Hoàn thiện công tác phân quyền trong tổ chức bộ máy của Công ty Thương mại và Dịch vụ trạng Thi

ư những người cầm lái hướng con thuyền sản xuất kinh doanh đi đúng hướng, đạt hiệu quả cao. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của một tổ chức không phải là bất biến mà là khả biến. Nó tuỳ thuộc vào sự biến động của môi trường bên trong và bên ngoài. Khi các yếu tố này thay đổi sẽ kéo theo sự thay đổi của cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý. Tuy nhiên hiện nay công tác phân chia quyền hạn trong các doanh nghiệp đặc biệt là trong các doanh nghiệp nhà nước còn nhiều bất câp, chức năng nhiệm vụ của các bộ phận còn chồng chéo nhau, quyền hạn không rõ ràng. Chính vì thế cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý luôn luôn cần được hoàn thiện nhất là trong vấn đề phân quyền. Sự hoàn thiện này sẽ giúp cho tổ chức nâng cao hơn nữa hiệu quả sản xuất kinh doanh, tiếp tục tồn tại và phát triển đi lên, nâng cao khả năng chiến thắng trong cạnh tranh . Công ty Thương mại và Dịch vụ Tràng Thi là 1 doanh nghiệp nhà nước, chuyên kinh doanh và phân phối các sản phẩm hàng tiêu dùng tại thị trường Hà Nội. Trong những năm vừa qua công ty đã đạt được nhiều thành công trong kinh doanh, tạo dựng uy tín trên thị trường. Tuy nhiên do là một doanh nghiệp nhà nước hoạt động kinh doanh từ cơ chế cũ chuyển sang cơ chế mới vì vậy còn tồn tại nhiều vấn đề trong công tác phân quyền .Vì vậy trong thời gian thực tập tại công ty em đã quyết định chọn đề tài “Hoàn thiện công tác phân quyền trong tổ chức bộ máy của công ty Thương mại và Dịch vụ Tràng Thi” làm chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình. Phương pháp nghiên cúư: Mục đích nghiên cứu đề tài này nhằm phân tích, làm rõ thực trạng công phân quyền tại công ty TM- DV Tràng Thi và từ đó đưa ra những giải pháp hoàn thiện. Trong quá trình nghiên cứu, phương pháp phân tích, tổng hợp, phương pháp thống kê các số liệu và phỏng vấn được đưa vào sử dụng. Ngoài ra để tổng hợp số liệu một cách chính xác, phần mềm tin học Excel cũng được áp dụng một cách triệt để. Ngoài phần mở đầu và kết luận đề tài gồm 2 chương Chương 1: Lý luận chung về công tác phàn quyền trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty TM& DV Tràng Thi Chương 2: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác phân quyền tại Công ty TM&DV Tràng Thi CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC PHÂN QUYỀN TRONG CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ TRÀNG THI 1.1 . KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1.1. Khái niệm về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý “Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận có quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá, có những nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm nhất định được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm thực hiện các hoạt động của tổ chức và tiến tới những mục tiêu đã xác định” Các thuộc tính cơ bản của tổ chức: + Chuyên môn hoá công việc + Phân chia tổ chức thành các bộ phận + Quyền hạn và trách nhiệm + Cấp bậc và phạm vi quản lý + Tập trung và phân quyền trong quản lý + Sự phối hợp giữa các bộ phận, phân hệ của cơ cấu. “Bộ máy quản lý là một tổ chức con trong một tổ chức, là cơ quan điều khiển hoạt động của toàn bộ tổ chức. Bộ máy quản lý bao gồm: một tập thể người lao động cùng với các phương tiện quản lý được liên kết theo một số nguyên tắc, quy tắc nhất định nhằm đạt được các mục tiêu đã định” . “Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là một tổng thể các bộ phận hợp thành,các bộ phận này có mối liên hệ mật thiết , hữu cơ phụ thuộc lẫn nhau được chuyên môn hoá, thực hiện các phần việc quản trị nhất định với những trách nhiệm và quyền hạn nhất định nhằm thực hiện có hiệu quả chức năng quản trị và mục tiêu chung của tổ chức ”. Cơ cấu bộ máy quản lý là sự biểu hiện tập trung quyền lực, chủ trương, quan điểm và trình độ quản lý của doanh nghiệp Cơ cấu bộ máy quản lý của doanh nghiệp hợp lý sẽ làm cho bản thân bộ máy hoạt động có hiệu quả; thông tin được lưu chuyển thông suốt, nhanh chóng; từ đó tạo thuận lợi cho các chủ thể tham gia các hoạt động kinh tế được thuận tiện, dễ dàng. 1.1.2 Nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lý * Tổ chức bộ máy quản lý gắn với phương hướng, mục đích của hệ thống. Phương hướng,mục đích của hệ thống quy định cách thức tổ chức bộ máy quản lý của hệ thống. Chính nó quy định các bộ phận hợp thành trong tổ chức của hệ thống. Chính vì thế tổ chức bộ máy quản lý phải gắn với mục tiêu và phương hướng hoạt động của hệ thống. Có gắn với mục tiêu và phương hướng thì bộ máy quản lý hoạt động mới hiệu quả. * Chuyên môn hoá và cân đối. Theo nguyên tắc này thì tổ chức bộ máy quản lý phải xác định rõ phạm vi, chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận trong hệ thống và phải đảm bảo sự cân đối, loại trừ những chức năng, nhiệm vụ chồng chéo, trùng lặp, thiếu người chịu trách nhiệm rõ ràng. Mặt khác số lượng các cấp quản lý phải hợp lý để phù hợp với thực tế. * Linh hoạt và thích nghi với môi trường. Theo nguyên tắc này thì tổ chức bộ máy quản lý không được bảo thủ, trì trệ, quan liêu mà luôn phải linh hoạt, thích ứng với những thay đổi hay biến động của các yếu tố tác động. Tuy nhiên cần phải hiểu đúng sự thay đổi ở đây không phải là thay đổi toàn bộ mà đó chỉ là những biến đổi nhỏ trong cơ cấu để thích nghi với môi trường mới, để không bị môi trường đào thải. Sự linh hoạt được thể hiện trong việc thíêt kế các bộ phận phù hợp với ít đầu mối trung gian, số lượng cấp quản lý phù hợp và đảm bảo cho mỗi bộ phận một mức độ tự do sáng tạo để đạt được hiệu quả cao nhất và phát triển được tài năng của cán bộ, công nhân viên chức trong từng bộ phận. * Bảo đảm tính hiệu quả quản lý. Hiệu quả và hiệu lực luôn là mục đích và mục tiêu tiến tới của bất kỳ tổ chức nào. Mỗi tổ chức luôn đặt ra cho mình những mục tiêu nhất định để đạt tới. Vì thế tổ chức bộ máy quản lý phải: Tăng cường sự lãnh đạo tập trung thống nhất ở cấp cao nhất, phát huy được tính tích cực của các cơ quan quản lý ở các cấp, khiến cho họ tận tâm tận lực với công việc và phối hợp chặt chẽ với nhau trong công việc. Gắn các cấp quản lý thành một dây xích. Trách nhiệm, quyền hạn giữa các bộ phận, các cấp rõ ràng, gắn bó với nhau. Mỗi cấp chỉ có một người ra lệnh, tránh mâu thuẫn và làm tổn hao công sức và phải tăng cường sự hợp tác trong doanh nghiệp. Gọn nhẹ, phải có định biên rõ ràng, tổ chức công việc và biện pháp kiểm tra. * Tính hệ thống. Tính hệ thống được thể hiện ở: Tính tập hợp :Cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp do nhiều yếu tố khác nhau như nhân lực ,vật lưc, thông tin ... hợp thành. Tính liên hệ: Các yếu tố tạo nên tập hợp đó luôn có mối liên hệ với nhau. Trong tổ chức ,các yếu tố luôn tác động qua lại, bổ xung cho nhau trong một chỉnh thể thống nhất .Yếu tố này chịu sự chi phối của các yếu tố khác và ngược lại . Tính mục đích: Mọi tổ chức đều có một mục đích nhất định, rõ ràng. Mục đích của tổ chức là cái mà mọi người trong tổ chức đều cố gắng để đạt tới. Tuy nhiên tuỳ từng tổ chức khác nhau mà mục đích cũng khác nhau, nhưng trong mọi tổ chức thì mục đích hoạt động luôn được xác định một cách rõ ràng. Tính thích ứng với môi trường: Mọi tổ chức luôn chịu sự tác động của hai môi trường là môi trường bên trong và bên ngoài. Trong đó môi trường bên ngoài hình thành nên môi trường bên trong của doanh nghiệp, tác động lên môi trường bên trong và ảnh hưởng gián tiếp đến doanh nghiệp. Song doanh nghiệp chỉ có thể tác động đến môi trường bên trong mà không thể (hoặc chí ít) tác động làm biến đổi môi trường bên ngoài ,mà nó chỉ thay đổi cho thích ứng với trước những thay đổi của môi trường bên ngoài, từ đó điều chỉnh và tác động đến môi trường bên trong. 1.1.3 Những yêu cầu đối với bộ máy quản lý Việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức phải bảo đảm những yêu cầu sau: Tính thống nhất trong mục tiêu: Một cơ cấu tổ chức được coi là có kết quả nếu nó cho phép mỗi cá nhân góp phần công sức vào các mục tiêu của tổ chức. Tính tối ưu: Trong cơ cấu tổ chức có đầy đủ các phân hệ ,bộ phận và con người (không thừa mà cũng không thiếu )để thực hiện các hoạt động cần thiết. Giữa các bộ phận và cấp tổ chức đều thiết lập được những mối quan hệ hợp lý với số cấp nhỏ nhất. Tính tin cậy: Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo tính chính xác, kịp thời, đày đủ của tất cả thông tin được sử dụng trong tổ chức, nhờ đó đảm bảo phối hợp tốt các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận trong tổ chức. Tính linh hoạt: Được coi là một hệ tĩnh, cơ cấu tổ chức phải có khả năng thích ứng linh hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong tổ chức cũng như ngoài môi trường. Tính hiệu quả: Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo thực hiện những mục tiêu của tổ chức với chi phí thấp nhất. 1.1.4. Phân quyền trong tổ chức bộ máy quản lý * Quy trình phân quyền trong tổ chức bộ máy quản lý Phân quyền là xu hướng phân tác quyền ra quyết định cho những cấp quản lý thấp hơn trong hệ thống thứ bậc. Phần quyền là hiện tượng tất yếu khi tổ chức đạt tới quy mô và trình độ phát triển nhất định làm cho một người (hay một cấp quản lý) không thể đảm đương được mọi công việc quản lý. Có quan hệ gần gữi với phân quyền là tham gia – khi nhà quản lý uỷ quyền ra quyết định cho nhân viên theo hình thức ra quyết định tập thể. Quy trình phân quyền trong tổ chức bộ máy quản lý như sau: Một là, Quyết định những nhiệm vụ có thể uỷ quyền và kết quả cần đạt được. Những công việc nào người quản lý phải tự gánh vác? Những công việc nào có thể giao cho cấp dưới? Khi thực hiện uỷ quyền những mục tiêu cần đạt được những gì? Và để thực hiện mục tiêu, người được uỷ quyền cần phải có những quyền hạn nào? Phải đảm bảo rằng mỗi cá nhân đều có trách nhiệm đạt được mục tiêu nhất định và họ sẽ được trao quyền hạn cần thiết để thực hiện mục tiêu đó. Hai là, Lựa chọn con người theo nhiệm vụ. Công việc đòi hỏi những năng lực đặc biệt nào? Ai là người đáp ứng đầy đủ nhất những đòi hỏi đó? Những kinh nghiệm thu được sẽ có ích và phù hợp với ai? Một mức độ phân quyền cao chỉ có thể đạt được nếu có những người quản lý cấp dưới giỏi, dám chịu trách nhiệm, có khả năng sử dụng hợp lý quyền hạn để hoàn thành nhiệm vụ được giao. Để có những người như vậy, bên cạnh công tác định biên, các nhà quản lý cấp cao cần tích cực triển khai những chương trình đạo tạo và bồi dưỡng quản lý. Ba là, Thiết lập hệ thông kiểm tra có năng lực. Vì không có nhà quản lý nào có thể chối bỏ được trách nhiệ, việc uỷ quyền phải được kết hợp với các biện pháp kiểm tra. Muốn hoạt động kiểm tra không gây trở ngại cho uỷ quyền, chúng phải được tổ chức nhằm chỉ ra những sai lệch so với kế hoạch để tiến hành những sự giúp đỡ cần thiết, chứ không thể can thiệp vào hành động cụ thể của cấp dưới. * Yêu cầu phân quyền trong tổ chức bộ máy quản lý Để đạt được mức độ phân quyền mong muốn cần có sự uỷ quyền chu đáo, được đảm bảo yêu cầu sau: Thứ nhất, các nhà quản lý phải thực sự tự giác cho cấp dưới quyền tự do để có thể hoàn thành nhiệm vụ. Điều này có nghĩa là chấp nhận việc cấp dưới sẽ lựa chọn những giải pháp và phương tiện khác đi so với suỹ nghĩ của cấp trên, cho phép cấp dưới được mắc sai lầm và được học hỏi từ chính những sai lầm của mình. Thứ hai, cần xây dựng được một hệ thống truyền thông mở giữa cấp trên và cấp dưới. Những nhà quản lý nắm được chính xác khả năng của cấp dưới sẽ có thể lựa chọn đúng đối tượng uỷ quyền. Ngược lại khi cấp dưới nhận được sự quan tâm, khuyến khích thường xuyên của cấp trên, họ sẽ cố gắng hoàn thành nhiệm vụ và có trách nhiệm cao đối với công việc. Thứ ba, các nhà quản lý phải có khả năng phân tích các yếu tố như mục tiêu của tổ chức, những đòi hỏi của nhiệm vụ và năng lực của nhân viên để thực sự làm chủ quá trình uỷ quyền. *Mối quan hệ quyền hạn trong tổ chức và các mô hình cơ cấu xét theo mối quan hệ quyền hạn Quyền hạn là quyền tự chủ trong quá trình quyết định và quyền đòi hỏi sự tuân thủ quyết định gắn liền với một vị trí (hay chức vụ) quản lý nhất định trong cơ cấu tổ chức. Quyền hạn của một vị trí quản lý sẽ được giao phó cho người nào nắm giữ vị trí đó. Và như vậy, quyền hạn không có liên quan gì với những phẩm chất cá nhân của người cán bộ quản lý. Chính thành ngữ "một ông vua có thể chết nhưng ngôi vua vẫn còn đó" đã minh hoạ điều này. Khi một người rời khỏi chức vụ, quyền hạn không đi theo anh ta mà ở lại với vị trí quản lý và thuộc về người thay thế. Khi các nhà quản lý được trao quyền hạn, họ sẽ phải chịu trách nhiệm - đó là bổn phận phải hoàn thành những hoạt động được phân công. Quyền hạn không gắn liền với trách nhiệm tương ứng sẽ tạo cơ hội cho sự lạm dụng, và ngược lại cũng không thể để một nhà quản lý phải chịu trách nhiệm về một việc nào đó nếu anh ta không có đủ quyền hạn để thực hiện nó. Các loại quyền hạn trong cơ cấu tổ chức Quyền hạn là chất kết dính trong cơ cấu tổ chức, là sợi dây liên kết các bộ phận với nhau, là phương tiện mà nhờ đó các nhóm hoạt động được đặt dưới sự chỉ huy của một nhà quản lý, và sự phối hợp giữa các dịch vụ có thể được nâng cấp dần. Nó chính là công cụ để nhà quản lý có thể thực hiện quyền tự chủ và tạo ra một môi trường thuận lợi cho việc thực hiện nhiệm vụ của từng người. Trong tổ chức quyền hạn chia: quyền hạn trực tiếp, quyền hạn tham mưu và quyền hạn chức năng, được phân biệt chủ yếu bằng mối quan hệ với quá trình quyết định. - Quyền hạn trực tuyến: là quyền hạn cho phép người quản lý ra quyết định và giám sát trực tiếp đối với cấp dưới. Đó là mối quan hệ quyền hạn giữa cấp trên và các cấp dưới trải dài từ cấp cao nhất xuống tới cấp thấp nhất trong tổ chức, tương ứng với dây chuyền chỉ huy theo nguyên lý thứ bậc. Là một mắt xích trong dây chuyền chỉ huy, mỗi nhà quản lý với quyền hạn trực tiếp có quyền ra quyết định cho cấp dưới trực tiếp và nhân sự báo cáo từ họ. Thuật ngữ trực tuyến có thể được hiểu theo nhiều nghĩa. Trong thực tế, trực tuyến còn được dùng để chỉ các bộ phận có mối quan hệ trực tiếp với việc thực hiện các mục tiêu của tổ chức như bộ phận thiết kế sản phẩm và dịch vụ, sản xuất và phân phối sản phẩm (đôi khi cả bộ phận tài chính). Người đứng đầu bộ phận trực tuyến được gọi là nhà quản lý trực tuyến hay quản lý tác nghiệp. - Quyền hạn chức năng: là quyền trao cho cá nhân hay bộ phận được ra quyết định và kiểm soát những hoạt động nhất định của các bộ phận khác. Nếu nguyên lý thống nhất mệnh lệnh được thực hiện vô điều kiện, quyền kiểm soát các hoạt động này chỉ thuộc về những người phụ trách trực tuyến mà thôi. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, do sự hạn chế về kiến thức chuyên môn, thiếu khả năng giám sát quá trình, quyền hạn này lại được người phụ trách chung giao cho một cán bộ tham mưu hay một người quản lý một bộ phận nào đó. - Quyền hạn tham mưu: Bản chất của mối quan hệ tham mưu là cố vấn. Chức năng của các tham mưu (hay bộ phận tham mưu) là điều tra, khảo sát, nghiên cứu, phân tích và đưa ra những ý kiến tư vấn cho những người quản lý trực tuyến mà họ có trách nhiệm phải quan hệ. Sản phẩm lao động của cán bộ hay bộ phận tham mưu là những lời khuyên chứ không phải là các quyết định cuối cùng. Hiện nay vai trò của các tham mưu ngày càng gia tăng cùng với tính phức tạp ngày càng cao của các hoạt động trong các tổ chức và của môi trường. Dù là trong doanh nghiệp, cơ quan Nhà nước hay các tổ chức khác, những nhà quản lý khi ra quyết định luôn cần đến kiến thức của các chuyên gia trong lĩnh vực kinh tế, chính trị, xã hội, pháp lý, công nghệ v.v... Bên cạnh đó, cá tham mưu có kiến thức chuyên sâu sẽ tiến hành thu thập số liệu, phân tích và đưa ra các phương án quyết định trong trường hợp người quản lý trực tiếp do quá bận với công việc quản lý không thể làm được. Hiếm khi một người quản lý trực tuyến, đặc biệt ở cấp cao nhất, lại có thời gian hay sẵn sàng dành thời gian để làm những việc mà một trợ lý tham mưu có thể làm tốt. * Các nhân tố ảnh hưởng tới công tác phân quyền - Chiến lược của tổ chức Công tác phân quyền cần phải phù hợp với chiến lược của tổ chức thì mới mang lại hiệu quả cao. Một tổ chức nhỏ chỉ hoạch định chiến lược ngắn hạn trong khi cơ cấu tổ chức lại quá cồng kềnh sẽ dẫn đến lãng phí và ngược lại một cơ cấu tổ chức nhỏ luôn phải thực hiện những chiến lược lớn ở tầm vĩ mô thì sẽ không đạt hiệu quả cao, thậm chí là sự quá tải dẫn đến năng suất và hiệu quả thực hiện công việc thấp. Cả hai trường hợp trên đều không hiệu quả. Mặt khác cơ cấu và chiến lược cần phải thích ứng nhanh với các yếu tố môi trường bên ngoài .Một tổ chức có chiến lược phát triển ra khu vực và quốc tế sẽ khác một tổ chức chỉ có chiến lược kinh doanh ở trong nước. - Quy mô của tổ chức và mức độ phức tạp trong hoạt động của tổ chức Quy mô và độ phức tạp trong hoạt động của tổ chức có ảnh hưởng lớn tới công tác phân quyền. Tổ chức có quy mô lớn, thực hiện những hoạt động phức tạp thường có mức độ chuyên môn hoá, tiêu chuẩn hóa, hình thức hóa cao hơn, nhưng lại ít tập trung hơn các tổ chức nhỏ, thực hiện các hoạt động không quá phức tạp. - Thái độ của lãnh đạo cấp cao và năng lực của đội ngũ nhân lực Thái độ của của lãnh đạo cấp cao có thể tác động tới công tác phân quyền. Các cán bộ quản lý theo phương pháp truyền thống thường thích sử dụng những hình thức tổ chức điển hình như tổ chức theo chức năng với hệ thống thứ bậc. Họ ít khi vận dụng các hình thức tổ chức ma trân hay mạng lưới đồng thời họ muốn tập trung quyền lực vào họ. Khi lựa chọn mô hình tổ chức cũng cần xem xét đến đội ngũ công nhân viên. Nhân lực có trình độ, kỹ năng cao thường hướng tới các mô hình quản lý mở. Các nhân viên cấp thấp và và công nhân có tay nghề cao thường thích mô hình tổ chức có nhiều tổ đội, bộ phận được chuyên môn hoá như tổ chức theo chức năng, vì các mô hình như vậy có sự phân định rõ ràng hơn và tạo cơ hội để liên kết những đối tượng có chuyên môn tương đồng. - Môi trường: Những tính chất của môi trường như tính tích cực, tính phức tạp và mức độ thay đổi có ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức. Trong điều kiện môi trường phong phú về nguồn lực, đồng nhất, tập trung và ổn định, tổ chức thường có cơ cấu cơ học, trong đó việc ra quyết định mang tính tập trung với những chỉ thị, nguyên tắc, thể lệ cứng rắn vẫn có thể mang lại hiệu quả cao. Ngược lại những tổ chức muốn thành công trong điều kiện môi trường khan hiếm nguồn lực, đa dạng, phân tán và thay đổi nhanh chóng thường phải xây dựng cơ cấu tổ chức với các mối liên hệ hữu cơ. - Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp cũng ảnh hưởng không nhỏ tới sự hình thành cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp. Đối với những doanh nghiệp có quy mô sản xuất lớn thì cơ cấu tổ chức bộ máy đòi hỏi sự chặt chẽ và có tính thống nhất cao giữa các bộ phận. Ngược lại với những doanh nghiệp có quy mô và nhiệm vụ kinh doanh vừa và nhỏ thì yêu cầu mức độ phức tạp của cơ cấu là không cần cao - Địa bàn hoạt động của doanh nghiệp Đối với mỗi doanh nghiệp thì địa bàn hoạt động kinh doanh là rất quan trọng đối với sự tồn tại của doanh nghiệp, nó cũng anh hưởng tới quy mô của cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp. Khi có địa bàn hoạt động rộng thì cơ cấu của tổ chức phải lớn, các bộ phận cần có sự kết hợp hài hoà hơn. Đối với mỗi tổ chức có địa bàn hẹp thì quy mô của cơ cấu tổ chức không cần lớn và mức độ phức tạp của cơ cấu tổ chức đòi hỏi không cao. - Quá trình thiết kế tổ chức bộ máy quản lý “Thiết kế tổ chức là quá trình lựa chọn và triển khai một cơ cấu tổ chức cho phù hợp với chiến lược và những điều kiện môi trường của tổ chức”. Đó là quá trình liên tục vì chiến lược có thể thay đổi, môi trường có thể thay đổi và các hoạt động của tổ chức không phải bao giờ cũng đem lại kết quả và hiệu quả như mong muốn. Dù là hình thành một cơ cấu mới, hoàn thiện hay đổi mới cơ cấu hiện tại, các nhà quản trị cũng cần thực hiện các bước sau: Bước 1: Nghiên cứu những yếu tố có ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức Trên cơ sở phân tích chiến lược và các yếu tố bên trong cũng như bên ngoài có ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức, sẽ xác định những đặc trưng cơ bản nhất của cơ cấu với những câu hỏi cần trả lời: Những nhiệm vụ phức tạp sẽ được phân chia thành các công việc riêng biệt đến mức độ nào ? Sẽ sử dụng mô hình nào để hợp nhóm công việc các bộ phận của cơ cấu ? Sẽ sử dụng mô hình nào để phân chia quyền hạn trong tổ chức ? Sẽ lựa chọn tầm quản lý là bao nhiêu ? Thẩm quyền ra các quyết định nằm ở đâu ? Sẽ sử dụng cơ chế phối hợp nào ? Những quyết định mang tính nguyên tắc trên sẽ cho phép xác định mô hình tổng quát của cơ cấu. Đó là cơ sở để xây dựng cơ cấu cụ thể cho tổ chức. Bước 2: Chuyên môn hoá (hay phân chia công việc) Kết quả của giai đoạn này là danh mục các chắc năng, nhiệm vụ, công việc cần thiết để thực hiện mục tiêu chiến lược Sơ đồ 1:Lôgíc của quá trình thiết kế cơ cấu tổ chức Phân tích các mục tiêu chiến lược Phân tích Chức năng hoạt động Phân tích công việc Tại giai đoạn này thì cần đặt ra những câu hỏi cơ bản sau : Để thực hiện mục tiêu của tổ chức cần tiến hành những nhóm hoạt động( chức năng ) mang tính độc lập tương đối nào ? các chức năng đó có mối quan hệ với nhau như thế nào ? Mỗi chức năng bao gồm những nhiệm vụ nào ? các nhiệm vụ đó có mối quan hệ với nhau như thế nào ? Để thực hiện mỗi nhiệm vụ cần tiến hành công việc nào ? Các công việc đó có mối quan hệ với nhau như thế nào ? Mỗi công việc được tiến hành ở đâu ? Thời gian tiến hành mỗi công việc trong một chu kỳ hoạt động Những phẩm chất và năng lực cần thiết để tiến hành công việc. Bước 3: Xây dựng các bộ phận và phân hệ của cơ cấu Trên cơ sở các quyết định mang tính nguyên tắc về tiêu chí hợp nhóm các hoạt động , các mối quan hệ quyền hạn, tầm quản lý và mức độ phân quyền, trong giai đoạn này cần tiến hành những công việc cơ bản sau: Bộ phận hoá các công việc: Hợp nhóm các công việc có mối quan hệ gần gũi theo cách hợp lý nhất để tạo nên các bộ phận. Giao quyền hạn: Xác định ai có quyền quyết định cho ai và ai sẽ phải báo cáo cho ai trong tổ chức. Giao quyền hạn cần thiết cho những người đứng đầu các nhóm để tiến hành quản lý các hoạt động. Phối hợp : Xây dựng cơ chế phối hợp của các bộ phận và cơ chế giám sát kết quả của sự phân phối đó. Cụ thể hoá các công cụ phối hợp sẽ được sử dụng. Bước 4: Thể chế hoá cơ cấu tổ chức Cho dù cơ cấu tổ chức có được xây dựng tốt đến đâu cũng cần được thể chế hoá một cách rõ ràng để mọi người có thể hiểu và làm cho nó có thể trở nên có hiệu lực. Các công cụ như sơ đồ tổ chức, mô tả vị trí công tác và sơ đồ giao quyền quyết định thường được sử dụng để thực hiện mục tiêu trên. 1.2. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ TRÀNG THI 1.2.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty TM&DV Tràng Thi Công ty Thương mại Dịch vụ Tràng Thi là một Doanh nghiệp Nhà nước, được thành lập sau khi Thành phố Hà Nội được hoàn toàn giải phóng. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty gắn liền với sự phát triển của thương mại Thủ đô và nghành thương mại Việt Nam suốt nửa thế kỉ qua. Công ty Thương mại dịch vụ Tràng Thi trực thuộc Tổng công ty Thương mại Hà Nội. Công ty được thành lập vào ngày 14/02/1955, tiền thân là Công ty Ngũ Kim với cơ sở chính là cửa hàng Ngũ Kim 5-7 Tràng Tiền, số lượng cán bộ công nhân viên chức ban đầu là trên 40 người. Tháng 12/1957, do yêu cầu của nhiệm vụ sản xuất – kinh doanh, Công Ty đã tách làm 2 đơn vị: Công Ty Mô tô xe máy và Công Ty Kim khí hoá chất. Tháng 3/ 1962 hai Công Ty trên lại được nhập làm một và lấy tên là Công Ty Kim khí Điện máy Hà Nội. Tháng 6/1988, Công Ty được Sở Thương nghiệp Hà Nội (sau đổi tên là Sở Thương Mại) đổi tên thành Công Ty Kim khí Điện máy Hà Nội. Tháng 8/1988,do yêu cầu sắp xếp lại tổ chức, mạng lưới kinh doanh của Ngành Thương Nghiệp Hà Nội, Công Ty đã được tiếp nhận thêm gần 400 CBCNV của 2 Công Ty ( Công Ty gia công thu mua hàng Công nghệ phẩm và Công Ty Kinh doanh tổng hợp) cùng một số địa điểm kinh doanh mới, đưa tổng số CBCNV lúc này lên gần 1000 người. Tháng 11/1992 tại Quyết định số 2884/QĐ - UB, Công Ty được UBND Thành phố Hà Nội cho phép thành lập Doanh nghiệp Nhà nước. Để phù hợp với thị trường và yêu cầu của phát triển, tháng 4/1993, tại Quyết định số 178/QĐ- CB, UBND Thành phố cho phép đổi tên Công Ty thành Công Ty Thương mại - Dịch vụ Tràng thi, đồng thời bổ sung thêm chức năng nhiệm vụ mới. Ngày 01/01/2004 Công Ty được UBND Thành phố giao cho việc tiếp nhận Công Ty Thương mại Thanh Trì. Ngày 01/05/2004, UBND Thành phố lại cho Công Ty tiếp nhận thêm Công Ty Thương nghiệp Tổng hợp Đông Anh. Với việc tiếp nhận thêm hai Công Ty trên, quy mô hoạt động của Công Ty Thương mại Dịch vụ Tràng Thi đã được mở rộng từ phía Bắc đến phía Nam thành phố với hơn 70 địa điểm Kinh doanh dịch vụ và gần 800 lao động ở khắp các quận nội thành và hai huyện ngoại thành. Công ty có trụ sở chính đặt tại 12/14 Tràng Thi - Quận Hoàn Kiếm – Hà Nội. Công Ty là một Doanh nghiệp Nhà nước hoạt động độc lập theo Luật Doanh Nghiệp, có quyền và nghĩa vụ dân sự, tự chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động kinh doanh trong phạm vi số vốn của Doanh nghiệp tự quản lí. Công Ty có tài khoản tại Ngân hàng Công Thương Việt Nam và Ngân hàng Ngoại Thương có con dấu riêng. Trải qua hơn 50 năm xây dựng và phát triển, Công Ty Thương mại - Dịch vụ Tràng Thi đã từng bước khẳng định được vị trí và vai trò của mình trên thị trường. Do đó đã đóng góp nhiều công sức cho sự nghiệp bảo vệ và xây dựng Tổ quốc và việc ổn định, phát triển nền kinh tế quốc dân. 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ Theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh doanh nghiệp nhà nước số 108268 đăng ký thay đổi ngày 18/04/2005 xác định ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp là: Kinh doanh bán buôn, bán lẻ các hàng hoá tiêu dùng, tư liệu sản xuất, vật tư, hoá chất, thiết bị, phương tiện phục vụ cho mọi nhu cầu của thị trường; Làm đại lý cho các thành phần kinh tế trong và ngoài nước; Tổ chức sản xuất, gia công, dịch vụ sửa chữa các đồ dùng điện tử, điện lạnh, phương tiện, đồ điện; Liên doanh liên kết với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước để mở rộng các hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, sản xuất, dịch vụ của doanh nghiệp; Xuất khẩu: hàng thủ công mỹ nghệ ( sành, sứ, mây tre đan, đồ gỗ ), hàng may mặc, hàng công nghiệp nhẹ, hàng nông sản, thuỷ sản, các loại hoá chất công nghiệp, hoá chất thực phẩm, thực phẩm tươi sống, thực phẩm công nghệ, rượu sản xuất trong nước; Nhập khẩu: vật tư, nguyên liệu, hoá chất và thiết bị phục vụ sản xuất, phương tiện vận tải, hàng tiêu dùng (xe đạp, xe máy, phụ tùng xe đạp, phụ tùng xe máy), hàng điện tử, dân dụng, hàng điện lạnh, vật liệu xây dựng, trang thiết bị nội thất, hàng thiết bị công nghiệp; Kinh doanh bất động sản; Mua bán cho thuê nhà; Sản xuất, chế biến và kinh doanh hàng ăn uống, giải khát; Nhập khẩu trang thiết bị y tế; Xuất khẩu sản phẩm công nghiệp, khoáng sản; Kinh doanh bán buôn bán lẻ xăng dầu, gá, khí đốt; Vận chuyển khách phục vụ tham quan du lịch; Kinh doanh vàng,bạc,đá quý, đại lý thu đổi ngoại tệ; In lưới thủ công, may, thêu; Kinh doanh hoạt động luyện tập thẻ dục thảm mỹ (câu lạc bộ). 2.1.3. Kết quả hoạt động kinh doanh trong những năm qua của công ty TM-DV Tràng Thi. Bảng 1: Kết quả về hoạt động kinh doanh trong công ty năm 2003-2007. TT Chỉ tiêu ĐVT Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 1 Tổng doanh thu tr.đ 146.875 213.064 285.416 332.900 396.500 % TH/KH % 115,9 145,06 133,95 116,64 111,4 2 Nộp ngân sách tr.đ 2.096 2.539 2.756 3.017 8.127 3 Lợi nhuận - 812 1.103 1.298 1.448 2.500 Tỷ suất LN/VCSH % 7,8 5,3 6,1 6,4 11,0 4 TNBQ /người/tháng 1.000đ 950 1050 1250 1450 1800 5 Tham gia công tác từ thiện xã hội - 13,630 60 50,32 37,945 43,520 Nguồn : Phòng TC- HC công ty TM-Dv Tràng Thi Qua bảng số liệu trên ta thấy: Xét một cách toàn diện thì hoạt động kinh doanh dịch vụ của Công Ty Thương mại - Dịch vụ Tràng Thi ngày càng phát triển và có những bước tăng trưởng đáng kể. Hiệu quả sản xuất kinh doanh tăng dần qua các năm, cụ thể là: - Tổng doanh thu năm 2007 tăng 169,95% so với năm 2003, từ năm 2003 đến năm 2007 doanh thu đều vượt 10% mức kế hoạch đặt ra từ 11,4% đến 33,95% (năm 2005). Đây là một điều khẳng định hướng đi đúng đắn của công ty, phù hợp với yêu cầu thực tế đã đặt ra của Công Ty. - Lợi nhuận công ty năm 2003 đạt 812 triệu đồng đến năm 2007 đạt 2.500 triệu đồng. - Thu nhập bình quân đầu người của người lao động trong Công Ty cũng tăng dần theo tổng doanh thu, qua các năm. Năm 2003 TNBQ đầu người đạt 950.000đ tháng lên 1.800.000 đ/tháng năm 2007, góp phần ổn định đời sống cho người lao động, giúp họ yên tâm làm việc để đạt hiệu quả cao hơn trong công ty. Qua phân tích trên ta thấy đường lối phát triển của Công Ty là đúng đắn, có nhiều bước đổi mới phù hợp với yêu cầu thực tế của Công Ty, tuy nhiên Công Ty cần phát huy hơn nữa về mọi mặt để đứng vững trên trường quốc tế. 1.3. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC PHÂN QUYỀN VÀ BỘ MÁY QUẢN LÝ CÔNG TY THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ TRÀNG THI 1.3.1. Sơ đồ cấu trúc bộ máy quản lý của công ty, chức năng , nhiệm vụ và quyền hạn của các phòng ban Công ty thương mại dịch vụ Tràng Thi lạ một doanh nghiệp độc lập có tư cách pháp nhân với một bộ máy tổ chức hoàn thiện, đáp ứng được yêu cầu kinh doanh của doanh nghiệp trong thực tế. Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty bao gồm: Ban giám đốc, ba phòng chức năng, một ban dự án, 14 đơn vị cửa hàng, xí nghiệp trạm kinh doanh trực thuôc công ty nằm rải rác trong nội ngoại thành Hà Nội. * Ban giám đốc: giám đốc và hai phó giám đốc: - Giám đốc kiêm bí thư đảng uỷ: do UBND thành phố bổ nhiệm, giám đốc có nhiệm vụ điều hành bộ máy sản xuất kinh doanh của công ty, vạch ra chiến lược kinh doanh và ra quyết định cuối cùng thay mặt đại diện cho mọi quyền lợi của công ty trước pháp luật và cơ quan quản lý nhà nước. Là đại diện pháp nhân của công ty, chịu trách nhiệm về tất cả hoạt động khinh doanh của công ty và làm tròn nghĩa vụ đối với nhà nước theo quy định hiện hành. Giám đốc trực tiếp chỉ đạo các bộ phận: Phòng Tổ chức – Hành chính Phòng kế toán tài vụ. - Các phó giám đốc là người giúp việc cho Giám đốc: 4 Phó giám đốc công ty: chịu trách nhiệm thực hiện các công việc quản lý được giao hoặc uỷ quyền. Phó giám đốc do Giám đốc Sở Công Thương ra quyết định bổ nhiệm theo đề nghị của Giám đốc Công ty, Kế toán trưởng Công ty do UBNDTP bổ nhiệm. + Một Phó Giám đốc phụ trách hành chính, thanh tra, bảo vệ. + Một Phó Giám đốc phụ trách kinh doanh và trực tiếp làm giám đốc trung tâm Thương mại - Dịch vụ số 10B Tràng Thi. + M._.