Hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người mua và người bán tại Công ty cổ phần vật tư vận tải xi măng

công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng 2.1.1 Đặc điểm và phân loại các nghiệp vụ thanh toán tại công ty 2.1.2 Các phương thức thanh toán tại công ty 2.2 Kế toán thanh toán với người mua và người bán tại công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng 2.2.1 Kế toán thanh toán với nhà cung cấp 2.2.2 Kế toán thanh toán với khách hàng Phần 3 : Một số đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán thanh toán với người mua và người bán tại công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng 3.1 Đánh giá chung về công tác kế toán thanh toán ở công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng 3.1.1 Những ưu điểm về công tác kế toán thanh toán tại công ty 3.1.2 Những hạn chế còn tồn tại trong công tác kế toán thanh toán tại công ty 3.2 Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán thanh toán tại công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng 3.3 Yêu cầu , nguyên tắc hoàn thiện kế toán thanh toán tại công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng 3.3.1 Về phía nhà nước 3.3.2 Về phía công ty 3.4 Các giải pháp hoàn thiện công tác kế toán tại công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng Kết luận DANH MỤC SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU Biểu số 1 : Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng năm 2007 và 2008 Biểu số 2 : Các chỉ tiêu phân tích khả năng thanh toán và hiệu quả kinh doanh của công ty Biểu số 3 : Mô hình tổ chức bộ máy quản lý công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng Biểu số 4 : Bộ máy kế toán công ty Biểu số 5 : Quy trình luân chuyển chứng từ với người bán Biểu số 6 : Quy trình luân chuyển chứng từ với người mua LỜI MỞ ĐẦU Trong bối cảnh Việt Nam đang hòa mình với nền kinh tế thế giới, đang đối mặt với rất nhiều khó khăn thách thức thì các doanh nghiệp trong nước nói chung và Công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng nói riêng cần phải có những biện pháp củng cố địa vị của mình mở rộng thị trường và nâng cao kết quả sản xuất kinh doanh. Để có được vị thế như hiện nay thì Công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng đã đặc biệt quan tâm đến quan hệ thanh toán với người bán, người mua đây chính là quan hệ thanh toán chủ yếu có vị trí quan trọng công tác quản trị doanh nghiệp. Không phải doanh nghiệp nào cũng nhận thức được tầm quan trọng của quan hệ thanh toán này, có những doanh nghiệp do mải mê theo đuổi lợi nhuận tìm mọi cách nâng cao doanh thu với những chính sách tín dụng hấp dẫn cho khách hàng nên đã rơi vào tình trạng không có khả năng thanh toán nợ mặc dù kinh doanh rất có lãi. Doanh nghiệp muốn quản lý tốt quan hệ thanh toán với người bán, người mua thì điều kiện tiên quyết là phải có hệ thống kế toán nói chung và hệ thống kế toán công nợ nói riêng hoàn chỉnh và phù hợp với đặc điểm của mình. Có như vậy thì các thông tin kế toán cung cấp về tình hình thanh toán với nhà cung cấp và khách hàng mới đảm bảo chính xác, kịp thời phục vụ công tác quản lý tài chính của doanh nghiệp. Trong quá trình thực tập tại Công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng em nhận thấy kế toán thanh toán với người mua người bán đóng vai trò hết sức quan trọng và được ban lãnh đạo hết sức quan tâm. Do vậy với sự giúp đỡ của nhân viên phòng kế toán cùng với giáo viên hướng dẫn G.S T.S Đặng Thị Loan, em đã chọn đề tài : “Hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người mua và người bán tại Công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng ”. Chuyên đề của em gồm 3 phần : Phần 1 : Đặc điểm chung của công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng Phần 2 : Thực tế công tác kế toán thanh toán với người mua và người bán tại công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng Phần 3 : Một số đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán thanh toán với người mua và người bán tại công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng PHẦN 1 : ĐẶC ĐIỂM CHUNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ VẬN TẢI XI MĂNG Lịch sử hình thành và phát triển của công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng Trải qua hơn 15 năm bề dày lịch sử hoạt động và phát triển,công ty cổ phần vật tư vận tải, trực thuộc Tổng công ty xi măng Việt nam đã hoàn thành tốt nhiệm vụ và đạt được nhiều thành tích như ngày nay. Có được điều đó là do ban lãnh đạo công ty cùng toàn thể nhân viên đã chung sức xây dựng lên một công ty cổ phần vững mạnh. Trước thực trạng cung ứng vật tư đầu vào cho các nhà máy sản xuất xi măng không đáp ứng được nhu cầu sản xuất. Đầu những năm 90, vật tư đầu vào cho sản xuất xi măng chủ yếu do các nhà máy tự khai thác, tự thuê vận chuyển và bốc xếp dẫn đến chi phí chung cho sản xuất là rất lớn. Trước tình hình khó khăn như vậy, Tổng công ty xi măng Việt nam đã quyết định thành lập một đơn vị chuyên cung ứng vật tư đầu vào cho sản xuất xi măng và kinh doanh dịch vụ vận chuyển xi măng, clinker xuyên Bắc Nam. Ngày đầu mới thành lập công ty mang tên là công ty kinh doanh vật tư vận tải xi măng được thành lập theo quyết định số 824/BXD-TCLD ngày 03/12/1990 của Bộ xây dựng trên cơ sở hợp nhất 2 đơn vị : Công ty vận tải xây dựng –Bộ xây dựng và xí nghiệp cung ứng vật tư thiết bị xi măng. Công ty chính thức hoạt động ngày 05/01/1991. Sau hơn 2 năm hoạt động đến tháng 2/1993 theo tinh thần Nghị định số 338/HDBT ngày 20/11/1991 về việc thành lập lại doanh nghiệp nhà nước, Bộ trưởng Bộ xây dựng đã có quyết định số 022A/BXD-TCLD ngày 02/12/1993 thành lập lại công ty với tên mới là Công ty vật tư vận tải xi măng. Trong tình hình mới, với xu hướng hợp tác phát triển, Đảng và nhà nước ta khuyến khích cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nứơc. Theo quyết định số 208/QD-BXD ngày 22/2/2006 của Bộ trưởng Bộ xây dựng công ty chính thức hoạt động dưới hinh thức công ty cổ phần từ ngày 24/4/2006 với giấy phép đăng ký kinh doanh số 01310111963 do sở kế hoạch và đầu tư Hà nội cấp ngày 24/4/2006. Công ty đổi tên thành công ty cổ phần vật tư vận tải xi măng trụ sở chính 21B Cát Linh- Đống Đa- Hà Nội. Không những duy trì và phát triển hoạt động kinh doanh, công ty còn mạnh dạn nghiên cứu đầu tư đa dạng hóa ngành nghề. Một số dự án đã được hình thành và đi vào hoạt động như dây chuyền xỉ Phả Lại trong những năm đầu thành lập công ty, đến nay hoạt động có hiệu quả. Từ khi thành lập tới nay mặc dù chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Công ty luôn có nhiều biến động, nhưng với sự cố gắng nỗ lực của tập thể cán bộ công nhân viên chức trong công ty dưới sự lãnh đạo của tập thể Đảng ủy, Ban Giám đốc công ty, hoạt động sản xuất của công ty đã đạt được những kết quả tốt đẹp, hoàn thành nhiệm vụ mà Tổng công ty xi măng giao cho. Đặc điểm hoạt động kinh doanh. Công ty cổ phần vật tư vận tải xi măng là một công ty cổ phần của Nhà nước. Lĩnh vực kinh doanh chính là kinh doanh thương mại và vận tải thủy. Cụ thể công ty được tổng công ty xi măng quy định là vừa kinh doanh, vừa phục vụ, chuyên cung ứng các loại vật tư đầu vào cho các công ty xi măng trong tổng công ty như than cám, xỷ pirit, phụ gia xi măng các loại. Sau đây là những ngành nghề kinh doanh chính của công ty: Kinh doanh xi măng, kinh doanh vận tải hàng hóa, kinh doanh vật liệu xây dựng khác, kinh doanh dịch vụ vận chuyển hàng hóa, kinh doanh cho thuê kho bãi. Tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của Công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng Tình hình tài chính của doanh nghiệp có ý nghĩa rất lớn không chỉ với những người bên ngoài doanh nghiệp mà cả đối với các nhà quản trị doanh nghiệp trong việc chỉ đạo điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh. Đối với ban lãnh đạo doanh nghiệp thì các chỉ tiêu tài chính là cơ sở đánh giá việc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của năm nay và xây dựng kế hoạch cho các kì tiếp theo sao cho hợp lý. Thông tin có từ Bảng cân đối kế toán hay Báo cáo kết quả kinh doanh… giúp cho những người quan tâm có những đánh giá chính xác tiềm lực tài chính, khả năng sinh lãi và triển vọng phát triển của doanh nghiệp. Trên cơ sở đánh giá bước đầu đó mà có những quyết định quan trong liên quan đến quản lý, đầu tư, hợp tác hay cho vay vốn. Dưới đây là một số chỉ tiêu phản ánh tình hình tài chính của Công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng trong 2 năm : 2007 và 2008 Biểu số 1 : Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh công ty Cổ phần vật tư vận tải năm 2007 và 2008 Đơn vị : đồng STT Các chỉ tiêu Năm 2007 Năm 2008 Chênh lệch Mức tăng (giảm) Tỷ lệ(%) 1 Tổng doanh thu 684.188.704.682 1.154.914.689.637 470.725.984.955 68,80 2 Giá vốn hàng bán 542.944.786.106 946.752.509.774 403.807.723.668 74.37 3 Lợi nhuận gộp(1-2) 141.243.918.576 208.162.179.863 66.918.261.287 47.38 4 Doanh thu HĐTC 1.793.344.059 8.969.099.680 7.175.755.621 400.13 5 Tổng chi phí 134.919.373.693 186.701.412.984 51782039291 38,38 Chi phí bán hàng 120.171.774.939 164.866.187.148 44.694.412.209 37,19 Chi phí quản lý 12.148.433.664 18.763.651.538 6.616.217.874 54,46 Chi phí tài chính 2.599.165.090 3.071.574.398 472.409.308 18,18 6 Lợi nhuận từ HĐKD (3+4-5) 8.117.888.942 30.429.866.459 22.311.977.517 274,85 7 Thu nhập khác 732.492.105 4.143.880.434 3.391.388.329 462,99 8 Chi phí khác 121.422.105 349.441.707 228.019.602 187,79 9 Tổng lợi nhuận trước thuế 8.728.958.808 34.224.305.186 25.495.346.378 292,08 10 Thuế thu nhập doanh nghiệp 11 Lợi nhuận sau thuế 8.728.958.808 34.224.305.186 25.495.346.378 292,08 ( Nguồn : Phòng tài chính kế toán ) Trong các chỉ tiêu phản ánh tốc độ tăng trưởng của doanh nghiệp thì chỉ tiêu tốc độ tăng trưởng Lợi nhuận sau thuế là quan trọng nhất vì lợi nhuận mà tăng thì kéo theo sự tăng trưởng của các chỉ tiêu khác. Tốc độ tăng trưởng lợi nhuận sau thuế của công ty ở mức cao (292,08%) điều này chứng tỏ Công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng hoạt động hiệu quả và đang tăng trưởng khá ổn định và toàn diện. Bên cạnh các chỉ tiêu phản ánh tốc độ tăng trưởng thì còn những chỉ tiêu hết sức quan trọng khác phản ánh khả năng thanh toán và hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp. Thông qua các chỉ tiêu này ta có thể nắm bắt xem liệu doanh nghiệp có khả năng gặp rủi ro tài chính do không có khả năng trả nợ hay không, lợi nhuận cao và tăng trưởng không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp đang có tình hình tài chính tốt, lành mạnh. Hiệu quả sử dụng vốn, tài sản sẽ cho ta thấy lợi nhuận của doanh nghiệp có được như vậy là do sử dụng hiệu quả tiết kiệm tài sản hay do một lý do nào khác. Dưới đây là một số chỉ tiêu phản ánh khả năng thanh toán và hiệu quả sử dụng vốn, tài sản của công ty: Biểu số 2: Các chỉ tiêu phân tích khả năng thanh toán và hiệu quả kinh doanh của công ty Chỉ tiêu Năm 2007 Năm 2008 Hệ số thanh toán tổng quát Tổng tài sản Nợ phải trả = 2,717 173293853 63775 = 1,764 303814 30303814 172254 = ROE LNST VCSH = 0,08 8729 1095177 = 0,26 34224 131560 = ROA LNST Tổng tài sản = 0,05 8729 173293 = 0,113 34224 303814 = Đòn bẩy tài chính Tổng tài sản VCSH = 1,582 173293 109517 = 2,31 303814 131560 = Hệ số thanh toán của công ty năm 2007 là ở mức cao (tổng tài sản gấp hơn 2,7 lần nợ phải trả ), doanh nghiệp có khả năng thanh toán dồi dào, xét về góc độ tài chính thì khả năng thanh toán nợ của doanh nghiệp là khả quan và chủ động. Tuy nhiên năm 2008 hệ số thanh toán chỉ xấp xỉ 1,8 do các khoản nợ phải trả tăng cao. Hiệu quả sử dụng vốn chủ sở hữu và tài sản năm 2007 chưa cao xong có sự tăng lên trong năm 2008. Đòn bẩy tài chính của công ty ở mức trung bình điều này là do tài sản của doanh nghiệp chủ yếu được tài trợ bằng vốn chủ sở hữu. Thông qua việc tính toán các chỉ tiêu phân tích tài chính trên ta có thể nhận thấy tình hình tài chính của công ty khá lành mạnh được thể hiện qua khả năng thanh toán nợ của công ty được duy trì ở mức khá cao trong cả hai năm. Các chỉ tiêu phản ánh tình hình tài chính của công ty đều tăng và tăng khá đồng đều chứng tỏ công ty đang hoạt động hiệu quả và đang phát triển vững vàng. Tổ chức bộ máy quản lý công ty Tổ chức bộ máy hoạt động của công ty dưới hình thức một công ty cổ phần được điều hành bởi ban giám đốc, hoạt động dưới sụ điều hành của hội đồng quản trị như biểu số 3 sau Đại hội đồng quản trị Biểu số 3: Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của công ty cổ phần vật tư vận tải xi măng. Hội đồng quản trị Giám đốc Phó giám đốc CN Quảng Ninh CN Hoàng Thạch Phòng kế hoạch điều độ CN Hải Phòng Phòng TCLĐ CN Hà Nam Phòng kế toán tài chính CN Ninh Bình CN Bỉm Sơn Phòng kỹ thuật CN Hoàng Mai Văn phòng công ty CN Phú Thọ CN Phả Lại Phòng kinh doanh vận tải CN Kiên Giang Phòng đầu tư Đoàn Vận Tải Đại hội đồng cổ đông Đại hội đồng cổ đông là cơ quan quyền lực có thẩm quyền cao nhất của công ty. Bao gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết, họp mỗi năm ít nhất 1lần. ĐHĐCĐ thông qua báo cáo tài chính, ngân sách cho năm tiếp theo. Hội đồng quản trị Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý của công ty, có quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến hoạt động của công ty và vấn đề liên quan thuộc thẩm quyền của ĐHĐCĐ. Hiện tại HĐQT của công ty gồm 5thành viên. Ban giám đốc Ban giám đốc của công ty gồm 1 Giám đốc và 1phó giám đốc. Phòng kinh doanh vận tải Chức năng : Tham mưu, giúp Giám đốc công ty về đối tác vận tải và kinh doanh, vận tải nhằm đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh của công ty. Đồng thời tổ chức thực hiện công tác vận tải và kinh doanh hàng hóa. Nhiệm vụ : Xây dựng phương án vận tải, bốc xếp hàng hóa và đáp ứng nhu cầu vận tải, kinh doanh của công ty như chuyển tải than, vận chuyển xi măng, clinhker, vận chuyển vật tư máy móc thiết bị… Phòng tổ chức lao động Chức năng : Tham mưu giúp Giám đốc về cơ cấu tổ chức, bộ máy quản lý trong công ty, công tác lao động về tiền lương và thực hiện chế độ chính sách đối với người lao động theo quy định của Nhà nước và công ty. Nhiệm vụ : Lập phương án về cơ cấu tổ chức sảnh xuất kinh doanh trong toàn công ty trong từng thời kỳ. Đảm bảo bộ máy gọn nhẹ, năng động và hiệu quả. Xây dựng tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ cho viên chức, cấp bậc cho công nhân kỹ thuật phu hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh của công ty. Phòng kế toán tài chính Chức năng : Tham mưu giúp giám đốc và chịu trách nhiệm trước giám đốc trong việc tổ chức chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán, tài chính đúng luật. Nhiệm vụ : Quản lý vốn và tài sản của công ty. Thu thập xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung công việc, theo chuẩn mực và chế độ kế toán. Kiểm tra, giám sát các khoản thu tài chính, các nghĩa vụ thu nộp thanh toán nợ, kiểm tra việc quản lý sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản, phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính kế toán. Phòng kinh tế kế hoạch Chức năng : Tổ chức thực hiện các quyết định về công tác kế hoạch hóa, công tác quản lý sản xuất kinh doanh, phù hợp với chiến lược phát triển của công ty, đảm bảo hiệu quả kinh doanh. Là phòng chủ trì kinh doanh các mặt hàng than cám. Nhiệm vụ : Xây dựng, quản lý và tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh dài hạn, trung hạn và ngắn hạn của công ty. Đề xuất những biện pháp nâng cao năng lực sản xuất kinh doanh và hiệu quả quản lý các mặt hàng dịch vụ. Phòng đầu tư Chức năng : Tham mưu giúp giám đốc và tổ chức thực hiện các công tác thuộc lĩnh vực XDCB, đầu tư, xây dựng cơ bản ngắn hạn, trung hạn, và dài hạn của công ty trình các cấp có thẩm quyền xét duyệt. Nhiệm vụ : Nghiên cứu đề xuất và lập các báo cáo nghiên cứu tiền khả thi, khả thi, các báo cáo đầu tư theo chỉ đạo của Giám đốc công ty và kế hoạch đầu tư được cấp trên phê duyệt. Văn phòng công ty Chức năng : là đơn vị quản lý công tác hành chính quản trị, hậu cần an ninh, an toàn cơ quan. Phục vụ chăm lo điều kiện làm việc, sinh họat cho CBNV toàn công ty. Nhiệm vụ : Tổ chức công tác văn phòng, quản lý công tác văn thư, lưu trữ sử dụng con dấu trong công ty. Đón tiếp khách hướng dẫn khách đến công ty làm việc. Tổ chức công tác chuẩn bị phục vụ các Hội nghị sơ kết , tổng kết của công ty. Mua sắm, cấp phát văn phòng phẩm Thực tế tổ chức kế toán Tổ chức bộ máy kế toán Công ty cổ phần vật tư vận tải xi măng là một doanh nghiệp nhà nước nhưng việc kinh doanh được hạch toán độc lập. Công ty tiến hành hạch toán theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán. Phòng kế toán công ty trực tiếp tổ chức hạch toán toàn bộ phần việc của chi nhánh hạch toán báo sổ và phần nghiệp vụ kinh tế phát sinh trực tiếp tại văn phòng công ty. Tồng hợp lập báo cáo quyết toán tài chính những phần việc hạch toán trực tiếp này. Đồng thời tổng hợp quyết toán toàn công ty trên cơ sở báo cáo quyết toán của các chi nhánh hạch toán phụ thuộc. Biểu số 4 : bộ máy kế toán của công ty Kế toán trưởng Phòng kế toán Kế toán TSCĐCCDC NVL Kế toán đầu tư XDCB Kế toán theo dõi cước vận chuyển Kế toán tiền mặt Kế toán bán hàngtiền vay tiền gửi ngân hàng Kế toán mua hàng Kế toán theo dõi các CN Kế toán tiền lương Kế toán tổng hợp Thủ quỹ Chức năng và nhiệm vụ các phần hành kế toán Phòng kế toán công ty cổ phần vật tư vận tải xi măng gồm 14 người. Kế toán trưởng Huỳnh Trung Hiếu có nhiệm vụ chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị, giám đốc về toàn bộ công tác, tài chính, kế toán, thống kê. Tổ chức hướng dẫn công tác hạch toán kế toán, chỉ đạo việc báo cáo quyết toán tại văn phòng công ty và đơn vị trực thuộc. Tổ chức phân tích hoạt động kinh tế định kỳ. Chỉ đạo công tác lập kế hoạch tài chính và báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch tài chính hàng tháng, quý, năm theo quy định. Xây dựng quy chế về quản lý tài chính lập và luân chuyển chứng từ, quản lý hóa đơn khách hàng. Chỉ đạo công tác kiểm kê định kỳ, đánh giá lại tài sản theo đúng quy định nhà nước. Phó phòng kế toán Nguyễn Thị Bích Nguyệt có nhiệm vụ tổng hợp quyết toán. Phụ trách công tác đầu tư xây dựng cơ bản, sửa chữa lớn. Lập báo cáo nhanh một số chỉ tiêu tài chính chủ yếu của công ty vào thứ 6 hàng tuần cho Ban giám đốc. Chủ trì hội nghị thanh quyết toán. Ký thay trưởng phòng các chứng từ thu chi tiền mặt, hóa đơn chứng từ và báo cáo có liên quan khi trưởng phòng đi vắng từ 2ngày trở lên. Phân công công việc cụ thể của nhân viên trong phòng kế toán Kế toán tổng hợp : kiểm tra công tác hạch toán của các cán bộ kế toán có liên quan, kiểm tra phiếu hạch toán trước khi vào số liệu tổng hợp trên máy, đôn đốc các phần hành thực hiện các công việc để đảm bảo tiến độ tổng hợp và lập các báo cáo kế toán theo quy định. Kế toán tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ : theo dõi quỹ khen thưởng, phúc lợi, quỹ thưởng ban điều hành công ty và các tài khoản liên quan, tính toán theo dõi các nguồn lương, thực hiện phân bổ tiền lương vào các yếu tố chi phí trong từng tháng. Kế toán theo dõi các chi nhánh : theo dõi toàn bộ phát sinh liên quan đến công tác quản lý tài chính của các chi nhánh, theo dõi quản lý, kiểm tra, thanh quyết toán toàn bộ tình hình chi tiêu tài chính tại các đơn vị trực thuộc. Kế toán mua hàng : kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ mua hàng hóa trước khi ghi chép sổ sách và làm thủ tục thanh toán cho khách hàng, lập báo cáo xuất nhập tồn các mặt hàng trong từng tháng của công ty. Kế toán tiền mặt, tiền vay, tiền gửi ngân hàng : theo dõi các tài khỏan liên quan, quản lý việc chi tiêu tiền mặt, tiền tạm ứng thuộc văn phòng công ty, lưu trữ chứng từ thu chi tiền mặt theo đúng chế độ quy định. Kế toán theo dõi cước vận chuyển : theo dõi các tài khoản liên quan, trực tiếp theo dõi toàn bộ khách hàng vận tải, bốc xếp, thuê kho bãi trong công ty, kiểm tra tính hợp lý hợp pháp của chứng từ thuê vận chuyển hàng hóa trước khi ghi chép sổ sách và làm thủ tục thanh toán cho khách hàng. Kế toán đầu tư XDCB : theo dõi toàn bộ công tác đầu tư XDCB, sửa chữa lớn tài sản và các tài khỏan liên quan, nguồn vốn chủ sở hữu , quỹ dự phòng tài chính …, trực tiếp kê khai thuế GTGT đầu vào của lĩnh vực được phân công. Kế toán TSCĐ, CCDC, NVL : tồng hợp công tác kiểm kê định kỳ tài sản cố định, công cụ dụng cụ, nguyên vật liệu trong toàn công ty, tính toán , hạch toán trích khấu hao trong từng tháng và chi phí lưu thông theo đúng chế độ quy định. Kế toán tại chi nhánh Phả Lại : biệt phái phụ trách kế toán tại chi nhánh công ty cổ phần vật tư vận tải xi măng Phả Lại , thành viên tổ tổng hợp quyết toán đầu tư XDVB, sửa chữa lớn TSCĐ. Thủ quỹ, thu chi tiền mặt, lập báo cáo quỹ hằng ngày, kiểm tra kiểm soát lại tính hợp lệ của các chứng từ thu chi trước khi nhập tiền hay xuất tiền chứng từ có đủ chữ ký. Hàng ngày kiểm kê số quỹ tiền mặt thực tế, đối chiếu số liệu sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt báo cáo trưởng phòng số dư tiền mặt cuối ngày. Trên đây là sự phân công chủ yếu nhiệm vụ của từng cá nhân theo quyết định của ban giám đốc ngay sau ngày cổ phần hóa, nhưng trong từng trường hợp cụ thể hay thực tế đòi hỏi nhân viên trong phòng kế toán phải chịu sự phân công và hướng dẫn công việc trực tiếp từ trưởng phòng để công việc có thể linh hoạt hơn. Các nhân viên trong phòng luôn phối hợp chặt chẽ trong công việc nhằm giúp cho công việc luôn được xuyên suốt và hiệu quả cao, tiết kiệm thời gian. Đối với công tác hạch toán kế toán của các chi nhánh gồm : Các chi nhánh hạch toán phụ thuộc: Kế toán các chi nhánh được ủy quyền lập các chứng từ ban đầu như phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn bán hàng và cuối cùng tập hợp chứng từ ban đầu như phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn bán hàng và cuối cùng tập hợp chứng từ có liên quan để nộp về phòng kế toán công ty để phân loại và hạch toán vào sổ sách kế toán. Chi nhánh không hạch toán kế toán. Chi nhánh hạch toán phụ thuộc: kế toán chi nhánh được ủy quyền lập các chứng từ ban đầu như phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn bán hàng và trực tiếp tổ chức hạch toán vào sổ sách kế toán có liên quan theo quy định. Cuối tháng, quý, năm phải lập các báo cáo kế toán và gửi về phòng kế toán công ty để tổng hợp vào quyết toán chung toàn công ty. Như vậy có thể thấy cách tổ chức bộ máy kế toán của công ty là khá hợp lý, rõ ràng, không chồng chéo. Mỗi người được phân những công việc cụ thể, có những quyền lợi và trách nhiệm đã được quy định trước. Khi xảy ra sai sót có thể quy trách nhiệm cho cá nhân làm sai phần hành của mình. Với số lượng 14 người là phù hợp với quy mô của công ty và khối lượng công việc phát sinh Thực tế vận dụng chế độ kế toán tại công ty Hệ thống chứng từ sử dụng tại đơn vị - Kỳ kế toán : kế toán năm bắt đầu từ ngày 01/01 đến 31/12 hằng năm. - Đơn vị tiền tệ sử dụng : Việt nam đồng (VND) - Chế độ kế toán áp dụng : Theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC(QĐ15) do Bộ trưởng Bộ tài chính ban hành. Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập 1 lần cho mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Nội dung chứng từ kế toán đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Chữ viết trên chứng từ rõ ràng không tẩy xóa, không viết tắt. Số tiền bằng chữ phải khớp đúng với số tiền bằng số. Chứng từ kế toán được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ. Đối với chứng từ lập nhiều liên được lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung bằng máy tính , máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than. Trường hợp đặc biệt nhiều liên không thể viết 1 lần tất cả các chứng từ thì có thể viết hai lần nhưng phải đảm bảo thống nhất nội dung và tính pháp lý của tất cả các liên chứng từ. Công ty chỉ đạo hướng dẫn phòng tài chính kế toán thực hiện vận dụng chế độ kế toán hiện hành. Thêm vào đó công ty đã ra những quy định về việc tiếp nhận và lập hóa đơn, chứng từ , báo cáo, quy định về bộ chứng từ thanh toán hàng mua, bán vận chuyển hàng hóa, luân chuyển hóa đơn, chứng từ báo cáo trong mua bán hàng hóa , trong kinh doanh, trong chi tiêu tài chính. Các loại chứng từ sử dụng tại đơn vị: Chứng từ về tiền tệ: + Phiếu thu + Phiếu chi + Giấy đề nghị tạm ứng + Bảng kê chi tiền Chứng từ về hàng tồn kho: + Phiếu nhập kho + Phiếu xuất kho + Biên bản kiểm nghiệm vật tư, CCDC, sản phẩm, hàng hoá. + Bảng kê mua hàng + Bảng phân bổ nguyên vật liệu, CCDC Chứng từ về bán hàng: + Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi + Hóa đơn GTGT + Phiếu xuất kho + Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Chứng từ về TSCĐ: + Biên bản giao nhận TSCĐ + Biên bản thanh lý TSCĐ + Biên bản bàn giao TSCĐ + Biên bản đánh giá lại TSCĐ + Biên bản kiểm kê TSCĐ + Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ Chứng từ về Lao động tiền lương: + Bảng chấm công + Bảng chấm công làm thêm giờ + Bảng thanh toán tiền lương + Giấy đi đường + Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ + Bảng thanh toán tiền thuê ngoài + Bảng kê trích nộp các khoản theo lương + Bảng phân bổ tiền lương và BHXH Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán chung gồm các bước sau : Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán và trình giám đốc doanh nghiệp ký duyệt Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán. Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản Hệ thống tài khoản sử dụng tại công ty theo đầy đủ theo đúng quyết định số 15/2006 của Bộ tài chính. Công ty vận dụng tổ chức ghi sổ sách theo hình thức nhật ký chung bao gồm những sổ sau : + Sổ nhật ký chung + Sổ nhật ký thu tiền + Sổ nhật ký chi tiền + Sổ nhật ký bán hàng + Sổ nhật ký mua hàng + Sổ cái của một tài khoản + Sổ cái tài khoản + Sổ chi tiết tài khỏan + Sổ tổng hợp chữ T + Bảng cân đối số phát sinh của các tài khỏan + Bảng số dư cuối kỳ của các tài khoản + Bảng số dư đầu kỳ của các tài khoản PHẦN 2 : THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ VẬN TẢI XI MĂNG 2.1 Đặc điểm công tác thanh toán tại công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng 2.1.1 Đặc điểm và phân loại các nghiệp vụ thanh toán tại công ty Nghiệp vụ thanh toán là mối quan hệ của doanh nghiệp với các đối tượng trong và ngoài doanh nghiệp về các khoản phải thu, phải trả phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Là doanh nghiệp có quy mô lớn, hoạt động trên nhiều lĩnh vực khác nhau nên nghiệp vụ thanh toán của Công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng rất đa dạng về cả đối tượng lẫn quy mô. Nếu phân theo đối tượng thanh toán thì công ty có một số loại quan hệ thanh toán như: Quan hệ thanh toán nội bộ công ty Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với người mua Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với các bên đối tác kinh doanh Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với Ngân sách Nhà nước Các quan hệ thanh toán khác: Ngoài các quan hệ thanh toán trên thì trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh công ty còn có quan hệ thanh toán với Ngân hàng, các tổ chức tài chính về các khoản vay, quan hệ thế chấp, ký quỹ.. Trong tất cả các quan hệ thanh toán kể trên thì quan hệ thanh toán với người mua, người bán có vai trò hết sức quan trọng và diễn ra thường xuyên nhất đồng thời cũng chiếm tỷ trọng cao nhất. Nghiệp vụ thanh toán với người bán, người mua của công ty diễn ra thường xuyên và có quy mô lớn. Nghiệp vụ thanh toán phát sinh ngay từ giai đoạn đầu của quá trình kinh doanh khi doanh nghiệp mua hàng hoá đầu vào của nhà cung cấp đến khi doanh nghiệp bán hàng hoá cho khách hàng và kết thúc một chu trình kinh doanh. Thông tin về hoạt động thanh toán với người mua, người bán không chỉ được thể hiện trên các báo cáo tài chính mà còn cả trên các báo cáo kế toán quản trị và là mối quan tâm của các đối tượng trong và ngoài doanh nghiệp. Xét trong nội bộ doanh nghiệp thì thông tin về quan hệ thanh toán với người mua, người bán có ý nghĩa trong việc quản lý công tác tài chính cũng như trong việc luân chuyển vốn kinh doanh của công ty. Doanh nghiệp muốn hoạt động ổn định và an toàn thì việc điều tiết quan hệ thanh toán với người mua, người bán là rất quan trọng. Mối quan hệ này được điều tiết trên cơ sở cân bằng giữa vốn chiếm dụng và vốn bị chiếm dụng làm sao vừa đảm bảo khả năng thanh toán của công ty vừa sử dụng tiết kiệm và hiệu quả nhất đối với nguồn vốn bỏ ra, tận dụng được nguồn vốn chiếm dụng được của nhà cung cấp. Đây là bài toán khó trong công tác quản lý tài chính không chỉ đối vói Công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng mà tất cả các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nói chung. Quan hệ thanh toán với người bán của công ty được xây dựng trên cơ sở tận dụng được số chiếm dụng được của nhà cung cấp nhưng vẫn phải đảm bảo uy tín của công ty trong việc thanh toán nợ. Tạo uy tín đối với nhà cung cấp giúp công ty có được hàng hoá đầu vào với chất lượng tốt, giá cả ổn định nhất là trong tình hình giá cả leo thang như hiện nay. Hàng hoá đầu vào đảm bảo và ổn định sẽ tạo được lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp vì vậy trong thời gian vừa qua Công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng luôn ra sức củng cố mối quan hệ với nhà cung cấp và thực hiện tốt nhiệm vụ thanh toán của mình. Quan hệ thanh toán với người mua phải đảm bảo làm sao giữ được khách hàng nhưng cũng đồng thời tránh để cho khách hàng chiếm dụng vốn, gấy ứ động vốn không đảm bảo nguồn vốn quay vòng trong kinh doanh, giảm hiệu quả sử dụng vốn. Có những trường hợp mặc dù doanh nghiệp kinh doanh có lãi nhưng lại vẫn bị phá sản do để khách hàng chiếm dụng vốn quá nhiều. Do vậy trong quan hệ thanh toán với người mua Công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng luôn cố gắng tạo cho khách hàng một chính sách tín dụng thông thoáng để có thể giữ được khách hàng nhưng công ty cũng quan tâm đặc biệt đến việc thu hồi nợ một cách nhanh chóng. Để nắm bắt được tình hình thanh toán với người bán, người mua quản lý tốt tình hình tài chính của doanh nghiệp thì hàng tháng Phòng tài chính của công ty lập Báo cáo kế toán quản trị về tình hình công nợ phải thu, phải trả chi tiết theo số nợ, đối tượng, thời hạn và khả năng thanh toán để từ đó ban lãnh đạo doanh nghiệp đánh giá, xem xét và có những quyết định kịp thời đúng đắn đảm bảo ổn định, lành mạnh hoá tình hình tài chính của công ty, tạo sức hút đối với các nhà đầu tư và hợp tác kinh doanh. Tình hình thanh toán của doanh nghiệp đối với nhà cung cấp và khách hàng thường được ban lãnh đạo công ty rất chú ý, báo cáo quản trị chi tiết về tình hình công nợ chính là báo cáo quan trọng và không thể thiếu được trong hệ thống báo cáo của công ty. Vì vậy duy trì và củng cố các mối quan hệ với ngưòi mua, người bán chính là phần rất quan trọng trong chiến lược kinh doanh của bất cứ công ty nào không nói riêng Công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng 2.1.2 Các phương thức thanh toán Các phương thức thanh toán là yếu tố quan trọng trong quan hệ thanh toán của doanh nghiệp với tất ._.