Hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần Du lịch Khách sạn Phùng Hưng

LỜI NÓI ĐẦU Sự đổi mới sâu sắc về cơ chế quản lý kinh tế, đòi hỏi nền kinh tế tài chính Quốc gia phải được đổi mới một cách toàn diện nhằm tạo ra sự ổn định từ môi trường kinh tế. Hệ thống pháp luật điều chỉnh làm lành mạnh hoá các quan hệ và các hoạt động tài chính. Để khuyến khích người lao động phát huy hết khả năng lao động của mình, nâng cao hiệu quả kinh doanh, các doanh nghiệp đặc biệt coi trọng việc cải tiến và hoàn thiện công tác tiền lương. Trong công tác quản lí hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, tiền lương được sử dụng như một công cụ quan trọng. Đồng thời là đòn bẩy kinh tế để kích thích và động viên người lao động hăng hái sản xuất tạo ra sản phẩm phục vụ con người và xã hội cũng như tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Tiền lương hợp lí chẳng những đảm bảo thu nhập để tái sản xuất sức lao động, nâng cao đời sống vật chất, tinh thần của người lao động mà còn phát huy được sức mạnh to lớn cho nền kinh tế. Mặt khác tiền lương có khả năng làm cho người lao động phát huy một cách tối đa sức lao động và trí óc nếu như thành quả lao động của họ được bù đắp xứng đáng. Do vậy ý nghĩa của tiền lương cũng đặc biệt quan trọng. Vì thế việc không ngừng hoàn thiện tổ chức tiền lương trong giai đoạn hiện nay sẽ là động lực thúc đẩy công nhân viên làm việc hăng say góp phần tăng năng xuất lao động với hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Nền kinh tế phát triển không chỉ bó hẹp trong mối quan hệ giữa người lao động với doanh nghiệp mà còn phát sinh giữa người lao động với các tổ chức xã hội khác. Sự quan tâm của xã hội tới người lao động là rất cần thiết thông qua các tổ chức liên quan đến lợi ích của người lao động đó là: BHXH , BHYT. Qua thời gian thực tập em đã nhận thức được vai trò, vị trí cần thiết của vấn đề trên. Và để làm rõ vấn đề này, em xin được thực hiện chuyên đề: “Hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần Du lịch Khách sạn Phùng Hưng". Mục đích của chuyên đề là vận dụng lý thuyết về tổ chức lao động, kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần Du lịch Khách sạn Phùng Hưng. Nội dung chuyên đề gồm 3 chương : Chương I :Tổng quan chung về Công ty Cổ phần Du lịch Khách sạn Phùng Hưng.. Chương II : Thực tế công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần Du lịch Khách sạn Phùng Hưng. Chương III : Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần Du lịch Khách sạn Phùng Hưng. Vì thời gian có hạn nên trong quá trình viết chuyên đề, em không tránh khỏi những thiếu sót, em kính mong thầy cô góp ý để chuyên đề của em được hoàn thiện hơn. CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN DU LỊCH KHÁCH SẠN PHÙNG HƯNG QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY Khách sạn Phùng Hưng ra đời trên cơ sở của chính sách tư bản tư doanh của Nhà nước từ những năm 1958 – 1960. Được xây dựng do một chủ hộ người Việt gốc Hoa từ trước thời kỳ giải phóng thủ đô 1954 với mục đích sử dụng để ở. Sau khi giải phóng Thủ đô, giải phóng miềm Bắc gia đình này đã giao lại khu nhà cho Nhà nước Việt Nam sử dụng. Khách sạn Phùng Hưng được hình thành với ba khu nhà, 42 phòng nghỉ bình dân không có trang thiết bị khách sạn, hệ thống nước sinh hoạt, vệ sinh, hệ thống thông tin cũng rất đơn sơ. Thực hiện chủ trương đổi mới cơ chế quản lý của Nhà nước, ngày 06/09/1999 Uỷ ban nhân dân TP Hà Nội ra Quyết định số 3611 QĐ/UB chuyển doanh nghiệp Nhà nước KHách sạn Phùng Hưng thành Công ty Cổ phần lấy tên là: Tên Công ty: Công ty Cổ phần Du lịch Khách sạn Phùng Hưng Tên giao dịch quốc tế : Phung Hung Hotel Stock Corporation Tên viết tắt : PHSC Trụ sở chính : Số 2D Đường Thành – Hoàn Kiếm – Hà Nội Công ty là pháp nhân theo pháp luật Việt Nam, thực hiện chế độ hạch toán kinh tế độc lập, được sử dụng con dấu riêng, hoạt động theo Điều lệ của Công ty Cổ phần, luật công ty. Trải qua hơn 40 năm tồn tại và phát triển, cho đến nay với tổng số CBCNV là 92 người, khách sạn đã có 80 phòng nghỉ, trong đó có 10 phòng cao cấp đạt tiêu chuẩn quốc tế cùng hệ thống thông tin liên lạc hiện đại, nhà hàng 120 chỗ ngồi và khu massage với 10 phòng đáp ứng nhu cầu phục vụ khách trong nước và quốc tế. 1.2 CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA CÔNG TY Là một doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực du lịch, dịch vụ, chức năng chủ yếu của Công ty là kinh doanh khách sạn, nhà hàng ăn uống, kinh doanh lữ hành, vận chuyển và các dịch vụ bổ trợ: massage, karaoke, vũ trường, dịch vụ vui chơi giải trí. Bên cạnh đó, thực hiện đa dạng hoá các hoạt động, Công ty còn kinh doanh cho thuê văn phòng, cửa hàng trưng bày, bán hàng hoá. Kinh doanh tổng hợp các mặt hàng công nghệ phẩm, đại lý giới thiệu và tiêu thụ sản phẩm. Công ty cổ phần Du lịch Khách sạn Phùng Hưng tổ chức kinh doanh những nhóm nghiệp vụ sau: *. Kinh doanh các dịch vụ lưu trú (buồng ngủ). Để thực hiện dịch vụ này có các tổ như tổ trực buồng, lễ tân ... *. Kinh doanh các dịch vụ ăn uống. Để thực hiện dịch vụ này có các tổ như tổ bàn, tổ bếp ... *. Kinh doanh các dịch vụ vận chuyển. Để thực hiện dịch vụ này có các bộ phận chuyên chở ... *. Kinh doanh các dịch vụ khác như dịch vụ cho thuê kiốt, dịch vụ điện thoại, giặt là cho khách, masage ... Ngoài ra, Công ty còn có chức năng liên doanh, liên kết với các tổ chức trong và ngoài nước, kinh doanh mua bán cổ phiếu, trái phiếu trên thị trường chứng khoán theo luật định. Nhiệm vụ của Công ty là không ngừng nâng cao lợi ích của các cổ đông, tăng tích luỹ, phát triển sản xuất kinh doanh, góp phần thiết thực vào việc thực hiện các nhiệm vụ phát triển kinh tế, xã hội của đất nước. 1.3 TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY Công ty cổ phần Du lịch Khách sạn Phùng Hưng là một công ty cổ phần vì vậy cơ quan quyết định cao nhât của Công ty là Đại hội đại biểu cổ đông ( gọi tắt là Đại hội đồng). Đại hội đồng họp mỗi năm một lần vào đầu năm tài chính. Trong trường hợp khẩn cấp khi có vấn đề bất thường ảnh hưởng lớn đến tổ chức và hoạt động của công ty cổ phần thì có thể tổ chức Đại hội cổ đông bất thường. Đại hội đồng có quyền trong việc thông qua các bản báo cáo quan trọng như báo cáo tài chính năm, các báo cáo của trưởng ban kiểm soát. Bên cạnh đó Đại hội đồng có vai trò quan trọng trong việc đưa ra các quyết định quan trọng như xác định mức cổ tức hàng năm, quyết định bán số tài sản có giá trị lớn hơn hoặc bằng 50% tổng giá trị tài sản của công ty, quyết định thành viên của Hội đồng quản trị và ban kiểm soát. Đại hội đồng có quyền tổ chức và giải thể công ty cổ phần. Ngoài ra Đại hội đồng có các quyền và nghĩa vụ khác theo qui định của pháp luật. Theo điều lệ công ty, Đại hội đồng sẽ bầu ra Hội đồng quản trị. Đây là cơ quan quản lý công ty cổ phần, có quyền nhân danh công ty cổ phần để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty cổ phần trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng. Nhiệm kì của Hội đồng quản trị là 4 năm. Thành viên của Hội đồng quản trị gồm 5 người gồm : chủ tịch, 1 phó chủ tịch và các uỷ viên. Hội đồng quản trị có trách nhiệm lập ra chiến lược phát triển, đưa ra các phương án đầu tư. Hội đồng quản trị có quyền quyết định cơ cấu tổ chức, quản lý nội bộ của công ty, đồng thời có quyền bổ nhiệm và miễn nhiệm các chức danh giám đốc, phó giám đốc, kế toán trưởng của công ty cổ phần cũng như quyết định mức lương, thưởng cho cán bộ quản lý. Ngoài ra Hội đồng quản trị có các quyền và nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật. Giám đốc là người có quyền quyết định trong mọi hoạt động của công ty và chịu trách nhiệm trước pháp luật về các hoạt động của công ty, đồng thời chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền hạn, nhiệm vụ được giao và chịu sự kiểm tra của ban kiểm soát công ty. Giám đốc là người quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty, đề ra chính sách, mục tiêu phát triển của công ty và lãnh đạo việc thực hiện. Bên cạnh đó thường xuyên kiểm tra theo dõi việc thực hiện kế hoạch kinh doanh và kế hoạch tài chính, đồng thời chịu trách nhiệm kiểm soát và phê duyệt các báo cáo hoạt động của công ty trình cấp trên. Phó giám đốc là người giúp việc cho Giám Đốc trong từng mặt công tác được Giám đốc chỉ định, thay thế điều hành khi giám đốc đi vắng và chịu trách nhiệm trước giám đốc. Các phòng ban được đặt trực tiếp dưới sự điều hành của giám đốc, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các phần việc mà Giám đốc giao cho và chấp nhận các nội quy, quy định mà Giám đốc đề ra. Phòng Tổ chức Hành chính mà đứng đầu là trưởng phòng có nhiệm vụ quản lý, điều hành công việc của phòng Tổ chức Hành chính, quản lý tài sản các phòng ban, phân xưởng, cây xanh và vệ sinh môi trường của công ty. Bên cạnh đó có trách nhiệm về vấn đề tổ chức lao động, tuyển chọn, đào tạo, bố trí sắp xếp lao động, lập kế hoạch và quản lý tiền lương, thực hiện chế độ BHXH, công tác phí cho cán bộ công nhân viên. Phòng tài chính kế toán mà đứng đầu là kế toán trưởng có nhiệm vụ tổ chức thực hiện công tác hạch toán kế toán, giúp giám đốc lập kế hoạch tài chính, tổ chức ghi chép các nghiệp kinh tế phát sinh, tính toán các chỉ tiêu kinh tế trên cơ sở đó tham mưu cho giám đốc thực hiện quá trình đầu tư vốn có lợi nhất. Tham mưu quản lý và phân phối quỹ lương, thưởng trong đơn vị, đề xuất các biện pháp phân phối theo đúng điều lệ công ty và chế độ chính sách của nhà nước. Phòng kinh doanh mà đứng đầu là trưởng phòng có nhiệm vụ nghiên cứu phương án kinh doanh trình ban giám đốc, thiết lập và giữ quan hệ với các đối tác như các công ty lữ hành. Đồng thời nghiên cứu thị trường, thực hiện công tác marketing nhằm quảng bá hình ảnh công ty cũng như thu hút khách đến nghỉ tại công ty. Bộ phận buồng có trách nhiệm chăm lo nghỉ ngơi cho khách trong thời gian khách nghỉ tại công ty. Bộ phận lễ tân chịu trách nhiêm quan hệ trực tiếp với khách hàng để đáp ứng nhu cầu của khách và là cầu nối trực tiếp giữa khách với các bộ phận khác. Bộ phận tu sửa chịu trác nhiệm sửa chữa những thiết bị, tài sản của công ty khi bị hỏng. Bộ phận giặt là có nhiệm vụ giặt là cho khách khi khách yêu cầu. Bộ phận bảo vệ chịu trách nhiệm về sự an toàn cho khách và tài sản của công ty. Bộ phận nhà ăn có nhiệm vụ phục vụ nhu cầu ăn uống hàng ngày của khách nghỉ tại công ty cũng như các cuộc liên hoan, hội nghị khi khách yêu cầu. Như vậy ta thấy rằng bộ máy tổ chức quản lý của Công ty cổ phần Du lịch Khách sạn Phùng Hưng mang các đặc điểm của một công ty cổ phần, với quyền lực cao nhất thuộc về đại hội đồng cổ đông. Bộ máy tổ chức của công ty cũng được thực hiện theo hình thức trực tuyến, có sự quản lý lãnh đạo từ trên xuống, vừa được tổ chức theo hình thức chức năng, được chia thành nhiều phòng ban với các nhiệm vụ, quyền hạn khác nhau. Với cách tổ chức này, các phòng ban, các bộ phận không hề có sự tách biệt về hoạt động mà có mối quan hệ mật thiết sâu sắc với nhau trong tất cả hoạt động trên mọi mặt của công ty. Có thể khái quát tổ chức bộ máy quản lý của Công ty cổ phần Du lịch Khách sạn Phùng Hưng theo sơ đồ như sau: Hội Đồng Quản Trị Ban Giám Đốc Ban Kiểm Soát Phòng Tổ Chức Hành Chính Phòng Kinh Doanh Phòng Kế Toán Tài Chính Bộ Phận Lễ Tân Bộ Phận Buồng Bộ Phận Tu Sửa Bộ Phận Giặt Là Bộ Phận Bảo Vệ Bộ Phận Nhà Ăn 1.4 KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY MỘT SỐ NĂM GẦN ĐÂY Nhằm khẳng định vị thế của công ty với các doanh nghiệp ở Thủ đô và cả nước, Công ty xác dịnh chiến lược kinh doanh lâu dài là đa dạng hoá sản phẩm, dịch vụ, chuyển dịch cơ cấu sản phẩm, dịch vụ, mở rộng thị trường, mở rộng các lĩnh vực kinh doanh. Ngoài hoạt động kinh doanh cho thuê buồng, công ty đã thành lập trung tâm du lịch lữ hành quốc tế và nội địa, xây dựng nhà hàng mới phục vụ ăn uống, bán hàng, tổ chức dịch vụ tắm hơi, massage, cho thuê hội trường, phục vụ tiệc cưới, phục vụ hội nghị,... Nếu như năm 2002 nguồn thu từ cho thuê buồng chiếm 90% tổng doanh thu của Công ty thì năm 2007 chỉ còn chiếm tỷ trọng là 55%, mặc dù doanh thu buồng vẫn tăng trưởng, ổn định hàng năm trong khi đó thu từ dịch vụ ăn uống, bán hàng, cho thuê hội trường, vận chuyển và các nguồn thu khác chiếm tới 45%. Để mở rộng thị trường công ty đã liên kết, làm đại lý cho các hãng lữ hành quốc tế, tăng cường tiếp thị, quảng cáo, khuyến mại và có chính sách cụ thể, hợp lý với các bạn hàng, chủ động khai thác nguồn khách, xây dựng các chương trình tour đáp ứng mọi nhu cầu du lịch văn hoá, du lịch lễ hội, du lịch nghiên cứu... Kết quả kinh doanh năm 2006 - Khách du lịch phục vụ: Tổng số khách đạt 21.241 lượt, tăng 5,3% so với kế hoạch, tăng 3,9 so với năm trước. Khách quốc tế đạt 1471 lượt khách, tăng 3,5% so với kế hoạch, tăng 1,5% so với năm trước. Khách quốc tế chiếm tỷ trọng 7%. Nói chung khách nội địa là chủ yếu và tăng 2,8% so với năm 2005. - Hiệu suất sử dụng buồng: Số buồng tối đa là 80, công suất đạt 63,45%. Tổng doanh thu tăng trưởng 1,4% - so với kế hoạch mức tăng trưởng là 2,1%. Đây là thành tích rất lớn của tập thể lãnh đạo, CBCNV toàn Công ty một năm qua. Doanh thu tăng trưởng ở hầu hết các dịch vụ. Kết quả kinh doanh năm 2007 Khách du lịch phục vụ: Tổng số khách đạt 21912 lượt khách, tăng 3.2% so với năm trước và 1,9% sp với kế hoạch Khách quốc tế đạt 1500 lượt, tăng 1,9% so với năm trước và 0,8% so với kế hoạch - Hiệu suất sử dụng buồng : đạt 70%, tăng 6,6% so với năn trước Khách ở tăng so với năm trước và tăng so với kế hoạch, lượng khách quốc tế chiếm tỷ trọng 7,2% và tăng 1% so với thực hiện năm trước. Thị trường khách quốc tế chủ yếu là khách Trung Quốc (chiếm tỷ trọng 86% và chủ yếu là khách đi du lịch bằng CMT). Tổng doanh thu 18tỷ - tăng 1,4% so với năm trước và tăng 0,9% so với kế hoạch. 1.5 ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY 1.5.1 Tổ chức bộ máy kế toán Việc lựa chọn hình thức kế toán là một trong những nội dung quan trọng để tổ chức công tác kế toán phù hợp với quy mô hoạt động của công ty . Bộ phận kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung . Phòng kế toán thực hiện từ khâu thu nhập và xử lý chứng từ ,ghi sổ , lập báo cáo kế toán , phân tích và kiểm tra kinh tế . Tuy nhiên ở trường hợp bộ phận có liên quan đến tài chính công ty bố trí các nhân viên kế toán làm nhiệm vụ thu thập chứng từ rồi tập trung lên phòng kế toán . Phòng kế toán của công ty gồm 6 thành viên : Kế toán trưởng : là người điều hành chung công việc của cả phòng , chịu trách nhiệm trước giám đốc và cấp trên về mọi hoạt động kinh tế . Kế toán tổng hợp : Thực hiện tập hợp chi phí sản xuất trong đơn vị qua các kế toán viên để tính giá thành sản phẩm , kiêm kế toán tài sản cố định, nguyên vật liệu. Cuối tháng đưa số liệu vào sổ chi tiết, sổ tổng hợp Kế toán thanh toán : Có nhiệm vụ theo dõi các khoản tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền lương, BHXH. Cụ thể kế toán cập nhật chứng từ hàng ngày, các khoản thu chi trong đơn vị dựa vào chứng từ ghi sổ, bảng tổng hợp số liệu, đối chiếu phát hiện kịp thời những sai sót nhầm lẫn đẻ có biện pháp xử lý. Đồng thời cuối tháng ký xác nhận bảng chấm công đối chiếu ngày công làm căn cứ tính và thanh toán lương cho công nhân. Kế toán công cụ, dụng cụ: Có nhiệm vụ phản ánh chính xác tình hình có của công cụ dụng cụ quản lý từ khi nhập dến lúc xuất dùng trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Đồng thời tính và phân bổ chính xác giá trị công cụ dụng cụ vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Cuối tháng , kế toán công cụ dụng cụ phải lập và nộp lên kế toán tổng hợp ký hoá đơn giá trị gia tăng, phiéu xuất – nhập kho công cụ dụng cụ, phiếu báo hỏng công cụ dụng cụ và biên bản kiểm kê công cụ dụng cụ . Kế toán chi phí giá thành: Có nhiệm vụ tập hợp mọi chi phí phát sinh, vận dụng phương pháp thích hợp để tính giá thành và giá thành đơn vị của các đối tượng tính giá thành theo đúng khoản mục, đúng kỳ tính giá thành. Đồng thời , định kỳ cung cấp các báo cáo về giá mức và dự toán chi phí tình hình thực hiện kế hoạch giá thành. Thủ quỹ: Có nhiệm vụ thu – chi các khoản tiền mặt trong đơn vị thông qua các giấy tờ, chứng từ hợp lệ mà kế toán đã ký duyệt. Căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh , căn cứ vào yêu cầu quản lý, Công ty Cổ phần Du lịch Khách sạn Phùng Hưng tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình sau : Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán Kế toán công cụ dụng cụ Kế toán chi phí và giá thành Thủ quỹ 1.5.2 Thực tế vận dụng chế độ kế toán tại công ty Công ty cổ phần Du lịch Khách sạn Phùng Hưng hiện nay đang áp dụng hình thức Nhật kí chứng từ. Đây là loại hình kế toán phức tạp nhưng rất khoa học và chặt chẽ, đòi hỏi sự quản lý phức tạp tuy nhiên việc cung cấp thông tin sẽ thuận tiện và dễ dàng hơn. Các mẫu sổ mà doanh nghiệp áp dụng đều theo mẫu qui định của Bộ Tài chính trong quyết định số 15 năm 2006 về chế độ kế toán doanh nghiệp. Các loại sổ chi tiết mà công ty thường sử dụng bao gồm : sổ kế toán chi tiết quĩ tiền mặt, sổ chi tiết vật tư, sổ tài sản cố định, sổ chi tiết thanh toán với người mua ( người bán ), sổ chi tiết bán hàng và cung cấp dịch vụ, sổ chi phí sản xuất kinh doanh, thẻ tính giá thành sản phẩm, sổ theo dõi chi tiết nguồn vốn kinh doanh và sổ chi tiết một số các loại tài khoản ( 333, 334.... ) Các loại sổ tổng hợp phù hợp với hình thức kế toán mà công ty đã sử dụng, bao gồm : Nhật kí chứng từ số 1, bảng kế số 1, Nhật kí chứng từ số 2, bảng kê số 2, nhật kí chứng từ số 5, Nhật kí chứng từ số 7, bảng kê số 3, bảng kê số 4, nhật kí chứng từ số 8, bảng kê số 8, bảng kê số 11, nhật kí chứng từ số 10, sổ cái của các tài khoản. Từ đầu năm 2007 công ty đã áp dụng phần mềm kế toán máy vào hoạt động kế toán của đơn vị, qui trình ghi sổ của kế toán máy có một số đặc điểm khác so với qui trình ghi sổ đối với kế toán thủ công như sau : § Hàng ngày dựa vào căn cứ ghi sổ là các chứng từ kế toán hoặc các bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, kế toán viên tiến hành nhập dữ liệu vào máy tính trên cơ sở xác định tài khoản ghi nợ, tài khoản ghi có và nhập dữ liệu vào các bảng biểu đã có sẵn trên phần mềm. Sau đó, chương trình kế toán sẽ tự động nhập vào các sổ tổng hợp ( các nhật kí chứng từ, các bảng kê, sổ cái... ) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan ( thẻ kho, sổ chi tiết các tài khoản... ) § Cuối tháng, kế toán viên tiến hành khoá sổ kế toán và lập ra báo cáo tài chính cho công ty. Khi thực hiện bút toán khoá sổ kế toán, tức là kế toán viên thao tác trên máy tính, chương trình sẽ hoạt động tự động, luôn luôn có sự đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết để có sự đảm bảo một cách chính xác, trung thực theo lượng thông tin đã nhập trong kì của kế toán viên. Sau khi phần mềm đã thực hiện xong, các báo cáo tài chính về cơ bản đã hoàn thành, kế toán viên thực hiện các thao tác để in ra các báo cáo tài chính theo quy định. Cuối năm, kế toán viên tiến hành in ra giấy các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết, đóng lại thành quyển và lưu trữ sau khi đã thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về số kế toán ghi bằng tay. Quy trình ghi sổ chung của công ty dựa vào phần mềm kế toán có thể khái quát thông qua sơ đồ sau BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI CHỨNG TỪ KẾ TOÁN SỔ KẾ TOÁN Sổ tổng hợp Sổ chi tiết BÁO CÁO TÀI CHÍNH MÁY VI TÍNH PHẦN MỀM KẾ TOÁN Hệ thống chứng từ Đối với hoạt động kế toán, chứng từ là một loại hồ sơ đặc biệt quan trọng, đóng vai trò chủ chốt, là phương tiện quan trọng bậc nhất để tiến hành các hoạt động kế toán. Công ty cổ phần Du lịch Khách sạn Phùng Hưng hiện nay áp dụng chế độ kế toán Doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ - BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Tài Chính, vì vậy công ty sử dụng mọi chứng từ kế toán theo biểu, mẫu được qui định trong quyết định này bao gồm cả chứng từ bắt buộc và các chứng từ hướng dẫn. Vì công ty cổ phần Du lịch Khách sạn Phùng Hưng là một công ty có chức năng chủ yếu là kinh doanh, cho nên những loại chứng từ được công ty sử dụng chủ yếu bao gồm các chứng từ như sau: Ÿ Chứng từ về tiền tệ : Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán, biên lai thu tiền, bảng kiểm kê quỹ, bảng kê chi tiền. Ÿ Chứng từ về hàng tồn kho : Phiếu nhập kho; phiếu xuất kho; biên bản kiểm nghiệm vật tư,công cụ; bảng kê mua hàng, bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ; biên bản kiểm kê vật tư, công cụ.. Ÿ Chứng từ về lao động tiền lương: Bảng chấm công, bảng chấm công làm thêm giờ, bảng thanh toán tiền lương, bảng thanh toán tiền thưởng, giấy đi đường, phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành, bảng thanh toán tiền làm thêm giờ, bảng thanh toan tiền thuê ngoài, bảng kê trích nộp các khoản theo lương, bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội, giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH, danh sách người nghỉ hưởng trợ cấp ốm đau thai sản. Ÿ Chứng từ về TSCĐ: Biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản kiểm kê TSCĐ, bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ, biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành. Ÿ Chứng từ mua bán hàng: Hóa đơn GTGT mua hàng, hóa đơn GTGT bán hàng Những chứng từ trên được công ty sử dụng theo đúng mẫu quy định trong quyết định số 15 của Bộ Tài chính, vì vậy nó có tính khuôn mẫu và qui phạm cao, có giá trị pháp lý đúng đắn. Công ty áp dụng niên độ kế toán là một năm, bắt đầu từ ngày 1/1 dương lịch và đến hết ngày 31/12 của năm. Một năm gồm 12 kỳ kế toán ứng với 12 tháng. - Kỳ kế toán của Công ty tính theo tháng - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán, nguyên tắc và phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác: đồng Việt Nam - Phương pháp khấu hao TSCĐ: phương pháp đường thẳng - Phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ CHƯƠNG 2 THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CP DU LỊCH KHÁCH SẠN PHÙNG HƯNG 2.1 CÔNG TÁC QUẢN LÝ LAO ĐỘNG TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY 2.1.1 Đặc điểm về lao động : Từ năm 2003, Công ty đã tổ chức lại cơ cấu bộ máy quản lý nên quy mô , số lượng cán bộ CNV của trung tâm tăng lên đáng kể . * Về số lượng : Trên cơ sở của quá trình sản xuất kinh doanh và quy mô của Công ty Cổ phần Du Lịch Khách sạn Phùng Hưng đến T9/2008 toàn bộ có 92 cán bộ CNV , trong đó : Cán bộ quản lý : 32 người chiếm 34,8% . Nhân viên các bộ phận : 60 người chiếm 65,2% . * Về trình độ lao động : Trong khối văn phòng , về trình độ của nhân viên là tương đối cao , số lượng CNV đã tốt nghiệp Đại học , Cao đẳng chiếm 75% . Trong khối sản xuất , CNV làm việc cũng phải tốt nghiệp Cao đẳng , trung học nghiệp vụ và công nhân kỹ thuật . Với trình độ như vậy , Công ty Cổ phần Du lịch Khách sạn Phùng Hưng có điều kiện thuận lợi để khai thác vá phát triển mọi tiềm năng sẳn có . * Về cơ cấu giới tính : Công ty có 92 cán bộ CNV trong đó : Nam gới chiếm 43% . Nữ giới chiếm 57% . Đây là một yếu tố rất phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty . 2.1.2 Quản lí về lao động tiền lương tại công ty Ở Công ty Cổ phần Du lịch Khách sạn Phùng Hưng, việc theo dõi chi tiết về số lượng lao động được thực hiện trên sổ gọi là sổ danh sách CBCVN. Trong sổ có chi tiết về số lượng lao động ở từng bộ phận. Cơ sở để ghi sổ này là các chứng từ ban đầu về tuyển dụng, thuyên chuyển, thôi việc, nâng bậc của CBCNV trong công ty. Trong quá trình hoạt động, số lương CBCNV có thể tăng lên hoặc giảm đi. Do đó có ảnh hưởng đến cơ cấu lao động và ảnh hưởng đến việc thực hiện sản xuất kinh doanh của công ty. Do vậy công ty cần phải quản lí lao động để nắm được số người thực tế lao động, số người vắng mặt ở từng bộ phận để kịp thời bố trí sử dụng một cách hợp lí. Đồng thời cũng tạo điều kiện cho việc theo dõi chấp hành kỉ luật lao độnh, năng suất lao động của từng cá nhân. Chính vì vậy đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc tính lương, tính giá thành cụ thể chính xác. Để tiện cho việc theo dõi về số lượng lao động và sử dụng thời gian lao động được thuận tiện, chính xác công ty đã sử dụng bảng chấm công. Đây là chứng từ phản ánh thời gian làm việc thực tế và thời gian vắng mặt của từng CNV trong công ty. Người phụ trách chấm công cuối tháng, quý phải tổng hợp tình hình lao động có mặt, vắng mặt, nguyên nhân vắng mặt, thời gian làm việc của từng người và báo số liệu đó cho phòng tổ chức hành chính tính lương cho từng người. Khi CNV trong đơn vị nghỉ việc do ốm đau, tai nạn, thai sản… thì phải có phiếu nghỉ hưởng BHXH và được ghi vào bảng chấm công. Những phiếu này đựoc chuyển cho phòng tổ chức hành chính với bảng chấm công để tính BHXH phải trả cho CNV. 2.2 NỘI DUNG QUỸ LƯƠNG VÀ CÁC HÌNH THỨC TRẢ LƯƠNG TẠI CÔNG TY 2.2.1 Nội dung quỹ lương Quỹ lương của công ty hiện dùng để chi trả cho cán bộ công nhân viên bao gồm: tiền lương chính, các khoản tiền thưởng và phụ cấp. Tiền lương: Theo quy định của nhà nước, hiện tại Công ty áp dụng mức lương cơ bản là 540.000/22 (đồng/người/ngày). Đối với nhân viên tham gia hoạt động văn nghệ, thể thao của công ty được trả lương luyện tập là 65.000đ/ngày và 70.000đ/ngày khi đi thi , đi biểu diễn. Tiền thưởng: Hàng năm công ty đều trích từ nguồn quỹ lương với mức trích tối đa là 8% tổng quỹ lương của công ty để khen thưởng tập thể, các nhân hoàn thành tốt nhiệm vụ, có sáng kiến trong việc giải quyết các vấn đề quan trọng của công ty. Phụ cấp: Ngoài tiền lương, công ty còn thực hiện trả phụ cấp như phụ cấp trách nhiệm đối với Giám đốc, Phó giám đốc, trưởng các bộ phận… 2.2.2 Hình thức trả lương tại công ty Hàng tháng tiền lương trả cho người lao động được công ty trả một lần vào cuối tháng. Phương pháp tính toán, phân bổ : * Bộ phận quản lí: Bao gồm các phòng ban, các bộ phận phục vụ gián tiếp cho quá trình hoạt động sản xuất, được tính theo thời gian tức căn cứ vào hệ số lương, ngày công thực hiện của người lao động và mức lương tối thiểu do Công ty quy định . Tính đến thời điểm tháng 8/2008 doanh nghiệp áp dụng mức lương tối thiểu là 540.000đ . Công thức: Số tiền được lĩnh một tháng đơn giá tiền lương ngày = x Số ngày làm việc thực tế Trong đó : ( Hệ số lương + phụ cấp ) x mức lương tối thiểu Đơn giá tiền = Lương ngày Số ngày làm việc theo tiêu chuẩn (Theo quy định chung số ngày làm việc theo tiêu chuẩn là 22 ngày) Đơn vị: … Mẫu số 01 Bộ phận : Phòng kế toán . BẢNG CHẤM CÔNG Tháng 9 năm 2007 S T T Họ và tên Hệ số lương Ngày trong tháng 1 2 3 … 31 A B C 1 2 3 … 31 32 33 34 1 Lê Thị Lan 2,08 X x X x 22 2 Hồ Thị Thu 2.06 X X X X 22 3 Lê Văn Tu 1.46 X X X X 22 4 Cao Văn Sa 1.78 X X X X 22 5 Lê Thị Mai 1.46 X X X X 22 6 Nguyễn Thị Thu Thuỷ (hđ) x X x X 22 Sau khi lập bảng chấm công ta tính được lương cho cán bộ phòng kế toán của công ty như sau : + Trưởng phòng có hệ số mức lương : 4,33 4,33 x 450.000 = 1.948.500 đ + Phó phòng có hệ số mức lương : 2,06 2,34 x 450.000 = 1.053.000 đ + Kế toán viên có hệ số mức lương : 1.8 1,8 x 450.000 = 810.000 đ + Kế toán viên có hệ số mức lương : 1.7 1,7 x 450.000 = 765.000 đ * Bộ phận trực tiếp sản xuất : Bộ phận này được tính theo lương sản phẩm căn cứ vào doanh thu hàng tháng để tính lương . Cụ thể : Tiền lương = Lương bình quân ngày x Lương quy đổi của từng người Căn cứ vào hệ số cấp bậc của công nhân viên để tính theo lương bình quân ngày cho từng CNV bằng cách : Hệ số lương cấp bậc x mức lương tối thiểu Lương bình quân ngày = Số ngày làm việc theo tiêu chuẩn Căn cứ vào vào số ngày làm việc thực tế của CNV và hệ số thành tích để tính ra lương quy đổi của từng nhân viên : Lương quy đổi Số ngày công Hệ số = x từng nhân viên thực tế thành tích Hệ số thành tích là hệ số được Công ty quy định để phù hợp với việc trả lương. Nó được hình thành trên cơ sở của việc xếp loại thi đua ở từng bộ phận , việc xếp loại này được phân bố theo thứ tự : A, B , C, D . Công việc xếp loại được tiến hành như sau : Cuối tháng ở các bộ phận sẽ tiến hành bình xét thi đua, việc bình xét thi đua được dựa trên mức độ hoàn thành công việc và mức độ được giao của từng bộ phận sẽ đưa ra bảng xếp loại lên cho phòng tổ chức hành chính để xét lại, xét xong sẽ làm căn cứ để tính lương . Theo quy định của Công ty sẽ có một hệ số thành tích cho mỗi loại như sau: Xếp loại Hệ số thành tích A 1.1 B 1.0 C 0.9 D 0.7 Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ---------**--------- Bình xét cuối tháng ( Bộ phận Lễ tân) Hôm nay, ngày 30 tháng 09 năm 2007, bộ phận Lễ tân bình xét cuối tháng như sau: Họ và tên Xếp loại Lê Phương Thuý A Nguyễn Văn Thắng B Đoàn Văn Lương B Trần Thị Huệ A Đỗ Thanh Hà B Nguyễn Quang Hà B Sau khi lập bảng chấm công và bảng bình xét cuối tháng của bộ phận ta tính được bảng lương cho nhân viên tổ lễ tân của Công ty như sau: + Tổ trưởng có hệ số mức lương : 3,27 xếp loại A. 3,27 x 450.000 x1.1 = 1.618.650 đ + Tổ phó có hệ số mức lương: 2,16 xếp loại B. 2,16 x 450.000 = 972.000 đ + Nhân viên lễ tân có hệ số mức lương: 1.7 xếp loại B. 1,7 x 450.000 = 765.000 đ + Nhân viên lễ tân có hệ số mức lương: 1.7 xếp loại A. 1,7 x 450.000 x 1.1 = 841.500 đ + Nhân viên lễ tân có hệ số mức lương: 1.5 xếp loại B. 1,5 x 450.000 = 675.000 đ 2.3 KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DU LỊCH KHÁCH SẠN PHÙNG HƯNG 2.3.1 Kế toán chi tiết tiền lương, thưởng, phụ cấp tại công ty Chứng từ sử dụng: Bảng chấm công, bảng bình xét cuối tháng Bảng tính lương, bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương Quy trình luân chuyển chứng từ trong hạch toán chi tiết tiền lương Hàng ngày trưởng các bộ phận của công ty chấm công cho nhân viên của bộ phận mình vào Bảng chấm công. Đến cuối tháng lập bảng Bình xét cuối tháng và gửi lên phòng kế toán. Căn cứ vào chứng từ gốc kế toán tiền lương vào sổ chi tiết các tài khoản. Cuối tháng kế toán lập bảng thanh toán tiền lương, sổ tổng hợp tiền lương và chuyển giám đốc kí duyệt. Sau khi nhận bản đã được giám đốc kí duyệt, kế toán tiền lương lưu giữ một bản, một bản chuyển cho thủ quỹ chi lương. Đồng thời kế toán cũng lập sổ chi tiết tiền lương cho từng nhân viên và chuyển về cho các trưởng bộ phận. Kế toán chi phí căn cứ vào Bảng thanh toán tiền lương để lập Bảng phân bổ tiền lương. Trưởng bộ phận Phòng kế toán Bảng chấm công Bình xét cuối tháng Bảng thanh toán tiền lương Sổ tổng hợp tiền lương Sổ chi tiết tiền lương Bảng phân bổ tiền lương Sổ chi tiết tài khoản 334 Sơ đồ : Quy trình luân chuyển chứng từ hạch toán chi tiết tiền lương Bảng chấm công Nội dung: Phản ánh số ngày làm việc thực tế, hội họp, nghỉ phép của từng nhân viên. Bảng chấm công được mở chi tiết cho từng bộ phận và để ở nơi mọi người đều có thể theo dõi được. Lưu chuyển: Bảng này do phó trưởng các bộ phận ghi chép hàng ngày, có sự theo dõi của trưởng bộ phận và cuối tháng được chuyển lên phòng kế toán để làm căn cứ tính lương. Tác dụng: T._.