Hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần đầu tư và thương mại V.I.S.T.A.R

toán tiến hành quản lý lao động. Mỗi Công ty có mô hình hoạt động sản xuất kinh doanh khác nhau, đặc điểm lao động cũng khác nhau. Do vậy tuỳ theo yêu cầu của từng Công ty mà họ xây dựng cho mình một hình thức trả lương, một hình thức hạch toán sao cho ưu việt nhất. Xuất phát từ những thực tế trên cơ sở những kiến thức thu được từ qua trình nhiêm cứu, học tập với sự giúp đỡ tận tình của các nhân viên phòng kế toán Công ty cổ phần đầu tư và thương mại V.I.S.T.A.R, em chọn đề tài: “Tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương” để làm chuyên đề thực tập. Trong thời gian thực tập tại công ty cổ phần đầu tư và thương mại V.I.S.T.A.R, dưới sự hướng dẫn, chỉ bảo của thầy giáo Th.S Phan Trung Kiên, và các cô chú trong phòng kế toán công ty, em đã hoàn thành bản báo cáo thực tập tổng hợp tại công ty cổ phần đầu tư và thương mại V.I.S.T.A.R. Kết cấu của báo cáo gồm 3 chương: Chương I: Khái quát về công ty cổ phần đầu tư và thương mại V.I.S.T.A.R Chương II: Tình hình thực tế về tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần đầu tư và thương mại V.I.S.T.A.R. Chương III: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần đầu tư và thương mại V.I.S.T.A.R CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ THƯƠNG MẠI V.I.S.T.A.R 1.1. Quá trình hình thành và phát triển công ty cổ phần đầu tư và thương mại V.I.S.T.A.R Công ty cổ phần đầu tư và thương mại V.I.S.T.A.R, trụ sở chính đặt tại 282 Hoàng Văn Thái, Quận Thanh Xuân, Hà Nội Công ty được thành lập vào ngày 15/05/2006. Mới đầu chỉ có vài chục xe sau đó phát triển dần lên tới hàng vài trăm xe đi vào hoạt động hàng ngày. Mặc dù Công ty cổ phần đầu tư và thương mại V.I.S.T.A.R ra đời muộn nhưng đã nhanh chóng được khách hàng biết đến và thường gọi đến. Hãng taxi có số cho khách hàng gọi đến rất dễ nhớ là (04) 2.26.26.26 và (04) 2.53.53.53. Dưới sự lãnh đạo của ban Giám đốc công ty và cán bộ của công ty đã đào tạo hàng loạt anh em công nhân lái xe có trình độ về tay lái cũng như phong cách phục vụ khách hàng rất chu đáo, nhiệt tình của lái xe đã làm cho hãng taxi ngày một phát triển nhanh chóng. Từ khi thành lập cho đến nay Công ty đã thu hút được rất nhiều khách đem lại nguồn doanh thu lớn cho Công ty. Hoạt động kinh doanh về taxi nên công ty có rất nhiều phòng ban và đơn vị trực thuộc của công ty, các phòng ban phải liên kết với nhau tạo nên một công ty hoạt động mạnh làm cho công ty phát triển nhanh chóng thu hút được nhiều khách hàng sử dụng taxi của hãng mình ngày càng nhiều. Về nhân sự tại công ty, từ khi thành lập công ty mới chỉ có hơn 20 nhân viên, do sự phát triển và mở rộng quy mô kinh doanh cho nên số nhân viên trong công ty cũng tăng lên cho phù hợp với quy mô kinh doanh. Trình độ của nhân viên cũng được công ty tuyển chọn và đào tạo kỹ lưỡng, tạo mọi điều kiện cho nhân viên nâng cao trình độ. 1.2. đặc điểm sản xuất kinh doanh và tổ chức quản lý tại công ty cổ phần đầu tư và thương mại V.I.S.T.A.R Công ty cổ phần đầu tư và thương mại V.I.S.T.A.R là Công ty có tư cách pháp nhân, hạch toán kinh tế độc lập, có con dấu riêng, có tài khoản mở tại ngân hàng, hoạt đông theo luật doanh nghiệp. Hoạt động kinh doanh chủ yếu của công ty là vận chuyển khách xa gần đi lại thuận lợi nhất, nhanh chóng nhất, để đảm bảo công việc khi mà khách hàng cần. Nhằm thúc đẩy kinh doanh, mở rộng thị trường, công ty thường xuyên tổ chức quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng về phương tiện đi lại thuận lợi của mình. Công ty không ngừng mở rộng thị trường, đưa khách hàng xích lại gần mình hơn và luôn phục vụ khách hàng tận tình. Đón trả khách tận nơi, có nhiều chế độ ưu đãi khách hàng đi đường dài, đi hai chiều như chiều về giảm giá tới 80%, tặng quà. Thường xuyên quảng cáo, phát tờ dơi, đa dạng các hình thức phục vụ như đi nội hạt, đường dài, vé tháng. Nhằm từng bước khảng định thương hiệu Phú Hưng taxi trên thị trường. Khách hàng luôn luôn đặt vào vị trí là thượng đế, người trực tiếp mang lại doanh thu và lợi nhuận cho Công ty. 1.3. cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty cổ phần đầu tư và thương mại V.I.S.T.A.R 1.3.1. sơ đồ bộ máy quản lý của công ty cổ phần đầu tư và thương mại ồ bộ máy quản lý của công ty cổ phần đầu tư và thương mại V.I.S.T.A.R. Sơ đồ 01: Sơ đồ bộ máy quản lý tại công ty cổ phần đầu tư và thương mại V.I.S.T.A.R CT.HĐQT Giám đốc P.Giám đốc KT trưởng P.TC-kế toán P.ĐIều hành trung tâm P.Tổ chức hành chính P.Quản lý của gara P.Marketing Ban thanh tra Quan hệ trực tiếp Quan hệ gián tiếp Bước vào nền kinh tế thị trường hiện nay thì hoạt động kinh doanh đạt hiệu quả là tiêu chí đánh giá hàng đầu của mọi doanh nghiệp. Một trong những điều kiện để đánh giá đó là sự sắp xếp hợp lý và mang tính khoa học của cơ cấu bộ máy tổ chức. Nó thể hiện ở tính gọn nhẹ, đơn giản mà vẫn có tầm bao quát lớn. Tạo nên thành công và chỗ đứng của Công ty trên thương trường như ngày nay một phần không nhỏ là do có sự bố trí sắp xếp một cách khoa học của cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty. Bộ máy hoạt động của công ty được chia thành các phòng dưới sự quản lý trực tiếp của giám đốc thông qua các trưởng phòng. Các phòng lại được chia nhỏ thành các tổ chức hoạt động do trưởng phòng quản lý; mỗi phòng đều có quy chế làm việc riêng, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của phòng mình nhằm đảm bảo cho công việc đạt hiệu quả cao nhất. Ngoài ra, các phòng còn duy trì mối quan hệ cộng đồng chặt chẽ, cùng nhau chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh của công ty. 1.3.2. Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban 1.3.2.1. Chủ tịch hội đồng quản trị Là người có thẩm quyền cao nhất tại công ty, do các thành viên bầu ra 1.3.2.2. Giám đốc, P.Giám đốc và kế toán trưởng Giám đốc Là người chịu trách nhiệm chính tại Công ty, có quyền quyết định mọi mặt hoạt động của Công ty trong phạm vi cho phép. Giám đốc có nhiệm vụ giao kế hoạch kinh doanh trực tiếp đến các phòng ban. Có chức năng giám sát và chỉ đạo các phòng ban thực hiện tốt các chính sách, chiến lược của Công ty, chịu trách nhiệm trước Pháp luật. Phó giám đốc và kế toán trưởng Là những người tham mưu cho Giám đốc về công tác quản lý kinh tế, nhân viên và tổ chức điều hành kinh doanh. 1.3.2.3. Phòng điều hành, trung tâm Trung tâm điều hành là bộ phận quản lý toàn bộ quá trình SXKD của Công ty. Là nơi điều phối, giao tiếp với khách hàng thông qua điện thoại, đồng thời quản lý lái xe thông qua hành trình sơ bộ và bộ đàm. Trưởng trung tâm điều hành có trách nhiệm sau: Đôn đốc nhân viên của mình làm việc theo đúng quy chế và chỉ đạo của Giám đốc. Tổng hợp báo cáo Giám đốc hàng ngày về doanh thu và các sự cố lớn nếu có, giải quyết các vấn đề xảy ra trong quá trình hoạt động kinh doanh, các vấn đề có liên quan đến chính sách giá, kiểm tra và ký xác nhận lệnh đi đường của lái xe, có nhiệm vụ đào tạo nhân viên mới, giảng quy chế cho công nhân lái xe mới, phối hợp các phòng ban có liên quan để giải quyết các sự vụ xảy ra (nếu có). Tổng hợp báo cáo Giám đốc và Chủ tịch hội đồng quản trị về kết quả kinh doanh hàng tháng. Xúc tiến gặp gỡ với khách hàng lớn để tham mưu cho Giám đốc trong việc ký kết thâm nhập các tiếp thị lớn. Nắm vững quy trình điều hành các cuốc khách, xử lý các thông tin và báo cáo trưởng trung tâm những vấn đề lớn có liên quan đến khách hàng và những vấn đề xảy ra ngoài ý muốn trong ca làm việc, hết ca làm việc nhân viên điều hành phải ghi nhật ký đầy đủ để ca sau tiếp tục nắm bắt và giải quyết. 1.3.2.4. Phòng tài chính- kế toán Chức năng Thu tiền doanh thu hàng ngày của anh em lái xe khi hết ca làm việc họ về nộp cho Công ty. Các chứng từ nộp kèm theo khi nộp doanh thu phải có đầy đủ chữ ký xác nhận của các bộ phận. Hàng ngày, hàng tháng phải kiểm tra đối chiếu đầy dủ doanh thu, công nợ, tiền xăng, phiếu xăng, tiền vé hợp đồng với bộ phận thu tiền. Hàng ngày, hàng tháng cấp phát và đối chiếu số lượng lệnh đi đường, số lượng phiếu xăng đã sử dụng, còn tồn với bộ phận thu tiền. Theo dõi công nợ đối chiếu với trung tâm điều hành đảm bảo kịp thời thuận tiện khi thanh toán tiền vé hợp đồng với khách hàng. Tổng kết doanh thu và chi phí, thực hiện chế độ báo cáo định kỳ và lập hoá đơn thanh toán, làm tất cả các công việc hạch toán, thu chi và theo dõi hoạt động tài chính của Công ty. Nhiệm vụ Thu tiền theo hợp đồng đã ký kết với khách hàng Chi tiền tạm ứng cho bộ phận chịu trách nhiệm thực hiện hợp đồng. Thanh toán các chi phí văn phòng, điện nước, các chi phí liên quan đến Marketing. Cung cấp các loại tiền lương, tiền thưởng tới các cán bộ công nhân viên trong Công ty. Tổng kết doanh thu và chi phí định kỳ theo tháng, quý, năm và tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. 1.3.2.5. Phòng tố chức hành chính. Phòng tổ chức hành chính: Theo dõi, quản lý nhân sự trong Công ty, lập ra các kế hoạch, triển khai các chính sách do công ty vạch ra, có những hoạt động đảm bảo cho quyền lợi của nhân viên như: các chế độ nghỉ hưu-ốm-thai sản, tổ chức tham quan hàng năm. Tuyển chọn nhân viên mới, tuyển nhân viên lái xe liên tục để đảm bảo liên tục đào tào và lựa chọn anh em lái xe có tay nghề vững và phục vụ khách hàng nhiệt tình, luôn coi khách hàng là thượng đế. Chăm chỉ lái mang lại doanh thu cao cho Công ty cung như là mang lại lợi ích cho chính mình. 1.3.2.6. Phòng marketing Phòng marketing có nhiệm vụ khai thác khách hàng nghiên cứu thị trường, kiểm tra lệnh đi đường hàng ngày của lái xe, kiểm tra khách môi giới hàng ngày, thống kê các địa chỉ thường xuyên gọi xe, lên kế hoạch tiếp thị, nghiên cứu đối tượng cạnh tranh, có hướng đề xuất để thâm nhập các thị trường có trọng điểm, ký hợp đồng khách hàng đi vé tháng, thanh toán công nợ hàng tháng, báo cáo trưởng trung tâm các vấn đề vướng mắc tham mưu cho trưởng trung tâm và Giám đốc các chính sách giá cả thị trường lớn. 1.3.2.7. Quản lý của Gara: Trước tiên Gara là nơi cung cấp, chịu trách nhiệm về phương tiện cho công nhân lái xe, bộ phận điều động và bố trí nhân lực, kết hợp cùng với trung tâm, thanh tra và các bộ phận khác để giải quyết vấn đề của Công ty, như về công việc kỹ thuật, nhân lực, an toàn trong. Gara là bộ phận giao xe cho công nhân lái xe nên cần am hiểu về vận tải, kỹ thuật để luôn đảm bảo xe luôn trong tình trạng tốt nhất. Có nhiệm vụ triển khai lắp mắt thần đảm bảo yêu cầu kỹ thuật cũng như thường xuyên nghiên cứu ứng dụng công nghệ tiên tiến vào công tác quản lý đồng hồ tính tiền góp phần quản lý doanh thu cho Công ty. Kết hợp với trung tâm điều hành thông báo, hướng dẫn quy trình thực hiện cụ thể với từng công nhân lái xe theo quy chế. Sắp xếp lịch trực cho tổ chốt số liệu đảm bảo kiểm tra được đầy đủ, chính xác tất cả các tuyến đi đường dài. 1.3.2.8. Ban Thanh tra: Xử lý nghiêm các trường hợp vi phạm sẽ được xử lý theo đúng quy chế ban hành. Luôn theo sát hành trình của anh em lái xe. Xử lý các vụ vi phạm do va chạm đi lại của anh em lái xe. Luôn giữ liên lạc với mọi bộ phận phòng ban trong Công ty. Ngoài ra còn xử lý các vụ lái xe do xô sát với khách hàng hay là giải quyết các vụ quên đồ của khách hàng. Họ luôn tiếp xúc trực tiếp với anh em lái xe gặp gỡ khuyên giải các tình huống mà anh em lái xe không làm vừa lòng khách hàng. Kinh doanh phải luôn lấy chữ tín làm đầu. Cán bộ công nhân viên vi phạm tuỳ theo mức độ sẽ xử lý kỷ luật từ hạ mức xếp loại lao động hàng tháng đến cắt thưởng hàng tháng, gây hậu quả nghiêm trọng sẽ bị bồi thường thiệt hại và sẽ bị sa thải trước hạn. 1.4. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của công ty cổ phần đầu tư và thương mại V.I.S.T.A.R 1.4.1. Chứng từ và tài khoản sử dụng tại công ty 1.4.1.1. Chứng từ kế toán sử dụng Thanh toán -Phiếu thu -Phiếu chi -Giấy đề nghị tạm ứng -Giấy đề nghị thanh toán -Uỷ nhiệm chi -Giấy báo số dư của ngân hàng -Sổ phụ Ngân hàng ... Tài sản cố định -Biên bản giao nhận TSCĐ -Biên bản thanh lý TSCĐ -Biên bản giao nhận, SCL TSCĐ -Bảng tính và phân bổ KHTSCĐ -BB kiểm kê đanh giá lại TSCĐ ... Lao động tiền lương -Bảng chấm công -Phiếu báo làm thêm giờ, thêm ca -Bảng thanh toán tiền lương -Bảng phân bổ tiền lương -Bảng thanh toán BHXH Chứng từ cụ thể Bảng kê doanh thu hàng ngày Hoá đơn tài chính (hoá đơn GTGT) Hợp đồng kinh tế Bảng kê nộp séc Bảng kê nộp tiền 1.4.1.2. Tổ chức hệ thống tài khoản Công ty cổ phần đầu tư và thương mại vistar sử dụng hệ thống tài khoản theo chế độ hiện hành Hiện tại công ty sở dụng các tài khoản sau: TK: 111-Tiền mặt TK: 112 TGNH TK: 131-PhảI thu khách hàng TK: 1331- Thuế GTGT được khấu trừ TK: 138 - Phải thu khác TK: 141- Tam ứng TK: 142- Chi phí trả trước ngắn hạn TK: 152-Nguyên liệu, vật liệu TK: 153-Công cụ, dụng cụ TK: 154 Chi phí SXKD dở dang TK: 156-Hàng hoá TK: 211-TSCĐHH TK: 213-TSCĐVH TK: 2141-Khấu hao TSCĐHH TK: 2143-Khấu hao TSCĐVH TK: 242-Chi phí trả trước dài hạn TK: 331-Phải trả người bán TK: 333-Thuế và các khoản phảI nộp nhà nước TK: 3331-Thuế GTGT đầu ra TK: 3334- Thuế TNDN TK: 3338-Thuế môn bài TK: 334-Phải trả CNV TK: 338-Phải trả phải nộp khác TK: 3382-KPCĐ TK: 3383-BHXH TK: 3334-BHYT TK: 341-Vay dài hạn TK: 3412-Vay dài hạn đối tượng khác TK: 344-ký cược, ký quỹ dàI hạn TK: 411-Nguồn vốn kinh doanh TK: 421 Lợi nhuận chưa PP TK: 511-Doanh thu TK: 515-Doanh thu hoạt động tài chính TK: 632-Giá vốn hàng bán TK: 635-Chi phí hoạt động tìa chính TK: 642-Chi phí quản lý doanh nghiệp TK: 911-Xác định kết quả KD 1.4.2. Tổ chức hệ thống phương pháp tính giá Loại hình kinh doanh đặc thù của Công ty cổ phần đầu tư và thương mại vistar là vận chuyển hành khách xa gần Công ty áp dụng bảng tính giá vước vận chuyển như sau: 1.4.2.1 Đối với xe 04 chỗ Biểu số 01: Bảng giá cước xe 04 chỗ Chỉ tiêu Giá (đồng) Giá mở của (1.200m) 9.000 30Km đầu 6.800 Từ km thứ 31 trở đi 5.000 Đi 01 chiều Theo km đồng hồ Đi 02 chiều (cả đi và về trên 60km) -Chiều đi tính theo đồng hồ -Chiều về giảm giá 80% Giờ chờ 20.000đ/h Sân bay 01 chiều cự ly 35km 190.000đ/trọn gói Sân bay 02 chiều cự ly 70km 230.000đ/trọn gói Đi nhiều ngày tối thiểu 180km/ngày 2.800đ/km Tiền lưu đêm 100.000 Giá trên chưa bao gồm thuế VAT, khách hàng vui lòng thanh toán tiền cầu phà, bến bãi (nếu có). Riêng cuốc sân bay chọn gói. Bảng giá này bắt đầu được áp dụng từ ngày 01 tháng 1 năm 2008. 1.4.2.2 Đối với xe 07 chỗ Biểu số 02: Bảng giá cước xe 07 chỗ Chỉ tiêu Giá (đồng) Giá mở của (1.760m) 15.000 30Km đầu 9.000 Từ km thứ 31 trở đi 6.000 Đi 01 chiều Theo km đồng hồ Đi 02 chiều (cả đi và về trên 60km) -Chiều đi tính theo đồng hồ -Chiều về giảm giá 80% Giờ chờ 30.000đ/h Sân bay 01 chiều cự ly 35km 320.000đ/trọn gói Sân bay 02 chiều cự ly 70km 370.000.000đ/trọn gói Đi nhiều ngày tối thiểu 200km/ngày 3.200đ/km Tiền lưu đêm 100.000 Giá trên chưa bao gồm thuế VAT, khách hàng vui lòng thanh toán tiền cầu phà, bến bãi (nếu có). Riêng cuốc sân bay chọn gói. Bảng giá này bắt đầu được áp dụng từ ngày 01 tháng 1 năm 2008. 1.5. Tổ chức hệ thống sổ kế toán tại công ty cổ phần đầu tư và thương mại V.I.S.T.A.R 1.5.1. Hình thức sổ kế toán Hiện nay, Công ty cổ phần đầu tư và thương mại vistar đang thực hiện hạch toán trên máy toàn bộ các nghiệp vụ kế toán. Vì vậy, việc áp dụng hình thức kế toán “ Chứng từ ghi sổ ” mà công ty lựa chọn là rất phù hợp với kế toán trên máy. Để thực hiện công tác kế toán trong công ty. Quy trình ghi sổ Sơ đồ 02: Quy trình ghi sổ kế toán tại công ty cổ phần đù tư và thương mại V.I.S.T.A.R. Chøng tõ gèc (B¶ng ph©n bæ) Sæ quü Chøng tõ ghi sæ Sæ (thÎ) kÕ to¸n chi tiÕt Sæ ®¨ng ký CTGS Sæ tæng hîp chi tiÕt Sæ c¸i B¶ng c©n ®èi sè PS B¸o c¸o tµi chÝnh vµ b¸o c¸o KT kh¸c Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Quan hệ đối chiếu 1.5.2. Sổ sách sử dụng 1.5.2.1. Sổ thẻ chi tiết -Thẻ kho -Thẻ TSCĐ -Sổ quỹ tiền mặt -Sổ chi tiết tiền gửi -Sổ chi tiết nguyên liệu, vật liệu -Sổ chi tiết công cụ, DC -Sổ chi tiết CP trả trước ngắn hạn -Sổ chi phí SXKD -Sổ chi tiết hàng hoá -Sổ chi tiết TSCĐ -Sổ chi tiết CP trả trước dài hạn -Sổ chi tiết bán hàng -Sổ chi tiết thanh toán người mua -Sổ theo dõi thuế GTGT -Sổ chi tiết tiền vay -Sổ chi tiết thanh toán người bán -Sổ theo dói chi tiết NVKD -Sổ chi tiết doanh thu -Sổ chi tiết giá vốn -Sổ chi tiết chi phí ngân hàng 1.5.2.2 Sổ tổng hợp -Chứng từ ghi sổ -Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ -Sổ cái các tài khoản. TK: 111-Tiền mặt TK: 112 TGNH TK: 131-Phải thu khách hàng TK: 133- Thuế GTGT được khấu trừ TK: 138-Phải thu khác TK: 142- Chi phí trả trước ngắn hạn TK: 152-Nguyên liệu, vật liệu TK: 153-Công cụ, dụng cụ TK: 154 Chi phí SXK dở dang TK: 156-Hàng hoá TK: 211-TSCĐHH TK: 213-TSCĐVH TK: 214-Khấu hao TSCĐ TK: 242-Chi phí trả trước dài hạn TK: 331-PhảI trả người bán TK: 333-Thuế và các khoản phải nộp nhà nước TK: 338-Phải trả phải nộp khác TK: 341-Vay dài hạn TK: 344-ký cược, ký quỹ dài hạn TK: 411-Nguồn vốn kinh doanh TK: 421 Lợi nhuận chưa PP TK: 511-Doanh thu TK: 515-Doanh thu hoạt động tài chính TK: 632-Giá vốn hàng bán TK: 635-Chi phí hoạt động tài chính TK: 642-Chi phí quản lý doanh nghiệp TK: 911-Xác định kết quả KD 1.5.2.3 Báo cáo tài chính của công ty: -Bảng cân đối kế toán Mẫu số B01-DN -Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Mẫu số B02-DN -Thuyết minh báo cáo tài chính Mẫu số B09-DN Các báo cáo này nộp cho công ty cơ quan, cơ quan thuế 1.5.3. Mô hình tổ chức kế toán Công ty cổ phần đầu tư và thương mại vistar tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức “tập trung”. Theo hình thức này các công việc kế toán của đơn vị như: Phân loại chứng từ, kiểm tra chứng từ, ghi sổ kế toán chi tiết, ghi sổ kế toán tổng hợp, lập báo cáo kế toán, thanh toán kế toán được thực hiện tại đó. 1.5.4. Sơ đồ bộ máy kế toán tại công ty cổ phần đầu tư và thương mại V.I.S.T.A.R Sơ đồ 03: Sơ đồ bộ máy kế toán tại công ty cổ phần đầu tư và thương mại V.I.S.T.A.R Kế toán trưởng Thủ quỹ Kế toán vật tư kiêm kế toán công nợ Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Kế toán thống kê kiêm kế toán thanh toán Kế toán TSCD kiêm kế toán NH Ghi chú: Quan hệ trực tiếp Quan hệ gián tiếp Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của từng bộ phận. -Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp: Có trách nhiệm tổ chức việc hạch toán kế toán, các hoạt động tài chính nói chung trong hoạt động sản xuất kinh doanh theo đúng luật định. Có trách nhiệm báo cáo lãnh đạo công ty. Chịu trách nhiện trước ban Giám đốc Công ty và cơ quan tài chính cấp trên về việc chấp hành chế độ tài chính kế toán. -Kế toán thống kê kiêm kế toán thanh toán: Chịu trách nhiệm thống kê các bảng kê doanh thu hàng ngày của lái xe. Đồng thời viết phiếu thu, phiếu chi và sử dụng giấy báo nợ, báo có của ngân hàng trong tháng trên cơ sở theô dõi các khoản thu chi bằng tiền mặt, các khoảnn tạm ứng của CNV. -Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương: có trách nhiệm lập hồ sơ theo dõi biên chế lao động, tiền lương trong toán công ty, theo dõi diễn biến về lao động trong công ty, xác định tiền lương sản phảm, lương thời gian, lương theo công việc cuối kỳ. Lập bảng thanh toán tiền lương và các khoản trích theo lương. -Kế toán tài sản cố định kiêm kế toán Ngân hàng: Theo dõi tình hình tăng giảm tài sản cố định trong công ty. Trích lập khấu hao tài sản cố định, các bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản số định, biên bản thanh lý TSCĐ. Đồng thời thanh toán các khoản liên quan đến Ngân hàng. -Kế toán vật tư kiêm kế toán công nơ: Có trách nhiệm kiểm tra hó đơn mua hàng hoá, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ...để căn cứ vào đó viết phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, vật tư tồn kho. -Thủ quỹ: Có trách nhiệm kiểm tra, đảm bảo an toàn quỹ của công ty, thu chi tiền. CHƯƠNG II: TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ THƯƠNG MẠI V.I.S.T.A.R. 2.1. Đặc điểm lao động và phân loại lao động tại công ty cổ phần đầu tư và thương mại V.I.S.T.A.R. 2.1.1 Đặc điểm lao động. Công ty Cổ phần đầu tư và thương mại V.I.S.T.A.R là doanh nghiệp mới được thành lập nhưng đã dần hoàn thiện đội ngũ cán bộ, công nhân viên của mình. Tính đến ngày 31/03/2008 thì số lượng CNV ở Công ty cổ phần đầu tư và thương mại V.I.S.T.A.R là 201 người. Trong đó có 16 kỹ sư và cử nhân, 36 người tốt nghiệp trung cấp, còn lại là công nhân ký thuật, lái xe, phụ xe, sửa chữa và tạp vụ. Do đặc thù kinh doanh của công ty là kinh doanh vận tải nên lao động ở Công ty cổ phần đầu tư và thương mại V.I.S.T.A.R có lượng lao động tương đối đông và phân thành nhiều bộ phận, phòng ban với chức năng nhiệm vụ khác nhau. Do lao động đông lại làm ở các phòng ban khác nhau. Đặc biệt là công nhân lái xe do tính chất công việc không cố định một nơi mà thường xuyên đi lại nhiều và nhất là những chuyến công tác đường dài, có khi kéo dài cả tháng. Nên công tác quản lý rất phức tạp đòi hỏi công tác quản lý phải chuyên nghiệp có sự thống nhất. 2.1.2. Phân loại lao động. Công ty cổ phần đầu tư và thương mại V.I.S.T.A.R đã phân lao động thành lao động trực tiếp, lao động gián tiếp. Trong tổng số 201 lao động ở Công ty CP đầu tư và thương mại V.I.S.T.A.R thì trong đó phân thành các bộ phận như sau: Biểu số 03: Bảng thống kê lao động tại công ty cổ phần đầu tư và thương mạI V.I.S.T.A.R. STT Bộ phận Số người Tỷ lệ (%) 1 Lao động trực tiếp 170 84,58 Tổ 1 92 Tổ 2 53 Tổ 3 25 2 Nhân viên quản lý ở Gara 7 3,48 3 Nhân viên quản lý doanh nghiệp 24 11,94 Tổng 201 100 Lao động trùc tiếp gồm: là lao động trực tiếp tạo ra sản phẩm, họ là công nhân lái xe ở Gara. Và được phân thành các tổ, cùng chịu sự quản lý của trưởng trung tâm và quản lý Gara. Tiền lương và các khoản trích theo lương của bộ phận này khi tập hợp chi phí sản xuất để tính giá thành thì được tập hợp vào khoản mục chi phí nhân công trực tiếp (TK622). Nhân viên quản lý Gara: là những người trực tiếp điều hành và quản lý tổ lái, gián tiếp phục vụ sản xuất. Tiền lương và các khoản trích theo lương của bộ phận này khi tập hợp vào chi phí sản xuất để tính giá thành thì được hạch toán vào chi phí sản xuất chung (TK627). Nhân viên của các phòng ban và quản lý toàn doanh nghiệp: đây là bộ phận lao động gián tiếp như nhân viên phòng kế toán, điều hành.... Tiền lương và các khoản trích theo lương của bộ phận quản lý doanh nghiệp hạch toán vào chi phí để tính giá thành được hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp (TK642). Lao động tại công ty được phân thành lao động dài hạn, lao động ngắn hạn. Lao động từ 12 tháng trở lên thì công ty ký hợp đồng lao động tham gia đóng bảo hiểm cho người lao động theo đúng quy định hiện hành. Lao động từ 06 tháng cho đến 12 tháng thì công ty ký hợp đồng lao động ngắn hạn và hưởng theo đúng quy đinh của công ty. Ngoài ra công ty còn thuê lao động thời vụ như nhân viên tiếp thị, phát tờ rơi, thợ sửa chữa..Thù lao của những người này được tính trực tiếp vào chi phí sản xuất kinh doanh. Trên đây là tinh hình chung về lao động tại Công ty cổ phần đầu tư và thương mại V.I.S.T.A.R. Tuy nhiên con số lao động trong Công ty không ngừng phát triển từng ngày. Nó khẳng định việc mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh của Công ty cũng như ngày càng khảng định vị thế của mình trên thị trường taxi. 2.2. Các hình thức trả lương tại công ty cổ phần đầu tư và thương mại V.I.S.T.A.R. Mỗi doanh nghiệp đều có một hình thức, quan niệm và cách thức trả lương khác nhau tuỳ theo tính chất hoạt động của đơn vị mình. Tuy nhiên, các đơn vị đều mong muốn có được một cách thức tính, cách chi trả và hạch toán tiền lương phù hợp với đặc điểm của đơn vị mình. Công ty cổ phần đầu tư và thương mại V.I.S.T.A.R đã và đang biến mong muốn đó thành hiện thực qua các hình thức trả lương phù hợp với đặc điểm SX kinh doanh của Công ty. 2.2.1. Hình thức tiền lương theo thời gian Hình thức này được áp dụng đối với bộ phận lao động gián tiếp bao gồm : các phòng ban, ban lãnh đạo, phòng tổ chức, phòng kế toán - tài vụ, phòng điều hành và nhân viên kỹ thuật và nhân sự ở Gara. Lương thời gian được xác định: F thời gian = N * Lcb Trong đó: F thời gian : Tiền lương thời gian N : Số ngày công thực tế trong tháng. Lcb: Tiền lương cơ bản được xác định cho từng cán bộ CNV. Tiền lương cơ bản được xác dịnh theo công thức: Lcb = hệ số lương * 540000 / 26 Hệ số lương tuỳ thuộc vào bậc lương của mỗi người: Giám đốc: 4.3 Trưởng phòng: 3.6 Trình độ đại học: 2.34 Cao đẳng: 1.8 Trung cấp: 1.0 VD: Tháng 01 năm 2008 lương của Trần Minh Cường cán bộ ban thanh tra được tính như sau: Hệ số lương: 2,34 Số ngày công thực tế: 26 Fthời gian Cương = 26*2,34*540.000/26 = 1.263.600 (đ) Ngoài tiền lương, cán bộ CNV mà làm ban đêm còn có tiền bồi dưỡng ban đêm là 30.000đ/01 ca của một người.. Đối với cán bộ quản lý, ngoài số tiền lương được hưởng theo cách tính trên còn được hưởng phụ cấp trách nhiệm theo qui định của ngành và phù hợp với điều kiện của Công ty. Lương tháng của nhân viên được trả 2 lần trong một tháng. Lần 1 được trả ngày 15 hàng tháng và lần 2 được trả nốt vào ngày cuối cùng hàng tháng. Bảng lương tạm ứng lương lần 1 được lập như sau: Biểu số 04: Bảng tạm ứng lương lần 1 tháng 01 năm 2008 CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ THƯƠNG MẠI V.I.S.T.A.R BẢNG TẠM ỨNG LƯƠNG CÁN BỘ KỲ I THÁNG 01 NĂM 2008 Bộ phận : Phòng tài chính – kế toán STT Họ và tên Tổng lương Tạm ứng kỳ I Ký nhận Ghi chú 1 Nguyễn Thị Hậu 2.800.000 1.000.000 2 Nguyễn Thu Thuỳ 2.200.000 800.000 3 Mai Thị Thu Hương 2.000.000 2.300.000 4 Vũ Xuân Trường 1,700,000 850,000 5 Nguyễn Huy Cường 1.700.000 850.000 6 Mai Thảo Nam 1.500.000 500.000 Tổng 11.900.000 6.300.000 Ngày 15 tháng 01 năm 2007 Người lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Bảng thanh toán tiền lương lần thứ hai trong tháng được lập vào cuốI tháng và thanh toán vào đầu thàng sau. Từng ngày công thực tế đi làm của mỗi người, làm tăng ca, làm ca đêm, hưởng phụ cấp tổ trưởng và có cả bình bầu xếp loại ABC để cuối năm xét duyệt thưởg cả năm. Nếu như nhân viên xếp loại A thì được thưởng 3% lương, còn người nào mà bị loại B thì bị trừ 3% lương của mình, nếu nhân viên nào mà bị loại C thì bị trừ 5% lương. Sau đó trừ BHXH, BHYT và trừ đi tạm ứng kỳ I thì ra cuối tháng mà nhân viên được lĩnh. Công ty áp dụng tính lương như thế này đối với từng nhân viên trong Công ty Nó có ưu đIểm: - Rõ ràng, chính xác: Vì căn cứ vào “bảng chấm công” được theo dõi hàng ngày và được treo công khai ở chỗ dễ nhìn nhất trong phòng ban, từng bộ phận của Công ty. - Đảm bảo tính công bằng: ai đi làm đúng giờ, thực hiện đúng nội quy, đi làm nhiều ngày hơn thì lương sẽ cao hơn. - Có bình bầu xếp loại ABC sẽ làm cho mọi ngươi hăng say làm việc. Làm đúng công việc mà mình đã được giao. Bên cạnh những ưu điểm hình thức lương này vẫn còn một số nhược điểm như: chưa theo dõi được sát sao tiến độ làm việc của cán bộ, chưa khuyến khích được khả năng làm việc cũng như khả năng sáng tạo một yếu tố rất cần thiết cho một doanh nghiệo kinh doanh của một bộ phận lao động gián tiếp. 2.2.2. Hình thức trả lương theo doanh thu nộp hàng ngày của lái xe. Hình thức trả lương theo doanh thu được áp dụng với những công nhân lái xe trực tiếp nhận xe và đi lái xe hàng ngày và cuối ngày, cuối kỳ về nộp lại lệnh đi đường và tiền doanh thu đã thực hiện cho kế toán Công ty. Kế toán căn cứ vào sổ theo dõi lao động hàng ngày và bảng doanh thu mà lái xe nộp để tính lương cho lái xe. Sau một ngày làm việc công nhân phải mang doanh thu hàng ngày về nộp cho nhân viên thu tiền. Doanh thu thấp nhất sau một ngày làm việc là 150.000đ/01ngày/01 người nếu không đủ doanh thu như vậy thì họ cũng phải bù vào ca sau để nộp đủ. Sau khi lái xe nộp doanh thu hàng ngày như vậy được nhân viên thu ngân cho vào bảng thống kê cuối tháng căn cứ vào đó tính lương Cán bộ công nhân viên trong Công ty có việc riêng cần thiết phải nghỉ thì có thể làm đơn xin nghỉ nộp cho cán bộ quản lý trực tiếp của mình và phải được sự phê duyệt đồng ý của cán bộ quản lý mới được nghỉ. Trong trường hợp nghỉ ốm đi khám sức khoẻ thì phải có giấy khám của bác sĩ trong đó nêu rõ bệnh tình cũng như số ngày nghỉ. Cán bộ công nhân viên có thể đi khám ở ngoài cũng như phòng khám thuộc Công ty. Nếu thuộc đối tượng được hưởng BHXH thì cán bộ CNV phải lấy “giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH” do bác sĩ trực tiếp khám cấp hoặc các giấy tờ tương đương như: giấy chứng nhận thương tật, giấy xuất viện... Đối với bảng doanh thu mà lái xe nộp hàng ngày: Trong công ty hiện nay có đang kinh doanh 2 loại Taxi đó là xe 07 chỗ và xe 04 chỗ. Hai loại Taxi này có tỷ lệ ăn chia khác nhau để phù hợp với từng loại xe đảm bảo doanh thu hàng ngày mang về của công nhân lái xe. Có như vậy họ mới tập trung vào công việc được tốt. Cuối tháng công nhân lái xe còn được xem chi tiết mình lái bao nhiêu công và tiền nộp hàng ngày có đúng không để còn có căn cứ đối chiếu, điều chỉnh cho chính xác về ngày công của mình. Công thức tính lương cho công nhân lái xe 07 chỗ như sau: FDT = Tổng doanh thu *50% - X-BH-RX Trong đó: FDT : tiền lương theo doanh thu X: Tiền xăng mà một ngày họ đi (trong định mức) BH: Tiền bảo hiểm mà họ nhận xe hàng ngày (theo quy định) RX: Tiền rửa xe hàng ngày của một xe (theo quy định) Công thức được tính lương cho công nhân lái xe 04 chỗ như sau: FDT = Tổngdoanh thu *45%- X-BH-RX Trong đó: FDT : tiền lương theo doanh thu X: Tiền xăng mà một ngày họ đi (trong định mức) BH: Tiền bảo hiểm mà họ nhận xe hàng ngày (theo quy định) RX: Tiền rửa xe hàng ngày của một xe (theo quy định) Ví dụ: Ngày 01 tháng 1 năm 2008 anh Nguyễn Văn Công lái xe InovaG 07 chỗ nộp bảng kê doanh thu: +Tổng km có khách: 59km +Tổng km không khách: 50km Tổng km: 109km Số tiền thu được: +Chiều đi: 15.000 x 1km + 9.000 x 30km + 6.000 x 21 = 411.000đ +Chiều về: 411.000 x 20% = 82.200đ Tổng DT = 411.000 + 82.200 = 493.200đ Tiền xăng: (X) +Định mức xăng là: 0,11lit/1km X = 0,11 x 109 x 12.500 = 149.875đ Tiền bảo hiểm nhận xe hàng ngày là: BH = 7.00đ Tiền rửa xe hàng ngày: RX = 5.000đ Vậy tiền lương theo doanh thu của lái xe Ngyễn Văn Công là: FDT = 493.200 x 50% - 149.875 - 7.000 - 5.000 = 84.725đ Đối với xe 04 ._.