Hoàn thiện công tác Kế toán tiền lương & các khoản trích theo lương ở Công ty đóng tàu Hà Nội

góp phần vào sự phát triển trưởng thành vững mạnh của doanh nghiệp. Vậy chúng ta nên hiểu thế nào về tiền lương ? 1.1 Bản chất, chức năng của tiền lương và các hình thức trả lương trong doanh nghiệp: 1.1.1 Bản chất, chức năng của tiền lương : 1.1.1.1 Bản chất tiền lương Quá trình sản xuất là quá trình kết hợp đồng thời cũng là quá trình tiêu hao các yếu tố cơ bản (lao động, đối tượng lao động và tư liệu lao động ). Trong đó, lao động với tư cách là lao động chân tay và lao động trí óc của con người sử dụng các tư liệu lao động nhằm tác động, biến đổi các đối tượng lao động thành các vật phẩm có ích phục vụ cho nhu cầu sinh hoạt của mình. Như vậy sức lao động của con người là yếu tố quan trọng hàng đầu trong mọi quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Dù cho có sự phát triển mạnh mẽ của khoa học, kỹ thuật, các công nghệ mới được ứng dụng nhanh chóng vào sản xuất với mức độ cơ khí hoá và tự động hoá tối đa thì vai trò của người lao động cũng không thể bị phủ nhận. Tuy nhiên, để cho quá trình sản xuất được tiến hành liên tục thì trước hết phải tái sản xuất sức lao động mà điều này chỉ có thể thực hiện khi sức lao động mà con người bỏ ra được bù đắp xứng đáng dưới dạng tiền lương. Theo Mác, bản chất kinh tế của tiền lương là hình thái giá trị của sức lao động, là sự thể hiện bằng tiền của giá trị sức lao động. Trong thực tế, khái niệm tiền lương rất đa dạng ở các nước trên thế giới. Tiền lương có thể có nhiều tên gọi khác nhau như thù lao lao động, thu nhập lao động … Theo tổ chức lao động quốc tế (ILO), tiền lương là sự trả công hoặc thu nhập bất luận tên gọi hay cách tính nào, mà có thể biểu hiện bằng tiền và được ấn định bằng thoả thuận giữa người sử dụng lao động và người lao động, hoặc bằng pháp luật, pháp quy quốc gia do người sử dụng lao động phải trả cho người lao động theo một hợp đồng được viết ra hay bằng miệng cho một công nhân đã thực hiện hay sẽ phải thực hiện hoặc cho những dịch vụ đã làm hay sẽ phải làm. Bản chất của tiền lương sẽ thay đổi tuỳ theo điều kiện phát triển kinh tế xã hội và nhận thức của con người. Trước đây, tiền lương thường được coi là giá cả sức lao động trong nền kinh tế thị trường. Giờ đây với việc áp dụng quản trị nguồn nhân lực vào doanh nghiệp tiền lương không phải đơn thuần chỉ là giá cả sức lao động nữa. Quan hệ giữa người sử dụng lao động và người lao động đã bước đầu có những thay đổi căn bản. Liệu rằng với việc áp dụng quản trị nhân lực trong doanh nghiệp quan hệ này có thể chuyển từ hình thức mua bán hàng hoá sang hình thức quan hệ hợp tác song phương đôi bên cùng có lợi hay không và bản chất tiền lương là gì hiện vẫn còn là vấn đề đòi hỏi phải được tiếp tục nghiên cứu, phát triển. ở Việt Nam hiện nay theo quan điểm của cải cách tiền lương năm 1993, tiền lương là giá cả sức lao động, được hình thành qua sự thoả thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động phù hợp với quan hệ cung cầu sức lao động trong nền kinh tế thị trường. Tiền lương do 2 bên thoả thuận trong hợp đồng lao động và được trả theo năng suất lao động, chất lượng và hiệu quả công việc. Như vậy nói một cách đơn giản, tiền lương là số tiền mà người lao động nhận được từ người sử dụng lao động của họ thanh toán tương ứng với số lượng lao động mà họ đã tiêu hao trong quá trình sản xuất. Đối với người chủ doanh nghiệp , tiền lương là một yếu tố chi phí đầu vào của 1 quá trình sản xuất còn đối với người lao động thì đây là nguồn thu nhập chủ yếu của họ. Mục đích của các nhà sản xuất là lợi nhuận, còn mục đích của người lao động là tiền lương. Do vậy, tiền lương không chỉ mang bản chất là chi phí mà nó đã trở thành phương tiện tạo ra giá trị mới, hay nói một cách khác, tiền lương là nguồn cung ứng sự sáng tạo sức lao động, năng lực của người lao động trong quá trình sản xuất. Đối với người lao động, tiền lương nhận được thoả đáng sẽ là động lực kích thích năng lực sáng tạo để tăng năng suất lao động. Khi năng suất lao động tăng thì lợi nhuận của doanh nghiệp cũng tăng. Do đó, nguồn phúc lợi của doanh nghiệp mà người lao động được nhận lại cũng sẽ tăng lên, nó là phần bổ sung thêm cho tiền lương, làm tăng thu nhập vầ tăng lợi ích của người cung ứng sức lao động. Hơn nữa, khi lợi ích của người lao động được đảm bảo bằng các mức lương thoả đáng sẽ tạo ra sự gắn kết cộng đồng giữa những người lao động với mục tiêu và lợi ích của doanh nghiệp, xoá bỏ sự ngăn cách giữa chủ doanh nghiệp với những người cung ứng sức lao động, làm cho người lao động có trách nhiệm hơn, tự giác hơn với các hoạt động của doanh nghiệp. 1.1.1.2 Chức năng của tiền lương Tiền lương có 3 chức năng chủ yếu: * Chức năng tái sản xuất sức lao động: Như em đã nói ở trên, muốn cho quá trình sản xuất được tiến hành liên tục thì trước hết phải tái sản xuất sức lao động. Muốn tái sản xuất sức lao động người lao động phải tiêu dùng một lượng tư liệu sinh hoạt nhất định. Lượng tư liệu sinh hoạt này phải đủ để đáp ứng cho nhu cầu về vật chất và tinh thần để duy trì đời sống của công nhân và gia đình anh ta kể cả những phí tổn học tập để người công nhân có trình độ nhất định . Tiền lương phải đảm bảo chức năng này tức là phải thực hiện được cả quá trình tái sản xuất giản đơn và quá trình tái sản xuất mở rộng. Điều này có nghĩa là tiền lương không chỉ đảm bảo mức mức sống cho người lao động mà còn đủ để nâng cao năng lực, trình độ cho bản thân, gia đình, thậm chí còn một phần để tích luỹ. *Chức năng là công cụ quản lý của quản lý của doanh nghiệp Đối với mọi doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh, mục tiêu cao nhất là tối đa hoá lợi nhuận. Để đạt mục tiêu này các chủ doanh nghiệp luôn tận dụng tối đa sức lao động bằng cách kiểm tra, theo dõi và quan sát để đôn đốc người lao động làm việc theo kế hoạch. Doanh nghiệp trả lương cho người lao động và phải làm sao để tiền lương mà mình bỏ ra đem lại kết quả và hiệu quả cao. Qua đó người sử dụng lao động sẽ quản lý một cách chặt chẽ về số lượng và chất lượng lao động của mình để trả công xứng đáng cho người lao động. *Chức năng kích thích người lao động Với người lao động, tiền lương là thu nhập chính đảm bảo cuộc sống cho họ. Vì thế tiền lương được trả phù hợp với sức lao động sẽ là động lực thu hút, kích thích người lao động phát huy tối đa năng lực của mình. Một chế độ tiền lương được coi là hợp lý khi nó gắn được trách nhiệm của người lao động với lao động. Đây là 1 yếu tố tiên quyết trong việc thúc đẩy sản xuất phát triển, nâng cao năng suất lao động. 1.1.2 Các hình thức trả lương trong doanh nghiệp Do tiền lương được trả căn cứ vào thời gian, khối lượng và chất lượng của người lao động nên việc tính và trả lương cho người lao động được thực hiện dưới nhiều hình thức khác nhau, tuỳ theo đặc điểm, điều kiện sản xuất kinh doanh, tính chất công việc và trình độ quản lý của doanh nghiệp. Trên thực tế nước ta thường áp dụng các hình thức trả lương theo thời gian, trả lương theo sản phẩm và trả lương khoán. 1.1.2.1 Trả lương theo thời gian Theo hình thức này, tiền lương trả cho người lao động được tính theo thời gian làm việc, cấp bậc và thang lương theo tiêu chuẩn nhà nước quy định. Tuỳ theo yêu cầu và khả năng quản lý thời gian lao động của doanh nghiệp, việc tính lương theo thời gian lao động có thể tiến hành trả lương theo thời gian giản đơn hay trả lương theo thời gian có thưởng. *Trả lương theo thời gian giản đơn: Chế độ trả lương này là chế độ trả lương mà tiền lương nhận được của mội người lao động do mức lương cấp bậc cao thấp và thời gian làm việc thực tế nhiều hay ít quyết định. Tuỳ theo tính chất lao động khác nhau mà mỗi ngành nghề nghiệp vụ có thể có một thang lương riêng. Trong mỗi thang lương lại tuỳ theo trình độ nghiệp vụ, kỹ thuật chuyên môn mà chia thành nhiều bậc lương, mỗi bậc lương có một mức tiền lương nhất định. Chế độ tiền lương này chỉ áp dụng khi doanh nghiệp ghi chép đầy đủ thời gian làm việc và có đơn giá tiền lương thời gian. Cách tính Tiền lương phải trả người lao động = Thời gian làm việc x Đơn giá tiền lương thời gian (áp dụng với từng bậc lương) Có 4 loại tiền lương theo thời gian giản đơn: Lương tháng: Là mức lương theo thang bảng lương do nhà nước quy định (+) tiền phụ cấp (nếu có). Phụ cấp ở đây có thể là phụ cấp chức năng, phụ cấp ngành nghề, phụ cấp độc hại… Lương ngày: Là tiền lương trả cho một ngày làm việc và đựơc tính như sau: Tiền lương ngày = Tiền lương tháng Số ngày làm việc trong tháng Lương tuần: Là tiền lương trả cho 1 tuần làm việc và được tính như sau: Tiền lương tuần = Tiền lương tháng (x) 12 (tháng) 52 (tuần) Lương giờ: Là tiền lương trả cho 1 giờ làm việc và được tính như sau: Tiền lương giờ = Tiền lương ngày Số giờ tiêu chuẩn(không quá 8h/ngày) Ưu điểm là đơn giản dễ tính nhưng nhược điểm của hình thúc trả lương theo thời gian giản đơn là mang tính chất bình quân, không khuyến khích sử dụng hợp lý thời gian làm việc, tiết kiệm nguyên vật liệu, tập trung công suất của máy móc thiết bị để tăng năng suất lao động. *Trả lương theo thời gian có thưởng: Chế độ trả lương này là sự kết hợp giữa chế độ trả lương theo thời gian giản đơn và tiền thưởng khi đạt được chỉ tiêu về số lượng và chất lượng đã qui định. Hình thức trả lương này không những phản ánh trình độ thành thạo và thời gian làm việc thực tế mà còn gắn với thành tích công tác. Do đó chế độ trả lương này ngày càng được áp dụng rộng rãi hơn. Hình thức trả lương này thường áp dụng cho lao động làm công tác quản lý, văn phòng như: hành chính, tổ chức lao động, thống kê, tài vụ… 1.1.2.2 Trả lương theo sản phẩm Tiền lương theo sản phẩm là hình thức trả lương theo sản lượng và chất lượng công việc đã hoàn thành. Hình thức này đảm bảo thực hiền đầy đủ nguyên tắc phân phối theo lao động, gắn chặt số lượng lao động với chất lượng lao động, động viên và khuyến khích người lao động nhiệt tình, say mê làm việc, tạo ra nhiều sản phẩm cho xã hội. Trả lương theo sản phẩm phụ thuộc vào đơn giá tiền lương của một sản phẩm, công đoạn chế biến sản phẩm và số lượng sản phẩm công việc mà người lao động hoàn thành đủ tiêu chuẩn qui định. Để thực hiện tính lương theo sản phẩm cần phải có các điều kiện sau: - Xây dựng được đơn giá tiền lương -Phải tổ chức, hạch toán ban đầu sao cho xác định được chính xác kết quả của từng người hoặc từng nhóm lao động. -Doanh nghiệp phải tổ chức, bố trí đầy đủ công việc cho người lao động -Phải có hệ thống kiểm tra chất lượng chặt chẽ. Việc trả lương theo sản phẩm có thể tiến hành theo những hình thức sau: *Trả lương theo sản phẩm trực tiếp, không hạn chế là tiền lương được tính bằng số lượng sản phẩm, công việc, lao vụ đã hoàn thành nhân với đơn giá tiền lương sản phẩm đã quy định, không hạn chế số lượng sản phẩm hoàn thành. Hình thức này được các doanh nghiệp sử dụng phổ biến để tính lương cho công nhân trực tiếp sản xuất hàng loạt sản phẩm. *Trả lương theo sản phẩm gián tiếp: theo hình thức này người ta căn cứ vào kết quả lao động của công nhân trực tiếp sản xuất để tính trả lương sản phẩm gián tiếp áp dụng cho công nhân phụ việc. Tiền lương được tính bằng tỷ lệ tiền lương của công nhân phụ việc so với tiền lương của công nhân trực tiếp sản xuất nhân với tiền lương của công nhân trực tiếp sản xuất. *Trả lương theo sản phẩm có thưởng, có phạt: Là tiền lương trả theo sản phẩm có gắn với chế độ tiền thưởng trong sản xuất như: thưởng tiết kiệm vật tư, thưởng nâng cao chất lượng sản phẩm, thưởng giảm tỷ lệ hàng hỏng và có thể phạt trong những trường hợp người lao động làm ra sản phẩm hỏng. Hao phí vật tư, không đảm bảo ngày công quy định, không hoàn thành kế hoạch được giao. Theo cách này tiền lương được tính bằng tiền lương theo sản phẩm trực tiếp (gián tiếp) + tiền thưởng – tiền phạt. *Trả lương theo sản phẩm luỹ tiến: theo hình thức này, tiền lương gồm 2 phần Phần thứ 1: Căn cứ vào mức độ hoàn thành định mức lao động để tính tiền lương phải trả theo sản phẩm trong định mức. Phần thứ 2: Căn cứ và mức độ vượt định mức để tính tiền lương phải trả theo tỷ lệ luỹ tiến, tỷ lệ hoàn thành vượt định mức càng cao thì suất luỹ tiến càng nhiều. Hình thức này khuyến khích người lao động tăng năng suất và cường độ đến mức tối đa. Do vậy hình thức này thường áp dụng để trả lương cho những người làm việc ở những khâu sản xuất quan trọng, cần thiết phải đẩy nhanh tiến độ sản xuất nhất là khi doanh nghiệp phải hoàn thành gấp một đơn đặt hàng. 1.1.2.3 Trả lương khoán Là hình thức trả lương có người lao động theo khối lượng công việc mà hộ hoàn thành. Hình thức này áp dụng cho những công việc nếu giao cho từng chi tiết, từng bộ phận sẽ không có lợi, phải giao tất cả khối lượng công việc cho cả nhóm hoàn thành trong thời gian nhất định. *Trả lương khoán gọn theo sản phẩm cuối cùng là hình thức trả lương theo sản phẩm nhưng tiền lương được tính theo đơn giá tập hợp cho sản phẩm hoàn thành đến công việc cuối cùng. Hình thức này áp dụng cho những doanh nghiệp mà quá trình sản xuất trải qua những giai đoạn công nghệ nhằm khuyến khích người lao động quan tâm đến chất lượng sản phẩm. *Trả lương khoán quỹ lương: theo hình thức này doanh nghiệp tính toán và giao khoán quỹ lương cho từng phòng ban, bộ phận theo nguyên tắc hoàn thành kế hoạch hay không hoàn thành kế hoạch. *Trả lương khoán thu nhập: Tuỳ thuộc vào kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mà hình thành quỹ lương để phân chia cho người lao động. Khi tiền lương không thể hạch toán riêng cho từng lao động thì phải trả lương cho cả tập thể đó, sau đó mới chia cho từng người. Tiền công có thể chia dựa vào các yếu tố sau: - Dựa vào cấp bậc kỹ thuật và cấp bậc công việc (phương pháp này được áp dụng khi cấp bậc công việc được giao cho phù hợp với cấp bậc kỹ thuật). - Dựa vào cấp bậc kỹ thuật và cấp bậc công việc kết hợp với bình cộng điểm (áp dụng khi công việc được giao không phù hợp với cấp bậc kỹ thuật). - Dựa trên cơ sở số điểm để tính mức lương tương ứng (áp dụng khi không thực hiện việc trả lương theo sản phẩm vì khối lượng công việc hoàn thành thường không phụ thuộc vào chất lượng tay nghề mà phụ thuộc vào sức khoẻ và thái độ lao động của từng người). Với các hình thức trả lương chủ yếu trên đây thì bên cạnh chế độ tiền lương, các doanh nghiệp còn tiến hành xây dựng chế độ tiền thưởng cho các cá nhân, tập thể có thành tích trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Tiền thưởng gồm: thưởng thi đua (lấy từ quỹ khen thưởng) và thưởng trong hoạt động sản xuất kinh doanh (thưởng nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm vật tư, thưởng phát minh, sáng kiến…) Ngoài ra, tuỳ từng doanh nghiệp và loại hình sản xuất kinh doanh mà người lao động còn được nhận các loại phụ cấp như phụ cấp làm đêm, phụ cấp lưu động, phụ cấp trách nhiệm, phu cấp thu hút, phụ cấp đắt đỏ, phụ cấp khu vực, phụ cấp độc hại. 1.1.3 Nội dung quỹ lương và các khoản trích theo lương 1.1.3.1 Nội dung quỹ lương Quỹ tiền lương của doanh nghiệp là toàn bộ số tiền phải trả cho tất cả các loại lao động mà doanh nghiệp quản lý, sử dụng kể cả lao động trong và ngoài danh sách. Quỹ tiền lương của doanh nghiệp gồm những khoản: - Tiền lương tính theo thời gian, tiền lương tính theo sản phẩm, tiền lương khoán. - Tiền lương trả cho người lao động tạo ra sản phẩm hỏng trong phạm vi chế độ qui định. - Tiền lương trả cho người lao động trong thời gian ngừng sản xuất do nguyên nhân khách quan, trong thời gian được điều động công tác, làm nghĩa vụ theo chế độ quy định, thời gian nghỉ phép, thời gian đi học… - Các khoản tiền thưởng có tính chất thường xuyên. Ngoài ra, trong tiền lương kế hoạch còn được tính khoản trợ cấp BHXH cho công nhân viên trong thời gian ốm đau, thai sản, tai nạn lao động… - Về phương diện hạch toán, tiền lương trong doanh nghiệp sản xuất chia làm 2 loại: + Tiền lương chính: là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian làm nhiệm vụ chính đã qui định cho họ bao gồm: lương cấp bậc, các khoản phụ cấp thường xuyên và tiền thưởng trong hoạt động sản xuất. + Tiền lương phụ: là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian không làm việc chính nhưng vẫn hưởng lương theo chế độ qui định như tiền lương trong thời gian nghỉ phép, thời gian đi làm nghĩa vụ xã hội, hội họp, thời gian ngừng sản xuất… 1.1.3.2 Nội dung các quỹ từ các khoản trích theo lương Bên cạnh việc trả lương để bồi hoàn sức lao động mà người lao động bỏ ra, trả thưởng để khuyến khích người lao động thì doanh nghiệp còn xây dựng các quỹ trợ cấp thuộc phúc lợi xã hội gồm : BHXH,BHYT. Ngoài ra, doanh nghiệp còn có nguồn kinh phí cố định dùng cho hoạt động cố định hàng tháng. Việc hình thành các quỹ này thể hiện sự quan tâm của toàn thể xã hội cũng như của doanh nghiệp đối với người lao động. Với các quỹ này, người lao động được chăm lo về đời sống vật chất, tinh thần để yên tâm sản xuất. Các quỹ này được hình thành một phần do người lao động đóng góp, phần còn lại được tính vào chi phí kinh doanh của doanh nghiệp. Đây là các khoản trích theo lao động gồm: BHXH, BHYT, KPCĐ a)Quỹ BHXH Quỹ BHXH được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ quy định trên tổng số quỹ tiền lương cấp bậc và các khoản phụ cấp (chức vụ, khu vực, đắt đỏ…) của công nhân viên chức thực tế phát sinh trong tháng. Theo chế độ hiện hành, tỷ lệ trích BHXH là 20% trong đó: - 15% do đơn vị hoặc chủ sử dụng lao động nộp, được tính vào chi phí kinh doanh. -5% do người lao động đóng góp và được trừ vào lương tháng. Theo công ước 102 về BHXH của tổ chức lao động quốc tế, BHXH gồm: chăm sóc y tế, trợ cấp ốm đau, trợ cấp thất nghiệp, trợ cấp tuổi già, trợ cấp tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp, trợ cấp gia đình, trợ cấp thai sản, tàn tật, mất người nuôi dưỡng. Hiện nay, ở Việt Nam BHXH đang thực hiện các nghĩa vụ sau: trợ cấp ốm đau, trợ cấp thai sản, trợ cấp tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp, trợ cấp mất sức lao động, trợ cấp tàn tật. Quỹ BHXH dùng để đài thọ cho công nhân viên có đóng góp vào quỹ trong các trường hợp: - Người lao động mất khả năng lao động: hưu trí, trợ cấp thôi việc, tử tuất - Người lao động mất khả năng lao động tạm thời: ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp. Quỹ BHXH do cơ quan bảo hiểm thống nhất quản lý. Khi các doanh nghiệp trích được BHXH thì phải nộp hết cho cơ quan BHXH. Sau khi nộp, doanh nghiệp được cơ quan bảo hiểm ứng trước 3% để chi tiêu BHXH trong doanh nghiệp. Cuối kỳ, kế toán tổng hợp chi tiêu BHXH lập báo cáo gửi cơ quan bảo hiểm cấp trên duyệt. b)Quỹ BHYT: BHYT thực chất là bảo trợ cho người tham gia BHYT về các khoản như: khám chữa bệnh, viện phí, thuốc thang…Người tham gia BHYT sẽ được hỗ trợ một phần kinh phí. Quỹ BHYT được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lương của công nhân viên chức thực tế phát sinh trong tháng. Tỷ lệ trích BHYT hiện hành là 3% trong đó 2% tính vào chi phí kinh doanh và 1% tính vào thu nhập người lao động. Quỹ này do cơ quan BHYT quản lý và trợ cấp cho người lao động qua mạng lưới y tế. Vì vậy, các cơ quan doanh nghiệp phải nộp hết 3% cho cơ quan BHYT để phục vụ chăm sóc cho cán bộ công nhân viên. c)Quỹ KPCĐ Để có nguồn kinh phí cho hoạt động công đoàn, hàng tháng doanh nghiệp còn phải trích một khoản để hình thành quỹ KPCĐ. Theo chế độ hiện hành, KPCĐ được trích theo tỷ lệ 2% trên tổng số tiền lương. Kinh phí này doanh nghiệp xác lập và chi tiêu theo chế độ quy định : 1% nộp cho cấp trên, 1% sử dụng chi tiêu cho công đoàn của doanh nghiệp. Toàn bộ số tiền trích theo quỹ này được hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh và giá thành sản phẩm. 1.2 Nội dung của công tác kế toán tiền lương và các KTTL 1.2.1 Nhiệm vụ của kế toán tiền lương và các KTTL Tiền lương là một trong những hình thức kích thích lợi ích vật chất đối với người lao động. Tổ chức tiền lương trong doanh nghiệp công bằng, hợp lý sẽ tạo ra không khí cởi mở giữa người lao động, hình thành khối đoàn kết thống nhất, trên dưới một lòng, một ý chí vì sự nghiệp phát triển doanh nghiệp và người lao động tích cực làm việc một cách nhiệt tình, hăng say. Ngược lại, khi công tác tổ chức tiền lương trong doanh nghiệp không công bằng, hợp lý thì nó sẽ sinh ra những mâu thuẫn nội bộ có khi gay gắt giữa những người lao động với nhau, giữa người lao động với các cấp quản trị doanh nghiệp mà đôi lúc có nơi còn xảy ra sự phá hoại ngầm dẫn đến sự lãng phí to lớn trong sản xuất. Như vậy, tổ chức công tác tiền lương có một vai trò rất to lớn. Và để thực hiện được vai trò này, kế toán tiền lương và các khoảm trích theo lương có những nhiệm vụ sau: - Ghi chép, phản ánh chính xác, đầy đủ thời gian và kết quả lao động của công nhân viên. Tính toán đúng, cụ thể, đầy đủ, kịp thời tiền lương và các khoản trích theo lương cho người lao động. Phân bổ chi phí nhân công theo đúng đối tượng lao động, quản lý chặt chẽ việc sử dụng, chi tiêu quỹ lương. - Hướng dẫn, kiểm tra các nhân viên hạch toán ở các phân xưởng, bộ phận sản xuất kinh doanh, các phòng ban sử dụng đúng, đầy đủ các chứng từ ghi chép ban đầu về hạch toán lao động và tiền lương theo đúng chế độ, phương pháp. - Lập báo cáo về lao động, tiền lương - Phân tích tình hình quản lý và sử dụng thời gian lao động, chi phí nhân công, năng suất lao động, đề ra các biện pháp nhằm khai thác, sử dụng triệt để và có hiệu quả mọi tiềm năng sẵn có trong doanh nghiệp. 1.2.2 Kế toán tiền lương 1.2.2.1 Kế toán chi tiết tiền lương a) Về số lượng lao động Số lượng lao động của doanh nghiệp được phản ánh trên sổ sách dựa vào số lượng lao động hiện có của doanh nghiệp bao gồm: số lượng lao động theo nghề nghiệp công việc theo trình độ tay nghề, cấp bậc kỹ thuật, bao gồm cả số lao động dài hạn và số lao động tạm thời, cả lực lượng lao động trực tiếp, gián tiếp và cả lao động thuộc khu vực khác ngoài sản xuất. Hạch toán số lượng lao động là việc theo dõi kịp thời, chính xác tình hình biến động tăng, giảm số lượng lao động theo từng loại lao động trên cơ sở đó làm căn cứ tính lương phải trả và các chế độ khác cho người lao động. Việc hạch toán số lượng lao động được hạch toán trên cơ sở danh sách lao động của doanh nghiệp và sổ danh sách lao động ở từng bộ phận. Sổ này do phòng tổ chức lao động lập theo mẫu qui định và được lập thành 2 bản, 1 bản do phòng tổ chức lao động quản lý, 1 bản do phòng kế toán quản lý. Căn cứ để ghi sổ này là các hợp đồng lao động và các quy định của các cấp có thẩm quyền duyệt theo quy định của doanh nghiệp (khi thôi việc, chuyển công tác…) Khi nhận được chứng từ trên phòng lao động, kế toán phải ghi chép kịp thời, đầy đủ vào sổ danh sách lao động của doanh nghiệp, từng phòng ban, tổ sản xuất, đơn vị. Việc ghi chép này là cơ sở đầu tiên để lập báo cáo lao động và phân tích tình hình biến động về lao động trong doanh nghiệp vào cuối tháng, cuối quý, tuỳ theo yêu cầu quản lý của cấp trên. b) Về thời gian lao động Việc theo dõi kịp thời, chính xác thời gian lao động của từng người là cơ sở giúp doanh nghiệp tính lương phải trả cho người lao động được chính xác. Hạch toán thời gian lao động phản ánh số ngày công, số giờ làm việc thực tế, số giờ ngừng sản xuất, nghỉ việc của từng lao động, từng bộ phận sản xuất, từng phòng ban trong doanh nghiệp. Chứng từ hạch toán thời gian lao động gồm: bảng chấm công, phiếu làm thêm giờ, phiếu nghỉ hưởng BHXH. - Bảng chấm công: được lập hàng tháng để tổ trưởng tổ sản xuất, tổ công tác hoặc những người được uỷ quyền trực tiếp theo dõi thời gian lao động hàng ngày của từng cá nhân, từng bộ phận sản xuất. Cuối tháng, căn cứ theo thời gian lao động thực tế (số ngày công), số ngày nghỉ để tính lương, tính thưởng và tổng hợp thời gian lao động của từng người, từng bộ phận . Bảng chấm công phải được treo công khai để mọi người kiểm tra và giám sát. - Phiếu làm thêm giờ: hạch toán chi tiết cho từng người theo số giờ làm việc. - Phiếu nghỉ hưởng BHXH: dùng trong trường hợp thai sản, ốm đau, con ốm, tai nạn lao động … c)Về kết quả lao động Hạch toán kết quả lao động là việc ghi chép kịp thời, chính xác số lượng, chất lượng sản phẩm của từng công nhân hoặc từng tập thể công nhân. Từ đó, tính lương, tính thưởng và kiểm tra sự phù hợp của tiền lương phải trả với kết quả lao động thực tế, tính toán xác định năng suất lao động, kiểm tra tình hình thực hiện định mức lao động của từng người, từng bộ phận và của cả doanh nghiệp. Tuỳ thuộc vào loại hình và đặc tính sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp mà sử dụng các chứng từ ban đầu khác nhau . Các chứng từ có thể sử dụng là: Phiếu khoán, bảng kê khối lượng công việc hoàn thành, bản giao nhận sản phẩm, giấy giao ca, hợp đồng giao khoán… Chứng từ phản ánh kết quả lao động phải do người lập (tổ trưởng) ký, cán bộ phòng kế toán kiểm tra xác nhận, lãnh đạo duyệt y. Sau đó chứng từ được chuyển lên phòng lao động để tính lương, thưởng. Để tổng hợp kết quả lao động tại mỗi phòng, bộ phận sản xuất, nhân viên hạch toán phân xưởng phải mở sổ tổng hợp kết quả lao động do các tổ gửi đến hàng ngày (hoặc định kỳ), nhân viên hạch toán phân xưởng ghi kết quả lao động của từng người, từng bộ phận vào sổ và cộng sổ, lập báo cáo kết quả lao động gửi cho các bộ phận quản lý liên quan . Phòng kế toán doanh nghiệp cũng phải mở sổ tổng hợp kết quả lao động để tổng hợp kết quả lao động chung toàn doanh nghiệp. 1.2.2.2 Kế toán tổng hợp tiền lương a) Chứng từ , tài khoản sử dụng: Để theo dõi tình hình sử dụng thời gian lao động và các khoản thanh toán cho người lao động như tiền lương, các khoản phụ cấp và tiền thưởng theo thời gian và hiệu quả lao động kế toán sử dụng các chứng từ: - Bảng chấm công - Mẫu số 01-LĐTL - Bảng thanh toán tiền lương - Mẫu số 01-LĐTL - Bảng tính tiền thưởng - Mẫu số 05-LĐTL - Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hình thành - Mẫu số 06-LĐTL - Phiếu báo làm thêm giờ - Mẫu số 07-LĐTL - Để hạch toán tiền lương, kế toán sử dụng TK 334 “Phải trả công nhân viên”. Đây là tài khoản phản ánh các khoản thanh toán với công nhân viên của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, phụ cấp, tiền thưởng và các khoản khác về thu nhập của họ. TK 334 có kết cấu như sau : Bên nợ: - Các khoản khấu trừ vào tiền công , tiền lương của người lao động - Tiền lương, tiền công và các khoản khác đã trả cho người lao động - Kết chuyển tiền lương nguời lao động chưa lĩnh Bên có: Tiền lương, tiền công và các khoản khác còn phải trả cho người lao động. TK 334 có thể có số dư bên có hoặc bên nợ: - Dư có: tiền lương, tiền công và các khoản khác còn phải trả cho người lao động thực tế phát sinh trong kỳ. - Dư nợ (nếu có): số trả thừa cho người lao động. TK 334 được mở chi tiết theo từng nội dung thanh toán (thanh toán lương và thanh toán khác). b) Phương pháp kế toán Hàng tháng, căn cứ vào kết quả lao động, tính ra tổng số tiền lương và các khoản phụ cấp mang tính chất tiền lương phải trả cho công nhân viên (bao gồm tiền lương, tiền công, phụ cấp khu vực, chức vụ, đắt đỏ, tiền thưởng trong sản xuất…) và phân bổ cho các đối tượng sử dụng, kế toán ghi: Nợ TK 622 (chi tiết đối tượng): phải trả cho công nhân trực tiếp sản xuất, chế tạo sản phẩm hay thực hiện các lao vụ, dịch vụ. Nợ TK627 (6271- chi tiết phân xưởng): phải trả nhân viên quản lý phân xưởng. Nợ TK641 (6411): phả trả cho nhân viên bán hàng, tiêu thụ sản phẩm, lao vụ, dịch vụ. Nợ TK642 (6421) phải trả cho bộ phận nhân công quản lý doanh nghiệp Có TK334: tổng số thù lao lao động phải trả Trích BHXH,BHYT và KPCĐ theo tỷ lệ quy định: Nợ TK622, 627, 641, 642 : tính vào chi phí (19%) Nợ TK 334 : trừ vào thu nhập của công nhân viên chức (6%) Có TK338 : tổng số kinh phí công đoàn , BHXH,BHYT phải trích (Tài khoản 338 sẽ được trình bày chi tiết ở phần sau) Số tiền ăn ca phải trả cho người lao động trong kỳ, kế toán chi ghi giống bút toán tính ra số tiền lương phải trả ở trên. Riêng trường hợp số tiền ăn ca vượt qua mức quy định kế toán ghi: Nợ 431(4312) số tiền ăn ca vượt mức quy định (phần ghi vượt quá mức lương tối thiểu do nhà nước qui định đối với công chức) Có TK334: ghi tăng số tiền ăn ca phải trả Số tiền thưởng phải trả cho công nhân viên từ quỹ khen thưởng (thưởng thi đua, thưởng cuối quý, cuối năm), kế toán ghi: Nợ TK431(4311) : thưởng thi đua từ quỹ khen thưởng Có TK334 : ghi tăng số phải trả cho người lao động Các khoản khấu trừ vào thu nhập của công nhân viên( theo qui định, sau khi đóng BHXH, BHYT và thuế thu nhập cá nhân, tổng số các khoản khấu trừ không được vượt quá 30% số còn lại): Nợ TK334: tổng số các khoản khấu trừ Có TK333(3338): thuế thu nhập phải nộp Có TK141: số tạm ứng trừ vào lương Có TK138: các khoản bồi thường vật chất, thiệt hại Thanh toán thù lao, tiền thưởng cho công nhân viên chức: - Nếu thanh toán bằng tiền, kế toán ghi : Nợ TK 334:các khoản đã thanh toán Có TK111: thanh toán bằng tiền mặt Có TK112: thanh toán bằng chuyển khoản qua ngân hàng - Nếu thanh toán bằng vật tư, hàng hoá, kế toán ghi: BT1: ghi nhận giá vốn vật tư, hàng hoá: Nợ TK632:ghi tăng giá vốn hàng bán trong kỳ Có TK liên quan (152, 153,154,155…): ghi giảm vật tư, hàng hoá BT2: ghi nhận giá thanh toán : Nợ TK334 : tổng giá thanh toán ( cả thuế GTGT) Có TK512 : giá thanh toán (không có thuế GTGT) Có TK3331 (33311): thuế GTGT đầu ra phải nộp Cuối kì kế toán, số tiền công nhân đi vắng chưa lĩnh được kết chuyển: Nợ TK334: ghi giảm số nợ phải trả người lao động Có TK338 (3388): ghi tăng số phải trả khác Khi công nhân viên lĩnh tiền lương đó kế toán ghi : Nợ TK338 (3388): ghi giảm số phải trả khác Có TK111: ghi giảm quỹ tiền mặt Đối với tiền lương phép của công nhân trực tiếp sản xuất kế toán thực hiện các bút toán: -Khi trích trước tiền lương phép của công nhân trực tiếp sản xuất: Nợ TK 622: ghi tăng chi phí nhân công trực tiếp Có TK335 : trích trước tiền lương nghỉ phép - Khi công nhân nghỉ phép phản ánh tiền lương phép phải trả Nợ TK335: tiền lương thực tế nghỉ phép phải trả Có TK334: ghi tăng số phảI trả cho người lao động - Nếu số trích trước nhỏ hơn số thực tế phải trả thì phải tính thêm vào chi phí: Nợ TK622: ghi tăng chi phí nhân công trực tiếp Có TK335: phần chênh lệch giữa tiền lương phép trích trước và tiền lương phép thực tế. - Nếu số trích trước lớn hơn số thực tế phải trả thì ghi giảm chi phí Nợ TK335: phần chênh lệch giữa tiền lương phép trích trước và tiền lương phép thực tế. Có TK622: ghi giảm chi phí nhân công trực tiếp Có thể khái quát việc kế to._.