Hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty TNHH thương mại Thanh Nam

o các doanh nghiệp hoạt động, nhằm phát huy sức mạnh nền kinh tế. Từ thực tế cho ta thấy số lượng doanh nghiệp đăng ký kinh doanh ngày càng tăng, bên cạnh đó việc tiêu thụ sản phẩm hàng hoá là vấn đề quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Bởi vậy để tồn tại và phát triển doanh nghiệp không những có nhiệm vụ thu mua gia công chế biến, sản xuất sản phẩm, mà phải tổ chức tốt khâu tiêu thụ Sảm phẩm hàng hoá. Mục tiêu của việc kinh doanh là lợi nhuận, bên cạnh đó cũng không ít rủi ro, để có được thành công đòi hỏi các nhà doanh nghiệp phải tìm tòi nghiên cứu thị trường, trên cơ sở đó ra quyết định đưa ra mặt hàng gì. Để phản ánh và cung cấp thông tin kịp thời, chính xác cho Giám đốc nhằm đưa ra quyết định đúng đắn, kịp thời, phù hợp với tình hình thực tế đòi hỏi phải tổ chức tốt công tác kế toán nói chung và công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ nói riêng một cách khoa học, hợp lý. Trong điều kiện nền kinh tế thị trường, với sự cạnh tranh gay gắt, Công ty TNHH Thương mại Thanh Nam đã tồn tại và phát triển, Công ty liên tục nhập khẩu những loại máy móc thiết bị mới, chủ động trong việc tiêu thụ hàng hoá. Song song với những điều đó bộ phận kế toán Công ty cũng từng bước hoàn thiện và phát triển. Qua quá trình thực tập tổng hợp và đi sâu tìm hiểu ở Công ty em đã lựa chọn đề tài nghiên cứu: "hoàn thiện công tác kế TOáN tiêu thụ hàng hoá, và xác định kết quả tiêu thụ tại CÔNG TY TNHH THƯƠNG MạI THANH NAM" Mục tiêu của chuyên đề này vận dụng lý luận hạch toán kế toán và kiến thức đã học ở trường vào nhu cầu thực tiễn về kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty, từ đó phân tích những điều còn tồn tại, nhằm góp một phần nhỏ vào công việc hoàn thiện công tác kế toán ở đơn vị . Trong chuyên đề này tập trung đánh giá tình hình chung ở đơn vị về quản lý và kế toán, phân tích quy trình kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ ở đơn vị và phương hướng, biện pháp giải quyết các vấn đề thực tế còn tồn tại. Chuyên đề ngoài phần mở đầu và phần kết luận được chia làm 3 phần chính: Phần I : Những vấn đề lý luận chung về kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ trong các doanh nghiệp thương mại. Phần II : Thực trạng công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ ở Công ty TNHH Thương Mại Thanh Nam Phần III: Phương hướng hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ ở Công ty TNHH Thương Mại Thanh Nam. Do những hạn chế về trình độ và thời gian nên chuyên đề không tránh khỏi những khiếm khuyết nhất định, nên em mong được các thầy cô cùng các cán bộ của Công ty nơi em thực tập thông cảm. Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Thạc sỹ Tô Văn Nhật cùng các anh chị trong Công ty TNHH Thanh Nam đã giúp đỡ chỉ bảo em trong suốt quá trình thực hiện chuyên đề này. Phần Thứ Nhất Những vấn đề lý luận chung về kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ ở các doanh nghiệp thương mại I. Lý luận chung về kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ trong các doanh nghiệp thương mại. Thương mại là khâu trung gian nối liền giữa sản xuất với tiêu dùng. Hoạt động Thương mại là việc thực hiện một hay nhiều hành vi thương mại của thương nhân làm phát sinh quyền và nghĩa vụ giữa các thương nhân với nhau hay giữa các bên thương nhân với các bên có liên quan bao gồm việc mua bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ thương mại nhằm mục đích lợi nhuận hay thực hiện các chính sách kinh tế xã hội. Thương nhân có thể là cá nhân có đủ năng lực hành vi dân sự đầy đủ, hay các hộ gia đình, tổ hợp tác hoặc các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế thành lập theo quyết định của pháp luật (được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh ). Kinh doanh thương mại có một số đặc điểm chủ yếu sau : *Đặc điểm về họat động : Hoạt động kinh tế cơ bản của kinh doanh thương mại là lưu chuyển hàng hoá. Lưu chuyển hàng hoá là sự tổng hợp các hoạt động thuộc các quá trình mua bán, trao đổi và dự trữ hàng hoá. *Đặc điểm về hàng hóa : Hàng hoá trong kinh doanh thương mại gồm các loại vật tư, sản phẩm có hình thái vật chất cụ thể hay không có hình thái vật chất mà doanh nghiệp mua về với mục đích để bán. *Đặc điểm về phương thức lưu chuyển hàng hoá : Lưu chuyển hàng hoá trong kinh doanh thương mại có thể theo một trong 2 phương thức là bán buôn và bán lẻ . -Bán buôn hàng hoá : Là bán cho người kinh doanh trung gian chứ không bán thẳng cho người tiêu dùng . -Bán lẻ hàng hoá : Là việc bán thẳng cho người tiêu dùng trực tiếp, từng cái, từng ít một. *Đặc điểm về tổ chức kinh doanh :Tổ chức kinh doanh thương mại có thể theo nhiều mô hình khác nhau như tổ chức Công ty bán buôn, bán lẻ, Công ty kinh doanh tổng hợp, Công ty môi giới, Công ty xúc tiến thương mại … *Đặc điểm về sự vận động của hàng hoá : Sự vận động của hàng hoá trong kinh doanh thương mại cũng không giống nhau, tuỳ thuộc vào nguồn hàng, ngành hàng, do đó chi phí thu mua và thời gian lưu chuyển hàng hoá cũng khác nhau giũa các loại hàng. Như vậy chức năng của thương mại là tổ chức và thực hiện việc mua bán, trao đổi hàng hoá cung cấp các dịch vụ nhằm phục vụ sản xuất và đời sống nhân dân. I.1. Tiêu thụ hàng hoá Tiêu thụ hàng hoá là quá trình các Doanh nghiệp thực hiện việc chuyển hoá vốn sản xuất kinh doanh của mình từ hình thái hàng hoá sang hình thái tiền tệ và hình thành kết quả tiêu thụ, đây là kết quả cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh. Theo một định nghĩa khác thì tiêu thụ hàng hoá, lao vụ, dịch vụ là việc chuyển quyền sở hữu sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ đã thực hiện cho khách hàng đồng thời thu được tiền hàng hoặc được quyền thu tiền hàng hoá. Như vậy, tiêu thụ là thực hiện mục đích của sản xuất và tiêu dùng, đưa hàng hoá từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng. Tiêu thụ là khâu lưu thông hàng hoá là cầu nối trung gian giữa một bên sản xuất phân phối và một bên là tiêu dùng. Đặc biệt trong nền kinh tế thị trường thì tiêu thụ được hiểu theo nghĩa rộng hơn: Tiêu thụ là quá trình kinh tế bao gồm nhiều khâu từ việc nghiên cứu thị trường, xác định nhu cầu khách hàng, tổ chức mua hàng hoá và xuất bán theo yêu cầu của khách hàng nhằm đạt hiệu quả kinh doanh cao nhất. I.2. Kết quả tiêu thụ trong đơn vị thương mại: Kết quả tiêu thụ hàng hoá là chỉ tiêu hiệu quả hoạt động lưu chuyển hàng hoá. Cũng như các hoạt động sản xuất - kinh doanh dịch vụ: Kết quả tiêu thụ cũng được phản ánh và xác định qua các chỉ tiêu sau: Lãi gộp bán hàng = Doanh số bán - Giá vốn hàng bán Lãi ròng trước thuế = Lãi gộp bán hàng - Chi phí bán hàng và quản lý Lãi ròng sau thuế = Lãi trước thuế - Thuế lợi tức Các chỉ tiêu kết quả đều có thể được xác định theo các công thức của kế toán nêu trên, trong đó doanh số bán được đưa vào xác định kết quả lãi gộp cũng như lãi thuần là doanh số thuần: Doanh thu thuần về tiêu thụ hàng hoá = Tổng doanh thu về tiêu thụ - Giảm giá hàng bán - Doanh thu hàng bán bị trả lại - Thuế TTĐBB thuế XNK Doanh thu thuần về tiêu thụ : Là số chênh lệch giữa tổng doanh thu về tiêu thụ với các khoản giảm giá hàng bán, doanh thu của hàng bán bị trả lại, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu (nếu có). Lợi nhuận gộp về tiêu thụ (lãi thương mại) : Là số chênh lệch giữa doanh thu thuần về tiêu thụ với giá vốn hàng tiêu thụ . Lợi nhuận (lỗ) về tiêu thụ : Là số chênh lệch giữa doanh thu thuần về tiêu thụ với giá vốn hàng tiêu thụ phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho hàng bán ra Kết quả tiêu thụ được thể hiện qua chỉ tiêu lãi (lỗ) về tiêu thụ. Nếu thu nhập lớn hơn chi phí thì lãi, ngược lại, nếu thu nhập nhỏ hơn chi phí thì lỗ. Việc xác định kết quả tiêu thụ được tiến hành vào cuối tháng, cuối quý, cuối năm tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý của từng đơn vị. I.3. Mối quan hệ giữa hàng hoá, tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ: Kết quả kinh doanh là mục đích cuối cùng của mỗi Doanh nghiệp. Kết quả kinh doanh phụ thuộc vào quá trình hoạt động của đơn vị. Hoạt động kinh doanh của đơn vị lại phụ thuộc vào chất lượng và mẫu mã chủng loại hàng hoá mà doanh nghiệp kinh doanh, có uy tín trên thị trường hay không . Kết quả kinh doanh tốt sẽ tạo điều kiện cho hoạt động kinh doanh của đơn vị tiến hành trôi chảy, từ đó có vốn để mở rộng quy mô kinh doanh, đa dạng hoá các loại hàng hoá về mặt chất lượng và số lượng, ngược lại kết quả kinh doanh xấu sẽ làm cho hoạt động kinh doanh bị đình trệ, bị ứ đọng vốn không có điều kiện để mở rộng quy mô kinh doanh. Trong mối quan hệ đó thì tiêu thụ là khâu cuối cùng của quá trình kinh doanh, làm tốt công tác tiêu thụ nó sẽ đem lại hiệu quả tốt cho hoạt động kinh doanh của đơn vị , kết quả tiêu thụ là yếu tố chính hình thành nên kết quả kinh doanh. Do đó tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Hàng hoá là cơ sở quyết định sự thành công hay thất bại của việc tiêu thụ, tiêu thụ là cơ sở để xác định kết quả tiêu thụ, quyết định kết quả là cao hay thấp còn kết quả tiêu thụ là căn cứ quan trọng để đưa ra các quyết định về tiêu thụ hàng hoá. Có thể khẳng định rằng kết quả tiêu thụ là mục tiêu cuối cùng của mỗi đơn vị, còn hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá là phương tiện để thực hiện mục tiêu đó. I.4. Vai trò của hàng hoá, tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ. Tiêu thụ hàng hoá có vai trò to lớn trong việc cân đối giữa cung và cầu, thông qua việc tiêu thụ có thể dự đoán được nhu cầu của xã hội nói chung và của từng khu vực nói riêng, là điều kiện để phát triển cân đối trong từng ngành, từng vùng và trên toàn xã hội. Qua tiêu thụ giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá mới được thực hiện. Cùng với việc tiêu thụ hàng hoá, xác định đúng kết quả tiêu thụ là cơ sở đánh giá hiệu quả cuối cùng của hoạt động kinh doanh trong một thời kỳ nhất định tại Doanh nghiệp, xác định nghĩa vụ mà Doanh nghiệp phải thực hiện với Nhà nước lập các quỹ Công ty, tạo điều kiện thuận lợi cho Doanh nghiệp hoạt động tốt trong trong kỳ kinh doanh tiếp theo, đồng thời nó cũng là số liệu cung cấp thông tin cho các đối tượng quan tâm như các nhà đầu tư, các ngân hàng, các nhà cho vay.... Đặc biệt trong điều kiện hiện nay trước sự cạnh tranh gay gắt thì việc xác định đúng kết quả tiêu thụ có ý nghĩa quan trọng trong việc xử lý, cung cấp thông tin không những cho những nhà quản lý Doanh nghiệp để lựa chọn phương án kinh doanh có hiệu quả nhất mà nó còn cung cấp thông tin cho các cấp chủ quản, cơ quan quản lý tài chính, cơ quan thuế... phục vụ cho việc giám sát sự chấp hành chế độ, chính sách kinh tế tài chính, chính sách thuế... I.5. Các phương thức tiêu thụ hàng hoá: I.5.1. Phương thức bán buôn: Bán buôn hàng hoá là bán cho các đơn vị, cá nhân mà số lượng đó chưa đi vào lĩnh vực tiêu dùng, hàng hoá đó vẫn nằm trong lĩnh vực lưu thông. Bán buôn gồm hai phương thức sau: I.5.1.1. Bán buôn qua kho: Là bán buôn hàng hoá mà số hàng hoá đó được xuất ra từ kho bảo quản của Doanh nghiệp. Bán buôn qua kho bằng cách giao hàng trực tiếp: Theo hình thức này bên mua cử đại diện đến kho của Doanh nghiệp thương mại để nhận hàng, Doanh nghiệp thương mại xuất kho hàng hoá, giao trực tiếp cho đại diện của bên mua. Sau khi bên mua ký nhận đủ hàng, bên mua đã thanh toán tiền hoặc chấp nhận thanh toán thì hàng mới được xác nhận là tiêu thụ. Bán buôn qua kho bằng cách chuyển hàng: Theo hình thức này căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết với bên mua, Doanh nghiệp thương mại xuất kho hàng giao cho bên mua ở một địa điểm thoả thuận trước giữa hai bên. Hàng hoá chuyển bán vẫn thuộc sở hữu của Doanh nghiệp thương mại. Số hàng này được xác nhận là tiêu thụ khi Doanh nghiệp thương mại đã nhận được tiền của bên mua hoặc bên mua chấp nhận thanh toán. I.5.1.2. Bán buôn vận chuyển thẳng: Là kiểu bán buôn mà Doanh nghiệp thương mại sau khi mua hàng, nhận hàng không nhập về kho mà chuyển thẳng cho khách hàng. Bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán: Theo hình thức này ở Doanh nghiệp thương mại vừa phát sinh nghiệp vụ bán hàng, vừa phát sinh nghiệp vụ mua hàng. Doanh nghiệp thương mại có thể chuyển thẳng hàng đến kho của người mua hoặc giao hàng tay ba tại kho của người bán. Bán buôn vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán: Theo hình thức này Doanh nghiệp thương mại chỉ đóng vai trò trung gian môi giới trong quan hệ mua bán giữa người mua và người bán. Doanh nghiệp thương mại uỷ quyền cho người mua trực tiếp đến nhận hàng và thanh toán tiền hàng cho bên bán theo đúng hợp đồng đã ký kết với bên bán. Tuỳ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết mà Doanh nghiệp thương mại được hưởng một khoản tiền lệ phí do bên mua hoặc bên bán trả. Trong trường hợp trên Doanh nghiệp thương mại không phát sinh nghiệp vụ mua bán hàng hoá mà chỉ là người tổ chức cung cấp hàng cho bên mua. I.5.2. Phương thức bán lẻ: Là bán hàng hoá trực tiếp cho người tiêu dùng để sử dụng vào mục đích tiêu dùng. Bán lẻ hàng hoá có các phương thức sau: I.5.2.1. Phương thức bán hàng thu tiền tập trung Là phương thức bán hàng tách rời việc thu tiền và giao hàng cho khách nhằm chuyên môn hoá quá trình bán hàng. Mỗi quầy có một nhân viên thu ngân , chuyên thu tiền viết hoá đơn, tính kê mua hàng cho khách hàng để khách đến nhận hàng ở quầy hàng do nhân viên bán hàng giao. Cuối ca, cuối ngày bán hàng kiểm kê hàng tồn để xác định số lượng bán ra trong ngày và lập báo cáo bán hàng. Nhân viên thu ngân kiểm tiền, nộp tiền hàng cho thủ quỹ và làm giấy nộp tiền I.5.2.2. Bán lẻ thu tiền trực tiếp: Theo phương thức bán lẻ này, người bán trực tiếp bán hàng và thu tiền của khách. Cuối ca, cuối ngày bán hàng kiểm tra hàng tồn quầy để xác định lượng hàng tiêu thụ, lập báo cáo bán hàng đồng thời nộp tiền cho thủ quỹ và lập giấy nộp tiền. I.5.3. Giao hàng đại lý: Theo phương thức này Doanh nghiệp thương mại giao hàng cho cơ sở nhận đại lý, bên đại lý sẽ trực tiếp bán hàng và thanh toán tiền hàng cho Doanh nghiệp. Số hàng gửi bán vẫn thuộc quyền sở hữu của Doanh nghiệp cho đến khi bên nhận đại lý thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận thanh toán. I.5.4. Bán hàng trả góp: Khi giao hàng cho bên mua thì hàng hoá được coi là đã tiêu thụ. Người mua trả tiền mua hàng làm nhiều lần. Ngoài số tiền bán hàng Doanh nghiệp thương mại còn được hưởng thêm ở người mua một khoản lãi vì trả chậm. I.5.5. Bán hàng xuất khẩu: I.5.5.1. Phương thức xuất khẩu trực tiếp Theo phương thức này, việc bán hàng được thực hiện bằng cách giao thẳng cho khách hàng mà không qua một đơn vị trung gian nào. Doanh nghiệp tự tổ chức vận chuyển hàng, khi đã xếp lên phương tiện vận chuyển xuất khẩu được chủ phương tiện ký vào vận đơn và hoàn thành thủ tục hải quan sân bay, bến cảng, cửa hàng thì được coi là thời điểm tiêu thụ. Thủ tục gồm phiếu xuất kho và báo cáo bán hàng thu ngoại tệ. I.5.5.2. Phương thức xuất khẩu uỷ thác. Theo phương thức này Doanh nghiệp ký hợp đồng vận tải với đơn vị xuất nhập khẩu chuyên môn. Thời điểm hàng được coi là tiêu thụ và được tính doanh thu khi hoàn thành thủ tục cho đơn vị vận tải. I.6. Các yếu tố cấu thành liên quan đến kết quả tiêu thụ: I.6.1. Tổng doanh thu bán hàng (đơn vị áp dụng thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ). Doanh thu bán hàng là toàn bộ số tiền bán hàng, tiền cung ứng dịch vụ (chưa có thuế GTGT) bao gồm cả phụ thu và phí thu thêm ngoài giá bán ( nếu có) mà cơ sở kinh doanh được hưởng. I.6.2. Các khoản giảm trừ doanh thu Hàng bán bị trả lại: Là giá trị của số sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ đã tiêu thụ bị khách hàng trả lại do những nguyên nhân vi phạm cam kết, vi phạm hợp đồng kinh tế: Hàng hoá bị mất, kém phẩm chất, không đúng chủng loại, quy cách. Giảm giá hàng bán: Là khoản giảm trừ được người bán chấp nhận một cách đặc biệt trên giá đã thoả thuận vì lý do hàng bán ra kém phẩm chất hay không đúng quy cách theo quy định trên hợp đồng kinh tế. I.6.3. Thuế Thuế GTGT: Là thuế gián thu tính trên một khoản giá trị tăng thêm của hàng hoá, dịch vụ phát sinh trong quá trình từ sản xuất lưu thông đến tiêu dùng và do người tiêu dùng cuối cùng chịu. Thuế tiêu thụ đặc biệt: Là loại thuế gián thu tính trên một số loại hàng hoá, dịch vụ đặc biệt do nhà nước quy định nhằm mục đích hướng dẫn tiêu dùng, điều tiết thu nhập của người có thu nhập cao và góp phần bảo vệ nền sản xuất nội địa đối với một số hàng nhất định. Thuế xuất khẩu: Là loại thuế thu vào hoạt động xuất khẩu hàng hoá. I.6.4. Giá vốn hàng bán Phản ánh giá trị gốc của hàng hoá, thành phẩm, dịch vụ, lao vụ đã thực sự tiêu thụ trong kỳ. ý nghĩa của giá vốn hàng bán chỉ được sử dụng khi xuất kho hàng hoá và tiêu thụ. Khi hàng hoá đã tiêu thụ và được phép xác định doanh thu thì đồng thời giá trị hàng xuất kho cũng được phản ánh theo giá vốn hàng bán để xác định kết quả. Do vậy xác định đúng giá vốn hàng bán có ý nghĩa quan trọng vì từ đó Doanh nghiệp xác định đúng kết quả kinh doanh. Và đối với các Doanh nghiệp thương mại thì còn giúp cho các nhà quản lý đánh giá được khâu mua hàng có hiệu quả hay không để từ đó tiết kiệm chi phí thu mua. Doanh nghiệp có thể sử dụng các phương pháp sau để xác định trị giá vốn của hàng xuất kho: * Phương pháp đơn giá bình quân . Phương pháp bình quân cuối kỳ trước. Phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ. Phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập. * Phương pháp nhập trước – xuất sau. * Phương pháp nhập sau – xuất trước. * Phương pháp giá hạch toán. * Phương pháp giá thực tế đích danh. I.6.5. Chi phí bán hàng: Chi phí bán hàng là những khoản chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra có liên quan đến hoạt động tiêu thụ sản phẩm hàng hóa, lao vụ ,dịch vụ trong kỳ như : + Chi phí nhân viên bán hàng: Bao gồm toàn bộ lương chính, lương phụ và các khoản phụ cấp có tính chất lương. Các khoản tính cho quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ…của nhân viên bán hàng, đóng gói, vận chuyển, bảo quản, bốc dỡ hàng hoá tiêu thụ. + Chi phí Vật liệu bao bì: Bao gồm các chi phí vật liệu liên quan đến bán hàng như vật liệu bao gói, vật liệu dùng cho sửa chữa quầy hàng… + Chi phí dụng cụ, đồ dùng: Là các loại chi phí cho dụng cụ cân, đo, đong, đếm, bàn ghế, máy tính cầm tay…phục vụ cho bán hàng. + Chi phí khấu haoTSCĐ: Là chi phí khấu hao ở bộ phận bán hàng (nhà cửa, kho tàng, phương tiện vận chuyển…) + Chi phí bảo hành sản phẩm: Là chi phí chi cho SP trong thời gian được bảo hành theo hợp đồng. + Chi phí dịch vụ mua ngoài: Là các chi phí dịch vụ mua ngoài sửa chữa TSCĐ, tiền thuê kho bãi, cửa hàng , vận chuyển bốc hàng tiêu thụ, tiền hoa hồng cho đại lý bán hàng, cho đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu. + Chi phí bằng tiền khác: Là các chi phí khác phát sinh trong khi bán hàng ngoài các chi phí kể trên, như chi phí tiếp khách ở bộ phận bán hàng, chi phí giới thiệu sản phẩm, hàng hoá, quảng caó chào hàng, chi phí hội nghị khách hàng… I.6.6. Chi phí quản lý doanh nghiệp: Chi phí quản lý doanh nghiệp: Là những khoản chi phí phát sinh có liên quan chung đến toàn bộ hoạt động của cả doanh nghiệp mà không tách riêng ra được cho bất kỳ một hoạt động nào. Chi phí phận quản lý doanh nghiệp bao gồm nhiều loại như : + Chi phí nhân viên quản lý : Bao gồm các khoản tiền lương, các khoản phụ cấp, BHXH, BHYT, KPCĐ của ban Giám đốc, nhân viên quản lý ở các phòng ban của doanh nghiệp. + Chi phí vật liệu quản lý: Bao gồm các vật liệu xuất dùng cho công tác quản lý như: giấy, bút, mực… + Chi phí đồ dùng văn phòng: Phản ánh giá trị dụng cụ, đồ dùng văn phòng dùng cho công tác quản lý. + Chi phí khấu hao TSCĐ: Phản ánh chi phí KH TSCĐ dùng chung cho doanh nghiệp như: nhà cửa làm việc của các phòng, ban, máy móc thiết bị dùng cho quản lý… + Thuế, phí và lệ phí: Phản ánh các khoản chi phí về thuế, phí và lệ phí như thuế môn bài, thuế thu trên vốn… + Chi phí dự phòng: Phản ánh các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng phải thu khó đòi, tính vào chi phí SXKD của doanh nghiệp. + Chi phí dịch vụ mua ngoài: Phản ánh chi phí về dịch vụ mua ngoài, thuê ngoài như : tiền điện, nước, điện thoại, thuê nhà… + Chi phí bằng tiền khác: Phản ánh các chi phí khác thuộc quản lý chung của doanh nghiệp như hội nghị, tiếp khách, công tác phí… Việc phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tuỳ thuộc vào lợi nhuận về tiêu thụ trong kỳ, căn cứ vào mức độ (quy mô) phát sinh chi phí và doanh thu bán hàng vào chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp bảo đảm nguyên tắc phù hợp giữa chi phí và doanh thu. II. Kế toán tổng hợp và chi tiết kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ. II.1. Nhiệm vụ của kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ. Trong Doanh nghiệp thương mại hàng hoá là tài sản chủ yếu và biến động nhất, vốn hàng hoá chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng số vốn lưu động cũng như toàn bộ vốn kinh doanh của Doanh nghiệp cho nên kế toán hàng hoá là khâu quan trọng đồng thời nghiệp vụ tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ quyết định sự sống còn đối với mỗi Doanh nghiệp. Do tính chất quan trọng của tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ như vậy đòi hỏi kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ phải thực hiện các nhiệm vụ sau: Phản ánh và giám đốc tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế về tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ như mức bán ra, doanh thu bán hàng quan trọng là lãi thuần của hoạt động bán hàng. Phản ánh đầy đủ, kịp thời chi tiết sự biến động của hàng hoá ở tất cả các trạng thái: Hàng đi đường, hàng trong kho, trong quầy, hàng gia công chế biến, hàng gửi đại lý... nhằm đảm bảo an toàn cho hàng hoá. Phản ánh chính xác, kịp thời doanh thu bán hàng để xác định kết quả, đảm bảo thu đủ và kịp thời tiền bán hàng để tránh bị chiếm dụng vốn . Phản ánh và giám đốc tình hình thực hiện kết quả tiêu thụ, cung cấp số liệu, lập quyết toán đầy đủ, kịp thời để đánh giá đúng hiệu quả tiêu thụ cũng như thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước. Để thực hiện tốt các nhiệm vụ trên kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ cần chú ý các điểm sau: + Xác định đúng thời điểm tiêu thụ để kịp thời lập báo cáo bán hàng và phản ánh doanh thu. Báo cáo thường xuyên kịp thời tình hình bán hàng và thanh toán với khách hàng chi tiết theo từng loại hợp đồng kinh tế.... nhằm giám sát chặt chẽ hàng hoá bán ra, đôn đốc việc nộp tiền bán hàng vào quỹ. + Tổ chức hệ thống chứng từ ban đầu và trình tự luân chuyển chứng từ hợp lý. Các chứng từ ban đầu phải đầy đủ, hợp pháp, luân chuyển khoa học, hợp lý, tránh trùng lặp, bỏ sót. + Xác định đúng và tập hợp đầy đủ chi phí bán hàng và chi phí quản lý Doanh nghiệp phát sinh trong kỳ. Phân bổ chính xác số chi phí đó cho hàng tiêu thụ. II.2. Kế toán tổng hợp nghiệp vụ tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ: II.2.1. Chứng từ kế toán sử dụng trong tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ bao gồm: Hợp đồng kinh tế. Phiếu thu , phiếu chi. Giấy báo nợ, có của ngân hàng. Hoá đơn giá trị gia tăng. Hoá đơn bán hàng. Hoá đơn đặc thù. Bảng kê hoá đơn bán lẻ hàng hoá, dịch vụ. Bảng chứng từ khác liên quan đến nghiệp vụ bán hàng. II.2.2. Tài khoản kế toán sử dụng: Để phản ánh tình hình tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ kế toán sử dụng tài khoản sau: *Tài khoản "156 – Hàng hoá": Dùng để phản ánh thực tế trị giá hàng hoá tại kho, tại quầy, chi tiết theo từng kho, từng quầy, loại, nhóm…hàng hoá. Bên nợ: Phản ánh làm tăng giá thực tế hàng hoá tại kho, quầy (giá mua và chi phí thu mua). Bên có: Giá trị mua hàng của hàng hoá xuất kho, quầy. Chi phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ. Dư nợ: Trị giá thực tế hàng hoá tồn kho, tồn quầy. TK156 còn được chi tiết thành: + TK 1561 – Giá mua hàng + TK 1562 – Chi phí thu mua hàng hoá *TK 157 – "Hàng gủi bán": Phản ánh giá trị mua của hàng gửi bán, ký gửi, đại lý chưa chấp nhận . Tài khoản này được mở rộng chi tiết theo từng mặt hàng, từng lần gửi đi, từ khi gửi đi đến khi được chấp nhận thanh toán. *TK 151 – "Hàng mua đang đi đường": Dùng để phản ánh trị giá hàng mua đang đi đường và được mở chi tiết theo từng chủng loại hàng và từng hợp đồng kinh tế . * TK 511 “Doanh thu bán hàng” có kết cấu như sau: Bên nợ: Số thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu phải nộp tính trên doanh thu hàng hoá thực tế của sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ đã cung cấp cho khách hàng và đã được xác nhận là tiêu thụ. Trị giá hàng bán bị trả lại. Khoản giảm giá bán hàng. Kết chuyển doanh thu thuần vào TK 911 – “xác định kết quả kinh doanh “. Bên có: Doanh thu bán sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ của cơ sở kinh doanh thực hiện trong kỳ hạch toán. Đối với cơ sở kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khấu trừ: Doanh thu bán hàng là toàn bộ tiền bán hàng, tiền cung ứng dịch vụ (chưa có thuế VAT) bao gồm phụ thu và phí thu thêm ngoài giá bán (nếu có) mà cơ sở kinh doanh được hưởng. Đối với doanh nghiệp nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp và đối với hàng hoá, dịch vụ không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT thì doanh thu bán hàng là toàn bộ số tiền bán hàng, tiền cung ứng dịch vụ bao gồm cả phụ thu và phí thu thêm ngoài giá bán (nếu có) mà doanh nghiệp được hưởng (tổng giá thanh toán – bao gồm cả thuế VAT ). TK 511 - Không có số dư cuối kỳ và được chi tiết thành 4 tài khoản cấp hai: TK5111 - Doanh thu bán hàng hoá. TK 5112 - Doanh thu bán thành phẩm. TK 5113 – Doanh thu cung cấp dịch vụ. TK5114 – Doanh thu trợ cấp, trợ giá. * TK 531 “ Hàng bán bị trả lại” có kết cấu như sau: Bên nợ : Trị giá vốn của hàng bán bị trả lại, đã trả tiền cho người mua hoặc tính trừ vào nợ, phải thu ở khách hàng về số hàng hoá đã bán ra. Bên có : Kết chuyển trị giá của hàng bán ra bị trả lại vào bên nợ TK 511 .Doanh thu bán hàng hoặc TK 512 – Doanh thu bán hàng nội bộ, để xác định doanh thu thuần trong kỳ hạch toán. TK 531 không có số dư cuối kỳ. * TK 532 “ Giảm giá hàng bán “ có kết cấu như sau: Bên nợ: Các khoản giảm giá hàng bán đã chấp thuận cho khách hàng. Bên có: Kết chuyển toàn bộ số giảm giá hàng bán sang TK 511. TK 532 không có số dư cuối kỳ. * TK 3331 “Thuế giá trị gia tăng phải nộp” có kết cấu như sau: Bên nợ: Số thuế giá trị gia tăng đầu vào đã khấu trừ. Số thuế giá trị gia tăng được giảm trừ vào số thuế giá trị gia tăng phải nộp. Số thuế giá trị gia tăng đã nộp vào Ngân sách Nhà nước. Số thuế giá trị gia tăng của khách hàng bán bị trả lại. Bên có: Số thuế GTGT đầu ra phải nộp cho sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ ( Đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ). Số thuế GTGT phải nộp ( đối với cơ sở kinh doanh nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp). Số thuế phải nộp của hàng hoá, dịch vụ dùng để trao đổi biếu tặng, sử dụng nội bộ. Số thuế GTGT phải nộp cho thu nhập hoạt động tài chính, thu nhập hoạt động bất thường. Số thuế GTGT phải nộp của hàng hoá nhập khẩu. Số dư bên có: Số thuế GTGT phải nộp cuối kỳ. Số dư bên nợ: Số thuế GTGT phải nộp thừa vào Ngân sách Nhà nước. TK 33311 có tài khoản cấp 3: + TK 33311 - thuế giá trị gia tăng đầu ra + TK 33312 – thuế giá trị gia tăng hàng nhập khẩu . * TK 632 :Giá vốn hàng bán” có kết cấu như sau: Bên nợ: Giá trị vốn hàng hoá tiêu thụ trong kỳ. Bên có: Kết chuyển giá vốn của hàng hoá, lao vụ, dịch vụ đã cung cấp trong kỳ sang TK 911 – xác định kết quả kinh doanh. TK 632 không có số dư cuối kỳ. * TK 641 “Chi phí bán hàng” có kết cấu như sau: Bên nợ: Chi phí thực tế phát sinh trong kỳ. Bên có: Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng. Kết chuyển chi phí bán hàng trong kỳ vào bên nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh hoặc TK 142 – Chi phí trả trước (1422). TK 641 không có số dư cuối kỳ. * TK 642 “ Chi phí quản lý doanh nghiệp” có kết cấu như sau: Bên nợ: Các chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ. Bên có: Các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp và số chi phí quản lý doanh nghiệp được kết chuyển vào tài khoản TK 911 – xác định kết quả kinh doanh hoặc chi phí trả trước TK 142. TK 642 khôngcó số dư cuối kỳ. * TK 911 “ Xác định kết quả kinh doanh” có kết cấu như sau: Bên nợ : Kết chuyển trị giá vốn của hàng hoá, lao vụ, dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ. Kết chuyển chi phí hoạt động tài chính và chi phí hoạt động bất thường. Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí bán hàng trong kỳ. Thực lãi về hoạt động kinh doanh trong kỳ. Bên có: Kết chuyển doanh thu thuần về số sản phẩm hàng hoá, lao vụ, dịch vụ tiêu thụ trong kỳ. Thực lỗ về hoạt động kinh doanh trong kỳ. TK 911 không có số dư cuối kỳ. Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản như: TK111 “tiền mặt”, TK 112 “tiền gửi ngân hàng”, TK 131 “ phải thu của khách hàng ,TK 611 “ mua hàng” ( đối với doanh nghiệp áp dụng phương pháp hạch toán kiểm kê định kỳ) II.2.3. Kế toán tổng hợp và chi tiết nghiệp vụ tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ: (Vì đơn vị thực tập áp dụng hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, nên ở đây em chỉ nói riêng phần này). Kế toán nghiệp vụ bán buôn qua kho theo phương thức gửi bán - Khi xuất hàng gửi đi tiêu thụ kế toán ghi: Nợ TK 157 - Hàng gửi bán. Có TK 156 (1561)- Hàng hoá. Nếu khách hàng ứng trước tiền mua hàng hoá, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112 – Tiền mặt, TGNH Có TK 131 – Khách hàng ứng trước. Khi hàng gửi bán đã bán, kế toán ghi: + Giá vốn kết chuyển. Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán. Có TK 157 – Hàng gửi bán. + Doanh thu và thuế GTGT đầu ra phải nộp: Nợ TK 131: Tổng giá thanh toán phải thu khách hàng. Nợ TK 111, 112: Tiền bán hàng hoá đã thu. Có TK 511 : Doanh thu bán hàng theo giá không thuế. Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp. Sơ đồ 1: Sơ đồ hạch toán bán buôn qua kho theo hình thức gửi bán TK 156 (1561) TK157 TK 632 TK 911 Xuất hàng gửi bán K\C giá vốn K\C giá vốn hàng bán hàng đã bán được Xác định KQKD TK 911 TK 511 TK 111,112,131 Tổng giá thanh toán (cả thuế VAT) Doanh thu tiêu thụ theo K\C DT tiêu thụ giá chưa có thuế VAT Xác định KQKD TK 3331 Thuế VAT phải nộp Kế toán nghiệp vụ bán buôn trực tiếp qua kho. Khi xuất bán trực tiếp hàng hoá, kế toán ghi giá vốn: Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán. Có TK 156 (1561)- Hàng hoá. Doanh thu và thuế GTGT đầu ra thu hộ phải nộp Nhà nước. Nợ TK 111, 112: Đã thanh toán theo giá có thuế. Có TK 511 : Doanh thu theo giá chưa có thuế Có TK 3331 : Thuế GTGT phải nộp. Sơ đồ 2: Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ bán buôn trực tiếp qua kho TK 156 (1561) TK 632 TK 911 Xuất kho bán hàng K\C giá vốn hàng bán Xác định KQKD Tổng giá thanh toá._.n (cả thuế VAT) TK 911 TK 511 TK 111,112,131 Doanh thu tiêu thụ theo K\C DT tiêu thụ giá chưa có thuế VAT Xác định KQKD TK 3331 Thuế VAT phải nộp Kế toán nghiệp vụ bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán. - Khi mua hàng vận chuyển bán thẳng, căn cứ chứng từ mua hàng ghi trị giá hàng mua bán thẳng. Nợ TK 157 - Hàng gửi bán. Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK 111, 112 – Tiền mặt, TGNH Có TK 331 – Phải trả nhà cung cấp. Nếu mua bán thẳng giao nhận trực tiếp tay ba với nhà cung cấp và khách hàng mua, kế toán ghi: Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán. Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK 111, 112 – Tiền mặt, TGNH Có TK 331 – Phải trả nhà cung cấp. Căn cứ chứng từ, kế toán ghi doanh thu của lô hàng bán thẳng. Nợ TK 111, 112 – Tiền mặt, TGNH Nợ TK 131 – Phải thu khách hàng. Có TK 511 - Doanh thu theo giá chưa có thuế Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp. Thanh toán tiền mua lô hàng cho nhà cung cấp. Nợ TK 331 – Phải trả nhà cung cấp. Có TK 111, 112 – Tiền mặt, TGNH Sơ đồ 3: Sơ đồ hạch toán bán buôn chuyển thẳng có tham gia thanh toán TK 911 TK 511 TK 111,112,131 TK 157,632 Tổng giá thanh toán (cả thuế VAT) 9 Doanh Thu Mua hàng Tổng số tiền thanh toán (có thuế VAT) K\C doanh thu Chưa có VAT Bán thẳng X\Đ Kqkd TK 3331 TK 133 Thuế VAT Thuế VAT Phải nộp được khấu trừ Số thuế GTGT phải nộp Kết chuyển giá vốn – Xác định Kqkd Kế toán nghiệp vụ bán buôn vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán. Khi nhận tiền hoa hồng được hưởng từ việc môi giới hàng cho nhà cung cấp hoặc cho khách hàng, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112 – Tiền mặt, TGNH Có TK 511 - Doanh thu theo giá chưa có thuế Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp. Nếu phát sinh chi phí môi giới bán hàng,kế toán ghi: Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng Có TK 111, 112 – Tiền mặt, TGNH Sơ đồ 4: Sơ đồ hạch toán bán buôn chuyển thẳng không thanh toán TK 911 TK 511 TK 111,112,131 TK 641 Tổng giá thanh toán (cả thuế VAT) Doanh thu tiêu thụ theo K\C DT tiêu thụ giá chưa có thuế VAT Chi phí BH Xác định KQKD TK 3331 phát sinh Thuế VAT phải nộp Kết chuyển chi phí BH xác định kqkd Kế toán nghiệp vụ chi tiết hàng hoá: Kế toán phải chi tiết đến từng đối tượng mua, hàng ký gửi… Ngoài ra kế toán phải thống kê riêng các chứng từ bán hàng qua kho bán thẳng và bán nội bộ để có số liệu chính xác, kịp thời. Kế toán nghiệp vụ bán lẻ hàng hoá: Khi xuất kho giao hàng bán lẻ cho cửa hàng , cho quầy, kế toán chi tiết tài khoản kho hàng theo địa điểm luân chuyển nội bộ của hàng. Nợ TK 156 – Kho quầy, cửa hàng nhận bán (1561). Có Tk 156 – kho hàng hoá (kho chính) (1561). Khi nhận được baó caó,(bảng kê) bán hàng và baó caó tiền nộp sau ca, ngày, kế toán ghi: Nợ TK 111 – Tiền mặt nộp. Có TK 511 – Doanh thu bán hàng. Có TK 512 – Doanh thu bán hàng nội bộ. Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp. Trường hợp thừa, thiếu tiền hàng chưa xử lý, căn cứ lập biên bản lập ghi số tiền thừa: Nợ TK 111 – Số tiền thừa. Có TK 338 (3381) - Tiền thừa so với doanh thu. Trường hợp thiếu tiền, ghi số thiếu chờ xử lý, nếu chưa rõ nguyên nhân Nợ TK 111 – Thực thu. Nợ TK 138 (1381) – Tiền thiếu chờ xử lý Có TK 511 (512) – Doanh thu bán hàng. Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp. Ghi xác định giá vốn của hàng bán và kết chuyển. Số lượng hàng xuất bán tại quầy,cửa hàng == Số lượng tồn đầu ngày (ca) ++ Số lượng hàng nhập trong ngày (ca) -- Số lượng hàng tồn cuối ngày (ca) Trị giá vốn hàng xuất bán tại quầy = Số lượng hàng xuất bán * Giá vốn đơn vị hàng bán - Căn cứ số lượng trên để xác định doanh thu và giá vốn bán sau ca, ngày đối chiếu với bán hàng tại quầy, cửa hàng, kế toán ghi giá vốn: Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán Có TK 156 – Chi tiết kho quầy. Sơ đồ 5: Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ bán lẻ hàng hoá TK 156 TK 632 TK 911 Xuất kho bán hàng K\C giá vốn hàng bán Xác định KQKD Tổng giá thanh toán (cả thuế VAT) TK 911 TK 511,512 TK 111,112,131 Doanh thu tiêu thụ theo K\C DT tiêu thụ giá chưa có thuế VAT Xác định KQKD TK 3331 Thuế VAT phải nộp Kế toán bán hàng giao đại lý : - Nếu Công ty bán lẻ thực hiện dịch vụ bán đại lý, ký gửi cho các Công ty bán buôn hoặc cơ sở sản xuất….thì theo nguyên tắc kế toán: + Hàng nhận đại lý, ký gửi bán lẻ, kế toán ghi ngoài bảng Nợ TK 003 – Số lượng x giá bán hàng nhận bán chi tiết cho từng người giao đại lý. + Khi ứng trước tiền hàng để nhận đại lý, ký gửi: Nợ TK 331 – Nhà cung cấp – Người giao đại lý. Có TK 111, 112 – Tiền mặt, TGNH + Khi nhận các baó caó bán hàng tại các ngày (ca) bán trong kỳ, kế toán ghi toàn bôn giá trị hàng đại lý, ký gửi đã bán. . Hoặc ghi theo bút toán Nợ TK 111 – Tiền mặt Nợ TK 112 – TGNH Có TK 331 – Phải trả chủ giao đại lý Đồng thời khấu trừ phần hoa hồng được ghi vào doanh thu bán hàng. Nợ TK 331 – Phải trả nhà cung cấp Có TK 511 – Doanh thu hoa hồng Trả tiền cho chủ đại lý số thực còn lại sau khi thanh toán. Nợ TK 331 – Phải trả nhà cung cấp Có TK 111 – Tiền mặt . Hoặc theo bút toán sau (tại ngày thanh toán với chủ hàng) Nợ TK 111 – Tiền mặt thu khi bán Nợ TK 112 – TGNH thu khi bán Có TK 511 – Doanh thu hoa hồng được nhận Có TK 331 – Phải trả chủ hàng số tiền bán đã trừ hoa hồng Đồng thời ghi thanh toán số tiền ứng vào số tiền thực chuyển trả chủ hàng. Nợ TK 331 – Nhà cung cấp – Người giao đại lý. Có TK 111 – Tiền mặt thực trả. Có TK 112 – TGNH chuyển trả. Sơ đồ 6: Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ bán lẻ hàng hoá TK 911 TK 511 TK 111,112 Kết chuyển DTT Hoa hồng đại lý được hưởng TK 003 Toàn bộ -Nhận - Bán TK 331 tiền hàng - Trả lại Phải trả chủ hàng Thanh toán tiền hàng cho chủ hàng Kế toán chi tiết nghiệp vụ này phải theo dõi từng cơ sở đại lý, từng lô hàng xuất kho Kế toán hàng bán trả góp: Doanh nghiệp bán lẻ hàng theo phương thức trả góp chỉ được ghi doanh thu phần tiền thu bán hàng giá hoá đơn(giá bán thu trên một lần).Phần lãi trả góp phải thu của khách hàng doanh nghiệp ghi nhận vào thu tài chính.Căn cứ vào chứng từ bán trả góp kế toán ghi: Nợ TK 111, 112 – Phần tiền hàng đã thu Nợ TK 131 – Phải thu theo phương thức trả góp Có TK 511 – Doanh thu bán trả góp theo hoá đơn Có TK 711 – Lãi bán hàng trả góp Có TK 3331 – Thuế GTGT đầu ra phải nộp Các nghiệp vụ về giá vốn ghi giống các trường hợp bán hàng trực tiếp. Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán. Có TK 156 – Hàng hoá. Sơ đồ 7: Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ bán hàng trả góp TK 911 TK 511 TK 111,112 Kết chuyển Doanh thu theo giá Doanh thu thuần bán thu tiền ngay Số tiền người mua trả TK 33311 (không kể thuế VAT) lần đầu lúc mua hàng Thuế VAT phải nộp tính TK 131 Trên giá bán thu tiền ngay Tổng số tiền Thu tiền ở TK 711 còn phải thu người mua Lợi tức trả chậm ở người mua các kỳ sau Kế toán chi tiết nghiệp vụ này ngoài việc theo dõi từng người mua, từng lần mua còn đặc biệt theo dõi các số tiền nợ và tình hình thuế gia trị gia tăng nợ theo từng kỳ hạn. II.2.4. Kế toán nghiệp vụ giảm trừ doanh thu Giảm giá hàng bán. Phản ánh số phải thanh toán với người mua về số hàng bán mà người bán chấp nhận giảm giá cho khách hàng Nợ TK 531 “ số giảm giá hàng bán” Có TK 131,111,112 Cuối kỳ kết chuyển số giảm giá sang TK 511 “doanh thu bán hàng” Nợ TK 511 “Doanh thu bán hàng “ Có TK 531 “giảm giá hàng bán “ Hàng bán bị trả lại . - Phản ánh số phải thanh toán với người mua về số hàng bán bị trả lại. Nợ TK 532 “hàng bán bị trả lại “ Có TK 111,112 ( nếu trả tiền cho khách hàng “ Có TK 131 (trừ vào khoản phải thu của khách hàng” -Phản ánh trị giá vốn của hàng bị trả lại : Nợ TK 156 “ hàng hoá” Có TK 632 “giá vốn hàng bán” Phản ánh thuế giá trị gia tăng của hàng bán bị trả lại kế toán ghi: Nợ TK 33311 “ thuế giá trị gia tăng phải nộp “ Có TK:111,112,131 (trả lại tiền thuế cho khách) Sơ đồ 8: Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ giảm trừ doanh thu TK 111,112,131 TK 531,532 TK 511 Trả lại tiền giảm giá hay hàng bán bị trả lại K\C giảm giá ,hàng TK 33311 bán bị trả lại sang DT Tiền thuế của hàng bị trả lại TK 511 TK 911 TK 632 TK 156 K\C D thu thuần Giảm giá vốn Nhập kho hàng bán xác định kết quả hàng bị trả lại bị trả lại II.2.5.Kế toán chi phí bán hàng Để hạch toán chi phí bán hàng kế toán sử dụng TK 641. Việc hạch toán chi phí bán hàng được tiến hành như sau: Tính ra tiền lương và phụ cấp phải trả cho nhân viên bán hàng, đóng gói, vận chuyển, bảo quản, bốc dỡ sản phẩm tiêu thụ: Nợ TK 641 (6411). Có TK 334. Trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lương tính vào chi phí Nợ TK 641 (6411). Có TK 338 (3382, 3383, 3384) Giá trị vật liệu xuất dùng phục vụ cho bán hàng. Nợ TK 641 (6412). Có TK 152 (chi tiết tiểu khoản) Các chi phí về dụng cụ, đồ dùng phục vụ cho việc tiêu thụ Nợ TK 641 (6413). Có TK 153 : Xuất dùng với giá trị nhỏ. Trích KH TSCĐ ở bộ phận bán hàng Nợ TK 641 (6414). Có TK 214. Chi phí bảo hành thực tế phát sinh (trường hợp không trích trước) Nợ TK 641 (6415). Có TK 111, 112: Chi phí bằng tiền Có TK 334.,338 …Các chi phí khác Có TK 152 : Chi vật liệu sửa chữa Có TK 155: Chi sản phẩm đổi cho khác hàng Giá trị dịch vụ mua ngoài liên quan đến bán hàng Nợ TK 641 (6417).Trị giá dịch vụ mua ngoài Nợ TK 133 (1331) : Thuế VAT đầu vào đựơc khấu trừ Có TK 331 Tổng giá thanh toán của dịch vụ mua ngoài Chi phí dự toán tính vào chi phí bán hàng kỳ nay: Nợ TK 641 (chi tiết tiểu khoản). Có TK 142 (1421) : Phân bổ dần chi phí trả trứơc Có TK 335: Trích trước chi phí phải trả theo kế hoạch Các chi phí khác bằng tiền phát sinh trong kỳ Nợ TK 641 (6418). Có TK 111, 112: Chi phí bằng tiền Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng (phế liệu thu hồi, vật tư xuất dùng không hết) Nợ TK 111,138. Có TK 641 Cuối kỳ kết chuyển chi phí bán hàng: Nợ TK 142 (1422): Đưa vào chi phí chờ kết chuyển Nợ TK 911 :Trừ vào kết quả trong kỳ Có TK 641 (chi tiêt tiểu khoản) Sơ đồ 9: Sơ đồ hạch toán chi phí bán hàng TK 334,338 TK 641 TK 152,111 Chi phí nhân viên bán hàng Các khoản giảm chi phí bán hàng TK 152, 153 TK 911 Chi phí vật liệu, dụng cụ phục vụ cho bán hàng TK 214 K/c CPBH vào Cp khấu hao TSCĐ TK 911- xác định KQKD phục vụ cho bán hàng TK 335,331,142 TK 142 Chi phí khác liên quan đến CP chờ Kết chuyển bán hàng kết chuyển II.2.6. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp. Việc hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp tương tự như hạch toán chi phí bán hàng. Đối với các khoản dự phòng; Cuối niên độ kế toán căn cứ vào tình hình thực tế và chế độ quy định .Kế toán trích lập dự phòng cho năm tới được hạch toán như sau: Nợ TK 642 (6426). Có TK 139 : Dự phòng phải thu khó đòi Có TK 159 : Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Đối với doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp, thì thuế VAT phải nộp trong kỳ được phản ánh như sau: Nợ TK 642 (6425). Có TK 3331 Sơ đồ 10: Sơ đồ hạch toán chi phí quản lý TK 334,338 TK 642 TK 152,111 Chi phí nhân viên Các khoản giảm chi phí QL doanh nghiệp quản lý TK 152, 153 TK911 Chi phí vật liệu phục vụ cho quản lý TK 139, 159 Kết chuyển chi phí QLDN Trích lập dự phòng vào TK 911- xác định KQKD TK 214 Chi phí khấu hao TSCĐ phục vụ cho quản lý TK 335,331, 142 Chi phí khác liên quan đến quản lý TK 3311 TK 142 Thuế GTGT phải nộp Chi phí chờ Kết chuyển (đơn vị tính thuế GTGT trực tiếp) kết chuyển II.2.7. Kế toán xác định kết quả kinh doanh. Cuối kỳ kinh doanh, hay mỗi thương vụ kế toán tiến hành xác định kết quả tiêu thu, nhăm cung cấp thông tin liên quan đến lợi nhuận (hoặc lỗ) về tiêu thụ cho quản lý. Công việc này được tiến hành như sau: Kết chuyển doanh thu thuần về tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ: Nợ TK 511 : Doanh thu thuần về tiêu thụ bên ngoài Nợ TK 512 : Doanh thu thuần về tiêu thụ nội bộ Có TK 911 (Hoạt động sản xuất – kinh doanh) Kết chuyển giá vốn sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ đã tiêu thụ: Nợ TK 911 (Hoạt động sản xuất – kinh doanh) Có TK 632 Kết chuyển chi phí bán hàng: Nợ TK 911 (Hoạt động sản xuất – kinh doanh) Có TK 641: Chi phí bán hàng kết chuyển kỳ này Có TK 142 (1422- Chi tiết chi phí bán hàng) Kết chuyển chi phí quản lý: Nợ TK 911 (Hoạt động sản xuất – kinh doanh) Có TK 642: Chi phí quản lý DN kết chuyển kỳ này Có TK 142 (1422- Chi tiết chi phí quản lý DN) Kết chuyển kết quả tiêu thụ: + Nếu lãi Nợ TK 911 (Hoạt động sản xuất – kinh doanh) Có TK 421 (4212: Hoạt động sản xuất – kinh doanh) + Nếu lỗ Nợ TK 421 (4212: Hoạt động sản xuất – kinh doanh) Có TK 911: Hoạt động sản xuất – kinh doanh Sơ đồ 11: Sơ đồ hạch toán xác định kết quả tiêu thụ TK 632 TK 911 TK 511 Kết chuyển trị giá vốn bán Kết chuyển doanh thu thuần hàng tiêu thụ trong kỳ về tiêu thụ hàng hoá trong kỳ TK 641 TK 421 Kết chuyển chi phí bán Kết chuyển lỗ về tiêu thụ hàng phát sinh trong kỳ TK642 Kết chuyển chi phí QLDN phát sinh trong kỳ TK 142 Kết chuyển chi phí chờ kết chuyển Kết chuyển lãi về tiêu thụ II.2.8. Hình thức sổ kế toán sử dụng. *Sổ kế toán tổng hợp gồm : Nhật ký sổ cái, sổ cái, sổ kế toán tổng hợp khác. *Sổ kế toán chi tiết : Thẻ sổ kế toán chi tiết . Tuỳ theo từng doanh nghiệp vận dụng các loại sổ khác nhau, một trong những hình thức sau: +Nhật ký chung. +Nhật ký sổ cái. +Nhật ký chứng từ . +Chứng từ ghi sổ. Mỗi loại hình thức ghi sổ có trình tự ghi sổ riêng, do Công ty TNHH Thương mại Thanh Nam áp dụng hình thức “Chứng từ ghi sổ”, nên trong chuyên đề này sẽ đi sâu nghiên cứu hình thức “Chứng từ ghi sổ” . Đặc trưng cơ bản của “Chứng từ ghi sổ “ là căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp .Việc ghi sổ kế toán tổng hợp là ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái. Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại, có cùng nội dung kinh tế. Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm ( theo thứ tự trong sổ đăng ký chứng từ ghi sổ) và các chứng từ gốc ghi kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước ghi sổ kế toán. Sổ kế toán sử dụng: +Sổ kế toán tổng hợp có 2 loại: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái. +Sổ kế toán chi tiêt: Các sổ, thẻ kế toán chi tiết. *Trình tự ghi sổ: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế toán lập chứng từ ghi sổ, căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó dùng để ghi sổ cái, chứng từ gốc sau đó dùng để ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Cuối tháng khoá sổ tính ra tổng số tiền phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh nợ, phát sinh có của từng tài khoản sổ cái, lập bảng cân đối phát sinh . Sau khi đối chiếu đúng số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết, lập báo cáo tài chính. Ưu điểm: Dễ làm, thuận tiện phân công kế toán, tiện kế toán máy, đảm bảo kiểm tra đối chiếu chặt chẽ. Nhược điểm: Số lượng chứng từ ghi sổ phải lập, số lượng công việc nhiều dễ trùng lắp, số lượng công việc dồn vào cuối tháng, quý, ảnh hưởng đến thời gian lập báo cáo. Sơ đồ 12: Sơ đồ khái quát kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ: Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ chi tiết TK: 632, 511, 156, 331, 151 Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo kế toán Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chép hàng ngày Ghi chép cuối tháng Quan hệ đối chiếu Phần thứ hai Thực trạng công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty tnhh thương mại thanh nam I. Đặc điểm tình hình chung của Công ty Thanh Nam. I.1. Giới thiệu quá trình hình thành và sự phát triển của Công ty Thanh Nam. Công ty TNHH Thương Mại Thanh Nam - Tên giao dịch quốc tế là Thanh Nam Trading Company Limited, tên viết tắt là TNT .Co Ltđ là một Công ty kinh doanh các mặt hàng máy móc văn phòng, với chức năng chính là : Nhập khẩu hàng hoá, gia công , đóng gói các loại mực từ cho máy văn phòng . Công ty được thành lập theo Quyết định số 4762. / TLDN ngày 17 / 11 / 1999 của UBND thành phố Hà Nội, có trụ sở tại 267 Chùa Bộc - Đống Đa - Hà Nội Số điện thoại: 5.634.688 Số Fax: 5.634.448 Công ty TNHH Thương Mại Thanh Nam được thành lập dựa trên luật doanh nghiệp , có tư cách pháp nhân, có quyền và nghĩa vụ dân sự theo luật định, tự chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động kinh doanh của mình trong số vốn do Công ty quản lý, có con dấu riêng, có tài sản và các quỹ tập trung, được mở tài khoản tại ngân hàng theo quy định của Nhà nước. Số tài khoản giao dịch: 001.100.026099.1 Tại Ngân Hàng Ngoại Thương Việt Nam Mã số thuế: 0100954306-1 Công ty tổ chức và hoạt dộng theo điều lệ của Công ty. Với số vốn hiện nay 3.5 tỷ đồng. Số vốn hoạt động qua các năm: Năm . 1999 : 1 tỷ đồng Năm . 2000 : 2.8 tỷ đồng Năm . 2001 : 3.5 tỷ đồng Dự tính: Năm . 2002 : 5 tỷ đồng Là một Công ty TNHH nên số vốn của Công ty là do các thành viên góp vào. Các thành viên gồm các ông bà: Ông : Lê Văn Hà. Bà : Nguyễn Thị Bích Thuý. Bà : Đỗ Thuý Nga. Qua 3 năm hoạt động Công ty không những có quan hệ buôn bán với các bạn hàng trong nước mà còn có quan hệ buôn bán với các bạn hàng nước ngoài như : Hồng Kông, Nhật, Trung Quốc… Công ty luôn dùng đường lối đối ngoại kiên trì mềm dẻo , tận dụng mọi thời cơ. Chính nhờ sự năng động đó Công ty đã đứng vững trên thị trường và ngày càng mở rộng. Dù mới thành lập không lâu nhưng năm 2000 doanh thu tiêu thụ hàng hoá đã đạt 5 851 856 000đ tới năm 2001 doanh thu đã đạt 17 653 259 000đ. Biểu số 1: Một số chỉ tiêu tài chính của Công ty năm 2000 - 2001 Chỉ tiêu Đơn vị tính Năm 2000 Năm 2001 Năm 2001/2000 (lần) 1. Tổng GTHH Nghìn đồng 5.337.233 16.011.701 3,0 2. Doanh thu “ 4.851.086 17.653.259 3,64 3. Chi phí “ 4.820.000 17.537.286 3,64 4. Lợi nhuận “ 31.086 112.973 3,63 5. Ngân sách “ 233.874 1.868.562 3,7 Nhìn vào bảng trên cho ta thấy tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty có chiều hướng phát triển tốt đẹp. Doanh thu năm 2001 tăng 3,64 lần so với năm 2000. Lợi nhuận năm 2001 tăng gấp 3,63 lần so với năm 2000. Nộp ngân sách Nhà nước năm 2001 tăng 3,7 lần so với năm 2000. Với nền kinh tế thế giới và nước ta vừa qua, Công ty đã làm ăn có hiệu quả tạo thu nhập ổn định cho 32 thành viên với mức thu nhập bình quân 800 ngàn đồng / người, thực hiện tốt nghĩa vụ với Nhà nước. Đặc biệt năm 2001 vừa qua đã đóng góp 1.868.562 000đ cho Ngân sách Nhà nước, đảm bảo tốt điều kiện, môi trường làm việc cho nhân viên Công ty. I.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Thương Mại Thanh Nam Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức thành phòng và các tổ phù hợp với mô hình và đặc điểm kinh doanh của Công ty, là một doanh nghiệp nhỏ. Đứng đầu Công ty là Hội đồng quản trị, có chức năng nhiệm vụ quyết định chủ trương, chính sách, ngành nghề kinh doanh, chọn lựa cho ra đời sản phẩm mới của Công ty, quyết định hoạt động mở rộng của Công ty, bổ nhiệm bãi miễn Giám đốc, Kế toán trưởng, trong quá trình kinh doanh Giám đốc trực tiếp điều hành trưởng phòng và các tổ trưởng, tổ chức điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh sao cho đạt hiệu quả cao nhất, đáp ứng yêu cầu bảo toàn và phát triển Công ty. Xem xét bổ nhiệm trưởng phòng, các tổ trưởng, xây dựng đội ngũ cán bộ nhân viên đảm bảo hoạt động Công ty một cách hiệu quả và phát triển về lâu dài. Xây dựng cơ cấu tổ chức quản trị và điều hành hoạt động của Công ty, ký kết hợp đồng kinh tế, văn bản giao dịch của cơ quan chức năng phù hợp với pháp luật hiện hành. Thực hiện chế độ chính sách, và pháp luật Nhà nước. Trong hoạt động của Công ty, ban hành hệ thống biểu mẫu báo cáo của Công ty, các định mức, định biên về lao động kỹ thuật, chi phí, doanh thu… Hổ trợ Giám đốc có phó Giám đốc hoạt động theo sự chỉ đạo của Giám đốc, triển khai thực hiện các công việc được Giám đốc giao phó, trên cơ sở chủ trương chính sách và kế hoạch được HĐQT thông qua, trực tiếp điều hành và đôn đốc tổ kỹ thuật hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, tổ chức hoạt động của phòng kỹ thuật, cùng Giám đốc điều hành trực tiếp tổ trưởng, trưởng phòng. Các phòng và các tổ có chức năng và nhiệm vụ giúp việc và chịu sự quản lý củ Giám đốc cung cấp thông tin thuộc chức năng, lĩnh vực của mình tạo diều kiện cho ban lãnh đạo ra quyết định chỉ đạo kinh doanh kịp thời đúng đắn. Giám Đốc Phó Giám Đốc Phòng XNK Kho Phó Đức Chính Phòng Kế Toán Phòng Kinh doanh Kho Chùa Bộc Phòng Kỹ Thuật Hội đồng quản trị Sơ đồ 13: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty thanh nam Từng phòng và tổ có chức năng nhiệm vụ rõ ràng , nhưng giữa các phòng và các tổ đều có mối quan hệ mật thiết với nhau. Phòng kế toán và tổ chức hành chính. Phòng kế toán và tổ chức hành chính có chức năng và nhiệm sau: +Tổ chức hạch toán kế toán toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, lập kế hoạch chi tiêu, mua sắm thiết bị phục vụ công tác kinh doanh, định mức chi phí văn phòng phẩm … trình Giám đốc. +Kiến nghị đề xuất lên Giám đốc việc tuyển chọn, đào tạo, mức lương, thưởng, tiêu chuẩn cần thiết của nhân viên . +Thiết lập các văn bản, biểu mẫu báo cáo kế toán tài chính, quy định thống nhất cách ghi chép kế toán. +Tổ chức bộ máy hành chính nhân sự của Công ty, soạn thảo trình Giám đốc ký kết các hợp đồng lao động . +Tổ chức định biên lao động, xây dựng thang bảng lương cho toàn Công ty. +Tham mưu cho ban Giám đốc xây dựng các kế hoạch tài chính, các chiến lược kinh doanh. Tổ kỹ thuật: Tổ kỹ thuật có chức năng và nhiệm sau: +Hỗ trợ đào tạo, hướng dẫn bộ phận kỹ thuật hoàn thành nhiệm vụ được giao. +Phối hợp với phòng kế toán và tổ kinh doanh trong việc điều động nhân viên kỷ thuật đi giao nhận hàng . Tổ giao nhận và xuất nhập khẩu . Tổ giao nhận và xuất nhập khẩu có chức năng và nhiệm sau: +Thực hiện nghiệp vụ kinh doanh xuất nhập khẩu theo kế hoạch nhập và bán hàng của Công ty .Theo dõi và báo cáo kịp thời cho ban Giám đốc về tình hình hàng hoá nhập kho và các thay đổi của Nhà nước về chính sách xuất nhập khẩu để có những chủ trương phù hợp . +Phối hợp với phòng kế toán hoàn thiện chứng từ xuất nhập hàng theo quy chế xuất nhập hàng của Công ty, chịu trách nhiệm về hàng hoá, chứng từ cho đến khi nhập kho và bàn giao chứng từ cho phòng kế toán . +Triển khai kế hoạch đặt hàng nhập khẩu, theo dõi lịch hàng về kho, cập nhật vào mạng máy tính để báo cáo kịp thời cho ban Giám đốc. Tổ kinh doanh. Tổ kinh doanh có chức năng và nhiệm sau: + Tổ chức hoạt động kinh doanh bán lẻ theo quy địng của Công ty. + Quan hệ trực tiếp với khách hàng . + Xây dựng kế hoạch tiêu thụ và chịu trách nhiệm về kết quả bán hàng và thu hồi nợ cũng như mọi phát sinh của tổ. Tổ đóng gói . có chức năng và nhiệm sau: Tổ đóng gói có chức năng và nhiệm sau: + Tổ chức gia công, chế biến, đóng gói các mặt hàng của Công ty đảm bảo chất lưọng, quy cách của hàng đóng gói. + Tổ chức công tác vận chuyển giao hàng cho khách. Các kho . Là nơi bảo quản hàng hoá mua về và gia công đóng gói của Công ty, cũng là xưởng gia công đóng gói của Công ty. I.3. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty Thanh Nam . Nhiệm vụ hoạt động kinh doanh chính của Công ty là kinh doanh xuất nhập khẩu, kinh doanh thương mại , dịch vụ… theo đúng pháp luật của Nhà nước và theo đúng hướng dẫn của Sở Kế Hoạch và Đầu Tư Hà Nội nhằm đáp ứng được nhu cầu của người tiêu dùng. Để thực hiện được nhiệm vụ trên, Công ty có quyền ký kết các hợp đồng XNK với các bạn hàng nước ngoài nhằm cung cấp cho nhau những tư liệu sản xuất, tư liệu tiêu dùng, những loại máy móc hiện đại đang được thị trường thế giới ưa chuộng. Là một Công ty TNHH nên Công ty Thanh Nam có quyền tự mình sử dụng vốn, sử dụng sao cho có hiệu quả để thực hiện nghĩa vụ kinh doanh của mình. Ngoài ra, Công ty có quyền huy động và phân phối vốn ở nhiều nguồn khác nhau. Phải có trách nhiệm chấp hành các chính sách của Nhà nước, Sở Kế Hoạch và Đầu Tư Hà Nội, thực hiện đầy đủ các cam kết trong giấy phép đăng ký kinh doanh, kinh doanh theo đúng mục đích thành lập của Công ty và theo ngành nghề đã đăng ký kinh doanh. Hoạt động chủ yếu của Công ty bao gồm: - Trực tiếp nhập khẩu và uỷ thác nhập khẩu các mặt hàng như bột mực linh kiện máy móc thiết bị văn phòng, máy văn phòng. - Tổ chức gia công đóng gói các loại mực photo, mực máy in, máy fax….. - Bán buôn , bán lẻ các mặt hàng thuộc lĩnh vực kinh doanh của Công ty. - Tổ chức dịch vụ sửa chữa các loại máy móc thiết bị dùng cho văn phòng * Phương thức tiêu thụ hàng ở Công ty Thanh Nam: Công ty TNHH Thương Mại Thanh Nam là một Công ty kinh doanh thương mại với nhiều mặt hàng và chủng loại phong phú, với số lượng lớn vì vậy việc tiêu thu hàng hoá được hay không có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với sự sống còn của Công ty. Nhằm đạt mục tiêu tối đa hoá lợi nhuận Công ty đã áp dụng một số hình thức tiêu thu như sau: Bán buôn, bán lẻ, bán gửi qua đường bưu điện I.3.1. Bán buôn Đặc trưng của bán buôn là bán với số lượng lớn, nhưng hàng hoá được bán buôn vẫn nằm trong lĩnh vực lưu thông: Khi nghiệp vụ bán buôn phát sinh là tức là khi hợp đồng kinh tế đã được ký kết, khi hợp đồng kinh tế đã được ký kết phòng kế toán của Công ty lập hoá đơn( GTGT) , MS 01- GTKT - 3LL. Hoá đơn được lập thành ba liên, liên 1 lưu tại gốc, liên 2 giao người mua, liên 3 dùng để thanh toán. Phòng kế toán cũng lập phiếu xuất kho, phiếu xuất kho cũng được lập thành ba liên. Nếu việc bán hàng thu được tiền ngay thì liên thứ 3 trong hoá đơn( GTGT) được dùng làm căn cứ để thu tiền hàng, kế toán và thủ quỹ dựa vào đó để viết phiếu thu và cũng dựa vào đó thủ quỹ nhận đủ số tiền hàng. Khi kiểm tra số tiền đủ theo hoá đơn GTGT mà người mua thanh toán kế toán thu chi TM và thủ quỹ sẽ ký tên vào phiếu thu, nếu khách hàng yêu cầu cho một liên phiếu thu thì tuỳ theo yêu cầu kế toán thu tiền mặt sẽ viết ba liên phiếu thu sau đó xé một liên đóng dấu và giao cho khách hàng thể hiện việc thanh toán hàng hoá đã hoàn tất . Cân đối với phiếu xuất kho kế toán cũng ghi ba liên . Liên một lưu tại cuống , liên hai giao cho thủ kho giữ , liên ba dùng để lưu hành nội bộ không có giá trị thanh toán và đi đường . Trong phương thức bán buôn có hai hình thức: Bán buôn qua kho : theo hình thức này, Công ty xuất hàng trực tiếp từ kho giao cho người mua. Người mua cầm hoá đơn GTGT và phiếu xuất do phòng kế toán lập đến kho để nhận hàng. Hàng hoá được coi là tiêu thụ khi người mua đã nhận và ký xác nhận trên hoá đơn kiêm phiếu xuất kho. Việc thanh toán hàng có thể bằng tiền mặt, ngân phiếu, séc. Bán buôn vận chuyển thẳng: Theo phương thức này Công ty cử người ở phòng kinh doanh đi đến cảng hoặc sân bay để nhận hàng sau đó làm thủ tục nhận hàng, khi thủ tục nhận hàng đã xong phòng kế toán lập hoá đơn GTGT gồm ba liên sau đó xé liên hai và ba giao cho phòng kinh doanh. Phòng kinh doanh cử người mang hoá đơn tới người mua hàng đồng thời vận chuyển thẳng số hàng hoá đã có HĐ GTGT cho người mua ( không qua kho ). Hàng hoá được coi là tiêu thụ khi người mua nhận đủ hàng ký xác nhận trên chứng từ bán hàng của Công ty, việc thanh toán tiền hàng có thể bằng séc, TM, ngân phiếu hoặc chuyển khoản. I.3. 2. Bán lẻ: Hình thức bán lẻ được áp dụng tại văn phòng Công ty và tại kho (Chùa Bộc). Công ty thực hiện bán lẻ theo phương thức thu tiền tập trung tức là khi phát sinh nghiệp vụ bán lẻ hàng hoá thì kế toán hàng hoá lập hoá đơn GTGT. Trường hợp nếu bán lẻ tại Công ty thì kế toán hàng hoá lập hoá đơn GTGT lấy đầy đủ chữ ký của người mua, thủ trưởng đơn vị, kế toán trưởng sau đó dựa vào HĐ GTGT kế toán thu chi sẽ viết phiếu thu chi với số tiền đủ theo hoá đơn ( nếu KH trả hết một lần ). Trường hợp bán lẻ nhưng khách yêu cầu mang hàng tới tận nhà thì kế toán hàng hoá cũng lập hoá đơn GTGT sau đó giao cho người mang hàng 2 liên: Liên 2( liên đỏ) giao cho khách hàng, liên 3 (liên xanh ) có giá trị để thanh toán. Sau khi đã giao hàng và thu tiền song, người được phân công đi giao hàng có trách nhiệm nộp số tiền đó cho phòng kế toán kèm hoá đơn GTGT ( liên 3 - liên xanh). I.3.3. Phương thức bán buôn qua đường bưu điện. Theo phương thức này sau khi nhập khẩu một số lô hàng nào đó về Công ty gửi các thư chào hàng, có thể bằng điện thoại, Fax tới các tỉnh, TP nơi có các khách hàng mua buôn. Khi một Công ty, cửa hàng nào đó có nhu cầu về một mặt hàng nào đó có thể gọi điện cho Công ty để cùng thoả thuận về mặt hàng hoá, chất lượng và giá cả. Nếu những thương lượng đó được thoả thuận giữa hai bên (có thể 3 bên ) tiến hành lập các hợp đồng mua bán. Dựa vào hợp dồng mua bán, kế toán hàng hoá lập hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho sau đó, phòng kinh doanh mang hàng đi gửi ( có thể gửi qua đường tàu, đường hàng không…) tới địa chỉ của khách hàng mua buôn. Việc thanh toán cũng phụ thuộc vào sự thoả thuận của hai bên có thể bằng tiền mặt cũng có thể bằng chuyển khoản. Thông thường số tiền mà bên mua thanh toán đợt một bằng 95% giá trị của hợp đồng mua bán, số còn lại sẽ trả sau. - Phương hướng và kế hoạch trong thời gian tới . +Mở rộng nhập khẩu máy photocopy cung cấp cho các đơn vị có nhu cầu . +Nhập khẩu bột mực, từ phục vụ cho gia công, đóng gói mực từ tại Công ty. +Thúc đẩy và phát triển việc gia công, đóng gói các loại mực, từ tại Công ty nhằm đáp ứng nhu cầu thị trường . +Sửa chữa, tân trang máy photocopy cũ để cung cấp cho khách hàng. Phát triển kinh doanh bán lẻ máy photocopy và một số máy thiết bị văn phòng, khác với mục tiêu không chào bán hàng phá giá thị trường nhằm chiếm lĩnh thị trường. I.4. Tổ chức bộ máy kế toán của công ty TNHH - Thương mại Thanh Nam. I.4.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán. Bộ máy kế toán ở công ty Thanh Nam được tổ chức theo hình thức tập trung. Mọi công việc kế toán đều được thực hiện ở phòng kế toán ( chịu sự kiểm soát của kế toán trưởng). Không tổ chức ở các bộ phận kế toán riêng mà chỉ phân công công việc cho kế toán viên tạo điều kiện kiểm tra, kiểm soát, chỉ đạo nghiệp vụ, đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất của kế toán trưởng cũng như sự chỉ đạo của lãnh đạo Công ty. Kế toán trưởng Kế toán hàng hoá Kế toán tổng hợp Kế toán kiêm Thủ quĩ Kế toán công nợ Sơ đồ 14: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty thanh nnnnam Đứng đầu bộ máy kế toán là Kế toán trưởng. Kế toán trư._.