Hoàn thiện công tác Kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm & xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty Cơ Khí Quang Trung

huận tối đa. Vì vậy, sản xuất ra sản phẩm và tiêu thụ được sản phẩm là vấn đề rất quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp sản xuất. Chúng phải luôn gắn liền với nhau một cách chặt chẽ, thúc đẩy nhau cùng phát triển để qua đó đánh giá được kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Dựa vào đó chủ doanh nghiệp có thể tìm ra các biện pháp tối ưu đảm bảo duy trì sự cân đối thường xuyên, nhịp nhàng các yếu tố đầu vào và đầu ra của quá trình sản xuất.Tiêu thụ được sản phẩm sẽ giúp các doanh nghiệp sản xuất tái sản xuất nhanh hơn, nâng cao năng suất đáp ứng nhu cầu của xã hội. Qua thời gian tìm hiểu thực tế tại công ty với sự giúp đỡ của ban lãnh đạo công ty, các CBCNV phòng TCKT và sự hướng dẫn nhiệt tình của thầy giáo Trần Đức Vinh em đã lựa chọn đề tài cho đề tài cho luận văn là: “Hoàn thiện công tác kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty Cơ Khí Quang Trung”. Trong phạm vi của bài luận văn này, em xin trình bày những vấn đề cơ bản nhất của công tác kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm ở công ty và xin được nêu lên một số ý kiến nhằm hoàn thiện thêm một bước công tác kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm góp phần vào sự quản lý ngày càng tốt hơn. Em xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo công ty, CBCNV phòng TCKT, thầy giáo Trần Đức Vinh đã giúp em hoàn thành luận văn này. Nội dung luận văn gồm các phần sau: Phần I: Cơ sở lý luận của hạch toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm trong doanh nghiệp sản xuất. Phần II: Thực trạng hạch toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm tại công ty. Phần III: Phương hướng hoàn thiện hạch toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm tại công ty. Với kiến thức và thời gian còn hạn chế, mặc dù rất cố gắng nhưng bài chuyên đề vẫn không tránh khỏi nhiều thiếu sót. Em rất mong được sự chỉ bảo của các thầy cô giáo, các cô các chú trong phòng TCKT để bài luận văn của em được hoàn thiện hơn. Phần I Cơ sở lý luận của hạch toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ trong doanh nghiệp sản xuất 1. Những vấn đề lý luận chung về thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ 1.1. Các khái niệm liên quan 1.1.1. Thành phẩm và nhiệm vụ hạch toán thành phẩm - Thành phẩm: là sản phẩm đã được chế tạo xong ở giai đoạn chế biến cuối cùng của quy trình công nghệ trong doanh nghiệp, được kiểm nghiệm đủ tiêu chuẩn kỹ thuật quy định để nhập kho hoặc đem bán. Sản phẩm của các doanh nghiệp công nghiệp sản xuất ra chủ yếu là thành phẩm, ngoài ra có thể có bán thành phẩm. - Bán thành phẩm: là những sản phẩm của doanh nghiệp chế tạo đã hoàn thành một bước hoặc một số bước công nghệ chế tạo, chưa qua giai đoạn chế biến cuối cùng của quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm, nhưng do yêu cầu sản xuất và tiêu thụ, nó được nhập kho thành phẩm và khi bán cho khách hàng, nửa thành phẩm cũng có ý nghĩa như thành phẩm. Giữa thành phẩm và sản phẩm có phạm vi giới hạn khác nhau, thành phẩm là kết quả của quá trình sản xuất gắn với quy trình công nghệ nhất định trong phạm vi một doanh nghiệp, còn sản phẩm chỉ nói đến kết quả của quá trình sản xuất chế ra nó, sản phẩm có thể gồm: thành phẩm và bán thành phẩm. Việc phân định thành phẩm và bán thành phẩm chính xác sẽ giúp doanh nghiệp trong công tác hạch toán tập hợp chi phí tính giá thành. Bất cứ loại thành phẩm nào cũng biểu hiện trên hai mặt: số lượng và chất lượng. Số lượng của thành phẩm được xác định bằng đơn vị đo lường như kg, m, bộ ... còn chất lượng của thành phẩm được xác định bằng tỷ lệ % tốt, xấu hoặc phẩm cấp, thứ cấp ... Sản xuất ra sản phẩm, hàng hoá là nhiệm vụ quan trọng của doanh nghiệp sản xuất và ngày càng đòi hỏi sự chuyên môn hoá - đa dạng hoá cao sản phẩm của doanh nghiệp có thể là thành phẩm, bán thành phẩm, nếu doanh nghiệp sản xuất không hoàn thành kế hoạch sản xuất sản phẩm thì không những ảnh hưởng đến bản thân doanh nghiệp nói riêng mà còn trực tiếp ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị kinh tế khác. Mặt khác, trong mỗi doanh nghiệp sản xuất, khối lượng thành phẩm sản xuất hoàn thành trong từng thời kỳ là cơ sở để đánh giá quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, tỷ trọng cung ứng sản phẩm của doanh nghiệp là căn cứ để chứng minh rằng doanh nghiệp có hoàn thành kế hoạch sản xuất hay không hoàn thành ở mức độ nào. Đồng thời qua đó chúng ta phân tích tình hình tài chính của doanh nghiệp, quyết định đến các mối quan hệ kinh tế trong nội bộ doanh nghiệp cũng như các đối tượng khác có liên quan. Thành phẩm là thành quả lao động sáng tạo của toàn thể cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp đồng thời cũng là tài sản XHCN cần phải được bảo vệ an toàn. Vì vậy để quản lý chặt chẽ thành phẩm doanh nghiệp cần làm tốt hai mặt sau: - Về mặt số lượng: Phải thường xuyên phản ảnh giám đốc tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất, tình hình nhập - xuất - tồn kho thành phẩm, phát hiện kịp thời hàng hoá ứ đọng tồn kho để tìm ra biện pháp tiêu thụ nhanh chóng - Về mặt chất lượng: Để duy trì - phát triển trong nền kinh tế thị trường mà đòi hỏi sức cạnh tranh ngày càng cao thì điều cốt lõi của mỗi doanh nghiệp là chữ “tín” trên thị trường. Do vậy mỗi doanh nghiệp cần phải làm tốt công tác kiểm tra, phân cấp chất lượng sản phẩm và có chế độ bảo quản riêng đối với từng loại sản phẩm nhất là các sản phẩm yêu cầu chất lượng cao, dễ hư hỏng kịp thời phát hiện các mặt hàng kém phẩm chất, lạc hậu, lỗi thời loại ra khỏi quá trình sản xuất. 1.1.2. Tiêu thụ thành phẩm và nhiệm vụ hạch toán tiêu thụ thành phẩm 1.1.2.1. Khái niệm tiêu thụ và điều kiện xác định doanh thu tiêu thụ - Tiêu thụ thành phẩm là dạng cuối cùng của sự tuần hoàn vốn và là quá trình bàn giao sản phẩm cho khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. Sau đó doanh nghiệp mất quyền sở hữu về thành phẩm. - Doanh thu phát sinh từ giao dịch được xác định bởi thoả thuận giữa doanh nghiệp bởi bên mua hoặc bên sử dụng tài sản. Nó được xác định bằng giá trị hợp lý của các khoản đã thu được hoặc sẽ thu được sau khi giảm trừ ( - ) các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại. Như vậy, ta cần quan tâm tới các khái niệm sau: - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là toàn bộ số tiền thu được hoặc sẽ thu được từ các giao dịch và nghiệp vụ phát sinh doanh thu như bán hàng hoá, sản phẩm, cung cấp lao vụ, dịch vụ cho khách hàng bao gồm cả khoản phụ thu và phí thu thêm ngoài giá bán nếu có. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ được ghi nhận khi đồng thời thoả mãn tất cả năm điều kiện sau: + Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hoá cho người mua; + Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hoá như người sở hữu hàng hoá hoặc quyền kiểm soát hàng hoá; + Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn; + Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng; + Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng. - Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ là số chênh lệch giữa doanh thu bán hàng và các khoản giảm giá, doanh thu của số hàng bán bị trả lại, chiết khấu thương mại, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu, thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp được tính trên doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ thực tế mà doanh nghiệp đã thực hiện trong một kỳ kế toán - Giảm giá hàng bán là số tiền giảm trừ cho khách hàng ngoài hoá đơn hay hợp đồng cung cấp dịch vụ do các nguyên nhân đặc biệt như hàng kém phẩm chất, không đúng quy cách, giao hàng không đúng thời gian địa điểm trong hợp đồng… Hàng bán bị trả lại là số hàng đã được coi là tiêu thụ nhưng bị người mua từ chối, trả lại do không tôn trọng hợp đồng như đã ký kết. Chiết khấu thương mại là khoản doanh nghiệp bán giảm giá niêm yết cho khách hàng mua hàng với khối lượng lớn - Lợi nhuận gộp là số chênh lệch giữa doanh thu thuần với giá vốn hàng bán. - Kết quả tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ là số chênh lệch giữa doanh thu thuần với trị giá vốn của hàng bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. 1.1.2.2. Nhiệm vụ hạch toán tiêu thụ thành phẩm - Phản ánh kịp thời, chính xác tình hình xuất bán thành phẩm; tính chính xác các khoản giảm trừ và thanh toán với ngân sách các khoản thuế phải nộp; - Tính toán chính xác các chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ thành phẩm; - Xác định kết quả của hoạt động tiêu thụ thành phẩm. 1.1.2.2. Các phương thức tiêu thụ Để đáp ứng kịp thời mọi nhu cầu của xã hội thì đòi hỏi mỗi doanh nghiệp cần phải có nhiều phương thức tiêu thụ khác nhau .Tuỳ theo từng đặc điểm hoạt động của DN mà lựa chọn các phương thức dưới đây: + Giao bán trực tiếp: là phương thức bên bán giao hàng cho bên mua trực tiếp tại kho hay trực tiếp tại phân xưởng không qua kho. Hàng khi đã bàn giao cho bên mua được chính thức coi là tiêu thụ, bên bán mất quyền sở hữu về số hàng đã giao. + Chuyển hàng theo hợp đồng: Bên bán chuyển hàng đi để giao cho bên mua theo địa điểm trong hợp đồng. Hàng chuyển đi thuộc sở hữu của bên bán, chỉ khi nào được người mua chấp nhận mới được coi là tiêu thụ, bên bán mất quyền sở hữu về số hàng này. + Bán hàng đại lý, ký gửi: bên giao đại lý xuất hàng giao cho bên nhận đại lý, ký gửi để bán theo giá quy định hoặc bán hàng hưởng chênh lệch giá. + Bán hàng trả góp: Là phương thức bán hàng thu tiền nhiều lần và người mua phải chịu một phần lãi suất trên số trả chậm, đối với giá bán trả ngay doanh nghiệp sẽ ghi nhận doanh thu bán hàng và ghi nhận vào doanh thu hoạt động tài chính về phần lãi tính trên khoản phải trả nhưng trả chậm phù hợp với thời điểm ghi nhận doanh thu. + Tiêu thụ nội bộ: là việc mua - bán hàng hoá, dịch vụ giữa đơn vị chính với đơn vị trực thuộc với nhau trong cùng một Công ty, tổng Công ty... + Tiêu thụ theo phương thức hàng đổi hàng: là phương thức tiêu thụ mà người bán đem thành phẩm, vật tư... của mình để đổi lấy vật tư, hàng hoá của người mua. Giá trao đổi là giá bán của hàng hoá vật tư đó trên thị trường. Khi xuất sản phẩm, hàng hoá đi trao đổi với khách hàng, đơn vị vẫn phải lập đầy đủ chứng từ như các phương thức khác. 1.1.3. Kết quả tiêu thụ và cách xác định kết quả tiêu thụ Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh là kết quả của hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ và được biểu hiện qua chỉ tiêu lãi hoặc lỗ về tiêu thụ. Kết quả đó được xác định theo công thức sau đây: Lãi( lỗ ) về tiêu thụ sản phẩm = Doanh thu thuần - Giá vốn hàng bán - Chi phí bán hàng - Chi phí quản lý doanh nghiệp 1.2. Phương pháp tính giá thành phẩm 1.2.1. Tính giá thành phẩm nhập kho - Giá thành phẩm nhập kho tính theo giá thực tế. Giá thực tế của thành phẩm nhập kho do các bộ phận sản xuất chính và phụ của đơn vị sản xuất ra phải được đánh giá theo giá thành công xưởng thực tế, bao gồm: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung. - Trường hợp thuê ngoài gia công, giá thành thực tế bao gồm toàn bộ các chi phí liên quan đến gia công( chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí thuê gia công và các chi phí khác: vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt… 1.2.2. Giá thành phẩm xuất kho Các doanh nghiệp có thể tuỳ theo đặc điểm của thành phẩm, tình hình quản lý của mình, để lựa chọn phương pháp hạch toán thích hợp nhưng phải đảm bảo áp dụng nhất quán từ kỳ này sang kỳ khác. Các doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các phương pháp tình giá thành thực tế của sản phẩm xuất kho sau: Phương pháp “Thực tế đích danh”: - Phương pháp này được áp dụng với doanh nghiệp có ít các loại mặt hàng hoặc mặt hàng ổn định và nhận diện được, có điều kiện bảo quản riêng từng lô sản phẩm nhập kho. Ưu điểm: công tác tính giá thành phẩm được tính kịp thời và thông qua việc tính giá thành phẩm xuất kho, kế toán có thể theo dõi được thời hạn bảo quản từng lô thành phẩm. Nhược điểm: hệ thống kho tàng của doanh nghiệp phải cho phép bảo quản riêng từng lô thành phẩm nhập kho. - Khi xuất kho thành phẩm thuộc lô hàng nào thì căn cứ vào số lượng xuất kho và đơn giá thực tế của lô hàng đó để tính ra giá thực tế xuất kho. * Phương pháp “Nhập sau- xuất trước”: Phương pháp này cũng phải xác định được đơn giá thực tế của từng lần nhập kho và giả thiết hàng nào nhập kho sau thì sẽ được xuất trước. Căn cứ vào số lượng xuất kho tính ra giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc: Tính theo đơn giá thực tế của lần nhập sau cùng với lượng xuất kho thuộc lần nhập sau cùng, số còn lại được tính theo giá thực tế của các lần nhập trước đó.Do trị giá vốn thực tế của thành phẩm xuất kho được tính theo đơn giá của lần nhập gần với lần xuất đó nhất, cho nên nguyên tắc phù hợp của Kế toán được đảm bảo nghĩa là trị giá vốn của hàng bán phù hợp với doanh thu tạo ra trong kỳ. * Phương pháp “Nhập trước - Xuất trước”: - Phương pháp này cũng phải xác định được đơn giá thực tế của từng lần nhập kho và giả định hàng nào nhập kho trước thì sẽ được xuất trước. Căn cứ vào số lượng xuất kho để tính ra giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc: Tính theo đơn giá thực tế nhập kho trước với lượng xuất kho thuộc lần nhập trước, số còn lại ( Tổng số xuất kho – Số đã xuất kho thuộc lần nhập trước ) được tính theo đơn giá thực tế lần nhập tiếp theo. -Ưu điểm: Cho phép kế toán có thể tính giá thành phẩm xuất kho kịp thời; - Nhược điểm: Phải tính giá theo từng thành phẩm và phải hạch toán chi tiết thành phẩm theo từng loại giá nên tốn nhiều công sức. Ngoài ra, phương pháp này làm cho chi phí kinh doanh của doanh nghiệp không phản ứng kịp thời với giá cả thị trường của thành phẩm; Phương pháp này được áp dụng khi DN có ít thành phẩm, số lần nhập kho thành phẩm không nhiều. * Phương pháp “Giá bình quân” : Theo phương pháp này, kế toán sử dụng đơn giá bình quân của thành phẩm xuất kho có thể tính theo một trong ba phương pháp sau: - Giá bình quân của hàng tồn đầu kỳ Đơn giá bình quân thành phẩm tồn đầu kỳ = Giá trị thành phẩm tồn đầu kỳ Số lượng thành phẩm tồn đầu kỳ Giá trị hàng xuất trong kỳ = Đơn giá bình quân tồn đầu kỳ x Số lượng thành phẩm xuất trong kỳ + Ưu điểm: phương pháp này cho phép giảm nhẹ khối lượng tính toán của kế toán; + Nhược điểm: độ chính xác của công việc tính giá phụ thuộc vào tình hình biến động giá cả thành phẩm. Trường hợp giá cả thị trường của loại thành phẩm có sự biến động lớn thì việc tính giá thành phẩm xuất kho theo phương pháp này thiếu chính xác và có trường hợp gây ra bất hợp lý( tồn kho âm); - Đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ: Đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ = Trị giá thực tế của TP tồn đầu kỳ + Trị giá thực tế của TP nhập trong kỳ Số lượng TP tồn đầu kỳ + Số lượng TP nhập trong kỳ + Ưu điểm: giảm nhẹ được việc hạch toán chi tiết thành phẩm so với phương pháp nhập trước xuất trước và nhập sau xuất trước, không phụ thuộc vào số lần nhập xuất của từng thành phẩm; + Nhược điểm: dồn công việc tính giá thành phẩm xuất kho vào cuối kỳ hạch toán nên ảnh hưởng đến tiến độ của các khâu kế toán khác, đồng thời sử dụng phương pháp này cũng phải tiến hành tính giá theo từng thành phẩm. - Đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập Trị giá thực tế của TP + Trị giá vốn thực tế Đơn giá bình quân tồn kho trước lần nhập đó cuả TP nhập kho = sau lần nhập thứ i Số lượng TP nhập kho + Số lượng TP trước lần nhập đó nhập kho thực tế + Ưu điểm: cho phép kế toán tính giá thành phẩm xuất kho kịp thời + Nhược điểm: khối lượng công việc tính toán nhiều và tiến hành tính giá theo từng loại thành phẩm. Vì vậy, phương pháp này chỉ sử dụng các doanh nghiệp có ít loại thành phẩm và số lần nhập xuất không nhiều. Phương pháp bình quân có xu hướng bình quân hoá sự tăng giảm của giá cả thành phẩm nên kết quả không chính xác. Được áp dụng đối với đơn vị có nhiều nghiệp vụ liên quan đến nhập - xuất, có thể áp dụng được trong việc tin học hoá công tác kế toán. 2. Hạch toán chi tiết thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ 2.1. Hạch toán chi tiết thành phẩm - Tổ chức hạch toán chi tiết thành phẩm được hạch toán ở hai nơi: phòng kế toán và ở kho. Việc hạch toán ở phòng kế toán được thực hiện trên sổ sách kế toán ghi chép bằng thước đo hiện vật và thước đo giá trị. Bằng việc hạch toán ở hai nơi, phòng kế toán có thể phát hiện kịp thời các trường hợp ghi chép sai các nghiệp vụ tăng giảm thành phẩm và các nguyên nhân khác làm cho tình hình tồn kho thực tế không khớp với số liệu ghi chép trên sổ sách kế toán. - Hạch toán chi tiết thành phẩm phải được thực hiện theo từng kho, từng loại, từng nhóm và từng thứ thành phẩm. Doanh nghiệp có thể hạch toán chi tiết thành phẩm theo một trong các phương pháp sau: *Phương pháp ghi thẻ song song: ở kho: Việc ghi chép tình hình nhập- xuất - tồn kho hàng ngày do thủ kho tiến hành trên thẻ kho và ghi theo chỉ tiêu số lượng. - ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ kế toán chi tiết thành phẩm được mở cho từng danh điểm vật tư - thành phẩm cũng tương tự như thẻ kho nhưng theo dõi thêm chỉ tiêu thành tiền. Cuối tháng có thể đối chiếu số liệu trên thẻ (sổ) chi tiết với số liệu ghi trên thẻ kho tương ứng, kế toán cộng số liệu trên thẻ (sổ) chi tiết sau đó căn cứ vào số liệu dòng cộng ở thẻ (sổ) chi tiết để ghi vào bảng kê nhập - xuất- tồn theo thứ, nhóm, loại thành phẩm. Sơ đồ1: Khái quát quy trình hạch toán chi tiết TP theo phương pháp ghi thẻ song song Phiếu nhập kho Bảng tổng hợp N-X-T TP Thẻ kho Sổ KT chi tiết TP Phiếu xuất kho Kế toán tổng hợp Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng ã Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển - Tại kho: hạch toán giống như phương pháp thẻ song song - Tại phòng kế toán: Kế toán ghi chép sự biến động thành phẩm về mặt hiện vật và giá trị trên sổ đối chiếu luân chuyển. +Hàng ngày hoặc định kỳ sau khi nhận được chứng từ do thủ kho chuyển đến kế toán ghi đơn giá thành phẩm; + Kế toán phân loại chứng từ thành hai loại: Loại 1: loại chứng từ nhập kế toán sẽ lập bảng kê nhập kho cả về số lượng và giá trị; Loại 2: loại chứng từ xuất và kế toán lập bảng kê xuất kho cả về hiện vật và giá trị + Cuối tháng căn cứ vào bảng kê để vào sổ đối chiếu luân chuyển cho từng loại vật liệu và tính ra số tồn của từng loại thành phẩm., số tồn cuối tháng này là số tồn đầu tháng sau; + Cuối tháng kế toán vật liệu lập kế hoạch đối chiếu với thủ kho về mặt số lượng, đồng thời đối chiếu với kế toán tổng hợp về mặt giá trị. Sơ đồ 2: hạch toán chi tiết thành phẩm theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê nhập Phiếu nhập kho Thẻ kho Kế toán tổng hợp Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê xuất Phiếu xuất kho Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu * Phưong pháp sổ số dư - Tại kho: Giống như phương pháp thẻ song song nhưng cuối tháng trên cơ sở số liệu của thẻ kho thủ kho vào sổ số dư cho từng loại thành phẩm về hiện vật. Sau khi lập xong sổ số dư chuyển sổ này cho kế toán thành phẩm - Tại phòng kế toán: + Hàng ngày hoặc định kỳ kế toán nhận chứng từ do thủ kho chuyển đến ghi đơn giá tính thành tiền; + Phân loại chứng từ theo định kỳ 5 ngày, 10 ngày, 15 ngày một lần kế toán tổng hợp số liệu về giá trị ghi vào bảng kê luỹ kế nhập – xuất – tồn. Cuối tháng tính ra số tồn về giá trị trên bảng luỹ kế; + Cuối tháng sau khi nhận được sổ số dư do thủ kho chuyển đến, kế toán ghi đơn giá tính thành tiền cho từng loại vật liệu trên sổ số dư sau đó đối chiếu số liệu giữa bảng kê luỹ kế nhập – xuất – tồn về giá trị cho từng loại thành phẩm. Sơ đồ 3: hạch toán chi tiết thành phẩm theo phương pháp sổ số dư Kế toán tổng hợp Bảng luỹ kế N-X-T Thẻ kho Sổ số dư Phiếu nhập kho Phiếu giao nhận chứng từ nhập Phiếu giao nhận chứng từ nhập Phiếu xuất kho Đối chiếu Ghi cuối tháng Ghi hàng ngày 2.2. Hạch toán chi tiết tiêu thụ thành phẩm Để hạch toán chi tiết tiêu thụ thành phẩm kế toán sử dụng sổ chi tiết bán hàng và sổ chi tiết giá vốn. Hàng ngày căn cứ vào hoá đơn bán hàng và các chứng từ liên quan kế toán ghi vào hai sổ này. Các sổ này được mở cho từng loại hàng bán tiêu thụ. 3. Hạch toán tổng hợp 3.1. Hạch toán tổng hợp thành phẩm 3.1.1. Hạch toán tổng hợp thành phẩm theo phương pháp kê khai thường xuyên Tài khoản sử dụng: TK 155. Kết cấu tài khoản này như sau Bên Nợ : Trị giá thực tế của thành phẩm nhập kho Bên Có : - Trị giá thực tế thành phẩm xuất kho; - Trị giá của thành phẩm thiếu hụt. Sơ đồ 4: hạch toán thành phẩm theo phương pháp kê khai thường xuyên TK 157,632 TK 155 TK 154 TK 412 TK 128,222 TK 138 Đánh giá giảm Góp vốn liên doanh bằng TP TP thiếu khi kiểm kê TP xuất bán, đổi,biếu tặng,trả lương cho CNV Đánh giá tăng Sản xuất( hoặc thuê ngoài gia công xong) nhập kho TK 412 TK3381 TK 157, 632 3.1.2. Hạch toán tổng hợp thành phẩm theo phương pháp kiểm kê định kỳ Tài khoản sử dụng: TK 632 : Giá vốn hàng bán.Tài khoản này có kết cấu như sau Bên Nợ : - Kết chuyển giá thực tế thành phẩm tồn đầu kỳ; - Giá thực tế thành phẩm nhập trong kỳ. Bên Có: - Kết chuyển giá thực tế thành phẩm tồn cuối kỳ và giá thực tế hàng gửi bán cuối kỳ; - Giá thực tế thành phẩm xuất tiêu thụ trong kỳ. TK 155: Thành phẩm. Tài khoản này chỉ phản ánh giá thực tế TP tồn kho Bên Nợ : Kết chuyển giá thực tế thành phẩm tồn kho cuối kỳ; Bên Có : Kết chuyển giá thực tế thành phẩm tồn kho đầu kỳ. Dư bên Nợ: Giá thực tế thành phẩm tồn kho cuối kỳ TK 157: Tương tự tài khoản 155 Kế toán không theo dõi việc xuất kho theo các chứng từ kế toán và không ghi chép theo các chứng từ xuất kho, đến cuối tháng sau khi kiểm kê lượng thành phẩm tồn kho kế toán mới xác định lượng thành phẩm xuất trong kỳ theo công thức. Trị giá thành phẩm xuất kho = Trị giá của TP tồn đầu kỳ + Trị giá thành phẩm nhập trong kỳ - Trị giá TP tồn cuối kỳ Sơ đồ 5: hạch toán tổng hợp thành phẩm theo phương pháp kiểm kê định kỳ TK 155,157 TK 632 TK 155,157 Giá trị thành phẩm đã tiêu thụ Kết chuyển trị giá thành phẩm tồn kho cuối kỳ Giá thành sản phẩm sản xuất xong nhập kho Kết chuyển trị giá TP tồn kho đầu kỳ TK 631 TK 911 3.2. Hạch toán tổng hợp tiêu thụ thành phẩm Tài khoản sử dụng ã Tài khoản 157 – Hàng gửi bán : Tài khoản này được sử dụng theo dõi giá trị sản phẩm hàng hoá tiêu thụ theo phương thức chuyển hàng hoặc giá trị sản phẩm, hàng hoá nhờ bán đại lý ký gửi hay giá trị lao vụ dịch vụ đã hoàn thành bàn giao cho người đặt hàng, người mua hàng chưa được chấp nhận thanh toán. Số hàng hoá này vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. Bên Nợ : Giá trị sản phẩm hàng hoá lao vụ dịch vụ gửi bán. Bên Có: - Giá trị sản phẩm hàng hoá lao vụ dịch vụ đã được khách hàng chấp nhận thanh toán; - Giá trị hàng gửi bán bị từ chối trả lại. Dư Nợ: Giá trị hàng gửi bán chưa được chấp nhận. ã Tài khoản 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: Tài khoản này dùng để phản ánh tổng số doanh thu bán hàng thực tế của doanh nghiệp trong kỳ và các khoản giảm trừ doanh thu. Bên Nợ : - Số thuế phải nộp ( thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu, thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp) tính trên doanh số bán trong kỳ; - Giảm giá hàng bán và doanh thu của hàng bán bị trả lại; - Kết chuyển doanh thu thuần vào tài khoản xác định kết quả kinh doanh. Bên Có : - Doanh thu bán sản phẩm hàng hoá và cung cấp lao vụ dịch vụ của doanh nghiệp thực hiện trong kỳ hạch toán. ã Tài khoản 512- Doanh thu nội bộ: Tài khoản này dùng để phản ánh của số sản phẩm hàng hoá dịch vụ lao vụ tiêu thụ trong nội bộ. Bên Nợ:- Trị giá hàng bán trả lại( theo giá tiêu thụ nội bộ), khoản giảm giá hàng bán đã chấp nhận trên khối lượng sản phẩm hàng hoá, dịch vụ tiêu thụ nội bộ trong kỳ, số thuế tiêu thụ đặc biệt của số hàng hoá tiêu thụ nội bộ; - Kết chuyển doanh thu tiêu thụ nội bộ thuần vào tài khoản xác định kết quả. Bên Có: Tổng số doanh thu nội bộ của đơn vị thực hiện trong kỳ. ã Tài khoản 531- Hàng bán bị trả lại: Theo dõi doanh thu của số hàng hoá thành phẩm lao vụ dịch vụ đã tiêu thụ nhưng bị khách hàng trả lại do các nguyên nhân: Vi phạm cam kết, vi phạm hợp đồng kinh tế, hàng bị mất kém phẩm chất, không đúng chủng loại quy cách. Bên Nợ: Doanh thu của số hàng đã tiêu thụ bị trả lại. Bên Có: Giá trị sản phẩm hàng hoá lao vụ dịch vụ đã tiêu thụ bị trả lại trừ vào doanh thu trong kỳ. ã Tài khoản 532- Giảm giá hàng bán. Theo dõi các khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng trên giá bán đã thoả thuận vì các lý do chủ quan của doanh nghiệp. Bên Nợ: Các khoản giảm giá hàng bán được chấp thuận. Bên Có : Kết chuyển toàn bộ số giảm giá hàng bán trừ vào doanh thu. * Tài khoản 521- Chiết khấu thương mại.Tài khoản này phản ánh các khoản giảm giá niêm yết dành cho khách hàng khi khách hàng mua hàng với số lượng lớn Bên Nợ : Các khoản chiết khấu thương mại cho khách hàng; Bên Có: Kết chuyển chiết khấu thương mạị ghi giảm trừ doanh thu. ã Tài khoản 632- Giá vốn hàng bán Bên Nợ : - Trị giá vốn của thành phẩm, hàng hoá đã tiêu thụ; - Chi phí sản xuất chung cố định không tính vào giá thành; - Giá trị hao hụt mất mát hàng tồn kho( trừ phần bồi thường); - Chi phí nguyên vật liệu, nhân công vượt trên mức bình thường của chi phí đầu tư xây dựng TSCĐ tự chế không tính vào nguyên giá TSCĐ; - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Bên Có: - Giá gốc hàng bán bị trả lại; Hoàn nhập dự phòng hàng tồn kho; Kết chuyển giá vốn hàng bán. 3.2.1. Doanh nghiệp áp dụng kê khai thường xuyên và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ 3.2.1.1. Phương thức tiêu thụ trực tiếp - Khi xuất hàng bán, kế toán phản ánh giá vốn của hàng bán: Nợ TK 632: Giá vốn hàng xuất bán Có TK 155: xuất kho thành phẩm Có TK 154: xuất trực tiếp không qua kho Đồng thời phản ánh doanh thu: Nợ TK 111,112,131 Có TK 511: Doanh thu bán hàng Có TK 3331: Thuế GTGT của hàng bán. 3.2.1.2. Phương thức hàng gửi bán - Khi xuất hàng cho khách hàng nhưng khách hàng chưa chấp nhận trả tiền: Nợ TK 157 Có TK 154,155 - Khi được khách hàng chấp nhận, phản ánh trị giá vốn của hàng được chấp nhận: Nợ TK 632 Có TK 157 - Đồng thời phản ánh doanh thu hàng bán: Nợ TK 111,112,131 Có TK 511 Có TK 3331 Sơ đồ 6:Hạch toán tiêu thụ sản phẩm theo phương thức tiêu thụ trực tiếp và phương thức chuyển hàng theo hợp đồng TK511 TK 911 TK 632 TK 154,155 TK111,112,131 TK 333 Kết chuyển giá trị vốn của hàng tiêu thụ Trị giá thực tế hàng đã tiêu thụ Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu phải nộp TK 532,531,521 TK 157 Doanh thu bán hàng K/c giảm giá, doanh thu hàng bị trả lại, chiết khấu TM Trị giá vốn gửi bán đã tiêu thụ Trị giá vốn hàng gửi bán Kết chuyển doanh thu thuần TK 333111 Thuế GTGT đầu ra phải nộp 3.2.1.3. Phương thức trả góp - Khi bán hàng trả chậm, trả góp, kế toán xác định số tiền thu lần đầu, số nợ trả góp, doanh thu bán hàng và lãi trả góp trả chậm: Nợ TK 111,112: Số tiền thanh toán lần đầu Nợ TK 131: Số tiền trả góp Có TK 511: Doanh thu bán hàng Có TK 3331 Có TK 3337: Số lãi trả chậm, trả góp - Đồng thời phản ánh giá vốn hàng bán: Nợ TK 632 CóTK 155,154 - Tính lãi trả chậm trả góp được hạch toán doanh thu hoạt động tài chính trong kỳ Nợ TK 3387: Doanh thu chưa thực hiện Có TK 515: Doanh thu hoạt động tài chính Định kỳ thu tiền trả góp Nợ TK 111,112 Có TK 131 Sơ đồ 7: hạch toán bán trả góp TK911 TK 111,112,131… TK511 TK 154,155,156 Doanh thu tính theo thời điểm giao hàng Kết chuyển danh thu thuần TK 632 Số tiền thu về bán hàng trả góp lần đầu Tổng số tiền còn lại phải thu ở người mua Kết chuyển trị giá của hàng bán Trị giá vốn hàng bán TK 3331 Thuế GTGT TK 515 TK 3387 Lãi trả chậm được hạch toán trong kỳ Lãi suất trả chậm 3.2.1.4. Phương thức bán hàng qua đại lý Xét trường hợp bán đúng giá hưởng hoa hồng ã Tại đơn vị giao đại lý - Khi giao hàng cho đại lý: Nợ TK 157 Có TK 155,154 - Khi đại lý thanh toán cho doanh nghiệp doanh thu của số hàng giao đại lý, kế toán phản ánh : + Doanh thu : Nợ TK 111.112 Có TK 511 Có TK 3331 + Giá vốn: Nợ TK 632 Có TK 157 + Hoa hồng cho đại lý Nợ TK 642 Nợ TK 133 Có TK 111,112 ã Tại đơn vị nhận đại lý - Khi nhận hàng từ đơn vị giao đại lý Ghi đơn Nợ TK 003 - Khi bán được hàng, Kế toán ghi đơn Có TK003 - Đồng thời phản ánh số tiền bán được hàng: Nợ TK 111,112 Có TK331 - Xác định hoa hồng được hưởng: Nợ TK 111,112,331 Có TK 511 Có TK 3331 - Khi trả tiền hàng cho đơn vị giao đại lý Nợ TK 331 Có TK 111,112 3.2.1.5. Phương thức hàng đổi hàng - Khi xuất hàng đi đổi, kế toán xác định giá vốn của số hàng đó: Nợ TK 632 Có TK 155,154 - Đồng thời phản ánh doanh thu bán hàng do đổi hàng Nợ TK 131 Có TK 511 Có TK 3331 - Khi nhận hàng đổi hàng về nhập kho: Nợ TK152,153,211 Nợ TK 133 Có TK 131 3.2.1.6. Một số phương thức được coi là tiêu thụ khác - Khi xuất kho TP trả lương trả thưởng cho công nhân viên, biếu tặng kế toán phản ánh giá vốn Nợ TK 632 Có TK 154,155 - Đồng thời phản ánh doanh thu, tuỳ từng trường hợp + Khi trả lương cho công nhân viên Nợ TK 334 CóTK512 CóTK 3331 +Nếu biếu tặng công nhân viên chức, khách hàng được bù đắp bằng quỹ phúc lợi xã hội Nợ TK 431 Có TK 512 Có TK 3331 + Nếu dùng biếu tặng, phục vụ sản xuất kinh doanh như khuyến mại quảng cáo, hội nghị khách hàng Nợ TK 641,642… Có TK 512 3.2.2. Doanh nghiệp áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ - Đầu kỳ, kết chuyển giá trị thành phẩm tồn kho Nợ TK 632 Có TK 155,157 - Cuối kỳ tiến hành xác định trị giá thành phẩm đã hoàn thành trong kỳ Nợ TK 632 Có TK 631 - Giá trị thành phẩm tồn kho cuối kỳ, giá trị sản phẩm lao vụ, dịch vụ đã xuất bán nhưng chưa được xác định là tiêu thụ được phản ánh như sau Nợ TK 155,157 Có TK 632 - Các bút toán phản ánh doanh thu tương tự như phương pháp kê khai thường xuyên. Sơ đồ 8: hạch toán tiêu thụ theo phương pháp kiểm kê định kỳ TK 155,157 Kết chuyển trị giá hàng tồn đầu kỳ và hàng gửi bán chưa được chấp nhận TK 632 Kết chuyển trị giá hàng tồn cuối kỳ và hàng gửi bán chưa được chấp nhận Kết chuyển giá vốn hàng bán trong kỳ TK 631 Nhập kho thành phẩm sản xuất trong kỳ TK 911 TK 532,531 Kết chuyển giảm giá doanh thu hàng bán bị trả lại TK 511 TK 111,112… Doanh thu bán hàng TK 3331 VAT Kết chuyển doanh thu thuần 3.2.3. Trường hợp doanh nghiệp áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp trực ._.tiếp Việc hạch toán giá vốn hàng bán cũng tương tự như doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.Sự khác biệt là doanh thu bán hàng bao gồm cả thuế GTGT phải nộp. Số thuế GTGT đầu ra phải nộp được ghi giảm doanh thu: Nợ TK 511 Có TK 3331 3.3. Hạch toán chiết khấu thanh toán và giảm trừ doanh thu 3.3.1. Chiết khấu thanh toán Khoản chiết khấu thanh toán là số tiền giảm trừ cho người mua do việc người mua đã thanh toán số tiền mua hàng trước thời hạn thanh toán đã thoả thuận(ghi trên hợp đồng mua bán hoặc các cam kết thanh toán việc mua hàng).Khoản chiết khấu thanh toán này được xem như là chi phí tài chính Nợ TK 635 Có TK 111,112 3.3.2. Chiết khấu thương mại - Khi thực hiện chính sách chiết khấu thương mại cho khách hàng Nợ TK 521: Chiết khấu thương mại Nợ TK 3331: Số thuế GTGT tương ứng Có TK 111,112,131 - Cuối kỳ tiến hành ghi giảm trừ doanh thu Nợ TK 511 Có TK 521 3.3.3.Hạch toán hàng bán bị trả lại - Khi hàng bán bị trả lại, kế toán xác định giá vốn của số hàng này Nợ TK 155: Nhập kho thành phẩm Nợ TK 157: Gửi tại kho người mua Nợ TK 138( 1381) : Giá trị chờ xử lý Có TK 632 - Thanh toán với người mua số tiền hàng bán bị trả lại Nợ TK 531 Nợ TK 3331 Có TK 111,112,131,3388 - Cuối kỳ kết chuyển doanh thu hàng bán bị trả lại Nợ TK 511 Có TK 531 3.3.4. Hạch toán giảm giá hàng bán - Khi chấp nhận giảm giá hàng bán cho khách hàng Nợ TK 532 Nợ TK 3331 Có TK 111,112,131 - Cuối kỳ kết chuyển giảm trừ doanh thu Nợ TK 511 Có TK 532 3.3.5. Hạch toán thuế xuất khẩu và thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp 3.3.5.1. Hạch toán thuế xuất khẩu Doanh nghiệp dùng TK 3333- Thuế xuất khẩu - Xác định số thuế xuất khẩu phải nộp Nợ TK 511 Có TK 3333 3.3.5.2. Hạch toán thuế tiêu thụ đặc biệt Tài khoản sử dụng: TK 3332- Thuế TTĐB - Xác định số thuế TTĐB phải nộp Nợ TK 511 Có TK 3332 3.3.5.3. Hạch toán thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp TàI khoản sử dụng: TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp Xác định số thuế GTGT phải nộp Nợ TK 511 Có TK 3331 3.4. Hạch toán các khoản dự phòng 3.4.1. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Tài khoản sử dụng: TK 159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Tài khoản này có kết cấu như sau: Bên Nợ: Hoàn nhập dự phòng giảm giá; Bên Có: Trích lập dự phòng giảm giá; Dư Có: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện còn Phương pháp kế toán: Cuối niên độ kế toán, so sánh số dự phòng năm cũ còn lại với số dự phòng cần lập cho niên độ mới, nếu số dự phòng còn lại lớn hơn số dự phòng cần lập, kế toán tiến hành hoàn nhập dự phòng: Nợ TK 159: Số chênh lệch Có TK 632 Ngược lại, số dự phòng còn lại nhỏ hơn số dự phòng cần lập cho niên độ mới, kế toán tiến hành trích lập số chênh lệch lớn hơn: Nợ TK 632 Có TK 159 Trong niên độ tiếp theo, những thành phẩm đã lập dự phòng giảm giá đã bán thì kế toán phải hoàn nhập số dự phòng giảm giá đã lập. 3.4.2. Dự phòng phải thu khó đòi Để dự phòng những tổn thất về các khoản phải thu khó đòi có thể xảy ra, đảm bảo phù hợp giữa doanh thu và chi phí trong kỳ, cuối mỗi niên độ, kế toán phải dự tính số nợ có khả năng khó đòi để lập dự phòng. Các khoản nợ phải thu khó đòi phải có tên, địa chỉ, nội dung từng khoản nợ, số tiền phải thu của từng con nợ trong đó ghi rõ số nợ phải thu khó đòi. Đồng thời doanh nghiệp phải có chứng từ gốc hoặc xác nhận của con nợ về số tiền con nợ chưa trả( hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ…). Nợ phải thu khó đòi là khoản nợ đã quá hai năm kể từ ngày đến hạn thu nợ, doanh nghiệp đã đòi nhiều lần nhưng vẫn không thu đuợc. Trường hợp đặc biệt tuy chưa đến hai năm nhưng con nợ đang trong thời gian xem xét giải thể, phá sản hoặc có dấu hiệu khác như bỏ trốn, đanh bị giam giữ, xét hỏi… thì cũng được xem là nợ khó đòi. Mức dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi tối đa không vượt quá 20% tổng số dư nợ phải thu của doanh nghiệp tại thời điểm cuối năm và đảm bảo cho doanh nghiệp không bị lỗ. Các khoản nợ khó đòi được xử lý xoá sổ khi có các bằng chứng sau: + Đối với con nợ là pháp nhân: Phải có quyết định của Toà án cho xử lý phá sản hay quyết định của cấp có thẩm quyền về giải thể doanh nghiệp hoặc các quyết định khác của cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật; + Đối với con nợ là thể nhân: Con nợ đang tồn tại nhưng có đủ bằng chứng chứng minh không có khả năng trả nợ hoặc có lệnh truy nã hay xác nhận của cơ quan pháp luật đối với con nợ đã bỏ trốn hoặc đang thi hành án, con nợ đã chết, không có khả năng trả nợ( kèm theo xác nhận của chính quyền địa phương) Việc xác định mức dự phòng phải thu khó đòi có thể dùng một trong hai phương pháp sau: + Phương pháp ước tính trên doanh thu bán chịu( phương pháp kinh nghiệm) Số dự phòng phải thu cần lập = Tổng số doanh thu bán chịu x Tỷ lệ phải thu khó đòi ước tính + Phương pháp ước tính với khách hàng đáng ngờ( dựa vào thời gian quá hạn thực tế) Số dự phòng cần lập của khách hàng đáng ngờ i = Số nợ phải thu của khách hàng đáng ngờ i x Tỷ lệ ước tính không thu được ở khách hàng đáng ngờ i Tài khoản sử dụng TK 139 – Dự phòng phải thu khó đòi Bên Nợ: Số dự phòng phải thu khó đòi đã lập, đã sử dụng hay không sử dụng đến được hoàn nhập; Bên Có: Trích lập dự phòng phải thu khó đòi Dư Có: Số dự phòng phải thu khó đòi hiện có Phương pháp hạch toán Cuối niên độ kế toán, so sánh số dự phòng năm cũ còn lại với số dự phòng cần lập cho niên độ mới, nếu số dự phòng còn lại lớn hơn số dự phòng cần lập: Nợ TK 139 Có TK 642( 6426) Ngược lại, kế toán trích lập thêm: Nợ TK 642(6426) Có TK 139 Trong niên độ kế toán tiếp theo, khi xoá sổ các khoản nợ phải thu khó đòi Nợ TK 139: Số đã trích lập dự phòng Nợ TK 642: Số chưa trích lập Có TK 131 Đồng thời ghi đơn Nợ TK 004: Nợ khó đòi đã xử lý - Khoản phải thu khó đòi đã xoá sổ nay đòi được Nợ TK 111, 112 Có TK 711 Đồng thời ghi đơn Có TK 004 3.5. Hạch toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và xác định kết quả tiêu thụ 3.5.1. Hạch toán chi phí bán hàng Chi phí bán hàng là chi phí liên quan đến giai đoạn tiêu thụ thành phẩm bao gồm: chi phí nhân viên bán hàng; chi phí vật liệu dùng cho bán hàng; chi phí dụng cụ bao bì luân chuyển; chi phí khấu hao TSCCĐ dùng cho bán hàng; chi phí bảo hành; chi phí mua ngoài như điện , nước… Tài khoản sử dụng: TK 641- Chi phí bán hàng. Tài khoản này có kết cấu như sau: Bên Nợ: Tập hợp chi phí bán hàng; Bên Có : - Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng; - Kết chuyển chi phí bán hàng Nội dung hạch toán một số nghiệp vụ - Tiền lương phải trả cho nhân viên bán hàng Nợ TK 641( 6411) Có TK 334 - Các khoản trích theo lương Nợ TK 641(6411) Có TK 3388 - Xuất vật liệu như bao gói, vận chuyển Nợ TK 641(6412) Có Tk 152: Doanh nghiệp sử dụng kê khai thường xuyên Có TK 611: Doanh nghiệp áp dụng kiểm kê định kỳ - Các chi phí về dụng cụ đồ dùng như cân , máy tính cầm tay Nợ TK 641(6413) Có TK 153 Có TK 1421: phân bổ nhiều lần - Trích khấu hao của bộ phận bán hàng như nhà cửa, kho tàng… Nợ TK 641(6414) Có TK 214 Đồng thời ghi đơn bên Nợ TK 009 - Chi phí bảo hành sản phẩm Doanh nghiệp không có bộ phận bảo hành riêng + Khi trích trước chi phí bảo hành Nợ TK 641( 6415) Có TK 335: Chi phí phải trả + Khi hết thời hạn bảo hành Nợ TK 335 Có TK 641( 6415) + Nếu số trích truớc lớn hơn số thực tế phát sinh Nợ TK 335 Có TK 641( 6415) Nếu trích thiếu thì số trích thiếu này sẽ được hạch toán vào chi phí + Nếu doanh nghiệp không trích trước chi phí bảo hành thì toàn bộ chi phí bảo hành được tập hợp vào TK 154 sau đó kết chuyển vào TK 6415 Nợ TK 641(6415) Có TK 154 + Nếu sản phẩm bảo hành không thể sửa chữa được Nợ TK 641(6415) Có TK 155 - Chi phí điện nước mua ngoài Nợ TK 641( 6417) Nợ TK 133 Có TK 111,112,331 - Khi trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ vào chi phí bán hàng Nợ TK 641(6418) Có TK 335 - Khi chi phí sửa chữa thực tế phát sinh Nợ TK 335 Có TK 331,111 Có TK 241(2413) - Khi phát sinh các khoản ghi giảm chi phí bán hàng Nợ TK 111,112,335 Có TK 641 Chú ý: Nếu doanh nghiệp có kỳ kinh doanh dài hoặc kỳ kinh doanh không tương ứng với chi phí bán hàng thì chi phí bán hàng có thể kết chuyển sang TK 1422 Nợ TK 142(1422) Có TK 641 ở kỳ hạch tóan sau khi có sản phẩm tiêu thụ Nợ TK 911 Có TK 142(1422) Sơ đồ 9: hạch toán tổng hợp chi phí bán hàng TK111,112,138,335… TK 331,338 TK641 Giá trị thu hồi ghi giảm chi phí Chi phí lương và các khoản trích theo lương của nhân viên bán hàng TK911 TK152,153 Chi phí vật liệu dụng cụ Kết chuyển chi phí bán hàng TK1422 TK214 Khấu hao TSCĐ Kết chuyển Chờ kết chuyển TK 331,111,112 Chi phí khác TK133 TK142, 242, 335 Chi phí trích trước, chi phí phân bổ dần TK 512 Thành phẩm, hàng hoá, dịch vụ tiêu dùng nội bộ TK 33311 3.4.2.Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí quản lý doanh nghiệp là chi phí có liên quan chung đến toàn bộ hoạt động của toàn doanh nghiệp mà không tách riêng ra được bao gồm: lương nhân viên; vật liệu; CCDC; khấu hao TSCĐ; thuế lệ phí( Thuế môn bài…); chi phí dự phòng phải thu khó đòi… Tài khoản sư dụng: TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp. Kết cấu tài khoản này tương tự tài khoản 641 - Khi có chi phí phát sinh trong kỳ tập hợp vào TK 642 Nợ TK 642 Nợ TK 133 Có TK 334: Lương nhân viên Có TK 338: Trích lương Có TK 152( 611), 1421: Xuất vật liệu dùng cho quản lý Có TK 153,1421: Xuất CCDC cho quản lý Có TK 214: Trích KHTSCĐ Có TK 139: Trích lập dự phòng phải thu khó đòi Có TK 333(33311,3335,3337,3339): khoản thuế môn bài, thuế nhà đất, Có TK 111,112,331 - Khi phát sinh các khoản ghi giảm chi phí quản lý Nợ TK 111,112 Có TK 642 Sơ đồ 10: Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp TK111,112,138,… TK642 TK 331,338 Giá trị thu hồi ghi giảm chi phí Chi phí lương và các khoản trích theo lương của nhân viên quản lý TK911 TK152,153 Chi phí vật liệu dụng cụ Kết chuyển chi phí quản lý TK214 TK1422 Khấu hao TSCĐ Kết chuyển Chờ kết chuyển TK 331,111,112 Chi phí khác TK133 TK333, 111,112 Thuế phí lệ phí TK 139 Chi phí dự phòng TK 335, 142,242 Chi phí phân bổ dần, chi phí trích trước TK 336 Chi phí quản lý cấp dưới phải nộp cấp trên TK 333 Thuế môn bài, thuế đất, phí, lệ phí 3.4.3. Xác định kết quả tiêu thụ Tài khoản sử dụng: TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh. Kết cấu tài khoản này như sau: Bên Nợ : - Trị giá vốn của sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ đã tiêu thụ; - Chi phí hoạt động tài chính, hoạt động khác; - Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp; - Số lợi nhuận trước thuế về hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ. Bên Có : - Doanh thu thuần về số sản phẩm hàng hàng hoá, lao vụ dịch vụ tiêu thụ trong kỳ; - Thu nhập hoạt động tài chính và các khoản thu khác; - Thực lỗ về hoạt động kinh doanh trong kỳ. Trình tự hạch toán như sau: - Kết chuyển doanh thu thuần: Nợ TK 511,512 Có TK 911 - Kết chuyển trị giá vốn : Nợ TK 911 Có TK 632 - Kết chuyển chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 911 Có TK 641 Có TK 642 - Tính và xác định lãi lỗ trong kỳ + Nếu lãi: Nợ TK 911 Có TK 421- Lợi nhuận chưa phân phối + Nếu lỗ: Nợ TK 421 Có TK 911 Sơ đồ 11: hạch toán xác định kết quả tiêu thụ sản phẩm TK 632 Kết chuyển giá vốn TK 911 Kết chuyển doanh thu thuần về tiêu thụ sản phẩm hàng hoá TK 511, 512 TK 641, 642 Kết chuyển chi phí bán hàng TK 142 Kết chuyển chi phí chờ kết chuyển TK 421 Kết chuyển lỗ Kết chuyển lãi 4. Chuẩn mực kế toán quốc tế và phương pháp hạch toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ ở một số nước trên thế giới 4.1. So sánh chuẩn mực về hàng tồn kho và doanh thu giữa Quốc tế và Việt Nam 4.1.1. Chuẩn mực hàng tồn kho Nội dung của chuẩn mực kế toán Quốc tế về hàng tồn kho( Chuẩn mực số 02) tương đối giống với chuẩn mực hàng tồn kho của Việt Nam ( Số 02). Tuy nhiên, vẫn có sự khác biệt trong cách định giá hàng tồn kho: Ngoài việc định giá hàng tồn kho theo giá thực tế, trong chuẩn mực kế toán quốc tế còn cho phép định giá hàng tồn kho theo: - Chi phí chuẩn: + Tính theo mức chi phí thông thường của nguyên vật liệu, nhân công và công suất + Xem xét lại thường xuyên để đảm bảo xấp xỉ chi phí thực tế - Phương pháp bán lẻ + áp dụng khi sử dụng phương pháp thực tế là không thực tế; + Giảm giá trị doanh thu bằng mức lợi nhuận gộp để tính chi phí; + Phần trăm trung bình được sử dụng cho từng nhóm khoản mục tương đồng; + Tính đến giá bị giảm đáng kể 4.1.2. Chuẩn mực về doanh thu Nội dung chuẩn mực kế toán quốc tế số 18 về doanh thu phù hợp với nội dung của chuẩn mực kế toán Việt Nam(Số 14) về điều kiện xác định doanh thu, nhận biết giao dịch tạo ra doanh thu… 4.2. So sánh phương pháp hạch toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm giữa kế toán Pháp và kế toán Việt Nam 4.2.1. Hạch toán thành phẩm 4.2.1.1. Tính giá thành phẩm Nội dung tính giá nhập kho thành phẩm tại Pháp cũng căn cứ vào chi phí thực tế phát sinh như ở Việt Nam. Tuy nhiên, để tính giá thành phẩm xuất kho kế toán Pháp chỉ sử dụng các phương pháp sau đây - Tính giá bình quân cả kỳ dự trữ; - Tính giá bình quân sau mỗi lần nhập; - Phương pháp nhập trước xuất trước. 4.2.1.2. Phương pháp hạch toán thành phẩm - Phương pháp kiểm kê định kỳ được sử dụng rộng rãi, còn phương pháp kê khai thường xuyên chỉ phục vụ cho kế toán phân tích nhằm tính giá thành của thành phẩm… - Xét với phương pháp kiểm kê định kỳ: Với phương pháp này, các TK cơ bản như TK 33” Sản phẩm dở dang”; TK 34” Dịch vụ dở dang”; TK 35 “ Tồn kho sản phẩm” chỉ được sử dụng theo dõi số tiền đầu năm và số tiền cuối năm. Số chênh lệch giữa tồn đầu năm và tồn cuối năm được thể hiện ở TK 713” Chênh lệch tồn kho”. Tài khoản này được xếp vào thu nhập như một tài khoản điều chỉnh thu nhập cuối niên độ: + Kết chuyển đầu năm: Nợ TK 713 Có TK 33,34,35 + Kết chuyển cuối năm Nợ TK 33,34,35 Có TK 713 Như vậy đã có sự khác biệt, ở Việt Nam TK 632 vừa theo dõi giá trị thành phẩm nhập kho trong kỳ vừa theo dõi chênh lệch tồn kho thành phẩm đầu kỳ và cuối kỳ để cuối kỳ kết chuyển giá vốn xác định kết quả. Tại Pháp, trong kỳ đã tập hợp mọi chi phí vào tài khoản chi phí cho nên nếu cuối kỳ tồn kho nhiều hơn so với đầu kỳ thì lại được xem như một khoản thu nhập và ngược lại. 4.2.2. Hạch toán doanh thu và các khoản giảm trừ doanh thu Các nghiệp vụ ghi nhận doanh thu, giảm trừ doanh thu là giống với Việt Nam. Ngoài ra, có hai điểm khác biệt sau đây - Chiết khấu thương mại không hạch toán vào tài khoản nào do ghi nhận doanh thu chỉ là khoản đã giảm trừ chiết khấu chấp thuận cho người mua ngay trên hoá đơn bán hàng; - Chiết khấu thanh toán không bao gồm khoản thuế GTGT + Nếu chiết khấu được lập ngay trên hoá đơn bán hàng Nợ TK 512,531,411: Số tiền bán hàng Nợ TK 665: chiết khấu đã chấp thuận Có TK 701-708 Có TK 4457: TVA thu hộ Nhà nước + Chiết khấu chấp nhận cho khách hàng ngay sau khi lập hoá đơn bán hàng Nợ TK 665 Nợ TK 4457 Có TK 512,531,411 4.2.3. Hạch toán dự phòng phải thu khó đòi Số nợ phải thu khó đòi dùng trích lập dự phòng không bao gồm khoản thuế Số dự phòng giảm giá khách hàng = Số nợ ngoài thuế của khách hàng nghi ngờ x Số % khả năng mất 4.3. So sánh phương pháp hạch toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm của kế toán Mỹ 4.3.1. Hạch toán thành phẩm Nội dung hạch toán thành phẩm của kế toan Mỹ cũng sử dụng hai phương pháp là kiểm kê định kỳ và kê khai thường xuyên và nội dung hach toán các nghiệp vụ nhập xuất tương đối giống Việt Nam. Tuy nhiên, có sự khác biệt lớn nhất trong việc tính giá xuất thành phẩm mà kế toán Việt Nam cũng như kế toán Pháp không có đó là việc sử dụng thêm các phương pháp sau ngoài phương pháp giá thực tế - Tính giá thành phẩm theo mức giá thấp hơn mức giá thị trường + Phương pháp đánh giá thành phẩm theo từng mặt hàng; + Phương pháp đánh giá thành phẩm theo nhóm hàng chủ yếu; + Phương pháp đánh giá thành phẩm theo ước tính Ước tính theo giá bán lẻ; Ước tính theo lãi gộp 4.3.2. Hạch toán tiêu thụ thành phẩm và các khoản giảm trừ doanh thu 4.3.2.1. Hạch toán doanh thu Tuỳ thuộc vào các hình thức tiêu thụ khác nhau mà nội dung hạch toán các nghiệp vụ khác nhau. Tại Mỹ có các phương thức tiêu thụ sau - Tiêu thụ trực tiếp + Bán hàng thu tiền ngay; + Bán hàng trả chậm - Hợp đồng sẽ mua lại hàng: tương tự hình thức vay vốn với tài sản thế chấp chính là số hàng đem bán; - Tiêu thụ với quyền được trả lại hàng; - Bán hàng uỷ thác. Các bút toán phản ánh doanh thu là giống với Việt Nam nhưng do có thêm các phương thức tiêu thụ và thanh toán nên có vài điểm khác biệt sau: - Với phương thức tiêu thụ hợp đồng mua lại hàng + Khi bán hàng Nợ TK “Tiền” Có TK “ Nợ phải trả” + Khi mua lại hàng Nợ TK “ Nợ phải trả” Nợ TK “ Chi phí lãi vay” Nợ TK “ Chi phí lưu kho” Có TK “ Tiền” - Với phương thức tiêu thụ với quyền trả lại hàng + Nếu ghi nhận doanh thu tại thời điểm giao hàng theo tổng giá bán của cả lô hàng thì khi có hàng bán trả lại kế toán phản ánh nghiệp vụ hàng bán bị trả lại; + Nếu ghi nhận doanh thu tại thời điểm giao hàng sau khi trừ đi doanh thu hàng bán trả lại ước tính Phản ánh doanh thu toàn bộ lô hàng Nợ TK “ Tiền mặt” Nợ TK “ Phải thu của khách hàng” Có TK “ Doanh thu bán hàng” Sau đó phản ánh doanh thu hàng bán trả lại ước tính Nợ TK “ Doanh thu hàng bán bị trả lại ước tính” Có TK “ Dự phòng doanh thu hàng bán bị trả lại” Khi quyền trả lại hàng mua hết hiệu lực, kế toán tiến hành điều chỉnh số hàng thực tế bị trả lại +Nếu ghi nhận doanh thu khi quyền trả lại hàng mua hết hiệu lực: Căn cứ vào số hàng bán được thực tế để ghi sổ 4.3.3.2. Hạch toán giảm trừ doanh thu - Các nghiệp vụ như giảm giá hàng bán hay hàng bán bị trả lại hạch toán giống với Việt Nam, riêng khoản chiết khấu thương mại không được ghi lại trên sổ kế toán vì số chiết khấu này đã được phản ánh trong giá bán thực tế của doanh nghiệp - Riêng với chiết khấu thanh toán có hai cách ghi nhận Cách 1: Phản ánh cả doanh thu bán hàng và khoản phải thu ở người mua theo giá hoá đơn. Cách này hạch toán tương tự như Việt Nam Cách 2: Phản ánh doanh thu bán hàng theo giá trị thuần sau khi trừ đi chiết khấu thanh toán - Khi bán hàng Nợ TK “ Phải thu người mua” : Giá trị thuần( Đã trừ CKTT) Có TK “ Doanh thu bán hàng” - Khi thanh toán trong thời hạn hưởng chiết khấu Nợ TK “ Tiền mặt” : Giá trị thuần Có TK “ Phải thu của khách hàng” - Khi thanh toán sau thời hạn hưởng chiết khấu Nợ TK “ Tiền mặt “ Có TK “ Doanh thu chiết khấu thanh toán” Có TK “ Phải thu của khách hàng” Qua việc nghiên cứu đặc điểm kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm ở Mỹ và Pháp ta thấy kế toán Việt nam có nhiều điểm tương đồng với kế toán Quốc tế. Tuy nhiên, vẫn có một số điểm khác biệt do điều kiện khác nhau giữa Việt Nam và các nước .Hệ thống chuẩn mực Việt Nam đang dần được hoàn thiện để phù hợp với thông lệ Quốc tế. 4.4. Một số điểm cần quan tâm giữa chuẩn mực kế toán và cơ chế tài chính cũng như hạn chế trong hạch toán 4.4.1. Chuẩn mực kế toán và cơ chế tài chính Theo chuẩn mục kế toán số 14 về doanh thu đã nêu ra 5 điều kiện để xác định doanh thu như đã nêu ở trên. Tuy nhiên, trong Nghị định số 164/2003/NĐ-CP ngày 22/12/2003 của chính phủ quy định chi tiết thi hành luật thuế TNDN có đoạn viết: “ Thời điểm xác định doanh thu để tính thu nhập chịu thuế được xác định như sau: - Đối với hàng hoá là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hàng hoá hoặc xuất hoá đơn bán hàng” Như vậy, ở đây có sự mâu thuẫn giữa cơ chế tài chính và chuẩn mực kế toán: Có những trường hợp đã ghi hoá đơn nhưng vẫn chưa được xác định là doanh thu thì chưa có doanh thu. 4.4.2. Hạn chế trong hạch toán doanh thu trả chậm trả góp Khi phản ánh doanh thu trả góp Nợ TK 111,112 Nợ TK 131: Số trả chậm trả góp Có TK 511: Doanh thu bán hàng Có TK 3331 Có TK 3387: Doanh thu chưa thực hiện Nghiệp vụ này đã ép doanh thu vào một tháng nhưng lãi lại cho vào nhiều tháng. 5. Các hình thức sổ kế toán Có bốn hình thức ghi sổ : Nhật ký chung; Nhật ký sổ cái; Chứng từ ghi sổ và Nhật ký chứng từ. Trình tự ghi chép được khái quát qua các sơ đồ sau 5.1. Đối với doanh nghiệp áp dụng sổ theo hình thức “Nhật ký chung”. Sơ đồ 12: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung Sổ nhật ký chung Sổ thẻ kế toán chi tiết tài khoản 155,157...911 NK đặc biệt( NK bán hàng, NK thu tiền) Sổ cái tài khoản 155,157...911 Bảng tổng hợp chi tiết tài khoản 511,632... Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Phiếu nhập kho, xuất kho, hoá đơn bán hàng, phiếu thu… Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Đối chiếu kiểm tra 5.2. Đối với doanh nghiệp áp dụng sổ theo hình thức “Nhật ký – sổ cái”: sơ đồ 13: theo hình thức nhật ký sổ cái Phiếu nhập kho, xuất kho, HĐ bán hàng, phiếu thu… Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Ghi hàng ngày Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Nhật ký - Sổ cái tài khoản 155,157,632,511...911 Bảng tổng hợp chứng từ gỗc Bảng tổng hợp chi tiết Sổ thẻ kế toán chi tiết tài khoản 155,157... 911 Sổ qũy Đối chiếu kiểm tra 5.3. Đối với doanh nghiệp áp dụng sổ theo hình thức “Chứng từ – ghi sổ”: sơ đồ 14: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái tài khoản 155,157...911 Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính và báo cáo NXT TP Bảng tổng hợp chứng từ gỗc Chứng từ gốc N- X TP, bán hàng, thanh toán Sổ thẻ kế toán chi tiết tài khoản 155,157...911 Sổ qũy Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Đối chiếu kiểm tra Ghi hàng ngày 5.4. Đối với doanh nghiệp áp dụng sổ theo hình thức “Nhật ký chứng từ”: sơ đồ 15: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ Chứng từ N- X, bán hàng, thanh toán Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Sổ cái tài khoản 155,157...911 Nhật ký chứng từ 8,10 Sổ thể kế toán chi tiết TK155.511.632.641,642… Bảng kê 8,9,10,5 Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Đối chiếu kiểm tra Phần II Thực trạng hạch toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm tại công ty Cơ khí Quang Trung 1. Giới thiệu về công ty 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty 1.1.1. Quá trình hình thành Công ty cơ khí Quang Trung (tiền thân là nhà máy cơ khí Quang Trung) được thành lập theo quyết định số 95/CNN ngày 27/04/1962 của Bộ Công Nghiệp Nhẹ dựa trên cơ sở sáp nhập hai đơn vị: xưởng cơ khí 3/2 và xưởng cơ khí Tây Đô với tổng số cán bộ công nhân viên là 578 người. Sau thời kỳ đổi mới (1986), nhà máy cơ khí Quang Trung cũng như các cơ sở kinh tế khác, đặc biệt là cơ sở kinh tế quốc doanh gặp nhiều khó khăn. Trước sự đổi mới từ cơ chế tập trung sang cơ chế thị trường, công ty đã chưa thích ứng với điều kiện mới và tình trạng thua lỗ trở thành vấn đề phổ biến và nan giải đối với kinh tế toàn đất nước. Đứng trước nguy cơ đó, Bộ Công Nghiệp Nhẹ đã ra quyết định số 739/CNN về việc sáp nhập nhà máy cơ khí Quang trung và trung tâm Đăng Kiểm của bộ Công Nghiệp Nhẹ và lấy tên mới là Công ty Cơ Nhiệt. Ngày 26/08/1997, công ty cơ Nhiệt đổi tên thành công ty cơ khí Quang Trung. Công ty cơ khí Quang Trung là doanh nghiệp Nhà nước hạch toán kinh tế độc lập trực thuộc Tổng công ty máy và thiết bị công nghiệp - Bộ Công Nghiệp Nhẹ (hiện nay là Bộ Công Nghiệp) được thành lập theo Nghị định 388/ HĐBT của Hội Đồng Bộ Trưởng và thông báo số 140/ TB ngày 04/05/1998 của văn phòng Chính Phủ. Tên đơn vị: Công ty cơ khí Quang Trung Tên giao dịch quốc tế: quang trung mechanical engineering company Điện thoại: 04-8641932 Fax: 04-8647255 Tài khoản: 7301005F Ngân hàng đầu tư và phát triển Thanh Trì - Hà Nội Trụ sở chính: Số 360 - Km 6 - đường Giải Phóng - Quận thanh Xuân - Hà Nội 1.1.2. Một số chỉ tiêu phản ánh tình hình phát triển của công ty Bảng 1: Kết quả của Công ty trong hai năm qua STT Các chỉ tiêu Đơn vị Năm 2002 Năm 2003 1 Doanh thu bán hàng Tr.đ 70.000 82.000 2 Khoản giảm trừ doanh thu Tr.đ 6.882,576 5.132,978 - Chiết khấu thương mại Tr.đ - Giảm giá hàng bán Tr.đ 1.900 2.800 - Hàng bán bị trả lại Tr.đ 4.982,576 3.332,978 3 Doanh thu thuần Tr.đ 63.117,424 75.867,002 4 Giá vốn hàng bán Tr.đ 56.000 63.140 5 Lãi gộp Tr.đ 7.114,424 12.727,002 6 Thu nhập hoạt động tài chính Tr.đ 49,035 7 Chi phí hoạt động tài chính Tr.đ 58,732 140.000 8 Chi phí bán hàng Tr.đ 5.982,47 6.592 9 Chi phí quản lý doanh nghiệp Tr.đ 3.450,476 3.000,3736 10 Lãi từ hoạt động kinh doanh Tr.đ 2.377,454 3.143,6719 11 Thu nhập khác Tr.đ 12 Chi phí khác Tr.đ 300,972 13 Lợi nhuận khác Tr.đ (300,972) 14 Tổng lợi nhuận trước thuế Tr.đ 2.377,454 2.842,7 15 Vốn cố định Tr.đ 4.996 5.000 16 Vốn lưu động Tr.đ 2.148 2.218 17 Các khoản nộp ngân sách Tr.đ 2.850 3.540 18 Số cán bộ CNV Người 236 276 19 Thu nhập bình quân Đ/người/th 1.100.000 1.200.000 20 Tỷ suất lợi nhuận/doanh thu % 3,396 3,466 * Nhận xét: - Vốn cố định tăng không đáng kể, tuy nhiên vốn lưu động năm 2003 đã tăng 70 triệu so với năm 2002. Như vậy, quy mô của doanh nghiệp đã được mở rộng. - Doanh thu tiêu thụ năm 2003 vượt 17% (12 tỷ) so với năm 2002. Đây là một điều đáng mừng, bởi doanh thu tăng là một trong những điều kiện để tăng thu nhập cho công ty. -Lợi nhuận năm 2003 vượt 19,6% (465,246 triệu) so với năm 2002. Tuy nhiên, tỷ suất lợi nhuận còn thấp. Năm 2002 cứ 1đ doanh thu tạo ra 0,03396 đ lợi nhuận, còn năm 2003 thì một đồng doanh thu tạo ra 0.03466 đ lợi nhuận. Công ty cần xem xét lại các khoản chi phí để tăng lợi nhuận hơn nữa tạo điều kiện tích luỹ. Cụ thể như sau: + Giảm giá hàng bán năm 2002 phải giảm 1.900 triệu đồng (chiếm 2,7% doanh thu) còn năm 2003 giảm 2.800 triệu đồng (chiếm 3,4% doanh thu). Giảm giá hàng bán có thể do chất lượng sản phẩm không đáp ứng yêu cầu hoặc do giá cả không phù hợp với thị trường. Vì vậy Công ty cần tăng cường bộ phận KCS và nghiên cứu thị trường. Cần tiết kiệm hơn nữa các chi phí để giảm giá thành sản phẩm. Năm 2002 giá vốn chiếm 80% doanh thu còn năm 2003 giá vốn chiếm 77% doanh thu. Đây là sự cố gắng lớn của Công ty. Ngoài ra cũng cần xem xét lại các chi phí bán hàng, chi phí quản lý đã phù hợp hay chưa? Tiết kiệm chi phí là điều kiện quyết định thành công của Công ty. -Việc tăng được doanh thu tiêu thụ đã nâng cao được đời sống của công nhân viên trong công ty. Từ mức lương là 1.100.000đ/ người/ tháng lên 1.200.000đ/ người/ tháng. Bên cạnh đó sự đóng góp của công ty vào ngân sách Nhà nước cũng tăng. 1.2. Tổ chức hoạt động sản xuất và quy trình sản xuất sản phẩm 1.2.1. Quy trình sản xuất sản phẩm Sơ đồ 16: Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm NVL Tạo phôi g/c Cơ khí KCS Kho BTP TP' KCS Sơn KCS Nguội lắp ráp Nguyên vật liệu sau khi xuất kho đưa đến xưởng sản xuất và được sử dụng để tạo phôi, bước tiếp theo là gia công cơ khí như tiện, phay, bào. Trước khi lắp ráp thành bán thành phẩm sẽ có bộ phận KCS kiểm tra chất lượng và tiếp tục lắp ráp hoàn chỉnh.Sản phẩm sau khi kiểm tra quy cách sẽ được nhập kho thành phẩm. Quy trình này đảm bảo việc kiểm tra chất lượng sản phẩn ở từng công đoạn nên sản phẩm sản xuất ra đảm bảm đúng chất lượng, quy cách. 1.2.2. Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất Công ty có 3 phân xưởng: Phân xưởng cơ khí: rộng 3024 m2; Phân xưởng thiết bị áp lực: rộng 1512 m2; Phân xưởng thiết bị công nghiệp: 2592 m2. Ba phân xưởng này chủ yếu là gia công cơ khí theo các yêu cầu của các hợp đồng sản xuất kinh doanh. Ngoài ra, công ty có 2 xí nghiệp: Xí nghiệp sản xuất ống thép hàn: chuyên sản xuất ống thép hàn để cung cấp cho thị trường trên cả nước; Xí nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu tổng hợp: là xí nghiệp thực hiện nhiệm vụ mua bán nhập khẩu các mặt hàng phôi thép của công ty Chi nhánh tại TP. HCM là văn phòng giao dịch giới thiệu sản phẩm của công ty. Sơ đồ 17: Sơ đồ tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty Cơ khí Quang Trung Chi nhánh tại TP.HCM Xí nghiệp sản xuất ống thép hàn Xí nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu tổng hợp Phân xưởng thiết bị áp lực Phân xưởng thiết bị công nghiệp Phân xưởng cơ khí 1.3. Đặc điểm tổ chức quản lý Công ty Cơ khí Quang Trung là một đơn vị hạch toán kinh doanh độc lập thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh do Nhà nước giao. Do vậy bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty cũng có những điểm giống với nhiều đơn vị khác. Đứng đầu Công ty là Ban giám đốc, bao gồm: một Giám đốc và ba Phó giám đốc. 1.3.1. Chức năng nhiệm vụ của ban giám đốc - Giám đốc: là đại diện pháp nhân của doanh nghiệp, người đứng đầu doanh nghiệp chịu trách nhiệm trước cơ quan quản lý của cấp trên và pháp luật về điều hành mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty và trực tiếp phụ trách các phòng ban các bộ phận sản xuất kinh doanh trong toàn công ty. - Phó giám đốc kỹ thuật: Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các mặt kỹ thuật, công nghệ, nâng cao chất lượng sản phẩm, cải tiến và thiết kế sản phẩm mới, quy trình công nghệ mới, xây dựng các chỉ tiêu định mức về khoa học kỹ thuật cho từng sản phẩm, nghiên cứu xây dựng các phương án, đầu tư chiều sâu và định hướng chiến lược cho sản phẩm của công ty, đồng thời phụ trách công tác đào tạo nâng cấp bồi dưỡng trình độ của công nhân viên kỹ thuật trong toàn công ty. - Phó giám đốc sản xuất: Phụ trách khâu sản xuất kinh doanh, chỉ đạo sản xuất thực hiện theo đúng kế hoạch của Công ty, nắm được các kế hoạch chiến lược sản xuất trung dài hạn, tiến độ bán hàng, doanh thu của công ty..., phụ trách điều hành các phân xưởng sản xuất trong Công ty. - Phó giám đốc kinh doanh kiêm Giám đốc Xí Nghiệp Kinh Doanh XNK Tổng hợp: trực tiếp chỉ đạo khối kinh tế các phòng ban chức năng bộ phận kinh doanh dịch vụ. Chịu trách nhiệm chỉ đạo xây dựng kế hoạch năm, kế hoạch dài hạn của Công ty, phụ trách công tác cung cấp vật tư, nguyên nhiên vật liệu và tiêu thụ sản phẩm. Chịu trách nhiệm công tác đối ngoại, giao dịch mở rộng thị trường, liên doanh liên kết nhằm mở rộng sản xuất kinh doanh của Công ty theo hướng đa phương hoá chủng loại sản phẩm về loại hình kinh doanh. 1.3.2. Chức năng của các phòng ban Phòng ban là đơn vị chuyên môn nghiệp vụ có trách nhiệm tham mưu giúp việc cho ban giám đốc trong việc điều hành quản lý công ty và thực hiện chức năng chuyên môn n._.2003 Đơn vị: Triệu đồng Nợ TK 911 Có Nợ TK 641 Có Nợ TK 152 Có Vật liệu xuất dùng cho quản lý 4,575 4,575 20,5004 119,3124 PS: 119,3124 Khấu hao TSCĐ Nợ TK 214 Có 20,5004 11,7705 7,423 Trích BHXH, BHYT, KPCĐ Chi bằng tiền khác 35 Nợ TK 111 Có 35 11,7705 Dịch vụ mua ngoài Nợ TK 112 Có 6,3935 6,3935 Nợ TK 338 Có Nợ TK 334 Có 33,65 Lương nhân viên quản lý 33,65 Nợ TK 153 Có 7,423 Xuất dùng công cụ dụng cụ 119,3124 Kết chuyển chi phí quản lý 119,3124 7. Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho và phải thu khó đòi Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho và phải thu khó đòi là yêu cầu không thể thiếu để đề phòng rủi ro có khả năng xảy ra với công ty. Tuy nhiên, kế toán đã không trích lập bất cứ khoản dự phòng nào. Đây cũng là thực tế ở rất nhiều Công ty,để lập dự phòng chính xác đòi hỏi kế toán phải có nhiều thủ tục. Ví dụ: Với hạch toán dự phòng phải thu khó đòi: Cần phải xác nhận Nợ, tìm hiểu khách hàng và khả năng thanh toán của khách hàng, mức dự phòng chính xác không phải kế toán nào cũng có khả năng lập được. Vì vậy kế toán đã bỏ qua nghiệp vụ này; Với dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Kế toán cần so sánh giá trị vật tư hàng hoá ghi trên sổ kế toán với giá thực tế. Chủng loại vật tư hàng hoá của công ty khá nhiều cho nên kế toán không nắm bắt hết giá cả thị trường cuối niên độ thêm vào đó là công tác kế toán vào thời điểm này khá bận rộn và quan niệm về hạch toán dự phòng chưa đúng mực. 8. Hạch toán xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm Để hạch toán xác định kết quả sản xuất kinh doanh trong kỳ kế toán Công ty sử dụng tài khoản: TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh; TK 421- Lợi nhuận chưa phân phối. Kết quả sản xuất kinh doanh trong tháng 12 năm 2003 được xác định như sau: KQ tiêu thụ TP = DT BH Thuần - Giá vốn HB - CPBH - CPQLDN Lãi = 2.468.224.000 – 2.077.728.000 – 169.424.600 – 119.312.400 = 91.759.000 Cuối tháng 12/2003 kế toán tiến hành xác định kết quả sản xuất kinh doanh và ghi sổ chi tiết tài khoản 911 theo các định khoản như sau: + Kết chuyển doanh thu thuần: Doanh thu thuần = Doanh thu bán hàng - Các khoản giảm trừ = 2.525.824.000 - 59.500.000 - 8.100.000 = 2.458.224.000 Đồng Nợ TK 511: 2.458.224.000 Có TK 911: 2.458.224.000 + Kết chuyển trị giá vốn hàng bán trong tháng= giá vốn hàng xuất trong tháng (-) giá vốn hàng nhập trong tháng. Giá vốn hàng bán k/ c = 2.125.228.000 - 47.500.000 = 2.077.728.000 Đồng Nợ TK 911: 2.077.728.000 Có TK 632: 2.077.728.000 + Kết chuyển chi phí bán hàng trong tháng: Nợ TK 911: 169.424.600 Có TK 641: 169.424.600 + Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp trong tháng: Nợ TK 911: 119.312.400 Có TK 642: 119.312.400 + Kết chuyển lãi: Nợ TK 911: 91.759.000 Có TK 421: 91.759.000 - Cuối tháng, dựa vào sổ chi tiết TK 911 để ghi vào nhật ký chứng từ 8, nhật ký chứng từ 10 ( ghi Có TK 421) sau đó lấy số tổng cộng của NKCT số 8, 10 để ghi vào sổ cái TK 911, TK 421. Sơ đồ 27: Trình tự và phương pháp ghi chép kế toán tiêu thụ thành phẩm và kết quả tiêu thụ Sổ cái TK 911, 511, 515… Sổ chi tiết TK 641, 642 Sổ chi tiết bán hàng Sổ chi tiết giá vốn Chứng từ gốc bán hàng (HĐ GTGT) Báo cáo kế toán Nhật ký chứng từ số 8 (Ghi có TK 911, 511, 531… Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Phần III Phương hướng hoàn thiện hạch toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ 1. Đánh giá khái quát tình hình tổ chức hạch toán kế toán tại công ty Cơ khí Quang Trung 1.1. Thành tựu đạt được Trong nền kinh tế thị trường, cùng với sự phát triển của đất nước, công ty Cơ Khí Quang Trung đã không ngừng phấn đấu để đạt mục tiêu tăng trưởng nhanh và bền vững. Bộ máy quản lý nói chung và bộ phận kế toán nói riêng, đặc biệt là khâu kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành không ngừng được hoàn thiện để đáp ứng nhu cầu SXKD Tình hình thực tế ở công ty cho thấy, công ty áp dụng hình thức NKCT là hoàn toàn phù hợp, qui định mở và ghi chép trên các bản kê, NKCT, sổ chi tiết... tương đối chặt chẽ và khoa học, đã kết hợp rộng rãi việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế kết hợp việc hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép. Công ty luôn chấp hành đúng các chính sách, chế độ kế toán tài chính của nhà nước, các chính sách giá, thuế, tổ chức mở sổ kế toán một cách phù hợp để phản ánh, giám đốc tình hình biến động của thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm, do vậy kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm đã góp phần bảo vệ tài sản của công ty. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của công ty gọn nhẹ, trong đó qui định rõ ràng, cụ thể chức năng nhiệm vụ cho từng nhân viên kế toán, đảm bảo sự kiểm tra đối chiếu lẫn nhau giữa các phần hành kế toán. Đội ngũ nhân viên kế toán tại công ty là những người có kinh nghiệm, thông thạo chuyên môn, nhiệt tình và sáng tạo trong công việc. Đối với công tác kế toán thành phẩm:Kế toán đã phản ánh một cách đầy đủ các hoạt động kinh tế diễn ra liên quan đến khâu công tác kế toán này. Mọi hoạt động nhập xuất kho thành phẩm đều được phản ánh đầy đủ trên sổ sách chứng từ kế toán theo qui định hiện hành và qui định của công ty, từ việc lập các chứng từ gốc ban đầu đến công tác kế toán chi tiết, tổng hợp. Đồng thời phản ánh kịp thời các hoạt động kinh tế diễn ra, qua đó theo dõi chi tiết tình hình SXKD từng tháng, từng quý, từng năm. Đối với công tác kế toán tiêu thụ thành phẩm: đây là nội dung quan trọng trong công tác kế toán của công ty vì nó liên quan tới việc xác định kết quả, các khoản thu nhập thực tế và phần phải nộp nhà nước và nó phản ánh sự vận động của tài sản, tiền vốn của công ty trong lưu thông. Do đặc điểm của công ty có khối lượng thành phẩm lớn có giá trị cao nên việc tiêu thụ thành phẩm không dễ dàng. Công ty Cơ Khí Quang Trung đã tổ chức hạch toán tiêu thụ một cách linh hoạt vừa hợp lý vừa đáp ứng yêu cầu quản lý của công ty. Bên cạnh đó công ty đã thực hiện việc cơ giới hoá công tác kế toán, đưa máy vi tính vào sử dụng trong công tác kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm, do đó đã cung cấp đầy đủ kịp thời và chính xác những thông tin kinh tế cần thiết cho quản lý, đánh giá hiệu quả SXKD của công ty. Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm của công tác hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm mà công ty Cơ Khí Quang Trung đạt được còn có những tồn tại mà công ty có khả năng cải tiến và hoàn thiện nhằm đáp ứng hơn nữa yêu cầu trong công tác quản lý của công ty. 1.2. Những tồn tại Thứ nhất: Về tổ chức bộ máy kế toán tuy gọn nhẹ nhưng một kế toán còn kiêm quá nhiều công việc. Cần phải bố trí thêm cán bộ kế toán nhằm giảm công sức cho những người làm kế toán trong công ty để đảm bảo độ chính xác cao trong công việc; Thứ hai,về việc cơ giới hoá trong kế toán: Hệ thống hoá tin học thông tin trong công tác kế toán thành phẩm, xác định kết quả lợi nhuận mặc dù đã đưa vào nhưng chưa được tận dụng hết khả năng mà chỉ được sử dụng khi lập báo cáo trên bảng tổng kết tài sản,...Đây là một hạn chế cần xử lý kịp thời. Việc này sẽ làm ảnh hưởng đến sự chậm trễ cho việc đưa ra các quyết định của quản lý. Thứ ba, tính giá nhập kho theo đơn đặt hàng: Hiện nay việc tính giá trị giao khoán sản phẩm cho các phân xưởng trong công ty được thực hiện trên bảng tính định mức tại phòng kế hoạch sản xuất của công ty. Tuy nhiên bảng tính định mức này lại được áp dụng trong nhiều năm mà chưa được thay đổi. Giá thành phẩm xuất kho được xác định chính là giá thành phẩm nhập kho dựa trên tỷ lệ giao khoán cho từng phân xưởng. Có nghĩa là giá thành phẩm nhập xuất kho không phải là giá thành thực tế phát sinh hình thành nên thành phẩm mà được tính theo một tỷ lệ cố định cho mọi đơn đặt hàng ( ở Công ty là 75 %). Do đó, giá thành phẩm xuất kho chưa chính xác dẫn đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh cũng chưa chính xác. Nên công ty cần thay đổi việc tính giá thành phẩm nhập kho của từng đơn đặt hàng. Thứ tư, hệ thống tài khoản. TK 155 được mở theo hướng TK 1551: Thành phẩm do công ty trực tiếp sản xuất; TK 1552: Thành phẩm do công ty sản xuất theo đơn đặt hàng. Kế toán mở tài khoản cấp hai của tài khoản 155 như trên ta có thể hiểu công ty muốn quản lý thành phẩm theo hai nội dung của tài khoản 1551 và 1552. Tuy nhiên, kế toán chi tiết lại chưa kết hợp giữa sổ chi tiết với tiểu khoản này vì sổ chi tiết lại được mở cho từng loại sản phẩm. Như vậy, yêu cầu quản lý cũng không đáp ứng được đồng thời tài khoản mở ra là không hữu ích. Cần kết hợp thống nhất giữa tài khoản và hạch toán Thứ năm, về việc hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp trong cơ chế thị trường, mục tiêu hoạt động của các doanh nghiệp sản xuất là đạt được lợi nhuận lớn nhất do đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải không ngừng tìm ra các biện pháp để giảm chi phí một cách thấp nhất. Trong khi đó Công Ty Cơ Khí Quang Trung lại không theo dõi riêng từng khoản mục chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh mà đến cuối kỳ kế toán mới tiến hành tập hợp vào sổ chi tiết chi phí bán hàng, sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp. Tuy nhiên, sổ này được thiết kế dưới dạng là sổ trung gian tập hợp chi phí để vào nhật ký chứng từ 8 và sổ cái tài khoản liên quan. Cũng chính vì sổ này có dạng như vậy nên kế toán cũng không sử dụng Bảng kê 5 Việc kế toán như thế là chưa kịp thời dẫn đến việc bỏ sót, nhầm lẫn dẫn đến chi phí bị sai lệch, ảnh hưởng đến việc xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Mặt khác, các nhà quản lý không nắm rõ các chi phí theo khoản mục mà từ đó không tìm ra được nguyên nhân và biện pháp để tiết kiệm chi phí tăng lợi nhuận cho công ty. Thứ sáu, trong công tác hạch toán tiêu thụ thành phẩm công ty đã không hạch toán khoản bảo hành. Ví dụ khi khách hàng giữ lại 5% phí bảo hành tính trên tổng giá thanh toán thì công ty vẫn để nguyên trên tài khoản phải thu của khách 131 mà không hạch toán theo chế độ kế toán. Thứ bảy, công ty đã không trích lập dự phòng với bất cứ khoản phải thu của khách hàng hay dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Tại Công ty Cơ Khí Quang Trung tổng số nợ phải thu của khách hàng hiện đang chiếm một phần lớn trong tổng số vốn lưu động của công ty, trong đó có phát sinh khách hàng còn nợ trong thời gian dài hơn 2 năm. Việc rủi ro khó đòi cho các khoản nợ phải thu là có thể xảy ra. Mặc dù vậy nhưng Công ty chưa có kế hoạch phòng cho các khoản công nợ này. Do đó có thể dẫn đến việc thất thoát vốn công ty Mặt khác, số dư nợ phải thu lớn điều đó có nghĩa là Công ty đã để cho khách hàng chiếm dụng vốn lưu động nhiều dẫn đến việc thiếu vốn trong sản xuất kinh doanh, Công ty phải đi vay vốn nên ảnh hưởng rất nhiều đến quá trình cũng như kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Vì vậy Công ty nên có biện pháp xử lý nợ phải thu một cách hợp lý đồng thời lập dự phòng những khoản thu khó đòi. Thứ tám, về phương thức tiêu thụ và chính sách áp dụng chưa đa dạng phong phú làm hạn chế sự lựa chọn của khách hàng dẫn đến hiệu quả tiêu thụ sản phẩm chưa cao. Thứ chín, sổ chi tiết: -Đối với sổ kế toán chi tiết tiêu thụ thành phẩm, Công ty đã mở riêng cho từng loại thành phẩm. Tuy nhiên, việc mở sổ chi tiết bán hàng chưa hợp lý, sổ chỉ theo dõi phần doanh thu tiêu thụ và thuế GTGT mà chưa phản ánh các khoản giảm trừ như giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại... - Đối với sổ chi tiết hàng bán bị trả lại hoặc giảm giá hàng bán chỉ liệt kê cho từng nghiệp vụ phát sinh mà không theo dõi cho từng mặt hàng tiêu thụ. Hạn chế này cũng bắt nguồn từ việc thiết kế sổ chi tiết bán hàng không hợp lý -Ngoài ra, sổ kế toán chi tiết giá vốn hàng bán, sổ chi tiết chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp mở ra nhưng chưa đáp ứng nhu cầu quản lý, sổ chỉ mang tính chất là liệt kê giá vốn của hàng bán mà chưa theo dõi giá vốn cho từng mặt hàng hoặc liệt kê các khoản mục chi phí. 2. Kiến nghị 2.1. Cơ giới hoá trong công tác kế toán Khoa học công nghệ ngày càng phát triển đóng vai trò quan trọng trong nhiều ngành, nhiều lĩnh vực, một trong những ngành đó là kế toán máy. Máy vi tính sẽ giúp cán bộ kế toán cung cấp thông tin một cách chính xác, nhanh chóng, tiết kiệm lao động, tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp, hiệu ích hơn hẳn so với kế toán thủ công bởi kế toán thủ công cần trải qua nhiều loại sổ sách và việc ghi chép đôi khi trùng lắp, nhầm lẫn, khó sửa đổi. áp dụng kế toán máy tránh được nhầm lẫn, tiết kiệm thời gian và việc lưu trữ thông tin trở nên nhẹ nhàng và tiện lợi. Hiện nay, tại công ty cơ khí Quang Trung, phòng kế toán được trang bị hai máy vi tính, một máy in, nhưng kế toán chỉ sử dụng máy vi tính chủ yếu trong việc lập báo cáo quyết toán, lên bảng tổng kết tài sản, báo cáo tiêu thụ, bảng biểu về nguyên vật liệu…đây là một hạn chế cần xử lý kịp thời.Do khối lượng công việc nhiều nên việc áp dụng vi tính trong công tác kế toán là rất cần thiết- tiết kiệm thời gian, lao động.Do vậy, công ty nên cài đặt các chương trình sử dụng phần mềm vào công tác kế toán. Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều phần mềm như: Effect, Fast acauting…tuỳ theo loại hình của công ty mà công ty sẽ cài đặt phần mềm sao cho việc quản lý là hữu hiệu nhất. Khi sử dụng phần mềm thì công việc đầu tiên là phải tiến hành mã hoá các đối tượng: khách hàng, người bán, mã hoá vật tư, sản phẩm, hàng hoá… sau đó căn cứ vào các chứng từ nhập xuất, thu chi…kế toán sẽ nhập vào máy và định khoản sẵn. Sơ đồ 28: sử dụng phần mềm kế toán Chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại Chứng từ mã hoá nhập dữ liệu vào máy Nhật ký chung Sổ cái tài khoản Bảng chi tiết số phát sinh Bảng cân đối thử Chứng từ mã hoá các bút toán điều chỉnh, bút toán khoá sổ Bảng cân đối tài khoản hoàn chỉnh Bảng cân đối kế toán và các báo cáo kế toán khác 1 2a 2b 3 4 10 Sổ kế toán chi tiết 7 8 5 6 9 12 12 11 Ghi chú: Hạch toán hàng ngày Hạch toán cuối kỳ Quan hệ đối chiếu 2.2. Tính giá nhập kho Công ty nên hạch toán tính giá của từng đơn đặt hàng theo giá thực tế phát sinh trong kỳ bằng cách : + Giao cho các thống kê phân xưởng tập hợp chi phí phát sinh : chi phí nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, công cụ dụng cụ. Cuối tháng báo cáo lên phòng kế toán. +Kế toán tính giá thành căn cứ vào chi phí thực tế phát sinh do thống kê phân xưởng gửi lên, đồng thời tập hợp và phân bổ các chi phí liên quan trực tiếp, chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí khác bằng tiền…để xác định giá thành thành phẩm sản xuất trong tháng. Còn tỷ lệ giao khoán mà công ty đặt ra thì công ty chỉ nên dùng để làm tiêu chuẩn xác định mức độ hoàn thành sản xuất của các phân xưởng đối với từng đơn đặt hàng: Nếu phân xưởng nào sản xuất với trị giá thực tế thành phẩm hoàn thành có tỷ lệ lớn hơn so với qui định mà phòng kế hoạch tính toán và giao riêng cho từng phân xưởng nằm trong 75% tổng giá trị hợp đồng thì Công ty có thể xác định nguyên nhân và bắt phạt, bồi thường vật chất…. Nếu phân xưởng nào sản xuất với trị giá thực tế thành phẩm hoàn thành có tỷ lệ nhỏ hơn so với qui định được giao riêng cho từng phân xưởng nằm trong 75% tổng giá trị hợp đồng, điều đó đã nói lên phân xưởng đã tiết kiệm được chi phí sản xuất, giảm giá thành sản phẩm, từ đó tăng hiệu quả sản xuất. Do đó Công ty có thể khen thưỏng, khuyến khích vật chất đối với những phân xưởng này… 2.3. Mở hệ thống tài khoản Để hạn chế tồn tại này công ty có thể áp dụng phương án sau: vẫn mở tài khoản 155 theo tài khoản cấp hai mà doanh nghiệp đang áp dụng nhưng ở mỗi tài khoản cấp hai nên mở thêm tài khoản cấp ba chi tiết cho từng sản phẩm của công ty. Ví dụ : TK 15511: Máy cắt tôn cuộn; TK 15512: Bình áp lực… TK 15521 : Vòng bi điện … Tương ứng với việc mở hệ thống tài khoản cấp hai này thì khi định khoản cũng cần định khoản theo tài khoản cấp 2,3 để đáp ứng nhu cầu quản lý một cách nhanh nhất. Hiện nay, bộ phận kế toán gần như tách việc sử dụng chứng từ kế toán và hệ thống tài khoản, phần định khoản ở các chứng từ ban đầu đều được định khoản theo tài khoản cấp một. Ví dụ, khi nhập kho máy cắt tôn cuộn thì yêu cầu định khoản trên phiếu nhập kho được định khoản như sau: Nợ TK 155 Có TK 154 Thay vào đó chúng ta có thể định khoản như sau: Nợ TK 15511: TP- Máy cắt tôn cuộn Có TK 154 Việc định khoản theo tiểu khoản cũng góp phần cho kế toán vào sổ chính xác hơn. Nếu thực hiện kế toán thủ công ta thấy việc mở tài khoản như vậy rất rườm rà nhưng điều này rất dễ dàng thực hiện khi sử dụng kế toán máy bằng cách mã hoá hệ thống tài khoản. Khi định khoản trên chứng từ ban đầu cho phép ta lựa chọn tài khoản cấp ba. Khi cần thiết có báo cáo quản trị ta sẽ lựa chọn chi tiết theo nội dung của các tài khoản. 2.4. Hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp .Để hoàn thiện công tác hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp công ty nên hạch toán theo từng khoản mục, mỗi khoản mục chi phí gắn liền với một tài khoản cấp hai và sử dụng bảng kê số 5 để tập hợp chi phí Cụ thể: 2.4.1. Chi phí bán hàng: Chi phí bán hàng của công ty bao gồm: chi phí vận chuyển hàng đi tiêu thụ, chi phí bao bì đóng gói, chi phí dụng cụ đồ dùng, chi phí bảo hành sản phẩm, chi phí tiền lương và các khoản phải trả cho nhân viên bán hàng, các chi phí bằng tiền khác.Do đó tài khoản 641 sẽ được mở thành tài khoản cấp hai như sau: TK 6411: Lương nhân viên; TK 6412: Bao bì đóng gói thành phẩm; TK 6413: Chi phí đồ dùng dụng cụ; TK 6414 : Chi phí khấu hao TSCĐ TK 6415: Chi phí bảo hành sản phẩm; TK 6417: Chi phí dịch vụ mua ngoài; TK 6418: Chi phí bằng tiền khác. Tương ứng vớií tài khoản cấp hai này công ty sẽ mở các sổ chi tiết tương ứng Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ liên quan đến việc phát sịnh chi phí chi phí bán hàng, kế toán tiến hành ghi vào sổ chi tiết . Cụ thể: - Căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương xác định chi phí tiền lương và các khoản phải trả nhân viên bán hàng: Nợ TK 6411: 33.915.000 Có TK 334: 28.500.000 Có TK 338: 5.415.000 - Căn cứ vào phiếu xuất kho số 7 ngày 1/12/2003 khi xuất bao bì đóng gói thành phẩm: Nợ TK 6412: 325.000 Có TK 152: 325.000 - Căn cứ vào phiếu xuất kho số 9 ngày 5/12/2003 đồ dùng dụng cụ Nợ TK 6413: 875.100 Có TK 153: 875.100 - Căn cứ vào giấy báo Nợ của ngân hàng số 1983 thanh toán tiền điện tháng 12 ngày 26/12/2003 Nợ TK 6417: 4.063.000 Nợ TK 133 : 463.000 Có TK 112: 4.469.300 - Căn cứ phiếu chi tiền mặt số 486 chi cho việc bán hàng Nợ TK 6418: 426.500 Nợ TK 133 : 42.650 Có TK 111: 469.150 Cuối tháng, kế toán dựa vào sổ chi tiết tiến hành tập hợp vào bảng kê 5. Số liệu tổng hợp của bảng kê sẽ được phản ánh vào nhật ký chứng từ số 7. 2.4.2. Chi phí quản lý doanh nghiệp: Chi phí quản lý doanh nghiệp tại công ty Cơ khí Quang Trung bao gồm các khoản chi phí sau: Lương nhân viên quản lý doanh nghiệp, chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, chi phí khấu hao tài sản cố định phục vụ cho bộ phận quản lý, chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí bằng tiền khác. Tương tự như tài khoản 641, công ty cũng mở các tài khoản cấp hai như sau: TK 6421: Lương và các khoản phải trả cho nhân viên quản lý; TK 6422: Chi phí vật liệu quản lý; TK 6423: Chi phí đồ dùng văn phòng; TK 6424: Khấu hao tài sản cố định; TK 6425 : Thuế, phí, lệ phí ; TK 6426 : Chi phí dự phòng ; TK 6427: Chi phí dịch vụ mua ngoài; TK 6428: Chi phí khác bằng tiền. Hàng ngày phát sinh chi phí căn cứ vào chứng từ liên quan để ghi vào sổ chi tiết theo các định khoản sau: Chi phí tiền lương và các khoản phải trả cho nhân viên quản lý: Nợ TK 6421: 40.043.500 Có TK 334: 33.650.000 Có TK 338: 6.393.500 Chi phí vật liệu quản lý: Nợ TK 6422: 4.575.000 Có TK 152: 4.575.000 Chi phí đồ dùng văn phòng: Nợ TK 6423: 7.423.000 Có TK 153: 7.423.000 Chi phí khấu hao tài sản cố định: Nợ TK 6424: 20.500.400 Có TK214: 20.500.400 Đồng thời ghi đơn Có TK 009: 20.500.400 Chi phí dịch vụ mua ngoài: Nợ TK 6427: 11.770.500 Nợ TK 133 : 1.177.050 Có TK 112: 11.770.500 Chi phí bằng tiền khác: Nợ TK 6428: 35.000.000 Nợ TK 133 : 3.500.000 Có TK 111: 35.000.000 Cuối tháng căn cứ vào sổ chi tiết chi phí bán hàng vào bảng kê 5 và nhật ký chứng từ 7. 2.5. Hạch toán chi phí bảo hành Đối với một hợp đồng được ký kết giữa Công ty với đơn vị khách hàng thì ban đầu khách hàng ứng trước 10% , đến khi giao hàng giao tiếp 85% giá trị hợp đồng, còn lại 5% chưa thu. Công ty bảo hành cho khách hàng trong vòng một năm, 5% bảo hành Công ty treo trên nợ tài khoản 131, nếu sau một năm không xảy ra hỏng hóc thì Công ty có quyền thu hồi lại 5% đó, còn nếu xảy ra hỏng hóc thì không nộp trả công ty nữa. Như vậy phần hạch toán công ty đã không hạch toán theo chế độ kế toán Để hạch toán chi phí bảo hành thì theo chế độ quy định như sau: Xét với Công ty không có bộ phận bảo hành riêng; Khi trích trước chi phí bảo hành: Nợ TK 6415 – Chi phí bảo hành Có TK 335 - Chi phí phải trả Khi phát sinh chi phí bảo hành ghi: Nợ TK 621, 622, 627 Có TK 111, 112, 152, … - Cuối kỳ kết chuyển chi phí bảo hành phát sinh thực tế trong kỳ: Nợ TK 154 Có TK 621, 622, 627. Khi sửa chữa xong sản phẩm bàn giao cho khách hàng: Nợ TK 335 - Chi phí phải trả Có TK 154 Khi hết thời hạn bảo hành sản phẩm ghi: Nợ TK 335 Có TK 6415 Trường hợp số trích trước chi phí bảo hành lớn hơn số thực tế phát sinh thì số chênh lệch ghi giảm chi phí: Nợ TK 335 Có TK 6415 Trường hợp chi phí thực tế lớn hơn số trích trước thì số trích thiếu được tính vào chi phí. 2.6. Trích lập dự phòng 2.6.1. Dự phòng hàng tồn kho Theo Quyết định số 149/2001/ QĐ- BTC ngày 31/12/2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính tại chuẩn mực 02 – Hàng tồn kho đã quy định: “ Cuối kỳ kế toán năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập trên cơ sở từng mặt hàng tồn kho” Giá trị thuần có thể thực hiện được: Là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường trừ (-) chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cho việc tiêu thụ chúng Cuối niên độ, kế toán so sánh giá trị hàng hoá ghi trên sổ kế toán với giá thực tế. Nếu giá thực tế nhỏ hơn thì lập dự phòng theo số chênh lệch Mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho = Số lượng hàng hoá x Giá hàng hoá ghi trên sổ - Giá hàng hoá ngày 31/12 trên thực tế Cuối niên độ kế toán( năm N), tính ra số dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Nợ TK 632 Có TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Cuối năm N+1 tính ra số dự phòng giảm giá hàng tồn kho cần lập, so sánh với số dự phòng năm trước đã lập: + Nếu số đã lập năm N lớn hơn số cần lập năm N+1thì phải hoàn nhập dự phòng và ghi giảm giá vốn: Nợ TK 159 Có TK 632 + Nếu số đã lập năm N nhỏ hơn số cần lập năm N+1 thì tiến hành trích lập thêm: Nợ TK 632 Có TK 159 2.6.2. Dự phòng phải thu khó đòi Ngày 15/09/1997 Bộ Tài chính ban hành Thông tư số 65/TC/BTC để hướng dẫn chế độ trích lập, sử dụng và xử lý các khoản dự phòng cấn thiết cho sản xuất kinh doanh và thông tư hướng dẫn 33/1998/TT- BTC ngày 17/3/1998 về trích lập và hạch toán các khoản dự phòng. - Nợ phải thu khó đòi: là khoản nợ phải thu đã quá hạn thanh toán từ hai năm trở lên kể từ ngày đến hạn thu nợ được ghi trong hợp đồng kinh tế hoặc khế ước vay nợ, cam kết nợ, Công ty đã tiến hành đòi nợ nhiều lần nhưng vẫn chưa thu được nợ.Trường hợp đặc biệt, tuy thời gian quá hạn chưa tới hai năm nhưng đơn vị nợ đang trong thời gian xem xét giải thể, phá sản hoặc người nợ có dấu hiệu bỏ trốn, bị giam dữ xét xử thì được coi là khoản nợ phải thu khó đòi Tính đến ngày 31/12/2003 khách hàng còn nợ tiền của Công ty là 137.780.000 đồng, đã thu hồi được 32.540.000 đồng, mặc dù quản lý sát sao nhưng vẫn có khách hàng nợ khoản tiền lớn trong thời gian dài. Nếu công ty không đòi được hết nợ hoặc để khoản nợ quá lâu, quá nhiều sẽ dẫn đến những đột biến bất lợi khó tránh khỏi trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên, do chưa xác định được là khoản nợ đó có thể đòi được một cách chính xác hay chưa nên hiện nay Công ty chưa lập dự phòng nợ phải thu khó đòi theo quy định của kế toán hiện hành. - Để hạn chế những rủi ro trong kinh doanh, Công ty cần tìm hiểu được nguyên nhân dẫn đến việc khách hàng không có khả năng trả nợ để cuối niên độ kế toán trích lập dự phòng theo nguyên tắc thận trọng của kế toán. Để có căn cứ lập dự phòng nợ phải thu khó đòi, Công ty căn cứ vào chứng từ gốc hoặc xác nhận của đơn vị nợ về số tiền còn nợ chưa trả. - Thời điểm lập và hoàn nhập khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi đều thực hiện ở thời điểm khoá sổ kế toán để lập báo cáo tài chính năm. Căn cứ vào biến động thực tế mà Công ty chủ động xác định mức trích lập và xử lý theo đúng quy định( mức dự phòng không được quá 20% khoản nợ phải thu). Dự phòng phải thu khó đòi = Số nợ phải thu khó đòi (có thuế) x Số % có khả năng mất Cách trích lập: Cuối niên độ kế toán( năm N) tính ra số dự phòng phải thu khó đòi: Nợ TK 642 Có TK 139 - Dự phòng phải thu khó đòi Cuối niên độ kế toán sau (năm N+1) tính ra số dự phòng phải thu khó đòi, so sánh với số dự phòng đã lập năm N: + Số cần lập lớn hơn số đã lập thì cần trích lập thêm: Nợ TK 642 Có TK 139 + Số cần lập nhỏ hơn số đã lập thì tiến hành hoàn nhập dự phòng; Nợ TK 139 Có TK 642 Xoá sổ khoản phải thu khó đòi: Nợ TK 139: Số đã lập Nợ TK 642; Số chưa lập Có TK 131: Tổng số nợ khó đòi Đồng thời ghi đơn bên Nợ TK 004 - Nợ khó đòi đã xử lý Nếu khoản phải thu khó đòi đã xoá sổ nhưng đòi được thì hạch toán vào thu nhập khác Nợ TK 111, 112 Có TK 711 Đồng thời ghi đơn bên Có TK 004. 2.6. Phương thức tiêu thụ và chính sách áp dụng linh hoạt 2.6.1. Phương thức tiêu thụ Công ty có thể áp dụng thêm các phương thức tiêu thụ như gửi hàng đi bán, trả góp, bán hàng qua đại lý. Tuỳ từng đối tượng khách hàng cụ thể mà xét duyệt xem phương thức đó có phù hợp hay không? Hoàn thiện công tác tổ chức bán hàng như xây dựng hệ thống đại lý phân phối sản phẩm 2.6.2. Chính sách chiết khấu thương mại - Để khuyến khích người mua hàng, công ty có thể sử dụng chiết khấu thương mại với khách hàng thường xuyên, mua với số lượng lớn. Tài khoản sử dụng để hạch toán: TK 521: Chiết khấu thượng mại; + Khi áp dụng chính sách này, kế toán ghi sổ theo định khoản sau: Nợ TK 521: Chiết khấu thương mại Nợ TK 3331 : Thuế GTGT đầu ra Có TK 111,112.131… + Cuối kỳ, kế toán kết chuyển số tiền chiết khấu áp dụng cho khách hàng sang tài khoản doanh thu: Nợ TK 511 Có TK 521 2.6.3. Chính sách chiết khấu thanh toán Công ty nên áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán với những khách hàng có khả năng thanh toán sớm nhằm khuyến khích thanh toán tăng thêm vốn lưu động( đặc biệt là khoản mục tiền cho Công ty). Số tiền chiết khấu này được hạch toán vào chi phí tài chính 2.7. Sổ kế toán chi tiết 2.7.1. Sổ kế toán chi tiết bán hàng có thể được mở theo mẫu sau. Doanh nghiệp............ Sổ chi tiết bán hàng Tên sản phẩm ........... Năm:............ Quyển số:……….. Đơn vị tính: đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn Giải TKĐƯ Doanh thu Các khoản tính trừ Số hiệu Ngày tháng Số lượng Đơn giá Thành tiền Thuế 521 531 532 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Cộng phát sinh - Doanh thu thuần - Giá vốn hàng hóa - Lãi gộp Người ghi sổ (Ký, họ và tên) Ngày ...... tháng...... năm 200... Kế toán trưởng (Ký, họ và tên) Với mẫu sổ bán hàng này, công ty không nhất thiết phải mở sổ chi tiết các khoản giảm trừ doanh thu vì khoản này đã được theo dõi chi tiết trên đó 2.7.2. Sổ chi tiết giá vốn Sổ có thể được mở theo mẫu sau (mỗi sản phẩm tiêu thụ có thể được mở một trang) Sổ chi tiết giá vốn hàng bán Tháng......... năm........... Tên, quy cách, chủng loại hàng......... Đơn vị tính:........................................ Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Ghi Nợ TK 632 Có TK khác Ghi Có TK 632, Nợ TK khác SH NT 155 156 ... Tổng Nợ TK 632 911 155 ... Tổng Có TK 632 Tổng Trên dây là một số ý kiến nhằm hoàn thiện hạch toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm tại Công ty. Kết luận Kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm là vấn đề vừa mang tính lý luận vừa mang tính thực tế cao. Với chức năng cung cấp thông tin và kiểm tra, kiểm soát các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm thực sự là một công cụ đắc lực trong việc phản ánh và giám sát tình hình biến động thành phẩm và quá trình tiêu thụ thành phẩm của Công ty. Do đó, hoàn thiện công tác kế toán nói chung, kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm nói riêng là một tất yếu. Nhất là trong môi trường kinh tế đang có sự chuyển đổi, tiêu thụ thành phẩm trở thành vấn đề quan tâm hàng đầu thì việc tổ chức hạch toán kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm đòi hỏi ngày càng hoàn thiện hơn. Trong thời gian thực tập, thông qua việc nghiên cứu thực tế về kế toán tiêu thụ thành phẩm tại Công ty kết hợp với lý luận em xin đưa ra một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm ở Công ty. Mong rằng ý kiến đó sẽ có tác dụng tích cực với Công ty. Thời gian vừa qua em đã nhận được sự giúp đỡ tận tình của thầy Trần Đức Vinh cùng các cô chú trong Công ty Cơ khí Quang Trung. Em xin chân thành cảm ơn! Tài liệu tham khảo 1. Giáo trình Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp - Trường Đại học Kinh tế Quốc dân, Khoa Kế toán - Chủ biên TS. Đặng Thị Loan - NXB Giáo dục, năm 2001. 2. Giáo trình Phân tích hoạt động kinh doanh - Trường Đại học Kinh tế Quốc dân, Khoa Kế toán Kiểm toán. NXB. Thống kê 3. Hệ thống các văn bản pháp luật về thuế GTGT - Bộ Tài chính, Cục Thuế. NXB Thống kê, tháng 12/2003. 4. Chuẩn mực kế toán Việt Nam ban hành theo Quyết định 149/2001/QĐ-BTC. 5. Hệ thống kế toán doanh nghiệp - Vụ chế độ kế toán, NXB Tài chính, 1995. 6. Hệ thống các văn bản pháp luật về thuế thu nhập doanh nghiệp 7. Hệ thống chuẩn mực kế toán quốc tế 8. Giáo trình kế toán quốc tế - Đại học Kinh tế Quốc dân - Khoa Kế toán. Chủ biên TS. Nguyễn Minh Phương, Nguyễn Thị Đông - NXB Thống kê, 2002. Mục lục Trang ._.