Hoàn thịên công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần Dược phẩm trung ương 2 (ko lý luận - Nhật ký chứng từ)

ao cấp sang nền kinh tế thị trường như hiện nay thì nền kinh tế đang có những thay đổi từng ngày. Trong bối cảnh toàn cầu hoá với những đặc trưng tự do hoá thương mại và tự do hoá tài chính, các doanh nghiệp Việt Nam cũng không ngừng đổi mới và phát triển về tất cả các mặt, các lĩnh vực đặc biệt là trong lĩnh vực kinh tế. Để chuẩn bị cho sự phát triển mạnh mẽ thoát khỏi cơ chế quản lý bao cấp nhập vào nền kinh tế thị trường . Hoà chung với xu thế đó, các doanh nhiệp sản xuất kinh doanh cũng đã có những thay đổi vượt bậc. Để có thể tồn tại và phát triển bền vững đòi hỏi các nhà quản lý phải linh hoạt và nhạy bén với những biến đổi của thị trường. Việc phát huy nguồn lực con người là nhân tố cơ bản cho sự phát triển nhanh và bền vững. Chính vì thế để đánh giá đúng vai trò quyết định của con người trong quá trình sản xuất kinh doanh, các doanh ngiệp phải tự chịu kết quả sản xuất lợi nhuận là mục tiêu hàng đầu của các doanh nghiệp. Vấn đề quản lý và sử dụng lao động một cách hiệu quả đang là vấn đề hết sức cấp thiết. Vì trong yếu tố sản xuất, lao động là yếu tố có chủ động, tính tích cực, ảnh hưởng trực tiếp tới kết quả sản xuất kinh. Đứng trên góc độ kế toán, nhân tố lao động thể hiện là một bộ phận của chi phí đó là chi phí tiền lương. Thông qua cách tính và trả lương kế toán tiến hành quản lý lao động . Mỗi doanh ngiệp có mô hình hoạt động sản xuất kinh doanh khác nhau, đặc điểm lao động cũng khác nhau. Do vậy tuỳ theo yêu cầu của từng doanh ngiệp mà họ xây dựng hình thức trả lương, cách hạch toán sao cho hiệu quả nhất. Thấy được tầm quan trọng của tiền lương, với sự hướng dẫn tận tình của Thầy giáo Nguyễn Quốc Trung cùng các cô, chú phòng Tài chính kế toán của công ty cổ phần Dược phẩm trung ương 2, nên em chọn “Hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần Dược phẩm trung ương 2” làm đề tài chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình. Ngoài lời mở đầu và phần kết luận, chuyên đề thực tập có nội dung kết cấu như sau : Chương 1: Khái quát chung về Công ty cổ phần Dược phẩm Trung ương 2. Chương 2: Thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần Dược phẩm trung ương 2. Chương: Phương hướng hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần Dược phẩm Trung ương 2. Do hạn chế về thời gian cũng như về trình độ nên chuyên đề thực tập không tránh khỏi những thiếu sót, em mong nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy Nguyễn Quốc Trung cũng như sự chỉ đạo của các chú, các cô, anh chị trong phòng kế toán của công ty. Em xin chân thành cảm ơn!. Chương 1 Khái quát chung về Công ty cổ phần Dược phẩm TRUNG ƯƠNG 2 1.1. Đặc điểm về chức năng và nhiệm vụ Công ty cổ phần Dược phẩm trung ương 2 lĩnh vực hoạt động, kinh doanh chủ yếu là sản xuất kinh doanh, xuất nhập khẩu, tư vấn dịch vụ, khoa học kỹ thuật và chuyển giao công nghệ. Công ty cổ phần Dược phẩm Trung ương 2 với diện tích khoảng 12.000m2 ở phía đông của thủ đô Hà Nội. Là một doanh nghiệp Nhà nước thuộc Tổng Công ty Dược Việt Nam trực thuộc Bộ Y tế. Công ty cổ phần Dược phẩm Trung ương 2 tiền thân là xưởng dược quân đội. Năm 1954 xưởng dược quân đội được xây dựng thành xí nghiệp Dược phẩm 6-1 (mùng sáu tháng một). Ngày 30/12/1960 xí nghiệp đổi tên thành xí nghiệp Dược phẩm số 2 do Bộ Y tế quản lý. Theo Quyết định số 388/QĐ-HĐBT xí nghiệp Dược phẩm số 2 được công nhận là doanh nghiệp Nhà nước và được pháp hạch toán độc lập và cũng trong thời gian này, xí nghiệp được đổi tên thành xí nghiệp Dược phẩm Trung ương 2. Đó cũng là một mốc đánh dấu sự trưởng thành và phát triển của xí nghiệp. Xí nghiệp luôn tăng cường đầu tư đổi mới, nâng cấp máy móc thiết bị, tiết kiệm và tổ chức sản xuất để hạ giá thành sảm phẩm, từng bước nâng cao chất lượng sản phẩm. Luôn chủ động tìm bạn hàng, khai thác thị trường để đưa hàng của công ty tới nơi tiêu thụ, người tiêu dùng. Được sự đầu tư của nhà nước, năm 2003 công ty đã đưa vào sử dụng nhà máy sản xuất thuốc đạt tiêu chuẩn GMP (Gooc pha marceutical manufacturing practie- cơ sở sản xuất thuốc tốt), từng bước hoàn chỉnh đầu tư dây truyền viên Betalatam+ thuốc tiêm đạt tiêu chuẩn GMP và viên bao bì trên dây truyền thiết bị mới. Được sự cho phép của Bộ Y tế, tháng 3 năm 2005 xí nghiệp chuyển sang hình thức Công ty cổ phần, sau khi sang hình thức cổ phần Công ty có 51% vốn Nhà nước. Hiện nay, tên chính thức của xí nghiệp là Công ty cổ phần Dược phẩm Trung ương 2. Tên giao dịch quốc tế : DO PHARMA Trụ sở chính đóng tại số 9 Trần Thánh Tông- Quận Hoàn kiếm – Hà Nội Theo giấy phép kinh doanh số 0103006888 ngày 03/3/2005 Với diện tích khoảng 12.000 mét vuông, nằm ở phía đông của thủ đô Hà Nội. Là một doanh nghiệp Nhà Nước thuộc tổng công ty dược Việt Nam trực thuộc Bộ Y Tế. Hiện nay Công ty có 2 địa điểm 1. Số 9 Trần Thánh Tông-Quận Hoàn Kiếm-Hà Nội Gồm các phân xưởng, kho sản xuất với số lượng khoảng 400 người lao động. 2. Số 43 Vĩnh Tuy Gồm kho để chứa vật tư, máy móc phục vụ sản xuất của Công ty, khoảng 10 người để bảo vệ xuất nhập, trông coi. Công ty lên kế hoạch cuối năm 2007, xây dựng nhà máy chế biến sản xuất thuốc tại khu công nghiệp Quang Minh-Vĩnh Phúc. Là một công ty dược phẩm, bên cạnh các mục tiêu về lợi nhuận công ty còn hướng tới mục tiêu cao hơn đó là chăm sóc sức khoẻ con người. Hiện nay công ty có những chức năng và nhiệm vụ sau: Sản phẩm chủ yếu của Công ty là các loại thuốc tiêm, thuốc viên và các loại hoá phẩm như: Vitamin A1, B1, B6, B12, Ampicilin, thuốc cảm cúm, cao xoa….được đóng trong các lọ thuỷ tinh, lọ nhựa hay các vỉ…. Ngoài ra Công ty còn sản xuất một số loại thuốc gây nghiện có độc tính cao theo chương trình của Nhà nước Codeinbazo, Nacotin, Hồng hoàng, Moophin….sản lượng hàng năm của Công ty đạt gần 2 tỷ thuốc viên và 100 triệu thuốc tiêm và hàng tấn dung môi hoá chất phục vụ thị trường thuốc trong và ngoài nước. Công ty đã nghiên cứu và đưa ra thị trường nhiều loại dược phẩm mới hiện nay đã trở nên thông dụng như : Rotunda, Rutun c, … Xuất nhập khẩu dược phẩm. Tư vấn dịch vụ khoa học Kinh doanh các ngành khác theo quy định của pháp luật. 1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý và sản xuất kinh doanh. 1.2.1 Đặc điểm về tổ chức quản lý. Mô hình tổ chức quản lý sản xuất của công ty cổ phần Dược phẩm trung ương 2 khá gọn nhẹ và hiệu quả. Hiện nay công ty áp dụng mô hình quản lý trực tuyến và theo từng cấp, tập thể lãnh đạo, cấp dưới trực tiếp chụi sự quản lý của cấp trên theo chế độ một thủ trưởng. Hiện nay, công ty đã cổ phần hoá cơ quan có quyền hành cao nhất là Đại hội đồng cổ đông để lãnh đạo công ty phát triển. Bên cạnh hội đồng quản trị có Ban kiểm soát nhằm kiểm tra tính hợp pháp trong quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, ghi chép sổ sách, báo cáo tài chính của công ty thông báo thường xuyên với Hội đồng quản trị về kết quả kiểm tra. Sơ đồ 1: Mô hình cổ phần hoá bộ máy quản lý tại Công ty cổ phần Dược phẩm Trung ương 2 Đại hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị Ban kiểm soát Ban giám đốc Phó giám đốc phụ trách sản xuất Trợ lý an toàn Phó giám đốc phụ trách KH-CN PX thuốc tiêm PX thuốc viên PX chế phẩm PX cơ điện Phòng nghiên cứu PT Phòng kiểm tra c.lượng (KCS) Phòng đảm bảo chất lượng Phòng Kế hoạch C. ứng Phòng Tài chính kế toán Phòng Tổ chức hành chính Phòng Thị trường Phòng Bảo vệ Sau đây là chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận. * Ban giám đốc: Là những người phụ trách chung, chịu trách nhiệm điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty và chịu trách nhiệm trước Nhà nước và tập thể người lao động về kết quả hoạt động của Công ty. Trong Ban giám đốc gồm có một giám đốc, một phó giám đốc chuyên phụ trách khu vực kinh doanh (phụ trách sản xuất) khu vực kinh doanh gồm có 4 phân xưởng. - Phân xưởng thuốc tiêm - Phân xưởng thuốc viên - Phân xưởng chế phẩm - Phân xưởng cơ điện Một phó giám đốc phụ trách khối kỹ thuật (phụ trách khoa học công nghệ) khu vực này gồm có: - Phòng nghiên cứu phát triển - Phòng kiểm tra chất lượng (KCS) - Phòng đảm bảo chất lượng Và trợ lý an toàn của giám đốc có nhiệm vụ phòng cháy chống cháy. * Tại các phân xưởng sản xuất: Đứng đầu là quản đốc phân xưởng, có nhiệm vụ đôn đốc công nhân làm việc và chịu trách nhiệm về kết quả sản xuất với người quản lý cấp trên trực tiếp là phó giám đốc phụ trách khu vực sản xuất kinh doanh. Khu vực này gồm có 4 phân xưởng: phân xưởng thuốc tiêm, phân xưởng thuốc viên, phân xưởng chế phẩm, phân xưởng cơ điện. * Tại các phòng ban: Các trưởng phòng có nhiệm vụ giúp giám đốc trong lĩnh vực chuyên môn cụ thể và điều hành hoạt động của các phòng ban trong Công ty theo tổ chức. Dưới trưởng phòng là phó phòng có trách nhiệm giúp trưởng phòng đối với mọi công việc của phòng. * Phòng nghiên cứu phát triển: Nghiên cứu và nắm bắt sản phẩm mới, xem xét các mặt hàng xí nghiệp đang sản xuất. Nghiên cứu tuổi thọ, mức độ sai hỏng của các mặt hàng, nghiên cứu giác độ thí nghiệm để triển khai ứng dụng sản xuất. * Phòng kiểm tra chất lượng (KCS): Kiểm tra đầu vào nguyên vật liệu, xem nguyên vật liệu có đảm bảo tiêu chuẩn hay không. Nguyên vật liệu đủ tiêu chuẩn mới cho phép phòng kế hoạch cung ứng nhập kho. Ngoài ra phòng KCS còn có nhiệm vụ kiểm tra các thành phẩm và thành phẩm bán ra. * Phòng đảm bảo chất lượng: Cùng với phòng KCS kiểm tra chất lượng sản phẩm, xem xét kế hoạch đào tạo, huấn luyện kỹ thuật cho công nhân viên trong toàn Công ty. Phòng đảm bảo chất lượng do phòng đảm bảo chất lượng dược và phòng đầu tư xây dựng cơ bản gộp thành. * Phòng kế hoạch cung ứng: Có nhiệm vụ lập kế hoạch sản xuất, kinh doanh, tiêu thụ sản phẩm, chịu trách nhiệm cung cấp, thu mua và quản lý các loại nguyên vật liệu, vật tư, bao bì cả về số lượng và chất lượng phục vụ đầu vào cho quá trình sản xuất của Công ty. * Phòng tài chính kế toán: Có nhiệm vụ hạch toán kết quả sản xuất kinh doanh, theo dõi chặt chẽ về mặt tài chính kế toán thống kê, cung cấp số liệu, thông tin chính xác, kịp thời đầy đủ về sản xuất kinh doanh của Công ty trong mọi thời điểm cho giám đốc và tất cả các bộ phận có liên quan. * Phòng tổ chức hành chính: Có nhiệm vụ tổ chức sắp xếp bộ máy nhân sự, thực hiện đầy đủ chính sách của người lao động, đảm bảo đời sống văn hoá tinh thần cho cán bộ công nhân viên trong Công ty. Phòng tổ chức hành chính có 3 phòng gộp lại đó là: Phòng tổ chức lao động, phòng tổ chức văn thư và phòng y tế. * Phòng thị trường: Có nhiệm vụ tìm đầu ra cho sản phẩm khai thác và phát triển thị trường tiêu thụ, thực hiện chiến dịch quảng cáo nhằm thúc đẩy việc tiêu thụ sản phẩm. * Phòng bảo vệ: Phụ trách bảo vệ, kiểm tra mọi tài sản thuộc phạm vi quản lý của Công ty. Kiểm tra vật tư hàng hoá xuất ra, mua vào có đầy đủ giấy tờ hợp lệ theo quy định hay không?. 1.2.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh Thuốc là loại sản phẩm liên quan và ảnh hưởng trực tiếp đến cơ thể, tính mạng con người nên quy trình công nghệ sản xuất thuốc phải đảm bảo khép kín và tuyệt đối vô trùng, tổ chức sản xuất phải chặt chẽ, các khâu của quá trình sản xuất phải được kiểm tra, xem xét cẩn thận, sản phẩm phải được kiểm tra bằng những tiêu chuẩn chính xác. Dựa trên một số đặc điểm chung của xí nghiệp, quá trình sản xuất được chia làm 3 giai đoạn: giai đoạn chuẩn bị sản xuất, giai đoạn sản xuất và giai đoạn kiểm nghiệm, kiểm tra nhập kho thành phẩm. Chủng loại sản phẩm rất đa dạng, phong phú cho nên có nhiều quy trình sản xuất khác nhau. Mỗi loại sản phẩm đều có những tiêu chuẩn, định mức có định. Công ty Dược phẩm Trung ương 2 có 3 dây truyền sản xuất. Sau đây là đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất tại Công ty. * Tại phân xưởng thuốc tiêm: Chuyên sản xuất các loại thuốc tiêm, dịch truyền, kháng sinh, thuốc bổ, giảm đau. Ngoài công việc pha chế dược liệu còn có các công việc như cắt ống, kiểm tra, đóng gói được tiến hành theo hai dây truyền và sẽ sản xuất ra hai loại sản phẩm thuốc tiêm trên các ống 1ml và ống 2ml; 5ml. Sơ đồ 2: Quy trình công nghệ sản xuất loại ống 1ml ống rỗng Cắt ống Rửa ống ủ ống N. vật liệu Pha chế Đóng ống Đóng gói hộp Giao nhận Kiểm tra đóng gói Hànm soi (in) Sơ đồ 3: Quy trình công nghệ sản xuất loại ống 2ml, 5ml ống rỗng Rửa ống N. vật liệu Pha chế Đóng ống Giao nhận K.tra đóng gói Hàn, in, soi Đóng gói hộp Các tổ ứng với công đoạn sản xuất * Tổ cắt: Định dạng ống tiêm cho phù hợp với yêu cầu hàm lượng thuốc, ống nào ngắn lược bỏ, dài thì cắt bớt cho các ống đều nhau. * Tổ rửa ống: Rửa, hấp, làm sạch ống trước khi đóng thuốc * Tổ ủ ống tiêm: Là chặng đầu khử ứng lực ống tiêm, đảm bảo yêu cầu quy trình công nghệ trong sản xuất. * Tổ pha chế: Pha chế thuốc và đưa vào các ống, theo từng đợt sản xuất, pha theo công thức đây cũng là bí mật riêng của mỗi Công ty. * Tổ hàn soi (in): Tiến hành soi các ống thuốc tiêm để loại bỏ các ống không đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng trước khi in nhãn mác trước khi đưa ra thị trường tiêu thụ. * Tổ kiểm tra đóng gói: Sau khi soi, in mẫu mã bắt đầu kiểm tra lại sản phẩm về hình thức mẫu mã, cũng như chất lượng sản phẩm trước khi đóng gói vào các hộp nhỏ. * Tổ giao nhận: Tiến hành kiểm nhận các lô hàng từ khâu trước chuyển đến, cho vào kho hoặc chuyển thẳng sang khâu tiếp. * Tổ đóng gói hộp: Tiến hành đóng bao bì bên ngoài các kiện lớn để chuyển đến khách hàng. * Tại phân xưởng thuốc viên: Chuyên sản xuất các loại thuốc viên con nhộng dưới dạng viên bao hoặc viên nén như kháng sinh, các Vitamin, các loại viên dược liệu Becberin. Tại phân xưởng thuốc viên này bao gồm các tổ như: xử lý, tổ đóng gói, tổ kiểm tra, tổ pha chế, tổ đóng bao, đóng gói, dập viên. Đây là phân xưởng sản xuất quan trọng nhất của Công ty, lượng sản phẩm hàng tháng làm ra cũng nhiều nhất. Sơ đồ 4: Quy trình công nghệ sản xuất thuốc con nhộng (dạng viên bao) Xử lý Pha chế N. vật liệu Đóng bao Đóng gói Giao nhận K.tra đóng gói Đóng gói hộp Sơ đồ 5: Quy trình công nghệ sản xuất thuốc con nhộng (viên nén) Xử lý Pha chế N. vật liệu Dập viên Đóng gói Giao nhận K.tra đóng gói Đóng gói hộp Tại phân xưởng này gồm các công đoạn sau: * Giai đoạn xử lý: Nguyên vật liệu thô ban đầu, tổ xử lý sẽ tiến hành sơ chế xử lý để phục vụ cho giai đoạn tiếp theo. * Pha chế: Đây là công đoạn quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến hàm lượng của thuốc sản xuất ra, pha chế theo công thức. * Dập viên: Sau khi được pha chế theo tỷ lệ nhất định, các loại dược liệu được dập thành viên nhưng dập không đơn thuần mà dập tan dã. Các khâu đóng gói, kiểm tra, giao nhận, đóng gói hộp được tiến hành tương tự như phân xưởng thuốc tiêm. * Tại phân xưởng chế phẩm: Chuyên sản xuất các loại thuốc mỡ, tinh dầu, cao xoa, thuốc tra mắt, nhỏ mũi. Sơ đồ 6: Quy trình công nghệ sản xuất các loại chế phẩm Chế xuất Tinh chế N. vật liệu Sấy Giao nhận K.tra đóng gói Đóng gói hộp Sản phẩm chủ yếu của công ty là các loại thuốc. Sản lượng hàng năm của công ty đạt gần 2 tỷ thuốc viên và 100 triệu thuốc tiêm và hàng tấn dung môi hoá chất phục vụ thị trường trong và ngoài nước. Hàng tháng công ty sản xuất và tiêu thụ khoảng 50 loại thuốc tiêm, 95 loại thuốc viên, 5 loại cao xoa, thuốc nước công ty kinh doanh chủ yếu là các loại sản phẩm như : Ampicilin, Amocilin, Vitamin B1, VitaminC, cloxit,.. bởi các mặt hàng này đem lại cho công ty một số lượng doanh thu lớn. Thị trường chủ yếu của công ty là các tỉnh ở phía Bắc và các tỉnh miền Trung. Từ Thanh Hoá trở ra có tới 50 đơn vị khách hàng thường xuyên của công ty với lượng mua lớn nhất là 300 triệu/ tháng, còn trung bình là 100 triệu. Khu vực từ Thanh Hoá tới Quảng Bình có khoảng 24 đơn vị với lượng mua trung bình là 150 triệu/ tháng. Công ty xây dựng sản phẩm theo kiểu xây dựng kênh phân phối đều các tỉnh, huyện, đại lý các cấp, nhà thuốc , bệnh viện trung ương, bệnh viện tỉnh, huyện… Với những thành tích đã đạt được công ty đã đón nhận nhiều huân huy chương và quan trọng hơn là sự tin tưởng của khách hàng vào chất lượng sản phẩm của công ty. Bảng 1: Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trong những năm gần đây Mã số Chỉ tiêu 2004 2005 2006 1 Tổng doanh thu 19.844.492.509 20.182.365.460 80.283.628.999 2 Trong đó doanh thu hàng xuất khẩu 3 Các khoản giảm trừ (03=05+06+07) 61.430.892 140.264.990 320.939.292 5 + Giảm giá 54.825.058 64.004.718 6 + Hàng bán bị trả lại 61.430.892 85.439.932 256.894.574 7 + Thuế TTĐB, xuất khẩu phải nộp 10 1. Doanh thu thuần (10=01-03) 19.783.061.617 20.042.100.170 79.962.089.707 11 2. Giá vốn hàng bán 17.656.507.183 17.297.767.709 70.166.493.185 20 3. Lợi nhuận gộp (=20=10-11) 2.126.554.434 2.744.332.761 9.795.596.522 21 4. Chi phí bán hàng 370.107.891 385.834.705 1.710.306.746 22 5. Chi phí quản lý doanh nghiệp 1.160.916.017 1.381.955.216 5.015.423.858 30 6. LNT từ hoạt động kinh doanh 595.470.526 976.542.842 3.069.865.918 31 7. Thu nhập hoạt động tài chính 40.545.999 5.031.697 210.437.303 32 8. Chi phí hoạt động tài chính 656.742.448 1.042.302.412 3.252.482.027 40 9. LNT từ hoạt động tài chính -610.196.449 -991.982.715 -3.042.044.724 41 10. Các khoản thu nhập bất thường 70.986.080 877.852.712 1.040.241.042 42 11. Chi phí bất thường 7.299.375 518.011.847 544.254.722 50 12. LN bất thường (50=41-42) 63.686.705 359.840.865 495.986.320 60 13. Tổng lợi nhuận trước thuế (=60=30+40+50) 48.960.782 344.400.992 523.867.514 70 14. Thuế TNDN phải nộp 0 110.208.317 167.618.464 80 15. LNST (80=60-70) 48.960.782 234.192.675 356.189.110 1.3. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần Dược phẩm Trung ương 2. 1.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán Phòng tài chính kế toán của Công ty có chức năng và nhiệm vụ theo dõi toàn bộ các vấn đề liên quan đến tình hình tài chính của Công ty nhằm sử dụng vốn đúng mục đích, đúng chế độ, chính sách để phục vụ tổ chức thực hiện toàn bộ công tác kế toán, cung cấp số liệu, thông tin chính xác, kịp thời đầy đủ về tình hình sản xuất của Công ty. Giúp Ban lãnh đạo Công ty tổ chức thông tin kinh tế và phân tích hợp đồng kinh tế, hướng dẫn, chỉ đạo và kiểm tra các bộ phận trong Công ty thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép sổ sách hạch toán và quản lý kinh tế đạt hiệu quả cao. Hiện nay, bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo mô hình tập trung, đứng đầu là kế toán trưởng chịu sự chỉ đạo của Ban giám đốc và có trách nhiệm thông báo cho giám đốc về tình hình tài chính của Công ty. Đứng đầu phòng tài chính kế toán là kế toán trưởng, dưới kế toán trưởng là phó phòng phụ trách và các nhân viên kế toán. Phòng tài chính kế toán của Công ty hiện nay gồm có 11 người. Trong đó: trình độ đại học có 10 người; trung cấp 1 người. Tổng số có 9 nữ và 2 nam (1 nam-kế toán trưởng và 1 nam kế toán tài sản cố định kiêm giá thành). Trình độ chuyên môn của phòng kế toán rất cao và có nhiều năm kinh nghiệm trong nghề. Sơ đồ 7: Bộ máy kế toán tại Công ty cổ phần Dược phẩm Trung ương 2 Kế toán trưởng Máy tính Kế toán tổng hợp Kế toán ngân hàng Thủ quỹ Thu ngân Kế toán lương Kế toán TSCĐ Kế toán thành phẩm tiêu thụ Kế toán thanh toán Kế toán kho Nhân viên kinh tế phân xưởng tiêm Nhân viên kinh tế phân xưởng viêm Nhân viên kinh tế phân xưởng chế phẩm Nhân viên kinh tế phân xưởng cơ khí Sau đây là chức năng, nhiệm vụ của từng phần hành kế toán trong bộ máy kế toán tại Công ty cổ phần Dược Trung ương 2. * Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng kế toán: Là người phụ trách chung chịu trách nhiệm giải thích các báo cáo tài chính cho cơ quan quản lý cấp trên cũng như các đối tượng quan tâm khác có nhiệm vụ theo dõi, giám sát công việc của các kế toán viên, tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với các hoạt động của Công ty. Đồng thời có nhiệm vụ tham mưu cho Ban giám đốc về tình hình tài chính, sản xuất kinh doanh của Công ty. * Kế toán tổng hợp kiêm phó phòng kế toán: Có nhiệm vụ tổng hợp các thông tin từ các nhân viên kế toán lên bảng cân đối tài khoản và lập báo cáo cuối kỳ. Phụ trách các nhân viên kế toán các phần hành tài sản cố định, giá thành, tiêu thụ, thanh toán và kế toán kho. * Kế toán tài sản cố định: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình biến động về tài sản cố định và tính khấu hao theo quy định. * Kế toán giá thành: Có nhiệm vụ tập hợp toàn bộ các chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung để tính giá thành sản phẩm. * Kế toán thành phẩm tiêu thụ: Có nhiệm vụ tập hợp các hoá đơn chứng từ liên quan đến việc bán hàng, tiêu thụ, số lượng thành phẩm nhập xuất kho theo các khoản mục khác nhau để ghi sổ về số lượng và giá trị. * Kế toán thanh toán: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình thanh toán với các nhà cung cấp, khách hàng và ngân hàng. * Kế toán vật tư: Có trách nhiệm theo dõi việc xuất vật liệu cho quá trình sản xuất, nhập kho vật liệu từ ngoài vào, kế toán vật tư phải tổng hợp lưu trữ các chứng từ liên quan, tập hợp chi phí nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ. * Kế toán lương: Có nhiệm vụ tính lương, thưởng và chế độ chính sách cho toàn bộ công nhân viên trong Công ty dựa theo các quy định của Nhà nước. * Thu ngân: Hàng ngày có nhiệm vụ thu tiền bán hàng từ dưới cửa hàng của Công ty và nộp cho thủ quỹ. * Thủ quỹ: Là người quản lý tiền mặt của Công ty, trong quá trình thu, chi tiền mặt phải có chứng từ cuối ngày lập báo cáo quỹ. * Kế toán ngân hàng: Có trách nhiệm thu, chi tiền mặt, chứng từ của các bộ phận đề nghị, tuỳ đối tượng sử dụng thông qua sự phê duyệt của kế toán trưởng. * Nhân viên kinh tế kỹ thuật: Có nhiệm vụ tập hợp chi phí nguyên vật liệu cho giá thành theo dõi định mức. Về hư hao kinh tế kỹ thuật, quản lý về lao động như: giờ công lao động, định mức về hiện vật. Nhân viên kinh tế kỹ thuật do sự phân công của quản lý phân xưởng và có mối quan hệ với giá thành, kho. Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty là khá gọn nhẹ và hiệu quả, sự phân công hợp lý khiến cho khối lượng công việc được san sẻ và phối hợp nhịp nhàng. Trình độ chuyên môn của các cán bộ, nhân viên kế toán như hiện nay (tất cả đều đã tốt nghiệp đại học chính quy) đã và đang đáp ứng được yêu cầu của công việc. Sự phối hợp hoạt động của phòng kế toán với bộ phận khác trong Công ty như giám đốc phòng tổ chức hành chính, kho, phân xưởng…. được tổ chức chặt chẽ và thường xuyên cũng giúp công việc được tiến hành suôn sẻ và cung cấp thông tin nhanh, kịp thời, đầy đủ và chính xác. 1.3.2. Chế độ kế toán áp dụng tại công ty. Công ty cổ phần Dược phẩm Trung ương 2 là một đơn vị có quy mô lớn, nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều, thường xuyên và đa dạng. Chính vì vậy Công ty áp dụng công tác kế toán theo hình thức Nhật ký-chứng từ (NK-CT). Bộ máy kế toán bao gồm những người có trình độ đại học chuyên ngành kế toán. Công ty sử dụng các nhật ký-chứng từ số 1, 2, 4, 5, 7, 8, 10 và các bảng kê số: 1, 2, 4, 5, 6, 10, 11. Sơ đồ 8: Hình thức ghi sổ kế toán tại Công ty Chứng từ gốc Bảng kê Nhật ký-chứng từ Sổ chi tiết Bảng kê Bảng tổng hợp chi tiết Nhật ký-chứng từ Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Công ty áp dụng niên độ kế toán là một năm, bắt đầu từ ngày 1/1 dương lịch và đến hết ngày 31/12 của năm. Một năm gồm 12 kỳ kế toán ứng với 12 tháng. - Kỳ kế toán của Công ty tính theo tháng - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán, nguyên tắc và phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác: đồng Việt Nam - Phương pháp theo dõi vật tư và phương pháp kê khai thường xuyên. - Giá vật tư, thành phẩm xuất kho được tính theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ. - Phương pháp khấu hao TSCĐ: phương pháp đường thẳng - Phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Hệ thống chứng từ Công ty đang sử dụng bao gồm các chứng từ theo mẫu chung của Bộ Tài chính. Ngoài ra để quản lý chặt chẽ, phục vụ cho công tác kế toán Công ty còn quy định thêm một số chứng từ riêng như: Danh sách nợ quá, giấy xin khất nợ. Mẫu: Giấy xin khất nợ Tên tôi là:……………………………………………………………….. Chức vụ:………………………………………………………………… Đơn vị công tác:………………………………………………………… Xin khất:………………………………………………………………… Số hoá đơn: Hình thức thanh toán Ngày….tháng….năm….. Ký tên - Hệ thống tài khoản Công ty đang hiện sử dụng hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 1141 TC/CĐKT ra ngày 1/11/1995 của Bộ Trưởng Bộ Tài chính. Hệ thống tài khoản cấp 2 và cấp 3 của Công ty được mở theo đúng ký hiệu TK đã quy định, ngoài ra để phục vụ yêu cầu quản lý, Công ty đã đăng ký một số tài khoản cấp 2 và cấp 3 để phù hợp với việc theo dõi chi tiết và hạch toán các nghiệp vụ phát sinh. Phần 2 Thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương 2.1. Tổ chức phân loại lao động và quy định về tiền lương của lao động 2.1.1. Quy mô và cơ cấu lao động Công ty cổ phần Dược phẩm trung ương 2 với số lượng công nhân viên lớn, khoảng gần 500 người phân tán ở các phân xưởng và phòng ban thì việc sử dụng lao động hợp lý chặt chẽ số lượng lớn ở trong công ty rất quan trọng và là một vấn đề lớn. Lao động tại công ty được quản lý theo tổ, phòng ban. Tổ xay ray, tổ soi, tổ dập… phòng ban chia thành các bộ phận theo nhiệm vụ. Mỗi năm công ty đều có sự điều chỉnh lao động cả về số lượng và kết cấu tuỳ theo kế hoạch sản xuất kinh doanh. Có số liệu về số lượng và cơ cấu lao động thực hiện năm 2005 và kế hoạch thực hiện năm 2006 như sau: Bảng 2: Số lượng và cơ cấu lao động của công ty năm 2005 - 2006 Năm Chỉ tiêu Thực hiện 2005 Kế hoạch 2006 Số lượng % Số lượng % 1. Tổng số CNV 500 100 550 100 2. Số CN sản xuất chính 300 60 340 62 3. Lao động làm việc gián tiếp 200 40 210 38 Qua bảng số liệu trên ta thấy năm 2005 tổng sổ lao động của Công ty là 500 người, với cơ cấu như vậy là tương đối hợp lý. Tỉ lệ lao động gián tiếp 40%. Chứng tỏ Công ty sử dụng hiệu quả lực lượng lao động này. Do Công ty có nhiều loại sản phẩm, quy trình công nghệ sản xuất gồm nhiều giai đọn, thiết bị kỹ thuật đòi hỏi độ chính xác cao nên tỉ lệ công nhân sản xuất chính chiếm 60% là hợp lý. Năm 2006 Công ty căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh để điều chỉnh lao động theo hướng sau: - Tổng số lao động tăng 50 người - Tăng tổng số công nhân sản xuất chính 40 người. Sự điều chỉnh này phù hợp với kế hoạch phát triển của Công ty. Hàng năm Công ty đều lên kế hoạch đào tạo bồi dưỡng thêm cho các công nhân viên để đáp ứng đòi hỏi của thực tiễn Công ty. Sau đây là báo cáo lao động của công ty trong những năm gần đây Bảng 3: Báo cáo lao động STT Tên danh sách (loại lao động) 2001 2002 2003 2004 2005 T9/2006 I Tổng số CBCNV 475 462 426 436 500 520 Nữ 293 290 226 223 279 287 Nam 182 172 200 213 221 233 II Trình độ Đại học Dược 57 55 50 48 48 45 Đại học khác 40 40 39 35 34 34 Thạc sỹ 1 1 1 1 2 2 Trung cấp dược 27 21 28 27 30 30 Trung cấp khác 15 15 11 11 11 11 III Số lao động 1 Lao động quản lý (CBCC) 26 26 24 25 22 22 5,5% 5,6% 5,6% 7,3% 6,6% 6,5% 2 Lao động NCS 13 9 9 12 11 11 2,7% 1,9% 2,1% 3,5% 3,3% 3,2% 3 Thị trường 28 25 26 27 26 34 5,9% 5,4% 6,1% 7,8% 7,8% 10,0% 4 Kế hoạch cung ứng 21 20 17 16 14 47 4,4% 4,3% 4,0% 4,7% 4,2% 1,5% 5 Kiểm tra chất lượng 19 20 20 12 8 15 4,0% 4,3% 4,7% 3,5% 2,4% 4,4% 6 Giám sát và bảo vệ văn phòng (Bảo vệ, TCKT, TCHC) 7 Lao động PXCĐ (phục vụ) 38 39 39 36 30 35 8,0% 8,4% 9,2% 10,5% 9,0% 10,3% 8 Lao động 3 PX trực tiếp sản xuất 271 232 217 221 186 175 Trong đó: 57,1% 50,2% 50,9% 64,2% 55,9% 51,3% + Lao động PX viên 126 112 111 124 111 101 + Lao động PX tiêm 111 88 74 64 45 41 + Lao động PX chế phẩm 34 32 32 33 30 33 2.1.2. Quy định về tiền lương của lao động Theo quy định của nhà nước, từ ngày 01/10/2006 Công ty áp dụng mức lương cơ bản là 450.000/22 (đồng/người/ngày). Hiện nay thời gian làm việc của công nhân viên tại công ty là 8h/1ngày, 22 ngày/ tháng) Ngoài ra, Giám đốc, phó giám đốc, trưởng phòng còn được cộng % phụ cấp trách nhiệm mỗi tháng vào hệ số lương. Đối với công nhân viên đi họp hoặc nghỉ phép: Tính 100% lương cấp bậc. Nếu ngừng việc, nghỉ việc do máy hỏng mất điện… được tính 70% lương cấp bậc, chức vụ. Ngoài mức lương đang hưởng theo quy định của Nhà nước các cán bộ công nhân viên đang làm việc trong Công ty còn được hưởng các khoản phụ cấp như: Phụ cấp độc hại, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp thai sản, ốm đau… Mức phụ cấp độc hại được chia làm 3 mức tuỳ thuộc mức độ ảnh hưởng của công việc đang làm. 2.2. Tổ chức hạch toán số lượng, thời gian lao động 2.2.1. Tổ chức hạch toán số lượng lao động Hạch toán số lượng lao động là việc theo dõi kịp thời, chính xác tình hình biến động tăng giảm số lượng lao động theo từng loại lao động trên cơ sở đó làm căn cứ cho việc trích lương phải trả và các chế độ khác cho người lao động được kịp thời. Số lao động công nhân viên tăng thêm khi Công ty tuyển dụng thêm lao động, chứng từ là các hợp đồng. Số lao động giảm khi lao động trong Công ty thuyên chuyển công tác, thôi việc, nghỉ hưu, nghỉ mất sức. 2.2.2. Tổ chức hạch toán thời gian lao động Tại các phòng ban, phân xưởng, các tổ chức các cán bộ có trách nhiệm theo dõi số lượng lao động có mặt, vắng mặt, nghỉ phép, nghỉ bảo hiểm xã hội vào bảng chấm công. Bảng chấm công được lập theo mẫu quy định và theo đặc thù kế toán của Công ty. Bảng chấm công là cơ sở cho việc tính toán kết quả lao động của từng cá nhân người lao động. Bảng chấm công được treo tại nơi làm việc để mọi người có thể theo dõi ngày công của mình. Cuối tháng, tại các phân xưởng, các phòng ban nhân viên hạch toán tiến hành tổng hợp tính ra số công đi làm, nghỉ phép, nghỉ BHXH, nghỉ không lương của từng người trong Công ty. Bảng chấm công là căn cứ để tính lương thời gian, trợ cấp BHXH. Sau đây là bảng chấm công của tổ xay rây – phân xưởng viên Bảng 4 Bảng chấm công Tháng 12 năm 2006 Đơn vị: Tổ xay rây - phân xưởng viên STT Họ và tên Cấp bậc lương hoặc chức vụ Ngày trong tháng 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 1 Lê Thị Lan 2,34 x x x x x x x x x x x x x ._.