Hoàn thiện công tác mua sắm vật tư ở Công ty Cổ phần Công trình và Thương mại GTVT

uả cao doanh nghiệp không những chỉ đơn giản là biết cách sử dụng nguyên vật liệu mà điều quan trọng là phải sử dụng có hiệu quả, tránh tình trạng cấp thừa nguyên vật liệu gây ứ đọng vốn hay cấp thiếu nguyên vật liệu gây ngưng trệ sản xuất. Vì hiệu quả quản lý nguyên vật liệu quyết định hiệu quả sử dụng vốn lưu động và chất lưọng sản phẩm của doanh nghiệp nên việc sử dụng nguyên vật liệu có hiệu quả sẽ mang lại lợi ích cho doanh nghiệp. Vì chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng vốn rất lớn trong giá thành sản phẩm do vậy doanh nghiệp phải quản lý và có chế độ quản lý toàn diện đối với nguyên vật liệu từ kế hoạch định mức đến cung cấp và sử dụng sao cho có hiệu quả nhất. Muốn vậy doanh nghiệp nhất thiết phải xây dựng kế hoạch mua nguyên vật liệu một cách khoa học, điều đó không chỉ có ý nghĩa về khoa học mà còn có ý nghĩa thực tiễn ở tầm vĩ mô góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Trong điều kiện kinh doanh của Công ty là thi công các công trình xây dựng cơ bản nên nguyên vật liệu được xác định là một bộ phận của chi phí sản xuất kinh doanh cấu thành nên giá thành sản phẩm, do vậy việc quản lý và hạch toán chính xác chi phí nguyên vật liệu giúp cho việc xác định giá thành sản phẩm được chính xác, giúp cho Ban lãnh đạo có sự nhìn nhận đánh giá đúng nguyên nhân của sự tăng giảm giá thành sản phẩm từ đó có đưa ra biện pháp để hoàn thiện công tác mua vật tư. Vì chính công tác này quyết định đến việc rút ngắn vòng quay của vốn lưu động, giảm chi phí, giảm giá thành sản phẩm, với mục đích lợi nhuận cao vì điều này quyết định đến sự phát triển của doanh nghiệp và đến đời sống của cán bộ công nhân viên trong toàn doanh nghiệp. Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay vấn đề đặt ra cho Ban lãnh đạo Công ty Công trình và Thương mại GTVT là làm thế nào để thực thiện công tác mua vật tư một cách hiệu quả nhất. Vì lượng vật tư để thi công một Công trình thường chiếm phần trăm rất lớn trong tổng giá trị Công trình do vậy phải quan tâm đến đời sống cán bộ để mỗi cán bộ trong Công ty đều coi tài sản của Công ty chính là tài sản của cá nhân mình như vậy thì việc hạ giá thành sản phẩm đồng nghĩa với việc mang lại lợi nhuận cho Công ty và cho chính mình. Ban lãnh đạo Công ty phải cho từng cán bộ công nhân viên trong Công ty thấy được việc điều tiết nguồn hàng kịp thời và liên tục sẽ mang lại lợi ích về mặt kinh tế rất lớn để họ chung sức cùng lãnh đạo Công ty xây dựng kế hoạch chi tiết cho từng tháng làm việc cụ thể và căn cứ vào những báo cáo chi tiết đó Ban lãnh đạo sẽ chuẩn bị về tài chính để đảm bảo cho tiến độ thi công theo đúng dự kiến. Một vấn đề đặt ra là Ban lãnh đạo phải luôn theo sát tình hình sản xuất kinh doanh của các đội thi công căn cứ vào tiến độ thi công trong hồ sơ cũng như kế hoạch thực hiện các hạng mục công việc mà các đội gửi lên Công ty vào ngày cuối tháng để Công ty nắm tình hình và cũng là cơ sở để chuẩn bị vật tư, vật liệu cho đúng tiến độ thi công. Với sự quan tâm của Ban lãnh đạo Công ty tới cán bộ công nhân viên trong toàn Công ty đã là động lực thúc đẩy tinh thần nhiệt tình trong công việc cũng như dần đưa lý luận vào thực tiễn một cách linh hoạt, đúng chế độ của Công ty nhưng cũng đảm bảo được tính chặt chẽ trong công việc. Trong điều kiện nền kinh tế hiện nay việc ký các hợp đồng mua là rất dễ nhưng để mua đúng mua đủ thì lại rất khó đòi hỏi sự cộng tác nhịp nhàng của toàn bộ máy Công ty đã phải tìm ra nhiều hướng để hoàn thiện công tác mua sắm vật tư nói riêng và quản lý nguyên vật liệu nói chung, tuy nhiên vãn còn những tồn tại, vướng mắc đòi hỏi phải có hướng và thời gian để giải quyết. Chính vì nhìn nhận được những tồn tại vướng mắc trong công tác mua sắm vật tư ở Công ty Cổ phần Công trình và Thương mại GTVT và hiểu được tầm quan trọng của nguyên vật liệu trong ngành xây dựng nói chung, được sự giúp đỡ Ban lãnh đạo Công ty Cổ phần Công trình và Thương mại GTVT, cán bộ phòng kế hoạch, phòng kế toán và sự hướng dẫn nhiệt tình của cô giáo - Thạc sỹ Nguyễn Thị Liên Hương em đã lựa chọn đi sâu nghiên cứu đề tài: “Hoàn thiện công tác mua sắm vật tư ở Công ty Cổ phần Công trình và Thương mại GTVT”. Nội dung của đề tài gồm 3 phần: Chương I: khái quát về Công ty Cổ phần Công trình và Thương mại GTVT. Chương II: Thực trạng công tác mua sắm vật tư tại Công ty Cổ phần Công trình và Thương mại GTVT. Do thời gian để tìm hiểu về Công ty CP Công trình và Thương mại GTVT có hạn nên chuyên đề không tránh khỏi những thiếu sót. Em mong nhận được sự giúp đõ của cô giáo, các cô, chú, anh, chị các phòng ban trong Công ty CP Công trình và Thương mại GTVT, những ý kiến đóng góp về bài viết từ cô giáo, các cô, chú, anh, chị để bài viết này được hoàn thiện hơn nữa. Chương I: KháI quát về công ty cổ phần công trình và thương mại giao thông vận tải 1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Công ty Cổ phần Công trình và Thương mại Giao thông Vận tải tiền thân là Công ty Kiến Trúc được thành lập ngày 29/04/1978 theo quyết định số 129/QĐ/TC của Bộ Giao thông Vận tải. Với loại hình doanh nghiệp : Doanh nghiệp Nhà Nước. Theo như tìm hiểu trong quyển nhật ký phát triển của Công ty: bước tiến vượt trội và đáng nhớ nhất là tự tay các cán bộ trong Công ty đã dỡ từng viên gạch của khu làm việc cũ để xây dựng nên một khu làm việc mới khang trang hơn từ ngày 12/8 – 27/12 năm 1998 với thời gian rất ngắn nhưng Công trình khu nhà làm việc đến nay vẫn đẹp và bề thế mà chi phí rất thấp so với chi phí đáng lẽ phải sử dụng để hoàn thiện một khu làm việc như vậy cho thấy sự đoàn kết nhất trí một lòng của toàn bộ cán bộ công nhân viên trong Công ty với những tấm ảnh lãnh đạo Công ty kéo xe gạch cùng cán bộ với mong muốn nhanh chóng hoàn thành khu làm việc mới. Căn cứ vào quyết định số 1329/QĐ/TC–LĐ ngày 25/07/1990 Công ty Kiến Trúc đã đổi tên thành Công ty Xây Dựng Công trình. Tiếp đó, Căn cứ vào quyết định số 22/CP ngày 23/03/1994 của Chính phủ quyết định đổi tên một lần nữa thành Công ty Công trình và Thương Mại Giao thông Vận tải trực thuộc Tổng Công ty công nghiệp Ô Tô Việt Nam. Sau 12 năm hoạt động Công ty Công trình và Thương mại Giao thông vận tải đã nỗ lựa phấn đấu và đang trên đà phát triển để phù hợp với xu thế phát triển chung của một nền kinh tế thị trường đang hội nhập ngày càng cao vào nền kinh tế chung của toàn thế giới, mở rộng ngành nghề kinh doanh khẳng định vị trí trên thị trường ngành Xây dựng cơ bản, cải thiện đời sống cán bộ, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Công ty đã được cổ phần hóa theo Quyết định số 3855/QĐ - BGTVT ngày 09/12/2004 của Bộ Trưởng Bộ Giao thông vận tải; được Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành Phố Hà nội cấp giấy phép đăng ký kinh doanh số: 0103010293 ngày 13/12/2005 chính thức chuyển đổi thành Công ty Cổ phần Công trình và Thương mại Giao thông Vận tải. Công ty chính thức đi vào hoạt động theo mô hình Công ty Cổ phần kể từ năm 2006 và đã khẳng định sự trưởng thành qua kết qủa hoạt động sản xuất kinh doanh chuyển biến rất tích cực và mở ra nhiều cơ hội, điều kiện mới để phát triển nâng cao hiệu quả và vị thế của Công ty trên thương trường, cải thiện đời sống vật chất cho cán bộ công nhân viên. 2 Chức năng, nhiệm vụ và đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty 2.1 Chức năng - Xây dựng các công trình giao thông, công nghiệp, dân dụng, thủy lợi, đường dây và trạm biến áp từ 35 KV trở xuống. - Sản xuất kinh doanh các sản phẩm cơ khí, cấu kiện thép, phao phà, biển báo giao thông, biển số nhà, biển xe máy và các sản phẩm cơ khí khác. - Xuất nhập khẩu vật tư, thiết bị, phụ tùng giao thông vận tải. - Kinh doanh thương mại. - Đầu tư xây dựng khu du lịch sinh thái, xây dựng khu đô thị mới. - Sản xuất kinh doanh phương tiện vận tải, phụ tùng ô tô, xe máy. - Xuất nhập khẩu ô tô. - Vận tải hàng hoá, vận chuyển hành khách. - Tư vấn xây dựng các Công trình giao thông, dân dụng, công nghiệp, thuỷ lợi (không bao gồm dịch vụ thiết kế công trình). - Tư vấn quản lý dự án đầu tư. - Sản xuất và kinh doanh các thiết bị điện, điện tử, viễn thông, thiết bị tin học, điện lạnh, thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm, sản xuất may mặc và thời trang, đồ gỗ, vật liệu xây dựng, trang trí nội ngoại thất. - Sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu hàng tiểu thủ công nghiệp, hàng thủ công mỹ nghệ. - Đại lý mua, đại lý bán, đại lý ký gửi hàng hoá. - Dịch vụ giới thiệu việc làm cho các doanh nghiệp trong nước (không bao gồm môi giới, giới thiệu, tuyển dụng và cung ứng lao động cho các doanh nghiệp có chức năng xuất khẩu lao động) - Kinh doanh bất động sản: + Đầu tư tạo lập nhà, công trình để bán, cho thuê, cho thuê mua. + Mua nhà, công trình xây dựng để bán, cho thuê, cho thuê mua. + Thuê nhà, công trình xây dựng để cho thuê lại. + Đầu tư cải tạo đất và đầu tư các công trình hạ tầng trên đất để cho thuê đất đã có hạ tầng. + Nhận chuyển nhượng quyền sử dụng đất, đầu tư công trình hạ tầng để chuyển nhượng, cho thuê, thuê quyền sử dụng đất đã có hạ tầng cho thuê lại. + Mua bán cho thuê nhà ở, văn phòng, kho bãi, nhà xưởng. Định hướng phát triển của Công ty trong những năm tiếp theo là: Chú trọng đến công tác sản xuất công nghiệp, phát triển kinh doanh thương mại, xuất nhập khẩu vật tư, đầu tư sinh thái, xây dựng khu đô thị mới. Với mục tiêu Công ty ngày một phát triển, tiền lương bình quân năm sau luôn cao hơn năm trước, thực hiện lợi nhuận cho Cổ đông, nâng cao trình độ, nghiệp vụ cho cán bộ trong Công ty. 2.2 Nhiệm vụ Sự đoàn kết cùng nhau xây dựng Công ty thành Công ty có tiềm năng kinh tế, đa dạng hoá nghành nghề, đa dạng hoá sản phẩm trên cơ sở duy trì và phát triển nghành nghề truyền thống. Phát huy cao độ mọi nguồn lực để nâng cao năng lực cạnh tranh, góp phần quan trọng vào sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước. - Mục tiêu sản xuất kinh doanh của Công ty là đáp ứng tốt nhất nhu cầu của thị trường và có lợi nhuận nhằm ổn định và nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên, hoàn thành nghĩa vụ với ngân sách nhà nước. -Tổ chức tốt quá trình quản lý lao động là cơ sở để bảo toàn và phát triển số vốn được Nhà nước giao cho. 3. Cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty Mô hình tổ chức của Công ty CP Công trình và Thương mại GTVT Hội đồng quản trị Tổng giám đốc Ban kiểm soa Ban kiểm soát Phó TGĐ thường trực Phó TGĐ thi công Phó TGĐ kinh doanh Phó TGĐ kinh doanh Văn phòng TH Phòng KHKT Phòng TCKT Phòng KD- XNK Phòng VTTB 02 XN cầu đường 02 XN xây dựng DDCN 02 XN sản xuất cơ khí 02 XN XNK vật tư thiết bibị 05 đội 03 XN sản xuất cơ khí - XD 02 XN XNK vật tư thiết bị 05 Đội trực thuộc Với mô hình hoạt động cũ và có kiêm nhiệm khi chuyển sang Công ty cổ phần để tiết kiệm chi phí nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh nhưng cơ quan quyền lực cao nhất là Đại hội đồng cổ đông. Mỗi năm Hội đồng quản trị triệu tập Đại hội đồng cổ đông một lần để thông qua báo cáo tài chính và định hướng phát triển cho năm tới của Công ty Hội đồng quản trị - cơ quan quản lý của Công ty có toàn quyền nhân danh Công ty quyết định mọi vấn đề liên quan đến quyền lợi của Công ty. Hội đồng quản trị có 9 thành viên trong đó có chủ tịch hội đồng quản trị và các thành viên khác. Ban kiểm soát gồm 3 người trong đó có một trưởng ban và 2 kiểm soát viên. Tổng giám đốc do Hội đồng quản trị bổ nhiệm có nhiệm vụ trực tiếp quản lý và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty – là người đại diện theo pháp luật của Công ty. Phó tổng giám đốc thường trực quản lý về hồ sơ, giải quyết các thủ tục hành chính giúp vịêc cho Tổng giám đốc việc điều hành nhân sự. Phó tổng giám đốc kinh doanh phụ trách về các hợp đồng thương mại. Phó tổng giám đốc thi công phụ trách về các hợp đồng xây dựng cơ bản. Cùng phối hợp với các Phó tổng giám đốc là trưởng phòng kế toán cập nhật tổng hợp báo cáo Tổng giám đốc về mặt tài chính của Công ty. * Văn phòng tổng hợp: - Phòng có chức năng tham mưu giúp việc cho Tổng giám đốc công ty để triển khai thực hiện các chủ trương, chính sách về các linh vực: tổ chức bộ máy sản xuất, kinh doanh, công tác quản trị nhân sự, tiền lương, thi đua khen thưởng. Tổ chức tuyển dụng lao động, quản lý và sử dụng lao động, công tác đào tạo, công tác tiền lương, giải quyết các chính sách cho người lao động; văn thư lưu trữ; quản trị hành chính. - Chủ trì xây dựng, sửa đổi bổ sung điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty, các qui chế nội bộ trình Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc xem xét để báo cáo Đại hội đồng cổ đông phê duyệt. Tham mưu cho Tổng giám đốc về bộ máy sản xuất kinh doanh và bố trí nhân sự phù hợp với yêu cầu phát triển của công ty. Quản lý hồ sơ lý lịch nhân viên toàn công ty, giải quyết thủ tục và chế độ tuyển dụng thôi việc, bổ nhiệm, bãi miễn, kỷ luật, khen thưởng, nghỉ hưu. Quy hoạch cán bộ tham mưu giám đốc quyết định việc đề bạt và phân công cán bộ lãnh đạo và quản lý của Công ty và các đơn vị trực thuộc. Xây dựng kế hoạch, chương trình đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ, thi tay nghề cho cán bộ, nhân viên và công nhân cho toàn Công ty. Quản lý lao động, tiền lương cán bộ – công nhân viên cùng với phòng kế toán tài chính xây dựng tổng quỹ lương và xét duyệt phân bổ quỹ tiền lương, kinh phí hành chính Công ty và các đơn vị trực thuộc. Quản lý công văn giấy tờ, sổ sách hành chính và con dấu. Thực hiện công tác lưu trữ bắt buộc đối với toàn bộ các tài liệu đóng dấu Công ty. Xây dựng lịch công tác, lịch giao ban, hội họp, sinh hoạt định kỳ, bất thường. Thực hiện công tác bảo vệ nội bộ, bảo vệ cơ quan và tham gia về an ninh quốc phòng với chính quyền địa phương. Tham gia bảo vệ môi trường, môi sinh xã hội, phòng cháy, chữa cháy của Công ty và các đơn vị trực thuộc. Theo dõi pháp chế về hoạt động sản xuất – kinh doanh của Công ty, hướng dẫn các đơn vị trực thuộc Công ty ký kết hợp đồng, liên kết kinh doanh đúng pháp luật. Tham mưu cho Tổng giám đốc trong công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật. Xây dựng các kế hoạch đào tạo ngắn hạn, dài hạn, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyến môn cho cán bộ, nhân viên. Thực hiện công tác thư ký tổng hợp, giúp Tổng giám đốc trong việc chuẩn bị giao ban, thông báo kết quả giao ban đến các đơn vị, phòng ban của Công ty. Thực hiện công tác hành chính, lễ tân, hướng dẫn đón tiếp khách ra vào cơ quan; tiếp nhận công văn đến và chuyển công văn di, đảm bảo tính pháp lý và bảo mật, lưu trữ văn bản gốc theo qui định của pháp luật. Thực hiện nhiệm vụ quản lý các phương tiện thông tin liên lạc, trang thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm, phương tiện vận chuyển của Công ty. Phối hợp với các phòng ban tổ chức phục vụ các buổi hội nghị, hội thảo, gặp mặt của Công ty * Phòng kế hoạch kỹ thuật: Đảm nhận công tác xây dựng kế hoạch, tháng, quý, năm và 5 năm. Báo cáo thống kê, công tác kinh tế, công tác thanh quyết toán, công tác xây dựng và quản lý định mức, đơn giá nội bộ, công tác đấu thầu và quản lý đấu thầu thực hiện về công tác kinh doanh các nghành nghề của công ty. Lên kế hoạch xây dựng chiến lược kinh doanh, phương án huy động vốn phù hợp với từng dự án kinh doanh của Công ty. Ngoài ra, còn đảm nhiệm công tác quản lý kỹ thuật chất lượng thi công an toàn lao động. Chịu trách nhiệm tổ chức quản lý, giám sát việc thi công đảm bảo chất lượng và tiến độ các công trình do công ty đầu tư và xây dựng theo đúng tiêu chuẩn kỹ thuật của Nhà nước ban hành. Tham gia công tác đấu thầu các Công trình mà Công ty tham gia, làm công tác thị trường, tiếp thị, đấu thầu các dự án, quản lý chất lượng sản phẩm công trình xây dựng, sáng kiến cải tiến kỹ thuật, quản lý thiết bị thi công, qui trình qui phạm kỹ thuật của Nhà nước liên quan đến ngành nghề sản xuất kinh doanh của Công ty. Có trách nhiệm hướng dẫn các đơn vị trực thuộc Công ty xây dựng kế hoạch năm, kế hoạch trung hạn, dài hạn, kế hoạch sử dụng vốn, kế hoạch vật tư, kế hoạch sản xuất nghiên cứu kỹ thuật, kế hoạch xây dựng cơ bản, kế hoạch xây dựng tiền lương, kế hoạch tiếp thị và liên kết kinh tế. Tổng hợp kế hoạch sản xuất kinh doanh toàn Công ty. Kiểm tra giám sát việc thực hiện kế hoạch, báo cáo giám đốc tổng hợp tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty. Chuẩn bị cho Tổng giám đốc giao kế hoạch và xét duyệt hoàn thành kế hoạch của các đơn vị trực thuộc. Giúp kiểm tra và tổng hợp tình hình trong quá trình thực hiện kế hoạch, phát hiện các vấn đề và đề xuất giải quyết. Xây dựng hướng dẫn chỉ đạo việc thực hiện kế hoạch đầu tư ngắn hạn, dài hạn của toàn Công ty. Chủ trì và phối hợp với các phòng ban liên quan tiến hành các bước thẩm định báo cáo nghiên cứu khả thi các dự án đầu tư, tổ chức và trình duyệt kết quả đấu thầu theo đúng qui định của Pháp luật. Trình Chủ tịch Hội đồng quản trị, giám đốc phê duyệt. Chủ trì soạn thảo hợp đồng uỷ quyền, hướng dẫn các xí nghiệp các đội trực thuộc soạn thảo các hợp đồng dân sự khác. Xây dựng qui trình kỹ thuật, nghiệp vụ trong sản xuất kinh doanh trong toàn Công ty. Chỉ đạo kiểm tra giám sát, hướng dẫn các đơn vị thành viên về công tác nghiệp vụ, kỹ thuật. Chủ trì lập biện pháp, tổ chức thực hiện việc đấu thầu, nhận thầu các công trình xây dựng của Công ty và các đơn vị thành viên. Chủ trì và phối hợp với các phòng ban liên quan trong việc kiểm tra khối lượng thi công, nghiệm thu từng phần, nghiệm thu toàn bộ, quyết toán, hoàn công, bàn giao đưa vào sử dụng các công trình xây dựng của Công ty và các đơn vị trực thuộc theo đúng qui định của pháp luật hiện hành. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công và uỷ quyền của Tổng giám đốc Công ty. * Phòng tài chính kế toán: Tham mưu giúp việc Tổng giám đốc công ty tổ chức bộ máy tài chính kế toán từ công ty đến các đơn vị thành viên. Tổ chức thực hiện công tác tài chính kế toán, tín dụng, huy động vốn đầu tư, lưu chuyển vốn, xử lý các thông tin kinh tế và tổ chức hạch toán kinh tế trong toàn Công ty. Giúp Tổng giám đốc Công ty kiểm tra, kiểm soát toàn bộ hoạt động kinh tế, tài chính của Công ty và các đơn vị thành viên. Tổ chức hạch toán kinh tế về hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty theo luật kế toán. Tổng hợp kết quả kinh doanh, lập báo cáo kế toán thống kê, phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh để phục vụ cho việc kiểm tra thực hiện kế hoạch. Ghi chép phản ánh chính xác kịp thời và có hệ thống, diễn biến các nguồn vốn cấp, vốn vay, giải quyết các loại vốn khác phục vụ cho việc huy động vật tư hàng hoá trong sản xuất kinh doanh. Theo dõi công nợ , phản ánh và đề xuất kế hoạch thu chi tiền mặt và các hình thức thanh toán khác. Thực hiện quyết toán quý, năm theo đúng tiến độ và tham gia cùng với các phòng ban nghiệp vụ của Công ty để hạch toán lỗ lãi cho từng đơn vi trực thuộc. Giám sát công tác kế toán tài vụ của các đơn vị trực thuộc và thực hiện kế hoạch về các loại vốn: cố định, lưu động, chuyên dụng, xây dựng cơ bản. Tham mưu cho Tổng giám đốc chỉ đạo các đơn vị thực hiện các chế độ quản lý tài chính, tiền tệ theo qui định của pháp luật. Cùng với phòng kế hoạch kỹ thuật giúp Tổng giám đốc giao kế hoạch và quyết toán tài chính của các đơn vị trực thuộc theo định kỳ. Thường xuyên bồi dưỡng nghiệp vụ kế toán tài vụ của các đơn vị trực thuộc. * Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu: Tham mưu giúp việc Tổng giám đốc công ty về công tác kinh doanh xuất nhập khẩu trong và ngoài nước, chịu trách nhiệm quản lý, giám sát việc kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty. Ngoài ra, còn đảm nhiệm nhiệm vụ cung cấp vật tư liên quan cho các đội thi công công trình (như nhựa đường, vải địa kỹ thuật, ...) Chịu trách nhiệm soạn thảo các hợp đồng mua bán với các đối tác trong phạm vi các mặt hàng nhập khẩu. * Phòng vật tư thiết bị: Chủ trì soạn thảo quản lý các hợp đồng về mua bán, chuyển nhượng, thuê, thanh lý thiết bị máy móc. Quản lý tài sản máy móc thiết bị phục vụ sản xuất kinh doanh của Công ty và các đơn vị thành viên. Chủ trì soạn thảo và quản lý các hợp đồng kinh tế với các đối tác mà Công ty mua nguyên vật liệu để thi công các công trình. Trực tiếp tham gia cung ứng vật tư thiết bị cho thị trường và đảm bảo cung ứng đủ chất lượng và đúng thời gian theo yêu cầu của khách hàng. Chú ý đảm bảo cung ứng vật tư đầy đủ cho các xí nghiệp, các đội thi công trực tiếp các Công trình của Công ty. * Xí nghiệp cầu đường: Tham gia thi công các công trình của Công ty đảm bảo chỉ tiêu chất lượng quy cách phẩm chất theo quy định của nhà nước, đảm bảo thẩm mỹ theo chất lượng của thị trường yêu cầu. * Xí nghiệp xây dựng dân dụng và công nghiệp: Tham gia xây dựng các công trình của Công ty đảm bảo chỉ tiêu chất lượng quy cách phẩm chất theo quy định của nhà nước, đảm bảo thẩm mỹ theo chất lượng của thị trường yêu cầu. * Xí nghiệp xuất nhập khẩu vật tư và thiết bị: Tổ chức thu mua, cung ứng vật tư thiết bị đầy đủ kịp thời đối với yêu cầu từng công trình. Đáp ứng nhu cầu vật tư của thị trường. * Xí nghiệp sản xuất cơ khí: Sản xuất những sản phẩm cơ khí cung cấp cho thị trường, phục vụ cho nhu cầu của thị trường. Tham gia cung cấp các sản phẩm mà các đội thi công trong Công ty có nhu cầu. * Các đội trực thuộc: Tham gia trực tiếp thi công các công trình mà công ty nhận thầu như: xây dựng cầu đường, xây dựng trung tâm, nhà cửa vật kiến trúc theo yêu cầu.. Với qui mô 5 phòng chức năng và các xí nghiệp thành viên. Mỗi phòng chức năng đều có nhiệm vụ riêng, nhưng nói chung là đều tham mưu giúp việc cho Tổng giám đốc, để cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty ngày càng phát triển khẳng định thương hiệu Công ty CP Công trình và Thương Mại GTVT. Doanh thu năm sau cao hơn năm trước, mức lương luôn ổn định, các cấp lãnh đạo luôn tạo điều kiện cho cán bộ không những về kinh tế mà còn tạo điều kiện cả về tinh thần. Sự quan tâm tận tình đó một phần góp sức cho sự thành công trong công tác quản lý của Công ty. 4. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2006 Đơn vị tính: triệu đồng Chỉ tiêu Mã số Quý trước Quý sau Luỹ kế từ đầu năm 1 2 3 4 5 Tổng doanh thu Các khoản giảm trừ (04+05+06+07) Chiết khấu Giá trị hàng hoá bị trả lại Giảm giá Thuế TTĐB, thuế XNK phả nộp Doanh thu thuần(01-03) Giá vốn hàng bán Lãi (Lỗ) gộp (10-11) Chi phí quản lý kinh doanh Lãi (Lỗ) từ hoạt động sản xuất KD Thu nhập hoạt độngkhác Chi phí hoạt động khác Lãi (Lỗ) từ hoạt động khác (31-32) Tổng lợi tức sau thuế (30+40) Thuế lợi tức phảI nộp Lợi tức sau thuế 01 03 04 05 06 07 10 11 20 21 30 31 32 40 60 70 80 130.275.000 130.275.000 129.023.000 1.252.000 162.628 45.536 117.092 Kế toán trưởng người lập (Đã ký) (Đã ký) Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2007 Đơn vị tính: triệu đồng Chỉ tiêu Mã số Quý trước Quý sau Luỹ kế từ đầu năm 1 2 3 4 5 1.Tổng doanh thu 2. Các khoản giảm trừ (04+05+06+07) Chiết khấu Giá trị hàng hoá bị trả lại Giảm giá Thuế TTĐB, thuế XNK phả nộp 3. Doanh thu thuần(01-03) 4. Giá vốn hàng bán Lãi (Lỗ) gộp (10-11) Chi phí quản lý kinh doanh Lãi (Lỗ) từ hoạt động sản xuất KD Thu nhập hoạt độngkhác Chi phí hoạt động khác Lãi (Lỗ) từ hoạt động khác (31-32) Tổng lợi tức sau thuế (30+40) Thuế lợi tức phảI nộp 13. Lợi tức sau thuế 01 03 04 05 06 07 10 11 20 21 30 31 32 40 60 70 80 137.015.000 137.015.000 135.498.000 1.517.000 327.999 91.840 236.159 Kế toán trưởng Người lập (Đã ký) (Đã ký) Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2008 Đơn vị tính: triệu đồng Chỉ tiêu Mã số Quý trước Quý sau Luỹ kế từ đầu năm 1 2 3 4 5 Tổng doanh thu Các khoản giảm trừ (04+05+06+07) Chiết khấu Giá trị hàng hoá bị trả lại Giảm giá Thuế TTĐB, thuế XNK phả nộp Doanh thu thuần(01-03) Giá vốn hàng bán Lãi (Lỗ) gộp (10-11) Chi phí quản lý kinh doanh Lãi (Lỗ) từ hoạt động sản xuất KD Thu nhập hoạt độngkhác Chi phí hoạt động khác Lãi (Lỗ) từ hoạt động khác (31-32) Tổng lợi tức sau thuế (30+40) Thuế lợi tức phải nộp Lợi tức sau thuế 01 03 04 05 06 07 10 11 20 21 30 31 32 40 60 70 80 150.075.000 150.075.000 148.259.000 1.816.000 363.688 90.922 272.766 Kế toán trưởng Người lập (Đã ký) (Đã ký) Nhìn vào bảng báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty trong 3 năm trở lại đây cho thấy doanh thu năm sau luôn cao hơn năm trước, điều đó khẳng định sự phát triển của Công ty với mức đóng góp nghĩa vụ thuế cho Nhà nước và lợi nhuận sau thuế thể hiện Công ty có bề dày trong công tác quản lý nói chung và hoàn thiện công tác mua sắm vật tư trong ngành xây dựng cơ bản nói riêng. Chương II: Thực trạng công tác mua sắm vật tư tại Công ty Cổ phần Công trình và Thương mại GTVT. Công ty kinh doanh đa dạng các ngành nghề nhưng trên thực tế công việc thi công các công trình giao thông vẫn là chủ yếu có xảy ra các hợp đồng thương mại nhưng rất ít nhưng vẫn được chia thành 2 mảng công việc khác nhau đứng đầu là 2 Phó tổng giám đốc. Vì lựa chọn đề tài hoàn thiện công tác mua sắm vật tư nên em không nói đến phần thương mại. Công ty đã xây dựng mô hình chung cho mảng thi công công trình giao thông như sau : Sau khi trúng thầu thi công Công trình có Hợp đồng thi công xây dựng ký giữa Chủ đầu tư (các Ban quản lý hoặc đại diện các tổ chức, cá nhân) kèm theo đó là bảng tổng hợp khối lượng và đơn giá trúng thầu. Phòng kế hoạch lấy đó làm căn cứ để lập dự toán chi tiết lên kế hoạch tổng thể cho từng loại vật liệu cần sử dụng theo từng giai đoạn thi công của Công trình. Ví dụ : Công trình Xây dựng cơ sở hạ tầng khu hành chính UBND tỉnh Hậu Giang. Bảng tổng khối lượng vật tư TT Tên vật liệu Đơn vị Khối lượng Đơn giá 1 Đá 4x6 M3 4.000 245.000 2 Đá 1x2 M3 2.000 280.000 3 Cấp phối đá dăm loại 1 M3 11.600 265.000 4 Cấp phối đá dăm loại 2 M3 18.890 265.000 5 Cát vàng M3 6.500 100.000 6 Cát đen M3 33.500 62.000 7 Nhựa đường Kg 56.000 10.100 8 Xi măng kg 2.650.000 1.400 9 Thép D>10 Kg 29.800 17.400 10 Thép D<10 kg 5.400 17.600 11 Thép tấm, thép hình Kg 13.900 17.400 12 Ván khuôn thép kg 9.890 40.000 13 Dây thép buộc Kg 726 16.000 14 Que hàn kg 480 9.091 15 Gỗ ván khuôn M3 75 3.636.364 16 Vải địa kỹ thuật M2 143.500 10.300 17 Cây chống Cây 5.320 14.286 18 Cọc cừ tràm M 327.850 2.500 19 Dầu hoả Kg 22.340 14.524 20 Gạch M2 36.900 81.000 21 Vôi cục Kg 343 1.500.000 22 Dây Kg 3.200 1.400.000 23 ông PVC M 445 1.205.000 24 Trắc lún Bộ 99 945.000 25 ống cống 1200 NĐ M 221 810.000 26 ống cống 1200 VH M 332 655.000 27 ống cống 1000 NĐ M 38 535.000 28 ống cống 1000 VH M 506 392.000 29 ống cống 800 NĐ M 280 400 30 ống cống 800 VH M 888 2.000 31 ống cống 600 NĐ M 1.110 120.000 32 ống cống 600 VH M 5.420 250.000 Đồng thời với phòng kế hoạch phòng vật tư thiết bị phối hợp với Ban lãnh đạo Công ty tìm kiếm đối tác để ký hợp đồng mua bán nguyên vật liệu phục vụ cho thi công Công trình. Tập hợp lực lượng về người (các kỹ thuật, chỉ huy thi công) đến tại địa điểm thi công. Chuẩn bị nơi ăn nghỉ, liên hệ lao động địa phương để thực hiện những công việc mang tính kỹ thuật không cao. Chuẩn bị mặt bằng thuận lợi và bố trí kho bãi sao cho hợp lý để khi thi công tránh tình trạng gián đoạn do cản trở của kho bãi. Sau khi ổn định được mặt bằng, nhân sự, công tác ký kết hợp đồng mua vật tư đã hoàn thiện sẽ có các nghiệp vụ nhập xuất nguyên vật liệu diễn ra tại địa điểm thi công (kho bãi chính là công trường nơi thi công Công trình). Công ty áp dụng hình thức giao khoán gọn toàn bộ phần việc thi công các công trình cho các xí nghiệp, các đội thi công bằng một hợp đồng uỷ quyền và người nhận uỷ quyền chịu mọi trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động của hợp đồng thi công thi công công trình dưới góc độ kỹ thuật. Công ty vẫn là người giám sát công việc thi công và hạch toán chứng từ kế toán. I.Khái niệm, đặc điểm, vai trò của vật tư. 1. Khái niệm vật tư Nguyên vật liệu (vật tư) là đối tượng lao động, một trong ba yếu tố cơ bản của sản xuất và là cơ sở vật chất để hình thành nên sản phẩm. Trong mỗi doanh nghiệp nguyên vật liệu là tài sản thuộc nhóm tài sản lưu động vì chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ lệ rất lớn trong tổng giá thành sản phẩm. 2. Đặc điểm vật tư Xét về mặt hiện vật thì nguyên vật liệu (vật tư) chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất (tức là một vòng quay của sản phẩm) dưới tác động của lao động nguyên vật liệu bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất mới – hình thái của sản phẩm. Xét về mặt giá trị thì nguyên vật liệu là nguồn vốn kinh doanh mà khi tham gia vào hoạt động sản xuất thì giá trị nguyên vật liệu chuyển dịch dần vào chi phí sản xuất để cấu thành nên sản phẩm. 3. Vai trò của vật tư Nguyên vật liệu (vật tư) đóng vai trò rất lớn trong quá trình sản xuất. Vì nó là một trong ba yếu tố cơ bản cấu thành nên thực thể của sản phẩm. Mà trong ngành xây dựng cơ bản thì vật liệu là không thể thiếu và chi phí nguyên vật liệu ảnh hưởng lớn đến giá trị sản phẩm. Do vậy có thể nói vật liệu là yếu tố quan trọng trong việc hình thành nên sản phẩm trong ngành xây dựng. II. Thực trạng hoạt động mua sắm vật tư Nghiên cứu thị trường vật tư. Do uy tín của Công ty trên thị trường nên Công ty đã thiết lập được mối quan hệ cung ứng khá chặt chẽ với một số nhà cung ứng trong và ngoài nước. Đây là những Công ty có thể đáp ứng vật tư phù hợp và luôn kịp thời với những yêu cầu về chất lượng cũng như giá cả và các điều kiện khác từ phía Công ty. Tuy nhiên, hiện nay, thị trường có vô số người bán. Vì vậy để tiến hành hoạt động mua vật tư được hiệu quả Công ty thường xuyên phải nghiên cứu thị trường, tìm hiểu lưọng mua vật tư và các nhà cung cấp trên thị trường để lựa chọn nhà cung ứng vật tư phù hợp nhất với nhu cầu mua vật tư của Công ty. 1.1 Nội dung nghiên cứu. Công tác nghiên cứu thị trường thuộc nhiệm vụ của phòng kinh doanh. Phòng kinh doanh ngoài việc ký kết các hợp đồng thương mại còn có một bộ phận chuyên nghiên cứu thị trường các nhà cung ứng vật tư nội không những phục vụ cho hoạt động thương mại mà còn nghiên cứu một số nội dung cơ bản sau : + Khối lượng các nhà cung ứng trên thị trường về mặt hàng cụ thể. + Lượng mua trên thị trường. + Giá cả vật tư của các nhà cung ứng. + Chất lượng vật tư của các nhà cung ứng. + Khả năng cung ứng của các nhà cung cấp. Ví dụ ._.