Hoàn thiện công tác Kế toán tập hợp chi phí sản xuất & tính giá thành sản phẩm tại Công ty Tư vấn Xây dựng Thuỷ Lợi 1

Lời nói đầu Trong những năm cuối cùng của thiên niên kỷ thứ hai này, nước ta đang tồn tại một nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần vận hành theo cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Với sự cạnh tranh gay gắt trong vòng xoáy khốc liệt của cơ chế mới, các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế đều phải nỗ lực hết mình để tồn tại và phát triển. Hạch toán kế toán là một bộ phận cấu thành của hệ thống công cụ quản lý tài chính, có vai trò tích cực trong việc quản lý điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế nói chung và kinh doanh nói riêng. Bởi thế, việc chấp hành đúng các nguyên tắc hạch toán kinh doanh là việc làm cần thiết và tích cực của mỗi doanh nghiệp để có được tình trạng tài chính lành mạnh, đủ sức cạnh tranh trong mọi điều kiện thị trường. Trong công tác quản lý kinh tế của các doanh nghiệp thì chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm là những chỉ tiêu quan trọng, luôn được các doanh nghiệp quan tâm vì chúng gắn liền với kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Bởi thế, muốn tồn tại và phát triển, bên cạnh việc sản xuất ra sản phẩm chất lượng cao, doanh nghiệp còn phải tìm mọi biện pháp hạ giá thành sản phẩm. Có như vậy, doanh nghiệp mới có thể tăng nhanh tích luỹ, tạo điều kiện tái sản xuất mở rộng và nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên. Để đạt được điều đó, trước hết doanh nghiệp phải quản lý chặt chẽ chi phí sản suất và tính toán chính xác giá thành sản phẩm thông qua bộ phận kế toán tập hợp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Thông tin về chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm sẽ giúp cho các nhà quản lý doanh nghiệp phân tích đánh giá được tình hình về sử dụng lao động, vật tư, tiền vốn có hiệu quả hay không, từ đó đề ra biện pháp hữu hiệu nhằm hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm, đề ra những quyết định phù hợp cho sự phát triển sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp. Chính vì vậy, mà việc tổ chức kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm là một yêu cầu thiết yếu, luôn là một trong những vấn đề thời sự được các doanh nghiệp quan tâm. Công ty Tư vấn Xây dựng Thuỷ Lợi I là một trong những doanh nghiệp Nhà nước hoạt động rất hiệu quả. Cũng như mọi doanh nghiệp khác trong nền kinh tế hiện nay, Công ty rất coi trọng việc hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Trong thời gian thực tập tại Công ty, nhờ sự giúp đỡ tận tình của cô giáo hướng dẫn và sự giúp đỡ của các cô chú tại phòng kế toán, tôi xin được đi sâu nghiên cứu đề tài: Hoàn thiện công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành tại Công ty Tư vấn Xây dựng Thuỷ Lợi I. PHẦN I LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC HẠCH TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM TRONG DOANH NGHIỆP XÂY LẮP A - CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ GIÁ THÀNH SẢN PHẨM TRONG DOANH NGHIỆP XÂY LẮP 1. Khái niệm và phân loại chi phí sản xuất 1.1. Khái niệm chí phí sản xuất Chi phí sản xuất được hiểu là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ chi phí về lao động sống và lao động vật hóa phát sinh trong quá trình sản xuất và cấu thành nên giá thành sản phẩm. Từ khái niệm về chí phí sản xuất, ta thấy được sự khác nhau giữa chi phí và chi tiêu. Chi phí là những hao phí về tài sản và lao động có liên quan đến khối lượng sản phẩm được tạo ra trong kỳ chứ không phải mọi khoản chi ra trong kỳ hạch toán. Ngược lại, chi tiêu là sự giảm đi đơn thuần các loại vật tư, tài sản, tiền vốn của doanh nghiệp bất kể nó được dùng vào mục đích gì. Ngoài sự khác nhau về lượng, chi phí và chi tiêu còn khác nhau về thời gian, có những khoản chi tiêu kỳ này nhưng chưa được tính vào chi phí (chi mua nguyên liệu, vật liệu về nhập kho nhưng chưa sử dụng) và có những khoản tính vào chi phí kỳ này nhưng chưa chi tiêu (ví dụ: chi phí trích trước). Sở dĩ có sự khác biệt giữa chi phí và chi tiêu các trong doanh nghiệp là do đặc điểm, tính chất vận động và phương thức dịch chuyển giá trị của từng loại tài sản vào quá trình sản xuất và yêu cầu hạch toán của chúng. 1.2. Phân loại chi phí sản xuất Trong chế độ kế toán Việt nam có một số cách phân loại chi phí chủ yếu sau: a) Phân loại chi phí theo nội dung, tính chất kinh tế Theo cách phân loại này, toàn bộ chi phí sản xuất của doanh nghiệp trong kỳ được chia thành các loại (thường gọi là yếu tố) sau: *Chi phí nguyên liệu, vật liệu: Bao gồm toàn bộ giá trị nguyên liệu, vật liệu chính, vật liệu phụ, phụ tùng thay thế, công cụ dụng cụ... sử dụngcho hoạt động sản xuất trong kỳ. *Chi phí nhân công: Phản ánh tiền lương và các khoản phụ cấp mang tính chất lương phải trả cho toàn bộ công nhân, viên chức; và phản ánh phần bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn trích theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lương và phụ cấp lương phải trả công nhân viên. *Chi phí khấu hao TSCĐ: Phản ánh tổng số khấu hao TSCĐ phải trích trong kỳ của tất cả TSCĐ sử dụng cho hoạt động sản xuất trong kỳ. *Chi phí dịch vụ mua ngoài: Phản ánh toàn bộ chi phí dịch vụ mua ngoài dùng vào hoạt động sản xuất của doanh nghiệp trong kỳ. *Chi phí bằng tiền khác: Phản ánh toàn bộ chi phí khác bằng tiền chưa phản ánh vào các yếu tố trên dùng vào hoạt động sản xuất trong kỳ. b) Phân loại theo mục dích công dụng của chi phí Theo cách phân loại này, chí phí sản xuất được chia thành 4 loại: *Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp: bao gồm chi phí về vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu và động lực... sử dụng trực tiếp vào việc sản xuất, chế tạo sản phẩm. *Chi phí nhân công trực tiếp: là chi phí về tiền lương chính, lương phụ, phụ cấp của công nhân trực tiếp sản xuất. *Chi phí sử dụng máy thi công: là các chi phí trực tiếp liên quan đến việc sử dụng xe và máy thi công để hoàn thành sản phẩm khảo sát thiết kế gồm: tiền khấu hao máy móc thiết bị, tiền thuê máy, tiền lương các công nhân điều khiển máy thi công, chi phí về nhiên liệu, động lực dùng cho máy thi công... *Chi phí sản xuất chung: là những chi phí dùng cho hoạt động sản xuất chung tại các bộ phận sản xuất (phân xưởng, đội, trại...) bao gồm 6 điều khoản: Chi phí nhân viên phân xưởng, chi phí vật liệu, chi phí dụng cụ sản xuất, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí dịch vụ mua ngoài, và chi phí khác bằng tiền. Ngoài hai cách phân loại chi phí trên, để phục vụ cho việc quản trị doanh nghiệp, chi phí sản xuất còn được phân thành biến phí, định phí và chi phí hỗn hợp; chi phí thích đáng và không thích đáng, hoặc có thể phân loại theo phương pháp tập hợp chi phí thành chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp... 2. Khái niệm và phân loại giá thành sản phẩm 2.1. Khái niệm giá thành sản phẩm Theo quan điểm của kế toán Việt nam hiện nay, giá thành sản phẩm được hiểu là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ các khoản hao phí về lao động sống và lao động vật hóa có liên quan đến khối lượng công tác, sản phẩm, và lao vụ nhất định đã hoàn thành, là chi phí sản xuất tính cho các sản phẩm hoàn thành. Với doanh nghiệp khảo sát thiết kế giá thành sản phẩm khảo sát thiết kế mang tính chất cá biệt vì mỗi công trình, hạng mục công trình hay khối lượng sản phẩm khảo sát thiết kế sau khi hoàn thành đều có giá trị riêng. Giá bán được biết trước khi sản phẩm hoàn thành và trước khi biết được giá thành thực tế. Bởi vậy, chỉ tiêu giá thành sẽ cho phép doanh nghiệp xác định được hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong việc tăng năng suất lao động, tiết kiệm vật tư, hoàn thiện kỹ thuật, giảm thời gian thi công thiết kế, sử dụng hợp lý vốn cũng như các giải pháp kinh tế kỹ thuật... 2.2. Phân loại giá thành sản phẩm Để đáp ứng các yêu cầu của quản lý, hạch toán và kế hoạch hóa giá thành, giá thành được xem xét dưới nhiều góc độ, nhiều phạm vi tính toán. a) Phân loại theo thời điểm tính và nguồn số liệu * Giá thành định mức: là giá thành sản phẩm được tính trên cơ sở các định mức chí phí hiện hành và chỉ tính cho đơn vị sản phẩm. Việc tính giá thành định mức cũng được thực hiện trước khi tiến hành sản xuất, chế tạo sản phẩm. * Giá thành kế hoạch: Là giá thành được xác định từ những điều kiện cụ thể của doanh nghiệp trên cơ sở phấn đấu hạ giá thành so với giá thành dự toán bằng các biện pháp tăng cường quản lý kỹ thuật, vật tư thi công. Giá thành kế hoạch được xác định như sau: Giá thành kế hoạch = Giá thành định mức - mức hạ giá thành kế hoạch * Giá thành thực tế: là giá thành sản phẩm được tính trên cơ sở số liệu chi phí sản xuất thực tế đã phát sinh và tập hợp được trong kỳ cũng như sản lượng sản phẩm thực tế đã sản xuất trong kỳ. Giá thành thực tế chỉ có thể tính toán được sau khi kết thúc quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm và được tính cho cả chỉ tiêu tổng giá thành và giá thành đơn vị. Về nguyên tắc, mối quan hệ giữa 3 loại giá thành này phải đảm bảo như sau: Giá thành định mức >= Giá thành kế hoạch >= Giá thành thực tế b) Phân loại theo phạm vi tính giá thành * Giá thành sản xuất: Giá thành sản xuất của sản phẩm bao gồm các chi phí để sản xuất, chế tạo sản phẩm (chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung) tính cho sản phẩm, công việc lao vụ đã hoàn thành. * Giá thành toàn bộ sản phẩm tiêu thụ: bao gồm giá thành sản xuất và chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp tính cho sản phẩm tiêu thụ. 3. Mối quan hệ giữa chi phí và giá thành Chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm có quan hệ chặt chẽ với nhau trong quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm. Chi phí biểu hiện mặt hao phí còn giá thành biểu hiện mặt kết quả. Đây là hai mặt thống nhất của một quá trình, vì vậy, chúng giống nhau về chất. Giá thành và chi phí sản xuất đều bao gồm các hao phí về lao động sống và lao động vật hóa mà doanh nghiệp đã bỏ ra trong quá trình chế tạo sản phẩm. Tuy nhiên, do bộ phận chi phí sản xuất giữa các kỳ không đều nhau nên giá thành và chi phí lại khác nhau về lượng. Điều đó được thể hiện qua sơ đồ sau: Chi phí sản xuất dở dang đầu kỳ Chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ Giá thành sản phẩm hoàn thành Chi phí sản xuất dở dang cuối kỳ Qua sơ đồ ta thấy: Giá thành Chi phí Chi phí Chi phí sản phẩm = sản xuất + sản xuất - sản xuất hoàn thành dở dang đầu kỳ phát sinh trong kỳ dở dang cuối kỳ Như vậy, khi giá trị sản phẩm dở dang (chi phí sản xuất dở dang) đầu kỳ và cuối kỳ bằng nhau thì giá thành sản phẩm hoàn thành bằng tổng chi phí phát sinh trong kỳ. B - NỘI DUNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HẠCH TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM 1. Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ tổ chức hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm a. Yêu cầu quản lý chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm Một trong những thông tin quan trọng đối với các nhà quản lý doanh nghiệp là các thông tin về chi phí, vì mỗi khi chi phí tăng thêm sẽ có ảnh hưởng trực tiếp tới lợi nhuận. Do vậy, các nhà quản lý cần kiểm soát chặt chẽ chi phí của doanh nghiệp. Điều này cũng đúng với giá thành sản phẩm (vì chi phí và giá thành là hai mặt của một quá trình). Do chi phí sản xuất phản ánh mặt hao phí sản xuất còn giá thành phản ánh mặt kết quả sản xuất nên việc quản lý chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm phải đứng trên quan điểm hiệu quả sản xuất, tức là phải quản lý về mặt giá trị bao gồm cả các chi phí trực tiếp và gián tiếp tham gia vào quá trình sản xuất, các giá thành dự toán, kế hoạch, thực tế. Các loại chi phí này phải được theo dõi và quản lý trên hệ thống sổ sách của doanh nghiệp. Để làm được điều đó, mỗi sản phẩm (mỗi công trình khảo sát thiết kế) phải có một bộ hồ sơ riêng (bao gồm các hợp đồng, hóa đơn mua vật tư, các chứng từ thanh toán lương, và các chứng từ khác theo quy định hiện hành), các khoản mục chi phí lại phải được tập hợp theo dõi theo từng đối tượng hạch toán và phải được phản ánh trên các sổ chi tiết chi phí và tính giá thành của doanh nghiệp. Đồng thời, doanh nghiệp phải thường xuyên kiểm tra tình hình sử dụng chi phí, phát hiện những lãng phí, sai phạm để có thể kịp thời xử lý. Nói tóm lại, trong việc quản lý chi phí và giá thành sản phẩm người quản lý doanh nghiệp phải luôn nắm được nguồn gốc phát sinh chi phí, nội dung, tính chất của từng khoản mục chi phí; các định mức chi phí tại doanh nghiệp; các nguyên nhân dẫn đến sự tăng, giảm chi phí tại doanh nghiệp; cũng như các tình hình thực hiện các kế hoạch giá thành tại doanh nghiệp... b. Nhiệm vụ hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành Hạch toán kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống công cụ quản lý kinh tế, tài chính, có tác dụng tích cực trong việc quản lý điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế. Để phát huy vai trò của công cụ kế toán đối với doanh nghiệp cần thiết phải có sự tính đúng, tính đủ chi phí sản xuất vào giá thành. Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành trong các đơn vị sản xuất nói chung và trong các đơn vị khảo sát thiết kế nói riêng có vai trò đặc biệt quan trọng, nó là điều kiện để phân tích, đánh giá, tổ chức quản lý và sản xuất hợp lý nhằm nâng cao hiệu quả quản trị, đảm bảo cho sự tồn tại lâu dài của doanh nghiệp. Để phát huy được vai trò của mình, việc tổ chức hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm phải đạt được những yêu cầu sau: - Căn cứ vào đặc điểm quy trình công nghệ, đặc điểm chi phí, đặc điểm của sản phẩm, yêu cầu tổ chức sản xuất và yêu cầu của công tác quản lý của doanh nghiệp mà xác định đối tượng và phương pháp tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành cho phù hợp. - Tổ chức tập hợp và phân bổ từng loại chi phí sản xuất theo đúng đối tượng tập hợp chi phí đã xác định bằng các phương pháp thích hợp đối với từng loại chi phí, tập hợp chi phí sản xuất theo các khoản mục chi phí và theo các yếu tố chi phí quy định. - Thường xuyên kiểm tra, đối chiếu và định kỳ phân tích tình hình thực hiện các định mức chi phí đối với chi phí trực tiếp, các dự toán chi phí đối với chi phí sản xuất chung, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí bán hàng, đề xuất các biện pháp tăng cường quản lý và tiết kiệm chi phí, phục vụ yêu cầu hạch toán kinh tế. - Tổ chức kiểm kê đánh giá sản phẩm dở dang và tính giá thành sản phẩm. 1. Đối tượng và phương pháp tập hợp chi phí sản xuất Đối tượng hạch toán chi phí sản xuất Đối tượng hạch toán (tập hợp) chi phí sản xuất là phạm vi giới hạn mà chi phí sản xuất cần tập hợp nhằm đáp ứng yêu cầu kiểm tra, giám sát chi phí và tổ chức tính giá thành. Giới hạn tập hợp chi phí sản xuất có thể là nơi phát sinh chi phí (phân xưởng, bộ phận...) hoặc có thể là đối tượng chịu chi phí (như sản phẩm, nhóm sản phẩm...). Việc xác định đối tượng hạch toán chi phí sản xuất là khâu đầu tiên cần thiết của công tác kế toán chi phí sản xuất. Có xác định đúng đắn đối tượng kế toán chi phí sản xuất mới có thể tổ chức tốt công tác kế toán chi phí sản xuất từ khâu ghi chép ban đầu, tổng hợp số liệu đến tổ chức tài khoản và mở sổ chi tiết. Để xác định đúng đắn đối tượng hạch toán chi phí sản xuất trong các doanh nghiệp cần căn cứ vào các yếu tố cơ bản sau: - Tính chất sản xuất và quy trình công nghệ sản xuất giản đơn hay phức tạp, quy trình công nghệ liên tục hay song song. - Loại hình sản xuất đơn chiếc hay hàng loạt. - Đặc điểm tổ chức sản xuất. - Yêu cầu và trình độ quản lý doanh nghiệp. - Đơn vị tính giá thành trong doanh nghiệp. Do đặc điểm khác biệt cụ thể của mình mà đối tượng tập hợp chi phí trong các đơn vị khảo sát thiết kế cũng có những đặc điểm khác so với bất cứ ngành sản xuất vật chất nào. Đặc điểm của ngành khảo sát thiết kế là quy trình công nghệ sản xuất phức tạp, yêu cầu kỹ thuật, nghiệp vụ cao, loại hình sản xuất đơn chiếc, mỗi giai đoạn sản xuất có thể có dự toán riêng. Hơn nữa, công tác khảo sát thiết kế thường được tiến hành trong những điều kiện địa hình khác nhau, tổ chức sản xuất thường chia làm nhiều khu vực, bộ phận thực hiện.Vì vậy, đối tượng hạch toán chi phí sản xuất trong các đơn vị này thường là công trình, đơn đặt hàng, giai đoạn công việc hoàn thành, hoặc theo đơn vị sản xuất (địa điểm phát sinh chi phí). b. Phương pháp tập hợp chi phí sản xuất Trong các doanh nghiệp Việt nam, các phương pháp hạch toán chi phí sản xuất được áp dụng là: Phương pháp hạch toán chi phí theo chi tiết hoặc bộ phận của sản phẩm; Phương pháp hạch toán chi phí theo sản phẩm; Phương pháp hạch toán chi phí theo nhóm sản phẩm; Phương pháp hạch toán chi phí theo đơn đặt hàng; Phương pháp hạch toán chi phí theo đơn vị sản xuất; Phương pháp hạch toán chi phí theo toàn bộ dây chuyền sản xuất; Phương pháp hạch toán chi phí theo giai đoạn công nghệ. Tuy nhiên, do đối tượng tập hợp chi phí có đặc điểm riêng nên phương pháp tập hợp chi phí sản xuất trong các đơn vị khảo sát thiết kế cũng có đặc điểm khác với các ngành khác. Các phương pháp tập hợp chi phí chủ yếu áp dụng là: * Phương pháp tập hợp chi phí sản xuất theo công trình Theo phương pháp này, hàng tháng các chi phí phát sinh liên quan đến công trình nào thì kế toán tiến hành tập hợp chi phí cho công trình đó. Các khoản chi phí được phân chia theo các hạng mục giá thành. Giá thành thực tế của đối tượng đó chính là tổng chi phí được tập hợp cho đối tượng kể từ khi bắt đầu cho đến lúc kết thúc công việc. * Phương pháp tập hợp chi phí sản xuất theo đơn đặt hàng Trong trường hợp đơn vị khảo sát thiết kế thực hiện hoạt động khảo sát thiết kế theo đơn đặt hàng của khách hàng, kế toán tiến hành tập hợp chi phí sản xuất theo từng đơn. Khi đơn đặt hàng hoàn thành thì tổng số chi phí tập hợp theo đơn đặt hàng là giá thành thực tế của sản phẩm, khối lượng công việc hoàn thành theo đơn đặt hàng. Đặc điểm của việc tập hợp chi phí sản xuất theo đơn đặt hàng trong các đơn vị khảo sát thiết kế là toàn bộ chi phí sản xuất phát sinh đều được tập hợp theo từng đơn đặt hàng của khách hàng mà không kể đến quy mô của công trình hay sự khác biệt về quy trình công nghệ, về thời gian thực hiện... Đối với các chi phí trực tiếp (chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp) phát sinh trong kỳ liên quan trực tiếp đến đơn đặt hàng nào thì hạch toán trực tiếp cho đơn đặt hàng đó theo chứng từ gốc (hay bảng phân bổ chi phí). Đối với chi phí sử dụng máy thi công và chi phí sản xuất chung, sau khi tập hợp xong sẽ phân bổ cho từng đơn đặt hàng theo tiêu thức phù hợp (số giờ công sản xuất xây lắp, chi phí nhân công trực tiếp...). * Phương pháp tập hợp chi phí sản xuất theo đơn vị sản xuất Theo phương pháp này, các chi phí phát sinh được tập hợp theo từng đơn vị sản xuất (các đơn vị khảo sát, thiết kế). Trong từng đơn vị đó, chi phí lại được tập hợp theo từng đối tượng chịu chi phí như từng công việc, từng giai đoạn công việc, hay từng công trình cụ thể... Cuối kỳ, chi phí phát sinh ở từng đơn vị sẽ được tập hợp và so sánh với dự toán chi phí sản xuất của từng đơn vị. Trên thực tế có nhiều chi phí phát sinh liên quan đến nhiều đối tượng, khi đó, chi phí cần phải được phân bổ cho đối tượng chịu chi phí một cách chính xác và phù hợp. Nhìn chung có nhiều phương pháp tập hợp chi phí sản xuất, mỗi phương pháp có một ưu điểm riêng phù hợp với điều kiện và yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp cụ thể. Trên cơ sở năng lực và điều kiện hiện có, các doanh nghiệp sẽ lựa chọn cho mình một phương pháp tập hợp chi phí phù hợp nhất. Ở Anh, Mỹ thì đơn giản hơn, trong hệ thống kế toán Anh, Mỹ thường áp dụng phương pháp hạch toán chi phí theo công việc hay theo quá trình sản xuất. Cơ sở của kế toán theo công việc là các đơn đặt hàng, khi đó kế toán chi phí nhấn mạnh đến việc kiểm soát chi phí theo từng đơn đặt hàng thông qua các phiếu chi phí (các sổ chi tiết) theo số tiền thực tế. Cơ sở của kế toán theo quá trình sản xuất là các giai đoạn trong quá trình sản xuất, tất cả các hoạt động sản xuất (các khoản mục phí tổn về nguyên vật liệu trực tiếp, lao động trực tiếp, và sản xuất chung) đều được báo cáo trên báo cáo sản xuất. 2. Trình tự hạch toán chi phí sản xuất Trình tự hạch toán chi phí sản xuất là thứ tự các bước công việc cần tiến hành nhằm tập hợp chi phí sản xuất để phục vụ cho việc tính giá thành được kịp thời theo tính chất và đặc điểm sản xuất của từng ngành. Ở Việt nam, đối với các đơn vị khảo sát thiết kế, chi phí sản xuất được tập hợp qua các bước sau: Tập hợp các chi phí cơ bản có liên quan trực tiếp cho từng công việc, từng giai đoạn công việc, hay từng công trình. Tính toán và phân bổ lao vụ của ngành sản xuất kinh doanh phụ có liên quan trực tiếp cho từng đối tượng sử dụng trên cơ sở khối lượng lao vụ phục vụ và đơn vị giá thành lao vụ. Tập hợp và phân bổ chi phí sản xuất chung cho các công trình có liên quan theo tiêu thức phù hợp. Xác định chi phí dở dang cuối kỳ, và tính giá thành sản phẩm hoàn thành. Về cơ bản, trình tự tính giá thành của hệ thống kế toán Mỹ là giống Việt nam. Tuy nhiên, trong kế toán Pháp, vì giá thành bao gồm cả chi phí ngoài sản xuất nên trình tự tính giá thành có khác so với kế toán Việt nam, bao gồm 4 bước chính: Tính giá tiếp liệu; Tính giá phí sản xuất; Tính giá phí tiêu thụ; Kiểm kê, đánh giá sản phẩm dở dang và tính giá sản phẩm hoàn thành. Tóm lại, do các nước khác nhau có quan niệm khác nhau về bản chất và chức năng của chỉ tiêu giá thành nên có sự khác biệt trong việc tính toán, xác định phạm vi của giá thành, nhưng mục tiêu chung đều là nhằm tập hợp và tính toán đầy đủ các khoản chi phí phát sinh liên quan đến quá trình hình thành nên giá trị của sản phẩm. 3. Tổ chức hạch toán chi phí sản xuất theo phương pháp kê khai thường xuyên Phương pháp kê khai thường xuyên được dùng để phản ánh một cách thường xuyên, liên tục tình hình biến động tăng, giảm các loại hàng tồn kho vào các tài khoản thích ứng. Vì thế, tại bất kỳ thời điểm nào người quản lý cũng có thể biết được tình hình hiện có, biến động tăng giảm của từng loại hàng tồn kho. Hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Trong khảo sát thiết kế, chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp là những chi phí về vật tư dùng để phục vụ cho hoạt động khảo sát thiết kế như các loại thước đo đạc địa hình, các loại mũi khoan, ống khoan, ống chèn, các loại phụ tùng thay thế, văn phòng phẩm... Nhìn chung, chi phí này không chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm và không phải là yếu tố cấu thành nên thực thể sản phẩm. Tuy nhiên, việc hạch toán các chi phí nguyên vật liệu tại các đơn vị khảo sát thiết kế vẫn phải đảm bảo phản ánh được lượng tiêu hao thực tế của từng loại vật tư, thiết bị cho từng mục đích sử dụng khác nhau trong quá trình sản xuất. Vì vậy, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cần phải được theo dõi và hạch toán trực tiếp cho các đối tượng hạch toán và đối tượng tính giá thành. Công tác này đòi hỏi phải tổ chức tốt việc ghi chép ban đầu theo đúng đối tượng hạch toán; trên cơ sở đó để tập hợp số liệu từ các chứng từ kế toán theo từng đối tượng liên quan và ghi trực tiếp vào các tài khoản hoặc sổ chi tiết. Trong trường hợp thực tế sản xuất không cho phép tính chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp cho từng đối tượng thì doanh nghiệp có thể áp dụng các phương pháp phân bổ vật liệu cho các đối tượng sử dụng theo tiêu thức hợp lý dựa trên công thức: Cn = ´ tn Trong đó: C là tổng chi phí cần phân bổ Cn là chi phí phân bổ cho đối tượng n T là tổng tiêu chuẩn dùng để phân bổ (T = åtn) tn là tiêu chuẩn phân bổ của đối tượng n Tiêu chuẩn để phân bổ cho từng đối tượng có thể là khối lượng sản phẩm sản xuất, chi phí nguyên vật liệu chính, chi phí tiền lương... Các doanh nghiệp sẽ căn cứ vào đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và đặc điểm sản phẩm của doanh nghiệp mà lựa chọn tiêu chuẩn phân bổ thích hợp. Để xác định chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thực tế sử dụng vào sản xuất trong kỳ, cuối kỳ kinh doanh phải tiến hành kiểm kê xác định giá trị nguyên vật liệu còn lại cuối kỳ chưa sử dụng và giá trị phế liệu thu hồi trong kỳ. Chi phí này được xác định như sau: Chi phí thực tế Giá trị nguyên liệu Giá trị nguyên liệu Giá trị phế liệu nguyên vật liệu = vật liệu xuất dùng - vật liệu chưa dùng - thu hồi trong kỳ trong kỳ cuối kỳ trong kỳ * Tài khoản sử dụng: Để tập hợp và phân bổ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, kế toán sử dụng tài khoản 621 - “Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp”. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 621: Bên Nợ: - Trị giá thực tế nguyên liệu, vật liệu xuất dùng trực tiếp cho hoạt động khảo sát thiết kế trong kỳ hạch toán Bên Có: - Trị giá nguyên liệu, vật liệu trực tiếp không sử dụng hết được nhập lại kho. - Kết chuyển hoặc tính phân bổ trị giá nguyên liệu, vật liệu thực tế sử dụng cho hoạt động khảo sát thiết kế trong kỳ vào bên Nợ TK 154 - “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang” và chi tiết cho các đối tượng để tính giá thành sản phẩm khảo sát thiết kế. Tài khoản 621 không có số dư cuối kỳ. * Phương pháp hạch toán một số hoạt động chủ yếu - Khi xuất nguyên vật liệu dùng cho hoạt động khảo sát thiết kế trong kỳ, ghi: Nợ TK 621 - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Có TK 152, 153 - Nguyên vật liệu - Trường hợp mua nguyên liệu, vật liệu xuất sử dụng ngay cho hoạt động khảo sát thiết kế, ghi: Nợ TK 621 - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có) Có TK 331, 111, 112 - Trường hợp số nguyên liệu, vật liệu xuất ra không sử dụng hết vào hoạt động khảo sát thiết kế cuối kỳ nhập lại kho, ghi: Nợ TK 152, 153 - Nguyên vật liệu Có TK 621 - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp - Cuối kỳ hạch toán, căn cứ vào kết quả bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu tính cho từng đối tượng sử dụng nguyên liệu, vật liệu theo phương pháp trực tiếp hoặc phân bổ gián tiếp, ghi: Nợ TK 154 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Có TK 621 - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Nội dung hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp có thể phản ánh qua sơ đồ: Sơ đồ 1-1: Sơ đồ hạch toán tổng hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp TK 152, 153, 111, 112... TK 621 - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp TK 154 Vật tư xuất dùng cho Kết chuyển chi phí sản xuất sản phẩm nguyên vật liệu trực tiếp TK 152 Vật liệu dùng không hết nhập kho b. Hạch toán chi phí nhân công trực tiếp Chi phí nhân công trực tiếp của doanh nghiệp khảo sát thiết kế là những khoản thù lao phải trả cho người lao động trực tiếp tham gia quá trình sản xuất (bao gồm cả các khoản phải trả cho người lao động thuộc quản lý của doanh nghiệp và cho lao động thuê ngoài theo loại công việc) như tiền lương chính, lương phụ và các khoản phụ cấp có tính chất lương. Chi phí nhân công trực tiếp không bao gồm các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn tính trên quỹ lương nhân công trực tiếp của hoạt động khảo sát thiết kế. Về nguyên tắc chi phí nhân công trực tiếp cũng được tập hợp giống như chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp. * Tài khoản sử dụng Để tập hợp và phản ánh chi phí nhân công trực tiếp, kế toán sử dụng tài khoản 622 - “Chi phí nhân công trực tiếp”. Kết cấu và nội dung của tài khoản 622: Bên Nợ: - Chi phí nhân công trực tiếp tham gia hoạt động khảo sát thiết kế bao gồm tiền lương, tiền công lao động và các khoản phụ cấp có tính chất lương. Bên Có: - Kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp vào bên Nợ tài khoản 154 - “Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang”. Tài khoản 622 không có số dư cuối kỳ * Phương pháp hạch toán một số hoạt động chủ yếu - Căn cứ vào bảng tính lương phải trả cho công nhân trực tiếp cho hoạt động khảo sát thiết kế gồm lương chính, lương phụ, phụ cấp lương (kể cả khoản phải trả về tiền công nhân công thuê ngoài), ghi: Nợ TK 622 - Chi phí nhân công trực tiếp Có TK 334, 111, 112 - Lương công nhân sản xuất - Trong kỳ, theo kế hoạch, trích trước vào chi phí các khoản lương phép, ngừng sản xuất theo kế hoạch. Nợ TK 622 - Chi phí nhân công trực tiếp Có TK 335 - Chi phí phải trả - Cuối kỳ, kế toán tính, phân bổ và kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp theo đối tượng tập hợp chi phí, ghi: Nợ TK 154 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Có TK 622 - Chi phí nhân công trực tiếp Nội dung hạch toán chi phí nhân công trực tiếp được phản ánh qua sơ đồ sau: Sơ đồ 1-2: Hạch toán tổng hợp chi phí nhân công trực tiếp TK 334, 111, 112 TK 622 - Chi phí nhân công trực tiếp TK 154 Tiền lương phải trả công nhân Kết chuyển chi phí trực tiếp sản xuất sản phẩm nhân công trực tiếp TK 335 Lương phép, ngừng sản xuất theo kế hoạch c. Hạch toán chi phí sử dụng máy thi công Trong các doanh nghiệp khảo sát thiết kế, do đặc điểm và yêu cầu của công việc nên công tác khảo sát phần lớn được thực hiện bằng máy. Máy móc trong công tác khảo sát là những máy móc, thiết bị được sử dụng trực tiếp cho công tác thi công như máy khoan, máy cắt, máy địa chấn, máy nén... Chi phí sử dụng máy thi công là những chi phí trực tiếp có liên quan đến việc sử dụng xe và máy thi công. Chi phí sử dụng máy thi công bao gồm: chi phí thường xuyên và chi phí tạm thời. Chi phí thường xuyên sử dụng máy thi công gồm: lương chính, lương phụ của công nhân điều khiển máy, phục vụ máy,...; chi phí vật liệu; chi phí công cụ, dụng cụ; chi phí khấu hao TSCĐ; chi phí dịch vụ mua ngoài (chi phí sửa chữa nhỏ, điện, nước, bảo hiểm xe, máy...); chi phí bằng tiền khác. Chi phí tạm thời sử dụng máy thi công gồm: Chi phí sửa chữa lớn máy thi công (đại tu, trung tu...); chi phí công trình tạm thời cho máy thi công (lều, lán, bệ, đường ray chạy máy...). Chi phí sử dụng máy trong khảo sát thiết kế cũng không bao gồm các chi phí về lương công nhân vận chuyển, phân phối vật liệu cho máy, chi phí trong thời gian máy ngừng sản xuất, chi phí lắp đặt, chạy thử lần đầu, chi phí sử dụng máy cho các mục đích khác. Ngoài ra, trong khoản mục chi phí sử dụng máy cũng không bao gồm các khoản trích về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn tính trên lương phải trả công nhân sử dụng máy thi công. Như vậy, để có thể hạch toán chính xác chi phí sử dụng máy cho các đối tượng trước hết phải tổ chức hạch toán tốt công việc hàng ngày của máy: Theo dõi về loại máy, đối tượng phục vụ, khối lượng công việc hoàn thành, số ca làm việc thực tế... * Tài khoản sử dụng: Để tập hợp và phân bổ chi phí sử dụng máy thi công, kế toán sử dụng tài khoản 623 - "Chi phí sử dụng máy thi công". Tài khoản này chỉ dùng để hạch toán chi phí sử dụng máy thi công đối với trường hợp doanh nghiệp thi công theo phương thức hỗn hợp (vừa thủ công vừa kết hợp bằng máy). Trường hợp doanh nghiệp thi công hoàn toàn bằng máy, thì các chi phí phát sinh không được hạch toán vào tài khoản 623 - "Chi phí sử dụng máy” mà được hạch toán trực tiếp vào các tài khoản chi phí sản xuất 621, 622, 627. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 623: Bên Nợ: - Các chi phí liên quan đến máy thi công phát sinh trong kỳ. Bên Có: - Kết chuyển chi phí sử dụng máy thi công vào Bên Nợ tài khoản 154 - "Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang". Tài khoản 623 không có số dư cuối kỳ. Tài khoản 623 - "Chi phí sử dụng máy thi công" có 6 tài khoản cấp 2: - TK 6231 - Chi phí nhân công - TK 6232 - Chi phí vật liệu ._. - TK 6233 - Chi phí dụng cụ sản xuất - TK 6234 - Chi phí khấu hao máy thi công - TK 6237 - Chi phí dịch vụ mua ngoài - TK 6238 - Chi phí bằng tiền khác * Phương pháp hạch toán cụ thể Hạch toán chi phí sử dụng máy thi công phụ thuộc vào hình thức sử dụng máy: · Nếu tổ chức đội máy thi công riêng biệt và có phân cấp hạch toán cho đội máy có tổ chức hạch toán kế toán riêng, thì việc hạch toán được tiến hành như sau: - Hạch toán các chi phí liên quan tới hoạt động của đội máy thi công, ghi: Nợ TK 621, 622, 627 - Chi phí sản xuất Có các TK liên quan Hạch toán chi phí sử dụng máy và tính giá thành ca máy thực hiện trên TK 154 - "Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang". Nợ TK154 (Chi tiết chi phí máy thi công) Có TK 621, 622, 627 - Chi phí sản xuất Căn cứ vào giá thành ca máy (theo giá thành thực tế hoặc giá khoán nội bộ) cung cấp cho các đối tượng (công trình, giai đoạn công việc...), tuỳ theo phương thức tổ chức hạch toán và mối quan hệ giữa đội máy thi công với đơn vị sản xuất, ghi: + Nếu doanh nghiệp thực hiện theo phương thức cung cấp lao vụ máy lẫn nhau giữa các bộ phận, ghi: Nợ TK 623 (6238) - Chi phí sử dụng máy Có TK 154 (Chi tiết chi phí máy thi công) + Nếu doanh nghiệp thực hiện theo phương thức bán lao vụ máy lẫn nhau giữa các bộ phận trong đơn vị, ghi: Nợ TK 623 (6238) - Chi phí sử dụng máy Nợ TK 133 - Thuế GTGT đầu vào (nếu có) Có các TK 511, 512 - Doanh thu · Nếu không tổ chức đội máy thi công riêng biệt hoặc có tổ chức đội máy thi công riêng biệt nhưng không tổ chức kế toán riêng cho đội máy thi công thì toàn bộ chi phí sử dụng máy sẽ hạch toán như sau: - Căn cứ vào số tiền lương (lương chính, lương phụ... không bao gồm các khoản: bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, tiền công phải trả cho công nhân điểu khiển máy, phục vụ máy, ghi: Nợ TK 623 (6231) - Chi phí lương công nhân sử dụng máy Có TK 334, 111 - Tiền lương công nhân sử dụng máy - Khi xuất kho hoặc mua nguyên liệu, nhiên liệu, vật liệu phụ sử dụng cho xe, máy thi công, ghi: Nợ TK 623 (6232) - Chi phí nguyên vật liệu sử dụng cho xe máy thi công Nợ TK 133 - Thuế GTGT đầu vào (nếu được khấu trừ thuế GTGT) Có các TK 111, 112, 331, 152, 153, ... - Khấu hao xe, máy thi công sử dụng ở đội máy thi công, ghi: Nợ TK 623 (6234) - Chi phí khấu hao xe máy thi công Có TK 214 - Hao mòn tài sản cố định - Chi phí dịch vụ mua ngoài phát sinh (sửa chữa máy thi công mua ngoài, điện, nước, tiền thuê TSCĐ,...), ghi: Nợ TK 623 (6237) - Chi phí dịch vụ mua ngoài Nợ TK 133 - Thuế GTGT đầu vào (nếu được khấu trừ thuế GTGT) Có các TK 111, 112, 331 - Chi phí bằng tiền phát sinh, ghi: Nợ TK 623 (6238) - Chi phí bằng tiền khác Nợ TK 133 - Thuế GTGT đầu vào (nếu được khấu trừ thuế GTGT) Có TK 111, 112 - Căn cứ vào bảng phân bổ chi phí sử dụng máy thi công (chi phí thực tế ca máy) tính cho từng công trình, hạng mục công trình, ghi: Nợ TK 154 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Có TK 623 - Chi phí sử dụng máy thi công Trường hợp thuê ca máy thi công: - Khi trả tiền thuê xe, máy thi công, ghi: Nợ TK 627 (6277) - Chi phí dịch vụ mua ngoài Có TK 111, 112, 331 - Cuối kỳ hạch toán, kết chuyển chi phí thuê máy thi công vào khoản mục chi phí sử dụng máy, ghi: Nợ TK 154 (khoản mục chi phí máy thi công) Có TK 627 (6277) - Chi phí dịch vụ mua ngoài Tuy nhiên, do có đặc điểm hoạt động khác với các doanh nghiệp xây lắp nên các doanh nghiệp khảo sát thiết kế thường không tổ chức ra đội máy thi công riêng mà máy thường được sử dụng chung trong từng đơn vị sản xuất để thực hiện các khối lượng công việc cần sử dụng máy. Khoản mục chi phí này trong các đơn vị khảo sát thiết kế thường được hạch toán như sau: - Căn cứ vào số tiền lương, tiền công phải trả cho công nhân điểu khiển máy, phục vụ máy, ghi: Nợ TK 622 - Chi phí nhân công trực tiếp Có TK 334, 111 - Lương phải trả công nhân sử dụng máy - Khi xuất kho hoặc mua nguyên liệu, nhiên liệu, vật liệu phụ sử dụng cho xe, máy thi công, ghi: Nợ TK 621 - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có) Có các TK 111, 112, 331, 152, 153,... - Khấu hao, bảo dưỡng xe, máy thi công sử dụng ở đội, ghi: Nợ TK 627 - Chi phí sản xuất chung Có TK 214, 111, 112 - Chi phí khấu hao, bảo dưỡng máy - Cuối kỳ, kết chuyển toàn bộ chi phí vật liệu, chi phí nhân công, chi phí chung của đội máy để tập hợp toàn bộ chi phí sử dụng máy và tính giá thành ca máy, ghi: Nợ TK 154 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Có TK 621, 622, 627 - Chi phí sử dụng máy thi công - Sau khi tính giá thành ca máy và phân bổ cho các đối tượng sử dụng ca máy Nợ TK 154 - (công việc A, B... khoản mục chi phí sử dụng máy) Có TK 154 - Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang d. Hạch toán chi phí sản xuất chung Chi phí sản xuất chung phản ánh chi phí của đội, đơn vị thi công bao gồm: Lương nhân viên quản lý đội sản xuất; tiền ăn giữa ca của nhân viên quản lý đội, các khoản trích bảo hiểm xã hội (15%), bảo hiểm y tế (2%), kinh phí công đoàn (2%) theo tỷ lệ quy định hiện hành trên tiền lương phải trả cho công nhân trực tiếp sản xuất, nhân viên sử dụng máy thi công và nhân viên quản lý đội (thuộc biên chế doanh nghiệp); khấu hao TSCĐ dùng chung cho hoạt động của đội và những chi phí khác liên quan tới hoạt động của đội. Từng nội dung chi phí sản xuất chung ở trên được tập hợp và theo dõi theo từng đối tượng tập hợp chi phí và tính giá thành. Trường hợp không thể hạch toán trực tiếp được thì kế toán sẽ tiến hành phân bổ các chi phí này theo phương pháp thích hợp. Thông thường, đối với các doanh nghiệp khảo sát thiết kế thì chi phí này được phân bổ theo tỷ lệ với giá trị sản lượng thực hiện của từng đối tượng hạch toán. * Tài khoản sử dụng: Để tập hợp và hạch toán chi phí sản xuất chung, kế toán sử dụng TK 627 - “Chi phí sản xuất chung”. Kết cấu và nội dung của tài khoản 627: Bên Nợ: - Các chi phí sản xuất chung phát sinh trong kỳ. Bên Có: - Các khoản ghi giảm chi phí sản xuất chung. - Kết chuyển chi phí sản xuất chung vào bên Nợ TK 154 - “Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang”. Tài khoản 627 không có số dư cuối kỳ. Tài khoản 627 - “Chi phí sản xuất chung”, có 6 tài khoản cấp 2: - Tài khoản 6271 - Chi phí nhân viên phân xưởng - Tài khoản 6272 - Chi phí vật liệu - Tài khoản 6273 - Chi phí dụng cụ sản xuất - Tài khoản 6274 - Chi phí khấu hao TSC Đ - Tài khoản 6277 - Chi phí dịch vụ mua ngoài - Tài khoản 6278 - Chi phí bằng tiền khác * Phương pháp hạch toán cụ thể - Khi tính tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp phải trả cho nhân viên quản lý đội sản xuất, ghi: Nợ TK 627 (TK 6271) - Chi phí sản xuất chung Có TK 334 - Phải trả nhân viên - Xuất nguyên vật liệu dùng cho quản lý đội sản xuất, ghi: Nợ TK 627 (6272) - Chi phí sản xuất chung Có TK 152 - Nguyên vật liệu - Khi xuất công cụ, dụng cụ cho quản lý đội sản xuất, ghi: Nợ TK 627 (6273) - Chi phí sản xuất chung Có TK 153 - Giá trị công cụ dụng cụ phân bổ 1 lần Có TK 142 (1421) - Giá trị công cụ dụng cụ phân bổ nhiều lần - Trích khấu hao máy móc, thiết bị sản xuất... dùng cho hoạt động khảo sát thiết kế, ghi: Nợ TK 627 (6274 ) - Chi phí sản xuất chung Có TK 214 - Hao mòn tài sản cố định - Chi phí về các dịch vụ mua ngoài như: điện, nước, điện thoại, ... và các chi phí bằng tiền khác thuộc bộ phận khảo sát thiết kế, ghi: Nợ TK 627 (6277, 6278) - Chi phí sản xuất chung Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có) Có các TK 111, 112, 331, ... - Số thực chi - Nếu phát sinh các khoản giảm chi phí sản xuất chung, ghi: Nợ TK 111, 112, 138... - Các khoản giảm trừ Có TK 627 - Chi phí sản xuất chung - Cuối kỳ hạch toán, căn cứ vào bảng phân bổ chi phí sản xuất chung để kết chuyển hoặc phân bổ chi phí sản xuất chung cho các đối tượng hach toán, ghi: Nợ TK 154 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Có TK 627 - Chi phí sản xuất chung Nội dung hạch toán chi phí sản xuất chung được phản ánh qua sơ đồ sau: Sơ đồ 1-3: Hạch toán tổng hợp chi phí sản xuất chung TK 152, 153, 142 TK 627 - Chi phí sản xuất chung TK 154 Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Kết chuyển chi phí xuất dùng cho quản lý đội sản xuất sản xuất chung TK 334, 338 Lương nhân viên quản lý, các khoản Các khoản chi phí sản xuất trích theo lương của công nhân viên chung được giảm trừ TK 214 Giá trị hao mòn của máy móc phục vụ sản xuất TK 111, 112 Các chi phí khác e. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp Việc tập hợp và kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp trong các doanh nghiệp khảo sát thiết kế cũng tương tự như các doanh nghiệp khác. Trước đây, để phục vụ cho việc tính giá thành toàn bộ của sản phẩm khảo sát thiết kế, và làm căn cứ để đối chiếu với dự toán, bên cạnh việc kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào cuối kỳ, kế toán còn phải phân bổ chi phí quản lý cho các công trình, hạng mục công trình hoàn thành. Khoản chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho từng đối tượng này sẽ được cộng với chi phí sản xuất chung để tạo thành khoản mục chi phí chung trong giá thành sản phẩm khảo sát thiết kế. Tuy nhiên, hiện nay, khoản mục chi phí này không cần phải phân bổ cho các đối tượng nữa mà được kết chuyển thẳng vào tài khoản 911 - “Xác định kết quả”. Mặc dù vậy, đối với các doanh nghiệp khảo sát thiết kế nói riêng, khoản chi phí này vẫn rất có ý nghĩa trong việc xác định đúng đối tượng hạch toán chi phí cũng như trong công tác quản lý hạch toán chi phí. * Tài khoản sử dụng: Tài khoản 642 - “Chi phí quản lý doanh nghiệp” Tài khoản này dùng để tập hợp và phản ánh các chi phí quản lý chung của doanh nghiệp gồm các chi phí quản lý kinh doanh, chi phí quản lý hành chính và các chi phí chung khác liên quan đến hoạt động của cả doanh nghiệp. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 642: Bên Nợ: - Các chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh Bên Có: - Các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp và số chi phí quản lý doanh nghiệp được kết chuyển vào TK 911 - “Xác định kết quả kinh doanh”, để tính kết quả kinh doanh trong kỳ. TK 642 không có số dư cuối kỳ. TK 642 - “Chi phí quản lý doanh nghiệp” có 8 TK cấp 2: TK 6421 - Chi phí nhân viên quản lý TK 6422 - Chi phí vật liệu quản lý TK 6423 - Chi phí đồ dùng văn phòng TK 6424 - Chi phí khấu hao TSCĐ TK 6425 - Thuế, phí và lệ phí TK 6426 - Chi phí dự phòng TK 6427 - Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 6428 - Chi phí bằng tiền khác Nội dung hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp được thể hiện ở sơ đồ sau: Sơ đồ 1- 4: Hạch toán tổng hợp chi phí quản lý doanh nghiệp TK 334,338 TK 642 -Chi phí quản lý doanh nghiệp TK 911 Lương, các khoản trích theo lương Kết chuyển chi phí của nhân viên quản lý quản lý doanh nghiệp TK 152, 153, 142 Xuất nguyên liệu, vật liệu dùng cho quản lý doanh nghiệp TK 214 TK 1422 Khấu hao tài sản cố định Chờ Kết chuyển Dùng cho quản lý doanh nghiệp kết chuyển TK 111, 112 Các chi phí khác 4. Tổ chức hạch toán chi phí sản xuất theo phương pháp kiểm kê định kỳ Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp phản ánh không thường xuyên, liên tục tình hình biến động tăng, giảm của tất cả các loại hàng tồn kho vào các tài khoản thích ứng. Để xác định được giá trị hàng tồn kho xuất sử dụng trong kỳ cần phải dựa vào kết quả kiểm kê định kỳ. Phương pháp này thường chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp ít có biến động trong công tác nhập xuất vật tư, tài sản; hay nói cách khác là các biến động về vật tư của doanh nghiệp ít phát sinh tại kho mà thường được chuyển thẳng từ nơi cung cấp đến nơi sản xuất (không qua kho). Hạch toán chi phí nguyên vật liệu Do đặc điểm của phương pháp kiểm kê định kỳ nên chi phí nguyên vật liệu xuất dùng rất khó phân định được là xuất cho mục đích sản xuất, quản lý và tiêu thụ sản phẩm. Vì vậy, để phục vụ cho việc tính giá thành sản phẩm kế toán cần theo dõi chi tiết các chi phí phát sinh liên quan đến từng đối tượng hoặc dựa vào mục đích sử dụng hay tỷ lệ định mức để phân bổ vật liệu xuất dùng cho từng mục đích. Để phản ánh cho các chi phí phát sinh về vật tư trong kỳ, kế toán theo phương pháp kiểm kê định kỳ sử dụng tài khoản 621 - “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp”. Các chi phí trên tài khoản 621 không ghi theo từng chứng từ xuất dùng nguyên vật liệu mà được ghi một lần vào cuôí kỳ hạch toán, sau khi tiến hành kiểm kê và xác định được giá trị nguyên vật liệu tồn kho và đang đi đường. Trị giá Trị giá Trị giá Trị giá nguyên vật liệu = nguyên vật liệu + nguyên vật liệu - nguyên vật liệu xuất trong kỳ nhập trong kỳ tồn đầu kỳ tồn cuối kỳ Nội dung phản ánh của tài khoản 621 như sau: Bên Nợ: - Giá trị nguyên vật liệu đã xuất dùng cho các hoạt động sản xuất trong kỳ. Bên Có: - Kết chuyển chi phí nguyên vật liệu vào giá thành. TK 621 cuối kỳ không có số dư và được mở theo từng đối tượng hạch toán chi phí. Phương pháp hạch toán một số hoạt động liên quan cụ thể như sau: - Cuối kỳ, căn cứ vào kết quả kiểm kê, kế toán chi phí xác định giá trị nguyên vật liệu tiêu dùng trong kỳ tính vào chi phí sản xuất. Nợ TK liên quan (621, 627, 642) - Chi phí nguyên vật liệu Có TK 611 - Mua hàng - Cuối kỳ hạch toán, kế toán kết chuyển chi phí nguyên vật liệu trực tiếp tính vào giá thành sản phẩm. Nợ TK 631 - Giá thành sản xuất Có TK 621 - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Hạch toán các chi phí khác Đối với các chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi công, chi phí sản xuất chung, chi phí quản lý doanh nghiệp thì tài khoản sử dụng và cách tập hợp, phân bổ chi phí trong kỳ của phương pháp kiểm kê định kỳ giống như phương pháp kê khai thường xuyên. Cuối kỳ, để tính giá thành sản phẩm, kế toán sẽ tiến hành kết chuyển chi phí vào TK 631 - “Giá thành sản xuất” theo từng đối tượng. Nợ TK 631 - Giá thành sản xuất Có TK 622, 627, 642 - Chi phí 5. Tổng hợp chi phí sản xuất, kiểm kê, đánh giá sản phẩm dở dang Tổng hợp chi phí sản xuất Tất cả các chi phí sản xuất liên quan đến giá thành sản phẩm dù được hạch toán ở tài khoản nào thì cuối cùng đều phải tổng hợp vào bên Nợ TK 154 - “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang” hoặc TK 631 - “Giá thành sản xuất”. * Tổng hợp chi phí sản xuất theo phương pháp KKTX Tài khoản 154 - “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang” Tài khoản này dùng để tổng hợp chi phí sản xuất kinh doanh và tính giá thành sản phẩm hoàn thành trong toàn doanh nghiệp. Trong hoạt động khảo sát thiết kế, tài khoản 154 phải được mở chi tiết cho từng công việc, từng giai đoạn công việc hay cho cả công trình. Và để có thể so sánh kiểm tra chi phí sản xuất khảo sát thiết kế thực tế phát sinh với dự toán, chi phí sản xuất khảo sát thiết kế được phản ánh trên tài khoản 154 phải được phân loại theo từng khoản mục chi phí. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 154: Bên Nợ: - Tập hợp các chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy, chi phí sản xuất chung trong kỳ liên quan đến giá thành sản phẩm khảo sát thiết kế công trình; Bên Có: - Giá thành công tác khảo sát thiết kế hoàn thành bàn giao (từng phần, hoặc toàn bộ) được coi là tiêu thụ; Số dư bên Nợ: - Chi phí sản xuất kinh doanh còn dở dang cuối kỳ Phương pháp hạch toán cụ thể: - Cuối kỳ, căn cứ vào kết quả bảng phân bổ vật liệu cho từng đối tượng hạch toán, ghi: Nợ TK 154 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Có TK 621 - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp - Cuối kỳ, căn cứ vào kết quả bảng phân bổ chi phí nhân công (kể cả nhân công thuê ngoài) cho từng đối tượng hạch toán, ghi: Nợ TK 154 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Có TK 622 - Chi phí nhân công trực tiếp - Cuối kỳ, căn cứ vào bảng phân bổ chi phí sản xuất chung để kết chuyển hoặc phân bổ chi phí sản xuất chung cho các đối tượng hạch toán liên quan, ghi: Nợ TK 154 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Có TK 627 - Chi phí sản xuất chung - Giá thành thực tế sản phẩm khảo sát thiết kế hoàn thành bàn giao: Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán Có TK 154 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang * Tổng hợp chi phí sản xuất theo phương pháp KKĐK TK 631 - "Giá thành sản xuất” Tài khoản này dùng để tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh và tính giá thành sản phẩm ở các đơn vị sản xuất áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ. Đối với đơn vị khảo sát thiết kế, tài khoản 631 phải được mở chi tiết cho từng đối tượng hạch toán. Được hạch toán vào TK 631 bao gồm các loại chi phí: nguyên vật liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy, chi phí sản xuất chung. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 631: Bên Nợ: - Phản ánh trị giá sản phẩm dở dang đầu kỳ - Các chi phí sản xuất thực tế phát sinh trong kỳ Bên Có: - Kết chuyển giá trị sản phẩm dở dang cuối kỳ vào TK 154 - Giá thành thực tế của sản phẩm hoàn thành trong kỳ Tài khoản 631 không có số dư cuối kỳ. Phương pháp hạch toán cụ thể như sau: - Đầu kỳ, kết chuyển giá trị sản phẩm dở dang Nợ TK 631 - Giá thành sản xuất Có TK 154 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang - Cuối kỳ, kết chuyển các chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ theo từng đối tượng hạch toán. Nợ TK 621, 622, 627 - Chi phí sản xuất Có TK 631 - Giá thành sản xuất - Cuối kỳ, căn cứ kết quả kiểm kê và đánh giá sản phẩm dở dang, ghi bút toán kết chuyển: Nợ TK 154 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Có TK 631 - Giá thành sản xuất - Xác định tổng giá thành sản phẩm hoàn thành bàn giao Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán Có TK 631 - Giá thành sản xuất Đánh giá sản phẩm dở dang Sản phẩm dở dang ở đơn vị khảo sát thiết kế là những sản phẩm còn đang trong quá trình khảo sát chưa hoàn thành hoặc đang còn trong giai đoạn thiết kế, hay những sản phẩm đã hoàn thành nhưng chưa được nghiệm thu về mặt chi phí cũng như kỹ thuật. Đánh giá sản phẩm dở dang là tính toán, xác định phần chi phí sản xuất mà sản phẩm dở dang cuối kỳ phải chịu. Việc đánh giá sản phẩm dở dang hợp lý là một trong những nhân tố quyết định đến tính trung thực, hợp lý của giá thành sản phẩm khảo sát thiết kế trong kỳ. Muốn đánh giá sản phẩm dở dang một cách hợp lý, trước hết phải tổ chức kiểm kê chính xác khối lượng công việc hoàn thành trong kỳ, đồng thời xác định đúng đắn mức độ hoàn thành của khối lượng công việc dở dang so với khối lượng hoàn thành theo quy ước ở từng giai đoạn sản xuất. Khi đánh giá sản phẩm dở dang cần phải có sự kết hợp chặt chẽ với các bộ phận kỹ thuật, tổ chức lao động để xác minh mức độ hoàn thành của khối lượng khảo sát thiết kế dở dang. Thông thường, các doanh nghiệp khảo sát thiết kế thường áp dụng phương pháp hạch toán chi phí trực tiếp cho các đối tượng hạch toán, các chi phí liên quan đến nhiều đối tượng thì được phân bổ theo tỷ lệ sản lượng thực hiện trong kỳ. Vì vậy, giá trị sản phẩm dở dang ở các doanh nghiệp này được xác định tương đối dễ dàng: GddCK = GddĐK + TcpTK Trong đó: GddCK là giá trị sản phẩm dở dang cuối kỳ GddĐK là giá trị sản phẩm dở dang đầu kỳ TcpTK là tổng chi phí phát sinh trong kỳ IV. TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM KHẢO SÁT THIẾT KẾ 1. Xác định đối tượng tính giá thành sản phẩm a. Căn cứ để xác định đối tượng tính giá thành Xác định đối tượng để tính giá thành là công việc cần thiết cho việc tính giá thành sản phẩm của kế toán. Để xác định đúng các đối tượng tính giá thành doanh nghiệp phải dựa vào các đặc điểm sau: - Đặc điểm về quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm - Loại hình sản xuất - Đặc điểm về yêu cầu nhiệm vụ quản lý - Đối tượng tập hợp (hạch toán) chi phí b. Đối tượng tính giá thành Từ những căn cứ trên, dựa vào đặc điểm hoạt động của đơn vị khảo sát thiết kế và để phù hợp với đối tượng hạch toán chi phí sản xuất nên đối tượng tính giá thành trong các đơn vị khảo sát thiết kế thường là các công trình, các giai đoạn công việc đã hoàn thành, các khối lượng công việc có dự toán riêng đã hoàn thành. Đây là căn cứ để kế toán mở các phiếu tính giá thành sản phẩm theo từng đối tượng, phục vụ quá trình kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch giá thành, tính toán hiệu quả xác định thu nhập và tăng cường khả năng hạ giá thành sản phẩm. 2. Kỳ tính giá thành sản phẩm khảo sát thiết kế Kỳ tính giá thành là mốc thời gian bộ phận kế toán giá thành phải tổng hợp số liệu để tính giá thành thực tế cho các đối tượng tính giá thành. Chí phí sản xuất của doanh nghiệp khảo sát thiết kế phát sinh trong suốt quá trình hoạt động của doanh nghiệp nhưng để phục vụ cho công tác quản trị và hạch toán kinh doanh, chi phí phải được tính toán tập hợp theo từng thời kỳ: tháng, quý, năm cho phù hợp với kỳ báo cáo. 3. Các phương pháp tính giá thành sản phẩm khảo sát thiết kế Phương pháp tính giá thành sản phẩm là phương pháp sử dụng số liệu chi phí sản xuất đã tập hợp trong kỳ để tính toán giá thành theo từng đối tượng hạch toán. Có nhiều phương pháp tính giá thành sản phẩm, nhưng căn cứ vào các đặc điểm về kinh tế - kỹ thuật của đơn vị khảo sát thiết kế có thể có những phương pháp tính giá thành sản phẩm khảo sát thiết kế sau: Phương pháp tính giá thành theo đơn đặt hàng Phương pháp tính giá thành giản đơn Phương pháp tính giá thành theo định mức a. Phương thức tính giá thành theo đơn đặt hàng Trong trường hợp đơn vị khảo sát thiết kế thực hiện hoạt động khảo sát thiết kế theo đơn đặt hàng của khách hàng, kế toán tiến hành tập hợp chi phí sản xuất theo từng đơn. Đối tượng tính giá thành sản phẩm khảo sát thiết kế chính là công trình hay giai đoạn công việc hoàn thành theo đơn đặt hàng. Đặc điểm của việc tập hợp chi phí sản xuất trong các đơn vị khảo sát thiết kế là toàn bộ chi phí sản xuất phát sinh đều được tập hợp theo từng đơn đặt hàng của khách hàng mà không kể đến quy mô của công trình hay sự khác biệt về quy trình công nghệ, về thời gian thực hiện... Đối với các chi phí trực tiếp (chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và nhân công trực tiếp) phát sinh trong kỳ liên quan trực tiếp đến đơn đặt hàng nào thì hạch toán trực tiếp cho đơn đặt hàng đó theo chứng từ gốc (hay bảng phân bổ chi phí). Đối với chi phí sử dụng máy thi công và chi phí sản xuất chung, sau khi tập hợp xong sẽ phân bổ cho từng đơn đặt hàng theo tiêu thức phù hợp. Do việc tính giá thành sản phẩm trong các đơn vị khảo sát thiết kế chỉ tiến hành khi đơn đặt hàng hoàn thành nên kỳ tính giá thành thường không nhất trí với kỳ báo cáo. Đối với những đơn đặt hàng đến kỳ báo cáo chưa hoàn thành thì toàn bộ chi phí tập hợp được theo đơn đó đều coi là sản phẩm dở dang cuối kỳ chuyển kỳ sau. Đối với những đơn đặt hàng đã hoàn thành thì tổng chi phí sản xuất đã tập hợp được theo đơn đó chính là tổng giá thành sản phẩm khảo sát thiết kế cần tính. b. Phương pháp tính giá thành giản đơn Hiện nay phương pháp này được sử dụng phổ biến trong các đơn vị khảo sát thiết kế bởi tính chất đơn chiếc của quá trình thi công và bởi sự phù hợp giữa đối tượng tập hợp chi phí sản xuất và đối tượng tính giá thành sản phẩm. Mặt khác, áp dụng phương pháp này sẽ cung cấp kịp thời số liệu về giá thành sản phẩm khảo sát thiết kế trong mỗi kỳ báo cáo với cách tính đơn giản và thực hiện dễ dàng. Theo phương pháp này, tập hợp các chi phí sản xuất phát sinh trực tiếp cho một công trình hay giai đoạn công việc từ khi khởi công đến khi hoàn thành chính là giá thành thực tế của công trình, giai đoạn công việc. c. Phương pháp tổng cộng chi phí Khi các công trình khảo sát thiết kế có quy mô lớn và yêu cầu kỹ thuật phức tạp, với đối tượng tập hợp chi phí là từng đội, phòng sản xuất, còn đối tượng tính giá thành là sản phẩm cuối cùng, để tính được giá thành sản phẩm cuối cùng phải tổng hợp chi phí ở các tổ, đội: G = DDK + C1 + C2 + ... + Cn - DCK Trong đó: G là giá thành sản phẩm DDK là tổng chi phí dở dang đầu kỳ C1, C2, ..., Cn là chi phí sản xuất ở các bộ phận sản xuất DCK là tổng chi phí dở dang cuối kỳ Ngoài các phương pháp trên, các doanh nghiệp khảo sát thiết kế cũng có thể áp dụng một số phương pháp tính giá thành khác như: Phương pháp hệ số, phương pháp tỷ lệ theo kế hoạch... Việc áp dụng phương pháp nào là dựa trên cơ sở thực tế phát sinh ở từng doanh nghiệp. Trên thực tế các doanh nghiệp thường áp dụng kết hợp các phương pháp trên. V. TỔ CHỨC HỆ THỐNG SỔ TRONG HẠCH TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM 1. Hạch toán chi tiết chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm Để phục vụ cho việc tính giá thành sản phẩm được chính xác, nhanh chóng, cần tiến hành hạch toán chi tiết chi phí sản xuất theo từng đối tượng tính giá. Tùy theo từng đối tượng tập hợp chi phí, công việc hạch toán chi tiết chi phí sản xuất có thể khác nhau nhưng có thể khái quát lại qua các bước sau: Bước 1: Mở sổ (thẻ) hạch toán chi tiết chi phí sản xuất theo từng đối tượng tập hợp chi phí (công việc, giai đoạn công việc hay công trình). Sổ được mở riêng cho từng tài khoản 621, 622, 627, 154, 631, 642. Căn cứ để ghi vào sổ là sổ chi tiết các tài khoản tháng trước, các chứng từ gốc, các bảng phân bổ (tiền lương, bảo hiểm xã hội, vật liệu, dụng cụ, khấu hao...), bảng kê chi phí theo dự toán. Sổ có thể mở riêng cho từng đối tượng hoặc mở chung cho nhiều đối tượng. Có thể sử dụng mẫu: Mẫu 1-1: SỔ HẠCH TOÁN CHI TIẾT CHI PHÍ SẢN XUẤT KINH DOANH - Tài khoản : - Phân xưởng: - Sản phẩm: Chứng từ TK Ghi Nợ tài khoản Số Ngày Diễn giải đối Tổng Trong đó hiệu tháng ứng số Dư đầu kỳ Phát sinh trong kỳ ...... ....... Cộng phát sinh Ghi Có tài khoản Dư cuối kỳ Bước 2: Tập hợp chi phí phát sinh trong kỳ có liên quan cho từng đối tượng hạch toán. Bước 3: Tổng hợp toàn bộ chi phí phát sinh theo từng nội dung thuộc từng đối tượng hạch toán vào cuối kỳ làm cơ sở cho việc tính giá thành. Đồng thời, lập thẻ tính giá thành sản phẩm theo từng loại. Căn cứ để lập thẻ tính giá thành từng loại sản phẩm là các thẻ tính giá thành kỳ trước, sổ hạch toán chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh kỳ này và biên bản kiểm kê, đánh giá sản phẩm dở dang cuối kỳ cùng với bảng kê khối lượng sản phẩm hoàn thành trong kỳ. Có thể mở sổ theo mẫu: Mẫu 1-2: THẺ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM Tháng ... năm... Tên sản phẩm ............... Khoản mục chi phí Giá trị sản phẩm dở dang đầu kỳ Chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ Giá trị sản phẩm dở dang cuối kỳ Tổng giá thành sản phẩm 1 2 3 4 5 1. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 2. Chi phí nhân công trực tiếp 3. Chi phí sản xuất chung Cộng 2. Hạch toán tổng hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm Có nhiều hình thức sổ kế toán như: Sổ “Nhật ký chung”, Sổ “Chứng từ ghi sổ”, Sổ “Nhật ký - Sổ Cái”, Sổ “Nhật ký chứng từ” để hạch toán chi phí sản xuất. Tùy theo mô hình kinh doanh, tổ chức kinh doanh, trình độ quản lý và kế toán mà có thể lựa chọn một trong các hình thức sổ trên. Nếu doanh nghiệp sử dụng hình thức Chứng từ ghi sổ thì quy trình hạch toán như sau: Sơ đồ 1-5: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ Á Bảng cân đối phát sinh Sổ đăng ký CT-GS Báo cáo Sổ Cái Lập CT-GS Bảng tổng hợp chi tiết Ghi sổ chi tiết Chứng từ gốc À Â Å À Á Ã Ä Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Theo quyết định số 1864/1998/QĐ/BTC ngày 16-12-1998 của Bộ Tài chính, việc ghi sổ (việc hạch toán chi phí ở các đơn vị KSTK) phải căn cứ trên các chứng từ như: Bảng chấm công. Bảng thanh toán tiền lương. Bảng thanh toán bảo hiểm xã hội. Bảng thanh toán tiền thưởng. Phiếu nhập kho. Phiếu xuất kho. Phiếu chi, giấy thanh toán, giấy tạm ứng. Biên bản kiểm nghiệm vật tư hàng hóa. Bản kiểm kê vật tư. Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ. Ngoài các chứng từ trên, kế toán chi phí sản xuất còn sử dụng một số các chứng từ khác như: Bảng phân bổ vật liệu, khấu hao, chi phí, ... Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế toán lập các Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào các Chứng từ ghi sổ để ghi vào Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái. Mẫu 1-3: CHỨNG TỪ GHI SỔ Số......... Ngày ...... tháng ...... năm Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có 1 2 3 4 5 Cộng * * Kèm theo ...... chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Mẫu 1-4: Bộ...... Đơn vị:.......... SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Năm ...... Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày tháng Số hiệu Ngày tháng 1 2 3 1 2 3 Cộng - Cộng tháng - Lũy kế từ đầu quý Ngày.... tháng ....năm ..... Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Cuối kỳ, kế toán phải khoá sổ, tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong kỳ: trên Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, tính tổng số phát sinh Nợ, phát sinh Có và số dư đối với từng tài khoản chi phí trên Sổ Cái. Các số liệu sau khi đã được đối chiếu, khớp đúng giữa Sổ Cái và sổ tổng hợp chi tiết, sẽ được sử dụng để lập các Báo cáo tài chính. Mẫu 1-5: Bộ:............ Đơn vị:......... SỔ CÁI Năm...... Tên tài khoản....... Số hiệu........ Ngày Chứng từ ghi sổ TK Số tiền Ghi tháng ghi sổ Số hiệu Ngày tháng Diễn giải đối ứng Nợ Có chú 1 2 3 4 5 6 7 8 - Cộng phát sinh tháng - Số dư cuối tháng - Cộng luỹ kế từ đầu quý Ngày.... tháng ....năm ..... Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vi (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) VI. PHÂN TÍCH CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ GIÁ THÀNH SẢN PHẨM VỚI VIỆC TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ GIÁ THÀNH SẢN PHẨM TẠI CÁC ĐƠN VỊ KHẢO SÁT THIẾT KẾ . 1. Ý nghĩa của việc phân tích chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Nhiệm vụ chủ yếu của doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường là tiến hành sản xuất, không ngừng nâng cao hiệu quả và mở rộng sản xuất. Trong quá trình sản xuất, để đạt mục tiêu doanh nghiệp phải khai thác, tận dụng năng lực sản xuất ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật, tiết kiệm chi phí và hạ giá thành sản phẩm. Muốn vậy, doanh nghiệp phải thiết lập cho mình một hệ thống thông tin có hiệu quả phục vụ tốt nhất cho các quyết định của quản trị doanh nghiệp về sản xuất kinh doanh, đặc biệt là các thông tin về chi phí và giá thành sản phẩm. Hệ thống thông tin chi phí và giá thành sản phẩm phải được thu thập, xử lý và cung cấp một cách kịp thời theo yêu cầu của đối tượng sử dụng. Các thông tin về chi phí và giá thành phản ánh trên hệ thống báo cáo tài chính chính thức chỉ phản ánh chi phí và kết quả trong quá khứ. Trong khi, công tác quản trị lại nhằm phục vụ cho yêu cầu ra quyết định._.á thành dự toán và giá thành thực tế sẽ cho biết tình hình tiết kiệm chi phí, hạ giá thành và tình hình thu nhập của doanh nghiệp. Cụ thể: - Tổng giá thành toàn bộ thực tế của các công trình hoàn thành năm 1999 của Công ty là: 29.514.000.000đ - Tổng giá thành dự toán của các công trình hoàn thành năm 1999 của Công ty là: 30.888.300.000đ Như vậy, chênh lệch giữa thực tế và dự toán là: R = Vì R<100% nên Công ty đã tiết kiệm được so với dự toán một khoản chi phí là: 1.374.300.000đ. Việc so sánh trên mới chỉ cho biết việc thực hiện kế hoạch giá thành sản phẩm của Công ty đã tiết kiệm được chi phí sản xuất, tuy nhiên nó không cho chúng ta biết được nguồn gốc của số chi phí tiết kiệm được này. Để phân tích sâu hơn, kế toán có thể phân tích tỷ trọng của từng loại chi phí trong giá thành sản phẩm, so sánh giữa số thực hiện với số kế hoạch để biết được chi tiết tình hình thực hiện kế hoạch chi phí trong từng khoản mục giá thành. Bảng 2-20: BẢNG PHÂN TÍCH GIÁ THÀNH THỰC TẾ SO VỚI GIÁ THÀNH KẾ HOẠCH Khoản mục Kế hoạch (dự toán) Thực tế Chênh lệch chi phí Số tiền % Số tiền % Số tiền % 1. Chi phí NVL trực tiếp 2.275.980.000 7,37 3.727.087.775 7,6 1.451.107.775 63,76 2. Chi phí NC trực tiếp 12.030.180.000 38,95 11.307.904.531 38,3 -722.275.469 -6 3. Chi phí sản xuất chung 9.054.760.000 29,31 8.576.213.961 29,1 -478.546.039 -5,29 4. Chi phí QLDN 7.527.380.000 24,37 5.902.793.733 20 -1.624.586.267 -21,58 Tổng giá thành 30.888.300.000 100 29.514.000.000 100 -1.374.300.000 -4,45 Từ bảng phân tích trên ta có thể thấy rằng, khoản chi phí Công ty đã tiết kiệm được trong năm là kết quả của việc tiết kiệm các khoản chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung và chi phí quản lý doanh nghiệp, mức chi phí tiết kiệm được nhiều nhất là 1.624.586.267đ của khoản mục chi phí quản lý doanh nghiệp, tổng mức chi phí của 3 khoản mục chi phí trên đã tiết kiệm được là 2.825.407.775đ. Tuy nhiên, theo kết quả tính được khi so sánh giá thành thực tế với giá thành dự toán, tổng mức chi phí sản xuất đã tiết kiệm được trong kỳ chỉ bằng 1.374.300.000đ, sở dĩ như vậy là do khoản chi phí nguyên vật liệu đã vượt mức là 1.451.107.775đ. Sau khi biết được khoản mục chi phí nào là nguyên nhân tạo ra số chi phí tiết kiệm được trong kỳ, ta có thể tiến hành phân tích từng khoản mục chi phí để tìm ra nguyên nhân nào đã làm cho chúng biến động. Đối với khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Có thể thấy rằng, so với dự toán khoản mục chi phí này tăng lên 63,76% tức là đã chi vượt kế hoạch 1.451.107.775đ. Có nhiều nguyên nhân lý giải cho tình trạng đó như: do sự tăng lên đột ngột của đơn giá các loại vật tư chính, không thể dùng vật tư khác để thay thế; do công tác khảo sát thiết kế tạo ra quá nhiều phế phẩm... Nhưng nguyên nhân quan trọng nhất đó là do bị hao hụt, bị hư hỏng trong quá trình sản xuất, đặc biệt là ở giai đoạn khảo sát công trình. Công tác khảo sát thường được tiến hành tại hiện trường, nên bị chi phối bởi rất nhiều yếu tố, nhiều khi vật tư đã được tập hợp để chuẩn bị sản xuất nhưng lại không tiến hành được do mưa bão, do có những sự cố bất ngờ... Trong những trường hợp như vậy, việc bảo quản vật tư thường rất khó khăn và không đảm bảo, nhiều khi chỉ do công trình bị đình lại quá lâu, còn vật tư được tập trung tại địa điểm sản xuất không được bảo quản kỹ càng nên phải bỏ đi toàn bộ. Công ty cũng đã có nhiều biện pháp để khắc phục tình trạng này nhưng những nguyên nhân do chủ quan thì có thể khắc phục được còn những nguyên nhân khách quan, do thời tiết, địa hình thì rất khó khắc phục, việc tốt nhất có thể làm là tăng cường công tác bảo quản vật tư nhằm giảm thiểu những hao hụt mất mát có thể xảy ra. Đối với khoản mục chi phí nhân công trực tiếp Khoản mục chi phí này đã tiết kiệm cho công ty một khoản chi phí là 722.275.469đ (hay là 6%) so với giá thành dự toán ban đầu. Kết quả này có được chủ yếu là do Công ty đã có nhiều chính sách hợp lý phù hợp với nguyện vọng của người lao động qua đó nâng cao được sức sáng tạo và tinh thần lao động của cán bộ công nhân viên. Mặt khác, đó cũng là nhờ trong năm qua Công ty đã đầu tư trang bị khá nhiều các máy móc thiết bị hiện đại, nhờ đó mà năng suất lao động trong công tác khảo sát thiết kế đã được tăng lên đáng kể và lao động trực tiếp cũng được giảm nhẹ khá nhiều. Đối với khoản mục chi phí sản xuất chung Mặc dù mức tiết kiệm chi phí của khoản mục này là thấp nhất so với các khoản mục khác (5,69%) nhưng phải thấy rằng ở đây đã có sự nỗ lực rất lớn của các Xí nghiệp cũng như của Công ty. Do chuyển từ một cơ quan hành chính bao cấp sang hạch toán kinh doanh, Công ty buộc phải chấp nhận một khoản chi phí gián tiếp khá lớn. Hướng phấn đấu của Công ty trong những năm tới là từng bước giảm bớt khoản chi phí này, tuy nhiên việc thực hiện sẽ rất khó khăn. Một điểm nữa là do Công ty đã mạnh dạn tiến hành thanh lý bớt những máy móc thiết bị lỗi thời, lạc hậu, nên mặc dù trong năm qua đã có sự đầu tư hiện đại hóa tương đối lớn nhưng khoản chi phí khấu hao trong kỳ cũng không tăng lên đáng kể. Trong khoản mục chi phí sản xuất chung, các chi phí khác thường rất khó kiểm soát vì thường xuyên biến động, tuy nhiên, đây lại là yếu tố khả quan nhất trong việc hạ thấp chi phí sản xuất của Công ty. Đối với chi phí quản lý doanh nghiệp Trong năm qua, riêng khoản mục chi phí này đã tiết kiệm cho Công ty 1.624.586.276đ tương đương với 21,58% so với dự toán ban đầu. Đó là nhờ Công ty đã xiết chặt công tác quản lý trong việc chi tiêu, giảm bớt những chi phí không cần thiết trong hội họp, tiếp khách và nghiệm thu bàn giao, đồng thời có các biện pháp khuyến khích tiết kiệm chi phí, nâng cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ công nhân viên trong công việc... Chính nhờ vậy mà mức tiết kiệm của chi phí này trở thành yếu tố đầu tiên, quan trọng nhất và có ý nghĩa quyết định trong kế hoạch hạ giá thành sản phẩm của Công ty. Tóm lại, hiện nay, nhờ một bộ máy tổ chức quản lý hoạt động tốt, nhanh nhạy trong cơ chế thị trường, và có biện pháp tổ chức, bố trí lao động hợp lý nên hàng năm Công ty đều hoàn thành kế hoach giá thành đặt ra cho Công ty, nhờ đó mà không ngừng tăng cường tích luỹ, ổn định đời sống cán bộ công nhân viên, nâng cao vị thế của Công ty trên thị trường. PHẦN III MỘT SỐ Ý KIẾN ĐÓNG GÓP NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC HẠCH TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM TẠI CÔNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG THUỶ LỢI I I. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM TẠI CÔNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG THUỶ LỢI I 1. Đánh giá chung Công ty Tư vấn Xây dựng Thuỷ lợi I tính đến nay đã có trên 44 năm tuổi nghề, là một Công ty tư vấn hàng đầu của Việt nam trong lĩnh vực Thuỷ lợi, Công ty đã lập dự án khảo sát thiết kế để xây dựng ở Việt nam gần 500 hệ thống công trình Thuỷ lợi lớn nhỏ. Đạt được thành tựu trên là nhờ công sức đóng góp của gần 800 cán bộ công nhân viên đang hăng hái làm việc và rèn luyện góp phần không nhỏ trong các mũi nhọn đổi mới bao gồm các lĩnh vực khảo sát, tư vấn, thiết kế thuỷ lợi theo hướng công nghiệp hóa, hiện đại hóa của Công ty. Họ hiểu rằng, kết quả công tác tư vấn xây dựng sản phẩm là công trình; chất lượng là yếu tố hàng đầu quyết định sự tồn tại của doanh nghiệp tư vấn. Bản thân đối tượng của công việc tư vấn đã đặt ra cho mỗi thành viên làm công tác này phải lao động hết mình, phải hợp tác và cạnh tranh lành mạnh. Một điều nữa là Công ty không ngừng đổi mới và tự hoàn thiện mình về mọi mặt, đặc biệt là trong công tác hạch toán kế toán tại doanh nghiệp. Thông tin kế toán đã trở thành một nhân tố không thể thiếu được trong việc nâng cao chất lượng các mặt công tác khác, qua đó góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất, lành mạnh hóa các quan hệ tài chính và nâng cao uy tín của Công ty trên thị trường. Về tổ chức quản lý: Công ty đã xây dựng được một mô hình quản lý khoa học, hợp lý, có hiệu quả, phù hợp với yêu cầu của nền kinh tế thị trường. Với mô hình quản lý của mình, Công ty đã chủ động trong sản xuất kinh doanh, giữ vững và ổn định đời sống của cán bộ công nhân viên, tiếp tục tăng cao mức tích luỹ và củng cố vị thế của mình trong lĩnh vực tư vấn. Về tổ chức sản xuất: Là một Công ty khảo sát thiết kế với 10 Xí nghiệp thành viên trải dài xuốt dọc miền Bắc và Trung Bộ, Công ty đã có được một mạng lưới hoạt động tương đối đồng đều và rộng khắp, sẵn sàng đáp ứng mọi công tác khi có yêu cầu. Cơ cấu tổ chức phân bố trên nhiều vùng miền nhưng với quy chế quản lý phù hợp, dân chủ (cho phép các Xí nghiệp chủ động tổ chức sản xuất và chỉ quản lý trên các mặt chi phí chung có liên quan tới quyền lợi của người lao động, của Công ty và của Nhà nước), Công ty đã phát huy được tinh thần sáng tạo và hăng say lao động của các cán bộ công nhân viên, vừa tạo cơ hội cho các Xí nghiệp tìm kiếm thêm các công trình ngoài vừa đảm bảo nâng cao tinh thần trách nhiệm của các đơn vị đối với sản phẩm của mình. Về bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức tương đối chặt chẽ với những nhân viên có năng lực, nhiệt tình trong công việc.. lại được bố trí hợp lý, phù hợp với trình độ, khả năng và nguyện vọng của từng người nhờ đó đảm bảo tính hiệu quả và cân đối trong công việc cũng như năng suất lao động của kế toán viên. Về tổ chức công tác kế toán: Công ty tổ chức kế toán theo hình thức hỗn hợp, vừa tập trung vừa phân tán. Hình thức này tương đối phù hợp với một doanh nghiệp có quy mô lớn, địa bàn hoạt động phân tán, hoạt động sản xuất kinh doanh một loại sản phẩm trừu tượng, kỹ thuật cao. Nó cho phép Công ty vừa giảm bớt được lao động kế toán vừa đảm bảo chất lượng và tiến độ công việc. Một ưu điểm khác trong công tác hạch toán kế toán tại Công ty là phần lớn công việc kế toán được thực hiện trên máy vi tính, kế toán viên chỉ cần lập một chứng từ ban đầu trên máy và máy tính sẽ tự động thực hiện các công việc tính toán, tổng hợp, lên các bảng biểu. Nhờ có hệ thống máy vi tính mà công tác kế toán tại Công ty đã được đơn giản đi rất nhiều, một mặt nó làm tăng hiệu quả, tích kiệm lao động kế toán, mặt khác nó cũng giảm bớt đi rất nhiều những sai sót trong việc hạch toán cũng như tính toán các số liệu kế toán. Về hệ thống chứng từ kế toán: Nhìn chung hệ thống chứng từ ban đầu của Công ty được tổ chức hợp pháp, hợp lệ và đầy đủ. Công ty sử dụng hệ thống chứng từ theo quy định của Bộ Tài chính đồng thời còn sử dụng một số chứng từ khác theo quy định của Công ty cho phù hợp với hoạt động sản xuất. Về hình thức sổ kế toán: Hình thức ghi sổ kế toán được áp dụng ở Công ty Tư vấn Xây dựng Thuỷ lợi I là hình thức “Chứng từ ghi sổ”. Đây là hình thức kế toán tương đối đơn giản và thuận tiện với những điều kiện về tổ chức sản xuất của Công ty. Về công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm: Ở Công ty Tư vấn Xây dựng Thuỷ lợi I, việc tổ chức công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm được thực hiện tương đối khoa học, đối tượng tập hợp chi phí và đối tượng tính giá thành đã phản ánh được đặc thù sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp cũng như của sản phẩm, đáp ứng được yêu cầu quản lý mà Công ty đặt ra, đồng thời đảm bảo được sự thống nhất về phạm vi và phương pháp tính toán các chỉ tiêu kế toán và các bộ phận liên quan. Đã có sự phối hợp chặt chẽ từ khâu hạch toán bân đầu tới khi tính toán giá thành hoàn chỉnh cho các đối tượng nhờ đó đã góp phần không nhỏ trong việc đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh ở Công ty đạt hiệu quả cao. Với những ưu điểm trên, hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty đã luôn đạt được hiệu quả cao trong nhiều năm qua, khẳng định ưu thế của một Công ty tư vấn thuỷ lợi hàng đầu của Việt nam. Tuy nhiên, trong sự phát triển của nền kinh tế thị trường, với những đòi hỏi ngày càng khắt khe của hạch toán kinh tế và yêu cầu đặt ra ngày càng cao của hệ thống tài chính doanh nghiệp, công tác kế toán của Công ty nói chung và công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Công ty nói riêng cũng không tránh khỏi những hạn chế, thiếu sót nhất định. 2. Một số tồn tại chủ yếu trong công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành tại Công ty Tư vấn Xây dựng Thuỷ lợi I Trong nền kinh tế thị trường luôn biến động, một doanh nghiệp muốn hoạt động có hiệu quả phải không ngừng đổi mới và hoàn thiện. Đối với công tác hạch toán kế toán nói chung và công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm nói riêng muốn hoàn thiện thì chức năng và nhiệm vụ hạch toán kế toán phải được nắm vững. Hơn nữa, cần phải xuất phát từ đặc trưng của đơn vị sản xuất kinh doanh, từ những quy định về ghi chép, luân chuyển chứng từ của đơn vị mà có hướng hoàn thiện thích hợp, sao cho vừa đảm bảo sự phù hợp, đúng đắn về chuẩn mực vừa phục vụ hiệu quả yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Qua thời gian thực tập tại Công ty Tư vấn Xây dựng Thuỷ lợi I, được tìm hiểu tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh và thực trạng hạch toán tại Công ty, em nhận thấy, công tác tổ chức hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành của Công ty còn một số điểm chưa thực sự phù hợp, cụ thể: * Tồn tại 1: Về việc luân chuyển chứng từ Công ty Tư vấn Xây dựng Thuỷ lợi I là một doanh nghiệp Nhà nước có quy mô tương đối lớn với 10 Xí nghiệp sản xuất có trụ sở hoạt động trên một địa bàn trải dài suốt miền Bắc và miền Trung của đất nước, các công trình thi công thì nằm ở nhiều địa bàn khác nhau, một số lại nằm ở nước ngoài (Lào, Campuchia...). Vì vậy, việc hoàn chứng từ của các Xí nghiệp lên Công ty thường chậm, dẫn đến việc chậm chễ trong công tác hạch toán, các thông tin kế toán không được phản ánh kịp thời. * Tồn tại 2: Về việc chi tiết các tiểu khoản của tài khoản 627 và 642 Mặc dù đã hạch toán đầy đủ từng chi phí phát sinh nhưng kế toán Công ty sử dụng các tài khoản cấp 2 của tài khoản 627 - “Chi phí nhân công trực tiếp” và tài khoản 642 - “Chi phí quản lý doanh nghiệp” chưa được hợp lý. Khoản mục chi phí vật tư dùng cho quản lý của chi phí sản xuất chung (6272), và chi phí quản lý doanh nghiệp (6422), về nguyên tắc, chỉ dùng để tập hợp các chi phí nguyên liệu, vật liệu dùng cho quản lý ở Xí nghiệp và Công ty, tuy nhiên trong quá trình hạch toán, kế toán thường hạch toán chung chi phí nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ vào tài khoản này mà không tách riêng thành hai tài khoản cấp 2. Tương tự như vậy, tài khoản 6278 và 6428 được kế toán dùng để tập hợp cả chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác. Điều này khiến cho khoản mục chi phí khác của Công ty quá lớn và quá cồng kềnh, và phải cần tới 16 tài khoản cấp 3, trong một số trường hợp còn phải chi tiết đến tài khoản cấp 4 mới phản ánh hết các nội dung cần quản lý. Như vậy, việc gộp chung các khoản chi phí nguyên vật liệu với công cụ dụng cụ, và chi phí dịch vụ mua ngoài với chi phí bằng tiền khác vừa không phản ánh được sự khác biệt về tính chất và nội dung kinh tế của từng loại chi phí, vừa không đúng chế độ kế toán. * Tồn tại 3: Về công tác hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Hiện nay Công ty đang áp dụng phương pháp hạch toán hàng tồn kho là phương pháp kiểm kê định kỳ (6 tháng, 1 năm), tuy nhiên kỳ tính giá lại được quy định là theo quý. Như vậy là không có sự thống nhất giữa kỳ kiểm kê hàng tồn kho và kỳ tập hợp chi phí để tính giá thành sản phẩm. Mặt khác, việc hạch toán giá trị nguyên vật liệu mua về trong kỳ không được phản ánh trên tài khoản 611 - “Mua hàng” mà lại được hạch toán ngay vào tài khoản 152, 153. Cụ thể: - Khi mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ phục vụ cho sản xuất Nợ TK 152, 153 - Vật tư Có TK 111,112, 331 - Khi sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cho sản xuất Nợ TK 621, 6272 - Chi phí vật tư Có TK 152, 153 - Vật tư * Tồn tại 4: Về công tác hạch toán tổng hợp chi phí sản xuất và tính giá thành Do Công ty áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ để hạch toán hàng tồn kho nên tài khoản được dùng để tập hợp chi phí của Công ty là tài khoản 631 - “Giá thành sản xuất”. Về nguyên tắc, tài khoản 631 cuối kỳ không có số dư, các giá trị dở dang được kết chuyển sang tài khoản 154 - “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang”, còn các công trình hoàn thành được kết chuyển chi phí sản xuất thực tế sang tài khoản 632 - “Giá vốn hàng bán” để tính giá thành. Nhưng ở Công ty, các giá trị dở dang được giữ lại trên tài khoản 631, còn giá trị của các công trình hoàn thành bàn giao thì được kết chuyển thẳng sang tài khoản 911 - “Xác định kết quả”. * Tồn tại 5: Về tên gọi của Sổ Cái Hiện nay, Công ty Tư vấn Xây dựng Thuỷ lợi I đang áp dụng hình thức sổ “Chứng từ ghi sổ” để hạch toán tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Nhìn chung, các sổ tổng hợp của Công ty là đầy đủ và đảm bảo phản ánh được các nội dụng kinh tế phát sinh tại Công ty, tuy nhiên, cách gọi tên Sổ Cái của Công ty là “Sổ Cái chi tiết tài khoản” là chưa hợp lý vì Sổ Cái là sổ hạch toán tổng hợp, nếu tiếp tục đặt tên như trên rất dễ bị lẫn lộn giữa sổ chi tiết và sổ tổng hợp. * Tồn tại 6: Về Bảng chi phí tiền lương cho các đối tượng công trình Bảng chi phí tiền lương cho các đối tượng công trình là một trong những bảng tổng hợp chi tiết do các kế toán chính Xí nghiệp lập để gửi lên Công ty vào cuối kỳ hạch toán. Nội dung của bảng tính này là nhằm phản ánh các khoản chi phí lao động trực tiếp, chi phí lao động gián tiếp (lao động quản lý) phát sinh tại Xí nghiệp và được phân bổ cho từng đối tượng tập hợp chi phí là các công trình. Tuy nhiên, hình thức trình bày các nội dung trong bảng còn chưa thật hợp lý, giữa dòng và cột còn có những điểm chưa thống nhất về nội dung. * Tồn tại 7: Về Bảng tổng hợp chi phí sản xuất cho từng đối tượng công trình hoàn thành Đối tượng tập hợp chi phí và tính giá thành của Công ty là từng công trình, hạng mục công trình, hoặc giai đoạn công việc hoàn thành bàn giao. Tuy nhiên, Bảng tổng hợp chi phí sản xuất cho từng đối tượng công trình chỉ phản ánh được chi phí của cả công trình hoàn thành mà không phản ánh được giá trị hoàn thành của từng giai đoạn khảo sát thiết kế. Cụ thể, đối với công trình Suối Dầu, đến hết năm 1999, công trình mới cơ bản hoàn thành phần công việc khảo sát, các phần việc còn lại sẽ được tiếp tục thực hiện trong năm 2000. Tuy nhiên, do Bảng tổng hợp chi phí cho các công trình hoàn thành không chi tiết cho giai đoạn công việc nên trên Bảng tổng hợp chi phí cho các công trình hoàn thành, công trình Suối Dầu được xem là hoàn thành và không có số dư cuối kỳ. Điều này dễ gây thắc mắc cho các đối tượng bên ngoài khi thấy một công trình đã hoàn thành, được nghiệm thu mà sang năm sau vẫn phát sinh các chi phí sản xuất liên quan đến nó. II. PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC QUẢN LÝ, HẠCH TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ TÍNH GIÁ THÀNH TẠI CÔNG TY. Việc hoàn thiện tổ chức công tác quản lý và hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành tại Công ty là một công việc đòi hỏi phải có thời gian và quá trình nghiên cứu điều chỉnh cho phù hợp. Và việc xem xét đánh giá cũng cần phải được tiến hành trên nhiều góc độ. Chính vì thế, trên quan điểm của một sinh viên thực tập, em mạnh dạn đưa ra ý kiến về một số điểm còn chưa thật hợp lý trong công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành tại Công ty Tư vấn Xây dựng Thuỷ lợi I, đồng thời trình bày một số phương hướng nhằm hoàn thiện những tồn tại đã nêu trên: 1. Về việc chi tiết các tiểu khoản của tài khoản 627 và 642 Việc gộp chung chi phí nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ vào một tiểu khoản, cũng như gộp chung chi phí dịch vụ mua ngoài với chi phí khác bằng tiền sẽ không phản ánh được nội dung, tính chất kinh tế của từng khoản mục chi phí. Kế toán Công ty nên tách riêng các tài khoản này như sau: TK 6272 - Chi phí nguyên vật liệu dùng chung TK 6273 - Chi phí công cụ dụng cụ dùng chung TK 6277 - Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 627701 - Chi phí điện nước TK 627702 - Chi phí điền thoại, bưu phí TK 627703 - Chi phí sửa chữa lớn TSCĐ TK 627704 - Chi phí cho các lớp học, đề tài TK 627705 - Chi vận chuyển, bốc vác, sửa chữa nhỏ TK 627706 - Chi thuê làm tài liệu TK 627707 - Chi lãi tiền vay TK 627708 - Chi tàu xe đi phép của cán bộ công nhân viên TK 627709 - Chi lệ phí giao thông, bảo hiểm xe ô tô TK 627710 - Chi nộp thuế môn bài TK 627711 - Chi nộp thuế đất ở các Xí nghiệp TK 6278 - Chi phí bằng tiền khác Đối với chi phí quản lý doanh nghiệp, các tài khoản 6422 và 6428 cũng nên tách ra giống như đối với tài khoản 6272 và 6278. 2. Về hạch toán chi phí nguyên vật liệu Việc kế toán Công ty sử dụng hai tài khoản 152, và 153 để hạch toán nguyên vật liệu mua nhập kho trong kỳ cho phương pháp kiểm kê định kỳ là không hợp lý. Thứ nhất, là do các tài khoản 152 và 153 trong phương pháp kiểm kê định kỳ không phải là các tài khoản theo dõi sự biến động của vật tư mà chỉ là các tài khoản theo dõi giá trị tồn kho của vật tư. Thứ hai, trong thực tế Công ty không có kho vật tư vì chi phí vật tư sử dụng tại Công ty không phải là lớn và chỉ phát sinh khi có yêu cầu, vật tư còn lại cuối kỳ thường không có hoặc rất ít. Vì vậy, trong trường hợp này, Công ty nên sử dụng tài khoản 611 - “Mua hàng” để hạch toán thay cho việc sử dụng hai tài khoản 152 và 153. Trình tự hạch toán khoản mục chi phí này như sau: Sơ đồ 3-1: TK 152,153 TK 611 TK 621,627 TK 631 Kết chuyển giá trị Giá trị vật tư dùng Kết chuyển giá trị vật tư vào vật tư tồn đầu kỳ trong kỳ giá thành công trình TK 111,112 TK 152,153 Mua vật tư trong kỳ Kết chuyển giá trị vật tư tồn cuối kỳ Như vậy, vừa có thể giải quyết được sự nhầm lẫn trong việc sử dụng tài khoản để hạch toán vừa đảm bảo phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ nhập xuất vật tư phát sinh tại Công ty. 3. Về việc hạch toán tổng hợp chi phí sản xuất và tính giá thành Để theo dõi và phản ánh chính xác giá trị của các công trình, kế toán Công ty không nên giữ giá trị sản phẩm dở dang trên tài khoản 631, mà nên kết chuyển khoản chi phí này sang tài khoản 154, tại đây tài khoản 154 - “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang” sẽ theo dõi chi tiết cho từng công trình, từng hạng mục công, từng giai đoạn công việc đang dở dang. Còn đối với các công trình, hạng mục công trình, giai đoạn công việc đã hoàn thành bàn giao, kế toán cũng nên kết chuyển qua tài khoản 632 - “Giá vốn hàng bán”, số liệu trên tài khoản 632 sẽ cho phép người quản lý dễ dàng xác định được tổng giá thành thực tế của các công trình hoàn thành, đồng thời đó cũng là cơ sở để đối chiếu với Bảng tổng hợp chi phí cho các đối tượng công trình hoàn thành được tính lúc cuối kỳ. Cụ thể: Nợ TK 154 - Giá trị sản phẩm dở dang cuối kỳ Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán Có TK 631 - Giá thành sản xuất Việc theo dõi chi tiết riêng cho công trình dở dang và công trình hoàn thành không chỉ có ý nghĩa trong quá trình hoàn thiện công tác kế toán cho phù hợp hơn với chuẩn mực chung, mà ý nghĩa quan trọng nhất của nó là cho phép quản lý tốt hơn các thông tin về chi phí. Thông qua việc theo dõi các khối lượng hoàn thành và dở dang trong kỳ, người quản lý Công ty có thể lập được các kế hoạch sản xuất cũng như các kế hoạch về chi phí cho các kỳ kế toán tiếp theo. 4. Về tên gọi Sổ Cái của Công ty Đối với tên gọi “Sổ Cái chi tiết tài khoản”, Công ty nên đổi thành “Sổ Cái tài khoản”, việc này hoàn toàn không ảnh hưởng đến nội dung cũng như tính chất của sổ mà còn tránh được những lầm lẫn giữa Sổ Chi tiết và Sổ Cái tổng hợp đối với những người bên trong hoặc bên ngoài Công ty khi xem xét các sổ hạch toán của Công ty. Về Bảng chi phí lao động cho các đối tượng công trình Để phản ánh một cách rõ ràng và đầy đủ các nội dung cần phản ánh, Công ty có thể tổ chức lại Bảng chi phí lao động cho các đối tượng công trình như sau: Bảng 3-1: BẢNG CHI PHÍ LAO ĐỘNG CHO CÁC ĐỐI TƯỢNG CÔNG TRÌNH Từ tháng 9/1999 đến tháng 12/1999 Công trình Chi phí lao động trực tiếp Chi phí lao động gián tiếp Cộng 1. Suối Dầu .... Cộng 6. Về Bảng tổng hợp chi phí cho các đối tượng công trình hoàn thành Hiện nay, đối tượng tập hợp chi phí và tính giá thành của Công ty được quy định là từng công trình, từng hạng mục công trình, hoặc giai đoạn công việc hoàn thành, tuy nhiên, trong Bảng tổng hợp chi phí cho các đối tượng công trình hoàn thành chỉ mới thể hiện được một đối tượng tính giá đó là các công trình. Theo em, trong phần tổng hợp chi phí, kế toán nên tách ra thành giá thành giai đoạn khảo sát, thiết kế... Cụ thể: Bảng 3-2:BẢNG TỔNG HỢP CHI PHÍ CHO CÁC CÔNG TRÌNH HOÀNTHÀNH Năm 1999 Mã Công Chi phí Chi phí Chi Khấu hao Chi phí sửa chữa Chi phí Chi phí công trình hoàn thành CT trình lao động vật tư khác TSCĐ TSCĐ BHXH KS TK ... Cộng TỔNG CỘNG Việc chi tiết theo dõi theo từng giai đoạn công việc sẽ cho phép người quản lý có thể dễ dàng so sánh đỗi chiếu các giá trị thực hiện trong từng giai đoạn so với giá trị dự toán của giai đoạn đó để thấy được tình hình tiết kiệm, lãng phí chi phí sản xuất đồng thời có kế hoạch, và biện pháp quản lý tốt hơn cho các giai đoạn tiếp theo. Công việc này có ý nghĩa đặc biệt với các công trình, dự án có thời gian thi công kéo dài với nhiều hạng mục. 6. Về sự vận dụng kế toán quản trị trong công tác quản lý Công ty Tư vấn Xây dựng Thuỷ lợi I là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực khảo sát thiết kế, một bộ phận của ngành xây dựng cơ bản, các công trình đầu vào của Công ty chủ yếu có được là do trúng thầu. Chính vì vậy, việc xây dựng giá thành dự toán công trình chính xác, hợp lý có ý nghĩa sống còn. Điều này đòi hỏi công tác kế toán của Công ty phải tiến hành tiến hành phân tích và tổng hợp các số liệu, tức là phải tổ chức tốt hệ thống kế toán quản trị. Thực tế hiện nay ở Công ty, kế toán quản trị chưa được coi trọng đúng mức, và còn mang tính hình thức, việc tổ chức phân tích kế toán mới chỉ dừng ở việc lập các báo cáo chung và xây dựng dự toán cho các kế hoạch hoạt động của Công ty, chứ chưa đi sâu vào việc phân tích, kiểm soát thực hiện và giải trình các nguyên nhân chênh lệch giữa chi phí theo dự toán và thực tế, chính vì vậy việc cung cấp thông tin cho các quyết định kinh doanh còn chưa đầy đủ. Để nâng cao vai trò của kế toán quản trị, trước hết Công ty cần phải tổ chức tốt công tác hạch toán kế toán, phải xây dựng một hệ thống chứng từ và sổ sách ghi chép hợp lý, khoa học (vừa phù hợp với chuẩn mực chung vừa bảo đảm phản ánh được các nội dung quản lý của Công ty), đặc biệt là trong công tác kế toán chi phí và tính giá. Tiếp theo Công ty phải xây dựng một hệ thống các chỉ tiêu phân tích chi tiết các biến động của chi phí, từ đó tổng hợp thông tin, lập các dự toán chi phí nội bộ làm cơ sở để xây dựng các chiến lược trong đấu thầu. Lời nói đầu 3 PHẦN I 5 LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC HẠCH TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM TRONG DOANH NGHIỆP XÂY LẮP 5 A - CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ GIÁ THÀNH SẢN PHẨM TRONG DOANH NGHIỆP XÂY LẮP 5 1. Khái niệm và phân loại chi phí sản xuất 5 1.1. Khái niệm chí phí sản xuất 5 1.2. Phân loại chi phí sản xuất 5 2. Khái niệm và phân loại giá thành sản phẩm 6 2.1. Khái niệm giá thành sản phẩm 6 2.2. Phân loại giá thành sản phẩm 7 3. Mối quan hệ giữa chi phí và giá thành 7 B - NỘI DUNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HẠCH TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM 8 1. Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ tổ chức hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm 8 1. Đối tượng và phương pháp tập hợp chi phí sản xuất 9 2. Trình tự hạch toán chi phí sản xuất 12 3. Tổ chức hạch toán chi phí sản xuất theo phương pháp kê khai thường xuyên 12 4. Tổ chức hạch toán chi phí sản xuất theo phương pháp kiểm kê định kỳ 24 5. Tổng hợp chi phí sản xuất, kiểm kê, đánh giá sản phẩm dở dang 26 IV. TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM KHẢO SÁT THIẾT KẾ 29 1. Xác định đối tượng tính giá thành sản phẩm 29 2. Kỳ tính giá thành sản phẩm khảo sát thiết kế 29 3. Các phương pháp tính giá thành sản phẩm khảo sát thiết kế 30 V. TỔ CHỨC HỆ THỐNG SỔ TRONG HẠCH TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM 31 1. Hạch toán chi tiết chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm 31 2. Hạch toán tổng hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm 33 VI. PHÂN TÍCH CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ GIÁ THÀNH SẢN PHẨM VỚI VIỆC TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ GIÁ THÀNH SẢN PHẨM TẠI CÁC ĐƠN VỊ KHẢO SÁT THIẾT KẾ . 36 1. Ý nghĩa của việc phân tích chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. 36 2. Đánh giá chung tình hình thực hiện kế hoạch giá thành sản phẩm. 37 3. Phân tích tình hình biến động một số khoản mục chi phí trong giá thành 38 I. NHỮNG ĐẶC TRƯNG CƠ BẢN CỦA CÔNG TY 41 1. Quá trình hình thành và phát triển của doanh nghiệp 41 2. Chức năng và nhiệm vụ 42 3. Đặc điểm quy trình công nghệ 43 1) Công tác khảo sát. 43 2) Công tác thiết kế 44 4. Mô hình tổ chức của Công ty Tư vấn Xây dựng Thủy lợi I 46 5. Đặc điểm bộ máy kế toán và công tác kế toán 53 6. Những thành tựu đạt được và hướng phát triển trong thời gian tới 57 1) Tỷ suất lợi nhuận/doanh thu 58 2) Tỷ suất lợi nhuận/vốn tự có 58 3) Tỷ suất lợi nhuận/vốn 59 II. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ TÍNH GIÁ SẢN PHẨM TẠI CÔNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG THỦY LỢI I 59 1. Đặc điểm chi phí sản xuất ở Công ty 60 2. Tổ chức hạch toán chi phí tại công ty Tư vấn Xây dựng Thuỷ lợi I 61 3. Phân tích chi phí sản xuất sản phẩm khảo sát thiết kế với việc tăng cường công tác quản lý chi phí và giá thành tại Công ty Tư vấn Xây dựng Thuỷ lợi I. 85 PHẦN III 90 MỘT SỐ Ý KIẾN ĐÓNG GÓP NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC HẠCH TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM TẠI CÔNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG THUỶ LỢI I 90 I. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM TẠI CÔNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG THUỶ LỢI I 90 1. Đánh giá chung 90 2. Một số tồn tại chủ yếu trong công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành tại Công ty Tư vấn Xây dựng Thuỷ lợi I 92 II. PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC QUẢN LÝ, HẠCH TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ TÍNH GIÁ THÀNH TẠI CÔNG TY. 94 1. Về việc chi tiết các tiểu khoản của tài khoản 627 và 642 95 2. Về hạch toán chi phí nguyên vật liệu 95 3. Về việc hạch toán tổng hợp chi phí sản xuất và tính giá thành 96 4. Về tên gọi Sổ Cái của Công ty 97 5. Về Bảng chi phí lao động cho các đối tượng công trình 97 6. Về Bảng tổng hợp chi phí cho các đối tượng công trình hoàn thành 97 6. Về sự vận dụng kế toán quản trị trong công tác quản lý 98 ._.