Hoàn thiện công tác Kế toán thanh toán với người mua & người bán tại Công ty Vật tư Công nghiệp Quốc phòng

hính là quan hệ thanh toán chủ yếu có vị trí quan trọng công tác quản trị doanh nghiệp. Không phải doanh nghiệp nào cũng nhận thức được tầm quan trọng của quan hệ thanh toán này, có những doanh nghiệp do mải mê theo đuổi lợi nhuận tìm mọi cách nâng cao doanh thu với những chính sách tín dụng hấp dẫn cho khách hàng nên đã rơi vào tình trạng không có khả năng thanh toán nợ mặc dù kinh doanh rất có lãi. Doanh nghiệp muốn quản lý tốt quan hệ thanh toán với người bán, người mua thì điều kiện tiên quyết là phải có hệ thống kế toán nói chung và hệ thống kế toán công nợ nói riêng hoàn chỉnh và phù hợp với đặc điểm của mình. Có như vậy thì các thông tin kế toán cung cấp về tình hình thanh toán với nhà cung cấp và khách hàng mới đảm bảo chính xác, kịp thời phục vụ công tác quản lý tài chính của doanh nghiệp. Trong quá trình thực tập tại Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng em nhận thấy kế toán thanh toán với người mua người bán đóng vai trò hết sức quan trọng và được ban lãnh đạo hết sức quan tâm. Do vậy với sự giúp đỡ của nhân viên phòng kế toán cùng với giáo viên hướng dẫn Th.S Phạm Thành Long, em đã chọn đề tài : “Hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người mua và người bán tại Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng ”. Chuyên đề của em gồm 2 phần: Phần 1: Thực trạng kế toán thanh toán với người mua và người bán tại Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng Phần 2: Hoàn thiện kế toán thanh toán với người mua và người bán tại Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng MỤC LỤC Trang DANH MỤC SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU Sơ đồ 1: Trình tự hạch toán thanh toán với ngưới mua 19 Sơ đồ 2: Trình tự hạch toán dự phòng nợ phải thu khó đòi 20 Sơ đồ 3: Trình tự hạch toán thanh toán với ngưới bán 23 Sơ đồ 4: Trình tự ghi sổ kế toán nghiệp vụ thanh toán với người mua và người bán theo hình thức Nhật kí- Sổ cái 25 Sơ đồ 5: Trình tự ghi sổ kế toán nghiệp vụ thanh toán với người mua và người bán theo hình thức Nhật kí chung 26 Sơ đồ 6: Trình tự ghi sổ kế toán nghiệp vụ thanh toán với người mua và người bán theo hình thức Chứng từ ghi sổ 27 Sơ đồ 7: Trình tự ghi sổ kế toán nghiệp vụ thanh toán với người mua theo hình thức Nhật kí chứng từ 29 Sơ đồ 8: Trình tự ghi sổ kế toán nghiệp vụ thanh toán với người bán theo hình thức Nhật kí chứng từ 30 Sơ đồ 9: Sơ đồ tổ chức bộ máy hoạt động Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng 38 Bảng số 1: Bảng một số chỉ tiêu phản ánh tình hình tài chính của Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng 42 Bảng số 2: Các chỉ tiêu phân tích khả năng thanh toán và hiệu quả kinh doanh của Công ty GAET 45 Sơ đồ 10: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng 50 Sơ đồ 11: Sơ đồ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ kết hợp với phần mềm kế toán 55 Sơ đồ 12: Quy trình luân chuyển chứng từ đối với người bán trong nước 65 Sơ đồ 13: Quy trình luân chuyển chứng từ đối với người bán nước ngoài 69 Sơ đồ 14: Quy trình luân chuyển chứng từ đối với khách hàng trong nước 82 Sơ đồ 15: Quy trình luân chuyển chứng từ đối với khách hàng nước ngoài 84 BẢNG CÁC KÍ HIỆU VIẾT TẮT TRONG BÀI CNQP: Công nghiệp quốc phòng BĐS: Bất động sản XDCB: Xây dựng cơ bản GĐ: Giám đốc PGĐ: Phó giám đốc KT: Kế toán SXKD: Sản xuất kinh doanh KD: Kinh doanh VLN: Vật liệu nổ LĐ: Lao động GTGT: Giá trị gia tăng TK: Tài khoản XN: Xí nghiệp XNK: Xuất nhập khẩu TSCĐ: Tài sản cố định BHXH: Bảo hiểm xã hội BHYT: Bảo hiểm y tế LNST: Lợi nhuận sau thuế DT: Doanh thu TS: Tài sản VCSH: Vốn chủ sở hữu TNBQ: Thu nhập bình quân CKTM: Chiết khấu thương mại CKTT: Chiết khấu thanh toán GGHB: Giảm giá hàng bán TGHĐ: Tỷ giá hối đoái CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA VÀ NGƯỜI BÁN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI QUAN HỆ THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TRONG HOẠT ĐỘNG TÀI CHÍNH CỦA DOANH NGHIỆP VÀ NHIỆM VỤ KẾ TOÁN Khái niệm, vị trí của thanh toán với người mua và người bán trong các quan hệ thanh toán Nghiệp vụ thanh toán là quan hệ giữa doanh nghiệp với các khách nợ, chủ nợ, ngân hàng, các tổ chức tài chính và các đối tác về các khoản phải thu, phải trả, các khoản vay trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Phân theo đối tượng thanh toán có các quan hệ thanh toán chủ yếu sau: - Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với khách hàng: là quan hệ phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ ra bên ngoài. - Quan hệ thanh toán với nhà cung cấp: đây là mối quan hệ phát sinh trong quá trình mua sắm vật tư, tài sản, hàng hóa, dịch vụ. - Quan hệ thanh toán vói Ngân sách nhà nước: trong quá trình kinh doanh, doanh nghiệp phải thực hiện nghĩa vụ của mình với Ngân sách nhà nước về thuế và các khoản khác. - Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với các bên đối tác liên doanh: đây là quan hệ phát sinh khi doanh nghiệp tham gia liên doanh với các doanh nghiệp khác hoặc doanh nghiệp là đơn vị tổ chức liên doanh. - Quan hệ thanh toán nội bộ: là mối quan hệ thanh toán phát sinh trong nội bộ doanh nghiệp. Thuộc quan hệ này bao gồm quan hệ thanh toán nội bộ giữa doanh nghiệp với công nhân viên chức và quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với đơn vị nội bộ trong cùng tổng công ty hoặc giữa doanh nghiệp với các đơn vị cấp trên hoặc cấp dưới. - Các quan hệ thanh toán khác: như quan hệ thanh toán với Ngân hàng, các tổ chức tài chính về các khoản tiền vay, quan hệ thế chấp, ký quỹ, ký cược. Trong các quan hệ thanh toán thì quan hệ thanh toán với người mua và người bán đóng vai trò rất quan trọng. Các nghiệp vụ thanh toán với người mua và người bán phát sinh thường xuyên nhất, nhiều nhất trong doanh nghiệp và quy mô của các nghiệp vụ thanh toán này chiếm tỷ trọng rất lớn trong các quan hệ thanh toán phát sinh trong doanh nghiệp. Đặc biệt đối với các doanh nghiệp thương mại thì luồng tiền lưu chuyển trong hoạt đông thanh toán với người mua, người bán chính là chu trình lưu chuyển nguồn vốn kinh doanh. Vai trò của thanh toán với người mua, người bán trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Đối với tất cả các doanh nghiệp mà nhất là các doanh nghiệp kinh doanh thương mại thì quan hệ thanh toán với người mua, người bán luôn giữ một vị trí hết sức quan trọng. Nghiệp vụ thanh toán phát sinh ngay từ giai đoạn đầu của quá trình kinh doanh khi doanh nghiệp mua hàng hoá đầu vào của nhà cung cấp đến khi doanh nghiệp bán hàng hoá cho khách hàng và kết thúc một chu trình kinh doanh. Thông tin về quan hệ thanh toán với người mua, người bán có ý nghĩa trong việc quản lý công tác tài chính cũng như trong việc luân chuyển vốn kinh doanh của công ty. Doanh nghiệp muốn hoạt động ổn định và an toàn thì việc điều tiết quan hệ thanh toán với người mua, người bán là rất quan trọng. Mối quan hệ này được điều tiết trên cơ sở cân bằng giữa vốn chiếm dụng và vốn bị chiếm dụng làm sao vừa đảm bảo khả năng thanh toán của công ty vừa sử dụng tiết kiệm và hiệu quả nhất đối với nguồn vốn bỏ ra, tận dụng được nguồn vốn chiếm dụng được của nhà cung cấp. Quan hệ thanh toán với người bán thực chất là việc doanh nghiệp chiếm dụng vốn của nhà cung cấp nhưng vẫn phải đảm bảo uy tín của công ty trong việc thanh toán nợ. Tạo uy tín đối với nhà cung cấp giúp công ty có được hàng hoá đầu vào với chất lượng tốt, giá cả ổn định nhất là trong tình hình giá cả leo thang như hiện nay. Hàng hoá đầu vào đảm bảo và ổn định sẽ tạo được lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp. Trong quan hệ thanh toán với người mua doanh nghiệp phải đảm bảo làm sao giữ được khách hàng nhưng cũng đồng thời tránh để cho khách hàng chiếm dụng vốn không đảm bảo nguồn vốn quay vòng trong kinh doanh, giảm hiệu quả sử dụng vốn. Nhìn chung quan hệ thanh toán với người mua và người bán có ảnh hưởng trọng yếu đến tình hình tài chính của doanh nghiệp. Quản lý tốt quan hệ thanh toán này sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo tình hình tài chính của doanh nghiệp luôn ổn định và lành mạnh. Đặc điểm nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán trong các doanh nghiệp thương mại và nhiệm vụ kế toán Đặc điểm nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán Khi một nghiệp vụ mua, bán hàng hóa phát sinh thì cùng với những điều kiện về đặc tính sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ hai bên cũng sẽ thỏa thuận những điều khoản liên quan đến thanh toán để tránh xảy ra tranh chấp trong tương lai. Các điều kiện về thanh toán thường gồm: điều kiện về tiền tệ, phương thức thanh toán, địa điểm, thời hạn thanh toán, chiết khấu thanh toán. Các khách hàng và nhà cung cấp của doanh nghiệp rất đa dạng gồm cả khách hàng trong nước và khách hàng nước ngoài trong đó lại có các khách hàng lâu năm có cả các đối tác mới. Đối tác khác nhau thì điều kiện thanh toán cũng khác nhau, mỗi đối tượng có đặc thù riêng do vậy việc quản lý thanh toán với người mua, người bán ngoài việc phân chia theo nhóm đối tượng doanh nghiệp còn phải tiến hành quản lý chi tiết đến từng đối tượng. Việc quản lý quan hệ thanh toán thường được quy định rất chặt chẽ vì nó liên quan đến vấn đề sống còn của doanh nghiệp. Các nghiệp vụ thanh toán phát sinh nhiều và thường xuyên và liên quan đến tất cả mọi hoạt động của doanh nghiệp. Do vậy, các quy định về quản lý, theo dõi thanh toán phải hướng tới không bỏ sót bất cứ khoản phải thu hay phải trả nào. Tùy theo đặc điểm sản xuất kinh doanh mà quy định về quản lý tài chính của các doanh nghiệp cũng có những nét đặc thù, phù hợp với đặc điểm và quy mô đơn vị. Nhiệm vụ kế toán Để có được những thông tin chính xác, kịp thời tình hình thanh toán với người mua người bán trong doanh nghiệp thì kế toán đóng vai trò rất quan trọng. Để làm tốt chức năng thông tin va kiểm tra của mình kế toán phải thực hiện các nhiệm vụ sau: - Kế toán phải tổ chức ghi chép nhằm theo dõi chặt chẽ các khoản phải thu, phải trả chi tiết theo từng đối tượng, từng khoản nợ, từng thời gian, đốn đốc việc thanh toán kịp thời, tránh chiếm dụng vốn lẫn nhau. - Đối với những khách nợ có quan hệ giao dịch mua, bán thường xuyên hoặc có số dư nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối niên độ kế toán, kế toán cần tiến hành kiểm tra, đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán và số còn nợ. Nếu cần có thể yêu cầu khách hàng xác nhận nợ bằng văn bản. - Giám sát việc thực hiện chế độ thanh toán công nợ và tình hình chấp hành kỷ luật thanh toán. - Tổng hợp, cung cấp thông tin kịp thời về tình hình công nợ từng loại cho quản lý để có biện pháp xử lý. - Kế toán cần tổ chức hệ thống tài khoản, hệ thống sổ kế toán chi tiết, sổ tổng hợp để phản ánh công nợ phải thu và phải trả. Đồng thời kế toán cũng cần xây dựng cá nguyên tắc, quy trình kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp thanh toán với người bán, người mua sao cho khoa học và hợp lý, phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp mà vẫn đảm bảo tuân thủ quy định và chế độ. CÁC PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN ÁP DỤNG PHỔ BIẾN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI VÀ BỘ CHỨNG TỪ SỬ DỤNG Phương thức thanh toán là yếu tố rất quan trọng trong hoạt động thương mại, thông thường khi có giao dịch phát sinh thì hai bên đồng thời thống nhất phương thức thanh toán áp dụng cho giao dịch đó. Các phương thức thanh toán mà doanh nghiệp thương mại thường sử dụng có thể chia thành thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không dùng tiền mặt. Xu hướng của các doanh nghiệp là tiến tới thanh toán không dùng tiền mặt, hạn chế việc sử dụng tiền mặt trong lưu thông như vật sẽ an toàn, tiết kiệm chi phí và doanh nghiệp có thể quản lý việc thanh toán dễ dàng hơn. Phương thức thanh toán bằng tiền mặt Phương thức thanh toán bằng tiền mặt hiện nay không được các doanh nghiệp sử dụng nhiều. Thanh toán bằng tiền mặt chủ yếu áp dụng cho những giao dịch phát sinh số tiền nhỏ, nghiệp vụ đơn giản và khoảng cách địa lý giữa hai bên hẹp. Phương thức thanh toán bằng tiền mặt có thể chia thành: Thanh toán bằng Việt Nam đồng Thanh toán bằng ngoại tệ Thanh toán bằng hối phiếu ngân hàng Thanh toán bằng vàng, bạc, kim khí quý, đá quý hoặc giấy tờ có giá trị như tiền. Phương thức thanh toán không dùng tiền mặt Phương thức thanh toán này được các doanh nghiệp sử dụng rộng rãi trong hoạt động kinh doanh thương mại. Các phương thức thanh toán không dùng tiền mặt rất đa dạng, tùy theo tính chất của hoạt động thanh toán mà các doanh nghiệp sẽ lựa chọn những phương thức thanh toán phù hợp nhất. Có thể kể ra đây một số loại phương thức thanh toán không dùng tiền mặt chủ yếu sau: Phương thức thanh toán bằng ủy nhiệm thu (chi) Phương thức thanh toán bằng ủy nhiệm thu (chi) thường được các doanh nghiệp sử dụng đối với các đối tượng có quan hệ mua bán với doanh nghiệp từ trước và trong cùng một Quốc gia, đây là phương thức thanh toán có thủ tục đơn giản và tiện lợi cho doanh nghiệp. Theo hình thức này thì chủ tài khoản ủy nhiệm cho ngân hàng thu (chi) hộ với một đối tượng nào đó do doanh nghiệp chỉ định có tài khoản ở cùng ngân hàng hoặc khác ngân hàng. Chứng từ thanh toán xuất hiện trong phương thức này gồm có: Ủy nhiệm thu (chi), Giấy báo Có (Nợ). Phương thức chuyển tiền Phương thức chuyển tiền là phương thức thanh toán trong đó người trả tiền yêu cầu ngân hàng của mình chuyển số tiền nhất định cho người hưởng lợi ở một địa điểm nhất định bằng phương tiện chuyển tiền do khách yêu cầu hoặc bằng điện (telegraphic – T/T) hoặc bằng thư (mail transfer – M/T). Phương thức này đơn giản dễ thực hiện nhưng chỉ nên thực hiện với khách hàng quen biết vì có thể gặp phải rủi ro người bán không thu được tiền hàng trong trường hợp thanh toán sau và không đảm bảo người mua sẽ nhận được hàng trong trường hợp thanh toán trước. Bộ chứng từ thanh toán trong phương thức này gồm có: Hợp đồng thương mại, Hóa đơn, Tờ khai hàng hóa nhập khẩu. Phương thức thanh toán nhờ thu Phương thức nhờ thu là phương thức mà người bán sau khi giao hàng thì ký phát hối phiếu đòi tiền người mua rồi đến ngân hàng nhờ thu hộ số tiền ghi trên hối phiếu đó. Phương thức nhờ thu có hai loại: - Phương thức nhờ thu phiếu trơn: người ký phát hối phiếu nhờ ngân hàng thu hộ số tiền bán hàng ghi trên hối phiếu từ người mua mà không gửi kèm theo bất cứ chứng từ nào. Người bán sẽ gửi thẳng bộ chứng từ cho người mua cùng lúc với việc gửi hàng hóa. Phương thức này chỉ áp dụng trong trường hợp người bán và người mua tin cậy nhau dưới dạng công ty mẹ và công ty con hoặc giữa các chi nhánh. Do sự không đảm bảo quyền lợi cho người bán nên phương thức này ít được sử dụng trong thanh toán quốc tế. - Phương thức thanh toán nhờ thu kèm chứng từ: người bán sau khi giao hàng, ký phát hối phiếu và gửi kèm bộ chứng từ gửi hàng để nhờ ngân hàng thu hộ tiền từ người mua. Với điều kiện là ngân hàng chỉ trao bộ chứng từ cho người mua sau khi người này trả tiền hoặc ký chấp nhận thanh toán. Phương thức thanh toán này mặc dù đã khắc phục được nhược điểm của nhờ thu phiếu trơn khống chế được quyền định đoạt hàng hóa của người mua. Phương thức thanh toán nhờ thu có nhược điểm là không không chế được việc người mua có trả tiền hay không. Người mua có thể chậm trễ hoặc không thanh toán bằng việc trì hoãn nhận chứng từ hoặc không nhận hàng nữa. thanh toán theo hình thức này thường chậm chạp do ngân hàng chỉ đóng vai trò thu tiền hộ còn không có trách nhiệm đến việc trả tiền của người mua. Bộ chứng từ sử dụng trong phương thức thanh toán nhờ thu: Hối phiếu, Hóa đơn, Vận đơn, Bảng kê bao bì chi tiết. Phương thức tín dụng chứng từ Phương thức tín dụng chứng từ là một sự thỏa thuận trong đó một ngân hàng mở thư tín dụng (Letter of Credit – L/C) theo yêu cầu của người mở thư tín dụng sẽ trả một số tiền nhất định cho người hưởng lợi hoặc chấp nhận hối phiếu do người này ký phát trong phạm vi số tiền trong thư tín dụng khi người này xuất trình cho ngân hàng bộ chứng từ thanh toán phù hợp với những quy định đề ra trong thư tín dụng. Các loại thư tín dụng: Thư tín dụng có thể hủy ngang: là thư tín dụng mà ngân hàng và người mua có thể tự ý sửa đổi hoặc hủy bỏ bất cứ lúc nào mà không cần thông báo trước cho người bán. Thư tín dụng không thể hủy ngang: là loại thư tín dụng mà ngân hàng khi đã mở thưu tín dụng phải chịu trách nhiệm trả tiền cho người bán trong thời hạn hiệu lực của thư tín dụng, không được quyền sửa đổi, bổ sung hoặc hủy bỏ thư tín dụng đó nếu chưa được sự đồng ý của các bên liên quan. Thư tín dụng không thể hủy ngang có xác nhận: là loại thư tín dụng không thể hủy ngang được một ngân hàng đảm bảo trả tiền thư tín dụng theo yêu cầu của ngân hàng mở thư tín dụng. Ngân hàng xác nhận đảm bảo trả tiền cho người bán nếu như ngân hàng mở thư tín dụng không trả được tiền. Thư tín dụng không thể hủy ngang không thể truy đòi: là loại thư tín dụng không thể hủy bỏ mà sau khi người bán đã được ngân hàng trả tiền rồi nếu về sau có sự tranh chấp về chứng từ thanh toán thì người bán không phải truy hoàn lại số tiền đã nhận. Phương thức thanh toán bằng thư tín dụng được sử dụng rất rộng rãi và ưu việt hơn cả trong các phương thức thanh toán thương mại quốc tế do đảm bảo được quyền lợi cho cả hai bên bán và mua. Trong phương thức này ngân hàng không chỉ là trung gian thanh toán như các phương thức khác nữa. Tuy nhiên khi áp dụng phương pháp này người mua và người bán vẫn có thể gặp phải những rủi ro: Về phía người xuất khẩu, việc thanh toán có thể không thực hiện được do bộ chứng từ họ xuất trình không phù hợp với quy định trong L/C. Khi đó nhà xuât khẩu phải tự chịu chi phí lưu kho bãi, bán đấu giá… cho đến khi vấn đề được giải quyết hoặc phải chở hàng về nước. Nhà xuất khẩu cũng có khả năng không được thanh toán nếu ngân hàng phát hành hoặc ngan hàng xác nhận mất khả năng thanh toán. Về phía nhà nhập khẩu: ngân hàng thanh toán dựa trên sự đầy đủ và hợp lệ của bộ chứng từ do nhà xuất khẩu xuất trình. Nếu nhà xuất khẩu gian lận làm giả chứng từ thì họ vẫn có khả năng được thanh toán mặc dù hàng hóa đã giao cho nhà nhập khẩu không đảm bảo chất lượng, số lượng, chủng loại. Bộ chứng từ thanh toán trong hình thức thanh toán này gồm: Giấy để nghị mở thư tín dụng, Hóa đơn, Vận đơn, Chứng nhận xuất xứ hàng hóa, Chứng nhận chất lượng hàng hóa…. KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA Nguyên tắc kế toán thanh toán với người mua Để theo dõi kịp thời, chính xác các nghiệp vụ thanh toán với người mua kế toán cần quán triệt các nguyên tắc sau: Phải theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải thu theo từng đối tượng, thường xuyên đối chiếu, kiểm tra đôn đốc việc thu hồi nợ Đối với các khách hàng giao dịch thường xuyên, có số dư nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối tháng kế toán phải kiểm tra, đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán, số còn phải thanh toán, có xác nhận bằng văn bản. Đối với các khoản phải thu có gốc ngoại tệ thì phải theo dõi cả nguyên tệ và quy đổi theo VNĐ. Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư theo thực tế. Đối với các khoản phải thu phát sinh bằng vàng, bạc, đá quý cần chi tiết theo cả chỉ tiêu giá trị và hiện vật. Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư theo tỷ giá thực tế. Cần phải phân loại các khoản phải thu khách hàng theo thời gian thanh toán cũng như theo đối tượng nhất là những đối tượng có vấn đề để có kế hoạch và biện pháp thu hồi nợ. Tuyệt đối không được bù trừ số dư hai bên Nợ, Có của tài khoản 131 mà phải căn cứ vào số dư chi tiết từng bên để lấy số liệu ghi trên bảng cân đối kế toán. Tài khoản sử dụng Để theo dõi các khoản thanh toán với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ, tài sản kế toán sử dụng tài khoản 131 - Phải thu của khách hàng. Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, BĐS đầu tư, TSCĐ, cung cấp dịch vụ. Tài khoản này còn dùng để phản ánh các khoản phải thu của người nhận thầu XDCB với người giao thầu về khối lượng công tác XDCB đã hoàn thành. Tài khoản 131 có kết cấu như sau: Bên Nợ: Số tiền phải thu của khách hàng về sản phẩm, hàng hóa, BĐS đầu tư, TSCĐ đã giao, dịch vụ đã cung cấp được xác định là đã bán trong kỳ; Số tiền thừa trả lại cho khách hàng; Bên Có: Số tiền khách hàng đã trả nợ; Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của khách hàng; Khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng sáu khi đã giao hàng và khách hàng có khiếu nại; Doanh thu của số hàng đã bán bị người mua trả lại (Có thuế GTGT hoặc không có thuế GTGT); Số tiền chiết khấu thanh toán và chiếu khấu thương mại cho người mua; Số dư bên Nợ: Số tiền còn phải thu của khách hàng; Tài khoản này có thể có số dư bên Có. Số dư bên Có phản ánh số tiền nhận trước, hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng chi tiết theo từng đối tượng cụ thể. Khi lập Bảng cân đối kế toán, phải lấy số dư chi tiết theo từng đối tượng phải thu của tài khaorn này để ghi cả hai chỉ tiêu bên “Tài sản” và bên “Nguồn vốn”. Phương pháp kế toán thanh toán với người mua Phương pháp kế toán thanh toán với người mua Dưới đây là phương pháp hạch toán thanh toán với người mua đối với một số nghiệp vụ chủ yếu phát sinh trong doanh nghiệp Sơ đồ 1: Trình tự hạch toán thanh toán với người mua Chênh lệch TGHĐ tăng VAT DT BH, cung cấp dịch vụ, thu HĐTC, thanh lý TSCĐ Được KH ứng trước Hàng bán bị trả lại CKTM, CKTT, GGHB VAT Chênh lệch TGHĐ giảm Xóa nợ phải thu khó đòi KH thanh toán bằng hàng hóa, dịch vụ Thu nợ khách hàng TK 111, 112 TK 152, 153, 156 TK 331 TK 511, 515, 711 TK 521, 531, 532, 635 TK 139 (642) TK 635 (413) TK 3331 TK 515, 413 TK 131 Phương pháp kế toán“Dự phòng nợ phải thu khó đòi” Theo thông tư 13 do Bộ tài chính ban hành ngày 27/02/2006 hướng dẫn chế độ trích lập và sử dụng các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, tổn thất các khoản đầu tư tài chính, nợ khó đòi và bảo hành sản phẩm hàng hóa, công trình xây lắp tại doanh nghiệp. Việc lập dự phòng phải thu khó đòi được quy định như sau: - Căn cứ xác định nợ phải thu khó đòi: Khoản nợ phải có chứng từ gốc, có đối chiếu xác nhận của khách nợ về số tiền nợ. Nợ phải thu đã quá hạn ghi trên hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ hoặc cam kết nợ khác. Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể, người nợ mất tích, bỏ trốn hoặc đang bị truy tố, giam giữ, xét xử, thi hành án hoặc đã chết. - Mức trích lập dự phòng đói với các khoản nợ quá hạn thanh toán: lập dự phòng 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 3 tháng đến dưới 1 năm, 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm, 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm. Dự phòng nợ phải thu khó đòi được lập chi tiết theo từng đối tượng, từng loại nợ. Đối với những khoản nợ phải thu kéo dài trong vòng nhiều năm mà không thu hồi được thì doanh nghiệp có thể tiến hành xóa sổ những khoản nợ này chuyển sang theo dõi trên tài khoản 004 “Nợ khó đòi đã xử lý”. Nếu khoản nợ sau khi xóa sổ rồi mà doanh nghiệp lại thu hồi được thì sẽ ghi nhận vào TK 711 “Thu nhập khác”, đồng thời ghi vào bên Có của TK 004. Dưới đây là trình tự kế toán dự phòng nợ phải thu khó đòi: Sơ đồ 2: Trình tự hạch toán dự phòng nợ phải thu khó đòi Số còn thiếu Số đã lập dự phòng Xóa nợ Hoàn nhập dự phòng Trích lập dự phòng TK 642 TK 131 TK 139 TK 642 Việc lập dự phòng nợ phải thu khó đòi sẽ giúp cho doanh nghiệp chuẩn bị trước đề phòng rủi ro tài chính có thể xảy ra do không thu hồi được nợ. KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN Nguyên tắc kế toán thanh toán với người bán Để theo dõi kịp thời, chính xác các nghiệp vụ thanh toán với người bán kế toán cần quán triệt các nguyên tắc sau: Phải theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải trả nhà cung cấp theo từng đối tượng, thường xuyên đối chiếu, kiểm tra đôn đốc việc thu hồi nợ Đối với các nhà cung cấp giao dịch thường xuyên, có số dư nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối tháng kế toán phải kiểm tra, đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán, số còn phải thanh toán, có xác nhận bằng văn bản. Đối với các khoản phải trả có gốc ngoại tệ thì phải theo dõi cả nguyên tệ và quy đổi theo VNĐ. Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư theo thực tế. Đối với các khoản phải trả phát sinh bằng vàng, bạc, đá quý cần chi tiết theo cả chỉ tiêu giá trị và hiện vật. Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư theo tỷ giá thực tế. Cần phải phân loại các khoản phải trả khách hàng theo thời gian thanh toán cũng như theo đối tượng để có kế hoạch thanh toán phù hợp. Tuyệt đối không được bù trừ số dư hai bên Nợ, Có của tài khoản 331 mà phải căn cứ vào số dư chi tiết từng bên để lấy số liệu ghi trên bảng cân đối kế toán. Tài khoản sử dụng Để theo dõi các khoản nợ phải trả cho người cung cấp, người bán vật tư hàng hóa, dịch vụ, lao vụ, người nhận thầu xây dựng cơ bản, nhận thầu sửa chữa TSCĐ… kế toán sử dụng tài khoản 331 - Phải trả cho người bán. Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết. Tài khoản này cũng được dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả cho người nhận thầu xây lắp chính, phụ. Tài khoản 331 có kết cấu như sau: Bên Nợ: Số tiền đã trả cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ, người nhận thầu xây lắp; Số tiền ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp nhưng chưa nhận được vật tư, hàng hóa, dịch vụ, khối lượng sản phẩm xây lắp hoàn thành bàn giao; Số tiền người bán chấp thuận giảm giá hàng hóa hoặc dịch vụ đã giao theo hợp đồng; Chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại được người bán chấp thuận cho doanh nghiệp giảm trừ và khoản nợ phải trả cho người bán; Giá trị vật tư, hàng hóa thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại người bán. Bên Có: Số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ và người nhận thầu xây lắp; Điều chỉnh số chênh lệch giữa giá tạm tính nhỏ hơn gián thực tế của số vật tư, hàng hóa, dịch vụ đã nhận, khi có hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức. Số dư bên Có: Số tiền còn phải trả cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp. Tài khoản này có thể có số dư bên Nợ. Số dư bên Nợ (nếu có) phản ánh số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc số tiền đã trả nhiều hơn số phải trả cho người bán theo chi tiết của từng đối tượng cụ thể. Khi lập Bảng cân đối kế toán, phải lấy số dư chi tiết của từng đối tượng phản ánh ở tài khoản này để ghi 2 chỉ tiêu bên “Tài sản” và bên “Nguồn vốn”. Phương pháp kế toán thanh toán với người bán Quá trình hạch toán thanh toán với nhà cung cấp được trình bày theo sơ đồ dưới đây: Sơ đồ 3: Trình tự hạch toán thanh toán với người bán TK 711 Chênh lệch TGHĐ tăng Phải trả về nhận cung cấp dịch vụ Mua chịu hàng hóa, vật tư… Chênh lệch TGHĐ giảm Xử lý nợ vắng chủ Trả nợ Ứng trước cho người bán VAT CKTM, GGHB, hàng mua trả lại TK 331 TK 152,153,156… TK 413 TK 152, 153,241,211.. TK142,627,641,642… TK111,112,311… TK133 TK 413 TK133 TỔ CHỨC GHI SỔ KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN Sổ kế toán là hình thức biểu hiện của phương pháp đối ứng tài khoản, là phương tiện vật chất chủ yếu để người làm công tác kế toán ghi chép phản ánh, hệ thống hóa số liệu kế toán trên cơ sở các chứng từ gốc và các loại tài liệu khác để cung cấp thông tin phục vụ quản lý. Xét theo chức năng thì sổ kế toán gồm: - Sổ nhật kí dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thời gian. - Sổ cái dùng để tập hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã được phản ánh trên sổ nhật kí vào các tài khoản tương ứng. Để phục vụ cho nhu cầu quản lý doanh nghiệp còn sử dụng sổ kế toán chi tiết và tổng hợp. Căn cứ vào đặc điểm cụ thể của từng doanh nghiệp mỗi đơn vị có thể mở và sử dụng một trong bốn hình thức sổ kế toán sau: Hình thức kế toán Nhật kí - Sổ cái Hình thức kế toán Nhật kí chung Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ Hình thức kế toán Nhật kí chứng từ Theo hình thức Nhật kí Sổ cái Hình thức Nhật kí sổ cái thường được vận dụng trong các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, nghiệp vụ kinh tế phát sinh ít, trình độ cán bộ quản lý và cán bộ kế toán không cao. Theo hình thức sổ này thì toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thời gian được phản ánh trên cùng một vài trang sổ Nhật ki – Sổ cái. Đây là sổ tổng hợp duy nhất. Toàn bộ các nghiệp tài khoản mà doanh nghiệp sử dụng sẽ được phản ánh trên Nhật kí số cái. Mỗi một chứng từ sẽ được phản ánh một dòng trên Nhật kí sổ cái. Sơ đồ 4: Trình tự ghi sổ nghiệp vụ thanh toán với người mua và người bán theo hình thức Nhật kí – Sổ cái Chứng từ thanh toán NHẬT KÍ – SỔ CÁI (TK131, 331) Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết TK131, 331 Sổ chi tiết TK 131, 331 Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại Sổ quỹ Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Ghi chú: Theo hình thức Nhật kí chung Hình thức sổ Nhật kí chung phù hợp với các doanh nghiệp quy mô vừa, nhỏ, loại hình hoạt động đơn giản, trình độ cán bộ kế toán và cán bộ quản lý ở mức độ khá. Dễ vận dụng tin học trong công tác kế toán. Theo hình thức sổ này tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian được phản ánh vào một quyển sổ gọi là Nhật kí chung, sau đó số liệu từ Nhật kí chung sẽ được dùng để vào Số cái. Ngoài Nhật kí chung để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thời gian người ta còn có thể mở them sổ nhật kí đặc biệt để phản ánh các đối tượng có số lượng nghiệp vụ phát sinh lớn, thường xuyên nhằm giảm bớt khối lượng công việc ghi sổ cái. Sơ đồ 5: Trình tự ghi sổ kế toán nghiệp vụ thanh toán với người mua và người bán theo hình thức Nhật kí chung Chứng từ thanh toán Sổ cái TK 131,331 Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết TK131, 331 Sổ Nhật kí chung Sổ chi tiết TK 131, 331 Sổ Nhật kí mua hàng, bán hàng Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Ghi chú: Theo hình thức Chứng từ ghi sổ Hình thức này phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn với mọi trình độ quản lý và trình độ kế toán, phù hợp với cả kế toán thủ công và kế toán máy. Căn cứ trực tiếp ghi sổ cái là các chứng từ ghi sổ. Theo hình thức này căn cứ vào chứng từ gốc kế toán lập chứng từ ghi sổ, các chứng từ ghi sổ sau khi lập xong sẽ được xếp hàng vào Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ để lấy số hiệu ngày tháng. Các Chứng từ ghi sổ sau khi Đăng kí lấy số hiệu cùng các chứng từ gốc đính kèm được kế toán trưởng duyệt sẽ là căn cứ ghi Sổ cái. Sơ đồ 6: Trình tự ghi sổ kế toán nghiệp vụ thanh ._.toán với người mua và người bán theo hình thức Chứng từ ghi sổ Chứng từ thanh toán Sổ cái TK 131, 331 Bảng cân đối số phát sinh Chứng từ ghi sổ Báo cáo tài chính Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ Sổ quỹ Sổ chi tiết TK 131, 331 Bảng tổng hợp chi tiết TK 131,331 Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Ghi chú: Theo hình thức Nhật kí chứng từ Hình thức này thường được áp dụng trong các doanh nghiệp có quy mô lớn, trình độ cán bộ kế toán cao. Tuy nhiên việc vận dụng phần mềm đối với hình thức kế toán này là khó. Theo hình thức này các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được tập hợp theo bên Có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ừng Nợ, đồng thời kết hợp việc ghi chép theo trình tự thời gian với hệ thống hóa theo nội dung kinh tế cũng như giữa hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép. Sổ sách kế toán theo hình thức này gồm có: Nhật kí chứng từ Bảng kê Bảng phân bổ Số, thẻ kế toán chi tiết Sổ cái Dưới đây là trình tự ghi sổ kế toán đối với các nghiệp vụ thanh toán với người bán, người mua theo hình thức Nhật ký chứng từ. Sơ đồ 7: Trình tự ghi sổ kế toán nghiệp vụ thanh toán với người mua theo hình thức Nhật kí chứng từ Chứng từ thanh toán với người mua Nhật kí chứng từ số 8 Sổ cái TK 131 Báo cáo tài chính Bảng kê số 11 Sổ chi tiết TK 131 Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Ghi chú: Sơ đồ 8: Trình tự ghi sổ kế toán nghiệp vụ thanh toán với người bán theo hình thức Nhật kí chứng từ Chứng từ thanh toán với người mua Nhật kí chứng từ số 5 Sổ cái TK331 Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Sổ chi tiết TK 331 Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại Ghi chú: CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY VẬT TƯ CÔNG NGHIỆP QUỐC PHÒNG 2.1. ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY VẬT TƯ CÔNG NGHIỆP QUỐC PHÒNG 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng Công ty Vật tư Công nghiệp Quốc phòng được thành lập theo Quyết định số 1183/ QĐ- BQP ngày 15 tháng 6 năm 2000, trên cơ sở hợp nhất Công ty Vật tư và dịch vụ xuất nhập khẩu GAET với nhà máy Z114 thuộc Tổng cục Công nghiệp Quốc phòng. Quuết định ghi rõ: Tên công ty: Công ty Vật tư Công nghiệp Quốc phòng Tên giao dịch nước ngoài: GAET Company Tên viết tắt: GAET Địa chỉ trụ sở chính: Số 21 phố Linh Lang, phường Cống Vị, Quận Ba Đình, thành phố Hà Nội Công ty Vật tư Công nghiệp Quốc phòng là doanh nghiệp nhà nước (kinh tế quốc phòng) có tư cách pháp nhân, thực hiện hạch toán kinh tế độc lập, vốn điều lệ là 60.555 triệu đồng. Tính đến năm 2008 thì cái tên Công ty Vật tư Công nghiệp Quốc phòng mới tồn tại được tám năm nhưng thực chất công ty đã trải qua hơn 45 năm xây dựng và trưởng thành. Trong hơn 45 năm qua, trải qua những chặng đường phát triển chung của đất nước Công ty vật tư công nghiệp quốc phòng cũng đã có rất nhiều lần thay đổi cho phù hợp với đặc điểm tình hình trong nước qua các giai đoạn lịch sử khác nhau tuy nhiên về cơ bản thì nhiệm vụ trọng tâm của công ty trong suốt quá trình hình thành và phát triển vẫn là: Đảm bảo mua sắm, tạo nguồn, quản lý, kinh doanh vật tư kỹ thuật phục vụ cho quân đội và nền kinh tế quốc dân. Với phương châm hoạt động “Uy tín, chất lượng và hiệu quả” trong những năm qua Công ty Vật tư công nghiệp Quốc phòng đã đạt được những thành tích lớn, được Đảng, Nhà nước và Quân đội trao tặng huân chương Lao động hạng Ba tháng 6 năm 2005. Đón nhận cờ thi đua do Bộ Quốc phòng tặng ngày 4 tháng 1năm 2007. Giám đốc công ty, đồng chí Nguyễn Văn Thuận được công nhận là “Doanh nhân tiêu biểu” Bộ Quốc phòng và “Doanh nhân tiêu biểu” khối doanh nghiệp Trung ương. Điều đó khẳng định uy tín và vị thế của công ty ngày càng được củng cố trên thị trường trong nước và đang vươn ra thị trường nước ngoài. 2.2.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng Chức năng, nhiệm vụ Căn cứ Quyết định của Bộ trưởng Bộ Quốc phòng, Công ty Vật tư Công nghiệp Quốc phòng có chức năng nhiệm vụ chủ yếu là đảm bảo cung ứng một số mặt hàng cho ngành kỹ thuật và kinh tế Quân đội. Công ty Vật tự công nghiệp quốc phòng đăng kí kinh doanh tại Sở Kế hoạch đầu tư thành phố Hà Nội lần đầu vào ngày 10/7/2000. Sau 7 lần đăng kí thay đổi bổ sung, ngày 28/2/2006, Sở Kế hoạch đầu tư thành phố Hà Nội cấp lại giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh cho Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng. Căn cứ vào giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh thì Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng được kinh doanh các ngành nghề sau: Xuất, nhập khẩu và kinh doanh vật tư, thiết bị, sản phẩm phục vụ sản xuất quốc phòng và kinh tế gồm: Vật liệu nổ công nghiệp Vật tư sản xuất quốc phòng và kinh tế, tư liệu tiêu dung Xe máy Hàng điện lạnh, dân dụng Nông, lâm, hải sản (trừ lâm sản nhà nước cấm) Xuất khẩu các sản phẩm do các nhà máy công nghiệp quốc phòng sản xuất Công nghiệp sản xuất các sản phẩm bằng kim loại Kinh doanh vật tư tồn đọng và thanh xử lý Chế biến đồ gỗ, sản xuất đồ gỗ mỹ nghê, hòm hộp Chế tạo, sản xuất kinh doanh các thiết bị phụ tùng, sản phẩm cơ khí và lắp đặt thiết bị Đào tạo nghề và xuất khẩu lao động Sản xuất giấy, bột giấy, keo Licnhin, bao bì và sản phẩm bằng giấy Sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng Đại lý bán buôn bán lẻ xăng dầu, than mỏ, chất đốt Nhập khẩu các mặt hàng trang bị phục vụ trong lĩnh vực quân sự Xuất, nhập khẩu và kinh doanh thiết bị,dụng cụ y tế. Tiến hành nổ mìn và sử dụng vật liệu nổ công nghiệp tại các công trình giao thông, thủy lợi, thủy điện, mỏ khoáng sản, phá đá phục vụ sản xuất xi măng, vật liệu xây dựng mà công ty trúng thầu làm dịch vụ nổ mìn công nghiệp. Được sử dụng vật liệu nổ công nghiệp vào dịch vụ nổ mìn tại các công trình giao thông, thủy lợi, thủy điện, khai thác khoáng sản, khai thác đá đối với các đơn vị được phép sử dụng vật liệu nổ công nghiệp có nhu cầu sử dụng dịch vụ nổ mìn trong phạm vi cả nước. Công ty Vật tư Công nghiệp quốc phòng không chỉ đảm có nhiệm vụ bảo toàn và phát triển vốn của nhà nước, thực hiện nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước mà còn đảm nhiệm một nhiệm vụ rất quan trọng đó là cung ứng đầy đủ, kịp thời vật tư thiết bị kỹ thuật cho quốc phòng góp phần đảm bảo an ninh quốc gia. 2.2.2.2. Ngành nghề, quy mô kinh doanh, đặc điểm về sản phẩm và thị trường Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng kinh doanh đa ngành nghề, không chỉ sản xuất sản phẩm phục vụ công nghiệp và quốc phòng công ty còn kinh doanh thương mại và xuất nhập khẩu, đào tạo nghề và xuất khẩu lao động. Nhưng để có được sự phát triển như hiện nay thì đa dạng về ngành nghề thôi chưa đủ mà còn phải kể đến sự có mặt của công ty ở các tỉnh thành từ Bắc vào Nam với một số lượng không nhỏ các đơn vị thành viên. Tính đến nay Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng có 8 đơn vị thành viên: Xí nghiệp kinh doanh vật liệu nổ công nghiệp, có cùng trụ sở với Công ty GAET Trung tâm đào tạo và nghề - xuất khẩu lao động, trụ sở tại Long Biên – Hà Nội Chi nhánh công ty tại Thành phố Hồ Chí Minh Xí nghiệp sản xuất kinh doanh tổng hợp, trụ sở tại Long Biên – Hà Nội Xí nghiệp T608 trụ sở tại Gia Lâm – Hà Nội Xí nghiệp T622, trụ sở tại Nghi Lộc – Nghệ An Xí nghiệp Lam Kinh, trụ sở tại Thọ Xuân – Thanh Hóa Xí nghiệp 197, trụ sở tại Từ Liêm – Hà Nội Các đơn vị thành viên của công ty sản xuất và kinh doanh nhiều mặt hang khác nhau, mỗi đơn vị đảm nhận một ngành nghề nhất định hầu như không có sự trùng khớp về mặt hang kinh doanh. Điều này góp phần tạo sự ổn định trong hoạt động của công ty, nếu một mặt hang nào đó có biến động thì nó cũng không gây ảnh hưởng quá lớn đối với công ty. Hoạt động sản xuất kinh doanh tại các đơn vị thành viên chính là nguồn tạo ra doanh thu và lợi nhuận cho công ty, trong đó Xí nghiệp kinh doanh vật liệu nổ công nghiệp đóng góp nhiều nhất. Vật liệu nổ công nghiệp là mặt hàng rất đặc biệt, kinh doanh có điều kiện, do Nhà nước quản lý với những quy định chặt chẽ. Không phải khách hàng nào có nhu cầu sử dụng cũng được cung cấp mà chỉ những khách hàng được Nhà nước cho phép sử dụng (Hiện trên toàn quốc có khoảng 1500 đơn vị, tổ chức được phép sử dụng mặt hàng này). Đến nay, cả nước có 6 doanh nghiệp được phép sản xuất vật liệu nổ: Công ty cơ điện hóa chất 15 – Z115 Công ty cơ khí hóa chất 13 – Z113 Công ty cơ khí hóa chất 21 – Z121 Công ty cơ điện và vật liệu nổ 31 – Z131 Công ty vật liệu nổ công nghiệp- Tổng công ty than Việt Nam - IEMCO Viện thuốc phóng và thuốc nổ Bộ quốc phòng Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng không được phép sản xuất vật liệu nổ công nghiệp mà chỉ kinh doanh vật liệu nổ công nghiệp thông qua việc đặt hàng tại các đơn vị sản xuất vật liệu nổ trong nước hoặc nhập khẩu vật liệu nổ từ các nước như Tây Ban Nha, Australia, Ấn Độ, Trung Quốc. Hiện nay trên cả nước có 2 doanh nghiệp được cung ứng vật liệu nổ công nghiệp là Công ty Công nghiệp hóa chất mỏ (VIMICO) thuộc Tập đoàn Công nghiệp Than – Khoáng sản Việt Nam và Công ty Vật tư Công nghiệp Quốc phòng (GAET) thuộc Tổng cục Công nghiệp quốc phòng. Những đặc điểm này của vật liệu nổ công nghiệp vừa là khó khăn đồng thời cũng là những thuận lợi đối với doanh nghiệp đưa vật liệu nổ trở thành mặt hàng đem lại nguồn doanh thu lớn nhất cho doanh nghiệp. Doanh thu trong kinh doanh vật liệu nổ công nghiệp chiếm gần 50% tổng doanh thu của công ty. Trước những đòi hỏi của thị trường gần đây Công ty Vật tư Công nghiệp quốc phòng đã mở thêm loại dịch vụ nổ mìn. Tính chuyên môn hóa trong dịch vụ này đã góp phần giảm thiểu rủi ro cho khách hàng sử dụng vật liệu nổ góp phần đem lại doanh thu và nâng cao uy tín của đơn vị. Điều này cho thấy sự năng động của ban lãnh đạo công ty không chỉ dựa vào sản phẩm truyền thống mà còn quan tâm đến các dịch vụ đi kèm tăng hiệu quả kinh doanh phục vụ tốt nhất cho khách hàng. Lĩnh vực mang lại doanh thu lớn sau vật liệu nổ chính là xuất nhập khẩu. Thị trường xuất khẩu của công ty rất rộng có thể kể ra đó là Anh, Canada, Philipin, Malaysia là thị trường xuất khẩu hàng hóa công nghiệp do quốc phòng sản xuất, xuất khẩu thuốc nổ sang Lào, nông sản sang Trung Quốc, xuất khẩu lao động sang Liby, Đài Loan, Malaysia, Hàn Quốc… Kinh doanh xuất nhập khẩu đang là loại hình được đơn vị phát triển trong những năm gần đây, trước bối cảnh Việt Nam đã gia nhập WTO thì lĩnh vực xuất nhập khẩu càng ngày càng mang lại doanh thu lớn hơn, lĩnh vực này đang được ban lãnh đạo công ty quan tâm, phát triển nhiều hơn. Bên cạnh vật liệu nổ công nghiệp và xuất nhập khẩu thì công ty còn kinh doanh trong nhiều lĩnh vực khác như: vận tải hang hoá, thiết bị y tế, phụ tùng cơ khí… Mặc dù các mặt hàng này không đóng góp nhiều vào doanh thu và lợi nhuận của công ty nhưng trước sự cạnh tranh ngày càng gay gắt trong cơ chế thị trường thì việc đa dạng hoá ngành nghề kinh doanh là rất cần thiết để giảm thiểu rủi ro trong kinh doanh cho doanh nghiệp. Sự năng động trong kinh doanh của công ty trong việc mở rộng thị trường, liên doanh liên kết, cải tiền kĩ thuật sản xuất đã giúp công ty vượt qua những khó khăn thử thách và ngày càng khẳng định được vị thế của mình trên thị trường trong nước và cả thị trường quốc tế. 2.1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng Để phù hợp với quy mô và đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị, tạo thuận lợi cho công tác quản lý điều hành bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng. Mô hình tổ chức được khái quát theo sơ đồ sau (mô hình tổ chức và chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban do Phòng tổ chức cung cấp): Giám đốc là người điều hành và đại diện cho công ty trước pháp luật về các hoạt động của công ty. Đồng thời giám đốc là người quyết định các hoạt động sản xuất kinh doanh theo đúng định hướng của Nhà nước.Các nhiệm vụ cụ thể của Giám đốc công ty: Tổ chức sắp xếp bộ máy, có cơ chế quản lý phù hợp, lãnh đạo, chỉ đạo Công ty hoàn thành tốt nhiệm vụ xây dựng Công ty vững mạnh toàn diện Quản lý cơ sở vật chất kỹ thuật, sử dụng có hiệu quả các nguồn lực phục vụ cho nhiệm vụ của công ty Định hướng hoạt động cho công ty, đề ra các mục tiêu công ty cần đạt được trong ngắn hạn và dài hạn làm cơ sở cho công tác lập kế hoạch sản xuất và kinh doanh cho các phòng ban. Giải quyết các mối quan hệ trong và ngoài công ty Sơ đồ 9: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng Chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh Xí nghiệp T608 Xí nghiệp kinh doanh vật liệu nổ c.nghiệp Xí nghiệp T622 Xí nghiệp 197 Trung tâm đào tạo nghề xuất khẩu LĐ Xí nghiệp SXKD tổng hợp Xí nghiệp Lam Kinh GIÁM ĐỐC PGĐ kiêm GĐ chi nhánh PGĐ kiêm GĐ xí nghiệp PGĐ phụ trách đời sống PGĐ kinh doanh xuất nhập khẩu PGĐ kiêm Bí thư Đảng uỷ Phòng Kế hoạch Phòng Hậu cần Phòng Tài chính kế toán Phòng Chính trị Phòng kinh doanh XNK Phòng Kinh tế đối ngoại Phòng Tổ chức lao động Phòng Kinh doanh nội địa Phòng kỹ thuật an toàn Phòng phát triển thị trường Các xí nghiệp trực thuộc Nguồn: Phòng tổ chức - Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng Giúp việc cho Giám đốc có 5 Phó giám đốc tham mưu và trực tiếp phụ trách một hoặc một số mảng công việc trong công ty do Giám đốc phân công cụ thể: Phó giám đốc kiêm Giám đốc Chi nhánh: Giám đốc chi nhánh có chức vụ ngang với phó giám đốc phụ trách các mảng hoạt động tại công ty. Phó giám đốc kiêm Giám đốc xí nghiệp: Giám đốc các xí nghiệp thành viên có chức vụ ngang với phó giám đốc phụ trách các mảng hoạt động tại công ty. Phó giám đốc phụ trách đời sống Phó giám đốc kinh doanh xuất - nhập khẩu Phó giám đốc kiêm Bí thư Đảng uỷ công ty Phòng Kế hoạch: tham mưu cho Giám đốc trong việc lập kế hoạch sản xuất kinh doanh và thực hiện các kế hoạch đề ra, định hướng phát triển lâu dài cho công ty. Phòng Hậu cần: thực hiện công tác hành chính hậu cần, đảm bảo đời sống cho cán bộ công nhân viên công ty đồng thời quản lý cơ sở vật chất và đảm bảo điều kiện làm việc tốt nhất trong toàn công ty. Đây là phòng chịu trách nhiệm chính trong công ty về đón tiếp khách và tổ chức hội nghị, quản lý công tác văn thư, quản lý sử dụng con dấu theo đúng chế độ và đảm bảo về điện nước phục vụ sản xuất kinh doanh trong công ty. Phòng Tài chính - Kế toán: tổ chức quản lý công tác tài chính và hạch toán kế toán theo đúng quy định, lập kế hoạch tài chính và chỉ tiêu ngân sách của toàn công ty và xét duyệt kế hoạch tài chính của các đơn vị thành viên trên cơ sở hướng dẫn của cấp trên và kế hoạch sản xuất kinh daonh của công ty. Tham mưu cho Giám đốc về tình hình sử dụng tài chính sao cho hiệu quả và linh hoạt nhất. Tổng hợp và phân tích đánh giá hoạt động tài chính của công ty và các đơn vị thành viên làm cơ sở cho việc lập kế hoạch ngắn hạn và dài hạn. Phòng Chính trị: phòng này có nhiệm vụ cơ bản là tham mưu cho Giám đốc và Đảng uỷ công ty trong việc quản lý, chỉ đạo và thực hiện công tác Đảng, công tác chính trị của công ty và các đơn vị trực thuộc. Hướng dẫn tổ chức thực hiện công tác Đảng công tác chính trị dưới sự quản lý trực tiếp của Đảng uỷ và Giám đốc. Phòng Xuất Nhập khẩu: gồm 2 phòng Phòng XNK1 và Phòng XNK2, thực hiện chức năng quản lý nghiệp vụ xuất nhập khẩu trong công ty, đồng thời trực tiếp thực hiện hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu. Nhiệm vụ chính là quan hệ với các Bộ, các ngành có liên quan như: Bộ quốc phòng, Bộ thương mại, Tổng cục để xin cấp hạn ngạch, xin giấy phép khi cần thiết. Chủ động phối hợp với các phòng ban, các đơn vị thành viên đề xuất chủ trương, phương hướng kế hoạch xuất nhập khẩu của công ty nhằm giúp công ty giữ vững thị trường cũ mở rộng thị trường mới. Phòng Kinh tế đối ngoại: tìm hiểu thị trường nước ngoài từ đó tìm cách đáp ứng nhu cầu thị trường, mở rộng hợp tác với các doanh nghiệp ở các nước để nâng cao hơn nữa quy mô,chất lượng hoạt động xuất nhập khẩu. Phòng Tổ chức lao động: tham mưu cho Giám đốc về công tác xây dựng quản lý về tổ chức biên chế lao động tiền lương của công ty. Phòng Kinh doanh nội địa: quản lý về công tác kinh doanh tổng hợp ở trong nước đồng thời trực tiếp thực hiện hoạt động sản xuất và kinh doanh. Phòng Kỹ thuật an toàn: Là nơi đề ra những biện pháp để đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển, bảo quản, kinh doanh các mặt hàng quốc phòng. Phòng Phát triển thị trường: chức năng chính là tổng hợp, phân tích đánh giá đối thủ cạnh tranh; xây dựng chiến lược kinh doanh, biện pháp xúc tiến thương mại; thu hồi công nợ quá hạn. Các đơn vị thành viên Chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh: chủ yếu kinh doanh các mặt hàng như: xe máy, vật tư sản xuất quốc phòng và kinh tế, tư liệu tiêu dùng, hàng điện, điện lạnh, mặt hàng hải sản, chế biền gỗ, sản xuất đồ mỹ nghệ, hòm hộp. Xí nghiệp T608 và xí nghiệp T622: là những xí nghiệp có nhiệm vụ chủ yếu là chuyên chở vật liệu nổ, kinh doanh xăng dầu, vận tải. Xí nghiệp kinh doanh Vật liệu nổ công nghiệp: đây là xí nghiệp có ảnh hưởng rất quan trọng đối với công ty, do Vật liệu nổ là mặt hàng đem lại doanh thu lớn nhất cho công ty. Nhiệm vụ chủ yếu của xí nghiệp là tổng hợp nhu cầu sử dụng vật liệu nổ của các đơn vị được phép sử dụng trên cơ sở đó ra kế hoạch tiêu thụ và nhập khẩu đồng thời thông báo với Tổng cục để có kế hoạch sản xuất vật liệu nổ cho các đơn vị sản xuất. Nhìn chung thì xí nghiệp đảm nhận tất cả các hoạt động liên quan đến vật liệu nổ từ khâu lập kế hoạch, marketing, kí kết hợp đồng, tổ chức kho bãi chứa vật liệu nổ để chủ động trong việc cung ứng. Xí nghiệp 197: là xí nghiệp cơ điện Xí nghiệp Lam Kinh: là xí nghiệp chủ yếu sản xuất bao bì công nghiệp phục vụ đóng gói các sản phẩm quốc phòng. Xí nghiệp sản xuất và kinh doanh tổng hợp: Xí nghiệp kinh doanh hàng thanh lý, lắp ráp xe ô tô, nhập khẩu hàng kinh tế, vật tư quốc phòng và kinh tế. Trung tâm đào tạo nghề - xuất khẩu lao động: đào tạo nghề và xuất khẩu lao động đi nước ngoài. 2.1.4. Tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng Tình hình tài chính của doanh nghiệp có ý nghĩa rất lớn không chỉ với những người bên ngoài doanh nghiệp mà cả đối với các nhà quản trị doanh nghiệp trong việc chỉ đạo điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh. Đối với ban lãnh đạo doanh nghiệp thì các chỉ tiêu tài chính là cơ sở đánh giá việc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của năm nay và xây dựng kế hoạch cho các kì tiếp theo sao cho hợp lý. Thông tin có từ Bảng cân đối kế toán hay Báo cáo kết quả kinh doanh… giúp cho những người quan tâm có những đánh giá chính xác tiềm lực tài chính, khả năng sinh lãi và triển vọng phát triển của doanh nghiệp. Trên cơ sở đánh giá bước đầu đó mà có những quyết định quan trong liên quan đến quản lý, đầu tư, hợp tác hay cho vay vốn. Dưới đấy là một số chỉ tiêu phản ánh tình hình tài chính của Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng trong ba năm 2005, 2006, 2007. Bảng số 1: Bảng một số chỉ tiêu phản ánh tình hình tài chính của Công ty GAET Đơn vị: triệu đồng STT Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 1 Vốn chủ sở hữu 41,268 45,156 49,654 2 Tổng tài sản 300,152 371,425 430,924 3 Doanh thu 616,632 730,024 850,858 4 Giá trị sản xuất 86,324 97,235 117,397 5 Lợi nhuận sau thuế 12,764 15,173 17,841 6 Nộp Ngân sách 22,776 27,381 31,560 7 Số lượng lao động (người) 677 665 672 8 Thu nhập bình quân tháng 2.116 2.406 2.814 Nguồn: Phòng tài chính kế toán- Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng Các chỉ tiêu tài chính trên mới chỉ là các thông tin ban đầu, những người quan tâm chỉ có thể ra những nhận xét tổng quan về tình hình công ty mà chưa thể dựa vào đó để ra quyết định cuối cùng được. Để có thể đưa ra được những nhận xét cuối cùng cần tiến hành phân tích các chỉ tiêu trên để thấy được doanh nghiệp có tăng trưởng hay không và nếu tăng trưởng thì có bền vững không thông qua các chỉ tiêu phản ánh tốc độ tăng trưởng. Dưới đây là một sô chỉ tiêu phản ánh tốc độ tăng trưởng của công ty năm 2007 so với năm 2006: Các chỉ tiêu phản ánh tốc độ tăng trưởng LNST năm trước = Tốc độ tăng trưởng của LNST x 100 % LNST năm nay - LNST năm trước 17841- 15173 45,156 15173 = 17,58% = TS năm trước = Tốc độ tăng trưởng của TS x 100 % TS năm nay - TS năm trước 430924 - 371425 371425 = 16,02% = DT năm trước = Tốc độ tăng trưởng của DT x 100 % DT năm nay - DT năm trước 850858 - 730024 730024 = 16,55% = VCSH năm trước = Tốc độ tăng trưởng của VCSH x 100 % VCSH năm nay - VCSH năm trước 49654 - 45156 45,156 45156 = 9,96% = TNBQ năm trước = Tốc độ tăng trưởng của TNBQ x 100 % TNBQ năm nay - TNBQ năm trước 2814 - 2406 2406 = 16,95% = Dựa vào các chỉ tiêu trên ta có thể thấy Doanh thu, Tài sản, Vốn chủ sở hữu của công ty năm sau đều cao hơn năm trước và tốc độ tăng trưởng cũng ở mức khá cao. Trong các chỉ tiêu phản ánh tốc độ tăng trưởng của doanh nghiệp thì chỉ tiêu tốc độ tăng trưởng Lợi nhuận sau thuế là quan trọng nhất vì lợi nhuận mà tăng thì kéo theo sự tăng trưởng của các chỉ tiêu khác. Tốc độ tăng trưởng lợi nhuận sau thuế của công ty ở mức khá (17,58%) điều này chứng tỏ Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng hoạt động hiệu quả và đang tăng trưởng khá ổn định và toàn diện. Các chỉ tiêu tài chính của công ty qua các năm đều có sự tăng trưởng. công ty không những làm ăn có lãi mà còn có sự tăng trưởng về lợi nhuận kéo theo mức nộp ngân sách nhà nước trong các năm đều tăng và góp phần cải thiện đời sống cho cán bộ công nhân viên trong công ty (thu nhập bình quân của người lao động năm 2007 tăng 16,95% so với năm 2006). Bên cạnh các chỉ tiêu phản ánh tốc độ tăng trưởng thì còn những chỉ tiêu hết sức quan trọng khác phản ánh khả năng thanh toán và hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp. Thông qua các chỉ tiêu này ta có thể nắm bắt xem liệu doanh nghiệp có khả năng gặp rủi ro tài chính do không có khả năng trả nợ hay không, lợi nhuận cao và tăng trưởng không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp đang có tình hình tài chính tốt, lành mạnh. Hiệu quả sử dụng vốn, tài sản sẽ cho ta thấy lợi nhuận của doanh nghiệp có được như vậy là do sử dụng hiệu quả tiết kiệm tài sản hay do một lý do nào khác. Dưới đây là một số chỉ tiêu phản ánh khả năng thanh toán và hiệu quả sử dụng vốn, tài sản của công ty: Bảng số 2: Các chỉ tiêu phân tích khả năng thanh toán và hiệu quả kinh doanh của công ty Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Hệ số thanh toán tổng quát Tổng tài sản Nợ phải trả = 2.746 371425 135260 = 2,944 430924 146351 = ROE LNST VCSH = 0,336 15173 45156 = 0,359 17841 49654 = ROA LNST Tổng tài sản = 0,04 15173 371425 = 0,041 17841 430924 = Đòn bẩy tài chính Tổng tài sản VCSH = 8,22 371425 45156 = 8,68 430924 49654 = Hệ số thanh toán của công ty nói chung là ở mức cao (tổng tài sản gấp đôi nợ phải trả ), doanh nghiệp có khả năng thanh toán dồi dào, xét về góc độ tài chính thì khả năng thanh toán nợ của doanh nghiệp là khả quan và chủ động. Hiệu quả sử dụng vốn chủ sở hữu ở mức khá cao và có sự tăng lên trong hai năm. Hiệu quả sử dụng tài sản của công ty không cao lắm là do tổng tài sản của công ty khá lớn trong đó chủ yếu là hàng hóa được tài trợ bằng nợ ngắn hạn làm tăng số lãi vay phải trả và giảm lợi nhuận kéo theo việc hiệu quả sử dụng tài sản ở mức thấp. Tuy nhiên, điều này đối với doanh nghiệp không phải là vấn đề lớn do vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp thấp (lượng vốn nhà nước cung cấp ) nên để duy trì hoạt động sản xuất kinh doanh của mình thì doanh nghiệp phải đi vay mà chủ yếu là vay ngắn hạn nên chi phí lãi vay là khá lớn làm cho lợi nhuận sau thuế giảm và hiệu quả sử dụng tài sản của doanh nghiệp theo đó thấp đi. Đòn bẩy tài chính của công ty ở mức cao điều này là do tài sản của doanh nghiệp chủ yếu được tài trợ bằng nợ ngắn hạn, vốn chủ sở hữu chỉ chiếm phần nhỏ trong tổng nguồn vốn. Thông qua việc tính toán các chỉ tiêu phân tích tài chính trên ta có thể nhận thấy tình hình tài chính của công ty khá lành mạnh được thể hiện qua khả năng thanh toán nợ của công ty được duy trì ở mức khá cao trong cả hai năm. Hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp tốt nhất là hiệu quả sử dụng vốn chủ sở hữu, một điều nữa là đòn bẩy tài chính của doanh nghiệp ở mức rất cao tạo đà cho sự tăng trưởng về các chỉ tiêu tài chính trong các năm. Các chỉ tiêu phản ánh tình hình tài chính của công ty đều tăng và tăng khá đồng đều chứng tỏ công ty đang hoạt động hiệu quả và đang phát triển vững chắc. 2.2. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ TỔ CHỨC VẬN DỤNG CHẾ ĐỘ KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY VẬT TƯ CÔNG NGHIỆP QUỐC PHÒNG 2.2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng Công ty GAET có quy mô lớn nhiều đơn vị trực thuộc ở nhiều nơi khác nhau nên công tác tổ chức hạch toán kế toán không thể tập trung ở công ty được. Để dễ công tác quản lý Tài chính - Kế toán có hiệu quả công ty đã lựa chọn hình thức tổ chức kế toán hỗn hợp nghĩa là vừa tập trung vừa phân tán. Các đơn vị phụ thuộc sẽ được tổ chức kế toán riêng tự hạch toán các nghiệp vụ phát sinh tại đơn vị mình, định kỳ lập báo cáo gửi về phòng kế toán công ty. Đây là bộ phận hạch toán phân tán. Đối với những đơn vị phụ thuộc quy mô nhỏ và ở gần văn phòng công ty sẽ không tổ chức hạch toán riêng, chỉ bố trí một số nhân viên làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu, thu thập xử lý, kiểm tra chứng từ sau đó gửi về phòng kế toán công ty. Đây là bộ phận hạch toán tập trung. Phòng kế toán doanh nghiệp có nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ phát sinh tại văn phòng doanh nghiệp, các nghiệp vụ phát sinh tại đơn vị phụ thuộc không tổ chức hạch toán riêng, tổng hợp các báo cáo của các đơn vị phụ thuộc có tổ chức hạch toán riêng, lập báo cáo kế toán toàn doanh nghiệp. Phòng kế toán công ty gồm 1 kế toán trưởng, 1 kế toán tổng hợp và 10 kế toán viên đảm nhận các phần hành kế toán khác nhau. Cụ thể như sau: Kế toán trưởng (Trưởng phòng): là người chịu trách nhiệm chung, có trách nhiệm phân công công việc cho tất cả các nhân viên trong phòng và là người chịu trách nhiệm trước Giám đốc và cơ quan Nhà nước có thẩm quyền về việc thực hiện Chế độ kế toán tại công ty. Kế toán tổng hợp (Phó phòng): là người chịu trách nhiệm thể chế hoá các qui định chung của Kế toán trưởng trực tiếo giải quyết những thắc mắc, có trách nhiệm giải trình, giải quyết nợ nần, khiếu nại và đệ trình lên Kế toán trưởng duyệt. Cuối kỳ và cuối niên độ kế toán Kế toán tổng hợp tiến hành tổng hợp số liệu, theo dõi giám sát việc tổng hợp số liệu và các báo cáo tài chính của các đơn vị thành viên để lập các báo cáo tài chính chung. Kế toán tổng hợp đồng thời kiêm luôn kế toán Tài sản cố định (TSCĐ) theo dõi giám sát tình hình tăng giảm TSCĐ, tài sản lưu động phục vụ cho công tác quản lý, sản xuất kinh doanh tại công ty. Kế toán kinh doanh vật liệu nổ: có 2 người chuyên làm công tác theo dõi tình hình kinh doanh mặt hàng vật liệu nổ một cách chi tiết, từ đó xác định doanh thu từ hoạt động kinh doanh vật liệu nổ. Kế toán tiền lương và bảo hiểm: có nhiệm vụ thường xuyên nghiên cứu các văn bản chế độ qui định về lao động tiền lương, phụ cấp, BHXH, BHYT và thực hiện thanh toán các khoản lương và trích theo lương với cán bộ công nhân viên trong công ty. Kế toán tiền mặt: có nhiệm vụ quản lý, ghi chép theo dõi toàn bộ các nghiệp vụ thanh toán, thu chi tiền mặt phục vụ cho nhiệm vụ cho nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty theo đúng chế độ. Kế toán công nợ: có nhiệm vụ ghi chép phản ánh các nghiệp vụ thanh toán theo từng đối tượng, từng khoản thanh toán và thời hạn thanh toán. Kế toán ngân hàng: có trách nhiệm theo dõi số hiện có và tình hình biến động của các tài khoản tiền gửi, tiền vay ngân hàng, thực hiện các nghiệp vụ giao dịch với ngân hàng. Kế toán thuế: có trách nhiệm thực hiện các nghiệp vụ thuế theo quy định và thực hiện các giao dịch với cơ quan thuế. Kế toán thanh toán nội bộ: có nhiệm vụ ghi chép, theo dõi, kiểm tra tình hình thanh toán nội bộ giữa công ty và các đơn vị thành viên. Kế toán bán hàng xuất nhập khẩu: theo dõi tình hình xuất nhập khẩu một cách chi tiết cụ thể để từ đó xác định chính xác doanh thu xuất khẩu. Kế toán dự án đầu tư kiêm kế toán kho: theo dõi các dự án mà doanh nghiệp đầu tư để xác định được hiệu quả của việc đầu tư cho các dự án. Đồng thời theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn hàng hoá. Thủ quỹ: chịu trách nhiệm mở và giữ sổ quỹ, ghi chép quá trính phát sinh các phiếu thu, phiếu chi, thực hiện nhập xuất quỹ tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ đối chiếu giữa sổ quỹ và thực tế tồn quỹ, xác định số tồn quỹ tại mọi thời điểm. Ban tài chính kế toán là bộ máy kế toán riêng của đơn vị trực thuộc, có nhiệm vụ thực hiện công tác hạch toán kế toán tại đơn vị mình dưới sự lãnh đạo và giám sát trực tiếp của giám đốc đơn vị thành viên và phòng tài chính công ty. Bộ phận kế toán ở các đơn vị thành viên tiến hành hách toán trên cơ sở nguồn vốn tự có và vốn huy động, hạch toán quá trình kinh doanh của đơn vị mình xác định doanh thu, chi phí, lợi nhuận…Định kì ban tài chính của các đơn vị trực thuộc có trách nhiệm lập báo cáo tài chính gửi lên Phòng Tài chính công ty. Trên cơ sở báo cáo của các đơn vị trực thuộc và kết quả hoạt động kinh doanh của cơ quan công ty Phòng Tài chính sẽ tiến hành tổng hợp kết quả kinh doanh chung của toàn công ty. Đồng thời phòng còn có trách nhiệm thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ đối với Ngân sách Nhà nước, đảm bảo sử dụng có hiệu quả vốn, giám sát và kiểm tra hoạt động tài chính để đáp ứng yêu cầu đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh của công ty đạt hiệu quả cao nhất. Sơ đồ 10: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng Nguồn: Phòng tài chính kế toán – Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng KẾ TOÁN TRƯỞNG (Trưởng phòng) KẾ TOÁN TỔNG HỢP (Phó phòng) Ban tài chính các xí nghiệp thành viên KT kinh doanh vật liệu nổ KT Tiền lương, Bảo hiểm KT thanh toán nội bộ KT công nợ KT tiền mặt KT ngân hàng KT bán hàng XNK KT thuế KT dự án đầu tư Thủ quỹ 2.2.2. Đặc điểm tổ chức vận dụng chế độ kế toán của Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng Các chính sách kế toán chung Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp ba._. công nợ theo dõi công nợ bằng cả nguyên tệ và ngoại tệ. Hai sổ này có mẫu giống nhau như vậy việc lập một lúc hai sổ sẽ mất thời gian và công sức hơn so với việc gộp hai sổ này vào một sổ theo dõi đồng thời cả bằng nguyên tệ và ngoại tệ. Hơn nữa sổ chi tiết công nợ bằng nguyên tệ chủ yếu được sử dụng để kế toán lên báo cáo tài chính còn việc theo dõi thanh toán lại phải dựa trên sổ chi tiết công nợ bằng ngoại tệ do thực chất thì nghiệp vụ phát sinh là ngoại tệ chứ không phải VNĐ. Kế toán nên sử dụng một sổ chi tiết như vậy sẽ tiết kiệm và hiệu quả hơn. Thứ tư, các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ trong công ty ngày càng nhiều như vậy việc áp dụng tỷ giá thực tế trong quy đổi ngoại tệ do vậy mất nhiều thời gian và công sức vì kế toán phải liên tục tìm hiểu tỷ giá giao dịch mỗi khi nghiệp vụ phát sinh do đó việc hạch toán chênh lệch tỷ giá hối đoái cũng phức tạp hơn. Thứ năm, hiện nay công ty vẫn áp dụng thanh toán bằng tiền mặt đối với những khoản dưới 50 triệu. Việc duy trì các khoản thanh toán bằng tiền mặt với người mua và người bán sẽ làm cho lượng tiền mặt tồn quỹ của công ty lớn, dễ xảy ra gian lận, mất mát, giảm hiệu quả sử dụng vốn. 3.2. HOÀN THIỆN KẾ TOÁN THNAH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY VẬT TƯ CÔNG NGHIỆP QUỐC PHÒNG 3.2.1. Yêu cầu hoàn thiện Để có thể hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người bán và người mua tại Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng thì các phương hướng và biện pháp đưa ra phải đảm bảo một số yêu cầu sau: Hoàn thiện công tác kế toán phải được thực hiện dựa trên cơ sở tuân thủ các chính sách kinh tế của Nhà nước nói chung và chế độ kế toán, chuẩn mực kế toán do Bộ tài chính ban hành. Nhà nước quản lý nền kinh tế thông qua các công cụ kinh tế vĩ mô, để có thể tồn tại và phát triển thì doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh phải chấp hành đầy đủ các quy định nhà nước ban hành. Doanh nghiệp phải tuân thủ chính sách chế độ kế toán thì thông tin kế toán mới thống nhất, việc kiểm tra kiểm soát của nhà nước mới có thể thực hiện được. Các thông tin kế toán được lập nên dựa trên cơ sở tuân thủ các quy định này sẽ giúp cho việc thu thập thông tin kế toán có chất lượng và khoa học, hữu ích cho quá trình phân tích, đánh giá và kiểm tra hoạt động tài chính của công ty. Hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người bán và người mua phải đảm bảo việc cung cấp thông tin kế toán kịp thời phản ánh các hoạt động tài chính trong công ty, không để xảy ra tình trạng thông tin bị dồn ứ không cung cấp kịp thời cho nhu cầu quản trị trong nội bộ công ty cũng như những đối tượng quan tâm khác. Nếu thông tin không được cung cấp kịp thời có thể gây ảnh hưởng đến việc xử lý các tình huống xấu có thể xảy ra trong doanh nghiệp còn đối với các đối tượng quan tâm bên ngoài doanh nghiệp như ngân hàng, nhà đầu tư mà không được cung cấp thông tin kịp thời có thể công ty sẽ mất đi cơ hội đầu tư đồng thời để lại ấn tượng không tốt cho việc kinh doanh sau này. Việc cung cấp thông tin kế toán kịp thời là rất quan trọng nhưng cũng không vì thế mà kế toán có thể đưa ra các thông tin thiếu chính xác. Các thông tin như vậy sẽ không thực sự có giá trị trong việc ra quyết định. Do vậy việc hoàn thiện công tác kế toán không chỉ đảm bảo tính kịp thời mà cả tính chính xác của thông tin kế toán. Các giải pháp hoàn thiện công tác kế toán muốn thực hiện được thì phải đảm bảo tính tiết kiệm và hiệu quả. Bất cứ một giải pháp hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người bán người mua nào đưa ra cũng phải tính đến những chi phí bỏ ra như chi phí lương nhân viên, chi phí tài chính và những hiệu quả mang lại từ việc áp dụng nó. Chỉ khi nào hiệu quả lớn hơn chi phí thì lúc đó phương án mới được thực hiện Việc hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và thanh toán với người bán, người mua phải đảm bảo tuân thủ những yêu cầu trên thì mới đạt hiệu quả cao, hỗ trợ cho công tác quản trị doanh nghiệp nói chung và quản lý tài chính nói riêng. 3.2.2. Phương hướng và giải pháp hoàn thiện Dựa trên những nghiên cứu thực tiễn về tình hình hạch toán thanh toán với người bán, người mua tại Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng và trên cơ sở yêu cầu và nguyên tắc hoàn thiện kế toán em xin đưa ra một số giải pháp hoàn thiện kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại đơn vị như sau: Thứ nhất: Về tính bảo mật trong thông tin kế toán Kế toán trưởng của công ty nên phân quyền sử dụng cho mỗi kế toán phần hành. Theo đó mỗi kế toán viên phụ trách các phần hành sẽ được kế toán trưởng phân quyền theo như phần mềm sẵn có trong đó tên chính là tên nhân viên phụ trách phần hành và password, password này chỉ có kế toán phần hành và kế toán trưởng biết. Với việc giao quyền rõ ràng như vậy sẽ giúp cho kế toán trưởng quản lý được thông tin kế toán của doanh nghiệp không để lọt thông tin tài chính ra ngoài mà không có sự cho phép của kế toán trưởng đồng thời có thể dễ dàng quy trách nhiệm nếu có gian lận hay sai sót xảy ra. Thứ hai: Về việc áp dụng chiết khấu thanh toán Để thúc đẩy quá trình thu hồi nợ thì cùng với những biện pháp như lập riêng một bộ phận chuyên biệt có nhiệm vụ thu hồi công nợ phải thu, bán nợ cho các công ty đòi nợ công ty công ty nên áp dụng biện chiết khấu thanh toán để khuyến khích khách hàng trong việc thanh toán nợ sớm hơn so với thời hạn đã thỏa thuận trong hợp đồng bán hàng. Để phản ánh chiết khấu thanh toán kế toán sử dụng TK 635 – Chi phí tài chính. Khi cho khách hàng hưởng chiết khấu thanh toán kế toán hạch toán như sau: Nợ TK 111, 112: Số tiền thực thu Nợ TK 635: Chiết khấu thanh toán cho khách hàng hưởng Có TK 131: Tổng số phải thu khách hàng Cuối kì, kế toán kết chuyển như sau: Nợ TK 911: Xác định kết quả Có TK 635: Chiết khấu thanh toán trong kì Thứ ba: Về việc hạch toán chi tiết thanh toán với người bán, người mua phát sinh bằng ngoại tệ Để đáp ứng nhu cầu theo dỗi thanh toán với nhà cung cấp và khách hàng cả bằng nguyên tệ và ngoại tệ sao cho hiệu quả và tiết kiệm nhất thì trong sổ chi tiết công nợ theo nguyên tệ ta thêm cột phát sinh bằng nguyên tệ và tỷ giá quy đổi. Sổ này được mở chi tiết theo từng loại ngoại tệ. Dựa vào sổ chi tiết công nợ này kế toán vừa theo dõi được tình trạng thanh toán của khách hàng đã thanh toán bao nhiêu ngoại tệ, còn bao nhiêu ngoại tệ chưa được thanh toán đồng thời vẫn đảm bảo theo dõi được lượng nguyên tệ quy đổi là bao nhiêu để lên báo cáo. Mẫu sổ cụ thể như sau: SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ Từ ngày ……. đến ngày…… Tài khoản:……………….. Đối tượng:……………….. Loại ngoại tệ: …………… Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK đối ứng Phát sinh Ngoại tệ Tỷ giá hối đoái Phát sinh VNĐ SH NT Nợ Có Nợ Có - Số dư đầu kỳ - Phát sinh trong kỳ Cộng số phát sinh Số dư cuối kỳ Thứ tư: Về việc áp dụng tỷ giá hạch toán trong quy đổi ngoại tệ Để đơn giản trong việc hạch toán khi có các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ ngày một nhiều công ty nên sử dụng tỷ giá hạch toán để quy đổi ngoại tệ. Nguyên tắc quy đổi ngoại tệ theo tỷ giá hạch toán như sau: Đối với các khoản doanh thu, thu nhập,chi phí, hàng tồn kho, tài sản cố định…. thì sẽ dùng tỷ giá thực tế để quy đổi ngoại tệ ra VNĐ. Đối với các tài khoản vốn bằng tiền, nợ phải thu, phải trả có gốc ngoại tệ thì sử dụng tỷ giá hạch toán để quy đổi ngoại tệ. Cuối kỳ, kế toán phải đánh giá lại số dư của các tài khoản vốn bằng tiền, nợ phải thu, nợ phải trả theo tỷ giá thực tế, chênh lệch cho vào TK 515, 635. Cuối năm tài chính đánh giá lại số dư của các tài khoản này chênh lệch đánh giá lại được phản ánh trên TK 413. Thứ năm : Về việc hạn chế thanh toán bằng tiền mặt Công ty nên chuyển dần tất cả các hoạt động thanh toán sang chuyển khoản, không sử dụng tiền mặt để thanh toán với người mua, người bán để hạn chế tối thiểu số tiền mặt tồn két. Tiền tồn két chỉ cần đủ phục vụ nhu cầu chi tiêu hàng ngày trong phạm vi doanh nghiệp như vậy tiền sẽ được sử dụng hiệu quả hơn tránh được gian lận mất mát có thể xảy ra. KẾT LUẬN Kế toán thanh toán với người mua, người bán có vị trí hết sức quan trọng trong việc duy trì hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nó là thước đo cho sự lành mạnh và mức độ an toàn về tình hình tài chính của doanh nghiệp. Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng kinh doanh mặt hàng rất đặc thù đó là vật liệu nổ công nghiệp. Mặt hàng này kén cả nhà cung cấp lẫn khách hàng nên việc quản lý quan hệ thanh toán với người mua, người bán càng trở nên quan trọng đối với công ty, không chỉ dừng lại ở công tác kế toán mà còn cả trên phương diện luật pháp. Qua thời gian thực tập em đã có cơ hội tìm hiểu về thực tế công tác kế toán tại công ty nói chung và kế toán thanh toán với người bán, người mua nói riêng cùng với những lý luận được học em có đưa ra một số giải pháp hoàn thiện công tác kế toán mong rằng sẽ giúp cho bộ máy kế toán của công ty hoạt động ngày càng hiệu quả hơn nữa, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của công tác quản trị doanh nghiệp và quản lý của Nhà nước. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Th.S Phạm Thành Long cùng các nhân viên công ty đã giúp em hoàn thành chuyên đề thực tập chuyên ngành này. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình Kế toán tài chính Chế độ kế toán doanh nghiệp – Quyển 1 Chế độ kế toán doanh nghiệp – Quyển 2 Hướng dẫn lập chứng từ kế toán, hướng dẫn ghi sổ kế toán Chuyên khảo về báo cáo tài chính và lập, đọc, kiểm tra và phân tích báo cáo tài chính – PGS.TS Nguyễn Văn Công Kế toán thương mại và dịch vụ - TH.S Nguyễn Phú Quang Tạp chí kế toán Tạp chí kiểm toán PHỤ LỤC Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng 21 Linh Lang - Cống Vị - Ba Đình - Hà Nội GIẤY THANH TOÁN TIỀN TẠM ỨNG Ngày 28 tháng 2 năm 2008 Số : 45 Nợ TK 3388: 9.450.000 Nợ TK 1111: 550.000 Có TK 141: 10.000.000 Họ và tên người thanh toán: Nguyễn Văn Tuân Đơn vị : Phòng kinh doanh Vật liệu nổ Các hồ sơ kèm theo: Giấy đề nghị tạm ứng, Phiếu chi, Vận đơn, Hoá đơn GTGT Số tiền tạm ứng được thanh toán theo bảng dưới đây: DIỄN GIẢI NỘI DUNG SỐ TIỀN I. Số tiền tạm ứng 10.000.000 1. Số tiền tạm ứng các đợt chưa chi hết 2. Số tiền tạm ứng kì này 10.000.000 Phiếu chi số 16 ngày 26/ 2/ 2008 II. Số tiền đã sử dụng 9.900.000 Phí vận chuyển 9.900.000 III. Chênh lệch 100.000 Số tạm ứng chi không hết 100.000 Số tiền ghi bằng chữ: Một trăm ngàn đồng chẵn./ Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Người thanh toán Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng 21 Linh Lang – Cống Vị - Ba Đình – Hà Nội ỦY NHIỆM CHI PHẦN DO NH GHI Đơn vị trả tiền: Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng Tài khoản nợ Số tài khoản: 6985231047 Tại Ngân hàng: Ngoại thương Việt Nam TP: Hà Nội Đơn vị nhận tiền: Công ty CN HCM Bạch Thái Bưởi Tài khoản có Số tài khoản/ CMND: 14587514 Tại Ngân hàng: Công thương Việt Nam Tỉnh Quảng Ninh Số tiền bằng chữ: Một trăm tám bảy triệu chín trăm chin hai nghìn đồng chẵn./ Số tiền bằng số Nội dung thanh toán: Thanh toán tiền mua hàng Đơn vị trả tiền Ngân hàng A Ngân hàng B Lập ngày Ghi sổ ngày Ghi sổ ngày Kế toán Chủ tài khoản Kế toán Trưởng phòng kế toán Kế toán Trưởng phòng kế toán YÊU CẦU PHÁT HÀNH THƯ TÍN DỤNG Kính gửi: Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam Chi Nhánh ……………………… Ngày nhận : _ _ /_ _ / _ _ _ Người nhận: Tên công ty: Số CIF o Ký quĩ 100% o Sử dụng hạn mức giao dịch TTTM tại VCB cấp cho mã CIF Với trách nhiệm thuộc về phần mình, chúng tôi đề nghị ngân hàng phát hành thư tín dụng với nội dung sau: o Irrevocable o Transferable o Confirmed o Others________ Letter of Credit issued by o Mail o Telex/SWIFT Expiry Date & Place (yy/mm/dd) --/--/-- Latest Shipment date (yy/mm/dd) --/--/-- Beneficiary’s Bank (Full name & address) BIC code (preferably) Applicant CIF No. Full name & address Beneficiary Account No. Full name & address Currency (ISO) ___ Amount _______ % More or Less Allowed ____ in words: Drafts to be drawn at o _____ Sight o ________ days after Bill of Lading Date o Drafts not required Partial Shipment (if blank, Partial Shipment will be prohibited) o Allowed o Not allowed Transhipment (if blank, transhipment will be prohibited) o Allowed o Not allowed Shipment Port of taking in charge Port of loading Port of discharge Port of final destination _______ Shipping Terms (INCOTERMS 2000) o FOB o CPT o FCA o CIF o CFR o EXW o CIP o Other _________________________________ Named port / place of Destination Description of goods and/ or Services Document required This documentary. credit is available against presentation of the following documents: o signed commercial invoice, ______ original, ______ copies_ ______________________________________________________ o full set original clean shipped on board marine bills of lading, made out to ________________notifying____________________ o air waybill, original 3 (for shipper) consigned to ________________________________________________________________ o Inspection certificate issued by________________in_______original, _____ copies ___________________________________ o Certificate of quality and quantity issued by______in_______original, _____ copies ___________________________________ o full set negotiable policy/certificate of insurance, covering _________________risks___________________________________ o certificate of origin, certified by authority, 1 original, _____ copies _________________________________________________ o packing list, _____-fold ____________________________________________________________________________________ o Beneficiary’s Certificate certifying that one set of non negotiable documents plus________________ have been sent by Express courier to the applicant within __________days after B/L date enclosing it’s receipt. o Other documents: (please specify)____________________________________________________________________________ Additional conditions: __________________________________________________________________________________ o Documents must be issued in English o The amount utilized must be endorsed on the reverse of the original L/C. Charges: Issuing bank’s charges for the account of Other banks’ charges for the account of o Applicant o Beneficiary o Applicant o Beneficiary Period for presentation: o 21 days after shipment date o Other: _______________________________________________ Instruction to Paying/ Accepting/ Negotiating Bank: Upon receipt of o the Tested Telex/ Swift o the Documents which are complied with the terms and conditions of this Credit, we make payments/ acceptances as instructions of Paying/ Accepting/ Negotiating Bank Other Instructions: This credit is subject to the Uniform Customs and Practice for Documentary Credits International Chamber of Commerce, Prevailing Publication. Uỷ quyền và cam kết của bên bảo lãnh (chỉ dùng cho LC phát hành bằng hạn mức của bên thứ ba không phải người mở LC) Chúng tôi: ………..……………………………………………………..(Tên công ty bảo lãnh), Địa chỉ: ………………………………………………………………… (địa chỉ công ty). CIF số: …………………………………………………………………. Xin được cùng với ……… (Tên công ty yêu cầu phát hành LC) đề nghị Ngân hàng phát hành thư tín dụng với nội dung nêu trên. Chúng tôi cam kết: ……….. (Tên công ty yêu cầu phát hành LC) có toàn quyền ra các chỉ thị phát hành, sửa đổi, thanh toán , huỷ, các giao dịch phát sinh và chịu mọi chi phí liên quan đến các giao dịch theo LC nói trên. Trường hợp ……….. (Tên công ty yêu cầu phát hành LC) không có khả năng thanh toán/chấp nhận thanh toán vào ngày đến hạn chúng tôi hoàn toàn chịu trách nhiệm thanh toán/chấp nhận thanh toán trước Ngân hàng. Khi cần liên hệ với Ông/Bà ......…..……….. Số điện thoại: ......…….. ........... , ngày ..... tháng ….. năm ……… (Chủ tài khoản, ký tên, đóng dấu) Cam kết của bên yêu cầu mở LC Thư tín dụng này được mở theo Hợp đồng thương mại số ..........…… ngày .…........... Đơn vị chúng tôi cam kết chịu hoàn toàn trách nhiệm về giấy phép Nhập khẩu của mặt hàng Nhập khẩu theo Thư tín dụng này. Thư tín dụng này tuân thủ theo Qui tắc về thực hành thống nhất tín dụng chứng từ ấn phẩm hiện hành của Phòng thương mại quốc tế (ICC) Nguồn vốn thanh toán □ Chúng tôi cam kết đảm bảo nguồn vốn thanh toán LC theo các nguồn sau: Tỷ lệ Số tiền Số tài khoản o Kí quí o Vay o Miễn kí quĩ Chúng tôi cam kết thu xếp đủ tiền thanh toán ngay khi nhận được thông báo của Ngân hàng về bộ chứng từ / điện đòi tiền đã về đến ngân hàng hoặc ngay khi Ngân hàng nhận được yêu cầu kí quí của ngân hàng nước ngoài. Trong trường hợp không có đủ số ngoại tệ cần thiết, vào ngày đến hạn thanh toán chúng tôi xin nhận nợ bắt buộc với Ngân hàng số ngoại tệ còn thiếu với mức lãi suất bằng 150% lãi suất cho vay tại thời điểm nhận nợ. Chúng tôi có trách nhiệm thu xếp đủ tiền để thanh toán trong vòng 15 ngày sau ngày nhận nợ vay bắt buộc. □ Thư tín dụng này sử dụng vốn vay nước ngoài thuộc Hiệp định vay nợ số…..... ngày ……... Phí ngân hàng Chúng tôi đề nghị Quý Ngân hàng thu thủ tục phí, điện phí, bưu điện phí liên quan đến Thư tín dụng này theo các nguồn sau: Bên chịu phí Phí trong nước Phí ngoài nước Phí xác nhận Số tài khoản Người mở LC o o o Người hưởng o o o Trường hợp Phí do người hưởng chịu, chúng tôi cam kết thanh toán cho Ngân hàng toàn bộ các phí mà Ngân hàng không thu được từ người hưởng. Khi cần liên hệ với Ông/Bà ......…..……….. Số điện thoại: ......…….. ........... , ngày ..... tháng ….. năm ……… Kế toán trưởng (nếu có) (Ký tên) Chủ tài khoản (Ký tên, đóng dấu) LÖnh chuyÓn tiÒn payment order KÝnh göi : Ng©n hµng ngo¹i th­¬ng ViÖt Nam ................................... To : Bank for Foreign trade of Viet nam ................................... Víi tr¸ch nhiÖm thuéc vÒ phÇn m×nh. chóng t«i ®Ò nghÞ quÝ Ng©n hµng ghi nî tµi kho¶n cña chóng t«i ®Ó ph¸t hµnh lÖnh chi sau ®©y : Please, on our behalf, debit our account with your bank to issue the following payment order : • b»ng telex • b»ng th­ • b»ng sÐc by telex by mail by cheque 37a : Ngµy gi¸ trÞ : Value date Ngo¹i tÖ, sè tiÒn b»ng sè : Currency, amount in figures Sè tiÒn b»ng ch÷ : Amount in words: 50 : Ng­êi ra lÖnh : Ordering customer Tµi kho¶n sè : Account No Tµi kho¶n thu phÝ: Tªn - name: §Þa chØ – Address 56a : Ng©n hµng trung gian : Intermediary bank 57 : Ng©n hµng ng­êi h­ëng : Beneficiary's bank 59 : Ng­êi h­ëng : Beneficiary Tµi kho¶n sè : Account No Tªn – Name : §Þa chØ - Address : 70 : Néi dung thanh to¸n : Details of payment 71a : PhÝ ë ViÖt nam do Charges inside Vietnam for PhÝ ngoµi ViÖt nam do Charges outside Vietnam for Chóng t«i chÞu Ourselves Chóng t«i chÞu Ourselves Ng­êi h­ëng chÞu Beneficiary Ng­êi h­ëng chÞu Beneficiary Chóng t«i cam kÕt lÖnh chuyÓn tiÒn nµy tu©n thñ mäi qui ®Þnh hiÖn hµnh vÒ qu¶n lý Ngo¹i th­¬ng. We assure that payment order abides by the prevailing regulations of Foreign Trade and Foreign currency control of the S.R.V. Trong tr­êng hîp chuyÓn tiÒn tr­íc, chóng t«i cam kÕt sÏ xuÊt tr×nh bæ sung chøng tõ vËn t¶i vµ tê khai h¶i quan ngay sau khi hoµn tÊt giao dÞch vµ chÞu mäi tr¸ch nhiÖm vÒ nh÷ng khiÕu n¹i liªn quan hoÆc ph¸t sinh tõ viÖc kh«ng xuÊt tr×nh hoÆc chËm xuÊt tr×nh c¸c giÊy tê nªu trªn. In case of TT in advance, we commit that we will present transport document(s) and customs manifest right after the transaction has been completed and that we take responsibility of any claim relating to or arising from the non-presentation or late presentation of the above-mentioned documents. Khi cÇn liªn l¹c víi «ng/bµ: ................................. §iÖn tho¹i: ................................... Ngµy-Date Th¸ng-Month N¨m –Year KÕ to¸n tr­ëng DÊu vµ ch÷ ký cña chñ tµi kho¶n Chief Accountant Số (No): …………………………....... Lập ngày (Issue Date): ……………… CHUYỂN KHOẢN, CHUYỂN TIỀN THƯ, ĐIỆN (A/T, M/T, T/T) Tên đơn vị trả tiền (Payer) : Số tài khoản (Account No.): PHẦN DO NGÂN HÀNG GHI (For Bank Use) TÀI KHOẢN NỢ (Debit Account) ……………………………………. ……………………………………. TÀI KHOẢN CÓ (Credit Account) ……………………………………. ……………………………………. Tại Ngân hàng (At bank): . . Chi nhánh (Branch): ……………………………Tỉnh, TP (City, Pro) Tên đơn vị nhận tiền (Beneficiary): Số tài khoản (Account No.): Tại Ngân hàng (At bank): Chi nhánh (Branch): ……………………… ….Tỉnh, TP (City, Pro) Số tiền bằng chữ (Amount in words): SỐ TIỀN BẰNG SỐ (Amount in number) …………………………………… ……………………………… Nội dung thanh toán (Payment detail): ……………………………… Đơn vị trả tiền (Payer) Ngân hàng A (Bank A) Ngân hàng B (Bank B) Ghi sổ ngày (Settlement date):………. Ghi sổ ngày (Settlement date):………. Kế toán (Accountant) Chủ tài khoản (Account Owner) Kế toán (Teller) Trưởng phòng kế toán (Teller Manager) Kế toán (Teller) Trưởng phòng kế toán (Teller Manager) THƯ YÊU CẦU THANH TOÁN CHỨNG TỪ HÀNG XUẤT Kính gửi: Ngân hàng Ngoại thương Tên đơn vị: Chúng tôi gửi kèm theo đây bộ chứng từ giao hàng sau: Số L/C Số hóa đơn: Trị giá bộ chứng từ: Hàng hóa: Trị giá đòi tiền / nhờ thu: Bill of exchange Commercial Invoice Bill of lading Certificate of origin Packing List Insurance Policy Beneficiary Certificate AWB Chứng từ khác: Đề nghị Ngân hàng Ngoại thương: (đánh dấu x vào các ô thích hợp) Gửi chứng từ theo LC £ Thanh toán sau khi NH nước ngoài báo có £ Chiết khấu có truy đòi số tiền __________ £ Xuất trình chứng từ chờ chấp nhận thanh toán £ Chiết khấu miễn truy đòi Gửi chứng từ nhờ thu £ Thanh toán sau khi NH nước ngoài báo có £ Ứng trước số tiền __________ Ngân hàng Thu hộ: Người trả tiền: Hình thức nhờ thu £ D/P £ D/P tenor ____________ £ D/A tenor __________________________________ £ Deliver documents against other terms and conditions: ____________________________________ Phí trong nước £ Người nhờ thu £ Người trả tiền Phí nước ngoài £ Người trả tiền £ Người nhờ thu £ Chỉ thị khác: Đề nghị NHNT ghi có vào tài khoản của chúng tôi số:……………………...…………………....................................... tại Ngân hàng .................................................................................................................................................................... Phương thức gửi chứng từ: o Dịch vụ gửi nhanh ( Courier Service ) o Gửi bảo đảm ( Registered Airmail ) o Gửi thường ( Airmail ) …………….. ngày ....tháng……năm……. Trường hợp chiết khấu / ứng trước vốn cầu có chữ ký của Chủ tài khoản và Kế toán trưởng (nếu có). Chiết khấu có truy đòi / ứng trước vốn: Đơn vị phải ký cam kết thực hiện các nội dung trong bản đính kèm. Chiết khấu miến truy đòi: Đơn vị ký Giấy chuyển nhượng theo mẫu do NHNT cung cấp. Khi cần liên lạc với: Ông/Bà ……………. ĐT:………………. NHNT nhận chứng từ: Số Ref: CAM KẾT CỦA ĐƠN VỊ Số L/C Số hóa đơn: Trị giá bộ chứng từ: Hàng hóa: Trị giá đòi tiền / nhờ thu: Bằng văn bản này, chúng tôi đồng ý uỷ quyền cho Ngân hàng Ngoại thương thu hồi số tiền đã chiết khấu / ứng trước khi nhận được báo Có của Ngân hàng nước ngoài và trích Nợ tài khoản tiền gửi của chúng tôi mở tại NHNT để thu các khoản lãi và phí liên quan. Trường hợp ngân hàng nước ngoài từ chối thanh toán bộ chứng từ vì bất kỳ lý do nào, chúng tôi cam kết sẽ hoàn lại toàn bộ số tiền mà Ngân hàng Ngoại thương đã chiết khấu / ứng trước cùng phí và lãi phát sinh kể từ ngày chiết khấu / ứng trước đến ngày thực tế hoàn trả. Sau 60 ngày kể từ ngày chiết khấu / ứng trước cho bộ chứng từ trả tiền ngay hoặc 05 ngày làm việc sau ngày đáo hạn đối với bộ chứng từ trả chậm mà Ngân hàng Ngoại thương không nhận được tiền từ ngân hàng nước ngoài, chúng tôi đồng ý uỷ quyền cho Ngân hàng Ngoại thương trích nợ tài khoản tiền gửi ngoại tệ (hoặc VND tương đương) của chúng tôi tại Quý Ngân hàng để thu hồi số tiền đã chiết khấu. Nếu tài khoản của chúng tôi không có tiền hoặc không đủ tiền, đề nghị Quý Ngân hàng chuyển số tiền chiết khấu / ứng trước còn thiếu sang nợ vay và thu lãi phạt quá hạn theo qui định của Quý Ngân hàng. Chúng tôi cam kết nhận nợ theo quy định của Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam và Ngân hàng Nhà nước về việc cho vay, bảo lãnh trong từng thời kỳ. Chúng tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm về các tổn thất / chi phí phát sinh liên quan đến việc chiết khấu / ứng trước của Quý Ngân hàng và sẽ bồi hoàn lại cho Quý Ngân hàng những tổn thất /chi phí đó ngay khi nhận được thông báo của Quý Ngân hàng. …………….., ngày … tháng … năm ….. Kế toán trưởng Chủ tài khoản Ký đóng dấu Ký đóng dấu Quyết định chiết khấu / ứng trước: o Đồng ý Tỉ lệ/ Số tiền:……………… o Không đồng ý, lý do: o Ý kiến khác: ngày ...tháng…năm… Thanh toán viên Lãnh đạo phòng (ký ghi rõ họ tên) Ý kiến của khách hàng (nếu quyết định của NHNT khác đề nghị của khách hàng) o Đồng ý với quyết định của NH o Ý kiến khác: ngày...tháng…năm… Chủ tài khoản và Kế toán trưởng (ký ghi rõ họ tên) MỤC LỤC Trang LỜI NÓI ĐẦU 1 DANH MỤC SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU 6 BẢNG CÁC KÍ HIỆU VIẾT TẮT TRONG BÀI 7 CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA VÀ NGƯỜI BÁN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI 8 1.1. QUAN HỆ THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TRONG HOẠT ĐỘNG TÀI CHÍNH CỦA DOANH NGHIỆP VÀ NHIỆM VỤ KẾ TOÁN 8 1.1.1. Khái niệm, vị trí của thanh toán với người mua và người bán trong các quan hệ thanh toán 8 1.1.2. Vai trò của thanh toán với người mua, người bán trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp 9 1.1.3. Đặc điểm nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán trong các doanh nghiệp thương mại và nhiệm vụ kế toán 10 1.1.3.1. Đặc điểm nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán 10 1.1.3.2. Nhiệm vụ kế toán 11 1.2. CÁC PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN ÁP DỤNG PHỔ BIẾN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI VÀ BỘ CHỨNG TỪ SỬ DỤNG 12 1.2.1. Phương thức thanh toán bằng tiền mặt 12 1.2.2. Phương thức thanh toán không dùng tiền mặt 13 1.2.2.1. Phương thức thanh toán bằng ủy nhiệm thu (chi) 13 1.2.2.2. Phương thức chuyển tiền 13 1.2.2.3. Phương thức thanh toán nhờ thu 14 1.2.2.4. Phương thức tín dụng chứng từ 15 1.3. KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA 16 1.3.1. Nguyên tắc kế toán thanh toán với người mua 16 1.3.2. Tài khoản sử dụng 17 1.3.3. Phương pháp kế toán thanh toán với người mua 18 1.3.3.1. Phương pháp kế toán thanh toán với người mua 18 1.3.3.2. Phương pháp kế toán“Dự phòng nợ phải thu khó đòi” 19 1.4. KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN 21 1.4.1. Nguyên tắc kế toán thanh toán với người bán 21 1.4.2. Tài khoản sử dụng 21 1.4.3. Phương pháp kế toán thanh toán với người bán 23 1.5. TỔ CHỨC GHI SỔ KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN 23 1.5.1. Theo hình thức Nhật kí Sổ cái 24 1.5.2. Theo hình thức Nhật kí chung 25 1.5.3. Theo hình thức Chứng từ ghi sổ 26 1.5.4. Theo hình thức Nhật kí chứng từ 28 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY VẬT TƯ 31 2.1. ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY VẬT TƯ CÔNG NGHIỆP QUỐC PHÒNG 31 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng 31 2.2.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng 32 2.2.2.1. Chức năng, nhiệm vụ 32 2.2.2.2. Ngành nghề, quy mô kinh doanh, đặc điểm về sản phẩm và thị trường 34 2.1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng 37 2.1.4. Tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng 42 2.2. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ TỔ CHỨC VẬN DỤNG CHẾ ĐỘ KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY VẬT TƯ CÔNG NGHIỆP QUỐC PHÒNG 47 2.2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng 47 2.2.2. Đặc điểm tổ chức vận dụng chế độ kế toán của Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng 51 2.2.2.1. Các chính sách kế toán chung 51 2.2.2.2. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán 51 2.2.2.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán 52 2.2.2.3. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán 53 2.2.2.5. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán 56 2.3. VAI TRÒ CỦA QUAN HỆ THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TRONG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY VẬT TƯ CÔNG NGHIỆP QUỐC PHÒNG 57 2.3.1. Đặc điểm quan hệ thanh toán với người mua, người bán tại Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng 57 2.3.2. Các phương thức thanh toán hiện đang áp dụng tại Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng 60 2.3.2.1. Đối với bạn hàng trong nước 60 2.3.2.2. Đối với bạn hàng quốc tế 61 2.3.3. Vai trò của quan hệ thanh toán với người mua, người bán trong kinh doanh của Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng 61 2.4. KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY VẬT TƯ CÔNG NGHIỆP QUỐC PHÒNG 63 2.4.1. Bộ chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ thanh toán với người bán 63 2.4.1.1. Đối với nhà cung cấp trong nước 64 2.4.1.2. Đối với nhà cung cấp nước ngoài 68 2.4.2. Kế toán chi tiết thanh toán với người bán tại Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng 71 2.4.3. Kế toán tổng hợp thanh toán với người bán tại Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng 76 2.4.4. Đối chiếu công nợ với người bán 80 2.5. KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA TẠI CÔNG TY VẬT TƯ CÔNG NGHIỆP QUỐC PHÒNG 82 2.5.1. Bộ chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ thanh toán với người mua 82 2.5.1.1. Đối với khách hàng trong nước 82 2.5.1.2. Đối với khách hàng nước ngoài 84 2.5.2. Kế toán chi tiết thanh toán vời người mua tại Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng 85 2.5.3. Kế toán tổng hợp thanh toán với người mua tại Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng 90 2.5.4. Đối chiếu công nợ với khách hàng 94 CHƯƠNG III: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY VẬT TƯ 96 CÔNG NGHIỆP QUỐC PHÒNG 96 3.1. ĐÁNH GIÁ KHÁI QUÁT TÌNH HÌNH KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY VẬT TƯ CÔNG NGHIỆP QUỐC PHÒNG 96 3.1.1. Ưu điểm 96 3.1.1.1. Về tổ chức công tác kế toán 97 3.1.1.2. Về tổ chức hạch toán thanh toán với người bán, người mua 98 3.1.2. Hạn chế 99 3.2. HOÀN THIỆN KẾ TOÁN THNAH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY VẬT TƯ CÔNG NGHIỆP QUỐC PHÒNG 101 3.2.1. Yêu cầu hoàn thiện 101 3.2.2. Phương hướng và giải pháp hoàn thiện 102 KẾT LUẬN 106 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 107 PHỤ LỤC 108 ._.