Hoàn thiện công tác kiểm soát vốn bằng tiền tại Công ty cổ phần Tư vấn Đầu tư và Xây dựng

soát nội bộ Định nghĩa này được đưa ra vào năm 1992 bởi COSO ( Committee of Sponsoring Organization) - Một ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận về Báo cáo tài chính. “ Kiểm soát nội bộ( KSNB) là một quá trình do người quản lý, Hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu dưới đây: - Báo cáo tài chính đáng tin cậy. - Các luật lệ và qui định được tuân thủ. - Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.” Trong định nghĩa trên, bốn nội dung cơ bản là quá trình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu. Chúng được hiểu như sau: - Kiểm soát là một quá trình. Kiểm soát nội bộ bao gồm một chuỗi hoạt động kiểm soát hiện diện cho mọi bộ phận trong đơn vị và được kết hợp với nhau thành một thể thống nhất. Quá trình kiểm soát là phương tiện để giúp cho đơn vị đạt được các mục tiêu của mình. - Kiểm soát nội bộ được thiết lập và vận hành bởi con người. Kiểm soát nội bộ không chỉ đơn thuần là những chính sách, thủ tục, biểu mẫu – mà phải bao gồm cả những con người trong tổ chức như: Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc, các nhân viên khác – Chính con người định ra mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát ở mọi nơi và vận hành chúng. - Kiểm soát nội bộ cung cấp sự đảm bảo hợp lý. Vì khi vận hành hệ thống kiểm soát, những yếu kém có thể xảy ra do những sai lầm của con người nên dẫn đến không thực hiện được các mục tiêu. Kiểm soát nội bộ có thể ngăn chặn và phát hiện những sai phạm nhưng không thể đảm bảo là chúng không bao giờ xảy ra. - Các mục tiêu của kiểm soát nội bộ: + Đối với Báo cáo tài chính: kiểm soát nội bộ phải đảm bảo tính trung thực và đáng tin cậy. + Đối với tính tuân thủ: kiểm soát nội bộ phải đảm bảo tính hợp lý việc chấp hành luật pháp và các quy định. + Đối với mục tiêu sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động: kiểm soát nội bộ giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh của đơn vị. 2. Định nghĩa hệ thống kiểm soát nội bộ Theo hệ thống chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam, chuẩn mực số 400 ban hành theo Quyết định số 143/2001/QĐ-BTC ngày 21/12/2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính thì hệ thống kiểm soát nội bộ được hiểu như sau: Hệ thống kiểm soát nội bộ là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập Báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị. Các mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ được hiểu như sau: * Đảm bảo độ tin cậy và trung thực của thông tin: thông tin kinh tế tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của các nhà quản lý. Như vậy các thông tin cung cấp cần đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động, phản ánh đầy đủ và khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế, tài chính. * Khuyến khích sự tuân thủ luật pháp và các quy định hiện hành: hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết lập trong đơn vị nhằm đảm bảo các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phải được tuân thủ đúng mức. Cụ thể hệ thống kiểm soát nội bộ cần: - Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ luật pháp, quy định của Nhà nước và việc chấp hành các chính sách, thủ tục của đơn vị. - Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lận trong mọi hoạt động của doanh nghiệp. - Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác cũng như việc lập Báo cáo tài chính trung thực và khách quan. Sự tuân thủ luật pháp gắn với trách nhiệm của người quản lý. Những hành vi sai phạm trong đơn vị, dù bất cứ ai gây ra thì trách nhiệm cũng liên đới tới nhà quản lý đơn vị. Ngược lai, việc chấp hành các chính sách, quy chế của đơn vị liên quan trực tiếp tới sự thành công của nhà quản lý trong việc thực hiện các mục tiêu của mình. * Bảo vệ tài sản của đơn vị: Tài sản của đơn vị bao gồm cả tài sản vật chất (tài sản vô hình và tài sản hữu hình) và tài sản phi vật chất (sổ sách, các tài liệu quan trọng…). Chúng có thể bị đánh cắp, lam dụng vào những mục đích khác nhau hoặc hư hại nếu không được bảo vệ bởi các hệ thống kiểm soát thích hợp. II. CÁC YẾU TỐ CẤU THÀNH HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ Tùy theo từng góc độ và mục đích khác nhau mà có nhiều cách phân loại khác nhau về kiểm soát nội bộ, chẳng hạn chia kiểm soát nội bộ thành KSNB về kế toán và KSNB về tài chính. Nhưng thông thường người ta chia hệ thống KSNB thành 3 yếu tố là: môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát. Các bộ phận này đước nhà quản trị thiết kế và thực hiện nhằm cung cấp sự đảm bảo là các mục tiêu kiểm soát được thỏa mãn. Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát là những nhận thức, quan điểm, sự quan tâm và hoạt động của thành viên Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc đối với hệ thống kiểm soát nội bộ và vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ trong đơn vị. Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, mức độ hữu hiệu của KSNB tùy thuộc chủ yếu ở các nhà quản lý và nhiều yếu tố khác. Môi trường kiểm soát bao gồm những nhân tố có ảnh hưởng đến quá trình thiết kế, sự vận hành và tính hữu hiệu. Xử lý dữ liệu qua các loại hình KSNB, nó chi phối đến ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng của các bộ phận khác của KSNB. Dưới đây là các nhân tố chủ yếu để tìm hiểu và đánh giá môi trường kiểm soát của một tổ chức. Đặc thù quản lý của doanh nghiệp Thể hiện qua quan điểm, nhận thức, phong cách điều hành, triết lý hành động của nhà quản trị. Nếu người quản lý có quan điểm kinh doanh lành mạnh, trung thực sẽ rất quan tâm đến việc lập báo cáo tài chính, việc hoàn thành hoặc vượt mức kế hoạch. Họ sẽ thiết kế những thủ tục cụ thể làm cho môi trường kiểm soát lành mạnh, ngược lại thì hệ thống KSNB sẽ không vận hành một cách có hiệu quả. Nếu nhà quản lý hài lòng với những hoạt động kinh doanh có mức rủi ro cao nhưng có thể thu được nhiều lợi nhuận, có quan điểm táo bạo và mạnh dạn thì trong doanh nghiệp này khả năng rủi ro là rất lớn, các chính sách thường không ổn định dẫn đến hoạt động của đơn vị khó đi vào nề nếp. Ngược lại những nhà quản lý bảo thủ và quá thận trọng thì doanh nghiệp sẽ không nắm bắt được thời cơ, ảnh hưởng đến hiệu quản hoạt động của doanh nghiệp. Sự khác biệt về triết lý quản lý và phong cách điều hành có thể ảnh hưởng rất lớn đến môi trường kiểm soát và tác động đến việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị. Việc sử dụng các kênh thông tin và quan hệ cấp dưới cũng là một yếu tố tiêu biểu của đặc thù quản lý. Nhiều nhà quản lý trong quá trình điều hành luôn muốn tiếp xúc và trao đổi trực tiếp với các nhân viên thì vấn đề cấn chú ý ở đây là phẩm chất, năng lực của người nắm quyền. Ngược lại, với những nhà quản lý chỉ thích điều hành công việc theo một trật tự đã được xác định trong cơ cấu tổ chức của đơn vị thì vấn đề cần quan tâm là kiểm tra giám sát việc sử dụng quyền lực. Đặc thù về quản lý còn chỉ vấn đề phân bổ quyền lực trong đơn vị. Nếu quyền lực chỉ tập trung vào một người hay một nhóm nhỏ người thì trường hợp này rất dễ gian lận và khó kiểm soát. Nếu quyền lực được phân chia nhưng không khéo đôi khi sẽ dẫn đến việc trùng lặp về quyền hạn, kiểm soát không có hiệu lực. Cơ cấu tổ chức Xây dựng cơ cấu tổ chức thực chất là việc phân chia quyền hạn, trách nhiệm giữa các thành viên trong đơn vị. Cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ là cơ cấu cho việc lập kế hoạch điều hành, kiểm soát hoạt động, đảm bảo hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành quyết định, triển khai quyết định cũng như kiểm tra, giám sát việc thực hiện. Đồng thời cơ cấu này cũng ngăn ngừa được sự vi phạm các chính sách, thủ tục và qui chế kiểm soát, loại bỏ được những hoạt động không phù hợp có thể dẫn đến sai lầm và gian lận. Chính vì vậy, xây dựng một cơ cấu tổ chức phải xác định được các vị trí then chốt với quyền hạn, trách nhiệm và thể thức báo cáo cho phù hợp. Một cơ cấu tổ chức hợp lý là điều kiện để đảm bảo các thủ tục kiểm soát phát huy tác dụng. Một cơ cấu tổ chức được xem là tốt khi nó đảm bảo được các nguyên tắc sau: - Thiết lập được sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của đơn vị, không bỏ sót lĩnh vực nào, đồng thời không có sự chồng chéo lên nhau giữa các bộ phận. - Thực hiện phân chia 3 chức năng: + Xử lý nghiệp vụ. + Ghi chép sổ sách. + Bảo quản tài sản. Sự phân chia này nhằm đảm bảo sự kiểm tra, kiểm soát lẫn nhau giữa các bộ phận. - Bảo đảm sự độc lập tương đối của các bộ phận. Điều này thể hiện qua việc người phụ trách một bộ phận độc lập tương đối đó chịu trách nhiệm trước cùng một cấp trên. Chính sách nhân sự Chính sách nhân sự bao gồm toàn bộ các phương pháp quản lý nhân sự và các chế độ của đơn vị đối với việc tuyển dụng, huấn luyện, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật các nhân viên. Chính sách nhân sự có ảnh hưởng đáng kể đến sự hữu hiệu đến môi trường kiểm soát. Một tổ chức chỉ có thể đạt được các mục tiêu của mình nếu cán bộ, nhân viên ở mọi cấp đều đảm bảo mọi kiến thức và kỹ năng cần thiết. Một khía cạnh khác cũng không kém phần quan trọng là phẩm chất của cán bộ công nhân viên mà đặc biệt là sự trung thực và thực hiện giá trị đạo đức. Để tạo được những ý thức này trong đội ngũ cán bộ nhân viên của tổ chức, cán bộ quản lý cấp cao cần phải xây dựng, ban hành và thông tin rộng rãi các hướng dẫn về các nguyên tắc đạo đức, hạnh kiểm liên quan đến mọi cấp bậc trong tổ chức. Nhà quản lý phải tự mình làm gương cho cấp dưới về việc tuân thủ các nguyên tắc này. Một vấn đề quan trọng là phải loại bỏ những động cơ dẫn người nhân viên tới sai phạm. Vì thế, chính sách nhân sự là vô cùng quan trọng, một chính sách nhân sự đúng đắn phải đảm bảo sử dụng đúng người – đúng việc, tạo điều kiện cho nhân viên phát huy hết tiềm lực của họ và phải có một chính sách tuyển dụng dành ưu tiên cho những cá nhân có trình độ kinh nghiệm, chính trực và hạnh kiểm tốt sẽ là sự đảm bảo không những vê năng lực mà còn về phẩm chất của đội ngũ nhân viên. Công tác lập kế hoạch Hệ thống kế hoạch và dự toán bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi quỹ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, sửa chữa TSCĐ…Đặc biệt là kiểm toán kế hoạch tài chính, kết quả hoạt động và sự luân chuyển tiền trong tương lai. Việc lập và thực hiện nếu được tiến hành khoa học và nghiêm túc nó sẽ trở thành một công cụ kiểm soát hữu hiệu. Bởi vì người quản lý có thể so sánh thực tế với kế hoạch, nhận biết rõ những chênh lệch trọng yếu, phát hiện những vấn đề bất thường và có hành động điều chỉnh, xử lý kịp thời. Ủy ban kiểm soát Ở nhiều quốc gia, các Công ty cổ phần có niêm yết trên thị trường chứng khoán phải thành lập ủy ban kiểm soát trực thuộc Hội đồng quản trị, đây là ủy ban gồm một số thành viên trong và ngoài Hội đồng quản trị, thường có 3-5 người, không tham gia vào việc điều hành của đơn vị. Ủy ban kiểm soát có thể có những đóng góp quan trọng cho việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị thông qua một số nhiệm vụ và quyền hạn như: - Giám sát sự chấp hành các qui định của Nhà nước. - Giám sát việc lập Báo cáo tài chính. - Kiểm tra và giám sát công việc của Kiểm toán nội bộ. - Dùng hòa những bất đồng(nếu có) giữa ban Giám đốc với các kiểm toán viên bên ngoài. Do có các chức năng quan trọng trên nên sự hữu hiệu của Ủy ban kiểm soát ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát. 1.6. Các nhân tố bên ngoài Môi trường kiểm soát chung của doanh nghiệp không những gồm các nhân tố bên trong nói trên mà còn phụ thuộc vào các nhân tố bên ngoài, vượt ra khỏi sự kiểm soát của nhà quản lý nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, cung cách của nhà quản lý cũng như việc thiết kế và vận hành các qui chế, các thủ tục kiểm soát cụ thể. Điển hình, sự kiểm soát của cơ quan chức năng Nhà nước, ảnh hưởng của chủ nợ, môi trường pháp lý, đường lối phát triển của đất nước… Hệ thống kế toán Hệ thống thông tin trong đơn vị chủ yếu là hệ thống kế toán, bao gồm: hệ thống chứng từ kế toán, sổ sách kế toán, tài khoản kế toán và hệ thống báo cáo tài chính. Thông qua quan sát, ghi chép, phân loại và tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hệ thống kế toán không những cung cấp những thông tin cần thiết cho quản lý mà còn có tác dụng trong việc kiểm soát nhiều mặt hoạt động của đơn vị nên nó là bộ phận quan trọng trong hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị. Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo các mục tiêu về: tính có thật, sự phê chuẩn, tính đầy đủ, sự đánh giá, sự phân loại, tính đúng kỳ, quá trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác. Để bảo đảm hệ thống kiểm soát phát triển vững mạnh thì hệ thống kế toán cần phải phát huy vai trò kiểm soát thể hiện qua 3 giai đoạn như sau: Lập chứng từ: Đây là giai đoạn đầu tiên và rất quan trọng vì số liệu kế toán chỉ chính xác nếu việc lập chứng từ nghiêm túc, nghĩa là lập chứng từ đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp và phản ánh trung thực mọi nghiệp vụ phát sinh. Việc lập chứng từ giúp thực hiện chức năng tiền kiểm, là sự kiểm tra trước khi nghiệp vụ xảy ra nhằm ngăn ngừa sai phạm trên nhiều điểm quan trọng nhằm bảo vệ hữu hiệu và sử dụng có hiệu quả mọi nguồn lực của đơn vị. Ghi chép sổ sách kế toán: Đây là giai đoạn chính trong tiến trình xử lý số liệu kế toán để lập báo cáo tài chính. Trong kiểm soát nội bộ, hệ thống sổ sách có vai trò quan trọng. Ví dụ, các sổ chi tiết về vật tư, hàng hoá, công nợ sẽ giúp bảo vệ tài sản, giúp các nhà quản lý thu thập được các thông tin tài chính đáng tin cậy để điều hành các hoạt động tác nghiệp. Ngoài ra, sổ sách kế toán giúp tổng hợp, lưu trữ thông tin một cách hệ thống, khoa học, và đóng vai trò trung gian giữa chứng từ và báo cáo tài chính, nên nó là cơ sở để kiểm tra, truy cập chứng từ khi cần thiết. Lập báo cáo tài chính: Đây là giai đoạn cuối cùng của quá trình xử lý, nhằm tổng hợp các số liệu trên sổ sách thành những chỉ tiêu trên báo cáo. Các thông tin thể hiện trên báo cáo tài chính không chỉ đơn thuần phản ánh tình hình tài chính và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị mà còn thể hiện tính hợp lý và trung thực của thông tin cũng như việc chấp hành các quy định, chuẩn mực, chế độ kế toán hiện hành của doanh nghiệp. Thông qua báo cáo tài chính, đơn vị có thể phân tích để phát hiện những trường hợp bất thường, từ đó kiểm tra lại sổ sách, chứng từ để xác định người chịu trách nhiệm. Tóm lại, phải xem xét xem việc tổ chức lưu trữ và bảo quản chứng từ, sổ sách và báo cáo theo nguyên tắc an toàn, bảo mật và thuận tiện truy cập. Trong những đơn vị sử dụng máy tính vào công tác kế toán và quản lý, hệ thống kế toán nói riêng và hệ thống thông tin và truyền thông đơn vị nói chung có những đặc điểm riêng. Vì tất cả các thông tin đều được lưu trong máy tính nên tính bảo mật thông tin cao nhưng độ an toàn không cao. Hệ thống kế toán không những cung cấp những thông tin cần thiết cho nhà quản lý mà còn có tác dụng trong việc kiểm soát nhiều mặt hoạt động của doanh nghiệp thông qua hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ sách kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống bảng tổng hợp, cân đối kế toán. Nên nó là bộ phận quan trọng trong hệ thống kiểm soát nội bộ. Các thủ tục kiểm soát Thủ tục kiểm soát là các quy chế và thủ tục do ban lãnh đạo đơn vị thiết lập và chỉ đạo thực hiện trong đơn vị nhằm mục tiêu quản lý cụ thể. Các thủ tục kiểm soát chủ yếu bao gồm: Lập, kiểm tra, so sánh và phê duyệt các số liệu, tài liệu liên quan đến đơn vị. Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán. Kiểm tra chương trình ứng dụng và môi trường tin học. Kiểm tra số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. Kiểm tra và phê duyệt các tài liệu kế toán. Đối chiếu số liệu nội bộ với bên ngoài. So sánh, đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ sách kế toán. Giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với các tài sản và các tài liệu kế toán. Phân tích, so sánh giữa số liệu thực tế và số liệu dự toán, kế hoạch. Các hoạt động kiểm soát được thiết lập dựa trên ba nguyên tắc sau: Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: Theo nguyên tắc này, công việc và trách nhiệm cần được phân chia cụ thể cho nhiều cá nhân trong một bộ phận hoặc cho nhiều bộ phận trong một tổ chức. Mục đích là không để cho một cá nhân hay bộ phận nào có thể kiểm soát được mọi mặt của một nghiệp vụ từ khâu đầu đến khâu cuối. Việc phân công, phân nhiệm rõ ràng tạo ra sự chuyên môn hoá cao trong công việc, sai sót ít xảy ra và khi xảy ra thường dễ phát hiện do có sự kiểm tra chéo. Tuy nhiên với nguyên tắc này, cần tránh hai xu hướng là quá tập trung hoặc quá phân tán. Quá tập trung sẽ dẫn đến lạm quyền, trái lại quá phân tán sẽ dẫn đến những quyết định không kịp thời của nhà quản lý. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Nguyên tắc này quy định sự cách ly thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lạm dụng quyền hạn để trục lợi. Ví dụ, trong tổ chức nhân sự không thể bố trí kiêm nhiệm các nhiệm vụ phê chuẩn và thục hiện, thực hiện và kiểm soát, ghi sổ tài sản và bảo quản tài sản... Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn: Nguyên tắc uỷ quyền là việc các nhà quản lý giao quyền quyết định và giải quyết một số công việc trong phạm vi nhất định cho cấp dưới. Quá trình uỷ quyền được tiếp tục mở rộng xuống các cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn không làm mất tính tập trung của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, để tuân thủ tốt các quá trình kiểm soát, mọi nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn. Phê chuẩn là biểu hiện cụ thể của việc quyết định và giải quyết một số công việc trong phạm vi quyền hạn được giao. Việc thực hiện nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn giúp kiểm soát tốt hơn, do cấp trên vẫn duy trì sự kiểm soát đối với cấp dưới, đồng thời tránh được các sai sót do một người không phải giả quyết quá nhiều công việc. Ngoài những nguyên tắc cơ bản trên, các thủ tục kiểm soát còn bao gồm: việc quy định chứng từ sổ sách phải đầy đủ, quá trình kiểm soát vật chất đối với tài sản, sổ sách và kiểm soát độc lập việc thực hiện các hoạt động của đơn vị. III. ĐẶC ĐIỂM KSNB TRONG MÔI TRƯỜNG XỬ LÝ THÔNG TIN BẰNG MÁY TÍNH Việc áp dụng các phần mềm máy tính trong các quá trình kiểm soát dẫn đến việc hình thành một cơ cấu tổ chức của các hệ thống có ít bằng chứng nghiệp vụ hơn các hệ thống sử dụng biện pháp kiểm soát thủ công. Các nhược điểm đó bắt nguồn từ bản chất của quá trình kiểm soát, xử lý số liệu, thông tin bằng máy tính: - Thiếu tài liệu chứng minh thông tin đầu vào: các số liệu được nhập trực tiếp vào máy tính thông qua bàn phím hoặc nhận dữ liệu đầu vào từ các bộ phận khác. Các biện pháp xử lý và kiểm soát thông tin được lập trình tự động bằng các phần mềm quản lý trên máy tính. - Thiếu nguồn gốc rõ ràng của các nghiệp vụ kinh tế: trong hệ thống kế toán thủ công, chúng ta có thể theo dõi nghiệp vụ kinh tế từ các tài liệu gốc vào sổ kế toán và lên báo cáo tài chính nhưng bằng hệ thống máy tính, số liệu có thể chỉ được lưu trữ trong các tập tin dẫn đến rủi ro do sự tác động của môi trường và sửa đổi của nhân viên rất lớn. - Dễ dàng bị sửa đổi thông tin và phá hủy số liệu: các thông tin và số liệu được lưu trữ trong máy tính có thể bị mất khi có sự cố hoặc chương trình bị lỗi. Ngoài ra, sự sơ suất dù nhỏ chủ nhân viên cũng gây thiệt hại đến cả hệ thống dữ liệu của Doanh nghiệp. Do vậy phương pháp kiểm soát, xử lý số liệu trong môi trường máy tính có đặc điểm sau: - Tính nhất quán trong xử lý, kiểm soát: thông tin (số liệu) đầu vào bị sai thì các kết quả về sau cũng sai hoàn toàn, khi dữ liệu đầu vào chính xác thì kết quả đưa ra sẽ đảm bảo độ chính xác cao. - Thời gian xử lý, kiểm soát nhanh: tốc độ xử lý, kiểm soát của máy tính rất cao. Do đó, doanh nghiệp có thể tận dụng lợi thế này để cung cấp thông tin cho các nhà quản lý bằng các báo cáo nhanh và báo cáo quản trị. - Ảnh hưởng của nhân viên lập trình: khi chương trình phần mềm quản lý được viết chuẩn đảm bảo được các yêu cầu đặt ra thì đó là các yếu tố chính làm cho số liệu, thông tin được xử lý, kiểm soát chính xác, kịp thời. Vì vậy, KSNB trong môi trường máy tính bao gồm các biện pháp thủ công hoặc được áp dụng vào trong các chương trình máy tính để phục vụ cho việc kiểm tra, kiểm soát tại đơn vị. Các biện pháp có thể được chia làm 2 loại: kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng. Nội dung của các quá trình kiểm soát được thực hiện như sau: - Đối với kiểm soát chung: quá trình kiểm soát được thể hiện qua việc tổ chức trong môi trường máy tính, phát triển và bảo trì hệ thống, kiểm soát quá trình truy cập hệ thống, các kiểm soát khác (kiểm soát các rủi ro liên quan đến máy tính, lưu trữ dữ liệu…) - Kiểm soát ứng dụng: quá trình kiểm soát được thể hiện qua việc kiểm soát đầu vào, kiểm soát xử lý, kiểm soát đầu ra. Đặc điểm chung của kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng được thể hiện như sau: - Kiểm soát chung: bao gồm các chính sách, thủ tục và biện pháp thực hiện được áp dụng vào trong chương trình máy tính hoặc thông qua con người nhằm ngăn chặn, phát hiện các sai sót và gian lận trong toàn bộ hệ thống kế toán. Quá trình này ảnh hưởng tới tất cả các chu trình nghiệp vụ trong và hệ thống ứng dụng trong mỗi chu trình đó. - Kiểm soát ứng dụng: là các chính sách, thủ tục và biện pháp thực hiện được áp dụng và trong chương trình máy tính hoặc thông qua con người nhằm ngăn chặn, phát hiện các sai sót và gian lận trong một hệ thống cụ thể như: hệ thống mua hàng, bán hàng, thu tiền, tồn kho, chu trình chi phí…. IV. KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỐN BẰNG TIỀN Đặc điểm và nội dung của vốn bằng tiền Đặc điểm và rủi ro đối với vốn bằng tiền Vốn bằng tiền là khoản mục được trình bày trước tiên trên Bảng cân đối kế toán và là khoản mục quan trọng nhất trong tài sản ngắn hạn. Do thường đóng vai trò quan trọng trong quá trình phân tích khả năng thanh toán của một doanh nghiệp. Nếu số dư quá thấp chứng tỏ khả năng thanh toán tức thời gặp nhiều khó khác trong khi nếu số dư tiền qua cao lại chứng tỏ một điều không tốt vì sử dụng trong vòng quay vốn không hiệu quả. Vì vậy đây là khoản có thể bị cố tình trình bày sai lệch. Các nghiệp vụ về tiền thường phát sinh thường xuyên với số lượng lớn và có quy mô khác nhau. Mặc dù tiền có nhiều ưu điểm trong hoạt động thanh toán, kể cả trong quá trình bảo quản, sử dụng nhưng cũng chính điều này cũng dẫn tới khả năng sai phạm tiềm tàng rất cao nên cần phải được kiểm soát thường xuyên. Khoản mục vốn bằng tiền là một khoản mục bị ảnh hưởng và có ảnh hưởng đến nhiều khoản mục quan trọng như doanh thu, chi phí, công nợ… Những sai phạm ở khoản mục khác sẽ tác động đến vốn bằng tiền và ngược lại. Số phát sinh của các tài khoản vốn bằng tiền thường lớn hơn số phát sinh của các tài khoản khác. Mặt khác, tiền là một khoản mục được ưu chuộng nhất nên xác suất gian lận, biển thủ cao nhất, và do có rủi ro tiềm tàng cao nên cần phải có một hệ thống KSNB chặt chẽ bên cạnh việc lựa chọn những nhân viên kế toán có đạo đức nghề nghiệp. Đối với tiền mặt, khả năng sai phạm thường có trong các trường hợp sau: - Tiền được ghi chép không có thực trong két tiền mặt. - Các khả năng chi khống, chi tiền qua giá trị thực bằng cách làm chứng từ khống, sửa chữa chứng từ khai tăng chi, giảm thu để biển thủ tiền. - Khả năng hợp tác giữa Thủ quỹ và cá nhân làm công tác thanh toán hoặc trực tiếp với khách hàng để biển thủ tiền. - Khả năng mất tiền do điều kiện bảo quản, quản lý không tốt. - Khả năng sai sót do những nguyên nhân khác nhau dẫn tới khai tăng hoặc khai giảm khoản mục tiền trên Bảng cân đối kế toán. - Đối với ngoại tệ, khả năng có thể ghi sai tỷ giá khi quy đổi với mục đích trục lợi khi tỷ giá thay đổi hoặc hạch toán sai do áp dụng sai nguyên tắc hạch toán ngoại tệ. Ngoài ra, các trường hợp sai phạm đối với tiền mặt Việt Nam đồng cũng có thể xảy ra đối với ngoại tệ. Đối với tiền gửi ngân hàng, khả năng xảy ra sai phạm dường như thấp hơn do cơ chế kiểm soát, đối chiếu đối với tiền gửi ngân hàng thường được đánh giá là khá chặt chẽ. Tuy vậy có thể xảy ra các khả năng sai phạm sau đây: - Quên không tính tiền khách hàng. - Tính tiền khách hàng với giá thấp hơn giá do Công ty ấn định. - Sự biển thủ tiền thông qua việc ăn chặn các khoản tiền thu từ khách hàng trước khi chúng được ghi vào sổ. - Thanh toán một hóa đơn nhiều lần. - Thanh toán tiền lãi cho một phần tiền cao hơn hiện hành. - Khả năng hợp tác giữa nhân viên ngân hàng và theo tính toán của kế toán ngân hàng đơn vị tại đơn vị. Do đặc điểm và tính chất của tiền đang chuyển mà sai phạm đối với tiền đang chuyển có mức độ thấp. Tuy nhiên khả năng sai phạm tiềm tàng của tiền đang chuyển cũng rất lớn: - Tiền bị chuyển sai địa chỉ. - Ghi sai số tiền đang chuyển vào ngân hàng, chuyển thanh toán. - Nộp vào tài khoản muộn và dùng tiền vào mục đích khác. Nội dung Tiền là một loại tài sản ngắn hạn của đơn vị tồn tại trực tiếp dưới dạng hình thái giá trị. Trên Bảng cân đối kế toán, tiền được trình bày ở phần Tài sản thuộc Tài sản ngắn hạn của đơn vị. Dựa theo tính chất cất trữ của tiền thì người ta chia tiền thành 3 loại: a, Tiền mặt: Đây là số tiền được lưu trữ tại kết của doanh nghiệp. Tiền mặt bao gồm các chi tiết là tiền Việt Nam (kể cả ngân phiếu, ngoại tệ và vàng bạc, kim khí quý, đá quý). Đối với những Công ty hoạt động ở nhiều địa điểm, tài khoản quỹ tiền mặt được mở chi tiết cho từng chi nhánh. b, Tiền gửi ngân hàng: Đây là số tiền được lưu trữ tại ngân hàng của đơn vị Tiền gửi ngân hàng có thể gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ và vàng bạc, đá quý, kim khí quý. Mỗi doanh nghiệp có thể mở nhiều tài khoản ở những ngân hàng khác nhau tại các địa phương hoạt động. c, Tiền đang chuyển: Đây là số tiền của doanh nghiệp đang trong quá trình “xử lý” như chuyển tiền gửi vào ngân hàng, kho bạc, chuyển trả cho khách hàng, khách hàng thanh toán, qua ngân hàng hoặc đường bưu điện nhưng doanh nghiệp chưa nhận được giấy báo của ngân hàng hay thông báo của bưu điện vê việc hoàn thành nghiệp vụ. Tiền đang chuyển có thể là tiền Việt Nam đồng nhưng cũng có thể là ngoại tệ các loại. 2. Các căn cứ, yêu cầu, nguyên tắc KSNB vốn bằng tiền Do đặc điểm của tiền, để quản lý tốt đối với tiền trên nhiều khía cạnh khách nhau kế toán đối với tiền có những đặc điểm riêng biệt. Trước hết điều này thể hiện ở các nguyên tắc hạch toán được áp dụng đối với tiền đó là: - Nguyên tắc tiền tệ thống nhất: tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi chép theo một đồng tiền thống nhất được quy định là tiền Việt Nam đồng (VND). Điều này có nghĩa là các nghiệp vụ có liên quan tới các loại ngoại tệ khác nhau khi hạch toán phải quy đổi thành tiền Việt Nam đồng theo tỷ giá thực tế liên ngân hàng tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Theo luật kế toán hiện hành, điều này đã được mở rộng hơn đối với một số loại hình doanh nghiệp có thể sử dụng nguyên tệ để hạch toán. Tuy nhiên quy định này vẫn có ý nghĩa đối với hoạt động hạc toán và kiểm soát đối với tiền tệ đặc biệt là ngoại tệ. - Nguyên tắc cập nhật thường xuyên: các nghiệp vụ liên quan tới tiền đều phải cập nhật, ghi chép thường xuyên. Nguyên tắc này cũng bao hàm cả việc ghi chép hạch toán nghiệp vụ tiền phải đúng thời điểm nghiệp vụ phát sinh. Trong hạch toán tiền, nguyên tắc này được xem như là một mắt xích kiểm soát quan trọng nhằm ngăn chặn khả năng dùng tiền của doanh nghiệp sai mục đích, phát hiện sớm các sai phạm đối với tiền. Với khả năng sai phạm tiềm tàng đối với khoản mục tiền cao, cùng với nguyên tắc trong quản lý và hạch toán tiền thì kiểm soát nội bộ đối với tiền chỉ hiệu quả trong trường hợp kiểm soát nội bộ phải đáp ứng được yêu cầu cơ bản sau: - Thu đủ: tất các các khoản tiền thu được đều phải nộp vào két tiền mặt hoặc vào tài khoản tiền gửi ngân hàng đúng thời gian theo quy định. - Chi đúng: tất cả các khoản chi tiền đều phải thực hiện đúng với mục đích, được phê chuẩn và phải được ghi chép đúng đắn. - Duy trì số dư tiền hợp lý trên cơ sở từng loại tiền để đảm bảo khả năng chi trả những nhu cầu kinh doanh cũng như là khoản nợ đến hạn thanh toán. Một tỷ lệ giữ trữ hợp lý là rất cần thiết trong khi dự trữ thiếu hay thừa đều ảnh hưởng không tốt tới hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung và có thể làm tăng mức rủi ro đối với tiền mặt. Xuất phát từ yêu cầu đối với kiểm soát nghiệp vụ tiền, các thủ tục kiểm soát phải được xây dựng tuân thủ các nguyên tắc cơ bản sau đây: - Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: sự phân công công việc trong các nghiệp vụ liên quan đối với tiền phải có sự phân tách đáng kể trong mối quan hệ đối với các chu trình có liên quan với tiền cụ thể. Ví dụ: trong nghiệp vụ bán hàng - thu tiền, sự phân tách về công việc thu tiền với công việc bán hàng, thu tiền, giữ tiền… đảm bảo khả năng phát hiện ra các sai phạm, đồng thời thúc đẩy quá trình xử lý thông tin nhanh hơn, mang tính chuyên môn hóa hơn và rõ ràng nó sẽ làm giảm khả năng sai phạm trong chu trình này. Hay trong nghiệp vụ mua hàng – thanh toán, sự phân tách về công việc thanh toán với các công việc khác như đặt mua hàng, tiếp nhận hàng, thanh toán bằng tiền cho người bán … cũng sẽ tạo ra một khả năng kiểm soát đối với các nghiệp vụ chi tiền tương đối tốt và vì vậy nó cũng sẽ làm giảm khả năng sai sót trong chu trình nghiệp vụ này. - Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: nguyên tắc này yêu cầu phải có sự cách ly một số chức năng đặc thù liên quan tới tiền trong doanh nghiệp. Sự cách ly các chức năng ghi chép, phê chuẩn và chức năng quản lý trực tiếp đối với tiền là vô cùng quan trọng. Một sự cách ly các chức năng này không hợp lý đều có thể làm gia tăng khả năng sai phạm tiềm tàng mà thủ tục kiểm soát được thiết kế khó có thể phát hiện ra. Tuy nhiên một sự cách ly tuyệt đối chưa hẳn đã tốt và cũng không đảm bảo được 100% là ngăn chặn được sai phạm có thể phát sinh liên quan tới tiền. Trong một số trường hợp, một người có thể đảm nhận nhiều chức năng khác nhau nhưng các chức năng đó phải có một sự độc lập đáng kể, hoặc là sự kiêm nhiệm ấy được đảm bảo không có khả năng sai phạm tiềm tàng nào. - Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: nguyên tắc này hướng yêu cầu trước khi các nghiệp vụ tiền được thực hiện cần thiết phải có sự phê chuẩn đúng ._.mực. Sự ủy quyền và phê chuẩn tốt sẽ tạo điều kiện tốt phục vụ cho việc kiểm soát đối với các nghiệp vụ nói chung và các nghiệp vụ tiền nói riêng. Ví dụ: trong một doanh nghiệp khi mà các nghiệp cụ chi tiêu thường xuyên với số lượng lớn, thủ trưởng có thể thực hiện ủy quyền cho cấp phó thực hiện việc phê chuẩn đối với những nghiệp vụ chi tiêu ấy. Tuy nhiên việc ủy quyền phải nằm trong giới hạn về thời gian và không gian nhất định đồng thời nó phải được quy định một cách rõ ràng, cụ thể. Do tính chất trọng yếu của nghiệp vụ thì các nghiệp vụ về tiền luôn phải được quan tâm một cách đặc biệt. Một sự phê chuẩn thể hiện việc thực hiện kiểm soát đối với tiền thường để lại dấu vết trực tiếp trên các chứng từ, tài liệu liên quan tới chi, thu tiền. Kiểm soát nội bộ đối với tiền được thực hiện rất đa dạng trong mỗi loại doanh nghiệp khác nhau. Tuy nhiên việc kiểm soát đối với tiền đều hướng tới những điểm cơ bản sau đây khi thiết lập: - Phân tách các chức năng phê chuẩn nghiệp vụ thu, chi tiền với ghi chép sổ sách về tiền và với chức năng quản lý tiền. - Tập trung được các đầu mối thu tiền. Đây là cơ sở cho việc kiểm soát được toàn bộ số thu về của doanh nghiệp. - Ghi chép kịp thời, đầy đủ các nghiệp vụ thu, chi tiền. - Tăng cường các giao dịch bằng tiền gửi ngân hàng. - Đối chiếu giữa bộ phận kế toán với bộ phận quản lý tiền. Công việc kiểm soát vốn bằng tiền phải dựa vào các căn cứ sau đây: - Các chính sách chế độ liên quan đến quản lý vốn bằng tiền, những quy định về mở tài khoản tiền gửi tại ngân hàng, chế độ thanh toán không dùng tiền mặt, quy định về phát hành séc, về quản lý và hạch toán ngoại tệ…. - Các quy định của Hội đồng quản trị (hay ban Giám đốc) đơn vị về trách nhiệm và thủ tục phê chuẩn, xét duyệt chi tiêu vốn bằng tiền: quy định và phân công trách nhiệm giữ quỹ, kiểm kê, đối chiếu… - Báo cáo tài chính phải rõ ràng. - Các chứng từ, tài liệu về thu, chi, chuyển tiền…và sổ kế toán các tài khoản vốn bằng tiền (sổ tổng hợp, sổ chi tiết, tài liệu và sổ kế toán khác có liên quan). Và để hạn chế những sai sót có thể xảy ra, các đơn vị cần thiết lập kiểm soát nội bộ đối với các khoản vốn bằng tiền, hệ thống này có thể chia làm 2 loại: - Kiểm tra về chu trình các nghiệp vụ có ảnh hưởng đến các khoản thu hay chi tiền. - Kiểm tra độc lập thông qua kiểm kê quỹ hay đối chiếu với ngân hàng. 3. Kiểm soát nội bộ đối với tiền mặt 3.1. Kiểm soát nội bộ thu tiền mặt Việc xác định những yếu kém trong hệ thống kiểm soát làm tăng khả năng gian lận trong thu tiền được xem là những công việc trọng tâm. Theo hướng đó những trình tự kiểm soát chủ yếu được áp dụng trong việc xác định khả năng bỏ sót các khoản thu tiền trong phương thức thanh toán trực tiếp, trong phương thức thanh toán qua ngân hàng, trong các khoản thanh toán kéo dài, và trong các khoản không thu được tiền hàng. Trong phương thức thu tiền mặt trực tiếp rất khó phát hiện các khoản tiền mặt bị biển thủ trước khi ghi sổ. Ví dụ: nhân viên bán hàng cố ý gian lận bằng cách biển thủ số tiền bán hàng không ghi sổ. Biện pháp tốt nhất là phân cách nhiệm vụ bán hàng với nghiệp vụ thu tiền trong tổ chức kiểm soát nội bộ. Tất nhiên, công việc phân cách nhiệm vụ này còn tùy thuộc vào quy mô quầy hàng và vào cách tổ chức kinh doanh của Công ty. Nếu với một quầy hàng nhỏ trong đó chỉ một người vừa bán vừa thu tiền và báo cáo về Công ty thì chính sách nhân sự trong việc tuyển chọn và sử dụng nhân viên phải được coi trọng. Tuy nhiên, trong mọi trường hợp, cần kết hợp các biện pháp về tổ chức bộ máy kinh doanh với xây dựng hệ thống sổ sách theo mẫu sẵn từ giấy báo nhận tiền có đánh số trước trên bảng kê tiền mặt đủ để ngăn chặn khả năng biển thủ tiền mặt. Khi tiền mặt được báo cáo về Công ty theo giấy báo đánh số trước và bảng kê yêu cầu kịp thời thì các biện pháp kiểm soát thường xuyên việc lập và gửi các giấy báo, các bảng kê vẫn được coi là công việc hệ trọng trong kiểm soát nội bộ. Các mục tiêu KSNB thu tiền mặt Thủ tục KSNB chủ yếu về thu tiền mặt Có căn cứ hợp lý: Các khoản thu tiền đã ghi sổ thực tế đã nhận . - Phân công nhiệm vụ giữa người giữ tiền và người giữ sổ. - Ký tắt sau các giấy tờ chứng minh đã được lập bảng kê, phiếu thu. Sự phê chuẩn: Khoản tiền chiết khấu đã được xét duyệt đúng đắn, phiếu thu tiền được đối chiếu và ký duyệt. - Có chính sách cụ thể trong việc thanh toán trước hạn, theo khối lượng hàng bán. - Duyệt các khoản chiết khấu. - Các phiếu thu, bảng kê phải có chữ ký của người nộp, người lập và người nhận tiền. - Đối chiếu chứng từ gốc và ký duyệt phiếu thu tiền. Tính đầy đủ: Tiền mặt thu được đã ghi đầy đủ vào sổ quỹ và các nhật lý thu tiền. - Phân cách nhiệm vụ giữa người giữ tiền và người giữ sổ. - Sử dụng giấy báo nhận tiền hoặc bảng kê tiền mặt đánh số trước kèm quy định cụ thể về chế độ báo cáo nhận tiền kịp thời. Kiểm tra độc lập việc ghi sổ. Sự đánh giá: Các khoản thu tiền đã ghi sổ và đã đều đúng với giá hàng bán. - Theo dõi chi tiết các khoản thu theo thương vụ và đối chiếu với chứng từ bán hàng và thu tiền. Sự phân loại: Các khoản thu tiền đều được phân loại đúng. Sử dụng sơ đồ tài khoản có quy định các quan hệ đối ứng cụ thể về thu tiền. Xem xét, đối chiếu nội bộ việc phân loại, chú ý định khoản đặc biệt. Các khoản thu tiền ghi đúng thời gian. - Quy định rõ việc cập nhật các khoản tiền vào quỹ và vào sổ. - Có nhân việc độc lập kiểm soát ghi thu và nhập quỹ. Các khoản thu tiền ghi đúng vào sổ quỹ, Sổ cái và tổng hợp đúng. - Phân cách nhiệm vụ ghi sổ quỹ với theo dõi thanh toán tiền hàng. - Lập cân đối thu tiền và gửi cho người mua đều đặn. - Tổ chức đối chiếu nội bộ về chuyển sổ và cộng sổ. 3.2. Kiểm soát nội bộ chi tiền mặt Quá trình hoạt động của bất kỳ một Công ty nào cũng có những khoản chi tiêu như chi tiêu nguyên vật liệu, thiết bị, tiền lương và các loại dịch vụ khác. Những khoản chi tiêu này tạo cho Công ty có nghĩa vụ phải thanh toán ngay bằng tiền hoặc sẽ trả trong thời gian tới. Quá trình thanh toán phải giải quyết và kiểm soát những nghĩa vụ này, khi những nghĩa vụ này được giải quyết thì quá trình thanh toán tiến gần tới quá trình chi tiêu. Quá trình hoạt động của Công ty tạo ra quá trình thanh toán, kiểm soát chu trình này được coi là kiểm soát tài chính. Kiểm soát tài chính quan tâm tới mức độ chính xác và đúng thời hạn của các nghĩa vụ này, tính phù hợp và hợp pháp của các nghĩa vụ và các thủ tục giấy tờ. Qua đó giai đoạn cuối cùng là giai đoạn thanh toán được thiết lập. Quá trình thanh toán bao gồm hoạt động theo các nhóm sau: Thứ 1: các hoạt động tạo ra các khoản phải trả. Chúng ta phải kiểm tra những khoản phải trả như thế nào và giá trị pháp lý của các khoản phải trả như thế nào? Thứ 2: có rất nhiều hoạt động quản lý các khoản phải trả đang tồn tại nhưng vấn đề gì gặp phải khi ghi chép và kiểm soát. Cuối cùng, các hoạt động chuẩn bị thủ tục cho thanh toán riêng rẽ từ đó đảm bảo kiểm soát các khoản thanh toán thực tế. Mục tiêu KSNB chi tiền mặt Thủ tục KSNB chủ yếu về chi tiền mặt Có căn cứ hợp lý: Các khoản thanh toán ghi sổ là của hàng hóa và dịch vụ thực tế nhận được. - Sự tách biệt thích hợp trách nhiệm giữa nhân viên ghi sổ các khoản phải trả với người ký phiếu chi. - Kiểm tra các chứng từ chứng minh trước khi lập phiếu chi do một nhân viên có thẩm quyền thực hiện. - Sự kiểm soát nội bộ. Sự phê chuẩn: Nghiệp vụ thanh toán được ghi sổ và phê chuẩn đúng đắn. - Sự phê chuẩn các khoản chi trên chứng từ vào thời điểm lập phiếu chi. Tính đầy đủ: Các nghiệp vụ thanh toán hiện có đều được ghi sổ. - Phiếu chi được đánh số trước và theo dõi. - Phân một nhân viên độc lập đối chiếu phiếu chi với bảng kê chứng từ. Sự đánh giá: Các nghiệp vụ thanh toán được đánh giá đúng. - Kiểm tra nội bộ các quá trình tính toán và các số tiền được ghi sổ. Tính đúng hạn: Các nghiệp cụ thanh toán được ghi vào sổ đúng lúc. - Doanh nghiệp có các thủ tục quy định ghi sổ ngay sau khi phiếu chi đã được thực hiện. - Kiểm tra độc lập việc thực hiện. Sự phân loại: Các nghiệp vụ thanh toán được phân loại đúng đắn. - Doanh nghiệp có sơ đồ tài khoản đầy đủ. - Kiểm tra nội bộ quá trình phân loại. Chuyển sổ và tổng hợp: Các khoản thanh toán được phản ánh đúng đắn vào các sổ hạch toán chi tiết tương ứng và chúng được tổng hợp đúng đắn trong sổ hạch toán tổng hợp. - Định kỳ phải có sự đối chiếu giữa các sổ theo dõi do một nhân viên ghi hoặc các sổ của nhiều nhân viên có liên quan. - Kiểm tra nội bộ. 4. Kiểm soát nội bộ đối với tiền gửi ngân hàng 4.1. Kiểm soát nội bộ thu tiền gửi ngân hàng Trong quá trình hoạt động của đơn vị, các mối quan hệ kinh tế nảy sinh các nghiệp vụ về tiền gửi ngân hàng cũng phong phú, đa dạng và có nhiều điểm giống như với tiền mặt. Tuy nhiên, sự kiểm soát đối với tiền gửi ngân hàng có phần chặt chẽ hơn bởi hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị và sự kiểm soát của ngân hàng. Các thủ tục, chứng từ liên quan tới tiền gửi ngân hàng được quy định chặt chẽ qua nhiều khâu nhiều bộ phận của doanh nghiệp và của cả ngân hàng sẽ hạn chế được khả năng rủi ro. Tuy nhiên, nếu có sự thông đồng giữa đơn vị với ngân hàng hay giữa ngân hàng có liên quan đến doanh nghiệp thì khó phát hiện và đó thường là sai phạm có tính trọng yếu. Các nghiệp vụ thu tiền gửi ngân hàng có liên quan tới các chu trình và các tài khoản khác nhau như mua vào, khách hàng thanh toán nợ đến hạn, gửi tiền mặt vào ngân hàng… Các mục tiêu KSNB thu TGNH Thủ tục KSNB chủ yếu về thu TGNH Có căn cứ hợp lý: Các khoản thu tiền đã ghi sổ thực tế đã nhận. - Các phiếu thu, ủy nhiệm thu, biên lai phải đính kèm các giấy tờ chứng minh. - Đối chiếu độc lập với tài khoản ở ngân hàng. Sự phê chuẩn: Khoản tiền chiết khấu đã được xét duyệt đúng đắn, ủy nhiệm thu được đối chiếu và ký duyệt. - Có chính sách cụ thể trong việc thanh toán trước hạn, theo khối lượng hàng bán. - Duyệt các khoản chiết khấu. - Các ủy nhiệm thu, bảng kê phải có chữ ký của người nộp, người lập. - Đối chiếu chứng từ gốc và ký duyệt ủy nhiệm thu tiền. Tính đầy đủ: Tiền gửi ngân hàng thu được đã ghi đầy đủ vào sổ quỹ và bảng kê tiền gửi ngân hàng. - So sánh chi tiết danh sách nhận tiền từ sổ quỹ với nhật ký thu tiền, với các bảng kê tiền gửi vào ngân hàng và với các tài khoản nợ phải thu. - So sánh các bút toán ghi hàng ngày với tiền gửi ngân hàng. - Kiểm tra độc lập việc ghi sổ. - Trực tiếp các nhận séc thu tiền. Sự đánh giá: Các khoản thu tiền đã ghi sổ và đánh giá đúng đắn các khoản tiền gửi ngân hàng. - Đối chiếu đều đặn với ngân hàng về các khoản tiền bán hàng. - Phải kiểm tra đầy đủ tỷ giá hàng ngày của ngoại tệ, vàng bạc, đá quý nhằm đánh giá đúng số tiền gửi. Các khoản thu tiền ghi đúng thời gian. - Quy định rõ việc cập nhật các khoản tiền vào ngân hàng và vào sổ. - Có nhân viên độc lập kiểm soát ghi thu và xác nhận tiền gửi. Các khoản thu tiền ghi đúng vào sổ quỹ, Sổ cái và tổng hợp đúng. - Phân cách nhiệm vụ ghi sổ quỹ với theo dõi thanh toán tiền hàng. - Lập cân đối thu tiền. - Tổ chức đối chiếu nội bộ về chuyển sổ và cộng sổ. - Định kỳ đối chiếu giữa số tiền gửi ngân hàng với sổ phụ ngân hàng. 4.2. Kiểm soát nội bộ chi tiền gửi ngân hàng Các nghiệp cụ liên quan đến chi tiền gửi ngân hàng như bán ra, thanh toán, đầu tư cũng như liên quan đến sự biến động của tiền mặt. Sự thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ đối với tiền gửi ngân hàng cũng tuân thủ các nguyên tắc cơ bản đã nêu ở trên ngoài ra còn được hổ trợ bởi quy định thực hiện chế độ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các khoản thanh toán có giá trị lớn. Mục tiêu KSNB chi TGNH Thủ tục KSNB chủ yếu về chi TGNH. Có căn cứ hợp lý: Các khoản thanh toán ghi sổ là của hàng hóa và dịch vụ thực tế nhận được. - Sự tách biệt thích hợp trách nhiệm giữa nhân viên ghi sổ các khoản phải trả với người ký ủy nhiệm chi. - Xem xét việc chi tiêu séc gửi ngân hàng, việc ký séc, việc sử dụng séc có đảm bảo tuân thủ các quy định về quản lý séc. - Ký tắt ngay sau các giấy tờ chứng minh đã lập ủy nhiệm chi. - Sự kiểm soát nội bộ. Sự phê chuẩn: Nghiệp vụ thanh toán được ghi sổ và phê chuẩn đúng đắn. - Thường xuyên kiểm tra tiền gửi ngân hàng, xem xét đối với việc thực hiện chức năng kiểm soát duyệt chi, ký séc ở đơn vị. Tính đầy đủ: Các nghiệp vụ thanh toán hiện có đều được ghi sổ. - Các chứng từ thanh toán (séc, uỷ nhiệm chi) được đánh số trước và theo dõi. - Bảng đối chiếu với ngân hàng được lập hàng tháng bởi một nhân viên độc lập với việc ghi sổ các khoản thanh toán. Sự đánh giá: Các nghiệp vụ thanh toán được đánh giá đúng. - Hàng tháng lập một bảng đối chiếu với ngân hàng do một nhân viên độc lập thực hiện. Tính đúng hạn: Các nghiệp cụ thanh toán được ghi vào sổ đúng lúc. - Doanh nghiệp có các thủ tục quy định ghi sổ ngay sau khi ủy nhiệm chi đã được thực hiện. - Kiểm tra độc lập việc thực hiện. Ghi chép chính xác: Các nghiệp vụ thanh toán được tính toán và hạch toán chính xác. - Kiểm tra việc tính toán khóa sổ kế toán tài khoản tiền gửi ngân hàng thông qua sổ phụ của ngân hàng. - Kiểm tra nội bộ quá trình ghi chép. Chuyển sổ và tổng hợp: Các khoản thanh toán được phản ánh đúng đắn vào các sổ hạch toán chi tiết tương ứng và chúng được tổng hợp đúng đắn trong sổ hạch toán tổng hợp. - Kiểm tra nội bộ trong tổng hợp, kiểm tra đối chiếu, tổng hợp cân chỉnh hàng tháng. - Lập bảng kê chi tiết về tiền gửi ngân hàng và đối chiếu với số dư trong Sổ cái, đối chiếu với số liệu của ngân hàng xác nhận. - Kiểm tra nội bộ. 5. Kiểm soát nội bộ đối với tiền đang chuyển Tiền đang chuyển là một bộ phận của vốn bằng tiền. Các nghiệp vụ liên quan tới tiền đang chuyển thường liên quan tới sự biến động của tiền mặt, tiền gửi ngân hàng trong quan hệ thu, chi, thanh toán…. Các khoản tiền của đơn vị chuyển đi ( nộp vào ngân hàng hay kho bạc Nhà nước, gửi chuyển qua bưu điện, chuyển từ tài khoản tiền gửi ngân hàng đi thanh toán…) đều phải có thủ tục và hồ sơ gắn liền với việc chuyển tiền đó như giấy nộp séc vào ngân hàng, hồ sơ xin chuyển tiền, ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi, chứng từ gửi tiền chuyển qua bưu điện… Sự kiểm soát đối với tiền đang chuyển chủ yếu tập trung vào việc phân cấp, phân nhiệm cho cán bộ được giao nhiệm vụ thực hiện việc chuyển tiền và sự phê chuẩn, xét duyệt về hồ sơ thủ tục liên quan đến việc cho phép chuyển tiền của đơn vị. Bởi vậy thể thức và nội dung về kiểm soát nội bộ đối với tiền đang chuyển chủ yếu gồm: - Kiểm tra việc phân công người chịu trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ và sự thực hiện quy trình công việc của người đó có đảm bảo các quy định về quản lý vốn bằng tiền. - Kiểm soát việc thực hiện các công việc như phê duyệt các hồ sơ, thủ tục liên quan đến chuyển tiền (hồ sơ thanh toán, ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu…) - Kiểm tra việc tính toán khóa sổ kế toán tài khoản tiền đang chuyển đảm bảo sự tổng hợp đúng kỳ cũng như tính chính xác, hợp lý việc quy đổi ngoại tệ. V. KIỂM SOÁT VỐN BẰNG TIỀN TRONG MÔI TRƯỜNG XỬ LÝ THÔNG TIN BẰNG MÁY TÍNH 1. Tổ chức dữ liệu, bảo vệ cơ sở dữ liệu, đánh giá rủi ro trong môi trường máy tính 1.1 Rủi ro trong môi trường xử lý bằng máy tính * Rủi ro trong kinh doanh: là những rủi ro liên quan đến việc thực hiện nghiệp vụ kinh tế. Ví dụ: số tiền phát sinh quá dự toán cho phép…Những rủi ro này giống như trong môi trường xử lý bằng tay. * Rủi ro xử lý thông tin: là những rủi ro liên quan tới việc ghi nhận, xử lý dữ liệu, tổng hợp, lập báo cáo. - Đầu vào: ghi nhận dữ liệu sai, không chính xác, không đầy đủ và không hợp lệ. - Xử lý: dữ liệu xử lý bị sai, tính toán sai do chương trình xử lý không chính xác. - Kết quả: thông tin tổng hợp thành các báo cáo kế toán không chính xác. Báo cáo có thể giao không đúng người nhận. * Rủi ro liên quan đến dữ liệu hệ thống: - Hệ thống dữ liệu bị phá hủy do cố tình phá hoại hoặc do vô tình sử dụng không đúng kỹ thuật. - Hệ thống dữ liệu dễ bị xâm nhập, phá hoại để sửa chương trình xử lý hoặc phá hủy hay lấy cắp thông tin. - Dữ liệu dễ bị mất do máy hư, virus, do bị phá hoại hoặc ăn cắp thiết bị lưu trữ. 1.2 Các gian lận trong môi trường kế toán được xử lý bằng máy Trong môi trường xử lý bằng máy, người ta thường sử dụng các kỹ thuật đặc thù của nó để thực hiện các gian lận. Các kiểu gian lận thường xảy ra: cố tình nhập sai dữ liệu, phá hủy các máy tính chứa dữ liệu và chương trình quan trọng. ăn cắp thông tin qua việc truy cập bất hợp pháp máy tính hay mạng máy tính, sử dụng máy tính như một công cụ để tạo một hệ thống sổ sách song song khác như mục đích gian lận tài chính để lừa dối. 1.3 Bảo vệ cơ sở dữ liệu trong môi trường máy tính Các chứng từ kế toán, các tập tin dữ liệu phải đảm bảo tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu, thông tin trong quá trình sử dụng và lưu trữ, phải có biện pháp quản lý, kiểm tra chống các hình thức lợi dụng khai thác, thâm nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng từ trên máy không đúng quy định. Các chứng từ trên máy phải mã hóa bảo đảm an toàn dữ liệu trong quá trình xử lý, truyền tin và lưu trữ. 2. Kiểm soát chung trong môi trường máy tính Kiểm soát chung được thiết lập nhằm đảm bảo toàn bộ hệ thống thông tin kế toán trên máy tính được ổn định và được quản trị tốt. Thông thường có các nhóm thủ tục kiểm soát chung như sau: - Xác lập kế hoạch an ninh. - Phân chia trách nhiệm trong các chức năng của hệ thống: chức năng phân tích hệ thống, chức năng lập trình, vận hành hệ thống máy tính, người dùng hệ thống, thư viện dữ liệu của hệ thống, kiểm soát dữ liệu. - Kiểm soát dự án phát triển hệ thống gồm các thủ tục sau: kế hoạch chủ đạo chiến lược, kế hoạch phát triển dự án, lịch trình xử lý dữ liệu, quy định trách nhiệm, đánh giá thực hiện dự án định kỳ, đánh giá thực hiện chuyển đổi, đo lường việc thực hiện hệ thống. - Kiểm soát thâm nhập về mặt vật lý. - Kiểm soát truy cập hệ thống. - Kiểm soát lưu trữ dữ liệu. - Kiểm soát truyền tải dữ liệu. - Chuẩn hóa tài liệu hệ thống: gồm tài liệu quản trị, tài liệu ứng dụng và tài liệu vận hành hệ thống. - Giảm thiểu thời gian chết của hệ thống. - Dấu vết của kiểm soát. - Các kế hoạch phục hồi sau thiệt hại. 3. Kiểm soát ứng dụng trong môi trường máy tính 3.1. Kiểm soát nhập liệu Kiểm soát nhập liệu được thực hiện từ khi có nguồn dữ liệu cho đến khi hoàn tất việc nhập liệu vào hệ thống. Do đó, cần phải kiểm soát nguồn dữ liệu và kiểm soát quá trình nhập liệu. - Kiểm soát tính hợp lý: khi nhập các nghiệp vụ, số chứng từ, mã số quản lý của các đối tượng hay ngày nhập liệu… phải được kiểm tra tính hợp lý. Ví dụ: số của các hóa đơn mua hàng không được trùng lắp với các nghiệp vụ mua hàng khác nhau, ngày mua phải trước hay bằng ngày nhập liệu. - Kiểm tra tính có thực của các nghiệp vụ: tính có thực của các nghiệp vụ được kiểm tra thông qua việc xác nhận các đối tượng tham gia vào nghiệp vụ có thực nhằm phát hiện các dữ liệu nhập sai vào hệ thống và ngăn chặn hệ thống chuyển thông tin không có thực vào các tập chính.Ví dụ: kiểm tra tính có thực của mã số nhà cung cấp hay khách hàng có trong danh mục…. - Kiểm tra giới hạn: đảm bảo sự hợp lý và kiểm soát các gian lận khi nhập liệu, hệ thống phải kiểm tra giới hạn của các dữ liệu nhập. - Kiểm tra tính đầy đủ: đảm bảo rằng tất cả các thông tin quan trọng trên một mẫu tin đều được nhập vào. Không có cùng quan trọng nào được để trống. Ví dụ: kiểm tra các vùng quan trọng khi nhập phiếu chi là tài khoản đối ứng, người nhận… 3.2 Kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu Kiểm soát sự chính xác của thông tin kế toán trong quá trình xử lý dữ liệu, loại trừ các yếu tố bất thường trong quá trình xử lý và đảm bảo cho hệ thống vận hành như thiết kế ban đầu. 3.3 Kiểm soát thông tin đầu ra Kiểm soát thông tin đầu ra bao gồm chính sách và các bước thực hiện nhằm đảm bảo sự chính xác của việc xử lý số liệu. Việc kiểm soát có thể thực hiện thông qua các thủ tục sau: - Xem xét các kết xuất đầu ra nhằm đảm bảo nội dung thông tin cung cấp và hình thức phù hợp với nhu cầu sử dụng thông tin. - Đối chiếu giữa kết xuất và dữ liệu nhập thông qua các tổng số kiểm soát nhằm đảm bảo tính chính xác của thông tin. - Chuyển giao thông tin chính xác đến người sử dụng thông tin. - Đảm bảo an toàn cho các kết xuất và thông tin nhạy cảm của doanh nghiệp. - Quy định người sử dụng phải có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác đầy đủ và trung thực của thông tin sau khi nhận thông tin báo cáo. PHẦN II THỰC TRẠNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG Quá trình hình thành và phát triển của Công ty cổ phần tư vấn đầu tư và xây dựng Quá trình hình thành Công ty cổ phần tư vấn đầu tư và xây dựng được thành lập và chuyển đổi từ Công ty tư vấn đầu tư và xây dựng theo quyết định số 1188\QĐ-BXD ngày 30\5\2005 của Bộ xây dựng. Trụ sở chính của Công ty đóng tại 517 Trần Cao Vân, Quận Thanh Khê, TP Đà Nẵng. Công ty đăng ký mã số kinh doanh là 320300675 tại sở kế hoạch đầu tư TP Đà Nẵng, đăng ký mã số thuế là 0400349194 tại cục thuế TP Đà Nẵng ngày 14\12\1999. Tiền thân của Công ty tư vấn đầu tư và xây dựng là phòng thiết kế của Công ty xây dựng số 7 cũ. Trong thời đại kinh tế kế hoạch hóa tập trung, nhiệm vụ của phòng thiết kế là thiết kế và lập dự án công tình nội bộ theo nhiệm vụ, kế hoạch của Bộ xây dựng giao hàng năm. Ngày 01\06\1999, Bộ xây dựng có quyết định nâng cấp xưởng thiết kế thành Xí nghiệp thiết kế và xây dựng trực thuộc Công ty xây dựng số 7 cũ. Xí nghiệp thiết kế và xây dựng được bộ và Công ty giao thêm nhiệm vụ vừa thiết kế vừa xây dựng một số công trình có quy mô vừa và nhỏ. Với cơ cấu tổ chức có Giám đốc, các Phó giám đốc, phụ trách kế toán, có con dấu, có tài khoản, có tư cách pháp nhân không đầy đủ, được vay vốn của ngân hàng qua bảo lãnh của Công ty. Ngày 28\10\1999, Bộ trưởng Bộ xây dựng quyết định thành lập Tổng Công ty xây dựng Miền Trung, trên cơ sở lấy Công ty xây dựng số 7 làm nòng cốt, cùng với một số doanh nghiệp trên địa bàn các tỉnh Miền Trung làm thành viên. Xí nghiệp thiết kế và xây dựng, Trung tâm thí nghiệm và ứng dụng kỹ thuật xây dựng trực thuộc Công ty xây dựng số 7 được sát nhập thành “Công ty cổ phần tư vấn đầu tư và xây dựng”. Quyết định số 1188\QĐ-BXD ngày 30\05\2005 của Bộ trưởng Bộ xây dựng về việc chuyển doanh nghiệp “Công ty tư vấn đầu tư và xây dựng” thuộc Tổng Công ty xây dựng Miền Trung thành “Công ty cổ phàn tư vấn đầu tư và xây dựng”. Tổng số vốn điều lệ của Công ty là: 6.000.000.000 Trong đó: + Vốn ngân sách cấp: 2.439.977.000 + Vốn tự bổ sung: 3.560.023.000 Sự phát triển của Công ty Công ty cổ phần tư vấn đầu tư và xây dựng có 260 cán bộ công nhân viên hợp đồng không thời hạn, trong đó có 36 cán bộ lãnh đạo quản lý từ Công ty đến các đơn vị trực thuộc, 140 cán bộ kỹ thuật chuyên môn nghiệp vụ, 84 công nhân lành nghề. Ngoài ra Công ty còn ký hợp đồng với gần khoảng 500 công nhân và lao động theo dạng hợp đồng thời vụ. Trình độ chuyên môn của cán bộ công nhân viên trong Công ty tương đối cao, cán bộ có trình độ đại học và kỹ sư xây dựng công nghiệp là 48 người, kỹ sư giao thông: 4 người, kỹ sư nước: 3 người, kỹ sư hóa: 3 người, kỹ sư công trình : 3 người, cử nhân kinh tế: 20 người, kỹ sư khác: 9 người, cao đẳng, trung cấp các loại: 24 người. Cơ sở vật chất kỹ thuật của Công ty: các phòng ban trong Công ty đến các đơn vị trực thuộc đều được trang bị máy vi tính với các phần mềm mới. Ngoài ra, Công ty còn có nhiều máy móc thiết bị phục vụ cho việc in ấn, thí nghiệm vật liệu xây dựng, khảo sát địa hình, địa chất…Đối với các thiết bị thi công tương đối hiện đại: cần cẩu tháp, máy trộn bêtông, xe vận chuyển, cốt pha, dàn giáo tổng hợp, đà chống bằng thép, xe chuyên dụng đủ điều kiện để thi công các công trình có giá trị lớn. Trong những năm qua không phải là một khoảng thời gian dài nhưng nó đã đánh dấu quá trình phát triển vượt bậc của Công ty trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Vượt qua những khó khăn ban đầu của một doanh nghiệp mới thành lập, đến nay Công ty đã thi công được nhiều công trình có chất lượng cao, đáp ứng được những tiêu chuẩn khắt khe về kỹ thuật của chủ đầu tư. Thu nhập bình quân đầu người của cán bộ công nhân viên ngày càng được nâng cao, lợi nhuận qua các năm tăng dần. Công ty luôn tìm kiếm các hợp đồng cơ bản để tạo công việc cho nhân viên, cạnh tranh được trong điều kiện lĩnh vực xây dựng cơ bản đang có nhiều biến động, nâng cao được lợi nhuận. Dưới đây là một số các chỉ tiêu minh họa cho quá trình phát triển của Công ty: Chỉ tiêu 2004 2005 2006 1. Doanh thu thuần 2. Thu nhập khác 3.Lợi nhuận trước thuế - Thuế TNDN 4. Lợi nhuận sau thuế. 5. Tổng tài sản. 26.208.817.000 136.745.687 303.808.031 85.066.249 218.741.782 155.214.170.153 28.014.587.000 148.957.000 318.490.223 89.177.262 229.312.967 189.894.178.467 32.153.569.000 66.606.319 308.186.361 86.287.141 221.899.220 200.791.072.037 Trong những năm qua, Công ty đã đảm nhận thiết kế và thi công các công trình tương đối lớn như: Khách sạn du lịch Hội An, UBND Tỉnh Quảng Trị, UBND Tỉnh Quảng Ngãi, TT truyền hình tại Đà Nẵng…Hiện nay, Công ty đang làm những công trình lớn như: Trung tâm Công nghệ Phần mềm Đà Nẵng, Bảo tàng tổng hợp Quảng Bình. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ ĐẶC ĐIỂM KINH DOANH CỦA CÔNG TY Căn cứ quyết định số 1188\QĐ-BXD ngày 28\10\1999 Công ty tư vấn đầu tư và xây dựng được Bộ và Tổng Công ty giao chức năng và nhiệm vụ là tư vấn các công trình cụ thể như sau: Về tư vấn xây dựng - Lập dự án đầu tư xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, kỹ thuật hạ tầng, giao thông thủy lợi, thủy điện nhỏ. - Khảo sát tình hình, địa chất các công trình xây dựng. - Thiết kế, quy hoạch, thiết kế chi tiết các khu dân cư, khu chức năng đô thị, khu công nghiệp. - Lập hồ sơ mời thầu, tu vấn đấu thầu, hợp đồng kinh tế và thiết kế, mua sắm thiết bị xây lắp các công trình. - Thiết kế, lập tổng dự toán các công trình xây dựng. - Thí nghiệm và kiểm định các chỉ tiêu vật liệu kỹ thuật vật liệu xây dựng bêtông, kết cấu thép, hàn. - Quản lý dự án, thẩm tra dự án đầu tư xây dựng, giám sát kỹ thuật xây dựng, nghiệm thu các dịch vụ tư vấn khác. Về xây lắp - Thi công xây lắp các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông thủy lợi, thủy điện nhỏ, đường dây và trạm biến áp đến 35 KW. - Nạo vét bốc đắp mặt bằng công trình, đào đắp nền móng công trình. - Lắp đặt các thiết bị cơ điện nước, gia công lắp đặt kết cấu kim loại và cấu kiện bêtông đúc sẵn. - Hoàn thiện xây dựng trang trí nội thất và tạo kiến trúc cảnh quan công trình. TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ TỔ CHỨC SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG Tổ chức quản lý tại Công ty cổ phần tư vấn đầu tư và xây dựng 1.1 Sơ đồ bộ máy quản lý tại Công ty Hội đồng quản trị Giám đốc Phó Giám đốc thiết kế Ban kiểm soát Phòng Tổ chức Hành chính Phòng Kế hoạch thị trường Phòng Kế toán tài chính Phòng quản lý kỹ thuật Phó Giám đốc thiết kế Xí nghiệp tư vấn và xây dựng số 1 Xí nghiệp tư vấn và xây dựng số 2 Xí nghiệp tư vấn thiết kế số 1 Xí nghiệp tư vấn thiết kế số 2 CN Cty CP Tư vấn Đầu tư và Xây dựng tại Quảng Ngãi CN Cty CP Tư vấn Đầu tư và Xây dựng tại Quảng Trị CN Cty CP Tư vấn Đầu tư và Xây dựng tại Hà Nội CN Cty CP Tư vấn Đầu tư và Xây dựng tại TP HCM Trung tâm Thí nghiệm và Ứng dụng Kỹ thuật xây dựng Đội xây dựng và trang trí nội thất SƠ ĐỒ BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY Chú thích: : Quan hệ trực tuyến : Quan hệ chức năng b, 1.2. Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban * Hội đồng quản trị: là cơ quan quản lý Công ty, có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. * Ban kiểm soát: Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, trong ghi chép sổ sách kế toán và báo cáo.Thẩm định Báo cáo tài chính hàng năm của Công ty, kiểm tra từng vấn đề cụ thể liên quan tới quản lý. * Giám đốc: là người điều hành mọi hoạt động hàng ngày của Công ty và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao. Giám đốc Công ty có quyền ủy nhiệm cho các Phó giám đốc hoặc người khác thay mặt mình giải quyết một số công việc của Công ty và chịu trách nhiệm pháp lý về việc ủy quyền, ủy nhiệm của mình. * Phó giám đốc thiết kế: tham mưu cho Giám đốc về các hoạt động sản xuất kinh doanh theo các lĩnh vực được phân công, được Giám đốc ủy quyền giải quyết các công việc khi vắng mặt. Trực tiếp quản lý công tác thiết kế của Công ty cũng như của các Xí nghiệp, chịu trách nhiệm quản lý Xí nghiệp tư vấn thiết kế 1, Xí nghiệp tư vấn thiết kế 2, Trung tâm thí nghiệm và ứng dụng kỹ thuật xây dựng, Chi nhánh xây dựng Quảng Trị, Chi nhánh đầu tư và xây dựng Hà Nội. * Phó giám đốc xây lắp: Tham mưu cho Giám đốc về các hoạt động sản xuất kinh doanh theo lĩnh vực được phân công, được Giám đốc ủy quyền giải quyết các công việc khi vắng mặt. Trực tiếp quản lý công tác thi công của Công ty cũng như của các Xí nghiệp, chịu trách nhiệm quản lý các công trình của Công ty cũng như của các Xí nghiệp, chịu trách nhiệm quản lý Xí nghiệp tư vấn đầu tư và xây dựng số 1, Xí nghiệp tư vấn đầu tư và xây dựng số 2, chi nhánh tư vấn đầu tư và xây dựng Quảng Ngãi, đội trang xây dựng và trang trí nội thất. * Phòng tổ chức hành chính: giúp Giám đốc quản lý cán bộ công nhân viên, thực hiện công tác quản lý hồ sơ, các chế đọ chính sách: BHYT, BHXH… Tổ chức bố trí cán bộ được nhịp nhàng, đều đặn, theo dõi quản lý tiền lương, tính toán, lựa chọn các hình thức trả lương nhằm thúc đẩy sản xuất. * Phòng kế hoạch thị trường: Điều tra nghiên cứu thị trường, bám sát thị trường, nắm bắt và xử lý thông tin, đề xuất với lãnh đạo các phương án để đấu thầu các công trình xây dựng. Cùng với các phòng ban chức năng xây dựng quy chế, mức giao khoán xây lắp các đơn vị nội bộ, các công trình sản phẩm công nghiệp, vật liệu xây dựng đầy đủ, kịp thời để đảm bảo tiến độ thi công công trình. Thực hiện chế độ báo cáo thống kê kế hoạch định kỳ, giúp chủ đầu tư thực hiện các mặt hợp lý của dự án theo quy chế của Nhà nước. * Phòng tài chính kế toán: Tham mưu cho công tác trong quản lý tài chính của Công ty, tổng hợp công tác kế toán, tổ chức hạch toán kế toán từ Công ty đến từng đơn vị trực thuộc. Phát hiện và đề ra các b._.hoản ngân hàng chi nhầm, đây không phải là những khoản chi của Công ty. Đối với khoản này sai sót do ngân hàng phải yêu cầu ngân hàng điều chỉnh đồng thời có xác nhận cụ thể. 3. Dịch vụ phí ngân hàng về các khoản chuyển tiền ngân hàng thực hiện cho Công ty nhưng kế toán chưa phản ánh. 3`. Thu không có thực: là khoản ngân hàng thu nhầm, thực tế tại Công ty không xảy ra nghiệp vụ thu tiền này. Sau khi đối chiếu số dư của Công ty và Ngân hàng phải bằng nhau. Tuy nhiên cần tìm hiểu nguyên nhân các khoản chênh lệch, nếu sai sót do Ngân hàng phải yêu cầu Ngân hàng phải điều chỉnh còn nếu về phía Công ty cần phải nhắc nhở và khiển trách, truy cứu trách nhiệm của các nhân viên nếu có sai sót nghiêm trọng. 4. Lập kế hoạch vốn bằng tiền Để kiểm soát tốt đồng thời sử dụng có hiệu quả lượng vốn bằng tiền ở đơn vị và có kế hoạch đầu tư, chi tiêu hợp lý nên lập kế hoạch vốn bằng tiền nên có thể lập hằng quý, hằng năm. Bảng kế hoạch vốn bằng tiền là một bảng tổng hợp các dòng tiền thu vào, dòng tiền chi ra liên quan đến các mặt hoạt động của Công ty trong từng thời kỳ kế toán. Mỗi Công ty cần xác lập một mức dự trữ tiền tối thiểu, hợp lý luôn sẵn sàng để phục vụ cho quá trình hoạt động của Công ty. Trên cơ sở cân đối dòng tiền thu vào, chi ra trong từng hoạt động, đồng thời đảm bảo mức tồn quỹ cần thiết, Công ty sẽ có kế hoạch sử dụng vốn bằng tiền dư thừa hoặc thông qua vay mượn…để bù đắp lượng tiền tối thiểu trong quá trình hoạt động. Bảng kế hoạch vốn bằng tiền bao gồm 3 phần: Phần khả năng tiền. Phần nhu cầu chi tiêu. Phần cân đối thu chi. BẢNG KẾ HOẠCH VỐN BẰNG TIỀN NĂM 2007 ĐVT: 1000 ĐỒNG Chỉ tiêu Quý II Quý III Quý IV 1. Số tiền tồn đầu kỳ (971.157) 390.290 1.844.112 2. Số tiền thu vào - Thu từ quyết toán công trình 7.230.000 8.678.000 11.662.000 - Dịch vụ tư vấn, thí nghiệm công trình 1.500.000 1.500.000 1.200.000 3. Tổng cộng thu 8.730.000 10.178.000 13.862.000 4. Số tiền chi ra - Chi mua nguyên vật liệu 4.126.892 4.796.487 6.200.806 - Chi tiền lương 895.444 1.260.790 1.885.760 - Chi phí khác 300.194 698.233 1.251.175 - Thuế thu nhập DN 60.000 80.000 105.000 - Mua sắm TSCĐ 200.000 25.000 - Chi trả nợ nhà cung cấp 1.986.023 1.768.668 2.005.638 5. Tổng cộng chi 7.368.553 8 .724.178 11.523.379 6. Cân đối thu chi (3-5) 1.361.447 1.453.822 2.338.621 7. Tồn cuối kỳ 390.290 1.844.112 4.182.733 8. Tồn mong muốn 3.000.000 3.000.000 3.000.000 9. Số tiền thừa (thiếu) (2.609.710) (1.155.888) 1.182.733 * Phần khả năng tiền: phản ánh khả năng dòng tiền có được trong kỳ, bao gồm số tiền tồn đầu kỳ và dòng tiền thu vào trong kỳ. - Số tiền tồn đầu kỳ là số tiền tồn cuối kỳ trước chuyển sang. - Dòng tiền thu vào trong kỳ: là doanh thu của Công ty bao gồm thu từ quyết toán công trình và dịch vụ tư vấn thiết kế, thí nghiệm công trình. (Dựa vào dự toán Doanh thu) * Phần nhu cầu chi tiêu: phản ánh dòng tiền chi ra trong kỳ bao gồm: - Chi mua nguyên vật liệu dựa vào dự toán chi phí nguyên vật liệu. + 70% nhu cầu thu mua nguyên vật liệu được chi trả bằng tiền trong quý. + 30% nợ còn lại được chi trả hết trong kỳ sau. - Các chỉ tiêu: chi trả lương và chi phí khác đều được chi ra bằng tiền trong từng quý và được lập dựa vào các bảng dự toán: chi phí nhân công trực tiếp, chi phí máy thi công, chi phí sản xuất chung, chi phí quản lý doanh nghiệp. - Chi tiền nộp thuế thu nhập doanh nghiệp: thuế suất thuế thu nhập doanh nghiệp là 28% trên lợi nhuận chịu thuế được chi trả hết bằng tiền trong từng quý. - Chi tiền mua sắm TSCĐ: trong quý III: Công ty dự tính mua máy xúc có trị giá là 200.000.000đ, quý IV dự định mua máy kéo sợi sắt: 25.000.000đ. * Phần cân đối thu chi: được xác định bằng tổng cộng thu trừ nhu cầu chi tiêu. Nếu cân đối thu chi sau khi đảm bảo mức tồn quỹ mong muốn, Công ty có thể sử dụng số tiền này để trả nợ vay trước hạn hoặc đầu tư tài chính ngắn hạn…Nếu thiếu hụt phải vay mượn thêm. Hàng quý Công ty có nhu cầu tồn quỹ là 3.000.000.000 đồng. Mức thừa hoặc thiếu là phần chênh lệch giữa số tiền tồn cuối kỳ mà Công ty dự toán có được với mức tồn quỹ mong muốn trong từng quý. Nếu doanh nghiệp còn thừa tiền thì có thể dùng để đầu tư hoặc trả nợ vay của quý trước, còn nếu thiếu Công ty phải vay Ngân hàng trong quý. Để việc sử dụng vốn bằng tiền một cách chủ động, hiệu quả hơn, ngoài việc lập kế hoạch vốn bằng tiền hằng năm, hàng quý, nếu cần thiết Công ty có thể lập kế hoạch vốn bằng tiền hàng tháng hoặc hàng tuần tuỳ theo yêu cầu của nhà quản lý và hoạt động của doanh nghiệp. 5. Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát trên máy tính Các chương trình phần mềm máy tính về hạch toán kế toán, quản lý vật tư… hỗ trợ cho công tác quản lý các mặt hoạt động hiện nay tại Công ty đã đem lại nhiều thuận lợi to lớn như tốc độ xử lý thông tin nhanh, độ chính các cao, các thông tin phục vụ cho quản lý được kịp thời. Tuy nhiên, việc áp dụng tin học vào công tác quản lý đã tác động đến việc kiểm tra, KSNB. Nếu các dữ liệu đầu vào được nhập đúng, nhập đầy đủ các thông tin, không bị bất kỳ tác động nhiễu nào của hệ thống thì các thông tin kết xuất đầu ra luôn chuẩn, chính xác, không bị sai sót. Nếu có lỗi trong chương trình hay quá trình xử lý thông tin dữ liệu bị thao túng, việc cập nhật số liệu không chính xác, không đầy đủ sẽ ảnh hưởng rất lớn đến số liệu, báo cáo đầu ra sai sót, không chuẩn, không chính xác. 5.1. Hoàn thiện kiểm soát nhập liệu trên máy tính Hiện nay, tại Công ty các chứng từ cơ sở như: phiếu thu, phiếu chi…đều được lập bằng tay nên công việc xử lý trên máy chủ yếu chỉ là nhập số liệu các chứng từ gốc vào máy để lên các sổ sách chính xác và đầy đủ. * Hoàn thiện kiểm soát nhập liệu trên máy tránh tình trạng bỏ sót không nhập hoặc nhập trùng hai lần một nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Hiện nay, mỗi màng hoạt động quản lý trong Công ty được xây dựng một chương trình phần mềm máy tính hỗ trợ. Trường hợp, khi phát sinh nghiệp vụ mua hàng được thực hiện tại phòng vật tư. Phòng vật tư quản lý, cập nhật và in ấn từ chương trình quản lý vật tư. Sau đó kế toán vật tư thuộc phòng kế toán (căn cứ vào phiếu nhập kho hạch toán Nợ Có vào chương trình kế toán). Việc nhập liệu này còn nhiều bất cập trong hạch toán cũng như trong kiểm soát, các thông tin về vật tư được cập nhất tại phòng vật tư không đầy đủ dẫn đến kế toán vật tư hạch toán không đúng tài khoản hoặc bỏ sót hay nhập thành 2 lần trong cùng một nghiệp vụ. Mặt khác, tại Công ty các chứng từ cơ sở như phiếu thu, phiếu chi, phiếu thanh toán hoàn ứng… vẫn chưa được lập bằng máy và các chương trình phần mềm kế toán chưa kết nối với các phần mềm khác làm hạn chế hiệu quả kiểm soát của phần mềm đang sử dụng (phần mềm không thêt kiểm soát và đối chiếu số liệu giữa các chứng từ mà việc đối chiếu được thực hiện bằng các thao tác thủ công rất khó phát hiện sai sót). Điều này ảnh hưởng đến công tác kiểm tra, kiểm soát các nghiệp vụ, cập nhật trùng lắp mất nhiều thời gian, dễ xảy ra tình trạng bỏ sót, gian lận. Do đó, giải pháp hoàn thiện quá trình kiểm soát khâu nhập liệu tốt nhất là chương trình kế toán phải được thiết kế hoàn thiện hơn, cho phép cập nhất các chứng từ cơ sở để dễ dàng đối chiếu với các sổ sách trên máy để kết xuất được các thông tin cần thiết nhanh chóng. Các chương trình quản lý khác phải được kết nối với phần mềm kế toán thì tất cả các thông tin liên quan đến phòng kế toán sẽ được chuyển trực tiếp sang chương trình kế toán. Tuy việc này thuận lợi song cũng phải tạo mật khẩu để kiểm soát các thông tin đã được xử lý nếu không sẽ có người truy cập vào sữa chữa các thông tin. Đồng thời với việc kiểm soát và cách xử lý một cách tự động của máy tính sẽ góp phần phát hiện kịp thời các sai sót, gian lận và các lỗi khi nhập liệu góp phần nâng cao hiệu quả công tác kiểm soát, tiết kiệm thời gian, chi phí. * Kiểm soát do nhập liệu sai: Việc sửa sai được thực hiện trên máy tính nên vẫn có thể xảy ra rủi ro nếu không có sự kiểm soát chặt chẽ trên máy tính và sự giám sát của các nhà quản lý. Do đó, cần thiết phải thiết kế lại phần mềm sao cho không cho phép sửa chữa số liệu trực tiếp trên máy sau khi số liệu đã được nhập và kết thúc trong ngày, Trong trường hợp cho phép, muốn sữa chữa lại số liệu cần phải có mật khẩu hoặc mã hoá riêng để thực hiện việc sửa sai này, đồng thời phải được sự đồng ý của Phó, Trưởng phòng liên quan. Như vậy thực hiện được điều này sẽ nâng cao trách nhiệm cảu lãnh đạo các phòng. Các chứng từ sữa chữa, điều chỉnh phải có chữ ký của lãnh đạo phòng, phải thực hiện một cách nghiêm túc nguyên tắc của KSNB. Hoàn thiện quá trình kiểm soát xử lý dữ liệu bằng máy tính * Kiểm soát quyền tiếp cận tài liệu của Công ty. Việc nối mạng các máy tính, cũng như kết nối các chương trình phần mềm quản lý trong toàn Công ty thường đem lại những lợi ích hết sức thiết thực trong công tác quản lý, điều hành, công tác kiểm tra, kiểm soát nhưng đồng thời cũng nảy sinh nhiều rủi ro như: truy cập trái phép, sự cố máy tính, sự lạc hậu nhanh của các máy tính. Do đó, để kiểm soát quyền tiếp cận tài liệu, kiểm soát những truy cập trái phép để ăn cắp thông tin, tại Công ty cần phải: - Biện pháp kiểm soát bằng máy: + Lập trình hệ thống kiểm soát bằng mật khẩu và mã hóa dữ liệu. Xây dựng bức tường lửa tránh các hacker đột nhập vào hệ thống mạng để phá hoại hệ thống hoặc ăn cắp dữ liệu. Cho phép truy cập an toàn bằng phần mềm máy tính. + Khi có sự thay đổi về chế độ tài chính, chế độ kế toán (ví dụ như các chuẩn mực kế toán mới ban hành), bộ phận kế toán phối hợp với trung tâm máy tính xây dựng, thiết kế, lập trình lại các phần mềm quản lý phù hợp với chế độ hiện hành. Đồng thời, để đảm bảo tính an toàn, tính hợp lệ và logic của dữ liệu trong kiểm soát, mọi thay đổi về thiết kế, bộ phận lập trình tổ chức tập huấn, hướng dẫn các kế toán vận hành chương trình. - Biện pháp kiểm soát thủ công. + Hiện nay, các máy tính thường đặt tại văn phòng và không có biện pháp bảo vệ an ninh đặc biệt. Sẽ không tránh khỏi việc sao chép số liệu, thông tin, thậm chí sửa đổi các mẫu tin khi phòng vắng người. Quy định những người được phép truy cập, vận hành và ra vào các máy tính, hạn chế việc sao chép tùy tiện để tránh thất thoát thông tin. + Hệ thống mật khẩu cấp cho cá nhân phải đảm bảo tính duy nhất đồng thời không được trùng với tên, ngày tháng năm sinh, số nhà, số xe,… của người sử dụng và chúng phải có độ dài ký tự nhất định (tối thiểu là 4 ký tự) để đảm bảo tính bảo mật cũng như hạn chế sự suy đoán mật khẩu của người khác. * Hoàn thiện kiểm soát hệ thống thông tin. Nhân viên quản lý an ninh máy tính Phần mềm kế toán tại phòng kế toán Dữ liệu Băng Văn thư Phòng điều hành Máy chủ trung tâm hoặc hệ thống lưu trữ Ngăn chặn sự xâm nhập và truy cập dữ liệu Phần mềm diệt virus hoặc Norton Firewall Mọi sửa đổi và cố gắng truy cập hệ thống đều được ghi lại và có biên bản. Cấp mật khẩu * Bảo vệ cơ sở dữ liệu, tài liệu của Công ty. Việc bảo vệ các dữ liệu trên máy tính là vô cùng quan trọng, sẽ là thảm họa nếu Công ty mất thông tin do máy tính bị hỏng hoặc bị sự cố. Đối với việc bảo quản dữ liệu trên máy tính, cần sao chép thông tin dữ liệu ở nhiều nơi: trên mạng, lưu đĩa USB… Các hệ thống lưu trữ dữ liệu nên được để nơi an toàn, có khóa, chỉ một số người hạn chế có thể tiếp cận. Đồng thời việc tiếp cận các băng thường đặt dưới sự kiểm soát của cán bộ quản lý. Trong điều kiện lý tưởng nên có hai tập tin dự phòng hoặc nhiều hơn nữa, một tập tin cất trữ ở phòng điều hành, một tập tin cất trữ tại phòng văn thư. * Bảo vệ hệ thống máy tính. Hệ thống máy tính thường gặp rủi ro như phần cứng, phần mềm và các tập tin dữ liệu có thể bị hỏng do việc sụt áp, mất điện đột ngột, hoặc do việc sử dụng trái phép, do virus phá hoại… Do đó, cần phải trang bị các bộ lưu điện UPS cho các máy tính, cài đặt các phần mềm diệt virus như E-Trust, Non Anti-virus. Phần mềm diệt virus nên được thiết kế quét virus tự động trên tất cả các tập tin. Trước khi bắt đầu vận hành máy hoặc truy cập thông tin từ bên ngoài vào hệ thống thì đều được qua bước kiểm tra và quét virus. Các máy tính cần được bố trí ở những nơi có điều kiện khí hậu thích hợp, phải có máy điều hòa nhiệt độ đảm bảo tránh được những tác động xấu từ môi trường bên ngoài. Tại Công ty nên có quy định không chạy phần mềm nào chưa cài đặt, không có phần mềm hoặc phần mềm tự chạy mà không được phê chuẩn bằng văn bản của cán bộ quản lý. Đối với các máy nối mạng Internet phải bắt buộc có bức tường lửa cho phần mềm cài đặt cho từng máy và được thiết kế chính xác. III. HOÀN THIỆN KSNB CÁC KHOẢN THANH TOÁN BẰNG VIỆC ÁP DỤNG HỆ THỐNG CHỨNG TỪ THANH TOÁN (Voucher) Phần lớn các hành vi gian lận trong việc rút tiền hay biển thủ tiền đều diễn ra ở luồng tiền đi ra khỏi Công ty. Chỉ cần một mánh khóe nhỏ như đưa một hóa đơn khống hay ghi một số tiền lớn hơn số tiền đã chi…một nhân viên đã có thể rút được tiền của Công ty. Công ty cần một hệ thống bao gồm các thủ tục được sử dụng để kiểm tra việc mua hàng, cho phép chi trả tiền và đảm bảo các nghiệp vụ được ghi chép đúng đắn. Và hệ thống chứng từ thanh toán là một thể thức kiểm soát nội bộ hữu hiệu đối với các khoản chi nhằm mục tiêu chính là tất cả các khoản chi đều phải được cho phép và được kiểm tra trước khi phát hành Séc. Hệ thống này bao gồm các thủ tục được sử dụng để kiểm tra việc mua hàng; cho phép chi trả tiền và đảm bảo các nghiệp vụ được ghi chép đúng đắn. Trong hệ thống, các tài liệu và các sổ sách sau đây được sử dụng, đó là Chứng từ thanh toán - Sổ nhật ký chứng từ thanh toán - Hồ sơ và các chứng từ tháng toán chưa trả tiền - Sổ đăng ký Séc - Hồ sơ về các chứng từ thanh toán đã trả tiền. Hệ thống chứng từ thanh toán và trình tự thực hiện được mô tả tóm tắt như sau: 1. Chứng từ thanh toán: là một chứng từ được đánh số thứ tự để xét duyệt việc thanh toán, và là cơ sở để ghi Sổ nhật ký chứng từ thanh toán. Mặt trước của chứng từ thanh toán trình bày tóm lược về các chi tiết của hóa đơn; mặt sau sẽ điền các thông tin có liên quan đến việc thanh toán, và là cơ sở để ghi chép nghiệp vụ. Trước khi phát hành Séc, các nhân việc có thẩm quyền sẽ kiểm tra việc mua hàng, cụ thể là sẽ so sánh đơn đặt hàng với hóa đơn về chủng loại, số lượng, kỳ hạn thanh toán; so sánh hóa đơn với báo cáo nhận hàng; kiểm tra việc tính toán trên hóa đơn. Sau khi kiểm tra các chi tiết trên sẽ được ghi nhận vào chứng từ thanh toán, chứng từ thanh toán do kế toán thanh toán lập.Sau khi lập xong chứng từ thanh toán thì các tài liệu liên quan như đơn đặt hàng, báo cáo nhận hàng sẽ được đính kèm vào chứng từ thanh toán. Khi xét duyệt chi trả, chứng từ thanh toán được dùng làm cơ sở để ghi vào Sổ nhật ký chứng từ thanh toán. Một chứng từ thanh toán có thể được minh họa như sau: Mặt trước của chứng từ thanh toán. Trả cho: Công ty TNHH Anh Thư Chứng từ thanh toán số: 90 56 – Ngô Gia Tự Ngày đến hạn: 20/01/2006 Ngày thanh toán: 18/01/2006 Séc số: 80 Ngày Số hóa đơn Diễn giải Số tiền 18/01 213 Nguyên vật liệu 145.961.781 Duyệt xét Chữ ký Kiểm tra số tổng cộng Giá cả phù hợp với đơn đặt hàng Số lượng đúng với báo cáo nhận hàng Kỳ hạn tín dụng Kết chuyển vào tài khoản Chuẩn y chi trả Hà Hà Hà Hà Hằng Hằng Mặt sau của chứng từ thanh toán Định khoản Chứng từ thanh toán số: 90 Tài khoản ghi Nợ Số hiệu Số tiền Người nhận: Công ty TNHH Anh Thư 56 – Ngô Gia Tự Tóm tắt chi trả Số tiền theo hóa đơn: 145.961.781 Chiết khấu: Tiền còn phải trả: 145.961.781 Séc số: 80 Nguyên vật liệu 152 145.961.781 Chi phí vận chuyển Chi phí quảng cáo Chi phí sửa chữa Chi phí khác Tổng cộng 145.961.781 2. Số nhật ký chứng từ thanh toán Là Sổ nhật ký nhiều cột được dùng để ghi chép các nghiệp vụ mua hàng hay nhận dịch vụ mua ngoài. Sổ nhật ký chứng từ thanh toán được dùng thay thế cho Nhật ký mua hàng. Mọi nghiệp vụ được ghi vào sổ bằng cách ghi Có vào tài khoản chứng từ thanh toán phải trả và ghi Nợ vào các tài khoản có liên quan. Điều này có nghĩa là khi sử dụng hệ thống chứng từ thanh toán, Công ty sẽ sử dụng thêm một tài khoản tên là “Chứng từ thanh toán phải trả”, nó được dùng thay thế cho tài khoản phải trả. Khi đã chi trả cho một chứng từ thanh toán, ngày và số Séc sẽ được ghi vào cột thích hợp trong Sổ nhật ký chứng tù thanh toán. Với thông tin này, ta dễ dàng phân biệt những chứng từ thanh toán chưa trả tiền, cũng như tổng số tiền chưa thanh toán. Sau đó, Sổ nhật ký chứng từ thanh toán được kết chuyển vào Sổ cái – tương tự như Sổ nhật ký mua hàng. Mẫu Sổ nhật ký chứng từ thanh toán. Ngày Số chứng từ thanh toán Người nhận Chi trả Ghi Có tài khoản chứng từ thanh toán phải trả Ghi Nợ các tài khoản có liên quan Ngày Số Séc Mua hàng Chi phí quảng cáo Chi phí tiền lương 10/01 90 A.Văn CT Anh Thư 18/01 80 145.961.781 145.961.781 18/01 91 Chi lương 18/01 81 5.000.000 5.000.000 … … …. …… ….. Tổng cộng 150.961.781 145.961.781 5.000.000 3. Sổ đăng ký Séc Các chứng từ thanh toán đã chi trả sẽ được ghi vào Sổ đăng ký séc, đó là một sổ nhật ký gồm nhiều cột dùng để ghi nhận các Séc đã phát hành. Trong hệ thống chứng từ thanh toán, Sổ đăng ký Séc được dùng thay nhật ký chi tiền. Do mỗi Séc phát hành dùng để trả cho một chứng từ thanh toán mà chứng từ thanh toán này trước đây đã được ghi nhận vào chứng từ thanh toán phải trả, vì vậy sổ này chỉ cần rất ít cột. Phần lớn các nghiệp vụ được ghi trong sổ này thường là ghi Nợ cột Chứng từ thanh toán phải trả và ghi Có tài khoản Tiền Mẫu của Sổ đăng ký Séc Ngày Số séc Người nhận Số chứng từ thanh toán Ghi Nợ tài khoản Chứng từ thanh toán phải trả Ghi Có tài khoản Tiền 10/01 80 A.Văn - CT Anh Thư 90 145.961.781 145.961.781 18/01 81 Chi lương 91 5.000.000 5.000.000 20/01 82 Vân Dùng 105 7.900.000 7.900.000 …. … …. ….. … Tổng cộng 190.728.956 4. Hồ sơ các chứng từ thanh toán chưa trả và đã trả tiền - Hồ sơ chứng từ thanh toán chưa trả: bao gồm những chứng từ thanh toán đã được duyệt chi, và đã được ghi vào Sổ nhật ký chứng từ thanh toán nhưng chưa trả tiền. Các chứng từ thanh toán chưa trả này được lưu trữ theo ngày đáo hạn chi trả. Hồ sơ lưu trữ giúp kiểm soát để đảm bảo cho việc chi trả nợ đúng hạn, và bảo đảm không để mất các khoản chiết khấu thanh toán do hết hạn được hưởng. - Hồ sơ chứng từ thanh toán đã trả: chứa đựng mọi thông tin về các chứng từ thanh toán đã chi trả, và được sắp xếp theo số thứ tự hoặc tên nhà cung cấp. Vào ngày chi trả, chứng từ thanh toán cùng với các chứng từ có liên quan và Séc chưa ký sẽ được chuyển sang bộ phận xét duyệt. Sau khi đã ký, Séc sẽ được gửi trực tiếp cho người nhận; còn các chứng từ thanh toán và các chứng từ gốc đính kèm sẽ được đánh dấu để tránh tài sử dụng. Cuối cùng, các chứng từ thanh toán đã được đánh dấu sẽ chuyển về phòng kế toán, và được ghi vào Sổ đăng ký Séc. Cần lưu ý khi sử dụng hệ thống chứng từ thanh toán, có thể không cần sử dụng sổ chi tiết về tài khoản Phải trả. Do đó, nếu Doanh nghiệp còn nợ nhiều hóa đơn đối với một nhà cung cấp, hệ thống chứng từ thanh toán sẽ không cung cấp chứng từ liên quan đến tổng công nợ với nhà cung cấp có liên quan. Tuy vậy, do hồ sơ các chứng từ thanh toán đã trả thường được lưu trữ theo tên nhà cung cấp, nên vẫn cung cấp được thông tin liên quan đến số hàng hóa hay dịch vụ đã mua từ một nhà cung cấp trong một khoản thời gian nhất định. Trên đây là các biện pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ vốn bằng tiền tại Công ty, em hi vọng với việc thiết lập và xây dựng thêm một số yếu tố của kiểm soát nội bộ sẽ tạo cho đơn vị một hệ thống KSNB vững mạnh và đạt hiệu quả cao. Hệ thống KSNB phải được vận hành liên tục, đó là sự vận hành liên tục của quy chế Kiểm soát nội bộ. Cũng như các biện pháp, các thủ tục kiểm soát, các quy chế KSNB cần thường xuyên được đánh giá tính phù hợp với thực tại và có những thay đổi cần thiết theo sự thay đổi về nhiệm vụ của đơn vị và quy định của Nhà nước. Một hệ thống KSNB vững mạnh sẽ giúp cho đơn vị vững bước trên con đường phát triển, nâng cao hiệu quả sản xuất. Môc LôC DANH MỤC NHỮNG TỪ VIẾT TẮT LỜI MỞ ĐẦU PHẦN I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỐN BẰNG TIỀN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 1 I. HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1 1. Định nghĩa kiểm soát nội bộ 1 2. Định nghĩa hệ thống kiểm soát nội bộ 2 II. CÁC YẾU TỐ CẤU THÀNH HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 3 1. Môi trường kiểm soát 3 1.1 Đặc thù quản lý của doanh nghiệp 3 1.2 Cơ cấu tổ chức 4 1.3 Chính sách nhân sự 5 1.4 Công tác lập kế hoạch 5 1.5 Ủy ban kiểm soát 5 1.6 Các nhân tố bên ngoài 6 2 Hệ thống kế toán 6 3 Các thủ tục kiểm soát 8 III ĐẶC ĐIỂM KSNB TRONG MÔI TRƯỜNG XỬ LÝ THÔNG TIN BẰNG MÁY TÍNH 9 IV KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỐN BẰNG TIỀN 10 1. Đặc điểm và nội dung của vốn bằng tiền 10 1.1 Đặc điểm và rủi ro đối với vốn bằng tiền 10 1.2 Nội dung 12 2.Các căn cứ, yêu cầu, nguyên tắc KSNB vốn bằng tiền 12 3. Kiểm soát nội bộ đối với tiền mặt 15 3.1 Kiểm soát nội bộ thu tiền mặt 15 3.2 Kiểm soát nội bộ chi tiền mặt 17 4. Kiểm soát nội bộ đối với tiền gửi ngân hàng 18 4.1 Kiểm soát nội bộ thu tiền gửi ngân hàng 18 4.2 Kiểm soát nội bộ chi tiền gửi ngân hàng 19 5. Kiểm soát nội bộ đối với tiền đang chuyển 20 V. KIỂM SOÁT VỐN BẰNG TIỀN TRONG MÔI TRƯỜNG XỬ LÝ THÔNG TIN BẰNG MÁY TÍNH 21 1. Tổ chức dữ liệu, bảo vệ cơ sở dữ liệu, đánh giá rủi ro trong môi trường máy tính 21 1.1 Rủi ro trong môi trường xử lý bằng máy tính 21 1.2 Các gian lận trong môi trường kế toán được xử lý bằng máy 22 1.3 Bảo vệ cơ sở dữ liệu trong môi trường máy tính 22 2. Kiểm soát chung trong môi trường máy tính 22 3. Kiểm soát ứng dụng trong môi trường máy tính 23 3.1 Kiểm soát nhập liệu 23 3.2 Kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu 23 3.3 Kiểm soát thông tin đầu ra 23 PHẦN II: THỰC TRẠNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG 24 A. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG 24 I. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty cổ phần tư vấn đầu tư và xây dựng 24 1. Quá trình hình thành 24 2. Sự phát triển của Công ty 25 II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ ĐẶC ĐIỂM KINH DOANH CỦA CÔNG TY 26 1. Về tư vấn xây dựng 26 2. Về xây lắp 26 III. TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ TỔ CHỨC SẢN XUẤT TẠI CÔNG 27 1. Tổ chức quản lý 27 1.1 Sơ đồ bộ máy quản lý tại Công ty 27 1.2 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban 27 2. Tổ chức sản xuất 29 1.1 Sơ đồ quy trình sản xuất 29 1.2 Chức năng và nhiệm vụ 30 IV. TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG 30 1. Tổ chức bộ máy kế toán 30 1.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán 30 1.2 Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán 21 2. Hình thức sổ kế toán áp dụng tại Công ty 32 2.1 Sơ đồ hạch toán 32 2.2. Tổ chức chứng từ kế toán 33 B. THỰC TRẠNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG 34 I. Môi trường kiểm soát 34 1. Đặc thù về quản lý 34 2. Chính sách nhân sự 34 3. Công tác lập kế hoạch thu, chi 35 4. Các yếu tố bên ngoài 34 II. KIỂM SOÁT ĐỐI VỚI VỐN BẰNG TIỀN 35 1. Kiểm soát đối với tiền mặt 36 1.1 Phân chia trách nhiệm 36 1.2 Kiểm soát đối với thu tiền mặt 36 1.3 Kiểm soát đối với chi tiền mặt 38 2. Kiểm soát đối với tiền gửi ngân hàng 41 2.1 Phân chia trách nhiệm 41 2.2 Kiểm soát đối với thu tiền gửi ngân hàng 41 2.3 Kiểm soát đối với chi tiền gửi ngân hàng 43 3. Kiểm soát số dư vốn bằng tiền 46 3.1 Đối với tiền mặt tại quỹ 46 3.2 Đối với tiền gửi ngân hàng 47 III. CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT DỮ LIỆU TRÊN MÁY TÍNH 47 1. Một số vấn đề chung trong kiểm soát bằng máy tính 47 1.1 Tổ chức mô hình quản lý, sử dụng các phần mềm máy tính 48 1.2 Kiểm soát thông qua mã đối tượng 48 1.3 Việc sửa số liệu trên máy vi tính 48 1.4 Việc sửa sổ trên máy vi tính 48 1.5 Vấn đề bảo mật và phân quyền trong chương trình 48 1.6 Bảo vệ cơ sở dữ liệu 49 2. Các thủ tục kiểm soát bằng máy tính 49 2.1 Kiểm soát nhập liệu 49 2.2 Kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu 49 2.3 Kiểm soát thông tin đầu ra 49 PHẦN III: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM GÓP PHẦN HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG 50 I. NHẬN XÉT VỀ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG 50 1. Ưu điểm 50 2. Nhược điểm 50 II. MỘT SỐ Ý KIẾN LÀM GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC NHỮNG TỒN TẠI KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG 51 1. Hoàn thiện KSNB đối với tiền mặt 51 1.1 Đối với nghiệp vụ thu tiền mặt 51 1.2 Đối với nghiệp vụ chi tiền mặt 53 2. Hoàn thiện KSNB đối với tiền gửi ngân hàng 56 2.1 Đối với nghiệp vụ thu tiền thông qua ngân hàng 56 2.2 Đối với nghiệp vụ chi tiền thông qua ngân hàng 57 3. Hoàn thiện thủ tục kiểm soát số dư vốn bằng tiền 59 3.1 Đối với tiền mặt tại quỹ 59 3.2 Đối với tiền gửi ngân hàng 60 4. Lập kế hoạch vốn bằng tiền 61 5. Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát trên máy tính 63 5.1 Hoàn thiện kiểm soát nhập liệu trên máy tính 63 5.2 Hoàn thiện quá trình kiểm soát xử lý dữ liệu bằng máy tính 65 III. HOÀN THIỆN KSNB CÁC KHOẢN THANH TOÁN BẰNG VIỆC ÁP DỤNG HỆ THỐNG CHỨNG TỪ THANH TOÁN (Voucher) 67 1. Chứng từ thanh toán 67 2. Số nhật ký chứng từ thanh toán 68 3. Sổ đăng ký Séc 69 4. Hồ sơ các chứng từ thanh toán chưa trả và đã trả tiền 69 KẾT LUẬN PHỤ LỤC PHIẾU KHẢO SÁT TÀI LIỆU THAM KHẢO Người có nhu cầu thanh toán Kế toán ngân hàng Kế toán trưởng Giám đốc Kế toán liên quan Kế toán tổng hợp Ngân hàng của Công ty Lưu đồ KSNB đối với nghiệp vụ chi tiền thông qua Ngân hàng Đề nghị thanh toán Kiểm tra các chứng từ Lập uỷ nhiệm chi Phê duyệt Ký duyệt Ký duyệt Ghi số chi tiết TGNH Giấy báo nợ 2 3 Nhập dữ liệu vào máy Xác nhận và chi tiền Giấy báo nợ 1 Hoá đơn và các chứng từ thanh toán Hoá đơn và các chứng từ thanh toán Uỷ nhiệm chi Vào các sổ chi tiết Trang 44 Lưu đồ hoàn thiện KSNB đối với nghiệp vụ chi Tiền mặt Người có nhu cầu thanh toán Kế toán ngân hàng Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Kế toán liên quan Kế toán tổng hợp Đề nghị thanh toán Lập Phiếu chi Kiểm tra chứng từ Vào sổ theo dõi tiền mặt 2 3 Ghi vào sổ quỹ Chi quỹ và xác nhận vào Phiếu chi 1 Ký duyệt Ký duyệt Vào sổ chi tiết Nhập dữ liệu vào máy S S Đ Đ Các chứng từ liên quan Phiếu chi và các chứng từ liên quan Phiếu chi Phiếu chi Trang 54 Người có nhu cầu thanh toán Kế toán ngân hàng Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Kế toán liên quan Kế toán tổng hợp Lưu đồ hoàn thiện KSNB đối với nghiệp vụ thu tiền mặt Đề nghị nộp tiền Lập Phiếu thu Kiểm tra chứng từ Vào sổ theo dõi tiền mặt 2 3 Ghi vào sổ quỹ Thu tiền và xác nhận vào Phiếu thu 1 Ký duyệt Ký duyệt Vào các sổ chi tiết Nhập dữ liệu vào máy Nộp tiền Nộp tiền Các chứng từ liên quan Phiếu thu và các chứng từ liên quan S S Đ Đ Phiếu thu Các chứng từ liên quan Phiếu thu Trang 52 Lưu đồ hoàn thiện KSNB nghiệp vụ chi tiên thông qua Ngân hàng Ngân hàng của Công ty Kế toán liên quan Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng Giám đốc Kế toán ngân hàng Người có nhu cầu thanh toán S Đề nghị thanh toán Kiểm tra HĐ, các chứng từ S Hóa đơn và các chứng từ liên quan Đ Ký duyệt Lập Uỷ nhiệm chi Đ Ký duyệt Ủy nhiệm chi Uỷ nhiệm chi Xác nhận vào uỷ nhiệm chi và lập giấy báo nợ Uỷ nhiệm chi Đối chiếu UNC và GBN Giấy báo nợ 3 S Ghi vào sổ chi tiết của NH Đ 1 Nhập dữ liệu vào máy Trang 58 Vào sổ chi tiết Vào sổ chi tiết TGNH 2 Lưu đồ KSNB đối với nghiệp vụ chi tiền mặt Người đề nghị nộp tiền Giám đốc Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Thủ quỹ Kế toán liên quan Kế toán tổng hợp Đề nghị thanh toán Lập lệnh chi Duyệt chi Lập phiếu chi Ghi vào sổ quỹ 1 Vào sổ chi tiết nhận vào phiếu chi Nhập dữ liệu vào máy Sổ theo dõi tiền mặt 2 3 Các chứng từ có liên quan Lệnh chi Các chứng từ có liên quan Phiếu chi và các chứng từ kèm theo Ký duyệt Ký duyệt Chi quỹ và xác nhận vào phiếu chi Trang 40 Phụ lục VI Lưu đồ hệ thống chứng từ thanh toán Nộp chứng từ cho phòng kế toán Các bộ phận khác Phòng Kế toán Bộ phận xét duyệt Giấy đề nghị thanh toán Bộ chứng từ thanh toán Chứng từ thanh toán Giấy đề nghị thanh toán Bộ chứng từ thanh toán Chứng từ thanh toán Séc Nhà cung cấp Kiểm tra, đối chiếu và lập chứng từ thanh toán Giấy đề nghị thanh toán Bộ chứng từ thanh toán Chứng từ thanh toán Ghi sổ nhật ký chứng từ thanh toán Giấy đề nghị mua Nguyên vật liệu Hóa đơn Phiếu nhập kho Các chứng từ khác Giấy đề nghị thanh toán Bộ chứng từ thành toán Giấy đề nghị thanh toán Chứng từ thanh toán Xét duyệt, phát hành séc và đánh dấu chứng từ gốc Ghi sổ nhật ký chứng từ thanh toán Ghi sổ đăng ký séc 2 Đến hạn thanh toán hay chưa? 1 Chưa đến hạn thanh toán Đã đến hạn thanh toán Hội đồng quản trị Giám đốc Phó Giám đốc thiết kế Ban kiểm soát Phòng Tổ chức Hành chính Phòng Kế hoạch thị trường Phòng Kế toán tài chính Phòng quản lý kỹ thuật Phó Giám đốc thiết kế Xí nghiệp tư vấn và xây dựng số 1 Xí nghiệp tư vấn và xây dựng số 2 Xí nghiệp tư vấn thiết kế số 1 Xí nghiệp tư vấn thiết kế số 2 CN Cty CP Tư vấn Đầu tư và Xây dựng tại Quảng Ngãi CN Cty CP Tư vấn Đầu tư và Xây dựng tại Quảng Trị CN Cty CP Tư vấn Đầu tư và Xây dựng tại Hà Nội CN Cty CP Tư vấn Đầu tư và Xây dựng tại TP HCM Trung tâm Thí nghiệm và Ứng dụng Kỹ thuật xây dựng Đội xây dựng và trang trí nội thất Phụ lục VI Lưu đồ hệ thống chứng từ thanh toán Nộp chứng từ cho phòng kế toán Các bộ phận khác Phòng Kế toán Bộ phận xét duyệt Giấy đề nghị thanh toán Bộ chứng từ thanh toán Chứng từ thanh toán Giấy đề nghị thanh toán Bộ chứng từ thanh toán Chứng từ thanh toán Séc Nhà cung cấp Kiểm tra, đối chiếu và lập chứng từ thanh toán Giấy đề nghị thanh toán Bộ chứng từ thanh toán Chứng từ thanh toán Ghi sổ nhật ký chứng từ thanh toán Giấy đề nghị mua Nguyên vật liệu Hóa đơn Phiếu nhập kho Các chứng từ khác Giấy đề nghị thanh toán Bộ chứng từ thành toán Giấy đề nghị thanh toán Chứng từ thanh toán Xét duyệt, phát hành séc và đánh dấu chứng từ gốc Ghi sổ nhật ký chứng từ thanh toán Ghi sổ đăng ký séc 2 Đến hạn thanh toán hay chưa? 1 Chưa đến hạn thanh toán Đã đến hạn thanh toán Lưu theo ngày đáo hạn chi trả. Lưu theo số thứ tự hoặc tên người bán. ._.