Hoàn thiện công tác kế toán tài sản cố định tại Công ty Tư vấn và Thiết kế Kiến trúc VN

kinh doanh. TSCĐ được coi là một bộ phận cơ bản tạo nên cơ sở vật chất kỹ thuật của nền kinh tế quốc dân và chúng chính là nền tảng để thúc đẩy sản xuất phát triển nâng cao năng suất lao động xã hội. Cùng với sự phát triển không ngừng của xã hội loài người đòi hỏi các cuộc cách mạng công nghiệp phải tập trung giải quyết các vấn đề cơ khí hóa, điện khí hóa, tự động hóa quá trình sản xuất. Thực chất của vấn đề này là đổi mới, cải tiến hoàn TSCĐ nhằm phù hợp với điều kiện sản xuất của thời thế. Trong đièu kiện đang tiếp cận với nền kinh tế thị trường, sự cạnh tranh giữa các nhà sản xuất diễn ra gay gắt, ai cũng muốn có tiếng tăm và chiếm lĩnh thị trường rộng thì việc đổi mới trang thiết bị, các phương tiện sản xuất hay gọi chung là TSCĐ ở các doanh nghiệp được coi là vấn đề thời sự cấp bách bởi lẽ sự tăng trưởng hay phát triển của các doanh nghiệp nói riêng và của toàn nền kinh tế quốc dân nói chung phần lớn dựa trên cơ sở trang bị TSCĐ phục vụ cho quá trình sản xuất. Những năm gần đây Nhà nước thực hiện chính sách mở cửa đa phương đa dạng, điều đó giúp cho nhiều doanh nghiệp tranh thủ được sự đầu tư của các đối tác nước ngoài. Với việc đầu tư máy móc thiết bị sản xuất tiên tiến và kết quả sản xuất được những sản phẩm có chất lượng tốt làm tăng sản lượng của nền kinh tế quốc dân, thu nhập bình quân đầu người được cải thiện, từ đó nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, góp phần tăng trưởng kinh tế, dần đưa Việt Nam hòa nhập vào guồng máy sôi động của các nước trong khu vực và trên thế giới. Đứng trước thực tế trên, bất kỳ một doanh nghiệp công nghiệp nào muốn đứng vững và phát triển trong nền kinh tế thị trường đều phải không ngừng đổi mới công nghiệp sản xuất kinh doanh đồng thời không ngừng đổi mới công nghệ sản xuất kinh doanh đồng thời không ngừng nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ trong doanh nghiệp. Nếu như hạch toán với chức năng vừa nhiệm vụ là công cụ đắc lực quản lý, cung cấp các thông tin chính xác cho quản lý thì tổ chức kế toán TSCĐ là yếu tố quan trọng góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng TSCĐ. Nhận thức được vấn đề đó, các doanh nghiệp nói chung cũng như Công ty Tư vấn & Thiết kế Kiến trúc Việt Nam nói riêng thấy được tổ chức công tác kế toán TSCĐ có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với quá trình phát triển sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, thu hồi vốn nhanh để tái đàu tư sản xuất, không đổi mới và trang bị thêm TSCĐ. Trong quá trình thực tập, tìm hiểu thực tế ở Công ty Tư vấn & Thiết kế Kiến trúc Việt Nam em thấy kế toán TSCĐ có ý nghĩa hết sức quan trọng trong toàn bộ công tác kế toán của doanh nghiệp vì vậy em lựa chọn đề tài “Hoàn thiện công tác kế toán TSCĐ tại Công ty Tư vấn & Thiết kế Kiến trúc Việt Nam”. Nội dung của đề tài gồm 3 phần: Phần thứ nhất: Lý luận chung về kế toán TSCĐ ở trong các doanh nghiệp. Phần thứ hai: Tình hình thực tế và công tác kế toán TSCĐ ở Công ty Tư vấn & Thiết kế Kiến trúc Việt Nam Phần thứ ba: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán TSCĐ ở Công ty Tư vấn & Thiết kế Kiến trúc Việt Nam Do thời gian thực tập nghiên cứu ở Công ty Tư vấn & Thiết kế Kiến trúc Việt Nam với kiến thức hiểu biết về kế toán TSCĐ còn có hạn, nên cuốn chuyên đề này chắc chắn có nhiều thiếu sót em rất mong được sự quan tâm và góp ý kiến của các thầy giáo, cô giáo về nội dung cũng như hình thức để bài chuyên đề của em được hoàn chỉnh hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Phần I: Lý luận chung về kế toán tài sản cố định trong các doanh nghiệp 1. Vị trí của tài sản cố định trong sản xuất kinh doanh và vai trò của kế toán trong công tác quản lý và sử dụng TSCĐ. 1.1 Khái niệm và vai trò của TSCĐ. 1.1.1. Khái niệm TSCĐ. TSCĐ được hiểu là toàn bộ hữu hình hoặc vô hình tham gia một cách trực tiếp hoặc gián tiếp vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Tùy theo điều kiện kinh tế, yêu cầu và trình độ quản lý trong từng thời kỳ nhất định mà có những quy định cụ thể về tiêu chuẩn giá trị của TSCĐ. ở nước ta hiện nay, trong quyết định số 166/1999/QĐ- BTC. Ngày 30/12/1999 của Bộ trưởng Bộ tài chính ban hành chế độ quản lý sử dụng và trích khấu hao TSCĐ đã quy định tiêu chuẩn giá trị và thời gian sử dụng ở điều 4 như sau: Các TSCĐ hữu hình hoặc vô hình. * Có thời gian sử dụng từ một năm trở lên. * Có giá trị từ (năm triệu đồng) 5.000.000 đ trở lên. Mọi tư liệu lao động hay mọi khoản chi phí thực tế đồng thời thỏa mãn 2 điều kiện trên được coi là TSCĐ. 1.1.2.Vai trò của TSCĐ. - TSCĐ là một bộ phận tư liệu lao động sản xuất giữ vai trò tư liệu lao động chủ yếu trong quá trình sản xuất. - TSCĐ là điều kiện quan trọng để tăng năng suất lao động xã hội và phát triển nền kinh tế quốc dân. 1.2. Đặc điểm của TSCĐ. Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh TSCĐ có đặc điểm như sau: + TSCĐ tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất và vẫn giữ được hình thái hiện vật ban đầu cho đến khi hư hỏng phải loại bỏ. + Giá trị của TSCĐ hao mòn dần và chuyển dần từng phần vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp... Như vậy TSCĐ phát huy tác dụng vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh và chỉ được thay thế khi hết thời hạ sử dụng hoặc không có lợi về mặt kinh tế. + TSCĐ được mua về với mục đích được sử dụng chứ không phải để bán., đây là một tiêu thức để phân biệt TSCĐ với các tài sản khác và là cơ sở lý luận để tổ chức kế toán TSCĐ. 1.3. Yêu cầu quản lý TSCĐ. Việc tổ chức tốt công tác hạch toán để thường xuyên theo dõi, nắm chắc tình hình tăng giảm TSCĐ về số lượng và giá trị, tình hình sử dụng và hao mòn TSCĐ đối với công tác quản lý và sử dụng hợp công suất của TSCĐ góp phần thúc đẩy sản xuất, thu hồi vốn đầu ra nhanh để tái sản xuất. Như vậy đòi hỏi phải quản lý TSCĐ là một yêu cầu cần thiết. 1.3.1. Yêu cầu quản lý. Như chúng ta biết TSCĐ bao gồm cả hình thái vật chất và giá trị cho nên TSCĐ phải được quản lý chặt chẽ cả về hiện vật và giá trị. - Về mặt hiện vật đòi hỏi phải quản lý suốt thời gian sử dụng. Điều này có nghĩa là phải quản lý từ việc mua sắm đầu tư, xây dựng đã hình thành, quá trình sử dụng TSCĐ ở doanh nghiệp cho đến khi không sử dụng được nữa. - Về mặt giá trị phải quản lý chặt chẽ tình hình hao mòn, việc phân bố chi phí khấu hao một cách khoa học, quản lý để thu hồi vốn đầu tư phục vụ cho việc tái dầu tư TSCĐ, xác định chính xác giá trị còn lại để giúp cho công tác đánh giá hiện trạng của TSCĐ để có phương hướng đầu tư, đổi mới TSCĐ. 1.3.2. Sự cần thiết phải tổ chức kế toán TSCĐ. Xuất phát từ yêu cầu tổ chức quản lý TSCĐ trên thì sự cần thiết là người quản lý phải tổ chức hạch toán TSCĐ mọt cách hợp lý. Để đảm bảo ghi chép kịp thời, chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và cung cấp những thông tin hữu hiệu nhất cho quản lý thì cần tổ chức hạch toán TSCĐ một cách khoa học. Vì vậy, tổ chức hạch toán là cần thiết. 1.4. Nhiệm vụ kế toán TSCĐ. Để đáp ứng yêu cầu quản lý kế toán TSCĐ phải thực hiện tốt các nghiệp vụ sau đây: - Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu một cách chính xác, đầy đủ, kịp thời về số lượng, hiện trạng và giá trị TSCĐ hiện có, tình hình tăng giảm và di chuyển TSCĐ trong nội bộ doanh nghiệp, việc bảo quản và sử dụng TSCĐ ở doanh nghiệp. - Phản ánh kịp thời giá trị hao mòn TSCĐ trong quá trình sử dụng, tính toán, phân bổ, hoặc kết chuyển chính xác số khấu hao và chi phí sản xuất kinh doanh. - Tham gia lập kế hoạch sửa chữa và dự toán chi phí sửa chữa TSCĐ, phản ánh chính xác chi phí thực tế và sửa chữa TSCĐ, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch và chi phí sửa chữa TSCĐ. - Tham gia kiểm kê, kiểm tra định kỳ hay bất thường TSCĐ tham gia đánh giá lại TSCĐ khi cần thiết, tổ chức phân tích tình hình bảo quản và sử dụng TSCĐ ở doanh nghiệp. 2. Phân loại và đánh giá TSCĐ. 2.1. Phân loại TSCĐ. Trong quá trình sản xuất kinh doanh, có rất nhiều loại TSCĐ được doanh nghiệp sử dụng và mỗi loại TSCĐ lại có đặc điểm khác nhau do đó dể thuận lợi cho công tác quản lý và hạch toán TSCĐ cần phân loại TSCĐ theo các tiêu thức khác nhau. 2.1.1. Phân loại TSCĐ theo hình thái biểu hiện. Theo cách phân loại này, toàn bộ TSCĐ của doanh nghiệp được chia thành 2 loại TSCĐ hữu hình và TSCĐ vô hình. - TSCĐ hữu hình là những tài sản có hình thái hiện vật cụ thể như nhà xưởng, máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải, vật kiến trúc... - TSCĐ vô hình là những tài sản không có thực thể hữu hình nhưng đại diện cho một quyền hợp pháp nào đó và người chủ được hưởng quyền lợi kinh tế. Thuộc TSCĐ vô hình là chi phí thành lập doanh nghiệp, chi phí nghiên cứu và phát triển, bằng phát minh sáng chế.... 2.1.2. Phân loại TSCĐ theo quyền sở hữu. Căn cứ vào quyền sở hữu, TSCĐ của doanh nghiệp được chia thành 2 loại TSCĐ tự có và TSCĐ thu ngoài. * TSCĐ tự có: là TSCĐ được xây dựng, mua sắm và hình thành từ nguồn vốn ngân sách cấp hoặc cấp trên cấp, nguồn vốn vay,nguồn vốn liên doanh các quỹ của doanh nghiệp và các TSCĐ được biếu tặng... Đây là những TSCĐ của doanh nghiệp được phản ánh trên bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp. * TSCĐ thuê ngoài: là TSCĐ đi thuê để sử dụng trong một thời gian nhất định theo hợp đồng đã ký kết. Tuỳ theo hợp đồng thuê mà TSCĐ đi thuê được chia thành: * TSCĐ thuê tài chính: là các TSCĐ đi thuê nhưng doanh nghiệp có quyền kiểm soát và sử dụng lâu dài theo các điều khoản của hợp đồng thuê. Theo thông lệ TSCĐ được gọi à thuê tài chính nếu nó thoả mãn một trong bốn điều sau: + Quyền sở hữu TSCĐ thuê được chuyển cho bên đi thuê khi hết hạn hợp đồng. + Hợp đồng cho phép bên đi thuê được chọn mua TSCĐ thuê với giá thấp hơn giá thực tế củ TSCĐ thuê tại thời điểm mua lại. + Thời hạn thuê theo hợp đồng ít nhất phải bằng 3/4 (75%) thời gian hữu dụng của tài sản thuê. + Giá trị hiện tại của khoản chi theo hợp đồng ít nhất phải bằng 90% giá trị của TSCĐ thuê. * TSCĐ thuê hoạt động: là TSCĐ thuê không thoả mãn bất cứ điều khoản nào của hợp đồng thuê tài chính như đã nói ở trên. Bên đi thuê chỉ dược quản lý, sử dụng trong thời hạn hợp đồng và phải hoàn trả khi kết thúc hợp đồng. 2.1.3. Phân loại TSCĐ theo đặc trưng kỹ thuật Theo đặc trưng kỹ thuật, các TSCĐ được chia thành từng loại sau: - Đối với TSCĐ hữu hình gồm : + Nhà cửa, vật kiến trúc. + Máy móc, thiết bị. + Phương tiện vận tải truyền dẫn. + Thiết bị dụng cụ quản lý. + Cây lâu năm, gia súc cơ bản. + TSCĐ khác. - Đối với TSCĐ vô hình gồm: + Quyền sử dụng đất. + Chi phí thành lập doanh nghiệp. + Bằng phát minh sáng chế. + Chi phí nghiên cứu phát triển. + Chi phí về lợi thế thương mại. + TSCĐ vô hình khác. Loại TSCĐ có tác dụn riêng nhưng mục đích của tất cả các cách phân loại đều để tăng cường quản lý TSCĐ. 2.2. Đánh giá TSCĐ. Đánh giá TSCĐ là biểu hiện giá trị TSCĐ bằng tiền teo những nguyên tắc nhất định. Đánh giá TSCĐ là điềukiện cần thiết để hạch toán TSCĐ, trích khấu hao và phân tích hiệu quả sử dụng TSCĐ trong doanh nghiệp. Xuất phát từ đặc điểm và yêu cầu quản lý TSCĐ trong quá trình sử dụng, TSCĐ được đánh giá theo nguyên giá và giá trị còn lại. 2.2.1. Nguyên giá TSCĐ. Nguyên giá TSCĐ là toàn bộ chi phí bình thường và hợp lý mà doanh nghiệp phải bỏ ra để có TSCĐ, đưa TSCĐ vào vị trí sẵn sàng sử dụng. Nguyên giá TSCĐ trong từng trường hợp cụ thể được xác định như sau: - Đối với TSCĐ mua sắm (kể cả trường hợp mua TSCĐ mới hay đã dùng). Là toàn bộ chi phí từ khi mua đến khi TSCĐ được đưa vào sử dụng bao gồm giá mua, thuế nhập khẩu, thuế trước bạ, chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí lắp đặt chạy thử (nếu có). Nguyên giá TSCĐ hữu hình mua sắm không bao gồm thuế GTGT đầu vào, hoặc thuế GTGT ở khâuhập khẩu khimua TSCĐ (nếu TSCĐ này được dùng cho mục đích sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ). Trường hợp doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp trực tiếp hoặc TSCĐ không dùng cho mục đích sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT hoặc sử dụng cho các mục đích sự nghiệp, dự án, phúc lợi, thì nguyên giá TSCĐ bao gồm cả thuế GTGT đầu vào và thuế GTGT ở khâu nhập khẩu khi mua TSCĐ. Đối với TSCĐ hữu hình xây dựng mới, nguyên giá được hạch toán thành 2 phần : + Giá thành thực tế sản phẩm xây lắp và các chi phí lắp đặt chạy thử theo thiết kế kỹ thuật sau khi trừ phần gía trị thu hồi của sản phẩm chạy thử (nếu có). + Phần chênh lệch do đánh giá trị công trình theo mặt bằng giá khi đưa công trình vào sử dụng (được cấp quản lý có thẩm quyền duyệt y- Đối với doanh nghiệp Nhà nước). Nguyên giá TSCĐ xây dựng mới không bao gồm thuế GTGT đầu vào (nếu TSCĐ này được dùng cho mục đích sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ). Trường hợp doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp trực tiếp, hoặc TSCĐ không dùng cho mục đích sản xuất kinh doanh, hàng hóa dịch vụ chịu thuế GTGT thì nguyên giá TSCĐ bao gồm cả thuế GTGT đầu vào của TSCĐ. - Đối với TSCĐ hữu hình tự chế: Nguyên giá gồm giá thành thực tế (giá trị quyết toán) của TSCĐ tự chế và chi phí lắp đặt chạy thử hợp lý, hợp lệ (nếu có). Nguyên giá TSCĐ hữu hình tự chế không bao gồm thuế GTGT đầu vào (nếu TSCĐ này được dùng cho mục đích sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ). Trường hợp doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp trực tiếp hoặc TSCĐ không dùng cho mục đích sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT thì nguyên giá TSCĐ bao gồm cả thuế GTGT đầu vào của TSCĐ. - Đối với TSCĐ nhận của đơn vị khác góp vốn liên doanh thì nguyên giá là giá trị thoả thuận của các bên liên doanh cộng vói các chi phí vận chuyển, lắp đặt chạy thử (nếu có). - Đối với TSCĐ được cấp. Nguyên giá là giá ghi trong “biên bản bàn giao TSCĐ” của đơn vị cấp và chi phí lắp đặt chạy thử (nếu có). - Đối với TSCĐ được tặng biếu Nguyên giá là giá tính toán trên cơ sở gí thị trường của các TSCĐ tương đương. - Đối với TSCĐ thuê tài chính: Nguyên giá được xác định tuỳ thuộc vào phương thức thuê (thuê mua, thuê trực tiếp, thuê qua công ty cho thuế TSCĐ...) và tuỳ thuộc vào nội dung ghi trong hợp đồng tài sản. Trường hợp thuê TSCĐ trực tiếp, nguyên giá ghi sổ TSCĐ đi thuê được tính bằng giá trị hiện tại của hợp đồng. Việc ghi sổ TSCĐ theo nguyên giá cho phép đánh giá tổng quát năngực sản xuất, trình độ trang bị cơ sở vật chất, kỹ thuật và quy mô cua rdn. Chỉ tiêu nguyên giá còn là cơ sở để tính khấu hoa, theo dõi tình hình thu hồi vốn đầu tư ban đầu và xác định hiệu suất sử dụng TSCĐ. Kế toán TSCĐ phải triệt dể tôn trọng nguyên tắc ghi theo nguyên giá. Nguyên giá của từng đối tượng TSCĐ ghi trên sổ và báo cáo kế toán chỉ được xác dịnh một lần khi tăng tài sản và không thay đổi trong suốt thời gian tồn tại của tài sản tại doanh nghiệp, trừ các trường hợp sau: + Đánh giá lại TSCĐ. + Xây dựng trang bị thêm cho TSCĐ. + Cải tạo, nâng cấp làm tăng năng lực và kéo dài thời gian hữu dụng của TSCĐ. + Tháo dỡ bớt một số bộ phận làm giảm giá trị TSCĐ. 2.2.2. Giá trị còn lại của TSCĐ. Trong quá trình sử dụng TSCĐ, giá trị của nó bị hao mòn dần và được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ, do đó giá trị của TSCĐ sẽ bị giảm dần. Vì vậy, yêu cầu quản lý và sử dụng tưc đặt ra là cần xác định giá trị còn lại của TSCĐ để từ dó có thể đánh giá được năng lực sản xuất thực của TSCĐ trong doanh nghiệp. Giá trị còn lại của TSCĐ = Nguyên giá của TSCĐ - Số khấu hao luỹ kế của tài sản Trong đó, số đã hao mòn chính là phần giá trị của TSCĐ đã được tính toán, phân bổ vào chi phí kinh doanh để thu hồi chi phí đầu tư trong quá trình sử dụng hay nói cách khác chính là số đã khấu hao của TSCĐ. Giá trị còn lại của TSCĐ có thể thay đổi khi doanh nghiệp thực hiện đánh giá lại TSCĐ. Việc điều chỉnh giá trị còn lại được xác định theo công thức : Giá trị còn lại của TSCĐ sau khi đánh giá lại = Giá trị còn lại của TSCĐ trước khi đánh giá x Giá đánh lại của TSCĐ Nguyên giá cũ của TSCĐ Ngoài ra, giá trị còn lại của TSCĐ còn được xác định theo giá trị thực tế tại thời điểm đánh giá lại dựa vào biên bản kiểm kê va đánh giá lại TSCĐ. 3. Nội dung kế toán TSCĐ u các quy định số hiệu của TSCĐ. - Có thể đánh số hiệu TSCĐ bằng cách dùng chữ số la mã, chữ số ký hiệu loại, chữ cái làm ký hiệu nhóm và kèm theo một số thứ tự để chỉ đối tượng TSCĐ (trong mỗi nhóm, từng đối tượng ghi TSCĐ được ký hiệu theo thời gian xây dựng hay mua sắm TSCĐ đó. Có thể đánh số hiệu TSCĐ bằng cách dùng các tài khoản cấp 1, cấp 2 về TSCĐ để chia loại, nhóm TSCĐ kèm theo một dãy số nhất định trong dãy số tự nhiên để ký hiệu đối tượng ghi TSCĐ.3.1. Hạch toán chi tiết TSCĐ. Yêu cầu quản lý TSCĐ trong đơn vị đòi hỏi phải kế toán chi tiết TSCĐ thông qua kế toán chi tiết TSCĐ, kế toán sẽ cung cấp những chỉ tiêu quan trọng về cơ cấu TSCĐ, tình hình phân bổ TSCĐ, số lượng và tình trạng chất lượng của TSCĐ cũng như tình hình bảo quản, trách nhiệm của các bộ phận và cá hân trong việc bảo quản và sử dụng TSCĐ. Các chỉ tiêu quan trọng đó là căn cứ để doanh nghiệp cải tiến, trang bị và sử dụng TSCĐ, phân bổ chính xác số khấu hao xác định và nâng cao chất lượng vật chất trong việc bảo quản và sử dụng. Nội dung chính của tổ chức công tác kế toán chi tiết tài sản cố định bao gồm: - Đánh số TSCĐ. Kế toán chi tiết TSCĐ ở bộ phận kế toán doanh nghiệp và các đơn vị, bộ phận sử dụng TSCĐ. 3.1.1. Đánh số tài sản cố định. Đánh số TSCĐ là quy định cho mỗi tài sản cóo dịnh một hiệu tương ứng theo những nguyên tắc nhất định. Việc đánh số TSCĐ được tiến hành theo từng đối tượng tài sản cố định (gọi là đối tượng ghi TSCĐ). Mỗi đối tượng TSCĐ không phân biệt đang sử dụng hay dự trữ đều phải có số hiệu riêng. Số hiệu của mỗi đối tượng ghi TSCĐ không thay đổi trong suốt thời gian sử dụng hay bảo quản tại đơn vị. Trong thực tế có thể có rất nhiề 3.1.2.Kế toán chi tiết TSCĐ ở bộ phận kế toán và các địa điểm sử dụng: ở phòng ban kế toán, kếtoán chi tiết TSCĐ được thực hiện ở thẻ TSCĐ (mẫu số 02- TSCĐ/BD). Thẻ TSCĐ dùng để theo dõi chi tiết từng TSCĐ của từng đơn vị , tình hình thay dổi nguyên giá và giá trị hao mòn đã trích hàng năm của từng TSCĐ của đơn vị. Thẻ TSCĐ do kế toán TSCĐ lập cho từng đối tượng ghi TSCĐ. Căn cứ để kế toán lập thẻ TSCĐ là: - Biên bản giao nhận TSCĐ. - Biên bản thanh toán TSCĐ. - Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hình thành. Ngoài ra, căn cứ để lập thẻ TSCĐ còn gồm các chứng từ như: - Biên bản đánh giá lại TSCĐ. - Bảng tính và phân bổ kế hoạch TSCĐ - Các tài liệu kỷ luật khác có liên quan. Tại các địa điểm sử dụng TSCĐ, để theo dõi địa điểm đặt TSCĐ. Tình hình tăng giảm TSCĐ do từng đơn vị, bộ phận phân xưởng (đội, trại) hoặc phòng ban mỗi đơn vị sử dụng phải mở một sổ riêng sổ TSCĐ trong đó ghi TSCĐ tăng, giảm của đơn vị mình theo từng chứng từ, tăng, giảm TSCĐ theo trình tự thời gian phát sinh ngược. Các bước tiến hành hạch toán chi tiết bao gồm: - Đánh số hiệu cho tài sản. - Lập thẻ TSCĐ và vào sổ chi tiết TSCĐ theo từng đối tượng. 3.2. Kế toán tổng hợp tăng, giảm TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình. Ngoài kế toán chi tiết TSCĐ, để đảm bảo sự đồng bộ trong công tác kế toán, giúp cho việc hạch toán chung toàn doanh nghiệp thì kế toán phải phản ánh kịp thời, chặt chẽ, chính xác sự biến động về giá trị TSCĐ trên sổ kế toán bằng việc hạch toán tổng hợp TSCĐ để kế toán các nghiệp vụ tăng, giảm TSCĐ, kế toán sử dụng các tài khoản chính sau: - Tài khoản 211: Tài sản cố định hữu hình. - Tài khoản 212: Tài sản cố định thuê tài chính. - Tài khoản 213: Tài sản cố định vô hình. - Tài khoản 214: Hao mòn TSCĐ. Ngoài ra, để phản ánh sự biến động TSCĐ và trích khấu hao TSCĐ người ta còn quy định sử dụng các tài khoản có liên quan như tài khoản 111, 112, 241, 331, 341, 342, 411. *Nguyên tắc chung trong kế toán TSCĐ là: + Việc ghi chép trên các tài khoản phản ánh giá trị tài sản (TK 211, 212, 213) là ghi theo nguyên giá. + Trường hợp sử dụng vốn đầu tư xây dựng cơ bản, quỹ xí nghiệp để đầu tư TSCĐ thì đồng thời với việc ghi tăng TSCĐ là việc ghi chuyển nguồn để tăng nguồn kinh doanh. Còn việc sử dụng vốn từ khấu hao, vốn kinh doanh thì không hạch toán tăng nguồn vốn. + Việc hạch toán khấu hao đồng thời với hạch toán hao mòn TSCĐ trên TK 214. + Chỉ điều chỉnh nguyên giá TSCĐ khi quyết định đánh giá lại TSCĐ của cấp trên có thẩm quyền. * Kế toán tổng hợp tăng TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình. Trong các doanh nghiệp hiện nay có nhiều trường hợp tăng TSCĐ như: xây dựng nhà xưởng, mua sắm máy móc, thiết bị, các đơn vị khác góp vốn liên doanh bằng TSCĐ, được biếu tặng.. từng trường hợp tăng TSCĐ đều được kế toán phản ánh đầy đủ kịp thời trên cơ sở các chứng từ như hoá đơn mua sắm TSCĐ, các hoá đơn chi tiết về các chi phí lắp đặt chạy thử và các tài liệu khác có liên quan. *Kế toán tổng hợp giảm TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình. TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình của doanh nghiệp giảm đi do nhiều nguyên nhân khác nhau như: nhượng bán, thanh lý, mất mát, phát hiện thiếu khi kiểm kê, đem góp vốn liên doanh, điều chuyển cho đơn vị khác.... mọi trường hợp giảm đều phải làm đầy đủ tủ tục xác định đúng các khoản thiệt hại, chi phí thu nhập (nếu có) và tuỳ trường hợp cụ thể để kế toán ghi sổ. Trình tự kế toán tăng giảm TSCĐ vô hình, TSCĐ hữu hình được biểu diễn ở sơ đồ dưới đây: (1a) :Mua TSCĐ (1b): Thuế VAT phải nộp khi mua TSCĐ (theo phương thức khấu trừ). (2) : Nhận TSCĐ được cấp, liên doanh tặng biếu. (3): TSCĐ xây dựng hoàn thành bàn giao. (4): Nhận lại TSCĐ góp vốn liên doanh ngắn hạn, dài hạn, TSCĐ cho thuê tài chính. (5): Chuyển TSCĐ thuê tài chính thàh TSCĐ tự có. (6): Góp vốn liên doanh bằng TSCĐ. (7): Cho thuê TSCĐ tài chính. (8): Thanh lý, nhượng bán TSCĐ. (9): TSCĐ thiếu chờ xử lý. TK 111, 112 341, 331 TK 411 TK 241 TK 128, 222, 228 TK 212 TK 133 TK 211, 133 TK 214 TK 412 TK 128, 222 TK 228 TK 821 TK 138 (1381) TK 214 1a 6 1bv 2 7 3 8 4 9 5 3.3. Kế toán khấu hao và hao mòn TSCĐ 3.3.1.Hao mòn TSCĐ. TSCĐ tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh và bị tác động bởi nhiều yếu tố bị giảm giảm giá trị sử dụng hay nói cách khác TSCĐ bị hao mòn dần. Hao mòn có 2 loại: - Hao mòn hữu hình là sự hao mòn vật chất trong quá trình sử dụng, bị hao mòn, hư hỏng từng bộ phận và mất dẫn giá trị sử dụng ban đầu. - Hao mòn vô hình là sự giảm giá TSCĐ do sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật đã cho ra đời những tài sản thay thế có tính năng, công dụng tốt hơn và giá thành rẻ hơn, những TSCĐ mà doanh nghiệp đang sử dụng. Hao mòn vô hình phát triển nhanh hay chậm phụ thuộc vào nhịp độ phát triển của tiến bộ khoa học kỹ thuật và sự tăng năng suất của những TSCĐ cùng loại. Chính vì vậy, doanh nghiệp cần phải nhận thức đúng hao mòn TSCĐ đồng thời phải xây dựng và sử dụng một cách hợp lý cả 2 yếu tố hao mòn hữu hình và hao mòn vô hình để xác định đúng thời gian hữu ích của TSCĐ. 3.3.2. Khấu hao TSCĐ. Khấu hao TSCĐ là sự biểu hiện bằng tiền giá trị hao mòn TSCĐ. Việc tính khấu hao TSCĐ là nhằm thu hồi lại vốn đầu tư trong một thời gian nhất định để tái sản xuất TSCĐ khi TSCĐ bị hư hỏng phải thanh lý, loại bỏ khỏi quá trình sản xuất. 3.3.3. Các phương pháp khấu hao. - Phương pháp khấu hao tuyến tính. - Phương pháp khấu hao theo sản lượng. - Phương pháp khấu hao nhanh. Tuỳ vào điều kiện sản xuất kinh doanh mà mỗi doanh nghiệp lựa chọn cho mình một phương pháp khấu hao cho phù hợp. Hiện nay, theo quyết định số 166/1999/QĐ- BTC ngày 3012/1999 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Mức khấu hao hàng năm của doanh nghiệp được xác định như sau: MK = NG/T Trong đó MK: mức khấu hao trung bình hàng năm của TSCĐ. NG: nguyên giá của TSCĐ. T: thời gian sử dụng định mức TSCĐ. Khi đó: Mức khấu hao hàng tháng = Mức khấu hao hàng năm 12 Tỷ lệ khấu hao tài khoản hàng năm được tính như sau: TK = MK x 100 = 1 x 100 NG T Như vậy việc nghiên cứu các phương pháp tính khấu hao TSCĐ là một căn cứ quan trọng phục vụ cho người quản lý và kế toán TSCĐ quyết định việc thu hồi và bảo toàn vốn cố định đó cũng là căn cứ phục vụ việc lập kế hoạch khâúhao TSCĐ của doanh nghiệp. 3.3.4.Kế toán tổng hợp khấu hao và hao mòn TSCĐ. Kế toán khấu hao và hao mòn TSCĐ được phản ánh đồng thời trên TK “214”- Hao mòn TSCĐ và được phản ánh qua sơ đồ sau: (1): Trích khấu hao TSCĐ (2): Nhận TSCĐ trong nội bộ đã khấu hao (3): Giảm TSCĐ đã khấu hao (4):Khấu hao nộp cấp trên (nếu không được hoàn trả) TK 214 TK 821, 138 TK 222, 228 TK 627, 641, 642 (1) TK 211, 213 TK 241 TK 142, 335 TK 111, 112, 338 TK 411 TK 211 TK 009 (3) (2) (4) (1b) (4b) Để theo dõi việc sử dụng nguồn vốn khấu hao cơ bản người ta sử dụng TK ngoài bảng 009. Bên nợ: nguồn vốn khấu hao giảm. Bên có: Nguồn vốn hấu hao tăng. Số dư bên có: Nguồn khấu hao hiện còn ở doanh nghiệp. 3.4. Kế toán sửa chữa TSCĐ: TSCĐ là những tư liệu lao động chủ yếu có thời gian sử dụng lâu dài, chúng chịu ảnh hưởng trực tiếp của những tác động cơ, lý, hoá học làm cho TSCĐ bị hao mòn, hư hỏng dần. Để đảm bảo cho TSCĐ hoạt động được bình thường trong suốt thời gian sử dụng, doanh nghiệp phải tiến hành sửa chữa những bộ phận hao mòn, hư hỏng đó. Tuy nhiên, trong hoạt động sửa chữa có phản ánh các chi phí phát sinh liên quan tới TSCĐ vì vậy hạch toán cần tuân theo các chuẩn mực chung: Một là, các khoản chi phí phát sinh liên quan đến TSCĐ nếu chỉ được hạch toán vào TSCĐ nếu như chúng thực sự cải thiện tình trạng hiện hữu của TSCĐ đó, thêm vào trạng thái tiêu chuẩn ban đầu của TSCĐ đó như: Thay đổi một bộ phận của tài sản làm cho thời gian hữu ích của chúng được tăng lên, bao gồm cả việc tăng công suất cuả chúng. Cải tiến các bộ phận của máy móc, thiết bị làm tăng một cách đáng kể lượng sản phẩm sản xuất ra. Việc áp dụng quy trình sản xuất mới làm giảm cơ bản các chi phí sản xuất. Hai là, các chi phí sửa chữa bảo dưỡng TSCĐ, nhằm mục đích khôi phục hoặc bảo tồn khả năng, đem lại lợi ích kinh tế tài sản từ trạng thái tiêu chuẩn ban đầu cho nên chúng được hạch toán như một chi phí phát sinh. Các doanh nghiệp căn cứ vào quy mô, tính chất của công việc sửa chữa để phân thành: Sửa chữa thường xuyên TSCĐ là công việc sửa chữa mang tính thường xuyên chi phí sửa chữa nhỏ để giữ cho TSCĐ trạng thái bình thường. Do chi phí thường xuyên phát sinh đều đặn và giá trị nhỏ nên được hạch toán thẳng vào cho các đối tượng sử dụng TSCĐ đó. Sửa chữa lớn TSCĐ: có giá trị tương đối lớn, việc sửa chữa tiến hành có định kỳ hàng năm hoặc vài ba năm một lần theo kế hoạch đã dự toán trong thời gian tiến hành sửa chữa lớn có khi phải ngừng hoạt động một thời gian. Để theo dõi quá trình sửa chữa lớn TSCĐ, doanh nghiệp được mở TK 241(TK 2413) “xây dựng cơ bản dở dang” để hạch toán. Tuỳ theo quy mô, tín chất của công việc sửa chữa và tuỳ theo khả năng doanh nghiệp có thể tiến hành sửa chữa TSCĐ theo các phương thức tự làm hoặc thuê ngoài. 3.4.1.Kế toán sửa chữa TSCĐ theo phương thức tự làm. Theo phương thức này các doanh nghiệp phải chi ra các chi phí sửa chữa TSCĐ như vật liệu, phụ tùng, tiền lương, bảo hiểm xã hội.... tuỷ theo mức độ chi phí nhiều hay ít mà cách hạch toán có khác nhau. 3.4.2. Đối với sửa chữa thường xuyên. Các chi phí sửa chữa thường xuyên ít nên chi phí sửa chữa được phản ánh trực tiếp vào chi phí sản xuất kinh doanh của bộ phận có TSCĐ sửa chữa. Kế toán ghi Nợ TK 627, 641, 642. Có TK 111, 112, 152. 3.4.3.Đối với sửa chữa lớn TSCĐ. Sơ đồ kế toán sửa chữa lớn TSCĐ TK 111, 112, 152, 153, 338 TK 627, 641, 642 TK 214 (2143- SCL TSCĐ) TK 142(1421) TK 627, 641, 642 TK 331 Chi phí sửa chữa tự làm Chi phí sửa chữa thường xuyên Chi phí sửa chữa lớn TK 627, 641, 642 vào chi phí trả trước Giá thành công trình SCL kết chuyển SCL hoàn thành Giá thành thực tế công trình TK 627, 641, 642 Thuê ngoài Chi phí sửa chữa lớn Chi phí SCL TSCĐ Trích trước Chênh lệch, ghi giả CP Vào CP SXKD Phân bổ dần 3.4.4. Kế toán sửa chữa TSCĐ theo phương thức cho thầu. Sơ đồ kế toán sửa chữa TSCĐ theo phương thức cho thầu% TK 142 Vào CP SXKD Phân bổ dần TK 331 TK 241 (2413) kết chuyển Giá thành công trình SCL TK 627, 641, 642 TK 335 SCL TSCĐ Trích trước CP Hoàn thành Số tiến phải trả cho người nhận thầu Giá thành công trình SCL 3.5. Sổ kế toán áp dụng Báo cáo kế toán Bảng tổng hợp chứng từ gốc Nhật ký – Sổ cái Chứng từ gốc Bảng tổng hơp chi tiết Sổ (thẻ) Hạch toán chi tiết Sổ quỹ 3.5.1 Trình tự hạch toán theo hình thức Nhật ký – Sổ cái Phần II: Tình hình thực tế và công tác kế toán TSCĐ tại công ty tư vấn & thiết kế kiến trúc việt nam đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh lịch sử hình thành và phát triẻn Công ty tư vấn và thiết kế kiến trúc Việt nam được thành lập theo quyết định số 2847/QĐ/UB ngày 11/12/1996 của UBND Thành phố Hà nội và thông báo chuyển đổi công ty số 111/TB-ĐKKD ngày 02 tháng 6 năm 2000 do Sở kế hoạch & đầu tư Hà nội cấp. Ngày 19 tháng 12 năm 1996 Công ty được Sở kế hoạch đầu tư Hà nội cấp giấy đăng ký kinh doanh số 0466053 & đăng ký kinh doanh chuyển đổi số 0103000058 ngày 7 tháng 6 năm 2000 của Sở kế hoạch & đầu tư Hà nội. Chứng chỉ hành nghề số 82/BXD-CSXD của Bộ xây dựng cấp ngày 26 tháng 3 năm 1997. Công ty có trụ sở đặt tại: Số 101-A7 Phố Mai dịch-Phường Mai Dịch- Quận Cầu giấy-Thành phố Hà nội. Trước năm 1996 Công ty tiền thân là một xưởng thiết kế và xây dựng trang trí nội ngoại thất công trình trực thuộc Công ty Kiến trúc Việt nam-Hội kiến trúc sư Việt nam. Xưởng này có tên gọi là:Văn phòng kiến trúc và xây dựng- Công ty kiến trúc Việt nam. Sau một quá trình phát triển thì xưởng này đã tách ra và thành lập Công ty Tư vấn và thiết kế kiến trúc Việt nam.Với mục đích hoạt động là nhằm khai thác triệt để các khả năng, tri thức và kinh nghiệm cuả đội ngũ khoa học kỹ thuật, cán bộ quản lý, kinh doanh và đội ngũ xây dựng trang trí nội ngoại thất công trình. ngành nghề kinh doanh Với nội dung ngành nghề : - Trang trí nội ngoại thất công trình. - Thiết kế và tư vấn xây dựng. - Xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thuỷ lợi. - Khảo sát địa hình, địa chất công trình, địa chất thuỷ văn. - Kiểm định đánh giá chất lượng công trình, đánh giá và xử lý các tác động của môi trường. - Xử lý chống mối, chống thấm và các tác nhân sinh hoá ảnh hưởng tới công trình. - Tư vấn đầu tư xây dựng; Hợp tác đào tạo và nghiên cứu khoa học trong lĩnh vực xây dựng. Vốn Công ty là một doanh nghiệp ngoài quốc doanh có quy mô vừa, có vốn kinh doanh 2.000 triệu đồng._.