Hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty TNHH thương mại và phát triển công nghệ Bách Khoa 4

trình công nghiệp hóa- hiện đại hóa đất nước. Hoà cùng sự sôi động của thị trường Công ty TNHH thương mại và phát triển Bách Khoa 4 đã ra đời. Để có thể đứng vững trên thị trường mỗi doanh nghiệp đều phải có những chiến lược phát triển riêng, phải luôn luôn có biện pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ máy quản lý điều hành kết hợp với công tác hạch toán kế toán trong doanh nghiệp mình. Với mong muốn được tìm hiểu sâu hơn về thực tiễn công tác kế toán tại doanh nghiệp, em đã chon Công ty TNHH thương mại và phát triển công nghệ Bách Khoa 4 để tìm hiểu thực tế. Tiêu thụ hàng hoá là khâu cuối cùng và là khâu quan trọng nhất trong quá trình luân chuyển hàng hoá. Kết qủa của quá trình tiêu thụ hàng hoá phản ánh toàn bộ công sức và nỗ lực của tập thể cán bộ công nhân viên trong kỳ kế toán. Kế toán tiêu thụ hàng hoá có một vai trò và ý nghĩa vô cùng quan trọng trong việc quản lý chặt trẽ hiệu quả quá trình tiêu thụ. Qua thời gian thực tập tại công ty, em nhận thấy giữa lý thuyết và thực hành có nhưngc sự khác biệt, em đã quyết định lựa chọn chuyên đề: "Hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty TNHH thương mại và phát triển công nghệ Bách Khoa 4"cho luận văn tốt nghiệp của mình. Nội dung của luận văn, ngoài lời mở đầu và kết luận gồm: CHƯƠNG 1: Cơ sở lý luận chung về kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá trong các doanh nghiệp kinh doanh thương mại. CHƯƠNG 2: Thực tế công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại công ty TNHH thương mại và phát triển công nghệ Bách Khoa 4. CHƯƠNG 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty TNHH thương mại và phát triển công nghệ Bách Khoa 4. Mặc dù đã cố gắng nhưng với kiến thức và kinh nghiệm còn ít nên luận văn của em còn nhiều khiếm khuyết và sai sót. Em rất mong nhận được sự giúp đỡ góp ý của giáo viên hướng dẫn và của các anh chị trong công ty để chuyên đề của em được hoàn thiện. Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẵn chỉ bảo, góp ý tận tình của cô giáo Trần Thanh Xuân và tập thể cán bộ, công nhân viên trong công ty. Đặc biệt là các anh chị phòng kế toán trong quá trình thực tập tại công ty. Chương 1 Cơ sở lý luận chung về kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa trong các đơn vị kinh doanh thương mại 1.1. Vai trò, yêu cầu quản lý công tác tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa trong đơn vị kinh doanh thương mại. 1.1.1. Quản lý công tác tiêu thụ hàng hóa trong đơn vị kinh doanh thương mại. 1.1.1.1. Tiêu thụ hàng hóa và vai trò của tiêu thụ hàng hóa trong đơn vị kinh doanh thương mại. Tiêu thụ hàng hóa chính là giai đoạn cuối cùng trong quá trình luân chuyển hàng hóa. Nó là quá trình trao đổi để thực hiện giá trị và giá trị sử dụng của hàng hóa, chuyển hóa vốn doanh nghiệp từ hình thái hiện vật sang hình thái giá trị và kết thúc một vòng luân chuyển vốn. Tiêu thụ hàng hóa có ý nghĩa quyết định đối với toàn bộ quá trình hoạt động của đơn vị kinh doanh thương mại. Có tiêu thụ hàng hóa, đơn vị mới có vốn để mở rộng quy mô, lĩnh vực, nghành nghề kinh doanh, thực hiện các chiến lược nhằm nâng cao khả năng chiếm lĩnh thị trường phân phối... Mặt khác tiêu thụ hàng hóa được thực hiện một cách chặt chẽ và khoa học sẽ giúp cho quá trình luân chuyển vốn diễn ra nhanh chóng, hiệu quả vốn của doanh nghiệp vì thế sẽ phát huy được hiệu quả và đem lại những lợi ích kinh tế lớn cho doanh nghiệp. Tiêu thụ là hoạt động mang lại doanh thu cho doanh nghiệp mà cũng là để thỏa mãn yêu cầu đa dạng và phong phú của xã hội. Tình hình tiêu thụ hàng hóa là sự phản ánh trung thực và đầy đủ nhất năng lực kinh doanh của đơn vị. Hàng hóa được tiêu thụ càng nhiều càng chứng tỏ đơn vị đi đúng hướng, những phướng pháp đầu tư là hữu ích. Với nền kinh tế quốc dân: tiêu thụ hàng hóa chính là điều kiện gắn kết giữa lưu thông hàng hóa và lưu thông tiền tệ, thực hiện nhu cầu chuyển tiền tệ, ổn định giá trị của đồng tiền, tạo ra việc làm và góp phần thúc đẩy đất nước phát triển. 1.1.1.2. Các phương thức tiêu thụ hàng hóa trong đợn vị kinh doanh thương mại. Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, giữa các đơn vị kinh doang luôn diễn ra sự cạnh tranh gay gắt. Để có thể đứng vững trong cuộc cạng tranh đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải thực sự nhạy bén linh hoạt trong việc phục vụ khách hàng. Vì vậy, việc lựa chọn phương thức tiêu thụ phù hợp với từng đối tượng khách hàng là việc làm cần thiết và quan trọng. Nó không những giúp cho doanh nghiệp có thể đáp ứng được những yêu cầu của khách hàng mà còn đảm bảo cho doanh nghiệp chủ động cho việc phân phối và khai thác được những điều kiện thuận lợi với mỗi một phương thức bán hàng khác nhau. Căn cứ vào phương thức tiêu thụ hàng hóa cơ bản đang đang được áp dụng phổ biến tại Việt Nam, các doanh nghiệp sẽ có những điều chỉnh phù hợp với lĩnh vực nghành nghề kinh doanh và đáp ứng những yêu cầu mà khách hàng đề ra. Các phương thức tiêu thụ được áp dụng phổ biến hiện nay gồm: * Phương thức bán buôn hàng hóa Phương thức bán buôn hàng hóa là phương thức bán hàng chủ yếu được ấp dụng cho các đơn vị thương mại, các doanh nghiệp sản xuất... Bán buôn hàng hóa được thực hiện với số lượng lớn và giá bán biến động tùy theo khối lượng hàng hóa được chia thành hai phương thức: + Bán buôn hàng hóa qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp + Bán buôn hàng hóa qua kho theo hình thức gửi bán hàng hóa * Phương thức bán buôn hàng hóa vận chuyển thẳng: Khác với phương thức bán buôn hàng hóa qua kho, trong phương thức này doanh nghiệp thương mại sau khi mua hàng hóa không đưa về nhập kho mà chuyển bán thẳng cho bên mua hàng. Phương thức này cũng có thể thực hiện dưới hai hình thức: + Bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán hay bán buôn hàng hóa vận chuyển thẳng giao hàng trực tiếp + Bán buôn vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán * Phương thức bán lẻ hàng hóa Bán lẻ hàng hóa là phương thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng hoặc các tổ chức kinh tế, các tổ chức kinh doanh mua về với mục đích tiêu dùng nội bộ. Trái với hàng hóa bán buôn, hàng hóa bán lẻ đã ra khỏi lĩnh vực lưu thông và đi vào lĩnh vực tiêu dùng. Bán lẻ hàng hóa thường đơn chiếc hoặc số lượng nhỏ, giá bán thường ổn định. Phương thức bán lẻ thường được thực hiện dưới các hình thức: + Hình thức bán lẻ thu tiền tập chung + Hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp + Hình thức bán lẻ tự phục vụ (tự chọn) + Hình thức bán hàng tự động + Hình thức bán hàng trả góp + Hình thức gửi hàng đại lý hay ký gửi hàng hóa Ngoài ra, trong một số trường hợp sau cũng có thể coi là tiêu thụ: + Hàng hóa xuất để đổi lấy hàng hóa khác không tương đương + Hàng hóa xuất để thanh toán tiền lương, tiền thưởng cho công nhân viên, thanh toán thu nhập cho các thành viên của doanh nghiệp + Hàng hóa dùng để biếu tặng, quảng cáo, chào hàng khuyến mại + Hàng hóa xuất dùng trong nội bộ, phục vụ cho các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp 1.1.1.3. Yêu cầu công tác tiêu thụ hàng hóa trong đơn vị kinh doanh thương mại Tiêu thụ hàng hóa đóng một vai trò vô cùng quan trọng đối với các đơn vị kinh doanh thương mại. Công tác tiêu thụ hàng hóa được quản lý tốt sẽ giúp cho các doanh nghiệp được chủ động trong hoạt động kinh doanh, không ngừng nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng rừ đó tạo ra ưu thế hoạt động so với các đối thủ cạnh tranh. Muốn vậy các đơn vị kinh doanh phải đảm bảo được các nhu cầu như: *Thường xuyên đánh giá tình hình tiêu thụ về mặt số lượng, chất lượng, chủng loại mặt hàng kinh doanh từ đó đưa ra các kế hoạch tiêu thụ phù hợp * Tổ chức quản lý tình hình tiêu thụ theo nhóm hàng, phương thức bán hàng, phương thức thanh toán một cách chặt chẽ và khoa học để đảm bảo khả năng kiểm soát của doanh nghiệp * Trong quá trình kinh doanh, thường xuyên phân tích các chỉ tiêu liên quan đến tình hình tiêu thụ, phát hiện ra những thay đổi bất thường hoặc chưa phù hợp với sức mua và khả năng thanh toán của khách hàng trong khi vẫn đảm bảo tốc độ tăng lợi nhuận của đơn vị. * Quản lý chặt chẽ công tác tiếp thị, khuyến mại, quảng cáo * Xây dựng các chính sách ưu đãi hợp lý như: Chính sách chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng bán... 1.1.2. Xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa trong đơn vị kinh doanh thương mại Kết quả tiêu thụ hàng hóa hay kết quả hoạt động kinh doanh thương mại là kết quả cuối cùng của hoạt động trong doanh nghiệp và được doanh nghiệp xác định trong một thời gian nhất định (tháng, quý, năm). Kết quả đó được xác định theo công thức: Cách xác định kết quả tiêu thụ LN gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ = Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ - Giá vốn hàng bán LN thuần từ HĐKD = LN gộp về BH + DT HĐTC - CP HĐTC - CP BH - CP QLDN Trong đó: Doanh thu thuần về BH và CCDV = Doanh thu BH và CCDV - Các khoản giảm trừ doanh thu 1.2. Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa trong đơn vị kinh doanh thương mại 1.2.1. Kế toán tiêu thụ hàng hóa 1.2.1.1. Thủ tục chứng từ * Chứng từ sử dụng Tiêu thụ hàng hóa là một nghiệp vụ quan trọng, nó đòi hỏi hệ thống các chứng từ phảI được ghi chép đầy đủ, chính xác. Đối với nghiệp vụ tiêu thụ, chứng từ được sử dụng chủ yếu là các loại hóa đơn. Hóa đơn là chứng từ của đơn vị bán xác nhận số lượng, chất lượng, đơn giá, số tiền bán sản phẩm, hàng hóa cho người mua. Hóa đơn là căn cứ để người bán ghi sổ doanh thu và các sổ kế toán liên quan. Quá trình luân chuyển chứng từ Căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết hợp với khách hàng, các đơn đặt hàng, yêu cầu mua hàng, phòng kinh doanh tiến hành lập phiếu đề nghị xuất hàng gửi lên phòng kế toán, kế toán lập hóa đơn bán hàng. Hóa đơn bán hàng được chia thành 3 liên (đặt giấy than, viết một lần): Liên 1 lưu, liên 2 giao cho người mua, liên 3 dành cho nội bộ. Sau khi lập hóa đơn bán hàng, kế toán chuyển cho thủ trưởng đơn vị ký hóa đơn. Thủ kho căn cứ vào hóa đơn tiền hàng xuất hàng, nhập phiếu xuất kho và ghi thẻ cho số hàng xuất bán. Căn cứ vào chứng từ bán hàng, kế toán ghi nhận doanh thu, giá vốn… Trong kỳ kế toán, các chứng từ bán hàng được kế toán tiêu thụ hàng hóa bảo quản, cuối kỳ các chứng từ được tập hợp và chuyển vào lưu trữ. 1.2.1.2. Kế toán giá vốn hàng hóa tiêu thụ * Các phương pháp xác định giá vốn hàng hóa tiêu thụ Mỗi doanh nghiệp tùy thuộc vào đặc điểm kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ chuyên môn nghiệp vụ của kế toán viên mà xác định phương pháp tính giá vốn hàng hóa tiêu thụ khác nhau. Phương pháp tính giá vốn hàng hóa tiêu thụ này được đăng ký với cơ quan thuế và được áp dụng nhất quán trong một kỳ kế toán. Khi xuất kho, để tính giá thực tế của hàng hóa, kế toán phải tách riêng hai bộ phận là “trị giá mua” và “chi phí thua mua” để tính toán. Các phương pháp xác định gia vốn hàng hóa tiêu thụ (đối với các bộ phận trị giá mua) cụ thể như sau: + Phương pháp giá đơn vị bình quân Giá mua thực tế của hàng hóa xuất kho trong kỳ được tính theo công thức: Giá mua thực tế loại xuất kho = Số lượng từng loại xuất kho x Giá đơn vị bình quân Trong đó, giá đơn vị bình quân có thể tính theo một trong 3 cách sau: Giá đơn vị Giá mua thực tế HTK đầu kỳ + giá thực tế hàng nhập kho trong kỳ bình quân = các kỳ dự trữ Số lượng HTK đầu kỳ + số lượng hàng nhập kho trong kỳ + Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước Giá đơn vị Giá mua thực tế từng loại tồn kho đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước) bình quân = cuối kỳ trước Số lượng thực tế từng loại tồn kho đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước) + Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập Giá đơn vị Giá mua thực tế từng loại tồn kho sau mỗi lần nhập bình quân sau = mỗi lân nhập Số lượng thực tế từng loại tồn kho sau mỗi lần nhập * Phương pháp nhập trước – xuất trước (FIFO): Phương pháp này được thực hiện với giả định hàng hóa nào vào nhập kho trước tiên thì sẽ xuất kho sớm nhất. Như vậy, hàng hóa xuất kho của lần nhập nào thì sẽ được tính giá theo giá thực tế nhập kho của lần nhập đó. * Phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO): Phương pháp này hàng hóa nào nhập vào sau thì sẽ được xuất trước. * Phương pháp giá thực tế đích danh: Trước khi xuất lô hàng nào thì tính theo giá thực tế đích danh của lô hàng đó. * Phương pháp giá hạch toán Giá hạch toán là là giá ổn định có thể là kế hoạch, giá mua hàng hóa vào một thời điểm nhất định, giá bình quân tháng trước… Mà doanh nghiệp dùng để hạch toán. Đến cuối mỗi tháng, kế toán phải tính chuyển giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức: Giá mua hàng xuất bán = Hệ số giá x Giá hạch toán hàng xuất bán Hệ Giá mua thực tế HTK đầu kỳ + giá mua thực tế hàng nhập kho trong kỳ số = giá Giá hạch toán HTK đầu kỳ + giá hạch toán hàng nhập kho trong kỳ * Đối với bộ phận chi phí thu mua Chi phí thu mua là biểu hiện bằng tiền của các khoản hao phí về lao động sống và lao động vật hóa mà đơn vị bỏ ra có liên quan đến việc thu mua hàng hóa. Chi phí thu mua liên quan đến toàn bộ hàng hóa trong kỳ nên cần phải phân bố cho hàng hóa tiêu thụ và hàng hóa còn lại theo tiêu thức phù hợp (theo doanh thu, theo trị giá mua, theo số lượng, trọng lượng…) Công thức phân bổ như sau: Phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ = Tiêu thức phân bổ của hàng đã tiêu thụ x Phí thu mua của hàng còn tồn đầu kỳ và phí thu mua phát sinh trong kỳ Tổng tiêu thức phân bổ của hàng đã tiêu thụ trong kỳ và hàng còn lại cuối kỳ Trong đó, hàng hóa còn lại cuối kỳ bao gồm hàng còn tồn quầy, kho, hàng đang gửi bán, hàng gửi đại lý, ký gửi, hàng mua đang đi đường. Phương pháp kế toán giá vốn hàng hóa tiêu thụ + Tài khoản sử dụng Tài khoản 632: giá vốn hang bán Tài khoản 156: hàng hóa Tài khoản này được mở chi tiết cho các tài khoản 1561: giá mua hàng hóa, TK1562: chi phí mua hàng. Trường hợp đơn vị sử dụng phương pháp kiểm kê định kỳ để hạch toán hàng tồn kho Tài khoản sử dụng: TK 611: mua hàng – TK6112: mua hàng hóa Ngoài ra kế toán giá vốn hàng bán còn sử dụng các TK như TK 157 – hàng gửi bán; TK 151 – hàng mua đang đi đường; TK 1381: TK 159;… Kế toán giá vốn hàng hóa Trường hợp doanh nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên và tính thuế theo phương pháp khấu trừ (sơ đồ 1.1). TK156 (1561) TK632 TK157,156(1561) Xuất bán trực tiếp qua kho TK151 GVBH bị trả lại Hàng mua đi đường đã bán TK157 Hàng đã bán, giao đại lý đã bán TK156(1562) TK 911 Phân bổ chi phí thu mua cho hàng suất bán cuối kỳ TK138(1381) Kết chuyển GVBH cuối kỳ Trị giá hàng hóa thiếu mất (sau khi trừ tiền bồi thường) TK159 TK 159 Trích lập dự phòng giảm giá HTK TK111,112,131,33 Hoàn nhập dự phòng giảm giá HTK Hàng xuất bán thông qua kho VAT đầu vào TK133 Sơ đồ 1.1: Thiết kế GVBH theo phương pháp KKTX và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Trường hợp doanh nghiệp áp dụng phương pháp KKĐK và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Sơ đồ hạch toán (sơ đồ 1.2) TK111,112,331 TK6112 TK 632 TK911 K/c GVHB đã bán GVHB nhập trong kỳ hết trong kỳ K/c GVHB cuối kỳ TK 159 TK 133 Dp giảm giá cuối kỳ Thuế GTGT TK 611,1381 TK111,112,331 Giá trị hao hụt, mất mát của K/c GVHB tồn đầu kỳ HTK Sơ đồ 1.2: kế toán GVHB theo phương pháp KKĐK, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ - Trường hợp doanh nghiệp áp dung tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì quy trình và cách thức kế toán GVHB cũng tương tự như các doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp khấu trừ, chỉ khác trong giá mua của hàng hóa không tách thuế GTGT mà bao gồm cả thuế GTGT. 1.2.1.3. Kế toán doanh thu tiêu thụ hàng hóa * Tài khoản sử dụng + Tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. + Tài khoản 512 – Doanh thu bán hàng nội bộ + Tài khoản 3331 – Thuế GTGT phải nộp * Kế toán doanh thu bán hàng + Kế toán doanh thu tiêu thụ theo phương thức giao hàng trực tiếp (sơ đồ 1.3) Khi chuyển hàng cho khách thì doanh thu được ghi nhận ngay. Với phương thức chuyển hàng theo hợp đồng thì khi hàng được chuyển cho khách hàng thì chưa ghi nhận doanh thu, chỉ ghi nhận khi khách hàng trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán. TK911 TK333 TK511 TK111,112,131 Thuế TTĐB, thuế XK,thuế GTGT trực tiếp phải nộp Doanh thu bán hàng và TK521,532 cung cấp dịch vụ KC giảm giá, doanh thu TK33311 hàng bán bị trả lại K/c doanh thu thuần về BH cuối kỳ Thuế GTGT đầu ra phải nộp Sơ đồ 1.3: Kế toán doanh thu tiêu thụ theo phương thức giao hàng trực tiếp + Kế toán doanh thu tiêu thụ theo phương thức trả góp (sơ đồ 1.4) TK 911 TK511 TK111,112,131 DT tính theo thời điểm K/c dt thuần giao hàng Số tiền thu về bán TK 515 TK3387 hàng trả góp lần đầu K/c dt chưa Lãi suất trả chậm thực hiện Tổng số tiền hàng còn TK 3331 phải thu của người mua Thuế GTGT đầu ra phải nộp Sơ đồ 1.4: Kế toán doanh thu tiêu thụ theo phương thức bán trả góp + Kế toán doanh thu tiêu thụ theo phương thức đại lý, ký gửi - Tại đơn vị nhận hàng đại lý: khi nhận hàng, ghi đơn biên nợ TK 003. Khi bán hàng, ghi đơn bên có TK 003 và phản ánh số tiền bán hàng, hoa hồng được hưởng, và số tiền phải trả cho người dao đại lý (sơ đồ 1.5) TK3331 TK111,112 Thuế GTGT hàng đại lý Thu tiền hàng đại lý Thuế GTGT của hoa hồng TK 331 Giá bán TK 133 TK 511 Chưa thuế GTGT Hoa hồng Thuế GTGT của hàng tiêu thụ Thanh toán tiền cho bên giao đại lý Sơ đồ 1.5: Kế toán doanh thu tiêu thụ theo phương thức đại lý, ký gửi tại bên đại lý + Tại đơn vị giao đại lý, ký gửi: Doanh thu hạch toán giống phương thức chuyển hàng, hoa hồng chuyển cho đại lý ghi nhận là chi phí bán hàng (sơ đồ 1.6) TK 511 TK 131 TK 641 Doanh thu của hàng bán Hoa hồng trả đại lý TK 3331 Thuế TK113 GTGT Thuế GTGT đầu ra phải được khấu trừ nộp Sơ đồ 1.6: Kế toán doanh thu tiêu thụ theo phương thức đại lý, ký gửi tại bên giao đại lý 1.2.1.4. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu tiêu thụ * Tài khoản sử dụng Tài khoản 521 – Chiết khấu thương mại Tài khoản 531 – Hang bán bị trả lại Tài khoản 532 – Giảm giá bán hàng Sơ đồ hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu (sơ đồ 1.7) TK 111,112,131 TK 521,531,532 TK 511 Các khoản giảm trừ doanh thu K/c các khoản giảm trừ TK 3331 PS trong kỳ Thuế GTGT Sơ đồ 1.7: Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu 1.2.1.5. Kế toán thanh toán với người mua * Tài khoản sử dụng TK 131: PhảI thu của khách hàng. Tài khoản này được hạch toán chi tiết đến từng khách hàng. Phương pháp kế toán phải thu khách hàng (sơ đồ 1.8) TK511 TK131 TK 111,112 KH thanh toán Phải thu khách hàng tiền hàng, đặt trước TK 33311 TK 531,532 Các khoản giảm trừ VAT đầu ra TK642 Xóa sổ các khoản nợ khó đòi Sơ đồ 1.8: Kế toán thanh toán với người mua 1.2.2. Kế toán xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa 1.2.2.1. Kế toán chi phí bán hàng * Tài khoản sử dụng TK 641 – Chi phí bán hàng. Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản chi phí thực tế phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hóa. Tài khoản này được chi tiết thành 7 tài khoản cấp 2 TK 6411 : Chi phí nhân viên bán hàng TK 6412 : Chi phí vật liệu, bao bì TK 6413 : Chi phí dụng cụ, đồ dùng TK 6414 : Chi phí khấu hao, TSCĐ TK 6415 : Chi phí bảo hành TK 6417 : Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 6418 : Chi phí bằng tiền khác * Khái quát sơ đồ hạch toán (sơ đồ 1.9) TK 334,338 TK 641 TK 111,112,138 Cp tiền lương và các khoản Giá trị thu hồi trích theo thương ghi giảm chi phí TK142,242,335 Cp phân bố dần Cp trả trước TK214 Cp khấu hao TSCĐ KC chi phí bán hàng TK311,111,112 Các CP khác liên quan TK133 TK 142 TK111,112,151,153 CP vật liệu, CCDC Chờ K/c Kết chuyển TK133 Sơ đồ 1.9: Kế toán chi phí bán hàng 1.2.2.2. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp * Tài khoản sử dụng Tài khoản 642 – chi phí quản lý doanh nghiệp. Tài khoản này dùng để phản ánh các chi phí quản lý chung của doanh nghiệp Tài khoản này được chi tiết thanh 8 tài khoản cấp 2 TK 6421 : Chi phí nhân viên quản lý TK 6422 : Chi phí vật liệu quản lý TK 6423 : Chi phí đồ dùng văn phòng TK 6424 : Chi phí khấu hao TSCĐ TK 6425 : Chi phí thuế, phí và lệ phí TK 6426 : Chi phí dự phòng TK 6427 : Chi phí dịch vụ mua ngoài: điện thoại, điện, nước TK 6428 : Chi phí bằng tiền khác * Khái quát sơ đồ hạch toán (sơ đồ 1.10) TK 334,338 TK 642 TK111,112,152 Chi phí tiền lương và các khoản trích theo tiền lương TK133 Các khoản ghi giảm TK 152,153 Chi phí quản lý CP vật liệu, dụng cụ TK 214 CP khấu hao TSCĐ TK333,111,112 Thuế, phí, lệ phí TK 911 Kết chuyển CP QLDN TK139 Dự phòng phải thu khó đòi TK 1422 TK335,142,242 CP theo dự toán Chờ K/c KC TK331,111,112 TK133 TK 139 Hoàn nhập dự phòng CP khác Sơ đồ 1.10: Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp 1.2.2.3. Kế toán xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa * Tài khoản sử dụng Kế toán sử dụng TK 911 – Xác định kết quả tiêu thụ. * Khái quát sơ đồ hạch toán (sơ đồ 1.11) TK 632 TK911 TK511,512 K/C DT thuần K/C GVHB TK641,642 K/C CPBH, CPQLDN TK421 K/C lỗ TK142 K/C chi phí trả trước chờ kết chuyển K/C lãi Sơ đồ 1.11: Kế toán xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa 1.2.2.4. Vận dụng hệ thống sổ sách kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa trong đơn vị kinh doanh thương mại Doanh nghiệp căn cứ vào quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất, kinh doanh, yêu cầu quản lý, điều kiện trang thiết bị tính toán… Mà lựa chọn hình thức sổ kế toán phù hợp. Doanh nghiệp có thể áp dụng một trong bốn hình thức sổ kế toán: - Hình thức Nhật ký chung. - Hình thức Nhật ký - sổ cái. - Hình thức Chứng từ ghi sổ. - Hình thức Nhật ký - chứng từ. * Hình thức kế toán Nhật ký chung Hình thức kế toán Nhật ký chung phù hợp với quy mô doanh nghiệp vừa, nhỏ, loại hình hoạt động đơn giản, trình độ kế toán quản lý mức độ khá và rễ vận dụng tin học trong kế toán (sơ đồ 1.12) Chứng từ gốc Nhật ký bán hàng, NK thu tiền, NK chi tiền Nhật ký chung Sổ kế toán chi tiết các TK 156,157,632,511,512,513, 532,641,642,911 Số các tài khoản 156,157,632,511,512,513, 532,641,642,911 Bảng tổng hợp chi tiết 632,511,… Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Sơ đồ 1.12: Quy trình ghi sổ kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ theo hình thức Nhật ký chung * Hình thức kế toán Nhật ký – sổ cái Hình thức này thường được áp dụng rong các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, nghiệp vụ kinh tế phát sinh it, tài khoản sử dụng ít, trình độ cán bộ quản lý và kế toán không cao (sơ đồ 1.13) Chứng từ gốc Bảng tổng hợp kế toán chứng từ cùng loại Sổ kế toán chi tiết 156,157,632,511,512,513, 532,641,642,911 Sổ quỹ Nhật ký-sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết doanh thu, giá vấn, lãi lõ Báo cáo tài chính Sơ đồ 1.13: Quy trình ghi sổ kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ theo hình thức Nhật ký - sổ cái * Hình thức kế toán Chứng từ – ghi sổ Hình thức này phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp kể cả kế toán thủ công và kế toán máy (sơ đồ 1.14) Sổ quỹ Chứng từ gốc, bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ - Hàng hóa nhập – xuất kho - Giá vốn - Doanh thu và các khoản giảm trừ - Chi phí, kết quả Sổ kế toán chi tiết các TK 156,157,632,511,512,513, 532,641,642,911 Sổ đăng ký CTGS Sổ cái TK 156,157,632,641,642,511,531,512,521,532,911 Bảng tổng hợp chi tiết doanh thu, giá vốn, lãi lỗ Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Sơ đồ 1.14: Quy trình ghi sổ kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ theo hình thức chứng từ ghi sổ * Hình thức kế toán nhật ký chứng từ Thường được áp dụng trong các doanh nghiệp có quy mô lớn, trình độ kế toán (thủ công) cao. Tuy nhiên việc vận dụng phần mềm kế toán đối với hình thức này khó. Gồm các loại sổ kế toán sau: Nhật ký chứng từ, bảng kê, sổ cái, sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết (sơ đồ 1.15) Chứng từ gốc Bảng kê số 10 Sổ chi tiết tài khoản 131 Sổ chi tiết bán hàng Bảng kê số 5.6 Bảng kê số 9 Bảng kê số 8 Bảng kê số 11 Tổng hợp chi tiết TK 131 Tổng hợp chi tiết bán hàng Nhật ký chứng từ số 8 Sổ cái TK 156,157,632,641,642,511,531,512,521,532,911 Báo cáo tài chính Sơ đồ 1.15: quy trình ghi sổ kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ theo hình thức nhật ký chứng từ Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Quan hệ đối chiếu 1.3. So sánh giữ chuẩn mực kế toán Việt Nam với chuẩn mực kế toán quốc tế về kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ. Trong nhưng năm qua, kinh tế Việt Nam đã có những chuyển biến và nỗ lực không ngừng để từng bước hội nhập với nền kinh tế thế giới. Nền kinh tế Việt Nam đang tự hoàn thiện mình bằng cách xây dựng các quy chế quản lý nhất thống với các chuẩn mực quốc tế và phù hợp với tình hình thực tế tại Việt Nam. Hiện nay, Việt Nam có 26 chuẩn mực kế toán, còn chuẩn mực kế toán quốc tế thì đã ban hành và công bố được 38 chuẩn mực kế toán liên quan tới nhiều khía cạnh khác nhau trong kế toán. Nghiên kứu, tìm hiểu sự khác biệt giữa chuẩn mực kế toán Việt Nam với chuẩn mực kế toán quốc tế và học hỏi kinh nghiêm của các nước phất triển là cách hoàn thiện nhanh nhất và hiệu quả nhất đối với một nền kinh tế đang phát triển như Việt Nam. 1.3.1. Kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa theo chế độ kế toán pháp Tài khoản sử dụng Một số tài khoản được áp dụng trong hệ thống kế toán pháp + Tài khoản 70: Bán sản phẩm chế tạo, cung cấp lao vụ, hàng hóa. TK này có các tài khoản chi tiết: TK 706: cung cấp dịch vụ; TK 707: Bán hàng hóa; TK 709: Giảm giá, bớt giá, hồi khấu. + Tài khoản 41: Khách hàng và các tài khoản liên quan. Chi tiết thành các TK 411: Khách hang; TK 413: Khách hàng thương phiếu sẽ thu; TK 418: khách hàng – hàng bán chưa lập HĐ; TK 419: khách hàng có số dư có. + Tài khoản 4457: Thuế GTGT thu hộ nhà nước + Tài khoản 665: Chiết khấu đã chấp nhận Kế toán giá vốn bán hàng Việc xác định giá vốn hang hóa tiêu thụ cũng có 2 phương pháp là KKTX và KKĐK. Về phương pháp kê khai thương xuyên chỉ sử dụng trong kế toán phân tích. Kế toán sử dụng trong phương pháp kiểm kê định kỳ trong kế toán tổng quát, để tính giá vốn hàng hóa xuất bán trong kỳ. Kế toán doanh thu tiêu thụ hàng hóa Nguyên tắc ghi nhập nghiệp vụ bán hàng theo chế độ kế toán phá; Về cơ bản, cũng được xây dựng như chế độ kế toán Việt Nam chỉ có sự khác biệt trong cách ghi nhận các khoản giảm bớt, bớt giá. Kế toán pháp cho phép doanh nghiệp không phai phản ánh các khoản giảm giá, bớt giá trên sổ sách kế toán mà được trừ trực tiếp vào doanh thu bán hàng thông qua giá bán hàng hóa. Trong khi đó, ở Việt Nam các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ phảI được hạch toán riêng biệt và tính trừ vào doanh thu ghi nhận ban đầu để xác định doanh thu làm căn cứ để xác định kết quả kinh doanh cuối kỳ kế toán. Thuế GTGT được tính theo phương pháp khấu trừ chứ khồng phải theo cả hai phương pháp như ở Việt Nam. Trình tự hạch toán (sơ đồ 1.16) TK 707 TK512,531,411 Doanh thu bán hàng TK512,531,411 TK4457 Hàng bán bị trả lai Sơ đồ 1.16: Kế toán tiêu thụ hàng hóa theo kế toán Pháp Kế toán xác định kết quả tiêu thụ Cuối kỳ, kế toán loại bỏ các khoản chi phí, thu nhập được ghi nhận trước cho năm sau và ghi vào chi phí, thu nhập của kỳ này những khoản thuộc kỳ hạch toán nhưng chưa có chứng từ. Đồng thời, thực hiện các bút toán chênh lệch tồn kho hàng hóa để xác định giá vốn hàng tiêu thụ. Trình tự hạch toán (sơ đồ 1.17) TK603 TK128 TK706-707 KC chi phí K/c thu nhập TK129 TK120 KC lỗ KC lãi Sơ đồ 1.17: Kế toán xác định kết quả tiêu thụ theo kế toán Pháp 1.3.2. Kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa theo chế độ kế toán Mỹ Tài khoản sử dụng Hệ thống tài khoản Mỹ không có hệ thống tài khoản kế toán với số hiệu và tên gọi bắt buộc, điều này có nghĩa là các kế toán viên được quyền đặt tên và số hiệu cho các tài khoản sử dụng để phản ánh các đối tượng. Việc đặt tên tài khoản sử dụng để phản ánh cùng một đối tượng có thể khác nhau giữa các kế toán viên. Một số tài khoản sử dụng như “hàng hóa tồn kho”, “mua hàng”, “giá vốn hàng bán”,… Kế toán giá vốn hàng bán Kế toán GVHB của Mỹ cũng được thực hiện theo 2 phương pháp là KKDK và KKTX, quy trình ghi sổ như kế toán Việt Nam. Kế toán doanh thu bán hàng Có bốn phương thức tiêu thụ cơ bản, bao gồm: Tiêu thụ trực tiếp, tiêu thụ hợp đống sẽ mua lại hàng hóa, tiêu thụ với quyền được trả lại hàng vì tiêu thụ ủy thác. So với kế toán Việt Nam, kế toán Mỹ có hình thức phong phú và đáp ứng nhu cầu thực tế hơn. Trình tự hạch toán (sơ đồ 1.18) TK “giá vốn” TK “XĐKQ” TK “DTBH” TK “TM” K/c giá vốn Thu tiền KH DC dthu BH TK “chi phí” TK “PTKH” K/c chi phí KH mua chịu Sơ đồ 1.18: Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa theo kế toán Mỹ Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu Đối với kế toán Việt Nam, khoản chiết khấu thanh toán cho khách hàng khi khách hàng thanh toán trước tiền hàng được phản ánh vào khoản “chi phí tài chính”, còn đối với kế toán Mỹ, đó là một khoản giảm trừ doanh thu. Trình tự hạch toán (sơ đồ 1.19) TK “chi phí” TK “CKTT” TK “DTBH” Chiết khấu thanh toán KC chiết khấu TK “dt hàng bán BTL và GGHB Các khoản hàng bán bị trả K/C dt hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bán lại và giảm giá bán hàng Sơ đồ 1.19: Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu theo kế toán Mỹ Kế toán xác định kết quả tiêu thụ Cũng giống như kế toán Việt Nam, trước khi xác định kết quả tiêu thụ, kế toán phải tiến hành các bút toán điều chỉnh và khóa sổ (sơ đồ 1.18) Sổ kế toán áp dụng và hệ thống báo cáo tài chính Hình thức sổ kế toán áp dụng của kế toán Mỹ là hình thức nhật ký chung. Các báo cáo tài chính gồm các báo cáo bắt buộc sau: báo cáo KQKD, báo cáo nguồn vốn chủ sở hữu, bảng cân đối kế toán, báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Chương 2 Thực tế công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa tại công ty TNHH thương mại và phát triển công nghệ Bách khoa 4 2.1. Tổng quan về Công ty TNHH thương mại và phát triển công nghệ Bách khoa 4 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển Công ty TNHH thương mại và phát triển công nghệ Bách khoa 4, được thành lập từ ngày 16/04/2000. Tên giao dịch là: bach khoa 4 technol._.ogy development company. Tên viết tắt: bk4 co,.ltd Mã số thuế:0101176391 Trụ sở chính: Số 84/116 Nhân Hoà, Nhân Chính, Thanh Xuân, Hà Nội. Công ty thương mại và phát triển công nghệ Bách khoa 4 ra đời là sư kết hợp của nhóm kỹ sư công nghệ thông tin bách khoa năng động,sáng tạo.Với phương châm hoạt động của công ty là kinh doanh bằng kỹ thuật nên công ty đã đi sâu vào đào tạo và chuyển dao công nghệ đồng thời cung cấp các sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao.Với phương châm đó công ty đã được sự đón nhận của đông đảo khách hàng và công ty đã trở thành đối tác của các hãng lớn hàng đầu trên thế giới như: Dell, Compaq, IBM… 2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty * Loại hình doanh nghiệp Công ty hoạt động theo mô hình công ty cổ phần, dựa trên sự đóng góp vốn của các thành viên trong công ty, có tư cách pháp nhân theo quy định của pháp luật Việt Nam, hoạt động theo chế độ hạch toán kế toán độc lập, có tài khoản riêng tại ngân hàng, có con dấu riêng để giao dịch theo điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty, tự chủ về tình hình tài chính của mình. Ban giám đốc là những người đưa ra chiến lược phát triển của công ty và điều hành chung mọi hoạt động bởi bộ máy quản lý phân cấp chức năng từ trên xuống. * Nhiệm vụ kinh doanh Qua nhiều thay đổi và thích ứng với tình hình của công ty và thị trường, hiện nay nghành nghề kinh doanh chính của công ty là: + Sản xuất và lắp ráp máy tính chính hãng và máy tính Đông Nam á + Cung cấp thiết bị máy tính, thiết bị văn phòng + Cung cấp và lắp đặt tổng đài, thiết bị viễn thông + Thiết kế và triển khai lắp đặt hệ thống mạng, công nghệ thông tin + Dịch vụ bảo trì mạng máy tính + Cung cấp mực in chính hiệu * Sản phẩm và dịch vụ của công ty + Máy tính để bàn, máy chủ: Intel, compaq, IBM, Acer… + Máy tính xách tay: HP compaq, IBM, Acer, sony… + Máy văn phòng: Canon, Epson, Samsung… + Máy in: HP, Canon, Epson… + Mực in phun: HP, Canon, Epson… + Thiết bị mạng: Cisco, 3com, HP, AMP, Intel + Vật tư linh kiện: Intel, Gigabyte, A Open, … + Thiết kế lắp đặt: Mạng lan, mạng WAN 2.1.3. Tổ chức bộ máy quản lý tại công ty Hiện nay, công ty có một giám đốc cũng như đội ngũ chuyên gia kỹ thuật, cán bộn nhân viên giỏi về chuyên môn, nghiệp vụ đáp ứng mọi thách thức của thời đại công nghệ thông tin và yêu cầu của khách hàng. Công ty đã lựa chọn mô hình quản lý tập chung theo cơ cấu trực tuyến - chức năng đem lại hiệu quả công việc cao nhất (sơ đồ 2.1) Ban giám đốc Giám đốc Phó giám đốc P. Kế toán P. Kỹ thuật P. Kinh doanh P. Tổ chức Bộ phận kho-giao-vận Showroom Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng Sơ đồ 2.1: Mô hình tổ chức bộ máy quản lý và hoạt động kinh doanh của công ty 2.1.4. Thực tế tổ chức bộ máy kế toán tại công ty TNHH Bách khoa 4 2.1.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty Xuất phat từ đặc điểm tổ chức bộ máy kinh doanh và tổ chức quản lý, công tác kế toán tại công ty được tổ chức theo hình thức tập chung. Theo mô hình này, công ty chỉ mở một bộ sổ kế toán, tổ chức một bộ máy kế toán để thực hiên tất cả các giai đoạn hạch toán ở mọi phần hành kế toán. Toàn bộ công việc kế toán được tập chung tại phòng kế toán của công ty. Phòng kế toán phải thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ thu nhập thông tin, xử lý chứng từ, ghi sổ kế toán và lên báo cáo tài chính. Tổ chức bộ máy kế toán (sơ đồ 2.2) Kế toán trưởng Kế toán bán hàng Kế toán thanh toán Kế toán công nợ Kế toán vật tư Kế toán hóa đơn GTGT Thủ quỹ Quan hệ chức năng Quan hệ trực tuyến Sơ đồ 2.2: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại công ty Trưởng phòng kế toán phân định công việc và trách nhiệm của từng nhân viên trong phòng kế toán để làm đúng nhiêm vụ được giao một cách khoa học và mang tính chuyên nghiệp. Xuất phát từ đặc điểm kinh doanh của hang hóa tiêu thụ tại công ty là thị trường phân tán rộng, mặt hàng nhiều chủng loại nên công việc được cụ thể hóa cho từng nhân viên trong phòng. Mỗi nhân viên đảm nhận một hoặc hai phần hành kế toán mà không vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm của kế toán viên. 2.1.4.2. Thực tế vạn dụng chế độ kế toán tại công ty Chế độ kế toán hiện nay công ty đang áp dụng lá chế độ kế toán ban hành theo quyết định 15/2006/QĐ - BTC ban hành ngày 20/03/2006 của bộ trưởng bộ tài chính đã được cập nhật, bổ xung theo những thay đổi của chế độ và thiết kế cho phù hợp với đặc thù hoạt động của công ty. Niên độ kế toán của công ty trùng với năm dương lịch, bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc 31/12 hàng năm. Công ty thực hiện tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Phương pháp kế toán tổng hợp hàng tồn kho là phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp kế toán chi tiết hàng tồn kho là phương pháp thẻ song song Phương pháp xác định giá trị hàng hóa nhập, xuất kho: giá nhập là giá thực tế mua hàng và các chi phí trực tiếp đến việc mua hàng, giá xuất kho là giá bình quân gia quyền Phương pháp tính khấu hao TSCĐ là phương pháp khấu hao nhanh Sổ kế toán áp dụng theo hình thức Nhật ký chung Các loại chứng từ, tài khoản, sổ sách và báo cáo kế toán đều được vận hành theo chế độ kế toán hiện hàn, luôn được cập nhật theo những thay đổi mới nhất trong chế độ. Hiện nay, công ty đang áp dụng phần mềm kế toán máy MISA. Quy trình kế toán khi áp dụng kế toán máy (sơ đồ 2.3) Nghiệp vụ kinh tế phát sinh Lập chứng từ theo mẫu Chứng từ kế toán Nhập chứng từ vào máy tính Sổ kế toán chi tiết, sổ tổng hợp và các báo cáo kế toán Sơ đồ 2.3: Quy trình xử lý số liệu của phần mềm kế toán MISA Dựa vào các chứng từ kế toán phát sinh, kế toán viên chỉ cần nhập các số liệu phát sinh, máy tính sẽ tự động phân tích tài chính, kết chuyển vào các báo cáo vào sổ sách khi có yêu cầu của người sử dụng. 2.2. Thực tế công tác kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty 2.2.1. Đặc điểm công tác tiêu thụ và quản lý tiêu thụ hàng hóa tại công ty 2.2.1.1. Đặc điểm hàng hóa và các phương thức tiêu thụ * Đặc điểm hàng hóa kinh doanh của công ty Là một công ty thương mại thuần túy, chuyên cung cấp các loại máy vi tính, linh kiện máy vi tính, thiết bị máy văn phòng…mặt hàng kinh doanh của công ty chủ yếu bao gồm: Máy tính, thiết bị tin học, truyền thông như: Máy chủ, máy tính cá nhân, các linh kiện máy tính như loa, chíp, ram usb, fdd, keyboard… Các thiết bị văn phòng như: Máy photo, máy fax, máy in, máy scan, mực in… Thiết bị điện tử như: Máy chiếu, máy camera… Việc quản lý hàng hóa tại các kho của công ty được thực hiện trên máy vi tính thông qua phân mềm kế toán MISA. Hàng hóa tại công ty rất phong phú và đa dạng vì vậy việc mã hóa các hàng hóa được sử dụng theo phương pháp mã hóa gợi nhớ. Theo phương pháp này, ta sử dụng chữ viết tắt của đối tượng cần mã hóa. Trích danh mục háng hóa của công ty (sơ đồ 2.1) Biểu đồ 2.1 Công ty TNHH THƯƠNG MạI Và PHáT TRIểN công nghệ bách khoa 4 Danh mục hàng hóa vật tư STT Mã HH Tên HH ĐVT HH tồn kho Giá tồn TK HH TK DT TK GV 1 Keyss0001 Samsung Keyboard PS/2 Chiếc 20 150 156 5111 6321 2 Mohp005 HPMonitor 17’’(MX705e) Chiếc 10 1.250 156 5111 6321 3 Moac0006 Acer LCD Monitor 17’’ Wide TFT (AL1716WAB) Chiếc 5 1.025 156 5111 6321 4 Cagc0004 GMC J-35 Full size ATX-Korea Chiếc 20 700 156 5111 6321 5 Mucep03 Epson T0633(Magenta) Hộp 60 720 156 5111 6321 … …………. Phương thức tiêu thụ hàng hóa của công ty Hiện nay, công ty đang tiến hành tiêu thụ hàng hóa dưới 2 hình thức chủ yếu đó là bán buôn và bán lẻ cho khách hàng. * Phương thức bán buôn Bán buôn là hình thức bán hàng cho người kinh doanh trung gian chứ không phải bán thẳng cho người tiêu dùng. Đối tượng mua hàng của hình thức này không phải là các cá nhân nhỏ lẻ mà là các công ty, công trình dự án với khối lượng hàng hóa lớn. Với hình thức này việc tiêu thụ hàng hóa thực hiện thông qua đơn đặt hàng hoặc thông qua việc ký kết hợp đồng kinh tế để tạo cơ sở vững chắc về pháp luật trong quá trình kinh doanh. Phương thức bán buôn của công ty thực hiện dưới hai hình thức là bán buôn qua kho và bán buôn vận chuyển thẳng. Trong đó hình thức chủ yếu mà công ty áp dụng là bán buôn qua kho. Thủ kho sau khi kiểm tra phiếu xuất kho, kiểm tra chất lượng và số lượng hàng hóa xuất kho mới giao cho bộ phân giao vận. Bên cạnh đó còn áp dụng phương thức bán buôn hàng hóa vận chuyển thẳng: Phương thức này công ty chủ yếu áp dụng dưới hình thức giao hàng trực tiếp (hay giao tay ba). Căn cứ vào điều kiện và nhu cầu thực tế, công ty sẽ tiến hành ký kết hợp đồng với các nhà cung cấp và thỏa thuận địa điểm giao hàng. * Phương thức bán lẻ tại cửa hàng Bán lẻ hàng hóa là bán thẳng cho người tiêu dùng. Khách hàng chủ yếu của phương thức này là khách lẻ và khối các công ty, tổ chức, cơ quan có nhu cầu thay thế, sửa chữa hệ thống máy tính, thiết bị máy tính, hệ thống mạng thông tin của cơ quan mình. * Hình thức xuất hàng để tiêu dùng nội bộ Trong quá trình kinh doanh, để giới thiệu và khuyến khích khách hàng tiêu dùng sản phẩm của mình, công ty cũng thường xuyên tổ chức các đợt khuyến mại cho khách hàng bằng hàng hóa của công ty. Ngoài ra hàng hóa của công ty cũng được sử dụng phục vụ cho quá trình kinh doanh và được coi là hàng hóa tiêu dùng nội bộ. Như vậy, với hình thức bán hàng của công ty đã khai thác tối đa thị trường tiêu thụ, đảm bảo hàng hóa của mình đến được tay người tiêu dùng từ đó mở rộng thị phần của công ty trong lĩnh vực công nghệ thông tin. 2.2.1.2. Các phương thức thanh toán của công ty Công ty TNHH công nghệ Bách Khoa 4 thực hiện phương thức thanh toán hết sức đa dạng, phụ thuộc vào sự thỏa thuận giữa hai bên theo hợp đồng kinh tế đã ký kết bao gồm: tiền mặt hoặc chuyển khoản, trong đó hình thức thanh toán thường sử dụng là chuyển khoản vào tài khoản ngân hàng. Việc thanh toán có thể là thanh toán toàn bộ, đặt trước tiền hàng với những khác hàng mới, mua với số lượng lớn hoặc thanh toán chậm sau một thời gian nhất định sau khi người mua nhân được hàng (thời hạn thanh toán chậm tùy thuộc vào điều khoản thanh toán trong hợp đồng quy định và tùy thuộc vào mối quan hệ với khách hàng, nhưng thông thường dưới 30 ngày). Công ty luôn tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng trong khâu thanh toán đồng thời không gây thiệt hại về kinh tế cho bản thân doanh nghiệp. * Đối với bộ phận bán lẻ Mua hàng trực tiếp tại cơ sở Đặt cọc tối thiểu 30% khi mua linh kiện (trước khi giao hàng) Đặt cọc tối thiểu 10% khi mua bộ máy (trước khi giao hàng) Thanh toán hết số còn lại sau khi giao hàng, lắp đặt Trương hợp đặc biệt cho nợ là khi có bảo lãnh của nhân viên trong công ty, có xác nhân của trưởng bộ phận và giám đốc Mua hàng gián tiếp qua điện thoại Xác định rõ đối tượng khách hàng (đơn vị, tên, điện thoại cố định…) Thanh toán 100% số tiền sau khi giao hàng, lắp đặt Đối với khách hàng là công ty lớn, tổ chức, liên doanh, phi chính phủ, cơ quan, nhà nước: Tính giá cộng thêm từ (1 – 3)% tùy theo khách hàng thanh toán nợ nhanh hay chậm, phức tạp hay không phức tạp. Việc tính giá tăng, thông qua ban giám đốc công ty. Tối đa 1 tháng kể từ ngày giao hàng, khách hàng phải thanh toán cho công ty. * Đối với bộ phận bán buôn Tất cả khách hàng được mở tín dụng phải được thông qua trưởng bộ phận và ban giám đốc, mức tín dụng sẽ được căn cứ vào việc thanh toán nhanh hay chậm và doanh số của khách hàng. Khách hàng sẽ phải thanh toán sau 15 ngày kể từ ngày giao hàng Đối vơi các đơn hàng đặc biệt trị giá từ 50 triệu đồng trở lên phải có hợp đồng kinh tế do giám đốc hoặc người được ủy quyền ký Việc áp dụng nhiều hình thức thanh toán tuy làm cho công tác kế toán có nhiều phần phức tạp hơn trong quá trình theo dõi nhưng bù lại tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng. Đây cũng là điều mà luôn đặt ra và thực hiện nhằm thu hút thêm khách hàng đến với công ty. 2.2.2. Kế toán tiêu thụ hàng hóa tại Công ty TNHH công nghệ Bách Khoa 4 2.2.2.1. Kế toán giá vốn hàng bán * Phương pháp tính giá vốn hàng bán Hiện nay công ty đang áp dụng phương pháp giá bình quân gia quyền để xác định giá hàng hóa xuất kho. Giá trị hàng tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ của từng mặt hàng là giá trị thực tế của hàng hóa bao gồm giá mua thực tế trên hóa đơn mua hàng và các chi phí mua thực tế phát sinh trong quá trình mua hàng như chi phí vận chuyển, bốc dỡ hàng hóa… Việc tính giá mua của hàng hóa xuất bán tại công ty được thực hiện theo từng lô hàng, đối với khoản chi phí thu mua của từng lô hàng nào sẽ được hạch toán luôn vào giá trị thu mua của lô hàng đấy. Khi xuất bán một lô hàng nào đấy thì trong giá vốn hàng bán đã bao gồm cả giá mua và chi phí thu mua. Theo đó ta có công thức sau: Giá mua thực tế của hàng hoá = Giá trị mua thực tế trên hoá đơn GTGT + Chi phí mua thực tế phát sinh Đơn Trị giá mua thực tế + Giá trị mua thực tế giá hàng tồn đầu kỳ của hàng nhập trong kỳ bình = quân Số lượng hàng tồn đầu kỳ + Ssố lượng hàng nhập trong kỳ Trị giá HH xuất kho = Số lượng HH xuất kho x Đơn giá bình quân Ví dụ: Đầu kỳ, công ty còn tồn 20 chiếc máy in Samsung Laser 4200 với giá 2.700.000đ.Trong kỳ, công ty có mua30 chiếc máy in Samsung Laser 4200 với giá thanh toán là 3.300.000đ/1c(đã bao gồm VAT 10%), chi phí thu mua là 570.000đ. Công ty xuất bán 7 chiếc cho công ty cổ phần công nghệ Thanh Bình với giá 3.200.000đ/1c (chưa có VAT). Công ty tính trị giá của hàng xuất bán như sau: Trị giá mua thực tế của hàng nhập = 30 x3.000.000+570.000 = 90.570.000 đồng Đơn giá 20 x 2.700.000 + 90.570.000 bình = = 2.891.400 đ/1c quân 20 + 30 Trị giá hàng xuất kho = 7 x 2.891.400= 20.239.800 đ * Phương pháp kế toán giá vốn hàng bán Tài khoản sử dụng là TK 632: giá vốn hàng hóa bán ra Chứng từ sử dụng là các hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho hàng hóa… Ngày 3/12/2007, căn cứ vào hợp đồng kinh tế mua hàng của công ty cổ phần ứng dụng công nghệ tin học HTC ngày 1/12/2007, phòng kinh doanh sẽ báo lên phòng kế toán lệnh xuất kho; Khi đó kế toán sẽ lập hóa đơn GTGT. Hóa dơn GTGT được chia thành 3 liên có nội dung hoàn toàn giống nhau: Liên 1: màu tím, lưu tại quyển hóa đơn, kế toán giữ làm căn cứ vào sổ. Liên 2: màu đỏ, giao cho khách hàng. Liên 3: màu xanh, luân chuyển trong đơn vị để xuất kho hàng hóa, để thủ kho ghi thẻ kho, để hạch toán nghiệp vụ bán hàng và làm cơ sở để thanh toán tiền hàng cho khách hàng. Kế toán lập hóa đơn GTGT đồng thời lập cả phiếu xuất kho kiêm bảo hành. Phiếu này được lập thành 2 liên Liên 1: giao cho khách hàng làm căn cứ bảo hành sau bán hàng Liên 2:lưu và là căn cứ để thủ kho vào thẻ kho Ví dụ về hóa đơn GTGT (biểu 2.2) và phiếu xuất kho kiêm bảo hành (biểu 2.3) của hợp đồng kinh tế ngày 10/01/2010 Biểu số 2.2 Hóa đơn GIá TRị GIA TĂNG Mẫu số: 01 GTKT-3LL Liên 2: Giao cho khách hàng KH/2007B Ngày 10 tháng 01 năm 2010 29449 Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH thương mại và phát triển công nghệ Bách khoa 4. Địa chỉ : 84/116 Nhân Hoà, Nhân Chính, Thanh Xuân, Hà Nội Điện thoại : Fax : Mã số thuế : 0101176391 Số tài khoản :21294789 Tại ngân hàng ACB - CN Kim Liên Họ và tên người mua hàng : Phòng kinh doanh Tên đơn vị : Công ty cổ phần ứng dụng công nghệ tin học HTC Địa chỉ : 354 Lê Duẩn - Đống Đa - Hà Nội Số tài khoản : 57694589 Tại ngân hàng ACB - Hà Nội Hình thức thanh toán : Chuyển khoản MS: 0100101273 STT Tên hàng hóa ĐVT SL Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 Bàn phím samsung PS/2(PKB-720) Chiếc 50 120.225 6.011.250 2 Màn hình tinh thể lỏng Samsung LCD 17’’ Chiếc 20 3.606.750 72.135.000 Cộng tiền hàng : 78.146.250 Thuế xuất GTGT : 10% Tiền thuế GTGT : 7.814.625 Tổng cộng tiền thanh toán : 85.960.875 Số tiền viết bằng chữ : Tám mươi năm triệu chín trăm sáu mươi nghìn tám trăm bẩy mươi lăm đồng chẵn./. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 2.3 Công ty TNHH công nghệ Bách Khoa 4 Trụ sở:84/116 Nhân Hoà - Nhân Chính - Thanh Xuân - Hà Nội Điện thoại: 04.35575198 Website : bk4.com.vn Phiếu xuất kho kiêm bảo hành Ngày 10/01/2010 Bên mua hàng: Công ty cổ phần ứng dụng công nghệ tin học HTC Địa chỉ: 354 Lê Duẩn - Đống Đa - Hà Nội Điện thoại: 04.6645123 TT Tên hàng hóa ĐVT SL Đơn giá Thành tiền Bảo hành 1 Bàn phím samsung PS/2(PKB-720) Chiếc 50 120.225 6.011.250 12 tháng 2 Màn hình tinh thể lỏng Samsung LCD 17’’ Chiếc 20 3.606.750 72.135.000 36 tháng Tổng cộng 85.960.875 Điều kiện bảo hành: Chúng tôi từ chối bảo hành nếu khách hàng không mang theo phiếu bảo hành của công ty hoặc tem bảo hành bị rách, bóc, tẩy xóa, chữa… chúng tôi từ chối bảo hành nếu thiết bị mắc các lỗi sau: Có hiện tượng móp méo, trầy xước do đánh rơi, va đập Gãy, vỡ, nứt do sử dụng sai điện áp, cắm ngược dây, chập điện… Hỏng do sử dụng sai, không theo hướng dẫn của nhà sản xuất Tất cả các lỗi hỏng về phần mềm Kinh doanh kế toán thủ kho người Giao hàng người mua Biểu số 2.4 Công ty TNHH thương mại và phát triển công nghệ Bách khoa 4 Hoá đơn Bán hàng kiêm phiếu xuất kho Loại hoá đơn:1 Số hoá đơn: 29449 Mã khách: 345 LD Số seri Địa chỉ: 354 lê Duẩn Ngày HT: 03/01/2010 Người mua Ngày lập hoá đơn: 03/01/2010 Diễn giải: Bán hàng hoá Tỷ giá Mã nhập xuất: 131 Xuất theo giá vốn đích danhcho VT giá TB Mã hàng Tên hàng ĐVT Mã kho Tồn kho SL Giá bán đơn vị Thành tiền Giá vốn đơn vị Tiền vốn KEYSS0001 Bàn phím Samsung C A 150 50 120.225 6.011.250 110.210 5.510.500 MOAC0006 Màn Samsung LCD 17” C A 70 50 3.606.750 72.135.000 3.562.000 71.240.000 Số lượng: 70 Tiền vốn: 76.750.500 Tiền hàng: 78.146.250 Mã thuế: 10% TK thuế: 33311 Tiền thuế: 7.814.625 Tổng thanh toán: 85.960.875 Khái quát quy trình luân chuyển chứng từ (sơ đồ 2.4)Kế toán Thủ kho KTT,GĐ Kế toán hóa đơn P.KHKD Khách hàng Lưu trữ chứng từ Nghiệp vụ bán BH Đề nghị xuất hàng trên cơ sở HĐKT Đề nghị xuất hàng trên cơ sở HĐKT Đề nghị xuất hàng trên cơ sở HĐKT Đề nghị xuất hàng trên cơ sở HĐKT Đề nghị xuất hàng trên cơ sở HĐKT Đề nghị xuất hàng trên cơ sở HĐKT Sơ đồ 2.4: Quy trình luân chuyển chứng từ trong nghiệp vụ bán hàng tại công ty Hóa đơn GTGT và phiếu suất kho sau khi thủ kho ghi vào thẻ kho sẽ được thủ kho chuyển cho kế toán căn cứ nhập chứng từ vào máy theo mẫu chứng từ có sẵn trong trương chình kế toán MISA có tên “Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu suất kho” (xem biểu đồ 2.4) Kế toán sau khi nhập chứng từ của nghiệp vụ xuất kho hàng hoá vào máy theo mẫu chứng từ có sẵn trong phần mềm, chương triònh sẽ tự động cập nhật giá vốn vào các chứng từ có liên quan. Cuối tháng, kế toán kết xuất ra sổ cái TK 632(xem biểu đồ 2.5) Biểu số 2.5 Công ty TNHH thương mại và phát triển công nghệ bách khoa 4 sổ cái tài khoản Tài khoản 632 - Giá vốn hàng bán Từ ngày 01/01/2010 đến ngày 31/01/2010 Đơn vị :đồng Chứng từ Số Ngày Diễn giải Mã khách Mã hàng TK đối ứng Số nợ phát sinh Nợ Có … HD29449 03/01/2010 Bán hàng hóa 354LD KEYS0001 156 5.510.000 MOAC0006 156 71.240.000 HD29450 03/01/2010 Bán hang hóa 238TND MAULO0008 156 15.600.000 PN01112 03/01/2010 Nhập HB bị trả lại 274TH CPUP83 156 1.596.000 HDDSS22 156 680.050 HD29453 05/01/2010 Bán hang hóa KL MUCHP24 156 1.485.000 HD29454 05/01/2010 Bán hang hóa KL HDDSV0007 156 3.300.000 …….. ….. …… … …… K/c GVHB 911 439.337.745 Tổng phát sinh nợ: 451.688.005 Tổng phát sinh có: 451.688.005 Ngày 31 tháng 01 năm2010 Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký và ghi rõ họ tên) (Ký tên, đóng dấu) 2.2.2.2. Kế toán doanh thu tiêu thụ hàng hóa Hiện tại công ty đang áp dụng tính thuế theo phương pháp khấu trừ, doanh thu tiêu thụ hàng hóa của công ty là toàn bộ tiền hàng. Giá bán của hang hóa tiêu thụ là giá thỏa thuận giữa phòng kinh doanh của công ty với khách hàng thể hiện trong hợp đồng kinh tế, dựa trên giá vốn thực tế của hàng bán, dựa trên tình hình giá cả biến động của hàng hóa đó và các mặt hàng cùng loại trên thị trường. Kế toán tiến hành ghi nhận doanh thu bán hàng và cung cấp thông tin cần thiết về doanh thu tiêu thụ hàng hóa cho các nhà quản trị và ban giám đốc của công ty. Hóa đơn GTGT là căn cứ để ghi nhận doanh thu tiêu thụ hàng hóa. Để ghi nhận doanh thu tiêu thụ hàng hóa, công ty sử dụng tài khoản 511 – doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Tài khoản 511 được chi tiết thành 2 tài khoản cấp 2: TK 5111 – doanh thu bán hàng hóa, TK 5113 – doanh thu cung cấp dịch vụ. Ngoài ra, để tiện cho nhà quản lý TK 5111, công ty còn tiến hành các tài khoản cấp 3 theo đối tượng quản lý là các loại mặt hàng. Cuối tháng, kế toán sẽ kết xuất ra sổ nhật ký bán hàng. Sổ nhật ký bán hàng được sử dụng để theo dõi tình hình tiêu thụ hàng hóa của công ty; Đồng thời là cơ sở điều tra, đối chiếu số liệu doanh thu, thuế GTGT đầu ra với hóa đơn GTGT, sổ cái TK 5111,5113,33311 và với báo cáo bán hàng, báo cáo công nợ phải thu khách hàng khác. Dưới đây là mẫu sổ nhật ký bán hàng (sơ đồ 2.6) Biểu số 2.6 Công ty TNHH thương mại và phát triển công nghệ Bách khoa 4 Sổ nhật ký bán hàng Từ ngày 01/01/2010 đến ngày 31/01/2010 Đơn vị: đồng Chứng từ Số hiệu Ngày Diễn giải Mã khách Mã hàng TK ghi nợ Có TK 33311 Có TK 5111 Có TK 5113 Tổng cộng … HD29449 03/01/2010 Bán hàng hóa 354LD KEYS0001 13116 601.125 6.011.250 6.612.375 MOAC0006 13116 7.213.500 72.135.000 19.348.500 HD29450 03/01/2010 Bán hàng hóa 238TND MAULO0008 13112 1.800.000 18.000.000 19.800.000 PN01112 05/01/2010 Nhập HB bị trả lại 274TH CPUP83 13115 (233.1600 (2.331.600) (2.564.760) HDDSS22 13115 (73.8070 (738.070) (811.877) HD29453 05/01/2010 Bán hàng hóa Kl MUCHP24 111 135.000 1.350.000 1.485.000 Công đổ mực DV 111 14.000 154.000 HD29454 05/01/2010 Bán hàng hóa KL HDDSV0007 1312 3.000.000 30.000.000 140.000 33.000.000 HD29456 06/01/2010 Sửa chữa mạng 87TC DV 111 105.000 1.155.000 … … 1.050.000 … Tổng cộng 563.253.520 563.253.520 65.853.000 692.147.172 Ngày 31 tháng 01 năm2010 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Đồng thời, kế toán cũng kết xuất ra các sổ cái các tài khoản 5111 (xem biểu 2.7), sổ cái tài khoản 5113 (biểu 2.8), sổ cái tài khoản 511 (biểu 2.9) Biểu số 2.7 Công ty TNHH THƯƠNG MạI Và PHáT TRIểN công nghệ bách khoa 4 sổ cái tài khoản Tài khoản 5111 - Doanh thu bán hàng hóa Từ ngày 01/01/2010 đến ngày 31/01/2010 đơn vị: đồng Chứng từ Số Ngày Diễn giải Mã khách Mã hàng TK đối ứng Số nợ phát sinh Nợ Có … HD29449 03/01/2010 Bán hàng hóa 354LD KEYS0001 13116 6.011.250 HD29450 03/01/2010 Bán hàng hóa 238TND MOAC0006 13116 72.135.000 HD29453 05/01/2010 Bán hàng hóa KL MAULO0008 13112 18.000.000 HD29454 05/01/2010 Bán hàng hóa KL HDDSS22 13112 30.000.000 … K/c hàng bán bị trả lại 531 12.350.260 K/c doanh thu thuần 911 563.253.520 Tổng phát sinh nợ: 575.603.780 Tổng phát sinh có: 575.603.780 Ngày 31thánag 01năm 2010 Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký và ghi rõ họ tên) (Ký tên, đóng dấu) Biểu số 2.8 Công ty TNHH THƯƠNG MạI Và PHáT TRIểN công nghệ bách khoa 4 sổ cái tài khoản Tài khoản 5113 - Doanh thu cung cấp dịch vụ Từ ngày 01/01/2010 đến ngày 31/01/2010 đơn vị: đồng Chứng từ Số Ngày Diễn giải Mã khách Mã hàng TK đối ứng Số nợ phát sinh Nợ Có … HD29453 05/01/2010 Công đổ mực KL DV 111 140.000 HD29456 06/01/2010 Sửa chữa mạng 87TC DV 111 1.050.000 ….. K/c doanh thu thuần 911 65.853.000 Tổng phát sinh nợ: 65.853.000 Tổng phát sinh có: 65.853.000 Ngày 31tháng 01năm 2010 Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký , họ tên) (Ký tên, đóng dấu) Biểu số 2.9 Công ty TNHH THƯƠNG MạI Và PHáT TRIểN công nghệ bách khoa 4 sổ cái tài khoản Tài khoản 511 - Doanh thu bán hàng hóa Từ ngày 01/01/2010 đến ngày 31/01/2010 đơn vị: đồng Chứng từ Số Ngày Diễn giải Mã khách Mã hàng TK đối ứng Số nợ phát sinh Nợ Có … HD29449 03/01/2010 Bán hang hóa 354LD KEYS0001 13116 6.011.250 MOAC0006 13116 72.135.000 HD29450 03/01/2010 Bán hang hóa 238TND MAULO0008 13112 18.000.000 HD29453 03/01/2010 Bán hang hóa KL MUCHP24 111 1.350.000 Công đổ mực DV 111 140.000 Công đổ mực HDDSV0007 1312 30.000.000 HD29456 05/01/2010 Sửa chữa mạng 87TC DV 111 1.050.000 … K/c hàng bán bị trả lại 531 12.350.260 K/c doanh thu thuần 911 629.106.520 Tổng phát sinh nợ: 641.406.780 Tổng phát sinh có: 641.406.780 Ngày 31tháng 01năm 2010 Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký và ghi rõ họ tên) (Ký tên, đóng dấu) 2.2.2.3. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu * Chiết khấu thương mại Chính sách chiết khấu thương mại cho khách hàng đang áp dụng đối với khách hàng thường xuyên hoặc mua với số lượng lớn. Công ty sử dụng TK 521 để phản ánh nội dung nghiệp vụ này. Tuy nhiên nghiệp vụ này diễn ra không thường xuyên vì nó thường được công ty tiến hành chiết khấu trực tiếp trên hóa đơn GTGT. * Hàng bán bị trả lại Công ty có chính sách giá cả, phương thức thanh toán hết sức linh hoạt và hợp lý. Khi xuất hàng bán cho khách, nếu số hàng xuất bán đó không đúng chủng loại, quy định số lượng, thông số kỹ thuật…Như trong hợp đồng kinh tế đã ký kết thì khách hàng có thể trả lại một phần hoặc toàn bộ số hàng đã mua tùy theo từng trường hợp. Trị giá hàng bán trả lại được tính đúng trị giá ghi trên hóa đơn và kế toán sử dụng TK 531- hàng bán bị trả lại để hạch toán theo dõi. Khi khách hàng báo trả lại hàng và vận chuyển hàng đến công ty để trả lại, dựa trên hóa đơn GTGT trước đó công ty đã giao cho khách hàng, phòng kinh doanh kiểm tra các thông số trên hóa đơn và có sự phê duyệt của giám đốc; kế toán lập phiếu “phiếu nhập kho” và thanh toán cho khách hàng bằng cách đã thỏa thuận giữa 2 bên (suất lại số hàng hoặc trả lại tiền hàng nếu khách hàng đã thanh toán hay ghi giảm trừ khoản phải thu khách hàng), thủ kho tiến hàng nhập kho số hàng đó. Căn cứ vào phiếu nhập kho và hóa đơn, kế toán nhập số liệu vào máy thông qua dao diện “phiếu nhập hàng bán bị trả lại”. Từ đó, máy tính sẽ tự động cập nhật về đến cuối tháng kế toán sẽ kêt xuất ra sổ cái TK 531. Ví dụ về mẫu phiếu nhập kho của trường hợp hàng bán bị trả lại (biểu số 2.10) Biểu số 2.10 Công ty TNHH THƯƠNG MạI Và PHáT TRIểN công nghệ bách khoa 4 phiếu nhập kho Ngày 05/01/2010 Người giao hàng: Công ty điện tử IC Số: 01112 Lý do nhập : Nhập lại hàng bán bị trả lại Nợ TK: 156 Nhập tại kho: kho A Có TK: 632 STT Tên hàng Mã hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 CPU box pentium E2140 CPUP83 C 2 798.000 1.596.000 2 HDD Samsung 80GB 5400rpm HDDSS22 C 1 680.050 680.050 Cộng 2.276.050 (Bằng chữ: Hai triệu hai trăm bẩy mươi sáu nghìn không trăm năm mươi đồng) Người lập phiếu Người nhập Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc Để theo dõi lượng hàng bán bị trả này trong phần mềm kế toán, kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc tiến hành nhập dữ liệu và máy thông qua dao diện “phiếu nhập hàng bán bị trả lại” (biểu đồ 2.11); sau đó cuối kỳ kết xuất ra sổ cái TK 531 (biểu 2.12). Biểu số 2.11 Công ty TNHH THƯƠNG MạI Và PHáT TRIểN công nghệ bách khoa 4 phiếu nhập hàng bán bị trả lại Ngày 05/01/2010 Người giao hàng: Công ty CP tin học Việt Hà Số: 156 Địa chỉ: 274 Thái Hà- Đống Đa- Hà Nội Hóa đơn số: 29320 Nội dung: Trả lại hàng TK có: 131 Mã kho Tên hàng TK ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A CPU Box pentium E2140 531 33311 C 2 1.165.800 116.580 2.564.760 A HDD Samsung 80BG 54rpm 531 33311 C 1 738.070 73.807 811.877 Cộng 3.376.637 (Bằng chữ: ba triệu ba trăm bảy mươi sáu nghìn sáu trăm ba mươi bẩy đồng) Người giao hàng Người nhận hàng Thủ kho Biểu số 2.12 Công ty TNHH THƯƠNG MạI Và PHáT TRIểN công nghệ bách khoa 4 phiếu nhập hàng bán bị trả lại Ngày 5/1/2010 Từ ngày 01/01/2010 đến ngày 31/01/2010 Số dư đầu kỳ: đơn vị: đồng Chứng từ Số ngày Diễn giải Mã khách Mã hàng TK đối ứng Số nợ phát sinh Nợ Có …. PN01112 5/01/2010 Hàng bán bị trả lại 274 TH CPUP83 13115 2.564.760 HDDSS22 13115 811.877 ….. ….. K/c hàng bán bị trả lại 5111 12.350.260 Tổng phát sinh nợ: 12.350.260 Tổng phát sinh có: 12.350.260 Ngày 31/01/2010 Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký tên, đóng dấu) (Ký tên, đóng dấu) * Giảm giá hàng bán Hình thức giảm giá hàng bán được công ty áp dụng khi khách hàng không có yêu cầu đổi lại hàng khi nhận được hàng hóa không đúng tiêu chuẩn kỹ thuật, yêu cầu của khách hàng; thay vào đó khách hàng yêu cầu công ty giảm giá hàng bán cho số hàng không đúng yêu cầu đó. Đối với trường hợp khách hàng đã thanh toán thì công ty có thể trả lại phần tiền mua hàng thừa hoặc bù trừ công nợ nếu như khách hàng vẫn còn nợ tiền hàng trước đó của công ty. Công ty sử dụng tài khoản TK 532 để theo dõi các khoản giảm giá hàng bán. Căn cứ vào chứng từ gốc là công văn thỏa thuận giữa 2 bên, kế toán tiến hành nhập dữ liệu và kết xuất ra “sổ cái TK 532” (biểu 2.13) trong tháng không phát sinh nghiệp vụ giảm giá hàng bán. Biểu số 2.13 Công ty TNHH THƯƠNG MạI Và PHáT TRIểN công nghệ bách khoa 4 sổ cái tài khoản Tài khoản 532- Giảm giá hàng bán Từ ngày 01/01/2010 đến ngày 31/01/2010 Số dư đầu kỳ: đơn vị: đồng Chứng từ Số ngày Diễn giải Mã khách Mã hàng TK đối ứng Số nợ phát sinh Nợ Có …. ….. K/c hàng bán bị trả lại 5111 Tổng phát sinh nợ: 0 Tổng phát sinh có: 0 Số dư cuối kỳ: Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký tên, đóng dấu) (Ký tên, đóng dấu) 2.2.2.4. Kế toán phải thu khách hàng Tài khoản sử dụng:TK 131 phải thu khách hàng. Tài khoản này được theo dõi chi tiết qua hệ thống mã khách (biểu 2.14) Đối với các khoản phải thu khách hàng, công ty thực hiện chính sách định mức công nợ khách hàng. Theo đó, với mỗi một đối tượng khách hàng, công ty sẽ xây dựng một mức công nợ cho phép khách hàng nợ tiền hàng trong một giới hạn nhất định, nếu vượt mức giới hạn công ty sẽ không xuất hàng cho khách. Đến khi khách hàng trả đủ tiền hàng trong giới hạn định mức công nợ công ty mới tiếp tục cung cấp hàng. Biểu số 2.14 Số hiệu tài khoản Tên tài khoản Mã khách 131 Phải thu của khách hàng 1311 Phải thu của khách hàng mua buôn 13111 Công ty TNHH phát triển công nghệ & TM thủ đô 25 TC 13112 C._.