Hoàn thiện công tác kế toán vật liệu tại xí nghiệp than Khe Tam - Công ty than Hạ Long

hẩm, hàng hoá. Vậy cái gì là cốt lõi, là quan trọng để tham gia vào quá trình sản xuất sản phẩm hàng hoá và có thể trả lời rằng cái không thể thiếu được đó chính là nguyên vật liệu. Nguyên Vật liệu là một trong những yếu tố chi phí cơ bản của quá trình sản xuất và thường chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất kinh doanh và trong giá thành sản phẩm. Vì thế muốn giảm chi phí và hạ giá thành sản phẩm thì doanh nghiệp phải quản lý tốt nguyên vật liệu tránh tình trạng cung cấp thừa gây lãng phí, ứ đọng vốn cũng như tránh tình trạng cung cấp thiếu gây ngừng trệ sản xuất. Để đưa nguyên vật liệu vào quá trình sản xuất sản phẩm đạt được hiệu quả cao doanh nghiệp cần phải có phương pháp quản lý và sử dụng vật liệu một cách hợp lý, sử dụng đúng mục đích . Xí nghiệp than Khe Tam –công ty than Hạ Long là doanh nghiệp nhà nước chuyên khai thác, chế biến than. Vì vậy vật liệu sử dụng cũng có thể bao gồm các -vật liệu độc hại như thuốc nổ …cho nên các lãnh đạo của xí nghiệp đã đặt mục tiêu hàng đầu cho việc sử dụng vật liệu vừa an toàn vừa hiệu quả… Trong quá trình nghiên cứu lý luận cũng như thực tế công tác kế toán tại xí nghiệp than khe tam, nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác quản lý và sử dụng vật liệu. Vì vậy tôi xin đi sâu vào nghiên cứu chuyên đề “hoàn thiện công tác kế toán vật liệu tại xí nghiệp than Khe Tam – công ty than Hạ Long”. Trong bài viết này, ngoài lời mở đầu và kết luận bài viết gồm 3 chương Chương 1: Những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất. Chương 2: Thực trạng công tác kế toán vật liệu tại xí nghiệp than Khe Tam – Công ty than Hạ Long. Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu tại xí nghiệp than Khe Tam – công ty than Hạ Long. Do kiến thức còn hạn chế, thời gian thực tập ngắn nên khó tránh khỏi những sai sót, em mong có được nhiều sự đóng góp ý kiến của tất cả các thầy cô giáo cùng toàn thể các bạn để luận văn của em đạt được kết quả tốt. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của các thầy giáo, cô giáo trong khoa kinh tế nói chung cũng như sự hướng dẫn nhiệt tình của cô giáo Trần Thị Dung. Và em cũng xin cảm ơn sự giúp đỡ của ban lãnh đạo xí ngiệp, sự chỉ bảo tận tình của các anh chị, cô chú, phòng kế toán xí nghiệp than Khe Tam đã giúp đỡ em hoàn thành luận văn này. Chương 1 Những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất 1.1. Những vấn đề chung về nguyên vật liệu 1.1.1. Khái niệm, vị trí và vai trò nguyên vật liệu 1.1.1.1. Khái niệm nguyên vật liệu Một trong những điều kiện thiết yếu để tiến hành sản xuất là đối tượng lao động. Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động đã được thể hiện dưới dạng vật hoá như : Sắt thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo, vải sợi trong doanh nghiệp dệt, da trong doanh nghiệp đóng giầy, vải trong doanh nghiệp may mặc … Khác với tư liệu lao động, nguyên vật liệu chỉ tham gia vào quá trình sản xuất dưới tác động của lao động, chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm. Những đặc điểm trên đây là xuất phát điểm quan trọng cho công tác tổ chức hạch toán nguyên vật liệu từ khâu tính giá, hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết . 1.1.1.2.Vị trí và vai trò của nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh Quá trình sản xuất diễn ra là sự kết hợp của các yếu tố: Sức lao động, tư liệu lao động, đối tượng lao động. Nguyên vật liệu là một trong 3 yếu tố cơ bản không thể thiếu được của quá trình sản xuất, nó là thành phần chủ yếu để cấu thành nên thành phẩm, dịch vụ, và nó là đầu vào của quá trình sản xuất. Xét trên các phương diện khác nhau ta thấy rõ đặc điểm, vị trí quan trọng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh: Nguyên vật liệu là đối tượng lao động biểu hiện dưới dạng vật hoá, là một trong 3 yếu tố cơ bản không thể thiếu được của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất tạo thành sản phẩm mới. Kế hoạch sản xuất phụ thuộc rất nhiều vào việc cung cấp nguyên vật liệu có đầy đủ, kịp thời, đúng chất lượng hay không. Nếu nguyên vật liệu có chất lượng tốt, đúng qui định sẽ tạo điều kiện cho sản xuất được tiến hành thuận lợi, chất lượng sản phẩm tạo khả năng cạnh tranh trên thị trường . Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kì sản xuất nhất định, khi tham gia vào sản xuất thì nguyên vật liệu chịu sự tác động của lao động, chúng sẽ bị tiêu hao hoàn toàn, giá trị của nó được chuyển dịch vào giá trị sản phẩm và nó không còn hình thái ban đầu. Về mặt giá trị: Khi tham gia vào sản xuất, nguyên vật liệu chuyển dịch một lần toàn bộ giá trị của chúng vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kì. Điều này thể hiện ở chỗ chi phí nguyên vật liệu là khoản chi phí phân bổ một lần. Trong các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu là một bộ phận của hàng tồn kho thuộc tài sản lưu động, giá trị nguyên vật liệu thuộc vốn lưu động dự trữ của doanh nghiệp, nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ trọng rất lớn trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm ở các doanh nghiệp, cho nên việc quản lý quá trình thu mua, vận chuyển, bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu trực tiếp tác động đến chỉ tiêu quan trọng nhất của doanh nghiệp như chỉ tiêu sản lượng, chỉ tiêu lợi nhuận, chỉ tiêu giá thành, chất lượng sản phẩm. Như vậy nguyên vật liệu có một vị trí và vai trò đặc biệt quan trọng không thể phủ nhận được trong quá trình sản xuất. Xuất phát từ tầm quan trọng này trong điều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay thì việc giảm chi phí nguyên vật liệu một cách hợp lý có ý nghĩa to lớn với doanh nghiệp. Việc giảm chi phí nguyên vật liệu đồng thời không làm ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm từ đó hạ giá thành tăng được lợi nhuận cho doanh nghiệp. Do đó các doanh nghiệp phải luôn tìm mọi cách quản lý, sử dụng nguyên vật liệu hạn chế tối đa mức tiêu hao nguyên vật liệu trong qúa trình sản xuất. 1.1.1.3. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu Nguyên vật liệu là một yếu tố không thể thiếu được trong quá trình sản xuất kinh doanh. Giá trị nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh. Vì vậy, quản lý tốt khâu thu mua, dự trữ và sử dụng vật liệu là điều kiện cần thiết để đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Trong doanh nghiệp sản xuất cần phải sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu, mỗi loại có công dụng riêng, để tránh nhầm lẫn trong công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu, trước hết các doanh nghiệp phải xây dựng được hệ thống danh điểm và đánh số danh điểm cho nguyên vật liệu. Hệ số danh điểm và số danh điểm của nguyên vật liệu phải rõ ràng, chính xác tương ứng với quy cách, chủng loại của nguyên vật liệu. Như thế mới quản lý chặt chẽ về số lượng, chất lượng, chủng loại, giá cả và chi phí mua để sao cho nguyên vật liệu khi mua về phải đủ về số lượng, tốt về chất lượng. Kế hoạch mua nguyên vật liệu phải được thực hiện theo đúng tiến độ thời gian phù hợp với kế hoạnh sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Để quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục và sử dụng vốn tiết kiệm thì doanh nghiệp phải dự trữ nguyên vật liệu ở một mức độ hợp lý. Do vậy, các doanh nghiệp phải xây dựng định mức tồn kho tối đa và tối thiểu cho từng danh điểm nguyên vật liệu, tránh việc dự trữ quá nhiều hoặc quá ít một loại nguyên vật liệu nào đó. Định mức tồn kho của nguyên vật liệu còn là cơ sở để xây dựng kế hoạnh thu mua nguyên vật liệu và kế hoạch tài chính của doanh nghiệp. Để đảm bảo tốt nguyên vật liệu dự trữ giảm thiểu hư hao mất mát, các doanh nghiệp cần phải xây dựng hệ thống kho tàng, bến bãi đủ tiêu chuẩn kĩ thuật, bố trí nhân viên thủ kho có đủ phẩm chất đạo đức và trình độ chuyên môn để quản lý nguyên vật liệu tồn kho và thực hiện các nhiệm vụ nhập xuất kho, tránh việc bố trí kiêm nhiệm chức năng thủ kho với tiếp liệu và kế toán vật tư. Trong khâu sử dụng cần phải sử dụng tiết kiệm hợp lý dựa trên các cơ sở định mức tiêu hao, định mức kinh tế kĩ thuật và dự toán chi phí, từ đó phát huy cao nhất hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu nâng cao chất lượng sản phẩm. Trong khâu này cần phải tổ chức tốt việc ghi chép, tình hình xuất dùng và sử dụng nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh. Tóm lại quản lý nguyên vật liệu là cần thiết và là yếu tố tất nhiên của doanh nghiệp, nó đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp. Nhưng trên thực tế vẫn có những doanh nghiệp còn để thất thoát một lượng nguyên vật liệu khá lớn do không quản lý tốt ở các khâu, không xây dựng được các định mức hoặc có xây dựng nhưng không thưc hiện đúng. Vì vậy cần phải luôn luôn cải tiến công tác quản lý nguyên vật liệu cho phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp. 1.1.1.4. Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu Để cung cấp đầy đủ, kịp thời và chính xác thông tin cho công tác quản lý nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp, kế toán nguyên vật liệu phải thực hiện được các nhiệm vụ chủ yếu sau: Ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực kịp thời số liệu, chất lượng và giá thành thực tế của nguyên vật liệu nhập kho. Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác kịp thời số lượng và giá trị nguyên vật liệu xuất kho, kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao của nguyên vật liệu. Phân bổ hợp lý giá trị nguyên vật liệu sử dụng vào các đối tượng tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh. Tính toán và phản ánh chính xác số lượng và giá trị nguyên vật liệu tồn kho, phát hiện kịp thời nguyên vật liệu thiếu, thừa, ứ đọng, kém phẩm chất để doanh nghiệp có biện pháp xử lý kịp thời, hạn chế đến mức tối đa thiệt hại có thể xảy ra. 1.2. Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu 1.2.1. Phân loại nguyên vật liệu Các sản phẩm của doanh nghiệp sản xuất ra thường phải sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu, mỗi loại lại có một vai trò, công dụng và tính năng hoá khác nhau. Để có thể quản lý tốt nguyên vật liệu và hạch toán chi tiết từng thứ, từng loại nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh cần phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu. Với đặc điểm của mỗi doanh nghiệp là khác nhau vì thế nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp cũng được phân chia khác nhau. Căn cứ vào nội dung kinh tế nguyên vật liệu được chia thành các loại sau: - Nguyên vật liệu chính ( bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài ): Là nguyên vật liệu mà sau quá trình gia công chế biến sẽ cấu thành nên hình thái vật chất của sản phẩm. Ví dụ: sắt, thép… trong các doanh nghiệp chế tạo máy, xây dựng Nguyên vật liệu phụ: là những vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất kinh doanh, được sử dụng thích hợp với nguyên vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng, chất liệu của sản phẩm hoặc được sử dụng để đảm bảo cho công cụ lao động hoạt động bình thường, hoặc phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý. Ví dụ: các loại sơn, bao bì đóng gói… Nhiên liệu: là những thứ dùng để tạo nhiệt năng như than đá, than bùn, củi, xăng, dầu…nhiên liệu trong các doanh nghiệp thực chất là một loại vật liệu phụ tuy nhiên nó được tách ra thành một loại riêng vì việc sản xuất và tiêu dùng nhiên liệu chiếm một tỷ trọng lớn và đóng một vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân, nhiên liệu cũng có yêu cầu và kỹ thuật quản lý hoàn toàn khác với các vật liệu phụ thông thường. Phụ tùng thay thế: Là loại vật tư được sử dụng cho hoạt động sửa chữa bảo dưỡng tài sản cố định như máy móc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải… Thiết bị và vật liệu xây dựng cơ bản là các loại thiết bị, vật liệu phục vụ cho hoạt động xây lắp, xây dựng cơ bản. Phế liệu: là các loại nguyên vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản có thể sử dụng hay bán ra ngoài như: gỗ mục, thép vụn, vải vụn… Vật liệu khác: là các loại vật liệu không được xếp vào các loại kể trên như: bao bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc chủng … *Ngoài các cách phân loại trên, doanh nghiệp còn có thể sử dụng cách phân loại theo yêu cầu quản lý ( theo công dụng ) Nguyên vật liệu trực tiếp: tạo lên thực thể chính Nguyên vật liệu dùng cho sản xuất khác Theo nguồn nhập: mua ngoài, tự sản xuất, thuê ngoài, gia công, nhận góp vốn, biếu tặng, viện trợ, tài trợ, phế liệu thu hồi. 1.2.2. Đánh giá nguyên vật liệu Đánh giá nguyên vật liệu là việc dùng thước đo tiền tệ để xác định giá trị ghi sổ của nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu chân thực, thống nhất. Đánh giá nguyên vật liệu có ý nghĩa quan trọng tính đúng, tính đủ chi phí trong quá trình đánh giá nguyên vật liệu sẽ giúp cho doanh nghiệp tính toán chính xác những khoản chi phí đã bỏ ra để sản xuất sản phẩm, điều này thúc đẩy doanh nghiệp sử dụng nguyên vật liệu ngày càng có hiệu quả hơn. Về nguyên tắc: Nguyên vật liệu là tài sản dự trữ sản xuất, thuộc tài sản lưu động phải được đánh giá theo giá thực tế của nguyên vật liệu mua sắm gia công hoặc chế biến. Song do đặc điểm của nguyên vật liệu là có nhiều loại, nhiều thứ, kích cỡ chủng loại khác nhau lại thường xuyên biến động trong quá trình sản xuất và do yêu cầu của công tác kế toán nguyên vật liệu nên trong công tác kế toán nguyên vật liệu còn có thể đánh giá theo giá hạch toán. 1.2.2.1.Đánh giá nguyên vật liệu theo giá thực tế 1.2.2.1.1 Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho: Nội dung giá thực tế của nguyên vật liệu được xác định tuỳ theo từng nguồn nhập. Theo thông tư hướng dẫn của bộ tài chính qui định việc áp dụng luật thuế giá trị gia tăng vào quá trình hạch toán từ ngày 1/1/1999 thì việc tính giá nguyên vật liệu nhập kho sẽ áp dụng một trong hai phương pháp tuỳ theo đặc trưng của từng loại hình doanh nghiệp. Theo phương pháp khấu trừ thuế. Các đơn vị tổ chức kinh doanh khi áp dụng phương pháp này phải sử dụng hoá đơn thuế giá trị gia tăng. Hoá đơn này phải đầy đủ ba yếu tố: Giá bán chưa có thuế (kể cả phụ thu và phí ngoài giá bán nếu có) Thuế giá trị gia tăng Tổng giá thanh toán với người mua Khi lập hoá đơn bán hàng hoá, dịch vụ cơ sở kinh doanh phải ghi rõ: giá bán chưa có thuế, thuế giá trị gia tăng và tổng tiền người mua phải thanh toán. Trong trường hợp hoá đơn chỉ ghi tổng số tiền người mua phải thanh toán thì giá tính thuế là số tiền người mua phải thanh toán đồng thời đơn vị mua hàng hoá dịch vụ cũng không được tính khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào trong trường hợp này cụ thể việc áp dụng phương pháp khấu trừ thuế khi đánh giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho như sau: Trong trường hợp nguyên vật liệu mua ngoài: căn cứ vào hoá đơn mua hàng, phiếu nhập kho kế toán ghi: Nợ TK 152 (giá mua chưa có thuế) Nợ TK 133 (1331) (Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ) Có TK 111, 112, 331, 141,… (Tổng giá thanh toán) Giá trị thực = giá mua + thuế nhập + chi phí - các khoản giảm Tế NVL ghi trên khẩu (nếu có) thu mua giá hàng mua Nhập kho hoá đơn thực tế được hưởng Phát sinh (nếu có) Với nguyên vật liệu mua ngoài: Trong đó: chi phí thu mua có thể tính trực tiếp cho từng loại, từng thứ, từng chuyến hàng và cũng có thể phải tính toán phân bổ cho từng đối tượng, từng loại, từng thứ, từng chuyến hàng thu mua nhập kho trong tháng. Chi phí thu mua như: chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí nhân viên thu mua, chi phí của bộ phận thu mua độc lập, chi phí thuê kho, thuê bãi, tiền phạt lưu kho lưu hàng, lưu bãi, số hao hụt tự nhiên trong định mức (nếu có)… Giá vốn thực tế = giá thực tế NVL + chi phí gia công NVL nhập kho xuất cho gia chế biến công chế biến Với NVL tự sản xuất: Trong đó: chi phí gia công chế biến gồm tiền lương, chi phí dịch vụ mua ngoài (điện,nước, điện thoại…), chi phí vận chuyển, bốc dỡ… Giá vốn thực tế = giá thực tế NVL + chi phí liên quan NVL nhập kho xuất thuê ngoài gia công chế biến Với NVL thuê ngoài gia công chế biến: Trong đó : chi phí liên quan gồm có: tiền thuê gia công chế biến, chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt trong định mức… *Với NVL nhận góp vốn từ các đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gia liên doanh: Giá vốn thực tế = Giá do hội đồng + Chi phí tiếp NVL nhập kho liên doanh đánh giá nhận (nếu có) * Với phế liệu thu hồi : Giá vốn thực tế NVL nhập kho = giá ước tính * Với NVL được tặng thưởng: Giá vốn thực tế = Giá thị trường + Chi phí tiếp NVL nhập kho tương đương nhận (nếu có) Theo phương pháp tính thuế giá trị gia tăng trực tiếp : Khi mua vật tư để sản xuất, kế toán phản ánh giá trị vật tư theo giá thực tế gồm cả thuế giá trị gia tăng đầu vào. Trong trường hợp này kế toán không sử dụng TK 133 (1331) để ghi thuế giá trị gia tăng đầu vào mà coi thuế này là một bộ phận cấu thành giá vốn NVL nhập kho hoặc chi phí sản xuất kinh doanh ( nếu vật tư mua về sử dụng ngay). Theo phương pháp này phần thuế giá trị gia tăng được tính vào giá thực tế NVL, kế toán ghi : Nợ TK 152 (giá thực tế NVL mua ngoài bao gồm cả thuế GTGT) Có TK 111, 112, 311, 331… (tổng giá thanh toán) 1.2.2.1.2. Giá thực tế NVL xuất kho: Việc lựa chọn phương pháp tính giá thực tế NVL xuất kho phải căn cứ vào đặc điểm của từng loại hình doanh nghiệp về số lượng danh điểm, số lần nhập xuất NVL, trình độ của nhân viên kế toán, thủ kho, điều kiện kho tàng của doanh nghiệp. Các phương pháp tính giá thực tế NVL xuất kho thường dùng là: Tính theo đơn giá mua thực tế tồn đầu kỳ : giá thực tế = số lượng NVL x đơn giá mua thực NVL xuất kho xuất kho tế NVL tồn đầu kỳ Tính theo giá thực tế bình quân gia quyền : Theo phương pháp này giá thực tế của NVL xuất kho trong kỳ được tính theo công thức : Giá thực tế = số lượng NVL x giá đơn vị bình quân NVL xuất dùng xuất dùng Trong đó giá đơn vị bình quân có thể tính theo một trong ba cách sau: + Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ = Giá trị thực tế NVL nhập trong kỳ Giá trị thực tế NVL tồn đầu kỳ Cách 1: Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ : + Số lượng thực tế NVL nhập trong kỳ Số lượng thực tế NVL tồn đầu kỳ Giá đơn vị bình quân tồn đầu kỳ = Giá trị thực tế NVL tồn đầu kỳ Cách 2: Giá đơn vị bình quân tồn đầu kỳ: Số lượng thực tế NVL tồn đầu kỳ Số lượng thực tế NVL tồn kho sau mỗi lần nhập Giá đơn vị bình quân sau mỗi Lần nhập = Giá trị thực tế NVL tồn kho sau mỗi lần nhập Cách 3: giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập Tính theo giá thực tế nhập trước- xuất trước ( FIFO ): Theo phương pháp này ta phải xác định được đơn giá thực tế NVL nhập kho của từng lần nhập và giả thiết số hàng nào nhập trước thì xuất trước. Sau đó căn cứ vào số lượng xuất kho để tính ra giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc: Tính theo đơn giá thực tế nhập trước đối với lượng xuất kho thuộc lần nhập trước, số còn lại ( Tổng số xuất kho-số đã xuất thuộc lần nhập trước ) được tính theo đơn giá thực tế lần nhập tiếp theo. Như vậy giá thực tế của NVL tồn cuối kỳ chính là giá thực tế của NVL tồn kho thuộc các lần mua sau cùng. Tính theo giá thực tế nhập sau- xuất trước ( LIFO ) Theo phương pháp này những NVL nào mua sau cùng sẽ được xuất trước. Theo phuơng pháp này ta cũng phải xác định được đơn giá thực tế nhập kho lần cuối cùng sau đó mới lần lượt đến các lần nhập trước để tính giá thực tế xuất kho. Như vậy giá thực tế NVL tồn kho cuối kỳ lại là giá thực tế NVL tính theo đơn giá của các lần nhập đầu kỳ. Phương pháp này thích hợp trong trường hợp lạm phát. Tính theo giá thực tế đích danh: Phương pháp này thường được áp dụng với các loại NVL có giá trị cao, các loại vật tư đặc trưng. Giá thực tế NVL xuất kho được tính theo đơn giá thực tế NVL nhập kho theo từng lô hàng, từng lần nhập và số lượng xuất kho theo từng lần. Tính theo trị giá mua hàng xuất kho theo phương pháp cân đối : Trị giá mua thực = trị giá mua + trị giá mua - trị giá mua Tế hàng xuất kho thực tế hàng thực tế hàng thực tế hàng đầu kỳ nhập trong kỳ còn cuối kỳ Theo phương pháp này, trước hết tính trị giá mua thực tế của hàng còn lại cuối kỳ bằng cách lấy số lượng hàng còn lại cuối kỳ nhân với đơn giá mua lần cuối cùng trong tháng.Sau đó dùng công thức cân đối để tính trị giá mua thực tế của hàng xuất kho. Để tính được giá vốn thực tế của hàng xuất kho cần phải phân bổ chi phí mua cho số hàng đã xuất kho theo công thức: Trị giá mua của + trị giá mua hàng hàng còn ĐK nhập trong kỳ Chi phí mua phân + chi phí mua hàng Bổ cho hàng ĐK PS trong kỳ x Trị giá mua hàng xuất kho Chi phí mua phân bổ cho hàg xuất kho = Trên cơ sở trị giá mua thực tế của hàng xuất kho và chi phí mua của hàng xuất kho đã tính được, kế toán tổng hợp lại để xác định trị giá vốn thực tế của hàng xuất kho. 1.2.2.2. Đánh giá NVL theo giá hạch toán: Đối với các Doanh nghiệp mua vật tư hàng hoá thường xuyên có sự biến động về giá cả, khối lượng và chủng loại vật tư hàng hoá nhập – xuất kho nhiều thì có thể sử dụng giá hạch toán để tính trị giá vốn thực tế của hàng xuất kho. Giá hạch toán là loại giá ổn định do Doanh nghiệp tự xây dựng, giá này không có tác dụng giao dịch với bên ngoài. Việc nhập – xuất kho hàng ngày được thực hiện theo giá hạch toán, cuối kỳ kế toán phải tính đổi sang giá thực tế để có số liệu ghi vào các tài khoản, sổ kế toán tổng hợp và báo cáo kế toán. Việc điều chỉnh giá hạch toán sang giá thực tế được tiến hành như sau: H = Giá hạch toán NVL + giá hạch toán NVL tồn đầu kỳ nhập trong kỳ Giá thực tế NVL + giá thực tế NVL tồn đầu kỳ nhập trong kỳ Trước hết xác định hệ số giá giữa giá thực tế và giá hạch toán của NVL ( ký hiệu là H ): Giá thực tế = giá hạch toán x hệ số giá NVL xuất kho NVL xuất kho Sau đó tính giá thực tế xuất kho căn cứ vào giá hạch toán xuất kho và hệ số giá: Các phương pháp này có ảnh hưởng đến chi phí NVL và giá thành sản phẩm. Nếu trong một thị trường ổn định giá không đổi việc lựa chọn phương pháp tính giá là không quan trọng, ngược lại nếu trong một thị trường không ổn định khi giá lên hay xuống thất thường thì mỗi phương pháp có thể cho một kết quả khác nhau. Trong thực tế, nếu giá mua nhập NVL tăng lên qua các kỳ thì phương pháp NT-XT cho sản phẩm thấp nhất, ngựơc lại phương pháp NS-XT cho giá thành sản phẩm là cao nhất, giá thành sản phẩm của phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ nằm giữa 2 phương pháp trên, phương pháp đích danh thì phụ thuộc vào NVL nào được xuất dùng. Tuỳ thuộc vào đặc điểm, yêu cầu và trình độ quản lý của DN mà các DN có thể lựa chọn các phương pháp thích hợp. 1.3. Kế toán chi tiết NVL NVL trong Doanh nghiệp thường có nhiều chủng loại khác nhau, nếu thiếu một loại nào đó có thể xảy ra ngừng sản xuất, chính vì vậy hạch toán NVL phải đảm bảo theo dõi được tình hình biến động của từng loại NVl. NVl là một trong những đối tượng kế toán, là tài sản cần phải được tổ chức, hạch toán chi tiết không chỉ về mặt giá trị mà cả về hiện vật, không chỉ ở từng kho mà phải chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ… và phải được tiến hành đồng thời ở cả kho và trên phòng kế toán cùng cơ sở các chứng từ nhập – xuất kho. Hạch toán chi tiết NVL được hiểu là các DN tổ chức hệ thống chứng từ, mở các sổ kế toán chi tiết và lựa chọn, vận dụng các phương pháp kế toán chi tiết NVL cho phù hợp nhằm tăng cường công tác quản lý tài sản nói chung, quản lý NVL nói riêng. 1.3.1. Chứng từ sử dụng Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo quyết định 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính, các chứng từ kế toán về NVL bao gồm. - Phiếu nhập kho ( Mẫu 01- VT ) - Phiếu xuất kho ( Mẫu 02 - VT ) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( Mẫu 03 –VT ) - Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm hàng hoá (Mẫu 08 – VT ) - Hoá đơn kiểm phiếu xuất kho ( Mẫu 02 – BH ) - Hoá đơn cước phí vận chuyển ( Mẫu 03 – BH ) - Hoá đơn GTVT - Phiếu mua hàng ( Mẫu 13 – PH ) Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng theo mẫu thống nhất theo quy định của nhà nước, các DN có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán theo hướng dẫn khác như: - Phiếu xuất vật tư theo hạn mức ( Mẫu số 04 – VT ) - Biên bản kiểm nghiệm vật tư ( Mẫu số 05 – VT ) - Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ ( Mẫu số 07 – VT ) 1.3.2. Sổ chi tiết nguyên vật liệu Tuỳ thuộc vào phương pháp kế toán chi tiết áp dụng trong DN mà sử dụng các sổ ( Thẻ ) kế toán chi tiết sau: - Sổ ( thẻ ) kho - Sổ ( thẻ ) kế toán chi tiết NVL - Sổ đối chiếu luân chuyển Sổ số dư Ngoài các sổ kế toán chi tiết nêu trên, còn có thể mở thêm các bảng kê nhập – xuất, bảng kê luỹ kế tổng hợp nhập xuất và lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn kho NVL phục phụ kịp thời cho việc ghi sổ kế toán chi tiết được đơn giản, nhanh chóng, kịp thời. 1.3.3. Các phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu: Trong thực tế công tác kế toán hiện nay ở nước ta nói chung và các DN nói riêng đang áp dụng 3 phương pháp hạch toán chi tiết NVL - Phương pháp thẻ song song - Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển - Phương pháp sổ số dư Mỗi phương pháp có ưu điểm, nhược điểm và phạm vi áp dụng riêng, ở một số như Mỹ việc hạch toán chi tiết rất đơn giản như một dạng hạch toán phụ, kế toán Mỹ chỉ dùng một số kho mở chi tiết cho từng NVL. Sổ kho theo dõi liên tục nhập- xuất- tồn về số lượng, đơn giá, thành tiền và dùng để đối chiếu với sổ cái tại mọi thời điểm. Phương pháp thẻ song song Theo phương pháp này để hạch toán nghiệp vụ nhập - xuất- tồn kho NVL, ở kho thủ kho phải mở thẻ kho để ghi chép về mặt số lượng và ở phòng kế toán phải mở sổ kế toán chi tiết NVL để ghi chép về mặt số lượng và giá trị. Thẻ kho do kế toán lập theo mẫu quy định thống nhất (mẫu 06- VT ) cho từng danh điểm NVL và phát cho thủ kho sau khi đã vào sổ đăng ký thẻ kho. + Tại kho: Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập - xuất- tồn NVL về mặt số lượng. Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho, thẻ được mở cho từng danh điểm vật tư. Cuối ngày thủ kho phải tiến hành tổng cộng số nhập - xuất để tính ra số tồn kho về mặt số lượng theo từng danh điểm vật tư. + Tại phòng kế toán: Kế toán vật tư mở thẻ kế toán chi tiết vật tư cho từng danh điểm vật tư tương ứng với thẻ kho mở ở kho. Thẻ này có nội dung tương tự thẻ kho chỉ khác là theo dõi cả về giá trị. Hàng ngày hoặc định kỳ khi nhận các chứng từ nhập, xuất kho do thủ kho chuyển tới nhân viên kế toán vật tư phải kiểm tra, đối chiếu và ghi đơn giá hạch toán vào thẻ kế toán chi tiết vật tư và tính ra số tiền, sau đó lần lượt ghi các nghiệp vụ nhập, xuất vào các thẻ kế toán chi tiết vật tư có liên quan. Cuối tháng tiến hành cộng thẻ và đối chiếu với thẻ kho. Để thực hiện đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và chi tiết, kế toán phải căn cứ vào các thẻ kế toán chi tiết để lập bảng tổng hợp nhập - xuất- tồn kho về mặt giá trị của từng loại vật tư. Số liệu của bảng này được đối chiếu với số liệu của phần kế toán tổng hợp. Ngoài ra để quản lý chặt chẽ thẻ kho, nhân viên kế toán vật tư còn mở sổ đăng ký thẻ kho, khi giao thẻ kho cho thủ kho kế toán phải ghi vào sổ. + Ưu điểm của phương pháp này là ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu. + Nhược điểm: Việc ghi chép trùng lặp về chỉ tiêu số lượng giữa kho và phòng kế toán. Hơn nữa việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng do vậy hạn chế chức năng của kế toán. + Điều kiện áp dụng: áp dụng thích hợp với những DN có ít chủng loại NVL, khối lượng các nghiệp vụ nhập - xuất ít, phát sinh không thường xuyên và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của các nhân viên kế toán chưa cao. Sơ đồ 01: Phiếu xuất kho Bảng tổng hợp N – X– T kho NVL Kế toán tổng hợp Thẻ kho Phiếu nhập kho thẻ hoặc sổ chi tiết NVL Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp song song Ghi chú: Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: + Tại kho: thực hiện như phương pháp ghi thẻ song song + Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập – xuất - tồn của từng thứ NVL theo từng kho dùng cho cả năm. Sổ đối chiếu luân chuyển chỉ ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng. Để có số liệu ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển kế toán phải lập các bảng kê nhập, bảng kê xuất theo từng thứ NVL trên cơ sở các chứng từ nhập - xuất- tồn do thủ kho định kỳ gửi lên. Sổ đối chiếu luân chuyển cũng được theo dõi cả về chỉ tiêu số lượng và giá trị. Cuối tháng kế toán tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và số liệu kế toán tổng hợp. + Ưu điểm: Giảm bớt khối lượng công việc ghi chép, chỉ ghi một lần vào cuối tháng do đó giảm được số lượng sổ sách. + Nhựơc điểm: Sổ đối chiếu luân chuyển theo dõi cả chỉ tiêu số lượng và giá trị nên việc ghi chép vẫn còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng. Việc kiểm tra đối chiếu giữa kho và phòng kế toán chỉ tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế kiểm tra trong công tác quản lý. + Điều kiện áp dụng: áp dụng thích hợp cho các DN không có nhiều nghiệp vụ nhập-xuất, không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết NVL do vậy không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập - xuất hàng ngày. Sơ đồ 02: Sơ đồ hoạch toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ đối chiếu luân Thẻ kho Phiếu nhập kho Bảng kê nhập Chuyển Phiếu xuất kho Bảng kê xuất Sổ đối chiếu luân chuyển Kế toán tổng Hợp N-X-T Ghi chú: Ghi hàng tháng hoặc định kỳ Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Phương pháp sổ số dư Phương pháp sổ số dư là một bước cải tiến căn bản trong việc tổ chức hạch toán chi tiết NVL. Đặc điểm nổi bật của phương pháp này là kết hợp chặt chẽ việc hạch toán nghiệp vụ của thủ kho với việc ghi chép của phòng kế toán. ở kho chỉ hạch toán về mặt số lượng, ở phòng kế toán chỉ hạch toán về giá trị của NVL. Vì vậy đã xoá bỏ được sự ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, tạo điều kiện thực hiện kiểm tra thường xuyên và có hệ thống của kế toán đối với thủ kho, đảm bảo số liệu chính xác, kịp thời. + Tại kho: Thủ kho vẵn dùng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập - xuất- tồn NVL về mặt số lượng. Cuối tháng phải ghi số tồn kho đã được tính ở trên thẻ kho ( về số lượng ) Vào sổ số dư, cột số lượng. + Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ số dư theo từng kho dùng cho cả năm để ghi sổ tồn kho của từng thứ , nhóm , loại NVL vào cuối tháng theo chỉ tiêu giá trị. Từ các chứng từ nhập - xuất kế toán lập bảng kê nhập, bảng kê xuất kế toán lập bảng luỹ kế nhập, bảng luỹ kế xuất rồi lập bảng tổng hợp N- X- T kho theo từng nhóm, loại nguyên vật liệu theo chỉ tiêu giá trị Cuối tháng khi nhận sổ số dư do thủ kho gửi lên, kế toán căn cứ vào số tồn kho về số lượng mà thủ kho đã ghi ở sổ số dư và đơn giá hạch toán để tính ra số tồn kho của từng thứ, nhóm, loại NVL theo chỉ tiêu giá trị để ghi vào cột số tiền ở sổ số dư. + Ưu ._.điểm: Giảm bớt được khối lượng ghi sổ kế toán, công việc tiến hành đều trong tháng. + Nhược điểm: Do kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị nên qua số liệu kế toán không thể biết trước được số hiện có và tình hình tăng, giảm của từng thứ NVL mà phải xem số liệu trên thẻ kho. Ngoài ra việc kiểm tra, phát hiện sai sót nhầm lẫn giữa kho và phòng kế toán gặp khó khăn. + Điều kiện áp dụng: áp dụng phù hợp với các DN có khối lượng các nghiệp vụ nhập - xuất NVL diễn ra thường xuyên, nhiều chủng loại và đã xây dựng được hệ thống danh điểm NVL, dùng giá hạch toán hàng ngày tình hình N-X- T kho NVL, yêu cầu và trình độ quản lý, trình độ cán bộ kế toán của DN tương đối cao. Sơ đồ 03: Thẻ kho Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ số dư Bảng lũy kế xuất Bảng kê xuất Kế toán tổng hợp Bảng kê tổng hợp N- X- T Bảng luỹ kế nhập Sổ số dư Bảng kê nhập Phiếu xuất kho Phiếu nhập kho Ghi chú: Ghi hàng ngày hoặc định kỳ Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra 1.4. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu: NVL là tài sản lưu động thuộc nhóm hàng tồn kho. Việc biến động của chúng trên các tài khoản (TK) tổng hợp tuỳ thuộc vào DN lựa chọn. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX) hay kiểm kê định kỳ (KKĐK) không có gì khác nhau, mà sự khác nhau ở đây là góc độ kế toán tổng hợp. 1.4.1. Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp KKTX hàng tồn kho là phương pháp ghi chép phản ánh thường xuyên liên tục tình hình N-X-T kho các loại NVL,thành phẩm,hàng hoá…trên các TK và sổ kế toán tổng hợp khi có các chứng từ nhập - xuất hàng tồn kho. Như vậy việc xác định giá trị NVL xuất dùng được căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho sau khi đã được tập hợp, phân loại theo các đối tượng sử dụng để ghi vào các tài khoản và sổ kế toán. 1.4.1.1. Tài khoản sử dụng Để hạch toán NVL kế toán sử dụng các tài khoản sau: TK 152 “Nguyên liệu,vật liệu”: +Nội dung của TK 152 TK này phản ánh số hiện có và tình hình tăng, giảm NVL theo trị giá vốn thực tế (hay giá thành thực tế) TK 152 có thể được mở thành các TK cấp 2, để kế toán chi tiết theo từng loại NVL phù hợp với cách phân loại nội dung kinh tế và yêu cầu kế toán quản trị của DN bao gồm: - TK 1522 “Nguyên vật liệu phụ” - TK 1523 “Nhiên liệu” - TK 1524 “Phụ tùng thay thế” - TK 1525 “Vật liệu và thiết bị XDCB” - TK 1528 “Nguyên vật liệu khác” Trong từng TK cấp 2 lại có thể chi tiết thành TK cấp 3, cấp 4…tới từng nhóm, thứ NVL tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý tài sản ở DN. + Kết cấu của TK 152 “NVL” Bên Nợ: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng giá trị thực tế của NVL trong kỳ (do mua ngoài, tự sản xuất, nhận góp vốn, kiểm kê phát hiện thừa, đánh giá tăng…) Bên Có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm NVL trong kì theo giá thực tế (giảm do xuất dùng, xuất bán, xuất đem đi góp vốn liên doanh, thiếu hụt, giảm giá được hưởng, chiết khấu mua hàng, hàng mua trả lại…) Dư nợ: Phản ánh trị giá vốn thực tế của NVL tốn kho cuối kỳ TK 151 “Hàng mua đang đi đường” * Nội Dung:TK này dùng để theo dõi các NVL mà DN đã mua, đã thanh toán tiền hoặc đã chấp nhận thanh toán, đã thuộc quyền sở hữu của DN nhưng cuối tháng chưa về nhập kho (kể cả số đang gửi cho người bán) *Kết cấu TK 151 “Hàng mua đang đi đường” - Bên Nợ: Phản ánh giá trị hàng đi đường tăng - Bên Có: Phản ánh giá trị hàng đi đường kỳ trước đã nhập kho hay chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng. - Dư Nợ: Phản ánh trị giá vật tư, hàng hoá đi đường cuối kỳ. TK 133 “Thuế GTGT được khấu trừ” * Nội Dung:Phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ và còn được khấu trừ. * Kết Cấu - Bên Nợ: Phản ánh số thuế GTGT được khấu trừ đã nộp thông qua giá mua vật tư,hàng hoá - Bên Có + Phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ với số thuế GTGT phải nộp. + Phản ánh số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ + Phản ánh số thuế GTGT đầu vào được Nhà nước hoàn trả trong trường hợp thuế đầu ra < thuế đầu vào + Phản ánh thuế GTGT của hàng mua trả lại cho người bán - Dư Nợ: Phản ánh số thuế GTGT được khấu trừ chưa được thanh toán. TK 133 hai TK cấp 2: TK 1331 “Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá- dịch vụ” TK 1332 “Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ” TK 331 “Phải trả cho người bán”: Nội dung: TK này được sử dụng để thanh toán giữa DN với người bán, người nhận thầu về các khoản vật tư, hàng hoá, lao động theo hợp đồng kinh tế đã ký kết. Tuỳ theo yêu cầu quản lý của doanh DN, TK331 “phải trả cho người bán” cần được mở chi tiết cho từng đối tượng cụ thể, từng người bán, từng người nhận thầu. TK này có số dư lưỡng tính do vậy khi lập bảng cân đối kế toán theo chế độ quy định hiện hành căn cứ vào các TK chi tiết có số dư Nợ tổng hợp lại để ghi vào chỉ tiêu “trả trước cho người bán- mã số 132” và số dư bên Có tổng hợp lại để ghi vào chỉ tiêu “phải trả cho người bán - mã số 313”, không được bù trừ cho nhau. Ngoài ra trong quá trình hạch toán kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như: TK 111, 112, 141, 128, 222, 411, 621, 627, 641, 642… 1.4.1.2. Hạch toán tăng NVL 1.4.1.2.1. Hạch toán tăng nguyên vật liệu đối với doanh nghiệp sản xuất tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Đối với các cơ sở kinh doanh đã có đủ điều kiện để tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ (thực hiện việc mua, bán hàng hoá có hoá đơn, chứng từ ghi chép đầy đủ) Thuế GTGT đầu vào được tách riêng không ghi vào giá thực tế của NVL. Như vậy khi mua hàng trong tổng giá thanh toán phải trả cho người bán, phần giá mua chưa thuế được ghi tăng giá NVL, còn phần thuế GTGT- đầu vào được ghi vào số được khấu trừ. 1.4.1.2.2. Hạch toán tăng NVL trong DNSX tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp Đối với các đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp (đơn vị chưa thực hiện đầy đủ các điều kiện về sổ sách kế toán, về chứng từ hoặc với các DN kinh doanh vàng bạc). Do phần thuế GTGT được tính vào giá thực tế NVL nên khi mua vào kế toán ghi vào TK 152 theo tổng giá thanh toán (bao gồm cả thuế GTGT) 1.4.1.3. Hạch toán giảm NVL NVL trong DN giảm chủ yếu do xuất sử dụng cho sản xuất kinh doanh, phần còn lại có thể xuất bán, xuất góp vốn liên doanh… mọi trường hợp giảm NVL đều ghi theo giá thực tế ở bên Có của TK 152. Sơ đồ 04: Sơ đồ hạch toán tổng quát NVL theo phương pháp KKTX TK 152 TK 111, 112, 311 TK 331 TK 151 TK 411 TK 412, 3381 TK 311, 3388 TK 133 (1331) (1b) (1a) (2) (3) (4) TK 621 (9) TK 627, 641, 642, 241 (10) TK 128, 222, 136 (11) TK 412, 1381 (12) TK 154 TK 128, 222 (5) (6) (7) (8) TK 1388, 154 (13) TK 632, 157 (14) (15) ( Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ ) Chú thích: (1a): Mua NVL nhập kho. (1b): Thuế VAT. (2): Nhập kho hàng mua chưa trả tiền. (3): Nhập NVL đi đường kì trước. (4): NVL cấp trên cấp hay nhận góp vốn liên doanh. (5): Nhập kho NVL do tự SX thuê ngoài gia công chế biến. (6): Đánh giá tăng NVL, kiểm kê phát hiện thừa. (7): Vay ngắn hạn đơn vị khác để mua NVL. (8): Nhận lại vốn góp liên doanh. (9): Xuất NVL trực tiếp cho chế tạo sản phẩm. (10): Xuất NVL cho quản lí phục vụ SX, bán hàng, QLDN… (11): Xuất NVL mang đi góp vốn, cấp cho cấp dưới. (12): Đánh giá giảm NVL, phát hiện thiếu khi kiểm kê. (13): Xuất NVL cho vay, mang đi gia công chế biến. (14): Xuất NVL đi bán, gửi bán. (15): Doanh ngiệp sử dung NVL không hết nhập lại kh 1.4.2. Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ 1.4.2.1. Đặc điểm phương pháp kiểm kê định kỳ : Giá vốn thực tế = Trị giá vốn thực + Trị giá vốn thực - Trị giá vốn NVL xuất dùng tế NVL tồn kho tế NVL nhập thực tế NVL Trong kỳ đầu kỳ trong kỳ tồn cuối kỳ Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi một cách thường xuyên, liên tục về tình hình biến động của các loại vật tư, hàng hoá, sản phẩm trên các tài khoản hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng, trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ xác định lượng tồn kho thực tế. Từ đó xác định lượng xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác trong kỳ theo công thức : Ưu điểm : việc ghi chép đơn giản, gọn nhẹ do không phải đối chiếu giữa số liệu kế toán và số lượng kiểm kê mà số liệu kế toán khớp với thực tế. Nhược điểm : Trên tài khoản tổng hợp không thể hiện rõ giá trị NVL xuất dùng (hay xuất bán) cho từng đối tượng, từng nhu cầu khác nhau sản xuất hay phục vụ quản lý sản xuất, quản lý doanh nghiệp … hơn nữa cũng không theo dõi được số mất mát hư hỏng tham ô (nếu có). Độ chính xác của phương pháp này không cao mặc dù tiết kiệm được công sức ghi chép. Điều kiện áp dụng: áp dụng cho các doanh nghiệp sản xuất có quy mô nhỏ chỉ tiến hành một loạt hoạt động hoặc ở các doanh nghiệp thương mại kinh doanh các mặt hàng có giá trị thấp, mặt hàng nhiều. 1.4.2.2. Kế toán tổng hợp theo phương pháp kiểm kê định kỳ. 1.4.2.2.1. Tài khoản kế toán sử dụng TK 152 khác với phương pháp KKTX, đối với các doanh nghiệp hàng tồn kho theo phương pháp KKĐK thì các TK 152 không dùng để theo dõi tình hình nhập – xuất trong kỳ mà chỉ dùng để kết chuyển giá trị thực tế NVL và hàng mua đi đường vào lúc đầu kỳ, cuối kỳ vào TK 611 “ mua hàng ” TK 611 “ mua hàng ” Công dụng: TK 611 dùng để theo dõi tình hình thu mua, tăng, giảm NVL theo giá thực tế (giá thực tế bao gồm giá mua và chi phí mua) Kết cấu, nội dung: Bên nợ: + Kết chuyển trị giá vật liệu tồn đầu kỳ + Phản ánh trị giá vật tư mua về nhập kho trong kỳ Bên có: + Phản ánh trị giá vật tư xuất dùng trong kỳ hoặc thiếu hụt trong kỳ + Kết chuyển trị giá vật liệu tồn cuối kỳ Tài khoản này là tài khoản tất toán, cuối kỳ không có số dư, được mở chi tiết cho từng loại, từng thứ, từng nhóm vật tư. TK 611 có hai tài khoản cấp 2: + TK 6111: Mua nguyên vật liệu +TK 6112: Mua hàng hoá ă Tài koản 152 – Nguyên liệu, vật liệu Công dụng: dùng để phản ánh giá trị vật tư tồn kho và được chi tiết theo từng loại. Kết cấu, nội dung: Bên nợ: Giá trị vật liệu tồn cuối kỳ Bên có: Kết chuyển giá trị vật liệu tồn đầu kỳ Số dư nợ: Phản ánh giá trị vật tư tồn đầu hoặc cuối kỳ Tài khoản 151 – Hàng mua đang đi đường Công dụng: Dùng để phản ánh trị giá hàng mua (đã thuộc sở hữu của đơn vị) nhưng đang đi đường hay gửi tại kho của người bán, được chi tiết theo từng loại, từng người bán. Kết cấu, nội dung: Bên nợ: Giá trị thực tế hàng đang đi đường cuối kỳ Bên có: Kết chuyển giá trị thực tế hàng đang đi đường đầu kỳ Số dư nợ: Phản ánh giá trị thực tế hàng đang đi đường Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác: TK 111, TK 112, TK 141, TK311, TK 331… 1.4.2.2.2. Phương pháp hạch toán: - Đầu kỳ: căn cứ vào trị giá thực tế NVL đang đi đường và tồn kho đầu kỳ kết chuyển vào TK 611 (6111). Trong kỳ khi mua NVL căn cứ vào các hoá đơn, chứng từ liên quan kế toán ghi sổ phản ánh trực tiếp vào TK 611 (6111) - Cuối kỳ: Căn cứ vào kết quả kiểm kê, kế toán kết chuyển giá trị NVL chưa sử dụng và xác định giá trị xuất dùng. Để xác định xuất dùng của từng loại cho sản xuất kế toán phải kết hợp với kế toán chi tiết mới có thể xác định được do kế toán tổng hợp không theo dõi xuất liên tục. Sơ đồ 05: Sơ đồ hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKĐK ( tính thuế GTGT theo phươnng pháp khấu trừ ) TK 627,641, 642 TK 111, 112, 141 TK 331, 311, 341 (9) (10a) (10b) (8) (4b) (3) (2b) (2a) (1) TK 133 TK 111, 122 TK 151, 152 TK 611 (6111) TK 621 TK 133 (1331) (14) TK 412 TK 411 TK 412 TK 632 (4a) (5) (6) (7) (11) (12) (13) TK 333 (3333) TK 1381,334, 811 Chú thích: (1) Kết chuyển trị giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho đi đường đầu kỳ (2a) Phản ánh các nghiệp vụ mua, nhập NVL trong kỳ (2b) Thuế VAT phải nộp (3) Mua NVL thanh toán ngay (4a) Mua NVL chưa trả tiền, mua bằng tiền vay (4b) Thuế VAT phải nộp (5) Thuế nhập khẩu hàng mua (6) Nhập NVL từ các nguồn khác (7) Chênh lệch đánh giá tăng NVL (8) Cuối kỳ kết chuyển số NVL xuất dùng cho sản xuất kinh doanh (9) Tính NVL xuất cho SX chung, bán hàng, quản lí doanh nghiệp. (10a) Giảm giá được hưởng, giá trị hàng mua trả lại (10b) Thuế VAT được giảm (11) Giá trị thiếu hụt, mất mát (12) Chênh lệch đánh giá giảm NVL (13) NVL xuất bán (14) Kết chuyển giá trị NVL tồn kho và đang đi đường cuối kỳ Phương pháp hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ (tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp) cũng hạch toán tương tự như trường hợp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, nhưng chỉ khác là phương pháp này không hạch toán tài khoản 133, tức là giá mua thực tế ghi vào tài khoản 152 là tổng giá thanh toán bao gồm cả thuế GTGT 1.5. Tổ chức kiểm kê và hạch toán kết quả kiểm kê, đánh giá NVL. 1.5.1. Kế toán kiểm kê NVL: Tổ chức kiểm kê NVL được tiến hành theo quy định chung của nhà nước về việc lập báo cáo kế toán, Bảng cân đối và là quy định về hạch toán NVL của DN. Công tác kiểm kê nhằm xác định chính xác số lượng, chất lượng, giá trị của từng loại NVL hiện có tại DN, kiểm tra tình hình bảo quản nhập - xuất và sử dụng, phát hiện kịp thời và xử lý các trường hợp hao hụt, hư hỏng, ứ đọng, mất mát, kém phẩm chất. Công tác kiểm kê phải được tiến hành định kỳ 6 tháng, 1 năm trước khi lập các báo cáo quyết đoán do bản kiểm kê tài sản của DN tiến hành. Ban kiểm kê sử dụng các phương tiện cân, đo, đong, đếm… Xác định số lượng NVL có mặt tại kho vào thời điểm kiểm kê và đồng thời xác định về mặt chất lượng của từng loại. Kết quả kiểm kê sẽ được ghi vào biên bản kiểm kê( mẫu số 08 - VT). Biên bản được lập cho từng kho, từng địa điểm sử dụng, từng người phụ trách. Kết quả kiểm kê được gửi lên cho phòng kế toán đối chiếu với sổ sách. Sơ đồ 06 NVL thiếu do cân đo đong đếm sai NVL thiếu trong định Mức hay ngoài định Mức nhưng được cấp Thẩm quyền cho phép Tính vào chi phí KD Sơ đồ hạch toán NVL thừa, thiếu khi kiểm kê NVL thiếu chưa rõ Nguyên nhân chờ xử lý Bắt người phạm lỗi Bồi thường số NVL thiếu , TK 138 (1381) TK 111, 334,1388 TK 642 NVL thừa chưa rõ Nguyên nhân chờ Xử lý NVL thừa xác định là của DN TK 621, 627, 641 TK 152 TK 338 (3381) TK 711 1.5.2. Kế toán đánh giá lại NVL Khi đánh giá lại làm tăng giá trị NVL, kế toán căn cứ váo khoản chênh lệch để ghi: Nợ TK 152 “ Nguyên liệu, vật liệu” Có TK 412 “ chênh lệch đánh giá lại tài sản” Khi đánh giá lại làm giảm giá trị NVL, căn cứ khoản chênh lệch giảm để ghi: Nợ TK 412 ( khoản chênh lệch) Có TK 152 1.6. Hệ thống sổ sách kế toán dùng trong kế toán tổng hợp NVL Trong quá trình hạch toán NVL, kế toán tiến hành hạch toán dựa trên chứng từ sổ sách sao cho phù hợp với quy mô, cơ cấu của DN, kế toán có thể lựa chọn các hình thức sổ sau: 1.6.1. Hình thức nhật ký sổ cái Điều kiện áp dụng : áp dụng đối với loại hình kinh doanh đơn giản chỉ thực hiện một loại dịch vụ hoạt động và phù hợp với DN nhỏ có số lượng tài khoản ít, trình độ kế toán thấp, lao động chủ yếu là thủ công Đăc điểm tổ chức sổ: Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi sổ theo trình tự thời gian kết hợp với việc phân loại theo hệ thống để vào nhật ký sổ cái Hệ thống sổ sách gồm: + Sổ kế toán tổng hợp nhật ký sổ cái + Sổ chi tiết NVL + Các thẻ kho Sơ đồ 07: Trình tự hạch toán NVL theo hình thức Nhật Ký sổ cái được thực Chứng từ gốc (PNK,PXK, Biên bản kiểm kê NVL Sổ nhật ký quỹ Nhật ký sổ cái Các sổ,thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp số liệu chi tiết Báo cáo tài chính hiện theo sơ đồ sau. Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra 1.6.2. Hình thức chứng từ ghi sổ Điều kiện áp dụng: áp dụng với mọi loại hình DN sản xuất kinh doanh sử dụng nhiều tài khoản, khối lượng nghiệp vụ nhiều, có nhiều nhân viên kế toán dễ kết hợp sử lý trong công tác điện toán. Đặc điểm của hình thức này là mọi nghiệp vụ kinh tế phải căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc từng loại, cùng kỳ để lập chứng từ ghi sổ ghi vào “Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ“ trước khi ghi vào sổ cái. Hệ thống sổ sách gồm có: + Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: Là loại sổ kế toán tổng hợp ghi theo thứ tự thời gian, dùng để đăng ký các chứng từ ghi sổ, đảm bảo an toàn cho chứng từ ghi sổ và có tác dụng đối chiếu với các số liệu ghi ở sổ cái + Sổ cái: Là sổ kế toán tổng hợp ghi theo hệ thống từng tài khoản kế toán + Sổ nhật ký quỹ: Là sổ chi tiết được ghi tương tự như hình thức kế toán Nhật ký sổ cái + Các sổ chi tiết. Sơ đồ 08: Trình tự ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ. Chứng từ gốc ( PNK, PXK…) Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ Sổ, thẻ chi tiết NVL, thanh toán với người bán Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Bảng cân đối số tài khoản Báo cáo tài chính Chứng từ ghi sổ Chú thích: Ghi hằng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra 1.6.3. Hình thức nhật ký chung Sổ nhật ký chung( hay còn gọi là nhật ký tổng quát ) là sổ kế toán căn bản để ghi chép các nghiệp vụ theo thứ tự thời gian và theo nội dung kinh tế của các nghiệp vụ kinh tế đó. - Điều kiện áp dụng: áp dụng cho các DN có quy mô kinh doanh nhỏ, có tính chất kinh doanh đơn giản, tài khoản sử dụng ít, trình độ quản lý chưa cao, ít lao động kế toán và không có nhu cầu chuyên môn hoá giữa các phần hành. Hình thức này có thể áp dụng cho các DN trong điều kiện lao động thủ công hoặc trong điều kiện có sử dụng kế toán máy. - Đặc điểm tổ chức: các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được căn cứ vào chứng từ gốc để ghi vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian và nội dung nghiệp vụ kinh tế nhằm phản ánh đúng mối quan hệ khách quan giữa các đối tượng kế toán và ghi sổ cái. - Hệ thống sổ sách gồm có: + Sổ kế toán tổng hợp Nhật ký chung + Sổ nhật ký chuyên dùng + Sổ cái các TK 151, 152, 157 + Sổ kế toán chi tiết NVL Sơ đồ 09: Chứng từ gốc về NVL Nhật ký chuyên dùng Nhật ký chung Sổ quỹ Số( thẻ ) kế toán chi tiết NVL Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Sổ cái các tài khoản Bảng cân đối tài khoản Trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chung Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 1.6.4. Hình thức nhật ký chứng từ Điều kiện áp dụng: áp dụng cho các DN có quy mô lớn, trình độ quản lý cao, tính chất kinh doanh phức tạp và đa dạng đồng thời có nhu cầu chuyên môn hoá cao giữa các phần hành. Đặc điểm tổ chức: Kết hợp giữa việc ghi chép thứ tự thời gian với việc ghi chép theo hệ thống, giữa kế toán tổng hợp với kế toán chi tiết, giữa việc ghi chép hàng ngày với việc tổng hợp số liệu báo cáo cuối tháng. Hệ thống sổ sách: NKCT số1, NKCT số 2, NKCT số 5, NKCT số 6, NKCT số 7, NKCT số 10, BK số 3, sổ cái các TK151, 152, 331… Sơ đồ 10: Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Sổ quỹ kiêm báo các quỹ Bảng kê Sổ ( thẻ ) kế toán chi tiết Nhật ký chứng từ Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp Chi tiết Sổ cái Trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chứng từ Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 1.6.5. Kế toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu: Dự phòng giảm giá được lập cho các loại NL, Vl chính dùng cho sản xuất, các loại vật tư hàng hoá, thành phẩm tồn kho để bán mà giá trên thị trường thấp hơn giá thực tế đang ghi sổ kế toán. Những loại vật tư, hàng hoá này là mặt hàng kinh doanh, thuộc sở hữu của DN, có chứng cứ hợp lý chứng minh giá vốn vật tư, hàng hoá tồn kho. Việc lập dự phòng có ý nghĩa quan trọng cả về phương diện kinh tế và phương diện tài chính: Trên phương diện kinh tế: Việc lập dự phòng giúp DN phản ánh chính xác hơn giá trị tài sản của DN. Dự phòng được ghi nhận như một khoản chi phí làm giảm lợi nhuận trước thuế, do đó giảm thuế thu nhập DN. Trên phương diện tài chính: Dự phòng có tính chất như một nguồn tài chính của DN, tạm thời nằm trong các TSLĐ trước khi sử dụng thực thụ. Nếu DN tích luỹ được một số đáng kể, số này được sử dụng để bù đắp các khoản giảm giá trị tài sản thực thụ phát sinh và tài trợ cho các khoản chi phí khi các chi phí này phát sinh ở liên độ sau Mức dự phòng Số lượng hàng Mức giảm cần lập năm = kho i cuối X giá của tới cho hàng tồn niên độ hàng tồn kho i kho i Mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho được xác định theo công thức Kế toán sử dụng TK 159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” để hạch toán. Tài khoản này là nội dung phản ánh và kết cấu như sau: - Bên nợ: hoàn nhập dự phòng giảm giá Bên Có: Trích lập dư phòng giảm giá - Dư Có: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện còn. TK 159 được mở chi tiết theo từng loại hàng tồn kho. Sơ đồ 11: Sơ đồ hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho H oàn nhập dự Phòng vào cuối niên độ kế toán Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho năm sau TK 711 TK 159 TK 642( 6426) Chương 2 Thực trạng công tác kế toán vật liệu tại xí nghiệp than khe tam 2.1. Đặc điểm chung về tổ chức công tác kế toán VL tại xí nghiệp than Khe Tam 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của xí nghiệp than Khe Tam Xí nghiệp than Khe Tam trực thuộc công ty than Hạ Long là đơn vị thành viên của công ty than Việt Nam. Xí nghiệp được thành lập theo quyết định số: 399/ QĐ- UB ngày 4/3/1994 của UBND tỉnh Quảng Ninh. Quyết định số 2803/TCN. ĐC- TĐ ngày 12/7/1997 của tổng công ty than Việt Nam giao cho xí nghiệp ranh giới quản lý, bảo vệ và khai thác khu vực Đông Bắc- Ngã 2- Thị Xã Cẩm Phả - Quảng Ninh và quyết định số 1827/ QĐ/ HĐQT ngày 29/10/1999 của Tổng Công Ty Than Việt Nam “ v/v đầu tư khai thác khu vực Đông Bắc- Ngã 2 Xí Nghiệp than Khe Tam – Công Ty Than Việt Nam Hạ Long” Trong những năm mới thành lập số vốn lưu động ban đầu của xí nghiệp hoàn toàn sử dụng vốn vay thương mại, vốn cố định do ngân sách cấp: 65 triệu đồng và TBX là 480,231 triệu đồng đến năm 2002 xí nghiệp mới được cấp 696 triệu đồng vốn lưu động. Xí Nghiệp luôn chủ động trong việc kinh doanh không trông chờ vàkhông công ty, đến ngày 31/12/2003 nguồn vốn lưu động chủ yếu vẵn là đi vay. Chức năng chủ yếu của xí nghiệp là khai thác, chế biến và tiêu thụ than các loại theo tiêu chuẩn than Việt Nam, ngoài ra còn thực hiện công tác XDCB tự làm và gia công chế biến 1 số sản phẩm vật liệu xây dựng, cơ khí phục vụ nội bộ xí nghiệp . Khu vực quản lý của xí nghiệp từ những ngày đầu bị tư nhân hoá khai thác trái phép, đồng thời với việc đầu tư trang thiết bị chưa đồng bộ nếu không nói là thô sơ, quy mô khai thác còn hạn hẹp, vừa khai thác vừa thăm dò nên trong những năm 1994 và 1995 tình hình sản xuất của xí nghiệp gặp rất nhiều khó khăn. Xí Ngiệp đã phối hợp giữa chính quyền địa phương và công an tỉnh, thị xã và các ngành chức năng đã trục xuất trên 150 lò tư nhân khai thác than trái phép. Trong khi vừa triển khai tổ chức sản xuất xí nghiệp vẵn duy trì được an ninh trật tự trên địa bàn. Được sự quan tâm chỉ đạo từ Tổng Công Ty than và đặc biệt là Công Ty Than Hạ Long, song song với việc kiện toàn bộ máy lãnh đạo, tham mưu xí nghiệp dần dần được đầu tư một cách tương đối đồng bộ kết hợp với sự cố gắng nỗ lực của toàn thể CBCNV xí nghiệp, xí nghiệp than Khe Tam đã tự vươn lên và tự khẳng định mình. Từ năm 1996 – 2003 đã liên tục dẫn đầu trong một số mặt, một số phong trào thi đua của Công Ty than Hạ Long và Tổng Công Ty Than Việt Nam. Từ năm 1994- 2003 xí nghiệp đã làm được 1 số việc lớn như sau: Trục xuất trên 150 lò tư nhân khai thác than trái phép trong khu vực được giao quản lý. Giữ an ninh trật tự, tài nguyên trong khai trường được nhà nước giao cho quản lý . Tổ chức tốt bộ máy quản lý, tiến hành tuyển dụng, đào tạo lao động hàng năm. Tạo công ăn việc làm ổn định cho người lao động Xây dựng hệ thống nội quy, quy định phù hợp với tình hình hiện tại của xí nghiệp dựa trên cơ sở chế độ và chính sách của nhà nước . Di chuyển trung tâm điều hành sản xuất từ thành phố Hạ Long về thị xã Cẩm Phả tạo điều kiện thuận lợi cho việc điều hành sản xuất ( 1996 ). Được sự đầu tư vốn của công ty, xí nghiệp đã vay vốn dài hạn của ngân hàng để đầu tư trang thiết bị phục vụ cho khai thác mỏ như: máy gạt, máy xúc , ôtô vận tải, tàu điện, máng cào, xe goòng và các thiết bị công nghệ khai thác mới như: cột chống thuỷ lực, cột chống ma sát… mức đầu tư tăng trưởng dần theo các năm từ 1997- 2003. Đặc biệt trong năm 2003 do điều kiện khai thác xuống sâu mức từ +32/-30 công ty đã tăng mức đầu tư lên đến 16.450 triệu đồng. Năm 1996 cùng với việc xây dựng lại bộ máy quản lý lãnh đạo (đề bạt giám đốc xí nghiệp mới), xí nghiệp đã mạnh dạn trong việc thử nghiệm công nghệ khai thác mới : công nghệ khai thác hầm lò. Trong năm 2002 do khó khăn chung của toàn ngành nhưng xí nghiệp vẫn tự khẳng định mình với nhịp độ sản xuất ổn định, tăng cường đầu tư và mở rộng sản xuất, đảm bảo thu nhập của CBCNV. Qua đó cho thấy sự quyết tâm vượt khó của ban lãnh đạo cũng như toàn thể của CBCNV. Thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh và các chỉ tiêu kinh tế từ năm 2002á 2004 Các chỉ tiêu kinh tế từ năm 2002 á 2004 TT Tên chỉ tiêu ĐVT 2002 2003 2004 KH2005 1 Than NKSX: Tấn 121.775 152.597 207.671 220.000 2 Than sạch SX Tấn 95.571,4 124.634,6 174.450 205.000 3 Than tiêu thụ Tấn 96.571,4 152.246,5 209.550 215.000 4 Mét lò CBSX M 2.768 4.857,8 3.905,6 3.755 5 Doanh thu Tr.đ 26.476,5 46.882,2 57.058 59.000 6 Nộp ngân sách Tr.đ 735,597 772,821 1.764,2 1.820 7 TSCĐ và ĐTDH Tr.đ 9.405,36 15.780,56 16.450,4 28.000 8 Lợi nhuận thuần Tr.đ 2.211,36 0 81,44 580 9 Lao động bq Người 543 643 680 745 10 Vốn kinh doanh Tr.đ 11.276,5 15.435,9 16.821,7 17.500 1 Vốn được cấp Tr.đ 65 761 761 765,5 2 Vốn vay bq Tr.đ 1.211,5 14.719,9 16.060,7 16.350 11 Thu nhập bq đ/ng-th 1.584,66 1.843,2 2.145,3 2.531 Nguồn:phòng kế toán tài vụ, phòng tổ chức lao động Nhìn tổng quát một số chỉ tiêu kết quả trên qua các năm có thể thấy: xí nghiệp than Khe Tam có mức tăng trưởng ổn định từ các chỉ tiêu hiện vật đến giá trị. Quy mô của xí nghiệp lớn dần thể hiện: sản lượng khai thác tăng theo năm là 25,31% ( 2003/2002 ); 36,09%( 2004/2003), mức đầu tư tăng cụ thể ở chỉ tiêu TSCĐ và ĐTDH. Đặc biệt trong năm 2003 mức đầu tư tăng vọt đến 6.375,2 tr.đ chủ yếu là tăng về các đường lò XDCB chuẩn bị cho năm 2004 vì vậy sản lượng năm 2004 tăng 55.074 tấn tương ứng 36,09% so với năm 2003 mức tăng cao nhất từ trước tới nay tương ứng các mức tăng về số lượng lao động bình quân, thu nhập bình quân tăng… vì xí nghiệp sử dụng vay vốn là chủ yếu nên lãi vay như một khoản chi phí lớn trong giá thành sản phẩm ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả sản xuất kinh doanh của xí nghiệp. Cuối năm 2002 vì lượng tồn kho sản phẩm dở dang lớn chuyển sang năm 2003 cùng với khó khăn chung của ngành mặc dù lượng tiêu thụ tương đối, xong giá bán thấp, đồng thời xí nghiệp lại tăng mức đầu tư do đó xí nghiệp đã tính toán duy trì ở mức hoà vốn để đảm bảo thu nhập công ăn việc làm ổn định cho người lao động . 2.1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh Thực hiện cơ chế quản lý, xí nghiệp thưòng xuyên sắp xếp lại bộ máy quản lý với mục đích: Phát huy hiệu quả cao nhất của phòng ban ngiệp vụ Bộ máy luôn đảm bảo gọn gàng, sát với sản xuất 2.1.2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Ban giám đốc: Giúp việc cho giám đốc, xí nghiệp có 2 phó giám đốc : 1 phó giám đốc kĩ thuật và một phó giám đốc kinh tế Các phòng ban nghiệp vụ: Tham mư trực tuyến bao gồm các phòng ban nghiệp vụ như sau 1. Phòng kế toán tài vụ 2. Phòng kế hoạch vật tư 3. Phòng kĩ thuật 4. Phòng tiêu thụ 5. Phòng tổ chức lao động tiền lương 6. Phòng hành chính quản trị 7. Phòng an toàn 8. Phòng cơ điện 9. Phòng điều khiển sản xuất 10. Trạm y tế 11. Các bộ phận trực tiếp sản xuất bao gồm : Phân xưởng khai thác hầm lò số 1 Phân xưởng khai thác hầm lò số 2 Phân xưởng khai thác hầm lò số 3 Phân xưởng khai thác hầm lò số 4 Đội cảng Cái Món Phân xưởng cơ điện vận tải Phân xưởng sản xuất phụ và bảo vệ. 2.1.2.2 Sơ đồ bộ máy quản lý Sơ đồ 12 Sơ đồ bộ máy quản lý Giám Đốc PGĐ Kinh tế PGĐ Kĩ thuật Phòng kế toán tài vụ Phòng kế hoạch vật tư Phòng tiêu thụ Phòng tổ chức LĐ-TL Phòng hành chính- quản trị Cảng cái món Phòng kỹ thuật TĐ-ĐC Phòng cơ điện Phòng an toàn Phòng điều khiển sản xuất Trạm y tế Phân xưởng khai thác 1 Phân xưởng khai thác 2 Phân xưởng khai thác 3 Phân xưởng khai thác 4 Phân xưởng cơ điện vận tải Px sản xuất phụ và bảo vệ 2.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán tại xí nghiệp than Khe Tam 2.2.1. Mô hình bộ máy kế toán: Trưởng phòng kế toán xí nghiệp than Khe Tam Kế toán tổng hợp, kế toán vật liệu đầu tư XDCB kế toán gia công chế biến sản xuất phụ Kế toán thanh toán, kế toán TM, TGNH, kế toán TSCĐ Kế toán bán hàng và công nợ phải thu của khách hàng Kế toán thuế GTGT Kế toán lương và các khoản phải chi 2.2.1.1. Sơ đồ bộ máy kế toán: 13 Hình thức tổ chức kế toán của công ty là mô hình phân tán bao gồm 6 đơn vị hạch toán phụ thuộc trong đó có xí nghiệp than Khe Tam các đơn vị này nằm dải rác từ khu vực Hòn Gai đến Cẩm Phả. Là đơn vị hạch toán phụ thuộc xí nghiệp thực hiện toàn công tác kế toán phát sinh ở đơn vị tổ chức thu nhận xử lý và hệ thống hóa thông tin kế toán để thành lập các báo cáo kế toán theo quý gửi về phòng kế toán công ty. Bộ máy tổ chức kế toán của xí nghiệp theo kiểu trực tuyến, kế toán trưởng điều hành các nhân viên phần hành không thông qua khâu trung gian. Trưởng phòng kế toán trực tiếp phân công, kiểm tra giám sát thực hiện công tác kế toán các phần hành của nhân viên theo hướg dẫn của công ty, Tổng công ty than Việt Nam và của bộ tài chính. Các nhân viên phần hành thực hiện theo chức năng và nhiệm vụ đã được trưởng phòng phân công 2.2.1.2. Phân công lao động Trưởng phòng kế toán là người đứng đầu bộ máy kế toán của xí nghiệp có trách nhiệm tổ chức, hướng dẫn nghiệp vụ và kiểm tra việc ghi chép chi tiết ở tất cả các phần hành kế toán của xí nghiệp. Chịu trách nhiệm trước giám đốc xí nghiệp và cấp trên về công tác kế toán tài chính của xí nghiệp. Căn cứ vào trình độ đào tạo, năng lực chuyên môn trưởng phòng kế toán phân công nhiệm vụ cho từng kế toán viên như sau: Kế toán theo dõi chi tiết TSCĐ, chi tiết các khoản thanh toán tiền mặt tiền gửi cụ thể: Mở thẻ chi tiết TSCĐ cho từng đối tượng ghi TSCĐ. Mở sổ theo dõi sử dụng TSCĐ theo từng bộ phận sử dụng và theo nhóm tài sản phục vụ việc quản lý tài sản và tính khấu hao lợi nhuận. Mở sổ chi tiết theo dõi các tài khoản thanh toán với nha cung cấp ._.