Hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần Thép và Vật tư (chứng từ ghi sổ - Ko lý luận)

Việc thực hiện tốt hay không tốt đều ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu quả của công tác quản lý. Công tác kế toán ở công ty có nhiều khâu, nhiều phần hành, giữa chúng có mối liên hệ, gắn bó với nhau tạo thành một hệ thống quản lý có hiệu quả. Mặt khác, tổ chức công tác kế toán khoa học và hợp lý là một trong những cơ sở quan trọng cho việc điều hành, chỉ đạo sản xuất kinh doanh. Qua quá trình thực tập tại Công ty Cổ Phần Thép và Vật tư, em đã hiểu được một phần nào về kế toán tiền lương và các khoản phải trích theo lương. Cho nên em đã chọn đề tài: “Hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần Thép và Vật tư” để làm đề tài chuyên đề thực tập của mình. Chuyên đề đã trình bày thực trạng công tác hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần Thép và Vật tư, những ưu, nhược điểm trong công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Từ đó trên cơ sở vận dụng kiến thức đã được học trong trường đại học để đưa ra một số giải pháp phương hướng nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Công ty Cổ phần Thép và Vật tư. Ngoài lời mở đầu và Kết luận, chuyên đề gồm có 3 phần: Phần I: Tổng quan về Công ty Cổ phần Thép và Vật tư Phần II: Thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần Thép và Vật tư PhầnIII: Một số ý kiến nhằm nâng cao hiệu quả công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần Thép và Vật tư. PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP VÀ VẬT TƯ I. Tổng quan về Công ty Cổ phần Thép và Vật tư 1.1. Lịch sử hình thành. 1.1.1. Từ khi thành lập đến tháng 11 năm 2008: Công ty Cổ Phần Thép và Vật tư được thành lập với sự đóng góp của các cổ đông, theo quyết định số: 01/QĐBN ngày 09/11/2005 của HĐQT công ty cổ phần thép và vật tư. Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 0103010085 ngày 24 tháng 11 năm 2005 do Sở kế hoạch đầu tư thành phố Hà Nội cấp lần đầu và thay đổi lần thứ nhất vào ngày 30 tháng 10 năm 2008. Công ty Cổ Phần Thép và Vật tư với số vốn điều lệ ban đầu là 2.500.000.000đ (2 tỷ năm trăm triệu đồng chẵn), các thành viên góp vốn như sau: - Bà Hoàng Thị Tuyết Sa góp vốn : 1.000.000.000đ (Một tỷ đồng chẵn) - Ông Trần Ngọc Hà góp vốn :1.000.000.000đ (Một tỷ đồng chẵn). - Ông Nguyễn Hữu Thóa góp vốn : 500.000.000đ (Năm trăm triệu đồng). Đồng thời bổ nhiệm bà Hoàng Thị Tuyết Sa giữ chức vụ Giám đốc Công ty, kiêm chủ tịch HĐQT kể từ ngày 09/11/2005. 1.1.2. Giai đoạn từ tháng 11 năm 2008 đến nay: Đăng ký kinh doanh thay đổi từ ngày 30 tháng 11 năm 2008 do có sự thay đổi về thành viên góp vốn. Ông Trần Ngọc Hà rút toàn bộ vốn góp tại Công ty, thay vào đó là bà Trần Thùy Linh góp vốn 1.000.000.000.đ (Một tỷ đồng chẵn) Ngành kinh doanh chủ yếu của Công ty là mặt hàng sắt thép bao gồm các loại như: thép lá cán nóng, cán nguội, mạ điện, thép tấm, thép hình, thép ống, thép xây dựng các loại, để phục vụ tốt nhu cầu công ty còn mở thêm các xưởng và cơ sở gia công một số mặt hàng ….. Công ty thành lập đến nay đã được 3 năm, thời gian tuy không dài nhưng tình hình kinh doanh của Công ty đã có những bước phát triển vượt bậc. Cụ thể các chỉ tiêu hoạt động sản xuất kinh doanh như sau: Bảng 1-1: Một số chỉ tiêu cơ bản về hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Cổ phần Thép và Vật tư Đơn vị: VND Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 T10 năm 2008 Tổng vốn cố định 0 336.458.330 0 76.173.612 Tổng vốn lưu động 3.133.018.282 19.313.146.120 28.737.712.578 41.568.323.274 Doanh thu 877.459.506 53.479.859.509 88.976.090.019 165.180.683.451 Lãi trước thuế 194.247 71.970.730 153.715.575 6.197.001 Thuế và các khoản phải nộp ngân sách 54.389 20.151.804 43.040.361 171.632.720 Lợi nhuận sau thuế 139.858 51.818.925 110.675.214 441.341.280 Từ bảng tổng hợp trên ta có biểu đồ sau: Biểu 1-1: Doanh thu và lợi nhuận của Công ty Cổ phần Thép và Vật tư qua các năm. 0 50000000 100000000 150000000 200000000 250000000 300000000 350000000 400000000 450000000 2005 2006 2007 2008 Doanh thu Lợi nhuận Qua biểu đồ ta thấy doanh thu và lợi nhận của Công ty Cổ Phần Thép Và Vật tư tăng dần lên qua các năm, điều này thể hiện Công ty hoạt động vững mạnh và ngày càng phát triển. 1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý và hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần Thép và Vật tư 1.2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh. Bộ máy tổ chức của Công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến, đứng đầu là giám đốc, trực tiếp quản lý các trưởng phòng ban và các kênh phân phối trên toàn quốc. Công việc quản lý này đã được cơ giới hóa từ cuối năm 2008 bằng hệ thống máy tính điện tử, đây là cách quản lý phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty. Việc quản lý này giúp cho Công ty xử lý linh hoạt về hàng hóa lưu kho, cũng như việc xử lý hàng tồn kho điều này sẽ giảm bớt chi phí kho bãi và giúp cho Công ty chủ động hơn trong việc xây dựng và thuê kho bãi. Có thể khái quát cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần Thép và Vật tư theo sơ đồ dưới đây: Sơ đồ 1-1 : Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Cổ Phần Thép và Vật tư Giám đốc kiêm Chủ tịch HĐQT Phó giám đốc Phòng hành chính Phòng kế toán Phòng kế hoạch Giám đốc: Chịu trách nhiệm chung về tình hình kinh doanh chung của Công ty và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà Nước. Giám đốc có thể ủy quyền cho phó giám đốc thực hiện theo chức năng và người thực hiện chịu trách nhiệm trước pháp luật. Phó giám đốc: Chịu trách nhiệm về hoạt động của phòng kế hoạch kinh doanh, lãnh đạo đội ngũ nhân viên kinh doanh tìm kiếm đơn hàng và đảm bảo thực hiện hợp đồng. Đồng thời, thừa lệnh giám đốc thực hiện các công việc được giao khi Giám đốc vắng mặt. Phòng hành chính: Chịu trách nhiệm tham mưu cho Giám đốc về tổ chức bộ máy và lao động tiền lương. Phòng kế toán: Thực hiện hạch toán các nghiệp vụ phát sinh và quản lý thu chi. Bên cạnh đó, tư vấn cho giám đốc kế hoạch tài chính, thực hiện công việc vay ngắn hạn, trung hạn, dài hạn của công ty theo quy định của ngân hàng cũng như điều lệ Công ty. Phòng kế hoạch: thực hiện lập kế hoạch kinh doanh và tham mưu cho giám đốc về phát triển thị trường tiêu thụ, cũng như các chiến lược trung hạn và dài hạn của Công ty. Doanh nghiệp đã được tổ chức rất chặt chẽ qua đó giải quyết được các bất đồng phát sinh. Chẳng hạn như, phòng kinh doanh cần kinh phí để thực hiện đơn hàng nhưng phòng kế toán chưa huy động kịp cần có sự giúp đỡ của Ban giám đốc. qua đó cho thấy, sự lãnh đạo đúng đắn của ban giám đốc cũng như Hội đồng quản trị là điểm tựa để Công ty phát triển lớn mạnh. 1.2.2 Đặc điểm sản xuất kinh doanh tại Công ty Thị trường trong năm đầu đi vào hoạt động chủ yếu là Hà Nội và một số tỉnh phía Bắc, nay đã mở rộng và phát triển ra các miền duyên hải và các tỉnh phía Nam như: Đà Nẵng, Bình Dương,Sài Gòn... Ban đầu Công ty chỉ có một văn phòng tại số 409 đường Giải Phóng, đến nay Công ty đã hình thành một số kho bãi, cửa hàng tại Đức Giang - Hà Nội, Hải phòng....để thuận tiện cho việc kinh doanh, Công ty đã ký hợp đồng với Công ty Kim Khí Hà Nội tại Hải Phòng, Công ty 189 - Bộ Quốc Phòng. Bên cạnh đó, Công ty còn mở rộng kho bãi, ký hợp đồng thuê kho với công ty vật liệu và xây dựng lâm sản tại Đức Giang, gửi kho tại một số Công ty khác như Công ty thép Mê Linh. Sơ đồ 1-2: Sơ đồ kênh phân phối sản phẩm. Kho Sài Gòn Kho Hải Dương Kho bình Dương Trung tâm quản trị dịch vụ Kho Hà nội Kho Đà Nẵng Kho Hải Phòng Trung tâm quản trị dịch vụ là trung tâm của kênh phân phối, đây là nơi ra quyết định quản lý và có trách nhiệm thu thập thông tin tìm kiếm thị trường phân phối sản phẩm ra các thị trường Các kho liên hệ với nhau và với trung tâm dịch vụ thông qua hệ thống thông tin . Mỗi kho là một kênh phân phối trực tiếp ra thị trường, thu thập thông tin phản hồi lại trung tâm quản trị. Việc áp dụng hệ thống thông tin liên lạc giúp cho việc quản lý tốt hơn về hàng trong kho, và liên lạc trong các kênh. II. Thực trạng công tác hạch toán kế toán tại Công ty Cổ phần Thép và Vật tư 2.1. Tổ chức bộ máy kế toán. Do đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý trực tiếp nên bộ phận kế toán là đơn vị quan trọng nhất thực hiện hoàn thiện tất cả các phần hành. Phòng kế toán thực hiện thu thập các hóa đơn chứng từ đến việc cung cấp các báo cáo thuế và các báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị. Hình thức tổ chức này đảm bảo các phần hành kiểm tra đối chiếu lẫn nhau và quy định trách nhiệm của các kế toán viên. Phòng kế toán chịu trách nhiệm theo dõi sự vận động của tài sản, hàng tồn kho và cung cấp đầu vào một cách chặt chẽ và hợp lý qua đó giám sát mọi hoạt động của Công ty. 2.1.1. Chức năng nhiệm vụ của phòng kế toán. Phòng kế toán được giao quản lý tài chính trong Công ty, phòng có nhiệm vụ quản lý và tham mưu cho ban giám đốc về các chính sách tài chính của Công ty. Chính vì điều này mà nỗ lực của phòng kế toán góp phần không nhỏ vào sự phát triển của Công ty. Phòng đảm nhận việc thu thập, xử lý và phân tích thông tin kinh tế tài chính và toàn bộ hoạt động của Công ty. Do được áp dụng công nghệ tiên tiến nên mặc dù công ty kinh doanh rải rác khắp cả nước nhưng vẫn đảm bảo hạch toán kịp thời. Mặt khác, kế toán phải thực hiện vai trò kế toán trong quản lý nên việc tổ chức tốt công tác kế toán: Tổ chức khoa học và hợp lý công tác kế toán phù hợp với đăc điểm của Công ty như công nghệ, địa bàn kinh doanh, trình độ cán bộ, yêu cầu của ban giám đốc về các báo cáo kế toán. Thực hiện kế hoạch hóa công việc kế toán nhằm đảm bảo đúng tiến độ, kịp thời điểm và đạt hiệu suất cao. Ghi chép chính xác và kịp thời các nghiệp vụ phát sinh trong công ty, phản ánh tình hình Công ty kinh doanh hiệu quả hay không, khả năng thanh toán tốt hay xấu, sử dụng vốn hiệu quả hay không… nhằm giúp ban giám đốc điều chỉnh kịp thời bên cạnh đó thuận tiện cho các chủ nợ, nhà cung cấp, ngân hàng có đánh giá chính xác về tình hình tài chính của Công ty nhằm đưa ra quyết định có cho vay, hạn mức vay, quyết định góp vốn, … 2.1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán. Do Công ty tổ chức bộ máy quản lý theo phương thức trực tuyến, phòng tài vụ được đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc Công ty. Vì vậy tổ chức bộ máy kế toán cũng theo phương thức trực tuyến mô hình tập trung. Các nhân viên trong phòng được điều hành bởi kế toán trưởng. Phân công công việc cụ thể cho từng nhân viên được tiến hành như sau: -Kế toán trưởng: có nhiệm vụ kiểm tra, tổng hợp, cân đối mọi số liệu phát sinh trong các tài khoản, lập báo cáo tài chính, tham mưu cho Giám đốc về quản lý tài chính trên cơ sở tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty. Đồng thời hướng dẫn đôn đốc các nhân viên trong phòng chấp hành nghiêm chỉnh các qui định, chế độ kế toán do nhà nước qui định. Ngoài ra kế toán trưởng có trách nhiệm kiểm tra tình hình tài chính của Công ty. -Kế toán thanh toán: có nhiệm vụ kiểm tra kiểm soát các chứng từ hóa đơn hợp lệ đã được ký duyệt để lập phiếu thu chi, định khoản theo đúng tính chất nội dung kinh tế của nghiệp vụ phát sinh, thanh toán thu chi kịp thời. Phân loại kê khai các hóa đơn được hoàn thuế theo qui định của nhà nước. Thường xuyên kiểm tra, quản lý tiền mặt thu chi hàng ngày, đối chiếu xác định số tồn quỹ cuối ngày có số liệu chính xác báo cáo kế toán trưởng và giám đốc. -Kế toán vật tư tài sản: theo dõi, ghi chép tính giá thành thực tế của từng loại nguyên vật liệu. Lập sổ sách theo dõi kế toán vật tư, lập thẻ theo dõi cụ thể từng TSCĐ, tính giá trị còn lại của TSCĐ trong kỳ báo cáo. Ghi chép tình hình tăng giảm của phần hành TSCĐ. -Kế toán bán hàng: Theo dõi doanh thu bán hàng của công ty và thanh lý hợp đồng với khách hàng. -Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ tổng hợp đầy đủ chính xác mọi chi phí phát sinh để tính giá thành sản phẩm. Xác định kết quả kinh doanh của công ty cuối kỳ, giữ sổ cái tổng hợp cho tất cả các phần hành ghi sổ cái tổng hợp, lập báo cáo phục vụ nội bộ, và bên ngoài đơn vị theo định kỳ báo cáo (như báo cáo tài chính nộp cơ quan thuế, cấp trên, tổng cục thuế…) hoặc theo yêu cầu đột xuất. -Thủ quỹ: có nhiệm vụ thu, chi tiền đúng đối tượng, đúng số tiền. cập nhật sổ quỹ hàng ngày, rút số dư và đối chiếu với kế toán tiền mặt -Trên cơ sở các nhiệm vụ được giao ta có thể khái quát bằng sơ đồ sau: Sơ đồ 1-3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Cổ phần Thép và Vật tư Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Kế toán vật tư, tài sản Kế toán Bán hàng Kế toán tổng hợp Thủ quỹ 2.2. Tổ chức vận dụng chế độ kế toán. 2.2.1 Nguyên tắc kế toán được áp dụng tại Công ty Cổ phần Thép và Vật tư Công ty áp dụng chế độ kế toán theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006. Cụ thể chứng từ sử dụng trong Công ty bao gồm: -Đơn vị tiền tệ sử dụng trong việc ghi chép kế toán: Việt Nam Đồng, nguyên tắc chuyển đổi từ các đơn vị tiền tệ khác sang Việt Nam Đồng theo tỷ giá thực tế. -Hình thức ghi sổ: Chứng từ Ghi sổ. -Phương pháp kế toán hàng tồn kho: theo phương pháp KKTX. -Phương pháp tính toán các khoản dự phòng, trích lập và nhập dự phòng theo chế độ quy định quản lý tài chính hiện hành. - Niên độ kế toán: Từ ngày 1/1 đến ngày 31/12. -Kỳ kế toán: tháng. 2.2.2. Tổ chức kệ thống chứng từ : Căn cứ vào hệ thống chứng từ do Nhà nước ban hành, Công ty Cổ phần Thép và Vật tư đã áp dụng hệ thống chứng từ bao gồm: chứng từ lao động tiền lương, chứng từ hàng tồn kho, chứng từ TSCĐ, chứng từ tiền tệ, chứng từ bán hàng, và các chứng từ ban hành theo các văn bản khác. *Với kế toán lao động tiền lương và các khoản trích theo lương có các chứng từ sử dụng: Bảng chấm công (Mẫu 01a-LĐTL) Bảng thanh toán tiền lương (Mẫu 02-LĐTL) Bảng thanh toán tiền thưởng (Mẫu 03-LĐTL) Bảng chấm công làm thêm giờ (Mẫu 01b-LĐTL) Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ (Mẫu 06-LĐTL) Bảng kê trích nộp các khoản theo lương (Mẫu 10-LĐTL) Bảng phân bổ tiền lương và BHXH (Mẫu 11-LĐTL) Bảng thanh toán tiền tạm ứng lương (Mẫu- LĐTL) *Với kế toán hàng tồn kho, các chứng từ sử dụng: Phiếu nhập kho (Mẫu 01-VT) Phiếu xuất kho (Mẫu 02-VT) Biên bản kiểm nghiệm vật tư,công cụ , sản phẩm, hàng hóa (Mẫu 03-VT) Bảng kê mua hàng (Mẫu 06-VT) Phiếu báo vật tư tồn cuối kì (Mẫu 04-VT) Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ (Mẫu 07-VT) *Với kế toán bán hàng, các chứng từ sử dụng: Bảng thanh toán tiền gửi đại lý (Mẫu 01-BH) Thẻ quầy hàng (Mẫu 02-BH) *Với kế toán tiền, các chứng từ sử dụng: Phiếu thu (Mẫu 01-TT) Phiếu chi (Mẫu 02-TT) Giấy đề nghị tạm ứng (Mẫu 03-TT) Giấy thanh toán tiền tạm ứng (Mẫu 04-TT) Giấy đề nghị thanh toán (Mẫu 05-TT) Biên lai thu tiền (Mẫu 06-TT) Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho VNĐ) (Mẫu 08a-TT) Bảng kiểm kê quỹ(dùng cho ngoại tệ, vàng bạc, đá quý) (Mẫu 08b-TT) Bảng kê chi tiền (Mẫu 09-TT) *Với kế toán Tài sản cố định, các chứng từ sử dụng: Biên bản giao nhận TSCĐ (Mẫu 01-TSCĐ) Biên bản thanh lí TSCĐ (Mẫu 02-TSCĐ) Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành (Mẫu 03-TSCĐ) Biên bản đánh giá lại TSCĐ (Mẫu 04-TSCĐ) Biên bản kiểm kê TSCĐ (Mẫu 05-TSCĐ) Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ (Mẫu 06-TSCĐ) *Chứng từ ban hành theo các văn bản pháp luật khác: Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH Danh sách người nghỉ hưởng trợ cấp ốm đau, thai sản Hóa đơn giá trị gia tăng (Mẫu 01GTKT-3LL) Hóa đơn bán hàng thông thường (Mẫu 01GTTT-3LL) Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lí (Mẫu 04HDL-3LL) Phiếu xuất kho kiêm vận chuyền nội bộ (Mẫu 03PXK-3LL) Bảng kê thu mua hàng hóa mua vào không có hóa đơn (Mẫu 04/GTGT) 2.2.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản: Hệ thống tài khoản là xương sống của toàn bộ hệ thống kế toán. Hầu hết mọi thông tin kế toán đều được phản ánh trên các tài khoản. Vì vậy việc xây dựng hệ thống tài khoản sẽ quyết định đến toàn bộ khả năng xử lý và khai thác thông tin tiếp theo. Công ty xây dựng hệ thống tài khoản theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC. Hệ thống tài khoản của Công ty bao gồm các nhóm tài khoản chính sau đây Nhóm các TK thuộc Bảng cân đối kế toán: Gồm các tài khoản thuộc loại 1 và loại 2 (phản ánh tài sản) và các TK thuộc loại 3 và 4. Nhóm các TK ngoài Bảng cân đối kế toán: TK loại 0. Nhóm các TK thuộc báo cáo kết quả kinh doanh: Gổm các TK phản ánh chi phí (loại 6, loại 8), phản ánh doanh thu và thu nhập (loại 5, loại 7) và tài khoản xác định kết quả kinh doanh (loại 9). Bảng 1-2: Danh mục hệ thống tài khoản mà doanh nghiệp sử dụng. Số SỐ HIỆU TK TT Cấp 1 Cấp 2 TÊN TÀI KHOẢN GHI CHÚ LOẠI TK 1 TÀI SẢN NGẮN HẠN 01 111 Tiền mặt 1111 Tiền Việt Nam 1112 Ngoại tệ 02 112 Tiền gửi Ngân hàng Chi tiết theo 1121 Tiền Việt Nam 1122 Ngoại tệ 03 113 Tiền đang chuyển 1131 Tiền Việt Nam 1132 Ngoại tệ 04 128 Đầu tư ngắn hạn khác 1281 Tiền gửi có kỳ hạn 1288 Đầu tư ngắn hạn khác 05 129 Dự phòng giảm giá đầu tư ngắn hạn 06 131 Phải thu của khách hàng 07 133 Thuế GTGT được khấu trừ 1331 Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ 1332 Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ 08 136 Phải thu nội bộ 1361 Vốn kinh doanh ở các đơn vị trực thuộc 1368 Phải thu nội bộ khác 09 138 Phải thu khác 1381 Tài sản thiếu chờ xử lý 1385 Phải thu về cổ phần hoá 1388 Phải thu khác 10 139 Dự phòng phải thu khó đòi 11 141 Tạm ứng 12 142 Chi phí trả trước ngắn hạn 13 151 Hàng mua đang đi đường 14 152 Nguyên liệu, vật liệu 15 153 Công cụ, dụng cụ 16 154 Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang 17 156 Hàng hóa 1561 Giá mua hàng hóa 1562 Chi phí thu mua hàng hóa 18 159 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho LOẠI TK 2 TÀI SẢN DÀI HẠN 19 211 Tài sản cố định hữu hình 2111 Nhà cửa, vật kiến trúc 2113 Phương tiện vận tải, truyền dẫn 2114 Thiết bị, dụng cụ quản lý 2118 TSCĐ khác 20 213 Tài sản cố định vô hình 21 214 Hao mòn tài sản cố định 22 217 Bất động sản đầu tư 23 241 Xây dựng cơ bản dở dang 2411 Mua sắm TSCĐ 2412 Xây dựng cơ bản 24 242 Chi phí trả trước dài hạn 25 243 Tài sản thuế thu nhập hoãn lại 26 244 Ký quỹ, ký cược dài hạn LOẠI TK 3 NỢ PHẢI TRẢ 27 311 Vay ngắn hạn 28 315 Nợ dài hạn đến hạn trả 29 331 Phải trả cho người bán 30 333 Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước 3331 Thuế giá trị gia tăng phải nộp 3332 Thuế tiêu thụ đặc biệt 3333 Thuế xuất, nhập khẩu 3334 Thuế thu nhập doanh nghiệp 3335 Thuế thu nhập cá nhân 3337 Thuế nhà đất, tiền thuê đất 31 334 Phải trả người lao động 32 335 Chi phí phải trả 33 336 Phải trả nội bộ 34 338 Phải trả, phải nộp khác 35 341 Vay dài hạn 36 342 Nợ dài hạn 37 344 Nhận ký quỹ, ký cược dài hạn 38 347 Thuế thu nhập hoãn lại phải trả 39 351 Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm 40 352 Dự phòng phải trả LOẠI TK 4 VỐN CHỦ SỞ HỮU 41 411 Nguồn vốn kinh doanh 4111 Vốn đầu tư của chủ sở hữu 4118 Vốn khác 42 412 Chênh lệch đánh giá lại tài sản 43 414 Quỹ đầu tư phát triển 44 415 Quỹ dự phòng tài chính 45 418 Các quỹ khác thuộc vốn chủ sở hữu 46 421 Lợi nhuận chưa phân phối 4211 Lợi nhuận chưa phân phối năm trước 4212 Lợi nhuận chưa phân phối năm nay 47 431 Quỹ khen thưởng, phúc lợi 4311 Quỹ khen thưởng 4312 Quỹ phúc lợi 4313 Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ 48 441 Nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản 49 461 Nguồn kinh phí sự nghiệp 4611 Nguồn kinh phí sự nghiệp năm trước 4612 Nguồn kinh phí sự nghiệp năm nay 50 466 Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ LOẠI TK 5 DOANH THU 51 511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 52 512 Doanh thu bán hàng nội bộ 53 515 Doanh thu hoạt động tài chính 54 521 Chiết khấu thương mại 55 531 Hàng bán bị trả lại 56 532 Giảm giá hàng bán LOẠI TK 6 CHI PHÍ SẢN XUẤT, KINH DOANH 57 632 Giá vốn hàng bán 58 635 Chi phí tài chính 59 641 Chi phí bán hàng 60 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp 61 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp LOẠI TK 7 THU NHẬP KHÁC 62 711 Thu nhập khác LOẠI 8 63 811 Chi phí khác 64 821 Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp 8211 Chi phí thuế TNDN hiện hành 8212 Chi phí thuế TNDN hoãn lại LOẠI TK 9 65 911 Xác định kết quả kinh doanh LOẠI TK 0 TÀI KHOẢN NGOÀI BẢNG 66 001 Tài sản thuê ngoài 67 002 Vật tư, hàng hóa nhận giữ hộ, 68 003 Hàng hoá nhận bán hộ, nhận ký gửi 69 004 Nợ khó đòi đã xử lý 2.2.4.Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán Tại Công ty Cổ phần Thép và Vật tư đang áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Hệ thống sổ sách kế toán của đơn vị bao gồm: Chứng từ ghi sổ Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ Các sổ cái tài khoản Các sổ, thẻ kế toán chi tiết Các bảng kê tổng hợp và chi tiết. *Trình tự ghi sổ kế toán tại Công ty Cổ phần Thép và Vật Tư Hàng tháng hay định kì, căn cứ vào các chứng từ gốc đã được kiểm tra hợp lệ được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập chứng từ ghi sổ, sau đó dùng để ghi vào sổ cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan. Các chứng từ thu chi tiền mặt hàng ngày thủ quỹ ghi vào sổ quỹ và cuối ngày chuyển cho kế toán. Cuối tháng kế toán kiểm tra đối chiếu tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ phát sinh trong tháng trên sổ đăng kí CTGS, tính ra tổng số phát sinh nợ, tổng số phát sinh có và số dư của từng tài khoản trên sổ cái. Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đối chiếu, khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ thẻ kế toán chi tiết) kế toán lập Báo cáo tài chính. Sơ đồ 1-4: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. ¬ Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ quỹ Chứng từ ghi sổ Sổ đăng kí CTGS Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Bảng tổng hợp chi tiết Sổ, thẻ kế toán chi tiết Báo cáo kế toán Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu, kiểm tra 2.2.5.Tổ chức hệ thống báo cáo tài chính: Công ty áp dụng đầy đủ các báo cáo tài chính theo QĐ 15/2006 QĐ-BTC của Bộ Tài chính ban hành ngày 20/6/2006 + Bảng cân đối kế toán. +Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh. +Thuyết minh báo cáo tài chính. + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. PHẦN II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP VÀ VẬT TƯ. 1.Đặc điểm và tình hình lao động tại công ty. Đặc điểm lao động: Công ty Cổ phần Thép và Vật tư có 120 công nhân lao động trong đó có 100 lao động trực tiếp 20 lao động gián tiếp Nam: 105 người Nữ: 15 người Trình độ đại học 10 người, các trình độ khác 110 người. Phần lớn lao động của Công ty đều là những người chuyên tâm với công việc, ham học hỏi. Họ là những người có năng lực, nhạy bén trong công việc và không ngừng nâng cao trình độ chuyên môn nghề nghịêp. Phân loại lao động trong Công ty Cổ phần Thép và Vật tư: Cách phân loại lao động trong Công ty Cổ phần Thép và Vật tư là phân loại lao động theo quan hệ với quá trình sản xuất kinh doanh, với cách phân loại này thì có 2 nhóm lao động gián tiếp và lao động trực tiếp. + Lao động trực tiếp là những người lao động trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh trong Công ty như bộ phận công nhân trực tiếp tham gia sản xuất kinh doanh . + Lao động gián tiếp là bộ phận tham gia một cách gián tiếp vào quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công ty ví dụ: nhân viên kế toán … 2. Tình hình quản lý lao động tại Công ty Cổ Phần Thép Và Vật Tư. Để cho quá trình sản xuất xã hội nói chung và quá trình kinh doanh các doanh nghiệp nói riêng được diễn ra thường xuyên và liên tục thì một vấn đề cốt yếu là phải tái sản xuất lao động. Người lao động phải có vật phẩm tiêu dùng để tái sản xuất sức lao động. Vì vậy khi họ tham gia lao động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phải phù hợp năng lực chuyên môn của từng đối tượng. Để theo dõi và quản lý lao động tại công ty thì công ty sử dụng bảng: bảng chấm công được lập cho từng bộ phận công tác, từng tổ sản xuất kinh doanh và được các tổ trưởng và những người phụ trách bộ phận ghi chép hàng ngày. Cuối tháng người chấm công và người phụ trách chấm công ký vào bảng chấm công cùng với chứng từ liên quan như phiếu nghỉ BHXH … về phòng kế toán và quy ra công để tính lương cho từng người. Trích bảng chấm công khối cơ quan của Công ty Cổ phần Thép và Vật tư tháng 3 năm 2008. Biểu 2-1: Bảng chấm công. Đơn vị: Công ty Cổ phần Thép và Vật tư Bộ phận : Đội 1 Bảng chấm công Tháng 3 năm 2008 TT Họ và tên Mức Lương Chức vụ 1 2 3 4 5 6 7 …. …. …. 29 30 31 Phân tích công trong tháng Học tập Làm việc ốm Con ốm phép cộng 1 Trần văn Trung ĐP + + + + + + + + + + 22 22 2 Trần Văn Dũng CN + + + + + + + + + + 22 22 3 Trần Văn Thanh CN + + + + + + + + + + 22 22 4 Nguyễn Văn Lâm CN + + + + + + + + + + 22 22 5 Lê Văn Hoàng CN + + + + + + + + + + 22 22 6 Nguyễn Văn Hùng CN + + + + + + + + + + 22 22 7 Phạm Văn Tuân ĐT + + + + + + + + + + 22 22 8 Nguyễn Văn Dương CN + + + + + + + + + + 22 22 9 Nguyễn Văn Tài CN + + + + + + + + + + 22 22 + + + + + + + + 22 22 Ngày 31 tháng 3 năm 2008 Người lập Kế toán trưởng Giám đốc (Chữ ký, họ tên) (Chữ ký, họ tên) (Chữ ký, họ tên) Biểu 2-2: Bảng thanh toán tiền lương. Đơn vị: Công ty Cổ phần Thép và Vật tư Bộ phận: Đội 1 Mẫu số 02- LDTL Bảng thanh toán tiền lương TT Mã số cán bộ Họ tên Chức vụ Mã số ngạch lương Luơng hệ số Lương tăng thêm Tiền lương ngày nghỉ không được hưởng BHXH cho những ngày nghỉ việc Tổng cộng tiền lương BHXH được hưỏng Các khoản khấu trừ vào lương Tổng tiền lương còn Hệ số lương Hệ số phụ cấp Cộng hệ số Thành tiền Hệ số chịu thêm Mức chịu Thành tiền Số ngày Số tiền Số ngày Số tiền BHXH (5%) BHYT (1%) Cộng 1 Trần Văn Trung ĐP 4,47 0,3 4,77 2.575.800 128.790 25.758 154.548 2.421.252 2 Trần Văn Dũng CN 4,19 4,19 2.262.600 113.130 22.626 135.756 2.126.844 3 Trần Văn Thanh CN 4,06 4,06 2.192.400 109620 21.924 131.544 2421252 4 Nguyễn Văn Lâm CN 3,33 3,33 1.798.200 89.910 17.882 107.892 1690308 5 Lê Văn Hoàng CN 3,56 3,56 1.922.400 96.120 19.224 115.334 1.807.606 6 Nguyễn Văn Hùng CN 4,19 4,19 2.262.600 113.130 22.626 135.756 2.126.84 7 Phạm Văn Tuân ĐT 4,75 0,4 5,15 2.781.000 139.050 27.810 166.860 2.614.140 8 Nguyễn Văn Dương CN 3,55 3,55 1.917.000 95.850 19.170 115.020 1.801.980 9 Nguyễn Văn Tài CN 4,47 4,47 2.413.800 120.690 24.138 144.828 2.268.972 Cộng 36,57 37,27 20.125.800 1.006.290 201.258 1.207.548 18.918.252 Ngày 31 tháng 3 năm 2008 Người lập Kế toán trưởng Giám đốc (Chữ ký, họ tên) (Chữ ký, họ tên) (Chữ ký, họ tên) Qua bảng chấm công và thanh toán lương của cán bộ công nhân viên của đội 1, ta thấy cách tính lương của từng công nhân như sau: Mức lương phải trả cho CBCNV Mức lương tối thiểu x hệ số Số ngày làm việc theo chế độ Số ngày làm việc thực tế = x Ông Trần Văn Trung trong tháng 03 năm 2008 có 22 ngày làm việc, thực tế hệ số lương là 4,47 lương chính của Ông là: 540.000 x 4,47 22 x 22 = 2.413.800 Ông Trần Văn Trung nhận được phần phụ cấp chức vụ với hệ số là 0,3. Vậy lương của ông là: 540.000 x 0,3 22 x 22 = 162.000 Tổng lương ông Trần Văn Trung: 2.575.800 Nhìn vào bảng trích: BHXH, BHYT theo lương ta thấy kể cả hệ số tính BHXH, BHYT như sau: BHXH = tổng mức lương cơ bản x5% BHYT = tổng mức lương x 1% Ông Trần Văn Trung lương cơ bản là 2.575.800 căn cứ vào lương của ông Trung kế toán tính vào khấu trừ lương cơ bản của ông Trung là: BHXH = 2.575.800 x 5% = 128.790 BHYT = 2.575.800 x 1% = 25.758 Vậy tổng số tiền BHXH, BHYT là: 128.790 + 25.758 = 154.548 Biểu 2-3: Bảng chấm công Đơn vị: Công ty Cổ phần Thép và Vật tư Bộ phận: Vật tư 1 Bảng chấm công Tháng 03 năm 2008 TT Họ và tên Mức lương Chức vụ 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 … …. 29 30 31 Phân tích công trong tháng Học tập Làm việc ốm Con ốm Phép Cộng 1 Nguyễn Thị Hằng TP + + + + + + + + + + + 22 22 2 Nguyễn Văn Tuấn NV + + + + + + + + + + + 22 22 3 Nguyễn Bá Thuyên NV + + + + + + + + + + + 22 22 4 Lê Văn Huy NV + + + + + + + + + + + 22 22 5 Trần Mạnh Hà NV + + + + + + + + + + + 22 22 Ngày 31 tháng 3 năm 2008 Người lập Kế toán trưởng Giám đốc (Chữ ký, họ tên) (Chữ ký, họ tên) (Chữ ký, họ tên) Từ bảng chấm công của bộ phận vật tư 1 ta có bảng ứng lương giữa tháng 3 năm 2008 của nhân viên Biểu 2-4: Bảng ứng lương Bảng ứng lương giữa tháng 3 năm 2008 Bộ phận vật tư 1 TT Họ và tên Chức vụ Số lương đề nghị tạm ứng Ký nhận 1 Nguyễn Thị Hằng TP 500.000 2 Nguyễn Văn Tuấn NV 500.000 3 Nguyễn Bá Thuyên NV 500.000 4 Lê Văn Dũng NV 500.000 5 Trần Mạnh Hà NV 500.000 Cộng 2.500.000 Người nhập (Ký tên) Trưởng phòng (Ký tên) Kế toán trưởng (Ký tên) Giám đốc (Ký tên) Cuối tháng công nhân nhận quyết toán như sau: VD: Ông Nguyễn Bá Thuyên trong tháng 03 có 22 ngày làm việc, thực tế hệ số là 4,25. Vậy mức lương chính của ông Thuyên là: 540.000 x 4,25 22 x 22 = 2.295.000 Và trong bảng thanh toán tiền lương, kế toán trích ra các khoản trừ vào lương: + BHXH: 2.295.000 X 5% = 114.750 + BHYT: 2.295.000 X 1% = 22.950 Giữa tháng 03 Công ty cho ông tạm ứng là 500.000. Vậy tổng số tiền khấu trừ vào lương sẽ là: 637.700. Vậy số tiền cuối tháng còn lĩnh là: 1.657.300 Biểu 2-5: Bảng thanh toán tiền lương. Đơn vị: Công ty Cổ phần Thép và Vật tư Bộ phận: Vật tư 1 Bảng thanh toán lương Tháng 03 năm 2008 TT Mã số cán bộ Họ tên Chức vụ Mã số ngạch lương Luơng hệ số Lương tăng thêm Tiền lương ngày nghỉ không được hưởng BHXH cho những ngày nghỉ việc Tổng cộng tiền lương BHXH được hưỏng Các khoản khấu trừ vào lương Tổng tiền lương còn Hệ số lương Hệ số phụ cấp Cộng hệ số Thành tiền Hệ số chịu thêm Mức chịu Thành tiền Số ngày Số tiền Số ngày Số tiền BHXH (5%) BHYT (1%) Cộng 1 Nguyễn Thị Hằng TP 4,56 2.462.400 123.120 24.624 147744 2.314.656 2 Nguyễn Văn Tuấn NV 3,38 1.825.200 91.260 ._.