phát triển kinh tế xã hội trên địa bàn Thành phố. Tiếp tục phối hợp với các ngành, các cấp triển khai có hiệu quả Chỉ thị 15/CT-UB, Chỉ thị 16/CT-UB, Chỉ thị 17/CT-UB của UBND Thành phố. Tập trung với các ngành kiểm tra, đôn đốc và hướng dẫn các Quận, Huyện giải quyết, xử lý dứt điểm các vụ việc khiếu kiện, khiếu nại tồn đọng kéo dài liên quan đến lĩnh vực quản lý Tài nguyên, Môi trường và Nhà đất. Phối hợp các Quận, Huyện tăng cường kiểm tra, xử lý nghiêm các hoạt động khai thác cát, hoạt động bến bãi trái phép để góp phần làm giảm hoạt động khai thác trái phép cũng như tăng nguồn thu Ngân sách và đảm bảo môi trường xã hội. 4.1.3. Công tác cải cách Hành chính Sở tập trung thực hiện mạnh hơn cơ chế “Một cửa” theo Quyết định số 156/QĐ-UB ngày 11/11/2003 của Thành phố; chủ động xây dựng ban hành mới các quy chế dân chủ, quy ước hoạt động và quy định về trình tự thủ tục, thời gian giải quyết hồ sơ và thời gian trả kết quả về giải quyết thủ tục hành chính với các tổ chức và công dân tập trung chỉ đạo, đẩy mạnh công tác cải cách hành chính trong các lĩnh vực giao đất, cho thuê đất và cấp giấy chứng nhận. Tổ chức thực hiện công tác tiếp dân tại Văn phòng Sở và các Công ty trực thuộc tập trung về một đầu mối công tác khiếu nại, tố cáo thuộc thẩm quyền giải quyết của Ngành Tài nguyên, Môi trường và Nhà đất. Phấn đấu mục tiêu cải cách hành chính mạnh hơn nữa ở tất cả các lĩnh vực nhằm tạo mọi điều kiện cho các tổ chức và nhân dân tiếp cận với các quy định của Nhà nước và Thành phố; có thái độ đúng mức trong giao tiếp, chống cửa quyền, phiền hà và đảm bảo quản lý chặt chẽ theo quy định của pháp luật. 4.2. Tổ chức thực hiện nhiệm vụ quản lý Nhà nước 4.2.1. Về lĩnh vực tài nguyên đất Thực hiện tốt công tác giao đất, cho thuê đất thực hiện kế hoạch sử dụng đất Tập trung chỉ đạo dự án quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đến năm 2010 và kế hoạch sử dụng đất 5 năm (2001-2005) của Thành phố Hà Nội đã được thủ tướng chính phủ phê duyệt; phối hợp với các ngành, các cấp tổng hợp các nhu cầu sử dụng đất của các dự án để lập kế hoạch sử dụng đất điều chỉnh của Thành phố Hà Nội năm 2004 là 3.388 ha đất (điều chỉnh tăng là 1.844 ha đất) được HĐND Thành phố thông qua, Thủ tướng Chính phủ phê duyệt điều chỉnh tại quyết định số 620/QĐ-TTg ngày 09/06/2004; tổ chức thực hiện công tác thống kê đất đai hàng năm. Thực hiện có kết quả công tác đấu giá quyền sử dụng đất: Phát huy nội lực, khai thác tiềm năng từ đất đai, thực hiện đấu giá quyền sử dụng đất để tạo vốn xây dựng cơ sở hạ tầng là một chủ trương lớn của Thành uỷ, HĐND và UBND Thành phố, đã được Thủ tướng Chính phủ cho phép thực hiện. Việc đấu giá quyền sử dụng đất đã thực hiện đúng tinh thần Nghị quyết Hội nghị lần thứ 7 Ban Chấp hành Trung ương khoá IX về tiếp tục đổi mới chính sách pháp luật đất đai trong thời kỳ đẩy mạnh công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước, phù hợp với quy định của Luật Đất đai năm 2003, UBND Thành phố xác định đây là nhiệm vụ trọng tâm, quan trọng của Đảng bộ và chính quyền các cấp nên đã tập trung chỉ đạo quyết liệt từ lập kế hoạch đến tổ chức chỉ đạo thực hiện. Mục tiêu của công tác này là: Nhà nước điều tiết được địa tô chênh lệch và sử dụng toàn bộ địa tô thu được để phục vụ lợi ích công cộng, cải thiện đời sống nhân dân, chủ yếu tại địa phương nơi thu hồi đất; giải quyết được một phần nhu cầu nhà ở của nhân dân, bước đầu góp phần bình ổn thị trường nhà đất; đồng thời lựa chọn được các chủ đầu tư có năng lực thực hiện dự án phù hợp với quy hoạch, góp phần phát triển kinh tế xã hội Thành phố. Năm 2004 tổ chức đấu giá quyền sử dụng đất với tổng diện tích 36.209 m2 đất 4.2.2. Về lĩnh vực khai thác hiệu quả nguồn tài nguyên khoáng sản Lập bản đồ tài nguyên, xác định khu vực cấm hoặc tạm thời cấm, khu vực hạn chế khai thác và khai thác tận thu khoáng sản; trình UBND Thành phố ban hành Chỉ thị về tăng cường quản lý hoạt động khai thác cát trên địa bàn Thành phố. Phối hợp cùng các Sở, Ban, Ngành Thành phố thành lập đoàn kiểm tra liên ngành để kiểm tra khả năng thoát lũ, dòng chảy trên các sông để đảm bảo an toàn trong mùa mưa bão, kết quả đạt được đối với các đơn vị vi phạm đoàn kiểm tra đã tiến hành lập biên bản vi phạm hành chính và yêu cầu đình chỉ ngay việc khai thác và sử dụng bến bãi. Năm 2003-2005 thẩm định nhiều hồ sơ về thăm dò, khai thác nguồn nước; cấp phép hồ sơ thăm dò nguồn nước, khai thác cát, khai thác tận thu sét cao lanh, và hồ sơ xin gia hạn giấy phép khai thác cát; tiến hành kiểm tra các doanh nghiệp hoạt động khai thác khoáng sản và xử lý các vi phạm khai thác cát sỏi của một số đơn vị trên các sông thuộc địa bàn Thành phố; tổ chức tập huấn cho các doanh nghiệp hoạt động khai thác khoáng sản để phổ biến quán triệt Quyết định số 159/2003/QĐ-UB ngày 21/11/2003 của UBND Thành phố về Quy định tạm thời quản lý, khai thác cát, sỏi, sử dụng bến bãi, đường vận chuyển tạm thời để chứa và trung chuyển cát, sỏi trên các sông trên địa bàn Thành phố. 4.2.3. Công tác bảo vệ nâng cao chất lượng môi trường Quán triệt chiến lược bảo vệ môi trường quốc gia, Sở đã triển khai xây dựng Đề án bảo vệ môi trường của Thành phố đến năm 2010 và định hướng đến năm 2020 trình UBND Thành phố phê duyệt. Xây dựng kế hoạch và triển khai việc thu phí môi trường nước thải tại các cơ sở. Lập kế hoạch triển khai Đề án số 31- ĐA/TU ngày 24/04/2004 của Thành uỷ về một số nhiệm vụ trọng điểm cải thiện môi trường xã hội trong năm 2004-2005; triển khai các khoá tập huấn về dự án VCEP II và công tác quản lý môi trường cho UBND các quận huyện; phối hợp với các tổ chức trong nước, ngoài nước để triển khai các dự án: phát triển giao thông đô thị Hà Nội, Xây dựng chỉ số đánh giá giao thông đô thị bền vững, phí bảo vệ môi trường đối với nước thải trên địa bàn Thành phố và chương trình không khí sạch các thành phố Châu Á... 4.2.4. Công tác quản lý đất, nhà Tập trung đẩy mạnh đầu tư và xây dựng hệ thống hồ sơ địa chính là cơ sở khoa học để quản lý đất đai chặt chẽ theo quy định của pháp luật: Công tác đo đạc bản đồ, lập hồ sơ địa chính: Năm 2003, Sở đã chỉ đạo lập hồ sơ địa chính cho 12 phường, xã điểm trên địa bàn Thành phố; trong năm 2004 tổ chức kiểm tra và nghiệm thu hồ sơ địa chính của phường Phan Chu Trinh, quận Hoàn Kiếm; phường Nghĩa Tân quận Cầu Giây, phường Thanh Xuân Nam quận Thanh Xuân, xã Văn Đức huyện Gia Lâm và lập dự án số hoá bản đồ địa chính huyện Từ Liêm, huyện Đông Anh, huyện Gia Lâm. Hoàn chỉnh toàn bộ hồ sơ của 3 phường, xã điểm của phường Đông Mác quận Hai Bà Trưng; thị trấn Sóc Sơn huyện Sóc Sơn và xã Văn Đức huyện Gia Lâm để chuẩn bị tổ chức sơ kết và ban giao cho 3 cấp quản lý về công tác lập hồ sơ địa chính. Công tác cấp giấy chứng nhận theo Nghị định 181/2004/NĐ-CP: Sở đã trình UBND Thành phố quyết định tiếp tục phân cấp cho UBND các Huyện xét duyệt và ký quyết định cấp giấy chứng nhận; tổ chức tập huấn về chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ phường xã, thị trấn và cán bộ phòng tài nguyên, môi trường các Quận, Huyện, phân công cán bộ theo dõi địa bàn, thường xuyên đôn đốc, kịp thời tháo gỡ vướng mắc chủ động thiết lập đường dây nóng để tiếp nhận ý kiến, giải quyết kịp thời vướng mắc của nhân dân và xử lý cán bộ có biểu hiện cả._., sửa đổi lại và viết bản chính trình lên Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính phê duyệt sau đó gửi lên cán bộ quản lý cấp cao hơn. Sau đó ứng dụng kết quả phân tích công việc vào thực tiễn quản lý tại Sở 2. Xây dựng các kết quả phân tích công việc Hoàn thiện bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc đối với các chức danh như trên (thiết kế theo phụ lục 1). BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC 1. Chức danh: Chuyên viên Tiền lương - Bảo hiểm xã hội 2. Nhóm công việc: Tổ chức 3. Phòng: Tổ chức hành chính 4. Bậc lương 5. Người kiểm tra: Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính Mục đích công việc Theo dõi và thực hiện công tác tiền lương, công tác phí hàng tháng của Sở, công tác Bảo hiểm xã hội, hưu trí, tử tuất, thai sản, ốm đau của cán bộ công chức viên chức Sở và các công tác đột xuất do lãnh đạo phòng giao. Các nhiệm vụ cơ bản + Làm lương tháng, quý + Làm sổ Bảo hiểm xã hội, báo cáo Bảo hiểm xã hội theo quý với cơ quan Bảo hiểm xã hội + Tiến hành chi thai sản, hưu trí, dưỡng sức + Sắp xếp các hồ sơ, tài liệu, lưu giữ giấy tờ của cán bộ công chức viên chức trong Sở. Mô tả chung Trách nhiệm chính của công việc này là hàng tháng, hàng quý tiến hành lập bảng báo cáo lương đến đồng chí Trưởng phòng duyệt và gửi xuống phòng tài vụ chi theo quy định. Sắp xếp thời gian để có thể lên cơ quan Bảo hiểm xã hội tiến hành làm sổ Bảo hiểm xã hội cho cán bộ công chức viên chức, ghi chép thời gian công tác, lương và số tiền Bảo hiểm xã hội mà cán bộ công chức viên chức phải đóng và báo cáo lên cơ quan Bảo hiểm xã hội Giải thích trực tiếp những thắc mắc của cán bộ công chức viên chức về những vấn đề lương và Bảo hiểm xã hội. Quản lý hồ sơ công chức, sắp xếp hồ sơ theo từng phòng ban, theo trình tự, thông thường phải bổ sung những thông tin liên quan đến hồ sơ của cán bộ công chức viên chức ví dụ như bổ sung các chứng chỉ đào tạo, quyết định nâng lương. Bảo đảm việc quản lý ngân quỹ, tránh thâm hụt, đảm bảo chi đúng người cần hưởng và chi đủ tránh xảy ra mâu thuẫn. Cập nhật thông tin vào phần mềm quản trị nhân sự hiện có trong Sở để Sở Nộ vụ có cơ sở cập nhật thông tin thông qua mạng nội bộ được kết nối với Sở nội vụ. Tiếp cận các thông tin, quy định của Nhà nước về vấn đề tiền lương và Bảo hiểm xã hội. Đóng vai trò liên lạc giữa cán bộ công chức với cơ quan Bảo hiểm xã hội. Chữ ký của trưởng phòng TC - HC Chữ ký của nhân viên Ngày tháng năm BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC 1. Chức danh: Chuyên viên đào tạo và tổ chức 2. Nhóm công việc: Tổ chức 3. Phòng: Tổ chức hành chính 4. Bậc lương 5. Người kiểm tra: Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính Mục đích công việc Hỗ trợ phòng trong công tác đào tạo, văn thư, tổ chức, Bảo hiểm xã hội và các công tác đột xuất do Lãnh đạo phòng giao. Các nhiệm vụ cơ bản + Phụ trách công tác đào tạo, cử người đi học các lớp chính trị, quản lý hoặc chuyên môn. + Soạn và trình ký cá quyết định, công văn cử người đi học. + Tổ chức, sắp xếp các công việc của Sở, của phòng và đôn đốc việc thực hiện nội quy, quy chế trong toàn Sở + Hỗ trợ công tác tiền lương, thưởng, và Bảo hiểm xã hội Mô tả chung Trách nhiệm chính của công việc này là tổ chức, sắp xếp các lớp đào tạo ngắn hạn và dài hạn về chuyên môn nghiệp vụ theo sự chỉ đạo của cấp trên. Tổ chức các lớp học dưới sự chỉ đạo của đồng chí phó phòng về ISO trong công tác hành chính theo định kỳ. Soạn thông báo gửi đến các phòng ban trong Sở khi có các công văn đào tạo gửi đến. Sau khi thu thập thông tin, họ tên, chức vụ của những người tham gia sẽ làm quyết định cử người trình lên Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính và sau đó trình lên Phó Giám đốc Sở duyệt. Lập kế hoạch chỉ tiêu biên chế hàng năm cho Sở trình lên Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính sau đó trình lên Phó Giám đốc Sở phê duyệt. Đôn đốc thực hiện nội quy, quy chế làm việc tại cơ quan, phục trách công tác sắp xếp, tổ chức bố trí nơi làm việc, phương tiện làm việc. Giải quyết thắc mắc về vấn đề tiền lương, Bảo hiểm xã hội Lưu giữ công văn, quyết đinh, thông báo Lên lịch công tác tuần cho phòng Chữ ký của Trưởng phòng TC - HC Chữ ký của nhân viên Ngày tháng năm BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC 1. Chức danh: Chuyên viên phụ trách thi đua khen thưởng 2. Nhóm công việc: Tổ chức 3. Phòng: Tổ chức hành chính 4. Bậc lương 5. Người kiểm tra: Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính Mục đích công việc Thực hiện các công tác dự thảo Hợp đồng lao động, giúp Lãnh đạo phòng trong công tác tổng hợp của phòng, công tác cải cách hành chính, quy chế dân chủ của ngành, công tác thi đua khen thưởng và các công tác đột xuất do Lãnh đạo phòng giao. Các nhiệm vụ cơ bản + Soạn thảo các báo cáo tổng kết hàng quý, hàng năm + Dự thảo Hợp đồng lao động + Phụ trách công tác thi đua khen thưởng + Phụ trách việc thực hiện công tác “một cửa” tại Sở Mô tả chung Hàng quý, hàng năm soạn thảo các báo cáo cho hoạt động thực hiện được trong Sở trình lên Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính duyệt sau đó trình lên Phó Giám đốc xem xét. Thông báo và đôn đốc các phòng ban trong việc báo cáo thành tích cá nhân, thực hiện việc thu thập thông tin để cuối năm làm công tác khen thưởng đối với những cá nhân và tập thể xuất sắc. Tiến hành soạn thảo các quy chế, quy định về thực hiện công tác “một cửa” trong giải quyết các thủ tục hành chính để áp dụng thực tiễn tại Sở. Kiểm tra và đôn đốc việc thực hiện công tác “một cửa” báo cáo với trưởng phòng Tổ chức - Hành chính. Tiến hành dự thảo Hợp đồng lao động, cập nhật các thông tin về tiền lương của bộ phận hợp đồng, sử dụng điều chỉnh Hợp đồng lao động. Giải quyết những thắc mắc của nhân viên về hợp đồng lao động. Báo cáo trình lên trưởng phòng, Phó Giám đốc về những vi phạm trong Hợp đồng lao động. Đọc và hiểu chi tiết các văn bản pháp luật của Nhà nước về đất đai và Hợp đồng lao động từ đó ứng dụng vào thực tế trong Sở. Tiến hành hướng dẫn và giám sát các sinh viên thực tập trong phòng Kiểm tra lại thông tin cụ thể của từng người lao động. Chữ ký của Trưởng phòng TC - HC Chữ ký của nhân viên Ngày tháng năm BẢN YÊU CẦU CỦA CÔNG VIỆC ĐỐI VỚI NGƯỜI THỰC HIỆN 1. Chức danh: Chuyên viên Tiền lương - Bảo hiểm xã hội 2. Nhóm công việc: Tổ chức 3. Phòng: Tổ chức hành chính 4. Bậc lương 5. Người kiểm tra: Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính Trình độ học vấn: + Tốt nghiệp đại học + Qua các lớp đào tạo ngắn hạn về trình độ lý luận chính trị và trình độ chuyên môn nghiệp vụ. Yêu cầu về kiến thức và kỹ năng + Có chứng chỉ tin học văn phòng, đảm bảo có khả năng đánh máy văn bản nhanh và chính xác. + Có chứng chỉ Tiếng Anh ( A trở lên). + Biết cách sử dụng máy tính và các thiết bị văn phòng khác. + Biết quản lý và lưu trữ hồ sơ + Hiểu biết cơ bản về tiền lương, Bảo hiểm xã hội + Biết cách tổ chức hành chính văn phòng khoa học và hiệu quả + Khả năng giao tiếp tốt, khả năng đối nội và đối ngoại + Hiểu và nắm vững các quy định của pháp luật về vấn đề tiền lương, Bảo hiểm xã hội. + Có 2 năm kinh nghiệm trở lên trong vấn đề tiền lương, Bảo hiểm xã hội. Các yêu cầu về thể chất và điều kiện làm việc + Có sức khoẻ tốt đáp ứng được khả năng ngồi làm việc trong một khoảng thời gian dài. BẢN YÊU CẦU CỦA CÔNG VIỆC ĐỐI VỚI NGƯỜI THỰC HIỆN 1. Chức danh: Chuyên viên Đào tạo và tổ chức 2. Nhóm công việc: Tổ chức 3. Phòng: Tổ chức hành chính 4. Bậc lương 5. Người kiểm tra: Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính Trình độ học vấn: + Tốt nghiệp đại học + Qua các lớp đào tạo ngắn hạn về trình độ lý luận chính trị và trình độ chuyên môn nghiệp vụ. Yêu cầu về kiến thức và kỹ năng + Có chứng chỉ tin học văn phòng, đảm bảo có khả năng đánh máy văn bản nhanh và chính xác. + Có chứng chỉ Tiếng Anh ( A trở lên). + Biết cách sử dụng máy tính và các thiết bị văn phòng khác. + Biết quản lý và lưu trữ hồ sơ, giấy tờ + Hiểu biết cơ bản về tiền lương, Bảo hiểm xã hội + Biết cách tổ chức hành chính văn phòng khoa học và hiệu quả + Khả năng giao tiếp tốt, khả năng đối nội và đối ngoại + Hiểu và nắm vững các quy định của pháp luật về vấn đề đào tạo, tiền lương và Bảo hiểm xã hội + Có 2 năm kinh nghiệm trở lên trong chuyên môn nghiệp vụ Các yêu cầu về thể chất và điều kiện làm việc + Có sức khoẻ tốt đáp ứng được khả năng ngồi làm việc trong một khoảng thời gian dài. BẢN YÊU CẦU CỦA CÔNG VIỆC ĐỐI VỚI NGƯỜI THỰC HIỆN 1. Chức danh: Chuyên viên thi đua khen thưởng 2. Nhóm công việc: Tổ chức 3. Phòng: Tổ chức hành chính 4. Bậc lương 5. Người kiểm tra: Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính Trình độ học vấn: + Tốt nghiệp đại học + Qua các lớp đào tạo ngắn hạn về trình độ lý luận chính trị và trình độ chuyên môn nghiệp vụ. Yêu cầu về kiến thức và kỹ năng + Có chứng chỉ tin học văn phòng, đảm bảo có khả năng đánh máy văn bản nhanh và chính xác. + Có chứng chỉ Tiếng Anh ( A trở lên). + Biết cách sử dụng máy tính và các thiết bị văn phòng khác. + Biết quản lý và lưu trữ hồ sơ + Hiểu biết cơ bản về tiền lương, Bảo hiểm xã hội, Hợp đồng lao động + Biết cách tổ chức hành chính văn phòng khoa học và hiệu quả + Khả năng giao tiếp tốt, khả năng đối nội và đối ngoại + Hiểu và nắm vững các quy định của pháp luật về vấn đề tiền lương, Bảo hiểm xã hội và Hợp đồng lao động. + Có 2 năm kinh nghiệm trở lên trong lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ. Các yêu cầu về thể chất và điều kiện làm việc + Có sức khoẻ tốt đáp ứng được khả năng ngồi làm việc trong một khoảng thời gian dài. BẢN TIÊU CHUẨN THỰC HIỆN CÔNG VIỆC 1. Chức danh: Chuyên viên Tiền lương - Bảo hiểm xã hội 2. Nhóm công việc: Tổ chức 3. Phòng: Tổ chức hành chính 4. Bậc lương 5. Người kiểm tra: Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính Các hoạt động Tiêu chuẩn về chất lượng công việc Tiêu chuẩn về thời gian thực hiện Đánh máy văn bản Đảm bảo chính xác, trình bày rõ ràng dễ hiều. Tốc độ soạn thảo 60 từ/phút Lập kế hoạch tiền lương Đầy đủ, chính xác, khoa học Phải hoàn thành công việc trước 1 tháng để có kế hoạch thu chi đầy đủ Lưu trữ hồ sơ Đảm bảo việc tìm kiếm sau này nhanh chóng thuận tiện Thực hiện hàng tháng, sắp xếp theo thứ tự. Chuẩn bị công văn, giấy tờ Nội dung chính xác Trong ngày Quan hệ đối nội và đối ngoại Tạo được mối quan hệ tốt đẹp theo đúng phận sự và trách nhiệm được giao Làm số bảo hiểm xã hội Gọn gàng, sạch sẽ, chính xác, rõ ràng và tỉ mỉ Hàng tháng phải cập nhật thông tin Quản lý ngân quỹ An toàn, không thâm hụt Cập nhật thông tin Nhanh chóng, chính xác và đầy đủ Hàng tháng BẢN TIÊU CHUẨN THỰC HIỆN CÔNG VIỆC 1. Chức danh: Chuyên viên đào tạo và tổ chức 2. Nhóm công việc: Tổ chức 3. Phòng: Tổ chức hành chính 4. Bậc lương 5. Người kiểm tra: Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính Các hoạt động Tiêu chuẩn về chất lượng công việc Tiêu chuẩn về thời gian thực hiện Đánh máy văn bản Đảm bảo chính xác, trình bày rõ ràng dễ hiều. Tốc độ soạn thảo 60 từ/phút Lập kế hoạch đào tạo Đúng người, đúng trình độ cần đào tạo Phải hoàn thành công việc trước 1 tháng để có kế hoạch tổ chức đào tạo Lưu trữ công văn giấy tờ Đảm bảo việc tìm kiếm sau này nhanh chóng thuận tiện Thực hiện hàng tháng, sắp xếp theo thứ tự. Chuẩn bị công văn, giấy tờ Nội dung chính xác Trong ngày Quan hệ đối nội và đối ngoại Tạo được mối quan hệ tốt đẹp theo đúng phận sự và trách nhiệm được giao Cập nhật thông tin Nhanh chóng, chính xác và đầy đủ Hàng tháng Tổ chức các lớp học Hiệu quả và tiết kiệm chi phí Chuẩn bị trược một tháng BẢN TIÊU CHUẨN THỰC HIỆN CÔNG VIỆC 1. Chức danh: Chuyên viên thi đua khen thưởng 2. Nhóm công việc: Tổ chức 3. Phòng: Tổ chức hành chính 4. Bậc lương 5. Người kiểm tra: Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính Các hoạt động Tiêu chuẩn về chất lượng công việc Tiêu chuẩn về thời gian thực hiện Đánh máy văn bản Đảm bảo chính xác, trình bày rõ ràng dễ hiều. Tốc độ soạn thảo 60 từ/phút Lưu trữ công văn giấy tờ Đảm bảo việc tìm kiếm sau này nhanh chóng thuận tiện Thực hiện hàng tháng, sắp xếp theo thứ tự. Chuẩn bị công văn, giấy tờ Nội dung chính xác Trong ngày Quan hệ đối nội và đối ngoại Tạo được mối quan hệ tốt đẹp theo đúng phận sự và trách nhiệm được giao Cập nhật thông tin Nhanh chóng, chính xác và đầy đủ Hàng tháng Hợp đồng lao động Đầy đủ, rõ ràng và cụ thể Cuối mỗi năm Thi đua khen thưởng Đúng người, đúng chỉ tiêu Hàng tháng, hàng quý và hàng năm 3. Kiểm tra lại các thông tin trong các kết quả phân tích công việc Các kết quả về công việc người phân tích phải chính xác và phải được tất cả những người có liên quan hiểu rõ. Các nhiệm vụ và kỳ vọng có thể được người giám sát hiểu rõ nhưng chúng sẽ chỉ có ý nghĩa và có giá trị sau khi chúng đã được truyền đạt tới các nhân viên có trách nhiệm thi hành các nhiệm vụ này. Người phân tích đã xác định ra các nhiệm vụ chính từ góc độ doanh nghiệp. Đây sẽ là một cơ hội để kiểm tra xem các nhân viên thực hiện nhiệm vụ có hiểu được kỳ vọng của người phân tích hay không. Những người thực hiện việc xem xét đánh giá các kết quả hoàn thành công việc cần phải rà soát lại các tài liệu về công việc. Điều quan trọng là họ phải hiểu được quan điểm của doanh nghiệp và phải có cơ hội để thể hiện nhận thức của mình về công việc. Nếu những người quản lý và giám sát không nhất trí với bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc thì cần phải giải quyết những khác biệt về quan điểm ngay từ giai đoạn này. Tiếp theo người phân tích hãy thảo luận thông tin về công việc với các nhân viên của mình. Có nhiều yếu tố khác có thể tác động tới khả năng của họ trong việc đáp ứng những kỳ vọng của . Hãy xem xét các vấn đề này trước khi yêu cầu họ phải đạt được các tiêu chuẩn đánh giá kết quả công việc tối ưu. Hãy truyền đạt các kỳ vọng về công việc một cách rõ ràng và phải đảm bảo rằng hai bên phải hiểu nhau. Cuối mỗi cuộc nói chuyện, nhân viên cần phải biết rằng doanh nghiệp sẽ xác định mức độ hoàn thành công việc của họ như thế nào xét về phương diện kết quả công việc (sản phẩm tạo ra), lịch trình làm việc, ngân quỹ, hoạt động, hành vi hoặc một sự kết hợp của các yếu tố này hay các yếu tố khác. Sau khi người giám sát và nhân viên đã nhất trí thì cần ghi chép lại các kỳ vọng về kết quả hoàn thành công việc và giao một bản cho nhân viên. Trong nhiều trường hợp có thể đạt được sự đồng ý của nhân viên. Tuy vậy, nhà quản lý hoặc giám sát phải chịu trách nhiệm cuối cùng về việc xác định các kỳ vọng về kết quả công việc vì người đó có trách nhiệm công khai lớn hơn đối với việc phòng ban hay tổ chức thực hiện được các mục đích và mục tiêu đặt ra. 4. Duy trì thông tin về công việc Các bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc lạc hậu hoặc không chính xác có thể dẫn đến các quyết định sai trong nhiều hoạt động quản lý nguồn nhân lực như đề bạt, tuyển chọn và tuyển dụng. Cần phải rà soát lại các tài liệu về công việc một cách định kỳ để đảm bảo rằng chúng còn chính xác và phù hợp. Khi doanh nghiệp phát triển, có thể cần phải có các kỹ năng và khả năng khác trước để hoàn thành cùng những nhiệm vụ như trước đây. Thư ký trước đây phải đánh máy tất cả các văn bản thì từ bây giờ sẽ phải dùng phần mềm xử lý văn bản của máy tính để làm việc đó. Ngày nay nhiều vị trí công việc văn phòng đòi hỏi mọi người phải sử dụng thư điện tử và máy tính cá nhân và các ngành công nghiệp sử dụng các thiết bị chế tạo cũng ngày càng phức tạp. Trong quá trình áp dụng chương trình chuẩn ISO trong công tác hành chính thì những vẫn đề này càng phải được áp dụng mạnh mẽ và sâu sát hơn nữa để có thể giải quyết được những khó khăn hiện nay. Những trường hợp cần rà soát lại các tài liệu đó là: - Bất cứ khi nào có một sự thay đổi được biết đến về chức năng công việc. - Khi có phương pháp mới được đưa vào áp dụng. - Trong quá trình định kỳ xem xét các kết quả hoàn thành công việc. III. Gắn kết các kết quả phân tích công việc với các hoạt động quản trị nhân lực tại Sở Tài nguyên, Môi trường và Nhà đất Hà Nội. Các kết quả phân tích công việc chỉ thực sự có ý nghĩa khi nó được truyền đạt tới các nhân viên và được ứng dụng một cách có hiệu quả và hệ thống trong các hoạt động quản trị nhân lực. Lúc đó nó sẽ trở thành công cụ cơ bản cho các hoạt động khác, tạo điều kiện thuận lợi để thực hiện các công tác kế hoạch hoá, công tác tuyển dụng, đào tạo…. 1. Gắn kết với công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực Công tác lập kế hoạch hoá nguồn nhân lực muốn thành công đòi hỏi phải thực hiện thật chặt chẽ công tác phân tích công việc. Hiện nay công tác lập kế hoạch nguồn nhân lực tại Sở chưa được quan tâm đúng mức khiến cho số lượng công chức hàng năm càng ngay càng tăng mặc dù khối lượng và chất lượng công việc không được nâng cao. Do đó để tránh tình trạng này xảy ra, cần phải có một sự phân tích công việc khoa học, có được bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện thực sự có ích để từ đó có thể xác định được công việc này cần bao nhiêu người, có thể thay thế hay tuyển thêm người mới. Nếu có thể thay thế sẽ có các quyết định thuyên chuyển hay đề bạt đúng, nếu cần tuyển thêm mới thì hiện tại công việc đó cần có số lượng là bao nhiêu, từ đó có thể lập được kế hoạch nguồn nhân lực chính xác tránh tình trạng tốn kém lãng phí không cần thiết, tiết kiệm được một khoản ngân sách không nhỏ. 2. Đối với công tác tuyển dụng nhân lực và định hướng nhân viên Việc ứng dụng các bản mô tả công việc và bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện là một khâu không thể thiếu trong quá trình tuyển dụng nhân lực đúng và đáp ứng được yêu cầu. Khi có một vị trí công việc cần tuyển người cần phải xem xét bản mô tả công việc để có thể phần nào đó giúp các ứng viên có thể hình dung được công việc cần phải làm, có bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện giúp xác định những tiêu chuẩn có phù hợp với yêu cầu hay không. Điều này không những giúp cho các ứng viên giúp ứng viên có thể giảm bớt chi phí mà còn góp phần cho Sở có thể giảm được những khoản không cần thiết, thời gian bỏ ra để tiến hành việc sàng lọc thông tin, tiến hành phỏng vấn… Và đặc biệt là có thể tuyển được đúng người đúng việc, chất lượng công tác tuyển dụng được tăng lên tránh tình trạng chỉ dựa vào kinh nghiệm của các cán bộ tuyển dụng xảy ra việc dựa vào ý kiến cá nhân chủ quan. Giúp nhân viên mới định hướng được công việc của mình trong tương lai, không mất thời gian của người hướng dẫn phải chỉ bảo. 3. Đối với công tác bố trí nhân lực Phân tích công việc chỉ thực sự phát huy được hết vai trò của nó khi các kết quả phân tích công việc ứng dụng vào thực tế để có thể sắp xếp đúng người, đúng việc và đúng trình đô từ đó sẽ hạn chế được tình trạng công việc chồng chéo, gây mất đoàn kết và rối loạn tổ chức. Thông qua các kết quả phân tích công việc chúng ta có thể biết được trong công việc này cần đòi hỏi những người như thế nào, yêu cầu về trình độ chuyên môn ra sao, từ đó có thể rà soát lại trong tổ chức Sở xem xét những người đáp ứng yêu cầu để sắp xếp vào vị trí công việc đó. 4. Đối với công tác đánh giá thực hiện công việc Hiện nay công tác đánh giá thực hiện công việc trong Sở chưa được thực hiện thường xuyên và toàn diện mà mới chỉ dừng lại ở việc hàng năm xét thi đua khen thưởng đối với cán bộ công chức viên chức và việc đánh giá này mang tính chất chung chung, cào bằng. Do đó, việc áp dụng các kết quả phân tích công việc vào đánh giá thực hiện công việc là rất cần thiết. Kết quả phân tích công việc sẽ chỉ ra được các công việc nào chúng ta cần phải đánh giá xem các nhân viên đã thực hiện đúng công việc được giao chưa, họ thực hiện như thế nào và các tiêu chí để đánh giá việc thực hiện công việc, về khối lượng, chất lượng, thời gian hoàn thành công việc. Từ đó, sẽ đưa ra được quyết định thù lao, khen thưởng và kỷ luật đúng đắn. Việc này phải được tiến hành hàng tháng, hàng quý,…Từ đó sẽ giải quyết được những bất bình của người lao động, thúc đẩy người lao động làm việc tốt hơn. 5. Đối với công tác đào tạo và phát triển nhân lực Do đặc thù của Sở là lao động hành chính sự nghiệp, công tác đào tạo của Sở chỉ dừng lại ở cử cán bộ đi nghiên cứu tại các trung tâm trong nước và nước ngoài. Và không tiến hành bất cứ hình thức đào tạo nào khác kể cả đào tạo lại. Do đó, việc áp dụng các kết quả của phân tích công việc vào công tác này hầu như là không có. Chính vì vậy, trong thời gian tới việc áp dụng các kết quả của phân tích công việc vào công tác đào tạo và phát triển nhân lực là rất cần thiết vì khi đó chúng ta sẽ xác định đúng người lao động nào cần phải đào tạo, tại sao phải đào tạo, đào tạo như thế nào. Khi thực hiện như vậy sẽ tránh được sự lãng phí cho việc đào tạo không cần thiết gây ra. 6. Đối với công tác thù lao lao động Thông qua bản mô tả công việc, người quản lý có thể đánh giá được mức độ phức tạp của công việc, đánh giá được tầm quan trọng của mỗi công việc trong Sở để có thể tính thưởng và phụ cấp khoa học và chính xác. Thông qua bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện có thể đưa ra được các tiêu chí rõ ràng từ đó có thể xác định mức tiền thưởng cho nhân viên. Nếu kết hợp giữa phân tích công việc với đánh giá thực hiện công việc tốt sẽ tạo nên được hệ thống trả công hợp lý và công bằng. Như vậy có thể thấy phân tích công việc có thể được áp dụng rất hiệu quả trên tất cả các mặt hoạt động quản trị nhân lực trong Sở sẽ góp phần làm cho hoạt động này trở nên nhịp nhàng và trôi chảy hơn. Điều này sẽ một phần nào đó có thể giúp cải thiện được tình trạng cơ cấu tổ chức cồng kềnh không hiệu quả hiện nay ở trong Sở. IV. Kiến nghị 1. Kiến nghị với ban Lãnh đạo Sở Quan điểm của Lãnh đạo Sở thực sự có ý nghĩa rất quyết định đến sự thành công hay thất bại của phân tích công việc. Tuỳ theo cách nhìn nhận của họ về tầm quan trọng của phân tích công việc hiện nay ở trong Sở, thì phân tích công việc có được chú trọng hay không. Vì vậy để cho phân tích công việc phát huy được tác dụng thực sự của nó và trở thành công cụ của quản trị nhân lực thì Lãnh đạo Sở nên quan tâm đến quá trình phân tích công việc tạo điều kiện để phòng Tổ chức - Hành chính và các phòng ban khác thực hiện công tác này và sau khi thu được các kết quả phân tích công việc sẽ có những ý kiến đóng góp, có những chỉ thị và là người đi đầu trong việc thực hiện theo các kết quả phân tích công việc đã được tạo ra từ đó các nhân viên sẽ theo gương làm cho bộ máy của Sở hoạt động trôi chảy hơn, nhịp nhàng hơn. 2. Kiến nghị với phòng Tổ chức - Hành chính Phòng Tổ chức - Hành chính đóng vai trò vô cùng quan trọng trong quá trình phân tích công việc là người tham gia trực tiếp xây dựng các kết quả phân tích công việc . Phải cử ra người có chuyên môn chịu trách nhiệm khởi xướng, tổ chức, thúc đẩy quá trình phân tích công việc, tìm hiểu để có được các phương pháp thích hợp thu thập thông tin, xử lý thông tin cũng như trong quá trình tiến hành viết các bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc. Và đặc biệt là vấn đề truyền đạt các tài liệu này như thế nào đến các nhân viên. Đó là câu hỏi làm đau đầu các nhà quản lý nhân lực hiện nay. Bởi thực tế các nhà quản lý cấp cao (ban lãnh đạo Sở) phải bận bịu với việc giải quyết các vấn đề liên quan đến nhiệm vụ của mình. Các trưởng phó phòng ban chuyên môn chủ yếu phải lo toan các công việc chuyên môn. Khi tuyển thêm một người phụ trách nguồn nhân lực thì người này được giao chịu trách nhiệm về toàn bộ các hoạt động truyền đạt thông tin. Việc xây dựng các bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc có chất lượng tốt đóng vai trò quan trọng đối với việc quản lý hiệu quả nguồn nhân lực. Tuy nhiên việc truyền đạt những tài liệu này tới tất cả mọi người trong tổ chức thậm chí còn quan trọng hơn. Ví dụ hãy hình dung một công ty nhỏ thuê một nhà tư vấn viết một bản mô tả công việc thật hay cho tất cả các vị trí công việc của công ty nhưng không một ai ngoài nhà quản lý hiểu được các tài liệu này. Liệu khi đó có thể nghĩ rằng những tài liệu này có ích hay không?. Câu trả lời tất nhiên là không. Truyền đạt các kết quả phân tích công việc tới nhân viên là một quá trình liên tục, bởi vì các kết quả phân tích công việc được cập nhật liên tục. Doanh nghiệp không thể chờ cho đến khi các kết quả phân tích công việc được làm xong mới phổ biến chúng tới các nhân viên. Việc truyền đạt các tài liệu này có thể bắt đầu bằng quá trình phân tích công việc thông qua việc lôi cuốn các nhân viên tham gia vào phát triển bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc của họ. Cũng có thể áp dụng một số phương pháp truyền đạt thông tin sau: Lôi cuốn sự tham gia của nhân viên: Việc lôi cuốn những người đảm nhiệm công việc, những người quản lý trực tiếp của họ và các nhân viên có liên quan khác tham gia vào quá trình phân tích công việc là rất quan trọng không chỉ bởi họ là nguồn thông tin mà còn do họ là những người sẽ triển khai thực hiện các kết quả phân tích công việc đã được xây dựng. Việc lôi cuốn các nhân viên tham gia xây dựng bản phân tích công việc và kết quả phân tích công việc sẽ giúp họ: - Hiểu được tài liệu - Và điều quan trọng hơn cam kết thực hiện các ý tưởng và quy chế được đề ra trong các kết quả phân tích công việc. Sổ tay hướng dẫn: Có thể truyền đạt các kết quả phân tích công việc này bằng cách tập hợp toàn bộ các bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc của tất cả các vị trí công việc hiện tại (và tương lai) vào trong sổ tay hướng dẫn của doanh nghiệp và cho phép tất cả các nhân viên tiếp cận được chúng. Bảng thông báo: Bảng thông báo của doanh nghiệp là một phương pháp khác để truyền đạt cho nhân viên. Có thể đưa lên bảng thông báo các kết quả phân tích công việc hoặc bất cứ sự thay đổi nào trong các kết quả phân tích công việc. Để thực hiện có hiệu quả việc này, cần phải có các quy tắc về việc sử dụng bảng thông báo của doanh nghiệp. Bảng thông báo của doanh nghiệp phải được đặt tại các khu vực mà tất cả các nhân viên có thể tiếp cận chúng dễ dàng. Bản tin: Một số doanh nghiệp thường phân phát bản tin tới tất cả các nhân viên của mình. Bản tin có thể bao gồm các kết quả phân tích công việc và nó là một công cụ quý báu phục vụ cho việc truyền đạt thông tin đến các nhân viên. Chương trình định hướng nhân viên: Chương trình này đóng vai trò đặc biệt quan trọng đối với những người mới vào làm việc tại doanh nghiệp. Các chương trình định hướng cũng là một công cụ phục vụ cho việc cập nhật những thay đổi trong các kết quả phân tích công việc của các nhân viên hiện có. 3. Kiến nghị về vai trò của cán bộ công chức viên chức tại Sở Phải tạo điều kiện để phòng Tổ chức - hành chính có thể thực hiện được nhiệm vụ xây dựng nên các bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện. Xét cho cùng thì người phụ trách quản lý nguồn nhân lực không thể hiểu hết các công việc của từng nhân viên trong Sở bằng những người giám sát trực tiếp hay các trưởng phó phòng ban. Và các trưởng phó phòng ban là những người biết nhiều hơn về thực trạng đặc điểm của công việc trong Sở phải chịu trách nhiệm cung cấp thông tin đầu vào và thông tin phản hồi và thực hiện theo các văn bản kết quả phân tích công việc. Sau khi các kết quả phân tích công việc đã được xây dựng xong thì các trưởng phó phòng ban có thể sử dụng chúng như là công cụ để quản lý nhân viên và truyền đạt những kết quả phân tích công việc này là rất quan trọng. Trong quá trình này, sự hiểu biết và cộng tác giữa những người quản lý đóng vai trò then chốt cho sự thành công. KẾT LUẬN Như vậy ta có thể khẳng định công tác phân tích công việc là công tác không thể thiếu được của tất cả các tổ chức và nó đặc biệt phát huy tác dụng trong các cơ quan chính quyền Nhà nước mà cụ thể là tại Sở Tài nguyên, Môi trường và Nhà đất Hà Nội khi phân tích công việc được thực sự quan tâm và được ứng dụng vào thực tiễn, được ban Lãnh đạo Sở, được các phòng ban chức năng và được các cán bộ công chức viên chức trong Sở hiểu hết được tầm quan trọng và thực hiện nghiêm túc. Phân tích công việc không phải là công việc của riêng một tổ chức nào, của doanh nghiệp nào mà là công cụ của tất cả các cơ quan. Phân tích công việc sẽ đẩy nhanh được tiến độ thực hiện công việc, phát huy được tính công bằng, tạo được mối quan hệ tốt đẹp trong nội bộ doanh nghiệp, từ đó sẽ góp phần thúc đẩy tổ chức phát triển hơn. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Giáo trình quản trị nhân lực - Th.S Nguyễn Vân Điềm và PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân - NXB Lao động xã hội năm 2004. 2. Quản trị nguồn nhân lực - Trần Kim Dung - NXB Thống kê năm 2005 3. Quản trị nhân sự - Nguyễn Hữu Thân - NXB Thống kê năm 2003 4. Quản trị nhân sự - Nguyên Thanh Hội - NXB Hà Nội năm 1998 5. Bài giảng của Th.S Vũ Thị Uyên năm 2005 6. Quyết định số 4529/TNMTNĐ-TCHC về việc thực hiện tổng điều tra, khảo sát, đánh giá đội ngũ Cán bộ công chức hành chính Sở Tài nguyên, Môi trường và Nhà đất Hà Nội giai đoạn 2003-2005 7. Quyết định số 722/TNMTNĐ. KH Về việc Giao nhiệm vụ thực hiện chỉ tiêu Kế hoạch năm 2006 của Ngành Tài nguyên, Môi trường và Nhà đất. 8. Quyết định của Giám đốc Sở Tài nguyên, Môi trường và Nhà đất Hà Nội về việc thành lập Phòng Tổ chức - Hành chính năm 2003. 9. Quyết định của Giám đốc Sở Tài nguyên, Môi trường và Nhà đất Hà Nội về việc thành lập Phòng Kế hoạch tổng hợp. 10. Quyết định của Giám đốc Sở Tài nguyên, Môi trường và Nhà đất Hà Nội về việc thành lập Phòng Chính sách. 11. Quyết định của Giám đốc Sở Tài nguyên, Môi trường và Nhà đất Hà Nội về việc thành lập Phòng Quản Đăng ký thống kê và đo đạc bản đồ 12. Quyết định của Giám đốc Sở Tài nguyên, Môi trường và Nhà đất Hà Nội về việc thành lập Phòng quản lý địa chính nhà đất 13. Quyết định của Giám đốc Sở Tài nguyên, Môi trường và Nhà đất Hà Nội về việc thành lập Ban 61/CP 14. Quyết định của Giám đốc Sở Tài nguyên, Môi trường và Nhà đất Hà Nội về việc thành lập Ban 60/CP 15. Quyết định của Giám đốc Sở Tài nguyên, Môi trường và Nhà đất Hà Nội về việc thành lập MỤC LỤC ._.