Hoàn thiện công tác lập & thực hiện kế hoạch tác nghiệp tại Công ty in Hàng Không

ách chia nhỏ mục tiêu cho từng bộ phận, theo từng khoảng thời gian ngắn. Kế hoạch tác nghiệp là một công cụ chủ yếu để bộ máy đều độ triển khai thực hiện có hiệu quả công việc để đạt được mục tiêu chung của Công ty, đồng thời là cơ sở để đánh giá, khen thưởng thành tích của từng bộ phận. Qua quá trình khảo sát tổng hợp tại Công ty In Hàng không, em nhận thấy có đặc điểm nổi bật là: Tính chất của đơn đặt hàng cho dịch vụ in là rất phong phú: lớn có thể rất lớn, nhiều kỳ cũng có thể ít và chỉ thực hiện 1 lần; nội dung in phong phú với các yêu cầu về chất lượng bản in rất cao; thời gian để hoàn thành một đơn hàng thường gấp, diễn ra nhanh; một lỗi sai nhỏ trong một khâu thao tác cụ thể cũng có thể dẫn đến việc huỷ bỏ toàn bộ đơn hàng... Với những tính chất đó, đòi hỏi công tác kiểm soát chất lượng và lập kế hoạch tác nghiệp và điều độ sản xuất đòi hỏi phải rất khoa học, hiệu quả. Xuất phát từ lý do đó, em lựa chọn đối tượng nghiên cứu trong chuyên đề thực tập này là: Hoàn thiện công tác lập và thực hiện kế hoạch tác nghiệp tại Công ty in Hàng không. Trong chuyên đề này, do tính chất của đối tượng nghiên cứu là công tác lập và thực hiện kế hoạch tác nghiệp nên phương pháp nghiên cứu được áp dụng chủ yếu là phương pháp quan sát tìm hiểu diễn biến thực tế tại doanh nghiệp và phương pháp so sánh để xác định được tính hợp lý của các kết quả và nội dung nghiên cứu. Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung chuyên đề gồm ba phần chính: Phần I : Tổng quan về Công ty In Hàng không. Phần II: Thực trạng công tác lập và thực hiện kế hoạch tác nghiệp của Công ty. Phần III: Một số biện pháp hoàn thiện công tác lập và thực hiện kế hoạch tác nghiệp của Công ty Mục lục: Phần I: Tổng quan về Công ty in Hàng không Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty Công ty In hàng không tiền thân là Xưởng In Hàng không được thành lập ngày 01 tháng 04 năm 1985 theo Quyết định số 250/QĐ/TCHK của Tổng cục trưởng Tổng cục hàng không dân dụng Việt Nam. Ngày 14 tháng 9 năm 1994, Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải ký Quyết định 1481/QĐ/TCCB-LĐ thành lập Doanh nghiệp nhà nước thuộc Tổng Công ty Hàng không Việt Nam. Tên doanh nghiệp: Công ty In Hàng không Tên tiếng Anh: Aviation Printing Company Tên viết tắt: IHK Địa chỉ: Sân bay Gia Lâm-Hà Nội Tel: (84-4) 8272851-8272008 Fax: (84-4) 8721026 E-mail: ihk@netnam. vn Website: ihkvn. com Chi nhánh phía nam: 126 Hồng Hà-Phường 2-Quận Tân Bình-TP Hồ Chí Minh Tel: (84-8) 845814-8486604 Fax: (84-8) 8486604 Trên cơ sở tiếp nhận xưởng in typo của Binh đoàn 678 Bộ Quốc phòng và số cán bộ quản lý của ngành Hàng không. Quân số ban đầu gồm 15 cán bộ, công nhân viên, tài sản có 02 máy in typo 14 trang và 08 trang. Để đáp ứng được nhu cầu của ngành Hàng không dân dụng, các chứng từ ấn phẩm ban đầu của ngành phải đạt yêu tiêu chuẩn quốc tế. Năm 1994, Công ty được cục Hàng không dân dụng Việt Nam quyết định đầu tư thêm thiết bị đổi mới công nghệ in Typo thay bằng công nghệ in Offset, nâng công suất từ 30 triệu trang in một năm lên 150 triệu trang in một năm và đã in được các chứng từ cao cấp của ngành Hàng không. Cùng với sự hội nhập của nền kinh tế thế giới, mỗi doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì cần phải nắm bắt được xu thế thay đổi, tìm ra những nhân tố then chốt đảm bảo sự thành công trên thương trường. Để đáp ứng nhu cầu đa dạng của thị trường trong lĩnh vực in và bắt kịp xu hướng phát triển của các Tổng Công ty lớn, Hội đồng quản trị Tổng Công ty Hàng không quyết định chính thức thành lập Công ty In Hàng không là một doanh nghiệp nhà nước thuộc Tổng Công ty Hàng không, thực hiện hạch toán độc lập, có tài khoản riêng có con dấu riêng, tự chịu trách nhiệm toàn bộ các hoạt động kinh doanh trong phạm vi số vốn nhà nước giao, đồng thời thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với nhà nước. Sau 19 năm xây dựng, Công ty đã trưởng thành và phát triển cả về quy mô và công nghệ: Cơ sở hạ tầng nhà xưởng cùng các công trình phụ trợ được xây dựng đảm bảo phục vụ sản xuất; Nguồn nhân lực được tăng cường cả về số lượng và chất lượng với trên 250 cán bộ, công nhân viên trình độ bao gồm: đại học, sau đại học, công nhân có tay nghề được đào tạo, có khả năng tiếp cận công nghệ in tiên tiến; Thiết bị công nghệ được đầu tư, đổi mới với dây chuyền in Offset của Đức, dây chuyền in Flexo hiện đại của Mỹ, và một dây chuyền sản xuất khăn giấy thơm của Đài Loan. Công ty có khả năng in gia công và cung cấp các dịch vụ, sản phẩm in, giấy cho các doanh nghiệp trong và ngoài ngành Hàng không. Ngành nghề sản xuất- kinh doanh: In vé máy bay, thẻ hành lý, thẻ lên máy bay, đáp ứng hệ kiểm tra DCS và vé vé qua cầu có nghép băng từ của ngành giao thông; In chứng từ hoá đơn tài chính, sách, báo tạp chí, catalogue và các ấn phẩm khác; Sản xuất khăn giấy thơm với 02 huy chương vàng hội chợ thương mại toàn quốc, cung cầp ổn định cho ngành Hàng không và thị trường các tỉnh phía Bắc; Kinh doanh vật tư thiết bị ngành in, được phép trực tiếp xuất nhập khẩu; Liên kết, sản xuất kinh doanh các loại sản phẩm in từ dây truyền Flexo cho các loại túi ni lon,... Là doanh nghiệp sản xuất kinh doanh độc lập với sự đầu tư đúng hướng có hiệu quả và sự phấn đấu không ngừng của tập thể cán bộ công nhân viên, Công ty đã phát triển ổn định doanh thu hàng năm tăng từ 10 - 15%, đã khẳng định vị trí và tham gia cạnh tranh bình đẳng với các doanh nghiệp cùng lĩnh vực. Với các kết quả sản xuất kinh doanh, Công ty đã được Nhà nước, Ngành chủ quản tặng thưởng Huân chương lao động hạng 3 cùng nhiều bằng khen cho tập thể cá nhân. Những đặc điểm kinh tế kỹ thuật có ảnh hưởng đến công tác lập và thực hiện kế hoạch tác nghiệp của Công ty. Cơ cấu tổ chức Giám đốc Phòng tổ chức hành chính Phòng kế hoạch sản xuất Phòng QM Phòng tài chính kế toán Phòng kinh doanh Chi nhánh phía nam Phó Giám đốc Phân xưởng sản xuất giấy Phân xưởng in flexo Phân xưởng sách Phân xưởng in offset Phân xưởng chế bản 1. 1. Sơ đồ tổ chức Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến tham mưu. Mô hình bộ máy gọn nhẹ, quản lý theo chế độ một thủ trưởng phù hợp với quy mô vừa của Công ty. Bộ máy quản trị của Công ty chia làm 3 cấp quản trị: Đứng đầu Công ty là Giám đốc người có quyền lãnh đạo cao nhất chịu trách nhiệm với nhà nước cũng như tập thể cán bộ công nhân viên về hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty; trưởng các phòng ban hỗ trợ Giám đốc và tổ chức, chuyền đạt, điều hành thực hiện các công việc sản xuất kinh doanh của Công ty; tổ trưởng các phân xưởng tổ chức sản xuất và quản lý chung phân xưởng của mình đồng thời liên hệ với các bộ phận phòng ban khác. 1. 2. Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận Ban lãnh đạo: Giám đốc, Phó Giám đốc Ban lãnh đạo Công ty gồm 2 thành viên là Giám đốc và Phó Giám đốc được bổ nhiệm bởi Tổng Công ty Hàng không. Chịu trách nhiệm quản lý điều hành nguồn lực đảm bảo phát triển toàn Công ty, bảo toàn và phát triển vốn nhà nước giao; quản lý điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh sử dụng và phát triển các trang thiết bị công nghiệp nhằm đảm bảo thoả mãn các yêu cầu của khách hàng trong và ngoài ngành Hàng không; quan hệ đối ngoại đối với các cấp ngành và các cơ quan chính quyền địa phương; báo cáo thường niên các hoạt động, kết quả kinh doanh với Tổng Công ty. Phòng kế hoạch Trong tương quan giữa các phòng chức năng trong Công ty, phòng Kế hoạch đóng vai trò tích cực hơn, thực hiện việc điều phối hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, thay mặt Ban lãnh đạo Công ty điều phối hoạt động sản xuất của các phân xưởng, tổ sản xuất. Hầu hết các hoạt động sản xuất, kinh doanh đều có sự tham gia của Phòng Kế hoạch. Đây là một điểm có tính tương đối đặc thù của Công ty trong cơ cấu tổ chức và hoạt động. Phòng kế hoạch được Giám đốc uỷ quyền tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, nắm bắt mọi yêu cầu đề xuất của khách hàng (theo đơn đặt hàng) và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về mọi thủ tục in ấn đúng quy định của pháp luật hiện hành; xây dựng giá thành và đàm phán với khách hàng về giá và thời hạn hoàn thành, đề ra phương án thực hiện công việc trình Giám đốc phê duyệt, lập kế hoạch sản suất của từng tuần, tháng theo kế hoạch đặt hàng, đảm bảo phù hợp với năng lực thực tế của Công ty; phối kết hợp với các phòng ban khác để thực hiện sản xuất kinh doanh như: phòng tổ chức để cân đối nhân lực, thông báo thông tin về quy cách chủng loại vật tư thiết bị cho phòng kinh doanh, thông báo cho phòng tài chính để cân đối doanh thu và chi phí; giám sát đôn đốc các phân xưởng thực hiện công việc; tổng hợp các số liệu, thông tin, kinh nghiệm và đồng thời đưa ra kế hoạch ngắn hạn và dài hạn của Công ty; chủ động quản lý điều hành ra các quyết định giải quyết các khó khăn trong quá trình sản xuất kinh doanh. Bộ phận cơ điện trực thộc phòng kế hoạch có nhiệm vụ kết hợp cùng các phân xưởng theo dõi, duy trì chế độ bảo hành, bảo dưỡng các thiết bị và hệ thống điện của toàn Công ty để duy trì sản xuất ổn định. Tiến hành khắc phục sửa chữa khi có sự cố sảy ra. Có trách nhiệm đề xuất với Giám đốc về những dự án sửa chữa lớn. Có nhiệm vụ tham mưu cho Giám đốc về các dự án đầu tư trang thiết bị mới. 1. 2. 3. Phòng tổ chức hành chính Phòng tổ chức hành chính có nhiệm vụ tham mưu quản lý và thực hiện công tác tổ chức bộ máy quản lý sắp xếp nhân sự quản lý lao động tiền lương các chế độ của người lao động theo mô hình gọn nhẹ hiệu quả. Kết hợp với bộ phận kế hoạch bộ phận tài chính, bộ phận sản xuất định mức lao động và đơn giá tiền lương; đề xuất thực hiện các phương án đào tạo nâng cao trình độ năng lực của cán bộ nhân viên; quản lý nội quy Công ty, bảo hiểm xã hội, quản lý công văn đi đến, lễ tân, bảo vệ, lái xe, tạp vụ,... 1. 2. 4. Phòng kinh doanh Theo quy định của Công ty, Phòng Kinh doanh có nhiệm vụ tương đối khác so với các Phòng Kinh doanh của các doanh nghiệp khác. Nhiệm vụ chủ yếu của phòng này là chuẩn bị vật tư, thiết bị đầu vào cho quá trình sản xuất của Công ty. Bên cạnh đó, phòng Kinh doanh thực hiện nhiệm vụ bán các sản phẩm khăn giấy thơm, giấy vệ sinh do phân xưởng giấy sản xuất. Phòng kinh doanh còn mới đảm nhận thêm nhiệm vụ kinh doanh các mặt hàng máy móc trang thiết bị ngành in, đã được nhà nước cấp giấy phép kinh doanh trong lĩnh vực này. 1. 2. 5. Phòng kế toán tài chính Tổng hợp, theo dõi và đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty; thực hiện việc lên kế hoạch tài chính tháng, quý, năm đảm bảo cân đối tài chính cho quá trình sản xuất ổn định của Công ty; ghi chép và phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm căn cứ thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước. Kết hợp với phòng kinh doanh, phòng kế hoạch cân đối chi tiêu mua sắm vật tư trang thiết bị các khoản chi phí khác với doanh thu thu được. Theo sát các kết quả kinh doanh của từng bộ phận trong từng thời kỳ báo cáo với lãnh đạo. Phân tích đưa ra những nhận định, đánh giá về tình hình thực hiện kết quả kinh doanh, cố vấn cho lãnh đạo ra các quyết định kinh doanh. 1. 2. 6. Phòng chất lượng (QM) Phòng QM có nhiệm vụ thiết lập, thực hiện duy trì hệ thống quản lý chất lượng và đề xuất các phương pháp nâng cao hiệu lực của hệ thống theo các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001: 2000. Kiểm soát tài liệu của Hệ thống quản lý chất lượng, hồ sơ, quá trình đánh giá nội bộ, quá trình hành động khắc phục, phòng ngừa, và tham gia vào việc kiểm soát quá trình xem xét của lãnh đạo. 1. 2. 7. Các phân xưởng sản xuất Công ty có 5 Phân xưởng, trong đó có 4 phân xưởng sản xuất trực tiếp là Phân xưởng in offset, in flexo, phân xưởng sản xuất giấy, phân xưởng sách. Phân xưởng chế bản là phân xưởng hỗ trợ theo quy trình công nghệ in. Phân xưởng in offset: công nghệ in trên chất liệu giấy thường 1 màu và nhiều màu, nhiệm vụ chủ yếu in các loại sách, báo, tạp chí, các ấn phẩm được in trên chất liệu giấy thường. Phân xưởng in Flexo: công nghệ in trên giấy có tráng và in trên chất liệu ni lông, nhiệm vụ chủ yếu in các loại ấn phẩm như: túi sách, túi nôn, bìa các loại tạp trí, các loại khác ,... Phân xưởng sách: có nhiệm vụ gia công các loại ấn phẩm theo quy trình công nghệ, cắt đóng thành quyển nhập kho thành phẩm. Trong nhiều trường hợp phân xưởng sách có thể nhận gia công cho các đối tác trên địa bàn. Phân xưởng giấy: có nhiệm vụ sản xuất giấy vệ sinh, nhằm tận dụng phế liệu giấy trong quá trình in để sản xuất, cung cấp cho chính khách hàng trong Tổng công ty và các khách hàng khác; Gia công các loại giấy hộp, khăn thơm, phục vụ cho khách bay; Gia công các loại thẻ hành lý;... 1. 2. 8. Chi nhánh phía Nam Công ty có một Chi nhánh trực thuộc tại Miền Nam. Chi nhánh được thành lập từ năm 2000 để thực hiện chiến lược mở rộng thị trường Miền Nam của Công ty. Là đơn vị hạch toán kinh tế nội bộ của Công ty, kết quả kinh doanh của chi nhánh được cộng vào kết quả kinh doanh chung của Công ty. Đặc điểm sản phẩm Sản phẩm chính của Công ty là: dịch vụ in ấn(in trực tiếp theo thiết kế của đơn hàng trên vật tư của Công ty); in gia công các mặt hàng của khách (khách hàng đã có hàng bán thành phẩm cần in cho hoàn thiện sản phẩm của họ); các ấn phẩm như sách, báo, tạp chí,... Bên cạnh đó phân xưởng giấy sản xuất các loại khăn giấy thơm, giấy vệ sinh, gia công khăn ướt; và phòng kinh doanh còn kinh doanh các loại vật tư xuất nhập khẩu các vật tư thiết bị của ngành in. Những đặc điểm sản phẩm có ảnh hưởng đến kế hoạch tác nghiệp: Sản phẩm in thường đa dạng không có tiêu thức nhất định và phụ thuộc vào yêu cầu của khách hàng; Sản phẩm in mang tính kỹ thuật cao chỉ có người hiểu biết cao về công nghệ hiện tại của Công ty mới có thể xem xét quyết định nhận đơn hàng hay không, đặc điểm này cũng quyết định nhiều đến công tác tác nghiệp của Công ty; Hàng in gia công thường in hàng loạt với khối lượnglớn, số lượng nhiều chiếm nhiều không gian của phân xưởng điều này có tác động đến công tác bố trí mặt bằng sản xuất cho phù hợp với mặt bằng hiện có của Công ty, và số lượng thao tác trong một công việc; Sản phẩm in đòi hỏi chất lượng cao và chính xác vì in hàng loạt và in với số lượng nhiều, tốc độ in cao nên khâu thiết kế bản in phải chính xác quyết định đến tiến độ thực hiện; Sản phẩm in quảng cáo thường đòi hỏi độ chính xác cao vì lỗi khi in sản phẩm quảng cáo thường gây ảnh hưởng đến uy tín của chính khách hàng đối với khách hàng của họ. Đặc điểm thị trường Là một doanh nghiệp nhà nước thuộc Tổng Công ty Hàng không, kinh doanh trong lĩnh vực in ấn, Công ty có nhiều lợi thế về thị trường rộng lớn có được từ các thành viên khác trong tổng mang lại. Với 19 năm hình thành và phát triển, Công ty đã xây dựng được uy tín với khách hàng trong và ngoài ngành Hàng không. Đến nay, thị trường chính của Công ty là thị trường trong ngành Hàng không với 60% đơn hàng và 40% đơn hàng của khách hàng ngoài ngành. Tuy nhiên, Công ty xác định rằng mảng thị trường ngoài ngành là mảng thị trường tiềm năng của Công ty. Hai mảng thị trường này có những đặc điểm khác nhau và có ảnh hưởng tới công tác lập và thực hiện kế hoạch tác nghiệp. 3. 1. Thị trường trong ngành Hàng không Thị trường này thường rất ổn định, Tổng Công ty giao kế hoạch cung ứng nội bộ xuống cho Công ty. Nhu cầu chính là các tạp chí, thẻ hàng, vé máy bay chứng từ cao cấp sử dụng trong ngành. Các loại giấy thơm, khăn thơm cao cấp, túi nôn, giấy vệ sinh theo kế hoạch của Tổng Công ty và các cơ quan trong ngành Hàng không. Trong đó sản phẩm thường xuyên là tạp chí hàng không 1 tháng/ 1 số với số lượng 5000 cuốn phục vụ trên các chuyến bay. Để phục vụ cho ngành Hàng không và cho các chuyến bay, Công ty còn in tạp chí “thông tin giải trí” phát hành 2 tháng/1 số với số lượng 7000 cuốn. Ngoài ra Công ty còn đảm bảo kịp thời thường xuyên việc in vé máy bay, hoá đơn chứng từ phục phụ vụ cho các sân bay: sân bay Tân Sơn Nhất, sân bay Nội Bài, Đà Nẵng, Huế với số lượng theo kế hoạch của Tổng Công ty phục vụ cho hàng triệu khách trong năm. Ngoài ra Công ty còn in các loại bao bì, màng mỏng, túi nôn, túi xách tay phục vụ cho các chuyến bay,... Tuy nhiên, mảng thị trường này cũng chịu sự ảnh hưởng của xu hướng phát triển chung của Tổng Công ty, các chính sách của Tổng Công ty, diễn biến và các quyết định kinh doanh trong năm của Tổng Công ty... 3. 2. Thị trường ngoài ngành Mảng thị trường này được coi là thị trường tiềm năng và quan trọng phục vụ cho chiến lược mở rộng thị trường tận dụng tối đa năng lực sản suất của Công ty. Tuy nhiên, thị trường này có nhiều yếu tố ảnh hưởng đến công tác tác nghiệp của Công ty: Thị trường này thường biến động khó định lượng trước, bởi phải in theo đơn đặt hàng chính đặc điểm này đã tác động đến khả năng thực hiện kế hoạch tác nghiệp của Công ty; Khách hàng là một tổ chức thường in với số lượng lớn, nhiều đợt và thời gian yêu cầu nhanh (đặc biệt là các in ấn cho các chương trình quảng cáo, xúc tiến bán hàng của các công ty, tổ chức), chịu chi phối bởi đối thủ cạnh tranh trong cùng lĩnh vực in ấn; Thị trường này, in như là một công đoạn gia công trong quá trình sản xuất sản phẩm của khách hàng, do vậy cả số lượng và đơn hàng đều phụ thuộc vào tình hình sản xuất kinh doanh chung của khách hàng; Nội dung in phong phú, hay thay đổi theo yêu cầu kinh doanh của khách hàng, yêu cầu về tính chính xác của nội dung in, chất lượng in cao. Đặc điểm công nghệ, máy móc thiết bị 4. 1. Đặc điểm công nghệ Đặc điểm quy trình công nghệ có ảnh hưởng lớn đến công tác lập và thực hiện kế hoạch tác nghiệp: Quy trình công nghệ được tách riêng giữa công nghệ sản xuất gia công giấy với quy trình in; quy trình in được chia làm hai công đoạn: công đoạn in và công đoạn gia công hoàn thiện sản phẩm in. Hiện nay Công ty có hai công nghệ in là: công nghệ in Offset in trên chất liệu giấy thường gồm loại một màu, hai màu, bốn màu và công nghệ in Flexo in trên chất liệu dạng màng mỏng dẻo có độ đàn hồi như ni lông, các loại giấy có tráng bóng trên mặt. Mỗi loại đơn hàng khác nhau thì các công đoạn in khác nhau tuỳ thuộc vào độ phức tạp của yêu cầu trong trong đơn hàng. Tuy nhiên đều phải tuân theo sơ đồ quy trình công nghệ in như sau: Bình bản Chế bản Lập market (Film) Tài liệu gốc(mẫu) Tách màu điện tử Thành phẩm in Gia công Tài liệu gốc: là các bản mẫu, bản thảo, bản đánh máy, tranh ảnh, film,... nếu khách hàng đã có film trước đã được sử lý chỉnh lỗi phù hợp với công nghệ thì được chuyển ngay cho bình bản, còn các trường hợp chưa có film phải lập market và tách màu điện tử sau đó chuyển cả tài liệu gốc và film cho bình bản. Market: là một tấm mica mỏng (dạng film) trên đó thể hiện nội dung in, độ đậm nhạt sáng tối của bản in. Tách màu điện tử: Đối với những bản in có nhiều màu như tranh ảnh mỹ thuật, chữ màu phải được đem chụp tách màu điện tử, mỗi màu phải được chụp ra một bản riêng thành 4 màu chủ yếu là xanh, đen, đỏ, vàng. Bình bản: trên cơ sở Market và film tách màu điện tử Bình bản sẽ bố trí tất cả các loại chữ, hình ảnh có cùng màu cho các tấm mica theo từng trang in. Chế bản: trên cơ sở các tấm mica đã được bình bản, chế bản có nhiệm vụ chế bản vào khuôn in nhôm hoặc kẽm sau đó đem phơi bản và sửa bản để in không bị nhoè hoặc lỗi. In: sau khi chế bản cho in thử, khi đã được chấp nhận mới cho in sản lượng Gia công: sau khi in xong sản phẩm in sẽ được cắt xén, đóng quyển, kiểm tra thành phẩm và đóng gói nhập kho thành phẩm. 4. 2. Máy móc thiết bị Trong lĩnh vực in ấn, máy móc thiết bị có nhiều đặc trưng ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh cũng như điều hành tác nghiệp: Vốn đầu tư mua máy (dây chuyền) mới cao; Công nghệ ít biến động, tuổi đời công nghệ dài, thời gian khai thác sử dụng máy móc dài; Diện tích mặt bằng đặt máy không nhiều nhưng máy cồng kềnh chiếm nhiều không gian; Cần không gian rộng để bố trí các sản phẩm in. Bảng 1: Cơ cấu máy móc thiết bị sản xuất hiện có của Công ty: TT Tên thiết bị Nước sản xuất Năm đưa vào sử dụng Phân xưởng quản lý Giá trị còn lại (1000đ) 1 Máy in offset Đức 1993 Offset 0 2 Máy in offset 2màu Đức 1993 Offset 0 3 Máy in MOE Đức 1990 Offset 0 4 Máy in GTO Đức 1995 Offset 819. 944 5 Máy in Hamađa Trung Quốc 2001 Offset 222. 645 6 Máy in Massa Pháp 1975 Offset 0 7 Máy phơi sản xuất Đức 1990 Phơi Bản 0 8 Máy phơi polýgra Đức 1995 Phơi Bản 101. 014 9 Máy dao Pháp Pháp 1992 Sách 145. 357 10 Máy dao TQ Trung Quốc 1989 Sách 0 11 Máy vào bìa Hàn Quốc 1994 Sách 171. 418 12 Máy ép sách Trung Quốc 1999 Sách 6. 500 13 Máy đóng thép Đài Loan 1968 Sách 0 14 Máy đóng thép Trung Quốc 1993 Sách N/A 15 Máy vào khăn thơm Đài Loan 1995 Giấy 810. 912 16 Máy xeo giấy Việt Nam 1992 Giấy N/A 17 Máy cuốn lõi giấy Việt Nam 2000 Giấy 3. 925 18 Máy cắt giấy Việt Nam 1992 Giấy 0 19 Máy in Flexo Đài Loan 1990 Flexo N/A 20 Máy in Flexo4150 Hoa Kỳ 2000 Flexo 13. 523. 790 21 Máy chia cuộn Đài Loan 2000 Flexo 419. 132 22 Máy nén khí 300 Hoa Kỳ 2000 Flexo 8. 000 23 Máy nén khí 200 Italia 1997 Flexo N/A 24 Máy nén khí 100 Italia 1999 Flexo 4. 800 25 Máy in dập ` Hàn Quốc 1997 Flexo N/A 26 Máy phơi bản Italia 2000 Flexo 40. 411 27 Máy cắt dán Việt Nam 1993 Flexo 0 Qua bảng máy móc thiết bị trên ta thấy nhiều máy đã khấu hao hết nhưng vẫn còn khai thác, hầu hết những máy này đã cổ, công suất thấp. Trong những năm ngần đây, Công ty đã đầu tư nhiều máy mới nhưng việc thay thế chưa được đồng bộ vì vốn đầu tư vào máy móc thiết bị lớn, chưa có khả năng đầu tư đồng loạt. Máy móc thiết bị là phương tiện để sản xuất, là điều kiện để tăng năng xuất, chất lượng sản phẩm, đảm bảo kịp tiến độ sản xuất,... Do vậy, Công ty phải nghiên cứu kỹ trước khi đầu tư. Kế hoạch bảo dưỡng phải được thực hiện một cách chu đáo nhằm bảo đảm chất lượng máy móc, nhằm bảo đảm công tác lập và thực hiện kế hoạch tác nghiệp chính xác kịp tiến độ sản xuất đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Trong cơ cấu tài sản cố định của Công ty, phần tài sản của bộ phận chế bản, khối văn phòng như máy tính, máy điều hoà, các trang thiết bị khác cũng chiếm một tỷ trọng tài sản đáng kể. (Xem thêm Bảng kê khai tài sản cố định tại Phụ lục 2) Đặc điểm về nhân lực Do kinh doanh trong lĩnh vực in ấn nên lao động của Công ty có nhiều nét khác biệt so với các doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực khác. Số lượng lao động phụ thuộc vào công nghệ và quy trình công nghệ in. Số lượng lao động cần nhiều ở các giai đoạn đầu và cuối của quy trình công nghệ, ví dụ như: một đơn hàng đến bộ phận chế bản cần thiết kế nhanh giao cho bộ phận in, ở đây lao động không nhiều nhưng phải rất hiểu về đặc điểm kỹ thuật của sản phẩm in và biết sử dụng tốt máy vi tính và sử lý tốt các nghiệp vụ kỹ thuật; khi in không đòi hỏi nhiều công nhân, thường chỉ có công nhân đứng máy, phụ máy và người phụ việc giúp vận chuyển vật tư, hàng gia công, công nhân ở đây thường là công nhân kỹ thuật. Giai đoạn sau in lại cần nhiều công nhân để gia công hoàn thiện sản phẩm, ở đây không đòi hỏi phải có công nhân kỹ thuật cao, thông thường là những công nhân thuê theo hợp đồng ngắn hoặc thời vụ. Bảng 2: Cơ cấu lao động và tình hình sử dụng lao động của Công ty Phân loại lao động 2000 2001 2002 Số lượng (người) Tỷ trọng (%) Số lượng (người) Tỷ trọng (%) Số lượng (người) Tỷ trọng (%) 1. Lao động quản lý, lãnh đạo chuyên môn nghiệp vụ, thừa hành, phục vụ hành chính. 41 18, 0 42 17, 9 45 16, 3 Trong đó: - Biên chế 3 1, 3 3 1, 3 3 1, 1 - HĐLĐ không xác định thời hạn 22 9, 6 23 9, 8 23 8, 3 - HĐLĐ có thời hạn xác định 15 6, 5 16 6, 8 19 6, 9 - HĐLĐ khoán, mùa, vụ... 0 0, 0 0 0, 0 0 0, 0 2. Lao động trực tiếp sx, kd, dv 188 82, 1 193 82, 1 218 79, 0 Trong đó: - HĐLĐ không xác định thời hạn 13 5, 7 13 5, 5 13 4, 7 - HĐLĐ có thời hạn xác định 110 48, 0 115 48, 9 144 52, 2 - HĐLĐ khoán mùa vụ 65 28, 4 65 27, 6 65 23, 5 Tổng số: 229 100 235 100 276 100 Qua bảng phân tích trên thấy, lực lượng lao động trực tiếp chiếm tỷ trọng lớn của Công ty. Số lượng lao động trực tiếp tăng nhanh, tuy nhiên cơ cấu lao động lại có xu hướng thay đổi. (Xem Bảng tổng hợp số lượng chất lượng lao động của Công ty, Phụ lục 3) Đặc điểm về nguyên vật liệu Sản phẩm của Công ty rất đa dạng, sản xuất theo đơn đặt hàng, yêu cầu của các đơn hàng thường khác nhau. Hơn nữa, là sản phẩm của ngành in bên cạnh yêu cầu về chất lượng giấy tốt, mực tốt sản phẩm còn phải đáp ứng cả yều cầu về thẩm mỹ. Chính vì vậy công tác mua sắm vật tư và quản lý vật tư có nhiều ảnh hưởng đến tổ chức lập và thực hiện kế hoạch tác nghiệp, tiến độ sản xuất và chất lượng sản phẩm. Vật tư của Công ty bao gồm: các loại giấy in, các loại mực in, các loại kẽm, hồ, keo dán, băng dính dầu mỡ... Mực in: các loại mực của Nhật như Neuchampion Apex là các loại mực tốt thường dùng cho in Offset chất lượng cao, dùng để in những sản phẩm cao cấp như mỹ thuật, tạo màu sắc, rõ nét, nhanh khô, có độ liên kết tốt. Công ty còn sử dụng các loại mực in của Singapor, Mỹ. Các loại mực trên Công ty thường phải mua qua trung gian, các Công ty xuất nhập khẩu trong nước. Mực in đóng vai trò quan trọng tạo lên sản phẩm, là loại vật tư đắt tiền và khó quản lý bảo quản. Tuy nhiên, chi phí của mực in thường chỉ chiếm 3% giá thành sản phẩm. Giấy in: Giấy được coi là vật tư quan trọng nhất có ảnh hưởng lớn đến công tác thực hiện kế hoạch tác nghiệp của Công ty. Chi phí của giấy chiếm tỷ lệ cao trong giá thành sản phẩm. Công ty sử dụng rất nhiều loại giấy in khác nhau để phù hợp với nhu cầu của khách hàng, và phù hợp với yêu cầu của công nghệ, như: in flexo in trên chất liệu giấy có tráng, màng mỏng, gia công túi nôn, túi sách,... ; in offset in trên giấy không tráng không có chất dẻo; bìa cát tông được in lưới;... Giá cả của các loại giấy thường không ổn định, Công ty thường phải mua từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn chủ yếu là các Công ty nhập khẩu tại địa phương (Gia Lâm, Hà Nội) xong nguồn giấy này thường được các công ty nhập từ các nước như: Canađa, úc, Đài Loan, Indonesia. Ngoài ra các loại vật tư khác như: kẽm, hồ, keo dán, chỉ... hầu hết được mua ở trong nước. Công ty quản lý vật tư theo phương pháp mua-cấp theo lệnh đơn hàng có dự trữ, tức là khi có đơn hàng và yêu cầu của Phòng kế hoạch, Phòng kinh doanh xem xét và mua và cung cấp cho sản xuất. Đặc điểm này cũng ảnh hưởng nhiều đến công tác lập và thực hiện kế hoạch tác nghiệp của Công ty. Đặc điểm tài chính Công ty in Hàng không là doanh nghiệp nhà nước, thuộc Tổng Công ty Hàng không Việt Nam, hạch toán kinh tế độc lập, tự chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động kinh doanh trong phạm vi nhà nước giao. Tuy nhiên, nguồn vốn ngân sách nhà nước cấp cho doanh nghiệp rất nhỏ, 250 triệu VND. Gần như toàn bộ nguồn vốn chủ sở hữu hiện nay của doanh nghiệp là vốn tự tích luỹ. Trong cơ cấu nguồn vốn, Công ty đã chủ động và linh hoạt huy động các nguồn vốn có thể để đảm bảo nguồn vốn kinh doanh (vay ngắn hạn cho dự trữ nguyên vật liệu, vay dài hạn cho đầu tư dây chuyền, công nghệ mới). Công ty đã vận dụng chính sách mắc nợ có hiệu quả phù hợp tình hiện tại của Công ty, vốn chủ sở hữu của chiếm 35% vốn vay chiếm 65% tổng vốn. Với cơ cấu nguồn vốn như những năm 2000, 2001và 2002 đã đáp ứng đủ và kịp thời, hiệu quả nhu cầu vốn cho hoạt động kinh doanh của Công ty trong các năm đó. Cơ cấu này có xu hướng được tiếp tục duy trì trong một số năm tiếp theo. Hàng năm Công ty đều lập kế hoạch đầu tư và nguồn vốn phù hợp với chiến lược phát triển của Công ty. Quá trình thực hiện đầu tư tương đối sát so với kế hoạch. Vì vậy, trong các năm vừa qua, tình hình tài chính của Công ty khá ổn định, không xảy ra sự mất cân đối ngoài dự tính nào. Xem bảng số liệu minh hoạ. Bảng 3: Cơ cấu nguồn vốn qua các năm: Nguồn vốn Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002 Số tiền (triệu đồng) Tỷ trọng (%) Số tiền (triệu đồng) Tỷ trọng (%) Số tiền (triệu đồng) Tỷ trọng (%) Vốn vay 14.801 64, 91 15.719 65, 37 16.638 63, 64 Vốn chủ SH 7.999 35, 09 8.326 34, 63 9.504 36, 36 Tổng vốn 22.800 100 24.045 100 26.142 100 Bảng 4: Cơ cấu tài sản qua các năm Tài sản 1999 2000 2001 A. Tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn 6.699.634.985 18.198.748.198 20.173.419.255 I. Tiền 1.255.648.514 496.351.413 854.972.553 1. Tiền mặt tại quỹ 659.165.717 88.427.796 75.057.343 2. Tiền gửi ngân hàng 596.482.797 407.923.617 779.915.210 III. Các khoản phải thu 2.950.184.502 14.980.057.863 15.351.118.991 1. Phải thu của khách hàng 1.515.951.648 2.270.470.545 2.356.302.213 2. Trả trước cho người bán 1.395.197.529 12.662.101.986 12.910.075.777 3. Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ 6.153.438 14.603.445 1.200.397 5. Các khoản phải thu khác 32.881.887 32.881.887 83.540.604 IV. Hàng tồn kho 2.451.367.900 2.680.627.215 3.847.914.604 2. Nguyên liệu, vật liệu tồn kho 2.332.344.380 2.496.406.993 3.551.355.884 3. Công cụ, dụng cụ trong kho 19.173.520 22.782.727 4. Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang 98.500.000 183.175.222 296.558.720 6. Hàng hoá tồn kho 1.350.000 1.045.000 V. Tài sản lưu động khác 42.434.069 41.711.707 119.413.107 1. Tạm ứng 19.862.475 33.311.707 97.013.107 2. Chi phí trả trước 8.400.000 8.400.000 8.400.000 3. Chi phí chờ kết chuyển 14.171.594 5. Các khoản thế chấp, ký cược, ký quỹ ngắn hạn 14.000.000 B. Tài sản cố định và đầu tư dài hạn 4.963.138.708 4.554.854.281 3.871.836.250 I. Tài sản cố định 3.511.053.998 4.117.276.853 2.804.289.316 1. TSCĐ hữu hình 3.511.053.998 4.117.276.853 2.804.289.316 - Nguyên giá 11.401.055.551 13.513.778.853 14.317.257.136 - Giá trị hao mòn luỹ kế -7.890.001.553 -9.396.501.327 -11.512.985.820 II. Các khoản đầu tư tài chính dài hạn 100.000.000 100.000.000 100.000.000 1. Đầu tư chứng khoán dài hạn 100.000.000 100.000.000 100.000.000 III. Chi phí xây dựng cơ bản dở dang 1.352.084.710 337.577.428 967.546.934 IV. Các khoản ký quỹ, ký cược dài hạn Tổng cộng tài sản 11.662.773.693 22.753.602.479 24.045.255.505 Qua bảng cơ cấu tài sản qua các năm ta thấy tài sản lưu động chiếm tỷ lệ cao. Do ảnh hưởng của ngành nghề sản xuất kinh doanh nên Công ty luôn dự phòng một khoản tiền mặt và tiền gửi ngân hàng lớn sử dụng cho mua._. sắm nguyên vật liệu kịp thời đáp ứng nhu cầu sản xuất mới cho khách hàng. Các khoản phải thu chiếm tỷ lệ quá lớn thường trên 50%, điều này ảnh hưởng nhiều đến độ linh hoạt trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nguyên nhân chính là do phải trả trước tiền mua sắm nguyên vật liệu cho người bán nhằm đảm bảo nguồn cung ứng kịp thời cho sản xuất. Hàng tồn kho chiếm tỷ lệ khá cao 16, 6% tổng tài sản, trong đó chủ yếu là nguyên vật liệu tồn kho còn thành phẩm tồn kho thường không có, nếu có rất ít chủ yếu là sản phẩm Giấy. Tài sản cố định chiếm tỷ lệ ít khoảng dưới 20%, tỷ trọng này thường giảm dần do tài sản cố định được khấu hao dần, và chưa được đầu tư mới. Qua bảng cơ cấu nguồn vốn và bảng cơ cấu tài sản của Công ty qua các năm như trên ta thấy: Công ty đã kết hợp tốt giữa nguồn vốn vay và vốn chủ sở hữu với việc sử dụng vào cơ cấu tài sản mang lại hiệu quả cao trong sản xuất kinh doanh; Công ty duy trỳ hệ số mắc nợ cao, điều này có được do có lợi thế về doanh nghệp nhà nước và là thành viên trong Tổng Công ty Hàng không; trong vốn vay chủ yếu là vốn vay ngắn hạn Công ty sử dụng cho tài sản lưu động, vốn vay dài hạn Công ty sử dụng cho đầu tư tài sản cố định là chính. Công ty In Hàng không là đơn vị sản xuất kinh doanh hạch toán độc lập. Hoạt động sản xuất của Công ty vừa phải sản xuất theo chỉ tiêu kế hoạch của Tổng Công ty, vừa sản xuất theo đơn đặt hàng của khách hàng. Mặc dù vốn ít, mặt bằng sản xuất hạn chế nhưng với sự lỗ lực của cán bộ công nhân viên trong Công ty, Công ty đã thực hiện đầy đủ mọi chỉ tiêu tài chính của Nhà nước và của ngành Hàng không, bảo toàn và phát triển vốn kinh doanh có lãi, đồng thời thực hiện đầy đủ các khoản nộp ngân sách nhà nước Cơ hội và thách thức của Công ty hiện nay Dù đã có những phát triển đáng kể trong thời gian qua, nhưng trong bối cảnh kinh doanh thay đổi nhanh và ngày càng khắc nghiệt hơn luôn đặt Công ty cũng như các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ in khác trước những cơ hội và thách thức mà doanh nghiệp nào sớm nhận thức được nó, tận dụng những thế mạnh của mình để hoạt động chắc chắn sẽ dành được thành công vượt trội. Với Công ty In Hàng không, có thể kể đến một số điểm mạnh, điểm yếu và các cơ hội, thách thức với Công ty trong thời gian tới như sau: Điểm mạnh: Trước hết, với 19 năm kinh doanh trong lĩnh vực in ấn Công ty đã có uy tín đáng kể trên thị trường về chất lượng dịch vụ in; Công ty rất coi trọng công tác chất lượng sản phẩm và đã nghiên cứu, áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000. Bản thân ban lãnh đạo Công ty rất coi trọng công tác quản lý chất lượng và dành sự quan tâm đáng kể cho việc tiếp thu, cải tiến công tác quản lý nói chung và quản lý chất lượng nói riêng để tăng cường hiệu quả kinh doanh cũng như tạo lợi thế cạnh tranh; Hiện nay Công ty đang sở hữu dây chuyền công nghệ in vào loại hiện đại nhất Việt nam (công nghệ in Flexo có thể in trên các loại chất liệu nilong giấy có tráng màng). Công ty đã đầu tư dây chuyền này từ năm 2001, trước nhiều doanh nghiệp và do đó có nhiều lợi thế hơn về kinh nghiệm trong việc vận hành và cải tiến cho phù hợp với bối cảnh Việt nam; Có kinh nghiệm lâu năm trong ngành in hiện đại trên các chất liệu phong phú, và đã thiết lập được các quan hệ cung ứng ổn định, uy tín, hiểu biết nhiều về thị trường đầu vào, bản thân Công ty còn thực hiện kinh doanh vật liệu, máy móc ngành in nên kinh nghiệm này là đáng kể; Công nhân của Công ty được đào tạo cơ bản, tâm lý lao động ổn định, gắn bó với Công ty, do đó có điều kiện nâng cao năng suất, tay nghề; Điểm yếu: Dù về quy mô Công ty là lớn tương đối so với các doanh nghiệp cùng ngành nhưng do 60% sản lượng đầu ra của Công ty là phục vụ cho nhu cầu trong ngành, còn lại 40% là ngoài ngành nên xét về thực chất, thị phần của công ty ở thị trường ngoài ngành là còn hạn chế; Công ty là đơn vị thành viên của tổng, nhiệm vụ trước hết là đáp ứng cho các yêu cầu của tổng, nên nhiều khi không chủ động để bố trí đủ nguồn lực tham gia cạnh tranh với các doanh nghiệp cùng ngành hoặc tận dụng các cơ hội kinh doanh có được; Việc đầu tư mở rộng hoặc đảm bảo vốn kinh doanh hạn chế trong phạm vi vốn do tổng cấp, vốn tự có của Công ty nhỏ, thủ tục thực hiện đầu tư qua nhiều bước phê duyệt, kiểm soát tốn nhiều thời gian do đó đôi khi không tận dụng được các cơ hội kinh doanh; Xét trong bối cảnh của ngành dịch vụ in, Công ty cũng như các doanh nghiệp in khác đang đứng trước nhiều cơ hội, thách thức, ngoài ra Công ty cũng có những cơ hội và thách thức đặc thù của mình như sau: Cơ hội: 60% đầu ra của Công ty là đáp ứng cho nhu cầu của các đơn vị thành viên Tổng Công ty, do vậy Công ty ban đầu có được sự ổn định hoạt động, tạo cơ sở cho việc mở rộng thị trường ra bên ngoài; Công tác quảng cáo, khuyếch trương của các doanh nghiệp đang ngày càng nhiều và dưới nhiều hình thức khác nhau nhưng nhiều hình thức phải sử dụng đến dịch vụ in, đặc biệt là nhu cầu cho in bao bì, nhãn mác sản phẩm. Nhu cầu về dịch vụ in đang phát triển với tốc độ cao; Trong thời gian tới, khi tham gia AFTA, chi phí nhập khẩu vật liệu in (chủ yếu từ các nguồn ASEAN) sẽ giảm, có cơ hội giảm giá thành, thúc đẩy cầu dịch vụ in ấn cho đời sống, cơ hội này càng có y nghĩa hơn với Công ty vì có được hệ thống các quan hệ tốt với các nhà cung ứng khu vực; Trong xu hướng chung của chương trình cải cách doanh nghiệp nhà nước, Tổng Công ty mong muốn tăng cường tính hiệu quả và tính tự chủ kinh doanh của các đơn vị thành viên, trong đó có Công ty In Hàng Không. Đây là cơ hội cho Công ty chủ động phát triển mạnh mẽ, tự chủ hơn; Thách thức: Đang có nhiều doanh nghiệp in thuộc khu vực tư nhân được đầu tư, công nghệ tiên tiến, đầu tư đồng bộ, do đó sự cạnh tranh sẽ ngày càng gay gắt hơn; Ngành hàng không là ngành dịch vụ chất lượng cao, ngay cả với các sản phẩm phục vụ như in ấn do Công ty cung cấp, đặt Công ty trước áp lực phải không ngừng nâng cao và duy trì chất lượng sản phẩm; Nhu cầu ngoài ngành cũng thay đổi và có nhiều biến động, yêu cầu về chất lượng dịch vụ ngày càng khắt khe hơn; Khi Công ty xác định tham gia sâu hơn vào thị trường (tăng tỷ lệ phục phụ ngoài ngành) áp lực và đòi hỏi sẽ khắt khe hơn, biến động nhiều hơn và do đó đòi hỏi ở Công ty một năng lực kinh doanh lớn hơn. Phần II: Thực trạng công tác lập và thực hiện kế hoạch tác nghiệp của Công ty Thực trạng công tác lập và thực hiện kế hoạch tác nghiệp Công ty áp dụng hệ thống quản lý theo ISO 9001:2000, vì thế, công tác lập và thực hiện kế hoạch tác nghiệp của Công ty khá chuẩn mực và nằm trong thể thống nhất với các hoạt động quản lý khác nhằm đảm bảo chất lượng sản phẩm cuối cùng của Công ty. Trong chuyên đề này, nhằm trình bày rõ được thực trạng công tác lập và thực hiện kế hoạch tác nghiệp của Công ty, tác giả sẽ tập trung làm rõ một số điểm chủ yếu sau: Tổ chức bộ máy ‎lập và thực hiện kế hoạch tác nghiệp của Công ty: sự phân công chức năng, quyền hạn, trách nhiệm và phối hợp giữa các thành viên trong bộ máy này; Các căn cứ và cách thức lập kế hoạch tác nghiệp tại Công ty; Các nội dung cơ bản của kế hoạch tác nghiệp điển hình đang được Công ty áp dụng; Hoạt động thực hiện kế hoạch tác nghiệp (điều độ sản xuất) của Công ty: phương pháp thực hiện, hoạt động theo dõi, phân tích… Bộ máy lập kế hoạch tác nghiệp và điều độ sản xuất của Công ty Phó Giám đốc Phòng kế hoạch Trưởng px Flexo Trưởng px Offset Trưởng chế bản Trưởng px sách Trưởng px giấy 1.1. Sơ đồ bộ máy lập kế hoạch tác nghiệp và điều độ sản xuất: Sơ đồ: 1.2. Phân công chức năng, nhiệm vụ trong bộ máy lập và thực hiện kế hoạch tác nghiệp: Phó Giám đốc: là người thực hiện các nhiệm vụ chỉ đạo, điều hành sản xuất-kinh doanh của toàn Công ty. Phòng kế hoạch: là đầu mối chính trong lập và tổ chức thực hiện kế hoạch tác nghiệp, thể hiện qua việc: Trưởng phòng và Phó Trưởng phòng hỗ trợ Phó Giám đốc trực tiếp lập kế hoạch sản xuất của từng tuần, tháng theo kế hoạch đặt hàng của khách hàng, đảm bảo phù hợp với năng lực hiện có của Công ty; Kết hợp với Phòng Tổ chức để điều hành nhân lực, duy trì sản xuất ổn định; Kết hợp với Phòng kinh doanh: đề xuất nhu cầu vật tư để phục vụ sản xuất, nắm bắt tình hình diễn biến của tất cả các loại vật tư để điều hành sản xuất cho phù hợp; Trực tiếp điều hành công việc ở các bộ phận sản xuất bằng phiếu sản xuất và chịu trách nhiệm đôn đốc tiến độ công việc và kế hoạch giao hàng cho khách; Điều hành tổ cơ điện trong việc theo dõi, bảo dưỡng và xử l‎y các hỏng hóc, trục trặc kỹ thuật đảm bảo trạng thái sản xuất ổn định, liên tục; Tổng hợp các số liệu, thông tin về kế hoạch sản xuất, kỹ thuật, đánh giá và rút kinh nghiệm, xử lý phù hợp, làm căn cứ cho việc lập kế hoạch sản xuất ngắn, dài hạn cho từng bộ phận. Trưởng các phân xưởng: có trách nhiệm tổ chức công tác ghi chép kết quả sản xuất của phân xưởng, tổng hợp và báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch, sản xuất, tình trạng máy móc thiết bị, lao động với Phòng kế hoạch. Kết hợp với Phòng kế hoạch lập kế hoạch tác nghiệp chi tiết cho phân xưởng mình. Phó trưởng các phân xưởng và các tổ trưởng: đóng vai trò như là các nhân viên điều độ sản xuất tại bộ phận của mình, có nhiệm vụ thực hiện các kế hoạch sản xuất, ghi chép và báo cáo sản xuất hàng ngày cho Trưởng phân xưởng. Bên cạnh bộ máy lập và thực hiện kế hoạch tác nghiệp, Công ty đã thiết kế hệ thống các bảng biểu mẫu cũng như quy trình, cách thức ghi chép, luân chuyển thông tin cho việc lập kế hoạch, điều phối sản xuất ghi chép và theo dõi diễn biến sản xuất bao gồm cả kết quả sản xuất, các yếu tố đầu vào, diễn biến sản xuất ở từng cấp, ví dụ như các sổ, mẫu báo cáo Sổ tiếp nhận thông tin: Sổ theo dõi tiến độ thực hiện công việc; Phiếu sản xuất; Sổ theo dõi sản xuất; Báo cáo kết quả sản xuất của các phân xưởng; Sổ giao nhận nội bộ… Các quy trình sản xuất và ghi chép tại từng công đoạn sản xuất, dây chuyền sản xuất Căn cứ và cách thức lập kế hoạch tác nghiệp Kế hoạch tác nghiệp của Công ty được lập theo tháng, theo tuần và chịu ảnh hưởng của 2 nhóm đơn hàng: Đơn hàng cho các kế hoạch cung ứng sản phẩm nội bộ phù hợp với kế hoạch năm do Tổng Công ty giao; Các đơn hàng ngắn hạn theo yêu cầu của khách hàng ngoài ngành và một số thành viên trong Tổng Công ty không nằm trong kế hoạch cung ứng nội bộ; Mỗi loại trên có những căn cứ lập kế hoạch tác nghiệp khác nhau. Với các đơn hàng cho nội bộ: Hàng năm Tổng Công ty có một bản kế hoạch cung ứng sản phẩm nội bộ giao cho Công ty trong đó nêu rõ số lượng sản phẩm từng loại cần cung ứng trong năm cho từng đối tượng/thành viên trong tổng. Công ty sẽ liên hệ với các đơn vị thành viên để nắm rõ hơn lịch trình cụ thể cho các nhu cầu và lên kế hoạch cho các tháng trong năm. Vì vậy kế hoạch tác nghiệp đối với các sản phẩm này là tương đối rõ ràng và ổn định. Tuy nhiên, thực tế cũng có sự điều chỉnh trong năm về số lượng và tiến độ các sản phẩm in như tạp chí còn phụ thuộc cả vào tiến độ cung cấp nội dung in; (Xem thêm Bảng kế hoạch cung ứng sản phẩm nội bộ tại Phụ lục…) Với các đơn hàng khác, do tính chất của các đơn hàng ngắn và khó có thể dự báo trước, do đó, kế hoạch tác nghiệp được lập dựa trên: các hợp đồng đã ký với khách hàng; các hợp đồng dự tính k‎ý được trong tháng do Phòng Kinh doanh và Phòng kế hoạch đưa ra. Khi lên kế hoạch tác nghiệp cho các bộ phận của Công ty, Phòng Kế hoạch đã có xem xét đến các yếu tố sau: Quy trình công nghệ: Quy trình công nghệ của Công ty đã được thể hiện thành từng quy trình sản xuất cho từng phân xưởng, từng bộ phận, trong mỗi phân xưởng, có các công đoạn kỹ thuật khác nhau cũng đã được mô tả. Cán bộ điều độ sản xuất tại Phòng Kế hoạch là những người đã hiểu được đủ các quy trình công nghệ, các đặc tính kỹ thuật đặc trưng của từng loại sản phẩm in cũng như các yêu cầu kỹ thuật của chúng như: thời gian chuẩn bị, thời gian chạy cần thiết, thời gian cho các quá trình biến đổi tự nhiên của chất liệu… và căn cứ vào đó để đưa ra các phân định về thời điểm, thời lượng cụ thể cho các đơn hàng của từng bộ phận. Độ phức tạp của đơn hàng, yêu cầu của đơn hàng về thời gian chất lượng, độ lớn của đơn hàng: Người tiếp nhận đơn hàng sẽ phân loại những đơn hàng và đánh dấu vào những đơn hàng ưu tiên để trưởng phòng kế hoạch phối hợp giữa các đơn hàng cho kịp tiến độ sản xuất chung và đáp ứng được yêu cầu của khách hàng. Ví dụ đơn hàng gấp được làm trước, đơn hàng lớn được ưu tiên, đơn hàng phức tạp được triển khai trước… Năng lực thực tế của Công ty về công suất, khả năng sản xuất: Trưởng kế hoạch dựa vào báo cáo về năng lực công suất máy móc của các phân xưởng, năng lực sản xuất của công nhân, khả năng kỹ thuật của Công ty, cân đối năng lực sản xuất với yêu cầu của đơn hàng mà quyết định nhận đơn hàng hay không. Từ đó xác định nhiệm vụ cho các khâu sản xuất các tổ tương ứng theo khả năng. Tình hình cung ứng vật tư: Xem xét sự biến động của thị trường đầu vào, mức độ tin cậy của nhà cung ứng, lượng tiền mặt hiện có để có thể chủ động trong mua sắm vật tư đảm bảo kịp cung ứng theo đơn hàng. Thực tế, tại Phòng kế hoạch, khi nhận đơn hàng căn cứ vào tiến độ giao giao hàng, về vật tư, về năng xuất máy móc, năng xuất lao động tính toán, tổng hợp chính xác nhiệm vụ của từng khâu, từng tổ sản xuất trong từng thời điểm sản xuất nhằm mục đích đảm bảo tính kế hoạch ngay từ khi nhận lệnh sản xuất đến khi hoàn thành đơn hàng. Dây chuyền sẽ hoạt động liên tục, tuần tự theo kế hoạch các khâu các tổ, mỗi người công nhân nhờ đã nhận được nhiệm vụ cụ thể chính xác, có tính toán chặt chẽ dựa trên cơ sở kế hoạch, vật tư được cung cấp đồng bộ cho sản xuất, về cơ sở định mức và tiến độ sản xuất. Khi nhận được nhiều đơn hàng thì khâu lập kế hoạch tác nghiệp kế hoạch tác nghiệp cũng phải căn cứ vào tiến độ giao hàng và công suất của máy móc thiết bị để chia nhỏ nhiệm vụ cho từng tổ, nhằm đảm bảo trong cùng một thời gian xưởng vẫn vừa có thể thực hiện được đơn hàng khác không làm chậm tiến độ. Bởi ngay khi ký hợp đồng kế hoạch đã ước tính được công suất của dây chuyền để có thể ra lệnh sản xuất một cách chính xác, cũng như khâu tác nghiệp xác định nhiệm vụ cụ thể cho từng khâu, công đoạn, từng tổ trong từng ca từng giờ sản xuất. Nội dung lập kế hoạch tác nghiệp tại Công ty Nội dung lập kế hoạch tác nghiệp của Công ty được thể hiện ở việc chuẩn bị và lập kế hoạch cho 5 yếu tố sau: Lên lịch sản xuất cho từng tổ, xưởng sản xuất theo đơn đặt hàng của khách hàng: thời gian, số lượng, chủng loại, quy cách; Lên kế hoạch mua và dự trù nguyên vật liệu cho hoạt động sản xuất của Công ty; Lên kế hoạch bảo dưỡng máy móc thiết bị; Kế hoạch tài chính ngắn hạn; Kế hoạch bố trí lao động; Kế hoạch bảo hộ lao động, vệ sinh công nghiệp và cho người lao động. 3.1. Lập lịch trình sản xuất, chuẩn bị nguyên vật liệu Lịch sản xuất trong tuần được lập cho từng đơn hàng từng, xưởng sản xuất theo sự sắp xếp của Phòng Kế hoạch. Đồng thời với việc lên lịch sản xuất, Phòng Kế hoạch kiểm tra tình trạng tồn kho nguyên vật liệu, phân tích nhu cầu nguyên vật liệu cần có của các đơn hàng và yêu cầu Phòng Kinh doanh xem xét, mua hàng đưa vào kho trước các thời hạn quy định để đảm bảo cung cấp kịp thời cho các tổ sản xuất. Thứ tự thực hiện các đơn hàng được Phòng Kế hoạch sắp xếp dựa trên độ gấp của đơn hàng kết hợp với các đặc điểm của đơn hàng đó, ví dụ như: mức độ phức tạp của các khâu chuẩn bị chế bản, tách màu, bình bản...hay độ sẵn có của nguyên vật liệu. Với các đơn hàng phải mất nhiều thời gian tách màu, chế bản làm film sẽ phải ưu tiên hơn. Trong một số trường hợp, khi đơn hàng cần các nguyên vật liệu đặc dụng mà Công ty không sẵn có và không thể mua được nhanh chóng, phải chờ nhập khẩu hoặc cung ứng… thì Phòng Kế hoạch sẽ điều chỉnh lại lịch sản xuất đơn hàng đó cho phù hợp với khả năng đáp ứng nguyên vật liệu của thị trường. Công tác lập kế hoạch tác nghiệp về mua sắm nguyên vật liệu được phòng Kinh doanh tiến hành vào đầu tháng trên cơ sở phiếu sản xuất của phòng Kế hoạch gửi sang. Phòng Kinh doanh mua theo kế hoạch dự kiến, do thị trường nguyên vật liệu in khá phong phú, nên khi cần có thể mua ngoài được. Tuy nhiên có một số vật tư trong nước chưa sản xuất được Công ty mua của các công ty nhập khẩu trong địa bàn. 3.2. Kế hoạch bảo dưỡng máy móc, thiết bị Riêng nội dung bảo dưỡng máy móc thiết bị, chuẩn bị công cụ dụng cụ được Công ty lập trước cho cả năm theo đặc tính và yêu cầu kỹ thuật của máy móc. Khi lập lịch trình sản xuất cho từng bộ phận, Phòng Kế hoạch đã phải tham khảo kế hoạch bảo dưỡng này để điều chỉnh cho phù hợp. (Xem Bảng kế hoạch bảo dưỡng máy móc, thiết bị của Công ty tại Phụ lục 4) . Tổ cơ điện thuộc phòng Kế hoạch có nhiệm vụ theo dõi tình trạng máy móc thiết bị, dựa vào yêu cầu kỹ thuật của từng máy trưởng cơ điện lập kế hoạch bảo dưỡng cho từng loại máy. Việc lập kế hoạch bảo dưỡng đòi hỏi phải phù hợp với thời gian sản xuất thường là vào chiều thứ 7 hoặc chủ nhật. Số lượng máy nhiều, mỗi một máy là một khâu sản xuất, việc lập kế hoạch bảo dưỡng tránh được sự ngừng trệ của cả dây truyền sản xuất. Vì phần lớn máy móc thiết bị hiện có đã có thời gian sử dụng tương đối dài nên công tác bảo dưỡng phải được duy trì thường xuyên liên tục xem xét tình trạng máy móc tránh sự hỏng hóc bất thường, ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện đơn hàng. 3.3. Lập kế hoạch tài chính ngắn hạn Hàng năm, Công ty đều có lập kế hoạch tài chính tổng hợp trong đó có đề cập đến các hoạt động đầu tư cũng như cân đối các nguồn vốn lưu động đủ cho hoạt động sản xuất đều đặn của Công ty (Xem Bảng cân đối nhu cầu vốn lưu động, Bảng kế hoạch lưu chuyển tiền tệ tại Phụ lục 5,6). Tuy nhiên kế hoạch tài chính năm này không chi phối nhiều đến hoạt động tác nghiệp mà công tác kế hoạch tài chính ngắn hạn của Công ty chủ yếu được lập trên nguyên tắc cân đối thu chi. Cụ thể là: Phòng Kế hoạch khi đàm phán k‎ý kết hợp đồng với khách hàng sẽ xem xét các yếu tố giá cả và lịch trình thanh toán phù hợp với thực tế sản xuất đơn hàng, tạo thuận lợi cho khách hàng đồng thời đảm bảo được nhu cầu tài chính thực hiện đơn hàng của Công ty như đưa ra các tỷ lệ thanh toán trước phù hợp. Các hợp đồng và lịch thanh toán này được Phòng Kế hoạch chuyển sang Phòng Tài chính – Kế toán để theo dõi và cân đối nguồn vào. Khi Phòng Kế hoạch đưa ra yêu cầu cung ứng vật tư cho Phòng Kinh doanh, phòng này có trách nhiệm kiểm tra tổng nhu cầu cần mua, xác định mức ngân sách và báo cho Phòng Tài chính – Kế toán thực hiện chuẩn bị dựa trên cân đối các đầu vào các hợp đồng. Đối với các đơn hàng cung ứng nội bộ, cũng thực hiện tương tự như các khách hàng ngoài ngành khác, tuy nhiên cân đối có thuận lợi hơn do đã có kế hoạch sản lượng của cả năm. Ví dụ như trong hợp đồng in cho Canon, số lượng 30.000 cuốn, giá trị hợp đồng 330 triệu, yêu cầu ứng trước 40% (tức 132 triệu), Phòng Kế toán dự kiến sử dụng ngay số tiền này thanh toán cho việc mua giấy đợt 1 để thực hiện đơn hàng, dự trữ giấy in loại này trong kho không còn đủ cho thực hiện đơn hàng. 3.4. Sắp xếp và bố trí lao động, nhân lực Hàng năm, Công ty có lập kế hoạch nhân lực cho từng tháng trong năm nhưng dựa trên các kế hoạch mở rộng, đào tạo của Công ty_. Trong quá trình tác nghiệp hàng tháng, tuần, Phòng Kế hoạch căn cứ vào số lượng công việc phải hoàn thành, thời điểm hoàn thành nếu xét thấy phải điều chuyển lao động hoặc tuyển dụng lao động thời vụ sẽ kết hợp với phòng Hành chính xem xét cân đối năng lực lao động hiện có theo định mức lao động của từng bộ phận với lượng công việc họ phải hoàn thành để tuyển dụng, hoặc thuê lao động đáp ứng nhu cầu công việc. 3.5. Kế hoạch bảo hộ, vệ sinh công nghiệp cho người lao động Ngành nghề kinh doanh của Công ty là sản xuất/ cung cấp dịch vụ in ấn và sản xuất giấy vệ sinh và khăn thơm các loại. Công nhân chịu ảnh hưởng nhiều của nghề nghiệp, phải tiếp xúc nhiều với các loại hoá chất độc hại từ giấy và mực in, bụi giấy ảnh hưởng nhiều đến sức khoẻ của công nhân. Công tác bảo hộ lao động được chú trọng góp phần tao sự yên tâm cho công nhân sản xuất. Trong quá trình sản xuất in ấn được sử dụng máy móc là chủ yếu, số lượng máy móc nhiều kích thước máy lớn, vận hành bằng điện do vậy đảm bảo trang thiết bị an toàn lao động phòng cháy chữa cháy phải luôn được đảm bảo. Vì vậy, trong công tác kế hoạch tác nghiệp và kế hoạch chung của công ty cũng đề cập đến các nội dung này. Hàng năm, công ty có lập kế hoạch mua sắm và trang bị thiết bị bảo hộ an toàn lao động cho cả năm, chia ra từng tháng. Khi thực hiện kế hoạch sản xuất, Phòng kế hoạch và Trưởng các phân xưởng theo dõi tình trạng trang bị và mức độ an toàn của các phương tiện bảo hộ và có các biện pháp xử lý theo kế hoạch đã được lập. (Xem Bảng kế hoạch bảo hộ lao động và vệ sinh công nghiệp tại Phụ lục 7,8). 3.6. Nội dung lập kế hoạch tác nghiệp tiếp cận từ quan sát trình tự thực hiện một đơn hàng Hoạt động lập kế hoạch tác nghiệp của Công ty giữa 2 nội dung lịch trình sản xuất và nhu cầu vật liệu là rất đồng thời, ăn khớp thể hiện cụ thể qua từng đơn hàng. Vì vậy, để thấy rõ hơn nội dung và cách thức lập, triển khai kế hoạch tác nghiệp của Công ty, chúng ta khảo sát quá trình một đơn hàng được thực hiện như thế nào? Tiếp nhận, xem xét yêu cầu của hợp đồng hoặc đơn đặt hàng Trưởng hoặc phó phòng kế hoạch đảm nhiệm việc xem xét hợp đồng kinh tế hoặc Đơn đặt hàng kiêm báo giá (tính toán giá thành sản xuất dựa trên định mức nguyên vật liệu tiêu hao đã được xác định của Công ty). Căn cứ vào đơn đặt hàng người xem xét cần rà soát lại tất cả các yêu cầu liên quan đến sản xuất (các yêu cầu kỹ thuật, chất lượng, số lượng) và cung ứng dịch vụ (thời gian, vận chuyển, giao hàng, thanh toán) mà Công ty đã ký kết với khách hàng. Trên cơ sở đó lập kế hoạch triển khai công việc đúng với yêu cầu của khách hàng. Chuẩn bị kế hoạch và thiết bị, dịch vụ vật tư Sau khi đã xem, xét các yêu cầu của khách hàng Trưởng hoặc Phó phòng kế hoạch kiểm tra khả năng đáp ứng về thiết bị, dịch vụ hoặc vật tư của Công ty hiện có. Nếu Công ty không có khả năng đáp ứng về thiết bị hoặc dịch vụ, Trưởng hoặc phó phòng kế hoạch lên kế hoạch xác định, lựa chọn và đặt hàng ở nguồn bên ngoài (gia công ngoài). Nếu nguồn vật tư hiện có của Công ty không đủ đáp ứng để thực hiện Đơn đặt hàng, Trưởng hoặc phó kế hoạch ghi Phiếu yêu cầu cung cấp dịch vụ, vật tư gửi phòng kinh doanh để có sự chuẩn bị kịp thời các loại vật tư cần thiết. Nếu đơn đặt hàng liên quan đến việc giao nhận hàng hoá hoặc cung cấp dịch vụ đi kèm khác, Trưởng kế hoạch ghi Phiếu yêu cầu cung cấp dịch vụ, vật tư đến các Bộ phận liên quan để liên hệ, bố trí. Giao nhận công việc Sau khi đã có kế hoạch chuẩn bị về thiết bị, dịch vụ vật tư, Trưởng hoặc phó kế hoạch tiến hành giao việc cho các cán bộ điều hành sản xuất để họ trực tiếp triển khai, theo dõi và kiểm soát quá trình sản xuất, cung cấp dịch vụ. Quá trình giao nhận việc được thực hiện thông qua Phiếu giao nhận việc. Trong quá trình giao nhận việc giữa Trưởng kế hoạch và cán bộ điều hành sản xuất, mọi tài liệu của khách hàng liên quan đến việc thực hiện hợp đồng như mẫu, market, film, bản can,... cũng được bàn giao cho cán bộ điều hành sản xuất. Trong trường hợp là những sản phẩm định kỳ đã dược ký hợp đồng nguyên tắc. Trưởng kế hoạch có thể chỉ định cán bộ điều hành sản xuất làm việc giao nhận trực tiếp với khách hàng. Cán bộ điều hành sản xuất được giao việc của Phòng kế hoạc thực hiện viết phiếu sản xuất và giao việc đến các bộ phận sản xuất liên quan, bao gồm: Phiếu sản xuất thiết kế, chế bản cho Tổ vi tính Bộ phận Chế bản Phiếu sản xuất cho Bộ phận chế bản, in Offset, sách Phiếu sản xuất cho bộ phận Giấy, flexo và gia công Các phiếu xản xuất được lập và giao cho các bộ phận thực hiện 1 bản, phòng kinh doanh 1 bản và lưu lại kế hoạch 1 bản. Cán bộ điều hành sản xuất căn cứ vào Phiếu sản xuất để xắp xếp, tính toán và ghi đầy đủ, chi tiết vào các mục yêu cầu của phiếu sản xuất. Sau khi đã kiểm tra kỹ các mục đã viết vào phiếu sản xuất cán bộ điều hành sản xuất nghi đầy đủ các nội dung vào sổ theo dõi sản xuất sau đó chuyển mẫu sản phẩm, market, bản can, mẫu màu, các hướng dẫn cụ thể…cho trưởng bộ phận sản xuất. Tại phiếu sản xuất, cán bộ điều hành sản xuất nghi rõ ngày hoàn thành công việc. Trong trường hợp giải quyết các thứ tự ưu tiên để đáp ứng tiến độ khách hàng, Trưởng kế hoạch ghi bằng mực đỏ ở cột ghi chú. Kiểm soát quá trình sản xuất/ cung cấp dịch vụ Trong quá trình các bộ phận sản xuất/cung cấp dịch vụ thực hiện công việc theo yêu cầu của Phiếu sản xuất, cán bộ điều hành sản xuất của Phòng kế hoạch có trách nhiệm giám sát tiến độ thực hiện và chất lượng công việc, thông qua việc kiểm tra trực tiếp hoặc thông qua báo cáo của các Trưởng bộ phận. Trong quá trình kiểm tra, giám sát sản xuất/cung cấp dịch vụ, nếu phát hiện ra những trục trặc Trưởng các bộ phận sản xuất có trách nhiệm báo cáo trực tiếp với cán bộ điều hành sản xuất hoặc Trưởng phòng kế hoạch. Lập phiếu thực hiện hành động hành động khắc phục phòng ngừa Khi cán bộ điều hành sản xuất của Phòng kế hoạch trực tiếp hoặc thông qua báo cáo của các bộ phận sản xuất, phát hiện ra những trục trặc hoặc những sai lỗi trong quá trình thực hiện hợp đồng. Cần phải xem xét điều tra nguyên nhân, đề ra các biện pháp khắc phục phòng ngừa. Phiếu đề nghị thực hiện hành động khắc phục phòng ngừa được cán bộ điều hành sản xuất lập, Trưởng hoặc phó Phòng kế hoạch xác nhận và chuyển tới các bộ phận liên quan. Cán bộ điều hành sản xuất có trách nhiệm tiếp tục theo dõi giám sát tiến độ và chất lượng đến khi sản phẩm được thực hiện hoàn chỉnh và nhập kho sản phẩm. Thông báo cho khách hàng, thanh lý hợp đồng và lưu sản phẩm Sau khi sản phẩm hoặc dịch vụ đã được hoàn chỉnh, cán bộ điều hành sản xuất có trách nhiệm thông báo cho trưởng KH hoặc trực tiếp cho khach hàng và thu hồi tất cả mẫu, market, các loại tài liệu liên quan đến hợp đồng để bàn giao lại cho khách hàng. Trưởng hoặc phó Phòng kế hoạch có trách nhiệm thông báo và hướng dẫn khách hàng làm các thủ tục nhận hàng. Lưu hồ sơ Sau khi khách hàng nhận hàng và tiến hành làm Bản thanh lý hợp đồng Phòng kế hoạch có nhiệm vụ lưu trữ đơn đặt hàng, hợp đồng và bản thanh lý hợp đồng và các giấy tờ liên quan đến tủ tục pháp lý trong thời hạn 2 năm. Cán bộ điều hành sản xuất có trách nhiệm lưu trữ các phiếu yêu cầu, phiếu sản xuất, phiếu đề nghị, phiếu giao nhận việc trong thời hạn 3 tháng. (Xem thêm Quá trình kiểm soát điều hành sản xuất, cung ứng dịch vụ tại Phụ lục 9) Nội dung công tác điều độ sản xuất tại Công ty Với kế hoạch tác nghiệp được lập trên, bộ máy điều độ sản xuất sẽ thực hiện điều phối quá trình sản xuất tại các phân xưởng với các nội dung sau: Phòng kế hoạch có một cán bộ điều độ sản xuất chịu trách nhiệm theo dõi quá trình thực hiện đơn hàng cho đến khi kết thúc bao gồm cả việc: kiểm tra sự chuẩn bị các nguyên vật liệu cho đơn hàng, tiến độ sản xuất tại từng khâu trong ngày/ca sản xuất; xử lý các sai sót phát sinh trong quá trình sản xuất; Mỗi phân xưởng đều có nhân viên thống kê làm nhiệm vụ ghi chép các kết quả sản xuất của từng khâu theo hệ thống biểu mẫu thống nhất. Kết quả ghi chép này sẽ được chuyển cho Trưởng bộ phận và Trưởng bộ phận kiểm tra, chuyển nộp cho cán bộ điều độ sản xuất tại Phòng kế hoạch để nắm được tình trạng thực hiện đơn hàng. Để thấy rõ hơn công tác điều độ sản xuất (thực hiện kế hoạch tác nghiệp) của Công ty cần xem qua cách thức tổ chức tác nghiệp tại từng phân xưởng như sau: 4.1. Tác nghiệp tại phân xưởng in Phòng kế hoạch sau khi tiếp nhận đơn hàng gửi phiếu đi các phòng có liên quan, và bàn giao công việc cho phân xưởng in Flexo (FL) kèm theo một người của phòng kế hoạch có nhiệm vụ giám sát việc thực hiện đơn hàng. Trưởng Flexo trực tiếp công việc từ phòng kế hoạch. Sau khi hợp đồng có hiệu lực hoặc tiếp nhận phiếu sản xuất của Kế hoạch, trưởng FL hoặc phó FL tiếp nhận và ghi vào sổ nhận việc và lập kế hoạch sản xuất cho phân xưởng mình, theo dõi và triển khai sản xuất. Trưởng FL hoặc người uỷ quyền có trách nhiệm liên hệ kiểm tra khr năng và điều kiện thực hiện công việc của các tổ có liên quan, gửi phiếu sản xuất đi các tổ. Trong cùng thời gian Trưởng xưởng có thể nhận nhiều đơn hàng do yêu cầu của Kế hoạch, Trưởng xưởng phải cân đối kết hợp tổ chức thực hiện gối vụ nhiều đơn hàng cùng lúc dựa theo công suất của máy và năng lực thực tế của các tổ sản xuất. (Xem thêm Quá trình tác nghiệp của cán bộ FL với những đối tượng liên quan được mô tả theo lưu đồ tại Phụ lục10) Tác nghiệp với Chế bản: Chế bản là phân xưởng chuyên chế tạo bản in cho các phân xưởng, kết hợp với phòng Vi tính tạo mẫu. Trưởng FL giao phiếu sản xuất, mẫu và các thông tin khác có liên quan cho tổ trưởng hoặc công nhân kết hợp với chế bản. Tổ trưởng hoặc công nhân căn cứ vào mẫu của khách hàng để lập bảng kê chi tiết nội dung mẫu của khách hàng. Tổ trưởng hoặc công nhân báo cho nhân viên thống kê viết phiếu yêu cầu cấp vật tư để lấy vật liệu sản xuất tại kho của Công ty theo đúng yêu cầu của phiếu sản xuất. Tổ trưởng hoặc công nhân đưa mẫu lên phòng Kế hoạch, Kế hoạch viết phiếu sản xuất cho phòng Vi tính để tiến hành thiết kế. Trong thời gian thực hiện cán bộ FL phải có trách nhiệm kiểm tra quá trình cũng như tiến độ thực hiện việc sắp xếp và tổ chức thực hiện của tổ, đồng thời tổ trưởng và công nhân phải tự kiểm tra những công việc của mình đang thực hiện. Sau khi Vi tính thiết kế xong kết hợp với chế bản tiến hành ra film theo đúng mẫu của khách hàng. Cán bộ FL kiểm tra film, sau đó cho chế tạo bản in đúng theo kích thước film. Kết thúc công việc ở Chế bản sản phẩm là bản in, tổ tiến hành bàn giao cho nhân viên thống kê và giao bản in cho tổ in. Chế bản và thiết kế là khâu quan trọng đảm bảo độ chính xác, chất lượng in, vì vậy công tác tác nghiệp ở khâu này đòi hỏi phải chặt chẽ tránh tình trạng ách tắc đơn hàng. Tác nghiệp tại tổ máy chia cuộn: Chia cuộn là chia một cuộn nguyên vật liệu, thành phẩm có khổ lớn thành nhiều cuộn nhỏ theo nhu cầu sử dụng. Các loại hàng gia công của khách hàng thường không đúng khổ in của máy, do vậy công việc chia cuộn cũng đóng vai trò quan trọng nhằm đẩy nhanh tiến độ sản xuất Quá trình thực hiện tác nghiệp tại Chia cuộn được mô tả ở lưu đồ chia cuộn Phụ lục 12 Tác nghiệ._.