Hoàn thiện công tác kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm với việc nâng cao lợi nhuận tiêu thụ sản phẩm tại Nhà xuất bản Giáo dục

3.1. Những thông tin chung về công tác kế toán. 14 3.2. Tổ chức bộ máy kế toán. 16 4. Tình hình sản xuất kinh doanh và phương hướng hoạt động trong những năm tới. 17 II. Thực trạng công tác kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại Nhà xuất bản Giáo dục. 20 1. Đặc điểm thành phẩm và công tác tiêu thụ thành phẩm tại Nhà xuất bản Giáo dục. 20 1.1. Đặc điểm thành phẩm. 20 1.2. Đặc điểm của công tác tiêu thụ thành phẩm. 21 2. Các phương thức tiêu thụ và thủ tục chứng từ kế toán tiêu thụ. 21 2.1. Các phương thức tiêu thụ sách giáo khoa. 21 2.2. Kế toán thành phẩm. 22 a. Nhập kho thành phẩm. 22 b. Xuất kho thành phẩm. 23 2.3. Hạch toán chi tiết thành phẩm. 26 2.4. Kế toán tổng hợp thành phẩm. 32 3. Nội dung hạch toán tiêu thụ SGK tại Nhà xuất bản Giáo dục. 34 3.1. Nội dung hạch toán giá vốn hàng bán. 34 a. Phương pháp tính giá vốn hàng bán. 34 b. Hạch toán chi tiết giá vốn hàng bán. 35 c. Kế toán tổng hợp giá vốn hàng bán. 37 3.2. Hạch toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ. 39 a. Phương pháp xác định doanh thu và các khoản giảm trừ. 39 b. Hạch toán chi tiết doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu. 40 c. Hạch toán tổng hợp doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ. 44 3.3. Hạch toán các khoản thanh toán với người mua. 47 a. Hạch toán chi tiết các khoản thanh toán với người mua. 47 b. Hạch toán tổng hợp các khoản thanh toán với người mua. 49 4. Hạch toán kết quả tiêu thụ của Nhà xuất bản Giáo dục. 52 4.1. Hạch toán chi phí bán hàng. 52 4.2. Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp. 55 3. Hạch toán xác định kết quả kinh doanh. 58 4. Hệ thống sổ kế toán báo cáo kế toán với việc nâng cao hiệu quả quản trị của Nhà xuất bản Giáo dục. 62 Phần II: Phương hướng và giải pháp hoàn thiện kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh với việc nâng cao lợi nhuận doanh nghiệp. 64 I. Những nhận xét và đánh giá chung về công tác kế toán thành phẩm và tiêu thụ thànhphẩm. 64 1. Phân tích tình hình tiêu thụ của Nhà xuất bản Giáo dục trong những năm qua. 64 1. Ưu điểm. 64 2. Nhược điểm. 65 II. Một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm nhằm nâng cao lợi nhuận của doanh nghiệp. 66 1. Mở Sổ Nhật ký bán hàng. 67 2. Về chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp. 69 3. Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho 69 Kết luận 70 Danh mục các từ viết tắt. NXB: Nhà xuất bản. SGK: Sách giáo khoa. STK: Sách tham khảo. TBTH: Thiết bị trường học. KT: Kế toán. TSCĐ: Tài sản cố định. SX: Sản xuất. BCKQKD: Báo cáo kết quả kinh doanh. BCĐKT: Bảng cân đối kế toán. BCTC: Báo cáo tài chính. BCQT: Báo cáo quản trị. GTGT: Giá trị gia tăng. HĐ: Hoá đơn. Lời mở đầu Trong nền kinh tế thị trường dù có cạnh tranh tự do hay có sự điều tiết của Nhà nước thì vẫn luôn có sự cạnh tranh lành mạnh trong mọi lĩnh vực hoạt động. Đặc biệt là các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh thì sự cạnh tranh lành mạnh điều kiện và mục tiêu cho các doanh nghiệp tồn tại và phát triển. Thị trường cạnh tranh lành mạnh luôn là một môi trường công bằng, muốn vậy các doanh nghiệp luôn phải quan tâm tổ chức sản xuất kinh doanh đem lại hiệu quả cao để có thể vượt qua các đối thủ cạnh tranh. Chính vì vậy đẩy mạnh sản xuất và tiêu thụ sản phẩm luôn là vấn đề sống còn đối với mỗi doanh nghiệp. Có tiêu thụ được sản phẩm thì các doanh nghiệp mới có thể bù đắp được những chi phí bỏ ra và có điều kiện tái mở rộng sản xuất, nâng cao tích luỹ cải thiện đời sống cán bộ công nhân viên. Để làm tốt công tác tiêu thụ sản phẩm, việc tổ chức hạch toán kế toán thành phẩm và trong khâu tiêu thụ là vô cùng quan trọng. Ngoài việc áp dụng đầy đủ các nguyên lý kế toán, những chính sách, những chế độ tài chính của Nhà nước hiện hành thì còn phải vận dụng một cách sáng tạo các chính sách chế độ đó vào điều kiện của đơn vị mình. Trước tầm quan trọng đó, sau một thời gian tìm hiểu thực tế tại Nhà xuất bản Giáo dục, nhận thấy được những ưu điểm cũng như khó khăn còn tồn tại trong công tác kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm của Nhà xuất bản Giáo dục em xin chọn đề tài: “Hoàn thiện công tác kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm với việc nâng cao lợi nhuận tiêu thụ sản phẩm tại Nhà xuất bản Giáo dục” để nghiên cứu. Trong phạm vi đề tài này em sẽ đi sâu vào việc tiêu thụ sách giáo khoa từ đó đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hơn công tác kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm của Nhà xuất bản Giáo dục. Chuyên đề bao gồm hai phần: Phần I: Thực trạng công tác kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tại Nhà xuất bản Giáo dục. Phần II: Phương hướng và giải pháp hoàn thiện kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh với việc nâng cao lợi nhuận doanh nghiệp. Do trình độ và thời gian còn hạn chế chuyên đề sẽ không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong được sự giúp đỡ, đóng góp của các thầy cô cùng các cán bộ kế toán tại Nhà xuất bản Giáo dục để chuyên đề có ý nghĩa thiết thực hơn. Chuyên đề được hoàn thành hướng dẫn của PGS.TS NGuyễm Minh Phương cùng sự giúp đỡ tận tình của các cán bộ kế toán Nhà xuất bản Giáo dục. Em xin chân thành cảm ơn! Phần I: Thực trạng công tác kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại Nhà xuất bản Giáo dục I. Khái quát chung về Nhà xuất bản Giáo dục. 1. Quá trình hình thành và phát triển của Nhà xuất bản Giáo dục. Nhà xuất bản Giáo dục tiền thân là Ban Tu thư và tổ in được thành lập ngay từ những ngày đầu giải phóng. Để phục vụ cho cuộc cải cách giáo dục lần thứ hai và nhu cầu phát triển lâu dài của ngành giáo dục, được phép của Chính Phủ, ngày 10 tháng 5 năm 1957 Bộ trưởng Bộ Giáo dục Nguyễn Văn Huyên đã ký Nghị định số 398/NĐ thành lập Nhà xuất bản giáo dục kể từ ngày 1 tháng 6 năm 1957. Quá trình hình thành và phát triển của Nhà xuất bản Giáo dục có thể chia thành các giai đoạn sau: Những năm đầu mới thành lập (1957 – 1963): Nhà xuất bản Giáo dục chủ yếu làm công việc tiếp nhận bản thảo, biên tập kỹ thuật, gia công in và giao cho Sở phát hành Tu thư (Cục xuất bản – Bộ văn hoá) phân phối, chưa có đủ điều kiện để biên tập nội dung bản thảo. Từ năm 1960 – 1962 Nhà xuất bản giáo dục đã xuất bản bộ sách giáo khoa (SGK) cấp 2, cấp 3 theo hệ thống giáo dục 10 năm. Thời kỳ này, Nhà xuất bản Giáo dục cũng cho xuất bản bộ sách bổ túc văn hoá và giáo trình Đại học (dùng cho các trường Sư phạm, Bách khoa, Tổng hợp), sách trung học sư phạm hệ 7+2 và một số sách tham khảo. Phục vụ cho cuộc cải cách giáo dục lần thứ 2, Nhà xuất bản Giáo dục đã xuất bản trên 200 tên sách với gần 2 triệu bản sách các loại thuộc đủ các cấp học, ngành học. Giai đoạn hoạt động xuất bản trong thời kỳ đầu của cuộc kháng chiến chống Mỹ cứu nước (1964 – 1971): Nhà xuất bản giáo dục đã được bổ sung nhiều cán bộ có năng lực và có đủ điều kiện hoàn thành nhiệm vụ của mình. Với số lượng từ 200 đến 300 tên sách, 18.000.000 bản sách được xuất bản phát hành hàng năm Nhà xuất bản Giáo dục đã phục vụ phong trào “dạy tốt, học tốt” của toàn ngành, và từng bước khẳng định được vị trí của mình. Giai đoạn sáp nhập vào Cục xuất bản giáo dục (1971 – 1977): Tháng 9 - 1971, Bộ trưởng Bộ Giáo dục quyết định sáp nhập Nhà xuất bản Giáo dục vào Cục Xuất bản Giáo dục. Đây là thời gian mà nhiệm vụ và phạm vi hoạt động của Nhà xuất bản Giáo dục bị thu hẹp lại chỉ còn chức năng tổ chức, biên soạn, biên tập, nội dung sách tham khảo, từ điển và sách học tiếng nước ngoài. Tuy nhiên, Nhà xuất bản Giáo dục vẫn phát huy và đã đạt được kết quả điển hình như việc xuất bản bộ SGK theo hệ thống giáo dục 10 năm cho vùng giải phóng miền Nam, số lượng sách phát hành hàng năm bình quân là hơn 20 triệu bản. Tháng 8-1977, Bộ Giáo dục quyết định tách Nhà xuất bản Giáo dục ra khỏi Cục Xuất bản, thành lập một Nhà xuất bản độc lập và giữ nguyên tên Nhà xuất bản Giáo dục. Giai đoạn phục vụ cải cách giáo dục lần thứ ba – hoàn thành thay SGK cho cấp 1 (1978 - 1986): Ngày 7/1/1978, hợp nhất Trung tâm Biên soạn cải cách giáo dục với Nhà xuất bản Giáo dục. Năm 1979 Bộ Giáo dục thành lập chi nhánh Nhà xuất bản Giáo dục tại thành phố Hồ Chí Minh. Đây là thời kỳ Nhà xuất bản Giáo dục có nhiều đóng góp to lớn cho sự nghiệp giáo dục của đất nước. Song song với việc tổ chức và biên soạn, xuất bản SGK cải cách giáo dục, Bộ Giáo dục còn giao cho Nhà xuất bản Giáo dục các nhiệm vụ khác như: Tổ chức biên soạn, in SGK giúp Campuchia, tổ chức biên soạn và in SGK phục vụ cho công việc phổ cập cấp I ở miền núi và vùng gặp nhiều khó khăn. Thời kỳ đổi mới và phát triển (1987 đến nay): Chỉ tính trong ba năm đầu đổi mới (1987-1989), Nhà xuất bản Giáo dục đã thực hiện được 1253 tên sách với 113.492.501 bản sách. Theo quyết định số 1340/TCCP của Bộ Giáo dục và Đào tạo ngày 7/7/1992, Nhà xuất bản Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp hợp nhất với Nhà xuất bản Giáo dục thành nhà xuất bản mới mang tên Nhà xuất bản Giáo dục. Ngoài ra, Nhà xuất bản Giáo dục còn được tăng cường bằng việc sát nhập các đơn vị chức năng khác thuộc ngành giáo dục và đào tạo như: Công ty Phát hành sách giáo khoa Trung Ương (1998). Công ty vật tư (1998). Bộ phận chỉ đạo phát hành và thư viện trường học (1998). Nhà máy in Diên Hồng (1991). Báo Toán học tuổi trẻ (1991). Nhà máy in Sách giáo khoa (1995). Trung tâm nghe nhìn giáo dục (1996). Trung tâm bản đồ và tranh ảnh Giáo dục (1996). Trung tâm khoa học và công nghệ sách giáo khoa (1996). Bên cạnh hoạt động xuất bản, Nhà xuất bản Giáo dục còn được Bộ Giáo dục và Đào tạo giao nhiệm vụ giúp Bộ chỉ đạo công tác phát hành và thư viện trường học. Mặc dù có nhiều khó khăn như phải biên soạn sách giáo khoa dựa trên một chương trình chưa thật hoàn chỉnh, có lúc phải chờ để bàn lại hệ thống giáo dục; đội ngũ tác giả thiếu; vốn sản xuất thiếu; giá giấy tăng đột biến; giá sách giáo khoa thay đổi vì đầu vào biến động; sáp nhập nhiều đơn vị vào tạo nên bộ máy cồng kềnh; năng suất lao động thấp, nhưng Nhà xuất bản Giáo dục đã vượt qua khó khăn và đạt được một số thành tích đáng kể, đóng góp tích cực vào công cuộc cải cách giáo dục. Trong quá trình xây dựng và phát triển, Nhà xuất bản Giáo dục luôn luôn thực hiện tốt nhiệm vụ chính trị của mình, lấy phục vụ làm mục tiêu, kinh doanh là phương tiện để phục vụ mục tiêu đó, luôn có ý thức nâng cao chất lượng, giảm giá thành sản phẩm, bảo toàn và phát triển vốn. Nhà xuất bản Giáo dục đã thường xuyên vượt các chỉ tiêu kế hoạch được giao xứng đáng với các tặng thưởng cao quí của Nhà nước: Hai Huân chương lao động Hạng Ba. Một Huân chương lao động Hạng Nhất. Một Huân chương độc lập Hạng Ba. Một Huân chương độc lập Hạng Nhì. 2. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và tổ chức bộ máy quản lý Nhà xuất bản Giáo dục. 2.1. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh. Căn cứ vào phương hướng nhiệm vụ phát triển của ngành, căn cứ vào mục tiêu kế hoạch của Nhà nước, căn cứ vào nhu cầu từ các địa phương, Nhà xuất bản Giáo dục xây dựng kế hoạch xuất bản – phát hành SGK và các loại sách phục vụ cho ngành học trong cả nước. Mục tiêu là đáp ứng đủ yêu cầu về số lượng, đảm bảo về nội dung và hình thức, và phục vụ kịp thời gian. Trên cơ sở kế hoạch xuất bản - tiêu thụ Nhà xuất bản Giáo dục lập các phương án về vốn, vật tư phục vụ cho tiến độ sản xuất. Sau đó, Nhà xuất bản Giáo dục tổ chức điều hành phân phối sách cho các địa phương theo hợp đồng đã ký. Tổ chức sản xuất của Nhà xuất bản Giáo dục gắn liền với quy trình công nghệ: từ bắt đầu tổ chức đội ngũ tác giả; tổ chức biên soạn; tổ chức biên tập nội dung; biên tập kỹ, mỹ thuật; chế bản; tổ chức in sách và phát hành sách về tới địa phương. Quy trình công nghệ xuất bản sách giáo khoa là một quy trình gồm nhiều giai đoạn: Giai đoạn làm bản thảo: Trên cơ sở đề cương sách đã được Bộ duyệt (nếu là sách giáo khoa) hoặc Nhà xuất bản Giáo dục duyệt (nếu là sách tham khảo), Nhà xuất bản Giáo dục tổ chức ký hợp đồng viết sách với tác giả và theo dõi tiến độ đảm bảo hoàn thành bản thảo đúng thời hạn. Khi đã có bản thảo, Nhà xuất bản Giáo dục tổ chức biên tập vòng 1: biên tập viên đọc và đánh giá về chất lượng nội dung (bản thảo có đúng với đề cương đã được duyệt không, về quan điểm chính trị, nội dung khoa học, bố cục nội dung, văn phong, tính sư phạm đã đạt yêu cầu chưa) và làm phiếu biên tập ghi rõ những nội dung trên, đề nghị những vấn đề cần góp ý (bản thảo được các chuyên gia đọc góp ý). Sau đó biên tập viên làm tờ trình lên Tổng biên tập xin duyệt và bản thảo được đưa đánh máy. Bản thảo đã đánh máy được đưa vào biên tập vòng 2: biên tập sẽ sửa bản thảo theo những ý kiến đã đóng góp, sửa câu chữ, lỗi chính tả và morat cho sạch. Khi bản thảo đã đạt yêu cầu thì làm phiếu biên tập vòng 2, có ghi đầy đủ những thay đổi đã được thực hiện và gửi kèm các phiếu đọc góp ý, phiếu yêu cầu chế bản, làm hình minh hoạ... trình Tổng biên tập duyệt. Nếu Tổng biên tập thấy chưa đạt thì phải biên tập vòng 3, nếu bản thảo đạt yêu cầu rồi thì Tổng biên tập ký đưa vào sản xuất. Bản thảo được ký đưa vào sản xuất gọi là bản thảo gốc. Bản thảo gốc được chuyển sang Trung tâm Chế bản - Đồ hoạ để lên bản can và phim cả hình và chữ. Biên tập viên đọc lại bản can, phim lần cuối để ký đưa in. Giai đoạn in sách: Do số lượng in lớn, chỉ một số đầu sách được in tại các nhà in trực thuộc Nhà xuất bản Giáo dục (nhà in Diên Hồng, nhà in Sách giáo khoa Đông Anh), số còn lại được thuê gia công in tại các xí nghiệp in ngoài. Nhà xuất bản Giáo dục vẫn kiểm soát về chất lượng in và điều hoà công việc giữa các nhà in để đảm bảo tiến độ. In xong, sách được nhập vào kho của Nhà xuất bản Giáo dục. Giai đoạn phát hành sách: Sách được bán phần lớn cho các Công ty sách và thiết bị trường học theo hợp đồng của các công ty đó với Nhà xuất bản Giáo dục. Một số ít được bán lẻ cho các trường học và các cửa hàng giới thiệu sách của Nhà xuất bản Giáo dục. Nhà xuất bản Giáo dục phải đảm bảo có đủ sách và đồng bộ cho các Công ty sách – Thiết bị trường học theo đúng hợp đồng đã ký kết. Các công ty sách phải đảm bảo đủ sách cho học sinh trong phạm vi mình quản lý và thanh toán công nợ đúng hạn với Nhà xuất bản Giáo dục. Bản thảo thô Thẩm định Biên tập vòng 1 Đánh máy Biên tập vòng 2 Biên tập vòng 3 Chế bản Làm hình Làm bìa K/tra can, ký in Thuê gia công in K/tra chất lượng Nhập kho Phát hành Quy trình làm sách tại Nhà xuất bản Giáo dục 2.2. Tổ chức bộ máy quản lý. Nhà xuất bản Giáo dục có cơ chế quản lý như một tổng công ty, gồm nhiều đơn vị trực thuộc. Các đơn vị trực thuộc có chức năng và quyền hạn về kinh doanh, đều có con dấu riêng và tài khoản riêng tại Ngân hàng. Nhà xuất bản Giáo dục có các chi nhánh tại Đà Nẵng và Thành phố Hồ Chí Minh, các Nhà xuất bản Giáo dục miền Trung và miền Nam có tổ chức như Nhà xuất bản Giáo dục miền Bắc: có Giám đốc chi nhánh, Kế toán trưởng và các Trưởng phòng ban. Bộ máy quản lý của Nhà xuất bản Giáo dục được tổ chức dọc theo cơ cấu chức năng như sau: Ban Giám đốc gồm: Tổng Giám đốc, 3 Phó Tổng giám đốc và 1 Kế toán trưởng. - Tổng Giám đốc Nhà xuất bản Giáo dục do Bộ trưởng Bộ GD-ĐT ký quyết định bổ nhiệm. Là người chịu trách nhiệm trước Bộ về mọi mặt hoạt động kinh doanh của Nhà xuất bản Giáo dục, quản lý tài sản và vốn được giao. Quyết định phương hướng nhiệm vụ xuất bản, kế hoạch in ấn, kế hoạch phát hành sách và các xuất bản phẩm khác, trực tiếp giao kế hoạch cho các đơn vị trực thuộc, quyết định kế hoạch tài chính và chỉ đạo trực tiếp công tác tài chính trong toàn Nhà xuất bản Giáo dục. - Phó Tổng Giám đốc - Tổng biên tập lãnh đạo trực tiếp khối biên tập, cùng với Giám đốc chịu trách nhiệm trước pháp luật về chất lượng chính trị, tư tưởng, khoa học, nghệ thuật của các xuất bản phẩm. Tổ chức công tác biên soạn, biên tập của toàn Nhà xuất bản Giáo dục, ký hợp đồng kinh tế đối với tác giả, chỉ đạo nội dung tuyên truyền quảng cáo cho các xuất bản phẩm đã và sẽ xuất bản. - Phó Tổng Giám đốc phụ trách phát hành chỉ đạo công tác phát hành và công tác nội chính bao gồm Trung tâm phát hành sách giáo dục, Phòng Hành chính - Quản trị, tổ chức tuyên truyền giới thiệu sách. Ký hợp đồng kinh tế với các công ty sách, các hợp đồng liên doanh phát hành và các hợp đồng kinh tế, dịch vụ, lao vụ khác. - Phó Tổng Giám đốc phụ trách in chỉ đạo xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất, khai thác năng lực các nhà in, đảm bảo tổ chức in đủ số lượng, đúng chất lượng, đúng thời gian các xuất bản phẩm của Nhà xuất bản Giáo dục. Tổ chức phối hợp công nghệ, thống nhất toàn Nhà xuất bản Giáo dục về bản thảo, maket, chất lượng và kỹ thuật in. Ký các hợp đồng về in, ký các lệnh xuất vật tư giấy bìa đúng chủng loại đưa vào sản xuất. - Kế toán trưởng có nhiệm vụ giúp Giám đốc quản lý, sử dụng, điều hành các loại vốn đúng mục đích, có hiệu quả, đề xuất cơ chế, chính sách và tổ chức thực hiện các chủ trương về giá sách, giá công in, phí phát hành, cơ chế thanh toán... Có trách nhiệm đề xuất và tổ chức thực hiện các kế hoạch tài chính và kinh doanh của toàn Nhà xuất bản Giáo dục. Thẩm kế và kiểm tra các khoản chi tiêu trước khi trình Giám đốc ký duyệt. Kiểm tra, kiểm soát việc chấp hành các chế độ bảo vệ tài sản vật tư, tiền vốn, các định mức, các dự toán c hi phí sản xuất, chi phí quản lý, chi phí xây dựng cơ bản...Tổ chức kiểm tra, xét duyệt các báo cáo quyết toán của các đơn vị cấp dưới gửi lên. Tổ chức kiểm tra kế toán trong nội bộ Nhà xuất bản Giáo dục và trong các đơn vị trực thuộc. Chỉ đạo, kiểm tra, bồi dưỡng nghiệp vụ bộ máy kế toán, công tác hạch toán của Nhà xuất bản Giáo dục và các đơn vị trực thuộc. Cùng với Ban Giám đốc, Khối biên tập, Khối sản xuất – phát hành, Khối quản lý tổng hợp được tổ chức theo yêu cầu của sản xuất kinh doanh và chịu sự lãnh đạo trực tiếp của ban Giám đốc và trợ giúp cho ban lãnh đạo chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh. Khối biên tập gồm có: Ban thư ký biên tập, các Ban biên tập chuyên môn, Trung tâm Chế bản - Đồ hoạ, Phòng Thư viện - Tư liệu. Khối Sản xuất - Phát hành gồm có Phòng Vật tư, Phòng Quản lý in, và Trung tâm phát hành sách giáo dục Khối Quản lý - Tổng hợp gồm có: Phòng Kế hoạch - Tổng hợp, Phòng Tổ chức - Lao động - Tiền lương, Phòng Hành chính - Quản trị, Phòng Kế toán - Tài vụ. Bộ máy quản lý của Nhà xuất bản Giáo dục được biểu diễn qua sơ đồ sau: Sơ đồ quản lý Nhà xuất bản Giáo dục (phía Bắc) Giám đốc Phó GĐ Tổng Biên Tập Ban Thư ký biên tập TT Chế bản-Đồ hoạ Ban Văn Ban Sử - Địa Ban Giáo dục Tủ sách Văn học và Tuổi trẻ Ban Ngoại ngữ Ban Mẫu giáo Ban Toán Ban Lý Ban Hoá Ban Sinh Ban KT-Đại học Ban LĐ-KT-HN Ban Tiếng Việt Phòng thư viện TL TT Sách Dân tộc Phó GĐ Phát hành TT Phát hành SGD Phòng HCQT Phó GĐ Phụ trách in Báo Toán học và Tuổi trẻ TT Khoa học CN SGK Phòng Quản lý SX Kế toán trưởng Phòng kế toán tài vụ Phòng Kế hoạch Tổng hợp Phòng Tổ chức - Lao động - Tiền lương Quan hệ chỉ đạo, điều hành Quan hệ phối hợp 3. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán. 3.1. Những thông tin chung về công tác kế toán. Niên độ kế toán được tính theo năm dương lịch, bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12. Kỳ kế toán của doanh nghiệp được tính theo tháng. Nhà xuất bản Giáo dục tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ, SGK là mặt hàng không chịu thuế. Để đảm bảo cung cấp số liệu chính xác, kịp thời nhằm phục vụ cho việc ra quyết định của Ban Giám đốc và kiểm tra hoạt động sản xuất kinh doanh của các chi nhánh và đơn vị trực thuộc, Nhà xuất bản Giáo dục áp dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính. Đây là chương trình kế toán được soạn thảo riêng và được nối mạng với 2 chi nhánh và tất cả các đơn vị trực thuộc. Chương trình cho phép cập nhật số liệu vào từ các hoá đơn, chứng từ của Nhà xuất bản Giáo dục. Sau đó qua hệ thống xử lý thông tin tự động của phần mềm kế toán, các thông tin trên các hoá đơn chứng từ đầu vào sẽ tự động cập nhật vào các Sổ chi tiết, các Sổ tổng hợp. Cuối kỳ, khi kế toán tiến hành khoá sổ, phần mềm sẽ tự động kết xuất ra các Báo cáo tài chính và Báo cáo quản trị. Bên cạnh phần mềm kế toán được sử dụng, kế toán còn sử dụng phần mềm office để lập các Báo cáo tài chính đúng mẫu của Bộ Tài chính. Phần mềm kế toán tại Nhà xuất bản Giáo dục luôn được nâng cấp, điều chỉnh kịp thời để phù hợp với chế độ mới. Hệ thống chứng từ kế toán: hệ thống chứng từ kế toán Nhà xuất bản Giáo dục đang áp dụng đều tuân thủ những qui định của Vụ chế độ kế toán Bộ Tài chính. Mọi hoạt động kinh tế tài chính phát sinh đều được lập theo đúng mẫu, phương pháp tính toán và nội dung ghi chép. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán: Nhà xuất bản Giáo dục áp dụng hệ thống tài khoản kế toán áp dụng thống nhất cho các doanh nghiệp (Ban hành theo Quyết định số 1141/CĐKT ngày 1-11-1995 của Bộ trưởng Bộ Tài chính- Đã sửa đổi bổ sung). Tuy nhiên, trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh cụ thể, Nhà xuất bản Giáo dục đã chi tiết thêm một số tiểu khoản cho phù hợp với loại hình kinh doanh của mình. Hệ thống tài khoản kế toán được thống nhất với hai chi nhánh và các đơn vị trực thuộc. Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán: Nhà xuất bản Giáo dục đăng ký áp dụng hình thức kế toán “Nhật ký chung”, tuy nhiên để tiện cho việc quản lý trong qui mô sản xuất lớn kế toán Nhà xuất bản Giáo dục còn sử dụng thêm chứng từ ghi sổ và sổ đăng ký chứng từ ghi sổ để phân loại nghiệp vụ giúp thuận lợi cho công tác quản lý (kiểm tra và đối chiếu số liệu khi cần thiết). Hệ thống sổ sách kế toán sử dụng tại Nhà xuất bản Giáo dục bao gồm: Sổ nhật ký chung. Sổ chi tiết. Sổ cái. Ngoài ra còn có Chứng từ ghi sổ và Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Báo cáo kế toán tài chính: Báo cáo tài chính mà Nhà xuất bản Giáo dục áp dụng là những báo cáo bắt buộc bao gồm: - Bảng cân đối kế toán. - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. - Thuyết minh báo cáo tài chính. Ngoài ra để phục vụ cho nhu cầu quản lý kinh tế, tài chính, yêu cầu chỉ đạo, điều hành của Ban giám đốc, Nhà xuất bản Giáo dục còn sử dụng một số báo cáo sau: Báo cáo nhanh về doanh thu. Báo cáo về công nợ nội bộ, công nợ với khách hàng, công nợ với người cung cấp. Báo cáo thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Báo cáo tình hình sử dụng vật tư. Báo cáo chi tiết giá thành từng cuốn sách (cuối năm). Báo cáo về sách nhập theo các nguồn. Việc tổ chức báo cáo kế toán tài chính ở Nhà xuất bản Giáo dục do kế toán tổng hợp làm theo đúng những qui tắc, phương pháp lập mà Bộ Tài chính ban hành và hướng dẫn. Để đảm bảo việc thu chi tài chính, bảo toàn vốn và sử dụng vốn đúng mục đích, vận dụng đúng chế độ, qui định của Nhà nước trong công tác tài chính kế toán, phòng Kế toán - Tài vụ của Nhà xuất bản Giáo dục với tư cách là một công cụ quản lý đã tổ chức tốt công tác kế toán, chấp hành đầy đủ các chế độ, chính sách tài chính. Hoạt động kế toán ở Nhà xuất bản Giáo dục luôn cố gắng bám sát quá trình kinh doanh đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin, kịp thời chính xác phục vụ cho công tác quản lý và chỉ đạo kinh doanh. 3.2. Tổ chức bộ máy kế toán. Nhà xuất bản Giáo dục có quy mô kinh doanh lớn gồm nhiều đơn vị trực thuộc nên tổ chức công tác kế toán vừa phân tán (mỗi đơn vị trực thuộc đều có bộ phận kế toán riêng), vừa tập trung (phòng Kế toán- Tài vụ làm công tác kiểm tra, theo dõi, tổng hợp tình hình tài chính của các đơn vị trực thuộc đó). Tham gia bộ máy kế toán của Nhà xuất bản Giáo dục bao gồm 15 thành viên đứng đầu là Kế toán trưởng và Trưởng phòng kế toán. - Kế toán trưởng là người chỉ đạo toàn diện công tác kinh tế tài chính, thông tin kinh tế và hệ thống kinh tế của Nhà xuất bản Giáo dục như đã nêu ở phần trên. - Trưởng phòng kế toán là người chịu trách nhiệm chung về công tác chuyên môn của các bộ phận kế toán, về việc chấp hành chế độ tài chính. Trưởng phòng cũng là người điều hành chung công việc của phòng để phục vụ kịp thời cho sản xuất kinh doanh dưới góc độ tài chính. - Phó phòng kế toán giải quyết những vấn đề liên quan đến vốn kinh doanh, phụ trách phần kế toán tổng hợp, theo dõi và làm các báo biểu tổng hợp, cung cấp các số liệu kế toán tổng hợp và phân tích, đánh giá hoạt động sản xuất kinh doanh của từng thời kỳ. Tổ chức công việc ở phòng kế toán tài vụ Nhà xuất bản Giáo dục được phân thành nhóm gắn với công việc cụ thể. Giúp việc cho Kế toán trưởng, Trưởng phòng, Phó phòng kế toán là 12 nhân viên kế toán có nhiệm vụ thực hiện các phần hành kế toán theo sự phân công của Kế toán trưởng và cùng thực hiện các nhiệm vụ của bộ máy kế toán. Song song với việc qui định cụ thể trách nhiệm của từng nhân viên kế toán, trong bộ phận luôn có sự phối hợp chặt chẽ với nhau cùng hoàn thành tốt công việc được giao. Sau đây là sơ đồ biểu diễn quan hệ của bộ máy kế toán: Sơ đồ bộ máy kế toán Nhà xuất bản Giáo dục KT tiền mặt KT ngân hàng KT vật tư KT công cụ dụng cụ KT tiền lương & bảo hiểm XH KT tạm ứng KT nhuận bút KT công nợ nội bộ kiêm TSCĐ KT tiêu thụ KT công nợ và giấy in KT giá thành kiêm nhập TP Thủ quỹ KT trưởng Trưởng phòng Phó phòng Quan hệ chỉ đạo, điều hành Quan hệ phối hợp 4. Tình hình sản xuất kinh doanh và phương hướng hoạt động trong những năm tới. Là một doanh nghiệp trực thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo, Nhà xuất bản Giáo dục là một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh mặt hàng là SGK, sách tham khảo, các tạp chí chuyên ngành, tem … là những mặt hàng có thị trường ổn định không bị ảnh hưởng của thời tiết và môi trường. Vì vậy, hoạt động sản xuất kinh doanh của Nhà xuất bản Giáo dục qua các năm là tương đối ổn định. Sau đây là một số chỉ tiêu chung về tình hình sản xuất kinh doanh của Nhà xuất bản Giáo dục trong ba năm gần đây nhất: Biểu 1 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh Chỉ tiêu Năm Chênh lệch 2001 2002 2003 2002/2001 2003/2002 ± % ± % 1. Tổng doanh thu 301.990 348.183 391.442 46.193 15,3 43.259 12,4 2. Các khoản giảm trừ 1.090 1.303 1.517 213 19,5 214 16,4 3. Doanh thu thuần 300.900 346.880 389.925 459.80 15,3 43.045 12,4 4.Giá vốn hàng bán 259.286 285.607 315.509 26.321 10,2 29.902 10.46 5. CPBH và QLDN 11.694 24.580 35.665 18.699 43,9 11.085 45,1 6. Thuế thu nhập 9.574 12.109 12.400 4.083 60,9 291 2,4 7. Lợi nhuận sau thuế 20.345 24.584 26.351 4 329 21,2 1.767 7,2 8. Vốn kinh doanh 28.726 30.183 32. 580 1.457 5,1 2.397 7,9 9. Thu nhập bình quân đầu người / tháng 1,300 1,500 1,700 0,2 15,4 0,2 13,3 Bảng trên cho thấy tình hình sản xuất kinh doanh của Nhà xuất bản Giáo dục ổn định và có xu hướng phát triển. Mặc dù lấy phục vụ làm mục tiêu nhưng trong những năm gần đây Nhà xuất bản Giáo dục luôn đạt được mức lợi nhuận cao hàng năm nộp ngân sách Nhà nước trên 10 tỷ đồng. Doanh thu tăng đều đặn qua các năm, thu nhập bình quân đầu người cũng ngày một tăng, đảm bảo đời sống vật chất cho công nhân và cán bộ công nhân viên của Nhà xuất bản Giáo dục. Hầu hết các chỉ tiêu so sánh về số tương đối của năm 2003/2002 đều nhỏ hơn năm 2002/2001, tuy nhiên, về số tuyệt đối vẫn tăng cho thấy tình hình sản xuất kinh doanh đang đi vào ổn định. Tỷ suất lợi nhuận/ doanh thu của doanh nghiệp từ 2001 đến 2003 lần lượt là: 0,067; 0,071; 0,067. Tỷ suất này là ổn định biến đổi ít chứng tỏ được sự ổn định trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Mặc dù tỷ suất này nhỏ nhưng doanh thu của doanh nghiệp cao nên lợi nhuận thu được là đảm bảo và thể hiện được hiệu quả sản xuất. Sự bất thường trong chi phí của Nhà xuất bản Giáo dục thường xảy ra vào những năm có cải cách sách mới. Với mục tiêu phục cj là chính trong những năm qua Nhà xuất bản Giáo dục luôn cố gắng tạo ra một thị trường SGK ổn định và chất lượng đảm bảo. Xu hướng phát triển trong những năm tới: Nhà xuất bản Giáo dục có sản phẩm là sách giáo khoa, sách tham khảo, các tạp chí chuyên ngành là những sản phẩm có thị trường tiêu thụ ổn định lâu dài. Hiện nay, những sản phẩm này đang được Nhà xuất bản Giáo dục độc quyền phát hành. Những năm tới, khi Nhà xuất bản Giáo dục không còn độc quyền phát hành sách như hiện nay thì trên thị trường Sách giáo khoa sẽ có sự cạnh tranh mạnh giữa các nhà xuất bản trong việc phát hành sách. Nhà xuất bản Giáo dục lấy phục vụ làm mục tiêu phát triển do vậy khi phải cạnh tranh phát triển đạt lợi nhuận cao thì sẽ gặp rất nhiều khó khăn. Lường trước được những khó khăn đó ban lãnh đạo Nhà xuất bản Giáo dục đã quyết định chuyển đổi mô hình công ty mẹ – công ty con, và hiện nay mô hình này đang và sẽ dần dần triển khai từ khâu tổ chức quản lý. Một số đơn vị trực thuộc (tức là công ty con trong tương lai) đang dần tiến hành cổ phần hoá. Đây cũng là xu hướng phát triển chung của nền công nghiệp hiện đại hoá ở nước ta. Bên cạnh việc khắc phục khó khăn trong việc làm quen với mô hình mới, Nhà xuất bản Giáo dục cũng luôn luôn đặt mục tiêu phục vụ lên hàng đầu vì đây chính là cơ sở để Nhà xuất bản Giáo dục có thể đứng vững và phát triển. Nhờ có phương châm sản xuất kinh doanh đúng đắn mà trong suốt quá trình phát triển và chắc chắn trong tương lai Nhà xuất bản Giáo dục sẽ có một thị trường vững vàng. Đó chính là lợi thế thương mại rất lớn. Nhu cầu về sách là không ngừng tăng lên, tuy nhiên số lượng các nhà xuất bản cũng không nhỏ nên đơn vị nào có sản phẩm đạt chất lượng cao và chiếm được sự tin dùng của người tiêu dùng, có giá cả hợp lý thì sẽ thành công. II. Thực trạng công tác kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại Nhà xuất bản Giáo dục. 1. Đặc điểm thành phẩm và công tác tiêu thụ thành phẩm tại Nhà xuất bản Giáo dục. 1.1. Đặc điểm thành phẩm. Thành phẩm của Nhà xuất bản Giáo dục bao gồm: SGK, sách tham khảo, các tạp chí toán học tuổi trẻ, toán tuổi thơ, trung học phổ thông,…tem và một số băng đĩa phục vụ công tác giáo dục. Thành phẩm của Nhà xuất bản Giáo dục có thể chia thành ba mảng: Sách giáo khoa (SGK), sách tham khảo (STK), và các loại sản phẩm khác. Trong phạm vi chuyên đề này em chỉ xin nghiên cứu về sản phẩm chủ yếu nhất của Nhà xuất bản Giáo dục đó là sách giáo khoa. Là một doanh nghiệp độc quyền xuất bản SGK, điểm nổi bật trong sản xuất sản phẩm của Nhà xuất bản Giáo dục là chu kỳ sản xuất ổn định ít bị ảnh hưởng bởi các nhân tố khách quan. Tuy nhiên, đặc trưng trong sản xuất của doanh nghiệp là sản xuất theo thời vụ: từ tháng 1đến tháng 6, ._.