Hoàn thiện công tác kế toán nhập khẩu tại Công ty Ameco

quan trọng hơn bao giờ hết. Ngày nay, hoạt động thương mại quốc tế không chỉ mang ý nghĩa đơn thuần là buôn bán với bên ngoài mà thực chất là cùng với các quan hệ kinh tế đối ngoại khác tham gia vào sự phân công lao động quốc tế. Từ khi thực hiện chính sách mở cửa, Việt Nam đã thiết lập được nhiều mối quan hệ hợp tác kinh tế - chính trị, thương mại, khoa học kỹ thuật…với nhiều nước trên thế giới. Các đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu ngày một phát triển đa dạng hơn. Thông qua hoạt động xuất nhập khẩu, Việt Nam có thể đón nhận những thành tựu khoa học kỹ thuật, nâng cao đời sống nhân dân từng bước thực hiện công cuộc công nghiệp hoá - hiện đại hoá đất nước. Để có thể quản lý hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu thì hạch toán kế toán là một công cụ không thể thiếu. Nó cung cấp đầy đủ, kịp thời, chính xác thông tin về tình hình sản xuất kinh doanh cho các nhà quản lý. Đối với các doanh nghiệp kinh doanh hàng nhập khẩu, thông qua công tác kế toán nhập khẩu, doanh nghiệp biết được thị trường nào, mặt hàng nào mà mình đang kinh doanh có hiệu quả. Điều này không những đảm bảo cho doanh nghiệp cạnh tranh trên thị trường đầy biến động mà còn cho phép doanh nghiệp đạt được các mục tiêu mà mình đã đặt ra như lợi nhuận, thị phần thị trường, uy tín kinh doanh. Xuất phát từ nhận thức trên và qua thời gian thực tập tại công ty Xuất nhập khẩu kỹ thuật em thấy rằng: Nhập khẩu là một trong những hoạt động chính của công ty. Em đã chọn đề tài “Hoàn thiện công tác kế toán nhập khẩu tại công ty AMECO” cho chuyên đề tốt nghiệp của mình. Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung của chuyên đề được bố cục theo ba phần chính sau: - Chương I: Đặc điểm chung về kinh doanh, quản lý kinh doanh ảnh hưởng tới công tác kế toán nhập khẩu hàng hoá tại công ty AMECO. - ChươngIII: Thực trạng công tác kế toán nhập khẩu hàng hoá tại công ty AMECO. - Chương III: Hoàn thiện công tác kế toán nhập khẩu hàng hoá tại công ty AMECO. Chương i Đặc điểm chung về quản lý kinh doanh và công tác kế toán nhập khẩu hàng hoá tại công ty AMECO. 1.1. lịch sử hình thành và phát triển Công ty được thành lập tháng 10/1998, theo luật doanh nghiệp. Tên đầy đủ bằng tiếng việt: Công ty tự động hoá - Cơ khí - Môi truờng Tên giao dịch bằng quốc tế bằng tiếng anh: THE AUTOMATION MECHANICS ENVIONMENT CO., LTD. (AMECO) Trụ sở chính: Địa chỉ: số 2, khu nhà A, Thanh Nhàn, Trần Khát Trân, Hà Nội, Việt Nam Tel: (84) - 4 - 9714877 Fax: (84) - 4 – 9714869 Email: ameco@hn.vnn.vn Trung tâm giao dịch và kỷ thuật: Địa chỉ: số 8, cổng 116/31, Phương Liệt, Thanh Xuân, Hà Nội, Việt Nam Tel: (84) - 4 - 8687104 Fax: (84) - 4 – 8687589 Phòng trưng bày: Địa chỉ: 350, Trần Khát Trân, Hà Nội, Việt Nam Tel: (84) - 4 - 9722760 Fax: (84) - 4 – 9722761 Nghành nghề kinh doanh: Mua bán, kinh doanh xuất nhập khẩu các thiết bị tự động hoá, các phụ tùng dụng cụ đo đạc, hàng điện máy, điện lạnh, thiết bị công nghiệp và các loại vật tư phục vụ cho sản xuất công nghiệp. Cung cấp giải pháp: đầy đủ cho công nghệ cao, trang bị hệ thống đồng bộ cho máy tính, sử lý tốc độ các thiệt bị điều khiển Thực hiện các dịch vụ lắp đặt, bảo dưỡng, bảo trì các thiết bị công nghiệp, dụng cụ đo. Thầu khoán láp đặt các thiết bị tự động hoá, các trang bị cơ sở hạ tầng Vốn kinh doanh ban đầu : 5.789.000.000 đồng Trong đó: Vốn chủ sở hữu : 4.426.000.000 đồng Vốn vay : 1.372.000.000 đồng Theo điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty thì phạm vi hoạt động của công ty bao gồm: - Thư nhất: Hợp tác khoa học công nghệ với nước ngoài. Cụ thể là trao đổi, phân phối nghiên cứu đề tài khoa học, công nghệ, chuyển giao tài liệu, kết quả nghiên cứu, trao đổi tư liệu khoa học công nghệ . - Thứ hai: Kinh doanh trong lĩnh vực khoa học công nghệ và kỹ thuật. Cụ thể là nhập khẩu máy móc, thiết bị, dụng cụ vật tư phục vụ cho nghiên cứu khao học và sản xuất. Nhập khẩu phương tiện vận tải và phụ tùng thay thế, xuất nhập khẩu ấn phẩm thông tin khoa học, công nghệ, thiết bị văn phòng, hàng công nghiệp tiêu dùng, dụng cụ cơ khí, hàng may mặc và hàng thủ công mỹ nghệ. - Thứ ba: Dịch vụ và tổ chức sản xuất. Cụ thể là thực hiện các dịch vụ khoa học kỹ thuật, nhận làm đại lí trong việc giới thiệu thiết bị, sản phẩm khoa học công nghệ tại thị trường Việt Nam, thực hiện dịch vụ sở hữu công nghiệp, lắp ráp thiết bị điện tử, hạt nhân, xây lắp các công trình khoa học kỹ thuật, dân dụng và công nghiệp, kiểm định chất lượng sản phẩm bằng kỹ thuật hạt nhân, tư vấn chuyển giao công nghệ cung ứng và hợp tác lao động kỹ thuật theo qui định hiện hành của Nhà Nước. Công ty AMECO là công ty trách nhiệm hữu hạn, có tư cách pháp nhân đầy đủ, hạch toán kinh tế độc lập, có tài khoản tiền Việt Nam ở ngân hàng, có con dấu riêng để giao dịch. Hiện nay công ty tập trung đầu tư kinh doanh nhập khẩu các máy móc thiết bị phục vụ cho nghiên cứu khoa học: Máy vi tính, máy in, thiết bị lạnh, thiết bị bảo vệ môi trường, đo lường kiểm nghiệm...Khách hàng của công ty là các tổng công ty, viện nghiên cứu, trường đại học, các công ty trách nhiệm hữu hạn... đóng trên địa bàn thành phố Hà Nội và các tỉnh lân cận. Khách hàng của công ty là những nước phát triển, có kỹ thuật, trình độ công nghệ tiên tiến mà sản phẩm nổi tiếng trong khu vực và trên thế giới, điển hình là Nhật, Mỹ và Hàn quốc... Với cơ chế tự hạch toán kinh doanh, hoạt động kinh doanh của công ty ngày càng phát triển. Thực hiện các chỉ tiêu chủ yếu qua các năm Bảng 1.1. (2003 – 2005) Đơn vị: triệu đồng TT Chỉ tiêu cơ bản 2003 2004 2005 1 Nguyên giáTSCĐ 1.945 2.206 2 Giá trị TSLĐ 60.057 66.324 76.272 3 Vốn chủ sở hữu 6.835 6.987 8.035 4 Các khoản phải thu 17.091 28.927 34.353 5 Các khoản phải trả 54.358 60.503 69.578 6 Tổng doanh thu 179.886 104.625 110.500 7 Tổng lợi nhuận 1.692 1.144 1.200 8 Tổng nộp ngân sách 7.952 4.135 5.600 1.2. nhiệm vụ kinh doanh và tổ chức hệ thống kinh doanh. Hoạt động kinh doanh nhập khẩu có các đặc trưng cơ bản sau : - Đối tượng kinh doanh hành nhập khẩu là hàng hoá thu mua của nước ngoài để bán trong nước. Nó không chỉ đơn thuần là phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng của các tầng lớp dân cư mà chủ yếu là máy móc kỹ thuật phục vụ cho việc phát triển kinh tế của đất nước. - Nhập khẩu thường được tiến hành theo hai phương thức : nhập khẩu trực tiếp và nhập khẩu uỷ thác. - Giá nhập khẩu đối với nước ta thường là giá CIF (giá giao tại biên giới nước mua). - Hầu hết các chỉ tiêu kinh doanh được phản ánh bằng ngoại tệ. Vì vậy kết quả kinh doanh không chỉ phụ thuộc vào hoạt động ngoại thương mà còn bị chi phối bởi tỷ giá ngoại tệ. Hoạt động nhập khẩu được thực hiện bằng hai phương thức: - Nhập khẩu theo nghị định thư: là phương thức mà các doanh nghiệp phải tuân theo chỉ tiêu pháp lệnh của Nhà nước, chính phủ ta đã ký kết với chính phủ các nước khác những nghị định thư hoặc các hiệp định thư về trao đổi hàng hoá giữa hai nước và giao cho một số các đơn vị có chức năng kinh doanh xuất nhập khẩu thực hiện. Các đơn vị này có nhiệm vụ mua hàng hoá nước ngoài về bán trong nước. Trong điều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay số lượng các đơn vị kinh doanh theo phương thức này rất ít. - Nhập khẩu tự cân đối: ngoài nghị định thư, là phương thức hoạt động trong đó các doanh nghiệp phải tự cân đối tài chính và thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ với ngân sách nhà nước. Theo phương thức này các doanh nghiệp phải tự tìm bạn hàng, nguồn hàng, tự tổ chức giao dịch, ký kết hợp đồng, nhập và bán. Phương thức này tạo điều kiện cho doanh nghiệp phát huy tính năng động, sáng tạo, độc lập trong hạch toán kinh doanh, thích ứng với cơ chế thị trường. Cả hai phương thức nhập khẩu trên có thể được thực hiện theo các hình thức sau: + Nhập khẩu trực tiếp: là hình thức nhập khẩu mà trong đó các doanh nghiệp kinh doanh nhập khẩu có đầy đủ các điều kiện kinh doanh nhập khẩu và được bộ thương mại cấp giấy phép cho phép trực tiếp giao dịch, ký kết hợp đồng mua bán hàng hoá và thanh toán với nước ngoài phù hợp với luật pháp của hai nước. + Nhập khẩu uỷ thác: là hình thức nhập khẩu được áp dụng đối với các doanh nghiệp có hàng hoá nhưng không có khả năng, điều kiện và chưa được nhà nước cho phép nhập khẩu trực tiếp nên phải nhờ các doanh nghiệp nhập khẩu trực tiếp nhập hộ. Theo hình thức này doanh nghiệp uỷ thác hạch toán doanh thu nhập khẩu. Còn đơn vị nhận uỷ thác chỉ đóng vai trò đại lí và được hưởng hoa hồng theo sự thoả thuận giữa hai bên ký kết hợp đồng uỷ thác nhập khẩu. Nói chung, các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu tuỳ thuộc vào điều kiện do Bộ Thương Mại quy định và khả năng của mình mà lựa chọn hình thức nhập khẩu cho thích hợp. Song nhập khẩu trực tiếp là hình thức tốt hơn vì nó giúp cho doanh nghiệp chủ động trong việc nắm bắt thông tin thị trường và có điều kiện mở rộng quan hệ, nâng cao uy tín trên thị trường quốc tế. Các phương thức thanh toán hợp đồng ngoại thương trong kinh doanh nhập khẩu Khái niệm hợp đồng ngoại thương ở các quốc gia khác nhau thường không giống nhau tuỳ theo quan điểm luật pháp của từng nước. Tại Việt Nam hợp đồng ngoại thương được hiểu như sau: Theo điều 1 pháp lệnh hợp đồng kinh tế: “Hợp đồng kinh tế là sự thoả thuận bằng văn bản, tài liệu giao dịch giữa các bên ký kết về thực hiện công việc sản xuất, trao đổi hàng hoá, dịch vụ nghiên cứu các ứng dụng khoa học kỹ thuật và các thoả thuận khác có mục đích kinh doanh với sự quy định rõ ràng về quyền và nghĩa vụ của mỗi bên để xây dựng thực hiện kế hoạch của mình”. Hợp đồng ngoại thương được hiểu theo nghĩa của hợp đồng kinh tế, chỉ khác ở chỗ: - Chủ thể của hợp đồng không bắt buộc ít nhất một bên là pháp nhân. - Chủ thể hợp đồng ít nhất phải ở hai nước khác nhau, mang hai quốc tịch khác nhau. - Hàng hoá phải được vận chuyển qua biên giới. Trong các điều khoản của hợp đồng ngoại thương, ngoài bốn điều khoản bắt buộc (điều khoản chủ yếu) như mọi hợp đồng, các phương thức thanh toán là một điều khoản quan trọng bậc nhất ảnh hưởng đến cách thức hạch toán cũng như trình tự thủ tục hoạt động nhập khẩu của doanh nghiệp. Trong buôn bán có thể có nhiều phương thức thanh toán khác nhau, việc lựa chọn phương thức nào là tuỳ thuộc vào người bán trong những điều kiện cụ thể. Các phương thức thanh toán hợp đồng ngoại thương: Thứ nhất: Phương thức chuyển tiền (Remittame): Là phương thức mà trong đó khách hàng (người trả tiền) yêu cầu ngân hàng phục vụ mình chuyển một số tiền cho người khác (người hưởng lợi) ở một địa điểm nhất định bằng phương tiện chuyển tiền do khách hàng yêu cầu. Việc chuyển tiền đó có thể thực hiện bằng hai hình thức: * Điện chuyển tiền (T/T - Telegraphic Transfer): Là hình thức mà ngân hàng thực hiện việc chuyển tiền bằng điện cho ngân hàng đại lý trả tiền cho người nhận. * Thư chuyển tiền (MT - Mail transfer): Là hình thức mà ngân hàng thực hiện việc chuyển tiền bằng cách gửi thư ra lệnh cho ngân hàng đại lý ở nước ngoài trả tiền cho người nhận. Trong hai hình thức này, hình thức T/T nhanh hơn nhưng chi phí cao hơn. Ngân hàng chuyển tiền Người chuyển tiền Ngân hàng đại lí Người hưởng lợi (3) (1) (4) (2) Sơ đồ 1.1: Trình tự tiến hành nghiệp vụ. (1) Giao dịch thương mại. Viết đơn yêu cầu chuyển tiền (bằng thư hoặc điện) cùng với uỷ nhiệm chi (nếu có tài khoản mở tại ngân hàng). Ra lệnh cho ngân hàng đại lý. Chuyển tiền cho người hưởng lợi. Ưu điểm của phương thức này là thủ tục đơn giản, phí thanh toán không cao. Tuy nhiên người nhận có thể bị rủi ro do bộ chứng từ thanh toán có thể bị giả mạo, nên nhiều trường hợp nhà nhập khẩu nhận hàng rồi mới chuyển tiền cho người bán. Điều đó có thể dẫn tới sự chậm chễ trong thanh toán. Phương thức này chỉ nên áp dụng với bạn hàng quen thuộc và giá trị lô hàng nhỏ. Thứ hai: Phương thức nhờ thu (Collection of payment): Là phương thức trong đó người bán hoàn thành nghĩa vụ giao hàng hoặc cung cấp một dịch vụ cho khách hàng, uỷ thác cho ngân hàng phục vụ mình thu hộ số tiền ở người mua trên cơ sở hối phiếu của người bán lập ra. Các bên tham gia phương thức này gồm : - Người bán: Là người hưởng lợi. - Ngân hàng bên bán: Là ngân hàng nhận sự uỷ thác của bên bán. - Ngân hàng đại lý của bên bán ở nước bên mua. - Người mua: Là người trả tiền Có hai phương thức nhờ thu: * Nhờ thu phiếu trơn (Clear collection): Là phương thức trong đó người bán uỷ thác cho ngân hàng thu hộ tiền cho người mua căn cứ vào hối phiếu do mình lập ra còn chứng từ thì gửi thẳng cho người mua không qua ngân hàng. (2) Gửi hàng & chứng từ (1) Ngân hàng phục vụ bên bán Người bán Ngân hàng đại lí Người mua (4) (4) (4) (3) Sơ đồ 1.2: Trình tự nghiệp vụ nhờ thu phiếu trơn. Người bán sau khi gửi ngân hàng và chứng từ, tiến hành lập hối phiếu uỷ thác cho ngân hàng phục vụ mình thu hộ bằng lệnh nhờ thu. Ngân hàng bên bán gửi hối phiếu và uỷ nhiệm thu cho ngân hàng đại diện ở nước ngoài. Ngân hàng đại lý yêu cầu người mua trả tiền hoặc chập nhận trả cho hối phiếu. Ngân hàng đại lý chuyển tiền thu được , nếu hối phiếu chỉ được chấp nhận thì ngâng hàng đại lý chuyển hối phiếu lại cho người bán. Phương thức này đơn giản hơn tuy nhiên nó không đảm bảo quyền lợi cho người bán bởi vì trong trường hợp nếu người mua mới chấp nhận trả tiền trên hối phiếu thì người mua có thể lấy được hàng mà người bán chưa nhận được tiền thanh toán, với người mua thì hối phiếu đến trước hàng, người mua phải trả tiền ngay trong khi không biết việc giao hàng của người bán có đúng hợp đồng hay không. Do đó chỉ áp dụng trong các bạn hàng tin cậy. * Nhờ thu kèm chứng từ (Documentary collection). Cũng như phương thức trên song phương thức này người bán không chỉ giao cho ngân hàng hối phiếu mà còn giao cả bộ chứng từ gửi hàng. Nếu người mua chấp nhận trả tiền hoặc trả tiền thì mới giao bộ chứng từ để người mua nhận hàng. Nhờ thu tiền kèm chứng từ có hai loại: - Nhờ thu trả tiền đổi chứng từ (Documentary against payment): Chứng từ chỉ được giao khi bên mua trả tiền. - Nhờ thu chấp nhận đổi chứng từ (Documentary against acceptancce): Chứng từ được giao nếu bên mua chấp nhận trả tiền hối phiếu trong một thời gian nhất định. Vì vậy nó được sử dụng trong điều kiện người bán cấp tín dụng cho người mua. Cũng giống như phương thức trên, phương thức này đơn giản hơn song người mua có thể trì hoãn, kéo dài thời gian trả tiền. Ngân hàng ở đây chỉ đóng vai trò trung gian thu tiền hộ, không có trách nhiệm đến việc trả tiền của người mua. Thứ ba: Tín dụng chứng từ (Letter of credit - L/C): Là sự thoả thuận trong đó một ngân hàng (ngân hàng mở thẻ tín dụng thường là ngân hàng phục vụ người mua) theo yêu cầu của khách hàng (người yêu cầu mở thư tín dụng là người nhập khẩu) sẽ trả một số tiền nhất định cho người khác (người hưởng lợi là người bán) số tiền thư tín hoặc chấp nhận hối phiếu do ký phát trong phạm vi số tiền đó khi người này xuất trình cho ngân hàng một bộ chứng từ thanh toán phù hợp với những quy định đề ra trong thư tín dụng. Các bên tham gia: - Người xin mở L/C : Người mua, người nhập khẩu uỷ thác cho người khác - Ngân hàng mở L/C: Ngân hàng đại diện cho người hưởng lợi. - Người hưởng lợi : là người xuất khẩu hoặc bất cứ người nào mà người hưởng lợi chỉ định Sơ đồ 1.3: Trình tự tiến hành nghiệp vụ L/C (6) (2) (4) (1) Ngân hàng mở thư tín dụng (L/C) Người nhập khẩu Ngân hàng thông báo thư tín dụng (L/C) Người hưởng thư tín dụng (L/C) (5) (5) (7) (3) (6) (8) Người nhập khẩu làm đơn xin mở thư tín dụng (L/C) đến ngân hàng phục vụ mình yêu cầu mở một thư thư tín dụng cho người xuất khẩu hưởng. Căn cứ yêu cầu vào thư tín dụng của người nhập khẩu ngân hàng phục vụ người nhập khẩu sẽ lập một bộ thư tín dụng và thông qua ngân hàng thông báo thư tín dụng chuyển L/C đến người xuất khẩu (người hưởng L/C). Ngân hàng thông báo thư tín dụng (L/C) thông báo cho người xuất khẩu toàn bộ thông báo về L/C và khi nhận được bản gốc thì chuyển ngay cho người xuất khẩu. Người xuất khẩu chấp nhận L/C thì giao hàng. Nếu không thì đề nghị ngân hàng mở L/C sửa đổi L/C cho đúng hợp đồng. Sau khi giao hàng người xuất khẩu lập chứng từ theo yêu cầu của thư tín dụng chuyển đến ngân hàng mở thư tín dụng xin thanh toán. Ngân hàng mở thư tín dụng xem xét toàn bộ chứng từ. Nếu phù hợp với L/C thì thanh toán còn không phù hợp thì gửi trả và từ chối thanh toán. Ngân hàng mở L/C đòi tiền người nhập khẩu và chuyển bộ chứng từ nhận hàng sau khi người nhập khẩu thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. Người nhập khẩu kiểm tra chứng từ, nếu thấy phù hợp với L/C thì trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán. Nếu không chấp nhận thì có quyền từ chối trả tiền. Phương thức này có tính đảm bảo cao vì vậy được sử dụng phổ biến nhất nhưng nó có nhược điểm là chi phí thanh toán cao, người nhập khẩu gặp rủi ro nhiều hơn người xuất khẩu. Ngoài ra trong thanh toán hợp đồng ngoại thương còn có các phương thức sau: * Phương thức ghi sổ (Open accont): Người bán mở một tài khoản (hoặc một quyển sổ) để ghi nợ người mua sau khi giao hàng, định kỳ người mua trả tiền cho người bán. * Phương thức uỷ thác mua (Authority to pủchase A/P): Là phương thức mà trong đó ngân hàng nước mua theo yêu cầu của người mua viết đơn yêu cầu ngân hàng đại lý ở nước ngoài phát hành một A/P trong đó cam kết sẽ mua hối phiếu của người bán với điều kiện đặt trong A/P. Ngân hàng đại lý căn cứ vào điều khoản của thư uỷ thác mua trả tiền hối phiéu, ngân hàng bên mua thu tiền của người mua và giao chứng thừ cho họ. * Thư bảo đảm trả tiền: (Letter of guarantee L/G): Ngân hàng bên người mua theo yêu cầu của người mua viết thư bảo đảm trả tiền cho người bán, đảm bảo sau khi hàng của bên bán đã gửi đến địa điểm của bên mua qui định sẽ trả tiền hàng. * Thanh toán qua tài khoản treo ở nước ngoài (Esclow account) là phương thức thanh toán mà hai nhà sản xuất và nhập khẩu thoả thuận theo tài khoản ở nước nhập khẩu để ghi “Có” số tiền của nhà xuất khẩu bằng hàng nhập khẩu hoặc bằng ngoại tệ tự do, số tiền này dùng để mua hàng của nước nhập khẩu. 1.3. tổ chức quản lý và bộ máy quản lý của công ty Công ty AMECO có tất cả hơn 80 cán bộ, công nhân viên. Trong đó số cán bộ công nhân viên có trình độ đại học và trên đại học chiếm 85%, còn lại là ở trình độ trung cấp kỹ thuật. Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức thành các phòng, các trung tâm, chi nhánh phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty và điều lệ tổ chức hoạt động của công ty do Bộ trưởng Bộ khoa học công nghệ và môi trường phê duyệt. giám đốc công ty Các phòng chức năng Hệ thống kinh doanh Phòng Hành Chính Tổ Chức Phòng Kế Hoạch Thị Trường Phòng Tài Chính Kế toán Phòng SHCN & CGCN Trung Tâm ứng Dụng Và Phát Triển nlhn Chi Nhánh Công Ty Tại t.p.hcm Phòng Kinh Doanh Xuất Nhập Khẩu Trung Tâm Triển Khai Công Nghệ Mới Sơ đồ 1.4. tổ chức quản lý công ty ameco Trung tâm công nghệ thông tin Giám đốc công ty cũng chính là chủ sở hữu công ty bổ. Giám đốc là đại diện pháp nhân của công ty, điều hành toàn bộ công ty chịu trách nhiệm pháp luật về toàn bộ hoạt động của công ty .Giám đốc có nhiệm vụ và quyền hạn theo quy định của luật doanh nghiệp nhà nước. Giúp việc cho giám đốc là trưởng phòng chức năng và kế toán trưởng . Các trưởng phòng trực tiếp điều hành hoạt động của phòng mình và trịu trách nhiệm trước giám đốc về nhiệm nhiệm vụ được giao và hoạt động của phòng trong việc cung cấp thông tin thuộc phạm vi chức năng, phục vụ cho việc ra quyết định quản lý và chỉ đạo kinh doanh kịp thời của giám đốc. Các trung tâm là các đơn vị hoạch toán phụ thuộc, chịu sự giám sát và điều hành trực tiếp của giám đốc công ty. Cuối mỗi quý, mỗi niên độ kế toán phải tổng hợp thông tin lên báo cáo tài chính gửi công ty theo quy định. Mỗi phòng đều có chức năng, nhiệm vụ rõ ràng nhưng giữa các phòng đều có liên hệ mật thiết với nhau, thể hiện từ công việc cung cấp thông tin, giao dịch, ký kết hợp đồng đến thanh lý hợp đồng kinh doanh nhập khẩu của công ty. Theo quyết định của giám đốc công ty mỗi phòng có chức năng cụ thể như sau: Phòng hành chính - tổ chức: gồm trưởng phòng, một phó phòng và các cán bộ nhân viên có nhiệm vụ sau: + Quản lý, trình giám đốc giải quyết các tài liệu công văn đi, đến của công ty, quản lý con dấu của công ty. + Quản lý các bộ, quản lý hồ sơ của toàn bộ cán bộ công nhân viên trong công ty. + Quản lý lao động, đôn đốc nhắc nhở các cán bộ, công nhân viên giữ gìn và tôn trọng kỷ luật lao động, an toàn lao động và bảo vệ tài sản của công ty. + Quản lý tài sản của công ty, mua sắm vật tư, đồ dùng và trang thiết bị mới cũng như kiến nghị thanh lý, hoặc thay thế, sửa chữa các đồ dùng, trang thiết bị cũ hỏng. Phòng kế hoạch thị trường: gồm một trưởng phòng, một phó phòng và các chuyên viên với các nhiệm vụ sau: + Tổng hợp và xây dựng kế hoạch kinh doanh hàng quý, hàng năm và kế hoạch 5 năm, lập tiến độ thực hiện kế hoạch, kiểm tra đôn đốc, giúp đỡ các đơn vị thực hiện kế hoạch đã phê duyệt. + Duy trì và phát triển các đầu mối tiếp thị mở rộng thị trường hoạt động của công ty. + Soạn thảo các văn bản, hồ sơ dự thầu của công ty, hợp đồng khoán gọn cho các đơn vị cơ sở. + Chuẩn bị nội dung tài liệu cho các cuộc họp liên quan đến công tác xuất nhập khẩu, phát triển và cân đối kế hoạch - thị trường, vốn, tài sản cố định. + Chủ trì nhiệm thu, thanh quyết toán, thanh lý các hợp đồng với các đơn vị trực thuộc, thực hiện hợp đồng khoán do công ty giao. Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu: gồm trưởng phòng, một phó phòng và các chuyên viên với các nhiệm vụ sau: + Giúp giám đốc quản lý, điều hành mọi hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, thực hiện hoạt động đối nội, đối ngoại trong toàn công ty theo đúng quy định của pháp luật và của Nhà nước. + Tổ chức thực hiện các hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu trong phạm vi giấy phép kinh doanh và điều lệ của công ty. Đó là duy trì và không ngừng phát triển, mở rộng quan hệ với các đối tác trong và ngoài nước. Tiến hành các thủ tục, các kỹ thuật nghiệp vụ phù hợp, hiệu quả và đúng pháp luật kinh doanh xuất nhập khẩu như: Tham gia đàm phán, soạn thảo văn bản giao dịch, hợp đồng, tổ chức thực hiện các hợp đồng đã ký kết, xin giấy phép và làm thủ tục thông quan hàng hoá xuất nhập khẩu, theo dõi thanh toán và thanh lý hợp đồng. Thực hiện các dịch vụ khoa học công nghệ ngoài như: Trao đổi thực tập sinh và các chuyên gia khoa học kĩ thuật, trao đổi thông tin và chuyển giao tào liệu khoa học công nghệ. Phòng kế toán: gồm kế toán trưởng và các kế toán viên có nhiệm vụ sau: + Theo dõi, phản ánh tình hình vốn, tài sản hiện có, sự biến động tài sản của công ty. + Cùng với các phòng chức năng khác thực hiện các hợp đồng kinh doanh đã ký kết, giao dịch với ngân hàng, lập quyết toán hợp đồng. + Tổ chức hạch toán quá trình tiêu thụ hàng nhập khẩu, theo dõi công nợ thanh toán chính xác với khách hàng, ghi nhận đầy đủ các khoản hoa hồng nhận uỷ thác xuất nhập khẩu. + Tổ chức ghi chép, nhập máy tính, tính toán số liệu chính xác kịp thời, đầy đủ phục vụ cho việc lấy số liệu tổng hợp, chi tiết lên các báo cáo tài chính kế toán, quyết toán, thống kê của công ty. + Hạch toán đầy đủ, chính xác chi phí phát sinh để xác định kết quả kinh doanh, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước. Riêng phòng sở hữu và chuyển giao công nghệ mới có danh sách phòng chức năng trong điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty do Bộ trưởng Bộ Khoa học Công nghệ và Môi trường ký chứ trên thực tế phòng này chưa hoạt động, nghiên cứu hoàn thành. 1.4. Đặc điểm tổ chức kế toán 1.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán Phòng kế toán của công ty hiện có ba người, mỗi người được phân công, phụ trách những phần việc riêng. Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức vừa tập trung, vừa phân tán. Được thể hiện theo sơ đồ: Sơ đồ 1.5.: Tổ chức bộ máy kế toán tại AMECO Kế toán Trưởng Kế toán Tiền mặt, Công nợ và Tài Sản Cố định Kế toán Tiền Gửi Ngân Hàng, Tiền lương và Chi phí Kế toán các đơn vị Trực thuộc Sự phân công lao động kế toán chưa rõ rệt các kế toán phải đảm nhận nhiều phần hành kế toán, và khối lượng công việc lớn: Kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm chung về tình hình tài chính của công ty, chỉ đạo thực hiện công tác tài chính kế toán, tham mưu cho giám đốc quản lý kinh tế công ty, xây dựng kế hoạch chi tiêu về tài chính, chỉ đạo việc mở L/C nhập khẩu, séc thanh toán, có trách nhiệm xét duyệt báo cáo của đơn vị trực thuộc, tổng hợp lên báo cáo tài chính của công ty. Kế toán tiền mặt, công nợ, tài sản cố định, chịu trách nhiệm: - Theo dõi tình hình tăng giảm tài sản cố định, tính khấu hao tài sản cố định. - Lập phiếu thu, phiếu chi, thường xuyên đối chiếu tình hình tình hình tiền mặt với thủ quỹ, cùng thủ quỹ chuyển tiền tới ngân hàng. - Theo dõi tình hình nhập hàng, xuất bán hàng nhập, thanh toán công nợ với khách hàng, lập quyết toán các hợp đồng nội trình kế toán trưởng, gửi phòng kinh doanh xuất nhập khẩu, trình giám đốc phê duyệt. Kế toán tiền lương, chi phí và tiền gửi ngân hàng có trách nhiệm: - Trên cơ sở bảng chấm công của phòng hành chính-tổ chức, kế toán tính ra tiền lương, tiền thưởng trong tháng và tính bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn theo đúng tỷ lệ quy định. - Tập hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp một cách chính xác phục vụ cho việc xác định kết quả kinh doanh của công ty. - Thường xuyên cập nhật vào máy các khoản gửi vào, rút ra, phí ngân hàng, lãi suất được nhận, tính ra số dư cuối ngày tại tài khoản TGNH chi tiết theo từng ngân hàng, từng loại tiền. Kế toán các đơn vị trực thuộc: Tuỳ thuộc vào qui mô, khối lượng công việc mà các đơn vị trực thuộc có cho mình từ hai đến ba kế toán viên. Bộ phận kế toán có trách nhiệm tổ chức công tác kế toán ở đơn vị mình, từ kế toán vật tư, tài sản, tiền vốn đến hoạch định kết quả kinh doanh, lên các báo cáo tài chính của đơn vị gửi lên công ty theo quy định, phục vụ cho việc xét duyệt và tổng hợp lên các báo cáo tài chính toàn công ty của kế toán trưởng. 1.4.2.Chính sách chế độ kế toán áp dụng tại công ty Công ty áp dụng chế độ kế toán Việt Nam đã được đăng ký với nhà nước, đó là hệ thống các chuẩn mực, chính sách theo quy định của nhà nước Việt Nam. Công ty ap dụng các loại chứng từ, sổ kế toán, hệ thống tài khoản, hệ thống báo cáo được ban hành theo Quyết định số 1141 TC/QĐ-CĐ kế toán ngày 01/1995 của bộ trưởng Bộ Tài Chính. Vận dụng chế độ tài khoản: Để hoạch toán các nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá, AMECO sử dụng các tài khoản chủ yếu sau: - TK 111 : Tiền mặt - TK 112 : Tiền gửi ngân hàng TK 1121: Tiền Việt Nam TK 1122: Tiền ngoại tệ - TK 1388 : Phải thu khác - TK 133 : Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ TK 1331: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ. - TK 151 : Hàng mua đang trên đường - TK 156 : Hàng hoá - TK 331 : Phải trả người bán TK 3311: Phải trả cho người bán TK 3312: Trả trước cho người bán - TK 144 : Ký quĩ - TK 333 : Thuế và các khoản phải nộp Nhà Nước TK 3331: Thuế GTGT phải nộp TK 33311: Thuế GTGGT đầu ra của hàng hoá, dịch vụ. TK 33312: Thuế GTGT đầu ra của hàng hoá nhập khẩu. TK 3332: Thuế tiêu thụ đặc biệt. TK 3333: Thuế xuất, nhập khẩu . TK 33332: Thuế nhập khẩu - TK 413 : Chênh lệch tỷ giá - TK 511 : Doanh thu bán hàng TK 5111 : Doanh thu bán hàng hoá TK 5113 : Doanh thu cung cấp dịch vụ - TK 632 : Giá vốn hàng bán - TK 515 : Doanh thu hoạt động tài chính - TK 635 : Chi phí hoạt động tài chính - TK 911 : Xác định kết quả kinh doanh Vận dụng chế độ chứng từ: Công ty áp dụng các loại chứng từ được ban hành theo Quyết định số 999- TC/QĐ/CĐKT ngày 2/11/1996 của Bộ Tài Chính. Công ty thường dùng các loại chứng từ : Đối với ngân hàng: Uỷ Nhiệm Chi Đối với khách hàng: Phiếu Thu, Phiếu Chi, Hoá Đơn GTGT Đối với nội bộ: Giấy Đề Nghị Tạm ứng, Giấy Thanh Toán Tạm ứng Vận dụng chế độ sổ kế toán: Tổ chức kế toán trong một doanh nghiệp cũng như công tác nhập khẩu phải gắn liền với việc nghiên cứu, vận dụng hình thức kế toán phù hợp với qui mô hoạt động kinh doanh của công ty. Xuất phát từ yêu cầu đó công ty AMECO đã vận dụng hình thức nhật ký chung. Đây là hình thức sổ thích hợp với mọi loại hình, qui mô kinh doanh, thuận tiện cho việc vi tính hoá công tác kế toán. Hiện nay công ty đang sử dụng phần mềm kế toán của Bộ Tài chính - Kế toán, Bộ Xây Dựng. Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán sẽ tiến hành tổng hợp phân loại. Chứng từ thuộc bộ phận nào thì bộ phận ấy phản ánh vào sổ sách liên quan và nhập số liệu vào chứng từ tương ứng có trong máy vi tính, máy sẽ tự xử lí số liệu và đưa ra thông tin theo yêu cầu được khai báo. Qui trình này được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 1.6: Hạch toán theo hình thức nhật ký chung tại công ty AMECO: Chứng từ gốc (hoá đơn thương mại, vận đơn, thông báo thuế, giấy báo có, giấy báo nợ) Kế toán phân loại và nhập chứng từ vào máy vi tính Khai báo yêu cầu thông tin đầu ra cho máy vi tính Máy vi tính xử lý thông tin và đưa ra sản phẩm Nhật ký chung Sổ cái các tài khoản 111, 112, 156, 511, 632… Báo cáo chi tiết, tổng hợp hợp đồng, công nợ Các báo cáo tài chính Vận dụng chế độ báo cáo kế toán: Hệ thống báo cáo tài chính của công ty áp dụng theo Quyết định số 167/2000/QĐ-BTC ngày 25/10/2000 của Bộ Tài Chính. Bao gồm: - Báo cáo kết quả kinh doanh. Mẫu số: B02- DN - Bảng cân đối kế toán. Mẫu số: B01- DN - Thuyết minh báo cáo tào chính. Mẫu số: B09- DN - Lưu chuyển tiền tệ. Mẫu số: B03- DN Các báo cáo tài chính của công ty được lập vào cuối năm tài chính được sử dụng trong nội bộ công ty và nộp cho cục thuế, cơ quan đăng ký kinh doanh. 1.5. đặc điểm chung ảnh hưởng tới công tác kế toán Nhập khẩu là một hoạt động kinh doanh ngoại thương, hoạt động kinh tế này rất phức tạp. Các doanh nghiệp được Nhà nước cho phép nhập khẩu hàng hoá của nước ngoài dựa trên các điều kiện thanh toán Quốc tế, các thoả thuận trong hợp đồng kinh tế hoặc nghị định thư. Yêu cầu thứ nhất là trước khi đi vào ký kết các hợp đồng kinh tế, kế toán nhập khẩu phải trả lời các câu hỏi: Dung lượng của hàng hóa đó trên thị trường như thế nào? Bạn hàng để ký kết giao dịch là đối tượng nào để khi ký kết các hợp đồng tránh được các thua thiệt về giá cả, chi phí… Yêu cầu thứ hai là phải nắm vững luật và hợp đồng kinh tế cũng như những thông lệ, luật quốc tế. Kế ._.